Manual de normas y procedimiento para el trámite y otorgamiento de viáticos

Manual de Normas y Procedimiento para el Trámite y Otorgamiento de Viáticos

Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-002-2016 de fecha 26-01-2016

Aprobado en Resolución Nº C.M.E.B. 009-2016

Sección: Asunto:

CONTENIDO

I Introducción

II Aspectos Generales: Matriz Estratégica.

II Aspectos Generales: Base Legal

III Aspectos Generales: Objetivos y Alcance

IV Aspectos Generales: Normas Generales

V Aspectos Específicos: Procedimientos

VI Aspectos Específicos: Descripción de los

Procedimientos

VII Anexo

Formato de Solicitud de Viático

Glosario de Términos

Sección: Asunto:

INTRODUCCIÓN

3

Los viáticos son recursos asignados a los servidores públicos para que en el desempeño de sus

funciones puedan trasladarse por un período determinado a un lugar distinto al de su

adscripción. Dichos recursos cubrirán los gastos por concepto de alimentación, hospedaje y

gastos menores inherentes al viaje. Estos gastos son objeto de rendición de cuenta por parte de

quienes lo reciben.

Estos gastos requieren de erogaciones de recursos públicos, los cuales deben ser utilizados

de forma eficiente, haciendo que los mismos sean utilizados de forma transparente, siendo

objeto de la rendición de cuenta correspondiente. Es por ello, que su control y seguimiento

es fundamental, lo cual es posible por medio de la implantación de un Manual de Normas y

Procedimiento de normalice la materia.

El presente documento es una herramienta de control interno que pretende optimizar el

uso de los recursos dirigido para el pago de viático de los trabajadores y trabajadoras de la

Contraloría del municipio Eulalia Buroz.

El presente manual está conformado por:

Una primera sección que contiene los ASPECTOS GENERALES del Manual. En este se

menciona la matriz estratégica de la Contraloría Municipal, la base legal que sustenta el

documento, los objetivos y alcance y las normas generales que rigen la solicitud y aprobación

de los viáticos.

La segunda sección que contiene los ASPECTOS ESPECÍFICOS del Manual. Es esta se

mencionan sobre los procedimientos para solicitar y aprobar los viático solicitados, así como la

descripción de los mismos.

La última contiene el anexo, que corresponde a la presentación de la planilla para efectuar la

solicitud de los viáticos, así como el glosario de términos.

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES MATRIZ ESTRATÉGICA

4

VISIÓN

Constituirse como el Órgano de Control externo municipal más importante del estado

Bolivariano de Miranda, más por sus resultados, que por su tamaño; siendo modelo de

gestión basados en valores de honestidad, transparencia, ético-morales, profesionalismos e

imparcialidad. Teniendo capacidad de respuesta oportuna en favor del municipio, de sus

Instituciones y de sus ciudadanos; que permita alcanzar el máximo nivel de eficiencia,

transparencia y beneficios del uso de los recursos públicos. Todo ello, acompañado del

respeto a la leyes y el celosos cumplimiento de las mismas, integrando además, al poder

popular en la consagración del Control Social como mecanismo de expresión de la

Democracia Participativa y Protagónica.

MISIÓN

Somos partes importante del Poder Ciudadano; integrantes del Sistema Nacional de

Control Fiscal. Nuestro objetivo trascendental es servir a la sociedad y a sus ciudadanos,

garantizando el logro de la ética pública y la moral administrativa, mediante la correcta

gestión del patrimonio público municipal de los órganos, entes y demás grupos sociales que

conforman el Municipio Eulalia Buroz, basado en la excelencia, profesionalismo, ética,

responsabilidad, honestidad y lealtad, para lo cual brindamos asesoría integral, apoyo

institucional, control, seguimiento, examen, vigilancia y fiscalización de los

procesos de ingresos, gastos y bienes municipales que ejecutan los sujetos objetos

de nuestro control, coadyuvamos en el fortalecimiento de la capacidad del municipio para

que en este se ejecute eficazmente sus funciones de gobierno. Tenemos el imperativo

categórico de sancionar a los responsables de los hechos que atenten contra la ética

pública y la moral administrativa, ofreciendo todas las garantías para el ejercicio del

debido proceso y el derecho a la defensa, apegados estrictamente a la objetividad e

imparcialidad.

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES MATRIZ ESTRATÉGICA

5

VALORES

Excelencia: Hacerlo cada vez mejor, con espíritu de superación, apostando a la

innovación y al cambio constante. Dejando huella palpable en la sociedad, que

permita a la misma el mayor grado de felicidad posible.

Profesionalismo: Es el compromiso para la entrega total a lo que se hace, buscando

la calidad del servicio, preparándose constantemente para ello, entendiendo que el

control fiscal es una actividad fundamental para la sociedad.

Ética y Honestidad: Como imperativo categórico es apegarse ante cualquier

circunstancia a las normas morales que rigen las acciones humanas y que intenta

identificar el valor del bien, su naturaleza y su relación con otras virtudes.

