MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y …³n...o Manual de Organización de Banobras. o Organigrama...
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Subdirección de Recursos Humanos MPR8000001
Vigente a partir de: 16/08/2010
MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LOS
RECURSOS HUMANOS
Subdirección de Recursos Humanos MPR8000001
Vigente a partir de: 16/08/2010
Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.
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Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón
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Tel. 52-70-12-00
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POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
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POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
Contenido
Número Tema Pág. Sección I Visión General 1 de 8 I.1. Objetivos 1 de 8 I.2. Alcance 1 de 8 I.3. Responsabilidades 2 de 8 I.4. Marco Jurídico y Normativo Específico 3 de 8 I.5. Instancias de Autorización 8 de 8 Sección II Aspectos Generales 1 de 5 II.1. Mapas de Procesos 1 de 5 II.2. Definiciones 5 de 5 Sección III Políticas Generales 1 de 2 III.1. Políticas Generales 1 de 2 Sección IV Gestión del Capital Humano 1 de 78 IV.1. Descripción 1 de 78 IV.2. Políticas Específicas 3 de 78 IV.3. Procedimiento 19 de 78
IV.3.1. Ficha del Proceso 19 de 78 IV.3.2. Tabla de Actividades 20 de 78
Sección V Gestión del Desarrollo del Capital Humano en Competencias Estratégicas 1 de 32
V.1. Descripción 1 de 32 V.2. Políticas Específicas 2 de 32 V.3. Procedimiento 4 de 32
V.3.1. Ficha del Proceso 4 de 32 V.3.2. Tabla de Actividades 5 de 32
Sección VI Gestión de la Administración del Personal y de las Prestaciones 1 de 45 VI.1. Descripción 1 de 45 VI.2. Políticas Específicas 3 de 45 VI.3. Procedimiento 9 de 45 VI.3.1. Ficha del Proceso 9 de 45
VI.3.2. Tabla de Actividades 10 de 45 Sección VII Gestión de Seguros Patrimoniales y de Personal 1 de 16 VII.1. Descripción 1 de 16 VII.2. Políticas Específicas 2 de 16 VII.3. Procedimiento 8 de 16 VII.3.1. Ficha del Proceso 8 de 16 Sección VIII Gestión de la Atención Médica y del Control del Gasto Médico 1 de 19 VIII.1. Descripción 1 de 19 VIII.2. Políticas Específicas 2 de 19 VIII.3. Lineamientos Específicos 9 de 19 VIII.4. Procedimiento 13 de 19
VIII.4.1. Ficha del Proceso 13 de 19 VIII.4.2. Tabla de Actividades 14 de 19
Sección IX Anexos 1 de 13
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POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
Sección I
Visión General
I.1. Objetivo El presente Manual tiene como objetivo establecer, bajo un enfoque de procesos, las políticas, lineamientos y procedimientos que deben observar las distintas áreas de Banobras respecto a los Recursos Humanos, a fin de:
• Aplicar las sanas prácticas y usos bancarios, con apego al marco legal aplicable y a las disposiciones en la materia emanadas de las autoridades competentes, bajo esquemas de control interno.
• Tomar en cuenta los objetivos y estrategias institucionales, así como los lineamientos y directrices aprobados por el Consejo Directivo y la Dirección General.
• Realizar las operaciones bajo una comunicación efectiva y coordinación institucional contando con información suficiente, confiable y comprobable que sustente una correcta toma de decisiones.
• Definir, asignar y delimitar las funciones y responsabilidades entre las distintas áreas involucradas en los Recursos Humanos.
I.2. Alcance El presente manual es de aplicación obligatoria para los funcionarios y empleados involucrados en la gestión de los procesos de Recursos Humanos de Banobras.
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POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
I.3. Responsabilidades
Responsable Responsabilidad
Director de Administración • Aprobar este Manual. Subdirector de Recursos Humanos
• Revisar y coordinar la elaboración, actualización y difusión del presente Manual.
• Presentar las propuestas de modificaciones y mejoras al Manual. • Vigilar que se incorporen los cambios derivados de las observaciones y
recomendaciones efectuadas por las distintas instancias de supervisión y fiscalización.
• Mantener actualizadas las secciones siguientes: 1. Visión General 2. Aspectos General 3. Políticas Generales y Lineamientos Generales
Gerente de Organización y Desarrollo del Recursos Humano
• Gestionar la actualización de la sección IV y V, de acuerdo a la normatividad interna y externa que le aplique.
• Elaborar propuestas de modificaciones y de mejora al presente Manual resultado de la incorporación de productos, servicios o procesos, de modificaciones a la estructura orgánica y del marco legal y normativo aplicable.
Gerente de Administración de Personal
• Elaborar propuestas de modificaciones y de mejora al presente Manual resultado de la incorporación de productos, servicios o procesos, de modificaciones a la estructura orgánica y del marco legal y normativo aplicable.
• Gestionar la actualización que de acuerdo a la normatividad interna y externa le aplique a las siguientes secciones: VI y VII.
Gerente de Servicio Médico
• Elaborar propuestas de modificaciones y de mejora al presente Manual resultado de la incorporación de productos, servicios o procesos, de modificaciones a la estructura orgánica y del marco legal y normativo aplicable.
• Gestionar la actualización que de acuerdo a la normatividad interna y externa le aplique a la siguiente sección: VIII.
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POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
I.4. Marco Jurídico y Normativo Específico Los preceptos legales y disposiciones que regulan, verifican, vigilan, salvaguardan e informan de las operaciones con los recursos humanos, son de manera enunciativa más no limitativa, y son las siguientes:
Sección IV Gestión del Capital Humano
Elaboración y registro de la estructura organizacional
o Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. o Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público o Circular conjunta de la Unidad de Política y Control Presupuestal de la SHCP y la Unidad
de Recursos Humanos y Profesionalización de la Administración Pública Federal o Manual General de Organización o Presupuesto de Egresos de la Federación PEF
Reclutamiento y selección
o Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. o Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector o Público o Suficiencia presupuestal del concepto 330401 o Acuerdo para Normar el Proceso de Reclutamiento y Selección de Mandos Medios en
BANOBRAS
Servicio social y prácticas profesionales o Ley Reglamentaria del artículo 5º. Constitucional, relativo al ejercicio de las profesiones en
el Distrito Federal o Reglamento de la Ley Reglamentaria del artículo 5º. Constitucional, relativo al ejercicio de
las profesiones en el Distrito Federal
Contratación de servicios profesionales por honorarios o Presupuesto de Egresos de la Federación Secretaría de Hacienda y Crédito Público o Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria o Acuerdo sobre el uso de la partida de Honorarios Capítulo Presupuestal 1000 “Servicios
Personales” expedido por el Consejo Directivo
Subcontratación de servicios con terceros o Clasificador por objeto del gasto para la Administración Pública Federal y circulares de
actualización o Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público o Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos o Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas o Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Ley del Seguro
Social. Art. 15-A de la Ley del Seguro Social. o Reglas generales para el cumplimiento de la obligación establecida en el quinto párrafo del
artículo 15-A, de la Ley del Seguro Social. o Ley Federal del Trabajo o Ley del Seguro Social o Ley Federal de Derechos de Autor
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POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
Movimientos de personal y terminación de la relación laboral o Ley Federal del Trabajo. o Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B del Artículo 123 de la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. o Condiciones Generales de Trabajo 2009 (CGT). o Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal. o Disposiciones emitidas por la Secretaría de la Función Pública. o Políticas emitidas por la Dirección General, por la Dirección de Administración o por la
Subdirección de Recursos Humanos. o Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para cada ejercicio. o Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
Padrón de derechohabientes y pago de prestaciones diversas
o Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
o Condiciones Generales de Trabajo 2009 (CGT). o Ley del Seguro Social. o Convenio de Subrogación de Servicios entre el IMSS y Banobras. o Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de afiliación, clasificación de empresas,
recaudación y fiscalización. o Reglamento de los Servicios Médicos de Banobras. o Políticas emitidas por la Subdirección de Recursos Humanos, a través de su circular
número SRH/720000/24/122, en materia de constancias de estudios para hijos(as) derechohabientes entre 21 y 25 años de edad.
Control de asistencia, vacaciones y tiempo extraordinario
o Condiciones Generales de Trabajo artículo 14 fracciones 10 y 13 o Condiciones Generales de Trabajo artículo 117 y 128
Control de expedientes del personal o Manual de Organización de la Dirección de Administración
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POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
Sección V Gestión del Desarrollo del Capital Humano en Competencias Estratégicas
Descripción, perfil y valuación de puestos o Norma para la descripción, perfil y valuación de puestos. o Manual de Organización de Banobras. o Organigrama de Banobras. o Oficio circular 307-A-0105 y SSFP/408/006 (Lineamientos para la Aplicación y Operación del
Programa a Mediano Plazo en materia de Servicio Personales, de fecha 6 de marzo de 2009, emitido por la Secretaría de la Función Pública y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público).
o Catálogos de carreras del Sistema Trabaja en, de la Secretaría de la Función Pública. o Catálogo de áreas de experiencia del Sistema Trabaja en, de la Secretaría de la Función
Pública. o Manual de Percepciones de los Servidores Públicos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal, vigente. o Manual del Usuario para operar el SIVAL. o Criterios Técnicos para la Validación de la Valuación de Puestos de la Administración Pública
Federal, oficio circular No. SSFP/408/08 de fecha 19 de marzo de 2009, emitido por la Secretaría de la Función Pública.
o Criterios Técnicos y Recomendaciones para las valuaciones de puestos de mando y enlace y la asignación de niveles tabulares versión 1.5,de fecha 22 de abril de 2008, emitido por la Secretaría de la Función Pública.
o Oficio circular No. SSFP/412/005/2009, de fecha 14 de abril de 2009 (actualización de la Tabla de Asignación de Valor de la Variable de Habilidad Especializada), emitido por la Secretaría de la Función Pública.
Capacitación y Desarrollo
o Ley Federal del Trabajo, capítulo 3 bis o Ley Reglamentaria capítulo 15 fracción 13 bis del apartado b, artículo 123 de la Constitución
política de los Estados Unidos Mexicanos o Criterios generales en materia de capacitación establecidos por la comisión nacional bancaria y
de valores en su oficio número 212-2/531426/2006 del 16 de febrero del 2006. o CGT capítulo 12, artículo s169,170, 171 o Reglamento de la comisión nacional mixta de capacitación y adiestramiento de Banobras 1999. o Norma para la capacitación de los servidores públicos, emitida por la Secretaria de la Función
Pública y publicada en el Diario Oficial el 2 de mayo de 2005.
Evaluación del Desempeño o NORMA para el sistema de evaluación del desempeño de los servidores públicos de nivel
operativo. o Lineamientos para la Evaluación del Desempeño de los Servidores Públicos de la APF, así
como su anexo.
Clima y Cultura Organizacional o Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Humanos y
Organización. o Manual de Organización de la Dirección de Administración.
Comunicación Interna
o Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito o Manual de Organización de la Dirección de Administración.
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POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
Sección VI Gestión de la Administración del Personal y de las Prestaciones
Elaboración y Pago de Nómina o Ley Federal del Trabajo AIPG o Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B del Artículo 123 de la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos o LFRASP o Ley Federal del Trabajo (Supletoriamente) o Reglamento de la LFTAIPG o Capítulo VI del Título Segundo de las Disposiciones de Carácter General Aplicables a las
Instituciones de Crédito, Emitidas por la CNBV publicadas en el DOF, 2 diciembre del 2005 o CGT capítulo V artículos del 15 al 24 o CGT capítulo VI y VII en los artículos que le apliquen. o Manual de Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno numeral III.2.5 o Calendario de procesos de nómina
Cumplimiento de Obligaciones Fiscales
o Ley Federal del Trabajo o Condiciones Generales de Trabajo o LISR y RISR o Código Financiero del D.F. y Códigos Financieros de delegaciones estatales vigentes
Cumplimiento de Obligaciones Fiscales (COP y Aportaciones al SAR) o Ley Federal del Trabajo o Ley del Seguro Social o Ley del Infonavit o Ley del SAR o Condiciones Generales de Trabajo y Tabulador de sueldos Condiciones Generales de Trabajo o Convenio de Subrogación de Servicios con Reversión de Cuotas o Normativa Contable vigente
Prestaciones
o Ley de Instituciones de Crédito, artículo 115 o Condiciones Generales de Trabajo 2009 o Acuerdo que establece las normas para autorizar la adquisición o arrendamiento de Bienes
muebles que realicen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de fecha10 de agosto de 1993.
o Acuerdo No. 123 emitido el 1 de septiembre de 1993 emitido por el Consejo Directivo del Banco.
o Acuerdo No. 4/25 del 28 de agosto de 2000 emitido por el Comité Institucional del Banco. o Acuerdo No.36 bis/2001 de fecha 14 de marzo de 2001 emitido por el Consejo Directivo del
Banco. o Acuerdo No. 3.9 153/2001 de fecha 26 de septiembre de 2001 emitido por el Consejo Directivo
del Banco. o Acuerdo No. 3.10 2 210 de fecha 11 de octubre de 2001 emitido por el Comité Institucional del
Banco.
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POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
Sección VII Gestión de Seguros Patrimoniales y de Personal
o Condiciones Generales de Trabajo 2009 (CGT). o Ley del Impuesto Sobre la Renta, artículos 109 fracción XVII y 167 fracción XVI referente al
pago de las cantidades entregadas a los beneficiarios por concepto de indemnización de seguros de vida, éstas continuarán exentas de impuesto siempre que se trate de la esposa (o), concubina (ario), ascendientes madre, padre, abuela (o), etc., -o descendientes hijo (a), nieto (a), etc.- del asegurado. Los beneficiarios del asegurado distintos a los antes mencionados, a partir del 1º de enero de 2003 la Aseguradora estará obligada a retener el 20% de las cantidades a pagar.
o Ley Orgánica de la Administración Pública Federal artículos 37 fracción XIX. o Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, 1, 3, fracción IV, 8 y 12. o Reglamento Interior de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, 5 fracciones I y
XXV del tomando en cuenta la opinión de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. o Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas.
o Ley del Impuesto Sobre la Renta, artículos 109 fracción XVII y 167 fracción XVI referente al pago de las cantidades entregadas a los beneficiarios por concepto de indemnización de seguros de vida, éstas continuarán exentas de impuesto siempre que se trate de la esposa (o), concubina (ario), ascendientes madre, padre, abuela (o), etc., -o descendientes hijo (a), nieto (a), etc.- del asegurado. Los beneficiarios del asegurado distintos a los antes mencionados, a partir del 1º de enero de 2003 la Aseguradora estará obligada a retener el 20% de las cantidades a pagar.
o Ley Orgánica de la Administración Pública Federal artículos 37 fracción XIX. o Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, 1, 3, fracción IV, 8 y 12. o Reglamento Interior de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, 5 fracciones I y
XXV del tomando en cuenta la opinión de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. o Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas.
Sección VIII Gestión de la Atención Médica y del Control del Gasto Médico
• Condiciones Generales de Trabajo 2009 (CGT). • Contrato del Servidor Público • Contrato de Prestación de Servicios de la Administradora • Reglamento Servicios Médicos • Ley del Seguro Social • Convenio de Subrogación de Servicios
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POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
I.5. Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el Subdirector de Recursos Humanos de conformidad con el Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos Normativos emitido por la Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría de acuerdo por lo establecido por el Consejo Directivo en el documento Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno en Banobras.
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Sección II Aspectos Generales
II.1. A continuación se presenta el tema de Recursos Humanos por medio de los siguientes mapas de procesos Iniciando con el Mapa General del proceso de Recursos Humanos:
1
Gerencia de Administración de Personal
Direccionesde Área
Determina el Reclutamiento y selección
6
Elaboración y registro de estructura
organizacional
Determina el Desarrollo del
Capital Humano Competencias Estratégicas
Gerencia deOrganización yDesarrollo de RH
Subdirección de Planeación/Consejo DirectivoComité de RHSHCP/SFP/Subdirección de Contabilidad
Determina la elaboración y registro de estructura
organizacional
Elaboración y registro de estructura
organizacional
Elaboración y registro de estructura
organizacional
Reclutamiento y
selección
2
2
1
1
1
5
5
Movimientos de personal
Determina los
Movimientos de personaly control de asistencia,
vacaciones y tiempo
extraordinario
Movimientos de personal
Determina la Contratación:2. Servicios profesionales por honorarios y por outsourcing
4
3 y 4
5
EntradaSolicitud
INICIO
Gestión de Recursos Humanos
Gerencia de Servicios Médicos
Movimientos de Personal
7
5
Gestión de la Administración Personal y prestaciones detona mapa 3
Gestión de la Atención Médica
detona mapa 5
Desarrollo del Capital Humano en Competencias Estratégicas detona mapa 2
2
1.Servicio Social y Prácticas Profesionales2. Servicios profesionales por honorarios y por outsourcing
Mapa I.- Proceso Gestión de Recursos HumanosEn este mapa se identifica desde la planeación de la estructura organizacional, prestación del servicio, hasta el control y seguimiento
Determina:1.Servicio Social y Prácticas Profesionales
3
Reclutamiento y
selección
EntradaGestión de
transferencia de bienes para su enajenaciónGestión de Servicios
GeneralesGestión de las Prestaciones
Gestión de seguros del personal y patrimoniales Detona mapa 4
Control
10
Seguimiento
11
Control
Control
Seguimiento
Seguimiento
8 9
10 11
10 11
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2.- GCH/Desarrollo del Capital Humano en Competencias Estratégicas
Direcciones de Área
Gerencia de Organización y Desarrollo deRH
Determina la Capacitación
yDesarrollo
21 3
Determina el Desarrollo
de Competencias
Determina la Evaluación
del Desempeño
4
EntradaMovimientos de Personal
Catálogo de puestos institucional
INICIO
Determina la Descripción, perfil y valuación de puestos
Salida 4. Perfil de puesto descrito, valuado y determinado
Descripción perfil y valuación de puestos
Salida Personal competente
1
Este mapa identifica desde el catálogo de puestos actualizado, hasta el desarrollo de competencias del personal
Gerencia de Administración de Personal
Subdirección de Planeación
Gerencia de Servicios Médicos
Capacitación y
Desarrollo
Capacitación y
Desarrollo
2
2
Determina la Evaluación
del Desempeño
Desarrollo de
Competencias
Desarrollo de
Competencias
3 4
4
Determina la Comunicación
interna
5
Salida información difundida
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3.- Gestión de la Administración del Personal y de las Prestaciones
DeterminaLa
Terminación de la relación
laboral
1
Gerencia de Administración de Personal
Direccionesde Área
Determina el Reclutamiento y selección
5
6
Elaboración y registro de estructura
organizacional
Determina el Desarrollo del
Capital Humano Competencias Estratégicas
Gerencia deOrganización yDesarrollo de RH
Subdirección de Planeación/Consejo DirectivoComité de RHSHCP/SFP/Subdirección de Contabilidad
Desarrollo del Capital Humano Competencias Estratégicas
Desarrollo del Capital Humano Competencias Estratégicas
Desarrollo del Capital Humano Competencias Estratégicas
Determina la elaboración y registro de estructura
organizacional
Elaboración y registro de estructura
organizacional
Elaboración y registro de estructura
organizacional
Reclutamiento y
selección
2
2
1
1
1
4
4
Movimientos de personal
Determina los
Movimientos de personal
Movimientos de personal
Determina la Contratación:2. Servicios profesionales por honorarios
5
5
5
3
3
4
EntradaSolicitud
INICIO
Gerencia de Servicios Médicos
Movimientos de Personal
Terminación de la relación
Laboral
64
Salida2. personal separado
Gestión de la Administración Personal y prestaciones detona mapa 3
Gestión de la Atención Médica
detona mapa 5
Desarrollo del Capital Humano en Competencias Estratégicas detona mapa 2
Salida 1.Ingreso de nuevo servidor público realizado
2
1.Servicio Social y Prácticas Profesionales
2. Servicios profesionales por honorarios
Este mapa identifica desde el ingreso de la persona hasta su terminación de la relación laboral
Determina:1.Servicio Social y Prácticas Profesionales
3
Reclutamiento y
selección
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4.- Gestión de Seguros de Personal y Patrimoniales
1 2
7
3
4
9
6
Gerencia de Servicio Médico
Gerencia de Adquisiciones
Direcciones de Área
Dirección Jurídica y Fiduciaria
Determinar esquema de
aseguramiento
Administrar y controlar servicios
Gerencia deServicios Generales
5
8
Gestión de Prestaciones
Programación Obtención de recursos
Preparar y participar en
la contratación
Presupuestación Definir especificaciones
Autorización de
Autoridades competentes
Atención de
siniestros
Determinar necesidades
Preparar y participar en
lacontratación
Determinar necesidades
Recepción liquidación y
cierre
Administrar y controlar servicios
Administrar y controlar servicios
Administrar y controlar servicios
Administrar y controlar servicios
Gerencia de Control de Pagos
Atención de
siniestros
Atención de
siniestros
Atención de
siniestros
Recepción liquidación y
cierre
Administrar y controlar servicios
Atención de
siniestros
Atención de
siniestros
Recepción liquidación y
cierre
Recepción liquidación y
cierre
Recepción liquidación y
cierre
Recepción liquidación y
cierre
10
Determinar esquema de
aseguramiento
Determinar esquema de
aseguramiento
Determinar esquema de
aseguramiento
Gestión de transferencia
de bienes para su
enajenación
INICIO
1
Gestión de Servicios Generales
INICIO
Gestión de Prestaciones
INICIO
Gerencia de Administraciónde Personal
Determinar necesidades
Administrar y controlar servicios
Atención de
siniestros
Recepción liquidación y
cierre
1
1
1
1
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7
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5.- Gestión de la Atención Médicay del Control del Gasto Médico
Gerencia de Servicio Médico
2 3
Atención Médica con Control de Gasto Médico
Control del Gasto Médico
1
Atención Médica Nivel
Nacional
EntradaMovimientos de Personal
INICIO
Subdirección de Operaciones/Subgerencia de Sistemas de PagoSubdirección Contabilidad
Gestión del Pago
Pago y Registro Contable
Pago de apoyos ayudas y
reembolsos
2
3
3
Gerencia de Control de Pagos
Gerencia de Administración de Personal
Incorporación de Reembolsos vía sistema
informático de RH
Personal atendido s
Pago s
Evaluación realizadaAuditoría reportada s
2
II.2. Definiciones Ver anexo 1.
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Sección III Políticas Generales
III.1. Políticas Generales
III.1.1. De la Observancia confidencialidad (IFAI/SISTEMA PERSONA) 1. El personal involucrado en la operación con los recursos humanos debe guardar estricta
confidencialidad respecto a toda información relacionada con la operación realizadas por Banobras, así como prevenir el uso indebido de la misma, abstenerse de proporcionarla a terceros no autorizados y utilizarla única y exclusivamente para los fines propios de la operación y el desarrollo de sus funciones.
III.1.2. De la Vigilancia de Cumplimiento
1. Los titulares de las áreas, en todo momento y en el ámbito de su competencia, deben vigilar que las operaciones a que se refiere el presente Manual se realicen con apego al marco legal y normativa aplicable, a lo dispuesto en el presente Manual y a las indicaciones y directrices emanadas de la Dirección General y los Comité de Recursos Humanos y Desarrollo Institucional.
III.1.3. Del Control
1. Todas las operaciones deben estar debidamente documentadas. (SISTEMAS PERSONA) y en apego al Sistema de Control Interno de Banobras.
2. El Sistema Operativo de Recursos Humanos, automatizado debe considerar claves de acceso
personalizadas, un acceso de los usuarios limitado a los módulos relacionados con su perfil y se debe considerar que un operador distinto al que pactó y registró la información, la autorice y libere y que las modificaciones o cancelación de la información sea validada por los Gerentes o por el Subdirector de Recursos Humanos.
III.1.4. De las Contingencias 1. Se debe conocer el Plan de Contingencia Operativo que garantice la continuidad de la
operación ante eventos inesperados, para que se minimicen las pérdidas por errores en la aplicación de la normativa y en la programación de los sistemas de tecnologías de información, alteraciones importantes en los factores de riesgo, eventos catastróficos y de factor humano, a efecto de mantener los mismos niveles de eficiencia y control de la operación.
III.1.5. De los Canales de Comunicación 1. El Gerente debe asegurarse que se puntualice el flujo de información y los canales de
comunicación al revisar que quede reflejado como las áreas envían la información de entrada, a través de qué medios se envía, cuáles son los tiempos y con que periodicidad, así como la que arroja el proceso, los medios por los que se comunica, envía o transmite; a quién se dirige, en cuento tiempo y con qué periodicidad.
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III.1.6. De la Estructura Orgánica 1. El Gerente de Organización y Desarrollo del Recursos Humano debe:
• Promover que la estructura organizacional sea acorde con las políticas generales relativas a la estructura organizacional definidas por la Dirección General.
• Promover que toda designación y nombramiento cubra los requisitos que establece la regulación interna y externa, considerando los perfiles y la experiencia hasta el segundo nivel jerárquico siguiente al Director General.
• Promover que todos los puestos hasta el quinto nivel jerárquico tengan la descripción de sus funciones y responsabilidades definidas, incluyendo lo relativo al control de sus procesos y el perfil requerido para del desempeño del puesto así como actualizadas.
• Promover que en el diseño de la estructura organizacional se cuide que las funciones de autorización, ejecución, valuación, conciliación, custodia y registro no se concentren en una misma persona y exista independencia entre las áreas que realizan distintas funciones en los procesos críticos.
2. El Gerente de Organización y Desarrollo del Recursos Humano debe:
• Promover que se aplique el procedimiento para el proceso de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los empleados y funcionarios de Banobras, bajo principios de justicia, equidad y trasparencia.
• Promover que durante la selección del candidato a contratación se verifica que cuente con el nivel de preparación y experiencia que se ajusten a los requisitos especificados por el solicitante.
• Promover que todo el personal sea evaluado periódicamente, ya que estas evaluaciones constituyen las bases para la capacitación, las promociones y remociones.
• Promover que todo el personal reciba la inducción y capacitación adecuada a su puesto. • Verificar que se le den a conocer sus responsabilidades y facultades y que tenga acceso
al material actualizado necesario que contenga las políticas y procedimientos para el adecuado desempeño de sus funciones.
• Promover que la capacitación incluya el fomento a la cultura de control. • Promover que todo el personal de la Dirección de Administración utilice las Políticas
Generales Elaboradas por el Director General y las aplique para el adecuado empleo y aprovechamiento del recurso humano.
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Sección IV Gestión del Capital Humano
IV.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción de cada etapa del proceso Capital Humano y sus participantes
Etapa Descripción
1
Elaboración y registro de la estructura organizacional
Actualizan a solicitud de las Direcciones de Área, la estructura organizacional de Banobras. Direcciones de Área, Gerencia de Organización y Desarrollo del Recursos Humano, Gerencia de Programación y Control Presupuestal, Subdirección de Recursos Humanos, Subdirección de Contabilidad, Subdirección de Planeación, Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), Comité de Recursos Humanos y Desarrollo Institucional, Consejo Directivo, Secretaría de la Función Pública (SFP) y Dirección de Administración.
2 Reclutamiento y Selección
Reciben la solicitud de movimiento, la currícula, evalúan técnicamente y seleccionan al personal requerido por Banobras. Subdirección de Recursos Humanos, Gerencia de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos.
3
Servicio Social y Prácticas Profesionales
Reciben la solicitud para incorporar prestadores de servicio social o prácticas profesionales requerido por Banobras. Subdirección de Recursos Humanos, Gerencia de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos.
4
Contratación de Servicios Profesionales por Honorarios
Realizan la contratación de Servicios Profesionales por Honorarios. Reciben la solicitud de contratación, autorización, contratación y pago de servicios profesionales por el régimen de honorarios, con cargo al capítulo presupuestal 1000 “Servicios Personales”. Gerencia de Programación y Presupuestación, Consejo Directivo, Dirección General, Director y/o Subdirector y/o Gerente de Área, Subdirección de Recursos Humanos, Gerente de Administración de Personal, Subgerente de Personal, Gerencia de Control de Pagos, Prestador de Servicio, Experto Técnico.
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Continuación
Etapa Descripción
4 Subcontratación de Servicios con Terceros
Contratar la prestación de servicios profesionales a través de personal especializado bajo la modalidad de outsourcing, a fin de obtener servicios de apoyo a los procesos de las diversas áreas de Banobras.
Gerencia de Programación y Presupuestación, Subdirección de Recursos Humanos, Gerente de Administración de Personal, Subgerente de Personal, Gerencia de Control de Pagos, Prestador de Servicio, Experto Técnico.
5
Movimientos de Personal y Terminación de la Relación Laboral
Mantener actualizado el registro de altas, movimientos y bajas de personal así como la integración del expediente de personal. Gerencia de Programación y Presupuestación, Subdirección de Recursos Humanos, Gerente de Administración de Personal, Subgerente de Personal, Gerencia de Control de Pagos, Prestador de Servicio, Experto Técnico.
Padrón de Derechohabientes y pago de prestaciones diversas
Mantener actualizado el padrón de derechohabientes mediante el registro de altas y bajas, así como el pago de las prestaciones económicas derivadas de los mismos registros. Gerencia de Programación y Presupuestación, Subdirección de Recursos Humanos, Gerente de Administración de Personal, Subgerente de Personal, Gerencia de Control de Pagos, Prestador de Servicio, Experto Técnico.
Control de asistencia, vacaciones y tiempo extraordinario
Establecer la secuencia de actividades normativas que regulan el control de puntualidad, asistencia y vacaciones de funcionarios y empleados, así como el trámite, autorización, ejercicio y pago de tiempo extraordinario a los empleados. Gerencia de Programación y Presupuestación, Subdirección de Recursos Humanos, Gerente de Administración de Personal, Subgerente de Personal, Gerencia de Control de Pagos, Prestador de Servicio, Experto Técnico.
6 Control de
Expedientes del Personal
Integrar, conservar, expurgar y transferir, en su momento, el expediente de personal de los trabajadores adscritos a Banobras. Gerente de Administración de Personal, Subgerente de Personal, Experto Técnico.
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IV.2. Políticas Específicas
IV.2.1. De la Elaboración y Registro de la Estructura Organizacional 1. Los documentos que integran la solicitud de registro de estructura deben llevar la firma del
Director de Administración.
2. Las modificaciones estructurales propuestas por las áreas no deben exceder el número de plazas autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
3. La implementación de la estructura orgánica aprobada debe ser realizada el primer día del
mes posterior a su aprobación y registro por parte de la Secretaría de la Función Pública.
IV.2.1.1.De la Operación del Sistema de Recursos Humanos
1. El Administrador Operativo del sistema Lobo-Rh, debe ser un experto técnico de la Subgerencia de Organización e Información, el cual deberá tener al menos dos suplentes registrados en el sistema ASI.
2. Toda solicitud de nuevas funcionalidades y reportes de fallas de operación detectadas en el sistema deberán realizarse a través del sistema ASI para que éste las envíe directamente al Administrador Operativo y sus suplentes.
3. El Subgerente de Organización e Información establece que el tiempo de respuesta de una solicitud debe estar en función de las prioridades que determine el administrador operativo. o sus suplentes.
4. El administrador operativo o sus suplentes, deberán turnar la solicitud del usuario al Administrador TI para su solución.
5. El administrador TI debe indicar en el sistema ASI, cuando una solicitud es atendida, para que el usuario solicitante esté informado de la resolución de su petición.
IV.2.2. Del Reclutamiento y de la Selección
1. El Subgerente de Capacitación y Desarrollo para el reclutamiento debe: • Coordinar la atención y orientación a los aspirantes que acudan a Banobras para solicitar
empleo. • Coordinar la recepción e identificación de la currícula y revisión de las características para
conservar en la base de cartera de candidatos. En caso de que las áreas lo requieran, instruir la búsqueda de personas que reúnen las características solicitadas.
• Coordinar la Integración y actualización de la base de datos curriculares de los aspirantes con la siguiente información: Nombre, edad, experiencia, fuente por la que se recibe el documento, escolaridad y experiencia laboral.
Nota.-Cuando se envía un candidato a algún área y ésta decide no considerarlo para contratación, los datos de este candidato se siguen conservando en la base de datos donde se encuentra registrado.
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2. El Subgerente de Capacitación y Desarrollo para la selección debe:
• Coordinar la evaluación técnica del candidato con el área solicitante para asegurar que
cumpla con los requerimientos técnicos del puesto, de acuerdo a las siguientes opciones:
El área solicitante debe elaborar y aplicar la evaluación técnica, calificar y enviar el reporte de resultados de manera oficial a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo en todos los casos.
La Subgerencia de Capacitación y Desarrollo recibe del área solicitante la evaluación técnica para su aplicación; el área solicitante califica y envía el reporte de resultados de manera oficial a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo.
• Supervisar la aplicación, calificación e integración de los resultados de los exámenes psicométricos y entrevista, efectuados a los candidatos a ocupar puestos de nivel operativo que turne la Gerencia de Administración de Personal.
• Asegurar que se determina si es adecuado o inadecuado para el puesto propuesto. • Formalizar e informar los resultados a la Subgerencia de Personal. • Coordinar la realización de las evaluaciones psicométricas solicitadas por la Subgerencia
de Personal y enviar a esta área el reporte de resultados. • Coordinar que el candidato sea canalizado a su entrevista con el área correspondiente. • Coordinar la integración de los resultados de los exámenes psicométricos. • Coordinar la actualización del control de los reportes, expedientes de evaluación
psicométrica y archivarlos.
3. El Subgerente de Capacitación y Desarrollo para la selección y promoción de mandos medios debe:
• Supervisar la revisión de que el candidato cubre el perfil del puesto vacante y que el
candidato cuenta con los documentos probatorios de formación académica. • Supervisar que se lleve a cabo la evaluación del candidato por parte de la empresa
evaluadora. • Asegurar que la empresa evaluadora determine si el candidato es viable o no viable para el
puesto vacante. • Coordinar que se lleven a cabo la entrega de resultados de la evaluación al área
solicitante, así como la retroalimentación correspondiente al candidato. • Formalizar e informar los resultados de la evaluación a la Subdirección de Recursos
Humanos y a la Gerencia de Administración de Personal. • El Titular del área solicitante debe realizar la evaluación técnica de acuerdo a las funciones
del puesto vacante.
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IV.2.3. Del Servicio Social y Prácticas Profesionales 1. El Subgerente de Capacitación y Desarrollo debe:
• Coordinar el contacto con las instituciones educativas para solicitar el envío de candidatos. interesados en realizar el servicio social o prácticas profesionales en Banobras.
• Formalizar el convenio de prestadores de servicio social o prácticas profesionales con la información que requiera la institución educativa.
• Coordinar la información sobre los programas de Servicio Social y Prácticas Profesionales.
• Instruir para la recepción de candidato ya sea por iniciativa propia, o por promoción en la institución educativa.
• Autorizar la carta de liberación del servicio social para los trabajadores que lo soliciten. • Coordinar el registro e integración de la cartera de aspirantes al programa de servicio
social y prácticas profesionales en el control. • Coordinar la atención vía telefónica con el área solicitante para definir fecha y hora para
realizar entrevista al candidato donde debe determinar las habilidades y si cubre el perfil que requiere el proyecto o programa.
• Instruir la atención con el posible candidato y solicitarle se presente para realizar la entrevista
• Asegurar que se cuente con la solicitud de prestación de servicio social o prácticas profesionales, elaborada por el área solicitante.
• Asignar al prestador a proyectos afines al perfil profesional de su carrera. • Notificar a la institución educativa la aceptación del prestador. • Informar al prestador sobre los documentos para la prestación del servicio:
i. Carta de presentación o alta vía sistemas ii. Constancia de estudios, iii. Acta de nacimiento, iv. Dos fotografías tamaño infantil, v. Comprobante de domicilio, vi. Identificación oficial y/o credencial de estudiante.
• Autorizar la carta de aceptación del prestador. • Instruir la integración de la documentación proporcionada al expediente. • Coordinar la entrega de la hoja de registro para asistencia y evaluación del desempeño,
así como la hoja de control de actividades, indicando al prestador entregar los formatos en forma mensual.
• Reportar al área de seguridad los prestadores vigentes para la elaboración de la credencial de identificación para el acceso correspondiente.
• Coordinar la recepción del Control de Asistencia del Programa de Servicio Social y Prácticas Profesionales y el Reporte de Actividades firmados mínimo a nivel subgerente.
• Dar seguimiento al programa y si existe alguna irregularidad, tomar medidas para subsanar dichas irregularidades.
• Autorizar la carta de terminación de servicio social o en su caso la carta de servicio social o práctica profesional parcial.
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• Coordinar la entrega de la carta terminación o carta parcial y recepción del acuse de recibo del prestador.
• Asegurar la integración del expediente con la documentación generada durante este proceso y registro en la base de datos.
2. El Gerente y/o Subgerente del Área solicitante del servicio debe: • Determinar la necesidad del apoyo para el desarrollo de un proyecto o programa
específico, a través de la prestación del servicio social o prácticas profesionales. • Elaborar la solicitud de prestación de servicio social o prácticas profesionales, con la
autorización del Subgerente del área solicitante y oficio dirigido a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo.
• Elaborar el oficio o correo electrónico, notificando la no aceptación del candidato. • Informar en el formato entrevista de rechazo a la Subgerencia Capacitación y Desarrollo
para que lo ponga en lista de espera de otra área. • Establecer el horario y actividades con el prestador. • Elaborar el oficio de aceptación del prestador indicando el horario, las actividades y el
periodo convenido. • Requisitar el reporte mensual de la evaluación del desempeño, así como la hoja de
control de actividades con nombre y firma del responsable del área. • Elaborar la solicitud del prestador debidamente justificada y reportar al Subgerente de
Capacitación y Desarrollo cualquier incidente en que incurra el prestador. • Requisitar el Control Mensual de Asistencia del Programa de Servicio Social y Prácticas
Profesionales para comprobar la asistencia del prestador indicando: i. Nombre. ii. Institución educativa de procedencia. iii. Área. iv. Nombre del proyecto. v. Nombre del responsable. vi. Periodo del control de asistencia. vii. Carrera. viii. No. de área. ix. Fecha de inicio y término de las actividades del proyecto. x. Horas acumuladas del periodo reportado. xi. Al finalizar el mes la evaluación del desempeño. xii. No. de faltas justificadas y No. de faltas injustificadas, en su caso. xiii. Nombre y firma del responsable del área. xiv. Diariamente la fecha, la hora de entrada la hora de salida y rúbrica del prestador.
3. El Prestador debe:
• Presentar la solicitud de Servicio Social y/o Prácticas Profesionales. • Contar con los documento de la Institución Educativa que avale estar en posibilidades
de prestar el Servicio Social o Prácticas Profesionales. • Realizar actividades relacionadas al proyecto en el cual fue adscrito. • Prestar el servicio social y/o prácticas profesionales a título gratuito. • Desarrollar las actividades en un lugar adecuado y contar con las herramientas
necesarias que le permitan contribuir a alcanzar el objetivo del proyecto. • Desarrollar el servicio social y/o las prácticas profesionales exclusivamente dentro de las
instalaciones asignadas para el desarrollo del proyecto, como son: las Oficinas Corporativas, instalaciones del CENDI, el BATAN, y las oficinas del SUNTBANOBRAS.
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IV.2.4. De la Subcontratación de Servicios con Terceros
1. El Subdirector de Recursos Humanos debe solicitar la contratación de una empresa que
otorgue los servicios profesionales a través de personal, para que en la modalidad de outsourcing se obtengan los servicios de apoyo a los procesos de las diversas áreas de Banobras.
2. El Gerente de Administración de Personal debe:
• Iniciar el trámite de contratación de la empresa. • Suscribir el contrato de prestación de servicios profesionales con la empresa. • Supervisar las acciones que emprenda el personal de la empresa en la prestación de los
servicios. • Verificar que la contratación de la empresa, esté apegada a la normativa y procedimientos
establecidos de conformidad con la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público así como su Reglamento.
• Presentar informe al Instituto Mexicano del Seguro Social en términos del Artículo 15-A de la Ley del Seguro Social.
• Recibir las solicitudes de contratación de servicios externos que presenten las áreas de Banobras, para lo cual debe considerar los siguientes aspectos: o Dar trámite sólo a las solicitudes presentadas en el formato de Contratación de Servicios
Externos. o La disponibilidad de recursos presupuestales.
• Firmar la constancia quincenal de aceptación del servicio proporcionado por la empresa.
3. El Subgerente de Personal debe: • Gestionar la contratación de la empresa que otorgue los servicios profesionales bajo la
modalidad de outsourcing. • Solicitar la contratación, bajo la modalidad de outsourcing, de los prestadores de servicios que
requieran las diversas áreas de Banobras. • Vigilar que la vigencia de los contratos no exceda del 31 de diciembre de cada ejercicio. • Revisar el informe que se presenta al Instituto Mexicano del Seguro Social en términos del
Artículo 15-A de la Ley del Seguro Social. • Solicitar los movimientos necesarios de las personas contratadas por outsourcing. • Gestionar la firma de la constancia de aceptación de servicios para el pago correspondiente.
4. El personal de la Subgerencia de Personal debe:
• Recabar la información y documentación para la contratación de la empresa que otorgue los
servicios profesionales bajo la modalidad de outsourcing:
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o Cotizaciones o Currículum Vitae o Documento de la Constitución Legal de la Empresa
• Integrar el expediente de la empresa contratada con:
o Documentos que son requisitos de contratación. o Contrato de prestación de servicios profesionales. o Copia de las Facturas de Pagos. o Copia de los Comprobantes correspondientes al entero de las obligaciones patronales de
seguridad social y de impuestos en la materia.
• Gestionar la contratación de personal especializado bajo la modalidad de outsourcing que requieran las diversas áreas de Banobras.
