Manual de Organización, Políticasy Procedimientos de la ... · DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES...

AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL

DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04

Clave: DT-PM-DEE-II

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Manual de Organización, Políticasy Procedimientos de la

Dirección de Eventos Especiales

Cuernavaca, Mor.,a 14 de Mayo de 2015



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CONTENIDO:

Página

I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3

II. INTRODUCCIÓN 4

III. OBJETIVO 5

IV. MARCO JURÍDICO 6

V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7

VI. ORGANIGRAMA

8

VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9

VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10

IX. POLÍTICAS 23

X. PROCEDIMIENTOS 24

01.- Montaje para eventos 24 XI. DIRECTORIO 29

XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN

30

XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN

31



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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN

AUTORIZÓ

Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 68 fracción I del Reglamento de Gobierno y de la AdministraciónPública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos, publicado el 26 de Diciembre del 2012, y Reforma al Reglamentode Gobierno y de la Administración Pública Municipal, publicado el 16 de Abril de 2014, en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” numerales 5053 y 5178, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.

Jorge Morales Barud Presidente Municipal

REVISÓ

Javier Hernández Díaz Secretario Particular

APROBÓ

Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización Administrativa

ELABORÓ

Brenda Gabriela Ocampo Popoca Directora de Eventos Especiales

Fecha deAutorización

Vo. Bo. Jefe de Departamento de Desarrollo

Organizacional

VERSIÓN(año)

No. de paginas

14/May./15 Marcela Torres Bello 2015 31



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II. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a la reestructuración administrativa de la Presidencia Municipal, se elaboró el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales con el fin de auxiliar a todo el personal en el desempeño de sus actividades. El cual, incluye portada, autorización previa, introducción, objetivo, marco jurídico, misión, visión y valores, organigrama, plantilla de personal, descripción y perfil del puesto, las políticas que deben guiar al personal, los procedimientos narrativos así como su representación en diagrama de flujo , además de las formas utilizadas, anexándose en seguida el glosario, la simbología utilizada en los diagramas de flujo, el directorio de acuerdo a sus niveles jerárquicos, hoja de participación con el grupo de trabajo que elaboró el manual y finalizando con el registro de actualización en el cual se plasman los cambios que sufre el Manual.



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III. OBJETIVO

Organizar los eventos oficiales del Ayuntamiento de Cuernavaca, mediante la

coordinación con el personal de las diferentes áreas que lo conforman, a través de la

gestión y programación de los montajes del mobiliario y equipo necesario para llevar a

cabo los eventos, con el fin de coadyuvar en las actividades en las actividades oficiales,

culturales y sociales del Municipio.



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IV. MARCO JURÍDICO

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos.

3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.

4. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

5. Ley Estatal de Planeación.

6. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos.

7. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Públicapara el Estado de Morelos y sus Municipios.

8. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos.

9. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos.

10. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de

Cuernavaca, Morelos.

11. Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.

12. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal.

13. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.

14. Programa Operativo Anual 2015.

15. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca,

Morelos.

16. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales.

17. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras

disposiciones de carácter administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.



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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISIÓN

Coordinar los eventos oficiales, proporcionando las herramientas necesarias y la organización de las diferentes Dependencias del Ayuntamiento para proyectar a la Ciudadanía una imagen de valores y de gobierno transparente.

VISIÓN

Ser una Dirección facilitadora de insumos y requerimientos necesarios para los eventos oficiales, a través de la atención inmediata y de la organización de los mismos para proyectar a través de la imagen pública del Presidente Municipal, un gobierno trasparente y honesto.

