MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE …

“2019. Año del Centésimo Aniversario Luctuoso de Emiliano Zapata Salazar. El Caudillo del Sur”

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA DIRECCIÓN DE GOBERNACIÓN

ZUMPANGO, MÉXICO.

MARZO 2019.


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© Municipio de Zumpango Estado de México, 2019 – 2021. Dirección de Gobernación Coordinación de Logística. Plaza Juarez s/n,Bo.de San Juan, Zumpango, Estado de México. Palacio Municipal Teléfonos: (591) 91 7 51 41 Marzo 2019 Impreso y Hecho en Zumpango, México. La reproducción total o parcial de este documento se autorizará siempre y cuando se dé el crédito correspondiente a la fuente.


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ÍNDICE PÁG.

I. Presentación………………………………………………………………………....4

II. Antecedentes ……………………………………………………..………………....5

III. Objetivo del Manual ………………………………………………………..………..6

IV. Base legal ……..……………………………….……………………………..……...6

V. Procedimientos.…..……………………………………………………...…………..8

➢ Planeación, gestión y ejecución de eventos ………………………………….8

VI. Simbología.………………………………………………………………………….17

VII. Registro de Ediciones ..……………………………………………………………18

VIII. Distribución .…..…………………………………………………………………….18

IX. Validación …………………………………………………………………………...19

X. Hoja de Actualización ……………………………...……………………………....20


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I. PRESENTACIÓN

Este manual tiene como objetivo determinar las actividades a realizar dentro del

Municipio de Zumpango, Administración 2019-2021; precisar y definir de forma

detallada el orden la estructura funcional de la coordinación de Logística y Protocolo

de Eventos; describe las funciones y principios que se deberán tomar en cuenta en

las múltiples actividades del Municipio y demás dependencias administrativas que lo

conforman.

La vigilancia del cumplimiento de las funciones que se establecen en este

documento, será la responsabilidad del Coordinador de Logística el cuál deberá

realizar revisiones periódicas al manual para mantenerlo actualizado e informar

sobre las modicaciones debidamente justicadas para su análisis, dictamen y

aprobación del Cabildo. Todo lo anterior, con la finalidad de cuidar la buena imagen

del Municipio, de sus autoridades y conservando el respeto a las tradiciones y

civilida d en los actos sociales que se lleven a cabo.


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II.ANTECEDENTES

Si se retrocede en el tiempo puede verse que la logística como tal, no surgió hace un

par de años como podría creerse. Si bien, la Logística tuvo sus orígenes en el

mundo militar, éste se remonta al siglo VII antes de Cristo. En esa época, en Grecia,

en el ámbito militar se encontraba el “Logístiko”, encargado principalmente de

determinar las cantidades de pertrechos que se necesitarían para avanzar de

acuerdo a los planes. Por lo tanto, este logístiko en una primera instancia era sólo un

calculista. Posteriormente, en el siglo II después de Cristo, aproximadamente, en la

época romana, surgió el “Logista”, cuya misión era la de proveer los suministros

necesarios a las tropas. Pero esta actividad no solo incluía abastecer de las

cantidades requeridas, sino también, de buscar las mejores fuentes de

aprovisionamiento (proveedores) y entregar a las unidades pertinentes. Así, con el

tiempo, la logística se fue posicionando a nivel operativo, táctico y estratégico en el

mundo de la milicia. Producto de los buenos resultados generados por ésta actividad

al interior de la milicia es que el mundo empresarial decidió importar el concepto y

aplicarlo. En sus principios, la logística no era más que tener el producto justo, en el

sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible. En la actualidad este

conjunto de actividades ha sido redefinido y hoy en día es todo un proceso. En la

década de los 50´s, es la etapa en la cual toma mayor importancia la logística,

debido a la transición que atraviesan los países más desarrollados, de una economía

caracterizada por el exceso de demanda a una economía con exceso de oferta. A

continuación se presenta un pequeño resumen de las características más relevantes

en la evolución de la logística.


