MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MAPROugelutcubamba.gob.pe/documento/5_arc5.pdf ·...

1

MINISTERIO DE EDUCACION GOBIERNO REGIONAL AMAZONAS

DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN – AMAZONAS UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL

UTCUBAMBA

MAPRO UNIDAD DE GESTIÓN

EDUCATIVA LOCAL

UTCUBAMBA – 2015

UNIDAD EJECUTORA N° 301

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

2

PRESENTACION

La Unidad de Gestión Educativa Local Utcubamba Región

Amazonas, a través de la Dirección de Gestión Institucional Oficina de

Planificación, ha elaborado el Manual de Procedimientos Administrativos

(MAPRO), con la asistencia técnica del Ingeniero William Henry Bances

Meza, el mismo que tiene por finalidad unificar criterios y establecer los

Procedimientos generales en el marco de una cultura administrativa de

calidad y los lineamientos de política Educativa Regional y Nacional.

Además dicho instrumento

constituye una guía para brindar un servicio Educativo con equidad

eficiencia y celeridad; desactivando la supervivencia burocrática en la

administración pública especialmente en los órganos de la Unidad Gestión

Educativa Local de Utcubamba orientado bajo los principios de la Ley N°

27658 Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado.

El presente documento precisa los Procedimientos que se

siguen en los diferentes órganos de línea, Dirección, Asesoramiento,

Apoyo Oficinas, Áreas de los sistemas de la Administración Pública.

4

ASESORÍA JURÍDICA

PROCEDIMIENTO N° 01

CODIGO: D – AL – 01 ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS.

OBJETIVO Absolver consultas y brindar orientación a los usuarios sobre diversos casos y acceso a la información.

BASE LEGAL Ley 11377 • Ley 24023 • Ley 25212 • D.L. 276 D.S. N° 005 – 90 PCM. D.S. N° 019 – 90 – ED Ley 27444 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Publica Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo

REQUISITOS Formato de consultas Documentos sustentarios

ORIGEN El procedimiento se origina cuando el usuario se acerca a la oficina del abogado y solicita se le oriente en un caso determinado o se le brinde información sobre los diferentes procedimientos administrativos contemplados en el TUPA vigente.

DESCRIPCIÓN ASESORÍA JURÍDICA Abogado. 1. Entregar el formato de consulta al usuario para su llenado. 2. Prioriza la agenda de ingreso del público usuario. 3. Verifica en el formato de consulta que la información sea la necesaria. 4. Analiza lo consultado en el marco de la legislación vigente. 5. Brinda asesoramiento u observa la consulta

FIN Archiva los formatos de consulta

5

ASESORÍA JURÍDICA

PROCEDIMIENTO N° 02 CODIGO: D – AL – 02

FORMULACIÓN DE DICTAMEN.

OBJETIVO Emitir dictamen en el caso de recursos impugnatorios contra las resoluciones administrativas expedidas por las áreas, oficinas, Direcciones, cuando los usuarios consideran que sus derechos han sido transgredidos.

BASE LEGAL Ley 11377 • D.L. 22875 • Ley 27444 • D.S. 005-90-PCM Ley 28044 • D.S. 19-90-ED Ley 25212 • Ley 29944 D.L. 276 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072-2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Formulario Único de trámite, que debe ser presentada dentro de los 15 días hábiles

posteriores a la fecha de la Notificación de la Resolución. Copia de Resolución impugnada. Solicitud interponiendo recurso impugnatorio con la firma del abogado, indicado el

error de hecho, error de derecho y el agravio. Documentos sustentatorios que justifiquen la petición del recurrente. Constancia de Recepción de la Resolución impugnada Nueva prueba documental cuando se trate de una consideración.

ORIGEN El procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud y Expediente en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D – TD – 01, Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Entrega los Expedientes al Asesor Jurídica.

ASESORÍA JURÍDICA Secretaria. 3. Recibe, clasifica y registra los Expedientes en los libros de ingreso. 4. Registra y verifica la foliación de cada Expediente. 5. Clasifica los Expedientes de acuerdo con la prioridad del trámite. Asesor. 6. Revisa los Expedientes, asesora y designa a los abogados encargados de atender y

elaborar el dictamen. Abogado. 7. Solicita los actuados al Archivo General. Secretaria.

6

8. Obtiene los actuados 9. Estudia y analiza los actuados y antecedentes del expediente con las normas legales

vigentes, de acuerdo con el procedimiento establecido, en coordinación con otras áreas.

10. Formula el proyecto de dictamen o informe legal. Secretaria. 11. Verifica el número de folios y tipea el Dictamen en original y 1 copia Asesor 12. Revisa y firma el dictamen Secretaria. 13. Numera y registra el dictamen

ÁREA SOLICITANTE Director. 14. Revisa el Dictamen y devuelve a Proyecciones

PROYECCIONES Proyectista. 15. Prepara el dictamen de Resoluciones Jefaturas. 16. Firman el dictamen de Resoluciones 17. Procedimiento D – TD – 02 – Aprobación y distribución

FIN Trámite distribuye la resolución original al Órgano de Dirección y archiva la primera copia. PROCEDIMIENTO A – PE - 31 Atención de Recursos Impugnatorios (Reconsideración, Apelación y Revisión).

ASESORÍA JURÍDICA

PROCEDIMIENTO N° 03

CODIGO: D – AL – 03 PROCESOS JUDICIALES.

OBJETIVO Defender los intereses del Estado, Dirección de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 11377 • Ley 24023

• Ley 25212 • D.L. 276

D.S. N° 005 – 90 PCM. D.S. N° 019 – 90 – ED Código Civil

• Código Procesal Civil

• R.M. 016 – 96 – DE

Ley 28237 Constitución 1993 Código Penal Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso Pública

7

Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo

REQUISITOS Notificación de demanda Documentos Sustentatorios

ORIGEN A. PROCESO CIVIL

A.1. INICIADO POR EL USUARIO El procedimiento se origina cuando el usuario interpone demandas en contra de la Dirección de la UGEL y admitida la misma por juzgado es notificada a la institución.

A.2. INICIADO POR LA DIRECCION DE LA UGEL

B. PROCESO PENAL

B.1. INICIADO POR EL USUARIO El procedimiento se origina cunado se interpone denuncia ante la fiscalía de turno en contra de la dirección de la UGEL.

B.2. INICIADO POR LA DIRECCIÓN DE LA UGEL

DESCRIPCIÓN CASOA1 Secretaria. 1. Recibe la cédula de Notificación con el Admisorio de la demanda y sus Anexos. 2. Director asesoría Jurídica. 3. Analiza la demanda 4. Investiga los hechos y contrasta con la legislación Vigente 5. Recopila la documentación necesaria para sustentar la contestación 6. Elabora la contestación a la demanda 7. Presentación la contestación a la demanda con los documentos sustentarios. 8. Efectúa seguimiento durante la secuela del proceso, presentando los escritos

necesarios, concurriendo a las diligencias programadas por el juzgado y de ser en el caso interpone recursos impugnativos en contra de las Resoluciones contrarias a los intereses de la institución y realiza los informes orales necesarios.

9. Prepara un informe para el conocimiento del órgano de Dirección. 10. Comunica al procurador público encargado de los asuntos judiciales del sector

Educación del inicio del proceso judicial.

CASO A2 Director Asesoría Jurídica. 11. Investiga los hechos y contrasta con la legislación vigente. 12. Recopila la documentación necesaria para sustentar la demanda. 13. Elabora el escritorio de Demanda. 14. Presenta la demanda ante el juzgado competente. 15. Comunica al procurador público encargado de los asuntos judiciales del señor.

Educación, la interposición de la demanda, informándole de los hechos. 16. Efectúa seguimiento durante la secuela del proceso, presentado los escritos

Necesarios, concurriendo a las diligencias programadas por el juzgado y de ser el

8

caso interpone recursos impugnatorios en contra de las resoluciones contraria a los intereses de la Institución.

17. Prepara un informe para el conocimiento del Órgano de Dirección. 18. Prepara y realiza los informes orales pertinentes.

CASO B1 Director Asesoría Jurídica. 19. Toma conocimiento de la citación para la manifestación en la fiscalía. 20. Prepara la documentación necesaria para desvirtuarlos hechos denunciados. 21. Acompaña al denunciado para la rendición de su manifestación. 22. Acompaña al inculpado a rendir su instructiva en el juzgado, en caso de haberse

formalizando la denuncia. 23. Participa en toda la secuela del proceso presentado escritos y pruebas de defensa

del inculpado. 24. Presenta recursos impugnativos contra las resoluciones contrarias a los intereses

de la institución. 25. Comunica al procurador público encargado de los asuntos judiciales del Sector

Educación del inicio del proceso judicial.

CASO B2 Director Asesoría Jurídica. 26. Toma conocimiento de los hechos delictuosos por los servidores del sector y

contrastar con la legislación vigente, tipificando el delito. 27. Recopila la documentación necesaria para sustentar la denuncia penal. 28. Elabora el escrito de denuncia. 29. Presenta la denuncia ante el Ministerio Público. 30. Comunica el procurador Público encargado de los asuntos judiciales del Sector

Educación, la interposición de la denuncia, informándole de los hechos. 31. Efectúa seguimiento durante la secuela del proceso, presentando los escritorios

necesarios, concurriendo a la diligencias programas por el juzgado y de ser el caso interpone recursos impugnatorios en contra de las resoluciones contraria a los intereses de la institución.

32. Prepara un informe para el conocimiento del Órgano de Dirección 33. Prepara y analiza los informes orales pertinentes.

FIN Activa los documentos que se deriven dentro del proceso.

9

ASESORÍA JURÍDICA

PROCEDIMIENTO N° 04 CODIGO: D – AL – 04

PROCESOS IMPUGNATIVOS.

OBJETIVO Atender los reclamos planteados sobre resoluciones administrativas expedidas por la UGEL, cuando los usuarios consideran que sus derechos han sido transgredidos.

BASE LEGAL

• Ley 27444 • D.S 22875 • D.S. 02 – 94 – JUS. • Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública • Ley 27927 – Modificatoria de la ley 27806 • D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 • Ley N° 29060, silencio Administrativo

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite, que debe ser presentada dentro de los

15 días hábiles posteriores a la fecha de notificación de la Resolución. Copia autenticada de la Resolución impugnada. Documentos susténtatenos que justifiquen la petición del recurrente. Dictamen de asesoría Legal.

ORIGEN El procedimiento se origina cuando Asesoría Legal remite el Dictamen y Expediente al Área de Administración (Procedimiento D-A-01 Formulario de Dictamen).

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 1. Recepciona, clasifica y registra los Expedientes en los libros de ingreso. Director. 2. Deriva mediante hoja de envió el Expediente al Especialista de Personal. Especialista de Personal 3. Revisa el Dictamen y entrega el Expediente al Expediente al Técnico de Personal 4. Revisa el Expediente y elabora el proyecto de resolución del Recurso. Impugnativo. 5. Procedimiento A – AB – 13 impresión de documentos 6. Revisa la conformidad del Dictamen en el proyecto de resolución. Director. 7. Pone su visto bueno en l proyecto de resolución.

ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA Secretaria. 8. Recibe proyecto de resolución, dictamen, expediente, registra el oficio múltiple con los actuados. Asesor. 9. Verifica la conformidad de la elaboración del proyecto de resolución y remite a la dirección para su aprobación.

10

FIN Procedimiento D – TD – 02 – aprobación

COMISIÓN DE PROCESOS

PROCEDIMIENTO N° 01 CODIGO: D – CP – 01

INICIO DE PROCESO ADMINISTRATIVO POR IRREGULARIDADES FUNCIONALES Y ADMINISTRATIVAS; POR RUPTURA DE RELACIONES HUMANAS Y ABANDONO DE CARGO.

OBJETIVO Garantizar equidad y justifica, en salvaguarda la estabilidad del trabajador y del interés del servicio, cuando es solicitada la cesantía o destitución de un trabajador administrativo o, sanción de suspensión o separación temporal o definitiva de un docente, evaluando la denuncia formulada a través del análisis de las pruebas y documentación presentado. Este caso se da cuando el servidor ha incurrido en irregularidades en el ejercicio de sus funciones o ha ocasionado maltrato a sus colegas, servidores, subordinados o público usuario.

BASE LEGAL Ley 28044 Ley 25212 D.L 276 D.L 11377 D.S 019 – 90 – ED D.S 005 – 90 – PCM D.S 18 – 04 – E.D. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Reglamento Interno de la Comisión de Procesos Administrativos.

REQUISITOS Oficio del Director de I.E, denuncias o informes Documentos probatorios en original o copia autenticada, debidamente foliados en

orden cronológico

ORIGEN

11

El Utcubamba se origina cuando el denunciante formula y presenta ante el órgano intermedio la DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D – TD – 01 – Ingreso de documentos a Trámite Documentario.

OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL Secretaria. 2. Registra el expediente y los documentos en el Libro de Registro General. 3. Entrega al Jefe de la Oficina. Director AI. 4. Revisa y asigna un Auditorio para que evalué el caso. Auditor 5. Evalúa las pruebas y los documentos presentados. 6. Efectúa las investigaciones del caso y analiza toda la información. 7. Elabora un informe a manera de recomendación. Entrega al Jefe de OAI. Director AI. 8. Revisa el informe y le da su visto bueno. Secretaria. 9. Deriva mediante oficio a la comisión de procesos.

COMISIÓN DE PROCESOS Secretaria. 10. Registra el expediente y documentos en el cuaderno de registro General. 11. Verifica la foliación de los documentos. 12. Separa los expedientes clasificándolos en docentes y administrativos. 13. Revisa y analiza el expediente de apertura de proceso. 14. Evalúa las pruebas que sustentan las acusaciones y define los cargos con arreglo a

las normas vigentes. 15. Elabora el Pre – informe de opinión. 16. Revisan el expediente y el informe del presidente, se pronuncia sobre si existen

casuales para dar apertura el proceso administrativo a quien fuera denunciado. Secretario de la Comisión 17. Relata las secuencias en el Libro de Actas de la Comisión, firma y recaba la firma en

el informe de pronunciamiento. 18. Analiza y firma el Pre – informe de la comisión, pronunciamiento y finales; con lo

que convierte en un informe, el mismo que debe ser visado por la dirección. Secretaria. 19. Deriva el informe al órgano de la Dirección

ÓRGANO DE DIRECCIÓN Secretaria. 20. Registra el ingreso y entrega al dinero al Director para su revisión. Director. 21. Revisa y devuelve a la comisión de procesos, le da su visto bueno, con lo que

autoriza la emisión del proyecto de resolución de apertura del proceso administrativo.

22. Devuelve a la comisión de procesos

COMISIÓN DE PROCESOS Presidente.

12

23. Elabora el proyecto de Resolución Dirección de Apertura de Proceso conteniendo el resumen de las imputaciones así como el sustento legal y la noción administrativa que se instaura.

24. Visa el proyecto de Resolución. Secretaria de la Comisión. 25. Típea el proyecto de Resolución y la entrega al Área de Asesoría Legal Jurídica. 26. Gestión ante el área de impresiones la reproducción del proyecto de Resoluciones. (30 ejemplares) ver Utcubamba A – AB – 13 – impresión de documentos. 27. Cuando impresiones entrega los documentos impresos, coloca el sello del

Presidente de la Comisión Permanente de Procesos Administrativos(sella la autógrafa)

ASESORÍA JURÍDICA Director AJ. 28. Revisa el proyecto de Resolución, si está lo visa y sella 29. Entrega al Director de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Director AA. 30. Revisa el proyecto de Resolución, si esta lo visa y sella 31. Entrega los Documentos al Órgano de Dirección.

DIRECCIÓN 32. Utcubamba D – TD – 02 – Aprobación y distribución de resoluciones. 33. Devuelve el expediente a la comisión de procesos.

FIN El proceso recibe una notificación acompañada de la Resolución la cual le indica que se ha admitido la denuncia que el proceso se ha iniciado.

13

COMISIÓN DE PROCESOS UTCUBAMBA N°

02 CODIGO: D – CP – 02

CULMINACIÓN DE PROCESOS DISCIPLINARIO (Cuando ha ameritado la apertura del mismo).

OBJETIVO Llevar a un buen proceso Administrativo, el mismo que ha sido evaluado y analizado para su apertura; garantizado equidad y justicia, en salvaguarda de la estabilidad del trabajador y del interés del servicio, cuando es solicitada la cesantía o destitución de un trabajador administrador o, sanción de suspensión o separación Temporal o definitiva de un docente.

BASE LEGAL Ley 28044 Ley 25212 D.L 276 D.L 11377 D.S 019 – 90 – ED D.S 005 – 90 – PCM D.S 18 – 04 – E.D. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Publica Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Reglamento Interno de la Comisión de Procesos Administrativos.

REQUISITOS Resolución que comunica la apertura del proceso administrativo. Documentos y expediente de lo adecuado.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando la Dirección del Órgano Intermedio, a través de la comisión de procesos y Trámite Documentario, aprueba y distribuye a resolución que da inicio al proceso Administrativo.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO Trámite Documentario 1. Notifica al procesado, entregándole copia de la Resolución emitida que da inicio al

proceso la notificación se hará de la siguiente manera, dependiendo de la relación laboral del inculpado con el Sector Educación: A. Si el inculpado es trabajador administrativo o docente activo: Se le notificará

directamente a su centro de labor o IE donde presta servicios, haciéndose llegar el documento a través de su Jefe inmediato superior o del Director del IE.

B. Si el inculpado es Cesante: Si se conoce su domicilio: Se le notifica directamente. Si no tiene domicilio conocido, es de muy difícil acceso o se ha negado a la

Recepción de la notificación: Se publicará la notificación en el Diario Oficial “AHORA”.

14

Nota: El plazo para el procesado reciba la Notificación es de 10 días, contados a partir dela emisión (firma) de la Resolución.

PROCESADO

2. Recibe la Resolución de Apertura de Proceso y es puesto a disposición del Área de Administración por recomendación de Control Institucional, o cuando la Resolución de Apertura de Proceso lo dispone, en cuyo caso hace entrega de cargo a su Jefe inmediato superior, mediante un Acta de Entrega de Cargos.

COMISIÓN DE PROCESOS Presidente. 3. Recibe de Tramite Documentario una copia de la Resolución, paralela o

previamente a la distribución de las Notificaciones, con la que debe trabajar al Pliego de Cargos.

4. Analiza detenidamente el expediente y extrae en detalles las imputaciones. 5. Elabora el Proyecto de Pliego de Cargos o imputaciones de manera clara e

indubitable (nunca en forma de interrogatorio) de manera que sean absueltas de manera precisa.

6. Firma el Pliego de Cargos. Dispone su envío al servidor procesado.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 7. El Oficio y Pliego de Cargos es derivado a Trámite Documentario, para que sean

Entregados al trabajador procesado adjunta a la Resolución de Apertura de Proceso.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 8. Entrega al Procesado el Pliego de Cargos. Se deben considera las mismas

situaciones que para la Notificación. 9. Solicita de ser el caso, la firma de los cargos correspondientes.

PROCESADO 10. Recibe o toma conocimientos del Pliego de Cargos. Si ha sido notificado, firma el

cargo correspondiente por la recepción del documento. 11. Prepare y presenta el Descargo correspondiente, tomando en cuenta el plazo (en

días) que se establece para tal fin: a) Si el procesado es Docente: 15 días + 5 días adicionales. b) Si el procesado es Administrativo: 5 días + 5 días adicionales.

12. Solicita una intervención oral, de considerarlo necesario. Esta solicitud la puede presentar como máximo dentro de los 3 días siguientes de haber presentado el Descargo.

COMISIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Secretaria. Registra las Pruebas de Descargo del trabajador y anexa al expediente correspondiente. Comisión. 13. Revisa el expediente y adopta acuerdos y recomendaciones por mayoría de votos o

unanimidad, elabora el Informe Final y dispone se elabore y eleve al Despacho Directoral, el Proyecto de Resolución correspondiente, dentro del plazo establecido.

Presidente. 14. Elabora el proyecto de Resolución de Dirección de Sanción. Secretario de la Comisión

15

15. Típea el proyecto de Resolución y lo entrega al Órgano de Dirección para su aprobación y distribución.

14. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 15. Cuando Impresiones entrega los documentos impresos, coloca el sello del

Presidente de la Comisión Permanente de Procesos Administrativos (sella la autógrafa).

ASESORÍA JURÍDICA Director AJ. 16. Revisa el Proyecto de Resolución, si está lo visa y sella. 17. Entrega al Director de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Director AD. 18. Revisa el Proyecto de Resolución, si está lo visa y sella. 19. Entrega los documentos al Órgano de Dirección.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 20. Utcubamba D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones, a las respectivas

Áreas de las Áreas de Desarrollo Educativo e interesado, para los fines pertinentes.

FIN El expediente con lo actuado, incluyendo el Informe Final y las recomendaciones de la Comisión de Procesos Administrativos, así como la Resolución de Dirección de Sanción, son archivadas por la Comisión de Procesos y la Oficina de Administración, ejecutará el Cumplimiento de las disposiciones de la Resolución respectiva.


UTCUBAMBA N° 03 CODIGO: D – CP – 03

RECONSIDERACIÓN DE SANCIÓN.

OBJETIVO Garantizar equidad y justicia, en salvaguarda de la estabilidad del trabajador y del interés del servicio, cuando se ha concluido el proceso administrativo; otorgándole al procesado el derecho de que su caso sea revisado, cuando no se encuentre conforme con lo resuelto.

BASE LEGAL Ley 28044 Ley 25212 Ley 27444 D.L 276 D.L 11377 D.S 019 – 90 – ED D.S 005 – 90 – PCM D.S 18 – 04 – E.D. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806

16

Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Reglamento Interno de la Comisión de Procesos Administrativos.

REQUISITOS Expediente con lo actuado en el Proceso Administrativo seguido al procesado. Nuevas pruebas sustentatorias. Resolución que Sanciona el Proceso Administrativo. Solicitud FUT del procesado, pidiendo reconsideración de la sanción.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el Sancionado formula y presenta, con la justificación y documentación de nuevas pruebas del caso, ante el Órgano Intermedio la petición de Reconsideración de Sanción. La presentación de la Solicitud deberá hacerse dentro de los 15 días hábiles de haber recibido la Resolución de la Sanción.

DESCRIPCIÓN COMISIÓN DE PROCESO Secretario. 1. Recibe y registra el expediente y documentos en el Cuaderno de Registro General. 2. Folia los documentos.

Presidente. 3. Revisa y analiza el expediente de Reconsideración de Sanción. 4. Evalúa los documentos que sustente la reconsideración y define su procedencia, de

acuerdo a las normas vigentes. 5. Elabora el Pre informe de opinión y convoca a la Comisión de Procesos.

Comisión de Procesos. 6. Revisan el expediente y el Informe del Asesor, se pronuncia sobre si existen

causales para reconsiderar la resolución de quien fuera Sancionado. Secretario de Comisión. 7. Relata las secuencias en el Libro de Actas de la Comisión, firma y recaba las firmas

en el informe de pronunciamiento y el informe final. Presidente. 8. Firma el pre informe de la Comisión, pronunciamientos y finales; con lo que se

convierte en un informe, el mismo que debe ser visado por el Órgano de Dirección. Secretaria. 9. Deriva el Informe a la Dirección del Órgano Intermedio. 10. Recibe y registra en su Libro General de documentos.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN Secretaria. 11. Registra el ingreso y entrega al Director para su revisión. Director. 12. Revisa y de encontrarlo conforme, le da su visto bueno, con lo que autoriza la

emisión de la copia para el proyecto de resolución; y lo devuelve a la Comisión de Procesos.

COMISIÓN DE PROCESOS Presidente. 13. Elabora el proyecto de Resolución de Dirección de Reconsideración conteniendo el

resumen de las imputaciones así como el sustento legal y la noción administrativa que se instaura.

Secretaria.

17

14. Tipea el Proyecto de Resolución. 15. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 16. Cuando Impresiones entrega los documentos impresos, coloca el sello del

Presidente de la Comisión Permanente de Procesos Administrativos (sella la autógrafa).

ASESORÍA JURÍDICA Director AJ. 17. Revisa el Proyecto de Resolución, si está lo visa y sella. 18. Entrega al Director de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Director AD. 19. Revisa el Proyecto de Resolución, si está lo visa y sella. 20. Entrega los documentos al Órgano de Dirección.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 21. Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones. 22. Devuelve el Expediente a la Comisión de Procesos.

FIN El Procesado recibe copia de la Resolución.


UTCUBAMBA N° 04 CODIGO: D – CP – 04

RECURSOS DE RECONSIDERACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

OBJETIVO Expedir las resoluciones por reconsideración de procesos administrativos.

BASE LEGAL Ley N° 25212, (Art. N° 126 y Art. N° 127) R.S. N° 036 – 94 – ED Ley N° 047 – 82 – ED Ley 24029 D.L 276 D.S. 019 – 90 – ED D.S. 005 – 90 – PCM D.S. 002 – 94 – JUS D.S. 004 – 96 – E.D. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Reglamento Interno de la Comisión de Procesos Administrativos.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite.

18

Nuevos documentos probatorios en original o copia autenticada, debidamente foliados en orden cronológico.

Se debe presentar dentro de los 15 días hábiles de haber sido notificado.

ORIGEN El usuario presenta solicitud en Tramite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRAMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentación de Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos a la Secretaria de la Comisión de Procesos

Administrativos.

COMISIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Secretaria. 3. Recibe y registra el recurso de impugnación y sus antecedentes, verifica la

foliación y la Constancia de Notificación. 4. Registra los documentos en el Cuaderno de registro.

Presidente. 5. Revisa y designa al miembro encargado de a atención de expedientes.

Asesor. 6. Analiza el Expediente, resume las impugnaciones y elabora un informe.

Comisión. 7. Revisa el expediente y el informe del Miembro y acuerda si existe merito para

declarar fundado o infundado el recurso de reconsideración. Asesor. 8. Elabora el informe Técnico correspondiente.

Secretaria. 9. Tipea el Informe Técnico y recaba las firmas de los miembros de la Comisión.

Presidente. 10. Revisa el informe, lo firma y dispone su remisión junto con el Expediente al

Abogado – Asesor Legal. Abogado. 11. Elabora el Informe Legal en base al Informe Técnico de la Comisión de Procesos y

lo remite al Área de Administración. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 12. Proyecta la Resolución, la registra y Gestiona su impresión. 13. Los Proyectos de Resolución son remitidos a la Dirección, adjuntando el

Expediente correspondiente.

FIN El Director UGEL el expediente y de estar conforme se procede al Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones, distribuyendo las copias a las áreas respectivas, a la IE. (Origen del Procesado) y al procesado.

19

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

TÍTULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: D – AT – 01

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DUPLICADOS PARA EXALUMNOS DE II.EE. RECESADOS O CLAUSURADOS.

OBJETIVO Otorgar Certificados de Estudios duplicados para ex – alumnos de II.EE. recesadas o clausurados.

BASE LEGAL Ley N° 28044 Nueva Ley General de Educación. D.S. N° 013 – 04 – ED R.V.M. N° 047 – Normas para la Certificación de Estudios de Educación Secundaria. R.V.M. N° 202 – 81 ED Directiva N° 63-VME/OA/DIA-UPB-85 TUPA vigente R.D. 033 – 87 – ED Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud FUT. Recibo de Pago. 02 Fotografías.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el usuario presenta su solicitud y requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Recibe y revisa que los documentos estén de acuerdo con los requisitos

establecidos. 2. En la Hoja de Registro e Expedientes (original), coloca el número de expediente,

escribe el nombre del interesado, asunto y dependencia a donde se deriva. Coloca el sello de recepción y la fecha.

3. Coloca el número de Expediente en la Solicitud (original y copia). 4. Coloca el sello de foliación y numera en forma manual cada folio del Expediente. 5. Registra los Certificados en la Lista de Distribución de Expediente N° de

Expediente, folios, asunto y nombre del recurrente. 6. Entrega los documentos al Técnico de Actas y Certificados y recaba firma y fecha

de recepción en la Lista de Distribución.

TÍTULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS Técnico/Especialista de Títulos. 7. Recibe la documentación.

20

8. Ubica los legajos correspondientes y anota en el Talón del Certificado el N° de Expediente, nombre del interesado, nombre de la IE, y los años solicitados.

9. Escribe los siguientes datos en el formado del Certificado: Nombre de la entidad emisora (UGEL), Nombre del alumno, IE, Notas de las Actas de Evaluación y fecha de expedición, de acuerdo con las normas vigentes.

10. Firma el Certificado, el Técnico y el Responsable de Actas y Certificados.

FIN El Técnico de Títulos entrega el Certificado al usuario, previo registro del nombre y firma del usuario como cargo de entrega.

UTCUBAMBA N° 02

CÓDIGO: D – AT - 02

UTCUBAMBA VISACION DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS OBJETIVO Verificar los datos contenidos en los Certificados de Estudios, con las Actas de Promocionales respectivas de las instituciones educativas (que se encuentran en esta sede), Institutos Superiores Tecnológicos y Pedagógicos. BASE LEGAL

Ley 28044 – Ley General de Educación. Ley N° 27444 “Ley General de Procedmientos Administrativos” y D.S. N° 027-

2007-PCM Ley N° 27815 “Ley de Código de Ética de la Función Pública” Ley Nº 29394 – Ley de Institutos y Escuelas de Educación Superior DS. 011-2012-ED – Reglamento de la Ley General de Educación. DS. 004-2010-ED – Reglamento de la Ley de Institutos y Escuelas de Educación

Superior. DS. 016-2004-ED Aprueban Texto Único de Procedmientos Administrativos del

Ministerio de Educación. RM. 0070-2008-ED – Procedmientos Administrativos a cargo de las Direcciones

Regionales de Educación y demás instancias de Gestión Educativa descentralizadas.

DS. N° 03-83-ED DS. N° 04-83-ED DS. N° 040-84-ED DS. N° 047-84-ED DS. N° 077-84-ED


Actas y Certificados

21

TUPA

REQUISITOS Solicitud de visación de Certificados de estudios (FUT) Copia de Documento Nacional de Identidad. Certificado de estudios originales. Recibo de Pago cancelado en Caja.

ORIGEN EI Utcubamba se origina cuando el usuario presenta su solicitud y requisitos establecidos a Mesa de Partes de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana. DESCRIPCION TRAMITE DOCUMENTARIO Técnico Administrativo: 01 día hábil

1. Recibe el expediente, revisa que los documentos estén de acuerdo a los requisitos, sella la copia de la solicitud FUT en serial de recepción y la devuelve al Usuario.

2. Ingresa al Sistema de Tramite Documentario (ingresa datos como nombre del interesado, asunto, total de folios y dependencia a donde deriva expediente).

3. Imprime reporte en original y copia y remite documentos al Equipo correspondiente.

TÍTULOS ACTAS Y CERTIFICADOS Técnico Administrativo: 02 días hábiles

1. Recibe y verifica los Expedientes que figuran en los reportes. 2. Los reportes verificados son firmados devolviendo el original a trámite

documentario y archiva la copia. 3. Ubica en el Archivo de Actas y Certificados, de las actas promocionales

respectivas de la institución educativa, instituto superior tecnológico o pedagógico.

4. Verifica el certificado de estudios con los calificativos, nombre y apellidos, años de estudios, sellos y firmas, especialidad (caso de institutos) que figuran en el Acta Consolidada de Evaluación, aplazados, cargos, subsanaciones, etc. Sellado de la visación. Correspondiente.

5. Firma y deriva a responsable 6. Coloca numeración correlativa 7. Responsable De Títulos, Actas Y Certificados. Verifica y firma visación y

devuelve a técnico.

Técnico Administrativo: 02 día hábil 1. Anota datos en cuaderno de entrega de documentos visados 2. Devolución del certificado visado al interesado previa identificación y firma en

cuaderno de entrega.

FIN Duración de Utcubamba : 05 días hábiles

22

UTCUBAMBA 4: VISACIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS

Usuario TRAMITE DOCUMENTARIO

Técnico Administrativo

OFICINISTA Técnico Administrativo (Actas y Certificados)

Especialista Administrativo

½ día ½ día 3 ½ día ½ día

TOTAL: 5 DIAS

Presenta solicitud y

requisitos

Inicio

Recepción y firma el

cuaderno de cargos en

señal de conformidad

FIN

Registra y deriva

el expediente a

la Oficina

correspondiente.

Recepciona y

numera el

expediente.

Verifica la

conformidad del

Certificado con

las actas de

evaluación final

de la IIEE y visa.

Visa el

certificado de

estudios y

devuelve al

técnico para la

entrega al

usuario.

23


TÍTULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS UTCUBAMBA N° 03

CODIGO: D – AT – 03 VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE CAPACITACIÓN DE II.EE. OCUPACIONAL PÚBLICOS Y PRIVADOS.

OBJETIVO Visar los Certificados de Estudios de alumnos de CETPROS (Centros de Educación Ocupacional) Públicos o Privados que culminaron sus estudios.

BASE LEGAL TUPA vigente R.D. 033 – 87 – ED Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud FUT. Certificado de Capacitación Caligrafiados. Recibo de Pago.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el Usuario presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega al Técnico de Actas y Certificados.

TÍTULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS Técnico/Especialista de Actas y Certificados. 3. Recibe la documentación. 4. Ubica los legajos correspondientes y anota en el Talón del Certificado el N° de Expediente,

nombre del interesado, nombre de la IE. Y los años solicitados. 5. Escribe los siguientes datos en el formado del Certificado: Nombre de la entidad emisora (Área

de Desarrollo Educativo), Nombre del alumno, IE., Notas de las Actas de Evaluación y fecha de expedición, de acuerdo con las normas vigentes.

FIN El Técnico de Títulos entrega el Certificado al Director del CEO, previo registro del nombre y firma del Director de IE.

24


TÍTULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS UTCUBAMBA N° 04

CODIGO: D – AT – 04 VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE LOS CINCO PRIMEROS PUESTOS.

OBJETIVO Visar los Certificados de Estudios de los cinco (5) primeros puestos de Educación Secundaria de las II.EE. Públicas y Privadas.

BASE LEGAL TUPA vigente R.M. 1225 – 85 – ED R.D. 033 – 87 – ED Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Oficio de la IE. Decreto Directoral de los cinco (5) primeros puestos. Acta de la Comisión Evaluadora conteniendo para los diez (10) primeros puestos:

Orden de Mérito. Puntaje Total Anual. Total de Calificativo. Número de Asignaturas. Promedio General. Firma de la Comisión.

Cuadro de Mérito de los diez (10) primeros puestos. Certificado de estudios de cinco (5) años continuos, para menores.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando la IE. Presenta por Oficio y los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega de Actas y Certificados.

TÍTULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS Técnico/Especialistas de Títulos. 3. Recibe la documentación. 4. Verifica las notas de los certificados contra las Actas Promociónales. 5. El Responsable de Actas y Certificados contra las Actas Promocionales.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Secretaria. 6. Registra el expediente y la procedencia, prepara Hoja de Envío y lo entrega al Director. 7. Archiva el Acta de Adjudicación a los Primeros Puestos.

25

Director DGP 8. Revisa el expediente y lo visa.

FIN El Técnico de Títulos, Actas y Certificados entregan el Certificado al usuario previa firma del cargo.




VISACIÓN DE NÓMINAS DE MATRÍCULA.

OBJETIVO Visar las Nóminas de Matrícula de las Instituciones Educativas, CETPROS y Programas No Escolarizados.

BASE LEGAL D.S. 013 – 04 – ED R.M. 024 – 90 – ED R.M. 188 – 90 – ED Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Oficio de la Institución. Copia autenticada de la Resolución de creación. Decreto Administrativo de Aprobación de Nómina conteniendo la especialidad, turno, sección y N°

de alumnos por semestre académico. Documentos que autoricen cambios de local, de nombre, otros. Cuadro de mérito de ingresantes. Metas de atención anual aprobadas. 3 ejemplares de Nóminas de Matrícula. Oficio de autorización de reproducción de documentos por sistema computarizado actualizado, si

no se presenta en formatos del Ministerio de Educación.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando la IE. Presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO Técnico Administrativo. 1. Recibe y revisa que los documentos estén de acuerdo con los requisitos establecidos. 2. Coloca el sello de foliación y numera en forma natural al Oficio y documentos adjuntos. Escribe

el N° de folios en la Guía de Tramitación. 3. Registra las Nóminas en las Hojas de Remisión: N° de Oficio, Institución de origen, asunto y a

quien va dirigido.

26

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Especialista. 4. Recibe la documentación y la registra. 5. Revisa la documentación y de estar conforme, firma y sella. 6. Devuelve un ejemplar a Actas y Certificados.

TÍTULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS Técnico de Títulos. 7. Archiva la documentación y antecedentes.

FIN El especialista de Gestión Pedagógica entrega un ejemplar al Director de la Institución Educativa.




VISACIÓN DE ACTAS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

OBJETIVO Visar las Actas de Evaluación de Educación Primaria y Secundaria de las Instituciones Educativas Públicos y Privados.

BASE LEGAL R.V.M. 193 – 88 – ED, Norma de Reglamentación de Evaluación. D.S. 013 – 04 – ED R.M. 024 – 90 – ED R.M. 188 – 90 – ED Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Oficio. 2 ejemplares de Actas Finales o Promociónales. Recibo de Pago.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando la IE. Presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario para el área de Títulos, Actas y Certificado.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega a Secretaria de Gestión Pedagógica.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Especialista.

27

3. Recibe la documentación y la registra. 4. Revisa la documentación y de estar conforme, sella y firma. 5. Devuelve un ejemplar a Actas y Certificados.


FIN El Especialista de Gestión Pedagógica entrega un ejemplar al Director de la Institución Educativa.




VISACIÓN DE ACTAS DE EVALUACIÓN, RECUPERACIÓN, APLAZADOS Y SUBSANACIONES DE II.EE.

OBJETIVO Visar las Actas de Evaluación, Recuperación, Aplazados y Subsanaciones del Mes de Enero, Febrero, y Marzo de Educación Primaria y Secundaria de las II.EE. Públicas y Privadas.

BASE LEGAL R.V.M. 193 – 88 – ED, Norma de Reglamentación de Evaluación. R.M. 127 – 85 –ED R.M. 077 – 84 – ED D.S. 013 – 04 – ED Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Oficio. 2 ejemplares de Actas. Recibo de Pago.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando la IE. Presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario para el área de Títulos, Actas y Certificados.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega a Técnico de Títulos.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Especialista. 3. Recibe la documentación y la registra. 4. Revisa la documentación y de estar conforme, sella y firma. 5. Devuelve un ejemplar a Actas y Certificados.

28


FIN El especialista de Gestión Pedagógica entrega un ejemplar al Director de la Institución Educativa.




EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA DE HABER FIRMADO ACTAS DE EXAMENES DE EVALUACIÓN FINAL PARA LOS DOCENTES QUE HAN TRABAJADO EN II.EE.

OBJETIVO Otorgar constancia a los profesores que han trabajado en Centros Educativos firmando las Actas de Evaluación Final, para que se les acredite su acumulación de tiempo de servicios.

BASE LEGAL Resolución Suprema N° 108 – 60 – ED; Artículo 2° inciso c). TUPA vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite (FUT). Recibo de Pago.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega al Técnico Administrativo.

TÍTULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS Técnico de Actas y Certificados. 3. Recibe y ubica en los libros correspondientes el nombre de la IE., Asignaturas y Año o Grado de

Estudios, donde el docente firmó las Actas de Evaluación Final. 4. Verifica que figure el nombre y firma del docente, de estar conforme, fotocopia el Acta de

Evaluación Final y lo entrega al Fedatario para su autenticación.

FIN El Técnico de Títulos, Actas y Certificados entregan la fotocopia autenticada al usuario, haciéndole firmar.

29


TRÁMITE DOCUMENTARIO

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: D – TD – 01

INGRESO DE DOCUMENTOS POR TRÁMITE DOCUMENTARIO.

OBJETIVO Realizara la recepción, registro, clasificación, foliación, distribución y seguimiento de documentos que ingresan a la UGEL.

BASE LEGAL Ley 26111 – 94 • D.S. 0702 – 95 – PCM.

• Ley 27444 • Ley 26510 • D.L. 276 • D.S. 002 – 96 – ED. R.D. 581 – 86 – ED. TUPA vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite u Oficio. Documentos sustentatorios.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el usuario presenta su solicitud y los requisitos establecidos por Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO Técnico/Trámite documentario de Mesa de Partes. 1. Recibe y revisa que los documentos estén de acuerdo con los requisitos establecidos. 2. Clasifica los documentos de acuerdo al trámite que va a generar. Serie 1: Para aquellos que

generen una resolución; y serie 2: Para los demás. 3. Coloca el sello de foliación y numera en forma manual cada folio del Expediente. Escribe el N° de

folios. Si esta acción no se puede realizar en el momento, se posterga para el momento del registro.

4. Coloca el sello de recepción y la fecha en la Solicitud (original y copia) u Oficio. Coloca el Número de Expediente según la serie y devuelve la copia al usuario.

5. Registra en el Sistema el ingreso de Expediente: Fecha de ingreso, número de expediente, el nombre del interesado, asunto, lugar de procedencia, número de folios y dependencia hacia donde se deriva.

6. Clasifica los documentos de acuerdo a la dependencia de destino. 7. Registra la información que requiere el software de Trámite Documentario sobre la distribución

de Expedientes ingresados en mesa de partes: N° de Expediente, origen, folios, etc. 8. Distribuye los documentos a Secretaria de las oficinas, recabando firma y fecha de recepción en

el Cuaderno de Cargo.

30

9. Si la Secretaria determina la improcedencia de un Expediente, lo devuelven a Trámite Documentario mediante un proveído de devolución.

10. Si se trata de la devolución de un documento, se registra en el Sistema y se clasifica para su respectiva devolución.

FIN Archiva los Cargos Correspondientes.




APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RESOLUCIONES DIRECCIONALES.

OBJETIVO Distribuir las Resoluciones emitidas por la UGEL y los Directores de las áreas organizacionales que la conforman y a los usuarios.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando una de las áreas organizacionales remite un Proyecto de Resolución con el respectivo Expediente al Órgano de Dirección. DESCRIPCIÓN

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 1. Recibe, registra y revisa la foliación de los documentos, y se cuenta con los sellos y firmas

autorizadas. 2. De no estar conforme, se devuelven con cargo a la Unidad Orgánica de origen para su

regularización. Director. 3. Revisa que la parte considerativa y resolutiva del Proyecto de Resolución se encuentre en

concordancia con los documentos sustentarios. 4. Firma el original de la Resolución y otros documentos y los devuelve a la Secretaria para su

entrega a Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO Técnico Administrativo. 5. Revisa que se encuentren las firmas y visaciones correspondientes. 6. Revisa que el número de folios de los documentos esté de acuerdo con lo indicado en la foliación

y que el número de ejemplares de la Resolución esté completo. 7. Revisa que los documentos sustentatorios que se indican en la Resolución se encuentren como

antecedentes. Si se encuentran fallas, se devuelve a la Dirección o a la Oficina de Origen para que subsanen la observación.

8. Registra el Número correlativo y fecha en el original (autógrafa) de la Resolución y sus copias. Anota en el Cuaderno interno de control: Número de Resolución. Fecha. Asunto (parte resolutiva). Oficina.

9. Transcribe la resolución (sello y firma del responsable de Trámite Documentario).

31

10. Separa las copias de las Resoluciones de acuerdo a las Unidades. Organizacionales según le corresponda, se distribuyen las siguientes copias: Original (autógrafa) y copias para el Archivo General. Para el Registro de Trámite Documentario (1). Para Área de Administración (1). Para el Área de Personal y SIRA (3). Para Planillas (2). Para Escalafón (2). Para Asesoría Jurídica (1). Para la Gestión Institucional (3). Para Comisión de Procesos (2). Para el usuario (1). Para el Equipo de Pensiones (3). Gestión Pedagógica (1). Dirección (1).

11. Distribuye los documentos a las Secretarias de cada Unidad Orgánica, recabando firma y fecha de recepción en los cargos respectivos.

12. Selecciona las Resoluciones que deben entregarse a entidades externas e Instituciones Educativas: 1 para la Institución Educativa. 1 para cada interesado comprendido en la Resolución.

13. Distribuye las Resoluciones, recabando la firma del usuario y/o Director de la Institución Educativa.

14. Separa una copia de la Resolución y la archiva en un File Correlativo, el cual se utiliza para que los usuarios obtengan fotocopias autenticadas.

15. Archiva la autógrafa con sus antecedentes respectivos en forma correlativa.

FIN El Técnico Administrativo de Trámite Documentario entrega las copias de las Resoluciones a los usuarios cuando son requeridas en ventanilla, o los remite por Mensajería (Abastecimiento); según sea el caso, recabando firma y fecha de recepción en el Cuaderno de Cargo de Resoluciones o Notificaciones.




RECEPCIÓN, REGISTRO Y ASIGNACIÓN DE EXPEDIENTES.

OBJETIVO Recibe, registra y asigna los Expedientes que son derivados a las Áreas, oficinas.

BASE LEGAL Ley N° 28044, Ley General de Educación. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

32

REQUISITOS Expediente.

DESCRIPCIÓN EQUIPO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Técnico Administrativo. Registra los datos que requiere el software de Trámite Documentario: Número de Registro, fecha, origen, expediente, folios, asunto, hoja de envío, fecha, etc. Secretaria revisa y asigna el expediente en el software, de acuerdo al asunto Registra en el Formulario Hoja de Envío lo siguiente: Equipo o Persona a la que asigna el Expediente. Indicaciones. Sello y firma.

