MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS...

Manual de Normas y Procedimientos

Código: 201

Sistema: Diseño

Sub-Sistemas: Sistema de Branding e Identidad Corporativa

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Revisado por:

Antonio Quintero Director Creativo

Aprobado por:

Eduardo Aldrey Director General

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Versión: 1 Fecha: 01/07/10

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Branding e Identidad Corporativa


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INDICE

Introducción 3 Objetivo 3 Responsables 4 Conceptos 5 Documentos utilizados 6 Formularios utilizados 7 Reportes Generados 7 Políticas o Normas de Operación 8 Procedimientos 9 Fase I Desarrollo Conceptual 9 Investigación y Recaudación de Información 9 Análisis de Ambiente 11 Desarrollo conceptual de las Propuestas 11 Presentación de las Propuestas 13 Fase II Documentación Final 14 Elaboración de Documentación Final 14 Revisión y entrega de Documentación Final 16 Fase III Documentación Manual 17 Elaboración de Manual 17 Entrega de Manual 19 Diagramas de Flujo 20

Formularios 27


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INTRODUCCIÓN

El Sistema de Branding e Identidad Corporativa que se describe en este

manual, ha sido definido y mejorado por la empresa I&RS a lo largo de los

años en su búsqueda por desarrollar un producto que aumente las

oportunidades de venta y reconocimiento de sus clientes en el mercado, a

través de la valoración y estandarización de la imagen de marca utilizada en

sus establecimientos, productos y servicios.

El resultado final de este sistema es un Manual Estándar de Identidad

Corporativa cuyo objeto es comunicar la intención, el espíritu y todos los

detalles relacionados a la implantación y producción de cada elemento que

comprende la propuesta.

Este sistema se alcanza a través de un programa de diseño comprendido por

tres fases: Desarrollo Conceptual, Documentación Final y Documentación del

Manual de Identidad Corporativa.

OBJETIVO

Establecer las normas y procedimientos a seguir por el personal de Image &

Retail Solutions C.A. para la ejecución de un Plan de Diseño cuyo objeto es

crear un Sistema de Branding e Identidad Corporativa para un cliente en

particular.


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RESPONSABLES

En el Proceso de Sistema de Branding e Indentidad Corporativa participa

principalmente la dirección Creativa de la empresa. A continuación se

enumeran los cargos que intervienen por Dirección.

Dirección General

Director General

Dirección de Proyectos:

Director de Proyectos

Gerente de Proyectos/Gerente de Proyectos Jr.

Dirección Creativa

Director Creativo

Director de Arte/Director de Arte Jr.

Director de Pre-Prensa

Redactor Creativo


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CONCEPTOS

Branding: Es la creación y manejo estratégico de las Marcas con una

metodología basada en comunicaciones integradas de mercadeo,

desde el desarrollo de las comunicaciones corporativas- Misión, Visión,

Atributos, Valores y Posicionamiento- y su alineación cultural con los

integrantes de la Organización, pasando por la creación del nombre o

identidad verbal, la identidad corporativa y su arquitectura de marca,

hasta lograr una “conexión emocional” con el público, que conduzca a

una efectiva lealtad de marca.

Programa de diseño: Conjunto de actividades que tienen como

objetivo crear un sistema de branding e identidad corporativa cuya

implementación aporte cambios de gran impacto visual a las tiendas,

productos y servicios de los clientes. El programa de diseño de I&RS se

divide en las siguientes fases:

Fase I: Desarrollo Conceptual

Análisis y comprensión de los objetivos, estrategias y ambiente

corporativo que sirve para desarrollar y presentar nuevos

conceptos de valores, atributos, personalidad de marca,

posicionamiento, identidad gráfica y relación entre el nombre de

la empresa y sus marcas comerciales.

Fase II: Documentación Final

Desarrollo de un plan estratégico, artes finales y especificaciones

de los diseños para su producción masiva, previa aprobación de

los nuevos conceptos.


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Fase III: Documentación de Manual

Elaboración de un documento donde se especifica el uso

adecuado de la identidad de marca para asegurar continuidad,

uniformidad gráfica y facilitar la comunicación interna.

Levantamiento fotográfico: Actividad en la cual un equipo de I&RS se

dirige a las instalaciones del cliente con el fin de reunir un conjunto de

imágenes que reflejan la condición inicial de los ambientes, estructuras

o edificaciones a intervenir.

Levantamiento métrico: Actividad en la cual un equipo de I&RS se

dirige a las instalaciones del cliente con el fin de hacer medición de

todas los objetos, estructuras, espacios o edificaciones, necesarias para

desarrollar el proyecto.

