Manual de Procedimientos

DGC-GTEMP Fecha de Elaboracin: 13/06/2014

Versin 1

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIN GENERAL DE PLANEACIN

DIRECCIN DE GESTIN DE LA CALIDAD

GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

2 Versin 1



ndice: 1. Objetivo de la Gua: ..................................................................................................... 3

2. Conceptos Bsicos: ..................................................................................................... 3

3. Definicin del Manual de Procedimientos: ................................................................... 4

3.1 Objetivos ................................................................................................................ 4

4. Metodologa para el anlisis y diseo de procedimientos: .......................................... 4

4.1 Delimitacin del procedimiento: .............................................................................. 4

4.2 Recoleccin de la Informacin: .............................................................................. 5

4.3 Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento: ......................................... 6

4.4 Anlisis del Procedimiento: .................................................................................... 7

5. Elementos que integran el manual: ............................................................................. 7

A. Portada (identificacin): ........................................................................................... 8

B. ndice: .................................................................................................................... 14

C. Introduccin: .......................................................................................................... 15

D. Objetivo del Manual: .............................................................................................. 16

F. Procedimientos: ..................................................................................................... 17

G. Desarrollo de los Procedimientos: ......................................................................... 18

I. Objetivo del Procedimiento: .............................................................................. 18

II. Alcance: ............................................................................................................ 19

III. Descripcin grfica (diagrama de flujo): ........................................................ 19

IV. Descripcin narrativa del Procedimiento: ...................................................... 26

H. Anexos: .................................................................................................................. 34

6. Recomendaciones Generales: .................................................................................. 42

3 Versin 1



1. Objetivo de la Gua: Proporcionar a las dependencias que integran la Universidad Autnoma del Estado de Hidalgo, los elementos tcnicos necesarios, que permitan la identificacin, definicin y diseo de sus procedimientos.

2. Conceptos Bsicos:

Manual Es un documento que integra lo sustancial de un tema de estudio, da una visin integral y proporciona informacin bsica y concisa sobre la materia. Por ejemplo:

Manual de organizacin;

Manual de procedimientos;

Manual del operario;

Manual de bienvenida, etc. Procedimiento

Es una serie de actividades relacionadas entre s y ordenadas cronolgicamente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quien, que, como, cuando, donde y con qu se realiza cada una de las actividades. Ejemplo:

Inscripcin de alumnos de nuevo ingreso. Actividad Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por una unidad responsable para la realizacin de un trabajo determinado. Ejemplo de actividad del procedimiento de inscripcin de alumnos de nuevo ingreso:

El alumno realiza el pago de su colegiatura en el banco Dependencia

Es el individuo, puesto u rgano administrativo o acadmico responsable de una o ms actividades descritas en el procedimiento. Por ejemplo:

Individuo: trabajador, beneficiario, estudiante, etc.;

Puesto: Director de Gestin de la Calidad;

4 Versin 1



rganos administrativos: Direccin General de Planeacin, Direccin de Gestin de la Calidad, Departamento de Gestin de la Calidad, etc.;

rganos acadmicos: Honorable Consejo Universitario, Comisin Dictaminadora, Consejo Tcnico, etc.

3. Definicin del Manual de Procedimientos: Es el documento administrativo que integra cada uno de los procedimientos de una dependencia elaborados bajo una metodologa homognea.

3.1 Objetivos

Ser una fuente formal y permanente de informacin y orientacin acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado;

Establecer los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecucin de un trabajo determinado;

Delimitar responsabilidades y evitar desviaciones arbitrarias o malos entendidos en la ejecucin de un trabajo determinado;

Facilitar la supervisin del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades;

Ser una herramienta para capacitar al personal en el desempeo de sus funciones;

Servir como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin, automatizacin o desconcentracin de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias;

Auxiliar en las labores de auditoras interna y externa.

4. Metodologa para el anlisis y diseo de procedimientos: El desarrollar un procedimiento no se debe limitar solo a describir como se hace sino aprovechar el momento para realizar un anlisis que permita hacerlo ms gil y concreto tanto en sus actividades como en la simplificacin de sus formatos. Para lo anterior se recomienda tomar en cuenta los siguientes pasos: 4.1 Delimitacin del procedimiento:

Cul es el procedimiento que se va a analizar?

Dnde se inicia?

Dnde termina?

