Manual de Procedimientos Universidad de la Sierra de ... · citado Comité de Calidad y de la...

GOBIERNO DEL

ESTADO DE SONORA

SECRETARÍA DE

EDUCACIÓN Y

CULTURA

UNIVERSIDAD DE LA

SIERRA

Manual de Procedimientos

Universidad de la Sierra Unidad de Administración y Promoción

Febrero de 2008.

Formuló Presentó Aprobó

C. P. Rigoberto Ochoa Toledo Jefe de la Unidad de Planeación

Prof. Lic. Jesús Torres Gallegos Rector

C.P. Gilberto Inda Durán Secretario de la Contraloría General

Aprobado de acuerdo a lo establecido en el Artículo 26,

apartado B fracción XI de la Ley Órganica del Poder Ejecutivo del

Estado de Sonora.

Manual de Procedimientos

Universidad de la Sierra

Índice

Introducción 4

Objetivos del Manual 5

Red de Procesos 5

- Lista Maestra de procesos y procedimientos 11

Presentación de los Procedimientos: Unidad de Administración y 16

Promoción

Control de Ingresos 17

Avance financiero 26

35 Elaboración de cheques

45 Reclutamiento, selección y contratación de personal

Puntualidad y asistencia de personal 57

Adquisición y suministro de materiales y servicios 66

Licitaciones 77

Mantenimiento y conservación de infraestructura y equipo 87

Bibliografía 99


INTRODUCCIÓN

El propósito institucional de dar respuesta oportuna a las necesidades de

sus usuarios, implica identificar, seleccionar, documentar y continua los procedimientos inherentes al cumplimiento de implica registrar, analizar y simplificar los diferentes tramos

mejorar de manera su Misión. También de trabajo de cada

procedimiento, generando acciones que favorezcan prácticas más eficientes y eficaces que eliminen el desperdicio de tiempo, esfuerzo y materiales, y conduzcan a la implantación y sostenimiento de una cultura de calidad y servicio.

La Universidad de la Sierra (UNISIERRA), en congruencia con lo dispuesto en el Plan Estatal de Desarrollo (PED) y el Programa Estatal de Educación (PEE) 2004-2009, incorporó en su Programa de Desarrollo Institucional (PDI) 2004-2009, el compromiso de alcanzar estándares de calidad en sus servicios, enfocando su operación en la satisfacción del educando, así como de las dependencias y entidades públicas, que en el cumplimiento de sus funciones, requieren de la Institución información respecto de su desempeño y de la aplicación y uso de sus recursos financieros y materiales.

En este cometido, la UNISIERRA elaboró este Manual, en el que se

identifican y documentan los procedimientos estratégicos de la gestión institucional que hacen posible la realización del objeto de su creación: brindar servicios educativos de calidad. En éste se analiza la operación de la Institución, se detalla cada procedimiento y su articulación; y se definen a los responsables de su realización.

El principal referente metodológico utilizado en la integración del documento, fue la Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos,

desarrollada ex profeso por la Dirección General de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Contraloría General (SCG) en el mes de abril de 2005.

La identificación y selección de los procedimientos fue responsabilidad de un Comité de Calidad (CC), instalado por Rectoría y conformado por personal directivo, académicos y administrativos. La documentación la realizaron por los titulares de las unidades administrativas y los responsables operativos de su realización; la codificación de procedimientos y formatos fue responsabilidad del Coordinador del mencionado CC; y la integración del Manual, por los titulares del citado Comité de Calidad y de la Unidad de Planeación Institucional.

Integran este documento, los siguientes capítulos: en el Primero se describen los Objetivos del Manual; en el Segundo, se define la Red de Procesos y procedimientos; el Tercero contiene la Lista Maestra de Documentos; y en el Cuarto, se realiza la Presentación e Integración de los Procedimientos, siempre con apego a las recomendaciones de la SCG.

En cada procedimiento se describen los elementos requeridos por la Guía, a saber: objetivos, aplicación, alcance, definiciones, referencias, políticas, productos, clientes, indicadores, formatos e instructivos, anexos, responsabilidades, la

descripción de la operación del procedimiento, así como el diagrama de flujo.

4


Obviamente, el Manual es una herramienta dinámica, sujeto a los cambios

que se pudieran realizar, como consecuencia de la mejora continúa o por las modificaciones en las responsabilidades o en la estructura orgánica de la Institución, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad de la misma.

Por último, es preciso mencionar que, de acuerdo con la normatividad en la materia, este Manual, entrará en vigencia una vez que sea validado por la SCG y autorizado por el H. Consejo Directivo.

I. OBJETIVOS DEL MANUAL

GENERAL

Promover el desarrollo administrativo y la mejora continua de los procesos y procedimientos de gestión institucional.

PARTICULARES

Compendiar y sistematizar las operaciones que, de acuerdo con el marco normativo, son responsabilidad de cada una de las Unidades Administrativas.

Uniformar y controlar el cumplimiento de rutinas de trabajo.

Coadyuvar en la inducción al puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal de nuevo ingreso, a efecto de asegurar que tanto el personal directivo como operativo, conozcan adecuadamente todos y cada uno de los tramos de las tareas bajo su responsabilidad.

Disminuir costos de operación e incrementar la eficiencia y eficacia.

Identificar requerimientos para la realización del servicio, y designar responsables de su ejecución.

Promover la coordinación y evitar duplicidades en el desarrollo de las tareas.

Promover la mejora continúa, la simplificación de los procedimientos, y la delegación de autoridad.

Facilitar las actividades de instrumentación, seguimiento y evaluación de las

actividades delegadas a los responsables de los procesos.

II. RED DE PROCESOS

Marco de actuación institucional

La Universidad de la Sierra es un ente público descentralizado, creado por el Ejecutivo Estatal para ofrecer servicios de educación superior a los jóvenes egresados del nivel bachillerato. Inscribe su actuación en el Eje 3 del Plan Estatal de Desarrollo (PED), Igualdad de oportunidades, corresponsabilidad y cohesión social; específicamente en el Objetivo 3, Acceso equitativo a educación de calidad, en donde una de sus estrategias es consolidar un sistema educativo de Calidad Sonora, reconocido en el ámbito nacional e internacional, con criterios de acreditación y evaluación permanentes, a efectos de lograr formar sonorenses de carácter emprendedor, competitivo y humanista.

5


En congruencia, el Eje 1 del Programa Estatal de Educación (PEE) declara el compromiso del Ejecutivo Estatal por alcanzar estándares de calidad y el mejoramiento continuo del sistema educativo. En este propósito, exige de las instituciones educativas del estado la certificación nacional e internacional de los programas académicos. Por su parte, el Eje 3 plantea objetivos y metas encaminadas a consolidar la administración escolar del sistema educativo, a través de reorganizar la estructura técnico-administrativo-escolar para hacer más eficientes los procesos de gestión.

En el marco de estos ordenamientos, la UNISIERRA revisó y actualizó el Programa de Desarrollo Institucional (PDI) 2004-2009, a efecto de alinearlo estratégicamente con los documentos rectores. En el ámbito de la gestión, su principal reto es establecer procesos administrativos convenientemente adecuados a las exigencias de desarrollo y funcionamiento de los programas educativos. En esta perspectiva, se trazaron objetivos específicos para Mejorar la administración institucional, mediante el diseño e implantación de políticas de calidad, y para Mantener actualizado el marco normativo y los instrumentos de apoyo administrativo.

En el PDI se enuncian también los proyectos estratégicos que coadyuvarán al logro de estos objetivos, a saber: implantación y explotación de un sistema integral de información administrativa, a fin de modernizar, automatizar y simplificar trámites y procedimientos; y la certificación de los procesos estratégicos.

Por otra parte, para cumplir con el Objeto que le dio origen, la UNISIERRA opera con una estructura organizativa, cuyos componentes, funciones, atribuciones y obligaciones, se definen en su marco normativo: el Decreto de Creación, emitido

por el Ejecutivo del Estado, define el objeto y las funciones de la Institución; el

Reglamento Interior, define la estructura orgánica, las funciones y responsabilidades de las Unidades Administrativas que la conforman; el Reglamento de Ingreso, Permanencia y Promoción del Personal Docente, y el Reglamento Escolar, regulan, respectivamente, la relación de profesores y alumnos con la Universidad; el Manual de Organización describe las interacciones entre los

elementos de la estructura de la Institución; y otras disposiciones que regulan la prestación de los servicios bibliotecarios, cómputo, laboratorios, talleres y transporte, principalmente.

Del analisis del PED y de los Programas Sectorial e Institucional, así como del marco normativo, se definieron y seleccionaron los procesos susceptibles de

procedimentar y documentar, que se describen en la siguiente Red de Procesos:

6

RED DE PROCESOS Universidad de la Sierra

Unidads de Administración y Promoción

ISAF, Dcho.

Planeación

Proveedores de de pago

administrativo

06-SIP-P02-F01/REV.00

7

Catálogo de facultades

A Vinculación y desarrollo institucional

B Desarrollo académico

C Control y desarrollo

Elaboró Revisó Validó

CP. Francisco González Carrizoza

Jefe del Depto. de Rec. Financieros

CP. Rigoberto Ochoa Toledo Jefe de la Unidad de

Administración y Promoción

Prof. y Lic. Jesús Torres Gallegos

Rector

No. Prioridad

1 Alta

2 Normal

3 Baja

DIR

Facultad Macro

proceso Responsable Tipo Pr. No.

Sub

proceso Producto Indicador No. Procedimiento Producto Indicador Cliente

03-

03- 23

C

03

CP.Rigoberto

Ochoa Toledo

Apoyo

2

04

Finanzas y

Contabilidad

Operación

del Sistema

de

Contabilidad

Estados

Financieros

P01

Control de

Ingresos

Conciliación

Bancaria

Elaboración de

informe

UAF

Auditores (SCG,

Externo)

03- 03-

23

C

03

CP. Rigoberto

Ochoa Toledo

Apoyo

2

04

Finanzas y

Contabilidad

Operación de

Sistema de

Contabilidad

Estados

Financieros

P02

Avance

Financiero

Estados

Financieros

Elaboración de

informe

Unidad de

03- 03- 23

C

03

CP. Rigoberto

Ochoa Toledo

Apoyo

2

04

Finanzas y

Contabilidad

Operación de

Sistema de

Contabilidad

Estados

Financieros

P03

Elaboración de

cheques

Póliza de

cheque y

cheque

Autorizaciones

Unidades Admvas.,

Bines y Serv. Y

Alumnos

Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas

03UAP 30/11/07 1 de 4

Macroproceso No. de revisión Código de Red

01. Sistema de Gestión y Vinculación 02. Sistema de Planeación Académica

03. Sistema de Gestión Interna 04. Sistema de Planeación Institucional

00

58-RP-03UAP/REV/00



ISSSTESON

personal

Docente y Oficio de

incidencia por

institucional

académico

administrativo

06-SIP-P02-F01/REV.00

8


A Vinculación y desarrollo

B Desarrollo


No. Prioridad

1 Alta

2 Normal

3 Baja


C. Icela Terán Rodríguez

Jefa del Depto de Rec. Humanos




Rector

DIR.

Facultad Macro

proceso

Responsable

Tipo

Pr

No Sub

proceso

Producto

Indicador

No

Procedimiento

Producto

Indicador

Cliente

03- 03-

23

C

03

CP. Rigoberto Ochoa Toledo

Apoyo

2

05

Recursos Humanos

Administración

de

documentos y capacitación

Expedientes actualizados

Personal capacitado.

Nómina

P01

Reclutamiento,

Selección y

contratación de

Contrato

Autorizado

Expediente integrado

Personal de la

Institución.

03- 03-

23

C

03


Apoyo

2

05

Recursos Humanos

Administración de

documentos y

capacitación

Expedientes

actualizados. Personal

capacitado. Nómina

P02

Puntualidad y

Asistencia de Personal

Reportes

del Dpto. de RH.

Reporte de

incidencias. Oficios de

notificación de Incidencias.

justificación de

parte del inmediato

superior

Personal

Administrativo


03UAP 30/11/07 2 de 4


01. Sistema de Gestión y Vinculación 02. Sistema de Planeación Académica 03. Sistema de Gestión Interna

04. Sistema de Planeación Institucional

00

58-RP-03UAP/REV/00


Secretaría General Académica

División autorizado

06-SIP-P02-F01/REV.00

9


A Vinculación y desarrollo institucional


C Control y desarrollo administrativo

No. Prioridad

1 Alta

2 Normal

3 Baja


LIc. Adolfo Barbachano Alcocer

Secretario General Académico


Jefe de la Oficina de Servicios

Informáticos

Prof. y Lic. Jesús Torres

Gallegos Rector

DIR.

Facultad Macro

proceso Responsable Tipo Pr No

Sub

proceso Producto Indicador No. Procedimiento Producto Indicador Cliente

03-

03- 23

C

03

LIc. Adolfo Barbachano

Alcocer

Apoyo

2

05

Recursos Humanos

Administración

de

documentos y

capacitación

Expedientes

actualizados.

