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GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO INSTITUTO DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE QUINTANA ROO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Chetumal, Quintana Roo, Julio 2009.

ÍNDICE

1) ÍNDICE

2) PRESENTACIÓN

3) MARCO JURÍDICO

4) ÍNDICE DE PROCEDIMIENTO

5) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6) DIAGRAMA DE FLUJO

7) FORMAS Y GUÍAS DE LLENADO

8) SIMBOLOGÍA

2. PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos del IPAE tiene como objetivo: Garantizar que el ejercicio de las facultades y atribuciones asignadas al IPAE se realice conforme a la normatividad vigente y a las políticas públicas instruidas por el Ejecutivo del Estado, a través de la definición y descripción de los procedimientos que integran los procesos desarrollados. Para el logro de este objetivo, se realizó una descripción sucinta de las actividades que integran los procedimientos; así como la determinación de las relaciones entre los proveedores y usuarios, a través de su representación gráfica. También se identificaron y definieron los instrumentos de control integrados a los procedimientos, por medio del diseño de formatos y guías de llenado.

Otro propósito del manual es: Documentar los procesos/procedimientos que lleva a cabo estas Unidades Administrativas, orientados al logro del objetivo institucional.

Que los servidores públicos que se desempeñan en estas Unidades Administrativas, dispongan de una herramienta de consulta que les permita facilitar la coordinación inter e intrainstitucional.

Que los servidores públicos del IPAE y la ciudadanía en general, dispongan de un instrumento que les permita conocer la operación y funcionamiento de la institución.

Para su mejor comprensión, el Manual se conforma con los siguientes:

• Marco Jurídico

• Índice de Procesos/ Procedimientos

• Caracterización de los Procedimientos( Descripción del procedimiento, Diagrama de flujo, Simbología y Formas)

3. MARCO JURÍDICO

1.1. ORDENAMIENTOS FEDERALES

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley General de Bienes Nacionales. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Ley de Planeación. Ley General de Asentamientos Humanos. Ley Federal del Trabajo. Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.

1.2. ORDENAMIENTOS ESTATALES Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Decreto por el que se crea el Instituto de Patrimonio Inmobiliario de la Administración Pública del Estado de

Quintana Roo. Ley de Hacienda para el Estado. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo. Ley de las Entidades de la Administración Pública Paraestatal. Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y

Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo.

Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo. Ley de Obras Públicas del Estado de Quintana Roo. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles del Estado

de Quintana Roo. Ley de Asentamientos Humanos del Estado de Quintana Roo. Ley de Equilibrio Ecológico y Protección al Medio Ambiente del Estado de Quintana Roo. Ley de Catastro del Estado de Quintana Roo. Ley de Fraccionamientos. Reglamento de la Ley Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Código Civil del Estado de Quintana Roo. Reglamento Interior del Instituto del Patrimonio Inmobiliario del Estado. Programa Estatal de Desarrollo 2005-2011. Manual Organizacional del IPAE

DIRECCIÓN GENERAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ACUERDOS, AUTORIZACIONES Y SUPERVISIÓN GLOBAL

Dirección General Código Revisión Fecha

Acuerdos, autorizaciones y supervisión global 3.1.1.1 Julio 2009

Objetivo:

Asegurar el cumplimiento de las atribuciones conferidas al IPAE, a través de los procesos de toma de decisiones directivas y supervisión global de las acciones realizadas por las unidades administrativas y delegaciones municipales que integran la institución.

Políticas:

• El Director General deberá acordar las políticas, líneas de acción y realización de los programas con los titulares de las unidades administrativas, de acuerdo a las prioridades establecidas por el Consejo Directivo, al que informará de los resultados sobre la operación del IPAE.

• El Director General deberá recibir en audiencia a los ciudadanos que requieran su intervención respecto a la operación del IPAE.

• Los Titulares de las unidades administrativas deberá someter a consideración del Director General los asuntos de carácter general que se relacionen con el IPAE y proporcionarán oportunamente la información necesaria para la supervisión global realizada por el Director General.

Normas:

Ley del Patrimonio del Estado. Artículo 59.

Decreto de Creación del IPAE. Artículo 4.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 16

Manuales Administrativos del IPAE

Definiciones:

Acuerdos: Reunión de trabajo de los directivos con los subordinados, en la cual, se pone a consideración del puesto superior asuntos específicos y este instruye a los puestos subordinados sobre acciones concretas a llevar a cabo.

Autorizaciones: Toma de decisiones del puesto superior con relación a la selección de la opción adecuada en un asunto específico.

Supervisión: Acción de analizar y vigilar la adecuación de las acciones realizadas y los resultados logrados por los puestos subordinados

Reglamento interior: Disposición jurídica que se deriva de una ley o de cualquier acto jurídico, en el cual se detalla las facultades encomendadas a una unidad administrativa.



Oficios:

No Aplica.

Formatos:

Informe y Reportes.



No. de actividad Responsable Descripción de las Actividades

1 Consejo Directivo Emite políticas generales.

2 Director General Cumple con las políticas mediante su representación ante dependencias federales estatales y municipales.

3 Hace convenios sobre los asuntos.

4 Subdirección General Acuerda con los titulares de las Unidades Administrativas los asuntos

5 Unidades Administrativas Atienden los asuntos

6 Unidades Administrativas Elabora informe.

7 Unidades Administrativas Envía informe al subdirector general

8 Subdirección General Revisa el informe.

No cumple con las políticas

Si cumple con las políticas

9 Envía informe a la dirección general.

10 Director General Recibe informe.

11 Informa al consejo directivo sobre los asuntos atendidos.

12 Consejo Directivo Informe

13 Termina procedimiento.

Dirección General Código Revisión Fecha Acuerdos, autorizaciones y supervisión global 3.1.1.1 Julio 2009

CONSEJO DIRECTOR SUBDIRECCION GENERAL UNIDADES ADMINISTRATIVAS DIRECTIVO GENERAL

Inicio

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Cumple con las políticas mediante su representación ante dependencias federales

estatales y municipales.

Emite políticas generales A

Cumple con las políticas

Acuerda con los titulares de las unidades administrativas los

asuntos.

Revisa el informe

Envía informe a la dirección general

Recibe informe

Informa al consejo directivo sobre los asuntos atendidos.

Informe

Fin

A

Si

No

Hace convenios sobre los asuntos

Atiende los asuntos

Elabora informe

Envía informe al subdirector

general

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE GESTIÓN

DE CORRESPONDENCIA DE LA DIRECCION GENERAL.

Secretaría Particular Código Revisión Fecha

Control de gestión de correspondencia de la dirección general. 3.1.1.2 Julio 2009

Objetivo:

Asegurar el cumplimiento de los asuntos y compromisos de la Dirección General, a través del control de las actividades, la atención y determinación de prioridades y su canalización a las áreas respectivas para su resolución.

Políticas:

• Deberá clasificar y canalizar oportunamente a las áreas correspondientes la correspondencia y asuntos recibidos en la Dirección General.

• Deberá dar seguimiento a los asuntos recibidos hasta el término de su gestión.

• Deberá atender las demandas de los ciudadanos, turnándolas a las áreas correspondientes para su solución.

• Vigilará el cumplimiento de la agenda del Director General y acordará con éste el curso de los asuntos de su competencia.

Normas:

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 17-FXVI y XVII.


Definiciones:

Control de gestión: Acción de dar seguimiento a la situación en que se encuentra un asunto, verificando el adecuado desarrollo del mismo.

Correspondencia: Información escrita, oficial de carácter formal o no oficial, comunicada a través de medios escritos manuales, gráficos o electrónicos.


Control de gestión de correspondencia, asuntos y acuerdos 3.1.1.2 Julio 2009

Oficios:

O:1.2.A Seguimiento de asuntos pendientes.

O:1.2.B Envío de acuerdos.

Formatos:

F:.1.2.1. Control de correspondencia.

Dirección Secretaría Particular Código Revisión Fecha

Control de gestión de correspondencia de la dirección general

3.1.1.2 Julio 2009

No. De actividad Responsable Descripción de las Actividades

1 Dependencias y Entidades de los Gobiernos Federal , Estatal y Municipal, ONGs y Ciudadanos

Envían correspondencia, invitaciones, solicitudes de información, requerimientos institucionales, peticiones y mensajes vía telefónica.

2 Secretaria Particular Registra y clasifica los asuntos recepcionados por prioridades, informa al Director General y turna al área correspondiente.

F:1.2.1

3 Da seguimiento a las peticiones escritas, hasta su finiquito y elabora expediente para archivo. O1.2.A

4 Comunica acuerdos de la Dirección General a las áreas correspondientes, mediante oficio. O:1.2.B

5 Solicita información complementaria a las unidades administrativas, en caso necesario, para finiquitar los asuntos registrados en el control de gestión



Control de gestión de correspondencia de la dirección general 3.1.1.2 Julio 2009

DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LOS GOBIERNOS FEDERAL,

ESTATAL Y MUNICIPAL SECRETARIA PARTICULAR

Inicio

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Envían correspondencia invitaciones, Solicitudes vía

Telefónica Registra, clasifica y turna al área

Correspondiente

Da seguimiento a las peticiones escritas

Requiere y recibe insumos de la Coordinación de Administración

Solicita información para finiquitar los asuntos registrados

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN

DE REUNIONES INTERNAS DE DIRECTIVOS

Subdirección General Código Revisión Fecha

Organización de reuniones internas de directivos 3.1.1.3 Julio 2009

Objetivo:

Apoyar la gestión y la planeación de las reuniones del Director General, proporcionando asistencia técnica, definición de temas, expositores, fechas y tiempos.

Políticas:

• Deberá coordinar la organización de la logística de las reuniones que le encomiende el Director General.

• Deberá Integrar y consolidar la documentación que se requiera para las reuniones.

• Deberá dar seguimiento a los acuerdos y decisiones de las reuniones directivas.

Normas:

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 17-FIII.

Manuales Organizacional del IPAE

Definiciones:

Organización de reuniones: Disposición o arreglo de las condiciones, mecanismos e instrumentos para el desarrollo de las reuniones de trabajo del Director General.

Gestión: Acción para realizar las diligencias conducentes al logro de objetivos concretos en la administración institucional

ONG: organización no gubernamental es una entidad de carácter privado, con fines y objetivos humanitarios.



Oficios

O:1.3.A Invitación y orden del día.

O:1.3.B Envía minuta.

Formatos:

No Aplica.




1 Dependencias, entidades, ONG y ciudadanos Envía correspondencia, invitaciones, solicitudes, requerimientos.

2 Secretaria Particular Recibe la correspondencia.

3 Registra y clasifica.

4 Envía al director general.

5 Director General Designa que unidad administrativa dará atención al asunto que se vaya a tratar.

6 Secretaria Particular Elabora control de correspondencia.

7 Secretaria Particular Envía control de correspondencia adjunto con la correspondencia.

8 Unidades Administrativas Recibe la fecha de control y el documento.

9 Unidades Administrativas Atiende el asunto.

10 Secretaria Particular Finiquita los asuntos registrados en el control.

11 Secretaria Particular Termina procedimiento.



DEPENDENCIAS ENTIDADES ONG, Y CIUDADANOS SUBDIRECCIÓN GENERAL DIRECTOR GENERAL UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Inicio

Recibe la correspondencia

Registra y clasifica la correspondencia

Informa al director general

Elabora control de correspondencia

Recibe la fecha de control y el documento

Atiende el asunto. Finiquita los asuntos registrados en el control.

Envían correspondencia, invitaciones, solicitudes,

requerimientos.

Designa que unidad administrativa dará

atención.

Envía control de correspondencia adjunto con la correspondencia

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A SESIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO


Atención y seguimiento a sesiones del Consejo Directivo 3.1.1.4 Julio 2009

Objetivo.-

Apoyar al Consejo Directivo del IPAE a través del seguimiento de los acuerdos y compromisos del Comité.

Políticas.-

• El IPAE deberá apoyar la realización de las actividades y sesiones del Consejo Directivo de Patrimonio Inmobiliario.

• El Consejo Directivo sesionará y actuará de acuerdo a los objetivos y normatividad del IPAE.

Normas.-

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 10 a 12 y 15.

Manuales Organizacionales del IPAE

Definiciones.-

Consejo Directivo: Órgano de Dirección del IPAE.

Orden del día: Documento en el que se da cuenta a los integrantes del Consejo Directivo de los puntos que se abordarán durante la sesión

30



Oficio:

1.4.A Requerimiento de apoyo logístico 1.4.B Convocatoria de consejo 1.4.C. Avance de compromisos

Formato:

1.4.1 Orden del día

1. Lugar de reunión 2. Fecha 3. Desglose de asuntos a tratar 4. Firma de asistencia

1.4.2 Proyecto de minuta

1 Lugar de reunión 2 Fecha 3 Desglose de asuntos a tratar 4 Firma de asistencia

1.4.3 Minuta

1 Lugar de reunión 2 Fecha 3 Desglose de asuntos a tratar 4 Firma de asistencia

31



No. de Actividad Responsable Descripción de las Actividades

1 Subdirección General Recibe y analiza los asuntos a tratar.

2 Elabora convocatoria y orden del día.

3 Envía convocatoria al consejo directivo.

4 Consejo Directivo Recibe convocatoria.

5 Sesiona.

6 Toma decisiones y acuerdos.

7 Subdirección General Levanta acta de sesión.

8 Somete a consideración.

9 Consejo Directivo Revisa el acta.

No está bien conecta con la actividad 8

Si está bien.

10 Firma el acta.

11 Subdirección General Recibe acta firmada.

12 Da seguimiento al cumplimiento de acuerdos.

Elabora informe. 13

Recibe el informe. Director General 14

Termina procedimiento. 15

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SUBDIRECCION GENERAL CONSEJO DIRECTIVO DIRECTOR GENERAL

Inicio

Recibe y analiza los asuntos a tratar

Elabora convocatoria y orden del día

Recibe convocatoria. Envía convocatoria al consejo directivo.

A Sesiona

Levanta acta de sesión

Somete a consideración.

Está bien

A

SI

No

Toma decisiones y acuerdo.

Toma decisiones y acuerdo.

Revisa el acta.

Firma el acta.

A

33



SUBDIRECCION GENERAL CONSEJO DIRECTIVO DIRECTOR GENERAL

A

Recibe acta firmada.

Da seguimiento al cumplimento de acuerdos

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Fin

Recibe informe Elabora informe.

34

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIÓN DE INFORMES DEL DIRECTOR GENERAL

35


Integración de Informes del Director General 3.1.1.5 Julio 2009

Objetivo:

Asegurar que el Director General presente en tiempo y forma los informes que le corresponden, coordinando a las unidades administrativas y proporcionando asistencia técnica y definición de temas.

Políticas:

• Todas las unidades administrativas deberán proporcionar de manera oportuna y suficiente la información que les sea requerida.

• La Subdirección General se deberá mantener informada de los compromisos del Director General, para proveerlo oportunamente de la información que al efecto requiera.

Normas:

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 17-FXVI y XVII

Manual Organizacional del IPAE

Definiciones:

Informe: Documento oral o escrito en el que se dan a conocer ordenadamente los resultados de una investigación o un trabajo



Oficio: Formatos:

No aplica




1 Director General Solicita información para informes o reportes.

2 Subdirector General Envía solicitud a los titulares de las unidades especificadas.

3 Unidades Administrativas Recibe la solicitud

4 Unidades Administrativas Integra la información solicitada

5 Unidades Administrativas Envían al subdirector la información en el formato requerido.

6 Subdirector General Recibe la información.

No es suficiente y consistente.

Si es suficiente y consistente.

7 Subdirector General Sistematiza y ordena la información.

8 Subdirector General Somete a consideración del director general.

9 Director General Hace sus observaciones.

10 Subdirector General Elabora informe final y envía al director general.




DIRECTOR GENERAL SUBDIRECCIÓN GENERAL UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Inicio

Solicita información para informes o reportes.

Envía la solicitud a las titulares de las unidades

especificadas Recibe la solicitud

Integran la información solicitada.

Envían al subdirector la información en el formato

requerido.

Recibe la información.

Es suficiente y consistente

Sistematiza y ordena la información.

Somete a consideración del director general.

Elabora informe final y envía al director general.

Hace sus observaciones y comentarios.

Fin

A

No A

Si

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL


Comunicación Social 3.1.1.6 Julio 2009

Objetivo:

Promover ante la opinión pública el conocimiento de las acciones que realiza el IPAE, en los medios de difusión.

Políticas:

• El Director General deberá determinar la línea editorial que prevalecerá en la difusión de las acciones del IPAE.

• La Secretaría Particular beberá coordinar la organización de la logística de las acciones de difusión que determine el Director General.

Normas:

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 17-FXIII.

Manuales Organizacionales del IPAE

Definiciones:

Comunicación social: Relación informativa entre el IPAE y la población de la entidad, a través de los mensajes, boletines e información en general que emita el Instituto a través de los medios de difusión aplicando las políticas y lineamientos en la materia.

Opinión pública: Apreciación e imagen más o menos generalizada que se tiene la población sobre un tópico específico, generado por la información difundida por los medios de comunicación masiva.



Oficios: Formatos:

No aplica Archivo electrónico:

AE.1.6.1. Boletín de prensa

Guía de llenado de archivo electrónico: Boletín de prensa: El contenido de este archivo es variable, dependiendo de la información a ser difundida.




1 Director General Solicita la difusión de actividades institucionales.

2 Secretaría Particular Recibe la solicitud.

3 Secretaria Particular Determina el tipo de acción a realizar.

3.1. No es rueda de prensa.

3.1. a. Elabora boletín de prensa.

3.1. b. Envía a los medios locales de difusión.

3.1. c. Verifica los boletines públicos.

3.1. c.1. No se publica el boletín bien.

3.1. c.2. Si se publica el boletín bien.

4 Secretaria Particular Define la relación de asistentes y la dinámica.

5 Coordina la rueda de prensa.

6 Verifica las notas en los medios de difusión.

7 Integra la síntesis informativa.

8 Director General Recibe síntesis informativa.




DIRECTOR GENERAL SECRETARÍA PARTICULAR

Inicio

Recibe la solicitud Solicita la difunción de

actividades institucionales

Determina el tipo de acción a realizar

No Si

Es rueda de prensa.

Define la relación de asistentes y la dinámica.

Elabora boletín de prensa

Coordina la rueda de prensa Envía a los medios locales de difusión

Verifica las notas en los medios de difusión

Verifica los boletines públicos

No Si Integra la síntesis informativa Se publica el

boletín bien

Recibe síntesis informativa

Fin

ELABORÒ REVISÒ APROBÒ

UNIDAD DE PLANEACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DEL IPAE

Unidad de Planeación Código Revisión Fecha

Integración del Programa Operativo Anual del IPAE

3.1.2.1 Julio 2009

Objetivo:

Determinar los recursos a ejercer por capítulo de gasto y unidad administrativa, así como las actividades y proyectos a ejecutar durante el ejercicio fiscal correspondiente, en congruencia con la misión-visión del IPAE.

Políticas:

• Se observarán los lineamientos generales de programación-presupuestación, así como los plazos establecidos en la normatividad. • Todas las unidades administrativas deberán proporcionar en tiempo y forma, la información que se requiera para la integración del POA.

Norma:

Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo. Artículos 24. F1 b) y 36

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Artículos 47 a 50.

Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Público. Artículos 6,16 y 34.

Reglamento de la Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo. Art. 10 F. II

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 19-FVI.

Definiciones:

Programa: Conjunto de actividades contenidas en un plan, que presenta afinidades entre sí.

Programación: Técnica de ordenamiento de actividades, cálculo de recursos y análisis de factibilidad para ejecutarlas, dentro del marco político-jurídico vigente.

Unidad de Planeación Código Revisión

Fecha

Integración del Programa Operativo Anual del IPAE 3.1.2.1 Julio 2009

Formatos:

Los establecidos por la Secretaría de Hacienda

Oficio:

2.1.A Solicitud de información programática presupuestal a las áreas

2.1. B Entrega de información solicitada a la Unidad de Planeación.

2.1.C Entrega de POA a la Dirección General para Visto Bueno

2.1.D Presenta de POA al Consejo Directivo para autorización

2.1.E Entrega del proyecto del POA a las Unidades Administrativas


Integración del Programa Operativo Anual del IPAE

3.1.2.1 Julio 2009


1 Unidad de Planeación Entrega lineamientos.

2 Unidades Administrativas Recibe lineamientos.

3 Elabora el anteproyecto de POA.

4 Envía programas y propuestas.

5 Unidad de Planeación Recibe los anteproyectos y coordina la integración de la información

6 Unidad de Planeación, coordinación de administración Analiza la información consolidada si esta bien a la Dirección General.

7 Unidad de Planeación Reúne los requisitos, envía el POA a la dirección general.

8 Director General Recibe POA

9 Revisa el anteproyecto.

10 Reúne los requisitos

11 Lo presenta ante el Consejo para su autorización.

12 Consejo Directivo Recibe y reúne el anteproyecto.

13 Autoriza el proyecto.

14 Director General Recibe el POA y lo envía a la Secretaria de Hacienda.

15 Termina procedimiento



UNIDAD DE PLANEACION

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

DIRECTOR GENERAL CONSEJO DIRECTIVO

Inicio

Entrega lineamientos Recibe lineamientos

Elabora el anteproyecto de POA A

Envían anteproyecto de POA

Recibe los anteproyectos y coordina la integración de la

información

Analiza la información consolidada

¿Reúne los

requisitos? NO

A

Recibe POA Envía el POA a la dirección general

A





DIRECTOR GENERAL CONSEJO DIRECTIVO

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

A

Revisa el anteproyecto

Reúne los requisitos

Recibe y reúne el anteproyecto

Lo presenta ante el consejo para su

autorización

Autoriza el anteproyecto Recibe el POA y lo envía a la Secretaria de

Hacienda.

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL


Seguimiento y evaluación del Programa Operativo Anual 3.1.2.2 Julio 2009

Objetivo.

Garantizar el cumplimiento del POA, mediante el seguimiento y evaluación del desarrollo y ejecución del mismo, verificando que las acciones desarrolladas por las áreas se apeguen a lo proyectado.

Políticas:

• En el seguimiento y evaluación del POA todas las áreas se coordinarán con la Unidad de Planeación

• Se establecerán mecanismos de retroalimentación que permitan aprovechar las acciones de evaluación, como insumos para el desarrollo Institucional y la mejora continua del desempeño.

Norma:

Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo. Artículos 26 F.1 b) , 36

Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Público. Artículos 6,16 y 34.


Reglamento de la Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado. Art. 10 F. XI Y XII

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 19-FVI y VII.

Manuales Administrativos del IPAE.

Definiciones:

Avance trimestral: Seguimiento físico financiero del cumplimiento de metas, de acuerdo a los logros obtenidos, con la finalidad de detectar desviaciones y proponer medidas correctivas oportunamente.


Fecha


Formatos:

F.2.2.1. Avances trimestrales de cumplimiento de metas

Relación de Oficios:

O.2.2.A Envío POA y formatos de avance trimestral de cumplimiento de metas

O.2.2.B. Unidades Administrativas envían formatos llenados a la Unidad de Planeación

O.2.2.C. Entrega de reporte de avance trimestral de cumplimiento de metas al Director General

O.2.2.D. Envío de reporte a la Secretaría de Hacienda

Guía técnica de llenado del formato: Avances trimestrales de cumplimiento de metas. Este formato se integra de acuerdo a los requerimientos de la Secretaría

de Hacienda.




1 Unidad de Planeación, Coordinación de Administración Envía POA y formatos de avances trimestrales de metas.

2 Unidades Administrativas Recibe POA y formatos.

3 Ejecuta POA.

4 Integra los avances trimestrales.

5 Envía a la unidad de planeación.

6 Unidad de Planeación, coordinación de Administración Recibe avances.

7 Compara con programa.

8 Integra información de cumplimiento.

9 Envía a la dirección general.

10 Director General Recibe informe de cumplimiento de metas.

11 Presenta ante el consejo directivo.

12 Consejo Directivo Analiza el informe de cumplimiento de metas.

12A Cumple con los requisitos

No cumple emite recomendación a la Dirección General.

Si cumple con las indicaciones.

13 Consejo Directivo Autoriza.




UNIDAD DE PLANEACION COORDINACION DE ADMINISTRACIÓN

UNIDADES ADMINISTRATIVAS DIRECTOR GENERAL CONSEJO DIRECTIVO Inicio

Envía POA y formatos de avances

trimestrales de metas

Recibe POA y formatos

Recibe avances

Ejecuta POA

Integra los avances trimestrales

Envía a la Unidad de Planeación

Compara con programa

Integra información de cumplimiento

Envía al Director General

Recibe informe de cumplimiento de metas

A



ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

UNIDAD DE PLANEACION COORDINACION DE ADMINISTRACIÓN

UNIDADES ADMINISTRATIVAS DIRECTOR GENERAL CONSEJO DIRECTIVO A

¿Cumple con las

indicaciones?

Autoriza

Fin

Si

No

Presenta ante el consejo directivo

Analiza el informe de cumplimiento de metas

Emite recomendación a la Dirección General

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA


Acceso a la información pública 3.1.2.3 Julio 2009

Objetivo.

Garantizar que todas las solicitudes de información pública que la Unidad de Transparencia a la Información Pública del Poder Ejecutivo (UTAIPPE) le presenten al Instituto, obtengan una respuesta expedita y con apego a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Quintana Roo

Políticas:

• El IPAE deberá hacer pública aquella información de interés general de los ciudadanos que esté contemplada en la normatividad vigente a través del mantenimiento de una página de Internet.

• El IPAE deberá contar con un inventario de documentos de carácter confidencial y restringido, los cuales tendrán un uso de acuerdo con la normatividad vigente.

Norma:

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo. Artículos: 4, 8, 10 a 12, 15 a 17, 22 a 30, 37 y 99.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 19. F-XII a XIV y XVII.


Definiciones.

Transparencia de la Información: Cualidad de la información caracterizada por su claridad y completud.

Acceso a la información: Derecho de los ciudadanos a conocer la información de la gestión pública, de acuerdo con su naturaleza: general o confidencial.


Fecha


Formatos:

No aplica

Oficios:

2.3.A. Solicitud de información

2.3.B. Respuesta a información requerida cuando la información es de carácter confidencial

2.3.C. Se informa confidencialidad de la información

2.3.D. Recordatorio de información

2.3.E. Respuesta a información con anexo

2.3.F. Ampliación de Información

2.3.G. Notificación



No. de actividad Responsable Descripción de las Actividades 1 UTAIPE Solicita información

2 Unidad de Planeación. Recibe planeación.

3 Unidad de Planeación. Envía solicitud para su atención.

4 Departamento de Organización y Enlace Interinstitucional. Recibe solicitud.

5 Determina requerimiento y tipo de información.

6 La información es publicada, elabora oficio a la UTAIP.

7 Unidades administrativas. Solicita información.

8 Unidades Administrativas. Proporciona información.

9 UTAIPE Recibe información y envía.

10 Recibe oficio de respuesta.




UTAIPE


DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y ENLACE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

INTERINSTITUCIONAL

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

INICIO

Recibe solicitud

Solicita información

Envía solicitud para su atención

Recibe solicitud

Determina requerimiento y tipo de

información

La información es pública

Elabora oficio a la UTAIP

Proporciona información

Solicita información

A

Recibe información y envía a UTAIP

Recibe oficio de respuesta

A

Si

No

FIN

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A LAS REUNIONES DE TRABAJO

DEL COMITÉ DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO


Atención y seguimiento a las reuniones de trabajo del Comité de Patrimonio Inmobiliario 3.1.2.4 Julio 2009

Objetivo.

Apoyar al Comité del Patrimonio Inmobiliario, a través del seguimiento y evaluación de los acuerdos y compromisos que el mismo establezca.

Políticas.

La Unidad de Planeación deberá apoyar la realización de las actividades del Comité del Patrimonio Inmobiliario.

Se deberá aplicar las políticas de operación que emita el Comité

En las sesiones del Comité, se deberá seguir el orden del día acordado previamente por los integrantes del Comité

Norma:

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos 62 y 63.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 19-FIII y IV-


Definiciones.

Acuerdo: Decisión tomada por los integrantes del Comité, en coincidencia con su contenido y resultados, que implica llevar las acciones consecuentes y cumplir con los compromisos derivados de la decisión.

Orden del día: Asuntos a tratar en la reunión siguiente, acordados previamente por los integrantes del Comité.


Fecha

Atención y seguimiento a las reuniones de trabajo del Comité de Patrimonio Inmobiliario

3.1.2.4 Julio 2009

Oficio:

2.4.A. Requerimiento de apoyo logístico 2.4.B. Convocatoria a reuniones de trabajo 2.4.C. De avances de compromisos

Formato:

2.4.1 Orden del día

1 Lugar de la reunión 2 Fecha 3 Desglose de asuntos a tratar 4 Firma de asistencia

2.4.2 Proyecto de minuta

1 Lugar de la reunión 2 Fecha 3 Desglose de asuntos a tratar 4 Acuerdos 5 Firma de asistencia

2.4.3 Minuta

1 Lugar de la reunión 2 Fecha 3 Desglose de asuntos a tratar 4 Acuerdos 5 Firma de asistencia



3.1.2.4 Julio 2009


1 Unidad de Planeación Conforma Directorio de los integrantes del Comité

F:2.4.1

2 Unidad de Planeación y la Coordinación de Administración

Solicita a la Coordinación de Administración el apoyo logístico para las sesiones del Comité

O:2.4.A

3 Unidad de Planeación Integra el orden del día de acuerdo a indicaciones de los integrantes del Comité

F:2.4.2

4 Envía convocatoria a los integrantes del Comité para las sesiones de trabajo

O:2.4.B

5 Integrantes del comité Se realiza la sesión del Comité

6 Unidad de Planeación Funge como Secretario de Actas en las sesiones del Comité

7 Levanta minuta de trabajo

F:2.4.3

8 Unidad de Planeación e Integrantes del comité Entrega proyecto de minuta de trabajo a los integrantes del Comité para su análisis y comentarios al respecto

9 Integrantes del comité Revisan, autorizan y firman

F:2.4.4



3.1.2.4 Julio 2009


10 Unidad de Planeación Da seguimiento a los compromisos de la minuta

11 Informa avance de los compromisos acordados en las reuniones de trabajo del Comité, e informa al Director General

O:2.4.C




3.1.2.4 Julio 2009


INTEGRANTES DEL COMITÉ COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN

INICIO

F: 2.4.2

O: 2.4.A

Solicita a la Coordinación de Administración apoyo logístico

F: 2.4.1

Conforma directorio del Comité

Recibe requerimiento y Proporciona apoyo

Integra orden del día, según los acuerdos del Comité

A



3.1.2.4 Julio 2009



A

Elabora convocatoria de sesiones de trabajo y

distribuye Se realiza sesión del

Comité

O: 2.4.B

Funge como Secretario de Actas en las sesiones del

Comité

Levanta minuta de trabajo

F.2.4.3

B


Atención y seguimiento a las reuniones de trabajo

del Comité de Patrimonio Inmobiliario

3.1.2.4 Julio 2009



B

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Recibe minuta de trabajo

Entrega proyecto de minuta de trabajo

F:2.4.4

Da seguimiento a la minuta

Revisan autorizan y firman

Informa de avances y compromisos, e informa

al Director General

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PROYECTOS ESPECIALES


Proyectos Especiales

3.1.2.5 Julio 2009

Objetivo:

Apoyar la gestión, planeación y toma de decisiones del Director General, a través de la formulación y ejecución de proyectos especiales

Políticas:

• Deberá coordinar las investigaciones y estudios específicos orientados a la formulación de proyectos especiales.

• Deberá Integrar y consolidará la documentación que se requiera para la formulación y ejecución de proyectos especiales.

• Dará seguimiento a la implementación de los proyectos especiales. Norma:

Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo. Artículo 36.

Reglamento de la Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo. Artículo.10

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 19-FI y II.


Definiciones:

Proyecto: Unidad de acción y de inversión o gasto encaminado al desarrollo institucional del IPAE.

Gestión: Acción orientada a realizar las diligencias conducentes al logro de objetivos concretos en la administración institucional

Unidad de Planeación

Código Revisión Fecha

Proyectos Especiales.

3.1.2.5 Julio 2009

Oficios:

No aplica.

Formatos:

No aplica.


Proyectos Especiales

3.1.2.5 Julio 2009


1 Propone proyecto, o por instrucciones directas de la Dirección General lo elabora. Unidad de Planeación

Revisa, hace modificaciones si es el caso, y autoriza o solicita la elaboración de proyecto específico 2 Director General

3 Unidad de Planeación Instrumenta, según el caso, estrategias y líneas de acción, coordina y participa en foros y reuniones con unidades administrativas y organizaciones gubernamentales para la realización del proyecto especial.

4 Unidades Administrativas Participan en foros de análisis

5 Unidad de Planeación Informa sistemáticamente de los avances al Director y a las unidades administrativas y a su vez éstas proporcionan soportes documentales relacionados con el proyecto.

6 Presenta el proyecto ya concluido en su fase documental y envía al Director General para su análisis.

7 Aprobado el proyecto, implementa las estrategias para su operación, si es el caso, o envía a la unidad competente para su instrumentación.



Proyectos Especiales 3.1.2.5 Julio 2009

UNIDAD DE PLANEACIÓN DIRECTOR GENERAL UNIDADES ADMINISTRATIVAS IPAE,

ORGANIZACIONES GUBERNAMENTALES, INSTITUCIONES EDUCATIVAS, ETC.

INICIO

Revisa, hace modificaciones si es el caso, y autoriza o solicita la elaboración de

proyecto específico

Propone proyecto o lo elabora por indicaciones

Instrumenta líneas de acción, participa en

reuniones y foros para la realización del proyecto Participa en foros

Informa sistemáticamente de los avances al Director

y a las unidades administrativas

A

Unidad de Planeación


Proyectos Especiales.

3.1.2.5 Julio 2009

UNIDAD DE PLANEACIÓN

UNIDADES ADMINISTRATIVAS IPAE, DIRECTOR GENERAL ORGANIZACIONES GUBERNAMENTALES,

INSTITUCIONES EDUCATIVAS, ETC.

A

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Fin

No Presenta el proyecto ya concluido en su fase

documental y envía al Director General.

Envía a Unidad de Planeación para modificaciones

Aprueba el proyecto

Si

Implementa estrategias para su operación o envía a la

unidad competente

COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PAGOS

Dirección de Finanzas y Contabilidad Código Revisión Fecha

Recepción de Pagos 2.4.1.1 Julio 2009

Objetivo:

Apoyar al Proceso de Comercialización a través de la recepción de pagos de los Productos Inmobiliarios en proceso de amortización de la deuda

Políticas:

• La Dirección de Finanzas y Contabilidad deberá ser la unidad administrativa del IPAE encargada de recibir los pagos por ventas de los Productos Inmobiliarios y llevar el control de la amortización de las deudas de los acreditados por el IPAE.

• Los pagos por venta de Productos Inmobiliarios deberán efectuarse conforme al calendario estipulado en el contrato respectivo, el retraso en su recepción causará un interés moratorio, de acuerdo a lo estipulado en el contrato.

• La Coordinación de Administración, a través de la Dirección de Finanzas y Contabilidad, emitirá mensualmente un informe de los ingresos por venta de Productos Inmobiliarios, mismo que deberá estar conciliado con el control contable de los ingresos por venta.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 27-FV.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Artículos: 47 a 50.

Reglamento de la Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 46 y 61-FIII y IV.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FIV.


Definiciones:

Amortización: Reembolso gradual de una deuda/ Gasto incluido en la cuenta de pérdidas y ganancias, que expresa la pérdida del valor de un elemento del activo fijo, como consecuencia del uso que de él se hace en la actividad productiva. Puede hablarse de amortización lineal o acelerada. La amortización no es un pago, es decir, no implica una salida de caja. Es una mera deducción de la cantidad de impuestos a pagar autorizada por el Estado para fomentar la inversión

Acreditado: Denominación de quien recibe un crédito o préstamo.



Archivos Electrónicos:

AE.1.1.1: Registro de Amortización de Deuda:

AE.1.1.2: Reporte de Ingresos

Guía de llenado del archivo electrónico: Registro de Amortización de Deuda

Capturar los siguientes datos en los campos respectivos del archivo electrónico:

1.- Denominación del Producto Inmobiliario

2.- Empresa Deudora

3.- Representante Legal

4.- Período de Amortización de la Deuda

5.- Monto Total de la Deuda

6.- Período de Pago

7.- Intereses moratorios si es el caso, registro de notificación

8.- Saldo

Guía de llenado del archivo electrónico: Reporte de Ingresos:

Capturar los siguientes datos en los campos respectivos del archivo electrónico: Reporte de Ingresos:

1.- Denominaciones de los Productos Inmobiliarios

2.- Empresas Deudoras

3.- Pagos realizados en el período por cada empresa deudora

4.- Pagos en Mora por cada empresa deudora

5.- Total de Pagos Recibidos

6.- Total de Pagos en Mora




1 Coordinador de Administración

Recibe de la Coordinación de Comercialización copia de contrato con pagares originales y ficha de deposito por el enganche de la venta de los productos Inmobiliarios e instruye al Director de Finanzas y Contabilidad abra el registro de amortización de la deuda.

2 Director de Finanzas y Contabilidad Recibe copia de contrato y solicita al Jefe de Departamento de Finanzas se abra el registro respectivo.

3 Departamento de Finanzas

De acuerdo al contenido del contrato, abre registro electrónico de amortización de la deuda del Producto Inmobiliario en cuestión, en la cuenta de “ingresos por venta.

AE.1.1.1.

4 Realiza el resguardo del expediente físico en el archivo del departamento de Finanzas.

5 Recibe Pago oportuno, de acuerdo a los períodos contratados de pago y registra, emite los recibos y turna al beneficiario o en caso de las reservas ubicadas en Tulum, Solidaridad, Cancún y Cozumel, turna a las Delegaciones para entrega del beneficiario y reporta pagos recibidos al Director de Finanzas y Contabilidad.

6 Realiza asientos contables e informa al Director de Finanzas y Contabilidad.

7 Confirma a la Coordinación de Comercialización y Jurídica los pagos recibidos para actualización del control de gestión sobre la situación de la amortización del producto inmobiliario.

8 Termina Procedimiento



COORDINADOR DE ADMINISTRACION

DIRECTOR DE FINANZAS Y

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

ELABORÒ

REVISÓ

APROBÓ

Inicio

Realiza el resguardo del expediente físico en el

archivo del departamento de Finanzas.

Fin

Recibe de la Coordinación de Comercialización Copia de contrato.

Recibe copia de contrato y solicita al Jefe de

Departamento de Finanzas Abre registro electrónico de amortización de deuda del

Producto Inmobiliario

Recibe Pago oportuno, de acuerdo a los períodos contratados de pago.

Realiza asientos contables e informa al Director de

Finanzas y Contabilidad. Confirma a la Coordinación de Comercialización y

Jurídica los pagos recibidos.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL CONTABLE DE PAGOS Y REPORTE DE INGRESOS


Control Contable de Pagos y Reporte de Ingresos 2.4.1.2 Julio 2009

Objetivo:

Apoyar al Proceso de Comercialización a través de la recepción de pagos de los Productos Inmobiliarios

Políticas:

• La Dirección de Finanzas y Contabilidad deberá ser la unidad administrativa del IPAE encargada de recibir los pagos por ventas de los Productos Inmobiliarios.

• Los pagos por venta de Productos Inmobiliarios deberán efectuarse conforme al calendario estipulado en el contrato respectivo.

• La Coordinación de Administración, a través de la Dirección de Finanzas y Contabilidad, emitirá mensualmente un informe de los ingresos por venta de Productos Inmobiliarios, mismo que deberá estar conciliado con el control contable de los ingresos por venta.

Normas:


Reglamento de la Ley Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 61-FIII.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FIII, IV y XV.

Manual Administrativo del IPAE

Definiciones:

Pago: El Pago constituye la etapa final de la ejecución del gasto, en la cual el monto del gasto Devengado se cancela total o parcialmente, debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente. Está prohibido efectuar Pagos de obligaciones no devengadas.



Criterios de Control Contable:

• Bienes de Dominio Público se contabilizan en la Cuenta Pública

• Reserva Territorial como Patrimonio del IPAE en sus registros Contables

• Productos Inmobiliarios con Amortización de deuda:

Se contabilizan en el Activo, y correspondiente Capital

Se descuentan como saldos insolutos, conforme se realicen los pagos

Se contabilizan los pagos en la cuenta “ingresos por ventas” y se disminuye el monto correspondiente en la cuenta de “capital”

Formatos:

F.1.2.1. Registro de Amortización de Deuda:

F.1.2.2. Reporte de Ingresos

Guía de Llenado del Formato Registro de Amortización de Deuda: Asentar en el registro contable de la cuenta de cada Producto Inmobiliario vendido:

• Denominación del Producto Inmobiliario

• Empresa Deudora

• Representante Legal

• Período de Amortización de la Deuda

• Período de Pago

• Monto

• Pago de Amortización

• Intereses Moratorios, si es el caso y Registro de Notificación de Pago

• Saldo



Guía de Llenado del Formato: Reporte de Ingresos: Asentar en el registro contable de la cuenta de cada Producto Inmobiliario vendido

• Denominaciones de los Productos Inmobiliarios

• Empresas Deudoras

• Pagos realizados en el período por cada empresa deudora

• Pagos en Mora por cada empresa deudora

• Total de Pagos Recibidos

• Total de pagos en Mora


Control Contable de Pagos y Reporte de Ingresos

2.4.1.2

Julio 2009


1 Departamento de Finanzas El Departamento de Finanzas Turna al Departamento de Contabilidad los registros electrónicos de los pagos oportunos realizados en los períodos contratados.

2 Las ventas al contado y enganche se abona a venta de reserva y cuando es ingresa por pago de una mensualidad por venta de reserva a crédito se abona a cuentas por cobrar.

3 Departamento de Contabilidad Contabilidad genera pólizas.

4 Generación del reporte mensual.

5 Director de Finanzas y Contabilidad Recibe reporte contable y concilia un reporte financiero y lo envía al Coordinador de Administración.

6 Coordinador de Administración Envía el reporte al Director General




DEPARTAMENTO DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DIRECTOR DE FINANZAS Y CONTABILIDAD

COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

INICIO

Turna los registros electrónicos de los pagos

Las ventas al contado y enganche se abonan a

venta de reserva

Genera pólizas

Genera reporte mensual. Recibe reporte contable y concilia un reporte

financiero y lo envía al Coordinador de Administración.

Recibe y envía el reporte al Director General

¿Está bien el reporte?

No

Si

FIN

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTO DE PAGO DE CARTERA VENCIDA


Requerimiento de pago de cartera vencida

2.4.1.3

Julio 2009

Objetivo:

Apoyar al Proceso de Comercialización a través de requerimientos y notificaciones de pago en mora de los deudores de Productos Inmobiliarios

Políticas:

• Se deberá notificar a los deudores que no abonen oportunamente los pagos, de a cuerdo al calendario convenido en el contrato respectivo, la fecha límite de pago antes de llevar a cabo el procedimiento de rescisión de contrato.

• Las notificaciones a los deudores morosos, deberán contener mínimamente los siguientes datos: fecha de pago convenida, pago vencido, intereses financieros y total pago.

• Los deudores morosos que no respondan a las notificaciones deberán ser informados que la Unidad de Asuntos Jurídicos iniciará el procedimiento de rescisión de contrato.

Normatividad.


Reglamento de la Ley Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 61-FIII.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FIII y IV

Definiciones:-

Abonar: Acción de anotar una cantidad en la columna o lado derecho de una cuenta o registro. Acción de un deudor al dar a un acreedor una cantidad a cuenta.

Deudor moroso: Acreditado en el IPAE que no realice los pagos en las fechas convenidas en el contrato respectivo:

Notificación: Documento informativo dirigido a un deudor moroso en el que se le informa fecha de pago convenida, pago vencido, intereses moratorios, total pago y fecha límite de pago.


Requerimiento de pago de cartera vencida

2.4.1.3

Julio 2009

Formatos:

F.1.3.1: Requerimiento de Pago:

F.1.3.2: Reporte de Pagos en Mora

Guía de Llenado del formato: Requerimiento de Pago. Registrar en los campos del documento los siguientes datos:

• Denominación del Producto Inmobiliario

• Empresa Deudora

• Representante Legal

• Período de Amortización de la Deuda

• Monto Total de la Deuda

• Saldo a Pagar en los Períodos n

• Compromiso contraído en el contrato respectivo

• Monto de Pago en Mora

• Intereses Moratorios causados

• Monto total a Pagar

• Fecha límite de Pago

Guía de Llenado del formato: Reporte de Pagos en Mora. Registrar en los campos del documento los siguientes datos:

• Empresa deudora con pagos en mora

• Requerimientos realizados

• Empresas que realizaron pago y montos recibidos en la fecha límite

• Empresas que no realizaron el pago y montos en mora en la fecha límite y reportados a la Unidad de Asuntos Jurídicos


Requerimiento de pago de cartera vencido 2.4.1.3 Julio 2009

No. de actividad Responsable Descripción de la Act.

1 Director de Finanzas y Contabilidad Envía la cartera vencida al Coordinador de administración.

2 Coordinador de Administración Indica las notificaciones a realizar a la Dirección de Finanzas y contabilidad.

3 Director de Finanzas y Contabilidad Instruye al Departamento de Finanzas la elaboración de la notificación y la entrega del mismo al beneficiario.

4 Beneficiario Recibe la notificación y asiste al Departamento de Finanzas.

5 Departamento de Finanzas Calcula el interés por mora e informa al beneficiario.

6 Beneficiario Realiza el pago requerido. (Enlace al procedimiento de recepción de pago.

7

Departamento de Finanzas Realiza el registro correspondiente.



Requerimiento de pago de cartera vencida 2.4.1.3 Julio 2009


COORDINADOR DE ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

BENEFICIARIO

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Inicio

Envía la cartera vencida

Fin

Indica las notificaciones a realizar

Instruye al Depto. la elaboración de la

notificación y la entrega del mismo al beneficiario.

Recibe la notificación y asiste al Departamento

de Finanzas

Calcula el interés por mora e informa al

beneficiario.

Realiza el pago requerido

Realiza el registro

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ASISTENCIA

Dirección de Administración Código Revisión Fecha

Control de Asistencias 3.2.1.1 Julio 2009

Objetivo.-

Administrar adecuadamente el capital humano, aplicando la Ley de los trabajadores al servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y judicial de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo Art.51-FVII, FVII Art.89, así como las Condiciones Generales de Trabajo del IPAE, por medio del control de asistencia de los trabajadores del Instituto.

Políticas.-

• La Dirección de Administración deberá llevar a cabo el control de asistencia de los trabajadores del IPAE en oficinas centrales, y supervisará que las Delegaciones Municipales apliquen el control de asistencia.

• Deberá orientar a los trabajadores en el ámbito laboral, para que desarrollen sus actividades de manera eficiente y a su vez respeten la normatividad del IPAE.

• Deberá otorgar estímulos al personal con base en su desempeño, entre ellos a la puntualidad, con la finalidad de crear una mayor vinculación entre los trabajadores y el IPAE.

Normas:

Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. Artículo 51-FVI, reglamente 55, FVII, Artículo 89


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FXVIII, FVXI, FXVII, FXX.


Definiciones:

Control de Asistencia: Registro administrativo en el que se controla la puntualidad y asiduidad del personal y es punto de referencia para el cálculo de descuentos al personal por falta de asistencia y de asignación de estímulos por puntualidad y asiduidad del personal.

Capital Humano: Concepto aplicado al personal de la Institución, como el factor más importante, sustituyendo el esquema tradicional que considerad al personal como un recurso.




O.1.1.A. Oficio de Amonestación

O.1.1.B. Envío a la Dirección de Administración reporte de incidencias quincenal

O.1.1.C. Envío reporte de estímulo a la Dirección de Administración

Archivos Electrónicos:

AE.1.1.1. Tarjeta Electrónica de Registro de Asistencia

Formatos:

F.1.1.1: Descuento o Justificación

F.1.1.2: Acta administrativa

F.1.1.3: Reporte de incidencias

F.1.1.4: Sanción por retardos

Guía de Llenado del Archivo Electrónico: Tarjeta Electrónica de Registro de Asistencia: Se asienta automáticamente en el archivo electrónico la fecha y la hora de entrada y de salida al registro que contiene los siguientes datos:

1. Nombre del empleado

2. Número del empleado

3. Área de adscripción

4. Código de acceso al sistema



Guía de Llenado del Formato: Reporte de incidencias. El formato lo llena el Departamento de Recursos Humanos, concentrando las incidencias de las diferentes áreas:

1. Período del reporte de incidencias

2. Altas

3. Bajas

4. Modificaciones de salarios

5. Días económicos

6. Vacaciones

7. Ajustes

8. Incapacidades




1 Trabajador Registra asistencia conforme a las políticas establecidas en el lector de barras.

AE.1.1.1

2 Departamento de Recursos Humanos Revisa el control diario para determinar las incidencias.

3 Registra las incidencias.

4 Evalúa puntualidad y asistencia.

5 Elabora reporte quincenal de las incidencias.

6 Se aplican en nomina los descuentos y estímulos que le correspondan al trabajador.




TRABAJADOR DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

AE.1.1.1

Inicio

Fin

Registra asistencia

Registra la incidencia.

Revisa control de asistencia diario para determinar

incidencias.

Evalúa puntualidad y asistencia.

El proveedor se presenta para firmar el

Elabora reporte quincenal.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y PAGO DE NÓMINA A TRAVÉS DE LA BANCA ELECTRÓNICA

Dirección de Administración


Elaboración y Pago de Nómina a Través de Banca Electrónica

3.2.1.2

Julio 2009

Objetivo:

Garantizar el pago oportuno de la nómina, eficientando el proceso de emisión periódica de nóminas para efectuar el pago de remuneraciones y prestaciones a los trabajadores del IPAE.

Políticas:

• Oficinas Centrales en coordinación con las Delegaciones Municipales, deberá dar cumplimiento al proceso de Elaboración de Nóminas.

• El Departamento de Recursos Humanos deberá aplicar las disposiciones y ordenamientos de acuerdo al Reglamento de Condiciones Generales de Trabajo.

• El Departamento de Recursos Humanos deberá aplicar las sanciones correspondientes a los trabajadores que falten a las obligaciones que les confiere su encargo.

Normas:

Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. Artículos: 37 a 44 y 45 a 48.

Ley del Servicio Público de Carrera del Estado de Quintana Roo.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-F-XXIII.


Definiciones:

Control de Asistencia: Instrumento de control que sirve para registrar la entrada y salida de los trabajadores de la institución.

Justificación: Comprobante que expone una causa o motivo, por la que el empleado no asistió a su trabajo, por ejemplo comprobantes médicas, días económicos, vacaciones y comisiones.




3.2.1.2.

Julio 2009


O.1.2.A. Envío de nómina a la Dirección de Administración.

O.1.2.B. Visto bueno a Nómina por la Dirección de Finanzas y Contabilidad

O.1.2.C. Envío de nóminas foráneas a Delegaciones.

Formatos:

F.1.2.1. Reporte de asistencia

F.1.2.2. Recibo de pago

F.1.2.3. Pase de salida

F.1.2.4. Falta por ausencia

F.1.2.5. Alta del trabajador ante el IMSS o aviso de inscripción del trabajador

F.1.2.6. Aviso de modificación de salario del trabajador ante el IMSS

F.1.2.7. Aviso de baja del trabajador o asegurado

Guía de Llenado del Formato: Reporte de Asistencia: Asentar los datos siguientes en el formato:

1. Nombre del IPAE


3. Categoría

4. Departamento

5. Período

6. Secuencia

7. Día

8. Fecha

9. Entrada

10. Salida

11. Horario

12. Registros

13. Retardo

14. Número de nómina

15. Fecha inicial

16. Entrada

17. Salida

18. Horario

19. Registros

20. Retardo

21. Número de nómina

22. Fecha inicial

23. Fecha final

24. Total de horas posibles

25. Total de horas trabajadas

26. Diferencia

27. Total de tiempo por retardos

28. Premio de puntualidad

29. Número de faltas


Código Revisión Fecha Elaboración y Pago de Nómina a Través de Banca

Electrónica

3.2.1.2.

Julio 2009

Guía de Llenado del Formato: Recibo de Pago: Asentar los datos siguientes en el formato.


2. Número de trabajador

3. Área de Adscripción

4. Registro Federal de Contribuyentes del Trabajador (RFC)

5. Número de quincena a pagar

6. Periodo comprendido quincenal

7. Fecha de elaboración

Guía de Llenado del Formato: Descuento por no registrar salida o entrada. Asentar los datos siguientes:

1. Fecha de elaboración de la amonestación

2. Número de oficio

3. Concepto a aplicar

4. Nombre del trabajador amonestado

5. Quincena de aplicación, mes correspondiente y fecha de la falta

6. Nombre y firma del jefe del Departamento de Recursos Humanos

Guía de Llenado del Formato: Notificación de estímulo cuatrimestral: Asentar los datos siguientes:

1. Fecha de la contestación del oficio


3. Nombre y cargo del empleado solicitante

4. Fecha del oficio de solicitud

5. Fecha del día tomado como estímulo cuatrimestral

6. Período correspondiente





3.2.1.2.

Julio 2009

Guía de Llenado del Formato: Autorización a cuenta de vacaciones: Asentar los datos siguientes:

1. Fecha de elaboración del oficio

2. Nombre y cargo del empleado



5. Fecha del día tomado a cuenta de vacaciones

6. Período correspondiente

7. Nombre y firma del jefe de Departamento de Recursos Humanos.

Guía de Llenado del Formato: Notificación de vacaciones. Asentar los datos siguientes:

1. Número consecutivo del oficio

2. Número de control del empleado

3. Fecha de ingreso del empleado


5. Días a tomar, período comprendido, fecha de inicio y fecha de terminación de vacaciones


7. Nombre y firma del jefe de Departamento de Recursos Humanos

Guía de llenado del Formato: Autorizaciones de días económicos:


2. Nombre y cargo del empleado



5. Fecha del día tomado a cuenta de día económico

6. Nombre y firma del jefe de Departamento de Recursos Humanos




3.2.1.2.

Julio 2009

1.2.8. Amonestación por faltas, por acumulación de retardos

1. Fecha de elaboración de la amonestación


3. Causa de la amonestación

4. Nombre y cargo del empleado amonestado

5. Número de quincena a aplicar y mes correspondiente

6. Número de retardos acumulados, día y hora de las faltas incurridas


1.2.9. Falta por ausencia



3. Concepto que se aplica

4. Nombre y cargo del trabajador

5. Día y mes de la falta


1.2.10. Alta del trabajador ante el IMSS o Aviso de Inscripción del trabajador

El formato es expedido por el IMSS y lleva los siguientes datos:

1. Número de registro patronal con dígito verificador

2. Tipo de contratación del trabajador

3. Número de seguridad social del trabajador

4. Clave Única de Registro de Población o Registro Federal de Contribuyentes

5. Nombre completo del trabajador (sin abreviaturas)

6. Salario base de cotización


Código Revisión Fecha Elaboración y Pago de Nómina a Través de Banca

Electrónica

3.2.1.2.

Julio 2009

7. Tipo de salario

8. Fecha de ingreso al trabajo

9. Sexo

10. Lugar de nacimiento

11. Fecha de nacimiento

12. Nombre del padre (aún finado)

13. Nombre de la madre (aún finada)

14. Domicilio del trabajador

15. Ubicación del centro de trabajo

16. Firma del patrón, sujeto obligado o su representante legal (anotar cargo)

17. Firma o huella del trabajador

18. Fecha y hora de recepción del aviso de alta en el IMSS

19. Nombre, razón social del patrón o sujeto obligado

Guía de Llenado del Formato: Aviso de Baja del trabajador o asegurado. Asentar los datos siguientes:

El formato es expedido por el IMSS y lleva los siguientes datos:

1. Número de registro patronal

2. Número de seguridad social del trabajador

3. Clave Única de Registro de Población o Registro Federal de Contribuyentes

4. Nombre completo del trabajador

5. Nombre, denominación razón social del patrón o sujeto obligado

6. Ubicación del centro de trabajo

7. Fecha de baja del trabajador o asegurado (último día de salario)

8. Causa de la baja

9. Firma del patrón, sujeto obligado o su representante legal )anotar cargo

10. Fecha y hora de recepción del aviso en el IMSS




3.2.1.2.

