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MUNICIPALIDAD DE LIBERIA CONTRALORÍA DE SERVICIOS

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MANUAL DE CALIDAD Y SERVICIO AL CLIENTE

ELABORADO POR: LICDA. LAURA PASOS PASTRANA

LIBERIA 2012.

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INTRODUCCIÓN.

Las actividades de la Municipalidad de Liberia están sujetas a los principios

fundamentales del servicio público, orientadas asegurar la continuidad y eficiencia en

la prestación de sus servicios, así como el trato igualitario a la ciudadanía sin

distinción de género, edad, origen étnico, religión o capacidad física.

Todo lo anterior, de acuerdo a límites establecidos en la normativa vigente y su

adaptación a los cambios en el marco legal de la República o las necesidades sociales

que el Gobierno Local establezca.

Con el fin de velar por la calidad de los servicios y la buena atención a las personas

usuarias, la Contraloría de Servicios de la Municipalidad de Liberia propone el

siguiente Manual de Calidad y Servicio al Cliente, el cual pretende:

Crear un mejor ambiente de trabajo y satisfacción en el personal municipal y las

personas usuarias.

Facilitar un documento de fácil acceso para la consulta del personal municipal, en

su relación con la persona usuaria.

Colaborar con el proceso de inducción del personal de la Municipalidad de Liberia

en la cultura de atención y servicio al cliente.

Facilitar la evaluación del servicio al cliente y su importancia para la Institución.

Entender las necesidades de las personas usuarias.

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MANUAL DE CALIDAD Y SERVICIO AL CLIENTE

ÍNDICE

CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES 5

Artículo 1: Acatamiento Obligatorio. 5

Artículo 2: Para todos los efectos de éste manual se

entenderá por: 5

CAPÍTULO II: CONCEPTUALIZACIÓN DEL SERVICIO 6

Artículo 3: Perfil del usuario en el siglo XXI. 6

CAPÍTULO III: DE LA ESTRUCTURA DE SERVICIO DE LA

MUNICIPALIDAD DE LIBERIA 7

CAPÍTULO IV: DE LAS PERSONAS USUARIAS 8

Artículo 13: Atención y Servicio de Calidad. 8

Artículo 14: Disposición de Atención y Servicio al Cliente. 9

CAPÍTULO V: COMUNICACIÓN CON LAS PERSONAS USURIAS 9

Artículo 15: Formas de Comunicación. 9

Artículo 16: Comunicación Verbal. 9

Artículo 17: Comunicación No Verbal. 12

Artículo 18: Comunicación Telefónica. 13

Artículo 19: Comunicación Escrita. 19

CAPÍTULO VI: DEL TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN 20

Artículo 20: Deber de Redireccionar documentos. 20

Artículo 21: Deber de no volver a solicitar información. 20

Artículo 22: Deber de proveer información. 20

Artículo 23: Deber de informar sobre el trámite. 20

CAPÍTULO VII: IMAGEN INSTITUCIONAL 20

Artículo 24: Imagen. 20

Artículo 25: Forma de Vestir. 23

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CAPÍTULO VIII: LA ACTITUD 26

Artículo 26: Las Actitudes. 26

Artículo 27: Actitudes Adecuadas en Atención a la

Persona Usuaria. 26

Artículo 28: Actitudes del Personal Exitoso. 27

Artículo 29: Manejo de las Personas Usuarias con

Necesidades Especiales. 32

Artículo 30: Menores de Edad que acompañan a las

Personas Usuarias en la institución. 34

Artículo 31: Valores Institucionales de Municipalidad de

Liberia. 35

Artículo 32: Deberes de Personal Municipal. 36

Artículo 33: Usos, Costumbres y Actitudes a Desarrollar

Como Personal de la Municipalidad de Liberia38

Artículo 34: Técnicas Ganadoras en la Atención a la

Persona Usuaria 39

Artículo 35: Justificaciones de la Ausencia de

Personal Municipal. 42

Artículo 36: Tiempo de Respuesta y Agilidad. 43

Artículo 37: Oficiales o Guardas de Seguridad. 44

Artículo 38: Manejo de Inconformidades. 44

Artículo 39: Atención a la Persona Usuaria en Equipo. 47

CAPÍTULO IX: LA PERSONA USUARIA INTERNA 48

CAPÍTULO X: DISPOSICIONES FINALES 49

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CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES.

Artículo 1: Acatamiento obligatorio.

En cumplimiento al Decreto Ejecutivo No. 34587-PLAN, publicado en La Gaceta No.

127 del 02 de julio del 2008, Capitulo IV, artículo 16, el proceso de Contraloría de

Servicios de la Municipalidad de Liberia, establece el Manual de Calidad y Servicio al

Cliente, bajo la modalidad de artículos y de acatamiento obligatorio para el personal de

la Municipalidad de Liberia que atiende público.

Artículo 2: Para todos los efectos de éste manual se entenderá por.

Calidad: Se refiere a cumplir todos los requisitos solicitados ya sea de un producto o

servicio, en vías de satisfacer una necesidad tangible o no.

Atención: Capacidad de aplicar voluntariamente el entendimiento a la prestación de

un servicio.

Persona usuaria: Se refiere a toda persona (física o jurídica) que solicita los servicios

que brinda la institución.

Persona usuaria interna: Son aquellas personas usuarias de un servicio y que

trabajan para la Municipalidad de Liberia.

Persona usuaria externa: Son todas aquellas personas demandantes de servicios y

que no trabajan para la Municipalidad de Liberia.

Inconformidad: Se presenta cuando las personas usuarias internas o externas,

comunican por cualquier vía disponible, no estar satisfechas con la calidad de la

atención durante la prestación del servicio por parte del personal municipal.

Oportunidad: Se refiere a una circunstancia favorable.

Eficiencia: Utilización eficaz de los recursos disponibles con la que se consigue la

máxima producción posible.

Responsabilidad: Ser capaz de responder por los actos propios o ajenos, se refiere a

cumplir cabalmente con sus deberes y obligaciones dentro de la institución.

Actitud: Disposición de ánimo que se manifiesta externamente.

Contraloría de Servicios: Instancia que facilita la comunicación entre las personas

usuarias y la institución, con el fin de velar por la calidad de los servicios y la

satisfacción de la persona usuaria.

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Imagen: Representación mental que se hace la persona usuaria de la Institución y del

servicio que se le brinda.

Ley 7600: Ley de igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad,

publicada en La Gaceta Nº 112, del 29 de mayo de 1996.

Ley 8220: Se refiere a la ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y

Trámites Administrativos, publicada en La Gaceta Nº 49 del 11 de marzo del 2002.

Ley 7935: Ley Integral para la Persona Adulta Mayor, publicada en La Gaceta Nº 227

del 26 de noviembre de 2001.

Servicio: Toda acción orientada atender una necesidad o un interés de la persona

usuaria o una entidad pública o privada.

Trámite: Proceso sistemático que conlleva a un producto concreto por parte del

Gobierno Local.

Proceso: Método concreto y sistemático mediante el cual se le da seguimiento a un

determinado trámite.

CAPITULO II: CONCEPTUALIZACION DEL SERVICIO.

Artículo 3: Perfil de las personas usuarias en el siglo XXI.

El comportamiento de las personas usuarias ha evolucionado drásticamente durante

las últimas décadas, entender cómo se ha transformado es esencial para brindarle el

tipo de servicio que espera:

La persona usuaria está más informada que nunca: Tiene acceso a un

sinnúmero de medios de información impresos y electrónicos, nacionales y

extranjeros; que le permiten contar con mayores elementos de juicio para valorar si

el servicio que recibe es de calidad.

Tiene mayor preparación académica: Actualmente las oportunidades de

educación superior son más amplias, lo que propicia un mayor conocimiento de la

persona usuaria con respecto a sus necesidades, mostrándose más exigente en

sus requerimientos.

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Está protegida por más leyes y reglamentos: Hoy en día se cuenta con un marco

jurídico y legal que le permite a la persona usuaria hacer valer sus derechos y

conocer sus obligaciones.

Es mucho más expresiva y asertiva: La persona usuaria se sabe dueña de sus

propios medios y tiende a externar con mayor frecuencia lo que no le agrada.

CAPÍTULO III: DE LA ESTRUCTURA DE SERVICIOS DE LA MUNICIPALIDAD DE

LIBERIA.

Artículo 4: Ninguna persona trabajadora de la Municipalidad de Liberia se puede

negar a dar un servicio que esté debidamente tipificado dentro de las competencias de

la unidad para la que labora.

Artículo 5: Los servicios que presta la Municipalidad se darán con un criterio de

oportunidad, eficiencia y responsabilidad.

Artículo 6: Todos los servicios que presta la Municipalidad son gratuitos, salvo

aquellos que por razones de legalidad tengan que ser cubiertos por las personas

usuarias.

Artículo 7: En las oficinas del edificio Municipal, los servicios se brindarán de lunes a

viernes de manera continua y en el siguiente horario de atención 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

Artículo 8: Ninguna oficina puede permanecer cerrada durante la hora de almuerzo o

de café, salvo que la misma no disponga del recurso humano suficiente para cumplir

esta disposición.