FIN Secretaria entrega el Expediente al Especialista, previa firma del cargo.




FIRMA Y NUMERACIÓN DE RESOLUCIÓN O DIRECTIVA.

OBJETIVO Expedir las resoluciones o directivas emitidas por la UGEL y Unidades de Gestión Educativas Locales.

BASE LEGAL Ley N° 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando una de las Direcciones, Oficinas, Áreas remiten un Proyecto de Resolución o Directiva con los respectivos documentos sustentatorios a la Dirección UGEL.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO Técnico Administrativo. 1. Revisa y entrega el Proyecto de Resolución o Directiva y otros documentos al Director. 2. Revisa los documentos y firma la Resolución o Directiva. Devuelve los documentos a la

Secretaria para su entrega a la oficina que remite el Proyecto. 3. Entrega el original, las copias de la Resolución o Directiva y antecedentes a la oficina de origen y

hacer firmar su registro como cargo de recepción.

OFICINA DE ORIGEN Secretaria. 4. Solicita el número de Resolución o Directiva a Trámite Documentario. 5. Sella el original de la Resolución o Directiva y sus copias.

33

6. Retiene una copia para su archivo. 7. Folia los antecedentes y da el trámite respectivo. 8. Registra el número correlativo de Resolución o Directiva y sus copias. Anota en el Cuaderno de

Registro: número de resolución o directiva, fecha y asunto.

FIN Se prepara la documentación que es derivada al exterior, previo cargo, la misma que es entregada a Trámite Documentario para su distribución. En el caso de las Directivas, Trámite Documentario entregará la relación de cargos debidamente firmados y llenados con los datos de los recepcionistas a la oficina origen.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA

UTCUBAMBA N° 01

CODIGO: O – EF – 01 SUPERVICIÓN Y MONITOREO A INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

OBJETIVO Brindar asesoramiento, monitoreo, asistencia técnico pedagógica a las Instituciones Educativas y Programas Educativos de la Jurisdicción.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley N° 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73°, de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D.S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D.S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa año 2003 – 2004 D.S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. R.M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación

Básica Regular. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Plan Anual Institucional de la UGEL y Fichas Técnicas de Gestión Pedagógica. ORIGEN El Utcubamba se origina de acuerdo a las actividades contenidas en el Plan Anual Institucional, se incluye los dos tipos de supervisión. 1) General: Dirigida a la I.E. en su conjunto y particularmente al Director. 2) Especializada: Dirigida al docente.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Director.

34

1. Define políticas y estrategias a seguir en las acciones de supervisión y monitoreo en las Instituciones Educativas.

2. Revisa y aprueba documentos técnicos para la aplicación de la supervisión. Especialistas en Educación. 3. Analiza los documentos técnicos pedagógicos, evalúan los resultados de las Supervisiones

anteriores y estudian la problemática de las II.EE. 4. Elabora el proyecto de plan de supervisión y/o monitoreo anual de las II.EE., por nivel y

modalidad, conforme lo establece el Manual de Organización y Funciones. Director. 5. En reunión de trabajo orienta, asiste, revisa, recomienda y aprueba el plan y los instrumentos de

supervisión y monitoreo. 6. Semanalmente convoca a reunión a los especialistas por nivel y modalidad para programar o

reprogramar las actividades de supervisión y monitoreo, organizando los equipos de trabajo. Especialistas. 7. Formulan el cronograma de supervisión y monitoreo. 8. Se constituyen a la I.E. a cumplir las tareas de su competencia. 9. El coordinador del equipo dialoga y solicita al director los siguientes documentos de gestión

pedagógica. Proyecto de Desarrollo Institucional. Plan Anual de Consejo Educativos Institucionales. Proyecto de Innovación Pedagógica. Plan Anual de I.E. o Programas Educativos. Horario de Clases. Distribución de Tiempo. Metas, Matrícula y Control de Asistencia de Profesores y Alumnos. Plan y Fichas de Supervisión y Monitoreo (Interno). Instrumentos de Evaluación. Programas Curriculares. Consolidado de Asistencia del Personal. A los CETPROS se incluirá: Plan de Actividades Productivas. Plan de Mantenimiento Técnico Preventivo.

10. Verifican el programa curricular; las técnicas, criterios y Procedmientos de evaluación, de elaboración de pruebas, banco de preguntas por niveles y especialidades, idoneidad, grado de confiabilidad y si el desarrollo de la acción educativa se adecua a las normas y políticas vigentes.

11. Realizan el monitoreo mediante la aplicación de las fichas a las aulas según la tendencia de los problemas encontrados, dejan una copia firmada al docente y al Director de la IE.

12. Realizan la verificación de metas, observación de clases, ambiente y mobiliario, dialogo con los docentes y alumnos, revisan los cuadernos de los alumnos y el registro de los profesores.

13. Se reúnen con el personal directivo y docente para recoger sus inquietudes y sugerencias, así como brindar asesoramiento, orientaciones y recomendaciones en la solución de dificultades encontradas.

14. Analizan la información y elaboran los oficios implementando las recomendaciones técnicas y estratégicas. Si la problemática encontrada es grave, elaboran un informe.

15. Presentan a la jefatura las fichas y el acta de la supervisión. Director. 16. Revisa los documentos y evalúa la situación encontrada en la IE., de encontrarse un problema

grave, remite copia del informe al Despacho Dirección.

35

17. Comunica al Área de Administración, Control Institucional o Área de Gestión Institucional cuando la IE. Amerita una evaluación o investigación especializada.

18. Dispone él envió de oficios a las II.EE. con las recomendaciones e implementación de los resultados del monitoreo.

Especialistas. 19. Realizan la verificación del cumplimiento de recomendaciones efectuadas a las II.EE. en una

segunda visita inopinada donde, de acuerdo a la situación encontrada, se realizara una supervisión especializada.

20. Asisten por el lapso de una semana o más de ser necesario, cuando se trata de una I.E. con carencia técnico – pedagógica.

21. Coordinan con especialistas de otras áreas acciones de su competencia para visita conjunta. 22. Semestralmente elaboran un informe semestral y anual de evaluación de todas las supervisiones

del periodo, el cual servirá para la programación de actividades curriculares y extra escolares y programas especiales por nivel y modalidad.

Director. 23. Revisa los informes de encontrarlos técnicamente conformes los aprueba.

FIN EL Director en reunión de trabajo con los especialistas, efectúa el tratamiento estadístico de las fortalezas y debilidades detectadas en las acciones de supervisión y monitoreo.


UTCUBAMBA N° 02

CODIGO: P – EF – 02 CAPACITACIÓN DOCENTE.

OBJETIVO Coordinar y ejecutar la capacitación del personal docente en las II.EE. de la jurisdicción.



REQUISITOS Plan Anual Institucional de la UGEL y Fichas Técnicas de Gestión Pedagógica.

36

ORIGEN El Utcubamba se origina de acuerdo a las actividades contenidas en el Plan Anual Institucional de Gestión Pedagógica. A. A solicitud de la Institución Educativa o Programa Educativo. B. A solicitud de un CIRCE (Circulo de Estudios de Directores) o Circulo de Calidad de Docentes. C. De acuerdo a la programación de eventos de capacitación del PAI, como resultado de la

problemática encontrada en las acciones de monitoreo. D. Por iniciativa del MED.

DESCRIPCIÓN La IE/CIRCE u otros presentan un oficio en trámite documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01. Ingreso de documentos por trámite documentario. 2. Entrega de documentos a la Secretaria del Área de Gestión Pedagógica y recaba firma y fecha de

recepción en la hoja de cargo.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Secretaria. 3. Recibe y registra el expediente y entrega al director.

Director. 4. Revisa el expediente y lo deriva al especialista correspondiente, de acuerdo al nivel o modalidad.

Especialista en Educación. 5. Analiza y estudia el expediente. 6. Coordina con la dirección la viabilidad del evento, de estar conforme realiza la programación. 7. Elabora oficia de respuesta para la I.E. 8. Coordina con el director de la I.E. u otros, la programación y ejecución del evento.

Director. 9. Visa el oficio y lo remite al despacho para la firma y envío a la I.E. Solicitante.

Si se trata de eventos de capacitación planificada. Se proyecta de acuerdo a la directiva emanada de la instancia superior.

Director designa el equipo de capacitación encargado de la organización y ejecución del evento y le da pautas a seguir. Especialistas en Educación. 10. Se reúne el equipo para organizar la capacitación se elabora un proyecto de plan de trabajo

con el contenido, estrategias, delimitaciones de funciones, cronograma, metas, presupuesto y requerimiento de materiales, en coordinación con los usuarios.

11. Selecciona, invita, coordina los expositores y asegura su participación como ponente de acuerdo a los temas a tratarse.

12. Elaboran un oficio múltiple dirigido a los especialistas de las entidades participantes o, proyecto de directiva si se trata de un número considerable de participantes.

13. Prepara el material de trabajo necesario para dinámicas, material visual, separatas, documentos de evaluación, etc.

14. Revisa el plan de trabajo y el oficio. De estar conforme, visa los documentos y los remite al Órgano de Dirección.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 15. Utcubamba D-JE-01. Firma y numeración de oficio o directiva.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Especialista. 16. Coordina con el Área de Administración los aspectos logísticos del evento.

37

17. Asiste el día y horas señaladas para la capacitación al local seleccionada y participa como ponente de ser el caso o coordinador del evento.

18. Consolida y sistematiza la información. 19. Elabora un informe sobre el desarrollo de la capacitación, adjuntando la relación de

participantes por I.E. y distrito, resultados de encuestas, estadísticas y la evaluación general de la actividad.

FIN El Director del Área de Gestión Pedagógica y los Especialistas encargados evalúan el desarrollo del evento y obtienen conclusiones y recomendaciones para las siguientes capacitaciones a realizarse. Elaboran un informe, el cual es remitido al Órgano de Dirección.


UTCUBAMBA N° 03

CODIGO: P – EF – 03 AUTORIZACIÓN PARA REPRODUCCIÓN DE ACTAS Y NÓMINAS EN FORMATOS.

OBJETIVO Autorizar a las II.EE. la impresión de Actas y Nóminas en formatos computarizados no convencionales.

BASE LEGAL R.M. N° 16 – 96 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Modelo de documento a reproducir y autorización del semestre anterior de ser el caso. Recibo de Pago (de acuerdo al número de documentos a imprimir).

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando la I.E. presenta su solicitud de autorización para la reproducción de documentos técnico pedagógico (Actas y Nóminas) en formatos computarizados.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos a la Secretaria del Área de Gestión Pedagógica y recaba firma y fecha de

recepción en la Hoja de Cargo.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Secretaria. 3. Recibe y registra el Expediente y entrega al Director del DGP.

Director. 4. Revisa el Expediente y lo deriva al Especialista correspondiente, de acuerdo al nivel o modalidad.

Especialista en Educación. 5. Recibe y revisa el expediente. Verifica que el modelo del documento se ajuste al formato oficial.

38

6. Constata que el pago corresponda a la cantidad de ejemplares a reproducir y que los documentos cumplan con los requisitos exigidos.

7. De estar conforme, elabora un informe y oficio de respuesta para la I.E. y entrega documentos al Director.

Director. 8. Revisa los documentos y de estar conforme, visa el Oficio y solicita la visación de la Dirección de

Administración. 9. Con el visto bueno de Administración, lo remite al Órgano de Dirección.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 10. Revisa los documentos, firma el Oficio y dispone su envío a la I.E.

FIN El Oficio es remitido a la I.E. a través de Trámite Documentario.


UTCUBAMBA N° 04

CODIGO: P – EF – 04 AUSPICIO DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN.

OBJETIVO Formalizar los eventos de capacitación organizados pro entidades públicas y privadas.


Básica Regular. TUPA vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Perfil del evento de capacitación (Temario, Expositores, Certificación). Recibo de pago. La Directiva N° 005-97 indica que se generará una Resolución cuando las horas de capacitación sobrepasen las 60 horas. En otro caso se podrán autorizar mediante Oficio.

ORIGEN

39

El Utcubamba se origina cuando una entidad (II.EE., Editoriales, Asociaciones Culturales, ONG) presenta su solicitud de auspicio para un evento de capacitación.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01. Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Deriva el Expediente a la Secretaria de DGP, recabando el cargo.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Secretaria. 3. Recibe y registra el Expediente y entrega al Director.

DIRECTOR 4. Revisa y deriva el Expediente al Especialista.

Especialista. 5. Analiza y estudia el Expediente. 6. Coordina la viabilidad del evento con la Dirección. 7. Elabora Informe Técnico y Oficio u Proyecto de Resolución en copia (de ser el caso).

Secretaria. 8. Solicita la impresión del Oficio u Proyecto de Resolución.

Director. 9. Revisa el Informe Técnico y Oficio, y deriva expediente al Despacho Directoral.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 10. Utcubamba: D-JE-01. Firma y Dispone remisión de Oficio por Trámite Documentario.

FIN El Director DGP y Especialistas evalúan el desarrollo del evento. Elaboran conclusiones y sugerencias para las siguientes actividades.


UTCUBAMBA N° 05

CODIGO: P – EF – 05 ESTUDIO DE EXPEDIENTES.

OBJETIVO Analizar expedientes diversos presentados en el Área de Gestión Pedagógica e emitir opinión técnica.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley N° 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73°, de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D.S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D.S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa año 2003 – 2004. D.S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. R.M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación

Básica Regular.

40

TUPA vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Documentos sustentatorios.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el usuario presenta un Expediente en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos a la Secretaria DGP y recaba firma y fecha de recepción en la Hoja de

Cargo.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Secretaria. 3. Recibe y registra el Expediente y entrega al Director DGP.

Director. 4. Revisa el Expediente y lo deriva al Especialista correspondiente, de acuerdo al nivel, modalidad o

caso que se trate. Especialista en Educación. 5. Analiza y estudia el Expediente. 6. De ser necesario, realiza una visita de verificación y coordinación con el Usuario y solicita

información complementaria que contribuya a la explicación del caso. 7. Consolida, analiza e interpreta la información y elabora un Informe Técnico.

Director. 8. Revisa el Informe y de estar conforme indica su implementación.

Especialista en Educación. 9. Elabora documento de respuesta. 10. Prepara el Proyecto de Resolución, si el caso lo requiere.

Director 11. Revisa y visa el Oficio y el Proyecto de Resolución, Remite los documentos al Órgano de

Dirección para la firma y envío al solicitante.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 12. Utcubamba: D-JE-01. Firma y Numeración de Oficio. 13. Utcubamba: D-TD-02. Aprobación de Resoluciones.

FIN El Oficio de respuesta o Resolución Dirección resultante del tratamiento del Expediente es entregado a la entidad correspondiente.

41


UTCUBAMBA N° 06

CODIGO: P – EF – 06 EJECUCIÓN DE PROGRAMAS EXTRAESCOLARES.

OBJETIVO Ejecutar actividades extraescolares en las II.EE. de la jurisdicción relacionadas con los programas de Defensa Civil, Escuela de Padres, Educación Familiar, Relaciones Humanas, Policía Escolar y Prevención Integral. Los Programas Extra Escolares, están cubiertos por el Equipo Técnico de Promoción y Desarrollo Educativa (Ver Manual de Organización y Funciones).



REQUISITOS Directiva u Oficio del Ministerio de Educación. Plan Operativo de DGP.

ORIGEN El Utcubamba se origina: Cuando se recibe una Directiva u Oficio del Ministerio de Educación. De acuerdo con la programación de actividades extraescolares del PAI de DGP.

DESCRIPCIÓN Para el primer caso, el Ministerio de Educación remite la Directiva u Oficio vía fax o Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01. Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos a la Secretaria de la DGP; recaba firma y fecha de recepción en la Hoja de

Cargo.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 3. Revisa y deriva a la Dirección DGP.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Secretaria.

42

4. Recibe y registra el documento. Director. 5. Revisa el documento y lo deriva al Especialista correspondiente. 6. Indica a Secretaria transcripción de Directiva u oficio remitido por el Ministerio de Educación.

Si se trata de eventos planificados: Director DGP 7. Designa la I.E. o Especialista encargado de la ejecución del programa y le da pautas a seguir.

Especialista de Educación. 8. Analiza y estudia el documento. 9. Adecúa el contenido de la Directiva u Oficio de acuerdo con las necesidades y realidad de las

II.EE. a los que va dirigido. Elabora Oficio de difusión. Secretaria. 10. Transcribe Directiva u oficio en copia.

Director DGP. 11. Visa trascripción de Directiva u oficio.

Secretaria. 12. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 13. Remite los documentos al Órgano de Dirección para su aprobación.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 14. Utcubamba D-JE-01. Firma y Numeración de Oficio o Directiva. 15. Si se trata de Directiva u Oficio Múltiple, es impreso en el número de ejemplares. Necesarios.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Director. 16. Dispone la ejecución, seguimiento e informe del programa. Especialistas en Educación. 17. Coordinan con la Dirección de Administración los aspectos logísticos del programa y con otras

entidades involucradas en el mismo (Municipios, FONCODES). 18. Supervisan, monitorean y coordinan la ejecución de las actividades programadas.

Secretaria. 19. Distribuye la Directiva u Oficio Múltiple a las Instituciones Educativas involucrados, coordinando

con los Directores sobre la ejecución de las actividades. Especialistas en Educación. 20. Elaboran un informe sobre el desarrollo de las actividades, adjuntando la relación de

participantes por II.EE. y por Distrito, resultados de encuestas, estadísticas y la evaluación general de la actividad.

21. Coordinan y apoyan la ejecución de la actividad cuando es desarrollado por Instituciones Educativas.

22. Revisa el informe y lo remite al Despacho Dirección, si el caso lo requiere.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN Director. 23. Revisa el Informe y de estar conforme, lo remite al Ministerio de Educación, si la Directiva lo

determina.

FIN El Director y los Especialistas encargados evalúan el desarrollo del evento y obtienen conclusiones y recomendaciones para las siguientes actividades a realizarse.

43


UTCUBAMBA N° 07

CODIGO: P – EF – 07 ATENCIÓN DE EXPEDIENTES DE ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA Y CONSEJOS EDUCATIVOS INSTITUCIONALES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

OBJETIVO Asesorar y brindar orientación (consultas o denuncias) a las Asociaciones de Padres de Familia de la jurisdicción. El especialista del Equipo Técnico de Promoción y Desarrollo Educativo trabajara coordinadamente con Asesoría Jurídica (Ver Manual de Organización y Funciones).

BASE LEGAL Ley N° 28628 R.M. N° 708 – 2000 – ED. Aprueban normas para la participación de los padres de familia en el

control de la asistencia y puntualidad del personal docente y administrativo de los centros educativos ubicados en las zonas rurales.

Directiva N° 088-2003-VMGI. Aprueban directiva sobre consejos educativos institucionales de las instituciones educativas.

D.S. N° 004 – 2006 – ED. Aprueban Reglamento de la Ley que regula la participación de padres de familia en las instituciones públicas.

Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Documentos sustentatorios.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando la Junta Directiva, Consejo de Vigilancia de una Asociación de Padres de Familia (APAFA) presenta un Expediente en Trámite Documentario, o solicitan asesoramiento en forma personal.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos a la Secretaria de DGP y recaba firma y fecha de recepción en la Hoja de

Cargo.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Secretaria. 3. Recibe, registra el Expediente y entrega al Director.

Director 4. Revisa el Expediente y lo deriva al Especialista correspondiente, de acuerdo al nivel o modalidad

que se trate. Especialista en Educación 5. Analiza y estudia el Expediente. 6. Solicita información al Director, realiza visita de verificación a la I.E.

44

7. Analiza la información, elabora oficios, implementa recomendaciones técnicas en coordinación con Asesoría Jurídica.

Director. 8. Revisa los documentos y evalúa la situación encontrada de ser el caso grave remite copia del

informe a la Oficina de Control Institucional para solicitar investigación especializada. 9. Dispone el envío del Oficio con las recomendaciones para su implementación y gestión.

FIN Los Especialistas realizan la verificación del cumplimiento de recomendaciones efectuadas a las Asociaciones de Padres de Familia (APAFA), en una segunda visita inopinada.


UTCUBAMBA N° 08

CODIGO: P – EF – 08 CAPACITACIÓN DE DIRECTORES, PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

OBJETIVO Capacitar al personal de la Institución Educativa con la finalidad de optimizar el servicio educativo.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. D. Leg. N° 276 Ley N° 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73°, de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D.S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D.S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa año 2003 – 2004 D.S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 R.M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación

Básica Regular.

REQUISITOS Plan General de Capacitación.

ORIGEN Director de I.E. entrega ficha de Necesidades de Capacitación a DGP.

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Especialista DGP. 1. Recibe ficha de Necesidades de Capacitación, donde se indica por cargos los temas solicitados

para la capacitación.

45

2. Consolida fichas de Necesidades de Capacitación de acuerdo a cargo y prioridad de los temas seleccionados.

3. Remite consolidado al Director DGP para su visación. Director DGP 4. Informa al Director de la Dirección UGEL y Directores de Oficinas las Necesidades de

Capacitación, según consolidado. 5. Realizan programación de capacitación, indicando cursos, responsables, fecha, duración turno y

metas y entregan al Especialista correspondiente. Especialista DGP 6. Elabora Cuadro de Programación de Cursos, Jornadas y Talleres de Capacitación y entrega al

Director DGP, junto con el Plan General de Capacitación y Fundamentación, para ser remitidos al Despacho de Dirección.

7. Prepara Memorando para envío de documentos (1C).

FIN Director revisa y aprueba el Cuadro de Programación y dispone la ejecución de la programación de la capacitación.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN

PERSONAL

UTCUBAMBA N° 01

CODIGO: A – PE – 01 CONTRATO DE PERSONAL.

OBJETIVO Garantizar el servicio educativo en forma eficiente y oportuna mediante la emisión de Resoluciones Directorales que aprueban las acciones de personal.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 27444. Utcubamba Administrativo General. D. Leg. 276, D.S. N° 005 – 90 – PCM. Ley 27594, Nombramiento de la participación del poder ejecutivo en el nombramiento y

designación de los funcionarios públicos. Ley N° 26336, 26504 Sistema de Administración de Fondo de Pensiones. Ley 28044, Ley General de Educación. Ley 29062, Ley de la Carrera Pública Magisterial. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806. Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Decreto Ley 25897, Sistema Privado de Pensiones. D. S. N° 054 – 97 – ef. Texto Único Sistema Privado de Pensiones. Ley 24029 y su modificatoria Ley 25212 Ley 30281 Presupuesto 2015. D. S. 019 – 90 – ED, Reglamento de la Ley del Profesorado. D. S. 020 – 2001 – ED. D. S. N° 03 – 2008 – ED, Reglamento de la Carrera Pública Magisterial.

46

D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806. Resolución Ministerial y Directiva emitida por el Ministerio de Educación sobre contratos de

personal docente, Trámite Documentario y Administrativo.

REQUISITOS Solicitud FUT. Copia de Título o grado autenticado por fedatario. Copia de DNI. Resoluciones de servicios docentes anteriores. Declaración Jurada de:

- No tener antecedentes penales, ni judiciales y gozar de buena salud. - Constancia de estar afiliado a alguna AFP o SNP (Ley 19990). - No tener parentesco con el Director de la Institución Educativa hasta el cuarto grado de

consanguinidad y segundo de afinidad, ni con ningún miembro de la comisión de evaluación. Curriculum Vitae documentado. Constancia de inscripción en el Colegio de Profesores del Perú. El docente seleccionado deberá asumir el cargo con la Resolución Direccional emitida por la

UGEL.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el Director de I.E. envía a la UGEL los expedientes conforme a

Directiva emitida por el Equipo de Personal, visados de acuerdo a la evaluación de la Comisión de la I.E.:

Inicial y Primaria: Previa verificación de la plaza vacante. Secundaria, Superior y Ocupacional: Previa aprobación del Cuadro de Horas y Autorización del

Área de Presupuesto. Todos los documentos de propuesta a una plaza vacante deberá acompañarse el Cuadro de Méritos de los postulantes, además del Acta de Evaluación y Ficha de Evaluación visada por el Comité.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario, foliados. 2. Entrega los documentos a la Dirección de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Director AD. 3. Toma conocimiento del asunto y lo deriva a Secretaria de Equipo de Personal.

Secretaria. 4. Deriva la documentación al Coordinador de Personal, luego de haber registrado los documentos

en el Sistema. Coordinar de Personal. 5. Revisa y registra la documentación y entrega los Expedientes al Técnico de Personal.

Especialista/Proyectista (Personal). 6. Verifica la conformidad y registra. 7. Si se determina la falsedad o falta de algún documento, se solicitará mediante Oficio, al Director

de la Institución Educativa correspondiente, lo siguiente: Copia del Título y/o grado de bachiller, autenticado por fedatario. Copia de la Resolución de registro de título y/o grado de bachiller, autenticado por fedatario.

47

Documentos adicionales necesarios que no figuren en el expediente ni se encuentren registrados en la Sede.

8. De no ser remitidos en el plazo requerido, se enviará el Expediente al Órgano de Control Interno con la presunción de falsedad, quien se encargará de la investigación correspondiente.

9. De estar conforme, proyecta la Resolución de Reconocimiento de Pago indicando la afectación presupuestaria, consignando apellidos y nombres, motivo de la vacante, nivel y modalidad, código de plaza y fecha de nacimiento.

10. El Proyecto de Resolución impreso en copia es derivado a Secretaria de Personal. Secretaria. 11. Deriva a Coordinador de Personal para la visación correspondiente. Asimismo es derivado a

Impresiones para su reproducción. 12. Recibido el Proyecto impreso, se adjunta a los antecedentes para ser derivados al Director de AD.

Director de AD. 13. Revisa la conformidad del Expediente con el Proyecto de Resolución, si no esta conforme

devuelve con Observaciones, caso contrario coloca el Visto Bueno, y lo entrega a la Secretaria para que coloque los sellos correspondientes y los derive a DGI.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Secretaria. 14. Recibe, registra el número que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al Especialista en

Finanzas. Especialista en Finanzas. 15. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director la

Oficina para su visación. Director DGI. 16. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección. FIN Utcubamba D-DT-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.


PERSONAL

UTCUBAMBA N° 02

CODIGO: A – PE – 02 ASCENSO DE PERSONAL (Ascenso de Nivel).

OBJETIVO Desplazar al servidor a niveles superiores de carrera en base al reconocimiento a sus méritos y mayor calificación, que lo habilita para asumir funciones de mayor jerarquía. El ascenso se produce por concurso tratándose de cambio de grupo ocupacional, nivel magisterial o la asunción de cargos de mayor responsabilidad y complejidad.

BASE LEGAL Ley 28044, Ley de Educación. Ley 24029 y su modificatoria Ley 25212 Ley 24241, artículo 1°. D. L. 276 y D.S. 005 – 90 – PCM. D. S. 019 – 90 – ED.

48


REQUISITOS Estar en condición de nombrado. Estar considerado en el Presupuesto Anual de la UGEL. Aprobar el concurso interno de plazas.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el interesado presenta una Solicitud de Ascenso al Director del Órgano intermedio de su jurisdicción en la oficina de Trámite Documentario correspondiente.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al Área de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista/Técnico en Escalafón. 3. Recibe expediente, previa firma de cargo, y verifica su conformidad. 4. Elabora el Informe Escalafonario (Original y 1 copia) adjunta a expediente y lo deriva al Técnico

en Personal. Archiva copia de informe Escalafonario y verifica el reconocimiento del tiempo de servicio.

TÉCNICO EN PERSONAL (Planillas) 5. Verificará el cálculo, cómputo y reconocimiento del tiempo de servicios necesarios para el

ascenso solicitado. 6. Si se trata de un ascenso de 1er. a 2 do. Nivel, elabora el Proyecto de Resolución. 7. De lo contrario deberá remitir el expediente a la Comisión de Ascenso de Nivel, que se instala en

los meses de Setiembre y Octubre de cada año.

COMISIÓN DE ASCENSO DE NIVEL 8. Evaluará cada caso y emitirá un informe con la relación del personal al que Corresponderá el

ascenso, para el Director de la Área de Administración, devolviéndole toda la documentación.

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO (Personal) 9. Revisa el Proyecto de Resolución, disponiendo su reproducción en Impresiones. 10. Utcubamba A-B-13 – Impresión de Documentos. 11. Recibe y revisa las impresiones del Proyecto de Resolución.

Director AD. 12. Visa el Proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para la colocación de los sellos

correspondientes y derive a DGI.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Secretaria. 13. Recibe, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva

al Especialista en Finanzas. Especialista de Finanzas. 14. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la

Oficina para su visación. Director DGI. 15. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección.

49

FIN Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.


PERSONAL

UTCUBAMBA N° 03

CODIGO: A – PE – 03 DESTAQUE DE PERSONAL.

OBJETIVO Desplazar en forma temporal a un servidor nombrado a otra entidad, para desempeñar funciones asignadas en la entidad de destino dentro de su campo de competencia funcional.

BASE LEGAL Ley 27594, Nombramiento de la participación del poder ejecutivo en el nombramiento y

designación de los funcionarios públicos. R. D. N° 2843 D. S. 005 – 90 – PCM. Ley 28044, Ley de Educación. D. L. 276 y D.S. 005 – 90 – PCM. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Cuando el servidor solicita el destaque por motivos de unidad familiar. Solicitud FUT. Copia autenticada por fedatario de las Partidas de matrimonio y nacimiento de sus hijos. Certificado domiciliario del cónyuge. Documento de aceptación de la entidad de origen y destino. Informa del Equipo de Personal en que trabaja el cónyuge, donde se precise que no fue

trasladado a su solicitud. Informe Escalafonario. Entrega del cargo. Informe Técnico de DGI, sobre factibilidad de destaque.

Cuando el servidor solicita el destaque por motivos de salud: Solicitud FUT. Certificado Médico o declaración jurada simple autenticada por fedatario de la entidad. Visto Bueno del jefe inmediato y superior jerárquico. Documento de aceptación de la entidad de origen y destino. Informe Escalafonario. Entrega del Cargo.

ORIGEN El Utcubamba se origina por dos motivos:

50

1. A solicitud de la Entidad, por necesidad del servicio debidamente fundamentada con conocimiento del servidor y con una anticipación no menor de un mes, salvo que el destaque sea en el mismo lugar geográfico, en cuyo caso se le comunicará con no menos d cinco (5) días útiles.

2. A solicitud del servidor, por unidad familiar y por razones de salud de él, de su cónyuge o de sus hijos. Cuando la Entidad de destino solicita el destaque de un servidor por necesidad del servicio

lo realiza mediante oficio dirigido a la Entidad de origen. El Titular de la Entidad de origen envía el Expediente al Jefe inmediato del servidor. El Jefe

inmediato revisará el Expediente, y si está de acuerdo pondrá su visto bueno en la Solicitud.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 3. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 4. Entrega los documentos al Área de Administración: Especialista en Personal.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista en Personal. 5. Elabora Informe Técnico (Original y 1 copia), en base a expediente e Informe Escalafonario y

entrega al Técnico de Personal, con toda la documentación. Archiva copia de informe técnico. Especialista/Proyectista en Personal. 6. Proyecta la Resolución de destaque con indicación de las fechas de inicio y termino del destaque

en copia, en base a Informe Técnico y expediente. Deriva a Secretaria de Personal Secretaria deriva a impresiones para su reproducción.

7. Revisa el Proyecto de Resolución. 8. Recepciona y registra el Proyecto de Resolución y entrega al Director.

Director AD. 9. Visa el Proyecto de Resolución y devuelve a la Secretaria para colocar los sellos

correspondientes y derive a DGI.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Secretaria. 10. Recibe, registra el número de Proyecto de Resolución y lo deriva al Especialista en Finanzas.

Especialistas en Finanzas 11. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de

la Oficina para su visación. Director DGI 12. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección.

FIN Utcubamba D-TD-02, Aprobación y Distribución de Resoluciones.


PERSONAL

UTCUBAMBA N° 04

CODIGO: A – PE – 04 REASIGNACIÓN DE PERSONAL.

OBJETIVO

51

Desplazar en forma definitiva a un servidor estable de un cargo a otro igual o similar a una plaza orgánica presupuestada de la administración pública, sin cesar en el servicio manteniendo el nivel de carrera adquirido. La reasignación representa, cese en el cargo de origen y nombramiento en el cargo de destino.

BASE LEGAL Ley 24029, Mod. Ley 25212 D. S. 005 – 90 – PCM. D. S. 018 – 85 – PCM. R. M. 639 – 2004 – ED. D. S. 019 – 90 – ED. R. M. 1174 – 91 – ED. R. M. 679 – 2003 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Los requisitos generales para la reasignación del docente son: Título pedagógico. 1 año de servicios oficiales en el lugar del último cargo. Tener 3 años de servicios oficiales para la reasignación a zonas urbanas de capital de ÁREA o

Sede de Región, 5 años de servicios para la reasignación a las ciudades de Lima y Callao, excepto para las zonas urbanas de menor desarrollo, para las que se requiere 1 año de servicio.

Pase de UGEL a UGEL de corresponder, o si es de otra región. Informe Escalafonario.

ORIGEN El Utcubamba se origina con la conformación del Comité de Evaluación, luego la Publicación de las plazas vacantes en la jurisdicción, por parte de la Dirección y la presentación de su solicitud y requisitos exigidos, por parte del docente en Trámite Documentario dentro del plazo establecido (1 de octubre al 30 de enero). Para los administradores, el Utcubamba se origina con la conformación del Comité de Evaluación, publicando las plazas vacantes existentes durante la 1era semana de mayo hasta la 3era semana del mes de agosto.

DESCRIPCIÓN TRÁMTIE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos a la Comisión de Reasignaciones y Permutas.

COMISIÓN DE REASIGNACIONES Secretaria. 3. Recibe, registra los Expedientes y los entrega al Presidente de la Comisión.

Presidente de la Comisión. 4. Convoca los miembros de la Comisión para evaluar expedientes de la Comisión de Reasignación.

Comisión de Reasignación. 5. Evalúa los Expedientes presentados y de acuerdo al cumplimiento de los requisitos, elabora y

pública el Cuadro de Prelación correspondiente. 6. De acuerdo al plazo establecido, recibe y absuelve reclamos de parte de los usuarios, realizando

las modificaciones a que hubiere lugar.

52

7. Elabora los Cuadros de Adjudicación de plazas docentes y los remite al Área de Administración. Secretario Técnico. 8. Redacta las actas por cada reunión

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN 9. Dispone la elaboración de los Proyectos de Resolución. 10. Utcubamba A-AB-13 – Impuesto de Documentos.

Especialistas en Finanzas. 11. Revisa la afectación presupuestal de Proyectos de Resolución.

FIN Utcubamba D-DT-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.


PERSONAL

UTCUBAMBA N° 05

CODIGO: A – PE – 05 PERMUTAS.

OBJETIVO Desplazar en forma simultánea, con carácter permanente, a dos servidores por acuerdo mutuo.

BASE LEGAL Ley N° 28044 – Ley de Educación. D. S. 019 – 90 – ED. R. M. 1174 – 91 – ED. Ley N° 25212 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Desempeñar igual cargo. Pertenecer al mismo nivel área magisterial. Tener la misma jornada laboral, contar con la misma categoría remunerativa y/o nivel

magisterial. Cumplir con el tiempo mínimo de un año en el último cargo. Solicitud FUT legalizado notarialmente.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando de común acuerdo, dos servidores solicitan permutar en los cargos que desempeñan y presentan en las Áreas de Trámite Documentario de los órganos internos respectivos el Expediente con los documentos que sustenten el cumplimiento de los requisitos exigidos.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario.

53

2. Entrega los documentos a Secretaria de Personal.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 3. Recibe y registra los Expedientes en el Sistema y deriva a Especialista de Personal.

Especialista de Personal. 4. Verifica que los peticionantes cumplan con cada uno de los requisitos establecidos de acuerdo a

Ley, luego lo deriva a Proyectista. Proyectista de Personal 5. Elabora los Proyectos de Resolución impreso en copia, derivándolo a Secretaría de Personal

para registro. Secretaria. Deriva el Proyecto para visación del Coordinador de Personal, derivándolo a impresiones para que la autógrafa sea visada por Director AD. Director. 6. Firma los proyectos de Resolución y envía el expediente y los Proyectos de Resolución a la

Dirección.

FIN Utcubamba D-TD-02 – Aprobación de Resoluciones.


PERSONAL

UTCUBAMBA N° 06

CODIGO: A – PE – 06 ROTACIÓN DE PERSONAL.

OBJETIVO Reubicar a un trabajador al interior de la entidad, asignándole funciones según su propio grupo ocupacional y categoría remunerativa alcanzada.

BASE LEGAL D. L. 276 – Carrera –Administrativa. D. S. 005 – 90 – PCM. D. S. N° 18 – 85 – PCM. R. M. 639 – 2005 – ED. Ley 24041, Ley 28175, Ley Marco del empleo Público. R. D. N° 3346 – 86 – ED. R. M. N° 096 – 95 – ED. D. S. N° 007 – 2001 – ED. R. V. M. N° 168 – 2002 – ED. R. M. N° 1326 – 85 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

ORIGEN

54

La rotación se origina por decisión de la autoridad administrativa superior, cuando es dentro del lugar habitual de trabajo o con el consentimiento del interesado en caso contrario.

DESCRIPCIÓN ÁREA USUARIA 1. El jefe inmediato superior solicita la rotación de un trabajador mediante Memorándum dirigido

al Director de la UGEL.

DIRECCIÓN Director. 2. Revisa la petición y la deriva al Área de Administración

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 3. Recibe y registra el documento.

Especialista en Personal. 4. Verifique que: Exista previsión de cargo en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP). La persona reúna los requisitos mínimos exigidos por el nuevo cargo. Los estudios del trabajador sean compatibles con el nuevo puesto de trabajo. 5. Elabora el documento de rotación de personal.

Director AD. 6. Revisa y firma el documento de rotación, el cual es emitido al Despacho de Dirección.

DIRECCIÓN Director. 7. Revisa el documento de rotación; si está conforme firma. 8. Dispone la distribución a las áreas organizacionales involucradas, así como al trabajador rotado.

FIN El trabajador efectúa la entrega del cago al jefe inmediato y se presenta en el nuevo puesto de trabajo según los plazos establecidos en el documento de rotación de personal.


PERSONAL

UTCUBAMBA N° 07

CODIGO: A – PE – 07 ENCARGATURA DEL PUESTO Y FUNCIONES DE DIRECTOR DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA PÚBLICA.

OBJETIVO Autorizar a un trabajador de carrera el desempeño de funciones de responsabilidad Directiva en la Institución Educativa, en forma temporal, excepcional y fundamentada.

BASE LEGAL Ley 28044 D. S. 019 – 90 – ED. Ley 29062 D. S. N° 03 – 2008 – ED. Ley 29142 Presupuesto vigente. D. S. N° 051 – 91 – PCM, Art. 15°

55

D. S. N° 001 – 77 – PCM/INAP Art. 25° D. S. N° 05 – 90 – PCM, Art. 82° D. S. N° 018 – 85 – PCM, Art. 13°, Inc. e) 14° Inc. c). R. J. N° 470 – 87 – INAP, Art. 40°, 41° y 42° R. J. N° 395 – 86 – INAP, Art. 25° D. S. N° 057 – 86 – PCM, Art. 33° R. D. N° 1227 – 91 – ED, Art. 3° y 4° D. S. N° 019 – 90 – ED, Art. 294° R. M. N° 1173 – 91 – ED, Numeral 5.2.20. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en la Ficha Única de Trámite. Encontrarse vacante el Puesto de Director. Cumplir con la condición de nombrado y reunir las calificaciones méritos y exigencias de las

funciones del puesto a encargar.

ORIGEN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba –TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos a Secretaria de Personal, la misma que registra y deriva por el Sistema a

Especialista de Personal.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista de Personal. 3. Solicita Informes Escalafonarios de los docentes con mayor nivel magisterial, tiempo de servicio

y tiempo de permanencia en la Institución Educativa. Especialista/Técnico de Escalafón. 4. Elabora Informe Escalafonario (Original y 1 copia) solicitados. Archiva copia de informe. 5. Especialista de Personal. 6. Selecciona al docente que ocupará la Encargatura. 7. Elabora Informe Técnico (Original y 1 copia), adjunta a expediente, y entrega los documentos al

Técnico en Personal. Archiva copia de informe técnico. Técnico de Personal. 8. Elabora el Proyecto de Resolución y deriva a Secretaria de Personal para la visación

correspondiente de Coordinador de Personal, para que autógrafa sea derivada a Director AD. 9. Revisa y pone su visto bueno en el Proyecto de Resolución.

FIN 10. Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.

56


PERSONAL

UTCUBAMBA N° 08

CODIGO: A – PE – 08 COMISIÓN DE SERVICIO.

OBJETIVO Desplazar en forma temporal al trabajador fuera de su centro de trabajo habitual, para realizar funciones según su grupo ocupacional y especialidad y que estén directamente relacionadas con los objetivos institucionales, hasta un máximo de 15 días, posteriores a ellos, se emitirá una resolución hasta los 30 días, firmado por el Director UGEL.

BASE LEGAL D. Leg. 276, D. S. N° 005 – 90 – PCM. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. R.M. N° 574-94-ED.

REQUISITOS Memorando Dirección de la UGEL, con Visto Bueno de la Jefatura inmediata. Copia del Documento de Capacitación y/o sustento.

ORIGEN OFICINA SOLICITANTE Director. 1. Remite un Memorando al Área de Administración mediante el cual informa y autoriza la

ejecución de una comisión de servicio por parte de un trabajador y solicita el pago previo de gastos por movilidad y viáticos, de acuerdo a los dispositivos vigentes, indicando las fechas de inicio y término respectivas.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Director AD. 2. Revisa el documento y lo deriva a Tesorería y copia a Control de Personal.

Especialista de Personal. 3. Revisa el documento y lo deriva al Técnico de Personal encargado de Control de Asistencia.

Tesorero. 4. Toma conocimiento y efectúa los cálculos para el pago de gastos por movilidad y viáticos por los

días autorizados y los entrega al Contador. Contador. 5. Revisa y efectúa afectación presupuestal y lo entrega al Director de Administración.

Director AD. 6. Pone su visto bueno, autorizando el pago y disponiendo su remisión a Tesorería.

TESORERÍA Tesorería efectúa el pago (en efectivo o cheque), al trabajador por concepto de gastos por los días autorizados.

57


PERSONAL

UTCUBAMBA N° 09

CODIGO: A – PE – 09 ENCARGATURA DEL PUESTO DE SUBDIRECTOR, ASESOR O JEFE.

OBJETIVO Autorizar a un trabajador de carrera el desempeño de funciones de responsabilidad Directiva, en forma temporal, excepcional y fundamentada.

BASE LEGAL Ley 28044 D. S. 019 – 90 – ED. Ley 29062 D. S. N° 03 – 2008 – ED. Ley 29142 Presupuesto vigente. D. S. N° 051 – 91 – PCM, Art. 15° D. S. N° 001 – 77 – PCM/INAP Art. 25° D. S. N° 05 – 90 – PCM, Art. 82° D. S. N° 018 – 85 – PCM, Art. 13°, inc. e) 14° inc. c). R. J. N° 470 – 87 – INAP, Art. 40°, 41° y 42° R. J. N° 395 – 86 – INAP, Art. 25° D. S. N° 057 – 86 – PCM, Art. 33° R. D. N° 1227 – 91 – ED, Art. 3° y 4° D. S. N° 019 – 90 – ED, Art. 294° R. M. N° 1173 – 91 – ED, Numeral 5.2.20. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en la Ficha Única de Trámite. Encontrarse vacante del puesto.

ORIGEN El usuario presenta a través del Director de la Institución Educativa la solicitud en Trámite Documentario en la UGEL.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos a Coordinación de Personal.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria de Personal. 3. Recibe, registra en Sistema y deriva a Especialista de Personal.

Especialista de Personal. 4. Solicita informe Escalafonarios de los docentes con mayor nivel magisterial, tiempo de

servicio, tiempo de permanencia en el Instituto Educativa y Especialidad. Especialista/Técnico de Escalafón.

58

5. Elabora el informe Escalafonario correspondiente. Especialista de Personal. 6. Selecciona al docente que ocupa la Encargatura. 7. Elabora el Informe Técnico (Original y 1 copia), en base de expediente y a informe Escalafonario

y entrega los documentos al Técnico en Personal. Archiva copia de informe Técnico. Proyectista de Personal. 8. Formula el proyecto de Resolución imprimiendo la copia, derivándolo a Secretaria.

Secretaria de Personal. 9. Deriva a Director AD, previa visación del Coordinador de Personal.

Director AD. 10. Revisa y pone su visto bueno en el Proyecto de Resolución y dispone su remisión a Gestión

Institucional.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Secretaria. 11. Recibe proyecto de resolución oficio y expediente, registra el número de oficio múltiple que

contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al Especialista en Finanzas. Especialistas en Finanzas. 12. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resoluciones y los remite al Director de

la oficina para su visación. Director de DGI. 13. Visa el proyecto de resolución y entrega a la secretaria para derivar a la Dirección.



PERSONAL

UTCUBAMBA N° 10

CODIGO: A – PE – 10 INGRESO A LA CARRERA PÚBLICA DEL MAGISTERIAL.

OBJETIVO Ingresar al docente a la Carrera Pública del Profesorado al haber optado el Título de Profesor o de Licenciado en Educación.

BASE LEGAL Ley 29062 LCPM. Decreto Supremo N° 004 – 2008 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Conforme lo establece la Ley y su reglamento.

ORIGEN

59

El usuario presenta en trámite documentario el expediente con los requisitos de ley.