Personal capacitado.

Nómina

P03

Selección de

personal

académico

Acta del Comité

Evaluador

Contrato

Jefe de

Académica


02SGA 30/11/07 3 de 4


01. Sistema de Gestión y Vinculación 02. Sistema de Planeación Académica 03. Sistema de Gestión Interna


00

58-RP-02SGA/REV/00



mensual de

Admvas.

Admvas.

Personal

Académico

institucional

administrativo

06-SIP-P02-F01/REV.00

10


A Vinculación y desarrollo



No. Prioridad

1 Alta

2 Normal

3 Baja


C. José de la C. Flores Esquer Coordinador de Rec. Materiales




Rector

DIR.

Facultad Macro

proceso Responsable Tipo Pr No

Sub proceso

Producto Indicador No Procedimiento Producto Indicador Cliente

03- 03- 23

C

03

CP. Rigoberto

Ochoa Toledo

Apoyo

2

06

Compras

Adquisición de

bienes y

servicios

Reporte mensual

de bienes y

servicios

P01

Adquisición y

Suministros de

Rec. Materiales

y servicios

Bienes y

Servicios

Adquiridos

Reporte

bienes y

servicios

Unidades

03-

03- 23

C

03

CP. Rigoberto

Ochoa Toledo

Apoyo

2

06

Compras

Adquisición de

bienes y

servicios

Reporte mensual

de bienes y

servicios

P02

Licitaciones

Contratación

del bien o

servicio

Expediente

de licitación

Unidades

03- 03- 23

C

03


Apoyo

2

07

Mantenimiento

Conservación y

Mantenimient o Preventivo

de Bs.

Muebles e

Inmuebles

Cumplimiento del Programa Anual

de

Mantenimiento y Conservación

P03

Mantenimiento y

conservación de infraestructura y equipo

Bitácoras de servicios de

Mantenimiento y

Conservación

de Bienes

100% de

cumplimiento del Prog. de

Mant. y

Conservación

Alumnos,

Directivo,

y Admvo.


03UAP 30/11/07 4 de 4


01. Sistema de Gestión y Vinculación

02. Sistema de Planeación Académica 03. Sistema de Gestión Interna


00

58-RP-03UAP/REV/00


IV. LISTA MAESTRA

11


LISTA MAESTRA

UNIVERSIDAD DE LA SIERRA

03UAP Unidad de Administración y Promoción

ELABORACIÓN

06-SIP-P02-F01/REV.00

12

CÓDIGO

NOMBRE DEL

DOCUMENTO

No. DE

REVISIÓN

FECHA DE

RED DE PROCESOS

58-RP-03UAP/REV/00

Red de Procesos

00

30/11/07

PROCEDIMIENTOS

58-03-03-23-03/03UAP-04- P01/REV.00

Control de ingresos

00

30/11/07

58-03-03-23-03/03UAP-04- P02/REV.00

Avance financiero.

00

30/11/07

58-03-03-23-03/03UAP-04- P03/REV.00

Elaboración de cheques

00

30/11/07

58-03-03-23-03/03UAP-05- P01/REV.00

Reclutamiento, selección y contratación de personal

00

30/11/07

58-03-03-23-03/03UAP-05-

P02/REV.00

Puntualidad y asistencia de

personal

00

30/11/07

58-03-03-23-03/03UAP-06- P01/REV.00

Adquisición y suministro de recursos materiales y

servicios

00

30/11/07

58-03-03-23-03/03UAP-06- P02/REV.00

Licitaciones

00

30/11/07

58-03-03-23-03/03UAP-07- P03/REV.00

Mantenimiento y conservación de

infraestructura y equipo

00

30/11/07

Fecha: 07/11/2007 Hojas: 1 de 3

LISTA MAESTRA




06-SIP-P02-F01/REV.00

13

FORMATOS

58-03FYC-P01-F01/REV.00

Conciliaciones Bancarias

00

30/11/07

58-03FYC-P01-F02/REV.00

Auxiliar de Mayor

00

30/11/07

58-03FYC-P02-F01/REV.00

Avance Financiero del

Presupuesto Ejercido

00

30/11/07

58-03FYC-P03-F02/REV.00

Memorando de elaboración de Cheque

00

30/11/07

58-03REH-P05-F01/REV.00

Solicitud de empleo

UNISIERRA

00

30/11/07

58-03REH-P05-F02/REV.00

Lista de Asistencia de

Capacitación Interna

00

30/11/07

Formato de alta del personal ante seguridad social (ISSSTESON)

00

30/11/07

58-03REH-P05-F01/REV.00

Reporte de Incidencias

00

30/11/07

58-03REM-P01-F01/REV.00

Requisición

00

30/11/07

58-03REM-P01-F02/REV.00

Orden de Compra o Servicio

00

30/11/07

58-03REM-P01-F03/REV.00

Cuadro Comparativo de

Cotizaciones

00

30/11/07

Fecha: 30/11/07 Hojas: 2 de 3


LISTA MAESTRA



14

58-03REM-P03-F01/REV.00

Actividades Diarias para el Personal de Intendencia.

00

30/11/07

58-REMAT-P03-F02/REV.00

Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo.

00

30/11/07

58-03REM-P03-F03/REV.00

Programa de Monitoreo de de las distintas áreas.

00

30/11/07

ANEXOS

58-03FYC-P01-L01/REV.00

Inventario de registro del procedimiento Control de Ingesos

00

30/11/07

58-03FYC-P01-D01/REV.00

Diagrama del Procedimiento Control de Ingresos

00

30/11/07

58-03FYC-P01-T01/REV.00

Verificación de ejecución del Procedimiento Control de Ingresos

00

30/11/07

58-03FYC-P02-L01/REV.00

Inventario de registro del Procedimiento Informe de

Avance financiero

00

30/11/07

58-03FYC-P01-D01/REV.00

Diagrama del Procedimiento

Informe de Avance financiero

00

30/11/07

58-03FYC-P02-T01/REV.00

Verificación de ejecución del Procedimiento Informe de

Avance Financiero

00

30/11/07

58-FYC-P03-L01/REV.00

Inventario de registro del Procedimiento Elaboración de

Cheques

00

30/11/07

58-03FYC-P03-D01/REV.00

Diagrama del Procedimiento

Elaboración de Cheques

00

30/11/07

58-03FYC-P03-T01/REV.00

Verificación de ejecución del Procedimiento Elaboración de

Cheques

00

30/11/07

58-03REH-P01-L01/REV.00

Inventario de registro del Procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal

00

30/11/07

Fecha: 30/11/07

Hojas: 3 de 3


06-SIP-P02-F01/REV.00

15

58-03REH-P01-D01/REV.00

Diagrama del Procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal

00

30/11/07

58-03REH-P01-T01/REV.00

Verificación de ejecución del Procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación de

Personal

00

30/11/07

58-03REH-P02-L01/REV.00

Inventario de registro del procedimiento Puntualidad y Asistencia

00

30/11/07

58-03REH-P02-D01/REV.00

Diagrama del procedimiento Puntualidad y Asistencia

00

30/11/07

58-03REH-P02-T01/REV.00

Verificación de ejecución procedimiento Puntualidad y Asistencia

00

30/11/07

58-03REM-P01-L01/REV.00

Inventario de registro del procedimiento Adquisiciones y Suministros de Recursos

Materiales y Servicios

00

30/11/07

58-03REM -P01-D01/REV.00

Diagrama del procedimiento Adquisiciones y Suministros de Recursos Materiales y Servicios

00

30/11/07

58-03REM-P01-T01/REV.00

Verificación de ejecución del procedimiento Adquisiciones y Suministros de Recursos Materiales y Servicios

00

30/11/07

58-03REM-P02-L02/REV.00

Inventario de registro del Procedimiento Licitaciones

00

30/11/07

58-03REM-P02-D02/REV.00

Diagrama del Procedimiento Licitaciones

00

30/11/07

58-03REM-P02-T02/REV.00

Verificación de ejecución del Procedimiento Licitaciones

00

30/11/07

58-03REM-P01-L01/REV.00

Inventario de registro del Procedimiento Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y Equipo

00

30/11/07

58-03REM-P01-D01/REV.00

Diagrama del Procedimiento Mantenimiento y Conservación

de Infraestructura y Equipo

00

30/11/07

58-03REM-P01-T01/REV.00

Verificación de ejecución del Procedimiento Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y Equipo

00

30/11/07


IV. PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Administración del Sistema de Gestión interna.

16

17

Ente Público: 58

Direccionamiento al PED 03-03-23

Hoja No. 1 de 4

Macroproceso: 02

Subproceso 04

Fecha de elaboración: 30/11/07

Unidad Administrativa: 03UAP

Procedimiento P01

No. de Revisión: 00

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INGRESOS.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P01/REV.00 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

El Objetivo de este procedimiento es documentar la forma en que se lleva a cabo el control de los ingresos recibidos por los diferentes conceptos, mediante formatos y documentos establecidos, con transparencia en su registro y aplicación. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica

Lo aplica la Unidad de Administración y Promoción a través del Departamento de

Recursos Financieros y la Coordinación de Recursos Financieros. III. ALCANCE

Aplica a todo el control de Ingresos de la Institución, a fin de responder a las revisiones realizadas por auditorias externas, por la Secretaría de la Contraloría del Estado de

Sonora y por el Instituto Superior de Auditoria Fiscal. IV. DEFINICIONES

- Auxiliares de mayor: Registros contables resultantes del sistema de contabilidad implementado en el sistema de cómputo.

- Conciliación bancaria: Forma de detectar diferencias de ingresos y gastos según estados de cuenta bancarios, contra lo registrado en contabilidad.

- Ajustes contables: Corrección de errores y diferencias resultantes de los registros

contables. V. REFERENCIAS

- Programa presupuesto autorizado por la SEC. - Programa calendario de ministraciones que defina la SH. - Norma ISO 9001:2000. - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. VI. POLÍTICAS

- Realizar el registro de los ingresos cuando se cuenten efectivamente con ellos. - Contabilizar todos los movimientos que se realicen con los ingresos recibidos. - Contar con auxiliares contables donde se observen los movimientos de los ingresos recibidos.

- Elaborar en tiempo y forma las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas. - Realizar los ajustes que resultan de la elaboración de conciliaciones. VII. PRODUCTOS

- Conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas. VIII. CLIENTE(S)

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

18

- Unidad de Planeación, Estudios y Desarrollo de Proyectos. - Rectoría. - Auditores Externos.

- Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora.

- Dirección General de Planeación de la Secretaría de Educación y Cultura del Gobierno del Estado de Sonora.

- Dirección General de Contabilidad Gubernamental. - Dirección General de Educación Superior Universitaria.

- Instituto Superior de Auditoria Fiscal. IX. INDICADORES

- Elaborar informe de ingresos financieros dentro de los primeros 10 días hábiles del

mes posterior. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

- 58-03FYC-P01-F01/REV.00 Conciliaciones Bancarias. - 58-03FYC-P01-F02/REV.00 Auxiliar de Mayor. .

XI. ANEXOS

- 58-FYC-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos - 58-FYC-P01-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento. - 58-FYC-P01-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento.

- Registro historico de cambios. XII. RESPONSABILIDADES

- Coordinador de Recursos Financieros (CRF).- Registra en el sistema contable los

ingresos recibidos, los movimientos realizados, corrige errores mediante ajustes propuestos e imprime los auxiliares contables.

- Jefe del Departamento de Recursos Financieros (JDRF).- Recibe los documentos contables de los movimientos realizados de los ingresos, los revisa, detecta errores, propone ajustes para corregir errores, elabora las conciliaciones, las firma y las turna al Jefe de la Unidad de Administración y Promoción para su revisión.

- Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Recibe las

conciliaciones bancarias para su revisión, recaba las firmas de los que intervienen en

la elaboración y las regresa al Jefe del Departamento de Recursos Financieros.

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

XIII.1 CRF

RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

Recibe el documento donde se observa el ingreso recibido. Una vez verificado el ingreso por subsidio, lo registra en contabilidad en las cuentas

correspondientes a cada ingreso.

Estado de cuenta bancario

19

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

C.P. Francisco Javier González C.

Jefe del Departamento de Recursos Financieros

C.P. Rigoberto Ochoa Toledo

Jefe de la Unidad de Administración y

Promoción

Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos

Rector

Lleva un registro de los ingresos y salidas por cada tipo de subsidio. Imprime los Auxiliares de Mayor de cada uno de los diferentes tipos de ingresos registrados y los turna al JDRF para su revisión. Recibe los Auxiliares de Mayor de parte del JDRF ya revisados, corrige los errores en base a los ajustes resultantes de la revisión. Imprime los Auxiliares de Mayor corregidos y los turna nuevamente al JDRF. Imprime Estados Financieros (Balance General,

Estado de Resultados), Balanza de Comprobación.