• Verificar que la documentación que solicita la empresa al personal a contratar esté completa.
o Currículum vitae (original) o Solicitud de empleo (original) o Acta de nacimiento (copia) o Identificación oficial IFE (copia) o Constancia del No. del Seguro Social (copia) o Registro Federal de Contribuyentes RFC (copia) o Clave Única de Registro de Población CURP (copia) o Comprobante reciente de domicilio o No. de cuenta bancaria indicando Banco y clabe interbancaria (en su caso) o Constancia de Estudios o Dos cartas de recomendación (originales) o Crédito de INFONAVIT (en su caso)
• Vigilar que el monto que se pacte en el contrato con la empresa, no rebase el monto máximo establecido.
• Verificar que la vigencia de los contratos no exceda del 31 de diciembre de cada ejercicio. • Realizar el informe que se presenta al Instituto Mexicano del Seguro Social en términos del
Artículo 15-A de la Ley del Seguro Social. • Gestionar los movimientos necesarios de las personas contratadas por outsourcing. • Realizar la constancia de aceptación de servicios para el pago correspondiente.
5. El Área solicitante de la Contratación del Prestador de Servicios debe:
• Formular la solicitud de contratación de servicios externos. • Vigilar la idoneidad de las personas que se contraten. • Vigilar que el personal contratado por outsourcing no firme documentación oficial de Banobras,
ni ostente cargo alguno relacionado con la estructura del mismo.
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IV.2.5. De los Movimientos de Personal, Altas de Derechohabientes, Terminación Laboral, Control de Asistencia, Vacaciones y Tiempo Extraordinario IV.2.5.1. De los Movimientos de Personal
1. El Gerente de Administración de Personal debe:
• Vigilar que el proceso de movimientos de personal, se lleve a cabo con apego a la normatividad establecida y por ausencia del Subgerente de Personal, supervisar que el proceso se desarrolle con apego a los tiempos y a la normatividad establecida en la materia.
2. El Gerente de Administración de Personal debe verificar que a autorización de los nombramientos corresponde a:
• Mandos superiores, categoría 17 a 19, al Director General, previa aprobación del Consejo Directivo.
• Mandos medios, categoría 14 a 16, al Subdirector de Recursos Humanos. • Niveles operativos categoría 1 a 12, al Gerente de Administración de Personal.
3. El Subgerente de Personal debe:
• Supervisar que el proceso se desarrolle con apego a los tiempos y a la normatividad establecida en la materia.
• Supervisar que se atiendan las solicitudes presentadas por las áreas, referentes a movimientos de personal.
4. Subgerente de Organización e Información debe:
• Otorgar el soporte técnico necesario para el desarrollo de las actividades que se llevan a cabo en los módulos del Sistema RH.
• Preparar los archivos con la información de la base de datos de los módulos del sistema RH, como lo requiera la Subgerencia de Personal.
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IV.2.5.2. De las Altas de Personal en General.
1. El personal de la Subgerencia de Personal debe:
• Verificar que para iniciar el proceso de contratación los candidatos presenten la documentación y hayan realizado los trámites requeridos por Banobras, con la finalidad de que se verifique que el personal a contratar cumple con los requisitos establecidos. En el caso del personal con nivel de tabulador 17 a 19, debe contar con la Declaratoria de Cumplimiento, de conformidad con lo establecido por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.
• Tramitar la contratación de personas en plazas vacantes determinadas con base en la estructura y plantilla registrada ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
• Realizar todas las contrataciones de personal a través de la Gerencia de Administración de Personal.
• Asignar al personal contratado las remuneraciones con base en el tabulador vigente para Banobras, procurando que éstas correspondan a la categoría menor del puesto a ocupar.
• Integrar el expediente personal de cada trabajador, el cual debe ser resguardado por la Gerencia de Administración de Personal, quien se debe encargar de su custodia, actualización y control.
• Solicitar la siguiente documentación a los candidatos: “Solicitud de Empleo” y lo indicado en la relación de “Documentos y trámites que son requisito para ingresar a la Institución”. (Anexo 1 y 2). El examen médico debe ser practicado por la Gerencia de Servicios Médicos (obligatorio para todas las categorías), y el psicométrico por la Gerencia de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos (categorías 1 – 16).
• Tramitar para los Servidores Públicos con dos jerarquías administrativas inferiores a la del Director General y Delegados Fiduciarios, el área solicitante de la contratación debe requisitar el “Reporte de Designación R17 A 1711”, solicitado por la CNBV.
• Verificar que en el caso de un extrabajador que se haya retirado en algún programa de separación de personal, en donde haya recibido algún tipo de compensación adicional a su liquidación de ley, su reingreso se sujete a la normatividad establecida en el programa en el cual causó baja.
• Asegurar que el examen psicométrico de mandos medios (categoría 14 a 16), que forma parte de los requisitos de contratación establecidos en el numeral 6 de las actividades de “Altas de Personal” de este manual, se aplique siempre y cuando se cuente con una empresa externa contratada para este servicio. En caso contrario, el personal que sea contratado será exceptuado de dicho requisito.
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IV.2.5.3. De los Movimientos de Personal (Promociones) 1. El personal de la Subgerencia de Personal debe:
• Verificar que en el caso de personal que ocupe dos jerarquías administrativas inferiores a la del Director General:
o Acuerdo del Consejo Directivo, cuando exista cambio de categoría y/o puesto, procurando asignar la categoría salarial de menor nivel del puesto a ocupar.
o Será facultad del titular del área de adscripción, solicitar la promoción a la siguiente letra de la categoría salarial asignada, para lo cual será requisito que haya transcurrido un mínimo de 6 meses con relación a la última promoción y mediar la evaluación del desempeño correspondiente (en su caso).
o Las promociones que signifiquen cambio de categoría salarial, se efectuarán en plazas vacantes determinadas con base en la estructura y plantilla registrada ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
• Verificar que para el personal con categoría salarial 14 a 16: o Las promociones que signifiquen cambio de categoría salarial y puesto, se sujeten
a las políticas de evaluación de personal de la Gerencia de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos, procurando asignar la categoría salarial de menor nivel del puesto a ocupar.
o Para el requisito del examen psicométrico, se aplicará siempre y cuando la Gerencia de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos cuente con una empresa externa contratada para este servicio. En caso contrario, el personal que cambie de categoría salarial y puesto, será exceptuado de dicho requisito.
o Será facultad del titular del área de adscripción solicitar la promoción a la siguiente letra de la categoría salarial asignada, debiendo haber transcurrido un mínimo de 6 meses con relación a la última promoción y mediar la evaluación de desempeño correspondiente.
• Personal operativo con categoría salarial 1 a 12: o Las promociones podrán ser por cambio de letra en la misma categoría salarial o por
cambio de categoría salarial.
o En ambos casos, podrán ser solicitadas por el titular del área de adscripción o por la representación sindical.
o Las promociones que signifiquen cambio de categoría salarial, se efectuarán en plazas
vacantes determinadas con base en la estructura y plantilla registrada ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
o Las promociones se otorgarán por acuerdo entre el área de adscripción, la
representación sindical (en el caso de trabajadores sindicalizados) y la Subdirección de Recursos Humanos, en el cual se evaluará el desempeño y antigüedad del trabajador, debiendo haber transcurrido un mínimo de seis meses con relación a la última promoción.
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IV.2.5.4. De los Cambios de categoría a una de menor nivel
1. El personal de la Subgerencia de Personal debe:
• Realizar los cambios de puesto y/o funciones que originen un cambio de categoría salarial a
una de menor nivel, los cuales deben ser acordados entre el titular del área de adscripción del trabajador y el Subdirector de Recursos Humanos, debiendo contar con la anuencia del trabajador, en los términos de los Criterios en Materia Laboral emitidos por la CNBV. (Anexo 14)
• Efectuar el pago de diferencias entre las dos categorías salariales de los conceptos de
indemnización y partes proporcionales de prestaciones, y el trabajador conservará su antigüedad en el Banco.
• Reintegrar el monto correspondiente a la indemnización recibida, sin las partes proporcionales
de las prestaciones, en el caso de que el trabajador sea promovido antes de un año calendario y recupere por lo menos su nivel salarial anterior.
IV.2.5.5. De las Transferencias
1. El personal de la Subgerencia de Personal debe:
• Verificar que el personal que ocupe dos jerarquías administrativas inferiores a la del Director
General, cuente con el Acuerdo del Consejo Directivo, debido a que implica cambio de encargo.
• Corroborar que para el personal con categoría 14 a 16, que impliquen cambio de encargo, se
sujeten a las políticas de evaluación de personal de la Gerencia de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos. Bastará la solicitud del titular del área.
• Verificar que para el personal operativo con categoría 1 a 12, cuando la transferencia se refiera
a un cambio de área dentro de la misma Dirección, basta con la solicitud del Subdirector del área para efectuar el movimiento. Si la transferencia se refiere a un cambio de Dirección, es necesario contar con el Vo. Bo., de los titulares de ambas Direcciones.
• Contar con la anuencia del trabajador para todos los casos de transferencias. Cuando éstas
impliquen cambio de lugar de residencia (entre delegaciones, concentraciones o desconcentraciones), Banobras debe pagar los apoyos económicos normados en las “Medidas para controlar el gasto por apoyos económicos al personal que se reubica a otra Entidad Federativa” emitidas el 16 de febrero de 2006 por la Dirección de Administración (Anexo 15).
• Procesar transferencias de personal en plazas vacantes determinadas con base en la estructura registrada ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
2. El área solicitante debe requisitar el “Reporte de Designación R17 A 1711”, solicitado por la CNBV para los Servidores Públicos que ocupen dos jerarquías administrativas inferiores a la del Director General y Delegados Fiduciarios.
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IV.2.5.6. De las Bajas de Personal
1. El área solicitante debe requisitar el “Reporte de Baja R17 A 1712”, solicitado por la CNBV.”, para los Servidores Públicos que ocupen dos jerarquías administrativas inferiores a la del Director General y Delegados Fiduciarios.
2. El personal de la Subgerencia de Personal debe: • Tramitar las jubilaciones con base en lo establecido en las Condiciones Generales de Trabajo. • Tramitar las renuncias de conformidad con el documento presentado por el interesado. • Tramitar las defunciones de conformidad con el acta del registro civil correspondiente. • Tramitar el cese de nombramiento con base en el oficio emitido por la Subdirección de
Recursos Humanos. • Tramitar las suspensiones con base en lo ordenado por el Órgano Interno de Control. • Tramitar las licencias sin goce de sueldo con base en el oficio emitido por la Subdirección de
Recursos Humanos. IV.2.5.7. De la actualización de Padrón de Derechohabientes y pago de prestaciones diversas
1. El personal de la Subgerencia de Personal debe verificar que los pagos aplican para los trabajadores. Con excepción del pago de Ayuda de Gastos por Defunción que se genera cuando fallece el titular de la prestación, que puede ser trabajador o jubilado.
2. El personal de la Subgerencia de Personal debe realizar el pago de Lactancia de la siguiente forma:
• Trabajadores con categoría salarial hasta 12C.- El importe total de la lactancia no excederá del 20% del sueldo tabular mensual durante seis meses inmediatamente posteriores al alumbramiento.
• Trabajadores con categoría salarial 14A a 19C.- El importe total de la lactancia no excederá del 20% del sueldo tabular mensual de la categoría 12, durante seis meses inmediatamente posteriores al alumbramiento.
3. Con fundamento en lo establecido en el artículo 516 de la Ley Federal del Trabajo, y a fin de
evitar la prescripción de los pagos especificados en este Manual, el personal de Banobras debe solicitar las prestaciones económicas dentro de un año, contado a partir del día siguiente al de la fecha del evento que las genere. En el caso de la ayuda para lactancia, y con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en la fracción III del artículo 50 de las Condiciones Generales de Trabajo, ésta debe ser solicitada dentro del primer mes inmediatamente posterior a la fecha del alumbramiento. Si la documentación que respalde dicha solicitud se presenta después del plazo mencionado, el pago de la prestación se debe efectuar solamente por el tiempo restante de los seis meses previstos en el citado ordenamiento; considerando, para efectos del primer pago, el Calendario de Procesos de Nómina.
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4. El personal de la Subgerencia de Personal sólo debe proceder al pago de prestaciones derivado del registro de los hijos nacidos durante el lapso de la relación laboral
5. Por lo que respecta al renglón denominado “Dote Matrimonial”, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 57 de las Condiciones Generales de Trabajo vigentes, esta prestación debe ser cobrada dentro de los tres meses siguientes a ocurrido el evento.
6. Los solicitantes deben entregar la documentación prevista en este Manual, que compruebe el movimiento de alta o baja que deseen registrar en el padrón de derechohabientes de la Institución, misma que servirá de fundamento para el pago de la prestación que corresponda a dicho movimiento.
7. En caso de ausencia del Subgerente de Personal, la revisión y autorización en su caso de los registros y pagos derivados de los movimientos realizados en el padrón de derechohabientes corresponderá al nivel superior que corresponda.
IV.2.5.8. Control de Asistencias, Vacaciones y Tiempo Extraordinario
IV.2.5.8.1 En General
1. El Subgerente de personal debe: • Supervisar el cumplimiento de las normas de puntualidad, asistencia y vacaciones
establecidas en las Condiciones Generales de Trabajo de los empleados de Banobras. • Atender las solicitudes de pago de tiempo extraordinario que presenten las diferentes
áreas de Banobras. • Vigilar el presupuesto disponible de cada una de las áreas que soliciten el pago de tiempo
extraordinario para su personal, de acuerdo con la asignación presupuestal autorizada por la Subdirección de Recursos Humanos.
2. El personal de la Institución debe registrar su asistencia, tanto de la jornada ordinaria como de la extraordinaria, adecuadamente en las lectoras de credenciales con banda magnética y huella digital.
IV.2.5.8.2 De los Horarios y de las Excepciones
1. La jornada de labores para el personal operativo debe ser de lunes a viernes en un horario de 8:30 a 15:30 hrs.
2. La jornada de labores para el personal de mando debe ser de lunes a jueves en un horario de 8:30 a 15:30 y de 16:45 a 18:00 hrs., y los viernes en un horario de 8:30 a 15:30.
3. Para el personal de mando el horario vespertino de los viernes se debe determinar de acuerdo con los requerimientos de cada área.
4. Las excepciones necesarias por las funciones de cada área deben estar justificadas por cada Director de área.
5. Los retardos o ausencias del personal inclusive hasta nivel de Gerente deben ser justificados por el Subdirector correspondiente. En un plazo no mayor a 3 días hábiles a partir de la fecha de la incidencia. Esta facultad puede ser delegada a los Gerentes o
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Coordinadores Ejecutivos a solicitud expresa del Subdirector, la cual debe ser comunicada por escrito a la Subdirección de Recursos Humanos.
6. El personal de nivel subgerente, subdelegados homólogos y personal operativo, deben registrar su asistencia mediante la credencial correspondiente y en caso de las delegaciones estatales mediante sus propios sistemas, de acuerdo con los horarios establecidos en cada caso.
7. El personal debe contar con la autorización de su jefe inmediato superior para disfrutar de su periodo vacacional y dar aviso por lo menos con 5 días de anticipación a la Subgerencia de Personal.
IV.2.5.8.3 De las Delegaciones Estatales
1. Los Jefes de Contabilidad y Administración de las Delegaciones Estatales deben de llevar sus controles y registros en materia de control de asistencia y vacaciones del personal.
IV.2.5.8.4 De la Jornada de Trabajo
1. La jornada de trabajo es de treinta y siete horas y media a la semana. En la jornada anterior queda comprendida la media hora de descanso que establece la legislación laboral. La jornada de trabajo se debe distribuir conforme a los horarios establecidos a continuación.
2. La duración máxima de la jornada diaria de trabajo se debe regir de acuerdo con el siguiente criterio:
• Jornada diurna 7 horas y media. • Jornada nocturna 6 horas y media. • Jornada mixta 7 horas.
3. La jornada de trabajo debe ser continua, de las 8:30 a las 15:30 para el personal operativo con categoría hasta la 12C y discontinua para el personal con categoría de la 14A en adelante, así como para el personal operativo de apoyo de la categoría 7A a la 12C, en atención a las necesidades y modalidades de cada uno de los puestos.
4. Las excepciones a estos horarios deben ser autorizadas mínimo por el Gerente de Administración de Personal.
IV.2.5.8.5 De la Asistencia
1. La Dirección de Administración, a través de la Gerencia de Administración de Personal adscrita a la Subdirección de Recursos Humanos debe determinar y establecer los sistemas para el registro y control de la asistencia y puntualidad del personal.
2. La Gerencia de Administración de Personal, debe controlar las entradas y salidas de labores, para esto tiene establecido que el personal de Banobras, que tiene su centro de trabajo en el edificio sede, registre sus entradas y salidas, en el sistema de control de acceso y asistencia computarizado de conformidad con lo siguiente:
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• La Gerencia de Administración de Personal, por conducto de la Subgerencia de Personal, debe informar al personal de nuevo ingreso el horario en el cual debe registrar su asistencia.
• El personal de nuevo ingreso que no cuente con la credencial de banda magnética, o el personal que extravíe u olvide la credencial, debe registrar su asistencia solicitando en recepción su credencial provisional.
• El trabajador debe entregar en la Subgerencia de Personal, los Reportes para el Control de Asistencia del Personal, que justifiquen las incidencias en el control de asistencia.
• El personal que debe estar sujeto a descuento por concepto de inasistencias es el que está en las categorías de la 7A a la 16D.
• Los descuentos por faltas de asistencia no justificadas deben ser aplicados en la nómina de la quincena siguiente a la fecha de las inasistencias.
• El personal que tiene su centro de trabajo en otros inmuebles distintos al edificio sede en zona metropolitana, debe registrar su asistencia en los relojes checadores de tarjetas de cartón o bien mediante la firma en relaciones que contengan su hora de entrada y de salida, las cuales debe turnarse a la Subgerencia de Personal al término de cada quincena.
• Los trabajadores deben hacer del conocimiento de su jefe inmediato, salvo en caso fortuito o de fuerza mayor, las causas que impidan concurrir a sus labores.
IV.2.5.8.6 De la Puntualidad
1. El personal de Banobras debe presentarse puntualmente a sus labores, conforme a su hora de entrada.
2. Banobras debe conceder al personal una tolerancia de diez minutos como máximo para registrar su hora de entrada.
3. Se debe considerar como retardo, el registro que efectúe el personal entre los once y quince minutos después de su hora de entrada.
4. El personal que registre su asistencia del minuto 16 en adelante, debe obtener la autorización expresa de su jefe inmediato para poder laborar ese día, misma que debe comunicar por escrito a la Subgerencia de Personal mediante el Reporte para el Control de Asistencia del Personal, autorizado por el Subdirector del área, en un plazo no mayor de 3 días a partir de la fecha de incidencia, para que no se considere como falta de asistencia injustificada. Esta facultad puede ser delegada a los Gerentes o Coordinadores Ejecutivos mediante comunicado por escrito a la Subdirección de Recursos Humanos.
5. El personal que registre la hora de salida antes del horario establecido, debe ser considerado como falta injustificada para todos los efectos.
IV.2.5.8.7 De los Trámites de reembolsos
1. El empleado que solicite a su Subdirector el reembolso del descuento en nómina, que por motivo de falta de uno o más días se le hubiera realizado, sólo se debe tramitar cuando cuente con autorización expresa del Gerente de Administración de Personal, a solicitud del Subdirector del área correspondiente.
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IV.2.5.8.8 De los Trámites para las vacaciones
1. Los trabajadores que cumplan un año de servicios, tendrán derecho a un período anual de vacaciones de acuerdo con lo siguiente:
• Durante los primeros diez años de servicios 20 días laborales. • Durante los siguientes cinco años de servicios 25 días laborales y • En los años posteriores de servicios 30 días laborales.
2. La fecha de ingreso real a Banobras es la que sirve de base para tener derecho a disfrutar vacaciones y para la prescripción de las mismas.
3. Cuando un trabajador disfrute de una licencia sin goce de sueldo, la fecha para disfrutar vacaciones se debe modificar de acuerdo al período de licencia.
4. El derecho de los trabajadores a tomar vacaciones prescribe en un año, computado a partir de la terminación de los seis meses siguientes al vencimiento del año de servicios, salvo que en los casos imputables a Banobras no se disfruten y se haya interrumpido el término de la prescripción mediante comunicado a la Gerencia de Administración de Personal.
5. Banobras debe pagar a los trabajadores una prima de vacaciones equivalente al 55% del sueldo ordinario y sueldo complementario que por concepto de compensación por antigüedad corresponde al número de días laborables que comprende el período de vacaciones.
6. Las áreas deben elaborar su programa anual de vacaciones, procurando que la mayoría del personal disfrute un periodo durante las dos últimas semanas de diciembre, y vigilando que no se pongan en riesgo las actividades sustantivas de Banobras, para lo cual se debe dar prioridad a los trabajadores a los que se adeuden vacaciones no disfrutadas de períodos anteriores no prescritos.
7. Los titulares de las áreas deben enviar a la Gerencia de Administración de Personal, su programa anual de vacaciones.
8. El pago de la prima vacacional se debe realizar en su totalidad en la quincena que el trabajador seleccione en la ruta indicada ubicada en la intranet.
9. Los titulares de las áreas deben vigilar que el personal disfrute sus vacaciones anuales dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento de cada año de servicios.
10. Los trabajadores que a la segunda quincena de diciembre aún no cumplan con un año de antigüedad, pueden disfrutar de un período vacacional durante esta quincena a cuenta del siguiente ejercicio, siempre que las actividades del área lo permitan y previa autorización del Gerente o funcionario de nivel superior.
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IV.2.5.8.9 De los Trámites de pago de tiempo extraordinario
1. El tiempo laborado que exceda a las jornadas establecidas, se debe considerar como tiempo extraordinario. En el caso de la jornada diurna, debe iniciar el cómputo de tiempo extraordinario una hora después de concluida la jornada ordinaria.
2. Sólo por circunstancias excepcionales, que lo ameriten, el personal debe laborar tiempo extraordinario, previa autorización por escrito del gerente o funcionario superior del área y sin perjuicio del salario.
3. El tiempo extraordinario laborado en horario nocturno del sábado, cuya hora de salida sea en domingo debe ser considerado como laborado en sábado.
4. El Gerente o Superior que autorice a sus empleados laborar tiempo extraordinario, debe asegurar la existencia de disponibilidad presupuestal del área en este concepto.
5. Únicamente se debe autorizar el pago de tiempo extraordinario al personal con categoría de la 4A a la 10C, y en el caso del personal con categoría 11A a la 12C debe ser plenamente justificado por el titular del área respectiva y mediante autorización del Subdirector de Recursos Humanos, y debe ser cubierto con un 100% más del salario tabular más compensación por antigüedad que corresponda a la jornada ordinaria. El máximo de tiempo extraordinario laborado por empleado no debe exceder de tres horas diarias ni de tres veces por semana.
6. Sólo en casos especiales, se debe pagar tiempo extraordinario que exceda a la jornada estipulada en el punto anterior y se cubrirá con un 200% más del salario tabular más compensación por antigüedad que corresponda a la jornada ordinaria, el cual debe ser autorizado por el Gerente o Superior.
7. El tiempo extraordinario se debe pagar con base en el sueldo tabulado más compensación por antigüedad que perciba el empleado en la fecha de pago.
8. El importe del tiempo extraordinario laborado, se debe pagar vía nómina institucional, con base en los registros del Sistema de Control de Asistencia mediante credencial con banda magnética en el área metropolitana.
9. El personal autorizado a laborar tiempo extraordinario, debe estar sujeto a control de asistencia de la jornada ordinaria.
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IV.3 Procedimiento IV.3.1 Fichas del Proceso A continuación se presentan las 9 fichas que conforman esta sección. 1.- Ficha del Subproceso 1 SUBPROCESO: Elaboración y Registro de Estructura Organizacional
Entradas Productos 1. Oficio solicitando la elaboración del presupuesto de
servicios personales 2. Anteproyecto de Presupuesto aprobado 3. Adecuaciones Sugeridas en el sistema PASH 4. Oficio de solicitud de modificación de plantilla con
justificación técnico-funcional del área requirente
1. Recodificación del catálogo de Áreas 2. Carga al Sistema de Recursos Humanos del nuevo
catálogo de Áreas 3. Entrega formal del catálogo de Áreas a la Dirección
de Finanzas
Proveedores Clientes 1. Subdirección de Contabilidad 2. Subdirección de Planeación 3. Direcciones de Área 4. Secretaría de Hacienda y Crédito Público 5. Comité de Recursos Humanos 6. Consejo Directivo 7. Secretaría de la Función Pública 8. Subdirección de Recursos Humanos 9. Dirección de Administración
1. Subdirección de Planeación 2. Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) 3. Comité de Recursos Humanos 4. Consejo Directivo 5. Secretaría de la Función Pública (SFP) 6. Subdirección de Recursos Humanos 7. Dirección de Administración 8. Subdirección de Contraloría y Procesos
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2.- Ficha: Proveedor, Entrada, Proceso, Salida y Usuario (PEPSU)
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Subdirección de Contabilidad
Oficio solicitando la elaboración del presupuesto de servicios personales
1.0 Elaboración de presupuesto de servicios personales
Plantilla Autorizada e Impresión del formato
Gerencia de Programación y Control Presupuestal
Direcciones de área
Oficio de solicitud de modificación de plantilla con justificación técnico-funcional del área requirente
2.0 Registro de Estructura
Correo electrónico de la SFP informando el registro de la estructura
Gerencia de Programación y Control Presupuestal Subdirección de Planeación Subdirección de Contabilidad Subdirección de Contraloría y Procesos
Catálogo de Áreas Anterior
3.0 Elaboración de Catálogo de Áreas
Recodificación del Catálogo de Áreas Carga del Catálogo de áreas recodificado al Sistema de Recursos Humanos
Subgerencia de Organización e Información
4.0 Modificación de Presupuesto de Recursos Humanos
Entrega formal del catálogo de Áreas a la Dirección de Finanzas
Gerencia de Programación y Control Presupuestal
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2.1-PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 1. Administración del Sistema de Recursos Humanos 1.0 Solicitud de corrección de
errores y nuevas funcionalidades
Sistema Atención a Solicitudes Informáticas (ASI)
Correo electrónico del ASI
1.1 ET recibe correo generado por el ASI con solicitud de nuevas funcionalidades o reportes de fallas de operación en el sistema RH
Requerimiento al Administrador TI en caso de nuevas funcionalidades o de fallas que no pueda arreglar mediante las opciones con que cuenta el sistema
Gerencias de la SRH y/o personal del banco
Experto Técnico Correo electrónico del ASI
1.2 Las fallas que puede resolver con las herramientas del sistema, las realiza y da por terminada la solicitud en el ASI
Solución del Reporte en el ASI
Gerencias de la SRH y/o personal del banco
Experto Técnico Correo electrónico del ASI
1.3 Las fallas que no puede resolver con las herramientas del sistema, las turna al administrador TI para su solución.
Correo electrónico con turno
Administrador TI
Experto Técnico Correo electrónico del ASI
1.4 Las solicitudes de nuevas funcionalidades las turna al administrador TI para su solución
Correo electrónico con turno
Administrador TI
2.0 Verificación de soluciones Administrador TI Correo
electrónico del ASI
1.1. Recibe notificación de la solución realizada.
NA NA
Administrador TI Correo electrónico del ASI
2.2 Realiza pruebas de funcionamiento en el ambiente de pruebas del sistema
Prueba Realizada
Experto Técnico
2.3 Pruebas satisfactorias? Experto Técnico Solución
Planteada 2.3.1 Si, aprueba y solicita se instalen modificaciones en producción.
Solicitud de Instalación en Producción
Administrador TI
Experto Técnico Solución Planteada
2.3.2 No, Indica motivos y regresa a correcciones
Especificaciones y Motivos
Administrador TI
3.0 Implantación de soluciones Experto Técnico Solución
Planteada 3.1 Comunica al solicitante la instalación de la solución en producción para su uso.
Solución del Reporte en el ASI
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2.2 Tabla de Actividades para la Elaboración y Registro de Estructura Organizacional
Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
1.0 Elaboración de presupuesto de servicios personales
1.0 Elabora el presupuesto de servicios personales
Experto Técnico de la Subgerencia de Organización e Información
1. 1 Recibe instrucción del Subgerente de Organización e Información para la elaboración del presupuesto de Servicios Personales para el ejercicio correspondiente a solicitud vía oficio de la Subdirección de Contabilidad. Nota.- Para la Elaboración de presupuesto de servicios personales utiliza el Presupuesto de Egresos de la Federación PEF.
Oficio solicitud de elaboración del presupuesto de servicios personales
7 días
1.2 Cambia en el Simulador Presupuestal, los siguientes Parámetros: • Inflación • Incremento al salario Mínimo • Cuotas de Seguridad Social • Miscelánea Fiscal.
Cifras Preliminares
1.3 Ejecuta el Simulador Presupuestal y obtiene las cifras para integrar el anteproyecto de presupuesto.
Cuadros de de cifras por partida
1.4 Entrega el anteproyecto de presupuesto con el cuadro de cifras por partida al Subgerente de Organización e Información para aprobación.
2.0 Obtiene aprobación Subgerente de Organización e Información
2.1 Envía el anteproyecto de presupuesto a la Subdirección de Contabilidad para aprobación.
Anteproyecto de presupuesto
5 días
2.2 Obtiene aprobación de la Subdirección de Contabilidad y de la Gerencia de Programación y Control Presupuestal.
Anteproyecto de presupuesto aprobado.
3.0 Envía información para autorización de plantilla
Experto Técnico de la Subgerencia de Organización e Información
3.1 Captura Información en el Sistema PASH de la SHCP para revisión de Organigramas Funcionales Documentos Comparativos (Estructuras Actuales vs Estructuras Anteriores)
Organigramas Funcionales
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Día Mes Año
Revisó: AJVL/JLMD/MAG - - -
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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
3.2 Recibe las adecuaciones sugeridas en el Sistema PASH de la SHCP.
Documentos Comparativos (Estructuras Actuales vs Estructuras Anteriores)
3.3 Ejecuta el sistema Simulador Presupuestal.
Adecuaciones realizadas 1 día
3.4 Recibe la autorización de la SHCP, vía sistema PASH.
2 días
3.5 Elabora el archivo de presupuesto a partir de la operación del simulador presupuestal para cargar el PYC y lo envía a la Gerencia de Programación y Control Presupuestal Nota.- Para la actividad N° 3, utiliza el Manual General de Organización
Autorización de plantilla Impresión de formato
Archivo 3 días
2.0 Registro de Estructura
4.0 Registra la Estructura Subgerente de Organización e Información
4.1 Recibe Oficios de solicitud de modificación de plantilla con justificación técnico-funcional del área requirente. Nota.- Para el Registro de Estructura utiliza la Circular conjunta de la Unidad de Política y Control Presupuestal de la SHCP y la Unidad de Recursos Humanos y Profesionalización de la Administración Pública Federal.
Oficios de solicitud de modificación de plantilla con justificación técnico-funcional
4.2 Instruye al Experto Técnico para que actualice la estructura con: Organigramas Funcionales Documentos Comparativos Proyecto de Plantilla Modificada (Estructuras Actuales vs Estructuras Anteriores) Elabore la propuesta para la Subdirección de Planeación, y la Solicitud de Dictamen Presupuestal para la Gerencia de Programación y Control Presupuestal
Documentos
Vigente a partir de:Día Mes Año 16 08 2010
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Día Mes Año
Revisó: AJVL/JLMD/MAG - - -
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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
4.1 Recibe Oficios de solicitud de modificación de plantilla con justificación técnico-funcional del área requirente. Nota.- Para el Registro de Estructura utiliza la Circular conjunta de la Unidad de Política y Control Presupuestal de la SHCP y la Unidad de Recursos Humanos y Profesionalización de la Administración Pública Federal.
Oficios de solicitud de modificación de plantilla con justificación técnico-funcional
5.0 Prepara el proyecto de reestructura
Experto Técnico de la Subgerencia de Organización e Información
5.1 Elabora la siguiente documentación: • Organigramas Funcionales • Documentos Comparativos • Proyecto de Plantilla Modificada • Comparativos de Estructuras • Solicitud de dictamen
Presupuestal
Propuestas de las Direcciones de Área
Organigramas Funcionales
6 días
5.2 Entrega la información al Subgerente de Organización e Información para su revisión y entrega a la Dirección de Administración y a Subdirección de Recursos Humanos para aprobación del proyecto de reestructura.
Proyecto de Reestructura Documentos Comparativos Proyecto de Plantilla Modificada Comparativos de Estructuras Ficha de Comité de Recursos Humanos y Desarrollo Institucional Ficha de Consejo Directivo
3 días
5.3 Recibe instrucción del Subgerente de Organización e Información para que elabore la ficha para integrarla a la carpeta del Comité de Recursos Humanos y Desarrollo Institucional (CRHDI) una vez que el proyecto de reestructura fue aprobado.
2 días
5.4 Elabora Ficha para integrarla a la Carpeta del Consejo Directivo
2 días
6.0 Prepara la información y envía para el registro de estructura
Subgerente de Organización e Información
6.1 Recibe los acuerdos del Comité de Recursos Humanos y Desarrollo Institucional y del Consejo Directivo.
Acuerdo del Comité
8 días
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Día Mes Año
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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
6.2 Elabora el oficio de solicitud de registro de Estructura y lo envía a la SFP anexando: Formato Múltiple de Plazas Cuadro Origen Destino Único de Movimientos Presupuestales Plantilla autorizada por la SHCP
Acuerdo de Consejo Directivo
6.3 Recibe de la SFP la notificación del registro de estructura y la envía correo electrónico para su información a: • Gerencia de Programación y Control
Presupuestal • Subdirección de Planeación • Subdirección de Contabilidad • Subdirección de Contraloría y Procesos
Correo electrónico de la SFP informando el registro de la estructura
1 día
3.0 Elaboración de Catálogo de Áreas
7.0 Elaboración de Catálogo de Áreas Experto Técnico de la Subgerencia de Organización e Información
7.1 Recibe la notificación del registro de estructura del Subgerente de Organización e Información y procede a recodificar las áreas que integran a Banobras Nota.- Para la Elaboración de Catálogo de Áreas utiliza el Manual General de Organización.
Catálogo de Áreas Anterior
3 días
7.2 Carga el nuevo Catálogo de Áreas al Sistema de Recursos Humanos y envía una copia del mismo vía correo electrónico a las Áreas que lo requieran e informa al personal de la Gerencia de Administración de Personal.
Recodificación del Catálogo de Áreas Carga del Catálogo de áreas recodificado al Sistema de Recursos Humanos
Catálogo de Áreas con la nueva estructura funcional
1 día
4.0 Modificación del Presupuesto de Recursos Humanos
8.0 Modifica el Presupuesto de Recursos Humanos
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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
Experto Técnico de la Subgerencia de Organización e Información
8.1 Ejecuta en el Simulador Presupuestal y obtiene las cifras para integrar el anteproyecto de presupuesto con las cifras del presupuesto aprobado y distribuido en la nueva estructura funcional. Nota.- Para la Modificación del Presupuesto de Recursos humanos utiliza el Presupuesto de Egresos de la Federación PEF
Presupuesto a partir de las cifras control del presupuesto aprobado y distribuido en la nueva estructura funcional.
3 días
8.2 Elabora el archivo para la entrega formal del catálogo de Áreas a la Dirección de Finanzas para que actualice el sistema PYC.
Catálogo de Áreas a la Dirección de Finanzas
3 días
8.3 Envía vía correo electrónico a la Gerencia de Programación y Control Presupuestal.
Fin del procedimiento
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3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
E1 Elaboración de presupuesto de servicios personales
Experto Técnico de la Subgerencia de Organización e Información
Presupuesto de egresos de la Federación PEF
Política Procedimiento
- Ejercicio Presupuestal /Presupuesto Anual Subgerente de
Organización e Información Gerente de Programación y Control Presupuestal
E2 Registro de Estructura
Experto Técnico de la Subgerencia de Organización e Información
Circular conjunta de la Unidad de Política y Control Presupuestal de la SHCP y la Unidad de Recursos Humanos y Profesionalización de la Administración Pública Federal
- Modificación de estructura aprobada / Estructura Registrada
Subgerente de Organización e Información Comité de Recursos Humanos/ Consejo Directivo
E3 Elaboración de Catálogo de Áreas
Experto Técnico Manual General de Organización
Catálogo de Áreas
Subgerente de Organización e Información
Carga en el Sistema de Recursos Humanos
E4 Modificación de Presupuesto de Recursos Humanos
Experto Técnico de la Subgerencia de Organización e Información
Presupuesto de egresos de la Federación PEF
Entrega formal del catálogo de Áreas a la Dirección de Finanzas
Subgerente de Organización e Información Gerente de Programación y Control Presupuestal
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MPR800001 Página 28 de 78
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4.- Indicador
Proceso Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Elaboración y Registro de Estructura Organizacional
Cumplir con la normatividad emitida por la SHCP y la SFP.
Requisitos cumplidos/requisitos establecidos
Por evento Por evento
100% de las modificaciones a la estructura registradas.
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Día Mes Año
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1.- Ficha del Subproceso 2 SUBPROCESO: Reclutamiento y Selección Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos 1. Estructura aprobada 2. Plantilla de personal 3. Autorización de plaza vacante 4. Solicitud de empleo 5. Documentación de requisitos de ingreso 6. Oficios de Direcciones de Área 7. Descripción y perfil de puestos 8. Base de datos de prestación de servicio social y
prácticas profesionales
1. Candidato evaluado 2. Candidato evaluado y seleccionado 3. Dictamen del candidato seleccionado
formalizado en medio electrónico y/o papel
4. Reporte de evaluación formalizado 5. Solicitud de pago
Proveedores Clientes 1. Empresa prestadora del servicio de evaluación de
candidatos internos y personal de nuevo ingreso de mandos medios
2. Subdirección de Planeación 3. Gerencia de Programación y Control Presupuestal 4. Subgerencia de Organización e Información 5. Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
1. Área solicitante 2. Subgerencia de Personal 3. Gerencia de Control de Pagos
Vigente a partir de:Día Mes Año 16 08 2010
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2.- PEPSU PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO
1.0 Contratación de la empresa prestadora del servicio de evaluación (la empresa)
Subdirección de Planeación Gerencia de Programación y Control Presupuestal Subgerencia de Organización e Información Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
• Estructura aprobada
• Plantilla de personal actualizada
• Autorización de plaza vacante
• Descripción y perfil de puestos
• Base de datos de prestación de servicio social y prácticas profesionales
1.1 ET solicita presupuesto para contratar a la empresa prestadora del servicio de evaluación de candidatos internos y personal de nuevo ingreso de mandos medios de acuerdo al proceso de adquisiciones.
Información actualizada presupuesto autorizado
Áreas
2.0 Reclutamiento de candidatos
Direcciones de Área
Candidato
Solicitud de evaluación Documentos probatorios de formación académica y currículum vitae
2.1 ET (Mandos Medios) Recibe la solicitud de evaluación y solicita los documentos probatorios de formación académica y currículum vitae.
Documentos y cita
Candidato La empresa
2.2 ET (Mandos Medios) Solicita cita con la empresa evaluadora para llevar a cabo la evaluación del candidato
2.3 ET (Mandos Medios) Envía a la empresa currículum y la descripción y perfil del puesto vacante
3.0 Evaluación y Selección de candidatos
Candidatos a evaluar La empresa
Currículum del candidato Cita programada
3.1 ET Invita al candidato a la cita de evaluación programada de acuerdo a: a. Evalúa a candidato para
puesto de nivel operativo.
b. Envía al candidato a la cita de evaluación para el puesto de nivel de mando medio.
Candidato evaluado Candidato evaluado y seleccionado Reporte de evaluación Resultados
Área solicitante
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO de la evaluación
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Resultado de evaluación
3.2. a Subgerente de Capacitación y Desarrollo Envía correo electrónico al Subdirector de Recursos Humanos informando el dictamen de la evaluación con copia al Gerente de Administración de Personal.
Dictamen del candidato seleccionado formalizado en medio electrónico y/o papel
Subgerencia de personal
3.3 a ET envía el dictamen de evaluación del candidato a contratar a la Subgerencia de personal. 3.4 a ET integra expediente de evaluación del personal operativo.
Expediente integrado
Empresa prestadora del servicio
Reporte de evaluación
3.5 b ET (Mandos Medios) Recibe el reporte de evaluación de la prestadora del servicio. 3.6 Titular del área solicitante Recibe el informe verbal del reporte de evaluación.
Reporte de evaluación formalizado Informe verbal del reporte de evaluación
Área solicitante
Subgerencia de Capactiación y Desarrollo
Información de la evaluación
ET b (Mandos Medios) Entrega la síntesis de reporte de evaluación del candidato a contratar al Subgerente de Personal.
Síntesis de reporte de evaluación
Subgerencia de Personal
Subgerencia de Capactiación y Desarrollo
expedientes ET b (Mandos Medios) Integra expediente de evaluación del personal de mandos medios.
Expediente integrado
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Empresa prestadora del servicio
Información de la evaluación
ET b (Mandos Medios) Recibe la retroalimentación por parte de la empresa prestadora del servicio.
Información de la evaluación
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
4.0 Control y Seguimiento Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información de candidatos
4.1 ET (Mandos Medios) ingresa la información por candidato y controla los pagos realizados a la empresa y verifica la suficiencia presupuestal.
