Manual de Normas y Procedimientos Fundacite Merida

MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMNISTRATIVOS AREA: CONSULTORA JURDICA Mayo, 2004

CONSULTORA JURDICA

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3.1. PROCEDIMIENTO: Asesoramiento y/o control de las actividades legales de la fundacin. OBJETIVO: Velar que las actividades legales de la fundacin se cumplan con cabalidad y dentro de los requisitos establecidos en la ley.

NORMAS ESPECFICAS: - Consultora Jurdica debe velar por el cumplimiento de todas las leyes, normas o reglamentos que regulan las operaciones y/o actividades de la organizacin. - Se deben atender las consultas por orden de llegada, y aquellas situaciones de urgencia que lo ameritan.

Responsable Accin

Presidencia, Gerencias, Coordinaciones o Unidades

1. Recibe la solicitud de asesoramiento legal (Consultas verbales y escritas) de Presidencia, Gerencias, Coordinaciones o Unidades.

Consultora Jurdica 2. Llena formato denominado: Asesoras legales o el respectivo.

3. Atiende consultas.

4. Elabora asesora por escrito.

5. Saca una (1) copia.

6. Enva al solicitante, debe firmar la copia como recibido.

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3.2. PROCEDIMIENTO: Elaboracin de contratos de personal.

OBJETIVO: Formalizar las relaciones laborales con el personal que va a ingresar en la Fundacin. NORMAS ESPECFICAS:

- Consultora Jurdica debe especificar en el contrato las clusulas que reflejan los deberes y derechos del personal a ingresar, las que se consideren necesarias.

Responsable Accin

Consultora Jurdica

Gerencia de Gestin Interna

Coordinacin de Presupuestos

Secretaria Ejecutiva

1. Recibe la solicitud de la elaboracin de un contrato (esta solicitud deber contener: cargo, tipo de salario, funciones, tiempo de duracin del contrato entre otras especificaciones que se consideren importante).

2. Analiza las especificaciones. 3. Redacta el contrato con tantas clusulas como sea

necesario (esta depender de las especificaciones anteriores).

4. Enva a la Gerencia de Gestin Interna.

5. Revisa y coloca la media firma.

6. Enva a la Coordinacin de Presupuestos. 7. Revisa y elabora la ejecucin financiera. (Ver

Procedimiento: Elaborar la ejecucin financiera del Presupuesto de Gastos de la fundacin. Pg.36 M. N. Y P. P.)

8. Coloca la media firma.

9. Enva a la Secretaria Ejecutiva.

10. Verifica si todas las personas involucradas revisaron el contrato.

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Responsable Accin

Secretaria Ejecutiva 11. Si pas por los canales regulares se llama a la persona que se va a contratar para que firme el contrato; si no se devuelve al lugar donde se detect la falla.

12. La persona a contratar firma el contrato. 13. Lleva al Presidente.

Presidencia


14. Revisa y firma. 15. Saca dos (2) copias del contrato. 16. Archiva una (1) copia en Presidencia y la otra se enva a

Consultora Jurdica. 17. Enva un (1) ejemplar a la Coordinacin de Finanzas y

Contabilidad, otro ejemplar se enva a la Gerencia de Gestin Interna para que archive en el expediente de la persona que se va a contratar (Ver procedimiento: Elaboracin y actualizacin de los expedientes del personal Pg. 43 ) y el ltimo ejemplar se le entrega a la persona que se contrat.

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3.3. PROCEDIMIENTO: Elaboracin de contratos de servicios.

OBJETIVO: Elaborar contratos para recibir servicios con empresas o por honorarios profesionales. NORMAS ESPECFICAS: - Se debe revisar con la empresa a contratar todas las normas relacionadas con los aspectos legales, que se van a incluir en el contrato.

Responsable Accin

Consultora Jurdica 1. Recibe la solicitud de la elaboracin de un contrato (esta solicitud deber contener todas las especificaciones necesarias).

2. Analiza las especificaciones.

3. Redacta el contrato con tantas clusulas como sea necesario (esta depender de las especificaciones anteriores).

4. Saca tres (3) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto y se coloca la media firma.





6. Revisa.

7. Coloca media firma.

8. Enva a la Coordinacin de Presupuestos

9. Elabora la ejecucin financiera (Ver procedimiento: Elaborar la ejecucin financiera del Presupuesto de gastos de la fundacin. Pg. 36 M. N. Y P.P.).

