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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN MUNICIPIO DE ZUMPANGO
FEBRERO 2019
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Ayuntamiento de Zumpango, 2019-2021. Dirección de Administración. Plaza Juárez, S/N, Bo. San Juan Centro, Zumpango, Estado de México. Palacio Municipal. Teléfonos: (591) 9179419 Ext. 114
Dirección de Administración. Enero 2019. Impreso y hecho en Zumpango, Estado de México. La reproducción total o parcial de este documento se autorizará siempre y cuando se dé
el crédito correspondiente a la fuente.
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ÍNDICE
I. Introducción.………………………………………………………..………
II. Objetivo del Manual………......…………………………………….…….
III. Base Legal…………..…………………………………………………….
IV. Procedimientos………………………………………………………......
Coordinación de Administración
➢ Selección y contratación a servidores públicos………………………….
➢ Pago de nómina a los servidores públicos……………………………….
Jefatura de Mantenimiento y Control Vehicular
➢ Abastecimiento de combustible a las diferentes unidades……………..
➢ Control y mantenimiento del parque vehicular…………………………..
Jefatura de Servicios Generales
➢ Limpieza en el H. Ayuntamiento de Zumpango………………….……...
Coordinación de Sistemas e Informática
➢ Operativo de la coordinación de tecnologías de la información……….
Coordinación de Adquisiciones
➢ Compras y Adquisiciones………………………………………………….
V. Simbología………………………………………………………….……..
VI. Registro…………………………………………………………….……..
VII. Distribución……………………………………………………….……...
VIII. Validación…………………………………………….………….………
IX. Hoja de actualizaciones de Procedimiento……………………………
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I. INTRODUCCIÓN
La sociedad que pertenece al Municipio de Zumpango exige de su Gobierno
cercanía y responsabilidad para lograr con hechos, acciones un mejor resultado
para mejores condiciones de vida. Es por ello que el ayuntamiento impulsa la
construcción de un Gobierno eficiente y de resultados, cuyo propósito fundamental
es la generación de acuerdos, para la solución de las demandas sociales.
Es compromiso del Ayuntamiento Municipal de Zumpango, establecer los
procedimientos necesarios para la organización de trabajo, permitiendo optimizar y
disminuir los tiempos en el desarrollo de las actividades que realizan las áreas
involucradas.
En el presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Administración,
menciona el proceso que maneja cada una de las Jefaturas y Coordinaciones que
la integran, esto se realizó a través de identificar las principales actividades
administrativas y así poder integrar los diferentes elementos, criterios métodos e
información básica, precisando las funciones encomendadas.
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II. OBJETIVO
Es compromiso del Ayuntamiento Municipal de Zumpango, establecer los
procedimientos necesarios para la organización de trabajo, permitiendo optimizar y
disminuir los tiempos en el desarrollo de las actividades que realizan las áreas
involucradas.
El presente Manuel de Procedimientos tiene por objetivo aumentar y mejorar el
buen funcionamiento del área de administración, mejorando las habilidades de los
servidores públicos municipales mediante asesorías y capacitaciones para el
desarrollo de sus actividades de acuerdo con la normatividad vigente, para
optimizar el funcionamiento de los recursos materiales y humanos.
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III. BASE LEGAL
CONSTITUCIÓN.
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Art. 115, 116, Fracción VII, 127, 27,123.
• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Art. 122, 139, 123, 124, 125, 126, 127, 147.
LEYES.
• Ley Orgánica Municipal del Estado de México. Título IV.
• Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.
• Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios Art. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8.
• Ley Federal del Trabajo. Art. 1, 2, 3Bis, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15ª, 15B, 15D, 16, 17, 18, 19, 1004C.
CÓDIGOS.
• Código Financiero del Estado de México y Municipios.
56, 56Bis, 57, 59 Fracc. XI.
• Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.
BANDOS.
• Bando Municipal de Zumpango 2019. Art. 141, 142, 143, 144, 145, 146.
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IV. PROCEDIMIENTOS
1. Nombre del Procedimiento
2. Objetivo
3. Alcance
4. Referencias
5. Responsabilidades.
6. Definiciones
7. Insumos
8. Resultados
9. Políticas
10. Desarrollo
11. Diagramación
12. Medición
13. Formatos e instructivos
14. Simbología
15. Registro de Ediciones
16. Distribución
17. Validación
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COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Selección y contratación a servidores públicos.
OBJETIVO:
Mantener el buen funcionamiento de cada dirección, coordinación o jefatura al
contratar personal altamente capacitado para realizar las funciones.
ALCANCE:
Aplica a los servidores públicos que integran la Coordinación de Administración
del Municipio de Zumpango y a los ciudadanos que desean ingresar a laborara
dentro del Ayuntamiento.
REFERENCIAS:
Bando Municipal de Zumpango 2019 de la Dirección de Administración: Artículo
141 Fracción II. Artículo 142 Fracción I, II y III.
RESPONSABILIDADES:
• El coordinador de Administración es el encargado de supervisar la correcta
aplicación del proceso de contratación y movimientos en general en base a
normas y procedimientos con el fin de proporcionar las condiciones
adecuadas para el desarrollo del personal.
