Manual de Procedimientos para la Organización, Conservación · 2018. 12. 18. · auditorÍa...
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Manual de Procedimientos para
la Organización, Conservación y Custodia
de los Archivos de la ASCM
UNIDAD DE TRANSPARENCIA, EVALUACIÓN Y VINCULACIÓN
INICIO DE VIGENCIA: 29 DE NOVIEMBRE DE 2018
AU D I T O R Í A SU P E R I O R D E L A C I U D A D D E M É X I C O
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN
Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE LA ASCM
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 6
1. OBJETIVO 7
2. ALCANCE 7
3. MARCO LEGAL 8
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS 10
5. GLOSARIO DE SIGLAS 20
6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 21
6.1. CRITERIOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN
Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS 21
6.2. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ASCM 22
6.3. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIA DE LA ASCM 27
6.4. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 31
6.5. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 31
6.6. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICOS 31
6.7. RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA DE LA UA 32
6.8. CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS,
ACTIVOS DE TRÁMITE 34
6.9. APERTURA DE UN EXPEDIENTE NUEVO 36
6.10. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y CONSERVACIÓN DE EXPEDIENTES
SEMIACTIVOS 37
6.11. VALORACIÓN DOCUMENTAL, BAJAS DOCUMENTALES
Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 39
6.12. DISPOSICIONES GENERALES DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN
E HISTÓRICO 43
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6.13. EL PERSONAL PARA LAS ACTIVIDADES DE LOS ARCHIVOS
DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO 44
6.14. ACCIONES QUE DEBEN REALIZAR LAS UAT, LA PERSONA
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Y LA PERSONA RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTÓRICO 45
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE FLUJO 50
7.1. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA
DE DOCUMENTACIÓN 50
7.1.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 50
7.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO 52
7.2. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA
DE DOCUMENTACIÓN 53
7.2.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 53
7.2.2. DIAGRAMA DE FLUJO 55
7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DOCUMENTAL 56
7.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 56
7.3.2. DIAGRAMA DE FLUJO 58
ANEXOS 59
1. PORTADA O GUARDA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE 60
2. RELACIÓN DE ENTRADA DE CORRESPONDENCIA 64
3. RELACIÓN DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA 66
4. VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES 68
5. RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 71
6. HOJA DE INVENTARIO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 73
7. ETIQUETA DE CAJA DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 75
8. INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE 77
9. NOMENCLATURA Y CEJA DEL EXPEDIENTE 79
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10. CLAVES DEL FONDO Y SUBFONDOS 80
11. HOJA DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA 81
12. HOJA DE INVENTARIO DE MATERIAL DE BAJA DOCUMENTAL 83
EXPEDICIÓN 85
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INTRODUCCIÓN
El presente manual es parte de los esfuerzos institucionales para mantener
los archivos actualizados y debidamente organizados y conservados, a fin de
apoyar la ejecución de sus atribuciones y funciones, coadyuvando con el
compromiso de garantizar el derecho humano de accesar a la información y
lograr una administración eficaz, eficiente y transparente.
La Auditoría Superior de la Ciudad de México reconoce la importancia del
archivo institucional como testimonio, memoria y conciencia suprema de la
función que realiza; ya que contar con archivos plenamente organizados,
clasificados y conservados son la base de la transparencia y ésta a su vez, es la
base de la rendición de cuentas.
Por ello, y acorde con el objeto de la Ley de Archivos del Distrito Federal y
con la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de
Cuentas de la Ciudad de México, en materia de archivos, este documento
formula los aspectos metodológicos conforme a los cuales deberá funcionar
el Sistema Institucional de Archivos y los procesos de gestión documental;
establece las políticas y criterios para la sistematización y digitalización, para
la debida custodia y conservación de sus archivos.
Dado que la Ley de Archivos del Distrito Federal establece que los archivos
son bienes de dominio público, éstos son inalienables, imprescriptibles,
inembargables y no están sujetos a ningún gravamen o afectación de
dominio. Por tal motivo, el personal de la ASCM deberá observar las
disposiciones y contribuir de manera responsable en la generación, manejo,
control, organización y conservación de sus archivos.
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1. OBJETIVO
Establecer las políticas, procedimientos y criterios básicos para la
preservación, integración, difusión, organización, incrementación y
funcionamiento integral de los documentos y archivos de la Auditoría
Superior de la Ciudad de México, y promover la administración eficiente del
archivo institucional.
2. ALCANCE
El presente manual es de observancia general y obligatoria para las personas
servidoras públicas y todas aquellas que intervengan directa o
indirectamente en los procesos que generen, administren, manejen,
archiven o custodien información y documentación de las unidades
administrativas de esta entidad de fiscalización superior.
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3. MARCO LEGAL
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, artículos 6o., apartado
A, fracciones I y V; 16, párrafo segundo; y 122, apartado A, base II, párrafo
sexto.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, artículo 31,
fracción V.
Ley de Responsabilidades Administrativas de la Ciudad de México, artículos
49, fracciones V, IX, X y XI; 50, primer párrafo; 55; y 56.
Ley de Archivos del Distrito Federal, artículos 1; 3, fracción X; 5; 6; 7; 9; 10; 11;
12; 13; 14; 15; 16; 17; 18; 19; 20; 21; 22; 23; 24; 25; 26; 27; 28; 29; 30; 31; 32; 33;
34; 35; 36; 37; 38; 39; 40; 41; 42; 43; 48; 49; 52; 53; 54; y 62.
Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas
de la Ciudad de México, artículos 1; 2; 3; 4; 5, fracción VII; 6, fracciones XI,
inciso c), XII, XIV, XV, XVI, XVII, XXII, XXIII, XXV, XXVI, XLII y XLIII; 8; 24; 28; 29; 90,
fracciones VI y XI; 121; 183; 186; 208; 219; 232; y 264, fracciones IV, VII y VIII.
Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados de la
Ciudad de México, artículos 1, 7, 10, 11, 23 y 24.
Ley de Fiscalización Superior de la Ciudad de México, artículos 1; 3, último
párrafo; 8, fracciones XI y XVI; 14, fracción XV; 25, fracción II; 26; y 37, fracción
IV.
Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la Ciudad de México,
artículos 5, fracción II, inciso a y último párrafo; 6, fracciones II, XII y XXVI; 8,
fracciones XXI y XXVII; 10, fracciones X y XVII; 13, fracción VII; 15, fracciones I y
II; y 23, fracciones XXII y XXVII.
Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal.
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Lineamientos Generales en materia de Clasificación y Desclasificación de la
Información, así como para la Elaboración de Versiones Públicas, de fecha 15
de abril de 2016.
Acuerdo por el que se crea el Archivo Histórico de la Contaduría Mayor de
Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, del 22 de diciembre
de 2010.
Acuerdo por el cual se transforma la Coordinación de Transparencia, Acceso a
la Información Pública, Protección de Datos Personales y Archivo, publicado
en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de septiembre de 2015.
Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso
a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se
aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos,
del 4 de mayo de 2016.
Acuerdo por el que se designa a la persona responsable de la Unidad
Coordinadora de Archivos y Archivo Histórico en la Auditoría Superior de la
Ciudad de México, del 28 de octubre de 2016.
Acuerdo por el que se designa a la persona responsable del Archivo de
Concentración en la Auditoría Superior de la Ciudad de México, del 1 de
agosto de 2017.
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4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Para efectos del presente manual se entenderá por:
Administración
de archivos:
Conjunto de métodos y prácticas destinados a
planear, dirigir y controlar la producción,
circulación, conservación, uso, selección y
disposición final de los documentos de archivo,
con el propósito de lograr eficiencia en el manejo
de éstos a lo largo de su ciclo vital.
Archivo:
Conjunto orgánico de documentos en cualquier
soporte o formato, organizados y reunidos por la
Auditoría Superior de la Ciudad de México, en el
desarrollo de su competencia, el cual sirve de
testimonio y fuente de información a las unidades
administrativas que los produjeron, a la ciudadanía
o como fuente de estudio de la historia e
investigación.
Archivo
de Concentración:
Conformado por los documentos que habiendo
concluido su trámite y luego de haber sido
valorados, sean transferidos por la Unidad de
Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de
Concentración, para su conservación precautoria
de conformidad con el Catálogo de Disposición
Documental de esta entidad de fiscalización
superior; cuyos valores primarios no han prescrito
y su consulta es esporádica, por lo que
permanecen en ella hasta su transferencia
secundaria o baja documental.
Archivo de Trámite
o de Gestión
Administrativa:
Integrado por los documentos de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y
funciones de las unidades administrativas. Los
documentos serán resguardados de conformidad
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con el Catálogo de Disposición Documental de la
Auditoría Superior de la Ciudad de México, por el
tiempo estrictamente indispensable para cumplir
con el objetivo para el cual fue creado, y deben
remitirse de acuerdo con sus valores
documentales a la Unidad de Archivo de
Concentración para su conservación precautoria.
Archivo electrónico:
Es la información registrada en formatos que sólo
pueden ser procesados por medios electrónicos y
que tienen calidad de documento de archivo.
Archivo Histórico:
Conformado por los documentos de conservación
permanente, que concluida su vigencia en la
Unidad de Archivo de Concentración serán
transferidos para completar su ciclo vital a la
Unidad de Archivo Histórico de la Auditoría
Superior de la Ciudad de México, y que son fuente
de acceso público y constituyen patrimonio
histórico de la Ciudad de México.
Asunto:
Contenido específico de cada una de las unidades
documentales (documento de archivo o
expediente), que forma parte de una serie que
permite la individualización dentro del conjunto
de características homogéneas al que están
integrados. Tema, motivo, argumento, materia,
cuestión, negocio o persona de que trata un
expediente o documento de archivo y que se
genera como consecuencia de una acción
administrativa.
Calendario
de caducidad:
Es el control institucional de vigencias y plazos de
conservación en las unidades de archivo.
Portada o Guarda
exterior:
Parte frontal del expediente donde se
establecerán los elementos mínimos para describir
su contenido.
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Carpeta: También conocida como “fólder”, es decir el
contenedor formado por dos tapas de papel de
material flexible que sirve para integrar
documentos de archivo.
Catálogo de disposición
documental:
Registró general y sistemático que establece en
relación con el cuadro general de clasificación
archivística, los valores documentales, los plazos
de conservación, la clasificación archivística de la
información pública, reservada o confidencial y su
destino.
Ciclo vital
del documento:
Etapas en las que se divide al documento de
archivo (activo, semiactivo o histórico) desde su
producción o recepción hasta su baja o
transferencia a un archivo histórico.
Clasificación
archivística:
Proceso de identificación y agrupación de
expedientes homogéneos, de acuerdo con el
Cuadro General de Clasificación Archivística.
Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para garantizar la integridad física de
los documentos de archivo sin alterar su
contenido.
Conservación
precautoria:
Disposición que fija el tiempo en que deben ser
custodiados los documentos por el Archivo de
Concentración.
Control documental: Relaciones, fichas, libretas, tarjetas, minutarios,
etc., cuya aplicabilidad varía según el método
implantado en cada unidad administrativa.
Cuadro General
de Clasificación
Archivística:
Instrumento técnico que refleja la estructura
documental, con base en las atribuciones y
funciones de la Auditoría Superior de la Ciudad de
México.
Custodia: Parte del procedimiento de la gestión documental
que implica la responsabilidad de salvaguardar con
garantías técnicas y legales la documentación.
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Depuración o baja
documental:
Destrucción o eliminación sistemática de la
documentación que no cuente con valores
archivísticos o que ha prescrito en sus valores
primarios (administrativos, legales, fiscales o
contables) y que no posea valores secundarios
(históricos, evidenciales, testimoniales o
informáticos) conforme a la valoración
documental.
