MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - Baja...
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INSTITUTO DEL DEPORTE Y LA CULTURA FÍSICA DE BAJA CALIFORNIA
INDE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Unidad Responsable de su Elaboración:
Unidad de Planeación y Desarrollo Institucional
Ejemplares impresos: 7
Página de su publicación: http://indebc.gob.mx/inde2012/
Mexicali, Baja California; Septiembre 2013
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ÍNDICE
CONTENIDO 1.-Introducción ........................................................................................................................... 3
2.-Listado De Procedimientos.................................................................................................... 4
3.- Procedimientos Modificaciones Programáticas ............................................................................................... 5
Control de Ingreso a las Actividades Técnicas Metodológicas de las Preselecciones y Selecciones Estatales ............................................................................................................. 8
Alojamiento en La Villa Atlética del Centro De Alto Rendimiento De Tijuana .................... 11
Cumplimiento de La Normatividad Deportiva ..................................................................... 14
Seguimiento de las Preselecciones y Selecciones Estatales ................................................. 17
Atención Médica Preventiva y de Rehabilitación ................................................................. 20
Capacitación de Promotores para el Programa de Activación Física ................................. 23
Organización de Eventos Deportivos Especiales ................................................................. 26
Capacitación de Entrenadores Deportivos ........................................................................... 30
Otorgamiento de Apoyos a los Consejos Deportivos Estudiantiles................................... 33
Altas De Centros Deportivos Estudiantiles ........................................................................... 36
Detección De Talentos Deportivos ....................................................................................... 39
Elaboración de Nomina ........................................................................................................ 42
Adquisición de Bienes y Servicios ......................................................................................... 46
Elaboración de Cheques de Pago a Proveedores ................................................................ 49
Modificaciones Presupuestales ............................................................................................ 52
Elaboración del Presupuesto de Egresos Y Programa Operativo Anual............................... 55
Elaboración de Proyectos de Espacios Deportivos ............................................................... 60
Rehabilitación y Mantenimiento de Espacios Deportivos .................................................. 63
Credencialización De Los Deportistas Que Participan En Los Programas Deportivos Del INDE ...................................................................................................................................... 66
Gestión De Apoyos Económico O En Especie ....................................................................... 69
Actualización De La Pagina Web Del Instituto...................................................................... 72
Organización de Actos Ceremoniales .................................................................................. 74
4.- Disposiciones Complementarias ........................................................................................ 77
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INTRODUCCIÓN
Debido a la importancia que reviste la correcta aplicación de procedimientos que se
realizan dentro de cada una de las unidades administrativas del Instituto del Deporte y la
Cultura Física, se elaboró el Manual de Procedimientos, al cual se realizaran revisiones y
actualizaciones periódicas, con el objetivo de hacer más eficiente los métodos y técnicas de
trabajo.
El presente documento va dirigido a todo el personal del Instituto del Deporte y la Cultura
Física de Baja California, el cual colaboró en la elaboración de la descripción de
procedimientos.
La colaboración eficiente y oportuna de los lineamientos de este manual, se traducirá en el
logro de la mejora continua de los servicios ofertados.
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LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO DEL DEPORTE Y LA CULTURA FÍSICA DE BAJA CALIFORNIA
DIRECCIÓN GENERAL
I. Modificaciones Programáticas DIRECCIÓN DE ALTO NIVEL DE COMPETENCIA
I. Control de Ingreso a Las Actividades Técnicas Metodológicas de las Preselecciones y Selecciones Estatales.
II. Alojamiento en la Villa Atlética del Centro de Alto Rendimiento Tijuana DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE TALENTOS
I. Cumplimiento de la Normatividad Deportiva II. Seguimiento de las Preselecciones y Selecciones Estatales
III. Atención Médica Preventiva y de Rehabilitación DIRECCIÓN DE CULTURA FÍSICA Y DETECCIÓN DE TALENTOS DEPORTIVOS
I. Capacitación de Promotores para el Programa de Activación Física II. Organización de Eventos Deportivos Especiales
III. Capacitación de Entrenadores Deportivos IV. Otorgamiento de Apoyos a los Consejos Estatales Deportivos Estudiantiles V. Altas de Centros Deportivos Estudiantiles
VI. Detección de Talentos Deportivos DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
I. Elaboración de Nomina II. Adquisición de Bienes Y Servicios
III. Elaboración de Cheques para Pago a Proveedores IV. Modificaciones Presupuestales V. Elaboración del Presupuesto de Egresos y Programa Operativo Anual
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA
I. Elaboración de Proyectos de Espacios Deportivos II. Rehabilitación y Mantenimiento de Espacios Deportivos
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN E IMAGEN
I. Credencialización de los Deportistas que Participan en los Programas Deportivos del INDE
II. Gestión de Apoyos Económicos o en Especie III. Actualización de la Pagina Web del Instituto del Deporte y la Cultura Física de Baja
California IV. Organización de Actos Ceremoniales
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DIRECCIÓN GENERAL
076-003-001
Área Responsable Procedimiento Fecha
Unidad de Planeación y Desarrollo Institucional
MODIFICACIONES PROGRAMÁTICAS
Septiembre 2013
Hoja 1/3
Objetivo
Las modificaciones programáticas tienen por objeto, ajustar el Programa Operativo Anual que originalmente respalda el Presupuesto de Egresos autorizado.
Partes que Intervienen
Secretaria de Planeación y Finanzas
Dirección General
Dirección Administrativa
Jefe de Planeación y Desarrollo Institucional
Políticas de Operación
Este procedimiento se apegara estrictamente a la Ley de Presupuesto y Ejercicio del Gasto Publico del Estado de Baja California, en su Capítulo Cuarto articulo 5to.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Jefe de Planeación y Desarrollo Institucional
Informa a la Dirección General la necesidad de realizar una modificación programática, exponiéndole los factores por los cuales la meta se tiene que ajustar para poder cumplir en tiempo y forma.
2.-
Dirección General
Gira instrucciones a la Unidad de Planeación y Desarrollo Institucional para que haga los trámites necesarios para hacer el ajuste de la meta en el Programa Operativo Anual de la Entidad.
3.- Jefe de Planeación y Desarrollo Institucional
Formula la modificación programática de acuerdo a los formatos previamente establecidos por la Secretaria de Planeación y Finanzas donde se propone el ajuste de la meta y la presenta a la Dirección General para su validación.
4.-
Dirección General
De ser correcta la modificación: envía solicitud del ajuste de la meta para la validación de la Secretaria de Planeación y Finanzas.
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De estar incorrecta: remite al Jefe de Planeación y Desarrollo Institucional para que ajuste la información de acuerdo a las observaciones que considere necesarias.
5.- Secretaria de Planeación y
Finanzas
Realiza análisis de las justificaciones sustentadas de la modificación, y si considera que es necesario que se lleve a cabo la modificación notifica su validación a la Dirección General.
6.- Dirección General Somete la modificación ante la Junta Directiva y así lo considerara aprueba el ajuste de la meta.
7.- Dirección General
Solicita el ajuste de la meta a la Secretaría de Planeación y Finanzas
8.- Secretaria de Planeación y
Finanzas
Realiza la modificación en el Sistema del Programa Operativo Anual. Fin del Procedimiento.
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Modificaciones Programáticas
Dirección General
Solicitud
Jefe de Planeación y
Desarrollo Institucional
Secretaria de
Planeación y FinanzaDirección Administrativa
Inicio
Informa de la insuficiencia del Techo Financiero para dar cumplimiento a las metas incluidas en POA, que la demanda de los servicios han disminuido o aumentado.
Gira instrucciones para que haga los trámites necesarios para hacer el ajuste de la meta en el Programa Operativo Anual de la Entidad.
Formula la modificación programática donde se propone el ajuste de la meta y la presenta validación.
Recibe y analiza
Valida
envía solicitud del ajuste de la meta para la validación de la Secretaria de Planeación y
Finanzas.
Si
Recibe para que ajuste la información de acuerdo a las observaciones que considere necesarias.
No
Realiza análisis de las justificaciones sustentadas de la modificación, y si considera que es necesario que se lleve a cabo la modificación notifica su validación
Somete la modificación ante la Junta Directiva y asi lo considerara prueba el ajuste de la meta.
Solicita el ajuste de la meta a la Secretaría de Planeación y Finanzas,
Realiza la modificación en el
Sistema del Programa
operativo Anual
Inicio
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Benito Palafox Felix José Autorizó: Benito Palafox Felix José
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director Administrativo Director Administrativo
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DIRECCIÓN DE ALTO NIVEL DE COMPETENCIA
076-004-002
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento Técnico Deportivo
CONTROL DE INGRESO A LAS ACTIVIDADES TÉCNICAS METODOLÓGICAS DE LAS
PRESELECCIONES y SELECCIONES ESTATALES
Septiembre 2013
Hoja
1/2
Objetivo
Llevar un control y seguimiento de las actividades técnicas metodológicas de los entrenamientos de las selecciones y preselecciones estatales para una correcta operación de los mismos.
Partes que Intervienen
Entrenadores
Metodólogos
Departamento de Operación y Logística
Departamento Técnico Deportivo
Atletas
Políticas de Operación
-Las solicitudes de concentración deberán entregarse en las oficinas del CAR de Tijuana, a más tardar el día viernes anterior a la semana que se desea se realice la concentración. Aquellas que sean extemporáneas o que no se presenten en tiempo y forma, no serán sujetas de aprobación. -Los entrenadores deberán de tener de su entero conocimiento los lineamientos aplicables tanto para poder llevar acabo sesiones de entrenamiento, concentración, campamento y/o visoria como del uso de adecuado de las instalaciones.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Entrenadores
Presenta al área metodológica la solicitud de concentración, campamento y/o visoria, en el caso de ser sesión de entrenamiento solo deberá de presentar un listado con el nombre de los deportistas a su cargo y notificar quien es el responsable titular y auxiliar del equipo o atletas.
2.- Metodólogos Revisa la información enviada por parte de los entrenadores, y si cumple con los criterios preestablecidos, lo turna al Departamento Técnico deportivo, de lo contrario la remite al entrenador para solventar lo puntos en los que se tenga alguna observación.
3.- Departamento Programa la concentración, campamento, visoria o entrenamiento para la
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Técnico Deportivo asignación de espacios deportivos y servicios, notificándolo al departamento de Operación y Logística.
4.- Departamento Técnico Deportivo
Brinda el uso de espacios y servicios de acuerdo al control de entrenamientos otorgado por el área técnica - metodológica.
5.-
Atletas
Presenta su credencial al momento de llegada al CAR, para proceder con el registro de ingreso, a los atletas que van a las concentraciones, campamentos y/o visorias se les otorgara un gafete que portaran visiblemente durante el tránsito de su lugar de entrenamiento y salida.
6.- Metodólogos
Cuando se realicen cambios y suspensiones de concentraciones, campamentos y/o visorias, o cortes en las preselecciones notifica al departamento de operación y logística para dar de baja en la base de datos el sistema de acceso y suspender los servicios.
7.- Entrenador Lleva a cabo las actividades Técnicas Metodológicas de las Selecciones o Preselecciones Estatales.
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CONTROL DE INGRESO A LAS ACTIVIDADES TÉCNICAS METODOLÓGICAS DE LAS SELECCIONES Y
PRESELECCIONES ESTATALES
Metodólogos
Solicitud o Lista
Entrenadores Depto. Técnico Deportivo Atletas
Elabora solicitud de concentración, campamento y/o visoria, en el caso de ser
sesión de entrenamiento envia lista con los nombes
de los deportistas
Revisa la información
INICIO
Cumple con los criterios
preestablecidos
NO
Solventa lo puntos en los que se tenga alguna observación.
SI
Programa la concentración, campamento, visoria o entrenamiento para la asignación de espacios deportivos y servicios
Brinda el uso de espacios y servicios de acuerdo al
control de entrenamientos otorgado por el área técnica -
metodológica.
Presenta credencial, o realiza registro para la obtención de gafete
A
En caso de algún cambio, notifica al departamento de
operación y logística para dar de baja en la base de datos el
sistema de acceso y suspender los servicios
A
FIN
A
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Francisco Octavio Morgan Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Alto Nivel de Competencia
Director Administrativo
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DIRECCIÓN DE ALTO NIVEL DE COMPETENCIA
076-004-002
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Operación y Logística
ALOJAMIENTO EN LA VILLA ATLÉTICA DEL CENTRO DE ALTO RENDIMIENTO DE TIJUANA
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Brindar el servicio de alojamiento a los atletas, entrenadores y cuerpo técnico tanto del estado como del país, así mismo atender a los diferentes atletas de otros países que soliciten hacer uso del Centro del Alto Rendimiento De Tijuana para su preparación.
Partes que Intervienen
Dirección General
Jefe de Operación y Logística
Asistente Ejecutiva
Recepcionista
Solicitante
Políticas de Operación
Todas las solicitudes tendrán que ser por escrito dirigidas al Director General del Instituto a través de la Federación Deportiva, Asociación o Institutos Municipales o Estatales del Deporte. Se otorgara el servicio siempre y cuando tenga la autorización de la Dirección General.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Solicitante
Elaborar oficio de solicitud de alojamiento dirigido al Director General, entregándolo en la recepción de INDE.