• Reclutar, seleccionar y contratar personal capacitado para cubrir algún
puesto.
• Asignar a las diversas áreas de la Administración Pública Municipal el
personal que requieran para realizar sus actividades.
DEFINICIONES:
Servidor público: Es aquella persona que se encarga de realizar una tarea con el
fin de generar un bienestar entre la sociedad, por lo regular se encuentran
trabajando al servicio del Estado, generalmente en la administración pública.
Contratación: Es la concreción de un contrato a un individuo a través de la cual
se conviene, acuerda, entre las partes intervinientes, generalmente empleador y
empleado, la realización de un determinado trabajó o actividad, a cambio de una
suma de dinero estipulada o cualquier otro tipo de compensación negociada.
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INSUMOS:
• Documentos para expediente
• Contrato
RESULTADOS:
Tener servidores públicos capacitados para realizar sus funciones correctamente
DESARROLLO
NO. Unidad administrativa /
Puesto
Actividad
1 Coordinador de
Administración
Se realiza un análisis de la vacante a cubrir.
2 Coordinador de
Administración
Realizar el perfil con las especificaciones que
necesita tener el servidor público para poder
cubrir el puesto.
3
Coordinador de
Administración
Abrir la convocatoria y verificar en los
curriculum de las personas interesadas quien
cubre con el perfil para cubrir el puesto.
4 Coordinador de
Administración
Se realiza entrevista con los posibles
candidatos para corroborar si son aptos para
cubrir la vacante.
5 Presidente Municipal /
Coordinador de administración
Se verifica con el presidente al candidato
seleccionado para su autorización.
6 Auxiliar administrativo Se realiza la recepción de sus documentos
oficiales para poder armar su expediente.
7 Candidato seleccionado Se realiza la firma de contrato con el
candidato seleccionado.
8 Coordinador de
Administración
Se le indica al nuevo servidor público el día
que tiene que ingresar a laborar.
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DIAGRAMA DE FLUJO
NO. COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN
PRESIDENTE MUNICIPAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CANDIDATO SELECCIONADO
INICIO
U
Análisis de la vacante a cubrir
Realizar perfil de la vacante
Abrir convocatoria y buscar al candidato
más viable
Realizar entrevistas
Recepción de documentos
Ingreso
Firma de contrato
Autorización del
presidente president
e
SI
NOO
Se le da las gracias al candidato
FINU
1
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3
4 5 6 7
8
9
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MEDICIÓN:
Objetivo o resumen narrativo
Nombre
Indicadores Fórmula
Frecuencia y Tipo
Medios de verificación
Supuestos
Actualización de los movimientos de altas y bajas de los servidores públicos
Porcentaje de movimientos de personal
(Movimientos de altas y bajas efectuados / Movimientos de altas y bajas en proceso) *100
Semestral Gestión
Registros Administrativos
La normatividad administrativa en materia de recursos humanos marca el procedimiento de alta y baja para el personal
ELABORÓ
C. Fernanda Jeraldine Sánchez Navarro
REVISÓ
C. Eduardo García Vázquez
AUTORIZÓ
C. Eduardo García Vázquez
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Pago de la nómina a los servidores públicos.
OBJETIVO:
Realizar los pagos y deducciones correspondientes a todos los servidores públicos
del Ayuntamiento de Zumpango en tiempo y forma.
ALCANCE:
Aplica a la Coordinación de Administración del Municipio de Zumpango en
especial Director de Administración, asistente de nómina y a Tesorería.
REFERENCIAS:
Bando Municipal de Zumpango 2019 de la Dirección de Administración: Artículo
141 Fracción IV. Artículo 142 Fracción V y VI.
RESPONSABILIDADES:
• La encargada de nómina determina las percepciones, deducciones,
cuotas impuesto y retenciones en el sistema de cada servidor público
del Ayuntamiento de Zumpango.
• Realizar las actividades necesarias para elaborar y actualizar los
tabuladores de sueldos.
• Recibir validar y archivar los movimientos e incidencias del personal,
para aplicarlos a la nómina conforme a la normatividad aplicable.
• Precisar la nómina de pagos y emitir los reportes necesarios.
• Recibir, aplicar la nómina de pagos y resguardar la información
comprobatoria del pago de remuneraciones, así como los
descuentos en favor de terceros que se efectúen por concepto de
pago de ISEMMYN, etc.
DEFINICIONES:
NOI: Sistema de nómina integral especializado en automatizar los aspectos
importantes de la nómina gracias a su versatilidad y su fácil manejo se obtiene un
cálculo exacto de las deducciones y percepciones de tus trabajadores.
Nómina: Cantidad de dinero que recibe regularmente una persona por el trabajo
realizado en una empresa o entidad pública.
INSUMOS:
Recibo de nómina.
RESULTADOS:
Realizar el correcto pago a los servidores públicos en el tiempo establecido.
