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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

MANUAL DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO: IG-M-02

CÓDIGO: IG-M-02 MANUAL

FECHA: 4/03/2013 VERSIÓN: 00

TALENTO HUMANO PÁGINA 2 de 5

1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos a seguir en la empresa para la selección, realización

de exámenes médicos ocupacionales, contratación, inducción, formación,

evaluación de competencia y desempeño, rotación y desvinculación del personal

de INELEGAS LTDA para dar cumplimiento a los requisitos del cliente y las

disposiciones de la organización.

2. ALCANCE

Aplica al proceso de Talento Humano.

3. RESPONSABLE

Líder del proceso

4. RECURSOS Computador, papelería, humano.

5. VOCABULARIO

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO: Son las actividades coordinadas para

dirigir y controlar la selección, definición de responsabilidades y autoridades,

contratación, capacitación y evaluación del talento humano de la organización.

COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos o aptitudes.

CAPACITACIÓN: Proceso de enseñanza que proporciona las herramientas

teóricas y prácticas para adquirir, mantener, reforzar y actualizar




conocimientos, destrezas y aptitudes necesarias requeridas para su buen

desempeño en sus ámbitos de trabajo.

FORMACIÓN: Educación impartida al empleado para contribuir a su

desarrollo en el puesto de trabajo. Su eficacia se mide a largo plazo.

RECLUTAMIENTO: Es el conjunto de actividades que lleva a cabo la

organización para atraer, para sus puestos vacantes candidatos con las

capacidades y aptitudes necesarias para que la organización pueda alcanzar

sus objetivos.

SELECCIÓN: Es el proceso mediante el cual la organización elige de una lista

de aspirantes a la persona o personas que mejor cumplan con las

responsabilidades, funciones y objetivos específicos del cargo a desempeñar.

INDUCCIÓN PREVIA: es un proceso mediante el cual se da a conocer a la

persona que ingresa a la empresa, aspectos generales sobre la misma y

algunas herramientas necesarias para su desempeño dentro de la empresa.




INDUCCIÓN AL CARGO: Es un proceso mediante el cual se da a conocer a

la persona que va ocupar un cargo, todos los aspectos relacionados con este,

como son funciones, responsabilidades y todo aquello que le permita

desarrollar las actividades rutinarias del cargo a desempeñar.

ENTRENAMIENTO: Preparación y adiestramiento impartido al empleado para

ponerlo en práctica en sus actividades. Su eficacia se puede medir con la

reproducción inmediata del conocimiento adquirido.

HABILIDADES: Características propias del ser humano, en cuanto a aptitud,

actitud y personalidad, las cuales hacen parte del desempeño exitoso en su

puesto de trabajo y en la organización.

INCAPACIDADES: Período en el que se impide a una persona la realización

de las actividades rutinarias de trabajo, y que se basa en un diagnóstico

médico que indica el descanso o reposo que necesita a fin de recuperarse de

lo que le impide el normal desarrollo de sus labores.

EXAMEN DE INGRESO: Es aquel que se realiza para determinar las

condiciones de salud del trabajador antes de su contratación, en función de

las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los

requerimientos de la tarea y el perfil del cargo.

EXAMEN PERIÓDICO: Es el que se realiza con el fin de monitorear la

exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posible

alteraciones temporales o permanentes de salud del trabajador, ocasionadas

por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para




detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo

preventivo.

EXAMEN POST INCAPACIDAD: El que se efectúa al final de un periodo de

incapacidad laboral superior a 90 días, con el propósito de evaluar su

condición de salud actual, si el trabajador puede regresar a las labores

habituales que estaba ejecutando o si tiene restricciones para el ejercicio de

las mismas.

EXAMEN POR REUBICACIÓN LABORAL O CAMBIO DE OCUPACIÓN: Es

la evaluación médica que se realiza al trabajador cada vez que éste cambie de

ocupación y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones,

tareas o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que se

detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia.

EXAMEN DE RETIRO: Evaluación médica ejecutada cuando se termina la

relación laboral, con el objeto de valorar y registrar las condiciones de salud

en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.

PARACLÍNICOS: Exámenes complementarios (exámenes de laboratorios,

audiometrías, espirómetria, etc.) al examen médico, tiene como fines clarecer

diagnósticos, seguimiento a patologías.

PROFESIOGRAMA: Matriz de exámenes a realizarse de acuerdo al perfil del

cargo y sus excepciones.




EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Es la metodología aplicada por la

organización para medir el desempeño del personal, con respecto al

cumplimiento de sus responsabilidades, funciones, actitud y comportamiento

en su relación social y laboral.

BIENESTAR: Se refiere al nivel alcanzado de las necesidades básicas

fundamentales que se expresan en aspectos tales como educación, salud,

seguridad social, desarrollo urbano y medio ambiente, entre otros.

REQUISITOS GENERALES

Toda información de interés (modificaciones al Sistema de gestión Integral,

requisitos del cliente, legales y de la organización) que se requiera comunicar, se

debe realizar a través de comunicados internos. Cuando sea necesario de forma

personal diligenciar el registro Lista de Asistencia.