2.-
Recepcionista
Recibe oficio y le asigna un número de folio para turnarlo a la Secretaria de la Dirección General.
3.-
Asistente Ejecutiva
Recibe oficio y lo turna al Director General para su aprobación o en su caso emita las condiciones u observaciones que considere pertinentes
4.- Director General Revisa , da respuesta y turna a la Asistente Ejecutiva
5.-
Asistente Ejecutiva
Elabora oficio con la respuesta y comentarios emitidos, para posteriormente turnarla al área de recepción.
6.- Recepcionista Entrega respuesta original al solicitante firmando el acuse de recibido.
Recibe oficio de respuesta, de ser positivo se coordinará con el Jefe del
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7.- Solicitante Departamento de Operación y Logística y con las demás áreas que tenga relación la petición para su atención oportuna.
8.- Solicitante Una vez llegada la fecha en la cual se hizo la petición, se presenta en la Villa Atlética con el administrador para que se le otorgue la habitación de acuerdo a la permanencia, asimismo se le da a conocer el Reglamento del CAR Tijuana e indicaciones pertinentes. Fin del Procedimiento.
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HOSPEDAJE EN LA VILLA ATLÉTICA DEL CENTRO DE ALTO RENDIMIENTO
Recepcionista Dirección GeneralSolicitante
Resolución
Solicitud
Resolución
Secretaria del
Director General
Resolución
SolicitudSolicitudSolicitud
INICIO
Elabora Oficio de
Solicitud de Hospedaje
Recibe, asigna numero
de folio y turna
Recibe y turna para
aprobación o en su caso
emita las condiciones u
observaciones que
considere pertinentes
Revisa y da respuesta a
la solicitud
Elabora Oficio con la
resolución de la solicitud
Recibe Oficio con la
Resolución, para la
entrega del solicitante
Recibe Oficio
Resolución
Se coordina previamente con el
Jefe de Operación y Logística
para presentarse en la Villa
Atlética para que se le otorgue
la habitación de acuerdo a la
permanencia, y se les da a
conocer los respectivos
reglamentos
FIN
SI
NOA
A
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Francisco Octavio Morgan Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Alto Nivel de Competencia
Director Administrativo
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DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE TALENTOS
076-094-004
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Deporte Asociado
CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD DEPORTIVA
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Promover la actualización, aplicación y operación de la Normatividad en el Deporte Federado.
Partes que Intervienen
Director General
Confederación Deportiva Mexicana
Director de Desarrollo de Talentos
Jefe de Deporte Asociado
Federación Mexicana de la disciplina Correspondiente
Políticas de Operación
El calendario anual del Cumplimiento de Normatividad Deportiva será establecido con base al enviado por la Confederación Deportiva Mexicana.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Confederación Deportiva Mexicana
Envía al Director General el calendario anual de actividades deportivas.
2.- Director General
Remite copia a la Dirección de Desarrollo de Talentos.
3.-
Director de Desarrollo de
Talentos
Revisa el calendario y lo asigna al Departamento de Deporte Asociado para posteriormente elaborar un calendario anual de cumplimiento con la normatividad deportiva, con base al calendario enviado por Confederación Deportiva Mexicana.
4.- Jefe de Deporte Asociado
Turna para su revisión y en su caso aprobación al Director de Desarrollo de Talentos y a la Dirección General.
5.-
Director General
Revisa el calendario. En el caso de estar correcta: continúa con el procedimiento. En el caso de ser incorrecta: lo remite al Jefe de Deporte Asociado para que solvente las observaciones que se hayan considerado
Elabora los oficios con base al calendario aprobado, con el fin de exhortar a las asociaciones deportivas a efectuar la asamblea para elegir el nuevo
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6.-
Jefe de Deporte Asociado
Consejo Directivo, para posteriormente elaborar la convocatoria de asamblea de elecciones y la envía a la Federación y Delegación de La Confederación Deportiva Mexicana, para su aval.
7.-
Federación
Mexicana de la disciplina
correspondiente
Revisa documentación. En el caso de estar correcta: En el caso de cumplir con las normas establecidas, la avala. En el caso de ser incorrecta: La remite para su corrección.
8.-
Jefe de Deporte Asociado
Recibe y solicita el registro dentro del Sistema de Registro de los Deportistas (SIRED) a la Confederación Deportiva Mexicana, con el fin de determinar delegados con voz y voto.
9.-
Confederación
Deportiva Mexicana
Analiza el padrón de afiliados y posteriormente emite listado del personal autorizado a participar en la asamblea enviándolo al Jefe del Departamento de Deporte Asociado.
10.-
Jefe de Deporte Asociado.
Realiza elecciones para elegir al Consejo Directivo. Una vez que se ha elegido e instalado el Consejo Directivo, elabora solicitud de apoyo con cargo al presupuesto establecido, para dar seguimiento a los programas con las asociaciones deportivas. Fin del Procedimiento
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Cumplimiento de Normatividad Deportiva
Dirección GeneralCODEMEJefe de Deporte
Asociado
Listado
Oficio
Calendario anual
Dirección de
Desarrollo de
Talentos
Calendario anual
Calendario anual C
Calendario anual C
Calendario anual O
Federación
Mexicana
Inicio
Envía l el calendario
anual de actividades
deportivas.
Recibe y asignaRevisa y turna
Elabora un calendario
anual de cumplimiento
con la normatividad
deportiva, en base al
calendario enviado por
la CODEME.
Revisa y turna Revisa Calendario
Tiene
ObservacionesSi
Elabora los oficios con
base al calendario
aprobadoNo
Revisa Documentación
Cumple con la
Normatividad
establecida
Realiza correcciones
No
Recibe y solicita el
registro dentro del
Sistema de Registro de
los Deportistas (SIRED)
Si
Analiza el padrón de
afiliados y
posteriormente emite
listado del personal
autorizado a participar
en la asamblea
Realiza elecciones para Consejo
Directivo. Una vez que se ha
elegido e instalado el Consejo
Directivo, este mismo elabora
solicitud de apoyo para el
seguimiento a los programas con
las asociaciones deportivas
Fin del
Procedimiento
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Cesar Daniel Osuna Brambilia Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Desarrollo de Talentos Director Administrativo
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DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE TALENTOS
076-094-005
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Talentos Deportivos
SEGUIMIENTO DE LAS PRESELECCIONES y SELECCIONES ESTATALES
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Llevar un adecuado control del seguimiento técnico metodológico de las preselecciones y selecciones para la mejora de su desempeño deportivo.
Partes que Intervienen
Metodólogos
Departamento de Medicina del Deporte
Entrenador
Cuerpo Técnico
Dirección de Desarrollo de Talentos
Políticas de Operación
Se realizaran por parte del área Metodológica, evaluaciones y posteriormente seguimiento a los atletas que pertenezcan a los programas deportivos del INDE.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Metodólogo
Evalúa a los atletas de las preselecciones estatales el nivel técnico, táctico, la actitud en los entrenamientos y competencias, así como el desarrollo de sus capacidades y cualidades. Concentrando en una ficha dinámica la trayectoria deportiva.
2.- Departamento de Medicina del
Deporte
Realiza evaluaciones específicas de cada deporte enviando los resultados al área Metodológica.
3.-
Metodólogo
Lleva acabo el análisis correspondiente y realiza los ajustes necesarios en la planificación del entrenamiento, citando a reunión al entrenador y al área médica para dar conocer los resultados de las evaluaciones y las sugerencias de la carga.
4.- Entrenador y Cuerpo Técnico
Dan seguimiento a los cambios sugeridos por el Metodólogo
5.-
Metodólogo
Supervisa que se lleven a cabo las sugerencias emitidas. Entregando un reporte al Director de Desarrollo de Talentos de los avances de cada uno de los atletas, dando un pronóstico de resultados para la competencia de Olimpiada Nacional.
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6.- Dirección de Desarrollo de
Talentos
Revisa los reportes y se reúne con el Director General para hacerle de su conocimiento.
7.-
Director General
Realiza análisis de los resultados, y posteriormente emite sus comentarios y observaciones instruyendo al Director de Desarrollo de Talentos para que se logre el cumplimiento de mejores resultados.
8.- Director de Desarrollo de
Talentos
Concentra las conclusiones de la reunión y las turna al área Metodológica para que le de seguimiento.
9..-
Metodólogo
Hace los ajustes para replantear la estrategia para posteriormente turnarlo al entrenador y cuerpo técnico, para su implementación y poder lograr el pronóstico de los resultados estimado de los atletas en las respectivas competencias. Fin del Procedimiento.
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Seguimiento de las Preselecciones Estatales
Director GeneralMetodologos
Reporte
Departamento de
Medicina del
Deporte
Reporte
Entrenadores y
Cuerpo Técnico
Director de
Desarrollo de
Talentos
Inicio
Evalúa a los atletas de las preselecciones estatales el
nivel técnico, táctico
Realiza evaluaciones específicas de cada
deporte
Lleva acabo el análisis correspondiente y realiza los ajustes necesarios en
la planificación del entrenamiento
Dan seguimiento a los cambios sugeridos por el
Metodólogo
Supervisa que se lleven a cabo las sugerencias
emitidas
Revisa los reportes y se reúne con el Director
General para hacérselo de su conocimiento.
Hace los ajustes para replantear la estrategia
para posteriormente turnarlo al entrenador y cuerpo técnico, para su
implementación
Fin del
Procedimiento
Instruye con las indicaciones para que se logre el
cumplimiento de mejores resultados.
Realiza análisis de los resultados, y emite sus
comentarios y observaciones
Concentra las conclusiones de la reunión y las turna al área para el seguimiento.
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Cesar Daniel Osuna Brambila Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Desarrollo de Talentos Director Administrativo
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DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE TALENTOS
076-094-006
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Medicina del Deporte
ATENCIÓN MÉDICA PREVENTIVA Y DE REHABILITACIÓN
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Proporcionar atención médica y de rehabilitación a los atletas pertenecientes a los programas deportivos del Instituto, para favorecer y propiciar las condiciones óptimas de entrenamiento y competencia.
Partes que Intervienen
Director de Desarrollo de Talentos
Director Administrativo
Departamento de Medicina del Deporte
Jefe de Medicina del Deporte
Entrenador
Médico
Políticas de Operación
La atención médica se brindará únicamente a los atletas que pertenezcan a una de las Selecciones Estatales o al Programa de Detección de Talentos.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Entrenador /Medico
Detecta un problema físico en el atleta y lo envía a revisión al Departamento de Medicina del Deporte
2.-
Departamento de Medicina del
Deporte
Valora al atleta por el médico en turno y en caso de que requiera algún tratamiento al alcance del programa, se le proporciona tratamiento, y se integra esta atención al expediente matriculado, generando a su vez un reporte al área metodológica.
3.- Departamento de Medicina del
Deporte
Si el médico tratante considera necesario que se le hagan estudios complementarios para el diagnóstico adecuado del cuadro del atleta, en coordinación con Jefe del Departamento de Medicina lo solicita mediante oficio al Director de Desarrollo de Talentos.
4.- Director de Desarrollo de
Talentos
De ser positivo: da el visto bueno al oficio, y lo turnan a la Dirección General para su aprobación, de ser positivo turna al Director de Desarrollo de Talentos para que emita el oficio Dirigido a la Dirección Administrativa con las especificaciones requeridas. De lo contrario: se remite al Departamento de Medicina del Deporte.
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5.-
Departamento de Medicina del
Deporte
Reporta periódicamente la evolución de los casos de los atletas que están dentro de terapia y tratamiento.
6.-
Director de Desarrollo de
Talentos
Recibe el informe una vez que el atleta ha resuelto su problema o en caso de que este requiera servicios médicos de siguiente nivel se realiza el mismo procedimiento que el de la solicitud de estudios paraclinicos.
7.-
Departamento de Medicina del
Deporte
Realiza un análisis de las lesiones que suceden con mayor incidencia, presentando una propuesta al Director de Desarrollo de Talentos.
8.-
Director de Desarrollo de
Talentos
Revisa propuesta; En caso de no tener ninguna observación: Da el visto bueno para que se proceda con la impartición del programa preventivo de lesiones específico para los atletas. En caso de tener ninguna observación: Lo remite al Jefe de Medicina del Deporte para que realice los ajustes necesarios. Fin del Procedimiento.
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Atención Medica Preventiva y de Rehabilitación
Departamento de
Medicina del
Deporte
Propuesta
Reporte
Director de
Desarrollo de
Talentos
Solicitud
Reporte
Expediente
Entrenador / Medico
Inicio
Detecta un problema físico en atleta
Valora el atleta por el médico en turno y en caso de que
requiera algún tratamiento al alcance del programa, se le
proporciona tratamiento, y se integra esta atención al expediente matriculado
Si considera
necesario estudios
complementarios
Reporta periódicamente la evolución de los casos de los atletas que están dentro de
terapia y tratamiento
No
Recibe solicitud para
estudios y lo turna al
Director General para su
aprobación, y de ser
positivo lo remite a la
Dirección de Desarrollo de
Talentos
Si
Recibe Informe
Se tienen resultados
satisfactorios
Realiza un análisis de las lesiones que suceden con
mayor incidencia, presentando un propuesta al Director de
Desarrollo de Talentos
No
Tiene
Observaciones
Revisa Revisa Propuesta
Procede con la impartición del programa preventivo de
lesiones específico para los atletas.