Julio 2009


1 Departamento de Recursos Humanos Recibe reporte de las incidencias y estímulos.

2 Elabora la prenómina de acuerdos con la información recibida.

3 Imprime prenómina

4 Revisa la prenómina y emite el visto bueno.

5 Imprime Nomina para turnarlo a la Dirección de administración.

6 Director de Administración Recibe, revisa y emite el visto bueno de la nómina.

7 Director de Finanzas y Contabilidad Envía al Departamento de Finanzas para aplicar la afectación presupuestal.

8 Coordinador de Administración La Coordinación de Administración autoriza y firma la nómina.

9 Director de Finanzas y Contabilidad Realiza la transferencia bancaria la Dirección de finanzas y Contabilidad.

10 Departamento de Recursos Humanos Recaba firma de recibido de los empleados que se les pago por transferencia electrónica.





3.2.1.2.

Julio 2009

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DIRECTOR DE

ADMINISTRACIÓN



CONTABILIDAD

Inicio

Imprime prenómina

Elabora las prenóminas

¿Está bien?

Imprime Nómina

A

A

Recibe reporte.

Revisa prenómina

Si

No




3.2.1.2.

Julio 2009

DEPARTAMENTO. DE RECURSOS HUMANOS

DIRECTOR DE

ADMINISTRACIÓN


DIRECTOR DE FINANZAS

Y CONTABILIDAD

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

A

¿Está bien? A

FIN

No

Si

Realiza la transferencia bancaria

Recibe y revisa

Emite visto bueno Aplica afectación presupuestal

Autoriza y firma

Recaba firmas.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS Y PRESTACIONES DEL PERSONAL



Servicios y Prestaciones del Personal

3.2.1.3.

Julio 2009

Objetivo:

Proporcionar al personal y sus beneficiarios los servicios y prestaciones estipuladas en la normatividad laboral, así como los que el IPAE proporcione a sus trabajadores.

Políticas:

• Las prestaciones y servicios que el IPAE proporcione a sus trabajadores y beneficiarios deberán ser de carácter económico, asistencia médica, asistencia social, cultural y deportiva.

• El Departamento de Recursos Humanos deberá elaborar un padrón de beneficiarios potenciales.

• Las prestaciones de carácter económico deberá integrarse al procedimiento de Elaboración de Nómina.

• Las prestaciones y servicios que el IPAE proporcione al personal deberán estar consideradas en el Programa Operativo Anual.

Normas:

Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. Artículo 49-FVI, VIII y IX.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FXXII y XXIV.

Ley del servicio público de carrera del estado de Q. Roo


Definiciones:

Servicios y Prestaciones: Acciones y facilidades institucionales que por ley o convenio sindical con la Dirección General reciben los empleados y trabajadores de una Institución, siendo las más comunes, servicio médico, vacaciones, prima vacacional, días económicos, actividades culturales y sociales, etcétera.

Beneficiario: Persona tipificada por la ley con derecho a recibir los servicios y prestaciones de la Institución, por lo general, un beneficiario es el trabajador y las personas que dependen económicamente de él.




3.2.1.3.

Julio 2009

Formatos: Escrito libre que contenga los requisitos de acuerdo a la normatividad para la prestación solicitada.




3.2.1.3.

Julio 2009

No. de actividad Responsable Descripción de la Actividad

1 Trabajador El trabajador solicita el pago de los servicios o prestaciones que marcan los lineamientos a la Coordinación de Administración.

2 Coordinador de Administración La Coordinación de Administración recibe la solicitud del pago de los servicios y prestaciones.

3 Envía la solicitud a la Dirección de Administración.

4 Director de Administración Recibe la solicitud, si es prestación lo envía al Departamento de Recursos Humanos.

5 Departamento de Recursos Humanos Recibe la solicitud que le envía la Dirección de Administración.

6 Elaborar el memorándum y lo turna a la Dirección de administración.

7 Envía a la Dirección de Administración para su visto bueno.

8 Director de Administración Firma de visto bueno y lo envía a la Coordinación de Administración.

9 Coordinador de Administración Autoriza y entrega al trabajador.

10 Trabajador Recibe el memorándum.

11 Acude a donde recibirá el servicio.





3.2.1.3.

Julio 2009

TRABAJADOR COORDINCION DE ADMINISTRACION DIRECCION DE ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

Recibe la solicitud

Inicio

Solicita el pago de los servicios o

prestaciones

Envía la solicitud Recibe la solicitud

¿Es Prestación?

Informa al Trabajador

Recibe la solicitud

Elaborar el memorándum

Envía para su visto bueno

Si

No

A




3.2.1.3.

Julio 2009

TRABAJADOR COORDINCION DE ADMINISTRACION DIRECCION DE ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

A

Firma de visto bueno Autoriza y

entrega al trabajador

Recibe el memorándum.

Acude a donde recibirá el servicio.

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Coordinación de Administración


Contratación de Personal

3.2.1.4.

Julio 2009

Objetivo:

Apoyar el desarrollo de los programas del IPAE a través del reclutamiento, selección, afiliación y contratación del personal idóneo que requieran las diferentes unidades administrativas de la Institución.

Políticas:

• La contratación del personal que ingrese al IPAE se ajustará al procedimiento de reclutamiento, selección, afiliación y contratación establecido en este manual.

• El reclutamiento y selección de personal será una actividad conjunta de las unidades administrativas y la Dirección de Administración, las primeras aplicarán los exámenes técnicos de cada área y la Dirección realizará la evaluación psico—técnica. Para el reclutamiento de personal deberá considerarse el siguiente orden:

Escalafón

Bolsa de trabajo interna

Bolsa de trabajo externa (Servicio estatal de empleo)

Convocatoria a través de medios de difusión

• Será un requisito que todo candidato que haya aprobado los exámenes técnicos y psico—técnicos, antes de ser contratado, entregue toda la documentación requerida para su afiliación.

Normatividad:

Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. Artículos: 10-FIV y 14.

Ley del Servicio Público de Carrera del Estado de Quintana Roo. Artículo 23.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-F-XXI.

Reglamento de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo.

Coordinación de Administración

Código Revisión Fecha Contratación de Personal

3.2.1.4.

Julio 2009

Definiciones:

Reclutamiento y Selección de Personal: Acciones a través de las cuales la Institución atrae a los candidatos más idóneos a ser evaluados para ocupar una plaza vacante.

Afiliación: Acción de registrar los datos de identificación y caracterización de un candidato a ser contratado. La afiliación es el inicio de la Historia Laboral de los empleados del IPAE.

Contratación: ANO

ón por la cual, la Institución integra a un candidato como empleado de base o confianza a través de la firma de un contrato o emisión.



3.2.1.4.

Julio 2009


O.1.4.A. Informe Resultados del examen técnico

O.1.4.B. Envío expediente y nombramiento o contrato

Formatos:

F.1.4.1: Solicitud de Empleo

F.1.4.2 Afiliación

Guía de Llenado del Formato: Solicitud de empleo. El candidato registra en la solicitud, los siguientes datos:

1.- Nombre

2.- Domicilio

3.- Lugar y Fecha de Nacimiento

4.- Nivel de escolaridad

5.- Profesión

6.- Titulado en:

7.- Puesto al que aspira

8.- Experiencias de Trabajo en los últimos 5 años

9.- Razón por la que pretende ingresar al IPAE

Guía técnica de Llenado del Formato: Afiliación

1.- Nombre

2.- Domicilio

3.- Lugar y Fecha de Nacimiento

4.- Estado Civil

5.- Nombre del cónyuge (si es casado)

6.- Número de Dependientes



Contratación de Personal

3.2.1.4.

Julio 2009

7.- Nombre de cada dependiente y parentesco

a.- b.- c.- d.- e.-

8.- Nivel de escolaridad

9.- Profesión

10.- Titulado en:

11.- Puesto al que aspira

12.- Experiencias de Trabajo en los últimos 5 años a.- b.- c.- d.-

13.- Cursos de capacitación tomados en los últimos 5 años: a.- Nombre del Curso b.- Duración c.- Institución que lo impartió

14.- Organización Profesional a la que pertenece

15.- Registro Impuesto sobre la Renta

16.- Plaza a Ocupar

17.- Número o clave de identificación de empleado

18.- Registro en IMSS



3.2.1.4.

Julio 2009


1 Unidades Administrativas Solicita a la Coordinación de Administración autorización para la contratación de personal para cubrir vacante.

2 Coordinador de Administración Recibe la solicitud y la canaliza al departamento de recursos humanos.

3 Autoriza y envía a la Dirección de administración para realizar el proceso de reclutamiento.

4 Director de Administración Recibe la solicitud y la canaliza al Departamento de Recursos Humanos

5 Departamento de Recursos Humanos Inicia el proceso de reclutamiento.

6 Candidato Envía solicitud de empleo y documentación comprobatoria.

7 Departamento de Recursos Humanos Estudia el perfil y lo compara con el perfil requerido para el puesto.

8 Selecciona a los 6 posibles candidatos.

9 Aplica los exámenes correspondientes.

10 Envía los resultados de los 3 candidatos que hayan obtenido la mayor calificación del examen a la coordinación.

11 Coordinador de Administración Recibe y envía a la unidad Administrativa que requieren la calificación de los candidatos.

12 Unidad Administrativa Entrevista, evalúa a cada candidato y selecciona al mejor perfil y envía a la Coordinación administrativa al candidato a contratar.


Código Revisión Fecha Contratación del Personal

3.2.1.4.

Julio 2009

13 Departamento de Recursos Humanos Solicita al candidato el complemento de sus documentos.

14 Candidato Entrega documentos complementaria.

15 Departamento de Recursos Humanos Elabora nombramiento o contrato.



Código Revisión Fecha Contratación del Personal

3.2.1.4.

Julio 2009



DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS CANDIDATO

Solicitud de contratación de

personal.

Recibe la solicitud para la contratación de

personal.

Recibe la solicitud y la canaliza.

Inicio

Autoriza y envía para realizar el proceso de

reclutamiento.

Inicia el proceso de reclutamiento.

Envía solicitud de empleo y

documentación

Estudia el perfil y lo compara con el perfil

requerido para el puesto.

A

¿Reunió el Perfil?

Si

Se rechaza

No



3.2.1.4.

Julio 2009

UNIDADES

ADMINISTRATIVAS COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN


DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS CANDIDATO

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Selecciona a los 6 posibles candidatos.

Aplica los exámenes correspondientes.

Envía los resultados que hayan obtenido la mayor calificación

Recibe y envía a la unidad Administrativa

que requiere la calificación

Entrevista, evalúa, selecciona al mejor perfil y envía a la Coordinación

administrativa

Solicita al candidato el complemento de sus

documentos.

Entrega documentos complementaria.

Elabora nombramiento o contrato.

A

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE FORMACIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Administración


Formación y Desarrollo de Personal

3.2.1.5.

Julio 2009

Objetivo:

Apoyar el desarrollo de los programas del IPAE a través de la profesionalización del personal: inducción, capacitación, actualización y desarrollo, así como su ascenso y superación profesional y humana.

Políticas:

• El personal del IPAE tiene el derecho al desarrollo profesional y humano así como de superarse aprovechando las oportunidades que le brinde la institución en los eventos de profesionalización

• Todo personal que ingrese al IPAE, antes de ser ubicado en el puesto para el que fue contratado, deberá pasar por el curso de Inducción a la Institución, a su Unidad de adscripción y a su Puesto.

• Los empleados y trabajadores del IPAE deberán asistir y aprobar los cursos de capacitación, actualización o desarrollo a los que sean convocados por su Jefe, o por la Dirección de Administración.

• El ascenso a un puesto superior estará sujeto a la experiencia, curso de actualización y meritos laborables deseables.

Normatividad:

Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. Artículo 51-FVIII.

Ley del Servicio Público de Carrera del Estado de Quintana Roo. Artículos: 40, 46 a 48 y 49 a 52.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-F-XVII.





3.2.1.5.

Julio 2009

Definiciones:

Inducción: Proceso de aprendizaje, por medio del cual el personal que se integra a la Institución recibe los conocimientos relacionados con la Institución, su unidad de adscripción y las actividades que desarrollará en el puesto al que fue nombrado o contratado.

Capacitación: Impartición de los conocimientos necesarios para que un trabajador o empleado domine las habilidades y conocimientos que requiere el desempeño de su puesto.

Actualización: Impartición de los conocimientos más recientes producto de los avances científicos y tecnológicos que se aplican a las actividades desempeñadas por un puesto.

Desarrollo: Impartición de los conocimientos requeridos por el puesto superior al que se aspira llegar a través de la aprobación de un concurso para el ascenso.

Asenso: Es la promoción del personal a un cargo superior al que se ocupa.


O.1.5.A. Convocatoria Reunión PAC

O.1.5.B. Convocatoria Evento de Capacitación

O.1.5.C. Constancias e Informe Evento de Capacitación

Formatos:

F.1.5.1 Cédula Detección de Necesidades de Capacitación

F.1.5.2 Historia Laboral

Guía de Llenado del Formato: Cédula Detección Necesidades de capacitación. Los directores llenan esta cédula conjuntamente con los jefes de departamento de su área, especificando los datos por cada puesto que se va a capacitar.

1.- Dirección de:

2.- Puesto

3.- Nombre del curso

4.- Contenidos

5.- Duración

6.- Horario más conveniente

7.- Fechas probables de impartición del curso

8.- Número de capacitados


Código Revisión Fecha Formación y Desarrollo de Personal

3.2.1.5. Julio 2009




3.2.1.5. Julio 2009

Guía técnica de Llenado del Formato: Historia Laboral. Este formato contiene los datos de la afiliación además de los siguientes por cada curso:

1.- Puesto al que ocupa

2.- Área de adscripción

3.- Curso de capacitación tomado

a.- Nombre del Curso

b.- Duración

c.- Fechas de inicio y término

c.- Institución que lo impartió

4. Resultado del curso:

5.- Ascenso:

a. Puesto

b.- Fecha de ascenso

c.- Calificación del Concurso de Ascenso

6.- Reconocimientos recibidos (especificar cuales)

7.- Estímulos recibidos (especificar cuales)

8. Actas administrativas levantadas (especificar cuales)



Formación y Desarrollo del Personal

3.2.1.5

Julio 2009


1 Unidad Administrativa Envía la solicitud de capacitación.

2 Coordinador de Administración Recibe la solicitud de capacitación.

3 Analiza la solicitud para verificar si el curso es necesario en el área solicitante y lo envía a la Dirección de Administración.

4 Director de Administración Recibe la solicitud del curso y turna al Departamento de Recursos Humanos.

5 Departamento de Recursos Humanos Recibe la solicitud y selecciona al capacitador.

6 Se lleva acabo la realización del curso.

7 Trabajador El personal asiste al curso.

8 Recibe constancia del curso.

9 Departamento de Recursos Humanos Registra en la historia laboral.




Formación y Desarrollo del Personal

3.2.1.5

Julio 2009

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

UNIDAD ADMINISTRATIVA. COORDINACION DE ADMINISTRACION


DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS TRABAJADOR.

Inicio

Envía la solicitud de capacitación.

Recibe la solicitud de capacitación.

Analiza la solicitud

¿El curso es necesario? Informa a la Unidad

Administrativa. Recibe la solicitud del

curso y turna Recibe la solicitud y

selecciona al capacitador

Se lleva acabo curso El personal asiste al curso.

Recibe constancia del curso. Registra en la historia

laboral.

Fin

No Si

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL



Evaluación del Desempeño Laboral

3.2.1.6.

Julio 2009

Objetivo:

Apoyar el desarrollo de los programas del IPAE a través de la evaluación del desempeño laboral, los reconocimientos e incentivos y los estímulos y recompensas al personal.

Políticas:

• El personal del IPAE deberá ser evaluado en su desempeño con métodos objetivos, generales e impersonales y recibir los reconocimientos e incentivos, los estímulos y recompensas que marca la ley y la política laboral de la Institución.

• Todo personal del IPAE podrá aspirar a ser ascendido en la estructura ocupacional de la Institución, de acuerdo a su desempeño laboral.

• La Dirección de Administración elaborará e instrumentará un Programa de Estímulos y Recompensas, de acuerdo a la suficiencia presupuestal de las partidas presupuestales respectivas.

• El ascenso a un puesto superior estará sujeto a la aprobación del concurso respectivo del puesto al que se aspira.

Normatividad:

Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. Artículos 55 y 57.

Ley del Servicio Público de Carrera del Estado de Quintana Roo. Artículos 49 y 66.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-F-XIX.


Definiciones:

Evaluación del Desempeño Laboral: Análisis institucional del comportamiento y los resultados de sus empleados y trabajadores, con base al cual, y a sus conocimientos y habilidades, se asignan los ascensos a una categoría superior o a un puesto de mayor complejidad.

Incentivo, estímulo o recompensa: Reconocimiento Institucional a la conducta y resultados logrados por el personal manifestados por escrito, con un diploma o medalla, una percepción económica adicional o bono, una beca, días extras de vacaciones, etc.

Asenso: Movimiento del personal a un puesto de mayor complejidad a través de la aprobación del concurso de ascenso respectivo.




3.2.1.6.

Julio 2009


O.1.6.A: Requerimiento de Información sobre asignación a las partidas de estímulos e incentivos

O.1.6.B. Convocatoria a Reunión para analizar el Programa Anual de Evaluación del desempeño y Estímulos e Incentivos

O.1.6.C. Envío de Propuesta de candidatos a estímulos e incentivos

O.1.6.D. Propuesta Definitiva de asignación de estímulos e incentivos

O.1.6.E. Registro de Personal al concurso para ascenso

O.1.6.F. Propuesta de Personal a ser ascendido

Formatos:

F.1.2.2. Afiliación del Personal

F.1.2.3. Nómina (Pago)

F.1.5.2. Historia Laboral

F.1.6.1. Cédula de Evaluación del Desempeño

F.1.6.2. Convocatoria de concurso para ascenso

Guía de Llenado del Formato: Cédula de Evaluación del Desempeño Laboral. Los jefes de departamento llenan el formato con los datos de evaluación de su personal:

1.- Nombre del Empleado

2.- Clave de Identificación

3.- Puesto

4.- Plaza

5.- Antigüedad

6.- Evaluación:

a.- Asistencia y Puntualidad b.- Trabajo en equipo c.- Conocimientos y Habilidades d.- Cursos de capacitación tomados e.- Resultados en el trabajo




3.2.1.6.

Julio 2009

Guía de Llenado del Formato: Convocatoria de concurso para ascenso. El Departamento de Recursos Humanos elabora y comunica la convocatoria al personal de oficinas centrales y oficinas foráneas:

1. Puesto Vacante

2. Plaza

3. Horario

4. Perfil del Puesto

5. Lugar, fecha y Hora del concurso para el ascenso.




3.2.1.6

Julio 2009


1 Unidades Administrativas De acuerdo a la calendarización del Programa, envía cédulas de evaluación a la Coordinación de Administración.

2 Coordinador de Administración Recibe la cedula de evaluación el Coordinador de administración.

3 Turna la Cedula de Evaluación a la Dirección de Administración.

4 Director de Administración Recibe la cedula de Evaluación.

5 Turna la Cedula de Evaluación al Departamento de Recursos Humanos.

6 Departamento de Recursos Humanos Revisa la Cedula de Evaluación para hacer modificaciones, en su caso.

7 Elabora propuesta de asignación de reconocimiento, incentivos y estímulos.

8 Regresa a la Dirección de Administración.

9 Director de Administración Recibe y revisa la propuesta si está bien lo envía.

10 Director de Administración Turna al Coordinador de Administración

11 Coordinador de Administración Autoriza el Coordinado de Administración junto con el Director General.

12. Trabajador Recibe el reconocimiento Estimulo o Reconocimiento.





3.2.1.6

Julio 2009

UNIDAD ADMINISTRATIVA COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN


DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS TRABAJADOR

Inicio

Envía cédulas de evaluación

Recibe la cedula de evaluación

Turna la Cedula de Evaluación

Publica en compranet el resultado del fallo

Turna la Cedula de Evaluación

Regresa a la Dirección de Administración

Revisa la Cedula de Evaluación

Elabora propuesta de asignación de

reconocimiento.

Recibe y revisa la propuesta.

A

A




3.2.1.6

Julio 2009

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

UNIDAD ADMINISTRATIVA COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN


DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS TRABAJADOR

Fin

Turna al Coordinador de Administración

Está bien elaborado A

Autoriza el Coordinado de Administración junto con el Director General.

No

Si

A

Recibe el reconocimiento

Estimulo

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE COMPRAS

Dirección de Administración Código Revisión Fecha Control de Compras 3.2.2.1 Julio 2009

Objetivo.-

Contar con un adecuado sistema de adquisiciones en los bienes muebles, insumos, materiales y servicios que la Institución requiere, el cual considere los productos en calidad, precio y servicio que satisfaga los requerimientos del IPAE

Políticas:

• Los proveedores del Gobierno del Estado deberán cubrir todos los requisitos estipulados por la Ley de Adquisiciones del Estado.

• Se deberá contar con un catálogo de proveedores que satisfaga las necesidades de abastecimiento.

• Las modalidades de adquisición de un bien o servicio deberán adoptar las siguientes modalidades:

• Licitación Pública

• Invitación restringida

• Adjudicación directa

• Se deberá evaluar la situación jurídica de los prestadores del servicio una vez ganada la licitación o concurso, así como en el caso de adjudicación directa.

• Únicamente el Comité de Adquisiciones deberá autorizar adjudicaciones.

• Los proveedores deberán proporcionar bienes o servicios que llenen los requisitos de calidad—precio.

Normatividad:

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles del Estado de Quintana Roo. Artículos: 2, 11bis, 12 a 18, 19 a 30 y 40 a 45.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FXXIX.


Definiciones:

Adquisiciones: Acción de adquirir y suministrar los bienes, insumos, materiales y servicios, aplicando la normatividad vigente de la materia y de acuerdo con un programa de adquisiciones

Proveedor: Persona o empresa que suministra bienes, insumos, materiales o servicios a una Institución, de acuerdo a un registro de proveedores y un programa de adquisiciones.


Control de Compras

3.2.2.1

Julio 2009

Formatos:

F.2.1.1 Requisición de bienes y servicio

F.2.1.2 Convocatoria

F.2.1.3 Fallo

F.2.1.4 Contrato


O.2.1.A Justificación para adjudicación al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

O.2.1.B Informe sobre resultado de licitación a Dirección de Administración y Dirección de Finanzas y Contabilidad.


Control de Compras

3.2.2.1

Julio 2009

Guía de Llenado del Formato: Adquisición de Bienes o Servicios. Registrar en el formato los siguientes datos mínimos:

1. Descripción del bien y servicio

2. Número de folio

3. Área solicitante

4. Cantidad

5. Unidad

6. Precio unitario

7. Importe 8. IVA 9. Subtotal, descuento total

10. Gran total

Guía de Llenado del Formato: Convocatoria. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, elabora y pública convocatoria para la adquisición

de un bien o servicio, con los siguientes datos mínimos:

1. Objeto de la Convocatoria

2. Fecha y lugar para efectuar propuesta técnica

3. Fecha y lugar para apertura de propuesta económica

4. Fecha y lugar del fallo

5. Forma de Pago

6. Condiciones de Pago

7. Lugar de entrega

8. Plazo de entrega


Control de Compras

3.2.2.1

Julio 2009

Guía de Llenado del Formato: Fallo. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, realiza el proceso de licitación y da a conocer el

fallo de la misma, con los siguientes datos mínimos:

1. Licitación Número

2. Objeto de la Licitación

3. Decisión del fallo

4. Fundamento técnico y económico

Guía de Llenado del Formato: Contrato, con los siguientes datos mínimos:

a. Objeto del Contrato

b. Empresa Ganadora

c. Cláusulas del Contrato

d. Monto que cubre el contrato

e. Condiciones de entrega del bien o prestación del servicio

f. Vigencia de contrato

g. Garantías

h. Rescisión de contrato

i. Formas de pago

j. Firmas



Control de Compras 3.2.2.1 Julio 2009


1 Director de Administración Recibe de las unidades administrativas requisición de un bien o la prestación de un servicio externo

2 Departamento de Servicios Generales Verifica que no se encuentre en existencia en el almacén

3 Comité de Adquisición

En caso de adjudicación directa realiza adquisición o integra expediente y envía al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.O: 2.1.A

4 Dictamina si procede la licitación.

O:.2.1.B

5 Departamento de Servicios Generales Publica convocatoria en compranet y en periódicos de mayor circulación, el Órgano de Control y Evaluación Interna.

F: 2.1.1 F: 2.1.2

6 Analiza y lleva a cabo el proceso de licitación, con participación de las áreas especializadas en los bienes a adquirir para asegurar el cumplimiento de especificaciones

7 Revisa la documentación, así como lo requisitado por la Institución.

8 Otorga el fallo al ganador de la licitación.

9 Notifica el fallo y la adjudicación del contrato al ganador

F: 2.1.3

10 Publica en compranet el resultado del fallo, envia original al Organo. de Control y Evaluación Interno archiva copia

11 Proveedores

El proveedor ganador se presenta en las instalaciones del IPAE para firmar el contrato F: 2.1.4



Control de Compras 3.2.2.1

Julio 2009

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

GENERALES

COMITÉ DE ADQUISICIONES

PROVEEDORES

Inicio

Recibe de las unidades administrativas

requisición de un bien o la prestación de un

servicio externo

Verifica que no se encuentre en

existencia en el almacén

En Caso de adjudicación directa realiza adquisición.

Dictamina si procede la licitación

¿Procede la

licitación?

No A

Si convocatoria en

compranet y en periódicos de mayor

circulación

Analiza y lleva a cabo el proceso de licitación,

A


Control de Compras 3.2.2.1

Julio 2009


DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

COMITÉ DE ADQUISICIONES

PROVEEDORES

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

A

Revisa la Documentación, así

como lo requisitado por la Institución

Otorga el fallo al ganador de la licitación

Notifica el fallo y la adjudicación del

contrato al ganador

Publica en compranet

Publica en compranet el resultado del fallo

Recibe la cedula de Evaluación.

El proveedor se presenta para firmar el

contrato

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN



Almacén 3.2.2.2 Julio 2009

Objetivo:

Apoyar el desarrollo de los programas de la Institución a través del suministro de consumos y materiales a las diferentes áreas solicitantes, así como mantener un control de entradas y salidas de los mismos.

Políticas:

• El Jefe de Departamento de Servicios Generales deberá de mantener un control de los materiales que llegan al Almacén, así como los que envíe a las áreas solicitantes.

• El Encargado de Almacén deberá ser responsable de verificar que el material recibido coteje con las notas de compra.

• El Departamento de Servicios Generales deberá surtir trimestralmente los recursos materiales que requieran las delegaciones.

• El Encargado de Almacén deberá ser el responsable de verificar que el material que se entregue concuerde con lo señalado en los vales correspondientes, debidamente requisitados.

• El Encargado de Almacén deberá elaborar mensualmente reportes de materiales que llegan al Almacén, así como los que envíe a las áreas solicitantes, reportando a la Dirección de Administración.

• El Encargado de Almacén deberá tener la responsabilidad de elaborar mensualmente un inventario físico valorado de las existencias del almacén para entrega de reportes a la Dirección de Administración.

Normatividad:

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Artículos 47 a 50

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FXXXII.

Manuales administrativos del IPAE

Definiciones:

Almacén: Local en dónde se guardan, conservan, clasifican, controlan y suministran los insumos y materiales que requieren las unidades administrativas de la Institución.

Inventario Físico: Relación que describe y cuantifica los diferentes insumos y materiales que se guardan en el almacén.


Código Revisión Fecha Almacén 3.2.2.2 Julio 2009

Formatos:

F.2.2.1. Notas de entrada de material

F.2.2.2. Vales de almacén

F.2.2.3. Reporte mensual de entradas de almacén

F.2.2.4. Reporte mensual de salidas de almacén por requisición

F.2.2.5. Reporte de almacén


No aplica

Guía de Llenado del Formato: Notas de entrada de material. Este formato se utiliza cada vez que se da una entrega de material, mismo que se llena cotejando con el pedido y factura del proveedor, con los siguientes datos mínimos:

1. Fecha

2. Folio

3. Nombre del proveedor

4. Número de factura

5. Número de remisión

6. Total

7. Saldo

8. A cuenta

9. Desglose de material recibido:

10. Cantidad, unidad, descripción del artículo, número de orden de compra, costo

11. Costo unitario, importe, total.

12. Nombre y firma de quién recibe



Almacén 3.2.2.2 Julio 2009

Guía de Llenado del Formato: Vale de Almacén. Éste constituye una requisición de suministro, formato que debe ser llenado por la unidad solicitante, con los

siguientes datos mínimos: 1. Nombre del Departamento o Dirección solicitante

2. Fecha con día, mes y año

3. Descripción del artículo

4. Cantidad solicitada

5. Cantidad surtida

6. Importe por artículo surtido

7. Total

8. Nombre y firma del Jefe de Departamento del área solicitante

9. Nombre y firma de quien recibe material

10. Nombre y firma de quien autoriza

Guía de Llenado del Formato: Reporte mensual de entradas de almacén. El jefe del almacén llena este formato y entrega al Jefe del Departamento de

Recursos Materiales y Servicios Generales, con los siguientes datos mínimos: 1. Fecha

2. Número de factura o emisión

3. Nota de entrada

4. Proveedor

5. Partida

6. Descripción del artículo

7. Cantidad

8. Precio unitario

9. Subtotal



10. Impuesto al Valor Agregado

11. Gran total

12. Totales

13. Nombre y firma de quien elaboró

14. Nombre y firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

15. Nombre y firma del Director de Administración

Guía de Llenado del Formato: Reporte mensual de salida del almacén por requisición. El jefe del almacén llena este formato y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, con los siguientes datos mínimos:

1. Área o Departamento solicitante

2. Desglose por concepto de materiales recibidos

3. Importe

4. Totales

5. Nombre y firma de quien elaboró

6. Nombre y firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales




Guía de Llenado del Formato: Reporte de Almacén. Este formato se llena por cada artículo existente en el almacén, con los siguientes datos mínimos:

21. Artículo

22. Clave del artículo

23. Número de Folio

24. Proveedor

25. Almacén

26. Número de casillero

27. Unidad

28. Fecha

29. Número de factura, número de nota de remisión, referencia, y número de orden

30. Entrada, salida y existencias de unidades.

31. Costos unitarios y medios

32. Cargos y abonos

33. Saldos


Almacén

3.2.2.2

Julio 2009


1 Proveedores Entregan material y se verifica correspondencia con notas de

compra. F: 2.2.1

2 Departamento de Servicios Generales Recibe material del proveedor y verifica correspondencia.

3 Registra material recibido para reporte mensual. F: 2.2.1

4 Solicita material, e insumos autorizado por Jefe de Departamento

respectivo.

5 Recibe vales debidamente requisitados con firma, fecha y número

de folio. F: 2.2.2

6 Selecciona y entrega material solicitado de acuerdo a

especificaciones en vales de almacén

7 Registra entrada y salida de material para reporte mensual por

cada una de las áreas solicitantes

F: 2.2.3 F: 2.2.4

8 Elabora inventario de almacén cada que se requiera para fines

contables.



Almacén

3.2.2.2

Julio 2009

PROVEEDOR DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

F.2.2.3 y F.2.2.4

F.2.2.2

F.2.2.1

F.2.2.1

INICIO

Recibe material Entrega material

Registra material recibido.

Solicita material, e insumos

Solicita material, e insumos

Recibe vales requisitados

Selecciona y entrega material

Registra entrada y salida

Elabora inventario

FIN

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE ACTIVO FIJO


Adquisición de Activo Fijo 3.2.2.3 Julio 2009

Objetivo:

Apoyar el desarrollo de las actividades de la Institución, a través de la adquisición y suministro del equipo necesario para la realización de las actividades propias del IPAE

Políticas:

• El Departamento de Servicios Generales deberá velar por los intereses del IPAE en cuanto a los precios, las condiciones de pago y la calidad de los Activos Fijos que se adquieran.

• La Dirección de Administración deberá determinar las políticas para la adquisición del Activo Fijo, de acuerdo a la legislación correspondiente.

• Sólo en casos de urgencia y con la suficiente fundamentación se deberá utilizar la modalidad de invitación restringida para la adjudicación de compra, observando rigurosamente lo dispuesto en la normatividad vigente.

Normatividad:

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles del Estado de Quintana Roo. Artículos 2, bis, a2 a 18, 19 a 30 Y 40 A 45.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FXXIX.


Definiciones:

Activo Fijo: Maquinaria, equipo, herramientas, vehículos, terrenos, instalaciones que incrementan el patrimonio de la Institución.

Adjudicación Directa: Adquisición de un bien, servicio o activo fijo sin realizar el concurso de licitación o de invitación restringida, establecida en la ley respectiva.



Formatos:

F.2.3.1. Requisición de Activo Fijo

F.2.3.2. Formato de Cotizaciones

F.2.3.3. Orden de Compra

F.2.3.4. Facturas de Activo Fijo (Las diseña el proveedor del IPAE)

Relación de oficios:

2.3. A. Solicitud de Activo Fijo al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

2.3. B. Solicitud de Trámite de pago a la Dirección de Finanzas y Contabilidad.

Guía de Llenado del Formato: Requisición de Activo Fijo. El área solicitante llena este formato, inscribiendo las especificaciones técnicas del bien a ser adquirido, con los siguientes datos mínimos.

1 Descripción del Activo

2 Número de folio

3 Área solicitante

4 Cantidad

5 Unidad

6 Precio unitario

7 Importe

8 IVA

9 Subtotal, descuento total

10 Gran total



Guía de Llenado del Formato: Cotizaciones. El Departamento llena este formato con los datos de las diferentes opciones de compra, con los siguientes datos mínimos:

1. Título: Cotización

2. Proveedor

3. Área Solicitante

4. Destino

5. Cantidad

6. Descripción

7. Precio unitario

8. Importe

9. Observaciones

10. Sub.-Total $

11. % Descuento

12. Total $

13. IVA

14. Gran Total

Guía de Llenado del Formato: Orden de Compra. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales llena este formato, de acuerdo a las requisiciones recibidas por las áreas solicitantes, con los siguientes datos mínimos:

1. Título: Orden de Compra

2. Cantidad

3. Descripción

4. Precio unitario

5. Importe



6. Observaciones

7. Proveedor


9. Subtotal

10. Total $

11. IVA

12. Gran Total

13. Nombre y firma del Jefe del Departamento de Servicios Generales


15. Nombre y firma del Director de Finanzas y Contabilidad

Guía de Llenado del Formato Facturas de Activo Fijo. Este formato se llena de acuerdo a los requerimientos fiscales establecidos por la SH y CP.




1 Área Solicitante Envía oficio de solicitud de activo fijo.

O:2.3.A

2 Departamento de Servicios Generales Recibe solicitud de activos fijos. Elabora formatos de cotizaciones y envía

F:2.3.1 y F:2.3.2

3 Director de Administración Revisa formatos de cotizaciones. Define si procede la licitación y el tipo de ésta (restringida o pública). si procede, realiza licitación, si no procede regresa

4 Departamento de Servicios Generales Recibe lista de activo fijo por adquirir autorizada y envía

5 Proveedor Integran precios actualizados de activo fijo requerido, con firma y sello de la empresa que representan y regresa

6 Realiza trámite de adquisiciones de activo fijo. Elabora orden de compra. Recaba firmas de autorización de Jefe de Departamento y Director de Administración. envía a proveedor

F:2.3.3

7 Suministra activo fijo requerido

8 Departamento de Servicios Generales Recibe activo fijo y verifica que coincida con copia de factura.

9 Turna copia de factura para tramite de pago

O: 2.3. B

10 Registra bienes para efectos de inventario periódico




ÁREA SOLICITANTE

DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS GENERALES

DIRECTOR DE

ADMINISTRACIÓN

PROVEEDOR


CONTABILIDAD

F.2.3.1 F.2.3.2

O.2.3. A

Envía oficio de solicitud de activo fijo

Inicio

Recibe solicitud de activos fijos

y realiza Formatos

Revisa formatos de cotizaciones.

Recibe lista de activo fijo

A

Realiza y Tramite de

adquisiciones de activo fijo.

Integra precios actualizados de

activo fijo



ÁREA SOLICITANTE

DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS GENERALES

DIRECTOR DE

ADMINISTRACIÓN

PROVEEDOR


CONTABILIDAD

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Suministra de activo fijo requerido

Recibe activo fijo y verifica coincida

con copia

Turna copia de factura para

trámite de pago

Registra bienes para efectos de

inventario periódico

Fin

A

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN,

REGISTRO Y CONTROL DEL ACTIVO FIJO


Operación, Registro y Control de Activo Fijo 3.2.2.4 Julio 2009

Objetivo:

Mantener el Patrimonio de la Institución, a través, del registro y control oportuno y efectivo del activo fijo.

Políticas:

• El Departamento de Servicios Generales deberá llevar un control riguroso de los registros de Activo Fijo que se efectúen a diario en las diferentes áreas del IPAE.

• Todo Activo Fijo adquirido deberá ser registrado en el Sistema de Inventario.

• Los Reportes de Activo Fijo deberán ser formulados periódicamente. En el transcurso del año se elaborarán cuatro tipos de informes:

a) Mensual b) Trimestral c) Semestral y d) Anual.

• La Dirección de Administración deberá autorizar cada uno de los Reportes de Activo Fijo que se realicen periódicamente y, a su vez, deberá enviar dichos reportes a la Dirección de Finanzas y Contabilidad.

Normas:


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FXXVIII.


Definiciones:

Patrimonio: Bienes de una Institución, adquiridos por cualquier tipo de título, ya sean estos bienes tangibles o intangibles.

Sistema de Inventario: Base de datos en el que se registra la descripción y se cuantifican los diferentes insumos y materiales que se guardan en el almacén.

Dirección de Administración Código Revisión

Fecha

Operación, Registro y Control de Activo Fijo

3.2.2.4 Julio 2009

Formatos:

F: 2.4.1 Facturas de bienes adquiridos (La del proveedor)

F: 2.4.2 Formato de Resguardo de Activo Fijo

F: 2.4.3 Formato de Reportes de Activo Fijo (mensual, trimestral, semestral o anual)


O: 2.4.A Solicitud de baja de bienes.

Guía de Llenado del Formato: Facturas de Activo Fijo. La factura la extiende el proveedor del activo fijo y debe contener todos los requerimientos fiscales establecidos por la S. H y C. P., con los siguientes datos mínimos:

1. Proveedor

2. Cantidad

3. Descripción

4. Precio unitario

5. Importe

6. Observaciones

7. Sub-Total $

8. % Descuento

9. Total $

10. IVA

11. Gran Total


Fecha


3.2.2.4 Julio 2009

Guía de Llenado del Formato: Resguardo de Activo Fijo. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales llena este formato, incluyendo una clave de identificación de cada bien, y es firmado por la persona que lo tiene asignado, con los siguientes datos mínimos:

1. Título: Instituto

2. Subtítulo: Control de Resguardos Mobiliario y Equipo

3. Número de Responsable

4. Departamento

5. Bajo Resguardo de:

6. Puesto

7. Fecha de emisión

8. Número de Departamento

9. Se integra al documento la leyenda: “Responsabilidad: En caso de pérdida o extravío de alguno de éstos bienes, doy mi autorización para que se descuente de mi sueldo el equivalente a su costo actual.”

10. Fecha de Corte

11. Descripción (en ésta se enuncia cada uno de los Activos Fijos resguardados)

12. Clave (del Activo Fijo)

13. Precio

14. Estado Actual

15. Reparación

16. Activo

17. Alta

18. Póliza

19. Baja

20. Medida


Fecha


3.2.2.4 Julio 2009

21. Capacidad

22. Color

23. Serie

24. Marca

25. Modelo

26. Referencia

27. Fecha de Resguardo

28. Total de Activos

29. Total de No Activos

30. Total

31. Nombre y Firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

32. Nombre y Firma del Responsable del Resguardo

33. Nombre y Firma del Director de Administración

Guía de Llenado del Formato: Reportes de Activo Fijo (mensual, trimestral, semestral o anual). El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales elabora este formato, actualizando la información periódicamente, con los siguientes datos mínimos:


2. Subtítulo: Reporte de Activo Fijo

3. Especificación de periodo en el que se realiza el corte (mensual, trimestral, semestral o anual, dependiendo del periodo).

4. Número de Departamento (de ubicación del Activo Fijo)

5. Fecha de Corte




Código Revisión

Fecha

Operación, Registro y Control de Activo Fijo 3.2.2.4 Julio 2009

8. Estado Actual

9. Activo

10. Alta

11. Baja

12. Medida

13. Capacidad

14. Color

15. Serie

16. Marca

17. Modelo

18. Referencia



21. Totales

22. Nombre y Firma del trabajador que elaboró el reporte de Activo Fijo





3.2.2.4 Julio 2009


1 Proveedor Entrega copia de factura de bienes adquiridos. F.2.4.1

2 Departamento Servicios Generales Recibe y registra el bien en el sistema correspondiente asignándole un número consecutivo.

3 Departamento Servicios Generales Marca el activo fijo con el número de inventario

4 Departamento Servicios Generales Elabora formato de resguardo firma y turna. F. 2.4.2

5 Director de Administración Recibe resguardo, revisa, analiza, firma y regresa.

6 Director de Administración En caso de solicitudes de baja pone a consideración del comité de baja la autorización, recabando avalúo para los bienes que lo ameriten.O.2.4.A

7 Departamento Servicios Generales Una vez recibida autorización de baja, actualiza registros y descarga resguardos.

8 Departamento Servicios Generales Emite reportes periódicos de activo fijo resguardado en altas (mensual, trimestral, semestral, anual). Archiva un equivalente en consecutivo correspondiente y envía original para firmas, con reporte adjunto. F.2.4.3

9 Director de Administración Recibe reportes, revisa, analiza, firma y regresa.

10 Termina el procedimiento


Fecha


3.2.2.4 Julio 2009

PROVEEDOR



F.2.4.2

Elabora resguardo, firma y turna

Marca el activo fijo con el num. de inventario

Inicio

Recibe y registra el bien

F.2.4.1.

Entrega copia de factura

Recibe resguardo, revisa, analiza y firma

Recibe autorización baja

Actualiza registros y descarga resguardos

A

En caso de solicitudes de baja pone a consideración


Fecha


3.2.2.4 Julio 2009

PROVEEDOR



ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

FIN

A

F. 2.4.3

Emite reportes

Recibe reportes, revisa, analiza, firma y

regresa

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CAMBIOS DE ADSCRIPCIÓN DE ACTIVO FIJO



Cambios de Adscripción de Activo Fijo

3.2.2.5 Julio 2009

Objetivo:

Garantizar la Administración correcta del Activo Fijo, utilizando formalmente los cambios de su adscripción, y determinando con exactitud la ubicación de éstos en cualquier momento.

Políticas:

• Los cambios de adscripción del Activo Fijo deberán estar autorizados por la Dirección de Administración.

• Los cambios de adscripción deberán realizarse de manera formal antes del cambio físico del Activo Fijo de un área a otra.

• El Departamento de Servicios Generales deberá actualizar el Resguardo del Activo Fijo que se someta al cambio de adscripción. Dicho Resguardo deberá contar con el nombre y la firma del responsable anterior; y del actual.

• El Departamento de Servicios Generales deberá elaborar reportes mensuales de los cambios de adscripción que se realicen. Normas:




Definición:

Cambio de Adscripción del Activo Fijo: Modificaciones en la asignación de la maquinaria, equipo y vehículos entre el personal, a partir de una reubicación del personal.


Fecha


3.2.2.5 Julio 2009

Formatos:

F: 2.5.1 Resguardo de Activo Fijo.

F: 2.5.2. Relación de Cambios de Resguardo efectuados en el mes.


O: 2.5.A Oficio de Solicitud de Cambio de Adscripción

Guía de Llenado del Formato: Resguardo de Activo Fijo. Se integra al documento la leyenda: “Responsabilidad: En caso de pérdida o extravío de alguno de éstos bienes, doy mi autorización para que se descuente de mi sueldo el equivalente a su costo actual”, con lo siguientes datos mínimos:

1. Título: Instituto del Patrimonio Inmobiliario de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo



4. Departamento


6. Puesto




Fecha


3.2.2.5 Julio 2009

9. Fecha de Corte



12. Precio

13. Estado Actual

14. Reparación

15. Activo

16. Alta

17. Póliza

18. Baja

19. Medida

20. Capacidad

21. Color

22. Serie

23. Marca

24. Modelo

25. Referencia




29. Total


Fecha


3.2.2.5 Julio 2009

30. Nombre y Firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales



Guía de Llenado del Formato: Relación de cambios de resguardos efectuados en el mes. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales elabora este formato mensualmente y entrega al Director de Administración, con los siguientes datos mínimos:

1. Título: Instituto del Patrimonio Inmobiliario de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo

2. Subtítulo 1: Dirección de Administración

3. Subtítulo 2: Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

4. Subtítulo 3: Relación de Cambios efectuados

5. Mes

6. Año

7. Clave

8. Descripción (del Activo Fijo)

9. Responsable (nombre del responsable anterior del Activo Fijo)

10. Número

11. Responsable (nombre del responsable actual del Activo Fijo)

12. Número del Departamento

13. Departamento

14. Fecha

15. Nombre y Firma del trabajador que elabora el Resguardo

16. Nombre y Firma de los responsables (anterior y actual) del resguardo

17. Nombre y Firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

19. Nombre y Firma de Director de Administración.




3.2.2.5 Julio 2009


1 Área 1 (nueva responsable) Envía oficio de solicitud de cambio de adscripción de activo fijo. O: 2.5.A

2 Departamento de Servicios Generales Recibe oficios de solicitud de cambio de adscripción de activos resguardados y turna.

3 Director de Administración Autoriza cambio de adscripción y regresa.

4

Departamento de Servicios Generales, Área 1 (nueva responsable) y Área 2 (responsable anterior)

Elabora resguardo nuevo para responsable anterior del activo fijo, elabora resguardo complementario del responsable actual. Recaba firmas de conformidad de los responsables de los resguardos.

F: 2.5.1

5 Departamento de Servicios Generales, Área 1 (nueva responsable) y Área 2 (responsable anterior)

Entrega copia del resguardo al responsable actual y al responsable anterior del activo fijo.

F: 2.5.2

6

Departamento de Servicios Generales Archiva el resguardo complementario y el resguardo nuevo.



Fecha


3.2.2.5 Julio 2009

ÁREA 1

(NUEVA RESPONSABLE) Y ÁREA 2 (RESPONSABLE ANTERIOR)



ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

F.2.5.1

Elabora resguardo y recaba firmas

Autoriza cambios de adscripción y regresa

Inicio

Recibe oficios de solicitud y turna

O.2.5.A

Envía solicitud de adscripción de un bien

F, 2.5.2

Entrega copia del resguardo

Fin

Archiva el resguardo

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS RESGUARDOS DE ACTIVO FIJO



Verificación y Actualización de los Resguardos del Activo Fijo

3.2.2.6 Julio 2009

Objetivo:

Garantizar una óptima apreciación y valoración del patrimonio del IPAE determinando el estado físico y control de los Activos Fijos de la Institución.

Políticas:

• Semestralmente se deberá vigilar las verificaciones y actualizaciones de los Resguardos de Activo Fijo del IPAE.

• Los Reportes de Activo Fijo se deberá suscribir por el del trabajador que realizó la verificación y actualización de los Resguardos de Activo Fijo; del Jefe de Departamento de Servicios Generales y el Director de Administración.

• Las bajas del inventario deberán estar soportados por Actas Administrativas.

• En el levantamiento de las actas de baja deberá intervenir personal del Órgano de Control Interno y de la Unidad de Asuntos Jurídicos, quienes serán parte firmante y a las que se turnará copia de lo actuado.

• En el caso de solicitud de baja por robo, se deberá dar parte a la Unidad de Asuntos Jurídicos a fin de dar seguimiento a la denuncia correspondiente ante las instancias administrativas y judiciales pertinentes.

Normas:




Definición:

Resguardo de Activo Fijo: Documento en el que se da constancia de la asignación de un bien específico a una persona, misma que se hace responsable de su cuidado y conservación.


Fecha


3.2.2.6 Julio 2009

Formatos:

F: 2.3.1 Solicitud de Baja de Activo Fijo

F:2.3.2 Acta Administrativa de Bajas de Activo Fijo

F: 2.3.3 Reporte Mensual de Resguardos de Activo Fijo (mensual, trimestral, semestral o anual)

F: 2.3.4 Reporte Mensual de Bajas de Activo Fijo


No aplica a. Instructivos:

Guía de Llenado del Formato: Solicitud de baja de Activo Fijo. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales llena este formato, al descargar la responsabilidad que una persona tenía sobre un bien asignado y que deja de utilizar, con los siguientes datos mínimos:


2. Solicitud destinada al Director de Administración

3. Especificaciones del Activo Fijo que se dará de baja: descripción, clave, precio, estado actual, referencia, fecha de resguardo, responsable de resguardo, totales de bajas solicitadas.

4. Nombre y Firma del Jefe o Director del área que solicita la baja.


Fecha


3.2.2.6 Julio 2009

Guía de Llenado del Formato: Acta Administrativa de bajas de Activo Fijo. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales elabora este formato, con los siguientes datos mínimos:

1. Título: Instituto.

2. Subtítulo 1: Dirección de Administración

3. Subtítulo 2: Acta Administrativa de Bajas de Activo Fijo

4. Especificaciones del Activo Fijo que se dará de baja: descripción, clave, precio, estado actual, referencia, fecha de resguardo, responsable de resguardo.

5. Nombre y Firma del Jefe o Director del área que solicita la baja.

6. Nombre y Firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

7. Nombre y Firma del Director de Administración.

Guía de Llenado del Formato: Reporte Mensual de resguardos de Activo Fijo (mensual, trimestral, semestral o anual). El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales elabora este formato y entrega al Director de Administración, con los siguientes datos mínimos:


2. Subtítulo 1: Resguardo de Activo Fijo

3. Subtítulo 2: Reporte Mensual


5. Departamento


7. Puesto





Fecha


3.2.2.6 Julio 2009

11. Fecha de Corte



14. Precio

15. Estado Actual

16. Reparación

17. Activo

18. Alta

19. Póliza

20. Baja

21. Medida

22. Capacidad

23. Color

24. Serie

25. Marca

26. Modelo

27. Referencia





3.2.2.6 Julio 2009



31. Total

32. Nombre y Firma del Jefe del Departamento de Servicios Generales



Guía de Llenado del Formato: Reporte Mensual de bajas de Activo Fijo. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales elabora este reporte para actualizar el Activo Fijo de la Institución, con los siguientes datos mínimos:


2. Subtítulo: Reporte Mensual de Bajas de Activo Fijo

3. Dirección de Administración

4. Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales



7. Fecha de Corte

8. Descripción de la Baja


10. Estado Actual


Fecha


3.2.2.6 Julio 2009

11. Referencia


13. Responsable del Resguardo

14. Total de Bajas

15. Gran total de Bajas


17. Nombre y Firma del Director de Administración.


Verificación y Actualización de los Resguardos

del Activo Fijo 3.2.2.6 Julio 2009


1 Director de Administración Ordena verificación envía copia de formato de notificación de revisión de activo fijo resguardado.

2 Departamento de Servicios Generales Recibe orden de verificación. Recaba resguardos de activo fijo y revisa. Realiza verificación y actualización del activo fijo resguardado.

3 Elabora nuevo resguardo. Cancela resguardo anterior y archiva en consecutivo correspondiente. Elabora notificación de activo fijo faltante en inventario y envía

4 Responsable del activo Recibe notificación. Se comunica con Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales exhibe activo fijo faltante o confirma faltante.

5 Departamento de Servicios Generales Verifica que el activo fijo que presenta el personal responsable coincida con el notificado como faltante. Elabora formato de resguardo de activo fijo exhibido y entrega copia a responsable del activo. Archiva resguardo complementario y resguardo actual en el consecutivo correspondiente.

6 Elabora acta administrativa para dar de baja el activo fijo extraviado y turna para su autorización. F: 2.6.1

7 Director de Administración Revisa acta administrativa, autoriza y turna a Unidad de Asuntos Jurídicos y a Contraloría para firma del Acta

8 Contraloría y Coordinador Jurídico Revisan Acta Administrativa y testifica con su firma.

9 Departamento de Servicios Generales Recibe acta autorizada, procede a dar de baja el activo fijo extraviado y archiva en el consecutivo correspondiente.



Verificación y Actualización de los Resguardos del Activo Fijo 3.2.2.6 Julio 2009

10 Área Solicitante Envía solicitudes de baja del activo fijo

F:2.6.2

11 Departamento Servicios Generales Recibe solicitud de baja. Envía a encargado de inventarios instrucciones para la revisión física del activo señalado.

12 Responsable del activo Recibe instrucciones y verifica las condiciones del activo. Determina la baja, levanta el acta administrativa correspondiente. Recaba firmas de quienes intervinieron en el acta.

13 Departamento Servicios Generales Concilia el activo fijo dado de baja en el resguardo por responsable o departamento. Concilia el activo fijo en el reporte de control de resguardos.

14 Emite reporte mensual de resguardos por responsable y anexa al expediente del responsable. Emite reporte trimestral de bajas de activo fijo y turna para Vo.Bo, verificado con las actas administrativas elaboradas. F: 2.6.3

15 Elabora oficio para enviar anexo al reporte de bajas. Firma oficio y reporte mensual de bajas de activo fijo y turna para trámite correspondiente. Entrega original a la Dirección de Administración y copia a firmantes de acta administrativa. F: 2.6.4

16 Director de Administración Recibe documentos, autoriza y regresa

17 Departamento de Servicios Generales Recibe documentos, autorizados y archiva en consecutivo correspondiente.



Verificación y Actualización de los Resguardos del Activo Fijo 3.2.2.6 Julio 2009



RESPONSABLE DEL ACTIVO

ÁREA SOLICITANTE CONTRALORÍA Y COORDINADOR JURÍDICA

F.2.6.1.

Inicio

Ordena verificación y envía copia de formato

Recibe orden y copia de notificación

Elabora nuevo resguardo

Recibe notificación

Verifica que el activo fijo que presenta el

personal responsable coincida

Elabora acta administrativa para dar

de baja el activo fijo

Revisa acta administrativa, autoriza

y turna

Revisan Acta Administrativa y

testifica con su firma

A

Dirección de Administración Código Revisión Fecha Verificación y Actualización de los Resguardos del

Activo Fijo 3.2.2.6 Julio 2009




ÁREA SOLICITANTE CONTRALORÍA Y COORDINADOR JURÍDICO

Emite reporte mensual de resguardos por

responsable

A

Recibe acta autorizada, procede a dar de baja

el activo fijo

Envía solicitudes de baja del activo fijo

Recibe solicitud de baja

Recibe instrucciones y verifica las condiciones

del activo

Concilia el activo fijo dado de baja en el

resguardo

B

Dirección de Administración Código Revisión Fecha Verificación y Actualización de los Resguardos del

Activo Fijo 3.2.2.6 Julio 2009




ÁREA SOLICITANTE CONTRALORÍA Y COORDINADOR JURÍDICO

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

B

Elabora oficio para enviar anexo al reporte

de bajas

Recibe documentos, autoriza

Recibe documentos, autorizados

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DEL PATRIMONIO DEL IPAE


Actualización y Control del Patrimonio del IPAE

3.2.2.7 Julio 2009

Objetivo:

Garantizar la conservación del Patrimonio del IPAE, por medio de las acciones de elaborar, controlar, actualizar y sistematizar la información en forma eficaz, eficiente y oportuna del patrimonio para renovar inventarios: los bienes muebles e inmuebles así como los terrenos que sirven para su funcionamiento

Políticas:

• El Departamento de Servicios Generales, deberá controlar, actualizar y sistematizar de manera riguroso los bienes muebles del IPAE.

