MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2014...El Manual de Procesos y procedimientos de la Veeduría...

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Código: 18-MN-02

Versión: 01 Página: 1

Vigente desde: 16-12-2014


2014


Código: 18-MN-02



CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Versión Motivo de la Modificación Fecha Modificación Responsable

Solicitud Cambio

DD MM AAAA

01

Actualización del Manual de Procesos y Procedimientos, de acuerdo con el Mapa de Procesos actualizado en 2014 y adoptado mediante Resolución 286 de 2014.

16 12 2014 Equipo de trabajo

Oficina Asesora de Planeación

CONTROL DISTRIBUCIÓN COPIAS

El procedimiento aprobado, puede ser consultado en la red interna, con las claves de acceso correspondientes, los documentos impresos serán tenidos como copias no controladas.

Elaboró Revisó Aprobó Metodológicamente

Equipo de Trabajo Oficina Asesora de

Planeación

Alexandra Rodríguez Del Gallego

Viceveedora Distrital

Catalina Nagy Patiño Representante de la Dirección


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CONTENIDO

CONTENIDO ........................................................................................................................... 3 1. PROPÓSITO .................................................................................................................... 4 2. ALCANCE ......................................................................................................................... 4 3. BASE LEGAL ................................................................................................................... 4 4. DEFINICIONES ................................................................................................................ 5 4.1 Principios de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades Prestadoras de Servicios ........................................................................................ 8 5. MISIÓN ............................................................................................................................. 9 6. VISIÓN ............................................................................................................................. 9 7. OBJETIVOS INSTITUCIONALES ..................................................................................... 9 8. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ......................................................................................... 9 9. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .................................................... 9 10. MAPA DE PROCESOS ............................................................................................... 11 11. POLÍTICAS DE OPERACIÓN GENERALES ............................................................... 12 12. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRATÉGICOS ............................................... 14 12.1 DIRECCIONAMIENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL ............................... 14 12.2 COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL ........................................................................ 14 12.3 ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA Y GRUPOS DE INTERÉS ..................................... 15 13. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MISIONALES ..................................................... 15 13.1 FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DISTRITAL ....... 16 13.2 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DISTRITAL Y SUS RESULTADOS ...................... 16 13.3 GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN DEL CONTROL SOCIAL ................................. 18 13.4 GESTIÓN E INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN EL DISTRITO CAPITAL ................................................................................................................................ 19 13.5 FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL DISTRITO CAPITAL 20 14. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE APOYO ........................................................ 22 14.1 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO ........................................................ 22 14.2 GESTIÓN FINANCIERA .......................................................................................... 24 14.3 GESTIÓN JURÍDICA ............................................................................................... 24 14.4 GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................... 25 14.5 GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ............................. 26 14.6 ADMINISTRACIÓN DE BIENES, SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA .................. 26 14.7 CONTROL INTERNO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ........... ¡Error! Marcador no definido. 15. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL 28 15.1 CONTROL INTERNO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ........................................ 28 15.2 MEJORAMIENTO CONTÍNUO ................................................................................ 28 15.3 CONTROL DISCIPLINARIO .................................................................................... 29


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1. PROPÓSITO El Manual de Procesos y procedimientos de la Veeduría Distrital tiene como objetivo principal identificar y consolidar la documentación relativa a los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de seguimiento, control y evaluación que conforman el Modelo de Operación por Procesos de la Entidad, como son las caracterizaciones de procesos, los procedimientos y los demás documentos relacionados con el Sistema integrado de Gestión, facilitando la consulta y control del SIG. 2. ALCANCE El Manual de Procesos y procedimientos está compuesto por la base legal del Sistema Integrado de Gestión, Misión, Visión, Política de Calidad y termina con la síntesis de los productos institucionales, y va dirigido a todos los funcionarios y contratistas de la Veeduría Distrital. 3. BASE LEGAL Acuerdo del Concejo de Bogotá N° 122 de 2004, adopta para Bogotá D.C. el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003. Decreto Nacional 4110 de 2004, en su artículo 1º, adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Decreto Distrital 387 de 2004, reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 y en su parte considerativa puntualiza lo ordenado por la Ley 872 de 2003 sobre la complementariedad de los Sistemas de Gestión de Calidad, Control Interno y Desarrollo Administrativo. Decreto Nacional 3622 de 2005 adopta las políticas de Desarrollo Administrativo y reglamenta el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998, en lo referente a dicho sistema. Decreto 1599 de 2005 adopta el Modelo Estándar de Control Interno -MECI para el Estado Colombiano. Decreto 1599 de 2005 definió en su anexo técnico el Sistema de Control Interno para las entidades regidas por la ley 87 de 1993, en el que precisa que éste es complementario de los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Desarrollo Administrativo. Circular No. 003 del 27 de septiembre de 2005, imparte lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre los Sistemas de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno. Decreto 514 del 2006 se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=15293#0




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Circulares Conjuntas Nos. 018 de 2006 y 046 de 2007 de la Veeduría Distrital y de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se establecieron lineamientos para la implementación y aplicación de dichos Sistemas y de los indicadores que permitan medir la eficiencia y efectividad de las entidades, como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de la ciudadanía y de los organismos de control. Decreto 456 de 2008 “Por el cual se reforma el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones” en su artículo 13 literal b, establece que los Planes Institucionales de Gestión Ambiental – PIGA, deben “Presentar, asignar internamente y programar las actividades ambientales de la entidad, para los objetivos y estrategias ambientales priorizados en el Plan de Acción Cuatrienal Ambiental para cada entidad, según sus funciones y competencias, y con sus respectivos presupuestos. Decreto 4485 del 2009 se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Decreto Distrital 176 de 2010, la Administración Distrital definió los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital. Decreto Distrital 651 de 2011, se establecen los requisitos para la implementación del Sistema Integrado de Gestión Distrital y se crea la Comisión Intersectorial del Sistema Integrado de Gestión Distrital como la instancia de coordinación encargada de la articulación, implementación y seguimiento de las políticas, estrategias, planes y programas que se formulen en la materia. Decreto Distrital 652 de 2011 adoptó la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales -NTD-SIG 001:2011, que especifica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, como herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la Gestión Ambiental (SGA). Resolución 85 de 2012 estableció el Sistema Integrado de Gestión –SIG, bajo los lineamientos de la GP1000:2009 y la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales. Resolución 283 de 2015, por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 129 de 2012, por la cual se establecen y se adoptan, el propósito, la misión, la visión, los objetivos y las políticas institucionales de la Veeduría Distrital y se ordena su divulgación, socialización y sensibilización. Resolución 286 de 2014, por medio de la cual se actualiza el mapa de procesos del Modelo de Operación por Procesos del sistema Integrado de Gestión MECI-CALIDAD de la Veeduría Distrital, adoptado mediante la Resolución 114 de 2008. 4. DEFINICIONES

Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.


