Manual de Procedimientos

PROCEDIMIENTO RECEPCION EN ALMACENCODIGO

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1. OBJETIVO

El presente procedimiento establece las actividades que se deben seguir para la recepcin de artculos en el Almacn. Asegurando el cumplimiento de las especificaciones requeridas que aseguren la calidad del producto.

2. ALCANCE

El presente documento se aplica a la recepcin de artculos en el almacn de Josfel.

3. DEFINICIONES

Artculo. Bien o servicio que adquiere, fabrica y/o comercializa la empresa.

Proveedor. Organizacin o rea encargada de abastecer los artculos, cuando se les requiere.

Sistema. Sistema Informtico de la Empresa.

OP. Orden de pedido, orden de venta elaborada por el rea comercial.

OT. Orden de Trabajo.

O/C. Orden de Compra de Josfel.

Suministro No Conforme. Artculo que no cumple los requerimientos de Josfel.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR

O-ALM-004 Matriz de Preservacin de Productos. P-LOG-001 Procedimiento de Compras.P-LOG-003 Procedimiento de Reclamos al Proveedor.I-ALM-001 Inspeccin en la Recepcin.O-ALM-005 Matriz de Apilamiento de cajasF-ALM-015 Ficha de conformidad de servicio externo. F-COM-011 Acta de Conformidad de ObraF-COM-012 Ficha de Control del Servicio de Instalacin

5. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del Jefe de Almacn hacer cumplir lo indicado en el presente procedimiento.

Es responsabilidad del Asistente y Auxiliar de Almacn cumplir lo indicado en el presente procedimiento.

6. DESARROLLO

6.1. Recepcin de Compras Locales


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6.1.1 Se verifica que en la gua de remisin (o gua-factura) del proveedor figure la O/C. Si no tuviera: se consulta al rea de compras. Si el proveedor atiende una O/C mas de siete das antes de la fecha solicitada, se solicita VB del rea de compras. Si la fecha de atencin fuera igual o posterior a la solicitada se ejecuta el ingreso de forma directa.

6.1.2 Verificar que la cantidad en la gua de remisin sea la correcta y que coincida con la solicitada en O/C. Si no hay diferencia alguna se recibe y registra en el sistema.

6.1.3 Si la cantidad recibida fuera mayor a la solicitada en la O/C: se consulta y se obtiene VB del responsable por Familias de Compra respectivo. Se procede a recibir y registrar en el sistema.

6.1.4 Si la cantidad recibida en algunos de los tems de la O/C fuera ligeramente menor a la cantidad pedida, se consulta al responsable por Familias de Compra respectivo si sta quedar pendiente de atencin, caso contrario se procede a cerrar la lnea de la O/C.

6.1.5 Para toda atencin de recepcin a proveedores (artculos para produccin y comercializacin) Se realiza la inspeccin segn I-ALM-001 Inspeccin en la Recepcin.

6.1.6 Si el artculo a recepcionar se encuentra incluido en el O-ALM-006 Matriz deArtculos que Requieren Inspeccin Adicional, se procede a generar el F-ALM-014 Artculos entregados para Inspeccin Adicional. l F-ALM-010 Listado de comprobante de inspeccin y recepcin queda a espera del resultado de la Inspeccin Adicional.

6.1.7 Por cada entrega, se sella la gua de remisin del proveedor en seal de conformidad de recibo.

6.1.8 Generar el F-ALM-010 Listado de comprobantes de inspeccin y recepcin por orden de compra y por fecha y entregarlo al proveedor con su gua de remisin (o gua-factura) siempre que el artculo recibido no figure en el O-ALM-006Matriz de Artculos que Requieren Inspeccin Adicional.

6.1.9 El Jefe de Almacn revisa el F-ALM-010 Listado de comprobantes de inspeccin y recepcin por orden de compra y por fecha, par observar que coincida con la gua de remisin de los proveedores.

6.1.10 Almacenar los artculos recibidos, debidamente identificados, en las zonas asignadas. Ver O-ALM-004 Matriz de Preservacin de Producto.

6.1.11 Informar al rea de Compras va email de cualquier incidencia s la hubiera al momento de la recepcin (rechaz de pedido o equivocacin del despacho por parte del proveedor).

6.2 Recepcin de Compras de Importacin


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6.2.1 Recibir del responsable por Familias de Compra el file que corresponde a la recepcin de los artculos importados.

6.2.2 Se reciben los artculos importados con gua de remisin del Agente deAduanas, verificando cantidad y estado de los bultos.

6.2.3 Sellar la gua de remisin del Agente de Aduanas con el sello de Almacn en seal de conformidad de recibo.

6.2.4 Si los bultos estn en buen estado: realizar la inspeccin segn I-ALM-001Inspeccin en la Recepcin. Si la cantidad recibida es diferente a la factura del proveedor: se informa al responsable por Familias de Compra respectivo, para su VB se registra en el sistema y se cierra la lnea de la O/C.

6.2.5 Si llegan bultos en mal estado, stos se reciben dejando claramente indicado en la gua de remisin del Agente de Aduanas la situacin encontrada. Se comunica va email al encargado de la importacin para que coordine con el seguro, quien posteriormente inspecciona los artculos. Si compras lo autoriza se procede a la revisin de bultos daados antes de la revisin del seguro.

6.2.6 Si el artculo importado a recepcionar figura en el O-ALM-006 Matriz deArtculos que requieren inspeccin Adicional, se procede a generar el F-ALM-014 Artculos entregados para Inspeccin Adicional.

6.2.7 Registrar todos los artculos en el sistema inclusive el artculo que no apruebe la inspeccin, el mismo que se trasladara al almacen 99 (suministros no conformes) Con el F-ALM-008 Solicitud de Reclamo al Proveedor hasta la solucin del reclamo al proveedor.

6.2.8 Generar el F-ALM-010 Listado de Comprobantes de inspeccin y recepcin por orden de compra y por fecha, el cual se adjunta al file de importacin y cerrar la O/C o lnea de O/C en el sistema. Cualquier observacin se indica en dicho documento.

6.2.9 Entregar el file adjuntando el F-ALM-010 Listado de Comprobantes de inspeccin y recepcin por orden de compra y por fecha, al Asistente Contable de Costos.

6.2.10 Almacenar los artculos recibidos, debidamente identificados, en las zonas asignadas. Ver O-ALM-004 Matriz de Preservacin de Producto.

6.3 Recepcin de Planta

6.3.1. Recibir los artculos con el documento F-ALM-003 Entregas Parciales a Almacn, debidamente firmado por el supervisor de planta o personal responsable del rea en el momento de la entrega.


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6.3.2. Verificar en la recepcin, que las cajas o empaques y lotes (componentes y productos terminados) tengan el cdigo, descripcin, OT y que esta informacin est de acuerdo al F-ALM-003 Entregas Parciales a Almacn. La persona que recibe los artculos firma dicho documento.

6.3.3. Si los artculos entregados por planta fueran para algn servicio de terceros, El Jefe de Almacn o El Asistente de Almacn har la O/C por servicio y entregar los artculos al proveedor para la ejecucin de los trabajos encargados. La posterior recepcin se har como si fuera una recepcin de compra local.

6.3.4. Hacer revisin mnima aleatoria de los artculos recepcionados al momento de la recepcin, an cuando estos artculos ya tuvieron un control de calidad en planta, S registra revisin en el F-ALM-003.Entregas Parciales a Almacn.

6.3.5. Verificar que el apilamiento de las cajas armadas en las paletas no superen los mximos permitidos. Ver O-ALM-005 Matriz de Apilamiento de Cajas.

