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MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA EMISIÓN DE

DOCUMENTOS NORMATIVOS

Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría MNO70000103

Vigente a partir de: 26/03/2010

Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría MNO70000103

Vigente a partir de: 26/03/2010

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.

Av. Javier Barros Sierra No. 515

Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón

México, D.F., C.P. 01219

Tel. 52-70-12-00

La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría, otorgándole el crédito correspondiente.

Vigente a partir de: Día Mes Año 26 03 2010

POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

Sección de Control de Cambios Revisión Página (s)

Modificada (s) Descripción del Cambio Fecha de Emisión

001 Todas Mejoras al documento. FAC No. MNO70000103-01. 25/08/2008 002 Todas Mejoras al documento. FAC No. MNO70000103-02. 26/03/2010

MNO70000103 Página 2 de 74

Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año

Elaboró: RMBL/ECRT Dirección de Planeación,

Análisis y Contraloría - - - - Día Mes Año

Revisó: TIG 15 12 2008



Contenido

Número Tema Pág. Sección I Visión General 4 I.1. Introducción 4 I.2. Objetivos 4 I.3. Alcance 4 I.4. Responsabilidades 5 I.5. Marco Jurídico y Normativo 6 I.6. Instancias de Autorización 6 I.7. Referencias 6 Sección II Aspectos Generales 7 II.1. Tipos de documentos 8 II.2. Tipos de Documentos Normativos 8 II.3. Mejora Regulatoria 8 II.4. Definiciones 10 Sección III Políticas Generales y Proceso 11 III.1. Políticas generales para la emisión de documentos normativos idóneos en Banobras 11 III.2. Proceso para la emisión de documentos normativos idóneos en Banobras 15

Sección IV Etapa 1: Identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogar un Documento Normativo 17

IV.1. Descripción 17 IV.2. Guía para identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogar un documento normativo 17 Sección V Etapa 2: Realizar una planeación preliminar del Documento Normativo 18 IV.1. Descripción 18 IV.2. Guía para realizar una planeación preliminar del documento normativo 18 Sección VI Etapa 3: Elaborar un Borrador Inicial del Documento Normativo 21 VI.1. Descripción 21 VI.2. Guía para la elaboración del borrador inicial 21 VI.3. Políticas que rigen la estructura de los documentos normativos idóneos en Banobras 23 VI.4. Lineamientos para la Estructura de los Documentos Normativos Idóneos en Banobras 24

VI.4.1. Todos los documentos normativos idóneos en Banobras (excepto Circulares) 24 VI.4.2. Estructura de un Manual de Políticas 26 VI.4.3. Estructura de un Manual de Políticas y Lineamientos 29 VI.4.4. Estructura de un Manual de Políticas y Procedimientos 34 VI.4.5. Estructura de una Circular 41

Sección VII Etapa 4: Elaborar la Propuesta Preliminar del Documento Normativo 43 VII.1. Descripción 43

VII.2. Lineamientos generales para la elaboración de la propuesta preliminar del documento normativo 43

VII.3. Lineamientos de redacción y forma 44 Sección VIII Etapa 5: Revisar la Propuesta Preliminar del Documento Normativo 45 VIII.1. Descripción 45 VIII.2. Lineamientos para la revisión de la propuesta preliminar del documento normativo 45 VIII.4. Facultades para la Revisión 46 Sección IX Autorizar el Documento Normativo 47 IX.1. Descripción 47 IX.2. Lineamientos para la autorización del documento normativo 47 Sección X Publicar y Difundir los Documentos Normativos 48 X.1. Descripción 48 X.2. Lineamientos para la publicación y difusión del documento normativo 48 X.3. Medios de Difusión 49 Sección XI Anexos 51








Sección I

Visión General I.1. Introducción

Este manual establece la metodología para la documentación de la normativa y los procesos institucionales; además, propicia su instrumentación de acuerdo con las disposiciones aplicables para promover la mejora regulatoria y ayudar en la mejora continua de los procesos de Banobras.

Además, describe los documentos normativos que son utilizados en Banobras, e indica la estructura para cada tipo de documento, así como las políticas y los lineamientos que deben seguirse en su elaboración.

I.2. Objetivo

El objetivo de este manual es proporcionar al personal de Banobras que va a emitir y/o actualizar documentos normativos los elementos para:

Identificar el documento normativo idóneo a generar con base en su objetivo y el propósito de su creación.

Estandarizar y mejorar el proceso de emisión de documentos normativos en Banobras para:

Normar y documentar de manera articulada, congruente y eficaz la operación. Documentar de manera estructurada los sistemas de operación y control necesarios para alcanzar las metas y objetivos de Banobras.

Generar documentos que reduzcan errores y aclaraciones.

Racionalizar la emisión de los documentos normativos que regulan la gestión diaria de Banobras.

I.3. Alcance

Todo el personal que participa en la emisión y actualización de documentos normativos para Banobras.








I.4. Responsabilidades

Responsable Responsabilidad Subdirector de Contraloría y Procesos

Coordinar la revisión y, en su caso, la actualización del presente documento por lo menos una vez al año o cuando se requiera derivada de:

a) modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable; b) observaciones y/o recomendaciones por parte de las

instancias de supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes;

c) cambios en la estructura organizacional de Banobras; y, d) mejora del proceso de calidad regulatoria.

Gerente de Contraloría Revisar su apego a los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno y proponer las actualizaciones cuando se realicen modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable.

Gerente de Procesos Gestionar la actualización de este manual y llevar a cabo su difusión.

Publicar este documento en la Normateca, tanto la del Portal de Internet, como en la de la Intranet de Banobras.

Mantener resguardada la última versión original de este documento y los Formatos de Autorización de Cambios que se generen.








I.5. Marco Jurídico y Normativo

Plan Nacional de Desarrollo (2007-2012), Poder Ejecutivo Federal, Eje 1, Objetivo 10, Estrategia 10.3. Estado de Derecho y Seguridad, Eje 2, Objetivo 5, Estrategia 5.3. Economía competitiva y generadora de empleos y Eje 5, numeral 5.4, Objetivo 4. Democracia efectiva y política exterior responsable.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales Diario Oficial de la Federación (DOF) 21/08/06, Artículo 59 fracciones: V, VI, IX, XI y Artículo 61 fracción II.

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales DOF 26/01/2001, Artículo 15.

Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito, emitidas por la CNBV, Título Segundo, Capítulo VI (Las Disposiciones).

Normas Generales de Control Interno en el ámbito de la Administración Pública Federal, emitidas por la Secretaría de la Función Pública y publicadas en el DOF 27/09/2006.

Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008-2012, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 10 de septiembre de 2008

Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras.

Manual General de Organización de Banobras.

Lineamientos por los que se establece el Proceso de Calidad Regulatoria en Banobras.

ISO 9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-9000).

ISO 9000:2005, Traducción Certificada.

I.6. Instancias de Autorización

El presente documento debe ser autorizado por el Director de Planeación, Análisis y Contraloría de acuerdo con lo establecido en los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno aprobados por el Consejo Directivo.

I.7. Referencias

Dirección General de Simplificación Regulatoria, “Guía para emitir documentos normativos”, Secretaría de la Función Pública (Segunda Edición, junio 2007).

Horn, Robert E., “Desarrollo de Procedimientos, Políticas y Documentación”, Information Mapping.

Dirección General de Simplificación Regulatoria, Manual “Lenguaje Claro”, Secretaría de la Función Pública (Tercera Edición, 2007).








Sección II

Aspectos Generales La Comisión Nacional Bancaria y de Valores, a través de la fracción II del Artículo 164 de las Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito, instruye a Banobras lo siguiente:

“…a la Dirección General, en adición a lo señalado en estas disposiciones, le corresponderá llevar a cabo las actividades siguientes:

… II. Elaborar, revisar y, en su caso, actualizar o proponer la actualización de los manuales de la Institución, definiendo las áreas o personal responsable de las actividades respectivas…”.

Por lo anterior, y para apoyar el fortalecimiento del Sistema de Control Interno, se crea el presente manual. El cual además se encuentra alineado con el proceso de calidad regulatoria que estableció la Secretaría de la Función Pública y contempla algunos aspectos como:

• Alinear los documentos normativos de Banobras al Sistema de Control Interno.

• Enfoque de Procesos.

• Elementos del método Information Mapping.

• Lenguaje claro.

• Identificar los canales de comunicación y flujos de información.

• Mejora regulatoria y simplificación administrativa.

• Dar certeza en el actuar de los servidores públicos de Banobras.

• Identificar a los responsables de las distintas áreas que participan en el proceso.

• Definir la información y los documentos que se generan en el proceso, para establecer su destino, uso y responsables de su custodia (huellas de auditoría).

• Incluir indicadores de desempeño de los procesos documentados que estén alineados a la estrategia de Banobras.








II.1. Tipos de documentos

Los documentos de Banobras se clasifican en normativos y no normativos.

Todo documento clasificado como normativo implica que su aplicación es obligatoria y se emite para mejorar la gestión de Banobras, dar cumplimiento a alguna ley, norma o disposición oficial, entre otros motivos.

Los documentos no normativos son de aplicación voluntaria y tienen por objeto guiar, informar, clasificar, etc.

Algunos ejemplos de documentos se muestran en la siguiente tabla:

Tabla II.1.1. Ejemplos de Documentos

Documento Normativo Documento NO Normativo

• Código de Conducta • Manual de Políticas • Contrato • Normas • Reglas • Manual de Políticas y Lineamientos • Manual de Políticas y Procedimientos • Circular • Manual de Producto • Manual de Metodologías

• Informe • Aviso • Instructivo • Guía • Guía Operativa • Programa • Bases • Boletines y Catálogos • Reportes

II.2. Tipos de Documentos Normativos Idóneos en Banobras

De acuerdo con el contenido de los documentos y su propósito, se recomienda elegir alguno de los documentos normativos idóneos en Banobras de la tabla II.2.1 para su emisión. Sin embargo, se recomienda que el contenido de este manual se utilice para cualquier otro tipo de documento normativo siempre y cuando su naturaleza y estructura lo permitan.

II.3. Mejora Regulatoria

Todo documento normativo de nueva emisión debe ser revisado por el Comité de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI), de conformidad con lo establecido en su Manual de Integración y Operación y en los Lineamientos por los que se establece el proceso de Calidad Regulatoria en Banobras.

El COMERI es la instancia facultada para revisar y mejorar la regulación interna bajo criterios y elementos de simplificación y de calidad regulatoria.

Además, el COMERI diagnostica la aplicación de los documentos normativos y determina las acciones a seguir para su simplificación.








Tabla II.2.1. Descripción de los Documentos Normativos Idóneos de Banobras

Documento Aplicación De Políticas o Se utiliza para enunciar y establecer principios generales de actuación

obligatorios, esto es, lo que debe o no debe hacerse. o Este tipo de documento debe contener:

descripción del proceso general, políticas, los flujos de información, los canales de comunicación, la segregación de funciones y responsabilidades (se sugiere utilizar la guía para la identificación de segregación de funciones del Anexo 1), la delimitación de facultades entre el personal que autorice, vigile, evalúe, registre y contabilice las operaciones, cuando aplique cada una de estas actividades.

