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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa Contrato de Prestación de Servicios No. 194 de 2015 - Camilo Bautista Beltrán

2015

Tabla de contenido

Propuesta Ordenanza ...............................................................................................................................................1

Propósito .....................................................................................................................................................................4

Metodología ................................................................................................................................................................4

Caracterización de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa .............................................................................5

Misión .........................................................................................................................................................................7

Objetivos Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa ................................................................................................7

Definición e Importancia del Catálogo de Productos y Servicios ............................................................................7

Interrelación entre el Catálogo de Productos y Servicios con los Procesos de la EIC ...........................................8

Variables del Catálogo de productos y Servicios ....................................................................................................8

Catálogo de Productos y Servicios de la EIC ...........................................................................................................8

Gestión basada en procesos ................................................................................................................................. 15

Propuesta Mapa de procesos ................................................................................................................................ 17

Caracterización de Procesos ................................................................................................................................. 18

Proceso de Direccionamiento estratégico ............................................................................................................. 19

Proceso Evaluación y Mejora ................................................................................................................................ 23

Proceso Comercialización y Administración de Inmuebles .................................................................................. 27

Proceso de Gestión Predial ................................................................................................................................... 31

Proceso Gerencia de Proyectos, Diseño y Gestión de Obras Civiles ................................................................. 35

Proceso de Gestión Financiera ............................................................................................................................. 40

Proceso de Gestión Jurídica .................................................................................................................................. 44

Proceso de Gestión del Personal .......................................................................................................................... 48

Proceso de Gestión Documental ........................................................................................................................... 52

Procedimientos ....................................................................................................................................................... 57

Codificación de documentos en el Manual de Procesos y Procedimientos ....................................................... 58

Consecutivo ............................................................................................................................................................ 59

Definición de códigos de los Procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Evolución .................................. 60

Definición de códigos de los Procedimientos ...................................................................................................... 60

Procedimiento Elaboración y control del Plan Estratégico y Planes de Acción .................................................. 63

Procedimiento Respuesta a peticiones, Quejas, Reclamos y sugerencias ........................................................ 75

Procedimiento Elaboración y ejecución del Plan de Auditorías Internas ............................................................ 81

Procedimiento Gestión del Plan de Mejoramiento para la Contraloría Departamental de Cundinamarca ........ 89

Procedimiento Elaboración de Informes de Rendición de Cuentas mensual a la Contraloría Departamental .. 97

Procedimiento Adquisición de Predios de Importancia Hídrica ......................................................................... 102

Procedimiento Asesoría y Corretaje para la venta y arrendamiento de Inmuebles ........................................... 111

Procedimiento Mantenimiento preventivo y correctivo de la beneficencia, el fondo de pensiones de

Cundinamarca y de inmuebles particulares ........................................................................................................ 121

Procedimiento Elaboración de Avalúos .............................................................................................................. 126

Procedimiento Elaboración de Estudios Topográficos ....................................................................................... 133

Procedimiento Diseño y construcción de Obras Civiles, Arquitectónicas y/o Paisajísticas............................... 139

Procedimiento Adecuaciones o Modificaciones de Obras Civiles Arquitectónicas ........................................... 154

Procedimiento Asesoría y Asistencia Técnica a Proyectos Habitacionales ....................................................... 165

Procedimiento Supervisión de proyectos de Obras Civiles y Arquitectónicas ................................................... 174

Procedimiento Préstamo y Alquiler del Auditorio Antonio Nariño ...................................................................... 184

Procedimiento Control de Ingreso y Vigilancia de la sede Administrativa de la Gobernación de

Cundinamarca ...................................................................................................................................................... 192

Procedimiento Vinculación del Personal ............................................................................................................. 199

Procedimiento Pago de Nomina .......................................................................................................................... 205

Procedimiento Capacitación ................................................................................................................................. 212

Procedimiento Salud Ocupacional ...................................................................................................................... 221

Procedimiento Gestión del Plan de Bienestar Laboral e Incentivos .................................................................. 228

Procedimiento Elaboración del Presupuesto Anual ........................................................................................... 234

Procedimiento Conciliación Bancaria .................................................................................................................. 242

Procedimientos ejecuciones Presupuestales ..................................................................................................... 248

Procedimiento Elaboración de Balances y Estados Financieros ....................................................................... 253

Procedimiento Elaboración de informes para la Contraloría Departamental, Contaduría General de la Nación y

DIAN ....................................................................................................................................................................... 258

Procedimiento Manejo de Caja Menor ................................................................................................................. 263

Procedimiento Facturación y Cobro ..................................................................................................................... 270

Procedimiento Canon de Arrendamiento ............................................................................................................. 277

Procedimiento Tesorería ...................................................................................................................................... 283

Procedimiento Arqueo de Caja Menor ................................................................................................................. 294

Procedimiento Asesoría Jurídica a las Áreas Misionales, Estratégicas y de Apoyo ......................................... 301

Procedimiento Contratación de Servicios Personales ........................................................................................ 307

Procedimiento Contratación por Licitación Pública y Concurso de Méritos ....................................................... 315

Procedimiento Contratación de Mínima y Menor Cuantía .................................................................................. 325

Procedimiento Procesos Disciplinarios ............................................................................................................... 335

Procedimiento Cobro por incumplimiento Contractual ....................................................................................... 341

Procedimiento Aplicación Tablas de Retención Documental ............................................................................ 347

Procedimiento Administración de Correspondencia .......................................................................................... 354

Procedimiento Manejo de Archivo ....................................................................................................................... 361

RESOLUCIÓN No. DE 2015

( )

“Por la cual se actualiza el Manual de Procesos y Procedimientos de la Empresa Inmobiliaria

Cundinamarquesa”

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El GERENTE de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa en ejercicio de las atribuciones que le confiere el Decreto Ordenanza No. 0067 de abril 1°de 2015 y,

CONSIDERANDO 1. Que la Constitución Política en sus Artículos 209 y 269, obliga a las entidades públicas en todos los

órdenes y niveles a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno consultando los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

2. Que el Gerente de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa debe velar por el desarrollo de mecanismos, pautas y operaciones de control interno acorde con las necesidades propias de la Empresa, en el marco de las disposiciones contenidas en la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias.

3. Que conforme al parágrafo del Artículo 1 de la Ley 87 de 1993, el manual de procesos y procedimientos es uno de los instrumentos a través de los cuales se desarrolla el control interno.

4. Que la aplicación de este instrumento contribuye al logro de los objetivos del control interno, como es garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones para el desarrollo de las competencias y responsabilidades otorgadas a la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

5. Que una vez adoptada la nueva organización administrativa, se hace necesario establecer para la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa un Manual de Procesos y Procedimientos que orienten la gestión de la Empresa.

6. Que de conformidad con el numeral 18.23 del Artículo 18 del Decreto Ordenanzal No. 0067 del 1° de abril de 2015, es función del Gerente General de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, expedir un acto administrativo para la adopción del Manual de Procesos.

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7. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. Adóptese el siguiente documento en su totalidad como “Manual de Procesos y Procedimientos”, aplicable al ejercicio funcional de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa. ARTÍCULO SEGUNDO. La presente Resolución rige a partir de su expedición y publicación en la Gaceta Departamental y deroga las disposiciones que le sean contrarias. Dado en Bogotá, a los

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

ANDRES ARIAS QUINTANA Gerente General E.I.C

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

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1. PROPÓSITO El propósito del presente informe es presentar los resultados del desarrollo del Contrato de Prestación de Servicios No. 194 de 2015, relacionados con la propuesta del Catálogo o Portafolio de Productos y Servicios de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. METODOLOGÍA La planificación y ejecución de las actividades requeridas para la elaboración del Catálogo de Productos y Servicios de la Empresa, comprende las siguientes seis (6) etapas: Etapa 1 – Programación de las actividades: Corresponde a la concertación del cronograma de actividades, la identificación del personal que es referente para las diferentes áreas y procesos, así como la definición de los formatos a aplicar para la elaboración del producto. Etapa 2 – Recolección de Información: Se realizó a través de entrevistas en el puesto de trabajo con el personal asignado como referente para la consecución de la información de insumo para la construcción del producto previsto en el marco del contrato. Etapa 3 – Construcción de la propuesta: Se realizó mediante el diligenciamiento de los formatos concertados, que contemplan como mínimo los siguientes aspectos: Catálogo de productos y servicios: Nombre del producto y/o servicio, descripción, requisitos, clientes y costos.

Etapa 4 – Revisión y validación: Es la revisión y aprobación de los contenidos de los productos entregados por parte del contratista al supervisor del contrato. Dicha actividad se realizará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega por parte del contratista. Incluye la presentación de observaciones y solicitud de ajustes o aclaraciones. Etapa 5 – Ajustes: En esta etapa se realizarán los ajustes y aclaraciones solicitadas por el supervisor del contrato, con base en el presente informe. Etapa 6 – Aprobación: Es la revisión y aprobación final de los productos por parte del supervisor del contrato.

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3. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA INMOBILIARIA CUNDINAMARQUESA La Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa (EIC) es una empresa industrial y comercial del Estado (EICE) y por tanto se rige por las disposiciones constitucionales y legales aplicables en general sobre las entidades descentralizadas por servicios y en particular las disposiciones para las EICE. De conformidad con la estructura del Estado Colombiano, el sector descentralizado por servicios, está integrado por entidades con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, dirigidas por una junta o consejo directivo1. Las entidades del sector descentralizado están adscritas o vinculadas a una entidad del nivel central, cuyo titular preside la respectiva junta o consejo, ejerciendo control de tutela, el cual busca constatar y asegurar que la actividades de la entidad descentraliza se cumplan en armonía con las políticas gubernamentales, de conformidad con los planes y programas adoptados y los términos de los correspondientes convenios, planes o programas que deberán celebrarse periódicamente. No obstante, el control administrativo o de tutela previsto por la ley “…no comprenderá la autorización o aprobación de los actos específicos que conforme a la ley competa expedir a los órganos internos de esos organismos y entidades”2. La Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, de acuerdo con la Ley 489 de 1998 y como todas las entidades descentralizadas “…se sujetan a las reglas señaladas en la Constitución Política, en la presente ley, en las leyes que las creen y determinen su estructura orgánica y a sus estatutos internos”. La Ley 489 de 1998 precisó algunas reglas sobre la organización y principios que rigen a las EICE, en especial sobre su creación, naturaleza, dirección y administración, así: “Las empresas industriales y comerciales del Estado son organismos creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley, y que reúnen las siguientes características: a) Personería jurídica; b) Autonomía administrativa y financiera; c) Capital independiente, constituido totalmente con bienes o fondos públicos comunes, los productos de ellos, o el rendimiento de tasas que perciban por las funciones o servicios, y contribuciones de destinación especial en los casos autorizados por la Constitución. El capital de las empresas industriales y comerciales del Estado podrá estar representado en cuotas o acciones de igual valor nominal. “La autonomía administrativa y financiera de las empresas industriales y comerciales del Estado se ejercerá conforme a los actos que las rigen; en el cumplimiento de sus actividades, se ceñirán a la ley o norma que las creó o autorizó y a sus estatutos internos; no podrán destinar cualquier parte de sus bienes o recursos

1 Ley 489 de 1998. Art. 68 2 Ibíd., art. 105

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para fines diferentes de los contemplados en la ley o en sus estatutos internos; además de las actividades o actos allí previstos, podrán desarrollar y ejecutar todos aquellos que sean necesarios para el cumplimiento del objeto asignado”. “Las empresas industriales y comerciales del Estado como integrantes de la Rama Ejecutiva del Poder Público, salvo disposición legal en contrario, gozan de los privilegios y prerrogativas que la Constitución Política y las leyes confieren a la Nación y a las entidades territoriales, para el caso el Departamento de Cundinamarca. No obstante, las empresas industriales y comerciales del Estado, que por razón de su objeto compitan con empresas privadas, no podrán ejercer aquellas prerrogativas y privilegios que impliquen menoscabo de los principios de igualdad y de libre competencia frente a las empresas privadas”. La Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa para el 2015, dio un giro a la modernización y actualización de sus funciones y competencias, de cara a incursionar en un proceso de mejoramiento y calidad, como lo señalan los siguientes actos administrativos: Decreto 0067 del primero de abril de 2015 “Por el cual se establece la estructura orgánica de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa y se dictan otras disposiciones” Decreto 0225 del 18 de junio de 2015 “Por el cual se establece la organización interna de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa y las funciones de sus dependencias, y se dictan otras disposiciones”. Decreto 0229 de 19 de junio de 2015 “Por el cual se establece la planta de empleos públicos y de contratos de trabajo de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa y se dictan otras disposiciones” Decreto 0245 de 23 de junio de 2015 “Por el cual se adopta el manual específico de funciones y de competencias laborales para los empleos públicos de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa y se dictan otras disposiciones”. Con fundamentado en este proceso de modernización, la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa está adelantando las acciones necesarias que integren un verdadero proceso de mejoramiento y calidad. En concordancia con lo anterior, y en desarrollo del objeto del contrato de prestación de servicios N° 194 de 2015, este informe tiene como propósito darle cumplimiento al objeto del contrato y la cláusula quinta del mismo. Este primer informe de actividades consta de:

Estudio y revisión del catálogo de productos y servicios ofrecidos por la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa; donde se identifiquen los bienes y servicios que desarrolla la Entidad de conformidad con lo establecido en su objeto social.

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4. MISIÓN DE LA EMPRESA INMOBILIARIA CUNDINAMARQUESA «Desarrollar, celebrar y ejecutar actos, negocios y operaciones inherentes a la prestación de servicios relacionados con la administración de bienes inmuebles públicos y privados, realización de avalúos, gestión predial y ambiental, gerenciamiento de proyectos de construcción, mantenimiento, mejoramiento e interventoría de obras arquitectónicas u obras en altura, generando rentabilidad para la empresa y desarrollo socioeconómico para el departamento, incorporando prácticas de gobierno corporativo que garanticen confianza y eficiencia en las prácticas empresariales».

5. OBJETIVOS DE LA EMPRESA De conformidad con el Decreto 0067 de abril 1° de 2015, la Empresa tiene por objetivos: 1. Promover y gestionar acciones, para la administración de bienes del sector público y privado. 2. Participar en el mercado inmobiliario, mediante alianzas público – privadas. 3. Realizar: estudios jurídicos, levantamientos topográficos, formaciones catastrales, avalúos, gestión

predial y ambiental, gerenciamiento y ejecución de proyectos de construcción, mantenimiento e interventoría de obras arquitectónicas y de altura.

4. Realizar corretaje inmobiliario. 5. Gestionar alianzas estratégicas y relaciones público privadas relacionadas con el giro del negocio

institucional.

6. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS El Catálogo de Productos y Servicios proporciona una referencia estratégica, técnica y operativa, que favorece la identificación de los productos y servicios que entrega la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa a sus clientes, el cual se constituye en la pieza clave para la documentación tanto de los procesos como de los procedimientos de la empresa. Así mismo, el Catálogo de Productos y Servicios es la guía fundamental de las operaciones de las diferentes áreas de la empresa, no solo las misionales sino de todas las áreas de apoyo, dado que permite enfocar los esfuerzos de la organización hacia el logro de la satisfacción de los clientes, pasando de una visión centrada en ejecutar las labores del día a día hacia un enfoque basado en el cliente.

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7. INTERRELACIÓN ENTRE EL CATÁLOGO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS CON LOS PROCESOS DE LA EMPRESA

Con el fin de obtener un enfoque basado en procesos que permita estandarizar y documentar el quehacer de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, se ha planteado el Catálogo de Productos y Servicios, como insumo clave para delimitar el accionar misional de la empresa, esto le permite que sus clientes conozcan que servicios y/o productos le puede brindar la empresa, en qué condiciones y tener claros los requisitos para su entrega. Así mismo, el Catálogo de Productos y Servicios permite alinear las diferentes actividades de la empresa, pues es el insumo fundamental para la operación de los procesos y procedimientos, permitiendo materializar la propuesta de valor planteada en la Estructura Orgánica de la Empresa (Acuerdo 0067 de 2015).

8. VARIABLES DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

Para la caracterización de los productos y servicios ofrecidos por la Empresa Inmobiliaria se emplearon las siguientes variables que permiten determinar lo que el cliente o usuario externo recibirá por parte de la Empresa:

I. Tipo: A partir de las características esenciales se hace la diferencia si es un producto o un servicio. II. Descripción: Se hace una explicación detallada de las cualidades del producto o servicio.

III. Requisitos que debe cumplir el cliente: Se refiere a los documentos que debe presentar todo cliente que desee comprar o solicitar el producto o servicio.

IV. Costo: Es el gasto económico que incurre la persona para obtener el producto o servicio. V. Clientes: Se refiere a los tipos de personas que pueden solicitar los productos o servicios.

9. CATÁLOGO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE LA EMPRESA INMOBILIARIA CUNDINAMARQUESA

DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN INMOBILIARIA.

1. Asesoría para la venta y arrendamiento de inmuebles.

Tipo: Servicio Descripción: Es un servicio de asesoría en el proceso de negociación para la venta y/o arrendamiento de inmuebles, que incluye los servicios legales para la formalización de la operación inmobiliaria. Requisitos que debe cumplir el cliente:

Certificado de libertad del predio. Impuesto predial. El solicitante debe ser propietario directo del inmueble o con poder de escritura pública Carta de intención. Copia del documento de identidad del (los) propietario(s).

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Costo: La publicidad y el estudio de documentación que hace la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa para la venta o arriendo de un inmueble no tienen ningún costo.

Al efectuarse la venta o el arrendamiento la Inmobiliaria Cundinamarquesa cobra un 3% sobre en valor de la venta y un 8 % sobre el valor del arrendamiento. (Estos valores contienen el 16% de IVA) Clientes: Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.

2. Administración de Inmuebles Comerciales, de Vivienda y de Propiedad Horizontal.

Tipo: Servicio Descripción: La Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa tiene la capacidad de administrar copropiedades y gestionar los programas de mantenimiento y, en general, realizar todas las funciones básicas de un sistema de administración integral incluyendo la contratación del sistema de vigilancia, aseo y mantenimiento. Requisitos para Inmuebles Comerciales y de Vivienda:

Certificado de libertad. Carta de intención. Presupuesto

Costo: El costo de administración depende de la complejidad y del monto que el presupuesto de la propiedad destine para tal acción. El costo se pacta a través de un contrato suscrito entre la EIC y el cliente. Requisitos para Inmuebles de Propiedad Horizontal:

Certificado de Libertad Solicitud formal de la Administración Copia del reglamento de propiedad horizontal. Presupuesto Registro fotográfico. Pago de impuesto predial. Inventario. Manual de convivencia.

Costo: Se aprueba mediante junta de copropiedades, y se cobra aproximadamente un valor entre el 5 – 10 % del valor total del presupuesto anual autorizado para la administración. Clientes administración de Inmuebles Comercial, Vivienda y de Propiedad horizontal: Personas naturales o jurídicas de naturaleza privada.

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3. Corretaje Inmobiliario. Tipo: Servicio Descripción: La Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa actúa como intermediario, entre dos o más personas naturales o jurídicas, con el fin de que celebren un negocio comercial, específicamente en la venta o arriendo de bienes inmuebles.

Requisitos que debe cumplir el cliente:

Carta de intención. Copia de la escritura pública del inmueble. Certificado de tradición y libertad del inmueble. Copia del documento de identidad del (los) propietario(s).

Costos: Al efectuarse la venta o el arrendamiento la Inmobiliaria Cundinamarquesa cobra un 3% sobre en valor de la venta y un 8 % sobre el valor del arrendamiento. (Estos valores contienen el 16% de IVA)

Clientes: Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.

DIRECCIÓN TÉCNICA Y DE PROYECTOS

1. Interventoría y consultoría de obras y diseños

Tipo: Servicio Descripción: La empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa tiene la capacidad de realizar consultorías y de ejercer supervisión y control sobre contratos de obras civiles y arquitectónicas, estudios y diseños, con el fin de verificar, exigir y velar por el cumplimiento de lo establecido contractualmente en relación con las actividades técnicas, administrativas y financieras. Requisitos que debe cumplir el cliente:

Solicitud Formal.

Costos: El costo de este servicio se determinara según la complejidad y se tendrán en cuenta precios manejados según cartilla de precios del Instituto de Infraestructura y Concesiones de Cundinamarca (ICCU) o estudio de precios del mercado. Clientes: Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas

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2. Diseño, construcción, mantenimiento y reparación de obras civiles, arquitectónicas y de paisajismo.

Tipo: Producto Descripción: Brindar soluciones integrales de apoyo técnico para estructurar, diseñar, supervisar, remodelar, adecuar y restaurar obras civiles, adelantando las diferentes etapas que garanticen un comportamiento adecuado de la edificación, y teniendo en cuenta la base normativa de carácter urbanístico. Requisitos que debe cumplir el cliente:

Solicitud Formal.

Costos: Se determina de acuerdo a la complejidad del proyecto. Clientes: Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas

3. Servicio de asesoría y asistencia técnica en proyectos habitacionales Tipo: Servicio Descripción: La Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa orienta a sus clientes en la identificación y aprovechamiento de oportunidades para el desarrollo del territorio, mediante la asesoría y asistencia técnica a municipios y demás actores involucrados en cuanto a la planificación de infraestructura y/o ejecución de proyectos habitacionales. Requisitos que debe cumplir el cliente:

Solicitud Formal.

Costos: Solicitud Formal.

Clientes: Entidades públicas y privadas con las que se suscribe el contrato de servicio. Se determina de acuerdo a la complejidad del proyecto y a otros factores tales como la categoría del municipio.

4. Gerencia de Proyectos Inmobiliarios Tipo: Servicio Descripción: De acuerdo a las necesidades de gerenciamiento de proyectos, la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa desarrolla, celebra y ejecuta actos, negocios y operaciones que se relacionan con bienes inmuebles. Para tal efecto la empresa será nombrada o en sus veces actuará como contratista para realizar la gerencia de proyectos inmobiliarios. Requisitos que debe cumplir el cliente:

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Acuerdo de voluntades entre uno, dos o más entidades y la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

Costos: El precio de la gerencia se establece de acuerdo a las condiciones del mercado y complejidad del proyecto. Puede variar entre el 1 y el 5%. Clientes: Personas jurídicas de naturaleza pública.

5. Mantenimiento y control de acceso a inmuebles.

Tipo: Servicio Descripción: La Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa tiene la capacidad de gestionar los programas de vigilancia, aseo y mantenimiento de propiedades de entidades públicas y privadas del orden nacional, departamental y municipal, de conformidad con las especificaciones técnicas, económicas y administrativas acordadas en el respectivo contrato o convenio. Requisitos:

Certificado de libertad. Contrato o convenio Presupuesto

Costo: El costo se pacta a través de un contrato suscrito entre la EIC y el cliente, de acuerdo con la complejidad y alcance de las acciones a desarrollar. Clientes: Personas jurídicas de naturaleza pública del orden nacional, departamental y municipal.

SUBGERENCIA

1. Promoción inmobiliaria para la adquisición de bienes inmuebles para protección del recurso

hídrico. Tipo: Servicio Descripción: La Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa ofrece sus servicios de intermediación en la Adquisición de los Derechos de Propiedad que recaen sobre los predios que se encuentran identificados como reserva hídrica; así mismo brinda asesoría legal al proceso de compra-venta. Requisitos que debe cumplir el cliente:

Solicitud formal. Lista de los predios identificados como reserva hídrica.

Costos: Los costos de intermediación en la adquisición son de aproximadamente un 6% sobre costo del inmueble. Si la adquisición del predio requiere un levantamiento topográfico éste se cobrará aparte.

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Clientes: Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.

2. Levantamientos topográficos Tipo: Producto. Descripción: De acuerdo a los requerimientos del cliente se hace la definición de los linderos, superficie y ubicación de un terreno, mediante una serie de mediciones lineales y angulares. Requisitos que debe cumplir el cliente:

Solicitud formal. Documento donde se estipule el área del predio.

Costos: Los costos se encuentran plasmados en la Resolución 286 del 2012 y varían dependiendo de las características del predio (área del predio, ubicación, entre otros) Clientes: Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas

3. Avalúos de bienes muebles, inmuebles y de semovientes

Tipo: Producto. Descripción: La empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa realiza un dictamen técnico para estimar el valor comercial de bienes muebles o inmuebles mediante la caracterización física, ubicación, uso y análisis de mercado del mismo. Entre los tipos de avalúos que se realizan se encuentran los avalúos comerciales, de renta, de maquinara y equipo, de plusvalía, especializados y semovientes. Requisitos que debe cumplir el cliente:

Avalúos de comerciales y de renta de inmuebles: Solicitud formal. Fotocopia de Escritura Pública... Fotocopia de certificado tradición y libertad. Fotocopia Impuesto predial. Certificado de uso del suelo. Planos y/o levantamiento topográfico. Boletín de nomenclatura.

Avalúos de plusvalía:

Acuerdo de la Alcaldía Municipal. Solicitud formal.

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Fotocopia de Escritura Pública. Fotocopia de certificado tradición y libertad. Fotocopia Impuesto predial. Certificado de uso del suelo. Planos y/o levantamiento topográfico. Boletín de nomenclatura.

Avalúos de maquinaria y equipo:

Solicitud formal. Tarjeta de propiedad o factura. Descripción y ubicación de la maquinaria.

Costos: Se determina de acuerdo a su ubicación, complejidad, área, entre otros, basado en las tarifas definidas por la Empresa y según estudio de mercado. Clientes: Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas

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10. GESTIÓN BASADA EN PROCESOS Para lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales y la misión de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa es fundamental que la gestión de la empresa se desarrolle a partir de un enfoque basado en procesos, que permita la interacción armónica y alineada de las diferentes áreas que la conforman para agregar valor en la entrega de los productos y servicios que la empresa ofrece a sus clientes. En este sentido, resulta vital comprender que un proceso es una secuencia de pasos o grandes etapas dispuestas de manera lógica y secuencial, que transforma insumos en resultados específicos. La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 define los procesos como el “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Los elementos de entrada y los resultados previstos pueden ser tangibles (tal como equipos, materiales o componentes) o intangibles (tal como los servicios o la información). Cada proceso tiene clientes y otras partes interesadas (quienes pueden ser internos o externos a la organización) que son afectados por el proceso y quienes definen los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades y expectativas. Debería además aprovecharse la gestión de la empresa para recopilar datos, que al ser analizados, provean información sobre el desempeño del proceso y la entidad, e identifiquen la necesidad de acciones correctivas o de mejora. Así mismo, todos los procesos deben estar alineados con los objetivos de la organización y diseñarse para aportar valor, teniendo en cuenta el alcance y la complejidad de la organización. Un enfoque basado en procesos es una excelente vía para organizar y gestionar la forma en que las actividades de la Empresa crean valor para el cliente y otras partes interesadas. Las organizaciones están estructuradas a menudo como una jerarquía de unidades funcionales, es decir, operan habitualmente bajo un esquema jerárquico, en el que la responsabilidad por los resultados obtenidos está dividida entre las unidades funcionales o áreas, lo que genera una visión aislada respecto al quehacer de la organización. En consecuencia, a menudo se da menos prioridad a los problemas o a las interacciones que deben existir entre las áreas, que al logro individual de las metas o compromisos de las áreas funcionales. Esta situación conlleva a la escasa o nula mejora para el cliente y las partes interesadas, ya que las acciones están frecuentemente enfocadas en las funciones más que en el beneficio global de la organización. Por el contrario, el enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras entre diferentes unidades funcionales (áreas) y unificando sus enfoques hacia las metas principales y los objetivos estratégicos de la organización.

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El desempeño de una organización puede mejorarse a través del uso del enfoque basado en procesos. Los procesos se gestionan como un sistema, mediante la creación y entendimiento de una red de procesos y sus interacciones. Los resultados de un proceso pueden ser elementos de entrada para otros procesos y estar interrelacionados en el mapa de procesos y las caracterizaciones de procesos. Para estructurar un enfoque basado en procesos, es fundamental que la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa cuente con un mapa de procesos, el cual consiste en una representación gráfica de los procesos (conjunto de actividades interrelacionadas) que la entidad realiza para entregar los productos o prestar los servicios para los cuales fue creada. Se distinguen cuatro tipos de procesos:

Procesos Estratégicos: Incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos y comunicación al interior de la organización.

Procesos Misionales: Iincluyen todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser. Son los encargados de elaborar y entregar el Portafolio o Catálogo de Productos y Servicios de cara al cliente para satisfacer sus necesidades.

Procesos de Apoyo o Soporte: Iincluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación.

Procesos de Medición o Evaluación: Incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

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11. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS A partir del análisis de la Estructura Orgánica de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, las funciones de sus áreas, la misión, visión y los objetivos institucionales, a continuación se presenta una propuesta de mapa de procesos, la cual resume de manera gráfica la organización de las operaciones de la empresa para agregar o entregar valor (producto o servicio) al cliente que le permita satisfacer sus necesidades.

Esta propuesta es la Cadena de Valor de la empresa y reúne de manera lógica, organizada y afín la gestión de las diferentes áreas que conforman la estructura funcional de la Empresa.

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12. CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

La caracterización es un documento que resume las características relevantes para la planificación, ejecución, control y mejora de los procesos. La caracterización de los procesos propuestos para la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa comprende: a) Nombre: es la denominación del proceso, el cual se construye de acuerdo con la afinidad, propósito y

producto(s) que entrega, así como con la categoría o tipo de proceso: estratégico, misional, de apoyo o evaluación.

b) Objetivo: define el quehacer el proceso y su propósito (para qué). Se construye a partir de un verbo rector, un objeto y su condición.

c) Alcance: establece dónde inicia y dónde termina el proceso.

d) Marco legal: indica las principales normas que regulan el proceso, las cuales pueden ser de origen interno o externo.

e) Secuencia del proceso: señala los productos y sus proveedores, las actividades que los transforman, los productos que generan y los clientes o interesados en el producto del proceso. Para el caso de los procesos misionales, los productos corresponden a los establecidos en el Catálogo de Productos y Servicios, los cuales no siempre son responsabilidad del líder del proceso, pues en algunos casos dentro del mismo proceso pueden existir varios responsables de las actividades y los productos.

f) Control de cambios: indica las diferentes versiones o cambios efectuados al documento, los responsables y demás datos necesarios para controlar el documento.

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DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

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PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Código: 01 – 01 – CA - 001

Versión: 1

Líder del Proceso Gerencia Tipo de Proceso

Estratégico

Objetivo del Proceso

Orientar estratégicamente a la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa para estructurar y sistematizar la planeación, la ejecución, el seguimiento y la evaluación de los resultados de la gestión institucional mediante planes, programas y proyectos, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de la misión, visión y objetivos de la Empresa.

Alcance Inicia desde la identificación y análisis del contexto estratégico de la Inmobiliaria Cundinamarquesa, pasando por la formulación la planeación institucional, hasta su seguimiento evaluación y mejora. Este proceso es insumo para todos los procesos definidos en la Empresa.

Marco Legal NTC – GP 1000 NTC ISO 9001

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Código: 01 – 01 – CA - 001

Versión: 1

SECUENCIA DEL PROCESO

Proveedores Insumos Actividades Productos Clientes

Autoridades del orden nacional y territorial

Marco normativo y políticas sectoriales relacionadas con el que hacer de la Empresa

PLANEAR:

1. Realizar el análisis del contexto estratégico 2. Participar en la definición de la características y

estructura organizacional 3. Analizar las competencias de la empresa y los

compromisos para la vigencia. 4. Analizar presupuesto de ingresos y gastos para la

vigencia y las proyecciones financieras de la Empresa.

HACER:

5. Establecer políticas de operación que sean necesarias.

6. Formular el Plan Estratégico de la Empresa. 7. Llevar a cabo la formulación de los Programas,

Proyectos Institucionales y Planes de Acción de la Empresa.

