MANUAL DE PROCEDIMIENTOS NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS La Ley...
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Jalapa, octubre de 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL
VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA
1
DIRECTORIO:
HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL
ADMINISTRACIÓN 2012-2016
Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION
CIUDADANA
Jorge Eduardo Godoy Morales
Presidente de Comisión
Mariano Rafael Lemus Portillo
Vicepresidente de Comisión
Se adhiere:
Marco Antonio García Hernández
2
EQUIPO TÉCNICO
Luis Enrique Sandoval Menéndez
Gerente Municipal
Daniel Camposeco
Jefe de Recursos Humanos a.i.
Virgilio Mazariegos
Director Municipal de Planificación
Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez
Directora de Administración Financiera Integrada Municipal
Marcos Adán Marroquín
Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte
Astrid Maribel Lucero
Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local
Daniel Méndez
Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito
Gracias al apoyo de:
Prof. Rigoberto Marroquín
Secretario Municipal
3
PRESENTACIÓN
Una de las principales metas de la actual administración ha sido el “Fortalecimiento
Institucional” por ello se encomendó a la Gerencia Municipal a diagnosticar,
elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas
administrativas necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales
cumplir sus funciones, pero sobre todo que les permita brindar una atención al
vecino jalapaneco con: Cortesía, Eficiencia y Empatía.
Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y cortés, siempre con una
sonrisa y un saludo fraternal.
Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros
servicios se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los
vecinos.
Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en
otras circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma
manera con que queremos ser tratados.
A continuación me permito presentarles el Manual de procedimientos y requisitos
de los servicios que presta la Secretaría Municipal de la Municipalidad de Jalapa para
el cumplimiento de sus objetivos.
Atentamente,
Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
4
5
Contenido
DIRECTORIO: ............................................................................................................................................... 1
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA
.................................................................................................................................................................... 1
EQUIPO TÉCNICO ........................................................................................................................................ 2
PRESENTACIÓN ........................................................................................................................................... 3
MARCO JURÍDICO ........................................................................................................................................ 7
CONSTITUCION POLÍTICA DE LA REPUBLICA ........................................................................................... 7
CODIGO MUNICIPAL ............................................................................................................................... 7
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS .................................... 8
Misión: ........................................................................................................................................................ 9
Visión: ......................................................................................................................................................... 9
SECRETARIA MUNICIPAL ........................................................................................................................... 10
Objetivos: .............................................................................................................................................. 10
Funciones: ............................................................................................................................................. 10
ORGANIZACIÓN: ........................................................................................................................................ 12
PROCEDIMIENTOS ALCALDÍA .................................................................................................................... 13
RECEPCION, REVISIÓN Y GESTION DE SOLICITUDES EXTERNAS ........................................................... 14
RECEPCION, REVISIÓN Y GESTION DE DOCUMENTOS/EXPEDIENTES INTERNOS ................................. 17
AUDIENCIAS CON EL ALCALDE MUNICIPAL .......................................................................................... 19
REGISTRO EN AGENDA DEL ALCALDE MUNICIPAL ................................................................................ 21
ELABORACION DE TOMOS, E INGRESO AL ARCHIVO GENERAL ............................................................ 23
DELEGACION DE ACTIVIDADES AL GERENTE MUNICIPAL ..................................................................... 25
PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL............................................................................................. 27
AUTORIZACION DE DESEMBRACION DE BIENES INMUEBLES ............................................................... 28
DICTAMEN DE TITULACION SUPLETORIA.............................................................................................. 31
SOLICITUD CARTA DE RECOMENDACIÓN ............................................................................................. 34
SOLICITUD DE CARTA DE HONORABILIDAD .......................................................................................... 37
SOLICITUD DE AVAL DE TRANSPORTE................................................................................................... 39
SOLICITUD DE RENOVACION DE CONTRATO “LOCAL MERCADO MUNICIPAL” .................................... 42
SOLICITUD DE TRASPASOS DE LOCAL MERCADO MUNICIPAL .............................................................. 44
ELABORACION DE ACTAS DEL COMUDE ............................................................................................... 47
ELABORACION DE ACTAS DE JUNTA MIXTA .......................................................................................... 49
6
ELABORACION DE ACTAS DE REUNIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL .................................................. 51
ELABORACION DE AGENDA PARA REUNION DE CONCEJO MUNICIPAL ............................................... 53
AUTORIZACION DE LIBROS ................................................................................................................... 55
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MARCO JURÍDICO
CONSTITUCION POLÍTICA DE LA REPUBLICA
Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala,
son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde:
a. Elegir a sus propias autoridades.
b. Obtener y disponer de sus recursos y;
c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su
jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios.
Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un
concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos
directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años
pudiendo ser reelectos.
CODIGO MUNICIPAL
DECRETO 12-2002 Y REFORMAS DECRETO 22-2010
Artículo 72. Servicios Públicos Municipales. El municipio debe regular y prestar los
servicios públicos municipales de su circunscripción territorial, y por lo tanto, tiene
competencia para establecerlos, mantenerlos, ampliarlos y mejorarlos, en los
términos indicados en los artículos anteriores, garantizando un funcionamiento
eficaz, seguro y continuo, y en su caso, la determinación y cobro de tasas y
contribuciones equitativas y justas. Las tasas y contribuciones deberán ser fijadas
atendiendo los costos de operación, mantenimiento y mejoramiento de calidad y
cobertura de los servicios.
Artículo 83. Secretario Municipal. El Concejo Municipal contará con un secretario,
quien a la vez, lo será del alcalde. Para ser nombrado secretario se requiere ser
guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos y tener
aptitud para optar al cargo, de conformidad con el reglamento municipal respectivo.
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NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector
del control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el
Control Interno y Externo Gubernamental.
Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97
del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f,
numeral II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la República, Ley del
Organismo ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de
todos los entes públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con
base en las normas generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución
sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de
su magnitud y de los sistemas en funcionamiento.
Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura
de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas,
separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.
1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración
de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a
las diferentes actividades de la entidad.
Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que
existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada
implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto
de trabajo.
9
Misión:
Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando
mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio.
Visión:
Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que
permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus
habitantes.
Aprobado en Punto de Acta No. 66-27-08-2012 inciso (g)
10
SECRETARIA MUNICIPAL
El Concejo Municipal contará con un Secretario o Secretaria, quien a la vez,
lo será del Alcalde y ejercerá la Secretaría del Concejo Municipal de Desarrollo.
Para el nombramiento se requiere ser de nacionalidad guatemalteca, ciudadano o
ciudadana en ejercicio de sus derechos políticos y tener aptitud para optar al
cargo, de conformidad con el reglamento municipal respectivo, según artículo 83
del Código Municipal.
Objetivos: La Secretaría Municipal deberá garantizar el registro y resguardo de la
documentación que respalde la toma de decisiones y el desarrollo del Concejo
Municipal, del Concejo Municipal de Desarrollo, así como de la Alcaldía Municipal.
Funciones: a. Elaborar, en los libros correspondientes, las actas de las sesiones del
Concejo Municipal y autorizarlas, con su firma, al ser aprobadas de
conformidad con lo dispuesto en el Código Municipal.
b. Certificar las actas y resoluciones del Alcalde y/o Concejo Municipal.
c. Dirigir y ordenar los trabajos de la Secretaría, bajo la dependencia
inmediata del Alcalde, cuidando que los empleados y empleadas cumplan
sus obligaciones legales y reglamentarias.
d. Redactar la memoria anual de labores y presentarla al Concejo Municipal,
durante la primera quincena del mes de enero de cada año. Remitiendo
ejemplares de ella al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República. Y
al Consejo Municipal de Desarrollo y a los medios de comunicación a su
alcance.
e. Asistir a todas las sesiones del Concejo Municipal, con voz informativa, pero
sin voto, dándole cuenta de los expedientes, diligencias y demás asuntos
en el orden y forma que indique el Alcalde.
