MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LOS ESTUDIANTES DEL

CONSULTORIO JURÍDICO “JUVENAL MESA TOBÓN” Y CENTRO DE

CONCILIACIÓN “JOSE FELIX DE RESTREPO”DE LA CORPORACIÓN

UNIVERSITARIA DE SABANETA J. EMILIO VALDERRAMA

1. REQUISITOS Y RECOMENDACIONES DE LAS CONSULTAS:

La intensidad horaria de cada uno de los Consultorios (I y II) es de 100

horas de práctica directa cada uno.

Cada estudiante deberá realizar mínimo dos (2) turnos de cuatro horas

presenciales (sin importar que sea empleado público o del sector privado).

Cada estudiante deberá realizar dos (2) prácticas en el Centro de

Conciliación, o bien como asistente de audiencia o como conciliador, por

disposición expresa del Decreto 1829 de 2013 del Ministerio de Justicia y del

Derecho (artículo 29).1

La práctica que se realice mediante convenios tendrá una duración máxima

de sesenta (60) horas. El convenio deberá ser autorizado antes del inicio de la

práctica. Las otras cuarenta horas deberán ser realizadas de manera directa en el

Consultorio Jurídico, mediante los turnos de atención a los usuarios, el centro de

conciliación, las jornadas especiales de los fines de semana, entre otros.

La nota de consultorio jurídico se realizará de la siguiente manera: el 20%

por la asistencia a las capacitaciones, el 20% la práctica en el Centro de

Conciliación ¨ José Félix de Restrepo¨ y el 60% la práctica del Consultorio Jurídico

¨ Juvenal Mesa Tobón¨. La nota es cuantitativa y es susceptible de perderse.

La asistencia a las capacitaciones programadas por la Dirección del

Consultorio Jurídico son de carácter obligatorio y tiene incidencia en la nota final.

El horario de atención al público es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a

12:00p.m. y de 1:00 p.m. a 6:00 p.m. y el últimos sábado del mes de 9:00 a.m. a

12:00p.m.

1 Los estudiantes que sean empleados públicos harán esta práctica como asistentes de los conciliadores.

Asista puntualmente a los turnos de consulta asignados. Recuerde

diligenciar su disponibilidad horaria en el formato de ingreso, para evitar

incompatibilidades.

No emita ningún concepto a los usuarios sin la previa aprobación de los

asesores jurídicos del área o del Director del Consultorio.

Demuestre siempre cortesía y amabilidad hacia el usuario, compañeros y

demás personal adscrito al consultorio y centro de conciliación.

Recuerde que la presentación personal es muy importante, porque es la

imagen no solo de la Universidad sino la suya como profesional.

Exponga sus puntos de vista de manera sencilla, recuerde que el usuario es

muy importante para la institución y para la realización de las prácticas del

consultorio, evite emitir conceptos políticos o religiosos, sean o no personales.

Tenga en cuenta al momento de la recepción del caso, la capacidad

económica del usuario y dependiendo de ello consulte con el Director, para

determinar la prestación del servicio. Tenga presente que la Ley 583 de 2000

establece limitaciones respecto a los casos que se pueden tramitar en un

consultorio jurídico.

Si recibe una consulta que no es susceptible de ser tramitada por el

consultorio recuerde diligenciar el formato “historial de consulta”. Pero si se va a

recibir para su trámite tenga en cuenta lo siguiente: registro del usuario, del

empleador si lo hubiere y de los testigos: nombres y apellidos completos, dirección

correcta, barrio, teléfono y nombres y apellidos de un familiar cercano o amigo

donde se puedan dejar mensajes posteriormente.

Informe al usuario los compromisos que adquiere frente al Consultorio

Jurídico cuando se le recibe un asunto para trámite o asesoría. Este debe saber

que el proceso es de él y que el compromiso del practicante o del asesor del

consultorio es brindarle una asesoría jurídica clara y ayudarle en lo trámites

judiciales o administrativos de ser necesarios y que en todo momento requerimos

de su colaboración y ayuda, sin ella es imposible desarrollar bien nuestra labor,

para ello haga uso del reglamento del Consultorio Jurídico.

Elabore el formato de registro de consulta con todos los datos necesarios y

en la forma más completa posible, indicando la fecha, dirección y número de

teléfono del usuario y de la contraparte, si es el caso, especifique la información

básica en el documento de recepción, no informe datos impertinentes pero

tampoco elimine aquellos sin los cuales no sería posible una cabal comprensión

del caso por parte del estudiante a quien se le asigne la carpeta. No olvide hacer

firmar al usuario.

Relacione de manera precisa los documentos que el usuario aporta en la

consulta. Si el asunto requiere adjuntar documentos necesarios para una más

completa comprensión del caso, cite al usuario para una fecha posterior a fin de

que aporte tales documentos. Nunca reciba los originales, solicite siempre copia

de los mismos.