No
Si
Fin del
Procedimiento
Envía oficio dirigido al
Director administrativo con
las especificaciones
requeridas
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Cesar Daniel Osuna Brambila Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Desarrollo de Talentos Director Administrativo
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DIRECCIÓN DE CULTURA FÍSICA Y DETECCIÓN DE TALENTOS DEPORTIVOS
076-093-007
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Activación Física y Deporte
para Todos
CAPACITACIÓN DE PROMOTORES PARA EL PROGRAMA DE ACTIVACIÓN FÍSICA
Septiembre 2013
Hoja 1/3
Objetivo
Capacitar a los promotores de cada uno de los Municipios del Estado de Baja California, para difundir y dar a conocer a la población el Programa de Activación Física.
Partes que Intervienen
Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte
Dirección de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos
Institutos Municipales del Deporte
Departamento de Activación física y Deporte para todos
Políticas de Operación
Los reportes que se obtengan de cada uno de los Institutos Municipales serán reportados a Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte de manera mensual, para su evaluación.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Departamento de Activación Física y
Deporte para Todos
Organiza y planea capacitaciones, las cuales serán para obtener promotores de activación física, invitando a Institutos municipios del Deporte y al Sistema Educativo.
2.-
Institutos Municipales del
Deporte
Envía listado del personal que recibirán la capacitación
3.-
Jefe de Activación Física y Deporte
para Todos
Solicita por escrito a Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte a través del Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos, material consistente en folletos, láminas, manuales, trípticos que servirán de apoyo para el curso de capacitación.
4.-
Jefe de Activación Física y Deporte
para Todos
Recibe material y cita a los promotores que se capacitarán para dar inicio al curso.
5.-
Dirección de Cultura Física y Detección de
Elabora y envía a Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte, la relación de los promotores que aprobaron satisfactoriamente la capacitación del
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Talentos Deportivos
curso una vez concluido.
6.-
Comisión
Nacional de Cultura Física y
Deporte
Recibe la relación y remite a la Dirección de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos el reconocimiento de los promotores que llevaron a cabo satisfactoriamente capacitación.
7.-
Dirección de Cultura Física y Detección de
Talentos Deportivos
Turna al Jefe de Activación Física y Deporte para entregar todos los reconocimientos de los promotores, para posteriormente una vez que los promotores reciben sus reconocimientos, se encarguen de llevar a cabo los programas al Municipio según pertenezcan, para su aplicación.
8.-
Jefe de Activación Física y Deporte
para Todos
Supervisa el cumplimiento de la difusión a la población en general, solicitando a los Municipios informes con el fin de tener bases para efectuar estadísticas.
9.-
Institutos
Municipales del Deporte
Envía al Jefe de Activación Física y Deporte para todos y una vez recabados los informes de cada uno de los municipios, los hace llegar de manera mensual a la Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte. Fin del Procedimiento.
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Capacitación de Promotores para el Programa de Activación Física
CONADE
Informes
Departamento de
Activación Física y
Deporte para Todos
Informes
Director de Cultura
Física y Detección de
Talentos
Reconocimiento
s
Reconocimient
os
Relación
Solitud
Solicitud
Institutos
Municipales
Listado
Organiza y planear
capacitaciones, las cuales
serán para obtener
promotores de activación
física, invitando a municipios y
al Sistema Educativo.
Envía listado del personal que
recibirán la capacitación
Recibe y solicita materialElabora solicitud de material
consistente en folletos,
láminas, manuales, trípticos
que servirán de apoyo para el
curso de capacitación.
Recibe solicitud y envía
material
Recibe material y citar a los
promotores que se
capacitaran para dar inicio al
curso.
Elabora y envía, la relación
de los promotores que
aprobaron satisfactoriamente
la capacitación el curso una
ve una vez concluido.
Recibe y envía los
reconocimiento de los
promotores que llevaron a
cabo la capacitación.
Recibe y turna los
reconocimientos para su
entrega
Recibe y entrega los
reconocimientos a los
promotores para que lleven
acabo los programas a los
Municipios según
pertenezcan
Solicita a los Municipios
informes con el fin de tener
estadísticas reales.
Realizan informe en cada uno
de los Municipios
Concentra y envía todos los
informes por Municipio
Recibe Informes
Archiva
Fin del
Procedimiento
Inicio
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Rodolfo Pineda López Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos
Director Administrativo
26
DIRECCIÓN DE CULTURA FÍSICA Y DETECCIÓN DE TALENTOS DEPORTIVOS
076-093-008
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Activación Física y Deporte
para Todos
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS ESPECIALES
Septiembre 2013
Hoja 1/3
Objetivo
Establecer la organización y coordinación necesaria para llevar a cabo eventos deportivos, en la comunidad donde fomenten la activación física a la población Bajacaliforniana.
Partes que Intervienen
Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte
Institutos Estatales
Instituciones del Sector Salud
Instituciones de Asistencia Social
Instituciones Educativas
Empresas Privadas
Jefe del Departamento de Activación Física y Deporte Para Todos
Dirección de Promoción e Imagen
Dirección de cultura Física y Detención de Talentos Deportivos
Medios de Comunicación
Políticas de Operación
Los eventos especiales que se realicen tendrán que ser de trascendencia Estatal, Nacional o Internacional, siempre y cuando no se contrapongan con el calendario anual de los eventos que el Instituto tenga programado. Los eventos que se realicen deberán de contar con el aval de la autoridad deportiva o civil según corresponda.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Comisión
Nacional de Cultura Física y
Deporte
Elabora la propuesta del Programa Anual de los eventos especiales, y convoca a los Institutos Estatales para el análisis del mismo.
2.- Institutos Estatales
Revisan la propuesta en conjunto con el Director General y se determinan los eventos a realizar durante el año, formulando el calendario anual de actividades para posteriormente enviar oficio de reunión a las Instituciones para la presentación del calendario anual de las actividades a
27
realizar en el Estado.
3.- Director de Cultura Física y Detección de
Talentos Deportivos
Una vez que está integrado el Calendario anual de actividades se lo da a conocer al Jefe de Activación Física para que de inicio con la coordinación necesaria para llevarlos a cabo.
4.- Jefe de Activación Física
Recibe y Envía oficio de reunión a las Instituciones con las que se tenga que establecer la coordinación para la organización y realización del evento.
5.-
-Instituciones del Sector Salud
-Instituciones de Asistencia Social
-Instituciones
Educativas
-Empresas Privadas
Reciben oficio de reunión y una vez llevada a cabo la misma, se nombra al responsable de cada una de las instituciones.
6.-
Jefe del Departamento de Activación Física y
Deporte Para Todos
Llegada la fecha en la que se aproxima el evento, envía oficio firmado por el Director General, a los Responsables de las instituciones, para establecer la coordinación del evento programado: 1.- Fecha, Horarios y ubicación del Evento 2.- El tipo de apoyo que otorgaran a cada una de las instituciones.
7.-
-Instituciones del Sector Salud
-Instituciones de Asistencia Social
-Instituciones
Educativas
-Empresas Privadas
Reciben el oficio y se acuerda la organización del mismo.
8.- Director de Cultura Física y Detección de
Talentos Deportivos
Le informa a la Dirección de Promoción e Imagen el evento que requiere una mayor difusión para que este convoque a una rueda de prensa siempre y cuando sea un evento masivo.
9.-
Dirección de Promoción e
Imagen
Convoca a conferencia de prensa a los diferente medios de comunicación para dar a conocer el evento
10.-
Medio de Comunicación
Reciben la convocatoria, y asisten a la conferencia de prensa en la cual el Director General da a conocer las especificaciones del evento.
28
11.-
Jefe del Departamento de Activación Física y
Deporte para Todos
En conjunto con los responsables de las instituciones y colaboradores en general, realizan el evento programado y durante el desarrollo del mismo se recaba la información necesaria para la elaboración del informe final del evento. Posteriormente se envía a los Directores de las Instituciones participantes y a su vez a Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte.
12.-
Comisión
Nacional de Cultura Física y
Deporte e Instituciones Participantes
Reciben informe. Fin del Procedimiento
29
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ESPECIALES
CONADEJefe del Departamento de
Activación Física y Deporte
para Todos
Informe
Informe
Dirección de
Promoción e Imagen
Oficio
Oficio
Dirección de Cultura Física
y Detección de Talento
Calendario
Anual
Institutos Estatales
Calendario
Anual
Propuesta
Medios de
Comunicación
Instituciones del Sector Salud,
Asistencia Social, Educativas y
empresas Privadas
INICIO
Elabora la propuesta del
Promana Anual de los
eventos Especiales
Revisan la Propuesta y
definen el calendario
anual de actividades
Lo da a conocer al Jefe
del Depto. De Activación
Física par
Lo revisa y envía oficio a
las instituciones
correspondientes para la
organización del mismo
Una vez llevada a cabo la reunion, se nombra al
responsable de cada una de las instituciones.
Llegada la fecha en la que se aproxima el
evento envía oficio para la coordinación del
mismo
Recibe oficio y se
establece la
coordinación necesaria
y asignación de
actividades
Una vez integrada la
organización informa
para la debida
promoción de evento
Convoca a conferencia de prensa a los
diferente medio de comunican para dar a
conocer el evento.
Asisten a la conferencia de prensa en la cual el Director General da a conocer las especificaciones del evento.
Una vez desarrollado
el evento envian
informe final
Recibe informe
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
A
A
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Rodolfo Pineda López Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos
Director Administrativo
30
DIRECCIÓN DE CULTURA FÍSICA Y DETECCIÓN DE TALENTOS DEPORTIVOS
076-093-009
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Sistema de Formación y
Capacitación Deportiva
CAPACITACIÓN DE
ENTRENADORES DEPORTIVOS
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Apoyar en la organización y desarrollo de los programas de capacitación para, actualizar y certificar al recurso humano que participa en el fomento de la Cultura Física y Alto Rendimiento en el Estado.
Partes que Intervienen
Director General
Director de Cultura Física y Detección de Talentos
Entrenadores Deportivos
Jefe del Departamento de Sistema de Formación y Capacitación Deportiva
Capacitador
Políticas de Operación
El Calendario Anual de los Cursos, tendrá que ser validado por el Director General del Instituto para que se pueda llevar a cabo su realización. Los entrenadores deportivos deberán cumplir cabalmente con la documentación y requisitos que especifique la convocatoria del curso para poder inscribirse al mismo.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de laActividad
1.- Jefe de Sistema de Formación y Capacitación
Deportiva
Realiza reunión con los diferentes Presidentes de las Asociaciones Deportivas, para solicitarle las necesidades que tienen los entrenadores en cuanto a la capacitación y actualización.
2.- Jefe de Sistema de Formación y Capacitación
Deportiva
Realiza un análisis de los anexos técnico de Olimpiada Nacional para concretar cuáles serán las capacitaciones que se impartirán.
31
3.-
Jefe de Sistema de Formación y Capacitación
Deportiva
Elabora una propuesta de calendario anual de cursos al Director de Cultura Física y Detección de Talentos para posteriormente reunirse con el Director General para la exposición de necesidades de los mismos.
4.-
Director General
Revisa la propuesta de calendario anual de cursos, revisando su viabilidad: De no requerir modificaciones: procede con la autorización, y posteriormente gira instrucciones a la Dirección de Cultura Física y Deporte para Todos, para que proceda con la realización de los cursos autorizados para los entrenadores deportivos. De lo contrario: turna al Jefe de Sistema de Formación y Capacitación Deportiva para que replante la propuesta.
5.- Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos
Lo remite al Jefe de Sistema de Formación y Capacitación Deportiva, la autorización de los cursos y así se podrá llevar a cabo la elaboración y revisión de las convocatorias
6.-
Jefe de Sistema de Formación y Capacitación
Deportiva
Envía el programa de actividades con base a la convocatoria y requisitos que se deberán llenar y se convoca a los presidentes de asociación como personas involucradas para que recabe información.
7.-
Entrenadores
Deportivos
Presenta al Jefe de Sistema de Formación y Capacitación Deportiva, la documentación para asistir al curso, sino esta completa se regresa. Una vez que recaba la información hace llegar la documentación y el comprobante de pago del curso, al Jefe del Depto. de Sistema de Formación y Capacitación Deportiva.
8.-
Jefe de Sistema de Formación y Capacitación
Deportiva
Una vez completado el grupo, se contacta con el Capacitador que impartirá el curso para acordar fechas y horario del mismo.
9.- Capacitador Realiza el curso, y entrega al Jefe del Departamento de Capacitación los resultados del curso.
10.-
Jefe de Sistema de Formación y Capacitación
Deportiva
Revisa y captura los resultados, haciendo el análisis correspondiente para posteriormente hacer la acreditación del nuevo nivel del entrenador. Fin del Procedimiento.
