MANUAL DE rEDAccióN

tomás sarramíaCatedrático Departamento

Español ComercialUniversidad de Puerto rico

MANUAL DE rEDAccióN

Créditos editoriales

segunda edición 2003Primera edición 1996

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IsBN 0-929441-83-4

Producido en Puerto rico

Impreso en Colombia • Printed in Colombia

EditorAndrés PAlomAres

Diseño TipográficoevA GotAy PAstrAnA

PortadaevA GotAy PAstrAnA

Negativos y separación de coloresPublicAciones PuertorriqueñAs

Departamento de multimediacArlos neGrón • XAvier molinA

PromociónJosé FrAncisco PAres

nélidA irizArry

celestino mArtínez

ericA m. cruz rodríGuez

Publicaciones Puertorriqueñas, Inc.Calle mayagüez 44Hato rey, Puerto rico 00919tel. (787) 759-9673 Fax (787) 250-6498 E-mail: pubpr@publicacionespr.com

índice

1 ComUNICaCIóN

1 ¿Qué significa comunicación?2 Definición e importancia2 Elementos básicos de la comunicación5 Competencia comunicativa6 modelos de comunicación 7 Problemas de comunicación

7 Percepción8 Filtros8 Barreras de comunicación

10 La comunicación escrita11 Diferencias entre la comunicación oral y la escrita11 Sugerencias que propician una comunicación escrita eficaz

14 EL INFormE EsCrIto Y EL rEDaCtor

14 El informe escrito15 Definición y características16 Función y objetivos17 Dirección del informe18 Clasificación21 Cualidades comunes21 Nuevas tendencias22 El redactor de informes

22 Descripción general de su labor23 atributos 23 Hábitos intelectuales recomendables para enfrentarse a un

problema.

25 EstILo Y CUaLIDaDEs ComPLEmENtarIas

25 El estilo26 Cualidades de estilo

26 Claridad28 sugerencias para que un estilo sea claro:32 Brevedad32 Una forma práctica de abreviar :35 Precisión35 Cómo mejorar nuestra precisión: 39 sencillez y naturalidad

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vi · Tomás Sarramía

40 se atenta contra la naturalidad al utilizar:41 Cualidades complementarias 47 resumen de reglas prácticas de redacción y estilo 47 para la preparación de informes

49 ELaBoraCIóN Y PLaN INICIaL

51 Determinar el tema o problema y propósito53 Identificar al destinatario 54 Búsqueda del material informativo.

54 Determinar los datos necesarios.55 método 55 obtención de datos primarios58 Localización de datos secundarios

65 recopilación del material 65 Preparación de fichas67 ordenación de los datos

67 tiempo de elaboración y entrega68 Actividades afines68 Cálculo de fecha de entrega

70 rEDaCCIóN DEL INFormE

70 El bosquejo76 Importancia del párrafo

77 Principios que gobiernan la estructura del párrafo78 Extensión del párrafo78 Clases de párrafos

79 temas y subtemas81 Divisiones principales82 El borrador o primera redacción84 revisión de la primera versión84 Corrección de borradores87 Evaluación preliminar

88 rEDaCCIóN Y ENFoQUE DE Los PrINCIPaLEs tIPos DE INFormEs

89 Los informes descriptivos89 Los informes periódicos90 Los informes de progreso94 Informes especiales

94 El informe anual94 El informe de auditoría

95 Los informes analíticos95 Formulación del objetivo96 Partes del informe

97 material preliminar99 Cuerpo del informe

104 matErIaL ILUstratIVo

105 Necesidad del material ilustrativo108 tablas113 Gráficas

vii manual de redacción ·

114 Gráfica de línea117 Gráfica de barras

117 Gráfica de barras simples118 Gráfica de barras múltiples120 Gráfica de barras segmentadas121 Gráficas de barras bidireccionales122 Pictogramas122 Gráfica circular

126 otros materiales ilustrativos126 El diagrama

126 El diagrama de organización130 Diagramas de procedimiento132 Mapas estadísticos133 Fotografías

134 Uso interactivo de materiales137 sugerencias generales para la utilización 137 de material ilustrativo.

138 téCNICas DE DoCUmENtaCIóN

139 Citas en el texto139 La cita paráfrasis140 La cita directa140 Extensión

140 Cita breve 141 Cita extensa

142 Elipsis142 Interpolaciones143 Estilo y puntuación

145 Notas al pie de página145 Identificar la fuente que corresponda. 146 ampliar ideas146 Efectuar referencia cruzada

146 Contenido de las notas al pie de página147 Cómo debe citarse

147 Libros148 Artículos

148 Ejemplos diversos148 Para citar

148 Un libro con un autor148 Un libro con dos autores148 Un libro con tres autores148 Un libro con cuatro autores o más149 Una publicación sin autor149 Un artículo de una revista149 Una revista sin numeración de volumen o tomo149 Un artículo de un periódico149 Un artículo de autor anónimo149 Una fuente de otra149 Un documento gubernamental149 Un documento de la rama legislativa150 Un documento de una organización internacional150 Un material de DIaLoG o de ErIC (Database)

viii · Tomás Sarramía

150 Una entrevista personal150 Colocación y numeración de las notas al pie de página152 Formas especiales de citas en notas al pie de página

152 mediante el apellido del autor152 mediante abreviaturas latinas

153 Ibíd. (Del latín Ibidem = en el mismo lugar)153 Op. cit. (del latín opere citato = en la obra citada)153 Loc. cit. (del latín loco citato = en el lugar citado)

155 referencias en el texto156 Documentación suplementaria156 La bibliografía

157 Tipos de bibliografía158 Forma y estilo de presentación

158 Ejemplos162 Comparación de estilos

162 Formas de citar al pie de página163 Formas de citar en la bibliografía164 Forma de citar al pie de página 164 Forma de citar en la bibliografía

