Manual de Procesos y Procedimientos

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

Cdigo: AC- POMC-01

Versin: 01 Fecha de aprobacin: Febrero 02 de 2009

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION - OBJETIVO DEL MANUAL - COMPONENTE INSTITUCIONAL

Procesos Estratgicos Procesos Misionales Procesos de Apoyo Gestin del Talento Humano Gestin Financiera Gestin Administrativa Gestin Documental

- ESTRUCTURA - RESPONSABLE - TERMINOS Y DEFINICIONES - CONTENIDO - GENERALIDADES - CLIENTES DEL INSTITUTO - MARCO ESTRATEGICO - MAPA DE PROCESOS - PLATAFORMA ESTRATEGICA DEL INSTITUTO

Misin Polticas de Calidad Objetivos de la Calidad

- INFORMACION DUCUMENTAL - REVISION DE LA DIRECCION - SEGUIMIENTO Y MEDICION - DOCUMENTO REFERENCIA - ANEXOS DUCUMENTACION


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INTRODUCCION Proceso: Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre s, que se desarrollan en una serie de etapas secuenciales, y que transforman insumos agregando valor, a fin de entregar un resultado especfico, bien o servicio a un destinatario, cliente externo o interno, optimizando los recursos de la organizacin. Procedimiento: Conjunto o secuencia de pasos, estrechamente vinculados y cronolgicamente dispuestos, realizados al interior de la entidad por el responsable o funcionario pblico, y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qu, cmo y a quin corresponde el desarrollo de la tarea. 2.1. Procesos Estratgicos: Tiene como objetivo establecer y coordinar los lineamientos, polticas de operacin, el plan estratgico y el de comunicaciones para el cumplimiento de la misin institucional. Contempla entre otras actividades la planificacin de los lineamientos y polticas de operacin institucionales y la elaboracin del Plan Estratgico. Esta planificacin se enfoca en la definicin de los procesos necesarios para cumplir eficaz y eficientemente la misin y la visin de la entidad, los objetivos institucionales, la poltica y los objetivos de la calidad, y los requisitos de la organizacin coherentemente con la estrategia de la organizacin teniendo en cuenta el Cdigo de tica y los lineamientos generados segn la ley 872 del 2003. Asimismo, este proceso tiene dentro de sus actividades la comunicacin interna y externa en el Departamento Administrativo del Instituto Municipal Del Deporte Y la Recreacin De Tulu, para esto se ha definido el Plan de comunicaciones de la entidad. (Ver anexo). El responsable del Proceso de Direccionamiento Estratgico es el Director de la Entidad, debido a las funciones que le han sido asignadas en esta materia. 2.2. Procesos Misionales: Su objetivo es dotar a las instituciones Pblicas de directrices y orientaciones generales en materia de Empleo Pblico, Control Interno, Gestin de la Calidad, Racionalizacin de Trmites y Desarrollo Organizacional para mejorar la Gestin en la Administracin del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin de Tula.


PROCEDIMIENTOS

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Entre sus actividades se encuentra: Elaborar diagnostico, disear el plan de accin, disear y validar la poltica de la Institucin y realizar seguimiento y medicin al proceso. 2.3. Procesos de Apoyo: Los procesos de apoyo cumplen con el objetivo de ayudar en el cumplimiento de los objetivos misionales y de direccionamiento estratgico a travs de unos procedimientos establecidos y de conformidad al cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas al rea responsable de estos procesos. Se han establecidos As: 2.3.1. Gestin del Talento Humano El objetivo del proceso es Gestionar el Ingreso, desarrollo y retiro del talento humano que permitan mantener servidores Del Instituto Municipal del Deporte y la Recreacin competentes, para alcanzar los objetivos institucionales y generar continuidad en los procesos de la Institucin. Los procedimientos asociados al proceso de Gestin del Talento Humano son: Capacitacin, Bienestar, Induccin, Seguridad social , Aportes a cajas de Compensacin. 2.3.2. Gestin Financiera Tiene como objetivo Proyectar, administrar y proporcionar durante cada vigencia fiscal los hechos econmicos y garantizar el registro de las operaciones presupuestales y contables brindando informacin confiable y oportuna. Los procedimientos relacionados a este proceso en este manual son: Presentacin del anteproyecto de la vigencia siguiente y distribucin presupuestal de la vigencia, Ejecucin Ingreso y gasto, Arqueo de Efectivos, Gestin de ingresos-recaudos, Conciliaciones, Cierre Contable, estados financieros y Generacin de informes a entes de Control 2.3.3. Gestin Administrativa Su objetivo es administrar los recursos Humanos y fsicos de la institucin de tal forma que permita la operatividad y eficiencia para definir, alcanzar y evaluar los propsitos con el adecuado uso de los recursos disponibles. Mantiene y mejora el