Artículo 9: Las personas deben ser atendidas por orden de ingreso y de acuerdo al

número de ficha que le fue asignada, bajo ninguna circunstancia se pueden establecer

preferencias, salvo cuando se trate de personas con necesidades especiales como

adultos mayores, embarazadas, padres de familia con hijos pequeños en brazos o

personas con alguna discapacidad.

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Artículo 10: La Municipalidad de Liberia no podrá bajo ninguna circunstancia

establecer requisitos que sean jurídicamente imposibles de cumplir para las personas

usuarias.

Artículo 11: El personal Municipal está obligado a comunicar a su superior inmediato,

aquellas medidas, reglas o requisitos que interfieran en la prestación del servicio, para

que éste a su vez se lo haga saber a la Alcaldía Municipal y así buscar una solución

en conjunto al problema existente.

Artículo 12: En caso de que una oficina vaya a permanecer cerrada, la misma tiene el

deber de informar a las personas usuarias al menos con un día de antelación por

cualquier medio disponible.

CAPÍTULO IV: DE LAS PERSONAS USUARIAS.

Artículo 13: Atención y Servicio de Calidad.

El servicio al cliente comprende dos elementos: La atención y el servicio.

Atención de Calidad: Se brinda con cortesía, deseo de ayudar, entusiasmo, empatía,

puntualidad, se debe tratar a la persona usuaria como la persona más importante y la

razón de ser de su trabajo.

Servicio al Cliente: Consiste en todo aquello que la persona usuaria percibe como no

pagado por ella, como es la atención y el servicio, así como la conveniencia que se le

provea como horarios, parqueos, los centros de atención, entre otros.

En consecuencia, todo el personal municipal requiere aplicar una actitud cortés, de

ayudar a la persona usuaria como punto central de sus actividades. Todos deben estar

capacitados para dar atención y servicio excelente a la persona usuaria.

Conocer sus necesidades y tratar de satisfacerlas de la mejor manera posible,

teniendo en cuenta que la persona usuaria interna es tan importante como la externa.

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Artículo 14: Disposición de Atención y Servicio al Cliente.

Surge de entender las necesidades básicas del ser humano.

a. Necesidad de ser comprendidos: Interprete bien lo que la persona usuaria desea

o necesita, de ésta forma se podrá brindar un mejor servicio.

b. Necesidad de ser bien recibido: No los recibamos como a extraños, sonría,

trasmita confianza.

c. Necesidad de comodidad: Ofrézcale a la persona usuaria un lugar donde

descansar y esperar. Si necesita ir al baño indíquele donde se ubican, bríndele

seguridad y confianza, eso los hará sentirse importantes.

Preparado para recibir a la persona usuaria: En el momento de abrir la oficina al

público, es necesario estar completamente preparado para atender a la persona

usuaria. No es recomendable estar manipulando documentos, ni preparándose para

iniciar el trabajo.

CAPÍTULO V: COMUNICACIÓN CON LAS PERSONAS USUARIAS.

Artículo 15: Formas de Comunicación.

Las principales formas de comunicación con las personas usuarias son la verbal y la

corporal. La comunicación verbal es la que se realiza por medio oral o de la voz y

surge en el trato entre dos o más personas. La comunicación corporal es lo que se

realiza por medio de las posturas, trato, entre otros.

Artículo 16: Comunicación Verbal.

En la comunicación verbal con las personas usuarias, tenga en cuenta los siguientes

elementos:

a) Confianza: Cree un ambiente de confianza al atender o conversar, esto lo puede

lograr a partir de aspectos como:

EL

CLIENTE

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Procure sonreír siempre, despídase con una sonrisa y una frase de cortesía.

Pregunte por el nombre de la persona usuaria y trátele por su nombre.

Hable directo y mirándole al rostro. Sin embargo, no le vosee como si fuera su

hermano.

No tutee a la persona usuaria.

Muéstrese humano y sensible.

Sea simple, evite palabras técnicas o legalidades, el uso de siglas y

explicaciones complejas.

No interrumpa, deje que la persona usuaria hable primero.

Escuche con cuidado, no se distraiga con otra persona u otro trámite que no

corresponda a la persona que atiende.

Tome notas, si fuese necesario.

b) Respiración: Respire en forma natural, con tranquilidad. Aprenda a respirar

profundo y elimine la ansiedad.

c) Orden: Hable ordenadamente, tenga un principio, un desarrollo y un final.

d) Convicción: Su actitud corporal y tono de voz deben ser convincentes,

identificándose con la persona usuaria.

e) Preguntas: Utilice preguntas fáciles de responder: ¿Qué se le ofrece?, ¿En qué le

puedo ayudar?, ¿Qué le parece?, directas que requieren un sí o un no como

respuesta ¿Le falta algún requisito?.

f) Evite actitudes como:

Prepotencia: Es una persona poco humilde, la cual cree que solo ella tiene la

razón por ser parte del personal municipal. Ejemplo: Yo soy el que sabe. Se debe

de ser humilde al presentar las ideas y paciente mientras se escucha.

Egocéntrico: Es una persona que cree que sus propias opiniones e intereses son

más importantes que las de los demás. Ejemplo de una persona egocéntrica: Es

que yo, porque yo, yo he pensado, entre otros.

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Recriminar al interlocutor: Se refiere a una persona que se la pasa reprochando a

la persona usuaria. Ejemplo: Está equivocado, no me ha entendido.

Lapsos o mente en blanco: Es una persona que en muchas ocasiones le cuesta

concentrarse cuando están al frente de una persona usuaria. Ejemplo: Creee…

ehehee… sabe queee... esteee.

Impaciencia: Se refiere a una persona intranquila, que desea que todo se realice

con prisa. Ejemplo de una persona impaciente: “Rápido, deme los documentos para

revisarlos porque hay mucha gente que tengo que atender”.

Resistencia: Es una persona que se resiste al cambio, no le gusta actualizarse.

Ejemplo: Mejor sigo usando el sistema de antes, éste no me gusta y además me da

miedo.

Discusiones: Se refiere a una persona que normalmente responde una pregunta

con otra pregunta, generando malestar entre las personas usuarias. Ejemplo: ¿Cuál

es el plazo para que me conteste la nota? R/ ¿Cuánto plazo necesita? ¿Cuáles son

los requisitos para un permiso de construcción? R/ ¿Disculpe, usted no ha

solicitado el formulario para permisos de construcción, en este se encuentran

detallados dichos requisitos?

g) Evite frases negativas o descuidadas que puedan molestar u ofender a las

personas usuarias, puede que en un segundo les moleste y pierda todo lo

que ha hecho por ganarse su simpatía.

¿Entiende?

¿Pero, es que no ha leído la ley?

¿A mí no me pregunté porque?, ¡esas son las reglas aquí!

¿Y qué esperaba?

La persona encargada anda en el baño, está tomando café, está en una reunión,

entre otros.

La persona que usted busca está ocupada resolviendo un asunto importante.

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Es que en ese departamento nunca contestan.

Es que mucha gente ha tratado de estafarnos.

Yo no me encargo de eso, lo siento.

Eso era antes, ahora lo hacemos diferente.

Eso nada tiene que ver conmigo, es en otro lado.

Espere un momento, tengo una llamada.

Estoy muy ocupado en este momento.

Explíquese bien, porque no le entiendo.

La persona responsable de eso está enferma, ¿podría volver otro día?

Mire, mejor vuelva cuando tenga todo listo.

No sea impaciente, por favor.

No tengo idea, mejor pregúntele a otro compañero.

Perdone, pero si no me explica como se debe, yo no puedo atenderle.

Pero, ¿no leyó las instrucciones?

Debió fijarse en eso antes de adquirir el servicio.

Ya le contesté eso.

h) Evite la excesiva confianza con las personas usuarias, déles siempre un trato

adecuado. Nunca use frases como las siguientes:

¡Si corazón, yo le dejo el mensaje!

¡Idiay, cómo estás! o ¡Maje cómo estás! (Aunque sea un conocido).

¡No, mi amor, eso era antes!

¡Bueno, mi reina, con mucho gusto!

¿Cómo vas?

Artículo 17: Comunicación No Verbal.

Considere los siguientes aspectos en la comunicación no verbal con la persona

usuaria:

a) Contacto visual: Mire al rostro, vea a los ojos, esto revela decisión, sinceridad y

valentía.

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b) Labios: No se los muerda, ni se los humedezca con la lengua, son muestras de

timidez, inseguridad, titubeo e indecisión.

Mantenga la boca cerrada, ambos labios unidos, esto denota calma y seguridad en

sí mismo; en cambio, la boca abierta, la mandíbula caída, sugieren nerviosismo,

asombro y sorpresa.

c) Sentarse: No cruce las piernas, mantenga ambos pies sobre el piso, las manos

sobre las rodillas o escritorio e inclínese ligeramente hacia delante. Esto sugiere

seguridad en sí mismo. Mantener las piernas cruzadas y balancear una de ellas

sugiere nerviosismo o impaciencia, timidez, temor. Evite los movimientos

constantes y abruptos: éstos denotan intranquilidad e inquietud.

d) La voz: Utilice un tono moderado y uniforme, sin titubear, esto demuestra

seguridad en sí mismo. Una voz vacilante es sinónimo de inseguridad y timidez.