De Políticas y Lineamientos

o Se utiliza para enunciar y establecer principios de actuación obligatorios, donde se indica el modo en que se debe actuar sin llegar a contener una serie de pasos ordenados; esto es, indica lo que debe o no debe hacerse y cómo debe hacerse.

o Este tipo de documento debe contener: descripción del proceso general, políticas y lineamientos, los flujos de información, los canales de comunicación, la segregación de funciones y responsabilidades (se sugiere utilizar la guía para la identificación de segregación de funciones del Anexo 1), la delimitación de facultades entre el personal que autorice, vigile, evalúe, registre y contabilice las operaciones, cuando aplique cada una de estas actividades.








Tabla II.2.1. Descripción de los Documentos Normativos Idóneos de Banobras (continúa)

Manual de Políticas y Procedimientos

o Se utiliza para indicar a un grupo determinado de personas paso a paso y de manera ordenada cómo se debe hacer una actividad o actividades determinadas; debe contener:

una secuencia ordenada de pasos o tareas donde se describen los tiempos, la utilización de recursos, los flujos de información, los canales de comunicación, las metodologías e instrucciones de trabajo y control para desarrollar las tareas, funciones o actividades necesarias para la operación sustantiva de las unidades administrativas o áreas la descripción del proceso general; además, enuncia y establece principios generales de actuación obligatorios, la delimitación de facultades entre el personal que autorice, vigile, evalúe, registre y contabilice las operaciones, cuando aplique cada una de estas actividades (se sugiere utilizar la guía para la identificación de segregación de funciones del Anexo 1).

o El objetivo de este tipo de documento normativo es propiciar la uniformidad en el trabajo, promover la eficiencia operativa, asegurar la obtención de los resultados esperados en tiempo y forma, y evitar la repetición de instrucciones y directrices.

o En la elaboración de los manuales de políticas y procedimientos, debe participar el personal directamente involucrado en los procedimientos, independientemente de su nivel jerárquico.

o Este tipo de documento contiene políticas y procedimientos, también puede contener lineamientos y describir procesos.

Circular o Se utiliza, entre otras cosas, para regular actividades específicas o girar instrucciones a destinatarios determinados; generalmente son asuntos de aplicación inmediata y cuya temporalidad no es permanente.

o Debe indicar claramente la vigencia de la misma. o En caso de que se refiera a medidas de aplicación permanente, se debe

modificar/crear/abrogar un documento normativo, de los que se mencionan al principio de esta tabla.

II.4. Definiciones (ver Anexo 2)








Sección III

Políticas Generales y Proceso III.1. Políticas generales para la emisión de documentos normativos idóneos en Banobras

III.1.1. Todas las áreas que emiten documentos normativos o que participan en la emisión o actualización de estos documentos deben revisarlos y, en caso de ser necesario actualizarlos, al menos una vez al año y cuando:

i) se realicen modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable;

ii) se formulen observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes;

iii) se realicen cambios en la estructura organizacional de Banobras;

iv) la operación haya cambiado.

Cuando proceda la actualización, debe ser registrada de manera breve e indicativa en la sección de control de cambios del documento, indicando quién realizó dicha actualización, así como la fecha en que ésta fue realizada. Asimismo, cuando se realice una actualización específica en el documento debe llevarse a cabo de conformidad con el Formato de Autorización de Cambios (FAC), ver Anexo 3.

III.1.2. Todo documento normativo idóneo de Banobras que se actualice, derivado de las causas expresadas en III.1.1, debe adecuarse con lo establecido en el presente manual.

III.1.3. Si se trata de un documento normativo de nueva creación, el personal responsable de gestionar la emisión de dicho documento (gerente como nivel mínimo) debe llevar a cabo las gestiones necesarias para presentar el proyecto de documento normativo ante el Comité de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI), conforme a lo que se establece en los “Lineamientos por los que se Establece el Proceso de Calidad Regulatoria en Banobras”.

III.1.4. Todos los documentos normativos idóneos en Banobras que sean emitidos o actualizados deben ser entregados a la Subgerencia de Análisis y Documentación de Procesos para que esta área lleve a cabo su guarda y custodia, con excepción de:

• Manual General de Organización.

• Manuales de Operación e/o Integración de los diferentes Órganos Colegiados de Banobras.

• Los que determinen los diferentes Órganos Colegiados de Banobras o las instancias de supervisión y fiscalización, siempre y cuando exista constancia y se señale quién es o quiénes son los responsables de la guarda y custodia del documento normativo en cuestión.

III.1.5. Todas las áreas deben actualizar los documentos normativos idóneos en Banobras, en el ámbito de sus funciones y responsabilidades, con apego a lo que las autoridades de Banobras determinen.








III.1.6. Todo acuerdo emitido por el Consejo Directivo que afecte los sistemas de trabajo de Banobras debe traducirse en un documento normativo.

III.1.7. Toda Circular debe emitirse para regular temas de aplicación inmediata cuya temporalidad o vigencia no sea permanente. Sólo se puede emitir una circular con una vigencia permanente mientras las áreas responsables de dicho tema emiten o modifican, conforme a lo que señala el presente documento, el manual de políticas, de políticas y lineamientos o de políticas y procedimientos correspondiente.

III.1.8. Toda circular que se emita debe indicar claramente su vigencia.

III.1.9. Los documentos normativos idóneos en Banobras que se emitan, con excepción de las circulares, deben permitir identificar:

i. Las políticas que se apliquen al proceso que norman.

ii. Los flujos de información que existen en el proceso.

iii. Los canales de comunicación utilizados en el proceso.

iv. La segregación de funciones y responsabilidades del personal que participa en el proceso.

v. La delimitación de facultades entre el personal que autorice, vigile, evalúe, registre y contabilice las operaciones en el proceso, cuando aplique cada una de estas actividades.

III.1.10. La Gerencia de Procesos debe informar, cada que haya modificaciones o por lo menos una vez al año, al Comité de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI) sobre el inventario normativo de Banobras.

III.1.11. Todo documento normativo debe ser publicado en la Intranet Institucional en la sección “Marco Legal y Normativo” dentro de la subsección “Normateca”.

III.1.12. En el caso de que exista un documento que no esté clasificado como reservado, y no se haya reportado en la actualización de inventario público por el área responsable de su emisión, el Comité de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI) debe determinar si dicho documento también debe ser publicado en la Normateca del Portal Institucional de Internet.

III.1.13. Cuando un manual de políticas y procedimientos involucre a más de un área o Dirección de Banobras

i. Cada tema a normar en el documento (según corresponda, conforme a la participación de cada área en dicho tema) debe tener asignado a un responsable de gestionar el desarrollo, la emisión o la actualización de las secciones o apartados correspondientes (gerente como nivel jerárquico mínimo).

ii. Debe haber un responsable de coordinar la integración y el proceso de emisión y/o actualización del documento normativo, de ser necesario, el servidor público designado como líder del proceso o el director del área correspondiente debe designar a este responsable. Este dato debe indicarse en la sección “Responsabilidades” del manual, especificando el puesto de los responsables y los temas que le corresponden coordinar en cuanto a su actualización.

III.1.14. El personal involucrado en la emisión, actualización o abrogación de documentos normativos idóneos en Banobras debe participar en la emisión de los manuales de los procesos sustantivos en la medida en que participen, interactúen o se interrelacionen sus áreas.








III.1.15. Los servidores públicos responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo, siendo gerente el nivel jerárquico mínimo, deben:

a) Revisar el documento normativo y participar en el desarrollo de dicho documento normativo en el ámbito de sus responsabilidades.

b) Presentar las propuestas de modificación al documento normativo a sus superiores jerárquicos del área para obtener su Visto Bueno, en el ámbito de sus responsabilidades y funciones.

c) Identificar los documentos que se reciben de otras áreas y el uso que se da.

d) Considerar los indicadores de gestión (estándares de desempeño) y seguimiento utilizados para el proceso, así como los reportes o informes que se generan y la periodicidad de los mismos.

e) Vigilar que se incorporen los cambios que solventen las observaciones y recomendaciones efectuadas por las distintas instancias de supervisión y fiscalización.

f) Establecer el mecanismo de difusión de dicho documento a todos los niveles que aplique.

g) Verificar que el documento se haya comunicado y difundido correctamente.

h) Tramitar la digitalización y resguardo de dicho documento así como su publicación en la Normateca una vez que el documento normativo ha sido aprobado.

i) Verificar, con el apoyo de la Gerencia de Procesos a solicitud expresa, que en el documento normativo relacionado con un proceso en Banobras se:

Incorporen todas las actividades sustantivas que se realizan en la operación del proceso que se documente.

Señalen las funciones e interacciones con otras áreas de manera articulada, congruente y eficaz.

Definan en forma precisa las responsabilidades de cada participante en el proceso, para que no puedan ser evadidas o excedidas en su ejercicio y se evite transferir deficiencias a otras personas por omisión o acción inapropiada.

Establezca al personal facultado para llevar a cabo y autorizar las operaciones estableciendo claramente la segregación de funciones.

Precisen los canales de comunicación que se utilizan para captar y transmitir información, así como el flujo de dicha información entre las distintas unidades y áreas.

Documenten los sistemas de operación, registro, información, seguimiento, control y evaluación de las operaciones, cuando estas actividades formen parte del proceso.

Identifiquen los mecanismos de supervisión y control.

Estén definidos los responsables y las actividades relacionadas con la verificación, reconciliación y depuración de cifras reportadas tanto al interior de Banobras, como a las autoridades, cuando estas actividades formen parte del proceso.

Establezcan los controles necesarios para que todas las operaciones sean aprobadas, procesadas y registradas por el personal autorizado.








III.1.16. El personal de la Gerencia de Procesos debe asesorar y asistir, en el ámbito de sus responsabilidades, al personal involucrado en la emisión, actualización o abrogación de algún documento normativo.

III.1.17. El presente manual deja sin efecto al documento de Políticas Generales para la Definición, Documentación y Revisión Periódica de los Procedimientos.








III.2. Proceso para la Emisión de Documentos Normativos Idóneos en Banobras

A continuación se muestra una breve descripción de las etapas del proceso para la emisión de documentos normativos idóneos en Banobras (¿Quién hace qué?)

Etapa Descripción Localización en este documento

1

Identifican la necesidad de crear/actualizar/abrogar un documento normativo.

Identifican la necesidad de crear/actualizar/abrogar un documento normativo con base en el análisis de:

• Cumplimiento de alguna disposición oficial. • Cambios al marco jurídico y normativo. • Requerimiento de alguna autoridad o instancia de

supervisión/fiscalización. • Mejoras a procesos o simplificaciones de la normativa

interna. • Cambios en la estructura organizacional. • Nuevos productos/servicios.

Sección III

¿Quién? Servidor público o área de Banobras

2

Realizan la planeación preliminar del documento normativo.

Describen y analizan algunos aspectos básicos relacionados con el documento normativo con el propósito de hacer una buena planeación del documento, tales como:

• Las expectativas que se tienen con la emisión/ actualización/abrogación del documento.

• Las características de los lectores.

• Las tareas y responsabilidades que describirá el documento.

• Las facultades o limitaciones que se tienen para emitir, actualizar o abrogar el documento.

Sección IV

¿Quién? Persona que elaborará, actualizará o abrogará el documento normativo y los servidores públicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo.

3

Elaboran el Borrador inicial del documento normativo.

Recopilan y analizan la información que formará parte del contenido del documento normativo; además, escriben los borradores iniciales de dicho documento, tomando en cuenta la estructura que tendrá, según su tipo.