5 Versin 1



4.2 Recoleccin de la Informacin: Recabar los documentos y los datos que se encuentran involucrados en el procedimiento. Esto permite conocer los procedimientos tal y como operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes. Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan los archivos documentales, en los que se localizan las bases jurdico-administrativas que rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar informacin adicional para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reas de trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y personal que operan los procedimientos. Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son:

a) Investigacin documental: consiste en la seleccin y el anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios oficiales, registros estadsticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. Es importante adems, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el procedimiento que se est estudiando, debidamente requisitadas con los datos usuales, as como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre dnde se originan, cul es el trmite que siguen y dnde se archivan o destruyen.

b) Entrevista directa: consiste bsicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Para que la entrevista se desarrolle con xito es conveniente observar las recomendaciones siguientes:

Tener claro el objetivo de la entrevista;

Concertar previamente la cita;

Verificar la informacin a travs de otras fuentes;

Aclarar todas las dudas que existan;

Saber escuchar;

No hay que criticar, si sugerir cambios o aconsejar.

c) Observacin de Campo: consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es posible verificar o modificar la informacin recabada en las entrevistas. La observacin de campo es muy importante, ya que permite definir

6 Versin 1



y detectar con mayor precisin los problemas, as como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas

4.3 Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento: Constituye una de las partes ms importantes del estudio de procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos que se integraron durante la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa actual. Para analizar la informacin recabada, es conveniente responder los cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuacin:

Qu trabajo se hace?: se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la dependencia y los resultados que se obtienen de stas.

Quin lo hace?: son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realizacin del trabajo.

Cmo se hace?: se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado.

Cundo se hace?: es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.

Por qu se hace?: busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; tambin se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento. La respuesta a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria para el anlisis de la informacin por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigacin a:

La distribucin que se hace de los documentos;

El tipo de registros empleados;

Los tipos de archivos (permanentemente o provisional);

Las probables causas de demora;

Los formatos o cdulas que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes de las mismas se llenan y en qu rea lo hacen;

Las firmas o autorizaciones necesarias.

7 Versin 1



4.4 Anlisis del Procedimiento: Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se deber utilizar la tcnica de los cinco puntos que se presenta a continuacin:

a) Eliminar: la primera y ms importante preocupacin de este mtodo es eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados;

b) Combinar: si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar

algn paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin, etctera;

c) Cambiar: en este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el

orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad;

d) Mejorar: algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el resultado ms prctico se logra mejorando el procedimiento; rediseando una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado, o encontrando un mtodo mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no solamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los procesos actuales, sino al sustituir el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo de microfilmes, cuando el problema bsico es el espacio requerido o la seguridad de los originales;

e) Mantener: consiste en conservar las actividades que como resultado del anlisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.

5. Elementos que integran el manual: En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que ste vara segn los objetivos y propsitos de cada dependencia, as como con su mbito de aplicacin; por estas razones, resulta conveniente que en la Universidad Autnoma del Estado de Hidalgo se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentacin.

8 Versin 1



A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboracin:

1. Portada (identificacin); 2. ndice; 3. Introduccin; 4. Objetivo del Manual; 5. Listado de Procedimientos; 6. Desarrollo de los procedimientos; 7. Anexos.

A. Portada (identificacin):

La identificacin se refiere a la portada del Manual de Procedimientos, con los siguientes datos:

Escudo de la universidad colocado dentro del encabezado en la parte superior izquierda, y con una altura de 2.3 cm:

Logotipo de la dependencia responsable del documento colocado dentro del encabezado en la parte superior derecha, y con una altura de 2.3 cm. Por ejemplo (Logotipo de la Direccin de Gestin de la Calidad):

Nombre de la Institucin que representa, centrado dentro del encabezado en la parte superior, con letra Arial 12 en negritas. Por ejemplo:

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

Si es el caso, nombre de la instancia de la cual depende, centrado dentro del encabezado en la parte superior, con letra Arial 12. Por ejemplo (direccin general de quien depende la Direccin de Gestin de la Calidad):

DIRECCIN GENERAL DE PLANEACIN

9 Versin 1



Nombre de la dependencia, centrado dentro del encabezado en la parte superior, con letra Arial 12 en negritas. Por ejemplo:


Una lnea negra, centrado como encabezado en la parte superior con un grosor de 3 pto:

Clave del documento: en primer trmino las siglas de la dependencia, en segundo lugar las siglas del Manual de Procedimientos (MP). Entre las siglas debe colocarse un guin, todo esto en letra Arial 8, en negritas, alineado a la derecha y dentro del encabezado. Se le debe asignar esta clave como nombre al archivo del documento. Por ejemplo (Clave del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad):

