MANUAL DE ORGANIZACIÓN · ACTA DE EXAMEN DE GRADO ... Fe de Erratas 28 de mayo de 1982. - Ley para...

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

CENTRO DE INVESTIGACIÓN EN CIENCIA APLICADA Y TECNOLOGÍA AVANZADA

Clave del documento: (b)

Fecha de emisión: 2016-12-16

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE POSGRADO





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CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró(a) Revisó(b) Aprobó(c)

Nombre: Nombre: Nombre:

Firma: Firma: Firma:





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CONTROL DE CAMBIOS

Número de

versión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

00 2016-12-16

Se elabora por primera ocasión el manual de procedimientos del Departamento de Posgrado del Centro de Investigación en Ciencia Aplicada y Tecnología Avanzada con base a la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimiento.





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CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................................. 7

2 PROPÓSITO DEL MANUAL ............................................................................................................................ 8

3 MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO .......................................................................................................... 9

4 RELACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ...........................................................................................................11

5 PROCESO DE ADMISIÓN .............................................................................................................................12

5.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ......................................................................................................13

5.2 DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................................................16

5.3 ANEXOS .......................................................................................................................................................19

6 INSCRIPCIÓN ................................................................................................................................................21



6.3 ANEXOS .......................................................................................................................................................26

7 REINSCRIPCIONES ......................................................................................................................................27

7.1 DESCRIPICIÓN DE LAS ACTIVIDADES .....................................................................................................28


7.3 ANEXOS .......................................................................................................................................................30

8 ALTAS DE ALUMNOS INSCRITOS ...............................................................................................................31



9 ACTAS GRUPALES SICEP (Sistema Integral de Control Escolar de Posgrado) .........................................34



9.3 ANEXOS .......................................................................................................................................................39

10. ACTAS DE REVALIDACIÓN DE CREDITOS O DE ESTUDIO .................................................................40

10.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................41

10.2 DIAGRAMA DE FLUJO ..............................................................................................................................42

11. CREDENCIAL IPN ......................................................................................................................................43





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11.1 DESCRIPICÓN DE LAS ACTIVIDADES ....................................................................................................44


11.3 ANEXOS .....................................................................................................................................................46

12. JUNTA DE COLEGIO .................................................................................................................................47



12.3 ANEXO .......................................................................................................................................................51

13. PROCEDIMIENTO DE BECAS BEIFI ........................................................................................................52



13.3 ANEXOS .....................................................................................................................................................58

14. PROCEDIMIENTO DE BECA TESIS .........................................................................................................61



14.3 ANEXOS .....................................................................................................................................................68

15. PROCEDIMIENTO DE BECAS CONACYT ...............................................................................................69



16. ALTAS DE ALUMNOS AL IMSS ................................................................................................................78



17. ACTA DE EXAMEN DE GRADO ................................................................................................................81


17.2 DIAGRMA DE FLUJO .................................................................................................................................84

18. ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS .........................................................................................................88



18.3 ANEXOS .....................................................................................................................................................91

19. EVALUACIÓN AL SERVICIO PRESTADO ................................................................................................92



20. EVALUACIÓN AL COMITÉ TUTORIAL .....................................................................................................95

20.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDES .........................................................................................................96





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21. EVALUACIÓN DE PROFESORES ............................................................................................................98


21.2 DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................................................100

22. GLORARIO ...............................................................................................................................................101





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1 INTRODUCCIÓN

El presente manual de procedimientos expresa todas las actividades correspondientes al departamento de posgrado de manera ordenada y detallada, sirviendo de guía de procesos de las actividades cotidianas, permitiendo conocer de manera detallada y metodológica las funciones correspondientes, creando un beneficio en la función del puesto y la eficiencia en la labor encomendada. Contempla todo lo relacionado al control escolar con sus respectivos procedimientos a seguir expresados mediante diagramas de flujo e integrando formatos correspondientes a cada actividad. Este formato está sujeto actualizaciones mediante cambios que exija o requiera el departamento, en la modificación de algún proceso será descrita la modificación en la hoja de control de cambio. Cuando se trate de la adición de uno o más procedimientos está será emitida en una nueva acta de expedición. El manual de procedimientos deberá tener una actualización durante un plazo de tres años.





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2 PROPÓSITO DEL MANUAL Tiene la finalidad de facilitar al personal administrativo dando a conocer los procedimientos que se deben seguir en el departamento de posgrado, así como también servir de instrumento de apoyo informativo y mejora para el buen desempeño del departamento, de una manera más clara y específica, optimizando las actividades mediante la guía técnica donde se especifique los procesos a seguir. Permita orientar y facilitar la ejecución de los procesos y/o actividades de operación correspondiente al Departamento de Posgrado de la manera más eficiente y eficaz, mediante la estructuración del manual de acuerdo a los tiempos en los que son emitidos.





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3 MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,

D.O.F. 5-de Febrero de-1917, Última reforma D.O.F. 29 de Enero de 2016. CÓDIGOS INTERNOS - Código de Ética del Instituto Politécnico Nacional.

- Código de Conducta de los trabajadores del Instituto Politécnico Nacional.

LEY

- Ley General de Educación.

D.O.F. 13 de junio de 1193, Última reforma D.O.F. 01 de junio de 2016.

- Ley orgánica del Instituto Politécnico Nacional. D.O.F. 29 de diciembre de 1981, Fe de Erratas 28 de mayo de 1982.

- Ley para la Coordinación de la Educación superior. D.O.F. 29 de diciembre de 1978.

- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. D.O.F. 11 de junio de-2002, Última reforma D.O.F. 9 de mayo de-2016

REGLAMENTO EXTERNO - Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental. D.O.F. 11 de junio de 2003.

- Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública. D.O.F. 21 de enero 2005, Última reforma D.O.F. 8 de febrero de 2016.





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REGLAMENTO INTERNO - Reglamento Orgánico del IPN, Gaceta Politécnica número extraordinario 953 del 31 de

agosto de 2012.

- Reglamento Interno del IPN, Gaceta Politécnica número 599 del 30 de noviembre de 1998, Última reforma de 31 de julio 2004.

- Reglamento de estudios de posgrado del IPN, Gaceta Politécnica número extraordinario 633 del 31 de julio del 2006.

- Reglamento General de Estudios del IPN, Gaceta politécnica 866 Número extraordinario 13 de junio 2011.

- Reglamento de Diplomados del IPN, Gaceta Politécnica Número 938 Bis del 1 de junio 2012.

- Reglamento de Titulación Profesional del IPN, Gaceta Politécnica edición especial 1 de abril de 1992.

- Reglamento General de Becas para Alumnos del IPN, Gaceta Politécnica 938 bis Número extraordinario 1 de junio 2012.

- Reglamento para otorgamiento de Becas de Estudios, Apoyos Económicos y Licencias Gacetas Politécnica 948 Número extraordinario 30 de julio de 2012.

MANUALES

- Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos

Fecha de emisión 27 de agosto de 2012, Última actualización 12 de junio de 2014

- Manual de Organización del Centro de Investigación en Ciencia Aplicada y Tecnología Avanzada y Tecnología Avanzada, Unidad Altamira. Fecha de registro 18 de Abril del 2012.





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4 RELACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

N°

Procedimiento

Clave

1 Proceso de Admisión

2 Inscripción

3 Reinscripciones

4 Alta de Alumnos Inscritos

5 Actas grupales SICEP

6 Actas de Revalidación de Créditos o de Estudios

7 Credencial IPN

8 Juntas de Colegio

9 Procedimiento de Becas BEIFI

10 Procedimiento de Becas TESIS

11 Procedimiento de Becas CONACYT

12 Alta de Alumnos al IMSS

13 Acta de Examen de Grado

14 Elaboración de Constancias

15 Evaluación al Servicios Prestados

16 Evaluación al Comité Tutorial

17 Evaluación al Profesores





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5 PROCESO DE ADMISIÓN





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5.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DESCRIPCIÓN DE LAS

ACTIVIDADES

FORMATOS Y/O DOCUMENTOS

RESPONSABLE

1.- El Jefe del Departamento de Posgrado de CICATA realiza una propuesta de la convocatoria para ingreso al PTA con las fechas establecidas en el Calendario Oficial del IPN, la cual será sometida para su aprobación por parte de los Profesores en junta de colegio. La convocatoria se programa un año antes de que inicie el semestre. Anexo 5.3.1 Ejemplo de Convocatoria.

Convocatoria Departamento de Posgrado

2.- Se solicita la autorización de los miembros del Colegio de Profesores de la Convocatoria con las fechas propuestas. Anexo 5.3.2

Convocatoria Profesores Colegiados

3.- ¿Es aprobada la convocatoria?

4.- No, Se modifica y se pasa nuevamente en la siguiente junta de colegio de profesores para su aprobación.


5.- Si, una vez aprobada la convocatoria se comienza a difundir mediante publicación en la página oficial del CICATA-Altamira y por redes sociales.

Sitio oficial www.cicataaltamira.ipn.mx/ Facebook: www.facebook.com/ CICATA.Altamira.IPN/?fref:ts

Departamento de Posgrado

http://www.cicataaltamira.ipn.mx/

http://www.facebook.com/





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DESCRIPCIÓN DE LAS

ACTIVIDADES


RESPONSABLE

6.- A los aspirantes interesados se le proporciona por vía correo electrónico la convocatoria, los temas de investigación (propuestos por los profesores), proceso de admisión y los documentos a entregar en el Departamento de Posgrado.

