*MANUAL DE LAS 5 Ss.La diferencia vital entre los pases ricos y los pases pobres consiste en el nmero de personas que rechazan o se adaptan a la cultura de la pobreza.John Kenneth Galbraith

*INTRODUCCINA partir de la instrumentacin de la tcnica 5 Ss en las empresas, se pueden implantar con mucho mayor facilidad y xito, otros sistemas de calidad modernos, sobretodo aquellos relacionados con ISO 9000.Es necesario crear entornos dentro de las Organizaciones que permitan maximizar los recursos, el tiempo y la productividad personal.

Para ese fin se cre una tcnica denominada 5 Ss, por sus siglas en japons, que han sido implantadas en miles de compaas e instituciones en el mundo con extraordinarios resultados.

*OBJETIVOSGENERAL.Que los participantes uniformicen en el mbito organizacional el concepto de 5 Ss, y que adquieran lineamientos y estrategias generales para la implantacin de un sistema de calidad con dichas caractersticas.

ESPECIFICOS.Conocer la metodologa para instrumentar un sistema de calidad 5 Ss en su organizacin, que les permita a usted y a sus colaboradores desempearse con altos niveles de productividad.Comprender en que consisten cada uno de los trminos japoneses y los beneficios que nos brinda el implantarlos.Crear una nueva cultura organizacional, basada en el compromiso, la disciplina y la creacin de las condiciones para la productividad y la calidad en el entorno.

*TEMARIOINTRODUCCIN.OBJETIVOS.I. Antecedentes.Cul es el Objetivo Principal de las 5 Ss?Qu son las 5 Ss?Resistencias.II. Las 5 Ss y su significadoBeneficios directos.III. Estudio y descripcin de las 5 Ss1S Seiri. Seleccionar.Beneficios.2S Seiton. Organizar. Beneficios.4S Seiketsu. Sanear.Beneficios.3S Seiso. Limpiar. Beneficios.5S Shitsuke. Autodisciplina. Beneficios.IV. Actividades previas a la implantacin de las 5 Ss.V. Las 5 Ss en las oficinas.VI. Metodologa de implantacin.

* Las 5s iniciarn en Japn durante los aos 60s obteniendo beneficios tales como:

Eliminacin de desperdicios.

Reduccin de materiales en procesos.

Incremento en la productividad laboral.

Evitar accidentes.

Optimizar espacios.

Incrementar la velocidad de mejora.

ANTECEDENTES

*Desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, en un clima de seguridad, orden, limpieza y constancia que permita el correcto desempeo de las operaciones diarias, logrando as los estndares de calidad de los servicios requeridos por la ciudadana.CUL ES EL OBJETIVO PRINCIPAL DE LAS 5 Ss.?QU SON LAS 5 S?Es una herramienta de calidad que permite implementar y establecer estndares para tener reas y espacios de trabajo en orden y realizar eficazmente las actividades.

*RESISTENCIASQu tan importantes pueden ser las 5 Ss y su aplicacin?

Para qu limpiar si se vuelve a ensuciar?

Mi sistema de archivo es un desorden, pero yo s de mi propia forma de llevarlo

*

* En espaol:

SeleccionarOrganizarLimpiarEstandarizarDisciplinaEn japons:

1. Seiri2. Seiton3. Seiso4. Seiketsu5. ShitsukeSIGNIFICADO DE LAS 5 Ss

*BENEFICIOS DIRECTOS DE LAS 5 Ss

Seguridad:Menor ndice de Accidentes.Reduccin drstica de Ausentismo.Calidad:Satisfaccin de los clientes.Velocidad de respuesta y mejora.Eficiencia:Productividad.Energa positiva.Eliminacin de desperdicios:Mantenimiento preventivo.Sugerencia de mejora.

*1ERA. S: SEIRISELECCIONARSignifica eliminar del rea de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

El SEIRI-CLASIFICACIN, CONSISTE EN:

Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven.Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilizacin con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.Eliminar informacin innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretacin o de actuacin.

* Mantener solo lo necesarioRevisar el rea de trabajo.Separar lo que sirve de lo que no sirve.Definir un lugar donde poner temporalmente lo que no se necesita, pero puede servir a alguien.Decidir que se har con las cosas.

1ERA. S: SELECCIONARUna vez CLASIFICADO lo necesario, se selecciona por frecuencia de uso:JUNTOCERCAEN EL REAEN OTRA REAEN BODEGAO ARCHIVOCADA HORAVARIAS VECES AL DAUNA VEZ A LA SEMANAUNA VEZ AL MESUNA VEZ AL AO, O SE PUEDE USAR

Si su USOes:

*Eliminacin de desperdiciosSELECCIONARAbrir espaciosSe descartan artculos obsoletos.Reduccin en inventariosMejor distribucin de recursos.BENEFICIOS DE SEIRI - SELECCINLiberar espacio til en plantas y oficinas.Facilitar el control visual de las materias primas que se van agotando y que se requieren para un proceso.