6.3.6. Recibir y registrar en el sistema slo los artculos conformes.

6.3.7. Si el documento F-ALM-003 Entregas Parciales a Almacn incluye artculos que no se entregan a almacn, debe indicar la OT que lo solicita y su secuencia para el registro de ingreso y descargo en el sistema.

6.3.8. Almacenar los artculos recibidos, debidamente identificados, en las zonas asignadas. Ver O-ALM-004 Matriz de Preservacin de Productos.

6.4. Recepcin de Devolucin de clientes.Los casos de devoluciones de clientes se dan por las siguientes causas: Devolucin de muestras.Por garanta.Para cambio por otro modelo.Por no desearlo o no necesitarlo.Otros: Motivos diferentes a los arriba indicados.

6.4.1. Personal de comercial elabora el F-ALM-004 Recojo y/o Devolucin de Mercadera siguiendo correlativo ubicado en Datacomercial Josfelnt(B:)\data\archivos compartidos\.

6.4.2. Recibir el documento F-ALM-004 Recojo y/o Devolucin de Mercadera en el que se detalla el motivo de la devolucin.

6.4.3. Si el recojo es por cuenta de Josfel: Recoger lo solicitado segn el F-ALM-004Recojo y/o Devolucin de Mercadera. Si el cliente lo acepta, dejar copia de dicho documento. Adjuntar a la gua de remisin del cliente, si la tuviera. Si el cliente no entregara gua de remisin se har una gua para poder transportar la mercadera.

6.4.4. Si el cliente se acerca a devolver y/o entregar: Verificar si se cuenta con el documento F-ALM-004 Recojo y/o Devolucin de Mercadera. Si no es as:


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derivar al cliente a su Representante de ventas para las coordinaciones del caso. El almacn no puede recibir la devolucin de los productos sin el F-ALM-004.

6.4.5. Verificar que la descripcin de los artculos recibidos coincidan con el F-ALM-004Recojo y/o Devolucin de Mercadera. Si hubiera diferencias: Consultar con elRepresentante de Ventas correspondiente o con la Gerencia Comercial.

6.4.6. Si los artculos no estuvieran en buen estado: se solicita autorizacin del rea comercial para proceder a la recepcin. Anotar en el F-ALM-004 Recojo y/o Devolucin de Mercadera y gua de remisin del cliente (si la tuviese).Esto se aplica en caso de las siguientes causas. Para cambio por otro modelo o Por no desearlo o no necesitarlo.

6.4.7. Registrar en el sistema y entregar al Auxiliar de Ventas (Facturacin) una copia del F-ALM-004 Recojo y/o Devolucin de Mercadera y el F-ALM-012 Listado De Artculos A Despachar Ya Confirmados Por OP y Por Fecha, donde queda registrado la transaccin correspondiente.

6.4.8. Si la devolucin incluye suministros no conformes: Elaborar y enviar el F-ALM-008Solicitud de Reclamo al Proveedor a compras.Si la devolucin incluye PT con posibles fallas de produccin o muestras de manipuleo se comunica a produccin para su reproceso va email.

6.4.9. Almacenar los artculos recibidos, debidamente identificados. Ver O-ALM-004Matriz de Preservacin de Productos.

6.5. Recepcin por Servicios otorgados directamente a los Usuarios.

6.5.1. Verificar que la cantidad en la gua de remisin sea la correcta y que coincida con lo solicitado en la O/C.

6.5.2. Para el caso de servicio recibido por cualquier usuario de la empresa, se da atencin de ingreso al sistema previa verificacin de la presentacin del formato F-ALM-015 Ficha de Conformidad de Servicio Externo, el que debe estar debidamente firmado por el usuario solicitante.

6.5.3. Para el caso de servicios externos por Instalacin, previa verificacin de la presentacin del formato F-COM-011 Acta de Conformidad de Obra y F-COM-012 Ficha de Control del Servicio de Instalacin, el que debe estar debidamente firmado por el usuario solicitante, se da atencin de ingreso al sistema.

6.5.4. Para el caso de prestacin de servicios de transporte fuera de contrato, se da atencin de ingreso al sistema previa emisin del formato F-ALM-015 Ficha de Conformidad de Servicio Externo, el que debe estar debidamente firmado por el Jefe de Almacn.

6.5.5. Generar el F-ALM-010 Listado de comprobantes de inspeccin y recepcin por orden de compra y por fecha. Sellar la gua o factura y entregar al proveedor.

7 REGISTROS


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- F-ALM-003 Entregas Parciales a Almacn.- F-ALM-004 Recojo y/o Devolucin de la mercadera.- F-ALM-008 Solicitud de Reclamo al Proveedor.- F-ALM-010 Listado de comprobantes de inspeccin y recepcin por orden de compra y por fecha.- F-ALM-012 Listado De Artculos A Despachar Ya Confirmados Por OP y Por Fecha,- X- F-ALM-014 Artculos entregados para Inspeccin Adicional- F-ALM-015 Ficha De conformidad de servicio externo- O-ALM-006 Matriz de Artculos que requieren Inspeccin Adicional

NOMBRECARGOFIRMAFECHA

ELABORADO POR:Jos SnchezJefe de Almacn02/01/2014

REVISADO Y APROBADO POR:Antonio De SainzGerente deOperaciones02/01/2014

PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTOCODIGO

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15.08.13

1. OBJETIVO:

El presente documento establece el procedimiento que se debe seguir para el almacenamiento de artculos en el Almacn de Josfel, asegurando su correcto manipuleo, mantenimiento y conservacin.

2. ALCANCE:

El presente documento es aplicable a los artculos que ingresen al almacn de Josfel.

3. DEFINICIONES:

Artculo. Bien o servicio que adquiere, fabrica y/o comercializa la empresa.

Suministro No Conforme. Artculo que no cumple los requerimientos de Josfel.

Proveedor. Organizacin o rea encargada de abastecer los artculos, cuando se les requiere.

Almacn 99. Almacn de Trnsito. Almacn de suministros no conformes.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR:

P-ALM-001 Procedimiento de Recepcin en Almacn. O-ALM-004 Matriz de Preservacin del Producto.O-ALM-005 Matriz de Apilamiento de Cajas

5. RESPONSABILIDADES:

Es responsabilidad del Jefe de Almacn hacer cumplir lo indicado en el presente procedimiento.

Es responsabilidad del Asistente y Auxiliar de Almacn cumplir lo indicado en el presente procedimiento.

6. DESARROLLO:

Es responsabilidad del Asistente y Auxiliar de Almacn:

6.1. Identificar con cdigo y descripcin los artculos una vez que son recibidos de los proveedores.

6.2. Operar los artculos de acuerdo a lo establecido en O-ALM-004 Matriz de Preservacin deProductos.

6.3. Si encuentra artculos no conformes fabricado por Josfel: Elaborar el F-ALM-009Salida/devolucin de materiales y entregar el artculo al Jefe de planta detallando el motivo de la falla.

6.4. Enviar peridicamente va e-mail un listado del stock de Suministros no conformes o Muestras por revisar (almacn 99/02) Al Jefe de de Logstica, Gerente de Operaciones, Gerente Comercial, Gerente de Planeamiento, Asistenta De Administracin y Supervisor de Acabados. Par conjuntamente ver la forma de reducir stock de estos almacenes.

PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTOCODIGO

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15.08.13

6.5. Informar al rea de Compras de los suministros no conformes detectados en el almacn, que son adquiridos por Josfel (artculos que presenten falla de origen) a travs de F-ALM-008Solicitud de Reclamo al Proveedor.

6.6. Los artculos adquiridos que se encuentren en el almacn 99(suministros no conformes) Sern devueltos al proveedor para su cambio cuando el rea de compras lo coordine. Lo que se har con una gua de remisin.