• Todo lo adquirido deberá ser registrado y controlado por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, se le asignará un número consecutivo y deberá contar con un resguardo específico.

• Los bienes muebles deberán ser registrados periódicamente en el transcurso del año para contar con un padrón actualizado del patrimonio del IPAE, además se realizaran informes: a) Mensual b) Trimestral c) Semestral y d) Anual.

• La Dirección de Administración deberá solicitar a la Coordinación de Patrimonio la información actualizada sobre los inmuebles que forman parte del patrimonio del IPAE.

• La Dirección de Administración deberá autorizar cada uno de los Reportes que se realicen periódicamente sobre bienes muebles e inmuebles deberá enviar dichos reportes a la Dirección de Finanzas y Contabilidad.

Normas:

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Artículos 47 a 50


Definición:

Renovación de Inventarios del Activo Fijo. Cambio por adquisición del activo fijo, al fin de su vida útil, recuperándose un valor de rescate proporcional a su valor original.


Fecha


3.2.2.7 Julio 2009

Formatos:

F:2.7.1 Facturas de bien mueble

F:2.7.2 Formato de Resguardo de bien mueble e Inmueble

F:2.7.3 Formato de Reportes (mensual, trimestral, semestral o anual)


O:2.7.A Envía Oficio de Reporte (mensual, trimestral, semestral, o anual) a la Dirección de Administración

Guía de Llenado del Formato: Facturas de bienes muebles e inmuebles: inmueble La diseña el proveedor del IPAE, de acuerdo a los requerimientos fiscales establecidos por la SH y CP.

Guía de Llenado del Formato: Resguardo de bien mueble e inmueble. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales elabora este formato, con los siguientes datos mínimos:

1. Título: Instituto del Patrimonio de la Administración Pública Estatal del Estado de Quintana Roo



4. Departamento


6. Puesto




Fecha

Actualización y Control del Patrimonio del IPAE 3.2.2.7 Julio 2009


10. Fecha de Corte



13. Precio

14. Estado Actual

15. Reparación

16. Activo

17. Alta

18. Póliza

19. Baja

20. Medida

21. Capacidad

22. Color

23. Serie

24. Marca

25. Modelo

26. Referencia





Fecha

Actualización y Control del Patrimonio del IPAE 3.2.2.7 Julio 2009

30. Total




Guía de Llenado del Formato: Reportes de Activo Fijo (mensual, trimestral, semestral o anual), con los siguientes datos mínimos:

1. Título: Instituto del Patrimonio de la Administración Pública Estatal del Estado de Quintana Roo

2. Subtítulo: Reporte de Activo Fijo

3. Especificación de periodo en el que se realiza el corte (mensual, trimestral, semestral o anual, dependiendo del periodo).

4. Número de Departamento (de ubicación del Activo Fijo)

5. Fecha de Corte



8. Estado Actual

9. Activo

10. Alta

11. Baja

12. Medida

13. Capacidad

14. Color

15. Serie


Fecha


3.2.2.7 Julio 2009

16. Marca

17. Modelo

18. Referencia



21. Totales

22. Nombre y Firma del trabajador que elaboró el reporte de Activo Fijo






3.2.2.7 Julio 2009


1 Áreas Administrativas del IPAE Entrega copia de factura de bienes adquiridos

F:2.7.1

2 Departamento de Servicios Generales y Coordinador de Patrimonio

Informa de los inmuebles que forman parte del patrimonio del IPAE

3 Recibe y registra en la base de datos los bienes muebles e inmuebles del IPAE

4 Asigna y registra en la base de datos el ingreso del bien adquirido con la clave y número de inventario correspondiente.

5 Elabora formato de resguardo firma y turna. F:2.7.2

6 Áreas Administrativas del IPAE Recibe resguardo, revisa, analiza, firma y regresa.

7 Departamento de Servicios Generales Emite reportes periódicos de bienes muebles e inmuebles en altas (mensual, trimestral, semestral, anual). Archiva un equivalente en consecutivo correspondiente y envía original para firmas, con oficio de envío de reporte adjunto. O:2.7.A F:2.7.3

8 Director de Administración y Director de Finanzas y Contabilidad

Recibe reportes, revisa, analiza, firma y envía al Coordinador



Fecha


3.2.2.7 Julio 2009

ÁREAS ADMINISTRATIVAS DEL IPAE


Y COORDINADOR DE PATRIMONIO


Recibe información de los inmuebles

Inicio

F.2.7.1

Entrega copia de factura

Recibe y registra en la base de datos

Asigna y registra en la base de datos el

registro

Recibe resguardo, revisa, analiza, firma y

regresa

Elabora formato de resguardo firma y

turna.

A


Fecha


3.2.2.7 Julio 2009

ÁREAS ADMINISTRATIVAS DEL IPAE

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y

COORDINADOR DE PATRIMONIO

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN, DIRECTOR DE FINANZAS Y

CONTABILIDAD

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

O.2.7.A y F.2.7.3

Emite reportes periódicos de bienes muebles e inmuebles

Recibe reportes, revisa, analiza, firma y envía al Coordinador

Fin

A

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE INTENDENCIA



Servicio de Intendencia

3.3.2.8 Julio 2009

Objetivo.

Coadyuvar a generar un clima laboral adecuado, proporcionando en tiempo y forma los servicios de intendencia solicitados por las diferentes áreas del IPAE.

Políticas.

• El Departamento de Servicios Generales proporcionará los servicios en materia de limpieza permanentemente

• La solicitud del servicio se deberá atender en forma inmediata

• La Dirección de Administración deberá monitorear el servicio de limpieza para mejorarlo constantemente.

Normas:


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FXXXI.

Definición:

Servicios de Intendencia: Estos son aquellos servicios relacionados con la limpieza y aseo de instalaciones.




3.3.2.8 Julio 2009

No. de actividad Responsable Descripción de la Actividades

1 Director de Administración Establece los lineamientos para los Servicios de Intendencia del IPAE

2 Departamento de Servicios Generales Coordina las actividades de intendencia diarias, en el IPAE

3 Da seguimiento y evalúa los trabajos desempeñados por el personal de

intendencia.

4 Recaba información de las áreas solicitantes sobre los servicios de

intendencia.




3.3.2.8

Julio 2009

DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

DIRECCION DE ADMINISTRACION

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Inicio

Establece lineamientos de los servicios de

intendencia

Coordina las actividades de

intendencia del IPAE.

Da seguimiento y evalúa trabajos de

intendencia

Recaba información sobre los servicios de

intendencia

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS GENERALES Y VEHÍCULOS


Servicios generales y vehículos

3.2.2.9 Julio 2009

Objetivo.

Apoyar a las unidades administrativas a través del mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos del IPAE, verificando que estos se mantengan en buen estado.

Políticas.

• La solicitud del servicio se realizará a través de una requisición foliada y autorizada por el Jefe del Departamento o Director del Área solicitante.

• Todas las requisiciones serán aprobadas por el Director de Administración.

• La solicitud de recursos se deberán hacerse los días 10 y 25 de cada mes.

• El responsable del vehículo del Área Solicitante deberá llenar un formato de Resguardo Provisional que lo comprometa al uso adecuado del mismo.

• Los vehículos se destinarán para uso exclusivo de las actividades del IPAE; en caso de siniestro por un mal uso de éste, el responsable del resguardo pagará el importe de los daños que sufra el vehículo.

Normas:


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FXXX.


Definición:

Servicios de Mantenimiento Vehicular: Acciones proyectivas, preventivas y correctivas orientadas a mantener los vehículos de la Institución en buen estado de funcionamiento.



3.2.2.9 Julio 2009

Formatos:

F.2.10.1. Solicitud de servicio a vehículo

F.2.10.2 Orden de Servicio

F.2.10.3 Bitácora

F.2.10.4 Vales de gasolina


No aplica

Guía de Llenado del Formato: Solicitud de servicio a vehículo. Este formato lo llena el área solicitante del servicio, con los siguientes datos mínimos:


2. Fecha

3. Descripción del bien

4. Número de inventario

5. Marca

6. Modelo

7. Serie

8. Tipo

9. Servicio requerido

10. Tipo de mantenimiento

11. Observaciones

12. Firma del jefe de área

13. Firma del quien controla



3.2.2.9 Julio 2009

14. Visto bueno del jefe del Departamento Recursos Materiales y Servicios Generales

15. Autorización del Director de Administración.

16. Firma

Guía de Llenado del Formato: Orden de servicio. Este formato lo elabora el Departamento de Servicios Generales, con los siguientes datos mínimos:

1. Departamento solicitante

2. Fecha

3. Proveedor

4. Descripción

5. Importe

6. Nombre de la persona a la que se le entrega

7. Cargo

8. Nombre de quien solicita

9. Visto bueno

10. Nombre del que autoriza

11. Firma de recibido del propietario del taller

Guía de Llenado del Formato: Bitácora. Este formato lo llena el Departamento de Servicios Generales, con los siguientes datos mínimos:

1. Área que requiere el servicio

2. Fecha de recepción del automóvil

3. Descripción del servicio

4. Observaciones

5. Fecha de entrega del automóvil

Guía de Llenado del Formato: Vales de gasolina: El formato lo llena el chofer que tiene bajo su responsabilidad el manejo de un vehículo, con los siguientes datos mínimos:

1. Monto de gasolina

2. Folios

3. Fecha de solicitud


5. placas

6. marca

7. Modelo

8. km acumulados

9. Cantidad

10. Litros

11. Importe

12. Total

13. Fecha

14. Firma de recibido

15. Solicita

16. Recibe

17. Autoriza

18. Nombre y firma del empleado que tiene asignado el vehiculo



3.2.2.9 Julio 2009




3.2.2.9

Julio 2009

No. de actividad Responsable Descripción de la Actividades

1 Área Solicitante Elaboración de la solicitud con la autorización del jefe inmediato correspondiente, turna al departamento de servicios generales.

2 Departamento Servicios Generales Revisa solicitud y Realiza un diagnostico para determinar procedencia del servicio interno o externo.

3 En caso de ser interno se procede a realizar el servicio.

4 En caso de ser externo se solicitan 3 cotizaciones o se elabora convenio con proveedor.

5 Se turna la orden de servicio a la dirección administrativa para su autorización

6 Director de Administración Recibe orden de servicio para su respectiva autorización

7 Departamento Servicios Generales Envía al Depto. de Contabilidad para su registro presupuestal.

8 Envía orden servicio al proveedor para llevar a cabo el servicio

9 Proveedor externo Recibe orden y realizar el servicio.

10 Departamento Servicios Generales Se recibe el servicio de satisfacción por el proveedor

11 Director de Administración Elabora solicitud, se envía a la Coordinación de Administración para la autorización del pago.

Termina Procedimiento



3.2.2.9

Julio 2009

ÁREA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN PROVEEDOR EXTERNO

INICIO

Revisa solicitud y Realiza un diagnostico

A

Elabora solicitud del servicio

Es interno se realiza el servicio

No

Solicita tres cotizaciones

Si

¿Es externo?

Recibe orden de servicio.

Envía al Depto. de Contabilidad para su registro presupuestal



3.2.2.9 Julio 2009

ÁREA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN PROVEEDOR EXTERNO

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

A

Fin

Se recibe servicio de satisfacción por el

proveedor

Elabora solicitud de pago

Recibe orden y realizar el servicio

Envía orden servicio al proveedor

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE LOS

ARCHIVOS DOCUMENTALES EXISTENTES EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL IPAE AL ARCHIVO INSTITUCIONAL


Transferencia de los archivos Documentales en las unidades Administrativas del IPAE al archivo Institucional

3.2.3.1 Julio 2009

Objetivo:

Apoyar a las diferentes áreas con las que cuenta este Instituto en la administración, control, recuperación, conservación y/o eliminación de la documentación.

Políticas:

• Deberán enviar previamente la solicitud para la concentración de la documentación

• Deberán llenar el formato ADO-01 (Formato de concentración)

• En caso de préstamo documental para su consulta deberán llenar el formato Correspondiente y quedara estrictamente prohibido la sustracción de algún documento.

• No podrán consultar información de otras áreas.

Normas:

La Ley del sistema de documentación del Estado. Artículos 1,24,25,26,28,29,31,32,34,35,40,42, y 44.

Ley de transparencia y acceso a la información.

Ley de responsabilidades de los servidores públicos.


Definición:

Es el conjunto de documentos acumulados en un proceso por una Institución, los cuales se custodian para servir de referencia como testimonio o información para las áreas responsables de dichos asuntos.



3.2.3.1 Julio 2009

Formatos:

(AGE-02)


1.- Nombre de la Unidad Administrativa: En este espacio se registrara el nombre de la Unidad Administrativa.

2.- Fecha de la Elaboración: En este espacio se registrara la fecha en que se llena el formato

3.- No. Progresivo: En este espacio se registrara la fecha en que se llene el formato

4.- Fecha de transferencia: En este espacio se contempla la fecha acordada de la transferencia

5.- Clave del Expediente: En este espacio se debe de contemplar la clave clasificadora de la Unidad Administrativa o código asignado por el área correspondiente.

6.- Nombre o Descripción del expediente: En este espacio se debe contemplar el nombre o descripción al expediente y que generalmente de una idea del asunto que trata.

7.- Año de creación del Expediente (antigüedad): En este espacio se debe indicar el mes o año de creación del expediente.

8.- Periodo: En este periodo se debe indicar la fecha de inicio y conclusión del expediente

9.- Tiempo de conservación: En este espacio se debe de contemplar los meses o años necesarios de conservar los expedientes documentales, principalmente por el valor que estos tengan (aplicando la tabla de valores de acuerdo al carácter documental)

10.- Número de legado: En este espacio se debe de contemplar, el numero de legajos del que forma parte un expediente (Generalmente cuando estos son incorporados de manera masiva por ser de una misma tipología)

11.- Número de hojas: En este espacio se deberá de contemplar en número de hojas que tiene cada expediente

12.- Preservación: En este espacio se deberá de contemplar en número de hojas que tiene cada expediente.

13.- Ubicación Topográfica: En este espacio se deberá anotar el almacén, bodega, sección o anaquel en el que se encuentre ubicado los expedientes.



3.2.3.1 Julio 2009

14.- Número de Caja: En este espacio se deberá indicar el número de caja en el que se encuentra ubicado los expedientes.

15.- Clasificación de la Información: En este espacio se debe señalar si el expediente contiene información pública, reservada o confidencial.

16.- Carácter Documental: En este espacio se deberá indicar si el expediente contiene documentos de carácter legal, administrativo o fiscal.

17.- Observaciones: En este espacio se deberá contemplar datos tales como: si el expediente contiene algunas hojas en el que se tiene registrado información confidencial o reservado, si se trata de originales o copias, estado de conservación de la documentación u otras cuestiones que se consideren relevantes.

18.- Nombre del que le entrega.

19.- Nombre del que recibe.


Transferencia de los archivos Documentales en las unidades

Administrativas del IPAE al archivo Institucional (recepción)

3.2.3.1 Julio 2009

No. De actividad Responsable Descripción de las actividades

1 Unidad Administrativa Envía los documentos para su resguardo.

2 Director de Administración Recibe relación de documentos de archivo para su resguardo.

3

Envía al área la relación de los documentos y contenido en las cajas de archivo

4

Área de archivo Recibe la relación de archivo y los documentos contenidos en las cajas de archivo.

5 Área de archivo Revisa que los documentos estén en orden de acuerdo a la relación adjunta.

6 Se ubica en los estantes asignados para su resguardo.


UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN ÁREA DE ARCHIVO



(recepción) 3.2.3.1. Julio 2009

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Inicio

Envía los documentos para su resguardo.

Recibe relación de documentos de archivo para su resguardo.

Envía al área la relación de los documentos y contenido en las cajas de archivo

Recibe la relación de archivo y los documentos contenidos en las cajas de archivo.

Revisa que los documentos estén en orden de acuerdo a la relación adjunta.

Se ubica en los estantes asignados para su resguardo.

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL

Objetivo:

Resguardar y proteger el acervo documental del IPAE.

Políticas.

• Si la unidad administrativa que halla solicitado documentación para su consulta y está al hacer la devolución de dichos documentos presentan anomalías, deberán ser notificadas a la unidad de administración correspondiente con el procedimiento a seguir (acta administrativa.)

Normas:


Ley General del Sistema de Documentación de Quintana Roo


Definiciones:

Préstamo: Acción por la cual los documentos archivados sale físicamente del recinto, quedando registrada esta transacción.


Préstamo Documental

3.2.3.1. Julio 2009



3.2.3.1. Julio 2009

Formatos:


Guías de llenado:



3.2.3.1. Julio 2009

No. De actividad Responsable Descripción de las actividades

1 Unidad administrativa Solicita a la dirección de administración la autorización para consulta de expedientes.

2 Director de administración Notifica a la unidad administrativa su aprobación y da aviso al área archivo.

3

Área de archivo Realiza la búsqueda de la información solicitada y notifica a la unidad de administración la disponibilidad de la información.

4

Área de archivo En caso de ser un préstamo se realizará el formato de llenado correspondiente y se fijará el plazo o el tiempo de la devolución de este.

5 Unidad administrativa Una vez terminado el plazo que se otorgó para la utilización de dichos archivos realizará la devolución de la documentación.

6 Área de archivo Este verifica que dicha documentación o expediente este completo, siendo así se libera la solicitud de préstamo. En caso de que dicha documentación presente alguna anomalía este será notificado a la dirección de administración.




3.2.3.1. Julio 2009

UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN ÁREA DE ARCHIVO

Inicio

Solicita a la dirección de administración la autorización para consulta de expedientes.

Notifica a la unidad administrativa su aprobación y da aviso al área archivo.

Realiza la búsqueda de la información solicitada y notifica a la unidad de administración la disponibilidad de la información.

En caso de ser un préstamo se realizará el formato de llenado correspondiente y se fijará el plazo o el tiempo de la devolución de este.

Una vez terminado el plazo que se otorgó para la utilización de de dichos archivos realizará la devolución de la documentación.

Este verifica que dicha documentación o expediente este completo, siendo así se libera la solicitud de préstamo.

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EJERCICIO PRESUPUESTAL


Ejercicio Presupuestal 3.2.3.3. Julio 2009

Objetivo:

Garantizar que el Ejercicio Presupuestal se realice conforme lo autorizado y cumpliendo con las políticas fijadas respecto al origen y aplicación de los recursos.

Políticas:

• Se deberán establecer medidas para garantizar la racionalización del gasto presupuestal, con el objeto de dar cumplimiento a las metas programadas.

• El ejercicio del presupuesto se deberá aplicar en dos modalidades: cumplimiento de compromisos y ejercicio de partidas.

• No se deberá realizar el ejercicio presupuestal de una partida si ésta no comprueba suficiencia presupuestal.

• En caso de que se solicite hacer una transferencia interna, ésta deberá estar sustentada en los requerimientos de un proyecto específico.

• Las solicitudes de transferencias obedecerán a gastos no contemplados dentro de lo presupuestado.

• Se deberá analizar el seguimiento del ejercicio presupuestal autorizado.

• Se deberá realizar el control del ejercicio para su evaluación y registro contable.

Normas:

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo. Artículos 35 a 52.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FVIII, XIII y XV.

Ley de Planeación.

Ley de Egresos.


Definiciones:

Ejercicio Presupuestal: Fase del proceso presupuestal en el que cada unidad administrativa aplica los recursos programados a una partida, controlando la suficiencia presupuestal con que cuenta dicha partida.

Compromiso Presupuestal: Montos asignados a partidas que tienen una magnitud constante mensualmente y se relacionan principalmente con los costos fijos.



Oficios:

O.3.2.A: Comunica la no existencia de suficiencia presupuestal

Formatos:

F.3.2.1: Requerimiento de Ejercicio Presupuestal

1. Unidad Administrativa Ejecutora

2. Programa

3. Capítulo

4. Partida

5. Concepto

6. Monto

7. Fecha

F.3.2.2: Póliza

1 Unidad Administrativa

2 Correspondiente al mes-año

3 Cuenta Contable

4 Póliza

5 Fecha

6 Beneficiario

7 Concepto

8 Cheque

9 Importe

Guía de llenado de formato Reporte de Presupuesto Ejercido:

Se registran los datos de acuerdo con el instructivo de la Secretaría de Hacienda




1 Área Requirente 1. Captura solicitud de presupuesto para diferentes pagos

2 Departamento de Contabilidad 2. Llena los formatos.

3 Director de Finanzas y Contabilidad 3. Verifica suficiencia presupuestal y valida. Si tiene presupuesto autoriza y si no hay notifica al área solicitante que no tiene recursos.

4 Coordinador de Administración 4. Autoriza el pago y turna Departamento de Finanzas

5 Departamento de Finanzas 5. Elabora cheque o transferencia.

6 6. “Termino del procedimiento”



ÁREA REQUIRENTE DEPTO. DE

CONTABILIDAD



DEPARTAMENTO DE FINANZAS

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Inicio

Captura solicitud de presupuesto para diferentes pagos

Llena los formatos. Verifica suficienciapresupuestal y

valida.

Autoriza el pago y turna Departamento de Finanzas

Elabora cheque otransferencia Si

Notifica al área solicitante que no

tiene recursos.

Fin

¿Hay suficiencia

presupuestal?

No


SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTAL


Seguimiento y Control Presupuestal 3.2.3.4. Julio 2009

t

Objetivo:

Verificar el cumplimiento del objeto de gasto y la aplicación de políticas presupuestarias establecidas por la Secretaría de Hacienda, a través del control y seguimiento del ejercicio presupuestal de la Institución.

Políticas:

• Los gastos deberán comprobarse en un plazo no mayor de treinta días hábiles posteriores a la realización del gasto.

• Los comprobantes que amparen el gasto ejercido deberán cubrir los requisitos fiscales respaldando el comprobante con la firma del responsable del área.

• El gasto ejercido deberá corresponder a lo programado, cuidando que no se exceda, a fin de evitar modificaciones al presupuesto.

• Todo ejercicio presupuestal deberá ser registrado contablemente para su control y evaluación.

Normas:



Reglamento Interior del IPAE. . Artículo 22-FXV.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información.


Definiciones:

Seguimiento Presupuestal: Revisión periódica del cumplimiento del ejercicio presupuestal, respecto a lo programado, para detectar desviaciones y plantear medidas correctivas oportunamente.

Control Presupuestal: Análisis de una desviación para determinar su causa y diseñar medidas que superen los efectos de la desviación.



Oficios:

O: 3.3.A: Envío de Estados Comparativos Ejercidos

Formatos:

F.3.3.1. Clasificador por Objeto de Gasto:

1. Capítulo

2. Partida

3. Presupuesto Autorizado

4. Ampliación de Liquidez

5. Reducción de Liquidez

6. Transferencias-Disminución-Ampliación

7. Presupuesto Modificado

8. Presupuesto Ejercido

9. Presupuesto Disponible

Guía de llenado del Clasificador por Objeto del Gasto

Los conceptos de este formato se llenan de acuerdo al instructivo de la Secretaría de Hacienda

F.3.3.2.: Estados Comparativos

1. Unidad Administrativa

2. Capítulo

3. Concepto

4. Presupuesto Modificado

5. Presupuesto Ejercido

6. Diferencia Absoluta y Relativa

Guía de llenado del Clasificador por Objeto del Gasto

Los conceptos de este formato se llenan de acuerdo al instructivo de la Secretaría de Hacienda

283




1 Director de Administración Recibe requisiciones, facturas, recibos, realizados por las unidades administrativas.

2 Departamento de Contabilidad El Departamento de Contabilidad recibe facturas para revisión en el sistema Presupuestal las operaciones que afectan el gasto corriente por Partida y por Capítulo por Unidad Administrativa. F.3.3.1.

3 Director de Finanzas y Contabilidad En caso de existir observaciones las comunica a las áreas para que realicen las adecuaciones pertinentes. O.3.3.A.

4 Departamento de Contabilidad Compara con el presupuesto anual de acuerdo a la calendarización del gasto.

5 Departamento de Contabilidad Realiza los comparativos del gasto corriente presupuestado contra el ejercicio de las Unidad Administrativa. F.3.3.2.

6 Departamento de Contabilidad Envía a la Dirección de Finanzas y Contabilidad los estados comparativos ejercidos para su revisión y aprobación incluyendo las transferencias presupuestales internas

7 Director de Finanzas y Contabilidad Si está correcto, envía la información a la Coordinación de Administración para su aprobación y remisión a la Dirección General para su autorización.

8 Termino del Procedimiento

284


Seguimiento y Control Presupuestal 3.2.3.4.

Julio 2009

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN DIRECTOR DE FINANZAS Y CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

F.3.3.1

Inicio

Recibe requisiciones, Facturas y recibos de las unidades administrativas

Fin

Registra en el sistema el gasto corriente

O.3.3.A.

En caso de existir observaciones las comunica a las áreas para que realicen las adecuaciones

pertinentes

O.3.3.A.

Compara con el presupuesto anual de acuerdo a la

calendarización del gasto.

F.3.3.2 .

Realiza los comparativos del gasto corriente presupuestado contra el ejercicio de las Unidad Administrativa.

Envía a la Dirección de Finanzas y Contabilidad los Estados

comparativos

Si está correcto, envía la información a la Coordinación de Administración para su aprobación y remisión a la

Dirección General para su autorización.

285

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE CUENTAS

286


Registro de Cuentas 3.2.4.1. Julio 2009

Objetivo:

Contar con un registro claro y oportuno de todas las cuentas y operaciones que se realizan en el IPAE con el objetivo de disponer de información actualizada que muestre la situación contable y financiera, como instrumento básico para la toma de decisiones.

Políticas:

• Se deberá tomar en consideración los principios elementales de contabilidad de acuerdo a la normatividad dictada en la aplicación de gasto presupuestal enunciadas en las disposiciones fiscales para la correcta aplicación de las operaciones contables.

• Las unidades administrativas iniciarán su relación de pólizas y gastos en forma oportuna para mantener actualizada la contabilidad.

• Se deberá realizar el registro de cuentas oportunamente y sin contratiempos para contar con la información actualizada.

Normas:



Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FX.

Ley de Cuenta Pública

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público


Definición:

Cuentas. Conceptos contables a partir de las cuales se organiza el control del gasto, registrándose los montos gastados por cada cuenta.

Almacén: Parte física de la empresa donde se guardan las existencias.

Cheques: Es un documento que le sirve a una persona para que otra cobre en un banco una determinada cantidad de dinero que tiene depositado en él.

Ingresos: Cualquier partida u operación que afecte los resultados de una empresa aumentando las utilidades o disminuyendo las pérdidas.

Contratos: como un acuerdo privado, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser obligadas. Es un acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones para las partes.

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://es.wikipedia.org/wiki/Voluntad

http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho_subjetivo

http://es.wikipedia.org/wiki/Obligaci%C3%B3n

287

Dirección de Finanzas y Contabilidad


Registro de Cuentas 3.2.4.1 Julio 2009

Oficios:

O.4.1.A: Envía Estados Financieros Consolidados para su aprobación a la Coordinación de Administración.

O.4.1.B: Envía Estados Financieros Consolidados a las Instancias Normativas Externas.

Formatos:

F.4.1.1: Pólizas

1. Unidad Administrativa

2. Correspondiente al mes-año

3. Cuenta

4. Póliza

5. Fecha

6. Beneficiario

7. Concepto

8. Cheque

9. Importe

Guía de Llenado del formato Pólizas:

Los conceptos se registran de acuerdo al instructivo de la Secretaría de la Contraloría

288


Registro de Cuentas

3.2.4.1 Julio 2009


1 Director de Finanzas y Contabilidad, Director de Administración

Recibe la documentación fuente, los ingresos y los gastos de las unidades administrativas y las envía al Departamento de Contabilidad. F.4.1.1.

2 Departamento de Contabilidad Recibe y analiza la documentación constatando que respalde las operaciones realizadas y que cuente con lo siguiente: Reportes, Pólizas e Información.

3 Departamento de Contabilidad Procede a registrar las pólizas (ingresos, egresos y diario) y envía a Dirección de Finanzas y Contabilidad para su revisión y validación.

4 Departamento de Contabilidad Una vez registradas en el sistema contable, se procede a la elaboración de la balanza de comprobación, concluida, la envía a la Dirección de Finanzas y Contabilidad para ser revisada, o en su caso, corregida.

5 Director de Finanzas y Contabilidad Revisa balanza de comprobación, observando que se encuentren correctamente las diversas cuentas y movimientos realizados, enviándola de nueva cuenta al Departamento de Contabilidad para que se realicen las correcciones pertinentes en caso de existir.

6 Departamento de Contabilidad Realiza los ajustes, si existen, en la balanza de comprobación y procede a emitir los siguientes reportes (los balances se realizan cada mes): ○ Balance General ○ Estado de Resultados ○ Balance Comparativo de Origen y Aplicación de Recursos

7 Director de Finanzas y Contabilidad Recibe la información, la analiza y firma de aprobación enviándola a la Coordinación Administración.

289




8 Coordinador de Administración Revisa la información, da su visto bueno y envía a la Dirección General para su aprobación. O.4.1.A.

9 Director General Una vez aprobados y firmados los estados financieros consolidados, se envían a la:

○ Secretaría de Hacienda Estatal

○ Secretaría de la Contraloría

○ Auditoria Superior del Estado


290



DIRECTOR DE

ADMINISTRACIÓN

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD


CONTABILIDAD

COORDINADOR

DE ADMINISTRACION

DIRECTOR GENERAL

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Recibe la documentación fuente y los gastos de las unidades administrativas.

Inicio

Recibe y analiza la documentación

Registra las pólizas

Elabora de la balanza de comprobación

Revisa balanza de comprobación

Realiza ajustes, emite reportes y turna

Recibe la información la

analiza firma turna

Revisa información da Vo.Bo. Y turna

Firma y envía a las instancias

correspondientes

Fin

F.4.1.1

291

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES CONTABLES

292


Conciliaciones Contables 3.2.4.2 Julio 2009

Objetivo:

Realizar la conciliación contable de todas las Unidades Administrativas del Instituto, obteniendo por consiguiente un orden de cuentas uniforme, claro y conciso.

Políticas:

• Se verificará que los principios de contabilidad sean aplicados con estricto apego a la normatividad dictada en la materia por las Autoridades Estatales y Federales.

• Se dará cabal cumplimiento en la Conciliación de las cuentas contables que presente el Instituto ante el Órgano de Control y Evaluación Interna.

• Las Conciliaciones a realizar serán de los siguientes tipos

- Conciliación Bancaria. - Conciliación de Cuentas por Cobrar. - Conciliación de Remesas (Fondos Enviados, Fondos Recibidos, Transferencia de Activos y Recepción de Activos). - Conciliación de Activos Fijos. - Conciliación de Nóminas. - Conciliación de Almacén. - Conciliación de las Reservas Territoriales. - Revisión Bancaria. - Conciliación de la Deuda Pública. - Conciliación de Obras.

• Las Conciliaciones que se realicen serán validadas para garantizar una información confiable.

293



• El Control de Archivo se realizará:

- Por tipo de póliza (ingresos, egresos y diario). - Por mes y año. - En forma consecutiva. - Por colores (amarillo-ingresos, azul-egresos y verde-diario).

• El Departamento de Contabilidad realizará la integración de Cuentas Diversas:

- Deudores diversos. - Acreedores Diversos. - Proveedores. - Anticipo a Proveedores y Contratistas. - Anticipo de Adquirentes

Normas:



Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FX.

Definiciones:

Conciliaciones: Análisis comparativo de un documento contable referente y uno relativo, para determinar la coherencia interna o las diferencias entre ambos. Las conciliaciones a realizar son las siguientes:

294




Oficios:

No aplica.

Formatos:

No aplica.

295





1 Departamento de Finanzas Recibe información de cuentas principales y conciliación de saldos financieros generados por las unidades administrativas.

2 Departamento de Finanzas Envía los concentrados de información al Departamento de Contabilidad para ser analizados.

3 Departamento de Contabilidad Recibe la información y procede a la revisión, analiza y realiza los diversos tipos de conciliación.

4 Departamento de Contabilidad Elabora las conciliaciones de las cuentas deudoras y acreedoras y las envía a la Dirección de Finanzas y Contabilidad

5 Director de Finanzas y Contabilidad La Dirección de Finanzas y Contabilidad la revisa y firma


296



DEPARTAMENTO DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD DIRECTOR DE FINANZAS Y CONTABILIDAD

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Recibe información de cuentas, y

conciliación de saldos

Inicio

Envía los concentrados de

información

Recibe información,

revisa, analiza, y registra

Elabora conciliaciones y

envía a la Dirección de Finanzas y

Contabilidad

Revisa y firma

Fin

297

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DECLARACIÓN DE IMPUESTOS Y PAGO DE DERECHOS

298


Declaración de Impuestos y Pago de Derechos 3.2.4.3 Julio 2009

Objetivo:

Cumplir con las obligaciones fiscales, presentando ante las autoridades hacendarías en tiempo y forma las declaraciones de impuestos del Instituto, así como con el pago de derechos correspondientes.

Políticas:

• Se deberá actuar con estricto apego a las normas contables emitidas por las instancias normativas correspondientes en las declaraciones de impuestos.

• Los impuestos y derechos que deberán cubrirse son:

- Retención honorarios

- Retención de arrendamiento

- Retención sobre el 2% nomina

- Retención sobre el 2% de Obra

- Máximo arrendamiento 5 al millar de inspección y vigilancia

- ISPT

- 2% al millar de la CMIC

- IVA por arrendamiento.

Normas:

Ley de Hacienda del Estado de Quintana Roo. Artículos 4, 17, 50, 180, 181, 201, 208, 216.

Reglamento Fiscal de la Federación.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 22-FXI.


Definiciones:

Ingresos del Gobierno: Impuestos, productos, derechos y aprovechamientos son las cuatro fuentes de ingresos del gobierno a nivel federal, estatal y municipal.

Impuestos: Aportaciones monetarias que por ley recibe el gobierno de los ciudadanos, en base a los cuales éste integra sus ingresos.

Derechos: Ingreso del gobierno, estipulado por la ley en compensación por actos de gestión o servicios que presta a los ciudadanos

299




Oficios:

O.4.3.a: Aviso de pagos realizados:

Formatos:

(Los formatos utilizados son de otras instituciones)

300




1 Departamento de Contabilidad Solicita el pago de los impuestos y derechos.

2 Llena los formatos correspondientes, y entrega a la Dirección de Finanzas y Contabilidad solicitud de recursos para cubrir los montos adeudados que envía a la Coordinación de Administración.

3 Director de Finanzas Verifica, valida la información y turna a la Coordinación de Administración.

4 Coordinador de Administración Autoriza los pagos y turna a la Dirección de Finanzas.

5 Director de Finanzas Recibe autorización y Turna al departamento de Finanzas para el pago y elabora el cheque y/o se realizan las transferencias.

6 Departamento de Contabilidad El Departamento de Contabilidad recibe documentación firmada, recursos y realiza pago.

7 Instancias recaudadoras y Prestadoras de Servicio Las instancias recaudadoras reciben pago y emiten comprobantes debidamente validados.

8 Departamento de Contabilidad Adjunta Oficios originales de recibos de pagos para conocimiento y tramites de comprobación a la Dirección de Finanzas y Contabilidad O.3.4.A


301



DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD



INSTANCIAS RECAUDADORAS

Solicita el pago de los impuestos y derechos.

Inicio

Llena formatos y turna requerimiento de

recursos

¿Está bien requisitazo el

formato?

No 1

Se turna a la Coordinación de Administración.

Si

Elabora el pago con el cheque y/o se realizan

las transferencias

Verifica, valida la información.

Autoriza los pagos y turna a la Dirección de

Finanzas.

A

302



DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD



INSTANCIAS RECAUDADORAS

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Recibe documentación firmada, recursos y

realiza pago.

Adjunta recibos de pagos y tramites de comprobación.

Recibe pago y emiten comprobantes

debidamente validados

Fin

A

COORDINACIÓN DE PATRIMONIO


ALTA EN EL INVENTARIO DEL PATRIMONIO

Coordinación de Patrimonio Código Revisión Fecha

Alta en el inventario del Patrimonio 1.1.1.1 Julio 2009

Objetivo.-

Garantizar el control de los bienes inmuebles del Estado, a través de su inscripción en el inventario del Patrimonio Inmobiliario Estatal.

Políticas.- Las solicitudes de inscripción deberán presentarse por escrito y estar debidamente soportadas en los documentales del caso; la inscripción deberá contener: • El acto a inscribir; • La identificación del bien, los antecedentes y la especificación de su naturaleza de dominio público o privado; • Las características, medidas y colindancias del bien inmueble sujeto al registro; • El destino o uso del bien inmueble en su caso; • El plano topográfico con coordenadas UTM; • Croquis de ubicación y superficie construida, tratándose de edificaciones; • La clave y el valor catastral, y • El folio asignado por el Registro Público de la Propiedad y del Comercio que corresponda.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 24, 45, 53, 59-FIII y 64.

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 84 al 92 y 95 al 98.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20, FIII, IV, VI, VIII y XVII.

Definiciones:

Inventario: Archivo Electrónico (AE) en el que se asienta la relación y descripción de los bienes inmuebles que pertenecen a la Administración Pública Estatal y son administrados por el IPAE.


Alta en el inventario del Patrimonio Estatal 1.1.1.1 Julio 2009

Oficios.-

No aplica

Formatos.-

AE.1.1 Archivo Electrónico. Inscripción en inventario 1.- Acto a inscribir 2.- Identificación del bien 3.- Antecedentes 4.- Naturaleza de dominio 5.- Las características 6.- Medidas 7.- Colindancias 8.- Destino o uso del bien inmueble 9.- Plano topográfico con coordenadas UTM; 10.- Croquis de ubicación 11.- Superficie construida, tratándose de edificaciones; 12.- Clave y valor catastral, 13.- Folio asignado por el RPPC

Guía de llenado del AE.1.1. Inscripción en inventario

1.- Inscribir el tipo de acto 2.- Registrar características de Identificación del bien con su denominación 3.- Inscribir el antecedente de su origen y uso 4.- Tipificar el tipo de dominio como público o privado 5.- Describir las características distintivas del bien 6.- Determinar la orientación medidas y colindancias del bien 7.- Asentar la Georeferencia proporcionada por la Coordinación Técnica, en caso de predio 8.- Inscribir el uso actual del bien 9.- Anotar clave de identificación del Plano topográfico digitalizado en el AE 10.-Anotar clave del identificación del Croquis digitalizado en el AE 11.-Registrar los metros cuadrados de construcción, si se trata de una edificación 12.-Anotar la clave catastral y su valor 13.-Registrar el número de Folio asignado por el Registro Público de la Propiedad y el Comercio


Alta en el inventario del Patrimonio 1.1.1.1 Julio 2009


1 Coordinador de Patrimonio

Recibe los expedientes de los bienes inmuebles transferidos al Instituto o nuevos inmuebles a dar de alta.

2 Coordinador de Patrimonio Envía expediente

3

Departamento de Registro e Inventario

Revisa la información del expediente y turna a la Dirección de Registro e Información Patrimonial. En caso de que este mal la información Notifica para que se subsane deficiencias técnicas, jurídicas o documentales

4 Director de Registro e Información Patrimonial En caso de que el inmueble tenga una construcción informa al Departamento de Administración Inmobiliaria

5 Departamento de Administración de Inmobiliaria Recibe información para su conocimiento

6

Departamento de Registro e Inventario Valida y determina que el alta en el inventario cumpla con los requisitos mínimos contenidos en la cédula del inventario

7 Captura los datos y los da de alta en el sistema de inventario. AE.1.1.

8 Digitaliza la documentación

9 Turna expediente al Departamento de Documentación e Información Patrimonial

10 Departamento de Documentación e Información Patrimonial Recibe Expediente




COORDINADOR DE PATRIMONIO DIRECTOR DE REGISTRO E

INFORMACIÓN PATRIMONIAL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN INMOBILIARIA DEPARTAMENTO DE REGISTRO E

INVENTARIO

Inicio

Recibe oficio y expediente de

bienes Inmuebles

Envía expediente al Departamento

Registro e Inventario

Revisa expediente y

turna

SÍNo

En caso de que el inmueble tenga una construcción informa al Departamento de Administración Inmobiliaria

Notifica para que se subsane

deficiencias técnicas,

jurídicas o documentales

¿Está bien la información?

A



COORDINADOR DE

PATRIMONIO DIRECTOR DE REGISTRO

E INFORMACIÓN PATRIMONIAL

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

INMOBILIARIA DEPARTAMENTO DE

REGISTRO E INVENTARIO

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN E

INFORMACIÓN PATRIMONIAL

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Recibe expediente

Valida y determina el alta en el inventario

Captura datos en archivo electrónico

AE.1.1.

Digitaliza la documentación

Turna expediente

Fin

A

Recibe información

para su conocimiento

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DE BAJA

EN EL INVENTARIO DEL PATRIMONIO ESTATAL


Baja en el inventario del Patrimonio Estatal 1.1.1.2 Julio 2009

Objetivo.-

Garantizar el control de los bienes inmuebles del Estado, a través de su depuración en el Inventario del Patrimonio Inmobiliario Estatal.

Políticas.-

Los registros que se den de baja no serán considerados en la disponibilidad de tierra, pero deberá permanecer constancia del procedimiento de baja ejecutado, evitando eliminar los registros que se hayan dado de baja.

Las solicitudes de baja deberán presentarse por escrito y estar debidamente soportadas en los documentales del caso; la baja deberá contener: • El acto a cancelar; • La identificación del bien, los antecedentes y la especificación de su naturaleza de dominio público o privado; • Las características, medidas y colindancias del bien inmueble sujeto a baja; • El destino o uso del bien inmueble en su caso; • El plano topográfico con coordenadas UTM; • Croquis de ubicación y superficie construida, tratándose de edificaciones; • La clave y el valor catastral; • En su caso el folio asignado por el Registro Público de la Propiedad y del Comercio que corresponda, y • Justificación de la solicitud de baja.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 24, 45,53 y 59- FIII.

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 92 y 100.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20-FIII, IV y XVI.

Definiciones:

Baja del Inventario: Descarga del Archivo Electrónico (AE) en el que se asienta la relación y descripción de los bienes inmuebles que pertenecen a la Administración Pública Estatal y son administrados por el IPAE.



Oficios.-

Necesariamente aplican los oficios en el proceso

Agregar oficios

Formatos.-

AE.1.2. Archivo electrónico baja en inventario 1.- Acto a inscribir 2.- Identificación del bien 3. - Antecedentes 4. - Naturaleza de dominio 5. - Las características 6. - Medidas 7. - Colindancias 8.- Destino o uso del bien inmueble 9.- Plano topográfico con coordenadas UTM; 10.- Croquis de ubicación 11.- Superficie construida, tratándose de edificaciones; 12.- Clave y valor catastral, 13.- Folio asignado por el RPPC

Guía de Llenado del AE.1.2. Baja en Inventario

1.- Dar de baja el tipo de acto 2.- Registrar características de Identificación del bien con su denominación 3.- Inscribir el antecedente de su origen y uso 4.- Tipificar el tipo de dominio como público o privado 5.- Describir las características distintivas del bien 6.- Determinar la orientación medidas y colindancias del bien 7.- Asentar la georeferencia proporcionada por la Coordinación Técnica, en caso de predio 8.- Inscribir el uso actual del bien 9.- Anotar clave de identificación del plano topográfico digitalizado en el AE 10.-Anotar clave de identificación del croquis digitalizado en el AE 11.-Registrar los metros cuadrados de construcción, si se trata de una edificación 12.-Anotar la clave catastral y su valor 13.-Registrar el número de folio asignado por el Registro Público de la Propiedad y el Comercio



No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades

1

Coordinador de Patrimonio

Recibe los expedientes de los bienes inmuebles transferidos al Instituto o nuevos inmuebles a dar de baja.

2 Departamento de Registro e Inventario Envía expediente

3 Departamento de Administración de Inmobiliaria Revisa el expediente

4 En caso de que el inmueble tenga una construcción informa al Departamento de Administración Inmobiliaria

5 Departamento de Registro e Inventario Recibe información para su conocimiento

6 Valida y determina que la baja en el inventario cumpla con los requisitos mínimos contenidos en la cédula del inventario

7 Captura los datos y los da de baja en el sistema de inventario. AE.1.2.

8 Digitaliza la documentación

9 Turna expediente al Departamento de Documentación e Información Patrimonial

10 Departamento de Documentación e Información Patrimonial Recibe Expediente




COORDINADOR DE PATRIMONIO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INMOBILIARIA

DEPARTAMENTO DE REGISTRO E INVENTARIO



Inicio

Recibe oficio y expediente de

bienes Inmuebles

Envía expediente al Departamento de Registro e

Inventario

Revisa expediente y

turna

Informa al Departamento de Administración Inmobiliaria.

Recibe información

A



COORDINADOR DE PATRIMONIO DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTOS E INFORMACIÓN PATRIMONIAL

DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN INMOBILIARIA

DEPARTAMENTO DE REGISTRO E

INVENTARIO

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Valida y determina la baja en el inventario

Captura datos en archivo electrónico

Digitaliza la documentación

Turna expediente

Fin

Recibe expediente

A

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ALTA EN EL

REGISTRO DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO DEL IPAE


Alta en el registro del Patrimonio Inmobiliario del IPAE 1.1.2.1 Julio 2009

Objetivo.-

Garantizar el control del Patrimonio Estatal a través de la asignación de un folio electrónico a los bienes inmuebles.

Políticas.-

• Toda solicitud de inscripción recibida en el IPAE o en sus oficinas locales, deberá remitirse a la Coordinación de Patrimonio.

• Las solicitudes de inscripción deberán presentarse por escrito y estar debidamente soportadas en los documentos del caso, y deberá contener: El acto a inscribir; La identificación del bien, los antecedentes y la especificación de su naturaleza de dominio público o privado; Las características, medidas y colindancias del bien inmueble sujeto al registro; Georeferenciación, en caso de predio El destino o uso del bien inmueble en su caso; El plano topográfico con coordenadas UTM; Croquis de ubicación y superficie construida, tratándose de edificaciones; La clave y el valor catastral, y El folio asignado por el Registro Público de la Propiedad y del Comercio que corresponda.

• El solicitante de la inscripción deberá acreditar el carácter con el que comparece.

• En todo caso, deberá requerirse, cuantas veces sea necesario, la documentación faltante.

• Para llevar el control geográfico de los predios que deban inscribirse se deberá solicitar por conducto de la Coordinación Técnica la georeferenciación de los mismos; este requisito no será indispensable para la incorporación del predio al Inventario, pero sí para su inscripción en el Registro del Patrimonio Público.

• De toda calificación registral se deberá informar al Coordinador de Patrimonio, quien es el único facultado para autorizar, con su firma, la apertura de los folios en que se inscriba por primera vez un predio.

• Es obligación de todo Registrador, generar la anotación marginal de un folio que afecte la condición de un bien inscrito.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 24,45,53,59-Fii,108 a 110

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 9, 94, 92, 95 a 98.

Reglamento Interior del IPAE: Artículo 20-FIII, IV, VIII y XVI.



Definiciones:

Registro: Acto jurídico mediante el cual se inscribe en un Archivo Electrónico (AE) con sus datos de identificación, un bien inmueble, propiedad de la Administración Pública Estatal, al que se le asigna un Folio, en el que se anota los movimientos que se realicen sobre dicho bien.



Oficios.-

2.1.A . Solicitud de registro 2.1.B. Comunicación de la no apertura de registro y requerimiento de información técnica, jurídica o documental 2.1.C. Comunicación de registro o no apertura del registro

Formatos.-

AE.2.1. Archivo electrónico: Registro y asignación de folio 1.- Acto a inscribir 2.- Identificación del bien 3.- Antecedentes 4.- Naturaleza de dominio 5.- Las características, 6.- Medidas 7.- Colindancias 8.- Georeferencia 9.- Destino o uso del bien inmueble 10.-Plano topográfico con coordenadas UTM; 11.- Croquis de ubicación 12.- Superficie construida, tratándose de edificaciones; 13.- Clave y valor catastral, 14.- Folio asignado por el RPPC

Guía de llenado del AE.2.1. Registro y asignación de folio 1.- Inscribir el tipo de acto 2.- Registrar características de identificación del bien con su denominación 3.- Inscribir el antecedente de su origen 4.- Tipificar el tipo de dominio como público o privado 5.- Describir las características distintivas del bien 6.- Determinar la orientación medidas y colindancias del bien 7.- Asentar la georeferencia proporcionada por la Coordinación Técnica, en caso de predio 8.- Inscribir el uso actual del bien 9.-Anotar clave de identificación del plano topográfico digitalizado en el AE 10.-Anotar clave de identificación del croquis digitalizado en el AE 11.-Registrar los metros cuadrados de construcción, si se trata de una edificación 12.-Anotar la clave catastral y su valor 13.-Registrar el número de folio asignado por el Registro Público de la Propiedad y el Comercio



No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades


Recibe solicitud de inscripción y expediente correspondiente.

Registra en el sistema de correspondencia o libro de entrada y turna al Departamento de Registro e Inventario.

2


Recibe solicitud de inscripción y expediente.

Registra la entrada de la solicitud.

Analiza la documentación y emite opinión de procedencia o de improcedencia de alta, según el caso.

Coordina acciones con el Departamento de Registro e Inventario para la determinación de documentos a subsanar por parte del promoverte.

En su caso, turna a la Dirección de Registro e Información Patrimonial la solicitud para subsanar la falta de documentación para el registro.

3

Director de Registro e Información Patrimonial

Revisa opinión y autoriza el alta del expediente en el Inventario en caso de proceder, turna expediente al Departamento de Registro e Inventario.

Si no procede, turna a la Coordinación de Patrimonio la solicitud para subsanar la falta de documentación para el registro.

4 Coordinador de Patrimonio En su caso, notifica al promovente para que subsane deficiencias técnicas, jurídicas o documentales. (Oficio 2.1.A)

5

Departamento de Registro e Inventario Recibe expediente, procede a su alta en el inventario y turna expediente a Departamento de Registro e Inventario.


Alta en el registro del Patrimonio Inmobiliario del IPAE 1.1.2.1. Julio 2009


6

Departamento de Registro e inventario Recibe expediente y procede a la calificación técnica y jurídica del mismo, emite resolución de procedencia o improcedencia y la remite al Director de Registro e Información Patrimonial para su firma.

En caso de no poderse llevar a cabo el registro por falta de algún documento, se turna a la Dirección de Registro e Información Patrimonial, la solicitud para subsanar las omisiones. Emite calificación una vez que esté debidamente integrado el expediente.

7

Director de Registro e Información Patrimonial

Recibe calificación procedente y solicita al Coordinador de Patrimonio la autorización para la apertura del folio correspondiente.

En caso de calificación negativa turna expediente al Coordinador de Patrimonio, para que informe al promovente (O.2.1.A)

8 Coordinador de Patrimonio Autoriza con su firma la asignación del folio y el registro del inmueble. Devuelve expediente.

Informa al promovente sobre la inscripción proporcionando por escrito el número de folio que le fuera asignado.(O.2.1B)

9 Director de Registro e Información Patrimonial Recibe el expediente e instruye que se inscriba el inmueble. 10 Departamento de Documentación e Información Patrimonial Registra el bien inmueble con el folio correspondiente




COORDINADOR DE PATRIMONIO DIRECTOR DE

REGISTRO E INFORMACIÓN PATRIMONIAL




¿Está bien?

Recibe solicitud de inscripción, registra en el

sistema y turna

Recibe solicitud, registra, analiza

y turna

Inicio

Notifica para que se subsane deficiencias

técnicas, jurídicas o documentales

SÍ

No

Recibe expediente, procede a su alta y

turna

A








ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

A

Recibe expediente y procede a la

calificación técnica y jurídica

Registra el bien inmueble con el folio

correspondiente

Fin

Recibe calificación procedente

Autoriza con su firma la asignación

del folio y el registro del inmueble.

Devuelve

Recibe el expediente e instruye que se

inscriba el inmueble

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE REGISTRO Y COPIAS CERTIFICADAS


Expedición de constancias de registro y copias certificadas 1.1.2.2 Julio 2009

Objetivo.-

Dar fe pública de la inscripción en el registro del Patrimonio Estatal, a través de la emisión de la constancia registral

Políticas.-

• Toda solicitud deberá presentarse por escrito ante la Oficialía de Partes del IPAE, debiendo acreditar el solicitante su interés legítimo.

• El Jefe de Departamento de Registro e Inventario deberá ser el responsable de revisar que el registro contenga los elementos necesarios para emitir la constancia respectiva.

• Corresponde al Coordinador de Patrimonio suscribir las constancias de los asientos regístrales..

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 59-FIV y 111.

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos 99 y 100

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20. FIII y IV

Definiciones:

Constancia: Documento oficial en el que se asienta la existencia de un acto o un hecho.



Oficios.-

2.2.A Oficio de emisión o negación de constancia de asiento registral Formatos.-

2.2.1: Constancia de asiento registral 1. Bien inmueble 2. Número de folio 3. Características 4. Firma del Coordinador de Patrimonio

Guía de llenado del F.2.2.1: Constancia de asiento registral 1.- Inscribir denominación del bien inmueble en cuestión 2.- Registrar el número de folio asignado en el registro 3.- Describir las características inscritas en el AE.2.1. registradas en el folio 4.- Validar la constancia con la firma del Coordinador de Patrimonio




1


Recibe la solicitud, la analiza y determina si es procedente o no la expedición de la constancia y copias certificadas. En caso de ser procedente revisa el sistema registral, emite reporte y solicita expediente al Departamento de Documentos e Información Patrimonial.

En caso de negativa, elabora oficio denegando la solicitud y lo turna al Director de Registro e Información Patrimonial para su visto bueno.

2 Recibe solicitud, ubica expediente y lo remite al Departamento de Registro e Inventario.

3 Departamento de Documentación e Información Patrimonial Recibe expediente, lo compara con el reporte del sistema registral, elabora certificación y envía al Director de Registro e Información Patrimonial.

4 Departamento de Registro e Inventario Recibe constancia, da su visto bueno y la envía para firma al Coordinador de Patrimonio. F.2.2.1.

5 Director de Registro e Información Patrimonial Revisa, firma y notifica la certificación del asiento registral o su denegación. O.2.2.A

6 Coordinador de Patrimonio Termina procedimiento.



ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Departamento de Registro e Inventario Director de Registro e Información Patrimonial

Departamento de Documentos e Información Patrimonial


Inicio

Recibe la solicitud, la analiza y determina si es

procedente o no la expedición de constancias

Procedente la

Constancia

Recibe expediente, lo compara, elabora certificación y envía

Recibe expediente, lo compara con el reporte del sistema

registral

No Elabora oficio denegando la solicitud y lo turna

Si

Recibe solicitud, ubica expediente y lo remite al


F.2.2.1

Revisa, firma y notifica la certificación del asiento registral o su denegación

Fin

Recibe constancia, da su visto bueno

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO DEL IPAE


Cancelación de la inscripción en el registro del Patrimonio Inmobiliario del IPAE 1.1.3.1 Julio 2009

Objetivo.-

Mantener actualizados los folios del registro del Patrimonio Inmobiliario Estatal a través de realizar las cancelaciones que procedan y estén sustentadas jurídicamente.

Políticas.-

• Toda solicitud de cancelación de inscripción recibida en el IPAE o en sus oficinas locales, deberá remitirse a la Coordinación de Patrimonio.

• Las solicitudes de cancelación de inscripción deberán presentarse por escrito y estar debidamente soportadas en los documentales del caso, y deberá contener:

El acto o anotación marginal a cancelar; Folio real bajo el cual se encuentra inscrito el acto o anotación marginal que se solicita cancelar; Motivos y/o fundamentación jurídica que sustenten la solicitud de cancelación;

• Documentos de soporte de la solicitud de cancelación; • El solicitante de la inscripción deberá acreditar el carácter con el que comparece. • En todo caso, deberá requerirse, cuantas veces sea necesario, la documentación faltante. • De toda cancelación registral se deberá informar al Coordinador de Patrimonio, quien es el único facultado para autorizar el registro o se realice la

cancelación de alguna anotación marginal o acto jurídico inscrito en algún folio.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 24, 45, 53, 59-FII y 112

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos 92 a 100.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20-FIII, VIII y XVI.

