Manual de Uso de la Herramienta de Costeo...
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Universidad de Cuenca – DHLA Cuenca
Manual de Uso de la
Herramienta de Costeo
ABC Diseño de Costeo de la Cooperativa de Ahorro y
Crédito Jardín Azuayo
Tania Maribel Guarango Chafla
Manual de la Herramienta de Costeo COAC JA
1 Tania Maribel Guarango
Contenido
Información General de la Herramienta ............................................................... 2
Descripción de las hojas de la herramienta ........................................................ 4
Hoja Plan de Costeo ABC ......................................................................................... 4
Hoja de Productos ...................................................................................................... 6
Hoja Diccionario de Actividades (Procesos/Actividades) ........................ 7
Hoja de Estimaciones del Tiempo ....................................................................... 8
Hoja de Costos de Actividades ........................................................................... 11
Hoja de Costos Unitarios ...................................................................................... 12
Hoja de Costos de Productos .............................................................................. 13
Hoja de Análisis ........................................................................................................ 16
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Manual del usuario de la Herramienta de Costeo ABC de la
COAC Jardí n Azuayo
Información General de la Herramienta
El cálculo de los costos con la herramienta ABC permite a la gerencia de las
microfinancieras, analizar mejor los costos reales que generan sus productos,
identificar dónde existe un exceso de recursos o capacidad operacional y tomar
decisiones más informadas en cuanto al diseño, los mecanismos de
comercialización y la asignación de precios de los productos.
Con la herramienta ABC, el usuario podrá calcular los costos de hasta 15
productos de crédito y 15 productos de ahorro, 10 procesos fundamentales y
150 actividades por producto y se podrán analizar los costos de hasta 75
sucursales.
La herramienta esta diseñada para trabajar con Excel 2007 o superior, dado
que requiere ser guardada como libro habilitado para macros.
La herramienta ABC en su pantalla principal nos presenta los ocho módulos
(hojas electrónicas del libro de Excel) en los que está dividida. En la misma
pantalla nos muestra el complemento instalado en la herramienta, el mismo
que dirige al usuario a un menú de utilidades con el que podrá hacer borrado
automático de la información contenida en la herramienta, cargar modelo de
datos, exportar, importar e imprimir las hojas electrónicas, asimismo encontrará
otras opciones que facilitarán el manejo de dicha herramienta.
El menú de la herramienta ABC contiene las siguientes hojas electrónicas:
1. Plan de Costeo ABC
2. Productos
3. Diccionario de Actividades
4. Estimación Mensual (Tiempo)
5. Costos de Actividades
6. Costos Unitarios
7. Costos de Productos
8. Análisis
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Puede acceder al segundo menú desde la barra de menús de Excel:
Menú de Navegación
Botón
Complementos
de Excel
Menú desplegable de la
Herramienta
Opciones del Menú
desplegable
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Descripción de las hojas de la herramienta
Hoja Plan de Costeo ABC
Esta hoja contiene los campos necesarios para planear el ejercicio de costeo
de productos. Con esta hoja se pretende plantear un objetivo para el costeo de
productos, disponer de un equipo de trabajo para el costeo, elaborar un plan de
trabajo el que ayudará a organizar el ejercicio, identificar las agencias o
sucursales que se tomarán en cuenta para la realización del costeo y
finalmente recopilar la información de los costos de personal y costos distintos
de los del personal.
Los campos en los que el usuario deberá digitar la información son: nombre de
la institución, el período de análisis del costeo, la fecha de finalización, el
propósito u objetivo del costeo y el nombre de las agencias y casa matriz a
valorar. Asimismo se deberán digitar los tipos de puestos del personal de las
agencias y de la casa matriz, con sus sueldos mensuales y la cantidad de
personal por cada puesto y finalmente los tipos de costos distintos de los del
personal, tanto de las agencias como de la oficina principal.
La utilidad de esta hoja electrónica es de que se designa a un equipo técnico
de trabajo de la microfinanciera y a un líder de dicho equipo y se propone un
plan de trabajo para el llenado de toda la información de la herramienta ABC,
designando responsables de actividades y se cuenta con la información de
costos de personal y distintos de los del personal, tanto para casa matriz, como
para sucursales.