Digitalización: Técnica que permite convertir la información que
se encuentra guardada de manera analógica, en
soportes como papel, videos, casetes, cintas,
películas, microfilms, entre otros, en una forma
que sólo puede leerse o interpretarse por medio
de una infraestructura tecnológica.
Disposición
documental:
Selección sistemática de los expedientes de los
archivos de trámite o concentración cuya vigencia
documental o uso ha prescrito, con el fin de
realizar la baja documental o transferirlos.
Documento: Todo registro material de información,
independientemente del soporte en que se
encuentre y los fines para los que haya sido
creado; sirve de consulta.
Documento de apoyo
informativo:
Se genera y conserva en una oficina, formado por
ejemplares de origen cuya utilidad reside en la
información que contiene para apoyar las tareas
administrativas, los cuales son útiles, pero que por
sus características no pueden ser tratados como
documento de archivo, ya que no son parte de un
expediente.
Documento de archivo: El registro material que da testimonio de la
actividad de la Auditoría Superior de la Ciudad de
México en el ejercicio de sus facultades,
competencias o funciones, con independencia de
su soporte.
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Documento
electrónico:
Aquella información cuyo soporte, durante todo
su ciclo de vida, se mantiene en formato
electrónico y su tratamiento es automatizado,
requiere de una herramienta específica para
leerse o recuperarse.
Documento histórico: Son aquellos que poseen valores evidenciales,
testimoniales e informativos de preservación
permanente por contener información relevante
para la Auditoría Superior de la Ciudad de México,
de la historia de la Ciudad de México o que
integran la memoria colectiva de México.
Expediente o unidad
documental
compuesta:
Conjunto de documentos ordenados de acuerdo
con un método determinado y que tratan de un
mismo asunto o actividad, de carácter indivisible y
estructura básica de la serie documental.
Expediente electrónico: Son los documentos que se encuentran en
cualquier formato o medio de almacenamiento
electrónico, los procesos de gestión documental,
de producción, control, manejo, distribución y
conservación inherentes a los documentos de
archivo.
Expurgo: Consiste en el retiro de los documentos repetidos
o inútiles dentro de un expediente determinado,
durante su formación, así como de clips, grapas,
broches, cinta adhesiva y todo lo que al paso del
tiempo pueda dañar el documento, previo a su
transferencia al Archivo de Concentración.
Foliación: Numeración que se le da a las hojas de cada
expediente.
Fondo: Conjunto de documentos producidos
orgánicamente por el sujeto obligado en el
transcurso de sus actividades, y se identifica con el
nombre de este último.
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Gestión documental: Sistema de procedimientos que permite conducir
el flujo informativo dentro de la Auditoría
Superior de la Ciudad de México, mediante el cual
los responsables administrativos se aseguran de
que los asuntos tratados por ellos se desahogan
con efectividad, prontitud y eficiencia, y en
sujeción a derecho.
Guía de Archivo
Documental:
Esquema general de descripción de las series
documentales que indica sus características
fundamentales conforme al Cuadro General de
Clasificación Archivística.
Información
confidencial:
A la información en poder de los sujetos
obligados, protegida por el derecho fundamental
a la Protección de los Datos Personales y la
privacidad, que contiene datos personales
concernientes a una persona identificada o
identificable.
Información pública: Toda la información en posesión de cualquier
autoridad, entidad, órgano y organismo de los
Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos
autónomos, partidos políticos, fideicomisos y
fondos públicos, así como de cualquier persona
física, moral o sindicato que reciba y ejerza
recursos públicos o realice actos de autoridad en
el ámbito federal, estatal y municipal; es pública y
sólo podrá ser reservada temporalmente por
razones de interés público y seguridad nacional,
en los términos que fijen las leyes.
Información reservada:
La información pública que se encuentra
temporalmente sujeta a alguna de las excepciones
previstas en la Ley de Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Rendición de Cuentas de la
Ciudad de México.
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Inventarios
documentales:
Instrumentos de consulta y control que describen
las series y expedientes de un archivo y que
permiten su localización, transferencia o
disposición documental.
Organización: Conjunto de actividades destinadas a clasificar,
ordenar y describir las documentales
institucionales como parte integral de los procesos
archivísticos.
Período de tramitación: Fechas extremas donde se indican el año de
apertura y cierre de expediente, sin importar las
fechas de los documentos que contiene.
Plazo de conservación: Período de guarda de la documentación en los
archivos de trámite y concentración que consiste
en la combinación de la vigencia documental y, en
su caso, el término precautorio y período de
reserva que se establezca de conformidad con la
Ley de Transparencia, Acceso a la Información
Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de
México.
Plazo de reserva: Período que conforme a la normatividad aplicable,
se clasifica la información como reservada parcial
o totalmente, mientras subsisten las causas que
dieron origen a dicha reserva.
Preservación digital:
Proceso específico para mantener los materiales
digitales durante las diferentes generaciones de la
tecnología, y del tiempo con independencia de los
soportes en los que se almacenan.
Principio
de Conservación:
Asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo mediante un conjunto de
medidas preventivas o correctivas adoptadas.
Principio de Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean
completos y veraces para reflejar con exactitud la
información contenida.
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Principio de Orden
Original:
Consiste en mantener los documentos en el orden
que les fue dado de origen.
Principio
de Procedencia:
Fundamento de la archivística que establece que
los documentos producidos por una institución u
organismo no deben mezclarse con otros; por lo
que debe conservarse el orden original de cada
grupo documental, para distinguirlo de otros
fondos semejantes.
Programa Anual de
Desarrollo Archivístico:
Instrumento de planeación anual orientado a
establecer la administración de los archivos, en el
que se definen las prioridades institucionales en
materia de archivo.
Sección: Divisiones del fondo, basadas en las atribuciones
de la Auditoría Superior de la Ciudad de México de
conformidad con las disposiciones legales
aplicables.
Serie: División de la sección, consistente en un conjunto
de documentos producidos en el desarrollo de
una misma función administrativa y que versa
sobre una materia o asunto específico.
Sistema Institucional
de Archivos:
Es el conjunto de estructuras, funciones, registros,
procesos, procedimientos y criterios que
desarrolla cada sujeto obligado, mediante la
ejecución de la gestión documental.
Sistematización: El proceso mediante el cual se organiza, de forma
controlada, los procedimientos de la gestión
documental en el Sistema Institucional de
Archivos.
Soportes
documentales:
Medios en los cuales se contiene y produce
información, siendo estos materiales, además del
papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
digitales, electrónicos, sonoros, entre otros.
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Subfondo:
Subdivisión del fondo que consiste en un conjunto
de documentos relacionados entre sí, que tiene
correspondencia con las subdivisiones
estructurales de la Auditoría Superior de la Ciudad
de México o unidad administrativa que lo origina.
Trámite: El curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.
Transferencia
documental:
Traslado controlado y sistemático de expedientes
de consulta esporádica de un archivo de trámite al
archivo de concentración (Transferencia Primaria)
y de expedientes que deben conservarse de
manera permanente, del archivo de concentración
al archivo histórico (Transferencia Secundaria).
Ubicación topográfica: Ordenación de los expedientes de un archivo en el
espacio o mobiliario destinado para su resguardo
físico, y que puede seguir criterios cronológicos,
alfabéticos, numéricos, geográficos, onomásticos,
cromáticos o mixtos.
Unidad de Archivo
de Trámite:
Estará a cargo de una persona que proporcionará
integralmente los servicios relativos al manejo y
tratamiento técnico de la documentación en
trámite de las unidades administrativas.
Unidad de Control
y Gestión:
Estará a cargo de una persona que proporcionará
los servicios de recepción y despacho de la
correspondencia oficial dentro de las unidades
administrativas.
Valor administrativo: Es aquel que se relaciona con el trámite, asunto o
tema por el cual se emitió el documento;
corresponde a un procedimiento administrativo.
Valor contable: Es aquel que revisten los documentos que sirven
de explicación, justificación y comprobación de las
operaciones contables y financieras.
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Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente
primaria para la historia.
Valor jurídico: Es aquel atribuido a los documentos que se
refieren a derechos u obligaciones legales y les
confiere calidad de testimonio ante la Ley de
Archivos del Distrito Federal.
Valor primario: Son los valores intrínsecos que contienen los
documentos en su primera edad o etapa de
gestión, los cuales son administrativos, legales,
fiscales o contables.
Valor secundario: Son los valores intrínsecos que contienen los
documentos en su segunda edad, y son
informativos, testimoniales y evidenciales.
Valoración documental: Es el análisis de la condición de los documentos
conforme a sus características administrativas,
legales, fiscales o contables en los archivos de
trámite o concentración, o evidenciales,
testimoniales e informativos en los archivos
históricos, con la finalidad de establecer criterios y
plazos de vigencia o disposición documental.
Vigencia documental: Es el período durante el cual un documento de
archivo mantiene sus valores administrativos,
legales, fiscales o contables, de conformidad con
las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
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5. GLOSARIO DE SIGLAS
AS: Auditor Superior.
ASCM: Auditoría Superior de la Ciudad de México.
CG: Contraloría General de la ASCM.
COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración
de Documentos de la ASCM.
CTAIP: Comité de Transparencia y Acceso a la Información
Pública de la ASCM.
DGAJ: Dirección General de Asuntos Jurídicos.
DIP: Dirección de Información Pública.
SIA: Sistema Institucional de Archivos.
PADA: Programa Anual de Desarrollo Archivístico.
UA: Unidad Administrativa.
UAA: Unidades Administrativas Auditoras.
UAC: Unidad de Archivo de Concentración.
UAH: Unidad de Archivo Histórico.
UAT: Unidad de Archivo de Trámite.
UCA: Unidad Coordinadora de Archivos.
UCG: Unidad de Control y Gestión.
UTEV: Unidad de Transparencia, Evaluación y Vinculación.
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6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
6.1. CRITERIOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN
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Los objetivos, estrategias, proyectos y actividades archivísticas de la
institución, se llevarán a cabo conforme a la planeación establecida en el
PADA, publicado en el portal institucional en el menú de “Archivos”.
1. En relación con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo con sus
valores documentales, los archivos de la ASCM forman parte del SIA.
2. La persona responsable de la UAT de cada UA será el conducto para
continuar el ciclo de la documentación; las transferencias primarias
estarán únicamente bajo su responsabilidad.
3. Se establecerá una estructura homogénea, es decir, se definirán
conceptos básicos con el fin de lograr un lenguaje común en materia de
archivo para toda la ASCM.
4. La organización documental se enfocará a los expedientes activos
contenidos en los archivos de trámite, a los expedientes semiactivos del
archivo de concentración y a los expedientes con valor histórico.
5. La clasificación en materia de archivo y la conservación de los
documentos de archivo de la institución, se sujetarán al Cuadro General
de Clasificación Archivística, al Catálogo de Disposición Documental y a la
Guía de Archivo Documental de la ASCM.
6. Para determinar el carácter de la información de un documento
(preclasificación) y clasificar propiamente la información, se utilizarán
los términos público, reservado o confidencial, de acuerdo con la Ley de
Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas
de la Ciudad de México.