11
f. Archivar las certificaciones de las actas de cada sesión del Concejo
Municipal.
g. Recolectar, archivar y conservar los ejemplares del diario oficial que obren
en poder de la Municipalidad.
h. Organizar, ordenar y mantener el archivo dela Municipalidad.
i. Desempeñar cualquier otra función que le sea asignada por el Concejo
Municipal o el Alcalde.
j. Mantener el registro actualizado de los Consejos Comunitarios de
Desarrollo que operen en el municipio y de sus integrantes.
k. Trasladar certificación de las actas, ordenanzas, reglamentos, etc. A la
Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública, para su
correspondiente publicación.
12
ORGANIZACIÓN:
Concejo Municipal
Alcalde Municipal
Secretario Municipal
Oficiales de Secretaría
Auxiliares de Secretaría
Oficina de Acceso a Inf.
Pública
Personas Jurídicas y Archivo Municipal
Planta Telefónica
13
PROCEDIMIENTOS ALCALDÍA
No. Nombre del Procedimiento Identificador
01 Recepción, Revisión y Gestión de Solicitudes Externas PRP-ALC-001-2013
02 Recepción, Revisión y Gestión de Documentos Internos PRP-ALC-002-2013
03 Audiencias ante el Alcalde Municipal PRP-ALC-003-2013
04 Registro en la Agenda del Alcalde Municipal PRP-ALC-004-2013
05 Elaboración de Tomos e ingreso al Archivo General PRP-ALC-005-2013
06 Delegación de Actividades al Gerente Municipal PRP-ALC-006-2013
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MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-ALC-001-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
RECEPCION, REVISIÓN Y GESTION DE SOLICITUDES EXTERNAS
Frecuencia: Diaria
Objetivo: El presente procedimiento describe las actividades a realizar al momento que un
vecino presenta una solicitud que debe ser atendida por el Señor Alcalde Municipal.
Requisitos: Presentar solicitud por escrito, o solicitar que le completen el formulario de
solicitud. (Anexo No. 01)
Que se le asigne número correlativo a la solicitud para su posterior seguimiento.
Tiempo estimado: Durante el día
Paso
No.
Responsable Actividad Observaciones
01 Vecino Presenta Solicitud o completa formulario de
solicitud ante Secretaria de Recepción
Formulario pre-
impreso, anexo No.
01
02 Secretaria de
Recepción
Completa formulario de solicitud
03 Secretaria de
Recepción
Recibe solicitud, asignándole Número
correlativo, firma y sella de recibido
Revisar que el
correlativo este
correcto
04 Secretaria de
Recepción
Entrega al vecino copia firmada y sellada de
recibo y con número correlativo
05 Secretaria de
Recepción
Indica tiempo aproximado de respuesta y que
para cualquier consulta debe indicar el número
asignado.
06 Vecino Recibe copia firmada y sellada
07 Secretaria de
Recepción
Elabora listado en forma correlativa, de
documentos recibidos para entregarlos a la
Secretaria del Despacho.
A las 12:00 horas primera entrega.
A las 16:00 horas segunda entrega.
Los listados deben
estar numerados
para mejor control.
08 Secretaria del
Despacho
Recibe listado de documentos con su número
correlativo, y las solicitudes recibidas, firma y
sella de recibido el listado.
09 Secretaria del
Despacho
Revisa que las solicitudes se encuentren
numeradas y que tengan fecha de recibido
10 Secretaria del
Despacho
Entrega al señor Alcalde Municipal
15
11 Alcalde Municipal Revisa, Aprueba o Rechaza las solicitudes y las
margina al Director Municipal que corresponda
12 Alcalde Municipal Entrega a Secretaria del Despacho para la
distribución correspondiente
13 Secretaria del
Despacho
Registra en su control (libro auxiliar o base de
datos en Excel) todas las solicitudes antes de
distribuirlas
14 Secretaria del
Despacho
Envía copia del cuadro de distribución al
Gerente Municipal para su seguimiento
15 Secretaria del
Despacho
Distribuye las solicitudes a los funcionarios
responsables de atender, dar seguimiento o
respuesta a lo solicitado.
16 Funcionarios
Municipales
Reciben solicitudes marginadas por el Alcalde
Municipal
17 Funcionario Municipal Si fue aprobada, dar cumplimiento
18 Funcionario Municipal Si fue rechazada, elaborar nota de respuesta
indicando los motivos, con vo.bo. del Alcalde
Municipal.
19 Funcionario Municipal Entrega nota a Secretaria del despacho para
hacerla llegar al vecino solicitante
20 Secretaria del
Despacho
Entrega nota elaborada por el funcionario, y
entrega o hace llegar al vecino solicitante.
16
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-ALC-001-2013 RECEPCION, REVISION Y GESTION DE SOLICITUDES
VECINO SECRETARIA DE
RECEPCION
SECRETARIA DEL
DESPACHO
ALCALDE
MUNICIPAL
FUNCIONARIO
MUNICIPAL
PRP-ALC-003-2013
PRP-GSOC-002-2013
SI
NO
INICIO COMPLETA
/RECIBE SOLICITUD
ASIGNA NÚMERO
CORRELATIVO
ENTREGA COPIA AL
VECINO RECIBE COPIA
CON NÚMERO
RECIBE Y FIRMA DE
RECIBIDO
ELABORA LISTADO
DE SOLICITUDES
REVISA NÚMERO
EN LAS
SOLICITUDES
ENTREGA
SOLICITUDES
REVISA, APRUEBA
O RECHAZA
DEVUELVE CON
INSTRUCCIONES INGRESA EN
BASE DE
DATOS
DISTRIBUYE A
RESPONSABLES
INFORMA AL VECINO
FUE
APROBAD
A?
ELABORA NOTA
DE RECHAZO FIN
A
A
17
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-ALC-002-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
RECEPCION, REVISIÓN Y GESTION DE DOCUMENTOS/EXPEDIENTES INTERNOS
Frecuencia: DIARIA
Objetivo: El presente procedimiento define las actividades a seguir cuando un funcionario y/o
empleado municipal requiera de autorización del Alcalde Municipal para atender
requerimiento de un tercero.
Requisitos: No estar dentro de la competencia de algún Director.
Tiempo estimado: Inmediata
Paso
No.
Responsable Actividad Observaciones
01 Funcionario/Empleado
Municipal
Requiere firma de autorización o Aprobación
del Alcalde Municipal
02 Secretaria del
Despacho
Revisa el expediente, principalmente que ya
haya sido revisado y avalado por el Director de
la Dependencia.