10. Coloca la media firma.

11. Enva a Presidencia.

12. Verifica si todas las personas involucradas revisaron el contrato.

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Responsable Accin


13. Si pas por los canales regulares se llama a la empresa que se va a contratar para que firme el contrato; si no se devuelve al lugar donde se detect la falla.

14. La empresa a contratar firma el contrato.

15. Lleva al Presidente.

Presidencia 16. Revisa y firma.

Secretaria Ejecutiva 17. Saca dos (2) copias del contrato.

18. Archiva una (1) copia en Presidencia y la otra copia se enva a Consultora Jurdica.

19. Enva un (1) ejemplar a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad, otro ejemplar se enva a la Coordinacin de Presupuesto y Servicios Generales y el ltimo ejemplar se le entrega a la persona que se contrat.

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3.4. PROCEDIMIENTO: Preparacin de Dictmenes, Informes y otros documentos de carcter legal sobre aspectos requeridos por las autoridades de la institucin.

OBJETIVO: Preparar dictmenes, informes y otros documentos de carcter Legal que sean solicitados por las autoridades de la Fundacin.

NORMAS ESPECFICAS: - Analizar los requerimientos solicitados de acuerdo con las leyes Vigentes. - Elaborar los informes y los otros documentos de acuerdo con las leyes y

reglamentos vigentes

Responsable Accin

Consultora Jurdica

1. Recibe la solicitud de las autoridades de la fundacin sobre la elaboracin y presentacin de informes o documentos de carcter legal, con sus respectivos requerimientos.

2. Analiza los requerimientos (este anlisis se realizar con las leyes existentes para la resolucin de la misma).

3. Elabora el informe o el documento de carcter legal (dependiendo del requerimiento).

4. Saca una (1) copia del informe o documento de carcter legal elaborado.

5. Lleva el informe o el documento de carcter legal con la respectiva copia a las autoridades solicitantes.

6. Firma la copia del informe o del documento de carcter legal elaborado (la persona receptora del informe).

7. Archiva la copia del informe o del documento de carcter legal.

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3.5. PROCEDIMIENTO: Elaboracin de convenios entre instituciones y dar seguimiento al mismo.

OBJETIVO: Contribuir al desarrollo de la Fundacin, permitiendo mantener continuamente contacto con otros organismos del estado. NORMAS ESPECFICAS: - Revisar peridicamente los convenios elaborados.

Responsable Accin

Presidente 1. Recibe la solicitud para la elaboracin de un proyecto de convenio (deber contener: sugerencia de cual va ser el objeto del convenio y dems datos que se consideren importantes).

Consultora Jurdica 2. Analiza la solicitud (este anlisis se realizar con las leyes existentes para la elaboracin del mismo).

3. Elabora el proyecto de convenio entre instituciones.

4. Enva al Presidente, a la Gerencia, Coordinacin o Unidad que solicit el convenio (esto depender de los requerimientos que se dieron).

Presidente, Gerencia, Coordinacin o Unidad solicitante

5. Discute el convenio con las partes interesadas.

6. Enva a Consultora Jurdica.

Consultora Jurdica 7. Elabora el convenio definitivo (esto depender de lo anteriormente discutido y se elaborarn dos (2) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, si hay relacin financiera se elabora otro ejemplar).


Gerencia de Gestin Interna 9. Revisa y Firma.


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Responsable Accin

Secretaria Ejecutiva 11. Verifica si el contrato paso por los canales regulares, si no paso se remite al lugar donde se detecto la falla; si paso por todos los canales llamar a la persona.

12. Llama a la persona con la que se va a realizar el convenio, para que firme.

13. Firma el convenio.

14. Enva al Presidente

Presidente


Consultora Jurdica

15. Revisa y firma.

16. Saca dos (2) copias del convenio.

17. Archiva una (1) copia en Presidencia y la otra copia se enva a Consultora Jurdica para que realice el respectivo seguimiento.

18. Enva un ejemplar a la(s) persona(s) con quien se hizo el convenio y el otro ejemplar se enva al Presidente, a la Gerencia, Coordinacin o Unidad que realiz el convenio, si hay relacin financiera se enva un (1) ejemplar a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

19. Recibe el convenio y archiva.

20. Revisa peridicamente los convenios elaborados, especialmente las pautas por las cuales se debe regir el mismo

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3.6.- PROCEDIMIENTO: Revisin de convenios de cooperacin ya elaborados.