165 apéndices166 Usos

167 PrEsENtaCIóN Y Formato

168 aspectos comunicativos no verbales175 revisión175 Evaluación final

175 objetivo175 Comprensión175 sinopsis176 Introducción176 Disposición del escrito176 Estilo176 Conclusiones176 recomendaciones176 apéndices177 Ilustraciones177 Citas177 Bibliografía177 Presentación

177 Cómo se distingue un buen informe

181 aPéNDICE a

181 Abreviaturas y símbolos más frecuentes en los informes escritos

182 aPéNDICE B

182 signos de puntuación182 Uso del punto184 Uso de la coma185 Uso del punto y coma186 Uso de los dos puntos

ix manual de redacción ·

187 Uso de los puntos suspensivos187 Uso de la diéresis 187 Uso de las comillas 188 Uso de los guiones189 Uso de la raya189 Uso de la raya oblicua189 Uso de los signos de interrogación190 Usos de los signos de admiración190 Usos del paréntesis

191 Usos de otros signos auxiliares191 Corchetes192 Dos rayas192 apóstrofo193 Párrafo193 Calderón193 asterisco193 Llave

193 El acento193 División de las palabras según su acento194 Reglas de acentuación ortográfica

195 Casos especiales de acentuación195 Reglas aplicables a los monosílabos196 Casos especiales de acentuación196 acentuación de las palabras compuestas196 otros casos de acentuación

197 El uso de las mayúsculas197 Normas generales199 Uso de las mayúsculas en los informes

201 aPéNDICE C

201 Los números y su escritura201 Los números se escriben en letra:201 se escriben en cifra:

203 al escribir los numerales recordemos que:203 Los cardinales (determinan con exactitud)203 Los ordinales (expresan idea de orden sucesivo)204 Los partitivos (indican división o parte)204 Los múltiplos (denotan multiplicación)

205 LECtUras

207 La PrEParaCIóN DE INFormEs207 El proceso mental previo209 El arte de escribir210 El lenguaje y la comunicación212 Lo sustantivo y lo procesal212 El arte de tachar y la revisión212 El tono del informe213 El destinatario del informe213 Guías generales de redacción214 Una advertencia final

215 Como preparar y escribir un informe215 Los elementos esenciales

x · Tomás Sarramía

216 orden y organización de la composición217 Desarrollo de ideas218 Justificación de ideas

219 Los INFormEs aDmINIstratIVos220 Planificación220 Control221 Evaluación

222 INFormEs CLaros, CoNCIsos Y EFECtIVos222 El arte de escribir eficazmente requiere práctica223 Decida los puntos débiles

225 INFormEs sIGNIFICatIVos225 responsabilidad gerencial 226 Procedimiento recomendado227 Evaluación de ayuda227 Cuestiones básicas228 Criterios generales

229 sIEtE Pasos HaCIa La PrEParaCIóN DE UN BUEN INFormE229 Frecuencia230 Economías230 Costos230 servicio230 metas230 revisión anual231 Beneficios adicionales

232 EL sIstEma DE INFormEs aDmINIstratIVos232 aspecto general y requisitos de un sistema de informes administrativos234 Labor a realizarse234 Labor realizada234 Variación235 otros requisitos235 Utilidad de un sistema de informes236 otras consideraciones generales

237 EL INFormE «BIEN HECHo»240 UNa LIsta DE CotEJo Para EsCrIBIr INFormEs EFICaCEs

242 Bibliografía

PróLoGo

La habilidad para comunicarse eficazmente a través de un informe es una ineludible necesidad de los actuales profesionales y de aquellos estudiantes universitarios que formarán parte de los distintos cuadros laborales del país.

Este libro que el lector tiene en sus manos es un manual, es decir, un libro que se tiene a mano, que se puede manejar, que compendia lo más sustancioso de una materia. al margen de los innumerables tratados y textos que enfocan este contenido, este manual se diseñó siguiendo un triple objetivo funcional: 1) responder a una consulta rápida de quienes se dedican a la tarea de redactar informes; 2) utilizarse como herramienta útil, a través de un conjunto de sugerencias e indicaciones metódicas, para redactar y presentar informes profesionales y 3) presentar una idea general actualizada de los aspectos principales del desarrollo de dicho tema.

aunque este manual presenta por separado cada una de las sec-ciones que tiene que incluir un informe o trabajo de investigación, la realidad es que el proceso de escribir no lleva forzosamente el orden aquí presentado. En el momento de definir un objetivo, el redactor ya está pensando en qué preguntas o qué hipótesis va a formular; también estará revisando la bibliografía y anotando aquello que parezca relevante en relación con su objetivo.

Al final se ofrece una serie de apéndices de uso práctico y una se-lección de lecturas complementarias, además de una bibliografía, no exhaustiva, naturalmente -dadas las características de este trabajo-, pero suficiente para la ampliación de aquellos conocimientos relacio-nados que el lector pueda desear.

El autor queda en deuda con las siguientes personas e instituciones: Dr. James Vanoosting, catedrático de la southern Illinois University; Dr. Francis W. Weeks, profesor emérito (University of Illinois, Urbana-Champaign); the association for Business Communication (Boston, massachusetts); Colegio de Contadores Públicos autorizados de Puer-to Rico; Office Publications, Inc. (Stanford, Connecticut); Oficina de Presupuesto y Gerencia del Estado Libre asociado de Puerto rico. a todas, un reconocido agradecimiento, por su gentil autorización para citar, traducir y reproducir -según el caso- los artículos seleccionados que componen la Antología de lecturas que se incluye al final de este manual.

Tomás Sarramía

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