Hágale saber al usuario la importancia de aportar las pruebas necesarias

para hacer valer los hechos judicialmente, si es el caso. Tenga en cuenta que la

oportunidad procesal no se repite.

Informe al usuario que el concepto, demanda o trámite, se realizara por el

consultorio, con los datos y documentos que ellos aportan, si da información

equivocada, parcializada, incompleta o falsa, así será el concepto o la demanda.

Recuerde a los usuarios que también ellos deben estar pendientes de los

trámites sobre todos los administrativos, donde siempre se inscribirá su dirección y

nunca la del consultorio. Él debe informar cualquier respuesta o decisión que a él

llegue.

Manifieste al usuario que el éxito de un proceso no depende solo de la

argumentación y presentación jurídica, también depende de las pruebas que se

aporten, las declaraciones testimoniales son su responsabilidad, debe estar

entonces atento a la ubicación delos testigos y a que estos comparezcan a la

audiencia cumplida y debidamente documentados.

Recuerde que el Consultorio Jurídico solo llevará aquellos procesos que se

tramiten en Medellín y/o el Área Metropolitana, reciba solo los casos susceptibles

de ser tramitados por el consultorio.

Evalúe que los derechos que el usuario reclama no estén prescritos o la

acción caduca; esto con el fin de determinar si se recibe o no el caso. Si tiene

duda consulte con la dirección del consultorio.

Tenga muy en cuenta la competencia y la cuantía.

Recuerde que la atención de consulta es para todos los usuarios que lo

requieran, pero el trámite del mismo solo atiende a los estratos 1 y 2 y

excepcionalmente el 3 con autorización de la dirección del consultorio. Para

verificar este requisito se debe solicitar al usuario la cuenta de servicios públicos.

Recuerde verificar si el proceso tiene conciliación obligatoria previa, como

requisito de procedibilidad, en este caso realizar la solicitud respectiva ante el

Centro de Conciliación de Unisabaneta “José Félix de Restrepo”. Recuerde que no

tramitamos conciliaciones de tipo laboral, por mandato legal.

Si se requiere ampliar la información u obtener aprobación del concepto

jurídico a emitir cite al usuario para otra entrevista con el fin de que usted pueda

consultar y aclarar las dudas que tenga sobre el caso que se le ha planteado.

Tenga presente que una mala asesoría afecta la imagen del Consultorio Jurídico y

tiene consecuencias disciplinarias.

Evite hacer recomendaciones de abogados, ya que ello está prohibido y

genera sanciones disciplinarias de acuerdo al reglamento del consultorio, tampoco

se comprometa a tramitarlo personalmente por fuera del mismo.

No se comprometa garantizando el resultado de un proceso, esto está

prohibido conforme al estatuto del abogado, tenga presente que la obligación de

un abogado es de medio y no de resultado.

Recuerde que los servicios de Consultorio Jurídico son gratuitos, no reciba

dinero, justifique en cada caso si debe hacerlo, el usuario debe pagar los gastos

que genere el respectivo trámite, tales como peritos, copias, notificaciones,

emplazamientos, honorarios de auxiliares de la justicia. Esto no le corresponde al

Consultorio Jurídico ni al estudiante. Cualquier gasto procesal debe ser autorizado

expresamente por el Director del Consultorio.

No se comprometa con los usuarios a trámites inmediatos, como contestar

demandas, elaborar peticiones, sustentar recursos o elaborar conceptos; salvo

autorización de la dirección del Consultorio Jurídico.

Las consultas que los usuarios hacen a los practicantes tienen carácter de

reserva y sigilo profesional, por lo tanto, no debe hablarse de ellas con personas

distintas al usuario o al asesor, ni por fuera de la sede del consultorio. (Artículo 28

de la Ley 1123 de 2007).

Siempre que sea legalmente posible, la primera opción de solución a los

conflictos planteados por los usuarios es la conciliación o la transacción.

Usted debe atender todos los usuarios que se presenten en la sede de

consultorio durante su turno de consulta o en las jornadas especiales

programadas por la Dirección del Consultorio Jurídico, aunque no tengan cita

previa. Si usted comparte este turno con otro u otros estudiantes, deben

atenderlos de manera rotativa.

Los formatos de consulta que reciba deben ser entregados al final de su

turno a la secretaría del Consultorio Jurídico para su respectiva radicación y

reparto. No se lo lleve ni lo conserve por ningún motivo.

Firme el registro de asistencia al final de su turno de consulta.

Una vez se le asigne la carpeta por reparto, el estudiante deberá sacar

copia integral de esta y devolver la original al Consultorio Jurídico.

El tiempo máximo que el estudiante puede tener de una carpeta que le haya

sido asignada por reparto es de una semana o en tiempo inferior si así se lo indica

el director.