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II. OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual de procedimientos tiene como objetivo describir de manera

puntual las actividades sustantivas que se realizan en la dependencia ofrecer

soluciones estratégicas que beneficien al desarrollo y fuidez de los eventos, cumplir

con los objetivos de logística y protocolo generales para ofrecer una buena imagen

del Municipio, brindar el servicio de mobiliario necesario para los eventos educativos

y culturales del Municipio, así como de organizaciones particulares y religiosas.

III.BASE LEGAL

➢ Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115 en cada una

de sus fracciones, Diario Oficial de la Federación 5 de febrero de 1917.

➢ Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, Artículo 129 Gaceta

del Gobierno del Estado de México, 10 de noviembre de 1917.

➢ Ley Orgánica Municipal del Estado de México, Artículos 1, 2, 31 Fracción XII,

Fracción XXIV, 57,59,60,61,62,63,64 Fracción III, 72,73,74,75,76,77,78,79

Gaceta del Gobierno del Estado de México, 02 de marzo de 1993.

➢ Bando Municipal de Zumpango, Estado de México, Artículo 130°,131° Gaceta

Municipal 05 de febrero de 2019.

➢ Y demás ordenamientos legales aplicables.


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III. Procedimientos

1. Nombre del Procedimiento

2. Objetivo

3. Alcance

4. Referencias

5. Responsabilidades.

6. Definiciones

7. Insumos

8. Resultados

9. Políticas

10. Desarrollo

11. Diagramación

12. Formatos e instructivos

13. Medición


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1.NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Planeación, gestión y ejecución de eventos turnados por las áreas Administrativas del Municipio de Zumpango. 2. OBJETIVO

• Llevar acabo los eventos que las diferentes áreas del Municipio giran a esta

Coordinación para su realización y se cumplan con la planeación y metas

programadas.

3. ALCANCE

• Todas las dependencias y/o unidades administrativas del Municipio así como

organismos externos y la ciudadanía en general.

4. REFERENCIAS ➢ Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115 en cada una

de sus fracciones, Diario Oficial de la Federación 5 de febrero de 1917.

➢ Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, Artículo 129 Gaceta

del Gobierno del Estado de México, 10 de noviembre de 1917.

➢ Ley Orgánica Municipal del Estado de México, Artículos 1, 2, 31 Fracción XII,

Fracción XXIV, 57,59,60,61,62,63,64 Fracción III, 72,73,74,75,76,77,78,79

Gaceta del Gobierno del Estado de México, 02 de marzo de 1993.

➢ Bando Municipal de Zumpango, Estado de México, Artículo 130°,131° Gaceta

Municipal 05 de febrero de 2019.

5. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Director de Gobernación el seguimiento de los eventos.

Es responsabilidad del Coordinador de Logística la elaboración actualización y

ejecución de este procedimiento.


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Es responsabilidad del personal que labora en la coordinación de logística llevar a

cabo las actividades descritas en este procedimiento.

6. DEFINICIONES ACTIVIDAD: Capacidad de obrar o de producir un efecto; cualidad o estado de lo

que es activo.

AGENDA: Conjunto de prioridades que el Municipio planea a manera de proyectos

y que se busca materializar a lo largo de la administración, también conocida como

conjunto de actividades por realizar con el objetivo de brindar una estabilidad a la

ciudadanía.

CONDICIÓN: Disposición que establecen las distintas partes en un acuerdo. Ayuda

a decidir si se aprueba o no una acción.

EVENTO: Un evento es un suceso de importancia que se encuentra programado.

LOGÍSTICA: Conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo

organizaciones de un ente, o de un servicio.

ORGANIZAR: Se conoce como organización a la forma como se dispone un sistema

para lograr los resultados deseados.

PROCEDIMIENTO: Método o modo de tramitar o ejecutar una cosa; actuación que

se sigue mediante trámites judiciales o administrativos.