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Sistema de Gestin de Calidad de la Institucin y conserva la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo al objetivo, Misin, y visin. 2.3.4. Gestin Documental Establecer y ejecutar las actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida, con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin de las mismas. Dando cumplimiento a ley general de archivos ley 594 14/07/2000. 3 ESTRUCTURA La estructura organizacional del


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Recreacin IMDER TULUA lo cual genera una mayor interaccin entre las mismas, incentivando la cultura del trabajo en equipo y homologando la mejor forma de hacer las cosas. En la Estructura Organizacional Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA establece las unidades funcionales a partir de las cuales la administracin da cumplimiento a sus procesos y funcin publica. El Sistema de Gestin ha permitido identificar y centrar las actividades de la Administracin, en la prestacin de servicios que dan respuesta a las necesidades de sus partes interesadas y proporcionan mayor transparencia en Sus resultados. 5. CLIENTES DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE TULUA El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA ha identificado como sus clientes a la comunidad Deportiva en general, a la cual le debe su existencia y razn de ser. Adems de la comunidad, la Administracin debe dar respuesta a los requerimientos de otras partes interesadas como Entes de Control, Entidades del Orden Nacional Departamental, organizaciones pblicas. Para dar respuesta a las necesidad y requerimientos de la comunidad la Administracin ha establecido, documentado, implementado y verificado la ejecucin de las actividades, descritas en los siguientes documentos(ver anexos). 6. MARCO ESTRATEGICO El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA cuenta con la Misin y Visin, las cuales son desarrolladas por medio de la implementacin en especial de los siguientes planes: 1 Plan estratgico 2 Plan de Gestin en los procesos El desarrollo de la Administracin Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA se realiza de forma articulada con los diferentes planes Municipales y Veredales, en especial en Planes a desarrollar A nivel Competitivo en los sitios retirados de la Ciudad. Adems de ello, El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA cuenta con planes que fortalecen la lnea estratgica que por ley 181 le compete


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al Instituto como: Educacin del Deporte Aplicado en, Bienestar Social, Desde el Sistema de Gestin se cuenta con la Poltica y Objetivos de la Calidad, como instrumentos que Enmarcan Las diferentes disciplinas del Deporte donde queremos llegar. Con el fin de garantizar su cumplimiento. Se establece e implementa el Plan de Objetivos de Calidad. 7. MAPA DE PROCESOS DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE TULUA

IMDERMAPA DE MACROPROCESOS

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MISIONALES

APOYO

ESTRATGICOS Y DE CONTROL

DIRECCIONA-MIENTO

ESTRATGICO

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

PLANEACIN

ORGANIZACIN EVENTOS

DEPORTIVOSRECREACION

SERVICIOLOGSTICO

GESTIN CONTABLE FINANCIERA

GESTIN TALENTO HUMANO

GESTIN JURDICA

Rendicin de cuentas Evaluacin del cliente o usuario

FOMENTO Y MASIFICACION

DEL DEPORTE


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IMDERMODELO DEL SGC BASADO EN PROCESOS

IMDERIMDERMODELO DEL SGC BASADO EN PROCESOSMODELO DEL SGC BASADO EN PROCESOS

IMDER TULUA

RESPONSABILIDAD

DE LA DIRECCIN

RESPONSABILIDAD

DE LA DIRECCIN

GESTIN

DE LOS RECURSOS

GESTIN

DE LOS RECURSOSMEDICIN

ANLISIS Y MEJORA

MEDICIN

ANLISIS Y MEJORA

Desarrollo Social y Comunitario

Gobierno Convivencia y Paz

ENTRADAS SALIDAS

Auditoria Interna

Control de no conformidades

Acciones preventivas,

correctivas y de mejora

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PRESTACIN DEL

SERVICIO

PRESTACIN DEL

SERVICIO

Planificacin del SGC

Revisin del SGC

Gestin documental

Control de Documentos y de

Registros

Direccionamiento estratgico

Planificacin del desarrollo

municipal

Seguimiento y Evaluacin

Servicios logsticos

Gestin del T.H.