VERIFICAR:

8. Realizar el seguimiento a los planes, programas y proyectos

9. Hacer seguimiento a los indicadores de gestión. 10. Realizar la medición y el control del proceso.

Planeación Institucional:

Plan Estratégico

Políticas de operación

Programas

Proyectos institucionales

Planes de Acción

Todas los procesos de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

Entes de Control

Requerimientos legales

Gobernación de Cundinamarca

Plan de Desarrollo

Directrices estratégicas y presupuestales

Procesos misionales de la Empresa

Catálogo de productos y servicios

Caracterización de los procesos

Proceso Gestión Financiera

Recursos financieros administrados

Proceso Gestión de Personal

Talento humano administrado

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Código: 01 – 01 – CA - 001

Versión: 1

Control de cambios

Versión Cambios Resolución

Aprobado por No. Fecha

1 Se adopta para el Direccionamiento Estratégico de la

EIC.

Proceso Gestión Jurídica

Contrato gestionado. Actos administrativos. Conceptos jurídicos.

ACTUAR:

11. Redefinir políticas, estrategias y objetivos, cuando sea necesario

12. Documentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora continua.

Proceso Evaluación y Mejora

Seguimiento a indicadores Mapas de riesgo Informe de auditoria Informe revisión por la dirección Planes de mejoramiento administrados

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EVALUACIÓN Y MEJORA

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PROCESO EVALUACIÓN Y MEJORA

Código: 04 – 02 – CA - 002

Versión :1

Líder del Proceso Jefe Oficina de Control Interno Tipo de Proceso

Evaluación

Objetivo del Proceso Evaluar de manera independiente y objetiva los elementos que componen el Sistema de Control Interno e informar a la Alta Dirección los resultados y recomendaciones orientadas a la toma de decisiones de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

Alcance Inicia con la identificación de riesgos inherentes, debilidades y desviaciones, continua con la preparación del plan de auditoría, hasta la ejecución, evaluación y seguimiento de las recomendaciones.

Marco Legal

Ley 87 de 1993. Decreto 943 de 2014 – Modelo Estándar de Control Interno. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Normas de control interno y rendición de cuentas.

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Código: 04 – 02 – CA - 002

Versión :1



Todos los Procesos

Caracterizaciones de los procesos PLANEAR:

1. Realizar el Plan de Auditoría 2. Planear los programas de auditoría asignados a los

Auditores 3. Planear seguimientos al Sistema de Control Interno 4. Formular indicadores de gestión 5. Formular Mapas de riesgos

HACER

6. Ejecutar el Plan de Auditoría 7. Realizar de Informes 8. Fortalecer el SCI 9. Ejercer la secretaria técnica del CCCI

VERIFICAR

10. Verificar el seguimiento al Plan de Auditorias 11. Realizar seguimiento al desempeño de los auditores 12. Realizar seguimiento a los Hallazgos identificados 13. Hacer el seguimiento a los indicadores de gestión 14. Hacer seguimiento a los mapas de riesgos

ACTUAR:

15. Realizar Planes de Mejoramiento por procesos y seguimiento.

Seguimiento a indicadores Responsable: Líderes de los Procesos

Todos los procesos Direccionamiento

Estratégico Planeación institucional

Todos los Procesos

Caracterizaciones de los procesos

Mapas de riesgo Seguimiento a mapas de riesgo Responsable: Líderes de los Procesos

Todos los procesos

Procesos misionales

Procedimientos misionales

Seguimiento a la medición del producto no conforme Responsable: Líderes de los procesos misionales

Procesos Misionales Proceso de

Proceso Direccionamiento Estratégico

Planeación institucional

Programa Anual de Auditoría Planes específicos de Auditoría Informe de auditoria Responsable: Oficina de Control Interno

Todos los procesos

Todos los procesos

Desempeño de indicadores

Seguimiento a mapas de riesgo

Todos los procesos

Información de entrada para la revisión por la dirección

Informe revisión por la dirección Responsable: Líderes de los Procesos

Todos los procesos

Todos los procesos Informe de auditoria Planes de mejoramiento administrados Responsable: Líderes de los

Todos los procesos

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Código: 04 – 02 – CA - 002

Versión :1


Procesos







Control de cambios



1 Se adopta para evaluar y proponer mejoras en la EIC.

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COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE INMUEBLES

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PROCESO COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE INMUEBLES

Código: 06 – 03 – CA - 003

Versión: 1

Líder del Proceso Director(a) de Comercialización Inmobiliaria Tipo de Proceso

Misional

Objetivo del Proceso Prestar los servicios de asesoría, corretaje y administración inmobiliaria para la venta y/o arrendamiento de inmuebles a los interesados en adquirirlos, buscando la satisfacción de los clientes de la empresa.

Alcance El proceso inicia con identificación de clientes potenciales y la solicitud de asesoría o intermediación en la venta o arrendamiento por parte del cliente y finaliza con la liquidación del contrato de servicio y la mejora continua del proceso.

Marco Legal

Ley 820 de 2003. Manual de convivencia para propiedades horizontales. Ley 80 de 1993.

de 375


Código: 06 – 03 – CA - 003

Versión: 1



Personas naturales o jurídicas, públicas y privadas

Necesidad de intermediación en la venta de un predio o inmueble.

PLANEAR:

1. Identificar clientes potenciales. 2. Realizar el análisis técnico, económico y

administrativo para la prestación de los servicios de asesoría y corretaje inmobiliario.

3. Planificar los mecanismos de control y medición del proceso.

4. Realizar el estudio de títulos y el análisis de los documentos y las características del inmueble.

HACER

5. Suscribir el contrato de asesoría en la venta y arrendamiento de inmuebles o para la intermediación entre las partes interesadas.

6. Revisar la documentación y las características del inmueble.

7. Gestionar la firma de las escrituras públicas o brindar el servicio de asesoría contratado.

8. Solicitar la facturación, pago y liquidación del

Asesoría para la venta y arrendamiento de inmuebles Responsable: Dirección de Comercialización Inmobiliaria

Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas

Personas naturales o jurídicas, públicas y privadas

Ubicación y área del inmueble. Linderos del predio. Certificado de tradición y libertad del inmueble. Escritura pública.

Administración de Inmuebles Comerciales, de Vivienda y de Propiedad Horizontal. Responsable: Dirección de Comercialización Inmobiliaria

Corretaje inmobiliario Responsable: Dirección de Comercialización Inmobiliaria

Personas naturales o jurídicas, públicas o privada


Planeación Institucional


Recursos financieros administrados Promoción inmobiliaria Personas naturales o

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Código: 06 – 03 – CA - 003

Versión: 1




contrato. 9. Desarrollar el proyecto de administración del

inmueble, acorde con lo establecido en el contrato. 10. Presentar informes de la ejecución del proyecto a los

propietarios o copropietarios sobre las actividades desarrolladas.

VERIFICAR

11. Realizar la medición y el control del proceso. ACTUAR:

12. Gestionar las acciones correctivas, preventivas y de mejora continua.

para la adquisición de bienes inmuebles para protección del recurso hídrico Responsable: Subgerencia

jurídicas, públicas o privadas.





Control de cambios



1 Se adopta para comercializar y administrar inmuebles de

la EIC.

de 375

GESTIÓN PREDIAL

de 375

PROCESO GESTIÓN PREDIAL

Código: 02 – 04 – CA - 004

Versión: 1

Líder del Proceso Subgerente Tipo de Proceso

Misional


Realizar los estudios técnicos necesarios para la realización de levantamientos topográficos y avalúos comerciales, de renta, de maquinaria y equipo, de plusvalía, especializados y semovientes, en desarrollo de la misión y objetivos estratégicos de la Empresa y de acuerdo con las normas, planos, especificaciones técnicas y demás requisitos necesarios para la prestación de los productos y servicios.

Alcance Inicia con la identificación de los clientes potenciales de estudios topográficos y/o avalúos, hasta la entrega del producto y la mejora continua del proceso.

Marco Legal

Resolución 070 de 2011 – IGAC POT Ley 388 de 1997

de 375


Código: 02 – 04 – CA - 004

Versión: 1



Entidades públicas y privadas

Necesidad de gestionar obras civiles y/o arquitectónicas

PLANEAR

1. Identificar clientes potenciales. 2. Planificar los mecanismos de control y medición del

proceso. 3. Establecer la metodología para realizar los estudios

topográficos y los avalúos. HACER:

4. Realizar las actividades para la elaboración y celebración del contrato.

5. Realizar el estudio de títulos de los muebles y/o inmuebles.

6. Realizar el análisis de planos, estudios y/o diseños previos.

7. Realizar el estudio técnico necesario para los levantamientos topográficos y/o los avalúos contratados.

8. Realizar las actividades necesarias para el control de calidad del producto.

Levantamientos topográficos Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas



Avalúos de bienes muebles, inmuebles y de semovientes








de 375


Código: 02 – 04 – CA - 004

Versión: 1




9. Solicitar la facturación, pago y liquidación del contrato.

VERIFICAR



Control de cambios



1 Se adopta para gestionar predios de la EIC.

de 375

GERENCIA DE PROYECTOS, DISEÑO Y GESTIÓN DE OBRAS CIVILES

de 375

PROCESO GERENCIA DE PROYECTOS, DISEÑO Y GESTIÓN DE OBRAS CIVILES

Código: 07 – 05 – CA - 005

Versión: 1

Líder del Proceso Director(a) Técnico y de Proyectos Tipo de Proceso

Misional


Gestionar las obras civiles y arquitectónicas contratadas entre la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa y entidades públicas o privadas, a través del servicio de asesoría y asistencia técnica en proyectos habitacionales y/o el diseño y construcción de obras civiles y arquitectónicas y/o el servicio de interventoría de obras y diseños y/o la gerencia de proyectos inmobiliarios, en desarrollo de la misión y objetivos estratégicos de la Empresa y de acuerdo con las normas, planos, especificaciones técnicas y demás requisitos necesarios para el manejo de proyectos inmobiliarios.

Alcance

El proceso inicia con la firma del convenio, bien sea porque la entidad contratante solicitó el servicio o porque la inmobiliaria realizó una propuesta técnica para la adjudicación del convenio, en donde se pide que la inmobiliaria realice la el diseño (si así lo requiere el contratante) y la construcción de una obra civil o arquitectónica, y finaliza cuando la inmobiliaria hace entrega de la misma a satisfacción del contratante.

Marco Legal

NSR – Norma Sismo Resistente – 2010 POT PBOT EOT Nuevo RETIE. Resolución No. 180466 de abril 2 de 2007. Se modifica el anexo general del RETIE (Adoptado mediante Resol. 180398 de abril 7 de 2004). Decreto 838 de 2005 Ley 388 de 1997 Normas de diseño Vigente: Ley 400 de 1997, Ley 1229 de 2008 Ley 675 de 2001

de 375


Código: 07 – 05 – CA - 005

Versión: 1



Entidades públicas y privadas

Necesidad de gestionar obras civiles y/o arquitectónicas

PLANEAR

1. Identificar clientes potenciales. 2. Planificar los mecanismos de control y medición del

proceso. 3. Establecer los pliegos de condiciones para el

desarrollo del proyecto, incluyendo el análisis técnico, económico y administrativo para la prestación del servicio.

4. Determinar la viabilidad técnica para desarrollar el proyecto.

HACER: 5. Realizar las actividades para la elaboración y

celebración del contrato para la prestación del servicio y/o la elaboración del producto.

6. Brindar el servicio de asesoría y asistencia técnica en proyectos habitacionales, según lo contratado.

7. Gerenciar los proyectos habitacionales suscritos por la empresa, de acuerdo con lo contratado.

Interventoría y consultoría de obras y diseños


Diseño, construcción, mantenimiento y reparación de obras civiles, arquitectónicas y de paisajismo.



Contrato Convenio Interadministrativo

Servicio de asesoría y asistencia técnica en proyectos habitacionales

Entidades públicas y privadas con las que se suscribe el contrato de servicio.

Convenios Interadministrativos de Gerencia de Proyectos Inmobiliarios

Personas jurídicas de naturaleza pública

de 375


Código: 07 – 05 – CA - 005

Versión: 1




8. Realizar las acciones necesarias para el diseño y construcción de obras civiles y arquitectónicas.

9. Supervisar y realizar las acciones pertinentes para la interventoría de la obra o su diseño, de acuerdo con lo contratado.

10. Solicitar la facturación, pago y liquidación del contrato.

VERIFICAR



Mantenimiento, control de acceso y vigilancia de inmuebles

Personas jurídicas de naturaleza pública del orden nacional, departamental y municipal.









de 375


Código: 07 – 05 – CA - 005

Versión: 1

Control de cambios



1 Se adopta para gestionar proyectos, diseñar y gestionar

obras civiles de la EIC.

de 375

GESTIÓN FINANCIERA

de 375

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Código: 05 – 07 – CA - 007

Versión: 1

Líder del Proceso Director Financiero Tipo de Proceso Apoyo


Planear, ejecutar, registrar, presentar y hacer seguimiento a la información presupuestal y contable de los recursos apropiados para la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, conforme a los requisitos vigentes y reflejando la realidad económica a través de herramientas e instrumentos que permitan la normal operación de la empresa y la toma de decisiones de la alta dirección.

Alcance El proceso de Gestión Financiera inicia con la definición de los lineamientos y políticas para la gestión financiera de la Empresa, y va hasta el seguimiento y control financiero y la mejora continua del proceso.

Marco Legal

Ley 819 de 2003 Decreto 111 de 1996 Decreto 0225 de 2015 Decreto 115 de 1996 NTC- ISO 9000:2005 Resolución Orgánica 0544 de 2003

de 375


Versión: 1





PLANEAR: 16. Definir los lineamientos y políticas para la gestión

financiera de la Empresa 17. Preparar el ante proyecto de presupuesto 18. Presentar el anteproyecto de presupuesto para su

respectiva revisión y aprobación. 19. Liquidar el presupuesto de la Empresa

HACER 20. Ejecutar el presupuesto de la empresa mediante la

expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registros Presupuestales, y la realización de las labores de facturación, cobro y tesorería.

21. Tramitar las modificaciones presupuestales. 22. Realizar el registro de las operaciones financieras de

la empresa.

VERIFICAR

Recursos financieros administrados:

Anteproyecto de presupuesto

Presupuesto Liquidado

Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros presupuestales

Facturación

Pagos y giros de tesorería

Informes presupuestales

Registro contable de las operaciones

Todas las Áreas Partes interesadas

Gestión Financiera

Presupuesto de la vigencia anterior (ejecución presupuestal)

Todos los Procesos

Identificación de necesidades de recursos



de 375


Versión: 1




23. Realizar los informes presupuestales 24. Elaborar y analizar los estados financieros 25. Presentar los demás informes requeridos. 26. Controlar la ejecución de los recursos. 27. Realizar la medición y el control del proceso.

ACTUAR: 28. Documentar las acciones correctivas, preventivas y

de mejora continua.



Control de cambios



1 Se adopta para gestionar financieramente a la EIC.

de 375

GESTION JURÍDICA

de 375

PROCESO GESTIÓN JURÍDICA

Código: 03 – 08 – CA - 008

Versión: 1

Líder del Proceso Jefe Oficina Asesora Jurídica Tipo de Proceso Apoyo

Objetivo del Proceso Desarrollar las actividades necesarias para atender el proceso contractual, las solicitudes de concepto jurídico, la expedición de actos administrativos y la defensa judicial y extrajudicial, con el propósito de asesorar y proteger jurídicamente las actuaciones e intereses jurídicos de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

Alcance El proceso inicia con la planeación del proceso contractual y la recepción de las solicitudes de concepto jurídico, expedición de actos administrativos y de defensa judicial y extrajudicial de la Empresa, hasta la entrega del producto a las áreas de la empresa y las partes interesadas y la mejora continua del proceso.

Marco Legal

Constitución Política Ley 80 de 1993 Manual de contratación. Código Contencioso Administrativo.

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Código: 03 – 08 – CA - 008

Versión: 1



Todas las áreas Solicitud de contratación. PLANEAR:

1. Planear la contratación (plan de contratación, estudios previos, pliegos de condiciones, acto de adjudicación, etc)

2. Realizar la selección del contratista. 3. Realizar la designación del supervisor o interventor. 4. Recibir las solicitudes de concepto jurídico y de

defensa judicial y extrajudicial. 5. Planificar los mecanismos de control y medición del

proceso. EJECUTAR:

6. Realizar las etapas de contratación, ejecución y supervisión.

7. Elaborar los conceptos jurídicos. 8. Atender los trámites de defensa judicial y

extrajudicial de la empresa. 9. Asesorar jurídicamente a la Empresa en la

preparación y expedición de actos administrativos.

Contrato gestionado. Todas las áreas y procesos

Todas las áreas. Solicitudes de revisión de proyecto de norma y emisión de concepto jurídico

Actos administrativos Todas las áreas y procesos

Ciudadanía Órganos de control

Recursos de reposición apelación y queja, y solicitudes de revocatoria directa

Conceptos jurídicos Todas las áreas y procesos

Actuación Judicial o Extrajudicial

Gerencia. Partes interesadas.

Entes externos Ciudadanía Despachos judiciales

Escrito de demanda, solicitud de conciliación extrajudicial, notificación de la admisión de la demanda y/o tutela, solicitud de apoyo técnico



de 375


Código: 03 – 08 – CA - 008

Versión: 1




VERIFICAR:

10. Supervisar el contrato. 11. Hacer seguimiento a los procesos judiciales y a las

actuaciones extrajudiciales 12. Realizar la medición y el control del proceso.

ACTUAR:

13. Gestionar las acciones correctivas, preventivas y de mejora continua.





Control de cambios



1 Se adopta para gestionar jurídicamente a la EIC.

de 375

GESTIÓN DEL PERSONAL

de 375

PROCESO GESTIÓN DE PERSONAL

Código: 02 – 06 – CA - 006

Versión: 1


Apoyo


Administrar y promover el desarrollo integral del Talento Humano de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, mediante el establecimiento de políticas, planes, programas orientados al fortalecimiento de sus competencias, el mejoramiento del clima laboral, de la calidad de vida, seguridad y salud en el trabajo, con el fin de incrementar su productividad y garantizar el cumplimiento de la misión y visión de la entidad conforme a la normatividad vigente.

Alcance El proceso inicia con el ingreso del Talento Humano a la Empresa, contempla todas las actividades relacionadas a la permanencia, y finaliza con el retiro del personal. El Proceso de Gestión de Personal abarca a los trabajadores oficiales y los empleados públicos de la Empresa.

Marco Legal Código sustantivo de trabajo. Ley 909 de 2004. Ley 1468 de 2011.

de 375


Código: 02 – 06 – CA - 006

Versión: 1



Direccionamiento Estratégico


PLANEAR: 1. Realizar las actividades para el establecimiento de

políticas de Talento Humano 2. Formular planes y programas. 3. Realizar las actividades de ingreso de personal 4. Planificar los mecanismos de control y medición del

proceso. HACER:

5. Ejecutar los planes y programas orientados al fortalecimiento de sus competencias, el mejoramiento del clima laboral, de la calidad de vida, seguridad y salud en el trabajo

6. Realizar las actividades para la remuneración del talento humano.

VERIFICAR:

7. Realizar el seguimiento y medición de la gestión del personal.

8. Realizar la medición y el control del proceso.

Políticas de Talento Humano Todas las áreas.

Comisión Nacional del Servicio Civil

Lista de Elegibles Talento Humano vinculado Todas las áreas.

Gestión de Personal

Plan Institucional de Capacitación Plan de Bienestar e Incentivos Programa de Inducción Programa de Salud Ocupacional

Planes y programas ejecutados Todas las áreas.

Todas las áreas. Talento Humano Vinculado

Nómina Liquidada Todas las áreas.


Planes y programas ejecutados

de 375


Código: 02 – 06 – CA - 006

Versión: 1




ACTUAR: 9. Gestionar las acciones correctivas, preventivas y de

mejora continua. 10. Gestionar el retiro y la readaptación laboral del

personal, de acuerdo con las disposiciones legales. Proceso Gestión

Jurídica




Control de cambios



1 Se adopta para gestionar el Talento humano de la EIC.

de 375

GESTIÓN DOCUMENTAL

de 375

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 02 – 09 – CA - 009

Versión: 1


Apoyo


Establecer directrices y metodologías que permitan elaborar, codificar, presentar, administrar y controlar los documentos y registros de archivos tanto externos como internos; debe existir una identificación, almacenamiento, protección y recuperación de información que permitan evidenciar el cumplimiento de los requisitos del sistema integrado de gestión garantizando la conservación y disposición del manejo documental.

Alcance

Este proceso inicia con la identificación de necesidades para generar información a través de documentos desde las diferentes áreas y/o recepción de documentos externos y finaliza con la creación o modificación de documentos teniendo en cuenta su revisión, aprobación y control de registros que evidencien su implementación y que irán dirigidos a las diferentes áreas de la EIC y a externos.

Marco Legal Ley 527 de 1999 Ley 594 de 2000 Decreto 2609 de 2012

de 375


Código: 02 – 09 – CA - 009

Versión: 1



Direccionamiento Estratégico


PLANEAR: 1. Definir parámetros y un cronograma de

actualización de las tablas de retención documental 2. Realizar un cronograma de capacitaciones para los

funcionarios 3. Establecer parámetros para la aplicación de las

tablas de valoración documental 4. Estimar cuáles serán los recursos a utilizar para cada

año, tanto físicos, como de personal y financieros 5. Establecer cuáles serán los recorridos diarios para la

distribución de la correspondencia tanto interna como externa

6. Programar el seguimiento a la aplicación de TRD por cada área de la EIC

HACER:

7. Recibir y radicar la correspondencia que llega a la EIC para sus diferentes áreas

8. Actualizar el aplicativo de correspondencia radicada para las áreas de la EIC

9. Distribuir la correspondencia de las diferentes áreas de EIC

10. Tramitar y enviar la correspondencia producida por las diferentes áreas hacia las entidades y/o

Políticas de Talento Humano Todas las áreas.


Plan Institucional de Capacitación Plan de Bienestar e Incentivos Programa de Inducción Programa de Salud Ocupacional

Planes y programas ejecutados Todas las áreas.


Planes y programas ejecutados

Documentos internos y externos elaborados

Clientes Externos Proceso Gestión Financiera




Bases de datos, radicación Entes de Control

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Código: 02 – 09 – CA - 009

Versión: 1




ciudadanos externos 11. Ajustar Tablas de Retención Documental 12. Organizar los documentos producidos por las áreas

de la EIC en el archivo central 13. Atender usuarios internos (funcionarios ) y externos

(personas jurídicas o naturales) 14. Realizar capacitaciones las funcionarios con el fin de

dar a conocer la aplicación de las TRD y lograr la colaboración de los mismos en el cumplimiento de lo estipulado en los diferentes procesos

VERIFICAR:

15. Revisar los inventarios documentales elaborados por las áreas

16. Autoevaluar la efectividad de los controles del proceso a través del seguimiento y monitoreo a los mismos

17. Realizar seguimiento del sistema de correspondida verificando que llegue a todas las áreas

ACTUAR: 18. Revisar y ajustar las tablas de retención documental 19. Aplicar tablas de retención documental 20. Detectar, registrar, implementar y realizar

seguimiento a las mejoras del proceso

Entidades Publica y Privadas

Documentos Externos e internos con todos sus soportes

Planillas de correspondencia Entidades Públicas y Privadas

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Código: 02 – 09 – CA - 009

Versión: 1


Ciudadanía en General

Documentos legales aplicables

21. Actualizar la base de datos

Tablas de Retención Documental Ajustadas

Políticas de Talento Humano

Control de cambios



1 Se adopta para aplicar TRD y realizar el manejo

documental de la EIC.

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PROCEDIMIENTOS

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1. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

La codificación de la documentación de los procesos y procedimientos se debe realizar bajo la siguiente estructura:

XX - XX - XX - XXX

Código de área

Código de proceso

Tipo de documento

Consecutivo

CODIFICACIÓN DE LAS ÁREAS:

CÓDIGO ÁREA

01 Gerencia

02 Subgerencia

03 Oficina Jurídica

04 Oficina de Control Interno

05 Dirección Financiera

06 Dirección de Comercialización Inmobiliaria

07 Dirección Técnica y de Proyectos

CODIFICACIÓN DE LOS PROCESOS:

CÓDIGO PROCESO

01 Direccionamiento Estratégico

02 Evaluación y Mejora

03 Comercialización y Administración de Inmuebles

04 Gestión Predial

05 Gerencia de Proyectos, Diseño y Gestión de Obras Civiles

06 Gestión de Personal

07 Gestión Financiera

08 Gestión Jurídica

09 Gestión Documental

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TIPOS DE DOCUMENTO:

CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO

CA Caracterización de Proceso

PR Procedimiento

LI Lineamiento o Política

IN Instructivo, Guía o Manual

FR Formato

Nota: El Manual de Procesos y Procedimientos llega hasta el nivel de procesos y procedimientos.

2. CONSECUTIVO

Es un número secuencial de tres dígitos, que se asigna cada vez que se crea un documento en el sistema de gestión de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa. Esta numeración inicia con 001, siguiendo con 002 y así sucesivamente, independiente del tipo de documento, área o proceso al que pertenezca.

Ejemplo 1: PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

05 - 07 - CA - 007

Número de área

Número de proceso

Tipo de documento

Consecutivo

Ejemplo 2: PROCEDIMIENTO CONTROL DE INGRESO Y VIGILANCIA DE LA SEDE ADMINISTRATIVA DE LA GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA

07 - 03 - PR - 018

Número de área Número de proceso

Tipo de documento

Consecutivo

Es de aclarar que para el caso de los procesos en donde la responsabilidad es compartida, el código asignado corresponderá al área que lo lidera.

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3. DEFINICIÓN DE CÓDIGOS DE LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS, MISIONALES, DE APOYO Y EVALUACIÓN:

PROCESO ÁREA RESPONSABLE CÓDIGO DEL

PROCESO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Gerencia 01-01-CA-001

EVALUACIÓN Y MEJORA Oficina de Control Interno 04-02-CA-002

COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE INMUEBLES

Dirección de Comercialización Inmobiliaria

06-03-CA-003

GESTIÓN PREDIAL Subgerencia 02-04-CA-004

GERENCIA DE PROYECTOS, DISEÑO Y GESTIÓN DE OBRAS CIVILES

Dirección Técnica y de Proyectos

07-05-CA-005

GESTIÓN FINANCIERA Dirección Financiera 05-07-CA-007

GESTIÓN JURÍDICA Oficina Jurídica 03-08-CA-008

GESTIÓN DE PERSONAL Subgerencia 02-06-CA-006

GESTIÓN DOCUMENTAL Subgerencia 02-09-CA-009

4. DEFINICIÓN DE CÓDIGOS DE LOS PROCEDIMIENTOS:

PROCEDIMIENTO ÁREA RESPONSABLE CÓDIGO

ELABORACIÓN Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PLANES DE ACCIÓN.

Subgerencia 01-01-PR-010

RESPUESTA A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS - PQRS


ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Oficina de Control Interno 04-02-PR-012

GESTIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE CUNDINAMARCA


ELABORACIÓN DE INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS MENSUAL A LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL


ADQUISICIÓN DE PREDIOS DE IMPORTANCIA HÍDRICA


ASESORÍA Y CORRETAJE PARA LA VENTA Y ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES

Dirección de Comercialización Inmobiliaria

06-03-PR-016

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LA BENEFICIENCIA, EL FONDO DE PENSIONES DE CUNDINAMARCA Y DE INMUEBLES PARTICULARES


06-03-PR-017

ELABORACIÓN DE AVALÚOS Subgerencia 02-04-PR-018

de 375


ELABORACIÓN DE ESTUDIOS TOPOGRÁFICOS


DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE OBRAS CIVILES, ARQUITECTÓNICAS Y/O PAISAJÍSTICAS


07-05-PR-020

ADECUACIONES O MODIFICACIONES DE OBRAS CIVILES Y ARQUITECTÓNICAS


07-05-PR-021

ASESORÍA Y ASISTENCIA TECNICA EN PROYECTOS HABITACIONALES


07-05-PR-022

SUPERVISIÓN DE PROYECTOS DE OBRAS CIVILES Y ARQUITECTÓNICAS


07-05-PR-023

PRÉSTAMO Y ALQUILER DEL AUDITORIO ANTONIO NARIÑO


07-05-PR-024

CONTROL DE INGRESO Y VIGILANCIA DE LA SEDE ADMINISTRATIVA DE LA GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA


07-05-PR-025

VINCULACIÓN DE PERSONAL Subgerencia 02-06-PR-026

PAGO DE NÓMINA Subgerencia 02-06-PR-027

CAPACITACIÓN Subgerencia 02-06-PR-028

SALUD OCUPACIONAL Subgerencia 02-06-PR-029

GESTIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR LABORAL E INCENTIVOS


ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL Dirección Financiera 05-07-PR-031

CONCILIACIÓN BANCARIA Dirección Financiera 05-07-PR-032

EJECUCIONES PRESUPUESTALES Dirección Financiera 05-07-PR-033

ELABORACIÓN DE BALANCES Y ESTADOS FINANCIEROS

Dirección Financiera 05-07-PR-034

ELABORACIÓN DE INFORMES PARA LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL, CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y DIAN


MANEJO DE CAJA MENOR Dirección Financiera 05-07-PR-036

FACTURACIÓN Y COBRO Dirección Financiera 05-07-PR-037

FACTURACION CANON DE ARRENDAMIENTO


TESORERÍA Dirección Financiera 05-07-PR-039

ARQUEO DE CAJA MENOR Dirección Financiera 05-07-PR-040

ASESORIA JURÍDICA A LAS ÁREAS MISIONALES, ESTRATÉGICAS Y DE APOYO

Oficina Jurídica 03-08-PR-041

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES


de 375


CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA Y CONCURSO DE MÉRITOS


CONTRATACIÓN DE MÍNIMA Y MENOR CUANTÍA


PROCESOS DISCIPLINARIOS Oficina Jurídica 03-08-PR-045

COBRO POR INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL


APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL


ADMINISTRACIÓN DE CORREPONDENCIA Subgerencia 02-09-PR-048

MANEJO DE ARCHIVO Subgerencia 02-09-PR-049

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PLANES

DE ACCIÓN

Código:

01 – 01 – PR - 010

Proceso: Direccionamiento Estratégico Versión:1

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1. OBJETIVO Formular, aprobar y realizar seguimiento al plan estratégico y los planes de acción de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, con el fin de establecer líneas de acción a corto, mediano y largo plazo que le permitan cumplir con los compromisos misionales y objetivos institucionales. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con el análisis de la empresa, pasando por la formulación del plan estratégico y los planes de acción y finaliza con el seguimiento y ajuste a la planeación institucional. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: SUBGERENCIA 4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN

a) Políticas de operación:

Las directrices que determinan los principios técnicos desarrollados en este procedimiento son establecidas por el Departamento Nacional de Planeación (DNP) quien da una guía para la formulación y seguimiento de la planeación institucional. Para elaborar de forma adecuada los planes estratégicos y de acción, el DNP hace la diferenciación del Plan Estratégico y el Plan de Acción de la siguiente manera:

Plan Estratégico: Documento que tiene como objetivo establecer lo que se pretende conseguir y cómo se propone conseguir en el mediano y largo plazo. Los componentes principales del Plan Estratégico son misión, visión, política de calidad, valores institucionales y objetivos estratégicos.


DE ACCIÓN

Código:

01 – 01 – PR - 010


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Plan de Acción: Instrumento mediante el cual las dependencias o áreas programan y realizan seguimiento en una vigencia a las actividades previstas para el cumplimiento de los productos y compromisos institucionales.

b) Control de la conformidad del producto: El Plan Estratégico y los Planes de Acción son revisados por la Junta Directiva quien evalúa su pertinencia, coherencia y viabilidad.

5. NORMATIVIDAD

Resolución 11 “Carta Iberoamericana de la Función Pública”, de la Declaración de Santa Cruz de la Sierra, XIII Cumbre Iberoamericana de jefes de Estado y de Gobierno, Bolivia, noviembre de 2003.

Constitución Política de Colombia. Artículos 209 y 269.

Ley 87 de 1993, art. 2: Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

Decreto 943 de 21 de mayo de 2014 - Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - Componente Direccionamiento Estratégico.