DESCRIPCIÓN Conforme a Reglamento vigente aprobado por Ministerio de Educación.

FIN


PERSONAL

UTCUBAMBA N° 11

CODIGO: A – PE – 11 ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO.

OBJETIVO Establecer normas y Procedmientos que orienten el desplazamiento, asistencia y permanencia del personal durante la jornada laboral.

BASE LEGAL Ley N° 28044, Ley General de Educación. Ley N° 24029, Ley del Profesorado y su Modificatoria 25212 D. S. N° 019 – 90 – ED, Reglamento de la Ley de Profesorado. D. L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público. D. S. N° 05 – 90 – PCM, Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y

Remuneraciones del Sector Público. R. M. 0574 – 94 – ED, Reglamento del Control de Asistencia y Permanencia del Personal. D. S. N° 028 – 2007 – ED, Gestión de Recursos Propios y actividades productivas empresariales en

las Instituciones Educativas Públicas. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Lo estipulado en la base legal. Proyecto de Reglamento Interno.

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en el plan operativo el especialista en racionalización elabora el reglamento interno de la UGEL.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista en Personal. 1. Prepara el Proyecto de Reglamento Interno (Original y 5 copias) teniendo en cuenta la base legal

y elabora Oficio Múltiple (Original y copia) de entrega de documentos para las Oficinas. Director AA. 2. Si está conforme visa el proyecto de Reglamento Interno y firma y sella el Oficio.

Secretaria.

60

3. Entrega Oficio (O) y proyecto de Reglamento Interno a las Oficinas, previa firma del cargo. Archiva Oficio (1C).

Especialista en Personal 4. Recibidas las observaciones las revisa y analiza, si están conformes las incluye e imprime

Reglamento Interno. 5. Prepara Informe y Proyecto de Resolución en copia.

Director AA. 6. Revisa Reglamento Interno y Proyecto de Resolución en copia, si están conformes los visa.

Secretaria. 7. Entrega a impresiones la Resolución. 8. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 9. Recibidos la Resolución Original (Autógrafa) y las copias lo entrega a la Dirección para su

Aprobación adjuntando Reglamento Interno. 10. Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones (Pasos 1 al 11). 11. Recogidos la Resolución Original (Autógrafa), las copias y el Reglamento interno aprobados. 12. Elabora el Reglamento Interno en copia y prepara copias (de haber posibilidad logística, lo

entrega a impresiones). 13. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 14. Recogidos las hojas impresas las ordena incluyendo copia de la resolución, prepara diseño de

carátula y empasta el Reglamento Interno. 15. Prepara Lista de Trabajadores por Oficinas para la entrega de Reglamentos Internos y distribuye

a los Trabajadores de la Oficina, previa firma del cargo.

FIN Secretaria recibe 2 copias de la Resolución, para el archivo de la Oficina.

UTCUBAMBA

N° 12

CÓDIGO: A – PE - 12

UTCUBAMBA

ELABORACIÓN DE INFORME ESCALAFONARIO. OBJETIVO Emitir Informe Escalafonario a los servidores nombrados y cesantes, docentes y administrativos del ámbito jurisdiccional de la dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana.

BASE LEGAL

Ley N° 28044 “Ley General de Educación” Ley N° 27444 “Ley General de Procedmientos Administrativos” y D.S. N° 027-2007-PCM Ley N° 24029 “Ley del Profesorado” y Ley N° 25212 “modificatoria de la Ley del Profesorado” Ley N° 27815 “Ley de Código de Ética de la Función Pública” Ley N° 29062 “Ley de la Carrera Pública Magisterial”

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN, INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

PERSONAL - EQUIPO DE ESCALAFÓN

61

Decreto Legislativo N° 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público”.

Decreto Supremo N° 005-90-PCM “Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa”.

RM. Nº 0376-2003-ED – Manual Normativo de Escalafón.

REQUISITOS

Formulario Único de Tramite (FUT) Copia de Documento Nacional de Identidad (DNI) Copia del último talón de pago. Recibo de Pago cancelado en Caja.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el administrativo presenta la solicitud de apertura y actualización de legajos personales por trámite documentario. DESCRIPCION TRÁMITE DOCUMENTARIO (01 día hábil) 1. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario 2. Entrega los Documentos a la Secretaría de la Unidad de Gestión Administrativa, recaba firma y

fecha de recepción en la Hoja de Cargo. OFICINA DE ADMINISTRACIÓN, INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

ÁREA DE PERSONAL Equipo de Escalafón (02 día hábiles) Oficinista de Escalafón 3. Recepciona y registra los expedientes, verifica la conformidad, los anota en el Libro de registro de

expedientes. 4. La documentación pasa luego para elaborar informe Escalafonario y/o informe técnico. Técnico de Escalafón 5. Revisa el Informe Escalafonario, si esta conforme pone su visto bueno. Especialista de Personal (Jefe de área de Personal) - 1/2 día hábil 6. Revisa el Informe Escalafonario, si esta conforme pone su visto bueno. 7. entrega el Informe Escalafonario al técnico de escalafón. Jefe de la Oficina de Administración, Infraestructura y Equipamiento - 1/2 día hábil 8. Pone su visto bueno en los informes de escalafonario en caso de ausencia del especialista. 9. Entrega el informe escalafonario al Técnico de Escalafón. TRAMITE DOCUMENTARIO (01 día hábil) 10. Recibe el Informes Escalafonario y entrega al administrado. FIN Duración: 05 días hábiles

62

UTCUBAMBA 3: INFORME ESCALAFONARIO

Usuario

TRAMITE DOCUMENTARIO

AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Técnico Administrativo y Oficinista

EQUIPO DE PERSONAL

Oficinista de Escalafón Técnico Administrativo de

Escalafón Responsable de

Escalafón Responsable

Personal

1 día 1 día 2 ½ día ½ día TOTAL: 05 DÍAS

Inicio

Presenta solicitud y

requisitos

Revisa y firma el

informe

Escalafonario

Firma el cargo en

señal de

conformidad

FIN

Recibe el expediente, verifica si

cuenta con el legajo personal

actualizado

No

confor

me

Se devuelve el expediente

mediante decreto, para que el

usuario pueda subsanar,

dichas observaciones

Elabora el Informe Escalafonario,

consignando el número de registro,

firma y entrega al Responsable de

Escalafón para su firma.

Entrega el Informe Escalafonario

al Interesado, previo registro de

nombre y firma

Firma el informe

Escalafonario

Recepciona y

numera el

expediente

Registra y deriva

el expediente a la

Oficina

correspondiente.

63


PENSIONES

UTCUBAMBA N° 13

CODIGO: A – PE – 13 EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE CESE Y PENSIÓN PROVISIONAL.

BASE LEGAL Ley 24029, Art. 45°, D.S. N° 019 – 90 – ED, Art. 192° al 201° D. L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones por Servicios Civiles Prestado al Estado. Ley 23495, Nivelación de Pensiones. D. S. 015 – 83 – PCM. Ley 25212, Ley del Profesorado. D. L. 276 – Carrera Administrativa. D. S. 005 – 90 – PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes. D. L. 817, Régimen Previsional a cargo del Estado (O.N.P.) D. S. 073 – 96 – EF. Ley 25008, modificatoria del D. L. 20530 R. G. 201 – 96 – ONP – GG, que autoriza otorgar provisionalmente el 90% a cuenta de la posible

pensión. D. S. N° 005 – 90 – PCM (Art. 188). D. S. 019 – 90 – ED. R. S. N° 5590 – 86 – ED. Resolución N° 009 – 90 – TNCS. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud con la firma legalizada y autentica por el fedatario de la Institución. Último talón de pago autenticado por el fedatario de la Institución. Si además se solicita reconocimiento de tiempo de servicios pro estudios profesionales. Contar con un mínimo de doce y medio año de servicios efectivos las mujeres y quince años los

varones.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Deriva los expedientes al Técnico de Escalafón.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista/Técnico de Escalafón. 3. Elabora el Informe Escalafonario (Original y 1 copia) y lo entrega al Técnico en Liquidaciones y

Pensiones junto con el expediente. Archiva copia de informe. Técnico en Planillas.

64

4. Calcula la pensión hasta el 90%. Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 5. Elabora el Informe Técnico (Original y 1 copia), en base al expediente y al informe Escalafonario,

y Proyecto de Resolución de Cese y Pensión Provisional impreso en copia Archiva copia de informe técnico.

6. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. Director. 7. Revisa y da su visto bueno al Proyecto de Resolución.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Especialista en Finanzas. 8. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Directo de la

Oficina para su visación y lo remite a la Dirección para su aprobación.



PENSIONES

UTCUBAMBA N° 14

CODIGO: A – PE – 14 EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE PENSIÓN DEFINITIVA (ONP).

BASE LEGAL D. L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones. Ley 23495, Nivelación de Pensiones. D. S. 015 – 83 – PCM. Ley 25212, Ley del Profesorado. D. L. 276 – Carrera Administrativa. D. S. 005 – 90 – PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes. D. L. 817, Régimen Previsional Ley 25008 R. G. 201 – 96 – ONP – GG Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Copia de la DNI autenticada por fedatario. Resolución de nombramiento en la máxima categoría alcanzada.

Resolución de Reconocimiento de años de servicio. Resolución de Reconocimiento de estudios profesionales para la acumulación de años de

servicio. Resolución de cese definitivo.

65

Copia del título profesional. Resolución de incorporación a la Ley 20530 Constancia de haberes y descuentos. Informe Escalafonario, si no pertenece a la jurisdicción.


DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al Técnico en Escalafón.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista/Técnico de Escalafón. 3. Recibe expediente, previa firma de cargo y verifica su conformidad. 4. Elabora el récord laboral (Informe Escalafonario, Original y 1 copia), lo adjunta al expediente.

Archiva copia de informe Escalafonario. Entrega el Expediente y el Legajo Personal en el cual se encuentran los requisitos solicitados por la ONP al Técnico en Liquidación y Pensiones).

Técnico en Planillas. 5. Calcula la pensión definitiva.

Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 6. Recibe, revisa, da conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 7. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (Original y 1 copia), en base a expediente e Informe

Escalafonario, y deriva los actuados al Área de Asesoría Jurídica. Para que se emita informe legal. Archiva copia de informe técnico.

ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA Secretaria. 8. Recibe, registra el expediente y lo deriva al Asesor.

Asesor. 9. Revisa el expediente y elabora el Informe Legal y devuelve el Expediente al Técnico en

Liquidaciones y Pensiones.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 10. Recibe el expediente y elabora el Proyecto de Resolución de Pensión Definitiva. 11. Elabora el Oficio para remitir el Proyecto de Resolución a la ONP.

Director de AD. 12. Revisa y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección. 13. Utcubamba D-TD-0 – Firma y Numeración de Oficio. 14. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Previsional.

FIN Utcubamba A-PE-20 – Aplicación de Resolución Expedida por Oficina de Normalización Previsional.


PENSIONES

66

UTCUBAMBA N° 15 CODIGO: A – PE – 15

EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE PENSIÓN DE VIUDEZ (ONP).

OBJETIVO Es el derecho que tiene la (el) cónyuge sobreviviente del trabajador (a), o pensionista a percibir un monto mensual.

BASE LEGAL D. L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones. Ley 23495, Nivelación de Pensiones. Ley 25212, Ley del Profesorado. D. L. 276 D. S. 005 – 90 – PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes. D. L. 817, Régimen Previsional Ley 25008 R. G. 201 – 96 – ONP – GG Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud del beneficiario requiriendo pensión de viudez. Resolución de otorgamiento del derecho de pensión del causante. Copia del DNI del recurrente certificado por el fedatario de la Institución. Partida de matrimonio certificada con posterioridad al fallecimiento del causante. Copia del Acta de defunción del causante certificada por la entidad. Declaración jurada en la que indique no tener hijos menores de edad ni mayores incapaces con

derecho a pensión. En caso de concurrir con hijos menores de edad, adjuntar la partida de nacimiento original o

copia certificada por la entidad. En caso de concurrir con hijos incapacitados, adjuntar interdicto judicial, declaración de

incapacidad en copia certificada por el Secretario del Juzgado y Resolución que declara consentida la sentencia.

En caso de ser hombre el solicitante, adjuntar interdicto judicial en la que se indique estar incapacitado, carecer de renta afecta y no estar amparado en ningún régimen previsional.

Informe Escalafonario original emitido por la UGEL.


TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al Técnico en Escalafón.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista/Técnico de Escalafón. 3. Elabora el registro laboral (Informe Escalafonario, en original y 1 copia) y adjunta al expediente,

archiva copia de informe.

67

4. Entrega el Expediente, el Legajo Personal en el cual se encuentran los requisitos solicitados por la ONP al Técnico en Liquidación y Pensiones.

Técnico en Planillas. 5. Elabora el cálculo de pensión definitiva.

Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 6. Recibe, revisa la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 7. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (Original y 1 copia) y deriva los actuados al Área de

Asesoría Jurídica. Archiva copia de informe técnico.

ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA Secretaria. 8. Recibe, registra el expediente y deriva al Asesor.

Asesor. 9. Revisa el expediente y elabora el Informe Legal y devuelve el Expediente al Especialista de

Personal (Liquidaciones).

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 10. Recibe el expediente y elabora el Proyecto de Resolución de Pensión de Viudez. 11. Elabora el Oficio para remitir el Proyecto de Resolución a la ONP.

Director AD. 12. Revisa proyecto de resolución y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección. 13. Utcubamba D-TD-0 – Firma y Numeración de Oficio. 14. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Provisional.

FIN Utcubamba A-PE-20 – Aplicación de Resolución Expedida por Oficina de Normalización Provisional.


PENSIONES

UTCUBAMBA N° 16

CODIGO: A – PE – 16 EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE PENSIÓN DE ORFANDAD (ONP).

OBJETIVO Es el derecho que tiene los hijos menores de 18 años, hijos mayores en estado de incapacidad física o mental y las hijas solteras que no puedan subsistir en sí mismas del trabajador o pensionista fallecido a percibir una suma mensual.

BASE LEGAL D. L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones. Ley 23495, Nivelación de Pensiones. Ley 25212, Ley del Profesorado. D. L. 276 D. S. 005 – 90 – PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes. D. L. 817, Régimen Previsional Ley 25008 R. G. 201 – 96 – ONP – GG

68


REQUISITOS Solicitud del beneficiario requerimiento pensión de orfandad. Resolución de otorgamiento del derecho de pensión del causante. Partida de nacimiento. Acta de defunción del causante. En caso de ser hijo incapaz, adjuntar Declaración Judicial de incapacidad en copia certificada por

el Secretario del Juzgado. En caso de ser hija mujer mayor de edad, adjuntar:

- Declaración Jurada de permanecer soltera. - No tener actividad lucrativa. - Carecer de renta afecta y no estar amparada a ningún régimen de seguridad Social. - Certificado de soltería de la municipalidad. - Copia de DNI del recurrente certificado por el fedatario de la Institución.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidas en Trámite Documentario.


ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista/Técnico de Escalafón. 3. Elabora el registro laboral (informe Escalafonario, en original y 1 copia) y adjunta al expediente

el Legajo Personal en el cual se encuentra los requisitos solicitados por la ONP y los deriva al Técnico en Liquidación y Pensiones. Archiva copia de informe.

Técnico en Planillas. 4. Elabora el cálculo de pensión definitiva.

Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 5. Recepciona, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 6. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (Original y 1 copia), en base a expediente e informe

Escalafonario, y deriva los actuados al Área de Asesoría Jurídica. Archiva copia de Informe Técnico.

ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA Secretaria. 7. Recibe, registra el expediente y deriva el Asesor.



ÁREA ADMINISTRACIÓN Técnico de liquidaciones y pensiones. 9. Recibe el expediente y elabora el Proyecto de Resolución de Pensión de Orfandad. 10. Elabora el Oficio para remitir el Proyecto de Resolución a la ONP.

69

Director AD. 11. Revisa y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección. 12. Utcubamba D-TD-O – Firma y Numeración de Oficio. 13. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Previsional.

FIN Utcubamba A-PE-20 – Aplicación de Resolución por Oficina de Normalización Previsional.


PENSIONES

UTCUBAMBA N° 17

CODIGO: A – PE – 17 EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE PENSIÓN ASCENDENCIA.

OBJETIVO Es el derecho que tiene la madre y/o padre del (la) trabajador (a) o pensionista fallecido, en caso de no existir beneficiarios con derecho a pensión de viudez y orfandad a percibir un monto mensual.

BASE LEGAL D. L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones. Ley 23495, Nivelación de Pensiones. Ley 25212, Ley del Profesorado. D. L. 276 D. S. 005 – 90 – PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes. D. L. 817, Régimen Previsional Ley 25008 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite requiriendo pensión de ascendencia. Resolución de otorgamiento del derecho de pensión de causante. Copia de DNI del recurrente certificado por el fedatario de la Institución. Declaración Jurada donde indique haber dependido económicamente del causante a la fecha de

su fallecimiento, carecer de renta afecta y la no existencia de hijos menores de edad del causante con fallecimiento, carecer de renta afecta y la no existencia de hijos menores de edad del causante con derecho a pensión.

Partida de nacimiento del causante original o copia legalizada por la Institución. Acta de defunción del causante, adjuntar acta de defunción de la esposa o sentencia de divorcio

original o copia certificada por la Institución.


70


ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista/Técnico de Escalafón. 3. Elabora el récord laboral (informe Escalafonario, en original y 1 copia) y adjunta al expediente.

Archiva copia de informe. 4. Entrega en Expediente y el Legajo Personal en el cual se encuentran los requisitos.

Solicitados por la ONP al Técnico en Liquidación y Pensiones. Técnico en Planillas. 5. Elabora el cálculo de pensión definitiva.

Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 6. Recibe, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 7. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (Original y 1 copia), en base a informe Escalafonario y

expediente, y deriva los actuados al Área de Asesoría Jurídica. Archiva copia de Informe Técnico.

ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA Secretaria. 8. Recibe, registra el expediente y deriva el Asesor.



ÁREA ADMINISTRACIÓN Especialista de Personal. 10. Recepciona el expediente y elabora el Proyecto de Resolución de Pensión de Ascendencia.

Elabora el Oficio para remitir el Proyecto de Resolución a la ONP. Director AD. 11. Revisa y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección. 12. Utcubamba D-TD-O – Firma y Numeración de Oficio. 13. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Previsional.

FIN Utcubamba A-PE-20 – Aplicación de Resolución por Oficina de Normalización Previsional.


PENSIONES

UTCUBAMBA N° 18

CODIGO: A – PE – 18 EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE PENSIÓN DE INVALIDEZ.

OBJETIVO Es el derecho que tienen los funcionarios y trabajadores del sector público, nombrados y contratados que sean víctimas de accidentes ocurrido en acción o comisión de servicio, a percibir el integro del haber mensual que percibía al momento de invalidarse.

71

BASE LEGAL D. L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones. Ley 23495, Nivelación de Pensiones. Ley 25212, Ley del Profesorado. D. L. 25008 D. L. 276 D. L. 817 – 96, Régimen Provisional. R. G. 201 – 96 – ONP – GG. D. L. 19990 D. S. 051 – 88 – PCM (Art. 6, 7, 11, 12, 13, 14, 15, 16). D. S. 005 – 90 – PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Resolución cese por incapacidad física. Informe del Jefe inmediato del que se desprenda las circunstancias en las que se produjo el

accidente, se precise las condiciones de trabajo que han determinado el estado de invalidez. Parte Policial en caso de haber intervenido la policía. Certificado del médico Jefe del Hospital o clínica donde se atiende el trabajador, en el que conste

el diagnóstico – tratamiento pronóstico y prescripciones dadas. Informe de la Junta Médica nombrada por el Ministerio de Salud, para determinar el estado de

invalidez que presenta el trabajador (a).


DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Deriva los expedientes al Técnico en Escalafón.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista/Técnico de Escalafón. 3. Emite Informe Escalafonario (Original y 1 copia), adjunta a expediente y lo deriva al Técnico en

Liquidaciones y Pensiones. Archiva copia de informe Escalafonario. Técnico en Planillas. 4. Elabora el cálculo de pensión definitiva.

Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 5. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (Original y 1 copia), en base a expediente e informe

Escalafonario, y Proyecto de Resolución de Cese por Invalidez y Pensión. Provisional. 6. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de documentos.

Director AD. 7. Revisa y da el visto bueno al Proyecto de Resolución.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

72

Especialista en Finanzas. 8. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resoluciones y los remite al Director DGI

para su visación. Auditor. 9. Da opinión legal sobre la resolución.



PENSIONES

UTCUBAMBA N° 19

CODIGO: A – PE – 19 INCORPORACIÓN AL RÉGIMEN DE PENSIONES DEL D.L. 20530 (Regularización de Adeudos).

BASE LEGAL D. L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones. Ley 23495, Nivelación de Pensiones. Ley 25212, Ley del Profesorado. D. L. 276 D. S. 005 – 90 – PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes. D. L. 817, Régimen Provisional. Ley 25008 R. G. 201 – 96 – ONP – GG. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Copia de DNI del recurrente certificado por el fedatario de la Institución. Resolución de Nombramiento de la Categoría máxima alcanzada. Resolución de cese provisional. Resolución de reconocimiento de años de servicios. Constancia de haberes y descuentos desde que ingresó hasta la fecha de cese. Resolución de quinquenios. Resolución de nombramiento que acredite ingreso a la Administración Pública. Resolución de reconocimiento de años de formación profesional. Copia de Título Universitario optado en el país o extranjero certificada por el fedatario de la

entidad.


DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario.

73

2. Entrega al Técnico en Escalafón.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista/Técnico de Escalafón. 3. Elabora Informe Escalafonario (Original y 1 copia), adjunta a expediente y lo deriva al Técnico en

Liquidaciones y Pensiones. Archiva copia de informe Escalafonario. Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 4. Elabora el Informe Técnico (Original y 1 copia), en base a expediente e informe Escalafonario. 5. Archiva copia de informe técnico.

ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA 6. Recibe y registra la documentación. 7. Elabora Informe Legal y devuelve con el Expediente al Especialista de Pensiones.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Director AD. 8. Dispone la proyección de la Resolución.

Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 9. Elabora el proyecto de resolución. 10. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos.

Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 11. Revisa la conformidad del expediente con el proyecto de resolución.

Directo AD. 12. Dispone la elaboración del oficio de remisión del proyecto de resolución e informes técnico legal

a la ONP. Secretaria. 13. Elabora el oficio y deriva a la Dirección Director AD. 14. Revisa proyecto de resolución y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección. 15. Utcubamba D-TD-O – Firma y Numeración de Oficio.

16. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Previsional.

FIN Utcubamba A – PE – 20 – Aplicación de Resolución por Oficina de Normalización Previsional.

UTCUBAMBA N° 20

CÓDIGO: A – PE - 20

UTCUBAMBA

EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO. OBJETIVO Reconocer oportunamente el beneficio por luto y subsidio por gastos de sepelio a los familiares directos del trabajador activo o pensionista.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

PERSONAL - EQUIPO DE PENSIONES

74

BASE LEGAL

Ley N° 28044 “Ley General de Educación” Ley N° 24029 “Ley del Profesorado” y Ley N° 25212 “modificatoria de la Ley del Profesorado” Ley N° 29944, “Ley de la Reforma Magisterial” Decreto Supremo N° 019-90-ED “Reglamento de la Ley del Profesorado” Decreto Legislativo N° 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones

del Sector Público”. Decreto Supremo N° 005-90-PCM “Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera

Administrativa”. Decreto Supremo N° 004-2013-ED, Reglamento de la Ley N° 29944. Ley N° 30281, Ley del Presupuesto del Sector Público para el ejercicio fiscal 2015.

REQUISITOS

Solicitud requiriendo subsidio por luto y sepelio (FUT) Copia de Documento de Identidad (DNI) Partida de Nacimiento / Acta de Matrimonio. (original o copia legalizado notarialmente). Partida de Defunción del Causante. (original o copia legalizado notarialmente). 03 Últimos Talones de Pago a la Fecha del Fallecimiento del Causante. En caso de solicitar gastos de sepelio anexar Boletas de Venta o Factura a nombre del

solicitante. (Original o copia legalizado notarialmente).

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el usuario presenta su solicitud al Equipo de Tramite Documentario con los requisitos establecidos. DESCRIPCION TRÁMITE DOCUMENTARIO: (Duración: 01 día hábil)

1. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario 2. Entrega los Documentos a la Secretaría de la Oficina de Administración, Infraestructura y

Equipamiento, recaba firma y fecha de recepción en la Hoja de Cargo. ÁREA DE PERSONAL Secretaria

3. Recibe y registra el expediente y entrega al Especialista de Personal. (Duración: 01 días hábiles)

Especialista de Personal

4. Distribuye los expedientes a los Técnicos de Personal. (Duración: 01 día hábil) Técnico de Escalafón: (Duración: 02 días hábiles)

5. Recepciona y registra la documentación. 6. Elabora Informe Escalafonario.

Técnico de Pensiones: (Duración: 02 días hábiles)

7. Recepciona, verifica la conformidad y registra en su cuaderno de control.

75

8. Efectúa la foliación de los documentos. Si no están conformes, notifica al Especialista de Personal, quien se comunica con el usuario correspondiente para su subsanación.

9. Prepara informe técnico y devuelve con el expediente a la jefatura. 10. Proyecta la resolución de de subsidio por luto y gastos de sepelio. 11. Registra el proyecto de resolución en el libro de registro de resoluciones, consignando el N°

de proyecto, N° de expediente, fecha, nombre del solicitante y el tipo de acción solicitada.

12. El proyecto de resolución es impreso y una copia, adjunta al expediente y libro de registro. 13. Entrega a la Secretaria de Personal, recabando el sello de recepción en el libro de registro y la

copia del proyecto. 14. Archiva el libro de registro y la copia de proyecto.

Especialista de Personal:

15. Revisa el proyecto de resolución, si esta conforme pone el visto bueno y la del Jefe de la OAIE en el proyecto de la resolución (Duración: 01 día hábil).

16. Adjunta los expedientes correspondientes a los proyectos de resolución y lo remite a la Dirección para la firma del Director; a través de Secretaria de Personal. (Duración: 02 días hábiles), se remite al Equipo de Tramite Documentario, el proyecto de resolución y antecedentes para su registro numeración, fechado y multicopiado. (Duración: 01 día hábil).

ORGANO DE DIRECCION TRAMITE DOCUMENTARIO:

17. Deriva las resoluciones a las unidades correspondientes y entrega a los usuarios (Duración: 01 días hábiles)

FIN

El Técnico de Escalafón recepciona y registra la resolución en la Ficha Escalafonaria del trabajador y

la archiva

DURACIÓN DE UTCUBAMBA: 12 días hábiles.


PERSONAL - EQUIPO DE PENSIONES

76

1) UTCUBAMBA 1: Resolución de Subsidio por Luto y Gastos de Sepelio

Total: 12 dias

Usuario

TRAMITE DOCUMENTARIO EQUIPO DE PERSONAL AREA DE

ADMINISTRACION ORGANO DE DIRECCION


y Oficinista


Oficinista (Escalafón)


(Escalafón) Oficinista (Planillas)


(Planillas)


(Personal) Jefe de Área Secretaria Director

1 día 2 días ½ día 3 días ½ día 3 días ½ día ½ día ½ día ½ día

INICIO

Revisa los

documentos de

conformidad.

De existir

observaciones

devuelve el expediente

Proyecta la

resolución y

deriva para su

visacion

Elabora el

Informe

Escalafonario

de acuerdo al

legajo

personal.

Presenta

solicitud y

requisitos

Si es

confor

me

Visa el

Proyecto de

Resolución

Directoral

Recepciona el

Proyecto con

los

antecedentes

a la firma del

Director

Entrega original

(autógrafa) copias

de resoluciones y

antecedentes a

Tramite

Documentario

Recepciona, revisa

antecedentes, foliación y

numera, deriva a impresiones

para su reproducción.

Recepciona y

firma el

cuaderno de

cargo en señal

de conformidad

FIN

Recepciona

y numera el

expediente

Registra y

deriva el

expediente a

la Oficina

correspondien

te.

Recepcion,

registra y

deriva el expediente al

técnico

Recepción,

registra y

deriva el

expediente al

Técnico

Visa el

Proyecto de

Resolución

Directoral.

Revisa y firma

el Proyecto de

Resolución

Directoral y

devuelve a

secretaria

Notifica al usuario y

distribuye la RD a

las áreas

correspondientes.

77


PENSIONES

UTCUBAMBA N° 21

CODIGO: A – PE – 21 NIVELACIÓN DE PENSIÓN EN EL CARGO DE MAYOR JERARQUÍA ALCANZADO.

OBEJTIVO Otorgar el gozo de la pensión inherente al último cargo desempeñando con el nivel remunerativo recibido por el funcionario o trabajador público.

BASE LEGAL D. S. N° 84 – 91 – PCM. D. L. N° 20530 Ley 23495 D. S. N° 027 – 92 – PCM. Solicitud en Formulario Único de Trámite. Resolución que le asigna el cargo de mayor jerarquía alcanzada. Informe Escalafonario, si el usuario no pertenece a la jurisdicción. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.


DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al área de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 3. Recibe, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 4. Efectúa la foliación de los documentos. Si no están conformes, notifica al Especialista de

Personal, quien se comunica con el usuario correspondiente para la subsanación. 5. Prepara el Informe Técnico (Liquidación). 6. Si el usuario pertenece a la jurisdicción de la Unidad de Servicios Educativos, elabora Informe

Escalafonario. 7. Envía la documentación a Asesoría Jurídica.

ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA 8. Recibe y registra la documentación. 9. Elabora Informe Legal.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN 10. Proyecta la Resolución de Nivelación de Pensión en el cargo de mayor jerarquía alcanzado. 11. Elabora un Oficio dirigido a la Oficina de Normalización Previsional.

78

12. Registra el Proyecto de Resolución en el Libro de Resoluciones, consignando el N° de Proyecto N° de Expediente, Fecha, Nombre del Solicitante y el tipo de Acción Solicitada.

13. El Jefe revisa y remite los documentos al Despacho Dirección.

DIRECCIÓN 14. El Director firma el Oficio para la O.N.P. y devuelve a la Secretaria. 15. La documentación es remitida a la O.N.P. para el trámite correspondiente. 16. La O.N.P. expide la Resolución declarando procedente en pensión solicitada, remitiéndola junto

con la respectiva Liquidación en original y dos copias, a través de Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 17. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 18. Entrega los documentos al Área de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Pensiones y Liquidaciones. 19. Personal archiva 1 copia de Resolución y Liquidación. Obtiene una fotocopia de los documentos. 20. Entrega a:

Planillas, Memorándum adjuntando 1 copia de la Resolución y Liquidación. Trámite Documentario los originales de la Resolución y Liquidación. Técnico de

Especialista/Técnico de Escalafón. 21. Descarga la Resolución en la Ficha Personal, indicado el tiempo de servicios oficiales a la fecha de

su cese. Registra la Resolución en el rubro IV de la Ficha. Personal. Archiva la Resolución.

FIN Trámite Documentario entrega los originales de la Resolución y Liquidación de Nivelación de Pensión en el cargo de mayor jerarquía alcanzando al usuario, haciéndole firmar el cargo correspondiente.


PENSIONES

UTCUBAMBA N° 22

CODIGO: A – PE – 22 APLICACIÓN DE RESOLUCIÓN EXPEDIDA POR LA OFICINA DE NORMALIZACIÓN PREVISIONAL.

BASE LEGAL D. L. 817, Régimen Provisional. R. G. 201 – 96 – ONP – GG. D. Ley 20530 – 74 D. Ley 24029 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando la Oficina de Normalización Previsional remite las Resoluciones de otorgamiento de pensiones a través de Trámite Documentario.

79

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al área de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 3. Recibe, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 4. Efectúa la foliación de los documentos. Si no están conformes, notifica al usuario

correspondiente para la subsanación. Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 5. Efectúa los cálculos de la pensión y los descuentos correspondientes. 6. Proyecta Resolución de pensión.

Director AD. 7. Revisa el expediente y visa el proyecto de resolución y deriva a DGI.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Secretaria. 8. Recepciona, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo

deriva al Especialista de Finanzas. Especialista de Finanzas. 9. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la

oficina para su visación. Director de DGI. 10. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección.



PENSIONES|

UTCUBAMBA N° 23

CODIGO: A – PE – 23 EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE MODIFICACIONES Y AMPLIACIONES DE PENSIÓN.

BASE LEGAL D. S. 02 – 94 – JUS. R. M. 016 – 96 – DE D. Ley 20530 – 74 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud FUT. Copia de DNI. Copia de la Resolución.

80

Copia de Título para personal contratado.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el Usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al área de Escalafón.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Escalafón. 3. Elabora el récord laboral informe Escalafonario, (en original y copia) y adjunta al expediente el

Legajo Personal en el cual se encuentran los requisitos solicitados por la ONP y los deriva al Técnico en Liquidación y Pensiones. Archiva copia de informe Técnico de Liquidaciones y Pensiones.

4. Recepciona, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 5. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (original y 1 copia), en base a expediente e informe

Escalafonario y deriva los actuados al Área de Asesoría Jurídica. Archiva copia de informe técnico.

ASESORÍA JURÍDICA Secretaria. 6. Recepciona, registra el expediente y deriva al Director DGI. 7. Revisa el expediente y elabora el Informe Legal y devuelve el Expediente al Especialista de


ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 8. Recepciona el expediente y elabora el Proyecto de Resolución de Ampliación de Pensiones. 9. Elabora el Oficio para emitir el Proyecto de Resolución a la ONP.

Director AD. 10. Revisa proyecto de resolución y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección. 11. Utcubamba D-TD-O – Firma y Numeración de Oficio. 12. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Previsional.

FIN Utcubamba A-PE-20 – Aplicación de Resolución Expedida por Oficina de Normalización Provisional.


PENSIONES

UTCUBAMBA N° 24

CODIGO: A – PE – 24 BONIFICACIÓN POR REMUNERACIÓN PERSONAL (QUINQUENIO).

OBJETIVO Otorgar de oficio al trabajador nombrado por cada quinquenio de tiempo de servicios.

81

a) La bonificación Personal corresponde otorgar al trabajador Docente a razón del 2% de su remuneración básica por cada año de servicio cumplidos, sin exceder del 80% solo hasta (40) años de servicios.

La bonificación personal se otorga al Personal Administrativo a razón del 5% del haber básico por cada quinquenio sin exceder del 40% sólo hasta (40) años de servicios.

BASE LEGAL D. S. 019 – 90 – ED (Art. 209 E). Ley 24029, Ley del Profesorado. Ley 25212, (Modificatoria de la Ley del Profesorado). D. L. 276 D. S. 005 – 90 – PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS FUT. Último talón de pago.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el Usuario presenta el FUT en Trámite Documentario con el último talón de pago.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Recepciona, registra y deriva el expediente a Escalafón.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista/Técnico de Escalafón. 3. Recepciona y verifica si le corresponde el beneficio y elabora Informe Escalafonario y proyecta la

Resolución de Bonificación por remuneración personal. 4. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos.

Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 5. Revisa el expediente y verifica el Proyecto de Resolución.

Director AD. 6. Visa los proyectos y lo devuelve a la Secretaria para que coloque los sellos correspondientes y

derive al Área de Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Secretaria. 7. Recepciona, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo

deriva al Especialista en Finanzas. Especialista en Finanzas. 8. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la


DIRECCIÓN 10. Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.

82

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Escalafón. 11. Recepciona y registra la Resolución. 12. Descarga la Resolución en la Ficha Personal con el porcentaje correspondiente. Registra la

Resolución en la Ficha Personal y Archiva la Resolución.

FIN 13. El Técnico de Planillas Recepciona, registra la Resolución y la considera en planillas para la

ejecución de pago.


PENSIONES

UTCUBAMBA N° 25

CODIGO: A – PE – 25 GRATIFICACIÓN POR 25 Y 30 AÑOS DE SERVICIOS.

OBJETIVO Otorgar el beneficio de gratificación por 25 y 30 años de servicios. 1. El personal docente tiene derecho a percibir dos remuneraciones totales permanentes al cumplir

20 años de servicios y tres remuneraciones totales permanentes al cumplir 25 años de servicios en caso de ser mujer, y dos remuneraciones totales permanentes al cumplir 25 años de servicios y tres remuneraciones totales permanentes al cumplir 30 años de servicios en caso de ser varón.

2. El personal Administrativo, sujeto al Decreto Leg. 276, tiene derecho a una asignación de dos remuneraciones tales permanentes al cumplir 25 años de servicios y tres remuneraciones totales permanentes al cumplir 30 años de servicios.

BASE LEGAL D. S. 264 – 90 – ED. D. Leg. 276 Art. 54 E Inc. a). Oficio N° 019 – OPER/DINCAPE – 91 D. S. N° 051 – 91 – PC Art. 8 y 9 E. D. S. N° 019 – 90 – ED Art. 21 OE. R. D. N° 1227 – 91 ED Art. 7E a). D. S. 0005 – 90 – 90 – PCM, Art. 8 D. S. N° 15 – 84 – ED, Art. 18 Ley 25212 Ley 24029, Art. 52 D. S. 15 – 84 – ED, Art. 18 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley N° 29944, Ley de la Reforma Magisterial D.S. N° 004-2013-ED, Reglamento de la Ley de la Reforma Magisterial

REQUISITOS Formato de Escalafón. Último talón de pago.

83

Resolución de quinquenio respectiva.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el Usuario llena el Formato de Escalafón y última boleta de pago.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista de Escalafón. 1. Elabora Oficio e Informe Escalafonario. Verifica si le corresponde el beneficio y proyecta la

Resolución de Gratificación. Técnico de Liquidaciones y Pensiones. 2. Recibe el expediente y labora el Informe Técnico (Origina y 1 copia) en base a expediente y al

informe Escalafonario y proyecta Resolución. Archiva copia de informe técnico. Director AD. 3. Visa los proyectos y lo devuelve a la Secretaria para que coloque los sellos correspondientes y

derive a Área de Gestión Institucional.






PENSIONES

UTCUBAMBA N° 26

CODIGO: A – PE – 26 BONIFICACIÓN FAMILIAR.

OBJETIVO Otorgar bonificación familiar al personal nombrado, casado y/o por hijos menores incapacitados a cargo del trabajador corresponde percibir a la madre si ambos cónyuges son trabajadores del Estado.

BASE LEGAL D. S. N° 51 – 91 – PCM Art. 3 y 11 R. D. N° 1227 – 91 – ED Arts. 2, 3, 7a), 7b) D. L. N° 276 – Art. 2 D. S. N° 05 – 90 – PCM Arts. 3 y 4 D. L. N° 276 Arts. 43, 50, 51 Prim. Disp. Comp. D. S. N° 05 – 90 – PCM Art. 51 Trans. F y 52 Ley N° 24029 Art. 47 y 52

84

D. S. N° 019 – 90 – ED Art. 208 y 209 R. D. N° 4339 – 87 – ED Art. 12 y 13 D. Ley 22404 Art. 8, 2 D. S. N° 018 – 79 – PM 5Y D. S. N° D – TD – 02 – 77 – PM INAP. Art. 1 y 2 R. D. N° 1162 – 90 – ED. R. D. N° 4350 – 87 – ED Art. 14 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicito FUT. Partida de Matrimonio. Partida de Nacimiento de los hijos. Declaración Jurada del solicitante indicando que su cónyuge o coprogenitor no percibe ni

percibirá remuneración familiar en ninguna entidad del Estado. Copia de boleta de pago.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el Usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos por Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista de Escalafón. 1. Recibe el expediente, verifica si le corresponde el beneficio, elabora el Informe Escalafonario y

proyecta la Resolución de Bonificación Familiar. 2. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos.

Técnicos de Liquidaciones y Pensiones. 3. Revisa y verifica el Proyecto de Resolución y todos los actuados (expediente).

Director AD Visa los proyectos y lo devuelve a la Secretaria para que coloque los ellos correspondientes y derive al Área de Gestión Institucional.





ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico Escalafonario. 8. Recibe y registra la Resolución.

85

9. Descarga la Resolución en la Ficha Personal y Archiva la Resolución.

FIN El Técnico de Planillas recibe, registra la Resolución y lo considera en planillas para la ejecución de pago.


LICENCIAS


LICENCIA SIN GOCE DE REMUNERACIONES POR MOTIVOS PARTICULARES.

OBJETIVO Autorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo uno o más días. El uso del derecho de licencia se inicia a petición de parte. La licencia se formaliza mediante Resolución. Este derecho se le concede al trabajador nombrado o contratado que tenga un (01) año de servicios efectivos y remunerados presentes al Estado y se formaliza mediante Resolución para los directores de Instituciones Educativas y personal administrativo de la Sede y Resolución de Dirección para los docentes y personal administrativo de las II. EE.

BASE LEGAL Ley 24029, del Profesorado y su modificatoria 25212 Ley de Presupuesto vigente. D. S. 005 – 94 – ED. D. S. 019 – 90 – ED. R. M. 016 – 96 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud Formulario Único de Trámite. Estar nombrado o contratado y contar con un mínimo de un (01) año de servicio efectivo y

remunerado prestado al sector o al Estado. Los expedientes de los Directores y Personal Administrativo de la UGEL.

ORIGEN El usuario presenta el expediente con los requisitos establecidos por Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al Técnico de Escalafón.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Especialista de Escalafón. 3. Elabora y remite el informe Escalafonario y el Récord de Licencia sin goce de remuneraciones al

Técnico en Licencias. Técnico de Licencias.

86

4. Revisa el expediente y Proyecta la Resolución de Licencia sin goce de remuneración por motivos particulares.

5. Da a conocer al Técnico en Planillas para el bloqueo de la cuenta correspondiente. 6. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos.

Técnico de Licencias. 7. Revisa el Proyecto de Resolución y lo entrega a la Secretaria.

Secretaria. 8. Registra el oficio múltiple que contiene el proyecto de resolución y lo entrega al Director.

Director AD. 9. Pone su visto bueno y lo remite a la Dirección.


ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico Escalafonario. 11. Recibe y registra la Resolución. 12. Descarga la Resolución en la Ficha Personal y Archiva la Resolución.

FIN El Técnico de Planillas efectúa el descuento correspondiente.


LICENCIAS


LICENCIA POR MATERNIDAD.

OBJETIVO Autorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo uno o más días. El uso del derecho de licencia se inicia a petición de parte. La licencia se formaliza mediante Resolución para los directores de Instituciones Educativas y personal administrativo de la Sede; y la Resolución de Dirección para los docentes y personal administrativo de las Instituciones Educativas.

BASE LEGAL Ley 24029, del Profesorado y su modificatoria 25212 Ley de Presupuesto vigente. Ley 26644 D. S. 005 – 94 – ED. D. S. 019 – 90 – ED. R. M. 016 – 96 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Para Directores de Instituciones Educativas y Personal de la Sede. Solicitud Formulario Único de Trámite.

87

Certificado Médico de pre y post nata emitido por el Es Salud y si es particular visado por el Área de Salud o el Seguro Social.

Para Docentes y Personal Administrativo de Centro y Programas Educativos. Los expedientes de los docentes y administrativos son presentados en la Institución Educativa

donde laboran. Oficio del Director de la I.E. remitiendo la Resolución Dirección que otorga la licencia por

maternidad.

ORIGEN El usuario presenta el expediente con los requisitos establecidos en la Institución Educativa y en Trámite Documentario, según corresponda.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al Técnico de Escalafón y Técnico en Planillas.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico en Planillas. 3. Procesa la Resolución Dirección de licencia, en caso de centro y programas Educativos.

Especialista/Técnico de Escalafón. 4. Elabora y remite el informe Escalafonario al Técnico de Personal (Directores de Instituciones

Educativas y personal administrativo de la Sede). 5. Registra las resoluciones Dirección (docentes y personal administrativo de centros y programas

educativos). Técnico de Licencias. 6. Recepciona, verifica la conformidad y proyecta la Resolución de Licencia por Maternidad en

copia. 7. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 8. Revisa la conformidad del expediente con el Proyecto de Resolución.

Secretaria. 9. Recibe y registra el Proyecto de Resolución.

Director AD. 10. Visa el Proyecto de Resolución.



LICENCIAS


LICENCIA POR FALLECIMIENTO DE PADRES, CÓNYUGE E HIJOS.

OBJETIVO Autorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo uno o más días. El uso del derecho de licencia se inicia a petición de parte. La licencia se formaliza mediante Resolución para los directores de Instituciones Educativas y personal administrativo de la Sede. Las II.EE. emitirán resolución Dirección Directoral para docentes y administrativos.

88

BASE LEGAL Ley 24029, del Profesorado y su modificatoria 25212 Ley de Presupuesto vigente. D. Leg. 276, DS N° 005 – 90 – PCM. D. S. 005 – 94 – ED. D. S. 019 – 90 – ED. R. M. 016 – 96 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud Formulario Único de Trámite. Partida de Defunción. Copia del último talón de pago (autenticado por fedatario). Oficio de Director de la Institución Educativa, según sea el caso.

ORIGEN El usuario presenta el expediente con los requisitos establecidos en la Institución Educativa y en Trámite Documentario, según corresponda.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al Técnico de Escalafón y Técnico en Planillas.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico en Planillas. 3. Procesa la Resolución Dirección de licencia.


Educativas y personal administrativo de la Sede). 5. Registra las Resoluciones en las respectivas Fichas Escalafonarias. (Docentes y personal

administrativo de centros y programas educativos). Técnico de Licencias. 6. Recibe, verifica la conformidad y proyecta la Resolución de Licencia por fallecimiento del

familiar. 7. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 8. Revisa la conformidad del expediente con el Proyecto de Resolución.