Gestin contable

financiera Pptal

Gestin Jurdica y

Contratos

Seguimiento y Evaluacin

Desarrollo Integral del Territorio

El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA ha descrito o caracterizado cada uno de sus procesos con el fin de poder normalizarlos, controlarlos y disminuir la variacin en los mismos, para ello se define el objetivo, responsables, actividades, entradas y salidas, recursos humanos, de infraestructura y de ambiente de trabajo, documentos internos y externos, requisitos legales y de la NTCGP 1000:2004 aplicables; adems de indicadores y riesgos que permitan mantener un monitoreo y mejoramiento continuo. Las siguientes son las caracterizaciones de los procesos Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA:


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TIPO DE PROCESOS PROCESO CARACTERIZADO

ESTRATEGICO Y DE CONTROL

Direccionamiento Estratgico

Planeacin

Seguimiento y la Evaluacin

MISIONALES Organizacin, Eventos, deportivos

Fomento y Masificacin del Deporte

Recreacin

APOYO

Servicio Logstico

Gestin del Talento Humano

Gestin Jurdica y contable

PROCESO SUBPROCESO CODIGO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

DETERMINAR OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, METAS DR.DO.E.M-01

FORMULAR PLANES. DR.FP-02

EJECUTAR Y COORDINAR PROYECTOS Y PROGRAMAS. DE.E.CP.P-01

ESTUDIOS PREVIOS. DE.EP-02

SELECCIONAR CONTRATISTA DE.SC-03

SEGUIMIENTO E INTERVENTORA DE.S.I-04

GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS.

ASISTENCIA TCNICA

PARTICIPACIN SOCIAL Y RENDICIN DE CUENTAS

GESTION SOCIAL Y SEGUIMIENTO

COMUNICACIN E INFORMACIN

GESTION ADMINISTRATIVA MANEJO DE ARCHIVO

ELABORACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

RECEPCIN Y CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS

RECIBO Y MANEJO DE CORRESPONDENCIA

ADQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS


PROCEDIMIENTOS

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RECEPCIN, REGISTRO Y ALMACENAMIENTO DE BIENES

DEVOLUCIN DE BIENES A PROVEEDORES

TOMA DE INVENTARIOS

FALTANTES, DAO O DETERIORO DE BIENES

BAJA DE BIENES

ATENCIN CLIENTE EXTERNO E INTERNO

SEGUIMIENTO GESTIN

GESTION JURIDICA Y CONTRACTUAL ASESORA JURDICA INTERNA

DEFENSA JUDICIAL

REALIZACIN Y TRMITE DE CONTRATOS GESTION DE TALENTO HUMANO SELECCIN DE PERSONAL

REGISTRO DE NOVEDADES DEL PERSONAL

AFILIACIN DE FUNCIONARIOS A SEGURIDAD SOCIAL.

REGISTRO Y LIQUIDACIN DE PRESTACIONES

LEVANTAMIENTO DEL CLCULO ACTUARIAL

EJECUTAR PLANES DE TALENTO HUMANO

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN AL SISTEMA

GESTION FINANCIERA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

EXPEDICIN DEL CDP Y EL RP

TRASLADOS PRESUPUESTALES

REGISTROS DE NOMINA, PLANILLA,

ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

ELABORACIN DE INFORMES FINANCIEROS

ORDENES DE PAGO (ANTICIPOS, AVANCES, DEPOSITOS)

PAGO DE VITICOS ELABORACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

RENOVACIN DE CHEQUES

RECAUDO DE IMPUESTOS

TRANSFERENCIAS BANCARIAS.