La Honestidad, es por su parte, actuar según se piensa y se siente, buscando la

justicia, la verdad y el honor, comportando la acción a la estricta moral individual y

colectiva.

Responsabilidad. Es saber y aceptar que podemos responder por lo que hacemos o

dejamos de hacer. Más estrictamente, la responsabilidad implica que el servidor

público actúa de forma consciente, que elige el curso de acción a seguir y que puede

asumir las consecuencias que se siguen de su acción.

Lealtad. Impone para nuestros servidoras y servidores públicos, la obligación de

respetar el ejercicio legítimo de las funciones encomendadas a otras instituciones; de

ponderar, en el ejercicio de las funciones propias, la totalidad de los intereses

públicos implicados, y la fidelidad, constancia y solidaridad para con nuestro Órgano

de Control.

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES BASE LEGAL

Nº INSTRUMENTO G.O. FECHA

6

1 Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela

Ext. 5.908 19/02/2009

2 Ley Orgánica de la Contraloría General de la

República y del Sistema Nacional de Control Fiscal

Ext. 6.013 23/12/2010

3 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos Ext. 2.818 01/07/1981

4 Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las

Trabajadoras

Ext 6.076 30-12-2012

5 Decreto con Rango, valor y Fuerza de Ley de

Reforma de la Ley Orgánica de Administración

Financiera del Sector Público

Ext 6.154 19-11-2014

5 Ley de estatuto de la Función Pública 37.522 06-09-2002

7 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal

39.240 12/08/2009

Reglamento Nº 1de la Ley Orgánica de

Administración Financiera del Sector Público

Ext 5.781 12-08-2005

Decreto Nº 1.604 Sistema de Viáticos para los

Servidores y Servidoras Públicos al Servicio de la

Administración Pública

40.599 10-02-2015

8 Reglamento Interno de la Contraloría del Municipio

Eulalia Buroz

Resolución 026-

2015 GOM Nº

079/11/11/2015

11-11-2015

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES OBJETIVO Y ALCANCE

7

OBJETIVO

Establecer el procedimiento que regirá las

actividades relacionadas con la solicitud y

otorgamiento de viáticos nacionales

aplicable al personal de la Contraloría del

municipio Eulalia Buroz, con el fin de

servir como un instrumento de

información, decisión y control.

ALCANCE

Dirigido al personal de la Dirección de

Administración Integral así como a los

responsable de las distintas dependencia

que conforma a la Contraloría del

municipio Eulalia Buroz, las cuales tienen

el deber de llevar a cabo las distintas

actividades descritas en este manual

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES

8

Con la finalidad de precisar determinados aspectos, se establecen las siguientes normas

generales que respaldan el proceso de Solicitud y Otorgamiento de Viáticos Nacionales

aplicable al personal de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz

1.- El Contralor o Contralora será la única persona, que junto con el o la encargada

(o) de la Dirección de Administración Integral tenga la potestad de aprobar, o no,

los viáticos que son formalmente solicitado por los trabajadores y trabajadoras de

la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.

2.- El encargado de la Dirección de Administración será el, o la, responsable de que

los elementos de control que conforman el procedimientos para la solicitud y

otorgamiento sean de estricto cumplimiento, velando por que los soportes

documentales que conforman el expediente del viático estén totalmente apegado

al cumplimiento de los principio ético y morales.

3.- Se considerarán viáticos las asignaciones monetarias o valor diario que los

funcionarios, funcionarias, obreros u obreras reciban para el cumplimiento de

servicios institucionales fuera de su lugar habitual de trabajo. Dichas asignaciones

serán en moneda corriente de curso legal asignadas a fin de sufragar los gastos de

transporte, alimentación y/o alojamiento.

4.- Para los efectos del cálculo de los viáticos, los mismos tendrá como punto de

partida la sede de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, ubicada en

Mamporal, estado Bolivariano de Miranda.

5.- Solo se pagará viático si la distancia recorrida por el trabajador o trabajadora es

igual o superior a los cuarenta kilómetros (40 km) de recorrido, medido desde la

sede de la Contraloría Municipal.

6.- Los trabajadores o trabajadoras que requieran disponer de viáticos debe realizar la

solicitud de los mismos con por lo menos tres (3) días de anticipación a la

Sección: Asunto:


9

ocurrencia del evento que lo justifica. De no hacerlo en este plazo, el trabajador o

trabajadora no será beneficiario del mencionado pago, estando igualmente

obligado a cumplir con la misión, actividad o tarea encomendada. Ahora, bien se

exceptúa este plazo, si la misión, actividad o tarea a realizar es urgente o surgió de

forma imprevista. Esa situación será dilucidada por el Contralor o Contralora,

previa solicitud de la Dirección de Administración Integral. De los resultados debe

informa el Director o Directora de Administración Integral al personal interesado.