DGC-MP

Debajo de la clave del documento, se debe colocar la fecha en que se elabor por primera vez el documento, en letra Arial 8, en negritas, alineado a la derecha y dentro del encabezado. La fecha debe colocarse inicialmente el da, luego el mes ambos con nmero y el ao a 4 dgitos. Por ejemplo (Fecha de elaboracin del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad):

Fecha de Elaboracin: 15/01/2007

Nombre del manual de procedimientos de dependencia, centrado en la hoja, con letra Arial 20 en negritas. Por ejemplo:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE LA


Enunciar el nmero de versin del documento, si es la primera versin que se realiza dicho documento ser la Versin 1, si es la segunda actualizacin ser la versin 2 y as sucesivamente, dentro del pie de pgina en la parte inferior derecha, con letra Arial 8 en negritas. Si se realizan actualizaciones al documento, esta se debe colocar dentro del pie de pgina en la parte inferior izquierda, con letra Arial 8 en negritas. Por ejemplo (Fecha de actualizacin y versin del manual de procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad):

Fecha de Actualizacin: 06/06/2014 Versin: 2

10 Versin 1



A la caratula (Portada), no se le debe colocar nmero de pagina. La caratula del manual de procedimientos debern elaborarse tomando como referencia el siguiente ejemplo:

Nombre de la

Dependencia

Logotipo de la UAEH Logotipo de la Dependencia

Fecha de Actualizacin Numero de Versin

Arial 12, en negritas Dentro del encabezado

Arial 20 Centrado

en negritas

Arial 8, en negritas Dentro del pie de

pgina

Arial 8, en negritas Dentro del encabezado

11 Versin 1



El resto del documento deber ir bajo las siguientes indicaciones:

Ttulos: Texto justificado, en negritas (Maysculas y minsculas), Arial 14.

Subttulos: Texto justificado, en negritas (Maysculas y

minsculas), Arial 12.

Todo el texto: Texto justificado, letra Arial 12.

Color del texto: Negro.

Interlineado 1.0

12 Versin 1



Margen Superior: 2.5 cm

Inferior:2.5 cm Izquierdo:2.5 cm Derecho:2.5 cm

No. de pgina Parte inferior izquierda, utilizando el formato en la

herramienta pie de pgina y eligiendo el anual.

13 Versin 1



Encabezado y pie de pagina

Normal (Encabezado desde arriba 1.25 cm) (Encabezado desde abajo 1.25cm)

El encabezado ser el mismo que el de la portada para todo el documento.

14 Versin 1



B. ndice: En este apartado se presentan de manera sinttica y ordenada, los apartados principales que constituyen el manual y su correspondiente pgina. A efecto de uniformar la presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuacin:

Ejemplo: ndice del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad

15 Versin 1



C. Introduccin: Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre la importancia de contar con un manual de procedimientos, el propsito que se pretende alcanzar a travs de l, a quienes est dirigido (usuarios), los temas o apartados que lo integran y las recomendaciones sobre el uso y consulta del manual. Es recomendable que, al formular la introduccin, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento.

Ejemplo: Introduccin del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad

16 Versin 1



D. Objetivo del Manual: El objetivo deber especificar claramente los resultados que se pretenden alcanzar con el manual de procedimientos de la dependencia, para su redaccin y presentacin se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo;

Especificar con claridad qu, para qu y para quienes se ha elaborado el manual;

Evitar uso de adjetivos calificativos;

No subrayar conceptos;

Utilizar una redaccin clara y precisa.

Ejemplo: Objetivo del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad

17 Versin 1



F. Procedimientos:

Presentar los procedimientos incluidos en el manual.

Ejemplo: Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad

18 Versin 1



G. Desarrollo de los Procedimientos: Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, por lo que en el formato utilizado para redactar los procedimientos, se debe:

Colocar el nombre del procedimiento, el cual debe dar idea clara de su contenido;

Colocar la fecha de elaboracin del procedimiento;

Colocar la fecha de actualizacin del procedimiento (si se da el caso);

Colocar el numero de versin del procedimiento, por ejemplo si el procedimiento no ha sido actualizado ser la versin 1, si hay una actualizacin ser la versin 2 y as sucesivamente;

Colocar el nmero de pginas del procedimiento;

La descripcin del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla;

No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno; Para tener un formato estandarizado del Desarrollo de procedimientos en las dependencias, se utilizara el siguiente:

El diseo de pgina nicamente para la presentacin del desarrollo de procedimientos ser de forma horizontal, una vez finalizada esta parte se regresara al formato vertical.

