MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN ...

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA

-UIP-

Guatemala, 11 de diciembre de 2019

Manual de Procedimientos Unidad de Información Pública

Certificación de Punto Resolutivo de Aprobación del Consejo para la Reducción de Desastres

CODIFICACIÓN: CONRED-UIP-MP-01

Versión:

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Aprobación del Documento y Control de Revisiones

Aprobación del Documento

Nombre y Puesto

Firmas

Elaboró:

Lic. Carlos Benjamin Caal Mejia

Jefe de la Unidad de Información Pública

Revisó:

Lic. Dionel Florian y Florián

Prestador de Servicios

Visto Bueno:

Lic. Sergio García Cabañas

Ejecutivo CONRED

Autorizó:

Consejo Nacional para la Reducción de Desastres




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Control de Revisiones

No.de

Revisión

Fecha Revisión

Consideración del Cambio en el documento

0

Julio 2014

Documentos de nueva creación y en su 1ra. Versión fue realizada por la Unidad de Información Pública y Aprobada por la Secretaria Ejecutiva de CONRED, el cual está conformado por 3 procedimientos.

01 Marzo 2019

Se realiza la revisión del Manual de Procedimientos en su 1ra. Versión, tomando en consideración el cumplimiento de la Guía técnica y la plantilla Institucional proporcionada por la Dirección de Información Pública.

02 Mayo 2019

Se realiza la Actualizacióndel Manual de Procedimientos en base a las observaciones encontradas en la evaluación realizada por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Los cambios realizados son:

Se eliminó el punto II, las obligaciones de la –UIP-.

Se eliminó el punto II, las funciones de la –UIP-.

Se eliminó del punto IV, la estructura de la –UIP-.

el tiempo de la ejecución de los mismos, los 3 Procedimientos, el organigrama y los objetivos.


Manual de Procedimientos de la Unidad de Información Pública -UIP-


Versión:

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Vigencia:

Fecha Aprobación consejo

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ÍNDICE

1. Presentación …………………………………………………………………………….. 7

2. Objetivo General …………………………………………………………………… 7

3. Identificación e Interacción de los Procesos……………………………. 8

4. Descripción de los Procedimiento …………………………………………. 8

5. Procedimiento para Atención de Solicitudes

de Información Pública, con código: CONRED-UIP-PA-01……………………………………………………..……. 9

6. Procedimiento para Actualización de la página

Web de Información Pública, con código: CONRED-UIP-PA-02 ………………………………………………………………. 16

7. Procedimiento para la entrega de informe preliminar

y final de solicitudes de información a la Procuraduría

de los Derechos Humanos, con código:CONRED-UIP-PA-03 …… 23

8. Anexos ……………………………………………………………………………….. 28




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1. Presentación

Con el objetivo de contar con un documento en el cual se plasmen las funciones y actividades realizadas por la Unidad de Información Pública, se elabora el presente Manual de procedimientos, que contiene el marco jurídico, elfundamento legal de su operación, las funciones que realiza y su organización, entreotros aspectos importantes, que van encaminados a dar cumplimiento a la normativa establecida en el Decreto 57-2008 Ley de Acceso a la Información Pública. De acuerdo al Artículo 1 de la referida Ley, en la misma se establecen las normas y los procedimientos para “garantizar a toda persona interesada, sin discriminación alguna, el derecho a solicitar y a tener acceso a la información pública en posesión de las autoridades y sujetos obligados”, además de “garantizar las transparencia de la administración pública y de los sujetos obligados”, con la finalidad de “favorecer por el Estado la rendición de cuentas a los gobernados, de manera que puedan auditar el desempeño de la administración pública”. Para lograr tal objetivo, dicho marco jurídico se basa en los principios de máxima publicidad, transparencia en el manejo y ejecución de los recursos públicos y actos de la administración pública, gratuidad en el acceso a la información pública y sencillez y celeridad de procedimiento.

2. Objetivo General

Realizar todas las acciones necesarias para dar cumplimiento a la normativa establecida en el Decreto 57-2008 Ley de Acceso a la Información Pública, por medio de la Unidad de Información Pública, relativas a la recepción, trámite y entrega de las solicitudes de información requeridas a la SE-CONRED.




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3. Identificación e Interacción de los Procesos.