- Convocatoria - Temas de investigación - Proceso de admisión - Documentos a entregar


7.- De acuerdo a la fecha estipulada en la convocatoria se inicia la recepción de los documentos y formatos requisitados.

- Formato de inscripción al curso propedéutico

- C.V. Actualizado - Carta de exposición de

motivos (Formato libre) - Carta de recomendación de

2 profesores de la universidad de procedencia.

- Comprobante de estudios con promedio mínimo de 8.0.

- Copia del credencial I.N.E. - Comprobante bancario de

pago de cuota del proceso de admisión.


8.-Inicio de curso propedéutico que tiene como duración de 3 meses. (Se

entrega temario por materia a los aspirantes).

Temario por materia para aspirantes


9.- Al término del curso propedéutico se aplica el examen de admisión de Química, Física y Matemáticas de acuerdo a la fecha estipulada en la convocatoria (Soló para MTA).

Examen Comisión de Admisión





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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES


RESPONSABLE

10.- Después del examen de admisión el cual debió de ser aprobado con un calificación mínima de 8.0, se procede a la entrevista con la Comisión de Admisión a los aspirantes (para MTA y DTA).

Comisión de Admisión / Alumno

11.- Se realiza la aplicación de examen de inglés, en sus modalidades; comprensión de lectura para aspirantes a MTA y cuatro habilidades para los de DTA, el cual es aplicado por el Centro de Lenguas Extranjeras del IPN (CENLEX-IPN) de acuerdo a la fecha establecida con anterioridad.

Departamento de Posgrado / Alumno

12.- De acuerdo a la fecha estipulada en la convocatoria se publica los resultados de los aspirantes aceptados y rechazados. (Anexo 5.3.3).

Publicación de resultados del Proceso

de Admisión


13.- Los aspirantes ¿Aprobaron para cursar MTA o DTA?

14.- Si, continúa con el proceso de inscripción. Alumno

15.- No, MTA; no aprueba una de las tres asignaturas, o el examen de inglés, el aspirante tiene oportunidad de participar en la siguiente Convocatoria y será respetada las otras 3 materias aprobadas. (Un aspirante solo puede participar en 2 convocatorias).

Alumno

16.- No, DTA, los rechazados por la Comisión de Admisión, podrán participar en la siguiente convocatoria. (Un aspirante solo puede participar en 2 convocatorias).

Alumno

Fin de proceso de admisión Departamento de Posgrado





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5.2 DIAGRAMA DE FLUJO

DEPARTAMENTO DE POSGRADO ALUMNO PROFESORES COLEGIADOS

COMISIÓN DE ADMISIÓN

Convocatoria

Convocatoria

No

Convocatoria Convocatoria

3.- ¿Es aprobada la

convocatoria?

1.- El Jefe del Departamento de Posgrado de CICATA realiza una propuesta de la

convocatoria para ingreso al PTA con las fechas establecidas en el Calendario Oficial

del IPN, la cual será sometida para su aprobación por parte de los Profesores en

junta de colegio. La convocatoria se programa un año antes de que inicie el semestre. Anexo

5.1.1 Ejemplo de Convocatoria.

Inicio

2.- Se solicita la autorización de los

miembros del Colegio de Profesores de la

Convocatoria con las fechas propuestas.

Anexo 5.1.2

4.- No, Se modifica y se pasa nuevamente en la siguiente junta de colegio de profesores para su

aprobación.

5.- Si, una vez aprobada la convocatoria se

comienza a difundir mediante publicación en

la página oficial del CICATA-Altamira y por

redes sociales.

Si

A





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COMISIÓN DE ADMISIÓN

ALUMNOS

Documentos y formatos

Temario

Convocatoria, temas de investigación

A

6.- A los aspirantes interesados se le proporciona por vía correo electrónico la convocatoria, los temas de investigación

(propuestos por los profesores), proceso de admisión y los documentos a entregar en el

Departamento de Posgrado.

7.- De acuerdo a la fecha estipulada en la convocatoria se inicia la recepción de los documentos y formatos requisitados.

8.-Inicio de curso propedéutico que tiene como duración de 3 meses. (Se entrega

temario por materia a los aspirantes).

9.- Al término del curso propedéutico se aplica el examen de admisión de Química, Física y

Matemáticas de acuerdo a la fecha estipulada en la

convocatoria (Soló para MTA).

10.- Después del examen de admisión el cual debió de ser aprobado con un calificación

mínima de 8.0, se procede a la entrevista con la Comisión de

Admisión a los aspirantes (para MTA y DTA).

11.- Se realiza la aplicación de examen de inglés, en sus modalidades; comprensión de lectura

para aspirantes a MTA y cuatro habilidades para los de DTA, el cual es aplicado por el Centro de Lenguas Extranjeras del IPN (CENLEX-IPN) de acuerdo a la fecha establecida con anterioridad.

12.- De acuerdo a la fecha estipulada en la convocatoria se publica los

resultados de los aspirantes aceptados y rechazados. (Anexo 5.1.3). B





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ALUMNO

DEPARTAMENTO DE

POSGRADO

B

13.- Los aspirantes ¿Aprobaron para cursar MTA o DTA?

14.- Si, continúa con el proceso de inscripción.

Si

No

15.- No, MTA; no aprueba una de las tres asignaturas, o el

examen de inglés, el aspirante tiene oportunidad de participar en la siguiente Convocatoria y

será respetada las otras 3 materias aprobadas. (Un

aspirante solo puede participar en 2 convocatorias).

16.- No, DTA, los rechazados por la Comisión de Admisión,

podrán participar en la siguiente convocatoria. (Un

aspirante solo puede participar en 2 convocatorias).

Fin





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5.3 ANEXOS

Anexo 5.3.1 ejemplo de convocatoria





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Anexo 5.3.2 El departamento de posgrado propone:

- Fecha de aplicación de examen de admisión Matemáticas, Física y Química. - Fecha de aplicación de examen de inglés en sus modalidades; comprensión de lectura

para aspirantes a maestría y cuatro habilidades para los de doctorado - Fecha de inicio de curso propedéutico - Fechas de pago de cota de proceso de admisión de acuerdo al calendario escolar

oficial NOTA:

- Estas fechas propuestas debe ser aprobada por el colegio de profesores del CICATA. - El número de cuenta bancaria es proporcionado por el Departamento de Recursos

Financieros y los montos a pagar lo estables el IPN-Dirección de Recurso Financieros y estas se solicitan mediante vía oficio dirigido a Recurso Financieros de acuerdo a la fecha del calendario.

ANEXO 5.3.3 - La Comisión de Admisión son los encargados de analizar los resultados de los

aspirantes que presentaron el examen. - La Comisión de Admisión son los responsables de tomar la decisión de que el aspirante

sea aceptado o rechazado - Los resultados de los aceptados o rechazados para cursar maestría o doctorado son

publicadas dentro de las instalaciones del CICATA.





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6 INSCRIPCIÓN





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DESCRIPCIÓN DE LAS

ACTIVIDADES


RESPONSABLE

1.- El Jefe del Departamento de Posgrado comunica a los alumnos aceptados las fechas que deberán de entregan los formatos: SIP-1 Solicitud de Inscripción, SIP-8 Programa Individual de Actividades. (Anexo 6.3.1)

SIP.1 Solicitud de Inscripción. SIP-8 Programa individual de actividades. SIP-0 Hoja de control de alumnos de posgrado.


2.- El Jefe del Departamento de Posgrado comunica a los alumnos la fecha para pago de inscripción (Anexo 6.3.2) y entrega de documentos de acuerdo a lo establecido en el SIP-0.

SIP-0 Departamento de Posgrado

3.- Se recibe los documentos en original y 2 copias para conformar su expediente de acuerdo a lo establecidos en el SIP-0.

- Acta de nacimiento - CURP - Identificación oficial (INE o

pasaporte). - Carta pasante - Certificado Oficial de

Estudios (con promedio

mínimo de 8.0) - Acta de examen

profesional. - Título profesional. - Cédula profesional - Fotografía (6 tamaño infantil

de frente a color). - Comprobante de

domicilio (recibo de luz o

agua).






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DESCRIPCIÓN DE LAS

ACTIVIDADES


RESPONSABLE

4.- ¿Los alumnos tienen todo los documentos?


5.- Si, Continúa en el punto 7 Alumno

6.- No, en caso de que alguno de los documentos se encuentre en trámite el alumno deberá entregar el comprobante del documento en trámite expedido por el plantel de procedencia así como una carta compromiso dirigido al Departamento de Posgrado.

- Comprobante del

documento en trámite (Expedido por plantel de procedencia)

- Carta de compromiso dirigido a posgrado

Alumno

7.- El alumno ¿Es mexicano? Alumno

8.- Si, continúa en el punto 10. Alumno

9.- No, alumnos deberá entrar FM3 y Permiso internación al País.

- FM3 - Permiso internación al

país.

Alumno

10.- Revisión de Curriculum vitae y carta protesta.

- Curriculum vitae - Carta protesta.