PROCESO: Conjunto de actividades a que se somete una cosa para elaborarla o

transformarla.

REGISTRO: Documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas;

especialmente aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.

REQUISICIÓN: Documento que permite la realización de una solicitud de

adquisición de un producto o servicio a nivel interno de una organización. Esta

requisición es generada por un sector de la entidad y enviada a otro departamento o

área que se encarga de aprobar o rechazar el pedido.


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SOLICITANTE: Persona que solicita o pide una cosa, en especial si lo hace

formalmente y siguiendo un procedimiento establecido.

SOLICITUD: Documento en el que se solicita formalmente algo.

TRÁMITE: Paso que, junto con otros, debe realizarse de forma sucesiva para

solucionar un asunto que requiere un proceso.

7. INSUMOS

• Formato

• Fotografías

• Ficha informativa 8. RESULTADOS

Realización, logística y operatividad de los eventos turnados a la Coordinación.

9. POLITICAS

1. Se atenderán las peticiones para la realización de eventos únicamente cuando

sean recibidas con un formato para propuesta de evento y con la debida requisición

(para cotejar lo solicitado).

2. La autorización y liberación del presupuesto para la cobertura de las necesidades

de infraestructura para la realización de un evento depende de que sea autorizado

por parte Adquisiciones y Tesorería.


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10.DESARROLLO

No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA

1 INICIO

2 Realiza formato de petición para la realización de evento y requisición correspondiente.

Parte interesada

3 Recibe el Formato de petición para la realización de evento y requisición correspondiente

Coordinador de Logística

4 Visitará el lugar para recabar información necesaria para la realización del evento, se toman fotos, y recopilación de información

Operativo de Logística

5 Colabora junto con el jefe o auxiliar de Vinculación para obtener los datos necesarios para la realización de su evento. Recopilará la información necesaria para la realización de una ficha informativa

Parte interesada y Operativo de

Logística

6 Se gira oficio de petición y requisición al área de Adquisiciones para aprobación.

Coordinador de Logística Aquicisiones

7 Adquisiciones aprueba o no la requisición. Adquisiciones

8 Con el formato y la requisición aprobada se realiza el evento. (se da a firmar el resguardo de los bienes al área solicitada)

Coordinador de Logística

Parte interesada

9 Verifica que todo lo solicitado mediante requisición este en tiempo y hora.

Coordinador de Logística Operativo de

Logística Parte

interesada 10

FIN Coordinador de logística y Operativo de

logistica


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11. DIAGRAMA DE FLUJO NO.

Director de Gobernación

Parte interesada

Coordinación de

logística Director de Gobernación

Adquisiciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Realiza formato de

petición para la realización

de evento y requisición correspondiente

form

ato

forma

to

INICIO

Visitará el lugar para recabar información necesaria para la realización del evento, se toman fotos, y recopilación de información

Recibe el Formato de petición para la realización de evento y requisición correspondiente

Colabora junto con el jefe o auxiliar de Vinculación para obtener los datos necesarios para la realización de su evento. Recopilará la información necesaria para la realización de una ficha informativa

Se gira oficio de petición y requisición al área de Adquisiciones para aprobación.

Con el formato y la requisición aprobada se realiza el evento. (se da a firmar el resguardo de los bienes al área solicitada)

Adquisiciones aprueba o no la requisición.

Regresa a la parte responsable del evento la copia de la autorización y su requisición para que se lleve a cabo el evento solicitado

Verifica que todo lo

solicitado mediante

requisición este en tiempo

y hora.

format

o

foto

grafi

aaa

Ficha

informat

iva

expedi

ente

fin


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13.FORMATO NOMBRE DEL FORMATO “FICHA DE TRABAJO ”


Zumpango de Ocampo a ____ de ______ de 2019

Coordinación de Logística

Informe

El que suscribe (nombre de departamento y/o auxiliar administrativo) por medio del

presente describo a continuación las actividades realizadas en día de hoy (dd/m) en

la localidad de (lugar en el que se realizó la inspección o actividad).

