Manual de Procedimiento Final Parte 2 30 Paginas

FECHAGERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICÓS DIVISIÓN

PUNTA DE MATAPROCESO: PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y

CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO

30/10/2012 SSLL-PPCG-ADPL-PR-002

Página 1 de 30

MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Y LOGISTICA BAJO LA NORMA ISO 9001:2008,

PUNTA DE MATA, EDO, MONAGAS.

Elaborado por PDVSA: Revisado por PDVSA: Aprobado por PDVSA:Nombre y Apellido: Arnoldo González

Nombre y Apellido: Jean Rodriguez

Nombre y Apellido: Yermilis Carrilllo

Cargo: Pasante Cargo: Supervisor ADPL Cargo:

Firma: Firma: Firma:

SGCSSLLDN/008

1



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 2 de 30

CONTENIDO

Pag.

1. Objetivo 03

2. Alcance 03

3. Definiciones y Abreviaturas. 03

4. Responsabilidades y Autoridades 04

5. Aspectos de Seguridad y Ambiente 07

6. Actividades de Administración de Personal 07

6.1 Ingreso del Personal Contrato Temporal 07

6.2 Formación 12

6.3 Administración 14

6.4 Exámenes Físicos anuales 19

6.5 Programación de Guardias 19

6.6 Gestión de Pasantes y Tesistas 20

7. Registros 20

8. Documentos de Referencia. 20

9. Anexos 21

SGCSSLLDN/008

2



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 3 de 30

1. Objetivo

Establecer los procedimientos a seguir para la Administración de Personal en los subsistemas de

contratación, evaluación, formación y desvinculación, ejecutando las acciones pertinentes,

aplicando la Normativa Corporativa Vigente y Lineamientos Internos, a fin de dar cumplimiento a

las necesidades de la Organización de Servicios Logísticos División Punta de Mata.

2. Alcance

Este procedimiento abarca (todas) las actividades mencionadas (a realizar) que van desde la

contratación de personal, permanencia y desincorporación del personal, en la Gerencia de

Servicios Logísticos División Punta de Mata.

3. Definiciones y Abreviaturas

Servicios Generales de Viajes y Traslados (SGVT): Es la organización de Viajes y Traslados

encargada de atender las solicitudes y asignarlas a los proveedores de los Servicios de

Transporte Terrestre y Aéreo, Alojamiento, Mudanzas y Almacenaje de Enseres Personales y

Tramitación de Documentos al personal, para los Viajes de Negocios, Formación,

Transferencias, Asignaciones y Asistencia Médica.

Sistema de Reservaciones de los Servicios de Viajes y Traslados (RESET): Es un programa

de información automatizado de la Corporación, diseñado para apoyar a los trabajadores en las

actividades de programación y ejecución de las solicitudes y reservación de los servicios de

Traslados (pasajes aéreos, taxis, alojamientos y alquiler de vehículos) requeridos para la

realización de las actividades de la Empresa, referentes a Viajes de Negocios, Formación,

Transferencias, Asignaciones y Asistencia Médica.

SGCSSLLDN/008

3



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 4 de 30

Sistema Integral de Guardias (SIGUARD): es un sistema que permite administrar, controlar

y proveer el plan de guardia operacional al personal de PDVSA ORIENTE y generar el informe

de eventos y novedades semanal.

Sistema para la administración de Gastos, Deudas del Trabajador (GADET): con la

finalidad de asegurar su operatividad en PDVSA, el cual abarca adelantos, relaciones de gastos

de trabajadores, el manejo y control de fondos fijos, cajas chicas y reembolso de planes de

salud.

Sistema Integrado de Reporte de Tiempo (SIRET): abarca el proceso de programación,

reporte de tiempo para los tres tipos de nóminas más comunes: Diaria, Menor y Mayor, en el

caso de la nómina mayor se podrán reportar todas las excepciones de tiempo, pero solo pasará

para el pago en el Sistema Integral de Nómina de Pago (SINP) el bono nocturno.

Examen Continuo Orientado a Riesgo (ECOR): es un examen que se realiza anualmente a un

grupo de trabajadores que tienen aprobada sus vacaciones. El departamento de Admón. Personal

y Logísticas se encarga de informar a cada uno de los supervisores con la fecha para la cual se

realizara el ECOR de sus trabajadores.

4. Responsabilidades y Autoridades:

Líder Planificación, Presupuesto y Control de Gestión: Es responsable de responder ante las

necesidades del talento humano, considerando para ello todos los trámites administrativos

requeridos para la administración de personal. Dichos tramites a continuación:

Supervisar y hacer seguimiento al programa de vacaciones del personal de toda la

organización de Servicios Logísticos, con la finalidad de apoyar el cumplimiento de las

programaciones anuales.