11.- Recepción de comprobante de pago bancario en original y copia para acuse del alumno.

- Recibo de pago bancario (original y copia).


12.- Se envía por oficio DCA a la SIP los expedientes de los alumnos inscritos al ciclo escolar, como también los formatos SIP-20, SIP-1. (Anexo 6.3.3)

- Expediente de los inscritos por alumno.

- SIP-20. - SIP-1.


Fin de proceso de inscripción.





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ALUMNO

Documentos

4.- ¿Los alumnos tienen todo los documentos?

Documentos

1.- El Jefe del Departamento de Posgrado comunica a los alumnos aceptados las

fechas que deberán de entregan los formatos: SIP-1 Solicitud de Inscripción,

SIP-8 Programa Individual de Actividades. (Anexo 6.3.1)

Inicio

2.- El Jefe del Departamento de Posgrado comunica a los alumnos la fecha para pago de inscripción (Anexo 6.3.2) y entrega de

documentos de acuerdo a lo establecido en el SIP-0.

3.- Se recibe los documentos en original y 2 copias para conformar su expediente de

acuerdo a lo establecidos en el SIP-0.

No

Si

6.- No, en caso de que alguno de los documentos se encuentre en trámite el

alumno deberá entregar el comprobante del documento en trámite expedido por el plantel de procedencia

así como una carta compromiso dirigido al Departamento de Posgrado.

5.- Si, continúa en el punto 7.

A

7





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ALUMNO

FM3

DCA

Comprobante de pago bancario

Curriculum

Si

A

7.- El alumno ¿Es mexicano?

No

8.- Si, continúa en el punto 10.

9.- No, alumnos deberá entrar FM3 y Permiso

internación al País.

10.- Revisión de Curriculum vitae y carta protesta.

11.- Recepción de comprobante de pago bancario en original y copia para acuse

del alumno.

12.- Se envía por oficio DCA a la SIP los expedientes de los alumnos inscritos al

ciclo escolar, como también los formatos SIP-20, SIP-1(Anexo 6.3.3)

Fin





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6.3 ANEXOS

ANEXO 6. 3.1 - NOTA: Todos los formatos SIP se encuentran en el siguiente portal de internet

http://www.posgrado.ipn.mx/ en apartado formatos.

ANEXO 6.3.2 - NOTA: El pago de inscripción se realiza a la cuenta bancaria que indique el

Departamento de Recursos Financieros. - Los montos a pagar lo estables el IPN-Dirección de Recurso Financieros. - Se entrega en original y copia del comprobante de pago bancario en el Departamento

de Posgrado Nota: estas se solicitan mediante vía oficio dirigido a Recurso Financieros de acuerdo a la fecha del calendario.

ANEXO 6.3.3 - Para envío de mensajería se ingresa a la página www.redpack.com.mx para generar

la guía correspondiente. - Los expedientes para envío se meten en un sobre de acuerdo al tamaño del volumen

total de los expedientes. - Se llama por teléfono a la mensajería para solicitar la recolección del sobre con los

expedientes que se van a enviar. - Se rotula el sobre de acuerdo al remitente al destinatario y se asegura que este

completamente cerrado y se pone posteriormente dentro de la bolsa de mensajería establecidas.

- La guía generada por el sistema se pondrá por la parte destinada de acuerdo a la bolsa de mensajería y se lleva la bolsa de mensajería al personal de seguridad de la entrada del centro de investigación para cuando llegue la recolección y se entregue la bolsa preparada.

http://www.posgrado.ipn.mx/

http://www.redpack.com.mx/





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7 REINSCRIPCIONES





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7.1 DESCRIPICIÓN DE LAS ACTIVIDADES



RESPONSABLE

1.- Mediante el calendario escolar se establecen las fechas de pago de reinscripción. (Anexo 7.3.1).


2.- El Departamento de Posgrado comunica o pública la fecha de entrega de documentos, SIP-10 y comprobante de pago bancario.

3.- Recepción a los alumnos de SIP-10, revisando correcto llenado de datos, nombre de profesor, fechas, materias, claves, etc.

SIP-10 Solicitud de reinscripción


4.- Recepción de comprobante de pago bancario en original y copia para el alumno.

Recibo bancario


5.- Se carga a la SICEP por vía clave de acceso, a cada uno de los alumnos, las materias que cursaran durante el semestre y el profesor que imparte la materia, (SIP-23). (Anexo 7.3.2).

Portal de SICEP: www.informatica.sip.ipn. mx/Sicep/LoginMenu.aspx SIP-23


6.- Se envía vía oficio DCA a la SIP; los formatos SIP-10, SIP-22 debidamente requisitados. Junto con las Actas Grupales.(Anexo 7.3.3)

- Oficio DCA ( SIP-10, SIP-22)

NOTA: Se conserva copia de respaldo


Fin de proceso de reinscripción.

http://www.informatica.sip.ipn/





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SIP-10

DCA, SIP-10, SIP-22 y Actas grupales

Comprobante de pago

1.- Mediante el calendario escolar se establecen las fechas de pago de

reinscripción. (Anexo 7.3.1)

2.- El Departamento de Posgrado comunica o pública la fecha de

entrega de documentos, SIP-10 y comprobante de pago bancario.

4.- Recepción de comprobante de pago bancario en original y copia

para el alumno.

3.- Recepción a los alumnos de SIP-10, revisando correcto llenado de datos, nombre de profesor, fechas, materias, claves, etc.

5.- Se carga a la SICEP por vía clave de acceso, a cada uno de los alumnos, las

materias que cursaran durante el semestre y el profesor que imparte la

materia. (Anexo 7.3.2).

6.- Se envía vía oficio DCA a la SIP; los formatos SIP-10, SIP-22

debidamente requisitados. Junto con las Actas Grupales. (Anexo 7.3.3)

Inicio

Fin





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7.3 ANEXOS

ANEXO 7.3.1

- NOTA: El pago de reinscripción se realiza a la cuenta bancaria que indique el Departamento de Recursos Financieros.

- El monto de pago de reinscripción lo establece la dirección de recursos financieros del IPN

Nota: estas se solicitan mediante vía oficio dirigido a Recurso Financieros de acuerdo a la fecha del calendario.

ANEXO 7.3.2

- NOTA: Para poder acceder al SICEP la SIP otorga usuario y contraseña de acceso. - Las materias a cursar son señalados por el asesor del alumno

ANEXO 7.3.3

- Para envío de mensajería se ingresa a la página www.redpack.com.mx para generar la guía correspondiente.

- Los expedientes para envío se meten en un sobre de acuerdo al tamaño del volumen total de los expedientes.

- Se llama por teléfono a la mensajería para solicitar la recolección del sobre con los expedientes que se van a enviar.

- Se rotula el sobre de acuerdo al remitente al destinatario y se asegura que este completamente cerrado y se pone posteriormente dentro de la bolsa de mensajería establecidas.







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8 ALTAS DE ALUMNOS INSCRITOS





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RESPONSABLE

1.- Para alumnos de nuevo ingreso se capturan todos los datos al sistema SICEP(datos personales, materias a cursar en

el semestre), una vez llenado el sistema proporciona el número de registro (N° de

boleta) del alumno

Portal de SICEP: www.informatica.sip.ipn. mx/Sicep/LoginMenu.aspx


2.- Para alumnos de reinscripción, con el número de registro se dan de alta las materias a cursar en el semestre.


3.- Se imprimen los formatos y se pasa a firma con el alumno, profesor y director. Una vez firmado se manada a la SIP.


4.- La SIP sella el formato y lo manda al Centro de Investigación

Formato con sello SIP de CDMX

5.- El Departamento de Posgrado archiva en la carpeta correspondiente el documento sellado.


Fin de proceso.






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SIP DE C.D.M.X.

Documentos

Documentos

Documento

1.- Para alumnos de nuevo ingreso se capturan todos los

datos al sistema SICEP (datos personales, materias a

cursar en el semestre), una vez llenado el sistema

proporciona el número de registro (N° de boleta) del

alumno.

Inicio

2.- Para alumnos de reinscripción, con el número de registro se dan de alta las materias a cursar en el semestre.

Nuevo ingreso Reinscripción

3.- Se imprimen los documentos y se pasa a firma con el alumno,

profesor y director. Una vez firmado se manada a la SIP.

4.- La SIP sella los documentos y lo

manda al Centro de Investigación.

5.- El Departamento de Posgrado archiva en la

carpeta correspondiente el documento sellado.

Fin





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9 ACTAS GRUPALES SICEP (Sistema Integral de Control Escolar de Posgrado)





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RESPONSABLE

1.- Al terminar cada semestre el Jefe del Departamento de Posgrado envía a cada Profesor, las listas para que asienten la calificación de cada uno de los alumnos, solicitándoles la entrega oportuna de la misma.

Lista de alumnos Departamento de Posgrado

2.- El profesor hace la entrega de las calificaciones al Jefe del Departamento de Posgrado.

Lista de alumnos Profesor

3.- Al recibir las calificaciones en borrador por parte de los profesores, se procede a cargar en formato de actas grupal interna, se imprimen 2 originales.

Acta Grupal interna Departamento de Posgrado

4.- El Jefe del Departamento de Posgrado pasa a firma las actas grupales con el Subdirector Académico y el Director del Centro de Investigación, se sella y se entrega a cada profesor un original, resguardando otro original para expediente.