VALORES

Amabilidad Calidad

Mejora Continua Trabajo en equipo

Compromiso Puntualidad

Disciplina Responsabilidad

Respeto Lealtad

Honestidad Solidaridad

Humildad



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VI.-ORGANIGRAMA

TÉCNICO INFORMÁTICO

DIRECTOR DE EVENTOS ESPECIALES

JEFE DE DEPARTAMENTO

DE MONTAJE DE EVENTOS

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

TÉCNICO ESPECIALIZADO

(24)

PINTOR

ELABORÓ

BRENDA GABRIELA OCAMPO POPOCA

DIRECTORA DE EVENTOS ESPECIALES

REVISÓ

JAVIER HERNÁNDEZ DÍAZ

SECRETARIO PARTICULAR

AUTORIZÓ

JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL

FECHA DE AUTORIZACIÓN: 14 de Mayo de 2015



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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

P u e s t o Nombre Subtotal Total

Directorade Eventos Especiales

BrendaGabrielaOcampoPopoca 1

TécnicoInformático DanaeTrinidadDelgado (comisionada en Recursos Humano) 1

AsistenteAdministrativo Aaron Martínez Flores 1 3 JefedeDepartamentodeMontajedeEventos JoséAlfonsoEscalonaMartínez 1

Técnico Especializado LuisMillánMacedo 1

Técnico Especializado ArturoMartínezOcampo (comisionado en el DIF MUNICIPAL) 1

Técnico Especializado EnriqueMorenoChávez 1

Técnico Especializado AndrésJuárezRomán 1

Técnico Especializado JorgeLuisMaraMontoya 1

Técnico Especializado JesúsAbelTorrecillaPeña 1

Técnico Especializado VíctorMariacaRodríguez 1

Técnico Especializado ToribioMendozaVázquez 1

Técnico Especializado FernandoRiveraGutiérrez 1

Técnico Especializado GustavoMontesFlores (comisionado en Servicios Generales) 1

Técnico Especializado AlfredoIsraelArizmendiValladares 1

Técnico Especializado GabrielBahenaJiménez 1

Técnico Especializado JoséAlfredoMartínezBahena 1

Técnico Especializado NatividadAguilarDelgado 1

Técnico Especializado GonzaloGutiérrezSánchez 1

Técnico Especializado EmilioGarcíaRuiz 1

Técnico Especializado JoséAlbertoDomínguezSalgado 1

Técnico Especializado JesúsGómezRamírez 1

Técnico Especializado IvándeJesúsSerafínLópez 1

Técnico Especializado EstebanLinasHernández 1

Técnico Especializado ÁngeldelaCruzCastro 1

Técnico Especializado FernandoGarridoRamírez 1

Técnico Especializado BogarrCisnerosPalacios 1

Técnico Especializado Juan Carlos García Ruíz 1

Pintor PorfirioMarcelinoJorge (comisionado en Servicios Generales) 1 26

TOTAL 29



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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO

PERSONAL A SU CARGO

FUNCIONES PRINCIPALES

Secretario Particular Director de Eventos Especiales

Técnico Informático Asistente Administrativo Jefe de Departamento de Montaje de Eventos

I. Planear, organizar y dirigir las actividades que le sean encomendadas en tiempo

y forma;

II. Elaborar y cumplir la aplicación del Manual de Organización, Políticas y

Procedimientos de la Dirección a su cargo;

III. Acordar con el titular de la Secretaría Particular los eventos a los que asiste el

Presidente Municipal, consultando la agenda y determinando requerimientos del

evento;

IV. Resguardar la información que se genere, derivado de las funciones y

actividades encomendadas, a fin de garantizar la seguridad e integridad del

Presidente Municipal y de los demás participantes de los eventos;

V. Atender las solicitudes para la celebración de festividades culturales, en estrecha

coordinación con la Dirección General de Educación e Instituto de Cultura;

VI. Planear en coordinación con las Unidades Administrativas del Municipio, los

requerimientos de montaje para la celebración de los eventos y/o actos en los

que participa el Presidente Municipal;

VII. Organizar la distribución del mobiliario y equipo de sonido para los eventos y

actos a los que asista el Presidente; verificando la disponibilidad del mismo para

los eventos del día;