Planificar y evaluar en la definición de los objetivos, metas, plan estratégicos y plan de

negocio de la función.

SGCSSLLDN/008

4



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 5 de 30

Diseñar e implantar indicadores para medir el impacto de la gestión de Servicios

Logísticos.

Coordinar, dirigir y controlar las asignaciones, revisiones y sensibilidades presupuestarias

promoviendo una distribución optima de los recursos financieros, con el fin de maximizar

el apoyo a la producción y minimizar los impactos en la calidad de vida del personal,

seguridad y protección de las instalaciones.

Coordinar con los gerentes y lideres los programas de desarrollo con la finalidad de

programar, supervisar, controlar y evaluar las acciones de formacion del personal de la

Gerencia de Servicios Logísticos División Punta de Mata.

Supervisar el proceso de logística, generada por la formación y viajes de negocios, a través

del seguimiento de actividades basadas en la contabilidad que garanticen lo establecido por

el manual de administración de personal y logísticas de la corporación.

Planificar, supervisar, coordinar, asesorar e impulsar la implementación, certificación y

mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad en la Gerencia de Servicios Logísticos

División Punta De Mata.

Supervisor de Administración de Personal y Logísticas: Es responsable de apoyar en la

elaboración y ejecución de planes de desarrollo para el personal, es el encargado de los tramites

relacionados a: Vacaciones, cambios de nóminas, rata sustitutiva, reconocimiento de servicios

previos, ECOR, transferencias y asignaciones del personal basados en la normativa y lineamientos

de la corporación con el fin de facilitar el mejor funcionamiento de las operaciones dadas en la

organización. También se encarga de:

Contribución al proceso de formación de la organización mediante la consolidación de las

necesidades, programación, ejecución y seguimiento de la formación requerida a fin de

avanzar hacia el desarrollo de las competencias.

Asesoramiento a la organización en la aplicación de la normativa corporativa vigente en

administración de personal, mediante la ejecución u orientación en la preparación de los

programas de selección y reclutamiento personal, soportes requeridos y su tramitación para

SGCSSLLDN/008

5



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 6 de 30

su aprobación conjuntamente con la uniformidad y transparencia de los procesos

administrativos.

Analista de Administración de Personal y Logísticas. Es el responsable de:

Apoyar a la organización con servicios de administración personal, mediante las acciones de

gestión requeridas para el desarrollo de los programas de formación y desarrollo del talento

humano, colocación de personal, examen médico anual y vacaciones, cumpliendo con las

normas, políticas y procedimientos requeridos por la organización.

Contribuir con la actualización de los registros de personal, a través de la consolidación de la

información sobre el desarrollo de los programas y otros eventos, a fin de contribuir con la base

de datos que permite y apoya la toma de decisiones y complementar la presentación de

resultados operacionales. .

Apoyar en la programación de desarrollo personal, mediante la asesoría en el proceso de

formación y desarrollo por parte del talento humano en el país y / o en el exterior, orientando en

la aplicación de la normativa, lineamientos respectivos, a fin de brindar su apoyo para la

optimización en el desarrollo de las competencias.

Representar a la organización como punto focal de ¿recursos humanos?, en las actividades

asociadas con la administración de personal.

Asistente Administración de Personal y Logísticas: Es responsable de:

Procesar los requerimientos en apoyo a la administración de personal mediante la solicitud,

seguimiento de taxis, alojamiento, organización de documentos dotación de equipos, útiles

de oficina y papelería.

--Llevar el control de Asistencias y ausencias.

Cargar las guardias operacionales en el SIGUARD.

Procesar solicitudes de microcomputadoras y sistemas de telecomunicaciones

SGCSSLLDN/008

6



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 7 de 30

Preparar base de datos para el control de asignaciones.

Registro de la documentación de citas y reposos médicos de los trabajadores.

Control y registro de las vacaciones de todos los trabajadores.

5. Aspectos de Seguridad y Ambiente

Lo establecido en LOPCYMAT

6. Actividades

6.1 Ingreso del Personal Contrato temporal.

6.1.1 Solicitud de personal.

Responsables Actividades

Líder PPCG Envía solicitud de candidatos a RRHH, a través del Formato de Perfil Técnico, el cual es previamente aprobado por el Supervisor solicitante.

Participa en el panel de entrevista, el cual es preparado por la Gerencia de RRHH.Una vez seleccionado el candidato se elabora expediente de la persona contratada, con los documentos correspondientes.