Proceso

Procedimientos

Codificación

Entrega de información de todas

las Direcciones y Unidades de SE-

CONRED

Generación de informes a la Unidad de Información Pública

CONRED-DF-MP-06

Traslado interno de informe Avance cuatrimestral

CONRED-DPDI-PA-34

4. Descripción de los Procedimientos

Derivado de la revisión y análisis realizado, se estableció la necesidad de actualizar el presente Manual de Procedimientos, el cual contiene tres (3) Procedimientos que incluyen las funciones de funcionarios y empleados de la Unidad de Información Pública –UIP-, con el fin que las actividades sean desarrolladas con forme a las Leyes y Normas vigentes, mismos que se describen a continuación:

No.

Procedimientos

Codificación

1

Procedimiento para Atención de Solicitudes de Información Pública

CONRED-UIP-PA-01

2

Procedimiento para Actualización de la página Web de Información Pública

CONRED-UIP-PA-02

3

Procedimiento para la entrega de informe preliminar y final de solicitudes de información a la Procuraduría de los Derechos Humanos.

CONRED-UIP-PA-03



CODIFICACIÓN: CONRED-UIP-PA-01

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Atención de Solicitudes de Información Pública A. Objetivo

Mantener el cumplimiento del Decreto 57-2008 de la Ley de Acceso a la Información Pública, que permitirá dar en tiempo y espacio las requisiciones necesarias por cualquier ciudadano e entidad en petición a la Unidad de Información Pública de la SE-CONRED.

B. Alcance El alcance de la Descripción del Procedimiento para Atender las Solicitudes de la Unidad de Información Pública aplica a las Direcciones y Unidades sujetas al acceso de la Información Pública de la SE-CONRED, por otro lado, para Instituciones Nacionales e Internacional y Ciudadanos en forma Individual que así lo requieran, tomando en consideración todo lo que se tenga en disponibilidad y de acceso en tiempo estipulado por la ley.

C. Referencia Acuerdo Gubernativo 54-2012

Acuerdo Gubernativo 49-2012

Decreto Número 57-2012, Ley de Acceso a la Información Pública.

Ley del Organismo Judicial.

Constitución Política de la República de Guatemala.

D. Responsabilidades La Unidad de Información Pública, a través de las diferentes direcciones o unidades internas de la SE-CONRED, trasladará la Solicitud de Información requerida por el conducto designado, dentro del plazo establecido, para su adecuada administración y publicación que así se requiera.




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E. Definiciones:

Descripción

Definición

Procedimiento

Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de materiales y tecnologías, y la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Sujeto Obligado

Persona individual o jurídica, publica, privada, nacional o internacional de cualquier naturaleza, institución o entidad del Estado, organismo, órgano, entidad, dependencia, institución y cualquier otro que maneje, administre o ejecute recursos públicos, bienes del Estado o actos de la administración pública en general, que está obligado a proporcionar la información pública que se le solicite.

Información Reservada

Información pública cuyo acceso se encuentra temporalmente restringido por disposición expresa de una ley, o haya sido clasificada como tal.

Información Pública

Es aquella información que crean o controlan los entes públicos, sean estatales o no estatales. Es la información que toda persona tiene derecho a solicitar, y recibir por parte de los órganos públicos.




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Derecho de acceso a la información pública

Constituye el derecho que le asiste a toda persona de acceder a la información generada, administrada o en poder de los sujetos obligados descritos en la Ley de Acceso a la Información Pública.

Enlaces o personas designadas

Persona designada para dar respuesta a las solicitudes de información pública remitidas por el director de la Unidad de Información Pública, a requerimiento de los usuarios.

Información pública de Oficio

Es la que los sujetos obligados deben tener actualizada y disponible en todo momento para consulta de cualquier interesado, es la información dada bajo la garantía de confiabilidad

F. Interacción con otros procedimientos:

Recepción de documentos de solicitud de información Física

Recepción de documentos de solicitud de información Electrónica

Recepción de documentos de solicitud de información Telefónica

G. Políticas: a. Fortalecimiento de la imagen institucional en cumplimiento con el derecho de

petición por medio del libre acceso a la información pública.

b. Fortalecimiento y garantía de la transparencia en las acciones que realiza la SE-CONRED, en el cumplimiento de su mandato, brindando a la población e instituciones.

c. Fortalecimiento de la información pública en el portal de la SE-CONRED, fomentando la cultura de transparencia.




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H. Formatos requeridos:

No.

Nombre del formato

No. Anexo

1

Solicitud de Información a Pública a las diferentes Direcciones y Unidades, código: CONRED-UIP-01.

Anexo 1

2

Formato de Providencia para Requerir Solicitud de Información Pública solicitada, código: CONRED-UIP-02.

Anexo 2

I. Descripción del procedimiento:

No.

