MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA USO DEL MODELO DE GESTION DE ...

ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD

MANUAL DEINSTRUCCIONES PARAUSO DEL MODELO DEGESTION DE INSUMOS

EN ETI/IRAG

El presente documento es el manual para la utilización del Modelo de Gestión de Insumos enETI/IRAG Versión 2 desarrollado en Excel, el cual permite identificar los Insumos Estratégicosrequeridos para atender emergencias de este tipo, sus cantidades y costos.GESTION DE INSUMOS ETI/IRAG –HERRAMIENTA DE MODELACION – VERSION 2 – OPS/OMS –Área de Sistemas y Servicios de Salud - HSS - 30-09-09

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GESTION DE INSUMOS ETI/IRAG –HERRAMIENTA DE MODELACION – VERSION 2 – OPS/OMS – Área de Sistemas yServicios de Salud - HSS - 30-09-09

MODELO DE GESTION DE INSUMOS EN ETI/IRAGMANUAL DE INSTRUCCIONES

Tabla de Contenido

Introducción .............................................................................................................................. 4

Estructura general ..................................................................................................................... 6

Identificación de los módulos .................................................................................................... 7

Operatoria de la herramienta.................................................................................................... 8

Base de Datos Insumos Generales ................................................................................ 8

Base de Datos de Consumo por Caso Hospitalizado en Sala General .......................... 10

Base de Datos de Consumo por Caso Hospitalizado en UCI......................................... 11

Base de Datos de Consumo por Caso Ambulatorio ..................................................... 11

Base de Datos de Consumo para Prevención .............................................................. 11

Resultados y Simulación de Insumos .......................................................................... 11

Gráficas Distribución de Insumos ................................................................................ 16

Imprimir, Guardar y Salir de la Herramienta ........................................................................... 17

Glosario ................................................................................................................................... 18

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Tabla de Imágenes

Imagen No. 1 Estructura de la Herramienta .............................................................................. 6

Imagen No. 2 Modelo de Gestión de Insumos en ETI/IRAG ....................................................... 7

Imagen No. 3 Base de Datos de Insumos y su Costo por Unidad .............................................. 9

Imagen No. 4 Base de Datos de Insumos y su Costo por Unidad – lista desplegable ................. 9

Imagen No. 5 Base de Datos de Consumo por Caso Hospitalizado en Sala General................. 10

Imagen No. 6 Resultados y Simulación de Insumos ................................................................. 12

Imagen No. 7 Resultados de Costos......................................................................................... 14

Imagen No. 8 Total de Insumos de Casos Hospitalizados ........................................................ 15

Imagen No. 9 Total de Insumos de Casos Hospitalizados – porcentajes de simulación ........... 15

Imagen No. 10 Insumos Totales Simulados ............................................................................. 16

Imagen No. 11 Graficas Distribución de Insumos .................................................................... 16

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INTRODUCCION

El presente modelo permite estimar y costear las necesidades de los insumosestratégicos requeridos para el manejo de ETI/IRAG en el contexto de la organizaciónpara la atención masiva de casos.

La planificación de los recursos requeridos para la atención de un exceso de demandadebiera partir del conocimiento de un nivel estándar apropiado y suficiente ante losrequerimientos habituales; pero es probable que para muchos Establecimientos deSalud, las exigencias habituales excedan los recursos existentes y permanezcan granparte del tiempo en una especie “crisis de recursos permanente”.

No es sencillo llegar a un estándar universal de insumos para la atención de unasituación en la que se impliquen casos masivos de ETI o de IRAG, esto debido a lamultiplicidad de consideraciones tanto de orden clínico como administrativo que estánpresentes al interior de cada establecimiento de salud y por supuesto entre lasregiones de cada país y aún entre países.

Es por ello lo que esta herramienta apunta a apoyar la instrumentalización de la gestiónde los insumos críticos que se requieran para la atención de la mayor cantidad de casosen general, pero con limitaciones en las particularidades clínicas dados por los propioscasos en particular o por protocolos o guías de manejo específicas.