DOCUMENTOS UTILIZADOS

Brief: Información o documento donde el cliente expresa sus

requerimientos con respecto a los trabajos requeridos.

Presentación: Charla apoyada en material impreso o digital cuyo

objeto es reflejar al cliente, de la manera más fiel posible, el estado

final de los trabajos contratados.

Arte Final: Presentación definitiva de un trabajo de diseño, tal y como

el cliente lo recibirá. Generalmente, es un archivo electrónico de alta

resolución listo para salir por imprenta.

Boceto o machote: Presentación, lo más fiel posible, de cómo quedará

el trabajo impreso.


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FORMULARIOS UTILIZADOS

Orden de Entrega: Documento que certifica que el cliente ha recibido

de parte de I&RS los materiales solicitados. (Talonario)

Presupuesto: Documento que detalla los precios de cada uno de los

trabajos a realizar y el cual debe ser aprobado antes de emitir la Orden

de Compra.(F-001)

REPORTES GENERADOS

Informe de Desarrollo Conceptual: Documento donde se reúnen todos

los conceptos y propuestas generados por el equipo creativo

encargado de elaborar el proyecto. Es actualizado o modificado, cada

vez que se genera una nueva idea de acuerdo a las observaciones del

cliente, hasta que finalmente es aprobado todo su contenido. Antes de

la aprobación, este documento es llamado Informe Preliminar de

Desarrollo Conceptual.

Manual Estándar de Identidad Corporativa: Juego extensivo y

detallado de los documentos generados durante el desarrollo del

diseño de la propuesta y aprobados por el cliente. Usualmente incluye:

Instrucciones de uso del manual, terminología básica, visión, misión,

valores, atributos de marca, posicionamiento, personalidad, voz y

arquitectura de marca, estrategias comerciales, identificación exterior,

señalética, directrices de papelería, formas y materiales

promocionales, etc.


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POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

Los diseñadores deben visitar el sitio donde se realizarán los trabajos al

menos una vez, para identificar posibles inconvenientes relacionados

con la diagramación y el montaje de los materiales (cajas de luz,

martillos, etc.) a instalar.

El Levantamiento Fotográfico debe incluir fotos de los alrededores del

establecimiento, para poder contextualizar el lugar en el cual se van a

colocar los materiales (cajas de luz, martillos, etc.).

Cuando exista algún inconveniente para tomar fotos de las vistas en las

que se realizaran los fotomontajes, se deben combinar fotos y planos,

buscando recrear la situación de la manera más real posible.

Los fotomontajes deben ser, tanto en perspectivas como frontales,

para poder reflejarle al cliente, con la mayor exactitud posible, la

realidad del trabajo final.


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PROCEDIMIENTOS

1. FASE I: DESARROLLO CONCEPTUAL

1.1. Investigación y recaudación de información:

1.1.1. Director General, Director de Proyectos, Director Creativo:

1.1.1.1. Realiza primer contacto con el cliente, escuchan sus

necesidades y ofrecen posibles soluciones.

1.1.1.2. Procesa información otorgada por el cliente en el brief,

para desarrollar la idea y planificar el desarrollo del

proyecto.

1.1.1.3. Transmite al resto del equipo responsable del proyecto

(Gerente de Proyecto, Director de Arte) los requerimientos

del cliente.

1.1.2. Director de Arte:

1.1.2.1. Realiza estimación de horas de trabajo requeridas para el

desarrollo total de cada proyecto e informa al Gerente de

Proyectos.


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1.1.3. Gerente de Proyectos:

1.1.3.1. Asigna un correlativo al Presupuesto.

1.1.3.2. Realiza la estimación de utilidad del proyecto, de acuerdo

con el número de horas de diseño estimadas y las

cotizaciones solicitadas a los proveedores.

1.1.3.3. Introduce información del cliente y proyecto en sistema.

Elabora Presupuesto (Ver Anexo) y lo discute con Director

de Proyectos.

1.1.4. Director de Proyectos:

1.1.4.1. Revisa Presupuesto.

1.1.4.1.1. Si no está conforme, solicita modificaciones al

Gerente de Proyectos.

1.1.4.1.2. Si está conforme, aprueba.

1.1.5. Gerente de Proyectos

1.1.5.1. Envía Presupuesto al cliente.

1.1.5.2. Si el cliente no está conforme con algún detalle del

Presupuesto, realiza ajustes necesarios y entrega un nuevo

presupuesto a modo de contra-oferta.

