Manual de Procesos y Procedimientos para Gestión Humana
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GESTION HUMANA
1. OBJETO
Definir los parámetros para la selección, vinculación, contratación, formación, evaluación del desempeño y el retiro del funcionario que realiza actividades las cuales afecten el sistema de gestión de calidad (S.G.C) y la conformidad de los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo que presta la EMAAF – ESP. 2. ALCANCE
El procedimiento va desde la necesidad de personal, selección, vinculación y formación del personal competente administrativo y operativo para cada uno de los cargos de la empresa y termina en la evaluación de desempeño de los mismos.
Es responsabilidad del subgerente Administrativo y Financiero velar por el cumplimiento de este procedimiento
3. DEFINICIONES
Competencia: Aptitud que le permite a una persona asumir con autoridad y excelente desempeño determinadas responsabilidades.
Actitud: Estado de disposición de ánimo del ser humano.
Aptitud: Condición idóneo y hábil de una persona para asumir responsabilidades.
Requerimiento: Solicitud.
Manual de Funciones: Documento en el que se establecen los lineamientos de identificación, perfil (Educación, formación, Habilidades y Experiencia), responsabilidades, autoridad, y los demás pertinentes para cada cargo dentro del organigrama de la empresa.
Habilidad o destreza: Cualidades físicas y / o mentales que debe poseer una persona para asumir determinadas responsabilidades.
Vinculación: Conjunto de actividades legales y propias de una organización que le permiten a una persona relacionarse laboralmente con una empresa.
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GESTION HUMANA
Educación: Desarrollo de las facultades intelectuales de una persona
Formación: Desarrollo y perfeccionamiento de las facultades intelectuales y capacidades de una persona .
Experiencia: Tiempo de practica en una labor o asumiendo determinadas responsabilidades.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Documento: Información y su medio de soporte. Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
Registro: Documento inmodificable que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso; Los procedimientos pueden estar documentados o no. Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término "Procedimiento Documentado".
Personal Administrativo: Conjunto de cargos desempeñados por personas competentes e idóneas, encargadas de organizar y dirigir una empresa u organización.
Personal Operativo: Conjunto de cargos desempeñados por personas competentes e idóneas, encargadas de asumir responsabilidades que contribuyen directamente al desarrollo del objeto social de la empresa.
Perfil: Características que debe tener una persona para asumir responsabilidades propias de un cargo.
4. POLITICAS DE OPERACIÓN
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GESTION HUMANA
El proceso de Gestión Humana, debe realizarse garantizando el
cumplimiento de:
- Ley 100 por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones aplica a seguridad social integral.
- Decreto 1045 por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados publicos y trabajadores oficiales del sector nacional aplica a prestaciones sociales para los empleados publicos.
-Anualmente el subgerente administrativo y financieroa hace entrega del formato F.GHU.060 Evaluacion de desempeño, a los lideres jefes de proceso para realizar la entrevista de evaluacion de desmepeño con cad auno de los uncionarios, a fin de evaluar los diferentes aspectos alli registrados. Una vez finalece la evaluacion, estos hacen entrega del informe al Sub gernete administrativo y financoiero quien elabora el informe y tom la acciones de compromiso y/o mejoramiento aplicables.
- Se programan y realizan las actividades de bienestar social. Las actividades de formación se realizan aplicando lo establecido en el procedimiento de capacitación de personal.
- Todo accidente de trabajo que se presente debe ser reportado a la ARL via telefonica, por internet o directamente en el centro medico que presta el servicio de atención al accientado. Posterioremente se consulta la pagina web de la ARL se imprime el reporte del accidente y se archiva en la hoja de vida laboral del funcionario. 5. PROCEDIMIENTO
No ACTIVIDAD OBSERVACIONES REGISTRO
1
Se identifican las necesidades de personal ya sea por la creación de un nuevo cargo o el reemplazo de un funcionario retirado.
INICIO
Responsable: Gerente, Subgerente administrativo y financiero, Subgerente Técnico Operativo
IDENTIFICAR NECESIDADES DE PERSONAL
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GESTION HUMANA
2El responsable del área realiza la entrevista a los candidatos y valida si cumple con el perfil requerido para el cargo en el manual de funciones.
3
Si el candidato es elegido se procede la vinculación del mismo.
Si el candidato no es elegido, se envía la hoja de vida a archivo.