6.7. Verificar que el almacenamiento se realice segn la O-ALM-004 Matriz de Preservacin deProductos y concuerde con las ubicaciones fsicas asignadas en el sistema

6.8. Realizar el Inventario General programados por el Contador General.

6.9. Realizar inventarios rotativos peridicamente en el rea de almacn y registrar en el F-ALM-005 Inventario Rotativo de Almacn.

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7. REGISTROS

F-ALM-002 Solicitud de Reposicin.F-ALM-005 Inventario Rotativo de Almacn.F-ALM-008 Solicitud de Reclamo al Proveedor.


ELABORADO POR:Jos SnchezJefe de Almacn15/08/2013

REVISADO Y APROBADO POR:Antonio De SainzGerente de Operaciones15/08/2013

PROCEDIMIENTO DESPACHOCODIGO

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OBJETIVO:

El presente documento establece las acciones a seguir para el despacho de artculos del Almacn, asegurando que estn conformes con lo pedido.

2 ALCANCE:

El presente documento se aplica a todos los artculos entregados por el almacn para la fabricacin y/o venta.

3 DEFINICIONES:

OP. Orden de pedido, orden de venta elaborada por el rea comercial.OC. Orden de Compra de Josfel.OT. Orden de TrabajoArtculo. Bien o servicio que la empresa adquiere para ser transformado y/o comercializado.

4 DOCUMENTOS A CONSULTAR:

P-COM-003 Procedimiento de Recepcin y Procesamiento de rdenes de pedido. O-ALM-005 Matriz de Apilamiento de cajasF-COM-025 OPS AsignadasF-PRO-005 Formato de trabajo

5 RESPONSABILIDADES:

Es responsabilidad del Jefe de Almacn:

5.1 Hacer cumplir los despachos asignados en el F-COM-025 OPS Asignadas, para lo cual elabora el F-ALM-012 Listado de artculos a despachar ya confirmados por OP y por fecha, segn rutas y prioridades dadas por comercial.

5.2 Comunicar el resultado de las entregas diarias al Auxiliar de Administracin.

5.3 Entregar al Auxiliar de Administracin: F-COM-004 Gua de Remisin firmadas por los clientes, as como las F-COM-005 Facturas y F-COM-006 Boletas de Venta s fuera el caso.

Es responsabilidad del Asistente y Auxiliar de Almacn:

5.4 Cumplir con los despachos segn el F-ALM-012 Listado de artculos a despachar ya confirmados por OP y por fecha, segn rutas y prioridades dadas por el Auxiliar de Administracin, entregado por el Jefe de Almacn.

6 DESARROLLO:

6.1. Despacho a cliente.6.1.1. El Jefe de almacn recibe del Auxiliar de Administracin va e-mail el F-COM-025OPS Asignadas y en coordinacin con l, define y genera el F-ALM-012 Listado deartculos a despachar ya confirmados por OP y por fecha, segn rutas y prioridades dadas por comercial.Teniendo en cuenta que las OPS Asignadas cumplan con las



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exigencias mnimas (direccin, liberacin ,contactos , horarios de atencin y la capacidad de carga de las movilidades ya asignadas).De sobrepasar esta capacidad de carga o por tema de tiempo de entregas el Jefe de almacn y/o Auxiliar de Administracin plantearan el contrato de transporte adicional el cual debe ser aprobado por el rea de comercial va e-mail para realizarse.

6.1.2. El Jefe De Almacn entrega el F-ALM-012 Listado de artculos a despachar ya confirmados por OP y por fecha, al Asistente o Auxiliar de Almacn para preparar lo requerido.

6.1.3. En presencia de Vigilancia, personal de Almacn entrega los artculos con una copia del F-ALM-012 al transportista contratado por la empresa. En el caso que recoja el cliente, ste firma slo las F-COM-004 Guas de Remisin o F-COM-005 Facturas.

6.1.4. El personal de almacn se asegura que las cajas entregadas al transportista estn en buen estado. Para el caso de traslado de productos en Lima, el apilamiento temporal no deber superar el 60% de lo indicado en la caja del producto, la cual se basa en el O-ALM-005 Matriz de Apilamiento de cajas. Aplicable para apilamiento o almacenaje indefinido.

6.1.5. El Jefe de Almacn elabora la F-COM-004 Guas de Remisin .Este debe coincidir con el FALM-012 Listado de artculos a despachar ya confirmados por OP y por fecha.

6.1.6. Si en el F-COM-025 OPS Asignadas no evidencia nmero de factura para la OP a despachar, el Jefe de Almacn solicita al Auxiliar de Administracin asigne un nmero para colocar en el F-COM-004 Gua de Remisin.

6.1.7. El Jefe de Almacn entrega la F-COM-004 Gua de Remisin al transportista, incluyendo el F-COM-005 Factura o la Orden de Compra del cliente si ste as lo requiere. El transportista escribe y verifica que sus datos estn correctos. Firma el F-COM-004 Gua de Remisin y procede al reparto.

6.1.8. El Jefe de Almacn revisa diariamente el F-ALM-012 Listado de artculos a despachar ya confirmados por OP y por fecha, e informa al Auxiliar de Administracin va e-mail o telefnicamente sobre las eventualidades que se presenten durante el recorrido que afecte el cumplimiento del despacho de las OPS.

6.1.9. El Jefe de Almacn registra en el F-COM-025 OPS Asignadas el desarrollo del despacho e informa va e-mail al Auxiliar de Administracin sobre el cumplimiento de los despachos.

6.1.10. Despus de realizada la distribucin, el transportista entrega al Jefe de Almacen el F-COM-004 Gua de Remisin y F-COM-005 Factura, firmadas por el cliente en seal de recepcin.

6.1.11. El Jefe de Almacn entrega diariamente con el F-ALM-006 al Auxiliar deAdministracin los siguientes documentos:

F-COM-004 Gua de Remisin (Excepto la copia de emisor). F-COM-005 Factura.X.



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El Jefe de Almacn y el Auxiliar de Administracin firman el cargo de F-ALM-006Entrega de documentos.

6.1.12. El Jefe de Almacn archiva las copias Emisor de la F-COM-004 Gua de Remisin y al final del mes las entregas al Asistente Contable dejando registro en un e-mail.

6.2. Despacho a Planta

6.2.1. El Supervisor de planta o personal que l designe entrega al Asistente de Almacn las OT's firmadas por personal de planeamiento y priorizadas en orden para su despacho

6.2.2. El Asistente de Almacn revisa el stock de las ordenes (OT) y entrega las rdenes aAuxiliar del almacn para que realice la preparacin de las rdenes.

6.2.3. El Auxiliar del Almacn luego de preparar las rdenes informa al Asistente delAlmacen para su despacho a planta.

6.2.4. El Asistente de Almacn descarga las ordenes (OT) del sistema y procede a despachar las ordenes a la persona asignada por planta quien luego de controlar el despacho firma las ordenes en condicin de conformidad del despacho y procede al retiro del material de las ordenes despachadas.

6.2.5. Si la OT no est completa, solo se despachara y descargara cantidades parciales con las que se pueden armas productos completos, caso contrario dada la prioridad de planta y/o comercial el Jefe de planta solicitara va e-mail se despache toda la cantidad parcial que hubiera en stock del total de la OT, El Asistente de Almacen descarga y despacha parcial la orden (OT). El personal de planta retira el material de la orden despachada y firma la OT en condicin de conformidad del despacho Los materiales pendientes el Asistente de Almacen lo despachara cuando llegue el stock faltante.

6.2.6. En caso de haber modificaciones posteriores en las OT El Supervisor o encargado de Planta entrega la modificacin impresa y firmada por el Jefe de Planeamiento al Asistente del Almacn quin despachara y llevara a cabo el cambio en caso de ya haber habido el despacho.