6. DIAGRAMA DE FLUJO

de 375


DE ACCIÓN

Código:

01 – 01 – PR - 010


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7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y CONTROLES RESPONSABLE FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

1.

Realizar el análisis del entorno. Es necesario detectar los acontecimientos y tendencias claves del pasado, presente y futuro del mercado inmobiliario para tener un panorama claro de la capacidad de la empresa de adaptarse a dichos cambios. Se debe analizar los factores económicos, tecnológicos, políticos y sociales que afecten directa o indirectamente a la Empresa para establecer que oportunidades o desventajas generan a la misma. Así mismo, es importante determinar los beneficios o amenazas que pueda generar la entrada de nuevos competidores al mercado.

Equipo Directivo Informe de Diagnóstico

2.

Realizar el análisis interno. Se examina la capacidad estratégica de la empresa para determinar su capacidad de acción. En este análisis se debe tener en cuenta dos factores fundamentales:

Los recursos disponibles, tanto internos como externos.

La cadena de valor que contempla como la sucesión de

Equipo Directivo Informe de Diagnóstico


DE ACCIÓN

Código:

01 – 01 – PR - 010


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REGISTROS ASOCIADOS

actividades van añadiendo o disminuyendo valor al producto o servicio final.

3.

Consolidar el diagnóstico de la empresa. Se debe determinar claramente cuáles son las principales fortalezas y debilidades de la Empresa. Para esto se puede utilizar la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas). La Subgerencia debe consolidar el informe de diagnóstico construido por el equipo directivo de la Empresa, el cual servirá de insumo para la construcción del Plan Estratégico y los Planes de Acción.

Subgerencia Informe de Diagnóstico

4.

Realizar el análisis estratégico de la empresa. El equipo directivo de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa debe analizar o definir la visión, misión, valores institucionales y objetivos estratégicos a mediano y largo plazo de la empresa, definiendo además las metas que se propone alcanzar y los indicadores para su seguimiento y evaluación.

Equipo Directivo NA

5.

Elegir las estrategias. A partir del diagnóstico se establece cuáles son las estrategias apropiadas para convertir las debilidades en fortalezas y mantener o mejorar las fortalezas que se tienen.

Equipo Directivo NA


DE ACCIÓN

Código:

01 – 01 – PR - 010


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REGISTROS ASOCIADOS

Se debe realizar dos tipos de estrategias: Estrategia competitiva: Define los mecanismos y herramientas a utilizar para competir con éxito en el mercado. Estrategia operativa: Articula los recursos, procesos, personas y habilidades para mantener o mejorar las fortalezas. Las estrategias deben favorecer el cumplimiento de la visión, misión, valores institucionales y objetivos estratégicos a mediano y largo plazo de la Empresa.

6.

Consolidar el Plan Estratégico. La Subgerencia debe consolidar los contenidos del Plan Estratégico a partir del análisis realizado por el equipo directivo y comunicarle el documento para que sirva de insumo para la elaboración del plan de acción.

Subgerencia. Plan Estratégico propuesto

7.

Elaborar el plan de acción. El Plan Estratégico debe traducirse en acciones concretas, es por esto que una vez propuesto el Plan se deben identificar proyectos y las acciones e iniciativas para alcanzar los objetivos estratégicos y las metas propuestas en el Plan Estratégico de la Empresa Inmobiliaria

Equipo Directivo Planes de acción propuestos


DE ACCIÓN

Código:

01 – 01 – PR - 010


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REGISTROS ASOCIADOS

Cundinamarquesa. Los Planes de Acción son proyectos que están liderados por un área específica de la EIC, en el cual se deben identificar acciones o iniciativas claves para alcanzar las metas propuestas en el Plan Estratégico. Cada plan de acción se debe tener definido el responsable, fechas, metas y herramientas de control y seguimiento. El equipo directivo de la Empresa debe construir los planes de acción para cada vigencia del Plan Estratégico, con el fin de realizar el respectivo monitoreo y garantizar su oportuna actualización para cumplir con las metas propuestas a mediano y largo plazo.

8.

Socializar con los jefes de área. La Subgerencia debe consolidar los planes de acción propuestos por los diferentes jefes de área de la empresa y comunicarlos para que el equipo directivo revise de manera integral la planeación de la empresa y se realicen las observaciones pertinentes para el mejoramiento de cada uno. Así mismo, los jefes de área podrán proponer nuevas iniciativas o acciones que complementen el plan de acción.

Subgerencia

Comunicación de socialización del Plan Estratégico y los Planes de

Acción


DE ACCIÓN

Código:

01 – 01 – PR - 010


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REGISTROS ASOCIADOS

9.

Remitir el plan estratégico y los planes de acción a la Gerencia y la Junta Directiva. La Subgerencia de ajustar y consolidar las propuestas de Plan Estratégico y Planes de Acción propuestos por el equipo directivo. Igualmente, debe enviar los documentos al Gerente y la Junta Directiva para que sean evaluados.

Subgerencia. Plan Estratégico propuesto

Planes de acción propuestos

10.

Revisar el Plan Estratégico y los Planes de Acción. Se examina los documentos y se hace las observaciones pertinentes. ¿Requiere algún ajuste? SI: Ir al paso 4. No: Ir al paso 11.

Gerencia. Junta Directiva.

NA

11. Aprobar el Plan Estratégico y los Planes de Acción. Gerencia.

Junta Directiva. Acta de Junta Directiva

12. Elaborar la resolución de aprobación del plan estratégico y los planes de acción.

Oficina Jurídica.

Resolución de Aprobación.

13. Remitir la resolución a Gerencia para su firma. Oficina Jurídica. NA

14.

Firmar la resolución. Una vez revisado el contenido del Plan Estratégico y los Planes de Acción, el Gerente de la Empresa procederá a la firma de la resolución que los adopta.

Gerencia. NA


DE ACCIÓN

Código:

01 – 01 – PR - 010


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REGISTROS ASOCIADOS

Una vez suscrita la resolución, la Oficina Jurídica procederá a fechar, numerar, comunicar al equipo directivo y archivar el respecto acto administrativo.

15.

Ejecutar los Planes de Acción y el Plan Estratégico. A lo largo de la vigencia, el equipo directivo debe adelantar las acciones necesarias de coordinación, seguimiento y provisión de recursos necesarios (humanos, tecnológicos, logísticos, etc.) para el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

Todas las áreas. NA

16.

Realizar seguimiento a los Planes de Acción y el Plan Estratégico. Los jefes de área deben enviar trimestralmente (dentro de los 10 primeros días calendario del mes siguiente), el informe de seguimiento a los Planes de Acción a cargo. En esta actividad es necesario, que los responsables de acciones remitan a los responsables del Plan de Acción su respectivo seguimiento, con el propósito de que éste realice la consolidación y análisis integral de los avances, logros y dificultades presentadas. El informe de seguimiento al plan de acción de establecer el nivel de cumplimiento de las acciones e iniciativas propuestas y su contribución al

Equipo Directivo

Informe de seguimiento a los Planes de Acción y el Plan Estratégico


DE ACCIÓN

Código:

01 – 01 – PR - 010


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REGISTROS ASOCIADOS

logro de los objetivos estratégicos. Así mismo, se debe establecer el nivel de avance de los objetivos estratégicos. La Subgerencia de la Empresa debe consolidar y analizar los resultados del seguimiento tanto a los planes de acción como al Plan Estratégico.

17.

Realizar ajustes a la planeación. Como resultado del seguimiento al Plan Estratégico y los planes de acción, es posible que el equipo directivo identifique la necesidad de ajustar, complementar o mejorar dichos instrumentos de planeación, por lo que deberá surtirse el ciclo de planeación descrito en este procedimiento. En todo caso, los ajustes a la planeación de la Empresa deberán ser motivados y oficializarse mediante Resolución firmada por el Gerente.

Equipo Directivo Plan Estratégico y Planes de Acción

ajustados

18. Archivar los informes de seguimiento al Plan Estratégico y los Planes de Acción.

Subgerencia NA


DE ACCIÓN

Código:

01 – 01 – PR - 010


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Control de cambios



1 Se adopta para formular, aprobar y realizar seguimiento

al plan estratégico y los planes de acción de la EIC.

PROCEDIMIENTO: RESPUESTA A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS - PQRS

Código:

01 – 01 – PR - 011


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1. OBJETIVO Resolver oportunamente las peticiones, quejas o reclamos de los ciudadanos y entidades públicas o privadas con el fin de mejorar la calidad en el servicio.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la radicación de la PQRS y finaliza con el envío de respuesta al peticionario y el análisis de las PQR radicadas.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: SUBGERENCIA

4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN


La Constitución Política de Colombia faculta a todos los ciudadanos a presentar peticiones a las entidades públicas o privadas, para que se les suministre información o se les dé trámite a situaciones de interés general o particular. El tiempo promedio de respuesta de las solicitudes es el siguiente:

Quince (15) días para dar respuesta a la queja.

Quince (15) días para atender reclamos.

Diez (10) para contestar peticiones de información.

Treinta (30) días para contestar peticiones que impliquen consultas.

Treinta (30) días para atender sugerencias.

Quince (15) días para contestar solicitudes.


SUGERENCIAS - PQRS

Código:

01 – 01 – PR - 011


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QUEJA: Es la manifestación de inconformidad por parte de los usuarios, generada por el comportamiento en la atención a los mismos, ya sea de carácter administrativa o por presuntas conductas no deseables de los funcionarios de la entidad. DERECHO DE PETICIÓN: Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”. Este se desarrolla en concordancia con el Código Contenc ioso Administrativo. DERECHO DE PETICIÓN DE INTERÉS GENERAL: Por medio de éste se solicita a la autoridad pública, para que intervenga en la satisfacc ión de las necesidades generales y del bien común. DERECHO DE PETICIÓN DE INTERÉS PARTICULAR: Por medio de éste se busca proteger los derechos de la persona que lo formula. RECLAMO: Es una oposición por parte del usuario, frente a una decisión que se considera injusta, relacionada con la prestación de los servicios prestados por la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa. SUGERENCIA: Es la propuesta, idea o indicación que presenta el usuario en pro del mejoramiento de un proceso, procedimiento o actividad que esté relacionado con la prestación del servicio. PETICIÓN: Es una solicitud de manera respetuosa que hace el cliente por motivos de interés general o particular, para obtener un bien o un servicio que brinda la entidad. PREGUNTA: Es una inquietud o interrogante del cliente, frente a los servicios que Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa. FELICITACIÓN: Es el reconocimiento, congratulación, elogio, etc., que manifiesta el cliente frente a los servicios que se presta.


SUGERENCIAS - PQRS

Código:

01 – 01 – PR - 011


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c) Control de la conformidad del producto:

Cada respuesta proyectada por el área correspondiente es revisada por la Oficina Jurídica para verificar que sea coherente con la solicitud y la norma.

5. NORMATIVIDAD

Constitución Política, Art. 23.

Ley 734 de 2002

Código Contencioso Administrativo. 6. DIAGRAMA DE FLUJO

de 375


SUGERENCIAS - PQRS

Código:

01 – 01 – PR - 011


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7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES


REGISTROS ASOCIADOS

1.

Radicar PQR´S. La persona debe radicar en la recepción de Gerencia su solicitud, queja o reclamo.

Persona o entidad pública o privada.

NA

2. Registrar el ingreso de la PQR en la base de datos. Gerencia. Registro de ingreso.

3. Direccionar la PQR al área encargada. Dependiendo del tema, se remite la PQR al área correspondiente.

Gerencia. NA

4. Revisar la PQR y proyectar una respuesta. Área encargada. Proyección de la respuesta.

5. Remitir la proyección de la respuesta a la Oficina jurídica para su revisión.

Área encargada. NA

6.

Revisar si la respuesta es coherente con la solicitud y cumple los requisitos normativos. ¿La respuesta proyectada es coherente con la solicitud? SI: Ir al paso 7. NO: Ir al paso 4.

Oficina Jurídica.

Proyección de la respuesta.

7. Remitir la respuesta a Gerencia para la firma. Oficina Jurídica. NA

8. Firmar la respuesta. Gerencia. NA

9. Archivar una copia de la respuesta en el registro de PQR´S Gerencia. Registro de PQR´S.

10. Enviar respuesta a la persona o entidad pública o privada que radicó la PQR.

Gerencia. NA


SUGERENCIAS - PQRS

Código:

01 – 01 – PR - 011


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REGISTROS ASOCIADOS

11.

Realizar un análisis de las PQR´s recibidas. Realizar un análisis estadístico de los motivos de las PQR´s identificando las causas de las mismas, con el fin de establecer acciones de mejora.

Gerencia.

Informe de PQR´S recibidas.

Control de cambios



1 Se adopta para resolver las peticiones, quejas o

reclamos de los ciudadanos y entidades públicas o privadas

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORIAS

INTERNAS

Código:

04 – 02 – PR - 012

Proceso: Evaluación y Mejora Versión: 1

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1. OBJETIVO Planear auditorías y evaluar de manera Independiente y objetiva los procesos y procedimientos de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, teniendo en cuenta la normatividad que le aplique, proporcionando análisis, informes, evaluaciones y recomendaciones sobre las áreas de la entidad para la toma de decisiones.

2. ALCANCE

Se establece partiendo de la planeación de las auditorías con base en el análisis de riesgos, para posteriormente realizar la programación, ejecución, comunicación de resultados y el seguimiento de la acciones de mejora.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: OFICINA DE CONTROL INTERNO

4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN a) Políticas de operación:

Las directrices que guían este procedimiento son establecidas en el Plan Anual de Auditorias, previa revisión y aprobación del Jefe de Oficina de Control Interno. Así mismo, las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna brindan bases técnicas para el desarrollo de las auditorias.

b) Control de la conformidad del producto:

El resultado de la auditoria, los hallazgos, observaciones y acciones de mejora a implementar son socializados con el área auditada para que ésta presente sus respectivas observaciones.


INTERNAS

Código:

04 – 02 – PR - 012


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5. NORMATIVIDAD

Decreto 0245 de 2015.

Decreto 1537 de 2001

Ley 87 de 1993

Decreto 943 de 2014. 6. DIAGRAMA DE FLUJO

de 375


INTERNAS

Código:

04 – 02 – PR - 012


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REGISTROS ASOCIADOS

1. Revisar el plan de mejoramiento de la vigencia anterior. Oficina de Control Interno. Plan de mejoramiento de la vigencia

anterior.

2.

Analizar el informe de auditoría de la vigencia anterior. Se debe analizar los hallazgos o no conformidades detectadas en el (los) informe(s) de auditoría de la vigencia anterior con el fin de identificar cuáles son los procesos que deben tener prioridad.

Oficina de Control Interno. Informe de auditoría de vigencia

anterior.

3.

Realizar un informe de los hallazgos o inconformidades encontradas. Esto con el fin de identificar cuáles son los procesos que deben tener prioridad.

Oficina de Control Interno. Informe de hallazgos o

inconformidades de la vigencia anterior.

4.

Elaborar la propuesta del Plan Anual de Auditorias. En este plan se debe identificar los procesos que serán objeto de evaluación en la vigencia siguiente, los medios a través de los cuales serán realizadas las evaluaciones, los instrumentos de verificación y las fechas sugeridas y tiempo estimado para tal fin.

Oficina de Control Interno. Plan Anual de Auditorias.

5. Seleccionar al auditor líder, de acuerdo con las competencias Oficina de Control Interno N/A

6. Remitir la propuesta del Plan Anual de Auditorias a la Junta Directiva para su aprobación.

Oficina de Control Interno

– Auditor

N/A

7. Revisar y aprobar el Plan Anual de Auditorias. ¿Se aprueba el documento?

Junta Directiva

Acta de Reunión.


INTERNAS

Código:

04 – 02 – PR - 012


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REGISTROS ASOCIADOS

SI: Ir al paso 8. NO: Ir al paso 4.

8. Notificar a la persona o área auditada del objetivo, fecha, hora y tiempo estimado de la auditoria

Oficina de Control Interno.

Email-Oficio.

9. Realizar la reunión de apertura de la auditoría Oficina de Control Interno.

Acta de apretura de auditoría.

10. Solicitar al auditado los documentos necesarios para la auditoría El auditado deberá facilitar documentos, contratos, actas, entre otros


Papeles de trabajo.

11.

Revisar la información de los documentos Verificar que la información contenida en los documentos sea coherente y corresponda a lo establecido en los contratos, el marco normativo y lo ejecutado.


NA

12. Relacionar la documentación y resultados en el programa de evaluación.

Oficina de Control Interno. Formato de evaluación.

13. Elaborar informe de hallazgos Elaborar informe de relación los hallazgos identificados, soportes y recomendaciones y entregar al JOCI


Informe de Hallazgos.

14.

Remitir el informe al área auditada Enviar el informe al área auditada, con plazo de 3 a 5 días, tiempo en el cual se puede programar una reunión para aclarar posibles dudas respecto a la actividad de auditoría.


NA

15. Remitir soporte y observaciones a la oficina de control interno Área auditada. NA


INTERNAS

Código:

04 – 02 – PR - 012


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REGISTROS ASOCIADOS

16.

Ajustar el informe de acuerdo a las observaciones ¿El informe requiere ajuste? SI: Ir al paso 13. NO: Ir al paso 17.

Oficina de Control Interno. NA

17.

Diligenciar la matriz de Hallazgos y Recomendaciones Se debe detallar la fecha de compromiso, el responsable y la acción a implementar por el responsable del proceso/subproceso. Las acciones de mejora deben estar orientadas a eliminar o mitigar las causas de los hallazgos identificados


Matriz de hallazgos y recomendaciones.

18. Hacer seguimiento a las fechas y acciones de mejora con el fin de cerrar los hallazgos evidenciados

Oficina de Control Interno. Matriz de hallazgos y

recomendaciones.

19. Realizar el reporte de indicadores de cumplimiento y enviar al jefe de área auditada

Oficina de Control Interno Reporte de indicadores de cumplimiento.

20. Archivar documentación Oficina de Control Interno NA


INTERNAS

Código:

04 – 02 – PR - 012


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Control de cambios



1 Se adopta para adelantar las auditorías internas a la

Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA CONTRALORIA

DEPARTAMENTAL DE CUNDINAMARCA

Código: 04 – 02 – PR - 013


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1. OBJETIVO Impulsar la mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión institucional, mediante la administración de planes de mejoramiento que faciliten el fortalecimiento del desempeño y la optimización de los resultados de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE Inicia con la identificación de situaciones a prevenir, mejorar o corregir, producto de las diferentes fuentes de evaluación que tiene la Empresa, continúa con la formulación, suscripción, ejecución y seguimiento de planes de mejora y va hasta su cierre.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: OFICINA DE CONTROL INTERNO 4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN


Toda funcionario de planta o de contrato de la EIC puede solicitar la apertura de una no conformidad real o potencial, cuando observe objetivamente el incumplimiento de un requisito, o para proponer oportunidades de mejora para la Empresa, para lo cual debe canalizar la so licitud a través de su jefe inmediato para que sea enviada a la Oficina de Control Interno. Para el caso de los Planes de Mejoramiento relacionados con el Mapa de Riesgos, el riesgo corresponde a la situación de mejora y su causa es la definida en el Mapa de Riesgos, por lo tanto cualquier modificación deberá realizarse primero en el Mapa de Riesgos. No está permitido objetar los siguientes orígenes o fuentes de mejora, por considerar que se encuentran en firme para formular plan de mejoramiento: a) Resultados de la Revisión por la Dirección; b) Controles de advertencia y/o pronunciamientos de entes de control; c) Informes de auditorías internas y externas, y d) Gestión de Riesgos.



Código: 04 – 02 – PR - 013


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b) Control de la conformidad del producto: Para garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad de los Planes de Mejoramiento, éstos deben ser revisados y aprobados por los jefes de área de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

5. NORMATIVIDAD

Ley 87 de 1993: ¿Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.

Decreto 943 de 2014. Actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

de 375




Código: 04 – 02 – PR - 013


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7- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES


REGISTROS ASOCIADOS

1. Recibir informe del Ente de Control Oficina de Control Interno N/A

2.

Identificar situaciones de mejoramiento La Oficina de Control Interno y/o todas las áreas de la Empresa deben revisar continuamente la información de la gestión institucional para detectar situaciones de mejora, como producto de no conformidades, oportunidades de mejora, hallazgos internos y externos, o no conformidades potenciales. Las situaciones de mejora pueden provenir de diferentes fuentes: Resultados de la revisión por la dirección, Resultados de medición y análisis de indicadores de gestión de los procesos, Evaluación de la satisfacción del usuario, Informes de auditorías internas y externas y Riesgos identificados que requieren Plan de Mejoramiento, entre otras.

Oficina de Control Interno / Equipo Directivo

N/A

3.

Analizar las causas que originan la situación de mejora El responsable de la situación de mejora debe verificar que la situación de mejora esté en firme y sea oficial. Igualmente, debe identificar la(s) causa(s) que la originaron. Para ello podrá utilizar metodologías como los 5 porqué, diagrama causa-efecto, lluvia de ideas, 5w 2H, entre otras.

Equipo Directivo N/A



Código: 04 – 02 – PR - 013


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REGISTROS ASOCIADOS

4.

Proponer las acciones de mejora El equipo Directivo debe proponer las acciones de mejora continua para dar respuesta a la problemática en estudio. Igualmente se debe revisar que sean coherentes con el hallazgo o situación de mejora detectada y las causas que la originan. En la formulación de las acciones de mejora debe considerar el alcance, complejidad, recursos y tiempo necesario para su implementación.

Equipo Directivo N/A

5.

Realizar la Estructura del Plan de Mejoramiento Esta estructuración de Plan se hace mediante el diligenciamiento de una matriz en donde se relaciona toda la información obtenida en el análisis con el Equipo de Trabajo.

Oficina de Control Interno Plan de Mejoramiento

6.

Analizar la propuesta de Plan de Mejoramiento El jefe de control interno de la EIC en su rol de Asesor de Control Interno, debe revisar la correcta aplicación de la metodología para la formulación de las causas y las acciones del plan de mejoramiento. Como evidencia, el Jefe de Control Interno debe colocar su visto bueno en el formato de Plan de Mejoramiento. ¿Requiere ajustes? SI: Ir a 5.




Código: 04 – 02 – PR - 013


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REGISTROS ASOCIADOS

NO: Ir a 7.

7.

Aprobar el plan de mejoramiento El jefe de área de la acción propuesta debe revisar y aprobar mediante su firma el plan de mejoramiento propuesto para dar tratamiento a la situación de mejora. El jefe de área de la EIC deberá remitir el plan de mejoramiento aprobado a la Oficina de Control Interno.


8. Suscribir las acciones hechas y metas para subsanar los hallazgos

Equipo Directivo y Oficina de Control Interno

Acta de Reunión

9.

Entregar Análisis Realizar la entrega de análisis de los soportes según fechas de cumplimiento

Oficina de Control Interno y Equipo Directivo

Entrega de Análisis

10.

Presentar Avance Presentar en el Comité de Control Interno el avance cada dos (2) meses.

Oficina de Control Interno N/A



Código: 04 – 02 – PR - 013


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REGISTROS ASOCIADOS

11.

Informar al ente de control semestralmente Informar se4mestralmente al ente de Control el cumplimiento y avance del Plan, que debe ser mayor o igual al 87 %.

Oficina de Control Interno y Gerencia

Formato del ente de Control

Control de cambios



1 Se adopta para gestionar los planes de mejoramiento de

la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS

MENSUAL A LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

Código: 04 – 02 – PR - 014


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1. OBJETIVO Presentar de manera oportuna los informes de rendición de cuentas mensual respecto a la contratación que le ha sido conferida a la de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

2. ALCANCE Inicia desde la recepción de información mensual de los contratos hasta la presentación de la información en la plataforma de la Contraloría Departamental



a) Políticas de operación: Los informes de rendición de cuentas a la Contraloría Departamental deben ser veraces, coherentes y verificables. La Oficina de Control Interno realizará el seguimiento necesario para garantizar que los informes sean presentados oportunamente y siguiendo las directrices y lineamientos vigentes.

b) Control de la conformidad del producto: Los informes de rendición de cuentas a la Contraloría Departamental y demás entes de control deben ser revisados y aprobados por el jefe de área que suministra la información.



Código: 04 – 02 – PR - 014


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5. NORMATIVIDAD.

Constitución Política. Art. 267. Control fiscal.

Ley 42 de 1993. Organización del sistema de control fiscal financiero para el Estado Colombiano.

Ley 87 de 1993. Sistema de Control Interno.

Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

Resolución 6289 de 2011 de la Contraloría General de la Nación.

6. DIAGRAMA DE FLUJO.

de 375



Código: 04 – 02 – PR - 014


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Recoger información Recoger la información mensual de todos los contratos y adiciones.

Áreas de la EIC Información contractual

2. Recibir información Preliminar La subgerencia recibe la información de todas las áreas, respecto a los contratos y/o adiciones que se hicieron en el mes

Subgerencia Información contractual

3. Verificar información Preliminar

Subgerencia

4.

Revisar el cronograma Revisar el cronograma establecido que aparece en el SIA (Sistema Integral de Auditoria), al 5 (día) de cada mes se debe subir la información correspondiente.

Oficina de Control Interno Cronograma para la elaboración y

presentación de informes

5.

Recibir Información La Oficina de Control Interno debe recibir la información que ha recogido la Subgerencia a más tardar el día 3 de cada mes para que verifique la información mediante una muestra. (Ejemplo: de 20 contratos que se suscribieron en el mes se toman 5, si esos coinciden los demás estarán bien).

Oficina de Control Interno N/A



Código: 04 – 02 – PR - 014


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REGISTROS ASOCIADOS

6.

Verificar Información A partir de la muestra se determina si la información es razonable. ¿El resultado de la verificación es razonable? SI: Ir a 7. NO: Ir a 5.

Oficina de Control Interno Informes de rendición de cuentas

7.

Presentar los informes de rendición de cuentas mensual En esta actividad, la Oficina de Control Interno debe garantizar que la información sea presentada con forme a los lineamientos, solicitudes y oportunidad exigida por los entes externos y se rinde la cuenta.

Oficina de Control Interno Presentación del informe al SIA

Control de cambios



1 Se adopta para Presentar de manera oportuna los informes de rendición de cuentas a la Contraloría

Departamental y demás entes de control

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE PREDIOS DE IMPORTANCIA HÍDRICA

Código:

06 – 03 – PR - 015

Proceso: Comercialización y Administración de Inmuebles Versión: 1

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1. OBJETIVO. Gestionar la adquisición de predios de importancia hídrica para las entidades públicas o territoriales que lo soliciten.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud de la entidad pública o territorial para el apoyo en la adquisición de predios de importancia hídrica y finaliza con la firma de la Escritura Pública.



El artículo 111 de la Ley 99 de 1993 establece los principios de la adquisición de áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos. Para el caso del apoyo prestado por parte de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa en dicho proceso, los lineamientos metodológicos estarán a cargo de la autoridad ambiental competente.


El contrato de promesa de compra venta es revisado por las partes interesadas con el fin de llegar a un acuerdo óptimo en la adquisición del predio.


Código:

06 – 03 – PR - 015


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5 NORMATIVIDAD

Ley 99 de 1993 la cual tiene como objetivo regular el manejo sostenible de la fauna silvestre y acuática, y el aprovechamiento de las mismas y de sus productos.

Ley 80 de 1993.

6 DIAGRAMA DE FLUJO

de 375


Código:

06 – 03 – PR - 015


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7 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES


REGISTROS ASOCIADOS

1.

Suscribir convenio con la Secretaría de Ambiente. La Secretaría de Ambiente es la encargada de evaluar la importancia de los predios y priorizar los mismos y genera una lista con los predios seleccionados. Una vez se establezca cuáles son los predios de importancia hídrica se suscribe el convenio con la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa para la adquisición de dichos predios.

Oficina Jurídica. Lista de predios seleccionados.

Convenio Interadministrativo

2.

Revisar las características de los predios. Examinar la ubicación, los linderos, el área, nombre, colindancias y cabida total.

Subgerencia. NA

3.

Contactar a los propietarios de los predios. Se solicita a los propietarios de los predios los documentos necesarios para hacer la compra (escritura pública, Certificado de libertad, fotocopia de documento de identidad del propietario). Así mismo se agenda una visita al predio para realizar el respectivo avalúo.

Subgerencia NA

4. Realizar visita al predio para hacer el avalúo.


Código:

06 – 03 – PR - 015


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REGISTROS ASOCIADOS

Hacer el avalúo para estimar el precio comercial del predio y si se requiere se realiza los estudios topográficos.

Subgerencia.

Avalúo comercial del predio

5.

Realizar el estudio de títulos. Evaluar los antecedentes legales del inmueble y revisar que no tenga inconvenientes para su venta.

Oficina Jurídica.

NA

6.

Realizar oferta de compra al (los) propietario(s). Una vez reunidos los requisitos técnicos y jurídicos del predio, se realiza una oferta que abarca la totalidad del inmueble o parte de éste. Dicha oferta es entregada en oficio al propietario o apoderado del inmueble. La oferta debe contener la siguiente información:

Identificación del predio: nombre, linderos, colindancias, cabida total y ubicación.

Área objeto de negociación.

Precio de compra y forma de pago.

Indicación del plazo que tendrá el propietario para contestar la oferta, ya sea aceptándola o rechazándola, y tos términos para suscribir el contrato de promesa de compraventa, la escritura y la entrega del inmueble.

Copia auténtica del avalúo que se hubiere practicado (Ver

Subgerencia.

Oficio de oferta. Avalúo comercial del predio


Código:

06 – 03 – PR - 015


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REGISTROS ASOCIADOS

Procedimiento 02-04-PR-018 Elaboración de Avalúos).

7.

Responder a la oferta. ¿El propietario acepta la oferta? SI: Ir al paso 8. NO: Ir al paso 6. Si el propietario no acepta ninguna oferta finaliza el procedimiento. El propietario puede realizar observaciones y sugerencias a la oferta, siempre y cuando estas no violen la Ley.

Propietario(s) NA

8. Elaborar el contrato de compra venta. Oficina Jurídica. Contrato de compra venta

9. Remitir el contrato a Gerencia para su firma. Oficina Jurídica. Contrato de compra venta

10. Firmar el contrato. Gerencia. Contrato de compra venta

11. Remitir el contrato al (los) propietario (s) para su firma. Oficina Jurídica. Contrato de compra venta

12. Firmar el contrato. Propietario(s) Contrato de compra venta

13. Archivar el contrato. Oficina Jurídica. NA

14. Remitir copia del contrato a Subgerencia. Oficina Jurídica. Memorando


Código:

06 – 03 – PR - 015


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REGISTROS ASOCIADOS

15. Remitir copia del contrato a la Dirección Financiera para el desembolso del anticipo.

Subgerencia. Memorando

16.

Realizar el desembolso del anticipo. De acuerdo a lo acordado en el contrato de compra venta, se realiza el desembolso de un porcentaje del precio total del predio.

Dirección Financiera.

NA

17. Elaborar la propuesta de Escritura Pública. Oficina Jurídica. Escritura Pública.

18. Remitir copia de la Escritura Pública a Subgerencia. Oficina Jurídica. Memorando

19.

Validar el contenido de la propuesta con el (los) propietario(s). ¿La propuesta requiere ajuste? Si: Ir al paso 17. NO: Ir al paso 20.

Subgerencia.

NA

20.

Autentificar la Escritura Pública a la Notaría. Junto con el(los) propietario(s) del predio se realiza la firma y autentificación de la Escritura Pública en la Notaría.

Subgerencia.

Escritura Pública.

