Manual de Procedimientos - Veracruz...Manual de Procedimientos Departamento de Flujo de Efectivo y...

Manual de Procedimientos

Departamento de Flujo de Efectivoy Control de Información

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónTesoreríaSubdirección de Operación Financiera

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMarzo 2010

SFA/T/SOF-P-03-A3

COPIA NO CONTROLADA

ÍNDICE

SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN

SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O OPERACIÓNPERACIÓNPERACIÓNPERACIÓNPERACIÓN F F F F FINANCIERAINANCIERAINANCIERAINANCIERAINANCIERA

MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS

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Presentación

Estructura Orgánica del Departamento...........................................................................................

Simbología de Diagramas...............................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Flujo de Efectivo y Control de Información.

Elaboración del Flujo de Efectivo........................................................................................................Ejecución de Pagos a través de Transferencias Electrónicas............................................Obtención de Saldos en las Cuentas Bancarias del Gobierno del Estado............................Notificación de Transferencias Electrónicas Bancarias Realizadas.......................................

Firmas de Autorización...................................................................................................................

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COPIA NO CONTROLADA

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO




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DEPARTAMENTO DEFLUJO DE EFECTIVO Y

CONTROL DE INFORMACIÓN

DEPARTAMENTODE CAJA

DEPARTAMENTODE ÓRDENES

DE PAGO

OFICINA DECONTROL DE

INFORMACIÓN

OFICINA DEFLUJO DEEFECTIVO

ANALISTAADMINISTRATIVO DEFLUJO DE EFECTIVO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

ANALISTACONTABLE DE CONTROL DE

INFORMACIÓN

ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE CONTROL

DE INFORMACIÓN

SUBSECRETARÍA DEINGRESOS

DIRECCIÓN GENERAL DEINNOVACIÓN

TECNOLÓGICA

DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN TESORERÍA

SUBSECRETARÍA DEFINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DEFIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓN DEACTIVOS

DIRECCIÓN GENERAL DELPATRIMONIO DEL ESTADO

OFICINA SECTORIAL DE ENLACEDE TURISMO, CULTURA Y

NEGOCIOS INTERNACIONALES

DIRECCIÓN GENERAL DECONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERAL DEPROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTODIRECCIÓN GENERAL DE

INVERSIÓN PÚBLICA

PROCURADURÍAFISCAL

SECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL COMITÉ

DE PLANEACIÓN PARA ELDESARROLLO DEL ESTADO

DE VERACRUZ

UNIDAD DE ACCESO A LAINFORMACIÓN PÚBLICA

COORDINACIÓN DEASESORES

SUBDIRECCIÓN DEOPERACIÓNFINANCIERA

SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y

CONTROL

EJECUTIVO DEPROYECTOS

DE ANÁLISIS FINANCIERO

COPIA NO CONTROLADA

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS




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COPIA NO CONTROLADA

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDMIENTOS




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DEPARTAMENTODE FLUJO DE EFECTIVO Y

CONTROL DE INFORMACIÓN

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:

ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

TESORERÍASUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN FINANCIERA

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN

VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

Elaboración del Flujo de Efectivo.

Preparar información financiera relacionada con los recursos financieros disponibles y de losgastos a cubrir, para que la superioridad pueda efectuar correctamente la toma de decisiones alrespecto.

Diaria.

• El Tesorero deberá determinar los conceptos de gastos, que se van a pagar por día.

• El Tesorero con base en la disponibilidad de recursos financieros a invertir, deberá determinar elmonto de la inversión a realizar y en la institución bancaria que se llevará a cabo.

• Para que proceda el pago de los gastos, deberán estar considerados previamente en el Reportede registro de facturas.

• El Subdirector de Operación Financiera y el Tesorero, para autorizar los movimientosinterbancarios deberán estar debidamente registradas sus firmas electrónicas.

• El personal que accesa a las terminales de banco, a las cuentas bancarias del Gobierno delEstado deberá estar debidamente autorizada.

• En caso de instrucciones superiores por situaciones de emergencia, se realizarán pagos antesde recibir el trámite para su registro, informando previamente al Departamento de Caja.

COPIA NO CONTROLADA


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD




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Departamento de Flujode Efectivo y Control deInformación.

Elabora el Informe de saldos disponibles en cuentasbancarias en un tanto con base en la información de saldosbancarios.

Analiza los saldos obtenidos y movimientos de las cuentasbancarias, para determinar los conceptos y montos de losingresos.

Recibe del Departamento de Caja, la Relación de importespendientes de pago en primer tanto.

Analiza en coordinación con el Tesorero, la Relación deimportes pendientes de pago en primer tanto, para determinarlos pagos que se deben efectuar de acuerdo a lacalendarización, considerando el concepto del gasto.