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DESARROLLO
NO. Unidad administrativa /
Puesto
Actividad
1
Asistente de nómina Vaciar la información de puntualidad
y asistencia del reloj checador
correspondiente a la computadora.
2 Asistente de nómina Meter las incidencias de cada
colaborador al sistema de NOI.
3 Director de Administración /
Asistente de nómina
Revisar y analizar la información y
órdenes de descuento que tenga
algún servidor público.
4 Asistente de nómina Realizar el cálculo de la nómina con
las incidencias que se sacaron del
reloj checador.
5 Asistente de nómina Realizar el timbrado de los recibos
de nómina de cada servidor público.
6 Servidor Público Cada colaborador asiste al
departamento de administración para
la firma de su recibo de nómina.
7 Tesorería Realizar el pago de la nómina de
todos los servidores públicos en
tiempo y forma.
8 Asistente de ISSEMYM Digitalizar la nómina correspondiente
a la quincena pagada.
9 Asistente de nómina Entregar la nómina pagada de forma
física a Tesorería
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MEDICIÓN:
Objetivo o resumen narrativo
Nombre
Indicadores Fórmula
Frecuencia y
Tipo
Medios de verificación
Supuestos
Detección y determinación de incidencias a los registros de puntualidad y asistencia.
Tasa de variación en las incidencias determinadas por concepto de los registros de puntualidad y asistencia.
(Incidencias determinadas por concepto de los registros de puntualidad y asistencia en el mes actual/ Incidencias determinadas por concepto de los registros de puntualidad y asistencia en el mes anterior) - 1) *100
Mensual Gestión
Registros Administrativos
La normatividad administrativa marca los controles de puntualidad y asistencia que debe seguir el ayuntamiento
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DIAGRAMA
NO. Asistente de nómina
Director de Administración
Servidor Público
Asistente de ISSEMYM
Tesorería
ELABORÓ
C. Fernanda Jeraldine Sánchez Navarro
REVISÓ
C. Eduardo García Vázquez
AUTORIZÓ
C. Eduardo García Vázquez
INICIO
U
Vaciar información
del checador
Meter incidencias al sistema
NOI
Verificar información
de descuentos
de servidores públicos
Calculo de nómina
Pago de la nómina
Timbrado de los
recibos de nómina
Firma del recibo de nómina
Digitalizar la nomina
Entregar a tesorería
FINU
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3
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1
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JEFATURA DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Abastecimiento de combustible a las diferentes unidades.
Control y mantenimiento del parque vehicular.
OBJETIVO:
Efectuar el mantenimiento y abastecimiento de combustible correspondiente a
cada unidad vehicular, para que se encuentre en buen estado y así cada área
pueda efectuar sus actividades correspondientes.
ALCANCE:
Aplica a los servidores públicos de la jefatura de control y mantenimiento vehicular
dar mantenimiento y abastecimiento de combustible, y cada área que cuente con
unidades vehiculares para el suministro de lo mismo.
REFERENCIAS:
Bando municipal de Zumpango 2019 de la Dirección de Administración, Artículo
141 Fracción IX, Articulo 142 Fracción IX, X, XI, XII, XIII y XIV.
RESPONSABILIDADES:
• El director de la jefatura de control y mantenimiento vehicular es el
responsable llevar un buen control para dar mantenimiento y
abastecimiento de combustible a las unidades activas que se encuentran en
el parque vehicular.
• Requerir al área solicitante la requisición correspondiente, para así efectuar
el mantenimiento a la unidad.
• Proporcionar combustible requerido, previamente con la autorización del
presidente municipal.
DEFINICIONES:
Parque vehicular: La totalidad de los vehículos automotores propiedad del
municipio, o que tenga bajo su resguardo o custodia.
Usuario: El servidor público o trabajador del municipio, encargado y responsable
de la conducción de algún vehículo, propiedad del municipio o que se encuentre
bajo su resguardo o custodia.
Vehículo: Todo medio de transporte y/o de carga que forme parte del patrimonio
del ayuntamiento, o bien, que tenga bajo su resguardo o custodia.
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INSUMOS:
• Kilometraje del vehículo.
• Requisición de mantenimiento, previamente firmada y autorizada por el
encargado de adquisiciones y el presidente municipal.
RESULTADOS:
Vehículo en un estado óptimo. (Mantenimiento)
Vehículo abastecido. (Combustible).
DESARROLLO
NO.
UNIDAD
ADMINISTRATIVA/
PUESTO.
ACTIVIDAD.
1
Presidente municipal Autoriza los litros necesarios a los vehículos
oficiales que lo requieran, en la gasolinera
designada para el abasto.
2
Jefe de control y
mantenimiento vehicular.
Revisa que los vehículos carguen
combustible, en horarios específicos para
cada área.
3
Jefe de control y
mantenimiento vehicular.
Abastecimiento de combustible de 5:00-6:00 a
la comisaría de seguridad ciudadana.
4
Jefe de control y
mantenimiento vehicular.
Abastecimiento de combustible de 6:00-7:00 a
la dirección de servicios públicos.