Director AD. 10. Visa el Proyecto de Resolución y dispone su remisión a la Dirección para su aprobación.



LICENCIAS

89


LICENCIA POR ESTUDIOS DE ESPECIALIZACIÓN, PARTICIPACIÓN EN EVENTOS EDUCATIVOS.

OBJETIVO Autorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo por estudios de especialización profesional o post grado, sin intervención del Ministerio de Educación, el profesor tiene derecho a licencia sin goce de remuneraciones por dos años computados a partir del inicio de la licencia, previa constancia de la Institución Educativa.

BASE LEGAL Ley 24029, del Profesorado y su modificatoria 25212 D. Leg. 276, DS N° 005 – 90 – PCM. D. S. 005 – 94 – ED. D. S. 019 – 90 – ED. R. M. 016 – 96 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud Formulario Único de Trámite. Para Directores de Instituciones Educativas y Personal de la Sede. Solicitud Formulario Único de Trámite. Certificación de cursar estudios de especialización, participación en eventos educativos y/o

función edil. Para Docentes y Personal Administrativo de Instituciones Educativas. Los expedientes de los docentes y administrativos son presentados en la I.E. donde laboran. Oficio del Director de la I.E., remitiendo la Resolución Dirección que otorga la licencia sin goce de

remuneraciones.

ORIGEN El usuario presenta oficio con los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al Técnico de Escalafón y Técnico en Planillas.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico en Planillas. 3. Procesa la Resolución Dirección de licencia.


Educativas y personal administrativo de la Sede). 5. Registra las Resoluciones Dirección emitidas por las II.EE. , en las respectivas Fichas

Escalafonarias de sus Docentes y administrativos. Técnico de Licencias. 6. Recibe, verifica la conformidad y proyecta la Resolución de Licencia por estudios de

especialización, participación en eventos educativos

90

7. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 8. Revisa la conformidad del expediente con el Proyecto de Resolución.


Director AD. 10. Visa el Proyecto de Resolución y dispone su remisión a la Dirección para su aprobación.


ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Escalafón. 12. Recibe, registra la resolución y archiva la Resolución. Técnico de Planillas. 13. Recibe, registra la Resolución y lo considera en planillas para la ejecución del descuento

correspondiente.


PLANILLAS

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: A – PN – 01

ACTUALIZACIÓN DE PLANILLAS DE ACTIVOS.

OBJETIVO Mantener actualizadas la Planillas de pago de los trabajadores activos de la jurisdicción.

BASE LEGAL Ley 19990 Ley 20530 Ley N° 24029 y su Modificatoria la Ley N° 25212 Ley 276 Ley de Presupuesto Vigente. D. L. 817 D. S. 005 – 90 – PCM D. S. 019 – 90, Regl. del Prof. D. S. 073 – 96 – EF. D. S. N° 04 – 96 – DE. Ley 24029, Ley del Profesorado. Ley 29062, LCPM. D. S. 04 – 2008 – ED. R. M. 016 – 96 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Planillas de cada mes.

91

Resoluciones emitidas, oficios, memorándums. Control de Asistencia del Personal enviada por los Directores de Centros y Programas

Educativos.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al Equipo de Planillas.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico en Planillas. 3. Recibe y registra los siguientes documentos, de acuerdo al calendario establecido: Resúmenes

Mensuales de la Oficina de Informática del Ministerio de Educación. Planillas de Activos. Resoluciones Dirección y Oficios. 4. Distribuye los documentos correspondientes a los Técnicos encargados de acuerdo a la zona.

Técnico de Planillas. 5. Preparan los siguientes documentos:

Por descuentos del Control de Asistencia de los Centros o Programas Educativos. Por incrementos de sueldo. Pago de contratos.

6. Revisa los documentos y depura las planillas. 7. Verifica e ingresa las resoluciones para pagos del mes en el Aplicativo de Cómputo de Planillas de

la UGEL de incorporación, cese, reasignaciones, contratos, ascenso de nivel, bonificación familiar, sanciones, multa, devengados, gratificaciones, compensaciones, licencias, etc.

8. Si ha ingresado al Calendario se incluye en la planilla única de pago. 9. Calcula reintegros y pagos de contratos del mes en curso. 10. Controla las licencias y fallecidos. 11. Ejecuta multas con los informes convalidados de las II.EE. 12. Elabora la Relación cuentas observadas. 13. Elabora y actualiza las Planillas Judiciales. 14. Efectúa el cálculo de Devengados y proyecta la Resolución Dirección.

Informática. 15. Emite la discriminación de Caja para el mes y descuento por planillas de acuerdo a convenios con

casas comerciales, bancos y otros. 16. Ingresa al sistema de cómputo los datos de las Planillas, para su procedimiento. 17. Emite la Planilla de Remuneraciones.

Técnico de Planillas. 18. Revisa en la planilla los movimientos del mes. Si se encuentra algún error y se trata de

disminución del monto preparan documento Reversión al Tesoro Público, y lo entregan a tesorería.

Informática. 19. Elabora Cuadros consolidados, resúmenes y relación de cuentas por activar. 20. Entrega al Banco un disquete con la relación de los trabajadores con su abono al teleahorro.

Técnico de Planillas. 21. Revisa y visa los Cuadros consolidados resúmenes. 22. Verifica los informes de devengados y los Consolidados de la Discriminación de caja. 23. Bloquea cuentas del teleahorro por inasistencia o presunto abandono de cargo.

FIN El Área de Informática remite lo siguiente: Cuadros consolidados resúmenes al ÁREA de Gestión Institucional.

92

Planillas actualizadas e Informes de Devengados al Área de Administración. Cuadros consolidados a la Dirección del Área de Administración y del Área de Gestión

Institucional. Relación de Códigos Modulares y de cuantas por activar a la Oficina de Informática del Ministerio

de Educación. Remite diskette al Banco de la Nación, para abonar en cuenta de teleahorro de cada trabajador.


PLANILLAS


ACTUALIZACIÓN DE PLANILLAS DE PENSIONISTAS.

OBJETIVO Mantener actualizadas la Planillas de pago de los Pensionistas de la jurisdicción.

BASE LEGAL Ley 20530 RGG N° 179 – 96/ONP – GG. Ley 25212 Ley 276 Ley de Presupuesto Vigente. D. L. 817 D. S. 005 D. S. 010 D. S. 073 – 96 – EF. D. S. N° 04 – 96 – ED. Ley 23495, Nivelación de Pensiones. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Planillas de cada mes. Resoluciones emitidas, oficios, memorándums.


ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico en Planillas. 3. Recepciona y registra los siguientes documentos, de acuerdo al calendario establecido:

Planillas de Cesantes. Resúmenes Mensuales de la Oficina de Informática del Ministerio de Educación. Resoluciones Dirección y Oficios a través de Trámite Documentario.

4. Distribuye los documentos correspondientes al Técnico de Planillas.

93

5. Recibe los documentos, previa firma de cargo y depura las planillas. 6. Verifica las resoluciones para pagos del mes: de Cese, traslado de pago, devengados, montepío

por viudez y orfandad, ascendiente, etc. 7. Ingresa información de resoluciones al Aplicativo de Cómputo de Planillas del Ministerio de

Educación. 8. Si han ingresado al Calendario, se le incluye la planilla única de pagos. 9. Controla los fallecidos. 10. Elabora y actualiza las Planillas Judiciales Especialista de Planillas. 11. Efectúa el cálculo de Devengados y Proyecta la Resolución Dirección.

Informática. 12. Elabora las planillas de devolución y/o por rebaja de haberes. 13. Elabora la Discriminación de Caja para el mes y descuentos por planillas de acuerdo a convenios

con casas comerciales. 14. Ingresa al sistema de cómputo los datos de las Planillas, para su procedimiento. 15. Emite la Planillas. 16. Revisa en la planilla los movimientos del mes. Si se encuentra algún error se vigila la cuenta se

prepara informe a tesorería para revertir al Tesoro Público el monto. 17. Si un trabajador hubiera fallecido y no se hubiera comunicado oportunamente, se prepara

informe a tesorería para revertir al Tesoro Público el monto abonado. 18. Elabora Cuadros consolidados resúmenes y la relación de cuentas por activar. 19. Revisa y visa los Cuadros consolidados resúmenes. 20. Verifica los informes de devengados y los Consolidados de la discriminación de caja.

FIN El Área de Informática remite lo siguiente: Cuadros consolidados resúmenes al ÁREA de Gestión Institucional. Planillas actualizadas e Informes de Devengados al Área de Administración. Cuadros consolidados a la Dirección del Área de Administración y del Área de Gestión

Institucional. Relación de Códigos Modulares y de cuantas por activar a la Oficina de Informática del Ministerio

de Educación. Remite CD-ROM al Banco de la Nación para abonar en cuenta de teleahorro de cada trabajador. Planillas del Régimen de la Ley 20530 a la Oficina de Normalización Previsional, a Es Salud y

AFPs. Prepara CD-ROM para el Banco de la Nación a fin de abonar en su teleahorro de los trabajadores.


PLANILLAS


FORMULACIÓN Y AMPLIACIÓN DEL CALENDARIO MENSUAL DE COMPROMISO (REMUNERACIONES Y PENSIONES).

OBJETIVO Formular y ampliar el Calendario de Compromiso Mensual para el pago de remuneraciones de activos y pensionistas.

BASE LEGAL

94

Ley del Presupuesto Anual Vigente. Ley 20530 D. L. 817 D. S. 073 – 96 – EF. D. S. N° 04 – 96 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Consolidado de la ampliación del Calendario de compromisos del mes anterior. Resoluciones. Expedientes y documentos de Instituciones Educativas que generan pago.


ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 3. Recibe y registra los documentos, de acuerdo al calendario establecido.

Técnico de Planillas. 4. Revisa y distribuye las resoluciones y documentos de Instituciones Educativas que generan pago

a los Técnicos encargados de acuerdo a la zona. 5. Para la formulación del Calendario de Compromiso.

Incluye en el Calendario las resoluciones de contratos, cambios de nivel magisterial, subsidios por luto, gratificaciones, compensatorias, quinquenios, ceses temporales y otros que hallan cumplido con su sanción.

Llena la información en los formatos del calendario. Elabora el Calendario Mensual de Compromiso (Original y 2 copias) de acuerdo a lo

establecido por el Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF). Informática. 6. Emite un listado Ampliación del Calendario de Compromisos, especificando el monto que se

requiere ampliar de acuerdo al Sistema Integra de Administración. Financiera (SIAF). 7. Verifica la ampliación del Calendario de compromisos por niveles, modalidades y zonas, según la

nueva estructura (SIAF). 8. Emite la Ampliación del Calendario en original y 2 copias. Especialistas de Planillas. 9. Revisa el Calendario de Compromisos o la Ampliación de Calendario y lo remite al Área de

Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Especialista de Finanzas. 10. Revisa el Calendario de Compromiso y realiza el consolidado por programas, sub. Programas,

actividades y metas. 11. Remite el Calendario de Compromisos al Ministerio de Economía y Finanzas y al Ministerio de

Educación.

FIN El Técnico en Planillas archiva copias del Calendario de Compromisos o de la Ampliación de Calendario.

95


PLANILLAS


VERIFICACIÓN Y ATENCIÓN DE EXPEDIENTES E INFORMES POR DESCUENTO INDEBIDO O CRÉDITO INTERNO DEVENGADO.

OBJETIVO Verificar y atender expedientes e informes por descuento indebido o Crédito Interno Devengado.

BASE LEGAL Ley del Presupuesto Anual Vigente. Ley 20530 Ley 25212 Ley 19990 Ley 276 D. L. 817 D. S. 005 D. S. 019 D. S. 073 – 96 – EF. D. S. N° 04 – 96 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud Formulario Único de Trámite. Talón de Pago. Resolución.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el usuario presenta su solicitud en Trámite Documentario por devolución de descuento indebido.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al Área de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 3. Recibe el expediente y lo registra.

Director AD. 4. Revisa y deriva el Expediente a Planillas.

Técnico de Planillas. 5. Recibe y registra los documentos. 6. Revisa y distribuye los expedientes a los Técnicos encargados por zonas.

96

7. De acuerdo a lo solicitado, ubica el oficio o RD con que informó el Director de la Institución Educativa.

8. Verifica los expedientes, RD y las planillas anteriores. 9. Elabora Informe (Original y 2 copias), RD u oficio del descuento realizado.

Cálculo, verificación y elaboración de liquidación de créditos devengados. Ceses de pago. De respuesta.

Archiva informe (1 copia), de los informes atendidos y liquidaciones de créditos devengados con sus respectivos informes. 10. Revisa informe, visa y lo remite al Director de Administración.

Director AD. 11. Revisa y visa el informe (original) y lo remite al Especialista de Personal u Órgano que realizó la

consulta.

FIN El Técnico en Planillas archiva Informe (2 copias), de los informes atendidos y liquidaciones de créditos devengados con sus respectivos informes.


ABASTECIMIENTO

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: A – AB – 01

REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS.

OBJETIVO Contra con información de los proveedores de bienes y servicios que requiere la UGEL.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. • Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. Ley del Presupuesto vigente. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento – D.L. 22056 Sistema Gubernamental de Abastecimiento 2005 Reglamento Único de Adquisiciones. D. S. 083 – 2004 – PCM y 084 – 2004 – PCM, que aprueban el Texto Único Ordenado de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su nuevo Reglamento. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS

97

Formato Ficha de Inscripción de Proveedores. Solicitud Formato Único de Trámite. Copias legalizadas de: Licencia de funcionamiento. Registro Comercial y/o Unificado. Registro Único del Contribuyente (RUC). Línea de Productos que expende (bienes) o tipo de servicios que presta. Cartera de Clientes. DNI del representante legal. Minuta o Constitución de la empresa.

ORIGEN El Proveedor se apersona al Área de Abastecimiento solicitando su inscripción como proveedor en la UGEL.

DESCRIPCIÓN

PROVEEDOR 1. Solicita y llena el formato Ficha de Inscripción de Proveedores, adjuntando los documentos

requisitos. 2. Entrega el expediente en Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 3. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 4. Recibe expediente, firma cargo, registra la documentación, numera y prepara Hoja de Envío.

Director. 5. Revisa el Expediente y lo deriva el Área de Abastecimiento. Responsable de Abastecimiento. 6. Recibe expediente, revisa que cumpla con los requisitos y documentos del proveedor.

Operador PAD. 7. Ingresa en la Base de Datos del Registro de Proveedores en forma correlativa, anotando: N° de

orden, fecha de inscripción, Razón Social, dirección, teléfono, giro, representante legal y DNI e imprime una copia del Registro de acuerdo al giro y lo archiva.

8. Remite expediente del proveedor al Técnico de Abastecimiento.

FIN El Técnico de Abastecimiento archiva el expediente.


ABASTECIMIENTO


PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES DE BIENES Y ELABORACIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES.

OBJETIVO Prever en forma racional y sistemática la satisfacción de necesidades de bienes y la Programación calendarizada, valorizada y clasificada por tipo de compra de los gastos de las áreas organizacionales

98

de la UGEL, que aseguren el normal desarrollo de sus actividades durante el ejercicio presupuestal subsiguiente.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. • Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Relación de bienes (materiales de oficina y limpieza). Formato Cuadro de Necesidades.

ORIGEN El director de Administración envía oficio múltiple a las oficinas organizacionales solicitando la programación anual de sus necesidades de bienes y servicios, adjuntando la Resolución de Bienes y el formato de Cuadro de Necesidades.

DESCRIPCIÓN OFICINAS ORGANIZACIONALES 1. Llenan el Cuadro de Necesidades de acuerdo a la Relación ajunta y a sus reales requerimiento.

Lo remite a la Dirección de Administración previamente coordinado y aprobado por los Directores de Oficina, dentro del plazo establecido.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 2. Recibe Cuadro de Necesidades, firma cargo, registra la documentación y prepara Hoja de Envío.

Director. 3. Revisa el Expediente y lo deriva el Área de Abastecimiento.

Responsable de Abastecimiento. 4. Analiza, evalúa y racionaliza las cantidades específicos en el Cuadro de Necesidades, de acuerdo

a número de personas que conforman el área orgánica. 5. De estar conforme visa Cuadro de Necesidades. De lo contrario, lo devuelve al área

organizacional. 6. Elabora Cuadro Consolidado de Bienes y Servicios (Original y 2 copias) confeccionado de

acuerdo a los rubros y clasificaciones establecidas en el Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF) ajustando la disponibilidad, según especifica el Calendario de Compromiso.

7. Evalúa y determina el tipo de adquisiciones de los requerimientos, de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas, y a la factibilidad técnica o de mercado. Propone el calendario o fecha probable de adquisiciones de sus requerimientos.

8. Fija los costos totales proyectando el Plan de Adquisiciones (Original y 2 copias), de acuerdo a las modalidades de adjudicación a nivel de rubro por asignación específica.

9. De estar conforme firma y sella los documentos. Director.

99

10. Revisa el Cuadro Consolidado de Bienes y Servicios y el Plan de Adquisiciones; de estar conformes los firma y sella y los remite al Trámite Documentario de abastecimiento.

FIN El Técnico de Abastecimiento entrega: El Cuadro Consolidado de Bienes y Servicios y el Plan de Adquisiciones (original) al Área de

Gestión Institucional. El Cuadro Consolidado de Bienes y Servicios y el Plan de Adquisiciones (1 copia) para la

Dirección de Administración. El Cuadro Consolidado de Bienes y Servicios y el Plan de Adquisiciones (2 copias). Archivo al responsable del Equipo de Abastecimiento.


ABASTECIMIENTO


PROGRAMACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE SERVICIOS.

OBJETIVO Obtener la programación del abastecimiento de servicios requeridos para el funcionamiento de las áreas u oficinas organizacionales de la Dirección UGEL.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. • Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 30281, Ley del Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015. Directiva de Contabilidad del año vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Formato de requerimiento de servicios.

ORIGEN El director de Administración envía oficio múltiple a las áreas organizacionales solicitando la programación de sus requerimientos de servicios.

DESCRIPCIÓN ÁREAS U OFICINAS ORGANIZACIONALES 1. Llenan los formatos de Requerimiento de Servicios de acuerdo a las metas y objetivos

institucionales, datos estadísticos y previsiones relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo.


100

Secretaria. 2. Recibe el Requerimiento de Servicios (o), lo registra y entrega al Director AD.

Director AD. 3. Revisa y deriva al Especialista de Abastecimiento.

Responsable de Abastecimiento. 4. Registra la documentación, analiza, evalúa, reajusta y racionaliza las cantidades especificadas de

acuerdo al número de personas que conforman la unidad orgánica. Actualiza los precios de los servicios.

5. De estar conforme, visa el Requerimiento. De lo contrario, lo devuelve a la unidad organizacional.

6. Consolida los requerimientos de servicios, confecciona los listados acuerdo a los rubros y clasificaciones establecidas por el Sistema Integral de Administración.

Financiera (SIAF). 7. Obtiene los costos totales y elabora el proyecto de Presupuesto de la UGEL y visa los

documentos. Director AD. 8. Revisa el proyecto de Presupuesto de Servicios de estar conforme lo visa.

FIN El Director de Administración remite el proyecto de Presupuesto de Servicios al Área de Gestión Institucional.


ABASTECIMIENTO


ATENCIÓN DE PEDIDOS DE ALMACÉN.

OBJETIVO Atender y entregar oportunamente los pedidos de materiales a las áreas y las Oficinas de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. • Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 30281, Ley del Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015. Directiva de Contabilidad del año vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Oficio de la Institución Educativa o Memorándum interno solicitando bienes de almacén. Cuadro de Suministro de Materiales.

101

ORIGEN a) Institución Educativa solicitante:

La persona autorizada entrega en Trámite Documentario el Oficio del director del Centro Educativo.

Procedmientos D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. Trámite Documentario entrega el documento al Responsable de Abastecimiento.

b) Área interna solicitante: La secretaria entrega al Director de Administración el requerimiento por mes.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 1. Recibe los documentos y los registra en los Libros de Registro.

Director AD. 2. Revisa los documentos y dispone se derive al Especialista de Abastecimiento.

Responsable de Abastecimiento. 3. Revisa el documento, lo numera, registra y entrega al Técnico Administrativo con Cuaderno de

Cargo. 4. Revisa que los códigos de los bienes solicitados coincidan con su descripción. 5. Numera el documento en orden correlativo y registra en el Cuaderno de Control de Pedidos,

anota el número, los materiales, cantidades solicitadas y la fecha de recepción. 6. Si se trata de reposición de bienes gastados o malogrados, solicita la devolución de los mismos al

Almacén. 7. Verifica el stock de los bienes solicitados en el Kardex. 8. De no haber en stock se realiza el Utcubamba A-AB-06 Adquisiciones de Bienes y Contratación

de Servicios Técnico de Almacén. 9. Verifica en el archivo de almacén los pedidos anteriores de la entidad o área solicitante, la

cantidad de materiales solicitados y entregados al usuario. 10. Elabora el Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA) en original y 4 copias.

Responsable de Abastecimiento. 11. Revisa la Pecosa, verifica la existencia de los bienes y aprueba la cantidad de materiales que

serán atendidos. 12. De estar conforme, firma y sella la Pecosa.

Técnico de Almacén. 13. Numera, fecha y registra la Pecosa. 14. Separa los materiales para su entrega, de acuerdo a lo especificado en la Pecosa. 15. Efectúa el descargo de materiales en el Kardex y la Tarjeta de Control Visible de Almacén. 16. Avisa al usuario solicitante para que se acerque al Almacén a recoger los bienes solicitados. 17. Entrega los materiales solicitados al usuario a recabar su firma y sello en la Pecosa como cargo

de entrega de los bienes. 18. Entrega:

PECOSA (2C) al Contador. PECOSA (3C) al Especialista de Abastecimiento. PECOSA (4C) al Área, Oficina o C.E. Solicitante.

FIN El Técnico de Almacén Archiva PECOSA (Origina y 1copia).


102

ABASTECIMIENTO


ADQUISICIONES DE BIENES Y/O PRESTACIÓN DE SERVICIOS (NO COMPRENDE A LOS QUE EFECTÚAN POR CAJA CHICA O FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO).

OBJETIVO Establecer el Proceso que se debe observar en la Adquisición de Bienes, al concluir los Procesos de Selección.

BASE LEGAL Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal 2015. D. S. 012 – 2001 – PCM, D. S. 013 – 2001 – PCM. • Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Expediente del proceso de selección culminado. Disponibilidad presupuestal. Plan anual de adquisiciones y contrataciones aprobado.

ORIGEN Comité Permanente de Adquisiciones deriva expediente al área de administración una vez concluido y consentido el resultado de proceso.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN DIRECTOR AD 1. Recepciona expediente del proceso de selección y lo deriva al equipo de abastecimientos.

Responsable de Abastecimientos. 2. Verifica cumplimiento de formalidades de la ley en expediente. 3. Tramita la orden de compra y/o orden de servicio según corresponde. 4. Deriva la documentación al director del Área de Administración para su aprobación

Afectación Presupuestal. 5. Aprueba y envía documentación a contabilidad para su afectación presupuestal.

FIN


ABASTECIMIENTO


ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIONES DE SERVICIOS.

OBJETIVO

103

Adquirir los materiales y contratar los servicios solicitados por las áreas u oficinas de la UGEL.

BASE LEGAL Ley Presupuesto vigente. Normas generales del sistema de Abastecimiento – D. L. – 22056 Sistema Gubernamental de Abastecimiento 2005 Ley 28267 – Ley que modifica la Ley 28650 – Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Reglamento Único de Adquisiciones. Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado. Decreto Legislativo N° 1018 D. S. 083 – 2004 – PCM y 084 – 204 – PCM, que aprueban el Texto Único Ordenado de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su nuevo Reglamento. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Oficio del Centro Educativo o Memorándum interno solicitando bienes de almacén. Calendario de Compromiso.

ORIGEN Se origina cuando se solicita un servicio o en la atención de pedidos de Almacén. (Utcubamba A-AB-05) no existe en stock los bienes solicitados o por un requerimiento urgente no programado. a) Institución Educativa solicitante:

La persona autorizada entrega en Trámite Documentario al Oficio del director de la I.E. Utcubamba D-DT-01 – Ingreso de documentos a trámite.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Trámite Documentario entrega el documento al Técnico de Abastecimiento b) Área Interna Solicitante: 2. La Secretaria entrega al Director de Administración el requerimiento.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Responsable de Abastecimiento. 3. Recibe, revisa y registra el Memorándum u Oficio. 4. Revisa y verifica los montos aprobados de acuerdo al calendario de compromisos, a fin de no

incurrir en sobregiro. 5. De estar conforme, en coordinación con el Director de Administración y en base al Registro de

proveedores y a los materiales o servicio solicitado, selecciona 3 proveedores que reúnan los requisitos indispensables.

6. Elabora una relación del material faltante. 7. Elabora una Solicitud de Cotización (Original y 3 copias) para cada proveedor que incUtcubamba

precios actualizados, impuestos de ley y flete de tres días para entregar la Cotización sellada y firmada.

8. Firma, sella y numera la Solicitud de Cotización. 9. Entrega al Proveedor Solicitud de Cotización (Original), haciéndole firmar el cargo. 10. Recibe las Cotizaciones o Proformas (original) de los proveedores.

104

11. Registra las Cotizaciones en orden correlativo en el cuaderno de Solicitudes de Cotización: los materiales o servicio solicitado, cantidad, fecha y otros datos específicos. Adjunta el Memorándum u Oficio de requerimiento.

12. Elabora el Cuadro Comparativo de Cotizaciones (Original y 1 copia), anotando el nombre de los proveedores, materiales o servicio solicitado, cantidades y los precios actualizados: de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Único de Adquisiciones (RUA) y la Ley de Presupuesto; firma y sella el Cuadro comparativo.

13. Elige al proveedor que ofrece el material o servicio a menor precio en coordinación con el Director de Administración.

14. Elabora la Orden de Compra u Orden de Servicio (Original y 5 copias) a favor del proveedor elegido.

15. Recaba las firmas del Contador y Director de la Oficina Administrativa. 16. Numera y consigna en el Registro de Ordenes de Compras o Servicio: Número de la Orden, Fecha,

Proveedor y el monto. 17. Comunica al proveedor favorecido para que entregue en el plazo de tres días los materiales

cotizados, entregándole la Orden de Compra o Servicio (1 copia). 18. Utcubamba A-CO-03 – Fiscalización de Ordenes de Compras u Órdenes de Servicios. 19. Recibe y consigna en el Registro de Ordenes de Compras o Servicio el Programa y la Asignación

del gasto de la Orden de Compra correspondiente. 20. Entrega con cargo: u Orden de Servicio (Original y 2 copias) a Contabilidad u Orden de Compra o

Servicio (4 copias) a Almacén u Orden de Compra o Servicio (5 copias) a Tesorería. 21. Archiva el Cuadro Comparativo de Cotizaciones, la Cotización del proveedor favorecido copia de

Orden de Compra o Servicio (3 copias), el Memorándum u Oficio de requerimiento y las Cotizaciones de los dos proveedores que no fueron favorecidos.

FIN Utcubamba A-AB-07 – Recepción de Bienes Adquiridos.


ABASTECIMIENTO


RECEPCIÓN DE BIENES ADQUIRIDOS.

OBJETIVO Recepciona y registra los bienes adquiridos, según características y especificaciones técnicas a fin de abastecer las necesidades de las áreas u oficinas organizacionales e II.EE. de la jurisdicción.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 30281, Ley del Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública

105

Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Orden de Compra o Servicio. Guía de Remisión o Documento de conformidad del servicio.

ORIGEN Se origina por la Adquisición de bienes, materiales o la prestación de algún servicio por parte de un Proveedor (Utcubamba A-AB-06 – Adquisiciones de Bienes y Contratación de Servicios). Si se trata de una Orden de Servicio el área solicitante comunica al Especialista de

Abastecimiento su conformidad de la prestación de servicio solicitado. Si se trata de una Orden de Compra el Proveedor entrega los bienes solicitados al Almacén.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Almacén. 1. Recibe del Proveedor los materiales solicitados con Guía de Remisión (Original y 2 copias)

correspondiente. 2. Verifica la conformidad de los materiales de acuerdo a lo especificado en la Orden de Compra

respectiva y en la Guía de Remisión, en relación a la cantidad, marca, modelo, tamaño, calidad y demás especificaciones técnicas.

3. Firma y sella la Guía de Remisión (Original y 2 copias) y la Orden de Compra, en señal de conformidad.

4. Cuando se trata de bienes cuyo almacenamiento es temporal es decir que no son de stock de almacén, comunica la llegada de los mismos al usuario solicitante par que verifique y den su conformidad.

5. Entrega al Proveedor la Guía de Remisión (Original) sellada y archiva una copia y la Orden de Compra.

6. Separa y almacena los materiales de acuerdo al Clasificador por la Naturaleza del Gasto. 7. Apertura y/o registra el ingreso de materiales en las Tarjetas de Control Visible de Almacén. 8. Elabora el Reporte de Existencia de Almacén (Original y 1 copia). Entrega el original al

Especialista de Abastecimientos y archiva la copia.

FIN Especialista de Abastecimiento apertura y/o registra en las Tarjetas de Especies Valoradas (Kardex) los bienes ingresados al Almacén.


ABASTECIMIENTO


REGISTRO DE CONTROL DE EXISTENCIA DE BIENES DE ALMACEN Y MATERIAL PEDAGÓGICO.

OBJETIVO Mantener información actualizada sobre el stock de bienes de Almacén y Material Pedagógico.

BASE LEGAL

106

Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 30281, Ley del Presupuesto para el año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Tarjetas de Control Visible de Almacén. Tarjetas de Control de Especies Valoradas (Kardex). Cuadro de Distribución de material pedagógico, emitidos por DGP y DGI según corresponde.

ORIGEN Control periódico de los bienes de Almacén de la UGEL.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Responsable de Abastecimiento. 1. Apertura, registra y actualiza las Tarjetas de Especies Valoradas (Kardex) de bienes ingresados

al Almacén, efectúa los cálculos y descarga los ingresos y salidas. 2. Periódicamente o a solicitud de Auditoria Interna dispone la realización de control de

existencias. 3. Solicita al Técnico de Abastecimiento las Tarjetas de Especial Valoradas (Kardex) de los bienes a

ser inspeccionados. 4. Contrasta con los saldos registrados en las Tarjetas de Control Visible de Almacén y verifica su

existencia y correcta ubicación física en el Almacén. 5. De estar conforme, firma las Tarjetas de Especies Valoradas (Kardex) y coloca la fecha en que

efectúa la verificación de saldos. 6. Si encuentra diferencias entre la existencia física y el saldo registrado en las Tarjetas Kardex,

indaga partiendo del saldo existente en la fecha de control precedente y los ingresos y salidas registradas, se efectúan las correcciones en las Tarjetas, anotándose la razón de las modificaciones mediante documentos sustentatorios, coloca la fecha de la verificación y el nuevo saldo, firmado en conjunto con el Técnico de Almacén.

7. Revisa los Cuadros de Distribución de Material Técnico Pedagógico y verifica las existencias. Técnico de Abastecimiento. 8. Archiva las Tarjetas de Especies Valoradas.

FIN Se levanta un Acta en la que se especifican los códigos y descripción de los bienes inspeccionados, su existencia física y modificaciones que hubiera habido lugar.


ABASTECIMIENTO

107


DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL TÉCNICO PEDAGÓGICO DE INICIO Y FIN DE AÑO.

OBJETIVO Realizar la distribución de material técnico pedagógico de inicio y fin de año a las Instituciones Educativas de la jurisdicción.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. Reglamento Único de Adquisiciones. Ley del Sistema de Abastecimiento. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Cuadro de Suministro de material pedagógico. Oficio.

ORIGEN Control periódico de los bienes de Almacén y Activo Fijo de la Dirección de UGEL.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Especialista de Racionalización. 1. Elabora los Cuadros de Distribución de material técnico Pedagógico de inicio y fin de año escolar

para las II.EE. y lo entrega con oficio al Área de Administración.


Director AD. 3. Revisa el Expediente y lo deriva al Área de Abastecimiento Responsable de Abastecimiento. 4. Coordina con los DGP sobre el formato a emitirse por MED para cada nivel y modalidad que se

imprimirá y con DGI sobre la cantidad que se distribuirá por I.E. 5. Revisa los Cuadros de Suministros de Material Pedagógico para las II.EE. Técnico de Almacén. 6. Dispone la impresión o gestión de elaboración del material técnico pedagógico de inicio y fin de

año con el Trámite Documentario de imprenta de la UGEL y el Ministerio de Educación.

FIN

108

El Responsable de Abastecimiento revisa y firma el Cuadro de Distribución, disponiendo la distribución y entrega de los materiales a los usuarios correspondientes.


ABASTECIMIENTO


DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL FUNGIBLE PARA SEDE E INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

OBJETIVO Realizar la distribución de bienes materiales a la sII.EE. de la jurisdicción de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Cuadro de distribución de material fungible. Oficio.


DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Responsable de Patrimonio. 1. Elabora los Cuadros de Distribución de material fungible para las Instituciones Educativas y

elabora el Cuadro de Necesidades de Materiales de cada II.EE., entregándolo al Área de Administración.


Director AD. 3. Revisa el Expediente y lo deriva al Responsable de Abastecimiento.

Responsable de Abastecimiento. 4. Coordina con el Responsable de Patrimonio sobre las cantidades de material a solicitarse. Por

oficina, área y equipo por UGEL, además del correspondiente a las Instituciones Educativas.

109

5. Revisa los Cuadros de Distribución de materiales fungibles para las áreas organizacionales e II.EE. y contrasta con el Cuadro de Necesidades.

Diagnostico emitido a inicio del año lectivo. 6. Dispone la elaboración de los Pedidos de Comprobantes de Salida de acuerdo al Cuadro de

Distribución. Técnico de Almacén 7. Elabora los Pedidos de Comprobante de Salida (PECOSA) de acuerdo a los Cuadros de

Distribución de bienes de almacén (útiles de oficina, enseñanza, limpieza, etc.)

FIN El especialista de Abastecimiento revisa y firma las Pecosas, disponiendo la distribución y entrega de los materiales a los usuarios correspondientes.


ABASTECIMIENTO


INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ALMACÉN, PATRIMONIALES Y MATERIAL PEDAGÓGICO.

OBJETIVO Mantener actualizado el inventario de bienes muebles, patrimoniales y material pedagógico.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Formato de Inventario Físico. Tarjetas de Control Visible de Almacén. Tarjetas de Control de Especies Valoradas (Kardex).


DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Responsable de Abastecimiento.

110

1. Dispone la elaboración de Inventario Físico del Almacén y Activo Fijo en forma semestral o cuando la necesidad del servicio lo amerita.

Técnico de Patrimonio. 2. Realiza el Inventario Físico de los Bienes depositados en el almacén, en base a la información

registrada en las Tarjetas de Control Visible y Tarjeta de Control de Especies Valoradas (Kardex). 3. Realiza el Inventario Físico de material pedagógico existente en almacén. 4. Realiza el Inventario Físico del activo fijo de la sede Institucioncal y Centro y Programas

Educativos de la jurisdicción, en base a las Tarjetas y/o Cuadros de Depreciación y Reevalución de los Activos Fijos y a las Altas y Bajas realizadas desde la fecha del Inventario precedente.

Responsable de Abastecimiento. 5. Firma los formatos de inventario conjuntamente con el Trámite Documentario de

Abastecimiento y Técnico de Almacén, según corresponda.

FIN El Director de Abastecimiento revisa y firma los inventarios, en señal de conformidad.


ABASTECIMIENTO


IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS.

OBJETIVO Proporcionar el servicio de impresión de documentos a las diferentes Áreas Orgánicas de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Formato de atención de impresiones. Copia contenido el documento a imprimir, visado por el Jefe del área solicitante y el Jefe de

Gestión Administrativa. Papel en cantidad suficiente a lo solicitado.

ORIGEN La persona autorizada del área solicitante entrega al Trámite Documentario de impresiones el documento a ser impreso y el formato de Atención de impresiones debidamente llenado con el visto bueno del Director de Administración.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Trámite Documentario de impresiones. 1. Verifica en el formato de Atención de Impresiones la firma del Director de Administración. 2. Verifica que la cantidad de papel sea suficiente para el número de ejemplares a imprimir. 3. Registra en el formato Control Diario de impresiones la fecha, número de formato.

111

Atención de Impresiones, nombre del área solicitante, tipo de documento, si se requiere tira y retira y la cantidad de ejemplares a imprimir. 4. Devuelve el formato de Atención de Impresiones al usuario. 5. Ejecuta la impresión del trabajo solicitado. 6. Revisa, verifica las características del trabajo impreso. 7. Entrega el documento a la persona autorizada del área solicitante, previa firma en el Registro de

Control Diario de Impresiones, en señal de conformidad. 8. Desglosa y archiva la Hoja de Control Diario de Impresiones en forma correlativa.

FIN Mensualmente elabora un Cuadro estadístico de documentos impresos por áreas solicitantes. Lo prepara al Responsable de Abastecimientos.


ABASTECIMIENTO


REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

OBJETIVO Proporcionar el servicio de producción de documentos a las diferentes área orgánicas.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 26850 Ley de Consucode. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Formato de solicitud.

ORIGEN Para fotocopiado, el solicitante recurre al servicio autorizado para reproducir fotocopias. Para impresiones, el solicitante entrega al Trámite Documentario de impresiones el formato visado para la reproducción de páginas manuscritas o impresas.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Trámite Documentario de Impresiones. 1. Recibe el documento a reproducirse.

112

2. Verifica la firma del Director de Área de Administración que autoriza la reproducción del documento.

3. Registra en el formato: fecha, cantidad de ejemplares a reproducirse y nombre de la persona que debe recibir el trabajo.

4. Ejecuta la reproducción del documento solicitado. 5. Revisa y verifica la calidad de características del trabajo reproducido. 6. Entrega el documento a la persona autorizada del área solicitante, previa firma en el formato, en

señal de conformidad. 7. Archiva la copia del formato de impresiones.

FIN Mensualmente elabora un Cuadro Estadístico de documentos impresos por áreas solicitantes. Lo presenta al Responsable de Abastecimiento.


CONTABILIDAD

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: A – CO – 01

ELABORACIÓN DE LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES.

OBJETIVO Reflejar el estado económico financiero de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 30281, Ley del Presupuesto para el año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. D. L. N° 17521 Directiva DGCP – GC - 03

REQUISITOS Balance Inicial de Apertura. Balance de Cierre. Inventario de Activos Fijos. Inventario de Almacén. Libro Diario. Libro Mayor.

113

ORIGEN Por ser un libro obligatorio el Contador inicia la operación

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Prepara Consolidado por Grupo Genérico de Cuentas a nivel a tres dígitos con el Libro Mayor. 2. Prepara Cédulas de Ajuste por Inflación para convertir a precios constantes todas las cuentas. 3. Prepara por cuentas principales los asientos contables de cierre del ejercicio. 4. Registra los asientos contables del cierre del ejercicio en el Libro Diario. 5. Verifica que las cuentas contables estén saldadas con el Libro Mayor. 6. Elabora Balance General (Original y 1 copias) y los Estados Financieros (Original y 1 copia)

divisionarias a 3 dígitos. 7. Prepara los Análisis por cada cuenta contable principal que tienen saldo deudor o acreedor para

visualizar el movimiento de la cuenta contable. 8. Prepara Oficio (original y 2 copias) de entrega de documentos al Gobierno Regional. 9. Registra en el Libro de Inventario y Balance.

Contador. 10. Revisa el Balance General, los Estados Financieros, los Análisis por Cuenta Contable Principal y el

Libro Diario, si está conforme lo firma y sella. Director AD. 11. Revisa el Balance General, los Estados Financieros, los Análisis por Cuenta Contable Principal y el

Libro Diario, si está conforme lo firma y sella. 12. Revisa el Oficio, si está conforme lo firma y sella. 13. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio y Directiva. 14. Entrega:

Al Gobierno Regional el Balance General (Original), los Estados Financieros (Original), los Análisis por Cuenta Contable Principal (Original) y el Oficio (Original); previa firma del cargo.

A la Dirección el Oficio (1 copia)

FIN Técnico de Contabilidad archiva el Balance General (1 copia), los Estados Financieros (1 copia), los Análisis por Cuenta Contable Principal (1 copia), el Oficio (2 copias), el Libro de Inventario y Balance, Libro Diario y Libro Mayor.


CONTABILIDAD


FORMULACIÓN DEL BALANCE MENSUAL DE COMPROBACIÓN

OBJETIVO Demostrar en forma mensual, la información sobre el movimiento del mes y el saldo de acuerdo con su naturaleza.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806

114

D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 30281, Ley del Presupuesto para el año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. R. D. N° 071 – ET – C/7601 – Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

REQUISITOS Notas Contables y Presupuestales.

ORIGEN De acuerdo con lo nombrado por la Contaduría Pública el contador inicia la operación.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Utcubamba A-CO-09 – Elaboración de Notas Contables y Presupuestarias. 2. Prepara consolidado por cuentas y subcuentas contables (mayorización). 3. Elabora le Balance Mensual de Comprobación (Original y 6 copias) incluyendo el movimiento de

cuentas del Mayor, divisionarias a tres dígitos del movimiento del mes y el movimiento acumulado para así establecer los saldos deudores y acreedores sustentados mediante análisis de cada cuenta y subcuenta.

4. Verifica que los totales de las Notas Contables y Presupuestales sean las mismas que el del Balance Mensual de Comprobación.

5. Prepara Ecuación Probatoria (Original y 2 copias). 6. Prepara Oficio (Original y 1 copia). 7. Contador Revisa el Balance de Comprobación Mensual y la Ecuación Probatoria, si está conforme

los firma y sella. Director AD. 8. Revisa el Balance de Comprobación Mensual y la Ecuación Probatoria, si está conformes los

firma y sella. 9. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa. 10. Entrega al Balance Mensual de Comprobación:

- Al Gobierno Regional el Balance Mensual de Comprobación (Original), la Ecuación Probatoria (Original) y el Oficio (Original), previa firma del cargo.

- A la Dirección Oficio (1 copia).

FIN Técnico de Contabilidad archiva el Balance Mensual de Comprobación (6 copias), la Ecuación Probatoria (2 copias) y el Oficio (2 copias).


CONTABILIDAD


115

AFECTACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO

OBJETIVO Comprobar que la información de las Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio se encuentran de acuerdo con lo requerido por el sistema.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. R. D. N° 071 – ET – C/7601 – Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

REQUISITOS Orden de Compra. Orden de Servicio. Tabla de Operaciones Sistema de Información Administrativa Financiera (SIAF).

ORIGEN El Técnico de Abastecimiento entrega la Orden de Compra y Orden de Servicio al Técnico de Contabilidad, con cargo.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Verifica en la Orden, que el código del SIAF seas el que corresponde según lo indicado en la Tabla

de Operaciones del SIAF. 2. Elabora Comprobante de Codificación Contable con los siguientes datos:

Número de orden. Fecha. Cuentas patrimoniales afectadas. Cuentas presupuéstales afectadas. Afectación al Proyecto o Meta correspondiente.

3. Coloca el sello de control previo y visto bueno. Contador. 4. Revisa la orden y el comprobante de Codificación Contable, si está conforme lo firma y sella.

Director. 5. Revisa la Orden y Comprobante de Codificación Contable, si está conforme lo firma y sella.

FIN Técnico de Contabilidad, archiva 1 copia de la Orden de Compra y Orden de Servicio y el Comprobante de Codificación, entrega Orden de Compra (Original) y Orden de Servicio al Técnico de Tesorería para la elaboración del Comprobante de Pago.


116

CONTABILIDAD


FISCALIZACIÓN DE COMPROBANTES DE PAGO.

OBJETIVO Comprobar que los datos del Comprobante de Pago sean los correctos.


REQUISITOS Comprobantes de Pago. Orden de Compra (Original) u Orden de Servicio (Original). Comprobante de Codificación Contable. Resumen de Planillas de Pago.

ORIGEN El Técnico de Tesorería entrega con cargo, Comprobante de Pago y Orden de Compra u Orden de Servicios al Técnico de Contabilidad.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Verifica el Comprobante de Pago.

Si el Comprobante es para pago de planillas: - Que los datos de la cadena Funcional sean los mismos que se indican en el Resumen de

Planillas de Pago. - Que el Código de la Partida sea el que indica en el Resumen de Planillas de Pago.

Si el Comprobante es para el pago de servicio o compra: - Que los datos sean los mismos de la Orden de Compra u Orden de Servicio. - Que el Código de la Partida Específica sea el correcto. - Verifica que se haya ingresado los bienes al almacén o se haya recibido al servicio. - Verifica que las cuentas afectadas sean las correctas de acuerdo al Comprobante de

Codificación Contable. 2. Entrega al Técnico de Tesorería:

Comprante de Pago. Orden de Compra u Orden de Servicio. Comprobante de Codificación Contable.

117

Resumen de Planillas de Pago de Remuneraciones.

FIN Técnico de Contabilidad, archiva 1 copia del comprobante de Pago.


CONTABILIDAD


FISCALIZACIÓN DE FONDOS PARA PAGO EN EFECTIVO.

OBJETIVO Fiscalizar los gastos del Fondo para Pago en Efectivo.


REQUISITOS Recibo de Movilidad Local. Memorando (cuando se solicita una compra o servicio)

ORIGEN El usuario entrega Declaración Jurada por Movilidad al Técnico de Contabilidad.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Verifica de:

Recibo de Movilidad Local. Sustenta el gasto y los montos. Que tenga la firma del usuario y la firma y sello del Jefe inmediato. Memorando. Si el monto y el concepto pertenecen al fondo. Que tenga la firma del usuario y la firma y sello del Jefe inmediato. Si el Comprobante es para pago de planillas:

2. Ubica la Partida y el Programa que le corresponde en el Libro Trámite Documentario. Standard y registra lo siguiente: El nombre del usuario.