7.- Los responsable de las distintas dependencia que conforma la estructura

organizacional de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, junto con la

Dirección de Administración Integral deben velar por la correcta implantación y

aplicación de los establecido en la presente normas, que regula la solicitud y

otorgamiento de los viáticos a todos aquellos trabajadores que, cumpliendo una

misión, funciones o tareas encomendadas, representan a la Institución en

diferentes instancia y organismo. También se considera una misión, función o

tarea encomendada, las actividades académicas de formación, sean ellas talleres,

cursos, charlas, coloquios, etc., que el órgano contralor haya decidido ofrecer a sus

trabajadores y trabajadoras.

8.- Si la actividad encomendada al trabajador o trabajadora, sea ella en representación

de la Contraloría Municipal, o una actividad de formación académica, no fue

realizada, debe obligatoriamente el receptor del viático devolver los recursos

recibido en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, en la cuantía exacta

que le fueron entregado. Dicho reintegro debe efectuarse por medio de depósito

bancario en la cuenta corriente que señale la Dirección de Administración Integral.

Se considera una falta grave el incumplimiento de esta norma y puede ser

un causal de destitución o remoción del cargo, previa observancia de los

extremos legales que este tipo de medidas disciplinaría exige.

Sección: Asunto:


10

9.- Para el otorgamiento de los viáticos al personal de la Contraloría del municipio

Eulalia Buroz deberá cumplirse con los criterios de racionalidad, austeridad,

transparencia y rendición de cuenta del manejo de los recursos financieros

destinados para tal fin.

10.- Se otorgarán viáticos, única y exclusivamente al personal de la Contraloría

Municipal, a quien se le encomiende el cumplimiento de actividades académicas y

administrativas de carácter oficial, actividades sindicales y actividades deportivas

en las cuales represente a algún equipo de la Contraloría Municipal.

11.- Se entenderá por actividades académicas las inherente al proceso formativo que

propenda a fortalecer las habilidades, destrezas y competencias de los trabajadores

y trabajadoras de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.

12.- Se entenderá por actividades administrativas las derivadas de aquellas cuyo

cumplimiento permita el cumplimiento de la misión de la organización., así como

de sus planes estratégicos y operativos. De igual forma, serán parte de esas

actividades las que hagan posible que la Contraloría Municipal cumpla con los

Principios de Rendición de Cuenta, Legalidad, Transparencia y Cooperación entre

otros. Otras que considere la máxima autoridad como actividades administrativas

serán tomadas como tal.

13.- Los gastos ocasionados por la realización de actividades académicas y

administrativas, deberán estar plenamente justificados con los soportes suficientes.

14.- Se deberán otorgar viáticos exclusivamente por los días estrictamente necesarios

para que el personal efectúe la gestión institucional encomendada o por los días

que exija la formación académica.

15.- Cuando el trabajador o trabajadora inicie la actividad con posterioridad o la

concluya antes a la fecha prevista, deberá reintegrar a la Dirección de

Sección: Asunto:


11

Administración Integral, el remanente de la asignación por concepto de viático

diario, dentro de los tres (3) días hábiles a partir de la fecha de su regreso.

16.- Los trabajadores o trabajadoras de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz

que sean beneficiario del pago de viáticos, debe rendir cuenta del uso de los

mismos ante la Dirección de Administración Integral, presentando los soportes

correspondientes en un lapso no mayor de tres (3) días hábiles contados a partir a

su reincorporación a sus labores rutinarias. La inobservancia de esta norma

autoriza a la Dirección de Administración Integral a descontar de la

nómina el monto entregado, en la siguiente quincena de pago inmediatamente a

la fecha de reincorporación del trabajador o trabajadora. Debe efectuar el

descuento total si el monto a deducir es igual o inferior al treinta por ciento (30%)

del monto neto a pagar al trabajador o trabajadora. De ser superior debe

descontarse en la siguiente quincena de pago, siempre observando el porcentaje

ante señalado. De esta situación debe informarse al Contralor o Contralora

Municipal.

17.- Es responsabilidad de la Dirección de Administración Integral verificar la

existencia de suficiente DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA Y

FINANCIERA para el pago de los viáticos. En tal sentido, la solicitud de viático

que deba aprobar el Contralor o Contralora Municipal debe tener anexo el

documento que de fe de esas certificaciones, las cuales deben ser emitidas,

firmadas y selladas por la dependencia antes mencionada.

18.- Para el pago de los viáticos debe emitirse la correspondiente orden de pago y el

comprobante de pago, que permita la entrega de cheque al beneficiario o depósito

en su cuenta nómina, previa autorización de la máxima autoridad.

Sección: Asunto:


12

19.- En caso de requerir traslado por vía aérea, la Dirección de Administración

Integral será la responsable del trámite, adquisición y entrega del mismo,

informando de la gestión al Contralor o Contralora Municipal.