Definiciones:

Cancelación: Asiento en archivo electrónico del registro de la propiedad, que anula total o parcialmente los efectos de una inscripción o de una anotación preventiva.



Oficios:

3.1.A. Comunica al solicitante procedencia o no de la cancelación

3.1.B. Informa sobre la cancelación realizada

Formatos:

3.1.1. Solicitud de cancelación de registro

1. Tipo de cancelación: 2. Número de folio real: 3. Motivos o causa: 4. Firma del solicitante:

Guía de llenado de formato F.3.1.1. Solicitud de cancelación

1. Inscribir el tipo de acto que se solicita cancelar 2. Anotar el número de folio del registro en que se encuentra el acto o anotación a cancelar 3. Escribir el motivos, causa y/o fundamentación jurídica que sustenten la solicitud de cancelación




1

Coordinador de Patrimonio Recibe solicitud de cancelación de inscripción y documentos de soporte de la solicitud. F.3.1.1.

Registra en el sistema de correspondencia o libro de entrada y turna al Departamento de Registro e Inventario.

2 Departamento de Registro e Inventario Recibe solicitud de cancelación de inscripción y expediente, registra la entrada de la solicitud, analiza la documentación y emite opinión de procedencia o de improcedencia de cancelación para el Director de Registro e Información Patrimonial, turnándole la solicitud para subsanar fallas de documentación para la cancelación

3 Director de Registro e Información Patrimonial

Revisa opinión y autoriza la cancelación. Turna expediente al Departamento de Registro e Inventario, si procede o a la Coordinación de Patrimonio, la solicitud para subsanar la falta de documentación para el registro.


En su caso, notifica al promovente para que subsane deficiencias técnicas o jurídicas o de no autorizarse el alta del expediente, notifica al promovente negando la cancelación.

5


Recibe expediente, procede a su baja en el Inventario

Escanea documentación que corresponda y turna expediente a Departamento de Registro e Inventario.

6 Departamento de Registro e inventario Recibe expediente y procede a la calificación técnica y jurídica del mismo, emite resolución de procedencia, o negativa y la remite al Director de Registro e Información Patrimonial para su firma.




7

Dirección de Registro e Información Patrimonial

Recibe calificación procedente y solicita al Coordinador de Patrimonio la autorización para la cancelación, en caso de calificación negativa, informar al solicitante. F.3.1.A.

8


Autoriza con su firma la anotación de cancelación de asiento registral o denegación del servicio y devuelve.

9 Dirección de Registro e Información Patrimonial Recibe autorización y ordena la cancelación de la nota marginal o asiento.

Informa al solicitante sobre la cancelación de inscripción o anotación marginal. O.3.1.B

10 Departamento de Registro e Inventario Recibe autorización y realiza cancelación.

11

Termina Procedimiento.






DEPARTAMENTO DE REGISTRO

Inicio

F.3.1.1.

Recibe solicitud de cancelación de inscripción

Recibe solicitud, analiza, emite opinión de procedencia y registra

Revisa opinión y autoriza la cancelación y turna expediente al Departamento de Registro e Inventario

Procede

Si

No

Turna a la Dirección de Registro e Información Patrimonial para subsanar falta de documentación para cancelación

Turna a la Coordinación de Patrimonio la solicitud para subsanar la falta de documentación para el registro

Notifica al promovente para que subsane deficiencias técnicas o jurídicas , o de no autorizarse el alta del expediente, notifica al promovente negando la cancelación

Recibe expediente, procede a su baja en el inventario, escanea documentación y turna al Departamento de Registro

Recibe expediente y procede a la calificación técnica y jurídica del mismo, emite resolución de procedencia, o negativa y la remite al Director de Registro e Información Patrimonial

1

1

A





DEPARTAMENTO REGISTRO E INVENTARIO


ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

O.3.1.B

F.3.1.1.

Autoriza con su firma la cancelación del asiento registral

Recibe calificación respectiva y solicita

autorización de cancelación

Realiza Cancelación del Registro Patrimonial

Recibe autorización y ordena la cancelación del

asiento registral

Fin

A

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CORRECCIONES POR ERRORES DE CONCEPTO EN LOS ASIENTOS REGISTRALES


Correcciones por errores de concepto en los asientos regístrales 1.1.3.2 Julio 2009

Objetivo.-

Mantener actualizados los folios del registro del Patrimonio Inmobiliario Estatal realizando las correcciones por concepto que estén sustentadas jurídicamente.

Políticas.-

• Toda solicitud deberá estar suscrita por autoridad competente de la dependencia o entidad de que se trate. De igual manera procederá la corrección, cuando se trate de resolución jurisdiccional.

• Procede la rectificación de un asiento por errores de concepto, cuando, derivado de un juicio equivocado del registrador, se altere o varíe el sentido de los documentos o actos jurídicos objeto de inscripción.

• Para que proceda realizar una corrección por error de concepto, el Departamento de Registro e Inventario deberá elaborar un acta circunstanciada en la que especifique la naturaleza del error que contenga la inscripción de que se trate, asegure que cualquier persona con interés legítimo haya manifestado su anuencia a la corrección y determine la modificación que proceda con base en los documentos del caso, misma que firmará.

• Las correcciones de concepto deberán ser autorizadas por el Coordinador de Patrimonio.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 59-FII

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos 93 y 94.


Definiciones:

Corrección por error de concepto: Modificación de un asiento, cuando de un juicio equivocado del registrador, se altere o varíe el sentido de los documentos o actos jurídicos objeto de inscripción.

Coordinación de Patrimonio Código Revisión Fecha Correcciones por errores de concepto en los asientos

regístrales 1.1.3.2 Julio 2009

Oficios.-

3.2.A Notificación de procedencia o no de la corrección por error de concepto en asientos regístrales

3.2.B: Notificación a autoridades de elaboración de corrección de concepto en asientos regístrales producto de una resolución jurisdiccional.

Formatos.-

3.2.1. Acta circunstanciada de corrección de error en conceptos de asientos regístrales

1.- Solicitante 2.- Cargo o puesto 3.- Folio 4.- Tipo de error 5.- Corrección pertinente 6.-Lugar, fecha y hora 7.- Firma de aprobación

Guía para el llenado del Acta circunstanciada de corrección de error en conceptos de asientos regístrales

1.- Anotar el nombre del solicitante 2.- Escribir el cargo o puesto del solicitante que compruebe su interés legítimo en la corrección 3.- Inscribir el número de folio real en el que se encuentra el error por concepto 4.- Describir el tipo de error por concepto asentado en el folio 5.- Anotar las modificaciones a realizar para corregir el error por concepto 6.- Escribir lugar, fecha y hora en que se realiza la corrección 7.- Firma de aprobación del Coordinador de Patrimonio

3.2.2. Acta circunstanciada de corrección de error en conceptos de asientos regístrales, producto de una resolución jurisdiccional

1.- Autoridad que emite resolución 2.- N°. de expediente , asunto 3.- Resolución y fecha 4.- Folio 5.- Tipo de error 6.- Corrección pertinente 7.- Alcances de la corrección 8.- Lugar, fecha y hora 9.- Firma de aprobación



Guía para el llenado del acta circunstanciada de corrección de error en conceptos de asientos regístrales, producto de una resolución jurisdiccional 1.- Anotar el nombre de la autoridad que emitió la resolución jurisdiccional 2.- Escribir el número de expediente jurisdiccional y la materia de juicio de que se trate 3.- Transcribir la parte correspondiente de la resolución jurisdiccional y la fecha en que se emitió. 4.- Inscribir el número de folio real en el que se encuentra el error por concepto 5.- Describir el tipo de error por concepto asentado en el folio 6.- Anotar las modificaciones a realizar para corregir el error por concepto 7.- Determinar el alcance de la corrección por la resolución jurisdiccional 8.- Escribir lugar, fecha y hora en que se realiza la corrección 9.-Firma de aprobación del Coordinador de Patrimonio




1 Departamento de Registro e Inventario Recibe la solicitud de corrección de concepto en la inscripción, o la resolución jurisdiccional que la ordene.

Elabora acta circunstanciada, la firma y la turna a la Dirección de Registro e Información Patrimonial. F.3.2.1

2

Director de Registro e Información Patrimonial Recibe acta circunstanciada y expediente, revisa y da visto bueno con su firma a la corrección del error de concepto y lo turna para su autorización al Coordinador de Patrimonio

3 Coordinador de Patrimonio Recibe el expediente, revisa y autoriza con su firma la corrección del error de concepto y devuelve a la Dirección de Registro e Información Patrimonial.

4 Director de Registro e Información Patrimonial Recibe el expediente con la autorización y lo turna al Departamento de Registro e Inventario para realizar la corrección

5 Departamento de Registro e Inventario Recibe expediente con la autorización y elabora corrección

6

En el caso de que se determine improcedente la petición, elabora el acta circunstanciada y el oficio de notificación, los firma y los turna a la Dirección de Registro e Información Patrimonial. O.3.2.A.

7 Director de Registro e Información Patrimonial Recibe acta circunstanciada y oficio de notificación con la negativa y los turna a la Coordinación de Patrimonio

8 Coordinador de Patrimonio Recibe acta circunstanciada y oficio de notificación con la negativa, lo revisa, firma y notifica

9 Departamento de Registro e Inventario Para el caso de que la corrección se ordene por resolución jurisdiccional, analiza el alcance y definitividad de la Resolución.

10

11

Departamento de Registro e Inventario Elabora acta circunstanciada en la que incluye el alcance de la Resolución Jurisdiccional. F.3.2.2

Se realiza corrección de concepto y se informa a la autoridad competente sobre el cumplimiento de la Resolución Jurisdiccional. O.3.2.B

Termina procedimiento.




DIRECTOR DE REGISTRO E INFORMACIÓN PATRIMONIAL

COORDINADOR DE PATRIMONIO

Inicio

Recibe la solicitud de corrección de concepto en la

inscripción, elabora acta y turna al Director de Registro e

Información Patrimonial

En el caso de que se determine improcedente la

petición, elabora el acta circunstanciada y el oficio de

notificación

Recibe expediente con la autorización y elabora

corrección

1 Recibe acta circunstanciada y

expediente, da visto bueno firma y lo turna al Coordinador

de Patrimonio

Recibe el expediente con la autorización y lo turna

Recibe expediente, revisa y autoriza con su firma la corrección del error de

concepto.

Recibe acta circunstanciada y oficio de notificación con la

negativa y los turna

Recibe acta circunstanciada y oficio de notificación con la negativa, lo revisa, firma y

notifica

A



DEPARTAMENTO

DE REGISTRO E INVENTARIO DIRECTOR DE

REGISTRO E INFORMACIÓN PATRIMONIAL COORDINADOR DE PATRIMONIO

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

F.3.2.2

Fin

Para el caso de que la corrección se ordene por resolución jurisdiccional,

analiza el alcance y

Elabora acta circunstanciada en la que incluye el alcance de

la Resolución Jurisdiccional

A

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CORRECCIONES

POR ERRORES MATERIALES EN LOS ASIENTOS REGISTRALES


Correcciones por errores materiales en los asientos regístrales 1.1.3.3 Julio 2009

Objetivo.-

Mantener actualizados los folios del registro del Patrimonio Inmobiliario Estatal a través de realizar las correcciones materiales detectadas en el registro.

Políticas.-

• Toda solicitud deberá ser suscrita por el titular del área que identifique el error o por la autoridad competente de la dependencia o entidad de que se trate.

• Procede la rectificación de un asiento por error material, cuando se trate de aquellos que no cambian el sentido general de la inscripción, ni de alguno de sus conceptos, tales como el inscribir unas palabras por otras, siempre y cuando estas no afecten la naturaleza del acto inscrito, u omitir la expresión de algunas circunstancias.

• Las correcciones por errores materiales se efectuarán de oficio o a petición de parte.

• Las correcciones deberán ser autorizadas por el Coordinador del Patrimonio

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 59-FII.

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 93 y 94


Definiciones:

Corrección por error material: Existe error material cuando se trate de aquellos que no cambian el sentido general de la inscripción, ni de alguno de sus conceptos



Formatos.-

3.3.1. Acta circunstanciada de corrección de error material de asientos regístrales

1.- Solicitante 2.- Cargo o puesto 3.- Folio 4.- Tipo de error 5.- Corrección pertinente 6.-Lugar, fecha y hora 7.- Firma de aprobación

Guía para el llenado del acta circunstanciada de corrección de error material de asientos regístrales 1.- Anotar el nombre del solicitante, si es el caso 2.- Escribir el cargo o puesto del solicitante que compruebe su interés legítimo en la corrección, si es el caso 3.- Inscribir el número de folio real en el que se encuentra el error material 4.- Describir el tipo de error material asentado en el folio 5.- Anotar las modificaciones a realizar para corregir el error material 6.- Escribir lugar, fecha y hora en que se realiza la corrección 7.- Firma de aprobación del Coordinador de Patrimonio



Núm. de Actividad Unidad Responsable Descripción de las Actividades

1 Departamento de Registro e Inventario Detecta el error material de oficio o la solicitud del promovente.

Elabora acta circunstanciada, la firma y la turna al Director de Registro e Información Patrimonial. F.3.3.1.

2 Director de Registro e Información Patrimonial Recibe acta circunstanciada, la revisa, da su visto bueno, y la turna al Coordinador de Patrimonio para su autorización.

3 Coordinador de Patrimonio Recibe expediente, revisa y autoriza con su firma la corrección del error material de la inscripción y devuelve a la Dirección de Registro e Información Patrimonial.

4 Director de Registro e Información Patrimonial Recibe el expediente con la autorización y lo turna al Departamento de Registro e Inventario para elaborar rectificación

5 Departamento de Registro e Inventario Recibe el expediente con la autorización y elabora la rectificación.

6




DEPARTAMENTO

DE REGISTRO E INVENTARIO DIRECTOR DE

REGISTRO E INFORMACIÓN PATRIMONIAL COORDINADOR DE PATRIMONIO

Inicio

F.3.3.1

Detecta error material de oficio o la solicitud del promovente y elabora acta circunstanciada, la firma y turna al Director de Registro e Información Patrimonial

Fin

Recibe el expediente con la autorización y elabora la rectificación

Recibe acta circunstanciada, la revisa da su visto bueno y la turna para su autorización al Coordinador de Patrimonio

Recibe Expediente, revisa con su firma la corrección del error material de la inscripción y devuelve a la Dirección de Registro e Información Patrimonial

Recibe expediente con la autorización y lo turna al Departamento de Registro e Inventario para elaborar rectificación

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS DE CONSULTA A LOS USUARIOS INTERNOS DEL IPAE


Servicios de consulta a los usuarios internos del IPAE 1.1.4.1. Julio 2009

Objetivo.-

Facilitar el proceso de consulta de la información documental y cartográfica del registro del Patrimonio Inmobiliario de la Administración Pública Estatal, a través de la organización, custodia, conservación y suministro a los usuarios internos del instituto, la información actualizada, los documentos jurídicos y técnicos, contenidos en el registro para su consulta.

Políticas.-

• Se facilitarán los expedientes del Patrimonio Inmobiliario del Estado, ya sea para consulta en sala y/o como préstamo a las unidades administrativas del instituto que por su pertinencia o responsabilidad lo ameriten.

• El CEDIP determinará los expedientes y los documentos que por su antigüedad, estado, frecuencia de consulta, valor referencial, institucional o por la dificultad de su reposición, quedarán exclusivamente reservados para consulta en sala.

De consulta:

• En el CEDIP las consultas se harán por medio electrónico y solo en casos excepcionales se realizaran sobre los documentos originales. Para la consulta en sala, el usuario debe estar acreditado como tal, mediante autorización expresa y firmada por el Director de su Área.

• A los usuarios externos de otras dependencias se les admitirá para consulta, siempre y cuando se turne previamente oficio de solicitud dirigido al Directos General del IPAE y venga firmado por la máxima autoridad responsable de la dependencia solicitante; en dicho oficio deberá señalar el tipo de información requerida.

• A los usuarios externos que no pertenezcan a la administración pública, sólo se admitirá para consulta en sala, siempre y cuando tenga autorización expresa firmada por el Director General del IPAE.

De las sanciones:

• En caso de sustracción, pérdida, extravío o mutilación total o parcial de algún documento integrante del expediente en consulta, el titular solicitante deberá reintegrar de su peculio un reemplazo del documento recibido en consulta. Además será sancionado de acuerdo con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo, Ley del Sistema Documentación del Estado de Quintana Roo, y demás legislación vigente aplicable y pertinente en la materia.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo: Artículo 24-FII

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 101.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20-FVII




Definiciones:

Departamento de Documentos e Información Patrimonial: Área administrativa en la que se concentra, conservan y custodian la colección de documentos, jurídicos, técnicos y administrativos relacionados con el Patrimonio Inmobiliario Estatal, para archivo, uso estudio y análisis interno y externo.



Oficio:

No Aplica Formatos:

4.1.1. Solicitud de consulta: a. Datos del solicitante 1.- Solicitante 2.- Puesto 3.- Adscripción 4.- Institución o dependencia 5.- Folio a consultar 6.- Materia a consultar b. Datos del responsable de atención a usuarios 7.- Fecha y hora de suministro 8.- Clave y ubicación material 9.-Fecha y hora de entrega 10.- Observaciones

Guía de llenado de Solicitud de consulta: a. Datos de solicitante 1.- Anotar nombre del solicitante 2.- Inscribir el puesto que ocupa dentro del IPAE 3.- Registrar la unidad administrativa a la que está adscrito 4.- Anotar de identificación del folio a ser consultado 5.- Determinar documentación a ser consultada b. Datos del responsable de atención a usuarios 1.- Anotar en la papeleta la fecha y hora de solicitud del servicio 2.- Inscribir la clave y ubicación del material 3.-Anotar fecha y hora de entrega de los documentos 4.- Asentar las observaciones que tengan lugar

4.1.2. Solicitud de impresión de material 1.- Solicitante 2.- Puesto 3.- Adscripción 4.- Folio 5.- Documento a consultar



6.- Material a imprimir 7.-Fecha y hora

Guía de llenado del formato de solicitud de impresión de material 1.- Anotar nombre del solicitante 2.- Inscribir el puesto que ocupa dentro del IPAE 3.- Registrar la unidad administrativa a la que está adscrito 4.- Anotar de identificación del folio a ser consultado 5.- Determinar documentación a ser consultada 6.- Registrar el material a imprimir: de la página__ a la página__, plano__, etcétera 7.- Anotar la fecha y hora de la impresión



No. De Actividad Responsable Descripción de las Actividades

1 Usuario Entrega al Departamento de Documentación e Información Patrimonial con el formato F.4.1.1 debidamente llenado.

2 Departamento de Documentación e


Recibe, y verifica que el formato esté autorizado y especificada la documentación a consultar.

3 Gira instrucciones y canaliza al usuario con el responsable de atención a usuarios.

4 Responsable atención a los usuarios del CEDIP

Recibe instrucciones; busca en el catálogo e identifica los documentos solicitados.

5 Llena el formato F.4.1.1 conforme a los lineamientos establecidos, y se dispone a la búsqueda de la documentación requerida.

6 Localizada la documentación, la entrega al usuario.

7 Usuario Recibe la documentación y la consulta.

8 Define con base en la consulta si es necesaria o no la reproducción de los documentos.

9 Si no es necesaria pasa a la actividad no. 14.

10 Si es necesaria, solicita la reproducción del material y llena formato F.4.1.2.


Recibe el documento con el formato F.4.1.2. Debidamente requisitado, lo reproduce y lo entrega.

12 Usuario Recibe la reproducción y verifica si es toda la información que requiere.


Si no es toda, regresa al paso 10.

14 Usuario

Si está toda la documentación, devuelve los documentos.




15 Responsable atención a usuarios

Recibe y verifica el contenido del documento.

16 Si está completo, reintegra el documento a su ubicación.

17 Si no está completo, levanta acta de incidencia, notifica al superior inmediato

18 Pone en resguardo precautorio el documento.

19 Departamento de Documentación e Información Patrimonial Recibe acta de incidencia, turna a la Dirección de Registro e información

Patrimonial.




USUARIO DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN PATRIMONIAL RESPONSABLE ATENCIÓN A LOS USUARIOS DEL CEDIP

F.4.1.1

Recibe la reproducción y verifica si está toda la

información que requiere

Inicio

Recibe Documentación

y consulta Localiza la documentación y entrega

al usuario

Complementa el formato con el formato F.4.1.1 y

dispone búsqueda

Requiere impresión

Entrega al Departamento de Documentación e


Recibe formato F.4.1.2 reproduce documentos y

los entregaSolicita impresión de documentos, llena

formato F.4.1.2

A

Sí

1 No

2

Recibe al usuario y verifica formato

Recibe instrucciones; busca en catálogo de

documentosGira instrucciones y

canaliza al usuario con el responsable CEDIP.



USUARIO DEPARTAMENTO DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓN PATRIMONIAL RESPONSABLE ATENCIÓN A LOS USUARIOS DEL CEDIP

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Si

No

Es toda la reproducción que requiere

2

Devuelve documentos

Recibe y verifica el contenido de los documentos

Si No ¿Esta

completo?

Reintegra el documento a su

ubicación

Fin

Pone a resguardo precautorio el

expediente, levanta acta de incidencia,

notifica a su superior inmediato

Recibe acta de incidencia, turna a la

Dirección de Registro e Información

Patrimonial y da seguimiento

A

1

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS DE CONSULTA A LOS USUARIOS EXTERNOS DEL IPAE


Servicios de consulta a los usuarios externos del IPAE 1.1.4.2. Julio 2009

Objetivo.-

Facilitar el proceso de consulta de la información documental y cartográfica del registro del Patrimonio Inmobiliario de la Administración Pública Estatal, a través de la organización, custodia, conservación y suministro a los usuarios externos del instituto, la información actualizada, los documentos jurídicos y técnicos, contenidos en el registro para su consulta.

Políticas.-


De consulta:

• A los usuarios externos de otras dependencias se les admitirá para consulta, siempre y cuando se turne previamente oficio de solicitud dirigido al Directos General del IPAE y venga firmado por la máxima autoridad responsable de la dependencia solicitante; en dicho oficio deberá señalar el tipo de información requerida.

• A los usuarios externos que no pertenezcan a la administración pública, sólo se admitirá para consulta en sala, siempre y cuando tenga autorización expresa firmada por el Director General del IPAE.

• En caso de que un usuario externo solicite impresión de algún documento, se aplicarán las descritas en el procedimiento anterior.

De las sanciones:

• En caso de sustracción, pérdida, extravío o mutilación total o parcial de algún documento integrante del expediente en consulta, el titular solicitante deberá reintegrar de su peculio un reemplazo del documento recibido en consulta. Además será sancionado de acuerdo con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo, Ley del Sistema Documentación del Estado de Quintana Roo, y demás legislación vigente aplicable y pertinente en la materia.

Normas.-



Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20-FVIII.


Definiciones:

Servicios de consulta: La actividad que realiza el IPAE con el propósito de que los usuarios puedan acceder y revisar las fuentes documentales o cartográficas por medios electrónicos o directamente en el documento.



Oficio:

No Aplica

Formatos:

4.2.1. Solicitud de consulta:

4.2.2. Solicitud de impresión de material de consulta:

4.2.1. Solicitud de consulta:

a. Datos del solicitante 1.- Solicitante 2.- Puesto 3.- Adscripción 4.- Institución o dependencia 5.- Folio a consultar 6.- Materia a consultar b. Datos del responsable de atención a usuarios 7.- Fecha y hora de suministro 8.- Clave y ubicación material 9.-Fecha y hora de entrega 10.- Observaciones

4.2.2. Solicitud de impresión de material 1.- Solicitante 2.- Puesto 3.- Adscripción 4.- Institución o dependencia 5.- Folio 6.- Documento a consultar 7.- Material a imprimir 8.-Fecha y hora

Guía de llenado del formato solicitud de impresión de material 1.- Anotar nombre del solicitante 2.- Inscribir el puesto que ocupa dentro del IPAE 3.- Registrar la unidad administrativa a la que está adscrito 4.- Registrar la institución o dependencia en que labora el solicitante 5.- Anotar de identificación del folio a ser consultado 6.- Determinar documentación a ser consultada 7.- Registrar el material a imprimir: de la página__ a la página__, plano__, etcétera 8.- Anotar la fecha y hora de la impresión




1 Usuario Entrega al Departamento de Documentación e Información Patrimonial con el formato F.4.2.1 debidamente llenado.

2 Departamento de Documentación e Información Patrimonial

Recibe al usuario, y verifica que el formato F.4.2.1 esté autorizado y especificada la documentación.


4 Responsable atención a los usuarios del CEDIP Recibe instrucciones, complementa el formato F.4.2.1 conforme a los lineamientos establecidos.

5 Proporciona una computadora al usuario.

6 Usuario Recibe computadora e inicia consulta de información

7 Define con base en la consulta si es necesario o no la impresión de los documentos.

8 Si no es necesario pasa a la actividad no. 13

9 Si es necesaria, solicita la impresión del documento llenado el formato F.4.2.2

10 Responsable atención a usuarios del CEDIP Recibe formato F.4.2.2 imprime la documentación y entrega.

11 Usuario Recibe impresión y verifica si es toda la información que requiere.

12 Si no, regresa al paso 9

13 Si está toda, termina consulta y se retira.




USUARIO DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN PATRIMONIAL

RESPONSABLE ATENCIÓN A LOS USUARIOS DEL CEDIP

Gira instrucciones y canaliza al usuario con el

Responsable CEDIP.

Recibe al usuario y verifica formato F.4.2.1

Inicio

Recibe Computadora e inicia

consulta de información

Si

No

Recibe instrucciones y complementa el formato

F.4.2.1.

Solicita impresión de documentos llenado

formato F.4.2.2.

Entrega al CEDIP con el formato F.4.2.1

Proporciona computadora al usuario

Requiere impresión

Recibe formato F.4.2.2. imprime el documento y

entrega al usuario

A

1

2

Recibe la impresión y verifica si está toda la

información que requiere

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ



USUARIO DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN PATRIMONIAL

RESPONSABLE ATENCIÓN A LOS USUARIOS DEL CEDIP

Si

2 Es toda la impresión

que requiere

No

Fin

1

A

Termina consulta y se retira

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS DE CONSULTA A LOS USUARIOS CON PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Coordinación de Patrimonio Código Revisión Fecha Servicios de consulta a los usuarios con préstamo de

documentos 1.1.4.3. Julio 2009

Objetivo.-

Facilitar el proceso de consulta de la información documental y cartográfica del registro del Patrimonio Inmobiliario de la Administración Pública Estatal, a través de la organización, custodia, conservación y consulta con préstamo a los usuarios del instituto.

Políticas.-

• Se facilitarán los expedientes del Patrimonio Inmobiliario del Estado, para préstamo a las unidades administrativas del instituto que por su pertinencia o responsabilidad lo ameriten.


De préstamo:

• El préstamo de los expedientes originales solo se otorgara para realizar trámites de índole fiscal, jurídico, técnico, etc.

• El préstamo a las unidades del IPAE se permitirá a los funcionarios autorizados por él mismo instituto.

• Las solicitudes serán firmadas por los titulares de unidad, haciéndose éstos responsables de la recepción y devolución.

• En caso de consultas con préstamo de documentos, su duración deberá venir de forma expresa en la solicitud y será renovable hasta por otro período igual, siempre que el expediente no haya sido solicitado por otro usuario. El CEDIP podrá prorrogar o reducir este plazo cuando las características de la documentación o las circunstancias así lo requieran.

De las sanciones:

• La mora en el incumplimiento de las devoluciones, hará que le sea levantada el acta administrativa correspondiente; turnándose copia al órgano interno de control, para su conocimiento. Si reincide en mora, se hará acreedor a la sanción que determine la autoridad competente.

• En caso de sustracción, pérdida, extravío o mutilación total o parcial de algún documento integrante del expediente en préstamo, el titular solicitante deberá reintegrar de su peculio un reemplazo del documento recibido en préstamo. Además será sancionado de acuerdo con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo, Ley del Sistema Documentación del Estado de Quintana Roo, y demás legislación vigente aplicable y pertinente en la materia.

Normas.-


Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 101

Reglamento Interior IPAE. Artículo 20-FVIII.

Ley de archivo General del Estado

Ley de Transparencia y Acceso a la Información.

Definiciones:

Servicio de consulta con préstamo. La actividad que realiza el IPAE con el propósito de que el usuario pueda llevar a cabo una consulta documental, recibiendo bajo su custodia, por plazo determinado, el documento a ser consultado.


Servicios de consulta a los usuarios con préstamo de documentos 1.1.4.3. Julio 2009

Oficio: No aplica

Formatos: F.4.3.1. Solicitud de consulta con préstamo de documentos:

a. Datos del Solicitante 1.- Solicitante 2.- Puesto 3.- Adscripción 4.- Institución o dependencia 5.- Folio a consultar 6.- Materia a consultar 7.- Préstamo por ____ días 8.- Refrendo por ____ días b. Datos del responsable de atención a usuarios 9.- Fecha y hora de suministro 10.- Clave y ubicación material 11.- Consulta con préstamo 12.- Solicitud de refrendo 13.-Fecha y hora de entrega 14.- Observaciones

Guía de llenado de solicitud de consulta con préstamo de documentos : a. Datos del solicitante 1.- Anotar nombre del solicitante 2.- Inscribir el puesto que ocupa dentro del IPAE 3.- Registrar la unidad administrativa a la que está adscrito



4.- Registrar la Institución o dependencia en que labora el solicitante 5.- Anotar de identificación del folio a ser consultado 6.- Determinar documentación a ser consultado 7.- Anotar el número de días en que se solicita el documento en préstamo 8.- Registrar si se solicita un refrendo el número de días de refrendo b. Datos del responsable de atención a usuarios 9.- Anotar fecha y hora de suministro 10.- Registrar la clave y la ubicación del material solicitado, consultando el catálogo respectivo 11.- Clasificar la consulta si es con préstamo 12.- Anotar si se solicita refrendo el número de días 13.- Asentar la fecha y hora de entrega del material suministrado al usuario 14.- Anotar las observaciones pertinentes, si es el caso




1

Usuario Entrega al Departamento de Documentos e Información Patrimonial con el formato F.4.3.1 debidamente llenado.

2

Departamento de Documentación e Información Patrimonial

Recibe al usuario, y verifica que el formato F.4.3.1 esté autorizado y especificada la documentación.


4 Recibe instrucciones, busca en catálogo el documento solicitado.

5 Responsable atención a los usuarios del CEDIP Requisita el formato 4.3.1 y realiza búsqueda del documento

6 Localiza documento y entrega al usuario

7 Usuario Recibe documentación y firma formato

8

Devuelve documento al término del plazo de consulta, y si requiere prórroga regresa al punto 1

9 Responsable atención a los usuarios del CEDIP Recibe documento y verifica el contenido del documento

10 Si esta completo pasa a 12

11 Si no está completo pasa a 13

12 Reintegra el documento a su ubicación.

13 Pone en resguardo precautorio el documento, levanta acta de incidencia y notifica al Jefe de Departamento de Documentos e Información Patrimonial





Recibe acta de incidencia, turna a la Dirección de Registro e Información Patrimonial y da seguimiento al caso




USUARIO DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN PATRIMONIAL RESPONSABLE ATENCIÓN A USUARIOS

Recibe instrucciones; busca en Catálogo de

Documentos

Requisita el formato F.4.3.1 y realiza

búsqueda de documento

Inicio

Entrega al CEDIP con el formato F.4.3.1

A

Recibe Documentación y firma el formato Localiza la

documentación y entrega al usuario

Devuelve los documentos al término del plazo Recibe documentos y

verifica el contenido del documento

Requiere Prórroga 1

1 Recibe al usuario y

verifica formato F.4.3.1

Gira instrucciones y canaliza al usuario con el

Responsable CEDIP



USUARIO DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN PATRIMONIAL RESPONSABLE ATENCIÓN A USUARIOS

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

No Esta

Completo

Pone en resguardo precautorio el expediente, levanta acta de incidencia, notifica a su superior inmediato

A

Si

Recibe acta de incidencia y lo turna la Dirección de Registro e Información Patrimonial, y da seguimiento al caso

Fin

Reintegra el Documento a su

ubicación

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS


Depuración de documentos 1.1.4.4. Julio 2009

Objetivo.-

Mantener actualizada la información documental y cartográfica del registro del Patrimonio Inmobiliario de la Administración Pública Estatal, a través de su depuración periódica y sistemática.

Políticas.-

• Se facilitarán los expedientes del Patrimonio Inmobiliario del Estado, ya sea para consulta en sala y/o como préstamo a las unidades administrativas del instituto que por su pertinencia o responsabilidad lo ameriten.


De las depuraciones

• El Departamento de Documentación e Información Patrimonial depurará periódicamente conforme pierda vigencia el material documental

• El Coordinador de Patrimonio aprobará el material que puede ser depurado y conservado en un archivo muerto

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 24-FII-


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20-FVIII.


Definiciones:

Archivo muerto: Colección de documentos sin vigencia o utilidad práctica, pero con una connotada importancia de tipo histórico respecto al desarrollo y operación del IPAE.



Oficio:

4.4.A Envío de documentos depurados al archivo general Formatos:

No aplica

Coordinación de Patrimonio Código Revisión Fecha Depuración de documentos 1.1.4.4. Julio 2009



Elabora lineamientos de depuración y catálogo de caducidades, para documentos y expedientes.

2 Gira instrucciones para la depuración.

3 Responsable de Atención a Usuarios del CEDIP Recibe instrucción y conforme a los lineamientos procede a identificar y separar los documentos y expedientes duplicados.

4 Responsable de Atención a Usuarios del CEDIP Divide los expedientes en vigentes y caducos.

5 Una vez realizadas las actividades anteriores, realiza reporte por escrito y entrega a su superior.


Recibe el reporte y verifica que se cumplan los lineamientos.

7 No se cumplen pasa al punto 2

8 Se cumple: Elabora informe y envía a la Dirección de Registro e Información Patrimonial.

9 Director de Registro e Información Patrimonial Recibe informe y analiza los datos

10

Gira instrucciones para que los documentos y expedientes conforme a las disposiciones de la la Ley del Sistema de Documentación del Estado de Quintana Roo, en los artículos 31 al 35 de la misma, sean enviados al archivo del área administrativa vía oficio.


Recibe instrucciones y prepara los documentos para el envió.

12 Elabora oficio para el envió de los expedientes y turna a la DRIP para su firma. O.4.4.A

13 Director de Registro e Información Patrimonial Recibe oficio, lo firma y envía los documentos y expedientes depurados al archivo administrativo.





INFORMACIÓN PATRIMONIAL RESPONSABLE ATENCIÓN A LOS USUARIOS DEL

CEDIP DIRECTOR DE REGISTRO E


Inicio

Elabora lineamientos de depuración y catálogo de caducidades para

documentos y expedientes

Gira instrucciones al responsable del CEDIP para la depuración de

documentos y expedientes

Divide los expedientes en vigentes o históricos

Realiza reporte y entrega

Recibe reporte y verifica que se cumplan los lineamientos

Se cumplen

Recibe instrucción y conforme a los lineamientos procede a identificar y

separar los documentos y expedientes duplicados

No

Sí

A

1

1




INFORMACIÓN PATRIMONIAL RESPONSABLE ATENCIÓN A LOS USUARIOS

DEL CEDIP DIRECTOR DE REGISTRO E INFORMACIÓN

PATRIMONIAL

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

A

Recibe informe y analiza los datos Elabora informe de los documentos

duplicados e históricos e informa a la Dirección de Registro e


Gira instrucciones para que los documentos y

expedientes, sean enviados al archivo del área administrativa

• Recibe instrucciones y prepara los documentos y expedientes para su

envió.

Elabora oficio F.4.4 A para el envió de los expedientes y turna a la

Dirección de Registro e Información Patrimonial para su firma

Recibe oficio, lo firma y envía los documentos y

expedientes depurados al archivo administrativo

FIN

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN

DE INMUEBLES DESTINADOS A UN SERVICIO PÚBLICO


Administración de inmuebles destinados a un servicio público 1.2.1.1. Julio 2009

Objetivo.-

Apoyar la Administración Pública Estatal a través de una eficiente y oportuna administración de los inmuebles destinados a un servicio público

Políticas.-

• Se Informará a las dependencias y entidades públicas sobre los derechos y obligaciones relacionados con el uso y aprovechamiento de los bienes inmuebles para que cumplan con los lineamientos y la normatividad emitida por el IPAE.

• Las acciones de la administración de los inmuebles destinados al servicio público, deberá contribuir al uso y aprovechamiento racional de los inmuebles.

• La Coordinación de Patrimonio será la unidad a través de la cual se canalicen los requerimientos de bienes inmuebles a ser destinados al servicio público.

• Las dependencias y entidades que ocupen bienes inmuebles para un servicio público deberán respetar la normatividad establecida.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo: Artículos 17-FI, 22,59-FI y X.


Reglamento Interno del IPAE. Artículo 20-FI, II y VII.


Definiciones:

Administración de inmuebles: Acción de establecer y aplicar las disposiciones vigentes en el uso y conservación de los bienes inmuebles y para satisfacer los requerimientos presentados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.



Oficios:

O.1.1.A: De comunicación para dependencias y entidades

O. 1.1. B: Recordatorio

O. 1.1. C: Convocatória

Formato 1.1.1: Ficha técnica

1. Nombre del predio o inmueble 2. Ubicación 3. Institución usuaria del inmueble 4. Destino del inmueble 5. Instrumento mediante el cual se destinó a un servicio público 6. Instrumentos mediante el cual se asignó a la institución que lo utiliza 7. Medidas y colindancias 8. Superficie 9. Croquis de ubicación 10. Datos regístrales 11. Avalúo 12. Plano arquitectónico 13. Estado que guarda el edificio 14. Nombre del responsable de la administración del inmueble

Guía de llenado de la ficha técnica:

1.- Asentar el nombre del inmueble o del predio, de no tener alguna denominación, anotar ninguno 2.- Registrar avenida o calle, número interior y exterior, colonia 3.- Inscribir la denominación oficial de la dependencia o entidad que ocupa el inmueble 4.- Indicar si el uso del inmueble: oficinas, aulas, bodega, etcétera 5.- Asentar el instrumento jurídico o administrativo a través del cual se asignó el inmueble a un servicio público 6.- Asentar el instrumento jurídico o administrativo a través del cual se asignó el inmueble a la dependencia o entidad 7.- Anotar las medidas del predio, por sus cuatro costados y las colindancias 8.- Anotar la superficie del predio y la parte construida en metros cuadrados 9.- Insertar un croquis que describa gráficamente la distribución física del predio y las instalaciones 10.-Número de folio en el registro 11.- Indicar monto del avalúo comercial del predio e inmueble 12.- Insertar el plano arquitectónico de las instalaciones 13.- Indicar las condiciones en que se encuentran las instalaciones: excelentes, buenas, aceptables, regulares, malas, pésimas 14.- Anotar el nombre y puesto del encargado de la administración del inmueble


Administración de inmuebles destinados a un servicio público

1.2.1.1. Julio 2009

1.1.2 Directorio de dependencias y entidades: 1. Nombre de la dependencia 2. Fecha de creación 3. Ramo 4. Bien inmueble utilizado 5. Fecha de convenio 6. Fecha de vencimiento de convenio 7. Nombre del administrador

Guía de llenado del directorio de dependencias y entidades

1. Anotar la denominación oficial de la dependencia o entidad 2. Inscribir la fecha de creación de la dependencia o entidad 3. Asentar el ramo respectivo de acuerdo al catálogo de la Secretaría de Hacienda 4. Indicar el tipo de uso que se le da al bien inmueble 5. Inscribir la fecha del convenio por el cual se le asignó el inmueble en cuestión 6. Anotar la fecha de vencimiento de la asignación, si es el caso 7. Indicar el nombre y puesto del administrador del inmueble

1.1.3 Minuta de trabajo

1. Lugar 2. Fecha y hora de la reunión 3. Nombre y cargo de participantes 4. Objetivo de la reunión 5. Acuerdos 6. Firma de participantes

Guía de llenado de la minuta de trabajo: 1. Asentar el lugar en dónde se llevó la reunión 2. Registrar la fecha y hora en que se inició la reunión 3. Anotar en listado el nombre y puesto de cada participante 4. Plantear el objetivo de la reunión: “Información y análisis sobre los derechos y obligaciones de las dependencias y entidades que hacen uso

de un inmueble público” 5. Indicar los acuerdos que se llegaron por cada uno de los participantes 6. Aprobar la minuta de trabajo con la firma de cada uno de los participantes




1 Departamento de Administración Inmobiliaria Solicita el informe sobre la relación de edificios que se encuentran ocupados por dependencias y entidades.

2

Integra el directorio de dependencias y entidades usuarias de inmuebles del dominio del estado con ficha técnica

Formato: F.1.1.1: Ficha técnica

Formato: F.1.1.2: Directorio de dependencias y entidades

3 Integra los documentos que contengan el marco jurídico vigente para difundirlo entre los usuarios de edificaciones

4

Elabora oficio de comunicación para dependencias y entidades informando derechos y obligaciones, requiriendo información y turna al Coordinador de Patrimonio

Oficio: O.1.1.A: Comunicación a dependencias y entidades

5 Coordinador de Patrimonio Presenta oficio al Director General para su firma

6 Director General Firma oficios dirigidos a dependencias y entidades

7 Coordinador de Patrimonio Envía oficio con anexo documental a las dependencias y entidades

8 Recibe oficio de respuesta de las dependencias y entidades

9 En caso de no obtener respuesta requiere de nueva cuenta o realiza visita

Oficio: O.1.1.B: Recordatorio de requerimiento de información




10


Recibe información y turna al Departamento de Administración Inmobiliaria

11 Departamento de Administración Inmobiliaria Procesa la información recibida y actualiza directorio y ficha técnica

12 Coordinador de Patrimonio Convoca a reuniones de información con los usuarios de edificaciones para resolver dudas sobre el cumplimiento de la normatividad

Oficio: O.1.1.C: Convocatoria

13 Departamento de Administración Inmobiliaria Lleva a cabo las reuniones de información

14 Elabora minuta de trabajo

Formato: F.1.1.3: Minuta de trabajo con dependencias y entidades





INMOBILIARIA COORDINADOR DE PATRIMONIO DIRECTOR GENERAL

Solicita informe sobre inmuebles

ocupados

Inicio

F.1.1.1 F.1.1.2

Integra directorio de dependencias

y entidades

A

Integra documentos que

contengan el marco jurídico





F.1.1.1 y F.1.1.2

Envía Oficio para recabar firma del Director General

Elabora Oficio de Comunicación, informando derechos y obligaciones

Procesa la información recibida y actualiza directorio y ficha técnica

A

Envía Oficio a dependencias y

entidades, anexando documentos

Recibe respuesta

No

Sí Requiere respuesta O.1.1.B

o realiza visita

B

Firma oficio y turna al Coordinador de

Patrimonio





ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

F.1.1.3

B

Convoca a dependencias y

entidades a reuniones de información

Lleva a cabo las reuniones de información con dependencias y entidades

Fin

Elabora minuta de la reunión

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DESIGNACIÓN DE ADMINISTRADORES DE INMUEBLES COMPARTIDOS


Designación de administradores de inmuebles compartidos 1.2.1.2. Julio 2009

Objetivo.-

Apoyar la Administración Pública Estatal a través de una eficiente y oportuna administración y control de los inmuebles compartidos o no por varias dependencias o entidades públicas, nombrando a un administrador de las instalaciones capaz y responsable

Políticas.-

• Se garantizará una adecuada administración de los bienes inmuebles compartidos

• Se tendrá una relación permanente con los administradores de los inmuebles compartidos para asegurar un uso adecuado y racional de los inmuebles

• Se Integrará y mantendrá actualizado el padrón de administradores de inmuebles



• Los Administradores de los inmuebles ocupados deberán ser designados por el Director General del IPAE.

• Los inmuebles compartidos deberán tener un solo administrador.

Normas.-


Reglamento Interno del IPAE. Artículo 20-FI, II y XV.


Definiciones:

Inmuebles compartidos: Situación en la que dos o más dependencias o entidades de los Gobierno federal, local o municipales, tienen asignado un mismo edificio que comparten, para el cual debe nombrarse un administrador único.



Oficios:

1.2. A: Solicitud de candidatos para administradores.

1.2.B: Nombramiento

1.2.C: Función de los administradores

Formato:

1.2.1: Padrón de administradores.

1. Nombre 2. Dependencia o entidad 3. Fecha de nombramiento y vencimiento 4. Bien inmueble administrado

Guía de llenado del formato padrón de administradores

1.- Anotar el nombre del administrador designado o ratificado

2.- Inscribir la denominación oficial de la dependencia o entidad

3.- Registrar fecha de nombramiento y vencimiento

4.- Asentar la denominación del bien inmueble administrado, si éste no tiene denominación, identificarlo por su dirección




1


Solicita a las dependencias y entidades que comparten un mismo edifico que presenten candidatos para administrarlo

Oficio: O.1.2.A: Solicitud de candidatos para administradores.

2 Recibe por oficio, propuestas de candidatos de administración de edificios de las instituciones usuarias.

2A Recibe de las instituciones que compartan una edificación el mismo candidato

3 Envía propuestas de candidato de administración de edificios al Director General.

3A Informa a la Dirección General que las instituciones llegaron a un acuerdo para presentar un único candidato

4 Director General Designa al administrador del inmueble respectivo

Ratifica designación del único candidato propuesto.

Oficio: O.1.2.B: Nombramiento

5 Coordinador de Patrimonio Envía oficio de designación del Administrador General

6

Departamento de Administración Inmobiliaria

Integra el nombramiento al padrón de administradores de inmuebles y actualiza la ficha técnica (F.1.1.1) y registra en el

Formato: F.1.2.1: Padrón: de administradores.

7 Informa al administrador de las funciones inherentes al nombramiento.

Oficio: O.1.2.C: Funciones de los administradores.

8




COORDINADOR DE PATRIMONIO DIRECTOR GENERAL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN INMOBILIARIA

DEPENDENCIAS Y ENTIDADES

Inicio

Solicita a dependencias y entidades que comparten un

mismo edificio presenten propuesta de candidato

Recibe por oficio, propuestas de candidatos de administración

Envía propuestas de candidato de

administración de edificios al Director

General.

Designa al administrador del

inmueble respectivo

A



COORDINADOR DE PATRIMONIO DIRECTOR GENERAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INMOBILIARIA DEPENDENCIAS Y ENTIDADES

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

A

Envía oficio de designación del Administrador

General

Integra el nombramiento al

padrón de administradores de

inmuebles

Informa al administrador de las funciones inherentes

al nombramiento

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE COORDINACIÓN DE LOS ADMINISTRADORES DE INMUEBLES OCUPADOS POR INSTITUCIONES PÚBLICAS


Coordinación de administradores de inmuebles ocupadas por instituciones públicas

1.2.1.3 Julio 2009

Objetivo.-

Lograr una eficiente y oportuna administración de los inmuebles destinados al servicio público, a través del registro y coordinación de los administradores designados por la dependencia o entidad, en el caso que no compartan edificio.

Políticas.-

• El instituto garantizará la adecuada administración de los bienes inmuebles asignados a las dependencias y entidades.

• Se tendrá una relación permanente con los administradores de los inmuebles para asegurar un uso adecuado y racional de los inmuebles

• Se Integrará y mantendrá actualizado el padrón de administradores de inmuebles

• La Coordinación de Patrimonio será la unidad administrativa a través de la cual se canalicen los requerimientos de bienes inmuebles a ser destinados al servicio público.


• Los Administradores de los inmuebles ocupados deberán ser designados por el Director General del IPAE.

Normas.-


Reglamento Interno. Artículo 20-FX.


Definiciones:

Administrador de inmuebles: Persona encargada de aplicar las disposiciones necesarias y realizar las acciones adecuadas para el cumplimiento de los lineamientos orientados al uso y conservación de los bienes inmuebles.



1.2.1.3 Julio 2009

Oficios:

1.2.A. Designación de administrador

1.2.B. Nombramiento

1.2.C: Funciones del administrador

Formatos:

1.1.1: Ficha técnica

1.2.1: Padrón de administradores



1.2.1.3 Julio 2009


1 Coordinador de Patrimonio Solicita a las dependencias y entidades que designen al administrador del edificio. O.1.2.A

2 Coordinador de Patrimonio Recibe propuesta de candidato

3

Comunica propuesta del candidato al Director General.

4 Director General

Instruye para que se le de tramite al nombramiento.

O.1.2.B


Envía oficio de nombramiento del Administrador General

6

Departamento de Administración Inmobiliaria Integra el nombramiento al padrón de administradores de inmuebles y actualiza a la ficha técnica

F.1.1.1 y F.1.2.1.

7 Informa al administrador de las funciones inherentes al nombramiento. O.1.2.C

8


ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ



1.2.1.3 Julio 2009

COORDINADOR DE PATRIMONIO DIRECTOR GENERAL

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INMOBILIARIA

Instruye trámite de nombramiento

Inicio

Recibe propuesta de candidato

Envía oficio de nombramiento

Envía propuesta de candidato

F.1.1.1

Integra nombramiento al padrón de

administradores de inmuebles

Informa al administrador de las

funciones inherentes al nombramiento

Fin

Solicitud designación de administrador

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN Y SEGUIMIENTO DE INMUEBLES DESTINADOS A UN SERVICIO PÚBLICO


Asignación y seguimiento de inmuebles destinados a un servicio público

1.2.1.4 Julio 2009

Objetivo.-

Lograr una eficiente y oportuna administración de los inmuebles destinados al servicio público, a través de su adecuada asignación y seguimiento de su uso y aprovechamiento racional.

Políticas.-


• El IPAE cubrirá las solicitudes presentadas por las dependencias y entidades en forma oportuna y adecuada para cubrir sus requerimientos

• Los bienes inmuebles que se designen para un servicio público deberán respetar los lineamientos operativos que para tal efecto expidan la Secretaría y el Instituto.

• La solicitudes deberán de contener como requisitos mínimos: Los motivos en que se funda la petición Descripción del servicio público al que se destinará el inmueble Señalamiento de los espacios superficies y demás requerimientos El compromiso de utilizar el bien en los términos y condiciones que señale el convenio o contrato que se celebre y, en caso de

incumplimiento, de entregarlo al Instituto, en términos de lo dispuesto en el artículo 17, fracción III, de la Ley del Patrimonio del Estado.

• Se llevará un control pormenorizado de la asignación de los edificios para verificar que cumplan con la función para la que fueron destinados.

• El Instituto garantizará la adecuada administración de los bienes inmuebles asignados a las dependencias y entidades.


Normas.-


Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 13 y 14.

Reglamento Interno del IPAE. Artículo 20-FVII, XVII.


Definiciones.-

Asignación de inmuebles: Acto mediante el cual se confiere un inmueble destinado para un servicio público a una dependencia o entidad, para un uso o fin específico convenido con el IPAE.

Seguimiento de Inmuebles: Evaluación periódica dentro de un período programático, encaminada a verificar el uso y aprovechamiento racional de los inmuebles destinados a servicios públicos.



1.2.1.4 Julio 2009

Oficios:

O.1.4.A Difusión de oferta de edificios

O.1.4.B Resolución Dictamen

O.1.4.C Proyecto de Decreto

O.1.4.D Proyecto Cancelación

Formatos:

1.4.1: Solicitud de Instalaciones 1. Dependencia o Entidad 2.- Requerimientos 3.- Superficie 4.- Capacidad 5.- Uso 6.- Localidad

Guía para llenado de Formato Solicitud de Instalaciones 1.- Anotar la denominación oficial de la dependencia o entidad 2.- Describir los requerimientos específicos respecto al tipo de instalaciones 3.- Anotar superficie en metros cuadrados 4.- Describir la capacidad que se requiere para el tipo de uso 5.- Inscribir las características y tipo de uso el inmueble requerido 6.- Determinar localidad o ubicación óptima

1.4.2. Proyecto de Dictamen

1.- Lugar y fecha de dictamen 2.- Nombre y cargo 3.- Objetivo del dictamen 4.- Resolución 5.- Firma

Guía para el llenado del Formato Proyecto de Dictamen 1.- Anotar el lugar y fecha en que se elaboró el dictamen 2.- Asentar el nombre y el cargo de quien elaboró el dictamen 3.- Determinar claramente cuál es el objetivo del dictamen respecto a la procedencia de la solicitud 4.- Asentar la resolución de procedencia o improcedencia de la solicitud de requerimiento de instalaciones 5.- Firma del dictaminador



1.2.1.4 Julio 2009

1.4.3 Convenio de Colaboración

1.- Lugar y fecha del convenio 2.- Dependencias participantes 3.- Antecedentes de las Dependencias participantes 4.- Cláusulas del convenio 5.- Firmas

Guía de llenado del formato Convenio de Colaboración 1.- Anotar el lugar y fecha en que se elaboró el convenio 2.- Asentar la denominación oficial de las instituciones participantes en el convenio 3.- Describir los antecedentes relacionados con la solicitud de inmuebles y asignación del mismo 4.- Inscribir en articulado las cláusulas convenidas por los participantes 5.- Aprobar el convenio con las firmas de los participantes

1.4.4 Acta circunstanciada

1.- Fecha y lugar 2.- Antecedentes 3. Motivos de levantamiento del Acta 4.- Consecuencias 5.- Nombre y cargo 6.- Firma

Guía de llenado del formato Acta circunstanciada 1.- Anotar el lugar y fecha en que se levanto el acta 2.- Describir los antecedentes: la solicitud de inmuebles, la asignación del mismo, y la no ocupación del inmueble 3.- Explicar las causas o motivos que dieron pie al levantamiento del acta 4.- Exponer las consecuencias relacionadas con la cancelación del convenio 5.- Asentar el nombre y el cargo del responsable del acta 6.- Asentar la firma del responsable del acta circunstanciada



1.2.1.4 Julio 2009


1 Departamento de Registro e Inventario Identifica los edificios destinados a un servicio público que no estén utilizados, susceptibles de ser asignados.

2 Departamento de Administración Inmobiliaria Difunde entre las entidades y dependencias la oferta de edificios destinados para un servicio publico, que se encuentren desocupados o subutilizados y la normatividad para asignación de bienes

Oficio: O.1.4.A: Difusión de oferta de edificios.

3 Director General Recibe solicitudes para ocupar o para asignación de edificios destinados al servicio publico

4 Turna la solicitud al Coordinador de Patrimonio

Formato F.1.4.1: Solicitud para ocupar o asignar edificio

5 Coordinador de Patrimonio Analiza disponibilidades y envía solicitud al Departamento de Administración Inmobiliaria

6 Departamento de Administración Inmobiliaria Analiza las solicitudes y elabora proyecto de dictamen en el transcurso de 10 días

7

Coordinador de Patrimonio Emite dictamen de procedencia o improcedencia (10 días). Formato: F.1.4.2. Dictamen

8 Turna dictamen al Director General para comunicar la resolución respectiva. O.1.4.B.



1.2.1.4 Julio 2009


9 Coordinador Jurídico Coordinación Jurídica, elabora proyecto de acuerdo de cancelación o rescisión anticipada del convenio y lo turna para firma del Director General

Oficio: O.1.4.D: Proyecto de acuerdo cancelación

10 Director General El Director General firma acuerdo de cancelación o rescisión del convenio y devuelve expediente para su notificación a la Coordinación Jurídica

11 Coordinador Jurídico Coordinación Jurídica notifica y envía expediente a Coordinación de Patrimonio

12 Coordinador de Patrimonio Coordinación de Patrimonio turna a Departamento de Administración Inmobiliaria para tramite correspondiente

13 Departamento de Administración Inmobiliaria Departamento de Administración Inmobiliaria actualiza la ficha técnica F.1.2.1.1,del inmueble respectivo y lo cataloga como bien disponible o como bien utilizado

14




1.2.1.4 Julio 2009



INMOBILIARIA

DIRECTOR GENERAL

COORDINADOR DE

PATRIMONIO

COORDINADOR JURÍDICO

Identifica edificios

Inicio

O.1.4.A

Difusión de oferta de edificios

Recibe solicitudes para

ocupar o asignar edificio

1

Turna la solicitud para

ocupar o asignar edificio

Analiza disponibilidad

Analiza las solicitudes y

elabora proyecto de dictamen.