5
Jefe de control y
mantenimiento vehicular.
Abastecimiento de combustible de 7:00-8:00 a
protección civil y bomberos.
6
Jefe de control y
mantenimiento vehicular.
Abastecimiento de combustible de 8:00-9:00 a
áreas solicitantes con previa autorización del
presidente municipal.
7
Jefe de control y
mantenimiento vehicular.
Solicita a la gasolinera el corte del suministro
para comprobación con los tickets, y la
relación de los vehículos.
8
Auxiliar
administrativo/secretaría
Revisa el kilometraje de cada vehículo, para
corroborar los kilómetros recorridos respecto
al consumo de combustible.
9
Auxiliar
administrativo/secretaría
Se integra en los formatos para llevar el
control por medio digital, así mismo se archiva
correspondientemente.
Página 18
NO.
UNIDAD
ADMINISTRATIVA/
PUESTO.
ACTIVIDAD.
1
Jefe de control y
mantenimiento vehicular.
Revisa las unidades que requieran
manteniendo vehicular.
2
Área solicitante. Hace la requisición correspondiente, al
encargado de adquisiciones para dicho
mantenimiento.
3
Encargado de
adquisiciones y
presidente municipal.
Firman y autorizan la requisición solicitada.
4
Jefe de control y
mantenimiento vehicular.
Darle seguimiento para que el vehículo entre
a taller, ya sea mecánico, eléctrico y/o
transmisiones.
5
Jefe de control y
mantenimiento vehicular.
Inspecciona periódicamente los talleres para
verificar el avance del vehículo.
6
Jefe de control y
mantenimiento vehicular.
Recoger junto con el área solicitante la unidad
al 100%.
7
Área solicitante. Firma de conformidad previamente revisando
que el vehículo se encuentre en buenas
condiciones en su totalidad.
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DIAGRAMA
INICIO
Autoriza litros necesarios de
carga
Carga en horarios específicos.
Comisaría de 5:00-6:00
Servicios públicos de 6:00-7:00
Protección civil de 7:00-8:00
Extraordinario de 8:00-9:00
Corte de suministro
(comprobación)
Corroboración de kilometraje
Control y archivo
SI
NO
1
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5
6
7
FIN
FIN
NO. PRESIDENTE SUBDIRECTOR JEFE DE MANTENIMIENTO AUXILIAR ADMON / MUNICIPAL DE COMPRAS VEHICULAR SECRETARIA
3
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12
INICIO
Autorización de mantenimiento y reparación de
unidades
Calendario de mantenimientos
preventivos y correctivos
Comisaría de municipal
Protección Civil
Servicios Publicos
Unidades de las distintas
dependencias
Valoración del Vehículo
Contratación del servicio o
mantenimiento
Reparación y mantenimiento
de la unidad
SI
NO
Control y archivo digital
FIN
FIN
NO. PRESIDENTE SUBDIRECTOR JEFE DE MANTENIMIENTO AUXILIAR ADMON / MUNICIPAL DE COMPRAS VEHICULAR SECRETARIA
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MEDICIÓN:
Objetivo o resumen narrativo
Nombre
Indicadores Fórmula
Frecuencia y
Tipo
Medios de verificación
Supuestos
Programa de Adquisiciones y distribución de bienes y servicios implementado.
Tasa de variación en el gasto por concepto de adquisiciones, bienes y servicios.
((Monto por concepto de adquisiciones+ Monto por suministro de gasolina + Monto por pago de servicios consumidos del semestre actual/ Monto por concepto de adquisiciones+ Monto por suministro de gasolina + Monto por pago de servicios consumidos del semestre anterior) -1) *100
Semestral Gestión
Estado Comparativo de Egresos
La normatividad en materia de contratación y adquisiciones incluye obligatoriedad para los Municipios.
FORMATOS:
A. Bitácora de Carga de Combustible
B. Bitácora de Estado Mecánico.
C. Bitácora de Estado Eléctrico.
D. Bitácora de Estado de Equipamiento.
E. Bitácora de Estado de Hojalatería Y Pintura.
F. Bitácora de Estado de Transmisiones.
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A. BITÁCORA DE CARGA DE COMBUSTIBLE
ENTIDAD MUNICIPIO DE ZUMPANGO
PERIODO
CARACTERISTICAS DE LA UNIDAD
UNIDAD MARCA MODELO
PLACAS SUB-MARCA INVENTARIO
SERIE COLOR
VALE FACTURA RECORRIDO ACUMULADO
TOTAL
SEMANA-$
PROVEEDORNUMERO DE COSTO
TOTALNo. LITROS
KILOMETRAJE
BITACORA DE COMBUSTIBLE GASOLINA Y DIESEL
No. DE KM.
POR LITRO
COSTO POR
KM.
