MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EMISIÓN: 001 DE …

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA

CLAVE: DGEyC

EMISIÓN: 001

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Manual de Políticas y Procedimientos de la Dirección General de Educación y Cultura

H.H. Cuautla, Mor., a 14 de Julio del 2017


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II. CONTENIDO

Apartado Consecutivo del Apartado

Portada I

Contenido II

Autorización III

Introducción IV

Políticas V

Lista de Procedimientos VI

Procedimientos VII

Diagrama de Procedimientos

VIII

Directorio IX

Hoja de Participación

X


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V.- INTRODUCCIÓN

El Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento de control y apoyo administrativo, que describe

las formas correctas de ejecutar las actividades propias del trabajo que se dan entre las unidades

administrativas de la dependencia, enunciando sus políticas, estrategias y funciones, siendo por ello, un

elemento de apoyo y orientación al funcionamiento administrativo e información al público en general.

El presente Manual define responsabilidades de cada uno de los trabajadores, representa el instrumento de

nuevas técnicas y herramientas enmarcadas en la nueva política de modernización administrativa, procurando

ser más eficientes y eficaces en el quehacer administrativo a fin de evitar que se dupliquen actividades y hacer

congruentes sus atribuciones con los objetivos, funciones, estructuras administrativas, programas y recursos

disponibles, racionalizando así el uso de estos y orientando a realizar de una forma ordenada y cronológica

los procedimientos de trabajo, delimitando a cada persona involucrada en los procesos a desarrollar hasta

donde se debe y puede actuar.

Por lo anterior, el presente Manual, representa una herramienta clave en la consecución de los objetivos y

metas en materia de educación y cultura de este Gobierno Municipal.


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V.- POLÍTICAS En caso de no encontrarse el Director General la correspondencia y documentos para firma se turna al Coordinador General.

En caso de el niño o niña que representa al Narciso Mendoza cancelara su asistencia se tomara a

bien asignar a un nuevo niño o niña para poder cubrir el personaje.

Si se diera la situación de que no tallerista no asistiera a su colonia se recurrirá al directorio de

talleristas para comisionar otra persona a fin de poder cubrir la clase.

En caso de que no llegue el artista asignado al corredor se consultara al catalogo de artistas para

cubrir el espacio libre.

En caso de que la zona donde se ejecutara la actividad del cine movil no cuente con las medidas

necesarias para la ejecución del mismo, se adaptara el equipo con el que se cuenta a las condiciones del

lugar.


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VI.- LISTA DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS

No. Nombre

1 Atención de Correspondencia recibida

2 Comprobación de gastos para eventos

3 Préstamo de Plazas Públicas del Centro Histórico

4 Presentaciones en el Corredor Artístico Cultural

5 Realización de Eventos Artístico-Cultural

6 Proyección de Cine Itinerante en Instituciones Educativas

7 Realización de Informes mensuales y anuales

8 Información mensual para actualizar la página de transparencia

9 Responder todas las solicitudes de información pública

10 Resguardo de información digital e impresa para el archivo general del gobierno municipal

11 Elaboración del Programa Operativo Anual

12 Elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos


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VII.- PROCEDIMIENTOS

1.- ATENCIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

PASO PASO A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE

DESARROLLO DEL PROCESO

INICIO

1 Recibe, sella y firma el acuse de recibido y se turna el documento al Director General o Coordinador según sea el caso

SECRETARIA 1 DÍA

2 Lee, analiza y da instrucciones a la secretaria para dar contestación al documento

DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y

CULTURA 1 DÍA

3 Elabora el Oficio, Memorándum, Circular, etc. de contestación y lo entrega al Director General para firma.

SECRETARIA 1 DÍA

4 Revisa el documento, lo firma y da instrucciones para su entrega oportuna.

DIRECTOR GENERAL 1 DÍA

5 Lo pasa al mensajero para su entrega oportuna SECRETARIA 1 DÍA

6 Entrega el documento en el área correspondiente y regresa el

acuse respectivo a la secretaria para darle seguimiento MENSAJERO 1 DÍA

7 Recibe y archiva el acuse SECRETARIA 1 DÍA

FIN DEL PROCESO


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2.- COMPROBACIÓN DE GASTOS PARA EVENTOS.

PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL

PROCESO

INICIO

1 Presentar solicitud de recurso económico para pago del artista, al tesorero municipal.


CULTURA

1 DÍA

2 Entrega al Director General la cantidad solicitada para el evento, mediante un recibo.

TESORERO MUNICIPAL

1 DÍA

3 Recibe copia de identificación oficial (INE/IFE) del participante del evento y elabora contrato y recibo simple con los datos del participantes, fecha y hora del evento.

SECRETARIA 1 DÍA

4 Paga al participante el día del evento y recaba firmas del contrato y recibo.

DIRECTOR GENERAL

1 DÍA

5 Realizar la comprobación de los gastos concentrando los

formatos correspondientes, caratula, contrato, recibo y

evidencia fotográfica del evento. SECRETARIA 5 DÍAS

6 Saca copias fotostáticas del todo el juego de formatos con las firmas correspondientes y lo entrega a tesorería municipal.

SECRETARIA 1 DÍA

FIN DEL PROCESO


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3.- PRÉSTAMO DE PLAZAS PÚBLICAS DEL CENTRO HISTÓRICO

PASOS PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO

INICIO

1 Recibe, sella y firma el acuse de recibido y se turna el documento al

Director General o Coordinador según sea el caso.

SECRETARIA 1 DÍAS

2 Revisa las solicitudes y da instrucciones a la secretaria para dar

contestación a cada una de ellas.


CULTURA

2 DÍA

3 Se elabora la contestación correspondiente oficio y la carta

convenio

SECRETARIA 2 DÍAS

4 Recibe la información y firma el acuse de recibido y la carta convenio

SOLICITANTE 1 DÍA

5 Se archiva información SECRETARIA 1 DÍA

FIN DEL PROCESO


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4.- PRESENTACIONES EN EL CORREDOR ARTÍSTICO CULTURAL

PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO

INICIO

1 Entrevistas de talentos artísticos DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA

1 DÍA

2 Calendarización de los artistas DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA

1 DÍA

3 Prepara los contratos para los artistas SECRETARIA 1 DÍA

4 Firma de contrato de los artistas ARTISTAS 1 DÍA

5 Presentaciones de los artistas DIRECTOR GENERAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA

1 DÍA

FIN DEL PROCESO


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5.- REALIZACIÓN DE EVENTOS ARTÍSTICO-CULTURAL

PASOS PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD REPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL

PROCESO

INICIO

1 Elaboración de cronogramas de las actividades


CULTURA

7 DÍAS

2 Calendarización e itinerario de actividades


CULTURA

2 DÁS

3 Elabora el Oficio de invitación a los artistas y lo entrega al Director General para firma.

SECRETERARIA 1 DÍA

4 Entrega la invitación al artista correspondiente y regresa el acuse respectivo a la secretaria para darle seguimiento

MENSAJERO 1 DÍA

5 Recibe y archiva el acuse SECRETARIA 1 DÍA


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6.- PROYECCIÓN DE CINE ITINERANTE E INSTITUCIONES EDUCATIVAS

PASOS PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO

INICIO

1 Revisión de Espacios e Instalaciones Eléctricas.

Coordinador Cine Móvil

1 hrs.

2.- Montaje del Domo y Anillos de Seguridad Coordinador Cine Móvil y Apoyo

Logístico

30 min.

3.- Conexión y prueba de Equipo de Audio y Video.

Coordinador Cine Móvil y Apoyo

Logístico

10 min.

4.- Proyección de Cortometraje. Coordinador Cine Móvil y Apoyo

Logístico

2 hrs.

5.- Desmontaje del equipo de Audio, Video, Domo y Anillos de seguridad.

Coordinador Cine Móvil y Apoyo

Logístico

30 min.

6.- Fin del Proceso


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7.- INFORMES MENSUALES Y ANUAL DE ACUERDO A LOS INDICADORES DE GESTIÓN

PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO

DEL PROCESO

INICIO

1

Se asiste al curso de capacitación de

elaboración impartido por la Dirección de

Planeación.

