MANUAL DE POLÍTICA S Y PR O CED I MI EN T O S DEL SI ST EMA … · 2019-01-02 · JUAN ED UARDO Z...

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE CALDAS

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO - SARLAFT

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Fecha de aprobación:

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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO -

SARLAFT


CONSEJO DIRECTIVO

JUAN EDUARDO ZULUAGA PERNA Director Administrativo

MARIO MEZA QUINTERO Oficial de Cumplimiento - Principal

GLORIA NANCY CASTAÑO ALDANA Oficial de Cumplimiento - Suplente






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Control de versión: Número de Versión: 01 Tipo de Documento: Documento controlado y sujeto a confidencialidad ante terceros. Folios: Fecha: 12 de diciembre de 2016 Aprobaciones: Este Manual de Políticas y Procedimientos del SARLAFT fue aprobado mediante acta del Consejo Directivo del día _____ del mes de _____ del año _________. El acta se encuentra debidamente documentada en el Sistema de Gestión Documental de la Corporación. Modificaciones a la versión anterior: No aplica

CONFIDENCIALIDAD La circulación de este documento es restringida, su publicación podrá generar las acciones civiles y penales que corresponden con las leyes colombianas. Los derechos de publicación son reservados.

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1. INTRODUCCIÓN El Manual de Políticas y Procedimientos del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT de la Caja de Compensación Familiar de Caldas - CONFA contempla los compromisos, decisiones y acciones que la Corporación adopta para prevenir los riesgos relacionados con lavado de activos y financiación del terrorismo - LA/FT, puesto que por mandato legal, la Corporación se encuentra en la obligación de reportar ante la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF, operaciones realizadas con terceros que considere sospechosas (Reporte de Operación Sospechosa - ROS).

Para cumplir este propósito se establece el sistema de gestión que permite identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo LA/FT, desarrollando metodologías y procedimientos para identificar este tipo de operaciones y reportarlas de forma efectiva, lo cual conlleva a la organización a prevenir y controlar riesgos reputacionales, legales, operacionales y de contagio frente a eventuales situaciones de relacionamiento con terceros vinculados en actividades LA/FT. Adicionalmente, con el oportuno suministro de información a los organismos de inspección, vigilancia y control del Estado, se contribuye a la lucha contra estos delitos, que tienen consecuencias muy negativas para el país.

2. ALCANCE

El alcance del SARLAFT, a implementarse y mantenerse en la Caja de Compensación Familiar de Caldas, contempla las relaciones emprendidas por la Corporación con sus grupos de interés, que puedan implicar riesgo de LA/FT para la Corporación.

Están dentro del alcance del SARLAFT de Confa, entre otros:

1) Toda persona natural o jurídica, con quien la Corporación formaliza una relación

contractual o legal, que suponga movilización efectiva de recursos. 2) Personas Expuestas Públicamente (PEP). 3) Miembros del Órgano Directivo y Ejecutivo. 4) Empleados de la Caja (Directos e Indirectos).

Están fuera del alcance del SARLAFT de Confa:

1) El empleador que cumple con su obligación legal de aportar al Sistema del Subsidio

Familiar en Colombia.






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2) Trabajadores afiliados y beneficiarios del subsidio familiar, sus cónyuges o compañeros permanentes, personas a cargo, y/o personas a las que por disposición legal tengan derecho al reconocimiento de subsidios.

3) Usuarios de las EPS que reciban servicios de salud en la Institución Prestadora de Servicios - IPS de la Corporación.

4) Usuarios que accedan a los servicios de salud en la IPS de la Caja, cuyo pago por estos sea cubierto por algún tipo de seguro (Plan Obligatorio de Salud, Sistema de Riesgos Laborales, Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT), Planes Adicionales de Salud, Planes Voluntarios de Salud (PVS), Planes de Atención Complementaria (PAC), y los demás que sean similares).

3. OBJETIVOS

3.1. Objetivo General

Diseñar, aprobar e implementar políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos que orienten la actuación de la entidad, sus directivos y empleados, para la prevención, control efectivo y oportuno del riesgo de LA/FT en la Caja de compensación Familiar de Caldas.

3.2. Objetivos específicos

1) Cumplir con las disposiciones legales para la adecuada identificación de operaciones

sospechosas y el envío oportuno de los reportes a la UIAF. 2) Establecer metodologías que mediante un orden lógico permitan la correcta

identificación y control de riesgos LA/FT 3) Desarrollar en los colaboradores una cultura de prevención para los riesgos LA/FT. 4) Proteger a la Organización de realizar operaciones con capitales ilícitos o derivados de

actos LA/FT.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. Alertas: Cualquier tipo de información, conducta o actividad que permita detectar la realización de operaciones inusuales o sospechosas que pueden estar vinculadas a operaciones de LA/FT. Beneficiario Final: Toda persona natural o jurídica que, sin tener la condición de cliente es la propietaria o destinataria de los recursos o bienes objeto del contrato o se encuentra autorizada o facultada para disponer de ellos. Cargos Críticos: Corresponde al personal: directivo, ejecutivo, de control, profesional, técnico y operativo que tienen bajo responsabilidad el manejo de dinero, administración de bases de datos, ordenadores de gasto, entre otros.