Los procedimientos de forma general, se integran por los siguientes apartados:

I. Objetivo del Procedimiento: Deber expresar claramente los resultados que se pretenden obtener al llevarse a cabo las actividades que integran cada procedimiento. Los lineamientos a seguir para su redaccin y presentacin son:

19 Versin 1



Iniciar con uno o varios verbos en tiempo infinitivo;

Especificar con claridad qu se pretende lograr, para qu y para quienes se ha elaborado el procedimiento;

Evitar el uso de adjetivos calificativos;

No subrayar conceptos. Por ejemplo (objetivo del procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional):

Objetivo: Mantener vigentes los documentos requeridos por el Sistema Integral de Gestin Institucional.

II. Alcance:

Se describe el mbito de aplicacin de un procedimiento, es decir, a que reas involucra. Por ejemplo (alcance del Procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional):

Alcance: Dependencias que se encuentran dentro del alcance de certificacin del Sistema Integral de Gestin Institucional.

III. Descripcin grfica (diagrama de flujo):

Es la representacin grfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades responsables de su ejecucin. La descripcin grfica permite:

Explicar a travs de smbolos y textos condensados, las actividades que componen a un procedimiento;

Al personal que opera los procedimientos, identificar en forma rpida la manera de realizar sus actividades eficazmente;

Facilitar la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel jerrquico;

Facilitar el anlisis e interpretacin de cada procedimiento, ya que muestra la secuencia de las actividades y la distribucin de las formas (origen y destino final);

Analizar cada actividad por s misma y su relacin con las dems;

Ahorrar tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento.

20 Versin 1



Simbologa aplicada: Es el conjunto de smbolos que se utilizan para representar grficamente cada una de las operaciones que se realizan dentro de los procesos. A continuacin se presenta la simbologa que deber usarse en la diagramacin conocida con el nombre de simbologa ANSI. Denominada de esta manera porque fue desarrollada por la American National Standard Institute (ANSI).

SIMBOLOGA ANSI

Smbolo Nombre Descripcin

INICIO O TERMINO

Se utiliza para indicar dnde comienza y termina el procedimiento, para diferenciarlos slo se coloca en medio del smbolo la palabra INICIO o FIN.

ENTRADA/SALIDA

Se utiliza para representar la entrada a un proceso o el resultado del mismo colocando el nombre de estos dentro del smbolo.

ACTIVIDAD Se utiliza para indicar una o ms actividades, se coloca en forma abreviada dentro del smbolo.

DECISIN

Cuando se presenta la posibilidad de tomar dos caminos diferentes que depende del cumplimiento o no de cierta condicin.

DOCUMENTO Es cuando se utiliza un documento.

MULTIDOCUMENTO Se utiliza en caso que un documento requiera copias.

ARCHIVO PERMANENTE O

TEMPORAL

Indica el depsito de un documento o informacin dentro de un archivo por un periodo indefinido.

CONECTOR FUERA DE PGINA

Por medio de un nmero dentro del smbolo indica en que pgina contina.

21 Versin 1



SIMBOLOGA ANSI

Smbolo Nombre Descripcin

CONECTOR DENTRO DE

PGINA O DE PROCESO

Cuando se requiere cambiar de un smbolo a otro por necesidades de la misma lgica del procedimiento, se podr una letra.

DIRECCIN Une cada uno de los smbolos e indica la direccin que sigue el diagrama.

Lineamientos para el manejo de la simbologa:

a) En cuanto a formas:

El diagrama de flujo para su presentacin se debe realizar por medio de columnas, en donde la hoja se divide en el nmero de columnas segn sean las dependencias que intervienen;

No se deben mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida;

Por claridad, no debe de haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos;

Las lneas de unin se deben presentar mediante lneas rectas y en caso necesario utilizar ngulos rectos; b) En cuanto a su contenido:

El smbolo de actividad del diagrama de flujo, deber contener los datos asentados en la descripcin de la actividad utilizando enunciados breves y sencillos y anteponiendo el nmero de actividad;

El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o reporte en cuestin;

El contenido del smbolo conector fuera de pgina ser con nmero arbigo, teniendo en cuenta que los contenidos de entrada y salida deben ser iguales;

El contenido del conector dentro de pgina debe ser con letra mayscula, en el entendido de que el smbolo que indica el destino debe contener la misma letra que el smbolo que indica la procedencia.