Devuelve al Departamento de Caja la Relación de importespendientes de pago en primer tanto, indicando cuales se debenrealizar.

Elabora e imprime el Informe de determinación dedisponibilidades en bancos en un tanto, considerando cifrasdel Informe de saldos disponibles en cuentas bancarias enun tanto.

Entrega al Tesorero el Informe de determinación dedisponibilidades en bancos en un tanto, para que determine elmonto de la inversión de recursos financieros a realizar,conforme al mejor rendimiento bancario.

Pasa el tiempo.

Recibe del Tesorero instrucción del monto a invertir, así como lainstitución bancaria.

Elabora en el sistema de cómputo el Flujo de efectivo y archivade manera cronológica definitiva el Informe de determinaciónde disponibilidades en bancos en un tanto.

Ingresa a la página de Intranet el Flujo de efectivo.

Imprime el Flujo de efectivo en un tanto y lo archiva de maneracronológica temporal para consultas.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el procedimiento:- Ejecución de Pagos a través de Transferencias Electrónicas.

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Elaboración del Flujo de Efectivo.

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INFORME DE DETERMINACIÓN DE DISPONIBILIDADES EN BANCOS

INICIO

ELABORACIÓN DEL FLUJO DE EFECTIVODEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO Y CONTROL DE INFORMACIÓN

INFORME DE SALDOSDISPONIBLESEN CUENTASBANCARIAS

ELABORA

1T

ANALIZA LOS SALDOSOBTENIDOS Y MOV. CTAS.

BANCARIAS PARA DET.CONCEPTOS Y MONTOS

DE INGRESOS

RELACIÓN DE LOS IMPORTES PENDIENTES DE PAGO

RECIBE

1T

DEPARTAMENTODE CAJA


ANALIZA

1T

EN COORDINACIÓN CON EL TESORERO

PARA DETERMINACUALES DEBEN EFECTUARSE

DE ACUERDO CON ELCALENDARIO DE PAGOS


DEVUELVE

1T

INFORME DE SALDOSDISPONIBLESEN CUENTASBANCARIAS


ELABORA E IMPRIME

1T

1T


ENTREGA

1T

TESORERO

DETERMINE EL MONTO DE LA INVERSIÓN DE RECURSOS

RECIBE INSTRUCCIÓN DEL MONTO A INVERTIR

TESORERO

ELABORA

SISTEMA DE CÓMPUTO

DEPARTAMENTO DE CAJA

FLUJO DE EFECTIVO

INGRESA

PÁGINA DE INTRANET

FLUJO DE EFECTIVO

MARZO 2010

REVISIÓNELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

FLUJO DE EFECTIVO

IMPRIME

1T

C

FIN

1T

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:EJECUCIÓN DE PAGOS A TRAVÉS DE TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS.

C

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

TESORERÍASUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN

FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Ejecución de Pagos a través de Transferencias Electrónicas.

Enviar las transferencias bancarias utilizando la banca electrónica de los diversos bancos con lafinalidad de cumplir con los compromisos de pago a cargo de las diversas Dependencias yOrganismos del Gobierno del Estado.

Diaria.

• Los pagos que se realicen en el día deberán ser analizados y autorizados por el Subdirector deOperación Financiera y el Tesorero.

• El envío de las transferencias bancarias deberán contar con las firmas electrónicas delSubdirector de Operación Financiera y el Tesorero.

• El Subdirector de Operación Financiera y el Tesorero serán quienes designen al personal quepodrán usar firmas electrónicas.

COPIA NO CONTROLADA






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88888


Accesa al sistema electrónico del banco y realiza de acuerdo ala autorización, las transferencias interbancarias de maneraelectrónica en los sistemas de bancos, para concentrar en lascuentas bancarias dispersoras el importe de la recaudaciónrecibida.

Recibe del Departamento de Caja las Relaciones detransferencias interbancarias en un tanto a favor decontratistas, proveedores y beneficiarios de pago, preparadaspara cubrir el gasto programado, para su revisión.

Verifica en las Relaciones de transferencias interbancariasen un tanto, el número de cuenta de cheques de Gobierno delEstado con la que se está realizando el pago, y el número de lacuenta de cheques de los beneficiarios a las que se estánrealizando los depósitos; asimismo comprueba que estéregistrada en el SIAFEV con su respectivo número dereferencia de pago.

Obtiene del archivo cronológico temporal, la Relación de pagosaplicados, en un tanto.

Confirma que las cifras de las Relaciones de transferenciasinterbancarias, coincidan con la Relación de pagosaplicados, ambos documentos en un tanto.

Devuelve al Departamento de Caja, las Relaciones detransferencias interbancarias en un tanto, y archiva demanera cronológica temporal, la Relación de pagos aplicadosen un tanto.