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Conocimiento del cliente (cliente, proveedor, prestador de servicio, empleados, entre otros): Es el esfuerzo por averiguar y comprobar la verdadera identidad de la contraparte con quien se establece una relación contractual ocasional o permanente. Teniendo en cuenta que puede haber colisión de intereses con el habeas data, es necesario jerarquizar los datos que son públicos, semipúblicos, privados, sensibles y semisensibles, para determinar el alcance del conocimiento de la contraparte. Contraparte: Persona natural o jurídica con la cual la Entidad tiene vínculos de negocios contractuales o jurídicos de cualquier orden. Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para tratar el riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la entidad.

Debida Diligencia: Es el conjunto de procesos que realiza la Corporación destinados a la incorporación de información y documentos exigidos por la ley y suministrados por las personas naturales y/o jurídicas con quien la Corporación realizará una transacción, que hacen posible:

● El conocimiento del cliente, prestador de servicios, proveedor, empleado, entre otros.

● La aplicación de los procedimientos y controles establecidos en SARLAFT. Delito: Conducta típica, antijurídica y culpable de una persona natural, constitutiva de una infracción penal o sancionada con una pena. Se refiere a:

● Típica, porque debe constar específica y detalladamente como delito dentro de un código

● Antijurídica, porque es en contra de la ley ● Culpable, porque se realiza con dolo

Dolo: Acto realizado con conocimiento y voluntad. Factores de Riesgo de LA/FT: Son aquellas circunstancias y características de la persona natural o jurídica contraparte y de las operaciones que hacen que exista una mayor probabilidad de corresponder con una operación sospechosa de LA/FT.

Financiación del terrorismo: Es la recolección o suministro de fondos con el conocimiento de que van a ser usados total o parcialmente para cometer actos de terrorismo o para contribuir en la comisión de actos terroristas. Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006.






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Fuentes de riesgo de LA/FT: Son los agentes y/o eventos generadores de riesgo de LA/FT en una entidad y se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarle este riesgo en las operaciones, negocios o contratos que realiza. GAFILAT: Es una organización intergubernamental de base regional que agrupa a 16 países de América del Sur, Centroamérica y América de Norte para combatir el lavado de activos y la financiación del terrorismo, a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales y los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros.

Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas y procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.

Herramientas de SARLAFT: Son los medios que utiliza la Corporación para prevenir y controlar que se presente el riesgo de LA/FT y para prevenir operaciones inusuales y sospechosas. Interesados (partes interesadas): Aquellas personas y organizaciones que pueden afectar, ser afectados, o percibir ellos mismos ser afectados, por una decisión o actividad. LA/FT: Sigla utilizada para señalar lavado de activos y financiación del terrorismo. Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal.

Listas nacionales e internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras.

Monitoreo o seguimiento: Comprobar, supervisar, observar críticamente, o registrar el progreso de una actividad, acción o sistema en forma sistemática para identificar cambios.

Oficial de Cumplimiento: El Oficial de Cumplimiento, o máxima persona encargada del cumplimiento del Sarlaft, es un funcionario de la entidad vigilada encargado de verificar el cumplimiento de los manuales y políticas de procedimiento de la entidad, así como de la implementación del Sarlaft.

Es un funcionario de mínimo segundo nivel jerárquico dentro de la Entidad, que depende directamente del Órgano de Administración o Dirección dentro de la estructura organizacional y funcional de la entidad, y, es nombrado por la Junta Directiva o quien haga

https://normativa.colpensiones.gov.co/colpens/docs/ley_0599_2000_pr012.htm#323






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sus veces. A su vez, es el encargado de realizar los reportes a la UIAF y a la Superintendencia Nacional de Salud. Dicho funcionario podrá ser nombrado con la entrada en vigencia de la presente Circular o su función podrá ser delegada a un funcionario ya existente en la entidad vigilada, siempre y cuando reúna las condiciones ya reseñadas y las señaladas en el numeral 6.2.1 de esta Circular, nombrandolo como cargo adjunto o de desempeño alterno a otra función que realice en la entidad.