32
Capacitación de Entrenadores Deportivos
Capacitador
Documentación
Entrenadores
Deportivos
Comprobante de
pago
Documentación
Jefe de Sistema de
Capacitación Deportiva
Propuesta
Director General
Director de Cultura
Física y Detección de
Talentos Deportivos
Inicio
Realiza reunión con los
Presidentes de las
Asociaciones Deportivas
para solicitar necesidades en
cuanto a capacitación y
actualización
Realiza análisis de los
anexos técnicos elabora
propuesta de calendario
anual de cursos
Revisa propuesta,
Requiere modificaciones
Valida propuesta para
que se proceda con la realización de los cursos
Si
No
Recibe y instrucciones y
delega responsabilidad
Envía el programa de actividades con base a la convocatoria y
requisitos que se deberán llenar y designa a los presidentes de
asociación como personas involucradas para que recabe
información.
Recaba documentación y la
envia
Recibe Documentación
Cumple con los
requisitosNo
Si
Recibe por parte del
Conductor los resultados del
curso
Revisa y captura los resultados, asiendo el análisis
correspondiente para posteriormente hacer la
acreditación del nuevo nivel del entrenador.
Fin del Procedimiento
A
A
Realiza el curso, y entrega
resultados del curso,
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Rodolfo Pineda López Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos
Director Administrativo
33
DIRECCIÓN DE CULTURA FÍSICA Y DETECCIÓN DE TALENTOS DEPORTIVOS
076-093-010
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Deporte Estudiantil
OTORGAMIENTO DE APOYOS A LOS CONSEJOS DEPORTIVOS ESTUDIANTILES
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Brindar apoyo al Deporte en la Educación Básica, al Consejo Nacional para el Desarrollo del Deporte en la Educación Media Superior, y el Consejo Nacional de Deporte Estudiantil, en el otorgamiento de asesorías, coordinación y recursos materiales para la ejecución de sus programas.
Partes que Intervienen
Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos
Responsable del Consejo Deportivo Estudiantil Estatal
Recepción del INDE
Director General
Coordinadores Municipales
Departamento de Deporte Estudiantil
Dirección Administrativa
Departamento de Contabilidad
Políticas de Operación
Recibe por parte de los Consejos Deportivos Estudiantiles las especificaciones de los Juegos deportivos y actividades correspondientes.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos
Recibe Convocatoria por parte de la Secretaria de Educación, y envía oficio al Responsable del Consejo Estatal correspondiente para establecer los lineamientos para el desarrollo del evento.
2.-
Responsable del Consejo Deportivo Estudiantil Estatal Correspondiente
Recibe oficio para la reunión, en la cual se elabora la convocatoria estatal y posteriormente envían solicitud de apoyo con las necesidades para la realización de las diferentes etapas.
34
3.-
Recepción del INDE
Recibe oficio de solicitud de apoyo por parte de cada uno de los Consejos Deportivos Estudiantiles Estatales, y turna la Dirección General con copia al Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos.
4.-
Director General
Recibe Oficio de solicitud de apoyo Si es positivo: envía oficio con aprobación, y establece la coordinación con el área correspondiente.
Negativo: envía oficio con su respectiva explicación.
5.-
Responsable del Consejo Deportivo Estudiantil Estatal Correspondiente
Cita a reunión a los Coordinadores Municipales, y se les da a conocer la convocatoria Estatal.
6.- Coordinadores Municipales
Elaboran con base a la Convocatoria Estatal, la convocatoria Municipal, para que los coordinadores de zona lancen las convocatorias para el inicio de las competencias.
7.-
Coordinadores Municipales
Elaboran y envían oficio para la gestión del pago de los gastos generados en las etapas correspondientes. Con la respectiva memoria del evento.
8.-
Departamento de Deporte Estudiantil
Recibe oficio y memoria del evento en la cual se revisa que exista la congruencia con el oficio inicial. Elabora oficio con el desglose de los gastos generados y turna a la Dirección Administrativa.
9.-
Departamento de Contabilidad
Turna al departamento de contabilidad, y elaboran un cheque con el monto correspondiente a nombre del responsable del consejo solicitante.
10.-
Consejo Solicitante
Recibe el cheque con el monto autorizado Fin del Procedimiento
35
Otorgamiento de Apoyos a los Consejos Estudiantiles del Estado
Departamento de
Contabilidad
Jefe de Deporte
Estudiantil
Desglose
Coordinadores
Municipales
Memoria del Evento
Oficio
Recepción INDE
Solicitud
Responsables de
Consejos Estatales
Solicitud
Dirección de Cultura
Física y Detección de
Talentos
Oficio
Director General
Inicio
Recibe Convocatoria por parte de la Secretaria de Educación, y elabora oficio para el Responsable del Consejo Estatal correspondientepara establecer los lineamientos para el desarrollo del evento.
Recibe oficio para la reunión, en la cual se elabora la convocatoria estatal y posteriormente envían solicitud de apoyo con las necesidades para la realización de las diferentes etapas
Recibe oficio de apoyo por parte de cada uno de los Consejos Estatales y turna Recibe Oficio
Respuesta
Envía oficio con aprobación, y establece la coordinación con
el área correspondiente.
Si
Envía oficio con la explicación de la negativa No
Cita a reunión a los Coordinadores Municipales, y se les da a conocer la convocatoria Estatal.
Envía oficio con aprobación, y establece la coordinación con
el área correspondiente.
Elaboran con base a la Convocatoria Estatal, la convocatoria Municipal, y citan a los coordinadores de Zona para la entrega del mismo.
Lanzan las Convocatorias para la el inicio de las competencias, los coordinadores de Zona.
Elaboran y envían oficio para la gestión del pago de los gastos generados en las etapas correspondientes. Con el respectiva memoria del evento.
Recibe oficio y memoria del evento en la cual se revisa que exista la congruencia con el oficio inicial. Elabora oficio con el desglose de los gastos generados y envía a la Dirección Administrativa
Dirección administrativa turna al departamento de contabilidad, y elaboran un cheque con el monto correspondiente a nombre del responsable del consejo solicitante.
Consejo solicitante recibe el monto autorizado
Fin del
Procedimiento
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Rodolfo Pineda López Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos
Director Administrativo
36
DIRECCIÓN DE CULTURA FÍSICA Y DETECCIÓN DE TALENTOS DEPORTIVOS
076-093-011
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Deporte Estudiantil
ALTAS DE CENTROS DEPORTIVOS ESTUDIANTILES
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Registrar los diferentes programas estudiantiles en la Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte para que puedan recibir el apoyo correspondiente para la operación de prácticas sistematizadas para la enseñanza de una disciplina deportiva y/o que formen parte de las Ligas Deportivas Escolares, Estatales y/o Municipales.
Partes que Intervienen
Departamento de Deporte Estudiantil
Dirección General
Comisión Nacional del Deporte
Coordinador Estatal de Educación Física
Políticas de Operación
Los Centros Deportivos Estudiantiles concentrarán y atenderán a los alumnos desde el 4 grado de Primaria y hasta el 3 grado de Secundaria; así como a toda la población en el caso que deseen realizar una práctica sistematizada para el aprendizaje de una disciplina deportiva y/o formar parte de las Ligas Deportivas Escolares, Estatales y/o Municipales. Todos los Centros Deportivos Estudiantiles que quieran recibir apoyo por parte de Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte deberán presentar el formato de inscripción validado por el Sistema Educativo, cumpliendo con los lineamientos de los Programas Deportivos que especifica la Comisión Nacional del Deporte. Los Centros Deportivos Estudiantiles se evaluarán permanentemente, y si alguno de ellos llega a incurrir en alguna falta a los lineamientos aplicables al programa que este asignado, tales como la de no presentar reporte de actividades o suspender operaciones durante una periodo mayor a dos meses será motivo de baja.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Coordinador Estatal de
Educación Física
Presenta el oficio de inscripción validado de acuerdo a los lineamientos de los programas que especifica la Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte.
Jefe del Recibe el oficio y lo turna a la Dirección General para recabar la firma de
37
2.- Departamento de Deporte Estudiantil
validación.
3.-
Dirección General
Firma el formato de inscripción para posteriormente lo turnar
4.- Departamento de Deporte Estudiantil
Recibe formato y lo envía a Comisión Nacional de Cultura Física y Deporte
5.- Comisión Nacional de Cultura Física y
Deporte
Recibe formato de inscripción enviando acuse de aprobación del programa correspondiente al Departamento de Deporte Estudiantil
6.- Departamento de Deporte Estudiantil
Recibe acuse de aprobación enviando copia al Coordinador Estatal de Educación Física. Fin del Procedimiento
38
Altas del Programas Deportivos Estudiantiles
Director General CONADE
Acuse de
aprobación
Jefe Deporte Estudiantil
Oficio de Inscripción
Oficio de
InscripciónOficio de Inscripción
Coordinador Estatal de
Educación Física
Oficio de Inscripción
Presenta el oficios de
inscripción validado de
acuerdo a los lineamientos de
los programas que especifica
la CONADE.
Inicio
Recibe el oficio y lo
turna para recabar la
firma de validación.
Firma el formato de
inscripción y turna
Recibe y envía
Recibe formato de inscripción
enviando acuse de aprobación
del programa correspondiente
Recibe acuse de
aprobación enviando
copia al Coordinador
Estatal de Educación
Física
Fin del
procedimiento
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Rodolfo Pineda López Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos
Director Administrativo
39
DIRECCIÓN DE CULTURA FÍSICA Y DETECCIÓN DE TALENTOS DEPORTIVOS
076-093-012
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Deporte Estudiantil
DETECCIÓN DE TALENTOS DEPORTIVOS Septiembre 2013
Hoja 1/3
Objetivo
Realizar la detección de talentos deportivos a nivel básico de manera integral, para la obtención de prospectos para cada una de las disciplinas pertenecientes al programa.
Partes que Intervienen
Director de Cultura Física y Detección de Talentos
Área de Detección de Talentos Deportivos
Metodólogos
Políticas de Operación
La detección de talentos deportivos para su ejecución se apegará estrictamente a los lineamientos específicos del programa. La detección será en función de las necesidades que se tengan por disciplina deportiva con base a la instrucción tanto de Metodólogos como de Entrenadores.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Área de Detección de Talentos Deportivos
Realiza reuniones con el área metodológica y entrenadores deportivos donde se define la matricula de deportista que se requiere por disciplina, como a su vez las características del somatotipo requerido para tal efecto.
2.-
Area de Detección de Talentos Deportivos
Elabora propuesta del calendario mensual donde se especifica cuáles son las escuelas de nivel básico a prospectar, posteriormente lo turnan al Director de Cultura Física y Detección de Talentos para su validación.
3.-
Director de Cultura Física y Detección
de Talentos Deportivos
Revisa el calendario propuesto. En el caso de ser correcto: Proceden a elaborar oficio dirigido al Coordinador Regional de Educación Física del Estado para que informe a las escuelas de las actividades que están próximas a realizarse en su recinto. En el caso de que se tenga alguna observación: Se remite al área de Detección de Talentos para que proceda a solventar dichas observaciones.
40
4.-
Área de Detección de Talentos Deportivos
Realiza confirmación vía telefónica con los Directivos de cada una de las Escuelas a visitar, asegurándose que hayan recibido la información por parte del Coordinador Regional de Educación.
5.-
Área de Detección de Talentos Deportivos
Realiza presentación personal con el Director (a) de la Escuela programada para consecutivamente solicitarle copia de las listas de los grupos a prospectar.
6.-
Director del Plantel
Entrega lista de asistencias canaliza con el maestro de educación física al personal que realizara la detección, para que les proporcione los nombres de los alumnos deportivamente sobresalientes .
7.-
Área de Detección de Talentos Deportivos
Lleva acabo la presentación en cada uno de los grupos a detectar, acompañados por el maestro de educación física, en donde se les explica a los estudiantes en qué consiste el programa de detección de talentos y motivarlos para su participación, simultáneamente realizando una valoración visual de los estudiantes.
8.-
Área de Detección de Talentos Deportivos
Elabora listado de los estudiantes prospectos con la colaboración del maestro de educación física, para extenderles una invitación para la siguiente etapa.
9.-
Área de Detección de Talentos Deportivos
Entrega una carta invitación a los alumnos prospectos, dirigida a los padres de familia para que acudan a las instalaciones del Instituto del Deporte y la Cultura Física a una plática, en donde técnicos y entrenadores deportivos les proporcionan información detallada del Programa de Detección de Talentos Deportivos . Una vez concluida la plática, se les realizan un batería de pruebas físicas a los prospectos tales como medir su peso y talla, flexibilidad, alcance con una mano, salto sin impulso, lanzamiento de balón medicinal, carrera de velocidad de 30 metros, carrera de resistencia de 1000 metros, lagartijas y abdominales.
10.-
Área de Detección de Talentos Deportivos
Captura los resultados obtenidos por prospecto en un formato el cual turna al área metodológica y entrenadores para su análisis.