20. Si el trabajador o trabajadora que posee vehículo propio y lo utiliza para

trasladarse en el cumplimiento de la misión, función, actividad o tarea

encomendada por la Contraloría del municipio Eulalia Buroz recibida el monto

máximo correspondiente al pago de transporte, sin que debe anexar documentos

que justifique ese rubro del gasto en particular al momento de rendir cuenta. Sin

embargo, en este caso, el beneficiario debe señalarlo previamente en el formato de

“Solicitud de Viático”.

21.- En cuanto a las asignaciones para el concepto de alimentación, serán canceladas

cuando la actividad que lo origina deba realizarse fuera del domicilio y lugar

habitual de trabajo en un período mayor de cuatro (4) horas del, o, los días

correspondiente. Esa consideración será responsabilidad de la Dirección de

Administración Integral.

22.- Para atender los gastos de alimentación, los mismos deben ocurrir en el siguiente

horario:

- Desayuno: Si el viaje cubre las horas ante de la 9: a.m.

- Cena: Si el viaje cubre las horas después de la 6: p.m. en adelante.

23.- Adicionalmente, se pagará la CENA si el trabajador o trabajadora debe

pernoctar en hotel, posada u otro tipo de albergue privado. En tal sentido, debe

presentar la factura a la Dirección de Administración Integral en los tres (3) días

hábiles siguiente a su reincorporación cotidiana a sus labores. Este procedimiento

debe ser aprobado previamente por la máxima autoridad.

Sección: Asunto:


13

24.- Los montos a pagar por el concepto de viáticos, serán cancelados de

conformidad con la unidad tributaria vigente a la fecha que se origine el pago.

25.- No se deberá cancelar ningún viático que no cuente con las debidas

autorizaciones.

26.- La Dirección de Administración Integral no deben otorgar viáticos al trabajador

que disfrute de su período vacacional o se encuentre de reposo o bajo cualquier

tipo de permiso o licencia.

27.- Los trabajadores y trabajadoras a quienes se le otorgue viáticos deberán rendir

cuenta a la Dirección de Administración Integral sobre el uso de los mismos. Esa

rendición debe ocurrir dentro de los tres (3) días hábiles a su reincorporación al

trabajo. Luego de transcurrido este lapso, la Dirección Administración Integral

cerrará el caso y procederá a efectuar los preparativo necesarios para el descuento

en nómina del monto entregado al trabajador o trabajadora. De ello debe informa,

por escrito, obligatoriamente al Contralor o Contralor Municipal y al Auditor

Interno para su conocimiento.

28.- Los soportes que justifiquen el pago por concepto de viáticos y su posterior

rendición de cuenta, deben estar constituido por facturas y demás documentos

originales, salvo las copias de los certificados por el curso realizado y copia de los

oficios recibidos, de ser el caso. Por vía de excepción, el Contralor o Contralora,

podrá autorizar que los soporte que respalda los gastos cubiertos por lo viáticos,

sean sustituida por una exposición de motivo suficientemente detallada, emitida

por el trabajador o trabajadora, en el cual se explique cómo fueron utilizados

los recursos y las razones por la cual se le imposibilita entregar los soportes que se

requieren. Esa exposición de motivo debe tener adjunto evidencia documental de

los resultados de las actividades que generaron la entrega del viatico. La respuesta

que ofrezca la máxima autoridad, en respuesta a la solicitud efectuada por el

Sección: Asunto:


14

trabajador o trabajadora, debe realizarla por escrito y debe anexarse en el

expediente de pago del viático.

29.- Las cantidades percibidas de conformidad con las previsiones del presente

manual no se calcularán para efectos de sueldos, y salarios, vacaciones,

bonificaciones de fin de año, cálculos de prestaciones sociales, pensiones de

jubilación y demás beneficios económicos.

30.- La Contraloría del municipio Eulalia Buroz podrá asumir directamente la

contratación de cualquiera de los servicios a que hace mención el presente manual,

supuesto en el cual sólo le será asignado al trabajador o trabajadora la cantidad en

bolívares, previo los conceptos de viáticos que no asuma directamente el

mencionado Órgano Contralor.

31.- La decisiones tomada por la Dirección de Administración Integral con respecto

al descuento en nómina de los viáticos dejados de rendir, o rendidos de forma

insatisfactoria puede ser revisas por el Contralor o Contralora Municipal, siempre

y cuando él o trabajadora que se sienta afectada haga una solicitud de la revisión

de su caso por escrito, señalando los motivos por los cuales considera que la

decisión tomada resulta errónea. La solicitud debe venir acompañada de las

evidencias que sustente la defensa del trabajador o trabajadora. La máxima

autoridad deberá informar por escrito en un lapso no mayor de cinco (5) días

hábiles. Si en ese periodo ocurre el pago de la nómina se suspenderá la medida de

descuento hasta la próxima oportunidad de pago. De ratificarse la medida, el

Contralor o Contralora ordenará el descuento de la nómina.