Formato acta grupal interno


5.- En sistema SICEP vía clave de acceso se procede a cargar cada una de las calificaciones de cada materia.

Portal de SICEP: www.informatica.sip.ipn. mx/Sicep/LoginMenu.aspx


6.- Se imprime una relación que emite el SICEP (SIP-23) de todas las actas grupales oficiales emitidas, las cuales tienen un número consecutivo.

SIP-23 Relación de actas de SICEP.






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RESPONSABLE

7.- Se pasa a firma con el Profesor de la materia, coordinador y del Director del Centro de Investigación.

8.- Cuando se tienen las actas grupales firmadas, se envían a la SIP junto con las inscripciones y reinscripciones.

Of. DCA para enviar a CDMX con acuse de recibo respaldos en minutario y expediente para comprobar el envío.


Fin del proceso.





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PROFESOR

Acta grupal interno

Acta grupal interno

Lista de alumnos con calificación

Lista de alumnos

Inicio

1.- Al terminar cada semestre el Jefe del Departamento de Posgrado envía a cada Profesor, las listas para que

asienten la calificación de cada uno de los alumnos, solicitándoles la entrega

oportuna de calificaciones.

2.- El profesor hace la entrega de las

calificaciones al Jefe del Departamento

de Posgrado.

3.- Al recibir las calificaciones en borrador por parte de los profesores, se procede a cargar en formato de actas grupal interna, se imprimen 2 originales.

4.- El Jefe del Departamento de Posgrado pasa a firma las actas grupales con el Subdirector Académico y el Director del Centro de Investigación, se sella y se entrega a cada profesor un original, resguardando otro original para expediente.

A





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PROFESOR

Actas grupales oficiales



A

5.- En sistema SICEP vía clave de acceso se procede a cargar cada una de las calificaciones de cada materia.

6.- Se imprime una relación que emite el SICEP (SIP-23) de todas las actas grupales oficiales emitidas, las cuales tienen un número consecutivo.

7.- Se pasa a firma con el Profesor de la materia, coordinador y del Director del Centro de Investigación.

8.- Cuando se tienen las actas grupales firmadas, se envían a la SIP junto con las inscripciones y reinscripciones. (Anexo 9.3.1)

Fin





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9.3 ANEXOS

ANEXO 9.3.1











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10. ACTAS DE REVALIDACIÓN DE CREDITOS O DE ESTUDIO





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RESPONSABLE

1.- Al inicio del semestre el alumno solicita mediante un oficio dirigido al Colegio de Profesores la autorización para cursar asignaturas fuera del CICATA, esta debe estar debidamente firmado por el alumno y profesor.

Formato Alumno y asesor

2.- ¿El Colegio de Profesores da autorización para qué el alumno tome curso en otra institución?

Colegio de profesores

3.- Si, Continua en el punto 6

4.- No, Se explica del por qué no es aprobado para cursar asignatura fuera de CICATA.


5.- Fin

6.- Al finalizar el semestre el alumno entrega oficio (Constancia con calificación) de la institución donde curso la(s) asignatura(s) con el resultado obtenido el cual no deberá ser menor a 8.0, con firma y sello del plantel de que se trate.

Oficio (constancia con calificación)

Alumno

7.- Se baja el formato SIP-7 y se carga la calificación obtenida, aclarando el nombre de la materia cursada, el nombre de la materia con que se revalida en este plantel y se integra como un punto a tratar en Junta de Colegio de Profesores.

SIP-7 Departamento de Posgrado

8.- Se envía a la SIP el formato SIP-7 en la fecha indicada, con respaldo del acta de colegio donde se autorizó.


Fin de procedimiento





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ALUMNO COLEGIO DE

PROFESORES

SIP-7 y Acta de colegio

SIP-7

Constancia

Oficio

1.- Al inicio del semestre el alumno solicita mediante un oficio dirigido al Colegio de Profesores la autorización para cursar asignaturas fuera del CICATA, esta debe estar debidamente firmado por el alumno y profesor.

Inicio

2.- ¿El Colegio de Profesores da

autorización para qué el alumno tome

curso en otra institución?

Si

Si

No

4.- No, Se explica del por qué no es aprobado para cursar asignatura

fuera de CICATA.

6.- Al finalizar el semestre el alumno entrega oficio (Constancia con calificación) de la institución donde curso la(s) asignatura(s) con el resultado obtenido el cual no deberá ser menor a 8.0, con firma y sello del plantel de que se trate.

7.- Se baja el formato SIP-7 y se carga la calificación obtenida, aclarando el nombre de la materia cursada, el nombre de la materia con que se revalida en este plantel y se integra como un punto a tratar en Junta de Colegio de Profesores.

8.- Se envía a la SIP el formato SIP-7 en la fecha indicada, con respaldo del acta de colegio donde se autorizó

Fin

3.- Si, Continúa en el punto 6

5.- Fin





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11. CREDENCIAL IPN





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11.1 DESCRIPICÓN DE LAS ACTIVIDADES



RESPONSABLE

1.- Al inicio del semestre se pide informes al Servicio Administrativo de IPN sobre a los requisitos para solicitar credencial oficial. (Anexo 11. 0)


2.- El servicio Administrativo da informes sobre los requisitos para solicitar credencial.

Servicio Administrativo de C.D.M.X.

3.- Se envía un oficio al Servicio Administrativo. Anexando copia de pago y foto del alumno en tamaño infantil (actual y

a color).

Oficio Departamento de posgrado

4.- Se espera respuesta por parte del Servicio Administrativo con las credenciales IPN.

Credencial Servicio Administrativo de C.D.M.X

5.- Se le hace entrega al alumno la credencial debidamente, la cual es sellada cada semestre.

Entrega de credencial sellado al alumno


Fin de procedimiento.





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SERVICIO ADMINISTRATIVO DE C.D.M.X.

Credencial IPN

Credencial IPN

Oficio

1.- Al inicio del semestre se pide informes al Servicio Administrativo de IPN sobre a los requisitos para solicitar credencial oficial (Anexo

11.3.1)

Inicio

2.- El servicio Administrativo da informes sobre los

requisitos para solicitar credencial.

3.- Se envía un oficio al Servicio Administrativo. Anexando copia

de pago y foto del alumno en tamaño infantil (actual y a color).

4.- Se espera respuesta por parte del Servicio Administrativo con las

credenciales IPN.

5.- Se le hace entrega al alumno la credencial

debidamente, la cual es sellada cada semestre.

Fin





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11.3 ANEXOS

ANEXO 11.3.1

- Se solicita información de donde se realizaran los pagos (banco y n° de cuenta), el monto a pagar y los documentos requeridos.

NOTA: En caso de que un alumno pierda la credencial se repite el proceso.





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12. JUNTA DE COLEGIO





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ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS

RESPONSABLE

1.- El Director del Instituto asigna una fecha para la realización de la Junta de Colegio. (Anexo 12.3.1)

Director del Centro de Investigación

2.- El Departamento de Posgrado invita a todos los miembros de la Junta de Colegio para asistir en la fecha establecida. (Anexo 12.3.2)


3.- Se realiza la Junta de Colegio. Colegio de Profesores

4.- Al término la Junta de Colegio se realiza un acta donde se plasma todos los puntos tratados.

Acta Departamento de Posgrado

5.- Una vez realizado el acta se pasa a revisión con los Profesores Colegiados para su aprobación.


6.- ¿Se aprueba el acta?

7.- No, se modifica el acta y se pasa nuevamente a revisión.


8.- Si, se imprime el formato y se pasa a firma por todos los Profesores que asistieron a la Junta de Colegio.

Firma de acta por profesores colegiados


9.- Una vez firmado, se archiva a la carpeta de actas emitida por Reuniones de Colegio de manera consecutiva.

Archivar acta de junta de colegio


Fin de proceso





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DEPARTAMENTO DE POSGRADO DIRECTOR DEL CENTRO DE INVESTIGACIÓN

COLEGIO DE PROFESORES

Acta

Acta

Acta

6.- ¿Se aprueba el acta?

1.- El Director del Instituto asigna una

fecha para la realización de la Junta

de Colegio. (Anexo 12.3.1)

Inicio

2.- El Departamento de Posgrado invita a todos los miembros de la

Junta de Colegio para asistir en la fecha establecida. (Anexo 12.3.2).

3.- Se realiza la Junta de Colegio.

4.- Al término la Junta de Colegio se realiza un acta donde se

plasma todos los puntos tratados.

5.- Una vez realizado el acta se pasa a revisión con los Profesores

Colegiados para su aprobación.

7.- No, se modifica el acta y se pasa

nuevamente a revisión.

Si

No

A





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DIRECTOR DEL CENTRO

DE INVESTIGACIÓN

COLEGIO DE

PROFESORES

Acta

Acta

8.- Si, se imprime el formato y se pasa a firma por todos los profesores que asistieron a la Junta

de Colegio.

A

9.- Una vez firmado, se archiva a la carpeta de

actas emitida por Reuniones de Colegio de

manera consecutiva.

Fin





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12.3 ANEXO

ANEXO 12.3.1 La junta de colegio se realiza una cada mes.