SECRETARIA 1 DÍA

2

Concentrar y ordena la Información de

resultados parciales de los indicadores

de gestión .

SECRETARIA 5 DÍAS

3 Se elabora el informe mensual. SECRETARIA 1 DÍA

4 Se entrega el informe en la Dirección de

Planeación.

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN 1 DÍA

FIN DEL PROCESO


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8.- INFORMACIÓN MENSUAL PARA ACTUALIZAR LA PÁGINA DE TRANSPARENCIA


DEL PROCESO

INICIO

1


elaboración impartido por la Unidad de

Transparencia.

SECRETARIA 1 DÍA

2

Recaba información sobre las solicitudes

atendidas, clasifica la información de

acuerdo a reservada, confidencial o

pública, concentra la información

clasificada como pública y la turna al

Director para su revisión.

SECRETARIA 5 DÍAS

3

Se sube la información digital de acuerdo

a los formatos de la Plataforma Nacional

de Transparencia.

SECRETARIA 1 DÍA

4 Se envía acuses a la Unidad de

Transparencia.

UNIDAD DE

TRANSPARENCIA 1 DÍA

FIN DEL PROCESO


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9.- RESPONDER TODAS LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA

PASO PASOS A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL

PROCESO

INICIO

1 Recibe solicitud de Ciudadano SECRETARIA 10 MIN.

2 Registra y clasifica las solicitudes recibidas, las turna al Director para

su revisión.

SECRETARIA 1 DÍA

3

Revisa las solicitudes y da instrucciones a la secretaria para dar

contestación a cada una de ellas.


CULTURA

2 DÍA

4 Se elabora la contestación a la petición.

SECRETARIA 3 DÍA

5 La entrega al ciudadano, firma de recibido el acuse.

SECRETARIA 3 DÍA

6 Archiva el acuse SECRETARIA 1 DÍA

FIN DEL PROCESO


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EMISIÓN: 001

10.- RESGUARDAR INFORMACIÓN DIGITAL E IMPRESA PARA EL ARCHIVO GENERAL DEL

GOBIERNO MUNICIPAL

PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL

PROCESO

INICIO

1 Registra la correspondencia recibida,

atendida y enviada. SECRETARIA 30 DÍAS

2 Organiza la correspondencia interna y

externa, impresa y digital.

AUXILIAR

ADMINISTRATIVO 1 DÍA

3 Clasifica, la información de acuerdo a

reservada, confidencial o pública.

AUXILIAR


4 Archiva la información impresa y hace un

responsable de la información digital.

AUXILIAR


FIN DEL PROCESO


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11.- ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL


DEL PROCESO

INICIO

1



Planeación.

SECRETARIA 1 DÍA

2

Se recaba la información concerniente al

Departamento sobre los proyectos en base

a las líneas de acción y ejes transversales.

SECRETARIA 5 DÍAS

3

Elaboración del Programa Operativo Anual

presupuestal sobre los lineamientos que se

señalan en el Plan de Desarrollo Municipal.

SECRETARIA 10 DÍAS


CLAVE: DGEyC

EMISIÓN: 001

4

Se remite de manera digital a la Dirección

de Planeación para su revisión y

observaciones respectivamente.

SECRETARIA 15 MIN.

5 Se aprueba. DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN 3 DÍA

6 Se imprime, firma y sella por parte del

Director del departamento.

DIRECTOR

GENERAL DE

EDUCACIÓN Y

CULTURA 1 DÏA

7

Nuevamente se remite a la Dirección de

Planeación para recabar las firmas de las

áreas implicadas en la revisión, visto

bueno, autorización y publicación.

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN 7 DÍA

8 Una vez firmados se resguardan en el

Archivo del Departamento. SECRETARIA 10 MIN.

Fin del proceso

12.- ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS


DEL PROCESO

INICIO

1

Se asiste a la capacitación de


Planeación.

SECRETARIA 5 DÍAS


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2 Recepción de la información necesaria SECRETARIA 3 DÍAS

3 Realización de los Manuales tanto de

Procedimiento y de Organización SECRETARIA 2 SEMANAS

4

Se remite de manera digital a la

Dirección de Planeación para su revisión

y observación respectivamente.