Emite dictamen de procedencia

o improcedencia

A



1.2.1.4 Julio 2009



INMOBILIARIA

DIRECTOR GENERAL

COORDINADOR DE

PATRIMONIO


ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

A

Comunica resolución respectiva

Elabora proyecto de

acuerdo.

Firma acuerdo de cancelación o

rescisión del convenio.

Notifica y envía expediente

Turna al Departamento

de admón. Inmobiliaria

Actualiza la ficha técnica del inmueble

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN DE INMUEBLES DESIGNADOS A UN SERVICIO PÚBLICO

Coordinación de Patrimonio Código7 Revisión Fecha

Verificación de Inmuebles Destinados a un Servicio Público 1.2.1.5 Julio 2009

Objetivo.-

Lograr una eficiente y oportuna administración de los inmuebles destinados al servicio público, a través de la verificación y seguimiento de su uso y aprovechamiento racional.

Políticas.-

• Las Dependencias y Entidades que ocupen bienes inmuebles para un servicio público deberán respetar la normatividad establecida.

• Los bienes inmuebles que se designen para un servicio público deberán respetar los lineamientos operativos que para tal efecto expidan la Secretaría y el Instituto.

• Se realizarán verificaciones con el fin de identificar los bienes inmuebles que se encuentran subutilizados o a los que se les esta dando un uso distinto para el que fueron autorizados.

• Se aplicará el procedimiento de recuperación de inmuebles a aquellos en donde los usuarios no están cumpliendo con los convenios firmados con el Instituto

• La Coordinación de Patrimonio Estatal será la unidad a través de la cual se canalicen los requerimientos de bienes inmuebles a ser destinados al servicio público.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 17-FIII, IV y V.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20-FV, VIII, X, XVIII.


Definiciones:

Verificación de Inmuebles: Examinar y comprobar que el uso que se está dando a un inmueble asignado a un servicio público es el establecido en el Convenio de Colaboración entre la Dependencia o Entidad y el Instituto; así como evaluar el uso y aprovechamiento que se le da a las instalaciones asignadas.



Oficios:

1.5.A Envío dictamen a Dependencias y Entidades Formatos:

1.5.1 Inspecciones. 1.- Lugar y fecha 2.- Nombre del edificio 3.- Ubicación 4.- Uso 5.- Estado físico del edificio 6.- Nombre y firma de quien realiza la inspección.

Guía de Llenado del formato Inspecciones 1.- Anotar lugar y fecha en que se realiza el dictamen 2.- Asentar el nombre del edificio, si no tiene una denominación, escribir la dependencia o entidad que lo ocupa 3.- Indicar el número, calle o avenida, colonia, localidad y municipio 4.- Asentar el uso que recibe el edificio, si es más de un uso, indicar cada uso específico 5.- Inscribir una evaluación de las condiciones en que se encuentra el edificio 6.- Respaldar el dictamen con el nombre, firma y puesto del responsable del dictamen F.1.5.2: Dictamen

1.- Lugar y fecha de dictamen 2.- Nombre y cargo 3.- Objetivo del dictamen 4.- Resolución 5.- Firma

Guía para el llenado del Formato Proyecto de Dictamen

1.- Anotar el lugar y fecha en que se elaboró el dictamen 2.- Asentar el nombre y el cargo de quien elaboró el dictamen 3.- Determinar claramente cuál es el objetivo del dictamen respecto a la procedencia de la solicitud 4.- Asentar la resolución de procedencia o improcedencia de la solicitud de requerimiento de instalaciones 5.- Firma del dictaminador




1 Departamento de Administración de Inmuebles Realiza inspecciones de los inmuebles ocupados y verifica su uso y el destino que se le está dando. F.1.5.1

2 Determina que no se usa, que está subutilizado, y que se encuentra destinado a un fin distinto para el que fue asignado y emite proyecto de dictamen. F.1.5.2

3

Coordinador de Patrimonio Estatal

Revisa y envía a la Coordinación Jurídica para que revise si el dictamen está debidamente fundado y motivado

4 Coordinador Jurídico Valida dictamen y devuelve a la Coordinación de Patrimonio

4A A No valida dictamen y devuelve a la Coordinación de Patrimonio

4B Coordinador de Patrimonio Estatal Devuelve dictamen al Departamento de Administración, quien subsana el proyecto y se repiten pasos 3 y 4

5 Departamento de Administración de Inmuebles Notifica dictamen y le requiere que informe en un plazo de 10 días lo que a su derecho convenga. O.1.5.A

6

Dependencias y Entidades Envía respuesta satisfactoria desvirtuando las causales del dictamen

6 A

Envía respuesta en el que se confirmen los hechos

6B

Departamento de Administración de Inmuebles

No recibe respuesta



No. de Actividad Responsable Descripción de la Act.

7 Departamento de Administración de Inmuebles Conviene con el usuario del inmueble lo que se requiera y mantiene supervisión del bien

7B

Analiza respuesta y determina

a) Ordenar recuperación del bien y remite expediente a la Coordinación Jurídica

b) Acordar con el Director General la solución al problema; realiza propuesta y remite expediente al Coordinador de Patrimonio Estatal para que acuerde con el Director General

8 En caso de 7B-a) se realiza el procedimiento de recuperación de inmuebles para lo cual se remite expediente a la Coordinación Jurídica

8A

caso de 7B-b) se realizan las actividades que el caso demande

9 Departamento. de Administración de Inmuebles Dependiendo del curso del procedimiento y de sus resultados, actualiza ficha técnica del inmueble




DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

INMUEBLES

COORDINADOR DE

PATRIMONIO


DIRECTOR GENERAL

DEPENDENCIAS Y

ENTIDADES

Inicio

F.1.5.2

F 1 5 1

Realiza inspecciones

de los muebles ocupados y

verifica su uso

Determina que no se usa y se encuentra

destinado a un fin distinto, o está

subutilizado

F.1.5.2

Envía a Coordinación

Jurídica el dictamen

Valida

Dictamen

No

Sí

O.1.5.A

Notifica Dictamen a Dependencia

y/o Entidad

C

Recibe Dictamen y contesta

satisfactoriamente

B

A

D

A




INMUEBLES

COORDINADOR DE

PATRIMONIO


DIRECTOR GENERAL

DEPENDENCIAS Y

ENTIDADES

Recibe Respuesta

desvirtuando causales del

dictamen

B

C

No recibe respuesta o

recibe respuesta

Conviene con el usuario del

inmueble lo que se requiera

D

C




INMUEBLES

COORDINADOR DE

PATRIMONIO


DIRECTOR GENERAL

DEPENDENCIAS Y

ENTIDADES

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

C

Fin

1

Ordena Recuperación del Inmueble

Realiza Procedimiento

de recuperación

1

Realiza propuesta y

remite expediente

Se llevan a cabo las

actividades que el curso

determine

F 1 1 1

Actualiza Ficha Técnica

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA INMOBILIARIA


Integración e Implantación del Programa Anual de Mejora Inmobiliaria 1.2.2.1 Julio 2009

Objetivo.- Lograr una eficiente y oportuna administración de los inmuebles destinados al servicio público, a través de aplicación del Programa Anual de Mejora Inmobiliaria, en coordinación con las dependencias y entidades.

Políticas.-

• Integrará e implantará un Programa Anual de Mejora Inmobiliaria

• Realizará en coordinación con las dependencias y entidades, el mantenimiento preventivo y correctivo para el óptimo funcionamiento de las instalaciones

• El Programa Anual de Mejoras Inmobiliarias deberá ajustarse a los presupuestos autorizados de cada dependencia y entidad

• Las dependencias o entidades deberán incluir en el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos la suficiencia para la partida de mantenimiento inmobiliario


• La Coordinación de Patrimonio Estatal será la unidad a través de la cual se canalicen los requerimientos de bienes inmuebles a ser destinados al servicio público. .

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 24, 49 y 54.


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20-FVII.

Manuales Administrativos del IPAE Definiciones:

Mejora Inmobiliaria: Esta consiste en la construcción, modificación, adaptación, conservación, aseguramiento y vigilancia de los inmuebles destinados a un servicio público para garantizar su óptimo aprovechamiento.



Oficios:

O.2.1.A Solicitud de mejoras de inmuebles

O.2.1.B. Solicitud a Coordinaciones Técnica y Administrativa

O.2.1.C..Acciones autorizadas y calendario de ejecución

Formatos:

F.1.1.1: Ficha Técnica



No. de actividad Responsable Descripción de las Actividadeses

1 Departamento de Administración de Inmuebles En el mes de Agosto solicita a los administradores e inmuebles elaboren un proyecto de programa, de acuerdo a sus necesidades de mejoras inmobiliarias (construcción, modificación, adaptación, conservación y mantenimiento) de los edificios

Oficio: O.2.1.A: Solicitud de Mejoras Inmobiliarias

2 Recibe proyecto, revisa conjuntamente con la Coordinación Técnica, realiza ajustes y requiere al administrador para análisis de gasto y elaboración de programa definitivo

3 Coordinador de Patrimonio Recibe programa definitivo, revisa e instruye que se gestione autorización de la Secretaria de Infraestructura y Transporte, si fuera el caso, así como la previsión presupuestal y su inclusión en el presupuesto de egresos de la institución que se trate

4 Departamento. de Administración de Inmuebles Recibe propuestas, analiza e integra la información y elabora programa anual de mejoras

Oficio: O.2.1.B: Propuesta del Programa Anual de Mejora Inmobiliaria

5 Clasifica el Programa de acuerdo a requerimiento, a efecto de solicitar a las unidades administrativas opinión según el ámbito de su competencia

6 Coordinador de Patrimonio Solicita a la Coordinación Técnica y de Administración opinión del Programa Anual de Mejoras Inmobiliarias, en los aspectos de su competencia. O.2.1.B

7 Coordinaciones Técnica y de Administración Emiten su opinión respecto al Programa

8 Departamento de Administración Inmobiliaria Recibe opiniones y ajusta, en su caso, el Programa Anual de Mejora Inmobiliaria




9 Departamento de Administración de Inmuebles Turna al Coordinador de Patrimonio el Programa Anual de Mejora Inmobiliaria definitivo para su Vo. Bo

10 Coordinador de Patrimonio Autoriza el Programa

11 Departamento. de Administración de Inmuebles Informa a cada dependencia y entidad de las acciones autorizadas y el calendario de ejecución. O.1.6.C

12 Supervisa y elabora informe sobre la implementación del Programa Anual y recibe informes de las dependencias y entidades sobre las mejoras realizadas

13

14

Actualiza la Ficha Técnica (F.1.1.1) con el reporte de la mejora que se haya realizado.





INMUEBLES COORDINADOR DE PATRIMONIO COORDINADOR DE

ADMINISTRACIÓN COORDINADOR TÉCNICO

O.2.1.B

Inicio

Solicita a los administradores

elaboren proyecto de programa, de sus

necesidades

A

Recibe proyecto revisa con área realiza ajustes y

requiere al Administrador

Recibe propuesta, analiza e integra y

realiza el Programa Anual de Mejoras

Recibe Programa Anual de Mejora

Inmobiliaria, revisa y aprueba que se

gestione.

Clasifica el programa de acuerdo a requerimiento

Solicita a la Coord. Técnica y de

Administración Opinión del

Programa Anual de Mejoras

Opinión Administrativa




INMUEBLES COORDINADOR DE PATRIMONIO


COORDINADOR TÉCNICO

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

A

Recibe opiniones, analiza y ajusta el

Programa. Turna al Coordinador para su

VoBo

Autoriza el Programa Anual de Mejora

Inmobiliaria

Informa a cada Dependencia las

acciones autorizadas y supervisa y

elabora informe

Informa a cada Dependencia las

acciones autorizadas y supervisa y

elabora informe

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE COORDINACIÓN PARA EL MANTENIMIENTO DE BIENES INMUEBLES COMPARTIDOS


Coordinación para el Mantenimiento de Inmuebles Compartidos 1.2.2.2 Julio 2009

Objetivo.-

Lograr una eficiente y oportuna administración de los inmuebles destinados al servicio público, a través de la coordinación con las instituciones que ocupan una instalación para el mantenimiento de los inmuebles compartidos

Políticas.-

• Se mantendrá en óptimas condiciones los inmuebles compartidos con una coordinación entre las instituciones que los ocupan

• El IPAE establecerá las responsabilidades que le corresponden a los usuarios que comparten el uso de inmuebles destinados a un servicio público

• Los usuarios de inmuebles compartidos deberán apoyar, proporcionalmente, el mantenimiento del inmueble público que comparten

• Cuando se habla de mantenimiento se deberá considerar; constancias, modificación, adaptación, conservación, mantenimiento, seguros y vigilancia

• Los Convenios de Coordinación con las Instituciones Usuarias de los bienes inmuebles deberán ser aprobados por el Instituto.

• El IPAE realizará en coordinación con las dependencias y entidades, el mantenimiento preventivo y correctivo para el óptimo funcionamiento de las instalaciones


• La Coordinación de Patrimonio será la unidad a través de la cual se canalicen los requerimientos de bienes inmuebles a ser destinados al servicio público. .

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 21 y 22

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos 18, 25, 26 y 30.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20-FVII, IX y XI.


Mantenimiento de Inmuebles : Este consiste en la conservación en óptimo estado los inmuebles, su limpieza permanente, aseguramiento y vigilancia




1 Departamento de Administración de Inmuebles

Analiza el Programa Anual de Mejora Inmobiliaria realizado a partir de los proyectos que presentaron de conservación y mantenimiento de instituciones que compartan inmueble

2 Analiza los proyectos de seguros inmobiliarios y servicios de seguridad por inmueble compartido

3 Elabora propuesta de gastos y división de responsabilidades y lo presenta a las instituciones para su VoBo O.2.2.A

4 Determina la participación económica y los presupuestos que proporcionalmente le corresponde a cada institución usuaria y elabora anteproyecto de Convenio de Coordinación

5 Solicita por conducto del Administrador Único, validación del Convenio con cada Institución. O.2.2.B

6 Recibe ajustes o propuestas. Elabora proyecto definitivo de Convenio, según el caso, solicita la repetición de paso

7 Recibe propuesta, en su caso realiza ajustes

8 Coordinador Administrativa Solicita el VoBo de la Coordinación jurídica, Coordinación Técnica, Coordinación de Administración referente a la propuesta de Convenio de Coordinación

9 Coordinaciones Técnica y de Administración Emiten opinión técnica y administrativa

10 Turna el Convenio de Coordinación definitivo al Coordinador de Patrimonio para su VoBo.F.2.2.1

11 Coordinador de Patrimonio Turna al Director General el Convenio de Coordinación para su autorización

12 Se convoca a instituciones usuarias del inmueble compartido para suscripción de convenio. O.2.3.C




13 Director General Suscribe el Convenio de Coordinación con dependencias y entidades usuarias de los bienes inmuebles

14

15

Establece seguimiento al Convenio de Coordinación para verificar el cumplimiento del mismo




Oficio:

O.2.2.A Presupuesto y división de responsabilidades

O.2.2.B Validación de Convenio.

O.2.2.C. Suscripción de Convenio

Formatos:

2.2.1 Convenio de Coordinación

1.- Lugar y fecha

2.- Nombre y cargo de los participantes

3.- Antecedentes de las Instituciones participantes

4.- Cláusulas

5.- Firmas del convenio.

Guía de Llenado del Convenio de Coordinación

1. Inscribir Lugar y Fecha dónde se aprueba el Convenio de Coordinación

2. Anotar el nombre y cargo de los participantes de las dependencias y entidades que suscriben el convenio

3. Describir los antecedentes: Asignación de edificio compartido, Programa Anual de Mejora Inmobiliaria, etcétera

4. Asentar los compromisos contraídos en cláusulas numeradas progresivamente

5. Aprobar el convenio con las firmas de todos los participantes




INMUEBLES COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN COORDINADOR TÉCNICO COORDINADOR DE

PATRIMONIO ESTATAL

DIRECTOR GENERAL

Inicio

Analiza los proyectos que

presentaron las dependencias

A

Analiza los proyectos de

seguros inmobiliarios

Elabora propuesta de gasto y división

de responsabilidades

Determina la participación económica y

realiza proyecto de Convenio





PATRIMONIO ESTATAL

DIRECTOR GENERAL

O.2.2.B

A

Solicita por conducto del administrador único validación del convenio. O.1.7.C

Recibe propuestas de ajuste y analiza. Elabora Proyecto

Definitivo del Convenio

Recibe propuesta, en su caso realiza

ajustes

Solicita el VoBo a la Coor. Jurídica

Coor. Técnica, Coor. de Admón.

B

Emiten opinión técnica y

administrativa

Turna al Director General el Convenio

de Coordinación para su autorización

Turna el Convenio de Coordinación

definitivo





PATRIMONIO ESTATAL

DIRECTOR GENERAL

LABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

B

Suscribe el Convenio de Coord. con Dependencias y Entidades usuarias

Establece seguimiento al Convenio para

verificar su cumplimiento

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS DE INMUEBLES DESTINADOS A UN SERVICIO PÚBLICO


Auditorías Administrativas de Inmuebles Destinados a un Servicio Público 1.2.3.1 Julio 2009

Objetivo.-

Lograr una eficiente y oportuna administración de los inmuebles destinados al servicio público, a través de la realización periódica de auditorías administrativas orientadas a detectar irregularidades a ser corregidas oportunamente

Políticas.-

• Se realizarán auditorías periódicas de carácter administrativo al uso, manejo y administración de los inmuebles destinados a un servicio público.

• El IPAE establecerá las responsabilidades que le corresponden a los usuarios que comparten el uso de inmuebles destinados a un servicio público

• Los Convenios de Coordinación con las Instituciones Usuarias de los bienes inmuebles deberán ser aprobados por el Instituto.

• El IPAE comunicará el resultado de las auditorías administrativas a los administradores de inmuebles para que apliquen las medidas correctivas pertinentes a las fallas encontradas en las auditorías realizadas.


• La Coordinación de Patrimonio Estatal será la unidad a través de la cual se canalicen los requerimientos de bienes inmuebles a ser destinados al servicio público.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 17-FVII.

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 22

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20-FVI, VII, IX y XVIII.


Definiciones:

Auditoría Administrativa a Inmuebles: Revisión detallada del manejo, uso y administración de los inmuebles destinados a un servicio público para detectar problemas, fallas y desviaciones a lo establecido en los Convenios de Coordinación.



Oficios:

O.2.3.A: Programa Anual de Auditorias

O.2.3.B: Información del curso de acción

Formatos: F.1.1.1 Ficha Técnica F.3.1.1. Cédula de Diagnóstico

1. Datos generales: 2. Nombre del edificio 3. Ubicación 4. Medidas y colindancias 5. Superficie 6. Estructura del edificio 7. Uso y estado del bien, etc.

Guía de llenado de la Cédula de Diagnóstico:

1.- Se inscriben los datos de identificación del diagnóstico, según el tipo y objetivo 2.- Se asienta el nombre del edificio, en caso de no tener una denominación se registra la institución que lo ocupa 3.- Se Registra número, calle o avenida, colonia, localidad, municipio 4.- Se registran los datos de identificación física del inmueble: medidas, colindancias, características 5.- Superficie total en metros cuadrados y superficie construida 6.- Se asientan los datos relacionados con: muros, ventanas, puertas, techos, instalaciones eléctricas, drenaje, agua, pintura 7.- Se anotan los tipos de uso que se da al edificio y la situación en que se encuentra




1 Departamento de Administración Inmobiliaria Analiza la ficha técnica de cada inmueble: uso y destino autorizado, resumen del Programa Anual de Mejoras Inmobiliarias y de los Convenios de coordinación suscritos.

2 Ordena supervisión y Expone a los Supervisores los aspectos a ser inspeccionados en el trabajo de campo. F.3.1.1.

3 Analiza reportes y contrasta con ficha técnica

4 Integra el Programa anual de Auditoria a Inmuebles y turna al Coordinador de Patrimonio

5 Coordinador de Patrimonio Envía el Programa Anual de Auditorias al Titular del Órgano de Control y Evaluación Interna. O.2.3.A

6 Órgano de Control y Evaluación Interna Ejecuta Programa de acuerdo al calendario e informa resultados

7 Departamento de Administración Inmobiliaria Recibe reportes y clasifica y valora las irregularidades, mismas que comunica a las dependencias y entidades. O.2.3.B.

8 Vigila el cumplimiento de las observaciones detectadas en las Auditorias

9

Se mantiene informado del curso de la acción que haya derivado, cuando corresponda a otra unidad administrativa

10 Coordinador de Patrimonio Rinde informe de los resultados obtenidos en el Programa Anual de Auditorias

11 Departamento de Administración de Inmuebles Vigila el cumplimiento de las observaciones detectadas en las auditorias

12 Coordinador de Patrimonio Elabora acta de cierre de auditoría e informa al Director General y Contralor Interno

13

Departamento de Administración de Inmuebles Actualiza ficha técnica con el reporte de la causa que dio origen a la auditoría y la irregularidad detectada

14 Termino procedimiento.



Departamento de Administración de

Inmuebles Órgano de Control y Evaluación Interna Entidades y Dependencias Coordinador de Patrimonio Estatal

F.3.1.1

Inicio

Analiza Ficha Técnica:

Ordena supervisiones

Analiza reportes y contrasta con Ficha

Técnica

Integra el Programa Anual de Auditoría

A

Vigila el cumplimiento de las observaciones

detectadas en las auditorias

Envía programa Anual de Auditoría al Órgano de

Control


INMUEBLES

ÓRGANO DE CONTROL Y EVALUACIÓN INTERNA

ENTIDADES Y DEPENDENCIAS

COORDINADOR DE

PATRIMONIO ESTATAL

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Coordinación de Patrimonio Código Revisión Fecha Auditorías Administrativas de Inmuebles Destinados a un Servicio Público 1.2.1.8 Julio 2009

Elabora acta de cierre de auditoría e informa al Director

General y Contralor

A

Actualiza ficha técnica con el

reporte

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE INMUEBLES


Recuperación de Inmuebles 1.2.3.2 Julio 2009

Objetivo.-

Lograr una eficiente y oportuna administración de los inmuebles destinados al servicio público, a través de la recuperación de inmuebles que están siendo utilizados de forma ilegal, o se les está dando un uso diferente al establecido en el Convenio de Coordinación.

Políticas.-

• El IPAE vigilará la integridad física de los bienes inmuebles propiedad del Estado y cuando ésta esté en riesgo, llevará a cabo el procedimiento de recuperación de inmuebles.

• Se coordinarán las acciones pertinentes con la Coordinación Jurídica para asegurar la posesión y propiedad legal de los bienes inmuebles del Estado.

• Las Delegaciones deberán avisar de toda ocupación ilegal a la Coordinación de Patrimonio

• En toda ocupación ilegal de un inmueble propiedad del Estado, se integrará el expediente correspondiente para turnarse a la Coordinación Jurídica, tramitar la recuperación del inmueble en cuestión.


• La Coordinación de Patrimonio l será la unidad a través de la cual se canalicen los requerimientos de bienes inmuebles a ser destinados al servicio público.

Normas.-

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 17-FIII, 30, 104 y 107.

Reglamento de la Ley de Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 19, 20, 21 y 23.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20-FVII.


Definiciones:

Recuperación de Inmueble: Retomar el control los edificios que sean ocupados ilegalmente o que el uso que se les de no sea el establecido en el Convenio de Coordinación



Oficio:

O.3.2.A Aviso de ocupación

O.3.2.B. Notifica ocupación ilegal

O.3.2.C Levantamiento de trabajos topográficos

O.3.2.D Informe de resolución

Coordinación de Patrimonio Código Revisión Fecha Recuperación de Inmuebles 1.2.3.2 Julio 2009


1 Delegaciones Municipales Envía informe de ocupación indebida de alguno de los inmuebles propiedad del Estado. O.3.2.A

2 Coordinador de Patrimonio Recibe denuncia o informe de ocupación indebida de inmuebles estatales. Si se trate de propiedad de los Poderes Legislativo o Judicial o del Patrimonio de una entidad, remite asunto a quien corresponda

3 Departamento de Administración de Inmuebles

Ordena verificación en campo y recibe reporte respectivo

4 Coordinador de Patrimonio Analiza reporte, valida y notifica a la Coordinación Jurídica mediante informe y expediente respecto a la ocupación ilegal del predio. O.3.2.B

5 Coordinador Jurídico Solicita, en caso necesario, la intervención de la Coordinación Técnica para levantar los trabajos topográficos que se requieran. O.3.2.C

6 Recibe informe de los trabajos realizados por la Coordinación Técnica

7 Requiere por escrito, según se trate, la entrega del inmueble o actualiza procedimiento de Recuperación del Título Sexto de la Ley. O.3.2.D

8 Coordinador de Patrimonio Colabora con la Coordinación Jurídica en el proceso de recuperación administrativa o jurisdiccional del predio y en las actividades efectuadas en el ámbito de su competencia

9 Recibe de la Coordinación Jurídica resolución del proceso de recuperación. Según se trate. Actualiza inventario, registro o ficha técnica




DELEGACIONES MUNICIPALES COORDINADOR DE PATRIMONIO COORDINADOR JURÍDICO DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN DE INMUEBLES

Inicio

Envía informe de ocupación indebida de inmuebles

Recibe denuncia de ocupación indebida. Ordena verificación en su caso y envía trámite a quien le corresponda

Ordena verificación en campo y recibe reporte

Analiza reporte, valida y notifica a la Coordinación Jurídica

Solicita en caso necesario la intervención de la

Coordinación Técnica para la levantar los trabajos

topográficos

A

DELEGACIONES MUNICIPALES

COORDINADOR PATRIMONIO COORDINADOR JURÍDICO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

INMUEBLES

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Coordinación de Patrimonio Código Revisión Fecha Recuperación de Inmuebles 1.2.3.2 Julio 2009

Fin

Recibe de la Unidad de Asuntos Jurídicos resolución de los

procesos de recuperación. Según

se trate

A

Informe de resolución

Requiera a la Dependencia

Demanda la recuperación

Requiere por escrito, la entrega del inmueble o actualiza procedimiento de recuperación

Colabora con la Unidad de Asuntos Jurídicos en el proceso de recuperación administrativa o jurisdiccional del predio

COORDINACIÓN DE DESARROLLO

Y COMERCIALIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTOS INMOBILIARIOS

Coordinación de Desarrollo y Comercialización Código Revisión Fecha

Caracterización de Productos Inmobiliarios

2.1.1.1 Julio 2009

Objetivo:

Identificar y caracterizar los productos inmobiliarios que constituyen proyectos potenciales a ser integrados en el Programa Anual de Comercialización.

Políticas:

• Las Coordinaciones Técnica y de Desarrollo y Comercialización serán las responsables directas de la determinación y caracterización de los Productos Inmobiliarios.

• Los Productos Inmobiliarios se deberán determinar de acuerdo a la vocación del predio a ser comercializado.

• Solamente se deberán proyectar predios de la reserva territorial que estén inscritos en el Registro del Patrimonio del Estado.

Normas:

Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo. Artículos 8 F. VII, 57

Ley de Equilibrio Ecológico y Protección del Ambiente del Estado de Quintana Roo. Artículos: 22 y 23.

Ley de Asentamientos Humanos del Estado de Quintana Roo. Artículo 22.

Reglamento Interior del IPAE: Artículo 23-F II


Definiciones:

Producto Inmobiliario: Oferta inmobiliaria del IPAE al mercado de tierras del Estado, con la infraestructura básica que dicha vocación demanda.

Caracterización de Productos Inmobiliarios: Acción de determinar las propiedades y elementos que identifican y describen un Producto Inmobiliario.


Caracterización de Productos Inmobiliarios 2.1.1.1 Julio 2009

Oficios: O.1.1.A. Envío de Expediente O.1.1.B. Envío de Dictamen O.1.1.C. Propuesta de Producto Inmobiliario

Formatos: F.1.1.1. Expediente F.1.1.2. Dictamen

Guía de Llenado Formato: Expediente: Registrar los datos de identificación del predio de acuerdo al archivo electrónico del Registro: Identificación del Predio:

1. Denominación del Predio 2. Ubicación: Municipio, Localidad, Plano del predio y de su contexto geográfico 3. Extensión total del Predio: Hectáreas o Metros Cuadrados 4. Dimensiones y Colindancias 5. Configuración Geométrica del Predio: Norte, Sur, Oriente, Poniente

Plano del Polígono del Predio Características Catastrales

1. Propiedad 2. Valor Catastral 3. Impuesto Predial

Documentación Legal 1. Registro Público de la Propiedad y el Comercio 2. Escrituras

Observaciones Guía de Llenado del Formato: Dictamen: Registrar los siguientes rubros en el documento de dictamen:

a. Consideraciones Físicas y Topográficas del Predio b. Consideraciones sobre los Ecosistemas del Predio c. Consideraciones sobre los aspectos legales del Predio d. Dictamen sobre la procedencia del Producto Inmobiliario




1 Director General Determina regiones, localidades y predios.

2 Coordinador Técnico Reciben instrucción.

3 Coordinador Técnico Analizan predios y determinan su vocación.

4 Coordinador Técnico Revisa reserva territorial y ubica los predios a desarrollar.

5 Coordinador Técnico Integra expediente con los que garantiza certeza jurídica.

6 Coordinador Técnico Elabora ficha técnica y plano de ubicación, envía al coordinador de comercialización.

7 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Revisa predios, planes y programas de ordenamiento y desarrollo.

8 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Determina las potencialidades y posibles productos inmobiliarios.

Coordinador de Desarrollo y Comercialización

Coordinador de patrimonio



Coordinador de Desarrollo y Comercialización

No envía dictamen.

Recibe dictamen.

Realiza la anotación preventiva.

Envía las anotaciones.

Si envía dictamen.

9 Coordinador Técnico Recibe dictamen.

10 Coordinador Técnico Analiza el dictamen.

No está bien.

Si esta bien.




11 Coordinador Técnico Da visto bueno.

12 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Recibe expediente y dictamen.

13 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Elabora propuesta.

14 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Envía a director general.

15 Director general Recibe propuesta.

Director general Si esta bien.

16 Director general Autoriza




DIRECTOR GENERAL COORDINADOR TÉCNICO COORDINADOR DE DESARROLLO Y COMERCIALIZACIÓN COORDINADOR DE PATRIMONIO

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Determina regiones, localidades y predios a comercializar.

Revisa reserva territorial y ubica los predios a desarrollo.

Analiza los predios y determina su vocación

Recibe la instrucción

Integra expediente con los que garantiza certeza jurídica.

Elabora ficha técnica y plano de ubicación, envía al coordinador de comercialización

Recibe dictamen

Da visto bueno

Analiza el dictamen

Está bien

Revisa los predios, planes y programas de ordenamiento y desarrollo

Determina las potencialidades y posibles productos inmobiliarios

Envía dictamen

Recibe dictamen

Realiza anotación preventiva

Envía las anotaciones

Recibe expediente y dictamen

Elabora propuesta

Envía al director general

A

A

Recibe propuesta

Autoriza

Está bien

Fin

B

B

Si

No

Inicio

No

Si

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE PREFACTIBILIDAD Y FACTIBILIDAD DE PROYECTOS INMOBILIARIOS


Elaboración de Estudios de Prefactibilidad y Factibilidad de Proyectos Inmobiliarios 2.1.1.2. Julio 2009

Objetivo:

Formular el análisis de prefactibilidad:”Perfil del Proyecto” y el análisis de factibilidad: “Proyecto Definitivo” del Producto Inmobiliario aprobado, a través de la investigación de las variables contextuales del mercado de tierras, las variables técnicas y de costos para aportar valor agregado al predio a ser comercializado, las variables financieras de las fuentes y aplicación de los recursos y el plan de implantación para ejecutar el proyecto.

Políticas:

• El estudio de mercado deberá considerar la demanda posible del producto inmobiliario al interior y al exterior del país, sobre todo para desarrollos turísticos de diverso tipo.

• El estudio técnico, deberá considerar la mejor combinación de factores de producción que incrementen el valor agregado del predio a ser comercializado.

• El estudio financiero deberá de considerar las mejores oportunidades del mercado de capitales para obtener recursos financieros con tasas de interés y plazos adecuados a las políticas fijadas en la materia, por la Coordinadora Sectorial.

• El Plan de Implantación del proyecto deberá integrar opciones de estratégicas para desarrollar el proyecto y a la comercialización del producto inmobiliario.

Normas:

Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo. Artículo 8 y 57

Ley de Equilibrio Ecológico y Protección al Ambiente del Estado de Quintana Roo. Artículos 22 y 23.

Ley de Asentamientos Humanos del Estado de Quintana Roo. Artículo 22.Ley de Ha

Reglamento Interior del IPAE: Artículo 23-FIV y V

Definiciones:

Proyecto Inmobiliario: Unidad de acción y de Inversión orientado al desarrollo económico de la región o municipio o localidad en donde se ubicará el producto inmobiliario.

Estudio de Prefactibilidad: Análisis del Perfil de un proyecto que tiene como objetivo comprobar la viabilidad técnica y financiera de un proyecto.

Estudio de Factibilidad: Análisis que presenta el Proyecto definitivo, integrado por estudio de mercado, el técnico que aborda los factores de producción del producto inmobiliario, el análisis financiero que presenta las fuentes y usos de los recursos y el plan de implantación que establece las estrategias para instrumentar el proyecto.

Coordinación de Desarrollo y Comercialización Código Revisión Fecha Elaboración de Estudios de Prefactibilidad y Factibilidad

de Proyectos Inmobiliarios 2.1.1.2. Julio 2009

Oficios:

O.1.2.A. Consulta sobre Disponibilidad Financiera para el desarrollo del Producto Inmobiliario. O.1.2.B. Confirmación de Disponibilidad Financiera para el desarrollo del Producto Inmobiliario. O.1.2.C. Comunicación de Cancelación del Producto Inmobiliario. O.1.2.D. Comunicación Para Proceder con el Proyecto de Ingeniería O.1.2.E. Envío del Proyecto Definitivo del Producto Inmobiliario

Proyecto Definitivo del Producto Inmobiliario:

Descripción del Producto Inmobiliario Denominación del Predio Ubicación: Municipio, Localidad, Plano del predio y de su contexto geográfico Extensión total del Predio: Hectáreas o Metros Cuadrados Dimensiones y Colindancias Configuración Geométrica del Predio: Norte, Sur, Oriente, Poniente Plano del Polígono del Predio Vocación Comercial del Predio

Estudio de Mercado: Caracterización del Consumidor Potencial Análisis de la Demanda Análisis de Oferta Análisis de Precio Análisis de Comercialización

Estudio Técnico: Tamaño del Proyecto Análisis del Proceso Técnico Análisis de Localización

Estudio de la Infraestructura Material del Proyecto: Terrenos Proyecto de Ingeniería

Estudio de Organización; Tipo de Ejecución: Asignación por Contrato o Construcción por parte del Instituto Análisis de Costos y Presupuesto de Inversión

Activos Fijos Activos Nominales Capital de Trabajo


Elaboración de Estudios de Prefactibilidad y Factibilidad de

Proyectos Inmobiliarios 2.1.1.2. Julio 2009

Estudio Financiero:

Requerimientos de Inversión Disponibilidades Financieras Requerimientos de Crédito

Tipo y Fuente de Crédito Amortización del Crédito

Escenarios del Comportamiento Financiero Ingresos Egresos Flujo de Efectivo Fuentes y Aplicación de los Recursos Financieros

Plan Estratégico Maestro para Implantación del Proyecto: Prerrequisito a Cubrir

Institucionales Internos Externos

Técnicos Internos Externos

Calendarización de Actividades Calendarización de Disponibilidades Financieras Programas de Trabajo:

Concurso de Licitación Formalización de Contrato Supervisión y Seguimiento Físico—Financiero del Avance de Obras Finiquito y Entrega del Producto Inmobiliario


Elaboración de Estudios de Prefactibilidad y Factibilidad

de Proyectos Inmobiliarios 2.1.1.2. Julio 2009


1 Coordinador de Desarrollo y Comercialización. Envía expedientes y dictamen autorizado.

2 Director de Productos inmobiliarios Recibe expediente y dictamen.

3 Director de productos inmobiliarios. Elabora diseño de estudio de pre factibilidad.

4 Director de Productos Inmobiliarios Solicita estudios.

5 Departamento de planeación y financiamiento. Analiza viabilidad de propuesta.

6 Departamento de proyectos estratégicos Analiza y desarrolla propuestas arquitectónicas para el producto inmobiliario establecido.

7 Departamento de proyectos estratégicos Integra informe y envía al Departamento de planeación y financiamiento.

8 Departamento de planeación y financiamiento. Recibe informe y envía a la Dirección de Productos Inmobiliarios.

9 Director de Productos Inmobiliarios Integra el estudio de pre factibilidad.

10 Director de Productos Inmobiliarios Envía al coordinador de desarrollo y comercialización.

11 Coordinador de Desarrollo y Comercialización. Recibe estudio.

No aprueba

.A. Inviabilidad de proyecto

B. Finaliza proceso

12 Director de Productos Inmobiliarios Si aprueba realiza la investigación de variables de mercado

13 Director de Productos Inmobiliarios Integra los escenarios de las variables de los estudios técnicos.




14 Director de productos inmobiliarios Realiza el estudio financiero.

15 Director de productos inmobiliarios Realiza el cálculo de indicaciones financieras.

16

Director de productos inmobiliarios Elaborar el análisis de sensibilidad financiera, entrega a la coordinación de administración para su propuesta.

17 Director de productos inmobiliarios Integra el proyecto de producto inmobiliario y envía a la coordinación.

18 Coordinador de Desarrollo y Comercialización. Recibe el proyecto definitivo.




COORDINACIÓN DE DESARROLLO Y COMERCIALIZACION

DIRECCION DE PRODUCTOS

INMOBILIARIOS

DEPARTAMENTO DE PLANEACION

Y FINANCIAMIENTO

DEPARTAMENTO DE PROYECTOS

ESTRATEGICOS

Inicio

Envía expediente y dictamen autorizado.

Recibe expediente y dictamen

Elabora diseño de estudio de pre factibilidad.

Solicita estudios

Analiza viabilidad de propuesta.

Entrega informe

Investiga las características de

construcción y los costos

Recibe informe

Integra el estudio de pre factibilidad

Recibe estudio

Envía al coordinador

A

¿Se Aprueba?

Realiza la investigación de variables de

mercado

Inviabilidad de proyecto

No

Si

1



COORDINADOR DE DESARROLLO

Y COMERCIALIZACION DIRECCION DE PRODUCTOS

INMOBILIARIOS DEPARTAMENTO DE PLANEACION

Y FINANCIAMIENTO DEPARTAMENTO DE PROYECTOS

ESTRATEGICOS

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Integra los escenarios de las variables de los

estudios técnicos

Integra los escenarios de las variables de los

estudios técnicos

Realiza el estudio financiero

Realiza el cálculo de indicaciones financieras

Elabora el análisis de sensibilidad financiera

Integra el proyecto de producto inmobiliario

Integra el proyecto de producto inmobiliario

Fin 1

A

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN

EX – ANTE DE PROYECTOS INMOBILIARIOS


Evaluación Ex_Ante de Proyectos Inmobiliarios 2.1.1.3 Julio 2009

Objetivo:

Aportar los criterios para la aprobación o rechazo del proyecto inmobiliario a través de la evaluación Ex_Ante de los indicadores de impacto ambiental, financieros y económico—sociales.

Políticas:

• La Evaluación Ex_Ante del Proyecto Inmobiliario contendrá un análisis de sensibilidad, que deberá determinar la rentabilidad financiera del proyecto a valor presente, los beneficios sociales que aportará el producto inmobiliario a la comunidad y la forma como se preservará el equilibrio entre el proyecto y el medio ambiente para determinar el temple del proyecto.

Normas:

Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo. Artículo 8

Ley de Equilibrio Ecológico y Protección del Ambiente del Estado de Quintana Roo. Artículos: 31 al 39, 81, 82, 92 y 93.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 23-FIV y V


Definiciones:

Evaluación Ex_Ante: Análisis de la rentabilidad financiera del proyecto a valor presente y de los beneficios que aportará a la comunidad, así como la manera de mantener el equilibrio ecológico con el medio ambiente. El resultado de esta evaluación proporciona los criterios para la aprobación o rechazo definitivos del proyecto.

Evaluación financiera: Análisis de la rentabilidad financiera del proyecto calculada por los indicadores: Valor Actual Neto, Tasa Interna de Retorno, Período de Recuperación de la Inversión, Tasa de Rendimiento a Flujos Descontados y Análisis de Sensibilidad.

Evaluación de Impacto Ambiental: Análisis de los mecanismos a ser aplicados en el desarrollo del proyecto para mantener el equilibrio ecológico y la preservación del medio ambiente.

Evaluación Económico—Social: Estudio a través del cual se determina las aportaciones del proyecto a la comunidad: Incremento del Consumo Global en valor y en especie, el Beneficio Neto Social del Proyecto, la Redistribución del Ingreso que se genera a partir de la implementación del Proyecto, la creación de plazas de trabajo directas e indirectas que genera el proyecto y el capital humano que se formará en el desarrollo del proyecto.



Oficios:

O.1.3.A. Envío de Proyecto Definitivo O.1.3.B. Reporte de Evaluación Financiera O.1.3.C. Reporte de Evaluación de Impacto Ambiental O.1.3.D. Reporte de Evaluación Económico—Social

Evaluación Ex_Ante:

Evaluación Ex_Ante del Proyecto Inmobiliario Evaluación de Impacto Ambiental

Marco Jurídico Aplicable al Estudio de Impacto Ambiental Caracterización del Proyecto Medidas de Control del daño ambiental causado por el Proyecto Gestión de Autorizaciones Ambientales

Evaluación Financiera

Valor Actual Neto (VAN%) Tasa Interna de Retorno (TIR) Período de Recuperación de la Inversión (PRI) Tasa de Rendimiento a Flujos Descontados Análisis de Sensibilidad

Evaluación Económico Social

Aportación al Consumo Global en valor y especie Beneficio Neto Social y Costo Beneficio Redistribución del Ingreso: Regional, Salarial, Efecto Multiplicador de la Inversión Empleo y Formación del Capital Humano Beneficios Indirectos




1 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Envía Proyecto Definitivo a:

Coordinador Técnico para la Evaluación de Impacto Ambiental

Coordinación de Administración para la revisión de la Evaluación Financiera

Dirección de Productos Inmobiliarios para la Evaluación Económico—Social.

O.1.3.A.

Estudio de Impacto Ambiental

2 Coordinador Técnico Recibe Proyecto Definitivo e instruye al Director de Operación y Proyectos para que realice la Evaluación de Impacto Ambiental del Proyecto Inmobiliario

3 Director de Desarrollo Urbano y Departamento. Desarrollo Urbano

Recibe Proyecto Definitivo y analiza:

Ley Federal de Equilibrio Ecológico y Protección al Medio Ambiente.

Ley de Equilibrio Ecológico y Protección al Medio Ambiente del Estado de Quintana Roo

Programa Estatal de Desarrollo Urbano.

Programa Estatal de Vivienda

Plan Rector del Desarrollo Urbano Municipal

De acuerdo al contenido del Estudio Técnico del Proyecto Definitivo y al marco normativo, determina el tipo de Estudio Ambiental a realizar:

Impacto Ambiental General

Impacto Ambiental con posibilidad de Riesgo

Impacto Ambiental con posibilidad de Catástrofe




Evaluación Financiera

4 Director de Desarrollo Urbano y Departamento. Desarrollo Urbano

Elabora Estudio de Impacto Ambiental:

Marco Jurídico Aplicable al Estudio de Impacto Ambiental

Caracterización del Proyecto

Medidas de Control del daño ambiental causado por el Proyecto

Tramita ante autoridades Ambientales la autorización para la realización del Proyecto y envía al Coordinador Técnico

5 Coordinador Técnico Integra el Reporte del Estudio de Impacto Ambiental y las Autorizaciones Ambientales y las envía al Coordinador de Desarrollo y Comercialización.

O.1.3.B.

6 Coordinador de Administración Recibe Proyecto Definitivo e instruye al Director de Finanzas y Contabilidad para que realice la verificación de la Evaluación Financiera del Proyecto Inmobiliario

7 Director de Finanzas y Contabilidad. Departamento de Finanzas

Recibe Proyecto Definitivo y verifica los escenarios del comportamiento financiero del Proyecto:

Ingresos

Egresos

Flujo de Efectivo

Fuentes y Aplicación de los Recursos Financieros

8 Director de Finanzas y Contabilidad: Verifica cálculos de los indicadores Financieros

Valor Actual Neto (VAN%)

Tasa Interna de Retorno (TIR)

Período de Recuperación de la Inversión (PRI)




9 Director de Finanzas y Contabilidad: Verifica Análisis de Sensibilidad modificando las variables fundamentales: inflación, tasa de interés, tasas de descuento, entre otros y entrega al Coordinador de Administración

10 Coordinador de Administración Integra los resultados de la Evaluación Financiera y envía reporte al Coordinador de Desarrollo y Comercialización. O.1.3.C.

Evaluación Económico—Social

12 Director de Productos Inmobiliarios: Departamento. Proyectos Estratégicos

Realiza cálculos de los Indicadores Económico—Sociales

Aportación al Consumo Global en valor presente y en especie

Beneficio Neto Social y Costo Beneficio

Redistribución del Ingreso: Regional, Salarial, Efecto Multiplicador de la Inversión

Empleo y Formación del Capital Humano

Beneficios Indirectos

Integra Reporte y entrega al Coordinador de Desarrollo y Comercialización.

O..1.3.D

13

Coordinador de Desarrollo y Comercialización Recibe Reportes del Estudio de Impacto Ambiental, de los Indicadores Financieros y los Indicadores Económico—Sociales e integra la Evaluación Ex_Ante del Proyecto Inmobiliario




COORDINADOR DE

DESARROLLO Y COMERCIALIZACIÓN

COORDINADOR

TÉCNICO

DIRECTOR DE DESARROLLO

URBANO

DEPARTAMENTO. DESARROLLO

URBANO

DIRECTOR DE PRODUCTOS

INMOBILIARIOS


DIRECCCIÓN DE FINANZAS Y

CONTABILIDAD

INICIO

Envía proyecto definitivo

A

Recibe proyecto definitivo e instruye.

Recibe proyecto definitivo y

analiza

Elabora Estudio de Impacto Ambiental

Verifica los escenarios del

comportamiento financiero del

proyecto

Verifica los cálculos de los

indicadores financieros

Tramites antes las autoridades

ambiéntales autorización para

el proyecto

Integra Reporte del Estudio de

Impacto Ambiental

Recibe proyecto definitivo analiza para revisión de la Evaluación Financiera



COORDINADOR DE


COORDINADOR

TÉCNICO

DIRECTOR DE DESARROLLO

URBANO

DEPARTAMENTO. DESARROLLO URBANO


INMOBILIARIOS


DIRECCCIÓN DE FINANZAS Y

CONTABILIDAD

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

O.1.3.C

Fin

Verifica los análisis de sensibilidad

A

Integra los resultados de la

Evaluación Financiera y

envía Reporte

Recibe Proyecto Definitivo y verifica los escenarios

Realiza cálculos de los

Indicadores Económico—

Sociales

Recibe Reportes del Estudio de

Impacto Ambiental

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DE PROYECTOS INMOBILIARIOS E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE COMERCIALIZACIÓN


Aprobación de Proyectos Inmobiliarios e Integración del Programa Anual de Comercialización 2.1.1.4 Julio 2009

Objetivo:

Garantizar el desarrollo competitivo de la comercialización de los predios y el flujo de Ingresos del IPAE con tasas racionales de ganancias, a través de la aprobación de los Proyectos Inmobiliarios y la integración del Programa Anual de Comercialización.

Políticas: • El Consejo Directivo deberá aprobar anualmente el Programa de Comercialización que le presente el Director General; si en el transcurso del

año, se pretende integrar un nuevo Producto Inmobiliario, éste deberá ser aprobado por el Consejo. • El IPAE deberá procurar que no se realicen ofertas ni enajenaciones de predios que no estén considerados en el Programa de

Comercialización, salvo que se trate de productos inmobiliarios que no se hubieren comercializado en su momento.

• Las Coordinaciones Técnica y de Desarrollo y Comercialización deberán ser las responsables directas de la formulación y ejecución, en el ámbito de sus competencias, del Programa de Comercialización.

• El Programa de Comercialización se deberá integrar por los Productos Inmobiliarios, cuya evaluación Ex_Ante da resultados positivos en el Estudio de Impacto Ambiental, en la Evaluación Financiera y en la Evaluación Económico—Social.

Normas:

Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo. Artículos 8 F. VII, 57



Reglamento Interior del IPAE: Artículo 23-F II


Definiciones:

Programa Anual de Comercialización: Éste es el instrumento programático más importante del IPAE que integra los proyectos de Productos Inmobiliarios a ser comercializados en el transcurso del año, de acuerdo a la calendarización establecida en el programa.

Producto Inmobiliario: Oferta comercial de predios con valor agregado, adecuados a su vocación comercial, que el IPAE suministra al mercado inmobiliario de la Entidad.



Oficios:

O.1.4.A. Envío al Director General Cartera de Proyectos

O.1.4.B. Entrega al Director General del Programa Anual de Comercialización

O.1.4.C. Minuta de Reunión del Consejo Directivo en la que se aprueba el Programa Anual de Comercialización

O.1.4.D. Envío Programa Anual de Comercialización Aprobado por el Consejo Directivo Formatos:

No Aplica




1 Director general Envía proyecto inmobiliario aprobado.

2 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Recibe proyecto instruye la integración de programa de comercialización.

3 Director de productos inmobiliarios Elabora el programa anual de comercialización.

4 Envía al Coordinación de desarrollo y comercialización.

5 Coordinador de Desarrollo y Comercialización. Recibe programa anual de comercialización.

6

Analiza el contenido.

No está bien integrado.

Si está bien integrado se envía al Director general.

7 Director general

Recibe el PAC.

No aprueba el PAC

Si aprueba el PAC.

8 Consejo directivo Aprueba el PAC.

9 Coordinador de Desarrollo y Comercialización. Distribuye coordinación: técnica patrimonio y administración.


Coordinación de Desarrollo y Comercialización Código Revisión Fecha Aprobación de Proyectos Inmobiliarios e Integración del

Programa Anual de Comercialización 2.1.1.4 Julio 2009

DIRECTOR GENERAL COORDINADOR DE DESARROLLO Y COMERCIALIZACIÓN

DIRECCION DE PRODUCTOS INMOBILIARIOS CONSEJO DIRECTIVO

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

INICIO

Envía proyecto inmobiliario aprobado.

Recibe proyecto instruye la integración

de programa de comercialización

A

No

¿Aprueban el PAC?

Si

Si

No ¿Está bien integrado?

FIN

Elabora el programa anual de

comercialización.

Envía al coordinador Recibe programa anual

de comercialización.

Analiza el contenido.

A

A

Envía al coordinador

Recibe el PAC

B

B

Aprueba el PAC Distribuye coordinación:

técnica patrimonio y administrativa

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS DE MERCADOTECNIA Y FIJACIÓN DE ESTRATEGIAS DE PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD NACIONAL E INTERNACIONAL


Análisis de Mercadotecnia y Fijación de Estrategias de Promoción y Publicidad Nacional e Internacional 2.3.1.1. Julio 2009

Objetivo:

Facilitar la comercialización de los Productos Inmobiliarios a través del análisis y selección de estrategias promocionales y de publicidad en el ámbito nacional e internacional.

Políticas:

• La Coordinación de Desarrollo y Comercialización deberá ser la unidad encargada de llevar a cabo las campañas de promoción y publicidad de los Productos Inmobiliarios a ser comercializados.

• Las campañas de promoción y publicidad deberán sustentarse en análisis de mercadotecnia para diseñar y seleccionar los instrumentos mas adecuados para promover los productos inmobiliarios que ofrece el IPAE.

Normas:

Reglamento de la Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 46.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 23-FIV y V Manuales Administrativos del IPAE

Definiciones:

Promoción: Acción conducente a dar a conocer y difundir los productos inmobiliarios, procurando se realice su comercialización.

Publicidad: Conjunto de medios que se utilizan para difundir o divulgar las características de los Productos Inmobiliarios ofrecidos por el IPAE con la finalidad de realizar su comercialización entre los consumidores potenciales.

Medio Masivo de Comunicación: Instrumento o mecanismo a través del cual se realiza la comunicación comercial con el fin de lograr las metas de ventas de productos y servicios establecidas por las empresas y organizaciones.



Oficio: O.1.1.A. Presentación del Programa Anual de Promoción

Formatos:

F: 1.1.1 Matriz de Interrelación:

Columnas: Tipo de Cliente

Filas: Producto Inmobiliario

Intersección: Instrumento de Promoción

Opción A: Costo

Opción B: Costo

Opción C: Costo




1 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Instruye al Director de Comercialización y Publicidad establezca las estrategias de promoción y publicidad adecuadas a la vocación comercial de cada Producto Inmobiliario que integran el Programa Anual de Comercialización.

2 Director de Comercialización y Publicidad Analiza las características de cada Producto Inmobiliario: ubicación, extensión, valor y vocación comercial para determinar el tipo de cliente potencial.

3 Director de Comercialización y Publicidad Instruye al Jefe de Departamento de Comercialización y Logística estudie las mejores estrategias de Promoción de cada Producto

4 Departamento de Comercialización y Logística Analiza los medios masivos de comunicación y su relación con los clientes potenciales y determina la relación entre tipo de cliente y tipo de Producto Inmobiliario

5 Departamento de Comercialización y Logística Analiza la efectividad y penetración de los diferentes instrumentos de promoción nacional e internacional:

Mensajes en postes y espectaculares

6 Departamento de Comercialización y Logística Establece estrategias de promoción interrelacionando en la matriz de análisis las variables:

Tipo de Producto Inmobiliario

Tipo de Cliente Potencial

Medio de Promoción más efectiva en relación a Producto Inmobiliario cliente Potencial F.1.1.1.




7 Departamento de Comercialización y Logística Diseña los mensajes promocionales por cada tipo de Producto Inmobiliario de acuerdo a la estrategia establecida

8 Departamento de Comercialización y Logística Integra el Programa de Promoción y presenta al Director de Comercialización y Publicidad

9 Director de Comercialización y Publicidad Analiza el Programa de Promoción y Publicidad, si es el caso hace observaciones, y presenta al Coordinador de Desarrollo y Comercialización

10 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Recibe Programa de Promoción y Publicidad, lo analiza y consulta con el Coordinador de Administración la existencia de disponibilidades presupuestales para el proyecto:

Analiza Opciones:

Si obtiene financiamiento presenta al Director General para su aprobación. O.1.1.A.

Si no hay disponibilidad presupuestal, instruye al Director de Comercialización y Publicidad ajuste los eventos promocionales a la disponibilidad presupuestal determinada por la Coordinación de Administración.

11 Coordinado de Administración Conforme al Presupuesto autorizado, determine si existe disponibilidad.

12

13

Director General Aprueba Programa Anual de Promoción y Publicidad y entrega al Coordinador de Desarrollo y Comercialización


Coordinación de Desarrollo Y Comercialización Código Revisión Fecha


COORDINADOR DE DESARROLLO Y COMERCIALIZACIÓN

DIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN Y PUBLICIDAD

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN Y LOGISTICA DIRECTOR GENERAL

F.1.1.1

Inicio

Instruye para establecer estrategias de promoción y publicidad

Analiza las características de cada producto inmobiliario para determinar el tipo de cliente

Instruye al jefe de Depto. estudie las mejores estrategias de Promoción

Analiza los medios masivos de comunicación

Analiza la efectividad y penetración de los instrumentos de promoción nacional e internacional

A

Establece estrategias de promoción



COORDINADOR DE DESARROLLO Y

COMERCIALIZACIÓN


DIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN Y

PUBLICIDAD

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN Y

LOGISTICA DIRECTOR GENERAL

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

A

Diseña los mensajes promocionales por cada tipo de Producto Inmobiliario

Integra el Programa de Promoción

Analiza el Programa de Promoción y Publicidad,

Recibe Programa de Promoción y Publicidad y consulta con el Coor. de Admón

Existe disponibilidad presupuestal

No

Instruye al Director de Comercialización y

Publicidad para que ajuste los eventos

A

A

Aprueba Programa Anual de Promoción y

Publicidad Si

FIN

Conforme al Presupuesto autorizado, determine si

existe disponibilidad.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CAMPAÑAS DE PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD NACIONALES E INTERNACIONALES


Campañas de Promoción y Publicidad Nacionales e Internacionales 2.3.1.2. Julio 2009

Objetivo:

Facilitar la comercialización de los Productos Inmobiliarios a través del desarrollo de las campañas de promoción y publicidad de los productos inmobiliarios

Políticas:

• La promoción y publicidad relacionada con los Productos Inmobiliarios a comercializar se deberá realizar aplicando las políticas y lineamientos establecidos en la materia por la Secretaría de Hacienda y la de Contraloría.