Generalmente revela que la persona no domina el tema sobre el cual está

hablando. Un tono moderado y uniforme, audible en todo momento, revela

seguridad y dominio de lo expresado. Con ello se logra más impacto y firmeza. Un

tono bajo sugiere timidez, poca capacidad de decisión, inseguridad, un tono alto

demuestra agresividad, poca educación y rudeza.

e) Las manos: contrólelas en todo momento. Mantenga sus manos visibles, ocultarlas

debajo de las piernas, detrás de un bolso, entre la bolsa o dentro del saco, sugiere

timidez, falsedad y temor.

Artículo 18: Comunicación Telefónica.

Toda organización tiene cierta personalidad que forma parte de su imagen corporativa

y la manera en que el personal responde el teléfono es parte de esa imagen.

Por lo anterior, es importante estandarizar los guiones y estilos cuando se contesta el

teléfono, para que la persona usuaria siempre reconozca ese estilo en todas las

unidades de la Municipalidad.

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a. Reglas del Lenguaje Telefónico:

Al realizar una llamada tenga delante todos los documentos que puede necesitar, sin

olvidar con que anotar.

Sonría:

La sonrisa se escucha por teléfono, hace la voz más calida y más simpática.

Vocalice:

No ingiera ningún alimento, agua embotellada, confites o goma de mascar porque

perjudica la locución.

Hable lentamente:

Dése todas las oportunidades para hacerse comprender; pues al estar en el teléfono,

no puede ayudarse del lenguaje corporal.

Escuche:

Cuando la clientela habla, hágale saber que le escucha (“si”, “ya veo”, etc.).

Anote:

Esto le permite fijar mejor las ideas y le evita repetir la llamada.

Explique:

Si debe poner en espera la llamada, solicite permiso antes de hacerlo y explique

brevemente por qué debe hacerlo. Es importante que el personal municipal, evite dejar

en espera a la persona usuaria por más de dos minutos seguidos sin una explicación.

Si es necesario mantener la espera, se debe regresar al cliente y solicitar un par de

minutos más y así consecutivamente hasta que se termine la espera. Esto demuestra

respeto y consideración con las personas usuarias y le permite a ésta, decidir si desea

o no seguir esperando.

Utilice las fórmulas de cortesía:

Introducen “flexibilidad” en la conversación y mejora el contacto humano. Por ejemplo:

Salude, despídase, diga siempre: por favor, gracias o muchas gracias.

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Gane tiempo

Atienda el teléfono antes del tercer timbrazo, si promete volver a llamar hágalo a la

hora convenida.

b. Algunas frases para:

Recibir:

“…Buenos días” (tardes o noches).

“…En que le puedo servir”.

Orientar:

“¿En que le puedo ayudar?

Hacer esperar:

“Le ruego esperar un momento”.

“Disculpe, en este momento estoy atendiendo otra persona, por favor, espere un

momento”.

Pasar la llamada a otra persona:

Si debe pasar necesariamente la llamada a otra persona primero explique a la persona

usuaria lo que hará. No lo pase simplemente, sino que tenga la cortesía de decirlo.

Ejemplo: Don Luis, voy a pasarle la llamada con mi compañera Andrea, que conoce

de ese tema (asunto) o al Proceso de Contraloría de Servicios, donde pueden atender

mejor su consulta.

Importante: Detalle rápidamente el caso al personal municipal que lo va a atender,

para que la persona usuaria no tenga que explicar su consulta nuevamente.

Cuando la espera es muy larga:

“Voy a durar mucho tiempo para poder atenderlo, si Usted gusta, me puede dar su

teléfono y lo llamo luego”. Debe devolver la llamada según lo prometido.

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Hacer deletrear su nombre:

¿Me puede deletrear su nombre?

Hacer repetir:

“Disculpe, tengo mala recepción”. ¿Puede repetir por favor?

Despedida:

“Le agradezco su llamada. Que tenga un buen día”.

“Le agradezco su tiempo. Que tenga un buen día”.

c. Para dejar un mensaje, usted siempre debe recopilar los siguientes datos:

Destinatario

“Es un mensaje para….”

Quién llama

“Soy… (Nombre)”

El objeto de la llamada

“Es con respecto a…”

La finalidad de la llamada

El destinatario debe saber que hacer, qué preparar, cuál es el problema.

Seguimiento

Cuál de los dos llamará al otro.

Dónde, cuándo

Cuándo volverá usted a llamar, a qué número.

d. Centrales Telefónicas: Es un centro donde se reciben llamadas con la posibilidad

de transferir las mismas a otras unidades dentro de la municipalidad.

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Recepción de llamadas:

Buenos días o buenas tardes, Municipalidad de Liberia, le atiende (nombre de

la persona que atiende). ¿En qué le puedo servir? (Sonría cuando contesta el

teléfono, quien llama lo notará en la voz). En el caso de números telefónicos

directos, se debe decir además de Municipalidad de Liberia, el nombre de la

Unidad o Proceso respectivo.

(Cliente) Con la extensión 000 o con (nombre de la persona con el que desea

comunicarse). Se debe contestar cortésmente: ¡Con mucho gusto!

Si la extensión está ocupada:

La extensión que solicitó está ocupada en este momento ¿Desea hablar con

alguna otra persona, o dejar algún mensaje?

(Cliente) Puede ser con cualquier persona. Con mucho gusto, le comunico de

inmediato.

Si nadie contesta:

No diga “No contesta” o “no hay nadie”, diga: “la extensión que solicitó está

fuera de servicio en este momento, o está ocupada. Puedo transferirle la

llamada a la extensión (x) de esa unidad”. Si es así, pase la llamada, explicando

la situación a la persona que va a retomar la llamada.

(Cliente) No, es sólo con esa persona. Si desea, le puede dejar su mensaje.

A un cliente que espera en línea:

Gracias por esperar, por favor disculpe la demora. Ya se desocupó esa

extensión, lo comunico de inmediato.

e. Resto de Extensiones:

Al Contestar: Levante el teléfono a más tardar al tercer timbrazo, aunque no

sea su teléfono, no deje a la persona usuaria esperando.

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Las personas usuarias pierden la paciencia y pueden ponerse de mal humor y

generar una inconformidad.

Frases de Apertura: Tan pronto levante el teléfono inicie saludando en forma

corta pero cortés: “Buenos días”, “Buenas Tardes”, luego: Municipalidad de

Liberia, seguido identifique de inmediato a su proceso, área o unidad “…del

proceso…”, agregue: “le atiende….”. Diga su nombre claramente para que su

interlocutor pueda escucharlo y entenderlo bien, termine diciendo “¿En qué le

puedo servir?”

Ejemplo: Un cliente llama a la Plataforma de Servicios en horas de la tarde, le

diríamos:

Buenos tardes, Municipalidad de Liberia Plataforma de Servicios atiende Carlos

Camacho. ¿En qué le puedo servir?

Escuche con atención lo que la persona usuaria tenga que decir.

Si es capaz de responder, hágalo con toda la información disponible. Después

pregunte con naturalidad, si ha logrado responder adecuadamente a la consulta y si

hay algo más en lo que puede servirle.

Frases de cierre: Recuerde despedirse agradeciendo al cliente la oportunidad

de servirlo.

Ejemplos: Terminando la llamada telefónica, algunas frases pueden ser:

Muchas gracias por llamarnos.

Estamos para servirle.

Gracias por su paciencia y esperamos poder servirle con más prontitud la

próxima vez (En caso que la persona usuaria haya estado en espera).

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f. Uso de teléfonos de la institución por parte del personal:

Es una prohibición para el personal utilizar los teléfonos, facsímiles, celulares, o

cualquier otro medio electrónico propiedad de la Municipalidad de Liberia, para

atender asuntos personales, salvo en casos urgentes o indispensables, con la

debida autorización de su superior inmediato.

Artículo 19: Comunicación Escrita.

Al utilizar el correo electrónico o escribir una nota, es aconsejable evitar ciertas

conductas y seguir una serie de normas que hagan más fácil y cómoda la

comunicación con el resto de las personas usuarias.

Al respecto le sugerimos:

Mencionar siempre el asunto. Describa el contenido del mensaje de forma clara y

concreta, así el destinatario podrá localizar rápidamente en su bandeja de entrada los

mensajes de su interés y ordenarlos. En general, los programas de correo suelen

avisar cuando se intenta enviar un mensaje sin asunto.

Separar el texto en párrafos. Es más fácil leer un texto estructurado en párrafos

que un interminable mensaje de texto continuo.

Responder los correos con la mayor prontitud posible de acuerdo al grado de

prioridad. De no hacerlo, envíe un mensaje indicando que cuando le sea posible

contestará su inquietud o resolverá su problema.