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS PROCEDIMIENTOS

15

OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la solicitud y otorgamiento de los Viáticos nacionales para

el personal de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, que debe desempeñar sus

funciones en sitios distintos a su lugar habitual de trabajo

UNIDADES INVOLUCRADAS

Dirección de Administración Integral

Dependencias de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz

NORMAS ESPECÍFICAS

1.- El otorgamiento de los viáticos para los trabajadores y trabajadores de la Contraloría del

municipio Eulalia Buroz, serán autorizados por su máxima autoridad siempre y cuando

se cumpla cabalmente con las normas y procedimiento del presente manual.

2.- Lo viáticos se pagará por medio de la emisión de órdenes de pago y entrega de cheque,

o, de ser posible depósito en la cuenta nómina el trabajador o trabajadora solicitante. El

pago a través de la “CAJA CHICA”, será por vía de excepción por autorización

previa del Contralor o Contralora Municipal. Esta modalidad se utilizará en caso de

emergencia que ponga en riesgo los intereses de la Contraloría Municipal. En todo caso,

sea el pago realizado con cheque, depósito en cuenta nómina, o, por excepción caja

chica, debe cumplirse con el procedimiento descrito en este documento normativo.

Sección: Asunto:


16

3.- El otorgamiento de los viáticos serán para cubrir exclusivamente los gastos de desayuno

y cena, transporte y hospedaje. El monto máximo a pagar por esos conceptos será de

acuerdo a la siguiente tabla:

Se entiende que el pago de la cena, ocurrirá si el trabajador o trabajadora, si el viaje

cubre las horas después de la 6: p.m. en adelante o si la actividad requiere pernocta, con

el consecuente hospedaje. Se entiende, que siendo un límite máximo a pagar el

Contralor o Contralora Municipal tiene la potestad de pagar montos menores a

los establecidos en el cuadro anterior, ello en función a la naturaleza de cada misión

encomendada y las posibilidades presupuestaria y financiera de la Contraloría del

municipio Eulalia Buroz.

4.- Para la aprobación de la solicitud de viáticos, la misma deberán estar autorizados por el

funcionario de mayor jerarquía de la Unidad Solicitante.

5.- Deberá ser cancelado por concepto de viático, los gastos de alojamiento, alimentación, y

transporte generados por el trabajador que realice actividades fuera de su sitio de trabajo

en funciones académicas y administrativas de carácter oficial, sindical y/o deportivo. En

cada uno de los casos mencionado, las acciones realizadas deben ser en representación

de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.

Sección: Asunto:


17

6.- En caso de que el trabajador o trabajadora decida utilizar su vehículo, la Contraloría del

municipio Eulalia Buroz no asumirá ningún daño, avería o desperfecto que el mismo

sufra en durante el día o los días que justifica el pago del viático.

7.- Los viáticos entregados a los trabajadores y trabajadoras, para que los mismos realicen

actividades de formación académica, deben ser respaldados con los soportes que

justifiquen el gasto y la copia del certificado o documento que demuestren la realización

de la actividad formativa. Dichos soportes deben ser parte del expediente de pago. En

los casos de que la actividad desarrollada haya sido para cumplir funciones asignada por

la Contraloría Municipal, debe ser anexado al expediente de pago el o los documentos

generados por esa asignación (ejemplo: copia del o los oficios recibos, de ser el caso).

8.- Todos los soporte que justifiquen el pago de los viáticos y la rendición del mismo deben

estar archivado en el expediente de pago.

9.- Una vez que el trabajador o trabajadora beneficiario del viático ha rendido cuenta del

uso del mismo, la Dirección de Administración Integral debe emitir un finiquito, el cual

un (1) original se entregará al trabajador o trabajadora, una copia se le entregará al

Contralor o Contralora Municipal y la otra copia se incorporará la expediente de pago.

Esta última copia debe contener la firma del beneficiario y de la máxima autoridad como

acuse de recibo.

10.- La Dirección de Administración Integral deberá imputar los gastos por concepto de

vináticos establecidos en este manual, a la partida 4.03.09.01.00 “Viáticos y Pasajes

dentro del País” o por la equivalente s esta que se prevea en el clasificador

presupuestario.

11.- La Dirección de Administración debe llevar un Libro Auxiliar de Control de

Viáticos, que el cual establecerá de forma correlativa los trámites de viáticos realizados

en un período dado. Ese control correlativo, se iniciará con la apertura del ejercicio y

Sección: Asunto:


18

cerrará al culminar el mismo. Ese Libro Auxiliar el cual debe estar debidamente foliado,

debe contener Nº correlativo de la solicitud del viático, datos del solicitante, fecha de

solicitud, fecha de la actividad a realizar, descripción de la actividad, monto a pagar y

fecha de la rendición de los viáticos.