Presentacin

La diagramacin de los procedimientos deber comenzar en la parte superior izquierda de la hoja;

22 Versin 1



Smbolos centrados en las columnas

La letra que indique la unin de los conectores deber ser igual, es decir que la letra mayscula del conector del cual se desprende la actividad ser igual a la letra mayscula de conector de la actividad donde se une;

El nmero que indique la unin de los conectores de pgina deber ser igual, es decir que el nmero del conector del cual se desprende la actividad, ser igual al nmero del conector de la actividad donde se une;

Conector de actividad (La numeracin

es igual)

Conector de actividad (La numeracin

es igual)

23 Versin 1



Pgina 1

Pgina 2

Cuando se presente un documento en original y copias, deber indicarse en un solo smbolo de multidocumento, la palabra original al centro y en las dems pestaas colocar el nombre de la dependencia a donde va cada copia; como en el siguiente ejemplo:

Las lneas de direccin que unen a los smbolos, deben representarse mediante lneas rectas y continuas, evitar los cruces y se debe utilizar ngulos rectos;

Cuando existan dos o ms lneas de entrada para la descripcin de una actividad, stas se debern sealar mediante una sola lnea en la parte superior del smbolo, evitando sealamientos de entrada por debajo del smbolo;

Direccin de Gestin de Calidad

Direccin General de Planeacin

Original

Conector de pgina (la

numeracin debe ser

igual)

Conector de pgina (la

numeracin debe ser igual)

24 Versin 1



Incorrecto Correcto

Las lneas de salida se iniciaran en la parte inferior del smbolo, nunca en el lado superior;

Incorrecto Correcto

El smbolo de decisin podr tener hasta tres lneas de salida y la lnea de entrada se ubicara en la parte superior del smbolo.

Lnea de entrada

Es conveniente que los smbolos mantengan uniformidad en su tamao, si por cuestiones de espacio no se logra sta, mantener uniformidad por lo menos en el ancho de las figuras;

25 Versin 1



Incorrecto Correcto

La versin final de la descripcin grfica, podr quedar por ejemplo como la siguiente (descripcin grfica del procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional):

Ejemplo: Descripcin grfica perteneciente al procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin

Institucional. Hoja 1.

26 Versin 1



Ejemplo: Descripcin grfica perteneciente al procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin


IV. Descripcin narrativa del Procedimiento:

a) La descripcin narrativa del procedimiento, es la explicacin escrita en forma lgica

y secuencial de cada una de las actividades que se realizan para efectuar un trabajo determinado. La descripcin grfica representa las actividades en forma esquemtica y por lo tanto no se puede incluir demasiado texto dentro de las figuras, la descripcin narrativa complementa la descripcin grfica (diagrama de flujo) proporcionando mayor detalle de las actividades.

Por ejemplo (actividad 1 del procedimiento control de documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional):

Descripcin grfica Descripcin narrativa Dependencias de la UAEH Dependencias de la UAEH

1. Elaboran y/o actualizan los documentos conformados por:

Ficha de descripcin de proceso. Tomando en consideracin la

presentacin Macroprocesos, la presentacin de apoyo Determinar Procesos por medio de SIPOC y apegado a instructivo respectivo de llenado;

Matriz de identificacin de aspectos y evaluacin de impactos ambientales. Tomando en consideracin la

presentacin Mtodo de Anlisis Ambiental; Indicadores. Tomando en consideracin la presentacin

Elaboracin de Indicadores y apegado a instructivo respectivo de llenado;

Manual de organizacin. Apegado a la presentacin Elaboracin de Manuales de Organizacin y a la Gua tcnica para la elaboracin de manuales de organizacin;

Manual de procedimientos. Apegado a la presentacin

Elaboracin de Manuales de Procedimientos y a la Gua tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos;

Descripcin de puestos. Apegado a su instructivo respectivo de llenado;

Lista de registros del Sistema Integral de Gestin Institucional. Apegado a su instructivo respectivo de llenado;

1. Elabora y/o Actualizan los documentos.

27 Versin 1



b) Se debe respetar la secuencia que presenta la descripcin grfica;

c) Cada actividad deber comenzar con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente ejemplo: verifica, corrige, enva, etc. Cuando se redacten actividades que no forman parte de la secuencia principal del procedimiento y que se pueden referir a opciones, desviaciones o subactividades, se pueden utilizar trminos condicionales tales como: Si, Cuando, En caso; El procedimiento deber definir en forma clara y concisa, quien, como, cuando, y donde se ejecutan dichas actividades.