Evitar las mayúsculas. Por contraste con las minúsculas, las letras mayúsculas

simbolizan gritos; por ejemplo, ciertos comentarios sarcásticos, escritos con

mayúsculas, pueden llegar a parecer brutales insultos. Además, un texto escrito en

mayúsculas se tarda en leer un 30% más que el mismo texto en minúsculas. Por lo

tanto, sólo deben emplear mayúsculas en los casos que la ortografía lo recomienda.

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CAPÍTULO VI: DEL TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN.

Artículo 20: Deber de redireccionar documentos.

Si por error, alguna unidad o persona recibe un trámite que no corresponde a las

competencias de ésta institución, tiene la obligación de notificar y devolver dicho

trámite a quién corresponda para que el mismo sea redireccionado.

Artículo 21: Deber de no volver a solicitar información.

La documentación que presente una persona usuaria, no podrá ser requerida

nuevamente para el mismo trámite. De igual manera, la institución no podrá solicitar a

la persona usuaria, información que una o varias de sus mismas oficinas emitan o

posean.

Artículo 22: Deber de proveer información.

El personal está obligado a proveer, a la persona usuaria, información sobre los

trámites y requisitos que se realicen en la respectiva unidad administrativa o

dependencia. Para estos efectos, no podrá exigirle la presencia física a la persona

usuaria, salvo en aquellos casos en que la ley expresamente lo requiera.

Artículo 23: Deber de informar sobre el trámite.

Cuando la Municipalidad, establezca trámites y requisitos para las personas usuarias,

estará obligado a indicarle el artículo o la norma legal que sustenta dicho trámite o

requisito, así como la fecha de su publicación. Exponer en un lugar visible y divulgar

por medios electrónicos, cuando esté a su alcance, los trámites que efectúa y los

requisitos que solicita.

CAPÍTULO VII: IMAGEN INSTITUCIONAL

Artículo 24: La imagen institucional que se proyecta es fundamental en las relaciones

interpersonales, se construye por medio de relaciones de largo plazo con todas las

personas con las que se relaciona, sean personas usuarias, proveedores o diversos

grupos de opinión y de presión.

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La imagen no sólo se trata de un logotipo y algunas actividades de relaciones

públicas, se trata de relaciones personales y productos de calidad en la atención y

servicio al cliente.

Primera Impresión. Ponga cuidado a la primera impresión, la cual es un proceso de

percepción de una persona por otra y transcurre en muy poco tiempo. Habitualmente

no somos del todo conscientes de los aspectos que la construyen.

Los componentes de la primera impresión son:

a) Apariencia (Lo que ven).

♦ La apariencia tiene que ver con los rasgos físicos, apariencia personal,

expresiones, trato y movimientos del cuerpo. Cuide su presentación personal, el

estado de su pelo, dientes, forma de sentarse.

♦ Siempre esté bien rasurado o con una barba bien cuidada, si es hombre, y usar un

maquillaje discreto, en caso de las mujeres. Los colores y cortes de cabello,

también deben ser discretos.

♦ Tenga especial cuidado con su rostro, el 80% de la atención del cliente se dirigirá a

su rostro, procure que su expresión facial y su arreglo personal sean correctos y

oportunos.

♦ Cuide sus manos y uñas, dado el tipo de trabajo que realizamos, las manos, dedos

y uñas, también deben lucir limpias y cuidadas. No se permiten uñas a medio

pintar.

♦ Cuide mucho su aliento, un descuido en esa área puede “poner a sufrir” a la

persona usuaria.

♦ No se permiten tatuajes visibles, así como el “piercing” en lugares visibles,

incluyendo boca y lengua.

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♦ La imagen es dinámica, evoluciona, a mejor o mayor imagen, más poder de

influencia.

Recuerde:

La imagen del personal se convierte en parte de

la imagen de la Municipalidad de Liberia.

b) Voz (Como hablo).

En cualquier contacto, se convierte en la fuente de información, con la que se trata de

cubrir las lagunas de lo visual, incluye volumen de la voz, timbre, dicción. Hable con

tono normal, ni alto ni bajo, pronuncie bien las palabras, hable despacio.

c) Vocabulario (Las Palabras).

Es importante poner atención a las palabras, expresiones y términos que utilizo, evite

frases vulgares como por ejemplo: “Le cayó la peseta”, “Entendió”.

d) Escucha (¿Oigo o escucho?).

Ponga su atención en lo que le dicen, no interrumpa, retroalimente la conversación con

preguntas y aclaraciones, utilice los términos del interlocutor, demuestre interés en el

trámite de la persona usuaria.

e) Mi entorno y organización personal.

– Tenga su área de trabajo limpia y ordenada.

– Tenga a mano lo que necesita para hacer su trabajo.

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Recuerde:

Nunca se tiene una segunda oportunidad de dar

una primera impresión

Artículo 25: Forma de Vestir.

La ropa influye en el estado de ánimo. Vestir bien, no significa un estilo sofisticado,

sino más bien, tener la intuición para elegir la ropa que mejor le quede según la

ocasión.

El personal que utilice uniforme oficial de la Municipalidad de Liberia, debe hacerlo

bajo los lineamientos que se establezcan para el uso de los mismos.

En caso de no utilizar uniforme, el personal debe seguir los siguientes lineamientos:

a) Colores:

♦ En todas las prendas de vestir, los colores deben ser sobrios y discretos,

adecuados para un ambiente de oficina.

b) Camisas y Blusas:

♦ Estilos apropiados:

Hombres: Camisas con cuello, botones y manga larga y Manga corta solo en el caso

de oficinas que por razones climatológicas lo ameriten.

Mujeres: Blusas de cuello o sin cuello, con o sin botones, manga larga, tres cuartos o

corta.

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♦ Inapropiado: Camisas deportivas, camisetas, minisetas, blusas de tirantes

delgados, camisa/blusa transparente, blusas de mezclilla, muy abiertas atrás o

adelante, se exceptúan las camisas o camisetas con logos o nombre de la

institución, solo las aprobadas por la municipalidad.

c) Pantalones:

♦ Estilos apropiados: Pantalones de vestir sencillos, deben ser sobrios y de corte

elegante para trabajo de oficina, con caída hasta el tobillo o zapato.

♦ Inapropiados: Pantalones de carpintería, cargo, “overoles”, pantalones muy

ajustados, de mezclilla (jeans) de ningún color, pantalón corto (short).

d) Enaguas:

♦ Estilos apropiados: Las faldas podrán ser del largo que deseen de las rodillas

para abajo y no más cortas de tres pulgadas arriba de la rodilla, ni con aberturas

pronunciadas.

♦ Inapropiados: Faldas transparentes, demasiado ajustadas, minifaldas.

e) Corbatas:

La corbata será opcional para los hombres y éstas deben ser de estilo formal.

♦ Inapropiado: Corbatas con caricaturas o colores y diseños atrevidos o grotescos.

f) Sudaderas, Suéteres y Gorras:

♦ Estilos apropiados: Las sudaderas y suéteres deben ser de manga larga y quedar

apropiadamente a la medida de los hombros. En el caso de los hombres, pueden

usarse sobre una camisa con cuello y corbata.

25

♦ Inapropiado: Ningún tipo de gorra o sombrero, sudaderas sin mangas o chalecos

con gorros, con diseños o marcas comerciales, letras, logotipos de empresas

comerciales, dibujos, fotos de personalidades, deportistas, etc.

g) Medias:

♦ Estilos apropiados: Hombres medias oscuras que hagan juego con el pantalón,

Mujeres medias de nylon cortas o largas según sea el pantalón o la enagua.

♦ Inapropiado: En los hombres medias blancas o de cuadros y en las mujeres

medias con diseños o decorados. No se permiten medias de diferente color en

cada pierna.

h) Zapatos:

♦ Estilos apropiados: En todos los casos se debe velar por que los zapatos estén

siempre limpios y tanto hombres como mujeres deben usar los dos zapatos iguales

en estilo y color:

Hombres Mujeres

Tipo mocasín o con cordones,

cerrado sin abertura en los

dedos o el talón.

De vestir cerrados o abiertos

con tacón alto o de tacón bajo

cerrados.

♦ Inapropiado para el personal de oficina: Botas de campo, tipo militar o vaquero,

sandalias, tenis, chancletas o pantuflas, zapatos de plataforma. En el caso de

mujeres se permiten botas formales, usadas con pantalones.

Nota: En el uso de este tipo de vestimenta se exceptúan el personal que por sus

funciones permanentes u ocasionales realice labores de campo, por lo que ajustarán

su vestimenta conforme a la labor que deban efectuar.

26

CAPÍTULO VIII: LA ACTITUD.

Artículo 26: Las actitudes.

Las actitudes están relacionadas con las motivaciones y la forma en que se relaciona

el personal entre si y con las personas usuarias.