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6.2. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ASCM
El SIA de la ASCM se integrará por los siguientes componentes:
I. NORMATIVOS:
1. Unidad Coordinadora de Archivos
La persona encargada será designada por el AS y será la persona titular
de la Subdirección de Archivo y Documentación, adscrita a la UTEV, y
tendrá las siguientes funciones:
a) Diseñar, proponer, desarrollar e instrumentar los planes,
programas y proyectos de desarrollo archivístico.
b) Coadyuvar en la integración del PADA de la ASCM.
c) Fungir como Secretario Técnico o Secretaria Técnica dentro del
COTECIAD.
d) Coordinar los trabajos de elaboración de los instrumentos de
control y consulta archivística y establecer los criterios específicos
de organización y conservación de los archivos, cuando se
requiera.
e) Supervisar los procedimientos de valoración y disposición
documental que realicen las UA y las actividades encaminadas a la
modernización y automatización de los procesos archivísticos y
gestión de documentos electrónicos de las UA.
f) Supervisar el cumplimiento del calendario de las transferencias
primarias, así como coordinar la administración de documentos de
los archivos de concentración e histórico.
g) Organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la
memoria documental de la ASCM, en términos de lo que señala su
manual de organización.
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h) Proponer a la Coordinación de Desarrollo Institucional, programas
de capacitación en materia archivística, para el desarrollo
profesional del personal que se dedique al desempeño de las
funciones de archivo.
i) Participar como invitado o invitada permanente en las sesiones del
CTAIP.
2. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la ASCM
a) Aprobar las políticas, manuales e instrumentos archivísticos
formulados por la UCA.
b) Apoyar en los manuales y programas de valoración documental.
c) Propiciar medidas y acciones permanentes para el resguardo y
conservación de documentos y expedientes clasificados o aquellos
que sean parte de los sistemas de datos personales en
coordinación y concertación con los responsables de las unidades
de archivo.
d) Supervisar la aplicación de los criterios en materia de archivos de la
ASCM, de catalogación y conservación de los documentos
administrativos, así como la organización de archivos.
e) Dar seguimiento a la aplicación de los instrumentos de control y
consulta archivística para la protección de la información
confidencial.
f) Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
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II. OPERATIVOS:
1. Oficialía de Partes
Encargada de prestar los servicios centralizados de recepción,
distribución y despacho de la correspondencia de la ASCM.
a) Elaborar reportes diarios de correspondencia.
b) Colaborar con la persona responsable de la UCA.
c) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
2. Responsable del Archivo de Trámite
La persona encargada será designada por la persona titular de cada UA
para realizar las siguientes funciones:
a) Recibir, clasificar, manejar, controlar, integrar, organizar, describir,
despachar, archivar, resguardar y digitalizar, en su caso, todos los
documentos que reciban, elaboren o utilicen para su expedita
distribución a las áreas tramitadoras.
b) Registrar la entrada y salida de la correspondencia conforme a los
elementos de descripción que se incluyen en este manual.
c) Mantener el control de préstamo de los expedientes de archivo.
d) Mantener separados y bajo resguardo especial los expedientes que
contienen información reservada y confidencial.
e) Resguardar los archivos y la información de la UA, de acuerdo con
los términos que en materia de transparencia se establezcan.
f) Coadyuvar con la persona titular de la Subdirección de Archivo y
Documentación en el desarrollo e implementación formal de los
instrumentos institucionales para el control de la correspondencia
que resulten necesarios para el manejo de la documentación que
ingrese o egrese de cada UA.
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Para los expedientes con información clasificada:
a) Las personas titulares de las UA deberán designar a una persona
responsable con conocimientos técnicos y jurídicos que permita
manejar adecuadamente la información clasificada y llevar un
registro del personal que, por la naturaleza de sus atribuciones,
tenga acceso a esta información.
b) Se procurará archivar en un lugar seguro, los expedientes con
información clasificada que estén en documentos físicos, bajo llave
y con acceso restringido al público o al personal ajeno a la UA.
c) Se procurará respaldar sólo en la computadora que esté bajo el
resguardo de la persona responsable de los expedientes
electrónicos con información clasificada.
d) Queda prohibida la transmisión o reproducción de la información
clasificada, excepto cuando exista resolución de autoridad
competente.
3. Responsable del Archivo de Concentración
La persona encargada será designada por el AS y tendrá las siguientes
funciones:
a) Desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y
proyectos de desarrollo archivístico y realizar las propuestas de
modificación, actualización o mejora a la UCA.
b) Elaborar el PADA y darle seguimiento a su ejecución.
c) Elaborar y mantener actualizada la Guía de Archivo Documental.
d) Coordinar los procedimientos de valoración y disposición
documental de las UA.
e) Coordinar las actividades para la elaboración de los principales
instrumentos de control archivístico dentro de la ASCM
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proponiendo el diseño, desarrollo, implementación y actualización
del Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de
Disposición Documental y los inventarios que se elaboren para la
identificación o descripción de los archivos institucionales.
f) Apoyar las transferencias primarias al Archivo de Concentración de
las UA o en el caso de que una UA se someta a un proceso de
fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción o bien se de
cualquier modificación o cambio.
g) Llevar a cabo la recepción, custodia y disposición documental de
los expedientes semiactivos, aplicando los instrumentos de control
y consulta archivística.
h) Brindar el servicio de préstamo y consulta para las UA productoras
de la documentación.
i) Colaborar con la persona responsable de la UCA.
4. Responsable del Archivo Histórico
La persona encargada será designada por el AS y tendrá las siguientes
funciones:
a) Recibir, organizar y describir los expedientes con valor histórico.
b) Levantar y mantener actualizados los registros correspondientes
al Archivo Histórico.
c) Propiciar la difusión de los documentos que tiene bajo su
resguardo.
d) Coordinar los servicios de consulta del Archivo Histórico, referencia
o préstamo.
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6.3. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIA DE LA ASCM
La estructura documental, con base en secciones y series de expedientes, se
compone de:
1. Documentos de archivo:
a) Tienen carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a
uno, y al paso del tiempo constituyen series.
b) Tienen carácter orgánico, son parte de un todo estructurado,
deben su existencia a las UA de la ASCM que los produjo y sólo
alcanzan sentido al interrelacionarse.
c) Son producidos en forma natural en función de una actividad
administrativa.
d) Constituyen el único testimonio escrito o electrónico y garantía
documental del acto administrativo, por tanto, se trata de
documentación única.
e) Son o pueden ser, según su valoración, patrimonio documental de
la ASCM, ya sea en forma impresa o electrónica.
f) Proporcionan la evidencia oficial de la actividad que registran, por
lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad estará vinculada a su
creación, al generador y a la autoridad que éste tiene para
producirlos. También las firmas, encabezados y sellos son
indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.
g) Cumplida su vigencia administrativa, pasan al Archivo de
Concentración para su conservación precautoria, y
posteriormente, previa valoración documental, puede realizarse su
trámite de baja por carecer de valor evidencial o testimonial, o ser
transferidos al Archivo Histórico de la ASCM para su conservación
permanente.
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h) Para la conservación y archivo de los documentos electrónicos, se
deberá aplicar invariablemente, los mismos instrumentos de
control y consulta archivísticos que corresponden a los de soporte
en papel; incorporar medidas, normas y especificaciones técnicas
nacionales e internacionales, para asegurar la autenticidad,
seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de
archivo electrónicos y su control, con la finalidad de que gocen de
la validez y eficacia de un documento original.
i) Los correos electrónicos que deriven del ejercicio de las facultades,
competencias o funciones de las personas servidoras públicas de la
ASCM, deberán organizarse y conservarse de acuerdo con las
secciones y series documentales establecidas en el Cuadro General
de Clasificación Archivística, y a los plazos de conservación
señalados en el Catálogo de Disposición Documental.
Los correos institucionales, conforme a lo establecido en el
lineamiento Cuadragésimo séptimo, fracción III, del Acuerdo del
Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se
aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de
Archivos, del 4 de mayo de 2016, deberán contar al menos con el
nombre y cargo del emisor; nombre y cargo del receptor; y el Aviso
con la siguiente leyenda: “La información de este correo, así como
la contenida en los documentos que se adjuntan, pueden ser
objeto de solicitudes de acceso a la información”.
2. Características principales de los documentos de trabajo que “NO SON
DOCUMENTOS DE ARCHIVO”:
a) Generalmente son ejemplares múltiples no originales que
proporcionan información y se trata de ediciones o copias, aun
cuando contengan firmas autógrafas, siempre que el original se
encuentre en el área competente.
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b) Por lo general no se consideran patrimonio documental, se les
reutiliza o recicla y sólo se conservan por su valor informativo y
toda copia causará baja documental.
c) Tienen uso temporal.
d) Carecen de valores documentales primarios (administrativo, legal,
fiscal o contable).
e) La mayoría tiene pronta obsolescencia.
f) No reflejan atribuciones, acciones o trámites de la UA.
g) Se utilizan como instrumentos auxiliares o de controles internos
aplicados en el caso de diferentes operaciones.
Asimismo, se consideran como documentos de apoyo informativo y no de
archivo, las carpetas integradas por documentos sueltos de control interno
temporal tales como:
a) Los controles de correspondencia de entrada y salida sin relación
alguna, con excepción de los minutarios que integran los
documentos, correspondencia y oficios firmados por la misma
persona servidora pública.
b) Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.
c) Las carpetas en donde se integran copias con documentos que ya
se encuentran en un expediente de archivo, tales como los que
reúnen copias de talonarios, vales de almacén, de fotocopiado o de
tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida de personal, entre
otros. Son comprobantes de la realización de un acto
administrativo inmediato.
d) Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas.
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e) Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad
responsable, servicio o dependencia, pero con contenido diverso,
variado y sin relación entre sí.
f) Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno.
g) Publicaciones periódicas u otro tipo de documentos que no
formen parte del archivo, es decir, conjuntos de documentos que
no reflejan una acción o trámite.
h) Su vigencia administrativa es inmediata o no más de un año.
i) No son susceptibles de ser transferidos al Archivo de
Concentración.
Este tipo de carpetas para ser destruidas pasarán por el proceso de baja
documental.
3. Expedientes de archivo:
a) Éstos deben incluir invariablemente una portada o guarda exterior
para su identificación (véase el Anexo núm. 1). La carátula de los
expedientes deberá tener los siguientes campos: fondo, subfondo,
unidad administrativa, sección, serie, asunto, fecha de apertura,
fecha de cierre, número de expediente y, en su caso, número de
legajos, número de hojas, valor (administrativo, legal, fiscal o
contable), clasificación (pública, reservada, confidencial o versión
pública), vigencia documental (en trámite y concentración), y
fechas de consulta.
b) Las personas titulares de las UA deberán garantizar que las
personas responsables del Archivo de Trámite empleen las
herramientas de trabajo y los Instrumentos de Control y Consulta
Archivísticos de la ASCM, que ayudarán a la organización,
conservación y localización expedita de los archivos. El Catálogo de
Disposición Documental, el Cuadro General de Clasificación
Archivística y la Guía de Archivo Documental estarán disponibles
para su consulta en la intranet, sección “Infoteca”, y en el portal de
la Institución en la página web www.ascm.gob.mx en el menú de
“Archivos”.
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6.4. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
Como parte de los instrumentos normativos esenciales para regular la
actividad documental de la institución, el Cuadro General de Clasificación
Archivística de la ASCM facilita el acceso y la consulta de la documentación
desde su creación en las UA hasta su recepción y resguardo en las UAT.
Además, permite identificar los documentos y expedientes con un código y
un título preciso, de acuerdo con las funciones y actividades específicas de
las UA, por lo que el Cuadro General de Clasificación Archivística de la ASCM,
será de utilidad práctica para todos los documentos de archivo, así como
para los archivos de trámite, concentración e histórico.
6.5. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que establece los
valores documentales administrativo, legal, fiscal o contable, que por su
naturaleza poseen los documentos; la clasificación de la información
reservada, confidencial y pública; los plazos de conservación de
documentación y el destino final de los documentos una vez concluido su
ciclo vital.