1.1.5.3. Recibe Presupuesto con firma de aprobación del cliente y

actualiza en sistema el estatus. Los datos se envían al

Profit.


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1.2. Análisis de Ambiente:

1.2.1. Director de Arte, Gerente de Proyectos:

1.2.1.1. Toman fotos de los diferentes establecimientos del cliente.

1.2.1.2. Realizan entrevistas al personal directivo y gerencial del

cliente.

1.2.1.3. Revisan el material de investigaciones de mercadeo

existentes: propuesta de personalidad de marca,

posicionamiento, voz de marca, comunicaciones y

publicidad en medios.

1.2.1.4. Vuelven a las oficinas de I&RS y ofrece reporte de la

información recopilada al Director de Proyectos.

1.2.2. Director de Proyectos

1.2.2.1. Organiza reunión con todos los miembros del equipo

asignado para el proyecto para analizar la información

recaudada.

1.3. Desarrollo Conceptual de Propuestas

1.3.1. Gerente de Proyectos-Arquitecto/Diseñador

1.3.1.1. Genera propuestas de arquitectura / diseño en función a

las ideas desarrolladas en la reunión.


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1.3.1.2. Carga número de horas de trabajo utilizadas para el

proyecto y marca en el formulario adjunto al expediente

1.3.1.3. Entrega las propuestas al Gerente de Proyecto

1.3.2. Director de Arte

1.3.2.1. Genera propuestas gráficas en función a las ideas

desarrolladas en la reunión.



1.3.2.3. Entrega las propuestas al Redactor Creativo.

1.3.3. Redactor Creativo

1.3.3.1. Revisa los textos contenidos en las propuestas de

arquitectura y gráficas desarrollados por el Director de

Arte y el Gerente de Proyectos:

1.3.3.1.1. Si tiene alguna observación, comunica

correcciones al Director de Arte y/o al Gerente de

Proyectos.

1.3.3.1.2. Si esta conforme, genera propuestas que refuercen la capacidad comunicacional de las imágenes y conceptos desarrollados por el Gerente de Proyectos y Director de Arte y elabora Informe Preliminar de Desarrollo Conceptual e informa al Director de Proyectos.


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1.3.4. Director de Proyectos:

1.3.1.1. Convoca reunión con todos los miembros del equipo

creativo para revisar Informe Preliminar de Desarrollo

Conceptual:

1.3.1.1.1. Si hay observaciones, el equipo creativo realiza

los cambios.

1.3.1.1.2. Si no hay observaciones, convoca reunión con el

cliente para hacer presentación del Informe

Preliminar de Desarrollo Conceptual.

1.4. Presentación de las Propuestas


1.4.1.1. Realiza reuniones semanales con el cliente para presentar

los nuevos conceptos: borrador del reporte estratégico,

bocetos, planos que demuestren las recomendaciones

propuestas, etc. contenidos en el Informe Preliminar de

Desarrollo Conceptual

1.4.1.1.1. Si el cliente no aprueba, el equipo encargado de

desarrollar el proyecto continúa generando ideas

y nuevos conceptos para presentar al cliente.

1.4.1.1.2. Si el cliente aprueba, entrega Informe de

Desarrollo Conceptual y solicita firma en Orden de

Entrega y prosigue la Fase II.


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2. FASE II: DOCUMENTACIÓN FINAL

2.1. Elaboración de Documentación Final

2.1.1. Gerente de Proyectos-Arquitecto/Diseñador

2.1.1.1. Elabora versiones definitivas de las propuestas aprobadas

por el cliente.

2.1.1.2. Elabora cómputos métricos y entrega al Director de

Proyectos para su revisión.



2.1.1.4. Entrega al Director Creativo para su revisión.


2.1.1.2. Elabora versiones definitivas de las propuestas aprobadas

por el cliente.



2.1.1.4. Entrega al Director Creativo para su revisión.

2.1.3. Director Creativo

2.1.3.1. Recibe las versiones definitivas de las propuestas

elaboradas por el Gerente de Proyectos y Director de Arte,

revisa:


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Proyectos. Si no tiene alguna observación,

entrega al Redactor Creativo.

2.1.3.1.2. Si está conforme, genera propuestas que

refuercen la capacidad comunicacional de las

imágenes y conceptos y entrega documentación

al Director de Proyectos.


2.1.4.1. Recibe la versión definitiva de todas las propuestas

(planos, bocetos, prototipos, etc.) y cómputos métricos y

revisa:



Proyectos y/o al Director Creativo.

2.1.4.1.2. Si esta conforme, aprueba y gira instrucciones

para la elaboración de artes finales y cotización

de proveedores.