11.-
Metodólogos
Establece la coordinación necesaria con los entrenadores para seleccionar e informar al departamento de Detección de Talentos Deportivos, cuáles serán los prospectos requeridos por disciplina.
12.-
Área de Detección de Talentos Deportivos
Recibe información y notifica a los estudiantes prospectos para que se integren a la disciplina a la que han sido convocados, informándoles que estarán a prueba en un periodo de un mes. De ser positiva la integración, se le da el seguimiento a su evolución y desempeño. De lo contrario: Se le invita al prospecto a que vuelva a realizar el proceso en alguna otra disciplina que sea acorde a sus resultados y características.
41
Detección de Talentos Deportivos
Área de Detección
de Talentos
Propuesta de Calendario
Director de Cultura
Física y Detección de
Talentos DeportivosDirector de Plantel Metodologos
Inicio
Realiza reuniones con el área metodológica y entrenadores deportivos donde se define la matricula de deportista que se requiere por disciplina, como a su vez las características del somatotipo r
requerido
Elabora propuesta de
calendario mensual donde
se especifica cuales son las
escuelas de nivel básico a
prospectar
Revisa calendario
propuesto
Valida
calendario
Proceden a elaborar oficio dirigió al Coordinador Regional de Educación Física del Estado para que informe a las escuelas de las actividades que están próximas a realizarse en su recinto
Si
Realiza confirmación vía telefónica con los Directivos de cada una de las Escuelas a visitar, asegurándose que hayan recibido la información por parte del Coordinador Regional de Educación para evitar contratiempos
No
Realiza presentación personal con el Director (a) de la Escuela programada para consecutivamente solicitarle copia de las listas de los grupos a prospectar.
Entrega lista de asistencias canaliza con el maestro de educación física al personal que realizara la detección, para que les proporcione los nombres de los alumnos deportivamente sobresalientes .
Lleva acabo la presentación en cada uno de los grupos a detectar, acompañados por el maestro de educación física, en donde se les explica a los estudiantes en qué consiste el programa de detección de talentos y motivarlos para su participación, simultáneamente realizando una valoración visual de los estudiantes.
Elabora listado de los estudiantes prospectos con la colaboración del maestro de educación física, para extenderles una invitación para la siguiente etapa.
Entrega carta invitación para que
acudan a as instalaciones del Instituto
a una platica que brindaran técnicos y
entrenadores deportivos donde les
proporciona información detallada del
Programa de Detección de Talento y
posteriormente se les realiza una
batería de pruebas físicas.
Captura los resultados obtenidos por prospecto en un formato el cual turna al área metodológica y entrenadores para su análisis.
Establece la coordinación necesaria con los entrenadores para seleccionar e informar al área de Detección de Talentos, cuáles serán los prospectos requeridos por disciplina.
Recibe información y notifica a los estudiantes prospectos para que se integren a la disciplina a la que han sido convocados, informándoles que estarán a prueba en un periodo de un mes. De ser positiva la integración, se le da el seguimiento a su evolución y desempeño.De lo contrario: Se le invita al prospecto a que vuela a realizar el proceso en alguna otra disciplina que sea acorde a sus resultados y características
Fin del
Procedimiento
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Rodolfo Pineda López Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Cultura Física y Detección de Talentos Deportivos
Director Administrativo
42
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
076-004-013
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Recursos Humanos
ELABORACIÓN DE NOMINA Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Elaborar sistemática y correctamente la nómina, para efectuar el pago oportuno de los trabajadores, integrando la totalidad de las erogaciones por concepto de pago de salarios, conforme a los lineamientos aplicables.
Partes que Intervienen
Dirección Administrativa
Jefe de Recursos Humanos
Auxiliares Administrativos por Municipio
Oficialía Mayor de Gobierno
Dirección de Egresos
Políticas de Operación
El procedimiento para la elaboración y pago de nómina estará estrictamente apegado a los lineamientos aplicables para tal efecto establecidos por la Secretaria de Planeación y Finanzas en conjunto con Oficialía Mayor de Gobierno.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Jefe de Recursos
Humanos
Concentra oficios donde consta la autorización tanto del trabajador como del patrón para la aplicación de las deducciones por cada uno de los empleados.(SINDICATO, ISSSTECALI y Descuento a empleados por pago a Terceros).
2.- Auxiliar Administrativos
Extrae reporte que arroja el reloj checador biométrico, para posteriormente exportarlo a formato Excel y filtrar cada uno de registros por empleado.
3.- Auxiliar Administrativo
Elabora reporte con el concentrado de incidencias por empleado, turnándolo al Jefe de Departamento para su análisis.
4.- Jefe de Recursos Humanos
Solicita al Departamento de Informática el respaldo de los movimientos realizados en el SIRHB.
5.- Jefe de Recursos Humanos
Realiza el análisis de las incidencias por trabajador, y procede a determinar las deducciones aplicables al periodo en curso.
43
6.-
Jefe de Recursos
Humanos
Realiza el cierre de nómina, proceso y cálculo de la misma, consecutivamente revisa que los datos sean los correctos y turna para su revisión
7.- Director Administrativo
Revisa la información y válida para posteriormente la turnarla
8.- Jefe de Recursos Humanos
Procede a emitir Pre nómina, Relación de firma para empleados por municipio, Relación de percepciones y descuentos, relación de cheques y transferencias electrónicas y reporte de descuentos para pagos a terceros.
9.- Auxiliar Administrativo
Elabora y turna los cheques de descuentos para pagos a terceros y pensiones alimenticias al Jefe de Recursos Humanos para su aprobación y
10.- Jefe de Recursos Humanos
Recibe información y turna
11.- Auxiliar Administrativo
Revisa la información y si no tienen ninguna observación emite su aprobación
12.-
Jefe de Recursos Humanos
Envía Carta de Instrucción, Plan de Beneficio Global, Plan de Beneficio Detallado, Póliza por Supervivencia, Póliza por Fallecimiento
13.-
Oficialía Mayor de Gobierno,
Dirección de Egresos y Dirección
de Contabilidad
Reciben documentación, sellan y envía.
14.- Jefe de Recursos Humanos
Recibe documentación debidamente sellada por las autoridades correspondientes.
15.-
Jefe de Recursos
Humanos
Envía recibos y cheques a cada una de las áreas administrativas de los diferentes municipios, para que recaben la firma de los empleados y se entregue el cheque o recibo de nómina según sea el caso de su forma de pago.
16.-
Jefe de Recursos Humanos
Registra en libros de banco correspondiente todos los cheques y transferencias. Envía al Departamento de Contabilidad los primeros 5 días del mes siguiente los documentos en mención; Carta de instrucción, Relación de percepciones y descuentos, Relación de cheques, Cheques cancelados originales en caso de que los haya, Relación de transferencia electrónica, y Archivo enviado al Banco, Pre nómina, copia de cheques y recibos, Relación de Incidencias, y Pensiones Alimenticias. Una vez llevado a cabo el pago de los trabajadores
17.- Jefe de Recursos Humanos
Procede a la elaboración de la conciliación bancaria, para envío al Departamento de Contabilidad. Fin del Procedimiento
44
Elaboración de Nomina
Jefe de Recursos
Humanos
Póliza de Fallecimiento
Póliza de Supervivencia
Plan de Beneficios Detallados
Plan de Beneficio Global
Carta de Instrucción
Oficialía Mayor de
Gobierno, Dirección de
Egresos y Dirección de
Contabilidad
Pensiones Alimenticias
Cheques de descuentos para
pagos a terceros
Auxiliar
Administrativo
Pensiones Alimenticias
Cheques de descuentos para
pagos a terceros
Director Administrativo
Nomina
Reporte
Inicio
Concentra oficios donde consta la autorización tanto del trabajador como del patrón para la aplicación de las deducciones por cada uno de los empleados.
Extrae reporte que arroja el reloj checador biométrico, para posteriormente exportarlo a formato Excel y filtrar cada uno de registros por empleado.
Elabora reporte con el concentrado de incidencias por empleado, turnándolo al Jefe de Departamento para su
análisis.
Solicita al Departamento de Informática el respaldo de los movimientos realizados en el SIRHB.
Realiza el análisis de las incidencias por trabajador, y procede a determinar las deducciones aplicables al periodo en curso.
Realiza y turna el cierre de nomina, proceso y cálculo de la misma, consecutivamente revisa que los datos sean los correctos.
Revisa y valida
Elabora y turna los cheques de descuentos para pagos a terceros y pensiones
alimenticias Revisa la información y turna
Revisa información y si no tiene ninguna observación emite su aprobación
Envía Carta de Instrucción, Plan de Beneficio Global, Plan de Beneficio Detallado, Póliza por Supervivencia, Póliza por Fallecimiento a Oficialía Mayor de Gobierno, Dirección de Egresos y Dirección de Contabilidad.
Reciben y reenvían documentación sellada
A
45
Elaboración de Nomina
Jefe de Recursos
Humanos
Pensiones Alimenticias
Relación de Incidencias
Copia de Cheuqes Recbidos
Prenomina
Archivo enviado al Banco
Relación de Transferencias
Electrónicas
Cheques Cancelados
Relación de Cheques
Relación de Percepciones y
Descuentos
Carta de Instrucción
Póliza de Fallecimiento
Póliza de Supervivencia
Plan de Beneficios Detallados
Oficialía Mayor de
Gobierno, Dirección de
Egresos y Dirección de
Contabilidad
Director AdministrativoAuxiliar
Administrativo
Plan de Beneficio Global
Recibe
documentación
debidamente
sellada
Envía recibos y cheques a cada una de las áreas administrativas de los diferentes municipios, para que recaben la firma de los empleados y se entregue el cheque o recibo de nomina según sea el caso de su forma de pago.
Registra en libros de banco correspondiente todos los
cheques y transferencias.
Envía al Departamento de Contabilidad los primeros 5 días del mes siguiente los documentos en mención
Procede a la elaboración de la conciliación bancaria, para envío al Departamento de Contabilidad.
Fin del
Procedimiento
A
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Benito Palafox Felix Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director Administrativo Director Administrativo
46
DIRECCIÓN DE ADMINISTRATIVA
076-004-014
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Recursos Materiales
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Suministrar oportunamente bienes y servicios de calidad a cada una de las áreas del INDE mediante la compra de los mismos para el óptimo desarrollo de sus funciones.
Partes que Intervienen
Jefe de Recursos Materiales
Director Administrativo
Encargado de Inventarios
Políticas de Operación
El procedimiento se apegará estrictamente a los Lineamientos previamente establecido por La Contraloría
General del Estados y la Secretaria de Planeación y Finanzas.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Jefe de Recursos
Materiales
Elabora el programa anual de adquisiciones, con base a las necesidades que presente cada una de las áreas, y lo entrega a la Dirección Administrativa.
2.-
Director Administrativo
Revisa el programa, si está de acuerdo con este, lo firma de lo contrario lo remite con las observaciones adjuntas que considere necesarias.
3.-
Jefe de Recursos Materiales
Procede una vez validado el programa, con la adquisición del bien o servicio según corresponda.
4.-
Jefe de Recursos Materiales
Se hace por adjudicación directa, y/o se pide el presupuesto a tres proveedores, mediante cotización por escrito del material, bien o servicio de compra. En el caso de que los montos excedan a lo estipulado previamente por la Secretaria de Planeación y Finanzas la compra se realiza por medio del Subcomité de Adquisiciones, llevando a cabo el proceso de Licitación Pública.
47
5.- Dirección Administrativa
En caso de licitación pública se firman los contratos dentro de los veinte días naturales siguientes a la notificación del fallo. Una vez dado a conocer el ganador
6.-
Departamento de
Recursos Materiales
Revisa el material o equipo, y si este cumple con los requerimientos solicitados y se encuentra en buenas condiciones lo recibe, y turna al encargado de inventario de lo contrario regresa el material o equipo al proveedor.
7.- Encargado de inventarios
Recibe material o equipo y posteriormente lo asigna al área correspondiente
8.-
Director
Administrativo
El Director Administrativo gira instrucciones al Departamento de Contabilidad para que dé tramite a la elaboración de cheque y el pago del mismo, haciendo del conocimiento al proveedor para que recoja el respectivo pago. Fin del Procedimiento
48
Adquisición de Bienes y Servicios
Dirección
Administrativa
Encargado de
Inventarios
Jefe de Recursos
Materiales
Inicio
Elabora el programa anual de adquisiciones, con base
a las necesidades que presente cada una de las
áreas
Recibe y revisa
ObservacionesSi
Valida mediante firma el
programa de
adquisiciones
No
Procede con la adquisición del bien o servicio según
corresponda.
Firma de Contratos
Revisa el material o
quipo
Cumple con los
requerimientos
solicitados
No
Regresa material o
equipo al proveedor
Almacena y posteriormente lo asigna al área correspondiente
Si
Gira instrucciones al Departamento de Contabilidad para que dé tramite a la elaboración de cheque y el pago del mismo, haciendo del conocimiento al proveedor para que recoja el respectivo pago.