• Se deberán promocionar los Productos Inmobiliarios en los medios masivos de comunicación que ofrezcan certidumbre respecto a la difusión de los mensajes publicitarios a costos competitivos.

Normas:

Reglamento de la Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 46

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 23-F XII.


Definiciones:

Mensajes descriptivos: Información que codifica y expone las características de un producto inmobiliario.

Costos Competitivos: Costos medios o menores a los precios del mercado de promoción y publicidad

Difusión: Acción de divulgar, publicar, poner al alcance del público mensajes descriptivos relacionados con los productos inmobiliarios.



Oficios:

O.1.2.A. Solicitud de Pago Formatos:

F.1.2.1. Cotización

Guía de Llenado del Formato Cotización:

1) IPAE 2) Coordinación de Desarrollo y Comercialización 3) Dirección de Comercialización y Publicidad Inscribir los siguientes datos en el formato: 4) Empresa 5) Descripción del Servicio 6) Tiempo de Realización

a) Tiempo Inicio b) Tiempo de Terminación

7) Costo Total 8) IVA 9) Costo Total




1 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Solicita la campaña de promoción y publicidad por productos inmobiliarios.

2 Director de comercialización y publicidad. Recibe la instrucción y coordina con el depto. Para su instrumentación

3 Departamento de Comercialización y Logística. Realiza el diseño de materiales publicitarios a utilizar.

4 Departamento de comercialización y logística. Realiza cotizaciones

5 Director de Comercialización y Publicidad. Selecciona al proveedor

6 Departamento de Comercialización y Logística. Elabora la requisición con las características del material.

7 Proveedor. Recibe requisición

8 Proveedor. Entrega el pedido

9

Departamento de comercialización y logística.

Recibe y verifica que los materiales cumplan con los términos de referencia.

No cumple

Si cumple

10 Departamento de comercialización y logística. Recepción de los materiales.

11 Director de comercialización y publicidad. Dirige la ejecución de las campañas publicitarias.






DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION Y LOGÍSTICA PROVEEDOR

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Solicita instrumentar la campaña de promoción y publicidad por productos inmobiliarios

Inicio

Recibe la instrucción y coordinación con el depto. Paran su instrumentación.

Realiza cotizaciones

Elabora la requisición con las características del material

Recibe y verifica que los materiales cumplan con los

términos de referencia

Realiza el diseño de materiales publicitarios a utilizar

Selecciona el proveedor Entrega mi pedido

Recibe requisición

Cumple

Recepciona los materiales Dirige la ejecución de las campañas públicas

Fin

A

A

Si

No

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓN EN FERIAS INMOBILIARIAS NACIONALES E INTERNACIONALES


Participación en Ferias Inmobiliarias Nacionales e Internacionales 2.3.1.3 Julio 2009

Objetivo:

Facilitar la comercialización de los Productos Inmobiliarios a través de la participación en Ferias Inmobiliarias Nacionales e Internacionales

Políticas:

• La participación en Ferias Inmobiliarias nacionales e internacionales (Real State Fairs) se realizará de acuerdo a los requerimientos del Programa Anual de Comercialización.

• La participación en Ferias Inmobiliarias se utilizarán como un instrumento de promoción y publicidad y detección de clientes potenciales de los Productos Inmobiliarios ofertados por el IPAE.

Normas:

Reglamento de la Ley Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 46

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 23-F. XII, XIII, XIV


Definiciones:

Feria Inmobiliaria: Mercado especial y extraordinario en el que se exponen las ofertas de diferentes proveedores de bienes inmuebles y se realizan contactos y/o compromisos de compra—venta de dichos bienes.

Detección de Clientes Potenciales: Acción a través de la cual se establece una relación con los compradores de bienes inmuebles interesados en adquirir algún Producto Inmobiliario que oferta el IPAE.

Coordinación de Desarrollo y Comercialización Código Revisión Fecha Participación en Ferias Inmobiliarias Nacionales e

Internacionales 2.3.1.3 Julio 2009

Oficios:

O.1.3.A. Gestión de recursos para montar stands en ferias inmobiliarias

Formatos:

F.1.3.1. Ficha Técnica de Ferias Inmobiliarias

F.1.3.2. Ficha Técnica de Clientes Potenciales:

Guía de Llenado del Formato Ficha técnica de Ferias Inmobiliarias: Escribir en el formato los siguientes datos

Institución Inmobiliaria que organiza la feria Dirección, teléfono, correo electrónico Tipo de Feria Cobertura Fecha y duración de la feria Participantes

Guía de Llenado del Formato Ficha Técnica de Clientes Potenciales: Registrar los datos del cliente potencial en el formato:

Empresa Giro de la empresa Nombre del Representante Puesto Dirección, teléfono, correo electrónico Tipo de interés manifestado por el contacto Calificación del cliente potencial Observaciones




1 Director de Comercialización y Publicidad Establece relaciones con las organizaciones nacionales e internacionales inmobiliarias e instruye al Departamento de Logística la creación de un Directorio de Organizaciones y Ferias Inmobiliarias

2 Departamento de Comercialización y Logística Investiga en las diferentes organizaciones inmobiliarias nacionales e internacionales la realización de ferias inmobiliarias y realiza Fichas Técnicas. F.1.3.1.

3 Departamento de Comercialización y Logística Selecciona las ferias con mayor perspectiva de captación de clientes potenciales y propone al Director las ferias en las que podría participar el IPAE.

4 Director de Comercialización y Publicidad Recibe Propuesta de Participación en Ferias Inmobiliarias, las analiza y consulta con el Coordinador de Desarrollo y Comercialización.

5 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Aprueba Propuesta, presenta al Director General e instruye a la Dirección, gestione la disposición presupuestaria para la participación en las Ferias Inmobiliarias y devuelve la propuesta aprobada.

6 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Entrega al Director de Comercialización y Publicidad la Propuesta Aprobada

7 Director de Comercialización y Publicidad Gestiona ante la Dirección de Finanzas y Contabilidad los recursos presupuestales para participar en una feria específica e instruye al Jefe de Departamento de Logística la preparación de la instalación de la feria. O.1.3.A.

8 Departamento de Comercialización y Logística Lleva a cabo la preparación respectiva, haciendo uso de los recursos presupuestales disponibles

Coordinación de Desarrollo y Comercialización




9 Departamento de Comercialización y Logística Monta Stand en la feria específica, determinada por la propuesta. En el caso de ferias internacionales, se opera en coordinación con los representantes en el extranjero.

10 Departamento de Comercialización y Logística Realiza las actividades promociónales en la feria, se contacta con clientes potenciales y registra información en ficha técnica de clientes potenciales. F.1.3.2.

11

12

Departamento de Comercialización y Logística Terminada la feria, elabora fichas técnicas de clientes potenciales para seguimiento y promoción directa con los clientes





PUBLICIDAD DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION Y

LOGÍSTICA COORDINADOR DE DESARROLLO Y

COMERCIALIZACIÓN

Recibe Propuesta de Participación en Ferias

Inmobiliarias, las analiza y consulta con el Director

General

Inicio

F.1.3.1

Investiga en las diferentes organizaciones inmobiliarias nacionales e internacionales para la realización de ferias inmobiliarias y realiza fichas

técnicas

Selecciona las ferias con mayor perspectiva de captación de

clientes

Establece relaciones con las organizaciones

nacionales e internacionales e instruye al Departamento

de Logística

A

Aprueba Propuesta e instruye a la Dirección, gestione la disposición presupuestaria


Internacionales 2.3.1.3 1 Julio 2009


DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION Y LOGÍSTICA


Monta Stand en la feria específica. En el caso de ferias internacionales en coordinación con los representantes de México en el extranjero

Entrega al Director de Comercialización y Publicidad la Propuesta Aprobada e instruye al Director gestionar recursos

Lleva a cabo la preparación respectiva, haciendo uso de los recursos presupuestales disponibles

Gestiona ante la Dirección de Finanzas y Contabilidad los recursos presupuestales para participar en una feria

B

A




DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION Y LOGÍSTICA


ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

F.1.3.2

Realiza las actividades promociónales en la feria, se contacta con clientes potenciales y registra información en Ficha Técnica de clientes potenciales

Terminada la feria, elabora fichas técnicas de clientes potenciales para seguimiento y promoción directa con los clientes

B

FIN

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SELECCIÓN DE

PROSPECTOS DE VENTA DE PRODUCTOS INMOBILIARIOS


Análisis y Selección de Prospectos de Venta de Productos inmobiliarios 2.3.2.1 Julio 2009

Objetivo:

Realizar la comercialización de los Productos Inmobiliarios a través del análisis y selección de los clientes que representen el mejor prospecto de venta

Políticas: • El Análisis y selección de los prospectos de venta tomará como punto de referencia la seriedad y solvencia de los clientes potenciales

registrados en las fichas técnicas. • La información sobre los prospectos de venta deberá ser verificada para tomar la decisión sobre el mejor prospecto. • La Coordinación de Desarrollo y Comercialización será la responsable de la selección de los prospectos de venta más ventajosos para el

Instituto.

Normas: Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 27. Reglamento de la Ley Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 46. Ley de Hacienda del Estado de Quintana Roo. Artículo 110. Reglamento Interior del IPAE. Artículo 23-F. XIV Manual Administrativo del IPAE

Definiciones:

Prospecto de Venta: Análisis de las propuestas de compra de los diferentes clientes potenciales interesados en la compra de un Producto Inmobiliario.

Solvencia: Capacidad de cumplir con los compromisos comerciales contraídos, por contar con respaldos financieros suficientes.

Coordinación de Desarrollo y Comercialización Código Revisión Fecha Análisis y Selección de Prospecto de Venta de Productos

inmobiliarios 2.3.2.1 Julio 2009

Oficios:

O.3.1.A. Entrega del Análisis y Selección del Mejor Prospecto de Venta

Formatos:

F.1.3.1. Ficha Técnica de Prospecto de Venta:

F.1.3.2. Reporte Selección de Mejor Prospecto

Guía de Llenado del Formato Ficha Técnica de Prospecto de Venta: Registrar los datos del cliente potencial en el formato:

Empresa Acta Constitutiva de la Empresa Giro de la empresa y Cobertura nacional o Internacional Nombre del Representante Legal Dirección, teléfono, correo electrónico Propuesta de Compra presentada por el Representante Legal Estados Financieros Auditados más recientes Observaciones

En caso de que la empresa sea extranjera se requiere que la documentación sea notariada

Guía de Llenado del Formato Reporte de Selección de Mejor Prospecto de Venta: Registrar los datos del análisis comparativo en el formato:

Análisis Comparativo de Indicadores:

Índice de Solvencia: (Total Pasivos / Total Activos)x 100 Índice de Apalancamiento: (Costos Financieros / Ingresos) x 100 Índice de Eficiencia Técnica: (Ingresos / Egresos) x 100 Índice de Rentabilidad: (Utilidades Netas / Egresos + Inversión) x 100

Selección del Mejor Prospecto de Venta: Se calcula la media de los cuatro indicadores

La media más alta representa el mejor prospecto de venta

Coordinación de Desarrollo y Comercialización

Código Revisión Fecha Análisis y Selección de Prospecto de Venta de Productos



1 Director general Integra la relación de clientes potenciales, que han manifestado su interés en

adquirir un Producto Inmobiliario e instruye al Coordinador de Desarrollo y

Comercialización que analice la situación de cada uno de ellos y determine cuál es

el mejor prospecto de venta para el IPAE.

2 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Analiza comparativamente la situación de cada cliente potencial registrando sus

datos en la ficha técnica respectiva

3 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Verifica con la información a su alcance la veracidad de la información recolectada

de los clientes potenciales

4 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Realiza el análisis comparativo de los indicadores de solvencia y confiabilidad de

los diferentes clientes potenciales.

5 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Elabora Análisis del prospecto de venta por Producto Inmobiliario y entrega al

director de Comercialización y Publicidad F.1.3.2.

6 Director general Recibe reporte, aprueba, si es el caso hace observaciones, y presenta al

Coordinador de Desarrollo y Comercialización.

7 Departamento de comercialización y logística Recibe reporte, aprueba, si es el caso hace observaciones, y presenta al Director

General. O.1.3.A

8 Director de comercialización y publicidad Aprueba Prospecto de Venta y regresa Reporte al Coordinador de Desarrollo y

Comercialización






PUBLICIDAD

DEPARAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN Y

LOGISTICA

Verifica con la información a su alcance la veracidad de la información recolectada de los clientes potenciales

Inicio

Analiza comparativamente la situación de cada cliente potencial registrando sus datos en la Ficha Técnica respectiva

Integra la relación de clientes potenciales, que han manifestado su interés en adquirir un Producto Inmobiliario

A





PUBLICIDAD

DEPARAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN Y

LOGISTICA

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Recibe reporte, aprueba, si es el caso hace observaciones, y presenta al Coordinador de Desarrollo y Comercialización

Realiza el análisis comparativo de los indicadores de solvencia y confiabilidad de los diferentes clientes potenciales

F.1.3.2

Elabora análisis del prospecto de venta por Producto Inmobiliario y entrega al Director de Comercialización y Publicidad

Recibe reporte, aprueba, si es el caso hace observaciones, y presenta al Director General

A

Aprueba Prospecto de Venta y regresa Reporte al Coordinador de Desarrollo y Comercialización

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE VENTA DE PRODUCTOS INMOBILIARIOS


Venta de Productos Inmobiliarios 2.3.2.2 Julio 2009

Objetivo:

Realizar la comercialización de los Productos Inmobiliarios a través de la elaboración de Contrato de Compra—Venta del Producto Inmobiliario y su formalización

Políticas:

• La formalización de la venta de un producto inmobiliario será llevada a cabo por el Director General

• La Coordinación de Desarrollo y Comercialización elaborará los contratos de compra—venta de productos inmobiliarios y la Coordinación Jurídica verificará su apego a la normatividad vigente.

Normas:

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículo 27.

Ley de Hacienda del Estado de Quintana Roo. Artículos: 52, 108 y 110.

Reglamento de la Ley Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos: 46 y 54 a 61


Programa Estatal de Desarrollo 2005-2011.


Definiciones:

Compra Venta: Acción por medio de la cual un cliente adquiere un producto inmobiliario comercializado por el Instituto, esta acción se formaliza a través de la firma de un contrato.

Contrato: Convenio entre partes que se obligan sobre una materia determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas.



Oficios:

O.3.2.A. Envío de borrador de Contrato O.3.2.B. Turna Contrato Validado O.3.2.C. Entrega de Contrato para su formalización O.3.2.D. Envío de Contrato formalizado a la Coordinación de Patrimonio Estatal O.3.2.E. Envío de Contrato formalizado a la Coordinación de Administración

Formatos:

F.3.2.1. Contrato de Compra Venta de Producto Inmobiliario:

Guía de Llenado del Formato Contrato de Venta de Producto Inmobiliario. Asentar en el formato los datos siguientes:

Información de Identificación de Vendedor--Comprador Antecedentes Clave del Contrato Objeto del Contrato Especificaciones Jurídicas Especificaciones Técnicas Derechos y Obligaciones del Vendedor Derechos y Obligaciones del Comprador Plan de Amortización de la Deuda Solución de Inconformidades




1 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Solicita e instruye al Director de Comercialización y Publicidad, se diseñe el Contrato de Compra-Venta del Producto Inmobiliario.

2 Director de comercialización y publicidad Conviene con el comprador las condiciones de venta, plan de pago, plazos de desarrollo, arbitro jurídico y demás aspectos del contenido del documento.

3 Director de Comercialización y Publicidad Envía y proporciona al Departamento de Soporte legal Inmobiliario, las condiciones y criterios de enajenación para la elaboración del Contrato de Compra-Venta.

4 Departamento de Soporte Legal Inmobiliario Analiza los criterios y condiciones de enajenación y diseña el Contrato de Compra-Venta.

5 Director de comercialización y publicidad. Recibe y analiza el borrador del Contrato, hace modificaciones en su caso, lo prueba, y envía el Contrato a la Coordinación Jurídica para su validación.

6 Coordinador Jurídico Recibe y revisa el Contrato, hace modificaciones en su caso, lo aprueba o valida y devuelve el Contrato a la Dirección de Comercialización y Publicidad.

7 Director de comercialización y publicidad. Recibe el Contrato aprobado y validado.

8 Turna el Contrato a la Coordinación de Desarrollo y Comercialización.

9 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Presenta y somete el contrato a la consideración de la Dirección.

10 Director general Formaliza el Contrato conjuntamente con el comprador.

11 Envía y entrega el Contrato a la Coordinación de Desarrollo y Comercialización.

12 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Recibe Contrato y envía debidamente formalizado a las Coordinaciones del Patrimonio Estatal, de Administración, Técnica y jurídica.

13

Termina Procedimiento



COORDINACION DE DESARROLLO Y

COMERCIALIZACION

DIRECCION DE COMERCIALIZACION Y

PUBLICIDAD

DEPARTAMENTO DE

SOPORTE LEGAL


DIRECCION GENERAL

INICIO

Solicita e instruye se diseñe el Contrato de Compra-

Venta del Producto Inmobiliario.

Conviene con el comprando las condiciones de venta, plan de pagos, y arbitro

jurídico.

Envía y proporciona las condiciones y criterios para la

elaboración del Contrato

Está bien

A

Si

Analiza los criterios y condiciones de enajenación

y diseña el Contrato de Compra-Venta.

Recibe y analiza el borrador del contrato.

Envía a la coordinación jurídica

A

ANo

Recibe y revisa el Contrato, hace modificaciones en su caso, lo aprueba o valida y

devuelve




COMERCIALIZACION

DIRECCION DE COMERCIALIZACION Y

PUBLICIDAD

DEPARTAMENTO DE

SOPORTE LEGAL


DIRECCION GENERAL

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

A

FIN

Recibe contrato aprobado Y validado.

Formaliza el Contrato conjuntamente con el comprador.

Turna el Contrato a la Coordinación de Desarrollo

y Comercialización.

Presenta y somete el contrato a la consideración

de la Dirección

Envía y entrega el Contrato a la

Coordinación de Desarrollo y

Comercialización.

Recibe Contrato y envía debidamente formalizado a las Coordinaciones del Patrimonio Estatal, de Administración, Técnica y Jurídico .

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA SITUACIÓN DE CADA PRODUCTO INMOBILIARIO

483


Control de Gestión de la Situación de cada Producto Inmobiliario 2.5.1.1 Julio 2009

Objetivo.-

Apoyar al Proceso de Comercialización a través del registro electrónico de la situación específica en que se encuentra cada Producto Inmobiliario.

Políticas.-

• Los sistemas automatizados de Registro y de Control de Gestión se diseñarán y operarán con una coordinación integrada

• Las unidades administrativas que participan en el Programa de Comercialización deberán registrar oportunamente la situación que guarda cada Producto Inmobiliario.

• El sistema de Control de Gestión emitirá un reporte mensual de la situación en que se encuentra cada Producto Inmobiliario

Normatividad.-



Definición.-

Control de Gestión: Seguimiento y registro automatizado de la situación en que se encuentra un Producto Inmobiliario en un momento dado



Oficio:

No aplica

Formatos: 1.1.1. Reporte de Situación de los Productos Inmobiliarios:

A. Información del Producto Inmobiliario: 1.- Denominación del Predio 2.- Ubicación 3.-Extensión 4.-Dimensiones 5.-Características Catastrales: Propiedad, Valor Catastral, 6.-Situación en que se encuentra el Producto Inmobiliario:

Guía Técnica de Llenado del Reporte del Producto Inmobiliario a. Registrar la denominación del Predio, si no cuenta con ella, identificar con su ubicación b. Inscribir Municipio, Localidad, Plano del predio y de su contexto geográfico c. Anotar las dimensiones del Predio: Hectáreas o Metros Cuadrados d. Registrar las dimensiones perimétricas y colindancias del Polígono e. Asentar la clave y el valor catastral f. Describir la situación en que se encuentra el predio en cuestión de acuerdo a:

i. Identificación de Objetivo y Vocación Comercial ii. Estudio de Prefactibilidad o Factibilidad iii. Evaluación Ex_Ante iv. Construcción de Obras v. Promoción y Publicidad vi. Evaluación y Selección del Prospecto de Venta vii. Contrato de Compra—Venta viii. Amortización de Deuda

1. Pagos Oportunos, conforme al contrato 2. Pagos con mora 3. Requerimiento de Pago 4. Modificación al Plan de Pagos 5. Rescisión de Contrato

ix. Situación Especial de un Predio: Cesión de Derechos para Construcción de Vivienda Social Cesión de Derechos por otras consideraciones estipuladas en la Ley respectiva




1

Coordinador de Desarrollo y Comercialización Verifica la actualización en el Registro del Folio del Producto Inmobiliario con:

Dictamen del predio del Producto Inmobiliario a comercializar para anotación preventiva

Programa Anual de Comercialización para acotar el compromiso de los Productos Inmobiliarios que integran dicho programa

Contrato de Compra—Venta del Producto Inmobiliario y Plan de Pagos en el Sistema de Control de Gestión

2 Coordinador Técnico Verifica la actualización en el Registro del Folio del Producto Inmobiliario con:

El estudio de prefactibilidad o factibilidad negativo de un Proyecto Inmobiliario para que sea anulada la anotación preventiva

Subdivisiones realizadas para la desincorporación del Polígono del Producto Inmobiliario respecto al Polígono Original

Características del Producto Inmobiliario con el valor agregado por las obras, y los nuevos registros catastrales y escritura

3 Coordinador de Administración Verifica la actualización en el Registro del Folio del Producto Inmobiliario con:

Actualización de Saldos Insolutos de la Cuenta del Producto Inmobiliario.

Pagos en Mora con intereses respectivos y Requerimientos de Pago.




4 Coordinador Jurídico Verifica la actualización en el Registro del Folio del Producto Inmobiliario con:

Modificaciones al Plan de Pagos negociados entre deudor e Ipae, en situación de pago con mora.

Rescisión de Contrato por incumplimiento.

Cesión de predio a favor de INFOVIR para la vivienda Social.

Alguna otra eventualidad que sufran los predios.

5 Coordinador de Patrimonio Estatal Verifica que los registros del folio y anotaciones marginales estén actualizadas.

6 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Verifica que las diferentes fuentes de actualización de la situación del Producto Inmobiliario se realce oportunamente.

7 Coordinador Desarrollo y Comercialización. Recibe reporte de las diversas fuentes y presenta al Director General.

8 Coordinador Jurídico. Emite reporte de la situación de cada Producto Inmobiliario.




COORDINADOR DE


COORDINADOR TÉCNICO COORDINADOR DE

ADMINISTRACIÓN


COORDINADOR DE PATRIMONIO ESTATAL

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

INICIO

Actualización de: -Dictamen para anotación preventiva - Prog. Anual de Comercialización - Contrato venta.

Actualización de: - Estudio Factibilidad P.I. - Subdivisiones del predio - Valor Agregado al P.I.

Actualización de: - Saldos Insolutos - Pagos en Mora

Verifica que las anotaciones

marginales en el folio estén

actualizadas

Verifica que las diferentes fuentes de actualización de la situación del Producto Inmobiliario se realce oportunamente.

Recibe Reporte de las diversas fuentes y presenta al Director General.

Emite Reporte de la Situación de cada Producto Inmobiliario.

FIN

Verifica que los registros del folio y anotaciones marginales estén actualizados.

COORDINACIÓN JURÍDICA

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ASISTENCIA JURÍDICA

Coordinación Jurídica Código Revisión Fecha

Asistencia Jurídica 3.3.1.1 Julio 2009

Objetivo:

Proporcionar asistencia jurídica a los órganos de Dirección y Consulta y a las unidades administrativas del IPAE, mediante la asesoría jurídica, la

emisión de opiniones y dictámenes, sobre los criterios de interpretación y aplicación de las normas jurídicas y reglamentarias que regulan las

actividades y funcionamientos del IPAE, así como participar en la elaboración y fundamentación de los diversos instrumentos que sean

necesarios para la operatividad del IPAE.

Políticas:

• La Coordinación Jurídica proporcionará la asesoría jurídica que requieran las Unidades Administrativas del IPAE en forma oportuna.

• La asistencia jurídica se solicitará por escrito.

• Las asesorías, opiniones y dictámenes que emita la Coordinación Jurídica, se hará tomando en cuenta la información y el respaldo

documental que remitan las Unidades Administrativas solicitantes.

• La Coordinación Jurídica llevará un registro de las asesorías proporcionadas, sistematizándolas por tipo y fecha de atención.

Normatividad:

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 24-FII, VII, V y XXI


Definiciones:

Normatividad Vigente: Conjunto de disposiciones legales, reglamentarias y administrativas que deberán observarse en la realización de las

atribuciones y facultades conferidas al IPAE y a sus funcionarios.



Formatos:

1.1.1. Documento de asesoría o asistencia jurídica

1.1.2. Bitácora de asistencia jurídica

Oficios:

1.1.A. Solicitud de Asistencia Jurídica

1.1.B. Resultado de Asistencia jurídica al interesado

Instructivos:

Solicitud de asistencia jurídica

1. Nombre del Área Solicitante 2. Planteamiento de Problema 3. Solicitud específica de asesoría 4. Fecha 5. Firma

Documento de asesoría o asistencia jurídica escrito, con formato de dictamen, en el que se exprese:

1. Destinatario: área solicitante 2. Descripción del problema 3. Tipo de asesoría o asistencia jurídica solicitada 4. Opinión emitida o recomendación 5. Departamento que atendió 6. Fecha 7. Firma

Bitácora de asistencia jurídica

Registro que debe contener: 1. Área o Unidad administrativa solicitante 2. Planteamiento del problema 3. Tipo de asesoría o asistencia jurídica realizada 4. Síntesis de contenido 5. Área que atendió 6. Fecha de atención




1 Unidad administrativa Solicitantes Solicita asistencia jurídica según se trate.

2 Coordinador Jurídico Recibe solicitud.

3 Revisa la solicitud y gira instrucciones para su atención.

4 Canaliza a la Unidad Administrativa que atenderá el caso.

5 Director de lo Consultivo Recibe solicitud y revisa las instrucciones giradas.

6 Turna al departamento correspondiente para su atención.

7 Departamento de lo consultivo Recibe el caso.

8 Departamento de Normatividad Revisa y analiza la petición, así como los documentos proporcionados por la solicitante.

9 Proyecta el documento por el que se dará respuesta a la solicitud, de conformidad al marco normativo vigente, así como la información y documentación proporcionada por la Unidas solicitante.

10 Turna proyecto de respuesta a la Dirección para su revisión y en su caso, validación.

11 Director de lo Consultivo Recibe documento y revisa.

12 Turna propuesta de respuesta




13 De haber observaciones al documento, solicita se realicen las adecuaciones pertinentes. En laza con la actividad 8.

14 Coordinador Jurídico Recibe propuesta de respuesta.

15 Analiza si esta se apega a derechos y satisface los requerimientos planteados por la Unidad Administrativa solicitante.

16 De haber observaciones al documento, solicita se realicen las adecuaciones pertinentes. Enlaza con la actividad Núm. 8

17 Emite respuesta definitiva y turna al área solicitante.

18 Unidad Administrativa solicitante Recibe el documento por el que se da respuesta a su petición. Firma de recibo.

19 Coordinador Jurídico Acusa de recibo.

20 Turna documento a la Dirección de lo consultivo para su registro.

21 Director de lo Consultivo Recibe el documento.

22 Registra en bitácora.




UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE.

COORDADOR JURÍDICO

DEPARTAMENTO DE LOS DIRECTOR DE LO CONSULTIVO. CONSULTIVO.

DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD.

Inicio

Recibe solicitud. Solicita asistencia jurídica según se trate.

Revisa la solicitud y gira instrucciones para su

atención.

Recibe solicitud y revisa las instrucciones

giradas.

Canaliza a la Unidad Administrativa que atenderá el caso

Turna al departamento correspondiente para su

atención.

Recibe el caso.

A




COORDADOR JURÍDICO

DEPARTAMENTO DE LOS DIRECTOR DE LO CONSULTIVO. CONSULTIVO. DEPARTAMENTO

DE NORMATIVIDAD.

A

Revisa y analiza la petición, A

Proyecta el documento por el que se dará

respuesta a la solicitud,

Turna proyecto de respuesta a la Dirección para su revisión y en su

caso, validación.

Recibe documento y revisa.

Turna propuesta de respuesta

B




COORDADOR JURÍDICO


DE NORMATIVIDAD.

Si

B

De haber observaciones al documento, solicita se

realicen las adecuaciones

¿Está bien? No Recibe propuesta de

respuesta. A

Analiza si esta se apega a derechos y satisface

los requerimientos planteados

No A¿Está bien?

Si

Recibe el documento por el que se da

respuesta a su petición.

Emite respuesta definitiva y turna al área

solicitante.

C




COORDADOR JURÍDICO


DE NORMATIVIDAD.

C

Acusa de recibo.

Recibe el documento. Turna documento a la Dirección de lo

consultivo para su registro.

Registra en bitácora.

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DICTAMINACIÓN


Dictaminación 3.3.1.2 Julio 2009

Objetivo:

Emitir opiniones y dictámenes de carácter legal o de interpretación de las normas legales y reglamentarias, que regulan la actividad y funcionamiento del IPAE.

Políticas:

• La Coordinación Jurídica será responsable de emitir los criterios que deberán observarse en contratos, convenios, acuerdos y todo tipo de documentos que generen, modifiquen o extingan derechos y obligaciones, así como sobre convocatorias para licitación pública, a petición de las áreas.

• La Coordinación Jurídica vigilará la observancia de la normatividad en la realización de los actos jurídicos en que participe el IPAE.

Normatividad:

Reglamento Interior del IPAE. Artículos: 20-FX, 25-FXII y XVI.


Definiciones:

Acuerdo: Resolución que se toma en los tribunales y órganos oficiales. Refiriéndose a dos o más personas, mostrar conformidad.

Convenio: Ponerse de acuerdo con alguien al respecto de algo, para lograr objetivos comunes.

Contrato: Acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil, dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles.


Dictaminación 3.3.1..2 Julio 2009

Formatos:

1.2.1. Bitácora de Dictaminación

Oficios:

1.2.A Solicitud de dictamen

1.2.B. Envío dictamen u opinión

Instructivos:

Bitácora de dictaminación

Registro de los siguientes datos:

1. Unidad Administrativa solicitante

2. Descripción de documento anexo a dictaminar

3. Registro de Validación u Observaciones

4. Fecha de validación

Coordinación jurídica Código Revisión Fecha



1 Unidades Administrativas Las unidades administrativas solicitan criterios de carácter jurídico aplicables a actos, procedimientos y documentos oficiales, mismos que remiten para revisión y validación.

2 Unidades Administrativas Recibe, analiza y turna a la Dirección correspondiente.

3 Director de lo Contencioso Recibe documento, analiza y emite opinión o dictamen, según sea el caso. Director de Titulación

4 Director de lo Contencioso Envía el proyecto de respuesta para validación o recomendación del Titular de la Coordinación Jurídica. Director de Titulación

5 Coordinador jurídico Analiza, corrige en su caso, aprueba, rubrica el documento si procede y envía al área el dictamen u opinión respectiva, y recaba firma de recibido.

6 Coordinador jurídico Remite a la Dirección para registro en Bitácora el dictamen emitido. F: 4.2.1

Termina Procedimiento 7



DIRECCIÓN DE LO CONTENCIOSO O UNIDADES ADMINISTRATIVAS COORDINADOR JURÍDICO DIRECCIÓN DE TITULACIÓN

Inicio

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Solicitan criterios de carácter jurídico aplicables a actos, procedimientos y documentos oficiales

Recibe analiza y turna a la Dirección que deba conocer el asunto

Envía proyecto de respuesta para validación o recomendación del Titular

Recibe documento, analiza y emite opinión o dictamen, según sea el caso

Analiza, corrige en su caso, aprueba o modifica y rubrica el documento, en su

caso, y envía al área el dictamen u opinión respectiva y recaba acuse recibido.

Remite al Dirección para registro en Bitácora del dictamen emitido

F: 1 2 1

Recibe y registra en Bitácora

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REVERSIÓN DE PREDIOS


Reversión de Predios 3.3.1.3 Julio 2009

Objetivo:

Garantizar el cumplimiento de las condiciones contractuales en las enajenaciones que realice el IPAE, sustanciando el procedimiento de Reversión de Terrenos por incumplimiento.

Políticas:

• Procederá sustanciar el procedimiento de reversión cuando el adquirente que incumpla con lo establecido en el contrato, no haya atendido a las notificaciones y citatorios enviados por la Dirección de Finanzas para informarle de la rescisión del contrato.

• La rescisión del contrato requerirá la previa inspección física del inmueble involucrado, así como el avalúo respectivo de las obras realizadas por el adquirente, en su caso.

Normatividad:

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos 30 y 52.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 24-FX y XII.

Código del Estado de Quintana Roo.


Definiciones:

Reversión: Regresar los derechos de propiedad de un predio al propietario anterior.

Rescisión de Contrato: Terminación de acuerdo de voluntades que creaban derecho y obligaciones civiles

Formatos generados en otros procedimientos:

1. Contrato: Coordinación de Desarrollo y Comercialización

2. Reporte de incumplimiento: Dirección de Finanzas y Contabilidad

3. Avalúo: Coordinación Técnica

4. Finiquito: Dirección de Finanzas Contabilidad


Reversión de Predios 3.3.1..3 Julio 2009


1 Director de Finanzas y Contabilidad Informa del incumplimiento del contrato y de la falta de respuesta a las notificaciones y envía expediente para inicio del procedimiento de reversión.

2 Coordinador Jurídico Recibe expediente, analiza y en su caso, solicita a la Dirección de Finanzas y Contabilidad el cierre de caja o turna para inicio de procedimiento de reversión.

3 Director de Titulación Notifica a beneficiario inicio de procedimiento.

4 Director de Titulación Si se presenta y ofrece pruebas suficientes para suspender el procedimiento. Se acuerda la suspensión del procedimiento.

5 Director de Finanzas y Contabilidad Autoriza recepción de pago.

6 Director de lo Contencioso Si no se presenta a la audiencia o no aporta suficientes pruebas se emite resolución, dando por rescindido el contrato, notificando al interesado y otorgándole el término de Ley.

Director de Titulación

7 Director de lo Contencioso Si el beneficiario no interpone algún recurso de Ley, envía rescisión de contrato a la Delegación e informa a la Dirección de Finanzas y Contabilidad y ordena, en su caso avalúo de edificaciones y mejoras en el predio.

Director de Titulación

8 Director de Finanzas y Contabilidad Recibe informe de rescisión de contrato. En su caso calcula monto de devolución por mejoras o construcciones, y expide cheque por la cantidad que corresponda como finiquito, e informa a la Delegación para notificación.

9 Delegación Municipal Informa a beneficiario sobre el pago y término para cobro.




10 Delegación Municipal Delegación solicita predio y en su caso informa del pago y del término.

11 Delegación Municipal Verifica que beneficiario desaloja el predio y cobra el finiquito. En caso contrario se notifica a Coordinación Jurídica para que inicie recuperación por la vía jurisdiccional.

12 Delegación Municipal Si el beneficiario desaloja, la Delegación notifica a Coordinación Jurídica.

13 Coordinador Jurídico Informa a Coordinación de Patrimonio Estatal y a la de Desarrollo y Comercialización la reversión del predio.




DIRECCIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDAD


DIRECTOR DE TITULACIÓN

DIRECTOR DE LO DELEGACIÓN CONTENCIOSO MUNICIPAL

Inicio

Recibe expediente, analiza y en su caso solicita el cierre de caja o turna para inicio de reversión

Informa del incumplimiento del

contrato y de la falta de respuesta a las

notificaciones y envía expediente

Notifica a beneficiario inicio de

procedimiento.

Autoriza recepción de pago.

Si se presenta y ofrece pruebas suficientes para

suspender el procedimiento.

Si no se presenta a la audiencia o no aporta suficientes pruebas se emite resolución,

Recibe informe de rescisión de contrato

A







A

Informa a beneficiario sobre el pago y

término para cobro.

Delegación solicita predio y en su caso informa del pago y

del término.

Verifica que beneficiario desaloja el predio y cobra el

finiquito.

B







B

Si el beneficiario desaloja, la

Delegación notifica a Coordinación

Jurídica.

Informa a Coordinación de

Patrimonio Estatal y a la de Desarrollo y

Comercialización la reversión del predio.

Fin


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CESIÓN DE DERECHOS A INSTITUCIONES PÚBLICAS


Cesión de Derechos a Instituciones Públicas 3.3.1.4 Julio 2009

Objetivo:

Apoyar los Programas de Desarrollo Estatal a través de la cesión de derechos de predios específicos a Dependencias o Entidades.

Políticas:

• La Coordinación Jurídica gestionará en forma expedita las solicitudes recepcionadas.

• Los predios cedidos deberán darse de baja de inmediato del Registro

Normatividad:

Ley del Patrimonio del Estado. Artículos: 27 a 29. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. 47 a 50. Ley de Asentamientos Humanos del Estado de Quintana Roo. 22. Ley de Equilibrio Ecológico y Protección al Medio Ambiente del Estado de Quintana Roo. 22 y 23. Reglamento Interior del IPAE. Artículos 20-FX, 23-FII y 24-FIX. Manuales Administrativos del IPAE

Definiciones:

Cesión de Derechos: Acuerdo de voluntades por el cual el titular de un derecho, cedentes lo transfiere a otra persona, cesionario, para que ésta lo ejerza a nombre propio.



Formatos: Subdivisiones:

F.1.4.1. Polígono de Predio Original:

F. 1.4.2. Polígono de Predio Subdividido

F.1.4.3. Polígono de Predio Restante

Oficios:

O.1.4.A. Solicitud de cesión de derechos

Instructivo:

Polígono de Predio Original:

Ubicación: Municipio, Localidad, Plano del predio y de su contexto geográfico

Extensión total del Predio: Hectáreas o Metros Cuadrados

Dimensiones y Colindancias

Configuración Geométrica del Predio: Norte, Sur, Oriente, Poniente

Plano del Polígono Original

Características Catastrales: Número de Cuenta, Propiedad, Valor Catastral, Monto del Impuesto Predial

Polígono del Predio Subdividido:





Plano del Polígono Subdividido



Cesión de Derechos a Instituciones Públicas 3.3.1..4 Julio 2009

Polígono del Predio Restante:




Configuración Geométrica del Predio: Norte, Sur, Oriente, Poniente y Plano del Polígono restante

Características Catastrales: No. De Cuenta, Propiedad, Valor Catastral y Monto del Impuesto Predial




1 Infovir, Dependencia y Entidad Solicita sesión de derechos sobre un predio específico.

Recibe la solicitud. 2 Director General

Hay factibilidad 3 Director General, INFOVIR Dependencia Entidad

Si). Envía solicitud a la coordinación técnica

No) recibe oficio de rechazo de solicitud.

Realiza estudios técnicos de subdivisión. 4 Coordinador Técnico

Integra el expediente. 5 Coordinador Técnico

6 Coordinador Técnico Envía al Coordinador Jurídico registro de subdirecciones.

Recibe el expediente. 7 Coordinador Jurídico

8 Coordinador Jurídico Elabora la documentación.

9 Coordinador Jurídico Envía el expediente a la dirección general

10 Director General Recibe expediente aprueba la cesión.

11 Director General Entrega el predio

12 INFOVIR, Dependencia y Entidad Recibe el predio.




INFOVIR DEPENDENCIA Y ENTIDAD DIRECTOR GENERAL COORDINADOR TÉCNICO COORDINADOR JURÍDICO

Inicio


Recibe la solicitud Solicita cesión de derechos sobre un precio específico.

Instruyen para que

inicien procedimiento

Hay factibilidad

Realiza estudios técnicos de subdirección

Envía solicitud a la coordinación técnica

Interna el expediente

Envía a la Coordinador Jurídico con registro de subdirecciones

No

Recibe el expediente

Envía el expedienta a la dirección general

Elabora la documentación

Si

Recibe expediente aprueba la cesión

Entrega el predio, envía expediente a la coordinación de pratimonio para la anotación provisional

Recibe el predio

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROVERSIAS JUDICIALES Y ADMINISTRATIVAS


Controversias Judiciales y Administrativas 3.3.1.5 Julio 2009

Objetivo:

Garantizar que en los juicios en los que el IPAE sea parte, se brinde la debida atención en defensa y beneficio de sus intereses y objetivos.

Políticas:

• La coordinación jurídica representará a través de un apoderado legal al IPAE en los asuntos contenciosos en los que éste sea parte.

• La coordinación jurídica apoyará y asesorará a las Delegaciones Municipales en los asuntos jurídicos en que intervengan.

• La coordinación jurídica en coordinación con las distintas áreas del IPAE, atenderá los asuntos que hayan generado o sean materia de controversia.

• La coordinación jurídica deberá cumplir con los términos y requerimientos que establezcan las autoridades judiciales, según sea el caso.

Normatividad:

Reglamento de la Ley del IPAE. Artículo 24-FIII, IV y XIV. Manuales Administrativos del IPAE

Definiciones:

Controversia Judicial: Conflicto de intereses cuya resolución se dirime ante instituciones judiciales o administrativas, mediante un procedimiento legalmente establecido.

Coordinador Jurídico Código Revisión Fecha


Formatos:

F.1..5.1. Solicitud de representación en procedimiento contencioso

Oficios:

O.1.5.A. Informe al área solicitante sobre conclusión del asunto

Instructivo:

Solicitud

No existe un formato uniforme, la solicitud se expone en un documento, dirigido al Director de Asuntos Jurídicos, en el que se específica:

1. Área que requiere la intervención de la Unidad de Asuntos Jurídicos en asuntos contenciosos

2. Descripción de hechos o demanda notificada

3. Sustento Documental.

Los otros formatos de este procedimiento se generan de acuerdo a las formalidades del asunto jurisdiccional atendiendo a la materia de

que se trate.




1 Unidad administrativa Envía expediente para dar respuesta a controversia

2 Coordinador Jurídico Recibe expediente

No existe controversia se informa al área

Si existe controversia

3 Coordinador Jurídico Envía expediente a la Director de lo Contencioso.

4 Director de lo Contencioso Recibe expediente

5 Director de lo Contencioso Revisa y analiza el asunto

6 Director de lo Contencioso Da trámite al asunto ante autoridad competente.

7 Juzgado/Tribunal o Dependencia Administrativa Recibe la demanda

8 Juzgado/Tribunal o Dependencia Administrativa Emite resolución

9 Juzgado/Tribunal o Dependencia Administrativa Publica en estrados

10 Director de lo Contencioso Conoce la resolución:

Si fue favorable envía resolución al Coordinador Jurídico.

No fue favorable envía impugnación al Juzgado/Tribunal o Dependencia Administrativa.

11 Juzgado/Tribunal o Dependencia Administrativa Recibe impugnación

12 Juzgado/Tribunal o Dependencia Administrativa Se emite sentencia inapelable




13 Juzgado/Tribunal o Dependencia Administrativa Concluye resolución, (paso 13)

14 Director de lo Contencioso Si fue favorable

15 Coordinación Jurídica Envía resolución a la unidad administrativa

16 Unidad Administrativa Recibe resolución

17 Director de lo Contencioso

18 Coordinación Jurídica informa de la conclusión

19 Coordinación Jurídica Recibe informe




UNIDAD ADMINISTRATIVA JUZGADO/TRIBUNAL O COORDINADOR JURÍDICO DIRECTOR DE LO CONTENCIOSO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA

Inicio

Envía expediente para dar respuesta a controversia

Reciben expediente

No Informa al área Existe controversia

Si

Envía expediente a la Director de lo Contencioso

Recibe expediente

Revisa y analiza el asunto

Da trámite al asunto ante autoridad competente.

A

Recibe la demanda



UNIDAD ADMINISTRATIVA JUZGADO O TRIBUNAL O COORDINACION JURÍDICA DIRECTOR DE LO CONTENCIOSO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA

A


Emite sentencia inapelable

Publica en estrados Conoce la resolución

No ¿Fue favorable? Recibe impugnación

Si

Envía resolución Recibe resolución

Recibe informe Informa de conclusión del asunto

Fin

SIMBOLOGÍA

SÍMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO

Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se utiliza para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Inicio o término

Actividad Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el proceso.

Documento Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.

Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.

Archivo

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo.

Conector de página

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.

COORDINACIÓN TÉCNICA

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTOS INMOBILIARIOS

Coordinación Técnica Código Revisión Fecha

Caracterización de Productos Inmobiliarios

2.1.1.1 Julio 2009

Objetivo:

Identificar y caracterizar los productos inmobiliarios que constituyen proyectos potenciales a ser integrados en el Programa Anual de Comercialización.

Políticas:

• Las Coordinaciones Técnica y de Desarrollo y Comercialización deberán ser las responsables directas de la determinación y caracterización de los Productos Inmobiliarios.

• Los Productos Inmobiliarios se deberán determinar de acuerdo a la vocación del predio de ser comercializado.

• Solamente se deberán proyectar predios de la reserva territorial que esté inscritos en el Registro del Patrimonio del Estado.

Norma:

Ley Orgánica de Planeación del Estado de Quintana Roo. Artículos 22 y 27.



Reglamento Interior del IPAE: Artículos: 20-FXIX, 23-FIV y V.

Definiciones:

Producto Inmobiliario: Oferta inmobiliaria del IPAE al mercado de tierras del Estado, con la infraestructura básica que dicha vocación demanda.

Caracterización de Productos Inmobiliarios: Acción de determinar las propiedades y elementos que identifican y describen un Producto Inmobiliario.



Oficios: O.1.1.A. Envío de Expediente O.1.1.B. Envío de Dictamen O.1.1.C. Propuesta de Producto Inmobiliario

Formatos:

F.1.1.1. Expediente

F.1.1.2. Dictamen

Guía de Llenado Formato: Expediente: Registrar los datos de identificación del predio de acuerdo al archivo electrónico del Registro:

Identificación del Predio:

1. Denominación del Predio 2. Ubicación: Municipio, Localidad, Plano del predio y de su contexto geográfico 3. Extensión total del Predio: Hectáreas o Metros Cuadrados 4. Dimensiones y Colindancias 5. Configuración Geométrica del Predio: Norte, Sur, Oriente, Poniente

Plano del Polígono del Predio

Características Catastrales

1. Propiedad 2. Valor Catastral 3. Impuesto Predial

Documentación Legal

1. Registro Público de la Propiedad y el Comercio 2. Escrituras

Observaciones

Guía de Llenado del Formato: Dictamen: Registrar los siguientes rubros en el documento de dictamen:

a. Consideraciones Físicas y Topográficas del Predio b. Consideraciones sobre los Ecosistemas del Predio c. Consideraciones sobre los aspectos legales del Predio d. Dictamen sobre la procedencia del Producto Inmobiliario




1 Director General Determina las regiones y localidades a desarrollar y/o los predios a ser comercializados en el próximo Programa Anual de Comercialización e informa a la Coordinación de Desarrollo y Comercialización y a la Coordinación Técnica.

2 Coordinador Técnico Recibe instrucción y entrega la disponibilidad actualizada a la Coordinación de Desarrollo y Comercialización.

3 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Analiza predios y determinan su vocación.

4 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Revisa reserva territorial y ubica los predios a desarrollar.

5 Coordinador de Desarrollo y Comercialización/ Coordinador de Patrimonio Estatal Integra expediente con los que garantiza certeza jurídica.

6 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Elabora ficha técnica y plano de ubicación.

7 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Revisa predios, planes y programas de ordenamiento y desarrollo, analiza y dictamina las potencialidades de los predios y posibles productos inmobiliarios, envía dictamen al Coordinador Técnico para su análisis y al Coordinador de Patrimonio Estatal para anotación preventiva en el Registro. F.1.1.2. O.1.1.B.

8 Coordinador de Patrimonio Estatal Recibe dictamen y ordena la anotación preventiva.

9 Departamento de Registro e Inventarios Realiza la anotación preventiva del o los polígonos en el Registro.

10 Coordinador Técnico Recibe dictamen, da Visto Bueno o realiza observaciones y remite a Coordinador de Desarrollo y Comercialización para formulación del proyecto.

11 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Recibe expediente y dictámenes, analiza información e instruye al Director de Productos Inmobiliarios para que elabore propuesta.




12 Director de Productos Inmobiliarios Elabora propuesta y presente al Coordinador de Desarrollo y Comercialización.

13 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Recibe y presenta al Director General para autorización. O.1.1.C.

14 Director General Autoriza proyecto o devuelve para adecuaciones.




DIRECTOR GENERAL COORDINADOR

TÉCNICO COORDINADOR DE


COORDINADOR DE PATRIMONIO ESTATAL


INMOBILIARIOS

DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INVENTARIOS

Inicio

Recibe instrucción y entrega la

disponibilidad actualizada

Determina las regiones y localidades a desarrollar y/o los predios a ser comercializar

A

Analiza predios y determinan su

vocación.

Revisa reserva territorial y ubica

los predios a desarrollar.

Integra expediente con

los que garantiza certeza jurídica.

Elabora ficha técnica y plano de

ubicación.



DIRECTOR GENERAL



COMERCIALIZACIÓN

COORDINADOR DE

PATRIMONIO ESTATAL


INMOBILIARIOS

DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INVENTARIOS

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

FIN

Revisa predios, planes y programas de ordenamiento y desarrollo, analiza y dictamina

A

Recibe dictamen y ordena la anotación

preventiva.

Realiza la anotación

preventiva del o los polígonos en

el Registro.

Recibe expediente y dictámenes,

analiza información e

instruye

Recibe dictamen, da Visto Bueno o

realiza observaciones

Elabora propuesta y presente al

Coordinador de Desarrollo y

Comercialización.

Recibe y presenta al Director

General para autorización

Autoriza proyecto o devuelve para adecuaciones.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL


Estudio de Impacto Ambiental 2.1.1.3 Julio 2009

Objetivo:

Realizar el estudio ambiental para verificar que el medio ambiente no se dañe, según los requerimientos del proyecto de acuerdo al marco normativo.

Políticas:

• Se deberá realizar el estudio de impacto ambiental de según las leyes y normas ambientales que emana el Estado.

• El estudio deberá contener los beneficios sociales que aportará el producto inmobiliario a la comunidad y la forma como se preservará el equilibrio entre el proyecto y el medio ambiente para determinar la condición del proyecto.

Norma:

Ley Orgánica de Planeación del Estado de Quintana Roo. Artículos 27.

Ley de Equilibrio Ecológico y Protección del Ambiente del Estado de Quintana Roo. Artículos: 31 al 39, 81, 82, 92 y 93.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 23-FIII y IV

Definiciones:

Evaluación de Impacto Ambiental: Análisis de los mecanismos a ser aplicados en el desarrollo del proyecto para mantener el equilibrio ecológico y la preservación del medio ambiente.

Oficios: O.1.3.C. Reporte de Evaluación de Impacto Ambiental

Evaluación de Impacto Ambiental Marco Jurídico Aplicable al Estudio de Impacto Ambiental Caracterización del Proyecto Medidas de Control del daño ambiental causado por el Proyecto Gestión de Autorizaciones Ambientales




1 Coordinador Técnico Recibe Proyecto Definitivo e instruye al Departamento de Operación y Proyectos para que realice la Evaluación de Impacto Ambiental del Proyecto Inmobiliario.

2 Director del Medio Ambiente Recibe Proyecto Definitivo y analiza:

Ley de Equilibrio Ecológico y Protección al Medio Ambiente del Estado de Quintana Roo

Programa Estatal de Desarrollo Urbano.

Programa Estatal de Vivienda

Plan Rector del Desarrollo Urbano Municipal

Determina el tipo de Estudio Ambiental a realizar de acuerdo al contenido del Estudio Técnico del Proyecto Definitivo y al marco normativo,:

Impacto Ambiental General

Impacto Ambiental con posibilidad de Riesgo

Impacto Ambiental con posibilidad de Catástrofe

3 Elabora Estudio de Impacto Ambiental:

Marco Jurídico Aplicable al Estudio de Impacto Ambiental

Caracterización del Proyecto

Medidas de Control del daño ambiental causado por el Proyecto

Tramita ante autoridades Ambientales la autorización para la realización del Proyecto y envía al Coordinador Técnico.

4 Coordinador Técnico Integra el Reporte del Estudio de Impacto Ambiental y de las Autorizaciones Ambientales, y las envía al Coordinador de Desarrollo y Comercialización. O.1.3.B.




COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DEL MEDIO AMBIENTE

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

O 1 3 B

Recibe Proyecto Definitivo

INICIO

FIN

Recibe Proyecto Definitivo y

analiza

Determina el tipo de Estudio

Ambiental a realizar

Integra el Reporte del Estudio de

Impacto

Elabora Estudio de Impacto Ambiental

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PROYECTOS DE INGENIERÍA


Proyectos de Ingeniería

2.2.1.1 Julio 2009

Objetivo.- Aportar valor agregado a los predios a ser comercializados, a través de la formulación de los proyectos de construcción de obras que determinen los

procesos constructivos a ser ejecutados.

Políticas.-

• El Proyecto de Ingeniería deberá complementar al Proyecto del Producto Inmobiliario en la construcción de infraestructura para incrementar el

valor agregado del predio a ser comercializado.

• En las obras de construcción, realizadas por el IPAE o puestas a concurso, se deberán ajustarse a las especificaciones técnicas emitidas por la

Coordinación Técnica y contenidas en el proyecto de ingeniería.

• El Proyecto de Ingeniería se deberá aplicar para la construcción de obras de infraestructura, vialidades primarias y secundarias, urbanización de

predios e instalaciones urbanas, así mismo, se aplicara para obras de mantenimiento preventivo y correctivo de edificios e instalaciones.

Norma:

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Artículos 20 y 21



Ley de Obra Pública del Estado de Quintana Roo. Artículo 8.

Ley de Fraccionamientos del Estado de Quintana Roo. Artículos: 14 a 19 y 20 a 32.

Reglamento Interior del IPAE. Artículos: 21-FI, II, VII y VIII, 23-FIII

Definiciones: Proyecto de Ingeniería: Plano o conjunto de planos y documentos descriptivos que expone todas las vistas y detalles técnicos necesarios para la

construcción de una obra de infraestructura o de instalaciones.

Especificaciones Técnicas: Requerimientos de carácter técnico respecto a las características que deben ajustarse los materiales, los procesos

constructivos y demás cuestiones de la construcción de la obra.


Proyecto de Ingeniería

2.2.1.1

Julio 2009

Formatos:

F.1.1.1. Especificaciones Técnicas

F.1.1.2. Programa de Trabajo

F.1.1.3. Presupuesto de Obras

F.1.1.4. Cartera de Proyectos

Guía de Llenado del Formato Especificaciones Técnicas. Registra en el formato los siguientes datos: 1.- Diseño de Estructuras: Primarias y Secundarias 2.- Trazo de vialidades primarias y secundarias 3.- Análisis de Resistencia de Materiales 4.- Distribución Física y Maqueta, si es el caso 5.- Planos Estructurales 6.- Planos Complementarios:

Cableado Tuberías Aire Acondicionado

7.- Otras Especificaciones Técnicas

Guía de Llenado del Formato Programa de Trabajo: Elaborar un programa de trabajo por cada uno de los tres conceptos, registrando la información respectiva: Programas de Trabajo de : Materiales Equipo, Maquinaria y Herramientas Mano de Obra Otros 1.- Objetivo 2.- Actividades 3.- Insumos 4.- Costos 5.- Calendarización de Actividades

Guía de Llenado del Formato Presupuesto de Obras: Registrar los siguientes conceptos en el formato respectivo: 1.- Instituto del Patrimonio Inmobiliario de Estado de Quintana Roo 2.- Clave de la Obra 3.- Descripción de la Obra. 4.- Clave y Descripción de Materiales.