Al tener como premisa el establecimiento del valor documental, los plazos de
conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o
confidencialidad, y el destino final de los documentos, el Catálogo de
Disposición Documental será de utilidad práctica para todos los documentos
de archivo. Éste se podrá modificar o actualizar, a propuesta de la UA
correspondiente, mediante oficio dirigido a la UTEV, quien propondrá y
notificará la modificación a los integrantes del COTECIAD, a efecto de que se
analice la propuesta y en caso de ser procedente, sea punto de acuerdo y se
someta a votación en sesión del COTECIAD.
6.6. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICOS
Son instrumentos de control que describen las series y expedientes de un
archivo y que permiten su localización, como la Relación de Entrada de
Correspondencia (véase el Anexo núm. 2), Relación de Salida de
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Correspondencia (véase el Anexo núm. 3), Vale de Préstamo de Expedientes
(véase el Anexo núm. 4), Relación de Transferencia Primaria (véase el Anexo
núm. 5), Hoja de Inventario del Archivo de Concentración (véase el Anexo
núm. 6), y Etiqueta de Caja de Archivo de Concentración (véase el Anexo núm.
7), Inventario de Archivo de Trámite (véase el Anexo núm. 8). Los cuales
estarán disponibles en la intranet, sección “Infoteca”, y en la página web
www.ascm.gob.mx en el menú de “Archivos”.
6.7. RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA DE LA UA
1. La recepción de los documentos es la fase inicial del SIA, por lo que sus
implicaciones jurídicas y administrativas para el personal de la ASCM
obligan a tener un proceso definido que dé cuenta del ingreso oficial
del documento, de su destino y tratamiento dentro de la institución.
Las personas encargadas de las UCG deberán cumplir lo siguiente:
a) Garantizar el control y seguimiento institucional de la
documentación recibida.
b) Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación
recibida al área que se encargará de su atención, trámite y
seguimiento.
c) Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada
y conservada como antecedente útil para la gestión y toma de
decisiones.
2. La persona encargada de recibir la documentación deberá verificar lo
siguiente:
a) Que todos los documentos estén dirigidos a la persona titular de la
UA o a alguna de las personas servidoras públicas adscritas a ésta.
b) Determinar si el asunto del cual trata el documento le compete a la
UA tramitadora o receptora.
c) Que los documentos estén firmados autográficamente.
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d) Si se indican anexos, que éstos estén completos.
e) Que la fecha sea actual y tenga número de documento.
f) Una vez que los documentos hayan sido verificados, se deberá
estampar el sello de recepción de la UA en el oficio de entrada y en
el acuse con la fecha y hora en que se recibió la documentación, así
como la rúbrica de la persona que la recibió para efectos de dejar
evidencia de este hecho.
g) Asentar los datos en cada formato (véase el Anexo núm. 2) y
numerar consecutivamente los documentos de control para el
despacho del documento y para el seguimiento administrativo de
la gestión que dé lugar.
h) En la Relación de Entrada de Correspondencia (véase el Anexo núm.
2), se indicará: UA que recibe, fecha de registro, número
identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente),
número del documento, nombre y cargo de la persona remitente,
tipo y número del documento, asunto, destinatario y
observaciones.
3. Vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal, sin demora ni
extravío en todo el desarrollo consecuencia o resultado del trámite.
a) En la parte inferior derecha del documento de respuesta deberá
anotarse la referencia del documento al que se está dando
contestación, conforme a lo dispuesto en la Guía para la
Elaboración de Circulares, Oficios, Notas Informativas y
Memorándums de la ASCM.
b) El acuse de recibo deberá conservarse en los expedientes de la UA
que los generó, con sellos originales de recepción, salvo los casos a
que se refiere el subapartado 6.3, numeral 2, de este manual.
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6.8. CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS, ACTIVOS
DE TRÁMITE
1. Cada UA elaborará en excel su “Inventario de Archivo de Trámite” (véase
el Anexo núm. 8).
2. Las personas titulares de las UAT deberán ordenar lógica y
cronológicamente en forma ascendente empezando por el mes de
enero y concluyendo con el mes de diciembre; esto es, el primer
documento que se reciba en enero irá abajo y así sucesivamente hasta
el último documento recibido en diciembre, ubicándose en la parte
superior del expediente; para la formación de expedientes y garantizar
la captación íntegra y oportuna de los documentos recibidos y
producidos por la propia UA en el curso de sus gestiones regulares,
reuniendo sistemáticamente los antecedentes de los trámites
institucionales.
3. Cada contenedor (archivero, librero o mueble específico para guardar
los expedientes) deberá tener etiqueta identificadora al frente, con el
número de gaveta o entrepaño y el nombre de las series que contenga.
4. En caso de que el contenedor incluya varias series, éstas deberán
identificarse con la codificación respectiva, mediante separador.
5. Todos los expedientes públicos que se encuentren dentro de las UAT
estarán a disposición de todo el personal adscrito a la UA de que se
trate, previo llenado del Vale de Préstamo de Expedientes (véase el
Anexo núm. 4).
6. El expediente clasificado en sus modalidades de reservado o
confidencial, únicamente podrá ser consultado por otras UA en razón
de sus funciones, previa autorización de la persona titular de la UA
resguardante, o por las personas servidoras públicas designadas por
ausencia u otras razones, y siempre que la persona solicitante firme la
responsiva en el vale de préstamo correspondiente.
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7. El espacio físico y el mobiliario de los archivos de trámite deberán
reunir las siguientes condiciones de seguridad y funcionalidad para
garantizar la conservación de los documentos:
a) Estar en zonas sin humedad.
b) Estar en zonas cubiertas.
c) Ubicarse en zonas protegidas de los rayos del sol.
d) Mantenerse limpias.
8. Los documentos que se integran a un documento de archivo
necesariamente deben tener relación con el tema o asunto, y por tanto,
CDS, DVDS, fotografías, revistas, mapas o publicaciones, que no estén
relacionados, se considerarán documentos de apoyo administrativo.
9. La portada o guarda exterior de los expedientes deberá ser llenada a
lápiz, tomando como base el Catálogo de Disposición Documental y el
Cuadro General de Clasificación Archivística.
10. En la ceja de la portada o guarda exterior (véase el Anexo núm. 9) del
expediente deberán anotarse la nomenclatura correspondiente de
acuerdo con los siguientes datos y tomando en consideración las claves
asignadas en el Anexo núm. 10:
a) Clave del fondo.
b) Sección.
c) Serie.
d) Clave de subfondo o unidad administrativa.
e) Número de expediente y, en su caso, los números de legajos que
existan.
f) Año.
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6.9. APERTURA DE UN EXPEDIENTE NUEVO
1. Los expedientes de archivo se abrirán cada nuevo ejercicio fiscal o
cuando no existan antecedentes del asunto que se esté abordando.
2. Los expedientes de archivo se integrarán por asunto y por materia.
3. El registró y descripción de un expediente de archivo en soportes
tradicionales (papel), comprende la descripción de la carátula y la mayor
información posible para su mejor manejo, así como para desarrollar
una base de datos o inventario que facilite su control y acceso.
4. El registro y descripción de un expediente servirán para homologar los
sistemas de acceso y recuperación de información, y para mejorar su
control y ubicación en una UA dentro de la institución.
5. Los elementos mínimos de descripción de un expediente son los
siguientes:
a) Área productora.
b) Serie.
c) Asunto (deberá corresponder a la descripción del asunto en la hoja
del inventario).
c) Número progresivo del expediente.
d) Año.
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6.10. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y CONSERVACIÓN DE EXPEDIENTES
SEMIACTIVOS
1. Las UA, por conducto de las personas responsables de las UAT, realizarán
las transferencias de los expedientes que hayan concluido su plazo de
conservación como Archivo de Trámite, de acuerdo con lo establecido
en el Catálogo de Disposición Documental, en las fechas que se indican
en el Calendario de Transferencias Primarias. Las transferencias
programadas sólo podrán ser modificadas a propuesta anticipada y
justificada de las UA, siendo sometidas a sesión del COTECIAD para
acuerdo:
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2. En caso de contingencia en las instalaciones del Archivo de
Concentración, podrán suspenderse las transferencias primarias, para lo
cual sesionará el COTECIAD, y se emitirá el acuerdo correspondiente.
3. La transferencia de expedientes al Archivo de Concentración deberá
realizarse mediante oficio dirigido a la UTEV, acompañado del formato
de Relación de Transferencia Primaria elaborado en word (véase el
Anexo núm. 5), la cual será validada por la persona titular de la UA
correspondiente, así como la Hoja de Inventario del Archivo de
Concentración (véase el Anexo núm. 6), impresos y en disco compacto.
La entrega de las cajas de la Transferencia Primaria la realizará la UA
directamente en el Archivo de Concentración.
4. Las UAT deberán llevar un registro completo y preciso de las
transferencias que efectúen, así como mantener actualizado el control
de sus inventarios; por su parte, la persona encargada del Archivo de
Concentración deberá establecer el registro central de todas las
transferencias de la ASCM, para ello deberá crear, exprofeso y mantener
actualizada, una base de datos.
5. En el Archivo de Concentración únicamente se recibirán las
transferencias que hayan cumplido con la entrega de la documentación
señalada en el numeral 3 de este subapartado. La documentación se
debe encontrar debidamente integrada en expedientes, y en cajas de
polipropileno 20, en orden cronológico y, en el caso de las UAA y la DGAJ
por sujeto fiscalizado, ordenar los expedientes en forma ascendente
empezando por el mes de enero y concluyendo con el mes de
diciembre (en el sentido de abajo hacia arriba).
6. La persona encargada del Archivo de Concentración tendrá la facultad
de devolver la transferencia mediante oficio, sin modificar datos,
precisando las irregularidades de los expedientes mal relacionados,
cuando se inicie la revisión de lo remitido al Archivo de Concentración.
Las áreas a las que se les haya devuelto su información, la deberán
devolver en un término de cinco días hábiles ya corregida.
7. La persona responsable del Archivo de Concentración tendrá la facultad
de efectuar préstamos de los expedientes exclusivamente a las personas
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encargadas de las UAT, quienes son responsables del envío de los
expedientes (en caso de requerir un expediente de otra UAT, la persona
encargada deberá coordinarse con ella); el préstamo será por medio de
vale de préstamo (véase el Anexo núm. 4) formulado en dos originales y
por un período renovable de veinte días hábiles.
8. En el caso de los expedientes correspondientes a los sistemas de datos
personales que detenta la ASCM, se deberán seguir las medidas de
seguridad correspondientes, según lo establecido en la Ley de
Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados de la
Ciudad de México, los Lineamientos para la Protección de Datos
Personales en el Distrito Federal y el documento de seguridad de cada
sistema de datos personales.
6.11. VALORACIÓN DOCUMENTAL, BAJAS DOCUMENTALES Y TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS
1. El COTECIAD será el órgano que determine el tratamiento de todos los
expedientes.
2. Transferencias secundarias:
a) La persona encargada del Archivo de Concentración es responsable
de identificar y determinar cuáles son los expedientes inactivos en
la ASCM, una vez que el plazo de conservación precautoria haya
concluido, de acuerdo con lo establecido en el Catálogo de
Disposición Documental de la ASCM.
b) El Archivo de Concentración registrará en su calendario de
caducidades todos los expedientes que le sean transferidos por las
UAT, a efecto de detectar oportunamente la documentación cuya
guarda precautoria haya concluido y procederá a notificarlo, por
conducto de la UTEV mediante oficio recordatorio a la UA
correspondiente, para que, en su caso, inicie con el procedimiento
establecido (baja documental o transferencia secundaria).