12.- El correlativo que se asentará en el Libro Auxiliar de Control de Viáticos y que

también se colocará en el formato de “Solicitud de Viático” iniciara cada año con el

número 001, siendo el formato el siguiente:

CMEB-DAI-V-XX-XXX-XX

En donde:

CMEB: Sigla de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz

DAI: Dirección de Administración Integral

V: Viáticos

XX: Mes de solicitud del viático.

XXX: Número correlativo de solicitud de viatico para un ejercicio

determinado

XX: Año, por ejemplo 2016, sería 16.

Por ejemplo: CEMB-DAI-V-02-001-16; es el viático número uno (1), solicitado

en febrero del año 2016.

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

19

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACCIÓN

La Dirección de

Administración Integral

Trabajador o Trabajadora

Superior Jerárquico

El Trabajador o

Trabajadora

La Dirección de


1. Entrega al trabajador o trabajadora el formato

de “Solicitud de Viático”.

2. Llena completamente el formato, informando

razones que exigen el beneficio del viático,

remitiendo documento que comprueben la

actividad que debe realizar. Entrega a su

superior jerárquico para su revisión y

aprobación.

3. Revisa formato entregado por el trabajador o

trabajadora. En caso de no estar conforme

regresa documento explicando motivo para su

corrección. De aprobar, firma y sella y entrega

a trabajador o trabajadora.

4. Recibe formato autorizado por su superior

jerárquico y entrega a la Dirección de

Administración Integral.

5. Recibe formato de “Solicitud de Viático” para

su revisión y análisis.

5.1. En caso de no estar conforme informa al

trabajador o trabajadora, explicando los

motivos.

Sección: Asunto:


20

La Dirección de


Contralor o Contralora

Municipal

5.2. En caso de estar conforme, verifica si

existe disponibilidad presupuestaria y

financiera. De contar con los recursos

disponibles, informa al solicitante que su

solicitud será tramitada.

6.- Realiza los cálculos, y elabora memorando

dirigido a la máxima autoridad para que este

revise y decida la aprobación, certificando

además, por escrito, la existencia de

disponibilidad presupuestaria y financiera.

7.- Asienta la solicitud del viatico en el Libro

Auxiliar de Control de Viáticos, colocando

el numero correlativo resultante en el formato

de “Solicitud de Viático”.

8. Remite original y copia de memorando,

anexando formato de “Solicitud de Viático”,

con certificación y presupuestaria y financiera,

junto con demás soportes justificativo del

viatico.

9. Recibe memorando, acusa recibo en copia y

la devuelve a la remitente. Verifica el

memorando original y sus anexos.

9.1. En caso de no estar de acuerdo devuelve a

la Dirección de Administración Integral

explicando decisión, para que la misma, de

Sección: Asunto:


21

La Dirección de


El Trabajador o

ser pertinente, tome las medidas

correctivas necesarias. necesaria

9.2. En caso de estar de acuerdo, firma y sella

formato y remite, mediante memorando

(original y Copia) “Solicitud de Viático”,

aprobada.

10. Acusa recibo de memorando y devuelve copia

al remitente. En caso de estar aprobada la

solicitud, procede a elaborar la orden de pago

y el comprobante de pago (cheque). Dicha

orden de pago y comprobante de pago deben

tener anexo todos los documentos generados

en el procedimiento.

11. Llama y entrega cheque al trabajador o

trabajadora, quien debe firmar y colocar

huella dactilar en orden de pago, recibo de

pago y/o comprobante de pago.

12. Archiva los documentos generados por este

procedimiento.

13. Recibe el cheque, firmando y colocando su

huella dactilar previamente a la orden de

pago, recibo de pago y/o comprobante de

pago.

14. Hace efectivo el cheque y ejecuta las tareas o

Sección: Asunto:


22

La Dirección de


misión encomendada, en nombre de la

Contraloría Municipal.

15. Una vez culminada la misión, tarea o

actividad encomendada procede a efectuar la

rendición de cuenta del gasto de los viáticos

ante la Dirección de Administración Integral.

16. Recibe del trabajador o trabajadora los

documentos que soportan los gastos

cubiertos por el viático: facturas originales,

copia del boleto del transporte, pasajes, copia

del certificado para los caso de actividades de

formación académica, entre otros.

16.1. En caso de estar conforme elabora

“Acta de Terminación”, firmándola y

sellándola, remitiendo dicho documento

al Contralor o Contralora, junto con

expediente para su aprobación,

definitiva mediante firma y sello.

16.2. En caso de no aprobar, explica las

razones y devuelve documentos al

trabajador o trabajadora, informándole

que el monto le será descontado del

pago de su nómina. De ocurrir esto,

debe remitir al Contralor o Contralora

memorando informando le situación,

quien debe aprobar decisión.

Sección: Asunto:


23

Contralor o Contralora

Municipal

La Dirección de


17. En el caso 16.1., recibe “Acta de

Terminación”, junto con expediente,

revisa y analiza. De estar de acuerdo,

firma y sella. Devuelve documento y

expediente a la Dirección de

Administración Integral. De estar en

desacuerdo devuelve al remitente para

que tome las medidas pertinentes.