OBJETIVO: Velar que todas las actividades y/o funciones establecidas en los convenios se cumplan de acuerdo a lo planificado. NORMAS ESPECFICAS:

- Se debe notificar a Consultoria Jurdica en aquellos casos en que exista un incumplimiento contractual por la otra parte. - Se realizar un anlisis con las leyes existentes que estn en vigencia.

Responsable Accin


1. Recibe la solicitud para la revisin de un convenio (junto con el convenio que se debe revisar).

Consultora Jurdica.

2. Analiza la solicitud (este anlisis se realizar con las leyes existentes).

3. Elabora recomendaciones del mismo si es necesario; si no es necesario se firma el convenio como revisado.

4. Enva al Presidente, a la Gerencia, Coordinacin o Unidad que solicit el convenio (esto depender de los requerimiento que se dieron).



Solicitante

5. Discute el convenio con las partes interesadas.

6. Elabora los lineamientos finales.

7. Enva a la parte interesada que elabor el convenio.

8. Informa a los interesados del convenio en Fundacite, para la firma del mismo.

Consultora Jurdica 9. Debe solicitar una (1) copia del convenio.

10. Realiza el respectivo seguimiento.

11. Debe revisar peridicamente los convenios elaborados, especialmente las pautas por las cuales se debe regir el mismo.

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3.7.- PROCEDIMIENTO: Asistencia en materia legal a la fundacin.

OBJETIVO: Representar legalmente a la fundacin cuando as lo requiera. NORMAS ESPECFICAS: - Consultora Jurdica debe analizar los requerimientos de la solicitud, para preparar el caso. - Existen situaciones en donde Consultoria Jurdica debe asistir con personal de la fundacin.

Responsable Accin

Consultora Jurdica 1. Recibe solicitud de la presencia de Consultora Jurdica en asistencia de la Fundacin.

2. Analiza la solicitud.

3.- Prepara el material o el tema a discutir

4. Acude a la Cita Convenida.

5.- Prepara un informe detallando los resultados.

6.- Enva el informe a Presidencia y a la Gerencia involucrada.

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3.8. PROCEDIMIENTO: Revisin de solicitudes de vacaciones.

OBJETIVO: Garantizar solventar esta necesidad del personal en la fundacin. NORMA ESPECFICA - Consultora Jurdica debe recibir la solicitud para las vacaciones del personal.

Responsable Accin

Gerencias, Coordinaciones o Unidades solicitantes

1.- Recibe la solicitud de Vacaciones.

Consultora Jurdica 2.- Analiza la solicitud

3.- Coloca la media firma

4.- Enva a la Gerencia de Gestin Interna (Ver procedimiento: Llevar el control del disfrute de las vacaciones del personal. Pg. 45)

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3.9.- PROCEDIMIENTO: Elaboracin de las Indemnizaciones del personal.

OBJETIVO : Preparar y elaborar las indemnizaciones del personal de la Fundacin. NORMA ESPECFICA: - Consultora Jurdica debe elaborar las indemnizaciones segn lo que indique la ley que rija en ese momento.

Responsable Accin

Gerencia de Gestin Interna 1. Recibe la solicitud para la elaboracin de las indemnizaciones de cualquier trabajador de la institucin (se deber especificar todos los datos necesarios del trabajador)

Consultora Jurdica 2. Analiza la solicitud ( Dependiendo de la ley que rija en ese momento)

3. Busca el expediente del trabajador y la carpeta de todas las nminas.

4. Elabora las indemnizaciones ( Dependiendo del caso, segn lo que indique la ley que rija en ese momento)

5. Firma como elaborado

6. Enva a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

Coordinacin de Finanzas y Contabilidad

7. Revisa y coloca la media firma

8. Enva a la Gerencia de Gestin Interna


9. Revisa y coloca la media firma

10. Enva a la Coordinacin de Presupuestos.


11. Revisa y Coloca la media firma (Ver procedimiento: Elaborar la ejecucin financiera del presupuesto de gastos de la fundacin . Pg. 36 M. N. Y P. P.)


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Responsable Accin

Secretaria Ejecutiva 13. Se verifica si se pas por los canales regulares; si no se pas se remite al lugar donde se detecto la falla.

14. Enva al Presidente

Presidencia

15. Autoriza y Firma

16. Enva a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad (Ver procedimiento: Elaboracin y Gestin de los Pagos de la Fundacin Pg. M. S. y P. C. )

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