*AUTO-EXAMEN

UTILIZO o PUEDO UTILIZAR LA SELECCIN ?MB.Muy Bien.PUNTUACIN R.Regular.M.Mal. CALIFICACIN: ____________ PREDOMINANTE

No. de 5 SsEVALUACINPUNTUACINSELECCINNo.ASPECTOSQUE VERIFICAR (SUGERENCIAS)MBRM1Objetos presentes y sin uso en el rea. Materiales o herramientas innecesarias2Objetos personales Hallazgos frecuentes de los mismos. 3Clasificacin de lo que sirve y necesita. Ubicacin de objetos por frecuencia de uso.

*2DA. S: SEITONORGANIZARConsiste en organizar los elementos que hemos clasificados como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad.

La ORGANIZACIN permite:

Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina, para facilitar su acceso y retorno al lugar.Facilita el acceso rpido a elementos que se requieren para el trabajo.Mejorar la informacin en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial.El aseo y la limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad. Se libera espacio.

* Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les corresponde, mantener esa ubicacin con adecuada disposicin de las cosas, para que estn listas en el momento que se soliciten. 2DA. S: ORGANIZAR

*Minimizar errores.ORGANIZARPrevenir desabasto de suministros y/o productos.Mejorar la seguridad.Velocidad de mejora.Eliminar tiempos de bsqueda.BENEFICIOS DE SEITON - ORGANIZARVelocidad de respuesta.La empresa puede contar con un sistema simple de control visual de materiales y materias primasEliminacin de perdidas por errores.

*AUTO-EXAMEN

UTILIZO o PUEDO UTILIZAR LA ORGANIZACIN ?Calificacin: ____________

No. de 5 SsEVALUACINPUNTUACIN

ORDEN

No.ASPECTOSQUE VERIFICAR (SUGERENCIAS)MBRM1Identificacin de cada clase de tema. Todo est identificado por nombre, tema, rea y tipo? 2Deteccin de faltantes. Existen indicadores visuales de la falta de algo? 3Existen sistemas auto explicativos de localizacin congruentes. Existen sistemas auto explicativos de localizacin congruentes. 4Lugares especficos para papelera y archivo. Lugares especficos para papelera y archivo. 5Se prevee el desabasto y los sobre inventarios de papelera y materiales de oficina. Existen indicadores de mximos y mnimos? 6Orden en instalaciones y bien sealizados. Orden en instalaciones y bien sealizados.

*3DA. S: SEISOLIMPIARSignifica eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de mi lugar de trabajo (escritorio, maquinaria, etc.).

La limpieza implica no nicamente mantener los equipos dentro de una esttica agradable permanentemente, implica un pensamiento superior a limpiar. Exige que realicemos un trabajo creativo de identificacin de las fuentes de suciedad y contaminacin para tomar acciones de raz para su eliminacin, de lo contrario ser imposible mantener limpio y en buen estado el rea de trabajo.

Para aplicar la LIMPIEZA se debe::

Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento autnomo.

*3DA. S: LIMPIAREl xito en la limpieza de una empresa depende de la actitud de su personal.

Las 3 etapas de la Limpieza : rea individual. reas comunes. reas difciles.Un sitio sucio y desordenado; es un lugar inseguro que puede provocar un accidente y llegar a afectar la calidad del producto.

*LIMPIAREvitar accidentes y enfermedades.Prevenir contaminacin en los procesos.Un lugar impecable de trabajo.BENEFICIOS DE SEISO - LIMPIARTomar acciones correctivas inmediatas.Prolongar la vida til de las instalaciones y equipos.Disminuir reparaciones costosas.Mejora el bienestar fsico y mental del trabajador.

*AUTO-EXAMEN

UTILIZO o PUEDO UTILIZAR LA LIMPIEZA ?Calificacin: ___________

No. de 5 SsEVALUACINPUNTUACIN

LIMPIEZANo.ASPECTOSQUE VERIFICAR (SUGERENCIAS)MBRM1Suciedad y polvo en el rea de trabajo y equipo. Revisa la parte posterior de los muebles y mquinas, debajo de mesas, escritorios, as como la limpieza de mquinas, telfono y computadora? 2Control de ceniceros, tazas, pizarrn, etc. Existen tazas y ceniceros sucios y sin uso? 3 Limpieza diaria sobre escritorios y muebles. Verificar el control del aseo (si existe)

*4TA. S: SEIKETSU SANEAREs la metodologa que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicacin de las tres primeras S. Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones.

El SANEAR pretende:

Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S.Ensaar al operario realizar normas con el apoyo de la direccin y un adecuado entrenamiento.El empleo de los estndares se debe auditar para verificar su cumplimiento.Las normas de limpieza, lubricacin y aprietes son la base del mantenimiento autnomo.

*4TA. S: SANEARSe recomienda:Elaborar por departamento el Manual de las aplicaciones en 5 Ss, el cual deber contener lo siguiente:

Evidencia de las condiciones anteriores.

Distribucin general de reas, mobiliario y equipos.

Descripcin de cada rea y mobiliario.

Identificacin de cada documento y artculo.