SECRETARIA 15 MIN.

5 Se aprueban. DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN 3 DÍA

6 Se imprimen, firman y sellan por parte

del jefe del departamento.

DIRECTOR GENERAL

DE EDUCACIÓN Y

CULTURA

1 DÍA

7

Nuevamente se remite a la Dirección de

Planeación para recabar las firmas de las

áreas implicadas en la revisión, visto

bueno, autorización y publicación.

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN 7 DÍA

8 Una vez firmados se resguardan en el

Archivo del Departamento. SECRETARIA 10 MIN:

FIN DEL PROCESO

VIII.- DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

1.- ATENCIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA


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EMISIÓN: 001


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EMISIÓN: 001

2.- COMPROBACIÓN DE GASTOS PARA EVENTOS


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EMISIÓN: 001


CLAVE: DGEyC

EMISIÓN: 001

3.- PRÉSTAMOS DE PLAZAS PÚBLICAS DEL CENTRO HISTÓRICO


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EMISIÓN: 001

4.- PRESENTACIONES EN EL CORREDOR ARTÍSTICO CULTURAL


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EMISIÓN: 001

5.- REALIZACIÓN DE EVENTOS ARTÍSTICO-CULTURAL


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EMISIÓN: 001

6.- PROYECCIÓN DE CINE ITINERANTE E INSTITUCIONES EDUCATIVAS


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EMISIÓN: 001

7.- INFORMES MENSUALES Y ANUAL DE ACUERDO A LOS INDICADORES DE GESTIÓN


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EMISIÓN: 001

8.- INFORMACIÓN MENSUAL PARA ACTUALIZAR LA PAGINA DE TRANSPARENCIA


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EMISIÓN: 001

9.- RESPONDER TODAS LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA


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EMISIÓN: 001

10.- RESGUARDAR INFORMACIÓN DIGITAL E IMPRESA PARA EL ARCHIVO GENERAL DEL GOBIERNO MUNICIPAL


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11.- ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL


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EMISIÓN: 001

12.- ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN, POLITICAS

Y PROCEDIMIENTOS


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X.- DIRECTORIO


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EMISIÓN: 001

Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

Profr. Gerardo Alberto Palomo Sánchez

Director General de Educación y Cultura.

1531565

Plaza y Fuerte de Galeana, Altos Cine Robles s/n

Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P. 627

Lic. Francisco Meza Guzmán

Dirección de Educación Básica, Media Superior y Superior.

Profr. Miguel Ángel Ortega Peña

Dirección de Educación Abierta y a Distancia.

Profra. Carmen Genis Sánchez

Directora de Proyectos Educativos.

Profra. Ruth C. Rodríguez López

Directora de Artes y Cultura.

1080829

Batalla 19 de Febrero S/N, Antigua Estación del Ferrocarril Interoceánico,


Lic. Samuel Hernández

Cronista 1080829

Batalla 19 de Febrero S/N, Antigua Estación del Ferrocarril Interoceánico,



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EMISIÓN: 001

Lic. Apsara Danae Muñoz Calderón

Antrop. Iván Miguel Sánchez Flores

Jorge Rafael Delgado Mendoza

José Octavio Vidal Tlapala

Eliseo Vidal Pérez

Erwin Michelle Hernández Estrada

Profr. Roberto Anzures Sánchez

Asistente Especializado

1531565



Lic. Alondra Chaves Mendieta

C. Anahí Liliana Becerra Bahena

Secretarias Ejecutivas

1531565



Lic. Luz María Garay Tamayo

Auxiliar Administrativo 1531565



C. Ivis Joel Rodríguez López

Auxiliar de Servicios Generales 1531565


Col. Centro, Cuautla,

Morelos. C.P. 62740

X.- HOJA DE PARTICIPACIÓN


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EMISIÓN: 001

NOMBRE DEL PARTICIPANTE PUESTO

Profr. Gerardo Alberto Palomo Sánchez Encargado de Despacho de la Dirección General de Educación y Cultura

C. Anahi Liliana Becerra Bahena Secretaria Ejecutiva

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