Existen dos tipos de motivaciones:

a) Motivación Positiva: Es cuando las personas hacen las cosas convencidas de que

deben hacerlas por su bien y el bien de los demás, desean quedar bien. Esta

motivación requiere de dos componentes:

Estímulos: Las personas hacen las cosas por que tienen algún estímulo, dan todo.

Reconocimiento: Las personas hacen las cosas porque saben que se les

reconoce cuando las hacen bien y se les ayuda a superarlas, cuando las hacen

mal.

b) Motivación Negativa: Es cuando las personas hacen las cosas por temor. Se

presenta de dos maneras:

Intimidación: Las personas hacen las cosas por temor a castigos y sólo harán lo

que se les pida, aunque puedan dar o hacer más.

Manipulación: Las personas hacen las cosas, porque el que las pide, les ofrece

algo a cambio.

Artículo 27: Actitudes adecuadas en Atención a la Persona Usuaria.

Las personas usuarias disponen de una serie de “señales” muy claras que determinan,

con absoluta precisión, cuáles son las verdaderas actitudes del personal que lo

atiende y con base en ellas miden la calidad del servicio al cliente que reciben. Es

importante que el personal municipal desarrolle actitudes que le permitan ofrecer un

servicio adecuado, entre esas actitudes están:

27

a) Puntualidad: El estar siempre puntual en su puesto demuestra respecto y

responsabilidad de su parte.

b) Discreción: La información que llega a su dependencia no debe comentarse con

ninguna otra persona y mucho menos personas externas a la institución.

c) Responsabilidad: Debe cumplir con sus compromisos en cantidad, calidad y

tiempo.

d) Confiabilidad: Toda información que se brinda debe ser exacta, oportuna y bajo el

marco legal.

Artículo 28: Actitudes del Personal Exitoso.

El personal exitoso mantiene las siguientes actitudes:

a) Emprendedurismo.

Tiene iniciativa.

Se compromete.

b) Motivación por la gente.

Tiene deseos de ayudar.

Muestra empatía.

Valora las relaciones sociales y las facilita.

Comprende que la persona usuaria es la persona más importante.

c) Especialización.

Se preocupa por conocer cada vez más de su trabajo.

Estudia y se prepara.

Le interesa el servicio a la persona usuaria y sus técnicas de como brindarle buen

servicio y el conocimiento de los procedimientos de la municipalidad.

Muestra actitud positiva hacia la persona usuaria y la autoridad.

Se esfuerza por la excelencia en su trabajo.

28

d) Innovación.

Busca nuevas formas de hacer las cosas.

Desea innovar y mejorar lo actual.

e) Creatividad.

Siempre tiene iniciativa.

Se compromete con el trabajo que realiza.

f) Deseos de Superación.

Realiza el cumplimiento de metas que son de mejora continua consigo misma y el

trabajo.

g) Trabajo en Equipo.

Trabaja eficazmente en equipo con las personas usuarias y el resto del personal,

con un propósito, objetivos comunes, habilidades y aptitudes altamente

comunicativas, con el propósito de satisfacer los objetivos de la organización y las

necesidades personales. Se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y

metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas.

Los factores positivos del trabajo en equipo, entre otros son:

Apertura: Ser conscientes de las diferencias entre los puntos de vista de los

demás, debido a su edad, sexo, educación, cultura, valores, entre otros. Mantener

la propia opinión frente a las divergentes, sin herir la sensibilidad de la otra

persona.

Sensibilidad: Es la capacidad de entender el contenido lógico y emotivo de las

ideas y opiniones de otras personas.

Sociabilidad: Comprender y aceptar la naturaleza y estructura de la sociedad a la

que pertenecemos.

29

Respeto a la Autoridad: Reconocer y respetar la jerarquía de mandos,

responsabilidad, autoridad y estatus de las personas en la organización de la que

formamos parte.

Adaptación: Prever, aceptar y respaldar las medidas que toma la Municipalidad

ante determinadas situaciones.

Objetividad: Comprender que establecer buenas relaciones humanas no

necesariamente implica hacer feliz a todos.

Cooperación: La fortaleza de todo equipo está en la diversidad de elementos que

lo componen, se basa en un sentido de misión compartida y en visualizar que todos

ganamos si se logran los objetivos. Es decir, cuando cooperamos, esperamos

ganar algo con ello.

Contribución: Es la acción o efecto de contribuir voluntariamente con el desarrollo

de los objetivos del grupo.

Comunicación: La información debe fluir, debe moverse rápidamente y sin

tropiezos por todo el equipo, es crucial la velocidad con que se transmite la

información de un miembro a otro.

Compromiso: El compromiso se adquiere cuando interiorizamos los objetivos y los

hacemos nuestros, esto es conocido como la propiedad psicológica y se puede

lograr si todos los miembros del equipo están involucrados en la toma de

decisiones, participan y se les toma en cuenta, pero a la vez, todos comparten los

objetivos del grupo y se les persuade del por qué, es importante que todos tengan

acceso a los mismos recursos, premios y castigos.

Buenas comunicaciones: La comunicación dentro del grupo es indispensable

para procurar y mantener las buenas relaciones en todos los ámbitos.

Excelencia en lo que hace: Los equipos necesitan talento, cuanto más pueda

aportar, mejor será el rendimiento del equipo, motívese a dar lo mejor.

30

Respete su posición en el equipo: Cumpla con su papel, tenga claridad qué es lo

que se espera de usted.

Respete la diversidad: Los grupos se enriquecen con personas con diferentes

opiniones, valores y puntos de vista, porque conducen a decisiones de mejor

calidad.

Ayude a los demás: No piense únicamente en sus necesidades, sino también en

las del equipo. Entrene a otros, comparta conocimientos, desarrolle a las demás

personas del equipo.

Prepárese para sacrificarse por el equipo: Es necesario que prevalezca el

interés del grupo por encima de su interés personal.

Ayude y facilite la entrada al equipo: Es normal que otras personas tengan que

pasar por un proceso de identificación con el grupo e inducción en el trabajo.

Tenga paciencia y ayude cuando sea necesario.

No trate de ser el centro de atención: Alabe el buen trabajo del equipo, ayude a

su equipo a creer en sí mismos y en sus posibilidades de lograr las metas, motive.

Es importante jugar limpio, se deben reconocer los méritos, destrezas y habilidades

de los demás.

Impulse la disciplina entre el personal del equipo: Los equipos de alto

rendimiento, se imponen así mismos altos niveles de disciplina y altos estándares

de ética y moral. Esta autodisciplina es importante para generar confianza entre

sus miembros.

Asegúrese de hacer la diferencia: Las mejores personas de un equipo no son

necesariamente los mejor dotados, sino los más esforzados. Haga tanta diferencia

como para que el equipo la sienta.

Pase tiempo con los miembros del equipo: Tómese el tiempo de conocer a los

miembros del equipo, sus gustos y preferencias, preocupaciones y necesidades.

31

Trate de socializar cada vez que pueda, apoye con cariño y comprensión a los que

tienen problemas personales o laborales.

Competitividad: La competitividad entre las personas del equipo es el aceite que

acelera la eficiencia, innovación y productividad.

Ayude a crear un clima de confianza y respeto mutuo: Los equipos de alto

rendimiento requieren que las personas del equipo se tengan fe entre sí y la única

forma de lograrlo es a través de la forma en que se comportan.

Fortalezca y apoye al líder: Comprométase con los objetivos del grupo y apoye a

la jefatura en su consecución, ninguna jefatura será lo suficientemente buena sin

buen personal.

Los factores negativos del trabajo en equipo, entre otros son:

Falta de control de emociones desagradables: Cuando mostramos mal humor,

odio, entre otros.

Agresión: Cuando atacamos u ofendemos con palabras, gestos o actitudes, la

agresión es una manifestación de frustración.

Fijación: Negarse a aceptar los cambios, permaneciendo atados al pasado.

Terquedad: Negarse a aceptar las opiniones ajenas y rechazar nuestras

equivocaciones en nuestro juicio o ideas.

Aislamiento: Apartarse o rechazar el trato con los demás por cualquier causa.

Fantasías: Considerar que las ilusiones se realizarán solamente a través de

medios mágicos, sin esfuerzo de parte nuestra y sin contar con la colaboración de

los demás.

32

Sentimiento de superioridad o inferioridad: Sentirse mejor que los demás en

cualquier aspecto. O subvalorarse, sintiéndose inferior a los demás a causas de

defectos o carencias reales o imaginarias.

Artículo 29: Manejo de personas usuarias con Necesidades Especiales.

Es necesario ofrecer un servicio especializado a las personas con necesidades

especiales.

Dentro de las personas que merecen un servicio preferencial podemos citar:

♦ Personas con alguna discapacidad: (En sillas de ruedas, no videntes,

sordomudos, entre otros): La Ley Nº 7600 “Igualdad de Oportunidades para las

Personas con Discapacidad”, establece en su Artículo 1, lo siguiente: “Se declara

de interés público el desarrollo integral de la población con discapacidad, en iguales

condiciones de calidad, oportunidad, derechos y deberes que el resto de los

habitantes” y en el Artículo 2 define discapacidad así: “Cualquier deficiencia física,

mental o sensorial que limite, sustancialmente, una o más de las actividades

principales de un individuo”.