Los servicios de salud y en particular los establecimientos encargados de la atención decasos deben gestionar los insumos de cara a una previsible emergencia que impliqueatención masiva de casos de ETI o IRAG teniendo en cuenta algunos aspectos como losque se mencionan a continuación

Identificar los insumos requeridos con base en las guías de manejo adoptadas yconcertadas con el grupo clínico; igual para el caso de control de infecciones en loque se refiere a elementos de protección personal, higiene de manos, etc.Definir una política y una estrategia para asegurar un inventario de emergencia queresponda en los primeros días o semanas de la crisis.Definir la estrategia de almacenamiento y distribución de los suministros ymedicamentos que garantice disponibilidad inmediata, seguridad, uso racional,ocupación de espacio eficiente.

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Definir una estrategia para la suplencia efectiva y oportuna de suministros con losproveedores de los mismos, que garantice el abastecimiento permanente yprolongado (por la duración de cada ola pandémica) de los requerimientos.Fortalecer el componente de mantenimiento preventivo y correctivo del equipomédico y en general de todos los dispositivos electromecánicos que se espera veanincrementada su utilización.Mantener registros exhaustivos de consumo de suministros, materiales médicos ymedicamentos.

En sentido práctico el tipo de insumos que se emplearían para la atención de casosmasivos de ETI o IRAG no difieren en nada de los que se emplean en condicioneshabituales, lo distinto es la cantidad requerida en función del tiempo que hace que seaumenten los requerimientos en el curso de unas pocas semanas. Por lo anteriorentonces la dificultad en el proceso de planeación no está principalmente en laidentificación de los insumos requeridos sino en la cuantificación del requerimiento yen la estimación del costo para financiarlo.

La herramienta en esta segunda versión plantea algunos insumos críticos o estratégicosque podrían ser considerados en forma preliminar, pero con la gran bondad de poderser eliminados, modificados e incluso agregar otros insumos que se considerenpertinentes.

A quien está dirigida la herramienta?Esta herramienta puede ser de utilidad desde los niveles más altos de la organización ydirección de los servicios de salud, hasta los propios niveles administrativos y degestión de los establecimientos de salud en cualquiera de sus niveles de atención.

Qué permite hacer la herramienta?A partir de la identificación que el usuario haga sobre los insumos críticos para laatención, el estimado de consumo/caso, las presentaciones comerciales y los preciosde compra, la herramienta calcula en forma automática la cantidad requerida y elcosto de los insumos en función de supuestos poblacionales y asistenciales que elusuario considere simular.La herramienta trae predefinidos algunos insumos con los estándares aproximados deconsumo/caso, que se recomienda sean valorados y ajustados a realidades particularesde área o de institución.

La herramienta se encuentra diseñada para ser operada bajo ambiente Windows, conbotones de selección y áreas de introducción de datos.

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ESTRUCTURA GENERAL

La herramienta está estructurada en su generalidad según lo muestra la Imagen No. 1en donde los módulos presentan opciones de acceso de datos y consulta de resultadoscon base en la interrelación elaborada con las variables incorporadas en el mismo.

Imagen No. 1Estructura de la herramienta Modelo de Gestión de Insumos en ETI/IRAG

Esta estructura se encuentra visualizada en la página de inicio como un menú deopciones que al seguirlo uno a uno, mostrará las diferentes alternativas y casillas paraser diligenciadas con los insumos utilizados en el manejo de este tipo de emergencias.

Al entrar a la herramienta se encontrará con la el siguiente menú:

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Imagen No. 2

IDENTIFICACION DE LOS MODULOS

La descripción básica de los módulos es la siguiente:

1. Base de Datos Insumos Generales: opción para acceso de la información detalladade los diferentes insumos requeridos en el tratamiento de ETI/IRAG, las presentacionesdisponibles, sus precios y costos. La información incluida en este módulo podrá seractualizada y variada en cualquier momento.

2.1. Base de Datos Consumo por Caso Hospitalizado en Sala General: opción paraincorporar los datos estimados de consumo de insumos utilizados para el tratamientode un caso hospitalizado que no requiere Unidad de Cuidados Intensivos.

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2.2. Base de Datos Consumo por Caso Hospitalizado en Unidad de CuidadosIntensivos UCI: opción para incorporar los datos estimados de consumo de insumosutilizados para el tratamiento de un caso hospitalizado en Unidad de CuidadosIntensivos UCI.

2.3. Base de Datos Consumo por Caso Ambulatorio: opción para incorporar los datosde consumo estimado de insumos utilizados para el tratamiento de un casoambulatorio.