118

Cuenta afectada. Importe.

3. Coloca sello de afectación en el Recibo o Memorándum. 4. Anota el número de la partida y del programa. 5. Coloca sello de fiscalizado y visto bueno.

FIN Técnico de Contabilidad entrega al usuario Recibo de Movilidad o Memorando.


CONTABILIDAD


REGISTRO EN EL LIBRO DIARIO.

OBJETIVO Registrar las operaciones diarias de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. D. L. 17521 Directiva UGEL.

REQUISITOS Notas Contables y Presupuéstales.

ORIGEN De acuerdo con lo establecido en la base legal.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Utcubamba A-CO-09 – Elaboración de Notas Contables y Presupuestales. 2. Descarga los asientos contables de las Notas Contables y Presupuestadas en el Libro Diario con

los siguientes datos: Número de la Cuenta Contable Principal. Nombre de la Cuenta Contable Principal. Monto pro Cuenta Contable Principal. Número de Sub Cuenta Contable.

119

Nombre de Sub Cuenta Contable. Monto por Sub Cuenta Contable. Fecha. Glosa.

3. Contador revisa Libro Diario con las Notas Contables y Notas Presupuestales, si está conforme lo firma y sella.

FIN Técnico de Contabilidad archiva las Notas Contables y Presupuestales (Original) y Libro Diario.


CONTABILIDAD


REGISTRO EN EL LIBRO MAYOR.

OBJETIVO Registrar las operaciones por cuentas contables.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. D. L. 17521 Directiva UGEL.

REQUISITOS ORIGEN De acuerdo a lo establecido en la base legal el equipo de contabilidad realiza el Utcubamba.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Prepara Hoja de Trabajo con consolidado de las cuentas contables principales. 2. Registra en el Libro Mayor la Información de la Hoja de Trabajo con los siguientes datos:

Día/Mes. Concepto. Importe. Número de folio del Libro Diario.

3. Firma el Libro Mayor con el Libro Diario, si está conforme lo firma y sella.

FIN

120

Técnico de Contabilidad archiva Hoja Trabajo, el Libro Diario y el Libro Mayor.


CONTABILIDAD


ELABORACIÓN DE NOTAS CONTABLES Y PRESUPUESTALES.

OBJETIVO Registrar los movimientos contables de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. R. D. N° 061 – 97 – EF/93.01 – Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental. Ley de Presupuesto vigente. D. L. 17521 Directiva UGEL.

REQUISITOS Libro Caja. Comprobante de Pago. Pólizas de Entrada al Almacén. Información de Ingresos por Fuente de Financiamiento diferentes de Recursos Ordinarios (T –

5). Recibos de Ingresos. Extracto Bancario. Papeletas de Depósito a Favor del Tesorero público (T – 6). Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02). Informe Mensual del Gasto (T – 2) – Normal. Informe Mensual del Gasto (T – 2) – Reversiones. Informe Mensual del Gasto (T – 2) – Anulaciones. Listado de Cheques Anulados. Resumen del Reporte de Compensación por Tiempo de Servicios (Ley 199990 y 20530).

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en la base legal el Técnico de Contabilidad elabora las Notas Contables y Presupuestales.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN

121

Técnico de Contabilidad. 1. Prepara Notas Contables:

Por ingresos, con el Resumen del Libro Caja. Por egresos, por pagos con el Resumen del Libro Caja. Por ingresos al Almacén con las Pólizas de Ingreso al Almacén. Por salidas del Almacén con las Pólizas de Salidas del Almacén. De rebajas por pagos indebidos con las Papeletas de Depósito a favor del Tesoro Público.

Por los ingresos directamente recaudados con la información de Ingresos por fuentes de Financiamiento Diferentes de Recursos Ordinarios (T - ) y los Recibos de Ingresos

Por cheques anulados con el Listado de Cheques Anulados. Por el Pago de Remuneraciones de Activos y Cesantes con los Comprobantes de Pago y el

Resumen Mensual del Libro Caja. Por el Pago de la Compensación de Tiempo de Servicio con el Resumen del Reporte de

Compensación por Tiempo de Servicios. 2. Prepara Nota Presupuéstales:

Por Pago de Planillas y Bienes y Servicios con la Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02) y el Informe Mensual del Gasto (T – 2) – Normal.

Por Recaudación del Mes con la Información de Ingresos de Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados (T – 5).

Por anulaciones de compromisos y Pagos con el Listado de Cheques Anulados y el Informe Mensual del Gasto (T – 2) - Reversión y Anulaciones.

3. Ingresa las Notas Contables y Presupuestales al Sistema Contable e imprime las Notas Contables y Presupuestales (Original y 2 copias).

Contador. 4. Revisa consolidado de Notas Contables y Presupuestales: si está conforme lo firma y lo sella.

Director AD. 5. Revisa consolidado de Notas Contables y Presupuéstales: si está conforme lo firma y lo sella.

FIN Técnico de Contabilidad archiva Notas Contables para la elaboración del Libro Diario y el Balance de Comprobación Mensual.


CONTABILIDAD


REVISIÓN DEL LIBRO CAJA DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

OBJETIVO Revisar los montos recibidos por el Centro Educativo por el concepto de Expedición de Certificado de Estudios y el pago para rendir las pruebas de subsanación de aplazados y de cargos.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806

122

Ley N° 29060, Silencio Administrativo. R. D. N° 061 – 97 – EF/93.01 – Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

REQUISITOS Libro Caja del Centro Educativo. Talonarios de Recibos de Centro Educativo. Sustento del Gasto (Boletas, Recibos, Facturas o Declaración Jurada). Oficio. Resumen de Caja.

ORIGEN El Director del Centro Educativo entrega al Equipo de Contabilidad los documentos recibidos.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Verifica el Libro Caja:

En caso de Gastos: que los conceptos sean los mismos de los Documentos Sustentatorios. En caso de Ingresos: que los conceptos de los Talonarios del Centro Educativo sean los

mismos. De ser necesario devuelve para rehacer concepto. Que tenga la firma y sello del encargado de la recaudación y del Director del Centro

Educativo. Los montos estén de acuerdo al Libro Caja.

2. Coloca visto y sello en el Libro de Caja.

FIN Técnico de Contabilidad entrega al usuario Libro Caja y documentos requisitos y archiva Oficio y el Resumen de Caja.


CONTABILIDAD


REGISTRO EN EL LIBRO CAJA

OBJETIVO Registrar las operaciones diarias por giro de cheques.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Tesorería del año vigente.

REQUISITOS

123

Libro Trámite Documentario de ingresos Directamente Recaudados. Papeleta de Depósito al Banco de la Nación. Talón de Recibos de Ingresos. Comprobantes de Pago. Libro Trámite Documentario de Bonos por cada Cuenta Corriente. Rendición de Fondos para pago en efectivo. Extracto Bancario. Listado de Cheques Girados. Planilla de Pagos de Remuneraciones (Copia).

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en la base legal, el Contador elabora el Libro Caja.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Revisa que los documentos requisitos estén conformes. 2. Prepara asientos contables:

Por los ingresos del Libro Trámite Documentario de Ingreso y de la Papeleta de Depósito al Banco de la Nación.

Por cada cheque girado con sus respectivos Comprobantes de Pago. Por la Rendición de Fondos para Pago en Efectivo. Por el Extracto Bancario que emite el Banco de la Nación.

3. Registra los asiento contables en el Libro Caja con los siguientes datos: Día/Mes. Número de Cuenta Principal. Nombre de la Cuenta Principal. Número de Sub Cuenta. Importe de la Sub Cuenta y Cuenta Principal. Glosa del Asiento Contable. Contador.

4. Revisa el Libro Caja con el sustento, si está conforme lo firma y sella.

FIN Técnico de Contabilidad archiva el Libro Caja y su sustento para formular la rendición de cuentas.


TESORERÍA

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: A – TE – 01

PAGO DE PLANILLA DE PENSIONES Y REMUNERACIONES.

OBJETIVO Realizar el pago de remuneraciones a los docentes y administrativos activos y el pago de pensiones a los cesantes.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública

124

Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Tesorería del año vigente.

REQUISITOS Autoridad de Giro. Planilla de Remuneraciones. Apertura de Cuenta Teleahorro. Boletas de Pago.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el Tesorero recoge el resumen de planillas y boletas de pago y listado de Abono a las Cuentas Individuales y el disquete del Centro de Cómputo de la UGEL según cronograma, firmando el cargo respectivo.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Tesorero. 1. Recepciona el resumen de planillas y boletas de pago y listado de Abono a las Cuentas

individuales y el disquete del Centro de Cómputo de la Dirección de la Unidad Ejecutora de acuerdo con el cronograma de pagos, revisa y firma cargo.

2. Entrega toda la documentación recibida del Centro de Cómputo al Técnico de Tesorería. Técnico de Tesorería. 3. Clasifica y ordena de acuerdo con los códigos, niveles y programas. 4. Prepara Carta Orden (Origina y 2 copias) para Banco de la Nación (Original), Dirección de

Administración (1 copia) y Tesorería (1 copia). Debe contener: aperturas de teleahorros, transferencias de fondos, bloqueos de cuentas de teleahorro de personal activo o cesante que no ha firmado por más de tres meses la planilla o motivos que informa el equipo de personal, recabando la firma del tesorero.

5. Coordina con el Director AD sobre el personal que va a efectuar el pago al personal cesante, en las fechas programadas y que va apoyar en el cocido de las Planillas.

6. Prepara Memorándum con relación del Personal de apoyo (Original y copias).: original para el Director, 1 copia cada pagador y 2 copias para el vigilante de portería de la Sede.

7. Prepara Cargo de entrega de Planillas y Boletas de Pago a los Centros o Programas Educativos, recabando firma del tesorero.

8. Entrega a los Directores previo cargo, las Planillas de Remuneraciones y Boletas de Pago del Personal de los Centros y Programas Educativos.

9. Prepara Planillas de Pago del Personal de la Sede: entrega boleta de pago y recaba firma y N° de DNI (Documento Nacional de Identificación) del trabajador en la respectiva planilla de remuneraciones.

10. Llegada la fecha de devolución recibe directamente el Oficio (Original), Planilla de Pagos, cheques y talones de los Centros Educativos.

11. Verifica que la Planilla tenga la firma y el número de DNI del trabajador. 12. Prepara informe de personal que no ha firmado la planilla (Original y 1 copia), entrega Original

a Tesorero y archiva la copia, para preparar la Carta de Orden.

125

13. Agrupa las Planillas de Remuneraciones de Trabajadores de la Sede, Cesantes y de los Centros Educativos.

14. Con el Personal de apoyo, ordena las Planillas, lo Talones y los Cheques por Distritos, Niveles, Centros Educativos y por Mes y los cose.

FIN El responsable de Constancia de Pagos archiva las planillas: el original, así como las boletas de pago no recabados por los interesados.


TESORERÍA UTCUBAMBA N° 02

CODIGO: I – FI – 02

ELABORACIÓN DEL CALENDARIO DE COMPROMISOS MENSUALES.

OBJETIVO Realizar las correcciones al Calendario Mensual de Acuerdo a los egresos del mes.

BASE LEGAL Ley 28112, Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 28142, Ley del Presupuesto para el año 2008 Directiva de Contabilidad del año vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Planillas de Remuneración del Mes. Desagregación del Techo de Asignación Trimestral.

ORIGEN De acuerdo a lo establecido, el Especialista realiza la elaboración del Calendario de Compromisos Mensuales.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Especialista en Finanzas. 1. Recibe el Informe de la Ejecución Mensual para Gastos de Bienes y Servicios, enviando por el

Área de Gestión Administrativa. 2. Ingresa los datos de la programación de Gastos mensual en el Sistema de Ejecución Presupuestal

MEF. 3. Imprime el reporte Calendario de Compromisos Mensual por Programas (Original y 2 copias) y

graba información en diskette. 4. Prepara Oficio de envío de documentos (Original y 2 copias) a la Oficina de Presupuesto.

Director DGI 5. Revisa el Oficio y el Calendario de Compromisos, si están conformes la firma y sella.

Especialista en Finanzas. 6. Archiva el reporte Calendario de Compromisos (1 copia) y el Oficio (1 copia).

126

Secretaria. 7. Folia y enumera el Oficio. 8. Entrega a la Oficina de Presupuesto el Calendario de Compromisos, el diskette y el Oficio

(Original); previa firma del cargo.

FIN La Secretaria archiva el Calendario de Compromisos (2 copias) y el cargo Oficio (2 copias).


TESORERÍA


ELABORACIÓMN DE LA INFORMACIÓN DE INGRESOS POR FUENTES DE FINANCIAMIENTO DIFERENTES DE RECURSOS ORDINARIOS (T – 5).

OBJETIVO Entregar oportunamente la recaudación de la Institución por servicios prestados.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Tesorería del año vigente.

REQUISITOS Formulario Información de Ingresos pro Fuente de Financiamiento diferentes de Recursos

Ordinarios (T – 5), generados por él SIAF. Papeletas de Depósito al Banco de la Nación (cliente). Extracto bancario. Recibo de Ingreso a Caja. Libro Bancos. Cuadro de Recaudación Quincenal.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el Cajero entrega Papeletas de Depósito al Banco de la Nación y el Extracto Bancario al Técnico de Tesorería.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico Administrativo (Responsable Módulo SIAF: Tesorería). 1. Prepara consolidado de las Papeletas de Depósito. 2. Revisa los montos y el total bruto de la Información de Ingresos por Fuentes Financiamiento

Diferentes de Recursos Ordinarios (T – 5).

127

3. Elabora la Información de Ingresos por Fuentes de Financiamiento. Diferentes de Recursos Ordinarios T – 5 (Original y 5 copias).

Tesorero. 4. Revisa información de Ingresos por Fuentes de Financiamiento Diferentes de

Recursos Ordinarios (T – 5), si está conforme lo firma y sella. Contador. 5. Revisa información de Ingresos por Fuentes de Financiamiento Diferentes de Recursos

Ordinarios (T – 5) si está conforme lo firma y sella. Director AD. 6. Revisa la información de ingresos por fuentes de financiamiento diferentes de recursos

ordinarios (T – 5), si esta conforme firma y sella. 7. Técnico Administrativo (Responsable Módulo SIAF: Tesorería).

Remite: Al Ministerio de Economía y Finanzas la información de ingresos por Fuentes de

Financiamiento Diferentes de Recursos Ordinarios (T – 5) (Original y 1 copia) y el Oficio (Original), previa firma del cargo.

Al Equipo de Contabilidad la información de Ingresos por Fuentes de Financiamiento diferente de Recursos Ordinarios (T – 5) (2 Originales y 3 copias).

FIN El responsable de Tesorería archiva T-5 (4 copias, 5 copias y 6 copias) y Oficio y entrega Oficio (1 copia) a la Secretario para el archivo del áreas.


TESORERÍA


ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN DEL MOVIMIENTO DE FONDOS DE SUBCUENTAS (T – 4).

OBJETIVO Presentar los giros y pagos acumulados durante el año de las subcuentas asignadas por el Tesorero Público.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Tesorería del año vigente. Extracto Bancario. Formulario Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas (T – 4). Listado de cheques girados. Informe Mensual del Gasto (T – 2) del mes actual.

128

ORIGEN De acuerdo con lo establecido en la Directiva, el Técnico Administrativo de Tesorería elabora el Informe Conciliado del Movimiento de Fondos de Subcuentas.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Tesorería. 1. Concilia los montos del Listado de Cheques Girados y del Extracto Bancario. 2. Prepara la Conciliación del Movimiento de Fondos y Subcuentas T – 4 (Original y 3 Copias), el

informe de Cheques en Tránsito y en Cartera (Original y 3 copias). Tesorero. 3. Revisa la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas (T – 4), el Informe de Cheques

en Tránsito y en Cartera y el Oficio, si están conformes las firmas y sella. 4. Elabora el oficio de entrega de documentos.

Contador. 5. Revisa la Conciliación del Movimiento de Fondos y Subcuentas (T – 4), el Informe de Cheques en

Tránsito y en Cartera y el Oficio, si están conformes las firmas y sella. Director. 6. Revisa la Conciliación del Movimiento de Fondos y Subcuentas (T – 4), el Informe de Cheques en

Tránsito y en Cartera y el Oficio, si están conformes las firmas y sella. Técnico de Tesorería. 7. Distribuye los documentos de la siguiente manera:

Al Ministerio de Economía y Finanzas el Oficio (Original), la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas T – 4 (Original, 1 copia y 2 copias) y el Informe de Cheques en Tránsito (Original); previa firma del cargo.

Al equipo de Contabilidad la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas T – 4 (3 copias) y el Informe de Cheques en Tránsito y en Cartera (1 copia).

A la UGEL (20. 5 copias, GC y 7 copias) y el Informe de Cheques en Tránsito (20).

FIN Técnico de Tesorería archiva el Informe de Cheques en Tránsito (1 Copia), la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas T – 4 (8 copias) y el oficio (2 copias). El Informe de Cheques en Tránsito y en Cartera se prepara trimestre.


TESORERÍA


ELABORACIÓN DE PAPELETAS DE DEPÓSITO A FAVOR DEL TESORO PÚBLICO (T – 6).

OBJETIVO

129

Realizar la reversión por concepto de pagos indebidos, responsabilidad fiscal y denuncias de cobros indebidos al Tesoro Público.


REQUISITOS Formulario Papeletas de Deposito a Favor del Tesoro Público (T – 6). Resumen del Pago de Planillas. Listado de Cheques Anulados.

ORIGEN El Técnico en Planillas revisa Resumen de Pago de Planillas y detecta que hay que revertir al Tesoro Público por cheques anulados o pagos indebidos, informando a la Dirección de Administración.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Tesorería. 1. Realiza la rebaja del importe del Listado de Cheques Nulificados y Anulados del Cuadro

Consolidado por: Carrera Administrativa (Administrativos titulares de la Sede). Contratos (Docentes y Administrativos). Ley de Profesorado (Docente Nombrado). Profesionales de la Salud.

2. Elabora la papeleta de depósito a favor del Tesorero Público T – 6 (Original y 2 copias) con el monto que indica el Resumen del Pago de Planillas.

3. Prepara el Comprobante de Pago (Original y 2 copias). 4. Prepara el Cheque, recaba firma y sello de los titulares autorizados.

Tesorero. 5. Revisa la Papeleta de Depósito a Favor del Tesorero Público (T – 6), Cheques y Comprobante de

Pago, si están conformes los firma y sella. Director AD. 6. Revisa la Papeleta de Depósito a Favor del Tesorero Público (T – 6), Cheque y Comprobante de

Pago, si están conformes los firma y sella. Técnico Tesorería. 7. Deposita el Cheque en el Banco de la Nación, recaba sello de la máquina registradora en la

Papeleta de Depósito a Favor del Tesorero Público (T – G) y entrega primera y segunda copia al cajero del banco.

FIN El Técnico Administrativo de Tesorería distribuye los documentos de la siguiente manera: Archiva el Comprobante de Pago (Original, 1 copia y 2 copias) y Papeleta de Depósito a Favor del

Tesorero Público T – 6 (Original).

130

Entrega Comprobante de Pago (3 copias y 4 copias) y Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público T – 6 (3 copias) al Equipo de Contabilidad.

Archiva Papeleta de Depósito a Favor del Tesorero Público T – 6 (4 copias) para la elaboración de los Informes Mensual del Gasto (T – 2).

Archiva Comprobante de Pago (5 copias) para la elaboración del Libro Caja. Archiva Papeleta de Depósito a Favor del Tesorero Público T – 6 (5 copias).


TESORERÍA


ELABORACIÓN DEL INFORME MENSUAL DEL GASTO (T2).

OBJETIVO Informar el Gasto mensual de la Institución por el concepto de Obligaciones de Personal y de Bienes de Servicios.


REQUISITOS Formulario Informe Mensual del Gasto (T – 2). Papeletas de Depósito a Favor del Tesorero Público (T – 6). Resumen de Planillas de Pago. Comprobantes de Pago. Listado de Cheques Anulados y Nulificados. Calendario de Compromiso.

ORIGEN De acuerdo con lo establecido en la Directiva, el Técnico de Tesorería elabora el Informe Mensual del Gasto.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Tesorería. 1. Verifica el importe del Resumen de Planilla de Pagos, Calendario de Compromisos y Autorización

de giro. 2. Si el monto es mayor coordina con el Especialista de Presupuesto para la ampliación del

Calendario de Compromisos.

131

3. Rebaja el importe del Listado de Cheques Anulados en el Cuadro Consolidado. 4. Elabora el Informe Mensual del Gasto T – 2 (Original y 6 copias)de los siguientes tipos:

Ejecución de Gastos. Reversión al Tesoro Público. Anulación de Cheques. Regularización.

5. Prepara Oficio (Original y 2 copias) de entrega de documentos. Tesorero. 6. Revisa el Informe Mensual del Gasto (T – 2), constata los montos, sumas y la cuadratura del gasto

total bruto, si está conforme firma y sella. Contador. 7. Revisa el Oficio, si está conforme lo firma y sella.

Contador. 8. Revisa el Informe Mensual del Gasto (T – 2), que las partidas se hayan afectado correctamente si

esta conforme firma y sella. Director. 9. Revisa el Informe Mensual del Gasto (T – 2) y el Oficio, si está conforme, firma y sella.

Técnico de Tesorería. 10. Entrega:

Al Ministerio de Economía y Finanzas el Informe Mensual del Gasto T – 2 (Original y 1 copia) y Papeleta de Depósito a Favor del Tesorero Público T – 6 (1 copia).

Al Equipo de Contabilidad el Informe Mensual del Gasto T – 2 (2 copias).

FIN El Técnico de Tesorería archiva: El Informe Mensual del Gasto T – 2 (4 copias, 5 copias, 6 copias) en el Archivo de Informes

Mensuales. El Informe Mensual del Gasto T – 2 (3 copias), para la elaboración de la Conciliación del

Movimiento de Fondos de Subcuentas (T – 4).


TESORERÍA


PAGO DE PAPELETAS POR MOVILIDAD.

OBJETIVO Otorgar el pago autorizado al Personal comisionado para realizar labores dentro del ámbito jurisdiccional local.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad.

132

Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Tesorería del año vigente.

REQUISITOS Papeleta de salida debidamente autorizada.

ORIGEN Cuando el trabajador ha sido comisionado para realizar labores en la localidad.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Usuario. 1. Presenta las papeletas de salida debidamente autorizadas a la Responsable de FF.PP.EE. 2. Responsable de FF.PP.EE. emite el Recibo de Egresos correspondientes. 3. Responsable de FF.PP.EE. recaba vistos del personal autorizado.

Tesorero. 4. Recibe el recibo de egresos, revisa los datos del comisionado y verifica si tiene las firmas que

autoriza de Comisión. De estar conforme, firma y sella.

FIN El Técnico Administrativo (Cajero) archiva el Recibo por Pago de Movilidad y la respectiva Papeleta de Salida.


TESORERÍA


RECAUDACIÓN DE INGRESOS POR CAJA.

OBJETIVO Recauda los fondos financieros.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Directiva de Tesorería del año vigente.

REQUISITOS Boletas de venta y recibos de ingreso.

ORIGEN El usuario solicita el pago del servicio en la ventanilla de Recaudación – Tesorería.

DESCRIPCIÓN Usuario.

133

1. Solicita el pago del servicio que se indican en el TUPA o la compra de formularios.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Tesorería (Cajero). 2. Prepara Recibo (Original y 2 copias) con los siguientes datos:

Nombre de la persona interesada. Servicio que se realiza. Monto a pagar.

3. Entrega Recibo (Original y 1 copia) y recaba dinero al usuario y custodia el mismo hasta el final del día.

4. Al final del día, contabiliza los montos de las boletas de venta emitidas y el dinero en efectivo de caja.

5. Prepara el reporte de la capacitación del día. 6. Cuadra los montos de las boletas de venta con los del Libro Trámite Documentario de Ingresos

Directamente Recaudados. 7. Firma y sella el Libro de Trámite Documentario de Ingresos Directamente Recaudados. 8. Prepara Papeleta de Depósito (Original y copia), recaba firma del Tesorero y entrega al

encargado de efectuar los Depósitos al Banco de la Nación, el dinero y cheques. Tesorero. 9. Revisa el Libro de trámite Documentario de Ingresos Directamente Recaudados, si esta conforme

lo firma y sella.

FIN El Técnico Administrativo (Cajero) archiva Libro de Trámite Documentario de Ingresos Directamente Recaudados Papeleta de Depósito (1 copia), Boletas de Ventas, Recibos de Ingresos y Reportes Diarios.


TESORERÍA


RENDICIÓN DEL FONDO PARA PAGO EN EFECTIVO.

OBJETIVO Controlar y supervisar el uso del fondo para pago en efectivo.


REQUISITOS Formulario Rendición de Fondos para Pago en Efectivo.

134

ORIGEN De acuerdo con lo establecido en la Directiva, el Técnico de Tesorería elabora la Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Tesorería (Cajero). 1. Clasifica las Facturas y Boletas por compras de bienes y servicios y recibos de egresos por Pago

de Movilidad. 2. Elabora un consolidado por partidas específicas. 3. Registra la rendición y el consolidado en el formulario Rendición de Fondo para Pagos en

Efectivo (Original y 5 copias), lo firma y sella. Tesorero. 4. Revisa la Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo, si está conforme lo firma y sella.

Técnico en Tesorería (Cajero). 5. Recaba firma del Director AD. 6. Prepara cargo y entrega al Equipo de Contabilidad la Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo

(1 Original y 2 copias); previa firma del cargo.

FIN El Técnico de Tesorería (Cajero) distribuye la Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo. El original y la tercera copia para el archivo de la Oficina. La cuarta copia para la elaboración del Libro Caja. La quinta copia para la Renovación del Fono para Pago en Efectivo.


TESORERÍA


RENOVACIÓN DEL FONDO PARA PAGO EN EFECTIVO

OBJETIVO Renovar el fondo para los pagos en efectivo.


REQUISITOS Libro trámite documentario. Standard. Rendición de Fondos para pago en efectivo.

135

ORIGEN El cajero prepara y ordena la solicitud para la renovación de fondos al Tesorero.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Tesorería (Cajero). 1. Prepara Solicitud (Original y 2 copias) solicitando renovación de fondos, lo firma y sella.

Director. 2. Revisa Memorando, si está conforme lo firma y sella. 3. Archiva la Solicitud (1 copia).

Técnico de Tesorería (Cajero). 4. Entrega Memorando (Original), Libro trámite documentario. Standard y Rendición de Fondos

para Pago en Efectivo al Tesorero; previa firma del cargo. 5. Archiva la segunda copia de la Solicitud.

Tesorero. 6. Revisa la Rendición de Fondos para Pago en Efectivo y el Trámite documentario. Standard. 7. Prepara Cheque y Comprobante de Pago para la aprobación del giro a través del SIAF – SP.

Técnico en Tesorería (Cajero). 8. Recibe el Cheque, firma, anota el Número de DNI y la Fecha en el Comprobante de Pago. 9. Archiva el Comprobante de Pago (5 copias).

FIN Tesorero entrega Comprobante de Pago (3 copias y 4 copias) al Equipo de Contabilidad y archiva Comprobante de Pago (Original, 1 copia y 2 copias).

UTCUBAMBA

N° 10

CÓDIGO: A – TE - 10

UTCUBAMBA

EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE PAGO DE REMUNERACIONES Y PENSIONES (Constancia de Haberes) OBJETIVO Expedir constancias de pago que acreditan haber percibido remuneración.

BASE LEGAL Ley N° 28044 “Ley General de Educación” Ley N° 24029 “Ley del Profesorado” y Ley N° 25212 “modificatoria de la Ley del Profesorado” Ley N° 28411 “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto” Ley de Presupuesto para el año fiscal vigente Ley N° 27444 “Ley General de Procedmientos Administrativos” Decreto Supremo N° 019-90-ED “Reglamento de la Ley del Profesorado”


136

Decreto Legislativo N° 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público”.

Decreto Supremo N° 005-90-PCM “Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa”. Directiva de Tesorería para el año fiscal vigente

REQUISITOS

Solicitud de Constancia de Haberes (FUT) Copia de Resolución de Contrato, Nombramiento o de Reasignación. Copia del Documento Nacional de Identidad (DNI) Recibo de Pago cancelado en Caja.

ORIGEN El trabajador solicita constancia de pago de remuneraciones al Equipo de Trámite Documento. DESCRIPCION TRAMITE DOCUMENTARIO (01días hábiles) 1. Utcubamba D-TD-01 Ingreso de Documentos a Trámite Documentario

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN, INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO (1/2a hábil) Secretaria 2. Recepciona expediente, firma cuaderno de cargo de Trámite documentario, registra, numera y

entrega la documentación al Jefe.

Jefe de la Oficina 3. Toma conocimiento, vía proveído y deriva el expediente al Tesorero. Tesorería ( 1/2hábil) 4. Recepciona expediente firma el Cuaderno de cargo de la Secretaria. 1. Visa el proveído y remite la solicitud al Técnico de Constancias de Pago. 2. Deriva el expediente para su tramitación correspondiente.

Técnico de Constancias (26 días hábiles) 3. Recepciona documentos revisa datos correctos del usuario. 4. Busca en la Planilla de Pago de Remuneraciones los datos del Trabajador de acuerdo a las fechas

solicitadas. 5. Prepara Constancia de Pago de Remuneraciones (original y 1 copia) con los siguientes datos:

Mes Año Remuneración Básica Remuneración Personal Remuneración Transitoria Número de la Ley

Monto

6. Sella y firma la Constancia de Pago de remuneraciones Tesorero

137

7. Revisa la Constancia de pago de Remuneraciones, si está conforme lo firma y sella OFICINA DE ADMINISTRACIÓN, INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO Jefe de la Oficina

8. Revisa la Constancia de Pagos de Remuneraciones, si está conforme la firma y sella. Técnico de Constancias

9. Entrega la Constancia de Pago de Remuneraciones y recaba firma de cargo en la copia FIN

El Técnico de Constancias archiva Constancia de Pago de Remuneraciones (1C) y la solicitud.

Duración del Proceso: 28 días hábiles.

138

UTCUBAMBA 2: EXPEDICION DE CONSTANCIAS DE PAGO DE REMUNERACIONES Y PENSIONES

Usuario

TRAMITE DOCUMENTARIO

AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

Técnico Administrativo (Ventanilla)

Secretaria Equipo de Tesorería

Técnico Administrativo Tesorera

SI NO

1día 1 día 17 días 1 día

TOTAL: 20 DIAS.

Inicio

Presenta Solicitud

y registros

Recibe y verifica si cuenta

con los requisitos

Administrativo

Recibe el expediente.

Revisa los datos correctos del usuario.

Busca la planilla de pago de remuneraciones y/o

pensiones de acuerdo a los meses solicitados

Elabora la Constancia de Pago, sella y firma.

Entrega al usuario, el cual firma en el cuaderno

de cargo especificando los meses que se entrega

Si

cum

ple

Se devuelve el expediente

mediante decreto para

subsanar, dichas observaciones

A

Firma el cargo en

señal de

conformidad

FIN

Entrega el expediente al

Técnico Administrativo, para

su atención.

Luya

Ingreso de

documentos a

Trámite

Documentario

sistema Lotus

Luya

Recepción, registro

de expedientes.

139


TESORERÍA


EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO DE APORTES AL SISTEMA NACIONAL DE PENSIONES.

OBJETIVO Entregar al trabajador solicitante el Certificado Aportes al Sistema Nacional de Pensiones.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Directiva de Tesorería del año vigente. Ley 26323 Ley 094 – 92 PCM. D. L. 25897 D. L. N° 19990

REQUISITOS Solicitud Formulario Único de Trámite (FUT). Boleta de Pago. N° de IPSS. N° de AFP.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el trabajador solicitante presenta su solicitud a la Oficina de Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Envía los documentos al Despacho de Dirección.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN ÁREA DE TESORERÍA Técnico de Pagaduría. Técnico de Tesorería (Cajero). 3. Recibe el expediente, firma cargo de Trámite Documentario. 4. Revisa datos de haberes percibidos y los descuentos del trabajador solicitante. 5. Revisa los talones de pago de los doce meses y prepara el Certificado en el formato de la AFP. 6. Recaba V°B° del Tesorero y firmas del Director de Administración.

Tesorero 7. Revisa, firma y sella el Certificado Técnico Administrativo.

140

Técnico en pagos. 8. Entrega el Certificado al trabajador solicitante previa firma en la copia.

FIN El Técnico Administrativo archiva la copia firmada como cargo y la solicitud.


TESORERÍA


PAGO DE PLANILLAS JUDICIALES DEL PERSONAL PENSIONISTA

OBJETIVO Otorgar el pago en cheque al pensionista no inscrito en Teleahorro.


ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el usuario presenta su solicitud con requisitos por Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos al Área de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Planillas. 3. Recibe, firma cargo y registra el expediente. 4. Procesa el correspondiente descuento por planillas. 5. Archiva el expediente.

Informática. 6. Revisa, verifica los documentos recepcionados y elabora los cheques (si es el primer pago en

caso contrario le abona a través del Teleahorro) y Planillas Judiciales de Pensionistas. Tesorero. 7. Firma cargo del Técnico de Informática, recoge las Planillas y Cheques del Centro de Cómputo de

la UGEL de acuerdo al Cronograma de pagos. 8. Revisa y firma los cheques, conjuntamente con el Director cuando el interesado se apersona a

cobrar. Técnico de Tesorería.

141

9. Se entrega el cheque recabando firma en planillas y DNI del interesado. 10. Entrega las planillas en original y copia al Responsable de Constancia de Pagos.

FIN El Responsable de Constancia de Pagos firma cuaderno de cargo de Pagaduría, recibe el original de las planillas y la archiva.


TESORERÍA


EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA DE DERRAMA ADMINISTRATIVA – MAGISTERIAL

OBJETIVO Otorgar constancia a los Profesores cesados acreditando los descuentos efectuados en sus remuneraciones por concepto de Derrama Administrativa – Magisterial.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud Formulario Único de Trámite (FUT). Planilla de Pago de Haberes. Boleta de Pago.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando el usuario presenta su solicitud (FUT) por Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Envía los documentos a la Dirección de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Tesorería (Cajero). 3. Recibe la Solicitud, firma cuaderno de cargo de Trámite Documentario registra en Libro de

Ingreso, numera. 4. Revisa datos correctos del usuario y las boletas de pago. 5. Si está conforme, prepara la Constancia y recaba firmas del Tesorero. 6. Entrega la Constancia original al usuario, recabando firma de cargo en la copia. 7. Técnico de Tesorería (Cajero) archiva la copia y solicitud.

FIN Técnico de Tesorería (Cajero) archiva la copia y solicitud.


142

TESORERÍA


REEMBOLSO POR ES SALUD

OBJETIVO Pago de prestaciones económicas.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Acuerdo N° 059 – 22 – Es Salud – 99 Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Directiva de Tesorería del año vigente.

REQUISITOS Hoja de Reembolso. Relación de Personas en Licencia.

ORIGEN La responsable de Licencias remite a Es Salud los expedientes para reembolso.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Tesorero. 1. Coordina con el Jefe de Prestaciones de Es Salud sobre los reembolsos aprobados.

Técnico de Tesorería. 2. Recaba la Hoja de Reembolso donde consta la Relación de Personas en Licencia. 3. Entrega las Hojas de Reembolso al Tesorero.

Tesorero. 4. Revisa las Hojas de Reembolso y coordina con el Jefe de Prestaciones Económicas de Es Salud

para recabar los cheques correspondientes. 5. Prepara oficio para recabar cheques de Gerencia del Banco Continental.

Técnico de Tesorería. 6. Remite al Ministerio de Economía y Finanzas el Oficio (Original), la Hoja de Reembolso (Original,

1 copia y 2 copias) y la Solicitud de Giro T-1 (Original, 1 copia y 2 copias); previa firma del cargo. 7. El Técnico en Tesorería archiva el Oficio (1 copia), la Hoja de Reembolso (2 copias), la solicitud

de Giro T-1 (4 copias, 5 copias y 6 copias) y entrega al encargado de la elaboración del Libro Caja la Solicitud de Giro T-1 (3 copias).

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Director AD. 8. Revisa oficio, si esta conforme visa y sella.

Tesorero. 9. Presenta al Banco el oficio y recaba los cheques.

143

10. Prepara papeleta de depósito para abonar en Cuenta Corriente de RDR lo cheques recibidos del Banco.

Técnico en Tesorería. 11. Deposita los cheques y solicita copia de la P/D.

Técnico en Tesorería (Recaudación). 12. Emite el recibo de ingresos por el importe de los reembolsos.

Tesorero. 13. Revisa el C/P, cheque y T6 de estar conforme lo firma y sella.

Contador. 14. Revisa C/P, cheque y documentación sustentatoria. De estar conforme firma y sella.

Técnico en Tesorería. 15. Hacer la reversión al Tesoro Público, recabando copias del T para su archivo y conciliación

correspondiente.

FIN Técnico de Tesorería archiva el Oficio (1 copia), la Hoja de Reembolso (2 copias), la Solicitud de Giro T-1 (4 copias, 5 copias y 6 copias); y entrega al encargado de la elaboración del Libro Caja la Solicitud de Giro T-1 (3 copias).


TESORERÍA


PAGO A PROVEEDORES.

OBJETIVO Efectuar oportunamente el pago a los proveedores por adquisición de bienes y materiales y contratación de diversos servicios.


REQUISITOS Orden de Compra o Servicio. Factura de Remisión o Documento de conformidad de servicio. Guía de Remisión o Documento de conformidad de servicio. Número de Cuenta Corriente Interbancaria.

ORIGEN Se origina cunado un Proveedor presenta en Abastecimientos su Factura (Original y 1 copia) por la provisión de un bien o prestación de un servicio, adjuntando la Guía de Remisión o Documento de

144

conformidad del servicio prestado (Original y 1 copia) firmado y sellado por el Técnico de Almacén o usuario correspondiente.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Tesorero. 1. Recibe la Orden de Compra o Servicio, Factura (Origina), Formato de SIAF y Notas de

Compromiso. 2. Verifica la Orden de Compra o Servicio respectiva.

Tesorería. 3. Prepara el comprobante de pago y abono correspondiente en la respectiva Cuenta Corriente

Interbancaria alcanzada por el proveedor. Tesorero. 4. Controla la ejecución de giros de acuerdo con las aprobaciones de la Dirección General del

Tesoro Público, a fin de poder ejecutar los pagos de los compromisos atendidos. Técnico en Tesorería. 5. De estar conforme, elabora el Comprobante de Pago (Original y 4 copias) y abono en la Cuenta

Corriente Interbancaria. 6. Pasa a Contabilidad con cuaderno de cargo.

Técnico en Contabilidad. 7. Recibe el comprobante de pago con el cheque, verifica que la Orden decepcionada es conforme

con las Codificación Contable y el Asiento Contable. 8. Firma dando su conformidad.

Contador. 9. Revisa y firma el Comprobante de Pago y devuelve al Tesorero.

Tesorero. 10. Recaba la firma del Director, en el Comprobante de Pago.

Tesorería. 11. Comunica al Proveedor que puede acercarse a cobrar. 12. Entrega 1 copia del Comprobante de Pago al Técnico Contabilidad (Presupuesto) y 1 copia al

Técnico Contabilidad (Integración Contable).

FIN El Tesorero archiva la Factura (Original), Guía de Remisión (1), Orden de Compra (1) y Comprobante de Pago.


TESORERÍA


TRASLADO DE PAGO DE PENSIÓN.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. R. M. 166 – 96 – ED.

145

Presupuesto Anual Vigente. R. D. N° 168 – EF, 7601 Directiva N° 001 – 97 – EF.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Copia autenticada de la Resolución que le otorga la pensión. Certificado domiciliario. Último talón de pago.

ORIGEN Él Utcubamba se origina cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos por Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Entrega los documentos a Área de Administración.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Secretaria. 3. Recepciona, registra el expediente y deriva al Especialista en Finanzas.

Especialista en Finanzas. 4. Revisa el expediente y elabora el informe Técnico de Afectación Presupuestaria.

Director. 5. Visa el Informe Técnico y deriva a Área de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 6. Registra el expediente.

Director. 7. Revisa el expediente, adjunta Hoja de Envío y dispone proyección de Resolución.

Tesorero. 8. Revisa y proyecta Resolución de Traslado de Pago de Pensión. 9. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos.

Director. 10. Visa el proyecto de resolución.


146


PLANIFICACIÓN

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: I – PL – 01

ELABORACIÓN DEL ROF, MOF, Y MAPRO

OBJETIVO Dar a conocer la Organización y las Funciones establecidas.

BASE LEGAL Ley 28044, Ley General de Educación y su reglamento. Ley 24029, Ley del Profesorado y su Modificatoria 25212 Ley 29062 LCPM. D. S. N° 04 – 2008 – ED, Reglamento LCPM. D. S. N° 019 – 90 – ED, Reglamento de la Ley de Profesorado. D. L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público. D. S. N° 048 – 94, Administración de Recursos Propios. D. S, 028 – 2007 – ED, Administración de Recursos Propios. Ley de Presupuesto de la República. Normativa vigente de la INAP y Oficina de Organización y Métodos del Ministerio de Educación. Normativa de reestructuración de la UGEL. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Esquemas modelos de la INAP para la actualización de los documentos de gestión.

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en el Plan Anual Institucional, el Especialista en Racionalización debe realizar la Racionalización de Personal.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Especialista en Racionalización. 1. Prepara los Proyectos de Manual de Organización y Funciones, Manual de Procedmientos, Texto

Único de Procedimientos Administrativos y Reglamento de Organización y Funciones teniendo en cuenta la estructura de la Organización y la Base Legal.

2. Elabora Oficio Múltiple (Original y Copia) de entrega de documentos para cada Oficina indicando el plazo de entrega de la actualización de los mismos (exceptuando el ROF y TUPA).

Director DGI. 3. Revisa el proyecto de MOF y MAPRO, si está conforme lo visa. 4. Revisa el Oficio, si está conforme lo firma y sella.

Secretaria. 5. Entrega con Oficio Múltiple a las Oficinas, el Proyecto de MOF y MAPRO y las Instrucciones de

Actualización de los mismos, con cargo. 6. Archiva Oficio (1 copia).

Especialista en Racionalización.

147

7. Recibidas las observaciones y sugerencias de las Oficinas, las revisa y analiza, si están conformes, las incluye e imprime MOF y MAPRO.

8. Prepara Informe y Proyecto de Resolución en copia para sus aprobaciones. Director DGI. 9. Revisa el Informe, Proyectos de MOF y MAPRO, si están conformes los visa.

Secretaria. 10. Entrega a impresiones el Proyecto de Resolución en copia. 11. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 12. Recibidos la Resolución Original (Autógrafa) y las copias lo entrega al Órgano de Dirección para

su Aprobación, adjuntando MOF y MAPRO. 13. Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones (Paso 1 al 11). 14. Emite Oficio al Área de Administración a fin de que se responsabilice de la reproducción de

ejemplares de los documentos de gestión para derivar las fotocopias a todas las Oficinas, bajo responsabilidad de cada Jefe o Director.

FIN Secretaria archiva lista de cargo y recibe 2 copias de la Resolución, para el archivo de la Oficina.


PLANIFICACIÓN


AMPLIACIÓN DE NIVEL, MODALIDAD O CURSO DE II.EE. O PROGRAMAS EDUCATIVOS DE GESTIÓN PEDAGÓGICA.

OBJETIVO Autorizar la ampliación del nivel, modalidad o cursos brindados en las II.EE. o Programas privados del ámbito de la jurisdicción. BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73°, de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003-2004 D. S. N° 013 – 2004 – ED, Reglamento de Educación Regular. D. S. N° 015 – 2004 – ED, Reglamento de Educación Básica alternativa. D. S. N° 022 – 2004 – ED, Reglamento de Educación Especial. D. S. N° 009 – 2005 – ED, Reglamento de Gestión Educativa. R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación

Básica Regular. R. M. N° 0070 – 2008 – Procedmientos Administrativos. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

148

REQUISITOS Solicitud FUT. Fundación de la ampliación. Cuadro de Personal Docente y N° Docente de Ampliación. Reglamento Interno Reformulado. Copia del Contrato de Alquiler de Local o copia simple de la Escritura Pública (Si el local es

propio). Relación de material educativo, mobiliario y equipamiento del nivel educativo que se amplia. Plano de la distribución del local debidamente adecuado al servicio educativo. Certificado de habitabilidad firmada por el Ingeniero Civil o Colegiado o por la Municipalidad. Presupuesto de Operación e Inversión (de ampliación). Módulo Básico Técnico Pedagógico de cada curso a ampliarse (solo en caso de CETPRO). Recibo de pago.

ORIGEN Promotor del Centro o Programa Educativo presenta los documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Deriva al Área de Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Utcubamba I-JE01 – Recepción, Registro y Asignación de Expediente. Especialista en Planificación. 3. Recibe el expediente y firma el cargo. 4. Revisa los documentos para verificar su conformidad de acuerdo a los requisitos.

Si no estuvieran conformes elabora un informe en Oficio (Original y 1 copia) y lo entrega a la Secretaria para que se devuelto al interesado para su subsanación.