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Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una

no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

Alta dirección. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad.

Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Las condiciones pueden incluir los factores físicos, sociales, y ambientales (tales como la temperatura, instalaciones para el personal, ergonomía y composición atmosférica).

Auditoría interna. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar

un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.

Cliente. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Concesión. Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados.

Conformidad. Cumplimiento de un requisito.

Control de la calidad. Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.

Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.

Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.

Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.


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No conformidad. Incumplimiento de un requisito.

Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes:

- Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

- Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

- Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los

recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

- Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. El

término "producto y/o servicio" se aplica únicamente a: a) el producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y b) cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o prestación del servicio.

Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Riesgo. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.

Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

Validación. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.


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4.1 Principios de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades Prestadoras de Servicios1

Los principios del Sistema de Gestión de la Calidad se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Se han identificado los siguientes principios de gestión de la calidad, que pueden ser utilizados por la alta dirección, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su desempeño:

a. Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.

b. Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.

c. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la entidad.

d. Enfoque basado en procesos: en las entidades existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

e. Enfoque del sistema para la gestión: el hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.

f. Mejora continua: siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.

g. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.

h. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

i. Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.

j. Transparencia: la gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar así el control social.

1 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009


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5. MISIÓN Promover la transparencia y prevenir la corrupción en la gestión pública distrital. 6. VISIÓN Ser una Entidad respetada por su capacidad técnica para fortalecer el control preventivo, recuperar la confianza en las instituciones e incidir en todos los escenarios de la gestión pública. 7. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Ejercer el control preventivo como conciencia crítica frente a la Administración, para

fortalecer en tiempo real la capacidad de gestión de las entidades distritales.

Promover que la ciudadanía ejerza control social preventivo para valorar, respetar y defender lo público.

Generar un cambio en la cultura ciudadana, para elevar el nivel de conciencia, respeto, valor y defensa de lo público.

Fortalecer la capacidad estratégica y operativa para prestar servicios con oportunidad, calidad y excelencia.

8. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Los principales objetivos estratégicos o del Sistema Integrado de Gestión con los compromisos que es necesario conseguir para dar cumplimiento a la misión y visión definidas, son:

Fortalecer la capacidad institucional para prevenir, identificar y resolver problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad.

Promover el control social para el cuidado de lo público y articularlo al control preventivo.

Promover una cultura ciudadana y de la legalidad para la valoración, cuidado y defensa de lo público.

Adelantar el fortalecimiento institucional de la Veeduría Distrital, para dar respuesta oportuna a la misión de la Entidad.

9. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La Veeduría Distrital, como organismo de vigilancia y control que promueve la transparencia y contribuye a la prevención de la corrupción en la gestión pública distrital, busca la satisfacción de necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas, con el cumplimiento pleno de los requisitos legales y organizacionales del Sistema Integrado de Gestión. Acorde con lo anterior, la Veeduría Distrital en el desarrollo de su misión se compromete con:


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• La identificación y prevención de las condiciones y factores que afectan o pueden

afectar la salud y seguridad del personal, para garantizar un ambiente de trabajo adecuado.

• La protección, confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos de información.

• La administración y conservación de los documentos de archivo producidos en el ejercicio de su gestión, así como la preservación de la memoria institucional.

• La prevención de la contaminación y la mitigación o compensación de los impactos ambientales generados con su quehacer misional.

La Veeduría Distrital fortalece el desarrollo de su personal y promueve un ambiente de responsabilidad social y la participación de los usuarios y partes interesadas, destinando los recursos necesarios para elevar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad y el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión.


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10. MAPA DE PROCESOS

07. GESTIÓN E

INVESTIGACIÒN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN

EL DISTRITO CAPITAL

08. FORTALECIMIENTO

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DISTRITAL

05. GESTIÓN PARA LA

PROMOCIÓN DEL CONTROL SOCIAL

04. EVALUACIÓN DE LA

GESTIÓN DISTRITAL Y SUS RESULTADOS

03. FORTALECIMIENTO DE

LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL

DISTRITO CAPITAL

PROCESOS DE APOYO

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SPROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN

16. GESTIÓN DE

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES TIC S

AL

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DA

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S

01. DIRECCIONAMIENTO Y

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

02. COMUNICACIÓN

INSTITUCIONAL

12. ATENCIÓN A

CIUDADANIA Y GRUPOS DE INTERÉS

09. ADMINISTRACIÓN DEL

TALENTO HUMANO

13. GESTIÓN

DOCUMENTAL10. GESTIÓN FINANCIERA

11. GESTIÓN JURÍDICA14. GESTIÓN PARA LA

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

15. ADMINISTRACIÓN DE

BIENES, SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA

18. MEJORAMIENTO

CONTINUO

17. CONTROL INTERNO,

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

06. CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO


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11. POLÍTICAS DE OPERACIÓN GENERALES

PROCESOS POLÍTICAS DE OPERACIÓN GENERALES

PR

OC

ES

OS

MIS

ION

AL

ES

Los estudios, diagnósticos o informes de seguimiento o evaluación deberán incluir las fuentes de información y

contar en el centro de gestión con los soportes que permitan verificar la veracidad y confiabilidad de los datos manejados y analizados. El Responsable de proceso deberá asegurar la disposición y acceso para consulta de los antecedentes pertinentes en el archivo de gestión de la dependencia.