Por ejemplo (actividades del procedimiento control de documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional):

Direccin de Gestin de la Calidad 3. Recibe los documentos de las dependencias y los revisa; 4. En caso de que los documentos no estn apegados a las guas y/o instructivos correspondientes se realiza la actividad nmero 5 y se regresa a la nmero 1, repitiendo este ciclo hasta que no exista observacin alguna. En caso estar apegados a las guas y/o instructivos pasa a la actividad nmero 6 y contina con la secuencia hasta terminar el procedimiento.

d) Debern numerarse las distintas actividades del procedimiento en forma progresiva

con nmeros arbigos enteros; aun en caso de que existan varias alternativas de decisin. Esta numeracin debe de coincidir con la utilizada en el diagrama de flujo.

Por ejemplo (actividades del procedimiento control de documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional):

Verbo en tercera persona del singular en tiempo presente.

Actividad de excepcin.

Numeracin arbiga entera progresiva.

28 Versin 1



e) En las actividades que se realizan con una frecuencia establecida, se deber indicar la periodicidad en un rengln antes de iniciar el prrafo de la actividad;

Por ejemplo (actividad del procedimiento auditora interna del Sistema Integral de Gestin Institucional):

Representante de la Rectora Anualmente:

1. Designa un Auditor Lder tomando en consideracin lo estipulado en la descripcin de puesto de Auditor Lder, y notifica al elegido travs del machote Nombramiento de Auditor Lder, por lo menos 35 das hbiles antes de la fecha de auditora; 2. Define el objetivo, alcance y criterios de auditora interna. Tomando en consideracin que los objetivos de auditora, definen lo que se debe lograr en la misma. El alcance de la auditora debe ser consistente con los objetivos y el programa de auditora, debe incluir factores como ubicaciones fsicas, unidades organizacionales y el periodo de tiempo por la auditora. Los criterios deben ser usados como puntos de referencia para determinar la conformidad y pueden incluir polticas, procedimientos, normas, requisitos legales, requisitos del sistema de gestin y cdigos de conducta;

f) Cuando una actividad implique la utilizacin de algn formato, y este haga su

primera aparicin en el procedimiento, se deber anotar su nombre completo entre comillas. En el caso de considerarse necesario se anotara la palabra Anexo e incluirlo en el apartado correspondiente con su respectivo Instructivo de llenado. Adems se deber hacer referencia a las copias, trayectoria de su trmite y destino final. Si el nombre del formato es extenso, se recomienda utilizar abreviaturas, iniciales o un nombre simplificado, cuyo uso deber aclararse en la primera aparicin del formato dentro del procedimiento.

Por ejemplo (actividad ficticia de un procedimiento de la Direccin de Administracin de Personal):

rea de recepcin de movimientos 1. Recibe de las dependencias:

Las Formas nicas (F.U.s) del personal acadmico (Anexo 3); Relacin de envi en original y copia (Anexo 2); Documentacin de soporte;

CD (de ser el caso) 2. Verifica las (F.U.s) recibidas con las anotadas en la relacin anexa.

g) Cuando una misma dependencia sea el responsable de realizar una serie de

actividades de manera continua, slo deber ir nombre en la primera de estas actividades, hasta en tanto no se efecte un cambio de responsable;

Nombre abreviado

29 Versin 1



Por ejemplo (descripcin narrativa del procedimiento control de documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional):

h) Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencione de

quien los recibe; Por ejemplo (actividad del procedimiento control de documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional):

Direccin de Gestin de la Calidad 3. Recibe los documentos de las dependencias y los revisa;

i) Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea

comprensible su redaccin; Por ejemplo (actividad del procedimiento control de documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional):

Direccin de Gestin de la Calidad 3. Recibe los documentos de las dependencias y los revisa;

Realizan actividad 1 y 2.

Realiza actividad 3 a 7.

30 Versin 1



j) Indique los acuses de recibo y el archivo de documentos; Por ejemplo (actividad ficticia de un procedimiento de la Direccin de Administracin Escolar):

rea de Inscripcin: 1. Recibe del estudiante para su inscripcin:

Acta de nacimiento (original y copia);

Certificado mdico (original y copia);

Certificado de estudios (original y copia);

Comprobante de domicilio (original y copia); 2. Coloca el sello de acuse de recibido en las copias y las entrega al alumno; 3. Archiva temporalmente los documentos originales en el archivero correspondiente.

k) En la distribucin de documentos debe indicarse a qu puestos o reas se envan; Por ejemplo (actividad ficticia de un procedimiento de la Direccin de Administracin de Personal):

rea de Movimientos Acadmicos 3. Entrega al Jefe del Departamento de Movimientos Acadmicos para su autorizacin la siguiente documentacin:

Forma nica (original);

Acta de nacimiento (copia);

Comprobante de estudios (copia).

l) Indique si el archivo es temporal o definitivo;

m) A continuacin se presentan algunos de los verbos comnmente utilizados de la

descripcin narrativa de procedimientos;

Llenar: Cuando se anotan los datos requeridos por una forma impresa. Ejemplo: Direccin de Recursos Financieros Llena la Solicitud de Fotocopiado. Requisitar: Cuando se anotan los datos requeridos en una forma impresa y se anexa la documentacin requerida para el trmite.