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PERSONAL A SU CARGO


Secretario Particular Director de Eventos Especiales

Técnico Informático Asistente Administrativo Jefe de Departamento de Montaje de Eventos

VIII. Coordinar la instalación del mobiliario y equipo requeridos en los eventos

especiales, así como los solicitados por los Regidores y las Dependencias del

Municipio;

IX. Supervisar los montajes de los eventos, verificando que todo esté listo en tiempo

y forma;

X. Custodiar y conservar los expedientes, así como la información que se genere

derivado de las funciones, y actividades propias de la Dirección;

XI. Apoyar a la Secretaría del Ayuntamiento para la organización de las Sesiones de

Cabildo, y

XII. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende

expresamente el presidente Municipal o su superior jerárquico.



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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD

CONOCIMIENTOS ESPECIALES

EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO

ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD

ESFUERZO

Planeación

Organización

Logística

Relaciones Públicas

Imagen

2 años

Dirección de Eventos Especiales Licenciatura

Al aire libre Trabajo de campo Bajo presión

Amabilidad Servicio Atención Responsabilidad Puntualidad

Alto

Mental



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PERSONAL A SU CARGO


Director de Eventos Especiales Técnico Informático

“Ninguno”

I. Elaborar oficios, memorándums, circulares, cartas, documentos varios relacionados con la Dirección;

II. Recibir y registrar la correspondencia recibida en la Dirección;

III. Contestar y realizar llamadas telefónicas y tomar recados;

IV. Controlar el archivo de la Dirección;

V. Auxiliar en el control de las tareas asignadas al personal de la Dirección;

VI. Elaborar y controlar las bitácoras de combustible y recorridos de los vehículos de la

Dirección;

VII. Elaborar mensualmente el reporte de indicadores y logros relevantes de la Dirección;

VIII. Elaborar mensualmente las requisiciones de material de limpieza, papelería y

cómputo;

IX. Realizar las actividades, trabajos y tareas encomendadas por el Director, y

X. Las demás que le delegue su jefe inmediato.



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PERFIL DEL PUESTO PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación (Microsoft office)

Relaciones Humanas

Conocimientos básicos de logística

1 años

Técnico Informático Nivel Medio Superior

Oficina

Responsabilidad Iniciativa Honestidad Servicio Atención

Baja

Mental



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PERSONAL A SU CARGO


Director de Eventos Especiales Asistente Administrativo

“Ninguno”

I. Elaborar los reportes de incidencias (asistencias, faltas, retardos, etc) del personal de la Dirección;

II. Contestar y realizar llamadas telefónicas;

III. Apoyar en la elaboración de requisiciones de material de limpieza, papelería y

cómputo;

IV. Apoyar en otras actividades propias de la Dirección, y

V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.



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ESFUERZO


Relaciones Humanas


1 años

Asistente Administrativo Nivel Medio Superior

Oficina

Amabilidad Responsabilidad Iniciativa Honestidad Servicio Atención

Baja

Mental



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PERSONAL A SU CARGO


Director de Eventos Especiales Jefe de Departamento de Montaje de Eventos

Técnico Especializado (24) Pintor

I. Supervisar que los requerimientos de montaje para los eventos cívicos y culturales, sean atendidos en tiempo y forma.

II. Coordinar la instalación del mobiliario y equipo requeridos en los eventos especiales del Presidente, así como los solicitados por los regidores y las Dependencias del Municipio, con el fin de lograr proyectar una imagen institucional adecuada.

III. Supervisar el montaje del mobiliario y equipo de sonido en el Salón de Cabildos,

con el fin de que las instalaciones sean las adecuadas para el desarrollo de la sesión, y

IV. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende

expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.