Los conceptos emitidos por la Veeduría Distrital son de carácter técnico y deben ser oportunos y pertinentes.

El Responsable de proceso debe asegurar que los informes, estudios y documentos relacionados estén disponibles en el Centro de Documentación de la Entidad en medio físico y digital.

PR

OC

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El Responsable de proceso deberá realizar la solicitud de registro en el ISBN para la publicación tanto física como digital de los documentos a publicar ante el área de Gestión Documental, encargada de realizar los trámites pertinentes. La publicación podrá realizarse una vez se tenga el registro correspondiente.

Las publicaciones deben cumplir con los lineamientos del Manual de Imagen Corporativa y contar con el aval del responsable del Proceso de Comunicación Institucional. Una vez publicados los documentos, el Responsable de proceso deberá enviar tres (3) ejemplares de la publicación respectiva al Centro de Documentación de la Entidad.

El Responsable de proceso misional deberá proveer, de manera permanente y sistemática, al área de Comunicaciones, información relativa a los resultados y productos misionales, con el fin de socializar los resultados de la gestión de la Veeduría Distrital por diferentes canales de comunicación.

Para la organización de eventos de divulgación a terceros de informes, estudios y documentos de la Veeduría Distrital, el Responsable de proceso deberá coordinar lo pertinente con el área de Comunicaciones y enviar la información soporte del evento.

Las piezas audiovisuales que se requieran para cumplir con la labor misional de la Entidad deberán contar con el aval del Responsable del Proceso de Comunicación Institucional previo a su divulgación.

El Responsable de la producción de piezas audiovisuales deberá enviar dos (2) copias en medio digital al Centro de Documentación de la Entidad.


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PROCESOS POLÍTICAS DE OPERACIÓN GENERALES

PR

OC

ES

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PR

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Los Procesos Institucionales se llevarán a cabo bajo los principios y lineamientos establecidos en los Códigos de Ética y de Buen Gobierno de la Entidad.

El normograma de cada uno de los procesos debe ser actualizado trimestralmente por el Responsable del mismo.

El Responsable de proceso debe asegurarse de la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental, de organizar, controlar y custodiar la información producida, y de realizar las transferencias correspondientes al archivo central.

Los actos administrativos deberán ser revisados y aprobados por el responsable del Proceso de Gestión Jurídica de la Entidad.

Los procesos para la adquisición de productos y servicios que incluyan componentes tecnológicos deberán contar con el aval y acompañamiento del Responsable del proceso de Gestión de Tecnologías de la información y de las comunicaciones.

El Responsable de proceso deberá velar por la calidad, oportunidad y pertinencia de las respuestas a las PQRS-D de la Ciudadanía y Grupos de interés de su competencia.

El Responsable de proceso deberá reportar con calidad, oportunidad y pertinencia la información requerida por la Oficina Asesora de Planeación y las demás dependencias de la Entidad.

El Responsable de proceso deberá garantizar las condiciones para el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y generar acciones de mejora continua que fortalezcan la gestión de la Entidad.


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12. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRATÉGICOS

Proceso 12.1 DIRECCIONAMIENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Tipo Proceso Estratégico

Objetivo

Establecer los planes, programas, proyectos y las políticas institucionales y de operación para orientar las actuaciones administrativas de la Veeduría Distrital en cumplimiento con los objetivos institucionales y funciones misionales.

Código documento

Nombre Documento Versión

01-PR-01 Caracterización de Proceso Direccionamiento y Desarrollo Organizacional

05

01-CE-01 Código de Ética 05

01-PT-01 Procedimiento definición del norte institucional 01

01-PT-02 Procedimiento identificación de aspectos y valoración de impactos Ambientales

01

01-PT-03 Procedimiento formulación, programación, seguimiento y evaluación a proyectos de inversión

01

01-PT-04 Procedimiento Elaboración y Seguimiento Plan de Acción Institucional

01

01-PT-05 Procedimiento Administración del Riesgo 01

01-PT-05 Procedimiento Administración del Riesgo Ambiental 01

01-PT-05 Procedimiento Manejo de Pagos y Consumos de Servicios Públicos

01

01-PT-05 Procedimiento Comunicación Ambiental Interna y Externa 01

01-PT-05 Procedimiento Control Operacional del Consumo de Agua Potable

01

01-PT-05 Procedimiento Control Operacional del Consumo de Energía Eléctrica

01

01-PT-05 Procedimiento Control Operacional Residuos Peligrosos 01

01-PT-05 Procedimiento De Competencia, Formación y Toma de Conciencia

01

01-PT-05 Procedimiento Identificación y Evaluación Periódica de los Requisitos Legales

01

01-PT-05 Procedimiento Registro de Datos en Planillas de Consumos 01

01-PT-05 Procedimiento Seguimiento y Medición Ambiental 01

01-GU-03 Guía para la presentación del informe anual de gestión de resultados

04

01-PC-03 Protocolo para la identificación de necesidades y expectativas de usuarios, usuarias y demás grupos de interés

01

01-PC-04 Protocolo liderazgo y competencias gerenciales 01

Proceso 12.2 COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

http://www.input.com.co/sigeci/documentos/vista/descarga.php?id=21


Código: 18-MN-02




Objetivo

Diseñar e implementar estrategias de comunicación interna y externa utilizando medios de comunicación que garanticen la difusión e intercambio de información de manera oportuna, transparente y eficaz con los diferentes grupos de interés de la Veeduría Distrital para el posicionamiento de su quehacer misional y reconocimiento de sus resultados.

Código documento


02-PR-01 Caracterización de Proceso Comunicación Institucional 03

02-PT-01 Procedimiento Elaboración y Seguimiento de Comunicados de Prensa

01

02-PT-02 Procedimiento Realización de Ruedas de Prensa 01

02-PT-03 Procedimiento Publicaciones en página Web 01

02-PT-04 Procedimiento Cubrimiento de Eventos 01

02-PT-05 Procedimiento Monitoreo de Medios 01

02-PT-06 Procedimiento Comunicación Interna 01

02-PT-07 Procedimiento Administración de archivo 01

02-RE-02 Formato relación de entrega piezas comunicativas interna 01

02-RE-03 Formato asistencia a eventos de comunicaciones 01

Proceso 12.3 ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA Y GRUPOS DE INTERÉS


Objetivo

Atender adecuada y oportunamente las peticiones (quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, solicitudes y consultas) y denuncias que demanden los ciudadanos de competencia de la Veeduría Distrital mediante la implementación de diferentes canales de atención y estrategias de servicio que contribuyen al mejoramiento de los servicios, de conformidad con la normativa vigente.