58-03FYC-P01- F02/REV.00 Auxiliar de mayor

XIII.2 JDRF

REVISIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES

Recibe los Auxiliares Contables de los diferentes tipos de ingresos para revisión. Si se encuentran errores, propone ajustes para corregirlos y se regresan al CRF para su corrección. Una vez revisados los Auxiliares Contables y verificados su corrección, se procede a elaborar las Conciliaciones Bancarias y las envía al JUAP para su revisión y firma. Ya firmadas, archiva las Conciliaciones Bancarias en expedientes identificables.

58-03FYC-P01- F01/REV.00 Conciliaciones

Bancarias

XIII.3 JUAP

FIRMA DE LAS CONCILIACIONES

Recibe del JDRF las Conciliaciones Bancarias para su revisión y firma de aprobado. Recaba las firmas de los que intervienen en su

elaboración. Regresa las Conciliaciones Bancarias debidamente

firmadas al JDRF para archivarlas.

Fin del Procedimiento

INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN

Resguardo

Unidad de

Promoción

Unidad de

Promoción

Unidad de

Promoción

20

N°

Registro Tipo de

Resguardo

Responsable/

Puesto

Tiempo de

Resguardo

Ubicación del

1

Estado de cuenta bancario

Papel

Jefe del Dpto. de Recursos

Financieros

1 año

Archivo de la

Administración y

2

Auxiliar de mayor 58-FYC-P01- F02/REV.00

Papel


Financieros

1 año

Archivo de la

Administración y

3

Conciliaciones Bancarias 58-FYC-P01- F01/REV.00

Papel


Financieros

1 año

Archivo de la

Administración y

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE

INGRESOS

Hoja 1 de 1.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P01/REV.01


JUAP JDRF CRF

INICIO

revisión

de parte de JUAP debidamente

FIN

21

Imprime Estados Financieros

(Balance General, Estado de

Resultados), Balanza de

comprobación

Recibe las conciliaciones bancarias

firmadas y las archiva en

expedientes identificables

de parte del JDRF ya

Imprime los Auxiliares de Mayor

corregidos y los turna

nuevamente al JDRF

Recibe los Auxiliares de Mayor

revisados, corrige los errores

en base a los ajustes

resultantes de la revisión

Regresa las Conciliaciones

Bancarias debidamente firmadas

al JDRF para archivarlas

ingresos y salidas por cada tipo

Imprime los Auxiliares de Mayor

de cada uno de los diferentes

tipos de ingresos registrados y

los turna al JDRF para su

Recaba las firmas de los que

intervienen en su elaboración

Se lleva un registro de los

de subsidio

Si se encuentran errores,

propone ajustes para corregirlos

y se regresan al CRF para su

corrección

Recibe los Auxiliares Contables y

verifica su corrección, procede a

elaborar las Conciliaciones

Bancarias y las envía al JUAP

para su revisión y firma

Una vez verificado el ingreso por

subsidio, lo registra en

contabilidad en las cuentas

correspondientes a cada ingreso

Recibe el documento donde

se observa el ingreso recibido

Reciben los Auxiliares Contables de

los diferentes tipos de ingresos para

revisión

Recibe del JDRF las

Conciliaciones Bancarias para

su revisión y firma de

aprobado

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 4

Macroproceso: 02

Subproceso 04

Fecha de elaboración:

30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP

Procedimiento P01


PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INGRESOS.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P01/REV.00

FORMATOS

22

COCNoCnIcLilIiaAcCioInOeNs bBaAnNcaCrAiaRsIA AL 31 DE ENERO DHEOLJA2:01 0DE71

23

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y

PROMOCIÓN

58-03FYC-P01-F01/REV.00.

C

CTA. DE BANCO SANTANDER MEXICANO

Ene-07

SALDO S/ESTADO DE CUENTA DEL BANCO AL DE 2007 0.00

(+) NUESTROS CARGOS NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO. 0.00

FECHA CH. Y/O REF. CONCEPTO

(-) NUESTROS ABONOS NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO 0.00 CH. Y/O REF. CONCEPTO

(+) SUS CARGOS NO CORRESPONDIDOS POR NOSOTROS 0.00

CH. Y/O REF. CONCEPTO

(-) SUS ABONOS NO CORRESPONDIDOS POR NOSOTROS 0.00

CH. Y/O REF. CONCEPTO

SALDO CONCILIADO 0.00 SALDO SEGÚN LIBRO 0.00 DIFERENCIA 0.00

ELABORO REVISO APROBO

L.A.E MARICELA ESTRADA CRUZ C.P FCO JAVIER GONZALEZ C. C.P RIGOBERTO OCHOA TOLEDO

Coordiandora de Recursos Financieros Jefe de Depto de Recursos Financieros Jefe de Unidad de Admón. y Promoción

VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO



O6-SIP-P01-F04/Rev.00

Verificador

Lic. Julio César Maytorena Valdez

24

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO

1

2

3

4

Se registró el ingreso por subsidio, y se registró en la contabilidad de las cuentas correspondientes a cada ingreso.

Se elaboraron los auxiliares de mayor de cada uno de los tipos de ingresos registrados.

Se imprimieron los Estados Financieros (Balance General, Estado de Resultados), y Balanza de Comprobación).

Se elaboraron las conciliaciones bancarias y una vez firmadas se archivaron en los expedientes correspondientes.

√

√

√

√

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: control de ingresos. Hoja : 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-FYC-P01-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento

Fecha de la verificación: 19/12/07

REGISTRO HISTORICO DE CAMBIOS




DEL

25

CODIGO

NOMBRE

DEL DOCUMENTO

N° DE REVISIÓN

FECHA DEL CAMBIO

CAMBIOS

MOTIVO

CAMBIO

Fechas

Hojas

26

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

El objetivo de este procedimiento es documentar la Elaboración de Avances Finan cieros de los recursos recibidos por ésta Institución y enviarlos a las dependencias gubernamentales que los requieran en tiempo y forma, para cumplir con la normatividad establecida. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica

Lo realiza la Unidad de Administración y Promoción a través del Departamento Recursos

Financieros y la Coordinación de Recursos Financieros. III. ALCANCE

Aplica a los avances financieros elaborados por el Departamento de Recursos Financieros, ante los requerimientos de información de la Unidad de Planeación y Desarrollo de Proyectos de la Institución, así como a las dependencias gubernamentales estatales y federales. IV. DEFINICIONES - Avance Financiero.- Informe de los recursos ejercidos por gastos y servicios contra los

recursos presupuestados. - Auxiliares de mayor.- Registros contables resultantes del sistema de contabilidad

implementado en el sistema de cómputo. - Ajustes contables.- Corrección de errores y diferencias resultantes de los registros contables. V. REFERENCIAS

- Decreto que aprueba el presupuesto de Egresos. -Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público - Norma ISO 9001:2000 - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. VI. POLÍTICAS

- Cumplir con la entrega de información en tiempo y forma. - Atender los requerimientos de información por oficio. - La entrega de documentos requeridos se realizara mediante oficio. - Se abrirán archivos por cada tipo de informes que se entreguen. VII. PRODUCTOS

- Informes mensuales de avance financiero presupuestal. - Informes mensuales de recursos propios. - Informes trimestrales del avance financiero presupuestal enviados a las dependenci as

gubernamentales estatales. - Informes trimestrales del avance financiero presupuestal enviado a la dependencia federal. - Informe mensual de adquisiciones y servicios realizados por la Institución. VIII. CLIENTE(S)

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 4

Macroproceso:02

Subproceso 04



Procedimiento P02


PROCEDIMIENTO: AVANCE FINANCIERO.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P02/REV.00


27

- Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora. - Director General de Planeación de la Secretaría de Educación y Cultura del Gobierno del

Estado de Sonora.

- Director General de Contabilidad Gubernamental. - Director General de Educación Superior Universitaria, SEP. - Unidad de Planeación, Estudios y Desarrollo de Proyectos. - Rectoría. IX. INDICADORES

- Elaborar los informes financieros dentro de los primeros 10 días hábiles del mes posterior. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

- 58-03FYC-P02-F01/REV.00Avance Financiero del Presupuesto Ejercido.. - 58-03FYC-P01-F02/REV.00 Auxiliar de Mayor.

XI. ANEXOS

- 58-FYC-P02-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos - 58-FYC-P01-D01/REV.00Diagrama de flujo del Procedimiento. - 58-FYC-P02-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento. - Registro historico de cambios. XII. RESPONSABILIDADES

- Rector (R).- Firma de autorizado los informes de avances de control presupuestal enviados a

las dependencias. - Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Revisa que los informes de

avance financiero hayan sido elaborados con base a los registros contables, que la documentación que originó estos registros contables cumplan con los requisitos fiscales y con la normatividad establecida y firma como responsable.

- Jefe del Departamento de Recursos Financieros (JDRF).- Elabora los informes de avance financiero con base en los registros contables

- Coordinador de Recursos Financieros (CRF).- Recibe la documentación comprobatoria por

gastos y servicios, las captura en el sistema contable e imprime reportes.


RESPONSABLE

XIII.1 CRF

RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA Recibe la documentación comprobatoria de gastos y servicios, verificando que contengan la firma de autorizado por los funcionarios responsables. Captura en el sistema la documentación comprobatoria de gastos y servicios, e Imprime Auxiliares de Mayor. Turna los Auxiliares de Mayor al JDRF para su revisión y propuesta de ajustes. Una vez recibidos, corrige errores mediante ajustes contables propuestos e imprime Auxiliares de Mayor corregidos. Turna los Auxiliares de Mayor al JDRF para su

revisión.

58-03FYC-P01- F02/REV.00 Auxiliar de Mayor

F01/REV.00

Presupuesto Ejercido

Recibe los Informes de Avance Financiero de parte

28

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

C.P. Francisco J. González C. Jefe del Departamento de

Recursos Financieros


Jefe de la Unidad de Administración

Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector

XIII.2 JDRF

REVISIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES

Recibe los Auxiliares de Mayor y los revisa para detectar errores. Detectados los errores en los Auxiliares de Mayor, propone ajustes y los regresa. Recibe los Auxiliares de Mayor ya corregidos y registra los movimientos contables de gastos y servicios en los formatos de Avance Financiero de Control Presupuestal. Imprime los formatos de Avance Financiero de Control Presupuestal mensual acumulado y por unidades, los firma y turna al JUAP.

58-03FYC-P02-

Avance Financiero del

XIII.3 JUAP

REVISIÓN DE INFORME DE AVANCE FINANCIERO • Recibe los Informes de Avance Financiero de Control Presupuestal para su revisión de parte del JDRF, los revisa y firma como responsable. • Turna los Informes de Avance Financiero de

Control Presupuestal a R para la firma de autorización. • Una vez firmados, turna los Informes de Avance Financiero Acumulado mediante oficio a la Unidad de Planeación y Desarrollo de Proyectos para su revisión y envío a las diferentes dependencias gubernamentales y los Informes de Avance Financiero por Unidades a los Jefes de Unidad.

XIII.4 R

FIRMA DE AUTORIZADO POR EL RECTOR

de JUAP para la firma de autorización. Una vez firmados, los turna a JUAP.