Control y Seguimiento de evaluaciones por ejercicio
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Facturas
4.2 ET (Mandos Medios) Gestiona el pago de la empresa entregando la solicitud de pago
Solicitud de pago
Gerencia de Control de Pagos
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3. -Matriz de Documentación
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
E1 Contratación de la empresa prestadora del servicio de evaluación (la empresa)
Experto Técnico (Mandos Medios) Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Suficiencia presupuestal del concepto 330401 Acuerdo para Normar el Proceso de Reclutamiento y Selección de Mandos Medios en Banobras
Política -
-
Subgerente de Capacitación y Desarrollo Empresa prestadora del servicio Personal de la Gerencia de Adquisiciones Personal de la Gerencia de Programación y Control Presupuestal
E2 Reclutamiento de candidatos
Experto Técnico y Experto Técnico (Mandos Medios) de la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
- Política - -
Áreas
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
E3 Evaluación y Selección de candidatos
Experto Técnico Condiciones Generales de Trabajo Acuerdo para Normar el Proceso de Reclutamiento y Selección de Mandos Medios en BANOBRAS
Política Candidato evaluado Candidato evaluado y seleccionado Dictamen del candidato seleccionado formalizado en medio electrónico y/o papel Solicitud de pago Reporte de evaluación formalizado
Mandos medios Entrega de reporte por la empresa máximo 3 días después de aplicada la evaluación
Experto Técnico (Mandos Medios) Subgerente de Capacitación y Desarrollo Titular del área solicitante Subgerente de Personal
E4 Control y Seguimiento
Experto Técnico (Mandos Medios) Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Política - Mandos Medios La prestación del servicio y presentación de la factura
Subgerente de Capacitación y Desarrollo Empresa prestadora del servicio Personal de la Gerencia de Control de Pagos
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Elaboró: GLB/AVO/ELR/VGYH
JMRS/JRTD Subdirección de Recursos Humanos - - - -
Día Mes Año
Revisó: AJVL/JLMD/MAG - - -
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4.- Indicador
Proceso
Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Reclutamiento y Selección
Evaluación de candidatos
Candidatos Seleccionados/ Candidatos Evaluados
Semestral Semestral 100% de los candidatos solicitados
Reclutamiento y Selección
Mandos Medios
Evaluación de candidatos
Candidatos Evaluados/ Nivel de Puesto
Semestral Semestral 100% de los candidatos solicitados
Vigente a partir de:Día Mes Año 16 08 2010
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Elaboró: GLB/AVO/ELR/VGYH
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Revisó: AJVL/JLMD/MAG - - -
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1.- Ficha del Subproceso 3
SUBPROCESO: Servicio Social y Prácticas Profesionales
Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos 1. Solicitud de prestadores de servicio social y
prácticas profesionales o de liberación del servicio social (para trabajadores de Banobras)
2. Formalización de convenio de prestación de servicio social o prácticas profesionales
1. Entrega de la carta liberación 2. Carta de aceptación formalizada 3. Carta de terminación 4. Base de datos para el servicio social y
prácticas profesionales
Proveedores Clientes 1. Institución Educativa 2. Prestador
1. Trabajador 2. Estudiante 3. Institución Educativa 4. Banobras
Carta deTerminación
Expediente completo y controlado por medio de la base de datos de prestación de servicio social y prácticas profesionales
Carta de aceptación
formalizada
Entrega de la carta
liberaciónSolicitud
Experto Técnico
1.0 Recepción de Solicitudes
Experto Técnico
2.0 Programa entrevista
Experto Técnico
3.0 Seguimiento
Fin
Inicio
Experto Técnico
4.0 Control
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2. PEPSU PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO
1.0 Recepción de Solicitudes
Prestador
Solicitud de prestadores de servicio social y prácticas profesionales o de liberación del servicio social (para trabajadores de Banobras)
1.1 ET recibe solicitudes para realizar el Servicio Social o la Práctica Profesional en Banobras.
Contar con el apoyo atendiendo la solicitud
Entrega de la carta liberación
Trabajador
1.2 ET recibe la solicitud del prestador.
Institución Educativa
Formalización de convenio de prestación de servicio social o prácticas profesionales
1.3 ET formaliza el Convenio para efectos de servicio social y prácticas profesionales.
Convenio formalizado Institución Educativa
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Documentos
1.4 ET abre expediente por estudiante e incluye los datos en la base de datos.
Apertura de expediente por estudiante e inclusión en base de datos
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
2.0 Programa entrevista Institución Educativa
Carta de presentación Verificación de documentación y cédula de estudiantes
2.1 ET recibe la solicitud de entrevista para colocación de prestadores con las áreas.
Carta de aceptación formalizada Expediente
Institución Educativa Estudiante
3.0 Seguimiento Prestador
Reporte de asistencia y actividades mensual
3.1 ET realiza el seguimiento de actividades y asistencia del prestador.
Control de asistencias actualizado y expediente
Área
4.0 Control Prestador
Último reporte de asistencia y actividades mensual
Prestador finaliza el Servicio Social y la Práctica Profesional en Banobras. ET genera la carta terminación, y actualiza el expediente y la base de datos.
Control de asistencias actualizado Carta de terminación Expediente y archivo Registro en la cartera de candidatos para ingreso a Banobras. Expediente completo y controlado por medio de la base de datos de prestación de servicio social y
Estudiante Institución Educativa Banobras
Vigente a partir de:Día Mes Año 16 08 2010
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO prácticas profesionales
3.- Matriz Documental
4.- Indicador
Proceso
Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Servicio social y prácticas
profesionales
Contar con Horas/Hombre
de trabajo cubiertas
Número de Estudiante/ Institución Educativa
Semestral Semestral 100% de horas
programadas
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
E1 a E4
Servicio social y prácticas profesionales
Experto Técnico de la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Ley Reglamentaria del artículo 5º. Constitucional, relativo al ejercicio de las profesiones en el Distrito Federal.
Reglamento de la Ley Reglamentaria del artículo 5º. Constitucional, relativo al ejercicio de las profesiones en el Distrito Federal
Política
Carta liberación Convenio formalizado Carta de aceptación formalizada Carta de terminación Expediente completo y controlado por medio de la base de datos de prestación de servicio social y prácticas profesionales
Ley de Profesiones establece el periodo de 6 meses como mínimo y 2 años como máximo para realizar la prestación del servicio o la práctica.
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
Vigente a partir de:Día Mes Año 16 08 2010
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Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada él: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
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1.- Ficha del Subproceso 4 SUBPROCESO: Contratación de Servicios Profesionales por Honorarios
Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos 1. Asignación Presupuestal para este rubro 2. Autorización del Consejo Directivo 3. Solicitud de Contratación de Servicios
Profesionales
1. Contrato formalizado 2. Recibo firmado
Proveedores Clientes 1. Secretaría de Hacienda y Crédito Público 2. Gerencia de Programación y Presupuestación 3. Áreas de Banobras 4. Subdirección de Recursos Humanos
1. Prestadores de Servicios Profesionales 2. Gerencia de Control de Pagos
Vigente a partir de:Día Mes Año 16 08 2010
MPR800001 Página 39 de 78
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada él: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: GLB/AVO/ELR/VGYH
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Día Mes Año
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2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 1.0 Suficiencia Presupuestal Gerencia de Programación y Presupuestación Subdirección de Recursos Humanos
Suficiencia Presupuestal
1.1 Subdirector de Recursos Humanos Verifica el presupuesto asignado y autorizado para la partida de Honorarios por Servicios Profesionales, Capítulo 1000, para ejercicio fiscal vigente.
Presupuesto Autorizado
Áreas de Banobras
Subdirección de Recursos Humanos
Presupuesto autorizado Número de contratos
1.2 Subdirector de Recursos Humanos Presenta el número de contratos y el presupuesto autorizado el cual es considerado en el concepto de Servicios Personales dentro del Presupuesto de Banobras al Director General.
Acuerdo emitido por el Consejo Directivo
Consejo Directivo Dirección General
1.3 Subdirector de Recursos Humanos Recibe la autorización del Consejo Directivo sobre el informe presentado por la Dirección General para el uso de la partida “1201 Honorarios”, Capítulo Presupuestal “1000 Servicios Personales“.
2.0 Contratación Áreas de Banobras
Solicitud por parte de las Áreas de Banobras a la Subdirección de Recursos Humanos
2.1 Área de Banobras presenta mediante formato de contratación a la Subdirección de Recursos Humanos la solicitud para la contratación de Servicios Profesionales por Honorarios, conjuntamente con la documentación que es requisito para la contratación.
Solicitud de Contratación y relación de requisitos de contratación
Áreas de Banobras
Dependencia responsable
Solicitud ante la dependencia responsable la Constancia de No Inhabilitación del Prestador de Servicios a contratar
2.2 ET obtiene de la dependencia responsable, la emisión de la Constancia de No Inhabilitación del Prestador de Servicios para llevar a cabo la contratación.
Constancia de No Inhabilitación
Subgerencia de Personal
Prestador de Servicios
Documentos 2.3 ET realiza la contratación de los Servicios Profesionales por Honorarios.
Contrato formalizado
Prestador de Servicios
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Expediente
Prestador de Servicios
Recibo de pago 2.4 ET gestiona el pago del Prestador de Servicios.
Recibo firmado Gerencia de Control de Pagos
3.0 Reporte mensual de montos ejercidos de la partida “1201 Honorarios” Servicios Personales
Gerencia de Programación y Presupuestación
Reporte de Montos Ejercidos de la Partida “1201 Honorarios”
3.1 Gerende de Adminisntración de Personal envía mensualmente a la Subdirección de Recursos Humanos, el informe de los montos mensuales ejercidos para esta partida.
Histórico de Control de Honorarios (Archivo magnético) Reporte Monto Revisado
Subdirección de Recursos Humanos
3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
E1 Suficiencia Presupuestal
Secretaría de Hacienda y Crédito Público
Presupuesto de Egresos de la Federación Secretaría de Hacienda y Crédito Público Secretaría de la Función Pública
Políticas -
Octavo o noveno mes del ejercicio fiscal inmediato anterior al que se va ejercer
Gerente de Programación y Control Presupuestal Subdirector de Recursos Humanos
Autorización del Consejo Directivo
Consejo Directivo Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad HacendariaAcuerdo sobre el uso de la partida de Honorarios Capítulo Presupuestal 1000 “Servicios Personales” expedido por el Consejo Directivo
Políticas - 1er. Bimestre del ejercicio fiscal vigente Director General
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
E2 Solicitud de Contratación
Director y/o Subdirector y/o Gerente de Área
Formato de Contratación y relación de documentos requisitos para la contratación
Políticas -
Subdirector de Recursos Humanos Gerente de Administración de Personal Subgerente de Personal
Solicitud de No Inhabilitación
Secretaria de la Función Pública
Constancia de No Inhabilitación
Políticas -
-
Subgerente de Personal Experto Técnico
Contratación Subdirector de Recursos Humanos
Formalización del Contrato
Políticas Contrato formalizado
Vigencia Actualizado
Gerente de Administración de Personal Área solicitante Subgerente de Personal Experto Técnico Prestador de Servicios
Gestión del Pago
Subdirector de Recursos Humanos
Recibo de Pago
Políticas Recibo firmado
-
Gerente de Administración de Personal Subgerente de Personal Experto Técnico Gerente de Control de Pagos Prestador de Servicios
E3 Reporte mensual de montos
Gerente de Programación y Control Presupuestal
Reporte mensual de montos ejercidos de la
Políticas - -
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
partida “1201 Honorarios” Servicios Personales
4.- Indicador reportado en el Informe de Autoevaluación. Proceso
Descripción del
Indicador Fórmula Frec. Medición
Frec. Reporte Meta
Contratación de Servicios Profesionales por Honorarios
Número de contratos por período reportado
Número de contratos/ Monto pagado
Semestral Semestral 100% de contratos formalizados
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1.- Ficha Subproceso 5 SUBPROCESO: Subcontratación de Servicios con Terceros
Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos 1. Asignación Presupuestal para este rubro 2. Autorización del Comité de Adquisiciones o fallo
de la Gerencia de Adquisiciones, arrendamientos y Servicios
3. Solicitud de Contratación de Servicios Profesionales
1. Contrato de prestación de servicios profesionales formalizado
2. Desglose de la nómina revisada en la factura 3. Constancia de Aceptación de Servicios
Proveedores Clientes 1. Secretaría de Hacienda y Crédito Público 2. Gerencia de Programación y Control
Presupuestal 3. Áreas de Banobras 4. Subdirección de Recursos Humanos 5. Gerencia de Control de Pagos 6. Gerencia de Adquisiciones
1. Trabajador contratado por la empresa 2. Prestador de Servicios Profesionales (Empresa
que otorga el servicios profesionales a través de prestadores de Servicios)
Contrato individual de
trabajo formalizado
Oficio
Subdirector de Recursos Humanos
1.0 Suficiencia Presupuestal, contratación de la empresa e informe al IMSS
Subgerente de Personal
2.0 Solicitud de Contratación de personal
Constancia de Aceptación de Servicios
Subgerente de Personal/Experto Técnico
3.0 Solicitud de movimientos previos a la emisión de la nómina
Fin
Inicio
Subgerente de Personal/Experto Técnico
4.0 Gestión del Pago facturado por la empresa
Desglose de la nómina revisada contra la factura
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2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO
1.0 Suficiencia Presupuestal, contratación de la empresa e informe al IMSS
Gerente de Programación y Control Presupuestal Subdirector de Recursos Humanos
Suficiencia Presupuestal
1.1 ET verifica el presupuesto asignado y autorizado para la subcontratación de servicios con terceros de conformidad con el clasificador por objeto del gasto para la Administración Pública Federal.
Presupuesto Autorizado
Áreas de Banobras
Subdirector de Recursos Humanos/ Gerente de Administración de Personal
Presupuesto autorizado
1.2 Gerente de Administración de Personal solicita a la Gerencia de Adquisiciones la contratación de la empresa.
Dictamen de justificación para contratación de la empresa o procedimiento de licitación con el fallo correspondiente
Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Gerencia de Adquisiciones
Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Gerente de Adquisiciones
Dictamen del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios o Fallo de la Gerencia de Adquisiciones
1.3 Gerente de Administración de Personal firma el contrato de prestación de servicios profesionales con la empresa.
Contrato de Prestación de Servicios Profesionales formalizado
Gerencia de Administración de Personal Prestador de Servicios Profesionales (Empresa)
Subgerencia de Personal
contrato celebrado con la empresa
1.4 ET genera el informe trimestral para el IMSS y lo entrega a la Subgerencia de Personal.
Informe IMSS
1.5 Subgerente de Personal revisa y entrega al Gerende de Administración de Personal para firma.
2.0 Solicitud de Contratación de personal
Áreas de Banobras
Solicitud por parte de las Áreas de Banobras a la Subdirección de Recursos Humanos o a la Gerencia de
2.1 ET recibe el formato de contratación por parte de las Áreas de Banobras para la subcontratación de Servicios Externos. 2.2 ET archiva la solicitud de
Solicitud de contratación de personal
Empresa
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Administración de Personal
Contratación y el Subgerente de Personal solicita por correo electrónico a la empresa la contratación del personal.
Personal a contratar
Documentos 2.3 Empresa emite los documentos para la contratación. 2.4 ET Verifica que la documentación que solicita la empresa al personal a contratar esté completa. 2.5 Empresa realiza la contratación del personal solicitado y abre expediente.
Contrato individual de trabajo formalizado Expediente actualizado
Trabajador contratado por la empresa
3.0 Solicitud de movimientos previos a la emisión de la nómina
Subgerencia de Personal
Movimientos a realizar
3.1 Subgeretne de Personal/ET solicita movimientos del personal contratado por la empresa.
Pre nómina quincenal
Prestador de Servicios Profesionales (Empresa)
4.0 Gestión del Pago facturado por la empresa
Prestador de Servicios Profesionales (Empresa)
Nómina quincenal definitiva actualizada Factura
4.1 Subgeretne de Personal /ET recibe la nómina y la factura para la gestión del pago, elabora la Constancia de Aceptación de Servicios, previa revisión de la factura contra la cantidad correspondiente a los servicios prestados por el personal que la empresa contrate, más el porcentaje de comisión para la propia empresa.
Constancia de Aceptación de Servicios Desglose de la nómina contra la factura
Prestador de Servicios Profesionales
Prestador de Servicios Profesionales (Empresa)
Constancia de Aceptación de Servicios
4.2 Empresa entrega a la Gerencia de Control de Pagos la Factura junto con la Constancia de Aceptación de Servicios.
Pago efectuado Gerencia de Control de Pagos
Prestador de Servicios Profesionales (Empresa)
Recibos de nómina en original y copia
4.3 Empresa entrega los recibos a SP/ET para acuse de pago por el trabajador.
Recibos en original firmado Copia de recibo firmado
Trabajador de la Empresa
4.4 Empresa archiva la copia del recibo firmado.
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3.- Matriz Documental Etapa Descripción Actores Marco
Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
E1 Suficiencia Presupuestal, contratación de la empresa e informe al IMSS
Secretaría de Hacienda y Crédito Público
Clasificador por objeto del gasto para la Administración Pública Federal y circulares de actualización
Políticas
Presupuesto Autorizado
Permanente, con circulares de actualización
Gerente de Programación y Control Presupuestal Subdirector de Recursos Humanos
Autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios o Fallo de la Gerencia de Adquisiciones
Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
Políticas Dictamen emitido por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios / Fallo de la Gerencia de Adquisiciones
1er. Trimestre del ejercicio fiscal vigente
Gerente de Adquisiciones
Formalización del contrato de prestación de servicios profesionales
Gerente de Adquisiciones
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas
Políticas Contrato de Prestación de Servicios Formalizado
Anual, año fiscal
Gerente de Administración de Personal
Prestador de Servicios Profesionales (Empresa)
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Continuación
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
Informe al IMSS IMSS Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Ley del Seguro Social. Art. 15-A de la Ley del Seguro Social. Reglas generales para el cumplimiento de la obligación establecida en el quinto párrafo del artículo 15-A , de la Ley del Seguro Social
Políticas - Trimestral (en su caso) Gerente de
Administración Personal Subgerente de Personal Experto Técnico
E2
Solicitud de Contratación de personal
Director y/o Subdirector y/o Gerente de Área
Formato de Contratación y relación de documentos requisitos para la contratación
Políticas - Permanente
Subdirector de Recursos Humanos Gerente de Administración de Personal Subgerente de Personal
Contratación Subdirector de Recursos Humanos
Ley Federal del Trabajo
Políticas Contrato individual de trabajo
Por ejercicio
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Gerente de Administración de Personal
Ley del Seguro Social Ley Federal de Derechos de Autor
formalizado
Área solicitante Subgerente de Personal Experto Técnico Prestador de Servicios Profesionales (empresa)
E3 Solicitud de movimientos previos a la emisión de la nómina
Subgerente de Personal
Contrato de prestación de servicios profesionales
Políticas
-
Quincenal
Experto Técnico
E4 Gestión del Pago facturado por la empresa
Subgerente de Personal
Contrato de prestación de servicios profesionales
Constancia de Aceptación de Servicios Desglose de la nómina revisada contra la factura
Quincenal
Experto Técnico Gerente de Control de Pagos Prestador de Servicios Profesionales (empresa)
4. -Indicador reportado en el Informe de Autoevaluación Proceso
Descripción del
Indicador Fórmula Frec. Medición
Frec. Reporte Meta
De la subcontratación de servicios con terceros
Personal subcontratado pagado
Pago realizado/ presupuesto autorizado
Semestral Semestral 100% del contrato formalizado
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1.- Ficha del Subproceso 6 SUBPROCESO: Movimientos de PersonalDueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos 1. Oficio Solicitud del área 2. Oficio Renuncia 3. Acta de defunción
1. Ingreso de nuevo servidor público 2. Oficio de no procedencia 3. Oficio de Respuesta 4. Nombramiento 5. Personal Separado
Proveedores Clientes
1. Solicitante 2. Aseguradora 3. Servicio Médico
2. Área de Banobras 3. Beneficiario
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2.-PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Áreas de Banobras Oficio Solicitud 1.0 Altas de Personal Ingreso de nuevo
servidor público Áreas de Banobras
Áreas de Banobras Oficio Solicitud 2.0 Movimientos de
personal
Oficio de no procedencia Oficio de Respuesta Nombramiento
Áreas de Banobras
Área / Beneficiario
Oficio Renuncia Acta de defunción
3.0 Bajas de Personal Personal Separado Área / Beneficiario
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2.1 Tabla de Actividades para los Movimientos de Personal
Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
Experto Técnico en Movimientos de Personal
1.0 Recibe la instrucción y/o solicitud de trámite de alta, baja y/o movimiento de personal
1.1
Recibe la solicitud del área a través de la Gerencia de Administración de Personal y/o Subgerencia de Personal, con la instrucción para tramitar el alta, baja o movimiento de personal. Oficio
¿Es alta o reinstalación de personal? Si es alta de personal continúa paso 2. Si es reinstalación continúa paso 11.
1.0 ALTAS DE PERSONAL
2.0 Verifica la existencia de la plaza vacante
2.1 Verifica en la plantilla, la existencia de la plaza vacante y la compromete.
Nota.- Si no existe la plaza vacante, elabora oficio de respuesta informando la no procedencia del trámite.
Solicitud de empleo Documentos para trámite de ingreso
Oficio
2.2 Entrega al candidato la hoja con los requisitos de ingreso y solicitud de empleo.
3.0 Solicita reporte o informe
3.1 Solicita el reporte o informe de examen psicométrico, programa cita médica para que una vez efectuada envíen reporte o informe.
Reportes o informes
4.0 Respalda la no inhabilitación constancia
4.1 Solicita la constancia de no inhabilitación del candidato
5.0 Elabora la documentación de contratación
Experto Técnico en Movimientos de Personal
5.1 Elabora el nombramiento, el formato de alta y el convenio de adhesión al fideicomiso para el plan de pensiones de contribución definida.
6.0 Autoriza el nombramiento
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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
6.1 Turna para firma de autorización del Subdirector de Recursos Humanos o Gerente de Administración de Personal el nombramiento, el formato de alta y el convenio de adhesión al fideicomiso para el plan de pensiones de contribución definida.
7.0 Captura de registros Captura la contratación en el Sistema Integral de Recursos Humanos, como sigue:
Número de expediente (número consecutivo del archivo “números expediente” que se encuentra ubicado en K:\Control de movpers\números de expediente).
Fecha de ingreso y antigüedad (es la misma en ambos casos).
Categoría. Clave de área. Clave de puesto. Nivel del candidato (funcionario o
empleado). Datos generales del candidato,
contenidos en la solicitud de empleo.
Registro
8.0 Elabora la documentación de contratación
8.1 Elabora la documentación de contratación siguiente:
Prestaciones y Servicio Médico. Acuse de Condiciones Generales de
Trabajo. Alta en la Aseguradora (en su caso). Recordatorio para presentar
declaración patrimonial (categoría 14 a 19).
Declaratoria de cumplimiento (categoría 17 a 19).
Elabora documentos electrónicos
8.2 Entrega para firma de recibido tríptico de nuevo ingreso y formato de alta al IMSS.
Documentos de contratación
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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
9.0 Acusa recibo de nombramiento y del convenio de adhesión al fideicomiso para el plan de pensiones de contribución definida
Doctos. de contratación
Oficio de instruccione
s
9.1 Cita al interesado para que formalice y acuse de recibo los documentos de contratación que se mencionan en el paso 8, si es de zona metropolitana.
Acuse de recibo
9.2 Remite vía valija, los documentos de contratación que se mencionan en el paso 8, con oficio de instrucciones para firma del interesado, si es de zona foránea.
10.0 Turna la documentación de contratación
Experto Técnico en
Movimientos de Personal
10.1 Turna a la Subgerencia de Nómina y Compensaciones y entrega la siguiente documentación: Copia del comprobante del número de
seguridad social. Copia del comprobante de cuenta
bancaria. Gerencia de Servicios Médicos: Designación de Beneficiarios para el
Seguro de Vida (en su caso). Subgerencia de Personal Prestaciones y Servicio Médico. Acuse de Condiciones Generales de
Trabajo Recordatorio para presentar
declaración patrimonial (categoría 14 a 19).
Reporte de Designación (categoría 17 a 19)
Copia de comprobant
e o de acta de
nacimiento
Alta a la Aseguradora
11.0 Envía documentación para integrar el expediente personal para su guarda y custodia, al archivo
Documentos de contratación,
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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
11.1 Remite los documentos de contratación mencionados en el punto 2.2, los resultados del examen médico y psicométrico (en su caso), así como la constancia de no inhabilitación, para la integración del expediente respectivo y su custodia al área de archivo, dependiente de la Subgerencia de Personal.
resultados de exámenes medico y psicométrico (en su caso),constancia de no inhabilitación Ingreso de nuevo servidor público
11.2 Recibe la instrucción para la reinstalación del personal. Reinstalació
n de personal, nombramien-to y oficio al área.
Elabora la reinstalación de personal,
nombra-miento, oficio al área y recaba la autorización.
11.3 Elabora la reinstalación de personal, nombra-miento, oficio al área y recaba la autorización. Continúa en el paso 6.0.
Formato de reinstalación de personal, nombramien-to y oficio al área
Área
2.0 MOVIMIENTOS DE PERSONAL
1.0 Solicita trámite
1.1 Solicita a la Subdirección de Recursos Humanos o a la Gerencia de Administración de Personal movimiento por promoción, cambio de puesto o transferencia.
Oficio
Experto Técnico en
Movimientos de Personal
2.0 Recibe instrucción sobre el movimiento de personal
2.1 Recibe solicitud del área a través de la Gerencia de Administración de Personal y/o Subgerencia de Personal, la instrucción sobre el movimiento de personal.
Oficio
3.0 Determina el tipo de movimiento
3.1 Determina el tipo de movimiento del trabajador. Oficio
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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
Experto Técnico en
Movimientos de Personal
4.0 Verifica la existencia de la plaza vacante
4.1 Verifica en la plantilla, la existencia de la plaza vacante y la compromete.
5.0 Elabora oficio de respuesta informando la no procedencia del trámite
5.1 Si no hay la plaza vacante, elabora oficio de respuesta informando la no procedencia del trámite.
Oficio
6.0 Elabora movimiento de personal, nombramiento (en su caso), oficio de respuesta y recaba autorización
6.1 Elabora el movimiento y nombramiento correspondiente, así como el oficio de respuesta para el área solicitante. Nota: Para el caso del examen psicométrico (categoría 14-16), ver política de operación 4.3.1.2.
Oficio de
Respuesta Nombramient
o
6.2 Turna para firma de autorización: Dirección General, Subdirección de Recursos Humanos o Gerencia de Administración de Personal, según sea el caso.
7.0 Captura el movimiento de personal
7.1 Captura en el Sistema -RH, en el módulo de cambios de plaza, considerando: • Número de expediente • Motivo del movimiento (promoción,
transferencia, cambio de puesto, etc.). • Categoría autorizada (en caso de ser
promoción). • Clave de área nueva (en caso de haber
transferencia). • Clave de puesto (en caso de que haya
cambio). • Fecha de efectos del movimiento.
7.2 Realiza validación de datos capturados al cierre de nómina.
Vigente a partir de:Día Mes Año 16 08 2010
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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
7.3 Elabora informe de captura de movimientos de personal y turna a las diferentes áreas de la Dirección de Administración, por vía electrónica.
8.0 Tramita la firma del interesado en el nombramiento
8.1 Envía al interesado el nombramiento para su firma con el oficio informando al área la procedencia del mismo.
Oficio Nombramiento
Oficio Nombramient
o
9.0
Turna documentación para integrar al expediente de personal
9.1 Turna el nombramiento, formato de movimiento, solicitud del área y respuesta, para integrar al expediente de personal del trabajador.
Nombramiento Formato de movimiento
Petición del área Oficio de respuesta
Nombramiento
Formato de movimiento Petición del
área Oficio de respuesta
Experto Técnico
3.0 BAJAS DE PERSONAL 1.0 Recibe solicitud de baja 1.1 Recibe la solicitud de la baja de un
trabajador o jubilado. Oficio
Renuncia Acta de
defunción
Experto Técnico en
Movimientos de Personal
2.0 Determina el motivo
2.1 Determina el motivo y clasifica en:• Movimientos de Personal • Finiquitos • Formalización
Instrucciones Carta de
notificación Copia
3.0 Elabora formato de baja de personal
3.1 Elabora formato de baja de personal de acuerdo al motivo.
Solicitud de baja
4.0 Turna para la autorización correspondiente
4.1
Turna para rúbrica y firma de la Gerencia de Administración de Personal y Subgerencia de Personal.
Baja de Personal
Subgerente de Personal
5.0 Rubrica en el documento
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5.1 Rubrica la baja del personal Baja de Personal
Gerente de Personal
6.0 Autoriza la baja
6.1 Firma en el documento de autorización de la baja
Baja de Personal
7.0 Captura la baja
7.2 Realiza validación de datos capturados al cierre de nómina.
8.0 Entrega el informe 8.1 Entrega el informe capturado de bajas de
personal, y entrega a las diferentes áreas de Banobras, a través de vía electrónica.
9.0 Turna formato de baja a las áreas correspondientes
9.1 Turna copia de la baja a diversas áreas de la Gerencia de Administración de Personal. Baja de
personal Antecedentes
Baja de personal
Antecedentes
9.2 Turna documento original de baja y
antecedentes, para su integración al expediente de personal.
Simultáneamente a las actividades del Experto Técnico en Movimientos de Personal, el Experto Técnico de Finiquitos realiza las siguientes actividades:
10.0 Solicita adeudos a las áreas
Experto Técnico en Finiquitos
10.1 Solicita adeudos a las siguientes Subgerencias: • Prestaciones Médicas • Prestaciones Económicas • Seguros y Otras Prestaciones • Personal • Capacitación y Desarrollo • Servicios y Gerencia de Control de Pagos
Solicitud de baja
- Finiquito - Recibo - Datos básicos - Carta autorización - Estudio de jubilación
11.0 Emite documentación
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11.1 Emite la documentación correspondiente del finiquito una vez que efectúo los cálculos según el motivo de baja, de conformidad con lo siguiente:
• Para liquidación, renuncia, defunción, cese o destitución, elabora: Finiquito y recibo de pago.
• Para jubilación elabora: Datos básicos del trabajador, carta autorización, estudio de jubilación, finiquito y recibo de pago.
• En bajas foráneas, valida información con la delegación estatal correspondiente y turna para autorización
Finiquito
11.2 Turna al Experto Técnico en Formalizaciónla documentación señalada en el punto 11 para elaborar documentación complementaria e integrar expediente de baja.
Documentación
12.0 Emite el recibo y la documentación complementaria
Experto Técnico en Formalización
12.1 Solicita al trabajador la siguiente documentación para integrar el expediente de baja: Credenciales de servicio médico Credencial de identificación de la
Institución Carta de liberación de estacionamiento
(en su caso). Carta de liberación de resguardo de
mobiliario y equipo. Carta de garantía del crédito de
mediano plazo (en su caso). Cédula de identificación del cliente Acta de entrega recepción (categoría
15 a 19) en los puestos que así se requiera.
Solicitud de baja
Relación de documentos
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12.2 Emite el recibo correspondiente y la documentación complementaria: • convenio de terminación de la relación
laboral (en caso de liquidación) y • recordatorio para informar la conclusión
de encargo ante la SFP (categoría 14 a 19) y solicita el cheque, en su caso y turna para firmas de:
• Subdirección de Recursos Humanos • Gerencia de Administración de
Personal • Director de Administración
Recibo Documentación complementaria
Convenio de
terminación de la relación
laboral Recordatorio
SFP Cheque
12.3 Recaba de la Subgerencia de Prestaciones
Médicas, la carta de servicio médico que ampara al extrabajador durante 8 semanas, a partir de la fecha de baja.
Carta
12.4 Recaba de la Subgerencia de Prestaciones Económicas, en caso de que se tenga préstamo de mediano plazo, el pagaré a redocumentar y la carta liberación de garantía.
Carta Pagaré
13.0 Integra expediente de baja y cita al
trabajador o beneficiario
13.1 Integra expediente de baja y cita al trabajador o beneficiario para la formalización emitiendo los oficios correspondientes y los turna para autorización a: • Subgerente de Personal • Gerente de Personal • Subdirector de Recursos Humanos • Director de Administración
Expediente de baja
Oficios
14.0 Revisión y autorización Director de Administración/ Subdirector de Recursos Humanos/ Gerente de Personal/ Subgerente de Personal
14.1 Reciben y rubrican el oficio una vez que revisan que la información es correcta.
Oficio rubricado, revisado y autorizado
14.2 Lleva a cabo la formalización de la baja y
turna el expediente al Experto Técnico en Finiquitos.
Expediente de baja
15.0 Recibe expediente formalizado y registra
en nómina
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Experto Técnico en Finiquitos
15.1 Recibe el expediente formalizado y registra el finiquito transmitiendo los fondos vía electrónica a nómina.
Expediente de baja
Transferencia electrónica de
fondos
Recibo de nómina
15.2 Recibe la autorización Transferencia
electrónica de fondos
15.3 Turna la lista Lista
Expediente de baja
Expediente de baja
16.0 Turna documentación para integrar al
expediente de personal
16.1 Turna al archivo para integrar al expediente
de personal.
Expediente de baja
16.2 Turna la lista al archivo para integrar al
expediente de personal.
Lista Expediente de baja
Personal Separado
Por evento
Fin del subproceso
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3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
E1 Altas de Personal
Área / Beneficiario
Ley Federal del Trabajo. Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Condiciones Generales de Trabajo 2009 (CGT). Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal. Disposiciones emitidas por la Secretaría de la Función Pública. Políticas emitidas
Política Procedimientos
Ingreso de nuevo servidor público
Subgerente de Personal Experto Técnico en Movimientos de Personal
E2 Movimientos de personal
Área / Beneficiario
Oficio de no procedencia
Subgerente de Personal
Oficio de Respuesta Nombramiento
Experto Técnico en Movimientos de Personal
E3 Bajas de Personal
Área / Beneficiario
Personal Separado
Subgerente de Personal Experto Técnico en Movimientos de Personal Experto Técnico en Formalización Experto Técnico en Finiquitos
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
por la Dirección General, por la Dirección de Administración o por la Subdirección de Recursos Humanos. Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para cada ejercicio. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
4. -Indicador reportado en el Informe de Autoevaluación.
Proceso
Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Movimientos de Personal
Número de plazas
Plazas ocupadas/ plazas autorizadas
Semestral Semestral Registro de plazas ocupadas igual o menor a las autorizadas.
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1.- Ficha del Subproceso 7 SUBPROCESO: Padrón de Derechohabientes y Pago de Prestaciones Diversas Dueño del proceso: Director de Administración Entrada Producto 1. Aviso de Alta prestaciones y servicio
médico 1. Padrón de derechohabientes actualizado
Proveedores Cliente 1. Titular y Derechohabientes 1. Titular
Aviso de Alta prestaciones y servicio médico
Gerente de Administración de Personal/Subgerente
de Personal/Experto Técnico
1.0 Recepción de movimientos para registro de altas en el padrón de derechohabientes
Subgerente de Personal/Experto Técnico
2.0Registro de alta de derechohabientes
Padrón de derechohabientes
vigente
Gerente de Administración de Personal/Subgerente
de Personal/Experto Técnico
3.0 Registro de baja
Fin
Inicio
Subgerente de Personal/Experto Técnico
4.0 Gestión de pago
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2.-PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 1. Recepción de movimientos para registro de altas en el padrón de derechohabientes 1.0 Recibe movimientos de
alta su registro en el padrón de derechohabientes
Experto Técnico de altas
Aviso de Alta prestaciones y servicio médico
1.1 ET recibe formato del Experto Técnico encargado del alta del empleado de nuevo ingreso. Pasa al punto 1.4.
Registro en el sistema operativo RH
Gerencia de Servicio Médico Subgerencia de Personal
Personal de Banobras
Solicitud 1.2 ET recibe y revisa la solicitud del Titular de la prestación.
Expediente Subgerencia de Personal
Subgerencia de Personal
Expediente
1.3 ET recaba visto bueno del Subgerente de Personal
Expediente Subgerencia de Personal
Subgerencia de Personal
Sistema operativo RH
1.4 ET incorpora al Titular en el sistema operativo RH, dándolo de alta como Titular derechohabiente.
Alta en el Sistema operativo RH
Subgerencia de Personal
Subgerencia de Personal
Alta en el Sistema operativo RH
1.5 Avisa al Titular de su registro de alta en el sistema.
Aviso Personal de Banobras
Nota.- El aviso de alta prestaciones y servicio médico puede llegar ya requisitado respecto del Titular y/o sus familiares (cónyuge, hijos o concubina con hijos).
2.0 Autoriza alta de derechohabientes
Titular de la prestación
Solicitud 2.1 Subgerente de Personal recibe del Experto Técnico la solicitud del titular de la prestación para registro del familiar.
solicitud y anexos Subgerencia de Personal
Subgerencia de Personal
solicitud y anexos 2.2 Subgerente de Personal autoriza o no la documentación para el registro del familiar como derechohabiente de acuerdo con la normativa vigente. No, continúa 2.3 de esta etapa.
solicitud y anexos Subgerencia de Personal
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Sí, continúa etapa 2.0 registro de alta de derechohabientes.
Subgerencia de Personal
solicitud y anexos no autorizada
2.3ET recibe la solicitud no autorizada para su devolución al Titular de la prestación.
solicitud y anexos no autorizada
Subgerencia de Personal
Subgerencia de Personal
solicitud y anexos no autorizada
2.4 ET regresa la solicitud informando al interesado su improcedencia de acuerdo a la normativa.
solicitud y anexos no autorizada
Titular de la prestación
2. Registro de alta de derechohabientes 1.0 Registro de alta de
derechohabientes según sea el caso
Subgerencia de Personal
Aviso de alta prestaciones y servicio médico o Solicitud
Expediente del Titular
1.1 ET lleva a cabo el registro de alta según sea el estado civil del Titular, se puede dar un caso o una combinación de ellos como se muestra a continuación: A. Alta de cónyuge o
concubina cuando hayan procreado hijos en común.
B. Alta de hijos desde recién nacidos hasta 21 años.
C. Alta de hijos de 21 a 25 años, que cumplan con los requisitos establecidos en la normativa.
D. Alta de hijos mayores de 21 años incapacitados física o mentalmente.
E. Alta de concubina sin hijos.
F. Alta de ascendientes. G. Alta de cónyuge varón
incapacitado física o mentalmente.
Alta
Gerencia de Servicio Médico
Subgerencia de Personal
Expediente del Titular
1.2 ET incorpora al derechohabiente en el Sistema operativo RH, dándolo de alta de acuerdo con la clasificación anterior.
Actualización del Padrón de Derechohabientes
Gerencia de Servicio Médico Subgerencia de Personal
A.- Alta de Cónyuge o concubina cuando hayan
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO procreado hijos en común
Subgerencia de Personal
Aviso de alta prestaciones y servicio médico o solicitud de registro del titular de la prestación original del acta de matrimonio (en su caso) Acta de nacimiento Original Constancia de alumbramiento
A.1 ET recibe solicitud de alta e incorpora al derechohabiente en el Sistema operativo RH para inicio de trámite dándolo de alta.
Alta Pago
Gerencia de Servicio Médico Subgerencia de Personal Titular Derechohabiente
A.2 ET conforme a la normativa vigente, realiza o no, la gestión para el pago de dote matrimonial en el sistema operativo RH. Nota.- Ver paso 2 de esta etapa para aviso al derechohabiente de que fue dado de alta. Nota.- Ver etapa 4 para autorización de pago.
B. Alta de hijos desde recién nacidos hasta 21 años
Subgerencia de Personal
Acta de nacimiento original Constancia de alumbramiento
B.1 ET incorpora al derechohabiente en el sistema operativo RH dándolo de alta.
Alta Pago
Titular Derechohabiente
B.2 ET conforme a la normativa vigente realiza o no la gestión para los pagos de lactancia, canastilla y alumbramiento en el sistema operativo RH. Nota.- Ver paso 2 de esta etapa para aviso al derechohabiente de que fue dado de alta. Nota.- Ver etapa 4 para autorización de pago.
C. Alta de hijos de 21 a 25 años, que cumplan con los requisitos establecidos en la normativa
Titular Acta de nacimiento
C.1 ET incorpora al derechohabiente en el
Alta
Gerencia de Servicio Médico
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO original ( en su caso) Constancia de estudios Formato “Responsiva para Registro de Hijo (a) Derechohabiente entre 21 y 25 años”
sistema operativo RH dándolo de alta. Nota.-Ver paso 2 para aviso al derechohabiente de que fue dado de alta.
Subgerencia de Personal Titular Derechohabiente
D. Alta de hijos mayores de 21 años, incapacitados física o mentalmente
Gerencia de Servicios Médicos
Comunicado D.1ET recibe el comunicado emitido por la Gerencia de Servicios Médicos, previa valoración realizada por especialistas de la red del servicio médico institucional.
Expediente Subgerencia de Personal
Subdirección de Recursos Humanos
Documentación relativa al estudio socioeconó-mico
D.2 ET recibe la documentación relativa al estudio socioeconómico y a la autorización emitida por la Subdirección de Recursos Humanos.
Expediente Subgerencia de Personal
Titular Acta de nacimiento original (en su caso)
D.3 ET incorpora al derechohabiente en el Sistema operativo RH dándolo de alta. Nota.-Ver paso 2 para aviso al derechohabiente de que fue dado de alta.
Alta Titular Derechohabiente
E. Alta de concubina sin hijos
Subgerencia de Personal Subdirección de Recursos Humanos Titular
Expediente del estudio socioeconómico Autorización Acta de nacimiento
E.1 ET recibe la documentación relativa al estudio socioeconómico y a la autorización emitida por la Subdirección de Recursos Humanos.
Alta Titular Derechohabiente
E.2 ET incorpora al derechohabiente en el sistema operativo RH dándolo de alta.
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Nota.- Ver paso 2 para aviso al derechohabiente de que fue dado de alta.
F. Alta ascendientes Subgerencia de Personal Subdirección de Recursos Humanos Titular
Documentación relativa al estudio socioeconómico Autorización Acta de nacimiento
F.1 ET recibe la documentación relativa al estudio socioeconómico y a la autorización emitida por la Subdirección de Recursos Humanos.
Alta Cuestionario para inscripción de ascendientes
Titular Derechohabiente
F.2 ET incorpora al derechohabiente en el Sistema operativo RH dándolo de alta. Nota.- Ver paso 2 para aviso al derechohabiente de que fue dado de alta.