2.2.1.1 Julio 2009

5.- Unidad, Cantidad, Precio Unitario e Importe de Materiales 6.- Importe de Materiales. 7.- Clave y Descripción de la Mano de Obra. 8.- Unidad, Cantidad, Precio Unitario e Importe de Mano de Obra 9.- Clave y Descripción de Herramienta y/ o equipo. 10.- Unidad, Cantidad, Precio Unitario e Importe de Herramientas y/o equipo 11.- Concepto. 12.- Unidad 13.- Rendimiento. 14.- Costo Directo 15.- Porcentaje Indirecto 16.- Porcentaje de Financiamiento 17.- Porcentaje del SAR. 18.- Porcentaje de INFONAVIT. 19.- Porcentaje de la SECODAM. 20.- Precio Unitario 21.- Total Costos 22.- IVA 23.- Total con IVA

Guía Técnica del Formato Cartera de Proyecto: Registrar los datos del proyecto:

1.- Denominación del Proyecto 2.- Ubicación 3. Polígono 4. Vocación del Predio 5. Características

Oficios:

O.1.1.A. Presentación del Proyecto de Ingeniería al Director General

O.1.1.B. Envío de Proyecto de Ingeniería Aprobado a la Coordinación de Desarrollo y Comercialización


Proyectos de Ingeniería

2.2.1.1

Julio 2009

No. de Actividad Responsable Descripción de la Actividades

1

Coordinador Técnico

Recibe el Estudio de Prefactibilidad y el Expediente del Producto Inmobiliario, con los requerimientos de construcción de obras, para incrementar su valor agregado.

2 Coordinador Técnico

Instruye al Director de Obras la elaboración del Proyecto de Ingeniería de acuerdo a las especificaciones técnicas contenidas en la descripción del Producto Inmobiliario.

3 Director de Obras Turna el estudio y el expediente de Producto Inmobiliario al Departamento de Proyectos de Ingeniería.

4 Departamento Proyectos de Ingeniería Diseña las estructuras y determina la resistencia de materiales a ser empleados en el proyecto de ingeniería.

5 Elabora planos estructurales, planos complementarios, catálogo de conceptos y precios unitarios de materiales. F.1.1.1. Especificaciones Técnicas.

6 Formula programas de trabajo:

Materiales

Equipo

Mano de obra

F.1.1.2.

7 Director de Obras: Depto. Proyectos de Ingeniería Calendariza las actividades a realizar, formula el Presupuesto de Obra, e integra el Proyecto de Ingeniería que envía al Coordinador Técnico. F.1.1.3.

Coordinación Técnica

Proyectos de Ingeniería 2.2.1.1

Julio 2009

No. de Actividad Responsable Descripción de la Actividades


Recibe proyecto, lo analiza, consulta con el Coordinador de Administración la existencia de disponibilidades presupuestales para el proyecto:

Si obtiene financiamiento envía a la Director de Obras: Departamento de Concursos y Contratos, si la obra se da por asignación, o al Departamento de Proyectos de Ingeniería si el proyecto lo realiza el Instituto

Si no hay disponibilidad presupuestal, lo envía a la Director de Desarrollo Urbano: Departamento de Operaciones y Proyectos para que se integre a la cartera de Proyectos. F.1.1.4

9

Presenta el Proyecto de Ingeniería al Director General para su aprobación y asignación de recursos presupuestales para su ejecución. O.1.1.A.

10

Director General

Aprueba el Proyecto de Ingeniería, en su caso hace observaciones, e instruye al Coordinador de Administración el registro de compromiso presupuestal para la ejecución del Proyecto Inmobiliario y lo devuelve al Coordinador Técnico.


Recibe Proyecto de Ingeniería aprobado, O.1.1.B.




2.2.1.1

Julio 2009

COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE OBRAS DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE INGENIERIA DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR DE DESARROLLO URBANO Y DEPTO DE OPERACIONES

Y PROYECTOS

F.1.1.4.

Inicio

Recibe el estudio de prefactibilidad y Expediente

de Producto Inmobiliario

A

Instruye al Director de Obras la elaboración del Proyecto de Ingeniería

Turna el estudio y el expediente de Producto

Inmobiliario

Diseña estructuras y determina resistencia de

materiales

F.1.1.1.

Elabora planos estructurales y Especificaciones técnicas

F.1.1.2.

Formula programas de trabajo

F.1.1.3.

Calendariza las actividades, formula

presupuesto e integra el proyecto de Ingeniería

Recibe proyecto lo analiza, consulta con el Coordinador de Administración existencia

presupuestal



2.2.1.1

Julio 2009

COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE OBRAS DEPARTAMENTO DE

PROYECTOS DE INGENIERIA

DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE

DESARROLLO URBANO Y DEPTO DE OPERACIONES

Y PROYECTOS

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

A

¿Hay disponibilidad presupuestal?

Si

No

El Depto. de Operaciones y Proyectos lo integra a la

Cartera de proyectos

Envía al Director de Obras

Presenta el Proyecto de Ingeniería al Director

General para su aprobación y asignación de recursos

¿Aprueba Proyecto?

Instruye al Coordinador de Administración el registro

de compromiso presupuestal y envía al Coordinador Técnico

No

Si

1

1

Recibe proyecto de ingeniería aprobado

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIONES

ANTE AUTORIDADES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE OBRA


Gestiones ante Autoridades para la Construcción de

Obra

2.2.1.2 Julio 2009

Objetivo.-

Garantizar la ejecución de obras de acuerdo a la normatividad vigente, por medio de la gestión ante las autoridades de permisos, fusiones y registros para realizar la construcción de obras del Proyecto Inmobiliario.

Políticas:

• Se deberá llevar a cabo los trámites de autorizaciones, permisos y registros ante las autoridades correspondientes en los tiempos y modalidades que se determine en la calendarización de actividades del Proyecto de Ingeniería.

• En las obras de construcción, realizadas por el IPAE o puestas a concurso, se deberá aplicar la normatividad vigente respecto a las autorizaciones de inicio y terminación de obra, emitidas por las autoridades municipales, previa certificación de la compatibilidad municipal y estatal y uso del suelo.

Norma:

Ley de de Catastro del Estado de Quintana Roo. Artículos 32 a 37.

Ley de Hacienda del Estado de Quintana Roo. 180 y 201.

Ley de Valuación para el Estado de Quintana Roo. Artículos 5 y 9-FII.

Ley de Agua Potable y Alcantarillado del Estado de Quintana Roo. Artículos 36 y 42.

Reglamento Interior del IPAE. Artículos: 20-FV, 21-FV.


Uso del Suelo: Autorización municipal para la utilización de un predio en el giro específico determinado por el Programa Director Urbano del Municipio.

Licencia de Construcción: Autorización municipal para la construcción de una obra en el municipio, misma que implica el registro de inicio y terminación de la obra.

Compatibilidad urbanística: Certificación municipal y estatal, en la que se da visto bueno a la construcción de una obra que está en concordancia con el trazo urbano y uso del suelo.


Gestiones ante Autoridades para la Construcción de Obra

2.2.12. Julio 2009

Formatos: F.1.1.1. Expediente

F.1.2.1. Subdivisiones

F.1.2.2. Expediente Integrado

Guía de llenado del formato Subdivisiones: En este formato se describe el polígono del predio original, del predio subdividido y del predio restante con

los siguientes datos: Polígono del Predio Original:












Plano del Polígono Subdividido






Plano del Polígono restante.



2.2.1.2. Julio 2009

Guía de contenido del Expediente Integrado: Éste se conforma por los siguientes documentos:

Proyecto de Ingeniería Aprobado

Certificados de medidas y colindancias

Compatibilidad urbana municipal de la subdivisión

Compatibilidad urbana estatal

Inscripción ante el Registro Público de la Propiedad y el Comercio

Licencia de Construcción Municipal: Inicio de Obras

Servicios de Agua y Energía Eléctrica

Oficios:

O.1.2.A. Catastro: Certificados de medidas y colindancias

O.1.2. Trámite de fusión o subdivisión, uso de suelo y compatibilidad urbana municipal

O.1.2.C. Trámite de subdivisión, uso de suelo y compatibilidad urbana estatal

O.1.2.D. Inscripción ante el Registro Público de la Propiedad y el Comercio

O.1.2.E. Licencia de Construcción

O.1.2.F. Solicitud de Servicios de Agua y Energía Eléctrica


Gestiones ante Autoridades para la Construcción de Obra 2.2.1.2 Julio 2009

No. de Actividad Unidad Responsable Descripción de la Actividades

1 Coordinador Técnico Recibe del Coordinador de Desarrollo y Comercialización el Programa de Comercialización con los Proyectos Inmobiliarios y determina aquellos que requieren construcción de obras para incrementar el valor agregado de los predios.

2 Coordinador Técnico Instruye al Director de Desarrollo Urbano la verificación de las subdivisiones y los planos del Proyecto Inmobiliario, así como la gestión ante las autoridades para la instrumentación del Proyecto de Ingeniería.

3 Departamento de Reserva Territorial Recibe expediente y Proyecto Inmobiliario y verifica en campo el polígono del predio a ser comercializados.1.1.1.

4 Departamento de Reserva Territorial Verifica planos de las Subdivisiones, a ser registradas en Catastro y turna al Depto. de Desarrollo Urbano. F.1.2.1

5 Departamento de Desarrollo Urbano Prepara documentación para registrar Subdivisiones ante Catastro y las Autorizaciones Municipales de “Inicio de Construcción” y “Uso del Suelo” , compatibilidad municipal y estatal, donde se ubica el Proyecto Inmobiliario.

6 Departamento de Desarrollo Urbano Gestiona ante autoridades municipales y estatales las modificaciones: Subdivisiones al Polígono dónde se encuentra el Proyecto Inmobiliario en cuestión y recibe comprobante de los nuevos registros catastrales. O.1.2.A, O.1.2.B, O.1.2.C y O.1.2.D.


Gestiones ante Autoridades para la Construcción de Obra 2.2.1.2 Julio 2009

No. de Actividad Unidad Responsable Descripción de la Actividades

7 Departamento de Desarrollo Urbano Tramita ante la Unidad de Construcción y Control de Obras Municipal el “Inicio de Construcción” y la aprobación de “Uso del Suelo” de acuerdo con la vocación comercial del predio. O.1.2.E. y O.1.2.F.

8 Director de Desarrollo Urbano Integra al Expediente del Proyecto Inmobiliario el registro catastral modificado y las autorizaciones respectivas, mismo que envía al Coordinador Técnico.

9 Coordinador Técnico Recibe Proyecto Inmobiliario y Expediente con nuevos registros licencias y autorizaciones y envía a la Dirección de Obras para la ejecución del Proyecto de Ingeniería.




2.2.1.2. Julio 2009

COORDINADOR TÉCNICO DEPARTAMENTO RESERVA TERRITORIAL

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO URBANO

DIRECTOR DE DESARROLLO URBANO

F.1.2.1.

F.1.1.1.

Recibe del Coord. De Desarrollo y comercialización el Programa de Comercialización. Con los Proy. Inmobiliarios.

Instruye al Dir. de Operación realice verificación de subdivisiones y Planos de Proyecto.

Prepara documentación para registrar Subdivisiones ante catastro y las Autorizaciones

Municipales.

INICIO

Gestiona ante Autoridades las modificaciones

A

Recibe expediente y Proyecto Inmobiliario

Verifica planos de las subdivisiones, a ser

registradas



2.2.1.2. Julio 2009

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

COORDINADOR TÉCNICO DEPARTAMENTO RESERVA TERRITORIAL

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO URBANO


A

Fin

Integra al Expediente del Proyecto Inmobiliario el

registro catastral modificado y las autorizaciones respectivas

Tramita ante la Unidad de Construcción y Control de

Obras Municipal

Recibe Proyecto Inmobiliario y Expediente con nuevos

registros licencias y autorizaciones

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCURSO Y ASIGNACIÓN DEL PROYECTO DE INGENIERÍA

Coordinación Técnica Código Revisión Fecha Concurso y Asignación del Proyecto de Ingeniería

2.2.1.3 Julio 2009

Objetivo.-

Instrumentar la ejecución del Proyecto de Ingeniería a través de la realización del Concurso para la Asignación de Obra de acuerdo a lo especificado

por la normatividad vigente en la materia.

Políticas.-

• Los procesos de concurso se deberán apegar a lo establecido en los ordenamientos siguientes:

o Ley de Obras Públicas del Estado de Quintana Roo, en cuanto al proceso de licitación y asignación de la obra.

o Ley de Asentamientos Humanos del Estado de Quintana Roo, respecto a las especificaciones de los asentamientos poblacionales, si

es el caso.

o Ley de Equilibrio Ecológico y Protección al Medio Ambiente del Estado de Quintana Roo, con relación a la preservación del medio

ambiente y el logro del equilibrio entre el proyecto y el entorno ambiental.

o Programa Estatal de Desarrollo Urbano, en referencia, respecto a la compatibilidad urbana estatal.

o Programa Director Urbano Municipal, en materia de compatibilidad urbana municipal.

• La Coordinación Técnica, a través de la Dirección de Obras y el Comité respectivo, serán los responsables de los procesos de Concurso para

la asignación de obras del IPAE.

Norma: Ley de Obra Pública del Estado de Quintana Roo. Artículos 14 a 26 y 27 a 33.

Reglamento Interior del IPAE. Artículos: 20-FV, 21-FVII y XXI.


Definiciones:

Proyecto de Ingeniería: Plano o conjunto de planos y documentos descriptivos que expone todas las vistas y detalles técnicos necesarios para la

construcción de una obra de infraestructura o de instalaciones.

Concurso: Proceso a través del cual, varias propuestas técnicas y económicas son evaluadas para seleccionar la mejor opción y asignar la

construcción de una obra, de acuerdo con el proyecto de ingeniería respectivo.

Licitación: Una de las modalidades para la asignación de obras a las empresas participantes en un concurso, establecidas por la Ley, conjuntamente

con la Invitación Restringida y la Asignación Directa. En la licitación, la participación es abierta ya sea nacional, o internacional o ambas, mientras que

en la Invitación Restringida participan al menos 3 concursantes y en la Asignación Directa de antemano se selecciona la opción de asignación.


Concurso y Asignación del Proyecto de Ingeniería

2.2.1.3.

Julio 2009

Formatos: F.1.2.2. Expediente Integrado F.1.3.1. Convocatoria F.1.3.2. Bases de Licitación F.1.3.3. Registro de Concursantes F.1.3.4. Contrato

Guía de Llenado del Formato Convocatoria: La información mínima a incluir en la Convocatoria es la siguiente: Clave Objeto del Concurso Lugar de distribución de Bases de licitación Costo de Bases

Guía de Llenado del Formato Bases de Licitación: La información mínima a integrar en las bases de Licitación es la siguiente: Generales:

Clave Objeto de la Licitación Requisitos Formales Requisitos Técnicos Calendarización de Actividades Período para Adquisición de Bases Reunión de Aclaraciones Entrega de Propuesta Técnica y Económica Apertura y Análisis de Propuesta Técnica y Análisis de las mismas Apertura y Análisis de Propuestas Económicas Emisión de Fallo y Asignación de Contrato

Anexo A: Términos de Referencia Propuesta Técnica Diseño de Estructuras: Primarias y Secundarias Trazo de vialidades primarias y secundarias Análisis de Resistencia de Materiales Distribución Física y Maqueta, si es el caso Planos Estructurales Planos Complementarios: Cableado Tuberías Aire Acondicionado Otros Programas de Trabajo: Materiales Equipo, Maquinaria y Herramientas Mano de Obra Otros



2.2.1.3.

Julio 2009

Anexo B: Términos de Referencia Propuesta Económica

Instituto del Patrimonio Inmobiliario de Estado de Quintana Roo Términos de Referencia Clave de la Obra. Descripción de la Obra Licitante. Número de Convocatoria. Número de Concurso. Fecha de publicación. Clave y Descripción de Materiales. Unidad, Cantidad, Precio Unitario e Importe de Materiales Importe de Materiales. Clave y Descripción de Mano de Obra. Unidad, Cantidad, Precio Unitario e Importe de Mano de Obra Clave y Descripción de Herramienta y/ o equipo. Unidad, Cantidad, Precio Unitario e Importe de Herramientas y/o equipo Concepto. Unidad Rendimiento. Costo Directo Porcentaje Indirecto Porcentaje de Financiamiento Porcentaje de Utilidad Porcentaje del SAR. Porcentaje de INFONAVIT. Porcentaje de la SECODAM. Precio Unitario Total Costos IVA Total con IVA Página/ total de páginas

Guía de Llenado del Formato Registro de Participantes: La información Mínima que debe contener este formato es la siguiente:

Denominación de la empresa Concursante Representante Legal (Documentación de Respaldo) Fecha de Entrega de Propuestas Técnica y Económica Propuesta Técnica: Aprobada o Rechazada Propuesta Económica: Aprobada o Rechazada



2.2.1.3. Julio 2009

Guía Técnica del formato Contrato: La información mínima que debe contener este documento es la siguiente: Información de Identificación de Sujetos Contratantes:

Antecedentes Clave del Contrato Objeto del Contrato Especificaciones Jurídicas Especificaciones Técnicas Derechos y Obligaciones del Instituto Derechos y Obligaciones de la Empresa Compromisos Puntuales Forma de Pago Solución de Inconformidades Firmas Anexo A: Proyecto Inmobiliario Anexo B: Propuesta Técnica Anexo C: Propuesta Económica

Oficios:

O.1.3.A Comunicación a los concursantes sobre las descalificaciones por el análisis de la Propuesta Técnica O.1.3.B. Comunicación sobre el Fallo de la Licitación. O.1.3.C. Envío Fianza a la Dirección de Finanzas y Contabilidad O.1.3.D. Envío a la Unidad de Asuntos Jurídicos del borrador de Contrato O.1.3.E. Entrega al Director General Contrato a ser formalizado.



2.2.1.3.

Julio 2009

No de Actividad Unidad Responsable Actividades

1 Coordinador Técnico Envía Expediente del Proyecto Inmobiliario e Instruye al Director de Obras se realice el concurso para asignar la obra al contratista ganador de la licitación pública. F.1.2.2.

2 Director de Obras: Depto de Concursos y Contratos

Formula Convocatoria y Bases de Licitación. F.1.3.1 y F.1.3.2


Publica Convocatoria y pone a disposición de los concursantes las Bases de Licitación.

4 Comité de Licitación de Obra Pública Recibe Propuestas Técnicas y Económicas y registra a los concursantes. F.1.3.3.

5 Comité de Licitación de Obra Pública Analiza las Propuestas Técnicas y comunica a los concursantes que no cumplieron con los requisitos establecidos en la convocatoria y a los que cumplieron comunica la apertura de la Propuesta Económica. O.1.3.A.

6 Comité de Licitación de Obra Pública Realiza la Apertura de la Propuesta Económica, analiza y conjunta los resultados de la evaluación de la Propuesta Técnica con los de la Económica y emite fallo. O.1.3.B.

7 Comité de Licitación de Obra Pública Comunica oficialmente al contratista ganador del concurso, el fallo y lo cita para la formalización del contrato y envía resultados al Departamento de Concursos y Contratos. O.1.3.B.


Recibe Fianza, archiva el original del contrato en el expediente unitario y envía copia y anexos, conjuntamente con el original de la fianza a la Dirección de Finanzas y Contabilidad para su resguardo, O.1.3.C.



2.2.1.3.

Julio 2009

No de Actividad Unidad Responsable Actividades


Elabora contrato, y requiere el depósito del la fianza 10% del monto total del contrato y envía a la Coordinación Jurídica para su revisión y aprobación. F.1.3.4. O.1.3.D.

10 Coordinador Jurídico Revisa contrato, hace modificaciones en su caso, lo aprueba y devuelve a la Dirección de Obras

11 Director de Obras Recibe contrato aprobado y turna al Coordinador Técnico

12 Coordinador Técnico Recibe Contrato y lo entrega al Director General para su formalización. O.1.3.E.




2.2.1.3. Julio 2009

COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE OBRAS DPTO. DE CONCURSOS Y CONTRATOS

COMITÉ DE LICITACIÓN DE OBRA PÚBLICA COORDINADOR JURÍDICO

F 1 3 3

F 1 3 1 y F 1 3 2

F.1.2.2.

Envía expediente de Proyecto Inmobiliario e instruye a Dir. De Obras para que asigne contratista de la lic. Publ

Formula Convocatoria y Bases de la Licitación

Inicio

A

Pública Convocatoria y pone a disposición las Bases de la Licitación

Recibe Propuestas Técnicas y Económicas y

registra a los concursantes

Analiza las Propuestas Técnicas y comunica los

resultados a los concursantes.



2.2.1.3. Julio 2009

COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE OBRAS DPTO. DE CONCURSOS Y CONTRATOS

COMITÉ DE LICITACIÓN DE OBRA PÚBLICA COORDINADOR JURÍDICO

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

F.1.3.4.

Recibe Contrato y lo entrega al Director General, para su

formalización

Revisa contrato, hace modificaciones en su

caso, lo aprueba y devuelve a la Dirección

de Obras

A

Fin

Recibe Fianza y envía original a la Direc. De Finanzas y Contab. para su resguardo

Da el fallo del contratista ganador, envía resultados a Dpto. de Concursos y

Contratos.

Elabora Contrato y turna a la Coordinación Jurídica

para validación.

Recibe contrato aprobado y turna al Coord.

Técnico


SUPERVISIÓN Y CONTROL DE OBRA


Supervisión y Control de Obra

2.2.1.4. Julio 2009

Objetivo:

Garantizar que las obras cumplan con la normatividad vigente en materia de obra pública y que el contratista se apegue a las especificaciones técnicas del Proyecto de Ingeniería, de acuerdo con los compromisos contraídos en el Contrato de referencia.

Políticas.-

La Coordinación Técnica, a través de la Dirección de Obras deberá ser la responsable de la ejecución de las obras de construcción en el IPAE

La ejecución de todo proyecto de ingeniería deberá requerir de la asignación de un residente de obras que vigile la aplicación de las especificaciones técnicas del proyecto y lleve a cabo el seguimiento de las obras.

Norma:

Ley de Obra Pública del Estado de Quintana Roo. Artículos 34 a 44.

Ley de Hacienda del Estado de Quintana Roo. Artículo 181.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 21-FI, II, III y VIII.


Definiciones:

Ejecución de Obra: Instrumentación del proyecto de ingeniería por el IPAE o por la empresa designada a través del proceso de licitación.

Supervisión de Obras: Acción de ejercer una inspección sistemática sobre el desarrollo de las obras.

Residencia de Obras: Unidad de la Dirección de Obras encargada de vigilar la aplicación de la normatividad técnica en el proceso constructivo y del seguimiento físico de la obra.

Seguimiento Físico: Acción de registrar y analizar las acciones y resultados en un proceso constructivo, contrastando los resultados obtenidos con las metas programadas, detectando desviaciones y planteando medidas correctivas.



2.2.1.4.

Julio 2009

Formatos:

F.1.4.1. Bitácora F.1.4.2. Reportes de Seguimiento F.1.4.3. Estimaciones

Guía de Llenado del Formato de Bitácora: Este formato está determinado por el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, publicado en el Diario Oficial el 20 de Agosto del año 2001: “El uso de la Bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de Obras y Servicios, debiendo permanecer en la residencia de Obra, a fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio”

(Hoja de Inicio) Instituto del Patrimonio Inmobiliario del Estado de Quintana Roo Fecha de apertura de Bitácora. Datos generales de las partes involucradas. Nombre y firma del Jefe de Departamento Supervisión y Residencia de Obra . Nombre y firma del Residente de Obra del contratista Domicilio y teléfono. Datos particulares del Contrato. Alcances descriptivos de los trabajos de Ejecución de la Obra. Características del sitio donde se desarrollarán los trabajos de Ejecución de la Obra. Inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del

Contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quién o a quiénes se delega esta facultad. Características del sitio donde se desarrollarán los trabajos de Ejecución de la Obra. Inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del

contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quién o a quiénes se delega esta facultad. (Hojas Consecutivas)

Todas las notas deberán numerarse de manera foliada y fecharse consecutivamente, sin excepción. Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble, letra molde legible y sin abreviaturas. Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra

nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta. Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja. Una vez firmadas las notas de la bitácora, los interesados podrán retirar sus respectivas copias. Todas las notas deberán quedar cerradas y resueltas. El cierre de la bitácora, se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos del Proyecto Ejecutivo de Obra.

Guía de Llenado del Formato de Reporte de Seguimiento: La Información Mínima de este formato es la siguiente:

Obra Proyecto Inmobiliario Ubicación Fecha



2.2.1.4. Julio 2009

Mes que reporta Número de hoja Elaboró Programado Realizado Observaciones Firma de quien elaboró Firma de Visto Bueno Estimación de Obras Fecha de Contrato. Número de contrato. Obra. Región. Número de Estimación. Contratista. Clave.

Guía de Llenado del formato Estimaciones: formato se integra por los siguientes datos: Fecha de Contrato. Número de contrato. Obra. Región. Número de Estimación. Contratista. Clave. Descripción. Unidad. Según Proyecto. Hasta esta Estimación. Hasta Estimación Anterior. De ésta Estimación. Precio Unitario. Importe. Visto Bueno. Firmas de Residente de Obras, Residente de la Constructora y Administrador único.



2.2.1.4. Julio 2009

Oficios: O.1.4.A. Solicitud de Línea Bancaria para la ejecución de la obra. O.1.4.B. Solicitud de Aprobación de las estimaciones. O.1.4.C. Comunicación de la aprobación y pago de estimaciones.


Supervisión y Control de Obra 2.2.1.4. Julio 2009

No. de Actividad Unidad Responsable Actividades

1 Director de Obras Envía al jefe de Departamento de Supervisión y residencia de obras, el proyecto de ingeniería y expediente del producto inmobiliario.

2 Nombra al supervisor o residente de obra.

3 Instruye al jefe del departamento de supervisión y Residencia de obra solicite al Departamento de Concursos y Contratos la documentación de la empresa ganadora de la licitación.

4 Jefe de Departamento de supervisión y Residencia de Obra

Recibe proyecto ejecutivo y toda la documentación solicitada ( contrato, presupuesto, especificaciones técnicas, alcance del proyecto, programas de ejecución físico- financieros, tarjetas de precio unitarios y toda la documentación legal de la empresa contratista y copia de sus pólizas de fianza de garantía de cumplimiento y anticipo para inicio de obra.

5 Revisa la documentación junto con el supervisor de obra para que se programe el inicio de la obra, al termino de esta actividad si o hay observaciones, hace entrega de una copia de toda la documentación técnica y el contrato al supervisor o residente de obra para que proceda al estudio y revisión de planos, catálogo, presupuesto, tarjetas de precios unitarios, programas de ejecución y alcance de proyecto con especificaciones, para que en base a los lineamientos que establece la ley de obras públicas y su reglamento proceda a supervisar la correcta ejecución del trabajo.

6 Integra el expediente unitario de la obra y en forma conjunta con el supervisor, procede a levantar el acta de inicio de la obra y la apertura de la bitácora, en la cual participan el residente de la empresa y su residente legal.




7

Supervisor –y Residente Obra. Supervisa a través de observación física y el análisis documental de los programas de ejecución cuidando que se apliquen en la ejecución materiales de calidad con sus respectivas especificaciones técnicas para cada concepto y partida, registrando en la bitácora los hechos más relevantes que se presenten en el desarrollo del proyecto, así como, dar seguimiento al programa de obra y el fiel cumplimiento por parte de la empresa del plazo establecido en el contrato de la obra.

8 Elabora informes semanales y mensuales, de los avances físicos-financieros de la obra; turna la información al jefe del departamento de supervisión y residencia de obra para su análisis y observaciones correspondientes.

9 Jefe de Departamento de supervisión y Residencia de Obra

Recibe los reportes de los avances elaborados por los residentes-supervisores de las obras, analiza la información contenida en el documento si hay observaciones devuelve para su corrección, caso contrario procede a elaborar el reporte general de avances físicos-financieros, mensures y trimestrales y turna al Director de Obras para sus observaciones correspondientes.

10 Director de Obras Recibe reportes de avances, mensuales y trimestrales, si no hace observaciones turna al Coordinador Técnico para sus comentarios.

11 Subdirección General Recibe información de los avances e informa a la Dirección General si no hay observaciones al respecto, gira instrucciones al Coordinador Técnico para que envíe ésta información mediante oficio a la Secretaria de la Contraloría del Estado con copia al órgano y evaluación interna del IPAE.

12 Coordinador Técnico Recibe la instrucción y procede a enviar a la Contraloría de Gobierno del Estado los reportes de los avances de las obras que realiza el instituto para su control.




13 Supervisor y Residente Obra. Al término de los trabajos y en atención al oficio de terminación de la obra presentada por la contratista se aboca conjuntamente con el residente de la contratista, a constatar mediante un recorrido físico, la terminación de los mismos, asentando en la bitácora la fecha real de terminación de la obra, y el cierre de la bitácora.

14 Elabora los reportes finales y el finiquito, para proceder a programar oficialmente la entrega-recepción de está obra.

15 Jefe de Departamento de supervisión y Residencia de Obra Recibe reporte final de obra, oficio de terminación, estimación de finiquito y el aviso de cierre de bitácora en la cual se hace constar la fecha de terminación de los trabajos, en base a está documentación.

16 Informa al director de obras que procederá a programar la entrega – recepción para lo cual elabora oficio de aviso de la fecha de entrega solicitando al contratista en el mismo documento la fianza de vicios oculto para anexar en el acta, así mismo procede a elaborar oficios de invitación a las dependencias normativas para que si lo estiman conveniente envíen representantes a dicha entrega.

17 Director de Obras Recibe informe




2.2.1.4.

Julio 2009

DIRECTOR DE OBRAS JEFE DE DEPTO DE

SUPERVISIÓN Y RESIDENCIA DE OBRA

SUPERVISOR - RESIDENTE DE OBRA


SUBDIRECTOR GENERAL

Envía el proyecto de ingeniería y expediente del producto inmobiliario.

Inicio

Nombra al supervisor o residente de obra.

A

Solicita al Departamento de Concursos y Contratos la

documentación de la empresa ganadora.

Recibe proyecto ejecutivo y toda la documentación

solicitada.



2.2.1.4.

Julio 2009



SUPERVISOR - RESIDENTE DE OBRA

COORDINADOR TÉCNICO SUBDIRECTOR GENERAL

A

Revisa la documentación junto con el supervisor de

obra para que se programe el inicio de obra.

En forma conjunta con el supervisor, levanta el acta

de inicio de la obra y la apertura de la bitácora

Supervisa a través de observación física y el

análisis documental de los programas de ejecución, y registrando en la bitácora

Elabora informes semanales y mensuales, de los

avances físicos-financieros de la obra.

Recibe los reportes de los avances elaborados por los residentes-supervisores de

las obras

B

Recibe reportes de avances, mensuales y

trimestrales



2.2.1.4.

Julio 2009

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ



SUPERVISOR - RESIDENTE DE OBRA COORDINADOR TÉCNICO

SUBDIRECTOR GENERAL

B

Recibe la instrucción y procede a enviar a la

Contraloría de Gobierno del Estado los reportes de los

avances de las obras.

Al término de los trabajos, en un recorrido físico se verifica, la terminación,

asentando en la bitácora la fecha de terminación de la

obra,

Elabora los reportes finales y el finiquito. Recibe reporte final de

obra, oficio de terminación, estimación de finiquito y el aviso de cierre de bitácora

Informa al director de obras que procederá a programar la entrega –

recepción

FIN

Recibe información de los avances e informa a la

Dirección General

Recibe informe

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE FINIQUITO Y ENTREGA DEL PRODUCTO INMOBILIARIO


Finiquito y Entrega de Producto Inmobiliario

2.2.1.5. Julio 2009

Objetivo:

Proporcionar los Productos Inmobiliarios a ser promocionados y comercializados con el Finiquito de Obra y su entrega a la Coordinación de Desarrollo y Comercialización.

Políticas:

Para que se lleve a cabo el finiquito de obra, se deberá requerir de la verificación de las obras terminadas de acuerdo a lo especificado en el proyecto de ingeniería y en el contrato respectivo, así como la liquidación de todas las estimaciones.

El finiquito de obra se deberá realizar en tiempo y forma especificados en el proyecto de ingeniería, de tal forma que el Producto Inmobiliario sea entregado para su promoción y publicidad, y se pueda realizar la venta respectiva consignada en el Programa Anual de Comercialización.

La Coordinación Técnica deberá ser la encargada de llevar a cabo el finiquito de obra y la entrega del Producto Inmobiliario a la Coordinación de Desarrollo y Comercialización.

Norma:

Ley de Obra Pública. Artículos 45 a 50.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 21-FI


Definiciones:

Finiquito de Obra: Formalización de la terminación de las obras de construcción, a través de un acta que de fe del cumplimiento del contrato de obra y de las especificaciones establecidas en el proyecto de ingeniería.

Liquidación: Pago de las estimaciones faltantes, antes de que se lleve a cabo el finiquito de obra.


Finiquito y Entrega del Producto Inmobiliario

2.2.1.5. Julio 2009

Formatos:

F.1.5.1. Acta de Finiquito

F.1.5.2. Subdivisiones

Guía de Llenado de Formato de Acta de Finiquito: La información mínima que debe contener este documento es la siguiente:

Información de Identificación de Sujetos Contratantes

Antecedentes

Clave del Contrato

Objeto del Contrato

Especificaciones Jurídicas

Especificaciones Técnicas

Cláusula de Cumplimiento de Acuerdo al Contrato respectivo

Lugar y Fecha de Finiquito y Entrega de obra terminada

Firmas: Coordinador Técnico y Contratista

Guía de Llenado del Formato Subdivisiones: La información de este documento es la siguiente: Polígono del Predio Original:














2.2.1.5. Julio 2009







Plano del Polígono restante

Características Catastrales: No. De Cuenta, Propiedad, Valor Catastral, Monto del Impuesto Predial

Oficios:

O.1.5.A. Solicitud de liquidación de estimaciones faltantes de pagar

O.1.5.B. Informe de pago de estimaciones

O.1.5.C. Gestión de cambio de Registro Catastral y de Registro Público de la Propiedad y el Comercio

O.1.5.D. Información al Coordinador de Patrimonio Estatal de las modificaciones del predio del Producto Inmobiliario.

O.1.5.E. Comunicado de actualización del registro del predio modificado

O.1.5.F. Entrega a la Coordinación de Desarrollo y Comercialización del Producto Inmobiliario a comercializar.



2.2.1.5.

Julio 2009

No. Actividad Unidad Responsable Descripción de Actividades

1 Residente y Supervisor de Obra Verifica la Terminación de las Obras y comunica al Director de Obras

2 Director de Obras Conjunta los Reportes de Avance de Obras, las Estimaciones pagadas y las faltantes de pago y gestiona ante la Dirección de Finanzas y Contabilidad la elaboración del finiquito de la obra. O.1.5.A.

3 Director de Finanzas y Contabilidad Tramita las estimaciones pendientes de pago y elabora borrador del finiquito y envía al Director de Obras. O.1.5.B.

4 Director de Obras Elabora borrador del Acta respectiva e integra documentación para la entrega del Producto Inmobiliario:

Acta de Entrega F.1.5.1.

Expediente


Contrato

Reportes de Avance de Obras

Liquidación y comprobantes de pagos, en su caso

Borrador de Acta de Entrega

Envía documentación al Coordinador Técnico

5 Coordinador Técnico Inspecciona la Obra Terminada, verificando el cumplimiento de los compromisos y especificaciones técnicas del Contrato respectivo y conjuntamente con el Contratista llena el Acta de Entrega.

6 Coordinador Técnico Instruye al Director de Desarrollo Urbano se realice el Avalúo del Producto inmobiliario y gestione ante Catastro y el Registro Público de la Propiedad y el Comercio, la modificación de las características del Producto Inmobiliario modificado por las obras realizadas, su valor catastral y el impuesto predial correspondiente. F.1.5.2.



2.2.1.5.

Julio 2009

No. Actividad Unidad Responsable Actividades 7 Director de Desarrollo Urbano Realiza Avalúo y gestiona las modificaciones ante Catastro y el Registro

Público de la Propiedad y el Comercio e integra el Avalúo y los nuevos

registros y escritura modificada al expediente del Producto Inmobiliario y

turna al Coordinador Técnico. O.1.5.C.

8 Coordinador Técnico Informa a la Coordinación de Patrimonio la información sobre los cambios

del Producto Inmobiliario para que actualice el Registro respectivo:

Subdivisiones realizadas para la desin-corporación del Polígono del

Producto Inmobiliario respecto al Polígono Original

Características del Producto Inmobiliario con el valor agregado por las

obras, y los nuevos registros catastrales y escritura

O.1.5.D.

9 Coordinador de Patrimonio Recibe documentación e instruye al Director de Registro e Inventarios para

que se actualice el registro respectivo.

10 Director de Registro e Inventario Actualiza el Registro e informa al Coordinador de Patrimonio.

11 Coordinador de Patrimonio Informa al Coordinador Técnico y al de Desarrollo y Comercialización la

actualización del Registro del Producto Inmobiliario. O.1.5.E.

12 Coordinador Técnico 1Entrega al Coordinador de Desarrollo y Comercialización el Producto

Inmobiliario y la documentación de respaldo:

Expediente

Proyecto Inmobiliario

Avalúo, Registro Catastral y Escrituras

Acta de Entrega

13 Coordinador de Desarrollo y

Comercialización

Recibe Producto Inmobiliario a ser promocionado y comercializado




2.2.1.5.

Julio 2009

RESIDENTE-SUPERVISOR DE

OBRA DIRECTOR DE OBRAS


CONTABILIDAD COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE DESARROLLO

URBANO

F.1.5.2.

F.1.5.1.

Verifica la terminación de la

obra

Inicio

A

Conjunta reporte de Avances de Obra,

estimaciones pagadas, faltantes

de pago

Tramita las estimaciones

pendientes de pago y elabora borrador

finiquito

Elabora borrador del Acta respectiva e

integra documentación para

la entrega

Inspecciona la Obra terminada, verifica

cumplimiento y especificaciones del

contrato

Instruye al Dir de Desarrollo Urbano realice el avalúo y

gestione ante catastro modificado

Realiza avalúo y gestiona

modificaciones ante Catastro y Reg.

Publ. De la Propiedad,



2.2.1.5. Julio 2009

RESIDENTE-SUPERVISOR DE

OBRA

DIRECTOR DE REGISTRO E

INVENTARIOS

COORDINADOR DEL PATRIMONIO ESTATAL

COORDINADOR TÉCNICO COORDINADOR DE DESARROLLO Y

COMERCIALIZACIÓN

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Actualiza el Registro e informa al Coord. de

Patrimonio.

A

Fin

Informa a la Coord. Patrimonio los

cambios del Prod. Inmb. Para que

actualice

Recibe docto. e instruye al Dir. De

Regs. e Inventarios para que actualice el registro respectivo.

Informa la actualización del

Registro del Producto

Inmobiliario.

Entrega la Coord. de Desarrollo y Comercialización el Producto Inmobiliario y la Doc. de respaldo:

Recibe producto inmobiliario a ser promocionado y comercializado.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO

360


Levantamiento Topográfico 2.2.2.1 Julio 2009

Objetivo.-

Elaborar e integrar los trabajos técnicos necesarios para obtener los levantamientos topográficos y los deslindes de los predios propiedad del IPAE.

Políticas.-

• La Coordinación Técnica deberá realizar las actividades de levantamiento topográfico, deslindes y subdivisiones que requiera la administración

de la reserva territorial del IPAE.

• La Dirección de Desarrollo Urbano, a través del Departamento de Topográfico, deberá realizar los levantamientos topográficos.

• Las unidades técnicas de las delegaciones deberá apoyar en los levantamientos topográficos, aplicando los lineamientos establecidos por dicha

dirección.

Norma:

Ley de Catastro del Estado de Quintana Roo. Artículos 33 y 34.

Reglamento Interior del IPAE. Artículos: 20-FV, 21-F-V.


Definiciones: Levantamiento Topográfico: Acción de determinar las posiciones relativas a numerosos puntos en el terreno y proyectarlos a una escala reducida en un

plano. Las mediciones en el terreno son trabajos de levantamiento que abarcan los de planimetría y los de altimetría que determinan la altura de los

puntos medidos respecto a un plano o punto de referencia.

Deslinde: Acción específica del levantamiento topográfico que señala o marca los límites de un predio, terreno o territorio.

Delegaciones: Unidades administrativas desconcentradas del IPAE en los municipios de la entidad que realizan actividades delegadas en el ámbito de

su jurisdicción.

361


Levantamiento Topográfico

2.2.2.1

Julio 2009

Formatos: F.1.1.1. Expediente del Predio

F.2.1.1. Levantamiento Topográfico

Guía de Llenado del Formato Levantamiento Topográfico: Asentar los datos siguientes en el formato respectivo, anexando planos del levantamiento.

1.- Denominación del Predio

2.- Características

3.- Croquis de ubicación

4.- Mediciones del Perímetro

4.- Mediciones del Polígono

5. - Colindancias

6. - Plano topográfico con coordenadas UTM

7. - Superfície construída, tratándose de edificaciones

8. - Planos de Superfície construída

Oficios: O. 2.1. A. Oficio de solicitud de recursos para realizar el levantamento topográfico.

362


Procedimiento de levantamiento Topográfico 2.2.2.1 Julio 2009

No. de actividad Responsable Descripción de las Actividades.

1 Coordinador Técnico Determina las acciones a realizar en materia de estudio topográfico de campo y gabinete.

2 Da la instrucción a la Dirección de Desarrollo Urbano para que inicie el proceso de levantamiento Topográfico de un polígono o predio determinado.

3 Director de Desarrollo Urbano Recopila la información relativa al polígono a levantar, e instruye al departamento de topografía sobre la tarea inicial dando todas las referencias sobre el polígono.

4 Departamento de Topográfico Realiza los trabajos de campo, registrando todas las mediciones necesarias para la graficación de polígono.

5 Elabora los trabajos de gabinete, obteniendo los planos de levantamiento topográfico con toda la información relativa al predio o polígono.

6 Director de Desarrollo Urbano Pasa a revisión para su visto bueno, posteriormente se elaboran copias impresas y digitales para entregar mediante tarjetas memorándum en caso que sea a un departamento o Dirección de esta Coordinación Técnica mediante un oficio firmado por el Coordinador Técnico y el levantamiento topográfico va a otra dirección.


363

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ


Levantamiento Topográfico 2.2.2.1 Julio 2009

COORDINADOR TECNICO


DEPARTAMENTO DE TOPOGRÁFICO

Inicio

Determina las acciones a realizar en materia de estudio topográfico de campo y gabinete.

Da la instrucción a la Dirección de Desarrollo Urbano para que inicie el proceso de levantamiento Topográfico de un polígono o predio determinado.

Pasa a revisión para su visto bueno, posteriormente se elaboran copias impresas y digitales para entregar mediante tarjetas memorándum.

Recopila la información relativa al polígono a levantar, e instruye al Departamento Topográfico sobre la tarea inicial

Realiza los trabajos de campo, registrando todas las mediciones necesarias para la graficación de polígono.

Elabora los trabajos de gabinete, obteniendo los planos de levantamiento topográfico con toda la información relativa al predio o polígono.

Fin

364

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE FUSIONES Y SUBDIVISIONES DE PREDIOS

365


Fusiones y Subdivisiones de Predios 2.2.2.2. Julio 2009

Objetivo.-

Llevar a cabo los trabajos de fusión y subdivisión, así como los trámites respectivos ante las instancias externas correspondientes, en los predios a comercializar propiedad del IPAE.

Políticas:

• La Coordinación Técnica deberá realizar las actividades fusiones o subdivisiones que requiera la administración de la reserva territorial del IPAE.

• La Dirección de Desarrollo Urbano, a través del Departamento de Reserva Territorial, deberá elaborar las fusiones o subdivisiones de predios.

• Las unidades técnicas de las Delegaciones deberá realizar fusiones y subdivisiones, aplicando los lineamientos establecidos por dicha dirección

Norma:

Ley de Catastro del Estado de Quintana Roo. Artículo 34.

Ley de Fraccionamientos del Estado de Quintana Roo. Artículos 33 y 34.

Reglamento Interior del IPAE. Artículos: 20-FV, 21-FXVI.


Definiciones:

Fusiones: Unión o combinación de dos o más predios en un solo polígono. Una fusión tiene como consecuencia la actualización del registro catastral.

Subdivisiones: Separar en dos o más partes un predio previamente dividido, lo que implica reelaborar el polígono original y el polígono del predio separado o subdividido. Una subdivisión tiene como consecuencia la actualización del registro catastral.

Registro Catastral: Registro de la ubicación, dimensiones, colindancias y características de un predio con el fin de ser tasado con el impuesto predial respectivo. El cobro de este impuesto es una atribución municipal

366


Fusiones y Subdivisiones en Predios

2.2.2.2

Julio 2009

Formatos:

F.1.1.1. Expediente del Predio F.2.2.1. Expediente de la Fusión o Subdivisión

Guía de Llenado del Formato Expediente de la Fusión o Subdivisión. Registrar los datos de identificación del predio de acuerdo al archivo electrónico del Registro:

Polígono del Predio Original: Ubicación: Municipio, Localidad, Plano del predio y de su contexto geográfico Extensión total del Predio: Hectáreas o Metros Cuadrados Dimensiones y Colindancias Configuración Geométrica del Predio: Norte, Sur, Oriente, Poniente Plano del Polígono Original Características Catastrales: Número de Cuenta, Propiedad, Valor Catastral, Monto del Impuesto Predial

Polígono del Predio Subdividido: Ubicación: Municipio, Localidad, Plano del predio y de su contexto geográfico Extensión Total del Predio: Hectáreas o Metros Cuadrados Dimensiones y Colindancias Configuración Geométrica del Predio: Norte, Sur, Oriente, Poniente Plano del Polígono Subdividido

Polígono del Predio Restante: Ubicación: Municipio, Localidad, Plano del predio y de su contexto geográfico Extensión Total del Predio: Hectáreas o Metros Cuadrados Dimensiones y Colindancias Configuración Geométrica del Predio: Norte, Sur, Oriente, Poniente Plano del Polígono restante

Oficios: O.2.2.A. Catastro: Certificados de medidas y colindancias O.2.2.B. Trámite de fusión o subdivisión, uso de suelo y compatibilidad urbana O.2.2.C. Trámite de subdivisión, uso de suelo y compatibilidad urbana O.2.2.D. Inscripción ante el Registro Público de la Propiedad y el Comercio Planos y documentación soporte

367


Fusiones y Subdivisiones de Predios 2.2.2.2 Julio 2009


1 Coordinador Técnico Recibe de la Coordinación Jurídica, de la Dirección o Subdirección General, convenio u oficio de aceptación y autorización de propuesta de modificación de un polígono determinado de la reserva territorial; Iniciando el procedimiento de subdivisión.

2 El Coordinador Técnico da la instrucción a la Dirección de Desarrollo Urbano para que inicie el Proceso de Subdivisión del Polígono de referencia, de acuerdo a la propuesta autorizada.

3 Director de Desarrollo Urbano Instruye al Departamento de Topografía para que elabore el levantamiento topográfico del polígono o polígonos requeridos para la subdirección o tramite requerido, iniciándose el procedimiento de levantamiento topográfico.

4 Transmite la instrucción al Departamento de Reserva Territorial, para que integre el expediente el Documental incluyendo los croquis y planos correspondientes, así como la elaboración del oficio(s) solicitando a la Subdivisión a las dependencias municipales y/o estatal(s). (Desarrollo Urbano, Catastro, SEDUMA, etc.)

5 Departamento de Reserva Territorial Personal de Departamento de Reserva Territorial, Presenta ante la(s) Dependencia(s) Municipal(es) y/o Estatal(es) las solicitud de tramite y le da seguimiento hasta la obtención del documento solicitado.

6 Una vez obtenido el Documento Oficial se procede a solicitar mediante Oficio de la Institución del Folio electrónico de registro ante la RPPC (Registro Publico de la Propiedad y del Comercio)

368


Fusiones y Subdivisiones de Predios 2.2.2.2 Julio 2009


7 Departamento de Reserva Territorial Una vez obtenido el folio electrónico del RPPC del documento correspondiente, el Departamento de Reserva Territorial reproduce en copia el o los documentos obtenidos y elabora oficios para firma del Coordinador y antefirma del Director de Desarrollo Urbano y envía los documentos originales a la Coordinación de Patrimonio para su registro y resguardo, y a la Coordinación Jurídica para en su caso dar continuidad a sus procesos.

8 Una vez entregados el o los documentos a las áreas mencionadas el Departamento de Reserva Territorial se reserva una copia de la documentación obtenida y se integra al expediente correspondiente.

Director de Desarrollo Urbano Finalmente el Departamento de Reserva Territorial da de alta a las modificaciones a los registros de la Reserva Territorial y se presenta al Director de Desarrollo Urbano para su visto bueno y autorización


369



2.2.2.2

Julio 2009



DEPARTAMENTO DE RESERVA TERRITORIAL

Recibe convenio u oficio de aceptación y autorización de propuesta de modificación

de un polígono

Inicio

El Coordinador Técnico da la instrucción a la Dirección de Desarrollo Urbano para

que inicie el Proceso de Subdivisión

Instruye al Departamento de Topografía para que elabore el levantamiento topográfico

Transmite la instrucción al Departamento de Reserva Territorial, para que integre el expediente el Documental

Presenta ante la(s) Dependencia(s) Municipal(es) y/o Estatal(es) las solicitud de tramite y le da seguimiento hasta la obtención del documento solicitado.

A

370



2.2.2.2

Julio 2009

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ



DEPARTAMENTO DE RESERVA TERRITORIAL

A

Solicita mediante Oficio de la Institución del Folio electrónico de registro ante la RPPC

El Departamento de Reserva Territorial reproduce en copia el o los documentos obtenidos

Reserva una copia de la documentación obtenida y se integra al expediente correspondiente.

Da de alta a las modificaciones a los registros de la Reserva Territorial y se presenta al Director de Desarrollo Urbano.

Fin

371

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN DE PREDIOS O POLÍGONOS PARA

REGULARIZACIÓN Y NUEVAS ADQUISICIONES

372

Objetivo:

Realizar la verificación física de los predios para conocer en que situación guarda y poder regularizarlos, así como los nuevos predios.

Políticas:

• La Dirección de Desarrollo Urbano, a través del Departamento de Reserva Territorial, deberá realizar la verificación física de los predios.

• Deberán actualizar los datos así como los croquis de las construcciones que se encuentran en los predios

• El Departamento de Reserva Territorial deberá contar con un profesionista o Ingeniero para realizar la verificación física.

Norma: Ley de Catastro del Estado de Quintana Roo. Artículos 33 y 34.



Definiciones:

Polígono de tierra: Es la extensión geográfica que comprende los predios propiedad del IPAE.


Verificación de predios o polígonos para regularización y nuevas adquisiciones 2.2.2.3. Julio 2009

373

Formatos: No aplica formato.



374




1 Coordinador Técnico Recibe solicitud de apoyo de la Coordinación de Patrimonio o de la Coordinación de Desarrollo y Comercialización para realizar verificación física de un predio determinado.

2 Notifica a la Dirección de Desarrollo Urbano para que inicie el proceso de verificación física del predio.

3 Director de Desarrollo Urbano Instruye al Departamento de Reserva Territorial para que realice la verificación física del predio a analizar, entregándole toda la información requerida para su evaluación.

4 Departamento de Reserva Territorial Realiza la encomienda y verifica en el sitio lo siguiente:

• Verifica que las medidas de predio coincidan con las reales.

• Toma nota y hace el croquis de las construcciones que existen dentro del predio.

• Verifica si hay áreas especiales como zonas inundadas o bloqueadas como cenotes o antiguos bancos de material.

• Si el predio esta habitado o vigilado por alguien y por quien.

• Si tiene monte, que tipo de vegetación domina y en su caso si ha sido desmontado

5 Departamento de Reserva Territorial Analiza el predio en gabinete de acuerdo a su ubicación y a los instrumentos legales que lo norman (programa o plan Director de Desarrollo Urbano, Programa Ecológico Territorial o Plan de manejo etc.)

6 Elabora la ficha técnica conteniendo toda la información relativa al polígono de estudio y entrega para su visto bueno al Jefe de Departamento que deberá firmar y entregar para su revisión al Director de Desarrollo Urbano del IPAE.

7 Director de Desarrollo Urbano Revisa y una vez aceptado firma la ficha técnica prepara oficio para que firme el Coordinador Técnico y Remitirlo al área solicitante.


375



COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE DESARROLLO URBANO DEPARTAMENTO DE RESERVA TERRITORIAL

Recibe solicitud de apoyo para realizar verificación física de un

predio determinado.

Inicio

Notifica a la Dirección de Desarrollo Urbano para que inicie el proceso de verificación física

del predio.

A

Realiza la encomienda y verifica en el sitio lo siguiente: Verifica que las medidas de predio coincidan

con las reales, etc.

Instruye para que realice la verificación física del predio a analizar, entregándole toda la información requerida para su

evaluación.

376

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ



COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE DESARROLLO URBANO DEPARTAMENTO DE RESERVA TERRITORIAL

Analiza el predio en gabinete de acuerdo a su ubicación y a los

instrumentos legales que lo norman.

A

Elabora la ficha técnica conteniendo toda la información relativa al polígono de estudio y entrega para su visto bueno al Jefe de Depto

Revisa y una vez aceptado firma la ficha técnica y prepara oficio para

que firme el Coordinador Técnico y Remitirlo al área solicitante.

Fin

377

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PROYECTOS DE TRAZA URBANA EN UN POLÍGONO DE LA RESERVA TERRITORIAL

378


Proyectos de traza Urbana en un polígono de la reserva Territorial 2.2.2.4 Julio 2009

Objetivo:

Elaborar e integrar los trabajos técnicos necesarios para obtener el proyecto de traza Urbana que le hayan solicitado por algún municipio del Estado.

Políticas:

• Se deberá realizar un anteproyecto para poder iniciar la elaboración de traza Urbana que hayan solicitado.

• La Dirección de Desarrollo Urbano a través del Departamento de Desarrollo Urbano realizara las actividades necesarias para poder elaborar el proyecto de traza urbana que se haya requerido.

• La Dirección de Desarrollo Urbano deberá estar apegado a la normatividad vigente del Estado.

Norma:

Ley de Catastro del Estado de Quintana Roo. Artículos 33 y 34.



Definiciones:

Traza Urbana: Ees la forma en que se disponen las calles con las manzanas, además de la relación que guardan con los demás elementos.

PDU: Programas de Desarrollo Urbano.

POET: Programa Ecológicos Territoriales.

379


Coordinación Técnica Código Revisión Fecha Proyectos de traza

urbana en un polígono de la reserva territorial

2.2.2.3. Julio 2009

380


Proyectos de traza urbana en un polígono de la reserva territorial. 2.2.2.4 Julio 2009


1 Director de Desarrollo Urbano Municipal Solicita autorización de un proyecto de traza urbana a la Coordinación Técnica.

2 Coordinador Técnico Recibe oficio de la solicitud y da la instrucción a la Dirección de Desarrollo Urbano para que inicie el trabajo mediante el procedimiento de elaboración de proyecto de traza urbana del polígono requerido.

3 Director de Desarrollo Urbano Instruye al Departamento de Desarrollo Urbano, el inicio de los trabajos requeridos, comentando todos los pormenores del caso y entregándole la información que requiera.

4 Analiza el polígono de estudio respecto de la normatividad vigente y los instrumentos legales municipales y Estatales a que este sujeto como: los programas de Desarrollo Urbano y los programas Ecológicos Territoriales, analizando usos de suelo, densidades y aprovechamientos etc.

