MANUAL DE ORGANIZACI.N - oct 2006 - Iepsaasegurar que los trabajadores de IEPSA gocen de las...

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE IMPRESORA Y ENCUADERNADORA

PROGRESO, S.A. DE C.V.

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FECHA DE AUTORIZACIÓN

01 Sep 2005

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INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Organización de IEPSA se formula como una herramienta que sirva de apoyo a los niveles de mando de la entidad con respecto a los objetivos de sus puestos y sus principales funciones. Asimismo, tiene el propósito de proporcionar información sobre el funcionamiento y organización de la entidad. Dicho manual se elabora a partir de la estructura básica de la entidad con vigencia a partir del 1° de Septiembre del 2005 y comprende desde la Dirección General hasta Jefaturas de Departamentos.



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01 Sep 2005

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MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.



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01 Sep 2005

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ESTRUCTURA ORGÁNICA

Dirección General Gerencia de Administración y Finanzas • Subgerencia de Recursos Humanos y Financieros

• Departamento de Selección y Desarrollo de Personal • Departamento de Nóminas y Prestaciones • Departamento de Contabilidad y Cobranza

Departamento de Presupuesto Departamento de Organización Documental y Seguimiento

• Subgerencia de Adquisiciones y Contratación de Servicios

• Departamento de Compras • Departamento de Almacén e Inventarios

Gerencia Comercial • Subgerencia Comercial

• Departamento de Cotizaciones y Control Administrativo • Departamento de Facturación y Embarques

Gerencia de Producción • Coordinación de Producción (1er. Turno) • Coordinación de Producción (2do. Turno) • Coordinación de Líneas de Apoyo

• Departamento de Fotomecánica CTP e Impresión • Departamento de Mantenimiento

Coordinación de Innovación y Calidad Coordinación de Informática

• Departamento de Soporte Técnico

Departamento de Asuntos Jurídicos Órgano Interno de Control



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01 Sep 2005

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DIRECCIÓN GENERAL OBJETIVO: Planear, dirigir y controlar la administración de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales para asegurar su uso óptimo a fin de mantener a la empresa competitiva y financieramente viable, solvente y redituable, mediante la prestación a sus clientes de un servicio de alta calidad en el giro de las artes gráficas, dentro del marco legal y normativo de la entidad. FUNCIONES: 1. Proceder en la administración de la entidad, bajo las disposiciones de la Ley

que ampara a las Sociedades Anónimas y a la Ley Federal de Entidades Paraestatales con sus derechos y obligaciones, así como a las disposiciones regulatorias de la Secretaría de Educación Pública, Secretaría de la Función Pública y Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

2. Determinar las prioridades que la entidad deberá alcanzar para el cumplimiento

de sus objetivos en cada ejercicio fiscal, así como el establecimiento de los programas de desarrollo, su seguimiento y ajuste según se requiera para hacer frente a las circunstancias del mercado.

3. Suscribir acuerdos, contratos, convenios y demás actos jurídicos que

demanden la administración de la empresa para el cumplimiento de sus objetivos.

4. Planear, dirigir y controlar el presupuesto anual de la entidad a fin de generar

los recursos necesarios para su operación , así como obtener utilidades para el desarrollo integral de la empresa, como industria y como fuente de trabajo segura.

5. Innovar e implantar acciones que permitan a la empresa mantenerse dentro de

un mercado competitivo. 6. Evaluar los resultados de la gestión de la entidad a fin de hacer adecuaciones

a los planes estratégicos y proyectos específicos que sustenten la visión y misión de la empresa.



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7. Presentar periódicamente al Consejo de Administración, el informe de autoevaluación de la gestión de la entidad, con la información establecida en los lineamientos respectivos.

8. Negociar asuntos relevantes con el sindicato, clientes, proveedores y

autoridades diversas. 9. Proponer al Consejo de Administración la aprobación de los nombramientos de

gerentes y subgerentes de la entidad y en su caso, nombrar directamente al resto del personal.

10. Presidir las reuniones del Comité de Control y Auditoría, y demás órganos

colegiados con que cuente la entidad, con apego a la normatividad del caso, con la facultad de delegar la representación según disposición al respecto.

11. Promover la elaboración y seguimiento de Diagnósticos Organizacionales y

Plan Estratégico a fin de fijar los objetivos estratégicos que garanticen el cumplimiento de la misión y visión de IEPSA, dentro de los programas que la Coordinadora de Sector autorice.

12. Buscar las certificaciones necesarias para la mejora continua en los procesos

industriales, las instalaciones físicas y el recurso humano. 13. Representar legalmente a IEPSA con todas las facultades que correspondan,

en los términos de los poderes otorgados por la Asamblea de Accionistas.

14. Las demás que le confieran los estatutos sociales y las leyes aplicables.



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GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS OBJETIVO: Administrar los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos de IEPSA, mediante una adecuada planeación que permita obtener el máximo aprovechamiento de éstos, implementando los mecanismos que aseguren su adecuado control y el apego estricto a la normatividad vigente aplicable y a los lineamientos y políticas establecidos por la Dirección General. FUNCIONES:

1) Formular el programa anual de trabajo de la Gerencia, presentarlo a la consideración de la Dirección General y someterlo para la aprobación del Consejo de Administración.

2) Vigilar que se apliquen adecuadamente los tabuladores de sueldo

autorizados por la S.H.C.P. al personal de IEPSA, conforme a las disposiciones legales aplicables y la valuación técnica de puestos.

3) Coordinar y supervisar la elaboración del Programa Anual de adquisiciones

y el de inversión.

4) Coordinar las acciones relacionadas con la planeación estratégica de la entidad y los Programas de Desarrollo Empresarial.

5) Supervisar que las adquisiciones y el suministro de insumos, materiales,

refacciones y la contratación de servicios se realicen en las mejores condiciones de oportunidad, financiamiento, calidad y costo, observando el marco legal.

6) Integrar, en coordinación con cada una de las áreas, los programas de

trabajo y presupuestos anuales de IEPSA.

7) Asesorar y apoyar a todas las áreas de IEPSA en la formulación, instrumentación y control de sus presupuestos, así como difundir los lineamientos para su ejercicio.



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8) Definir y aplicar las políticas para contabilizar las operaciones de la empresa, de conformidad con los ordenamientos respectivos, así como analizar sus estados financieros.

9) Presentar oportunamente a la Dirección General la información financiera

que refleje la operación de la entidad, incluyendo el análisis e interpretación de los estados e indicadores financieros.

10) Autorizar los criterios para el reclutamiento y selección del personal, los de

evaluación del desempeño, los programas de capacitación y desarrollo, así como las altas y bajas del personal, de conformidad con la normatividad vigente aplicable.

11) Aplicar las cláusulas establecidas en el contrato colectivo de trabajo, y

asegurar que los trabajadores de IEPSA gocen de las prestaciones y derechos que se les otorga.

12) Definir coordinadamente con las otras áreas de la empresa, los perfiles del

personal para cada uno de los puestos de IEPSA.

13) Negociar el Contrato Colectivo de Trabajo.

14) Atender y solucionar conjuntamente con la Subgerencia de Recursos Humanos y Financieros las relaciones laborales entre IEPSA y sus trabajadores a través del sindicato de la empresa.

15) Administrar eficientemente los recursos financieros de IEPSA de tal forma

que su utilización se apegue a la normatividad vigente aplicable, invirtiendo los excedentes financieros, bajo criterios de rendimiento y liquidez.

16) Supervisar que los insumos necesarios para los programas de

mantenimiento y servicios generales se provean con oportunidad y eficiencia.

17) Coadyuvar a la implantación, en coordinación con las demás áreas, de las

medidas técnico-administrativas apropiadas para la mejor organización y funcionamiento de la empresa.



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18) Supervisar el constante mantenimiento a las instalaciones del inmueble que ocupa la empresa, con el propósito de mantenerlo en adecuadas condiciones de operación.

19) Presidir las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios relacionados con Bienes Muebles y el Comité de Enajenación de Bienes de la entidad.

20) Autorizar la adquisición de bienes o contratación de servicios, salvo

aquellos que tengan que ser expresamente autorizados por el Director General.

21) Coordinar la preparación e integración de las carpetas de trabajo que la

Dirección General presenta en las sesiones del Consejo de Administración, así como proporcionar la información correspondiente de las carpetas de los Comités de Control y Auditoría de la entidad.

22) Participar en el desarrollo y administración del Sistema de Gestión de

Calidad, conforme a los requisitos de la norma ISO 9000.

23) Coordinar la integración del programa de destino final de bienes.

24) Vigilar que se establezcan y se de seguimiento a los programas que establezca el Gobierno Federal y que en lo conducente le resulten aplicables a la entidad.

25) Mantener adecuadamente asegurados los bienes patrimoniales de la

entidad, de acuerdo al Programa de Aseguramiento Integral.

26) Las demás que le sean encomendadas acorde a su objetivo.



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01 Sep 2005

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SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS OBJETIVO: Planear y controlar la administración de los recursos humanos de la empresa, desde su ingreso hasta su capacitación, evaluación y desarrollo, cumpliendo las disposiciones legales en vigor. Supervisar el registro contable de las operaciones financieras y apoyar a la Gerencia de Administración y Finanzas para la elaboración del anteproyecto de presupuesto de ingresos y egresos de Impresora y Encuadernadora Progreso, S.A. de C.V., en coordinación con las Gerencias de Producción y Comercial, conforme a la normatividad aplicable en la materia. FUNCIONES: 1. Planear y coordinar el proceso de reclutamiento, selección contratación e

inducción de personal, de acuerdo a las disposiciones legales en vigor, así como las acciones tendientes a la evaluación y desempeño del personal.

2. Mantener a la empresa dentro del marco legal respecto a todas las situaciones

que se deriven de las relaciones de trabajo. 3. Coordinar la administración de prestaciones y beneficios al personal como

complemento del sistema de administración de sueldos y salarios. 4. Participar en las revisiones del Contrato Colectivo de Trabajo y del Reglamento

Interior de Trabajo, y vigilar la adecuada aplicación de cada uno. 5. Vigilar la aplicación de las medidas disciplinarias al personal, en términos del

Reglamento Interior de Trabajo, la Ley Federal de Trabajo y demás disposiciones aplicables.

6. Planear y controlar las relaciones laborales con el objeto de articular las

necesidades de los trabajadores sindicalizados con las de su sindicato y los objetivos de la organización.



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7. Planear y coordinar las comunicaciones internas de la empresa mediante la publicación de boletines, folletos, circulares, carteles, etc., en términos de las directrices fijadas por la Dirección General.