Para el caso de los grupos empresariales oficialmente reconocidos, se puede nombrar a un mismo Oficial de Cumplimiento para todo el grupo, siempre y cuando este sea funcionario de alguna de las entidades que conforman dicho grupo y que reúna las condiciones ya reseñadas y las señaladas en el numeral 6.2.1 de esta Circular. Omisión de denuncia de particular: El que teniendo conocimiento de la comisión de un delito de genocidio, desplazamiento forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro extorsivo, narcotráfico, enriquecimiento ilícito, testaferrato, lavado de activos, terrorismo, omitiere sin justa causa informar de ello en forma inmediata a la autoridad. (Art. 441 Código Penal Colombiano)

Omisión de Reporte: Determinado por el artículo 325A del Código Penal colombiano que establece que: “Aquellos sujetos sometidos a control de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) que deliberadamente omiten el cumplimiento de los reportes a esta entidad para las transacciones en efectivo o para la movilización o para el almacenamiento de dinero en efectivo, incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de treinta y ocho (38) a ciento veintiocho (128) meses y multa de ciento treinta y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes ”. Operación Intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por los agentes del SGSSS no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán reportarse a la UIAF.

Operación Inusual: Aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes y/o contrapartes, o que, por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos. Operación Sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la UIAF.

https://normativa.colpensiones.gov.co/colpens/docs/ley_0599_2000.htm#325A






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Órgano de Administración o Dirección: Es la Junta Directiva o quien haga sus veces y puede variar su denominación según la figura jurídica de la que se trate. En organizaciones de economía solidaria, se denomina consejo de administración. En el caso de las cajas de compensación familiar, se Denomina Consejo Directivo. Estos consejos directivos se apoyarán de un Comité de Dirección de EPS, integrado por un subconjunto de los miembros del Consejo Directivo e invitados externos. Sus principales funciones son la de dirigir y representar a la entidad en la gestión técnica, administrativa y financiera, logrando realizar los objetivos y estrategias de la misma. Asimismo, establecer los principios y procedimientos para la selección de sus miembros, sus funciones y responsabilidades, la forma de organizarse, deliberar y las instancias para evaluación y rendición de cuentas.

Órgano de Control: Es la instancia creada al interior de la persona jurídica para ejercer las funciones de control interno. Sus principales funciones son las de evaluar, monitorear y verificar que los procesos y procedimientos a cargo de la entidad, cumplan las metas y propósitos previamente planteados en torno a una gestión con calidad.

Personas Expuestas Públicamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan o han manejado recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan o gozaron de reconocimiento público. Las PEP extranjeras son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas prominentes en otro país, como por ejemplo los Jefes de Estado o de Gobierno, políticos de alto nivel, funcionarios gubernamentales o judiciales de alto nivel o militares de alto rango, ejecutivos de alto nivel de corporaciones estatales, funcionarios de partidos políticos importantes. Las PEP domésticas son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas internamente, a los cuales les aplica los mismos ejemplos que las PEP extranjeras mencionadas anteriormente. Las personas que cumplen o a quienes se les han confiado funciones prominentes por una organización internacional se refiere a quienes son miembros de la alta gerencia, es decir, directores, subdirectores y miembros de la Junta o funciones equivalentes. Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en la entidad, los cuales deben hacer parte de la política del Sistema Integrado de Gestión.

Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la entidad y están dirigidos al Oficial de Cumplimiento y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.

Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad, por su propensión a ser utilizada directa o a través de sus operaciones, como instrumento para






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cometer los delitos de Lavado de Activos o la canalización de recursos para la Financiación del Terrorismo.

Riesgos Asociados al LA/FT: Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: contagio, legal, operativo y reputacional.

Riesgo de Contagio: En el marco de Sarlaft, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad directa o indirectamente, por acción de una persona natural o jurídica que posee vínculos con la entidad. La posibilidad de contagio se puede clasificar dentro de la categoría humana u operacional de riesgos establecidos por la Corporación.

Riesgo Legal: En el marco de Sarlaft, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

Riesgo Operativo: En el marco de Sarlaft, es la probabilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura, por fraude y corrupción, o por la ocurrencia de acontecimientos externos, entre otros.

Riesgo Reputacional: En el marco del Sarlaft, es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, verdadera o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause una disminución de su base de clientes, disminución de los negocios o ingresos, o incurrir en procesos judiciales.

Riesgo Inherente: Es el riesgo propio de la ejecución de una actividad. Riesgo Residual: Es el nivel resultante del riesgo después de la aplicación de los mecanismos de control o mitigación existentes a los riesgos inherentes.

Señales de alerta: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Son realizadas por personas naturales o jurídicas que presentan como actividad económica principal o secundaria aquellas relacionadas con el sector y que pueden llegar a presentar a manera de ejemplo las siguientes situaciones:

● Características inusuales de las actividades, productos o lugares de procedencia. ● Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación,

dirección del domicilio, o ubicación del usuario. ● Inconsistencias en la información que suministra el cliente y/o contraparte frente a la

que suministran otras fuentes.






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● Transacciones ostensiblemente diferenciales frente a las del mercado. Transacciones en Efectivo: Es el recibo o entrega de dinero en efectivo de billetes o monedas, donde el sujeto de la transacción debe tener la condición de cliente y/o contraparte de la entidad vigilada.

Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es una Unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, y que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el Lavado de Activos o la Financiación del Terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

Usuario: Es toda persona natural a la que, sin ser cliente y/o contraparte, la entidad le suministra o presta un servicio. 5. RESPONSABLES Las responsabilidades asociadas a este Manual de políticas y procedimientos corresponden:

● Para su elaboración y gestión: Al Oficial de Cumplimiento de la Caja de Compensación Familiar de Caldas

● Para su aprobación: Al Consejo Directivo de la Caja de Compensación Familiar de Caldas e Informes suministrados sobre la gestión de SARLAFT.

● Para la asignación de recursos, con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en este documento: Al Director administrativo de la Caja de Compensación Familiar de Caldas

● Para la aplicación de los mecanismos y procedimientos establecidos y reporte a las instancias superiores sobre cualquier señal de riesgo LA/FT: A los colaboradores y demás áreas que tengan relación con la contraparte.

● Para la verificación del cumplimiento de lo establecido en SARLAFT: A Auditoría y Revisoría Fiscal y la entidades de control y vigilancia del estado, quienes se cercioran que las operaciones, negocios o contratos celebrados con la Corporación se ajustan a las instrucciones y políticas de este Manual.

6. DECLARACIÓN DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FRENTE A LOS RIESGOS DE

LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

https://normativa.colpensiones.gov.co/colpens/docs/ley_0526_1999.htm#INICIO

https://normativa.colpensiones.gov.co/colpens/docs/ley_1121_2006.htm#INICIO






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La Caja de Compensación Familiar de Caldas como persona jurídica debidamente establecida bajo la normatividad legal colombiana declara que:

● El lavado de activos y la financiación del terrorismo son delitos en los cuales las

organizaciones criminales buscan dar apariencia de legalidad a los recursos generados en actividades ilícitas y/o contribuir económica y materialmente en actividades que afectan la seguridad e integridad de las personas, respectivamente, violando el orden jurídico, utilizado para ello transacciones realizadas con personas naturales o empresas legalmente establecidas. De esta forma, se desencadenan graves perjuicios para el estado, la ciudadanía y la economía tanto de Colombia como de todos los países del mundo.

● La Corporación acata irrestricta e inobjetablemente la normativa relacionada con la administración del riesgo en contra del lavado de activos y financiación del terrorismo que le sea aplicable, expedida tanto por el legislativo como por los entes de control y vigilancia del estado que correspondan.

● La Corporación apoya firmemente el esfuerzo nacional e internacional en la lucha contra la criminalidad, especialmente la trata de personas, narcotráfico, tráfico de armas y el terrorismo, el lavado de activos, entre otros, teniendo, así mismo, la obligación y compromiso de apoyar a las autoridades en la identificación de actos o negocios jurídicos vinculados con el LA/FT.

● Una vez se identifique alguna operación vinculada a la Caja de Compensación Familiar de Caldas, con indicios de relación con actividades de LA/FT, la Corporación actúa de acuerdo con lo establecido en la normativa legal aplicable, vigente para estos eventos y en sus políticas internas establecidas respecto de este tema, mediante los procedimientos definidos que correspondan.

● La Corporación proporciona los medios para que los mecanismos establecidos con el propósito de prevenir y controlar los riesgos de LA/FT estén al alcance de todos los funcionarios y es deber de estos su permanente consulta y aplicación.

● La Corporación establece relaciones o negocios con entidades financieras de Colombia o del exterior que se encuentren debidamente supervisadas por el órgano de control y vigilancia correspondiente, que sean de reconocida trayectoria y que tengan implementados mecanismos de prevención y control al LA/FT.

● Este manual de políticas y procedimientos para la prevención y control del LA/FT debe ser conocido por los administradores, organismos de control y personas que intervengan en actividades que sean sensibles o se presten para operaciones inusuales o sospechosas.

6.1. Directrices sobre el nombramiento y requisitos del Oficial de Cumplimiento de la

Caja de Compensación Familiar de Caldas.






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El Oficial de Cumplimiento de la Caja de Compensación Familiar de Caldas, tiene como misión la verificación y el aseguramiento del cumplimiento del presente manual de SARLAFT, al interior de la Corporación.

En este sentido, Confa cuenta con un Oficial de Cumplimiento principal y uno suplente, siendo el segundo quien sustituya al primero en todas sus funciones, cuando éste no se encuentre en las instalaciones de la Corporación o al presentar imposibilidad de atender las funciones propias de este cargo por causa de fuerza mayor.

El Consejo Directivo de la Corporación es el responsable del nombramiento del Oficial de Cumplimiento tanto principal como suplente, mediante decisión formalizada en acta, debidamente documentada.