G. Alta de cónyuge varón incapacitado física o mentalmente
Gerencia de Servicios Médicos Subdirección de Recursos Humanos Titular
Comunicado Documentación relativa al estudio socioeconómico Autorización Acta de matrimonio Acta de Nacimiento
G.1 ET recibe el comunicado emitido por la Gerencia de Servicios Médicos, previa valoración realizada por especialistas de la red del servicio médico institucional.
Alta Titular Derechohabiente
G.2 ET recibe la documentación relativa al estudio socioeconómico y a la autorización emitida por la Subdirección de Recursos Humanos. G.3 ET incorpora al derechohabiente en el Sistema operativo RH dándolo de alta.
2.0Aviso al solicitante Subgerencia de Personal
Sistema operativo RH
2.1 ET avisa al titular, una vez que fue dado de alta el derechohabiente en el sistema, por medio electrónico o verbal, cómo continuar el trámite para la obtención de la credencial del servicio médico.
Aviso Titular Gerencia de Servicio Médico
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 3. Registro de baja 1.0 Registra baja del Titular Gerencia de Administración de Personal Titular
Documento motivo de la baja
1.1 ET lleva a cabo el registro de baja del titular según se presente alguno de los siguientes casos: a. Baja de titulares de la
prestación por defunción. b. Baja de titulares por
conclusión de la relación laboral.
Información
Subgerencia de Personal
A. Baja de titular de la prestación por defunción
Familiares Acta de defunción
A.1ET desincorpora al Titular en el Sistema operativo RH dándolo de baja.
Baja
Subgerencia de Personal
Familiares Documentos
A.2 ET informa a los derechohabientes que cuentan con un período de ocho semanas para que realicen el trámite de otorgamiento de pensión por viudez y/o orfandad ante el IMSS, a partir de la fecha de defunción.
Trámite
Familiares
Familiares Documentos
A.3 ET conforme a la normativa vigente se gestiona el pago para la ayuda de gastos por defunción. Nota.- Ver etapa 4 para autorización de pago.
Gestión del Pago Familiares
B. Baja de titular por conclusión de la relación laboral
Trabajador Documento motivo de la baja
B1.ET desincorpora al Titular y sus derechohabientes (en su caso), en el sistema operativo RH, dándolo de baja.
Baja
Trabajador Baja
B2. ET conforme a la normativa vigente, informa el período de ocho semanas para el otorgamiento del servicio médico, a partir de la fecha de baja. Nota.- Ver etapa 4 para
Plazo
Ex trabajador
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO autorización de pago.
2.0 Registra la baja de derechohabientes
Ex trabajador Sistema operativo RH
2.1 ET lleva a cabo el registro de baja del derechohabiente según se presente alguno de los siguientes casos: A. Baja de derechohabientes
por defunción. B. Baja de derechohabiente
por divorcio. C. Baja de derechohabiente
por conclusión de concubinato.
D. Baja de derechohabiente por no reunir los requisitos.
E. Baja de derechohabiente por conclusión de la relación laboral del titular.
Padrón de derechohabientes actualizado
Subgerencia de Personal
A. Baja de derechohabiente por defunción
Familiares Acta de defunción A1. ET aplica para todos los derechohabientes: Cónyuge, concubina, hijos y ascendientes.
Padrón de derechohabientes actualizado
Subgerencia de Personal
Subgerencia de Personal
Padrón de derechohabientes actualizado
A2. ET desincorpora al Derechohabiente en el Sistema operativo RH, dándolo de baja.
Baja
Subgerencia de Personal
Padrón de derechohabientes actualizado
A3.ET conforme a la normativa vigente, se realiza o no pago de Ayuda de Gastos por Defunción. Nota.- Ver etapa 4 para autorización de pago.
Gestión del pago Familiares
B. Baja de derechohabiente por divorcio
Titular Acta de divorcio B1.ET desincorpora al Derechohabiente en el Sistema operativo RH, dándolo de baja.
Baja
Titular
C. Baja de derechohabiente por conclusión de concubinato
Titular Solicitud Expediente del
C1.ET recibe la documentación relativa al
Documentación Subgerencia de Personal
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO estudio socioeconómico
estudio socioeconómico y a la autorización emitida por la Subdirección de Recursos Humanos.
Subgerencia de Personal
Padrón de derechohabientes actualizado
C2.ET desincorpora al derechohabiente en el Sistema operativo RH, dándolo de baja.
Baja
Titular
D. Baja de derechohabiente por no reunir los requisitos
Titular de la prestación
Solicitud D1. ET desincorpora al derechohabiente en el sistema operativo RH, dándolo de baja. Nota.- Aplica para cónyuge, concubina, hijos mayores de veintiún años y ascendientes.
Baja
Subgerencia de Personal
E. Baja de derechohabiente por conclusión de la relación laboral del titular
Ex empleado Padrón de derechohabientes actualizado
E1. ET desincorpora al Derechohabiente en el Sistema operativo RH, dándolo de baja.
Baja Subgerencia de Personal
Ex empleado Padrón de derechohabientes actualizado
E2. ET conforme a la normativa vigente, informa del período de ocho semanas para el otorgamiento del servicio médico, a partir de la fecha de baja del titular.
Baja Subgerencia de Personal
4. Gestión de pago 1.0 Autoriza el pago Titular Ex emplado Familiares
Documentos
1.1 Subgerente de Personal autoriza y supervisa que los registros y pagos correspondientes a los movimientos realizados en el padrón de derechohabientes, se realicen con apego a la normativa establecida y vigente ya sea para altas o bajas.
Documentos autorizados para el pago
Subgerencia de Personal Gerencia de Control de Pagos
Subgerencia de Personal
Documentos autorizados para el pago
1.2 Subgerente de Personal turna al Experto Técnico para que avise el resultado al solicitante
Documentos autorizados para el pago
Titular Ex emplado Familiares Gerencia de Control de Pagos
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Titular Exemplado Familiares
alta, baja o pago Expediente del titular
2.0 Aviso al solicitante 2.1 ET avisa al solicitante de registro de baja así como de la autorización o rechazo del pago en caso de haberlo.
Aviso para la gestión del pago
Titular Ex emplado Familiares Gerencia de Control de Pagos
Fin del subproceso 3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
E1 Recepción de movimientos para registro de altas en el padrón de derechohabientes
Gerente de Administración de Personal
Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Condiciones Generales de Trabajo de Banobras. Ley del Seguro Social. Convenio de Subrogación de Servicios entre el IMSS y Banobras. Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de afiliación, clasificación
Política
solicitud y anexos
Por evento
Subgerente de Personal
Experto Técnico
E2 Registro de alta de derechohabientes Según sea el caso: • Alta de
Cónyuge o concubina cuando hayan procreado hijos en común.
• Alta de hijos desde recién nacidos hasta menores a 21 años
Subgerente de Personal
Alta y pago Por evento
Experto Técnico
• Alta de hijos de 21 a 25 años
Alta
• Alta de concubina sin hijos
Alta
• Alta ascendientes
Alta
• Alta de cónyuge varón
Alta
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
incapacitado física o mentalmente
de empresas, recaudación y fiscalización. Reglamento de los Servicios Médicos de Banobras. Políticas emitidas por la Subdirección de Recursos Humanos, a través de su circular número SRH/720000/24/122, en materia de constancias de estudios para hijos(as) derechohabientes entre 21 y 25 años de edad
E3 Registro de baja
Gerente de Administración de Personal
Baja Padrón de derechohabientes actualizado
Por evento
Subgerente de Personal Experto Técnico
E4
Gestión de pago
Subgerente de Personal
Autorización del Pago
Por evento
Experto Técnico
4. -Indicador Proceso
Descripción del
Indicador Fórmula Frec. Medición
Frec. Reporte Meta
N/A N/A N/A N/A N/A N/A Este proceso genera bases de datos que se reflejan en los indicadores del servicio médico y las prestaciones.
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1.- Ficha del Subproceso 8
SUBPROCESO: Control de Asistencia, Vacaciones y Tiempo Extraordinario
Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos
1. Registros de asistencia del personal en lectoras
2. Reporte justificante autorizado para las incidencias
2. Reportes Quincenales
Proveedores Clientes 1. Personal de la institución 2. Sistemas informáticos 3. Subdirección de Contabilidad 4. Subgerencia de Capacitación y Desarrollo 5. Directores y Subdirectores 6. Gerencia de Servicios Generales
1. Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
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2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 1.0 Registro diario de asistencia
DR security Archivo vía correo electrónico o interfase
1.1 ET Recibe diario el Archivo de registros de asistencia del personal Archivo revisado Subgerente
de Personal
2.0 Actualización de asistencia DR security Intranet/Recursos Humanos Todas las áreas del Banco Gerencia de Servicios Generales Subgerencia de Capacitación y Desarrollo Directores ó Subdirectores
Archivo vía correo electrónico o interfase Formato “Reporte para el Control de Asistencia del Personal” Oficios emitidos por las áreas del Banco Listados de las rutas del transporte del personal Correos electrónicos Solicitud de pago de Tiempo Extraordinario
2.1 ET actualiza diario la consulta de asistencia 2.2 ET Descarga de reportes de incidencias y vacaciones 2.3 ET Descarga de oficios de reembolsos, descuentos y sanciones 2.4 ET Descarga de listas de camiones cuando llega después de horario 2.5 ET Descarga de correos de cursos internos, externos, salidas por capacitación y examen 2.6 ET Descarga de horas extras laboradas
Archivo actualizado Archivo actualizado Archivo actualizado Archivo actualizado Archivo actualizado Archivo actualizado Archivo actualizado
Todo el personal de Banobras Subgerencia de Nominas y Compensaciones Subgerencia de Nominas y Compensaciones Subgerencia de Nominas y Compensaciones Subgerencia de Nominas y Compensaciones Subgerencia de Nominas y Compensaciones Subgerencia de Nominas y Compensaciones Subgerencia de Nominas y Compensaciones
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 3.0 Control
Lobo RH Sistema RH 3.1 ET Imprime los reportes al corte nominal
Reportes quincenales
Subgerencia de Personal
4.0 Seguimiento
Personal Oficio o correo solicitando devolución
4.1 ET recibe el oficio o correo Para realizar la devolución correspondiente
Devolución aplicada en nómina
Personal de la Institución
Fin del subproceso 3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
E1 Recepción diaria del Archivo de registros de asistencia del personal
DR Security Condiciones Generales de Trabajo artículo 14 fracciones 10 y 13
Políticas
- Diario Experto Técnico recibe y revisa
E2 Actualización diaria de la consulta de asistencia Descarga de reportes de incidencias y vacaciones Descarga de oficios de reembolsos, descuentos y sanciones Descarga de listas de camiones cuando llegamos tarde Descarga de correos de cursos internos, externos, salidas por capacitación y examen Descarga de horas extras laboradas
Experto Técnico
- Condiciones Generales de Trabajo artículo 117 y 128
Condiciones Generales de Trabajo artículo 114 y 120
Políticas -
Pagadas a más tardar en la quincena siguiente
Subgerente de Personal
E3 Emisión de reportes al corte nominal
Experto técnico
- Políticas Reportes quincenal
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
Subgerente de personal
E4 Recepción de oficio o correo Para realizar la devolución correspondiente
Experto técnico
- Políticas - -
Subgerente de personal
4.- Indicador
Proceso
Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
N/A N/A N/A N/A N/A N/A Nota.- Este proceso genera bases de datos que se reflejan en los indicadores de la gestión de la nómina y las prestaciones.
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SUBPROCESO: Control de Expedientes del Personal
Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos
ESTE PROCESO SE REALIZA CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL: MANUAL ADMINISTRATIVO DE APLICACIÓN GENERAL EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS Y ORGANIZACIÓN EMITIDO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN EL 12 DE JULIO DEL 2010. Proveedores Clientes
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Sección V Gestión del Capital Humano /
Desarrollo del Capital Humano en Competencias Estratégicas
V.1 Descripción A continuación se muestra una breve descripción de cada etapa del proceso y sus participantes
Etapa Descripción
1 Descripción, perfil y valuación de puestos
Establece el proceso mediante el cual se definen o actualizan las descripciones, perfiles y valuaciones de los puestos de Banobras, para determinar de manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar y los requerimientos necesarios para llevarlas a cabo. Subgerente de Capacitación y Desarrollo, y Experto Técnico
2 Capacitación y Desarrollo
Identifica las necesidades de capacitación e implementa a través de diversas estrategias y programas que desarrollen y fortalezcan las competencias del personal, y permitan a Banobras alcanzar sus objetivos y metas. Subdirector de Recursos Humanos, Gerente de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos, Subgerente de Capacitación y Desarrollo y Experto Técnico
3 Evaluación del Desempeño
Establece la forma en que se lleva a cabo la medición y valoración del desempeño, la productividad individual y colectiva del servidor público, vinculando los objetivos y metas institucionales; lo anterior sirve como parámetro para obtener ascensos, promociones, premios y estímulos, garantizando la estabilidad laboral.Subgerente de Capacitación y Desarrollo, y Experto Técnico
4 Clima y cultura organizacional
Mide la percepción que tiene el personal que labora en Banobras, sobre ciertos factores que inciden en el ambiente de trabajo, para mejorarlos con acciones, y contribuir así al mejor cumplimiento de su misión. Orienta las estrategias y acciones para facilitar a los servidores públicos trabajar en un clima laboral satisfactorio que fortalezca su vocación de servicio. Subgerente de Capacitación y Desarrollo, y Experto Técnico
5 Comunicación Interna
Define, instrumenta, supervisa y evalúa programas de comunicación interna que a través de diversas estrategias específicas difunda la información que necesite conocer el personal para el logro de los objetivos y un mejor desempeño de su cargo, mejorar el clima y cultura organizacional y facilitar la prestación de los servicios. Subdirector de Recursos Humanos, Subgerente de Capacitación y Desarrollo, y Experto Técnico
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V.2 Políticas Específicas V.2.1 De la Descripción, perfil y valuación de puestos 1. El Subgerente de Capacitación y Desarrollo debe asegurarse que el especialista de recursos
humanos que analice y procese la descripción y perfil de los puestos, debe ser la misma persona designada como técnico valuador, con base en la Norma para la descripción, perfil y valuación de puestos, así como en el Manual de Criterios Técnicos para la Validación de Valuación de Puestos.
2. El Subgerente de Capacitación y Desarrollo debe contar con la estructura autorizada y registrada
vigente previamente a iniciar el procedimiento de descripción, perfilamiento y valuación de puestos.
3. El Subgerente de Capacitación y Desarrollo debe verificar que la misión, objetivos y funciones se
encuentren alineados y exista congruencia con la estructura actualizada y el manual de organización, así como con las atribuciones normativas que las respalden.
V.2.2 De la Capacitación y Desarrollo A continuación se presentan las políticas de ejecución 1. La principal herramienta para la implementación del Plan de Capacitación es la Detección de
Necesidades de Capacitación (DNC). 2. El plan de capacitación debe ser revisados y validados por los enlaces de capacitación de las
áreas o quienes defina el titular. 3. El programa de capacitación de desarrollo individual para personal de nuevo ingreso de acuerdo a
los resultados de la evaluación psicométrica y técnica según el caso, debe darse seguimiento a su capacitación hasta que cubra su competencia gerencial o administrativa.
4. El subgerente de capacitación y desarrollo debe asegurar que el plan de capacitación se realice de acuerdo a lo aprobado por las áreas.
5. El responsable de verificar el cumplimiento de la capacitación efectiva es el área solicitante.
A continuación se presentan las políticas de operación 6. Las contrataciones de eventos de capacitación externa e internas nacionales se deben realizar en
apego a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 7. En el caso de los cursos externos e internos que se pagan por medio de una orden de servicio o
contrato, se deben pagar al término de la verificación del cumplimiento del servicio contratado. 8. En el caso de las becas nacionales se deben pagar por medio de reembolso vía nómina a la
presentación de la factura a su nombre con todos los requisitos fiscales. 9. Se deben considera los registros electrónicos de la capacitación del personal como el expediente
de capacitación de cada persona según sea el caso individual o grupal y se debe actualizar la base de datos.
10. El impacto de la capacitación se debe medir en términos de la evaluación del desempeño.
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11. Los criterios para seleccionar las becas de los candidatos, adicionales a los requisitos mínimos serán: Suficiencia Presupuestal, objetivos y funciones de la Institución, requerimiento del puesto, Pudiendo determinar otros criterios la Subdirección de Recursos Humanos.
12. Las becas serán sometidas a un análisis por parte del experto técnico en capacitación, siendo su competencia analizar, evaluar, opinar, sugerir y recomendar y la presenta su dictamen para ser revisada por la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo y la valida el Gerente de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos. Estas becas pueden ser nacionales o internacionales, siendo las internacionales autorizadas por el Comité de Recursos Humanos.
V.2.3 De la Evaluación del Desempeño Sobre la definición de aspectos a evaluar (modelo de evaluación del desempeño)
1. El modelo de evaluación del desempeño debe estar validado por el Subdirector de Recursos Humanos.
2. El Subdirector de Recursos Humanos debe autorizar los perfiles y descripciones de los puestos, así como su valuación.
3. El Subdirector de Recursos Humanos en coordinación con la SFP debe realizar las descripciones y evaluaciones de los puestos que formen parte del Sistema de Evaluación del Desempeño. Asimismo, debe establecer los métodos de evaluación de personal que mejor respondan a las necesidades de Banobras.
V.2.4 Del Clima y cultura organizacional
1. El Subdirector de Recursos Humanos debe: • coordinar la elaboración y aplicación la encuesta de Clima y Cultura Organizacional
anualmente. • fungir como enlace con la SFP. • elaborar el programa de trabajo para el levantamiento de la Encuesta de Clima y Cultura
Organizacional, que deberá considerar al menos el período de aplicación y el procesamiento de resultados.
• establecer el programa de acciones de mejora, utilizando los resultados de la encuesta particularmente en aquellos aspectos o factores que presenten mayores áreas de oportunidad.
• informar sus avances al Director de Administración, de acuerdo a los criterios siguientes:
I. Análisis de resultados estadísticos II. Análisis de resultado de comentarios y sugerencias III. Comparación de resultados IV. Definición de objetivos estratégicos V. Definición de acciones de mejora VI. Calendarización de acciones
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V.3 Procedimiento 1.-Ficha del Subproceso1
SUB PROCESO: Descripción, perfil y valuación de puestos
Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos 1. Estructura aprobada 2. Plantilla de personal 3. Manual de organización
1. Perfil de puesto descrito, valuado y determinado 2. Cédulas de descripción y perfil de puestos
firmadas y autorizadas. 3. Dictamen de validación de valuación de puesto.
Proveedores Clientes 1. Subdirección de Planeación. 2. Secretaría de la Función Pública. 3. Subgerencia de Organización e
Información.
1. Áreas de Banobras. 2. Subgerencia de Personal. 3. Subgerencia de Organización e Información. 4. Subgerencia de Capacitación y Desarrollo.
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2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Subgerencia de Organización e Información Subdirección de Planeación
Organigrama actualizado de Banobras Manual de Organización vigente
1.0 Elaboración de borradores de cédulas de descripción y perfil de puestos 1.1 Experto Técnico (ET) elabora en archivo electrónico los borradores de las cédulas de descripción y perfil de puestos, de acuerdo al contenido del Manual de Organización y al organigrama del Banco. 1.2 ET envía por correo electrónico los borradores de las cédulas de descripción y perfil de puestos a cada área del Banco, para su revisión y, en su caso, adecuación.
Borradores de cédulas de descripción y perfil de puesto (archivo electrónico).
Áreas de Banobras.
Áreas de Banobras
Borradores de cédulas de descripción y perfil de puesto revisadas / adecuadas (archivo electrónico).
2.0 Elaboración de versiones finales de cédulas de descripción y perfil de puestos 2.1 ET revisa los borradores recibidos de las Áreas de Banobras, y elabora la versión final de las cédulas de descripción y perfil de puestos. 2.2 ET imprime y firma las cédulas de descripción y perfil de puestos. 2.3 Subgerente de Capacitación y Desarrollo rubrica las cédulas de descripción y perfil de puestos. 2.4 ET envía las cédulas impresas de descripción y perfil de puestos, a cada área del Banco para recabar las firmas de los ocupantes de cada puesto y de sus jefes inmediatos.
Versión final impresa de cédulas de descripción y perfil de puesto.
Áreas de Banobras.
Áreas de Banobras
Cédulas de descripción y perfil de puesto firmadas.
3.0 Firma de cédulas de descripción y perfil de puestos 3.1 ET presenta las cédulas de
Cédulas de descripción y perfil de puestos firmadas y
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO descripción y perfil de puestos para autorización y firma del Subdirector de Recursos Humanos. 3.2 ET archiva cédulas de descripción y perfil de puestos.
autorizadas Desarrollo.
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo.
Cédulas de descripción y perfil de puestos firmadas y autorizadas.
4.0 Análisis de descripción y perfil de puesto para generar vector de valuación 4.1 ET analiza contenido de la cédula de descripción y perfil del puesto a valuar, en cuanto a los factores de habilidad, especialización, nivel de solución de problemas y responsabilidad requeridos para el puesto. 4.2 ET genera vector de valuación de puesto, con base en el análisis previo, de acuerdo a la metodología de HayGroup para Secretarías de Estado. 4.3 Subgerente de Capacitación y Desarrollo revisa vector de valuación de puesto.
Vector de valuación de puesto revisado.
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo. Secretaría de la Función Pública
Vector de valuación de puesto revisado. Sistema de Validación de Valuación de Puestos y Nivel Tabular (SIVAL).
5.0 Captura y validación de vector de valuación de puesto en sistema SIVAL 5.1 ET ingresa al Sistema de Validación de Valuación de Puestos y Nivel Tabular (SIVAL) de la Secretaría de la Función Pública, en línea, y captura el vector de valuación de puesto. 5.2 SIVAL genera dictamen de validación de la valuación del puesto. 5.3 Subgerente de Capacitación y Desarrollo firma dictamen de validación de la valuación de puesto.
Dictamen de validación de valuación de puesto
Subgerencia de Organización e Información
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2.1.- Tabla de Actividades para la descripción, perfil y valuación de puestos
Responsable N° Actividad Documento de Trabajo Entregable Tiempo
1.0 Elaboración de borradores de cédulas de descripción y perfil de puestos Experto Técnico 1.1 Elabora en archivo electrónico los
borradores de las cédulas de descripción y perfil de puestos, de acuerdo al contenido del Manual de Organización y al organigrama del Banco.
Borradores de cédulas de descripción y perfil de puesto (archivo electrónico)
Áreas de Banobras
1.2 Reciben por correo electrónico los borradores de las cédulas de descripción y perfil de puestos para su revisión y, en su caso, la adecuación.
2.0 Elaboración de versiones finales de cédulas de descripción y perfil de puestos Experto Técnico 2.1 Revisa los borradores recibidos de
las Áreas de Banobras, y elabora la versión final de las cédulas de descripción y perfil de puestos.
2.2 Imprime y firma las cédulas de descripción y perfil de puestos.
Versión final impresa de cédulas de descripción y perfil de puesto
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
2.3 Rubrica las cédulas de descripción y perfil de puestos.
Áreas de Banobras
2.4 Reciben las cédulas impresas de descripción y perfil de puestos para firmas de los ocupantes de cada puesto y de sus jefes inmediatos.
3.0 Firma de cédulas de descripción y perfil de puestosExperto Técnico 3.1 Presenta las cédulas de descripción
y perfil de puestos para autorización y firma del Subdirector de Recursos Humanos.
Áreas de Banobras/ Subdirector de Recursos Humanos
3.4 Reciben, revisan y firman de autorizadas las cédulas de descripción y perfil de puestos.
Cédulas de descripción y perfil de puestos firmadas y autorizadas
Experto Técnico 3.5 Recibe y archiva las cédulas de descripción y perfil de puestos.
4.0 Análisis de descripción y perfil de puesto para generar vector de valuación Experto Técnico Analiza contenido de la cédula de
descripción y perfil del puesto a
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3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos
Estándar
E1 Elaboración de borradores de cédulas de descripción y perfil de puestos
Experto Técnico Norma para la descripción, perfil y valuación de puestos. Manual de Organización de Banobras. Organigrama de Banobras.
Política - - Áreas de Banobras
E2 Elaboración de versiones finales de cédulas de descripción y perfil de puestos
Experto Técnico Norma para la descripción, perfil y valuación de puestos. Manual de Organización de Banobras. Organigrama de Banobras.
Política - Por evento Áreas de Banobras Subgerente de Capacitación y Desarrollo
valuar Genera vector de valuación de
puesto Vector de valuación de puesto revisado
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
Revisa vector de valuación de puesto
5.0 Captura y validación de vector de valuación de puesto en sistema SIVAL Experto Técnico Ingresa al Sistema de Validación de
Valuación de Puestos y Nivel Tabular (SIVAL) de la Secretaría de la Función Pública, en línea, y captura el vector de valuación de puesto.
Secretaría de la Función Pública
SIVAL genera dictamen de validación de la valuación del puesto.
Dictamen de validación de valuación de puesto
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
Firma dictamen de validación de la valuación de puesto.
Fin del Procedimiento
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos
Estándar
E3 Firma de cédulas de descripción y perfil de puestos
Experto Técnico Norma para la descripción, perfil y valuación de puestos.
Política Cédulas de descripción y perfil de puestos firmadas y autorizadas
Por evento Áreas de Banobras Subdirector de Recursos Humanos
E4 Análisis de descripción y perfil de puesto para generar vector de valuación
Experto Técnico Norma para la descripción, perfil y valuación de puestos.
Política - Por evento Subgerente de Capacitación y Desarrollo
E5 Captura y validación de vector de valuación de puesto en sistema SIVAL
Experto Técnico Norma para la descripción, perfil y valuación de puestos.
Política Dictamen de validación de valuación de puesto
- Subgerente de Capacitación y Desarrollo Secretaría de la Función Pública
4.- Indicador
Proceso
Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Descripción y perfiles de puesto
Contar con descripciones y perfiles de puesto consistentes acordes con la misión y objetivos institucionales
Número de descripciones y perfiles de puesto consistentes / Número de descripciones y perfiles de puesto realizadas x 100
Anual Anual 100% de puestos de
mando descritos.
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1.- Ficha del Subproceso 2
SUBPROCESO: Capacitación y Desarrollo Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos
1. Cuestionario electrónico aplicación en línea 1. Personal actualizado y desarrollado
Proveedores Clientes
1. Instituciones Académicas 2. Empresas de Capacitación 3. Instituciones Gubernamentales
1. Personal de Banobras
DNC
Encuesta de clima organizacionalEvaluación del desempeñoCompetencias genéricas Cuestionario electrónico aplicación en línea
Subdirector de Recursos Humanos
1.0 Detección de Necesidades de Capacitación
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
2.0 Plan bianual de Capacitación
Medición del avance del
desarrollo de Competencias
Resultado en la intranet de RH
Subgerente de Capacitación y Desarrollo/
Experto Técnico
3.0 Ejecución del Plan Bianual de Capacitación
Fin
Inicio
Subgerente de Capacitación y Desarrollo/
Experto Técnico
4.0 Medición del Impacto de la Capacitación
Solicitud de Beca Nacional o Internacional
Subdirector de Recursos Humanos
Autorización del subsidio para la Beca autorizada
5.0 Becas
Inicio
Fin
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2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Titulares de las Unidades Administrativas de la dependencia o entidad
Resultados de Evaluación de Desempeño del Personal
1. Detección y Diagnósticos de Necesidades de Capacitación
Diagnóstico de Necesidades de Capacitación
Titular de la Unidad Administrativa de la dependencia o entidad
Unidad Administrativa de la dependencia o entidad
Diagnóstico de Necesidades de Capacitación
2. Elaboración y Validación del Programa de Capacitación
Programa Individual de Capacitación Autorizado
Titular de la Unidad Administrativa de la dependencia o entidad
Unidad Administrativa de la dependencia o entidad
Programa Individual de Capacitación autorizado 3. Ejecución del Programa
de Capacitación
Solicitud de Inscripción a cursos
Personal de la dependencia o entidad
Personal de la dependencia o entidad
Solicitud de Inscripción a cursos autorizada
Impartición de Cursos
Personal de la dependencia o entidad
Unidad Administrativa de la dependencia o entidad
Resultados de Evaluación de Desempeño y acciones de desarrollo
4. Medición del Impacto de la Capacitación
Medición del avance del desarrollo de Competencias
Titular de la Unidad Administrativa de la dependencia o entidad Recursos Humanos
Unidad Administrativa de la dependencia o entidad
Solicitud de Beca 5. Beca Autorización de la solicitud de Beca
Personal de la dependencia o entidad
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS 1.- Detección de Necesidades de Capacitación
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
• Encuesta de clima organizacional
• Evaluación del desempeño
• Competencias genéricas
1.0 ET comunica a los responsables de las áreas el período en que realizará el cuestionario electrónico en línea.
Correo electrónico
Responsables de las áreas
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
Cuestionario diseñado Para el levantamiento de la DNC
2.0 ET envía • Liga del cuestionario en línea • cuestionario en línea • Instructivo.
Portal Institucional
Personal de Banobras tanto a nivel operativo cómo directivo
Personal de Banobras tanto a nivel operativo cómo directivo
Cuestionario electrónico en línea
3.0 Personal en general realiza el llenado del cuestionario electrónico en línea, de acuerdo a los factores de competencias requeridos para desempeñar el puesto.
Cuestionario electrónico en línea contestado
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo Cuestionario
electrónico en línea contestado
4.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo coordina el análisis de la información recopilada en los cuestionarios donde se depura la capacitación en función de las necesidades del puesto y del área.
Capacitación en función del puesto y del área
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Necesidades de capacitación reglamentarias del área
5.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo coordina la planeación de los cursos reglamentarios para las áreas
Capacitación reglamentaria en función del área
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Concentrado por área
6.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo coordina con las áreas el concentrado por área para la validación de la capacitación programada.
Validación de la capacitación programada
Responsable del área
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Catálogo de competencias Banobras
7.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo valida que en la DNC generada se hayan identificado las competencias en las que es necesario actualizarse o capacitarse para el mejor desempeño del puesto, de acuerdo al catálogo de competencias Banobras.
Formato electrónico
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Formato electrónico
8.0 Experto Técnico analiza cada uno de los factores e identifica el grupo de personal por nivel de puesto que no alcanzaron el estándar mínimo de desempeño
Listado
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información
9.0 Experto Técnico integra la información evaluada
Información integrada por área
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información integrada por área
10.0 Experto Técnico elabora la Detección de Necesidades de Capacitación, de cada persona, en el que se detalla las áreas de competencia genérica de las personas que necesita desarrollar.
Formato DNC Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Formato DNC 11.0 Envía la Detección de Necesidades de Capacitación al Jefe Inmediato, para contar con su validación y acuerdo.
Formato DNC por correo electrónico o junta
Jefe Inmediato
Jefe Inmediato Formato DNC por correo electrónico o junta
12.0 Jefe Inmediato recibe y analiza las Detecciones de Necesidades de Capacitación de cada persona subordinada identificando las competencias y requerimientos de cada puesto, para determinar la viabilidad y autoriza la Detección de Necesidades de Capacitación del personal a su cargo y envía a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo para su implementación
Formato DNC por persona
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Jefe Inmediato Formato DNC por persona
12.1 Jefe Inmediato solicita a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo realice las modificaciones y justificando los cambios de acuerdo a las competencias requeridas, en el puesto.
Correo electrónico
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Formato DNC por persona
13.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo recibe las Detecciones de Necesidades de Capacitación validadas
Correo electrónico o físicos
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Correo electrónico o físicos
14.0 Experto Técnico registra la Detección de Necesidades de Capacitación de cada Dirección.
Control Electrónico
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Control Electrónico
15.0 Realiza la integración de la Detección de Necesidades de Capacitación, para clasificar por áreas.
Control Electrónico
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Fin de esta etapa
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS 2.- Plan Bianual de Capacitación
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Integración de la Detección de Necesidades de Capacitación por áreas
1.0 Experto Técnico determina con base a la Detección de Necesidades de Capacitación individual de cada área un catálogo de cursos.
Catálogo de Cursos
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Catálogo de Cursos
2.0 Experto Técnico elabora propuesta del Plan de Capacitación para Banobras de forma bianual.
Plan Bianual de Capacitación
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Plan Bianual de Capacitación
3.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo valida que el Plan de Capacitación Bianual responda a las necesidades identificadas en la Detección de Necesidades de Capacitación con el Subdirector de Recursos Humanos y con el Gerente de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos.
Plan Bianual de Capacitación validado
Gerencia de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Plan Bianual de Capacitación validado
4.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo notifica los cursos que ya quedaron dados de alta en el plan de capacitación bianual de forma oficial.
Correo electrónico
Responsables de las áreas
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Plan Bianual de Capacitación validado
5.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo envía el Plan Bianual de Capacitación a la CNBV, vía oficio para su aprobación dentro de los primeros 60 días de los años impares.
Paquete Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Autorización de CNBV
6.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo recibe del Director de Administración la autorización de CNBV para iniciar la ejecución de la capacitación.
Plan bianual de capacitación
autorizado por CNBV
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS 3.-Ejecución del Plan Bianual de Capacitación Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Plan bianual de capacitación autorizado
1.0 Experto Técnico diseña una invitación a cursos internos abiertos
Correo electrónico
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Plan bianual de capacitación autorizado
2.0 Experto Técnico programa los cursos Formato
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Convocatoria en línea a curso abierto a todo el personal curso transversal Solicitud a curso Capacitación no programada
3.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo revisa y manda la convocatoria por curso
Convocatoria en línea a curso abierto a todo el personal curso transversal revisada
Personal de Banobras
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo Curso autorizado
4.0 ExpertoTécnico selecciona a los proveedores de capacitación para cada curso, de acuerdo a la normativa establecida para la contratación de servicios, arrendamientos de bienes y servicios del sector público.
Proveedores Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información de proveedores
5.0 Experto Técnico realiza los trámites de selección del proveedor del servicio de capacitación.
Proveedor seleccionado
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información del proveedor
6.0 Experto Técnico acuerda con la empresa seleccionada, las condiciones para la contratación del servicio con Banobras.
Reunión Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información del proveedor
7.0 Experto Técnico define y coordina con la empresa las fechas y horarios para la realización del evento.
Reunión Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Documentos del proveedor
8.0 Experto Técnico coordina con la Gerencia de Adquisiciones la orden de servicio o el contrato por medio de un oficio de petición.
Contrato Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Contrato 9.0 Experto Técnico revisa el instrumento jurídico para la prestación de servicios.
Contrato revisado
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Gerencia de Adquisiciones Contrato revisado
10.0 Experto Técnico realiza las gestiones para la formalización del documento.
Contrato formalizado
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Programación del curso
11.0 Experto Técnico coordina lo necesario para que se imparta el curso: aula, servicio de cafetería, logística con servicios generales.
Correos electrónicos
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Programación del curso
11.1 Experto Técnico obtiene del instructor un ejemplar del material del curso para su revisión.
Reunión Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Programación del curso
11.2 Experto Técnico solicita confirmación de la asistencia al curso al participante
Correo electrónico ó
personalmente
Personal convocado
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo Programación del
curso
11.3 Experto Técnico registra la confirmación de los participantes al curso y procede a la cancelación del lugar de los que no confirmaron y se les informa.
Lista de asistencia de las personas que confirmaron su participación al curso
Personal confirmado
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Programación del curso
11.4 Experto Técnico confirma con el instructor la fecha de impartición del curso.
Correo electrónico o llamada telefónica
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Programación del curso
11.5 Experto Técnico reprograma el curso para otra fecha en caso de no contar con el personal suficiente.
Formato electrónico
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo Programación del
curso
11.6 Experto Técnico entrega al instructor antes de iniciar el curso la lista de asistencia, el material de los participantes y los formatos de evaluación final del evento que considera contenidos temáticos, instructor y logística.
Lista de asistencia Material formatos
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo /Instructor
Curso programado
12.0 Experto Técnico / Instructor distribuye al inicio del curso el material a los participantes y se asegura de que firmen la lista de asistencia.
Material del Curso
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo /Instructor Curso
13.0 Experto Técnico aplica al final del curso la evaluación de reacción del evento. Nota.- En caso de que el curso sea técnico, aplica también la evaluación de conocimientos.
Evaluación de reacción
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Persona física o moral
Documentos para el pago
14.0 Experto Técnico entrega una vez concluido el evento factura o recibo de honorarios.
Factura o recibo de honorarios
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
expediente 15.0 Experto Técnico actualiza base de datos y expedientes físico con la evaluación del curso y firma de recibido de la constancia del curso y elabora el formato del personal capacitado.
Base de datos Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y
Base de datos 16.0 Experto Técnico registra el costo en el control maestro de ejercicio
Archivo electrónico
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS Desarrollo presupuestal e informa el avance
presupuestal. Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Documentos
17.0 Experto Técnico solicita la autorización del Subgerente de Capacitación y Desarrollo para el pago de proveedores vía oficio con la factura acompañada de los datos bancarios de la empresa capacitadora o del capacitador así como la relación que avala al personal capacitado.
Correo Electrónico
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Documentos 18.0 Experto Técnico tramita el pago, anexando a la orden de pago la factura o recibo de honorarios a la Gerencia de Control de Pagos.
Envío físico de documentos
Gerencia de Control de Pagos
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Expediente 19.0 Experto Técnico integra y archiva el expediente del curso: asignación presupuestal, objetivo y temario del evento, instrumento jurídico, lista de asistencia, evaluaciones finales del evento, concentrado de evaluaciones finales del evento, en su caso también evaluaciones de conocimientos.
Carpetas de Cursos
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Expediente
20.0 Experto Técnico registra el porcentaje de asistencia, calificación y acreditación de los participantes y cierra el curso en sistema.
Control de capacitación
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Fin de esta etapa
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ROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS 4.-Medición del Impacto de la Capacitación Áreas de Banobras
Necesidad 1.0 Responsable del área solicita a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo las evaluaciones de desempeño del personal.
Correo electrónico
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Correo electrónico
2.0 Subgerente de Capacitación y Desarrollo recibe la información y obtiene los planes de capacitación por persona y verifica los cursos tomados.
Evaluación del Desempeño del Personal
Áreas de Banobras
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Evaluación del Desempeño del Personal
3.0 Experto Técnico realiza un análisis comparativo sobre la competencia actual con relación a la detección de necesidades y cursos tomados.
Análisis de la competencia
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Análisis de la competencia
4.0 Experto Técnico evalúa cada una de las competencias y obtiene el impacto de la capacitación con relación al plan de capacitación personal.
Impacto de la capacitación
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información
4.1 Experto Técnico identifica los factores que impidieron alcanzar el impacto esperado. Pueden ser entre otros: Inscribirse al curso y no cubrir el 80%, asisitir a cursos por cubrir el lugar, etc.
Factores identificados
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Área de Banobras Factores identificados
5.0 Identifica por resultados el impacto en la operación.
Medición del impacto de la capacitación en la operación
Área de Banobras
Área de Banobras Factores identificados Medición del impacto de la capacitación en la operación
6.0 Responsable del área acuerda las acciones a realizar para cada una de las personas capacitadas y evaluadas con el Subgerente de Capacitación y Desarrollo.
Acciones a realizar
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Fin de esta etapa
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS 5.- Becas Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Necesidad 1.0 Experto Técnico elabora según los criterios establecidos, un perfil de candidatos a beca para la internacional, y para la nacional es en función del puesto y objetivos de la Institución.
Archivo electrónico
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información de las becas disponibles
2.0 Experto Técnico difunde los criterios para el otorgamiento de becas en el portal.
Correo electrónico
Personal de Banbras
Personal de Banobras
Solicitud de beca nacional o internacional electrónica
3.0 Solicitante requisita la solicitud del portal para beca con información del curso, diplomado o maestría a cursar.
Solicitud electrónica requisitada
Personal de Banobras
Personal de Banobras
Solicitud electrónica requisitada
4.0 Solicitante envía la solicitud a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo para solicitar la autorización.
Solicitud requisitada
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Solicitud requisitada
5.0 Experto Técnico recibe la información, analiza que cumpla con las políticas establecidas para el otorgamiento de becas e integra la información del solicitante para presentársela al Subgerente de Capacitación y Desarrollo para su revisión y el Subgerente la presenta al Gerente para su validación.
Información del solicitante validada
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información del solicitante no autorizada
5.1 Experto Técnico devuelve al solicitante informando el motivo de la no procedencia de su solicitud de beca.
Aviso
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información del solicitante validada
6.0 Experto Técnico elabora el oficio y la carta compromiso para informar al becado y comprometerlo a acreditar la Beca.
Oficio Becado
Becado Oficio
6.1 Experto Técnico obtiene firma del compromiso de acreditación de beca e integra expediente
Calendario electrónico
Becado
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Expediente 6.2 Experto Técnico realiza las gestiones para la obtención del pago de beca vía nómina
Gestión del Pago vía nómina
Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Expediente
6.3 Experto Técnico da seguimiento a las calificaciones y pagos durante la vigencia de la beca (quincenal o mensual).
Seguimiento Becado
Becado Expediente
6.4 Experto Técnico termina recibiendo la última acreditación y recibe la constancia de acreditación de estudios y cierra el expediente
Expediente Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS El becado no cumple con los compromisos Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Expediente 7.0 Experto Técnico informa al becado la suspensión de la beca y las condiciones a las cuales está sujeto informando que está establecido en la carta compromiso que firmó.
Vía electrónica o por escrito
Ex becado
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Expediente 7.1 Experto Técnico aplica la penalización pactada.
Expediente
Ex becado
Becas internacionales Solicitante Solicitud 8.0 Solicitante se entera directamente
por el comité de que su beca internacional fue aceptada.
Reunión Solicitante de beca internacional
Becario Expediente
8.1 Solicitante firma un pagaré en pesos convertido a UDIS multiplicado por una tasa anual del 5%, presenta fianza o garantía hipotecaria, su garante debe de tener menos de 70 años y el bien o fianza debe ser por 150 % del crédito y se compromete a trabajar en Banobras por el doble del tiempo que duren los estudios en caso contrario tendrá que liquidar el 100% del crédito más intereses de la parte no devengada en un sola exhibición.