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c) Antes de continuar con el procedimiento de los expedientes que
han terminado su guarda precautoria, la persona encargada del
Archivo de Concentración recabará en el formato de “Hoja de
Inventario” que corresponda, la firma de autorización de la persona
titular de la UA que haya transferido los expedientes en cuestión,
para validar la prescripción efectiva de los valores primarios de
tales expedientes y dar continuidad a la siguiente fase del ciclo
vital de los documentos.
d) Los expedientes que sean considerados para iniciar su proceso de
transferencia secundaria al Archivo Histórico, surtirán baja de los
inventarios del Archivo de Concentración y su trámite deberá
integrar: oficio de solicitud de la UA para transferencia secundaria
en el que incluya su declaratoria de prevaloración documental y el
inventario de transferencia secundaria debidamente autorizado.
e) Los documentos señalados en el inciso d) deberán remitirse por
medio de la UA a la UTEV para que solicite a la DGAJ, emita su
declaratoria de valoración documental y, en su caso, determine su
procedencia de conservación permanente para formar parte del
Archivo Histórico, y la remita a la UTEV en un término de ocho días
hábiles posteriores a la recepción del oficio de solicitud, la cual se
someterá en sesión del COTECIAD por conducto de la UTEV para su
determinación final.
f) Al ser autorizada la transferencia secundaria por parte del
COTECIAD, la UTEV remitirá oficio al responsable del Archivo de
Concentración para que realice el procedimiento establecido en el
siguiente numeral, marcando copia de conocimiento a la UA
productora de los expedientes.
3. Archivo Histórico:
a) Cuando se transfieran expedientes al Archivo Histórico, la persona
encargada del Archivo de Concentración abrirá un expediente de
transferencia secundaria, con copia de los inventarios transferidos
y el acuse del oficio de envío.
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b) Toda transferencia secundaria de expedientes con valor
permanente al Archivo Histórico de la ASCM, deberá ser
cuidadosamente preparada, organizada y transferida por la
persona responsable del Archivo de Concentración.
c) La persona encargada del Archivo Histórico será responsable de
generar los registros, inventarios y catálogos correspondientes de
los documentos para su control y consultas, así como de su
resguardo.
4. Baja documental:
a) La UA iniciará el procedimiento de baja documental de los
expedientes que, encontrándose en el Archivo de Concentración,
se le haya notificado mediante oficio recordatorio de la conclusión
de su guarda precautoria y de la prescripción de sus valores
documentales conforme a los incisos b) y c), del numeral 2 de este
subapartado, y continuará el procedimiento señalado en los incisos
d) y e) de este numeral.
b) Si en la revisión del material para la transferencia primaria, las UA
localizan información que no forma parte del archivo sino de otro
tipo de documentos de interés institucional, como libros, mapas,
periódicos, publicaciones, entre otros, elaborarán un oficio de pre
valoración en el cual establecerán esta situación y anexarán a dicho
oficio un inventario de baja, elaborado en excel (véase el Anexo
núm. 12). La descripción deberá contener la mayor cantidad de
información posible acerca del material contenido e indicando que
no hay información clasificada.
c) Los documentos fotográficos, sonoros o audiovisuales, generados
por la ASCM se incorporarán como documentos institucionales al
acervo de la Unidad de Documentación e Información, previa
revisión y autorización del titular, donde se les dará un tratamiento
diferente del que corresponde a la organización de archivos. En
caso de que la Unidad de Documentación e Información ya cuente
con ejemplares del mismo material remitido para su revisión y
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autorización, podrá ser destruido, previa declaratoria de valoración
documental por parte de DGAJ y autorización del COTECIAD.
d) En estos casos, la persona titular de la UA solicitará la baja
documental a la UTEV mediante oficio en el que incluya su pre
valoración de que han concluido su guarda precautoria y prescrito
sus valores documentales, o de que la documentación no forma
parte de la transferencia primaria sino de otro tipo de documentos
de interés institucional, así como los inventarios respectivos y ésta
los remitirá a la DGAJ para efecto de que emita su declaratoria de
valoración documental en un término de ocho días hábiles
posteriores a que se le solicite.
e) La DGAJ emitirá una declaratoria de valoración, tomando en
consideración el oficio de pre valoración e inventario autorizado
por la persona titular de la UA correspondiente, y le notificará a la
UTEV su respuesta, a efecto de que la someta a consideración del
COTECIAD para su determinación final.
5. Las Actas del COTECIAD en que se hayan tratado las solicitudes de baja de
los expedientes y los acuerdos recaídos en éstas se digitalizarán y
publicarán en el portal de transparencia de la página oficial de internet
de la ASCM.
6. La persona responsable del Archivo de Concentración y la persona
encargada de la UAT deberán integrar un expediente por cada baja
autorizada, cuidando incorporar en él los oficios e inventarios
correspondientes.
7. Una vez autorizada la baja documental por el COTECIAD y emitido el
acuerdo, los documentos relacionados deberán destruirse; para lo cual,
la UTEV remitirá un oficio a la DGAS para que, por medio del Comité de
Bienes Muebles, se determine en la siguiente sesión de comité el
destino final de la documentación.
8. En la fecha que la DGAS establezca para la destrucción, deberá levantar
el acta correspondiente.
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6.12. DISPOSICIONES GENERALES DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN
E HISTÓRICO
1. El horario de servicio del Archivo de Concentración es de lunes a
viernes, de 9:00 a 15:00 horas y de 16:00 a 18:00 horas.
2. Las personas usuarias deberán depositar en el módulo de vigilancia
portafolios, cámaras, bolsas, mochilas, tijeras, cúteres, abrigos,
chamarras, suéteres y sudaderas holgadas, gabardinas y cualquier
objeto que el archivo considere que pueda ser utilizado para mutilar
expedientes o sustraer cualquier tipo de material o información. Si el
usuario deseara introducir alguna de las prendas mencionadas, podrá
hacerlo si acepta ser revisado por el personal del archivo al salir.
3. Para acceder a los servicios del Archivo de Concentración, la persona
usuaria, que siempre será personal interno, salvo que medie disposición
legal alguna u orden judicial emitida por autoridad competente que
establezca algo distinto; deberá identificarse con la credencial
institucional o identificación oficial con fotografía, cada vez que el
archivo lo solicite.
4. Las personas usuarias y el personal del archivo deberán observar
siempre una conducta correcta para mantener un ambiente de
seguridad, tranquilidad y respeto.
5. Para evitar daños a los materiales documentales, las personas usuarias y
el personal del archivo no podrán fumar ni introducir bebidas y
alimentos al archivo.
6. Las personas usuarias sólo podrán entrar a las áreas autorizadas, por el
personal del archivo.
7. Las personas usuarias deberán hacer uso adecuado del mobiliario y
equipo del archivo.
8. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la
reproducción y distribución para su propio servicio de los instrumentos
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de descripción, consulta e información que hayan sido elaborados en
los Archivos de Concentración e Histórico, sin la debida autorización de
la persona propietaria.
9. El servicio de préstamo de documentos del Archivo de Concentración a
las personas responsables de los Archivos de Trámite de las UA, será
efectuado exclusivamente por personal encargado de este servicio.
10. Los documentos que se presten para consulta directa en sala al usuario
o usuaria deberán ser reintegrados a sus lugares de origen el mismo día
bajo la responsabilidad del personal encargado del servicio.
11. La documentación considerada de valor permanente deberá
conservarse en su soporte original, aun y cuando se establezca una
normatividad para la validez y utilización de otros medios de
almacenamiento y consulta de la información.
12. Para la consulta y manipulación de documentos originales, se
establecerán disposiciones que garanticen su integridad, y serán
obligatorias para las personas usuarias y el personal encargado de los
archivos.
6.13. EL PERSONAL PARA LAS ACTIVIDADES DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN
E HISTÓRICO
1. Las personas servidoras públicas designadas deberán realizar el conteo
de las cajas que se encuentren en los anaqueles a trabajar y especificar
el subfondo al que pertenezca.
2. Una vez realizado el conteo, la persona responsable del Archivo de
Concentración, con la colaboración de la persona representante de la
UA, verificarán que corresponda al inventario remitido, para garantizar
la documentación que ingresa al Archivo de Concentración.
3. Como medida de higiene, y con el propósito de evitar infecciones
generadas por hongos o bacterias que anidan en los documentos y
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preservar la documentación, el personal de apoyo y las personas
servidoras públicas designadas deberán utilizar batas, lentes, guantes y
cubre boca en los Archivos de Concentración e Histórico.
4. Los documentos de los Archivos de Concentración e Histórico se
someterán a procesos de limpieza con aspiradora o en forma manual,
esta última mediante una brocha de pelo suave, como se detalla a
continuación:
a) Limpieza con aspiradora: se coloca una malla móvil tratando que se
encuentre tensa alrededor del expediente (para evitar rasgaduras
en el material), una vez colocada se le pasa la aspiradora. La
aspiración se realizará de izquierda a derecha y viceversa.
b) Limpieza manual: para la eliminación del polvo de los documentos
se realiza esta acción sobre el documento con movimientos suaves
del centro hacia fuera, cuidando de abarcarlo en su totalidad.
6.14. ACCIONES QUE DEBEN REALIZAR LAS UAT, LA PERSONA RESPONSABLE
DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Y LA PERSONA RESPONSABLE
DEL ARCHIVO HISTÓRICO
1. La foliación constituye el primer paso para llevar a cabo el
ordenamiento de la documentación, esta acción permite controlar el
número de hojas que contiene el expediente; dicho foliado se iniciará
con el número 1, comenzando con el último documento de diciembre,
que será la primera hoja del expediente y terminará con el primer
documento de enero; es decir la última hoja del expediente, siendo el
número que le corresponda a esta.
a) Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar, desde el
número 1 en adelante, en la esquina inferior derecha de la parte
frontal de cada hoja, de manera legible, sin enmendaduras, sobre
un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos
originales, etc.
b) Numerar los expedientes de manera lógica y cronológicamente en
forma ascendente.
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En caso de que el expediente cuente con más de un legajo se
enumeraran con números arábigos divididos con una diagonal; por
ejemplo: 1/3, 2/3, 3/3.
2. Realizar el expurgo, retirando cuidadosamente de los documentos todo
tipo de objetos que los deterioren, como clips, grapas, broches, diurex,
post-it, etc., evitando alterar su estructura.
3. Se llenarán las carátulas de los expedientes, procurando conservar su
orden.
4. Los documentos deteriorados por factores diversos, como hongos,
polilla, documentos semiquemados, deteriorados por roedores,
pescados de plata, etc., deben separarse y ser colocados en una caja
especial que solamente contenga documentos deteriorados, pues éstos
pueden contagiar otros documentos y para ello se deberá tomar en
cuenta el principio de orden original.
5. Cuando sean enviados al Archivo de Concentración materiales que no
son susceptibles de formar parte de sus expedientes, por ejemplo, los
libros, diarios oficiales, gacetas y discos compactos, entre otros, éstos
deberán ser separados y colocados en cajas independientes,
conservando el principio de procedencia para su devolución mediante
oficio a la UA que los remitió, a efecto de que realice el procedimiento
de baja documental.
6. Cuando se encuentran documentos húmedos es necesario orearlos,
para evitar que se deterioren; una vez secos, se colocarán en su
respectivo subfondo, respetando el orden en el que fueron
encontrados.
7. Cada persona usuaria deberá trabajar de manera independiente, y
tomará la caja más antigua de cada subfondo, la que será llevada al área
de trabajo.
8. La actividad descrita en el numeral anterior se realizará expediente por
expediente, una vez abierta la caja.