♦ Personas Mayores: La Ley Nº 7935 “Ley Integral para la Persona Mayor”,

establece en su Artículo 1, inciso a) lo siguiente: “Garantizar a las personas adultas

mayores igualdad de oportunidades y vida digna en todos los ámbitos”.

♦ También debemos brindar especial atención a:

a. Señoras en evidente estado de embarazo.

b. Padres de familia con hijos pequeños (bebés en brazos).

c. Menores de edad que llegan solos a la Municipalidad.

Entendiendo a la persona con alguna discapacidad física:

♦ La discapacidad física, generalmente, no significa discapacidad mental. Entre las

personas con alguna discapacidad física hay profesionales, empresarios y

personas que, aparte de su situación física, llevan una vida normal.

33

♦ Así que no les trate como si tuvieran impedimentos mentales, atiéndalos con

cortesía, pero no los haga sentir inútiles. Generalmente, pueden desenvolverse

muy bien en el mundo de los no discapacitados.

♦ Identifique la discapacidad del cliente y ayúdelo de acuerdo con su necesidad

específica.

Al recibir en la Municipalidad de Liberia a una persona que presenta algún tipo de

discapacidad, se deben recordar una serie de indicaciones:

Recomendaciones

Generales:

Trate a la persona con discapacidad de forma natural.

Responda cortésmente a todas sus preguntas, demuestre su

interés al prestar sus servicios.

No mencione su discapacidad.

Mantenga una actitud de respeto.

Trato a personas

que utilizan sillas

de ruedas:

Colóquese de frente o al lado de la persona para que exista

contacto visual.

Hable directamente con ella y no con sus acompañantes.

No cuelgue objetos sobre la silla de ruedas y no se recueste

sobre ella.

En caso de que la persona tenga que subir o bajar escaleras,

busque ayuda.

Personas con

dificultad para usar

las manos o los

brazos:

Si se requiere que la persona firme documentos, en este

caso, usted debe solicitar que otra persona firme por el

habitante frente a dos testigos del hecho.

Trato a personas

con discapacidades

en la visión:

Identifíquese con la persona (nombre y labor que realiza).

Si ofrece un asiento infórmele la posición de éste.

Si debe ausentarse indíqueselo.

Si ayuda a la persona a desplazarse ofrézcale su hombro

para que se apoye, no lo sujete, arrastre o empuje.

Indíquele la existencia de obstáculos y por dónde puede

34

caminar.

Al subir o bajar gradas coloque la mano de la persona sobre

el pasamanos.

Trato a personas

con discapacidades

en la audición:

Si no cuenta con alguien que conozca el lenguaje de señas

(LESCO), colóquese frente a la persona al atenderlo y

vocalice sin exagerar para que lea sus labios.

Use frases cortas y gramaticalmente correctas.

Para una mejor comunicación recurra al lenguaje escrito.

Evite que más de una persona a la vez, le hable a la

persona.

Trato a personas

con discapacidades

físicas para caminar

Antes de realizar cualquier acción, pregunte a la persona si

necesita ayuda y cómo puede brindársela.

Ofrézcale un asiento cuando deba esperar; si utiliza

bastones o muletas no las aleje de ella.

Por la seguridad de la persona, atiéndalo en sitios cercanos

a las puertas, escaleras o ascensores.

Artículo 30: Menores de Edad que acompañan a las personas usuarias en la

Institución.

Menores de edad que ingresan a nuestra instalación, acompañados por sus padres u

otro adulto, también deben ser objeto de nuestra atención y de nuestra amabilidad.

Indudablemente, cuando tratan bien a nuestros hijos, reaccionamos con sentimientos

de empatía hacia quien prodiga ese cariño. Por eso, siempre que el tiempo y la

situación se lo permitan, entre en contacto emocional con ellos.

Recuerde que ellos pueden ser las personas usuarias del futuro.

A continuación lo que se puede hacer ante la presencia de un menor de edad:

♦ Exprese una palabra risueña sobre el menor.

♦ Pregúntele el nombre.

♦ Si hace una pregunta, intente descender a su nivel y responda adecuadamente.

♦ Al final, no olvide despedirse también del menor.

35

Artículo 31: Valores Institucionales de la Municipalidad de Liberia.

Los valores institucionales que rigen el actuar del persona municipal para la atención

de las personas usuarias y que están planteados en el Marco Estratégico de la

municipalidad son:

Honestidad

Es realizar el trabajo con el mayor esfuerzo, aprovechando los recursos de la

Municipalidad racionalmente y garantizando la integridad de la Institución y del

personal municipal.

Solidaridad

Es la actitud y disposición permanente para colaborar en el trabajo con el resto del

personal y en la solución de problemas para el beneficio de la Institución y de las

personas usuarias.

Responsabilidad

Es el cumplimiento cabal de los deberes y obligaciones que cada persona debe asumir

para su desarrollo personal y el de la Institución.

Comunicación

Es la forma en que cada persona transmite información, ya sea hablándole

directamente o a través de cualquier otro medio, sea éste escrito, internet, teléfono,

entre otros.

Coordinación

Se refiere al proceso de establecer relaciones con todas las unidades de la institución,

facilitando el trabajo y los resultados.

Unidad

Es un grupo organizado de personas dentro de la institución, dedicado a una labor

concreta.

36

Cooperación

Consiste en el trabajo en común llevado a cabo por parte del personal municipal, hacia

un objetivo compartido.

Eficiencia

Es la utilización eficaz de los recursos disponibles con la que se consigue la máxima

producción posible.

Eficacia

Capacidad del personal municipal, para cumplir en el lugar, cantidad y calidad las

metas y objetivos establecidos por la institución.

Trabajo

Se refiere a la actividad humana, intelectual y productiva que lleva a cabo cada

persona dentro de la Municipalidad de Liberia, independientemente del grado de

preparación técnica requerido para cada profesión u oficio.

Humanismo

Está orientado al modo de pensar o actuar de cada persona, en el cual predominan los

intereses y valores humanos.

Espiritualidad

Conjunto de creencias y ejercicios que conforman la vida espiritual del personal

municipal.

Artículo 32: Deberes del Personal Municipal.

Los siguientes son deberes del personal municipal de acuerdo a lo que estable el

Código Municipal, lo que se indica en el Reglamento de Organización de la

Municipalidad de Liberia, así como las leyes que regulan el comportamiento públicos,

Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito, Ley General de la Administración

Pública, Ley 8220 y su Reglamento, Ley General de Control Interno, La Constitución

Política de la República de Costa Rica y el Código de Trabajo.

37

a) Respetar las leyes y reglamentos, así como cumplir las obligaciones vigentes en

sus cargos.

b) Prestar los servicios contratados con absoluta dedicación, intensidad y calidad,

responsabilizándose de sus actos y ejecutando sus tareas y deberes con apego a

los principios legales, morales y éticos.

c) Guardar la consideración debida al público, atenderlo con diligencia, afán de

servicio y buen trato, de modo que no se origine queja justificada por mal servicio o

atención.

d) Garantizar, a la administración municipal, su compromiso en cuanto a la integridad

y fidelidad en su trabajo la naturaleza que sea, en aras de lograr el cumplimiento de

los objetivos y la misión de la municipalidad.

e) Cuidar, resguardar, preservar y emplear debidamente los recursos públicos

municipales.

f) Observar en su trabajo buenas costumbres y disciplina, así como un trato

respetuoso para sus compañeros de trabajo, superiores y autoridades.

g) Responder por los daños o perjuicios que puedan causar sus errores o los actos

manifiestamente negligentes propios de su responsabilidad.

h) Guardar discreción sobre asuntos relacionados con su trabajo o vinculados con

otras dependencias municipales, cuya divulgación pueda usarse contra los

intereses de la municipalidad.

i) Sugerir, en el momento oportuno y ante la instancia administrativo-jerárquica

correspondiente, lo que considere adecuado para el mejor desempeño de sus

labores.

j) Desempeñar dignamente sus cargos.

38

Artículo 33: Usos, Costumbres y Actitudes a desarrollar como Personal de la

Municipalidad de Liberia.

Con el propósito de mejorar la imagen de la Municipalidad y el desempeño laboral, así

como ofrecer servicios de calidad, es importante que desarrollemos estilos de vida,

costumbres, usos y actitudes que propicien un ambiente laboral adecuado que

satisfaga las expectativas de la persona usuaria externa e interna y el cumplimiento de

los objetivos institucionales.

Para ello ponga en práctica aspectos como:

♦ Ajuste su personalidad al medio ambiente y tipo de personas.

♦ Atienda las críticas e inconformidades, son mejores que las alabanzas, además

ofrezca sinceras disculpas cuando reciba una crítica.

♦ Dé las gracias cada vez que pueda y con sinceridad.

♦ Brinde el servicio que la persona usuaria busca.

♦ Cumpla lo que ofrece.

♦ Demuestre siempre ganas de ayudar.

♦ Establezca empatía (póngase en los zapatos de la otra persona).