Pagaré firmado Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Expediente 9.0 Experto Técnico realiza las gestiones para la obtención del pago de la licencia sin goce de sueldo por transferencia electrónico.
Gestión del pago Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Expediente Gestión del pago
9.1 Experto Técnico da seguimiento a las calificaciones y pagos durante la vigencia de la beca por periodo de estudio.
Seguimiento Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Becario Documentos 9.2 Experto Técnico termina recibiendo la última acreditación y recibe la constancia de acreditación de los estudios y cierra el expediente.
Expediente
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
El becado no cumple con los compromisos Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Expediente Informa al becado la suspensión de la beca y las condiciones a las cuales está sujeto y establecido en la carta compromiso.
Vía electrónica o por escrito
Ex becado
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Expediente Aplica la penalización pactada. Expediente Ex becado
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3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
E1 Detección de Necesidades de Capacitación
Director de Administración
Ley Federal del Trabajo, capítulo 3 bis Ley Reglamentaria capítulo 15 fracción 13 bis del apartado b, artículo 123 de la Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos Criterios generales en materia de capacitación establecidos por la comisión nacional bancaria y de valores en su oficio número 212-2/531426/2006 del 16 de febrero del 2006. CGT capítulo 12, artículo s169,170, 171 Reglamento de la comisión nacional mixta de capacitación y adiestramiento de Banobras 1999.
Políticas DNC autorizada
30 a 60 días
Subdirector de Recursos Humanos Gerente de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos Subgerente de Capacitación y Desarrollo Experto Técnico
E2 Plan Bianual de Capacitación
Subdirector de Recursos Humanos
Políticas Plan bianual de capacitación autorizado
70 días
Gerente de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos Subgerente de Capacitación y Desarrollo Experto Técnico
E3 Ejecución del Plan de Capacitación bianual
Gerente de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos
Políticas Curso ejecutado
Seguimiento semestral de Banobras entregado a CNBV
Subgerente de Capacitación y Desarrollo Experto Técnico
Medición del Impacto de la Capacitación
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
Políticas Medición del avance del desarrollo de
Anual
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
Experto Técnico
Competencias Resultado en la intranet de RH
Áreas del personal capacitado
E5
Becas
Subdirector de Recursos Humanos
Políticas Autorización del subsidio para la Beca autorizada
Semestral entregado a SHCP, CONACYT y a Presidencia de la República para ciencia y tecnología informe anual del presidente.
Gerente de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos Subgerente de Capacitación y Desarrollo Experto Técnico
4.- Indicador
Proceso
Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Capacitación Contar con información sobre cursos
Número de Eventos/Disciplina
Semestral Semestral Cumplir con el Programa Bianual de Capacitación
Becas Contar con información sobre becas
Subsidio/Modalidades Semestral Semestral 100 % del presupuesto
ejercido
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1.- Ficha del Subproceso 3
SUBPROCESO: Evaluación del Desempeño
Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos
3. Plantilla de personal 4. Catálogo de competencias genéricas Banobras 5. Diccionario de competencias genéricas Banobras 6. Cuestionario de Evaluación del desempeño
1. Cédulas de evaluación de desempeño requisitadas.
Proveedores Clientes 1. Subgerencia de Personal. 2. Proveedor de Sistema de Administración de Recursos
Humanos. 3. Áreas de Banobras.
1. Áreas de Banobras. 2. Subgerencia de Capacitación y Desarrollo.
Plantilla, módulo y catálogo
Subdirector de Recursos Humanos
1.0 Preparación de módulo de evaluación de desempeño en Sistema de Administración de RH
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
2.0 Diseño y lanzamiento de campaña de comunicación de Evaluación del Desempeño.
Reportes
Subgerente de Capacitación y Desarrollo/
Experto Técnico
3.0 Aplicación de la Evaluación del Desempeño a todas las áreas de Banobras.
Fin
Inicio
Subgerente de Capacitación y Desarrollo/
Experto Técnico4.0 Generación de reportes de participación en la Evaluación de Desempeño.
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Subgerencia de Personal Proveedor de Sistema de Administración de Recursos Humanos Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Plantilla de personal vigente Módulo de Evaluación del Desempeño en Sistema de Administración de Recursos Humanos Catálogo y diccionario de competencias genéricas Banobras. Cuestionario de Evaluación del Desempeño.
1.0 Preparación de módulo de evaluación de desempeño en Sistema de Administración de RH 1.1 Experto Técnico (ET) revisa o en su caso, actualiza cuestionario de evaluación del desempeño. 1.2 ET envía a Proveedor de Sistema de Administración de RH los archivos: • Catálogo y diccionario de
competencias genéricas Banobras.
• Cuestionario de Evaluación del Desempeño.
1.3 (En su caso) ET de Subgerencia de Organización e Información realiza carga / actualización de la plantilla de personal vigente, en el Sistema de Administración de RH. 1.4 Proveedor de Sistema de Administración de RH, realiza la carga de la información proporcionada por ET, en el módulo de evaluación del desempeño de dicho Sistema, para generar las cédulas electrónicas correspondientes.
Módulo de evaluación del desempeño en Sistema de Administración de RH, preparado para la medición, y cédulas electrónicas generadas.
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo.
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Información para diseño y lanzamiento de campaña de comunicación de Evaluación del Desempeño.
2.0 Diseño y lanzamiento de campaña de comunicación de Evaluación del Desempeño. 2.1 Subgerente de Capacitación y Desarrollo define fechas del periodo de aplicación de Evaluación del Desempeño. 2.2 ET y Subgerente de Capacitación y Desarrollo diseñan la campaña de comunicación para promover el periodo de Evaluación del Desempeño. 2.3 Subgerente de Capacitación
Campaña de comunicación de Evaluación del Desempeño.
Áreas de Banobras.
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO y Desarrollo envía correos electrónicos como parte de la campaña de comunicación.
Proveedor de Sistema de Administración de Recursos Humanos
Módulo de evaluación del desempeño en Sistema de Administración de RH, preparado para la medición (cédulas electrónicas).
3.0 Aplicación de la Evaluación del Desempeño a todas las áreas de Banobras. 3.1 El personal de las áreas de Banobras ingresa a las cédulas electrónicas de Evaluación del Desempeño y las requisita. 3.2 ET provee soporte a los usuarios de la Evaluación del Desempeño, en cuanto al uso del Sistema y los ajustes que resulten necesarios.
Cédulas de Evaluación del Desempeño requisitadas.
Áreas de Banobras. Subgerencia de Capacitación y Desarrollo.
Proveedor de Sistema de Administración de Recursos Humanos
Módulo de evaluación del desempeño en Sistema de Administración de RH, sección “Reportes”.
4.0 Generación de reportes de participación en la Evaluación de Desempeño. 4.1 ET analiza la información referente a la participación de las áreas de Banobras en la Evaluación de Desempeño, contenida en el Sistema de Administración de RH, y genera reportes.
Reportes de participación de las áreas del Banco en la Evaluación del Desempeño.
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo Áreas de Banobras.
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estandar
E1 Preparación de módulo de evaluación de desempeño en Sistema de Administración de RH.
Experto Técnico
NORMA para el sistema de evaluación del desempeño de los servidores públicos de nivel operativo
Política - -
Proveedor de Sistema de Administración de RH
E2 Diseño y lanzamiento de campaña de comunicación de Evaluación de Desempeño.
Experto Técnico
NORMA para el sistema de evaluación del desempeño de los servidores públicos de nivel operativo
Política - Anual
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
E3 Aplicación de la Evaluación de Desempeño a todas las áreas de Banobras.
Áreas de Banobras
NORMA para el sistema de evaluación del desempeño de los servidores públicos de nivel operativo
Política Cédulas de Evaluación de Desempeño requisitadas
Anual
Experto Técnico
E4 Generación de reportes de participación en la Evaluación de Desempeño.
Experto Técnico
NORMA para el sistema de evaluación del desempeño de los servidores públicos de nivel operativo
Política - -
Subgerente de Capacitación y Desarrollo
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4.- Indicador
Proceso
Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Porcentaje de servidores públicos evaluados y que recibieron retroalimentación de su desempeño
Determina el grado de cumplimiento de Banobras en materia de evaluación del desempeño anual
Número de servidores públicos evaluados y retroalimentados / Número total de servidores públicos evaluados de la Dependencia o Entidad
Anual Anual 95% de los servidores públicos retroalimentados
Porcentaje de servidores públicos que requieren mejorar su desempeño para mantenerse en Banobras.
Determina el grado en que los servidores públicos que necesitan mejorar su desempeño para mantenerse en Banobras
Número de servidores públicos con evaluación del desempeño calificada como deficiente / Número total de servidores Públicos evaluados en Banobras
Anual Anual Máximo 5% de los servidores
públicos
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1.- Ficha del Subproceso 4
SUBPROCESO: Clima y cultura organizacional Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos
ESTE PROCESO SE REALIZA CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL: MANUAL ADMINISTRATIVO DE APLICACIÓN GENERAL EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS Y ORGANIZACIÓN EMITIDO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN EL 12 DE JULIO DEL 2010.
Proveedores Clientes
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1.- Ficha 5
SUBPROCESO: Comunicación Interna
Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos
Proveedores Clientes
Direcciones del Banco Todo el personal de Banobras
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2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO
Direcciones del Banco
Solicitud de difusión de información
1.0 Recepción de solicitudes para difusión de información institucional.
Solicitud aceptada Áreas usuarias
Direcciones del Banco
Diagnóstico de servicio de
comunicación
2.0 Elaboración de la estrategia de comunicación. Estrategia
autorizada.
Subdirección de Recursos Humanos
Direcciones del Banco
Estrategia autorizada
3.0 Difusión de información vía correo electrónico institucional.
Instrumentación de la Estrategia
vía correo electrónico.
Todo el personal del Banco
Direcciones del Banco
Estrategia autorizada
4.0 Difusión de información vía INTRANET 4.1 Elaboración de nuevos hipervínculos
Instrumentación de la Estrategia vía publicación
en Intranet.
Todo el personal del Banco
5.0 Difusión
Subgerencia de Capacitación
Estrategia autorizada
5.1Difusión de información a través de Medios Impresos
Instrumentación de la Estrategia
vía medios impresos.
Todo el personal del Banco
Subgerencia de Capacitación
Estrategia autorizada
5.2 Difusión de información a través de Medios Visuales
Instrumentación de la Estrategia
vía medios visuales.
Todo el personal del Banco
Subgerencia de Capacitación Estrategia
autorizada
5.3 Difusión de información a través de Medios Presenciales
Instrumentación de la Estrategia
vía medios presenciales.
Todo el personal del Banco
Subgerencia de Capacitación Estrategia
autorizada
6.0 Campañas de Comunicación Interna
Instrumentación de la Estrategia vía campañas.
Todo el personal del Banco
Subgerencia de Capacitación
Requerimientos anuales de
comunicación interna de las
áreas usuarias.
7.0 Elaboración de la estrategia anual de comunicación interna Programa Anual
de Comunicación interna
Autorizado
Direcciones del Banco
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1. Recepción, elaboración y difusión de la estrategia de comunicación institucional
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO
Direcciones del Banco
Sugerencia de capacitación y desarrollo
Envía solicitud de servicio de difusión de información.
Solicitud de Difusión de información
Subdirección de Recursos Humanos
Direcciones del Banco
Sugerencia de capacitación y desarrollo
Integra diagnóstico del servicio solicitado, anexa solicitud y presenta al titular para su viabilidad.
Solicitud de difusión
Subdirección de Recursos Humanos
Direcciones del Banco
Sugerencia de capacitación y desarrollo
Recibe solicitud autorizada y establece objetivos de acuerdo a los requerimientos del área solicitante
Programa de Comunicación
Subdirección de Recursos Humanos
Experto Técnico Información
Determina la estrategia de difusión de la información solicitados:
1. Difusión vía correo Electrónico Institucional
2. Difusión vía Intranet 3. Difusión vía medios
impresos 4. Difusión de Medios
visuales 5. Difusión de información
a través de medios presenciales.
6. Campañas de comunicación interna
Propuesta de campaña
Subgerencia de Capacitación y Desarrollo
Experto Técnico Propuesta de campaña
Revisa la estrategia y determina si las acciones y productos desarrollados contribuyen al éxito de los objetivos de la Institución y evalúa los impactos internos y externos que pudieran representar la instrumentación de la estrategia.
Campaña autorizada
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3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Productos Estándar
E1 1.0 Recepción de solicitudes para difusión de información institucional.
Direcciones del Banco
Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito.
Políticas
Respuesta de aceptación de
solicitud de servicio
Por Evento
Subdirección de Recursos Humanos
E2 2.0 Elaboración de la estrategia de comunicación.
Direcciones del Banco
Estrategia autorizada de acuerdo al tipo
de solicitud
Subdirección de Recursos Humanos Subgerente de Capacitación y Desarrollo
E3 3.0 Difusión de información vía correo electrónico institucional.
Direcciones del Banco
Difusión/ Publicación
Subdirección de Recursos Humanos Subgerente de Capacitación y Desarrollo Experto Técnico
4.- Indicador
Proceso
Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Diseño y ejecución de campañas
Determina los avances en materia de
comunicación interna
Número de campañas
ejecutadas / medios de
difusión
Semestral Semestral Por evento
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Sección VI
Gestión de la Administración del Personal y de las Prestaciones
VI.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción de cada etapa del proceso y sus participantes Etapa Descripción
1 Elaboración y Pago de Nómina
Cumplir con la elaboración y pago de nómina a nivel nacional de empleados activos, jubilados y pensionados.
Director de Administración, Subdirector de Recursos Humanos, Gerente de Administración de Personal y Subgerente de Nóminas y Compensaciones.
2
Cumplimiento de obligaciones fiscales
Cumplir con las obligaciones fiscales de Banobras, correspondientes a sueldos y salarios de conformidad con lo establecido en las legislaciones fiscales vigentes. Aplica al cumplimiento de obligaciones fiscales locales y federales de Banobras.
Director de Administración, Subdirector de Recursos Humanos, Gerente de Administración de Personal y Subgerente de Nóminas y Compensaciones.
3
Padrón de empleados y derechohabientes para el pago de cuotas y aportaciones
Llevar a cabo el alta, cálculo, pago de cuotas obrero patronales al IMSS y aportaciones al sistema de ahorro para el retiro SAR e INFONAVIT hasta la acumulación de cifras por trabajador de la Institución. Recepción de la documentación oficial para trámite del trabajador en: Alta, cálculo, pago de cuotas obrero patronales al IMSS, aportaciones al SAR e INFONAVIT, hasta la acumulación de cifras analíticas por trabajador. Director de Administración, Subdirector de Recursos Humanos, Gerente de Administración de Personal y Subgerente de Administración de Salarios y Compensaciones.
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Continuación
Etapa Descripción
4
Prestaciones económicas
Administrar el Subsidio para: • Artículos de Primera Necesidad • Otorgamiento y Recuperación de Préstamos a Empleados Activos,
Jubilados y Pensionados de la Institución a Nivel Nacional. Funge como Área de Negocios de la Cartera de Ex empleados.
Director de Administración, Subdirector de Recursos Humanos, Gerente de Personal y Subgerencia de Prestaciones.
Otras prestaciones (Deportivas, Culturales y Sociales)
Llevar a cabo el trámite y otorgamiento de las prestaciones deportivas, culturales y sociales que se realicen durante el ejercicio.
Director de Administración, Subdirector de Recursos Humanos, Gerente de Servicio Médico y Subgerente de Control de Gastos Médicos y Seguros
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VI.2.Políticas Específicas VI.2.1. De la Nómina
• Del Cumplimiento de la Elaboración y Pago de Nómina
1. El Subgerente de Nóminas y Compensaciones debe: • Procesar y pagar la nómina conforme a las fechas establecidas en el calendario
autorizado. • Efectuar la verificación y conciliación de las cifras que emite el del sistema informático de
recursos humanos, contra las cifras control de los conceptos básicos de pago (sueldo, s/sdo, anticipo de gratificación anual, compensación garantizada, compensación zona cara, pensiones y fondo de ahorro), a través de los procesos previo y definitivo de nómina.
• Conciliar los registros contables, con los conceptos de percepciones. • Supervisar la aplicación de la normatividad vigente al proceso de pago de nómina.
2. El Gerente de Administración de Personal debe vigilar que se lleven a cabo los procesos de
nómina en apego al calendario establecido.
3. Las áreas usuarias del Sistema RH deben efectuar la captura y validación de sus movimientos de acuerdo con las fechas que establece el calendario para el proceso de nómina.
• Del Pago de Compensaciones
4. Las áreas de Banobras deben cumplir con: • Proponer al personal operativo con categoría hasta la 10C. • Apoyar a los Mandos Medios y Superiores con secretarias, auxiliares administrativos y
choferes. • Registrar asistencias. • Proponer el pago de compensación del 10, 20 o 30% del sueldo tabular.
i. La solicitud debe estar firmada por el Titular del área o por el Subdirector. ii. La autorización tendrá validez mientras el empleado permanezca en el área que la
solicitó. iii. El área de adscripción solicitará a la Subdirección de Recursos Humanos la
suspensión del pago al término del motivo que la generó. iv. La autorización tendrá vigencia hasta el 31 de diciembre del año en curso o por un
periodo menor si así se solicita. v. El pago de compensación no se considera como complemento al suelto del trabajador.
VI.2.2. Del Cumplimiento de las Obligaciones Fiscales
1. El Subgerente de Nóminas y Compensaciones debe:
• Actualizar cada que surjan cambios en la legislación fiscal en materia de sueldos y salarios, al sistema informático de RH.
• Revisar el cálculo de retención del ISR en cada periodo de nómina.
2. El Subgerente de Nóminas y Compensaciones debe comprobar: • Que el registro contable de ingresos deducibles y no deducibles de acuerdo a la Ley del
Impuesto Sobre la Renta.
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• Que el pago del cálculo del impuesto sobre nómina de las Delegaciones Estatales y Distrito Federal sea de conformidad a la legislación vigente.
3. El Gerente de Administración de Personal debe:
• Autorizar y reportar mensualmente a la Subdirección de Contabilidad el total de impuestos retenidos en materia de sueldos y salarios para su entero al SAT.
4. El Subgerente de Nómina y Compensaciones debe supervisar a fin de año la realización del
cálculo anual del I.S.R., y que se aplique a la nómina a más tardar en el mes de febrero.
5. El Subdirector de Recursos Humanos debe: • Presentar anualmente al SAT la declaración informativa múltiple por Sueldos y Salarios a
través del dispositivo de Información magnética que emita la SHCP donde se reporta: i. Percepciones anuales acumulables. ii. Percepciones anuales exentas. iii. Impuestos retenidos anuales.
6. El Subgerente de Nóminas y Compensaciones debe:
• Elaborar constancias de percepciones y retenciones de impuestos de conformidad con el formato que emita el SAT, con apoyo de la Subgerencia de Organización e Información con las cifras conciliadas, y reportadas en la declaración anual de sueldos y salarios, para su entrega al personal.
7. El Subgerente de Nóminas y Compensaciones debe:
• Preparar las cédulas que requiera auditoría externa para la elaboración de los dictámenes fiscales de Impuestos federales y estatales.
VI.2.3. Del cumplimiento de Obligaciones Fiscales (COP y Aportaciones al SAR)
1. El pago de las aportaciones de seguridad social, el Sistema de Ahorro para el Retiro y el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, debe ser para el personal que preste servicios personales subordinados a la Institución en oficinas centrales y delegaciones estatales.
2. El personal de la Subgerencia de Nóminas y Compensaciones debe recibir del personal de la
Subgerencia de Personal la documentación oficial del trabajador para tramitar: Alta, cálculo, pago de cuotas obrero patronales al IMSS, aportaciones al SAR e INFONAVIT, la documentación oficial mínima es:
• Reactivación de personal • Alguno de estos documentos oficiales:
i. Credencial del IMSS, ii. Copia del Estado de Cuenta de la Afore, iii. AFIL02 para alta, iv. AFIL03 para modificación de salario, v. AFIL04 para baja de trabajo anterior. vi. Preafiliación en caso de no contar con número de seguridad social.
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3. El personal de la Subgerencia de Nóminas y Compensaciones debe asignar el salario diario integrado al trabajador de nuevo ingreso y debe asignarlo de acuerdo a la ley vigente. Y debe transmitir el aviso de alta por medio electrónico para que sea capturada por la subdelegación del IMSS.
4. El personal de la Subgerencia de Nóminas y Compensaciones debe determinar el Salario Diario Integrado de todos los trabajadores para presentar las respectivas modificaciones de salario derivadas de aniversarios, elementos variables y/o promociones elaborando y calculando las modificaciones de salario procedentes y debe contar con el apoyo de la Subgerencia de Organización e Información debe determina el salario diario integrado considerando para su cálculo :
• Sueldo. • Gratificación. • Sobresueldo por antigüedad. • Ayuda para zona cara. • Ayuda de transporte. • Compensación garantizada. • Prima vacacional. • Elementos variables del bimestre anterior.
5. El personal de la Subgerencia de Nóminas y Compensaciones debe obtener los reportes y archivos magnéticos por medio del SUA para ello debe seleccionar registro patronal (delegación estatal) y seleccionar la fecha para elaborar el pago y debe emitir los siguientes reportes: • cédula analítica de pago (por trabajador). • cédula de liquidación de pago. • recibo de reversión de cuotas. • disco de pago este correcto.
6. El personal de la Subgerencia de Nóminas y Compensaciones debe elaborar y entregar el
oficio de solicitud de transferencia electrónica y relaciones así como los recibos de reversión al Subgerente de Administración de Salarios y Compensaciones para su visto bueno y revisión y este lo debe turnar al Gerente de Administración de Personal para su firma.
7. Las solicitudes deben estar firmadas o rubricadas por el Subgerente de Administración de Salarios y Compensaciones, siempre deben de estar firmadas por el Gerente de Administración de Personal en caso de no encontrarse el Gerente de Administración de Personal puede firmar el Subdirector de Recursos Humanos.
VI.2.4. De las Prestaciones
• Para la administración del subsidio para artículos de primera necesidad, el otorgamiento de préstamos a empleados activos, jubilados y pensionados y desempeño como área de negocios de la cartera de ex empleados
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1. El Personal de la Subgerencia de Prestaciones debe:
• Procesar el otorgamiento de los Préstamos (Especial de Transporte, Corto Plazo, Especial
para el Ahorro, Mediano Plazo e Hipotecario), así como el Subsidio para Artículos de Primera Necesidad conforme se establece en las Condiciones Generales de Trabajo y a los tiempos operativos marcados en los calendarios respectivos.
• Efectuar periódicamente la verificación y conciliación de la información de otorgamiento que se emite del sistema informático de recursos humanos, contra las cifras control establecidas por el área.
• Conciliar los registros contables por tipo de crédito otorgado. • Supervisar la aplicación de la normativa vigente al Subsidio para Artículos de Primera
Necesidad, así como al otorgamiento de préstamos a empleados activos, jubilados y pensionados.
• Efectuar periódicamente a través de los diferentes sistemas la verificación y conciliación de la recuperación de los préstamos vía: i. Descuentos por nómina. ii. Pagos por depósito bancario. iii. (incluye liquidaciones anticipadas, abonos a capital y pago de licencias sin goce de
sueldo) iv. Por finiquito a la baja del empleado o funcionario. v. Por defunciones.
• Efectuar el traspaso de saldos a la Cartera de Ex empleados por retiro de personal de la
Institución. • Reporte de operaciones sospechosas derivadas de los procesos que administra. • Instruir y controlar las solicitudes de liberación de garantías de los préstamos de los
empleados activos, jubilados, pensionados y ex empleados. (hipotecaria o prendaria) • Realizar todas aquellas actividades definidas en el Manual de Créditos de la Institución
propias del área de negocios. • Calificar la cartera de ex empleados.
• Para las prestaciones Deportivas, Culturales y Sociales
1. El Subgerente de Control de Gastos Médicos y Seguros debe contar con la suficiencia
presupuestal para el desarrollo de los eventos según lo establecido en capítulo V de los Salarios y de las Prestaciones Económicas, Sociales y Culturales, artículos 60, 61, 62, 63, 64, de las condiciones generales de trabajo.
2. Todo el personal debe entender por evento:
• Día del niño • Festejo de fin de año • Día de las madres • Jornada vacacional de verano • Programa de golondrinos • Excelencia estudiantil • Concursos artísticos, culturales y deportivos • Reconocimientos por quinquenios
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3. El personal activo, jubilado y pensionado debe otorgar consentimiento por escrito para que su hijo
(a) participe en el Programa de Verano para los hijos de los trabajadores de Banobras, y aceptar la responsabilidad y riesgo al que se encuentre sujeto y responsabilizarse de su comportamiento dentro de sus instalaciones y en su traslado a las mismas.
4. El personal de la Subgerencia de Control de Gastos Médicos y Seguros debe verificar que los comprobantes y facturas que se presenten para pagos cumplan con los requisitos fiscales siguientes:
• Nombre o razón Social. • Domicilio. • R.F.C. • I.V.A. desglosado. • Importe del pago • Que estén a nombre del empleado o de la Institución. • En el caso de deportivos privados no es necesario que la factura presente el I.V.A.
desglosado. • De las actividades deportivas 5. El personal de la Subgerencia de Control de Gastos Médicos y Seguros debe verificar que el
personal que se inscriba en las actividades deportivas sea personal activo, jubilado y/o pensionado de Banobras.
6. La Institución a través del personal de la Subgerencia de Control de Gastos Médicos y Seguros
debe dar facilidades para el desarrollo de la cultura física del empleado por medio de Instalaciones deportivas.
7. El personal de la Subgerencia de Control de Gastos Médicos y Seguros debe manejar los
deportivos de la siguiente manera:
• La inscripción para los deportivos queda condicionada al número de plazas que le sean asignadas a la Institución y de acuerdo con la antigüedad de las solicitudes, salvo en los casos que sea determinada por prescripción médica, en cuyo caso tiene prioridad sobre las demás solicitudes.
• Los empleados activos, jubilados y pensionados de la Institución, sólo pueden solicitar el
otorgamiento de la prestación a los centros deportivos, una vez que satisfagan los siguientes requisitos:
Requisitar con anticipación, la “Solicitud de Inscripción a Deportivos” interna que sirve para
establecer la lista de espera. • Una vez que se determina que existen plazas disponibles para el empleado y sus
derechohabientes en el centro deportivo solicitado, se debe enviar el alta correspondiente vía correo electrónico al centro deportivo e informar telefónicamente al solicitante.
8. Todo el personal debe entender por derechohabientes al servicio:
i. En el caso del personal masculino: El trabajador (activos, jubilados y pensionados), su esposa y los hijos reconocidos por la Institución.
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ii. En el caso del personal femenino: La trabajadora (activa, jubilada o pensionada) y los hijos reconocidos por la Institución. Si requiere inscribir a su esposo podrá hacerlo siempre y cuando cubra el 100% de las cuotas de éste, las cuales serán descontadas en forma quincenal, a través de la nómina.
iii. Los hijos derechohabientes reconocidos por la Institución, podrán contar con esta prestación hasta los 21 años, siempre y cuando sean solteros y no trabajen, o hasta los 25 años, siendo solteros que no trabajen y que estén estudiando en el sistema educativo nacional, debiendo el trabajador manifestarlo por escrito, presentando constancia expedida por la institución educativa correspondiente.
iv. Si no existe la solicitud y los documentos comprobatorios que correspondan, el sistema los dará de baja automáticamente a los 21 años. Cuando el derechohabiente cumpla 25 años, no habrá posibilidad de prórroga y será baja automática.
v. El personal que cuenta con la prestación, debe cubrir el 30% de las cuotas trimestrales correspondientes a los servicios que ofrecen los deportivos institucionales, porcentaje que será descontado en forma quincenal a través de la nómina.
vi. Invariablemente, el personal que deja de prestar sus servicios en la Institución o que cambie de residencia por concentrarse en alguna Delegación Estatal, causará baja del deportivo en el que estuviera adscrito.
vii. En el caso de defunción del personal que tenga asignada esta prestación, se dará de baja a sus derechohabientes del deportivo correspondiente.
viii. El personal que desee darse de baja en forma voluntaria del deportivo, debe solicitarlo por escrito en los primeros 15 días de los meses de enero, abril, julio y octubre, en el entendido, que se aplicará a partir del siguiente trimestre, ya que el pago se realiza por anticipado.
ix. La institución no se hará responsable por las bajas que cause el personal o sus derechohabientes, por violación a las normas internas que los deportivos tengan establecidas.
9. Para el manejo de deportivos privados:
El personal de la Institución que cuente con los servicios de un deportivo privado, podrá solicitar el pago del subsidio que se otorga, presentando la factura correspondiente.
La Institución pagará como ayuda a sus empleados, el equivalente al 70% de la cuota que cobra el deportivo Chapultepec, que sirve como base para tales efectos.
10. Del control administrativo por parte del área de Recursos Humanos.
La Subgerencia de Control de Gastos Médicos y Seguros es la encargada de tramitar las condiciones de contratación y forma de pago de los entrenadores y promotores deportivos, vigilando que se cumplan los compromisos contractuales.
11. La Subgerencia de Control de Gastos Médicos y Seguros es el área responsable del trámite de
pago por concepto de deportivos ante la Gerencia de Control de Pagos.
12. La Subgerencia de Control de Gastos Médicos y Seguros debe mantener actualizada la información relativa a deportivos.
13. La Subgerencia de Control de Gastos Médicos y Seguros debe verificar que los deportivos cuenten con asistencia médica para el personal y sus derecho-habientes, a fin de preservar la seguridad física al realizar sus deportes.
14. Banobras debe contratar las instalaciones para llevar a cabo diferentes eventos durante el año. (algunos eventos son recreativos y de competencia).
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VI.3 Procedimiento VI.3.1 Fichas del proceso, a continuación se presentan las 5 Fichas que conforman el proceso 1.- Ficha del Subproceso1
SUBPROCESO: Elaboración y Pago de Nómina Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos 1. Calendario de procesos de nómina 2. Movimientos de las áreas involucradas en el proceso de
nómina 3. Tabuladores vigentes
1. Carátulas de percepciones y deducciones 2. Oficio con montos de nómina de jubilados 3. Oficio con retenciones del fondo de ahorro 4. Registro de cuentas contables 5. Envió de abonos en cuentas a la institución bancaria designada (primer salario y nómina pagada) 6. Recibos electrónicos de nómina vía internet
Proveedores Clientes Sistema Recursos Humanos Sistema Informático de Sistemas de Pago Sistema Informático de Contabilidad Portal de Internet de la Institución Bancaria designada Áreas involucradas en el proceso de nómina Gerencia de Tesorería
Personal Activo, Jubilados y Pensionados de Banobras
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2. PEPSU PROVEEDOR ENTRADA ETAPA SALIDA USUARIO
1.Determina la elaboración y productos de nómina Apegado al calendario de procesos de nómina y a la normatividad vigente se corre el proceso previo de nómina
Sistema RH
Movimientos de las áreas involucradas en el proceso de nómina
1.1ET Genera archivo electrónico de las carátulas de percepciones y deducciones
Nómina previa Carátulas de Percepciones y Deducciones
Áreas involucradas en el proceso de nómina
1.2 ET Verifica los movimientos capturados por los responsables de los procesos del sistema RH Nota.- En caso de requerir corrección cada responsable las realiza.
Sistema RH Caratulas de percepciones y deducciones
1.3 ET Realiza el comparativo de carátulas percepciones y deducciones vs cifras control
Percepciones correctas
Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
2.Determina los productos de nómina
Sistema RH Percepciones correctas
2.1 ET determina montos netos de pago de nómina definitiva del personal activo, pensionado y jubilado
Oficio al área fiduciaria de administración
Área fiduciaria de administración
Sistema RH Nómina previa
2.2 ET genera archivo y genera las carátulas de percepciones y deducciones
Carátulas de percepciones y deducciones
Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
2.3 ET genera archivo de transmisión de depósitos en cuentas bancarias
Nómina definitiva en el archivo de transmisión de depósito en cuentas bancarias
Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
Sistema RH Nómina definitiva 2.4 ET genera archivo de pólizas contables
Archivo de pólizas contables
Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
Sistema RH Nómina definitiva 2.5 ET genera archivo de solicitud de recursos en la cuenta globalizadora
Archivo de solicitud de recursos a la cuenta globalizadora
Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
Sistema RH
Carátulas de percepciones y deducciones
2.6 Montos de retenciones del fondo de ahorro del personal activo, jubilado y pensionado
Oficio a la Gerencia de Tesorería Gerencia de Tesorería
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PROVEEDOR ENTRADA ETAPA SALIDA USUARIO
3.Determina la dispersión de nómina
Sistema RH
Archivos electrónicos
3.1 ET transmite los depósitos en cuentas bancarias
Envió de abonos en cuentas a la institución bancaria designada
Personal activo, Jubilados y Pensionados de Banobras (Primer salario y nómina pagada)
Sistema Informático de Contabilidad
Archivos electrónicos
3.2 ET registra pólizas contables
Registro de cuentas en el sistema informático de contabilidad
Subdirección de Contabilidad
Sistema Informático de Sistemas de Pago
Archivos electrónicos
3.3 ET Registra los recursos del sistema recursos humanos en la cuenta globalizadora
Registro de recursos en el sistema informático de sistemas de pago en la cuenta globalizadora
Subdirección de Operaciones Institución Bancaria designada
Portal de Internet de la Institución Bancaria designada
Nómina definitiva
3.4 ET da acceso a los recibos electrónicos de nómina vía internet
Recibos electrónicos de nómina vía internet
Personal activo, Jubilados y Pensionados de Banobras Áreas
3.5 ET cierra y Abre nómina
Captura de movimientos para nuevo proceso de nómina
Áreas involucradas en el proceso de nómina
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3.- Matriz Documental Etapa Descripción Actores Marco Jurídico
y Normativo Nivel de
Documentación
Producto Estándar
E1 1.Determina la elaboración y productos de nómina Elaborar nómina previa y definitiva
Subgerente de Nóminas y Compensaciones
• LFTAIPG • Ley
Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
• LFRASP • LFT
(Supletoriamente)
• Reglamento de la LFTAIPG
• Capítulo VI del Título Segundo de las Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito, Emitidas por la CNBV publicadas en el DOF, 2 diciembre del 2005
• CGT capítulo V artículos del 15 al 24
• CGT capítulo VI y VII en los artículos que le apliquen.
• Manual de
Políticas Carátulas de Percepciones y Deducciones
Pago en Tiempo y Forma conforme al calendario de procesos
Experto Técnico
E2
2.Determina los productos de nómina Determinar los montos netos de pago de nómina del personal activo jubilados y pensionado
Subdirector de Recursos Humanos
Oficio al área fiduciaria de administración Oficio a la Gerencia de Tesorería
Quincenal
Gerente de Administración de Personal Subgerente de Nóminas y Compensaciones Experto Técnico
E3
3.Determina la dispersión de nómina Determinar archivos electrónicos Enviar y registrar archivos electrónicos
Subgerente de Nóminas y Compensaciones
Envió de abonos en cuentas a la institución bancaria designada Registro de cuentas en el sistema informático de contabilidad Recibos electrónicos de nómina vía internet
Quincenal
Experto Técnico
Subgerente de Nóminas y Compensaciones
Acuse de recibo de envió de abonos en cuentas a la institución bancaria designada Registro de cuentas en el sistema
Quincenal
Experto Técnico
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentació
n
Producto Estándar
Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno numeral III.2.5
• Calendario de procesos de nómina
informático de contabilidad Recursos en el sistema informático de sistemas de pago en la cuenta globalizadora
Dar acceso a los recibos electrónicos de nómina
Experto Técnico Visualización de recibos de nómina
Quincenal
E4 Elaborar la conciliación de cifras contables (cuenta 5105) vs percepciones
Subgerente de Nóminas y Compensaciones /Experto Técnico
Conciliación de cifras
Mensual
4.- Indicador
Proceso Descripción del Indicador Fórmula Frec. Medición Frec.
Reporte Meta
Elaboración y Pago de Nómina
Elaboración y pago de nómina a nivel nacional del personal activo, jubilados y pensionados.
Nóminas procesadas /Calendario de procesos de nómina
Quincenal y extraordinarias
Quincenal y Mensual
100% del personal activo, jubilados y pensionados de Banobras atendido.
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VI.3.2 Tabla de Actividades de la Elaboración y Pago de Nómina Responsable N° Actividad Documento
de TrabajoEntregable Tiempo
1.0 Determina la elaboración y productos de nómina Apegado al calendario de procesos de nómina y a la normatividad vigente se corre el proceso previo de nómina
Experto Técnico
1.1 Genera archivo electrónico de las carátulas de percepciones y deducciones para autorización como proyecto de nómina previa
Movimientos de las áreas involucradas en el proceso de nómina Nómina previa Carátulas de Percepciones y Deducciones
1.2 Verifica y difunde los movimientos capturados por los responsables de los procesos del sistema RH y en caso de requerir corrección da aviso para que cada responsable las realice.
1.3 Emite documento electrónico de las percepciones correctas al realizar el comparativo de carátulas percepciones y deducciones vs cifras control.
Percepciones correctas
2.0 Determina los productos de nómina 2.1 Analiza cuadro comparativo para
determinar los montos netos de pago de nómina definitiva del personal activo, pensionado y jubilado
Oficio al área fiduciaria de administración
2.2 Emite archivo electrónico y genera las carátulas de percepciones y deducciones
Carátulas de percepciones y deducciones
2.3 Emite archivo de transmisión de depósitos en cuentas bancarias
Nómina definitiva en el archivo de transmisión de depósito en cuentas bancarias
2.4 Presenta para autorización del Subgerente de Nóminas y Compensaciones y por el Gerente de Personal los montos de retenciones del fondo de ahorro del personal activo, jubilado y pensionado
2.5 Emite archivo de solicitud de recursos en la cuenta globalizadora
Archivo de solicitud de recursos a la cuenta globalizadora
Oficio a la Gerencia de Tesorería
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Responsable N° Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
2.6 Analiza cuadro comparativo 2.7 Emite archivo de pólizas contables Archivo de
pólizas contables
3.0 Determina la dispersión de nómina 3.1
Transmite los depósitos en cuentas bancarias y obtiene la ficha de depósito bancario
Envió de abonos en cuentas a la institución bancaria designada
nómina pagada con depósito automático en cuenta
3.2 Registra pólizas contables y obtiene pólizas
Registro de cuentas en el sistema informático de contabilidad
3.3 Transmite los recursos del sistema recursos humanos en la cuenta globalizadora
Registro de recursos en el sistema informático de sistemas de pago en la cuenta globalizadora
3.4 Transmite los fondos de manera electrónica para los de recién ingreso
3.5 Acusa en el recibo la transferencia de fondos del primer salario pagado
3.6 Da acceso a los recibos electrónicos de nómina vía internet donde se difunden
Recibos electrónicos de nómina vía internet
Primer salario pagado
Cierra y Abre nómina Captura de movimientos para nuevo proceso de nómina
Fin del Procedimiento
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Nómina previa
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
1.0 Valida recibos de nómina
Gerente de Administración de Personal/
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
2.0 Determina los Impuestos a pagar por sueldos y salarios
Impuesto Retenidos en la nómina
Declaración Informativa Múltiple
Constancias de sueldos y salarios
Comprobantes de Pago del Impuesto Sobre Nóminas
Subdirector de Recursos Humanos/Gerente de
Administración de Personal/
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
3.0 Determina e informa las percepciones e impuestos pagados y retenidos
Inicio
Subdirector de Recursos Humanos/Gerente de
Administración de Personal/
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
6.0 Prepara la información
Fin
Subdirector de Recursos Humanos/Gerente de
Administración de Personal/
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
4.0 Determina las remuneraciones y retenciones por sueldos y salarios
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
5.0 Consolida las remuneraciones por sueldos y salarios
A
A
1.-Ficha del Subproceso 2
SUBPROCESO: Cumplimiento de Obligaciones Fiscales
Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos 4. Nómina Previa 5. Nómina Pagada 6. Acumulados de percepciones 7. Leyes Fiscales
1. Impuesto Retenidos en la nómina 2. Declaración Informativa Múltiple 3. Constancias de sueldos y salarios 4. Comprobantes de Pago del Impuesto Sobre Nóminas
Proveedores Clientes 1. Sistema Informático de Recursos Humanos
1. Empleados y Jubilados de Banobras 2. Tesorería del Distrito Federal y Tesorerías Estatales 3. SHCP
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2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA ETAPA SALIDA USUARIO 1.0 Valida recibos de nómina
Sistema informático de RH
Nómina Previa
1.1 ET implementa y valida en el sistema de informática de RH la correcta aplicación de las leyes fiscales
Impuesto Retenidos en la nómina
Empleados y Jubilados de Banobras
2.0 Determina los Impuestos a pagar por sueldos y salarios
Sistema informático de RH y Sicofin
Acumulado de Percepciones
2.1 ET determina los impuestos retenidos por sueldos y salarios y los concilia contra los registros contables
Oficio para el pago de Impuestos sobre remuneraciones para su entero a la SHCP
Subdirección de Contabilidad
3.0 Determina e informa las percepciones e impuestos pagados y retenidos
Sistema informático de RH y Sicofin
Acumulado de Percepciones
3.1 ET consolida las remuneraciones y retenciones por sueldos y salarios de conformidad con el sistema que dicte la SHCP
Declaración Informativa Múltiple de sueldos y salarios SHCP
4.0 Determina las remuneraciones y retenciones por sueldos y salarios
Sistema informático de RH y Sicofin
Acumulado de Percepciones
4.1 ET consolida las remuneraciones y retenciones por sueldos y salarios de conformidad con el formato que dicte la SHCP
Constancias de sueldos y salarios
Empleados y Jubilados de Banobras
5.0 Consolida las remuneraciones por sueldos y salarios
Sistema informático de RH y Sicofin
Acumulado de Percepciones
5.1 consolida las remuneraciones por sueldos y salarios de conformidad con el Código Financiero del D.F. y de Delegaciones Estatales
Comprobantes de Pago del Impuesto Sobre Nominas
Tesorería del D.F. y Tesorerías Estatales
6.0 Prepara la información Sistema informático de RH y Sicofin
Acumulado de Percepciones
6.1 ET prepara la información solicita por auditoría externa Cédulas para los
dictámenes Auditores Externos
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3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
E1 Valida recibos de nómina
Subgerente de Nómina y Compensaciones
LFT,LISR, Condiciones Generales de Trabajo
Políticas Muestra de recibos de nómina
Por cada periodo de pago
Experto Técnico E2
Determina los Impuestos a pagar por sueldos y salarios
Gerente de Administración de Personal
LISR y RISR Escrito a Contabilidad
Mensual
Subgerente de Nómina y Compensaciones Experto Técnico
E3 Determina e informar las percepciones e impuestos pagados y retenidos por sueldos y salarios de conformidad con el sistema que dicte la SHCP
Subdirector de Recursos Humanos
LISR y RISR Declaración Informativa Múltiple
Anual
Gerente de Administración de Personal
Subgerente de Nómina y Compensaciones Experto Técnico
E4 Determina las remuneraciones y retenciones por sueldos y salarios de conformidad con el formato que dicte la SHCP
Subdirector de Recursos Humanos
LISR y RISR Constancias de sueldos y salarios
Anual
Gerente de Administración de Personal Subgerente de Nómina y Compensaciones Experto Técnico
E5 Consolida las remuneraciones por sueldos y salarios de conformidad con el Código Financiero del D.F. y de Delegaciones estatales
Subgerente de Nómina y Compensaciones
Código Financiero del D.F. y Códigos Financieros de delegaciones estatales vigentes
Comprobantes de Pago del Impuesto Sobre Nominas
Mensual y anual
Experto Técnico
E6 Prepara la información
Subdirector de Recursos
LISR, RISR, Código
Escrito a Despacho de
Variable
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
solicita por auditoría externa debidamente conciliada
Humanos Financiero del D.F. y Códigos Financieros de delegaciones estatales vigentes
Auditores
Gerente de Administración de Personal Subgerente de Nómina y Compensaciones Experto Técnico
4.- Indicador
Proceso Descripción del Indicador Fórmula Frec. Medición
Frec. Reporte Meta
NA NA NA NA NA NA Este subproceso emite información para el cumplimiento de las obligaciones fiscales del Banco y genera bases de datos que se reflejan en los indicadores del subproceso elaboración y pago de nómina.