El Gerente debe velar por el cumplimiento del reglamento interno de trabajo.

La organización está comprometida en asegurar la competencia del personal

(educación, formación, habilidades y experiencia).

Todo el personal se califica respecto a los requerimientos del cargo, a través de la

evaluación de desempeño y de los programas de capacitación. El personal que

requiera nivelar sus competencias será elegido de acuerdo a la calificación de su

desempeño.

El personal que vaya a ser contratado por la organización debe estar acorde al

Manual funciones de cada cargo.

Se deben aplicar pruebas psicotécnicas de selección de personal a los candidatos

a ocupar vacantes en la organización.




La prueba de conocimientos se aplicará para cargos específicos que requieran

demostrar competencias puntuales de los candidatos pre seleccionadas a ocupar

vacantes en la organización.

La primera entrevista la debe realizar la Gerente, la entrevista final se aplicará a

cargos que hagan referencia a estos y la debe realizar el Gerente o la persona

que el asigne.

6. ACTIVIDADES

RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL.

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Determinación de la necesidad de

aprovisionamiento de recurso humano: Se considera objetivamente los siguientes aspectos:

Finalización de contrato. Futura creación de nuevos puestos. Promociones previstas. Posibles movimientos internos. Licencias previsibles. Envejecimiento de la fuerza de trabajo.

Se tiene en cuenta también los planteamientos inevitables de nuevas e imprevistas necesidades de recursos humanos (fallecimientos, accidentes, etc.). Esta necesidad debe ser informada a gerencia por medio de Comunicado Interno o E-mail. La decisión tomada por la administración

Líder del proceso/ Gerente




debe ser informada al Gerente por e-mail.

2 Reclutamiento: El Reclutamiento que se emplea es a nivel Interno y Externo, lanzando la convocatoria dentro y fuera de la empresa simultáneamente. Los medios de reclutamiento pueden ser: Presentación de candidatos por parte de los directivos, funcionarios y demás trabajadores de la organización. Avisos en prensa.


3 Preselección, Entrevista, aplicación de pruebas y exámenes médicos: Se comparan las hojas de vida con Manual de Perfiles y Cargos, para el cargo vacante y se preseleccionan a aquellos candidatos que cumplen con los requisitos exigidos en su perfil. Reclutar hojas de vida de acuerdo al perfil establecido para el cargo solicitado. Se realiza una entrevista personal indagando sobre los puntos clave de desempeño del cargo. Aquellos candidatos aprobados en la etapa anterior se podrán aplicar pruebas de conocimientos o medidoras de destreza preparadas en la organización por el Gerente de acuerdo con las funciones del cargo. Se realiza una selección del personal acorde a las necesidades y a sus resultados en las pruebas mencionadas y se le facilitan una orden para Exámenes Médicos

Gerente




Ocupacionales, en casos de que el médico de salud ocupacional emita un certificado de NO APTO, se deberá seleccionar otra persona y practicarle los exámenes. Verificar referencias personales y laborales del (los) candidato (s) que continúan a la entrevista final. Aplicar entrevista final a los candidatos preseleccionados la Gerencia. Seleccionar el personal que se ajuste a las necesidades de la organización.

4 Contratación: Entregar listado de documentos para formalizar contrato de trabajo y orden de apertura de cuenta. Entregar a trabajador el formato de solicitud de afiliación, con el fin de tener la información para realizar afiliaciones y contratación. Diligenciar el contrato según el caso, recopilando las firmas del trabajador y el gerente de la organización, (los contratos ya se encuentra establecidos por la ley). Se elabora el contrato laboral por el Gerente, se le facilita al trabajador para su firma y conocimiento. Realizar las afiliaciones respectivas al régimen de seguridad social vigente.

Gerente




INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO, EVALUACIÓN Y FORMACIÓN

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Inducción previa: En esta inducción el líder

del proceso o Gerente da a conocer al personal nuevo, desde su primer día de ingreso a la Empresa la siguiente información: Historia de la empresa. Plataforma estratégica de la empresa

(Misión, Visión, Política Integral y Objetivos).

Breve descripción de los derechos y deberes de los trabajadores.

Se entrega Manual de Perfiles y Cargos correspondiente.

El Gerente a quien este delegue le enseña al personal nuevo las instalaciones de la Empresa donde desempeñará sus funciones y los compañeros de trabajo con los cuales interactuará.


2 Entrenamiento: Se le da a conocer al nuevo empleado: Los procedimientos e instructivos del

área. Planeación y organización de horarios de

trabajo. Manejo de registros. Si la persona que abandona el puesto de trabajo es el líder del proceso, este debe entregar al nuevo empleado: Documentación del proceso al que

pertenece. Proyectos de mejora que se encuentren





en ejecución. Compromisos pendientes. Seguimiento a indicadores de gestión. Inducción sobre el manejo de formatos,

acciones correctivas y preventivas levantadas al proceso.

Los tiempos de entrenamiento los establece el Gerente de acuerdo a la complejidad de los cargos.