RECORRIDO
OBSERVACIONES
NOMBRE Y FIRMA
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B. BITÁCORA DE ESTADO MECÁNICO
C. BITÁCORA DE ESTADO ELÉCTRICO
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D. BITÁCORA DE HOJALATERÍA Y PINTURA
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E. BITÁCORA DE EQUIPAMIENTO
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F. BITÁCORA DE TRANSMISIONES
ELABORÓ
C. Luis Enrique Desales Valdez
REVISÓ
C. Eduardo García Vázquez
AUTORIZÓ
C. Eduardo García Vázquez
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JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Limpieza en el Ayuntamiento de Zumpango.
OBJETIVO:
Mantener todas las oficinas y las áreas verdes del Ayuntamiento de Zumpango en
óptimas condiciones.
ALCANCE:
Aplica a todo el personal que integra la Jefatura de Servicios Generales.
REFERENCIAS:
Bando Municipal de Zumpango 2019 De la Dirección de Administración. Artículo
142.
RESPONSABILIDADES:
• El Jefe de servicios debe verificar que las áreas del Ayuntamiento se
encuentren óptimas condiciones.
• Verifica que el personal llegue a la hora indicada.
• Checa que el personal cuente con el material necesario para realizar sus
actividades.
• Solicita el material necesario para el cumplimiento de las actividades.
• Realiza cualquier requisito de mantenimiento que se necesite en las
oficinas.
DEFINICIONES:
Limpieza: Todas aquellas acciones que permiten eliminar la suciedad del algo o
alguien, la finalidad de la limpieza no es más que la eliminación total de aquellas
bacterias o microorganismos que se encuentran en los diferentes entornos en
donde se desenvuelven las personas y que puedan ser nocivos para la salud.
Mantenimiento: Tienen como objetivo preservar un área o artículo así como
restaurarlo a un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna función requerida.
INSUMOS:
• Artículos de limpieza como escobas, cubetas, jergas, mechudos, jabón, etc.
• Personal capacitado para realizar limpieza.
RESULTADOS:
Mantener el Ayuntamiento de Zumpango en buenas condiciones para brindar una
buena imagen y el buen desarrollo de las actividades de los servidores públicos.
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DESARROLLO
NO. Unidad Administrativa / Puesto Actividad
1 Personal de intendencia Arribo al Ayuntamiento de
Zumpango a las 4:00 am.
Personal de intendencia Tomar el material necesario de la
bodega de limpieza para realizar
las actividades.
2 Personal de intendencia Realizar la limpieza en todas las
oficinas del ayuntamiento
3
Jefe de Servicios Generales Llegar al Ayuntamiento a las
6: 30am y tomar evidencias de
que el personal de intendencia
este realizando su trabajo.
4
Jefe de Servicios Generales Verificar que el personal de
intendencia haya realizado la
limpieza en todas las áreas del
Ayuntamiento.
5
Jefe de Servicios Generales Tomar fotos de evidencia de que
se realizó el trabajo.
Página 29
DIAGRAMA
NO. Jefe de Servicios Generales Personal de Intendencia
INICIO
U
Llegada al Ayuntamiento
Tomar material necesario de la
bodega
Realizar la limpieza de todas las áreas del Ayuntamiento
Verificar y tomar evidencias de que están trabajando
Verificar que todas las áreas estén limpias
Tomar fotos de evidencia
FINU
1
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3
4
5
6
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8
Página 30
FORMATOS:
FORMATO DE ENTREGA DE MATERIALES
Se hace entrega de los materiales en un horario de 12:00 hrs. a 13:30 hrs. los días
lunes con vale de salida debidamente firmado.
NOMBRE: ______________________________________________________________________
DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD ENTREGADO
AUTORIZÓ RECIBIÓ ______________________ _____________________
FECHA:
Página 31
REQUISICIÓN DE MATERIAL
NOMBRE Y FIRMA:_______________________________________________________
ELABORÓ
C. José Pedro Torres Luna
REVISÓ
C. Eduardo García Vázquez
AUTORIZÓ
C. Eduardo García Vázquez
REQUISICIÓN DE MATERIAL:
Material Cantidad Observaciones
REQUISICIÓN DE MATERIAL:
Material Cantidad Observaciones
Página 32
COORDINACIÓN DE SISTEMAS E INFORMÁTICA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Operativo de la Coordinación de Tecnologías de la Información.
OBJETIVO:
Resolver de manera satisfactoria las problemáticas que tengan las diferentes
áreas del Ayuntamiento de Zumpango en cuanto a tecnologías de la información y
así poder contribuir con una mejora en la eficiencia y eficacia de los servidores
públicos.
ALCANCE:
Este plan de trabajo aplica a los servidores públicos que presten servicios para la
Coordinación de Tecnologías de la Información, así mismo para los servidores
públicos usuarios de equipos de cómputo que pertenezcan al Ayuntamiento de
Zumpango en sus diferentes Direcciones y/o Coordinaciones.
REFERENCIAS:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Constitución Política del Estado libre y Soberano de México, Capítulo Tercero,
Artículo 3.
Bando municipal de Zumpango 2019: Artículo 141 Fracción VIII, Artículo 143
Fracción I, II, y III.