03 Secretaria del
Despacho
Recibe bajo conocimiento la documentación
presentada
04 Secretaria del
Despacho
Traslada al Secretario Municipal
05 Secretario Municipal Sella la documentación como muestra de haber
sido revisada
06 Secretario Municipal Traslada al Alcalde Municipal para la firma
correspondiente
07 Alcalde Municipal Revisa que los documentos que se encuentren
sellados, y firma
08 Alcalde Municipal Devuelve documentos
09 Secretaria del
Despacho
Informa que pueden recoger los expedientes Vía telefónica
10 Secretaria del
Despacho
Entrega bajo conocimiento los expedientes
11 Funcionario/Empleado
municipal
Reciben los expedientes debidamente firmados
y sellados
18
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-ALC-002-2013 RECEPCION, REVISIÓN Y GESTION DE
SOLICITUDES/EXPEDIENTES INTERNOS
FUNCIONARIO
/EMPLEADO
MUNICIPAL
SECRETARIA DEL
DESPACHO
SECRETARIO
MUNICIPAL
ALCALDE MUNICIPAL
NO
SI
S
NO
SI
INICIO
REVISA
EXPEDIENTE
REQUIERE
FIRMA/APROBACION
RECIBE CON
CONOCIMIENTO
TRASLADA
EXPEDIENTES
REVISA Y ESTAMPA
SELLO
ESTA CORRECTO?
ESTA CORRECTO?
TRASLADA
EXPEDIENTES FIRMA
DOCUMENTOS
ENTREGA
DOCUMENTOS
FIRMADORS
INFORMA A
FUNCIONARIOS
FIN
19
MUNICIPALIDAD DE JALAPA PRP-ALC-003-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
AUDIENCIAS CON EL ALCALDE MUNICIPAL
Frecuencia:
MARTES Y JUEVES
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para solicitar audiencia con el
señor Alcalde Municipal, para tratar asuntos de interés.
Requisitos: Ser residente en el municipio de Jalapa.
Tiempo estimado: De 09:00 a 14:00 horas (5 horas)
Paso
No.
Responsable Actividad Observaciones
01 Vecino Se presenta a Recepción 30 minutos antes de la
hora de atención. Solicita audiencia para ser
atendido por el Señor Alcalde Municipal
Puede realizarlo de
forma verbal.
02 Secretaria en
Recepción
Solicita documento de identificación e Inscribe
al solicitante, en el libro auxiliar completando
los datos requeridos.
Se requiere libro
auxiliar debidamente
autorizado por el
Secretario Municipal
03 Vecino Espera el turno que le corresponda,
dependiendo del tema a tratar
04 Secretaria en
Recepción
Indica al vecino el momento de ingreso
05 Policía Municipal Realiza la inspección y registro correspondiente
para evitar el ingreso de armas.
06 Alcalde Municipal Atiende al Vecino Puede ser de forma
grupal o individual
07 Alcalde Municipal Instruye a la secretaria del Despacho para
tomar nota y gira instrucciones
08 Secretaria del
Despacho
Orienta al vecino con el funcionario encargado
de atender su requerimiento.
09 Funcionario Municipal Atiende requerimiento, si necesita solicitud la
completa y la ingresa según PRP-ALC-001-2013
20
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-ALC-003-2013 AUDIENCIAS CON EL ALCALDE MUNICIPAL
VECINO SECRETARIA DE
RECEPCION
POLICIA
MUNICIPAL
ALCALDE
MUNICIPAL
FUNCIONARIO
MUNICIPAL
PRP-ALC-001-2013
SI
NO
INICIO
REQUIERE
AUDIENCIA CON EL
SEÑOR ALCALDE IDENTIFICA E
INSCRIBE AL
SOLICITANTE
ESPERAR EL TURNO
INDICA EL
MOMENTO DEL
INGRESO
REALIZA LA
INSPECCION Y
REVISION ATIENDE AL VECINO
SOLICITANTE Y LO
TRASLADA CON UN
FUNCIONARIO
ATIENDE EL
REQUERIMIENTO
NECESITA
SOLICITUD
PASA AL
DESPACHO
FIN
A
21
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-ALC-004-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
REGISTRO EN AGENDA DEL ALCALDE MUNICIPAL
Frecuencia: DIARIA
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para poder incluir dentro de la
agenda del señor alcalde, alguna actividad que requiera la presencia del mismo,
Requisitos: Que la presencia del Señor alcalde sea indelegable.
Tiempo estimado: Variable.
Paso
No.
Responsable Actividad Observaciones
01 Solicitante / Vecino /
Funcionario Municipal
Informa de la actividad con la debida
anticipación por medio escrito, verbal o
telefónico.
Toda persona
individual o jurídica
debe solicitar
incluirse dentro de la
agenda.
02 Alcalde / Secretaria del
Despacho
Revisa la agenda para determinar la
disponibilidad
03 Secretaria del
Despacho
Anota y registra la actividad
04 Secretaria del
Despacho
Informa al Departamento de Relaciones
Públicas sobre la presencia del señor alcalde en
la Actividad
05 Secretaria del
Despacho
Envía recordatorio de las actividades del día,
previo a realizarse
Entrega copia de la
agenda del día, envía
mensajes de texto,
etc.
06 Alcalde Municipal Participa en las Actividades
07 Alcalde Municipal Delega participación, en caso de emergencia. Asigna al concejal
correspondiente, al
Gerente Municipal
y/o funcionario
Municipal
22
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-ALC-004-2013 AGENDA DEL ALCALDE MUNICIPAL
SOLICITANTE SECRETARIA DEL
DESPACHO
DEPTO. DE
RELACIONES
PUBLICAS
ALCALDE
MUNICIPAL
CONCEJAL,
GERENTE O
FUNCIONARIO
MUNICIPAL
NO
SI
SI
NO
INICIO
INFORMA SOBRE LA
ACTIVIDAD REVISA
DISPONIBILIDAD EN
LA AGENDA
REGISTRA LA
ACTIVIDAD EN LA
AGENDA
INFORMA AL DEPTO.
DE RR.PP.
REGISTRA LA
ACTIVIDAD
RECUERDA LAS
ACTIVIDADES DEL DIA
PARTICIPA
EN
ACTIVIDAD
D
DELEGA
PARTICIPACION
FIN
HAY
DISPONIBILI
DAD
23
MUNICIPALIDAD DE JALAPA PRP-ALC-005-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
ELABORACION DE TOMOS, E INGRESO AL ARCHIVO GENERAL
Frecuencia: Trimestral
Objetivo: El Presente procedimiento define los pasos a seguir para el archivo ordenado en Leitz
de documentos recibidos en el despacho municipal, elaborándolos de forma
correlativa, cronológica y mensual para un mejor registro y control.
Requisitos: Que la documentación se encuentre ordenada de forma correlativa y
cronológica, para ello deberá ir elaborando un listado de los documentos que
contendrá el Leitz.
Que la documentación se encuentre clasificada por Categorías (Recibidas,
envidas, invitaciones, etc. Y por tipo de documento: cartas, oficios,
providencias, dictámenes, etc.)
Disponer de Leitz para el archivo correspondiente.
Tiempo estimado: De forma diaria dedicar 1 hora.
Paso
No.
Responsable Actividad Observaciones
01 Secretaria del
Despacho
Clasificar, ordenar y archivar en el Leitz, los
documentos resueltos por el señor alcalde.
02 Secretaria del
Despacho
A Finales de mes, revisar que no falte ningún
documento de acuerdo al número correlativo
asignado oportunamente.
03 Secretaria del
Despacho
Rotula e Identifica, cada Leitz y coloca al inicio
de los documentos el listado de documentos
que contiene.
Un Leitz por categoría
de documentos.
04 Secretaria del
Despacho
Cada 3 meses entrega al Encargado de Archivo
una copia del listado de documentos indicando
el Número de Tomo, título, mes y año que
corresponde. Y el tomo conteniendo los
documentos.
05 Encargado de Archivo
Municipal
Revisa, firma y sella copia del listado de los
documentos que contiene el Leitz.
Listado de
Documentos,
debidamente
identificado
06 Encargado de Archivo
Municipal
Da Ingreso al archivo Municipal del o los tomos
recibidos.