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1.-Ficha Subproceso 3
SUBPROCESO: Pago de Cuotas Obrero Patronales (COP) y Aportaciones al SAR e INFONAVIT Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos Documentos Afiliatorios Documentos Personales Oficiales Nómina Pagada
Altas, Modificaciones de Salario y Bajas de empleados Comprobantes de Pago y Recibos de Reversión Cuotas Laborales al Área de Impuestos.
Proveedores Clientes Subgerencia de Personal Subgerencia de Administración de Salarios y Compensaciones
Empleados IMSS Subgerencias de Nóminas y Compensaciones (Área de Impuestos)
Documentos Oficiales
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
1.0 Afiliación de empleados ante el IMSS (Altas, Modificaciones de Salario y Bajas)
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
2.0 Presenta Altas, Modificaciones de Salarios y Bajas
Altas,Modificación de Salario y
Bajas de empleados
Comprobante de Pago y Recibo de Reversión
Cuotas Laborales al Área de Impuestos
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
3.0 Actualiza el Sistema Único de Autodeterminación
Inicio
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
6.0 Genera Acumulados de cifras relativas a COP y Aportaciones
Fin
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
4.0 Presenta al IMSS Comprobantes de Pago y Recibos de Reversión
Subgerente de Nóminas y Compensaciones/Experto Técnico
5.0 Realiza conciliación de cifras contables contra cifras de pago Verificación de registros contables
A
A
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2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO
1.0 Afilia a los empleados ante el IMSS
Subgerencia de Personal
Documentos Oficiales
1.1 ET verifica los de datos y existencia de Número de Seguro Social.
Avisos Afiliatorios Empleados / IMSS
2.0 Presenta Altas,
Modificaciones de Salarios y Bajas
Sistema Informático de Nómina
Tabuladores y Normatividad Aplicables
2.1 ET asigna el SDI y realiza la transmisión de Movimiento de Alta, así como Modificaciones de Salario y bajas del mes.
Altas, Modificaciones de Salario y Bajas de empleados
Empleados
3.0 Actualiza el Sistema Único de Autodeterminación
Sistema Informático de Nómina
Acuse Recibo del IMSS con la confirmación de movimientos
3.1 Actualiza los datos en el Sistema Único de Autodeterminación, para generar el pago de Cuotas Obrero Patronales y Aportaciones.
Archivos electrónicos de Pago por Registro Patronal y empleado Cédulas analíticas Comprobantes de Pago y Recibos de Reversión
IMSS INFONAVIT
3.2 Solicita transferencia de fondos e información.
Oficio de Solicitud de Transferencia
Gerencia de Control de Pagos
4.0 Presenta al IMSS
Comprobantes de Pago y Recibos de Reversión
Subgerencias de Nóminas y Compensaciones / Gerencia de Control de Pagos
Cedulas Analíticas, Comprobantes de Pago y Recibos de Reversión
4.1 ET integrar y entregar paquetes de documentación por Registro Patronal al IMSS.
Cédula analíticas Comprobantes de Pago y Recibos de Reversión autorizados por el IMSS
IMSS
5.0 Realiza conciliación de
cifras contables contra cifras de pago
SICOFIN Reportes de Cifras Contables
5.1 ET realiza la conciliación de los Pagos contra los Registros Contables.
Cifras conciliadas Subdirección de Contabilidad
6.0 Genera Acumulados de
cifras relativas a COP y aportaciones
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Subgerencias de Nóminas y Compensaciones
Cifras Mensuales de Pago por Empleado
6.1 ET genera acumulados de cifras relativas a COP y Aportaciones por empleado.
Archivo maestro de Acumulados Cuotas Laborales al Área de Impuestos
Subgerencias de Nóminas y Compensaciones (Área de Impuestos) Empleados
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3.- Matriz Documental Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y
Normativo Nivel de
Documentación Producto Estándar
E1 Afiliación de empleados ante el IMSS (Altas, Modificaciones de Salario y Bajas)
Gerente de Administración de Personal
• Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social, Ley del Infonavit, Ley del SAR, Condiciones Generales de Trabajo y Tabulador de sueldos
Política Archivo electrónico / Aviso Afiliatorio
Presenta a tiempo los avisos afiliatorios Subgerente de
Nóminas y Compensaciones Experto Técnico
E2 Presenta Altas, Modificaciones de Salarios y Bajas
Gerente de Administración de Personal
• Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social, Ley del Infonavit, Ley del SAR
Política Altas, Modificación de Salario y Bajas de empleados
Prepara el Sistema para efectuar el Pago
Subgerente de Nóminas y Compensaciones Experto Técnico
E3 Actualiza el Sistema Único de Autodeterminación
Gerente de Personal
• Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social,
• Ley del Infonavit,
• Ley del SAR, • Condiciones
Generales de Trabajo,
• Tabulador de sueldos
• Convenio de Subrogación de Servicios con Reversión de Cuotas
Política Archivos electrónicos de Pago por Registro Patronal y empleado.
Pago en tiempo y forma
Subgerente de Nóminas y Compensaciones
Oficio de Solicitud de Transferencia Experto Técnico
E4 Presenta al IMSS Comprobantes de Pago y Recibos de Reversión
Gerente de Administración de Personal
• Convenio de Subrogación de Servicios con Reversión de Cuotas
Política Comprobante de Pago y Recibo de Reversión
Presenta documento en tiempo y forma Subgerente de
Nóminas y Compensaciones Experto Técnico
E5 Realiza conciliación de cifras contables contra cifras de pago
Gerente de Administración de Personal
• Normativa Contable vigente
Política Archivos electrónicos
Mensual
Subgerente de
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
Verificación de registros contables
Nóminas y Compensaciones Experto Técnico
E6 Genera Acumulados de cifras relativas a COP y Aportaciones
Gerente de Administración de Personal
---------------------
Política Archivo maestro de Acumulados Cuotas Laborales al Área de Impuestos
Mensual
Subgerente de Nóminas y Compensaciones Experto Técnico
4.- Indicador
Proceso Descripción del Indicador Fórmula Frec. Medición
Frec. Reporte Meta
NA NA NA NA NA NA Este subproceso emite información para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los trabajadores y genera bases de datos que se reflejan en los indicadores del subproceso elaboración y pago de nómina.
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1.-Ficha Subproceso 4 SUBPROCESO: Prestaciones Económicas • Subsidio para Artículos de Primera Necesidad Despensa • Otorgamiento de préstamos de corto plazo, mediano plazo y especial para el ahorro PEA
o Movimientos en el Préstamo Especial para el Ahorro (PEA) o Garantías del préstamo de Mediano Plazo o Préstamo con Garantía Hipotecaria o Préstamo Especial de Transporte o Redocumentación del Préstamo de Mediano para integrarse al Hipotecario
• Área de negocios de la Cartera de Ex empleados Dueño del proceso: Director de Administración
Entradas Productos 1. Archivo electrónico y reporte 2. Solicitud
1. Depósito en tarjeta de despensa electrónica 2. Depósitos, rendimientos, registro en la nómina de la
ayuda de transporte
Proveedores Clientes Sistema Recursos Humanos Sistema Informático de Sistemas de Pago Sistema Informático de Contabilidad Portal de Internet de la Institución Bancaria designada Áreas involucradas en el proceso de nómina Gerencia de Tesorería
Personal Activo, Jubilados y Pensionados de Banobras
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2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 1.Subsidio para Artículos de primera Necesidad: Despensa 1.0 Genera reportes con
montos para depósitos
Sistema operativo RH
Archivo electrónico y Reporte
1.1 ET obtiene del Sistema RH, archivo con monto que corresponde a cada trabajador 1.2 ET genera reporte con los montos que corresponden a cada trabajador 1.3 ET verifica en forma aleatoria los depósitos en las tarjetas de despensa
Nota.- En caso de requerir corrección la solicita al proveedor
Lay out para el proveedor Depósito en tarjeta de despensa electrónica
Empleados, funcionarios y jubilados.
2.0 Envía a proveedor Sistema operativo RH
Layout para el proveedor
2.1 ET envía Layout al proveedor, vía Outlook
Oficio para depósito en la cuenta del proveedor del importe determinado para facturación
Gerencia de Control de Pagos
3.0 Gestiona el pago Proveedor Factura 3.1 ET recibe factura del
proveedor y la entrega con el oficio para que proceda el pago.
Oficio con la factura original para el pago
Gerencia de Control de Pagos
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 2. Otorgamiento de Préstamos Actividades generales para los 3 tipos de préstamos (Corto plazo, Mediano plazo, Especial para el ahorro PEA) 1.0 Recepción de solicitudes
Sistema operativo RH
Solicitudes de préstamos según clasificación • Corto Plazo • Mediano Plazo • Especial para
el Ahorro PEA
1.1 ET recibe las las solicitudes. 1.2 ET informa de aprobación o rechazo al solicitante. 1.3 ET realiza el análisis del estado crediticio Nota: Del análisis del estado crediticio se deriva la solicitud de las garantías ver PEPSU Garantías 2.2.
• Solicitudes de préstamos.
• Correo electrónico al solicitante
• Análisis del estado crediticio.
• Pagaré. • Convenio • Relación de
préstamos para autorización
• Oficio de inversión
Empleados, funcionarios y jubilados.
2.0 Autoriza el préstamo Sistema operativo RH
• Pagaré. • Relación de
Préstamos para autorización.
• Oficio de instrucción de inversión al Fiduciario con Convenios firmados
2.1 ET presenta para la autorización la relación de préstamos APPC06R07, al Subgerente y al Gerente. 2.2 Inicia operaciones para el préstamos 2.3Recibe los documentos autorizados 2.4Entrega el pagaré para firma del interesado.
• Oficio de instrucción de inversión al Fiduciario con Convenios firmados
• Relación de Préstamo para autorización firmados sellada
• Original Pagaré • Registro en el
sistema operativo RH
Fiduciario
3.0 Gestiona el depósito • Empleados,
funcionarios y jubilados.
• Sistema PIC Pagaré y Convenio firmados.
• Reporte del Sistema PIC
3.1 ET envía la instrucción para el depósito del importe del préstamo autorizado.
Instrucción para el depósito en la cuenta del acreditado en el sistema
Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
4.0 Realiza la conciliación Sistema operativo RH
Pagaré sellado 4.1 .Recibe y realiza la conciliación para verificar los depósitos y archivo.
Oficio de conciliación
Subdirección de Operaciones
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 2.1 Movimientos en el Préstamo Especial para el Ahorro (PEA) 1.0 Determina costos y
rendimientos
Sistema operativo RH Correo electrónico
Registros en el Sistema operativo RH de Bajas de personal para baja de PEA Aviso de formalización de préstamo con garantía hipotecaria para cancelación de PEA, en su caso.
1.1 ET revisa el reporte de movimientos de personal activo por quincena para baja de PEA. 1.2 ET recibe aviso para cancelación de PEA por otorgamiento de préstamo hipotecario. 1.3 ET cancela PEA y elabora oficio a fiduciario para bajas del mes. 1.4 ET determina los costos y rendimientos con base en el listado de inversiones del Sistema. 1.5 ET genera el listado de inversiones para determinar costos y rendimientos 1.6 ET elabora el oficio instruyendo pago de costos y rendimientos.
• Oficio al fiduciario de bajas del mes.
• Listado de costos y rendimientos.
• Oficio al Fiduciario con la instrucción de pago de costos y rendimientos.
Subdirección Jurídica Fiduciaria. Empleados, funcionarios y jubilados.
2.0 Gestiona el pago Experto técnico. Sistema RH Módulo AP
• Acuse del oficio al fiduciario de bajas del mes
• Listado global de costos y rendimientos.
• Oficio al Fiduciario instruyendo el pago de costos y rendimientos
2.1 ET genera y envía los archivos para el pago de costos y rendimientos 2.2 ET captura la información de costos y rendimientos en sistema operativo RH 2.3 ET instruye el pago de costos y rendimientos a fiduciario
• Información electrónica en el Sistema operativo RH de consulta al personal
• Publicación del Estado de cuenta de rendimientos
Empleados, funcionarios y jubilados.
3.0 Informa vencimientos Sistema RH Módulo AP.
Listado de vencimientos mensuales de las inversiones PEA
3.1 ET identifica vencimientos y notifica al fideicomitente. 3.2 ET informa mediante correo electrónico el vencimiento de las inversiones por acreditado. Nota. En caso de que el acreditado decida renovar su PEA, inicia generando la
• Correo electrónico
• Nueva solicitud, si es el caso.
Empleados, funcionarios y jubilados.
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO solicitud para comenzar el trámite correspondiente.
4.0 realiza la conciliación Contaduría Fiduciaria. Sistema operativo RH
Oficio con estados financieros
4.1 ET realiza la conciliación contra loa estados financieros
Oficio de conciliación
Contaduría Fiduciaria.
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 2.2 Garantías del préstamo de Mediano Plazo Facturas 1.0 recibe solicitud Sistema operativo RH Empleados y funcionarios
Solicitud del empleado, funcionario o jubilado con requisitos completos
1.1 ET identifica el importe del adeudo a garantizar, en su caso, de acuerdo a las CGT. 1.2 ET verifica alcance. 1.3 ET disminuye, en su caso, saldos de otros créditos vigentes 1.4 ET determina el importe a garantizar 1.5 ET recibe copias de las facturas para validación.
Oficio de envío de factura a guarda y custodia y copia de factura a control de pago Comunica el importe a garantizar al acreditado
Empleados y funcionarios. Gerencia de Control de Pagos
2.0 Integra expediente Gerencia de Control de Pagos
Acuse de oficio de envío de factura originales a guarda y custodia Copia de factura
2.1 ET integra al expediente del préstamo.
Expediente integrado
Empleados y funcionarios
3.0 Devolución de factura Empleados y funcionarios.
Solicitud del empleado, funcionario o jubilado para devolución de garantía por liquidación del préstamo
3.1 ET elabora y envía a la Gerencia de control de Pagos el oficio de solicitud de devolución de facturas por liquidación.
Oficio solicitud de devolución de factura
Empleados y funcionarios
Garantía Hipotecaria 1.0 Recibe solicitud Empleados y funcionarios
Carta solicitud del empleado para
1.1 ET verifica alcance 1.2 ET disminuye, en su caso,
Informe de requisitos al
Empleados y funcionarios
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO iniciar los trámites de garantía con hipoteca para el préstamo a mediano plazo
saldos de otros créditos vigentes. 1.3 ET determina el importe del adeudo a garantizar, de acuerdo a las CGT.
solicitante para el otorgamiento del crédito. Expediente integrado.
2.0 Tramita la formalización de la operación
Empleados y funcionarios
Expediente integrado
2.1 ET recibe requisitos completos. 2.2 ET formaliza el Convenio de Reconocimiento de Adeudo y Garantía Hipotecaria. 2.3 ET elabora y envía el oficio de instrucciones al jurídico para solicitar la formalización de la operación.
Acuse de recibo del oficio de instrucciones para solicitar la formalización del Convenio de Reconocimiento de Adeudo y Garantía Hipotecaria.
Subdirección Jurídica de lo Contencioso
3.0 Formaliza la operación Subdirección Jurídica de lo Contencioso.
Copia del oficio de instrucciones, que envía jurídico al Notario Público para la formalización del reconocimiento. Copia del Aviso de Operación Documentada enviada por el jurídico. Correo electrónico del jurídico o de Delegaciones Estatales con aviso de formalización de la operación. Copia del formato de envío a Guarda y Custodia de Valores de la Escritura Original enviada por el jurídico
3.1 ET recibe la copia del oficio de instrucciones que envía el jurídico al Notario Público para la formalización de la operación. 3.2 ET recibe la copia del Aviso de Operación documentada y del formato de envío a Guarda y Custodia de Valores de la Escritura original para su integración al expediente. 3.3 ET recibe notificación de la formalización del Reconocimiento de Adeudo y Garantía Hipotecaria.
Expediente integrado
Empleados y funcionarios
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Cancelación de Hipoteca 4.0 Recibe solicitud Sistema operativo RH SIP Y SIC, SICOFIN, Sistema de Seguros Ex empleados Empleados, funcionarios y ex empleados
Documento que compruebe el pago del saldo del préstamo de mediano plazo con garantía hipotecaria o reporte sin saldo
4.1 ET recibe solicitud de cancelación de hipoteca por escrito por pago anticipado o terminación del plazo. 4.2 ET elabora el oficio de instrucciones al jurídico para la cancelación de hipoteca del préstamo liquidado
Oficio de instrucciones al jurídico para cancelación de la hipoteca
Empleados, funcionarios y ex empleados
5.0 Gestiona la cancelación Subdirección Jurídica de lo Contencioso
Copia del Aviso de Operación Documentada enviada por el jurídico Acuse de recibido del oficio de instrucciones de cancelación de hipoteca.
5.1 Recibe el Aviso de Operación documentada de la cancelación de hipoteca.
5.2 Integra el expediente correspondiente
Expediente integrado
Empleados, funcionarios y ex empleados
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 2.3 Préstamo con Garantía Hipotecaria Otorgamiento 1.0 Recibe solicitud Carta solicitud del empleado, funcionario o jubilado para iniciar trámites del préstamo con garantía hipotecaria
Empleados, funcionarios y jubilados
1.1 ET recibe solicitud para Visto Bueno e inicio del trámite. 1.2 ET elabora la Carta de Visto Bueno para iniciar trámites o rechazo.
Carta de Visto Bueno para iniciar trámites, indicando documentos necesarios o rechazo por incumplimiento
Empleados, funcionarios y jubilados
Carta de Visto Bueno para iniciar trámites, indicando documentos necesarios
Empleados, funcionarios y jubilados.
1.3 ET entrega la carta de Visto Bueno al solicitante
Acuse de Carta de Visto Bueno recibida por el solicitante
Empleados, funcionarios y jubilados
Documentos indicados en
Empleados, funcionarios y
1.4 ET recibe los documentos solicitados
Expediente integrado
Empleados, funcionarios y jubilados
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO carta de Visto Bueno, entregados por el solicitante
jubilados
Expediente integrado
Sistema operativo RH
1.5 ET analiza las condiciones del estado crediticio del empleado para otorgamiento del crédito hipotecario 1. Informa al acreditado, en su
caso, los importes a cubrir para alcanzar el monto solicitado (pago parcial o total de adeudos de los préstamos de mediano y corto plazo)
2. Informa la cuenta y el banco corresponsal para realizar el pago
3. Genera el aviso para cancelación de PEA
Información al acreditado para cumplir con requisitos de otorgamiento del crédito Aviso de formalización de préstamo con garantía hipotecaria para cancelación de PEA, en su caso
Empleados, funcionarios y jubilados.Experto Técnico
2.0 Gestión de la Formalización
Expediente integrado cumpliendo los requisitos
Experto Técnico 2.1 ET gestiona la Formalización del crédito 2.2 ET elabora y envía el Oficio de Instrucciones al Jurídico para solicitar la formalización del crédito autorizado
Acuse de recibo del Oficio de instrucciones para solicitar la formalización del crédito autorizado
Subdirección Jurídica de lo Contencioso
Copia del oficio de instrucciones, al Notario Público, para la formalización del crédito
Subdirección Jurídica de lo Contencioso
2.3 ET recibe Copia del oficio de instrucciones al Notario Público, para la formalización del crédito para su integración al expediente.
Expediente integrado
Empleados, funcionarios y jubilados. Experto Técnico
Carta del Notario solicitando la elaboración del cheque
Notaria 2.4 ET recibe la solicitud de elaboración de cheque.
Oficio de autorización para la emisión de cheque, en zona metropolitana al jurídico, y a los Delegados en los estados.
Experto Técnico, empleados, funcionarios y jubilados.
Correo electrónico del jurídico o de Delegaciones Estatales con aviso de
Subdirección Jurídica de lo Contencioso Delegaciones Estatales
2.5 ET recibe notificación de la formalización del préstamo con garantía hipotecaria.
Registro en Sistema operativo RH para aplicar los descuentos correspondientes
Experto Técnico, Empleados, funcionarios y jubilados Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO formalización del préstamo con garantía hipotecaria
Descuento por nómina
Copia del Aviso de Operación Documentada, enviada por el jurídico. Copia del formato de envío a Guarda y Custodia de Valores de la Escritura Original, enviada por el jurídico.
Subdirección Jurídica de lo Contencioso Delegaciones Estatales
2.6 ET recibe copia del Aviso de Operación Documentada y del formato de envío a Guarda y Custodia de Valores de la Escritura original para su integración al expediente.
Expediente integrado
Experto Técnico, Empleados, funcionarios y jubilados
Cancelación 3.0 Gestiona cancelación Documento que compruebe el pago del saldo del préstamo con garantía hipotecaria o reporte sin saldo.
Sistema operativo RH SIP Y SIC, SICOFIN, Sistema de Seguros Ex empleados Empleados, funcionarios, jubilados y ex empleados.
3.1 ET recibe solicitud de cancelación de hipoteca, por escrito, por pago anticipado o terminación del plazo.
Oficio de instrucciones al jurídico para cancelación de la hipoteca
Empleados, funcionarios, jubilados y ex empleados
Acuse de recibido del Oficio de instrucciones de cancelación de hipoteca
Subdirección Jurídica de lo Contencioso
3.2 ET integra al expediente correspondiente.
Expediente integrado
Empleados, funcionarios, jubilados y ex empleados.
Copia del Aviso de Operación documentada enviada por el área jurídica
Subdirección Jurídica de lo Contencioso
3.3 ET recibe Aviso de Operación documentada de la cancelación
Expediente integrado
Empleados, funcionarios, jubilados y ex empleados.
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 2.4 Préstamo Especial de Transporte Otorgamiento 1.0 Recibe solicitud Oficio de solicitud con requisitos anexos del funcionario dirigido a la Dirección de Administración o al Subdirección de Recursos Humanos
Funcionarios 1.1 ET recibe el oficio solicitud con requisitos anexos.
Oficio de solicitud y requisitos recibidos
Funcionarios
Oficio de solicitud para asignación de número de pagaré
Funcionarios Sistema operativo RH
1.2 ET verifica cumplimiento de políticas para asignación de número de pagaré.
Pagaré asignado Contrato
Funcionarios
Oficio de solicitud Pagaré asignado Contrato
Funcionarios Sistema operativo RH
1.3 Emisión de relación de préstamos para autorización.
Relación de Préstamos autorizada
Funcionarios
Relación de Préstamos autorizada
Funcionarios Sistema operativo RH
1.4 Registro en el Sistema operativo RH la ayuda de transporte.
Registro en la nómina del descuento del préstamo especial de transporte Registro en la nómina de la ayuda de transporte
Funcionarios
Pagaré asignado Contrato Relación de Préstamos autorizada Requisitos completos
Sistema operativo RH, Funcionarios Experto Técnico
1.5 ET verifica que el pagaré tenga el sello de pagado y recaba firma del interesado en pagaré y contrato.
Pagaré con sello de pagado y contrato firmado Expediente de préstamos otorgados en el año
Funcionarios
Relación de facturas faltantes para complementar requisitos
Funcionarios Experto Técnico
1.6 ET verifica entrega de factura por el funcionario como garantía del préstamo.
Correo electrónico al funcionario solicitando la factura hasta su entrega.
Funcionarios
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Factura Expediente de préstamos otorgados en el año
Funcionarios 1.7 ET recibe factura del interesado.
Oficio de envío de factura a guarda y custodia y copia de factura a control de pago
Gerencia de Control de Pagos
Acuse de oficio de envío de factura a guarda y custodia y copia de factura
Experto Técnico Gerencia de Control de Pagos
1.8ET integra al expediente Expediente integrado
Experto Técnico
Factura Funcionarios Experto Técnico
1.9 ET recibe factura y registra en el Sistema operativo RH la ayuda de transporte.
Registro en la nómina de la ayuda de transporte
Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
Cancelación 2.0 Gestiona la cancelación Relación de facturas faltantes con vencimiento de plazo
Funcionario Experto Técnico
2.1 ET verifica vencimientos de entrega de factura por el funcionario como garantía del préstamo, en caso de no haberla recibido opera la cancelación de la ayuda de transporte en el Sistema operativo RH.
Registro de la cancelación de la ayuda de transporte en el módulo AP del Sistema RH
Funcionarios Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
Oficio solicitando devolución de garantía a la liquidación del préstamo
Funcionarios
2.2 ET realiza la devolución de garantía. 2.3 ET elabora y envía a la Gerencia de Control de Pagos el oficio solicitud-devolución de factura.
Oficio solicitud-devolución de factura
Funcionarios Gerencia de Control de Pagos
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2.5 Redocumentación del Préstamo de Mediano para integrarse al Hipotecario Redocumentación 1.0 Recibe solicitud Carta solicitud del empleado para iniciar trámites para integrar el saldo del crédito de mediano plazo al hipotecario.
Empleados y funcionarios
1.1 ET recibe solicitud para Visto Bueno e inicio del trámite.
Carta de Visto Bueno para iniciar trámites, indicando documentos necesarios o rechazo por incumplimiento
Empleados y funcionarios
Carta de Visto Bueno para iniciar trámites, indicando documentos necesarios
Experto Técnico 1.2 Entrega de carta de Visto Bueno al solicitante.
Acuse de Carta de Visto Bueno recibida por el solicitante
Empleados y funcionarios
Documentos indicados en carta de Visto Bueno, entregados por el solicitante
Empleados y funcionarios
1.3 ET Entrega/Recepción de documentos solicitados.
Expediente integrado
Empleados y funcionarios
Expediente integrado
Sistema operativo RH
Experto Técnico
1.4 ET determina las condiciones del estado crediticio del empleado para redocumentar el crédito de mediano plazo al hipotecario.
Información al acreditado para cumplir con requisitos para redocumentación.
Empleados y funcionarios
Expediente integrado cumpliendo los requisitos
Experto Técnico Subdirección Jurídica de lo Contencioso
1.5 Formaliza el crédito 1.6 Elabora y envía el Oficio de Instrucciones al Jurídico para solicitar la formalización de la redocumentación.
Acuse de recibo del Oficio de instrucciones para solicitar la formalización de la redocumentación
Subdirección Jurídica de lo Contencioso Empleados y funcionarios
Copia del oficio de instrucciones, al Notario Público, para la formalización de la redocumentación
Subdirección Jurídica de lo Contencioso
1.7 Recibe Copia del oficio de instrucciones, al Notario Público, para la formalización de la redocumentación para su integración al expediente.
Expediente integrado
Empleados y funcionarios
Correo electrónico del jurídico o de Delegaciones Estatales con
Subdirección Jurídica de lo Contencioso Delegaciones
1.8 ET Recibe notificación de la formalización de la redocumentación.
Registro en Sistema RH de las nuevas condiciones financieras para aplicar los
Experto Técnico
Empleados y funcionarios
Subgerencia de Nóminas
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO aviso de formalización de la redocumentación
Estatales descuentos correspondientes. Descuento por nómina
y Compensaciones
Copia del Aviso de Operación Documentada, enviada por el jurídico. Copia del formato de envío a Guarda y Custodia de Valores de la Escritura Original, enviada por el jurídico
Subdirección Jurídica de lo Contencioso
1.9 ET recibe copia del Aviso de Operación Documentada y del formato de envío a Guarda y Custodia de Valores de la Escritura original para su integración al expediente.
Expediente integrado
Experto Técnico
Cancelación 2.0 Gestiona la cancelación Documento que compruebe el pago del saldo del préstamo redocumentado
Sistema operativo RH SIP Y SIC, SICOFIN, Sistema de Seguros Ex empleados Empleados, funcionarios, jubilados y ex empleados
2.1 ET recibe solicitud de cancelación de hipoteca, por escrito, por pago anticipado o terminación del plazo.
Oficio de instrucciones al jurídico para cancelación de la hipoteca
Empleados, funcionarios, jubilados y ex empleados
Acuse de recibido del Oficio de instrucciones de cancelación de hipoteca
Subdirección Jurídica de lo Contencioso
2.2 ET integra al expediente correspondiente
Expediente integrado
Empleados, funcionarios, jubilados y ex empleados
Copia del Aviso de Operación documentada enviada por el área jurídica
Subdirección Jurídica de lo Contencioso
2.3 T recibe Aviso de Operación documentada de la cancelación
Expediente integrado
Empleados, funcionarios, jubilados y ex empleados
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
3.- Matriz Documental Etapa Descripción Actores Marco Jurídico
y Normativo Nivel de
Documentación Producto Estándar
E1 Subsidio para Artículos de primera Necesidad: Despensa
Director de Administración
Ley de Instituciones de Crédito, artículo 115 Condiciones Generales de Trabajo 2009 Acuerdo que establece las normas para autorizar la adquisición o arrendamiento de Bienes muebles que realicen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de fecha10 de agosto de 1993. Acuerdo No. 123 emitido el 1 de septiembre de 1993 emitido por el Consejo Directivo del Banco. Acuerdo No. 4/25 del 28 de agosto de 2000 emitido por el Comité Institucional del Banco. Acuerdo No.36 bis/2001 de fecha 14 de
Políticas Depósito en tarjeta de despensa electrónica
Mensual
Subdirector de Recursos Humanos Gerente de Administración de Personal Subgerente de Prestaciones Experto Técnico
E2
Otorgamiento de Préstamos
Director de Administración
Oficio de instrucción de inversión al Fiduciario con Convenios firmados Oficio de instrucción de inversión al Fiduciario con Convenios firmados Instrucción para el depósito en la cuenta del acreditado en el sistema
Por evento
Subdirector de Recursos Humanos Gerente de Administración de Personal Subgerente de Prestaciones Experto Técnico
2.1 Movimientos en el Préstamo Especial para el Ahorro (PEA)
Subdirector de Recursos Humanos
Publicación del Estado de cuenta de rendimientos
Por evento
Gerente de Administración de Personal Subgerente de Prestaciones Experto Técnico
2.2 Garantías del préstamo de Mediano Plazo
Subdirector de Recursos Humanos
Oficio solicitud de devolución de factura Oficio de instrucciones
Por evento
Gerente de Administración de Personal
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
Subgerente de Prestaciones
marzo de 2001 emitido por el Consejo Directivo del Banco. Acuerdo No. 3.9 153/2001 de fecha 26 de septiembre de 2001 emitido por el Consejo Directivo del Banco. Acuerdo No. 3.10 2 210 de fecha 11 de octubre de 2001 emitido por el Comité Institucional del Banco.
al jurídico para cancelación de la hipoteca Experto
Técnico
2.3 Préstamo con Garantía Hipotecaria
Subdirector de Recursos Humanos
Descuento por nómina
2.4 Préstamo Especial de Transporte
Gerente de Administración de Personal
Registro en la nómina del descuento del préstamo especial de transporte Registro en la nómina de la ayuda de transporte Pagaré con sello de pagado y contrato firmado Oficio de envío de factura a guarda y custodia y copia de factura a control de pago Oficio solicitud-devolución de factura
Subgerente de Prestaciones Experto Técnico
2.5Redocumentación del Préstamo de Mediano para integrarse al Hipotecario
Subdirector de Recursos Humanos
Descuento por nómina
Por evento
Gerente de Administración de Personal Subgerente de Prestaciones Experto Técnico
Área de negocios de la Cartera de Ex empleados
Subdirector de Recursos Humanos
- Políticas y Procedimientos
- Por evento
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
E3
Gerente de Administración de Personal
Ver manual del proceso crediticio
Subgerente de Prestaciones Experto Técnico
4. Indicador
Proceso Descripción del Indicador Fórmula Frec. Medición Frec.
Reporte Meta
Prestaciones económicas
Control de las prestaciones económicas
Solicitudes recibidas/Solicitudes atendidas
periódica periódica 100% de solicitudes atendidas
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1.-Ficha del Subproceso 5
SUBPROCESO: Otras prestaciones
• Deportivas, Culturales y Sociales
Dueño del proceso: Director de Administración/Gerente de Administración de Personal Entradas Productos 1. Calendario de eventos Deportivos, Culturales y Sociales 1. Evento realizado en tiempo y forma
2. Evento realizado pagado 3. Registro en la nómina de los descuentos y subsidios
Proveedores Clientes 1. Gerencia de Adquisiciones 2. Gerencia de Servicios Médicos 3. Gerencia Fiduciaria de Administración 4. Subgerencia de Organización e Información 5. Subgerencia de Registro Contable 6. Subgerencia de Negocios Privados 7. Deportivos institucionales y privados 8. Delegado Deportivo 9. Entrenador 10. Proveedores de bienes o servicios
1. Personal Activo, Jubilados y Pensionados de Banobras 2. Delegaciones 3. Gerencia de Control de Pagos
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2.- PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 1.0 Elabora el presupuesto Gerencia de Control Presupuestal
El gasto del ejercicio anterior en ese rubro
1.1 ET aplica al gasto del ejercicio anterior la inflación acumulada del presupuesto ejercido.
Presupuesto elaborado
Gerente de servicios médicos
Gerencia de servicios médicos
Presupuesto elaborado autorizado
1.2 ET envía a la Gerencia de programación y Control Presupuestal para la asignación de los recursos.
Calendarización de recursos asignados
Gerencia de programación y Control Presupuestal
2.0 Presta el servicio para actividades Deportivas, Culturales y Sociales por evento
Subgerencia de control de gastos médicos y seguros
Gasto programable/ Gasto Corriente del ejercicio Calendario de eventos
2.1 ET elabora requisiciones y tramita el sello de suficiencia presupuestal.
Requisición elaborada para la asignación de recursos
Gerencia de programación y Control Presupuestal
Subgerencia de control de gastos médicos y seguros
Requisición sellada de suficiencia presupuestal y autorizada
2.2 ET Gestiona la contratación del servicio por evento:
• Deportivas • Culturales • Sociales
Contratos/ Órdenes de Servicio/Órdenes de Compra, autorizados
Gerencia de Adquisiciones Gerencia de Control de Pagos Gerencia de Servicios Médicos
2.3 Director de Administración/Subdirector de Recursos Humanos/Gerente de Servicios Médicos/ Subgerente de control de gastos médicos y seguros/Experto Técnico Coordinan la realización del evento contratado según sea el caso.
Evento realizado en tiempo y forma
Personal de oficinas centrales, jubilados y pensionados
3.0 Ejecuta el gasto corriente por evento calendarizado realizado
Subgerencia de control de gastos médicos y seguros Proveedores de bienes o servicios
Contratos/ Órdenes de Servicio/ Órdenes de Compra, autorizados
3.1 ET registra en el Sistema de Pagos. 3.2 ET actualiza el listado de conciliaciones.
Facturas o comprobantes diversos para registro contable Evento realizado pagado
Gerencia de Control de Pagos Proveedores de bienes o servicios
4.0 Ejecuta el gasto a
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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO jubilados y pensionados por evento
Proveedores de bienes o servicios Entrenador Delegado Deportivo Subgerencia de Organización e Información
Facturas
Relación de Participantes
Plantillas
4.1 ET emite el oficio dirigido a la Gerencia de Negocios Fiduciarios solicitando la asignación de recursos para este concepto. 4.2 ET emite oficio “Constancia de aceptación de servicios” dirigido a la Gerencia de Control de Pagos para el pago correspondiente.
Oficio “Constancia de aceptación de servicios” Evento realizado pagado
Gerencia Fiduciaria de Administración Gerencia de Control de Pagos Gerencia de Servicios Médicos
5.0 Aplica los descuentos y Subsidios
Delegaciones y personal activo, jubilados y pensionados
Solicitud de pago a deportivos Facturas Oficios Relación de Préstamos (subsidio) autorizada para deportivos
5.1 ET registra subsidios o descuentos del Sistema operativo RH. 5.2 ET envía comunicado para pago del bien o servicio.
Registro en la nómina de los descuentos y subsidios Oficio para transferencia del pago
Delegaciones y personal activo, jubilados y pensionados Gerencia de Control de Pagos Subgerencia de Nóminas y Compensaciones Deportivos institucionales y privados
6.0 Realiza las Conciliaciones Subgerencia de Registro Contable Subgerencia de Negocios Privados Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
Listado de “Movimiento de auxiliares” Comprobación de Gastos de Retiros Fid. 2065 Movimientos en instrumentos de deuda (Fid. 2065) Solicitud de Recursos con Cargo A Fideicomiso 2065
6.1 ET realiza la conciliación de cifras contables. (Cuenta 2501- 2503-1606-5106). 6.2 ET informa a contabilidad en caso de existir diferencias. 6.3 ET identifica origen de diferencias y corrige. 6.4 ET verifica correcciones en el Listado de “Movimiento de auxiliares” del mes siguiente. 6.5 ET recibe oficio con “Solicitud de Recursos con Cargo a Fideicomiso 2065” para conciliar. 6.6 ET integra la documentación conciliada y validada al expediente.
Conciliación de cifras contables Cta. 2501-1606-5106 Expediente Integrado
Subgerencia de Registro Contable Subgerencia de Negocios Privados
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3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
1 Elabora el presupuesto
Subdirector de Recursos Humanos
-
Políticas -
-
Gerente de Servicios Médicos Subgerente de control de gastos médicos y seguros Experto Técnico
2 Presta el servicio para actividades • Deportivas, • Culturales y • Sociales por
evento
Director de Administración
Condiciones Generales de Trabajo 2009
Políticas Evento realizado en tiempo y forma
Por evento
Subdirector de Recursos Humanos Gerente de Servicios Médicos Subgerente de control de gastos médicos y seguros Experto Técnico
3 Ejecuta el gasto corriente por evento calendarizado realizado
Gerente de Servicios Médicos
Condiciones Generales de Trabajo 2009
Políticas Evento realizado pagado
Por evento
Subgerente de control de gastos médicos y seguros Experto Técnico
4 Ejecuta el gasto a jubilados y pensionados por
Gerente de Servicios Médicos
Condiciones Generales de Trabajo 2009
Políticas Evento realizado pagado
Por evento
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
evento Subgerente de control de gastos médicos y seguros Experto Técnico
5 Aplica los descuentos y Subsidios
Gerente de Servicios Médicos
Condiciones Generales de Trabajo 2009
Políticas Registro en la nómina de los descuentos y subsidios
Por evento
Subgerente de control de gastos médicos y seguros
Oficio para transferencia del pago
Experto Técnico
6 Realiza las Conciliaciones
Gerente de Servicios Médicos
- Políticas - Mensual
Subgerente de control de gastos médicos y seguros Experto Técnico
4.- Indicador
Proceso Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Prestaciones deportivas y
culturales
Motivar la participación de los trabajadores en equipos
Participantes / Tipo de disciplina
Semestral Semestral Obtención de medallas en los juegos bancarios
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Sección VII Gestión de Seguros del
Personal y Patrimoniales
VII.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción de las etapas del proceso y sus participantes
Etapa Descripción
1
Contratación de los Seguros de Vida del personal vía normal
Seguros de vida 40 meses de sueldo más sobresueldo por antigüedad y doble indemnización por Muerte Accidental para empleados. • 40 meses de pensión para jubilados. • 18 meses de SMBV para empleados. Subdirector de Recursos Humanos, Gerente de Servicios Médicos, Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros y Experto Técnico
Contratación de los Seguros de Vida del personal vía créditos
Seguros de vida que amparan los saldos por préstamos de corto y mediano plazos y Préstamo Especial para el Transporte para empleados, jubilados y exempleados. Seguros de vida por Préstamos Hipotecarios para empleados, jubilados y exempleados. Subdirector de Recursos Humanos, Gerente de Servicios Médicos, Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros y Experto Técnico
2 Seguros de Daños a Inmuebles
Seguro de Daños a Inmuebles para empleados, jubilados y exempleados. Subdirector de Recursos Humanos, Gerente de Servicios Médicos, Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros y Experto Técnico
3 Seguros de Bienes Patrimoniales
Seguro de Bienes Patrimoniales. Subdirector de Recursos Humanos, Gerente de Servicios Médicos, Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros y Experto Técnico
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VII.2. Políticas Específicas VII.2.1. De los seguros de vida del personal por contratación vía normal y vía crédito
1. El Gerente de Servicio Médico, mediante el Subgerente de Control de Gastos Médicos y Seguros y su personal, debe vigilar y dar cumplimiento a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y a las Condiciones Generales de Trabajo, y debe proteger los intereses tanto de Banobras como de los empleados, jubilados, pensionados y exempleados.