Fin del
Procedimiento
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Benito Palafox Felix Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director Administrativo Director Administrativo
49
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
076-004-015
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Contabilidad
ELABORACIÓN DE CHEQUES DE PAGO A PROVEEDORES
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Liquidar las deudas contraídas por el INDE por concepto de bienes y servicios adquiridos, en estricto apego a las normatividades establecidas por los órganos fiscalizadores para ello.
Partes que Intervienen
Director Administrativo
Jefe de Contabilidad
Auxiliar Administrativo
Recepcionista
Políticas de Operación
Todas las facturas serán revisadas previamente verificando, que no se tenga ninguna incongruencia en su llenado. Los cheques no podrán expedirse si no están previamente autorizados por la Dirección Administrativa. La elaboración del cheque a proveedores deberá realizarse en estricto apego a las normatividades aplicables en esa materia, debiendo anexar a los tramites el soporte documental requerido para su validación y autorización.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Proveedor
El proveedor deja factura original y copia en la recepción del instituto o según sea el caso envía factura electrónica.
2.-
Recepcionista
Recibe factura original y firma la copia de recibido entregando contra recibo. Para turnarlo al Jefe de Contabilidad
3.- Jefe de Contabilidad
Revisa y turna a las analistas contables para elaboración de cheque.
4.-
Analistas Contables
Reciben factura y verifican que los datos fiscales del Instituto sean los correctos, para posteriormente proceder a la elaboración del cheque
5.- Analistas Contables
Elabora el cheque y lo turna al Jefe de Contabilidad.
6.-
Jefe del Contabilidad
Firma de revisado turnándolo al Director Administrativo para su autorización; Si no se autoriza, el cheque es cancelado inmediatamente. De ser autorizado:
50
Se turna para firma del Director General
7.- Jefe del Contabilidad
Recaba la firma y se envía el cheque de pago para los proveedores a recepción
8.- Proveedor Acude a las instalaciones y recoge el cheque para firma de póliza.
9.- Recepcionista Recoge póliza y entrega a las analistas contables .
10.-
Analistas Contables
Recibe póliza y la archivan. Fin del Procedimiento
51
Elaboración de Cheques de Pago a Proveedores
Analistas ContablesProveedores RecepcionistasJefe de
Contabilidad
Póliza
Póliza
ChequeCheque
Cheque
FacturaFactura
Contra Recibo
Factura
Director
Administrativa
Inicio
Deja factura original y copia en la recepción del instituto o según sea el
caso envía factura electrónica.
Recibe factura original y firma la copia de recibido entregando contra recibo
Revisa y turna a las analistas contables para elaboración de cheque.
Reciben y verifican que
los datos fiscales sea
los correspondientes
Elabora cheque Firma de revisado
Revisa
Autoriza
El cheque es cancelado
No
Se turna para firma del Director General
SiRecibe Cheque de pago para los proveedores
Acude a las instalaciones y recoge el cheque para
firma de póliza
Recoge póliza Recibe Póliza
Archivo
Fin del
Procedimiento
Recaba la firma y se envía se turna
Fin del
Procedimiento
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Benito Palafox Felix Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director Administrativo Director Administrativo
52
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
076-004-016
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Contabilidad
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Ajustar los saldos de las partidas originales del presupuesto de egresos autorizado, para adecuar la disponibilidad de los recursos de acuerdo a las necesidades actuales de las actividades o metas programadas
Partes que Intervienen
Congreso del Estado
Secretaria de Planeación y Finanzas
Dirección General
Dirección Administrativa
Departamento de Contabilidad
Políticas de Operación
Cada modificación presupuestal deberá acompañarse de la justificación correspondiente, en la que se mencionen de manera amplia y clara los motivos que la originan.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Dirección Administrativa
Informa a la Dirección General de la insuficiencia de algunas partidas, de las cuales se requiere adecuarlas acorde a las necesidades que exigen el ritmo de las actividades programáticas.
2.- Dirección General Gira instrucciones a la Dirección Administrativa para que elabore la Modificación Presupuestal que se requiera.
3.-
Dirección Administrativa
Formula la Modificación Presupuestal y la turna a la Dirección General para su validación.
4.-
Dirección General
Somete para su aprobación la Modificación Presupuestal correspondiente ante la Junta Directiva
5.- Junta de Directiva Revisa la modificación programática: De no ser aprobaba: la remite para que solventen observaciones De ser aprobada: La envían al Director General
6.- Director General Envía oficio a la Secretaria de Educación y Bienestar Social y a la Secretaria de Planeación y Finanzas la solicitud de validación de la modificación presupuestal con copia de la misma.
53
7.-
Secretaria de Educación y
Bienestar Social
Emite su validación y la remite al Director General
8.- Secretaría de Planeación y
Finanzas
Envía validación a la Dirección General y envía la solicitud de autorización de la Modificación Presupuestal al Congreso del Estado
9.-
Congreso del Estado
Envía autorización de la Modificación Presupuestal por conducto de la Secretaría de Planeación, o bien por aprobación tácita.
10.- Dirección General Informa a la Dirección Administrativa de que la Modificación Presupuestal ha sido autorizada por organismos correspondientes para que se proceda a la captura en el Sistema. Fin del Procedimiento.
54
Modificaciones Presupuestales
Congreso del
Estado
Autorización
Dirección General
Secretaria de
Planeación y
Finanzas
Secretaria de
Educación y
Bienestar Social
Oficio
Autorización
Junta DirectivaDirección
Administrativa
Inicio
Informa de la insuficiencia de algunas partidas, de las cuales se requiere adecuarlas de acorde a las necesidades que exigen el ritmo de las actividades programáticas.
Gira instrucciones para que elabore la Modificación Presupuestal que se requiera.
Recibe Instrucción y formula la Modificación Presupuestal y la turna a la para su validación.
Somete para su aprobación la Modificación Presupuestal correspondiente ante la Junta de Gobierno
Aprueba
Recibe Aprobación
Si
No
Recibe Modificación Programática y emite
aprobación
Informa de que la Modificación Presupuestal ha sido autorizada por organismos correspondientes
Recibe información y delega la instrucción al jefe de contabilidad para que proceda a la captura
Fin del Procedimiento
Recibe propuesta
Recibe y posteriormente envía autorización de la
Modificación Presupuestal o bien por aprobación
tactica
Envía oficio solicitando la validación de la Modificación Presupuestal con copia de la misma.
Recibe Modificación y envía para su autorización
al Congreso del Estado
A
Recibe aprobación y
envía
A
B
B
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Benito Palafox Felix Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director Administrativo Director Administrativo
55
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
076-004-017
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Contabilidad
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE
EGRESOS Y PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
Septiembre 2013
Hoja 1/3
Objetivo
Realizar el Proceso de Planeación, Programación y Presupuestación con enfoque a resultados, para el uso y distribución eficiente del recurso público asignado a la entidad.
Partes que Intervienen
Congreso del Estado
Secretaria de Planeación y Finanzas
Dirección General
Dirección Administrativa
Directores de Área
Unidad de Planeación y Desarrollo Institucional
Políticas de Operación
La Junta Directiva del INDE aprobara los Programas y Proyectos del Programa Operativo Anual, así como su presupuesto y modificaciones en los términos de la legislación aplicable, previa validación de la Secretaria de Educación y Bienestar Social. Los Programas y Proyectos del Programa Operativo Anual, así como el presupuesto del INDE deberán de estar debidamente aprobados por el Congreso del Estado y la Secretaria de Planeación y Finanzas.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Unidad de
Planeación y Desarrollo
Institucional
Recibe como enlace de la Secretaria de Planeación y Finanzas la metodología y guía que se implementara para llevar a cabo la Planeación Operativa para el siguiente ejercicio.
2.-
Unidad de Planeación y
Desarrollo Institucional
Da a conocer al Director General y a los Directores de Área cuales son los criterios que se tomaran en cuenta para el desarrollo de la Planeación interna y los tiempos para la entrega del mismo.
3.- Unidad de Planeación Desarrollo
Realiza un cronograma de trabajo con cada uno de los Directores de Área para desarrollar o en su caso redefinir la Planeación Estratégica de las metas y acciones de cada uno de los programas con los que cuenta el INDE.
56
Institucional
4.-
Directores de Área
En coordinación con la Unidad de Planeación y Desarrollo Institucional realizan un análisis FODA para detectar los aspectos mejorables de cada programa.
5.- Directores de Área
Elaboran la Matriz de Marco Lógico de su programa y posteriormente lo envía a la Unidad de Planeación y Desarrollo Institucional.
6.-
Unidad de Planeación y
Desarrollo Institucional
Recibe la Matriz de Marco lógico realizando análisis de cada uno de los elementos de la Matriz. Si requiere de adecuaciones: lo remite al Director de Área para comentar las observaciones. De lo contrario: lo envía a la Dirección General para su autorización.
7.- Director General
Envía a la Secretaria de Planeación y Finanzas
8.- Secretaria de Planeación y
Finanzas
Coordina los trabajos de la Planeación Interna de la entidad, como base para definir la apertura programática.
9.-
Directores de Área
Definen las metas y acciones que intervienen en la elaboración del anteproyecto del Programa Operativo Anual.
10.-
Secretaria de Planeación y
Finanzas
Informa a la Dirección General y Dirección Administrativa cuales serán los Lineamientos para la Programación y Presupuestación del siguiente ejercicio.
11.-
Directores de
Área
Realizan el proceso de Programación y Presupuestacion, proyectando los gastos de cada uno de los requerimientos de sus acciones para el desarrollo de las funcionesdel próximo ejercicio presupuestal turnándola a la Dirección Administrativa.
12.- Dirección Administrativa
Recibe el anteproyecto del Presupuesto para su revisión e integración y turna a la Dirección General.
13.-
Director General
Recibe el anteproyecto del Programación y Presupuestación, y en coordinación con la Dirección Administrativa realizan el análisis de dicho anteproyecto para que en el caso de que surjan aclaraciones y/o adiciones, se les informen a las Direcciones de Área sobre las ajustes que se tengan que realizar para ejercer de manera eficiente el recurso.
14.- Dirección Administrativa
En caso de requerirse realiza las modificaciones en el Sistema del Programa Operativo Anual.
15.-
Director General
Aprueba el anteproyecto del Programa Operativo Anual y Presupuesto, en el caso de que no se hayan generado nuevas observaciones.
16.-
Director General
Envía a la Secretaria de Educación y Bienestar Social el Proyecto del Programa Operativo Anual y Presupuesto para su análisis, revisión y validación.
17.- Director General
Una vez obtenida la validación por parte de la Secretaria de Educación y Bienestar Social, lo somete a consideración de la Junta Directiva.
18.-
Junta Directiva
de INDE
Recibe el Proyecto del Programa Operativo Anual y Presupuesto, para la consideración de sus integrantes para que proceda su validación en caso de que no haya observaciones.
57
19.-
Director General
Envía a la coordinadora de Sector el Proyecto del Programa Operativo Anual y su Presupuesto con cada una de las validaciones pertinentes, para que proceda su envío a la Secretaria de Planeación y Finanzas.
20.-
Secretaria de Planeación y
Finanzas
Recibe y valida el Proyecto del Programa Operativo Anual y Presupuesto, enviándolo al Congreso del Estado para su Autorización.
21.-
Congreso del
Estado
Recibe y autoriza el Proyecto del Programa Operativo Anual y Presupuesto y una vez aprobado lo envía a la Secretaria de Planeación y Finanzas.
22.-
Dirección General
Recibe oficio por parte de la Secretaria de Planeación y Finanzas donde se le informa cual es su presupuesto autorizado para el siguiente ejercicio y le exhorta para su publicación en el Periódico Oficial del Estado.
23.-
Director General
Gira oficio dirigido a la Secretaria General de Gobierno solicitando la publicación del presupuesto en los términos que dispone la Ley de Presupuestos y Ejercicio del Gasto Publico del Estado de Baja California.
24.-
Secretaria General de Gobierno
Recibe y publica por medio del Periódico Oficial del Estado de Baja California el Programa Operativo Anual y el Presupuesto debidamente autorizado. Fin del Procedimiento.
58
Elaboración de Presupuesto de Egresos y Programa Operativo
Unidad de Planeación y
FinanzasDirección Administrativa
Anteproyecto del
Presupuesto
Directores de Area
Anteproyecto del
Presupuesto
Dirección General
Matriz de Marco LógicoMatriz de Marco Lógico
Matriz de Marco Lógico
Secretaria de
Planeación y Finanzas
Recibe la metodología y guía
que se implementara para
llevar acabo la Planeación
Operativa
Inicio
Da a conocer al Director General y a los Directores de
Área cuales son los criterios que se tomaran en cuenta para el
desarrollo de la Planeación interna y los tiempos para la
entrega del mismo.
Realiza un cronograma de trabajo con cada uno de los
Directores de Área para desarrollar o en su caso redefinir
la Planeación Estratégica
En coordinación con la Unidad de Planeación y Desarrollo
Institucional realizan un análisis FODA para detectar los aspectos mejorables de cada programa.
Elaboran la Matriz de Marco Lógico de su
programa y posteriormente lo envía
Recibe la Matriz de Marco lógico realizando análisis de cada uno de los elementos de la Matriz.