2.4. Base de Datos Consumo para Prevención: opción para incorporar los datos deconsumo de insumos utilizados en forma preventiva para un elemento de la poblaciónobjetivo.

3. Resultados y Simulación de Insumos: opción que permite acceso de informaciónepidemiológica como población objetivo, porcentaje de casos esperados, porcentaje decasos hospitalizados, porcentaje de casos hospitalizados ambulatorios y porcentaje depoblación a cubrir preventivamente, para el cálculo de los insumos parciales y totales.En esta opción se encuentran íconos de consulta para visualizar la totalidad de losinsumos utilizados por cada grupo de tratamiento.

4. Gráficas Distribución de Insumos: opción de consulta de visualización gráfica deinsumos e importancia relativa de los mismos.

¿CÓMO OPERA LA HERRAMIENTA?

1. Base de Datos Insumos Generales.Al hacer click sobre este módulo se abrirá la tabla “Base de datos de insumos y su costopor unidad”, en la cual se deberán digitar todos los insumos a utilizar en la emergenciay la información básica de presentación comercial indicada en la misma como son:insumo básico, presentación comercial del insumo PCI, cantidad contenida, unidad demedida y valor comercial de la presentación comercial en moneda local. Laherramienta únicamente permitirá digitar la información en las celdas sombreadas.

Se encontrará con la siguiente tabla de trabajo:

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Imagen No. 3

Las celdas sombreadas son las que se deberán digitar según lo requerido en cada unade ellas como se observa en los ejemplos que aparecen en la gráfica anterior. Pordefecto, la herramienta presenta una serie de insumos básicos que se considera son losrequeridos para atender una emergencia de este tipo.

Para el caso de la “Presentación Comercial del Insumo PCI”, al hacer click sobre esascasillas, se abrirá un menú desplegable que permite seleccionar el tipo de presentaciónencontrado:

Imagen No. 4

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Entonces, tomando como ejemplo el jabón líquido, se debe buscar en este menúdesplegable el tipo de su presentación comercial y hacer click sobre él, luego digitar enla siguiente casilla “Cantidad Contenida” la cantidad de contenido encontrado en estetipo de presentación, luego la casilla correspondiente a “Unidad de Medida” digitar sicorresponde a c.c., unidades, gramos, etc. Finalmente en “Valor Comercial del PCI”,digitar el valor encontrado en el mercado de cada insumo en moneda local. Para el casodel jabón líquido, correspondió como ejemplo a un frasco de 500 c.c. con un valorcomercial de 8 pesos. La herramienta está diseñada para que los valores seaningresados en la moneda local del país y en el módulo “Resultados y Simulación deInsumos” se encuentra la casilla para digitar la tasa de cambio (moneda local por cadadólar americano) y así obtener en forma automática los costos de los insumos en unamoneda general de comparación.

Si se desea incluir un insumo nuevo, este se debe digitar en las casillas sombreadascorrespondientes a “Insumos Básicos” y posteriormente digitar la informaciónsolicitada en las siguientes casillas. Si por el contrario, se desea retirar un insumo,simplemente se deberá suprimir o borrar de la casilla correspondiente.

2.1. Base de Datos de Consumo por Caso Hospitalizado en Sala General.En esta módulo se digita el consumo de cada insumo para un caso que es hospitalizadopero que no es tratado en Unidad de Cuidados Intensivos.

La tabla de trabajo encontrada es la siguiente:

Imagen No. 5

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En este módulo de trabajo aparecen los insumos digitados en el módulo “1. Base deDatos Insumos Generales”. Se debe digitar la información correspondiente al consumopor caso de cada uno de ellos, ingresando el “Consumo Estándar por Caso”, es decir, elconsumo total del insumo para el tratamiento indicado, que para este caso es“Hospitalizado en Sala General”. Además posee una columna de “Estimación deConsumo por Caso”, columna en la que se debe ingresar un porcentaje de consumo.Como se dijo anteriormente, aparecen por defecto algunos consumos “sugeridos” parael tratamiento de este tipo de urgencias, donde para estos casos se diligenciará unporcentaje de consumo estimado.