Unidad/Puesto

Actividad

1

Técnico Administrativo y/o Jefe de Información

Pública

Revisa diariamente la base de datos y correo electrónico para verificar si hay nuevas solicitudes de información.

2


Pública

Registra de las solicitudes de información pública en la base de datos interna de la –UIP-.

3


Pública

Traslada solicitud de información a la Dirección o Unidad correspondiente.

4 Dirección/Unidad

Recibe Providencia o correo electrónico de la solicitud de

información solicitada y la revisa

5 Técnico Administrativo

y/o Jefe de Información Pública

Recibe y revisa de las Direcciones o Unidades información solicitada.




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Notifica y Entrega al solicitante mediante resolución administrativa en forma personal o correo electrónico la información requerida por el solicitante.



Registra en la base de datos interna la fecha de entrega de la información del solicitante.

8

Técnico Administrativo de Información Pública

Forma el Expediente.

9 Técnico Administrativo de


Archiva el expediente por Dirección o Unidad en el archivo físico y electrónico de la Unidad de Información Pública.

10 Fin del procedimiento




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J. Diagrama de Flujo

Procedimiento Para Atención de Solicitud de Información Pública

Jefe y/o Técnico Administrativo de IP

Dirección / Unidad Solicitante

Recibe Providencia mediante oficio o correo

Electrónico

La UIP recibe y revisa de las Direcciones o Unidades

la información solicitada

Inicio

Revisa base De datos y correos

Electrónicos

Registro de solicitudes

en base de datos interna

Traslado de solicitud a

las distintas Dirección

o Unidades

Notifica y Entrega la

Información requerida

A

Recibe la información

requerida




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Procedimiento Para Atención de Solicitud de Información Pública

Unidad de Información Pública

Dirección / Unidad Solicitante

Registra en

base de

datos interna

FIN

Archiva expediente por Direcciones o

Unidades

A

Forma el Expediente


Procedimiento para Actualización de la Página Web de Información Pública


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Actualización de la Página Web de Información Pública

A. Objetivo

Mantener actualizada y disponible la información para que en cualquier momento sea consultada por las personas interesadas a través del portal electrónico de la SE-CONRED.

B. Alcance El alcance de la descripción del Procedimiento para la Actualización de la Pagina Web de Información Pública de la SE-CONRED, está dirigida al Público en general que consulta la información pública de la institución en la página Web, Direcciones y Unidades que conforman la SE-CONRED.

C. Referencia Decreto 57-2008 del Congreso de la República Ley de Acceso a la Información

Pública.

Decreto 101-97 ley orgánica del presupuesto.

D. Responsabilidades La Unidad de Información Pública es la responsable de trasladar para su publicación en la página Web Institucional a la Dirección de Comunicación social, toda la información de oficio para cumplir con lo establecido en el artículo 7 y 10 del decreto 57-2008, ley de Acceso a la Información Pública y 17 ter del decreto 101-97 ley orgánica del presupuesto, generada por las Direcciones y Unidades. También publicar y actualizar la información en los sistemas electrónicos y deberá coincidir exactamente con los sistemas de administración financiera, contable y de auditoría y esta deberá ser actualizada en los plazos establecidos según Artículo 7 de la Ley.




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E. Definiciones:

Descripción

Definición

Página Web:

Una página web es la que está compuesta principalmente por información electrónica conformada de textos y/o módulos multimedia, así como por hiperenlaces; además puede contener o asociar hoja de estilo, datos de estilo para especificar cómo debe visualizarse, y permitir interactividad. a la legislación vigente.

Procedimiento

Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de materiales y tecnologías, y la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Sujeto Obligado

Persona individual o jurídica, publica, privada, nacional o internacional de cualquier naturaleza, institución o entidad del Estado, organismo, órgano, entidad, dependencia, institución y cualquier otro que maneje, administre o ejecute recursos públicos, bienes del Estado o actos de la administración pública en general, que está obligado a proporcionar la información pública que se le solicite.




Versión:

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Información Reservada

Información pública cuyo acceso se encuentra temporalmente restringido por disposición expresa de una ley, o haya sido clasificada como tal.


Es aquella información que crean o controlan los entes públicos, sean estatales o no estatales. Es la información que toda persona tiene derecho a solicitar, y recibir por parte de los órganos públicos.

Derecho de acceso a la información pública

Constituye el derecho que le asiste a toda persona de acceder a la información generada, administrada o en poder de los sujetos obligados descritos en la Ley de Acceso a la Información Pública.