RESPONSABILIDADES:
La Coordinación de Tecnologías de la Información es la responsable del
mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos tecnológicos que
pertenezcan al Ayuntamiento de Zumpango, así como de la imagen pública del
Presidente Municipal.
• Revisar y firmar los oficios y solicitudes, así como canalizar al personal
correspondiente para ejecutar las actividades correspondientes para la
solución correspondiente.
Las diferentes áreas, coordinaciones, direcciones, secretarias, regidurías y demás
dependencias del Ayuntamiento de Zumpango deberán:
• Emitir un oficio o solicitud donde especifiquen el requerimiento o
problemática que se deberá atender.
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DEFINICIONES:
Tecnologías de la Información: Las tecnologías de la información se pueden
entender como el conjunto de procesos y productos relacionados con el
almacenamiento, procesamiento, protección, monitoreo, recuperación y
transmisión digitalizada de la información tanto a nivel electrónico como óptico.
Tecnología: Conjunto de teorías y de técnicas que permiten el aprovechamiento
práctico del conocimiento científico.
Software: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para
ejecutar ciertas tareas en una computadora.
Hardware: Conjunto de aparatos de una computadora.
Programación web: Permite la creación de sitios dinámicos en Internet. Esto se
consigue generando los contenidos del sitio a través de una base de datos
mediante lenguajes de programación Web.
Base de datos: Una base de datos es una colección de información organizada
de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los
fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos
electrónico.
Redes de computadoras: Una red de computadoras (también llamada red de
ordenadores o red informática) es un conjunto equipos (computadoras y
dispositivos), conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro
método de transporte de datos, para compartir información (archivos), recursos
(discos, impresoras, programas, etc.) y servicios (acceso a una base de datos,
internet, correo electrónico, chat, juegos, etc.).
Seguridad informática: Es el proceso de prevenir y detectar el uso no autorizado
de un sistema informático. Implica el proceso de proteger contra intrusos el uso de
nuestros recursos informáticos con intenciones maliciosas o con intención de
obtener ganancias, o incluso la posibilidad de acceder a ellos por accidente.
Lenguaje de programación: Cualquier lenguaje artificial que puede utilizarse
para definir una secuencia de instrucciones para su procesamiento por un
ordenador.
INSUMOS:
• Solicitud o informe de la necesidad o problemática a resolver.
• Herramienta adecuada para un trabajo óptimo.
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RESULTADOS:
Solución en aspecto de software, hardware de equipos informáticos del
ayuntamiento municipal así mismo apoyo a la coordinación de comunicación social
en cuestión de imagen pública d la oficina de presidencia y lo que ello engloba.
DESARROLLO
No. Unidad Administrativa/Puesto Proceso/ Actividad
1 Coordinación de Tecnologías de
la Información.
Punto de partida del flujo de efectivo
respecto al proceso de operaciones de la
Coordinación de Tecnologías de la
Información.
2 Coordinador El personal correspondiente deberá de
identificar cual es la actividad a realizar
de acuerdo a las características
señaladas por el emisor.
3 Coordinador ¿Es problema de hardware, software o
imagen? Dependiendo del problema se
deberá proceder a las actividades
correspondientes.
4 Coordinador Si el asunto a atender es respecto a
Imagen, se deberá identificar cual es el
entregable de acuerdo a la barra de
contenido.
5 Coordinación de Tecnologías de
la Información.
Se le hará la petición del entregable al
departamento de comunicación, quienes
son los encargados de general el mismo.
6 Personal Administrativo ¿Se cumplió con el entregable?,
dependiendo si la respuesta es afirmativa
o negativa se deberá proceder a la
siguiente actividad.
Página 35
7 Personal Administrativo Si la respuesta al punto anterior fue
negativa, se deberá generar un reporte de
incumplimiento y regresar al punto 5.
8 Coordinador Si la respuesta es afirmativa al punto
anterior, se realizara la publicación en las
redes sociales correspondientes.
9 Coordinador Al realizar la publicación posteriormente
se deberá generar cada cierto periodo un
Reporte de publicaciones con el impacto
que hayan obtenido.
10 Personal de Tecnologías En caso de que el problema sea con
respecto a Software de algún equipo se
deberá identificar si este es de
Mantenimiento o Instalación.
11 Personal de Tecnologías Si es problema de Instalación, se deberá
de identificar cual es el programa e
instalarlo.
12 Personal de Tecnologías Posteriormente se deberá generar un
reporte de instalación de Software.
13 Personal de Tecnologías En caso de que el problema sea de
Mantenimiento, se deberá examinar el
equipo y dar el Mantenimiento al Software
correspondiente.
14 Personal de Tecnologías Al concluir con la actividad anterior, se
debe generar un Reporte de
mantenimiento de software.
15 Personal de Tecnologías Si la problemática es de Hardware se
debe identificar si es mantenimiento
preventivo o reparación de algún equipo
informático.
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16 Personal de Tecnologías Reparación del equipo informático si el
personal identifica que se cuenta con
alguna avería.
17 Personal de Tecnologías Al concluir la reparación del equipo
informático se deberá de generar un
reporte de lo realizado.