21. Archivar copia de la Escritura Pública. Subgerencia. NA

22. Realizar el desembolso faltante. Se realiza el desembolso del porcentaje faltante del valor del predio.

Dirección Financiera. Soportes del pago


Código:

06 – 03 – PR - 015


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Control de cambios



1 Se adopta para gestionar la adquisición de predios de

importancia hídrica para las entidades públicas o territoriales que lo soliciten

PROCEDIMIENTO: ASESORÍA Y CORRETAJE PARA LA VENTA Y ARRENDAMIENTO

DE INMUEBLES

Código:

06 – 03 – PR - 016


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1. OBJETIVO Asesorar a los clientes en la venta o arrendamiento de inmuebles, con el fin de cumplir las funciones misionales de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud de asesoría para la venta o arrendamiento del inmueble y finaliza con la venta o arrendamiento del mismo.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN INMOBILIARIA


Las directrices de éste procedimiento son establecidas por la Ley 820 del 2003 la cuál expide el régimen de arrendamiento de inmuebles y sirve de base para regular los contratos de arrendamiento de los inmuebles urbanos destinados a vivienda. Así mismo, la venta de inmuebles está regulada por el Código de Comercio. Asesoría: Servicio que consiste en brindar información relacionada con la venta y arrendamiento de inmuebles a una persona natural o jurídica, buscando garantizar el manejo eficiente del inmueble. Corretaje: Intermediación entre dos o más personas para la celebración de un contrato para venta o arrendamiento de un inmueble. La Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa actúa como intermediaria, recibiendo de los propietarios los inmuebles y obteniendo a través de la publicidad y la promoción, los clientes que han de comprar tales inmuebles.


DE INMUEBLES

Código:

06 – 03 – PR - 016


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b) Control de la conformidad del producto: Las disposiciones establecidas en el contrato de arrendamiento o venta del inmueble estarán revisadas y aprobadas por el (los ) propietario(s) del inmuebles.

5. NORMATIVIDAD.

Ley 80 de 1993. Ley 820 del 2003. Decreto 410 de 1971 Código de Comercio.


de 375


DE INMUEBLES

Código:

06 – 03 – PR - 016


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REGISTROS ASOCIADOS

1. Realizar una solicitud formal Cliente. Solicitud de servicio.

Registro de solicitudes.

2.

Solicitar la información necesaria para suscribir el contrato Se solicita la carta de intención, certificado de libertad, pago de impuesto predial, fotocopia de los documentos de identidad del (los) propietario(s).

Dirección de Comercialización

Inmobiliaria. Información básica del inmueble.

3.

Revisar la información Se examina que la documentación esté en orden y cumpla con los requisitos. ¿Los documentos cumplen con los requerimientos? SI: Ir al paso 4. NO: Ir al paso 2.


Inmobiliaria. NA

4. Remitir la documentación a la Oficina Jurídica para realizar el contrato


Inmobiliaria.

Información básica del inmueble.

5. Realizar contrato de administración en venta o arrendamiento de inmueble

Oficina Jurídica. Contrato.

6.

Revisar que el contrato cumpla con la norma. ¿El contrato requiere alguna modificación? SI: Ir al paso 5. NO: Ir al paso 7.

Oficina Jurídica.

Contrato de administración o

corretaje.


DE INMUEBLES

Código:

06 – 03 – PR - 016


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REGISTROS ASOCIADOS

7. Remitir el contrato a Gerencia para la firma Oficina Jurídica. NA

8. Firmar el contrato Gerencia. NA

9. Remitir el contrato al cliente para la firma Oficina Jurídica. NA

10. Firmar el contrato Cliente. NA

11.

Realizar visita al inmueble para hacer el registro fotográfico e inventario Se programa una visita al inmueble para tomar fotos y realizar un inventario minucioso del apartamento, detallando las características físicas del inmueble.

Dirección de

Comercialización Inmobiliaria.

Registro fotográfico del inmueble.

Inventario del inmueble.

12. Llenar la ficha técnica del inmueble Se incluye el inmueble en el registro técnico de inmuebles en el aplicativo Consulsoft.


Inmobiliaria.

Formato Registro técnico de

inmuebles.

13.

Subir las fotos del inmueble a las páginas especializadas Se suben las fotos del inmueble y sus características a las páginas web especializadas en la comercialización de inmuebles.


Inmobiliaria.

Formato Registro técnico de

inmuebles.

14.

Dar información del inmueble a las personas interesadas Proporcionar la información del inmueble para que las personas interesadas lleven los documentos necesarios para realizar la venta o arrendamiento.

Dirección de


NA

15. Recibir los documentos necesarios para iniciar el proceso de venta o arrendamiento SI es arrendamiento se envían los documentos a la aseguradora para

Dirección de

Comercialización

Documentos básicos para venta o


DE INMUEBLES

Código:

06 – 03 – PR - 016


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REGISTROS ASOCIADOS

que haga el respectivo estudio de documento y avale la información de las certificaciones laborales, los extractos bancarios y la copia de documento de identidad (para el caso de arrendamiento).

Inmobiliaria. arrendamiento.

16. Realizar el contrato de venta o arrendamiento Dirección de


Contrato de venta o arrendamiento.

17. Remitir el contrato a la Oficina jurídica Dirección de


Contrato de venta o arrendamiento.

18.

Revisar los aspectos jurídicos del contrato y hacer las debidas observaciones ¿El contrato requiere algún ajuste? SI: Ir al paso 16. NO: Ir al paso 19.

Oficina Jurídica.

NA

19. Remitir el contrato a la Dirección de Comercialización Inmobiliaria Oficina Jurídica. NA

20. Remitir el contrato a Gerencia para la firma Dirección de


NA

21. Firmar el contrato. Gerencia. NA

22. Remitir el contrato al cliente para la firma. Dirección de


NA


DE INMUEBLES

Código:

06 – 03 – PR - 016


Página 119 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

23. Firmar el contrato. Cliente. NA

24. ¿El contrato es de arrendamiento? SI: Ir al paso 25. NO: Ir al paso 27.


Inmobiliaria.

NA

25. Realizar una factura para el cobro mensual del arrendamiento. Esta factura debe contener el valor de comisión e IVA.


Inmobiliaria.

Factura mensual.

26. Enviar la factura a la dirección del inmueble. Dirección de


Factura mensual.

27. Subir el contrato al sistema. Dirección de


Contrato de arrendamiento.

28. Recaudar la comisión pactada. Si es por venta se recauda el 3% más el 16% de IVA. Si es por arrendamiento se recauda el 8% más el 16% de IVA.


Inmobiliaria.

Cuenta de cobro.

29. Consignar el dinero por concepto de venta o arrendamiento al propietario.


Inmobiliaria.

Registro de egresos.

30. Archivar el comprobante de consignación. Dirección de


NA


DE INMUEBLES

Código:

06 – 03 – PR - 016


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Control de cambios



1

Se adopta para asesorar a los clientes en la venta o arrendamiento de inmuebles con el fin de cumplir las

funciones misionales de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LA

BENEFICENCIA, EL FONDO DE PENSIONES DE C/MARCA Y DE INMUEBLES DE

PARTICULARES

Código:

06 – 03 – PR - 017

Proceso: Comercialización y Administración de Inmuebles Versión:1

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1. OBJETIVO Conservar el buen estado de las instalaciones físicas de los inmuebles contratados para su buen funcionamiento.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud de mantenimiento y finaliza con la firma del acta de satisfacción.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: DIRECCIÓN TÉCNICA Y DE PROYECTOS


a) Política de operación: Las directrices que determinan los principios técnicos desarrollados en este procedimiento son establecidas por la Dirección Técnica y de Proyectos quien actúa como administrador de la sede administrativa de la Gobernación de Cundinamarca.


Se realiza revisiones periódicas del mantenimiento hecho en la sede administrativa de la Gobernación de Cundinamarca con el f in de verificar el correcto funcionamiento de las instalaciones.



PARTICULARES

Código:

06 – 03 – PR - 017

Proceso: Comercialización y Administración de Inmuebles Versión:1

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5. NORMATIVIDAD

Ley 820 de 2003 la cual tiene como objetivo fijar los criterios que deben servir de base para regular los contratos de arrendamiento de los inmuebles urbanos destinados a vivienda.

Ley 80 de 1993. 6. DIAGRAMA DE FLUJO.

de 375



PARTICULARES

Código:

06 – 03 – PR - 017

Proceso: Comercialización y Administración de Inmuebles Versión:

1

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N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y CONTROLES RESPONSABLE

(Nivel y Acción que realiza)

FORMATOS/ REGISTROS ASOCIADOS

1. Solicitar la reparación Por medio escrito o verbal se solicita la reparación a realizar, indicando el sitio y el problema.

Solicitante. Solicitud.

Email.

2. Revisar la complejidad de la reparación Dependiendo de la complejidad de la reparación se establece los materiales y herramientas necesarias.

Dirección Técnica y de Proyectos.

NA

3. Enviar a la persona idónea para realizar la reparación Dependiendo de la necesidad de reparación se envía a la persona competente a realizar la reparación.


NA

4. Realizar la reparación Dirección Técnica y de

Proyectos.

NA

5. Firmar acta de satisfacción Solicitante. Acta de satisfacción.

6. Archivar el acta Dirección Técnica y de

Proyectos.

Acta de satisfacción.

7. Realizar revisiones periódicas de las instalaciones Revisar la planta eléctrica e hidráulica, las redes, plomería ,entre otros.


Formato de inspección a las

instalaciones.



PARTICULARES

Código:

06 – 03 – PR - 017

Proceso: Comercialización y Administración de Inmuebles Versión:

1

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8. Realizar actividades de mantenimiento preventivo. Arreglar los jardines, calibrar los ascensores, entre otros.


NA

Control de cambios



1 Se adopta para conservar el buen estado de las

instalaciones físicas de los inmuebles contratados

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE AVALÚOS

Código: 02 – 04 – PR - 018

Proceso: Gestión Predial Versión: 1

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1. OBJETIVO

Establecer el valor comercial de bienes muebles, inmuebles, terrenos, maquinarias y equipos de propiedad o no de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, por solicitud de un cliente o un área técnica de la Empresa.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud del cliente interno o externo y termina con el documento expedido que determina el valor comercial del bien solicitado.



a) Políticas de Operación:

Los criterios establecidos para el desarrollo se fundan en la metodología que está definida por la EIC sustentado en la normatividad vigente.


En la realización de cada Avaluó, se debe entregar un informe con las especificaciones exigidas de la EIC, y se lleva un segu imiento en la base de datos con todos los avalúos realizados, los que están en proceso y los que están programados para realizar.

5. NORMATIVIDAD

Ley 546 de 1999: Ley marco de vivienda.

Decreto Nacional 1420 de 1998: actividad valuatoria.

Ley 510 de 1999

Decreto Nacional 422 de 2000


Código: 02 – 04 – PR - 018


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Resolución 13314 de 2001, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio

Resolución 22639 de 2000 6. DIAGRAMA DE FLUJO

de 375


Código: 02 – 04 – PR - 018


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Solicitar el Avaluó Comercial Los avalúos de bienes muebles, inmuebles, terrenos, maquinarias y equipos pueden ser solicitados por particulares o por un área técnica de la EIC para adelantar otro trámite, como por ejemplo la administración de propiedad horizontal. En todo caso, siempre el solicitante debe presentar solicitud escrita para la prestación del servicio.

Área solicitante o particular

Solicitud de avalúo comercial

2.

Radicar solicitud ante la Dirección Financiera Una vez realizada la solicitud del cliente, la Subgerencia solicita los soportes correspondientes y radica la solicitud ante la Dirección Financiera para que expida la factura con el cobro del valor del avaluó.

Subgerencia N/A

3.

Expedir la factura La Dirección Financiera mediante el manejo del aplicativo CONSULSOFT debe ingresar los datos para que el programa automáticamente genere la factura con código de barras. Una vez expedida la factura, la Dirección Financiera le indica al solicitante el banco en el cual debe ser cancelado o pagado el servicio de elaboración del avalúo comercial.

Dirección Financiera Factura de pago

4. Contratar a la persona idónea para que realice el avaluó

Subgerencia Contrato de prestación de servicios


Código: 02 – 04 – PR - 018


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REGISTROS ASOCIADOS

Una vez cancelada la factura, la Subgerencia debe adelantar el trámite correspondiente para contratar al Avaluador (Ver Procedimiento Contratación de Servicios Personales 03-08-PR-042), para que realice las visitas, realice el estudio de mercado y realice el informe con el avaluó y los soportes requeridos.

5.

Realizar el trabajo de campo El Avaluador debe realizar el trabajo de campo, para identificar las características propias del bien a avaluar, mediante observación directa y el levantamiento de evidencias que soporten el avalúo, tales como fotografías, estudio de títulos (para el caso de bienes inmuebles), etc.

Contratista Avaluador Registros y evidencias de trabajo de

campo

6.

Realizar la investigación económica En esta actividad, el Avaluador dependiendo del tipo de bien debe identificar ofertas de mercado (recientes, es decir, de máximo seis meses anteriores) con bienes de características físicas y técnicas similares a las del bien a avaluar. Igualmente, debe definir la metodología a aplicar para determinar el valor comercial del bien, dependiendo de sus características, normas aplicables, depreciación acumulada, entre otros.

Contratista Avaluador Investigación económica


Código: 02 – 04 – PR - 018


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REGISTROS ASOCIADOS

7.

Elaborar el informe técnico de avalúo comercial Como resultado del trabajo de campo y de la investigación económica adelantada, el Avaluador debe preparar el informe técnico del avalúo comercial practicado. En dicho informe, debe revisar la exactitud de los datos del bien, su propietario o poseedor, la vetustez, y demás información necesaria para la determinación del valor comercial. El informe técnico del avalúo comercial y con sus soportes debe ser presentado a la Subgerencia.

Contratista Avaluador Informe técnico de avalúo comercial

8.

Verificar el informe técnico de avalúo comercial. La Subgerencia de la EIC debe realizar el control de calidad del informe técnico del avalúo comercial, para corroborar está completo y sustentado con los respectivos soportes. En esta actividad se determina si ¿Requiere ajustes? SI: Ir a 9. NO: Ir a 10. SI requiere de modificación alguna se comunica al contratista para que realice correcciones, si NO requiere de modificación alguna se da continuidad a la actividad 8.

Subgerencia Anotaciones de aprobación o

modificación

9. Realizar los ajustes solicitados por la Subgerencia Contratista Avaluador Informe técnico de avalúo comercial

10. Aprobar Avaluó

Subgerencia Informe técnico de avalúo comercial


Código: 02 – 04 – PR - 018


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REGISTROS ASOCIADOS

Verificada la información se pasa el informe al Subgerente para que le dé el visto bueno, y lo valide.

11.

Notificar al Interesado Se debe enviar notificación escrita al área interesada o al particular, entregando el informe técnico del avalúo comercial solicitado.

Subgerencia

Notificación escrita

12. Archivar la documentación del procedimiento.

Subgerencia NA

Control de cambios



1 Se adopta para establecer el valor comercial de bienes muebles, inmuebles, terrenos, maquinarias y equipos

solicitados.

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTUDIOS TOPOGRÁFICOS

Código: 02 – 04 – PR - 019


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1. OBJETIVO

Establecer las actividades para adelantar los estudios topográficos solicitados a la Subgerencia por parte de particulares u otras áreas técnicas de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, con el fin de obtener la información técnica de la forma y dimensión del inmueble.

2. ALCANCE El procedimiento inicia desde la solicitud del levantamiento topográfico hasta la entrega al solicitante.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: SUBGERENCIA 4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN

a) Políticas de Operación :

La Subgerencia establece las directrices y requerimientos técnicos básicos en el ámbito predial y las recomendaciones hacia la realización adecuada de los trabajos de topografía para la adquisición de predios y levantamientos topográficos con otros fines. Estos estudios comprenden las actividades de campo y oficina necesarias para representar gráficamente la topografía de un lugar mediante sus proyecciones horizontales (planimetría) y verticales (altimetría).

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTUDIOS TOPOGRÁFICOS

Código: 02 – 04 – PR - 019


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Se recibirán los planos, referencias de trazo, bancos de nivel y reporte fotográfico que se realicen de acuerdo los lineamientos fijados por la Subgerencia de la EIC, verificando que la información contenida permita realizar el avaluó y finalizar con la promesa de compra – venta y demás fines previstos para el Estudio Topográfico.

5. NORMATIVIDAD.

La Ley 70 de 1979. Reglamenta la profesión de topógrafo y otras disposiciones

Decreto 690 de 1981 “Por el cual se reglamenta la Ley 70 de 1979”.

NTC Colombiana 2754.


de 375

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTUDIOS TOPOGRÁFICOS Código:

02 – 04 – PR - 019


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Recibir solicitud. Se recibe solicitud escrita con los soportes pertinentes para realizar como primera medida el estudio de títulos, y luego se designe a la persona idónea para que realice el estudio topográfico.

Subgerencia Solicitud escrita con soportes

2.

Verificar Información Luego de tener la información se hace una verificación de que la información está completa y sea coherente para el levantamiento topográfico. ¿La información requiere ajuste? SI: Ir a la actividad N° 1. NO: Ir a la actividad N° 3.

Subgerencia Anotaciones sobre la información

3.

Realizar estudio de títulos La Oficina Jurídica realiza un análisis de los antecedentes legales del inmueble, apoyándose en la información obtenida en la actividad 1. En esta actividad se verifican los datos jurídicos básicos del inmueble, tales como propietario o poseedor, cabida y linderos, matrícula inmobiliaria y cédula catastral, entre otros.

Oficina Jurídica Estudio de Títulos

4. Aprobar el Estudio de Títulos Luego de que el encargado en la Oficina Jurídica realice el estudio de títulos, pasa por el jefe de oficina para que dé visto bueno y sea remitido a

Jefe Oficina Jurídica

Estudio de Títulos


02 – 04 – PR - 019


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REGISTROS ASOCIADOS

Subgerencia para que contrate al topógrafo, quien realizará el levantamiento topográfico.

5. Realizar estudio de necesidad y solicitud de CDP. Se hace un estudio de necesidad que permita sustentar la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para justificar la inversión.

Subgerencia Estudio de Necesidad

Solitud de CDP

6.

Expedir CDP Hecha la solicitud a través del aplicativo HASS se ingresan los datos pertinentes y se expide el CDP.

Dirección Financiera

Certificado de Disponibilidad

Presupuestal

7.

Contratar el topógrafo. La Subgerencia con el apoyo de la Oficina Jurídica debe adelantar el trámite contractual para la contratación del topógrafo que realizará el Estudio Topográfico. (Ver procedimiento Contratación de Servicios Personales 03-08-PR-042).

Subgerencia – Oficina Jurídica

Contrato de prestación de servicios perfeccionado

8.

Elaborar el levantamiento topográfico Se determina un cronograma, una ruta de trabajo, se elabora el trabajo de campo y se prepara el Estudio Topográfico, el cual debe contener como mínimo los siguientes anexos: Registro de campo, registro fotográfico, planos y digitalización de datos.

Contratista Topógrafo Estudio Topográfico y Anexos


02 – 04 – PR - 019


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REGISTROS ASOCIADOS

9.

Verificar el estudio topográfico Se verifica que la información proporcionada este correcta. ¿La información requiere ajuste? SI: Ir a 8. NO: Ir a 10.

Subgerencia Observaciones al Estudio Topográfico

y/o Anexos

10.

Aprobar y entregar el estudio topográfico. Verificada la información, el informe se pasa al subgerente para que le dé el visto bueno y sea aprobado para ser entregado al Solicitante.

Subgerencia

Estudio Topográfico

con visto bueno

11. Archivar la documentación del procedimiento Subgerencia Observaciones al Estudio Topográfico

y/o Anexos

Control de cambios



1 Se adopta para adelantar los estudios topográficos

solicitados a la Subgerencia de la EIC.

PROCEDIMIENTO: DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE OBRAS CIVILES,

ARQUITECTÓNICAS Y/O PAISAJÍSTICAS

Código:

07 – 05 – PR - 020

Proceso: Gerencia de Proyectos y Diseño y Gestión de Obras Civiles Versión: 1

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1. OBJETIVO Gestionar y dirigir los convenios o contratos de diseño y/o construcción de obras civiles, arquitectónicas y/o paisajísticas, realizados entre la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa y las entidades públicas y/o privadas.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud de diseño y construcción de obra y finaliza con la liquidación del mismo.



a) Políticas de Operación : El Jefe de la Dirección Técnica y de Proyectos quien, basándose en las normas vigentes sobre urbanismo y construcción, establece las directrices para el desarrollo de este procedimiento. b) Control de la conformidad del producto: En cada corte de obra se genera un acta de satisfacción, donde se relaciona el avance de la obra con lo pactado en el contrato o convenio.

5. NORMATIVIDAD

Ley 400 de 1997 Por el cual se adoptan normas sobre construcciones sismos resistentes.

Decreto 1469 de 2010 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 564 de 2006, y se reglamentan las disposiciones relativas a las licencias urbanísticas y al reconocimiento de edificaciones.



Código:

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Decreto 1052 Por el cual se establece el trámite para la expedición de licencias de urbanismo y construcción.


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Código:

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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Solicitud de diseño y construcción de obra. El cliente puede solicitar el diseño y construcción de obras civiles, arquitectónicas y/o paisajísticas, o sólo su diseño.

Cliente (Personas naturales o jurídicas, públicas o

privadas)

Solicitud

2.

Realizar los estudios previos para suscribir el Contrato. La Dirección Técnica y de Proyectos debe realizar un análisis técnico, económico y administrativo para la prestación del servicio, que permita determinar la viabilidad técnica y financiera para desarrollar el proyecto. Igualmente, debe definir el pliego de condiciones para el desarrollo del proyecto, tomando como insumo la solicitud del cliente. Una vez elaborados los estudios previos y el pliego de condiciones, la Dirección Técnica y de Proyectos debe validar la propuesta con el cliente solicitante, con el fin de precisar el alcance, costos, plazo, esquema de operación y demás variables requeridas por el proyecto. Una vez consolidada la propuesta, la Dirección Técnica y de Proyectos debe remitirla a la Oficina Jurídica para su revisión y aprobación.


Estudios previos. Pliego de condiciones.



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REGISTROS ASOCIADOS

3.

Revisar y aprobar la propuesta. La Oficina Jurídica analiza integralmente la propuesta de estudios previos y pliego de condiciones, con el fin de revisar el cumplimiento del ordenamiento jurídico de la propuesta. Como resultado del análisis, debe decidir si ¿Requiere ajustes? SI: Ir a la actividad 2. NO: Ir a la actividad 4.

Oficina Jurídica

4.

Suscribir y perfeccionar el convenio o contrato con el cliente. Una vez suscrito el convenio o contrato entre la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa - EIC y el cliente, la Oficina Jurídica debe fecharlo y numerarlo. Cuando es contrato, el cliente debe constituir una póliza que garanticen el amparo del contrato y remitirlas a la Oficina Jurídica para su aprobación. La Oficina Jurídica debe revisar los plazos y coberturas de las pólizas y archivar los documentos originales del convenio o contrato y de las pólizas.

Subgerencia – Cliente Oficina Jurídica

Convenio o Contrato. Pólizas aprobadas.



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REGISTROS ASOCIADOS

5.

Solicitar CDP e inclusión del presupuesto La Dirección Técnica y de Proyectos debe remitir copia del convenio o contrato a la Dirección financiera para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y la inclusión en el presupuesto de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.


Solicitud de CDP e inclusión en el presupuesto

6. Expedir el CDP e incluir el convenio o contrato en el presupuesto de la inmobiliaria.

Dirección Financiera. Certificado de Disponibilidad

Presupuestal Presupuesto actualizado

7. Abrir una cuenta para el uso único del convenio Dirección Financiera. Apertura de cuenta bancaria

8.

Determinar los aspectos técnicos del contrato o de sesión a terceros Debido a que la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa no cuenta con la planta técnica para realizar obras civiles, estos servicios se adelantan con terceros de acuerdo con el proyecto. Dependiendo de la complejidad de la construcción, se contrata un interventor(a) o la Dirección Técnica y de Proyectos realiza directamente la supervisión.


Contrato suscrito



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REGISTROS ASOCIADOS

9. Realizar estudios previos y solicitud para que la Oficina Jurídica inicie el proceso de sesión a terceros


Estudios previos Solicitud de contratación

10. Realizar el proceso de contratación de los servicios técnicos Oficina Jurídica. Contrato suscrito

11. Realizar el auto aprobatorio y el acta de inicio Dirección Técnica y de

Proyectos. Auto aprobatorio

Acta de inicio

12.

Realizar reuniones con el contratista para examinar los requerimientos de la construcción. En dichas reuniones se precisan los requerimientos de la obra, su diseño, las fechas de corte de obra, entre otros aspectos técnicos.

Dirección Técnica y de

Proyectos.

Acta de reunión con especificaciones técnicas

13.

Tramitar el anticipo Según lo acordado en el contrato, se tramita el anticipo. Para ello, la EIC entrega al cliente la cuenta de cobro del anticipo, el comprobante de apertura de cuenta bancaria y el plan de inversión del anticipo.


Proyectos.

Cuenta de cobro del anticipo. Comprobante de apertura de cuenta

bancaria. Plan de inversión del anticipo.

14.

Realizar el diseño y/o ejecutar la obra La Dirección Técnica y de Proyectos directamente o través de un contratista elabora los diseños y realiza las obras, reformas, construcciones u otras actuaciones civiles, arquitectónicas y/o paisajísticas de acuerdo con lo pactado en el convenio o contrato. Cuando en el convenio se incluya el diseño de la obra, la persona

Personal asignado o Contratista

Diseño de la obra civil,

arquitectónica y/o paisajística

Informes de ejecución de la obra.



Código:

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REGISTROS ASOCIADOS

asignada por la EIC deberá elaborar el diseño conforme a las especificaciones pactadas. El diseño debe ser validado con el cliente, previo al inicio de la ejecución de la obra.

15.

Realizar seguimiento al avance de Obra. Por medio de visitas a la obra y/o comités de obras se verifica que la obra cumpla con los requerimientos técnicos y de acuerdo con el cronograma pactado. Igualmente, en esta actividad, se deben evaluar los informes de ejecución de la obra, con respecto al cronograma y el avance físico de la obra. El supervisor del convenio compila el informe de supervisión y las actas de visita o comité y realiza un informe en donde se detalla:

Avance de la obra.

Registros fotográficos.

Memorias.

Pruebas de laboratorio que se requieran en la ejecución.

Hallazgos y observaciones. Estos informes se realizan mensualmente o según se requiera y deben ser presentados al Director Técnico y de Proyectos para su aprobación.

Supervisor. Informe de supervisión



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REGISTROS ASOCIADOS

16.

Aprobar el informe de supervisión. El Director Técnico y de Proyectos revisa y decide si aprueba el informe de supervisión de la obra. ¿Se aprueba? SI. Ir a la actividad 17. NO: Ir a la actividad 15.


Informe de Supervisión

17. Remitir el informe a Gerencia para su respectiva firma. Dirección Técnica y de

Proyectos. Informe de Supervisión

18. Firmar Informe supervisión de obra. Gerencia. Informe de Supervisión

19.

Recibir documentación para pago al Contratista. Para realizar los pagos al Contratista, se hace un corte de obra dependiendo del avance que se lleve a la fecha y se genera un acta parcial de satisfacción. Así mismo, se le solicita al Contratista la cuenta de cobro, comprobantes de egresos de la cuenta y comprobante de pago de seguridad social. Esta actividad se realiza según lo acordado en el contrato.


Acta parcial de satisfacción y soportes para el pago

20. Remitir los documentos a la Dirección Financiera para el pago al Solicitud de desembolso y anexos



Código:

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REGISTROS ASOCIADOS

Contratista. Se debe remitir el informe de supervisión, acta parcial de satisfacción, cuenta de cobro, comprobante de egresos de la cuenta y comprobante de pago de seguridad social.


21. Realizar desembolso al Contratista. Dirección Financiera. Comprobante de giro

22.

Enviar el informe de supervisión de obra con sus respectivos anexos al Cliente para el pago. Para realizar el cobro parcial del convenio, la Dirección Técnica y de Proyectos entrega al Cliente el informe de avance, memorias, registro fotográfico, verificación del cronograma de obra, cuenta de cobro y comprobante de pago de parafiscales de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa. Esta actividad se realiza según lo acordado en el convenio.


Proyectos. Solicitud de cobro y anexos

23. Realizar pago Cliente Comprobante de consignación

24.

Liquidar el contrato efectuado con un tercero. Finalizado el diseño y/o construcción de la obra, se verifica que ésta cumpla con todos los requerimientos técnicos acordados en el contrato,

Dirección Técnica y de Proyectos – Contratista –

Oficina Jurídica

Acta de satisfacción Acta de orden de pago



Código:

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REGISTROS ASOCIADOS

se realiza el acta de satisfacción y se genera un acta de orden de pago final al Contratista para girarle el saldo pendiente.

25. Remitir los documentos a Dirección Financiera para el desembolso.


N/A

26. Realizar desembolso al Contratista. Dirección Financiera Comprobante de giro

27. Realizar informe final de supervisión el convenio. Se realiza un informe final donde se especifique los resultados del diseño y/o construcción de la obra.

Supervisor. Informe final de supervisión.

28.

Remitir el informe al Jefe de la Dirección Técnica y de Proyectos. ¿El informe requiere algún ajuste? SI: Ir al paso 27. NO: Ir al paso 29.


Informe final de supervisión


Proyectos. Informe final de supervisión

30. Firmar informe de supervisión de obra. Gerencia. Informe final de supervisión

31.

Presentar al cliente el informe de supervisión de obra y anexos. Se adjunta el informe final, el comprobante de pago de aportes parafiscales y la cuenta de cobro.


Informe final de supervisión. Comprobante de pago de aportes

parafiscales. Cuenta de cobro.

32. Realizar el proceso de facturación y cobro.




Código:

07 – 05 – PR - 020


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REGISTROS ASOCIADOS

Ver procedimiento 05-07-PR-038 Facturación y cobro.

33.

Consolidar informes y soportes. La Dirección Técnica y de Proyectos debe consolidar los documentos contractuales generados para la prestación del servicio y remitir a la Oficina Jurídica para su archivo.


Memorando y anexos

34. Archivar el expediente contractual. Oficina Jurídica NA

Control de cambios



1

Se adopta para gestionar y dirigir los convenios o contratos de diseño y construcción de obras civiles, arquitectónicas y/o

paisajísticas realizados entre la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa y las entidades públicas y privadas

PROCEDIMIENTO: ADECUACIONES O MODIFICACIONES DE OBRAS CIVILES Y

ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 021


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1. OBJETIVO Realizar adecuaciones o modificaciones internas o externas en los bienes inmuebles, de acuerdo con los servicios contratados por la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE

El proceso inicia desde la identificación de la necesidad hasta la aprobación del informe reportando las adecuaciones o modif icaciones que se han hecho.



a) Políticas de operación : Las directrices que determinan los principios técnicos desarrollados en este procedimiento son establecidas por e l Director Técnico y de Proyectos quien está al tanto de la normatividad e indicaciones que deben seguirse durante la ejecución de la obra de adecuación o modificación.


Se hace una verificación del cumplimiento de los requisitos fijados, mediante la evidencia hecha en formatos, informes y demás soportes que sirvan para garantizar que los trabajos se realicen de acuerdo con lo pactado.

5. NORMATIVIDAD.



ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 021


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Decreto 600 de 1993

Ley 80 de 1993.


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ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 021


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1.

Realizar Solicitud Se realiza una solicitud escrita, en donde se identifican y comunican las necesidades justificando la solicitud del servicio de adecuación o modificación la obra.

Cliente Solicitud Formal

2.

Revisar y evaluar necesidades Se estudia la necesidad presentada y se evalúa la viabilidad de realizar las adecuaciones o modificaciones de las obras civiles o arquitectónicas.


N/A

3.

Realizar propuesta para adecuación o modificación Se debe realizar un estudio y evaluación (verificar estado de obra, establecer requerimientos básicos, tomar medidas, etc.), cuya información será necesaria para elaborar la propuesta técnica para realizar las adecuaciones o modificaciones de las obras civiles o arquitectónicas.


Propuesta Técnica

4.

Aprobar Propuesta Se revisan las condiciones de la propuesta verificando la información


Propuesta con vistos buenos y


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 021


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recopilada y se aprueba en caso de que no necesite modificación alguna. La Dirección Técnica y de Proyectos determina si ¿Requiere modificaciones? SI: Ir a la actividad 3. NO: Ir a la actividad 5.

Proyectos aprobada

5.