*4TA. S: SANEARPor ejemplo:

En un aula de capacitacin, al trmino de la sesin el instructor debe:

Dejar limpio el pizarrn.Devolver el equipo utilizado a su lugar.No dejar nada sobre la mesa y acomodar las sillas.Verificar que no quede ningn objeto que no sea del aula. Apagar el clima y la luz.

Usar smbolos, colores o letreros para que el estndar se explique por s mismo.

La empresa debe definir los estndares de colores generales para la empresa como el color de las paredes, equipos, tuberas, etc.

CMO MANTENER EL CONTROL VISUAL EN EL SANEAMIENTO?

*SANEARSe mantiene por escrito cmo mantener lo logrado.Mejora la comunicacin.Se guarda el conocimiento producido durante aos de trabajo.BENEFICIOS DE SEIKETSU - SANEARSistemas autoexplicativos.Elegir adecuada toma de decisiones.Facilita el mantenimiento.Disminuir el tiempo de bsqueda.Asegurar que nuestros productos y servicios sean de calidad consistente.

*AUTO-EXAMEN

UTILIZO o PUEDO UTILIZAR EL SANEAMIENTO ?Calificacin: __________

No. de 5 SsEVALUACINPUNTUACINSANEAMIENTONo.ASPECTOSQUE VERIFICAR (SUGERENCIAS)MBRM1Procedimiento de LimpiezaExisten? Responsables? Controles?2Procedimientos de TrabajoRevisar estndares y procedimientos de trabajo.3 Uso de ropa y equipo Se est usando la ropa y el equipo adecuado?

5TA. S: SHITSUKEAUTO-DISCIPLINASignifica convertir en hbito el empleo y utilizacin de los mtodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo.

Si se estimula que cada uno de nosotros como empleados aplique el Crculo de Deming en cada una de las actividades diarias, es muy seguro que en la prctica la Autodisciplina no tendra ninguna dificultad.

*5TA. S:AUTO-DISCIPLINALa AUTODISCIPLINA implica:

El respeto de las normas y estndares establecidas para conservar el sitio de trabajo impecable.Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organizacin.Promover el hbito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.Mejorar el respeto de su propio ser y de los dems.

*AUTODISCIPLINALa persona comprometida demuestra persistencia en el logro de sus fines.El cliente se sentir ms satisfecho ya que los niveles de calidad sern superiores debido a que se han respetado ntegramente los procedimientos y normas .Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la secretaria.BENEFICIOS DE SHITSUKE - AUTODISCIPLINALa autodisciplina es una forma de cambiar los hbitos.La moral en el trabajo se incrementa.El sitio de trabajo ser un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada da.

*CMO SE ADMINISTRA UN PROGRAMA DE 5 Ss?

Aplicar las 5 Ss implica un proceso que consta de varias actividades:

Sistema de 5 SsSensibilizacinDocumentacinAuditorasAcciones correctivasRetroalimentacin

*La difusin se realizar de forma permanente durante todo el desarrollo de implementacin y mantenimiento de las 5 Ss; la cual ser a criterio de cada instructor.

La Difusin se puede dar a travs de:Carteles, Trpticos, Folletos etc.DIFUSIN5 SsNosotros ya estamos implantando

*AUDITORIAS INTERNAS

El propsito de las auditorias internas es el reunir evidencia objetiva que permita arribar a un conocimiento y a una decisin veraz acerca del continuo estado del sistema de 5 Ss.

*ACCIONES CORRECTIVAS

Identificacin de No-Conformidades.Determinar causas verdaderas.Implementar solucin.Evaluar la efectividad.Re-auditar para verificar la finalizacin.Evidencia (registros).

*RETROALIMENTACINIndicadoresNos permiten establecer la eficiencia y efectividad del sistema: Desempeo de cada rea Fallas internas Fallas externas Tendencias Satisfaccin del cliente

*IMPLANTACIN

Identificar la Situacin Actual. Seleccionar los puntos especficos. Asignar la responsabilidad. Documentar y exhibir apropiadamente. Establecer actividades de mejora. Evaluar peridicamente el avance. Retroalimentar el proceso y Reconocimiento. Llevar a cabo un proyecto piloto.

*

PROBLEMAS CON LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE 5 SS

Gran esfuerzo.

Shock cultural.

Burocracia.

Costo.

*Preparacin del Entorno.Definir actividades urgentes de importantes.Buscar un cambio cultural.Utilizar el sentido comn al implantarla.Buscar participacin de los afectados.Evidencia de las reas.Llevar a cabo la limpieza Mayor de las reas.ACTIVIDADES PREVIAS A LA IMPLANTACIN DE LAS 5 S`s

*CONCLUSIONESLa creacin de un Entorno Productivo es:

Tarea de todos.Es requisito para procesos competitivos. Reduce adiccin a la urgencia.

Aplicar las 5S a profundidad requiere:

De un gran esfuerzo consciente. Genera un Cambio Cultural.

DEBE SER UNO DE LOS PRIMEROS PASOS Y MXIMA PRIORIDAD5 Ss

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