El Oficial de cumplimiento de la Caja de Compensación Familiar de Caldas debe cumplir los siguientes requisitos:

● Depender directamente del Director Administrativo dentro de la estructura

organizacional de la Caja. ● Contar con capacidad de decisión frente a información relacionada con la

administración de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo. ● Presentar conocimiento certificado en materia de administración de riesgos,

particularmente en riesgos relacionados con LA/FT, por parte de instituciones autorizadas por el Ministerio de Educación Nacional para impartir formación en dicha materia, en la que conste la duración del diplomado no inferior a 90 horas y el curso e-learning de la UIAF. En caso de acreditar una especialización, como mínimo en el manejo genérico del riesgo, ésta será válida. Si el funcionario no cumple con ninguno de los aspectos presentados anteriormente en este punto, puede acreditar cuatro (4) años de experiencia laboral en áreas de administración y gestión de riesgos.

● No pertenecer al área de Auditoría o Revisoría Fiscal. ● Tener contrato de forma directa con la Corporación.

6.2. Herramientas tecnológicas.

Con el fin de cumplir los objetivos del SARLAFT, la Caja de Compensación Familiar de Caldas establece la consulta de información en listas restrictivas nacionales e internacionales como uno de los medios para hallar indicios que permitan determinar si una operación se encuentra relacionada con actividades de LA/FT, debido a que en estas listas se encuentran identificadas las personas naturales y/o jurídicas involucradas en este tipo de delitos, permitiendo a la Organización la certidumbre y la debida diligencia frente a estos individuos.






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Para garantizar el acceso a estas listas y/o conocimiento del cliente, de una manera eficiente y oportuna, Confa cuenta con una suscripción para la realización de consultas a través de la plataforma de un proveedor especializado, que permite, mediante el ingreso de datos una consulta simultánea en varias listas restrictivas generadas por diversas fuentes, optimizando en gran manera el tiempo que los colaboradores responsables dedican a esta actividad. Igualmente tanto en el ERP de la Corporación, como en los demás sistemas de información alternos, utilizados por varias áreas de servicios, existe la posibilidad de descargar gran cantidad de datos en forma masiva, y ser procesada esta información de forma que puedan detectarse transacciones sospechosas o inusuales relacionadas con actividades LA/FT.

7. ELEMENTOS DEL SARLAFT DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE CALDAS

7.1. Políticas de la Caja de Compensación Familiar de Caldas - Confa sobre

Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo ( en adelante LA/FT)

Son las reglas de conducta, filosofía de comportamiento y procedimientos para orientar la actuación de la Caja. Es así como, el sistema requiere de la adopción de estos ejes conceptuales básicos que permitan aplicarlo en forma eficiente y oportuno dentro de las posibilidades que puede ofrecer la Corporación, armonizando funciones, actividades y resultados que permitan alcanzar el objetivo propuesto de alguna manera permitan alcanzar el objetivo propuesto. En este sentido, para el cumplimiento y ejecución de su Sistema para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo Confa tiene como políticas: 1) Acatar la Ley y anteponer el comportamiento ético en el desarrollo de la misión, los

objetivos sociales y metas comerciales. 2) Promover entre sus empleados y todas sus partes interesadas el respeto permanente e

inobjetable por la legalidad, así como el total rechazo hacia conductas que van en contra de la ley, entre éstas las asociadas a LA/FT.

3) Desplegar los lineamientos para el tratamiento de las conductas asociadas a LA/FT a partir de la política y metodología definida por el Sistema de gestión integral basado en riesgos de la Corporación.

4) Administrar, los riesgos LA/FT identificados en Confa, con un enfoque basado en la prevención y la protección, estableciendo los procedimientos que sean necesarios para el correcto funcionamiento del sistema en Confa.

5) Ejecutar los mecanismos de debida diligencia a las personas naturales y/o jurídicas, incluidas en el alcance de este manual, para un adecuado y oportuno conocimiento del






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cliente, estableciendo las medidas y reportes necesarios de las operaciones calificadas como sospechosas o intentadas y que aparezcan relacionadas en listas restrictivas de organismos de seguridad nacionales o internacionales.

6) Conocer bien y hacer seguimiento a nuestros clientes (clientes, proveedores prestadores de servicio, empleados, entre otros) es una actividad trascendental y efectiva para prevenir, impedir y detectar los sistemas utilizados por la delincuencia organizada para el LA/FT. Esta política permite cumplir con las normas legales y promover correctas prácticas comerciales, protegiendo la reputación y credibilidad de la Corporación, minimizando el riesgo de la utilización de sus operaciones de servicios y bienes en actividades ilícitas; asegurando entre otros, pero no limitado a ello, el conocimiento de la identidad, actividad y lugar de residencia de sus clientes antes de establecer relaciones, mediante las consultas en las listas nacionales e internacionales que la Organización considere como restrictivas.