Solicitar CDP y cuenta bancaria. Verificada y aprobada la propuesta, se solicita al área financiera un Certificado de Disponibilidad Presupuestal, con el fin de garantizar la disponibilidad de los recursos que se requieren para la obra, incluyéndolo en la contabilidad de presupuesto que tiene la Inmobiliaria


Solicitud CDP

6.

Expedir CDP y realizar apertura de cuenta bancaria Se expide el CDP y se incluye en la contabilidad de la Inmobiliaria, a su vez esta área se encargara de hacer la apertura de una cuenta bancaria exclusivamente para el manejo del proyecto


Certificado de Disponibilidad

Presupuestal Comprobante de apertura de cuenta

bancaria.

7. Constituir Póliza para el Convenio Oficina Jurídica

Póliza de Seguro

8. Determinar los aspectos técnicos a Contratar.


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 021


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Dependiendo de la complejidad de la adecuación o modificación se contrata al personal idóneo para que realice dicha labor.


N/A

9.

Enviar copia del convenio y los requerimientos técnicos Se debe enviar copias de los convenios, propuesta y demás soportes técnicos que sustenten a la Oficina Jurídica para que inicie el proceso de contratación por sí o por terceros.


Proyectos

N/A

10.

Seleccionar y contratar al Contratista Se hace la contratación a una persona para que realice el mantenimiento o adecuación en los términos estipulados, teniendo en cuenta los requisitos que se establecieron en los términos de referencia.


Proyectos – Oficina Asesora Jurídica

N/A

11. Realizar el auto aprobatorio y el acta de inicio Dirección Técnica y de

Proyectos

Acta de inicio firmada

12.

Recibir bien inmueble. La Dirección Técnica y de Proyectos junto con el Contratista EIC reciben el bien inmueble en el que se realizará la obra.

Dirección Técnica y de Proyectos - Contratista

N/A

13. Acordar visitas para programar el mantenimiento o la adecuación


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 021


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Solicitar vía telefónica al interesado un cronograma en donde se realice el (los) a la servicio(s) de mantenimiento.


N/A

14.

Programar mantenimiento Programación de reparaciones locativas y mantenimiento de la obra de acuerdo a su prioridad y necesidad.

Contratista

Cronograma de visitas para

reparaciones o adecuaciones

15.

Preparar mantenimiento Reparar los materiales, personal, insumos y logística necesaria para realizar el mantenimiento y/o las modificaciones solicitadas, según el cronograma de actividades.

Contratista

N/A

16.

Realizar modificación o adecuación en el bien inmueble. El personal capacitado se desplaza al lugar con los materiales necesarios y realiza el mantenimiento o modificación respectiva.

Contratista

N/A

17.

Verificar mantenimiento Verifica que la mantenimiento realizado quede conforme con lo solicitado y se diligencia el documento de recibido a conformidad presentado por el funcionario encargado de realizar el mantenimiento.

Supervisor

Informe de supervisión

18. Elaborar informe de ejecución de obra


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 021


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Para realizar el cobro parcial, quien esté a cargo de la modificación o adecuación debe elaborar un informe de avance con sus respectivos soportes, cuenta de cobro y comprobante de pago de parafiscales de la inmobiliaria. Esta actividad se realiza según lo acordado en el convenio.

Contratista

Informe de ejecución de obra y anexos

19.

Radicar el informe con los soportes El Contratista adjunta el informe final de ejecución de obra, el comprobante de pago de aportes parafiscales y la cuenta de cobro, ante la Dirección Técnica y de Proyectos para la terminación y liquidación del contrato.

Contratista

Informe de ejecución de obra

aprobado y recibido a satisfacción Comprobante de pago de aportes

parafiscales Cuenta de cobro

20.

Liquidar el contrato Finalizada la adecuación o modificación, y teniendo en cuenta que ésta cumpla con todos los requerimientos técnicos acordados en el contrato, se realiza el acta de satisfacción y se genera un acta de orden de pago final al Contratista y al interventor para girarle el último saldo pendiente.


Acta de satisfacción Acta de orden de pago y anexos

21. Remitir los documentos a Dirección Financiera para el desembolso y liquidación.


N/A

22. Realizar desembolso Dirección Financiera Comprobante de giro


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 021


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23.

Consolidar informes y soportes. La Dirección Técnica y de Proyectos debe consolidar los documentos contractuales generados para la prestación del servicio y remitir a la Oficina Jurídica para su archivo.


Memorando y anexos


Control de cambios



1

Se adopta para realizar las adecuaciones o modificaciones internas o externas en los bienes

inmuebles contratados por la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

PROCEDIMIENTO: ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA EN PROYECTOS

HABITACIONALES

Código: 07 – 05 – PR - 022


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1. OBJETIVO Concretar oportunamente proyectos habitacionales a partir del servicio de asistencia técnica que presta la Empresa Inmobiliar ia Cundinamarquesa en lo que concierne al diseño y elaboración de proyectos teniendo en cuenta la gestión legal y administrativa del cual requiere, cumpliendo con estándares de calidad definidos.

2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde la identificación de la necesidad hasta establecer los parámetros de diseño, construcción, reforzamiento y demás concretados en un proyecto arquitectónico.




Teniendo en cuenta las normas vigentes referentes a urbanismo y construcción, el Jefe de la Dirección Técnica y de Proyectos establecerá las metodologías pertinentes para llevar esta labor, dando a conocer la mejor opción para llevar el proyecto a acabo.


Se reciben informes periódicos que determinen la viabilidad del terreno y se hace control de los requerimientos exigidos para la formulación de este tipo de proyectos.


HABITACIONALES

Código: 07 – 05 – PR - 022


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5. NORMATIVIDAD


Decreto 1469 de 2010 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 564 de 2006, y se reglamentan las disposiciones relativas a las licencias urbanísticas y al reconocimiento de edificaciones.

Ley 546 de 1999 Por la cual se dictan normas en materia de vivienda, se señalan los objetivos y criterios generales a los cuales debe sujetarse el Gobierno Nacional para regular un sistema especializado para su financiación, se crean instrumentos de ahor ro destinado a dicha financiación, se dictan medidas relacionadas con los impuestos y otros costos vinculados a la construcción y negociación de vivienda y se expiden otras disposiciones.

Ley 1469 de 2011 Por la cual se adoptan medidas para promover la oferta de suelo urbanizable y se adoptan otras disposiciones para promover el acceso a la vivienda.


de 375


HABITACIONALES

Código: 07 – 05 – PR - 022

Proceso: Gerencia de Proyectos y Diseño y Gestión de Obras Civiles Versión:1

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1.

Realizar solicitud El interesado realiza solicitud escrita para que sea evaluada la posibilidad de un proyecto habitacional, en donde se tiene en cuenta las especificaciones del terreno y otras consideraciones para la pre factibilidad del Proyecto.

Cliente Solicitud Escrita

2.

Revisar la información Se debe verificar que la información sea la pertinente, en caso de que no, se pondrá en contacto al interesado para que complete o modifique la información.


Información Validada

3.

Realizar estudios previos Luego de haber verificado la información, se debe presentar una propuesta para realizar el proyecto habitacional, haciendo un análisis legal y estudios de terreno de títulos.


Propuesta Preliminar

4. Contratar con terceros los servicios requeridos. Dirección Técnica y de

Proyectos – Oficina Jurídica

Contrato suscrito

5.

Realizar trabajo de campo y recolección de información Contratado el personal, se debe hacer una visita al terreno en donde estén las condiciones de localización del(los) terrenos, usos del suelos, análisis legal y demás información que complemente el estudio elaborado.

Contratista

Informe con la evidencia del trabajo de

campo

6. Realizar estudio de factibilidad. Estos estudios permiten determinar si las exigencias para realizar un

Gerencia Oficina Jurídica

N/A


HABITACIONALES

Código: 07 – 05 – PR - 022


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proyecto de urbanización son viables, esto desde el punto económico, técnico y medioambiental.


7.

Elaborar Proyecto Habitacional Se tiene un conjunto de antecedentes, que incluyen planos, memorias, especificaciones técnicas, presupuestos que permitan elaborar el diseño de un Proyecto Habitacional.

Contratista Proyecto Habitacional propuesto

(anteproyecto)

8.

Presentar Proyecto Habitacional Teniendo como base el Proyecto Habitacional propuesto, con valores, planos de obra, especificaciones técnicas y demás características, se presenta al Comité para que de los vistos buenos pertinentes en caso de no tener que realizar ajustes.


N/A

9.

Aprobar Proyecto Habitacional Se presenta al comité para que de la certificación y control de las diferentes áreas según la normatividad vigente. El comité determina si ¿Requiere ajustes? SI: Ir a la actividad 7. NO: Ir a la actividad 10.

Comité directivo Proyecto Habitacional Aprobado

10.

Notificar aprobación del Proyecto Habitacional La Dirección Técnica y de Proyectos debe notificar al cliente sobre la aprobación del Proyecto Habitacional, detallando las características y descripción general que tendrá el emprendimiento.


Proyectos

Notificación escrita

11. Suscribir acta de satisfacción. Finalizada la presentación y socialización del proyecto, se realiza el acta a satisfacción; en caso de que el cliente esté interesado en que el Empresa

Dirección Técnica y de Proyectos - Cliente

Acta de Satisfacción


HABITACIONALES

Código: 07 – 05 – PR - 022


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Inmobiliaria realice dicho proyecto se hará mediante un nuevo contrato.

12. Remitir los documentos a Dirección Financiera para el desembolso y liquidación del contrato.


N/A

13. Realizar desembolso al Contratista. Dirección Financiera N/A

14. Realizar informe final de supervisión al convenio. Se realiza un informe final donde se especifique el seguimiento al servicio brindado por el Contratista y el producto entregado al cliente.

Supervisor

Informe de supervisión.

15.

Aprobar el informe final de supervisión al convenio. ¿El informe requiere algún ajuste? SI: Ir a la actividad 14. NO: Ir a la actividad 16.


N/A


Proyectos. N/A

17. Firmar informe supervisión del proyecto. Gerencia. N/A

18.

Radicar el documento con los soportes ante el cliente para la terminación y liquidación del convenio. Se adjunta el informe final, el comprobante de pago de aportes parafiscales y la cuenta de cobro.


Proyectos.

Cuenta de cobro y soportes

19. Pagar el servicio de asesoría y asistencia técnica. Cliente Comprobante de pago

20. Consolidar informes y soportes.

La Dirección Técnica y de Proyectos debe consolidar los documentos


Memorando y anexos


HABITACIONALES

Código: 07 – 05 – PR - 022


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contractuales generados para la prestación del servicio y remitir a la Oficina Jurídica para su archivo.


Control de cambios



1 Se adopta para realizar asesorías y asistencias técnicas en proyectos habitacionales contratados por la Empresa

Inmobiliaria Cundinamarquesa

PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DE PROYECTOS DE OBRAS CIVILES Y

ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 023

Proceso: Gerencia de Proyectos, Diseño y Gestión de Obras Civiles Versión:1

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1. OBJETIVO.

Realizar la supervisión a proyectos de obras civiles y arquitectónicas de los clientes, haciendo el seguimiento técnico, administrativo, jurídico y financiero a cargo de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE

Esta actividad inicia desde el momento que se asigna la obra, hasta el seguimiento de los aspectos jurídicos, técnicos, admin istrativos y financieros para que sean cumplidos a cabalidad.




El Jefe de la Dirección Técnica y de Proyectos quien teniendo la potestad para celebrar este tipo de convenios, asignará para cada proyecto el cual requiera Supervisión, la contratación de un tercero para que realice dicha labor teniendo en cuenta que debe hacer una rendic ión del cumplimiento de los criterios establecidos, evidenciando su cumplimiento en los plazos establecidos.

c) Control de la conformidad del producto:


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 023


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Las disposiciones establecidas en el contrato de supervisión deben ser revisadas y aprobadas por el (los) propietario(s) del inmueble(s).

5. NORMATIVIDAD.

Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

Ley 1150 del 16 de julio de 2007. Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación.


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ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 023


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Realizar solicitud del servicio de supervisión de proyectos de obras civiles y arquitectónicas.

Se realiza una solicitud escrita, en donde se identifican y comunican las necesidades justificando la solicitud del servicio para la supervisión de obras civiles yo arquitectónicas.

Cliente Solicitud Formal

2.

Solicitar información para suscribir el contrato.

Se debe solicitar la información necesaria, como lo es la carta de intención, estudios previos del contrato, propuesta presentada por el contratista o el proyecto relacionado y la demás información que sirva como soporte para cumplir los requisitos de ejecución y legalización.


Información relacionada con el Proyectos y sus respectivos soportes


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 023


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REGISTROS ASOCIADOS

3.

Realizar la verificación de la información.

Se examina que la documentación esté completa y con sus respectivos soportes. SI los documento están completos y cumplen con los requerimientos ir a la actividad N° 4; si NO están completos dichos requerimientos ir a la actividad N° 2.


N/A

4.

Remitir documentación para elaborar el contrato

Se remite información a la oficina jurídica para que realice el contrato del interventor.


N/A

5.

Adelantar el trámite para la suscripción del contrato.

Se realiza contrato para la supervisión de obra civil y/o arquitectónica, revisando toda la documentación, estipulaciones, plazos y demás soportes.

Cuando ya está el contrato aprobado, se remite a la Gerencia para su

Oficina asesora Jurídica Contrato para supervisión de Obra


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 023


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REGISTROS ASOCIADOS

dar su firma (visto bueno), y luego al cliente para que lo firme también.

6.

Suscribir Acta de Inicio

Una se vez se haya aprobado el contrato y se cuente con todos los requisitos previos, se firma acta de inicio para empezar la supervisión


Acta de Inicio

7.

Rendir informe sobre la supervisión

se deben elaborar y remitir los informes y los documentos relacionados con la ejecución del contrato

Contratista

Informe de supervisión

8.

Aprobar Informes

Según los plazos establecidos, se entregaran los respectivos informes que tendrán que llevar el visto bueno del Jefe de Área para que se dé continuidad a las actividades programadas; SI requiere ajuste ir a la actividad N° 7, si NO ir a la actividad N° 9.


Informe de supervisión aprobado

9.

Comunicar al cliente los resultados de la supervisión

Se debe socializar el informe final para que el cliente conozca y ultimen


Cliente

Oficio


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 023


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REGISTROS ASOCIADOS

detalles de lo que se estipulo en el contrato.

10.

Liquidar el Contrato.

Finalizada la socialización, se procede a realizar el acta de satisfacción y se genera un acta de orden de pago final al Contratista para girarle el último saldo pendiente.


N/A

11.

Remitir los documentos a Dirección Financiera para el desembolso y liquidación del Contrato.


N/A

12 Realizar desembolso al Contratista Dirección Financiera N/A

13.

Realizar informe final de supervisión del convenio.

Se realiza un informe final donde se especifique lo entregado a la entidad contratante.

Supervisor

Informe de supervisión.

14. Aprobar el informe de supervisión del convenio. Dirección Técnica y de

Proyectos.


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 023


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REGISTROS ASOCIADOS

¿El informe requiere algún ajuste?

SI: Ir a la actividad 13.

NO: Ir a la actividad 15.

N/A


Proyectos.

N/A

16. Firmar Informe supervisión de obra. Gerencia. N/A

17.

Presentar cuenta de cobro y soportes del convenio.

La Dirección Técnica y de Proyectos debe presentar la cuenta de cobro con el informe de supervisión y demás soportes ante el cliente para la terminación y liquidación del convenio.

Se adjunta el informe final, el comprobante de pago de aportes parafiscales y la cuenta de cobro.


Cuenta de cobro y soportes.

18. Realizar el pago del servicio de supervisión de la obra. Cliente


ARQUITECTÓNICAS

Código:

07 – 05 – PR - 023


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REGISTROS ASOCIADOS

19.

Consolidar informes y soportes.

La Dirección Técnica y de Proyectos debe consolidar los documentos contractuales generados para la prestación del servicio y remitir a la Oficina Jurídica para su archivo.


Memorando y anexos


Control de cambios



1 Se adopta para adelantar la supervisión de contratos de

obras civiles y arquitectónicas

PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO Y ALQUILER DEL AUDITORIO ANTONIO NARIÑO

Código:

07 – 05 – PR - 024

Proceso: Gerencia de Proyectos, Diseño y Gestión de Obras Civiles Versión: 1

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1. OBJETIVO Administrar el préstamo y alquiler del auditorio Antonio Nariño con el fin de dar cumplimiento a las funciones de administración de la sede administrativa de la Gobernación.

2. ALCANCE EL procedimiento inicia con la solicitud de préstamo por parte de la persona o entidad interesada y finaliza con la firma del acta de satisfacción del cliente.



a) Políticas de operación: Las directrices que determinan los principios técnicos desarrollados en este procedimiento son establecidas por el Director del área Técnica y de Proyectos quien es el encargado de la administración del auditorio Antonio Nariño ubicado en la sede administrativa de la Gobernación de Cundinamarca.

b) Control de la conformidad del producto: Se realiza una encuesta de satisfacción al usuario donde se identifica los puntos fuertes y débiles del servicio, lo anterior con motivo a tomar acciones correctivas para mejorar la prestación del servicio.


Código:

07 – 05 – PR - 024


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5. NORMATIVIDAD. Decreto 0245 de 2015


de 375


Código:

07 – 05 – PR - 024


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Radicar la solicitud de préstamo. La persona debe radicar en la recepción de Gerencia una carta solicitando el préstamo del auditorio donde especifique la fecha y los requerimientos (entiéndase número de sillas, tarima, número de mesas, entre otros.)

Persona o entidad pública o privada.

Solicitud.

2. Remitir la solicitud al área encargada. Se remite la solicitud a la Dirección Técnica y de Proyectos para dar inicio al trámite.

Gerencia. Solicitud.

3. Registrar la correspondencia en el libro de la Dirección. Dirección Técnica y de

Proyectos. Formato de ingreso de

correspondencia.

4.

Revisar la disponibilidad del auditorio en la fecha solicitada. ¿Está disponible en la fecha solicitada? SI: Ir al paso 6. No: Ir al paso 5.


Proyectos.

NA

5.

Llamar al solicitante para informarle las fechas disponibles. ¿Se puede realizar el cambio de fecha? SI: Ir al paso 6. NO: Fin del procedimiento.


Proyectos.

NA

6.

Realizar la cotización del préstamo o alquiler del auditorio. ¿El precio establecido es aceptado por el solicitante? SI: Ir al paso 7. NO: Fin del procedimiento.


Proyectos.

NA


Código:

07 – 05 – PR - 024


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REGISTROS ASOCIADOS

7. Programar en el cronograma el evento. Consignar en el cronograma de eventos, la fecha, hora y requerimientos.


NA

8. Confirmar la programación del evento por escrito. Enviar una carta al solicitante notificándole la fecha, la hora y los requerimientos con los cuales fue programado el evento.


Proyectos.

Formato Confirmación Préstamo

9. Informar al cliente del costo total y la fecha de consignación.


NA

10.

Coordinar la consignación del dinero por concepto de préstamo o alquiler del auditorio. Entregar al solicitante la factura con el monto establecido para su pago mediante aplicativo CONSULSOFT. ¿Se realizó la consignación en la fecha establecida? SI: Ir al paso 11. NO: Ir al paso 9. Si el solicitante no realiza la consignación se anula la reserva.


Formato Solicitud Facturas del Teatro.

11. Emitir la programación mensual de los eventos. Enviar esta información (Evento, fecha, hora y requerimientos) al equipo de logística para la adecuación del espacio.


Formato Relación de eventos

12.

Apoyar en la logística del evento. Realizar las adecuaciones necesarias para cumplir los requerimientos para el evento, organizar el acceso de las personas asistentes al evento, prestar el servicio de manejo de instrumentos audiovisuales.


Proyectos.

NA

13. Firmar el acta de satisfacción. El solicitante firma un acta de satisfacción detallando la calidad del


Código:

07 – 05 – PR - 024


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REGISTROS ASOCIADOS

servicio, si este cumplía con los requerimientos técnicos y de seguridad y los hallazgos u observaciones que tenga lugar.

Solicitante Acta de satisfacción.

14.

Realizar informes de actividad a la Beneficencia. Mensualmente se realiza un informe a la Beneficencia relacionando los eventos realizados en el auditorio y las observaciones o hallazgos que tuvieron los solicitantes con respecto al servicio. En este informe se identifica los puntos débiles y fuertes del servicio y las acciones correctivas enfocadas a mejorar el servicio.


Informe de actividades.

15. Remitir informe a la Beneficencia. Dirección Técnica y de

Proyectos. NA

16. Archivar los informes de actividades. Dirección Técnica y de

Proyectos.

Registro de archivo.

Control de cambios



1

Se adopta para administrar el préstamo y alquiler del auditorio Antonio Nariño con el fin de dar cumplimiento a las funciones de administración de la sede administrativa

de la Gobernación

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INGRESO Y VIGILANCIA DE LA SEDE

ADMINISTRATIVA DE LA GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA

Código:

07 – 05 – PR - 025


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1. OBJETIVO Garantizar la seguridad de la Sede administrativa de la Gobernación de Cundinamarca con el fin de brindar tranquilidad a los funcionarios y visitantes que transitan diariamente.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la asignación de turnos del personal de control de acceso y vigilancia y finaliza con la elaboración de informes mensuales donde se detallen las personas que ingresaron y las situaciones irregulares que se presentaron.



a) Políticas de operación: Las directrices que rigen este procedimiento son establecidas por el jefe de la Dirección Técnica y de Proyectos, quien en cumplimento de sus funciones, está a cargo de la administración de acceso y vigilancia de la Sede Administrativa de la Gobernación de Cundinamarca.

5. NORMATIVIDAD.




Código:

07 – 05 – PR - 025


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de 375



Código:

07 – 05 – PR - 025


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Asignar los turnos del personal de control de acceso y vigilancia Al personal de vigilancia se le asigna turnos diurnos y nocturnos que permita tener vigilancia las 24 horas del día de la Sede Administrativa de la Gobernación de Cundinamarca. A las 6 am los encargados de la sala de control serán quienes supervisen la llegada y control del espacio que tendrán a su cargo tanto de los vigilantes como los que trabajan en la empresa de aseo. El personal de control de acceso ubicado en las puertas principales tendrá horarios de 8 a.m. a 4 p.m. jornada continua. El personal de vigilancia y el control de acceso está a cargo de la sala de control


Formato de asignación de turnos.

2.

Informar al personal de los posibles eventos o actividades que se realizan semanalmente en la Sede administrativa de la Gobernación Esta actividad se realiza con el fin de tener planes de contingencia en caso de presentarse alguna situación irregular o de emergencia.


NA

3.

Realizar rondas de revisión y paneo perimetral Los funcionarios de turno encargados de la sala de control coordinan con la policía y la empresa de seguridad la supervisión, las rondas de


NA



Código:

07 – 05 – PR - 025


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REGISTROS ASOCIADOS

supervisión y el paneo perimetral (se hace cada hora)

4.

Abrir y cerrar puertas de acceso Los encargados de la Sala de control dan la orden a los vigilantes y desbloquean mediante un sistema inteligente el abrir y cerrar de las puertas de acceso, según sea el caso peatonal y vehicular. A las 6 de la tarde la planta eléctrica se apaga, lo que indica que absolutamente nadie debe estar en las oficinas.


N/A

5

Manejar sistema inteligente en la sala de control Los encargados de la sala de control son quienes a través de un sistema inteligente manejan: alumbrado, sistema de ascensores, sistemas de alarma, bombas de presión y notificaran cualquier anomalía a la in mobiliaria y lo dejaran por escrito en al minuta que manejan


Notificaciones escritas y al Jefe de Área

6

Registrar la información y datos documentales de los usuarios que ingresan Se solicita documento de identidad con foto, el lugar a donde va y el


Formato de acceso de usuarios.



Código:

07 – 05 – PR - 025


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REGISTROS ASOCIADOS

trámite a realizar. Para el caso de la sala de control se lleva una minuta en donde se registran todos los sucesos (entradas de funcionarios, público en general, autos, los carros que llegan en función de los restaurantes). Se maneja un horario en donde llegan carros grandes para descargue (material, restaurantes, equipos, etc.). Para que estos carros puedan ingresar la sala de control informara cuales son las horas de entrada y tendrán un tiempo específico para dicha tarea, pasado es tiempo deberán salir de la gobernación por cuestiones seguridad

7

Direccionar a los visitantes al lugar de su interés. En caso de requerir una autorización especial ,será notificado a la sala de control para que autorice o no el ingreso


NA

8

Realizar el inventario de tarjetas de acceso. Se debe realizar un inventario semanal de las tarjetas de acceso entregadas a los usuarios.


Proyectos

Formato de inventario de tarjetas de acceso.



Código:

07 – 05 – PR - 025


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REGISTROS ASOCIADOS

9

Reportar al superior jerárquico las anomalías que se presenten. En el momento que se presente alguna situación irregular, se debe notificar al superior jerárquico, quien es el responsable de evaluar la situación y tomar las medidas pertinentes, en este caso sala de control tiene la responsabilidad de oficiar y comunicar a la EIC quien es la ¿encargada de la administración de la Gobernación


Proyectos.

Formato de Registro de novedades.

10 Archivar el informe


N/A

Control de cambios



1

Se adopta para garantizar la seguridad de la Sede administrativa de la Gobernación de Cundinamarca con

el fin de brindar tranquilidad a los funcionarios y visitantes que transitan diariamente

PROCEDIMIENTO: VINCULACIÓN DE PERSONAL Código:

02 – 06 – PR - 026

Proceso: Gestión de Personal Versión: 1

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1. OBJETIVO. Definir las actividades necesarias para seleccionar y vincular al personal competente, que esté capacitado y que sea potencia lmente calificado para llevar a cabo labores que permitan cumplir con la razón de ser de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE EL procedimiento inicia en el momento que se identifica la vacante hasta la respectiva vinculación del funcionario a la EPS, ARL, Fondo de Pensiones y Caja de Compensación.



a) Políticas de Operación: La Subgerencia de la EIC es la responsable de la consolidación, custodia y administración de las historias laborales del personal vinculado por nombramiento o vinculado mediante contrato de trabajo bajo la condición de trabajador oficial.

5. NORMATIVIDAD

Ley 909 de 2004

Ley 6 de 1945

Decreto Reglamentario 2127 de 1945

Decreto Reglamentario 797 de 1949

Decreto-Ley 3135 de 1968

Decreto-Ley 1045 de 1978.


02 – 06 – PR - 026


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de 375


02 – 06 – PR - 026


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Determinar la necesidad de vinculación de personal.

Se revisa la planta de personal en donde se determinara si hay existencia de un cargo vacante, o puede ser una vacante temporal (vacaciones, incapacidad, licencias, etc.)

Subgerencia

2.

Presentar ofertas

Los candidatos presentan su hoja de vida con los documentos establecidos que permitan acreditar el cumplimiento de los requisitos según la naturaleza y funciones establecidas en el empleo.

Aspirantes Hoja de Vida con los respectivos

soportes

3.

Verificar cumplimiento de requisitos

Se realizara la verificación de documentos para la posesión. SI la documentación está completa continúa con la actividad 4, si NO está completa continúa con la actividad 2.

Subgerencia

4.

Seleccionar aspirante y aprobar acto administrativo. Luego de haber seleccionado a la persona idónea para que ocupe dicho cargo, se proyecta y elabora el contrato de trabajo o la resolución de nombramiento, según corresponda. Igualmente, se envía copia a la Dirección Financiera

Gerencia

Contrato de Trabajo o Resolución de Nombramiento


02 – 06 – PR - 026


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REGISTROS ASOCIADOS

5.

Notificar al aspirante seleccionado.

Notificar al aspirante mediante oficio el nombramiento para su aceptación, considerando que tiene diez (10) días hábiles a partir de la notificación para la aceptación de dicho nombramiento, en el oficio debe adjuntarse copia de la resolución de nombramiento.

Subgerencia

Oficio de Notificación

6.

Aceptar el nombramiento

Presentar oficio en el cual se manifieste la aceptación del nombramiento. Si NO acepta el cargo ir a la actividad 2, si acepta el cargo continuar con actividad 7.

Aspirante Oficio de Aceptación

7.

Recibir y revisar de documentos para la vinculación.

Revisar y verificar documentos soporte que cumplan con los requisitos establecidos para el ejercicio del empleo y teniendo en cuenta la lista de chequeo “requisitos nombramiento”

Subgerencia

Lista de chequeo “requisitos nombramiento planta de personal”

8. Tomar posesión del empleo o suscribir contrato de trabajo. Realizar posesión de la persona mediante un “ Acta de Posesión”

Funcionario Nombrado Acta de Posesión firmada

Contrato de Trabajo firmado

9.

Tramitar vinculación al Sistema de Seguridad Social.

Iniciar los trámites para la vinculación del funcionario al Sistema de Seguridad Social, que son: Pensión, Salud y ARL; y Parafiscales (CCF y el ICBF) mediante formato para que el encardo de manejar la nómina realice la respectiva inscripción en los fondos de pensiones y demás entidades que

Subgerencia - Dirección

Formularios para la Afiliación


02 – 06 – PR - 026


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REGISTROS ASOCIADOS

presten estos servicios de afiliación. Financiera

10.

Realizar inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo

Realizar el proceso de inducción según lineamientos de la Empresa Inmobiliaria y al puesto de trabajo

Subgerencia y jefe de área del funcionario

11.

Registrar novedad en nómina.

Reportar las novedades de vinculación y actualizar la base de datos que tiene la Nómina.

Subgerencia

Base de datos de la Nomina

12.

Archivar historia laboral.

Archivar Historia Laboral con la hoja de vida del funcionario seleccionado y todos los soportes legales y demás que correspondan a la vinculación del nuevo funcionario

Subgerencia

Historia laboral con soportes

Historia Laboral.

Control de cambios



1 Se adopta para seleccionar y vincular al personal

competente para la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA Código:

02 – 06 – PR - 027

Proceso: Gestión de Personal Versión:1

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1. OBJETIVO

Dar cumplimiento al pago de salarios, prestaciones sociales y aportes parafiscales del personal de planta de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, de conformidad con el ordenamiento legal.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el reporte de las novedades que serán procesadas en la base de datos de la nómina de sueldos correspondiente al personal que se encuentra en la EIC, hasta generar los pagos de aportes a seguridad social, parafiscales y otros.



a) Políticas de Operación: El procedimiento de nómina se establece con el fin de dar directrices a los funcionarios de la entidad, de quienes son los partícipes de la nómina mensual y se le da claridad a los servidores públicos ante quién pueden acudir para resolver las dudas.


Se lleva la relación de pagos en una base de datos, para el control y generación de la liquidación del pago de salarios en una planilla que deberá pasar por diferentes vistos buenos para que sea aprobada.


02 – 06 – PR - 027

Proceso: Gestión de Personal Versión:1

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Novedades:

Internas: Ingreso o retiro de personal, solicitud de vacaciones, licencias, permisos, interés de cambio de EPS o AFP, entre otras.

Externas: Aportes Voluntarios a pensión, embargos, servicios de salud prepagada, pólizas de seguros, entre otras.

5. NORMATIVIDAD

Estatuto de Contratación

Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

Ley 244 de 1995, por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones

Ley 432 de 1998, por la cual se reorganiza el Fondo Nacional de Ahorro, se transforma su naturaleza jurídica y se dictan otras disposiciones.

Ley 797 de 2003, por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previstas en la Ley 100 de 19 93 y se adoptan otras disposiciones.

Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector p rivado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles. 6. DIAGRAMA DE FLUJO

de 375


02 – 06 – PR - 027


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N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y CONTROLES

RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

1.

Reportar novedades de nómina.

Notificar novedades como soporte para actualizar la base de datos, elaboración de la nómina en las fechas establecidas

Subgerencia N/A

2.

Revisar novedades de nómina.

Verificar los cambios autorizados como: licencias, permisos, horas extras, incapacidades, ausencias, justificación de ausencias.

¿Novedades requieren ajuste?


NO: r a la actividad 3.

Subgerencia N/A

3.

Generar Pre - Nomina

Se generar el reporte preliminar de nómina, con el fin de verificar la validez de los registros ingresados y los cálculos realizados por el sistema.