Código documento


12-PR-01 Caracterización de Proceso Atención a la Ciudadanía y Grupos de Interés

05

12-MN-01 Manual de atención al ciudadano y grupos de interés 01

12-PT-01 Procedimiento para la recepción, trámite y seguimiento de peticiones

01

12-RE-01 Planilla de seguimiento a peticiones, quejas, reclamos y solicitudes

01

12-RE-03 Formato Buzón de Sugerencias 01

13. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MISIONALES






Código: 18-MN-02



Proceso 13.1 FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DISTRITAL

Tipo Proceso Misional

Objetivo

Fortalecer el Sistema de Control Interno Distrital y el de las entidades, a través de acciones de coordinación, intervención, seguimiento y evaluación que propicien una gestión institucional efectiva para el logro de los fines y objetivos de la administración distrital.

Productos Institucionales

Informes de evaluación y seguimiento al control interno contable de la Administración distrital.

Informes de seguimiento y evaluación al avance de las acciones para subsanar los controles de advertencia emitidos por la Contraloría de Bogotá.

Informes de seguimiento y evaluación de los sistemas de control interno de las Entidades del Distrito.

Esquema y mecanismos de coordinación del Sistema de Control Interno Distrital institucionalizados y en operación.

Lineamientos y herramientas para la sostenibilidad del sistema de control interno distrital y de los sistemas de las entidades del Distrito Capital incluido los componentes de control interno contable y controles de advertencia

Código documento


03-PR-01 Caracterización de Proceso Fortalecimiento Del Sistema De Control Interno Distrital

04

03-PT-02 Procedimiento para la Coordinación del Sistema de Control Interno Distrital

01

03-PT-03 Procedimiento Monitoreo, Seguimiento y Evaluación del Sistema de Control Interno de las Entidades Distritales

04

03-PT-04 Procedimiento Seguimiento de los Sistemas de Control Interno Contable de las Entidades Distritales

01

03-PT-03 Procedimiento para el seguimiento a las Entidades Distritales objeto de Controles de Advertencia

01

03-RE-01 Asistencia Eventos 01

03-RE-02 Acta Reunión Interinstitucional 01

03-RE-03 Evaluación Capacitación Taller 01

03-RE-05 Levantamiento de Información 01

03-RE-06 Evaluación de Satisfacción y Necesidades 01

03-RE-07 Informe Evaluación Asesorías en las Entidades y Hospitales Distritales

01

03-RE-08 Verificación Atributos de Calidad 01

Proceso 13.2 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DISTRITAL Y SUS


Código: 18-MN-02



RESULTADOS


Objetivo

Generar acciones preventivas y correctivas en las Entidades del Distrito con el fin de fortalecer su gestión, a partir de la identificación de riesgos e ineficiencias administrativas que afectan o puedan llegar a afectar la Gestión Distrital.


Esquema de Análisis Integral Preventivo (EAIP).

Informes de aplicación del EAIP:

Aplicación de puntos de control y matriz de seguimiento y monitoreo –MSM - Informes de alertas de acuerdo a la matriz.

Estudios de Análisis de Condiciones y Resultados.

Estudios de evaluación de políticas públicas transversales.

Estudios sectoriales.

Investigaciones estratégicas.

Informe anual de evaluación de la gestión distrital y rendición de cuentas.

Informes con resultados de la aplicación del Sistema de Alertas para la prevención de la corrupción – SATPC.

Informes mensuales de análisis y evaluación de la ejecución de la inversión directa del Distrito Capital.

Informes trimestrales de ejecución de ingresos y gastos del Distrito Capital

Informes de evaluación de la representación judicial.

Código documento


04-PR-01 Caracterización de Proceso Evaluación de la Gestión Distrital

04

04-PT-02 Procedimiento para la Evaluación de la Gestión Presupuestal y Financiera

01

04-PT-05 Procedimiento para la realización de investigaciones estratégicas

01

DOCUMENTOS EAIP COMPONENTE A

04-GU-04 Guía Puntos de Control Gestión - Jurídica Localidades 01

04-GU-05 Guía Puntos De Control Gestión - Jurídica Sector Central 01

04-GU-06 Guía Puntos De Control -Planeación Localidades 01

04-GU-07 Guía Puntos De Control - Planeación-Sector Central 01

04-GU-08 Guía Puntos De Control - Presupuestal Localidades 01

04-GU-09 Guía Puntos De Control - Presupuestal Sector Central 01

04-GU-10 Guía Puntos De Control - Talento Humano Localidades 01

04-GU-11 Guía Puntos De Control - Talento Humano Sector Central 01

04-PRI-01 Caracterización Presupuestal Localidades 01

04-PRI-02 Caracterización Gestión Jurídica -Localidades 01

04-PRI-03 Caracterización Gestión Jurídica Sector Central 01

04-PRI-04 Caracterización Participación 01

04-PRI-05 Caracterización Planeación Localidades 01


Código: 18-MN-02



04-PRI-06 Caracterización Planeación Sector Central 01

04-PRI-07 Caracterización Presupuestal Sector Central 01

04-PRI-08 Caracterización Talento Humano Localidades 01

04-PRI-09 Caracterización Talento Humano Sector Central 01

DOCUMENTOS EAIP – COMPONENTE B

04-PT-04 Procedimiento Evaluación de la Gestión Distrital 01

04-PT-03 Procedimiento Aplicación de la Batería de Indicadores -Componente de Análisis de Condiciones y Resultados

01

04-IN-01 Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – Sector Central

01

Proceso 13.3 GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN DEL CONTROL SOCIAL


Objetivo

Fortalecer el control social mediante procesos de cualificación ciudadana y generación de espacios permanentes de petición y rendición de cuentas que contribuyan a mejorar la gestión pública distrital.