Presente en forma oportuna el informe previo, el cual deberá contener: la

fecha de asignación, fecha de entrega del informe, nombres y apellidos completos

del usuario y del empleador, una relación de los hechos, los cuales debió

extractarlos del formato de recepción de casos o inscripción del asunto, y si fuera

necesario ampliarlos, para ello podrá ponerse en contacto previamente con el

usuario. En el informe previo deberá plasmar el resultado del análisis y del estudio

del caso a la luz de la legislación, la doctrina y la jurisprudencia aplicables a este y

ofrecerá una solución jurídica al asunto desde el punto de vista sustantivo y

procesal.

Recuerde actualizar cada vez que sea necesario, su dirección y teléfono en

la secretaria del consultorio.

Presente al asesor los respectivos proyectos de poder y demanda si el

asunto se puede tramitar judicialmente, o en caso contrario un concepto escrito

dirigido al usuario con términos claros y sencillos, en donde se le indique cual es

la solución jurídica del caso.

La dirección del Consultorio Jurídico expide en cada proceso un certificado

de que usted es estudiante adscrito al Consultorio Jurídico, no olvide solicitarlo,

antes de la presentación de la demanda para que lo anexe a esta o de la

realización de las audiencias administrativas y judiciales. Para su expedición se

requiere que usted entregue la carpeta respetiva, mínimo con 24 horas de

anticipación.

La única persona autorizada para archivar un trámite administrativo o

judicial es el Director.

El estudiante deberá informar al consultorio jurídico cada una de las

actuaciones de sus procesos, con la finalidad de que esté actualizada la base de

datos y sea posible dar información a los usuarios.

Esté en contacto permanente con el usuario para solicitar información,

pruebas adicionales, para informarle del estudio del caso, los trámites que

adelanta con relación a este y para indicarle fechas de audiencia en las que debe

estar presente este y/o sus testigos.

2. TRÁMITE DE LAS CONSULTAS

o Las consultas atendidas por los estudiantes del consultorio deberán quedar

registradas en el formato de historial de consultas, especialmente diseñado para

ello.

o La secretaria del Consultorio Jurídico, radicara manualmente la consulta y

hará una copia en medio magnético de los mismos registros y posteriormente

ubicara el formulario en la carpeta correspondiente.

o Si el estudiante emitió concepto en la primera entrevista, así lo consignara

en el formulario, diligenciando los campos respectivos en cuyo caso el concepto

pasara al asesor del área para su respectiva evaluación.

o Si el estudiante no emitió concepto en la primera entrevista, deberá citar al

usuario para una próxima reunión, que no debe sobrepasar el término de ocho

días, dejando constancia de todo ello en el respectivo formulario.

o Recibido por el asesor el respectivo concepto emitido por el estudiante,

diligenciara al reverso del formulario lo concerniente a la evaluación, en el sentido

de indicar si el concepto es aceptado, debe hacer correcciones o rechazarlo;

señalando las razones para ello, así como las recomendaciones y tareas a cargo

del estudiante.

o Una vez conocida por el estudiante la evaluación el asesor, procederá en

caso de tener correcciones a cumplir con las recomendaciones y realizar las

tareas indicadas por el asesor, de los cual dejara constancia escrita en el mismo

formulario, especialmente cuando de la evaluación se genere la necesidad de

ampliarla o corregir el concepto dado al usuario, a quien el estudiante deberá citar

para tal efecto.

o Cuando la consulta da origen a la elaboración de memoriales o

liquidaciones que el mismo estudiante puede realizar, así lo consignara en el

formulario y anexara copia de los mismos para su archivo.

o Al finalizar cada periodo se evalúa el desempeño de cada estudiante

mediante el análisis de los asuntos que le hayan sido repartidos o aquellos que

simplemente haya atendido. Cada formulario deja constancia de las correcciones

constancias o aceptaciones emitidas por el asesor en cada casi, así mismo de las

orientaciones dadas para la corrección de conceptos.

o Diligencie totalmente los formatos requeridos por el consultorio para el

cabal cumplimiento de su práctica y haga entrega de ellos en el momento

oportuno.

o Consulte siempre y de cumplimiento al reglamento del consultorio.

3. PRÁCTICA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN

El estudiante deberá diligenciar antes del inicio de la práctica el formato

suministrado por la Dirección para poder realizar su inscripción en el

sistema del Ministerio de Justicia y del derecho, quien le asignará un código

para actuar como conciliador.

En cumplimiento del artículo 25 del Decreto 1829 del 2013, cada estudiante

deberá realizar mínimo dos (2) audiencias de conciliación donde deberá

actuar como conciliador o como asistente del conciliador.