2.1.5. Director de Arte, Gerente de Proyectos Arquitecto/Diseñador:

2.1.5.1. Entrega al Director de Pre-prensa los archivos definitivos

con instrucciones para generar los artes finales.


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2.1.6. Director de Pre-Prensa

2.1.6.1. Genera los artes finales según instrucciones y entrega los

artes finales al Gerente de Proyectos.

2.2. Revisión y entrega de Documentación Final


2.2.1.1. Recopila todo el material generado por el equipo encargado de

desarrollar el proyecto y coordina reunión con el cliente para la

entrega definitiva de la Documentación Final y Presupuesto de

Producción.

2.2.1.1.1. Si el cliente no está conforme, se realizan los ajustes

necesarios en la Documentación Final.

2.2.1.1.2. Si el cliente está conforme, entrega la

Documentación Final, solicita su firma en la Orden de Entrega y

la archiva en el Expediente del Proyecto. Prosigue Fase III


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3. FASE III: ELABORACIÓN DE MANUAL

3.1. Elaboración de Manual

3.1.1. Gerente de Proyectos Arquitecto/Diseñador

3.1.1.1. Entrega al Redactor Creativo toda la información

relacionada con Arquitectura/Diseño requerida para la

elaboración del Manual Estándar de Identidad

Corporativa.


3.1.1.2. Entrega al Redactor Creativo toda la información

relacionada con Diseño Gráfico requerida para la

elaboración del Manual Estándar de Identidad

Corporativa.

3.1.3. Redactor Creativo

3.1.3.1. Recibe toda la información relativa a las propuestas de

arquitectura y diseño y redacta contenido el Manual de

Identidad Corporativa

3.1.3.2. Entrega contenido del manual al Director Creativo para su

revisión.


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3.1.4. Director de Creativo

3.1.4.1. Recibe contenido del Manual Estándar de Identidad

Corporativa y revisa.

3.1.4.1.1. Si no está conforme, informa las correcciones al

Redactor Creativo.

3.1.4.1.2. Si está conforme, entrega contenido del manual al

Director de Arte para que elabore la presentación del

Manual.


3.1.5.1.Elabora presentación del manual utilizando el contenido

desarrollado por el Redactor Creativo y entrega al Director

de Proyectos.


3.1.6.1. Recibe Manual Estándar de Identidad Corporativa y revisa.

3.1.6.1.1. Si no está conforme, informa las correcciones

correspondientes al Redactor Creativo, Gerente de

Proyectos y/o Director de Arte..

3.1.6.1.2. Si está conforme, aprueba y gira instrucciones para

concertar cita con el cliente y realizar la entrega

formal de Manual de Estándar Identidad

Corporativa.


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3.1.7. Redactor Creativo y Gerente de Proyectos

3.1.7.1. Realizan las correcciones necesarias y entregan al Director

de Arte Creativo.


3.1.8.1. Reciba la nueva información del Redactor Creativo y/o

Gerente de Proyectos, realiza todas las correcciones en el

Manual Estándar de Identidad Corporativa y entrega al

Director de Proyectos para su revisión.

3.2. Entrega de Manual Estándar de Identidad Corporativa


3.2.1.1. Coordina cita con el cliente.

3.2.1.2. Solicita firma del cliente en la Orden de Entrega al

momento de realizar la entrega formal del Manual

Estándar de Identidad Corporativa.

3.2.1.3. Archiva Orden de Entrega en el Expediente del Proyecto


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DIAGRAMAS DE FLUJO


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Versión Fecha:

Cliente Dirección General

Director General Director de Proyectos Director Creativo Redactor Creativo

Elabora presupuesto

No

Si

No Aprueba presupuesto

Si

No

Realiza cambios

Aprueba presentación

Si

No

Aprueba Propuestas

Genera propuestas

comunicacionales

en función de las

ideas

desarrolladas en la

reunión

Genera propuestas de

arquitectura o diseño

en función de las ideas

desarrolladas en la

reunión y entrega al

redactor creativo

Genera propuestas

gráficas en función

de las ideas

desarrolladas en la

reunión y entrega

al redactor creativo

Recibe bocetos y

propuesta,

prepara

Presentación y

muestra al

Director General

para su aprobación

Solicita los servicios

de I&RS

Convoca a un equipo de

profesionales

(Directores de

Proyectos y Creativos)

para hacer reunión con

el cliente y levantar sus

necesidades y

espectativas

Toma fotos

establecimientos del

cliente, realiza

entrevistas al personal

y revisa material de

investigacion de

mercado existente

Toma fotos

establecimientos

del cliente, realiza

entrevistas al

personal y revisa

material de

investigacion de

mercado existente

Organiza reunión con

todos los miembros del

equipo para analizar la

información recaudada.