8. Asesorar a los niveles de mando de la organización en cuanto a la

administración de los recursos humanos a su cargo. 9. Participar en el establecimiento de acciones o programas enfocados a

fomentar una cultura de productividad, calidad y competitividad en el personal. 10. Supervisar el servicio médico, así como el servicio social de alumnos de las

diferentes instituciones educativas. 11. Proponer eventos sociales, culturales y deportivos como parte del buen

ambiente de trabajo e integración del personal. 12. Coordinar y Supervisar el proceso de las nóminas semanales y quincenales,

participación de utilidades, aguinaldo y especiales, vigilando que su pago se realice en tiempo y forma.

13. Supervisar que la información financiera sea preparada en apego a las Normas

de Información Financiera, contribuya a la adecuada toma de decisiones, sea obtenida sobre bases consistentes, e incluya todas las transacciones y eventos económicos que afecten a la empresa.

14. Intervenir y supervisar la toma de inventarios físicos del almacén de papelería,

materiales, producción en proceso y su valuación. 15. Validar la información presentada en los Estados Financieros y sus anexos,

preparando un análisis que coadyuve a la toma de decisiones. 16. Supervisar las tareas necesarias para determinar los costos históricos de

producción de IEPSA, el costo incurrido por cada orden de trabajo, y el costo por proceso productivo, así como los informes que se preparen sobre el particular.

17. Proyectar el resultado mensual de acuerdo a las órdenes de trabajo que el

área de producción estime terminar en cada periodo y a las ventas que representen dicha producción terminada.



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01 Sep 2005

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18. Coadyuvar a formular el anteproyecto de presupuesto de IEPSA en apego a la normatividad emitida, vigilar que se apliquen los lineamientos para el ejercicio del presupuesto asignado, supervisar su registro y control, y proponer las modificaciones necesarias al presupuesto original.

19. Dar cumplimiento oportuno a las obligaciones federales y estatales de carácter

fiscal, en estricto apego a las diversas leyes de la materia vigentes, cumpliendo con los plazos establecidos en las mismas.

20. Formular y presentar los informes requeridos por las autoridades competentes,

por el Órgano Interno de Control, la Administración de la empresa, así como por otras instancias que lo requieran.

21. Atender los requerimientos de información solicitados tanto por el Órgano

Interno de Control, como por los Auditores Externos, derivados de las revisiones y auditorias practicadas a la entidad.

22. Las demás que le sean encomendadas acorde a su objetivo.



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01 Sep 2005

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DEPARTAMENTO DE SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL OBJETIVO: Coordinar la realización de Objetivos, Políticas, Programas, Procedimientos de la Administración de Personal en especial lo relativo al proceso de reclutamiento, selección, capacitación, comunicaciones internas, programa de protección civil, comisión de seguridad e higiene y la comisión de capacitación, servicio social, biblioteca, visitas escolares, y diversos procedimientos en beneficio de la empresa (SASST e Industria Limpia) conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección General de acuerdo a la normatividad aplicable. FUNCIONES: 1. Elaborar el Programa de Capacitación que se registra ante la Secretaría del

Trabajo y Previsión Social, planifica la ejecución y da seguimiento a las acciones necesarias para que se lleve acabo la capacitación interna y externa del personal.

2. Planear, coordinar y supervisar la contratación del personal valorando a los

posibles candidatos mediante entrevista, aplicación e interpretación de baterías psicometrías y coordinación para la aplicación de entrevista y pruebas técnicas, con el fin definir al mejor prospecto para ocupar el puesto.

3. Revisar procedimiento y en su caso, modificar los procedimientos del área,

incorporados al Sistema de Gestión de la Calidad, promoviendo su mejora continua.

4. Planificar, programar, coordinar y dar seguimiento a las acciones que la

Comisión de Seguridad e Higiene de la entidad deba realizar en cumplimiento a NOM-019-STPS-2004.

5. Promover la celebración de convenios con diferentes instituciones educativas

de nivel medio superior y superior para brindar a los estudiantes la posibilidad de realizar su de Servicio Social y Prácticas Profesionales en la entidad.



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01 Sep 2005

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6. Supervisar el servicio médico, con el objeto de brindar una adecuada y oportuna atención de necesitarla el personal.

7. Coordinar y dar seguimiento a la prestación Servicio Social y Prácticas

Profesionales. 8. Coordinar las brigadas de Protección Civil realizando las acciones necesarias

para mantenerla capacitada y actualizada en la materia. 9. Supervisar y coordinar la elaboración y entrega del formato DC-3 de la STPS

(constancia de habilidades) al personal que ha sido capacitado en el periodo y del formato DC-4 a la STPS (Lista de constancia de habilidades laborales) para llevar un control de las horas hombre de capacitación en el año.

10. Elaborar, coordinar y supervisar los boletines y las diversas publicaciones

internas. 11. Administrar el mantenimiento y mejora del Sistema de Administración de

Seguridad y Salud en el Trabajo (SASST). 12. Instrumentar, el Programa de Industria Limpia. 13. Coordinar, desarrollar y supervisar las actividades relacionadas con el

mantenimiento del Programa de Industria Limpia 14. Coadyuvar en el debido desarrollo de los comités de la CONAE, PUERA y

Manejo del Fomento Ambiental.

15. Planificar, programar y desarrollar la coordinación de eventos cívicos culturales y recreativos en beneficio del personal.




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01 Sep 2005

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DEPARTAMENTO DE NÓMINAS Y PRESTACIONES OBJETIVO: Administrar el pago de las prestaciones establecidas en el Contrato Colectivo de Trabajo, Acuerdos y Políticas de prestaciones establecidas a favor de los trabajadores de la Entidad, así como determinar y enterar veraz y oportunamente las obligaciones fiscales en materia de salarios ante las Instituciones Gubernamentales. FUNCIONES:

1. Coordinar y supervisar la elaboración de nóminas del personal de Mando, Administrativo, Sindicalizado de base y eventual y Honorarios verificando los procedimientos y los reportes de nóminas para entregar éstas en tiempo y forma.

2. Supervisar el pago de las liquidaciones al IMMS e INFONAVIT a través del

Internet “EL IMSS DESDE SU EMPRESA, para enterar las contribuciones patronales veraz y oportunamente.

3. Realizar el pago del impuesto del 2% sobre nóminas del total de las

erogaciones mensuales, sueldo y prestaciones de los trabajadores de empresa, para cumplir oportunamente con esta obligación fiscal.

4. Realizar la encuesta industrial mensual solicitada por el INEGI sumando

todas las percepciones y prestaciones a que tienen derecho los trabajadores por el mes, para entregar la información en forma conjunta a la Subgerencia de Contabilidad.

5. Coordinar y supervisar el pago de vales de despensa calculando al sueldo

mensual de los empleados el porcentaje correspondiente, para dar un óptimo cumplimiento al contrato colectivo de trabajo.

6. Elaborar y enterar el Padrón de Servidores Públicos de la Entidad a la SFP

a través de la base de datos de los servidores de mando, para tener actualizado el padrón de servidores públicos de esta entidad.



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01 Sep 2005

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7. Administrar el sistema de control de asistencia a través del reloj electrónico checador para controlar más eficazmente las incidencias del personal en asistencia y puntualidad.

8. Administrar el sistema de nóminas (Banca electrónica) a través de la

dispersión electrónica de la nomina donde se transfiere el pago a cada una de las cuentas de los trabajadores, para dar cumplimiento a la obligación de cubrir íntegramente los sueldos a los trabajadores.

9. Coadyuvar con la consecución del plan de auditorias internas del sistema de Gestión de la Calidad ISO-9001:2000

10. Coadyuvar en el proceso de reclutamiento selección y contratación de personal de nuevo ingreso.

11. Apoyar a la Gerencia de Administración y Finanzas en las negociaciones del Contrato Colectivo de Trabajo con los representantes del Sindicato de trabajadores.

12. Realizar investigaciones de sueldos y prestaciones con las empresas del ramo de las artes graficas, a fin de mantener competitivos y atractivas nuestras prestaciones.




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01 Sep 2005

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y COBRANZA OBJETIVO: Apoyar a la Subgerencia de Recursos Humanos y Financieros en el control y análisis de las diversas cuentas contables, así como supervisar la clasificación contable de las pólizas de ingresos, egresos y diario así como su correspondiente aplicación, y atención al Sistema Integral de Información (SII). FUNCIONES:

1. Llevar el control de las cuentas por pagar con sus respectivas fechas de vencimiento y pago, registrando los contrarecibos tomados a revisión, para determinar que la cantidad pagada sea correcta y la fecha de pago oportuna.

2. Analizar y formular la documentación contable para la elaboración de

papeles de trabajo del Sistema Integral de Información, revisando que todas las pólizas estén registradas y clasificadas presupuestalmente en su respectivo renglón, para poder vaciar la información en su formato respectivo y cumplir con los requisitos de calidad de la información.

3. Supervisar la correcta aplicación y registro de todas las operaciones

contables mensuales, revisando que todas las pólizas de ingresos, egresos y diarios sean registradas y aplicadas correctamente a sus cuentas correspondientes, para controlar y vigilar el registro de las operaciones que se efectúan en estricto apego a las leyes y manuales de la empresa.

4. Capturar y trasmitir los formatos del Sistema Integral de Información,

teniendo la información analizada procede con el llenado del formato respectivo y solicita los formatos de las demás áreas de acuerdo a su fecha de vencimiento, para poder tener un grado de cumplimiento al 100% y no ser acreedor a una amonestación o requerimiento de información por parte del SII y del Órgano de Control Interno (OCI).



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

5. Preparar los estados financieros e informes periódicos, haciendo el cierre del mes para determinar el resultado del ejercicio, para que la información de los estados financieros sea confiable y oportuna para la correcta toma de decisiones.

6. Supervisar la correcta aplicación y registro de todas las operaciones que

afectan órdenes de trabajo, supervisando su aplicación en base a los movimientos mensuales del almacén, cuentas por pagar y gastos, para que la información presentada reúna la calidad y oportunidad requerida.

7. Supervisar la elaboración de estados de cuenta y conciliaciones bancarias

mensuales, integrando al cierre de mes las cuentas colectivas de IEPSA, para elaborar los estados de cuenta, para que la Gerencia de Administración y Finanzas o el área que lo requiera pueda consultar cualquier cuenta por pagar o por cobrar.