18 Personal de Tecnologías El personal correspondiente deberá de
identificar cual es el mantenimiento que
se requiere para el equipo informático.
19 Personal de Tecnologías Al realizar el mantenimiento se generará
un reporte donde se especifica cual fue el
mantenimiento que se realizó, así como
los diferentes datos que se soliciten.
20 Personal de Tecnologías Al realizar y entregar cualquiera de los
reportes anteriores, finaliza el proceso.
21 Personal Administrativo Al archivar el informe, solicitud, o
cualquiera de los reportes anteriores,
finaliza el proceso.
Página 37
COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
COORDINADOR PERSONAL
CAPACITADO(TECNOLOGÍAS) PERSONAL CAPACITADO
(ADMINISTRACIÓN)
No
Inicio 1
Identificar la actividad
a realizar 2
¿Es problema de hardware, software
o imagen? 3
Identificar el entregable
4
Imagen
Petición del entregable al departamento de comunicación. 5
¿Se cumplió con el
entregable? 6
Si
Reporte de Incumplimiento de entregable. 7
Publicar entregable en redes sociales
8
Página 38
COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
COORDINADOR PERSONAL
CAPACITADO(TECNOLOGÍAS) PERSONAL CAPACITADO
(ADMINISTRACIÓN)
Hardware
Reporte de
Instalación de Sotware
12
¿Es mantenimiento preventivo o
instalación de un software en específico?
10
Instalación de
Sotware
11
Reporte de
Publicaciones 9
Software Instalación
Reporte de
Mantenimiento de Sotware
14
Mantenimiento
Mantenimiento de
Sotware 13
Reparación del equipo informático.
16
¿Es mantenimiento preventivo o reparación de algún equipo informático? 15
Reparación
Página 39
ELABORÓ
Lic. Humberto Castillo Campos
REVISÓ
C. Eduardo García Vázquez
AUTORIZÓ
C. Eduardo García Vázquez
COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
COORDINADOR PERSONAL
CAPACITADO(TECNOLOGÍAS) PERSONAL CAPACITADO
(ADMINISTRACIÓN)
Mantenimiento
Reporte de la Reparación del equipo Informático 17
Mantenimiento de un Equipo informático.
18
Reporte de mantenimiento de equipo informático. 19
Archivar Oficio, Reporte, Solcitud,etc.
20
FIN 21
Página 40
COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Compras y Adquisiciones
OBJETIVO:
Gestionar las adquisiciones y servicios para los abastecimientos de las
necesidades que demandan las distintas dependencias del ayuntamiento.
ALCANCE:
Recepción y control de requisiciones de todas las áreas, definir los procesos de
las adquisiciones o servicio, suministro y abastecimiento de todos los materiales y
servicios.
REFERENCIA:
Bando Municipal de Zumpango 2019, de la Dirección de Administración, Artículo
141 Fracción III y VI, Articulo 144. Ley orgánica municipal del estado de México.
RESPONSABILIDADES:
La jefatura de compras y adquisiciones es el área responsable realizar las
adquisiciones y servicios de las distintas áreas del municipio de acuerdo a las
necesidades de cada una:
• La encargada de compras pide al área solicitante la requisición
correspondiente, para así efectuar la compra del material o servicio
necesario, previamente con la autorización del Presidente Municipal.
• Realiza estudio de mercado con distintos proveedores y elige la mejor
propuesta de acuerdo a lo solicitado.
• Conforma el comité de adquisiciones y acuerdo los lineamientos para las
licitaciones públicas.
DEFINICIONES:
Proveedor: Persona física o moral que otorga un servicio o producto al municipio.
Requisición: Documento de control interno, mediante el cual l solicitan la adquisición
de un bien o contratación de un servicio, para el adecuado desempeño de sus
funciones.
Formato de suficiencia: Documento para control del presupuesto de cada área.
Bitácora de aplicación: Es el documento donde describe los servicios requeridos
del área.
Memoria fotográfica: Formato en donde se colocan las fotografías del servicio o
adquisición requerido del área.
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Entrada de almacén: Formato para llevar el control de la entrada material
requerido por las áreas con los proveedores.
Salida de almacén: Formato necesario para controlar las salidas del material a
las distintas áreas requirentes.
Contrato de servicio: El instrumento jurídico que tiene por objeto formalizar la
prestación de servicios, creando derechos y obligaciones para las partes
Contrato de adquisición: El acto jurídico en virtud del cual se adquiere el dominio
o propiedad de un bien mueble a título oneroso.
INSUMOS:
• Catálogo de proveedores.
• Formato de Requisición
• Facturas
• Cámara Fotográfica
RESULTADOS:
Abastecimiento del material o servicio necesario para el buen funcionamiento de
las diferentes áreas que conforman el ayuntamiento, de igual forma para el
desarrollo y crecimiento del municipio.
DESARROLLO
NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA/
PUESTO. ACTIVIDAD.
1 Área solicitante Realiza la requisición de la adquisición o servicio
necesario al área.