31 Versin 1



Ejemplo: Coordinacin de Administracin y Finanzas Requisita la Forma nica para su envo a la Direccin de Administracin de Personal. Elaborar: Cuando se genera un documento (informe, oficio, memorndum, carta, etc.) Ejemplo: Departamento de Proteccin Civil Elabora mensualmente un informe de las actividades realizadas por el departamento. Enviar: Cuando la actividad implica el traslado de documentos o materiales a otra rea. Ejemplo: Direccin de Recursos Materiales Enva a las Dependencias la forma Avisos de Alta. Entregar: Cuando los documentos se proporcionan directamente a otra persona o instancia. Ejemplo: Direccin General Jurdica Entrega al mensajero de la dependencia la copia nmero 8 de la Forma nica. Turnar: Cuando los documentos se proporcionan a otra instancia dentro de la misma rea. Ejemplo: rea de Recepcin de Documentos Turna al supervisor, para su autorizacin, la siguiente documentacin: Forma nica (original), Acta de nacimiento (fotocopia) y comprobante de Estudios (fotocopia).

32 Versin 1



Otros verbos que se pueden utilizar son los siguientes:

Actualiza

Analiza

Anexa

Anota

Aprueba

Archiva

Asigna

Autoriza

Cancela

Clasifica

Compara

Complementa

Comprueba

Confirma

Confronta

Controla

Coordina

Corrige

Coteja

Destruye

Determina

Devuelve

Distribuye

Disea

Ejecuta

Emite

Evala

Expide

Firma

Fotocopia

Grafica

Implanta

Incorpora

Indica

Informa

Instrumenta

Investiga

Obtiene

Prepara

Presenta

Procesa

Produce

Programa

Proporciona

Recaba

Recibe

Recopila

Registra

Remite

Revisa

Sella

Separa

Solicita

Supervisa

Tramita

Valida

Verifica

Ejemplo de descripcin narrativa del procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional:

Ejemplo: Descripcin narrativa perteneciente al procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin


Ejemplo: Descripcin narrativa perteneciente al procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin


33 Versin 1



Ejemplo de procedimiento que incluye la descripcin grfica del procedimiento y la descripcin narrativa:

Ejemplo: Procedimiento Control de Registros del Sistema Integral de Gestin Institucional

34 Versin 1



H. Anexos:

En este apartado se deben incluir las formas, instructivos de llenado y machotes utilizados para la ejecucin de un procedimiento. Definiciones Forma o formato: es una pieza de papel impresa o en forma electrnica, que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin requerida;

Ejemplo: Lista de registros del Sistema Integral de Gestin Institucional (Formato perteneciente al procedimiento Control de

Documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional)

35 Versin 1



Machote: es un escrito que se utiliza como modelo, representa las caractersticas para la estructuracin y contenido (datos fijos y variables de un documento) y constituye la base para la elaboracin de cierto tipo de escritos;

Ejemplo: Machote de notificacin de Auditora Externa (Formato perteneciente al del Sistema Integral de Gestin Institucional)

Para conformar los anexos se recomienda considerar lo siguiente:

Hacer un anlisis que permita que el formato solo se incluya la solicitud de datos que realmente se utilicen y eliminar aquellos que no;

La solicitud de datos o preguntas del formato deben ser concretas, claras y con un lenguaje de acuerdo a quien llene dicho formato;

Buscar codificar en la medida de lo posible a preguntas cerradas para evitar ambigedades en las respuestas. Ejemplo: 1. Sexo: ( ) 1= masculino, 2= femenino En este caso se facilita el solo escribir entre los parntesis el nmero en lugar de toda la palabra o ambigedades.

Dejar los espacios pertinentes para cada respuesta;

36 Versin 1



Se ordenaran las formas, instructivos de llenado y machotes de acuerdo con el orden de aparicin en el procedimiento;

En cada documento que se anexe, se deber anotar en el ngulo superior derecho la palabra ANEXO seguido del nmero consecutivo que le corresponda.