5. Entrega el expediente a Infraestructura (Ingeniería); previa firma del Cargo Especialista de Infraestructura. 6. Coordina con el Especialista DGP, para la revisión del expediente. 7. Realiza el estudio y análisis del expediente. 8. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos establecidos. 9. Forman comisión para la verificación IN-SITU con los siguientes Especialistas:

Infraestructura. Área de Gestión Pedagógica.

10. Efectúa verificación IN-SITU Ingeniero 11. Verifica que el local sea el adecuado para un Centro o Programa Educativo y se tiene en cuenta lo

siguiente: Las medidas, los accesos, la seguridad. Tener ambientes adecuados para biblioteca, laboratorio, patio, servicios higiénicos. Llena ficha de verificación de infraestructura.

Especialista DGP. Verifica.

Que los programas curriculares estén de acuerdo a las normas vigentes. Constata el cuadro de personal sea el personal adecuado. Que tengan la capacidad instalada coherente al nivel a ofertar.

149

Llena Ficha de Condiciones Técnico Pedagógica Especialista DGP/Infraestructura. 12. Prepara Informe Técnico de acuerdo a su competencia y lo entregan a Gestión Institucional

adjuntándolo al Expediente. Especialista en Planificación. 13. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 copias) y Proyecto de Resolución en copia.

Director DGI, 14. Revisa el expediente y Proyecto de Resolución, si están conformes visa los documentos anexados

al Expediente y el Proyecto de Resolución. Secretaria. 15. Entrega Proyecto de Resolución en copia a impresiones. 16. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos.

Secretaria. 17. Recibe el Expediente y las copias impresas y las deriva al Órgano de Dirección para la firma del

Director.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN Secretaria. 18. Recibe y entrega al Director para su firma.

Director. 19. Revisa y firma la autógrafa.

Secretaria. 20. Deriva Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 21. Recibe la Resolución Original (Autógrafa) y las 35 copias, sella y procede a foliar los documentos

anexados al expediente; prepara fólder y cargo con los siguientes datos: N° de Fólder. N° de Expediente. Apellidos y Nombres del Interesado. A quien se deriva.

22. Utcubamba D-DT-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.

FIN Secretaria recibe 2 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera: Resolución (1 copia) para el archivo de Resoluciones de la Oficina. Resolución (3 copias) para el Planificador, previa firma del cargo.


PLANIFICACIÓN


APERTURA Y FUNCIONAMIENTO DE CETPROS – CENTROS TÉCNICOS PRODUCTIVOS PRIVADOS

OBJETIVO Autorizar la apertura y funcionamiento de Centros de Educación Ocupacional Privada en el ámbito de su jurisdicción. BASE LEGAL Constitución Política del Perú.

150

Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73°, de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003-2004 D. S. N° 013 – 2004 – ED, Reglamento de Educación Regular. D. S. N° 015 – 2004 – ED, Reglamento de Educación Básica alternativa. D. S. N° 022 – 2004 – ED, Reglamento de Educación Especial. D. S. N° 009 – 2005 – ED, Reglamento de Gestión Educativa. R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación


REQUISITOS Solicitud FUT. Fundamentación de apertura. Tema de nombres. Cuadro de personal magisterial y no magisterial. Proyecto de reglamento interno. Copia del contrato de alquiler un mínimo de dos años o escritura pública del local, si es propio. Relación de material educativo, mobiliario y equipamiento a ser utilizado en la modalidad de

capacitación ocupacional. Módulos Básicos Técnico Pedagógico por cursos ocupacionales. Plano de ubicación y distribución del local, debidamente adecuado al servicio educativo y

firmado por Ingeniero Civil o Colegiado. Presupuesto de operación e inversión. Carta certificada de habitabilidad expedida por Ingeniero Civil o Colegiado o por la

Municipalidad. Recibo de pago. Documento del Director. Copia simple autenticada del Título Pedagógico. Documento que acredite experiencia docente de cinco (05) años en la docencia y experiencia en

administración y/o tecnología educativa (Informe Escalafonario, Resolución de Cese u otro similar visado por autoridad competente.

Copia simple de DNI. Copia simple del contrato de trabajo por un año (01) mínimo. Documentos del promotor. Copia simple del DNI del promotor o representante legal de la entidad promotora. Declaración Jurada Simple de no tener antecedentes penales, policiales, gozar de buena salud y

disponer de tiempo para desempeñar el cargo. Los expedientes se presentarán hasta el 31 de octubre del año anterior.

ORIGEN

151

Promotor del Centro de Educación Ocupacional Privada presenta requisitos al Equipo de Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN ÓRGANO DE DIRECCIÓN 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Deriva al Área de Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) 3. Utcubamba I-JE01 – Recepción, Registro y Asignación de Expediente.

Especialista en Planificación. 4. Recibe el expediente y firma el cargo. 5. Revisa los documentos para verificar su conformidad de acuerdo a los requisitos.







Que los programas curriculares estén de acuerdo a las normas vigentes. Constata el cuadro de personal sea el personal adecuado. Que tengan la capacidad instalada coherente al nivel a ofertar. Llena Ficha de Condiciones Técnico Pedagógica

Especialista DGP/Infraestructura. 13. Prepara Informe Técnico de acuerdo a su competencia y lo entregan a Área de Gestión

Institucional adjuntándolo al Expediente. Especialista en Planificación. 14. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 copias) y Proyecto de Resolución en copia.




Director.

152





anexados al expediente; prepara fólder y cargo con los siguientes datos: N° de Fólder. N° de Expediente. Apellidos y Nombres del Interesado. A quien se deriva.




PLANIFICACIÓN


AUTORIZACIÓN DE APERTURA Y FUNCIONAMIENTO DE PROGRAMAS NO ESCOLARIZADOS DE GESTIÓN PRIVADA (EDUCACIÓN INICIAL, PRIMARIA Y SECUNDARIA DE ADULTOS).

OBJETIVO Autorizar la apertura y funcionamiento de programas no escolarizados de gestión no estatal (educación inicial, primaria y secundaria de adultos) en el ámbito de su Jurisdicción.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73°, de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003-2004 D. S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General Educación. R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación

Básica Regular. R. M. N° 0070 – 2008 – Procedmientos Administrativos. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806

153

D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud FUT. Fundamentación de apertura. Terna de nombres. Cuadro de personal magisterial y no magisterial que acredite experiencia en el servicio oficial. Proyecto de Reglamento Interno. Copia del contrato de alquiler por un mínimo de dos años o escritura pública (si el local es

propio). Relación de material educativo, mobiliario y equipamiento a ser utilizado en el nivel o modalidad

que proyecta ofertar. Plano de ubicación y distribución del local adecuado para el servicio educativo y firmado por el

Ingeniero Civil o Colegiado. Presupuesto de operación e inversión. Certificado de habitabilidad expedido por Ingeniero Civil o Colegiado o por la Municipalidad. Ejemplares de textos educativos por giro (cuadernos autoeducativos) tres (03) asignaturas

básicas por cada grado educativo de educación primaria y secundaria de adultos. Recibo de pago. Documentos del propietario. Documentos del propietario. Copia simple de DNI del propietario o representante legal de la entidad promotora. Declaración Jurada Simple de no tener antecedentes penales, policiales, gozar de buena salud y

dispone de tiempo para desempeñar el cargo. Documentos de Director. Copia simple de DNI. Copia fotostática del Título Pedagógico (autenticado por el fedatario). Documento que acredite experiencia docente de cinco (05) años (Informe Escalafonario,

Resolución de Cese u otro similar, visado por autoridad competente). Copia simple del contrato de trabajo, por mínimo de dos años. Capacitación o experiencia por un mínimo de dos (02) años en educación a distancia o educación

de adultos. Declaración simple de no tener antecedentes penales, policiales, gozar de buena salud y disponer

de tiempo para desempeñar el cargo.

ORIGEN El Propietario del Programa No Escolarizados presenta documentos requisitos de Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN ÓRGANO DE DIRECCIÓN 1. Propietario de la Institución Educativa presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite

Documentario. 2. Deriva al Área de Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) 3. Utcubamba D-TD-1 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario.

Especialista en Planificación. 4. Recibe el expediente y firma el cargo. 5. Revisa los documentos para verificar su conformidad de acuerdo a los requisitos.

154







Que los programas curriculares estén de acuerdo a las normas vigentes. Constata el cuadro de personal sea el personal adecuado. Que tengan la capacidad instalada coherente al nivel a ofertar. Llena Ficha de Condiciones Técnico Pedagógica

Especialista DGP/Infraestructura. 13. Prepara Informe Técnico de acuerdo a su competencia y lo entregan a Área de Gestión

Institucional adjuntándolo al Expediente. Especialista en Planificación. 14. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 copias) y Proyecto de Resolución en copia.




Director.





anexados al expediente; prepara fólder y cargo con los siguientes datos: N° de Fólder.

155

N° de Expediente. Apellidos y Nombres del Interesado. A quien se deriva.




PLANIFICACIÓN


CREACIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS.

OBJETIVO Atender necesidades educativas, en comunidades de difícil acceso a una Institución Educativa y que cuenten con población escolar en los niveles inicial, primaria y secundaria.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73°, de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003-2004 D. S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación


REQUISITOS Proyecto sostenible que ayude al mejoramiento integral de la Institución Educativa, presentada

por la comunidad, autoridades locales o padres de familia. Fundamentación especificando número de niños, adjuntando nómina de matrícula. Documentos que acreditan local y mobiliario adecuado a utilizar (Escritura Pública del local a

nombre del Ministerio de Educación e inscrito en Registros Públicos. Plano de ubicación y distribución firmados por Ingeniero Civil o Colegiado.

ORIGEN

156

Comunidad, autoridades locales o Padres de Familia presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.


ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) 3. Utcubamba UE-01 – Recepción. Registro y Asignación de Expediente.

Especialista en Planificación. 4. Recibe el expediente y firma el cargo. 5. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los registros. 6. Realiza el estudio y análisis del Expediente y lo deriva al Especialista de Infraestructura.

Especialista de Infraestructura. 7. Conforma una Comisión con el Especialista DGP.

Comisión. 8. Efectúa una verificación IN SITU. 9. Elaboran un informe de opinión técnica.

Especialista en Planificación. 10. Prepara un Informe de Plazas y Proyectos de Resoluciones en copia.

Director DGI. 11. Revisa Expediente y Proyecto de Resolución en copia, si están conformes visa los documentos

anexados al expediente y el Proyecto de Resolución. Secretaria. 12. Entrega Proyecto de Resolución en copia a impresiones. 13. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 14. Recibe el expediente y las copias impresas y las deriva al Órgano de Dirección para la firma

del Director.




TRÁMITE DOCUMENTARIO 18. Utcubamba D-DT-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.

FIN Secretaria recibe 2 copias de la Resolución, prepara el archivo de resoluciones de la Oficina.

157


PLANIFICACIÓN


RECESO TEMPORAL Y/O DEFINITIVOS EN FORMA PARCIAL O TOTAL DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS PRIVADAS.

OBJETIVO Autorizar el receso temporal y/o definitivo en forma parcial o total de II.EE. Privadas del ámbito de su jurisdicción.

BASE LEGAL Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 004 – 98 – ED, Reglamento de Infracciones y Sanciones para Instituciones Educativas

Particulares. R. M. N° 016 – 96 – ED. D. S. 01 – 96 – ED, Reglamento de la Ley de Centros Educativos Privados. constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73° de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003-2004 D. S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación


REQUISITOS Solicitud FUT. Fundamentación de Receso. Copia de Acta de Reunión de Directivos y Docentes respaldando la medida. Copia de comunicación a la Asociación de Padres de Familia (APAFA). Inventario del Acervo Documental. Inventario de Bienes adquiridos por Donación y por la APAFA. Acta de Transferencia a la Institución Educativa designada (sólo cuando es receso definitivo). Recibo de pago. Declaración Jurada comunicando o tener compromiso Técnico Pedagógico ni Administrativo con

la UGEL.

ORIGEN El propietario de la Institución Educativa presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.

158


ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) 3. Utcubamba I-JE-01 – Recepción. Registro y Asignación de Expediente.

Especialista en Planificación. 4. Recibe el expediente y firma el cargo en el Cuaderno de Correspondencia. 5. Realiza el estudio y análisis del expediente. 6. Prepara Informe (Original y 2 copias) y Proyecto de Resolución en copia.

Director DGI. 7. Revisa Informe, Proyecto de Resolución y Expediente, visa el Proyecto de Resolución.

Secretaria. 8. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de documentos. 9. Recibe el expediente y las copias impresas y las deriva al Órgano de Dirección para la firma del

Director.







PLANIFICACIÓN


REAPERTURA DE II.EE. Y PROGRAMAS EDUCATIVOS PRIVADOS.

OBJETIVO Autorizar la reapertura de II.EE. y Programas Educativos de Gestión Privada del ámbito de su jurisdicción.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73° de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados.

159

D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003-2004. D. S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación


ORIGEN El Propietario del Centro o Programa Educativo presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Deriva los documentos a Área de Gestión Institucional.


Especialista en Planificación. 4. Recibe el expediente y firma el cargo. 5. Entrega el Expediente a Infraestructura; previa firma del Cargo.

Especialista DGP/Infraestructura. 6. Realiza el estudio y análisis del expediente. 7. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos establecidos. 8. Forma comisión para la verificación IN-SITU con los siguientes Especialistas:

Infraestructura. Área Gestión Pedagógica.

9. Efectúa la verificación IN-SITU. Ingeniero. 10. Verifica que el local sea el adecuado para una II.EE. o Programa Educativo y se tiene en cuenta lo

siguiente: Las medidas, los accesos y la seguridad. Tener ambientes para biblioteca, laboratorio, patio, etc. Llena Ficha de Verificación de Infraestructura.

Especialista DGP Verifica:

Que los programas curriculares estén de acuerdo a las normas vigentes. Constata el cuadro de personal sea el personal adecuado. Que tengan la capacidad instalada coherente al nivel a ofertar. Llena Ficha de Condiciones Técnico Pedagógica.

Especialista DGP/ Infraestructura. 11. Prepara Informe Técnico de acuerdo a su competencia y lo entregan a Área de Gestión

Institucional adjuntando la copia del Expediente. Especialista en Planificación. 12. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 copias) y Proyecto de Resolución en copia.

160

13. Prepara expedientes con el Informe de Infraestructura y DGP, emite Informe Técnico; archiva primera copia y entrega segunda copia a la Secretaria de Infraestructura y DGP, emite Informe Técnico; archiva primera copia y entrega segunda copia a la Secretaria para el archivo en DGI.

Director DGI. 14. Revisa el Expediente y Proyecto de Resolución, si están conformes visa los documentos anexados

al Expediente y el Proyecto de Resolución. Secretaria. 15. Entrega Proyecto de Resolución en copia y lo entrega a impresiones. 16. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 17. Recibe el expediente y las copias impresas y las deriva al Órgano de Dirección para la firma del

Director.







PLANIFICACIÓN


RATIFICACIÓN EN EL CARGO DE DIRECTOR DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA O PROGRAMA EDUCATIVO PRIVADO.

OBJETIVO Establecer la permanencia en el cargo al Director de una II.EE. o programa educativo de gestión privada.

BASE LEGAL Ley 28044, D. S. 019 – 90 – ED. Ley 29062, D. S. N° 03 – 2008 – ED. Ley 29142 Presupuesto vigente. D. S. N° 051 – 91 – PCM, Art. 15° D. S. N° 001 – 77 – PCM/NAP Art. 25° D. S. N° 05 – 90 – PCM, Art. 82° D. S. N° 018 – 85 – PCM, Art. 13°, inc. e) 14° inc. c) R. J. N° 470 – 87 – INAP, Art. 40°, 41° y 42° R. J. N° 395 – 86 – INAP, Art. 25° D. S. N° 057 – 86 – PCM, Art. 33°

161

R. D. N° 1227 – 91 – ED, Art. 3° y 4° D. S. N° 019 – 90 – ED, Art. 294° R. M. N° 1173 – 91 – ED, Numeral 5.2.20 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud FUT. Copia simple del contrato de trabajo. Resolución de reconocimiento anterior. Oficio de ratificación del Promotor de Institución Educativa Privada. Recibo de pago.

ORIGEN Promotor del Centro o Programa Educativo presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Deriva los documentos a Área de Gestión Institucional.


Especialista en Planificación. 4. Recibe el expediente y firma en el Cuaderno de Correspondencia. 5. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos. 6. Realiza el estudio y análisis del Expediente. 7. Prepara Informe y Proyecto de Resolución de Ratificación en copia.

Director DGI. 8. Revisa expediente y Proyecto de Resolución en copia a impresiones. 9. Utcubamba A-AB-16 – Impresión de Documentos.

Secretaria. 10. Recibidos la Resolución Original (Autógrafa) y las copias, sella y procede a foliar los documentos

anexados al expediente; prepara fólder y cargo en el formulario. 11. Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:

N° de Fólder. N° de Expediente. Apellidos y Nombres. A quien se deriva.

12. Entrega el Expediente, Resolución Original (Autógrafa) y las 25 Copias a la Dirección; previa firma del cargo.

13. Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.

FIN Secretaria recibe 2 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera: Resolución (1copia) para el archivo de resolución de la Oficina. Resolución (2 copias) al Planificador, previa firma del cargo.

162


PLANIFICACIÓN


RECONOCER EL CAMBIO DE DIRECTOR DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA O PROGRAMA EDUCATIVO DE GESTIÓN PRIVADA.

OBJETIVO Reconocer al nuevo Director de un Centro o Programa Educativo del ámbito de su jurisdicción.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73° de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003-2004 R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación


REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Perfil del evento de capacitación (Temario, Expositores, Certificación). Recibo de pago. La Directiva N° 005 – 97 indica que se generará una Resolución cuando las horas de capacitación sobrepasen las 60 horas. En otro caso se podrá autorizar mediante Oficio.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Copia simple de DNI del nuevo director. Copia simple del Título Pedagógico (autenticado por fedatario). Documentos que acrediten experiencia docente de cinco (05) años en el nivel (Informe

Escalafonario, Resolución de Cese u otro similar, visado por autoridad competente). Declaración de incompatibilidad horaria. Copia simple del contrato de trabajo por un mínimo de dos (02) años. Declaración simple de no tener antecedentes penales, legales y gozar de buena salud. Recibo de pago.

ORIGEN El promotor de la Institución Educativa presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.

163

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Deriva a Área de Gestión Institucional.


Especialista en Planificación. 4. Recibe el expediente y firma en el Cuaderno de Cargo. 5. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos. 6. Realiza el estudio y análisis del Expediente. 7. Prepara Informe de Opinión y Proyecto de Resolución en copia.

Director DGI. 8. Revisa expediente y Proyecto de Resolución, si esta conforme visa el Proyecto de Resolución.

Secretaria. 9. Entrega Proyecto de Resolución en copia a impresiones. 10. Utcubamba de A-AB-13 – Impresión de Documentos. 11. Recibe el expediente y las copias impresas y las deriva al Órgano de Dirección para la firma del

Director.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN. Secretaria. 12. Recibe y entrega al Director para su firma.


Secretaria. 14. Deriva a Trámite Documentario.

FIN Secretaria recibe 2 copias de la Resolución para el archivo de resoluciones de la Oficina.


PLANIFICACIÓN


TRANSFERENCIA DE PROMOTORIA DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PRIVADA.

OBJETIVO Disponer los datos actualizados de las II.EE. o Programas Educativos Privados.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73° de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados.

164

D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003-2004 D. S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación

Básica Regular. R. M. N° 0070 – 2008 – ED, Procedmientos Administrativos. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.


REQUISITOS PERSONA NATURAL Solicitud en Formulario Único de Trámite. Copia simple de DN. Inventario valorizado de equipo, materiales educativo y mobiliario. Copia Acta de transferencia de bienes, autenticada. Recibo de Pago. Copia simple de resoluciones anteriores del Centro o Programa Educativo. Declaración simple de no tener antecedentes penales ni legales y gozar de buena salud.

PERSONA JURÍDICA Solicitud en Formulario Único de Trámite. Copia autenticada de la Escritura Pública o Acta de Constitución de la Entidad Promotora. Declaración simple de DNI del representante legal de la Entidad Promotora. Declaración simple de no tener antecedentes penales ni legales y gozar de buena salud. Inventario valorizado de equipo, material educativo y mobiliario. Copia de Escritura de Transferencia de Bienes, autenticada. Copia simple de las Resoluciones anteriores de la I.E. Recibo de pago.

ORIGEN El Nuevo Promotor del Centro o Programa Educativo presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.



Especialista en Planificación. 2. Recibe el expediente y firma como cargo en el Cuaderno de Correspondencia. 3. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos 4. Realiza el estudio y análisis del expediente.

165

5. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y copia) y Proyecto de Resolución en copia, Anexa Original al Expediente, archiva primera copia.

Director DGI. 6. Revisa informe, proyecto de Resolución y Expediente, si están conformes los visa.


Director.





FIN Secretaria recibe 2 copias de la Resolución para el archivo de resoluciones de la Oficina.


PLANIFICACIÓN


DESIGNACIÓN O CAMBIO DE NOMBRE DE INSTITUCIÓN EDUCATIVAS

OBJETIVO Dar identidad a las II.EE. para su conocimiento.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73° de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003-2004 R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación

Básica Regular. D. S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. R. M. N° 0070 – 2008 – ED, Procedmientos Administrativos. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública

166

Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.


REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Terna de nombre (Acta). Fundamentación. Recibo de pago. Padrón de II.EE. de la Región.

El nombre propuesto tiene que ser de una persona fallecida y que hayan contribuido en la Educación del Perú o de algún país limítrofe.

ORIGEN Director de la Institución Educativa presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.



Especialista en Planificación. 4. Recibe el expediente y firma como cargo. 5. Verifica que:

Los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos. El nombre elegido no se encuentre en el Padrón de II.EE. de la provincia del ámbito de la

UGEL. El documento del tema se encuentra firmado por la APAFA, Docentes, Administrativos y

Director de la I.E. 6. Realiza el estudio y análisis del Expediente. 7. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y copia) y el Proyecto de Resolución en copia;

anexa original al expediente; archiva primera copia. Director DGI. 8. Revisa Proyecto de Resolución y Expediente, si está conforme visa el informe anexado y el

Proyecto de Resolución. Secretaria. 9. Entrega Proyecto de Resolución en copia a impresiones. 10. Utcubamba de A-AB-13 – Impresión de Documentos. 11. Recibe el expediente y las copias impresas y las deriva al Órgano de Dirección para la firma del

Director.

167




TRÁMITE DOCUMENTARIO Utcubamba D-DT-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones. FIN Secretaria recibe 2 copias de la Resolución para el archivo de resoluciones de la Oficina.


PLANIFICACIÓN


REGISTRO DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS PRIVADAS.

OBJETIVO Disponer de información de las actuales II.EE. Privados.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley N° 26549, Ley de Centros y Educativos Privados. D. S. N° 01 – 96 –ED, Reglamento de la Ley de Centros Educativos Privados. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73° de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. R. M. N° 0070 – 2008 – ED, Procedmientos Administrativos. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.


REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite.

168

Ficha de Centros Educativos Privados. Ficha de Información sobre Oferta Educativa, Pensiones y Becas de Centros y Programas

Educativos Privados. Anexos:

- Resumen e los Principios Pedagógicos y Metodológicos. - Proyecto de Organización. - Proyecto de Reglamento Interno. - Inventario de Bienes y Equipos Valorizados.

CD – ROM con el siguiente contenido: - Fichas de Centros Educativos Privados. - Ficha de Información sobre Oferta Educativas, Pensiones y Becas de Centros y Programas

Educativos Privados. Anexos.

- Resumen de los Principios Pedagógicos y Metodológicos. - Proyecto de Organización. - Proyecto de Reglamento Interno. - Inventario de Bienes y Equipos Valorizados.

Copia simple de la Resolución de Apertura, Ampliación, Traslado, Denominación, Reconocimiento del Director y otros según sea el caso.

Declaración Jurada del Promotor de no tener Antecedentes Penales ni Judiciales. Declaración Jurada del Director de tener Solvencia Moral.

ORIGEN Director de la Institución Educativa presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.



Especialista en Planificación. 4. Recibe el expediente y firma como cargo en el Cuaderno de Correspondencia. 5. Realiza el estudio y análisis del Expediente. 6. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos. 7. Asigna número de registro en la Ficha de Registro de II.EE. Privados. 8. Forma comisión para la verificación IN-SITU con los siguientes especialistas:

Infraestructura (Ingeniero). Estadística.

9. Efectúa la verificación IN-SITU. Ingeniero. 10. Verifica que el local sea el adecuado para una II.EE. o Programa Educativo y se tiene en cuenta lo

siguiente: Las medidas, los accesos y la seguridad. Tener ambientes para biblioteca, laboratorio, patio, etc.

11. Levanta un Acta de Verificación o llena Ficha Informe de Verificación de Condiciones Pedagógica e Infraestructura para Autorización de II.EE. Privados.

169

12. La Comisión firma el Acta de Verificación coloca fecha y sello previa firma del Director del Centro o Programa Educativo.

13. Prepara Informe Técnico de Infraestructura (Original y 2 copias); anexa Original y Acta o Ficha de Verificación al Expediente; archiva primera copia y entrega segunda copia a la Secretaria para el archivo de la Oficina.

Especialista en Planificación. 14. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 copias) y Proyecto de Resolución en copia;

anexa Original al Expediente; archiva primera copia y entrega segunda copia a la Secretaria para el archivo de la Oficina del Director DGI.

15. Revisa el Expediente y Proyecto de Resolución en copia, si están conformes visa los documentos anexados y el Proyecto de Resolución.

Especialista en Planificación. 16. Entrega Proyecto de resolución en copia a impresiones. 17. Utcubamba de A-AB-13 – Impresión de Documentos.

Secretaria. 18. Recibidos la Resolución Original (Autógrafa) y las 25 copias, sella y procede a foliar los

documentos anexados al expediente, prepara fólder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:

- N° de Fólder. - N° de Expediente. - Apellidos y Nombres del Interesado. - A quien se deriva.

19. Entrega el Expediente, Resolución Original (Autógrafa) y las 25 copias a la Dirección; previa firma del cargo.

20. Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.

TRÁMITE DOCUMENTARIO Utcubamba D-DT-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones. FIN Secretaria recibe 3 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera: Resolución (1 C) para el archivo de Resoluciones de la Oficina. Resolución (2 C) al Especialista en Finanzas, previa firma del cargo. Resolución (3 C) al Planificador, previa firma del cargo.


PLANIFICACIÓN


SUPERVISIÓN DE INSTITUTOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR (SUPEDITADA A NORMAS VIGENTES EMITIDAS POR MINISTERIO DE EDUCACIÓN).

OBJETIVO Supervisar el funcionamiento de la organización de Institutos Superiores.

BASE LEGAL

170

Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. D. S. N° 005 – 94 – ED, Escuelas e Institutos Superiores Públicos y Privados. R. M. N° 015 – 2000 – ED. R. S. N° 003 – 2003 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Ficha de Supervisión de Instituciones Educativas Privadas Referentes a la Gestión Institucional. Ficha de Supervisión de Instituciones Educativas Privadas Referentes a la Gestión Institucional. Informe de Estadística.

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo el Especialista de Planificación realiza la Supervisión de Instituciones Educativas.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Especialista en Planificación. 1. Prepara Fichas de Supervisión de Instituciones Educativas Privadas y Estatales referentes a la

Gestión Institucional en copia. Director DGI 2. Revisa las Fichas de Supervisión en copia y si están conformes los visa.

Especialista en Planificación. 3. Prepara Cronograma (Original) para la visitas a las Instituciones Educativas de acuerdo al

informe de Estadística. Director DGI. 4. Revisa el Cronograma (Original) y Plan de Trabajo (Original); si están conformes los visa.

Especialista en Planificación y Especialista en Superior (DGP). 5. Efectúan la inspección a las Instituciones Educativas. 6. En la inspección se tiene en cuenta lo siguiente:

La Constitución de la Organización, Plan de Trabajo, Reglamento Interno, Plan de Control, Proyecto de desarrollo Institucional.

Llena las Fichas de Supervisión (Original y copia) indicando recomendaciones en presencia del Director de la Institución, recaba firma del Director de la Institución Educativa, firma y sella las Fichas.

Entrega Fichas de Supervisión (1 copia) al Director de la Institución Educativa. 7. Si se hicieron recomendaciones, se vuelve a realizar la inspección a la Institución Educativa para

constatar si se tomaron en cuenta las recomendaciones. 8. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 1 copia) indicando la opinión de las personas

encargadas. Director DGI. 9. Revisa Informe Técnico y Ficha de Supervisión, si están conformes las visa.

FIN Especialista de Planificación archiva Ficha de Supervisión (Original), Informe Técnico de Opinión, el Cronograma (Original) y Plan de Trabajo (Original) en el Archivador de Supervisión a las Instituciones Educativas y entrega Original del Informe a la Secretaria para el archivo de las oficinas.

171


PLANIFICACIÓN


FUSIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS.

OBJETIVO Realizar la fusión de II.EE. del ámbito de su jurisdicción.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73° de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003 – 2004 D. S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación

Básica Regular. R. M. N° 0070 – 2008 – ED, Procedmientos Administrativos. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Informe de Estadística. Informe de Finanzas (Estudio de Factibilidad).

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo el Especialista de Planificación realiza la fusión de Instituciones Educativas.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Especialista en Planificación y Comisión de Fusión. 1. Analiza el Informe de Estadística, el número de alumnos y el número de docentes de las II.EE. a

fusionar. 2. Analiza el estudio de factibilidad, de los beneficios presupuestarios que se obtendrán mediante

la fusión. 3. Preside las reuniones de la Comisión de Fusión con los Especialistas que conformaran el Equipo

Técnico y realizaran las verificaciones IN-SITU. Infraestructura. Especialista de Gestión Pedagógica. Estadística.

172

Ingeniero. 4. Verifica que el local de la II.EE. o Programa Educativo y se tiene en cuenta lo siguiente:

Las medidas, los accesos y la seguridad. Tener ambientes para biblioteca, laboratorio, patio, SS.HH., etc. Llena la ficha de Verificación de Infraestructura.

Especialista en Planificación. 5. Realiza la inspección referente al CAP, que el número de plazas esté conforme al número de

secciones. Especialista de Estadística. 6. Verifica la población escolar que se va a fusionar esté conforme con el equipamiento de local

receptor. Comisión. 7. Prepara el Informe Técnico (Original y copia) de acuerdo a su competencia y lo entregan a Área

de Gestión Institucional adjuntando la copia del Expediente. Director DGI. 8. Revisa y valida el Expediente y el Informe Técnico, si están conformes visa los documentos

anexados al Expediente. Especialista en Planificación. 9. Entrega Proyecto de Resolución de Fusión en copia.

Director DGI. 10. Revisa y coloca su VB en el Proyecto de Resolución.


Director.


Director. 15. Revisa y Firma la autógrafa.



FIN Secretaria recibe dos copias de la Resolución para el archivo de resoluciones de la Oficina.

173


PLANIFICACIÓN


ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

OBJETIVO Consolidar los objetivos, políticas, metas y prioridades educativas, programas, proyectos y actividades de los Órganos de la Unidad de Servicios Educativos.

BASE LEGAL Ley 28044, Ley General de Educación. D. L. N° 25762, Ley Organización del Ministerio de Educación y su Modificatoria Ley N° 26510 D. S. N° 006 – 2006 – ED. D. Leg. 560 Ley 27658, Ley Marco de la Modernización del Estado. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. RGGR N° 226-2014-GRA/GG, aprueba Directiva para la formulación, evaluación y monitoreo del

POI

REQUISITOS Proyección de la Población Demográfica por Edades y Sexo. Reporte Estadística al 30 de Mayo. Reporte de Condiciones de Infraestructura. Reporte Matriculados y Metas por Modalidades. Reporte Personal Docente. Informe Estadística al Finalizar el año. Principales Problemas de las Oficinas.

ORIGEN De acuerdo a las necesidades establecidas.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Director DGI. 1. Prepara esquemas y formularios. 2. Coordina los día en que se reunirán con los equipos de las área, oficinas y Unidades de Servicios

Educativos para la entrega del siguiente material de trabajo: Actualización de la Problemática. Alternativa de Solución. Objetivos. Programación de Actividades.

3. Prepara Cronograma (Original y 1 copia) de reuniones con los equipos y Memorándum para la entrega de documentos (Original y 1 copia).

Secretaria.

174

4. Entrega Memorando (Original) y Cronograma (Original) a las áreas, oficinas previa firma del cargo.

5. Entrega a la secretaria Memorando (1 copia) y Cronograma (1 copia) para que lo archive. Los días de reunión con cada Área u Oficina. 6. Se determina la Problemática actualizada, llenan formularios identificación de la Problemática

(Original y 2 copias); entrega Original al Planificador y la segunda copia a la Secretaria para su archivo y archiva primera copia.

7. Identificados los problemas de cada oficina, define, analiza y estructura la Problemática de su jurisdicción.

8. Plante los objetivos y los compara con los objetivos de las diferentes instancias administrativas del Sector.

9. Prepara Proyecto de Objetivo de su Jurisdicción y Memorándum (Original y 2 copias) para su envío a las oficinas.

10. Revisa el Memorando, si esta conforme lo firma y sella. Planificador. 11. Entrega Proyecto de Objetivos y el Memorando (Original)a las Áreas previa firma del cargo y

archiva el Memorando (1 copia) y entrega cargo (Memorando (2 copias)) a la Secretaria para el archivo de las oficinas.

12. Recibidas las observaciones de las Áreas, si lo estima conveniente lo incluye en los objetivos de su jurisdicción.

13. Diseña las acciones de Política. 14. Determina las metas y calcula el déficit de alumnos desatendidos, teniendo en cuenta los

Objetivos de su jurisdicción, el reporte Matriculados y Metas por Modalidades, el reporte Personal Docente y el Informe de Estadística al Finalizar el año.

15. Coordina con el Especialista en Finanzas los costos de las actividades del Plan de actividades de las oficinas y corrigen los costos de actividades transcendentales.

16. Prepara Planteamiento de Actividades en el Formulario presupuesto por la Oficina de Planificación y Presupuesto, Anexo 3 de la Directiva N° 01 – 96 – PLANMED/ME

17. Prepara el Informe de Opinión (Original y 2 copias) y una ficha técnica, el Proyecto del Plan Operativo (Original y 2 copias) y Proyecto de resolución en copia.

18. Revisa el Informe de Opinión, Proyecto del Plan Operativo y Proyecto de Resolución, si están conformes los visa.

19. Entrega Resolución Original en copia a impresiones. 20. Utcubamba de A-AB-13 – Impresión de Documentos. 21. Recogidas la Resolución Original (Autógrafa) y las copias las entrega a la Dirección ajuntando

Proyecto del Plan Operativo (Original) e Informe de Opinión (Original). 22. Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resolución de Dirección. 23. Recibe 3 copias de la Resolución y las archiva. 24. Prepara Memorando para la distribución a cada Equipo y Oficio (Original y 2 copias) para la

Entrega al Ministerio de Educación Director. 25. Revisa el Memorando, si está conforme lo firma y sella. 26. Revisa el Oficio y si esta conforme lo visa. 27. Entrega Oficio a la Dirección para su aprobación. 28. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva. 29. Recibido el Oficio aprobado entrega lo siguiente:

Al Ministerio de Educación Plan Operativo Institucional (Original), Resolución y Oficio Múltiple; previa firma del cargo.

A las Direcciones y al Gobierno Regional el Plan Operativo Institucional.

175

A los Equipos entrega Memorando (Original), Resolución y Plan Operativo; previa firma del cargo.

FIN Planificador archiva Memorando (1 copia) y oficio, entrega a la Secretaria cargos (Oficio Múltiple y Memorando (2 copias)) para el archivo de la Oficina.


PLANIFICACIÓN


EVALUACIÓN TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL.

OBJETIVO Evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas a adoptar las medidas correctivas necesarias.

BASE LEGAL Directiva N° 01 – 96 – PLANMED/ME, para la Formulación de los Planes del Sector Educación

1996 Directiva N° 02 – 96 – 96 – PLAMED/ME, Norma la Evaluación y Monitoreo de Planes del Sector

Educación 1996 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. RGGR N° 226-2014-GRA/GG, aprueba Directiva para la formulación, evaluación y monitoreo del

POI

REQUISITOS Evaluación Trimestral de Actividades por Oficinas. Informe de Logros y Dificultades por Oficinas.

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en la Directiva N° 02 – 96 – PLANMED/ME, el Planificador realiza la Evaluación del Plan Operativo Institucional.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Director DGI. 1. Prepara Memorando dirigido a los Directores de la Unidad de Servicios Educativos y de cada

Oficina de la Sede Central pidiendo lo siguiente: Evaluación Trimestral de las Actividades por Oficinas. El Informe de Logros y Dificultades por Oficinas. Evaluación Trimestral y/o Semestral del PAT y PDI de las II.EE.

Secretaria.

176

2. Recibidos los Memorando, prepara cargo y entrega a las Oficinas de las Unidades de Servicios Educativos e II.EE., previa firma del cargo.

3. Archiva el cargo Director DGI. 4. Recibidos los documentos solicitados, consolida informes de acuerdo al Plan. Operativo en el

formulario Evaluación Trimestral del Plan Operativo por Oficinas (Original y 3 copias) siguiendo el esquema establecido en Anexo N° 5 de la Directiva N° 01 – 96 – PLANMED/MED.

5. Prepara Informe de Opinión (Original y 3 copias) teniendo en cuenta los Informes de Logros y Dificultades de las Oficinas y áreas de la Unidad de Servicios Educativos; Oficio (Original y 4 copias) de entrega de documentos al Ministerio de Educación.

Secretaria. 6. Archiva Evaluación Trimestral del Plan Operativo de las Áreas y el Informe de Logros y

Dificultades de las Oficinas. Director DGI. 7. Entrega Informe de Opinión, Evaluación Trimestral del Plan Operativo y Oficio a la Dirección

para su aprobación. 8. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva. 9. Entrega lo siguiente:

Al Ministerio de Educación el Informe de Opinión (Original), la Evaluación Trimestral del Plan Operativo (Original) y el Oficio (1 copia), previa firma del cargo.

A la Dirección el Informe de Opinión (1 copia), la Evaluación Trimestral del Plan Operativo (Original) y el Oficio (1 copia).

Gobierno Regional el Informe de Opinión (2 copias) la Evaluación Trimestral del Plan Operativo (2 copias) y el Oficio (2 copias).

FIN Secretaria archiva el Informe de Opinión (3 copias), la Evaluación Trimestral del Plan Operativo Institucional (3 copias) y el Oficio (3 copias).


PLANIFICACIÓN


ASESORAMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

OBJETIVO Supervisar los Planes Operativos de las Instituciones Educativas del ámbito de su jurisdicción.

BASE LEGAL Ley Orgánica del MED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

177

RGGR N° 226-2014-GRA/GG, aprueba Directiva para la formulación, evaluación y monitoreo del POI

REQUISITOS Formulario Visación de Planes de Operativos. Cartilla de Supervisión del Plan de Trabajo.

ORIGEN El Especialista elabora la Directiva de acuerdo a lo dispuesto por el Ministerio de Educación.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Director DGI. 1. Prepara Directiva adecuada para la Elaboración de Plan de Trabajo de las ADES y Centros o

Programas Educativos basado en la Directiva enviada por el Ministerio de Educación. 2. Elabora Oficio Múltiple en copia dirigido a las Unidades de Servicios Educativos, Centros y

Programas Educativos. Secretaria. 3. Entrega Oficio en copia a impresiones. 4. Utcubamba A-AB-16 – Impresión de Documentos. 5. Recibidos los Oficios, prepara cargo y entrega a las II.EE. previa firma del cargo Cuando las

Unidades de Servicios Educativos o Centros o Programas Educativos entregan el Plan Operativo Anual.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 6. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI)

Director DGI. 7. Utcubamba I-JE-01 – Recepción, Registro y Asignación de Expediente. 8. Revisa Plan de Trabajo Anual con la Cartilla de Supervisión y anota sus observaciones en la Ficha

de Visación (Original y 1 copia). 9. Si está conforme entrega la Ficha Visación (Original) a la Oficina de Trámite Documentario. 10. En caso contrario entrega el Plan de Trabajo y la Ficha Visación (Original) a la Oficina de Trámite

Documentario para ser devuelto al Director de la Institución Educativa en cada UGEL.

FIN Especialista archiva el Plan de Trabajo y Ficha Visación (1 copia) en el Archivo de Plan de Trabajo de Centros y Programas Educativos.

178


PLANIFICACIÓN


APROBACIÓN DE SECCIONES NECESARIAS.

OBJETIVO Aprobar mediante Resolución, el número de secciones necesarias por Institución Educativa.

BASE LEGAL Ley N° 28044, Ley General de Educación. Ley General del Presupuesto Vigente. PAP de la UGEL vigente. Normas vigentes de Racionalización. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando los Directores de Centros Educativos presentan sus metas de atención a la Comisión de Racionalización.

REQUISITOS Presupuesto Analítico de Personal y CAPs por II.EE. Actas de Evaluación de Fin de Año. Conforme a lo establecido en las normas vigentes de la Comisión de Racionalización.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Planificador. 1. Recibe, registra y revisa los cuadros de metas de atención e informe para incremento de plazas

de II.EE. de los diferentes niveles y/o modalidades. 2. En conjunto con Finanzas (PAP) y Racionalización (CAP) cotejan la información proporcionada

por el Área de Estadística y los documentos de gestión, debidamente consolidada, sellada y visada por su Responsable, a fin de que determinen la necesidad, el número de secciones necesarias y la excedencia.

Planificador y Comisión de Racionalización. 3. Elaboran Informe Técnico (Original y 5 copias) sobre el incremento y excedencia de plazas de

personal docente y administrativo por niveles y/o modalidades. Director. 4. Revisa, visa en señal de conformidad el informe técnico.

Planificador. 5. Emite Resoluciones Dirección sobre las secciones necesarias de los niveles de inicial y primaria

de menores. Similar responsabilidad a la Comisión de Cuadro de Horas con los niveles de Secundaria de Menores, CETPRO, secundaria de Adultos y Superior.

6. Entrega: Al Ministerio de Educación copia de la RDRS que aprueba secciones necesarias. Al Despacho Dirección el Informe Técnico (1 copia).

179

A Comisión de Racionalización (2 copias). 7. Archiva Informe Técnico (4 copias) y entrega a la Secretaria el Informe Técnico (5 copias) para le

archivo de la Oficina.

FIN Repartición de las Resoluciones Dirección que aprueban metas de atención para cada Institución Educativa.


PLANIFICACIÓN


MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE TRABAJO, PROYECTOS DE INNOVACIÓN DE II.EE. DE LA JURISDICCIÓN.

OBJETIVO Brindar asesoramiento y evaluación de Proyecto de Desarrollo Institucional, Plan Anual de Trabajo y Proyectos de Innovación de los Centros Educativos.

BASE LEGAL R.M. N° 016 – 96 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

RGGR N° 226-2014-GRA/GG, aprueba Directiva para la formulación, evaluación y monitoreo del POI

REQUISITOS Proyecto de Desarrollo Institucional de II.EE. Plan Anual de Trabajo de II.EE. Proyectos de Innovación de II.EE.

ORIGEN Función inherente al cargo o normas establecidas por Ministerio de Educación para cumplimiento de los Directores de II.EE.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Planificador. 1. Recibe y registra el Proyecto de Desarrollo Institucional, Plan Anual de Trabajo y Proyecto de

Innovación de II.EE. 2. Analiza y evalúa el Proyecto de Desarrollo Institucional, Plan Anual de Trabajo y Proyecto de

Innovación, anotando las observaciones en la fecha, derivando los mismos (con la ficha adjunta) al Especialista en Gestión Pedagógica que corresponde conforme al nivel o modalidad que solicita el asesoramiento.

Especialista DGP. 3. Recomienda y realiza los reajustes al Proyecto de Desarrollo Institucional. Plan Anual de Trabajo

y Proyecto de Innovación de I.E. 4. Realiza verificaciones en las II.EE. por muestreo.

180

5. Elabora informe final sobre la ficha validada del Área de Planificación y sobre los resultados de monitoreo y supervisión.

6. Prepara un oficio (Original y 1 copia) con las recomendaciones que el caso requiere, remitiendo al Director de Institución Educativa previo conocimiento y firma del Director de la UGEL.

Director DGP. 7. Revisa el Oficio y el Informe, si está conforme los visa. 8. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva.

FIN Secretaria de Dirección deriva copias del informe de la I.E. verificada y asesorada al Área de Planificación y al Especialista que realizó los monitoreos.


PLANIFICACIÓN


APROBACIÓN DEL CUADRO DE HORAS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

OBJETIVO Garantizar el correcto funcionamiento de las Instituciones Educativas a través de una adecuada distribución de las horas de clase y con profesores de la especialidad.

BASE LEGAL Ley N° 28044, Ley General de Educación. Reglamento de Educación Secundaria. Ley de Presupuesto y Directivas vigentes. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Directiva de Cuadro de Horas y Cronograma. Cuadro de Control de Horas. Plan de Estudios.

ORIGEN El Director de la Institución Educativa, presenta los documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario y se apersona ante la Comisión de Cuadro de Horas para la aprobación respectiva de sus cuadros.

DESCRIPCIÓN ÓRGANO DE DIRECCIÓN 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) 2. Utcubamba I-JE-01 – Recepción y Asignación de Documentos.

Director. 3. Convoca a reunión a la Comisión de Aprobación de Cuadro de Horas.

COMISIÓN PARA LA APROBACIÓN DE CUADROS DE HORAS Especialista en Educación.