Para el caso del jabón líquido, la herramienta sugiere un consumo de 250 c.c. para eltratamiento de un “caso hospitalizado en sala general”. Sin embargo, si se deseacambiar el consumo de este insumo, se utilizará la casilla “Estimación del Consumo porCaso”, digitando un porcentaje mayor o menor de consumo. Si se está de acuerdo conel consumo sugerido, se digitará entonces el 100%

Para los insumos que fueron ingresados en el menú anterior, se debe digitar la mismainformación indicada “Consumo por Caso” y “Estimación del Consumo por Caso”

2.2. Base de Datos de Consumo por Caso Hospitalizado en Unidad de CuidadosIntensivos UCI.Esta opción mantiene la misma dinámica y presentación del módulo anterior, donde losconsumos y estimaciones de consumo deben ser ingresados teniendo en cuenta que setrata de consumo para un caso hospitalizado en UCI.

2.3. Base de Datos de Consumo por Caso Ambulatorio.Esta opción mantiene la misma dinámica y presentación del módulo anterior, donde losconsumos y estimaciones de consumo deben ser ingresados teniendo en cuenta que setrata consumo para un caso ambulatorio.

2.4. Base de Datos de Consumo para Prevención.Esta opción mantiene la misma dinámica y presentación del módulo anterior, donde losconsumos y estimaciones de consumo deben corresponder a los utilizados en el casode prácticas preventivas sobre la “población expuesta a la emergencia” (no sobre uncaso); del mismo modo, se debe ingresar el consumo estimado de los insumos para unmiembro de la población a cubrir.

3. Resultados y Simulación de Insumos.Este es un módulo de interacción de variables epidemiológicas con la información deconsumo estimado de insumos ingresada en los módulos anteriores. Se visualiza así:

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Imagen No. 6

Su manejo es similar a los anteriores módulos donde solo se deben diligenciar lasceldas sombreadas. Por tanto, se deben diligenciar las siguientes casillas con base en lainformación epidemiológica aportada por las autoridades correspondientes:

Población Total Objetivo: corresponde al total de la población en riesgo y sedebe ingresar el número representativo. Como ejemplo se ha digitado unapoblación total de 7.000 habitantes.Total de Casos Esperados en la Población Objetivo: cantidad de casos esperadoscomo enfermos; se debe ingresar un porcentaje que represente la información

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epidemiológica correspondiente. Como ejemplo se supuso que el 5% de lapoblación se afectaría como un caso.Totalidad de casos hospitalizados estimados: corresponde a un porcentaje delTotal de Casos Esperados en la Población Objetivo que se estima serán tratadosen forma hospitalaria. Al ingresar este porcentaje, por defecto se calculaautomáticamente el porcentaje de casos tratados como “ambulatorios”. Para elejemplo, se simuló que el 15% de los casos serían tratados como hospitalizados.Casos hospitalizados en Sala General: corresponde a un porcentaje del rubroanterior y que señala que un porcentaje de los hospitalizados tendrán untratamiento que no implica la utilización de Unidad de Cuidados Intensivos. Alingresar este porcentaje, automáticamente calcula el porcentaje de casos que siserán tratados como casos hospitalizados en la Unidad de Cuidados IntensivosUCI. Para el ejemplo, se estimó que el 85% de los casos hospitalizados seríantratados en sala general; por defecto automáticamente se calcula que el 15%serían tratados en UCI.Población Objetivo con Prácticas de Prevención: corresponde a un porcentajedel total de la población que se estima serán cubiertos con actividades otratamientos de tipo preventivo. Para el ejemplo, se estimó que el 1% del totalde la población serían cubiertos con actividades de tipo preventivo.Tasa de Cambio Moneda Local por $USD: se debe ingresar la tasa de cambio almomento de la simulación. Su objetivo es generar los costos en una monedaque posteriormente permitan su comparación y evaluación con otros países.Para este ejemplo, se tomó una tasa de cambio de 14 pesos locales por cadadólar americano.

Una vez se ingresa la información anterior, se calcularán automáticamente los costosde los insumos estimados ingresados en los módulos “Base de Datos ConsumoHospitalizados en Sala General, Base de Datos Consumo Hospitalizados en UCI, Base deDatos Consumo por Caso Ambulatorio y Base de Datos Consumo para Prevención” conbase en la información epidemiológica ingresada de “Población Total Objetivo, Total deCasos Esperados en Población Objetivo, Total de Casos Hospitalizados Estimados, CasosHospitalizados en Sala General y Población Objetivo con Prácticas de Prevención”.