4Se realiza la vinculación al funcionario solicitando los siguientes documentos:
- Copia cedula de ciudadanía - Hoja de vida función publica- Paz y Salvo Municipal - Declaración Juramentada de
no demanda por alimentos- Certificados de educación y
experiencia5 Se elabora el contrato por parte del
asesor jurídico, y el auxiliar de talento humano y se hace firmar por parte del nuevo funcionario el gerente de la empresa.El Auxiliar Administrativo realiza las afiliaciones a EPS, ARP, AFP y Caja de Compensación Familiar.
6
Se realiza la inducción al nuevo funcionario considerando los siguientes aspectos:-Misión, visión y política de calidad de la empresa.-Presentación del funcionario en cada área de la empresa.-Divulgación al nuevo funcionario de los procedimientos propios del cargo que debe realizar.
Resp: Gerente, Subgerente administrativo y financiero, Subgerente Técnico Operativo
REALIZAR SELECCIÓN DEL PERSONAL
Responsable: Subgerente administrativo y financiero
VINCULAR PERSONAL
Candidato
seleccionad
o?
Resp: Subgerente Administrativo y Financiero / técnico de Calidad
y Archivo
INDUCCION Y ENTRENAMIENTO AL PERSONAL
NO
SI
FIN
Resp. Subgerente administrativo y financiero
ENVIAR HOJA DE VIDA A ARCHIVO
FIN
Resp: Asesor jurídico y Auxiliar Administrativo de Talento humano
ELABORAR CONTRATO
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GESTION HUMANA
6. NATURALEZA DE CAMBIO
ITEM RESUMEN DE ASPECTO VERSION
Este procedimiento tendrá un cambio en la medida que se modifique el proceso de vinculación de personal a la empresa.
Es responsabilidad del Subgerente Administrativo y Financiero la elaboración del borrador de modificación de este procedimiento.
7. REGISTROS DE CALIDAD
CODIGO NOMBRE RECUPERACION
ARCHIVO GESTION
TIEMPO RETENCION
DOSPOSICION FINAL
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GESTION HUMANA
ANEXO 1
FORMACION APLICABLE A LOS CARGOS
Gerente- Conocimientos básicos de la norma NTC ISO 9000-
Subgerente administrativo y financiero
- Conocimientos básicos de la norma NTC ISO 9000- Conocimientos En salud ocupacional e industrial- Régimen laboral contable y financiero
Subgerente técnico operativo
- Conocimientos basicos de la norma NTC ISO 9000- Conocimientos en redes de acueducto y alcantarillado sanitario y
pluvial- Conocimientos en la prestación del servicio público de aseo- Conocimiento en norma ambiental
Asesor jurídico
- Conocimientos básicos de la norma NTC ISO 9000- Conocimiento en normatividad aplicable a los servicios públicos
Jefe control interno
- Conocimientos de la norma NTC ISO 9000- Auditoria interna de calidad e indicadores de gestión- Conocimiento en normatividad aplicable a los servicios públicos
Jefe sección acueducto y alcantarillado
- Conocimientos básicos de la norma NTC ISO 9000- Conocimiento en redes de acueducto y alcantarillado
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GESTION HUMANA
Jefe de planta tratamiento y laboratorio
- Conocimientos básicos de la norma NTC ISO 9000- Manejo de plantas de tratamiento- Conocimientos normas ambientales
Contador
- Conocimientos básicos de la norma NTC ISO 9000- Conocimientos en costos
Profesional Tesorería y Presupuesto
- Conocimientos básicos de la norma NTC ISO 9000- Conocimientos básicos de contabilidad, recursos públicos y
presupuestales
Profesional Compras y Contratación
- Conocimientos básicos de la norma NTC ISO 9000- Conocimiento en normas vigentes de contratación para empresas
servicios públicos
Profesional Almacenista
- Conocimientos básicos de la norma NTC ISO 9000- Conocimientos en sistemas de inventarios
Profesional Asistente Diseño
- Conocimientos y manejo de Corel Draw, Photo Shop, Autocad, office
- Conocimiento en diseño y presentación de proyectos
Técnico Asistente subgerencia Técnica Operativa
- Conocimientos básicos de la norma NTC ISO 9000- Conocimientos básicos de manejo informática y office- Conocimiento en manejo de archivo y correspondencia