181

4. Verifica la distribución por asignaturas de acuerdo a la especialidad de los docentes en función del Plan de Estudios aprobados por el Ministerio de Educación.

Especialista de Finanzas. 5. Verifica el Presupuesto Analítico de Personal de cada Institución Educativa de acuerdo a las

normas del caso. 6. Prepara Informe de Aprobación de Cuadro de Horas (Original y 4 copias). 7. Verifica la existencia de los planes aprobados presupuestalmente Especialista en Personal. 8. Verifica que el personal nombrado y contratado, reúnan los requisitos según las normas del

personal. 9. Prepara Proyecto de Resolución en copia. 10. Archiva informe (2 copias) y anexa el informe (Original y 1 copias) al expediente entrega:

- El informe (3 copias) al Especialista de Educación. - El informe (4 copias) al Especialista en Finanzas. - A impresiones el Proyecto de Resolución en copia.

Especialista en Educación. 11. Verifica la carga semanal de acuerdo con el Plan de Estudios y a las especialidades de los

docentes en las asignaturas y Carreras Profesionales. 12. Utcubamba A-AB-16 – Impresión Documentos.

Secretaria. 13. Recibidas la Resolución Original (Autógrafa) y las 25 copias, sella y procede a foliar los

documentos anexados al expediente; prepara fólder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos: N° de Fólder. N° de Expediente. Apellidos y Nombres del Interesado. A quien se deriva.

14. Prepara Cargo y lo entrega a Trámite Documentario.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Director AD. 15. Revisa y firma si está conforme.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Director DGI. 16. Revisa y firma si esta conforme.

Secretaria. 17. Entrega el Expediente, Resolución Original (Autógrafa) y las 25 copias a la Dirección; previa

firma del cargo.


182


RACIONALIZACIÓN

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: I – RA – 01

RACIONALIZACIÓN DE MATERIAL.

OBJETIVO Asignar la cantidad de material de acuerdo a las necesidades de cada Institución Educativa o Programa Educativo para el año lectivo.

BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003 – 2004 D. S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación

Básica Regular. R. M. N° 0070 – 2008 – ED, Procedimientos Administrativos. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Reporte de Estadística Básica por Niveles (al mes de octubre).

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en el Plan Anual Institucional el Especialista en Racionalización debe realizar la Racionalización de Material.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Especialista de Racionalización. 1. Recaba el Reporte de Estadística Básica por Niveles proporcionado por el Área de Estadística y

realiza el calculo de material de inicio (enero) y fin de año (octubre), según corresponda. 2. Elabora un Cuadro de Distribución de Material (Original y copia) indicando la cantidad de

Libretas, Actas, Nóminas; Fichas de Matrículas, etc. Que se tiene que entregar a cada Institución Educativa. Teniendo en cuenta la cantidad de secciones y cantidad de alumnos por sección.

3. Prepara un Oficio (Original y copia) dirigido a la Oficina de Administración. Director DGI. 4. Revisa Cuadro de Distribución de Material y si está conforme lo visa. 5. Revisa el Oficio, si está conforme lo firma y sella.

Secretaria. 6. Registra y deriva el Original del Oficio a la Oficina de Administración, archiva la copia.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Secretaria. 7. Entrega el Oficio (Original) y Cuadros de Distribución de Material (Original) para el Equipo de

Abastecimiento, previa firma del cargo.

183

8. Archiva Oficio y Cuadros de Distribución de Material.

FIN Secretaria archiva el cargo del Oficio y el Cuadro de Distribución de Material (copia).


RACIONALIZACIÓN


RACIONALIZACIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO Optimizar recursos humanos, reubicando al Personal Docente, Trámite Documentario de Educación y Administrativo de acuerdo a las necesidades de las II.EE. y Programas Educativos para el año lectivo.

BASE LEGAL Ley 28044, Ley General de Educación. Ley 24029, Ley del Profesorado. Ley 25212, Modificatoria de la Ley del Profesorado. D. L. 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa. D. S. 095 – 90 – PCM, Reglamento de la Ley de Bases. D. S. 019 – 90 – PCM, Reglamento de la Ley del Profesorado. Resolución Ministerial sobre normas de Racionalización del año vigente. R. M. 119 – 83, Racionalización de cargos jerárquicos. R. M. 043 – 2004 – ED, Autorizan a DREs disponer de plazas vacantes para la Racionalización. Directiva N° 025 – 2005 – ED, Racionalización de plazas. R. M. N° 0048 – 2006 – ED, Racionalización de plazas. Directiva N° 006 – 2007 – ME – SG – CMCG – ST, requerimientos. D.S. N° 005-2011-ED, Normas sobre racionalización Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Las que considere la Resolución Ministerial del año vigente. Base de Datos del Área de Racionalización: basado en reportes de Estadística Básica año anterior

y año lectivo, PEA, excedentes y necesidades de docentes y administrativas. Resolución de metas de atención aprobadas por el Área de Planificación. Cuadro de Asignación de Personal (CAP).

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en el Plan Anual Institucional, el Especialista en Racionalización debe realizar la Racionalización de Personal.

DESCRIPCIÓN

184

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Director DGI. 1. Conforme a norma la Comisión para la Racionalización de Personal se compone con los

siguientes Especialistas: - Especialista de Cuadro de Horas. - Especialista en Presupuesto. - Especialista de Planificación. - Especialista en Racionalización.

COMISIÓN DE RACIONALIZACIÓN DE PERSONAL 2. Actúa conforme a norma vigente y Reglamento Interno de la Comisión de Racionalización. 3. Revisa el Cuadro de Necesidades de Plazas Docentes y Administrativas. 4. Selecciona II.EE. que hayan tenido cambios en el número de secciones y de Matrículas respecto al

año anterior. 5. Realiza inspección a las II.EE. donde las variaciones sean significativas. 6. Prepara Informe de la inspección (Original y copia), en la cual se expresa la opinión sobre la

necesidad de incremento o excedencia de plazas. Directo DGI. 7. Revisa y valida las conclusiones del informe.

Especialista en Racionalización. 8. Elabora Proyecto de Resolución en copia, remite al Área de Administración, indicando el número

y especialidad de las plazas que se van a reubicar por el proceso de racionalización. Secretaria. 9. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 10. Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones. 11. Registra el Oficio y deriva al Área de Administración.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN 12. Determina la excedencia y desplazamiento de los docentes que se reubicarán. 13. Emite Resolución Nominal. 14. Utcubamba D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.

FIN Secretaria recibe 3 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera: Resolución (1 copia) para el archivo de resoluciones de la Oficina. Resolución (1 copia) al Planificador, previa firma del cargo. Resolución (1 copia) al Especialista en Finanzas. Resolución (1 copia) al Especialista en Racionalización.

185


RACIONALIZACIÓN


APERTURA Y FUNCIONAMIENTO DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS PRIVADAS.

OBJETIVO Autorizar la apertura y funcionamiento de II.EE. Privadas del ámbito de la jurisdicción. BASE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley 28044, Nueva Ley General de Educación. Ley 28123, Ley que modifica el artículo 36° inciso A) de la Ley 28044 Ley 28302, Ley que modifica el artículo 73°, de la Ley 28044 Ley N° 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados. D. Leg. N° 882, Ley de la Promoción de la Inversión en la Educación. D. S. N° 001 – 96 – ED, Reglamento de los Centros y Programas Educativos Privados. D. S. N° 021 – 2003 – ED, Programa de Nacional de Emergencia Educativa años 2003-2004 D. S. N° 011 – 2012 – ED, Reglamento de la Ley General de Educación. R. M. N° 0234 – 2005 – ED, Directiva sobre la Evaluación de los Aprendizajes en la Educación


REQUISITOS Solicitud FUT. Proyecto de Justificación de apertura y funcionamiento. Terna de nombres, que no debe repetirse dentro de la Provincia en el nivel o modalidad. Proyecto de Reglamento Interno. Copia del Contrato de Alquiler (por un mínimo de dos años) o Escritura Pública del Local, si es

propio. Relación de Material Educativo, mobiliario y equipamiento a ser utilizado en el nivel o modalidad

que se proyecta ofertar. Plano de ubicación y distribución del local, debidamente adecuado al servicio educativo y

firmado por Ingeniero Civil o Colegiado. Presupuesto de operación e inversión. Certificado de habitabilidad expedida por Ingeniero Civil o Colegiado, o por la Municipalidad. Recibo de pago.

Los expedientes se presentarán hasta el último día útil del mes de octubre. Documentos al Director. Copia simple autentica del Título Pedagógica. Documento que acredite experiencia docente de cinco (05) años (Informe Escalafonario,

Resolución de Cese u otro similar) visado por autoridad competente. Copia simple de DNI. Copia simple del contrato de trabajo por un año (01) mínimo.

186

Documentos del Propietario. Copia simple del DNI del propietario o representante legal de la entidad. Declaración Jurada Simple de no tener antecedentes penales, policiales, gozar de buena salud y

disponer de tiempo para desempeñar el cargo.

ORIGEN El propietario de la Institución Educativa presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Deriva el expediente al Área de Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Especialista en Planificación. 3. Recibe el expediente y firma el cargo. 4. Revisa los documentos para verificar su conformidad de acuerdo a los requisitos.





siguiente: Las medidas, los accesos, la seguridad. Contar con ambientes adecuados para biblioteca, laboratorio, patio, servicios higiénicos, etc. Llena ficha de verificación de infraestructura.

Especialista DGP, verifica: Que los programas curriculares estén de acuerdo a las normas vigentes. Constata el cuadro de personal sea el personal adecuado. Que tengan la capacidad instalada coherente al nivel a ofertar. Llena ficha de condiciones Técnico Pedagógico.

Especialista de DGP/Infraestructura. 12. Prepara Informe Técnico de acuerdo a su competencia y lo entregan a Gestión Institucional

adjuntándolo al Expediente. Especialista en Planificación. 13. Prepara Informe Técnico de opinión (Original y 2 copias) y proyecto de Resolución en copia.

Director DGI. 14. Revisa el expediente y proyecto de Resolución, si están conformes visa los documentos anexados

al expediente y el Proyecto de Resolución. Secretaria. 15. Entrega Proyecto de Resolución en copia a impresiones.

187

16. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 17. Recibe el expediente y las copias impresas y las deriva al Órgano de Dirección para la firma del

Director.




FIN Secretaria recibe dos copias de la Resolución para el archivo de resoluciones de la Oficina.


RACIONALIZACIÓN


ELABORACIÓN DE CUADRO DE NECESIDADES DE PLAZAS DOCENTES Y ADMINISTRATIVAS.

OBJETIVO Atender necesidades educativas con disponibilidad de los recursos presupuéstales de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 28044, Ley General de Educación. Ley General del Presupuesto vigente. Ley 29062 LCPM. D. S. N° 04 – 2008 – ED, Reglamento LCPM. R. M. 043 – 2004 – ED, Autorizan a DREs disponer de plazas vacantes para la Racionalización. Directiva N° 025 – 2005 – ED, Racionalización de plazas. R. M. N° 0048 – 2006 – ED, Racionalización de plazas. Directiva N° 006 – 2007 – ME –SG – CMCG – ST, requerimientos. D. S. 015 – 2005 – ED, implementar en los Sistemas NEXUS y SIRA. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

ORIGEN El Utcubamba se origina cuando los Directores de II.EE. presentan las resoluciones de secciones necesarias aprobadas por el Área de Planificación.

REQUISITOS Consolidado y Resoluciones Dirección de aprobación de Secciones Necesarias por cada II.EE.

para ser incluidos en la Base de Datos del Área de Racionalización. Actas de Evaluación de Fin de Año. Requerimientos presentados por los Directores de las II.EE. conforme a normas.

188

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Especialista en Racionalización. 1. Recibe del Área de Planificación el Reporte y las Resoluciones Dirección le de aprobación de

Secciones Necesarias y Metas de Atención, registra y revisa los cuadros de metas de atención y secciones necesarias para incremento o excedencia de plazas.

2. Elabora informe técnico sobre su propuesta y la presenta a la Comisión de Racionalización y/o Oficina de Racionalización.

Comisión de Racionalización. 3. Elabora Informe Técnico sobre la carga docente efectiva, incremento y excedencia de plazas de

personal docente y administrativo por niveles y/o modalidades. Director. 4. Revisa, visa en señal de conformidad el informe técnico.

Especialista en Racionalización. 5. Entrega:

- Al Ministerio de Educación el Informe Técnico (Original). - Al Despacho Dirección el Informe Técnico (1 copia). - Al Comisión de Racionalización (1 copia). - Al Especialista de Finanzas el Informe Técnico (1 copia).

6. Archiva Informe Técnico (1 copia) y entrega a la Secretaria el Informe Técnico (1 copia) para el archivo de la Oficina.

FIN Utcubamba sobre Racionalización de Personal.

189


ESTADÍSTICA

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: I – ES – 01

INFORMACIÓN ESTADÍSTICA AL INICIO DEL AÑO ESCOLAR.

OBJETIVO Captar información al 31 de marzo del total de II.EE. o Programas Educativa, docente, Secciones y Aulas del ámbito jurisdiccional.

BASE LEGAL R. M. N° 0289 – 94 – ED, Normas para la Provisión, Utcubamba, Producción y Difusión de la

Información Estadística. D. S. N° 087 – 2007 – PCM, Plan Estratégico Nacional para el Desarrollo Estadístico para el año

2008 – 2012. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Formulario de Estadística Básica llenado por los Directores – ESBAS.

ORIGEN De acuerdo a la base legal el Estadístico inicia la captación de la Información al 31 de Marzo.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Estadístico. 1. Recibe los formatos de Estadística Básica – ESBAS llenado por los Directores, directamente en el

Área de Estadística. 2. Elabora Oficios Múltiples y directiva dirigida a los Directores de las II.EE. comunicándoles que

deben recoger los formularios de información Estadística al inicio de Año. 3. Entrega de formularios y Oficios Múltiples a cada Director y le comunica la fecha en que debe ser

entregada. 4. Recibe y convalida información de los formularios en presencia del Director de la II.EE. si está

conforme firma el cargo, en caso contrario impartirla las orientaciones necesarias para mejorarlas; registra la entrega en el cargo respectivo.

5. Traslada la información del formato al software instalado por el Ministerio de Educación. 6. Archiva los formatos originales. 7. Emite informe Consolidado de todos los indicadores reportados.

Director DGI. 8. Revisa el consolidado de ESBAS y lo reparte a las diferentes Áreas para el cumplimiento de los

objetivos de cada una. De estar conforme los sella y visa. Estadístico. 9. Prepara reporte de la data y demás documentos al Ministerio de Educación. 10. Entrega:

- Al MED, oficio que reporta la data y consolidado. - A Director de Gestión Institucional y Órgano de Dirección (1 original y 5 copias)

190

FIN La Secretaria y Estadístico archivan los cargos de remisión.


ESTADÍSTICA


CENSO ESCOLAR A JULIO.

OBJETIVO Captar información al 31 de junio de la matrícula del año de las II.EE. y Programas Educativos.




REQUISITOS Cuadernillos de captación de datos del Censo Escolar Educación emitidos por Ministerio de

Educación. Incluye el Instructivo.

ORIGEN De acuerdo a la base legal el Estadístico inicia el Censo de Medio año.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Estadístico. 1. Recibe los formularios de CENSO llenado por los Directores, directamente en el Área de

Estadística. 2. Elabora Oficios Múltiples y Directiva dirigido a los Directores de las II.EE. comunicándoles que

deben recoger los cuadernillos de CENSO. 3. Entrega los CENSOS y Oficios Múltiples a cada Director y le comunica la fecha en que debe ser

entregada. 11. Recibe y convalida información de los formularios en presencia del Director de la I.E. si está

conforme firma el cargo, en caso contrario impartirla las orientaciones necesarias para mejorarlas; registra la entrega en el cargo respectivo.

12. Traslada la información del CENSO al software instalado por el Ministerio de Educación. 13. Archiva los formatos originales. 14. Emite informe Consolidado de todos los indicadores que reporta el CENSO.

Director DGI. 15. Revisa el consolidado del CENSO y lo reparte a las diferentes Áreas para el cumplimiento de los

objetivos de cada una. De estar conforme los sella y visa.

191

Estadístico. 16. Prepara reporte de la data y demás documentos al Ministerio de Educación. 17. Entrega:

- Al MED, oficio que reporta la data y consolidado. - A Director de Gestión Institucional y Órgano de Dirección (1 original y 5 copias)

FIN La Secretaria y Estadístico archivan los cargos de remisión.


ESTADÍSTICA


INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE FIN DE AÑO.

OBJETIVO Captar información al finalizar el año escolar de las II.EE. y Programas Educativos en función a las variables presentadas en el formulario Información de Estadística de Fin de Año.




REQUISITOS Formulario de Información Estadística de Fin de Año.

ORIGEN De acuerdo a la base legal el Estadístico inicia el Censo al Finalizar el año escolar.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Estadístico. 1. Elabora formulario de consolidado de información estadística de fin de año conforme a Actas de

Evaluación de Fin de Año. Director DGI. 2. Revisa los formularios de Información Estadística de Fin de Año, si están conformes los visa.

Estadístico. 3. Entrega formularios a impresiones. 4. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 5. Recoge los Formularios de Información Estadística de Fin de Año, prepara un Directorio de II.EE.

como cargo, clasificado por distritos y coordinado con Gestión Pedagógica para su repartición y devolución a la par con las Actas de Fin de Año.

192

6. Elabora un aviso dirigido a los Directores de las II.EE. Públicas y Privadas, comunicándoles que deben recoger los formularios de Información Estadística de Fin de Año, en caso que los Directores no se apersonen a recoger sus formularios es de responsabilidad del Estadístico la recopilación de información conforme a Actas de Fin de Año.

7. Entrega los formularios de Información Estadística de Fin de Año al Director de II.EE. de acuerdo a los niveles y le comunica la fecha en que debe ser devuelto.

8. Recibe y valida información que los formularios en presencia del Director de la II.EE. si está conforme firma el cargo, en caso contrario imparte las orientaciones para su corrección; registra la entrega en el Directorio de II.EE.

9. Ingresa los formularios en la Base de Datos: Captación de Estadística de Fin de Año y calcula el grado de eficiencia.

10. Prepara Informe Técnico sobre Eficiencia Educativa del año lectivo y entrega 01 copia al Área de Planificación y al Área de Racionalización.

FIN El Estadístico archiva Informe (1 copia) en el Archivador de Informes de Estadístico y el Directorio de II.EE.


ESTADÍSTICA


ESTIMACIÓN DE MATRÍCULAS POR EL MÉTODO CIFRAS RELATIVAS.

OBJETIVO Captar información al 31 de marzo de la matrícula del año escolar de las II.EE. Públicas y Privadas con la finalidad de predecir el comportamiento de la matrícula en el año lectivo que se inicia.




REQUISITOS Padrón de Instituciones Educativas.

ORIGEN De acuerdo a lo provisto el Estadístico inicia la Estimación del Muestreo por Cifras Relativas.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Estadístico.

193

1. Modifica y elabora en copia el modelo de los formularios de Encuesta por Muestreo y prepara Oficio Múltiple para envío de formularios y lo imprime en copia.

Director DGI. 2. Revisa Formulario de Encuesta por Muestreo y el Oficio Múltiple en copia, si están conformes los

visa. Estadístico. 3. Entrega formularios Información Estadística de Fin de Año en copia. 4. Entrega formularios y oficio en copia a impresiones. 5. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 6. Recoge los Oficios Múltiples y Formularios de Encueta por Muestreo, prepara un Directorio de

II.EE. Públicas y Privadas como cargo, clasificado por distritos y por niveles. 7. Elabora un aviso dirigido a los Directores de las II.EE. Públicas y Privadas, comunicándoles que

deben recoger los formularios Encuesta por Muestreo para la realización de la Estimación por Muestreo al 25 de marzo; en caso que los Directores no se apersonen a recoger los formularios es de responsabilidad del Especialista la recopilación de información.

8. Prepara el listado de II.EE. seleccionadas para la muestra, ordenadas de mayor a menor población estudiantil y determina el tamaño de la muestra, conforme a software emitido por Ministerio de Educación.

9. Extrae información sobre el número de matrículas de los 3 últimos años y prepara la proyección de las matrículas para el próximo año, graba la información en diskette e imprime reporte de Estimación de Matrícula por nivel y gestión (Original y 2 copias).

10. Entrega: - Al Ministerio de Educación el diskette, el reporta Estimación de Matrícula (Original) y el

Oficio (Original) previa firma del cargo. - A la Dirección el Oficio (1 copia) y el reporte Estimación de Matrícula (1 copia).

FIN El Estadístico archiva cargo de l Oficio (2 copias) y Reporte Estimación de Matrícula (2 copias) en el archivo de la Oficina.


ESTADÍSTICA


CALENDARIO DE PRODUCCIÓN ESTADÍSTICA.

OBJETIVO Dar a conocer a los Directores de II.EE. y Programas Educativos las fechas de entrega de la Información para realizar los Censos del año lectivo.



2008 – 2012. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806

194


ORIGEN Es Estadístico recopila la información para el procesos de producción estadística.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Estadístico. 1. Para recopilar información estadística prepara una directiva y calendario de producción

estadística conforme las fechas establecidas por el Ministerio de Educación para la recopilación de ESBAS, CENSOS Y CAPTACIÓN FINAL.

Director DGI. 2. Revisa la Directiva que contiene el Calendario de Producción Estadística, si está conforme lo visa.

Estadístico. 3. Entrega Directiva a impresiones. 4. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 5. Recoge la Directiva y prepara un Directorio de II.EE. como cargo; clasificado por distritos y por

gestión pública y privada. 6. Elabora aviso dirigido a los Directores de II.EE. comunicándoles que deben recoger la Directiva y

Calendario de Producción Estadística, en caso que los Directores no se apersonen a recoger el Calendario Estadístico visitar a la I.E. Omisa e impartirá sanción correspondiente conforme a norma.

7. Entrega Directiva a la I.E. y recaba firma como cargo en el Directorio de II.EE.

FIN El Estadístico archiva Directivas que contienen Calendario de Producción y Directorio de cargos de II.EE. en el archivo de la Oficina.


ESTADÍSTICA


ESTADÍSTICA ECONÓMICA FINANCIERA.

OBJETIVO Captar información económica financiera de las II.EE. Privadas.

BASE LEGAL D. LEG. N° 604, Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e

Informática. D. S. N° 019 – 91 – PCM, Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de

Estadística e Informática. R. M. N° 0289 – 94 – ED, Normas para la Provisión, Utcubamba, Producción y Difusión de la

Información Estadística. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806

195

Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Formulario de Estadística Económica Financiera de estrato medio. Formulario de Estadística Económica Financiera de estrato forzoso. Recepción del Oficio y formularios remitidos por el Ministerio de Educación para la recopilación

de información Económica Financiera.

ORIGEN Recepción del Oficio y formularios remitidos por el Ministerio de Educación para la recopilación de información Económica Financiera.

DESCRIPCIÓN ÓRGANO DE DIRECCIÓN 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario. 2. Deriva los documentos al Área de Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Estadístico. 3. Recibe los Formularios, previa coordinación con INEI y Ministerio de Educación. 4. Prepara un Directorio de cargos de II.EE. Privadas clasificado pro distritos que tengan un mínimo

de 20 alumnos. 5. Elabora aviso dirigido a los Directores de II.EE. Privadas que deben recoger los Formularios de

Estadística Económica – Financiera y lo coloca en la vitrina del Área; en caso que los Directores no se apersonen a recoger los formularios es de responsabilidad del Estadístico la recopilación de información.

6. Entrega los Formularios de Estadística Económica Financiera al Director de I.E. de acuerdo a la cantidad de alumnado; si la I.E. tiene de 20 a 500 alumnos se le entrega el Formulario de Estadística Económica Financiera para Estrato Forzoso; recaba firma como cargo en el Directorio de II.EE. y le comunica la fecha en que debe ser entregada.

7. Recibe y verifica que en el formulario esté la información solicitada en presencia del Director, si eta conforme firma el cargo, contrario imparte las indicaciones necesarias para corregirlas y registra la entrega en el Directorio de II.EE.

8. Ordena los formularios de acuerdo al estrato y los empaqueta. 9. Prepara un Oficio de envío de formularios al INEI según corresponda (Original y 2 copias).

Director DGI. 10. Revisa Oficio y reporte del consolidado de la encuesta, si está conforme lo visa.

Estadístico. 11. Utcubamba D-IE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directivo. 12. Entrega:

- Al Ministerio de Educación Formularios y Oficio (Original), previa firma del cargo. - Al Órgano de Dirección el Oficio (1 copia).

FIN El Estadístico archiva cargo del Oficio (2 copias) y el Directorio de cargos de II.EE. en el archivo de la Oficina.

196


ESTADÍSTICA


ELABORACIÓN DEL PADRÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

OBJETIVO Informar las Instituciones Educativas existentes en el ámbito jurisdiccional, clasificados por gestión privada y pública, niveles y modalidades.


Información Estadística. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Información Estadística al inicio del Año. Información del CENSO. Reporte Padrón de II.EE. y Programas Educativos del año anterior.

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo y software instalado por el Ministerio de Educación, el Especialista de Estadística prepara el Padrón de II.EE. y Programas Educativos.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Estadístico. 1. Luego de actualizar el software instalado por el Ministerio de Educación que reporta el Padrón

de II.EE. Públicas y Privadas conforme a criterios a señalar. 2. Imprime el Padrón con los indicadores básicos para ser repartidos a las áreas y oficinas de la

UGEL , lo firma y sella. 3. Prepara el diseño de la carátula del Padrón de II.EE. 4. Prepara el Padrón de II.EE. y Programas Educativos (Original y una cantidad de copias

necesarias para su distribución) y los anilla. 5. Prepara Oficios Múltiples con impreso del Padrón adjunto para remisión a las Áreas y Oficinas de

la UGEL , adicionalmente podrá enviarlo por correo o en CD ROM a los que lo soliciten. Director DGI. 6. Revisa el Oficio y reportes del Padrón impreso, si está conforme lo visa.

Estadístico. 7. Utcubamba D-IE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directivo. 8. Entrega:

- Al Ministerio de Educación Formularios y Oficio (Original), previa firma del cargo. - Al Órgano de Dirección el Oficio (1 copia), y una copia del Padrón.

FIN El Estadístico archiva Oficio (1 copia) y Padrón de II.EE. (Original); y entrega a la Secretaria para el archivo de los cargos del Oficio (3 copias) y Padrón de II.EE. repartidas (1 copia).

197


ESTADÍSTICA


CENSO DE TALLA ESCOLAR.

OBJETIVO Observar y medir los niveles de nutrición de los alumnos comprendidos entre los 6 años, 0 meses y los 9 años, 11 meses de edad.


Información Estadística. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Formularios emitidos por Ministerio de Educación. Capacitación a los docentes talladores. Manual Instructivo.

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en el Plan Anual Institucional el Estadístico realiza el Censo de Talla de los escolares del ámbito de la jurisdicción.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Estadístico. 1. Prepara Oficio Múltiple dirigido a II.EE. adjuntando formatos de captación de datos y materiales

para el tallado, conforme a lo establecido por los capacitadores del Ministerio de Educación, invitándoles a la réplica capacitadora organizada por el Estadístico y Especialistas en Educación de la UGEL .

Director DGI 2. Revisa el Oficio Múltiple en copia, los formularios y materiales para el tallado adjuntos, si está

conforme los visa y sella. Estadístico. 3. Entrega Oficio Múltiple en copia a impresiones. 4. Utcubamba A-AB-13 – Impresión de Documentos. 5. Recoge el material impreso, prepara un Directorio de cargos de II.EE. por niveles de

modalidades. 6. Elabora un aviso dirigido a los Directores de II.EE. comunicándoles que deben recoger el

material para la realización del Censo de Talla Escolar y lo coloca en la vitrina del Área. 7. Capacita la directora de I.E. entregándoles en la misma fecha de la réplica: oficio, material para el

tallado, instructivo y le comunica la fecha en que debe ser devuelta. 8. Recepciona y valida la información de los formularios recabados en presencia del Director, si

está conforme firma el cargo caso contrario imparte las orientaciones para su corrección, registra la entrega en el Directorio de cargos de II.EE.

198

9. Ingresa los datos de los Formularios en el software instalado e imprime el reporte de resultados (Original y 2 copias).

10. Elabora el informe final (Original y 02 copias), entrega el Original a la Dirección y a primera copia al Director de Gestión Pedagógica y archiva la segunda copia.

11. Anilla los reportes de resultados de Censo de Tallas. 12. Prepara Oficio de entrega de reporte al Ministerio de Educación (Original y dos copias). 13. Entrega:

- Al Ministerio de Educación en disquete, el reporte del resultado de censos de talla (Original) y el Oficio (Original) previa firma del cargo.

- A la Dirección el Oficio (1 copia).

FIN El Estadístico archiva el cargo y el Oficio (2 copias) y una copia de los resultados del censo de tallas en el archivo de la Oficina.


ESTADÍSTICA


ELABORACIÓN DE LA CARTA EDUCATIVA.

OBJETIVO Tiene la finalidad de dar a conocer la ubicación de las II.EE. por niveles y zonas de residencia en el ámbito geográfico de la jurisdicción.

BASE LEGAL D. S. N° 004 – 96 – ED. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Planos Distritales. Nomenclatura establecida por el Ministerio de Educación. Padrón de II.EE.

ORIGEN De acuerdo la base legal el Estadístico elabora la Carta Educativa en cooperación, recabando información del INEI, Gobierno Regional, Área de Infraestructura, planos manuales de zona rurales, etc.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Estadístico. 1. Prepara Oficio para el pedido de Carta Geográfica y Planos Distritales al Gobierno Regional, al

INEI y/o Concejos Municipales. Director DGI 2. Revisa el Oficio, si está conforme los visa.

199

3. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio. Estadístico. 4. Con la documentación recabada realiza las correcciones de las cartas educativas conforme las

impresas repartidas por el Ministerio de Educación. 5. Consulta la Dirección de las II.EE. en el Padrón. 6. Coloca la nomenclatura establecida por el Ministerio de Educación en la Carta Educativa y los

Nombres de las II.EE. y Programas Educativos. 7. Prepara Oficios y copias de la Carta Educativa al Ministerio de Educación (Original) y a las Áreas

de Gestión Institucional (copias). Director DGI. 8. Revisa los reportes y oficios, si están conforme lo visa y sella. 9. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva. Estadístico. 10. Entrega:

- Los Oficios y la Carta Educativa previa firma del cargo. - Al Ministerio de Educación (Original), Gobierno Regional. - A Dirección (01 copia). - A Dirección de Gestión Institucional y sus Áreas de Infraestructura, Racionalización y

Planificación (01 copias por Área). - A Dirección de Gestión Pedagógica (01 copias).

FIN El Estadístico archiva cargos y exhibe las Cartas Educativas en su ambiente.

200


INFRAESTRUCTURA

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: I – IN – 01

REGISTRO DE TENENCIA LEGAL DE TERRENO.

OBJETIVO Realizar el registro de los terrenos que pertenecen al Ministerio de Educación en el Margesi de Bienes Inmuebles del Ministerio de Educación.

BASE LEGAL D. L. 26512, Declaración de Necesidad y Utilidad Pública el Saneamiento Legal de los Inmuebles de

Propiedad del Sector Educación. D. S. N° 006 – 98 – ED, Reglamento sobre medidas complementarias para el Saneamiento Legal de

Inmuebles del Sector. Resolución 090 – 95/SBN, Normas retiradas al Utcubamba de registro y control de los bienes

inmuebles de propiedad del Estado. Ley N° 26878, Ley General de Habilitaciones Urbanas. D. S. N° 022 – 97 – MTC, Aprueban el Reglamento de la Ley General de habilitaciones Urbanas. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Plano de Ubicación, Perímetro y de Distribución del Inmueble, firmado por Ingeniero Civil o

Colegiado. Memoria descriptiva. Declaración Jurada de No estar en procesos judiciales (del inmueble). Documento de donación del terreno a favor del Ministerio de Educación. Declaración Jurada de Autoevaluación. Copia Literal de Dominio, expedida por la Oficina de Registros Públicos (Escritura Pública) Resolución de Creación de la I.E. o Constancia de Funcionamiento.

ORIGEN El Director de la I.E. presenta documentos por Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN ÓRGANO DE DIRECCIÓN 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. 2. Entrega el expediente al Área de Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) 3. Utcubamba I-JE-01 – Recepción, Registro y Asignación de Expediente.

Ingeniero. 4. Recibe el Expediente y firma en el Cuaderno de Cargos. 5. Revisa la documentación establecida en los requisitos esté conforme. 6. Efectúa la verificación de planos teniendo en cuenta que:

Las medidas de los linderos y el área estén de acuerdo con lo indicado en los Planos y a las medidas indicadas de ley.

201

El terreno que pertenece al Ministerio de Educación debe tener un área mínima del 2% del área total del terreno (solo en aportes reglamentarios).

CONTROL PATRIMONIAL 7. Verifica la legalidad de los documentos de donación. 8. Elabora la Declaración de No estar el inmueble en procesos judiciales. 9. Deriva los documentos al Órgano de Dirección.

DIRECCIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA Director (en coordinación con la APAFA) 10. Solicita la inscripción preventiva en los Registros Públicos. 11. Después que se ha efectuado la inscripción preventiva, regresa a la DRE para que se proceda a

elaborar el aviso publicitario en el Diario de mayor circulación de la región o calidad y en el Diario Oficial El Peruano.

12. Después de 30 días de haberse realizado la publicación en el diario El Peruano y en el diario de mayor circulación regional, el Área de Control Patrimonial solicita la inscripción definitiva ante registros públicos.

13. Solicita la “Copia Literal de Dominio y de Título Archivado”.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Ingeniero. 14. Informa al Sistema de Infraestructura Educativa SIED, la información requerida (requisitos). 15. Prepara Oficio (Original y 2 copias) dirigido al Ministerio de Educación. Se indica mediante un

anexo, la cantidad de documentos que se están enviando. Director DGI 16. Revisa el expediente y el Oficio, si está conforme los visa.

Secretaria. 17. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva. 18. Sella y procede a foliar los documentos anexados y registra en la Hoja de emisión y Cargo de

Expediente los siguientes datos: - Número de Fólder. - Número de Expediente. - Apellidos y Nombres. - A quien se deriva.

19. Remite el Expediente y el Oficio (Original) al Ministerio de Educación – OINFE. 20. La OINFE informa al Margesi de Bienes asignado el código o registro correspondiente.

FIN El ingeniero archiva el file de cada I.E. y la documentación técnica legal de los bienes inmuebles.


INFRAESTRUCTURA


PROGRAMACIÓN DE OBRAS EN BASE A REQUERIMIENTO DE LAS II.EE.

OBJETIVO

202

Atender las necesidades de infraestructura (creación o mantenimiento) de las Instituciones Educativas del ámbito de su jurisdicción.

BASE LEGAL Ley 28044 – Ley General de Educación y sus reglamentos. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud mediante Oficio. Ficha de Evaluación para Rehabilitación, Reconstrucción y Construcción de locales Escolares.

ORIGEN Usuario presenta solicitud requerimiento el mejoramiento, mantenimiento o construcción de infraestructura de su I.E. o Programa Educativo al Equipo de Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de documentos por Trámite Documentario. 2. Deriva el expediente al Área de Gestión Institucional.


Ingeniero. 4. Recibe las solicitudes de las II.EE. que han sido afectado por fenómenos climatológicos o por el

deterioro normal de funcionamiento. 5. Clasifica y prioriza las solicitudes presentadas, de acuerdo a la afectación o necesidad. 6. Verifica mediante muestreo las condiciones de alguno de los locales. 7. Anota la información de los Locales en las Fichas proporcionadas por el Ministerio de Educación. 8. Prepara un Cuadro de Necesidades, de acuerdo a las prioridades asignadas. 9. Prepara un Oficio (Original y copia) para remitirlo al Ministerio de Educación.

Director DGI. 10. Revisa el Cuadro de Necesidades y el Oficio. De estar conformes las firmas y sella y deriva al

Órgano de Dirección.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN Director. 11. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficios y Directivas.

ÓRGANO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Secretaria. 12. Remite el Oficio y el Cuadro de Necesidades al Ministerio de Educación.

FIN Secretaria conserva una copia para el archivo de la Oficina.


INFRAESTRUCTURA


203

CONSTRUCCIÓN DE Y/O EN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA POR ENTIDADES NO RELACINADAS CON EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN.

OBJETIVO Brindar seguridad en las acciones de construcción, rehabilitación y mantenimiento de los locales escolares públicos.

BASE LEGAL Ley 28044 – Ley General de Educación y sus reglamentos. Reglamento Nacional de Construcciones – D. S. 039 – 70 – VI, D. S. 063 – 70 – VI D. S. 004 – 96 – ED, RUA D. S. 012 – 2001 – PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado. D. S. 013 – 2001 – PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D. S. 018 – 2004 – ED, Reglamento de la Asociación de Padres de Familia. R. M. 144 – 2001 – ED, Reglamento sobre la administración de los ingresos captados por las

Instituciones Educativas. Directiva vigente emitida por el Área de Infraestructura. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud mediante Oficio. Expediente Técnico, documentos y planos refrendados por firma de profesionalismo colegiado. Presupuesto de la Obra. Constancia de recursos.

ORIGEN El Director de la Institución Educativa presenta por Trámite Documentario, oficio con los documentos, requisitos, solicitando aprobación del expediente.

DESCRIPCIÓN ÓRGANO DE DIRECCIÓN 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de documentos por Trámite Documentario. 2. Deriva el expediente al Área de Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) 3. Utcubamba I-JE-01 – Recepción, Registro y Asignación de Expediente. 4. Entrega el expediente al Ingeniero.

Ingeniero. 5. Recibe el expediente y firma el cuaderno de cargo. 6. Revisa la documentación estableciendo que los requisitos estén conformes. 7. Efectúa la verificación de planos, presupuesto y recursos disponibles sean compatibles. 8. Elabora el Informe Técnico correspondiente. 9. Prepara Oficio comunicando al Director de la I.E., la aprobación u observación al proyecto

presentado. 10. De ser aprobado el Proyecto coordina la fecha de inicio de la obra. 11. Supervisa obra. 12. Entrega a la Secretaria el expediente, oficio e informe técnico para la visación del Director.

AA. Secretaria.

204

13. Recepciona, sella y pasa la documentación al Despacho del Director. BB. Director DGI. 14. Revisa la documentación, si esta conforme visa el informe técnico y dispone se deriven al

Despacho del Director.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN Director. 15. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficios y Directivas.

Secretaria. 16. Sella y procede a foliar los documentos anexados al expediente y registra en la Hoja de Remisión

y cargos. 17. Remite Oficio al Director de la Institución Educativa.

INSTITUCIÓN EDUCATIVA CC. Director. 18. Comunica a entidad ejecutora de la obra, sobre la aprobación del proyecto, fijándose fecha de

inicio de la misma y dando a conocer oficialmente al Área de Infraestructura de la UGEL. Una vez que la obra esta concluida.

DD. Ejecutor de la Obra. 19. Prepara las actas de Recepción de Obra (Original y 3 copias) y entrega a la Comisión de

Recepción de obras de la UGEL (Ingeniero representa a la Comisión) el Acta de recepción (2 copias).

20. La Comisión firma el Acta.

FIN Ingeniero entrega la obra al Director de Institución Educativa y a la vez hacer de conocimiento a la UGEL. El director de la Institución Educativa firma el acta de conformidad de la obra recibida.

205


FINANZAS

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: I – FI – 01

PROGRAMACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL.

OBJETIVO Definir los objetivos y metas en función a lo lineamientos y prioridades de asignación presupuestal establecido en la fase de programación.

BASE LEGAL Ley 28112, Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 28142, Ley del Presupuesto para el año 2008 Presupuesto Analítico de Personal. Marco Presupuestal del año. Cuadro de Distribución de Gastos de Bienes y Servicios por Niveles de Acuerdo a la Cadena

Funcional Programática. Cronograma de Entrega. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

ORIGEN La Oficina de Presupuesto del Gobierno Regional envía Oficio y Cronograma a la UGEL para la Formulación del Presupuesto Anual.

DESCRIPCIÓN ÓRGANO DE DIRECCIÓN 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de documentos por Trámite Documentario.


Especialista en Finanzas. 3. Recoge el Marco Presupuestal del Año de la Oficina Regional del Presupuesto. 4. Prepara Memorando (Original y 2 copias), solicitando el Cuadro de Distribución de Gastos de

Bienes y Servicios a la Oficina de Administración. Director DGI. 5. Revisa Memorando y Oficio Múltiple, si está conforme lo sella y firma.

Secretaria. 6. Entrega Memorando (Original) a la Oficina de Administración, previa firma del cargo. 7. Archiva Memorando (1 copia) y entrega al especialista el cargo (Memorando (2 copias)).

Especialista en Finanzas. 8. Elabora el Cuadro de Proyecto de Presupuesto Anual de Gastos por Bienes y Servicios sobre la

base del Cuadro de Distribución de Gastos de Bienes y Servicios por Niveles, así como al Marco Presupuestal del Ministerio de Educación.

9. Imprime la Formulación del Presupuesto Anual, ingresando los datos de los cuadros anteriores en el software correspondiente, reporta la información correspondiente e imprime Presupuesto Anual (Original y 2 copias).

206

10. Prepara Oficio de envío de documentos (Original y 2 copias) a la Oficina Regional de Presupuesto.

Director DGI. 11. Revisa la Formulación del Presupuesto Anual, si está conforme lo firma y sella. 12. Revisa Oficio, si está conforme lo firma y sella.

Secretaria. 13. Folia los documentos y numera el oficio. 14. Entrega:

A la Oficina de Presupuesto el Presupuesto Anual (Original), el reporte vía email y el Oficio (Original); previa firma del cargo.

A la Dirección de Oficio (1 copia).

FIN El especialista en Finanzas archiva la Formulación del Presupuesto Anual (1 copia); y entrega cargo Oficio (2 copias) y Presupuesto Anual (2 copias) a la secretaria para el archivo de la Oficina.


FINANZAS UTCUBAMBA N° 06

CODIGO: A – CO – 06 ELABORACIÓN DEL REPORTE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL GASTO (ANEXO 2)

OBJETIVO Registrar los gastos ejecutados del presupuesto.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente.

REQUISITOS Comprobantes de Pago. Órdenes de Compra. Órdenes de Servicio. Cuadro Consolidado de Cheque Anulados. Listado de Cheques Anulados. Papeletas de Depósito A Favor del Tesoro Público (T-6).

ORIGEN Según lo establecido en la Ley de Presupuesto.

DESCRIPCIÓN

207

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Verifica que los importes del Cuadro Consolidado de Cheques y del Listado de Cheques Anulados

sean los mismos. 2. Registra en el Sistema de Ejecución del Presupuesto del MEF de los Comprobantes de Pago,

Orden de Servicio y Orden de Compra los siguientes datos: Concepto. Número de Comprobante de pago/Orden de Servicio/Orden de Compra. Fecha. Número de la Partida Genérica que se afecta. Número de la Partida Específica que se afecta. Importe Bruto.

3. Ingresa los datos del Cuadro de Cheques Anulados y de la Papeleta de Depósito A favor del Tesorero Público (T-6) en el Sistema de Ejecución del Presupuesto del MEF.

4. Verifica que las Partidas Genéricas del Informe Mensual del Gasto (T-2) y las indicadas en el Sistema sean las mismas.

5. Imprime el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (Original y copia) y graba la información en disquete.

6. Firma y sella el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02). 7. Prepara Oficio (Original y 2 copias) de entrega de documentos.

Contador. 8. Revisa el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02), si está conforme lo firma y

sella. Director AD. 9. Revisa el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02), si está conforme lo firma y

sella. 10. Revisa Oficio, si está conforme lo visa. 11. Utcubamba DJE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva.

Técnico de Contabilidad. 12. Entrega al:

Gobierno Regional el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (Original), el disquete y oficio (Original), previa firma del cargo.

A la Dirección Oficio (1 copia).

FIN Técnico de Contabilidad archiva Oficio (2 copias), el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (1 copia), Cuadro Consolidado de Cheques Anulados, Listado de Cheques Anulados, las Papeletas de Depósito a Favor del Tesoro Público (T-6).

208


FINANZAS


EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO.

OBJETIVO Dar los resultados de la gestión, en base al análisis y medición de los avances físicos y financieros así como las variaciones observadas señalando sus causas, en relación a los programas, proyectos y actividades aprobadas en él Presupuesto y Planes Operativos.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estados. Ley 28112, Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 28142, Ley del Presupuesto para el año 2008 Directiva de Contabilidad del año vigente. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Marco Presupuestal Anual. Ejecución de Gastos. Reporte Estadística al Inicio del Año. Reporte Estadística de Medio Año.

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en la Ley de Presupuesto el Especialista de Finanzas elabora la Evaluación del Presupuesto Semestral.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Especialista en Finanzas. 1. Elabora el esquema del Informe de Evaluación Final, de acuerdo a las directivas establecidas. 2. Prepara Informe de Evaluación, teniendo en cuenta el marco presupuestal. Ejecución de Gastos,

Reportes Estadísticos del año y el esquema entregado por el Ministerio de Educación. 3. Prepara Oficio de envío de documentos (Original y 2 copias) a la Oficina de Presupuesto.

Director DGI. 4. Revisa el Informe de Evaluación, si está conforme lo firma y sella. 5. Revisa Oficio, si está conforme lo firma y sella.

Secretaria. 6. Folia los documentos y numera el Oficio.

Entrega: A la Oficina de Presupuesto el Informe de Evaluación (Original) y Oficio (Original), previa firma

del cargo. A el área de Gestión Institucional el oficio (1 copia) y el Informe de Evaluación (1 copia).