ANEXO 12. 3. 2

- Se tiene que dar aviso a los miembros de colegio en el caso de ser junta ordinaria 72 horas de que se realice la junta (se toman muchos puntos a tratar).

- Y 24 horas antes cuando se trate de junta extraordinaria (se trata por lo general un

punto de urgencia).





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13. PROCEDIMIENTO DE BECAS BEIFI





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RESPONSIBLE

1.- Revisar en el portal www.informatica.sip.ipn.mx si esta publicada la convocatoria (Anexo 13.3.1) por de la Dirección de Investigación de la Secretaria de Investigación.

Convocatoria Encargado de Becas (Posgrado)

2.- Se informa a la comunidad que ya está la convocatoria para solicitar la beca de acuerdo a la misma.

Encargado de Becas (Posgrado)

3.- El alumno ingresa al portal www.informatica.sip.ipn.mx para llenar e imprimir los formatos. (Anexos 13.3.2)

Portal para solicitar beca BEIFI www.informatica.sip.ipn.mx

Alumno

4.- El alumno conforma el expediente de acuerdo al formato BEIFI 00.

Documentos en original y dos copias

Alumno

5.- El alumno entrega el expediente al encargado de becas en el área de Subdirección Académica de acuerdo a las políticas. (Anexo 13.3.3)

Alumno

6.- El encargado de becas revisa el expediente de acuerdo al formato BIFI 00.

Revisión de Formato BEIFI 00


7.- El encargado de becas envía el expediente al representante BEIFI para la firma del expediente del formato BEIFI 02.

Formato BEIFI 02 Encargado de Becas (Posgrado)

8.- El representante de BEIFI recibe los expedientes y firma el formato BEIFI 02 de cada uno de los expedientes.

Formatos BEIFI 02 Firmados

Representante de BEIFI

9.- Representante de BEIFI devuelve los expedientes firmados al encargado de becas.

Expediente Representante de BEIFI

http://www.informatica.sip.ipn.mx/






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RESPONSIBLE

10.- El encargado de becas recibe y revisa si los expedientes están completos con la firma del representante de BEIFI. Y se ingresa al sistema para agregar en cada proyecto el número de prioridad de cada uno de los alumnos postulados.

Expediente www.informatica.sip.ipn.mx


11.- Se prepara los expedientes para envío de mensajería y envía los expedientes a la Dirección de investigación-SIP, de acuerdo a las políticas de envío de mensajería. (Anexos 13.3.4)

Expedientes


12.- Recibe la dirección de investigación-SIP los expedientes de los alumnos postulados.

Expedientes Dirección de Investigación

13.- Se llama a la Coordinación BEIFI de Dirección investigación de la SIP para confirmar que se haya recibido la mensajería.

Encargado de Becas (posgrado)

14.- Revisa la Dirección de Investigación Si existe alguna inconsistencia de los expedientes de los alumnos postulados.

Dirección de Investigación

15.- Si, la Dirección de Investigación envía las observaciones encontradas al encargado de becas (Posgrado) para su corrección.


16.- El encargado de becas corrige los documentos observados y se envían nuevamente a la Dirección de Investigación de acuerda a la fecha establecida en la convocatoria.


17.- No, la Dirección de Investigación evalúa los expedientes y emite resultado.


18.- Se revisa la página principal en espera de los resultados publicados por Dirección de Investigación.

Portal de beca BEIFI www.informatica.sip.ipn.mx

Encargado de Becas (Posgrado) y alumnos

19.- Archivar el expediente de los alumnos postulados en orden alfabético de acuerdo al año de la convocatoria en una carpeta lefort.

Archivar expediente Encargado de Becas (Posgrado)

20.- Fin de proceso.





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ENCARGADO DE BECAS (POSGRADO)

ALUMNO REPRESENTANTE DE BEIFI

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN

Expediente

Expediente

Expediente de acuerdo BEIFI 00

Formato y etiqueta

Inicio

1.- Revisar en el portal www.informatica.sip.ipn.mx si esta publicada la convocatoria (Anexo

13.3.1) por de la Dirección de Investigación de la Secretaria de

Investigación.

2.- Se informa a la comunidad que ya está la convocatoria para solicitar

la beca de acuerdo a la misma.

4.- El alumno conforma el expediente de

acuerdo al formato BEIFI 00.

5.- El alumno entrega el expediente al encargado de becas en el área de

Subdirección Académica de acuerdo a las

políticas (anexo 13.3.3)

6.- El encargado de becas revisa el

expediente de acuerdo al formato BIFI 00.

3.- El alumno ingresa al portal

www.informatica.sip.ipn.mx para llenar e

imprimir los formatos.13.3.2

A








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Expedientes

Expediente

Expediente

Expediente Expediente

Expediente de acuerdo BEIFI 00 y BEIFI 02

9.- Representante de BEIFI devuelve los

expedientes firmados al encargado de

becas.

10.- El encargado de becas recibe y revisa si los expedientes están completos con la firma del

representante de BEIFI.

11.- Se prepara los expedientes para envío de mensajería y envía los expedientes a la Dirección de Investigación-SIP, de acuerdo a

las políticas de envío de mensajería. Anexo 13.3.4

12.- Recibe la de Investigación-

SIP los expedientes de

los alumnos postulados. 13.- Se llama a la

Coordinación BEIFI de Dirección investigación de la SIP para confirmar que

se haya recibido la mensajería.

8.- El representante de BEIFI recibe los expedientes y firma el formato BEIFI 02 de cada uno de los

expedientes.

Expediente de acuerdo BEIFI 00.

BEIFI 02

7.- El encargado de becas envía el expediente al

representante BEIFI para la firma del expediente del formato

BEIFI 02.

A

B





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B

14.- Revisa la Dirección de

Investigación Si existe alguna inconsistencia de los expedientes de

los alumnos postulados.

15.- Si, la Dirección de Investigación envía las

observaciones encontradas al

encargado de becas (Posgrado) para su

corrección.

Si

Documento observado

16.- El encargado de becas corrige los

documentos observados y se envían nuevamente

a la Dirección de Investigación de acuerda a la fecha establecida en

la convocatoria. 17.- No, la Dirección

de Investigación evalúa los

expedientes y emite resultado.

No

18.- Se revisa la página principal en

espera de los resultados publicados

por Dirección de Investigación.

19.- Archivar el expediente de los alumnos postulados

en orden alfabético de acuerdo al año de la

convocatoria en una carpeta lefort

Fin

11





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13.3 ANEXOS

ANEXO 13.3.1 Ejemplo de Convocatoria BEIFI





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ANEXO 13.3.2 Se imprime los documentos arrojados en el portal www.informatica.sip.ipn.mx El portal del sistema BEIFI genera una etiqueta lo cual será pegada en la pestaña de la carpeta de expediente.

ANEXO 13.3.3 Se entrega expediente del alumno a la Subdirección Académica original y dos copia en un folder color beige.

El original se queda para la SIP.

Una copia para archivo de expediente.

La segunda copia para el alumno. Se archivan de acuerdo al año y convocatoria.





Versión: 00

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ANEXO 13.3.4











Versión: 00

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14. PROCEDIMIENTO DE BECA TESIS





Versión: 00

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DESCRIPCIÓN DE LAS

ACTIVIDADES


RESPONSABLE

1.- La Dirección de Posgrado de la SIP emite una convocatoria semestral. (Anexo 14.3.1)

Convocatoria Dirección de Posgrado de la SIP

2.- El Departamento de Posgrado revisa la convocatoria.


3.- El Departamento de Posgrado difunde la convocatoria para que los candidatos alumnos quieran postularse a la beca tesis.


4.- El Alumno revisa la convocatoria y accede al portal de la beca tesis www.becasposgrado.sip.ipn.mx para llenar los formatos requeridos en línea de acuerdo a la convocatoria.

Convocatoria Portal beca tesis: www.becasposgrado.sip.ipn.mx

Alumno

5.- El alumno solicita al Departamento de Posgrado constancia de alumno regular así como la boleta con los créditos vigentes.

Constancia Alumno

6.- El Departamento de Posgrado de control escolar elabora la constancia del alumno solicitado.

Constancia Departamento de Posgrado

7.- El alumno anexa la constancia en el expediente conformado con los documentos de acuerdo a la convocatoria de beca tesis.

Expediente Alumno

8.- El alumno entrega el expediente conformado con los documentos y formatos SIP al Departamento Posgrado encargado de becas.

Expediente Alumno

http://www.becasposgrado.sip.ipn.mx/






Versión: 00

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RESPONSABLE

9.- El Departamentos de Posgrado encargado de becas revisa el expediente si con los documentos y formatos SIP de acuerdo a la convocatoria de beca tesis.

Expedientes Departamento de Posgrado

10.- ¿Está completo el expediente del alumno de acuerdo a la convocatoria?

Expediente Departamento de Posgrado

11.- No, regresa al punto 4. Alumno

12.- El Departamento de Posgrado ordena los expedientes completos correctamente y envía a la Dirección para la firma del Director del Centro.

Expedientes Departamento de Posgrado

13.- Dirección recibe los expedientes y pasa al Director para firma del formato SIP-2 con el respectivo sello del Centro.

Expedientes Dirección

14.- Dirección entrega los expedientes firmados y sellados al Departamento de Posgrado becas.