8. Realizar semanalmente el flujo de efectivo, tomando como base el saldo

inicial en bancos e inversiones la programación de cuentas por cobrar y por pagar, y otros gastos (sueldos, impuestos, honorarios, etc.) proyectándola a un mes y se determinando la disponibilidad final, para que la Gerencia de Administración y Finanzas este enterada de los compromisos de pago así mismo conocer la disponibilidad de efectivo que puede ser invertida en el periodo.

9. Elaborar y preparar los papeles de trabajo para la presentación de la

declaración anual, del Dictamen Fiscal y las declaraciones Informativas de clientes y proveedores, así como la captura y envío de la información en tiempo y forma, de acuerdo a las disposiciones fiscales aplicables.

10. Presentar las declaraciones periódicas de impuestos locales y elaboración

de papeles de trabajo para la auditoria del Código Financiero del distrito Federal (Impuestos sobre nóminas, Impuesto Predial, consumo de agua, etc.)

11. Elaborar papeles de trabajo para la presentación de la conciliación contable

presupuestal trimestral y del ejercicio.

12. Coordinar la gestión de cobranza recopilando la información necesaria para presentar las facturas a revisión.



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13. Elaborar estadísticas de facturación recopilando datos del sistema de

facturación para mantener informada a la Gerencia y a la Subgerencia del comportamiento de la cartera y ventas.

14. Coordinar la labor de cobranza dando seguimiento a la respuesta de los

clientes para recuperar la cartera a la brevedad posible. 15. Apoyar la gestión de cobro cuando se presentan problemas hablando con

los clientes y visitándolos para cobrar en el menor tiempo posible. 16. Supervisar la elaboración de reportes de cobranza y antigüedad de saldos

mediante el sistema para informar a la Gerencia y a la Subgerencia y darle seguimiento a la gestión de cobro.

17. Elaborar gráficas comparativas de ventas, del presupuesto de ventas vs.

ventas reales y participación de los clientes en las ventas recopilando la información mediante el sistema para el reporte mensual de indicadores de calidad, el acuerdo mensual de la Dirección General y para la carpeta trimestral que se presenta en la Junta de Gobierno.

18. Atender al personal del Órgano Interno de Control y de auditoría externa.

19. Auxiliar en la elaboración de estudios de costos y presupuestos.

20. Realizar el registro de pasivos de servicios (Proveedores y/o Acreedores).

21. Verificar que la captura de pólizas de diario, ingresos y egresos se realice

oportunamente.

22. Realizar los cierres contables mensuales y anuales.

23. Analizar y formular documentación contable para la elaboración de papeles de trabajo del Sistema Integral de Información (SII).

24. Elaborar mensualmente las declaraciones para el pago de obligaciones

fiscales.

25. Participar en la toma de inventarios físicos.



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26. Conciliar los saldos de los Estados de Cuenta del Fondo de Cultura Económica.

27. Supervisar la elaboración de estados de cuenta de clientes, proveedores y

acreedores diversos, así como la depuración de cuentas contables.

28. Supervisar que la documentación de las adquisiciones cubra los requisitos fiscales y esté debidamente autorizada.

29. Realizar el cálculo de los componentes inflacionarios y reexpresión de los

estados financieros.

30. Apoyar a las áreas de Producción y Comercial, en el llenado de sus formatos del SII.

31. Cuidar que la calidad de la información sea la requerida por el SII.




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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE PRESUESTO

OBJETIVO: Apoyar a la Subgerencia de Recursos Humanos y Financieros en el control y análisis de las diversas partidas presupuestales, así como supervisar la clasificación presupuestal de los ingresos y egresos y su correspondiente aplicación en los flujos de efectivo , y la atención a las demandas de información de las áreas globalizadoras. FUNCIONES:

1) Elaborar la información básica, para la presentación de la cuenta pública,

así como los informes de evaluación periódica, de acuerdo con la normatividad vigente.

2) Colaborar en la elaboración e integración de los presupuestos por área

responsable, atendiendo sus necesidades y las disposiciones legales y normativas correspondientes.

3) Participar en la definición de parámetros y políticas generales para la

formulación del anteproyecto de presupuesto y del programa operativo anual y coordinar las diversas áreas operativas para su elaboración.

4) Integrar la información generada por las áreas en los formatos establecidos

por la secretaria de educación pública y la secretaria de hacienda y crédito público para la elaboración del anteproyecto de presupuesto y el programa operativo anual.

5) Vigilar y supervisar el ejercicio del presupuesto de la entidad verificando su

correcta clasificación por partida presupuestal y por área responsable.

6) Examinar la suficiencia presupuestal por capitulo y por partida y; en su caso, tramitar las modificaciones y/o ampliaciones presupuestales necesarias para optimizar la utilización de los recursos autorizados.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

7) Revisar que los comprobantes del ejercicio del presupuesto cumplan con los requisitos normativos aplicables.

8) Elaborar los estados presupuestales e informes que requieran las áreas de

control externas e internas.

9) Coadyuvar en la elaboración de los informes que se presentan en las reuniones del comité de control y auditoria (cocoa)

10) Coadyuvar en la elaboración de la información requerida por los

funcionarios integrantes de la junta de gobierno, de acuerdo a lo que señala la ley de entidades paraestatales

11) Coordinar la elaboración y presentación de los informes programático-

presupuestales y financieros oficiales, requeridos por las autoridades correspondientes y otras dependencias globalizadoras de la administración publica federal.

12) Registrar y dar seguimiento a los programas y proyectos de inversión así

como el registro del ejercicio presupuestal por capitulo de gasto, programa, y la calendarización de los recursos presupuestales a nivel partida.

13) Coordinar la elaboración de los reportes presupuestales de las erogaciones

y disponibilidad por programa, proyecto, partida de gasto a nivel flujo de efectivo.

14) Llevar a través de los reportes presupuestales el seguimiento y control del ejercicio del presupuesto en sus diferentes modalidades. y efectuar mensualmente las conciliaciones con el área contable sobre el avance del ejercicio presupuestal

15) Realizar el análisis de las erogaciones y disponibilidades presupuestales

por programas y proyectos, Capítulos, conceptos y partidas de gasto. Así como de los fondos financieros a nivel flujo de efectivo, tramitando en su caso. la autorización de modificaciones presupuestales.




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_______________________ DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y SEGUIMIENTO

OBJETIVO: Garantizar que la entidad cuente de manera ágil, completa, y oportuna con toda la información documental que requiere para el desarrollo de todas y cada una de sus actividades regulares, a través de la organización y control, de sus archivos. FUNCIONES:

1. Fungir como representante de la entidad, ante el Archivo General de la Nación para dar seguimiento a las disposiciones dictadas por este organismo.

2. Planear, coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades

encomendadas en la organización, control y funcionamiento de los archivos de las diversas áreas de la entidad.

3. Establecer y apoyar la aplicación dentro de los archivos institucionales, las

normas que regirán los procesos de organización y control de los documentos manejados en la entidad.

4. Elaborar, los de manuales de políticas y procedimientos, con la finalidad de uniformar los criterios de los procesos archivísticos, evitando con ello la disparidad, tanto de presentación como de contenido, para la realización de sus actividades.

5. Elaborar y Presentar los informes que sean requeridos por las instancias

pertinentes y por los de la propia entidad administrativa.

6. Orientar, promover y vigilar dentro de la entidad la instrumentación de las normas y lineamientos sobre archivos, emitidos por el Archivo General de la Nación. y el Instituto Federal de Acceso a la Información.

7. Coordinar con los responsables de los archivos de Trámite y de

Concentración, la elaboración del Cuadro de Clasificación, del Catálogo de Disposición Documental y del Inventario General de sus áreas.



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_______________________ DIA MES AÑO

8. Coordinar la elaboración de la guía simple de archivos y su publicación en la pagina de Internet de IEPSA en el apartado de transparencia y mantenerla actualizada periódicamente.

9. Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación

de los documentos de archivos que se encuentran en el archivo de concentración, y brindar integralmente los servicios de apoyo informativo y de préstamo documental, requeridos por las diferentes áreas de entidad, para el adecuado cumplimiento de sus funciones.

10. Coordinar y supervisar la realización de las transferencias primarias de la

documentación que por término de vigencia en el archivo de trámite deban ser enviados al archivo de concentración.

11. Coordinar y supervisar la realización de las transferencias secundarias De

la documentación que por término de vigencia en el archivo de concentración, deban ser enviados al Archivo General de la Nación, para su dictamen y posterior baja.

12. Apoyar al responsable de enlace, en el cumplimiento de la ley de

Transparencia y Acceso a la Información, Publica Gubernamental, en la clasificación documental que por su naturaleza pudiera ser reservada o confidencial.

13. Dar cumplimiento con los lineamientos generales para la organización y

conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración publica federal y por lo dispuesto en la ley de Transparencia y Acceso a la Información, Publica Gubernamental.

14. Promover y coordinar las acciones requeridas a nivel institucional para la

correcta administración y desarrollo de los recursos archivísticos de la entidad, auspiciando para ello la capacitación constante del personal responsable del manejo de los documentos.




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SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

OBJETIVO: Planear y coordinar las adquisiciones de materias primas, bienes muebles y contratación servicios requeridos por la entidad, consolidar los requerimientos de bienes o servicios con las áreas usuarias; basado en la normatividad vigente y demás aplicable, en las políticas y lineamientos de la entidad; con la eficiencia y eficacia necesarios para coadyuvar en la mejora y el buen funcionamiento de la empresa. FUNCIONES:

1. Planear y coordinar el programa anual de adquisiciones en los términos previstos en la ley de la materia.

2. Programar la adquisición de todos los bienes y servicios que requiere la

entidad, con base a los presupuestos autorizados.

3. Controlar la adquisición de los bienes materiales, así como los insumos que requiera las áreas de IEPSA para el desarrollo de sus funciones.

4. Llevar el control de las adquisiciones de bienes y materia prima, así como la

contratación de servicios; Clasificando de acuerdo al tipo de procedimiento conforme a la normatividad en materia de adquisiciones.

5. Coordinar y elaborar las carpetas para las reuniones del Comité de

Adquisiciones de IEPSA.

6. Proponer a la Gerencia de Administración y Finanzas las políticas de adquisiciones que deban regir en la Sugerencia de Adquisiciones.

7. Elaborar y controlar los pedidos y contratos celebrados.

8. Mantener actualizados los mecanismos de control interno de las

operaciones realizadas en el área.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

9. Seleccionar proveedores de conformidad con la normatividad vigente y así como el Manual de Políticas, Bases y Lineamientos de IEPSA.

10. Evaluar el comportamiento de los proveedores a través de la norma ISO

9001-2000, con el fin de contar con un catalogo de proveedores con insumos de calidad y un buen servicio.