7) Para prevenir el riesgo de LA/FT y dar cumplimiento a las disposiciones establecidas por los organismos de control y vigilancia del estado, la Corporación determina que las transacciones en efectivo con los diferentes segmentos de clientes/usuarios de los servicios sociales realizadas en la siguiente forma: ● En un mismo día por parte de una misma persona natural o jurídica, por un valor

igual o superior equivalente a siete (7) salarios mínimos mensuales legales vigentes ● En el mes inmediatamente anterior por parte de una misma persona natural o

jurídica, que en su conjunto iguale o supere la cuantía equivalente de treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Implicarán mayores medidas de prevención y control. 8) Las políticas establecidas en el código de ética y buen gobierno de la Corporación

sobre antifraude, anticorrupción y lavado de activos hacen parte integral del sistema para la prevención y control de riesgos de LA/FT.

9) Exigir a todos los miembros de la Corporación, permanente confidencialidad sobre los asuntos relacionados con el SARLAFT.

10) Incumplir las políticas y procedimientos previstos en el presente manual podrá dar lugar a sanciones y/o responsabilidades ante los organismos de vigilancia y control.

7.2. Etapas del SARLAFT La administración de los riesgos LA/FT en SARLAFT, se realiza en la Organización en el marco del Sistema de Gestión Integral - SGI de Confa. Para Confa, los riesgos se manifiestan como eventos que tienen el potencial de crear perturbaciones en el desempeño esperado de los procesos. Esa situación (evento) tiene por fuerza que ser desencadenada por algún tipo de causa. Además, tendrá efecto en alguna de las medidas del desempeño del proceso, o en la resultante del mismo, que puede llegar con desviaciones al cliente externo o interno.






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El riesgo puede entonces ser clasificado a través de categorías, tanto de fuente como de efecto. Las categorías principales son:

● Geopolítico ● Estratégico ● Operacional ● Contratación ● Cliente ● Competencia ● Ambiental ● Humano ● Tecnológico ● Infraestructura ● Reputación ● Financiero ● Legal ● Abastecimiento

La mejora continua para el sistema de gestión integral basado en riesgos, se establece a través de 6 etapas, las cuales se describen a continuación:

Fuente: Confa - Eafit

Identificar riesgos La identificación de riesgos consiste en determinar la forma en que un proceso, o una etapa del mismo, podrían eventualmente fallar. A la manera como el proceso falla, se le dará el nombre de modo de fallo. Así mismo, dado que no hay evento sin causa, se debe indagar






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acerca de cuál es la categoría que produce el modo de fallo. Posteriormente, se identifican las categorías que recibirán la consecuencia del fallo. Calificar riesgos Los riesgos se califican en tres aspectos:

● Probabilidad. ● Severidad. ● Detectabilidad.

Las calificaciones son entre 1 y 10 y el resultado se da por la multiplicación de los tres aspectos que dan valores de 1 a 1,000 en el indicador de nivel de prioridad de riesgo - RPN, el cual se fundamenta en el concepto en que un riesgo es prioritario. Evaluar riesgos La evaluación de riesgos es el complemento cualitativo y analítico a la calificación, que es de naturaleza cualitativa. En la evaluación se busca determinar una posición de la organización frente al riesgo analizado, para determinar si este es tolerable, intolerable, inminente, entre otros. De esta manera se prepara la definición de planes de tratamiento. Definir tratamientos Los planes de tratamiento que se aplican dependen de los resultados de la calificación y evaluación. Los tratamientos se clasifican en 6 categorías principales, a saber:

● Evitar ● Prevenir ● Proteger ● Aceptar ● Retener ● Transferir

Para la implementación de tratamientos se define:

● Un diagnóstico de problemas. ● Un listado de oportunidades alternativas para la solución del problema. ● Una solución, escogida por su factibilidad, tamaño, impacto, visibilidad.






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Para la solución escogida:

● Definir tareas iniciales. ● Asignar responsables. ● Definir los entregables que darán cuenta de que la tarea está completa y agrega

valor. ● Marcar las fechas de inicio y fin para las tareas planeadas.

Implementar tratamientos: La implementación del tratamiento consiste en la ejecución de las tareas planteadas, con criterios de flexibilidad, gestión incremental y enfoque en el cliente. Las tareas que se van cumpliendo se reportan. Monitorear el sistema Con fundamento en el monitoreo del sistema de gestión integral basado en riesgos, labor que involucra varias instancias organizacionales, a continuación se detallan las específicas para SARLAFT:

● Oficial de cumplimiento - Dueños de proceso: Realiza seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.Para el efecto, revisan la forma en que se cambian los riesgos para sus procesos, actualizando sus modelos de Identificación, Calificación y Evaluación.

● Auditoría: Verifica los resultados de las acciones planteadas, y los efectos sobre el riesgo.

● Dueños de categorías: están atentos a los cambios del entorno de la organización, así como los efectos que tienen los procesos sobre las categorías, para incluir o ajustar nuevas identificaciones de riesgos o solicitar tratamientos.