Recaba firma electrónica del Subdirector de Operación Financieray del Tesorero en la terminal bancaria en la cuenta asignada,para el envío de las Transferencias interbancarias mediante elSistema Electrónico.

Elabora e imprime los Reportes de movimientosinterbancarios en dos tantos.

Realiza la transferencia interbancaria con institucionesbancarias mediante sistema electrónico del banco, o en su casoenvía a la institución bancaria mediante fax.

Pasa el tiempo.

Recibe de las instituciones bancarias los Comprobantesemitidos por los bancos (fichas de depósito, comprobantes deinversiones, etc,) en copia.

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Elabora en el sistema de cómputo la Tarjeta de disponibilidad.

Ingresa a la página de Intranet la Tarjeta de disponibilidad.

Imprime la Tarjeta de disponibilidad en un tanto y la archiva demanera cronológica temporal, para consultas.

Turna al Departamento de Registro y Seguimiento de Ingresos yEgresos, el Reporte de movimientos interbancarios en untanto.



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COPIA NO CONTROLADA

INICIO

EJECUCIÓN DE PAGOS A TRAVÉS DE TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICASDEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO Y CONTROL DE INFORMACIÓN


MARZO 2010


FIN

ACCESA Y REALIZA LAS

TRANSFERENCIAS INTERBANCARIAS

SISTEMA ELECTRÓNICO DEL

BANCO

PARA CONCENTRAR EN LAS CUENTAS

BANCARIAS DISPERSORAS

EL IMPORTE DE LA RECAUDACIÓN RECIBIDA

RELACIONES DETRANSFERENCIASINTERBANCARIAS

RECIBE

1T



VERIFICA LA CTA. DECHEQUES DE GOB. DELEDO. QUE REALIZA EL

PAGO, CON LAS CTAS. DECHEQUES QUE SE

ABONAN

1T

COMPRUEBA QUE HAYAN SIDO REGISTRA- DAS EN EL SIAFEV CON SU RESPECTIVO NÚME-

RO DE REFERENCIA

RELACIÓNDE PAGOSAPLICADOS

OBTIENE

1T

C



CONFIRMA QUECOINCIDA LA

INFORMACIÓN

1T

1T



DEVUELVE

1T

1T

C

RECABA FIRMAELECTRÓNICAEN EL SISTEMA

TERMINAL BANCARIA EN LA CUENTA

ASIGNADA

SUBDIRECTOR DEOPERACIÓN

FINANCIERAY TESORERO

REPORTE DEMOVIMIENTOSINTERBANCARIOS

ELABORA E IMPRIME

1-2T

SUBDIRECTOR DEOPERACIÓN FINANCIERAY TESORERO

REALIZA LA TRANSFERENCIA INTERBANCARIA

MEDIANTE SISTEMA YENVÍA FAX A LA

INSTITUCIÓN BANCARIASISTEMA

ELECTRÓNICO CON INSTITUCIONES

BANCARIAS

COMPROBANTESEMITIDOS PORLOS BANCOS

RECIBE

1C

INSTITUCIONESBANCARIAS

ELABORA ENEL SISTEMA

TARJETA DEDISPONIBILIDAD

INGRESA A LA PÁGINA DE INTRANET

TARJETA DEDISPONIBILIDAD

TARJETA DE DISPONIBILIDAD

IMPRIME PARA CONSULTAS

1T

C

REPORTE DEMOVIMIENTOSINTERBANCARIOS

TURNADEPTO. DE REGISTROY SEGUIMIENTO DEINGRESOS Y EGRESOS

1T






FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Obtener información de los saldos existentes, para la elaboración del Reporte de disponibilidad.

Diaria.

• El Saldo de cuenta bancaria se deberá imprimir diariamente y contemplará los siguientes datos:- Fecha de consulta.- Cuatro últimos dígitos de la cuenta bancaria.- Importe del saldo disponible.

Obtención de Saldos en las Cuentas Bancarias del Gobierno del Estado.

COPIA NO CONTROLADA






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Jefe del Departamentode Flujo de Efectivo yControl de Información.

Inserta en la terminal bancaria, la tarjeta de usuario y registra laclave de acceso y/o utiliza el procesador de claves dinámicas(Token) de cada banco.

Accesa al sistema electrónico del banco, en el módulo deconsultas de saldos.

Selecciona las cuentas y fecha a consultar.

Realiza la conexión al sistema de bancos e indica consultar.

Visualiza a través de la pantalla la información requerida.

Elige la opción imprimir el Saldo de cuenta bancaria en un tanto.

Clasifica por Institución Bancaria el Saldo de cuenta bancaria enun tanto y los archiva de manera cronológica temporal.


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Obtención de Saldos en las Cuentas Bancarias del Gobierno del Estado.

