Manual de procedimientos

2015Manual de procedimientosEnfocado al rea administrativaCarlos Mejia

INDICEINTRODUCCION3OBJETIVO GENERAL4OBJETIVOS ESPECIFICOS4CONCEPTUALIZACIONES/DEFINICIONES5CONTENIDO DE LOS MANUALES6MANUAL DE PROCESOS10ANTECEDENTES DE LOS MANUALES DE LOS PROCESOS11CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS11TIPOS DE MANUALES12VENTAJAS DE LOS MANUALES17DESVENTAJAS DE LOS MANUALES18CONCLUSIONES19BIBLIOGRAFIA20

INTRODUCCION

El siguiente trabajo de investigacin trata sobre el tema de Manual de procedimientos enfocado en el rea administrativa, especficamente en la gestin de recursos humanos. Existen muchos tipos de manuales que son aplicados a varias areas con el fin de dar informacin detallada para realizar las actividades. La Administracin de Recursos Humanos indudablemente es un amplio tema en el que en el presente informe presentamos los antecedentes del manual de procedimientos, los tipos de manuales, su utilidad.etcAnalizaremos las ventajas y desventajas que conlleva el tener y no tener en las organizaciones estos manuales ya que son instrumentos que apoyan al logro de los objetivos de las organizaciones, disminuyendo el porcentaje de error en las actividades, pero a la vez pueden ser considerados como muy rgidos y formales por su estricta reglamentacin.

OBJETIVO GENERAL

Analizar la importancia de la aplicacin de manuales de procedimientos en las organizaciones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Analizar las ventajas y desventajas que conlleva usar manuales en las organizaciones2. Conocer los antecedentes de los manuales de procesos3. Analizar los tipos de manuales y sus aplicaciones en las diferentes reas de la organizacin.4. Conocer el uso y contenido de los manuales para poder aplicarlos.

CONCEPTUALIZACIONES/DEFINICIONESEl manual de procedimientos podemos definir en tres palabras:

MANUALUn manual es una recopilacin en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fcil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores.

PROCESOEs la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilacin de procesos.

PROCEDIMIENTOEl procedimiento es la gestin del proceso. Es como cuando hablamos de administracin y gestin administrativa; la administracin es el conjunto de pasos y principios, y la gestin es la ejecucin y utilizacin de esos principios.

UTILIDAD DEL MANUAL Permite conocer el funcionamiento interno, de tareas, ubicacin y requerimientos de los puestos responsables. Intervienen en la consulta de todo el personal. Facilita labores de auditoria evaluacin y control interno. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de todos los sistemas empleados en la organizacin. CONTENIDO DE LOS MANUALES

IDENTIFICACINEsta seccin debe contener la siguiente informacin: Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guion o diagonal.

NDICE O CONTENIDORelacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.

PRLOGO Y/O INTRODUCCINExposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOSExplicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.

AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOSEsfera de accin que cubren los procedimientos.Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.

RESPONSABLESUnidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

POLTICAS O NORMAS DE OPERACINEn esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores.CONCEPTOPalabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.

PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.

FORMULARIO DE IMPRESOS Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

DIAGRAMAS DE FLUJORepresentacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.

GLOSARIO DE TRMINOSLista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos.

DISEO DEL PROYECTOLa tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una de sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo.

RESPONSABLESPara iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentacin de la informacin.Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.

DELIMITACIN DEL UNIVERSO DE ESTUDIOLos responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l; para ello, deben realizar:

ESTUDIO PRELIMINAREste paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base en l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

MANUAL DE PROCESOSLos manuales de procesos, como instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional, estn considerados como elementos fundamentales para la coordinacin, direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para facilitar la adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la Dependencia.Los Manuales son medios valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin y al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin cronolgica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemtica la forma de realizar una funcin o un aspecto de ella.El Manual de Procedimientos es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo comn, que describe en su secuencia lgica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, sealando generalmente quin, cmo, dnde, cundo y para qu han de realizarse.

ANTECEDENTES DE LOS MANUALES DE LOS PROCESOSLas Empresas deben tomar decisiones estratgicas adecuadas que permitan alcanzar ventajas competitivas que conlleven a la efectividad, eficacia y excelencia empresarial a travs de un proceso flexible de mejora continua. El xito por lo tanto, exige una continua adaptacin de las empresas a su entorno, de all depende que las mismas necesitan elementos de control que le permitan medir su eficacia en sus operaciones y las posibilidades de hacer los correctivos necesarios orientados al cumplimiento de las metas establecidas a futuro. Las organizaciones pueden medir o evaluar su evolucin desde distintas perspectivas, no solo en la bsqueda de las ventajas competitivas, sino tambin en la rentabilidad que se genera mediante los recursos financieros, fsicos, humanos, organizativos y tecnolgico, as como tambin las capacidades como sistema de valores compartidos y rutinas que se desarrollan con los recursos que tiene la empresa al momento de prestar un servicio o producir un bien, sin embargo el desarrollo de las capacidades va a depender de las estrategias que implementen internamente las organizaciones.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOSEntre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organizacin, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado.

Depende de la informacin de las necesidades de cada institucin o empresa privada, para saber con qu tipo de manuales se debe contar.Se hace la aclaracin de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una direccin, un departamento, una oficina, seccin, una mesa, un puesto, etc.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propsito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

TIPOS DE MANUALESPor su contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin.

Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: Agilizar el proceso de toma de decisiones Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. Servir de base para una constante y efectiva revisin.

Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puedecombinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones.

POR SU FUNCIN ESPECFICA:Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar lasinstrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin.La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financierasen todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera.

Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito deprocedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms importantes que puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.

Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesora.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comnmente ms detallados que un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica cmo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instruccin y comenzara con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento tambin utiliza tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del contenido por el usuario.

Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos se refiere a lasnecesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito de aplicacin; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.GeneralSe refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacinorganizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal ydefiniendo su estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

Especfico:Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de un rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.

Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular.

Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de un rea especfica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc.

Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar losprocedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.VENTAJAS DE LOS MANUALESUn manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin.4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin.5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave.6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin.7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles.9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien.10. Conserva un buen fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos.11. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.12. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los1. procedimientos, las funciones, las normas, etc.14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo.16. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.17. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.18. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.DESVENTAJAS DE LOS MANUALESEntre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da.3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.8. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

CONCLUSIONES

En conclusin podemos decir que los manuales de procedimientos son una herramienta muy importante en la administracin de empresas, ya que son una gua para el personal, jefes de los diferentes departamentos que estructuran la organizacin, dan a conocer todo los procesos e instrucciones de cmo realizar una determinada tarea, sirve de apoyo para la direccin, coordinacin, evaluacin y control administrativo.Pero dependiendo que tan grande sea la organizacin se aprovechara mejor su aplicacin, sin que limite alcanzar los objetivos por los estrictos reglamentos y procesos, que segn algunos pueden ser muy burocraticos.

BIBLIOGRAFIA

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