● Productividad Laboral: revisa las lecciones aprendidas, para poder hacer ajustes metodológicos al modelo.

7.3. Procedimientos para la Administración de Riesgos de Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo.

7.3.1. Conocimiento de contrapartes Objetivo: Comprobar la identidad de las personas naturales y/o jurídicas con quien la Corporación desea establecer relación contractual, comercial o laboral, en forma ocasional o permanente y que además permita, verificar si existe el riesgo de posibles vinculaciones de terceros en actividades LA/FT, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.






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Alcance: Aplica para los siguientes procesos, entre otros:

● Gestión del capital humano. ● Abastecimiento. ● Gestión del capital relacional.

Confa, en su compromiso por el cumplimiento de sus responsabilidades en materia de administración del riesgo de LA/FT y en concordancia con la política y alcance establecidos, toma las medidas de prevención y control correspondientes en la vinculación de contrapartes con la Organización . En las acciones descritas a continuación, se contará con el uso de herramientas físicas y tecnológicas que permiten el conocimiento de la contraparte y la detección de posibles vínculos con actividades LA/FT.

● Previo a la vinculación de una contraparte con la Corporación o en la renovación de dicha relación, es responsabilidad del colaborador designado en cada área donde se opere el presente procedimiento, la verificación de información que permita conocer, entre los candidatos a posibles clientes, proveedores, prestadores de servicios, empleados, entre otros, si se presentan operaciones sospechosas o inusuales referentes al LA/FT. En caso de encontrar señales de alerta, es deber del colaborador responsable informar de inmediato al oficial de cumplimiento y realizar la debida diligencia para prevenir la vinculación de la contraparte a la Entidad.

● Como medida de control, se establecen revisiones periódicas, en las listas que la Caja definió como restrictivas, de las contrapartes con las cuales se tiene una relación activa. En el caso de encontrar conexiones con actividades LA/FT, el oficial de cumplimiento escala el estudio de los casos al comité de conciliación donde se toman las decisiones pertinentes en el relacionamiento con las contrapartes para su posterior reporte a las entidades de control y vigilancia del Estado.

● Igualmente, se establecen revisiones periódicas a los colaboradores con cargos críticos en SARLAFT, considerando el nivel de riesgo por criticidad del proceso y/o transacciones.

● Tesorería, como responsable del relacionamiento con entidades financieras, realiza verificaciones periódicas, para garantizar que estas cumplan con la normatividad vigente frente a SARLAFT.

● Para transacciones diarias en efectivo mayores a siete (7) salarios mínimos mensuales legales vigentes o aquellas que superen treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes en el mes anterior efectuadas por la misma persona natural o jurídica, el cliente firma una declaración, donde afirma y se hace responsable de no estar relacionado con actividades LA/FT.






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● Para garantizar el cumplimiento de las acciones descritas anteriormente, se definen puntos de control liderados por el oficial de cumplimiento y designados según las operaciones de las áreas.

7.3.2. Reportes a la UIAF por parte de la Caja de Compensación Familiar de

Caldas. La Caja de Compensación Familiar de Caldas, adopta los reportes que determine y los entrega en la forma como lo disponga la UIAF, conforme a las instrucciones impartidas en los manuales y formatos contenidos en la página de internet de dicha Entidad: https:// www.uiaf.gov.co/reportantes

Reportes de Operaciones Intentadas y Operaciones Sospechosas (ROS) El Oficial de Cumplimiento de la Corporación reporta a la UIAF las operaciones sospechosas o intentadas en el momento en que se identifican, y no necesariamente implica que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en las normas legales y/o dentro del contexto de este manual.

Es de anotar, que el envío del ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la entidad, ni para las personas que han participado en su detección o en su reporte de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

Reporte de Ausencia de Operaciones Intentadas o Sospechosas (Reporte de ausencia de ROS) En el caso que durante el mes inmediatamente anterior, la Caja no identificó operaciones intentadas o sospechosas, el Oficial de Cumplimiento reporta a la UIAF ausencia de las mismas en los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente. Reporte de transacciones individuales y múltiples en efectivo. Dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes, el Oficial de Cumplimiento reporta a la UIAF todas las transacciones en efectivo que hayan sido realizadas, durante el mes inmediatamente anterior: ● En un mismo día por parte de una misma persona natural o jurídica, por un valor igual o

superior equivalente a siete (7) salarios mínimos mensuales legales vigentes

https://normativa.colpensiones.gov.co/colpens/docs/ley_0190_1995.htm#42






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● Por parte de una misma persona natural o jurídica, que en su conjunto iguale o supere la cuantía equivalente de treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Reportes de Ausencia de Transacciones en Efectivo. En caso de que no se hubieren presentado transacciones en efectivo, bien sea individuales o múltiples durante el mes inmediatamente anterior, el Oficial de Cumplimiento, reporta este hecho a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente. 8. FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL Funciones del Consejo Directivo

1) Garantizar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento del Sarlaft, teniendo en cuenta las características del riesgo de LA/FT y el tamaño de la entidad.