Resguardo

Unidad de

Finanzas

Unidad de

Finanzas

29

N°

Registro Tipo de

Resguardo

Responsable/

Puesto

Tiempo de

Resguardo

Ubicación del

1

Auxiliar de Mayor 58-FYC-P01- F02/REV.00

Papel


Financieros

1 año

Archivo de la

Administración y

2

Avance Financiero del Presupuesto Ejercido 58-FYC-P02- F01/REV.00

Papel

Jefe del Dpto. de


1 año

Archivo de la

Administración y

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AVANCE FINANCIERO

Hoja 1 de 1.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P02/REV.01


consideración y

Rector

30

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 1

Macroproceso:02

Subproceso 04



Procedimiento P02


PROCEDIMIENTO: AVANCE FINANCIERO.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P02/REV.00

REC JUAP JDRF CRF

Fin

valida los informes de

Control Presupuestal

de avance financiero

presupuestal mensual

Inicio

Presenta a la

autorización del

Turna auxiliares de mayor al DRF para su revisión

Una vez firmados, turna

los Informes de Avance Financieros Acumulado mediante oficio a la

Unidad de Planeación y Desarrollo de Proyectos para su revisión y envío

a las diferentes dependencias gubernamentales

Imprime los formatos

de control

acumulado y por UA, los firma y turna a JUAP

Recibe los Informes de

Avance Financiero de Control Presupuestal de parte de R debidamente firmados

En su caso, corrige errores e imprime Auxiliares de Mayor

Una vez firmados, los

turna al JUAP

Registra movimientos contables de gastos y servicios en los formatos de Avance Financiero de Control Presupuestal

Recibe, y en su caso,

Avance Financiero de

Captura en el sistema la documentación comprobatoria de gastos, e imprime Auxiliares de Mayor, turna los Auxiliares de Mayor al JDRF para su revisión y propuesta de ajustes

Recibe los Informes de Avance Financiero de

parte de JUAP para la firma de autorización

Recibe y revisa para detectar errores, y en su caso, corrije y realiza ajustes

FORMATOS

31

36-FYC-P02-F01/REV.00


AVANCE FINANCIERO PRESUPUESTO EJERCIDO A

DE 200

TRIMESTRE

ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZA:

C.P FCO. JAVIER GONZALEZ CARRIZOZA

Jefe del Depto. de Recursos Financieros

C.P. RIGOBERTO OCHOA TOLEDO

Jefe de la Unidad de Administración y Promoción

PROF. y LIC. JESÚS TORRES GALLEGOS

Rector 32

PRESUPUESTO 2007 PRESUPUESTO FONDO DE TRANSF. INTERNAS TOTAL ACUM. EJERCIDO AVANCE FINANCIERO SALDO

PARTIDAS DESCRIPCION ESTATAL AMPLIACION FEDERAL R. PROPIOS AUTORIZADO CONTINGEN. AMPLIAC. REDUCCION ASIGNADO ANTERIOR EN EL MES ABSOLUTO RELATIVO 1000 SERVICIOS PERSONALES: 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1100 Rem. Pers. Carácter permanen. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1101 Sueldos 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1200 HONORARIOS Y REMUN. DIV. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1201 Honorarios y comisiones 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1300 Rem. Adicionales y Especiales 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1301 Prima quinquenal al personal burocrá 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1306 Prima Vacacional 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1307 Gratificación de Fin de Año 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1308 Comp.adicionales serv.esp. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1339 Ayuda para Guardería a madres trab 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1310 Estimulos personal confianza 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1323 Comp por ajuste de calendario 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1324 Comp por bono navideño 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1328 Ayuda para Canasta de Maternidad 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1311 Indemnización al Personal 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1400 Pagos por Concepto de Seg. Soc. - - 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1401 Cuotas serv méd ISSSTESON 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1402 Cuotas al FOVISSSTESON 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1403 Cuotas seg vida ISSSTESON 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1404 Cuotas seg retiro ISSSTESON 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1405 Pagos def, pensiones jubilac. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1406 Asignación x préstamo a cp 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1407 Asignación prést. Prendarios 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1408 Otras prestaciones de seguridad soc. 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

1500 Otras Prestaciones 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

1502 Otras prestaciones 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 #¡DIV/0! 0.00

CLAVE PRESUPUESTAL 08 BC 14 DD 23


58-03FYC-P02-F01/REV.00

Avance Financiero del Presupuesto Ejercido

HOJA:1 DE 1






Verificador


33


1

2

3

Se revisó que la documentación comprobatoria de gastos y servicios cumpla con la normatividad establecida, y se capturó y elaboró los Auxiliares de Mayor.

Se elaboraron los informes de Avance Financiero Mensual del ejercicio del presupuesto.

Se turnaron los informes de Avance Financiero Mensual a la Unidad de Planeación.

√

√

√

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Avance financiero

Hoja : 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-FYC-P02-T01/REV.00

Verificación de Ejecución del procedimiento

Fecha de la verificación:

19/12/07




02SGA Secretaría General Académica

DEL

34

CODIGO

NOMBRE

DEL DOCUMENTO

N° DE REVISIÓN

FECHA DEL CAMBIO

CAMBIOS

MOTIVO

CAMBIO

Fechas

Hojas

35

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 4

Macroproceso: 02

Subproceso 04



Procedimiento P03


PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CHEQUES.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P03REV.00 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

El presente documento tiene por objetivo, documentar la elaboración de cheques, con base en los memorandos de solicitud y documentación comprobatoria de gastos y servicios debidamente autorizados por los funcionarios responsables de la Universidad de la Sierra.

II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica

Lo aplica la Unidad de Administración y Promoción a través de la Coordinación de Recursos Financieros y el Departamento de Recursos Financieros.

III. ALCANCE

Aplica a todas los memorandos de solicitud de pago a través de cheque, por algún gasto o servicio, las cuales deben estar debidamente firmadas de autorizado por el funcionario responsable. IV. DEFINICIONES

- Memorando de Solicitud de pago.- Documento mediante el cual el interesado pide que se le realice determinado pago por adquisición o servicio.

- Avance Financiero.- Informe de los recursos ejercidos por gastos y servicios contra los

recursos presupuestados.

V. REFERENCIAS

- Norma ISO 9001:2000. - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. - Ley del impuesto sobre la renta.

- Ley del impuesto al valor agregado. VI. POLÍTICAS

- Atender los memorandos de solicitud con prontitud, verificando que cuenten con las firmas de los responsables.

- Comprobar que los respaldos de las erogaciones cuenten con todos los requisitos que marca la ley y la normatividad vigente, además de estar firmados de autorizado por el funcionario responsable.

- Verificar que los gastos que se hagan con recursos etiquetados, especifiquen el tipo de recurso.

- Verificar que los gastos por comprobar sean reportados dentro de la primera semana después de recibidos.

VII. PRODUCTOS

- Poliza de cheque y cheque.

VIII. CLIENTE(S)


36

- Alumnos. - Proveedores. - Personal de la Institución. IX. INDICADORES

- Autorizaciones de pago

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

- 58-03FYC-P03-F02/REV.00 Memorando de elaboración de Cheque - Póliza de Cheque - 58-03FYC-P01-F02/REV.00 Auxiliar de Mayor.

XI. ANEXOS

• 58-FYC-P03-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. • 58-FYC-P03-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento. • 58-FYC-P03-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento. - Registro historico de cambios.

XII. RESPONSABILIDADES

- Coordinador de Recursos Financieros (CRF).- Recibe el memorando de solicitud de

pago por gastos y servicios debidamente autorizada, la revisa, elabora el cheque correspondiente y lo turna al Jefe de Recursos Financieros.

- Jefe del Departamento de Recursos Financieros (JDRF).- Recibe el cheque elaborado, con el soporte documental comprobatorio anexo, revisa que cumplan con los requisitos fiscales que marca la ley y la normatividad y lo turna al Jefe de la Unidad de Administración y Promoción para su firma de autorización.

- Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Recibe el cheque, revisa

que contenga la documentación comprobatoria y que cumplan con los requisitos fiscales que marca ley, lo firma de aprobado y lo turna al Rector para su firma de autorizado.

- Rector (R).- Recibe el cheque elaborado con el memorando de solicitud de pago y

documentos comprobatorios anexos, lo firma de autorizado y lo regresa al Jefe de la Unidad de Administración y Promoción para la entrega correspondiente.


RESPONSABLE

XIII.1 CRF

RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

Recibe memorando de solicitud de pago por gastos y servicios por parte de los responsables de las Unidades y revisa que contenga las firmas de los funcionarios responsables (Rector o Secretario

General Académico)

Memorando de elaboración de Cheque

37

Confirma que el memorando contenga anexa la documentación comprobatoria correspondiente, además de verificar que la documentación comprobatoria cumpla con los requisitos fiscales que marca la ley y la normatividad aplicable. Revisa que la documentación comprobatoria contenga las firmas de autorización por los funcionarios responsables (Rector o Secretario General Académico). Verifica en los Avances Financieros que a la partida a la que se le va a cargar el gasto cuente con recurso. Después de las revisiones anteriores procede a elaborar el cheque, para después registrarlo en contabilidad. Turna el cheque elaborado al JDRF, para su autorización y recaudación de firmas ante las autoridades de la Institución. Entrega el cheque debidamente firmado por los

funcionarios responsables, al beneficiario.

58-03FYC-P01- F02/REV.00Auxiliar de Mayor

58-03FYC-P02- F01/REV.00Avance Financiero del Presupuesto Ejercido

XIII.2 JDRF

REVISIÓN DEL CHEQUE ELABORADO

Recibe el cheque elaborado de parte del CRF, revisa que contenga el memorando de pago y la documentación comprobatoria de los gastos y servicios. Confirma que el memorando de pago y la documentación comprobatoria se encuentre debidamente firmada por los funcionarios responsables (Rector o Secretario General Académico). Revisa que el cheque se encuentre elaborado de acuerdo al memorando y confirma en los Avances Financieros que la partida a la que se le va a cargar el gasto cuente con recurso.

Si la partida a la que se le va a cargar el gasto no cuenta con recurso, se procede a solicitar una transferencia de recursos a la Unidad Responsable. Si la partida a la que se le va a cargar el gasto sí cuenta con recurso, turna el cheque al JUAP para su revisión y firma. Recibe el cheque firmado de parte del JUAP y lo

entrega al CRF.

38

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

C.P. Francisco Javier González C.

Jefe del Departamento de Recursos Financieros




XIII.3 JUAP

Recibe el cheque de parte del JDRF, verificando que tenga anexo el memorando de pago y los documentos comprobatorios del gasto y/o servicio solicitado. Confirma que la documentación comprobatoria del gasto y/o servicio solicitado cuenten con las firmas de autorizado por los funcionarios responsables (Rector o Secretario General Académico). Confirma que los documentos comprobatorios del gasto y/o servicio solicitado cumplan con los requisitos fiscales que marca la ley y la normatividad aplicable. Firma el cheque de aprobado y lo turna para su

firma al R.

XIII.4 R

FIRMA DEL CHEQUE ELABORADO

Recibe el cheque de parte del JUAP y lo firma, para su posterior regreso al JUAP.

XIII.5 JUAP

ENTREGA DEL CHEQUE

Entrega el cheque debidamente firmado por los funcionarios responsables al JDRF.

XIII.6

JDRF

Entrega el cheque debidamente firmado al CRF

para su entrega.

XIII.7 CRF

Entrega el cheque debidamente firmado por los funcionarios responsables al beneficiario. Conserva Póliza de Cheque correspondiente.

Póliza de Cheque





Resguardo

de Finanzas

de Finanzas

de Finanzas

de Finanzas

39

N°

Registro Tipo de

Resguardo Responsable/

Puesto

Tiempo de Resguardo

Ubicación del

1

Memorando de solicitud de elaboración de Cheque

Papel

Rectoría y/o Secretario Técnico, Secretaría General

Académica y Jefaturas de Unidad

1 año

Archivo del Dpto.

2

Auxiliar de Mayor 58-FYC-P01- F02/REV.00

Papel


Financieros

1 año

Archivo del Dpto.

3

Avance Financiero del Presupuesto Ejercido 58-FYC- P02-F01/REV.00

Papel

Jefe del Dpto. de


1 año

Archivo del Dpto.

4

Póliza de Cheque

Papel


Financieros

1 año

Archivo del Dpto.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CHEQUES

Hoja 1 de 1.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P03REV.00


40

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 1

Macroproceso: 02

Subproceso 04



Procedimiento P03


PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CHEQUES.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-04-P03REV.00

RECTORÍA JUAP JDRF Titular de la UA

N

Si

Fin

Inicio

pago o cuenta por

factura o documento

o

Recibe y realiza el pago al proveedor, en su defecto, lo remite a través del promovente del gasto

Elabora poliza de cheque, rúbrica, y registra en contabilidad, e integra expediente y turna para JUAP

Presenta solicitud de transferencia presupuestal en formato correspondiente

Verifica suficiencia presupuestal

Recibe y turna para el DRF

Presenta solicitud de

liquidar, anexando la

comprobatorio debidamente

requisitados

Revisa poliza, valida la correcta clasificación del gasto, firma cheque, y gestiona firma del Rector.

Autoriza, en su caso, y regresa para la UAP, para el pago correspondiente

Recibe solicitud de pago, coteja firmas, revisa requisitos fiscales y la correspondencia del gasto al concepto autorizado.

FORMATOS

41

M E M O R A N D U M

Moctezuma, Sonora, a . MEM No. .


PARA: Jefe de la Unidad de Administración y Promoción

ASUNTO: Solicitud y Orden de Pago

Por este conducto se solicita el pago en cheque a nombre de , por la cantidad de $ (SON: M. N.) Por el concepto de pago de .

El cuál deberá ser pagado con recursos

con

de

cargo

la cuenta

a

del

la

subsidio

partida , e irá . Anexo a la presente solicitud de pago, la documentación comprobatoria: _, debidamente revisados y autorizados.

Rector

42

SOLICITA EL PAGO AUTORIZA EL PAGO

Solicitante

Prof. Y Lic. Jesús Torres Gallegos


58-03FYC-P03-F02/REV.00

M E M O R A N D O

HOJA:1 DE 1





Verificador


43


1

2

3

4

Se recibió memorando con la documentación comprobatoria para elaborar el cheque correpondiente.

Se revisó que exista disponibilidad presupuestal para proceder a la afectación en la partida de gasto.

Se elaboró el cheque y se turno a las autoridades responsables de su firma.

Se entregó el cheque firmándose de recibido por el benefici ario en la póliza correspondiente

√

√

√

√

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboración de cheques

Hoja : 1 de 1

• CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-FYC-P03-T01/REV.00


19/12/07




02SGA Secretaría General Académica

DEL

44

CODIGO

NOMBRE

DEL DOCUMENTO

N° DE REVISIÓN

FECHA DEL CAMBIO

CAMBIOS

MOTIVO

CAMBIO

Fechas

Hojas

45

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 3

Macroproceso: 02

Subproceso 05



Procedimiento P01


PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL.