Una vez le sea asignada la audiencia de conciliación se le informará al

correo electrónico suministrado en el registro, la designación como

conciliador, la fecha de celebración de la audiencia, la solicitud de

conciliación y sus anexos debidamente escaneados y el formato del plan de

negociación.

Dentro de los dos días siguientes deberá presentarse en la secretaría del

consultorio para firmar las citaciones que se enviarán a las partes, de no

hacerlo será relevado inmediatamente del cargo toda vez que la citación

debe realizarse con 10 días hábiles de antelación de conformidad con la

ley. Tenga en cuenta que no se le remplazará la audiencia y esto tendrá

consecuencia en su nota final.

Mínimo tres días antes de la celebración de la audiencia de conciliación el

estudiante deberá allegar a la Coordinación del centro, el plan de

negociación debidamente diligenciado, sino lo hace, esto también afectará

su nota final.

El estudiante que actúe como conciliador deberá redactar el acta o

constancia resultado de la audiencia y previo a la firma de las partes deberá

hacerla revisar por el Coordinador del Centro de Conciliación.

Los estudiantes que tengan la calidad de funcionario público deberán

cumplir el requisito de las dos audiencias de práctica, participando en ellas

como asistentes del conciliador.

4. COMPETENCIA DEL CONSULTORIO JURIDICO

Para efectos de prestar una mejor asesoría a los usuarios del Consultorio Jurídico,

se hace necesario que el consultorio conozca aquellos asuntos en los que por ley

el consultorio tiene competencia. En el ejercicio efectivo de acciones

jurisdiccionales o administrativas derivadas de las consultas, necesariamente

debemos ajustarnos a limitaciones que en materia de competencia establecen la

ley 538 de 2000 y los códigos de procedimiento civil, penal o laboral de acuerdo

con la naturaleza del asunto.

De acuerdo con lo anterior, los estudiantes inscritos en las practicas del

consultorio pueden a nombre de este, ejercer como apoderados en los siguientes

asuntos:

4.1 DERECHO LABORAL:

Procesos ejecutivos de única instancia por mínima cuantía

Procesos ordinarios de mínima cuantía

Proceso abreviados de mínima cuantía

4.2 DERECHO LABORAL:

Ordinarios laborales de mínima cuantía

Reclamaciones ante EPS o IPS relativa al reconocimiento de prestaciones.

Ejecutivos laborales de mínima cuantía

Derechos de petición en derecho del trabajo

Solicitudes de conciliación extraprocesal en materia del trabajo

Demandas por despido sin justa causa

Salarios dejados de percibir

Pago del auxilio de transporte

Deducciones ilegales por parte del patrono

4.3 DERECHO PENAL:

Procesos penales de que conocen los jueces penales municipales y los

Fiscales delegados ante ellos.

Procesos administrativos o contravencionales ante inspecciones de policía

y autoridades de tránsito y transporte.

Como apoderados de la parte civil en los procesos penales de competencia

de los señores Jueces Penales Municipales.

Como defensores de oficio en los procesos penales ante las autoridades

antes indicadas o como voceros en las audiencias públicas en los procesos

penales.

4.4 DERECHO ADMINISTRATIVO:

Como apoderados de los implicados en los procesos disciplinarios de

competencia de las Personerías municipales y de la Procuraduría General de la

Nación.

Coadyuvando en las peticiones relativas al agotamiento de la vía

gubernativa, petición de tutela, derechos de petición y acciones de grupo.

Como apoderados en investigaciones de carácter fiscal de las Contralorías.

4.5 DERECHO DE FAMILIA:

Procesos ejecutivos de alimentos

Procesos contenciosos relativos a alimentos

Solicitudes a amparo de pobreza

Acciones de tutela

Procesos de divorcio o cesación de efectos civiles de matrimonio religioso,

por divorcio, por mutuo acuerdo sin liquidación de sociedad conyugal.

5. PRESENTACIÓN DE INFORMES:

El informe a presentar a los respectivos asesores de área, mínimamente debe

tener los acápites siguientes:

Encabezado: Numero de consulta, fecha de consulta, nombre del consultante,

nombre del estudiante y semestre.

Hechos: Están relacionados con lo que cuenta el estudiante, deben ser

relacionados cronológicamente, ciertos y concretos.

Análisis Jurídico: Es la sustentación jurídica aplicada al caso concreto objeto de

la consulta presentada por el estudiante.

Fundamento de Derecho: Son las normas en las cuales se soporta el análisis

jurídico.

Respuesta al consultante: Es la respuesta a la consulta, desprendida del análisis

jurídico.

Procedimiento a seguir: Es la acción a emprender, a fin de obtener respuesta

satisfactoria a la consulta.

Finalmente amigo estudiante, le solicitamos hacer uso de esta herramienta de

trabajo para la buena marcha del Consultorio Jurídico.