Tomos debidamente
identificados
24
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRP-ALC-005-2013 ELABORACION DE TOMOS, E
INGRESO AL ARCHIVO GENERAL
SECRETARIA DEL DESPACHO ENCARGADO DE ARCHIVO MUNICIPAL
INICIO
CLASIFICA, ORDENA
Y ARCHIVA EN LEITZ
REVISA QUE SE
ENCUENTREN TODOS
LOS DOCUMENTOS
ELABORA LISTADO
DE DOCUMENTOS
ROTULA E
IDENTIFICA CADA
LEITZ
ENTREGA
TOMOS
REVISA, FIRMA Y
SELLA COPIA DEL
LISTADO
INGRESA TOMO AL
ARCHIVO MUNIICPAL
FIN
25
MUNICIPALIDAD DE JALAPA PRP-ALC-006-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
DELEGACION DE ACTIVIDADES AL GERENTE MUNICIPAL
Frecuencia: DIARIA
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir cuando el Alcalde Municipal
delega actividades administrativas al Gerente Municipal, para sean atendidas por
éste.
Requisitos: Que sean actividades y/o decisiones internas.
Que no sean para tomar decisiones de impacto en la población.
Que el Gerente Municipal firme y selle los documentos con su nombre y
cargo.
Tiempo estimado: diaria
Paso
No.
Responsable Actividad Observaciones
01 Alcalde Municipal Margina documento para que sea atendido por
el Gerente Municipal
02 Alcalde Municipal Instruye al Gerente Municipal para su
seguimiento y cumplimiento.
03 Gerente Municipal Da seguimiento y cumplimiento a lo delegado
04 Gerente Municipal Elabora Informe de lo realizado
05 Alcalde Municipal Recibe el Informe, da Vo.Bo. y lo traslada a la
Secretaria para su archivo.
06 Secretaria del
Despacho
Archiva documento.
26
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRP-ALC-006-2013 DELEGACION DE ACTIVIDADES
AL GERENTE MUNICIPAL
ALCALDE MUNICIPAL GERENTE MUNICIPAL
INICIO
MARGINA
DOCUMENTO PARA
SU ATENCION
INSTRUYE AL
GERENTE REALIZA LA LABOR
DELEGADA
ELABORA INFORME
DEL TRABAJO
REALIZADO
REVISA, DA VO.BO.
Y LO TRASLADA PARA
ARCHIVO
FIN
27
PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL
No. Nombre del Procedimiento Identificador
01 Autorización de Desmembración de Bienes Inmuebles PRP-SEC-001-2013
02 Dictamen de Titulación Supletoria PRP-SEC-002-2013
03 Solicitud Carta de Recomendación PRP-SEC-003-2013
04 Solicitud Carta de Honorabilidad PRP-SEC-004-2013
05 Solicitud de Aval de Transporte PRP-SEC-005-2013
06 Solicitud de Renovación de Contrato Local de Mercado
Municipal
PRP-SEC-006-2013
07 Solicitud de Traspaso de Local de Mercado Municipal PRP-SEC-007-2013
08 Emisión de Actas de Reuniones de COMUDE PRP-SEC-008-2013
09 Emisión de Actas de Reuniones de Junta Mixta PRP-SEC-009-2013
10 Emisión de Actas de Reuniones de Concejo PRP-SEC-010-2013
11 Elaboración y Aprobación de Agenda para Reuniones de
Concejo Municipal
PRP-SEC-011-2013
12 Autorización de Libros Auxiliares PRP-SEC-012-013
13
28
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-001-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, mayo 2013 AUTORIZACION DE DESEMBRACION DE BIENES
INMUEBLES
Frecuencia: Diaria
Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino solicite
Autorización para Desmembrar un bien inmueble.
Requisitos: Presentar solicitud dirigida al señor alcalde, y completar expediente.
Tiempo estimado:
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Presenta solicitud de Autorización de
Desmembración de bien inmueble.
Vecino. Solicitud dirigida al
Alcalde Municipal.
02 Revisa el expediente presentado por el vecino el
cual debe contener los documentos siguientes:
1. Solicitud dirigida al Alcalde Municipal
2. Fotocopia de Escritura del Inmueble a
Desmembrar
3. Fotocopia del Plano de la Fracción a
Desmembrar
4. Solvencia de Servicios Municipales
5. Fotocopia de Cédula o DPI del vendedor
6. Fotocopia de Boleto de ornato del vendedor
7. Fotocopia de Recibo de pago del IUSI
En caso el inmueble se encuentre en
Lotificación deberá agregar:
8. Copia de Acta de Autorización de la
Lotificación.
9. Comprobante de entrega de áreas verdes a la
Municipalidad.
10. Copia del punto de acta si existe ampliación.
(Indicar que deberá presentar fotocopia del
expediente completo en la Oficina del IUSI)
Auxiliar de
Secretaria.
Expediente completo.
03 Recibe el expediente ya revisado, firma y sella
de recibido, entregando copia al vecino.
Auxiliar de
Secretaria.
Expediente completo.
04 Crea un listado de solicitudes recibidas y entrega
al Síndico responsable de Desmembraciones,
Auxiliar de
Secretaria.
Expediente completo.
29
quien firma de recibido y se archiva copia.
05 Realiza la Inspección correspondiente del
inmueble a Desmembrar, en base al expediente
presentado por el vecino.
Síndico Expediente completo.
06 Realizada la Inspección entrega expediente e
información obtenida a Secretaria del Concejo
Municipal, para que redacte el Dictamen
respectivo.
Síndico Expediente completo.
07 Redacta el Dictamen en base al expediente e
información presentada por el Síndico
responsable.
Secretaria del
Concejo
Municipal.
Expediente completo.
08 Gestiona firma para Dictamen, con Síndicos. Secretaria del
Concejo
Municipal.
Dictamen.
09 Pasa Dictamen y Expedientes completos a la
Oficina de Secretaria Municipal.
Secretaria del
Concejo
Municipal.
Dictamen y Expediente
completo.
10 Levanta Acta en el Libro de Autorización de
Desmembración, en base al Dictamen emitido
por Síndicos.
Auxiliar de
Secretaria.
Dictamen.
11 Gestiona firma de Síndicos, Secretario
Municipal, y Alcalde Municipal en Libro de
Autorización de Desmembración.
Auxiliar de
Secretaria.
Libro de Actas de
Autorización de
Desmembración.
12 Certifica Acta respectiva y gestiona firmas de
Secretario Municipal, y Alcalde Municipal, en su
ausencia el Concejal que en el Orden
Corresponda.
Auxiliar de
Secretaria.
Certificación de Acta.
13 Genera orden de pago al vecino quien deberá de
cancelar la cantidad que corresponda según
Ordenanza, en las Cajas receptoras de la DAFIM.
Auxiliar de
Secretaria.
(Ver anexo)
14 Realiza el pago en las cajas receptoras de la
DAFIM.
Vecino. Orden de Pago.
15 Presenta copia de recibo de pago en la Oficina
de Secretaria Municipal.
Vecino. Copia de recibo de
pago.
16 Entrega al vecino Certificación de Acta de
Autorización de Desmembración, quien firmara
de recibido.
Auxiliar de
Secretaria.
Certificación del Acta.
17 Archiva expediente completo de solicitud,
Dictamen emitido por síndicos, copia de
Certificación del Acta entregada al vecino, y
copia de recibo de pago.
Auxiliar de
Secretaria.
Expediente completo.