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Llenar la Información en
los espacios en blanco
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Hoja de Productos
Esta hoja contiene la lista de los productos de crédito o ahorro que ofrece la
institución.
En la hoja de identificación de los productos, se deben digitar los nombres de
los productos de crédito o de ahorro que serán necesarios para el costeo, los
números de cuentas al final del período de cada uno de los créditos o ahorros,
así como los saldos de cartera al final y al inicio del período de análisis indicado
en la hoja de planificación.
Esta información será de mucha utilidad para las hojas de Costos por
Producto y de Análisis, tanto para resumen y viabilidad principalmente.
Digitar la información en los
espacios en blanco
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Hoja Diccionario de Actividades (Procesos/Actividades)
Esta hoja contiene el diccionario de procesos y actividades fundamentales para
el costeo. Como podrá observarse el proceso fundamental № 10 está
reservado para actividades de sostenibilidad.
En la hoja de diccionario de actividades, se deben digitar los nombres de los
procesos crediticios y/o de ahorro, así como las actividades mencionadas para
cada proceso. En relación al proceso que incluye actividades de sostenibilidad,
este se refiere a todos los aspectos de apoyo gerencial o logístico que están
fuera de las actividades propiamente ligadas a los circuitos de crédito o de
ahorro.
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Hoja de Estimaciones del Tiempo
Esta hoja electrónica nos arroja el total de horas y el porcentaje de dichas
horas que el personal de la microfinanciera dedica para cada actividad y
proceso.
Para digitar la información se debe dar clic en la opción: “Actualizar el Tiempo
del Personal”, la cual dirige al usuario a una sub hoja electrónica donde debe
digitar la forma para la captura de los datos, número de días, número de
semanas o meses trabajados, así como los nombres de las sucursales y casa
matriz, los puestos y nombres del personal de la institución; también se
deberán digitar las horas que el personal dedica para cada actividad y proceso.
Botón Actualizar el Tiempo del
Personal
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Notas:
1. El usuario podrá auxiliarse con las flechas de filtro para visualizar detalles y
adicionar información en los campos.
2. Para recopilar la información del personal, se pueden utilizar formatos de hojas
de tiempo de personal la cual se puede obtener dando clic en la opción “Modelo de
Hoja de Tiempo del Personal” y posteriormente utilizar esta hoja para el
levantamiento de la información del tiempo que el personal a entrevistarse dedica a
todas las actividades y procesos definidos en el diccionario de actividades.
Botón: Retornar a la Hoja Estimación
Mensual
Trasladarse a la hoja Modelo de
Tiempo de Personal
Flechas de Filtro
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La hoja de estimaciones del tiempo del personal nos recoge de manera
estructurada el tiempo que el personal entrevistado en las sucursales y casa
matriz dedica semanalmente en horas a las distintas actividades y procesos
definidos en el diccionario de actividades.
Hoja de Tiempo de Personal para
recopilar información
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Hoja de Costos de Actividades
Esta hoja electrónica nos arroja los estimados de tiempo del personal por
proceso y actividad, tanto por agencia como por casa matriz; así como los
costos por actividad, por agencia, casa matriz y totales.
En esta hoja el usuario no deberá digitar ninguna información.
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Hoja de Costos Unitarios
Esta hoja nos presenta los procesos y actividades fundamentales así como los
impulsores de costos y el volumen mensual asignado para cada impulsor.
En esta hoja el usuario debe digitar únicamente los impulsores y su volumen
mensual lo que permitirá obtener costos unitarios por actividad y por proceso.
Esta hoja es una de las más importantes para el ejercicio de costeo de
productos y debe ser preparada basada en el sistema de información de la
microfinanciera en el período de análisis referido en la hoja del plan.
El usuario deberá digitar el volumen
del impulsor
El usuario deberá digitar los
impulsores de cada uno de los
productos
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Hoja de Costos de Productos
En la hoja de costos por actividad, proceso y producto, se presentan además
los impulsores mensuales totales por cada actividad y proceso y se requiere
digitar los impulsores mensuales de cada uno de los productos por actividad y
proceso, de tal forma que se puedan derivar los costos por producto mensuales
por cada actividad y proceso y el porcentaje de dicho costo relativo al saldo
promedio de cartera de dicho producto.