El presente documento tiene como propósito el describir las actividades para el Reclutamiento y la Selección del personal administrativo, así como la Contratación de todo el Personal que ha sido aceptado para laborar en la Universidad de la Sierra.

II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica

Lo aplica el Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

III. ALCANCE

En cuanto al Reclutamiento y Selección de Personal aplica a todos los aspirantes a ingresar a un puesto administrativo, mientras que la Contratación de Personal aplica a

todo el personal docente y administrativo de la Universidad de la Sierra. IV. DEFINICIONES

- Contratante.- Es la parte que contrata y que conviene las condiciones de trabajo. - Vacante.- Plaza o empleo no ocupada. - Oficio de Requerimiento.- Oficio mediante el cual se solicita la contratación de

personal administrativo. V. REFERENCIAS

- Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. - Norma ISO 9001:2000, Cláusula 6.2 Recursos Humanos. - Ley Civil No. 40 del estado de Sonora. - Ley No. 38 de ISSSTESON. - Reglamento Interior - Reglamento para el Ingreso, Permanencia y Promoción de Personal Académico. - Presupuesto autorizado. - Tabulador de puestos.

- Condiciones Generales de Trabajo VI. POLÍTICAS

- Todas las solicitudes de empleo se analizaran de manera imparcial y de acuerdo al perfil solicitado.

- Las solicitudes serán analizadas bajo la más estricta confidencialidad.

VII. PRODUCTOS

- Contratos de Trabajo autorizados. VIII. CLIENTE(S)


46

- Todos los empleados activos de la UNISIERRA - Jefe del Departamento de Planeación - Jefe del Departamento Recursos Financieros

- Jefe de la Unidad Administración y Promoción - Rectoría - Instituto de Seguridad Social del Estado de Sonora (ISSSTESON) - Secretaría General Académica. IX. INDICADORES

- Expedientes integrados.


- Oficio de requerimiento de personal - 58-03REH-P05-F01/REV.00 Solicitud de empleo UNISIERRA. - 58-03REH-P05-F02/REV.00 Lista de Asistencia de Capacitación Interna - Formato de alta del personal ante seguridad social (ISSSTESON) XI. ANEXO

- 58-REH-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro del Procedimientos Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal

- 58-REH-P01-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal

- 58-REH-P01-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento.


- Rector (R).- Es responsable de autorizar la contratación. - Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Es responsable de

validar que la plaza solicitada este contemplada en el presupuesto. - Jefe del Departamento de Recursos Humanos (JDRH).- Se encarga de realizar la

contratación verificando que se cumpla con todos los requisitos. - Unidad Administrativa Solicitante (UAS).- En quien realiza la solicitud de personal. - Jefe Departamento Jurídico (JDJ).- Es el responsable de elaborar los contratos de

trabajo y/o nombramiento.


RESPONSABLE

XIII.1 UAS

Acuerda con el Rector la Contratación de Personal.

XIII.2 UAS

Realiza entrevista y revisión de curriculums de los aspirantes. Una vez seleccionado el aspirante se envía al

JUAP el oficio de contratación.

XIII.3 JUAP

Recibe oficio de contratación de personal y analiza que la plaza a contratar esté considerada en el presupuesto y se cuenten con los recursos suficientes para

su contratación y la canaliza a JDRH.

Oficio de contratación

47

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

C. Icela Terán Rodríguez Jefe del Departamento de

Recursos Humanos


Jefe de la Unidad de



XIII.4 JDRH

Una vez recibida la propuesta de contratación, se evalúa que la solicitud seleccionada cumpla con los requerimientos del perfil del puesto solicitado. (Estas Contrataciones pueden ser

seleccionadas directamente por la UAS y/o JDRH, siempre y cuando cumplan con lo antes señalado).

58-03REH-P05- F01/REV.00Solicitud de empleo UNISIERRA

Oficio de Contratación

En caso de la contratación de Personal Docente se aplican los puntos del 4 al 8

XIII.5 JDRH

Recibe de la UAS oficio mediante el cual indican condiciones de la contratación (vigencia del contrato, tipo de contrato,

percepción mensual).

Oficio de contratación

XIII.6 JDRH

Solicita al contratante todos los requisitos para la integración del expediente de personal, los revisa y una vez completada la documentación, se crea su expediente personal, cumpliendo con el Descriptivo de Puesto y se le informa al Jefe del Departamento Jurídico para que elabore

el contrato de Trabajo y/o nombramiento.

Expediente personal del empleado

XIII.7 JDJ

Elabora Contrato de trabajo y turna para autorización del R.

XIII.8 JDRH

Recibe contrato de trabajo y recaba firmas del JUAP y del Empleado, procediendo a dar de alta en el sistema de nóminas y ante seguridad social (ISSSTESON).

XIII.9 JDRH

Evidencia de la competencia de personal, podrán ser Diplomas, Certificados ó Lista de Asistencia de capacitaciones, cursos, etc. Archiva el Expediente.

58-03REH-P05- F02/REV.00Lista de Asistencia de Capacitación Interna





Resguardo

Recursos

Jefatura de

Humanos

Recursos

Recursos

48

N°

Registro Tipo de


Puesto

Tiempo de Resguardo

Ubicación del

1

Oficio de autorización de la contratación

Papel

Rectoría

1 año

Archivo de la Jefatura de

Humanos

Solicitud de empleo UNISIERRA 58- REH-P01- F01/REV.00

Papel

Jefe del Dpto. de Recursos Humanos

1 año

Archivo de la Recursos

En caso de la contratación de Personal Docente se aplican los puntos del 4 al 8

3

Expediente personal del empleado

Papel


1 año


Humanos

4

Lista de Asistencia de Capacitación Interna 58-REH-P01- F02/REV.00

Papel


1 año


Humanos


Hoja 1 de 1.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-05-P01/REV.00


49

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 1

Macroproceso: 02

Subproceso 05



Procedimiento P01



CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-05-P01/REV.00

Jefe del Dpto.

Jurídico

Jefe del Dpto. de

Recursos Humanos

Jefe de la Unidad de Administración

y Promoción

Unidades

Administrativas

evalúa que la solicitud

documentación para

expediente, revisa, y en

JDJ, elabore contrato o

FIN

Inicio

Rector la

Personal

La evidencia de la competencia de personal, podrán ser Diplomas, Certificados,

Recibe, recaba firmas de JUAP y empleado, y da de alta en nómina e ISSSTESON.

Solicita al contratante,

integración del

su caso, requiere del

nombramiento.

Elabora contrato de trabajo o nombramiento pasa autorización

Recibe de la UA solicitud de contratación, especificando, tipo de contrato, vigencia, sueldo mensual, y fuente de financiamiento

Acuerda con el

Contratación de

Recibe propuesta,

cumpla con el perfil del

puesto solicitado.

Recibe Oficio de contratación de personal y analiza que la plaza a contratar esta considerada en el presupuesto de egresos

FORMATOS

50

51


58-03UAP-P05-F01/REV.00

Solicitud de empleo

HOJA:1 DE 1

Sírvase llenar en forma manuscrita esta solicitud Toda información proporcionada será tratada

confidencialmente

Fecha: /_ /_ dd mm aaaa

DATOS GENERALES

Nombre

Apellido Paterno Apellido Materno Nombre(s)

Domicilio Calle Número

Colonia Código Postal Teléfono

Fecha de Nacimiento /_ /_ dd mm aaaa

CURP

Lugar de Nacimiento

Ciudad Estado País

Estado Civil: Soltero Casado Viudo Separado Unión Libre Divorciado Otro

Con quien vive actualmente (Padres, Hermanos, Parientes, etc.): DOCUMENTACIÓN

No. de Afiliación Servicio Médico: RFC Cartilla Militar Pasaporte No. Licencia de Manejo No.

Siendo extranjero, Qué documento lo acredita para trabajar en el país: DATOS FAMILIARES

Nombre de los padres: Padre

Vive Edad Ocupación Domicilio

Madre

_ Vive Edad Ocupación Domicilio En caso de ser casado (a) Nombre del cónyuge

Vive Edad Ocupación Domicilio

Nombre de los Hijos: 1)

Edad Ocupación Domicilio

52

2) Edad Ocupación Domicilio



¿Cuántas personas dependen económicamente de usted? ¿Colabora usted al sostenimiento de su casa? ¿Con Cuánto? ¿Vive en casa propia? ¿Paga renta? ¿Cuánto?

ESCOLARIDAD

Estudios

Nombre de Escuela Fecha

Título Recibido Inicio Fin

Primaria

Secundaria

Bachillerato

Licenciatura

Maestría

Doctorado

Otro

PROGRAMAS COMPUTACIONALES QUE MANEJA

EQUIPO DE OFICINA QUE MANEJA

OBSERVACIONES

CONOCIMIENTO DE IDIOMAS

Idioma que Domina Habla % Escribe % Traduce % Lee %

EMPLEOS ANTERIORES

(Importante: Comenzar con el más reciente o actual

A) Nombre de la empresa Tel

Domicilio Colonia Estado

Puesto desempeñado Fecha

Sueldo Inicial $ Sueldo Final $ Fecha de Baja Motivo de separación

B) Nombre de la empresa Tel Domicilio Colonia Estado _ Puesto desempeñado Fecha _ Sueldo Inicial $ Sueldo Final $

Fecha de Baja Motivo de separación

conocerlo

Firma del Solicitante Fecha

CONTROL DEL PROCESO DE SELECCIÓN INFORMES DE TRABAJO PERFIL DEL PUESTO INFORMES DE RECOMENDANTES OPINION INFORMES FAMILIARES

FIRMA

53

OPINIÓN DEL ENTREVISTADOR

C) Nombre de la empresa Tel Domicilio Colonia Estado Puesto desempeñado Fecha

Sueldo Inicial $ Sueldo Final $ Fecha de Baja Motivo de separación

REFERENCIAS PERSONALES* No incluir parientes o jefes anteriores

Nombre Domicilio Teléfono Ocupación Tiempo de

INFORMACIÓN CLÍNICA

Estatura Peso kgs. ¿Usa Anteojos? ¿Qué intervenciones quirúrgicas ha tenido? ¿Qué enfermedades graves ha padecido? ¿En qué fecha efectuó su última revisión médica? Alguna otra información

INFORMACIÓN GENERAL

¿Trabaja con nosotros algún familiar suyo? Si No_ ¿Quién? ¿Por qué conducto o quién le envió a esta dependencia? ¿Puede usted viajar? ¿Con qué frecuencia? _ ¿Está dispuesto a cambiar de residencia? Si No ¿Por qué? ¿De ser aceptado cuándo podría iniciar su trabajo?

Por medio de la presente certifico que la información descrita en esta solicitud, es exacta de acuerdo con mi leal saber y entender, comprendo que cualquier falsedad indicada en esta información será suficiente motivo de despido de acuerdo con las normas establecidas por la Universidad de la Sierra. Autorizo a las personas arriba indicadas para que les proporcionen toda clase de información que deseen obtener, personal o de otra índole y al mismo tiempo les revelo de toda responsabilidad que pudiera resultar por haber proporcionado la anterior información.

54

FECHA:

NOMBRE DEL CURSO:

DURACIÓN:

INSTRUCTOR:

No. Nombre Área Firma

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN 58-03UAP-P05-F02/REV.00

Lista de asistencia de capacitación interna

HOJA:1 DE 1





Verificador


55


1

2

3

4

Se recibió el oficio de contratación de personal de la Unidad de Administración solicitada.

Se recibió solicitud de empleo para evaluar si cumple con el perfil del puesto solicitado.

Se elaboró el expediente del personal contratado y se intregó con todos los requisitos.

Se elaboró el contrato de trabajo en tiempo y forma, especificando las funciones a realizar.

√

√

√

√

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reclutamiento,

Selección y Contratación de Personal

Hoja : 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

58-REH-P01-T01/REV.00


19/12/07




DEL

56

CODIGO

NOMBRE DEL

DOCUMENTO

N° DE

REVISIÓN

FECHA DEL

CAMBIO

CAMBIOS

MOTIVO

CAMBIO

Fechas

Hojas

57

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 3

Macroproceso: 02

Subproceso 05



Procedimiento P02


PROCEDIMIENTO: PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA DE PERSONAL.


El presente documento tiene como propósito describir la forma en que se da cumplimiento de los horarios de trabajo del personal docente y administrativo de la Universidad de la Sierra. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica

Lo aplica el Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

III. ALCANCE

Aplica a todo el personal de la Institución que registra asistencia. IV. DEFINICIONES

- Incidencia.- Falta cometida por el empleado

- Empleado.- Persona que pertenece a la plantilla de la Institución.

V. REFERENCIAS

- Reglamento Interior. - Manual de Organización. - Manual de Procedimientos. - Condiciones Generales de Trabajo. - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00.