30
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-001-2013 AUTORIZACION DE DESMEMBRACION DE BIENES
INMUEBLES
VECINO AUXILIAR DE
SECRETARIA
SINDICO SECRETARIA AUX DE
CONCEJO
SI
INICIO
RECIBE Y
REVISA SOLICITUD
Y EXPEDIENTE
ASIGNA NUMERO
CORRELATIVO RECIBE
CONSTANCIA DE
RECIBIDO; CON
NUMERO
RECIBE Y FIRMA DE
RECIBIDO
ELABORA LISTADO DE
SOLICITUDES Y EXP
REALIZA
INSPECCION
SOLICITA
EMISION DE
DICTAMEN
GESTIONA
FIRMAS
FIRMA
DOCUMENTO
VECINO REALIZA EL
PAGO EMITE ORDEN DE PAGO
FIN
PRESENTA
SOLICITUD Y
EXPEDIENTE
ELABORA DICTAMEN
ELABORA ACTA
GESTIONA
FIRMAS
EMITE
CERTIFICACION ACTA
ENTREGA
CERTIFICACION DE
DESMEMBRACION
TODO
CORRECTO
TRASLADA A
SECRETARIA
31
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-002-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
DICTAMEN DE TITULACION SUPLETORIA
Frecuencia: Diaria
Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Juzgado de
Primera Instancia Civil y Económico Coactivo del Departamento de Jalapa, de
Audiencia a esta Municipalidad en Juicios de Titulación Supletoria, para que se
emita Dictamen.
.
Requisitos: Expediente Completo.
Tiempo estimado: Durante el día
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Entrega expediente de Titulación Supletoria, en
el cual se da Audiencia a la Municipalidad.
Notificador del
Juzgado de
Primera Instancia
Civil.
Expediente de
Titulación Supletoria.
02 Recibe el expediente, sella y firma de recibido y
lo archiva.
Auxiliar de
Secretaria.
Expedientes.
03 Crea un listado de expedientes de Titulación
Supletoria pendientes de trámite.
Auxiliar de
Secretaria.
Expedientes.
04 Entrega expediente para Titulación Supletoria a
síndico responsable, cuando este lo requiera.
Auxiliar de
Secretaria.
Expedientes.
05 Realiza la Inspección correspondiente del
inmueble a Titular, en base al expediente
respectivo.
Síndico Expediente.
06 Realizada la Inspección entrega expediente e
información obtenida a Secretaria del Concejo
Municipal, para que redacte el Dictamen
respectivo.
Síndico Expediente.
07 Redacta el Dictamen en base al expediente e
información presentada por el Síndico
responsable.
Secretaria del
Concejo
Municipal.
Expediente completo.
08 Gestiona firma para Dictamen, con Síndicos. Secretaria del
Concejo
Municipal.
Dictamen.
09 Pasa Dictamen y Expediente de Titulación a la
Oficina de Secretaria Municipal.
Secretaria del
Concejo
Dictamen y
Expediente.
32
Municipal.
10 Levanta Acta en el Libro de Titulación supletoria,
en base al Dictamen emitido por Síndicos.
Auxiliar de
Secretaria.
Dictamen.
11 Gestiona firma de Síndicos, Secretario Municipal,
y Alcalde Municipal en Libro de Titulación
supletoria.
Auxiliar de
Secretaria.
Libro de Actas de
Titulación supletoria.
12 Certifica Acta respectiva y gestiona firma de
Secretario Municipal, y Alcalde Municipal, en su
ausencia el Concejal que en el Orden
Corresponda.
Auxiliar de
Secretaria.
Certificación de Acta.
13 Redacta el Oficio respectivo anotando datos del
expediente de Titulación supletoria, y gestiona
firma de Alcalde Municipal o en su caso un
Concejal.
Auxiliar de
Secretaria.
Expediente.
14 Levanta un conocimiento en el Libro de
conocimientos para enviar el expediente al
Juzgado.
Auxiliar de
Secretaria.
Libro de
Conocimientos.
15 Entrega al Mensajero el Libro de conocimientos,
expedientes que serán enviados, oficios y
certificación de Acta respectiva de cada
expediente, así mismo copia de oficio y
certificación, para ser enviado al Juzgado de
Primera Instancia Civil y Económico Coactivo.
Auxiliar de
Secretaria.
Certificación del Acta.
16 Recibe libro de conocimientos, expedientes,
oficios y certificaciones, para ser entregados en
el Juzgado de Primera Instancia Civil y
Económico Coactivo.
Mensajero. Expedientes.
17 Entrega el libro de conocimientos sellado y
firmado por el Juzgado haciendo constar la
recepción de los expedientes, en la Secretaria
Municipal.
Mensajero Libro de
conocimientos y copia
de oficios y
certificación de actas.
18 Archiva Dictámenes, copia de oficios y
certificación de actas, de expedientes remitidos
al Juzgado de Primera Instancia civil y Económico
coactivo.
Auxiliar de
Secretaria.
33
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-002-2013 DICTAMEN DE TITULACION SUPLETORIA
JUZGADO DE
PRIMERA
INSTANCIA
AUXILIAR DE
SECRETARIA
SINDICO Y/0 ALCALDE SECRETARIA AUX DE
CONCEJO
SI
INICIO
RECIBE Y
REVISA SOLICITUD
Y EXPEDIENTE
ASIGNA NUMERO
CORRELATIVO RECIBE
CONSTANCIA DE
RECIBIDO; CON
NUMERO
RECIBE Y FIRMA DE
RECIBIDO
ELABORA LISTADO DE
SOLICITUDES Y EXP
REALIZA
INSPECCION
SOLICITA
EMISION DE
DICTAMEN
GESTIONA
FIRMAS
FIRMA
DOCUMENTO RECIBE Y FIRMA
LIBRO DE
CONOCIMIENTOS
ENVIA AL JUZGADO DE
PRIMERA INSTANCIA FIN
PRESENTA
SOLICITUD Y
EXPEDIENTE
ELABORA DICTAMEN
ELABORA ACTA
GESTIONA
FIRMAS
EMITE
CERTIFICACION ACTA
TODO
CORRECTO
TRASLADA A
SECRETARIA
34
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-003-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
SOLICITUD CARTA DE RECOMENDACIÓN
Frecuencia: Diaria
Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino
solicite se extienda carta de Recomendación.
Requisitos: Presentar Identificación Personal.
Carencia de Antecedentes Penales y Policiacos.
Hacer pago por emisión de Certificaciones Varias.
Tiempo estimado: Durante el día
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Solicita carta de Recomendación.
Vecino. Completar formulario
y solicitud escrita
02 Solicitar al vecino su Documento Personal de
Identificación; constancia de carencia de
antecedentes penales y policiacos, e informa que
la certificación tiene un costo
Auxiliar de
Secretaria.
Documento Personal
de Identificación.
03 Anota los datos del vecino en las hojas de
control de cartas de Recomendación, siendo los
siguientes:
1. Nombre y Apellidos completos del vecino.
2. Residencia.
3. Documento de Identificación Personal.
4. Profesión u Oficio.
Auxiliar de
Secretaria.
Hojas de control de
cartas de
Recomendación.
04 Elabora la Carta de Recomendación con los datos
del vecino.
Auxiliar de
Secretaria.
Documentos Personal
de Identificación.
05 Gestiona Aprobación y Firma del Alcalde
Municipal o en su caso un Concejal.
Auxiliar de
Secretaria.
Carta de
Recomendación.