5 Elabora una tabla de características y limitantes que inciden sobre los polígonos de estudio.

6 Elaborar un ante-proyecto para presentarle al Director de Desarrollo Urbano del IPAE, obteniendo el visto bueno se grafica.

7 Se presenta a la Dirección de Desarrollo Urbano Municipal, mediante oficio firmado por el Coordinador Técnico.

8 Director de Desarrollo Urbano Municipal Recibe y en caso de haber observaciones por parte de la autoridad municipal se corrige y se envía de nuevo hasta que el proyecto de traza urbana quede autorizado.

Se elabora las propuestas nuevas en el polígono de estudio.

9 Director de Desarrollo Urbano Integra el planteamiento autorizado a las características propias del polígono en el catalogo de la reserva territorial del IPAE


381



DIRECTOR DE DESARROLLO URBANO MUNICIPAL

COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE DESARROLLO URBANO

Inicio

Solicita autorización de un proyecto de traza urbana a la Coordinación Técnica.

Recibe oficio de la solicitud y da la instrucción a la Dirección de Desarrollo Urbano para que inicie el procedimiento de elaboración de proyecto.

Instruye al Departamento de Desarrollo Urbano, el inicio de los trabajos requeridos,

Analiza el polígono de estudio respecto de la normatividad vigente y los instrumentos legales municipales y Estatales a que este sujeto.

Elabora una tabla de características y limitantes que inciden sobre los polígonos de estudio

Elaborar un ante-proyecto para presentarle al Director de Desarrollo Urbano del IPAE, obteniendo el visto bueno se grafica

A

1

382

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ



DIRECTOR DE DESARROLLO URBANO MUNICIPAL

COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE DESARROLLO URBANO

Se presenta a la Dirección Urbano Municipal, mediante oficio firmado por el Coordinador Técnico

A

¿Está bien en ante-proyecto?

Recibe y en caso de haber observaciones por parte de la autoridad municipal se corrige.

Integra el planteamiento autorizado a las características propias del polígono en el catalogo de la reserva territorial del IPAE

Si

No

1

Fin

383

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTADO DE LA RESERVA TERRITORIAL

384

Objetivo:

Elaborar e integrar los trabajos técnicos necesarios para obtener la verificación de Estado de la Reserva Territorial y los deslindes de los predios

propiedad del IPAE.

Políticas:

• El Departamento de Topográfico deberá realizar la Verificación física de la Reserva Territorial. • Los reportes de la verificación física deberán realizarse en una bitácora. • La Director de Desarrollo Urbano deberá presentar un informe del estado que guarda los predios del a la Dirección general. IPAE.

Normatividad:

Ley de Equilibrio Ecológico y Protección al Medio Ambiente del Estado de Quintana Roo.

Ley Orgánica de Planeación del Estado de Quintana Roo. Artículos 22 y 27.

Reglamento Interior del IPAE: Artículos: 20-FV, 23-FII y V


Definiciones:

Reserva Territorial: Conjunto de predios propiedad y/o administrados por el IPAE, que constituye el patrimonio inmobiliario de la Administración Pública

del Estado de Quintana Roo.


Verificación de estado de la Reserva Territorial 2.2.2.5 Julio 2009

385



Verificación de estado de la Reserva Territorial 2.2.2.3. Julio 2009

386




1 Coordinador de Patrimonio Solicita apoyo de verificación física de la Reserva Territorial.

2 Coordinador Técnico Recibe solicitud e instruye a la Dirección de Desarrollo Urbano para que inicie el proceso de verificación física de la reserva territorial.

3 Director de Desarrollo Urbano Instruye al Departamento de Topográfico para que realice un recorrido de verificación física de la reserva y reporte el estado que guarda con respecto de la última verificación.

4 Departamento de Topográfico Realiza un recorrido de la reserva territorial de acuerdo a una guía lógica preestablecida y plasmada en un plano donde de ubican las propiedades del IPAE, sus características generales y las distancias.

5 Realiza la verificación física reconoce los predios, y reporta en una bitácora la situación que guarda cada uno de los predios que componen la reserva territorial, (en caso de que exista alguna modificación con respecto del ultimo reporte se hacen las observaciones necesarias y se toman fotografías con el fin de contar con una memoria fotográfica de la evolución de algún polígono en particular).

6 Elabora reporte de verificación física de la reserva territorial y lo presenta al director de Desarrollo Urbano para su visto bueno

7 Director de Desarrollo Urbano Presenta al Coordinador el informe de la verificación física para su conocimiento y darle el visto bueno, en su caso realiza los oficios para que entregar el informe a la Coordinación de Patrimonio o a la Dirección General.


387

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ



COORDINADOR DE PATRIMONIO COORDINADOR TÉCNICO DIRECTOR DE DESARROLLO URBANO

DEPARTAMENTO TOPOGRÁFICO

Inicio

Solicita apoyo de verificación física de la Reserva Territorial.

Recibe solicitud e instruye para que inicie el proceso de

verificación física de la reserva territorial.

Instruye para que realice un recorrido de verificación física de la reserva y reporte el estado que guarda con respecto de la última

verificación.

Realiza un recorrido de la reserva territorial

Realiza la verificación física reconoce los predios, y reporta

en una bitácora.

Elabora reporte de verificación física de la reserva territorial y lo presenta al director de Desarrollo

Urbano para su visto bueno

Presenta al Coordinador el informe de la verificación física para su conocimiento y darle el

visto bueno.

Fin

388


ELABORACIÓN DEL PROYECTO EJECUTIVO

389


Elaboración del Proyecto Ejecutivo 2.2.2.6 Julio 2009

Objetivo:

Garantizar que se cumpla con la normatividad y se apegue a las especificaciones técnicas del Proyecto de Ingeniería de acuerdo al proyecto ejecutivo que se haya realizado.

Políticas:

• La Dirección de Obras con apoyo del Departamento de Proyectos de Ingeniería deberán realizar los procedimientos necesarios para desarrollar el proyecto ejecutivo.

• La ejecución de la primera etapa del Proyecto Ejecutivo deberá estar a cargo del departamento de Proyectos de Ingeniería.

Normas:


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 21-FI, II y LL


Definiciones:

Proyecto de Ingeniería: Plano o conjunto de planos y documentos descriptivos que expone todas las vistas y detalles técnicos necesarios para la construcción de una obra de infraestructura o de instalaciones.

390



Elaboración del Proyecto Ejecutivo 2.2.2.3. Julio 2009

391




1 Coordinador de Desarrollo y Comercialización Elabora anteproyecto con memoria descriptiva y envía a la subdirección General para su validación.

2 Subdirector General Envía el anteproyecto validado a la Coordinación Técnica.

3 Coordinador Técnico Recibe anteproyecto con memoria descriptiva y turna a Dirección de Obras

4 Director de Obras Junto con el Departamento de Proyectos de ingeniería acuerdan los criterios y procedimientos constructivos para desarrollar el proyecto ejecutivo.

5 Instruye al Departamento de Proyectos de Ingeniería la elaboración de la primera etapa del proyecto ejecutivo

6 Departamento de Proyectos de Ingeniería Diseña las ingenierías

7 Elabora calculo analítico de las ingenierías

8 Elabora una memoria descriptiva de especificaciones técnicas.

9 Maquila los planos

10 Elabora Catalogo con especificaciones técnicas

11 Genera volúmenes de Obra

12 Elabora programa de Obra, integra la primera etapa del proyecto y se lo entrega al Director de Obras

13 Director de Obras Autoriza la elaboración de presupuesto


392

COORDINACIÖN DE DESARROLLO Y

COMERCIALIZACIÓN

SUBDIRECCION

GENERAL


DIRECTOR DE OBRAS

DEPARTAMENTO DE

PROYECTOS DE INGENIERÍA



Inicio

Elabora anteproyecto con memoria

descriptiva y envía a la subdirección General

para su validación.

Envía el anteproyecto validado a la Coordinación

Técnica.

Recibe anteproyecto con memoria

descriptiva y turna a Dirección de Obras

Acuerdan los criterios y procedimientos

constructivos para desarrollar el proyecto

ejecutivo.

Instruye al Depto. de Proyectos de Ingeniería la elaboración de la primera

etapa del proyecto ejecutivo

A

Diseña las ingenierías

Elabora cálculo analítico de las

ingenierías

393


COMERCIALIZACIÓN

SUBDIRECTOR GENERAL


DIRECTOR DE OBRAS

DEPARTAMENTO DE

PROYECTOS DE INGENIERÍA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ



A

Fin

Elabora memoria descriptiva de

especificaciones técnicas.

Maquila los planos

Elabora Catálogo con especificaciones

técnicas

Genera volúmenes de Obra

Elabora programa de Obra,

Autoriza la elaboración de presupuesto

394

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE AVALUOS ESTIMADOS DE INMUEBLES

395


Elaboración de Avaluos estimados de inmuebles 2.2.2.7 Julio 2009

Objetivo:

Realizar la elaboración del avalúo del inmueble solicitado a través de la Coordinación Técnica.

Políticas:

• La elaboración del avalúo lo deberá realizar el Departamento de Proyectos de Ingeniería. • Departamento de Proyectos de Ingeniería deberá realizar el levantamiento físico.

Normatividad:


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 21-FI, II, y III.


Definiciones: Avalúo: Es la determinación del valor comercial de un terreno o vivienda, referida a una fecha específica, tomando en cuenta las condiciones físicas y urbanas del inmueble, su ubicación. Evalúo: Analizar una cosa para determinar su valor, importancia o trascendencia.

396



Elaboración de Avaluos estimados de inmuebles 2.2.2.3. Julio 2009

397


1 Coordinador Técnico Informa al Director de Obras los avaluos de los inmuebles que hay realizar.

2 Director de Obras Solicita Departamento de Proyectos de Ingeniería el Avalúo de un inmueble.

3 Departamento de Proyectos de Ingeniería Realiza visita física.

4 Efectúa levantamiento físico al inmueble.

5 Realiza memoria fotográfica

6 Maquila los planos necesarios.

7 Realiza memoria técnico descriptivo del inmueble: superficie, estado actual, croquis de la localización y vida útil, etc.

8 Estima el costo del inmueble.

9 Entrega al Director de Obras para su revisión y aprobación.

10 Director de Obras Recibe, revisa da el visto bueno.

11 Envía al Coordinador Técnico.

12 Coordinador Técnico Recibe y entrega al subdirector.




398


DIRECTOR DE OBRAS DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE

INGENIERÍA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ



INICIO

Informa al Director de Obras los avaluos de los inmuebles que hay realizar.

Solicita Departamento de Proyectos de Ingeniería el Avalúo

de un inmueble

Realiza visita física.

Efectúa levantamiento físico al inmueble.

Realiza memoria fotográfica

Maquila los planos necesarios

Realiza memoria técnico descriptiva del inmueble.

Estima el costo del inmueble

Entrega al Director de Obras para su revisión y aprobación.

Entrega al Coordinador Técnico.

FIN

Recibe, revisa da el visto bueno.

Entrega al subdirector.

399

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE PROYECTOS DE OBRA

400


Proceso para la elaboración del presupuesto de Proyectos de Obra 2.2.2.8 Julio 2009

Objetivo:

Formular el análisis del proyecto de obra para poder elaborar el presupuesto que se necesita.

Políticas:

• La Dirección de Obras deberá enviar el catalogo de conceptos para poder iniciar el presupuesto de obra.

• El Departamento de Concursos y Contratos deberá proporcionar una lista de los materiales que se requieren para poder realizar la obra

Normatividad:


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 21-FII, VII.


Definiciones:

Presupuesto de obra: Es aquel que por medio de mediciones y valoraciones nos da un conste de la obra a construir, la valoración económica de la obra.

401



Proceso para la elaboración del presupuesto de Proyectos de Obra 2.2.2.3. Julio 2009

402


Proceso para la elaboración del presupuesto de Proyectos de Obra 2.2.2.8 Julio 2009


1 Director de Obras Envía catalogo de conceptos y generadores de obra al Departamento de Concursos y Contratos.

2 Departamento de Concursos y Contratos Recibe y procede a realizar el estudio de mercado de todos los insumos que se requiere (materiales, mano de obra, maquinaria y equipo y herramientas) y hace el análisis de los precios unitarios.

3 Elabora el presupuesto

4 Entrega el presupuesto al Director de Obras


403

DIRECTOR DE OBRAS

DEPARTAMENTO DE CONCURSOS Y CONTRATOS

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Coordinación Técnica Código Revisión Fecha Proceso para la elaboración del presupuesto de

Proyectos de Obra

2.2.2.8 Julio 2009

Inicio

Envía catalogo de conceptos y generadores de obra al

Departamento de Concursos y Contratos

Fin

Recibe y procede a realizar el estudio de mercado de todos los

insumos que se requiere

Elabora el presupuesto

Entrega el presupuesto al Director de Obras

404

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE OBRA PÚBLICA

405


Contratación de Obra Pública 2.2.2.9 Julio 2009

Objetivo:

Realizar la contratación quien va ha realizar la obra a través de un concurso de contrato para poder obtener una empresa que cumpla con las especificaciones del proyecto y del IPAE.

Políticas:

• La empresa que valla a realizar la obra deberá contar con los lineamientos establecido el la Ley de Obra pública

• La Coordinación Técnica deberá ser la encargada de la contratación de la obra pública.

Normatividad:


Reglamento Interior del IPAE. Artículo 21-FI, VII.


Definiciones:

Obra Pública: Es todo trabajo que tenga como objeto la creación, construcción, conservación o modificación de los bienes.

Supervisión de Obras: Acción de ejercer una inspección sistemática sobre el desarrollo de las obras.

406



Contratación de Obra Pública 2.2.2.3. Julio 2009

407




1 Coordinador Técnico Solicita al Director General la autorización de los recursos para la contratación de la obra pública y/o servicio relacionado.

2 Director General Autoriza los recursos mediante oficio e instruye al Coordinador Técnico realizar al procedimiento de contratación.

3 Coordinador Técnico Instruye al Director de Obras para que se inicie el proceso de contratación a través del departamento de concursos y contratos.

4 Departamento de Concursos y Contratos Inicia el procedimiento según corresponda dando cabal cumplimiento a lo establecido en la Ley de Obras Publicas que corresponda y su reglamento.

5 Entrega el Dictamen de Adjudicación al contratista.


408


DIRECTOR GENERAL DEPARTAMENTO DE CONCURSOS Y

CONTRATOS

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ



Inicio

Solicita al Director General la autorización de los recursos para la contratación de la obra pública y/o

servicio relacionado.

Autoriza los recursos mediante oficio e instruye realizar al procedimiento de

contratación.

Instruye apara que se inicie el proceso de contratación a través del

departamento de concursos y contratos.

Inicia el procedimiento a lo establecido en la Ley de Obras Publicas que corresponda y su

reglamento.

Entrega el Dictamen de Adjudicación al contratista.

Fin

409

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PARA PAGAR EL ANTICIPO AL CONTRATISTA

410


Proceso para Pagar el Anticipo al Contratista

2.2.3.1 Julio 2009

Objetivo:

Elaborar el pago oportuno del contratista de la obra según los avances que realiza de acuerdo a los informes del coordinador técnico a la administración.

Políticas:

• El Departamento de concursos y contratos deberá enviar al Coordinador Técnico en forma oportuna los informes de los avances de la obra.

• El contratista deberá integrar los documentos necesarios para el pago del anticipo en forma clara y oportuna.

Normatividad:

Ley de Hacienda para el Estado.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo.

Ley de Obras Públicas del Estado de Quintana Roo.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 21-FI


Definiciones:

Contratista: Es aquella persona física o moral que celebre contratos de obras públicas y de servicios relacionados con las mismas, de conformidad con lo establecido en el artículo 2 inciso VI de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con la misma.

Finanzas: Se preocupa de la obtención y determinación de los flujos de fondos que requiere la empresa, además de distribuir y administrar esos fondos entre los diversos activos, plazos y fuentes de financiamiento con el objetivo de maximizar el valor económico.

411



Proceso para Pagar el Anticipo al Contratista 2.2.2.3. Julio 2009

412


1 Contratista Entrega al Departamento de Concursos y Contratos sus finanzas, la factura y el recibo (en original y copia).

2 Departamento de Concursos y Contratos Recibe y turna los documentos al Director de de Obras.

3 Recaba las firmas del Coordinador Técnico, Subdirector general y la de Coordinador Administrativos, para finalmente sean firmados por el Director General.

4 Director de Obras Turna el contrato al Departamento de concursos y Contratos quien elabora un oficio que firma el Coordinador Técnico y se envía al Coordinador Administrativo, al cual se le anexa una copia del contrato, la factura y el recibo con sus copias, copia de la finanzas de cumplimiento para su resguardo y en el cual se le solicita que libere los recurso correspondientes.

5 Coordinador de Administración Turna al Coordinador Técnico copia del recibo y de la factura del contratista con el sello que indique que el recurso se ha liberado



Proceso para Pagar el Anticipo al Contratista

2.2.3.1 Julio 2009

413

CONTRATISTA

DEPARTAMENTO DE CONCURSOS Y CONTRATOS

DIRECTOR DE OBRAS


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ


Proceso para Pagar el Anticipo al Contratista 2.2.3.1 Julio 2009

Inicio

Entrega al Departamento de Concursos y Contratos sus

finanzas, la factura y el recibo (en original y copia).

Recibe y turna los documentos al Director de de Obras.

Recaba las firmas del Coordinador Técnico, Subdirector

general y la de Coordinador Administrativos, para finalmente

sean firmados por el Director General.

Turna el contrato al Departamento de concursos y

Contratos quien elabora un oficio que firma el Coordinador Técnico

y se envía al Coordinador Administrativo

Fin

Turna al Coordinador Técnico copia del recibo y de la factura

del contratista.

414

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y TRAMITOLOGÍA DE ESTIMACIONES

415


Elaboración y Tramitología de Estimaciones

2.2.3.2. Julio 2009

Objetivo: Realizar las estimaciones del proyecto para poder disponer de los recursos necesarios para llevar acabo la obra. Políticas:

• El contratista deberá realizar adecuadamente la estimación de acuerdo a las características de la obra. • El supervisor deberá verificar si las estimaciones realizadas por el contratista. •

Normas:

Ley de Hacienda para el Estado.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo.

Ley de Obras Públicas del Estado de Quintana Roo.

Reglamento Interior del IPAE. Artículo 21-FI Definiciones: Estimación: Es en un contrato de obra, se refiere a los conceptos que va a cobrar el contratista, se estiman montos y cantidades del contrato.

416



Elaboración y Tramitología de Estimaciones 2.2.2.3. Julio 2009

417


1 Contratista Elabora y firma las estimaciones de acuerdo a los volúmenes generados y al periodo de su ejecución asentando en la bitácora dicha autorización.

2 Supervisor Revisa la estimación, asentando en la bitácora la fecha en la que recibe; terminando el proceso de revisión si hay observaciones las regresa para su corrección, caso contrario firma de revisado y turna al jefe de Departamento de Supervisión y Residencia de Obra para su revisión y firma.

3 Jefe de Departamento de Supervisión y Residencia de Obra.

Recibe estimación revisa la factura, recibos de pago y el contenido de la mismas la cual debe de estar integrada por generadores, croquis y fotografías, de conceptos estimados. (Cuando se trate de estimación de finiquitos deberá anexar la tabla comparativa de finiquito, en la cual se plasma toda la volumetría y conceptos de la obra ejecutada; si hay observaciones regresa al contratista para su corrección, en caso contrario firma de revisado y turna al Director de Obras para continuar con los tramites.)

4 Director de Obras Recibe estimación verifica que este debidamente firmada por los residentes y el jefe de departamento de supervisión y residencia de obra, procediendo a firmar de autorizada la estimación y Vo. Bo. En el recibo de formato IPAE realizada esta actividad turna al Coordinador Técnico.

5. Coordinador Técnico Recibe la estimación verifica las firmas si no hace observaciones firma de autorización recibo IPAE y de reviso la factura y recibo de la contratista, turna al Subdirector General.

6 Subdirector general Recibe estimación, verifica firmas, si no hay observaciones procede a firmar de autorización la factura y el recibo de la contratista, y turna al Coordinador Técnico para que se envíe por oficio a la Coordinación de Administración.



2.2.3.2. Julio 2009

418


7 Coordinador Técnico Recibe la estimación y turna a la Dirección de Obras para que se elabore el oficio donde se envía a la Coordinación de Administración para firmar y realizar el trámite de pago.

8 Director de Obras Recibe estimación, procede al sello de la factura de la Dirección correspondiente según el programa operativo anual.

9

Elabora oficio que firma el Coordinador Técnico y lo envía a la Coordinación de Administración para su firma correspondiente.

10

Coordinador de Administración Recibe la estimación para firma y solicitud de pago y turna al Director Financiero para su revisión y hacer las observaciones, si hay observaciones regresa a la Coordinación Técnica para su corrección, caso contrario, registra y comprueba que haya recursos programados para esa obra, de ser afirmativo aprueba y turna para su firma y pago, procediendo a informar al contratista fecha e importe de pago de las estimaciones generadas al amparo de su contrato.

11 Coordinador Técnico Comunica al Coordinador Técnico la aprobación de las estimaciones y la probable fecha de pago y su importe por contratista y proyecto.

12 Jefe de Departamento de Supervisión y Residencia de Obra.

Recibe copia de estimaciones pagadas con su póliza de cheque, documento que procede a integrar en el expediente técnico unitario para sus trámites de revisión y auditoría correspondiente.




2.2.3.2 Julio 2009

419

CONTRATISTA

SUPERVISOR

JEFE DE DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN Y RESIDENCIA DE

OBRA

DIRECTOR DE

OBRAS

COORDINADOR

TÉCNICO

SUBDIRECTOR

GENERAL

COORDINADOR

DE ADMINISTRACIÓN


Elaboración y tramitología de Estimaciones. 2.2.3.2. Julio 2009

Inicio

Elabora las estimaciones con base en los volúmenes generados,

Revisa la estimación, asentando en la bitácora la fecha en la que recibe.

Recibe estimación revisa la factura, recibos de pago

¿Está bien?

1

No

Recibe estimación verifica que este debidamente firmada, autoriza la estimación y le da el Vo. Bo.

Recibe la estimación

verifica las firmas

Recibe estimación,

procede a firmar la autorización la factura y el recibo de la contratista,

Si

1

A

420

CONTRATISTA

SUPERVISOR


OBRA

DIRECTOR DE

OBRAS

COORDINADOR

TÉCNICO

SUBDIRECTOR

GENERAL

COORDINADOR

DE ADMINISTRACIÓN



Recibe la estimación y turna a la Dirección de

Obras para que se elabore el oficio

Recibe estimación, procede al sello de

la factura de la Dirección

Elabora oficio que firma el

Coordinador Técnico

Recibe la estimación para

firma y solicitud de pago.

2

B

A

421

CONTRATISTA

SUPERVISOR


OBRA

DIRECTOR DE

OBRAS

COORDINADOR

TÉCNICO

SUBDIRECTOR

GENERAL

COORDINADOR

DE ADMINISTRACIÓN

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ



B

¿Hay observaciones? 2

No

Si

Comunica la aprobación de las estimaciones y la probable fecha de

pago.

FIN

Recibe copia de estimaciones pagadas con su póliza de cheque,

Registra y comprueba que haya recursos

programados para esa obra

UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INGENIERÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Unidad de Tecnologías de la Información Código Revisión Fecha y Comunicaciones

Ingeniería de sistemas de información 3.3.2.1 Julio 2009

Objetivo.-

Atender los requerimientos en materia de sistemas de información, base de datos y automatización de procesos de las áreas del Instituto de acuerdo al programa de modernización del mismo.

Políticas.-

El Departamento de Tecnologías de Software contribuirá al desarrollo de sistemas de información, respondiendo a las necesidades de automatización de procesos de las diferentes áreas del Instituto.

La solicitud del apoyo de sistemas deberá dirigirse por medio de un oficio destinado al Director de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, el cual deberá contener el tipo de sistema que se requiere, el uso particular que se hará de éste y la autorización del Director o Coordinador del área solicitante.

En el caso de Delegaciones municipales, las áreas deberán informar sus necesidades a sus áreas normativas centrales, las cuales gestionarán ante la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

El Jefe del Departamento de Tecnologías de Software asignará a un analista para que realice la entrevista con el área solicitante.

El Departamento de Tecnologías de Software analizará la prioridad de cada requerimiento con base en: la factibilidad técnica, la importancia de los servicios prestados por el sistema y la disponibilidad de recursos de acuerdo al Programa Institucional de Desarrollo Informático.

El Departamento de Tecnologías de Software elaborará los documentos pertinentes para el desarrollo del sistema. Todos los movimientos ejecutados se asentarán debidamente en la bitácora de incidencias del área.

El Departamento de Tecnologías de Software deberá llevar una bitácora de ingeniería de software, en la que se especifique: el área a la que se le presta el servicio, tipo de servicio prestado, nombre del trabajador que presta el servicio y fecha. Todas las hojas deberán contar con un folio consecutivo.



Normas.-


Manuales Administrativos

Definiciones.-

Sistemas de información: Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa y realiza cuatro procesos básicos: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Software: También conocido como programática y aplicación informática- es la parte lógica del ordenador, esto es, el conjunto de programas que puede ejecutar el hardware para la realización de las tareas de computación a las que se destina. Es el conjunto de instrucciones que permite la utilización del equipo.

Formatos: 2.1.1. Bitácora de ingeniería de software.

Relación de oficios: 2.1. A. Oficio de solicitud de desarrollo e instalación de sistema. 2.1. B. Oficio de preliberación del sistema. 2.1. C. Oficio de liberación del sistema.

Instructivos: 2.1.1. Bitácora de ingeniería de software.

Título: Bitácora de ingeniería de software. Nombre del instituto. Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Departamento de Tecnologías de Software. Folio. Área o unidad administrativa que solicita el servicio. Tipo de servicio. Nombre del sistema Aplicación. Plataforma Fecha de prestación del servicio. .Descripción del servicio prestado. Nombre y firma del trabajador que presta el servicio. Nombre y firma del usuario. VoBo del Jefe de Departamento de Tecnologías de Software.

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/dispalm/dispalm.shtml




1 Área solicitante Solicita el desarrollo e implementación de un nuevo sistema de información. O: 2.1.A

2 Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Recibe oficio y turna al Departamento de Tecnologías de Software.

3 Departamento de Tecnologías de Software Entrevista usuario potencial.

4 Analiza, prioriza la solicitud del servicio y entrega al Titular de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

5 Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Recibe y determina si procede o no según sea el caso con base en el análisis realizado.

6 Área solicitante Recibe notificación de solicitud improcedente. (fin de procedimiento).

7 Departamento de Tecnologías de Software Aprobada la solicitud, la entrega a la relación de desarrollo de sistemas de información.

8 Desarrolla sistemas de información de acuerdo a especificaciones.

9 Registra regularmente avances del desarrollo e implementación del sistema en la bitácora de ingeniería de software

F: 2.1.1

10 Instala sistema en etapa de pruebas y observaciones. Elabora oficio de preliberación del sistema.O: 2.1.B

Unidad de Tecnologías de la Información Código Revisión Fecha

y Comunicaciones Ingeniería de sistemas de información 3.3.2.1 Julio 2009


10 Área solicitante Evalúan si el sistema cumple con las especificaciones acordadas.

11 Si hay observaciones se reporta por escrito al Departamento de Tecnologías de Software, quien tomará nota en bitácora (regresa a la actividad 8).

12 Si la evaluación es positiva, envía oficio de liberación del sistema al Director de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones; con copia para el Departamento de Tecnologías de Software. O: 2.1C

13 Departamento de Tecnologías de Software Libera el sistema y registra en bitácora de ingeniería de software el sistema liberado. F : 2.1.1 Termina procedimiento. 14

Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Código Revisión

Fecha Ingeniería de sistemas de información

3.3.2.1 Julio 2009

ÁREA

SOLICITANTE UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE

Y COMUNICACIONES SOFTWARE

INICIO

Solicita un nuevo sistema de información

Recibe oficio y turna Entrevista al usuario

No Analiza, prioriza la

solicitud del servicio de acuerdo al

programa y entrega Institucional

Le agrega a la relación de desarrollo. De sistemas

¿Procede la solicitud?

Recibe notificación de solicitud improcedente

Si

1

A


Ingeniería de sistemas de información

3.3.2.1 Julio 2009

ÁREA

SOLICITANTE UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE

INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES SOFTWARE

A

F.2.1.1

Desarrolla el sistema de acuerdo a las especificaciones

Registra avances de la implementación en

bitácora

Instala sistema en etapa de prueba y

manda oficio

Evalúan si el sistema cumple con las especificaciones

2

B

Unidad de Tecnologías de la Información

y Comunicaciones Código Revisión

Fecha

Ingeniería de sistemas de información

3.3.2.1 Julio 2009

ÁREA UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE

SOLICITANTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES SOFTWARE

B

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

F.2.1.1

Libera en el sistema y registra en bitácora de ingeniería de software

¿Hay observaciones?

FIN

Si la evaluación es positiva, envía oficio de liberación del

sistema al Director de la Unidad de Tecnologías de la

Información y Comunicaciones

Si

2

No

1

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN

DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN


Actualización de sistemas de información 3.3.2.2

Julio 2009

Objetivo.-

Llevar a cabo la actualización de los sistemas de información, base de datos, procesos automatizados y modificaciones al software en operación.

Políticas.-

• El Departamento de Tecnologías de Software deberá proporcionar el servicio de instalación, actualización o modificaciones a los sistemas desarrollados y/ o adquiridos por el Instituto.

• La solicitud se inicia por medio de un oficio dirigido al Director de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, que deberá contar con la firma del Coordinador o Director del Área solicitante.

• En el caso de las Delegaciones Municipales, deberán informar sus necesidades al área normativa central que corresponda, para que esta gestione ante la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

• El Departamento de Tecnologías de Software dará prioridad a las solicitudes de los servicios con base a la factibilidad técnica, la importancia de los servicios prestados por el sistema y la disponibilidad de recursos.

• El Departamento Tecnologías de Software deberá llevar una bitácora de ingeniería de software, en la que se especifique: el área a la que se le presta el servicio, tipo de servicio prestado, nombre del trabajador que presta el servicio y fecha. Todas las hojas deberán contar con un folio consecutivo.

Normas:


Definiciones:

Base de datos: Aplicación informática para manejar información en forma de ““fichas””: clientes, artículos, películas, etc. La mayoría de las bases de datos actuales permiten hacer listados, consultas, crear pantallas de visualización de datos, controlar el acceso de los usuarios, etc. También es cada vez más frecuente que las consultas se puedan hacer en un lenguaje estándar conocido como SQL.

http://members.es.tripod.de/ncabanes/ndic.htm#Aplicacion

http://members.es.tripod.de/ncabanes/ndic.htm#SQL


y Comunicaciones


Julio 2009

Formatos:

2.2.1. Bitácora de ingeniería de software. Oficios:

0:2.2.A Oficio de solicitud de actualización del sistema 0:2.2.B Oficio de liberación del sistema

Instructivos:

2.1.1. Bitácora de ingeniería de software. 1 Título: Bitácora de ingeniería de software. 2 Nombre del Instituto. 3 Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. 4 Departamento de Tecnologías de Software. 5 Folio. 6 Área o unidad administrativa que solicita el servicio. 7 Tipo de servicio. 8 Nombre del sistema aplicación. 9 Plataforma. Fecha de prestación del servicio. 10 Descripción del servicio prestado. 11 Nombre y firma del trabajador que presta el servicio. 12 Nombre y firma del usuario. 13 VoBo del Jefe de Departamento de Tecnologías de Software.


Código Revisión

Fecha


Julio 2009


1 Área solicitante Solicita al Director de la Unidad de Tecnologías de la Información y

Comunicaciones actualización del sistema por medio de oficio.2.2.A

Recibe y turna al Departamento de Tecnologías de Software. 2 Unidad de Tecnologías de la Información y

Comunicaciones

3 Departamento de Tecnologías de Software Entrevista usuario potencial.

4 Analiza y prioriza la solicitud del servicio y envía a la Unidad de

Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

5 Unidad de Tecnologías de la Información y

Comunicaciones

Recibe y determina si procede o no según sea el caso con base en el

análisis realizado,

Recibe notificación de solicitud improcedente. (Fin del procedimiento). 6 Departamento de Tecnología de Software

Designa programador. 7

Actualiza el sistema. 8 Departamento de Tecnologías de Software y Área

Solicitante

9 Verifican si las acciones realizadas cumplen con las especificaciones

solicitadas.

10 Área Solicitante En caso de haber cubierto las necesidades, procede a liberación de

sistemas actualizado. De lo contrario se regresa a la actividad 8.



Fecha


Julio 2009


11 Área Solicitante Envía oficio de liberación de sistemas al Titular de la Unidad de

Tecnologías de la Información y Comunicaciones, copia al Jefe

Departamento de Tecnología de Software

Departamento de Tecnología de Software Registra modificaciones efectuadas en bitácora de ingeniería de

software.

12

Termina procedimiento. 13


Código Revisión

Fecha


Julio 2009

ÁREA

SOLICITANTE UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE SOFTWARE

INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

INICIO

Solicita que se actualice el sistema por medio de oficio

O.2.1.A

Recibe y turna Efectúa entrevista

Analiza, y prioriza solicitud

Designa programador

Actualiza el Sistema

A

2

¿Procede la solicitud?

Recibe notificación de improcedencia

de solicitud

No

Si


Código Revisión

Fecha


Julio 2009

ÁREA UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE SOFTWARE SOLICITANTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

A

Verifican en conjunto con el área solicitante las acciones cumplan con las especificaciones

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

Se cubrieron

las necesidades Si

Envía oficio de liberación con copia al Jefe de Departamento de Tecnologías de Software

FIN

No 2

Registra Modificaciones efectuadas en bitácora de ingeniería de software

1

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO

DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN



Fecha

Mantenimiento de sistemas de información 3.3.2.3

Julio 2009

Objetivo.-

Llevar a cabo el mantenimiento de los sistemas de información, base de datos, procesos automatizados para garantizar su funcionamiento.

Políticas.-

• El Departamento de Tecnologías de Software deberá proporcionar el servicio de mantenimiento a los sistemas desarrollados y/ o adquiridos por el Instituto.

• El Departamento de Tecnologías de Software deberá realizar revisiones y respaldos semanales de las bases de datos del instituto.

• El Departamento de Tecnologías de Software deberá generar respaldos mensuales de las bases de datos y eliminara todos los respaldos semanales con una antigüedad de 2 meses.

• El Departamento de Tecnologías de Software deberá realizar el seguimiento de los sistemas de información mensualmente a fin de determinar que estén funcionando correctamente.

• El Departamento de Tecnologías de Software deberá respaldar los sistemas de información antes de cualquier actualización.

• El Departamento de Tecnologías de Software deberá respaldar mensualmente la información generada por los sistemas de información, como es el caso de los inventarios documental de los sistemas de inventario y registro patrimonial.

• El Departamento de Tecnologías de Software deberá llevar acabo un bitácora de ingeniería de software cada una de las actividdaes de mantenimiento que realicen.

Normas:


Definiciones:

Base de datos: Aplicación informática para manejar información en forma de ““fichas””: clientes, artículos, películas, etc. La mayoría de las bases de datos actuales permiten hacer listados, consultas, crear pantallas de visualización de datos, controlar el acceso de los usuarios, etc. También es cada vez más frecuente que las consultas se puedan hacer en un lenguaje estándar conocido como SQL.

http://members.es.tripod.de/ncabanes/ndic.htm#Aplicacion

http://members.es.tripod.de/ncabanes/ndic.htm#SQL


y Comunicaciones


Julio 2009

Formatos:

2.2.1. Bitácora de ingeniería de software. Oficios:

0:2.2.A Oficio de solicitud de actualización del sistema 0:2.2.B Oficio de liberación del sistema

Instructivos:

2.1.1. Bitácora de ingeniería de software. 14 Título: Bitácora de ingeniería de software. 15 Nombre del Instituto. 16 Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. 17 Departamento de Tecnologías de Software. 18 Folio. 19 Área o unidad administrativa que solicita el servicio. 20 Tipo de servicio. 21 Nombre del sistema aplicación. 22 Plataforma. Fecha de prestación del servicio. 23 Descripción del servicio prestado. 24 Nombre y firma del trabajador que presta el servicio. 25 Nombre y firma del usuario. 26 VoBo del Jefe de Departamento de Tecnologías de Software.



Fecha


Julio 2009


1 Departamento de Tecnología de Software Realiza revisión y respaldo semanal de base de datos.

2 Realiza respaldo mensual de base de datos y elimina respaldos semanales con antigüedad de 2 meses.

3 Realiza revisión mensual de seguimiento de los sistemas de información.

4 Realiza respaldo de sistemas de información en caso de alguna actualización.

5 Realiza respaldo de la información generada por los sistemas.

6 Registra mantenimiento realizado en la bitácora de ingeniería de sistemas.




Fecha


Julio 2009

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE SOFTWARE

Revisión y respaldo semanal BD

Revisión y respaldo semanal BD

Respaldo mensual BD

Revisión mensual se Sistemas

Respaldo por Actualización de

Sistemas

Respaldo mensual se Información de Sistemas

Revisión mensual se Sistemas

Inicio

Registro de mantenimiento en Bitácora Fin

Respaldo mensual se Información de Sistemas

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EQUIPAMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE

Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Código Revisión Fecha

Equipamiento de hardware y software 3.3.2.4 Julio 2009

Objetivo:

Proporcionar el equipo de hardware y software a todas las áreas que lo solicitan para incrementar la eficiencia y la productividad en sus actividades.

Políticas:

• El Titular de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones deberá de determinar si es o no factible el otorgamiento de equipo informático.

• La solicitud de equipo informático deberá enviarse por escrito al Director de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá analizar las necesidades y ventajas de automatización de las distintas áreas del Instituto, para apoyar con la tecnología informática, la eficiencia y la productividad del Instituto.

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá integrar todo el equipo relacionado con el Hardware y Software que se adquiera en su inventario.

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá vigilar que los usuarios de los equipos de cómputo e informática hagan un uso oficial de éstos, quedando estrictamente restringido el uso personal.

• La Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones deberá gestionar la aplicación de sanciones correspondiente a los usuarios que cometan desperfectos, daños al equipo, y a cualquier accesorio interno y/ o externo al área, cuando se compruebe que éstos fueron realizados con dolo o negligencia.

• El Titular de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones con apoyo del Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones podrá:

Determinar los cambios a efectuar en materia de Ingeniería en el equipo de cómputo.

Efectuar cambios de asignación del equipo informático.

Definir las características específicas y técnicas de los equipos que se adquieran en el Instituto.

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá llevar una bitácora de servicio, en la que se registre: los datos del solicitante, el tipo de servicio, las especificaciones del equipo, las refacciones utilizadas (en caso de que se requiera), el número de factura y el proveedor (en caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción), la fecha, el nombre y la firma de conformidad del usuario, los costos (en caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción), los nombres y las firmas: del Jefe de Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones, del Titular de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y del Director de Administración, en caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción. Todas las hojas deberán contar con un folio consecutivo.


y Comunicaciones Código Revisión Fecha


Normas:

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles del Estado de Quintana Roo. Artículos 2, ibis, 18, 19 a 30 Y 40 A 45.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Artículos 47-50


Definiciones:

Software: Es el conjunto de programas que puede ejecutar el hardware para la realización de las tareas de computación a las que se destina.

Hardware: Equipo tangible a través del cual se procesa automáticamente la información a través del software.




2.3.A. Oficio de solicitud de hardware y/ o software 2.3.B. Oficio de entrega de equipo requerido por las áreas solicitantes.

Formatos: 2.3.1 Bitácora de servicio.

1. Título: Bitácora de servicio. 2. Nombre del Instituto 3. Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones 4. Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones. 5. Datos del Solicitante:

Nombre.- Nombre del usuario. Área de adscripción del usuario. Fecha.

6. Tipo de Servicio. Descripción.- Detalle del servicio proporcionado.

7. Especificaciones del equipo. Marca. Modelo. No. de inventario. No. de serie.

8. Refacciones utilizadas. 9. Comentarios del técnico. 10. No. de Factura.- En caso de que se trate de un servicio externo, se adquiera alguna refacción o sea entrega de algún equipo

recién adquirido. 11. Proveedor.- En caso de que se trate de un servicio externo, se adquiera alguna refacción o sea entrega de algún equipo

recién adquirido. 12. Firma de conformidad.

Fecha.- Fecha de entrega al usuario. Usuario.- Nombre del usuario. Firma.- Firma del usuario.

13. Costos.- En caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción. 14. Nombre y firma del Jefe del Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones. 15. Nombre y firma del Director de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones 16. Nombre y firma del Director de Administración.- En caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción.





1 Área solicitante Envía oficio de solicitud de equipo de hardware y/ o software. O:2.3.A

2 Unidad de Tecnologías de la Información y comunicaciones Recibe oficio de solicitud de equipo de hardware y/ o software y

envía al Departamento de Soporte Técnico y

Telecomunicaciones.

3 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones y

Departamento de Tecnologías de Software

Recibe solicitud, analiza requerimiento, determina

especificaciones técnicas. Elabora requisición y envía. En caso

de software especializado, el Departamento de Tecnología de

Software analiza.

4 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones Otorga el visto bueno a la requisición y envía a la Unidad de

Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

5 Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Analiza requisición, revisa y autoriza. Solicita adquisición a la

Coordinación de Administración.

6 Coordinador de administración Adquiere equipo de cómputo e informática requerido.

7 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones Verifica que concuerde con notas y condiciones de compra.

Registra equipo adquirido en Bitácora. En caso de software

especializado, el Departamento Tecnologías de Software

verifica.





8 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones Entrega equipo requerido al área solicitante, con oficio de

recibido; se entrega relación de equipos nuevos al

Departamento de Telecomunicaciones y al Departamento de

Recursos Materiales y Servicios Generales para registro en

inventario.

9 Área solicitante Recibe equipo requerido con oficio de recibido.




ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

ÁREA SOLICITANTE UNIDAD DE TECNOLOGÍAS

DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO Y

TELECOMUNICACIONES

DEPARTAMENTO DE COORDINADOR DE TECNOLOGÍAS DE ADMINISTRACIÓN SOFTWARE

INICIO

F.2.3.1

Analiza requerimiento,

elabora requisición

Otorga el visto bueno y envía

FIN

Adquiere equipo informático

Verifica que coincida con notas y condiciones de

compra.

Recibe oficio de solicitud

Envía oficio de solicitud

y turna y turna

Analiza requisición, revisa y solicita

adquisición

Entrega equipo requerido al área solicitante, con

oficio de recibido;

Recibe equipo requerido con oficio de recibido

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SERVICIOS DE MANTENIMIENTO TÉCNICO



Servicios de mantenimiento técnico 3.3.2.5 Julio 2009

Objetivo:

Garantizar que el equipo con que cuenta el IPAE se encuentre en perfectas condiciones de operación, de acuerdo al Programa Anual de Mantenimiento Preventivo.

Políticas:

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá proporcionar el servicio de mantenimiento a las diferentes áreas del IPAE. La atención del mantenimiento al equipo tendrá dos vertientes: preventivo y correctivo.

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá prestar el servicio de mantenimiento de manera oportuna e inmediata, para contribuir al desempeño eficaz, eficiente y profesional de las diferentes áreas del Instituto.

• El mantenimiento de hardware le corresponderá exclusivamente al Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones, quedando estrictamente prohibido que el usuario, por iniciativa propia, modificase partes, componentes o accesorios del equipo propiedad del Instituto.

• La Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones determinarán las modificaciones técnicas de los equipos de cómputo de acuerdo con: los requerimientos de las diferentes Áreas del Instituto, las condiciones del equipo de cómputo que se modifica, la partida presupuestal correspondiente para la adquisición de equipo y a las tecnologías de vanguardia.

• La unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones gestionar la aplicación de la sanción correspondiente a los usuarios que cometan desperfectos, daños al equipo, y a cualquier accesorio interno y/ o externo, cuando se compruebe que éstos fueron realizados con dolo o negligencia.

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones instrumentará un Programa Anual de Mantenimiento Preventivo, con el propósito de mantener en perfectas condiciones de operatividad el equipo propiedad del Instituto.

• La unidad de Tecnología de la Información y Comunicaciones deberá asegurar que el proveedor de equipos de cómputo deberá establecer clara y expeditamente las cláusulas de garantía cuando brinde servicio de mantenimiento teniendo el Instituto el derecho, cuando así lo considere necesario, de hacer valer dicha garantía.

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá llevar una bitácora de servicio, en la que se registre: los datos del solicitante, el tipo de servicio, las especificaciones del equipo, las refacciones utilizadas (en caso de que se requiera), el número de factura y el proveedor (en caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción), la fecha, el nombre y la firma de conformidad del usuario, los costos (en caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción), los nombres y las firmas: del Jefe de Departamento de Soporte Técnico, del Director de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y del Director de Administración, en caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción. Todas las hojas deberán contar con un folio consecutivo.




Normas:

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Artículo 47-50.


Manual del IPAE

Definiciones:

Servicios de mantenimiento técnico: Revisión periódico de tipo preventivo para prevenir disfuncionalidades en el hardware y software o realización de reparaciones cuando se da una disfuncionalidad.

Formatos y Bitácoras:

2.4.1 Bitácora de servicio.


2.4.A Oficio de solicitud de servicio de mantenimiento de equipo de cómputo. 2.4.B Orden de servicio externo de mantenimiento.

Instructivos: 2.4.1. Bitácora de servicio

1. Título: Bitácora de servicio. 2. Nombre del Instituto. 3. Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones 4. Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones. 5. Datos del Solicitante:

Nombre.- Nombre del usuario. Área de adscripción del usuario. Fecha.- Fecha de ingreso del equipo al Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones.

6. Tipo de servicio. Descripción.- Detalle del servicio proporcionado.

7. Refacciones utilizadas. 8. Comentarios del técnico. 9. No. de factura.- En caso de que se trate de un servicio externo, se adquiera alguna refacción o sea entrega de algún equipo recién adquirido.




10. Proveedor.- En caso de que se trate de un servicio externo, se adquiera alguna refacción o sea entrega de algún equipo recién adquirido.

11. Firma de Conformidad.

Fecha.- Fecha de entrega al usuario.

Usuario.- Nombre del usuario.

Firma.- Firma del usuario.

12. Costos.- En caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción.

13. Nombre y firma del Jefe del Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones.

14. Nombre y firma del Director de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

15. Nombre y firma del Director de Administración.- En caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción





1 Área Solicitante Envía solicitud de servicio de mantenimiento F:2.4.1


Recibe solicitud y turna O:2.4.A

3 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones. Recibe solicitud. Designa personal para revisión del desperfecto.

Determina la naturaleza y el grado de servicio. 4 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones.

5 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones. Si es mantenimiento preventivo o correctivo menor, proporciona el servicio y entrega el equipo al área (pasa a la actividad 9).

6 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones. Si el desperfecto se contempla en garantía, turna al proveedor. El proveedor corrige y se regresa (pasa a la actividad 8).

7 Servicios Externos Si es correctivo mayor, envía el equipo a servicio externo, con oficio de entrega de equipo para servicio de mantenimiento. Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones.

O:2.4.B

8 Servicios Externos Recibe equipo, revisa el servicio proporcionado y comprueba la corrección del desperfecto y entrega el equipo al área. Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones.

9 Servicios Externos Registra el servicio proporcionado en Bitácora de Servicio F: 2.4.1

Departamento de Soporte Técnico y

10 Telecomunicaciones. Termina procedimiento.




ÁREA SOLICITANTE

UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO Y

TELECOMUNICACIONES

PROVEEDOR SERVICIOS EXTERNOS

Correctivo

INICIO

F.2.4.1

Envía solicitud de servicio

O.2.4.A

Recibe solicitud y

turna Designa personal

Determina la naturaleza

del grado del servicio

A

Es mantenimiento preventivo o correctivo

1

Preventivo

Proporciona el servicio y entrega el equipo 2



ÁREA SOLICITANTE


DEPARTAMENTO DE SOPORTE

TÉCNICO Y TELECOMUNICACIONES

PROVEEDOR SERVICIOS EXTERNOS

A

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

El desperfecto contempla garantía

FIN

1

Si

No

Turna el equipo al servicio externo

Recibe equipo aplica garantía

y regresa

Recibe equipo repara y regresa Turna el equipo al

proveedor 2

Recibe el equipo

Recibe equipo, revisa el servicio proporcionado y entrega equipo

F.2.4.1

Registra servicio en bitácora

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIO INFORMÁTICO A USUARIOS



Prestación de servicio informático a usuarios 3.3.2.6 Julio 2009

Objetivo:

Brindar asesoría especializada en el uso de programas informáticos a los usuarios de las diferentes Áreas del Instituto.

Políticas:

• Las diferentes Áreas del IPAE deberán solicitar la prestación de servicios informáticos de manera verbal o escrita, dependiendo del tipo de servicio, al Jefe de Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá brindar asesoría eficaz y oportuna a los usuarios que lo requieran. En ésta se tomarán en cuenta: la prioridad del servicio y las otras solicitudes que se encuentren en turno.

• Cada una de las Áreas del IPAE que genere información deberá ser responsable del almacenamiento de la misma.

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá proporcionar los servicios referentes a instalación de programas informáticos, uso de paquetería, servicios de impresión, captura especializada, generación de respaldos especiales, etc.

• El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá llevar un registro de los servicios prestados en la Bitácora de Asistencia a Usuarios, para tener un control documental y estadístico. En ella se especificará: el nombre del usuario a quien se brindó el servicio, el área de adscripción, el servicio otorgado, el nombre del trabajador que presta el servicio y la fecha. Todas las hojas deberán contar con un folio consecutivo.

Normas: Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20 F. V

Definiciones:

Usuario: El usuario es quien va a utilizar el programa final.



Prestación de servicio informático a

usuarios 3.3.2.6 Julio 2009

Formatos y Bitácoras:

2.5.1. Bitácora de asistencia a usuarios. Relación de oficios:

2.5.A. Solicitud de prestación de servicios informáticos. Instructivos:

2.5.1 Bitácora de asistencia a usuarios. 1. Bitácora de asistencia a usuarios. 2. Nombre del Instituto 3. Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones 4. Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones. 5. Nombre del usuario a quien se le proporciona el servicio. 6. Área de adscripción del usuario. 7. El servicio otorgado. 8. Nombre del trabajador que presta el servicio. 9. Fecha de prestación del servicio. 10. Firma de Conformidad. 11. Fecha.- Fecha de entrega al usuario. 12. Usuario.- Nombre del usuario. 13. Firma.- Firma del usuario. 14. Costos.- En caso de que se trate de un servicio externo o se adquiera alguna refacción. 15. Nombre y firma del Jefe del Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones. 16. Nombre y firma del Director de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones




1 Área solicitante Solicita de manera verbal o escrita el servicio informático (dependiendo del tipo de servicio). Si es por escrito, envía oficio. O:2.5.A


Recibe y turna.

3 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones

Evalúa el tipo de servicio requerido.

4 Designa el personal que prestará el servicio requerido. F:2.5.1

5 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones y Área solicitante

Otorga servicio informático.

6 Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones

Anota servicio en Bitácora. F:2.5.1




ÁREA SOLICITANTE

UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO Y

COMUNICACIONES TELECOMUNICACIONES

INICIO

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

F.2.5.1

F.2.5.1

O.2.5.A

Evalúa servicio requerido

Solicita servicio informático

Recibe y turna

Designa personal

Otorga servicio Informático

Recibe servicio informático

Anota servicio en bitácora

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE LA RED DE TELECOMUNICACIONES


Administración de la red de telecomunicaciones 3.3.2.7 Julio 2009

Objetivo:

Dotar y mantener la infraestructura de telecomunicaciones a cada una de las áreas del Instituto para facilitar el intercambio de información.

Políticas: La Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones con el apoyo del Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones, será

la encargada de definir los estándares de conectividad. El ingreso de equipo nuevo a la Institución requiere del análisis del Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones para la ampliación

de las redes. Los principios de los estándares de conectividad son: la seguridad, confiabilidad, utilidad, vigencia tecnológica y costo de la infraestructura. La responsabilidad de la administración del software de la red de telecomunicaciones del IPAE, será exclusiva del Departamento de Soporte

Técnico y Telecomunicaciones. El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá proporcionar el mantenimiento de las cuentas de usuario, los derechos de

directorio y archivos de la red. Todo usuario propietario de una cuenta tendrá su clave de acceso (password), nombre de usuario (login), y será responsable del uso de éstos,

así como de la información que utilice en la red. El Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones deberá llevar un control de la infraestructura de telecomunicaciones que ingrese a

su Departamento, en el que se anote: el nombre del equipo, la marca, el modelo, la empresa proveedora, fecha de ingreso y su ubicación física. Todas las hojas deberán contar con un folio consecutivo.

Normas: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Artículo 47-50. Reglamento Interior del IPAE. Artículo 20

Definiciones.-

Red de telecomunicaciones: La posibilidad de compartir la información entre grupos de computadoras y sus usuarios.

Usuario: Persona que va a utilizar el programa final.

Comunicaciones: La posibilidad de compartir la información entre grupos de computadoras y sus usuarios.




Formatos y bitácoras: F:2.6.1. Control de infraestructura de telecomunicaciones.

Relación de oficios: O:2.6.A Oficio de solicitud de material e infraestructura para la red de telecomunicaciones.

Instructivos: F:2.6.1. . Control de infraestructura de telecomunicaciones.

1. Control de infraestructura de telecomunicaciones. 2. Nombre del Instituto. 3. Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. 4. Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones. 5. Nombre del equipo. 6. Marca. 7. Modelo. 8. Nombre de la empresa proveedora. 9. Fecha de ingreso de la infraestructura. 10. Ubicación física del equipo dentro del Instituto.




Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones y Direcciones de áreas solicitantes

Determinan las áreas y usuarios de la red. 1

Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones 2 Identifica el equipo (hardware y software) necesarios para los trabajos de la red, selecciona tipología. Elabora oficio de solicitud de infraestructura detallada y entrega. O:2.6.A

Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones 3 Recibe oficio de solicitud de infraestructura. Revisa, otorga el visto bueno y envía.

Coordinador de Administración 4 Recibe oficio. Revisa y autoriza y realiza la adquisición.

Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones 5 Verifican que coincida con descripción de nota de compra y especificaciones de compra.

Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones y Dirección de Administración

6 Registra infraestructura que ingresa al Departamento en bitácora. En caso de requerirse envía al Departamento de Recursos Materiales para registro en inventario. F:2.6.1

Departamento de Telecomunicaciones y Áreas solicitantes 7 Programa con las áreas del instituto la fecha de instalación de la red.

Áreas Solicitantes y Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones

8 Instala la red y sistema operativo de la red. Aplica pruebas parciales de funcionamiento por área. Suministra soporte técnico, autentificación de la red. Proporciona periódicamente mantenimiento de dispositivos.

Departamento de Soporte Técnico y Telecomunicaciones y Áreas solicitantes

9 Crea cuentas y derechos de usuarios en la red. Proporciona mantenimiento de cuentas. Termina procedimiento. 10



Administración de la red de telecomunicaciones

3.3.2.7 Julio 2009




COORDINADOR DE DIRECCIONES DE ÁREA ADMINISTRACIÓN SOLICITANTES

INICIO

Determinan áreas y usuarios

Elabora oficio de solicitud de infraestructura Recibe oficio de Solicitud

y da el Visto Bueno y envía

Recibe oficio y autoriza y realiza adquisición.

Verifican que coincida con especificaciones de

compra

Registra infraestructura que ingresa a la

Departamento en bitácora

Programa con las áreas del instituto la fecha de instalación de la red.

A



Administración de la red de telecomunicaciones

3.3.2.7 Julio 2009




COORDINADOR DE DIRECCIONES DE ÁREA ADMINISTRACIÓN SOLICITANTES

ELABORÒ

REVISÒ

APROBÒ

A

Instala la red y sistema operativo de la red.

Aplica pruebas parciales de funcionamiento

Toman conocimiento de cuentas derechos de usuarios en la red.

Crea cuentas y derechos de usuarios en la red

FIN

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