PROCEDIMIENTOS

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ELABORACIN DEL PLAN DE COMPRAS

REGISTRO DE CUENTAS

REVISIN DE COMPROBANTES DE INGRESO Y EGRESO.

EVALUACION GESTIN DE CONTROL INTERNO

GESTIN DE MEJORAMIENTO

ADOPCIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

FOMENTAR EL AUTOCONTROL.

ASESORAR Y ACOMPAAR. 11. PLATAFORMA ESTRATEGICA DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE TULUA. 11.1 .Misin. Promover el plan local del Deporte y Aprovechamiento del Tiempo Libre, efectuando y participando en programas que proyecten una imagen positiva a nivel Departamental Nacional e Internacional, haciendo su seguimiento y evolucin con la participacin Comunitaria.

11.2. Poltica de la Calidad

IMDER como Entidad Pblica de orden Municipal, dirigida bajo los lineamientos del Sistema Nacional del Deporte ,est comprometida a satisfacer las necesidades de la comunidad deportiva y recreativa del Municipio de Tulu, mediante una valoracin continua de sus procesos misionales, para lo cual cuenta con un personal idneo en continua formacin y as lograr desarrollar sus programas y proyectos, aprovechar su infraestructura tcnica de escenarios en diferentes disciplinas y obtener as un posicionamiento a nivel nacional e internacional

11.3. Objetivos de la calidad

- Asegurar la cobertura en las actividades y los eventos deportivos y recreativos. - Garantizar la programacin y el desarrollo de las actividades deportivas y


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recreativas con calidad. - Asegurar la disponibilidad de los implementos e infraestructura deportiva y recreativa Adecuada. - Garantizar el buen funcionamiento de la infraestructura tcnica y fsica. - Garantizar la evaluacin peridica de los procesos. - Garantizar la competencia del personal responsable del objetivo institucional

12. INFORMACION DE LA DUCUMENTACION Con el fin de controlar la informacin Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA, se han establecido los procedimientos para el Control de los documentos (ver anexos), control de los registros (ver anexos) adems de las metodologas implementadas desde la Seccin Administracin Documental, Manual de Gestin Documental (ver anexos), para el adecuado Control de la informacin recepcionada, producida y enviada A entes de Control Pblicos. La Direccin de Informtica con el fin de mantener un adecuado control sobre los sistemas de informacin ha implementado el Procedimiento para el Soporte Tcnico (ver anexos). 13. REVISION POR LA DIRECCION La Administracin Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA revisa el Sistema de Gestin mnimo una vez al ao (cada 12 meses), para ello se consolidad informes con mnimo la siguiente documentacin: 1 Anlisis de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. 2 Anlisis de servicios no conformes. 3 Cambios que puedan afectar el sistema de gestin. 4 Estado de acciones correctivas, preventivas y de mejora. 5 Objetivos de la calidad. 6 Poltica de la calidad. 7 Propuestas de mejora. 8 Resultado de los indicadores de los procesos. 9 Resultados de evaluacin de satisfaccin de los usuarios. 10 Resultados de las auditorias. 11 Revisin de acciones de revisiones anteriores.

12 Riesgos de los procesos y dependencias de Administracin 13 Acciones tomadas de la revisin para la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos y por lo tanto del Sistema de Gestin.

Una vez finalizada la revisin en cada una de las dependencias, la Seccin de


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Calidad consolida un informe a nivel de la Administracin Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA el Gerente de Calidad convoca a la Junta Directiva de la Institucin para realizar la revisin. Tambin deben contar con la presencia de veedores de la Calidad Internos y Equipo Tcnico esta revisin debe haber qurum 14. SEGUIMIENTO Y MEDICIN El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA ha implementado los siguientes mecanismos que le permiten evaluar el logro de las disposiciones planificadas: 1 Grupos primarios. 2 Revisiones por la Direccin. 3 Evaluaciones de Satisfaccin de los usuarios con el servicio. 4 Control de solicitudes de servicio 5 Auditoras Internas de Calidad. 6 Mapa de Riesgos. 15. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004 2 Ley 872 de 2003. 3 Decreto 4110 de 2004. 16. NOTAS DE CAMBIO 17. ANEXO

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