06 Emite Orden de Pago por concepto de
Certificaciones Varias, y solicita al vecino que
cancele en las cajas de tesorería
Auxiliar de
Secretaria
Orden de Pago
35
07 Realiza el pago y presenta comprobante al
auxiliar de secretaria
08 Entrega Carta de Recomendación al vecino Auxiliar de
Secretaria.
Carta de
Recomendación y
Documento Personal
de Identificación.
36
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-003-2013 EMISION DE CARTA DE RECOMENDACION
VECINO AUXILIAR DE
SECRETARIA
ALCALDE MUNICIPAL/
CONCEJAL
RECEPTOR DE
TESORERIA
NO
SI
INICIO
PRESENTA SOLICITUD REVISA SOLICITUD Y
DPI, REGISTRA EN LIBRO
AUXILIAR
FIRMA
DOCUMENTO
RECIBE PAGO Y
EMITE RECIBO
EMITE ORDEN DE PAGO
GESTIONA
APROBACION Y FIRMAS
FIN
ELABORA CARTA DE
RECOMENCION
APRUEBA?
REALIZA PAGO,
PRESENTA COMPROBANTE
Y RECIBE EL DOCUMENTO
37
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-004-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
SOLICITUD DE CARTA DE HONORABILIDAD
Frecuencia: Diaria
Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino solicite
se extienda carta de Honorabilidad.
Requisitos: Presentar Identificación Personal.
Carencia de Antecedentes Penales y Policiacos.
Hacer pago por emisión de Certificaciones Varias.
Tiempo estimado: Durante el día
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Solicita se extienda carta de Honorabilidad. Vecino. Completa formulario
de solicitud
02 Solicita al vecino su Documento Personal de
Identificación, carencia de antecedentes penales y
policiacos; y registra la solicitud en su control
interno.
Auxiliar de
Secretaria.
Documento Personal
de Identificación.
03 Elabora la Carta de Honorabilidad con los datos del
vecino.
Auxiliar de
Secretaria.
Carta de
Honorabilidad.
04 Gestiona Aprobación y Firma del Alcalde Municipal. Auxiliar de
Secretaria.
Carta de
Honorabilidad.
05 Genera orden de pago al vecino quien deberá
cancelar la cantidad que corresponda según
ordenanza, en las cajas receptoras de la DAFIM.
Auxiliar de
Secretaria.
Ver anexo.
06 Realiza el pago en las cajas receptoras de la DAFIM. Vecino Orden de Pago.
07 Presenta copia de recibo de pago en la oficina de
Secretaria Municipal
Vecino Recibo de pago.
08 Entrega Carta de Honorabilidad al vecino. Auxiliar de
Secretaria.
Carta de
Honorabilidad.
38
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-004-2013 EMISION DE CARTA DE HONORABILIDAD
VECINO AUXILIAR DE
SECRETARIA
ALCALDE MUNICIPAL/
CONCEJAL
RECEPTOR DE
TESORERIA
NO
SI
INICIO
PRESENTA SOLICITUD REVISA SOLICITUD Y
DPI, REGISTRA EN LIBRO
AUXILIAR
FIRMA
DOCUMENTO
RECIBE PAGO Y
EMITE RECIBO
EMITE ORDEN DE PAGO
GESTIONA
APROBACION Y FIRMAS
FIN
ELABORA CARTA DE
HONORABILIDAD
APRUEBA?
REALIZA PAGO,
PRESENTA COMPROBANTE
Y RECIBE EL DOCUMENTO
39
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-005-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
SOLICITUD DE AVAL DE TRANSPORTE
Frecuencia: Diaria
Objetivo:
Requisitos: Presentar Identificación Personal.
Presentar expediente completo.
Hacer pago por emisión de Certificaciones Varias.
Tiempo estimado: Durante el día
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Solicita se extienda Aval de Trasporte. Vecino. Completar
Formulario.
02 Revisa la solicitud, la cual debe contener los
siguientes requisitos:
1. Solicitud dirigida al Alcalde Municipal.
2. Fotocopia de Documento de Identificación
Personal.
3. Fotocopia de Boleto de Ornato.
4. Fotocopia de Tarjeta de Circulación del
Vehículo.
5. Fotocopia de la Licencia de Transporte,
extendida por la Dirección General de
Transporte.
6. Fotocopia de la Tarjeta de Operación,
extendida por la Dirección General de
Transporte.
Auxiliar de
Secretaria.
Expediente completo.
03 Solicita autorización al Concejal Presidente de la
Comisión de Trasporte para elaborar el Aval.
Auxiliar de
Secretaria.
Expediente completo.
04 Autoriza extender el Aval respectivo. Concejal
Presidente de la
Comisión de
Transporte.
05 Elabora el Aval de Transporte con los datos que
constan en el expediente presentado.
Auxiliar de
Secretaria.
Expediente completo.
06 Gestiona firma del Concejal Presidente de la
Comisión de Trasporte.
Auxiliar de
Secretaria.
Aval de Transporte.
40
06 Emitir orden de Pago al vecino quien deberá
cancelar la cantidad que corresponda según
ordenanza, en las cajas receptoras de la DAFIM.
Auxiliar de
Secretaria.
(Ver anexo)
07 Realiza pago en las cajas receptoras de la
DAFIM.
Vecino. Orden de Pago.
08 Presenta copia de Recibo de pago en la Oficina
de Secretaria Municipal.
Vecino. Recibo de Pago.
09 Entrega Aval de Trasporte al vecino. Auxiliar de
Secretaria.
Aval de Transporte.
10 Archiva copia de Aval de Transporte y del recibo
de pago, adjunto al expediente presentado por
el vecino.
Auxiliar de
Secretaria.
Copia de Aval, recibo
de pago y
expediente.
41
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-005-2013 SOLICITUD DE AVAL DE TRANSPORTE
VECINO AUXILIAR DE
SECRETARIA
PRESIDENTE COMISION
DE TRANSPORTE
RECEPTOR DE
TESORERIA
NO
SI
INICIO
PRESENTA SOLICITUD REVISA SOLICITUD Y
EXPEDIENTE, REGISTRA
EN LIBRO AUXILIAR
FIRMA
DOCUMENTO
RECIBE PAGO Y
EMITE RECIBO
EMITE ORDEN DE PAGO
GESTIONA FIRMAS
FIN
ELABORA AVAL DE
TRASPORTE
APRUEBA?
REALIZA PAGO,
PRESENTA COMPROBANTE
Y RECIBE EL DOCUMENTO
42
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-006-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013 SOLICITUD DE RENOVACION DE CONTRATO
“LOCAL MERCADO MUNICIPAL”
Frecuencia: Diaria
Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino solicite
la Renovación de contrato de Local del Mercado Municipal.
Requisitos: Presentar Identificación.
Presentar expediente completo.
Tiempo estimado: 15 días hábiles para su entrega.
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Solicita la Renovación del contrato de local del
Mercado Municipal.
Inquilino Completa
formulario
02 Presentar expediente conteniendo los documentos
siguientes:
1. Fotocopia de Documento Personal de Identificación.
2. Fotocopia de Boleto de Ornato (No personas
mayores de 60 años).
3. Solvencia Municipal.
4. Fotocopia de Contrato Anterior.
Inquilino
03 Registra en libro de control auxiliar. Auxiliar de
Secretaria
04 Elabora el Contrato anotando todos los datos
personales del vecino.
Auxiliar de
Secretaria.
05 Emite orden de Pago al vecino quien deberá cancelar la
cantidad que corresponda por Renovación de Contrato,
según ordenanza, en las cajas receptoras de la DAFIM.
Auxiliar de
Secretaria.