6.2.7. El Asistente del Almacn archiva las OT impresas y las modificaciones de ser el caso

6.2.8. En todos los casos de consumo de material, por personal de planta en los almacenes de libre disposicin al rea de planta, excepto el turno noche todos los vales de material consumidos tendrn que ser entregados en el acto al personal del almacen, para su descargo inmediato. Solo los vales del material consumidos en el turno noche sern entregados el da siguiente a primera hora al personal del almacen, para su descargo inmediato. Para llevar un mejor control se tomaran inventarios aleatorios conjuntamente el personal del almacen y planta en estos almacenes para demostrar la eficacia del control.

7 REGISTROS



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-F-ALM-006 Entrega de documentos.-F-COM-004 Gua de Remisin.-F-COM-005 Factura.-F-ALM-012 Listado de artculos a despachar ya confirmados por OP y por fecha- F-PRO-005 Formato de trabajo


ELABORADO PORJose SanchezJefe de Almacn02/01/2014

REVISADO Y APROBADO PORAntonio De SainzSimpsonGerente de Operaciones

02/01/2014

PROCEDIMIENTO VENTASCODIGO

P-COM-001VERSION22PAGINA

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1. OBJETIVO

El presente documento establece las actividades a realizar previas a la formalizacin de los convenios de venta de JOSFEL, a fin de garantizar que las partes interesadas, asuman sus compromisos con pleno conocimiento de sus obligaciones.

2. ALCANCE

El siguiente procedimiento se aplica a toda el rea comercial de la empresa.

3. DEFINICIONES

-Presupuesto: Documento elaborado por JOSFEL en atencin a una solicitud de cotizacin del cliente.

-Presupuesto Aprobado: Un presupuesto se considera aprobado cuando el cliente lo devuelve firmado en seal de aceptacin o enva un e-mail o carta aprobando o aceptando el presupuesto.

-Presupuesto Especial: Aquel que involucra productos no contemplados en la lista de precios de manejo cotidiano o que implique alguna particularidad e importancia especial por su volumen o notoriedad.

- Orden de Compra: Documento emitido por el cliente conteniendo su requerimiento.

-Orden de Pedido (OP): es el requerimiento que se hace a planta de los productos vendidos.

-Histrico del Pedido: Toda la documentacin referida a una orden de compra y que al final se archiva junto a la factura o boleta de venta.

- Sistema: Sistema Informtico de la Empresa

-Propiedad del cliente: Toda documentacin en medio magntico y/o impreso proporcionado por el cliente, para ser utilizado por la organizacin.

-Pronstico de Ventas: Es la estimacin de las ventas de los productos que tienen mayor rotacin y que realiza cada unidad de negocio (gerencias de proyectos, gerencia de alumbrado pblico y gerencia de distribucin) y que debe ser revisado peridicamente para minimizar las desviaciones.


P-COM-002 Elaboracin de PresupuestosP-COM-003 Recepcin y Procesamiento de Orden de PedidoP-COM-005 Asesora de ProyectosP-COM-006 Atencin de Reclamos de ClientesI-COM-001 Servicio de Instalacin


El Gerente Comercial es el responsable de hacer cumplir lo indicado en este procedimiento. Todo el personal de ventas es responsable de cumplir lo indicado en este procedimiento.



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6. DESARROLLO

6.1. De los requisitos relacionados con el Producto.

6.1.1 El personal del rea comercial se encarga de brindar toda la informacin requerida para la ms clara descripcin del producto al cliente.

6.1.2 Cuando el cliente solicita asesoramiento en el desarrollo de un proyecto de iluminacin, el responsable de atender al cliente deber llenar el formato F-COM-007 Solicitud de Proyecto y entregarlo al Gerente Comercial o persona que l designe para su aprobacin. Posteriormente, el Jefe de Proyectos o persona que el designe junto con el encargado responsable de la solicitud del cliente, determinarn todos los requerimientos de productos necesarios para presupuestar, segn el procedimiento P-COM-005 Asesora de Proyectos.

6.1.3 Si para realizar el asesoramiento el cliente remite informacin, el representante de ventas se encarga de recibir y verificar la misma y lo registra en el F-COM-021Correlativo Informacin del Cliente que est en el servidor: JOSFELNT\\ DATA COMERCIAL\ DATA\ 0-ARCHIVOS COMPARTIDOS\ CORRELATIVOS XXXX.

La informacin de tipo magntico se archiva en el servidor: JOSFELNT\\ DATA COMERCIAL\ DATA\ 0-ARCHIVOS COMPARTIDOS\ CORRELATIVOS XXXX\ INFORMACIN AL CLIENTE.

La documentacin fsica se archiva en el file del cliente.

6.1.4 Cuando el cliente solicita el servicio de instalacin se proceder de acuerdo a lo indicado en la instruccin I-COM-001 Servicio de Instalacin.

6.1.5 Los productos son definidos en los presupuestos emitidos al cliente.

6.1.6 El personal de ventas hace llegar al cliente el presupuesto con toda la informacin referida a las condiciones de venta de Josfel segn el procedimiento P-COM-002Elaboracin de Presupuestos.

6.2. De las revisiones relacionados con el Producto.

6.2.1 Todos los presupuestos entregados al cliente son previamente revisados y aprobados por la persona encargada de atender al cliente; de tratarse de un presupuesto especial se coordina con la Gerencia respectiva.

6.2.2 En las revisiones realizadas por el Asesor Tcnico Comercial o las gerencias respectivas se observa y modifica cualquier diferencia o anomala entre lo solicitado por el cliente y lo propuesto por la organizacin.

6.2.3 Los productos especificados por el rea de Proyectos son presupuestados por el Asesor Tcnico Comercial. En caso que no se requiera un proyecto de iluminacin, la persona de ventas encargada del cliente determina los productos a presupuestar en base a la informacin recibida del cliente. Considerar que para casos especficos el Asesor Tcnico Comercial podr realizar el Proyecto, previa coordinacin con el Jefe de Proyectos.

6.2.4 Cuando un cliente solicite una modificacin a una orden de pedido en proceso, la persona de ventas encargada del cliente en coordinacin con el Gerente Comercial determina si este cambio tiene algn impacto en el costo; de ser as, negocia un nuevo presupuesto con el cliente considerando los costos adicionales que pudieran presentarse a consecuencia del cambio.



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6.2.5 Cuando un cliente solicita la anulacin de una orden de pedido en proceso, la persona de ventas encargada del cliente informar por escrito o va email a Administracin de Ventas y Gerencia Comercial.

6.2.6 Todas las modificaciones o anulaciones de pedidos son informadas a todas las reas involucradas en el proceso a travs del Sistema.

6.2.7 En todos los presupuestos deben quedar claramente definidas cuatro condiciones bsicas: validez del presupuesto, forma de pago, lugar de entrega y plazo de entrega, los cuales son aprobados por el cliente antes de su aceptacin

6.3 De la comunicacin con el Cliente.

6.3.1 Toda la informacin sobre los productos solicitados es canalizada a travs del personal del rea comercial.

6.3.2. Todas las consultas o cualquier modificacin con respecto a los productos o servicios de la organizacin, son informadas al cliente por los Asesores Tcnicos Comerciales o Gerencias respectivas.

6.3.3 La atencin de quejas y/o reclamos de clientes se realiza de acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-COM-006, Atencin de Reclamos de Clientes.

6.3.4 El Asesor Tcnico Comercial es la persona responsable de coordinar con el cliente lo referente a la firma de rdenes de Compra y Contratos y con el personal de Josfel de los documentos internos y responsabilidades asumidas, tal como la generacin de una Carta Fianza, coordinacin de firmas, plazos de ejecucin, recuperacin de la Fianza, penalidades entre otros.