Expedientes Dirección

15.- El Departamento de Posgrado recibe y elabora un oficio DCA para el envío de los expedientes de los alumnos postulados para la beca tesis a la Dirección de Posgrado SIP.

Expediente Departamento de Posgrado

16.- La Dirección de Posgrado recibe y revisa los expedientes.

Dirección de Posgrado

17.- La Dirección de Posgrado emite respuesta de acuerdo a la convocatoria a cada unidad académica.

Dirección de Posgrado

18.- ¿Existe alguna apelación? Dirección de Posgrado

19.- No, termina el proceso.

20.- Si, El Departamento de Posgrado encargado de becas informa al alumno la inconsistencia para subsanar la documentación observada por la Dirección de Posgrado.






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RESPONSABLE

21.- El alumno recibe la observación y corrige la documentación de la inconsistencia y entrega al Departamento de Posgrado la documentación solicitada.

Alumno

22.- El Departamento de Posgrado encargado de becas recibe la documentación elabora oficio DCA para el envío de la documentación a la Dirección de Posgrado para subsanar la solicitud de la beca.

Oficio DCA Documento subsanado


Fin de proceso.





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ALUMNO

DIRECCIÓN DE

POSGRADO

Expediente

Constancia

Convocatoria y formatos

Convocatoria

Convocatoria

Convocatoria

1.- La Dirección de Posgrado de la

SIP emite una convocatoria.

(Anexo 14.3.1) semestral.

3.- El Departamento de Posgrado difunde la convocatoria para que los candidatos

alumnos quieran postularse a la beca tesis.

6.- El Departamento de Posgrado de control escolar elabora la

constancia del alumno solicitado.

7.- El alumno anexa la constancia en el

expediente conformado con los documentos de

acuerdo a la convocatoria de beca tesis.

5.- El alumno solicita al Departamento de Posgrado

constancia de alumno regular así como la boleta con los créditos vigentes.

2.- El Departamento de Posgrado revisa la convocatoria.

4.- El Alumno revisa la convocatoria y accede al

portal de la beca tesis www.becasposgrado.sip.ip

n.mx para llenar los formatos requeridos en línea de acuerdo a la

convocatoria.

Inicio

A







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ALUMNO

DIRECCIÓN DE

CENTRO

DCA, Expediente

Expediente, SIP-2

Expediente

Expediente

Expediente

Expediente

10.- ¿Está completo el

expediente del alumno de acuerdo a la convocatoria?

8.- El alumno entrega el expediente conformado con los documentos y formatos

SIP al Departamento Posgrado encargado de

becas.

A

No

12.- El Departamento de Posgrado ordena los expedientes completos

correctamente y envía a la Dirección para la firma del Director del Centro.

14.- Dirección entrega los expedientes

firmados y sellados al Departamento

de Posgrado becas.

13.- Dirección recibe los

expedientes y pasa al Director para firma del

formato SIP-2 con el respectivo sello

del Centro.

9.- El Departamentos de Posgrado encargado de becas revisa el expediente si con los documentos y formatos SIP de acuerdo a la convocatoria de beca tesis.

11.- No, regresa al punto 4.

15.- El Departamento de Posgrado recibe y elabora un oficio DCA para el

envío de los expedientes de los alumnos postulados para la beca tesis

a la Dirección de Posgrado SIP.

B

Si

4





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DIRECCIÓN DE POSGRADO

ALUMNO

DCA, Expediente

Documento

Documento

Expediente

B

16.- La Dirección de Posgrado recibe y

revisa los expedientes.

20.- Si, El Departamento de Posgrado encargado de becas

informa al alumno la inconsistencia para subsanar la documentación observada por la Dirección de

Posgrado.

21.- El alumno recibe la

observación y corrige la

documentación de la inconsistencia y

entrega al Departamento de

Posgrado la documentación

solicitada.

19.- No, termina el proceso.

18.- ¿Existe alguna

apelación?

17.- La Dirección de Posgrado emite respuesta de acuerdo a la convocatoria a

cada Unidad Académica.

22.- El Departamento de Posgrado encargado de becas recibe la documentación elabora oficio DCA para el envío de la documentación a la Dirección de Posgrado para subsanar la solicitud de la beca.

Si

No

23. Fin

23





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14.3 ANEXOS

Anexo 14.3.1 Ejemplo de Convocatoria





Versión: 00

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15. PROCEDIMIENTO DE BECAS CONACYT





Versión: 00

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RESPONSABLE

1.- El encargado de becas revisa el portal de CONACYT para verificar sí ha salido la convocatoria.

Portal de CONACYT: www.conacyt.gob.mx

Encargado de becas (Posgrado)

2.- CONACYT publica la convocatoria de becas por lo general en el periodo diciembre-enero. NOTA: la convocatoria solo sale una vez al año.

Convocatoria CONACYT

3.- Una vez publicada la convocatoria el encargado de becas publica a la comunidad estudiantil en áreas asignadas en la instalación del Centro de Investigación como también en el Campus Virtual.

Campus virtual: http://utecv.cicataaltamira.ipn.mx/

Sitio oficial CICATA Altamira:

www.cicataaltamira.ipn.mx


4.- Solicitar a control escolar la lista de alumnos regulares y aceptados para el semestre de año en curso.

Lista de alumnos inscritos Encargado de becas (Posgrado)

5.- El alumno pide información para solicitar beca CONACYT.

Alumno

6.- ¿El alumno está en la lista de alumnos regulares e inscritos en el semestre?


Si. Pasa a la siguiente etapa.

7.- No, el alumno pasa a control escolar para su verificación, y si no es aprobado termina el proceso.

Alumno

8.- ¿El alumno obtuvo beca CONACYT anteriormente en otra Institución?


9.- Si, no procede a solicitación de beca por reglamento de CONACYT si algún alumno obtuvo anterior mente beca de la misma no puede solicitar nuevamente.

Alumno

http://utecv.cicataaltamira.ipn/

http://utecv.cicataaltamira.ipn/

http://www.cicataaltamira.ipn.mx/





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RESPONSABLE

10.- No, no obtuvo beca de CONACYT en alguna otra institución, si podrá obtener beca CONACYT.


11.- Se le solicita al alumno los documentos o requisitos emitidos en la convocatoria así como la carta de aceptación solo si es de primer semestre.

Título y cedula profesional (copia) Certificado de estudios (Copia) Credencial IFE o INE (copia) Carta de aceptación al programa (solo 1° semestre) CVU, CONACYT impreso Fotografía tamaño infantil pegado al CVU


12.- El alumno entrega expediente al encargado de becas (Posgrado).

Carta de exclusividad y de tiempo completo anexa en la convocatoria del CONACyT

Alumno

13.- Se recibe expediente y revisa los documentos y se verifica que sean los requisitos de la convocatoria.

Carta de exclusividad y de tiempo completo anexa en la convocatoria del CONACyT


14.- Se pregunta al Subdirector Académica la prioridad por el cual los alumnos serán postulados en el sistema CONACYT. Ejemplo: por promedio, etc.


15.- Se ingresan a los alumnos de acuerdo a la prioridad asignada por el Subdirector Académica al sistema CONACYT.


16.- Se solicita al Subdirector Académico que revise en el sistema los alumnos postulados para posteriormente firmar electrónicamente la postulación ante el CONACYT.

Subdirector Académico

17.- Verificar que la firma electrónica sea exitosa.






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RESPONSABLE

18.- Se queda en espera de la evaluación de CONACYT y se les comunica a los alumnos que ya están postulados.


19.- El CONACYT informa por vía correo electrónico al alumno de los pasos que deben seguir para la formalización de la beca.

CONACYT

20.- El encargado de becas da seguimiento solicitando por CONACYT al alumno para la formalización de la beca.


21.- El encargado de becas solicita los documentos emitidos por CONACYT al momento de formalizar la beca del alumno para la conformación del expediente de cada uno de ellos. NOTA: todos los documentos serán en carpeta color beige tamaño carta.

Carta de aceptación, carta al ISSSTE, Convenio.



Alumno

23.- Se verifica los expedientes de los postulados para tener completo los expedientes de cada uno de ellos.


24.- Archivar el expediente de los alumnos postulados en orden alfabético de acuerdo al año de la convocatoria en una carpeta lefort.

Archivar expediente Encargado de Becas (Posgrado)

25.- Fin.





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ALUMNO

CONACYT





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ALUMNO

Si

6.- ¿El alumno está en la lista de alumnos

regulares e inscritos en el semestre?

Lista

Convocatoria

Convocatoria

Inicio

1.- El encargado de becas revisa el portal de CONACYT para verificar sí ha salido la convocatoria. 2.- CONACYT publica la

convocatoria de becas por lo general en el

periodo diciembre-enero. NOTA: la convocatoria

solo sale una vez al año.

No

3.- Una vez publicada la convocatoria el encargado de becas publica a la comunidad

estudiantil en áreas asignadas en la instalación del Centro de Investigación como también en

el Campus Virtual.

4.- Solicitar a control escolar la lista de alumnos regulares y aceptados para el

semestre de año en curso. 5.- El alumno pide información para

solicitar beca CONACYT.

Si. Pasa al punto 8.

A

7.- No, el alumno pasa a control

escolar para su verificación, y si no

es aprobado termina el proceso.