Instructivo de llenado: es una gua que explica detalladamente cmo se deben llenar los espacios en blanco que tiene un formato.

Elaboracin de los instructivos de llenado Todo formato deber contar con su correspondiente instructivo de llenado. Para su elaboracin, se podr optar por cualquiera de las siguientes tcnicas:

a) Instructivo con explicacin directa: consiste en obtener una fotocopia en reduccin del formato, la cual se pega en el centro de una hoja y en los extremos, fuera del formato, se explica cuales son los datos que se deben de anotar en cada espacio vaco. Para identificar con facilidad las instrucciones que se dan a cada concepto se trazara una lnea que una el espacio que deber ser llenado con su correspondiente instruccin;

Ejemplo: Lista de registros del Sistema Integral de Gestin Institucional (Formato perteneciente al procedimiento

Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional)

37 Versin 1



b) Instructivo con explicacin separado del formato modelo: para el diseo de este tipo de instructivo, se toma un formato en el cual se asigna un numero a cada uno de los conceptos y espacios destinados para ser llenados; en hojas en blanco se realizara la explicacin de cmo llenar cada espacio, siempre relacionando la explicacin de cada concepto a travs del nmero que se asign al formato modelo, bajo la leyenda Referencia y Debe anotarse;



38 Versin 1



c) Instructivo con explicacin al reverso del formato: existen formatos que desde que fueron diseados o reimpresos se determin incluir el instructivo de llenado en el reverso del mismo. Cuando las instrucciones que se indiquen al reverso del formato sean claras y precisas no es necesario elaborar otro tipo de instructivo.



39 Versin 1



Formato para describir el Desarrollo de Procedimientos en las Dependencias:

Nombre del Procedimiento (1)

Objetivo: (2)

Alcance: (3) Fecha de Elaboracin: DD/MM/AAAA

(4) Fecha de Actualizacin: DD/MM/AAAA

(5) Versin: X (6) Pg. 1 de X (7)

DESCRIPCIN GRFICA: (8)

Dependencia, Departamento o rea 1

(9)

Dependencia, Departamento o rea 2

(9)

Dependencia, Departamento o rea.n

(9)



40 Versin 1

DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: (10)

41 Versin 1



Instructivo de llenado:

1. Nombre del procedimiento: anotar el nombre del procedimiento en Arial 12, en negritas y centrado;

2. Objetivo: es la expresin de lo que pretende lograr la dependencia responsable con la aplicacin del procedimiento, debe responder a las preguntas: Qu?, y Para qu. La redaccin del mismo, se deber hacer con apego a las atribuciones conferidas por la normatividad vigente. Debe iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar gerundios y adjetivos calificativos, el texto debe ser en Arial 12 y justificado;

3. Alcance: extensin y lmites de un procedimiento. Listado de las dependencias o personas (sin personalizar ejemplo: alumnos, docentes, etc.) que incluye el procedimiento, pueden ser de las misma dependencia o externas. El texto en Arial 12 y justificado;

4. Fecha de elaboracin: anotar la fecha en que se elaboro el procedimiento. El texto en Arial 8 y centrado;

5. Fecha de actualizacin: si es el caso, anotar la fecha en que se actualizo el procedimiento. El texto en Arial 8 y centrado;

6. Versin: anotar el nmero que de acuerdo a la actualizacin le corresponda, cuando se elabora se le asigna el 1.0, si el procedimiento es actualizado la versin cambia a 2.0 y as sucesivamente. El texto en Arial 8 y centrado;

7. Pgina: anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10. 3 de 10, etc. El texto en Arial 8 y centrado;

8. Descripcin Grfica: describir por medio de los smbolos correspondientes el procedimiento. El texto en Arial 8, altas y bajas y justificado, el tamao de los smbolos depende de la cantidad del texto, en esta parte debe ser concreta;

9. Dependencia, departamento o rea: colocar el nombre de la dependencia que realiza la actividad correspondiente. El texto en Arial 12, negritas y centrado;

10. Descripcin narrativa del procedimiento: describir el procedimiento con solo textos y en forma amplia. El texto en Arial 12, letras altas y bajas, justificado.

42 Versin 1



6. Recomendaciones Generales: a) Despus de elaborar y/o actualizar el manual de procedimientos deber guardarlo

en formato de Word y validarlo el titular de la dependencia; b) Una vez terminado y validado deber enviarlo a la Direccin General de la Calidad

al correo electrnico [email protected] ,para su revisin y aprobacin; c) Apegarse al procedimiento de control de documentos.

Manual de Procedimientos

Documents

Transcript of Manual de Procedimientos