11. Participar en el establecimiento y mantenimiento del Sistema de Gestión de

Calidad de la entidad.

12. Llevar el control de reportes y estadísticas de adquisiciones que la Gerencia de Administración y Finanzas requiera, así como otras áreas y la misma normatividad solicite.

13. Actualizar las Políticas, Bases y Lineamientos conforme a la normatividad

vigente.

14. Promover la actualización de los sistemas de registro y control de las adquisiciones bajos los sistemas computarizados.

15. Promover la capacitación y actualización del personal en la materia de

Adquisiciones.

16. Actualizar la agenda de Proveedores para tener lo más rápido posible la información en cuanto a quien nos da mejor calidad, servicio y precio.

17. Las demás que le sean encomendadas de acorde a su objetivo.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE COMPRAS OBJETIVO: Realizar las adquisiciones de bienes de consumo, bienes muebles, materias primas, refacciones y servicios que son requeridos por las áreas de IEPSA para los procesos de producción y apoyo administrativo, conforme a la normatividad vigente aplicable, así como a las políticas y lineamientos de IEPSA. FUNCIONES:

1. Seleccionar a los proveedores que deben brindar servicio a la empresa, revisando la documentación que acredita al proveedor para prestar o vender el servicio.

2. Cotizar, adjudicar y elaborar pedidos, así como las solicitudes de servicio

obteniendo el Vo. Bo. del jefe inmediato, para efectuar el procedimiento respectivo de la contratación de servicio o la compra de materiales necesarios.

3. Apoyar al departamento de mantenimiento, solicitando servicio a

proveedores y realizando trámites de compras de refacciones nacionales e importadas para al cumplimiento del Programa de Mantenimiento.

4. Mantener actualizado el sistema de pedidos, guardando los datos del

proveedor como giro, domicilio, teléfono, etc., para tener lo más rápido posible la información en cuanto a quien nos brinda la mejor calidad, servicio y precio.

5. Vigilar que los requerimientos de calidad, cantidad y tiempos de entrega de

lo solicitado a los proveedores cumpla con las condiciones estipuladas, comunicándose directamente con el proveedor para corroborar el tiempo de entrega del material, así como las entradas que almacén gira al departamento de compras, para apegarse a las normas de calidad y cumplimiento de IEPSA.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

6. Apoyar a la realización de concursos por licitación pública, invitación y adjudicación directa, vigilando que los procedimientos de adquisición se lleven a cabo según corresponda, para mantener en orden los requisitos que ordena la ley en materia de adquisiciones.

7. Solicitar el surtimiento de papel, materia prima y demás materiales que se

requieran.

8. Atender las solicitudes de cotización de la Gerencia Comercial.

9. Elaborar carpetas del Comité de Adquisiciones y actas correspondientes a las sesiones.

10. Elaborar el Programa de Adquisiciones y Proyecto de Inversión.

11. Elaborar los reportes de cumplimiento del Programa Operativo de

Transparencia y Combate a la corrupción.

12. Supervisar los envíos de Información a través de Compranet.

13. Efectuar las modificaciones a las Políticas, Lineamientos y Manuales, de acuerdo a decretos y publicaciones de la Función Pública.

14. Supervisar el área de Servicios Generales.

15. Asegurar que los requerimientos de adquisiciones por parte de los titulares de las áreas, tengan las especificaciones claras y suficientes para que las compras se soliciten conforme a lo requerido.

16. Orientar a los titulares de las áreas respecto de los trámites y

procedimientos internos de adquisición de bienes y contratación de servicios.




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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS OBJETIVO: Recibir, controlar y custodiar la materia prima y/o mercancías de insumos para el proceso productivo y suministrándolos en su justa calidad, cantidad y oportunidad, a todas las áreas usuarias del Almacén, de tal manera que se cumplan con los objetivos de la empresa. FUNCIONES:

1. Planear, controlar y supervisar las actividades administrativas y operativas del almacén.

2. Elaborar el registro de movimientos del almacén (entradas-salidas

para informar a las áreas involucradas de la empresa.

3. Realizar pre-inventarios, mensuales y toma de inventarios físico anual.

4. Elaborar requisiciones de compra de materiales, para mantener los

stocks del almacén.

5. Clasificar los materiales del almacén.

6. Llevar el control y registro del inventario del activo fijo.

7. Apoyar las actividades del almacén en el manejo de los materiales que utiliza el área de impresión.

8. Planear y coordinar el acomodo de los materiales en las bodegas

9. Capacitar al personal en el manejo de materiales así como del

montacargas.

10. Elaborar el presupuesto anual del área.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

11. Planear y coordinar la entrega de la materia prima a las líneas de

apoyo.

12. Planear los requerimientos de la materia prima y/o materiales, mediante índices de consumo (mínimos y máximos) y verificación de existencias, con el fin de contar con la cantidad suficiente y necesaria para el proceso productivo.

13. Recibir las mercancías y materias primas, verificando que cumplan en

calidad, cantidad y tiempo con los requerimientos correspondientes.

14. Almacenar y controlar con racionalidad y eficiencia los materiales para evitar obsolescencia de los mismos.

15. Suministrar los materiales y/o materias primas en su justa calidad,

cantidad y tiempo a las diferentes áreas usuarias para cumplir con los procesos productivos, evitando demoras de los mismos.

16. Evitar el deterioro de los materiales, mediante la rotación de los

(últimas entradas-primeras salidas), con el fin de minimizar las pérdidas.

17. Mantener las instalaciones ordenadas y limpias con el fin de proteger

los diversos materiales que se tienen en guarda.

18. Participar en la toma de inventario físico, bajo la normatividad vigente el cual se realiza anualmente, con el Órgano Interno de Control, Subgerencia de Contabilidad y Auditoría Externa.

19. Las demás que le sean encomendadas de acorde a su objetivo.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

GERENCIA COMERCIAL OBJETIVO: Planear, organizar, ejecutar y controlar las actividades del área comercial con el propósito de promover y ofertar los servicios prestados por IEPSA. Cuidar que el personal a su cargo realice sus funciones coherentemente con la filosofía, misión, valores organizacionales y política de calidad de la empresa. FUNCIONES:

1. Atender a los clientes actuales, así como a los accionistas, promoviendo las ventas de los servicios de IEPSA en el sector público y privado.

2. Detectar las oportunidades de venta y organizar las actividades tendientes

a su aprovechamiento.

3. Promover las relaciones públicas de la empresa, controlando y vigilando que las tareas de servicio al cliente se lleven a cabo con oportunidad y eficiencia.

4. Coordinar las actividades de las áreas a su cargo, así como dictar las

políticas y procedimientos correspondientes, velando por su cumplimiento.

5. Validar el pronóstico de ventas y presentarlo a consideración de la Dirección General.

6. Verificar y dar seguimiento al pronóstico de ventas para su cumplimiento.

7. Validar los precios a los que deben ser vendidos los servicios de impresión

y encuadernación en cada una de las cotizaciones que se presenten a los clientes.

8. Elaborar los documentos necesarios conjuntamente con las Gerencias de

Producción y Administración para la participación de IEPSA en las licitaciones públicas y concursos por invitación.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

9. Evaluar las solicitudes de producción de los clientes antes de aceptar los pedidos y negociar las condiciones tanto de precios como de entrega del producto final.

10. Participar en las juntas de producción en las que se revise el avance de las

obras y se de seguimiento al cumplimiento de requisitos del cliente, análisis de desviaciones en la producción y presentación de cambios en las condiciones pactadas inicialmente con el cliente a fin de realizar nuevas negociaciones, aceptar o rechazar las propuestas de cambio.

11. Cuidar las condiciones físicas y mecánicas de las unidades con que se

realiza la transportación y entrega del producto terminado, así como el cumplimiento de la seguridad y limpieza tanto para el personal y los vehículos, como para el producto transportado.

12. Verificar que el Departamento de Facturación realice la labor de facturación

en los términos que aseguren el cumplimiento de los requisitos solicitados por el cliente.

13. Dar seguimiento a la satisfacción de los clientes actuales y promover

investigaciones de mercado que proporcionen información útil respecto a la competencia, tecnología, leyes y comportamiento del sector de las artes gráficas en general.

14. Asegurar que las áreas a su cargo cuenten con los apoyos técnicos, las

herramientas de trabajo y que el personal se encuentre capacitado para realizar las funciones que le han sido encomendadas.

15. Controlar y evaluar los resultados de cada una de sus áreas e impulsar

acciones de mejoramiento continuo.

16. Participar en el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9000.

17. Dirigir la planeación estratégica en toda su área.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

SUBGERENCIA COMERCIAL OBJETIVO: Ejecutar la labor de ventas y servicio al cliente dentro de un marco de cumplimiento de objetivos y metas presupuestales. Coordinar las actividades y controlar el buen desempeño y eficiencia de los departamentos del área comercial: “Cotizaciones y Control Administrativo” y “Facturación y Embarques”. FUNCIONES:

1. Elaborar el presupuesto anual de ventas para someterlo a la consideración del Gerente Comercial.

2. Ejecutar la labor de ventas y dar apoyo a la Gerencia Comercial en la

atención de clientes así como coordinar a los vendedores.

3. Organizar las prioridades en la elaboración de cotizaciones. Verificar el cumplimiento de requisitos del procedimiento de “Gestión, Revisión y Seguimiento del Pedido” en la parte correspondiente.

4. Revisar los cálculos de las cotizaciones, realizar los ajustes necesarios y

someterlos a la aprobación del Gerente Comercial.

5. Supervisar la elaboración de las estadísticas de cotizaciones, analizar sus resultados y presentarlos a la Gerencia Comercial.

6. Coordinar las prioridades en la elaboración de las órdenes de trabajo,

darles seguimiento en su proceso de producción y asegurar que el material esté completo y autorizado por cliente para que la Gerencia de Producción cuente con todo lo necesario para asegurar los requisitos solicitados por el cliente.

7. Coordinar con Facturación y Embarques la distribución del producto

terminado, su transportación segura y todo lo referente a la documentación soporte.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

8. Cuidar la puntualidad de las entregas y el buen desempeño del personal de Embarques.

9. Supervisar el cumplimiento de horarios y requisitos del cliente en la

presentación de facturas a revisión, la documentación soporte (“Notas de Remisión”, devoluciones de materiales propiedad del cliente, etc.). Verificarlo.

10. Supervisar la elaboración de las estadísticas de facturación, analizar sus

resultados y presentarlos a la Gerencia Comercial.

11. Recibir reclamaciones de los clientes, informar a la Subgerencia de Innovación y Calidad de las quejas recibidas.

12. Dar seguimiento a las reclamaciones de los clientes según el procedimiento

de “acciones correctivas y preventivas”.

13. Realizar estudios de mercado en los que se incluyan aspectos como competencia, tecnología, leyes y comportamiento del sector de las artes gráficas en general.

14. Asegurar que las áreas a su cargo cuenten con las herramientas necesarias

para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, que estas hagan buen uso de los recursos puestos a su disposición.

15. Solicitar los recursos de capacitación que considere necesarios para el

buen desempeño de las funciones del personal a su cargo.

16. Organizar las actividades relacionadas con el procedimiento de “Gestión, Revisión y Seguimiento del Pedido” y verificar el cumplimiento de sus lineamientos y procedimientos, así como el adecuado uso de los formatos.

17. Asegurar el cumplimiento de políticas y procedimientos dictados por la

Gerencia Comercial a todo el personal.

18. Participar en el establecimiento y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, de la entidad de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9000.

19. Las demás que le sean encomendadas.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE COTIZACIONES Y CONTROL ADMINISTRATIVO

OBJETIVO: Calcular los precios de las obras y servicios de impresión y acabados que vende IEPSA a los clientes mediante cotizaciones. Elaborar las órdenes de trabajo con base en lo cotizado, entregarlas oportunamente a la Gerencia de Producción y controlar los cambios solicitados por los clientes y todo lo que ello implica. FUNCIONES:

1. Atender las solicitudes de cotización de los clientes que se reciben mediante comunicación telefónica, vía fax, e-mail, directa o de manera personal.

2. Brindar apoyo técnico al cliente sobre las especificaciones del producto a la

hora de atender solicitudes de cotización.

3. Solicitar los tiempos requeridos para la elaboración de las órdenes de trabajo a la Gerencia de Producción para realizar la negociación de los tiempos de entrega requeridos por el cliente, los cuales deben quedar estipulados en las cotizaciones.

4. Solicitar los precios de materia prima y costos de otros procesos a la

Subgerencia de Adquisiciones para contemplarlos en el cálculo de la cotización.

5. Verificar las condiciones del pedido desde la elaboración de pruebas

necesarias para visto bueno antes de entrar a impresión hasta las condiciones de empaque y entrega al cliente para que sean contempladas en los cálculos de la cotización, así como en las condiciones de aceptación del pedido.

6. Elaborar los presupuestos (cotizaciones) considerando los aspectos

técnicos de la producción, empaque, los precios de materia prima y otros procesos proporcionados por el Departamento de Adquisiciones.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

7. Preparar y elaborar la documentación solicitada en las bases de las

licitaciones públicas y concursos por invitación restringida.

8. Dar seguimiento a la aceptación de cotizaciones por parte de los clientes mediante “Carta de Aceptación, pedido, contrato u orden de compra”, con lo cual podrá girar instrucciones para que se elabore la “Orden de Trabajo”.

9. Verificar que la “Carta de Aceptación, pedido, contrato u orden de compra”

del cliente coincida en número y letra (si es alfa numérico) con la cotización que fue aceptada, así mismo que los materiales proporcionados por el cliente coincidan con lo descrito en la cotización.

10. Elaborar las estadísticas de cotizaciones y presentarlas a la Subgerencia

para su respectivo análisis.

11. Coordinar las prioridades en la elaboración de órdenes de trabajo, revisarlas y supervisar su entrega a la Gerencia de Producción.

12. Elaborar las órdenes de trabajo, verificando las especificaciones de los

pedidos que hacen los clientes, información técnica requerida, pruebas solicitadas, muestras, condiciones de embarque y las fechas de entrega antes de pasar las órdenes a la Gerencia de Producción.

13. Atender a los clientes respecto al avance de sus obras y asesorarlos con

especificaciones técnicas cuando así lo soliciten.

14. Controlar y dar seguimiento a los pendientes de materiales y /o vistos buenos por parte del cliente, para cumplir con las especificaciones técnicas de la obra y con los tiempos de entrega comprometidos con el cliente.

15. Elaborar las estadísticas de órdenes de trabajo pasadas a la Gerencia de

Producción y presentarlas a consideración de la Subgerencia Comercial.

16. Calcular los costos provocados por modificaciones al pedido original del cliente, revisar las implicaciones con la Gerencia de Producción y con la subgerencia de Adquisiciones y Contratación de Servicios, según corresponda. Someter la información a consideración de la Subgerencia Comercial y tramitar la nueva cotización con el cliente.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

17. Dar seguimiento a la aceptación de nuevas cotizaciones, generadas por las

modificaciones solicitadas por el cliente.

18. Supervisar el respaldo de los cambios generados en las órdenes de trabajo, vistos buenos por parte del cliente y todos aquellos documentos generados como respaldo en cada expediente.

19. Supervisar la elaboración, dar seguimiento e informar a la Subgerencia

Comercial sobre la emisión de órdenes de trabajo de la serie 7000.

20. Recibir del Departamento de Facturación y Embarques la documentación soporte de las devoluciones realizadas por el cliente para su reproceso, sea parcial o total. Notificar a la Subgerencia de Innovación y Calidad sobre la devolución recibida para su seguimiento.

21. Informar a la Subgerencia Comercial sobre las necesidades existentes en

su área, ya sean de capacitación, herramientas de trabajo u otros requerimientos.

22. Preparación de documentos y formatos para la participación en invitaciones

y licitaciones.

23. Supervisar la elaboración de las órdenes de trabajo.

24. Supervisar la elaboración de desgloses (Costos y Actividades) de las órdenes de trabajo correspondientes al Fondo de Cultura Económica.




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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN Y EMBARQUES OBJETIVO: Llevar a cabo el proceso de Facturación oportunamente. Así como coordinar la devolución de materiales propiedad del cliente. Realizar la entrega del producto terminado en función de los requerimientos del cliente en cuanto a tiempo se refiere, dentro de los estándares establecidos. Asegurar la transportación del producto terminado bajo las condiciones de seguridad apropiadas y brindar apoyo a otras áreas que requieran los servicios de transporte. FUNCIONES:

1. Verificar las obras que se entregan diariamente, verificar la aceptación del cliente y recopilar la información necesaria para determinar la facturación por realizar.

2. Elaborar las facturas de cada obra terminada y entregada, incluyendo todas

las actividades realizadas así como la materia prima utilizada., desperdicio de papel y venta de maquinaria y equipo que IEPSA decida eliminar de sus inventarios.

3. Preparar la documentación necesaria para presentar las facturas a trámite

de cobro.

4. Solicitar la recepción de los negativos y otros materiales propiedad del cliente a la Gerencia de Producción.

5. Verificar que el total de materiales propiedad del cliente regresen

completos, incluyendo dummies, archivos magnéticos, ejemplares muestra, entre otros.

6. Recibir las notas de devolución de materiales y coordinar la entrega

oportuna en el lugar que el cliente indique.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

7. Elaborar los reportes de facturación semanal por cliente incluyendo las notas de crédito que se hubieren efectuado.

8. Reportar los materiales propiedad del cliente pendientes de devolución,

indicar la razón y si afecta la presentación de facturas a trámite de revisión.

9. Elaborar las notas de crédito que hayan sido previamente autorizadas por la Gerencia necesarias para resolver problemas de cobranza, controlar su adecuada documentación según las políticas que amparen su emisión.

10. Asegurar la recuperación de las facturas y notas de crédito canceladas,

tanto originales como copias y entregarlas al Departamento de Contabilidad.

11. Elaborar las estadísticas de presupuestos y ventas, y presentarlas a

consideración de la Subgerencia Comercial.

12. Dar seguimiento a la presentación de facturas a revisión, asegurar que el trámite esté completo y encaminado al cobro oportuno de las mismas.

13. Mantener actualizada la base de datos por cada cliente: dirección, teléfono,

nombre del personal de “Caja” y de otras áreas con las que se contacta para realizar el trámite de Facturación.



15. Programar y coordinar las entregas de producto terminado siguiendo el

Procedimiento de Entrega del Producto Terminado P-CO-02) para que los clientes reciban su material en el lugar y momento que lo solicitaron.

16. Planificar las necesidades de transporte considerando todo lo

correspondiente a mensajería, trámites de Vo. Bo., etc. En las cuales deba usarse el transporte de la empresa.

17. Recibir de producción el producto terminado y revisarlo checando con la

O.T. (F-CO-01-04) y con la Nota de Remisión de Producción (F-PR-01-22) que el material que recibe cumpla con las especificaciones técnicas y de



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

cantidad, para asegurar que el material que será entregado a los clientes sea lo que ellos solicitaron.

18. Supervisar el embarque del producto terminado verificando que las

condiciones de embarque sean las adecuadas para que el producto terminado no corra ningún riesgo de maltratarse mientras está siendo transportado.

19. Tramitar la entrada del producto terminado a los almacenes de los clientes

preparando la información en los formatos correspondientes: Notas de Remisión y Entrega de Producto Terminado (F-CO-02-01 y F-CO-02-02, el segundo no aplica para las obras del FCE pues para su entrega no se necesita vehículo de transporte)) para proceder a la entrega del producto terminado en los almacenes de los clientes y posteriormente para contar con la documentación necesaria para activar el proceso de facturación y cobranza.

20. Apoyar en la devolución de los materiales proporcionados por los clientes,

coordinando está actividad con el Analista de Cotizaciones y Control Administrativo, para que los clientes recuperen su material original a la entrega del producto terminado o cuando ellos lo soliciten.

21. Recibir las devoluciones de material por parte del cliente solicitando a éste

exponer las causas de la devolución y contando los ejemplares para dejar por escrito cuantos ejemplares se están devolviendo.

22. Elaborar facturas capturando la información de cada una de las órdenes de

trabajo entregadas.

23. Elaborar reporte de facturación semanal y mensual para mantener a la Dirección General, Gerencia Comercial y Subgerencia comercial informada.

24. Elaborar presupuesto de facturación por mes.

25. Entregar las muestras a clientes

26. Programar y coordinar la entrega de facturas con el área que asigna el cliente para su revisión.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

27. Recibir y revisar el producto terminado que le entrega el área de producción así como verificar que cumpla con los requerimientos de empaque especificados en la orden de trabajo.

28. Vigilar las condiciones de embarque del producto terminado y tomar las

medidas necesarias para evitar el maltrato de las obras mientras son transportadas.

29. Coordinar con los almacenes de cada cliente la entrega de las obras

terminadas.

30. Supervisar y verificar que los productos terminados sean entregados en la fecha, lugar y hora que especifique el cliente.

31. Recabar las remisiones firmadas y selladas por los clientes para su

facturación.

32. Informar a la Subgerencia de Innovación y Calidad sobre las reclamaciones de los clientes que se canalicen a través suyo.

33. Recibir las devoluciones de obras hechas por los clientes y etiquetarlas

según corresponda. Entregar la documentación que soporte cada devolución al Departamento de Cotizaciones y Control Administrativo.

34. Administrar la emisión de “Notas de Remisión”, su adecuado uso, guardar

el consecutivo y obtener los sellos, nombre y firma necesarios para respaldar la entrega del producto terminado.

35. Controlar los sobrantes de obras e informar a la Subgerencia Comercial.

36. Elaborar los informes mensuales de entregas realizadas así como las

estadísticas correspondientes y presentarlas a consideración de la Subgerencia Comercial.

37. Supervisar la devolución de materiales propiedad del cliente y entregar las

devoluciones firmadas y selladas al Departamento de Facturación para su respectivo trámite.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

38. Verificar diariamente que las condiciones físicas y mecánicas de las unidades de transporte permitan la transportación segura del producto terminado.

39. Solicitar los servicios necesarios para el mantenimiento del parque

vehicular tanto mecánico como de presentación física de las unidades.

40. Verificar que las pólizas de seguro se encuentren vigentes.

41. Reportar a la aseguradora sobre los accidentes sufridos o provocados con las unidades de transporte.

42. Reportar cualquier daño causado a los vehículos ya sea por el personal a

su cargo o bien por funcionarios de otras áreas, le hayan sido reportados o no.






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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

GERENCIA DE PRODUCCIÓN OBJETIVO: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Gerencia de Producción con el propósito de optimar el aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales correspondientes, de tal manera que permita abatir los costos inherentes al proceso mismo y elaborar productos bajo un Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9001-2000, así como mejorar continuamente los procedimientos (manuales) para cada área. FUNCIONES:

1. Elaborar, durante el último bimestre de cada año, el presupuesto anual del área de producción, del siguiente ejercicio.

2. Vigilar y supervisar la programación de las actividades principales de las

Áreas de Fotomecánica, Impresión y Encuadernación, así como el mantenimiento preventivo de las instalaciones, equipo y maquinaria.

3. Establecer y mantener una adecuada relación con la presentación sindical

en aspectos relacionados con la cantidad y calidad del trabajo, así como con la administración de los sueldos.

4. Coordinar las actividades del área con la Gerencia Comercial, en cuanto a

la recepción, programación y plazos de entrega de los trabajos solicitados por nuestros clientes.

5. Coordinar con la Gerencia de Administración y Finanzas las actividades de

abastecimiento de materia prima y materiales necesarios para ejecutar las órdenes de trabajo en el tiempo establecido.

6. Proporcionar a la Gerencia de Administración y Finanzas la información

necesaria para la elaboración de la nómina de personal del Área de Producción, tanto del tiempo normal como del tiempo extra laborado.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

7. Establecer y operar un Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001-2000.

8. Coadyuvar, con la Gerencia de Administración y Finanzas, al correcto registro de los costos inherentes al proceso de producción.

9. Vigilar que los estándares de calidad establecidos para los productos

elaborados, en cada etapa del proceso productivo, se cumplan.

10. Impulsar el servicio de pre prensa digital entre los clientes. Supervisar por que esta área se encuentre actualizada en equipo y “software” así como que cuente con el personal adecuado y debidamente capacitado para brindar un servicio eficiente y oportuno en este campo.

11. Programar los trabajos solicitados por los clientes, coordinar las actividades

de todas las áreas y supervisar los resultados. 12. Definir las necesidades de capacitación del personal del Área de

Producción y establecer, en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, los Programas de Capacitación anuales correspondientes a la Gerencia de Producción.

13. Apoyar a la Dirección General y a la Gerencia Comercial, desde el punto de

vista técnico, a fin de que cuenten con los elementos necesarios para satisfacer las expectativas del cliente en cuanto a la calidad y a las características del producto.

14. Informar constantemente a la Dirección General de los asuntos relativos al

funcionamiento del Área de Producción y proporcionar los elementos necesarios relacionados con el área, para la toma de decisiones.

15. Determinar y proponer, ante la Dirección General, los cambios que

considere conveniente realizar en la estructura, organización, sistemas y procedimientos de la Gerencia a su cargo.

16. Dar puntual seguimiento a los programas de producción diarios y

semanales e informar de su avance a la Dirección General.

17. Realizar los estudios necesarios para proponer a la Dirección General la propuesta de adquisición de maquinaria y/o equipo para fortalecer el proceso productivo.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

18. Vigilar el adecuado funcionamiento del programa de incentivos del personal

operativo.

19. Analizar el desempeño en conjunto de toda la planta productiva, para generar máximos y mínimos productivos.




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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

COORDINACIÓN DE PRODUCCIÓN 1er. Turno

OBJETIVO: Colaborar en el cumplimiento de los Programas de Producción, a través de la vigilancia, coordinación y supervisión de las actividades realizadas por todas y cada una de las áreas que integran la Gerencia de Producción, así como de la realización de todas aquellas actividades inherentes a la consecución de un óptimo nivel de calidad en los productos elaborados, acorde a las expectativas de nuestros Clientes, cumpliendo la norma ISO 9001-2000. FUNCIONES:

1. Dar seguimiento a los programas de producción y actualizar el sistema integral con el avance diario de las órdenes de trabajo en proceso.

2. Coordinar con los supervisores y responsables de cada una de las áreas

que se cumplan los tiempos estipulados para la realización de cada uno de los procesos de producción.

3. Avisar a la Gerencia de Producción en los casos que sea evidente el

incumplimiento de los programas de producción, así como la fecha a cumplir.

4. Participar en la correcta y adecuada selección de productos y suministros

de la Gerencia de Producción, con base a los requerimientos de calidad establecidos, informando inmediatamente cualquier desviación.

5. Verificar en el almacén general la existencia de materia prima y materiales

necesarios para procesar la orden de trabajo.

6. Coordinar con los Supervisores y con los responsables de cada una de las Áreas, las acciones necesarias para dar cumplimiento a los Programas de Producción.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

7. Vigilar y verificar, en coordinación con los Supervisores y responsables de cada una de las Áreas, que se cumplan los tiempos estipulados para la realización de cada uno de los procesos de producción.

8. Informar (dar la voz de alarma) a la Gerencia de Producción en los casos

que sea evidente el incumplimiento de los programas de producción en alguno de los procesos, con la debida anticipación, conforme a lo establecido.

9. Vigilar y supervisar que los trabajos realizados en el Área de Producción,

cumplan con los estándares de calidad establecidos por la Gerencia y con las expectativas de nuestros clientes.

10. Vigilar que en cada una de las áreas se revisen y, en su caso, se autorice a

proseguir con los procesos de producción, una vez que hayan corroborado que dichos procesos se estén realizando correctamente.

11. Vigilar que las diferentes áreas que integran la Gerencia de Producción

entreguen a tiempo los materiales que se les hayan proporcionado para la realización de sus respectivas tareas.

12. Determinar y proponer, ante la Gerencia de Producción, los cambios que

considere conveniente realizar en la estructura, organización, sistemas y procedimientos del área a su cargo.

13. Supervisar el correcto llenado en la tarjeta de control de mano de obra via

sistema integral y reportar si existe algún problema.

14. Evaluar el desempeño e informar de éste, para cada una de las áreas, con el fin de tomar acciones.

15. Evaluar en coordinación con los supervisores y responsables de cada una

de las áreas, el desarrollo laboral del personal en cada uno de los procesos para sugerir y determinar acciones de mejora.

16. Coordinar con el área de Mantenimiento las actividades preventivas y

correctivas con el objetivo de preservar en condiciones óptimas la maquinaria y equipo para su adecuada operación.




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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

COORDINACIÓN DE PRODUCCIÓN 2do. Turno

OBJETIVO: Colaborar en el cumplimiento de los Programas de Producción, a través de la vigilancia, coordinación y supervisión de las actividades realizadas por todas y cada una de las áreas que integran la Gerencia de Producción, así como de la realización de todas aquellas actividades inherentes a la consecución de un óptimo nivel de calidad en los productos elaborados, acorde a las expectativas de nuestros Clientes, cumpliendo la norma ISO 9001-2000. FUNCIONES:

1. Dar seguimiento a los programas de producción y actualizar el sistema integral con el avance diario de las órdenes de trabajo en proceso.

2. Coordinar con los supervisores y responsables de cada una de las áreas

que se cumplan los tiempos estipulados para la realización de cada uno de los procesos de producción.

3. Avisar a la Gerencia de Producción en los casos que sea evidente el

incumplimiento de los programas de producción, así como la fecha a cumplir.

4. Participar en la correcta y adecuada selección de productos y suministros

de la Gerencia de Producción, con base a los requerimientos de calidad establecidos, informando inmediatamente cualquier desviación.

5. Verificar en el almacén general la existencia de materia prima y materiales

necesarios para procesar la orden de trabajo.

6. Coordinar con los Supervisores y con los responsables de cada una de las Áreas, las acciones necesarias para dar cumplimiento a los Programas de Producción.

7. Vigilar y verificar, en coordinación con los Supervisores y responsables de cada una de las Áreas, que se cumplan los tiempos estipulados para la realización de cada uno de los procesos de producción.



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8. Informar (dar la voz de alarma) a la Gerencia de Producción en los casos que sea evidente el incumplimiento de los programas de producción en alguno de los procesos, con la debida anticipación, conforme a lo establecido.

9. Vigilar y supervisar que los trabajos realizados en el Área de Producción,

cumplan con los estándares de calidad establecidos por la Gerencia y con las expectativas de nuestros clientes.

10. Vigilar que en cada una de las áreas se revisen y, en su caso, se autorice a

proseguir con los procesos de producción, una vez que hayan corroborado que dichos procesos se estén realizando correctamente.

11. Vigilar que las diferentes áreas que integran la Gerencia de Producción

entreguen a tiempo los materiales que se les hayan proporcionado para la realización de sus respectivas tareas.



13. Supervisar el correcto llenado en la tarjeta de control de mano de obra vía

sistema integral y reportar si existe algún problema.

14. Evaluar el desempeño e informar de éste para cada una de las áreas, con el fin de tomar acciones.

15. Evaluar en coordinación con los supervisores y responsables de cada una

de las áreas, el desarrollo laboral del personal en cada uno de los procesos para sugerir y determinar acciones de mejora.