2. El Subgerente de Control de Gastos Médicos y Seguros debe convocar a una Licitación Pública Nacional, y debe acatar el procedimiento que establece la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público por medio del personal de la Gerencia de Adquisiciones, para la contratación de las pólizas institucionales de vida de:
i. 40 Meses de sueldo más sobresueldo por antigüedad y Doble Indemnización por Muerte Accidental para empleados.
ii. 40 Meses de Pensión para jubilados y pensionados. iii. 18 MSMBV para empleados. iv. Seguros de vida que amparan los saldos por préstamos de corto y mediano plazos y
Préstamo Especial para el Transporte para empleados, jubilados y exempleados. v. Seguro por Préstamos Hipotecarios para empleados, jubilados y exempleados.
• Estos seguros se deben contratar automáticamente al ingreso de un nuevo empleado y a la formalización de un crédito nuevo.
3. El Personal de la Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros debe gestionar y controlar el
gasto de los recursos para la operación del sistema de atención médica integral para el personal en activo, jubilado y pensionado, así como para sus beneficiarios que permita mantener la salud física, mental y social, los diferentes esquemas de seguros para el personal y la institución, y los estudios actuariales del plan de pensiones.
4. El Subgerente de Gastos Médicos y Seguros debe integrar los programas de aseguramiento y supervisar las actividades relacionadas con los seguros de vida, del personal y de Banobras así como: • Seleccionar las coberturas que amparen los seguros de vida del personal en los términos
que establecen las Condiciones Generales de Trabajo. • Asistir a la Gerencia de Adquisiciones en los procesos de licitación de seguros, integrando
los anexos técnicos y evaluando las propuestas técnicas de los licitantes. • Supervisar la correcta aplicación de las pólizas y que la atención de siniestros y las
indemnizaciones derivadas de éstos, corresponda a los términos contratados y la normativa aplicable.
• Verificar que los pagos a las aseguradoras atiendan a los compromisos contraídos en los
contratos y las altas, bajas y modificaciones se cobren con las tarifas acordadas.
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VII.2.1.1 De la Gestión de Pagos 1. El Subgerente de Gastos Médicos y Seguros debe verificar que el pago de las primas se cubra
de la siguiente manera:
• 40 Meses de sueldo más sobresueldo por antigüedad y doble indemnización por Muerte Accidental para empleados, son cubiertas al 100% por Banobras. Se debe efectuar el pago a la Aseguradora mediante pago de contado anualizado dentro de los 20 días naturales posteriores a la presentación de las facturas, previa formalización del contrato correspondiente; los ajustes por altas, bajas o modificaciones se deben pagar trimestralmente.
• Seguro de Vida de 18 Meses de SMBV el 50% lo debe cubrir el empleado y el otro 50%
Banobras. Se efectúa mediante pago de contado anualizado dentro de los 20 días naturales posteriores a la presentación de las facturas, previa formalización del contrato correspondiente; los ajustes por altas, bajas o modificaciones se deben pagar trimestralmente.
• 40 Meses de Pensión para jubilados y pensionados, el 100% lo cubre el Fideicomiso
2065. Se debe efectuar mediante el pago de contado anualizado dentro de los 20 días naturales posteriores a la presentación de las facturas, previa formalización del contrato correspondiente; los ajustes por altas, bajas o modificaciones se deben pagar trimestralmente.
• Préstamos de Corto y Mediano Plazo y Préstamos por Crédito Hipotecario para empleados
son cubiertos al 100% por Banobras y se debe pagar a la Aseguradora a meses vencidos.
• Préstamos de Corto e hipotecario para jubilados son cubiertos al 100% por los Jubilados y se debe pagar a la Aseguradora a meses vencidos.
• Préstamos de mediano plazo el 40% es cubierto por los jubilados y el 60% por Banobras y
se debe pagar a la Aseguradora a meses vencidos.
• Préstamo Especial para el Transporte, es cubierto por los funcionarios en activo y los continúan pagando aún cuando adquieren el estatus de jubilados al 100% y se debe pagar a la Aseguradora a meses vencidos.
• Los seguros por créditos hipotecarios y/o créditos de mediano plazo para exempleados,
éstos pagarán la anualidad en el mes de enero en una sola exhibición.
• La vigencia de los Seguros Institucionales debe ser de uno a dos años máximo. En caso de que no se haya concluido el proceso de contratación debe solicitar una prórroga al contrato vigente.
• Los primeros diez días del mes que inicia, se debe reportar a la compañía Aseguradora los movimientos generados del mes que acaba de concluir, los cuales se tomarán en cuenta para efectuar los ajustes trimestrales de las pólizas de vida institucionales, para las pólizas
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institucionales de vida por créditos los ajustes serán mensualmente, informando los saldos insolutos.
VII.2.1.2. De los Pagos de Siniestros 1. El Subgerente de Gastos Médicos y Seguros debe verificar que el pago de las
indemnizaciones a beneficiarios se cubra de la siguiente manera:
• Para solicitar el pago a la aseguradora tanto de los seguros de vida 40 Meses de sueldo más sobresueldo por antigüedad y Seguro de Vida de 18 Meses de SMBV para empleados, como para 40 Meses de Pensión para jubilados y pensionados Se debe recabar la documentación necesaria, la cual se especifica en el contrato debidamente protocolizado y firmado con la aseguradora ganadora.
• En caso de que el fallecimiento de un empleado, se presente por muerte accidental, se debe pagar el doble del beneficio del seguro de vida de 40 meses de sueldo más sobresueldo por antigüedad, en caso de muerte por accidente de un jubilado o pensionado, igualmente se pagará la doble indemnización, con una edad límite hasta los 72 años, en los términos que señala el contrato correspondiente, el cual señala la documentación adicional que debe presentar.
• Para solicitar el pago a la aseguradora de los seguros de vida por créditos: de corto y mediano plazo, créditos hipotecarios y préstamo especial de transporte para empleados, jubilados y/o pensionados, aunado a la documentación recabada para el pago de los seguros de las pólizas de vida, descritas en el primer párrafo de este rubro, se recopila el reporte emitido por la Subgerencia de Prestaciones que indica el (los) saldo (s) insoluto (s) pendiente (s) a la fecha del fallecimiento del asegurado. Algunos documentos requisitados para la reclamación de los seguros de vida con el reporte de saldos insolutos se envía a la Aseguradora para el caso de fallecimiento de exempleados.
VII.2.2. Del seguro de Daños a Inmuebles 1. El Gerente de Servicio Médico, mediante el Subgerente de Control de Gastos Médicos y
Seguros y su personal, debe vigilar y dar cumplimiento a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y a las Condiciones Generales de Trabajo, en el aseguramiento de los Inmuebles propiedad del personal, objeto del crédito hipotecario y salvaguardar los intereses de la institución como de los empleados, jubilados, pensionados y exempleados.
2. El Subgerente de Control de Gastos Médicos y Seguros debe convocar a un concurso de
invitación con las aseguradoras más solventes del país, para la contratación de la póliza que ampare los inmuebles propiedad del personal de Banobras objeto del crédito hipotecario.
3. El Subgerente de Gastos Médicos y Seguros debe integrar los programas de
aseguramiento y supervisar las actividades relacionadas con el seguro de daños del personal de Banobras así como:
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• Seleccionar las coberturas que amparen los seguros de daños a inmuebles del personal en los términos que establecen las Condiciones Generales de Trabajo y acorde a la normativa aplicable.
• Verificar que la póliza sea integrada de forma obligatoria por los inmuebles propiedad del personal activo, jubilados y ex-empleados, objeto del crédito hipotecario.
• Verificar que los cobros y ajustes de las aseguradoras atiendan a los compromisos contraídos y las altas, bajas y modificaciones se cobren con las tarifas acordadas.
• Verificar que la vigencia de los Seguros Institucionales sea de uno a dos años
máximo. En caso de que no se haya concluido el proceso de contratación debe solicitar una prórroga al contrato vigente.
VII.2.2.1 De la Gestión de Pagos del seguro de Daños a Inmuebles 1. El Subgerente de Gastos Médicos y Seguros debe verificar que el pago de las primas se cubra
de la siguiente manera:
• El 100% de la prima del Seguro de Daños a Inmuebles corre a cargo de los empleados, jubilados y/o exempleados que cuentan con un crédito vigente. Se efectúa el pago a la Aseguradora mediante pago de contado anualizado dentro de los 20 días naturales posteriores a la presentación de las facturasy/o notas de crédito. Los movimientos generados por altas, bajas o modificaciones se paguen pultualmente.
• El importe de la anualidad de la prima se descontará en 5 quincenas de la nómina de los
empleados, jubilados y pensionados.
• Cuando la contratación del seguro sea en fecha posterior al inicio de la vigencia de la póliza, el importe a pagar de la prima será proporcional a la fecha de vencimiento en un solo pago de contado en el Módulo de Control de Pagos ubicado en la P.B. del Edificio La Fé para el caso de los empleados, jubilados y pensionados del área metropolitana, el pago de los seguros de inmuebles adquiridos en las Delegaciones Estatales en la sucursal bancaria de la misma zona, en la cuenta clabe de 18 dígitos que para tal fin proporciona dicho Módulo.
• La Gerencia de Operación Crediticia es la responsable del cobro y recuperación de las primas anuales del seguro de daños de los exempleados en un solo cobro.
• Los primeros diez días del mes que inicia, se deben reportar a la compañía Aseguradora
los movimientos generados del mes que acaba de concluir, los cuales se tomarán en cuenta para efectuar los ajustes trimestrales de las pólizas de vida institucionales, para las pólizas institucionales de vida por créditos los ajustes serán mensualmente, informando los saldos insolutos.
• Pago de contado anualizado a la Aseguradora, dentro de los 20 días naturales posteriores
a la presentación de las facturas, previa formalización del contrato correspondiente; los ajustes por altas, bajas o modificaciones se deben pagar de manera trimestral.
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VII.2.3 Del seguro de Bienes Patrimoniales 1. El Gerente de Servicio Médico, mediante el Subgerente de Control de Gastos Médicos y
Seguros y su personal, debe vigilar y dar cumplimiento a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, en el aseguramiento de los Bienes Patrimoniales propiedad de la Nación, y salvaguardar los intereses de la institución.
2. El Subgerente de Control de Gastos Médicos y Seguros debe convocar a un concurso de invitación con las aseguradoras más solventes del país, para la contratación de la póliza que ampare los bienes Patrimoniales que están bajo la responsabilidad del Director General de Banobras.
3. El Subgerente de Gastos Médicos y Seguros debe supervisar las actividades relacionadas con el seguro de Bienes Patrimoniales así como:
• Verificar que la póliza sea integrada de forma obligatoria para los bienes patrimoniales
inventariados por el personal de la Gerencia de Servicios Generales.
• Verificar que los cobros y ajustes de las aseguradoras atiendan a los compromisos contraídos y las altas, bajas y modificaciones se cobren con las tarifas acordadas.
• Verificar la vigencia de los Seguros sea de uno a dos años máximo. En caso de que no se
haya concluido el proceso de contratación debe solicitar una prórroga al contrato vigente.
VII.2.3.1 De la gestión del pago del seguro de Bienes Patrimoniales 2. El Subgerente de Gastos Médicos y Seguros debe verificar que el pago de las primas se cubra
de la siguiente manera:
• El 100% de la prima del Seguro de Daños a Bienes Patrimoniales propiedad de la Nación, corre a cargo de Banobras. Se efectúa el pago a la Aseguradora mediante pago de contado anualizado dentro de los 20 días naturales posteriores a la presentación de las facturas y/o notas de crédito. Los movimientos generados por altas, bajas o modificaciones se paguen puntualmente.
• Cuando la contratación del seguro sea en fecha posterior al inicio de la vigencia de la
póliza, el importe a pagar de la prima será proporcional a la fecha de vencimiento en un solo pago de contado en el Módulo de Control de Pagos ubicado en la P.B. del Edificio La Fé para el caso de bienes en la zona metropolitana, el pago de los seguros de los bienes patrimoniales adquiridos en las Delegaciones Estatales en la sucursal bancaria de la misma zona, en la cuenta clabe de 18 dígitos que para tal fin proporciona dicho Módulo.
• Los primeros diez días del mes que inicia, se deben reportar a la compañía Aseguradora los movimientos generados del mes que acaba de concluir, los cuales se tomarán en cuenta para efectuar los ajustes trimestrales de las pólizas, informando los saldos insolutos.
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• Pago de contado anualizado a la Aseguradora, dentro de los 20 días naturales posteriores a la presentación de las facturas, previa formalización del contrato correspondiente; los ajustes por altas, bajas o modificaciones se deben pagar de manera trimestral.
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VII.3 Procedimiento A continuación se presentan las fichas que describen el proceso 1.-Ficha del Subproceso1
PROCESO: Gestión de Seguros de Vida del Personal, Daños a Inmuebles y de Bienes Patrimoniales Dueño del proceso: Director de Administración Entradas Productos 1.- Por ejercicio 2.- Bases de datos
1.- Pólizas de vida 2.- Pólizas de bienes inmuebles 3.- Pólizas de bienes patrimoniales institucionales
Proveedores Clientes 1.- Gerencia de Programación y Presupuesto 2.- Gerencia de Adquisiciones 3.- Gerencia de Servicios Generales 4.- Aseguradora
1.- Subdirector de Recursos Humanos 2.- Director de Administración 3.- Gerencia de Control de Pagos 4.- Empleados, jubilados y pensionados, exempleados con
crédito. 5.- Director General
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3. PEPSU
PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS 1.0 Contratación de los Seguros de Vida del Personal vía normal y vía créditos 1.0 Esquema de Aseguramiento
Normatividad
Por ejercicio
1.1ET solicita mediante oficio, a la Gerencia de Programación y Control Presupuestal, requiera a la S.H.C.P., el presupuesto necesario para iniciar el trámite de licitación y la contratación de los seguros de vida.
Oficio
Gerencia de Programación y Presupuesto
Gerencia de Programación y Presupuesto
Formatos
1.2 ET elabora los formatos de Requerimientos de Presupuesto para la Contratación de los seguros de vida a la Gerencia de Programación y Control Presupuestal.
Formatos requisitados
Gerencia de Programación y Presupuesto
Normatividad
Por ejercicio
1.3 Subgerente/ET solicita mediante oficio a la Gerencia Fiduciaria de Administración, la suficiencia de recursos para la contratación de los seguros de vida para jubilados y pensionados.
Oficio
Gerencia Fiduciaria de Administración
2.0 Licitación
Normatividad
Documentación
2.1 Subgerente/ET solicita mediante oficio a la Gerencia de Adquisiciones iniciar el proceso de licitación, al cual se remite la información necesaria para dicho proceso.
Oficio
Gerencia de Adquisiciones
Gerencia de Adquisiciones
Propuestas técnicas y económicas Bases de licitación
2.2 Subgerente/ET recibe de la Gerencia de Adquisiciones las propuestas técnicas y económicas de las aseguradoras participantes para su revisión de acuerdo a las bases de la licitación.
Propuestas técnicas y económicas revisadas
Gerencia de Adquisiciones
2.3 Subgerente/ET informa mediante oficio a la Gerencia de Adquisiciones las observaciones derivadas de la revisión de las propuestas, anexando cuadro comparativo.
Oficio con observaciones
Gerencia de Adquisiciones
Gerencia de Adquisiciones
Notificación
2.4 Subgerente/ET recibe de la Gerencia de Adquisiciones la notificación de la aseguradora ganadora.
Notificación recibida -
3.5 Subgerente/ET elabora, revisa y autoriza el contrato que contiene el período y los servicios convenidos durante la licitación correspondiente, para firma de los representantes de la Institución y de los representantes de la Aseguradora.
Contrato
Representantes de la Institución representantes de la Aseguradora
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS
3.0 Inicio de comunicación con la aseguradora ganadora
Aseguradora ganadora
Oficio carta cobertura
3.1 ET recibe de la aseguradora el oficio de Carta Cobertura. Aviso
Personal de la aseguradora ganadora 3.2 ET elabora AVISO de notificación al
personal de la aseguradora ganadora.
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información
3.3 ET entrega a la aseguradora ganadora la base de datos que sirve para el inicio del aseguramiento y para la emisión de las facturas correspondientes.
Base de datos Aseguradora
Aseguradora
pólizas institucionales de vida
3.4 ET recibe de la aseguradora ganadora en papel membretado, las pólizas institucionales de vida: 40 Meses de Sueldo más Sobresueldo por antigüedad para empleados; 40 Meses de Pensión para jubilados y pensionados, y 18 MSMB y las archiva, y recibe como las respectivas facturas para gestionar su pago.
pólizas institucionales de vida Facturas
Subdirector de Recursos Humanos/ Director de Administración
Gerencia de Adquisiciones
Contrato formalizado
3.5 ET solicita mediante oficio a la Gerencia de Control de Pagos la transferencia del pago anual de primas de las pólizas de vida: 40 Meses de Sueldo más Sobresueldo por antigüedad para empleados; 40 Meses de Pensión para jubilados y pensionados, y 18 Meses SMB.
Oficio
Gerencia de Control de Pagos
Subgerencia de Nóminas y Compensaciones
Información de las nóminas
3.6 ET envía a la Aseguradora mensualmente, vía correo electrónico, la información quincenal de las nóminas de empleados, jubilados y pensionados.
información de las nóminas de empleados, jubilados y pensionados
Aseguradora
Aseguradora Facturas y/o notas de crédito
3.7 Et envía trimestralmente la Aseguradora las facturas y/o notas de crédito para el pago de primas por ajustes de las pólizas de 40 Meses de Sueldo más Sobresueldo por antigüedad para empleados; 40 Meses de Pensión para jubilados y pensionados, y 18 Meses SMB, previa revisión de las facturas y/o notas de crédito contra los movimientos reflejados en las nóminas.
Gestión del pago de primas por ajustes de las pólizas Oficio para la Gestión del pago
Gerencia de Control de Pagos
3.8 ET solicita mediante oficio a la Gerencia de Control de Pagos la transferencia del pago por ajustes trimestrales de primas de las pólizas de
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS vida: 40 Meses de Sueldo más Sobresueldo por compensación para empleados; 40 Meses de Pensión para jubilados y pensionados, y 18 MSMB.
4.0 Seguros de Vida
4.1 Contratación de los Seguros de Vida del personal vía normal Por Préstamos de Mediano y Corto Plazo, Préstamos Hipotecarios y Préstamo Especial para el Transporte para empleados, jubilados y pensionados
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Base de datos de préstamos
1.ET envía a la Aseguradora mensualmente, vía correo electrónico, la información quincenal de las nóminas con los saldos insolutos de empleados, jubilados y pensionados
Información quincenal de las nóminas
Aseguradora
Aseguradora Facturas y/o notas de crédito
2. ET recibe mensualmente de la Aseguradora las facturas y/o notas de crédito del mes que acaba de concluir, generadas de la información mensual de las pólizas de Préstamos de Mediano y Corto Plazo, Préstamos Hipotecarios y Préstamo Especial de Transporte, previa revisión de estas y las archiva en expediente.
Expediente
Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información 3. ET solicita mediante oficio a la Gerencia de Control de Pagos la Transferencia del pago de primas.
Oficio Gerencia de Control de Pagos
4.2 Contratación de los Seguros de Vida del personal vía créditos Por Préstamos de Mediano y Corto Plazo, Préstamos Hipotecarios y Préstamo Especial para el Transporte para exempleados con créditos
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información mensual
1. ET solicita a la Gerencia de Operación Crediticia, la base de datos del personal exempleado que cuenta con Créditos de Corto y Mediano Plazos; Especial de Transporte; Créditos Hipotecarios; y Daños a Inmuebles con los siguientes datos: • Nombres, apellido paterno y materno • Saldos Insolutos • Tipo de Crédito • Suma asegurada (Póliza Daños)
Correo electrónico
Gerencia de Operación Crediticia
ET Subgerencia de Gastos Información 2. ET solicita mediante oficio, a la
Gerencia de Programación y Control Oficio Gerencia de Programación y
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS Médicos y Seguros
Presupuestal, recursos para liquidar las anualidades de estos seguros.
Control Presupuestal
Gerencia de Programación y Control Presupuestal
Oficio
3. ET recibe el oficio de autorización de la Gerencia de Programación y Control Presupuestal y elabora los formatos de Requerimientos de Presupuesto para la Contratación de los seguros para exempleados.
Formatos de Requerimientos de Presupuesto para la Contratación de los seguros
-
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información
4. ET entrega a la aseguradora ganadora vía correo electrónico la base de datos que sirve para iniciar con el aseguramiento de los saldos insolutos de los créditos de los exempleados y para la emisión de la factura correspondiente.
Contrato Base de datos Aseguradora
Aseguradora Base de datos Facturas Seguros Vigentes
5. ET solicita mediante oficio a la Gerencia de Control de Pagos por transferencia, el pago de las anualidades de primas, de acuerdo a las bases de datos enviadas para su aseguramiento.
Oficio Gestión del pago
Gerencia de Control de Pagos
Fin de esta etapa
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS 2.0 Seguro de Daños a Inmuebles
1.0 Concurso de Invitación para la contratación del seguro de daños a inmuebles de empleados
Contratación de los Seguros de Vida institucionales (40 meses de sueldo más sobresueldo por compensación, 40 Meses de Pensión, 18 Meses de SMBV, Créditos de Corto y Mediano Plazos y Créditos Hipotecarios),así como del seguro de Préstamo Especial de Transporte
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información
1. ET envía a la Gerencia de Adquisiciones, vía correo electrónico, las bases de datos como parte de la documentación necesaria para iniciar el proceso de Licitación.
Documentación Gerencia de Adquisiciones
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información 2. ET elabora el oficio de invitación a las Aseguradoras de mayor renombre a nivel nacional.
Oficio invitación Aseguradoras
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información
3. ET señala términos y condiciones de contratación y descripción completa de los inmuebles, mediante archivo magnético.
Archivo magnético Aseguradoras
Gerencia de Adquisiciones Notificación
4. ET recibe de la Gerencia de Adquisiciones la notificación de la aseguradora ganadora y los factores que se aplicarán para las pólizas.
Expediente Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
2.0 Comunicación con la aseguradora ganadora
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información
1. ET envía a la aseguradora ganadora la información actualizada de empleados y jubilados a nivel nacional por correo electrónico, con saldos al 31 de diciembre del año que termina.
Archivo magnético
Aseguradora Ganadora
3.0 Seguros de daños a inmuebles de empleados
Aseguradora Ganadora Pólizas vigentes 1.ET notifica mediante oficio los factores
de la vigencia a aplicar de las pólizas Oficio Pólizas vigentes
Personal de Banobras
Fin de esta etapa
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PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS 3.0 Seguros de Bienes Patrimoniales
1.0 Concurso de invitación para la contratación del seguro de bienes patrimoniales
Contratación de los Seguros de bienes Patrimoniales Institucionales en:
Zona Metropolitana • Edificio la Fé • CENDI • Batán
Delegaciones Estatales
Gerente de Servicios Generales
Información de los bienes patrimoniales
1. ET envía a la Gerencia de Adquisiciones, vía correo electrónico, las bases de datos como parte de la documentación necesaria para iniciar el proceso de Licitación.
Documentación Gerencia de Adquisiciones
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información 2. ET elabora el oficio de invitación a las Aseguradoras de mayor renombre a nivel nacional.
Oficio invitación Aseguradoras
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información
3. ET señala términos y condiciones de contratación y descripción completa de los bienes patrimoniales, mediante archivo magnético.
Archivo magnético Aseguradoras
Gerencia de Adquisiciones Notificación
4. ET recibe de la Gerencia de Adquisiciones la notificación de la aseguradora ganadora y los factores que se aplicarán para las pólizas.
Expediente Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
2.0 Comunicación con la aseguradora ganadora
ET Subgerencia de Gastos Médicos y Seguros
Información 1. ET envía a la aseguradora ganadora la información actualizada de los bienes patrimoniales por correo electrónico.
Archivo magnético
Aseguradora Ganadora
3.0 Seguros de bienes patrimoniales Aseguradora Ganadora Pólizas vigentes 1. ET notifica mediante oficio los factores
de la vigencia a aplicar de las pólizas. Oficio Pólizas vigentes Director General
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3.- Matriz Documental
Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo Nivel de Documentación
Producto Estándar
1 Contratación de los Seguros de Vida del personal vía normal
Subdirector de Recursos Humanos
Condiciones Generales de trabajo. Ley del Impuesto Sobre la Renta, artículos 109 fracción XVII y 167 fracción XVI referente al pago de las cantidades entregadas a los beneficiarios por concepto de indemnización de seguros de vida, éstas continuarán exentas de impuesto siempre que se trate de la esposa (o), concubina (ario), ascendientes madre, padre, abuela (o), etc., -o descendientes hijo (a), nieto (a), etc.- del asegurado. Los beneficiarios del asegurado distintos a los antes mencionados, a partir del 1º de enero de 2003 la Aseguradora estará obligada a retener el 20% de las cantidades a pagar. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal artículos 37 fracción XIX. Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, 1, 3, fracción IV, 8 y 12. Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas.
Políticas Pólizas de vida
Trimestral
Gerente de Servicio Médico
Contratación de los Seguros de Vida del personal vía créditos
Subgerente de Gastos Médicos y Seguros ET
E2
Seguros de Daños a Inmuebles
Subdirector de Recursos Humanos
Políticas Pólizas de bienes inmuebles
Anual
Gerente de Servicio Médico Subgerente de Gastos Médicos y Seguros ET
E3
Seguros de Bienes Patrimoniales
Subdirector de Recursos Humanos
Políticas Pólizas de bienes patrimonia-les institucionales
Anual
Gerente de Servicio Médico Gerente de Servicios Generales Subgerente de Gastos Médicos y Seguros ET
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4.- Indicador Tipo de Proceso
Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Seguros Contar con información sobre los seguros del personal y patrimoniales
Tipo de seguro / Costos
Semestral Semestral 100% de bienes patrimoniales asegurados 100% del personal activo, pensionado y jubilado asegurados.
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Sección VIII Gestión de la Atención Médica y
del Control del Gasto Médico
VIII.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción de las etapas del proceso y sus participantes
Etapa Descripción 1 Atención
Médica (Nivel Nacional)
• Realizan: Consulta médica interna: Examen médico de admisión, de urgencia y 1er.
Nivel en oficinas centrales. Consulta médica de 2° y 3er. Nivel de atención. Consulta médica externa: A los educandos del CENDI, Casa del Jubilado y
Delegaciones Estatales. Atención médico-quirúrgica y de servicios complementarios en hospitales a
todos los derechohabientes del servicio médico a nivel Nacional. Atención en laboratorios, gabinetes y servicios complementarios como
externo. • Supervisan la atención odontológica. • Dan Mantenimiento al Portal de la Salud. • Implementan el Plan Integral de Medicina Preventiva. Personal de la Gerencia de Servicios Médicos/Subdirector de Recursos Humanos/Red Médica Nacional
2 Control de Gasto Médico
• Gestionan pagos: Por licitación y por el gasto de administración de los servicios médicos Por siniestralidad del servicio otorgado en el periodo y por el gasto de
administración de los Servicios Médicos. Y control de los apoyos y las ayudas al personal, así como el financiamiento
de lentes (micas y armazones). • Procesan, analizan e integran la información del comportamiento del gasto, para
la toma de decisiones. • Integran el informe ejecutivo del desempeño presupuestal y estadísticas médicas. Personal de la Gerencia de Servicios Médicos/Subdirector de Recursos Humanos
3 Atención Médica con Control de Gasto Médico
• Gestionan el rembolso de gastos médicos a Director General, Director de Área, Subdirector y Homólogos por servicios médicos no suministrados por la red de Banobras.
• Registran y controlan las incapacidades médicas. • Coordinan y evaluación del desempeño de la Administradora • Revisan y auditan el gasto médico de Banobras reportado por la Administradora. • Aplican el plan de Continuidad del Servicio Médico Personal de la Gerencia de Servicios Médicos/Subdirector de Recursos Humanos/Red Médica Nacional
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VIII.2. Políticas específicas
VIII.2.1. Atención Médica (nivel Nacional) • De la Consulta Interna y Externa
1. Todo personal que ingresa a Banobras debe realizarse el examen médico de admisión que se practica en los términos contenidos en las Condiciones Generales de Trabajo vigentes, a través de la solicitud expresa del personal de la Gerencia de Administración de Personal.
2. El personal de la Gerencia del Servicio Médico debe distribuir las credenciales permanentes para la prestación de este servicio.
3. El solicitante debe realizar las gestiones para la entrega de credenciales del servicio médico (Provisional y por reposición).
4. El Gerente de Servicios Médicos debe supervisar que los aspectos médicos y odontológicos cumplan con lo siguiente: • Que se aplique el examen médico de admisión solicitado por la Gerencia de Administración
de Personal. • Que se utilice el expediente médico y se elaboren los reportes correspondientes. • Que se brinde la consulta médica de urgencia y de 1er. Nivel. • Que se otorgue la consulta médica de 1°, 2° y de 3er. nivel. • Que se realice el seguimiento y valoración de casos clínicamente especiales. • Que se utilice adecuadamente el formato de uso múltiple. • Que se atiendan las quejas, sugerencias y se brinde asesoría y orientación a los usuarios. • Que se otorguen los servicios en laboratorios, gabinetes y servicios complementarios por
parte de la Red de Proveedores. • Que se evalúe la Red Médica. • Que se valoren los casos que requieran ortodoncia preventiva. • Que se auditen los servicios pagados odontológicos hechos por la Administradora. • Que se realicen análisis estadísticos. • Que se realicen las encuestas de satisfacción por parte de la Administradora. • Que se mantenga actualizado el Portal de la Salud. • Que se lleven a cabo las acciones en el plan de medicina preventiva (conferencias y
vacunación).
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VIII.2.2. Control del Gasto Médico • De la Gestión del proceso de licitación y pago de los servicios otorgados por la
administradora
1. El personal de la Gerencia de Servicios Médicos debe apegarse a lo establecido en los contratos de prestación de servicios donde se convinieron los criterios para la realización del pago de los servicios otorgados.
2. El Subdirector de Recursos Humanos debe: • Aprobar el pago a la administradora tanto por concepto de siniestralidad y de sus
honorarios por administración. • Solicitar los fondos al Fideicomiso para el pago del gasto generado por jubilados.
3. El Gerente de Servicios Médicos debe:
• Aprobar el pago a la administradora tanto por concepto de siniestralidad y de sus honorarios por administración.
• Organizar, evaluar y conducir técnicamente todo el proceso de licitación de los Servicios Médicos que incluye: i. Justificación, integración de las bases, coordinación con el Área de Adquisiciones y con
el Área Jurídica, así como participación directa en el proceso licitatorio. • Evaluar y autorizar las solicitudes de reembolso tramitadas a través de la administradora.
4. El Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros debe: • Elaborar justificación para un nuevo proceso de licitación. • Elaborar bases de licitación que deberán cumplir los proveedores. • Integrar requerimientos a las bases de licitación y establecer preformas de contrato y los
alcances y penalidades. • Asistir al Gerente de Servicios Médicos en el proceso licitatorio que incluye:
i. Revisar e integrar los comentarios a las bases de licitación. ii. Asistir a la junta de aclaraciones con posibles proveedores en coordinación con la
Gerencia de Adquisiciones. iii. Evaluar las propuestas de los licitantes en coordinación con el Gerente de Servicios
Médicos. • Revisar los contratos y las órdenes de servicio para pago de prestadores. • Revisar el proceso de recepción, registro y validación del Gasto Médico presentado por la
administradora, a fin de tramitar el pago respectivo. • Integrar los informes respectivos a la evolución del gasto. • Revisar la comprobación de gasto médico facturado por la Administradora. • Llevar a cabo las aclaraciones pertinentes con el prestador de servicio en caso de
encontrar diferencias en lo facturado a Banobras. (pasar al VIII.2.3 tema Auditoría) • Supervisar que las facturas presentadas por la Administradora de servicios cumplan con
los requisitos fiscales vigentes, previo a realizar las gestiones necesarias para su pago. • Revisar y validar la conciliación mensual del gasto médico con las áreas de Contabilidad y
Fideicomisos. • Elaborar requisiciones. • Realizar el seguimiento y formalización de contratos y órdenes de servicio. • Supervisar que se realice la distribución del gasto por área, delegaciones y por activos y
jubilados. • Supervisar que se elabore la provisión del gasto médico.
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
• Integrar el informe mensual del gasto de servicio médico. • De la Gestión del pago de siniestralidad y pago del gasto de administración del servicio
médico
1. El personal de la Gerencia de Servicios Médico debe: • Recibir la factura por siniestro y gasto de administración, acompañado del archivo del detalle
del gasto por parte de la Administradora.
• Tomar del archivo electrónico que contiene el detalle del gasto médico, los datos administrativos de las 6 columnas que son enviados al área de Informática de la Subdirección de Recursos Humanos, para una actualización de status de los derechohabientes con la Nómina.
• Analizar el archivo y lo debe vincular contra el Sistema de la Subgerencia de Organización e
Información para actualizarlo y debe realizar la distribucion del gasto por delegaciones, área y estatus (activo y jubilado).
• Recibir la base de datos actualizada y debe realizar la distribución del gasto donde se elaboran
dos cédulas una por áreas de activos y otra por delegaciones y jubilados. o Cédula contable (delegaciones y zona metropolitana de activos y el costo de
jubilados). o Cédula para presupuesto (por áreas solo activos).
• Realizar y elaborar la comprobación del gasto con el número de las facturas y costos, de gasto
médico, con sellos de concepto presupuestal y al termino, rubrica el documento Comprobación de Gastos Médicos, y lo entregar al Subgerente de Control de Gasto Médico y Seguros para su revisión y rubrica, quien lo debe presentar al Gerente de Servicios Médicos y al Subdirector de Recursos Humanos para su autorización; así mismo elabora la instrucción del pago a la Gerencia de Control de Pagos, y el oficio de solicitud de fondos al fideicomiso de jubilados y verifica el pago.
• Elaborar la cédula de conciliación mensual y la entrega al Subgerente de Control de Gastos
Médicos y Seguros para su revisión, y firmas de conformidad del Gerente de Servicios Médicos y el Subgerente de Registro Contable.
• Elaborar mensualmente al día 1° de cada mes, la conciliación de bases que marca el
contrato para calcular los honorarios conforme a la población existente. Este costo también debe ser distribuido y detallado en las cédulas que se elaboran para el pago.
• Elaborar la Comprobación de Gastos con el número de las facturas por el costo de la
Administración del servicio médico, colocar el sello de concepto presupuestal en facturas y comprobación de gastos así como, recaba las firmas autorizadas.
• Elaborar el oficio dirigido al área de Control de Pagos para el trámite de pago y
Transferencia Bancaria.
• Elaborar el oficio solicitando los fondos necesarios al fideicomiso con firma del Subdirector de Recursos Humanos para cubrir el gasto generado del personal Jubilado.
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
• De la Gestión de Apoyos y ayudas al personal, así como del financiamiento de lentes (micas y armazones)
1. El Gerente de Servicios Médicos debe: • Apegarse a lo establecido por el Consejo Directivo en el acuerdo 86 del 31 de mayo del
2000, Políticas del Servicio Médico abril de 1995, con respecto a: Medicamentos, Honorarios Médicos, Gabinete y Laboratorio, Hospitalización y Servicios Complementarios para los derechohabientes.
• Vigila que se autoricen los pases a óptica para la adquisición de lentes. • Revisar el trámite del pago a ópticas conveniadas con Banobras. • Supervisar que se valore toda solicitud de reembolso que se haga, por concepto de ayuda
económica. • Verificar que los montos de ayuda económica correspondan a lo autorizado en el presente
manual y acorde al Reglamento de los Servicios Médicos vigente. • Supervisar que se gestione la aplicación de los descuentos vía nómina por el apoyo en la
adquisición de lentes.
2. El personal operativo debe: • Recibir la solicitud de reembolso de gastos médicos del titular (activo, jubilado), la cual se debe
canalizar al médico revisor para su validación médica y firma, anexo con facturas, recibos de honorarios originales a nombre del titular con la descripción de los servicios que ampara y resumen clínico del médico tratante.
• Entregar la solicitud revisa y que cuente con los requisitos fiscales al Gerente de Servicios Médicos para su aprobación médica y la debe turnar al Subdirector de Recursos Humanos para su autorización de acuerdo a lo establecido en el Reglamento del Servicio Médico vigente, en el cual se establece:
Curveta auditiva Monto máximo de 2 Salarios Mínimos Bancarios
mensuales. Nota.- Sólo se otorga a titulares.
Lentes intraoculares (lentes de contacto)
Un Salario Mínimo Bancario mensual. Nota.-Exclusivamente a personal activo, jubilado y pensionado.
Tratamiento de ortodoncia 2 Salarios Mínimos Bancarios mensuales. Nota.-Solo menores de 12 años.
Escuela de educación especial 20 días de Salario Mínimo Bancario
• Elaborar el comprobante de caja para gastos menores y recabar firma del Gerente de Servicios Médicos para su trámite de pago a la Gerencia de Control de Pagos, anotando el número de cuenta de nómina para la transferencia bancaria de este pago.
• Recibir las recetas para su captura, revisión, análisis y autorización, una vez autorizado lo debe devolver al derechohabiente para el otorgamiento del servicio.
• Recibir la factura de las ópticas convenidas respecto a los derechohabientes que hicieron uso de la prestación y la debe analizar contra las recetas autorizadas para la elaboración de su pago.
• Realizar la comprobación del gasto y al terminar debe anotar en las facturas o recibo de honorarios el número del concepto presupuestal y el número de área y debe rubricar el
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documento “Comprobación de Gastos Médicos”, y lo debe entregar al Subgerente de Control de Gasto Médico y Seguros para su revisión y firma, quie a su vez lo debe presentar al Gerente de Servicios Médicos y al Subdirector de Recursos Humanos para su autorización; así mismo debe elaborar la instrucción del pago a la Gerencia de Control de Pagos.
• Efectuar el total del descuento de esta prestación via nómina através del la captura en el sistema operativo de RH.
• Entregar los reembolsos con facturas y recibos originales y debe sellar una copia de recibido como acuse del área.
• Elaborar una relación de pagos para firma del Director de Administración. • Tramitar sello de suficiencia presupuestal ante Registro del Gasto y debe verificar el depósito
al interesado vía transferencia bancaria. • Elaborar la cédula de conciliación mensual y la debe entregar al Subgerente de Control de
Gastos Médicos y Seguros para su revisión, y firmas de conformidad del Gerente de Servicios Médicos y el Subgerente de Registro Contable.
VIII.2.3. Atención Médica con Control de Gasto Médico
• De la Gestión del Reembolso de gastos médicos a Director General, Director de Área,
Subdirector y Homólogos por servicios médicos no suministrados por la red de Banobras
1. El Subdirector de Recursos Humanos y el Gerente de Servicios Médicos deben aprobar como funcionarios facultados la solicitud de reembolso y de ayuda económica.
2. El Gerente de Servicios Médicos debe apegarse a lo establecido por el Consejo Directivo en el acuerdo 86 del 31 de mayo del 2000, Políticas del Servicio Médico, con respecto a: Medicamentos, Honorarios Médicos, Gabinete y Laboratorio, Hospitalización y Servicios Complementarios para Directores y funcionarios.
3. Los rembolsos se deben llevar a cabo en base en los importes autorizados más el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
4. El personal operativo de la Subgerencia de Control de Gastos Médicos y Seguros debe: • Recibir y revisar la solicitud “Reembolso de Gastos Médicos” del funcionario, anexo con
facturas, y/o recibos de honorarios originales a nombre del titular con la descripción de los servicios que ampara y el resumen clínico del médico tratante. Las facturas y/o los recibos deben contar con los requisitos fiscales vigentes y en caso de no proceder la solicitud se debe devolver al titular con la documentación que comprueba el gasto efectuado, para su corrección y complemento.
• Entregar la solicitud al Gerente de Servicios Médicos para su aprobación médica, rubrica y comentarios, costo a rembolsar y la debe entregar al Subdirector de Recursos Humanos para su autorización.
• Registrar los datos del titular y monto a pagar en el Sistema Planeación y Control (PYC). • Anotar en las facturas y/o recibo de honorarios el número del concepto presupuestal, el número
de área, el monto y el número de verificación; entregar copia a la Gerencia de Control de Pagos y a la Subgerencia de Registro Contable y conservar los originales.
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• Del registro y control de incapacidades médicas 1. El Gerente de Servicios Médicos debe supervisar que en el caso de los aspectos médicos y
odontológicos se valore la indicación de otorgar al paciente incapacidad médica la cual debe ser registrada y controlada.
• De la Coordinación y evaluación del desempeño de la Administradora
1. El Gerente de Servicios Médicos debe:
• Supervisar y autorizar los movimientos (altas y bajas) en la Red Médica. • Supervisar que se realice la supervisión de hospitales. • Ser el enlace para la comunicación y coordinación permanente con la Administradora de
los servicios médicos.
2. El Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros debe: • Realizar la supervisión médica de 1er. contacto. • Realizar la supervisión de hospitales. • Ser el enlace para la comunicación y coordinación permanente con la Administradora de
los servicios médicos. • Verificar las Altas, bajas y la actualización diaria del padrón de derechohabientes, así como
una conciliación mensual con la Administradora. 3. El Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros debe:
• Ser el enlace, comunicación y coordinación permanente con la Administradora de los servicios médicos y debe verificar que ejecute el servicio de acuerdo al instructivo de la “Cobertura de los Servicios Médicos”.