Alianzas público privadas para el control social.

Procesos de control social y veedurías especializadas incidentes e incluyentes en la gestión distrital; planes de acción de los procesos.

Pronunciamientos y documentos técnicos institucionales y de la ciudadanía, resultado de los ejercicios de control social, veedurías especializadas y alianzas público privadas

Observatorios ciudadanos locales (conformados con la aplicación de la Metodología ISO 18091:2014):

Documentos de las mesa de pactos.

Documentos de las mesa de verificación: Informes.

Documentos de las mesas de seguimiento: Informes

Informes de seguimiento a planes de mejoramiento

Evaluación y Sistematización del proceso.

Sistema Distrital de petición y rendición de cuentas; Lineamiento y evaluación de la audiencia pública de la rendición de cuentas (Distrital y Local).

Aplicativo ISO 18091:2014 para la petición y rendición de cuentas y reportes generados.

Programa de formación en control social: Contenidos y material pedagógico; Plan de formación presencial y virtual para el control social y competencias ciudadanas, que recogen las necesidades de formación para el ejercicio de control social; Programa de capacitación (anexo B) ISO 18091:2014.

Plataforma virtual e-learning para el control social.

Ciudadanos cualificados para el ejercicio de control social.

Código documento


05-PR-01 Caracterización de Proceso Gestión para la Promoción del 04


Código: 18-MN-02



Control Social

05-PT-01 Procedimiento Lineamientos Implementación Ruta de Control Social

01

05-PT-02 Procedimiento Lineamientos de Formación para el Control Social

01

05-PT-03 Procedimiento Lineamientos Implementación Proceso Permanente de Petición/Rendición de Cuentas

01

05-RE-01 Seguimiento a encuentros ciudadanos 01

05-RE-02 Lista de chequeo para la organización de eventos 01

05-RE-03 Control de llamadas para convocatorias 01

05-RE-04 Inscripción y Seguimiento a los Ejercicios de Control Social

05-RE-05 Asistencia actividades 01

06-RE-02 Control de actividades por demanda 01

06-RE-03 Evaluación de la capacitación virtual 01

06-RE-10 Evaluación de la capacitación presencial múltiples sesiones 01

06-RE-04 Evaluación de la capacitación presencial una sola sesión 01

Proceso 13.4 GESTIÓN E INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN

EL DISTRITO CAPITAL


Objetivo

Verificar que los servidores públicos distritales atiendan adecuada y oportunamente los requerimientos ciudadanos que conozca la Veeduría Distrital y adelantar las investigaciones a que haya lugar con el fin de formular recomendaciones y alertas tempranas. Así mismo, brindar asistencia técnica para el fortalecimiento de la transparencia y efectividad de la gestión en las entidades distritales.


Trámite efectivo de las quejas, reclamos, solicitudes interpuestas ante la entidad sobre las entidades distritales.

Reporte mensual de análisis de requerimientos tramitados.

Reporte mensual de seguimiento y evaluación de los requerimientos y denuncias interpuestos ante la Veeduría Distrital sobre la gestión de las entidades distritales.

Reporte mensual de seguimiento al estado casos enviados a los entes de control

Informe bimestral de seguimiento al sistema de atención de Quejas y Reclamos en el Distrito - SDQS.

Plan de acción de la Red Distrital de Atención a la Ciudadanía.

Directrices para el fortalecimiento de la Red, de forma articulada con los lineamientos establecidos en la Política Pública de Servicio a la Ciudadanía; Sistematización y socialización de las experiencias exitosas y buenas prácticas en servicio a la ciudadanía de las entidades distritales.

Informes de investigaciones sumarias con conclusiones y recomendaciones; Plan de seguimiento a investigaciones

Código documento



Código: 18-MN-02



07-PR-01 GESTIÓN E INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN EL DISTRITO CAPITAL

04

07-PT-01 Procedimiento para el Trámite de Requerimientos 01

07-PC-01 Protocolo de Atención de Requerimientos 01

07-RE-01 Acta Visita 01

07-RE-02 Auto de cierre 01

07-RE-03 Informe de investigación 01

07-RE-04 Registro del Expediente 01

07-RE-05 Plan de trabajo investigaciones Estratégicas 01

07-RE-16 Encuesta de satisfacción Atención de Usuarios PQRS 01

07-RE-18 Listado de Asistencia 01

07-RE-19 Comunicación Informe de Investigación 01

07-RE-20 Relación de correspondencia y archivo 01

07-RE-21 Notificación por aviso 02

08-RE-23 Informe de avance investigaciones 01

08-RE-25 Plan de seguimiento Investigaciones Estratégicas 01

08-RE-26 Registro de devoluciones- Investigaciones 01

08-RE-27 Planilla control préstamo y devolución expedientes 01

08-RE-22 Ampliación de declaración 01

08-RE-24 Informe de investigaciones estratégicas 01

18-RE-09 Control de Atención de Quejas y Solicitudes 01

18-RE-08 Registro de Llamadas Telefónicas 01

18-RE-11 Seguimiento a carpetas y documentos 01

Proceso 13.5 FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL

DISTRITO CAPITAL


Objetivo

Generar condiciones de transparencia y efectividad en las actuaciones administrativas contractuales, a través del seguimiento a la gestión contractual, la implementación y entrega de herramientas de autorregulación en temas contractuales a las entidades distritales, con el fin de lograr mejores niveles de transparencia, visibilidad y probidad a través de la lucha contra la corrupción y la minimización de factores de riesgo para su ocurrencia.

Productos Principales

Informes de evaluación de la gestión contractual de las entidades distritales.

Informes de seguimiento y evaluación de la gestión contractual por temáticas particulares.

Oficio - Informe seguimiento técnico a la ejecución de contratos de obra en el Distrito Capital.

Informe anual de seguimiento a los casos trasladados a los órganos de control.

Diagnóstico del comportamiento contractual de las entidades del


Código: 18-MN-02



Distrito Capital- Informe anual; Análisis de la gestión contractual del Distrito Capital por vigencias y por sector.