Enlaces o personas designadas

Persona designada para dar respuesta a las solicitudes de información pública remitidas por el director de la Unidad de Información Pública, a requerimiento de los usuarios.

Información pública de Oficio

Es la que los sujetos obligados deben tener actualizada y disponible en todo momento para consulta de cualquier interesado, es la información dada bajo la garantía de confiabilidad




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F. Interacción con otros procedimientos: Recepción de documentos de solicitud de información Física



G. Políticas:

Ley de Acceso a la Información Pública, según Artículo 7 Actualización de Información: Los sujetos obligados deberán actualizar su información en un plazo no mayor de 30 (treinta) días, después de producirse en un cambio.

Ley de Acceso a la Información Pública, según Artículo 39 Sistemas de información electrónicos: Los sujetos obligados establecerán como vía de acceso a la información pública, entre otros, sistemas de información electrónicos. Bajo la responsabilidad de la autoridad máxima garantizara que la información pública sea fidedigna y legitima.

H. Formatos requeridos:

No.

Nombre del formato

No. Anexo

1

Formulario de Ingreso de Solicitud para Información Pública Vía Web y Manual, código: CONRED-UIP-03

Anexo 3

2

Formato de Providencia para Requerir Solicitud de Información Publica solicitada, código: CONRED-UIP-02

Anexo 2




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I. Descripción del procedimiento:

No. Unidad Administrativa/

Puesto Actividad

1 Jefe y/o Técnico Administrativo

de Información Pública

Solicita por escrito la información institucional actualizada a Direcciones y Unidades de la SE-CONRED., esta actividad una vez se solicita, se vuelve eventual solo a manera de recordatorio.

2 Direcciones/Unidades de la

SE-CONRED

Envía la información solicitada a la Unidad de Información Pública –UIP-.



Recibe por medio de oficio y C.D o USB institucional de la Dirección Financiera, Dirección Administrativa, Dirección de Coordinación, Dirección de Planificación, Dirección Administrativa, Dirección de Planificación y Subdirección Territorial, la información correspondiente al artículo 10 decreto 57-2008 ley de Acceso a la Información Pública y 17 TER decreto 101-97 ley orgánica del presupuesto los primeros cinco días hábiles de cada mes.



Traslada a la Dirección de Comunicación Social por medio de oficio la información recibida de las siguientes Direcciones: Dirección Financiera, Dirección Administrativa, Dirección de Coordinación, Dirección de Planificación, Dirección Administrativa, Dirección de Planificación y Subdirección Territorial, para su publicación en la página web, institucional




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5 Dirección De Comunicación Social

Publica la información en la Web de las Direcciones/Unidades a través de la plataforma creada por la Dirección de Comunicación Social.

6 Técnico Administrativo de


Archiva la información recibida en forma física y digital.

7

Fin del procedimiento.


Procedimiento para Actualización de la Página Web


CODIFICACIÓN: CONRED-DPDI-PA-02

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J. Diagrama de Flujo


Jefe / Técnico Administrativo de Información Pública

Direcciones / Unidades Dirección Comunicación

Social –DCS-

Recibe por medio de oficio y

CD o USB la información

INICIO

Solicita y actualiza

información

Envía la información a la

UIP

Archiva la información

recibida de forma digital

Recibe y traslada la

información a la –DCS-

Publica en la

Web

FIN


Procedimiento para Entrega del Informe Preliminar y Final de Atención de Solicitudes de Información a la

Procuraduría de los Derechos Humanos


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Entrega del Informe Preliminar y Final de Atención de Solicitudes de Información a la Procuraduría de los Derechos Humanos A. Objetivo

Informar a la Procuraduría General de los Derechos Humanos, sobre las solicitudes generadas durante el año, en cumplimiento de lo estipulado en la Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto 57-2008.

B. Alcance Se reporta todas las solicitudes de información recibidas de las personas solicitantes en la Unidad de Información Público a través de la plataforma electrónica.

C. Referencia Legal Ley de Acceso a la Información Pública Decreto 57-2008 del Congreso de la

República.

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres, Acuerdo Gubernativo 49-2012 Artículo 55.

D. Responsabilidades

La Unidad de Información Pública deberá presentar al Procurador de los Derechos Humanos, un informe por escrito y digital correspondiente al año anterior, a más tardar antes de que finalice el último día hábil del mes de enero del siguiente año y los informes preliminares que requiriera la misma.