• Revisar los tabuladores médicos y hospitalarios (revisión de costos). • Generar informe de los servicios prestados así como de los costos por el periodo (mensual
y trimestral). (Estadísticas, elaboración de reportes por la supervisión-hospitalaria). • Dar seguimiento, atención y solución de las quejas presentadas por los derechohabientes. • Evaluar la satisfacción del cliente y la calidad del servicio mediante una encuesta que
elabora una empresa ajena a la Administradora. • Realizar reuniones con la Administradora donde se deben de analizar los puntos de
oportunidad para mejorar la calidad del servicio médico. • Generar los reportes y las minutas de los acuerdos y debe dar seguimiento a los mismos.
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• De la Revisión y auditoría al gasto médico de Banobras reportado por la Administradora
1. El Gerente de Servicio Médicos debe verificar mensualmente, a través de la auditoría del gasto de Servicio Médico el gasto facturado por la administradora.
2. El Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros debe revisar y mantener actualizado el Plan de Auditoria e instruir, coordinar y supervisar al equipo de Expertos Técnicos que realizan el ejercicio.
3. El personal operativo de la Gerencia de Servicios Médicos debe: • Revisar por lo menos el 40% del gasto total del mes. • Seleccionar una muestra del archivo electrónico que contiene el detalle del gasto médico y la
envía por medio electrónico a la administradora para que sean proporcionados los expedientes de esos pagos; debe llevar a cabo una revisión física de los documentos en las instalaciones de la Administradora. En paralelo el supervisor de odontología lleva una revisión física de los expedientes de odontología.
• Dar aviso al Gerente del Servicio Médico y al Subgerente de Control de Gasto Médicos y de Seguros en caso de detectar alguna irregularidad en los cobros, y debe elaborar el informe con la evidencia para proceder a la recuperación de dicho gasto.
• Elaborar el informe anexando evidencia de los documentos revisados. (Auditoria lineamientos, hacer apartado).
4. El personal médico operativo debe revisar de manera aleatoria que las acciones médicas
preventivas, curativas y de rehabilitación, estén justificadas.
VIII.2.4. Del Plan de Continuidad Operativa 1. El Gerente de Servicio Médicos debe coordinar al equipo técnico de la Gerencia Servicio Médico, a
la Administradora y a la Red Médica Nacional a fin de coadyuvar en la implementación del Plan de Continuidad Operativa de Banobras en caso de siniestros, en coordinación con los responsables.
VIII.2.5. De las Observaciones 1. El Gerente de Servicios Médicos debe atender las observaciones realizadas por las Instancias de
Supervisión y Vigilancia hasta su desahogo y debe mantener informado al Subdirector de Recursos Humanos del seguimiento y cierre de la observación.
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VIII.3. Lineamientos específicos VIII.3.1. Atención Médica (nivel Nacional)
• De la Gestión de la Atención Médica (Consulta Interna y Externa)
1. El Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros debe atender la solicitud de examen
médico de admisión de la Gerencia de Administración de Personal, acordando la fecha y hora en la que debe recibir al solicitante.
2. El Médico debe:
• Practicar el examen médico de admisión. • Revisar los datos personales, signos vitales, talla, peso. • Entrevistar al solicitante y elaborar la historia clínica médica completa que consta de
antecedentes personales, laborales y patológicos. • Realizar la exploración física, para verificar que el solicitante se encuentra clínicamente sano. • Solicitar interconsulta y estudios de laboratorio o gabinete adicionales a los que se practican. • Extender pase para la realización de estudios de gabinete o laboratorio indicando el lugar y la
hora en la que se debe presentar para los exámenes, así como las condiciones en las que debe acudir para la realización de los mismos.
3. El solicitante debe entregar los estudios realizados en sobre cerrado al médico con el resultado de
las pruebas solicitadas para la valoración de resultados. 4. El médico debe llenar el formato de dictamen médico-ocupacional con la información recabada
junto con los resultados de laboratorio y gabinete para completar el expediente clínico y debe entregar a la Gerencia de Servicios Médicos el dictamen médico para su autorización donde debe dar a conocer el resultado de “APTO” ó “NO APTO”.
5. El Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros debe:
• Autorizar el dictamen médico si el resultado de la evaluación es APTO. • Revisar el oficio para hacer la entrega del dictamen médico-ocupacional del solicitante una vez
integrada la documentación.
6. El Personal de la Subgerencia de Control de Gasto Médicos y Seguros debe: • Elaborar la relación con fotografía de las nuevas altas para que el Titular y sus
derechohabientes puedan hacer uso de la prestación médica una vez que la Gerencia de Administración de Personal registre el ALTA en el sistema operativo de RH.
• Verificar el registro de Titulares y derechohabientes, así como las fotografías respectivas. • Actualizar diario las nuevas altas por medio del sistema operativo de RH para ser transmitidas
por correo electrónico a la Administradora para la actualización de su padrón y quede registrado como derechohabiente.
• Verificar la entrega del directorio médico con la cobertura y prestaciones a la que tiene derecho.
• Verificar que se de la explicación de la cobertura del servicio médico a la que tienen derecho. • Solicitar en el caso de las BAJAS la información mediante el formato de no adeudo indicando
nombre, expediente, fecha de baja y el motivo (liquidación, renuncia, defunción) así como
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verificar si existe o no adeudo. Elaborar carta por periodo de ocho semanas para trámite de pensión.
• Elaborar dos cartas en caso de defunción una dando el pésame a los familiares y la otra por las ocho semanas antes mencionadas, tiempo en el que se deben tramitar las pensiones correspondientes ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, y así poder continuar con el derecho al servicio médico que otorga Banobras, y debe entregar las cartas al área de Relaciones Laborales, quien debe entregarlas a los interesados y recoger las credenciales de servicio médico.
• Realizar mensualmente un cruce de información contra la base de datos y conciliar las diferencias en caso de existir.
7. El Personal de la Subgerencia de Control de Gasto Médicos y Seguros debe verificar la
continuidad del servicio médico en casos especiales de acuerdo a lo siguiente: • Recibir la solicitud de continuidad del servicio médico de casos especiales para
derechohabiente. i. Atender la solicitud de continuidad del servicio médico a derechohabiente. ii. Verificar que la causa sea por algún problema médico que impida al derechohabiente
valerse por sí mismo. iii. Turnar al Médico para su valoración.
• Realizar valoración médica.
i. De acuerdo a la información proporcionada en la solicitud. ii. Solicitar dos constancias médicas una de médico especialista y médico tratante.
• Extender pase para médico(s) especialista(s), de los cuales se requiere una constancia médica.
• Evaluar la información proporcionada por el médico tratante e informar al Gerente de Servicio
Médico sobre la evaluación hecha constancia del centro hospitalario y/o certificado médico de incapacidad.
• Notificar al solicitante la causa por la que no procede la solicitud, apoyándose en las
constancias médicas emitidas por los médicos especialistas. • Solicitar a la Gerencia de Administración de Personal que continúe dando de alta al
derechohabiente en cuestión por cumplir con el Art. 7.1 fracción f), del Reglamento de los Servicios Médicos de Banobras. Nota.- Estos casos deben valorarse anualmente.
8. El personal capacitado para el efecto, debe verificar que se atienda al personal en oficinas
corporativas para el servicio odontológico de acuerdo a lo siguiente: • Recibir la solicitud (vía telefónica), para atención odontológica y programar su cita. • Atender la solicitud (principalmente de Titulares) para atención odontológica. • Revisar la agenda del médico odontólogo y programar la cita. • Indicar al solicitante la hora y fecha de la cita. • Realizar la revisión para conocer la situación dental del paciente. • Emitir la receta con instrucciones y lo canaliza con el médico especialista. • Emitir la receta con instrucciones y medicamentos, de acuerdo al tratamiento.
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• Entregar el formato de “Certificado de Incapacidad”, a paciente si lo requiere, solicitando autorización vía telefónica a la Administradora indicando el motivo y los días naturales que cubrirá.
• El paciente debe entregar la incapacidad a la Subgerencia de Personal para justificar su ausencia.
• Recabar la firma del paciente y entregar el formato. • Elaborar el informe de labores mensualmente de los pacientes atendidos en oficinas
corporativas. • Entregar vía oficio a la Subgerencia de Prestaciones Médicas y la Gerencia de Prestaciones
dichos informes. • Enviar los informes a la Administradora de las consultas otorgadas en el mes. • Llevar a cabo la revisión física de expedientes clínicos atendidos por los médicos de la red vía
la Administradora. • Analizar y elaborar el reporte de ortodoncia preventiva para los pacientes.
9. El Personal de la Subgerencia de Control de Gasto Médicos y Seguros debe gestionar el apoyo
para el tratamiento de ortodoncia a los derechohabientes menores de 12 años de acuerdo a lo siguiente: • Recibir la solicitud para el apoyo de tratamiento de ortodoncia.
i. Atender la solicitud y remitirla al coordinador de prestaciones médicas. ii. Revisar la solicitud y entregarla para su atención al supervisor odontólogo.
• Contactar con el paciente para valorar el caso.
i. Verificar que se revisen las placas y moldes que indicó su médico tratante. ii. Valorar el caso y emitir la carta autorización.
• Formalizar la carta con el Gerente de Servicios Médicos.
i. Indicar en el caso de que proceda la ayuda por única vez que el apoyo que otorga Banobras es por dos Salarios Mínimos Bancarios Mensuales Vigentes para menores de 12 años.
ii. Turnar al paciente con el experto técnico administrativo para que lleve a cabo los trámites de pago, quién debe proporcionar el formato de reembolso el cual debe ser firmado y contener los datos del Titular y debe solicitar la siguiente documentación: a. Recibo de honorarios del médico tratante a nombre del Titular. b. Copia del oficio donde autorizan esta ayuda. c. Número de cuenta de nómina para que se le deposite vía transferencia bancaria.
10. El Personal de la Subgerencia de Control de Gasto Médicos y Seguros debe verificar que se
proporcione la atención médica preventiva y curativa en el edificio corporativo de acuerdo a lo siguiente:
• Registrar la solicitud (vía telefónica), para atención médica. • Atender conforme se registran las solicitudes del personal activo, jubilado y derechohabientes,
dando prioridad a las urgencias y a los pacientes con sintomatología aguda. • Tomar signos vitales y anotarlos en una libreta la cual es entregada al mismo tiempo que
canaliza al paciente con el médico en turno. • Revisar signos vitales, hacer el interrogatorio y realizar las pruebas de laboratorio básicas.
i. Realizar la exploración física del paciente, diagnosticar e indicar el tratamiento. ii. Registrar la nota de evolución del paciente en la historia clínica electrónica. iii. Emitir la receta “formato de consulta extra”, donde debe registrar los datos del paciente, el
diagnóstico, los medicamentos y el tratamiento a seguir.
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iv. Prescribir en el formato si requiere de estudios de laboratorio o gabinete. v. Entregar el formato de “Pase a Especialista”, para que lo expida el médico en caso de que
el paciente requiera interconsulta con alguna otra especialidad. vi. Entregar el formato de “Certificado de Incapacidad”, si el padecimiento del paciente lo
requiere. vii. Solicitar la autorización vía telefónica a la Administradora indicando el motivo y los días
naturales que cubrirá. viii. Indicar al paciente que debe entregar la incapacidad a la Subgerencia de Personal para
justificar su ausencia. ix. Recabar firma del paciente y entregar el formato.
• Verificar que se atiendan las urgencias, conforme a lo siguiente:
i. Revisar signos vitales, hacer interrogatorio y registrar los antecedentes de importancia, realizar la exploración física y diagnosticar.
ii. Iniciar con el tratamiento para estabilizar al paciente. iii. Localizar a su médico tratante (si su padecimiento es crónico), o canalizarlo a la sala
de urgencias de algún hospital de la red. iv. Coordinar el traslado del paciente vía ambulancia, solicitando la autorización
correspondiente a la Administradora del servicio médico. v. Entregar mensualmente el informe de labores médicas. vi. Elaborar el informe diario de labores médicas del mes en curso, indicando:
Número de consultas Número de expediente Fecha Nombre de paciente No. de folio Sexo Edad Laboratorio Rayos X Pase a especialista Incapacidad Diagnóstico
• Verificar que se elabore el informe de los pacientes atendidos en el consultorio de oficinas
corporativas, indicando: Pacientes atendidos Incapacidades Pases a otras especialidades Pacientes enviados a Urgencias Examen de admisión Total Casos especiales
• Entregar vía oficio a la Subgerencia de Control de Gasto Médicos y Seguros y la Gerencia
de Servicios Médicos dichos informes. • Enviar el informe a la Administradora de las consultas otorgadas en el mes.
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Atención odontológica
Mantenimiento al Portal de la Salud
Solicitud
Personal de la Gerencia de Servicios Médicos/
Subdirector de Recursos Humanos/Red Médica
Nacional
1.0 Atención Médica (Nivel Nacional)
Personal de la Gerencia de Servicios Médicos/
Subdirector de Recursos Humanos
2.0 Control de Gasto Médico
Personal atendido
Personal de la Gerencia de Servicios Médicos/
Subdirector de Recursos Humanos/Red Médica
Nacional
3.0 Atención Médica con Control de Gasto Médico
Fin
Inicio
Consulta médica interna y externa
Pagos a la administradora, siniestralidad, apoyos
Información del comportamiento del gasto
Informe ejecutivo del desempeño presupuestal y estadísticas médicas
Rembolso de gastos médicos
Incapacidades médicas
Evaluación del desempeño de la Administradora
Plan Integral de Medicina Preventiva
Auditoría al gasto médico de Banobras reportado por la Administradora
Continuidad del Servicio Médico
VIII.4.Procedimiento VIII.4.1. Ficha del Proceso
1. Mapa PROCESO: Gestión de la Atención Médica y del Control del Gasto Médico Dueño del proceso: Gerente de Servicios Médicos/Director de Administración Entradas Solicitudes
Productos Personal Separado, Atendido y Gestión del pago o reembolso
Proveedores Clientes Área de servicios médicos Banobras Administradora de servicios Red Nacional de Médicos Ópticas dadas de alta en la red Encargados del Portal de Banobras Nómina Subgerencia de Sistemas de Pago
Funcionarios, Empleados, Derechohabientes, Pensionados y Jubilados de Banobras Director General Director de Administración Subdirector de Recursos Humanos
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2.- PEPSU
Proveedor Entrada Proceso Salida Usuarios 1.0 Atención Médica (Nivel Nacional) Gerencia de Administración de Personal Área de servicios médicos Banobras
Solicitud de: Ingreso Baja Solicitud del personal para atención médica
1.0 Atención Médica Interna
Solicitud de ingreso atendida Solicitud de Baja de Personal atendida Solicitud atendida
Área Solicitante Funcionarios y Empleados de Banobras
Administradora de servicios Red Nacional de Médicos
Solicitud para atención médica
2.0 Atención Médica Externa
Consulta Atendida en: • Casa del Jubilado • Cendi • Consultorio externo
Derechohabientes, Pensionados y Jubilados de Banobras
Área de servicios médicos Banobras Encargados del Portal de Banobras
Identificación de la necesidada a prevenir
3.0 Implementación del Plan Integral de Medicina Preventiva
Necesidad implementada, personal de banobras informado y atendido
Funcionarios y Empleados
2.0 Control de Gasto Médico Administradora de servicios Red Nacional de Médicos
Solicitud para ayuda o apoyo Receta
4.0 Gestión de las ayudas y apoyos al personal
Ayuda y apoyos otorgados
Empleados, Derechohabientes Pensionados y Jubilados
Ópticas dadas de alta en la red
Solicitud de lentes 5.0 Financiamiento de lentes (micas y armazones)
Micas y armazones solicitados
Empleados, Derechohabientes, Pensionados y Jubilados
Subgerencia de Sistemas de Pago Nómina
Facturas Captura en el sistema operativo
6.0 Gestión del Pago de siniestralidad y gasto de administración de los servicios médicos
Pago electrónico efectuado
Administradora
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Continuación
Proveedor Entrada Proceso Salida Usuarios 3.0 Atención Médica con Control de Gasto Médico Subgerencia de Sistemas de Pago Nóminas
Solicitud de reembolso Recibos de Honorarios y facturas
7.0 Gestión de Reembolso de gastos médicos a funcionarios
Pago cheque efectuado
Funcionarios
Administradora Información en archivo electrónico
8.0 Coordinación, y evaluación el desempeño de la empresa Administradora
Evaluación de la Administradora
Subdirector de Recursos Humanos Director de Administración
Administradora Notificación de auditoría, Facturas, archivo detalle de gasto
9.0 Auditoria del gasto de servicio médico
Informe de la revisión y Análisis del gasto por servicio médico revisado
Subdirector de Recursos Humanos Director de Administración Director General
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3.- Matriz Documental Etapa Descripción Actores Marco Jurídico
y Normativo Nivel de
Documentación Producto Estándar
E1 Atención Médica (Nivel Nacional) Consulta médica interna y externa Plan Integral de Medicina Preventiva
Gerente del Servicio Médico
Contrato del Servidor Público Contrato de Prestación de Servicios de la Administradora Reglamento Servicios Médicos Ley del Seguro Social Convenio de Subrogación de Servicios Condiciones Generales de Trabajo
Política Lineamiento
Solicitudes de ingreso o de Baja de Personal atendidas Solicitud atendida, Consulta Atendida en:Casa del Jubilado, Cendi y Consultorio externo Necesidad preventiva implementada y Personal informado y atendido
Por evento
Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros Experto Técnico
E2 Control de Gasto Médico Gestión de las ayudas y apoyos al personal Financiamiento de lentes (micas y armazones) Gestión del pago de siniestralidad y gasto de administración de los servicios médicos
Gerente del Servicio Médico
Política
Ayuda y apoyos atendidos Micas y armazones solicitados Gestión del Pago electrónico
Por evento
Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros Experto Técnico
E3 Atención Médica con Control de
Gerente del Servicio
Política Procedimiento
Mensual
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Etapa Descripción Actores Marco Jurídico y Normativo
Nivel de Documentación
Producto Estándar
Gasto Médico Gestión del Reembolso de gastos médicos a funcionarios Coordinación, y evaluación el desempeño de la empresa Administradora Auditoría del gasto de servicio médico
Médico Gestión del Reembolso Evaluación de la Administradora realizada Informe rubricado Facturas, y archivo del detalle de gasto
Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros Experto Técnico
4.- Indicador
Proceso Descripción del Indicador Fórmula Frec.
Medición Frec.
Reporte Meta
Servicio Médico
Registro del gasto de operación de los servicios médicos
Gasto médico/tipo de personal
semestral semestral Mayor impacto en medicina preventiva
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VIII.4.2. Tabla de Actividades para la Auditoría del gasto de Servicio Médico
Responsable N° Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
1.0 Recibe la información del gasto de la Administradora
Experto Técnico soporte de Auditoria
1.1 Recibe el archivo electrónico del detalle del gasto.
Entrada Archivo electrónico del gasto
Tercer viernes del mes 1.2 Realiza la revisión del gasto de
Banobras reportado por la Administradora.
2.0 Realiza el muestreo y solicita los expedientes
2.1 Realiza por muestreo la selección del 40% de los documentos del gasto reportados en el archivo electrónico.
Expedientes de facturas y recibos de gasto
Dentro de los 15 días siguientes del mes siguiente
2.2 Solicita los expedientes de facturas y recibos seleccionados.
2.3 Integra la muestra de la revisión del gasto por cada tipo de servicio médico.
2.4 Identifica por clave de servicio predeterminado en las bases de la licitación.
2.5 Realiza el ejercicio de Auditoría con los documentos.
2.6 Elabora el informe de la revisión y análisis del gasto auditado.
Informe
3.0 Determinación de inconsistencias Subgerente de Control de Gasto Médicos y Seguros
3.1 Revisa el Informe e indica las modificaciones necesarias.
Informe
3.2 Rubrica el informe y lo entrega al Gerente de Servicios Médicos.
Nota.- Utiliza el Contrato de Prestación de Servicios y Reglamento Servicios Médicos.
3.3 Mantiene actualizado el Plan de Auditoria e instruye, coordina y supervisa al equipo de Expertos Técnicos que realizan la auditoría.
4.0 Integración y conclusión de la auditoria
Gerente de Servicios Médicos
4.1 Comprueba el gasto médico reportado por la administradora a través del Informe de la auditoría realizada a la muestra del gasto de Servicio Médico.
Informe Salida Pago Informe de la Auditoría
Mensual
4.2 Firma de Conformidad y entrega el documento al Subgerente de Control de
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Responsable N° Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
Gasto Médicos y Seguros para que gestione el pago.
Reporte Ejecutivo 4.3 Prepara el Reporte Ejecutivo para el
Subdirector de Recursos Humanos, Director de Administración y Director General.
Reporte
Fin del Procedimiento
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Sección IX
Anexos
Anexo No Nombre
1 Definiciones
2 Listado de Registros capítulo IV
3 Listado de Registros capítulo V
4 Listado de Registros capítulo VI
5 Listado de Registros capítulo VII
6 Listado de Registros capítulo VIII
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Anexo 1 Definiciones
Para los efectos del presente manual, se entenderá por:
PALABRA DEFINICIÓN
SECCIÓN IV
Administrador Operativo
Es el servidor público de Banobras al que se le asigna el rol de turnar los requerimientos y fallas del Sistema- RH al administrador TI.
Administrador TI Es una persona de la empresa Lobo Software asignada a Banobras para atención de solicitudes.
Alta Ingreso de una persona al padrón de derechohabientes de la Institución
Alumbramiento Parto
Baja Salida de una persona del padrón de derechohabientes de la Institución.
Canastilla
Prestación consistente en ayuda en efectivo por el 25% del salario mínimo bancario mensual en el Distrito Federal, que se otorga al nacer el hijo, prevista en el artículo 50, fracción III, inciso e) de las Condiciones Generales de Trabajo de Banobras.
Concubina
Mujer que haya hecho vida marital con un titular durante los últimos cinco años o con quien éste haya procreado hijos.
Derechohabiente
Familiares del titular con derecho a recibir las prestaciones que otorga Banobras en sus Condiciones Generales de Trabajo.
Divorcio Disolución de un matrimonio pronunciada por un órgano judicial competente.
Dote Matrimonial
Prestación que se otorga a los trabajadores que contraigan matrimonio por lo civil, de acuerdo con lo previsto en el artículo 57 de las Condiciones Generales de Trabajo de Banobras.
Incapacitado
Hijos mayores de 21 años que se encuentren incapacitados física o mentalmente para obtener ingresos por sí mismos, o esposos que comprueben estar totalmente incapacitados para trabajar.
Lactancia
Prestación consistente en un período de seis meses durante el cual se otorga ayuda, en especie o en efectivo, para la alimentación del niño inmediatamente después del alumbramiento, prevista en el artículo 50, fracción III, inciso f) de las Condiciones Generales de Trabajo de Banobras.
Sistema Lobo RH Software integral que reúne las herramientas necesarias para la operación y administración de los recursos humanos
Residencia Es el prestador de servicio social o práctica profesional
Jornada de trabajo
El tiempo durante el cual el trabajador se encuentra obligatoriamente a disposición de Banobras para desempeñar las labores que le han sido asignadas.
Puntualidad Grado de exactitud con que registre su asistencia el personal en el cumplimiento de los
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PALABRA DEFINICIÓN
días y horas que constituyen la jornada de trabajo
jornada diurna , la jornada de trabajo contínua o discontinua comprendida entre las 6:00 y las 20:00 horas.
jornada nocturna Es la comprendida entre las 20:00 y las 6:00 horas.
jornada mixta Es la que comprende periodos de la jornada diurna y nocturna, siempre y cuando el periodo nocturno sea menor a tres horas y media. Si el periodo nocturno comprende tres horas y media o más, entonces se considerará como jornada nocturna.
SECCION V Capacitación
Catálogo Instrumentos establecidos por la Dirección General de Desarrollo Humano y Organización de la Administración Pública Federal, de acuerdo a la normatividad vigente, a través de los cuales se registran e identifican los puestos sujetos a la Norma para la descripción, perfil y valuación de puestos en las instituciones de la Administración Pública Federal.
Categoría Conjunto de puestos que se autorizan a las dependencias y entidades, que por su rama de especialidad técnica o profesional, requieren de un esquema de remuneraciones particular, de acuerdo al Reglamento de la Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Comité Instancia que determina el Oficial Mayor o equivalente para auxiliarlo en el proceso de descripción, perfil y valuación de puestos.
Especialista A los servidores públicos de las instituciones acreditados por la Dirección General de Desarrollo Humanos y Organización de la Administración Pública Federal, responsables de analizar y procesar la información que se genere de la descripción, perfil y valuación de puestos, debiendo cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad aplicable.
SIVAL Sistema de Validación de Valuación de Puestos establecido por la Dirección General de Desarrollo Humanos y Organización de la Administración Pública Federal, para revisar la congruencia metodológica de las valuaciones de puestos con base en los criterios de calidad establecidos en la metodología de valuación de puestos correspondiente.
Beca Apoyos y beneficios otorgados al trabajador, para la realización de estudios que complementen su formación y desarrollo.
Capacitación Proceso de enseñanza-aprendizaje para incrementar los conocimientos, habilidades y mejorar las actitudes de los trabajadores, encauzado a elevar la efectividad, rentabilidad y productividad.
Competencia Es el conjunto de habilidades, conocimientos y actitudes que favorecen el correcto desempeño del trabajo y que la organización tiene interés en desarrollar o reconocer en sus colaboradores de cara a la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa.
Curso Acción de capacitación que se lleva a cabo en un aula, apoyada con un material didáctico diseñado para el desarrollo del curso. La mayor parte de la exposición corre a cargo del facilitador y pueden o no existir casos prácticos o dinámicas grupales.
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PALABRA DEFINICIÓN
Curso Externo Acción de capacitación en la cual los trabajadores acuden a instituciones educativas para capacitarse en estudios cuya impartición no sea posible incluirse dentro del propio plan de capacitación de la dependencia o entidad dada su complejidad técnica o su alto costo.
Curso Interno Acción de capacitación en la que el área de Desarrollo de Personal realiza las gestiones de contratación de instrucción, convocatoria y logística conforme a los procedimientos definidos, pudiendo impartirse en instalaciones de la dependencia o entidad o en instalaciones externas.
Evento de capacitación
Es el uso generalizado que se le da a cualquier modalidad de capacitación, ya sea curso, taller, conferencia, seminario, diplomado, congreso etc.
UA Unidad administrativa
DNC
Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, proceso por medio del cual se identifican los requerimientos de las áreas de trabajo en materia de capacitación y desarrollo humano. Es una herramienta que describe la problemática de un área que puede ser resuelta mediante esfuerzos de capacitación. Permite alinear la capacidad, la actitud y el desempeño de las Personas hacia las Metas, Objetivos y Estrategias
RH Recursos Humanos.
Impacto de la Capacitación
Es la mejora en el desempeño de las personas capacitadas producto del desarrollo de competencias
Inscripción Registro de capacitados para participar en eventos que ofertan instituciones educativas de manera abierta al público en general y que no requieren diseño específico para la APF, orientada a cubrir con oportunidad la necesidad de capacitación y/o actualización del personal referido.
Instructor Externo Es la persona física o moral registrada para tal efecto, autorizada por las autoridades competentes en materia de capacitación y adiestramiento, para impartir eventos o cursos de su especialidad.
Instructor Interno Es el trabajador que, independientemente de sus labores, capacita o adiestra a otros trabajadores de la dependencia o entidad.
Programa Individual de Capacitación
Es el conjunto de eventos de capacitación definidos en forma individual durante un periodo de tiempo destinados a fortalecer competencias que inciden en el desempeño de un puesto
Programa Anual de Capacitación
Corresponde a los eventos de capacitación autorizados por la dependencia, y es resultado de la Detección de Necesidades de Capacitación.
Pruebas psicométricas
Son exámenes que tienen como objetivo medir rasgos de personalidad, capacidades mentales, nivel de conocimientos y estados de opinión o actitud
Adecuación puesto-persona
Grado o porcentaje en que la persona se ajusta a los requerimientos del puesto.
Competencia Es el conjunto de comportamientos, habilidades, conocimientos y actitudes que favorecen el correcto desempeño del trabajo y que la organización tiene interés en desarrollar.
Servidor Público clave
Personal que cuenta con potencial de desarrollo y que reúne alguna de las siguientes características: 1. Alto desempeño, 2. Es especialista en una materia, 3. Se encuentra identificado como personal que sucede a una jerarquía mayor.
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PALABRA DEFINICIÓN
Inventario Conjunto de datos del personal relacionados con: sus datos personales, grado académico, experiencia y trayectoria curricular.
Parrilla de reemplazos
Determinación de candidatos a ocupar posiciones clave en el corto y mediano plazo, como posibles reemplazos
Perfil del puesto Conjunto de características necesarias para desempeñar las funciones de un puesto, relacionadas con los conocimientos, experiencia, competencias, estilo, intereses profesionales y proceso de pensamiento
Plan de desarrollo Acciones de desarrollo del personal relacionada con capacitación, coaching del jefe, proyectos y programas de trabajo, rotación de puestos y/o autoestudio, que le permitan al personal desarrollar las competencias necesarias en su posición.
PID Proyecto Individual de Desarrollo TUA Titular de la Unidad Administrativa Evaluación de desempeño
CIED Comité Institucional de Evaluación del Desempeño de cada Dependencia o Entidad. RUSP Registro Único del Servicio Público Profesional.
Estímulos Es la cantidad neta que se entregará al Servidor Público de manera extraordinaria, sin que se considere un ingreso regular o permanente ni formará parte de la percepción ordinaria; la cual, se otorgará con motivo de la productividad, eficiencia y eficacia.
Capacidades Los conocimientos, habilidades y aptitudes requeridos para el adecuado desempeño de los servidores públicos en un puesto.
Experiencia Los conocimientos y habilidades generados a través del tiempo, considerando entre otros elementos, el orden y duración en los puestos desempeñados en el sector público, privado o social, el nivel de responsabilidad, de remuneración y la relevancia de las funciones o actividades encomendadas.
Incentivo La distinción de carácter no económico que tiene como propósito motivar el desempeño de los servidores públicos.
Mérito Los logros, distinciones, reconocimientos o premios obtenidos en el ejercicio profesional o por destacar en alguna actividad en lo individual, así como en el desempeño de empleos, cargos o comisiones en el servicio público o privado.
Personal sujeto a evaluación
Servidores públicos que de acuerdo al catálogo de puestos de la Dependencia o Entidad están comprendidos entre los rangos de Enlace a Director General.
SFP Secretaría de la Función Pública. Comunicación interna
LSPC Ley del Servicio Profesional de Carrear en la Administración Púbica Federal. RSPC Reglamento del Servicio Profesional de Carrear en la Administración Púbica Federal. RH Recursos Humanos. Vo. Bo. Visto bueno Cabeza Título de artículo. Campaña o estrategia de comunicación
Conjunto de actividades o esfuerzos a un fin determinado.
DGA Director General Adjunto. Diseñar Idear la forma concreta de algo. Diseño Descripción o bosquejo de alguna cosa.
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PALABRA DEFINICIÓN
Dummy Boceto, también llamado diagrama o premaqueta. Edición Selección de materiales o mensajes preexistentes (textos, fotos, pinturas, canciones,
etcétera) para conformar un nuevo mensaje o producto cualitativamente distinto a los originales. La edición no se limita a la producción editorial, también hay edición cinematográfica, de televisión, de radio y de páginas web, entre otras.
Eventos Se utiliza para denominar genéricamente a todas aquellas ocasiones en que se reúnen un grupo de personas. Por ejemplo: seminarios, reuniones, congresos, festejos, comidas.
INTRANET Medio de comunicación interna que funciona bajo la tecnología Web con servidor interno. Facilita la publicación de información y formularios para toda la dependencia o entidad usando el Lenguaje de Marcado de Hipertexto (HTML). Además, permite la creación de páginas multimedia, compuestas de texto, gráficos, sonido y vídeo. Los enlaces de hipertexto (link) permiten saltar desde un lugar en la Web a otro, lo que significa que se puede ingresar a otros sitios dentro de una Intranet o fuera en Internet desde una página inicial.
Layout Definición de estructuras que definen la posición en el espacio (y su presentación gráfica) de los componentes de un sistema. Ejemplo; cómo aparecerá un anuncio terminado, abarcando todo, desde un garabato hasta el efecto visual más acabado.
Medios impresos Revista, carteles, trípticos, volantes, cartas personalizadas, invitaciones a reuniones. Medios electrónicos
INTRANET, correo electrónico, INTERNET, Mensaje audiovisual y multimedia, Protector de pantalla, Papel, tapiz PC, Medios magnéticos de almacenamiento.
Medios visuales Periódico mural, pizarrón informático, Cartel, Pendón, Artículo promocional. Medios presenciales
Foros, exposiciones, conferencias, encuentros, simposios, reuniones de trabajo y eventos.
Página formada Es una página que incluye todos los elementos de diseño: cornisa, cabeza, texto, fotos, blancos, ilustraciones, entre texto, crédito, folio, etcétera, de acuerdo con los criterios generales del diseño editorial y los criterios particulares de cada publicación. Para la formación de páginas se suelen emplear paquetes de edición. Entre los más comunes están Page Maker y Quark X Press.
Primeras pruebas También conocidas como primeras planas, son páginas formadas impresas con láser en papel bond blanco. Sobre éstas se realiza la primera lectura y se marcan correcciones, tanto de texto como de diseño, entre ellas: erratas, cambio indebido de familia tipográfica, medidas incorrectas en la composición de texto, irregularidad del espaciado entre letras, signos y palabras, inexactitud o falta de limpieza de los caracteres o de uniformidad en blancos y sangrías.
Pruebas de impresión
Pruebas previas que realiza la imprenta, a partir de negativos o de versión electrónica, a fin de que el editor tenga una idea más precisa de cuál será el resultado final de la impresión y, en su caso, detecte errores que pasaron inadvertidos en las etapas previas de revisión y corrección.
Pruebas finas También conocidas como inmaculadas. Es la versión que ya no contiene errores de texto ni de diseño. Se imprimen en impresora láser sobre papel bond blanco y se entregan a la imprenta junto con la versión electrónica.
Pruebas plotter A partir de la versión electrónica, la imprenta realiza las pruebas plotter, que son una versión bastante apegada de cómo va a quedar la impresión.
Segunda de forros
Parte interna de la portada de una publicación También llamada retiración de contraportada, es la parte interna de la contraportada
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PALABRA DEFINICIÓN
Segundas pruebas
También conocidas como contrapruebas o contras, se piden y revisan para verificar que se hayan hecho completa y adecuadamente las correcciones indicadas en las primeras pruebas, así como para detectar cualquier error que no se hubiera encontrado en las primeras pruebas
Versión electrónica (revista)
Es la versión electrónica de las pruebas finas. Está elaborada en un software de edición, regularmente Page Maker o Quark X Press, y grabada en un CD, que es el que se entrega a la imprenta para elaborar, primero, las pruebas plotter y luego, las láminas con que se imprime.
Versión master Término propio de la producción radiofónica y televisiva. Es el original a partir del cual se hacen copias para la transmisión de anuncios, programas, etcétera.
SECCIÓN VI
LFTAIPG Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
LFRASP Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
SECCIÓN VII
Pólizas de seguro de vida
Documento prueba del contrato de seguro en el que se establecen las condiciones de contratación entre el asegurado y el asegurador.
Prima de seguro Es la aportación económica que se paga a la aseguradora por asumir el riesgo, la cual se compromete a indemnizar un siniestro hasta el monto total convenido (suma asegurada).
Vigencia de la Póliza
Es el período de cobertura de la Póliza (Puede ser de un año y como máximo dos años).
Condiciones Generales de la Póliza
Son aquellas que norman o rigen el contrato mediante estipulaciones, especificaciones y excepciones. Establecen el marco de principios que regirán al contrato del seguro.
Contrato del Seguro
Por el contrato de seguro, la emp0resa aseguradora se obliga mediante el pago de una prima a resarcir un daño, o pagar una suma de dinero al asegurado o beneficiario cuando se verifique la eventualidad prevista en contrato.
Indemnización Es el pago de la cantidad comprometida en el contrato, derivado de la licitación, a la muerte del asegurado.
Endoso Es el documento que se agrega a la póliza y que modifica los términos originales de la misma ampliando o limitando los beneficios originalmente convenidos.
Movimientos
Altas Son las notificaciones a la Aseguradora de los empleados de nuevo ingreso a la institución o personal al que se le acaba de otorgar un crédito hipotecario, de corto o mediano plazos o el alta de un inmueble.
Bajas Son las notificaciones a la Aseguradora de empleados que dejaron de prestar sus servicios; y que en su nueva condición de exempleado mantiene adeudos los cuales deberán continuar asegurados, o bien empleados y jubilados, pensionados y exempleados que saldaron sus créditos y consecuentemente en algunos casos la baja del inmueble.
Modificaciones Son las notificaciones mediante las que se informan promociones o demociones al empleado o cambios de los saldos insolutos de sus créditos, así como el aumento en la suma asegurada de algún inmueble.
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PALABRA DEFINICIÓN
SECCIÓN VIII
Administradora Licitante ganador con la mejor propuesta técnica y económica. Se obliga a prestar servicios profesionales en el ramo de la salud para la administración de los servicios médicos, hospitalarios, farmacéuticos y complementarios, con la cobertura a nivel nacional, para atender a los trabajadores activos, jubilados y pensionados de Banobras y sus dependientes, en lo sucesivo derechohabientes.
Auditoria Examen objetivo, sistemático, y de evaluación de las operaciones administrativas de los servicios médicos y del gasto que se reporta por los servicios otorgados por la Red de prestadores a los derechohabientes del Banco. Con el propósito de determinar el grado de economía, eficiencia, honestidad y apego a la normativa
Beneficiarios del Servicio Médico
Se considera titulares para hacer uso de los servicios médicos a: a) Trabajadores en servicio que cuenten con nombramiento definitivo expedido por
la Institución. b) Jubilados y pensionados en los términos de las Condiciones Generales de
Trabajo. c) Trabajadores que tengan nombramiento provisional, temporal, por tiempo fijo o
por obra determinada, los cuales tendrán derecho de los servicios únicamente por el tiempo estipulado en su nombramiento.
Derechohabientes
Se considera derechohabiente de los servicios médicos a los familiares de los titulares especificados en el punto anterior, que cubran los requisitos establecidos en las Condiciones Generales de Trabajo y en el artículo 18 del Reglamento de Servicios Médicos vigente. Son los trabajadores activos, jubilados y pensionados de BANOBRAS y sus beneficiarios con derecho a recibir la prestación del servicio médico. reconocidos por BANOBRAS y registrados en Padrón institucional, cuyo registro y actualización es responsabilidad de la Subgerencia de Recursos Humanos.
Servicios médicos en Oficinas Corporativas
Los titulares y sus derechohabientes tendrán derecho a los siguientes servicios:− Asistencia médica preventiva − Asistencia médica curativa, consistente en consulta en consultorio de medicina
general. − Suministro de medicamentos − Servicios de diagnóstico mediante estudios de laboratorio. − Atención dental − Servicio de ambulancia − Ayuda económica para: anteojos, curveta auditiva, educación especial y otros. − Lentes de contacto Adicionalmente los especificados en el Reglamento de Servicios Médicos: artículo 29; Capitulo IV de la Cobertura de Servicios y Capitulo V de la Prestación de los Servicios.
La Red
Es el esquema de servicios integrado por prestadores de servicios independientes, consistente en médicos de todas las especialidades, hospitales, laboratorios, gabinetes, farmacias, ambulancias, otros centros de apoyo, diagnóstico y toda clase de servicios médicos relacionados, que la Administradora pone a disposición de Banobras, a fin de administrar la prestación de un servicio médico integral.
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Anexo 2 Listado de Registros Sección IV
N° Nombre del Registro 1 Evaluación Psicométrica
2 Registro de incorporación al proyecto de Servicio de Social y Prácticas Profesionales en Banco Electrónico.
3 Credencial de Identificación 4 Evaluación de Desempeño y Control de Asistencia 5 Control de Actividades 6 Cuestionario para solicitar la inscripción de ascendientes como derechohabientes del servicio médico y
demás prestaciones 7 Responsiva para registro de hijo(a) entre 21 y 25 años 8 Oficio para estudio socioeconómico 9 Oficio de Dictamen de solicitud de incorporación
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MANUAL DE POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS RECURSOS HUMANOS
Anexo 3 Listado de Registros Sección V
N° Nombre del Registro 1 Descripción y perfil de puestos. 2 Cuestionario de Formato libre e instructivo de llenado. 3 Valuación de puestos de mando. 4 Valuación de puestos de enlace. 5 Relación de años de experiencia por grupo de puesto. 6 Relación de verbos por nivel jerárquico. 7 Catálogos de carreras del Sistema Trabaja en, de la Secretaría de la Función Pública. 8 Catálogos de áreas de experiencia del Sistema Trabaja en, de la Secretaría de la Función Pública. 9 Detección de necesidades de capacitación
10 Programa de Capacitación 11 Curso interno 12 Curso externo 13 Lista de asistencia 14 Evaluación final 15 Solicitud de beca
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Anexo 4 Listado de Registros Sección VI
N° Nombre del Registro Prestaciones 1 Calendario de procesos de préstamos 2 Listado de créditos 3 Pagarés 4 Convenio 5 Póliza Contable 6 Cifras control
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Anexo 5 Listado de Registros Sección VII
N° Nombre del Registro
1 Formato de Designación de Beneficiarios
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Anexo 6 Listado de Registros Sección VIII
Gestión de la Atención Médica y del Control del Gasto Médico
N° Nombre del Registro
1 Expediente Médico
2 Formato de uso múltiple 3 Sistema Operativo RH 4 Base de datos del Servicio Médico