Mapas de riesgos de la gestión contractual de las entidades del Distrito.

Informes semestrales a las acciones de mejoramiento en los mapas de riesgos.

Oficio observaciones y/o recomendaciones a los procesos de selección;

Informe consolidado de observaciones sobre el cumplimiento de requisitos normativos y técnicos en la etapa precontractual de los procesos priorizados.

Informe de rendición de cuentas de la gestión contractual del Distrito Capital

Lineamientos y circulares en temas contractuales.

Herramientas de autorregulación contractual (Mapa de Riesgos, Procesos preventivos).

Código documento


08-PR-01 Caracterización Fortalecimiento de la Gestión Contractual en el Distrito Capital

05

08-PT-01 Procedimiento Diagnostico del Comportamiento Contractual 01

N/A Modelo Comunicación Interna de Terminación de la Actuación N/A

08-RE-05 Formato Diagnóstico 01

08-RE-06 Formato Informe de Seguimiento 01

08-RE-07 Oficio envío diagnóstico Alcalde 01

08-RE-08 Oficio envío seguimiento Alcalde 01

08-RE-10 Oficio seguimiento entidades 01

08-RE-11 Oficio solicitud información 01

08-RE-12 Formato Plan de Trabajo 01

08-RE-42 Formato oficio envío seguimiento entidades 01

08-RE-43 Oficio envío diagnóstico entidades 01

08-PT-02 Procedimiento Evaluación De La Gestión Contractual 01

08-RE-13 Formato Informe de Evaluación de la Gestión Contractual 01

08-RE-14 Oficio de presentación a las entidades 01

08-RE-15 Oficio envío informe Alcalde 01

08-RE-16 Oficio envío informe entidad 01

08-RE-17 Oficio envío informe órganos de control 01

08-RE-18 Oficio seguimiento órganos de control 01


08-RE-44 Oficio seguimiento entidad 01

08-GU-01 Guía Mapa de Riesgos de la Gestión Contractual 01

08-PT-03 Procedimiento Mapa de Riesgos de la Gestión Contractual 01

08-RE-20 Formato Acuerdo de Desempeño 01


Código: 18-MN-02



08-RE-21 Envío Acuerdo de Desempeño 01

08-RE-28 Envío mapa de riesgos 01

08-RE-29 Oficio de seguimiento al acuerdo de desempeño 01

08-RE-45 Documento de seguimiento al acuerdo de desempeño 01

08-RE-46 Documento mapa de riesgos de la gestión contractual 01

08-RE-47 Oficio de presentación a las entidades 01

08-RE-48 Oficio de seguimiento al mapa 01

08-RE-49 Oficio implementación Mapa de Riesgos 01

08-GU-02 Guía Procesos Preventivos 01

08-PT-04 Procedimiento – Proceso Preventivo para el Mejoramiento de la Gestión Contractual

01

08-RE-03 Formato Asignación Proceso Preventivo 01

08-RE-30 Observaciones Proceso Preventivo 01

08-RE-32 Formato Informe Proceso Preventivo 01

08-RE-33 Oficio presentación procesos preventivos 01

08-RE-34 Oficio solicitud de documentos 01

08-PT-05 Procedimiento Informe de Rendición de Cuentas de la Gestión Contractual

01

08-RE-35 Circular Rendición Cuentas 01

08-RE-37 Formato Informe Rendición de Cuentas 01

N/A Modelo Comunicación Interna Sistemas 01

N/A Modelo Cuadro Análisis 01

08-PT-06 Procedimiento para el Seguimiento Técnico a la Ejecución de Contratos de Obras en el Distrito Capital

01

08-RE-38 Oficio de observaciones técnicas 01

08-RE-39 Oficio de presentación seguimiento técnico 01

08-RE-40 Oficio informe de seguimiento 01


N/A Modelo Comunicación Interna de Terminación de la Actuación

N/A

14. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE APOYO

Proceso 14.1 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

Tipo Proceso de Apoyo

Objetivo

Gestionar la vinculación, capacitación, evaluación, retiro y compensación económica de funcionarios públicos de la planta de trabajadores de la Veeduría Distrital, garantizando la provisión oportuna del recurso humano idóneo y competente para la operación eficaz, eficiente y efectiva de la Veeduría Distrital.

Código documento



Código: 18-MN-02



09-MN-01 Manual de Inducción y Reinducción 04

09-PL-01 Plan Institucional de Capacitación – PIC 2014 04

09-PL-02 Plan de Bienestar Social e Incentivos de la Veeduría Distrital 05

09-PL-04 Plan de Salud Ocupacional, Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo de la Veeduría Distrital vigencia 2014

01

09-PT-03 Procedimiento Administración del Historias Laborales 02

09-PT-04 Procedimiento Vinculación de Personal 02

09-PT-05 Procedimiento Liquidación y Coordinación de Pago de Nómina y Autoliquidación de Salud y Pensiones

02

09-PT-06 Procedimiento Evaluación De Desempeño 01

09-PT-07 Procedimiento Plan de Bienestar 01

09-PT-08 Procedimiento para elaborar, ejecutar y realizar seguimiento al plan de Capacitación

01

09-PT-09 Procedimiento para elaborar, ejecutar y realizar seguimiento al programa de salud ocupacional