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9. A la par del punto anterior, deberá realizarse la pre valoración del
expediente, es decir, la clasificación de la documentación, de
conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística y el
Catálogo de Disposición Documental de la ASCM.
10. La identificación de las secciones y series dentro del fondo documental
debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de
la ASCM. Este procedimiento es la clasificación que permitirá ubicar el
documento de archivo en el nivel que se quiere caracterizar y describir.
11. La identificación se establece de lo general a lo particular, de la misma
manera en que se realiza la descripción:
FONDO ---> SUBFONDO ---> SECCIÓN ---> SERIE
12. La selección de los materiales que serán conservados o eliminados, se
basará en la observancia del Catálogo de Disposición Documental
aprobado por el COTECIAD; asimismo, se tendrán que valorar los
expedientes o documentos que serán transferidos al Archivo Histórico.
13. Cuando se presenten dudas acerca del tratamiento a que deba sujetarse
determinado material, se consultará a la persona servidora pública
responsable del Archivo de Concentración para tomar la decisión más
adecuada al respecto.
14. Cuando se determine la baja documental de algún documento, los
expedientes serán digitalizados antes de su eliminación, y deberán ser
correctamente preparados y organizados por el Archivo de
Concentración, el cual atenderá la adecuada ordenación de la remesa y
la elaboración de la relación respectiva.
15. El inventario en el Archivo de Concentración y en la UAT deberá
contener lo siguiente:
a) Los expedientes se ordenarán por año, sección y serie; en el caso
de las UAA y la DGAJ, el año que se considera será el año de la
Cuenta Pública de la Ciudad de México que se revisó y el sujeto
fiscalizado.
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b) Los expedientes tendrán un espesor de 4 o 5 cm de ancho como
máximo, y todos serán cosidos con hilo de algodón, con técnica a 2
orificios, pasando por éstos de abajo hacia arriba y hacer moño
rematando con nudo al reverso del expediente.
c) Una vez conformados los expedientes, se numerarán
cronológicamente ordenándolos de manera consecutiva de
acuerdo con las series de cada sección, y se colocarán en cajas
archivadoras integradas por sección. Cada caja debe estar
identificada con una etiqueta auto adherible (véase el Anexo núm.
7) que se colocará en forma centrada y precisamente en la cara que
contiene un orificio en la parte inferior de las cajas y contendrá los
siguientes datos:
Fondo
Subfondo
Sección
Serie(s)
Sujeto fiscalizado (en caso de las UAA)
Año
Número de expedientes y número de legajos en caso de que existan
Número de caja
Ubicación topográfica (este dato lo asignará el Archivo de
Concentración de acuerdo con los anaqueles existentes)
d) La numeración cronológica (arábiga) de los expedientes comenzará
en cada caja siempre con el número 1 y terminará una secuencia al
llenarse la caja. En la siguiente caja, en caso de no haber sido
concluida, se continuará con la sección o serie, al inicio de cada
serie se comenzará otra vez la numeración, y así sucesivamente.
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e) Al colocar la etiqueta identificadora, se trasladará la caja del área
de trabajo al anaquel específico del Archivo de Concentración,
respetando el orden del subfondo y número de caja.
f) Las cajas se ordenarán en los anaqueles de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo en el área topográfica que se le haya asignado en
el Archivo de Concentración.
16. La clasificación de la información que se encuentra en el Archivo de
Concentración es de dos tipos, por lo que los documentos que sean
transferidos para su resguardo, atenderán a ésta:
a) Clasificación cronológica.
b) Clasificación por subfondos y series.
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7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE FLUJO
7.1. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTACIÓN
7.1.1. Descripción de Actividades
RESPONSABLE ACTIVIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
1. Remite la Transferencia a la
Unidad de Transparencia,
Evaluación y Vinculación (UTEV),
mediante oficio, adjuntando el
formato de Relación de
Transferencia Primaria, Hoja de
inventario del Archivo de
Concentración, impresos y en CD;
y entrega las cajas de la
transferencia directamente en el
Archivo de Concentración.
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(UTEV)
2. Remite los formatos de la
Relación de Transferencia, Hoja
de Inventario y el CD, al Archivo
de Concentración.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
(AC)
3. Recibe de la UA la transferencia
de las cajas que cumplieron con la
entrega de los formatos a la
UTEV.
4. Revisa el contenido de los
inventarios, así como la
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descripción de la información.
¿Cumple los requisitos?
Sí, continúa en la actividad núm.
6.
No, continúa en la siguiente
actividad.
5. Devuelve a la UA mediante oficio
las cajas con la documentación y
los inventarios, sin modificar
datos, indicando los requisitos
que debe cubrir. Reinicia en la
actividad núm. 1.
6. Incorpora las cajas con la
documentación en los anaqueles,
y registra la información de los
inventarios en la base de datos.
Fin del procedimiento.
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(UTEV)
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
(AC)
Inicio
Remite los formatos y el CD al
Archivo de Concentración
Recibe de la UA la
Transferencia de las cajas que
cumplieron con la entrega de
los formatos a la UTEV
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
Remite la transferencia mediante
oficio, adjunta Relación
de Transferencia Primaria,
Hoja de Inventario
del Archivo de Concentración
impresos y en CD; y entrega las
cajas directamente en el Archivo
de Concentración
1 2 3
5
Devuelve a la UA indicando los
requisitos que debe cubrir
6
¿Cumple los requisitos?
Incorpora las cajas con la
documentación en los
anaqueles, y registra la
información de los inventarios
en la base de datos
Revisa el contenido de los
inventarios, así como la
descripción de la información
4
No
FIN
Sí
1
1
7.1.2 Diagrama de Flujo
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7.2. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA DE DOCUMENTACIÓN
7.2.1. Descripción de Actividades
RESPONSABLE ACTIVIDAD
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
(AC)
1. Revisa, conforme al Catálogo de
Disposición Documental (CADIDO),
las series que perdieron sus
valores primarios.
2. Envía a la UA, por conducto de la
UTEV, los inventarios para revisión
y valoración de los expedientes
que su plazo de conservación
precautoria concluyó y sean
susceptibles de pasar al Archivo
Histórico.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
3. Recibe, analiza, determina y envía
a la Unidad de Transparencia,
Evaluación y Vinculación (UTEV),
oficio de solicitud de
transferencia secundaria en el
que incluya su declaratoria de pre
valoración documental, y el
inventario de transferencia
secundaria debidamente
autorizado con la firma del titular
de la UA.
UNIDAD DE TRANSPARENCIA,
EVALUACIÓN Y VINCULACIÓN
(UTEV)
4. Envía a la DGAJ los inventarios de
la UA de las series susceptibles de
pasar al Archivo Histórico, para
que emita su valoración
documental.
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DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS
(DGAJ)
5. Realiza la valoración documental
de las series, remitiendo su
declaratoria a la UTEV.
(UTEV) 6. Presenta al COTECIAD la valoración
emitida por la DGAJ, de las series
documentales susceptibles de
pasar al Archivo Histórico.
COMITÉ TÉCNICO INTERNO
DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
DE LA ASCM
(COTECIAD)
7. Emite la determinación final de
las series susceptibles de pasar al
Archivo Histórico.
¿Se aprueba la transferencia
secundaria de las series?
Sí, continúa en la siguiente
actividad.
No, reinicia en la actividad núm. 2.
8. Elabora el acta respectiva en
donde consta la valoración, para
el acuerdo correspondiente de
los integrantes del COTECIAD.
UTEV 9. Remite oficio al AC para que
realice la transferencia
secundaria al Archivo Histórico y
marca copia de conocimiento a la
UA.
AC 10. Abre un expediente de
transferencia secundaria con el
acuse del oficio de envío y copia
de los inventarios remitidos, y
efectúa la transferencia al
Archivo Histórico.
Fin del procedimiento.
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7.2.2. Diagrama de Flujo
UNIDAD DE TRANSPARENCIA,
EVALUACIÓN Y VINCULACIÓN
(UTEV)
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
Inicio
Envía a la UA, por conducto de
la UTEV, los inventarios para
revisión y valoración de los
expedientes que su plazo
de conservación precautoria
concluyó y sean susceptibles
de pasar al Archivo de Histórico
Recibe, analiza, determina y
envía a la UTEV, oficio de
solicitud de transferencia
secundaria, en el que incluya
su prevaloración y el inventario
de transferencia secundaria
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
(AC)
Presenta al COTECIAD la
valoración de las series
documentales susceptibles de
pasar al Archivo Histórico
Revisa conforme al CADIDO
las series que perdieron sus
valores primarios y secundarios
1
2 4
6
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS
(DGAJ)
Envía a la DGAJ los
inventarios de la UA de las
series susceptibles de pasar
al Archivo Histórico
3
Realiza la valoración de las
series documentales,
remitiendo su declaratoria a
la UTEV
5
1
COMITÉ TÉCNICO INTERNO
DE ADMINISTRACIÓN
DE DOCUMENTOS DE LA ASCM
(COTECIAD)
Emite la determinación final de
las series susceptibles de
pasar al Archivo Histórico
7
Elabora el acta respectiva, en
donde consta la valoración,
para el acuerdo
correspondiente de los
integrantes del COTECIAD
8
1
¿Se aprueba la
transferencia secundaria
de las series?
NO
SÍ
9
Remite el oficio al AC para que
realice la Transferencia
Secundaria al Archivo Histórico
y marca copia de conocimiento
a la UA
Abre un expediente de
transferencia secundaria con el
acuse del oficio de envió y
copia de los inventarios
remitidos, y efectúa la
transferencia al Archivo
Histórico
10
FIN
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7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DOCUMENTAL
7.3.1. Descripción de Actividades
RESPONSABLE ACTIVIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
1. Identifica dentro de la UA,
documentos que no forman
parte del archivo para
transferencia primaria o, en su
caso, recibe el recordatorio e
inventarios del Archivo de
Concentración de los expedientes
que conforme al CADIDO han
prescrito en sus valores y sean
susceptibles de ser dados de baja.
2. Analiza, determina y solicita a la
UTEV mediante oficio la baja
documental, incluyendo los
inventarios respectivos y su pre
valoración de los expedientes,
determinando en su oficio si son
susceptibles de darse de baja.
UNIDAD DE TRANSPARENCIA,
EVALUACIÓN Y VINCULACIÓN
(UTEV)
3. Envía a la DGAJ, para valoración
documental, los inventarios de la
UA de los expedientes
susceptibles de ser dados de baja.
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS (DGAJ)
4. Emite una declaratoria de
valoración de los documentos, y
la notifica a la UTEV.
UTEV 5. Presenta al COTECIAD la
declaratoria de la valoración
emitida por la DGAJ de la solicitud
de baja documental.
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COMITÉ TÉCNICO INTERNO
DE ADMINISTRACIÓN
DE DOCUMENTOS DE LA ASCM
(COTECIAD)
6. Emite su determinación final
sobre las documentales
susceptibles de causar baja.
¿Se aprueba la baja documental?
Sí, continúa en la siguiente
actividad.
No, reinicia en la actividad núm. 2.
7. Elabora el acta respectiva en
donde consta la valoración, para
el acuerdo correspondiente del
COTECIAD.
UTEV 8. Envía oficio a DGAS para que
someta a consideración del
Comité de Bienes Muebles de la
ASCM, el destino final de los
documentos y, en su caso,
proceda a su destrucción.
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN
Y SISTEMAS
(DGAS)
9. En la fecha establecida para la
destrucción de las bajas
documentales, levantará el acta
correspondiente.