- Norma ISO 9001:2000, Cláusula 6.2 Recursos Humanos VI. POLÍTICAS

- Registrar de manera imparcial las inasistencias del personal; así como disminuir al máximo las inasistencias del personal.

- Hacer del conocimiento al personal de las causantes que originan el descuento en nómina, por las incidencias cometidas.

VII. PRODUCTOS

- Reportes del Departamento de Recursos Humanos

VIII. CLIENTE(S)

- Secretario General Académico - Jefe de Unidad de Administración y Promoción - Jefe del Departamento de Planeación - Empleados IX. INDICADORES

-. Reportes de incidencias, Oficios de notificación de incidencias, Oficios de justificación de

incidencias de parte del inmediato superior. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS - 58-03REH-P05-F01/REV.00 Reporte de Asistencia

XI. ANEXOS


58

• 58-REH-P02-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. • 58-REH-P02-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento. • 58-REH-P02-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento.

- Registro historico de cambios. XII. RESPONSABILIDADES - Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Es responsable de

autorizar y validar el reporte de incidencia. - Jefe del Departamento de Recursos Humanos (JDRH).- Se encarga de verificar el

programa de asistencia y puntualidad, elaborar el reporte de incidencias y efectuar el descuento correspondiente.

- Unidad Administrativa (UA).- Es el responsable de establecer los horarios del personal y comunicarlos al Jefe de departamento de Recursos Humanos.

- Empleado (EM).- Es responsable de registrar la asistencia y justificar la inasistencia.


RESPONSABLE

XIII.1 UA

Comunica horarios de personal al JDRH

Oficio: comunicado de horario del empleado

XIII.2 JDRH

Recibe horarios del personal y da de alta en el sistema de control de asistencia.

XIII.3 EM

Registra diariamente su asistencia en el reloj checador quedando registrada la hora de entrada y salida de acuerdo al horario asignado.

XIII.4 JDRH

Verifica diariamente, quincenalmente o según lo considere pertinente en el programa de asistencia y puntualidad, las incidencias registradas, obteniendo el correspondiente Reporte de Asistencia.

Reporte de Asistencia

XIII.5 JDRH

Elabora Reporte de Incidencias y envía copia al JUAP, para su conocimiento y validación.

58-03REH-P05- F01/REV.00 Reporte

de Incidencias

XIII.6JUAP Autoriza y valida reporte de asistencia.

XIII.7 JDRH

En caso de que el empleado no reporte el motivo de su inasistencia, se le envía oficio de notificación de la incidencia registrada, para que la soporte y justifique según sea el caso. (Los descuentos de las incidencias no justificadas se realizarán a partir de la

quincena posterior de incurrida la incidencia).

Oficio de notificación de incidencias de faltas

XIII.8 EM

Envía al JDRH oficio solicitando la justificación de la incidencia cometida, anexando la documentación probatoria, y previa autorización del Jefe responsable de la

UA.

Oficio

59

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

C. Icela Terán Rodríguez Jefe del Departamento de

Recursos Humanos




XIII.9 JDRH

Justifica si procede la incidencia debidamente soportada y autorizada. En caso de considerar improcedente la justificación se efectúa el descuento correspondiente en nómina.





Resguardo

Recursos

Recursos

Recursos

Recursos

Recursos

60

N°

Registro Tipo de

Resguardo

Responsable/

Puesto

Tiempo de

Resguardo

Ubicación del

Oficio comunicando horario del empleado

Papel

Jefe Inmediato

1 año


Humanos

Reporte de Asistencia

Papel


1 año


Humanos

Reporte de Incidencias 58- 03UAP-P05- F01/REV.00

Papel


1 año


Humanos

Oficio de notificación de incidencias de faltas

Papel


1 año


Humanos

Oficio de envío de justificación

Papel

Empleado

1 año


Humanos


Hoja 1 de 1.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-05-P02/REV.00


61

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 1

Macroproceso: 02

Subproceso 05



Procedimiento P01



CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-05-P02/REV.00

J de Unidad JDRH UA Empleado

reportes de

de control de

notificación al

incidencia para que

FIN

INICIO

Cancela la incidencia. En su defecto, efectúa el descuento vía nomina.

Envía oficio de

empleado de la

justifique y soporte la

inasistencia.

Elabora oficio solicitando justificación de la incidencia ( previa autorización del órgano administrativo responsable).

Autoriza y valida

incidencia

Elabora reportes de incidencias y envía copia al jefe de la unidad de admón. y promoción, para su conocimiento y autorización

Verificar en el sistema

asistencia si hubo incidencias del personal

Registra la asistencia al momento en que ingresa y sale de acuerdo al horario asignado

Elabora horario Revisa y autoriza horario del empleado

Da de alta en el control de asistencia el horario individual de cada empleado

FORMATOS

62

63

ELABORÓ

C.P. RIGOBERTO OCHOA TOLEDO JEFE

DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y

PROMOCIÓN

ELABORÓ

C. ICELA TERÁN RODRIGUEZ

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS HUMANOS

FECHA dd/mm/aaaa

NOMBRE OBSERVACIONES


58-03UAP-P05-

F01/REV.00

Reporte de Incidencias

HOJA:1 DE 1





Verificador


64


1

2

3

4

5

6

Se envió oficio de comunicación de horario de los empleados.

Se imprimió el reporte de asisitencia y puntualidad.

Se elaboró el reporte de incidencias y se turnó a la autoridad competente.

Se envió oficio de notificación de incidencias de falta a la Unidad Administrativa correspondiente.

Se recibió justificación de las faltas de empleados anexándose la documentación comprobatoria avalada por el jefe inmediato superior.

Se realizaron descuentos al personal por faltas injustificadas.

√

√

√

√

√

√


Puntualidad y asistencia

Hoja : 1 de 1


58-REH-P02-T01/REV.00


19/12/07




DEL

65

CODIGO

NOMBRE DEL

DOCUMENTO

N° DE REVISIÓN

FECHA DEL CAMBIO

CAMBIOS

MOTIVO

CAMBIO

Fechas

Hojas

66

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 4

Macroproceso: 03

Subproceso 06



Procedimiento P01


PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y SUMINISTRO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.


Este procedimiento documenta los lineamientos necesarios para la adquisición y suministro de los recursos materiales y servicios, demandados por las diferentes áreas de la Institución, en atención de las necesidades propias para su funcionamiento y con base en el Programa Anual de Adquisiciones y Servicios


Lo realiza la Unidad de Administración y Promoción a través de la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios.

III. ALCANCE

Aplica a todas las adquisiciones de recursos materiales y servicios cuyo monto se encuentre entre los $10,000.00 y los $130,000.00.

IV. DEFINICIONES

- REQUISICION.- Documento por medio del cual los responsables de las diferentes áreas

de trabajo, solicitan materiales, equipos y servicios necesarios para realizar las actividades propias de su puesto.

- ORDEN DE COMPRA (O DE SERVICIO).- Documento por medio del cual se realiza la solicitud correspondiente al proveedor o prestador del servicio.

- ADQUISICIÓN.- Acción de adquirir un producto o servicio.

V. REFERENCIAS

- Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. - Norma ISO: 9001: 2000, Cláusula 7.4. - Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. - Decreto que aprueba el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado. - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios - Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de racionalidad, austeridad y

disciplina presupuestal en la Administración Pública Estatal. - Programa Anual de Adquisiciones y Servicios. - Presupuesto autorizado VI. POLÍTICAS

- Cumplir con la entrega de los productos y brindar los servicios solicitados en tiempo y forma.

- Que los productos y servicios solicitados cubran los requisitos de calidad requeridos. - Que los productos y servicios solicitados sean necesarios y suficientes. - Cumplir con las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal del

Gobierno del Estado. - En los avisos de comisión se elimina la elaboración del Memorando de Elaboración - de cheque.

VII. PRODUCTOS


67

- Bienes y servicios adquiridos. VIII. CLIENTE(S)

INTERNOS:

- Alumnos - Personal Docente - Personal Administrativo EXTERNOS: - Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado de

Sonora. IX. INDICADORES

- Reporte mensual de bienes y servicios adquiridos


- 58-03REM-P01-F01/REV.00 Requisición. - 58-03REM-P01-F02/REV.00 Orden de Compra o Servicio. - 58-03REM-P01-F03/REV.00 Cuadro Comparativo de Cotizaciones. - Memorando de Elaboración de Cheque. XI. ANEXOS

58-03REM-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos 58-03REM-P01-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento 58-03REM-P01-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento.


- Rector (R).- Firma de autorizado la realización de la compra o el servicio solicitado. - Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP).- Revisa y firma como

responsable de la compra o la realización del servicio solicitado. - Coordinador de Recursos Materiales y Servicios (CRM).- Detecta y recibe las

requisiciones de suministros y servicios, realiza la compra. - Jefe del Departamento de Recursos Financieros (JDRF).- Efectúa el pago y contabiliza

la operación.


RESPONSABLE

XIII.1 CRM

Recibe Requisición de materiales y equipo o servicios de las distintas áreas de la Institución (en Atención al Programa Anual de Adquisiciones o a partir de una necesidad detectada). Solicita de una a tres cotizaciones, de acuerdo al producto y al lugar de la compra y elabora Cuadro Comparativo, escogiendo al mejor proveedor (según corresponda).

Turna la propuesta a JUAP para su revisión.

58-03REM-P01- F01/REV.00Requisición

58-03REM-P01- F03/REV.00Cuadro Comparativo de Cotizaciones

68

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

C. José de la Cruz Flores Esquer

Coordinador de Recursos Materiales




XIII.2 JUAP

Revisa la propuesta y documentos (Cotizaciones, Cuadro Comparativo y Requisición) y firma de Vo.Bo., según sea el caso. Lo envía al CRM para que elaborare la

Orden de Compra.

XIII.3 CRM

Elabora la Orden de Compra, con el respaldo de la correspondiente documentación. Envía a JUAP para tramitar la autorización

por parte del R.

58-03REM-P01- F02/REV.00Orden de Compra o Servicio

XIII.4 JUAP

Revisa, firma y envía Orden Compra y documentos anexos al R para su autorización.

XIII.5 R

Revisa, firma de autorizada la Orden de Compra y la regresa a JUAP para el trámite correspondiente, a través de un Memorando de Elaboración de Cheque, elaborado por el responsable de la compra.

Memorando de Elaboración de Cheque.

XIII.6 JUAP

Recibe y entrega la Orden de Compra al CRM para que realice el pedido al proveedor.

XIII.7 CRM

Solicita al proveedor que surta el pedido o realice el servicio. Recibe los suministros correspondientes del proveedor o el prestador del servicio. Coteja contra factura y da entrada al almacén, cuando corresponda. En el caso de que el material solicitado no cumpla con las especificaciones del solicitante, se le pregunta si lo acepta; en caso que lo acepte, se le pide que firme de recibido el producto y se turna factura a JDRF, para su pago y correspondiente archivo. En caso de no aceptar el producto por no

corresponder a lo solicitado, se regresa.

Fin del procedimiento




Resguardo

Unidad de

Promoción

Unidad de

Promoción

Administración y

Unidad de

Promoción

69

N°

Registro Tipo de


Puesto

Tiempo de Resguardo

Ubicación del

1

Requisición 58-COM-P01- F01/REV.00

Papel


Promoción

1 año

Archivo de la

Administración y

2

Cuadro Comparativo de Cotizaciones 58-COM-P01- F03/REV.00

Papel


Promoción

1 año

Archivo de la

Administración

3

Orden de Compra o Servicio 58-COM-P01- F02/REV.00

Papel

Jefe de la Unidad

de Administración y Promoción

1 año

Archivo de la Unidad de

Promoción

4

Memorando de Elaboración de Cheque.

Papel


Promoción

1 año

Archivo de la

Administración y

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y SUMINISTRO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.

Hoja 1 de 1.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-06-P01/REV.00


turna a JUAP para revisión

J

Memorandum para

c

70

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 1

Macroproceso: 03

Subproceso 06



Procedimiento P01


PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-06-P01/REV.00

Coordinación de Recursos Materiales

Unidad de admón. y Promoción

Rectoría

Inicio

Recib

Solicita de 1 a 3 cotizaciones, de acuerdo al

producto y lugar de compra, elabora cuadro

comparativo,

O.

Elaborar la Orden de Compra, con el respaldo

a JUAP

Fin

Compra al CRM, para que realice el

Revisa y autoriza, en

su caso, la Orden de

Compra y regresa a

J

e

c

UAP a través de

laboración del

hequ e

O. Póliza

C. Archivo

Recibe y entrega la Orden de

pedido al proveedor escogido

Tramita orden de compra, recibe el bien o servicio y coteja contra factura, y en su caso, ingresa al almacén. Si el material o servicio no cumple con especificaciones del solicitante, se le pregunta y si acepta, firma de recibido y turna factura a JDRF, para pago. En su defecto, el producto se regresa al proveedor.