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ESFUERZO


Manejo de Proyectos

Relaciones Humanas

Toma de decisiones


2 años

Jefe de Departamento de Montaje de Eventos

Licenciatura


Responsabilidad Iniciativa Honestidad Servicio Atención Discreción

Media

Mental



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PERSONAL A SU CARGO



Técnico Especializado (24)

“Ninguno”

I. Montar y desmontar escenarios;

II. Colocar en tiempo y forma: carpas, lonas, templetes, tablones, sillas, mamparas;

III. Cargar y descargar mobiliario

IV. Dar mantenimiento de pintura, limpieza y reparaciones sencillas al mobiliario y equipo de sonido

V. Custodiar el buen uso del mobiliario y equipo

VI. Resguardar el mobiliario y equipo así como mantenerlo ordenado y en óptimas

condiciones en el lugar asignado para ello

VII. Las demás que le delegue su jefe inmediato.



Clave: DT-PM-DEE-II

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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Experiencia en montaje de escenarios

Mantenimiento y reparación de equipo


1 año

Técnico Especializado (24) Secundaria


Responsabilidad Iniciativa Honestidad Servicio Activo

Baja

Físico



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PERSONAL A SU CARGO


Jefe de Departamento de Montaje y Eventos

Pintor

“Ninguno”

I. Proporcionar mantenimiento de pintura a las áreas que designe su jefe inmediato;

II. Montar y desmontar escenarios; III. Colocar en tiempo y forma: carpas, lonas, templetes, tablones, sillas, mamparas; IV. Cargar y descargar mobiliario

V. Dar mantenimiento de pintura, limpieza y reparaciones sencillas al mobiliario y

equipo de sonido

VI. Custodiar el buen uso del mobiliario y equipo

VII. Resguardar el mobiliario y equipo así como mantenerlo ordenado y en óptimas condiciones en el lugar asignado para ello

VIII. Las demás que le delegue su jefe inmediato.



Clave: DT-PM-DEE-II

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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Técnicas generales de pintura en inmuebles

Experiencia en montaje de escenarios

Mantenimiento y reparación de equipo

1 año

Pintor Secundaria


Responsabilidad Iniciativa Honestidad Servicio Activo

Baja

Físico



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IX. POLÍTICAS 1. Todo el personal de la Dirección de Eventos Especiales, que tengan mobiliario o herramienta a su cargo, deberá resguardarlo.

2. El manejo de la herramienta y el mobiliario debe ser el adecuado para no tener ni provocar accidentes.

3. Los usuarios del mobiliario y equipo deberán reintegrarlo completo y en las mismas condiciones que les fue prestado, de lo contrario deberán reponer el equipo con sus propios recursos o justificar los daños.

4. El personal que realice actividades de manejo de vehículos, son responsables del trabajo encomendado y del personal que llevan a su cargo, así como también son responsables de mantener las unidades en buenas condiciones y limpias.



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X. PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTODE MONTAJE PARA EVENTOS

1.- Propósito: Elaborar la adecuada planeación y supervisión de los montajes de mobiliario y equipo en las giras, eventos y actividades a las que asiste el Presidente Municipal. 2.- Alcance: Aplica a la Dirección de Eventos Especiales. 3.-Referencia: El Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad del Director de Eventos Especiales la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Dirección de Eventos Especiales llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento.

5.- Definiciones: “Ninguna” 6.- Método de Trabajo: 6.1. Diagrama de Flujo. 6.2. Descripción de Actividades. 6.3. Registro de Calidad y Anexos.



Clave: PR-PM-DEE-01

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE MONTAJE PARA EVENTOS

Solicitud

Solicitud

Solicitud

Técnico informático

Directora de Eventos Especiales

TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD

1 hora Actividad

1

1 día Actividad

2

1 a 3 horas Actividad

3


4

30 min Actividad

5

INICIO

Recibir, registrar y agendar las

solicitudes de

mobiliario y equipo

Verificar la agenda de eventos del

Presidente Municipal

Planear los montajes de acuerdo a las

solicitudes de mobiliario y equipo y a la agenda

de eventos

Notificar a los solicitantes vía telefónica o de

manera personal, el mobiliario autorizado

Entregar al personal de bodega las solicitudes autorizadas para su

atención

6

1

2

3

4

5

Jefe de Departamento



Clave: PR-PM-DEE-01

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTODE MONTAJE PARA EVENTOS

TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD


Técnico Especializado


9

1 día Actividad

6


7


8

Montar el mobiliario y equipo autorizado

Supervisar que el montaje se encuentre

en las condiciones solicitadas por el área

organizadora.