Botón a la sección Costos Ponderados
Botón a la sección Bases de Asignación
EL usuario ingresara el volumen del i impulsor
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La sección hoja de costos ponderados se utiliza para introducir información de
segmentaciones de clientes por productos de crédito principalmente y de
ahorro si se tienen, de tal manera que se digitan impulsores para cada uno de
los segmentos de cliente por actividad y proceso de manera de obtener
porcentajes de saldos promedio de costos por actividad y proceso relativos al
volumen de préstamos o créditos del segmento referido.
Insertar los impulsores en los
espacios
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Las bases de asignación para las actividades de sostenibilidad, las calcula el
sistema en relación al peso de la cartera promedio de los productos definidos
tanto de crédito como de ahorro, en relación al peso del número de cuentas, en
relación a la ponderación ABC que se refiere al patrón de la estructura de
costos de los distintos productos y finalmente una base de asignación igual que
significa un mismo porcentaje para cada uno de los productos. Existe la
posibilidad de introducir dos bases de asignación adicionales para efectos de
utilización a juicio del usuario.
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Hoja de Análisis
Esta hoja de Análisis está estructurada con las sub hojas siguientes:
1. Resumen
2. Segmentos
3. Viabilidad
4. Sucursal
5. Plan de Acción
1. La hoja resumen nos presenta una síntesis de costos por procesos de
los productos de crédito y de ahorro expresados como porcentaje del
saldo promedio de cartera (ponderado y no ponderado) y los costos de
productos por segmentos ponderados de clientes expresados en
porcentajes en relación al volumen de préstamos o créditos por
segmentos de clientes.
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2. En la hoja Segmentos se pueden obtener los costos de productos por
segmentos de clientes. Para obtener dicha información habrá que
digitar los impulsores por mes para cada segmento de cliente por
producto. Habrá que referir en la parte superior el nombre del segmento
del producto seleccionado, el número de cuentas por cada segmento y
digitar el número de cuentas y el tamaño de la cuenta promedio de cada
uno de los segmentos. Los segmentos de clientes se pueden utilizar
para comparar los costos de las cuentas de diferentes tamaños de
saldos, frecuencias de transacción, etc.
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3. En la hoja de Viabilidad se hace un análisis de la viabilidad de cada
producto crediticio y de ahorro, así como la viabilidad total de la
microfinanciera por productos de crédito y de ahorro.
En lo pertinente a productos de ahorro, la herramienta nos arroja los saldos
promedios de crédito por cada producto. El usuario deberá digitar la tasa
de reserva por producto de crédito, tasa de transferencia o de
financiamiento, tasa de interés anual a la que presta a sus clientes la
institución y el porcentaje de cargos anuales financieros por producto de
crédito si existen.
En relación a productos de crédito igualmente nos presenta los saldos
promedio de cartera para cada producto. El usuario deberá digitar los
ingresos anuales obtenidos por cada producto, la tasa de interés anual del
dinero de fondeo por producto y las provisiones estimadas para préstamos
no recuperables por producto.
El sistema calcula tanto para los productos de crédito, como de ahorro los
costos de los mismos por producto y presenta un resultado de viabilidad por
producto que indica que si es positivo la rentabilidad de dicho producto es
positiva. En caso contrario debe revisarse y tomar medidas de solución
inmediata.
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4. La hoja Sucursales nos arroja los costos mensuales del personal por
sucursal, así como los impulsores de costos mensuales de dichas sucursales.
El usuario deberá digitar los costos mensuales distintos de los del personal por
sucursal y el número de miembros por cada puesto, así como el volumen de los
impulsores mensuales de cada sucursal.
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5. La hoja Plan de Acción nos presenta los campos necesarios para la
elaboración de un plan que nos ayudará a tomar acciones correctivas y
soluciones necesarias derivadas del ejercicio de costeo de productos. En la
hoja, el usuario puede establecer una fecha de inicio de las tareas a realizar, la
fecha de finalización de estas y los días que se emplearán en dichas
actividades; el contenido de cada actividad, así como objetivos fundamentales
para la realización de las mismas. Se cuenta también con espacios para ser
llenados con las conclusiones de las actividades que se lleven a cabo.