209

FIN La Secretaria informe de Evaluación (2 copias); entrega el cargo (Oficio (2 copias)).


FINANZAS


ACTUALIZACIÓN DEL PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL.

OBJETIVO Establecer mecanismos de control en la ejecución del Presupuesto en las Áreas de Administración de Personal y en Planillas y dar a conocer la distribución del presupuesto de plazas existente y sus características en las Instituciones Educativas, Programas Educativos y UGEL con sus respectivas Unidades de Gestión Educativa.

BASE LEGAL Normativa vigente de la INAP. Resolución Ministerial vigente emitida por el Ministerio de Educación. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS NEXUS y SIRA Actualizados. Presupuesto de plazas docentes y administrativas actualizado. Resoluciones de movimientos de personal, rotaciones, destaque, reubicaciones y reasignaciones. Cuadro de Horas de las Instituciones Educativas.

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en sus funciones, el Especialista efectúa la actualización del Presupuesto Analítico de Personal.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Especialista en Finanzas. 1. Analiza las resoluciones de movimientos de personal. 2. Registra las resoluciones que hayan generado un cambio de la plaza tanto en la ubicación o

donación. 3. Actualiza los movimientos de personal realizados y emite el reporte final del Presupuesto

Analítico de Personal nominal y estructural conforme al software establecido. 4. Prepara Memorándum (Original y 2 copias) de entrega de documentos a la Oficina de

Administración. Director. 5. Revisa Memorando, si está conforme lo firma y sella.

Especialista de Finanzas. 6. Entrega a la Oficina de Administración el Cuadro de Plazas Permanentes (Original) y el

Memorándum (Original), previa firma del cargo.

210

7. Remite a las Unidades de Servicios Educativos y de acuerdo a los requerimientos se le entrega a los Directores de las II.EE.

FIN El Especialista en Finanzas archiva el Cuadro de Plazas Permanentes (1 copia) y el Memorando (1 copia) y entrega a la Secretaria el cargo (Memorando (2 copias)) y el Cuadro de Plazas Permanente (2 copias) para el archivo de la Oficina.


FINANZAS


AMPLIACIÓN DE CALENDARIO DE COMPROMISOS.

OBJETIVO Autorizar los importes por los nuevos contratos de personal y costos de dispositivos nuevo.

BASE LEGAL Ley 28112, Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 28142, Ley del Presupuesto para el año 2008 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Calendario de Compromisos. Resúmenes de Planillas eventuales y permanentes elaborado por el Equipo de Planillas. Requerimiento del Equipo de Tesorería. Informe Mensual del Gasto (T – 2), (copia).

ORIGEN Por la programación de los compromisos atrasados el Especialista en Finanzas elabora la Ampliación del Calendario de Compromisos.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Especialista en Finanzas. 1. Prepara Hoja de Trabajo tomando en cuenta los Resúmenes de Planilla.

Eventuales y Permanentes de Calendario de Compromisos elaborado por el Equipo de Planillas y el requerimiento del Equipo de Tesorería. 2. Elabora el consolidado de Ampliación de Calendario de Compromisos Activos y Cesantes por

Función y Programa Presupuestal. 3. Ingresa los datos de la Hoja de Trabajo en el Sistema de Ejecución Presupuestal del MEF en la

Opción Solicitud de Ampliación, graba la información en CD; en caso contrario prepara Ampliación del Calendario (Original y 2 copias) y el Anexo 03 (Original y 2 copias).

4. Prepara Oficio de envío de documentos (Original y 2 copias) a la Oficina de Presupuesto. Director DGI.

211

5. Revisa Oficio, si está conforme lo visa. 6. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva.

Especialista en Finanzas 7. Archiva la Ampliación del Calendario de Compromisos (1 copia) y el Anexo 03 (1 copia).

Secretaria. 8. Entrega al MED el Oficio (Original), la Ampliación del Calendario de Compromisos (Original), el

informe de Ejecución del Gasto (T – 2) y el Anexo 03 (Original), previa firma del cargo.

FIN Secretaria archiva Ampliación del Calendario de Compromisos (2 copias) y el cargo Oficio (2 copias) y el Anexo 03 (2 copias).


FINANZAS


INCLUSIÓN DE LOS RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS EN EL PRESUPUESTO ANUAL.

OBJETIVO Incluir en el presupuesto los recursos que se captan por los servicios de fotocopia y otros como crédito suplementario para ampliar el Marco Presupuestal de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112, Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 28142, Ley del Presupuesto para el año 2008 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Ejecución del Presupuesto de Ingresos. Marco Presupuestal. Maestro Clasificador de Ingresos.

ORIGEN Cuando no se considera en el presupuesto dicho recurso la inclusión de los recursos directamente recaudados.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Tesorero. 1. Prepara el reporte de Ingresos por recursos directamente recaudados y lo remite con

memorando a el área de Gestión Institucional. Especialista en Finanzas.

212

2. Elabora la Proyección de lo que se estima recaudar y lo que se estima gastar por genéricas en el siguiente ejercicio (Original y 2 copias) en base a la información de Tesorería y de acuerdo al Maestro Clasificador de Ingresos del año en curso.

3. Prepara Oficio (original y 1 copia) solicitando la aprobación a la Oficina para incluir la cantidad recaudada como crédito suplementario.

Director DGI. 4. Revisa el Oficio, si está conforme lo firma y sella.

Secretaria. 5. Folea, numera el Oficio y lo registra en el Cuaderno de Registro de Oficios. 6. Entrega a la Oficina de Presupuesto la Proyección (Original) y el Oficio (Original), previa firma

del cargo. Especialista en Finanzas. 7. Archiva el Presupuesto y la Proyección (1 copia) y el Oficio (1 copia), previa firma del cargo. 8. Entrega a la Secretaria el Presupuesto y la Proyección (2 copias) y el Oficio (2 copias).

FIN Aprobado el gasto de los recursos directamente recaudados, ingresa los datos de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos en el Sistema de Ejecución del Presupuesto del MEF.


FINANZAS


TRASLADO DE PAGOS DE PENSIONES.

OBJETIVO Registrar el traslado de pago de pensiones.

BASE LEGAL Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112, Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 28142, Ley del Presupuesto para el año 2008 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Solicitud FUT. Certificado Domiciliario. Boleta de Pago. Resolución de Cese. Fotocopia de la Libreta Electoral.

ORIGEN Usuario presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario de la UGEL correspondiente.

213

DESCRIPCIÓN ÓRGANO DE DIRECCIÓN 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Tesorero. 2. Recibe el expediente, previa del cargo. 3. Prepara Hoja de Costo (Original y 1 copia) con el monto que le corresponde recibir al usuario, lo

firma y sella. 4. Prepara Oficio de envío de documentos (Original y 2 copia) al Órgano Intermedio origen

solicitando Nota de Anulación Presupuestal y anexa la Hoja de Costo (Original) al Expediente. Director AD. 5. Revisa los documentos si esta conforme, lo firma y sella.


Especialista en Finanzas. 7. Recibe el expediente, previa firma del cargo. 8. Prepara Oficio de envío de documentos (Original y 2 copias) al Órgano Intermedio Origen

solicitando Nota de Anulación Presupuestal. 9. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva.

Secretaria. 10. Sella y procede a foliar los documentos anexados y prepara expediente, fólder y cargo en el

formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos: N° de Fólder. N° de Expediente. Apellidos y Nombre del Interesado. A quien se deriva.

11. Entrega al Órgano Interno Origen el Oficio (Original) y el Expediente; previa firma del cargo y a la Dirección Oficio (1 copia).

12. Archiva Oficio (2 copias) y Hoja de Costos (1 copia).

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 13. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL 14. Utcubamba I-JE-01 – Recepción, Registro y Asignación de Expediente.

Especialista de Finanzas. 15. Rebaja el monto indicado en la Hoja de Costo en el Sistema de Ejecución Presupuestal del MEF en

la Opción Modificación Presupuestal e imprime reporte Nota de Anulación Presupuestal (Original y 1 copia); en caso contrario lo prepara en forma manual.

16. Sella y firma la Nota de Anulación Presupuestal. 17. Recaba firma del Director en la Nota de Anulación Presupuestal. 18. Anexa Nota de Anulación Presupuestal (Original) al Expediente. 19. Prepara Oficio de envío de documentos (Original y 2 copias) al Órgano Intermedio de Destino.

Director DGI. 20. Revisa el Oficio, si esta conforme lo firma y sella.

Secretaria. 21. Numera el Oficio. 22. Sella y procede a foliar los documentos anexados y prepara expediente, fólder y cargo en el

formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expediente los siguientes datos:

214

N° de Fólder. N° de Expediente. Apellidos y Nombres del Interesado. A quien se deriva.

23. Entrega al Órgano Intermedio Destino el Oficio (Original) y el Expediente; previa firma del cargo y a la Dirección el Oficio (1 copia).

24. Archiva el Oficio (2 copias) y la Hoja de Costos (1 copia) Órgano de Dirección (Órgano Intermedio Destino).

25. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso a Trámite Documentario.

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (ÓRGANO INTERMEDIO DESTINO) 26. Utcubamba I-E-01 – Recepción, Registro y Asignación de Expediente.

Especialista de Finanzas. 27. Incluye el monto indicado en la Nota de Anulación Presupuestal en el Sistema de Ejecución

Presupuestal del MEF en la Opción Modificación Presupuestal e imprime reporte Nota de Modificación Presupuestal – Crédito (Original y 1 copia).

28. Sella y firma la Nota de Modificación Presupuestal – Crédito (Original) al Expediente y archiva primera copia.

29. Prepara Memorándum (Original y 2 copias) dirigido al Director de la Oficina de Administración, recaba firma del Director.

30. Entrega Memorándum (Original) y expediente a la oficina de Administración; previa firma del cargo.

31. Archiva el Memorándum (1 copia) y entrega el Memorándum (2 copias) a la Secretaria del ÁREA.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN (ÓRGANO INTERMEDIO DESTINO) Tesorero. 32. Prepara Proyecto de Resolución en copia en base a los documentos del expediente y lo entrega a

impresiones. 33. Utcubamba A-AB-13 – Impresiones Documentos.

Secretaria. 34. Recibidos la Resolución Original (Autógrafa) y las 25 copias, sella y procede a foliar los

documentos anexados al expediente; prepara fólder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos: N° de Fólder. N° de Expediente. Apellidos y Nombres del Interesado. A quien se deriva.

35. Entrega el Expediente D-TD-02 – Aprobación y Distribución de Resoluciones.

FIN Secretaria recibe 3 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera: Resolución (1 copia) para el archivo de resoluciones de la Oficina. Resolución (2 copias) para el Especialista de Finanzas, previa firma del cargo. Resolución (3 copias) para el Especialista de Planificación, previa firma del cargo.

215


FINANZAS


DESAGREGACIÓN TRIMESTRAL DEL PRESUPUESTO.

OBJETIVO Desagregar la asignación del Presupuesto trimestral.

BASE LEGAL Ley N° 30225,, Ley de Contrataciones del Estado. Ley 28112, Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley 28142, Ley del Presupuesto para el año 2008 Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Informe de la Ejecución Trimestral para Bienes y Servicios de la Dirección de Administración. Ejecución del Presupuesto Analítico de Personal de Remuneraciones. Ejecución del Presupuesto del Gasto del mes. Techo de la Asignación Trimestral. Tabla Clasificador del Gasto.

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo Institucional, el Especialista realiza la desagregación trimestral del presupuesto.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (DGI) Especialista en Finanzas. 1. Recibe el Techo de la Asignación Trimestral y el Informe de la Ejecución para gastos de Bienes y

Servicios y la Ejecución del Presupuesto Analítico de Personal de la Oficina de Administración; analiza las cifras determinadas de acuerdo a la cadena funcional por Partidas Específicas y Asignaciones Genéricas y lo compara con el Techo de la Asignación Trimestral.

2. Programa los gastos para: Bienes y Servicios y para el Pago de Remuneraciones del Trimestre. 3. Se ingresa los datos de la Reprogramación de Gastos en el Sistema de Ejecución Presupuestal

MEF. 4. Imprime el reporte Desagregación Trimestral (Original y 2 copias) y graba información en

diskette. Director DGI 5. Revisa el Reporte de Desagregación Trimestral y da conformidad Especialista en Finanzas. 6. Prepara Oficio de envió de documentos (Original y 2 copias) a la Oficina de Presupuesto y

Memorando (Original y 2 copias) de envío de documentos a la Dirección de Administración. Director DGI 7. Revisa el Oficio y el Reporte de Desagregación Trimestral, si están conformes lo firma y sella. 8. Revisa Memorando y si está conforme lo sella y firma.

Secretaria.

216

9. Numera el Oficio y Entrega: A la Oficina de Presupuesto el diskette, Desagregación Trimestral (Original) y el Oficio

(Original), previa firma del cargo. A la Oficina de Administración la Desagregación Trimestral (1 copia) y Memorando

(Original).

FIN La Secretaria archiva la Desagregación Trimestral (2 copias), Memorando (1 copia) y entrega cargos (Oficio (2 copias) y Memorando (2 copias)) al Especialista de Finanzas.



CODIGO: A – CO – 09 ELABORACIÓN DE NOTAS PRESUPUESTALES.

OBJETIVO Registrar los movimientos contables de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. R. D. N° 061 – 97 – EF/93.01 – Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental. Ley de Presupuesto vigente. D. L. 17521 Directiva UGEL.

REQUISITOS Libro Caja. Comprobante de Pago. Pólizas de Entrada al Almacén. Información de Ingresos por Fuente de Financiamiento diferentes de Recursos Ordinarios (T –

5). Recibos de Ingresos. Extracto Bancario. Papeletas de Depósito a Favor del Tesorero público (T – 6). Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02). Informe Mensual del Gasto (T – 2) – Normal. Informe Mensual del Gasto (T – 2) – Reversiones. Informe Mensual del Gasto (T – 2) – Anulaciones.

217

Listado de Cheques Anulados. Resumen del Reporte de Compensación por Tiempo de Servicios (Ley 199990 y 20530).

ORIGEN De acuerdo a lo establecido en la base legal el Técnico de Contabilidad elabora las Notas Contables y Presupuestales.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 6. Prepara Nota Presupuéstales:

Por Pago de Planillas y Bienes y Servicios con la Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02) y el Informe Mensual del Gasto (T – 2) – Normal.

Por Recaudación del Mes con la Información de Ingresos de Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados (T – 5).

Por anulaciones de compromisos y Pagos con el Listado de Cheques Anulados y el Informe Mensual del Gasto (T – 2) - Reversión y Anulaciones.

7. Ingresa las Notas Presupuestales al Sistema Contable e imprime las Notas Presupuestales (Original y 2 copias).

Contador. 8. Revisa consolidado de Notas Presupuestales: si está conforme lo firma y lo sella.

Director AD. 9. Revisa consolidado de Notas Presupuéstales: si está conforme lo firma y lo sella.

FIN Se archiva Notas Presupuestales para la elaboración del Libro Diario y el Balance de Comprobación Mensual.



CODIGO: A – CO – 10 PROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL GASTO (PP2).

OBJETIVO Autorizar el gasto de los recursos ordinarios, el gasto de los recursos directamente recaudados y ordinarios y la modificación de Presupuesto (transferencias internas).

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente. Directiva 041 – 93 – EF, Modificación Contable Gubernamental.

218

REQUISITOS Reporte del Marco Inicial y Total Modificación.

ORIGEN

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Prepara Cuadro Consolidado por partidas genéricas y específicas del Reporte.

Marco Inicial y Total Modificación. 2. Verifica que los totales por partidas genéricas y específicas sean las mismas que lo indicado en el

Reporte Marco Inicial y Total Modificación 3. Elabora el reporte Programación del Presupuesto del Gasto (Original y 2 copias). 4. Prepara el Oficio (Original y 2 copias) de entrega de documentos al Gobierno Regional.

Contador. 5. Revisa el reporte Programación del Presupuesto de Gasto, si está conforme lo firma y sella.

Director. 6. Revisa el reporte Programación del Presupuesto de Gasto, si está conforme lo firma y sella. 7. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa.

Técnico en Contabilidad. 8. Recaba firma del Director en el reporte Programación del Presupuesto de Gasto. 9. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva. 10. Entrega:

Al Gobierno Regional el reporte Programación del Presupuesto de Gasto (Original y 1 copia) y el Oficio (Original); previa firma del cargo.

A la Dirección el Oficio (1 copia).

FIN Técnico de Contabilidad archiva el reporte Programación del Presupuesto de Gasto (2 copias) y Oficio (2 Original).



CODIGO: A – CO – 11 BALANCE DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (AP1).

OBJETIVO Informar la ejecución acumulada por partidas genéricas.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

219

Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente.

REQUISITOS Ejecución del Presupuesto de Gastos – Anexo 01 (Captación de Recursos). Ejecución del Presupuesto de Gastos – Anexo 02

ORIGEN De acuerdo con lo estipulado en la base legal.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Prepara consolidado por partidas genéricas de la Ejecución del Presupuesto de Gastos – Anexo

01 (Capacitación de Recursos) y de la Ejecución del Presupuesto de Gastos – Anexo 02. 2. Elabora el Balance de Ejecución del Presupuesto (Original y 2 copias). 3. Prepara Oficio (Original y 3 copias) de entrega de documentos a la UGEL.

Contador. 4. Revisa el Balance de Ejecución del Presupuesto, si está conforme lo firma y sella.

Director AD. 5. Revisa el Balance de Ejecución del Presupuesto, si está conforme lo firma y sella.

Técnico de Contabilidad. 6. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva. 7. Entrega:

A la UGEL, el Banco de Ejecución del Presupuesto (Original) y el Oficio (Original); previa firma del cargo.

A Área de Administración el Oficio (2 copias). A la Dirección el Oficio (1 copia).

FIN Técnico de Contabilidad archiva el Balance de Ejecución del Presupuesto (1 Original y 2 copias) y Oficio (3 copias).



CODIGO: A – CO – 12 PROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS (PP1).

OBJETIVO Informar al Ministerio de Economía y Finanzas lo que se recaudará por recursos propios.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera.

220

Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015 Directiva de Contabilidad del año vigente.

REQUISITOS Resolución de Autorización del Presupuesto. Resoluciones de Modificaciones del Presupuesto.

ORIGEN De acuerdo con lo establecido en el Plan Operativo, el Técnico de Contabilidad para la Programación del Presupuesto de Ingresos.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Prepara la Programación del Presupuesto de Ingresos de la Resolución de la Autorización del

Presupuesto y con las Resoluciones de Modificación del Presupuesto. 2. Prepara Oficio (Original y 3 copias) de entrega de documentos Contador revisa la Programación

del Presupuesto de Ingresos, si está conforme lo firma y sella Director AD. 3. Revisa la Programación del Presupuesto de Ingresos, si está conforme lo firma y sella.

Técnico en Contabilidad. 4. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio y Directiva. 5. Entrega:

A Área de Administración el Oficio (1 copia). A la Dirección el Oficio (2 copias).

FIN Técnico de Contabilidad archiva la Programación del Presupuesto de Ingresos (2 copias) y Oficio (3 copias).


FINANZAS


EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS – CAPACITACIÓN DE INGRESOS (ANEXO 01).

OBJETIVO Informa el importe por captación de recursos.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley 28112 Ley Marco de la Administración Financiera. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 30281, Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal del año 2015

221

Directiva de Contabilidad del año vigente.

REQUISITOS Información de Ingresos por Fuentes de Financiamiento de Recursos Ordinarios (T5).

ORIGEN De acuerdo con la base legal, el Técnico de Contabilidad elabora la Ejecución del Presupuesto de Gastos – Captación de Ingresos (Anexo 01).

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Técnico de Contabilidad. 1. Prepara al Ejecución del Presupuesto de Gastos – Capacitación de Ingresos (Anexo 01) con la

Información de Ingresos por Fuentes de Financiamiento Diferentes de Recursos Ordinarios (T – 5).

2. Prepara Oficio (Original y 3 copias) de entrega de documentos. Contador. 3. Revisa la Ejecución del Presupuesto de Gastos – Capacitación de Ingresos (Anexo 01) si está

conforme lo firma y sella. Director AD. 4. Revisa la Ejecución del Presupuesto de Gastos – Capacitación de Ingresos (Anexo 01) si está

conforme lo firma y sella. Técnico en Contabilidad. 5. Utcubamba D-JE-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva. 6. Entrega:

A la Dirección de Regional de Educación de Ejecución del Presupuesto de Gastos – Capacitación de Ingresos (Anexo 01) (Original) y el Oficio (Original), previa firma del cargo.

A Área de Administración el Oficio (1 copia). A la Dirección el Oficio (2 copias).

FIN Técnico de Contabilidad archiva la ejecución del Presupuesto de Gastos – Capacitación de Ingresos (1 original y 2 copias) y Oficio (3 copias).

222


INFORMÁTICA

UTCUBAMBA N° 01 CODIGO: I – INF – 01

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO.

OBJETIVO Realizar el mantenimiento de los equipos de cómputo de la Unidad de Gestión Educativa Local .

BASE LEGAL Ley N° 28044, Ley General de Educación. D. S. N° 009 – 2005 – ED, Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Oficio.

ORIGEN El Director de la oficina presenta solicitud al Director del Área de Administración con cargo al Responsable del Área de Informática.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Secretaria de Área de Administración con copia

al Área de Informática.

ÁREA DE INFORMÁRTICA 2. Utcubamba I-JE-01 – Recepción, Registro y Asignación de Expediente.

Analista de Sistemas PAD. 3. Coordina con el jefe de la unidad o Director de Centro Educativo la fecha que se realizara el

mantenimiento.

EN EL LUGAR QUE SE REALIZA EL MANTENIMIENTO Analista de Sistemas PAD. 4. Coordina con el encargado del área el mantenimiento del equipo. 5. Revisa el equipo, si el equipo necesita el reemplazo de una pieza coordina con el encargo de área

la compra del repuesto, en caso contrario realiza el mantenimiento al equipo. 6. Llena formulario Mantenimiento de Equipo (Original y 2 copias) recaba firma y sello del

encargado del área y le entrega el formulario Mantenimiento de Equipo (Original). 7. Entrega el Informe Técnico (Original) y Mantenimiento de Equipo (1 copia) al Director de la

Oficina respectiva, previa firma del cargo, con copia al Área de Informática.

FIN Analista de Sistema PAD archiva el Informe Técnico (1 copia) y Mantenimiento de Equipo (2 copias).


INFORMÁTICA

223

UTCUBAMBA N° 02 CODIGO: I – INF – 02

ELABORACIÓN DE APLICATIVOS DE CÓMPUTO Y ASESORAMIENTO.

OBJETIVO Agilizar y uniformar el manejo del sistema de información en el ámbito de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. Ley N° 28044, Ley General de Educación. D. S. N° 009 – 2005 – ED, Reglamento de la Gestión del Sistema Administración. D. S. N° 072 – 2003 – PCM, Reglamento Ley 27806 Decreto Ley N° 22994 de 23 de abril de 1980, que aprueba Convenio de Propiedad Intelectual. Ley 24789 Centrales de Datos Financieros, de 18 de diciembre de 1987 La Ley de Microfirmas. Decreto Legislativo N° 635 de 3 de abril de 1991 Decreto Legislativo N° 681 de 11 de octubre de 1991 Decreto Legislativo N° 702 de noviembre de 1991 Decreto Supremo N° 009 – 92 – JUS del 26 de junio de 1992 Decreto Ley N° 26301 de Habeas Data y Acción de Cumplimiento.

REQUISITOS Solicitud. Oficio.

ORIGEN El Solicitante presenta Memorando u Oficio de requerimiento para la elaboración de un Aplicativo de Cómputo o asesoramiento.

DESCRIPCIÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN 1. Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Secretaria de Área de Administración con copia

al Área de Informática.

ÁREA DE INFORMÁRTICA Analista de Sistemas PAD. 2. Coordina con el Solicitante los requerimientos del Aplicativo de Cómputo. 3. Prepara Requerimiento del Aplicativo (Original y 2 copias). 4. Recaba firma y sello del Solicitante en el Requerimiento del Aplicativo y le entrega la primera

copia. 5. Entrega Requerimiento del Aplicativo (2 copias) al Director de la Oficina. 6. Realizar el análisis y el diseño del Aplicativo de Cómputo y coordina con el solicitante los detalles

del Aplicativo. 7. Prepara el Informe del Análisis y Diseño del Aplicativo de Cómputo (Original y 2 copias). 8. Entrega Informe de Análisis y Diseño del Aplicativo de Cómputo (Original) al Solicitante del

Sistema, archiva la primera copia y entrega segunda copia al Director de la Oficina. 9. Realiza la Programación del Aplicativo de Cómputo de acuerdo al Análisis y Diseño. 10. Realiza la demostración del Aplicativo de Cómputo, si el Solicitante está conforme Instala el

Aplicativo de Cómputo, en caso contrario realiza las correcciones.

224

11. Prepara el Oficio (Original y 2 copias), el Manual del Aplicativo (Original) y el Manual del Usuario (Original y 2 copias).

OFICINA QUE SOLICITA EL SOFTWARE Director de la Oficina. 12. Revisa el Oficio, el Manual del Usuario y el Manual del Aplicativo, si está conforme los firma y

sella. Analista de Sistemas PAD. 13. Realiza la Capacitación al usuario y le entrega el Manual del Usuario (1 copia). 14. Entrega:

Al Director de la Oficina Solicitante el Manual del Usuario (1 copia) y el Oficio (Original); previa firma del cargo.

Al Director de la Oficina de Asesoramiento Técnico el Oficio (1 copia. El Manual del Aplicativo (Original) y el Manual del Usuario (Original).

Al Director del Centro o Programa Educativo.

FIN Analista de Sistema PAD archiva el Oficio (2 copias).

225

OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL

UTCUBAMBA N° 01

CODIGO: U – AI – 01 FORMULACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

OBJETIVO Formular el Plan Anual de Control, de acuerdo a lo dispuesto por la Contraloría General de la República.

BASE LEGAL Ley 27785 (Pub. 23.07.02) Ley que modifica la Ley 27785 (17.12.04) Resolución de Contraloría que se aprueba anualmente para la elaboración del Plan Anual de

Control que se publica en el diario Oficial El Peruano. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Normas de la Contraloría General de la República.

ORIGEN El Utcubamba se origina de acuerdo a la Normativa de la Contraloría General de la República.

DESCRIPCIÓN EE. OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL Director (a) de la Oficina de Control Institucional. 1. Mediante memorando dispone reunión con personal de auditoría para elaboración de proyecto

de Plan Anual de Control. Equipo de Personal de Oficina de Control Institucional. 2. Analiza las normas de Control referente a las Directivas de elaboración del Plan Anual de

Control; según los lineamientos; establecidos en la normativa de Control. 3. Se selecciona las acciones de Control a realizar, en base a los lineamientos descritos en las

directivas aprobadas anualmente por la Contraloría General, asimismo se toma como referencia las denuncias existentes que merecen la atención en forma prioritaria.

4. Se determina el número de integrantes a participar en cada Acción de Control de acuerdo a lo dispuesto en las normas de Control con el costo correspondiente y horas hombre disponible según la capacidad operativa existente.

5. Se elabora el documento de Proyecto de Plan Anual de Control.

FF. ÓRGANO DE DIRECCIÓN 6. Visa los anexos que corresponda del Proyecto de Plan Anual de Control, en base a la Directiva

que se emite anualmente a través de la Contraloría General de la República y se remite a la Contraloría General de la República.

FIN La Contraloría General de la República emite la Resolución de Contraloría que aprueba el Plan Anual de Control.

226


UTCUBAMBA N° 02

CODIGO: U – AI – 02 EJECUCIÓN DE ACCIONES Y ACTIVIDADES DE CONTROL PROGRAMADAS EN EL PLAN ANUAL DE CONTROL APROBADA.

OBJETIVO Lograr ejecutar las acciones y actividades programadas en el Plan Anual de Control.


Control. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Resolución de Contraloría que aprueba el Plan Anual de Control. Normas de la Contraloría General de la República. Plan Anual de Control de la Oficina de Control Institucional. Memorando de Planificación y Programa de Auditoria.

ORIGEN El Utcubamba se origina después de aproado el Plan Anual de Control aprobado con Resolución de Contraloría General de la República.

DESCRIPCIÓN GG. OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL 1. La Comisión de Control proyecta oficio de inicio de acción de control. 2. El director de Control institucional firma el oficio y lo remite al Director de Educación, haciendo

conocer el inicio de la acción de control del Área Administrativa y/o Institución Educativa. 3. La Comisión de Trabajo conjuntamente con la Dirección de Control Institucional se entrevistan

con el personal del Área Auditada y/o personal de la Institución Educativa a realizar acción de control, levantado acta de inicio de Acción de Control.

HH. COMISIÓN DE CONTROL 4. El Auditor encargado elabora el Memorando de Planificación y Programa de Auditoría en base a

la información de denuncias y evaluación de Control Interno realizada, la misma que es revisada por la Dirección de control Institucional para su aprobación Ejecuta Procedmientos y aplica técnicas de control en el examen especial y/o Auditoria durante el trabajo de campo.

5. Auditor encargado elabora el borrador de comunicación de hallazgos a los supuestos involucrados para revisión por parte del Titular de la Oficina, previa presentación de los papeles de trabajo.

6. El Auditor encargado de la acción de control evalúa los descargos de servidores o dependencias involucradas y elabora borrador de informe.

7. El Director (a) de Control Institucional revisa el borrador de Informe conjuntamente con los papeles de trabajo y formula las atingencias de ser el caso y/o aportes necesarios.

227

8. La Comisión de Control formula informe definitivo. 9. La Dirección de Control Institucional da a conformidad si o no. 10. Si es negativa la conformidad la Comisión formula informe nuevamente, el mismo que es

sustentado ante la Dirección de Control Institucional. 11. Si es positiva la conformidad. 12. Visa el informe. 13. La Comisión de Control proyecta los oficios para las diferentes instancias como son: Titular de la

Entidad, Jefe de la Oficina de Control Institucional del Gobierno Amazonas, Jefe de la Contraloría.

FIN La repartición auditada y/o Comisión de Procesos Administrativos Recepciona informe a través del Titular de la Entidad para la implementación de las medidas correctivas y/o sanciones de ser el caso.


UTCUBAMBA N° 03

CODIGO: U – AI – 03 EJECUCIÓN DE ACCIONES DE CONTROL NO PROGRAMADAS. Previa comunicación a la Contraloría y/o aprobación correspondiente, por encargo de la Contraloría y/o Titular de la Entidad, según porcentaje asignado en la Directiva aprobada por la Contraloría General.

OBJETIVO Lograr ejecutar las acciones de control posterior de carácter prioritario por encargo del Titular y/o Contraloría previa comunicación a la Contraloría y/o aprobación correspondiente.

BASE LEGAL Ley 27785 (Pub. 23.07.02) Ley que modifica la Ley 27785 (17.12.04) Resolución de Contraloría que se aprueba los alineamientos para las acciones posteriores no

programadas. Plan Anual de Control y que se publica en el Diario El Peruano. Normas del Sistema de Control. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo.

REQUISITOS Resolución de Contraloría que aprueba el Plan Anual de Control. Normas de la Contraloría General de la República. Plan Anual de Control de la Oficina de Control Institucional. Memorando de Planificación.

ORIGEN El Utcubamba se origina después de aprobado el Plan de Control Planificado.

DESCRIPCIÓN JJ. OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL

228

1. Dispone con memorando efectuar Acción de Control No Programada, por encargo de la Contraloría General y/o Título de la Entidad, así como otras acciones de control necesarias según denuncias de usuarios.

KK. COMISIÓN DE CONTROL DE LA OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL 2. El Auditor encargado elabora el Memorando de Planificación y Programa de Auditoría en base a

la información de denuncias y evaluación de Control Interno realizada, la misma que es revisada por la Dirección de Control Institucional para su aprobación.

3. Ejecuta Procedmientos de Auditoría y aplica técnicas de control en el examen especial y/o Auditoría durante el trabajo de campo, en base al programa de Auditoría.

4. El Auditor encargado elabora el borrador de la comunicación de hallazgos a los supuestos involucrados para revisión por parte del Titular de la Oficina, previa presentación de los papeles de trabajo.

5. El Auditor encargado de la acción de control evalúa los descargos de servidores o dependencias involucradas elabora borrador de informe.

6. El Director (a) de Control Institucional revisa el borrador de informe conjuntamente con los papeles de trabajo y formula las atingencias de ser el caso y/o reportes necesarios.

7. La Comisión de Control formula informe definitivo. 8. La Dirección de Control Institucional da a conformidad si o no. 9. Si es negativa la conformidad la Comisión formula informe nuevamente, el mismo que es

sustentado ante la Dirección de Control Institucional. 10. Si es positiva la conformidad visa el informe. 11. La Comisión de Control proyecta los oficios para las diferentes instancias como son: Titular de la

Entidad, Jefe de la Oficina de Control Institucional del Gobierno Regional Amazonas, Jefe de la Contraloría Sede Chachapoyas.

LL. FIN El área auditada y/o Comisión de Procesos Administrativos Recepciona informe a través del Titular de la Entidad para la implementación a las medidas correctivas y/o sancionadoras de ser el caso.


UTCUBAMBA N° 04

CODIGO: U – AI – 04 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE MEDIDAS CORRECTIVAS DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS EN LOS INFORMES DE CONTROL POR PARTE DE LOS ESPECIALISTAS Y/O AUDITORES DE LA OCI-UGEL.

OBJETIVO Lograr ejecutar la actividad de Control según lo programado y dispuesto según Plan Anual de Control Aprobado con Resolución de Contraloría.


Control y que se publica en el Diario El Peruano. Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806

229


REQUISITOS Resolución de Contraloría que aprueba el Plan Anual de Control. Normas de la Contraloría General de la República. Plan Anual de Control de la Oficina de Control Institucional. Memorando de Planificación.

ORIGEN El Utcubamba según el Plan Anual de Control Aprobado.

DESCRIPCIÓN COMISIÓN DE CONTROL 1. Formula proyectos de documentos de inicio de Acción y comunica a las Áreas inmersas. 2. Dirección de Control Institucional solicita información a cada una de las áreas. 3. En relación a las recomendaciones pendientes y en proceso de implementación. 4. Comisión de Control se apersona a cada una de las Áreas para verificar la implementación de las

recomendaciones emitidas a través de los Informes de Control levantando actas de verificación. 5. Auditor evalúa los documentos de la implantación de las recomendaciones. 6. Auditor formula informe y sustenta antes el Director de Control Institucional. 7. Director de Control Institucional supervisa la implementación de las recomendaciones e informe

correspondiente y emite aprobación y/o disconformidad del mismo. 8. De no ser conforme auditor efectúa la reformulación y visitas de verificación pertinentes de ser

el caso y emite el Informe correspondiente. 9. La Dirección de la Oficina de Control Institucional Regional de Control Institucional aprueba y

eleva al Titular de la Entidad, Auditor General del Ministerio de Educación, Jefe de la Oficina Regional de Control Interno, Contraloría General.

FIN El Titular de la Entidad dispone el cumplimiento de la implementación de las recomendaciones pendiente y en proceso y/o dispone las medidas sancionadoras si fuera el caso.


COMISIÓN DE ATENCIÓN DE DENUNCIAS Y RECLAMOS

UTCUBAMBA N° 05 CODIGO: U – AI – 05

ATENCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y RECLAMOS.

OBJETIVO Resolver las quejas, denuncias y reclamos presentados por los usuarios y el personal de los Centros y Programas Educativos y de la UGEL.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. D. L. 25762

230

D. L. 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. D. S. 02 – 94 – JUS. R. C. 162 – 95 – CG, Normas de Auditoria Gubernamental.

REQUISITOS Solicitud en Formulario Único de Trámite. Informe del denunciante detallado los hechos. Documentos susténtatenos de la denuncia.

ORIGEN El Utcubamba se origina con la presentación del recurso respectivo y documentos sustentatorios en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO Utcubamba D-TD-01 – Ingreso de Documentos a Trámite Documentario (Pasos del 1 al 11).

NN. OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL Secretaria. 1. Recibe y registra en el Cuaderno de Cargo lo siguiente: N° de Orden, Fecha, Tipo de documento,

N° de folios, Dependencia de procedencia, asunto, despacho (en donde se indica que día ha pasado a la Jefatura de despacho), Nombre del Director encargado, Documento con que se atendió.

2. Registra en su Cuaderno de Control el expediente ingresado, considerando: - Registro de recepción de Inspectoría. - Número de hoja de envío de Mesa de Partes. - Centro Educativo, dependencia de procedencia o generales de ley del denunciante. - Asunto. - Fecha de recepción.

Director de OCI. 3. Clasifica si es que tiene antecedente y de acuerdo al caso se pasa la Auditor que asigno al caso,

para que prosiga con la investigación que se requiera. Auditor. 4. Firma cargo de recepción de expedientes, previa verificación del contenido del Cuaderno de

Cargos. 5. Evalúa y mérita el contenido del expediente y determina el Utcubamba a seguir según el caso:

- Remisión de oficio. - Elabora proyecto de oficio.

Director OCI. 6. Revisa proyecto de Oficio y de estar conforme, lo visa y envía al Despacho.

Dirección. 7. Utcubamba D-JE-01 – Aprobación de Oficio.

Auditor. 8. Recibe una copia del Oficio firmado por el Director OCI. De no recibir respuesta, ejecuta una

acción de seguimiento y recibe la respuesta del oficio. 9. Confronta el contenido de los documentos con la normatividad vigentes y en caso que no esté de

acuerdo al marco normativo vigente, se prepara una Citación de Conciliación para las partes involucradas. Acciones Previas: Elabora proyecto de Citación a diligencia de esclarecimiento.

Director OCI. 10. Revisa proyecto de Citación y de estar conforme, lo firma y dispone envío a los involucrados.

231

Auditor. 11. Elabora un banco de preguntas como resumen del análisis del Expediente. Durante la diligencia

de esclarecimiento (entrevista personal) conduce la reunión, utilizando el banco de preguntas. 12. Implementa los papeles de trabajo, solicita informes y recibe los testimonios de las partes en

forma individual, registrando las firmas y huellas digitales. 13. Solicita las pruebas instrumentales de comprobación a fin de esclarecer los hechos. 14. Redacta los hallazgos u observaciones.

Director OCI. 15. Revisa documentos, visa el Memorando autorizando la visita.

Auditor. 16. Se constituye a la entidad, centro laboral, área y/o dependencia que tenga relación con los

hechos. Se entrevista con los responsables e indaga mayores informaciones. Según sea el caso, indaga para mayor información sobre el contenido de la querella.

17. Levanta un Acta de Verificación y/o Constitución objetiva de los hechos y sustancia las pruebas pertinentes que contribuyan al esclarecimiento del caso que evidencian las situaciones suscitadas.

18. Formula los hallazgos en base a la diligencia de entrevista personal, el Acta de Verificación e instrumentos.

Director OCI. 19. Revisa el borrador de los hallazgos y dispone que el Auditor encargado comunique a las

personas comprendidas, las observaciones y deficiencias detectadas. Auditor. 20. Organiza los papeles de trabajo, actuaciones, informes, instrumentos de cargo y descargo, en

orden cronológico y constituye un solo legajo. 21. Elabora el Informe Final.

FIN Una vez emitido el informe con sustento técnico jurídico, detectados indicios razonables de comisión de falta grave o delito en agravio del Estado durante la acción, el informe es remitido a la entidad titular a la Contraloría, Procuraduría y Fiscalía si fuera el caso.


UTCUBAMBA N° 06

CODIGO: U – AI – 06 SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Y MEDIDAS CORRECTIVAS.

OBJETIVO Verificar el cumplimiento de las recomendaciones y acciones correctivas resultantes de las acciones de control y de las derivadas de Auditoria Gubernamental.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. D. L. 25762 D. L. 26162, Ley del Sistema Nacional de Control.

232

R. C. 153 – 83 – CG, Seguimiento de medidas correctivas. R. C. 202 – 83 – CG, Seguimiento de medidas correctivas. R. C. 162 – 95 – CG, Normas de Auditoria Gubernamental. R. C. 112 – 97 – CG.

REQUISITOS Informes finales de acciones de control. Providencias y/o oficios de atención. Informes Escalafonarios. Memorándums y Citaciones.

ORIGEN El Utcubamba se origina con la remisión de informes de control relativos a las acciones propias de OCI, Oficios y/o providencias reiterativas en caso de reclamos, quejas y denuncias, que no tuvieron la naturaleza de Examen Especial o Investigación.

DESCRIPCIÓN OO. OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL Auditor. 1. Recibe y registra el expediente seleccionado. 2. Estudia y analiza la Directiva que norma el seguimiento de medidas correctivas. 3. Toma conocimiento de los documentos administrativos de remisión de Informes de OCI, así

como los recaídos en los diversos recursos. 4. Elabora instrumentos técnicos de acuerdo al asunto que se va a verificar (Formulario CGF 4001,

listado de observaciones y recomendaciones significativas). Director OCI. 5. Revisa documentos, aprueba los documentos técnicos y dispone que el Auditor proceda con la

acción previa acreditación. Auditor. 6. Se constituye a la Oficina o dependencia, Centro Educativo y/o lugar de destino de los

documentos. 7. Verifica y evalúa el grado de cumplimiento de las recomendaciones y/o ejecución de las medidas

correctivas. 8. Implementa los documentos que evidencia el cumplimiento de medidas correctivas y

recomendaciones. 9. Realiza entrevista al personal que tuvo conocimiento del trámite de Informes, providencias y/o

comunicaciones relacionadas al caso. 10. De cumplirse las recomendaciones, elabora un Informe y Decreto Administrativo de

Archivamiento. 11. De no encontrar materializadas las recomendaciones, elabora un Oficio reiterativo para la

entidad formulando medidas precautelares y/o procesos administrativos. 12. Toma conocimiento del informe, revisa Decreto de Archivamiento, lo firma y dispone su

ejecución. 13. En el caso de incumplimiento de las recomendaciones, revisa el proyecto de Oficio, lo visa y envía

al Despacho Dirección.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 14. Utcubamba D-E-01 – Firma y Numeración de Oficio o Directiva.

FIN Si la entidad no implementara las recomendaciones de Auditoría Interna, se procederá a las sanciones respectivas.

233


UTCUBAMBA N° 07

CODIGO: U – AI – 07 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

OBJETIVO Evaluar la información contable y la correcta aplicación del presupuesto en las entidades de su jurisdicción.

BASE LEGAL Ley 27806 – Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 27927 – Modificatoria de la Ley 27806 D.S. N° 072 – 2003 – PCM. Reglamento Ley 27806 Ley N° 29060, Silencio Administrativo. D. L. 25762 D. L. 26162 R. C. 162 – 95 – CG. R. C. 041 – 97 – CG. Normas de Auditoría Gubernamental. Normas Generales de Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Abastecimiento y Personal. Ley de Presupuesto.

REQUISITOS Información Contable. Memorándum de Planificación.

ORIGEN El Utcubamba se origina de acuerdo a las acciones programadas en el Plan Operativo.

DESCRIPCIÓN PP. OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL Director OCI. 1. Designa responsable de grupo.

Auditor. 2. Lee el Plan Anual de Control de Auditoría Interna y realizan una coordinación grupal con el

Director OCI para planificar la Acción de Control. 3. Elaboran los cuestionarios para el área específica a examina, previa coordinación con el

responsable del grupo y el Director OCI. 4. Elaboran el Oficio dirigido al representante de la entidad a examinar para acreditar a los

especialistas y se les preste las facilidades del caso. Director OCI. 5. Revisa proyecto de Oficio y de estar conforme, lo visa y envía al Despacho.

Dirección. 6. Utcubamba D-IE-01 – Firma y Numeración de Oficio.

Auditor. 7. Participan en la elaboración y proceso del Memorándum de Planificación donde se determina la

estructura básica. 8. Analiza la información básica, las áreas de incidencia asignadas y el Memorándum de

Planificación de la Primera acción de control programada. 9. Elaboran el Acta preliminar para realizar la acción de control.

234

10. Se distribuyen los instrumentos a utilizar, se coordina la visita, el plan de trabajo y se constituyen a la Entidad a examinar.

11. En una reunión con la asistencia del personal de cada área de la entidad a examinar se redacta un Acta de Apertura dando cumplimiento al memorándum de Planificación.

12. Se inicia la acción de control con el arqueo de caja de fondos monetarios y valores. 13. Se solicita un ambiente independiente adecuado para las acciones pertinentes. 14. Se solicita la información contable correspondiente, con el fin de comprobar la correcta

utilización de los fondos presupuestales, calendarizados, autorizados para determinar las desviaciones, sobregiros y otras irregulares que se producen en la Sede administrativa.

15. Se evalúan los documentos sustentatorios para determinar el cumplimiento de las normas, y Procedmientos comprando con los descuentos de trabajo.

16. Si se detecta irregularidades, comunican las observaciones a los rindentes para que se absuelvan durante la visita; al mismo tiempo que se van aplicando los cuestionarios previamente elaborado a fin de determinar el grado de solidez y la eficiencia administrativa de la gestión.

17. En caso de encontrar observaciones no absueltas, se cursa un Pliego de Observaciones a los responsables de la gestión con firma del Director OCI, para que regularicen dentro de un plazo establecido.

18. Se evalúan los descargos.

FIN Se elabora el informe, implementado las recomendaciones y se eleva el Informe consolidado al Director OCI.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MAPROugelutcubamba.gob.pe/documento/5_arc5.pdf ·...

Documents

Transcript of MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MAPROugelutcubamba.gob.pe/documento/5_arc5.pdf ·...