Revisa, firma la Orden de Compra

y tramita autorización del Rector

de l

a J

a documentación correspondiente y envía

O. Pól iza

C. Archivo

Revisa propuesta y valida, en su

caso, y lo regresa a la CRM para que

elabore la Orden de Compra

product

compar

turna a

escoge al mejor proveedor,

O. Póliza

C. archivo

Recib

las dis

e requisición de materiales o servicios de

tintas UA, con apego al PAA.

O. Póliza

Archivo

FORMATOS

71

72

AUTORIZÓ

RECTOR

REVISÓ

COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES

SOLICITÓ

UNIDAD RESPONSABLE

JUSTIFICACIÓN:

PARTIDA CANTIDAD

SOLICITADA

DESCRIPCIÓN Y USO DEL BIEN

REQUISICIÓN No.:

FECHA:

UNIDAD RESPONSABLE:

META:


REQUISICIÓN

HOJA:1 DE 1

TOTAL

NOTAS: La Universidad de la Sierra no reconocerá ninguna cuenta a cargo que no esté debidamente amparada con la orden de compra correspondiente.

Las facturas deberán extenderse por duplicado y traer anexa la nota de remisión y la orden de compra Correspondiente, y presentarlas para su cobro

dentro de 30 días siguientes a la fecha de expedición.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRACIÓN Y PROMOCIÓN RECTOR

73

REQUISICIÓN DEL ÁREA: Departamento de Telemática

PARA SER USADO: Equipo de computo de la Universidad de la Sierra

ENTREGUESE A: Departamento de Telemática

PARTIDA

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN PRECIO

UNITARIO

PRECIO

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

SUBTOTAL -

I.V.A. -

TOTAL -

A:

ORDEN NO.

FECHA:

dd/mm/aaaa


ORDEN DE COMPRA O SERVICIO

HOJA:1 DE 1

No.:

Requisición No.:

74

COTIZADO REVISADO AUTORIZADO

COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES

JEFE DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y

PROMOCIÓN

RECTOR

Justificación de la Asignación:.

Sub-Total Sub-Total Sub-Total

IVA IVA IVA

TOTAL TOTAL TOTAL

1ra. Cotización 2da. Cotización 3ra. Cotización

Proveedor: Proveedor: Proveedor: Cantidad Descripción del bien

Fecha: Fecha: Fecha:

Costo Importe Costo Importe Costo Importe

Fecha:

dd/mm/aaaa


58-03REM-P01- F03/REV.00

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

HOJA:1 DE 1





Verificador


75


1

2

3

4

5

6

Se recibieron las requisiciones de materiales y servicios de las diversas áreas de la Institución.

Se solicitaron las cotizaciones necesarias para realizar la compra del bien o servicio.

Se elaboraron las Órdenes de Compra y se turnaron para su autorización anexándose la documentación requerida.

Se envió el memorando para elaborar el cheque y realizar la compra.

Se solicitó al proveedor el bien o servicio requerido, y se entregó la factura para su pago.

Se revisó y cotejó contra facturas de entrada al almacén.

√

√

√

√

√

√


Adquisición y suministro de recursos materiales

Hoja : 1 de 1


58-03REM-P01-T01/REV.00


19/12/07




DEL

76

CODIGO

NOMBRE

DEL DOCUMENTO

N° DE REVISIÓN

FECHA DEL CAMBIO

CAMBIOS

MOTIVO

CAMBIO

Fechas

Hojas

77

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 4

Macroproceso: 03

Subproceso 06


30/11/07 Unidad Administrativa: 01REC

Procedimiento P03


PROCEDIMIENTO: LICITACIONES.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-06-P02/REV.00 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento documenta los lineamientos necesarios para la adquisición y suministro de los recursos materiales y servicios, demandados por las diferentes áreas de la Institución, en función de las necesidades propias para su funcionamiento. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica

Lo realiza el Departamento Jurídico. III. ALCANCE

Incluye todas las adquisiciones mayores a $130,000.00, de bienes inmuebles, muebles, consumibles y servicios, para el buen funcionamiento de la Universidad de la Sierra, enmarcada en la Ley Federal y Estatal de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como sus respectivos Reglamentos. IV. DEFINICIONES

- Bienes Muebles: Es el mobiliario y equipo con el cual opera el área

Académica y Administrativa, que forma parte de su patrimonio. - Bienes Inmuebles: Todos aquellos bienes tangibles, compuestos por terreno

y/o construcciones. - Proveedor: Persona Física o Moral que provee de bienes e inmuebles. - Área solicitante: Son los diferentes departamentos solicitantes que conforma

a la Institución los cuales externan sus necesidades. - Requisición de materiales y/o servicios: Documento por medio del cual los

responsables de las diferentes áreas de trabajo, solicitan materiales, equipos y servicios necesarios para realizar las actividades propias de su puesto.

- Compulsa: Acción de comprobar las adquisiciones realizadas de bienes y

servicios por medio de evidencias documentadas. V. REFERENCIAS

- Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. - Norma ISO-9001:2000 - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. - Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público. - Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con

los Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal. - Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Prestación de Servicios

Relacionados con los Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal. - Ley de Egresos del Gobierno Federal. - Ley de Presupuesto de Egresos. VI. POLÍTICAS


78

- Que los bienes inmuebles y muebles solicitados cubran los requisitos de calidad requeridos.

- Cumplir con las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal

del Gobierno del Estado. VII. PRODUCTOS

- Contratación del bien o servicio

VIII. CLIENTE(S)

- La comunidad de al institución beneficiada con las adquisiciones

IX. INDICADORES

- Integración completa de los expedientes de licitaciones. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

- XI. ANEXOS

- 58-03REM-P02-L02/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos - 58-03REM-P02-D02/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento. - 58-03REM-P02-T02/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento. - Registro historico de cambios. XII. RESPONSABILIDADES

- Rector (R): Es el responsable de autorizar los cuadros comparativos de los bienes

muebles y consumibles. - Unidad de Administración y Promoción (JUAP): Es la responsable de supervisar

y autorizar el oportuno suministro de bienes muebles y consumibles de acuerdo a las necesidades solicitadas por la UNISIERRA en base a la normatividad vigente en la materia, a través de la Coordinación de Recursos Materiales.

- Jefe del Departamento Jurídico (JDJ): Es el responsable de integrar el proceso de licitación conforme a lñ previsto en la Ley.

- Coordinación de Recursos Materiales: Responsable de pedir oportunamente las necesidades de las Unidades Administrativas, para cumplir en tiempo y forma con los requerimientos de las mismas mediante aprobación de la Unidad de Administración y Promoción.

- Unidades Administrativas: Son las responsables de determinar las necesidades en cada unas de sus áreas, así como de servicios y turnar a la Unidad de Administración y promoción oportunamente para su trámite y suministro.

- Jefe del Departamento de Recursos Financieros.- Efectúa el pago y contabiliza la operación.


RESPONSABLE

XIII.1 JDJ

Recibe información a detalle de los bienes que se pretenden licitar. Elabora las Bases y Convocatoria de la licitación. Somete a revisión de Bases en Contraloría Estatal, vía correo electrónico o presencialmente, (Admisión de acuse de recibido) Atiende observaciones de Contraloría.

Bases Convocatoria de la licitación.

79

XIII.2 JDJ

Contraloría recibe el documento y lo analiza, hace las modificaciones a las bases y lo retorna al emisario que se lo envió.

Bases Convocatoria de licitación

XIII3 JDJ

El responsable del procedimiento se aboca a recibir y hacer las correcciones o modificaciones de la Contraloría

XIII.4 JDJ

Se realiza trámite y depositan los archivos con las correcciones en el Sistema Compranet y a su vez se tramita de publicación de convocatoria en el Diario Oficial de la Federación.

XIII.5

JDJ

Deposita archivos de convocatoria y bases

en el servidor del Compranet.

XIII.6 JDJ

Envía archivo de convocatoria a Contraloría del Estado para registro de fechas y en su caso solicitar Notario Público. Preparación de bases para su venta

Se le notifica vía telefónica o si lo solicita la Contraloría se envía mediante oficio Archivo Original y

dos copias respectivas

XIII.7 JDJ

Verifica publicación de Convocatoria en el D.O.F y sistema Compranet.

XIII.8 JDJ

Entrega bases a invitados para que asistan a los actos posteriores que arroja la Licitación

XIII.9 JDJ

Prepara de espacio físico para el acto de junta de aclaraciones, llevándose acabo la Junta Y posteriormente elaborando el Acta respectiva de la Junta al Sistema Compranet.

Acta de Junta de Aclaraciones

XIII.10 JDJ

Prepara junta de apertura de propuesta técnica y económica para posteriormente, elaborar el acta respectiva y publicarla en el Sistema Compranet

Acta de Presentación de Propuestas de Apertura Técnica

y Económicas XIII.15

JDJ Revisa a detalle las propuestas y elabora

dictamen técnico y Fallo.

Dictamen y Fallo

XIII.11 JDJ

Elabora Acta de fallo y se publica el acta en el Sistema Compranet Sube fallo al sistema.

- Elabora contratos Adjudicados. - Preside Firma de Contratos. - Recaba pólizas de Fianza. - Sube Contratos al Sistema.

Contrato de adjudicación. Poliza de fianza, en su caso.

80

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

Lic Marco Antonio Leyva Quijada

Jefe del Departamento Júridico




XIII.12 JDJ

Envía copia de contratos a Contraloría Estatal.

Se remite copias de las actuaciones mediante oficio a la contraloría





Resguardo

Unidad de

Promoción

Unidad de

Promoción

Unidad de

Promoción

Unidad de

Promoción

Unidad de

Promoción

Unidad de

Promoción

Unidad de

Promoción

81

N°

Registro Tipo de

Resguardo

Responsable/

Puesto

Tiempo de

Resguardo

Ubicación del

1

Bases Convocatoria de la licitación.

Papel


Promoción

1 año

Archivo de la

Administración y

2

si lo solicita la Contraloría se envía mediante oficio Archivo Original

Papel


Promoción

1 año

Archivo de la

Administración y

3

Acta de Junta de Aclaraciones

Papel


Promoción

1 año

Archivo de la

Administración y

4

Acta de Presentación de Propuestas de Apertura Técnica y Económicas

Papel

Jefe de la Unidad

de Administración y Promoción

1 año

Archivo de la

Administración y

5

Dictamen y Fallo

Papel


Promoción

1 año

Archivo de la

Administración y

6

copias de las actuaciones mediante oficio a la

contraloría

Papel


Promoción

1 año

Archivo de la

Administración y

7

Contrato de adjudicación. Poliza de fianza, en su caso

Papel


Promoción

1 año

Archivo de la

Administración y


Hoja 1 de 1.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-06-P02/REV.00


promovente

82

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 2

Macroproceso: 01

Subproceso 06


30/11/07 Unidad Administrativa: 01REC

Procedimiento P02



CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-06-P02/REV.00

Jefe del Dpto. Júridico Secretaría de la Contraloría General

Inicio

Recibe información de los bienes a

el D.O.F, y envía

SCG.

riginal

convocatoria en

respectiva. Publica acta d

c

Ori

ervaciones, y al

Ori

recomienda

Prepara espacio físico para acto de junta de aclaraciones. Elabora acta de junta, prepara junta de apertura de

propuesta técnica.

E r d

c

labora acta

e

ompra

apertura en

net

Ori

ginal

Copia

Prepara bases para su venta, verifica publicación de

convocatoria en sistema compran Entrega bases a

que asistan a la l

D.O.F y et.

invitados para icitación

Original

Copia

Registra fechas, y

en su caso,

presencia de

Notario Publico

Corrige y publica en el sistema compranet. Publica la convocatoria en

co S

nvocatoria a la

O

rigi

C opia 1

Copia 2

Revisa, y en su

cas obs

pro

o, hace

mov

Ori

ginal JDJ

Copia

licitar.

convo

Elabora bases y

catorias, las remite a la SCG

Original

Copia

fianza. Sube contratos

83

di ab

publi siste

Elabora contratos adjudicados.

contratos

Recaba póliza de

de contratos a Contraloría

Fin

Recibe copia de contratos

a Pr c

es

ide firmas de

Original

Copia

fi al d

sistema. Envía copia

Original

Revisa a detalles las pr

di El p si

opuestas. Elabora ctá ab ste

men técnico y fallo. ora acta de fallo, ca acta en el

ma compranet

Original

Copia

FORMATOS

84





Verificador


85


1

2

3

4

5

6

7

8

Se elaboró la convocatoria y las bases para realizar licitaciones.

Se envió para revisión las bases a la Contraloría General del

Estado y procedió en consecuencia. Se depositaron en el Sistema de Compranet los archivos y bases.

Se entregaron las bases a invitados para las actas que arroja la licitación.

Se realizó la junta de aclaraciones y el acta correspondiente.

Se realizó la junta de apertura y presentación de propuestas técnicas y económicas y el acta respectiva.

Se revisó y realizó el dictamen técnico y fallo.

Se elaboró acta de fallo y se realizó contrato de adjudicación o póliza de fianza en su caso.