01

09-PT-10 Procedimiento Retiro de personal 01

09-PT-11 Procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo

01

09-RE-01 Acta de Posesión 02

09-RE-02 Recibo Carne de Identificación 02

09-RE-03 Solicitud Certificados laborales 02

09-RE-06 Notificación Personal 02

09-RE-10 Ficha de Formulación del Proyecto 02

09-RE-11 Ficha de Evaluación 02

09-RE-12 Listado de Documentos HL 02

09-RE-13 Seguimiento Plan de Capacitación 02

09-RE-14 Seguimiento al Plan de Capacitación Individual 02

09-RE-15 Control de Actividades Plan de Bienestar y Salud Ocupacional

02

09-RE-16 Registro y Control Préstamo Documental 02

09-RE-17 Solicitud de Permisos 02

09-RE-18 Evaluación de Habilidad Servidores Públicos 02

09-RE-19 Evaluación de Habilidades Directivo 02

09-RE-20 Evaluación de Habilidades Asesor 02

09-RE-21 Evaluación de Habilidades Profesional 02

09-RE-22 Evaluación de Habilidades Técnico 02

09-RE-23 Evaluación de Habilidades Asistencial 02

09-RE-24 Seguimiento de Control Programa Inducción 02

09-RE-25 Retiro de Funcionarios y Contratistas 02

09-RE-26 Declaración Juramentada 02

09-RE-27 Declaración Extrajuicio Alimentaria 02

09-RE-28 Hoja de Vida Brigada 02


Código: 18-MN-02



09-RE-29 Evaluación programa de inducción 02

09-RE-30 Informe de Investigación de Incidente 01

Proceso 14.2 GESTIÓN FINANCIERA


Objetivo

Gestionar en forma oportuna y eficiente los recursos financieros necesarios para que la operación de los procesos institucionales garantizando el logro de los objetivos, a través de la programación y ejecución de recursos y la presentación oportuna de Informes.

Código documento


10-PT-01 Procedimiento Ejecución presupuestal – Afectaciones presupuestales

01

10-PT-02 Procedimiento Programación y reprogramaciones del PAC 01

10-PT-03 Procedimiento Pago a Contratistas 02

10-PT-04 Procedimiento Programación Presupuestal 01

10-PT-05 Procedimiento Cierre Presupuestal 01

10-PT-06 Procedimiento Ejecución presupuestal - Modificaciones presupuestales

01

10-PT-07 Procedimiento Conciliaciones Contables 01

10-PT-08 Procedimiento Registros contables 01

10-PT-09 Procedimiento Elaboración y Revelación Estados Financieros

01

10-RE-02 Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal 05

10-RE-03 Solicitud Anulación CDP 02

10-RE-04 Solicitud Registro Presupuestalv3 04

10-RE-05 Solicitud Anulación CRP 02

10-RE-07 Solicitud ANULACIÓN ORDEN DE PAGO 02

10-RE-08 Solicitud Anulación Reserva Presupuestal 02

10-RE-09 Solicitud Programación PAC 02

10-RE-10 Entrega Documentos Presupuestales 02

10-RE-11 Planilla Entrega Sobreflex 02

Proceso 14.3 GESTIÓN JURÍDICA


Objetivo Asesorar las actuaciones administrativas de la Veeduría Distrital para garantizar su legalidad y proteger el patrimonio de la Entidad.

Código documento


11-PT-01 Procedimiento Reconocimiento y Pago de Sentencias 01


Código: 18-MN-02



Judiciales, Laudos y Conciliaciones

11-PT-02 Procedimiento para Emitir Conceptos 01

11-PT-04 Procedimiento Defensa Judicial 01

11-PT-05 Procedimiento Actos Administrativos 01

11-PT-06 Procedimiento para la Expedición de Actos Administrativos 01

11-PT-07 Procedimiento Evaluación Defensa Judicial del Distrito 01

11-RE-04 Ficha de análisis procesos judiciales 02

Proceso 14.4 GESTIÓN DOCUMENTAL


Objetivo

Administrar, custodiar, conservar y salvaguardar la documentación producida y recibida por la Veeduría Distrital en el cumplimiento de sus funciones, desde su origen hasta su disposición final, garantizando su disponibilidad para la consulta, utilización, conformación y preservación de la memoria institucional en cumplimiento de la normatividad archivística vigente.

Código documento


13-PR-01 Caracterización Proceso Gestión de Documental 03

13-PT-01 Procedimiento Administración de las Comunicaciones Oficiales

03

13-RE-01 Devolución de Correspondencia 01

13-RE-04 Control de Entrega de Correspondencia 01

13-PT-02 Procedimiento Transferencia Documental 01

13-RE-07 Formato Único de Inventario 01

13-RE-08 Revisión y observación a la Transferencia Documental 01

13-RE-10 Tabla de Retención Documental 01

13-RE-11 Inventario Documental 01

13-RE-13 Registro de Control de Préstamo Documentos 01

13-RE-15 Acta de Visita asesoría y Seguimiento 01

13-RE-19 Cronograma Seguimiento Aplicación de tablas de Retención Documental

01

13-RE-21 Rotulo de Carpeta 01

13-RE-24 Rotulo de Caja de Archivo 01

13-PT-03 Procedimiento Actualización y Administración de tablas de retención Documental

01

13-PT-04 Procedimiento Administración de las Publicaciones de la Veeduría Distrital

01

13-PT-05 Procedimiento Préstamo y Consulta de Documentos 02

13-RE-06 Atención Usuarios Centro de Documentación 01

13-RE-12 Registro de Control de Préstamo Material Audiovisual 01

13-RE-14 Registro de Control de Préstamo Bibliográfico 01


Código: 18-MN-02



13-RE-16 Servicio de Préstamo Interbibliografico 01

13-GU-01 Guía Aplicación de la tabla de retención documental y transferencias documentales Primarias

04

13-RE-02 Solicitud devolución Documentos y o Libros en Préstamo 01

13-RE-09 Tabla de Valoración Documental 01

13-RE-17 Control Incorporación Documentos 01

13-RE-20 Contratos- Hoja de Control 01

13-RE-22 Cuadro Clasificación de Documentos 01

13-RE-23 Cuadro de Caracterización Documental 01

13-RE-25 Ficha de Valoración Documental 01

Proceso 14.5 GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


Objetivo Garantizar la provisión de bienes y servicios mediante procesos de contratación, transparentes, eficientes, oportunos y con calidad que satisfagan las necesidades de todos los procesos de la veeduría distrital.