3 Evaluación y registro de Inducción y Entrenamiento: Al finalizar el entrenamiento se aplica una evaluación al nuevo empleado, la cual se evidencia en el formato de evaluación de la inducción y entrenamiento. Esta se realiza en el segundo mes en que este desempeñándose el trabajador en el cargo, por parte del Gerente, con el fin de tomar las acciones necesarias para dar continuidad o no a su contrato.


4 Evaluación de desempeño: Semestralmente, al personal de INELEGAS LTDA se le aplica una Evaluación de Desempeño, donde se evalúan el mejoramiento de las habilidades propias del cargo y los objetivos correspondientes. Los resultados de la evaluación son registrados en el formato “Evaluación del Desempeño”. Esta evaluación es gestionada por el Gerente y aplicada por el Gerente a los empleados a su cargo y los colaboradores evalúan a su jefe inmediato.

Gerente

5 Identificación de necesidades de formación: El programa de formación en INELEGAS LTDA se elabora y actualiza de





acuerdo a los siguientes criterios: Como consecuencia de los resultados de

la evaluación descrita en el numeral anterior.

Actualizaciones en materia de legislación.

Por proveedores de bienes y/o servicios. Por invitación de entes externos a la

Empresa. Por los riesgos existentes en los puestos

de trabajo. Como consecuencia de accidentes e

incidentes presentados. Por documentación, implementación y

mejora del Sistema de Gestión Integral. Anualmente se establece el Plan de Formación del personal y se le hace seguimiento, sin embargo, se le pueden realizar modificaciones al mismo, teniendo en cuenta las necesidades que se pueden presentar. A través de la aplicación de una Evaluación, se evalúa la eficacia una vez el empleado reciba la capacitación.

ROTACIÓN Y RETIRO DEL PERSONAL

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Rotación por vacaciones o licencias: Una

vez el empleado cumple con el periodo para sus vacaciones o licencia, el Líder del proceso le informa por medio de mail o carta, previa autorización del Gerente. Se debe ubicar el reemplazo en común acuerdo con el Líder del proceso afectado,

Gerente




donde este realizará la respectiva evaluación de las habilidades requeridas por el cargo; en todo caso el tiempo que se debe invertir en esta actividad no debe ser mayor a 5 días. Dicha evaluación se aplica al personal externo que ocupará por primera vez el cargo. Finalmente el Gerente realiza una inducción previa a la persona, dejando evidencia en el formato “Control de rotación de personal interno”. El registro correspondiente a la inducción debe ser entregado a la Administración para su correspondiente archivo. El personal que haya regresado de licencias prolongadas (maternidad, vacaciones, licencias no remuneradas) debe recibir esta inducción al cargo, ya sea por parte del jefe inmediato o a quien este delegue y dejar evidencia en formato Lista de Asistencia.

2 Rotación por incapacidades o imprevistos: En caso de incapacidades o imprevistos el Líder del proceso informará al Gerente acerca del personal interno o externo a contactar que cumpla con el perfil del cargo para la realización del respectivo reemplazo de manera inmediata. Para este reemplazo se deben cumplir con la entrega de: Elementos de protección personal EPP. Inducción previa con sus respectivos

registros. NOTA: Se recomienda que el personal de cada proceso reciba inducción de las diferentes actividades de los cargos dentro





de su proceso a fin de contar con ellos para este tipo de reemplazos. Esta actividad debe ser ejecutada por los jefes y Líderes de cada Proceso.

3 Desvinculación o retiro del personal: Para todo empleado que por cualquier motivo, se desvincule de INELEGAS LTDA, el líder del proceso debe informarle a la Gerencia para que se cumpla el procedimiento de retiro consistente en: Pasar comunicación de desvinculación

del empleado o recibir carta de renuncia del empleado.

Cumplir con los requisitos legales de terminación unilateral de contrato.

Pagar oportunamente las prestaciones sociales.

Pagar indemnizaciones cuando aplique. Practicar el respectivo examen médico de

egreso. Solicitar devolución del carné y dotación de uniformes a la Gerencia.


TOMA DE CONCIENCIA Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 LA TOMA DE CONCIENCIA: Permite a cada

trabajador participar mejor en las actividades de capacitación y entrenamiento que pueden afectar directa o indirectamente en sus labores. Las estrategias que se implementan en Inelegas Ltda., para estimular la toma de conciencia incluyen la difusión de actividades y materiales educativos por

Gerente / Líder del proceso




medio de:

Charlas de seguridad Capacitaciones Correo Electrónico Reuniones de Seguimiento Cartelera SGI. Boletín SGI

7. FORMATOS RELACIONADOS Manual de funciones de perfiles y cargos.IG-M-01 Listados de personal IG-F-06 Evaluación de Capacitaciones IG-F-24 Solicitud del Permiso de Personal IG-F-25 Evaluación de Desempeño IG-F-30 Evaluación de Inducción y Entrenamiento del Personal IG-F-31 Lista de Asistencia IG-F-32 Hojas de Vida.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN

CAMBIO REALIZADO

REVISÓ: APROBÓ:

Sandra Guzmán Líder del Proceso

Sandra Guzmán GERENTE

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