♦ Esté consciente de su estado de ánimo.

♦ Mantenga su mente abierta.

♦ Haga comparaciones positivas.

♦ No mastique chicle, tome agua en botella o ingiera cualquier otro alimento frente a

la persona usuaria, es de muy mal gusto.

♦ Muéstrese amigable al presentarse.

♦ No llame a nadie silbándole.

♦ No trate de adivinar qué quieren otras personas, pregúnteles, hágalo con cortesía.

♦ Nunca insulte la inteligencia de las personas usuarias.

♦ Prometa menos, dé más.

♦ Proyecte sinceridad.

♦ No atienda agentes vendedores delante de las personas usuarias.

♦ Salude y haga sentir a la persona que está en un ambiente agradable.

39

♦ Si lo interrumpen cuando atiende a una persona usuaria, ofrezca una disculpa. Si el

teléfono suena, pídale a la persona permiso para contestar.

♦ El personal debe estar identificado a través del medio que brinda la Institución

(gafete, carné, entre otros).

Artículo 34: Técnicas Ganadoras en la Atención a la Persona Usuaria.

Las siguientes técnicas de cómo recibir y atender a las personas usuarias le pueden

ayudar en el cumplimiento de sus labores, considere la práctica de las mismas, según

las circunstancias que se le presenten:

1) Sonría, demuestre a la persona usuaria que es un gusto servirle: Una de las

“señales” más esperadas por las personas usuarias, en todo el mundo, es la

sonrisa de quién le presta un servicio, tiene un gran poder para lograr la atención

de las personas usuarias. La sonrisa se liga siempre con las personas positivas,

amables, agradables, lo contrario, un rostro duro, con el ceño fruncido, causa de

inmediato un rechazo por parte de la persona.

2) Sonría primero: Si sonríe a alguien primero, generalmente le devolverán la

sonrisa. Si sonríe, es probable que, la persona usuaria también tienda a sonreír,

muestre una sonrisa real, no finja, porque la persona se dará cuenta fácilmente.

3) Dé la Mano con Seguridad y Calidez: No es en toda ocasión cuando podemos

saludar dándole la mano a la persona usuaria. Esta acción, por ejemplo, sería difícil

para el cajero y para el personal que trabaja separado físicamente de la persona

usuaria.

Sin embargo, para parte del personal de la Municipalidad, es usual poder saludar

dando la mano, y proyectarse como una persona cálida y segura de sí misma.

A continuación, instrucciones de cómo debe realizar ese acto, que, aunque parezca

tan sencillo, es tan importante.

40

♦ Ofrezca la mano.

En reuniones no tiene que esperar a que sea la persona usuaria quien lleve la

iniciativa, debe proyectarse y ofrecer la mano a la persona usuaria, lo cual denota

seguridad.

♦ Dé la mano a hombres y mujeres.

Sea hombre o mujer, ofrezca ejecutivamente su mano a personas usuarias de uno u

otro sexo, evite el uso del beso, incluso entre mujeres, muchas veces esa acción no

es bien vista. Además, muchas personas resienten esa diferencia de trato. Si hay

mujeres y hombres, salude primero a las mujeres y luego en orden de edad, primero

a los de mayor edad.

♦ Mire a los ojos.

Al dar la mano, mire a los ojos, no a la mano, bajar momentáneamente la mirada a

la mano puede interpretarse como un innecesario gesto de inseguridad. No se

preocupe, tenemos visión periférica y las manos no se van a perder al intentar

encontrarse. Mire a los ojos y sonría.

♦ Proyecte energía y calidez.

Al dar la mano, la presión (mucha, normal o poca) que ejerza, le dirá a su

interlocutor si es tímido o extrovertido, inseguro o dominante. También le dirá cuan

cálido es, no puede decírsele aquí cuánta presión proyectar, pero use su sentido

común.

♦ No retire la mano demasiado pronto.

Tampoco se puede indicar, con cronómetro en mano, cuánto debe durar un saludo,

sin embargo, una mano que se retira muy rápido, proyecta inseguridad o desgano.

Una mano que se queda mucho tiempo estrechada, también puede ser

malinterpretada, nuevamente, su sentido común, le marca el tiempo en este

importante rito del mundo del servicio al cliente.

41

4) Apréndase y use el Nombre de la Persona Usuaria: Para cualquier persona, la

palabra que más le llama la atención es su nombre, así de importante es la relación

emocional del ser humano con su nombre. Y esa información es muy útil a la hora

de proyectar ante la persona usuaria esa calidad de servicio que queremos ofrecer.

Intente emplear el nombre de la persona usuaria, tan pronto logre identificarle, ya

sea porque recordó a la persona o con la ayuda del documento de identidad. Pero

tenga cuidado de emplear el nombre normal y correctamente, sin que esa acción

pueda escucharse fingida.

Cómo aprenderse el Nombre de la Persona Usuaria:

♦ Concéntrese cuando la persona usuaria le diga el nombre, escúchelo bien, si es

un nombre “enredado” o poco usual, pídale que lo repita o lo deletree.

La persona no se molestará; más bien se sentirá bien de que se interese

genuinamente en él, si es posible y apropiado, escriba el nombre.

♦ Cuando le presenten a una persona, repita el nombre de inmediato, ello ayuda a

que se le grabe más profundamente. Diga, por ejemplo, “Mucho gusto, don

Fernando”.

♦ Intente repetir el nombre de la persona usuaria en los primeros minutos, la mente

humana procesa la información “de primera impresión”, según los expertos,

justamente en esos primeros minutos.

♦ Si tiende a olvidarse de los nombres, intente relacionarlo con el de alguna

amistad que se llame igual y vea al nuevo conocido realizando alguna acción

propia de la otra persona.

5) Mantenga Contacto Visual con la Persona Usuaria: El contacto visual es la

forma en la que los seres humanos determinamos qué tanta atención nos pone una

persona y qué tanta empatía tenemos. Tampoco significa quedarse con la mirada

fija en la persona, porque se presta para interpretaciones erróneas, de manera que

la naturalidad es el mejor consejo.

42

Si no hace contacto visual con la persona usuaria, podrá pensar cosas tales como:

♦ No me está poniendo atención.

♦ No le interesa lo que estoy diciendo.

♦ Es tímido e inseguro.

♦ Está molesto conmigo.

♦ Es descortés.

♦ Se da aires de superioridad.

♦ Me está mintiendo y no quiere que se lo vea en los ojos.

♦ Está asustado.

Consejos:

♦ No mire continuamente, haga contacto visual mientras habla, en aproximadamente

un 70% del tiempo, y desvíe levemente la mirada un 30%.

♦ No fije su mirada en la persona usuaria sin parpadear o gesto serio, esto puede ser

interpretado como agresividad.

♦ Ver a los ojos de la persona usuaria es especialmente importante cuando ésta está

explicando alguna situación anormal, o está expresando alguna inconformidad.

♦ Mire a los ojos, no a la boca ni a las áreas cercanas al pecho.

Artículo 35: Justificaciones de la ausencia de Personal Municipal.

A las personas en general, no les gusta que les digan que la persona no está, por la

razón que sea, y se molestan más cuando le dicen que está almorzando o tomando

café, que está en el Seguro Social o en una reunión, o cualquiera otra justificación.

Las personas se molestan mucho, si llaman más de una vez y se les da alguno de los

mensajes expuestos, simplemente, a la persona usuaria no le interesa que el personal

almuerce, se enferme o tome café, él quiere una respuesta a su problema.

La técnica a utilizar cuando está en la oficina, pero se encuentra almorzando, tomando

café, en el baño, en una reunión o en cualquier otro lugar, es indicar a la persona

usuaria:

43

Disculpe: La persona está con un cliente en este momento y no lo puede

atender. Si desea puede dejarle un mensaje o explicarme de qué se trata, para

poder ayudarlo.

Ahora, si no está en la oficina y está ausente por vacaciones, matrimonio, enfermedad,

lactancia, muerte de familiar o alguna otra razón, nunca lo explique, la mejor respuesta

es:

Disculpe: La persona tomó unas merecidas vacaciones y vuelve hasta tal fecha.

Si desea, puede dejarle un mensaje o explicarme de qué se trata, para poder

ayudarlo.

Artículo 36: Tiempo de Respuesta y Agilidad.

La velocidad de respuesta, o tiempo de respuesta, es cada día más valorada, ante la

inmensa cantidad de actividades que tienen que desarrollar las personas en la

actualidad. Lo que implica que las personas valoran cada vez más la velocidad con la

que se les entregan o brindan los productos o servicios.

Es importante indicar que el personal de atención al cliente, debe procurar ser

expedito y ágil. El tiempo de espera es, muchas veces, un asunto de percepción. Si

estamos entretenidos hablando con alguien o viendo televisión, se nos hace más corta

la espera.

Técnicas para Manejar la Percepción de la Persona Usuaria que espera:

♦ La primera sensación de agilidad proviene del personal que atienda a la persona

usuaria, cómo se mueve, cómo habla, se sienta, camina o ejecuta su trabajo.