• (Descripción de las actividades).



• (Descripción de las actividades

Sin más por memento me despido de usted, quedando a sus órdenes para

cualquier duda o aclaración.

A T E N T A M E N T E

_____________________________________

(Nombre del Departamento y/o Auxiliar)


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ZUMPANGO , MÉXICO A _______DE _____ DEL 2019

DEPARTAMENTO: COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA OFICIO No.: LG/003/2019-2021 ASUNTO: EL QUE SE INDICA

A QUÉN CORRESPONDA:

Por medio de este presente me dirijo a usted para hacer de su conocimiento, que se

entrega el siguiente equipo:

OBSERVACIONES:

ENTREGA RECIBE

Sin otra particular quedo de usted a sus finas órdenes para cualquier duda o aclaración

C. c. p. Archivo/Expediente


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DEPENDENCIA: PRESIDENCIA MUNICIPAL.

DIRECCIÓN DE GOBERNACIÓN.

COORDINACIÓN: LOGÍSTICA

DEPARTAMENTO: LOGÍSTICA

NO. DE OFICIO: DIR/LOG/OFIC/EXT/03/2019

EXPEDIENTE V/O.

Asunto: Contestación a oficio de petición

Zumpango Edo. De México a 30 de Abril de 2019

C. ________________

P R E S E N T E:

Por medio del presente escrito aprovecho la oportunidad, para enviarle un

cordial saludo y de conformidad con su oficio de fecha 22 de Abril del 2019, hago de

su conocimiento que esta Coordinación a mi cargo se encuentra en condiciones de

proporcionar apoyo con el siguiente material:

• AUDIO

De igual manera se requiere saber si ese Organismo transportará de ida y vuelta

el audio o en caso contrario, si es necesario que esta Coordinación realice citados

trabajos, se proporcione el combustible necesario para el trasporte del material antes

mencionado.

Sin más por el momento reciba un cordial saludo, esperando contar con su

compresión para que juntos hagamos un mejor gobierno.

A T E N T AM E N T E

________________________________

C. AGUSTIN TORRES CRUZ

CORDINADOR DE LOGÍSTICA


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13. MEDICIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR

DEFINICIÓN DEL INDICADOR

METODO DE CÀLCULO FRECUENCIA DE MEDICIÓN

Ejecución de eventos a los que asiste el Presidente Municipal

Planeacion ,gestión y ejecución de eventos en 2019/planeación ,gestión y ejecución de eventos en 2016.

(Numero de eventos realizados en

2018/numero de eventos realizados 2019) * 100

anual


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V.-SIMBOLOGÍA

Símbolo Significado

Marca el inicio del procedimiento

Cuadro con extracto de actividad

Línea de flujo

Determina el final del procedimiento

Determina a dar seguimiento al documento correspondiente Determina la evidencia fotográfica tomada en el lugar Determina el lugar donde se tiene el soporte para justificarlo.

Inicio

Fin

formato

fotogr

afia

expedi

ente


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VI. REGISTRO DE EDICIONES

Primera edición 2019: Elaboracion del Manual.

VII. DISTRIBUCIÓN

El original del manual de procedimientos se encuentra en la Coordinación de Logistica y eventos; Administración 2019 – 2021. No se emiten copias.


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VIII. VALIDACIÓN

_______________________________

LIC. MIGUEL ÁNGEL GAMBOA MONROY. Presidente Municipal Constitucional del Municipio de Zumpango México.

______________________________ C. JOSÉ LUIS PABLO VICENTE.

Director de Gobernación del Municipio de Zumpango México.

_______________________________ C.AGUSTIN TORRES CRUZ

Coordinador de Logìstica del Municipio de Zumpango México.


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IX. Hoja de Actualización de Procedimiento

Fecha de Actualización Nombre del Procedimiento

Actualizado

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