6.4 Detalles

ACCINRESPONSABLE

6.4.1Recibe en forma verbal o escrita la solicitud de cotizacin del cliente y elabora el presupuesto.Personal deVentas

6.4.2Cuando as lo solicite el cliente, brinda apoyo en la determinacin de los requerimientos para su presupuesto.Personal deVentas

6.4.3Si el cliente requiere un proyecto de iluminacin, se entrega elformato F-COM-007 Solicitud de Proyectos debidamente llenado al Gerente Comercial o persona que l designe para su aprobacin, luego se entrega la informacin al rea de Proyectos para su respectivo anlisis, desarrollo, presupuesto y/o revisin. Considerar que para casos especficos el ATC podr realizar el Proyecto previa coordinacin con el Jefe de Proyectos.

Personal deVentas

6.4.4Recibe informacin del representante de ventas para el desarrollodel proyecto y presupuesto requerido. En el formato F-COM-007Solicitud de Proyectos, el EAT debe consignar el Cliente y la referencia y estos mismos datos los debe consignar al ingresar las cotizaciones en el Sistema Visual en los campos Cliente y Referencia respectivamente.

Personal del rea de Proyectos

6.4.5Recibe el proyecto y presupuesto desarrollado por el rea deProyectos y considera los requerimientos definidos en la elaboracin del presupuesto. En los casos que amerite (tipo de cliente, tipo de proyecto, etc.) se puede adjuntar al presupuesto, elPersonal deVentas



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17.12.13

estudio de iluminacin (clculos luminotcnicos) y planos dedistribucin de luminarias.

6.4.6Si el cliente solicita servicio de instalacin procede a cotizar segn instruccin I-COM-001 Servicio de Instalacin.Personal deVentas

6.4.7Revisa y aprueba los presupuestos elaborados en coordinacin con la Gerencia respectiva, segn el item 6.2.1.Personal deVentas

6.4.8Entrega el presupuesto al cliente en el que se encuentran descritos todos los productos que satisfacen sus requerimientos y las cuatro condiciones bsicas definidas en item 6.2.7: validez del presupuesto, forma de pago, lugar de entrega y plazo de entrega.

Personal deVentas

6.4.9Realiza seguimiento al presupuesto emitido y si fuera el casorealiza negociaciones de acuerdo a la escala de descuentos definidas por la Empresa. Coordina con el cliente lo referente a la firma de la Orden de compra, contrato u otros y coordina con el personal de Josfel lo referente a la emisin de Fianzas u otros. Prepara y enva el F-COM-031 al personal de despacho, de Adm. de ventas y a finanzas una vez que el contrato haya sido firmado por Josfel.

Personal deVentas

6.4.10Cuando el Representante de Ventas recibe la orden de compra y/opresupuesto aceptado, va fax, mail u otros, lo alcanza a Administracin de Ventas. De no haber, en casos excepcionales Orden de Compra, se le enviar al cliente el formato F-COM-032 Confirmacin de solicitud de Servicio que debe ser llenado por el cliente y firmado por el gerente encargado de la compra. Solo para los casos en que el cliente es nuevo, el personal de ventas adjunta, adems, el F-COM-029 Solicitud de creacin de cdigo de cliente. Administracin de Ventas procede a la creacin del cdigo del cliente y genera el F-COM-024 Orden de Pedido en el Sistema e imprime el documento adjuntndole la orden de compra y el presupuesto aceptado. En caso de rdenes con servicio de instalacin, adjunta el presupuesto correspondiente del proveedor (instalador) y remite documentacin a Gerencia Comercial y/o Auxiliar de Administracin y/o Analista de Presupuestos.

Personal de Ventas, Analista de Presupuestos, Jefe o Auxiliar de Administracin

6.4.11Para poder ingresar una OP sin Orden de Compra, el formato F-COM-032 Confirmacin de solicitud de Servicio debe estarfirmado por el Gerente de Administracin y Finanzas o elGerente General.

Gerente de Adm yFinanzas

6.4.12Enva el F-COM-023 Reporte de OPs Retenidas por Crdito al Jefede Crditos y Cobranzas.Auxiliarde Administracin

6.4.13Verifica si procede la liberacin de la orden. En caso que no proceda el crdito solicitado por el cliente, informa a la Gerencia Comercial y/o Auxiliar de Administracin y escribe en el listado las anotaciones respectivas.

Jefe de Crditos yCobranzas



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17.12.13

6.4.14Informa al personal de ventas correspondiente las disconformidades en el crdito de sus ventas para que en coordinacin con el Departamento de Crditos y Cobranzas subsane la disconformidad.Gerente ComercialJefe de Crditos y Cobranzas y Auxiliar de Administracin

6.4.15Archiva el F-COM-024 Orden de Pedido, Presupuesto aprobado si hubiera, Orden de Compra del cliente si hubiera, ms otros documentos adjuntos, lo que constituye el Histrico de la orden.

Auxiliar deAdministracin

6.4.16La informacin con respecto al seguimiento del pedido es entregada cada vez que sea solicitada por el cliente, por medio de los diversos medios de comunicacin (correo electrnico, fax, telfono, otros).Personal deVentas

6.5 Del Pronstico de Ventas

6.5.1 El Gerente de Alumbrado Pblico y el Gerente de Distribucin son los encargados de realizar las proyecciones de ventas en el formato F-COM-022, del ingreso en el Visual de su pronstico respectivo y del mantenimiento de sus proyecciones.

7. REGISTROS:

- F-COM-001 Presupuestos- F-COM-007 Solicitud de Proyecto- F-COM-021 Correlativo de informacin del cliente- F-COM-022 Pronstico de Ventas- F-COM-023 Reporte de OPs Retenidas por Crdito- F-COM-024 Orden de Pedido- F-COM-029 Solicitud de creacin de cdigo de cliente.- F-COM-031 Responsabilidad de contratos de ventas.- F-COM-032 Confirmacin de solicitud de servicio.


ELABORADO:Jorge PortalGerente Comercial17.12.13

REVISADO Y APROBADO POR:Ramiro EspinosaGerente Adm. Y Finanzas

17.12.13

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PRESUPUESTOSCODIGO

P-COM-002VERSION11--------------03/06/12PAGINA

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1. OBJETIVO

El presente documento establece las actividades a realizar para la elaboracin de los presupuestos de venta de JOSFEL.

2. ALCANCE

El siguiente procedimiento se aplica a toda el rea comercial de la empresa.


- Lista de Precios.- Situacin de stock en el sistema.

4. DEFINICIONES

- Presupuesto: Documento elaborado por JOSFEL en atencin a una solicitud de cotizacin del cliente.


- Gerente Comercial.- Gerentes de Proyectos.- Asesores Tcnicos Comerciales.- Gerente de Alumbrado Pblico.- Gerente de Distribucin.- Jefe de Proyectos- Analista de Presupuestos

6. DESARROLLO

6.1 El personal de rea comercial elabora un metrado de luminarias, equipos y servicios a cotizar de acuerdo a los requerimientos o necesidades del cliente.

6.2 Basndose en el metrado de los requerimientos solicitados por el cliente elabora el presupuesto segn el F-COM-001 Presupuestos, en el que se especifican:

- Nmero de Presupuesto.- Fecha.- Razn social del cliente.- Atencin (a quien va dirigida).- Referencia (si es necesario).- Telfono y/o fax.- Descripcin, cantidad y precio de los productos solicitados.- Forma de Pago.- Tiempo de Entrega.- Validez de la oferta.- Lugar de entrega.- Descuento adicional (en casos puntuales).