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JEFE DEL DEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO Y CONTROL DE INFORMACIÓN

MARZO 2010


OBTENCIÓN DE SALDOS EN LAS CUENTAS BANCARIAS DEL GOBIERNO DEL ESTADO

INICIO

INSERTA LA TARJETA DE USUARIO Y REGISTRA

LA CLAVE DE ACCESO

TERMINALBANCARIA

ACCESA

SELECCIONA LAS CUENTAS Y FECHA

A CONSULTAR

REALIZA CONEXIÓN E INDICA CONSULTAR

VISUALIZA LA INFORMACIÓN

REQUERIDA

A TRAVÉS DE LA PANTALLA

FIN

SISTEMA ELECTRÓNICO DEL BANCO, MÓDULO DE CONSULTAS DE SALDOS

SALDO DE CUENTA BANCARIA

ELIGE LA OPCIÓN IMPRIMIR

1T

SALDO DE CUENTA BANCARIA

CLASIFICA POR INSTITUCIÓN BANCARIA

1T

C






FINANCIERA

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MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Notificación de Transferencias Electrónicas Bancarias Realizadas.

Imprimir los comprobantes de transferencias electrónicas bancarias de lo pagos efectuados a losproveedores, contratistas, Dependencias, Organismos, etc., a fin de entregarles una copia.

Semanal.

• Sólo personal autorizado deberá usar las claves de acceso a las terminales bancarias.

• El personal autorizado deberá utilizar un nombre de usuario y claves con las que únicamente sepodrán hacer consultas y le permitan imprimir reportes.

COPIA NO CONTROLADA






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Inserta en la terminal bancaria, la tarjeta de usuario y registra lasclaves de acceso y/o utiliza el procesador de claves dinámicas(Token) de cada banco.

Accesa al sistema electrónico del banco, en el módulo deconsultas de transferencias realizadas.

Elige la cuenta y el rango de fechas a imprimir.

Imprime las Transferencias electrónicas bancarias realizadasen dos tantos.

Clasifica las Transferencias electrónicas bancarias realizadasen dos tantos, por Dependencia y/o Organismo a la quecorresponde el pago.

Elabora e imprime el Oficio de envío de transferencia en untanto, dirigido al Titular de la Unidad Administrativa de cadaDependencia y/o Organismo a la que corresponda el pago y recabafirma del Subdirector de Operación Financiera.

Obtiene una fotocopia del Oficio de envío de transferencia en untanto.

Recaba sello en el Oficio de envío de transferencia en fotocopiade las Dependencia y/o Organismo a la que corresponda el pago.

Envía a las Dependencia y/o Organismo a la que corresponda elpago, el Oficio de envío de transferencia en un tanto y laTransferencia electronica bancaria realizadas en un tanto yarchiva de manera alfabética temporal el Oficio de envío detransferencia en fotocopia y la Transferencia electrónicabancaria realizadas en un tanto.


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Notificación de Transferencias Electrónicas Bancarias Realizadas.

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DEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO Y CONTROL DE INFORMACIÓN

MARZO 2010


NOTIFICACIÓN DE TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS BANCARIAS REALIZADAS

INICIO

ACCESA

FIN

SIST. ELECTRÓNICO DEL BANCO, MÓDULO DE

CONSULTAS DE TRANFSERENCIAS

REALIZADAS

INSERTA LA TARJETA DE USUARIO Y REGISTRA

LA CLAVE DE ACCESO

TERMINAL BANCARIA

ELIGE LA CUENTA Y EL RANGO DE FECHAS A

IMPRIMIR

TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS BANCARIAS

IMPRIME

1-2T

TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS BANCARIAS

CLASIFICA POR DEPENDENCIAS Y/O

ORGANISMOS A LA QUE LE CORRESPONDA EL

PAGO

1-2T

OFICIO DE ENVÍO DE TRANSFERENCIA

ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA

1T

O


OBTIENE FOTOCOPIA

1T

1F


RECABA SELLO DE RECIBIDO

1F

DEPENDENCIAS Y/O ORGANISMOS A LA QUE LE CORRESPONDA EL

PAGO

TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA BANCARIA


TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA BANCARIA


ENVÍA

DEPENDENCIAS Y/O ORGANISMOS A LA QUE LE CORRESPONDA EL

PAGO

1T

1T

1F

1T

A

SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN FINANCIERA






FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN




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MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

C.P. CARLOS AGUIRRE MORALESTESORERO

C.P. NICOLÁS GERARDO BAIZABAL SILVASUBDIRECTOR DE OPERACIÓN FINANCIERA

LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

C.P. VÍCTOR MEDINA AGUIRREJEFE DEL DEPARTAMENTO DE FLUJO

DE EFECTIVO Y CONTROL DE INFORMACIÓNElaborado y autorizado en marzo de 2010

Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

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