16. Coordinar con el área de Mantenimiento las actividades preventivas y

correctivas con el objetivo de preservar en condiciones óptimas la maquinaria y equipo para su adecuada operación.

17. Las demás que le sean encomendadas de acuerdo a su objetivo.



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COORDINACIÓN DE LÍNEAS DE APOYO

OBJETIVO Establecer los lineamientos para la coordinación, programación, seguimiento y supervisión de las órdenes de trabajo que se envía a Líneas de Apoyo, con el fin de garantizar la calidad, cantidad y entregas en tiempo y forma, así como información de los indicadores de producción y la información para las juntas de consejo. FUNCIONES

1. Evaluar conjuntamente con las Gerencias: Comercial, de Administración y Finanzas y de Producción. las distintas órdenes de trabajo que por tiempos requeridos por el cliente, proceso que no se cuentan en planta o cargas de trabajo deban enviarse a Líneas de Apoyo.

2. Coordinar desde el inició del proceso las diversas ordenes de trabajo para

su envió a Líneas de Apoyo elaborando la solicitud a la Subgerencia de Adquisiciones y Contrataciones de Servicios, debidamente fundamentada bajo la normatividad de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector Publico.

3. Coordinar le recepción y entregas de materiales, de las diversa áreas de

IEPSA (negativos, cd, plotters, papel cartulinas), para el envió a las diversas líneas de apoyo adjudicadas.

4. Coordinar la supervisión en planta y seguimiento a los procesos que se

envían a líneas de apoyo de acuerdo a las órdenes de trabajo para los Vo. Bo. con el fin de asegurar la calidad en los impresos y su acabados.

5. Supervisar la emisión de salidas y entradas de materiales conforme a lo

establecido en cada orden de trabajo, vía el sistema integral de IEPSA.

6. Coordinar a los supervisores a efecto de que se cumplan las especificaciones técnicas de cada orden de trabajo, con los requerimientos considerados por nuestros clientes, como impresión en diversas tintas



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acabados y tipos de empaque y las entregas según sea el caso en diversas direcciones.

7. Supervisar que los cambios de; paginas legales, colofones o alguna

modificación solicitada por el cliente se realiza en los materiales que se entregan a las Líneas de Apoyo, antes de su impresión

8. Supervisar la recepción del producto terminado por parte de las Líneas de

Apoyo y la entrega a la Gerencia de Producción y sea el caso las entregas directamente con nuestros clientes.

9. Supervisar la recepción de los materiales que se envian para los procesos

productivos y la entrega a la Gerencia Comercial.

10. Controlar la generación de documentación sustentable de todo el proceso de envíos las diversas ordenes de trabajo y su seguimiento y resguardo.

11. Elaborar y analizar los indicadores de producción para las diferentes áreas

usuarias de IEPSA con periodicidad, mensual, trimestral y anual.

12. Investigar e implementar proyectos especiales de maquinaria y equipo que se adquiere para IEPSA

13. Coordinar y supervisar los proyectos de INEA, desde su inicio, recepción

de materiales, entregas de (negativos, cd, plotters, papel, cartulinas, y materiales diversos que contemplan los módulos).

14. Coordinar y supervisar la entrega a diversos almacenes de impresos para

su empaque (libros, revistas, folletos, trípticos, dícticos, juegos y formas).

15. Recibir las ordenes de suministros por parte de la Gerencia Comercial, para el envió de módulos a las diversa Delegación de INEA.

16. Controlar y dar seguimiento a la documentación que se genera por parte

de INEA y IEPSA, para las entregas de los módulos




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_______________________ DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE FOTOMECANICA CTP e IMPRESIÓN OBJETIVO: Coadyuvar al cumplimiento de los Programas de Producción, a través de la vigilancia, coordinación y supervisión de las actividades realizadas por todos y cada uno de los trabajadores que laboran en el departamento de Impresión, así como de la realización de todas aquellas actividades inherentes a la consecución de los objetivos previstos; asimismo, vigilar que los trabajos encomendados a su área se realicen con calidad, esmero y rapidez, de acuerdo con la norma ISO 9001-2000. FUNCIONES:

1. Coordinar y supervisar las diferentes órdenes de trabajo desde la llegada de materiales, ya sean archivos magnéticos o negativos. En el área de fotomecánica y preprensa digital, checar la formación de textos y forros hasta su transporte a placas mediante negativos o CTP.

2. Elaborar pedidos de papel y cartulinas según lo indicado en las órdenes de

trabajo, una vez recibido este material, checar las condiciones generales del mismo, tono, calidad, humedad relativa, cantidad, etc. Supervisar la entrada a máquina. Supervisar la correcta impresión de cada orden de trabajo.

3. Coadyuvar con la consecución, seguimiento y actualización del sistema de

gestión de calidad ISO 9001-2000.

4. Apoyar a la Gerencia de Producción mediante el seguimiento de objetivos a corto y largo plazo.

5. Coordinar la instalación de nuevo equipo de cómputo y maquinaria para impresión.



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_______________________ DIA MES AÑO

6. Revisar que todas y cada una de las Órdenes de Trabajo que se reciban en el Departamento de Impresión, lleguen acompañadas de todos los materiales y, en su caso, materias primas necesarias para su manufactura.

7. Supervisar y vigilar que, en todas las Órdenes de Trabajo procesadas en el

Departamento de Impresión, se lleven a cabo y se registren las acciones establecidas vía sistema integral.

8. Asignar las tareas correspondientes al personal bajo su supervisión a fin de

cumplir con los programas de producción establecidos para el Departamento de Impresión.

9. Definir con el Área de Fotomecánica la medida final para corte de papel y

cartulina para texto y forro.

10. Supervisar y vigilar que los trabajos asignados al Departamento de Impresión cumplan con los parámetros de calidad establecidos.

11. Informar (dar la voz de alarma) al Coordinador de Producción y al Gerente

de Producción los casos que sea evidente el incumplimiento del programa de producción en alguno de los procesos realizados en el Departamento de Impresión, con la debida anticipación, conforme a lo establecido.

12. Solicitar al Almacén la entrega de la materia prima y los materiales

necesarios para dar cumplimiento a las Órdenes de Trabajo asignadas al Departamento de Impresión.

13. Colaborar con las otras Áreas de la Gerencia de Producción a fin de facilitar

el cumplimiento de las metas establecidas para cada una de ellas.

14. Reportar inmediatamente al Coordinador de Producción cuando no existan en el Almacén las materias primas y materiales necesarios para la ejecución de las Ordenes de Trabajo asignadas al Departamento de Impresión.

15. Vigilar y supervisar que los operarios de las máquinas asignadas al

Departamento de Impresión, realicen las acciones de mantenimiento preventivo que les correspondan, conforme a lo establecido en los manuales de operación de los equipos.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

16. Reportar, de manera inmediata, al Coordinador de Producción y al Gerente de Producción de las descomposturas en los equipos asignados al Departamento de Impresión.

17. Devolver a tiempo los materiales que se les hayan proporcionado para la realización de los trabajos asignados al Departamento de Fotomecánica y Transporte.



19. Elaborar los manuales de procedimientos y flujos de proceso del personal a

su cargo.

20. Definir y establecer las funciones y responsabilidades del personal a su cargo, evaluar al personal, ver que se cumplan.

21. Actualizar los avances diarios vía sistema integral.




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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO OBJETIVO: Asegurar que la maquinaria, equipo e instalaciones de IEPSA se conserven en óptimas condiciones de funcionamiento, a través de un efectivo Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y de acciones de mantenimiento correctivo eficaces, bajo la norma ISO 9000-2000. FUNCIONES:

1) Ejecutar lo correspondiente a los Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad P-MA-01 y P-MA-02 siguiendo los lineamientos que marcan para mantener el funcionamiento del sistema.

2) Dar seguimiento al Programa de Mantenimiento verificando las hojas de trabajo del personal a su cargo y efectuando recorridos a la Planta para conservar el buen estado de la maquinaria.

3) Determinar las necesidades de mantenimiento por fallas eventuales en los equipos y maquinaria, realizando un recorrido a la Planta al comenzar la jornada laboral para dar solución a las mismas.

4) Llevar el control del stock de refacciones, observando cuales son las partes más críticas y de uso frecuente.

5) Desarrollar una cultura de seguridad y salud entre el personal del Departamento supervisando el cumplimiento de las Normas y el reglamento en aspectos de higiene y seguridad laboral para prevenir accidentes y enfermedades dentro del ámbito laboral.

6) Implementación de controles para ahorro de energéticos ;agua, gas y energía eléctrica.

7) Desarrollo de los proyectos de ampliación de la Planta, realizando los trámites ante las entidades respectivas como la Cía. de Luz y Fuerza, Secretaría del Trabajo, entre otras.



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_______________________ DIA MES AÑO

8) Llevar el control de las actividades del personal contratista para las ampliaciones y modernizaciones de la Planta .instalaciones eléctricas, gas, agua, agua helada, aire comprimido, seguridad y servicios.

9) Desarrolla Programas de capacitación para el personal de mantenimiento. 10) Coadyuvar para la obtención de la Certificación SASST

11) Elaborar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo, así como los

Programas Mensuales, en los que se establezcan las actividades a realizar para mantener en óptimas condiciones de funcionamiento, tanto mecánico como eléctrico, la maquinaria y equipo de la empresa.

12) Establecer las acciones de mantenimiento preventivo y/o correctivo a

realizar durante los fines de semana, para evitar que los equipos y maquinaria sufran descomposturas de mayor alcance.

13) Coordinar y supervisar las actividades de mantenimiento eléctrico y

mecánico de la maquinaria y equipo, tanto a nivel preventivo como correctivo.

14) Coadyuvar, en coordinación con cada una de las áreas de la Gerencia de

Producción, en la vigilancia sobre el funcionamiento del equipo y maquinaria.

15) Coadyuvar, en coordinación con cada una de las áreas de la Gerencia de

Producción, en la vigilancia del cumplimiento de la limpieza y engrasado del equipo y maquinaria a su cuidado.

16) Atender las demandas de reparación del equipo y la maquinaria que

requieran de mantenimiento correctivo.

17) Coordinar y supervisar los trabajos realizados por proveedores externos, requeridos para el mantenimiento, preventivo o correctivo, de la maquinaria y equipo.

18) Resguardar y controlar el inventario de refacciones, con criterios de

seguridad y eficiencia, en coordinación con el Almacén.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

19) Elaborar y dar seguimiento a las requisiciones de refacciones, materiales e instrumentos de trabajo requeridos para el eficiente cumplimiento de las funciones del Departamento de Mantenimiento.