Asimismo coloca el nombre de la persona de contacto en Josfel para ese presupuesto.

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PRESUPUESTOSCODIGO

P-COM-002VERSION11--------------03/06/12PAGINA

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6.3 Para precios especiales el personal de ventas puede solicitar descuentos especiales a laGerencia Comercial en concordancia con la poltica comercial.

6.4 Al finalizar el presupuesto se remite al cliente. Dicho presupuesto quedar registrado en el sistema informtico de la empresa.

6.5 Si hay alguna modificacin u observacin en el presupuesto enviado al cliente se genera un nuevo presupuesto.

6.6 Para el caso de clientes Mayoristas o Distribuidores que cuenten con Lista de Precios no se emiten presupuestos salvo que se trate de productos especiales que no se encuentren en la lista o que el cliente solicite el presupuesto.

6.7 Para el caso de Clientes que requieran un proyecto de iluminacin, debe entregarse el formato F-COM-007 Solicitud de Proyectos debidamente llenado al Gerente Comercial o persona que l designe para su aprobacin; luego se entrega la informacin al rea de Proyectos para su respectivo desarrollo y elaboracin de presupuesto (esto ltimo es preparado por el analista de presupuestos).

7. Registros

- F-COM-001 Presupuestos


ELABORADO POR:JavierEyzaguirreJefe de administracin de procesos comerciales

03/06/12

REVISADO Y APROBADO POR:Marco GardiniGerente Comercial

03/06/12

PROCEDIMIENTO

RECEPCION Y PROCESAMIENTO DE ORDEN DE PEDIDOCODIGO


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02.01.14

1. OBJETIVO

El presente documento establece las actividades a realizar para el procesamiento de lasrdenes de Pedido por ventas en JOSFEL.

2. ALCANCE

El siguiente procedimiento se aplica a toda el rea Comercial de la empresa.

3. DEFINICIONES

-Presupuesto Aprobado: Un presupuesto se considera aprobado cuando el cliente lo devuelve firmado en seal de aceptacin, enva un e-mail o carta aprobando o aceptando el presupuesto o remite una Orden de Compra.- Orden de Compra: Documento emitido por el cliente conteniendo su requerimiento.-Orden de Pedido (OP): Es el requerimiento va Sistema Informtico de la Empresa que se hace a produccin y/o logstica de los productos vendidos.- Liberacin: Es el proceso mediante el cual el Jefe de Crditos y Cobranzas revisa yautoriza el crdito de las rdenes ingresadas en el Sistema.- Asignacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema Informtico de la Empresa reparteentre las rdenes liberadas el stock disponible de productos.


Presupuestos aprobadosOrden de Compra del clienteP-DES-001 Desarrollo de Nuevos Productos. I-COM-002 Elaboracin Nota de Crdito


El Gerente Comercial es el responsable de hacer cumplir lo indicado en este procedimiento. Todo el personal de ventas es responsable de cumplir lo indicado en este procedimiento.El analista de presupuesto es responsable de cumplir con lo indicado en este procedimiento.

6. DESARROLLO

Generacin de la Orden de Pedido

6.1 Los representantes de ventas o la secretaria de la Gerencia Comercial reciben va fax o correo electrnico las rdenes de compra o presupuestos aprobados de los clientes. El Asesor Tcnico Comercial proporciona al Analista de presupuesto estos documentos debidamente revisados.

6.2 El Analista de presupuesto verifica que los datos principales como condiciones de ventas (forma de pago, tiempo de entrega y lugar de entrega) del presupuesto y la orden de compra estn conformes, si faltara alguna informacin solicita al Asesor Tcnico Comercial que gener dicho documento que complete los datos faltantes.

6.3 Cuando se trate de un producto con caractersticas especiales que no se encuentra registrado en el sistema, el Asesor Tcnico Comercial debe llenar el F-COM-015 Solicitud de Desarrollo de Producto y entregarlo al Jefe de Desarrollo de Nuevos Productos procediendo segn el P-DES-001 Desarrollo de Nuevos Productos.

PROCEDIMIENTO



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02.01.14

6.4 El Analista de presupuesto procede a generar e imprimir desde el Visual el F-COM-024Confirmacin de Orden de Pedido con los documentos proporcionados por el rea de Ventas. En el Visual se digita la fecha de entrega, direccin de entrega u otros datos adicionales del pedido. Estos documentos pasan a formar parte del histrico de cada pedido, el cual es archivado por el Auxiliar de Administracin (guas de remisin, factura, boleta, nota de crdito y otros documentos).

6.5 El rea de Administracin debe informar al equipo comercial la modificacin de las fechas de entrega de algn producto u orden de pedido que las reas de Planeamiento o Logstica modifiquen.

Asignacin de las rdenes de Pedido (despacho)

6.6 El Auxiliar de Administracin verifica en el Visual el ingreso al almacn de los productos terminados de las rdenes de pedido.

6.7 Previo a la asignacin, el Auxiliar de Administracin genera diariamente el F-COM-023Reporte de OPs Retenidas por Crdito, lo imprime y entrega al Jefe de Crditos yCobranzas para su liberacin, resaltando las rdenes que sugiere sean liberadas.

6.8 El Auxiliar de Administracin recibe el Reporte de OPs Retenidas por Crdito revisado por Crditos y Cobranzas con los clientes aprobados para su atencin y comunica a los representantes de ventas si algn pedido no se libera por problemas de crdito.

6.9 El Auxiliar de Administracin realiza la asignacin de rdenes de pedido y programa el despacho de las rdenes liberadas, previa confirmacin de la existencia de la orden de compra del cliente y en coordinacin con los clientes del da y hora, en el F-COM-025 OPs Asignadas. Dicho archivo se guarda en: JOSFELNT\\ DATA COMERCIAL\ DATA\ VENTAS\ ASIGNACIN\ ASIGNACIN 2XXX\ OPS ASIGNADAS X MES.

6.10 El Auxiliar de Administracin para el caso de despachos urgentes, coordina con el rea deAlmacn y transportistas las prioridades de entrega.

6.11 El Auxiliar de Administracin informa al Jefe de Almacn las OPs asignadas en el F-COM-025 para la realizacin de los despachos programados.

6.12 El Jefe de Almacn enva el resultado real de la asignacin efectuada y las observaciones que puedan haber surgido durante el desarrollo de las entregas a los clientes. Dicha informacin se encuentra en el archivo F-COM-025 OPs Asignadas en el servidor: JOSFELNT\\ DATA COMERCIAL \DATA \ VENTAS\ ASIGNACIN \ ASIGNACIN XXXX\ASIGNACIN X MES.

7 Registros

- F-COM-002 Nota de Crdito.- F-COM-005 Facturas.- F-COM-004 Gua de Remisin.- F-COM-006 Boletas de venta.x- F-COM-023 Reporte de OPs retenidas por crdito.- F-COM-024 Confirmacin de Pedido (Orden de Pedido).- F-COM-025 OPs Asignadas.

PROCEDIMIENTO



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02.01.14


ELABORADO POR:Carmen LoayzaAsistente deAdministracin02.01.14

REVISADO Y APROBADO POR:Jorge PortalGerente Comercial02.01.14

PROCEDIMIENTO CREDITOS Y COBRANZASCODIGO

P-FIN-001VERSIN01PAGINA

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04/11/13

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la efectiva gestin de crditos y cobranzas en JOSFEL.

2. ALCANCE

Se aplica a todas las ventas a crdito realizadas por la empresa.