Fin del procedimiento.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
(UA)
UNIDAD DE TRANSPARENCIA,
EVALUACIÓN Y VINCULACIÓN
(UTEV)
Analiza, determina y solicita a la UTEV mediante oficio la baja documental incluyendo los inventarios respectivos y su
prevaloración de los expedientes determinando en su oficio, si son
susceptibles de darse de baja
2
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS
(DGAJ)
Envía a la DGAJ para
valoración documental, los
inventarios de la UA de los
expedientes susceptibles de
ser dados de baja
3
1
Emite una declaratoria de
valoración de los documentos
y la notifica a la UTEV
4
Identifica dentro de la UA documentos susceptibles de ser
dados de baja; o en su caso, recibe recordatorio e inventarios del AC
de los expedientes que concluyeron su guardia precautoria
conforme al CADIDO
1
Presenta al COTECIAD la
declaratoria de la valoración
emitida por la DGAJ, de la
solicitud de baja documental
5
COMITÉ TÉCNICO INTERNO
DE ADMINISTRACIÓN
DE DOCUMENTOS DE LA ASCM
(COTECIAD)
Emite su determinación final
sobre las documentales
susceptibles de causar baja
6
Elabora el acta respectiva en
donde consta la valoración
para el acuerdo
correspondiente del
COTECIAD
7
¿Se aprueba la baja
documental?
SÏ
1 NO
8
Envía oficio a la DGAS para
que someta a consideración del
Comité de Bienes Muebles, el
destino final de los documentos
y en su caso, proceda a su
destrucción
DIRECCIÓN GENERAL
DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS
(DGAS)
En la fecha establecida para la
destrucción de las Bajas
Documentales, levantara el
Acta correspondiente
9
FIN
7.3.2. Diagrama de Flujo
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ANEXOS
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1. PORTADA O GUARDA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
El llenado del formato “Portada o Guarda Exterior del Expediente” será con lápiz,
en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo
con la siguiente numeración:
1. Auditoría Superior de la Ciudad de México.
2. Nombre de la UA que genera la documentación.
3. Nombre del área adscrita a la UA que generó la documentación.
4. Clave que corresponde a la sección, de acuerdo con el Cuadro General
de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.
5. Clave que corresponde a la serie, de acuerdo con el Cuadro General de
Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.
6. Descripción breve de la información que contiene el expediente,
especificando si dentro de éste se encuentran documentos
electrónicos. Dicha descripción deberá coincidir en su totalidad con la
que se coloque en el documento denominado “Hoja de Inventario”. En
el caso de las áreas de auditoría, éstas podrán adicionar la clave del
índice de papeles de trabajo señaladas en el Manual del Proceso General
de Fiscalización.
7. Fecha de apertura del expediente (dd/mm/aaaa). En caso de
documentación de auditoría, será de acuerdo con la Cuenta Pública de
la Ciudad de México de que se trate.
8. Fecha de cierre del expediente (dd/mm/aaaa).
9. Número consecutivo del expediente, iniciando por el número 1, y en el
caso que haya legajos, especificar en seguida el número de legajo.
10. Ubicación del mobiliario que contiene el expediente.
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11. Número de hojas que contiene el expediente incluyendo los legajos con
los que cuente, en su caso, anotar cuando ya haya sido cerrado el
expediente (iniciando con 1 y hasta la página que cierre el expediente).
12. Escribir una X en el recuadro del valor que corresponda (administrativa,
legal, fiscal o contable), de acuerdo con el Cuadro General de
Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.
13. Escribir una X en el recuadro que corresponda a la clasificación de la
información que contenga el expediente (público, reservado,
confidencial o versión pública), de acuerdo con el Cuadro General de
Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.
Cuando en esta parte se haya marcado que el expediente cuenta con
información reservada o confidencial, y en cumplimiento de los
Lineamientos Generales en materia de Clasificación y Desclasificación de
la Información, así como para la elaboración de versiones públicas
deberá llenarse la “Leyenda de Clasificación” ubicada en la parte superior
derecha de la portada del expediente.
14. Número de años de vigencia en el Archivo de Trámite incluyendo la
palabra “años”, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.
15. Número de años que se conservará en el Archivo de Concentración
incluyendo la palabra “años”, de acuerdo con el Catálogo de Disposición
Documental.
16. Número total de la vigencia documental incluyendo la palabra “años”, de
acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.
17. Fechas de consulta del documento (día, mes y año), en caso de haber
sido prestado.
18. Firma de la persona responsable del Archivo de Trámite de la UA de
adscripción, al realizar la revisión del expediente.
19. En este numeral, se anotará la fecha en la que el CTAIP confirmó la
clasificación del documento. (A partir de este numeral, el llenado también
será con lápiz y corresponde a la “Leyenda de Clasificación”. En caso de que
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el expediente no contenga información clasificada, se deberá cruzar el
recuadro con tinta azul o negra).
20. Se señalará el nombre de la UA de la cual es titular quien clasifica.
21. Escribir con mayúsculas la palabra que corresponda al tipo de
clasificación de la información: RESERVADA o CONFIDENCIAL.
22. Se indicarán, en su caso, las partes específicas o páginas del documento
que se clasifican como reservadas o confidenciales. Si la clasificación
fuera en su totalidad, se anotarán todas las páginas que lo conforman.
23. Se señalará el nombre de los ordenamientos jurídicos, artículo(s),
fracción(es) y párrafo(s) con base en los cuales se sustenta la reserva o
confidencialidad, según se trate.
24. Se anotará el número de años o meses por los que se mantendrá el
documento o las partes de éste como reservado. Si el expediente no es
reservado sino confidencial, deberá marcarse como “No Aplica”.
25. En caso de haber solicitado la ampliación del período de reserva
originalmente establecido, se deberá anotar el número de años o meses
por los que se amplía la reserva.
26. Firma autógrafa de la persona titular de la UA quien clasifica.
27. Se anotará la fecha en que se desclasifica. (En caso de que una vez
desclasificado el expediente, subsistan partes o secciones de este
reservadas o confidenciales, se señalará.
28. Firma autógrafa y cargo de la persona servidora pública que desclasifica.
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2. RELACIÓN DE ENTRADA DE CORRESPONDENCIA
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Relación de Entrada de Correspondencia”, en los
espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la
siguiente numeración:
1. Nombre de la UA que recibe la documentación.
2. Fecha en que se elabora la relación de correspondencia de entrada.
3. Número total de piezas recibidas de correspondencia de entrada.
4. Número de control asignado a la relación, en orden progresivo y en
series anuales.
5. Número progresivo de cada pieza de correspondencia registrada en la
relación.
6. Datos de identificación completos de la persona remitente de la
correspondencia.
7. Indicar si se trata de oficio, circular, nota informativa, etc. y el número
asignado originalmente al documento de entrada de correspondencia.
8. Tema o materia de qué trata el documento recibido.
9. Datos completos de la persona a la que va dirigido el documento,
incluyendo el nombre completo y el cargo que desempeña.
10. Características adicionales del documento, tales como anexos que lo
acompañan, estado de conservación, si se ha recibido con términos de
prescripción legal, etc.
11. Anotar nombre y firma de la persona responsable del llenado del
documento.
12. Obtener la firma de visto bueno de la persona titular de la UA.
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3. RELACIÓN DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Relación de Salida de Correspondencia”, en los
espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la
siguiente numeración:
1. Nombre de la UA que envía la documentación.
2. Fecha en la que se elaboró la relación de correspondencia de salida.
3. Número total de piezas de correspondencia de salida que se despachan.
4. Número de control asignado a la relación, en orden progresivo y en
series anuales.
5. Número progresivo que corresponde a cada pieza de correspondencia
registrada en la relación.
6. Datos de identificación completos de la persona a quien va dirigida la
correspondencia.
7. Tema o materia que trata el documento que se despacha.
8. Mecanismo utilizado para el despacho de la correspondencia
(mensajero, mensajería especializada, correo, correo electrónico, etc.).
9. Datos y tipo de anexos que se despachan junto con la pieza de
correspondencia remitida.
10. Características adicionales del documento, tales como anexos que lo
acompañan, estado de conservación, si se recibió con términos de
prescripción legal, etc.
11. Anotar nombre y firma de la persona responsable del llenado del
documento.
12. Obtener la firma de visto bueno de la persona titular de la UA.
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4. VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Vale de Préstamo de Expedientes”, en los espacios
en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la siguiente
numeración:
1. Nombre de la UA que solicita en préstamo el (los) expediente(s).
2. Nombre completo de la persona que solicita el (los) expediente(s) en
préstamo.
3. Número total de expedientes que se presentan.
4. Número consecutivo y total de hojas por utilizar.
5. Descripción del (los) expediente(s) solicitados en préstamo.
6. Tema del que trata(n) el (los) expediente(s) solicitado(s) en préstamo.
7. Código de clasificación que corresponde a cada expediente.
8. Año de apertura del (los) expediente(s) o años extremos de apertura y
cierre.
9. Fecha en que se solicita(n) en préstamo el (los) expediente(s).
10. Fecha en que el usuario solicitante deberá devolver el (los) expediente(s)
requerido(s) en préstamo.
11. Nueva fecha de préstamo, en caso de solicitar ampliación del período
de consulta.
12. Segunda fecha de devolución obligatoria de (los) expediente(s)
solicitado(s) en préstamo.
13. Nombre y firma de la persona servidora pública que autoriza el
préstamo del (los) expediente(s).
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14. Nombre y firma de la persona servidora pública que entrega el (los)
expediente(s) solicitado(s) en préstamo.
15. Nombre y firma de la persona servidora pública que recibe en préstamo
el (los) expediente(s).
16. Nombre y firma de la persona servidora pública que entrega el (los)
expediente(s) solicitado(s) en préstamo.
17. Nombre y firma de la persona servidora pública que recibe el (los)
expediente(s) prestado(s) por el Archivo de Concentración.
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5. RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Relación de Transferencia Primaria”, en los espacios
en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la siguiente
numeración:
1. Nombre de la UA de la que procede la documentación transferida.
2. Nombre del área de la UA que generó la documentación.
3. Número de transferencia, progresivo y anual.
4. Fecha en que se envía al Archivo de Concentración de la ASCM la
documentación relacionada de la UA.
5. Número de caja(s) que se relaciona(n), en orden ascendente progresivo y
anual.
6. Número total de expedientes contenidos en la caja que se relaciona.
7. Clasificación de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental y
con el ente del cual se efectúa la transferencia.
8. En el caso de las UAA, se anotará el año de la Cuenta Pública de la Ciudad
de México que trate el expediente, en otros casos se anotará el año de
apertura y cierre del expediente que se registró.
9. Número de años que deberán conservarse los expedientes que se
transfieren al Archivo de Concentración, de acuerdo con el Catálogo de
Disposición Documental de la ASCM.
10. Se anotará “Archivo Histórico” o “Digitalización”, según corresponda; esta
información se proporcionará en el Archivo de Concentración.
11. Anotar nombre y firma de la persona responsable del llenado del
documento.
12. Obtener la firma de visto bueno de la persona titular de la UA.
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6. HOJA DE INVENTARIO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Hoja de Inventario del Archivo de Concentración”,
en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo
con la siguiente numeración:
1. Auditoría Superior de la Ciudad de México.
2. Nombre de la UA generadora de la documentación.
3. Número consecutivo del expediente.
4. Número de legajo.
5 Número total de hojas que integra un expediente.
6. Número de la caja en que se encuentra el expediente.
7. Fecha del expediente.
8. Código de clasificación que corresponde al expediente, de acuerdo con
el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de
Disposición Documental.
9. Breve extracto del asunto.
10. Número de anaquel y entrepaño en que se encuentra el expediente
(esta parte la llena el Archivo de Concentración).