Subgerencia Pre - Nomina

4. Aprobar Nómina

Entregar nomina al Jefe de Área, al Gerente y al Subgerente para su

Gerente

Subgerencia Nomina Aprobada


02 – 06 – PR - 027


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RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

respectiva firma.

¿Requiere ajuste?


NO: r a la actividad 5

5.

Generar Archivo Plano

Elaborar archivos planos para el pago de funcionarios y pensionados y para la consignación de embargos correspondientes.

Clasificar la información para generar la Pre –nomina con el fin de detectar errores, luego imprimirla y hacerla validar para modificaciones o ajustes. SI tiene errores ir a la actividad 1, No tiene errores, continuar con actividad 4

Subgerencia

Archivo Plano

6.

Generar comprobante de Pago

Profesional responsable de tesorería, genera comprobante de pago de nómina según el medio de pago (electrónico o cheque).


Comprobante de Pago

7. Validar orden de Pago

Entrega orden de pago, reporte de liquidación y cheque al ordenador del

Gerencia

N/A


02 – 06 – PR - 027


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RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

gasto para ser firmado, y lo devuelve a Tesorería.

8. Generar mecanismos de Pago

Se entrega cheque y/o soporte electrónico de pago a los empleados.


N/A

9.

Generar informe

Se genera informe de nómina (liquidación de nómina y novedades, aportes y deducciones)

Subgerencia

N/A

10.

Guardar en Archivo

Archivar toda la carpeta con la respectiva nomina, cada jefe de área se quedara con el original y el encargado de realizar dicha nómina y archivarla en la respectiva carpeta.

Subgerencia

Carpeta con soporte mensual de la Nomina


02 – 06 – PR - 027


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Control de cambios



1 Se adopta para realizar el pago de nómina del personal

vinculado a la EIC.

PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN Código:

02 – 06 – PR - 028


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1. OBJETIVO Preparar, ejecutar y evaluar el Plan Institucional de Capacitación de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, con el fin de mejorar, actualizar y/o desarrollar las competencias laborales del personal para cumplir con las funciones de la Empresa.

2. ALCANCE Inicia con la identificación de las necesidades de capacitación y va hasta la evaluación del proceso y la certificación del personal.



a) Políticas de Operación: Estructurar contenidos relacionados con el que – hacer institucional con base a los requerimientos que exige la norma y la comunidad laboral, se programa periódicamente actividades pedagógicas que motiven el mejoramiento del clima y cultura organizacional. b) Control de la conformidad del producto:

Se realiza la programación y evaluación de los eventos de capacitación; tanto al personal de funcionarios de la EIC como a los capacitadores en pro de procesos de mejoramiento.


02 – 06 – PR - 028


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5. NORMATIVIDAD

Norma NTC-ISO 9001:2008 numerales 6.2.2 literales b y c

Norma NTC-GP 1000:2004 numerales 6.2.2. literales b y c


de 375

Subgerencia Gerente Capacitador (res)

INICIO

1. Identificar las necesidades de capacitación

2. Elaborar la propuesta preliminar de plan institucional

de capacitación

3. Realizar investigación de posibles ofertas de capacitación

6. Analizar y aprobar Plan Institucional de Capacitación

¿Requiere ajuste?

9. Preparar cronograma de capacitación

SI

Áreas EIC

4. Consolidar la propuesta de Plan Institucional de Capaciación

5. Presentar plan institucional de capacitación

7. Definir las estrategias para la gestión del Plan NO

8. Contratar al (los) capacitador (es)

¿Requiere contratar?

1

de 375

Subgerencia Capacitador (res)

1

10. Comunicar el cronograma de capacitación

11. Ejecutar Plan de Capacitación

12. Realizar evaluación del proceso de capacitación

13. Presentar informe(s)

14. Aprobar informe(s) de capacitación

15. Generar certificados

INICIO


02 – 06 – PR - 028


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Identificar las necesidades de capacitación. Con el fin de identificar las necesidades de capacitación del personal de la empresa, es necesario aplicar el Formato de Identificación de Requerimientos de Capacitación. Igualmente, se deben analizar otras fuentes de información, tales como los resultados de evaluación a la gestión, resultados de los acuerdos de gestión, evaluación del clima organizacional, cambios tecnológicos y/o normativos, vinculación de nuevo personal, entre otros.

Áreas EIC - Subgerencia

Formato de Identificación de Requerimientos de Capacitación

2.

Elaborar la propuesta preliminar de plan institucional de capacitación. Una vez identificadas las necesidades de capacitación, la Subgerencia debe formular el Plan Institucional de Capacitación, indicando las líneas de acción, la población objetivo, la estrategia de intervención y la programación. Durante esta actividad, se debe evaluar el marco normativo que regula los procesos de capacitación.

Subgerencia Plan Institucional de

Capacitación preliminar

3. Realizar investigación de posibles ofertas de capacitación.

Subgerencia Propuestas de capacitación

recibidas


02 – 06 – PR - 028


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REGISTROS ASOCIADOS

La Subgerencia debe contactar a empresas o personas expertas en los temas o líneas de acción para que presenten su propuesta de capacitación. Dentro de esta labor, la Subgerencia debe identificar ofertas de capacitación brindadas por instituciones públicas o privadas para las diferentes temáticas, consultar los costos y requisitos logísticos y pedagógicos necesarios para adelantar el proceso.

4.

Consolidar la propuesta de plan institucional de capacitación. Con los resultados de la investigación de posibles ofertas y la plan preliminar, la Subgerencia consolida la propuesta de Plan Institucional de Capacitación.

Subgerencia Plan Institucional de

Capacitación propuesto

5.

Presentar plan institucional de capacitación. El Subgerente debe presentar la propuesta elaborada de Plan Institucional de Capacitación al Gerente, con el fin de recibir su retroalimentación y aprobación.

Subgerente N/A

6.

Analizar y aprobar Plan Institucional de Capacitación El Gerente debe analizar la factibilidad, conveniencia, oportunidad y costo de la Propuesta de Plan Institucional de Capacitación. Como resultado del

Gerente Plan Institucional de

Capacitación


02 – 06 – PR - 028


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REGISTROS ASOCIADOS

análisis decide si ¿Aprueba el Plan Institucional de Capacitación?. SI: Ir a la actividad N° 7. NO: Ir a la actividad N° 2.

7.

Definir las estrategias para la gestión del Plan. El Subgerente debe definir las estrategias para abordar la ejecución del Plan Institucional de Capacitación, identificando si es necesario adelantar un proceso de contratación o si es posible gestionar eventos con instituciones con las cuales no sea necesario suscribir un contrato (por ejemplo, ESAP, SENA). En esta actividad, el Subgerente decide ¿Se requiere contratar? SI: Ir a la actividad 8. NO: Ir a la actividad 9.

Subgerente N/A

8.

Contratar al (los) capacitador (es) Con las ofertas disponibles, el Subgerente selecciona la(s) persona(s) natural(es) o jurídica(s) para adelantar las líneas de acción del Plan Institucional de Capacitación, a través del procedimiento 03-08-PR-042 Contratación de Servicios Personales, o del procedimiento 03-08-PR-043 Contratación por licitación pública y concurso de méritos, según corresponda.

Subgerencia Contrato suscrito


02 – 06 – PR - 028


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REGISTROS ASOCIADOS

Dentro del proceso de contratación, se debe definir la metodología, alcance del proceso de capacitación, población objetivo, certificación, sistemas de medición, logística, materiales, etc.

9.

Preparar cronograma de capacitación. Una vez definido el capacitador(es), se debe definir de común acuerdo el cronograma de ejecución de la(s) capacitación(s)

Subgerencia – Capacitador

Cronograma de capacitación

10.

Comunicar el cronograma de capacitación. La Subgerencia debe comunicar a los jefes de área el cronograma de capacitación, para que se designen los funcionarios y se realicen los ajustes internos necesarios que garanticen la participación del personal en el proceso.

Subgerencia Memorando

11. Ejecutar Plan de Capacitación Capacitador (res) Lista(s) de asistencia

12.

Realizar evaluación del proceso de capacitación. Con el propósito de verificar la los resultados del proceso de capacitación se debe evaluar al personal de la EIC que participó, al capacitador y el proceso de capacitación.

Subgerencia Informe evaluación del proceso

de capacitación


02 – 06 – PR - 028


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REGISTROS ASOCIADOS

13. Presentar Informe (s) En donde se evidencia los resultados de la capacitación.

Capacitador

Informe de resultados

14. Aprobar informe(s) de capacitación. Subgerencia N/A

15.

Generar certificados. Ya aprobado el informe con los respectivos seguimientos y evaluaciones se procederá a certificar a los asistentes que cumplieron con las calidades exigidas y aprobaron satisfactoriamente la capacitación.

Subgerencia o Capacitador

Certificados de Capacitación

Control de cambios



1 Se adopta para preparar, ejecutar y evaluar el Plan

Institucional de Capacitación de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

PROCEDIMIENTO: SALUD OCUPACIONAL Código:

02 – 06 – PR - 029


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1. OBJETIVO

Elaborar, ejecutar y evaluar el Programa de Salud Ocupacional de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, con el propósito de promover la seguridad y protección del personal fomentando un nivel óptimo de bienestar físico, mental y social y la reducción de los riesgos que afecten la productividad y el clima organizacional.

2. ALCANCE

Inicia con la elaboración de un diagnóstico del panorama de riesgos que permitan establecer las medidas necesarias del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, generando un informe de resultados que permita realizar un control y seguimiento de dicho riesgos que afectan la salud física y mental del personal de la Empresa Inmobiliaria




Previo a la elaboración del programa de salud ocupacional se realiza el panorama de riesgos como insumo, donde se determinan los factores de riesgo más críticos para cada una de las áreas de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa y en el programa de Salud Ocupacional se atacan estos riesgos para la prevención y posible eliminación de estos.

5. Control de la conformidad del producto:


02 – 06 – PR - 029


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El programa de Salud Ocupacional se elabora cada año y en él se contemplan las actividades a desarrollar apuntándole a los factores de riesgo latentes, y a la prevención en general por el cuidado de los funcionarios de la entidad.


de 375

Subgerencia COPASO Todas las áreas

INICIO

FIN

1. Revisar normatividad

2. Formular panorama de riesgos

3. Determinar acciones

4. Conformar COPASO5. Conformar brigadas de

emergencia

6. Definir y elaborar Plan de Salud Ocupacional

ARP

7. Aprobar Plan

¿Requiere ajustes?

8. Realizar observaciones

9. Aprobar Plan de Salud Ocupacional

10. Ejecutar cronograma de actividades y seguimiento

NO

SI


02 – 06 – PR - 029


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Revisar normatividad

Se hace una revisión de la normatividad vigente que pueda ser aplicable al programa de salud ocupacional que permitan determinar la acciones a seguir para generar condiciones seguras al personal de la entidad

Subgerencia N/A

2.

Formular panorama de riesgos

Teniendo clara cuál es la normatividad que se debe aplicar se debe tener un panorama en donde se identifiquen los riesgos y peligros dentro de la entidad, teniendo en cuenta las inspecciones periódicas y el diagnostico de las condiciones de trabajo y salud.

Subgerencia Panorama de riesgos

3.

Determinar acciones

Se deberán adelantar acciones necesarias para generar condiciones seguras que permitan preservar la seguridad y salud de los trabajadores de la entidad evitando accidentes de los mismos.

Subgerencia N/A

4. Conformar COPASO

El Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) es un comité que se


02 – 06 – PR - 029


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REGISTROS ASOCIADOS

encarga junto con el apoyo de la ARP realizar reuniones para hacer seguimiento al Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo (SGSST); de igual manera gestionara la realización de capacitaciones a los inscritos en el comité para entender las situaciones de emergencia , primeros auxilios

Sugerencia

Comité COPASO

5.

Conformar brigadas de emergencia

Consiste en definir políticas y lineamientos para elaborar un plan de emergencias, en donde se puedan identificar cuáles son las situaciones de emergencias y primeros auxilios, aspectos de medicina preventiva, higiene y seguridad industrial.

COPASO

Brigadas de Emergencia

6.

Definir y elaborar Plan de Salud Ocupacional

En conjunto con la ARP se formulara un Programa de Salud Ocupacional que defina los objetivos, teniendo en cuenta el hallazgo de riesgos que se realizado con anterioridad, incluyendo datos generales sobre prevención, investigación de los accidentes que ocurran en la entidad y establecer un cronograma para la prevención de riesgos

COPASO Y ARP

Plan de Salud Ocupacional

7.

Aprobar el plan

Se hará una reunión con el comité Directivo que realice los ajustes y observaciones respectivas, posteriormente dará visto bueno y aprobación en

Todas las Áreas

N/A


02 – 06 – PR - 029


Página 226 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

caso de que no necesite ajustes.

¿Requiere ajustes?

SI: Ir a la actividad 6

No: Ir a la actividad 8

8.

Realizar observaciones

Se realizaran los ajustes y observaciones que ha realizado el comité y el COPASO

COPASO

N/A

9.

Aprobar Plan de Salud Ocupacional

Luego de haber aprobado el Plan de Salud Ocupacional para la vigencia respectiva se expide una resolución para la adopción de dicho plan.

Subgerencia

Resolución para la adopción del Plan

10.

Ejecutar cronograma de actividades y seguimiento

Se ejecutara el cronograma establecido en el Plan de Salud Ocupacional de las actividades y se hará un seguimiento y control, COPASO elaborara un informe de gestión para la toma de mejoras y correctivos

COPASO

Informe de Gestión


02 – 06 – PR - 029


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Control de cambios



1 Se adopta para gestionar las acciones de salud

ocupacional

PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR LABORAL E INCENTIVOS Código: 02 – 06 – PR - 030


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1. OBJETIVO

Elaborar, ejecutar y evaluar el Plan de Bienestar Laboral e Incentivos, con el fin de mejorar la calidad de vida personal, laboral, familiar y social de los trabajadores de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, en aras de mejorar el desempeño de sus funciones y en el cumplimiento de las metas institucionales.

2. ALCANCE

Inicia con el diagnostico de necesidades de bienestar e incentivos teniendo en cuenta el ordenamiento normativo hasta el desarrollo del programa y su posterior evaluación




La orientación del diseño se fundamenta en la normatividad sobre “salud Ocupacional” que determina las directrices y metodologías aplicables a servidores públicos con la característica de Trabajadores Oficiales y empleados de Libre Nombramiento y Remoción.


El Plan debe cumplir con las necesidades y requerimientos de la planta de personal y con la orientación institucional establecida.



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5. NORMATIVIDAD

Constitución política de Colombia, articulo 48. La seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio que se prestara bajo la dirección, coordinación y control del estado, en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad, en los términos que establezca la ley

Ley 909 de 2004

Decreto 1567 de 1998: por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del estado.

Decreto 1572 de 1998: de los planes de incentivos pecuniarios reglamenta el decreto 1567 de 1998

Ley 100 de 1993: sistema de seguridad social integral

Decreto 614 de 1984: por el cual se determinan las bases para la organización y administración de salud ocupacional en el país.


de 375

Subgerencia

INICIO

1. Realizar normatividad

2. Elaborar encuesta

3. Presentar resultados

4. Validar resultados

5. Elaborar Plan de Bienestar Laboral e Incentivos

6. Presentar Plan de Bienestar Laboral e Incentivos

7. Aprobar Plan de Bienestar Laboral e Incentivos

8. Elaborar Acto Administrativo

9. Ejecutar Plan de Bienestar Laboral e Incentivos

10. Informar resultados

¿Requiere ajuste?

¿Requiere ajuste?

FIN

SI NO

NO

SI



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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Revisar normatividad

Revisar la normatividad vigente que será aplicada para la realización de este procedimiento.

Subgerencia

2.

Elaborar encuesta

Se aplicara una encuesta a todos los funcionarios de la entidad que permite conocer las necesidades de bienestar laboral e incentivos.

Subgerencia Encuesta para identificación de

necesidades

3.

Presentar resultados

Una vez se diligencia la encuesta, se hace la tabulación de la información y se presenta el resultado al Subgerente.

Subgerencia Lista de asistencia

4.

Validar Resultados

El área de talento humano se encarga de verificar los resultados, y posterior a ello dará aprobación para que se proceda a realizar el Plan de Bienestar e Incentivos

SI requiere ajuste ir a la actividad Nº 3, si NO requiere ajuste alguno ir a la actividad Nº 5.

Subgerencia



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REGISTROS ASOCIADOS

5.

Elaborar Plan de Bienestar e Incentivos

Atendiendo a la priorización de necesidades que se hacen luego de haber obtenido los resultados de las encuestas, y teniendo en cuenta las políticas, informes de evaluación y seguimiento y la normatividad correspondiente se elabora un Plan de Bienestar Laboral en donde se proporcionen condiciones favorables en el ambiente de trabajo.

Subgerencia

6.

Presentar Plan de Bienestar Laboral e incentivos

Se presenta un plan anual de bienestar laboral e incentivos. Este documento se presentara al Gerente y a la junta directiva para que realicen las observaciones pertinentes.

SI necesita ajustes ir a la actividad 5, si NO necesita ajustes ir a la actividad 7

Subgerencia

Plan de Bienestar Laboral e Incentivos

7.

Aprobar el Plan de Bienestar Laboral e Incentivos

Hechos los ajustes correspondientes, se presenta para la aprobación definitiva por parte del Subgerente.

Subgerencia

Plan de Bienestar e Incentivos

8. Elaborar Acto Administrativo

Una vez aprobado el documento por estas instancias, se elabora un acto

Subgerencia

Acto Administrativo



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REGISTROS ASOCIADOS

administrativo para su adopción e implementación.

8.

Ejecutar el Plan de Bienestar Laboral e Incentivos

Se implementa el Plan de Bienestar e Incentivos de acuerdo a la organización y el desarrollo de las actividades que allí se especificaron y que están programas en un determinado tiempo con la periodicidad establece.

Subgerencia Evidencias de la ejecución del Plan de Bienestar e Incentivos

9.

Informar resultados

Se deberá elaborar un informe en donde se evidencie el desarrollo de las actividades que se establecieron, identificando las buenas prácticas y dejando evidencia de la lecciones aprendidas

Subgerencia

Informe de Resultados

Control de cambios



1 Se adopta para elaborar, ejecutar y evaluar el Plan de

Bienestar Laboral e Incentivos de la Empresa

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL

Código:

05 – 07 – PR - 031

Proceso: Gestión Financiera Versión: 1

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1. OBJETIVO Elaborar el presupuesto de gastos e ingresos que tenga una programación óptima de los recursos teniendo en cuenta las distintas actividades, proyectos y demás logrando una asignación efectiva y eficiente del periodo fiscal determinado en la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE Este procedimiento empieza desde la proyección que se hace del presupuesto, y que seguidamente tiene una etapa de revisión, estudio y aprobación del presupuesto de ingresos y gastos de la EIC.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: DIRECCIÓN FINANCIERA


a) Políticas de operación: El Director Financiero y su grupo de trabajo calculan los montos requeridos y proceden a elaborar el plan financiero, informan la cuota preliminar, definen los parámetros económicos del presupuesto y finalmente elaboran y envían oficios de solicitud de las necesidades para la elaboración del presupuesto a las diferentes dependencias con base en los parámetros establecidos en el Decreto 111 de 1996.


Se tendrán en cuenta los parámetros establecidos para la programación presupuestal, se examina, verifica su constancia y confiabilidad, que finaliza con la socialización por parte de todas las áreas.


Código:

05 – 07 – PR - 031


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5. NORMATIVIDAD

Constitución Política de Colombia

Decreto 111 de 1996

Ley 179 de 1994

Ley 38 de 1989

Ley 819 de 2003

Ley 795 de 2003

Estatuto Orgánico del Presupuesto del Departamento.


de 375


Código:

05 – 07 – PR - 031


Página 238 de 375



REGISTROS ASOCIADOS

1.

Determinar monto de los ingresos

Establecer en el Plan Financiero el monto de los ingresos por los diferentes conceptos.

Dirección Financiera N/A

2.

Comunicar montos a las todas las Áreas

La Dirección Financiera notifica a las áreas de la Empresa los montos sugeridos como insumo para la programación a ejecutar en la vigencia.

Dirección Financiera Memorando o correo de

3.

Planear el Presupuesto

La Dirección Financiera elabora el cronograma de actividades, plazos y responsables de la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos.

Dirección Financiera Cronograma

4.

Programar el Presupuesto

El Director Financiero solicita mediante oficio a las demás áreas los requerimientos de bienes y servicios para la siguiente vigencia y programa la proyección de ingresos y gastos en los formatos establecidos por el Consejo de Política Fiscal de Cundinamarca CONFISCUN.



Código:

05 – 07 – PR - 031


Página 239 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

5.

Calcular los Ingresos

Calcular los Ingresos teniendo en cuenta la(s) metodologías apropiadas. Dirección Financiera N/A

6. Calcular los Gastos

Calcular los Ingresos teniendo en cuenta la(s) metodologías apropiadas. Dirección Financiera N/A

7. Consolidar el Presupuesto de Gastos e Ingresos Dirección Financiera N/A

8.

Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto de Gastos e Ingresos

Teniendo en cuenta las directrices que expide el Consejo Superior de Política Fiscal de Cundinamarca “CONFISCUN” se realiza una proyección de gastos e ingresos de acuerdo a métodos estadísticos que permitan avaluar el comportamiento histórico de todos los rubros e incorporar los nuevos según lo amerite la EIC.

Dirección Financiera Anteproyecto de Presupuesto

9. Aprobar inicialmente el Proyecto de Presupuesto

Se remite a la Gerencia y a la Junta Directiva para aprobación del Presupuesto

Gerencia y Junta Directiva


Código:

05 – 07 – PR - 031


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REGISTROS ASOCIADOS

¿El documento requiere ajuste? SI: Ir a la actividad N° 8. NO: Ir a la actividad N° 10.

10.

Presentar Presupuesto a CONFISCUN

Presentar Presupuesto al Consejo Superior de Política Fiscal del Departamento de Cundinamarca CONFISCUN para su validación.


11.

Aprobar Presupuesto ¿El presupuesto requiere ajuste? SI: Ir a la actividad N° 8. NO: Ir a la actividad N° 12.

CONFISCUN

12.

Expedir acto administrativo de aprobación El Consejo de Política Fiscal de Cundinamarca CONFISCUN expide la resolución de aprobación del Presupuesto.

CONFISCUN


Código:

05 – 07 – PR - 031


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REGISTROS ASOCIADOS

13.

Expedir acto administrativo de desagregación Una vez adoptado el acto administrativo por CONFISCUN el gerente general expide la resolución de desagregación de presupuesto para la vigencia siguiente y es refrendado por la Junta Directiva

Gerente - Junta Directiva

14.

Ejecutar Presupuesto Está a cargo de cada área la realización de actividades, planes, proyectos contemplados dentro del Presupuesto y Plan de Compras de Bienes y Servicios.

Todas las Áreas Certificados de Disponibilidad

Presupuestal Registros presupuestales

15.

Evaluar la gestión presupuestal. Seguimiento permanente de la ejecución del cierre mensual y a fin de año para remitir a las diferentes entidades de inspección, vigilancia y control

Oficina de Control

Interno

Informes y estados financieros

Control de cambios



1 Se adopta para gestionar la elaboración del presupuesto

anual de la EIC.

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Código:

05 – 07 – PR - 032


Página 242 de 375

1. OBJETIVO

Establecer lineamientos y directrices teniendo en cuenta los registros en libros auxiliares de bancos para la realización de la conciliación bancaria de las cuentas de ahorros y corrientes suscritas por la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE

El Procedimiento empieza desde el recibimiento de extractos bancarios hasta la entrega de la conciliación bancaria.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: DIRECCIÓN FINANCIERA.



Será responsabilidad de la oficina de Contabilidad realizar mensualmente las conciliaciones bancarias correspondientes a las cuentas bancarias y financieras que se entregaran a la oficina de Tesorería que llevara un registro de los gastos bancarios e ingresos financieros.


Tendrán un control de todas las anotaciones hechas en los libros en donde se relaciona los registros de los depósitos y retiros de la cuenta bancaria mediante la aprobación que dé el Jefe de Área.


05 – 07 – PR - 032


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5. NORMATIVIDAD

Norma: NTCGP: 1000:2009.

Metodologías contables

Normatividad contable: PUC

Decreto 2649 de 1993 De las normas sobre registros y libros

Decreto 115 de 1996



de 375

Dirección Financiera Gerencia y Dirección Financiera

INICIO

1. Solicitar extractos bancarios

2. Notificar movimientos bancarios

3. Ingresar información al aplicativo

4. Verificar extractos bancarios

5. Aprobar extractos bancarios

¿Requiere ajuste?

6. Realizar conciliación bancaria 7. Verificar conciliación

bancaria

8. Archivar conciliación

FIN

SI

NO


05 – 07 – PR - 032


Página 245 de 375



REGISTROS ASOCIADOS

1.

Solicitar Extractos Bancarios

Una vez al mes se debe solicitar al banco los extractos bancarios y el libro de registros de movimientos, y se realiza una organización según el banco y dependiendo si es cuenta de ahorro o cuenta corriente.

Dirección Financiera Extractos

Bancarios y libros Auxiliares

2.

Notificar Movimientos bancarios

Se debe comunicar a la oficina de contabilidad los conceptos de los movimientos recibido por parte de los bancos

Dirección Financiera Notificación

3.

Ingresar información al Aplicativo

Luego de notificar los movimientos bancarios se procede a ingresar dicha información obtenida a la base de datos del aplicativo (HASS) que maneja la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa para el manejo contable y presupuestal.

Dirección Financiera Base de Datos HASS

4. Verificar Extractos Bancarios

Una vez hecho la relación en la base de datos, se procede a imprimir dichos

Dirección Financiera Extractos Bancarios


05 – 07 – PR - 032


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REGISTROS ASOCIADOS

extractos bancarios y se remiten al Contador y a la Dirección para ser aprobados.

5.

Aprobar Extractos Bancarios

El Director Financiero y el Contador aprueban los registros de los gastos bancarios y los rendimientos financieros.

¿Los registros requieren ajustes?

SI: Ir a la actividad 3

NO: Ir a la actividad 6

Contador Dirección Financiera N/A

6.

Realizar Conciliación Bancaria

Se identifican las partidas conciliatorias entre los auxiliares de banco, en donde se hace la relación de cheques girados y no cobrados, notas débito, y demás información que permita confrontar la información registrada.

Dirección Financiera Documento Conciliación Bancaria

7.

Verificar Conciliación Bancaria

Una vez verificada la conciliación y en caso de requerir ajuste el área financiera debe realizar las modificaciones pertinentes que se registraran en los libros auxiliares de banco; y se deben presentar al banco con firma del Tesorero (a) y El Director Financiero, o las demás entidades para determinar


Conciliación Bancaria ajustada


05 – 07 – PR - 032


Página 247 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

las partidas necesarias y se dejan como registro dentro de los soportes de la Conciliación.

8.

Aprobar la Conciliación

Efectuados los ajustes pertinentes de la conciliación la Dirección Financiera y el Contador aprueba la Conciliación

Contador Dirección Financiera

9.

Archivar Conciliación

Se archiva las conciliaciones cuentas mes a mes, y con los respectivos soportes , extractos bancarios, notas adjuntas y libros auxiliares generados en la carpeta correspondiente


Carpeta archivada con la Conciliación Bancaria

Control de cambios



1 Se adopta para la realización de la conciliación bancaria de las cuentas de ahorros y corrientes suscritas por la

Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

PROCEDIMIENTO: EJECUCIONES PRESUPUESTALES

Código:

05 – 07 – PR - 033

Proceso: Gestión Financiera Versión:1

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1. OBJETIVO Definir las actividades de ejecución, control y seguimiento de los recursos financieros de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, con el fin de evidenciar de manera veraz, confiable, razonable y oportuna las transacciones, hechos y operaciones financieras y económicas de la empresa. 2. ALCANCE. El procedimiento inicia con la recepción del decreto de Presupuesto para ser ejecutado en la vigencia y termina con el informe de ejecución de ingresos y gastos. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: DIRECCIÓN FINANCIERA

4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN a) Políticas de operación: El Director Financiero y su grupo de trabajo son los encargados del manejo y registro de las operaciones presupuestales y tienen a cargo el control y seguimiento al comportamiento de la ejecución presupuestal. b) Control de la conformidad del producto: Se tendrán en cuenta los parámetros establecidos para la ejecución presupuestal, se examina, verifica su constancia y confiabilidad, que finaliza con la aprobación del Jefe de la Dirección Financiera


Código:

05 – 07 – PR - 033


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5. NORMATIVIDAD.

Constitución Política de Colombia

Decreto 111 de 1996

Ordenanza N° 227 de 2014 Estatuto Orgánico del Presupuesto del Departamento

Ley 819 de 2003

Aspectos generales del proceso presupuestal de los órganos que conforman el presupuesto general de la nación


de 375


Código:

05 – 07 – PR - 033


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N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y CONTROLES RESPONSABLE FORMATOS/ REGISTROS ASOCIADOS

1.

Ingresar el Presupuesto aprobado al Sistema. Se debe tener el Presupuesto aprobado, se ingresa al sistema para su ejecución, expedición de disponibilidades y registros presupuestales

Dirección Financiera Presupuesto Liquidado

2. Clasificar y codificar los rubros presupuestales. Dirección Financiera NA

3 Recibir solicitud de CDP. Dirección Financiera Solicitud de CDP

4.

Verificar disponibilidad.

La Dirección Financiera debe verificar el saldo de apropiación del rubro solicitado, el plan de compras y el presupuesto liquidado, con el fin de determinar si es posible expedir el CDP solicitado.

Dirección Financiera NA

5.

Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal. La Dirección Financiera debe asignar el número consecutivo del CDP, e indicar el valor, rubro y concepto del gasto.

Dirección Financiera Certificado de Disponibilidad Presupuestal

6. Solicitar recibo de copia del CDP. Solicitante NA


Código:

05 – 07 – PR - 033


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7. Recibir solicitud de registro presupuestal. Dirección Financiera Solicitud de RP

8.

Expedir certificado de registro presupuestal. La Dirección Financiera debe verificar el saldo de apropiación, los datos de la solicitud y el contrato que ampara el Registro Presupuestal solicitado.


Certificado de Registro Presupuestal

9. Remitir certificado de registro presupuestal a la Oficina Jurídica. Solicitante NA

Control de cambios



1 Se adopta para ejecutar el presupuesto de ingresos y gastos de la

EIC.

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE BALANCES Y ESTADOS FINANCIEROS

Código:

05 – 07 – PR - 034


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1. OBJETIVO Proporcionar de forma oportuna y confiable los estados financieros, informes y reportes contables de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa ajustadas a la normatividad vigente, de manera que estos revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la empresa y que permita la toma de decisiones. Para ello es necesario realizar las gestiones administrativas necesarias para mantener la depuración permanente de las cifras y demás información contable de conformidad con el plan general de contabilidad pública. 2. ALCANCE. El procedimiento inicia con el registro de operaciones de todos los derechos y obligaciones que afecten la situación patrimonial de la entidad y va hasta la aprobación del Balance y los Estados Financieros por el Gerente y la Junta Directiva. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: DIRECCIÓN FINANCIERA 4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN

a) Políticas de operación: La elaboración de Balances y Estados Financieros debe cumplir con las especificaciones, estar de acuerdo con los principios de Contabilidad, y ceñirse a la norma vigente con forme las leyes y normas; teniendo concordancia con los hechos económicos que suceden en la EIC



Código:

05 – 07 – PR - 034


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Las personas del área de trabajo deben asumir la responsabilidad y cumplimiento de la elaboración de balances y estados financieros y de las funciones asignadas a los responsables de cada una de las cuentas principales que conforma el balance.

5. NORMATIVIDAD.

Decreto 111 de 1996: Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Ordenanza N° 227 de 2014 Estatuto Orgánico del Presupuesto del Departamento

Decreto 2649 de 1993. Art 19 y 45 a 114

Decreto 1878 de 2008. Por medio del cual se modifica parcialmente el decreto 2649 de 1993 y se dictan otras disposiciones.