3. DEFINICIONES

Sistema Visual. : Programa informtico, que utiliza la empresa para el manejo y control de las operaciones diarias de todas las actividades de la empresa.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR P-COM-001 Ventas.O-FIN-001 Polticas de Crditos y Cobranzas


El Gerente de Administracin y Finanzas es responsable de la implementacin del presente procedimiento.

El Jefe de Finanzas es el encargado de llevar a cabo y verificar el cumplimiento de las actividades descritas en el presente procedimiento.

El Gerente Comercial, Gerentes de Proyectos, Gerente Alumbrado Pblico, Gerente de Distribucin, Asesor Legal, el Asistente de Crditos y Cobranzas, Asesores Tcnicos Comerciales, deben cumplir con lo establecido en el presente procedimiento.

6. DESARROLLO

6.1. Clientes sujetos de crdito

Para que a un cliente se le pueda otorgar crdito, previamente tiene enviar el F-FIN-001 Solicitud de Crdito, debidamente llenado y haber adjuntado toda la documentacin que en dicho documento se solicita.Es responsabilidad de la persona que desea realizar la venta a crdito, remitir dicha informacin al jefe de finanzas solicitando el crdito para el cliente.

6.2. Asignacin DE CREDITO

La informacin remitida por el cliente ser evaluada y verificada por el Jefe de Finanzas dentro de las 48 horas, o por el Comit de Crditos y Cobranzas dentro de las 52 horas, dependiendo del monto solicitado o de la complejidad de la solicitud.Una vez analizada la solicitud se decidir el otorgamiento o no del credito y las condiciones en el que este se otorgara.La decisin es comunicada va e-mail directamente a la persona interesada en realizar la venta alcredito e ingresada al sistema VISUAL.

6.3. COBRANZAS

PROCEDIMIENTO CREDITOS Y COBRANZASCODIGO

P-FIN-001VERSIN01PAGINA

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04/11/13

Siete (07) das antes de la fecha de vencimiento el Asistente de Crditos y Cobranzas llamar por telfono al cliente para comunicarle el prximo vencimiento de la obligacin.

El da de vencimiento de los documentos mantenidos en cartera, el Asistente de Crditos y Cobranzas llamara por telfono al cliente para coordinar la fecha y el horario de pago, que puede ser depsito bancario y/o recojo del cheque.

En caso de los casos de confirmarse o no lograr el cobro de las deudas de los clientes, el Asistente de Crditos y Cobranzas debe proceder segn lo especificado en cada caso en el O- FIN-001 Polticas de Crditos y Cobranzas

6.3.1. CASOS ESPECIALES DE COBRANZAS A CLIENTESDentro del proceso de cobranzas se pueden dar situaciones especiales como: Renovacin de letrasCheques devueltosAccin Judicial

Que deben ser manejadas de acuerdo a lo establecido en el O-FIN-001 Poltica de Crditos y Cobranzas.

6.3.2. DESCUENTOS

Cuando, ante la negativa del rea de Crditos y Cobranzas de otorgar crdito a un determinado cliente, una persona del equipo de ventas haya asumido la cobranza de un cliente por su propia cuenta y riesgo (aceptacin de letra con aval personal). sta tendr un plazo de 30 das para efectuar la cobranza respectiva. En caso de no recibirse pago alguno en el lapso indicado, el monto de la deuda ser cargada automticamente y sin previo aviso a las comisiones del representante de ventas respectivo, (cancelando la letra), posteriormente se le endosara el documento descontado para que realice la cobranza directamente.

6. REGISTROS

F-FIN-001 Solicitud de Crditoe-mail (de aprobacin de crdito)


ELABORADO POR:Rafael MartinJefe de Finanzas04.11.13

REVISADO Y APROBADO POR:Ramiro EspinosaGerente de adm. y finanzas04/11/13

PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCINCODIGO

P-PER-001VERSION10PAGINA

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11.10.12

1. OBJETIVO:

El presente documento define las acciones a seguir para el reclutamiento y seleccin de personal requerido por JOSFEL.

2. ALCANCE:

El siguiente procedimiento se aplica al reclutamiento y seleccin de personal de las reas involucradas en el sistema de gestin de calidad.

3. DEFINICIONES:

No aplica.


I-PER-002 Ingreso y cese de personalO-PER-004 Manual de Organizacin y FuncionesF-PER-007 Perfil del puestoO-PER-003 Plantilla de HabilidadesO-PER-001 Organigrama General


Es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos hacer cumplir lo indicado en el presente procedimientoEs responsabilidad de los Gerentes hacer cumplir lo indicado en el presente procedimientoEs responsabilidad de los Jefes de rea cumplir lo indicado en el presente procedimiento.

6. DESARROLLO:

6.1 Producida la vacante por renuncia, ampliacin de posiciones u otro motivo, el Jefe inmediato de la posicin a cubrir, presentar el F-PER 013 Requerimiento de personal, en el que detallar los requerimientos de la posicin. El F-PER 013 deber ser firmado, tambin, por el Gerente del departamento. Solo si la posicin es nueva deber ser firmado el F-PER 013 adems por el Gerente General. Para el caso de los operarios, el requerimiento se har por email si es que se trata de un reemplazo.6.2 Recursos humanos recibir el requerimiento y revisar el F-PER-003 Organigrama General para dar conformidad que el puesto solicitado es parte del organigrama o es un nuevo puesto. Luego, enviar al solicitante el F-PER-007 Perfil de Puesto correspondiente, acompaado del O-PER-004 Manual de organizacin y funciones, para que sea validado por el jefe. Si el puesto es nuevo, se tendr que hacer el levantamiento de informacin.6.3 El departamento de Recursos Humanos inicia la convocatoria de los candidatos, utilizando diversas fuentes de reclutamiento, a fin de recibir los curriculums de acuerdo requerimiento solicitado.En caso el puesto requerido mediante el F-PER 013 Requerimiento del Personal, pueda ser cubierto por un trabajador activo cuya experiencia y trayectoria demuestre condiciones para ocuparlo, podr considerarse su postulacin, debiendo ser evaluados de acuerdo a las exigencias propias del Perfil del Puesto.6.4 El proceso de seleccin se inicia a travs de una serie de etapas como pueden ser: evaluacin psicolgica, entrevista, dinmica, presentacin de caso, de acuerdo a cada posicin. Hasta obtener una terna.6.5 El departamento de Recursos Humanos solicita al Gerente o Jefe de quien depende la posicin a cubrir, que entreviste a la terna seleccionada utilizando los formatos F-PER-008Verificacin Cumplimiento del Perfil, y el documento O-PER-003 Plantilla de Habilidades, a fin

PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCINCODIGO


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11.10.12

de determinar al candidato, quien ser presentado al Gerente General, siempre que ste as lo requiera.6.6 El departamento de Recursos Humanos realiza la verificacin laboral (mnimo una verificacin laboral, de preferencia la ltima), utilizando el F-PER 014 Verificacin de Referencias Laborales a fin de corroborar el desempeo en la empresa anterior y los motivos que provocaron su desvinculacin de ser el caso.6.7 Cuando el proceso de bsqueda sea realizado por una empresa consultora, el departamento de Recursos Humanos coordinara con sta, las entrevistas con los seleccionados, y definir con el Gerente de rea al candidato final.6.8 Se espera que el proceso sea cubierto en un tiempo no mayor a 21 das tiles, contados desde la recepcin en RRHH del requerimiento. En este caso el Jefe de Recursos comunicava correo electrnico el da de presentacin de la terna de candidatos. Se espera que elGerente o Jefe de la posicin solicitada tome las medidas necesarias a fin de planificar la solicitud de la posicin a cubrir.6.9 El gerente o jefe de la posicin solicitada tendr 3 das tiles como mximo para entrevistar a la terna finalista y pueda tomar la decisin final como mximo 2 das despus de entrevistar a la terna.6.10 Luego de tener el candidato seleccionado, revisar el I-PER-002 Ingreso y cese de personal.