11. Número total de años que deberá guardarse el expediente en el Archivo
de Concentración.
12. Características adicionales del documento.
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7. ETIQUETA DE CAJA DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FONDO: (1)
SUBFONDO:
(2)
SECCIÓN:
SERIE:
SUJETO FISCALIZADO:
(3)
AÑO:
(4)
NÚMERO DE
EXPEDIENTES
Y LEGAJOS:
(5)
NÚMERO. DE CAJA:
(6)
UBICACIÓN
TOPOGRÁFICA:
(7)
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Etiqueta de Caja de Archivo de Concentración”, en
los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con
la siguiente numeración:
1. Auditoría Superior de la Ciudad de México.
2. Nombre de la UA generadora de la serie.
3. Sección y serie, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación
Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, en caso de que
proceda, nombre del sujeto fiscalizado.
4. Año de los expedientes. En caso de las UAA y la DGAJ, año de la Cuenta
Pública de la Ciudad de México del expediente.
5 Número de expedientes y legajos contenidos en la caja.
6. Número de la caja en que se encuentra el expediente.
7. Números de anaquel y entrepaño en que se encuentra el expediente.
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8. INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Inventario de Archivo de Trámite”, en los espacios
en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la siguiente
numeración:
1. Nombre de la UA que genera la información.
2. Área generadora de la serie, de la UA de adscripción.
3. Número consecutivo de hoja.
4. Total de hojas a utilizar.
5. Fecha de levantamiento del inventario.
6. Número consecutivo de expediente.
7. Número de legajo.
8. Número de hojas contenidas en el expediente.
9. Año y fecha del expediente.
10. Código de clasificación que corresponde al expediente, de acuerdo con el
Catálogo de Disposición Documental y el Cuadro General de Clasificación
Archivística.
11. Descripción breve del asunto.
12. Lugar específico en donde se localiza el expediente.
13. Características adicionales de la documentación.
14. Nombre y firma de la persona servidora pública que levanta el inventario.
15. Firma de visto bueno de la persona titular de la UA.
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9. NOMENCLATURA Y CEJA DEL EXPEDIENTE
Fondo. Sección. Serie. Subfondo. Núm. de expediente. Legajo. Año
ASCM.3C.3C.3.AS.1.Leg.1/3.2018
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10. CLAVES DEL FONDO Y SUBFONDOS
CLAVES DE FONDO Y SUBFONDOS
CLAVE
DEL FONDO CLAVE SUBFONDOS
ASCM
AS AUDITOR SUPERIOR
UTSFFA UNIDAD TÉCNICA SUSTANTIVA DE FISCALIZACIÓN FINANCIERA Y
ADMINISTRACIÓN
UTSFEAJ UNIDAD TÉCNICA SUSTANTIVA DE FISCALIZACIÓN ESPECIALIZADA Y DE
ASUNTOS JURÍDICOS
DGAS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS
DGAJ DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
DGACF-A DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO FINANCIERO “A”
DGACF-B DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO FINANCIERO “B”
DGACF-C DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO FINANCIERO “C”
DGAE-A DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA ESPECIALIZADA “A”
DGAE-B DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA ESPECIALIZADA “B”
CAAAF COORDINACIÓN DE ASESORES Y ANÁLISIS DE ACCIONES FISCALIZADORAS
UTEV UNIDAD DE TRANSPARENCIA, EVALUACIÓN Y VINCULACIÓN
CD COORDINACIÓN DE DIVULGACIÓN
CG CONTRALORÍA GENERAL
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No.
de
Exp.
No.
de
Legajo
No.
de
Caja
Fecha Asunto Observaciones
(3) (4) (5) (6) (7) (8)
(9)
Firma de (de la) titular de la UA
FONDO: (1)
SUBFONDO: (2)
Hoja de Inventario de Transferencia Secundaria
11. HOJA DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Hoja de Inventario de Transferencia Secundaria”, en
los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con
la siguiente numeración:
1. Auditoría Superior de la Ciudad de México.
2. Nombre de la UA.
3. Número consecutivo de expediente o de ejemplar.
4 Número de legajo, en su caso.
5. Número de caja.
6. Año y fecha del expediente o ejemplar.
7. Descripción breve del asunto.
8. Características adicionales de la documentación.
9. Firma de la persona titular de la UA.
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No.
de
Exp.
No.
de
Legajo
No.
de
Caja
Fecha Asunto Observaciones
(3) (4) (5) (6) (7) (8)
(9)
Firma del (de la) titular de la UA
FONDO: (1)
SUBFONDO: (2)
Hoja de Inventario de Material de Baja Documental
12. HOJA DE INVENTARIO DE MATERIAL DE BAJA DOCUMENTAL
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Hoja de Inventario de Material de Baja Documental”,
en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo
con la siguiente numeración:
1. Auditoría Superior de la Ciudad de México.
2. Nombre de la UA.
3. Número consecutivo de expediente o de ejemplar.
4 Número de legajo, en su caso.
5. Número de caja.
6. Año y fecha del expediente o ejemplar.
7. Descripción breve del asunto.
8. Características adicionales de la documentación.
9. Firma de la persona titular de la UA.
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EXPEDICIÓN
En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 14, fracción XIII, de la Ley
Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del
Distrito Federal; y 5o., fracción II, de su Reglamento Interior, el Contador Mayor,
Dr. David M. Vega Vera, expide el presente manual para su debida difusión y
observancia al interior de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal
a los dieciocho días del mes de abril del año dos mil ocho.
El presente documento entrará en vigor al día hábil siguiente de su difusión.
La Dirección General de Asuntos Jurídicos lo difundirá al interior de la
Auditoría Superior por medio del portal de Intranet de la ASCM, sección
Marco Normativo.
Para su consulta, este documento permanecerá a disposición del personal de
la ASCM en la Unidad de Documentación e Información.
Correspondiendo a la Contraloría General de la ASCM, supervisar su difusión y
aplicación.
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PRIMERA ACTUALIZACIÓN
Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIII, de la Ley Orgánica
de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito
Federal; y 5o., fracción II, inciso c) del Reglamento Interior de la Contaduría
Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el
Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, aprueba y expide la primera
actualización del presente manual para su difusión y observancia al interior
de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los ocho días del
mes de junio del año dos mil diez.
La presente actualización entrará en vigor a partir del día nueve de junio del
año dos mil diez; la Dirección General de Administración y Sistemas lo
difundirá al interior de la Contaduría por medio del portal de Intranet de la
CMHALDF, sección Normatividad.
SEGUNDA ACTUALIZACIÓN
Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIII de la Ley Orgánica
de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito
Federal; y 5o., fracción II, inciso c), del Reglamento Interior de la Contaduría
Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el
Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, aprueba y expide la segunda
actualización del presente manual para su difusión y observancia al interior
de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veintinueve
días del mes de junio del año dos mil once.
La presente actualización entrará en vigor a partir del día primero de julio
del año dos mil once; la Dirección General de Administración y Sistemas lo
difundirá al interior de la Contaduría por medio del portal de Intranet de la
CMHALDF, sección Normatividad.
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TERCERA ACTUALIZACIÓN
Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIII, de la Ley Orgánica
de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito
Federal; y 5o., fracción II, inciso c), del Reglamento Interior de la Contaduría
Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el
Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, aprueba y expide la tercera
actualización del presente manual para su difusión y observancia al interior
de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los trece días del
mes de diciembre del año dos mil doce.
La presente actualización entrará en vigor a partir del día diecisiete de
diciembre del año dos mil doce; la Dirección General de Administración y
Sistemas lo difundirá al interior de la Contaduría por medio del portal de
Intranet de la CMHALDF, sección Normatividad.
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TRANSITORIO DE LA CUARTA ACTUALIZACIÓN
Único.- Derivado de la entrada en vigor de la Ley de Fiscalización Superior de
la Ciudad de México y del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la
Ciudad de México el Manual de Procedimientos para la Organización,
Conservación y Custodia de los Archivos de la CMHALDF cambió su
denominación por la de Manual de Procedimientos para la Organización,
Conservación y Custodia de los Archivos de la ASCM.
CUARTA ACTUALIZACIÓN
Con fundamento en los artículos 8, fracción XV; 14, fracciones XV y XXIV, de la
Ley de Fiscalización Superior de la Ciudad de México; y 5, fracción II, inciso c),
del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la Ciudad de México, el
Auditor Superior, Dr. David Manuel Vega Vera, aprueba y expide la cuarta
actualización del presente manual para su difusión y observancia al interior
de la institución, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veintisiete días
del mes de octubre del año dos mil quince.
La presente actualización entrará en vigor a partir del día veintinueve de
octubre del año dos mil quince; la Dirección General de Asuntos Jurídicos la
difundirá al interior de la Auditoría Superior por medio del portal de Intranet
de la ASCM, sección Marco Normativo.
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TRANSITORIOS DE LA QUINTA ACTUALIZACIÓN
Primero.- Con motivo de la entrada en vigor del Reglamento Interior de la
Auditoría Superior de la Ciudad de México, publicado en la Gaceta Oficial del
Distrito Federal el 21 de enero de 2016, cambió la unidad emisora y la clave
respectiva del presente manual de procedimientos.
Segundo.- Publíquese en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México.
QUINTA ACTUALIZACIÓN
Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIV, de la Ley de
Fiscalización Superior de la Ciudad de México; y 5, fracción II, inciso a y último
párrafo, del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la Ciudad de
México, el Auditor Superior, Dr. David Manuel Vega Vera, aprueba y expide la
quinta actualización del presente manual para su difusión y observancia al
interior de la institución, en la Ciudad de México, a los diecisiete días del mes
de enero del año dos mil diecisiete.
La presente actualización entrará en vigor a partir del día diecinueve de
enero del año dos mil diecisiete; la Dirección General de Asuntos Jurídicos la
difundirá al interior de la Auditoría Superior por medio del portal de Intranet
de la ASCM, sección Marco Normativo, y la publicará en la Gaceta Oficial de la
Ciudad de México.
Para su consulta, este documento permanecerá a disposición del personal de
la Auditoría Superior en la Unidad de Documentación e Información.
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TRANSITORIOS DE LA SEXTA ACTUALIZACIÓN
Primero.- Los expedientes se organizarán y clasificarán conforme al Catálogo
de Disposición Documental codificado por funciones sustantivas y comunes a
partir del ejercicio fiscal 2019.
Tratándose de expedientes de auditoría, éstos se deberán organizar y
clasificar a partir del inicio de la revisión de la Cuenta Pública 2018.
Segundo.- En la presente actualización se conservan los procedimientos
documentales y archivísticos; y se desprenden de este manual para fines
prácticos y metodológicos el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), el
Cuadro General de Clasificación Archivística y la Guía de Archivo Documental.
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SEXTA ACTUALIZACIÓN
Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIV, de la Ley de
Fiscalización Superior de la Ciudad de México; y 5, fracción II, inciso a y último
párrafo, del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la Ciudad de
México, el Auditor Superior, Dr. David Manuel Vega Vera, aprueba y expide la
sexta actualización del presente manual para su difusión y observancia al
interior de la institución, en la Ciudad de México, a los veintisiete días del mes
de noviembre del año dos mil dieciocho.
La presente actualización entrará en vigor a partir del día veintinueve de
noviembre del año dos mil dieciocho; la Dirección General de Asuntos
Jurídicos la difundirá al interior de la Auditoría Superior por medio del portal
de Intranet de la ASCM, sección Marco Normativo, y la publicará en la Gaceta
Oficial de la Ciudad de México.
Para su consulta, este documento permanecerá a disposición del personal de
la Auditoría Superior en la Unidad de Documentación e Información.
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(FIRMA)