Verificar que el evento se lleve a cabo sin

contratiempos

Recoger el mobiliario y equipo utilizado en el

evento.

6

7

8

9

Jefe de Departamento

FIN



Clave: PR-PM-DEE-01

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DEMONTAJE PARA EVENTOS

Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo

(clave)

1 Técnico Informático

(TI)

Recibe las solicitudes de mobiliario, para registrarlas en la agenda de eventos, con la información de horario, fecha, lugar.

Solicitud

2 Directora de Eventos

Especiales (DEE)

Verificar la agenda de eventos del Presidente Municipal.

3 DEE

Planear los montajes de acuerdo a las solicitudes de mobiliario y equipo y a la agenda de evento, determinando la cantidad y tipo de mobiliario, así como horarios y días de montaje.

Solicitud

4 TI Notificar a los solicitantes vía telefónica o de manera personal, el mobiliario autorizado para el montaje del evento.

5

Jefe de Departamento de Montaje de

Eventos (JDME)

Entregar al personal de bodega las solicitudes autorizadas para su atención, así como la coordinación de los montajes con el personal de apoyo.

Solicitud

6 Técnico Especializado

(TE)

Montar el mobiliario y equipo autorizado en el lugar y hora acordada y agendado, a fin de que se lleven a cabo los eventos.

7 JDME

Supervisar que el montaje se encuentre en las condiciones solicitadas el responsable del evento, apoyando en la logística en cuanto al arranque del evento.

8 DEE Verificar que el evento se lleve a cabo sin contratiempo, atendiendo que todo transcurra en tiempo y forma.

9 TE

Recoger el mobiliario y equipo utilizado en el evento para ser resguardado en bodega. Con esta actividad finaliza el procedimiento.



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REGISTRO DE CALIDAD

No Documentos (Clave) Responsabilidad de su

Custodia Tiempo de retención

1 Solicitud de equipo y montaje para evento


1 año

2 Reporte de actividades Jefe de Departamento de Montaje

de Eventos 1 año

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

Ninguno



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XI. DIRECTORIO

Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

Brenda Gabriela Ocampo Popoca.

Directora de Eventos Especiales.

329 44 12 Motolinía No. 2 antes 13 Esquina Netzahualcóyotl,

Colonia Centro, Cuernavaca, Morelos.

José Alfonso Escalona Martínez Jefe de Departamento de

Montaje de Eventos

329 44 12 Motolinía No. 2 antes 13 Esquina Netzahualcóyotl,

Colonia Centro, Cuernavaca, Morelos.



Clave: DT-PM-DEE-II

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XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN

FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN

14 de Abril de 2015 14 de Mayo de 2015

PARTICIPANTES PUESTO

Brenda Gabriela Ocampo Popoca

José Alfredo Martínez Bahena

Emigdio González Galindo


Técnico Especializado

Técnico Informático

Emigdio González Galindo Técnico Informático

Asesor Designado de la Coordinación de Modernización

Administrativa

José Alfredo Martínez Bahena Técnico Especializado

Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y

Procedimientos



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XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ÁREA: Dirección de Eventos Especiales

Apartado Motivo Del Cambio Fecha De Vigencia

Puesto

Nombre

Y Firma

Vo Bo Coordinación de Modernización

Administrativa

Todos Actualización del Manual versión 2015

14/May./15 Directora de Eventos

Especiales.

Brenda Gabriela Ocampo Popoca

Ricardo Díaz Vázquez

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