7. REGISTROS :

- F-PER-008 Verificacin cumplimiento del perfil- F-PER-013 Requerimiento de Personal- F-PER-014 Verificacin Laboral


ELABORADO PORMaritza PiedraAmayaJefe de RecursosHumanos11.10.12

REVISADO Y APROBADO PORRamiro EspinosaVelascoGerente de Administracin y Finanzas11.10.12

PROCEDIMIENTO INDUCCIN AL PERSONALCODIGO


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03/09/2012

1. OBJETIVO:

El presente documento establece los pasos a seguir para la Induccin al Personal de posiciones no temporales en JOSFEL, siendo este personal de reciente ingreso o transferido o promovido a una nueva posicin.

2. ALCANCE:

El siguiente procedimiento se aplica al personal de posiciones no temporales en de todas las reas involucradas en el sistema de Gestin de Calidad.

3. DEFINICIONES:

3.1 Induccin:

Proceso por el que JOSFEL capacita al personal de posiciones no temporales que ingresa a la empresa en los aspectos generales de la organizacin, SGC (Poltica de Calidad, Misin, Visin y Objetivos de Calidad) y lo referente al desempeo en el rea de trabajo.


O-PER-004 Manual de Organizacin y Funciones.


Jefe de Recursos Humanos: Es responsable de implementar y hacer cumplir el presente procedimiento.- Gerentes, Jefes de rea y Auditores: Son responsables de cumplir con las actividadesestablecidas en la ficha de induccin.

6. DESARROLLO:

6.1 La induccin tendr una duracin de una semana a partir del ingreso del nuevo colaborador

6.2 Recursos Humanos establece los das y horas de la induccin, mediante el F-PER-002 Ficha de Induccin.

6.3 X

6.4 Se le hace entrega al nuevo integrante los siguientes documentos:

F-PER-002 Ficha de induccin administrativos o F-PER-021 Ficha de induccin operarios(de acuerdo al trabajo y/o puesto a ocupar)Reglamento Interno de TrabajoF-PER-006 Comunicacin de Funciones F-PER-016 Ruta de ingreso de personal Cartilla de Induccin.

6.5 Recursos Humanos se encargar de la presentacin oficial a toda la organizacin del nuevo integrante.

6.6 Cuando un integrante de la organizacin de posiciones no temporales es promovido o transferido a una nueva posicin, su nuevo Jefe inmediato superior o quien ste designe

PROCEDIMIENTO INDUCCIN AL PERSONALCODIGO


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03/09/2012

deber desarrollar la parte III del F-PER-002. Asimismo es responsable de hacerle entrega del F-PER-006 Comunicacin de funciones.

6.7 Al trmino de la Induccin, se entrega a Recursos Humanos el F-PER-002 Ficha de Induccin para el archivo en su File Personal, dicha ficha ser devuelta a RRHH en no mas de siete (07) das tiles.

7. REGISTROS:

- F-PER-002 Ficha de Induccin.- File personal.- F-PER-006 Comunicacin de Funciones- X


ELABORADOMaritza Piedra AmayaJefe de RecursosHumanos03.09.12

REVISADO YAPROBADO PORRamiro EspinosaVelascoGerente de Adm. yFinanzas03.09.12

PROCEDIMIENTO CAPACITACIN AL PERSONALCODIGO

P-PER-003VERSION11PAGIN A

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02/07/2012

1. OBJETIVO

El presente documento establece las acciones y responsabilidades destinadas a capacitar y entrenar al personal de JOSFEL con la finalidad de mejorar su desempeo en su puesto de trabajo y desarrollar sus conocimientos y competencias que contribuyan al cargo que ocupan.

2. ALCANCE

El siguiente procedimiento se aplica a todas las reas indicadas en el alcance del Manual de Calidad y abarca desde la identificacin de las necesidades de capacitacin, la elaboracin del Plan Anual de capacitacin y su documentacin.3. DEFINICIONES XX

Capacitacin Planificada: Es aquella que se dicta de acuerdo al plan de capacitacin anual segn las necesidades de las diversas reas.Capacitacin No planificada: Es aquella que surge fuera del plan de capacitacin anual por alguna necesidad especfica o que es identificada en el transcurso del ao.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR No aplica.5. RESPONSABILIDADES

Las Gerencias son responsables de hacer cumplir con lo descrito en este documento.

El Jefe de Recursos Humanos es el responsable de mantener los registros de la capacitacin del personal.

6. DESARROLLO

6.1. En la empresa se identifican los siguientes tipos de capacitacin:- X- X- Capacitacin Planificada- Capacitacin No planificada

6.2. Identificacin de las necesidades de capacitacin:

a. Las capacitaciones planificadas sern evaluadas en funcin a la necesidad de la empresa y del colaborador para fortalecer las capacidades de nuestro personal, La gerencia de Administracin y finanzas conjuntamente con el departamento de Recursos Humanos establecern el F-PER-17, Plan de Capacitacin para cada ao.

PROCEDIMIENTO CAPACITACIN AL PERSONALCODIGO

P-PER-003VERSION11PAGIN A

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02/07/2012

b. Si en el devenir de las actividades, el jefe directo identifica una necesidad de capacitacin no planificada, el jefe directo solicita la aprobacin al Gerente de rea respectivo para realizarla.

6.3 Realizacin de la capacitacin:

Para toda capacitacin:

a. Las capacitaciones sern otorgadas de acuerdo a la necesidad de empresa y en funcin a la labor que desarrolla el colaborador.b. Antes de iniciar la capacitacin, el jefe directo enva una solicitud del curso a laGerencia de Finanzas para su pago.c. Los Jefes de rea son responsables de dar las facilidades para la asistencia a los cursos aprobados.d. Todo personal que reciba algn tipo de capacitacin debe entregar al jefe de Recursos Humanos la evidencia de la misma (Fotocopia de Diplomas, cartas, certificados, etc) lo cual constituye la evidencia de la capacitacin.

Para el caso de la capacitacin interna:

a. El Expositor es el encargado de tomar lista de asistencia al inicio y hacer firmar, despus del descanso, el F-PER-004 Lista de Asistencia a Capacitacin Interna. Diez minutos antes de acabar la sesin, el expositor si lo considera conveniente podr realizar la evaluacin mediante el F-PER-009 Evaluacin del Curso Seguido. Finalizada la sesin el F-PER-004 es entregado al Jefe de Recursos Humanos, como evidencia de la capacitacin interna.

b. Los Gerentes responsables de la capacitacin interna deciden si es apropiado entregar certificados de participacin. De ser as el Asistente de Bienestar Social emite los certificados mediante el F-PER-010.

6.4 Verificacin de Efectividad Capacitacin:

Se valida eficacia del curso de capacitacin seguida por nuestros colaboradores mediante el F-PER-005 Evaluacin de la Eficacia de la Capacitacin, evaluacin llenada por el Gerente de rea y/o Jefe directo del o los colaboradores que fueron capacitados. Dicha evaluacin deber de aplicarse a partir de 45 das posteriores a la fecha de culminacin del curso seguido.

7 REGISTROS:- F-PER-004 Lista de Asistencia a Capacitacin Interna.- F-PER-009 Evaluacin del Curso Seguido.- F-PER-005 Evaluacin de la Eficacia de la Capacitacin- F-PER-010 Certificado.- Copia de Diplomas


ELABORADO PORMaritza PiedraAmayaJefe de RecursosHumanos02.07.12

REVISADO YAPROBADO PORRamiro EspinosaGerente de Adm. yFinanzas02.07.12

Manual de Procedimientos

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