Ley 222 de 1995


de 375


Código:

05 – 07 – PR - 034


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1. Imprimir los libros auxiliares de contabilidad Dirección Financiera Libros auxiliares de

contabilidad

2. Revisar y analizar las cuentas del balance Dirección Financiera NA

3. Revisar las provisiones y ajustes del caso. Dirección Financiera NA

4. Revisar las provisiones de nómina Dirección Financiera NA

5. Determinar la utilidad y nuevos saldos de las cuentas del balance. Dirección Financiera NA

6. Imprimir el estado de resultados y el balance general. Dirección Financiera NA

7. Enviar el estado de resultados y el balance general para revisión de la Gerencia, el Revisor Fiscal y la Oficina de Control Interno.

Dirección Financiera NA

8. Revisar y dar visto bueno al Balance y Estados Financieros Gerente

Revisor Fiscal Balance y Estados

Financieros

9. Aprobar el Balance y Estados Financieros Junta Directiva Balance y Estados

Financieros

10. Archivar el Balance y Estados Financieros. Dirección Financiera NA


Código:

05 – 07 – PR - 034


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Control de cambios



1 Se adopta para elaborar el balance y los estados financieros de la

EIC.

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMES PARA LA CONTRALORÍA

DEPARTAMENTAL, CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y DIAN Código: 05 – 07 – PR - 035


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1. OBJETIVO Elaborar los informes solicitados y exigidos por la Contraloría Departamental, Contaduría General de la Nación y DIAN a la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa según normatividad vigente.

2. ALCANCE

Inicia con la recepción, revisión y consolidación de información hasta a la emisión de informes para los entes de Control. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: DIRECCIÓN FINANCIERA


a) Políticas de Operación

Los entes de control tienen aplicativos y/o formatos que determinas las directrices, debe dárseles estricto cumplimiento para la elaboración de informes, se validan por el Gerente y la oficina de Control Interno para presentan dentro de los plazos establecidos por cada ente de control.

5. NORMATIVIDAD

Resolución Orgánica 7350 de 2013

Resolución Orgánica 5993 de 2008

Resolución Orgánica Nº 7350 de Noviembre 29 de 2013. Por la cual se modifica la Resolución Orgánica No 6289 del 8 de marzo del 2011 que "Establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes – SIRECI, que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República" .

CONPES 3654 de 2010

Circular 002 de 2010




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de 375

Dirección Financiera Oficina de Control Interno Gerencia

INICIO

1. Recibir información

Subgerencia

2. Revisar y consolidar información

3. Diligenciar formatos

4. Elaborar informes preliminares

¿Se requieren ajuste?

6. Entregar informes

5. Aprobar informes

8. Archivar informes

7. Distribuir informes finales

FIN

SI

NO




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1.

Recibir Información Se recibe por parte de las áreas misionales y de apoyo la información acerca de la gestión realizada en cada vigencia, impresiones para la revisión de cuentas a relacionar, ingresos y egresos mensuales del balance, saldos de contabilidad y demás según requerimientos del informe al ente de Control

Dirección Financiera Oficios de Solicitud de Información

2. Revisar y Consolidar la Información Se revisa y consolida toda la información reportada por cada área


3.

Diligenciar Formatos Relacionar la información obtenida en los formatos establecidos por cada ente de Control (Contraloría Departamental, Contaduría General de la Nación o DIAN)

Dirección Financiera Formatos (Entes de Control)

4.

Elaborar Informes Preliminares A partir de la información registrada se generan los informes correspondientes para que el Jefe de Área dé el visto bueno y posterior a ello se envié a Gerencia para su respectiva firma.


Informes Preliminares

5.

Aprobar informes Cuando sean remitidos a Gerencia, se revisan y se harán las correcciones pertinentes. ¿Se requieren ajustes? SI: Ir a la actividad 4. NO: Ir a la actividad 6.

Gerencia

Aprobación de Informes




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6.

Entregar Informes Tiene como labor verificar que los informes correspondan a los periodos reportados.

Dirección Financiera y

Oficina de Control Interno

Informe Definitivo

7. Distribuir informes Finales Hechas las correcciones se remiten a los organismos pertinentes a través de los mecanismos de reportes que se establecieron.


8. Archivar Informes Se hace una copia del Informe y se folia según corresponda

Subgerencia

Archivo del Informe en folio

Control de cambios



1 Se adopta para elaborar los informes solicitados y exigidos por la

Contraloría Departamental, Contaduría General de la Nación y DIAN

PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CAJA MENOR Código:

05 – 07 – PR - 036


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1. OBJETIVO Adelantar las acciones para para la apertura, reembolso, legalización y control de los pagos menores a través de la caja menor, para el adecuado manejo y normal desarrollo de las actividades de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la reglamentación de la caja menor, solicitud de rubros y montos presupuestales a utilizar y se determina el valor de la caja menor mediante acto administrativo


4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN a) Políticas de Operación:

La responsabilidad sobre los dineros entregados como base para la caja menor es exclusiva del empleado a quien se le delega el manejo de la caja menor. Control Interno, el Revisor Fiscal y la Dirección Administrativa y Financiera o a quien se delegue podrán en cualquier momento y cuando lo estimen necesario, solicitar al responsable del manejo de la caja menor rendir cuentas sobre los fondos depositados en la misma y los soportes de los gastos efectuados.

5. NORMATIVIDAD

Norma NTC-ISO-9000:2000 Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario.

Norma NTC-ISO-9001:2000 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos

Ordenanza 227 de 2014. Estatuto Orgánico del Presupuesto del Departamento de Cundinamarca


05 – 07 – PR - 036


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Ley 1593 de 2012



de 375


05 – 07 – PR - 036


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Reglamentar Caja Menor

Reglamentar en forma clara y precisa los métodos y procedimientos para el manejo contable de la cajas menor

Subgerencia Acto Administrativo

2.

Solicitar gasto de caja menor

Se recibe la cuenta de los bienes o servicios solicitados por el área interesada

Área Solicitante Solicitud escrita

3. Recibir Solicitud

Se recibe y se estudia la solicitud y en relación con los saldos disponibles Subgerencia Solicitud de Gasto

4.

Certificar existencia de recursos

El responsable de la caja menor debe certificar que el elemento a comprar no se encuentre en la existencia del inventario del almacén.

Dirección Financiera Certificación de Existencia

5. Aprobar solicitud

Se hace un vale provisional para cada gasto, y una vez efectuada la compra

Dirección Financiera Vale Provisional


05 – 07 – PR - 036


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REGISTROS ASOCIADOS

se remite al área para su respectiva comprobación

6.

Verificar Compra

Se legaliza y se da el visto bueno verificando el recibo de pago con los respectivos soportes y aprobados por los funcionarios responsables


Recibo de Pago

7.

Relacionar Información

En una matriz se relacionan los gastos y compra de bienes y/o servicios en la caja menor según sea el caso, validando también los recibos de pago y aclarando que si es un bien devolutivo debe hacerse la copia de la factura al almacén y la elaboración del comprobante ingreso como existencia.


Relación de gastos en matriz

8.

Verificar efectivo

Se verifica junto con el ordenador del gasto cual es el saldo de la caja menor, en caso de no haber efectivo se procede a reembolsar nuevamente el valor total de los gastos, mediante el giro de un cheque de la cuenta que está destinada para el manejo de la misma.



05 – 07 – PR - 036


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REGISTROS ASOCIADOS

9.

Radicar reembolso de caja menor Se efectuara el rembolso del valor total de los gastos una vez al mes mediante solicitud sin obviar los documentos, formatos y demás soportes definiendo los montos por los rubros utilizados.


Solicitud de Reembolso

10.

Generar resolución Cuando se han verificado los rubros utilizados, SI requiere modificaciones ir a la actividad 8, si NO requiere modificaciones se procede a expedir una resolución para el reintegro del efectivo a la caja menor.


Resolución

11.

Generar orden de Pago y Cheque Verificada la información se genera una orden de pago y posteriormente un cheque que se consiga en la cuenta de caja menor para el respectivo reembolso.


Orden de Pago y Cheque


05 – 07 – PR - 036


Página 269 de 375

Control de cambios



1 Se adopta para adelantar las acciones para para la

apertura, reembolso, legalización y control de los pagos menores a través de la caja menor

PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y COBRO Código:

05 – 07 – PR - 037


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1. OBJETIVO Garantizar la sostenibilidad financiera de la empresa a través de las actividades pertenecientes al recaudo del conjunto de activos de las facturas emitidas por los servicios prestados por parte de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE

Inicia con la radicación del formato de solicitud de facturación por cada uno de los servicios que la entidad presta debidamente discriminada, de acuerdo a las condiciones y formas de pago establecidas.



a) Políticas de operación :

Realizar seguimiento continuo que permita a la EIC para que mantenga un flujo de caja mensual constante que cumpla con las di ferentes obligaciones financieras.


El responsable de cada área realiza la solicitud de facturación o elaboración de cuenta de cobro que se remite a la Dirección Financiera, que debe ser enviada por correo electrónico o física un día antes de requerir el trámite de cobro.


05 – 07 – PR - 037


Página 271 de 375

5. NORMATIVIDAD

Código de Comercio



Ley 142 de 1994. Título VIII. Art 130


de 375


05 – 07 – PR - 037


Página 273 de 375



REGISTROS ASOCIADOS

1.

Realizar solicitud escrita

Se hace una solicitud escrita por parte del área interesada indicando el concepto y el valor que se debe cobrar.

Área solicitante Informes, cuentas de cobro

2

Aprobar solicitud de Cobro

Se relacionan las facturas emitidas en un archivo, se remite al Director (a) Financiero (a) para el visto bueno y aprobación para expedición de las mismas.

Dirección Financiera Aprobación de Factura de Cobro

3.

Elaborar factura

Revisada la información y teniendo los reportes de tesorería se verifica que el cliente este en la base de datos y se procede a diligenciar la factura de cuenta por cobrar. Se realizan los registros contables en el aplicativo HASS, para que luego se pueda emitir dicha factura.

Dirección Financiera Factura de Cobro

4. Entregar Facturas de cobro

Se radica la factura al área solicitante para que le notifique y entregue

Dirección Financiera Oficio de Notificación y Factura

Emitida


05 – 07 – PR - 037


Página 274 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

mediante oficio la factura de cuenta de cobro.

5.

Pagar factura de cobro

Hecha la notificación, el cliente procede a cancelar la respectiva factura en el banco asignado; y seguido a esto se notificara a la Entidad por parte del Banco que la factura fue cancelada.

Cliente

Factura Cancelada

6.

Hacer seguimiento de facturas

Si en el plazo establecido no se generó el pago se procede a realizar una llamada al cliente para el recordatorio de pago y se continua con el seguimiento de pago de factura

¿El cliente ya cancelo?

SI: Ir actividad 9

NO: Ir actividad 7


N/A

7.

Gestionar el cobro

Se realizara la gestión del cobro de forma conjunta con las áreas que suministraron el servicio al cliente, primero se realiza un cobro persuasivo (notificación escrita y llamada) y luego cobro coactivo (proceso

Área que suministro el Servicio


Notificación Telefónica y Escrita


05 – 07 – PR - 037


Página 275 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

administrativo) que deberá ser adelantado por la Oficina Asesora Jurídica Oficina Jurídica

8.

Notificar el Cobro Jurídico

El responsable de la cartera hace la recolección de los soportes físicos (Facturas, cuentas, notificaciones) y notifica que está en mora más de sesenta (60) días para que se efectué el respectivo cobro Jurídico

Oficina Jurídica

N/A

9

Hacer recibo de caja

Una vez el cliente presenta la factura se procede a generar un recibo de caja en el aplicativo Hass


Recibo de caja

10

Realizar registro contable

Se hace un registro contable teniendo como soporte la consignación que hace el cliente


Registro en el aplicativo HASS

11

Realizar interfase

La información del aplicativo Consulsoft que es para facturación de arrendamientos y la información generada en el aplicativo Hass para el tema de recaudos se compila en un documento llamado “cuadre diario de caja”


N/A


05 – 07 – PR - 037


Página 276 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

12 Archivar

Se recopila copia de toda la información y se archiva mensualmente.


N/A

Control de cambios



1 Se adopta para gestionar la facturación y cobro de los

recursos dela EIC por los servicios prestados.

PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CANON DE ARRENDAMIENTO Código: 05 – 07 – PR - 038


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1. OBJETIVO Normalizar la secuencia de actividades para elaborar, prorrogar, y legalizar los contratos de arrendamiento de los bienes inmuebles de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa mediante la modalidad de contratación directa.

2. ALCANCE

Este proceso inicia desde el contrato realizado entre el propietario (arrendador) y finaliza cunado la EIC ha recaudado el valor del canon mensual que cancela el arrendador, a su vez se hace el respectivo giro al propietario.




La Dirección Financiera determina mediante la elaboración de estudios del mercado inmobiliario que le permita establecer directrices sobre el costo - beneficio, determinar criterios de factibilidad técnica y funcional, ubicación estratégica y usos de espacios; justificando y especificando al cliente cuál es el tipo de inmueble que requiere el cliente de acuerdo a su necesidad real y funcional encargándose de los trámites pertinentes para la ejecución de contratos de canon de arrendamiento a cargo de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa EIC.


Mensualmente se genera la facturación del canon de arrendamiento y se hacen los trámites correspondientes para cobrar los cánones de arrendamiento.

5. NORMATIVIDAD



Página 278 de 375

Código de comercio

Ley 56 de 1985

Ley 242 de 1995


Ley 788 de 2002

Decreto 522 de 2003

Ley 820 de 2003



de 375



Página 280 de 375



RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

1. Consolidar Facturación

Se hace una consolidación de todas las facturas generadas en el mes Dirección Financiera N/A

2

Imprimir base de datos

Se imprime la base de datos que se ha hecho en Excel para saber cuáles son los giros que hay que realizar y se verifica cual es la comisión

Dirección Financiera Base de datos

3

Realizar giro al arrendador

Se hace el giro automático (se crea mes siguiente en el sistema), el complemento de esta actividad es la N° 10 de este procedimiento.


4

Causar Facturación

En el aplicativo Consulsoft luego de tener esta relación de datos se causa toda la facturación

Dirección Financiera Facturación del mes

5

Notificar factura

Se hace llegar al arrendatario la factura correspondiente al mes




Página 281 de 375


RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

6

Generar archivo plano

Luego se genera un archivo plano para revisar cartera y se hace la causación del mes actual

¿El Arrendatario cancelo?

SI: Ir a la actividad N° 10

NO: Ir a la actividad N° 7


Archivo Plano

7

Diligenciar formato

En caso de haber morosos de más de un mes, se diligencia el formato del asegura y se anexa copia del contrato


Formato Aseguradora

8 Radicar reporte a la Aseguradora

Se radica a la aseguradora


N/A

9

Recibir notificación del reporte

Se recibe el formato que tiene la aseguradora para que certifique que recibió el reporte


Reporte de la aseguradora diligenciado

10 Archivar información



Página 282 de 375


RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

Para el caso de quienes ya habían cancelado se archiva copia de factura, y para quienes no se archiva la notificación enviada por la aseguradora.


11

Organizar base de datos para giros

Para realizar el giro contemplado en la Actividad N° 3 de este Procedimiento que se hace mes siguiente. Se imprimen dichos extractos del propietario del inmueble (que bien puede ser una entidad pública o particulares) en donde se relaciona lo que se causó, lo que se pagó y lo que se debe girar al propietario.


Extractos

12

Aprobar Disponibilidad

Luego se anexa ese extracto al giro automático. Actividad N° 3 y se remite al Director (a) Financiero (a), para que autorice la disponibilidad del giro.

Dirección financiera

N/A

Control de cambios



1 Se adopta para realizar la facturación de canon de

arrendamiento por parte de la EIC.

PROCEDIMIENTO: TESORERÍA Código:

05 – 07 – PR - 039


Página 283 de 375

1. OBJETIVO Garantizar que la gestión y control de los ingresos y egresos que se manejen en los diferentes contratos, acuerdos, convenios y demás actividades que generen valor económico a la empresa, procesamiento de la información de libros contables y/o registro en el sistema automatizado, gestionar tramites con las entidades bancarias y definir parámetros que permitan facilidad en la contabilización, seguimiento y trazabi lidad de la información contable de la Empresa inmobiliaria Cundinamarquesa – EIC.

2. ALCANCE

Abarca todas las obligaciones que se contraen con la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa - EIC, y que la misma contrae con otras entidades, desde el momento en que se causa hasta el momento se cancelación o pago



c) Políticas de Operación :

La Dirección Financiera establece las directrices para realizar un control efectivo del procedimiento de ingresos y pagos para el perfeccionamiento y cumplimiento total o parcial de los compromisos adquiridos; equivalente al valor de los servicios prestados y demás exigibles pendientes.

d) Control de la conformidad del producto:

Se solicitan los documentos requeridos para tramitar, y que depende del tipo de transacción a realizar verificando el estado de cuenta en donde se efectúa un control de las diferentes obligaciones: viáticos, proveedores, parafiscales y demás creedores.


05 – 07 – PR - 039


Página 284 de 375

5. NORMATIVIDAD


Decreto 111 de 1996

Plan General de Contabilidad Pública


de 375

APERTURAS Y/O CANCELACION DE CUENTAS BANCARIAS

Página 286 de 375


05 – 07 – PR - 039


Página 287 de 375



RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

1

Revisar información

Se revisa y verifica la documentación soporte que acompaña a la obligación X:(viáticos, proveedores, parafiscales y demás creedores)

Si son clientes/ proveedores ir a la Actividad N° 3

Si son otro tipo de obligaciones, ir a la actividad N° 9.

La Actividad de facturación y recibos de cajas se encuentran en el procedimiento 05-07-PR-037

Dirección Financiera Solicitud de pago con soportes

2

Recibir soportes del cliente o proveedor

El cliente/proveedor externo presenta la cuenta de cobro al área con la cual contrato

Cliente / Proveedor Externo

N/A

3

Revisar Cuenta de cobro

Revisar la cuenta de cobro, que cumpla con todos los requisitos

Área Responsable

N/A


05 – 07 – PR - 039


Página 288 de 375


RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

¿La cuenta cumple con los requisitos?

SI: Ir a la Actividad N°

NO: Ir a la Actividad N°

4 Radicar cuenta

Se radica la cuenta de cobro a Talento humano Área Responsable

Registro de ajustes de documentos

5

Enviar relación de datos

Talento humano envía un archivo plano que relaciona los datos del cliente/ proveedor externo para realizar el respectivo pago

Subgerencia N/A

6 Enviar soportes a Tesorería

Revisada la cuenta se envía a tesorería para efectuar el pago


N/A

7

Realizar la orden de pago

Luego de haber verificados los documentos, se ingresa al aplicativo HASS teniendo en cuenta los parámetros que establece la ley, generando la orden de pago presupuestal


Orden de Pago


05 – 07 – PR - 039


Página 289 de 375


RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

8

Verificar orden de pago

Una vez impresa la orden de pago, se debe dar el visto bueno por el jefe del área para su aprobación.

¿La Orden de pago requiere ajuste?

SI: Ir a la actividad N° 7.

NO: Ir a la actividad N° 8.


N/A

9

Definir la modalidad de egreso

En tesorería se define la modalidad pago (son dos): 1) pago mediante transferencia electrónica. 2) Mediante giro de chuque a cada uno de los beneficiarios de los pagos.

Si es la segunda modalidad, se hace firmar el chuque por el gerente general y queda en custodia hasta que se haya reclamado, luego de ser entregado se archiva de manera consecutiva.


Cheque o Transferencia Electrónica

10 Registrar movimientos

Luego de que se aprobaron las órdenes de pago, se efectúan los registros en

Dirección Financiera Registro en los libros contables


05 – 07 – PR - 039


Página 290 de 375


RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

los libros contables y en el aplicativo HASS que se maneja en tesorería

APERTURAS Y/O CANCELACION DE CUENTAS BANCARIAS

1

Solicitar apertura o cancelación de cuenta

El área interesada realiza una solicitud escrita para la apertura o cancelación de una cuenta bancaria.

Si es apertura de cuenta ir a la actividad N° 2

Si es cancelación de cuenta ir a la Actividad N° 7

Área Solicitante

Solicitud Escrita

2

Comunicar apertura de cuenta

Luego de recibir la solicitud, el Director (a) Financiero (a) comunica en donde se abrirá la cuenta bancaria


N/A

3

Diligenciar formularios del banco

Se diligencia los formatos que el banco solicita para la apertura de cuenta bancaria


Formatos diligenciados


05 – 07 – PR - 039


Página 291 de 375


RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

4

Notificar a la EIC la apertura de cuenta

Cuando el banco ha realizado el estudio para la apertura de cuenta notifica a la EIC la apertura de la cuenta bancaria y cómo será el manejo de esta

Entidad Bancaria

N/A

5

Notificar al Área Solicitante

Se notifica al área solicitante de la apertura de cuenta, entregando copia de la notificación que envía el banco


N/A

6

Archivar soportes de apertura de cuenta

Se archiva toda la documentación respecto a la apertura de la cuenta bancaria. Aquí terminan las actividades respecto a la apertura de cuenta bancaria.

Dirección Financieras

N/A

7

Enviar Solicitud al banco

Se envía oficio a la entidad bancaria solicitando la cancelación de la cuenta bancaria


Solicitud escrita para cancelación

8 Expedir certificación

El banco expide una certificación en donde informa el valor por el cual se

Entidad Bancaria N/A


05 – 07 – PR - 039


Página 292 de 375


RESPONSABLE


FORMATOS/

REGISTROS ASOCIADOS

canceló y la fecha en la que se cancela la cuenta

9

Realizar anotación bancaria

Con el documento que expide el banco se hace una anotación bancaria y se informa al contador para que efectué las devoluciones


Nota bancaria

10

Enviar información

Luego se envía la información del cierre de cuenta y el valor de la devolución para que el contador las haga efectivas


N/A

11

Hacer informe

El contador estructura un documento llamado COM, con él, el (la) encargado (a) tesorería realiza el respectivo giro mediante comprobante de egreso

Contador

Documento COM

12

Archivar soportes de cancelación de cuenta

Se archiva toda la documentación respecto a la cancelación de la cuenta bancaria.

Dirección Financieras

N/A


05 – 07 – PR - 039


Página 293 de 375

Control de cambios



1 Se adopta para realizar las actividades de tesorería

asumidas por la EIC.

PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CAJA MENOR

Código:

05 – 07 – PR - 040


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1. OBJETIVO.

Analizar y verificar las transacciones realizadas por las dependencias con el fin de velar por la correcta ejecución de los recursos de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE El procedimiento inicia con la elaboración del cronograma para el arqueo de caja y finaliza con el envío del informe de hallazgos al jefe de área.


4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN a) Políticas de Operación :

Las directrices de este procedimiento son establecidas por el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien, según el decreto 0245 de 2015, es el encargado de verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos.


Una vez realizado el arqueo de caja menor, se realiza un informe de hallazgos el cuál debe estar firmado a conformidad por el encargado de la caja menor.

5. Normatividad.


Código:

05 – 07 – PR - 040


Página 295 de 375

Decreto 0245 de 2015 de la EIC. Decreto 1537 de 2001 Ley 87 de 1993


de 375


Código:

05 – 07 – PR - 040


Página 297 de 375



REGISTROS ASOCIADOS

1.

Establecer el cronograma de arqueo de caja

El jefe de Control Interno elabora el cronograma de arqueo de caja de las operaciones de la Dirección Financiera, la Dirección Técnica y de Proyectos, la Dirección de Comercialización Inmobiliaria y la Subgerencia.

Oficina de Control Interno. Cronograma.

2. Citar al responsable de la caja mejor según lo establecido en el cronograma.

Oficina de Control Interno. Oficio.

E-mail.

3.

Realizar arqueo de efectivo en caja menor.

Hacer la relación del efectivo que se tiene en la caja menor.

Se realiza el conteo del efectivo que haya en la caja menor hasta la fecha de arqueo.


Formato de Arqueo de Caja por dependencia.

4. Hacer la relación del monto asignado y el monto gastado.

Se determina si el monto asignado a la dependencia corresponde al


Código:

05 – 07 – PR - 040


Página 298 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

monto gastado.

Si la dependencia ha gastado más de lo asignado se debe anotar el hallazgo en el informe de arqueo.


Área responsable.

Formato de Arqueo de Caja por dependencia.

5.

Solicitar los soportes de gastos.

Se debe solicitar los soportes de los gastos legalizados y los gastos provisionales (los que no están legalizados) y los soportes del mismo para legalizar.


Oficio.

E-mail.

6.

Sumar los montos legales y provisionales y comparar el resultado con el monto asignado en la caja menor

¿Las sumas son iguales al monto asignado?

SI: Ir al paso 7.

NO: Ir al paso 8.


NA

7. Enviar un oficio al jefe de área informando que no hubo hallazgos Oficina de Control Interno. Oficio de hallazgos.


Código:

05 – 07 – PR - 040


Página 299 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

en el arqueo de caja.

Este oficio debe ir firmado a conformidad por la persona encargada de la caja menor.

8.

Enviar un oficio al jefe de área con el informe de la situación, el monto faltante, las observaciones y las fallas.

Este oficio debe ir firmado a conformidad por la persona encargada de la caja menor.

Oficina de Control Interno. Oficio de hallazgos.

9.

Hacer el saneamiento de la deuda mirando cuales son los vales que faltan.

El encargado de la caja menor debe sanear la deuda justificando el monto faltante y proporcionando dicho valor.


Área responsable.

NA

10. Archivar el informe de Arqueo de Caja. Oficina de Control Interno. NA


Código:

05 – 07 – PR - 040


Página 300 de 375

Control de cambios



1

Se adopta para analizar y verificar las transacciones realizadas por las dependencias con el fin de velar por la

correcta ejecución de los recursos de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa

PROCEDIMIENTO: ASESORIA JURÍDICA A LAS ÁREAS MISIONALES,

ESTRATÉGICAS Y DE APOYO

Código:

03 – 08 – PR - 041

Proceso: Gestión Jurídica Versión: 1

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1. OBJETIVO Brindar asesoramiento en temas jurídicos a las áreas misionales, estratégicas y de apoyo de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa con el fin de garantizar la legalidad en las relaciones y actividades internas y externas.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud escrita del área interesada y finaliza con la respuesta del área jurídica.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: OFICINA JURÍDICA


a) Políticas de operación: Los criterios que determinan el desarrollo de este procedimiento son establecidos por el Jefe de la Oficina Jurídica, quien d ictamina la complejidad de la solicitud y establece los parámetros para dar la respuesta al área solicitante. b) Control de la conformidad del producto:



Código:

03 – 08 – PR - 041


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Cada concepto o asesoría es examinada por el Jefe de la Oficina Jurídica, quien determina si la respuesta es completa y coherente con la solicitud.

5. NORMATIVIDAD.

Constitución Política de Colombia.

Resolución 46 de 2014.


de 375



Código:

03 – 08 – PR - 041


Página 304 de 375



REGISTROS ASOCIADOS

1.

Solicitar asesoramiento jurídico.

Por medio verbal o escrito se pude realizar la solicitud de asesoramiento.

Se puede presentar una solicitud de asesoría interna o externa; la primera se relaciona con actividades internas de la empresa; la segunda hace referencia a las solicitudes de conciliación o demandas en que se ve involucrada la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

Área interesada. Correo electrónico o Solicitud

formal.

2.

Evaluar la complejidad del tema.

A partir de la complejidad del tema se puede resolver si se requiere realizar un comité para tomar una decisión o dar respuesta.

Si la asesoría es interna, el comité estará compuesto por los abogados del Área Jurídica.

Si la asesoría es externa, el comité estará compuesto por todos los jefes de área.

Oficina Jurídica. NA



Código:

03 – 08 – PR - 041


Página 305 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

¿Se requiere hacer un comité?

SI: Ir a actividad 3.

NO: Ir a actividad 4.

3.

Evaluar el tema en Comité

El comité se debe reunir para evaluar todos los aspectos del tema y dar una respuesta o tomar la decisión más favorable para la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

Comité Acta de Comité Jurídico

4. Dar respuesta a la solicitud.

Dejar por medio escrito la respuesta a la solicitud o la decisión tomada. Oficina Jurídica.

Documento de respuesta a la solicitud.

5. Remitir la respuesta al área o persona interesada. Oficina Jurídica Correo electrónico u oficio.



Código:

03 – 08 – PR - 041


Página 306 de 375

Control de cambios



1 Se adopta para

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES Código:

03 – 08 – PR - 042


Página 307 de 375

1. OBJETIVO.

Definir las actividades necesarias para seleccionar y posteriormente vincular al personal competente mediante contratos de prestación de servicios personales, que esté capacitado y que sea potencialmente calificado para la ejecución de actividades específicas según las necesidades de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE EL procedimiento inicia el momento en que se identifica la necesidad del servicio hasta la liquidación del contrato de Prestación de Servicios




Las directrices para el desarrollo de este procedimiento deben garantizar y verificar que el perfil sea idóneo, atendiendo la exigencia de requisitos necesarios que debe cumplir la persona que suscriba la Orden de Prestación de Servicios; se tiene en cuenta los fundamentos que brindan los Sistemas de Gestión de Calidad.

b) Control de la conformidad del producto: Se analiza el perfil del candidato, teniendo en cuenta el régimen de inhabilidades e incompatibilidades que se establecen en la ley.


03 – 08 – PR - 042


Página 308 de 375

5. NORMATIVIDAD

Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Artículo 23 Código Sustantivo del Trabajo

Ley 57 de 1887, Código Civil


de 375


03 – 08 – PR - 042


Página 311 de 375



REGISTROS ASOCIADOS

1.

Identificar la necesidad y elaborar estudios previos.

Teniendo en cuenta que algunas funciones o actividades requieren de personal que realicen actividades específicas, se realizar un estudio del personal idóneo y con experiencia acreditada para cumplir funciones detalladas que le asigne la EIC.

Área Solicitante Estudios previos

2.

Expedir certificado de inexistencia de personal.

Expedir un certificado de que no existe el personal idóneo para el desarrollo de las funciones.

Subgerencia Certificado de inexistencia de

personal.

3.

Autorizar contratación

Se autoriza la contratación para escoger al mejor candidato para el desarrollo de las actividades.

Gerente NA

4. Solicitar CDP

Se hace la solicitud del CDP para la autorización por el ordenador del gasto. Área Solicitante Solicitud de CDP


03 – 08 – PR - 042


Página 312 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

5. Expedir CDP

El responsable ingresa los datos al aplicativo HASS para que expida el CDP Dirección Financiera

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

6. Realizar Convocatoria

Se selección al contratista mediante convocatoria. Área Solicitante NA

7. Seleccionar mejor propuesta

Seleccionar hoja de vida de acuerdo a la idoneidad y los perfiles exigidos. Área Solicitante NA

8.

Enviar información pertinente para la realización del Contrato

El área solicitante debe consolidar la documentación requerida y remitir a la Oficina Jurídica para la realización del Contrato.

Área Solicitante

Solicitud de contratación y soportes

9.

Tramitar la suscripción del contrato de prestación de servicios. Con la información proporcionada por el área solicitante, la Oficina Jurídica procede a revisar los estudios previos, la hoja de vida de la persona seleccionada, la afiliación a salud, pensión, plazos, recursos amparados y demás requisitos exigidos por la ley y procede a elaborar el contrato. Luego tramita su aprobación y firma.

Oficina Jurídica

Contrato suscrito Resolución de Supervisión

Solicitud de Registro Presupuestal


03 – 08 – PR - 042


Página 313 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

10. Solicitar registro presupuestal. Oficina Jurídica Registro Presupuestal

11. Expedir registro presupuestal. Dirección Financiera Registro Presupuestal

12.

Constituir Pólizas

El contratista debe radicar las respectivas pólizas según cláusulas del contrato

Contratista

Pólizas

13.

Revisar y aprobar pólizas

La Oficina Jurídica revisa los amparos y plazos de las pólizas presentadas por el contratista con respecto a lo pactado en el contrato y da su respectiva aprobación.