Incluye al contratado en las estadísticas del personal contratado.

6.1.2. Documentos y Requisitos para Ingreso Permanente.

Responsables Actividades LIDER PPCG /

Supervisores ADPLDe justificarse la permanencia en el cargo del trabajador contratado, solicita vía e-mail, a través del Lotus Notes, a la Administración de Personal y Logísticas.

Supervisor / Analista de Admón. Personal y

Logística.

Recibe por escrito la notificación para el ingreso del candidato

SGCSSLLDN/008

7



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 8 de 30

De no ser justificado el ingreso a permanente del trabajador, se procede a enviar comunicación formal (Memo) a RRHH para su desincorporación, aprobado por el Gerente de la Organización

Recursos Humanos Revisa y analiza la Solicitud de Ingreso del candidato.

Verifica el puesto en la estructura de la Unidad Requeriente.

Si el puesto no existe solicita a Control Fuerza Laboral RRHH del área el número de puesto.

Caso contrario utiliza el número de puesto existente en la estructura de la Unidad Requeriente. Automáticamente pasa a las aprobaciones correspondientes


Logística.

Recibe y revisa el Requerimiento y aprueba. Automáticamente. Pasa a la Unidad requeriente.

LIDER PPCG / Supervisores

Recibe y revisa el requerimiento y aprueba. Automáticamente pasa al Gerente General o Nivel de Autoridad respectiva.

Recursos Humanos Control Fuerza Laboral RRHH recibe el requerimiento, verifica y confirma datos del puesto. Automáticamente pasa a Administración de Personal.

Recursos Humanos Solicita los siguientes documentos obligatoriamente a los trabajadores en un plazo mínimo de una semana y su incumplimiento será motivo de cancelación unilateral del contrato dentro del periodo de prueba: Fotocopia de la cédula de identidad. Dos (02) fotografías tipo carnet fondo gris. Solicitud de empleo Curriculum vitae completo. Copias de los certificados de cursos o estudios realizados. Todo profesional deberá presentar fotocopia autenticada

SGCSSLLDN/008

8



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 9 de 30

del título profesional, o en su defecto una constancia de que se encuentra en trámite, acompañada del acta de grado debidamente autenticada.

Llenar formularios para afiliación al Instituto Venezolano del Seguro Social.

Llenar el formulario para afiliación al seguro de HCM.

Recursos Humanos Captación y Empleo genera la verificación de fases:- Cálculo oferta salarial- Chequeo médico- Chequeo Prevención y Control de Pérdidas- Consulta oferta salarial- Aceptación oferta salarial- Aprobación Gerente General


Logística.

Verifica las fases chequeo médico y PCP.

Si estas fases tienen el visto bueno (positivo), automáticamente la oferta salarial pasa a la Gerencia Contratante para su aprobación.

Nota: Si alguna de estas fases es negativa, se suspende el proceso.

LIDER PPCG / Supervisores ADPL.

Recibe y verifica conjuntamente con Administración de Personal y Logísticas la oferta salarial.Si está de acuerdo, aprueba la oferta.

Nota: Si no está de acuerdo, solicita una revisión a la sección de Captación y Empleo.

Recursos Humanos En la sección de Captación y Empleo recibe automáticamente la oferta salarial aprobada.Contacta al candidato para leer oferta.

Si el candidato acepta la oferta, pasa automáticamente al Gerente de Servicios Logísticos o al nivel de autoridad respectivo para la aprobación del empleo.

SGCSSLLDN/008

9



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 10 de 30

Nota: Si el candidato no acepta la oferta salarial se suspende el proceso.

Captación y Empleo RRHH

Contacta al candidato y efectúa las gestiones correspondientes para formalizar su ingreso.

Supervisor /Analista de Admón. Personal y

Logística.

Notifica a la Unidad requeriente la fecha de ingreso del nuevo empleado y suministra Datos Básicos del trabajador.

Actualiza estadísticas del Personal Permanente de la Organización.

6.1.3. Elaboración del Expediente del PersonalResponsables Actividades

Supervisor / Analista Admón. Personal y Logística.

Una vez aprobado el ingreso del trabajador como permanente, se procede a elaborar el Expediente del Personal, el cual consta de la siguiente información:

Ingreso:En esta separación se deben archivar todos los registros indicados en el punto 6.1.2. Curriculum Vitae, Certificados de Cursos realizados, Fotocopia de la Cédula, fotocopia del Título Profesional o Constancia de Trámite, Solicitud de Empleo y Orden de Contratación. Los avisos de cambio: de sueldo, cargo y departamento, así como las notificaciones de aumento de sueldo u honorarios profesionales.

Prestaciones de Antigüedad:Se archiva los adelantos e intereses de prestación de antigüedad que reciba el trabajador.

Utilidades:Se archivan las constancias de pago que el trabajador recibe por este concepto.

Vacaciones:Se archivan las constancias de pago que el trabajador recibe

SGCSSLLDN/008

10



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 11 de 30

por este concepto.

Seguros:Se registra la planilla de ingreso al seguro social y/o seguro de HCM, reposos que le sean otorgados al trabajador y cuando egrese de la empresa, y las planillas de egresos al ser retirado del SSO.

Evaluación del Desempeño:Se registra la evaluación del trabajador y el análisis de los resultados de la evaluación.

Inducción:Se archiva los registros generados en la Inducción hecha al personal.

Carnet de Identificación:Se archivan los registros de entrega y devolución de carnets de identificación.

Salarios:Se registran documentos varios tales como: justificación de ausencias, asignación de equipos de seguridad industrial, y al egresar de la empresa su Liquidación

Formación:Se archiva el “récord de formación” donde se registran los cursos de capacitación por parte talento humano.

Estos expedientes son conservados en los archivos de las Oficinas de Administración de Personal y Logísticas

6.1.4 Inducción


Supervisor / Analista de

Admón. Personal y

Le informa al trabajador acerca de:

Beneficios contractuales de la empresa: vacaciones, seguro social, solicitud de seguros, préstamos, utilidades,

SGCSSLLDN/008

11



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 12 de 30

Logística. evaluación del desempeño, formación, expediente de personal, forma de contratación, etc.

Se le documenta sobre procedimientos y formatos de: relación de gasto, anticipo de gasto, hoja de tiempo, etc.

Se le dará información sobre la empresa, fundación, estructura organizativa, descripción de sus funciones, y cualquier otra referencia que se considere importante.

Nota: una vez que el trabajador es ingresado y se le asigna a un supervisor es responsabilidad de este informarle al trabajador cual es el tipo de actividad que va a realizar así como los riesgos inherentes y las medidas preventivas que se deben de tener presente.

6.2. Formación

6.2.1 Detección de Necesidades



Logística.

Las necesidades de formación del personal se realizan de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Gerencia Corporativa de RRHH cada año. Para ello se apoya en los procesos de evaluación de actuación del empleado de años anteriores y en su descripción de puesto (en los cuales se identifican requerimientos específicos de competencias para el cargo y formación requerida), y en la constante interacción entre el Supervisor y el Trabajador.

6.2.2 Gestión de CursosResponsables Actividades


Logística.

Consolida el plan de formación del personal a su cargo para el año correspondiente en el formato SSLL-PPCG-ADPL-FO-013, utilizando como referencia lo establecido en el DNF y en concordancia con el presupuesto.

SGCSSLLDN/008

12



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 13 de 30

Una vez completado el plan de formación, se envía para revisión y aprobación al nivel Gerencial inmediato superior.Nota: La formación de los niveles ejecutivos es procesada por la Gerencia de Desarrollo Ejecutivo respectiva.

6.2.3 Ejecución de la Formación.

Responsables ActividadesSupervisor / Analista

de Admón. Personal y Logística.

Verifica la existencia y disponibilidad de cursos ante instituciones correspondientes y, en caso afirmativo, inscribe al personal nominado; de lo contrario se le informa al Gerente / Superintendente/ Supervisores o Líderes para su reemplazo y/o acciones pertinentes.

Tramita las nominaciones ante las instituciones correspondientes.

Recibe la información proveniente de los diferentes institutos de adiestramiento y elabora las notificaciones, vía correo electrónico o fax al supervisor y/o participante.

Trabajador Realiza los preparativos administrativos y personales para asistir al curso, llena el Formato de Adelanto de Gastos, para solicitar los viáticos correspondientes.

Asiste al curso y al final solicita el certificado de asistencia y/o aprobación

Entrega copia de certificado a su supervisor para archivo personal y/o al supervisor de Administración de / Analista de Personal.

Llena formato de Relación de Gastos, para justificar los gastos ocasionados, de acuerdo al adelanto.

6.2.4 Control de Formación

Responsables ActividadesSupervisor / Analista de Recibe el certificado de asistencia, a fin de registrar el curso

SGCSSLLDN/008

13



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 14 de 30

Admón. Personal y Logística.

para controlar el avance del plan de adiestramiento.

Elabora periódicamente (mensual, trimestral u otros) la presentación de resultados de adiestramiento reflejando el plan vs. Lo ejecutado por participante, horas-hombre, cursos y costos para la presentación de resultados a la gerencia. Se utiliza el Formato SSLL- PPCG-ADPL-FO-009 para el registro estadístico

6.3. Administración

6.3.1 Cambio de Grupo, cambio de nómina y reclasificaciones.Responsables Actividades

LIDER PPCG / Supervisores ADPL

Realiza la Evaluación de Desempeño al supervisado y se lo entrega al Supervisor de Administración de Personal.

Supervisor / Analista de Admón. Personal y Lo-

gística.

Recibe y solicita a Recursos Humanos a través del Formato de solicitud de cambio de Nomina, que realice el trámite de acuerdo a la Normativa Interna, el cambio de grupo, cambio de nómina o reclasificación del trabajador.

6.3.2 Transferencias

6.3.2.1 Personal Permanente Transferido a otra División

Este ingreso se efectúa a través del formato “Requisición de Personal”.

Responsables ActividadesLIDER PPCG / Supervisores

ADPLSolicita por escrito a Administración de Personal, el inicio de la transferencia.

Supervisor de Administración Personal y Logística.

Recibe los datos del candidato a transferir.Solicita por escrito a Captación y Empleo del área las gestiones para transferir al candidato si aplica.

Verifica el puesto en la estructura de la Unidad requeriente.

Nota: Si el puesto no existe, solicita a Control Fuerza Laboral RRHH del área, el número de puesto. Caso contrario utiliza el número existente en la estructura de

SGCSSLLDN/008

14



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 15 de 30

la Unidad requeriente.Elabora requisición de personal y envía a las correspondientes aprobaciones.

Gerente de SSLL,LIDER PPCG, Supervisores

ADPLRevisa y aprueba la Requisición de Personal.

Entrega a la Sección de Captación y EmpleoRRHH la Requisición de Personal aprobada.

Captación y Empleo RRHH Contacta al candidato y confirma fecha de transferencia.Contacta al candidato para la lectura de la oferta y definen fecha de transferencia.

Recibe Requisición de Personal y elabora carta oferta al candidato.Notifica a la Gerencia Requeriente el ingreso del empleado transferido y se efectúa la actualización de la transferencia en el Sistema Operativo SAP, donde se requiere el número de posición.Actualiza estadísticas del Personal Permanente de la Organización

6.3.2.2 Personal Permanente Transferido a otras Gerencias

Este ingreso se efectúa por el Sistema automatizado de transferencia “Aviso de

Cambio”

Responsables ActividadesLIDER PPCG /

Supervisores ADPLSolicita por escrito a Supervisor de Administración de Personal y Logísticas la Transferencia.

Supervisor de Admón. Personal y Logística. Recibe de la solicitud

Analista de Admón. Personal y Logística

Analiza y solicita a la Gerencia Requiriente de donde proviene el empleado, sus datos básicos.Verifica el puesto en la estructura de la Gerencia Requeriente.

SGCSSLLDN/008

15



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 16 de 30

NOTA: En caso de no existir el puesto solicita a Control Fuerza Laboral RRHH del área, el número del puesto. Caso contrario utiliza el número existente en la estructura de la Gerencia Requiriente.

Suministra a la Gerencia de donde proviene el transferido, número del puesto y fecha efectiva de transferencia, a fin de que elaboren el aviso de cambio correspondiente.

Efectúa seguimiento a las aprobaciones correspondientes.

Una vez aprobado el aviso de cambio por los niveles correspondientes, notifica fecha de transferencia a la Gerencia Requeriente, suministrando Datos Básicos del trabajador e Incluye en las Estadísticas del Personal Permanente

6.3.2.3 Desincorporación


LIDER PPCG / Supervisores de

Unidad Requiriente.

Cuando lo considere necesario, desincorpora al contratado a través de una comunicación enviada a la Gcia de RRHH, en la cual notifica la desincorporación y posteriormente envía copia de la comunicación a la Superintendencia de Planificación y Gestión.


Logistica

Archiva la copia de la comunicación en el expedientes del contratado.

Desincorpora al contratado de las estadísticas del personal contratado.

6.3.2.4 Vacaciones


Supervisor / Analista de Ad-món. de Personal y Logistica

Envía por correo al inicio de cada año, “Planificación de Vacaciones ”SSLL-PPCG-ADPL-FO-014, en el cual se reflejan los datos de cada trabajador y fecha de ingreso.

LIDER PPCG / Supervisores Solicitan a sus supervisados que llenen el Formato de

SGCSSLLDN/008

16



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 17 de 30

ADPL Planificación de Vacaciones.

Supervisor Admón. Personal y Logistica

Recibe de las Superintendente/ Supervisores/ la Planificación de Vacaciones de su supervisados.

Se consolida en una base de dato el programa general de vacaciones de todo el personal.

Luego de su aprobación con un mes de anticipación es pasado a la gerencia de RRHH las vacaciones correspondiente a cada mes en el Formato de Solicitud de Vacaciones

Notificará al trabajador por escrito el vencimiento de sus vacaciones con un mes de anticipación, previa notificación al responsable de cada área, quién deberá tomar las previsiones necesarias para evitar que la ausencia del trabajador pueda afectar el retraso de una alguna actividad.

En caso de que un Supervisor suspenda la salida de vacaciones de un trabajador, debe hacerlo en común acuerdo con el trabajador y debidamente justificado formalmente al dpto. de administración de personal y logísticas.

Finanzas/Nómina Calcula el monto estimado de las vacaciones del trabajador según lo establecido en la Ley Orgánica del trabajo (para el caso de personal contratado por tiempo indeterminado).

6.3.2.5 Permisos y Reposo Médicos


Personal Contratado / Permanente

Debe notificar su ausencia durante la jornada laboral, a través de un correo a su supervisor Inmediato con copia al Dpto. de administración de personal y logísticas.

SGCSSLLDN/008

17



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 18 de 30

Nota: Todo permiso debe ser solicitado por el trabajador, por lo menos con cuatro (4) horas de anticipación, salvo casos imprevistos donde será solicitado con treinta (30) minutos de antelación.

LIDER PPCG / Supervisores ADPL.

Supervisor/ Analista de Admón. Personal y

Logistica

Otorga el permiso si lo considera conveniente y envía a Administrador.

Procesa de acuerdo al tipo de permiso otorgado; lleva un registro (Reposo/ historial médico y algún justificativo) el cual será archivado en el expediente del trabajador, y se registran los permisos en el Formato de Control de Ausencias (SSLL-PPCG-ADPL-FO-010)

Otro tipo de permiso no especificado en este procedimiento, será revisado de acuerdo a lo establecido en la Normativa interna y la Ley Orgánica del Trabajo.

6.3.2.6 Viáticos y Gastos de Viajes



Logistica

Se encarga de tramitar el monto de anticipo de viáticos por concepto de alimentación, la cual será calculada de acuerdo a las Tarifas de Viáticos-Fijos Operacionales y el resto de los gastos en los que se incurra, y se harán previa autorización de la Gerencia a la que pertenece y se cancelarán contra facturas.

Nota: Cualquier empleado que deba realizar alguna actividad laboral o de entrenamiento fuera de su sitio o sector habitual de trabajo. Debe llenar el formato de Anticipo de Gastos, el cuál debe ser firmado por su supervisor inmediato y tramitarlo a través de Administración de Personal y Logísticas.

SGCSSLLDN/008

18



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 19 de 30


Logistica

Realiza arreglos personales que cubren lo correspondiente a: alojamiento, comidas, y transporte local en el sitio de su residencia de acuerdo al Manual de la organización Viajes y Traslados, cuando el empleado elija esta opción, la compañía le reconocerá separadamente los siguientes gastos según los montos indicados, y previa presentación de los soportes originales que correspondan:

6.4 Exámenes Físicos anuales



Logistica

Una vez aprobada las vacaciones del personal por Recursos Humanos se envía el listado de trabajadores con las fechas de vacaciones a ser efectivas a la coordinadora de los ECOR en la clínica industrial, a través del formato SSLL-PPCG-ADPL-FO-011

Coordinador. Clínica Industrial

1. Esta le asigna fechas para exámenes considerando para ello la fecha efectiva de vacaciones correspondiente y remite nota de notificación al Departamento de Admón. de Personal y Logísticas


Logistica

2. El rsonal de Admón. de personal y logísticas envía nota de notificación a cada uno de los supervisores para que estos informen a su personal y estén al tanto del día en que debe asistir a la realización de los exámenes, esto se realiza con un mes de anticipación a la salida efectiva de las vacaciones.

6.5 Programación de Guardias

Responsables ActividadesSupervisor / Analista de

Admón. Personal y Logistica.

Prepara el plan de de Guardias anual en el formato de personal de Guardia ( SSLL-PPCG-ADPL-FO-012)

Carga semanalmente en el SIGUARD el personal que estará de Guardia durante la semana.Programa autorizaciones para vehículos que van a cubrir el

SGCSSLLDN/008

19



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 20 de 30

periodo de guardias las cuales deben estar aprobadas por el Gerente de SSLL.

Prepara una carpeta con toda la documentación de la guardia y se lo entrega al responable correspondiente los días viernes antes de las 3 de la tarde, debido a que hay Reunión de Guardia con todo el Personal involucrado.

6.6 Gestión de Pasantes y Tesistas

Responsables ActividadesSupervisor / Analista de

Admón. Personal y Logistica.

Elabora el programa de pasantes y tesistas que cada organización contempla para un periodo determinado.

Solicita la aprobación del programa de pasantes y tesistas a los Gerentes de la Organización o al NAAF correspondientes.Llena la solicitud de pasantes y tesistas y envia a RRHH

7. REGISTROS

7.1 Plan de Vaciones (SSLL-PPCG-ADPL-FO-002)

7.2 Control de Ausencias. (SSLL-PPCG-ADPL-FO-010)

7.3 Control de Fechas ECOR (SSLL-PPCG-ADPL-FO-003)

7.4 Personal de Guardia (SSLL-PPCG-ADPL-FO-012)

7.5 Plan de Formación (SSLL-PPCG-ADPL-FO-013).

7.6 Reposo Medico (SSLL-PPCG-ADPL-001)

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS

1. Normas de Captación y Empleo de PDVSA.

2. Normativa Interna de Recursos Humanos

SGCSSLLDN/008

20



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 21 de 30

3. INTRANET PDVSA (Programa de Adiestramiento del CAMO vía electrónica)

4. Programa de cursos de empresas especializadas

5. Sistema de gerencia de los aportes (PROA)

6. Descripciones de puestos

7. Norma de Transporte PDVSA

8. Manual de la organización Viajes y Traslados

9. Manual de Usuario SIGUARD

10. Guía de Aplicación de las condiciones y tarifas de los servicios de traslado de Personal y

encomienda (TAXIS).

11. Ley de Protección y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT).

12. Norma ISO 9001:2008

9. ANEXOS

Anexo 12 Formación Ejecutado (SSLL-PPCG-ADPL-FO-009)

Anexo 13 Control de Ausencias. (SSLL-PPCG-ADPL-FO-010)

Anexo 14 Control de Fechas ECOR (SSLL-PPCG-ADPL-FO-011)

Anexo 15 Personal de Guardia (SSLL-PPCG-ADPL-FO-012)

Anexo 16 Plan de Formación (SSLL-PPCG-ADPL-FO-013).

I

SGCSSLLDN/008

21



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 22 de 30

FLUJOGRAMA DE INGRESO DE PERSONAL

SGCSSLLDN/008

22



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 23 de 30

GERTE SS-LLLIDER/

SUPERVISORESSUPERVISOR / ANALIS

/INGRESO DE PERSONAL Y LOG

RR-HH SUPERV /ANALISTA ADMON

PERSONALRR-HH

CAPTACION DE EMPLEO

RR-HH/SUPER/ANALIS ADMON PERSONAL

FLUJOGRAMA DE FORMACION

SGCSSLLDN/008

INICIO

Solicita vía E-mail el requerimiento de personal.

Recibe la no-justificación de

ingreso y notifica al supervisor

Recibe por escrito la notificación del ingreso del trabajador

Verifica la estructura laboral de no existir el puesto lo solicita a control de fuerza

Justificación de ingreso

Sí

NO

Recibe, Revisa Aprueba

Recibe y Revisa el requerimiento y aprueba pasa al gerente general o autoridad respectiva Control de fuerza

laboral RR-HH recibe el requerimiento, verifica y confirma datos del puesto

Solicitud de documentos para ingreso

Seguimiento a las Fases del sistema

(SICEP)Recibe y Verifica la oferta salarial

conformidad en oferta salarial

Envía a Captación y empleo

Recibe información de no conformidad y archiva el expediente

Contacta al candidato y efectúa las gestiones correspondientes para su ingreso

FIN

Recibe y revisa el requerimiento y pasa a la unidad requeriente

Sí

NO

23



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 24 de 30

ANALISTA DE PERSONALY LOG.

SUPERVISOR LIDER GERENTE SS.LL

RR-HH ENTE FORMACION TRABAJADOR

SGCSSLLDN/008

INICIO

Consolida plan deAdiestramiento

de acuerdo al DNF

Recibe e información, Revisa y envía al NAFF

Recibe y Aprueba

Verifica disponibilidad ante

el ente correspondiente

Disponibilidad

SíNominación decandidato

Recibe Notificación de Adiestramiento

Recibe y Aprueba

NO

Revisa y sugiere propuesta

Recibe confirmación formal Confirma

Adiestramiento

Notificación vía Lotus al Sup y Trabajador

Gestiona Logística de Viajes Reset y Gadet

Recibe soportes copias de Certificado y facturas

Recibe notificación

Recibe notificación

Aprueba en Reset y Gadet

Verifica adelantos de

gastos

Verifica adelantos de

gastos

Registra información en expediente físico y en electrónico

Elabora Estadísticas Mensuales Vs Ejecutado

FIN

24



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 25 de 30

FLUJOGRAMA DE TRANFERENCIA DE PERSONAL

LIDER / SuPERVISOR ADMON PERSONAL Y LOGISTICA

GERENTE SS-LL RR-HH CAPT DE EMPLEO

}

SGCSSLLDN/008

INICIO

Solicitud de transferencia via E- Mail

Recibe los datos del candidato a transferir

Recibe la solicitud de transferencia

Verifica el puesto en la estructura

Revisa y aprueba

Suministra a la gerencia de donde proviene el transferido él numero de puesto y fecha efectiva de la transferencia

Informa a la gerencia requeriente el ingreso del empleado requerido

Actualización en SAP

FIN

25



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 26 de 30

FLUJOGRAMA DE DESINCORPORACION DE PERSONAL

LIDER / SUPERVISOR SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL Y LOGISTICA

RR- HH PLANIFICACION Y GESTION

SGCSSLLDN/008

INCIO

Envía notificación de desincorporaron del trabajador

Recibe notificación de desincorporacion del

trabajador

Recibe copia de notificación de desincorporacion del trabajador

Recibe copia de notificación de desincorporacion del trabajador

Archiva copia en expediente del

trabajador

FIN

26



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 27 de 30

FLUJOGRAMA DE VACACIONES

SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL

LIDER / SUPERVISOR TRABAJADOR RR- HH

SGCSSLLDN/008

INICIO

Envía planificación anual FO-014

Llena la solicitud con todos sus datos

Recibe la solicitud de información

Consolida la información en una base de datos

Recibe información con un mes de anticipación para que estas sean procesadas y cargadas en SAP

Informa al trabajador en vencimiento de sus vacaciones

FIN

27



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 28 de 30

FLUJOGRAMA DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJES

SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL

GERENCIA SS.LL TRABAJADOR

SGCSSLLDN/008

INICIO

Se tramita monto de adelanto y datos

del trabajadorr

Llena la solicitud con

todos sus datos

Recibe la solicitud de información

Consolida la información en una base de datos

Recibe información para autorización de pagos por adelante de formación.

Informa al trabajador del pago por viáticos y gastos de viajes.

FIN

28



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 29 de 30

FLUJOGRAMA DE PERMISOS Y REPOSOS MEDICOS

LIDER / SPERVISOR SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL Y LOGISTICA

TRABAJADOR P/C

SGCSSLLDN/008

INICIO

Autoriza permiso y eniva al administrador

Notifica ausencia por

jornada laboral

Recibe nota por correo de ausencia

del trabajador

Procesa el Permiso, se archiva el expediente y se registran en el FO-010

Informa al trabajador de su permiso

FIN

29



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 30 de 30

FLUJOGRAMA DE EXAMENES FISICO ANUALES

SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL Y LOGISTICA

CLINICA INDUSTRIAL LIDER / SUPERVISOR TRABAJADOR

SGCSSLLDN/008

INICIO

Envía listado de trabajadores a

RR.HH con FO-003

Asigna fecha para examenes y envia a Admon Persona y

Logistca

Recibe la información del

listado por ECOR

Consolida la información y envia nota a supervisores del personal.

Recibe información y notifica a cada uno de los trabajadores.

Notificado con su fecha de ECOR

FIN

30



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 31 de 30

FLUJOGRAMA DE GUARDIAS

SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL Y LOGISTICA

GERENTE SS.LL TRABAJADOR

SGCSSLLDN/008

INICIO

Prepara plan de guardia

anual FO-012

Autorización para vehículos en las guardias

Recibe la solicitud y Aprueba.

Carga semanalmente en el SIGUARD al personal que estará de guardia

Carpeta con toda la documentación de la guardia es entregada antes de las 3 P.M

Reunión de guardia con todo el personal involucrado

FIN

31



CONTROL DE GESTIÓN

CÓDIGO


Página 32 de 30

SGCSSLLDN/008

32

Manual de Procedimiento Final Parte 2 30 Paginas

Documents

Transcript of Manual de Procedimiento Final Parte 2 30 Paginas