Requiere
Adecuaciones
Lo envía a la Dirección General para su autorización y posterior envío a la SPyF
No
Si
Revisa información y su autorización y envía a la SPyF
Coordina los trabajos de la Planeación Interna de la entidad, como base para definir la apertura programática.
Definen las metas y acciones que intervienen en la elaboración del anteproyecto del Programa Operativo Anual.
Informa a la Dirección General y Dirección Administrativa cuales serán los Lineamientos para la Programación y Presupuestación del siguiente ejercicio.
Realizan el proceso de Programación y Presupuestacion, proyectando los gastos de cada uno de los requerimientos de sus acciones para el desarrollo de las funciones turnándola a la Dirección Administrativa.
Recibe el anteproyecto del Presupuesto para su revisión e integración y turna a la Dirección General.
Realizan el análisis de dicho anteproyecto para que en el caso de que surjan aclaraciones y/o adiciones, se les informen a las Direcciones de Área sobre las ajustes que se tengan que realizar para ejercer de manera eficiente el recurso.
En caso de requerirse realiza las modificaciones en el Sistema del Programa Operativo Anual.
Aprueba el anteproyecto del Programa Operativo Anual y Presupuesto, en el caso de que no se hayan generado nuevas observaciones.
Envía a la Secretaria de Educación y Bienestar Social el Proyecto del Programa Operativo Anual y Presupuesto para su análisis, revisión y validación.
A
59
Elaboración de Presupuesto de Egresos y Programa Operativo
Congreso del EstadoJunta DirectivaDirección General
Oficio
Dirección AdministrativaSecretaria de
Planeación y FinanzasDirectores de Area
Unidad de Planeación y
Finanzas
Una vez obtenida la validación por parte de la Secretaria de
Educación y Bienestar Social, lo somete a consideración de la
Junta Directiva y respectiva validación
Envía a la coordinadora de Sector el Proyecto del Programa Operativo Anual y su Presupuesto con cada
una de las validaciones pertinentes
Recibe y valida el Proyecto del Programa Operativo Anual y
Presupuesto y envía
Recibe oficio donde se le informa cual es su presupuesto autorizado
para el siguiente ejercicio y le exhorta para su publicación en el
Periódico Oficial del Estado.
Gira oficio dirigido a la Secretaria General de
Gobierno solicitando la publicación del
presupuesto
Recibe y publica por medio del Periódico Oficial del
Estado de Baja California el Programa Operativo Anual
y el Presupuesto debidamente autorizado.
Fin del
Procedimiento
Recibe anteproyecto para la consideración de sus integrantes y procede a emitir la validación
en caso de que no haya observaciones
Recibe y autoriza el proyecto del programa operativo anual y
presupuestos
B
B
C
C
Recibe y envía
A
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Benito Palafox Felix Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director Administrativo Director Administrativo
60
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA
076-096-018
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Proyección y Supervisión de
Obra
ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE ESPACIOS DEPORTIVOS
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Realizar proyectos arquitectónicos que ofrezcan tanto a los atletas como a los usuarios, instalaciones de alto nivel, que cumplan con la normatividad deportiva aplicable.
Partes que Intervienen
Dirección General
Instituto de Infraestructura Física Educativa de BC
Dirección de Inversión Pública
Políticas de Operación
Los proyectos que se realicen tendrán que cubrir las necesidades por las cual se requiere la creación de nuevos espacios deportivos. La realización de los nuevos espacios deportivos tendrá que contar con la aprobación del recurso por parte de la Secretaria de Planeación y Finanzas, para que se pueda llevar a cabo
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Director General
Da a conocer las necesidades de creación de espacios deportivos a las Direcciones de Desarrollo del Deporte, Cultura Física e Infraestructura, de acuerdo a proyectos y presupuesto asignado.
2.--
Dirección General
Recibe propuestas por parte de la Dirección de Desarrollo de Talentos, la Dirección de Cultura física y Detección de Talentos.
3.-
Dirección General
Se aprueba la creación de espacios deportivos con base a las propuestas que cumpla con las necesidades requeridas, y Delega a la Dirección de Infraestructura Deportiva el seguimiento de asignación de obra en sistema a través de nuestro normativo Secretaria de Educación y Bienestar Social.
61
4.-
La Dirección de Infraestructura
Deportiva
En Coordinación con Secretaria de Infraestructura y Desarrollo Urbano del Estado el Instituto de Infraestructura Física Educativa de BC. elaboran el proyecto ejecutivo de acuerdo a las necesidades de los programas de Desarrollo de Talentos y Cultura Física, apegándose a la normatividad y reglamentos de los espacios deportivos, para dar cumplimiento a las especificaciones de la obra.
5.- La Dirección de Infraestructura
Deportiva
En coordinación con la dependencia ejecutora, elabora un catalogo de conceptos el cual se envía al Sistema de Inversión Pública de no ser aprobado se remite a la Dirección de Infraestructura Deportiva para su revisión de lo contrario lo envían a la Dirección de Inversión Pública para que sea aprobado el recurso en sistema.
6.-
Dirección de Inversión Pública
Recibe el Catalogo de Conceptos si lo aprueba, la Dependencia ejecutora realiza la licitación, haciendo llegar la información del proceso a la Dirección de Infraestructura Deportiva del concurso del cual se designará a la constructora que cumpla con las bases previamente establecidas en la licitación. De lo contrario lo remite a la Dirección de Infraestructura Deportiva para que realice los ajustes necesarios.
7.-
La Dirección de Infraestructura
Deportiva
Informa sobre los trabajos que se realizaran para que se tomen medidas de seguridad en Programa deportivo y se suspenda el uso de espacio deportivo o se asigne otro para su entrenamiento.
8.-
La Dirección de Infraestructura
Deportiva
Supervisa los avances de obra vigilando de esta manera el cumplimiento de garantía del material y al mismo tiempo el cumplimiento de especificaciones de las normas y reglamentos deportivos. Terminada la obra o espacio deportivo, se hace la entrega recepción, para el uso de la instalación. Fin del Procedimiento
62
Catalogo de
Conceptos
Proyecto
Ejecutivo
Elaboración de Proyectos de Espacios Deportivos
Dirección de Inversión
PúblicaDirección de Infraestructura Deportiva
Informe
Propuesta
Dirección General
INICIO
Dá a conocer las necesidades de creación de espacios deportivos
ApruebaNo
SI
Fin del
Procedimiento
Recibe propuestas por parte de la Dirección de Desarrollo de Talentos,
la Dirección de Cultura física y Detección de Talentos.
Se aprueba la creación de espacios deportivos con base a las propuestas que cumpla con las necesidades requeridas, y Delega a la Dirección de Infraestructura Deportiva el seguimiento de asignación de obra
En coordinación con SIDUE e INIFE se elabora el proyecto ejecutivo de acuerdo a las necesidades del los Programas
En coordinación con la
dependencia ejecutora se
elabora el catalogo de conceptos
Revisa y adecua el catalogo de acuerdo a las observaciones
realizadas
A
Informa sobre los trabajos que se realizaran para que se tomen
medidas de seguridad en Programa deportivo y se suspenda el uso de espacio deportivo o se asigne otro
para su entrenamiento.
Recibe Catalogo de Conceptos
Recibe y elaboran propuesta
vista previamente con el Director
de Desarrollo de Talentos y
Cultura Física y Detección de
Talentos Deportivos
catalogo de Conceptos
Recibe Catalogo de la
Dependencia Ejecutora informa
el Proceso que seguirá para la
licitación
e Conceptos
A
Supervisa los avances de obra vigilando de esta manera el cumplimiento de garantía del material y al mismo tiempo el cumplimiento de especificaciones de las normas y reglamentos deportivos. Terminada la obra o espacio deportivo, se hace la entrega recepción, para el uso de la instalación.
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Lourdes Teresa Nevarez López
Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Directora de Infraestructura Deportiva
Directora Administrativo
63
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA
076-096-010
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Mantenimiento Ciudad
Deportiva Mexicali
REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ESPACIOS DEPORTIVOS
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Rehabilitar y mantener Ciudad Deportiva en óptimas condiciones para el buen desarrollo de las actividades deportivas que en ella se realizan.
Partes que Intervienen
Director de Infraestructura Deportiva
Director Administrativo
Jefe de Recursos Materiales
Jefe de Mantenimiento Ciudad Deportiva Mexicali
Políticas de Operación
Se aplicara el procedimiento acorde a la norma de Conservación, mantenimiento y acondicionamiento de edificios.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Director de
Infraestructura Deportiva
Entrega al Jefe de Mantenimiento de Ciudad Deportiva y al Director Administrativo, una relación de materiales que se requerirán para dar inicio con la rehabilitación y mantenimiento, con base al presupuesto autorizado para tal efecto.
2.-
Director
Administrativo
Recibe y turna al Jefe del Departamento de Recursos Materiales.
3.-
Jefe de Recursos
Materiales
Realiza la compra del material y lo hace llegar al Jefe de Mantenimiento de Ciudad Deportiva mediante instrucciones del Director de Infraestructura Deportiva.
4.-
Jefe de
Mantenimiento de Ciudad Deportiva
Recibe material y lo entrega al encargado de almacén.
64
5.-
Director de
Infraestructura Deportiva
Realiza la coordinación necesaria con el Director de Desarrollo de Talentos en cuanto a los horarios del uso de los espacios deportivos, esto para no interferir con las actividades a la hora del realizar la Rehabilitación o mantenimiento.
6.-
Jefe del Mantenimiento
de Ciudad Deportiva
Realiza una reunión con el personal del mantenimiento para coordinarse con las actividades de rehabilitación y mantenimiento, a su vez llevar a cabo una inspección de Ciudad Deportiva Mexicali para el mantenimiento preventivo y correctivo de la misma. Fin del Procedimiento
65
Rehabilitación y Mantenimiento de Espacios Deportivos
Jefe de Mantenimiento de
Ciudad Deportiva Mexicali
Dirección de Infraestructura
Deportiva
Relación
Dirección Administrativa Jefe de Recursos Materiales
Inicio
Fin del Procedimiento
Entrega una relación de materiales que se requerirán para dar inicio con la rehabilitación y mantenimiento, con base al presupuesto
autorizado para tal efecto.
Recibe y turna Recibe material y lo entrega
al encargado de al macen
Realiza la coordinación necesaria con el Director de Desarrollo de Talentos en cuanto a los horarios del uso de los espacios deportivos, esto para no interferir
con las actividades
Realiza la compra del material y lo hace llegar al Jefe de
Mantenimiento de Ciudad Deportiva mediante
instrucciones del Director de Infraestructura Deportiva
Realiza una reunión con el personal del mantenimiento para coordinarse con las actividades de rehabilitación y mantenimiento, a su vez llevar a cabo una inspección de Ciudad Deportiva Mexicali para el mantenimiento preventivo y correctivo de la misma
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Lourdes Teresa Nevarez López
Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Directora de Infraestructura Deportiva
Directora Administrativo
66
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN E IMAGEN
076-097-020
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Informática
CREDENCIALIZACIÓNDE LOS DEPORTISTAS QUE PARTICIPAN EN LOS PROGRAMAS
DEPORTIVOS DEL INDE
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Llevar a cabo la credencialización de los deportistas que participan en los programas deportivos del INDE, para llevar un adecuado control y registro.
Partes que Intervienen
Departamento de Informática
Metodólogo
Atleta
Entrenadores
Departamento de Operación y Logística
Políticas de Operación
Las fichas que se entregaran a los entrenadores deberán corresponder a la cantidad exacta de atletas que se
autorizaran.
Se utilizara preferentemente el calendario propuesto para realizar las capturas de datos de los atletas y toma
de fotografías.
El responsable del área metodológica deberá de estar presente en el momento de la captura de datos para
que las fichas sean autorizadas en el momento y se resuelva cualquier situación imprevista.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de laActividad
1.-
Departamento de
Informática
Entrega a los metodólogos la cantidad de fichas de acuerdo al registro que se tenga de atletas por cada disciplina.
2.-
Metodólogos
Recibe las fichas y las entrega al entrenador la cantidad de fichas por atletas y lleva un control de los folios de dichas fichas para la autorización del procedo de credencialización.
3.- Entrenadores Captura los datos del atleta en el sistema y entrega las fichas al responsable
67
del área Metodológica.
4.- Metodólogos Recibe y turna las fichas
5.- Atletas Realiza el pago en caja presentando la ficha autorizada, después pasa al Departamento informática para la toma de fotografía.
6.- Departamento de Informática
Una vez tomada la fotografía se imprime la credencial del atleta.
7.-
Departamento de Informática
Concentra todas las credenciales impresas y turna en paquetes para que se realice la entrega a los atletas.
8.- Atletas Presenta en el Departamento de Operación y Logística el comprobante de pago y copia de la ficha autorizada en las fechas previstas
9.-
Departamento de Operación y
Logística
Recibe el comprobante de pago para archivarlo y hace entrega de credenciales. Fin del Procedimiento
68
CREDENCIALIZACIÓN
AtletaDepartamento de
Operación y Logistica
Comprobante
de Pago
Comprobante
de Pago
Ficha autorizada
EntrenadoresMetodologos
Firma o Sella
FichasFichas
Departamento de
Informatica
INICIO Recibe fichas y entrega la
cantidad de fichas por
atleta llevando un control
de los folios
A
A
Presenta
Comprobante de
Pago
B
Recibe el comprobante de pago para archivarlo y hace entrega de credenciales.