20) Elaborar durante el último bimestre de cada año, el presupuesto anual del

área a su cargo a fin de coadyuvar en la integración del correspondiente a la Gerencia de Producción, del siguiente ejercicio.

21) Determinar y proponer, ante la Gerencia de Producción, los cambios que

considere conveniente realizar en la estructura; organización, sistemas y procedimientos del área a su cargo.

22) Colaborar en la toma de decisiones para la compra, cambio o

modificaciones a la maquinaria e instalaciones.

23) Establecer controles e informes que permitan verificar los avances de las actividades del Departamento.




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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

COORDINACIÓN DE INNOVACION Y CALIDAD OBJETIVO: Administrar y evaluar el sistema de gestión de calidad en IEPSA, conforme a criterios de la organización internacional de normalización (ISO) apegándose a las disposiciones legales en vigor, así como informar oportuna y fehacientemente a la Dirección General sobre el desempeño del sistema de la calidad de la empresa. FUNCIONES:

1. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad, en cumplimiento de los requerimientos de la norma internacional ISO 9001.

2. Informar a la Dirección General sobre el desempeño del Sistema de

Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora

3. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

4. Organizar, presentar y dar seguimiento a los resultados derivados de las

Revisiones Gerenciales ante el Comité de la Calidad, con el fin de evaluar el cumplimiento y la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

5. Controlar la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad,

administrando sus altas, bajas y actualizaciones; así como proponer las mejoras correspondientes.

6. Definir, controlar y dar seguimiento a las acciones correctivas o preventivas

que se integren, con el fin de evitar la incidencia en no conformidades reales ó potenciales, en el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad.

7. Administrar la realización de auditorìas internas y externas, con el fin de

evaluar el cumplimiento de los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad conforme a lo establecido en la Norma ISO 9001; así como su eficacia y mantenimiento.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

8. Realizar el seguimiento a la percepción del cliente en cuanto al

cumplimiento de sus requisitos por parte de IEPSA; así como determinar y dar seguimiento a las quejas y sugerencias recibidas por parte del cliente.

9. Realizar revisiones aleatorias al proceso productivo y al producto terminado

y en proceso, en cuanto al cumplimiento de requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad aplicables, como apoyo a los controles ya existentes.

10. Actuar como enlace con organismos externos con las actividades

relacionadas con el Sistema de Calidad.

11. Las demás que le sean encomendadas acorde con su objetivo.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

12. COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA OBJETIVO: Apoyar la operación de las diferentes áreas de Impresora y Encuadernadora Progreso, con los medios informáticos más convenientes para cada uno de ellas tales como red de computadoras, impresoras, sistemas computarizados, internet, correo electrónico, así como la capacitación, asesoría y apoyo técnico para asegurar el correcto aprovechamiento de la infraestructura informática. FUNCIONES:

1. Formular el programa anual de trabajo de la Coordinación y someterlo a consideración del Director General para su autorización.

2. Formular y establecer las políticas y normas técnicas, que en materia de

informática deberán observar los usuarios de IEPSA.

3. Planear, dirigir y controlar el desarrollo elaboración e implantación de los sistemas informáticos que requieran las áreas de IEPSA.

4. Definir estrategias de crecimiento en materia informática, tanto en Hardware

y Software, como enlaces en red.

5. Planear y dirigir la asesoría a los usuarios respecto de las características, manejo de los sistemas y programas vigentes, así como de la capacitación respectiva en la implantación de programas informáticos.

6. Coordinar, con las demás estructuras administrativas, la planeación,

organización, integración y operación de los servicios informáticos de IEPSA, proporcionándoles en forma oportuna y eficiente el apoyo necesario para el desarrollo de sus funciones en materia de informática.

7. Representar a IEPSA ante los comités informáticos formados por las

diferentes dependencias de la Administración Pública.

8. Informar al Director General sobre el cumplimiento de los objetivos, funciones y programas de la Coordinación.




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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO OBJETIVO: Mantener en operación la red de cómputo, planeando el mantenimiento preventivo al equipo que la conforma (computadoras, impresoras, cables, tarjetas, conectores, concentradores, etc.), así como capacitar y apoyar técnicamente a los usuarios en el uso de los programas de cómputo vigentes y autorizados por la Coordinación de Informática. FUNCIONES:

1. Administrar los accesos, cuentas de usuarios y permisos de la red de cómputo, utilizando el servidor de cómputo, organizando los accesos y checando los permisos de lectura y escritura, para los diferentes equipos de cómputo, para garantizar la confidencialidad y la seguridad de la información en los diferentes equipos conectados a la red.

2. Capacitar a los usuarios de la red de cómputo en los programas

utilizados y autorizados, tales como procesadores de palabras y hojas de cálculo, realizando cursos de capacitación y asesoría personal, para que los usuarios desarrollen más fácilmente sus actividades utilizando estas herramientas.

3. Asesorar a los usuarios respecto de las características, manejo de los

sistemas y programas vigentes, así como de la capacitación respectiva en la implantación de programas informáticos.

4. Coordinar el mantenimiento preventivo del equipo de cómputo propiedad

de IEPSA y canalizar el mantenimiento correctivo a las empresas especializadas que se contraten para tal fin

5. Garantizar el correcto funcionamiento de la red de cómputo del servicio de internet y correo electrónico.

6. Mantener actualizado las versiones de los programas antivirus para

minimizar el riesgo de infección.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

7. Apoyar técnicamente a los usuarios en sus actividades diarias

relacionadas con equipo de cómputo e impresión.

8. Garantizar la seguridad y la integridad de la información de los sistemas informáticos implantados en IEPSA mediante el respaldo diario de la información de los archivos compartidos de la red de cómputo.

9. Apoyar a usuarios respecto del uso de tecnologías de

telecomunicaciones tales como internet y correo electrónico.

10. Dar mantenimiento al cableado de la red de cómputo e instala nuevas estaciones de trabajo a la misma, revisando constantemente las conexiones de las diferentes estaciones de la red de cómputo y haciendo los ajustes correspondientes, para garantizar el buen funcionamiento de la red de cómputo, así como revisar su crecimiento para definir niveles de seguridad.

11. Administrar el equipo de cómputo de video vigilancia que controla 16

cámaras de video instaladas en la empresa

12. Administrar el cableado de voz (líneas telefónicas) instalado en el cableado de la red de cómputo




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_______________________ DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICOS OBJETIVO: Procurar que la operación de la entidad, así como las actividades de cada una de las áreas, se ajuste al marco jurídico vigente que la rige, previniendo desviaciones que afecten la habilidad de administrar los riesgos que entraña el funcionamiento de la institución, lo cual hará brindando la asesoría necesaria, defendiendo los actos de la entidad y, en general, a través de las facultades que se le encomiendan. FUNCIONES:

1) Brindar asesoría sobre la aplicación o interpretación de disposiciones jurídicas en el ámbito de actuación de la empresa y las áreas que la conforman, a través de un dictamen, opinión o informe.

2) Revisar las leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y en general cualquier

disposición jurídica cuya aplicación pudiera incidir en las actividades de la entidad.

3) Compilar y en su caso divulgar las disposiciones jurídicas que se relacionen

con la operación de la entidad.

4) Revisar el aspecto jurídico de los proyectos de convenios contratos y demás actos consensúales que generen derechos y obligaciones a la entidad, así como formularlos o intervenir en ellos en caso de ser requerido, para procurar las mejores condiciones de concertación posibles.

5) Representar legalmente a la entidad y sus servidores públicos en procesos

y procedimientos jurisdiccionales o administrativos.

6) Coordinar los servicios jurídicos externos que, en su caso, se contraten para la tramitación de procesos y/o procedimientos administrativos o judiciales.



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

7) Atender las resoluciones que pronuncien las autoridades jurisdiccionales o administrativas, exigiendo su cumplimiento a las áreas de la entidad y prestando a éstas la asesoría necesaria para ello.

8) Expedir copias certificadas de las constancias que obren en los archivos de

la entidad cuando deban ser exhibidas en procedimientos judiciales o contencioso-administrativos y, en general, para cualquier proceso o procedimiento.

9) Participar en los comités internos que requieran de su intervención.

10) Proponer a la Dirección General las políticas en materia jurídica, aplicarlas

y evaluarlas.

11) Levantar actas administrativas a petición de las áreas o a iniciativa propia cuando lo estime necesario; contando con la facultad plena de convocar a los involucrados en los hechos que se deban hacer constar, ya sea como presuntos responsables o testigos de cargo y descargo.

12) Dictaminar, derivado de las actas administrativas que levante, los

supuestos de procedencia para la aplicación de las sanciones de carácter laboral a que se hagan acreedores los trabajadores de la entidad, así como reconsiderar, en su caso, los dictámenes que hubiese emitido y aplicar las sanciones respectivas.

13) Participar en la elaboración de los informes que la Dirección General rinda

al Consejo de Administración de la Entidad.

14) Integrar las carpetas de trabajo de las sesiones del Consejo de Administración y Asambleas de Accionistas.

15) Coadyuvar a la Gerencia de Administración y Finanzas en la coordinación

del desarrollo de las sesiones referidas en la fracción anterior y, en su caso, dar seguimiento a las mismas.

16) Coadyuvar en la atención de las funciones que correspondan a la Unidad

de Enlace, en términos de las disposiciones de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Asimismo, asesora a las áreas en el cumplimiento de las obligaciones que les corresponden derivado de dichas



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01 Sep 2005

_______________________ DIA MES AÑO

17) Coadyuvar, en el ámbito de sus atribuciones, en la coordinación de las acciones y actividades que, en cumplimiento de las disposiciones para la organización y conservación de los archivos, deba realizar la entidad.

18) Coadyuvar, en el ámbito de sus atribuciones, en la planeación,

programación, ejecución, control y seguimiento de las actividades necesarias para la debida observancia del marco normativo vigente.

19) Ejecutar las acciones específicas que la Dirección General le encomiende

en torno a las auditorías internas de la calidad.

20) Las demás que expresamente le confiera la Dirección General, de acuerdo a su objetivo.



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01 Sep 2005

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CONTRALORÍA INTERNA La entidad cuenta con un Órgano Interno de Control en términos de lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Dicho Órgano dispone de su propio Manual de Organización de acuerdo a su estructura autorizada. Los servidores públicos de dicho Órgano de Control, ejercen sus atribuciones en términos de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, La Ley Federal de las Entidades Paraestatales, la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y conforme lo previsto en los artículos 63,66 y 67 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública.

MANUAL DE ORGANIZACI.N - oct 2006 - Iepsaasegurar que los trabajadores de IEPSA gocen de las...

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