√

√

√

√

√

√

√

√


Licitaciones

Hoja : 1 de 1


58-03REM-P02-T02/REV.00


19/12/07




DEL

86

CODIGO

NOMBRE DEL

DOCUMENTO

N° DE REVISIÓN

FECHA DEL CAMBIO

CAMBIOS

MOTIVO

CAMBIO

Fechas

Hojas

87

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 4

Macroproceso: 01

Subproceso 07


30/11/07


Procedimiento P01


PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPO.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-07-P01/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

El objetivo de este procedimiento es documentar las actividades que se realizan para la conservación y mantenimiento de las instalaciones de la Universidad de la Sierra, y que los responsables lo conozcan, lo apliquen y lo mantengan.


Lo aplica el Coordinador de Recursos Materiales y el personal de intendencia; así como los encargados de Talleres de Ingeniería, Laboratorios de Biología, Invernaderos, Viveros, Iglú, Centro Acuícola y Centros de Cómputo.

III. ALCANCE

Aplica al mantenimiento y conservación de la Infraestructura y equipo propiedad de la Universidad de la Sierra.

IV. DEFINICIONES

- Mantenimiento.- Actividad enfocada a conservar en óptimas condiciones las Instalaciones.

- Conservación.- Acción y efecto de mantener en buenas condiciones la Infraestructura. - Requisición.- Documento por medio del cual se solicitan materiales, equipos y servicios.

- Infraestructura.- Conjunto de construcciones e instalaciones propiedad de la Universidad.

- Equipo.- Son los instrumentos, dispositivos y aparatos especiales requeridos para el

desarrollo de las actividades de las distintas áreas.

V. REFERENCIAS

- Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00. - Norma ISO 9001:2000, Cláusulas 6.3 Infraestructura y 6.4 Ambiente de Trabajo. - Presupuesto autorizado

VI. POLÍTICAS

- Aplicar en tiempo y sin negligencia el mantenimiento necesario a la Infraestructura,

Instalaciones Mobiliario y Equipo, para el buen desempeño de las actividades de la

Institución.

VII. PRODUCTOS

- Reporte de Actividades Diarias del Personal de Intendencia. - Bitácoras de servicios de mantenimiento y conservación de bienes muebles e inmuebles

VIII. CLIENTE(S) - Alumnos - Personal Docente - Personal Administrativo IX. INDICADORES


Como encargado de mantenimiento general de toda la Infraestructura propiedad de la Universidad de la Sierra, distribuye las tareas diarias del PI en 3 horarios, a través del Formato Actividades Diarias para el Personal de Intendencia, de tal

58-03REM-P03- F01/REV.00Actividades Diarias para

el Personal de Intendencia

forma que cubran todas las necesidades de la Institución, de la forma siguiente:

88

- Cumplimiento del Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de

Infraestructura y Equipo, 100%. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

- 58-03REM-P03-F01/REV.00Actividades Diarias para el Personal de Intendencia. - 58-REMAT-P03-F02/REV.00 Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de

Infraestructura y Equipo. - 58-03REM-P03-F03/REV.00 Programa de Monitoreo de Mantenimiento de las distintas

áreas. XI. ANEXOS

- 58-03REM-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimiento Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y Equipo.

- 58-03REM-P01-D01/REV.00 Diagrama de flujo del Procedimiento Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y Equipo.

- 58-MAN-P01-T01/REV.00 Verificación de Ejecución del procedimiento Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y Equipo.

- Registro historico de cambios.

XII. RESPONSABILIDADES

- Jefe de la Unidad de Administración y Promoción (JUAP): Se encarga de revisar y

aprobar las órdenes de compra y las requisiciones. - Coordinador de Recursos Materiales (CRM): Se encarga del mantenimiento general de

la infraestructura y de proveer de materiales. - Personal de Intendencia (PI): Se encarga de realizar las actividades de mantenimiento.


RESPONSABLE

LIMPIEZA GENERAL

XIII.1 CRM

Horario 1.- de 06:00 a 14:00 Horario 2.- de 14:00 a 22:00 Horario 3.- de 22:00 a 06:00

89

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

XIII.7 CRM

En caso de solicitarse por cualquiera de la Unidades Administrativas de la Universidad, y después de su valoración, el CRM adoptará las medidas necesarias para brindar el correspondiente servicio correctivo de la

infraestructura o equipo.


XIII.2 PI

Realiza las actividades descritas en el Formato de Actividades Diarias del Personal de Intendencia, dejando evidencia del cumplimiento del mismo. En caso de que el PI tuviera que desarrollar otras labores, estas se anotaran en la columna de observaciones.

XIII.3 PI

En caso de necesitar materiales para realizar sus labores, éstas se solicitarán al CRM a través de Requisición.

58-03REM-P01- F01/REV.00Requisición

XIII.4 CRM

Realiza recorridos dos veces por semana para verificar el cumplimiento de lo descrito en el Formato de Actividades Diarias del Personal de Intendencia.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

XIII.5 CRM

Verifica el cumplimiento del Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo. Cuando los trabajos de mantenimiento y Conservación lo ameriten, son realizados por personal externo a la Institución. El CRM realiza la solicitud a través del Formato de Orden de Compra o Servicio, verificando en todo momento el cumplimiento de lo solicitado.

58-REMAT-P03-F02/REV.00 Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo 58-03REM-P01-F02/REV.00Orden de Compra o Servicio

XIII.6 CRM

Verifica el cumplimiento de los Programas de Mantenimiento Preventivo con los Responsables de las distintas áreas (Talleres de Ingeniería, Laboratorios de Biología, Invernaderos, Viveros, Iglú, Centro

Acuícola y Centros de Cómputo)

58-REMAT-P03-F02/REV.00 Programa de Monitoreo de Mantenimiento de las distintas áreas .

90

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

C. José de la Cruz Flores Esquer Coordinador de Recursos Materiales

C.P. Rigoberto Ochoa Toledo Jefe de la Unidad de Administración y Promoción


Se agregó el Punto XIII.6, el CRM “Verifica el cumplimiento de los Programas de Mantenimiento Preventivo con los Responsables de las distintas áreas (Talleres de Ingeniería, Laboratorios de Biología, Invernaderos, Viveros, Iglú, Centro Acuícola y Centros de Cómputo)”; de igual forma se agregó el formato de Programa de Monitoreo de Mantenimiento de las distintas áreas 58-

MAN-P01-F03/REV.00.

Fin del procedimiento

UNIVERSIDAD




Resguardo

Unidad de

Finanzas

Unidad de

Finanzas

Unidad de

Finanzas

Unidad de

Finanzas

Unidad de

Finanzas

91

N°

Registro Tipo de

Resguardo

Responsable/

Puesto

Tiempo de

Resguardo

Ubicación del

1

Actividades Diarias para el Personal de Intendencia 58-MAN-P01- F01/REV.00

Papel

Jefe de la Unidad

de Administración y Finanzas

1 año

Archivo de la

Administración y

2

Requisición 58-COM-P01- F01/REV.00

Papel


Finanzas

1 año

Archivo de la

Administración y

3

Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo 58-MAN-P01-

F02/REV.00

Papel

Jefe de la Unidad

de Administración y Finanzas

1 año

Archivo de la

Administración y

4

Orden de Compra o Servicio 58-COM-P01- F02/REV.00

Papel


Finanzas

1 año

Archivo de la

Administración y

5

Programa de Monitoreo de Mantenimiento de las distintas áreas 58-MAN-P01-

F03/REV.00.

Papel


Finanzas

1 año

Archivo de la

Administración y

PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE INFRAES. Y EQUIPO.

Hoja 1 de 1.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-07-P01/REV.00


92

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 1

Macroproceso: 01

Subproceso 07


30/11/07 Unidad Administrativa: 03UAP Procedimiento P01 No. de Revisión: 00

PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE INFRAES. Y EQUIPO.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/03UAP-07-P01/REV.00

Coordinación de Recursos Materiales Personal de Intendencia

Inicio

descritas en el FADPI

útiles de limpieza para el desarrollo

Fin

Realiza las actividades descritas en el FADPI.

En caso de solicitarse por cualquiera de las Unidades Administrativas de la Universidad, y después de su valoración, el CRM adoptará las medidas necesarias para brindar el correspondiente servicio correctivo de la infraestructura o equipo.

Verifica el cumplimiento del Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo, y cuando éstos son requeridos, se tramita su contratación, a través del formato de Orden de Compra o Servicio, (OCS), verificando el cumplimiento de lo

solicitado.

Verifica el cumplimiento del Programa de Mantenimiento Preventivo con los Responsables de Talleres, Laboratorios Invernaderos, Viveros, Iglú, Centro Acuícola y Centros de Cómputo).

Requiere del CRM, los materiales y

de sus labores.

Realiza dos recorridos por semana

para verificar el cumplimiento de lo

descrito en el FADPI

Realiza las actividades

Distribuye tareas del Pl, en formato

de Actividades Diarias del Personal

de Intendencia (FADPI)

FORMATOS

93

Pasillos, escaleras, baños, patio central y área frontal, deberán de revisarse

continuamente usando el mop para quitar polvo o recogedor para quitar basura.

94

REVISÓ COORDINADOR DE

RECURSOS MATERIALES

RESPONSABLES

ELABORÓ

PERSONAL DE INTENDENCIA


Actividades diarias para el personal de intendencia

HOJA:1 DE 1

TURNO:

EDIFICIO: Académico de Laboratorios y Talleres

PERSONAL ASIGNADO:

Nombre:

FECHA:

dd mm aaaa lunes martes miércoles jueves viernes

ÁREAS OBSERVACIONES P E P E P E P E P E

Aulas planta alta

p

p

p

p

p

Aulas planta Baja

p

p

p

p

p

Centro de Computo

p

p

p

Pasillos escaleras

p

p

p

p

p

Limpieza de Baños Hombres y Mujeres

p

p

p

p

p

Limpieza de cubiculos Edificio Comedor

p

p

p

Limpieza de Baños de Edificio comedor

p

p

p

Limpieza surtir agua en portagarrafones

p

p

p

p

p

* Revisión de puertas y ventanas de cristal.

** Revisión de jardines y jardineras.

NOTA: P = PROGRAMADO E = EJECUTADO

Sábados y domingos deberán permanecer cerradas las siguientes áreas: Aulas de clase Aulas Audiovisuales Baños Auditorio Sala de Maestros

95


Programa de monitoreo de las distintas áreas

HOJA:1 DE 1

ÁREA MES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Rectoria

Planeacion

Admon. Y Promoción

Servicios Escolares

Tutorias y Cubicuelos

Centro de Computo

Biblioteca

Aulita

Laboratorio de Ingles

Cubiculos de Ingles

Audiovisual #1

Audiovisual #2

Aulas

Baños

Áreas verdes

Explanadas

Corredores

Observaciones

96


Programa de monitoreo de las distintas áreas (ejermplo)

HOJA:1 DE 1

ÁREA

Edificio Principal

Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Comentarios

Marzo

servicio

Junio

Servicio

Sep.

Servicio

Dic.

General

Limpieza de Filtros

Limpieza

de Filtros

Invierno

Rectoria P P P

Estudios y Proyectos P P P

Admon. Y Promoción P P P

Tutoría y cubiculos P P P

Auditorio P P P

Servicios escolares P P P

Sala audiovisual 1 P P P

Sala audiovisual 2 P P P

Biblioteca P P P

centro de Computo P P P

Aulita P P P

Laboratorio de Ingles P P P

Cubiculos de Ingles P P P

Aulas 1 P P P

Aulas 2 P P P

Aulas 3 P P P

Aulas 4 P P P

Aulas 5 P P P

Aulas 6 P P P

Observaciones

Nota se firmara y pondra Fecha de verificacion



Unidad de Administración y Promoción


Verificador


97


1

2

3

4

Se elaboró el formato de actividades diarias para el personal de intendencia en sus tres turnos.

Ser solicitó por el personal de intendencia las requisiciones necesarias de material para el mantenimiento y conservación de la infraestructura y equipo. Se revisó el cumplimiento del Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo.

Se realizó el monitoreo de mantenimiento de las distintas áreas.

√

√

√

√


Mantenimiento y conservación

Hoja : 1 de 1


58-MAN-P01-T01/REV.00


19/12/07




DEL

98

CODIGO

NOMBRE

DEL DOCUMENTO

N° DE

REVISIÓN

FECHA DEL

CAMBIO

CAMBIOS

MOTIVO

CAMBIO

Fechas

Hojas

BIBLIOGRAFÍA

1. Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009, Gobierno del Estado de Sonora. 2. Programa Estatal de Educación 2004-2009, Secretaría de Educación y Cultura 3. Programade Desarrollo Institucional 2004- 2009, Universidad de la Sierra. 4. Guía para la elaboración del Manual de procedimientro. Dirección General

Desarrollo Administrativo, de la Contraloría General del Estado, abril de 2005 de

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Manual de Procedimientos Universidad de la Sierra de ... · citado Comité de Calidad y de la...

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