Código documento


14-MN-02 Manual de Supervisión e Interventoría 01

14-PT-03 Procedimiento Manejo de Caja Menor 01

14-RE-01 Solicitud de Caja Menor 02

14-RE-02 Lista de Chequeo 02

14-RE-04 Informe del Supervisor 02

14-RE-05 Solicitud de Contratación 02

14-RE-07 Evaluación de Proveedores 02

14-RE-08 Certificado de Cumplimiento 01

14-RE-09 Certificado de No existencia del Bien en Bodega 01

14-RE-10 Comprobante de Caja Menor 01

Proceso 14.6 ADMINISTRACIÓN DE BIENES, SERVICIOS E

INFRAESTRUCTURA


Objetivo

Satisfacer las necesidades y requerimientos de los funcionarios y usuarios de la Veeduría Distrital, a través de la administración, conservación y custodia de los bienes muebles e inmuebles de la entidad así como gestionar los insumos, el servicio de aseo, transporte y vigilancia con calidad y oportunidad, necesarios para el adecuado funcionamiento de los procesos de la Veeduría Distrital.

Código documento



Código: 18-MN-02



15-PT-01 Procedimiento Ingreso de bienes de Almacén 04

15-PT-02 Procedimiento Salida de Almacén 02

15-PT-03 Procedimiento Traslado de Bienes 01

15-PT-04 Procedimiento Administración de Vehículos 01

15-PT-05 Procedimiento Mantenimiento de Infraestructura 01

15-PT-06 Procedimiento Manejo de pagos de Servicios Públicos 01

15-RE-01 Control de consumo de Fotocopias 02

15-RE-02 Control de Gasolina de Vehículos 02

15-RE-04 Traslado de Elementos 02

15-RE-05 Autorización Salida de Elementos 02

15-RE-07 Solicitud de Elementos 02

15-RE-09 Solicitud de servicio de Mantenimiento 02

15-RE-10 Seguimiento Actividades de Aseo 02

15-RE-11 Trabajos Empastados 02

15-RE-12 Control de Vales de Gasolina 02

15-RE-14 Toma física de Inventario 02

15-RE-15 Solicitud de Servicio de Transporte 02

15-RE-16 Encuesta de Satisfacción 02

15-RE-17 Encuesta de Satisfacción Interna 02

15-RE-18 Información Reserva de Salón 02

15-RE-19 Control Vehículos 02

15-RE-20 Acta Entrega y Recibo 02

15-RE-21 Cronograma de Mantenimiento 02

15-RE-22 Encuesta de Satisfacción - Conductores 02

15-RE-23 Planilla de Reciclaje 04

15-RE-24 Control de Residuos Peligrosos 02

15-RE-25 Inventario fuentes lumínicas 02

15-RE-26 Inventario Sistemas Hidrosanitario 02

15-RE-27 Lista de Chequeo Transportador de RESPEL 02

Proceso 14.7 GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS

TELECOMUNICACIONES TIC´S


Objetivo Gestionar los recursos tecnológicos para asegurar el adecuado flujo de información necesaria en el cumplimiento de las funciones misionales de la Veeduría Distrital

Código documento


16-PR-01 Caracterización de Procesos Gestión De Tecnologías De la Información Y las Telecomunicaciones TIC´S

01

16-PT-01 Procedimiento Administración de los Recursos Tecnológicos 01

16-PT-02 Procedimiento Backup y Restauración de la Información 01


Código: 18-MN-02



16-PT-03 Procedimiento Mantenimiento Preventivo 01

16-PT-04 Procedimiento Administración de Cuentas de Usuarios 01

16-PT-05 Procedimiento Soporte Técnico 01

16-MN-12 Manual de usuario Aplicación IOS 01

16-MN-13 Manual de usuario Aplicaciones móviles 01

16-MN-14 Manual de usuario Plataforma 01

16-MN-15 Manual del usuario Extranet 01

16-MN-16 Manual Técnico APP 01

16-MN-17 Manual Técnico 01

16-MN-18 Plantilla Plataforma 01

16-MN-19 Manual de Usuario Red 01

16-MN-20 Manual acceso WebHosting 01

16-MN-21 Manual Reporteador SDQS 01

16-MN-22 Manual de Administrador RED CIUDADANA 01

15. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL

Proceso 15.1 CONTROL INTERNO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Tipo Proceso de Seguimiento, evaluación y Control

Objetivo

Evaluar permanente e independientemente la implementación, operación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión y el Sistema de Control Interno mediante la ejecución de evaluaciones y auditorias que permitan la identificación de debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de mejora, con el fin de fortalecer el cumplimiento de los objetivos institucionales de la veeduría Distrital.

Código documento


17-PR-01 Caracterización de Procesos Control Interno, Evaluación y Seguimiento.

01

17-PT-03 Procedimiento de Acompañamiento y asesoría 01

17-PT-04 Procedimiento Relación Entes Externos 01

17-PT-05 Procedimiento Cultura del Autocontrol 01

17-PT-01 Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora 01

17-PT-02 Seguimiento de Actividades 01

17-RE-06 Plan de Mejoramiento 01

17-RE-15 Solicitud de Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora 01

Proceso 15.2 MEJORAMIENTO CONTÍNUO


Objetivo Asegurar la adecuada y efectiva implementación y sostenibilidad del


Código: 18-MN-02



sistema integrado de gestión de la Veeduría Distrital promoviendo el mejoramiento continuo en cada uno de los procesos.

Código documento


18-PR-01 Caracterización de Proceso Mejoramiento Continuo

18-PT-01 Procedimiento Auditorías Internas 05

18-PT-02 Procedimiento control de documento

18-PT-03 Procedimiento Elaboración y Seguimiento Plan de acción

18-PT-04 Procedimiento Formulación, medición y Seguimiento de Indicadores

18-PT-05 Procedimiento Administración del Riesgo

18-RE-13 Control Producto No Conforme

Procedimiento Revisión por la Dirección

Protocolo para la revisión por la Dirección

Proceso 15.3 CONTROL DISCIPLINARIO


Objetivo

Proteger la función pública al interior de la entidad, adelantando las actuaciones disciplinarias relacionadas con sus servidores, determinando así la posible responsabilidad frente a la ocurrencia de conductas disciplinables.

Código documento


N/A Caracterización de Proceso Control Disciplinario 01

N/A Procedimiento Control Disciplinario 01

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2014...El Manual de Procesos y procedimientos de la Veeduría...

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