Realiza estimación

de horas de trabajo

requeridas para el

desarrollo del

proyecto

Realiza estimación de

utilidad generada por

el proyecto de acuerdo

a estimación de horas

de diseño y a

cotizaciones de

proveedores.

Revisa Presupuesto.

Esta conforme?

Solicita cambios o

generación de nuevas

ideas y conceptos al

equipo creativo

Solicita modificar

las propuestas

Recibe presentación

de las Propuestas.

Esta conforme?

FASE I: DESARROLLO CONCEPTUAL

Aprueba

presupuesto

Devuelve

presupuesto

Revisa Presentación.

Está conforme?

Gira instrucciones para

cambios

Dirección de Proyectos

Director de ArteGerente de Proyectos

Dirección Creativa

Recibe

Presupuesto. Esta

conforme?

Hace cambios a

Presupuesto

Envia a cliente

Presupuesto

Transmite información

acerca de

requerimientos del

cliente al resto del

equipo responsable del

proyecto

*

*

*

*

Leyenda:

ActividadDecisiónPrincipio / fin del procesoContinua Siguiente FaseConexión


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FASE II: DOCUMENTACIÓN FINALCliente

Director de Proyectos Director Creativo Redactor Creativo

Aprueba Propuestas

Recibe

Documentación

Final y Firma Orden

de Entrega

Archiva Orden de

Entrega en

Expediente del

Proyecto

Dirección Creativa

Director de Pre-prensa

Elabora Artes

finales y entrega al

Gerente de

Proyectos

Recopila todo el

material generado

por el equipo y

coordina reunión

con el cliente para

hacer entrega de

Documentación

Final

Recibe versiones

definitvas de

propuestas y

revisa

Elabora Plan

Estratégico

Entrega al Director de

Pre-Prensa los archivos

definitivos con

instrucciones para

generar Artes Finales

Dirección de Proyectos

Gerente de Proyectos Director de Arte

Elabora versión

definitiva de las

propuestas aprobadas

y entrega al Redactor

Elabora versión

definitiva de las

propuestas aprobadas

y entrega al Redactor

Leyenda:



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Cliente

Director Proyectos Director Creativo Redactor Creativo

Si

No

Realiza correcciones

Si

No

Realiza correcciones

Realiza correcciones Realiza correcciones

Aprueba

Recibe información

relativa a las propuestas

de arquitectura y diseño

y revisa

Elabora Manual de

Identidad Corporativa y

entrega al Director

Creativo para su revisión

Recibe

Documentación

Final

Entrega al Redactor

Creativo toda la

información

relacionada con

Arquitectura o Diseño

requerida para la

elaboración del Manual

FASE III: ELABORACION DEL MANUALDirección Creativa

Gerente de Proyectos Director de Arte

Recibe Manual

Estandar y firma

Orden de Entrega

Entrega al Director

General para su

revisión

Revisa Manual. Esta

conforme?

Solicita correcciones

al Redactor Creativo

Entrega al Redactor

Creativo toda la

información

relacionada con Diseño

Gráfico requerida para

la elaboración del

Manual

Archiva Orden de

Entrega en Expediente

del Proyecto

Dirección e Proyectos

Solicita

correcciones al

Equipo Creativo

Revisa Manual.

Esta conforme?

Coordina reunión con

el cliente para realizar

la entrega del Manual

Estandar

Leyenda:



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FORMULARIOS


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F-001

Día Mes Año

NÚMERO 23 6 2009

CLIENTE:

GTE. DE PROYECTOS:

ASUNTO:

CONCEPTO MEDIDAS MATERIAL MOTIVO OBSERVACIONES CANTPRECIO

UNIT

TOTAL

ITEM

Martillos suministro de elementos 1 80.000,00 80.000,00

Piso de Ventas suministro de elementos 1 95.000,00 95.000,00

SUB TOTAL

% DE DESCUENTO

TOTAL PRESUPUESTO

Código: F-001

FIRMA FIRMA FIRMA

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Por medio de la presente, le hacemos llegar el siguiente presupuesto correspondiente a :

La producción de elementos de señalización y merchandising para Central Madeirence La California

CONCEPTO

175.000,00

5

Bs 166.250,00 COMENTARIOS

Producción de elementos de señalización y merchandising

PRESUPUESTOFECHA

6409

Sra. Liliana Trejo

Sr. Keller Lugo

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS...

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