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E. Definiciones:

Descripción

Definición

Informe de los sujetos obligados

Los sujetos obligados deberán presentar al Procurador de los Derechos Humanos, un informe preliminar y final, por escrito correspondiente al año anterior, a más tardar antes de que finalice el último día hábil del mes de enero siguiente.

Preliminar Es el informe presentado en un lapso de tiempo establecido y solicitado por la Procuraduría General de los Derechos Humanos.

Final Es el resultado o la consecuencia de la acción de informar.

F. Interacción con otros Procedimientos: Recepción de documentos de solicitud de información Física



G. Políticas:

Autoridad Reguladora: El acceso a la información Pública como derecho humano fundamental previsto en la Constitución Política de la República de Guatemala y los tratados o convenios internacionales en esta materia ratificados por el Estado de Guatemala, estará protegido por el Procurador de los Derechos Humanos en los términos de la Ley de la comisión de los Derechos Humanos del Congreso de la República y del Procurador de los Derechos Humanos, Decreto número 54-86 del Congreso de la República. Facultades de la autoridad reguladora: El Procurador de los Derechos Humanos tiene las atribuciones en materia de derecho de acceso a la información pública previstas en los artículos 13, 14 y demás artículos aplacables de la Ley de la Comisión de los Derechos Humanos del Congreso de la República y del Procurador de los Derechos Humanos. Decreto Número 54-86 del Congreso de la República.





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H. Formatos Requeridos:

No.

Nombre del formato

No. Anexo

1 Formato de Resolución Administrativa de la Unidad de Información Pública, Código: CONRED-UIP-04

Ver Anexo 4

2 Formato Cédula de Notificación, Código: CONRED-UIP-05

Ver Anexo 5

I. Descripción del Procedimiento:


Puesto Actividad

1 Jefe de Información

Pública

Solicita al Técnico Administrativo de Información Pública subir a la “Plataforma de Informes para Sujetos Obligados”, la información de las solicitudes formuladas a la SE-CONRED durante los plazos establecidos por la ley tanto para el informe preliminar como para el final, el cual debe contener: Número de solicitudes formuladas, tipo de información requerida, resultado de cada una de las solicitudes, tiempos de respuesta, cantidad de solicitudes pendientes, cantidad de solicitudes con ampliación de plazos, número de solicitudes desechadas, cantidad de solicitudes no satisfechas por ser información reservada o confidencial y número de impugnaciones.

2

Técnico Administrativo de Información Pública

Realiza el ingreso de la información en la “Plataforma de Informes para Sujetos Obligados” de la Procuraduría de los Derechos Humanos e imprime y firma la Constancia de Envío Electrónico del informe ya sea preliminar o final

3 Jefe de Información

Pública Firma la Constancia de Envío Electrónico del informe preliminar o final





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Puesto Actividad

4 Técnico Administrativo de Información Pública

Envía la Constancia de Envío Electrónico del informe ya sea preliminar o final firmada a la sede central de la PDH o a la auxiliatura más cercana.

5 Técnico Administrativo de Información Pública

Archiva el expediente

6 Fin del procedimiento





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Jefe de Información Pública Técnico Administrativo de

Información Pública DPH

Imprime y firma y traslada la Constancia de Envío Electrónico del informe

preliminar o final

INICIO

Solicita subir a la “Plataforma de Informes para Sujetos Obligados”,

información de las solicitudes formuladas a la

SE-CONRED

Sube la información

indicada a la plataforma

Archiva el expediente

Firma Constancia de Envío

Electrónico del informe preliminar o final y traslada

para envío

FIN

Recibe el Expediente Conforma y envía el

Expediente

Formato Actualiz ación del Manual de Procedimientos

Manual de Procedimientos Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional

ANEXOS del Manual de Procedimientos de la Unidad de

Información Pública -UIP-

CODIFICACIÓN: CONRED-DPDI-MP-01

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ANEXOS





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Anexo 1. Solicitud de información pública a las diferentes Direcciones y Unidades,

código: CONRED-UIP-01.





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Anexo 2. Formato de providencia para requerir solicitud de Información Pública

solicitada, código: CONRED-UIP-02.

Anexo 3.Formulario de Ingreso de Solicitud para Información Pública Vía Web y





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Vigencia:


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Manual, código: CONRED-UIP-03.





Versión:

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Vigencia:


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Anexo 4.Formato de Resolución Administrativa de la Unidad de Información Pública,

Código: CONRED-UIP-04.





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Anexo 5.Formato Cédula de Notificación, Código: CONRED-UIP-05.

Formato Actualización de Manual de ProcedimientosDGIRRD-02-2018. doc.

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