18. En el caso 16.2 revisa y analiza razones

de la toma de decisión de la Dirección de

Administración Integral. En caso de estar

de acuerdo aprueba el descuento de

nómina, mediante memorando. En caso

contrario informa, mediante memorando,

del hecho.

19. Recibe y acusa recibo de la comunicación

del Contralor o Contralora Municipal. De

la decisión definitivamente tomada

informa al trabajador o trabajadora y

ejecuta las acciones derivadas de la

decisión.

Sección: Asunto:

ANEXO INTRUCTIVO PARA LLENADO DE FORMATO “SOLICITUD DE VIÁTICO”

26

OBJETIVO

Servir como herramienta la sistematización de la información necesaria para la solicitud,

trámite, aprobación y entrega de los viáticos solicitados por los trabajadores y trabajadoras de

la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.

PREPARACIÓN

El formato “Solicitud de Viático”, debe ser entregado por la Dirección de Administración

Integral a los trabajadores y trabajadora que requieran que vayan a cumplir con alguna misión,

actividad o tarea en representación de la Contraloría Municipal, en una localidad cuya distancia

sea igual o mayor a los cuarenta kilómetros (40 km) medido desde la sede de este órgano de

control fiscal.

Debe el solicitante llenarlo íntegramente, firmarlos, ser aprobado por su superior jerárquico,

para posteriormente entregarlo a la Dirección de Administración Integral para su

procesamiento.

DATOS A INDICAR EN EL FORMUARIO

1.- Nº: Este espacio debe ser llenado por la Dirección de Administración Integral, el cual es un

número correlativo que obtiene del Libro Auxiliar de Control de Viáticos.

2.- FECHA: La fecha en la cual se llena el formulario (Debe hacerse con por le menos días de

anticipación del evento que lo justifica). Indique día, mes y año.

3.- APELLIDOS: El solicitante debe escribir su primer apellido e inicial del segundo.

4.- NOMBRES: Debe colocar bu primer nombre y la inicial del segundo.

5.- CÉDULA: Colocar su número de cédula de identidad.

6.- DEPENDENCIA: En esta casilla escribe el nombre de la dependencia en la cual labora.

7.- CARGO: Señala el cargo que desempeña en la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.

8.- LOCALIDAD DE LA ACTIVIDAD: El solicitante informa el lugar en el cual

desarrollará la misión, funciones, actividad o tarea encomendada.

Sección: Asunto:


27

9.- FECHA DE LA ACTIVIDAD: Debe señalar la fecha, o las fechas, de ser el caso, en la

que ocurrirá la actividad que originan el viático. Debe indicar, día, mes y año.

10.- HORA DE SALIDA: Señala la hora de salida el día (o los días) que debe realizar la

misión, función, actividad o tarea.

11.- FECHA DE LLEGADA: Informa la fecha que debe reincorporarse a sus labores

habituales, señalando día, mes y año.

12.- DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: El trabajador o trabajadora describe los más

detalladamente posible que tipo de actividad debe realizar. Debe aprovechar el espacio del

recuadro.

13.- ACADÉMICA (Tipo de actividad): Debe marcar con una “X” o tilde, si la actividad

encomendada es un curso de formación académica, un taller, un simposio o cualquier otra

modalidad educativa, que la Contraloría Municipal haya decidido otorgar la trabajador o

trabajadora como parte de su fortalecimiento profesional.

14.- REUNIÓN DE TRABAJO (Tipo de actividad): Debe marcar con una “X” o tilde, si

la actividad ocurre debido a la asistencia a una reunión de trabajo en la cual deba representar

a la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.

15.- LLEVAR DOCUMENTOS (Tipo de actividad): Se marca con “X” o tilde, si la

misión, función, actividad o tarea, corresponde con la entrega de algún documento emitido

por la Contraloría Municipal en los distintos organismos y entes, públicos y privados con

los cuales el órgano de control externo municipal tenga relación.

16.- OTROS (Tipo de actividad): Todo lo que no se enmarque en los puntos 13 al 15 se

registra con “X” o tilde en este óvalo. Esta misión, función, actividad o tarea particular debe

ser señalad en detalle en la descripción (punto Nº 12).

17.- MARCA: En caso de que el trabajador o trabajadora utilice vehículo de su propiedad para

su traslado debe ofrecer información del mismo. En esta casilla debe informar la marca del

vehículo.

18.- MODELO: Debe indicar el modelo del vehículo.

19.- PLACA: Señala el número de placa.

20.- AÑO: Informa el año del vehículo.

Sección: Asunto:


28

21: NOMBRE DEL PROPIETARIO: Escribe en esta casilla del nombre y apellido del

propietario del vehículo.

22.- DESAYUNO: Esta casilla es de uso exclusivo de la Dirección de Administración

Integral. Aquí señala la mencionada dependencia cuál será el monto que entregará al

trabajador o trabajadora para que pague su desayuno. (El beneficiario debe entregar,

posteriormente, original de la factura que justifica este gasto).