Oficina Jurídica Pólizas aprobadas

14. Suscribir acta de inicio

Suscribir el acta de inicio, verificada la información pertinente.

Área solicitante – Contratista

Acta de Inicio

15. Ejecutar el contrato Contratista Informe de ejecución

16. Realizar la supervisión del contrato. Área solicitante Informe de supervisión

17. Tramitar acta de liquidación Área solicitante y Oficina Acta de liquidación


03 – 08 – PR - 042


Página 314 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

Jurídica

18.

Consolidar informes y soportes.

El área solicitante debe consolidar los documentos contractuales generados durante la prestación del servicio y remitir a la Oficina Jurídica para su archivo.

Área solicitante Memorando y anexos

19. Archivar el expediente contractual. Oficina Jurídica

Control de cambios



1 Se adopta para adelantar la contratación de servicios

personales.

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA Y CONCURSO DE

MÉRITOS

Código:

03 – 08 – PR - 043

Proceso: Gestión Jurídica Versión:

1

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1. OBJETIVO. Realizar el proceso pertinente para la contratación por medio de Licitación o concurso de méritos de los requerimientos identificados por las diferentes áreas con el fin de satisfacer las necesidades y dar cumplimiento a las funciones de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la solicitud de contratación que requiere una determinada área y finaliza con la liquidación del contrato. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: OFICINA JURÍDICA 4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN

a) Políticas de operación: Las directrices técnicas del proceso de contratación son establecidas en el Manual de Contratación de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, por tal motivo no se requiere en este procedimiento planificar el desarrollo de las actividades

b) Control de la conformidad del producto: Los puntos de control se establecen en la etapa precontractual donde el área solicitante, junto con el jefe del área jurídica, revisan que requisitos y los requerimientos de la invitación pública se ajusten a las necesidades del área.

5. NORMATIVIDAD.


MÉRITOS

Código:

03 – 08 – PR - 043

Proceso: Gestión Jurídica Versión:

1

Página 316 de 375

Ley 80 de 1993.

Ley 1150 de 2007.

Resolución 046 de 2014 de la EIC.


de 375

.

de 375


MÉRITOS

Código:

03 – 08 – PR - 043


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REGISTROS ASOCIADOS

1.

Identificar la necesidad a contratar Se hace un estudio de necesidad en compañía del área solicitante, en donde se establezca la justificación, objeto, especificaciones técnicas, calidades y cantidades, el valor del contrato, el plazo, el lugar a ejecutar, forma de pago, obligaciones garantías, propuesta económica, ente otros. Se debe realizar un estudio de mercado de mínimo 3 cotizaciones que fije un promedio del valor a contratar.

Área solicitante. Oficina Jurídica

Requerimientos a contratar

2.

Realizar el pliego de condiciones. Este documento contiene todos los requisitos técnicos, jurídicos y financieros que deben cumplir las personas o entidades que quieran postularse a la convocatoria.

Área solicitante. Oficina Jurídica.

Pliego de condiciones.

3. Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal a la Dirección Financiera.

Área solicitante. NA

4. Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Dirección Financiera. CDP

5. Publicar en el SECOP De conformidad con el artículo 2.2.5. del Decreto 734 de 2012 se deberá

Oficina Jurídica. Publicación de la invitación.


MÉRITOS

Código:

03 – 08 – PR - 043


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REGISTROS ASOCIADOS

publicar en el SECOP:

El aviso de la convocatoria pública.

El proyecto de pliego de condiciones.

El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección.

El acta de audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles (si se requiere).

6.

Dar respuesta a las observaciones. Una vez publicada la convocatoria se puede hacer modificaciones al pliego de condiciones siempre y cuando ésta no modifique el proceso o beneficie a una persona o entidad específica. Así mismo, se debe dar respuesta a las inquietudes de las personas o entidades interesadas.

Área interesada. Oficina Jurídica.

NA

7. Realizar cierre de la convocatoria y recepción de propuestas.

Oficina Jurídica.

NA

8.

Realizar la evaluación técnica, jurídica y financiera. Cada área hace la revisión correspondiente a su competencia, verificando que el proponente cumpla con los requisitos habilitantes. (Si es de mínima cuantía no se hace evaluación financiera.)

Área solicitante. Oficina Jurídica.

Formato de evaluación de proponentes.


MÉRITOS

Código:

03 – 08 – PR - 043


Página 321 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

Si ningún oferente cumple con los requisitos se declara desierta la invitación, vaya al paso 4. Si los documentos requieren subsanarse vaya al paso 8. Si los documentos no requieren subsanarse vaya al paso


9.

Publicar el informe de requisitos habilitantes a subsanar. En caso que exista algún documento subsanable, se le debe notificar al oferente para que este adjunte el documento faltante o cambie algún documento si éste no es legible y se dan dos días de plazo para subsanar dichos documentos. En ningún caso el oferente puede cambiar o mejorar su propuesta técnica.

Oficina Jurídica.

Informe de requisitos habilitantes a subsanar.

10. Revisar requisitos habilitantes subsanables. Área interesada.

Oficina Jurídica. Dirección Financiera.

Documentos de requisitos habilitantes subsanables.

11.

Realizar informe final de evaluación de propuestas. Este informe debe contener la evaluación de cada proponente, dejando en evidencia cuales fueron los requisitos que cumplió y no cumplió. Así mismo, se debe evidenciar cual fue el proponente que cumplió la totalidad de requisitos y por ende a quien se le adjudica el contrato.

Oficina Jurídica.

Informe final de evaluación de propuestas.

12. Publicar el informe final y documentos relacionados en el SECOP. De conformidad con el artículo 2.2.5. del Decreto 734 de 2012 se deberá


MÉRITOS

Código:

03 – 08 – PR - 043


Página 322 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

publicar en el SECOP:

El acto administrativo de suspensión del proceso.

El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.

El acta de cierre del proceso y de recibido de las manifestaciones de interés u ofertas.

Informes de verificación, evaluación y reporte de documentos subsanables.

El acto administrativo de adjudicación del contrato.

El acto de declaratoria de desierta.

El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante.

El acta de liquidación.

Oficina Jurídica.

Publicación documentos en SECOP

13.

Dar respuesta a los reclamos de los proponentes. En caso de existir algún reclamo por parte de un proponente con respecto al proceso, el área respectiva le dará respuesta previa revisión del área jurídica.

Área interesada. Oficina Jurídica.


Respuesta a reclamaciones.

14.

Realizar audiencia de adjudicación. Se realiza la audiencia de adjudicación para dar respuesta a las inquietudes de los proponentes y hacer la asignación del contrato. Por ningún motivo los proponentes podrán anexar algún documento que

Oficina Jurídica.

Acta de adjudicación.


MÉRITOS

Código:

03 – 08 – PR - 043


Página 323 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

mejore o modifique su propuesta. La audiencia se realizará conforme a las reglas establecidas para tal efecto por la entidad y teniendo en cuenta las consideraciones plasmadas en el artículo 3.1.3. del Decreto 734 de 2012.

15.

Elaborar el contrato. Una vez adjudicado el contrato a un proponente se procede a realizar el contrato en donde se establezca el objeto del contrato, monto, plazo de ejecución, calidades y cantidades y demás consideraciones.

Oficina Jurídica.

Contrato.

16. Firmar el contrato Gerente - Proponente.

17.

Realizar el Acta de liquidación. Una vez terminado el plazo de ejecución y las respectivas entregas, se procede a realizar el acta de liquidación del contrato que evidencia el recibido a satisfacción por parte de la inmobiliaria, de acuerdo con los soportes suministrados por el contratista y el supervisor del contrato.

Oficina Jurídica.

Acta de liquidación.

18. Archivar la documentación. Oficina Jurídica. NA

Control de cambios




MÉRITOS

Código:

03 – 08 – PR - 043


Página 324 de 375

1 Se adopta para realizar el proceso pertinente para la contratación por medio de Licitación o concurso de

méritos

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE MÍNIMA Y MENOR CUANTÍA Código:

03 – 08 – PR - 044


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1. OBJETIVO. Realizar el proceso pertinente para la contratación por mínima o menor cuantía de los requerimientos identificados por las di ferentes áreas con el fin de satisfacer las necesidades y dar cumplimiento a las funciones de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

2. ALCANCE El procedimiento inicia con la solicitud de contratación que requiere una determinada área y finaliza con la liquidación del contrato.



Las directrices técnicas del proceso de contratación son establecidas en el Manual de Contratación de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, por tal motivo no se requiere en este procedimiento planificar el desarrollo de las actividades. b) Control de la conformidad del producto:

Los puntos de control se establecen en la etapa precontractual donde el área solicitante, junto con el jefe del área jurídica, revisan que las cláusulas y los requerimientos del contrato se ajusten a las necesidades del área.

5. NORMATIVIDAD.

Ley 80 de 1993.

Ley 1150 de 2007.

Resolución 046 de 2014 de la EIC.


03 – 08 – PR - 044


Página 326 de 375


de 375


03 – 08 – PR - 044


Página 329 de 375



REGISTROS ASOCIADOS

1.

Identificar la necesidad a contratar.

Se hace un estudio de necesidad en compañía del área solicitante, en donde se establezca la justificación, objeto, especificaciones técnicas, calidades y cantidades, el valor del contrato, el plazo, el lugar a ejecutar, forma de pago, obligaciones garantías, propuesta económica, ente otros. Lo anterior en el marco del plan de compras o adquisiciones establecido por la EIC.

Se debe realizar un estudio de mercado que fije un promedio del valor a contratar.

Oficina Jurídica.

Área solicitante. Solicitud escrita.

2.

Establecer el cronograma.

Realizar un cronograma con las fechas establecidas para las observaciones, radicación de documentos, fechas de reclamo y publicación de resultados.

Oficina Jurídica.

Cronograma de cumplimiento de la invitación privada.

3. Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Dirección Financiera CDP

4.

Realizar la invitación directa.

Se realiza la invitación (si es por mínima cuantía se hace la invitación a mínimo dos oferentes; si es por menor cuantía se hace la invitación a mínimo tres oferentes), donde se establezcan los requisitos técnicos, jurídicos y

Oficina Jurídica. Invitación firmada por el

Gerente.


03 – 08 – PR - 044


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REGISTROS ASOCIADOS

financieros que deben cumplir.

5.

Realizar audiencia de cierre.

Esta audiencia se realiza para dejar constancia de los oferentes.

Si no se presenta ningún oferente se declara desierta la invitación. Ir al paso 3.

Oficina Jurídica.

Acta de audiencia.

6.

Realizar la evaluación técnica, jurídica y financiera.

El área solicitante, el área jurídica y el área financiera hacen la revisión correspondiente a su competencia, verificando que el proponente cumpla con los requisitos habilitantes. (Si es de mínima cuantía no se hace evaluación financiera.)

Los requisitos habilitantes que se deben evaluar son los siguientes:

Área jurídica

Capacidad jurídica:

(a) El objeto social de la persona jurídica debe ser coherente con el objeto del contrato.

(b) La calidad de representante legal de quien suscribe la oferta, lo cual se

Oficina Jurídica.

Área solicitante


Formato de verificación de


03 – 08 – PR - 044


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REGISTROS ASOCIADOS

verifica con la inscripción del representante legal en el certificado de existencia y representación legal.

(c) La ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones de la persona jurídica para contratar con el Estado.

Área financiera

Capacidad financiera: La Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa puede exigir una capacidad financiera mínima cuando paga antes de la entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios.

Área solicitante:

Experiencia: Hace referencia a la experiencia del oferente en las actividades objeto del proceso de contratación. Se debe solicitar copias de contratos o certificados expedidos por terceros que hayan recibido del oferente los bienes, obras o servicios objeto del proceso de contratación.

Si ningún oferente cumple con los requisitos se declara desierta la invitación. Ir al paso 3.

Si los documentos requieren subsanarse vaya al paso 7.

Si los documentos no requieren subsanarse vaya al paso 8.

requisitos habilitantes.


03 – 08 – PR - 044


Página 332 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

7.

Enviar oficios de solicitud de subsanación a los proponentes.

En caso que exista algún documento subsanable, se le debe notificar al oferente para que este adjunte el documento faltante o cambie algún documento si éste no es legible y se dan dos días de plazo para subsanar dichos documentos. En ningún caso el oferente puede cambiar o mejorar su propuesta técnica.

Volver al paso 6.

Oficina Jurídica.

Oficio de solicitud de subsanación.

8. Elegir el oferente con el menor valor de propuesta. Oficina Jurídica. NA

9.

Realizar el contrato.

Una vez elegido el ganador, se suscribe el contrato estableciendo los requerimientos, los plazos de entrega, modalidad de pago, entre otros.

Oficina Jurídica.

Contrato

10. Remitir el contrato a Gerencia y al proponente para su firma. Oficina Jurídica. NA

11. Firmar el contrato Gerencia.

Proponente.

NA


03 – 08 – PR - 044


Página 333 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

12.

Expedición de póliza.

Después de notificado de la adjudicación del contrato, el oferente debe pagar una póliza para garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Esta póliza debe ser entregada a la inmobiliaria para ser archivada junto al contrato.

Oferente ganador.

Póliza.

13. Realizar el auto aprobatorio y el acta de inicio. Oficina Jurídica. Auto aprobatorio y Acta de

inicio

14.

Realizar el acta de liquidación.

Una vez terminado el plazo de ejecución y las respectivas entregas, se procede a realizar el acta de liquidación del contrato que evidencia el recibido a satisfacción por parte de la inmobiliaria.

Oficina Jurídica.

Acta de liquidación.

15.

Publicar el proceso de contratación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP)

De conformidad con el artículo 3.5.4. del Decreto 734 de 2012 se debe publicar en el SECOP todos los procedimientos y actos asociados al proceso de contratación.

Oficina Jurídica.

Publicación en el SECOP.

16. Archivar documentación. Oficina Jurídica. NA


03 – 08 – PR - 044


Página 334 de 375

Control de cambios



1 Se adopta para realizar el proceso pertinente para la

contratación por mínima o menor cuantía

PROCEDIMIENTO: PROCESOS DISCIPLINARIOS

Código:

03 – 08 – PR - 045


Página 335 de 375

1. OBJETIVO Proteger los fines de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa, adelantando las actuaciones disciplinarias relacionadas con sus empleados públicos y trabajadores oficiales, determinando así la posible responsabilidad frente a la ocurrencia de conductas disciplinables.

2. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de la petición, queja, reclamo por parte del ciudadano o entidad pública o privada y finaliza con el fallo emitido por las instancias correspondientes.

3. RESPONSABLE: OFICINA JURÍDICA.



La Procuraduría General de la Nación dicta los lineamientos base para el manejo de procesos disciplinarios en las instituciones públicas. Adicionalmente la ley 734 del 2002 establece pautas para el adecuado control sobre la gestión disciplinaria a fin de garantizar que el Proceso Disciplinario se desarrolle razonable e imparcialmente.

b) Control de la conformidad del producto: Con el fin de velar por la imparcialidad de los procesos disciplinarios, todos los procesos serán remitidos a una segunda ins tancia quien determinará si el fallo propuesto al servidor público corresponde a la falta cometida.


Código:

03 – 08 – PR - 045


Página 336 de 375

5. NORMATIVIDAD. Ley 734 de 2002.


de 375


Código:

03 – 08 – PR - 045 Proceso: Gestión Jurídica Versión:

1

Página 338 de 375



REGISTROS ASOCIADOS

1.

Radicar la solicitud. La persona o entidad radica ante la secretaría de gerencia una petición, queja, reclamo explicando los hechos y solicitando la apertura de un proceso disciplinario a un servidor público.

Quejoso Oficio de petición, queja o reclamo.

2. Direccionar la solicitud. El gerente direcciona la solicitud al superior jerárquico para que se inicie el debido proceso.

Gerente. NA

3.

Evaluar la posible comisión de falta disciplinaria. A partir de la exposición de hechos presentada por el solicitante, se determina si es o no necesario abrir un proceso disciplinario. Se establece si la queja que dio inicio al proceso es falsa o falta de fundamentos. ¿Es necesario abrir un proceso disciplinario? SI: Ir a la actividad 4. NO: Ir a la actividad 11.

Oficina Jurídica Expediente disciplinario

4. Revisar el expediente. Se debe investigar si el servidor público ha tenido antes problemas



Código:


1

Página 339 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

de la misma índole.

5. Citar al servidor público implicado. Se le notifica al servidor público la queja presentada en su contra y se le pide acepte o controvierta los hechos.


6.

Iniciar investigación disciplinaria y evaluación del caso. Determinar si los hechos constituye una falta disciplinaria, el perjuicio causado a la administración pública con la falta, y la responsabilidad disciplinaria del investigado.


7. Proyectar el fallo. Se determina cual puede ser la posible sanción al servidor público dependiendo del perjuicio causado a la administración pública.

Oficina Jurídica Fallo de sanción.

8.

Remitir el fallo a la segunda instancia. El Gerente, como segunda instancia, y el jefe de la Oficina Asesora Jurídica examinan el caso y determinan si la sanción es coherente a los hechos y proyectan un fallo definitivo.

Gerencia.

Oficina Jurídica.

9. Notificar al servidor público del fallo. Oficina Jurídica Oficio o Email.

10. Archivar la documentación. Oficina Jurídica Expediente disciplinario


Código:


1

Página 340 de 375

Control de cambios



1 Se adopta para adelantar los procesos disciplinarios de

los empleados públicos y trabajadores oficiales de la EIC.

PROCEDIMIENTO: COBRO POR INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL

Código:


1

Página 341 de 375

1. OBJETIVO Adelantar las acciones necesarias para realizar el cobro por incumplimiento contractual, con el fin de proteger los Intereses de la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa en los contratos que esta suscriba con el fin de salvaguardar el patrimonio de la misma.

2. ALCANCE. El procedimiento inicia con la identificación de las cláusulas o normas incumplidas por parte del contratista y finaliza con el fallo de incumplimiento o no al contrato. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: OFICINA JURÍDICA 4. CONDICIONES ESPECIALES DE OPERACIÓN

a) Política de operación: En la planeación del proceso de contratación, la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa debe identificar las garantías a solicitar de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones del contrato.

5. NORMATIVIDAD.

Decreto 4828 de 2008.

Ley 80 de 1993.


Código:


1

Página 342 de 375


de 375


Código:

03 – 08 – PR - 046


Página 344 de 375



1.

Realizar informe de declaratoria de incumplimiento. El supervisor o interventor del contrato debe realizar un informe dirigido al Gerente y a la Oficina Jurídica solicitando la declaratoria de incumplimiento del contrato, en el cual identifique las obligaciones incumplidas y las razones de ese incumplimiento, así como las multas o la solicitud de siniestrar las pólizas.

Supervisor o interventor del contrato

Informe de declaratoria de incumplimiento.

2.

Revisar la información. Se revisa el informe, se evalúa la solicitud y se dictamina si se requiere audiencia.

Gerencia NA

3. Remitir al área jurídica para citación a audiencia.

4.

Enviar citación al contratista. Se envía la citación al contratista detallando los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente y se expondrán las cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Así mismo se notificará el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia.

Oficina Jurídica. Acta de citación a

audiencia.

5. Realizar la audiencia. Gerencia. NA


Código:

03 – 08 – PR - 046


Página 345 de 375


El Gerente o su delegado presentará al contratista los hechos, las cláusulas posiblemente violadas o incumplidas y la consecuencia de la misma. El representante legal del contratista o su delegado podrá presentar sus descargos rindiendo las explicaciones del caso y podrá aportar pruebas o controvertir las presentadas por la Empresa Inmobiliaria Cundinamarquesa.

Oficina Jurídica.

6.

Realizar acta o resolución. Esta acta debe detallar lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. ¿Se requiere imposición de multa, sanción o declaratoria de incumplimiento? SI: Ir al paso 6. NO: Fin del procedimiento.

Oficina Jurídica

Acta o resolución.

7. Comunicar a la aseguradora para hacer efectivo el cobro de las multas por concepto de incumplimiento contractual.

Oficina Jurídica. Oficio de cobro de multa.

8. Comunicar la decisión tomada a la Cámara de Comercio y demás entes de control.

Oficina Jurídica.

Comunicado del fallo.

9. Archivar la documentación. Oficina Jurídica. NA

Control de cambios




Código:

03 – 08 – PR - 046


Página 346 de 375

1 Se adopta para adelantar las acciones necesarias para

realizar el cobro por incumplimiento contractual

PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Código:

02 – 09 – PR - 047

Proceso: Gestión Documental Versión: 1

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1. OBJETIVO Racionalizar la gestión administrativa mediante el manejo de documentos archivísticos para la implementación de Tablas de Retención Documental de la EIC

2. ALCANCE

Inicia con la recepción de documentos generado por las áreas de la EIC y finaliza con la ubicación de los documentos en el archivo.



La EIC debe contar con un comité de archivo que debe realizar y actualizar las TRD, implementando los soportes de información para la conservación del patrimonio documental, se tendrán en cuenta los cambios en la estructura orgánica o funcional y la adición o modificación de documentos de las áreas, haciendo la relación correspondiente y teniendo en cuenta la sección, series y sub series en los formatos de las TRD.


Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son los líderes de los procesos en donde se realizan los trámites correspondientes. 5. NORMATIVIDAD.

Ley 594 de 2000


Código:

02 – 09 – PR - 047


Página 348 de 375

Acuerdo No. 039 de octubre 31 de 2002. “Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2002. Archivo General de la Nación.


¿

Página 349 de 375

¿

Página 350 de 375


Código:

02 – 09 – PR - 047


Página 351 de 375



REGISTROS ASOCIADOS

1. Aplicar Tablas de Retención Documental A cada dependencia se le entrega el documento de Tablas de Retención Documental para que inicie su aplicación

Áreas EIC N/A

2.

Recopilar la información Se realiza informe haciendo relación de : Actos administrativos, radicados actas y demás documentos que se determinen como necesarios para ser incluidos en las TRD

Áreas EIC Informe de relación de documentos

3.

Comunicar a las áreas de la EIC cronograma de visitas Se asignan fecha para para realizar el seguimiento y control en la aplicación de TRD

Subgerencia E – mail u oficio

4.

Analizar la información recopilada Se verifica que la información este completa y se anoten observaciones de si se requiere ajuste o no ¿La documentación requiere ajuste? SI: Ir a 2 NO: Ir a 5

Subgerencia N/A

5. Actualizar Tabla de Retención Documental Subgerencia N/A


Código:

02 – 09 – PR - 047


Página 352 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

Hacer la respectiva relación empleando el formato que se utiliza para codificar documentos en las TRD

6.

Crear consecutivo Cuando se da aplicabilidad de sección, sub sección, serie y sub serie se genera un consecutivo

Subgerencia N/A

7.

Ubicar documento en la carpeta correspondiente Buscar la carpeta para hacer la relación del documento ¿Se debe abrir una carpeta nueva? SI: Ir a 8 NO: Ir a 9

Subgerencia N/A

8.

Apertura de nueva carpeta Se realiza la apertura de nueva carpeta en caso de que no esté relacionado en la TRD, siguiendo con los parámetros establecidos para la codificación de documentos

Subgerencia Carpeta con serie y sub serie

9.

Anexar soportes Anexar la documentación pertinente como soporte teniendo en cuenta el orden cronológico y la foliación

Subgerencia

N/A


Código:

02 – 09 – PR - 047


Página 353 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

10. Foliar la capeta Numerar las carpetas según orden consecutivo

Subgerencia

Carpeta Foliada

11. Ubicar carpeta en la respectiva caja Subgerencia N/A

Control de cambios



1 Se adopta para gestionar la documentación y las TRD de

la EIC

PROCEDIMIENTO: ADMINSITRACION DE CORRESPONDENCIA

Código:

02 – 09 – PR - 048


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1. OBJETIVO Realizar de manera efectiva la recepción, selección, distribución y radicación de la correspondencia que llega a la gerencia, como también dar el mismo manejo para las respuestas emitidas por las áreas según corresponda; con el fin de llevar un control de la documentación manejada por la EIC

2. ALCANCE

Inicia desde la recepción del documento que llegue sea interno o externo hasta el recibido y/o comprobante firmado que se l levara al archivo

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: GERENCIA


La recepción, radicación, distribución y envió de correspondencia ya sean externas recibidas (Entradas) o internas emitidas (Salidas) están a cargo de la secretaria de la Gerencia, y se lleva un control mediante planilla que será validada por cada encargado de área.


Se definen herramientas pertinentes para llevar de manera organizada y consecutiva toda lo correspondencia que llega y/o es emitida, así mismo se verifica que los anexos, consecutivos y demás coincidan con la relación hecha en la base de datos y/o en las carpetas foliadas.

5. NORMATIVIDAD. .


Código:

02 – 09 – PR - 048


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Norma: NTCGP: 1000:2009

Ley 734 de 2002. Artículo 48, literal 16.


de 375


Código:

02 – 09 – PR - 048


Página 358 de 375



REGISTROS ASOCIADOS

1.

Recibir correspondencia Se reciben las comunicaciones oficiales presentadas por entidades y/o ciudadanos (bien sea por e – mail o en medio físico) y por las diferentes áreas de la EIC. Para el caso de correspondencia de alcaldes se manejara mediante el sistema MERCURIO (manejado por la Gobernación nivel central y por entidades descentralizadas.

Gerencia

2.

Verificar correspondencia Se verifica el contenido y de tener anexos se hace la respectiva revisión

Gerencia

3.

Organizar y clasificarla por áreas Se lleva un control de la correspondencia que ingresa en una bases de datos (Excel), se relaciona día, mes, años, hora y para qué área va dirigida

Gerencia

4. Efectuar reparto de correspondencia Una vez registrados los datos se hace el reparto de la correspondencia

Gerencia


Código:

02 – 09 – PR - 048


Página 359 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

al área encargada y se procede a diligenciar planilla de entrega.

5.

Emitir comunicado y/o respuesta al requerimiento El área encargada proyecta respuesta con sus respectivos anexos. Si no es una respuesta de correspondencia, sino un comunicado que se va a proyectar por parte del área, se elabora con sus anexos respectivos (si aplica).

Áreas EIC

6.

Verificar información Cada jefe de área verifica si la respuesta proyectada es correcta ¿La respuesta emitida es correcta? SI: Ir a 7 NO: Ir a 5

Áreas EIC

7. Aprobar comunicado por jefe de área

Áreas EIC

8.

Llevar el documento – respuesta a Gerencia Se entrega el comunicado a la secretaria de Gerencia y se diligencia la planilla de recibido

Áreas EIC


Código:

02 – 09 – PR - 048


Página 360 de 375


REGISTROS ASOCIADOS

9. Verificar requisitos de tramite Se verifica que el de y para sean correctos con los soportes y demás requisitos para entregar el comunicado.

Gerencia

10. Enviar documento – respuesta al peticionario a través del servicio de mensajería

Gerencia

11. Verificar recibo de copia Se recibe copia de recibido por parte de entidades y/o ciudadano.

Gerencia

12. Clasificar el documento – respuesta según codificación de las TRD Gerencia

13. Archivar copia de recibido y documentos soporte para enviar al Archivo Central.

Gerencia

Control de cambios



1 Se adopta para administrar la correspondencia de la EIC

PROCEDIMIENTO: MAMEJO DE ARCHIVO

Código:

02 – 09 – PR - 049

Proceso: Gestión Documental Versión:

1

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1. OBJETIVO Establecer lineamientos para el manejo y flujo eficiente del archivo teniendo en cuenta su registro, clasificac ión y organización correspondiente respecto a la documentación archivística generada en cada área de la EIC.

2. ALCANCE

Inicia desde la proporción de elementos documentales bien sea como préstamo o para archivar, hasta la relación y actualización en las TRD y otras bases de datos utilizadas



Los responsables del manejo de archivo poseen elementos básicos que les permite organizar e identificar los documentos de archivo, registrarlos, distribuirlos y clasificarlos, elaborando un inventario que se articule con las TRD, identificando y clasificando toda la información en un cuadro específico para identificar secciones, series documentales, series, sub series y asegurando la conservación de la misma.



Código:

02 – 09 – PR - 049

Proceso: Gestión Documental Versión:

1

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Los responsables del archivo cuentan con una matriz de relación para controlar el acceso y el préstamo de toda la documentación que se encuentra en el archivo

5. NORMATIVIDAD.

Ley 594 de 2000. Artículos 15,20 y 26. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Ley 734 de 2002, “Por medio de la cual se expide el Código Único Disciplinario”.


de 375

ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA ARCHIVO

de 375

de 375

SOLICITUD DE ACCESO A DOCUMENTOS DEL ARCHIVO


Código:

02 – 09 – PR - 049


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7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA ARCHIVO


REGISTROS ASOCIADOS

1.

Recopilar información Recopilar la información producida en soportes impresos o magnéticos con sus respectivos anexos

Áreas EIC N/A

2.

Verificar información El jefe de área verifica que este completa y organizada la información ¿La documentación requiere ajustes? SI: Ir a 1 NO: Ir a 3

Áreas EIC N/A

3.

Enviar información a la secretaria de Subgerencia Se entrega a la secretaria de Subgerencia toda la información con VoBo y se firma recibo a satisfacción.

Áreas EIC Recibo a satisfacción

4.

Remitir información al personal responsable del archivo Desde la secretaria de Subgerencia se remite toda la información que llega al comité responsable de archivo

Subgerencia N/A


Código:

02 – 09 – PR - 049


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REGISTROS ASOCIADOS

5.

Firmar recibo de entrega a satisfacción de toda la documentación Se proyecta oficia para evidenciar que se ha entregado la documentación a los responsables del archivo

Subgerencia

6. Identificar documento de acuerdo a las TRD teniendo en cuenta series y sub series

Subgerencia N/A

7. Organizar documentación en la carpeta correspondiente Subgerencia N/A

8.

Ubicar documento en la carpeta correspondiente Buscar la carpeta para hacer la relación del documento ¿Se requiere abrir una carpeta nueva? SI: Ir a 9 NO: Ir a 11

Subgerencia N/A

9.

Apertura de nueva carpeta Se realiza la apertura de nueva carpeta en caso de que no esté relacionado en la TRD, siguiendo con los parámetros establecidos para la codificación de documentos

Subgerencia Carpeta con serie y sub serie

10. Foliar la capeta Numerar las carpetas según orden consecutivo

Subgerencia

N/A


Código:

02 – 09 – PR - 049


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REGISTROS ASOCIADOS

11.

Hacer relación en la matriz de relación documental Cada documento que llegue debe ser relacionado en la base de datos que permita ubicar de manera rápida y sencilla cualquier documento

Subgerencia

Carpeta Foliada

12. Ubicar carpeta en la respectiva caja Subgerencia N/A

SOLICITUD DE ACCESO A DOCUMENTOS DEL ARCHIVO


REGISTROS ASOCIADOS

1. Recibir solicitud de documento La solicitud se hará de manera escrita por cada área

Áreas EIC Solicitud escrita

2.

Realizar búsqueda en la base de datos Se realiza la búsqueda digital para ubicar los documentos de manera rápida y sencilla.

Subgerencia N/A

3.

Buscar información en físico del archivo Se dirige el encargado de archivo a buscar la documentación solicitada en medio físico

Subgerencia N/A


Código:

02 – 09 – PR - 049


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REGISTROS ASOCIADOS

4.

Diligenciar formato para préstamo de documentación La documentación se prestara por un periodo de 3 días, en caso de que el solicitante la requiera mas de tres días se justificara mediante oficio y se registra la novedad en la base de datos y en el formato.

Subgerencia Formato de recibió y entrega

5. Devolver documentación al Archivo Áreas EIC N/A

6.

Verificar documentación Se debe verificar si la información llega tal cual como se entregó. ¿La documentación está completa? SI: Ir a 5 NO: Ir a 7

Subgerencia N/A

7. Diligenciar formato de recibo de entrega y registrar la novedad en la base de datos

Subgerencia Formato de recibió y entrega

8. Ubicar documento en la carpeta correspondiente como estaba antes de ser solicitada

Subgerencia N/A


Código:

02 – 09 – PR - 049


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Control de cambios



1 Se adopta para gestionar el manejo de archivo de la EIC

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