2 Asistente capturista Con previo aviso a las áreas se les hace entrega
del formato de requisición.
Cada área tendrá que traen la requisición
autorizada el presidente para realizar la compra,
para que nosotros hagamos el pedido o servicio
requerido.
Si no son autorizadas se archivan y se le
comunica a la área que su requisición no
procede.
3 Jefe de compras y
adquisiciones
Entrevista con los proveedores.
Se solicita su documentación a los proveedores.
Se evalúa si el material solicitado es necesario
para el área que lo solicita.
Ingresamos la información necesaria para el pago
Página 42
correspondiente al proveedor mediante tesorería
municipal.
4 Auxiliar administrativo
archivo
Si las requisiciones son aceptadas por
administración checamos las requisiciones y
hacemos una lista del material que solicito cada
área.
Si son aceptados los proveedores se ingresan al
cátalo de proveedores.
Se procederá a contactar al proveedor y solicitarle
el material o servicio que requieren las áreas y
hacer la contratación por la adquisición o servicio
necesario.
Ingresamos la información a la computadora para
llevar un control sobre los materiales y servicios
para el archivo del área.
5 Almacén Cuando llega el proveedor con el material que se
le solicito se verifica que el material que estamos
recibiendo este completo y en buen estado.
Se le toman fotos a todo el material y servicios
que se adquiere.
Se comunica al área requirente que venga a
recoger el material al almacén o donde se
realizara el servicio requerido y firmen su salida
de almacén o realizara la bitácora
correspondiente al servicio.
Hacemos un inventario del material existente.
6 Licitaciones Para las licitaciones se somete al comité de
adquisiciones.
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DIAGRAMA
AREA SO LICITANTE
ASISTENTE CAPTURISTA
JEFE DE COMPRAS Y
ADQUISICIONES
PRESIDENTE MUNICIPAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ALMACÉN
INICIO 1
Entrega de requisición de compra para adquisición o servicio
2
Recibe formatos de requisición del material solicitado
3
¿El material o servicio solicitado es necesario?
5
Somete a Evaluación
Realiza el pedido para adquisición o servicio. 7
Verificar que cuente con la suficiencia presupuestal.
SI
NO
Autorización de
requisiciones 6
Elaboración de Contrato
8
Adquisición 9
Servicio 11
Formatos de entrada y salida de mercancía
10
Bitácora de servicio
o aplicación
12
Memoria fotográfica
13
FIN 14
Página 44
MEDICIÓN:
Objetivo o resumen narrativo
Nombre
Indicadores Fórmula
Frecuencia y
Tipo
Medios de verificación
Supuestos
Ejecución del Programa Anual de Adquisiciones
Porcentaje en la ejecución del Programa Anual de Adquisiciones
(Monto por concepto de adquisiciones ejercido / Monto por concepto de adquisiciones programadas) *100
Trimestral Gestión
Listas de asistencia de los servidores públicos coordinados
La normatividad en materia de contratación marca el proc edimiento para determinar la planeación de adquisiciones
FORMATOS
BITACORA DE REPARACIÓN O MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES
Página 45
REQUISICIÓN DE COMPRA
Página 46
FORMATO DE SALIDA DE ALMACÉN
Página 47
FORMATO DE ENTRADA DE ALMACÉN
Página 48
FORMATO DE MEMORIA FOTOGRÁFICA
Página 49
FORMATO DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL
ELABORÓ
C. Luis Alberto Monroy Sánchez
REVISÓ
C. Eduardo García Vázquez
AUTORIZÓ
C. Eduardo García Vázquez
Página 50
V. SIMBOLOGÍA
SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO
MARCA EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO
NÚMERO DE ACTIVIDADES
CUADRO CON EXTRACTO DE ACTIVIDAD
LÍNEAS DE FLUJO
DECISIÓN
LÍNEAS DE COMUNICACIÓN VÍA CORRO O
TELEFÓNICAMENTE
DETERMINA EL FINAL DEL PROCEDIMIENTO.
INICIO
FIN
SI
NO
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VI. REGISTRO DE EDICIONES
Primera Edición (17 de Enero 2019) Elaboración del Manual: C. Eduardo García Vásquez C. Luis Alberto Monroy Sánchez C. Fernanda Jeraldine Sánchez Navarro Lic. Humberto Castillo Campos C. Luis Enrique Desales Valdez C. José Pedro Torres Luna
VII. DISTRIBUCIÓN
El original del manual de procedimientos se encuentra en poder del Director de Administración del H. de Zumpango periodo 2019 – 2021. Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera: 1.- Presidencia 2.- Secretaria del Ayuntamiento 3.- Contraloría Interna
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VIII. VALIDACIÓN
_____________________________________ Lic. Miguel Ángel Gamboa Monroy Presidente Municipal de Zumpango
____________________________________ M. en D. Francisco Uriel Reyes Torres
Secretario del Ayuntamiento
_________________________________ C. Eduardo García Vázquez Director de Administración
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IX. HOJA DE ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN