Manual de Procedimientos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
“MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN”
SHIRLY ALDANA
ALBA CLAUDERH CHAVEZ
Presentado a:
JADER GELIS
En la asignatura de.CONTROL INTERNO
COORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON CREAD
SAHAGUN- CORDOBA
FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA
SAHAGUN CORDOBA
NOVIEMBRE DE 2011
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO..........................................................................2
INTRODUCCION.....................................................................................3
PROPOSITOS DEL MANUAL...................................................................4
OBJETIVOS DEL MANUAL.......................................................................5
MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN...................................................6
HISTORIA DE LA EMPRESA .................................................................6
MISION .............................................................................................6
VISION ...............................................................................................7
VALORES ...........................................................................................7
POLITICAS ..........................................................................................7
PRODUCTOS Y SERVICIOS .................................................................7
FUNCIONES DE LOS EMPLEADOS .......................................................8
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS...........................................................10
PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCIA .................................10
PROCEDIMIENTO: Compras ..........................................................10
PROCEDIMIENTO: Ventas .............................................................16
CONCLUSION......................................................................................21
BIBLIOGRAFIA.....................................................................................22
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INTRODUCCION
Por Manual de Procedimientos se puede entender la colección
sistemática de todos procesos realizados al interior de la
organización, que le indique a los empleados cuáles son las
actividades que se deben cumplir y cuál es la mejor forma de
realizarlas. Permite además establecer los ejecutores (pudiendo ser
dependencias o empleados según sea el procedimiento), las
responsabilidades, los tiempos de ejecución, los controles y lasformas de utilización general1.
Por esa razón en el presente trabajo se realizara el manual de
procedimientos de MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGÚN con el fin de
suministrar a la empresa una herramienta indispensable que les
permite a sus empleados familiarizarse de una mejor manera con las
actividades que realizan.
1 www.wikipedia.com
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PROPOSITOS DEL MANUAL
El propósito del manual es describirle a MACHIMBRE Y MOLDURAS
SAHAGUN los procedimientos, procesos y/o rutinas de trabajo; éstas
últimas deben ser agrupadas de manera tal, que faciliten las
consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para
ejecutar adecuadamente las actividades en vigor; así se busca que
cada trabajo que se lleve a cabo al interior de la organización seadivulgado para conocimiento y utilización del individuo o grupo de
individuos responsables del mismo.
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OBJETIVOS DEL MANUAL
• Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores
encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en eltrabajo.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del
trabajo, evitando la repetición de instrucciones.
• Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo,
que facilite su incorporación al trabajo.
• Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.
• Propiciar el mejoramiento de la productividad de MACHIMBRE Y
MOLDURAS SAHAGUN
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MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN
HISTORIA DE LA EMPRESA
Machimbre y Molduras sahagún fue fundada en el año 2004 por el
señor Elkin Santos, él cual provenía de Medellín y vio en Sahagún la
necesidad de este tipo de negocio, en aquel tiempo se conocía con el
nombre de Machimbre y Molduras Medellín, A finales del 2005 entra
como socio del negocio el señor Alberto Ruiz como petición del señorElkin el cual deseaba ampliar su negocio y no contaba con el capital
suficiente.
Una de las fallas que en ese entonces tenía el negocio era que no
estaba legalizado por lo que el señor Alberto Ruiz, al ser empresario y
conocer del tema decide hacerlo, sin embargo esta decisión no le
gusto mucho a su fundador por lo que decide venderle todo el
negocio al señor Ruiz, quien el 24 de abril de 2006 lo legaliza y decide
cambiarle la razón social por Machimbre y Molduras Sahagún, de
igual manera lo traslado para un lugar más cómodo.
Con su nueva razón social Machimbre y Molduras sahagún decide
incursionar con mejores productos y de diferentes variedades para
ofrecerle al pueblo sahagunense mejores alternativas
MISION
Machimbre y Molduras Sahagún se dedica a la comercialización y
venta de molduras y Machimbre así como de todos aquellos
productos que se usan para el cielo raso y la marquetería. Provee al
municipio de Sahagún con productos de buena calidad y al precio
más competitivo, cubriendo los requerimientos en calidad y tiempo,
brindando paralelamente el mayor servicio a los clientes.
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VISION
Llegar a ser en el 2015 una pequeña empresa que maneje productos
al por mayor para el cielo raso y la marquetería con el fin de llegar a
ser mas competitivos en cuanto a los precios.
VALORES
• Compromiso
• Responsabilidad
• Honestidad
• Igualad
• Solidaridad
POLITICAS
• Satisfacer al cliente brindándole una excelente atención
• Comprar los productos ofrecidos a empresas legalmente
constituidas
• Atender de forma inmediata las quejas, reclamos y sugerencias
de los clientes.
PRODUCTOS Y SERVICIOS
Productos
• Machimbre de Pino y Chingale (medidas de 1, 1.5, 2; 2.5 y 3
• Molduras para cuadros, puertas, ventanas, cielo rasos de
diferente estilos y calidad
• Baretillas de pino de 3m y de madera amarga de 4.5m
• Sellador
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• Barniz
• Tinner
•
Lijas
• Puntillas
• Fresas
• Triple
• Tejas
• Guaduas
Servicios
• Ofrecemos un servicio, para su comodidad, de presupuesto de
colocación de cielos rasos
• Asesoramos a nuestros clientes sobre la mejor alternativa para
su necesidad
• Brindamos información sobre los mejores marqueteros y
ebanistas de nuestro municipio.
FUNCIONES DE LOS EMPLEADOS
ADMINISTRADOR
• Buscar y manejar a los proveedores
• Controlar el inventario
• Administrar la cartera, las ventas, y las compras
• Controlar el presupuesto
• Atender y resolver reclamos de los clientes
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• Hacer devoluciones y cambios de mercancías
• Contratar personal
•
Controlar las entradas y salidas del dinero
• Pagar a los empleados
VENDEDOR
• Brindar información telefónica y personal a clientes sobre
artículos, servicios, horarios y precios;
• Contestar preguntas de clientes procese la información
requerida para optimizar la prestación del servicio
• Brindar un servicio eficiente al cliente
• Recibir mercancía
• Manejar el inventario
• Realizar ventas.
• Mantener en buen estado las instalaciones del negocio
CONTADOR
• Elaborar los informes financieros
• Diligenciar los formularios de IVA y retención a la fuente así
como todos aquellos que sean exigidos al negocio
• Pagar en el banco los impuestos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCIA
PROCEDIMIENTO: Compras
CODIGO: CVO1
OBJETIVO: Buscar proveedores confiables en cuanto a calidad, precio
y oportunidad de entregas.
ALCANCE: Este procedimiento aplica a toda adquisición de
requerimientos tales como materiales, equipos, insumos,herramientas, papelería, entre otros.
DEFINCIONES:
Proveedor: aquella entidad o persona que ejecuta una obra o
suministra algún producto (bien o servicio) por contrato, a
cambio de una contraprestación económica.
Calidad: La calidad de un producto o servicio es la percepción
que el cliente tiene del mismo, es una fijación mental del
consumidor que asume conformidad con dicho producto o
servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus
necesidades
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Servicio: es importante el soporte técnico, asesoría, y servicio
al cliente que abarca el valor agregado de los insumos o
productos adquiridos.
Precio: Se denomina precio al valor monetario asignado a un
bien o servicio. Conceptualmente, se define como la expresión
del valor que se le asigna a un producto o servicio en términos
monetarios y de otros parámetros como esfuerzo, atención o
tiempo, etc. Para asegurar este requisito, se requiere manejar
un listado de proveedores confiables y competitivos a fin de
tener alternativas de productos.
ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. Se verifica las cantidades de cadaproducto
Vendedor
2. Envía la información al administradorde las existencias y requerimientos decada producto
Vendedor
3. Se empieza a revisar si se cuenta conun proveedor que pueda surtir elrequerimiento que se solicita
Administrador
4. Si no se cuenta con un proveedor, sehace indispensable empezar labúsqueda de proveedores que puedan
cumplir con la exigencia deproporcionar el requerimiento que sepresenta. Esto se puede efectuarmediante el directorio telefónico,contactos del sector, etc.
Administrador
5. Se hace un análisis de los proveedoresnuevos en función de calidad, servicio yprecio, a fin de seleccionar con cuálesse desea establecer una relacióncomercial. Estos se registran o seactualizan en un listado de proveedores
Administrador
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disponibles. Siempre se le pide unamuestra al proveedor para examinar elproducto.
6. Se solicitan cotizaciones a los
proveedores (tanto nuevos comoantiguos). En la cotización semanifiesta las especificaciones de losproductos que se ofrece, la calidad ygarantía de los materiales, y lascondiciones de pago y de entrega.
Administrador
7. Se escoge la mejor alternativa Administrador
8. Se verifica que se disponga de recursospara la obtención del producto
Administrador
9. Si se dispone de los recursos se hace elpedido.
Administrador
10. Si no se dispone de recursos se negociacon el proveedor si financia el productosi acepta se hace el pedido sino seespera obtener recursos disponiblespara realizar el pedido
Administrador
11. Se elabora la orden de compra, en lacual se especifica la identificación y las
cantidades de producto requerido pormedio de fax o internet y se envía alproveedor
Administrador
12. Se consigna el dinero estipulado y seenvía copia de consignación alproveedor y de la orden de compra
Administrador
13. El proveedor recibe consignación yenvía la mercancía de acuerdo a lascondiciones previamente acordadas
Proveedor
14. Se inspecciona y revisa la mercancía, afin de verificar que cumple con lasespecificaciones. Si no las cumple sedevuelve a manos del proveedor.
Vendedor
15. Se efectúa la entrada del material alalmacén.
Vendedor
16. Se hace el registro en el libro deegresos por el valor de la facturacorrespondiente. Los soportes de la
Administrador
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compra se archivan.
17. Fin del proceso
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCÍA
PROCEDIMIENTO: COMPRAS
VENDEDOR ADMINISTRADOR PROVEED
OR
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DOCUMENTACION RELACIONADA
Formato de registro de proveedores CV0101
Formato tabla comparativa de proveedores CV0102
Formato de orden de compra CV0103
Formato entrada del material CV0104
INICIO
Se empiezabúsqueda de
proveedor
Verifica lascantidades
de cada
Busca
Revisa sicuenta conproveedor
Envíainformación
aladministrado
r
Existenproveedoresregistrados
NO
SI Hace elanálisis de
Diligencia elregistro de
actualizado deproveedores
Pidecotizaciones a
Compara yescoge mejor
Recibeorden decompra y
consi nació
Verifica sihayrecursoseconómicos
Hace el
Negocia conelproveedor
Espera obtenerrecursos
NO
NO
SI SI
Elabora orden decompra yconsigna
Envía copiasde
consignacióny orden decompra
Envíamercancía
Recibe,inspeccionay verifica lamercancía
Cumple
Se efectúala entradaal almacén
Recibe y lacambia
Registra en librode egresos
Archi
va
sopo
rtes FIN
Devuelve alproveedor
SI
NO
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MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUNREGISTRO DE PROVEEDORES
CV0101
ARTICULO
PROVEEDOR
NOMBRECONTACTO
DIRECCIÓN
TELEFONO
FAX
MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUNTABLA COMPARATIVA DE PROVEEDORES
CV0102
Nº
PROVEEDOR PRECIO
FORMADE PAGO CALIDAD SERVICIO
TIEMPODE
ENTREGA TOTA
L
Se califica de 1 a 5 siendo 1 la calificación más baja y 5 la más alta
MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUNORDEN DE COMPRA
CV0103
ORDEN DE COMPRA Nº:FECHA
DIA AÑO
PROVEEDOR:
DESCRIPCIONDEL ARTICULO
UNIDADESREQUERIDAS
CANTIDADSOLICITADA
VALORUNITARI
O
VALOR TOTAL
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TOTALIVA
TOTAL A PAGAR
DIA MES AÑO
DESCRIPCION DEL
ARTICULOUNIDADES CANTIDAD REFERENCIA
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
MACHIMBRE Y MOLDURASSAHAGUN
ENTRADA DELMATERIAL
CV0104
FECHA
RECIBIDO POR:
PROVEEDOR:
ORDEN DE COMPRA Nº:
ENTREGADO POR:
PROCEDIMIENTO: Ventas
CODIGO: CV02
OBJETIVO: Satisfacer a los clientes en cuanto a calidad y precio
ALCANCE: este procedimiento aplica a toda la venta de los productos
ofrecidos por el negocio.
DEFINICIONES:
Cliente: es quien accede a un producto o servicio por medio de
una transacción financiera (dinero) u otro medio de pago.
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Producto: es cualquier cosa que se puede ofrecer a un
mercado para satisfacer un deseo o una necesidad.
Factura: es un documento mercantil que refleja toda la
información de una operación de compraventa. La información
fundamental que aparece en una factura debe reflejar la
entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la
fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.
ACTIVIDADES
ACTIVID
AD
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. Recibir al cliente Vendedor
2. Preguntar por un producto especifico Cliente
3. Atender al cliente mostrándole el
producto solicitado
Vendedor
4. Se observa el producto. Si es el
buscado y gusta negocia con el
administrador, si no observa otro
producto y si no lo encuentra se retira
Cliente
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del negocio
5. Comprar el producto Cliente
6. Se expide la factura con los
descuentos realizados. La original se leentrega al cliente, una copia para la
DIAN y otra para el negocio
Administrador
7. Se Cancela la factura Cliente
8. Se empaca el producto Vendedor
9. Se entrega factura y producto al
cliente
Administrador
10. Se recibe y verifica el producto y
factura si esta todo correcto se marcha
satisfecho si no devuelve el producto
Cliente
11. Fin del proceso
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCÍA
PROCEDIMIENTO: VENTAS
VENDEDOR CLIENTE ADMINISTRADOR
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DOCUMENTOS RELACIONADOS
Formato de factura CV0201
MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUNNIT. 15.038.379-5
FACTURA DE VENTACV0201
FACTURA Nº: FECHA
INICI
O
Recibe al
Pregunta porun producto
Atiende alcliente
Observa elproducto
¿Legusta?
Negocia
Observa otroproducto
¿Legusta?
¿Llegaaúnacuerdo?
No
Compra Expidefactura deventa
Cancela la factura
Empacael
Entregaproducto yfactura al
FIN
Recibe yVerifica elproducto y
Despacha el
¿Estábien?
Verificael
Se vasatisfech
NO
NO
NO
NO
SISI
SI
SI
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DIA AÑO
CLIENTE:
DIRECCIÓN TELEFONO:
DESCRIPCIONDEL ARTICULO
UNIDADES IVAVALOR
UNITARIO
VALOR TOTAL
TOTALDESCUENTO
TOTAL A PAGAR
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CONCLUSION
Una vez realizado el manual de procedimientos de MACHIMBRE Y
MOLDURAS SAHAGÚN del proceso de compra y venta de la mercancía
nos podemos dar cuenta que esta es una herramienta importante quenos permite detallar paso a paso cada procedimiento dentro de la
empresa, lo que facilita al empleado desempeñar de una mejor
manera sus funciones
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BIBLIOGRAFIA
www.google.com.co
www.wikipedia.org