(Ver anexo)
06 Presenta fotocopia de recibo de pago para incluirlo
dentro del expediente.
Inquilino. Recibo de pago.
07 Solicita al vecino firme el contrato e indica que se
presente a recogerlo en un plazo de quince (15) días
hábiles.
Auxiliar de
Secretaria.
Contrato.
08 Gestiona firma de Secretario y Alcalde Municipal. Auxiliar de Contrato.
43
Secretaria.
09 Genera tres copias del contrato. Auxiliar de
Secretaria.
Contrato.
10 Remite contrato original y tres copias a la Sección de
Registro y Control de Servicios públicos.
Auxiliar de
Secretaria.
Contrato.
11 Revisa contrato y firma, el original y las copias.
Director de
Servicios
Públicos.
Contrato.
12 Devuelve contrato y copias a la Oficina de Secretaria. Director de
Servicios
Públicos.
Contrato.
13 Solicita se le entregue el contrato respectivo. Vecino.
14 Entrega el Contrato al vecino. Auxiliar de
Secretaria.
Contrato.
15 Archiva copia del contrato adjuntando los documentos
presentados por el vecino, y una copia para remitir a la
Gerencia del Mercado Municipal.
Auxiliar de
Secretaria.
Copia del
Contrato y
documentos.
44
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-007-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
SOLICITUD DE TRASPASOS DE LOCAL MERCADO MUNICIPAL
Frecuencia: Diaria
Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino solicite
el Traspaso de Derecho de Local, del Mercado Municipal.
Requisitos: Dictamen favorable de parte del Gerente del Mercado Municipal.
Expediente completo
Tiempo estimado: 15 días hábiles
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Solicita traspaso de Local Inquilino Mercado
Municipal
Ver Manual de
Procedimientos
del Mercado
Municipal
02 Inspecciona, Verifica y hace constar que es procedente la
solicitud del Inquilino; Emite dictamen.
Gerente del
Mercado
Municipal
03 Traslada el expediente de traspaso del local a la Oficina de
Secretaria Municipal.
Gerente del
Mercado
Municipal.
04 Elabora el contrato en original y 3 copias; anotando todos
los datos personales del inquilino, y registra en libro
auxiliar
Auxiliar de
Secretaria.
05 Genera orden de Pago al Inquilino quien deberá cancelar
la cantidad que corresponda por Traspaso de Local, según
ordenanza, en las cajas receptoras de la DAFIM.
Auxiliar de
Secretaria.
(Ver anexo)
06 Presenta fotocopia de recibo de pago.
Inquilino Recibo de pago.
07 Solicita al inquilino firme el contrato e indica que se
presente a recogerlo en un plazo de quince (15) días
hábiles.
Auxiliar de
Secretaria.
Contrato.
08 Gestiona firma de Secretario y Alcalde Municipal. Auxiliar de
Secretaria.
Contrato.
45
09 Remite contrato original y tres copias a la Dirección de
Servicios Públicos Municipales.
Auxiliar de
Secretaria.
Contrato.
10 Revisa contrato y firma, el original y las copias. Director de
Servicios Públicos
Municipales.
Contrato.
11 Devuelve contrato y copias a la Oficina de Secretaria. Director de
Servicios Públicos
Municipales.
Contrato.
12 Solicita se le entregue el contrato respectivo.
Inquilino
13 Entrega el Contrato al Gerente del Mercado Municipal. Auxiliar de
Secretaria.
Contrato.
14 Archiva copia del contrato adjuntando los documentos
presentados por el vecino, y una copia para remitir a la
Gerencia del Mercado Municipal.
Auxiliar de
Secretaria.
Copia del
Contrato y
documentos.
46
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-007-2013 SOLICITUD DE TRASPASO “LOCAL DEL MERCADO
MUNICIPAL”
INQUILINO MERCADO
MUNICIPAL//
GERENTE DEL MERCADO
AUXILIAR DE
SECRETARIA
ALCALDE Y
DIRECTOR DE SERVICIOS
PUBLICOS
RECEPTOR DE
TESORERIA
INICIO
PRESENTA SOLICITUD REVISA SOLICITUD Y
EXPEDIENTE, REGISTRA
EN LIBRO AUXILIAR
FIRMAN
DOCUMENTO
RECIBE PAGO Y
EMITE RECIBO
EMITE ORDEN DE PAGO
GESTIONA FIRMAS
FIN
ELABORA NUEVO
CONTRATO
REALIZA PAGO,
PRESENTA COPIA DEL
COMPROBANTE PARA EL
EXPEDIENTE
A
A
SERVICIOS PUBLICOS
ARCHIVA UNA COPIA
FIRMA CONTRATO
ORIGINAL Y 3 COPIAS
ENTREGA CONTRATO
AL INQUILINO
ARCHIVA
EXPEDIENTE
GERENTE: INSPECCIONA
Y EMITE DICTAMEN
FAVORABLE
47
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-008-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
ELABORACION DE ACTAS DEL COMUDE
Frecuencia: Mensual
Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para faccionar el acta
respectiva cuando se lleve a cabo sesión del Consejo Comunitario de Desarrollo
(COMUDE).
Requisitos: Estar presente en la Reunión del COMUDE
Tiempo estimado: 1 día.
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Convoca a Reunión del COMUDE. Oficina de Atención
Comunitaria.
Convocatoria.
02 El día y hora señalados se lleva a cabo la reunión del
COMUDE.
Oficina de Atención
Comunitaria.
03 Elaborar la minuta del Acta, anotando los puntos
que se trataron en reunión del COMUDE.
Secretario
Municipal.
Agenda
04 Entrega información al Auxiliar de Secretaria, para
que transcriba el acta respectiva.
Secretario
Municipal.
Agenda y minuta
del Acta
05 Transcribe el Acta en el libro de COMUDE. Auxiliar de
Secretaria.
Libro de Actas y
Minuta del Acta
06 Lee el Acta en la siguiente reunión del COMUDE. Secretario
Municipal.
Libro de Actas
07 Aprueban y firman, el Acta del COMUDE. Asistentes a la
Reunión del
COMUDE.
48
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-008-2013 EMISION DE ACTA DE REUNIONES DEL COMUDE
OFICINA DE ATENCION
COMUNITARIA
AUXILIAR DE
SECRETARIA
SECRETARIO MUNICIPAL ASISTENTES AL
COMUDE
INICIO
ENVIA
CONVOCATORIA DE
LA REUNION
REDACTA MINUTA DEL
ACTA
DA LECTURA AL ACTA FIRMAN EL ACTA
ELABORA EL ACTA
COTEJA
INFORMACION
FIN
TRASLADA
INFORMACION AL
AUXILIAR DE
SECRETARIA
49
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-009-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
ELABORACION DE ACTAS DE JUNTA MIXTA
Frecuencia: Mensual
Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para faccionar el acta
respectiva cuando se lleve a cabo sesión de Junta Mixta.
Requisitos: Estar presente en la Reunión de Junta Mixta
Tiempo estimado: Diario
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Convoca a Reunión de Junta Mixta Municipal. Secretario
Municipal.
Convocatoria.
02 El día y hora señalados se lleva a cabo la reunión de
Junta Mixta.
Integrantes de
Junta Mixta
Municipal.
Agenda
03 Anota los puntos que se trataron en la reunión de
Junta Mixta.
Auxiliar de
Secretaria.
Minuta de
Acta
04 Entrega información al Auxiliar de Secretaria, para
que transcriba el acta respectiva.
Secretario
Municipal.
Minuta de
Acta
05 Transcribe el Acta en el libro de Acta de Junta Mixta
Municipal.