25





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SUBDIRECTOR

ACADÉMICO

CONACYT

Expediente Expediente

A

8.- ¿El alumno obtuvo beca CONACYT

anteriormente en otra Institución?


11.- Se le solicita al alumno los documentos o requisitos emitidos en la convocatoria así como la carta de aceptación solo si es de

primer semestre.

10.- No, no obtuvo beca de CONACYT en alguna otra institución, si podrá obtener

beca CONACYT.

13.- Se recibe expediente y revisa los documentos y se verifica que sean los

requisitos de la convocatoria.

14.- Se pregunta al Subdirector Académica la prioridad por el cual los alumnos serán

postulados en el sistema CONACYT. Ejemplo: por promedio, etc.

9.- Si, no procede a solicitación de beca por reglamento de CONACYT

si algún alumno obtuvo anterior mente beca de la misma no puede

solicitar nuevamente.

B

25

No

Si





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ALUMNO

B

18.- Se queda en espera de la evaluación de CONACYT y se les comunica a los

alumnos que ya están postulados.

20.- El encargado de becas da seguimiento solicitando por

CONACYT al alumno para la formalización de la beca.

17.- Verificar que la firma electrónica sea exitosa.

19.- El CONACYT informa por vía correo electrónico al alumno

de los pasos que deben seguir para la formalización de la

beca.

15.- Se ingresan a los alumnos de acuerdo a la prioridad asignada por el Subdirector

Académica al sistema CONACYT. 16.- Se solicita al Subdirector Académico que revise en el sistema los alumnos postulados

para posteriormente firmar electrónicamente la postulación ante el

CONACYT.

C





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Expediente

Expediente

Expediente

Documentos

21.- El encargado de becas solicita los documentos emitidos por CONACYT al

momento de formalizar la beca del alumno para la conformación del expediente de cada uno de ellos.

NOTA: todos los documentos serán en carpeta color beis tamaño carta.


C

23.- Se verifica los expedientes de los postulados para tener completo los expedientes de cada uno de ellos.

24.- Archivar el expediente de los alumnos postulados en orden

alfabético de acuerdo al año de la convocatoria en una carpeta lefort.

25.- Fin





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16. ALTAS DE ALUMNOS AL IMSS






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RESPONSABLE

1.- Se les solicita datos personales a los alumnos para darlos de alta al IMSS como son: nombre completo, fecha de nacimiento, edad, domicilio ciudad, colonia, calle, número de seguro social y correo electrónico.

Documento de solicitud de datos


2.- Una vez teniendo los datos se da de alta al portal del IMSS idse.imss.gob.mx/imss/


3.- Los alumnos pueden asistir a su clínica más cercana del IMSS.

Alumnos

Fin de proceso.






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ALUMNO

Inicio

1.- Se les solicita datos personales a los alumnos para darlos de alta al

IMSS como son: nombre completo, fecha de nacimiento, edad, domicilio

ciudad, colonia, calle, número de seguro social y correo electrónico.

2.- Una vez teniendo los datos se da de alta al

portal del IMSS idse.imss.gob.mx/imss/

3.- Los alumnos pueden asistir a su clínica más cercana del

IMSS.

Fin





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17. ACTA DE EXAMEN DE GRADO


DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ARCHIVOS Y/O DOCUMENTOS

RESPONSABLE

1.- Se recibe oficio del asesor del alumno Oficio de parte del asesor Asesor del alumno





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solicitando que entre a junta de colegio la solicitud de revisión de tesis y fecha de examen de grado a la SIP así como proponiendo los revisores de tesis.

2.- ¿El colegio de profesores aprueba la solicitud?

Colegio de Profesores

3.- No, el colegio de profesores dictamina del por qué no es autorizado.

Colegio de Profesores

4.- Se hace modificación y se pasa nuevamente a junta de colegio en la siguiente cesión.

Modificación del documento erróneo


5.- Si, se autoriza la petición continua con el punto 6.

6.- El alumno entrega mediante oficio que expide el Departamento de Posgrado a cada uno de sus jurados un ejemplar de la tesis, para revisión y entrega de SIP-14 en un tiempo de 15 días.

Oficio interno dirigido a todos los jurados para que acusen de recibo tesis. Tesis impresa engargolada

Alumno

7.- El Departamento de Posgrado manda oficio a la SIP con los documento entregados por el alumno que son SIP-14, SIP-13, SIP-8, carta cesión de derechos, CD con la tesis incluida y solicitando fecha de examen.

SIP- 14, SIP-13, SIP-8 Carta cesión de derechos al IPN, y CD con tesis incluida.


8.- La SIP hace revisión de los documentos enviados.

SIP de C.D.M.X.

9.- ¿La SIP considera correcta la tesis y los otros documentos?

SIP de C.D.M.X.

10.- No, la SIP regresa los documentos erróneos o la tesis para su corrección.




RESPONSABLE

11.- Se corrige el error y se vuelve a mandar nuevamente a la SIP.






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12.- Si, la SIP manda una solicitud de plazo para que el alumno presente el examen.

Solicitud por parte de la SIP SIP de C.D.M.X.

13.- El Departamento de Posgrado comunica al alumno sobre el comunicado por parte de la SIP.


14.- El alumno entrega al Departamento de Posgrado un oficio con la fecha y hora que va presentar el examen dentro del plazo establecido por la SIP, firmado por el alumno y asesor.

Oficio con fecha de presentación de examen

Alumno

15.- El Departamento de Posgrado elabora oficio de invitación para cada jurado del alumno para confirmar fecha de examen.

Oficio de invitación Departamento de Posgrado

16.- El día programado el alumno se presentara al examen, para lo cual se elaboran constancias de participación para cada jurado

Constancia de participación para cada jurado


17.- Se elabora el acta conteniendo el veredicto que dio el jurado para firma de la SIP. SIP-15-CI-Maestría SIP-16-CI-Predoctoral, SIP-17-CI-Doctoral.

SIP-15-CI-Maestría SIP-16-CI-Predoctoral SIP-17-CI-Doctoral


18.- Unas vez que el acta de grado regresa firmada se le avisa al alumno para que así haga el pago por derechos de titulación, y entrega el comprobante bancario (original y copia) y con las fotos adecuadas.

Recibo Bancario y Fotografías de Titulo

Departamento de Posgrado.



RESPONSABLE





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19.- El Departamento de Posgrado manda un oficio DCA con las fotos solicitando diploma y certificado a la SIP.

DCA- solicitud de diploma y certificado


20.- En SIP, se elabora el diploma de grado, el certificado oficial de estudios, cuando está listo y firmado lo envían a este centro para que el alumno reciba acusando recibo de ambos documentos.

Diploma y certificado firmado por la SIP

SIP, C.D.M.X.

21.- Se entrega el certificado y diploma en original al alumno, guardando copia como respaldo en expediente respectivo.

Copia de respaldo de certificado y diploma para expediente del alumno

Departamento de posgrado

22.- Fin de proceso

17.2 DIAGRMA DE FLUJO


COLEGIO DE

PROFESORES

ASESOR DEL

ALUMNO

ALUMNO





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SIP DE C.D.M.X.

ALUMNO

Oficio

1.- Se recibe oficio del asesor del alumno

solicitando que entre a junta de colegio la

solicitud de revisión de tesis y fecha de examen

de grado a la SIP así como proponiendo los

revisores de tesis.

5.- Si, se autoriza la petición continua con

el punto 6.

3.- No, el colegio de profesores dictamina

del por qué no es autorizado.

2.- ¿El colegio de profesores aprueba la

solicitud?

6.- El alumno entrega mediante oficio que

expide el Departamento de

Posgrado a cada uno de sus jurados un

ejemplar de la tesis, para revisión y entrega

de SIP-14 en un tiempo de 15 días.

4.- Se hace modificación el error y se pasa nuevamente a

junta de colegio en la siguiente

cesión.

Inicio

A

Si

No





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SIP DE C.D.M.X.

Documentos

Documentos

Oficio

A

7.- El Departamento de Posgrado manda oficio a la SIP con los documento entregados por el alumno que son SIP-14, SIP-13, SIP-8, carta cesión de

derechos, CD con la tesis incluida y solicitando fecha de

examen.

11.- Se corrige el error y se vuelve a mandar nuevamente

a la SIP.

12.- Si, la SIP manda una solicitud de plazo para que el alumno presente el examen.

13.- El Departamento de Posgrado comunica al alumno sobre el comunicado por parte

de la SIP.

10.- No, la SIP regresa los documentos

erróneos o la tesis para su corrección.

9.- ¿La SIP considera correcta la tesis y los otros documentos?

14.- El alumno entrega al Departamento de

Posgrado un oficio con la fecha y hora que va presentar el examen

dentro del plazo establecido por la SIP, firmado por el alumno y

asesor.

8.- La SIP hace revisión de los documentos enviados.

B





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Certificado y Diploma

Certificado y Diploma

Oficio DCA

Acta de grado

Acta de grado

Constancia

Oficio

B

18.- Unas vez que el acta de grado regresa firmada se le avisa al alumno para que así haga el pago por derechos de titulación, y

entrega el comprobante bancario (original y copia) y con las fotos adecuadas.

17.- Se elabora el acta conteniendo el veredicto que dio el jurado para firma de la SIP. SIP-15-CI-Maestría SIP-16-CI-Predoctoral, SIP-17-CI-

Doctoral.

16.- El día programado el alumno se presentara al examen, para lo cual se elaboran constancias

de participación para cada jurado.

15.- El Departamento de Posgrado elabora oficio de invitación para cada jurado del

alumno para confirmar fecha de examen.

21.- Se entrega el certificado y diploma en original al alumno, guardando copia como

respaldo en expediente respectivo.

20.- En SIP, se elabora el diploma de grado, el certificado oficial de

estudios, cuando está listo y firmado lo envían a este centro para que el alumno reciba acusando recibo de

ambos documentos.

19.- El Departamento de Posgrado manda un oficio DCA con las fotos solicitando diploma y

certificado a la SIP.

Fin





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18. ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS





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RESPONSABLE

1.- El alumno de maestría o doctorado solicita al Jefe del Departamento de Posgrado una constancia de estudios esto puede ser con calificación, con promedio y/o especial. (Anexo 18.1.1)

Alumno

2.- El Departamento de Posgrado solicita al alumno nombre completo, número de registro, semestre y tipo de constancia requerida.


3.- El Departamento de Posgrado elabora y firma la constancia y entrega la constancia al alumno (un día hábil).

Constancia Departamento de Posgrado

4.- El alumno revisa que esta correcta la constancia solicitada ¿Esta correcta la constancia?

Constancia Alumno

5.- No, le comunica al Jefe del Departamento de Posgrado para su corrección.

Departamento de Posgrado / Alumno

Si, Fin del Proceso.





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ALUMNO

4.- El alumno revisa que esta

correcta la constancia

solicitada ¿Esta correcta la

constancia?

Inicio

1.- El alumno de maestría o doctorado solicita al Jefe del Departamento de

Posgrado una constancia de estudios esto puede ser con calificación, con

promedio y/o especial. (Anexo 18.1.1)

2.- El Departamento de Posgrado solicita al alumno nombre completo, número de registro, semestre y tipo

de constancia requerida.

3.- El Departamento de Posgrado elabora y firma la constancia y

entrega la constancia al alumno (un día hábil).

5.- No, le comunica al Jefe del Departamento de

Posgrado para su corrección.

No

Si

Fin





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18.3 ANEXOS

Anexo 18.3.1 Al inicio de cada semestre, se elaboran e imprimen 2 constancias de estudios originales para cada uno de los estudiantes inscritos en maestría y doctorado, se pasan a firma por el Jefe del Departamento de Posgrado, una vez selladas se entregan a cada estudiante para el trámite de beca.





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19. EVALUACIÓN AL SERVICIO PRESTADO





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RESPONSABLE

1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la entrega de la evaluación al servicio prestado debidamente requisitado en la fecha establecida por el Departamento de Posgrado.

Evaluación al servicio prestado


2.- El formato de evaluación al servicio prestado se encuentra en el campo virtual para la facilitación a los alumnos.

Alumno

3.- Los alumnos descargar el formato de evaluación al servicio prestado y lo entregan al departamento de posgrado totalmente llenado.

Formato de Evaluación Alumno

4.- El departamento de posgrado recauda todas las evaluaciones.


5.- El Director del Centro de Investigación analiza las evaluaciones al servicio prestado para identificar las posibles fallas al servicio prestado y así poder mejorar el servicio.

Dirección del CICATA

6.- Las evaluaciones serán reflejadas de manera digital en el PNCP CONACYT.


7.- Las evaluaciones al servicio prestado se archivan en un sobre cerrado y se guardan junto con las otras evaluaciones en el semestre correspondido.


Fin de proceso





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ALUMNO

DIRECCIÓN DEL CICATA

Formato

Formato

Formato

Formato Formato

Formato Formato

Inicio

1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la

entrega de la evaluación al servicio prestado debidamente requisitado

en la fecha establecida por el Departamento de Posgrado.

2.- El formato de evaluación al servicio prestado se encuentra

en el campo virtual para la facilitación a los alumnos.

3.- Los alumnos descargar el formato de evaluación al

servicio prestado y lo entregan al departamento de posgrado

totalmente llenado.

4.- El departamento de posgrado recauda todas

las evaluaciones.

5.- El Director del Centro de Investigación analiza

las evaluaciones al servicio prestado para identificar las posibles

fallas al servicio prestado y así poder mejorar el

servicio.

6.- Las evaluaciones serán reflejadas de manera digital

en el PNCP CONACYT.

7.- Las evaluaciones al servicio prestado se archivan en un sobre cerrado y se guardan

junto con las otras evaluaciones en el semestre correspondido.

Fin





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20. EVALUACIÓN AL COMITÉ TUTORIAL





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20.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDES



RESPONSABLE

1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la entrega de la evaluación al comité tutorial debidamente requisitado en la fecha establecida por el Departamento de Posgrado.

Propuesta del formato de evaluación


2.- El formato de evaluación al comité tutorial se encuentra en el campo virtual para la facilitación a los alumnos.

Alumno

3.- Los alumnos descargar el formato de evaluación al comité tutorial y los entregan al departamento de posgrado totalmente llenado.


4.- El Departamento de Posgrado recauda todas las evaluaciones.


5.- El Departamento de Posgrado o quien lo requiera analiza las evaluaciones para identificar las posibles fallas o inconveniencias y así poder mejorar.


6.- Las evaluaciones serán reflejadas de manera digital en el PNCP CONACYT.


7.- Las evaluaciones al comité tutorial se archivan en un sobre cerrado y se guardan junto con las otras evaluaciones en el semestre correspondido.


Fin de proceso.





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ALUMNO

Formato

Formato

Formato

Formato

Formato

Formato

Formato

Inicio

1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la entrega

de la evaluación al comité tutorial debidamente requisitado en la fecha establecida por el Departamento de

Posgrado.

2.- El formato de evaluación al comité tutorial se encuentra en el campo virtual para la facilitación

a los alumnos.

3.- Los alumnos descargar el formato de evaluación al

comité tutorial y los entregan al departamento de posgrado

totalmente llenado.

4.- El Departamento de Posgrado recauda todas las evaluaciones.

5.- El Departamento de Posgrado o quien lo requiera analiza las

evaluaciones para identificar las posibles fallas o inconveniencias y

así poder mejorar.

6.- Las evaluaciones serán reflejadas de manera digital en el

PNCP CONACYT.

7.- Las evaluaciones al comité tutorial se archivan en un sobre

cerrado y se guardan junto con las otras evaluaciones en el semestre

correspondido.

Fin





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21. EVALUACIÓN DE PROFESORES





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RESPONSABLE

1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la entrega de la evaluación de profesores debidamente requisitado en la fecha establecida por el Departamento de Posgrado

Propuesta del formato de evaluación


2.- El formato de la evaluación de profesores se encuentra en el campo virtual para la facilitación a los alumnos

Alumno

3.- Los alumnos descargar el formato de la evaluación de profesores y los entregan al Departamento de Posgrado totalmente llenado


4.- El Departamento de Posgrado recauda todas las evaluaciones


5.- El Departamento de Posgrado o quien lo requiera analiza las evaluaciones para identificar las posibles fallas o inconveniencias y así poder mejorar.


6.- Las evaluaciones de profesores serán reflejadas de manera digital en el PNCP CONACYT.


7.- Las evaluaciones de profesores se archivan en un sobre cerrado y se guardan junto con las otras evaluaciones en el semestre correspondido.


Fin de proceso.





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ALUMNO

Formato

Formato

Formato

Formato

Formato

Formato

Formato

Inicio

1.- El Departamento de Posgrado solicita a todos los alumnos la entrega

de la evaluación de profesores debidamente requisitado en la fecha establecida por el Departamento de

Posgrado

4.- El Departamento de Posgrado recauda todas las evaluaciones

5.- El Departamento de Posgrado o quien lo requiera analiza las

evaluaciones para identificar las posibles fallas o inconveniencias y

así poder mejorar.

6.- Las evaluaciones de profesores serán reflejadas de manera digital

en el PNCP CONACYT.

7.- Las evaluaciones de profesores se archivan en un sobre cerrado y

se guardan junto con las otras evaluaciones en el semestre

correspondido.

2.- El formato de la evaluación de profesores se encuentra en

el campo virtual para la facilitación a los alumnos

3.- Los alumnos descargar el formato de la evaluación de profesores y los entregan al Departamento de Posgrado

totalmente llenado

Fin





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22. GLORARIO

PALABRA

SIGNIFICADO

IPN Instituto Politécnico Nacional.

CICATA Centro de Investigación en Ciencia Aplicada y Tecnología Avanzada.

SICEP Sistema Integral de Control Escolar de Posgrado.

BEIFI Beca de Estímulo Institucional de Formación de Investigadores.

CONACYT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

PTA Posgrado en Tecnología Avanzada.

MTA Maestría en Tecnología Avanzada.

DTA Doctorado en Tecnología Avanzada.

CENCELEX Centro de Lenguas Extranjeras.

DCA Dirección de Coordinación Académica.

SIP Secretaria de Investigación de Posgrado.

PNPC Programa Nacional de Posgrado de Calidad.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN · ACTA DE EXAMEN DE GRADO ... Fe de Erratas 28 de mayo de 1982. - Ley para...

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