2) Establecer el manual de políticas y procedimientos para la prevención y control del riesgo de LA/FT que hacen parte del SARLAFT y sus actualizaciones, teniendo en consideración aspectos tales como criterios, objetivos, procedimientos, reportes, entre otros.

3) Designar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente. 4) Considerar, por lo menos una vez al año, los informes que son presentados por el

Oficial de Cumplimiento y el Revisor Fiscal respecto a la gestión del sistema SARLAFT, aspectos que se dejarán expresos en las respectivas actas.

Funciones del Oficial de Cumplimiento de Confa

1) Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman

el SARLAFT; 2) Elaborar y desarrollar los procesos y procedimientos a través de los cuales se llevarán

a la práctica las políticas aprobadas para la implementación del SARLAFT. Así mismo, diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control de este sistema;

3) Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que realiza la entidad;

4) Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza la entidad;

5) Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos;

6) Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo de LA/FT de la entidad;






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7) Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/ FT y velar por su cumplimiento;

8) Proponer a la Dirección y al Consejo Directivo, los ajustes o modificaciones necesarios al manual de políticas y procedimientos del SARLAFT y velar por su divulgación;

9) Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales, intentadas o sospechosas y realizar el reporte de estas dos últimas a la UIAF;

10) Realizar los reportes del SARLAFT que sean requeridos por los organismos de control y vigilancia del estado;

11) Mantener actualizados los datos de la entidad y el oficial de cumplimiento con la UIAF, utilizando los canales de comunicación correspondientes;

12) Gestionar adecuadamente los usuarios del Sistema de Reporte en Línea (SIREL) e informar cualquier cambio de usuario;

13) Revisar los documentos publicados por la UIAF en la página web como anexos técnicos, manuales y utilidades que servirán de apoyo para la elaboración de los reportes;

14) Analizar los informes presentados por los organismos de control y vigilancia que sirvan como insumo para la formulación de planes de acción para la adopción y de las medidas que se requieran frente a las deficiencias informadas, respecto a temas de Sarlaft;

Funciones del Revisor Fiscal de Confa. De conformidad con lo previsto en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 207 del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá cerciorarse que las operaciones, negocios y contratos que celebre o cumpla la Corporación, se ajustan a las instrucciones y políticas aprobadas por la Dirección y el Consejo Directivo.

Asimismo, da cuenta por escrito cuando menos, de forma anual al Consejo Directivo y al Director, del cumplimiento o incumplimiento a las disposiciones contenidas en el SARLAFT.

De igual forma, pone en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, las inconsistencias y falencias que detecte respecto a la implementación del SARLAFT o de los controles establecidos.

Finalmente, rinde los informes que, sobre el cumplimiento a las disposiciones establecidas por los organismos de control y vigilancia del estado sobre SARLAFT. 9. DOCUMENTACIÓN

La Caja de Compensación Familiar de Caldas dispone de los siguientes documentos, para la gestión del sistema SARLAFT:

https://normativa.colpensiones.gov.co/colpens/docs/codigo_comercio_pr006.htm#207






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● Las actas del Consejo Directivo, donde consta el nombramiento del Oficial de

Cumplimiento principal y suplente, la aprobación del presente Manual de Políticas y Procedimientos del SARLAFT, así como las actas correspondientes a la aprobación de los ajustes o modificaciones que se efectúen al mismo y de los informes presentados;

● El Manual firmado por el Director Administrativo de la Caja y el Oficial de Cumplimiento, ● Los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento; ● Los informes presentados por el Revisor Fiscal sobre el funcionamiento del SARLAFT; ● Las constancias de envío de los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) y

demás reportes remitidos a la UIAF; ● Las constancias de capacitación impartidas al personal de la Corporación sobre el

SARLAFT; En cuanto los soportes de las operaciones reportadas a la UIAF se organizan y conservan como mínimo por cinco (5) años, dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.

10. CAPACITACIÓN La capacitación de SARLAFT, a los colaboradores de la Caja se rige por los lineamientos de Capacitación de la Corporación y se conserva el listado de asistencia a las diferentes charlas y programas, realizando un seguimiento a la participación del personal. Como resultado de esta capacitación, el personal de la Corporación estará en la capacidad como mínimo, de identificar una operación intentada, inusual o sospechosa, informando de forma inmediata esta circunstancia al Oficial de Cumplimiento.

11. RÉGIMEN SANCIONATORIO ANTE EL INCUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS SUMINISTRADOS POR ESTE MANUAL.

Las sanciones generadas por el incumplimiento a las disposiciones legales y a los lineamientos del presente manual, son las establecidas por los organismos de control y vigilancia del estado y las determinadas internamente en las instancias correspondientes.

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