23.- CENA: Esta casilla es de uso exclusivo de la Dirección de Administración Integral. Aquí

señala la mencionada dependencia cuál será el monto que entregará al trabajador o

trabajadora para que pague su cena. (El beneficiario debe entregar, posteriormente, original

de la factura que justifica este gasto).

24.- HOSPEDAJE: Esta casilla es de uso exclusivo de la Dirección de Administración


trabajador o trabajadora para que pague su hospedaje. (El beneficiario debe entregar,

posteriormente, original de la factura que justifica este gasto).

25.- TRANSPORTE: Esta casilla es de uso exclusivo de la Dirección de Administración


trabajador o trabajadora para que pague su transporte. (El beneficiario debe entregar,

posteriormente, original de los soportes que justifica este gasto).

26.- TOTAL A PAGAR: Se suma todos los conceptos anteriores y el total en bolívares se

coloca en esta casilla.

27.- OBSERVACIONES SOBRE EL MÈTODO PARA EL CÁLCULO DE LOS

VIÁTICOS: En esta casilla la Dirección de Administración Integral, de ser necesario,

detalla cualquier aspecto que considere relevante para la compresión de la forma como

calculó el monto de los viáticos.

28.- FIRMA DEL SOLICITANTE: El trabajador o trabajadora, que solicita el viático debe

firma el formato de “Solicitud de Viático”, con lapicero de tinta azul o negra.

29.- AUTORIZADO SUPERIOR JERARQUICO: El superior jerárquico una vez analizada

la solicitud, si está de acuerdo con ella firma y sella y la devuelve al trabajador o trabajadora

que este entregue a la Dirección de Administración Integral para su trámite.

Sección: Asunto:


29

30.- APROBADO ADMINISTRACIÓN: Una vez analizada la solicitud, comprobado

veracidad de la información, constatado los elementos que justifican el viático, confirmado

la disponibilidad presupuestaria y financiera y realizado los cálculos pertinentes, procede a

firma y sellar como muestra de autorización para realizar el pago.

31.- APROBADO MÂXIMA AUTORIDAD: En esta casilla, de estar de acuerdo, el

Contralor o Contralora Municipal debe estampar su firma y sello como señal de

autorización del pago.

32.- OBSERVACIONES: En caso de que el Contralor o Contralora tenga alguna

observación o instrucción utilizará esta casilla.

Sección: Asunto:

ANEXO GLOSARIO DE TERMINOS

30

En el presente apartado se presenta la definición de algunos términos utilizados en el presente

documento normativo que permiten tener una precisión común en cuanto a la interpretación

de las normas y procedimientos descritos. El presente glosario no pretende establecer

definiciones académicas, técnicas o científicas de aceptación general, sino que son

mencionados en el marco de las delimitaciones que este Manual pudiera tener.

AÑO FISCAL: Periodo para el que se preparan los presupuestos de ingresos y gastos de la

administración y en el que se devengan los impuestos.

COMPROBANTE DE PAGO: es el documento que acredita la transferencia de bienes, la

entrega en uso o la prestación de servicios.

GASTOS DE TRANSPORTE: es la asignación especial, de carácter temporal destinada a

cubrir los gastos de transporte de los trabajadores y trabajadoras por traslado, ida y regreso, de

una localidad a otra en el desempeño de una misión de trabajo, el cual puede ser: pasaje

terrestre, pasaje aéreo, o pasaje marítimo según sea el caso.

GASTOS DE VIAJE: son gastos por concepto de viáticos, pasaje aéreo, tasa aeroportuaria y

otros gastos, debidamente soportados y autorizados, en que incurre el trabajador o trabajadora

cuando, en el cumplimiento de sus funciones, deba desplazarse de su lugar habitual de trabajo.

VIÁTICOS: Son recursos asignados a los servidores públicos para que en el desempeño de

sus funciones puedan trasladarse por un período determinado a un lugar distinto al de su

adscripción. Dichos recursos cubrirán los gastos por concepto de alimentación, hospedaje y

gastos menores inherentes al viaje. Estos gastos son objeto de rendición de cuenta

LA UNIDAD TRIBUTARIA: Es la medida de valor creada a los efectos tributarios como

una medida que permite equiparar y actualizar a la realidad inflacionaria, los montos de las

bases de imposición, exenciones y sanciones, entre otros, con fundamento en la variación del

Índice Nacional de Precios al Consumidor informado por el Banco Central de Venezuela

(I.N.P.C.).

FACTURAS: Son documentos tributarios que entregan los comerciantes y que detalla la

mercancía vendida su precio unitario, el total del valor cancelado por la venta y forma de pago.

Manual de normas y procedimiento para el trámite y otorgamiento de viáticos

Government & Nonprofit

Transcript of Manual de normas y procedimiento para el trámite y otorgamiento de viáticos