Archiva
Fin del Procedimiento
Entrega fichas de
acuerdo al registro que se
tenga de los atletas
Captura los datos de
los Atletas en el
Sistema
Recibe fichas y turna
Realiza pago en Caja
Toma de fotografía y
se imprime la
credencial
Concentra todas las credenciales impresas y turna en paquetes para que se realice la entrega a
los atletas.
B
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Jorge Almada Bravo Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Promoción e Imagen Directora Administrativo
69
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN E IMAGEN
076-097-021
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Comercialización
GESTIÓN DE APOYOS ECONÓMICO O EN ESPECIE Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Gestionar recursos tanto económico como en especie mediante la difusión de los Centros de Alto Rendimiento y el Desarrollo de Talentos de todo el Estado.
Partes que Intervienen
Director General
Director de Promoción e Imagen
Jefe de Comercialización
Políticas de Operación
Todas las empresas a las cuales se le solicite apoyo tendrán que ser previamente evaluadas, para asegurarse que no incurran en las siguiente incidencias:
No tengan conflictos legales en proceso.
No estén involucradas en algún conflicto social.
No tengan una mala imagen ante la sociedad.
Por su giro o naturaleza pueda repercutir en la imagen del Instituto.
En el caso de que dos empresas sean del mismo giro como patrocinador se tendrá que consultar y saber
que ambos están en acuerdo o desacuerdo. Ya que puede ocasionar un conflicto legal que podría repercutir
al Instituto.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de laActividad
1.-
Director General
Realiza presentación de la información general de las actividades, eventos o programas a realizar así como la organización y logística de los mismos.
2.-
Director de Promoción e
Imagen
Cita a reunión con el Jefe de Comercialización solicitándole la elaboración del Proyecto para la Gestión de Recursos de acuerdo a las necesidades especificas de cada evento.
3.-
Jefe de
Comercialización
Elabora Proyecto para la Gestión de Recursos recopilando los datos generales de cada uno de los eventos aplicando técnicas mercadológicas, para lograr crear el interés por parte de las empresas prospecto.
70
4.-
Director de
Promoción e Imagen
Recibe y revisa el proyecto y si aprueba la propuestas, la turna al Director General
5.- Director General Recibe y revisa si esta es aprobada, el Jefe de Comercialización se pone en contacto con las empresas prospecto a través de los responsables de las negociaciones de cada una de ellas. De lo contrario si la propuesta no es aprobada, emiten sus comentarios y observaciones para que sean solventadas.
6.- Jefe de Comercialización
Establece contacto con las Empresas Prospectos, y se coordina con cada una de ellas para agendar reuniones para la presentación del proyecto (o bien se envía de manera electrónica si este así lo solicita).
7.-
Jefe de
Comercialización
Realiza reunión con los responsables de las negociaciones de las empresas para escuchar su interés en cuanto al nivel de participación y saber qué es lo importante para ellos según su plan de negocios u objetivos y lineamientos de la empresa.
8.-
Jefe de
Comercialización
Llega a un acuerdo mutuo para así después de que esté autorizado por Dirección General,
9.- Director General Recibe y autoriza y turna
10.-
Jefe de
Comercialización
Procede a realizar un convenio, firma de acuerdos, o simplemente el trámite de entrega de los apoyos o beneficios en efectivo o especie según los requisitos y procesos fiscales de cada empresa y el Instituto. Fin del Procedimiento.
71
Gestión de Apoyos Económicos o en Especie
Dirección General
Ajuste de
Propuesta
Jede de
Comercialización
PPGR
PPGR
PPGR
Dirección de
Promoción e
Imagen
Inicio
Presentación
General de
Actividades
Cita a reunión para
informar de actividades,
y solicitar la elaboración
del Proyecto para la
Gestión de Recursos
Elabora propuesta de
proyecto para gestión de
recurso
Recibe y revisa
Aprobación de
PropuestaNO
Revisa Propuesta SI
Aprueba
propuesta
SI
Establece contacto con las empresas prospecto a
través de los responsables de las negociaciones de
cada una de ellas
Se coordina con cada una de ellas para agendar
reuniones para la
presentación del proyecto
Fin del Procedimiento
No
A
A
Realiza reunión para escuchar su interés en cuanto al nivel de
participación y saber qué es lo importante para ellos según su
busisness plan u objetivos y lineamientos de la empresa
Llega a un acuerdo mutuo y balanceado con la
empresa.
Proceder a realizar un convenio, firma de acuerdos, o simplemente el trámite de entrega de los apoyos
Recibe analiza y autoriza
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Jorge Almada Bravo Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Promoción e Imagen Directora Administrativo
72
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN E IMAGEN
076-097-022
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Diseño ACTUALIZACIÓN DE LA PAGINA WEB DEL INSTITUTO
Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Dar a conocer mediante el Sitio Web del Instituto, los eventos realizados y los que están por realizarse para mantener a la comunidad deportiva y a la ciudadanía en general informada.
Partes que Intervienen
Director de Promoción e Imagen
Jefe de Diseño
Políticas de Operación
Todos los diseños que en el Departamento se realicen deberán ser revisados y aprobados por el Director de
Promoción e Imagen.
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de la Actividad
1.-
Director de Promoción e Imagen
Indica al Jefe de Diseño cuales son los eventos a realizarse en el año, dándole las especificaciones que debe de llevar el sitio web para su correcta visualización de la pagina web.
2.- Jefe de Diseño Recibe y realiza la maquetación del sitio, haciendo una prueba dentro de una dirección “X” para presentarlo al Director de Promoción e Imagen.
3.-
Director de Promoción e Imagen
Revisa la vista y forma de apartados, videos, links, patrocinadores dentro de los sitios, diseño, etc. Y si la información para mostrar en el sitio web es de interés y funcionalidad para los usuarios da las indicaciones al Jefe de Diseño para que exporte los elementos al servidor del Intitulo. De lo contrario, emite los comentarios correspondientes para que el Jefe de Diseño realice las correcciones necesarias y vuelva a enviar propuesta para su aprobación.
4.- Jefe de Diseño Lleva acabo la realización del sitio e inserta dentro de la dirección www.indebc.gob.mx y en su defecto si son sub páginas de eventos que se realizarán dentro del Centro de Alto Rendimiento se hace un link dentro del sitio oficial del instituto para ingresar a los sub sitios desarrollados. Fin del Procedimiento
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Actualización de la Pagina Web
del INDE
Jefe de Diseño
Director de
Promoción e
Imagen
INICIO
Da las indicaciones de los
eventos a realizarse en el
año, dándole las
especificaciones que debe
de llevar el sitio web.
Aprueba
Diseño
No
Si
Fin del
Procedimiento
Recibe y realiza la maquetación del sitio,
haciendo una prueba dentro de una dirección “X” para presentarlo al Director de
Promoción e Imagen.
Realiza la maquetación del
sitio, haciendo una prueba
dentro de una dirección
“X” Revisa la vista y forma de
apartados, videos, lincks,
patrocinadores dentro del
sitio, diseño etc
Da las indicaciones al Jefe
de Diseño para que
exporte los elementos al
servidor del Intitulo
Realiza sitio insertándolo
en la pagina del INDE
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Jorge Almada Bravo Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Promoción e Imagen Directora Administrativo
74
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN E IMAGEN
076-097-023
Área Responsable Procedimiento Fecha
Departamento de Relaciones Internacionales
ORGANIZACIÓN DE ACTOS CEREMONIALES Septiembre 2013
Hoja 1/2
Objetivo
Desarrollar ceremonias y actos protocolarios en los eventos deportivos, nacionales e internacionales, con el fin de mantener la imagen institucional y la formalidad que cada uno requiere.
Partes que Intervienen
Director General
Director de Promoción e Imagen
Jefe de Relaciones Internacionales
Políticas de Operación
Las Ceremonias que estar previamente supervisadas y aprobadas por el Director General del Instituto, para que puedan llevarse a cabo. Todas las compras que se tengan que realizar para la ceremonia serán seleccionadas de por lo menos 3 cotizaciones. La Prensa Deportiva será siempre invitada a todas las Ceremonias que realice el Instituto para una mayor difusión de los diversos eventos.
Descripción del Procedimiento
Actividad
Puesto y/o Área Descripción de laActividad
1.-
Director General
Realiza presentación de la información general de las actividades, eventos o programas a realizar durante el año.
2.-
Director de Promoción e
Imagen
Cita a reunión con el Jefe Relaciones Internacionales para calendarización y clasificación de las ceremonia de cada uno de los eventos ya sea; Institucionales, Interinstitucionales o Actos Simples.
3.- Jefe de Relaciones Internacionales
Lleva a cabo la planeación y logística del mismo, dependiendo el tipo de Ceremonia que se vaya a realizar.
4.- Jefe de Relaciones Internacionales
Realiza los trámites necesarios para reservar el espacio físico y estacionamientos siempre y cuando el evento así lo requiera.
5.- Jefe de Relaciones Internacionales
Establece paralelamente la coordinación necesaria con el comité organizador local para definir cuáles serán sus responsabilidades sobre el evento.
6.- Jefe de Relaciones Internacionales
Elabora una propuesta con el listado de los posibles asistentes al evento con base al objetivo, carácter y naturaleza de la Ceremonia. Para posteriormente enviarla al Director General para autorización.
75
7.- Director General Revisa el listado y si tiene alguna observación la remite al Jefe de Relaciones Internacionales, de lo contrario notifica mediante firma de aprobación
8.-
Jefe de Relaciones Internacionales
Envía las invitaciones redactas en tercera persona, debiendo contener el nombre del evento, motivo de la invitación, fecha del evento, hora de inicio y dirección completa en hoja membretada, incluyendo una ficha informativa.
9.-
Jefe de Relaciones Internacionales
Confirma la asistencia de los invitados especiales vía telefonía o por correo electrónico, siempre manteniendo el enlace con la oficina particular de la máxima autoridad que asistirá a la ceremonia ya sea de Gobierno de algún Organismo.
10.- Jefe de Relaciones Internacionales
Supervisar que el montaje del escenario donde se llevar a cabo la ceremonia este de acuerdo a lo previsto mediante un checklist.
11.- Jefe de Relaciones Internacionales
Una vez llevado a cabo la Ceremonia la Dirección de Promoción e Imagen envían la Memoria completa del evento a los invitados especiales. Fin del Procedimiento
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Organización de Actos Ceremoniales
Director de
Promoción e
Imagen
Jefe de Relaciones
InternacionalesDirector General
Inicio
Realiza presentación de la información general de las
actividades, eventos o programas a realizar
durante el año
Cita a reunión para calendarización y clasificación
de las ceremonia de los eventos ya sea; Institucionales,
Interinstitucionales o Actos Simples.
Lleva a cabo la planeación y logística , dependiendo el tipo de Ceremonia que se
vaya a realizar.
Realiza los trámites necesarios para reservar el
espacio físico
Establece la coordinación con el comité organizador local para definir cuáles
serán sus responsabilidades sobre el
evento.
Elabora propuesta con el listado de los posibles
asistentes al evento
Revisa Listado
Observaciones SI
Firma de Aprobación
NO
Envía las invitaciones
Confirma la asistencia de los invitados especiales vía telefonía
o por correo electrónico
Supervisar que el montaje del escenario donde se llevar a cabo
la ceremonia este de acuerdo a lo previsto mediante un checklist.
Envían la memoria completa del evento a los invitados especiales.
Fin del Procedimiento
Elaboró: José Antonio Sánchez Iñiguez
Revisó: Jorge Almada Bravo Autorizó: Benito Palafox Felix
Jefe de la Unidad de Planeación y Desarrollo institucional
Director de Promoción e Imagen Directora Administrativo
77
Disposiciones Complementarias
Primera.- El presente Manual de Procedimientos del Instituto del Deporte y la Cultura Física de Baja California entrara en vigor a partir del día siguiente a su aprobación por el Órgano de Gobierno y deja sin efecto a los expedidos en fechas anteriores, así como todos aquellos
documentos que se opongan al mismo.
Segunda.- La frecuencia de actualización del presente Manual de Procedimientos será
como mínimo cada año, misma que deberá ser validada por la Secretaría de Educación y Bienestar Social; por la Secretaría de Planeación y Finanzas; por la Oficialía Mayor de Gobierno; así como por la Dirección de Control y Evaluación Gubernamental, debiendo ser difundido para su conocimiento entre los servidores públicos que conforman la organización del INDE.
Tercera.- El presente Manual se dará a conocer por medios electrónicos a través de la página de internet http://indebc.gob.mx/inde2012/ y www.transparenciabc.gob.mx Dado en la ciudad de Mexicali, Baja California, en la Sala de Juntas de esta Entidad Paraestatal a los 24 días del mes de octubre del año dos mil trece.
Atentamente
Director General M.C. Saúl Castro Verdugo