♦ Procure verse con dinamismo, con actividad y energía, si está sentado, hágalo

recto y con los hombros derechos. Si tiene que ponerse de pie y caminar, procure

hacerlo de nuevo con energía, moviéndose dinámicamente.

44

Quienes arrastran los pies y caminan lento, deteniéndose a hablar de temas sin

importancia con el personal que encuentran a su paso, proyectan una imagen de

poca agilidad.

♦ Si le es posible y trabaja en atención a personas usuarias que están en fila, haga

contacto visual con las que esperan en la fila, especialmente con las primeras,

sonría y diga: “en un momento le estaré atendiendo”. Esto hace que la persona

usuaria se sienta importante (“Ya me vieron”) y a partir de entonces, el tiempo que

debe pasar en la fila le parecerá más corto.

Artículo 37: Oficiales o Guardas de Seguridad.

Es fundamental que el Oficial o Guarda de Seguridad mantenga siempre en mente que

la misión de su puesto es precisamente la seguridad de la institución, personal y

personas usuarias.

Las principales funciones que además de la seguridad debe realizar son:

♦ Ser amable con las personas usuarias.

♦ Mostrarse cortés y respetuoso con las personas usuarias.

♦ Mirar en forma natural a las personas usuarias.

♦ No asustar a menores de edad o a personas sensibles a las armas.

♦ Si es necesario debe abrir la puerta y hacer sentir a la persona usuaria que es bien

recibida y pasarla adelante.

♦ Debe tener una actitud positiva en todas las funciones de su trabajo, incluyendo las

“situaciones difíciles”.

Artículo 38: Manejo de Inconformidades.

Las inconformidades permiten evaluar la calidad del servicio, por lo tanto, es necesario

facilitarlas y tener algún sistema para sistematizarlas, ya que en realidad son una

oportunidad de mejorar.

45

1) Es necesario comprender que cuando una persona usuaria presenta una

inconformidad, lo que desea es una satisfacción, de manera que trate de dársela.

El verdadero problema se presenta cuando la persona que recibe un mal servicio

no presenta inconformidades y en cambio, decide llevar las mismas a otros entes

como el de la Defensoría de los Habitantes, Sala Cuarta, entre otros.

Inicialmente la persona usuaria debe presentar su inconformidad en la oficina

donde lo atendieron. Si la solución que le brinda la oficina respectiva aún no la deja

satisfecha, entonces debe remitirla a la Contraloría de Servicios, mediante los

siguientes medios:

Teléfono: 2666-93-40.

Correo electrónico: pasospl@muniliberia.go.cr

Buzón de inconformidades y

sugerencias:

Digital: Se encuentra en el Portal

Web de la Municipalidad de Liberia:

(www.muniliberia.go.cr)

Físico: Se encuentra ubicado a mano

izquierda de la entrada principal de la

Municipalidad, frente a la plataforma

de servicios.

2) Cómo comportarse con una persona usuaria “difícil”: Aunque no lo queramos,

tarde o temprano, puede pasar, y tendrá que atender y dar satisfacción a una

persona usuaria que esté disgustada o que, por alguna condición personal, podría

considerarse “difícil”. A continuación, algunos consejos prácticos:

♦ En primer lugar, mantenga la calma, no lo tome como algo “personal”, deje que la

persona se desahogue, pero póngale atención y muestre interés.

♦ La persona usuaria podría haber llegado ya disgustada por alguna otra razón,

demuestre su profesionalismo, manténgase en calma y tranquilidad ante esta

situación.

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♦ Escuche a la persona usuaria, deje que se exprese, no interrumpa, al hablar,

generalmente se calmara, es como una “válvula de escape”.

♦ Escuche y trate de comprender bien cuál es el problema, concéntrese en entender

cuál es la causa que provocó el disgusto.

♦ No eche la culpa al desconocimiento, personal o proceso, aunque no sea

totalmente culpa nuestra el malestar que la persona usuaria exhibe. Es más

conveniente intentar que se calme, sin provocar que se sienta “culpable”.

♦ Use frases como “le comprendo”, “qué pena”, “claro que sí”. Esas frases calman a

la persona, pues demuestran que está consciente del malestar que está

manifestando y de su causa.

♦ Procure que la persona salga satisfecha, esa persona que hoy está disgustada, si

lo trata bien, puede volver mañana. Por eso, busque la mejor solución que pueda

darle y désela.

♦ Si tiene que pasar el caso a otra persona o a la jefatura, procure explicarle todo en

detalle, porque es aún más molesto para la persona, tener que explicar dos veces

una situación tensa.

♦ Nunca asegure que no volverá a suceder, a menos que esté completamente seguro

de que así será.

♦ Mire a la persona usuaria a los ojos, lo peor que podemos hacer es evitar su

mirada, pues la persona puede pensar que no estamos poniendo atención, que

estamos ignorando o simplemente, su inconformidad no nos interesa.

♦ Si puede, acérquese un poco más a la persona usuaria, trate de inclinar su cuerpo

un poco hacia delante. Con esto, también demuestra interés, en lo que está

diciendo.

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♦ No cruce los brazos sobre su pecho, porque está demostrando, al menos

subconscientemente, que está en desacuerdo con la persona que habla.

♦ Si es posible, no se coloque totalmente frente a frente con la persona usuaria,

prefiera ubicarse ligeramente de lado, en ángulo. Debido a que es más fácil

“discutir” con alguien que está de frente, que con alguien que está de lado.

♦ Cuide el tono de su voz, recuerde que muchas veces no cuenta tanto lo que

decimos, sino cómo lo decimos, proyecte siempre un tono respetuoso.

♦ Y si la persona eleva la voz, ¡baje la suya! se necesitan dos para discutir.

Artículo 39: Atención a la Persona Usuaria en Equipo.

Las personas usuarias perciben si en las organizaciones todos trabajan a un mismo

ritmo, se comportan y actúan de la misma manera, por ello, la atención y el servicio a

la persona usuaria es un asunto de trabajo en equipo.

Nos necesitamos unos a otros, tanto dentro de la oficina, como entre oficinas, nos

apoyamos y así nos proyectamos a las personas usuarias.

Al atender a la persona usuaria considere:

♦ No tenemos experiencia en todo, necesitamos que en el equipo hayan personas

especializadas en una materia, distinta de otras.

♦ La filosofía del trabajo en equipo en el servicio a la persona usuaria incluye

también, apoyar y proteger la imagen y la dignidad de los miembros y con ello, la

imagen de la Municipalidad de Liberia.

♦ Si no conoce la respuesta ante una solicitud de la persona usuaria, es preferible

buscar la ayuda de otra persona.

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Recomendación: Nunca es bien visto decir “No sé”, es mejor decir: “En este

momento no cuento con suficiente información para responder su pregunta, pero

permítame investigar o buscar alguien que le pueda ayudar”. Esto es preferible a

confundir a la persona usuaria y tal vez arriesgarse que la persona se vaya mucho

más inconforme.

♦ Nunca contradiga a un compañero delante de una persona usuaria, llámelo aparte

e indiquele el error. Procure apoyarlo y darle su lugar, pero no discuta nunca

delante de la persona usuaria.

♦ Si tienen que salir juntas a atender a una persona usuaria, póngase de acuerdo en

cuál va a ser el papel de cada uno, para que nunca haya contradicciones o se

proyecte una imagen de equipo poco profesional.

♦ Nunca hable mal del personal municipal ante una persona usuaria, si lo hace,

estará deteriorando su propia imagen, la percepción de buen servicio y de la

Municipalidad de Liberia.

CAPÍTULO IX: LA PERSONA USUARIA INTERNA.

Artículo 40: Cada personal está en atención y servicio de las personas usuarias, no

importa si no atiende a personas externas de la Municipalidad de Liberia directamente,

no obstante todos atendemos a la persona usuaria interna.

Se trata de una Cadena de Valor, por medio de la cual, al brindar el mejor servicio al

personal de trabajo, facilita que el eslabón final, la persona usuaria reciba un servicio

de excelencia.

Por eso el personal debe:

♦ Esforzarse por atender, en forma ágil y dinámica, un requerimiento de servicio

de otra persona o una unidad, donde quiera que se encuentre.

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♦ Distribuir información necesaria para dinamizar el proceso, en forma oportuna y

por los canales más adecuados.

♦ Llevar al día su trabajo, considerando que éste incide sobre el resultado final de

los procesos.

♦ Hacer esfuerzos por lograr una mayor camaradería y buenas relaciones

interpersonales entre todos los procesos y unidades.

♦ Impulsar el trabajo en equipo y otorgar la debida importancia al aporte de todos

los miembros del equipo.

♦ Proponer ideas y soluciones a situaciones que ayudan a mejorar el servicio a la

persona usuaria.

♦ Tratar a todas las personas con amabilidad y cortesía.

CAPITULO X: DISPOSICIONES FINALES.

Artículo 41: Vigencia. Este manual entrará a regir una vez que sea aprobado por el

Concejo Municipal de Liberia.