Auxiliar de
Secretaria.
Minuta de
Acta
06 Lee el Acta en la siguiente reunión de Junta Mixta. Secretario
Municipal.
Libro de Actas
07 Aprueban y firman, el Acta de Junta Mixta. Integrantes de
Junta Mixta.
50
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-009-2013 EMISION DE ACTA DE REUNIONES JUNTA MIXTA
SECRETARIO MUNICIPAL AUXILIAR DE SECRETARIA INTEGRANTES DE JUNTA MIXTA
INICIO
ENVIA
CONVOCATORIA DE
LA REUNION
REDACTA MINUTA DEL
ACTA
DA LECTURA AL ACTA
FIRMAN EL ACTA
ELABORA EL ACTA
COTEJA
INFORMACION
FIN
51
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-010-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013 ELABORACION DE ACTAS DE REUNIONES DEL
CONCEJO MUNICIPAL
Frecuencia: Semanal
Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para faccionar el acta
respectiva cuando se lleve a cabo sesión del Concejo Municipal,
Requisitos: Estar presente en la Reunión
Tiempo estimado: 3 horas
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Convoca a Reunión del Concejo Municipal. Alcalde Municipal. Convocatoria.
02 El día y hora señalados se lleva a cabo la Reunión del
Concejo Municipal.
Alcalde Municipal,
Síndicos, Concejales
y Secretario
Municipal.
Agenda.
03 Elabora Minuta de Acta; Anotando los puntos que se
trataron en la reunión respectiva.
Secretario
Municipal.
05 Entrega la información Auxiliar de Secretaria, para
que esta proceda a Transcribir el acta respectiva.
Secretario
Municipal.
Minuta de Acta
06 Transcribe el acta respectiva. Auxiliar de
Secretaria.
Minuta de Acta
07 Lee el acta en la siguiente reunión de Concejo, para
su aprobación por el Concejo Municipal.
Secretario
Municipal.
Acta del
Concejo.
08 Certifica y Notifica los puntos de Acta a donde
corresponda.
Auxiliar de
Secretaria.
Certificación del
Acta.
09 Archiva los puntos de Acta remitidos, firmados de
recibido.
Auxiliar de
Secretaria.
Certificación del
Acta.
10 Archiva los documentos relacionados al Acta de que
se trate.
Auxiliar de
Secretaria.
11 Imprime el Acta en las Hojas móviles y Archiva. Auxiliar de
Secretaria.
Hojas móviles.
52
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-010-2013 EMISION DE ACTA DE REUNIONES DE CONCEJO
MUNICIPAL
ALCALDE MUNICIPAL SECRETARIO MUNICIPAL AUXILIAR DE SECRETARIA
INICIO
CONVOCA A
REUNION
REDACTA MINUTA DEL
ACTA
DA LECTURA AL ACTA
FIRMAN EL ACTA
ELABORA EL ACTA
COTEJA
INFORMACION
FIN
CERTIFICA Y NOTIFICA
A DONDE
CORRESPONDA
RECIBE FIRMADO DE
RECIBIDO, Y ARCHIVA
53
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-011-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
ELABORACION DE AGENDA PARA REUNION DE CONCEJO MUNICIPAL
Frecuencia: Semanal
Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para elaborar la Agenda a
tratar en Reuniones del Concejo Municipal.
Requisitos: Entregar oportunamente la documentación.
Tiempo estimado: 1 hora
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Informa al Alcalde y al Secretario Municipal
sobre tema a tratar
Gerente, Director, Encargado
de Oficina, Miembro del
Concejo
(debe realizarse
con 3 días de
anticipación)
02 Revisa solicitudes, expedientes, informes,
etc. Para incluir en la agenda.
Secretario Municipal Documentos
03 Presenta al Alcalde el Borrador de la Agenda,
en base a solicitudes,
Secretario Municipal Documentos
04 Revisa y aprueba la agenda. Alcalde Municipal Borrador de
Agenda.
05 Entrega Borrador de la agenda aprobada al
Auxiliar
Secretario Municipal
06 Elabora Agenda y Convocatoria a Reunión
Ordinario o Extraordinaria
Auxiliar de Secretaria
07 Revisa Agenda Final y Convocatoria y firma
de Vo. Bo.
Secretario Municipal
08 Imprime agenda y convocatoria, final para
su reproducción
Auxiliar de Secretaria
09 Conforma carpetas conteniendo toda la
documentación de soporte para la
realización de la reunión.
Auxiliar de Secretaria
10 Entrega carpetas Secretario Municipal
54
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-011-2013 ELABORACION Y APROBACION DE AGENDA PARA
REUNIONES DE CONCEJO MUNICIPAL
CONCEJO MUNICIPAL;
GERENTE, DIRECTOR,
ENCARGADO DE
OFICINA,
SECRETARIO
MUNICIPAL
ALCALDE MUNICIPAL AUXILIAR DE
SECRETARIA
NO
SI
INICIO
SOLICITA
PARTICIPACION O
RESOLUCION DE
TEMA
REVISA SOLICITUDES
REPRODUCE Y
FORMA CARPETAS
ELABORA AGENDA
PRESENTA
BORRADOR DE
AGENDA AL ALCALDE
SOLICITA AL AUXILIAR
QUE ELABORE AGENDA
FINAL
FIN
FIRMA BORRADOR DE
APROBADO
APRUEBA
?
ENTREGA A
ASISTENTES
55
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
PRP-SEC-012-2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA MUNICIPAL
Jalapa, Mayo 2013
AUTORIZACION DE LIBROS
Frecuencia: diario
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que sea autorizado un libro
de control auxiliar
Requisitos: Haber cumplido con el proceso de compra del Libro.
Haber finalizado el libro anterior.
Tiempo estimado: 1 semana
Paso
No.
Actividad Responsable Observaciones
01 Solicita mediante oficio; la Autorización del
libro respectivo indicando para que será
utilizado.
Directores de
Dependencias de la
Municipalidad.
Debe haber
solicitado la
compra del libro
con anticipación.
02 Entrega el libro al Auxiliar de Secretaria. Directores de
Dependencias de la
Municipalidad.
Libro.
03 Solicita el visto bueno, del Secretario
Municipal para proceder a autorizar el libro.
Auxiliar de Secretaria.
04 Autoriza al auxiliar de secretaria, para que
autorice el libro.
Secretario Municipal.
05 Autoriza los folios de que consta el libro. Auxiliar de Secretaria. Libro.
06 Sella los folios autorizados de que consta el
libro.
Auxiliar de Secretaria. Libro.
07 Gestiona firma del Alcalde Municipal y
secretario Municipal.
Auxiliar de Secretaria. Libro.
09 Anota en el listado de libros autorizados, la
fecha de autorización y el libro que se
autorizó.
Auxiliar de Secretaria.
09 Entrega el Libro autorizado. Auxiliar de Secretaria.
56
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
PRP-SEC-012-2013 AUTORIZACION DE LIBROS AUXILIARES
DIRECTORES MUNICIPALES SECRETARIO MUNICIPAL
ALCALDE MUNICIPAL
AUXILIAR DE SECRETARIA
NO
SI
INICIO
PRESENTA
SOLICITUD Y LIBRO
ORDENA LA
AUTORIZACION
RECIBE LIBRO, Y
FIRMA EN CONTROL
RECIBE Y REGISTRA LA
SOLICITUD
FIN
AUTORIZA EL LIBRO Y
SELLA LOS FOLIOS
GESTIONA FIRMAS
APRUEBA
?
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