Sección V

¿Quién? Persona que elaborará, actualizará o abrogará el documento normativo y los servidores públicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo













Etapa Descripción Localización en este documento

4

Desarrollan o actualizan el documento normativo.

Con base en el Borrador Inicial, elaboran, desarrollan o actualizan el documento normativo.

Sección VI

¿Quién? Personas designadas para la elaboración o actualización del documento normativo.

5

Revisan el documento normativo.

Revisan el documento normativo y hacen comentarios para su incorporación y posterior autorización.

En el caso de las actualizaciones, también revisan el Formato de Autorización de Cambios (FAC) y la sección de control de cambios del documento.

Sección VII

¿Quién? Subdirección de Contraloría y Procesos, así como las instancias de revisión de Banobras que el marco jurídico y normativo determinen.

6

Autorizan el documento normativo.

Autorizan el documento normativo, firmando en la hoja de autorización o si se trata de una actualización del documento, firman el Formato de Autorización de Cambios (FAC).

Sección VIII

¿Quién? Las instancias de autorización de Banobras que el marco jurídico y normativo determine o los subdirectores (como nivel mínimo de aprobación) o los directores de las áreas de Banobras, en el ámbito de sus responsabilidades.

7

Publican el documento normativo.

Publican el documento normativo en la Normateca (en la Intranet Institucional y, si aplica, en la del Portal Institucional de Internet.

Sección IX

¿Quién? Gerencia de Procesos.

8

Realizan campañas de difusión del documento normativo.

Informan a los usuarios de la existencia del documento normativo, la liga a la Intranet Institucional en donde es posible su consulta, la fecha de su entrada en vigor, así como cualquier información que asegure que sea conocido y comprendido por las personas que necesitan esta información.

Sección IX

¿Quién? Los servidores públicos designados como responsables de gestionar o coordinar la actualización o emisión del documento normativo.



Sección IV

Etapa 1: Identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogar un Documento

Normativo IV.1. Descripción

Un servidor público o área de Banobras identifica la necesidad crear/actualizar/abrogar un documento normativo con base en el análisis de lo siguiente:

Cumplimiento de alguna disposición oficial. Requerimiento de alguna autoridad o instancia de supervisión/fiscalización. Modificación del marco jurídico y normativo. Mejoras a procesos o simplificaciones de la normativa interna. Cambios en la estructura organizacional. Nuevos productos/servicios. Requerimiento de algún órgano colegiado de Banobras.

IV.2. Guía para identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogar un documento normativo

IV.2.1. La necesidad e intención para emitir, actualizar o abrogar un documento normativo se debe determinar identificando el valor agregado que dicho documento aportará a Banobras, así como la problemática que se pretende resolver y el objetivo que se persigue con la emisión, la actualización o la abrogación del documento.

IV.2.2. Como paso previo a la emisión, la actualización o la abrogación de un documento normativo, existen ciertas actividades que deben realizarse:

a) Verificar que las facultades de la instancia que debe autorizar el documento normativo permitan establecer las obligaciones o requisitos que se imponen en el documento.

b) Consultar el marco jurídico y normativo vigente para identificar si se trata de un tema ya regulado o no, para validar que no exista un documento normativo con el mismo objetivo del que se pretende emitir, actualizar o abrogar.

c) Evaluar los motivos por los que un documento normativo vigente resulta insuficiente y por los cuales identificó la necesidad de un nuevo documento. Lo anterior para identificar duplicidades y contradicciones en la emisión de documentos normativos en Banobras.

d) Verificar qué disposiciones existentes guardan relación o similitud con el documento normativo a emitir, actualizar o abrogar. Dichas disposiciones pueden ser usadas como fundamento jurídico y/o normativo.

e) Realizar un autodiagnóstico para determinar si es necesario emitir, actualizar o abrogar el documento; además, para verificar si dicho documento debe ser de carácter normativo. Se sugiere usar el autodiagnóstico mostrado en el Anexo 4.

f) Identificar el documento normativo idóneo a generar; con base en el objetivo buscado y el propósito de cada tipo de documento (ver Tabla II.2.1).








Sección V

Etapa 2: Realizar una planeación preliminar del Documento Normativo

V.1. Descripción

La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidores públicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo describen y analizan algunos aspectos básicos relacionados con el documento normativo con el propósito de hacer una buena planeación del documento.

V.2. Guía para realizar una planeación preliminar del documento normativo

V.2.1. La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidores públicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo deben realizar una planeación preliminar del documento.

V.2.2. La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidores públicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo deben analizar las expectativas que se tienen con la emisión/actualización/abrogación del documento, como las siguientes:

¿Para qué es el documento? ¿Cuál es su propósito? ¿Qué implicaciones tendrá? ¿Cuáles son los antecedentes? ¿El documento contiene algún procedimiento que se necesita automatizar?

V.2.3. Se deben analizar las características de los lectores; por ejemplo:

¿A quién va dirigido? ¿Quiénes serán los usuarios o lectores? ¿Qué habilidad técnica y experiencia tienen las personas a las que irá dirigido

el documento? ¿Qué dudas podrían surgirles a los lectores? ¿Qué necesita(n) saber/conocer para dar cumplimiento?

V.2.4. Se deben analizar las tareas, responsabilidades y obligaciones que describirá el documento, tomando en cuenta:








¿Qué dificultades podrían encontrar para dar cumplimiento y cómo solucionarlas?

¿Dichas tareas, responsabilidades u obligaciones, están alineadas con el Manual General de Organización de Banobras?

De ser posible, ¿cuáles serán los estándares que serán establecidos para evaluar/controlar dichas tareas/responsabilidades?

Si fuera el caso, ¿se han establecido los controles necesarios, alineados con los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno?

Si fuera el caso, ¿se han establecido los indicadores necesarios que midan la alineación y el desempeño del proceso, subproceso o procedimiento de acuerdo con los objetivos estratégicos de Banobras?

V.2.5. Se deben analizar las facultades que se tienen para emitir, actualizar o abrogar el documento, tales como:

¿Qué facultades se tienen, de acuerdo con el marco jurídico y normativo vigente para emitir/actualizar/abrogar el documento?

¿Quién será el experto en el tema que proporcionará más información, en caso de necesitarlo?

¿Qué impedimentos pueden presentarse para alcanzar el propósito del documento?

¿Quién es la instancia de autorización que debe aprobar el documento de acuerdo con la normativa aplicable?

V.2.6. Cuando se determine emitir un manual de políticas y procedimientos, se debe usar el siguiente cuestionario como apoyo para la planeación preliminar:

a) ¿Qué trabajo se hace? Se refiere a la naturaleza o tipo de actividades u operaciones que se realizan y los resultados que se obtienen de éstas.

b) ¿Quién lo hace? Se refiere a las unidades, áreas y al personal que intervienen en el proceso, ya sea de manera individual o en grupo.

c) ¿Dónde se hace? Son los sistemas, programas o aplicaciones que son utilizados durante el proceso o procedimiento.

Deben indicarse las pantallas que se requieren, los campos que son llenados, la herramienta o aplicación que se utiliza, etc.

d) ¿Cómo se hace? Son los métodos y técnicas aplicables para realizar el trabajo y la manera en que han sido adoptados en la unidad o unidades que intervienen en el proceso.

e) ¿Cuándo se hace? Se determina la secuencia en la que se desarrollan las distintas actividades que componen el procedimiento; así como, los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.

Se determina la interrelación temporal de los resultados del procedimiento dentro del proceso del que forma parte.

f) ¿Para qué se hace? Pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento e identificar con esto, aquellas cuyo desarrollo no tienen objeto.








g) ¿Qué tipo de información y/o documentación es requerida? Es importante que se puntualicen los medios o canales de comunicación y flujos de información que se tienen a lo largo del procedimiento, desde su inicio hasta su término.

Se debe incluir qué área o sistema remite la información y/o documentación, así como los medios utilizados en cada caso.

Es importante identificar toda la información de entrada y salida (resultados) del proceso o procedimiento específico, ya sean formatos, registros, archivos (incluir el nombre y el tipo de archivo).

h) ¿Qué es lo que necesita saber el lector del documento? Se identifican y analizan los elementos que apoyan el conocimiento que se desea transmitir, como son plantillas, pantallas de programas o aplicaciones (si fuera el caso), definiciones, esquemas, formatos, etc.








Sección VI

Etapa 3: Elaborar un Borrador Inicial del Documento Normativo

VI.1. Descripción

La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidores públicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo recopilan y analizan la información que formará parte del contenido del documento normativo.

VI.2. Guía para la elaboración de un borrador inicial

VI.2.1. Se debe identificar la información que necesita el lector para facilitar el cumplimiento de lo que dicta el documento normativo; o sea, se debe trabajar sobre la base de lo que el lector necesita para dar cumplimiento a los objetivos del documento, no la información que está disponible sobre el tema.

VI.2.2. Para elaborar el Borrador Inicial del documento, se debe situar la información en la estructura del documento normativo a elaborar con base en lo expresado en los numerales VI.3 y VI.4 de esta sección.

VI.2.3. Cuando incluya un apartado de artículos o disposiciones transitorias, éste sólo debe contener las acciones previas o simultáneas que requiera el instrumento para empezar a ser aplicado y cumplir con sus propósitos.

VI.2.4. Se debe enlistar los procedimientos de trabajo; esto es, visualizar la lista de pasos que una persona tendrá que realizar y las decisiones que tendrá que tomar para cumplir con las responsabilidades de su trabajo.

VI.2.5. Se debe enlistar los temas de conocimiento; esto es, para cada política, lineamiento y procedimiento se debe analizar e incluir la información relevante que responde a la siguiente pregunta: ¿Qué necesita saber el lector para hacer esto?

VI.2.6. Se debe escribir una lista de los contenidos del documento normativo a emitir/actualizar/ abrogar con base en el análisis de lo que plantean los puntos VI.2.4 y VI.2.5. Para analizar el contenido a incluir en el documento se deben analizar las respuestas a las siguientes preguntas:

¿Qué hacen los lectores cuando usan esta información?

¿Realmente la necesitan?

¿Qué tipo de información es?

VI.2.7. Se debe usar solo información relevante; esto es, toda la información que va a contener el documento debe referirse a una sola idea basada en su propósito o función para el lector.Nota: no se debe incluir en el documento información sobre el tema sólo porque es interesante.








VI.2.8. Se debe tomar en cuenta los documentos anteriores relacionados con el tema a regular: circulares, oficios, disposiciones, ordenamientos, normativa aplicable, formas o formatos utilizados.

VI.2.9.Es necesario considerar que en algunas ocasiones, la información está contenida en escritos no oficiales, como notas o registros llevados en forma discrecional por el personal; por lo que se debe realizar un examen crítico de toda la información recopilada y validarla con los responsables de la operación y el gerente de cada unidad involucrada.








VI.3. Políticas que rigen la estructura de los documentos normativos idóneos en Banobras de Banobras. Nota: Estas políticas no son aplicables a las Circulares. VI.3.1. Todo documento normativo debe contar con su propia denominación o título para su rápida

identificación. VI.3.2. Todo documento normativo de Banobras debe tener una carátula que muestre el logotipo

de Banobras, así como el título del documento. Dicha carátula debe identificar, a pie de página, las instancias de autorización, la fecha de entrada en vigor y la codificación del documento (ver Anexo 5).

VI.3.3.Todo documento normativo debe tener una sección denominada “Control de Cambios” para llevar el registro cronológico de los cambios y las revisiones realizados al documento (ver Anexo 6).

VI.3.4. Todo documento normativo debe tener una sección denominada “Hoja de Autorización (ver Anexo 7).

VI.3.5. En el caso de los documentos que normen a dos o más áreas, se deben requerir las firmas de autorización de los titulares de estas áreas o la autorización de algún Órgano Colegiado, facultados en el ámbito de sus funciones.

VI.3.6. Todo documento normativo debe contener un índice o tabla de contenido. VI.3.7. Cada modificación o actualización sustancial a un documento normativo debe generar un

nuevo documento. VI.3.8.Toda actualización o modificación específica a un documento normativo debe detallarse y

ser autorizada mediante el FAC (Anexo 3). VI.3.9. Las modificaciones específicas a un documento normativo deben derivar en una sustitución

de las páginas a modificar. En cada página modificada se debe indicar: La fecha en la cual entra en vigor. A qué página sustituye (a la de qué fecha). El funcionario u órgano colegiado que autorizó el cambio. El número de acuerdo por medio del cual se autoriza la actualización o el

número de control del FAC. La fecha en la que fue aprobada/autorizada. Las iniciales y rúbrica de quien elaboró y revisó.

VI.3.10.Para prolongar la vigencia del documento normativo, los anexos deben contener exclusivamente: formatos; información de apoyo para los lectores, incluyendo ejemplos, guías, imágenes, definiciones, etc. Lo anterior con excepción de aquellos anexos que por alguna norma de orden superior se deben incluir.

VI.3.11.Cualquier manual o documento normativo que tenga un proceso de elaboración y autorización independiente no debe formar parte de los anexos de otro documento normativo. Lo anterior con excepción de aquellos anexos que por alguna norma de orden superior se deben incluir.








VI.4. Lineamientos para la estructura de los documentos normativos idóneos en Banobras idóneos de Banobras

Según el tipo de documento normativo existen elementos que delimitan su estructura éstos pueden ser obligatorios u opcionales.

Los lineamientos siguientes (VI.4.1, VI.4.2, VI.4.3, VI.4.4 y VI.4.5) detallan la estructura que debe tener cada tipo de documento. Dichos lineamientos también describen qué elementos son obligatorios y opcionales para cada tipo de documento normativo.

VI.4.1. Todo documento normativo, excepto las Circulares, debe contener como primer bloque de contenido la “Sección I Visión General”, la cual debe comprender la siguiente estructura:

Bloque Tema Descripción del contenido ¿Elemento Opcional u Obligatorio?

Sección I Visión

General

Introducción Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir el documento. Opcional

Objetivo(s)

Explica el/los propósito(s) del documento; es decir, el fin o los fines que se pretenden alcanzar con su aplicación. Debe responder a las preguntas: ¿Qué? y ¿Para qué?

Obligatorio

Alcance

Define a las personas o área(s) responsables de: cumplir con lo que se establece en el documento y/o verificar su aplicación. También define el territorio en el cual el documento resulta aplicable; por ejemplo: Banobras.

Obligatorio

Responsabilidades

De conformidad con la fracción II del artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito, en este contenido se debe definir y describir quién es o quiénes son los responsables de ejecutar acciones específicas relacionadas con el documento normativo a emitir. Por ejemplo: responsabilidades de la persona que elabora el documento, de la persona que revisa el documento, de quién actualiza, de quien lo difunde, de quien coordina su integración, etc. Dicho lo anterior, en resumen en este apartado se listan las responsabilidades inherentes al documento así como los responsables de ejecutarlas. Para este contenido se sugiere usar una tabla como la que se muestra a continuación.

Responsable Responsabilidad

Puesto y, si es necesario, área

1. Listar las responsabilidades (iniciando con un verbo en infinitivo).

2.

Obligatorio








Marco Jurídico y Normativo

Lista y señala los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas, lineamientos y/o procedimientos del documento (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda), o en su caso, ordenamiento interno, identificando quién lo emite. Por ejemplo: Plan Nacional de Desarrollo (2007-2012), Poder

Ejecutivo Federal, Eje 1, Objetivo 10, Estrategia 10.3. Estado de Derecho y Seguridad, Eje 2, Objetivo 5, Estrategia 5.3. Economía competitiva y generadora de empleos y Eje 5, numeral 5.4, Objetivo 4. Democracia efectiva y política exterior responsable.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales Diario Oficial de la Federación (DOF) 21/08/06, Artículo 59 fracciones: V, VI, IX, XI y Artículo 61 fracción II.

Obligatorio

Instancias de Autorización

Describe el/los puesto(s) de la(s) persona(s) u Órgano(s) Colegiado(s) facultados para aprobar o autorizar el documento normativo, así como el fundamento legal bajo el que lo aprueban. Dicho(s) puesto(s) u Órgano(s) Colegiado(s) son los que deben aparecer en la Hoja de Autorización del documento en “Autorizó/Aprobó”. Por ejemplo: “El presente documento debe ser autorizado por el Director de Planeación, Análisis y Contraloría, de acuerdo con lo establecido en los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras, aprobadas por el Consejo Directivo mediante acuerdo No. 013/2008, el 30 de enero de 2008”.

Obligatorio

Referencias

Señala documentos usados como apoyo o referencia para la generación del documento que se emite. Los documentos listados en este apartado no son documentos normativos idóneos en Banobras. Por ejemplo: DGSR, “Guía para emitir documentos normativos”,

Secretaría de la Función Pública (Segunda Edición, junio 2007).

Horn, Robert E., “Desarrollo de Procedimientos, Políticas y Documentación”, Information Mapping.

Dirección General de Simplificación Regulatoria, Manual “Lenguaje Claro”, Secretaría de la Función Pública (Tercera Edición, 2007).

Opcional








VI.4.2. Todo documento o manual de políticas debe tener la siguiente estructura:


Sección I Visión

General Ver VI.4.1 Obligatorio

Sección II Aspectos Generales

Nota:

Esta sección es opcional. En caso

de que no se requiera

incorporar al documento, se debe ajustar la

numeración de las secciones que sí se incorporen a

éste, de modo que queden siempre numeradas de

manera consecutiva con

números romanos.

[Título 1]

Información de carácter general que contextualiza el contenido del documento; por ejemplo:

• Clientes • Productos/servicios • Misión del área • Alineación con el Plan Estratégico • Marco Conceptual

Opcional

[Título #] Información de carácter general que contextualiza el proceso en cuestión. Opcional

Definiciones

Relación de términos que facilitan la comprensión del documento o manual. Se recomienda incluir el significado de palabras, expresiones o abreviaturas de uso técnico o particular y no del dominio público o del lector del documento. Lo anterior, con el fin de asegurar la adecuada comprensión y el desarrollo de las políticas, los lineamientos y/o procedimientos que se están documentando. Dichas definiciones, deben estar en orden alfabético, para facilitar la localización de los términos. Además, se recomienda el uso de una tabla para expresarlas; por ejemplo:

Lineamiento Instrumento de carácter regulatorio donde se establecen los términos, límites y características de las actividades del Banco.

Mandato o Contrato

Instrumento de carácter regulatorio, aplicable en casos concretos, que obliga a una persona o institución a prestar un servicio o a realizar una actividad por encargo de otra.

Se recomienda incluir la leyenda: “Para los efectos del presente documento, se entenderá por:”. Nota: Si el número de definiciones excediera de una cuartilla, se recomienda tenerlas en un Anexo del documento.

Opcional








Sección III Políticas Tema 1 (y

Proceso, si aplica)

Descripción Descripción general de la sección del documento. Opcional

Políticas para el Tema 1

Cada política debe:

ser una oración completa (Sujeto + Predicado), e incluir el verbo deber conjugado en presente en tercera persona del singular o plural.

Una política indica lo que debe o no debe hacerse “Quién debe hacer qué”.

En su elaboración, se debe considerar que una política es:

• Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.

• Una orientación clara que indica hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.

• La manera consistente de tratar un asunto y facilitar la toma de decisiones en actividades rutinarias.

• Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.

Características:

• Establece lo que el área que la emite quiere o prefiere que se haga.

• No dice cómo proceder (eso lo dice un procedimiento, o, en términos más generales, los lineamientos), puede decir cuándo lo debe(n) hacer -por ejemplo: durante todo el proceso o durante cierta etapa- y/o dónde lo debe(n) hacer.

Obligatorio








Proceso

Se puede incluir una breve descripción de las etapas del proceso que se está normando ¿Quién hace qué?

Etapa Descripción Localización

en este documento

1 Nombre de la Etapa 1

• ¿Qué hace? Nota: La descripción debe iniciar con un verbo en presente en tercera persona (del singular o plural, según sea el caso).

Sección IV

¿Quién? Funcionario o área de Banobras


• ¿Qué hace? Sección V ¿Quién? Funcionario o área de

Banobras

N Nombre de la Etapa N

• ¿Qué hace? Sección # ¿Quién? Funcionario o área de

Banobras Nota: En caso de que se decida incluir este contenido, se recomienda que las secciones siguientes correspondan a las etapas del proceso (por esa razón se sugiere incluir en la tabla de proceso, como la que se muestra anteriormente, la columna llamada “Localización en este documento”). Dado lo anterior, las políticas que se incluyan por sección, a partir de la siguiente, serán políticas específicas.

Opcional

Sección IV [Nombre del Tema 2 o de la Etapa 1]

Descripción Descripción general de la sección del documento. Opcional(*) Políticas para el Tema 2 o Etapa 1 del proceso.

Una política indica lo que debe o no debe hacerse “Quién debe hacer qué”. Opcional(*)

Sección V [Nombre del Tema 3 o de la Etapa 2]

Descripción Descripción general de la sección del documento. Opcional(*) Políticas para el Tema 3 o Etapa 2 del proceso.


Sección # [Nombre del Tema n o de la Etapa N]

Descripción Descripción general de la sección del documento. Opcional(*) Políticas para el Tema n o Etapa N del proceso.


Sección # Anexos Del Anexo 1 al n.

Documentos o información complementarios al documento normativo que facilitan el cumplimiento de las políticas expresadas. Su inclusión debe ser en orden consecutivo, de acuerdo con la mención que de ellos se haga en el documento normativo.

Opcional(*)

(*) La inclusión de contenido es opcional, pero de acuerdo con cada documento normativo puede volverse obligatoria. Por lo tanto, los responsables de elaborar el Borrador Inicial del Documento Normativo deben acudir con el personal de la Gerencia de Procesos para recibir asesoría al respecto.








VI.4.3. Todo documento o manual de Políticas y Lineamientos debe tener la siguiente estructura.


Sección I Visión



Nota:







números romanos.

[Título 1]



Opcional


Definiciones



Mandato o Contrato



Opcional








Sección III Políticas y

Lineamientos delTema 1 (y Proceso, si

aplica)











Características:



Obligatorio








Lineamientos para el Tema 1

Cada lineamiento debe:


Un lineamiento indica “quién debe hacer qué y cómo lo debe hacer”, delimitando en términos generales cuándo, dónde y/o quién lo debe hacer. No especifica una serie de pasos ordenados.

En su elaboración, se debe considerar que un lineamiento es:





• Derivado de una política.

Características:


• De una manera general, dice cómo proceder, sin contar con una serie de pasos ordenados (esto lo tienen los procedimientos), puede decir cuándo lo debe(n) hacer -por ejemplo: durante todo el proceso o durante cierta etapa- y/o dónde lo debe(n) hacer.

• Describe el conjunto de criterios orientadores que determinan la forma, lugar y modo para actuar.

Opcional(*)








Proceso



en este documento



Sección IV



• ¿Qué hace? Sección V ¿Quién? Funcionario o área de

Banobras


• ¿Qué hace? Sección # ¿Quién? Funcionario o área de

BanobrasNota: En caso de que se decida incluir este contenido, se recomienda que las secciones siguientes correspondan a las etapas del proceso (por esa razón se sugiere incluir en la tabla de proceso, como la que se muestra anteriormente, la columna llamada “Localización en este documento”). Dado lo anterior, las políticas que se incluyan por sección, a partir de la siguiente, serán políticas específicas.

Opcional(*)


Descripción Descripción general de la sección del documento. Opcional(*)

Políticas para el Tema 2 o Etapa 1 del proceso.


Lineamientos para el Tema 2 o Etapa 1 del proceso.


Opcional(*)














Lineamientos para el Tema n o Etapa N del proceso.


Opcional(*)

Sección # Anexos Del Anexo 1 al n.

Documentos o información complementarios al documento normativo que facilitan el cumplimiento de las políticas y lineamientos expresados.

Su inclusión debe ser en orden consecutivo, de acuerdo con la mención que de ellos se haga en el documento normativo.

Opcional(*)









VI.4.4. Todo documento o manual de Políticas y Procedimientos debe tener la siguiente estructura.


Sección I Visión



Nota:







números romanos.

[Título 1]



Opcional


Definiciones



Mandato o Contrato



Opcional








Sección III Políticas y

Lineamientos delTema 1 (y Proceso, si

aplica)











Características:



Obligatorio








Lineamientos para el Tema 1

Cada lineamiento debe:



En su elaboración, se debe considerar que un lineamiento es:





• Derivado de una política.

Características:


• De una manera general, dice cómo proceder, sin contar con una serie de pasos ordenados (esto lo tienen los procedimientos), puede decir cuándo lo debe(n) hacer -por ejemplo: durante todo el proceso o durante cierta etapa- y/o dónde lo debe(n) hacer.

• Describe el conjunto de criterios orientadores que determinan la forma, lugar y modo para actuar.

Opcional(*)








Proceso



en este documento



Sección IV



• ¿Qué hace? Sección V ¿Quién? Funcionario o

área de Banobras


• ¿Qué hace? Sección # ¿Quién? Funcionario o

área de Banobras

Nota: En caso de que se decida incluir este contenido, se recomienda que las secciones siguientes correspondan a las etapas del proceso (por esa razón se sugiere incluir en la tabla de proceso, como la que se muestra anteriormente, la columna llamada “Localización en este documento”).

Dado lo anterior, las políticas que se incluyan por sección, a partir de la siguiente, serán políticas específicas.

Opcional(*)





Lineamientos para el Tema 2 o Etapa 1 del proceso.


Opcional(*)












Procedimiento(s) para el Tema 2 o Etapa 1 del proceso.

Diagrama de Flujo (ver Anexo 5)

Se utiliza para indicar, por medio de una representación gráfica, cómo un grupo determinado de personas, paso a paso y de manera ordenada, debe hacer una actividad o actividades determinadas.

El diagrama de Flujo muestra el resumen gráfico del procedimiento o método de trabajo “quién hace qué; cómo, dónde, cuándo y en qué secuencia ordenada de pasos lo hace”.

El diagrama de flujo contiene el resumen gráfico, hecho mediante el uso de cierta simbología, de una secuencia ordenada de pasos o tareas, de principio a fin; en la cual se representan la utilización de recursos humanos (puesto y área) y los flujos de información. Además, hace referencia a los formatos y/o registros usados durante el procedimiento y puede incluir los tiempos de duración de cada actividad. También muestra los entregables e interacciones con otros procesos/procedimientos/áreas.

Opcional(*)








Descriptivo de actividades (ver Anexo 5)

Se utiliza para indicar a un grupo determinado de personas paso a paso y de manera ordenada como se debe hacer una o varias actividades determinadas.

Contiene una secuencia ordenada de pasos donde se describen los tiempos, la utilización de recursos, los flujos de información, los canales de comunicación, las metodologías e instrucciones de trabajo y control para desarrollar las tareas, funciones o actividades necesarias para la operación sustantiva de las unidades administrativas o áreas.

El descriptivo de actividades debe contener la descripción precisa de los “elementos de entrada” o documentos de trabajo, la secuencia de actividades, tareas y operaciones sustantivas que deben seguirse para obtener el resultado deseado o los “elementos de salida” y cumplir con los objetivos del manual. Además, debe indicarse quien realiza cada actividad (área y puesto/rol).

Dentro del descriptivo de actividades debe incluirse la definición de los plazos o tiempos en que deben realizarse las actividades relativas a las funciones o procesos descritos en el manual.

En su caso, debe hacerse referencia a los Formatos o registros, lo cuales son evidencia documental del cumplimiento del manual. Nota.- Los formatos pueden ser de registro, de información, de seguimiento, etc.

Para el descriptivo de actividades se debe usar la siguiente tabla:

Responsable(Puesto y área)

No. (Se relaciona con el del diagrama de flujo)

Descripción de las Actividades (incluir los elementos de control, flujos y medios de información, así como canales de comunicación)

Documentode Trabajo(Son los documentos o “elementos de entrada”)

Entregable (Son los documentos de “salida”)

Tiempo (Se indica el tiempo que toma la actividad)

Dirección A Puesto 1

1 Título de la actividad 1 (iniciar con verbo Conj. en 3ª Pers.)

1.1 Paso 1 Docs. a y b Doc. c 2 horas 1.2 Paso 2 Docs. c y d Docs. e y f 3 días 1.3 Paso 3 Doc. f Archivo x 1 hora

Dirección B Puesto 2

2 Título de la actividad 2

El descriptivo de actividades muestra de manera detallada el procedimiento o método de trabajo “quién hace qué; cómo, dónde, cuándo y en qué secuencia ordenada de pasos lo hace para obtener el resultado esperado”.

Opcional(*)










Procedimiento para el Tema n o Etapa N del proceso.

Diagrama de Flujo

El diagrama de Flujo muestra el resumen gráfico del procedimiento o método de trabajo “quién hace qué; cómo, dónde, cuándo y en qué secuencia ordenada de pasos lo hace”.

Opcional(*)

Descriptivo de Actividades

El descriptivo de actividades muestra de manera detallada el procedimiento o método de trabajo “quién hace qué; cómo, dónde, cuándo y en qué secuencia ordenada de pasos lo hace para obtener el resultado esperado”.

Opcional(*)

Sección # Anexos

Del Anexo 1 al n.

Documentos o información complementarios al documento normativo que facilitan el cumplimiento de las políticas, lineamientos y/o procedimientos expresados.

Su inclusión debe ser en orden consecutivo, de acuerdo con la mención que de ellos se haga en el documento normativo.

Opcional(*)









VI.4.5. Toda Circular debe tener la siguiente estructura.

Bloque Contenido Descripción del contenido ¿Elemento Opcional u Obligatorio?

Codificación

Siglas y número del área emisora

Referencia alfanumérica que permite identificar al emisor. Obligatorio

Número de circular

Referencia numérica que permite llevar un orden consecutivo de cada oficio y lo identifica de manera particular.

Obligatorio

Datos Generales

Lugar y fecha Señala la fecha de emisión del documento. Obligatorio

Destinatario Indica a quién va dirigido el oficio (instituciones, áreas o servidores públicos determinados). Obligatorio

Asunto Enuncia el tema específico que se regula o sobre el que se da instrucciones a través del oficio. Obligatorio

Cuerpo

Introducción Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir el documento. Opcional

Texto o contenido

Exposición del asunto, de manera directa, clara y específica, que motiva la creación del oficio.

Dentro del texto o contenido, se desarrollan los siguientes temas:

1. Objetivo. 2. Alcance o criterios de aplicación. 3. Antecedentes (si es necesario incluirlos). 4. Fundamento legal.

Obligatorio

Vigencia

Indica la fecha a partir de la cual la política tiene validez, así como el periodo en el cuál será aplicable, si fuera el caso.

Es importante considerar la abrogación o modificación de aquellos documentos que dejarían de tener vigencia por la expedición de un nuevo documento.

Por principio de certeza, se recomienda incluir de manera literal: “Las presentes políticas entran en vigor el día siguiente de su publicación en la Intranet Institucional”.

Opcional








Políticas









Características:


No dice cómo proceder (eso lo dice un procedimiento, o, en términos más generales, los lineamientos), puede decir cuándo lo debe(n) hacer -por ejemplo: durante todo el proceso o durante cierta etapa- y/o dónde lo debe(n) hacer.

Opcional(*)

Anexos

Se hace referencia a documentos complementarios al documento normativo que facilitan el cumplimiento de las políticas expresadas.

Su inclusión debe ser en orden consecutivo, de acuerdo a la mención que de ellos se haga en el documento normativo.

Opcional(*)









Sección VII

Etapa 4: Elaborar la Propuesta del Documento Normativo

VII.1. Descripción

Las personas designadas para la elaboración o actualización del documento normativo elaboran, desarrollan o actualizan el documento normativo con base en el Borrador Inicial, desarrollando dicho documento normativo de acuerdo con lo que se indica en la sección VI.

VII.2. Lineamientos generales para la elaboración del documento normativo

VII.2.1. Las personas que elaboran el documento normativo deben desarrollar dicho documento con base en el borrador inicial y lo establecido en la presente sección.

VII.2.2. En la elaboración de los manuales de políticas y procedimientos, debe participar el personal directamente involucrado en la operación, independientemente de su nivel jerárquico.

VII.2.3. Se deben cuidar la congruencia y la consistencia que tendrá el documento, y revisar que no sea contradictorio con el marco jurídico y normativo vigente.

VII.2.4. En el documento se deben definir claramente las políticas o los lineamientos respecto a tiempos de respuesta en las interacciones de procesos, resolución de controversias, correcciones, observaciones, etc.

VII.2.5. En las políticas, los lineamientos y los procedimientos del documento normativo se debe identificar claramente quién es el sujeto obligado a cumplir o a ejecutar las obligaciones mencionadas.

VII.2.6. En el documento normativo, según corresponda, deben describirse los mecanismos de control usados en la operación para:

a) Validar que las tareas y responsabilidades relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, se encuentren asignadas a personas diferentes.

b) Validar la información de entrada y salida.

c) Verificar que se da cumplimiento a la normativa (interna y externa).

d) Monitorear el desempeño.








VII.3. Lineamientos de redacción y forma Nota: para la aplicación adecuada de estos lineamientos se recomienda revisar y estudiar el Manual “Lenguaje Claro” emitido por la Secretaría de la Función Pública, el cual se encuentra publicado en la siguiente liga:

http://www.lenguajeciudadano.gob.mx/index.php?option=com_letterman&task=view&id=14

VII.3.1. La redacción del documento normativo debe ser:

a) Clara: las instrucciones o directrices que contenga deben darse en forma directa y en lenguaje sencillo, sin llegar a construir mensajes demasiado básicos.

b) Completa: debe contener la información necesaria para la ejecución de las instrucciones o directrices.

c) Concisa: no debe contener más de lo necesario.

d) Consistente: se debe procurar no exagerar el uso de sinónimos, ya que puede causar confusión al lector.

e) Ordenada: se deben ordenar las ideas de acuerdo con su importancia/jerarquía.

f) Correcta: debe ajustarse a los métodos aprobados para el idioma Español y expresarse en un lenguaje apropiado.

VII.3.2. Se deben usar palabras y frases simples, evitando repetir o transcribir texto que ya fue incluido en otro apartado del documento o que forma parte de otros instrumentos normativos, o bien, de artículos contenidos en alguna ley y/o disposición.

VII.3.3. Se debe procurar utilizar sólo las palabras necesarias, las que generen valor al documento; siendo consistente y considerando de que cualquier persona que lea el documento debe entenderlo, ya que la normativa se crea para ser cumplida.

VII.3.4. Se debe procurar utilizar menos de nueve fragmentos de información por cada tema/ capítulo/bloque/sección.

VII.3.5. Las páginas del documento siempre deben estar numeradas.

VII.3.6. Se recomienda no justificar el texto del documento, sino alinearlo a la izquierda.

VII.3.7. Se recomienda el uso de cuadros sinópticos, ejemplos, tablas y referencias gráficas, cuando sea posible.

Fuente: www.plainlanguageaustralia.com






http://www.lenguajeciudadano.gob.mx/index.php?option=com_letterman&task=view&id=14



Sección VIII

Etapa 5: Revisar la Propuesta del Documento Normativo

VIII.1. Descripción

El personal de la Subdirección de Contraloría y Procesos y las instancias de revisión de Banobras que el marco jurídico y normativo determinan revisan el documento normativo y hacen comentarios para su incorporación y posterior autorización.

VIII.2. Lineamientos para la revisión del documento normativo

VIII.2.1. Los servidores públicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo (nivel mínimo gerente) deben identificar qué instancias deben intervenir en la revisión, aprobación y formalización del documento normativo con base en el marco jurídico y normativo vigente y de acuerdo con la relevancia de dicho documento.

VIII.2.2. Todo documento normativo debe ser enviado a la Subdirección de Contraloría y Procesos previo a su autorización, publicación y difusión para que dicha área revise, en el ámbito de sus responsabilidades, y emita sus comentarios en cuanto al apego de dicho documento al marco jurídico y normativo vigente.

VIII.2.3. El personal de la Subgerencia de Análisis y Documentación de Procesos debe asignar la identificación que corresponde a la codificación del documento normativo, previa solicitud del responsable de gestionar la emisión o actualización del documento normativo, ya sea vía correo electrónico, mediante una llamada telefónica o por cualquier otro medio.

VIII.2.4. En el caso de las actualizaciones, las instancias de revisión también deben revisar el Formato para la Autorización de Cambios (FAC), ver Anexo 3, y la sección de control de cambios del documento.








VIII.3. Facultades para la Revisión

La siguiente tabla describe quién tiene facultades para revisar qué aspectos de los documentos normativos idóneos en Banobras.

Área Revisora Aspectos a Revisar

Áreas Emisoras del Documento Normativo

Contenido.

Apego al marco jurídico y normativo vigente.

Facultades y funciones alineadas con el Manual General de Organización.

Apego al presente manual.

Subdirección de Contraloría y Procesos

Apego a Marco jurídico y Normativo Vigente.

Apego al Sistema de Control Interno.

Apego a las políticas y lineamientos para la emisión de documentos normativos idóneos en Banobras.

Otras áreas involucradas en el documento

Aspectos relacionados exclusivamente con su involucramiento en el proceso y de acuerdo con las facultades que estén descritas en el Manual General de Organización.

Comité de Auditoría En el caso de manuales relevantes para la operación del Banco de acuerdo con su objeto debe revisar, con el apoyo de Auditoría Interna, su apego al Sistema de Control Interno.

Otras instancias Varios aspectos, de acuerdo con el contenido del documento normativo y con el marco jurídico y normativo vigente.

Funcionario responsable de aprobar/autorizar el documento

Debe vigilar que se incorporen los cambios que surjan de la revisión por las distintas instancias mencionadas.








Sección IX

Etapa 6: Autorizar el Documento Normativo

IX.1. Descripción

Los Subdirectores, en el ámbito de sus responsabilidades, o las instancias de autorización de Banobras que el marco jurídico y normativo determinen, deben autorizar el documento normativo.

IX.2. Lineamientos para la autorización del documento normativo

IX.2.1. El nivel jerárquico mínimo para la autorización/aprobación de un documento normativo es el de Subdirector.

IX.2.2. Los documentos normativos idóneos en Banobras que normen a dos o más áreas deben llevar las firmas de autorización de los titulares de estas áreas o la autorización de algún Órgano Colegiado facultado, en el ámbito de sus competencias.

IX.2.3. Todo documento normativo debe ser autorizado por las instancias facultadas para este fin y dichas facultades deben estar fundamentadas en el marco jurídico y normativo aplicable.

IX.2.4. Los servidores públicos designados como responsables de gestionar la emisión del documento deben recabar las firmas necesarias en la Hoja de Autorización del documento, así como en la Sección de Control de Cambios y en el Formato de Autorización de Cambios (FAC), ver Anexo 3, en caso de tratarse de una actualización o modificación específica.

IX.2.5. Las personas que elaboraron, revisaron y autorizaron la versión final del documento normativo deben firmar dicho documento; estas firmas deben recabarse en la hoja de autorización del documento.

IX.2.6. Las personas que elaboran y revisan el documento, deben incluir en dicha hoja su rúbrica (ver Anexo 7).

IX.2.7. Las personas responsables de la elaboración y la revisión, a su vez, deben rubricar todas las hojas del documento a partir de la hoja de autorización.

IX.2.8. La Subgerencia de Análisis y Documentación de Procesos debe llevar el registro de los Formatos de Autorización de Cambios (FAC) que modifiquen a manuales de políticas y procedimientos; además, es responsable del resguardo de los formatos (FAC) originales, en el ámbito de su competencia.

IX.2.9. En caso de que los cambios hayan sido autorizados mediante un acuerdo de algún órgano colegiado, debe entregarse una copia de dicho acuerdo a la Subgerencia de Análisis y Documentación de Procesos.








Sección X

Etapas 7 y 8: Publicar y Difundir los Documentos Normativos

X.1. Descripción

La Gerencia de Procesos gestiona, conforme al Manual de Operación de la Normateca, la publicación de todos los documentos normativos mencionados en la Tabla II.1.1. de la página 8, previa solicitud del responsable de dicho documento o del área emisora, en la Intranet en la sección “Marco Legal y Normativo” y en la sección “Normateca” del Portal Institucional de Internet (cuando dicho documento no esté clasificado como “reservado”).

X.2. Lineamientos para la publicación y difusión del documento normativo

X.2.1. Todos los documentos normativos deben publicarse en la Intranet Institucional, en la sección “Marco Legal y Normativo” en la subsección “Normateca”. Para mayor referencia se sugiere consultar el Manual de Operación de la Normateca.

X.2.2. Los servidores públicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo deben solicitar su publicación vía correo electrónico u oficio a la Gerencia de Procesos.

X.2.3. Los servidores públicos designados como coordinadores o responsables de gestionar la emisión del documento normativo deben enviar a la Gerencia de Procesos:

i. El ejemplar original del documento normativo debidamente elaborado, firmado y rubricado para que esta área gestione su guarda y custodia en el archivo general de Banobras.

ii. Un oficio explicando los motivos por los cuales no es posible cumplir con el punto anterior, si el documento normativo corresponde a las excepciones señaladas en la política III.1.3. del presente manual.

iii. El archivo electrónico en Word® que corresponde a la versión autorizada del documento normativo.

X.2.4. La Gerencia de Procesos debe gestionar ante la Gerencia de Servicios Generales el envío de los documentos normativos originales al archivo general para su guarda y custodia.

X.2.5. Para consultar los documentos mencionados en el punto anterior, la Gerencia de Procesos debe solicitar a la Gerencia de Servicios Generales el envío de estos documentos, del archivo general a la Gerencia de Procesos, de acuerdo con los procedimientos y tiempos establecidos por la Gerencia de Servicios Generales.

X.2.6. La Gerencia de Procesos debe llevar el registro de los documentos normativos publicados en la Normateca Institucional de Internet.

X.2.7. El Comité de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI) debe determinar, cuando le corresponda, si un documento normativo debe ser publicado en el Portal Institucional de Internet (www.banobras.gob.mx/Normateca) en la Normateca Interna.






http://www.banobras.gob.mx/Normateca



X.2.8. Una vez que el documento ha sido publicado, los servidores públicos designados como coordinadores responsables de gestionar la actualización o emisión del documento normativo deben:

i. Difundir el documento normativo y/o solicitar a la Gerencia de Procesos su difusión, conforme a lo que señala el Manual de Operación de la Normateca

ii. Informar a los usuarios de la existencia del documento, la dirección o direcciones electrónicas donde es posible su consulta, la fecha de su entrada en vigor

iii. Comunicar por cualquier otro medio la publicación de este documento, para que se asegure que sea conocido y comprendido por las personas que necesitan esta información.

X.2.9. El servidor público designado como responsable para la gestión del documento normativo debe conservar evidencia que demuestre que se realizó la difusión del documento, ya sea por el área emisora o, previa solicitud, a través de la Gerencia de Procesos. Por ejemplo: acuses de lectura, listas de asistencia, etc.








X.3. Medios de Difusión

Existen diversos medios que se pueden utilizar para la difusión del documento y de esa manera asegurar que las personas que deben aplicar o apegarse a lo descrito en dicho documento lo conozcan:

Para comunicar se pueden usar los siguientes medios:

• Comunicación interna: oficio, circular, posters, trípticos, anuncios en pizarrones, anuncios en la Intranet del Banco, etc.

• Capacitación: presentaciones, talleres, círculos de lectura, etc.

• Correos electrónicos generales.

• Correos electrónicos individuales.

Para verificar que se comunicó correctamente se pueden llevar a cabo:

• Verificaciones de manera personal o telefónica.

• Encuestas.

• Talleres o presentaciones. En cuyo caso se deben recabar las listas de asistencia correspondientes.













Sección XI

Anexos

Anexo No. Nombre Pág.

1 Modelo de la guía para la identificación de segregación de funciones 52

2 Definiciones 53

3 Formato de Autorización de Cambios 57

4 Auto diagnóstico para la emisión de documentos normativos. 58

5 Elementos Importantes para la Elaboración de Documentos Normativos. 61

5.1 Carátula 62

5.2 Encabezado y pie de página del documento 63

5.2.1 Breve explicación acerca del significado de la codificación de los documentos normativos 64

5.3 Simbología para el diagrama de flujo de un manual de políticas y procedimientos 66

5.4 Guía general de presentación de un procedimiento 70

5.4.1 Del diagrama de flujo 70

5.4.2 De la descripción de actividades 71

6 Modelo de Hoja de Control de Cambios 73

7 Modelo de Hoja de Autorización 74



ANEXO 1

Modelo de la guía para la identificación de segregación de funciones








ANEXO 2

Definiciones Para los efectos del presente manual, se entenderá por:

Abrogación Se elimina el documento normativo existente y se emite uno nuevo.

Acuerdo Instrumento de carácter regulatorio emitido por un Órgano Colegiado o por una autoridad competente facultado para definir o delegar funciones, atribuciones o para determinar acciones específicas.

Actualización o Modificación Específica

Se modifican algunos elementos puntuales del documento normativo. Dicha acción afecta un número mínimo de páginas de dicho documento.

Actualización o Modificación Sustancial

Se modifica el documento normativo en su mayoría de elementos, lo cual implica modificar la mayoría o todas las páginas de dicho documento.

Aviso Es un documento informativo que no es de carácter regulatorio. A través de dicho documento, se notifica o anuncia a una colectividad sobre fechas o datos específicos.

Bases Es un documento que no es de carácter regulatorio, en el cual se establecen los requisitos, principios básicos o fundamentos necesarios para el desarrollo de una actividad regulada.

Boletín Es un documento informativo que no es de carácter regulatorio. Con éste, se informa a los destinatarios sobre disposiciones oficiales que afectan su actividad.

Canal de Comunicación

Un canal de comunicación es el medio de transmisión por el que viajan las señales portadoras de la información que pretenden intercambiar emisor y receptor. Es frecuente referenciarlo también como canal de datos: memorándum, oficio, correo electrónico, cartas, teléfono, radio, periódicos, películas, revistas, conferencias, juntas, etc. Los canales de comunicación también se identifican en muchos aspectos con las líneas de autoridad y responsabilidad.

Catálogo Es un documento informativo y compilador, no es de carácter regulatorio, en el cual se establece una relación ordenada y descriptiva de elementos relacionados entre sí, ya sea personas, libros, documentos, objetos, etc.

Circular Instrumento de carácter regulatorio dictado por autoridad competente dirigido a destinatarios determinados para regular o dar instrucción sobre temas específicos. Por su naturaleza es de aplicación temporal y para un universo limitado de destinatarios.

Código Instrumento de carácter regulatorio de orden superior que establece normas de carácter general y abstracto, ordenadas sistemáticamente y relativas a una determinada rama del derecho. (Carito como queda bajo esta definición el Código de Conducta?)

Decreto Instrumento de carácter regulatorio de orden superior que determina preceptos o disposiciones de observancia general.








Derogación Se eliminan, total o parcialmente, artículos o apartados específicos de un documento normativo.

Describir Explicar de manera general o específica, algún asunto, actividad o proceso.

Directiva o Norma

Instrumento de carácter regulatorio que impone reglas de conducta obligatoria que rigen y determinan el comportamiento de todos los servidores públicos de Banobras.

Estándares de Desempeño

Son métricas utilizadas para cuantificar el rendimiento de un proceso. Se utilizan, entre otros, para calcular: Tiempo utilizado para otorgar el servicio; FTEs (full time equivalent), que miden la participación de un trabajador en el proceso, siendo un FTE de 1 igual a un trabajador de tiempo completo; Nivel de servicio del proceso; Nivel de satisfacción del cliente; Número de actividades necesarias para realizar el proceso; Tiempo de mejoras en asuntos relacionados con niveles de servicio; Costo/ganancia del proceso; Número de documentos, informes o reportes que se generan.

Estatuto Instrumento de carácter regulatorio de orden superior que instruye el régimen jurídico de un organismo, entidad o sociedad.

Facultar Otorgar la responsabilidad o la atribución / autoridad para ejecutar alguna actividad.

Flujos de Información

Es el correr de la información desde el emisor hacia el receptor, para lo cual se identifica la información de entrada y/o la información de salida, así como quién la emite y quien la recibe.

Formato Es un documento informativo que no es de carácter regulatorio, el cual pretende facilitar el cumplimiento de requisitos u obligaciones específicas. Su uso puede ser obligatorio.

Guía Es un documento informativo que no es de carácter regulatorio, a través del cual se exponen recomendaciones para facilitar la ejecución de procesos, actividades o cumplimiento de obligaciones y trámites.

Indicadores de Gestión Ver “Estándares de Desempeño”

Informar o Avisar Transmitir noticias o datos específicos sobre un asunto en particular.

Informe Es un documento informativo que no es de carácter regulatorio, con el cual se pretende Informar a sus destinatarios sobre algún asunto en particular.

Instructivo Es un documento informativo que no es de carácter regulatorio, a través del cual se enumeran los pasos a seguir para facilitar la realización correcta de una actividad.

Instruir Establecer acciones concretas para que los servidores públicos se sujeten a ellas en la realización de procesos o en actividades determinadas.








Instrumento o Documento Normativo Idóneo

En Banobras existen 4 tipos de documentos normativos idóneos: Políticas, Políticas y Lineamientos, Manual de Políticas y Procedimientos, y Oficio. Nota: La Secretaría de la Función Pública realizó un diagnóstico de las disposiciones que rigen a la Administración Pública Federal: Entre los aspectos relevantes del diagnóstico, destaca: - Actualmente existen más de 32 nombres diferentes de documentos normativos; entre ellos, muchos tienen diferente nombre, pero una misma estructura, alcance y contexto de aplicación; además, son generados para el mismo propósito regulador. - Por otra parte, muchos documentos usados como normativos, tenían una denominación que no era congruente con su contenido; por ejemplo, se habían emitido como “Guías”, sin embargo tenían un carácter obligatorio (señalando sujetos obligados, vigencia, etc.). - Dado lo anterior, se identificaron algunos documentos normativos que resultan idóneos para regular la operación y funcionamiento de las dependencias y entidades de la APF.


Mandato o Contrato


Manual

Instrumento de carácter regulatorio que presenta en forma ordenada y sistemática, información de diversa índole para la operación de una organización: atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, normas, puestos, sistemas, procedimientos, actividades y tareas, para el mejor desempeño de las labores.

Manual de Metodologías

Es un documento normativo que presenta un conjunto de instrucciones para realizar una actividad determinada para obtener resultados satisfactorios. Puede contener los elementos y estructura de los manuales de políticas y procedimientos.

Manual de Políticas y Procedimientos

Es una modalidad del manual (también es de carácter regulatorio) que contiene información en el que se consigna, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las actividades de un proceso/subproceso/procedimiento. En ellos se describen, además, las diferentes unidades administrativas y puestos que intervienen, precisando además su responsabilidad y participación en el proceso. Dado que éste puede contener políticas, también se le puede llamar Manual de Políticas y Procedimientos.

Manual de Producto

Se utiliza para detallar las características de un producto, no contiene instrucciones ni norma la actividad mediante la cual se opera dicho producto. Es de estructura libre, dependiendo del producto y la necesidad del emisor. Se recomienda que contenga los elementos y estructura de los manuales de políticas y procedimientos cuando sea posible.

Medio de comunicación Ver Canal de Comunicación.

Modificación o Actualización Específica

Se modifican algunos elementos puntuales del documento normativo. Dicha acción afecta un número mínimo de páginas de dicho documento.








Modificación o Actualización Sustancial

Se modifica el documento normativo en su mayoría de elementos, lo cual implica modificar la mayoría o todas las páginas de dicho documento.

Modificación / Reforma del documento

Se actualizan o modifican, total o parcialmente, artículos o apartados específicos de un documento normativo.

Norma o Directiva

Instrumento de carácter regulatorio que impone reglas de conducta obligatoria que rigen y determinan el comportamiento de todos los servidores públicos de Banobras. También puede denominarse como Código de Conducta.

Normar Dirigir la actuación de los empleados y funcionarios de Banobras.

Normativa Se refiere al establecimiento de reglas, normas, políticas, lineamientos y/o disposiciones, dentro de cualquier grupo u organización, incluyendo modelos, métodos, procedimientos, estándares, todo ello dentro una metodología, que permita su correcta aplicación.

Oficio Es un documento informativo que no es de carácter regulatorio. Es usado para comunicarse. Antes de los medios electrónicos (correo electrónico, sistemas de gestión documental, Intranet, Internet, entre otros), el uso de oficios era el instrumento tradicional para informar o comunicar.

Oficio - Circular Es una modalidad de oficio (no es de carácter regulatorio).

Política Instrumento de carácter regulatorio. Directriz general o principio rector para la conducción de la gestión administrativa en direcciones específicas, que implica el proceso de tomas de decisiones y la ejecución de objetivos específicos a nivel institucional.

Procedimiento

Por sí mismo, no es de carácter regulatorio. Señala de manera cronológica las actividades, los tiempos, la utilización de recursos, las metodologías de trabajo y control para desarrollar una función. Nota: Un procedimiento puede ser descrito en un manual, ya que este último es un documento más completo para instruir sobre funciones, actividades y procedimientos. El procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso

Conjunto de actividades o eventos ordenados mutuamente relacionados o que interactúan que se realizan o suceden con un determinado fin; esto es, dichas actividades transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso, generalmente son resultados de otros procesos. El proceso es el que nos indica qué pasa con una actividad o serie de actividades.

Programa Es un documento informativo y concentrador, no es de carácter regulatorio. Describe el conjunto de acciones o proyectos ordenados cronológicamente, de carácter sectorial, institucional, regional o especial.

Registrar Anotar, inscribir o incluir datos en un formato o documento, para dejar constancia de hechos o actos específicos.

Regla Instrumento de carácter regulatorio que establece aspectos técnicos y operativos en materias específicas.

Subproceso Ver Procedimiento.








ANEXO 3

Formato de Autorización de Cambios (FAC)

Nota: Este formato se puede descargar de la Intranet Institucional (Marco Jurídico y Normativo -> Normateca -> (Control Interno) Emisión de Documentos Normativos)








ANEXO 4

Auto diagnóstico para la emisión de documentos normativos

3.1. Cuestionario

1. ¿Cuál es el propósito del documento que desea emitir? Marque con una “X”, elija una sola opción:

a) Normar

b) Instruir

c) Facultar

d) Informar

e) Avisar

f) Describir

g) Registrar

2. Mencione la problemática y el objetivo que persigue la emisión de su documento. Analice si realmente es necesario emitir un documento normativo para resolver su necesidad.

3. ¿Existe algún documento normativo vigente que regule el mismo tema?

4. Si ya existe un documento normativo, explique por qué resulta insuficiente.








5. Si ya existe un documento normativo que regula el mismo tema, entonces su documento…

a) ¿Abroga a otro?

b) ¿Deroga a otro?

c) ¿Modifica otro?

d) ¿Es nuevo?

Si contestó a, b, o c, especifique el nombre del documento(s) y su fecha de emisión.

6. Cite los ordenamientos (incluyendo artículos, fracciones, incisos, apartados, según corresponda) que lo faculten para regular el tema que le interesa.

Con fundamento en ________________________________, artículo (s)_________, fracción(es) __________________incisos o apartados ______________________ emitidos con fecha _________________.

No existe ningún ordenamiento:_____













3.2. RESULTADOS

El resultado del diagnóstico con base a sus respuestas es:

Pregunta Interpretación

1 La respuesta le ayuda a determinar si la emisión de un documento normativo es la solución o alternativa más adecuada para resolver un problema o atender una necesidad. Si su respuesta, a la pregunta 1 del cuestionario (3.1), corresponde al cuadro sombreado, usted debe emitir un documento normativo. Si su respuesta se ubica en el cuadro no sombreado, usted no debe emitir un documento normativo.

2 La respuesta a esta pregunta le ayudará a clarificar la necesidad que pretende resolver al emitir un documento nuevo así como para planificar el contenido de éste. Además, le ayudará a considerar que un documento normativo no siempre es la mejor opción si se trata de: Regular aquello que ya esté normado en otros

instrumentos, salvo que se regule a un nivel más operativo y específico.

Regular situaciones o casos raros o inusitados. Regular materias o procesos que estén fuera del control de

la institución o área normativa, o cuyo cumplimiento no pueda ser auditado o verificado por ningún medio.

Regular mediante mecanismos que generan actividades sin ninguna utilidad o vinculación con los objetivos planteados.

3, 4, y 5 Estas preguntas le ayudarán a decidir si es estrictamente necesario emitir un documento normativo nuevo o si se requiere abrogar, derogar o modificar uno existente.

6 Si su respuesta, a la pregunta 6 del cuestionario corresponde al cuadro sombreado, usted tendrá la certeza jurídica sobre sus facultades para emitir un documento normativo sobre el tema especifico que tiene definido. Si se ubica en el cuadro no sombreado, usted podría no tener facultades para emitir un documento normativo. Por favor, consulte al personal de la Subdirección de Contraloría y Procesos.







MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

ANEXO 5

Elementos Importantes para la Elaboración de Documentos Normativos








ANEXO 5.1. Carátula

Alto: 22.76 cm. Ancho: 16.80 cm. Grosor: 1 pto.

15.60 cm

4.98 cm

(Fuente “Arial” 20 puntos negrita centrada)

Simbología de la portada:

Debpolí

e incluirse en los documentos de políticas y de ticas y lineamientos

Simbología de la carátula: Diagrama de Flujo (indica que es un manual de políticas y procedimientos). Nota: La carátula del presente manual tiene un símbolo distinto al señalado en este ejemplo, dicho símbolo debe incluirse en los manuales de políticas y de políticas y lineamientos.

El pie de página debe contener:

Nombre(s) de la(s) instancia(s) autorización del documento normativo.

Codificación. Fecha de elaboración. Fecha en que entra en vigor.

(Fuente “Arial” del número “8”)








ANEXO 5.2. Encabezado y pie de página de las páginas que conforman el cuerpo del documento

El encabezado del documento, a partir de la Hoja de Autorización debe contener:

a. Logo oficial, de acuerdo con la imagen institucional autorizada de Banobras.

b. Título del documento.

c. Fecha de inicio de vigencia.

El pie de página debe contener:

d. Codificación y número de página.

e. Iniciales de la persona que elaboró el documento.

f. Iniciales de las personas que revisaron el documento.

g. Datos de la Aprobación/Autorización de la modificación específica a la página del documento.

h. Datos de la hoja que sustituye la nueva.

a b c

d

e

f

g h








ANEXO 5.2.1. Breve explicación acerca del significado de la codificación de los documentos normativos

Siglas de la codificación de documentos en Banobras: Estas siglas se componen de tres caracteres del alfabeto, seguidos de seis caracteres numéricos, seguidos de dos caracteres numéricos.

Esta codificación debe ser definida para todos los documentos normativos idóneos en Banobras por la Subgerencia de Análisis y Documentación de Procesos (excepto las circulares).

Posición Significado Descripción

Primeros tres caracteres: Indican el tipo de manual Se detalla a continuación:

MNO Manual Normativo Manuales de Políticas o de Políticas y Lineamientos o de Políticas y Procedimientos.

MPR Manual de Políticas y Procedimientos Exclusivamente Manuales de Políticas y Procedimientos.

MMG / MCA Manual de Mejora de la Gestión, antes Manual de Calidad Manual que documenta el Sistema Banobras.

MPG / PGC Manual de Procedimientos Genérico o Manual de Procedimientos Genérico de la Calidad

Manuales de Procedimientos Genéricos del Sistema Banobras.

PMP / PCA Plan de mejora de Procesos, antes Plan de Calidad. Planes de Mejora de Procesos.

Seis caracteres numéricos

Indican el área o proceso de Banobras al que pertenece el documento.

Para el caso de los manuales de áreas específicas, el número se obtiene del asignado al área en el Manual de Organización de Banobras. Para el caso de los manuales por proceso, el número se asigna de acuerdo con lo que se explica en la Figura 4.2.1.

Dos caracteres numéricos

Indican el número consecutivo del documento dentro del área o proceso.

Corresponde al número de documento del mismo tipo dentro del área o proceso.

Ejemplo: Clave de la Gerencia de Procesos según el Manual General de Organización

MNO17320002

Indica que es un Manual de Políticas o un Manual de Políticas y Lineamientos

Indica que es segundo manual del tipo MNO que el área emite.








Figura 5.2.1. Claves para manuales por proceso








ANEXO 5.3. Simbología para el diagrama de flujo de un manual de políticas y procedimientos

Inicio / fin.-

Indica el inicio / fin del procedimiento.

Invariablemente se debe de indicar la palabra que corresponda dentro del símbolo.

Operación.-

Representa la actividad, tarea o acción relativas a un procedimiento.

Intervalo de tiempo.-

Se usa para denotar cuando una actividad necesita dejar pasar un tiempo, para continuar su flujo normal. Se debe indicar cuánto tiempo.

Alternativa o decisión.- Cuando se tienen dos alternativas de acción y dependiendo de cada alternativa hay un curso de acción diferente a seguir.

INICIO / FIN








Operación/actividad con puesto del responsable.-

Misma que la de operación, indicando el puesto del responsable de la actividad, resaltándolo en negrita.

Sólo se usa cuando cambia el responsable dentro de la secuencia de actividades de la operación.

Documento.-

Especifica el tipo de documento que se genera.

A la izquierda del cuadro de “Operación” denota la entrada de la información o documentación necesaria para la actividad, a la derecha indica la salida de documentación o información que genera dicha operación.

Conector dentro de página.- Para la conexión de dos o más operaciones del procedimiento dentro de una página, se indica con una letra mayúscula dentro del símbolo. Dicha letra debe tener correspondencia con otra letra igual.

A toda salida, corresponde una entrada.

Conector fuera de página.- Conecta o enlaza el procedimiento, en una página diferente en la que continúa. Se indica la secuencia con un número dentro del símbolo, en todo caso, el número debe coincidir con otro igual y que corresponde a la operación que continúa en el diagrama de flujo.

A toda salida, corresponde una entrada.

Puesto








Anotación.-

Se utiliza para referenciar otro proceso/subproceso/procedimiento o documento este es el símbolo para la interacción/interrelación de procesos.

Dirección de flujo.-

Conecta los símbolos en el orden en que deben de realizarse las actividades.

Archivo.-

Indica actividades de almacenamiento permanente o temporal.

Disposición.-

Indica cuando se destruye un documento, en todo caso se debe identificar el nombre del documento o registro en cuestión.








Ejemplo de un Diagrama de Flujo








ANEXO 5.4. Guía general de presentación de un procedimiento

ANEXO 5.4.1. Del diagrama de flujo

• El diagrama de flujo se elabora de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

• Las líneas entre los símbolos indican el sentido del flujo del proceso, por lo que no es necesario utilizar palabras como: envía, entrega o recibe.

• Las líneas que indican el flujo se conectan por la parte superior o por el costado del siguiente símbolo según corresponda, a excepción del símbolo de decisión, el cual puede tener hasta tres líneas de unión.

• Cuando se obtiene información de la interacción de procesos, se deja constancia de dicha acción utilizando el símbolo de “Anotación”, indicando el nombre del procedimiento del que emana dicho dato, o para destacar alguna situación especial.

• Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos mantengan uniformidad en su tamaño, para lo cual se debe atender a la plantilla diseñada para tal efecto (SIMBOLOGIA).

• A cada conector dentro de página le corresponde otro igual en la misma página, marcado con la misma letra y viceversa.

• A cada conector fuera de página le corresponde otro igual en la otra página, marcado con el mismo número y viceversa.








ANEXO 5.4.2. De la descripción de actividades

1) Redacción.- La redacción de las actividades del procedimiento inicia con verbos en presente indicativo conjugados en tercera persona del singular o plural, ejemplo: analiza la documentación..., obtiene la firma..., elaboran la póliza contable..., vigila que las modificaciones...

2) Claridad.- Es necesario ser claros y concisos, a fin de que el usuario no tenga que interpretar los términos ni llegue a obtener conclusiones. Con la descripción de actividades debe quedar claro como se obtienen, paso a paso, los resultados del procedimiento, con qué insumos y en qué tiempo.

3) Relevancia.- El procedimiento indica quién hace qué y cómo lo hace. No contiene temas o “cosas” sin relación o “de relleno”. Sólo documenta las actividades sustantivas al nivel de detalle que hace que el documento sea útil y accesible para todos los lectores.

4) Tabla.- Para la descripción de actividades debe incluirse una tabla como la que sigue:

Responsable (Puesto y área)

No. (Se relaciona con el del diagrama de flujo)

Descripción de las Actividades (incluir los elementos de control,flujos y medios de información, así como canales de comunicación)

(Son los documentos o“elementos de entrada”)

Documento de Trabajo

(Son los documentos de “salida”)

Entregable Tiempo (Se indica el tiempo que toma la actividad)

Dirección A Puesto 1

1 Título de la actividad 1 (iniciar con verbo Conj.. en 3ª Pers.)

tTotal1 = t1 + t2 + t3

1.1 Descripción del paso 1(iniciar con verbo Conj. en 3ª Pers.)

Docs. a y b Doc. c t1

1.2 Descripción del paso 2 Docs. c y d Docs. e y f t2 1.3 Descripción del paso 3 Doc. f Archivo x t3

Dirección B Puesto 2

2 Título de la actividad 2 tTotal2

Se detalla paso a paso la actividad. Esto no va en el

diagrama de flujo.








Ejemplo de un fragmento de una tabla de descripción de actividades

Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo

2.2 Asigna a la persona responsable de la elaboración y/o actualización del manual de procedimientos de acuerdo al plan de trabajo definido en el punto anterior.

1 hora

Experto Técnico

3. Recopila información para elaborar el procedimiento asignado.

Borrador del diagrama de flujo

9 horas

3.1 Establece citas con el personal involucrado en la operación.

Correo electrónico

Confirmación de Reunión 1 hora

3.2 Realiza la entrevista contemplando los siguientes puntos:

¿Qué trabajo se hace? Objetivo y la naturaleza o tipo de labores que se realizan. ¿Quién lo hace? Personal que interviene en el desarrollo de las actividades. ¿Cómo se hace? Medios con los que se cuenta para realizar la tarea. ¿Cuándo se hace? Secuencia en la que se realiza la operación. ¿Por qué se hace? Justificación del trabajo.

Guía para el levantamiento

de información.

Hoja de entrevista

Borrador del diagrama de flujo

1 día

4. Analiza la información recopilada.








ANEXO 6 Modelo de Hoja de Control de Cambios

Sección de Control de Cambios Revisión Página (s)

Modificada (s) Descripción del Cambio Fecha de Emisión

A B C D

A.- Se escribe el número consecutivo correspondiente a la revisión en curso. Si es un documento nuevo, entonces va en blanco.

B.- Se escribe el número de las páginas que fueron modificadas. Si todo el documento cambió entonces se escribe “Todas” (esto coincide con lo que se especifique en el FAC, Anexo 3).

C.- En pocas líneas se describe el cambio realizado. El detalle de los cambios realizados debe estar contenido en el FAC. Para simplificar, se puede escribir: “La descripción del cambio está detallada en el FAC No. [No. del FAC]”. Si no hubo cambios, se escribe “Sin Cambios”; además en este caso deben escribirse el nombre y la firma de la persona que revisó el documento y que detectó que no había cambios.

D.- Se escribe la fecha en que se realizó la revisión.








ANEXO 7

Modelo de Hoja de Autorización

Área para firmar Área para firmar

Área para firmar Área para firmar

Área para rubricar

Área para firmar

MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA …³n... · VIII.4. Facultades para la Revisión : 46...

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