Su presentación es la siguiente:

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Imagen No. 7 Resultados de Costos

Para consultar la información correspondiente a los insumos que se utilizarán y laidentificación de los insumos prioritarios, se debe consultar en los íconos de color azullos cuales corresponden a cada uno de los costos ubicados a su izquierda.

Al hacer click sobre el primer ícono “Total insumos de casos hospitalizados” se abrepágina que muestra la cantidad de cada insumo estimado utilizado en unidadesbásicas, la cantidad en unidades comerciales, su valor en moneda local y su valor en$USD. La página muestra una tabla que guarda la misma estructura de insumosestimados que se encuentra en el módulo inicial de “Base de Datos Insumos Generales”y en los demás módulo de “Base de Datos de Consumos…”.

En el extremo derecho de la tabla se encuentra la opción de ingresar porcentajes deconsumo o variación que permitan observar estos resultados con base en porcentajesde simulación.

La presentación es la siguiente:

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Imagen No. 8

Para el ingreso de porcentajes de simulación se observará lo siguiente:

Imagen No. 9

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Todas las opciones de consulta mantienen la misma estructura hasta llegar al últimoícono que muestra con la misma dinámica el total de insumos y sus costos a utilizar enla simulación de población y casos presentados:

Imagen No. 10 Insumos Totales Simulados

4. Gráficas Distribución de Insumos.En este módulo se consultará la distribución relativa de los insumos estimadosutilizados organizados por “Grupos de insumos” para hacer más fácil la ubicación eidentificación de los grupos mas representativos. Al hacer click en este módulo seobservará la siguiente información:

Imagen No. 11

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Las gráficas se generan automáticamente con base en la información ingresada en losmódulos anteriores.

Se presenta una opción de seis gráficas que abarcan los insumos estimados utilizadosen cada tipo de tratamiento, ya sea hospitalario, ambulatorio, total de insumosutilizados en tratamiento de casos y total de insumos utilizados en tratamiento decasos mas tratamientos preventivos.

IMPRIMIR, GUARDAR Y SALIR DE LA HERRAMIENTA

Para imprimir el documento se procede a sombrear o seleccionar el área de impresióne imprimir por la selección de Excel en “Imprimir Selección”. No se predeterminaningún área de impresión ya que estas podrían cambiar de presentación dependiendodel tipo de impresora a utilizar; en todas las impresiones aparecerá el encabezado deldocumento. Si se desea guardar la información ingresada en la herramienta, esnecesario ubicarse en el menú principal de Excel y oprimir el cursor sobre la opciónguardar en la barra superior del menú y continuar con la secuencia. Como cualquierarchivo de Excel se puede grabar con un nombre diferente y en una carpeta definidapor el cliente, siempre teniendo en cuenta de guardarlo como una versión de Excel 97-2003. Esto facilita que versiones anteriores a Office 2007 puedan ingresar aldocumento y operarlo sin dificultad. Para salir, seleccione la opción Salir del mismomenú.

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GLOSARIO

Caso ambulatorio: determina un enfermo que no requiere hospitalización por sucondición médica.

Caso hospitalizado en sala general: determina un enfermo que es hospitalizado peroque no requiere utilización de Unidad de Cuidados Intensivos –UCI. En algunas regionesse asimila a “caso hospitalizado moderado”.

Caso hospitalizado: determina un enfermo que es hospitalizado por su condiciónmédica.

Caso: cada una de las invasiones individuales de una enfermedad, principalmente si esepidémica.

Consumo estándar por caso: consumo estimado de cada insumo en sus unidades demedida indicadas, utilizados en la atención de un caso.

Insumo: bien o elemento empleado en la atención de un caso o en forma preventivasobre un individuo de la población.

Insumos básicos: bienes o elementos empleados que se consideran fundamentales enel tratamiento de los casos o en forma preventiva sobre una población.

Población total objetivo: determina el total de población de la zona de influenciadeterminada. Puede ser la población de una zona determinada, de un estado o país.

Presentación comercial de insumo: forma de adquisición de un insumo en el mercado.

Prevención: preparación y disposición de actividades o insumos que se hacenanticipadamente para evitar o mitigar la presentación de un riesgo sanitario.

Unidades de medida: se utiliza para describir el insumo adquirido comercialmente.Estas pueden estar dadas en centímetros cúbicos, mililitros, gramos, unidades, etc.

Valor comercial del PCI: precio de mercado de la presentación comercial del insumo.

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