MANUAL DE USUARIO FEMPSA

Aplicación de gestión

MANUAL DE USUARIO

FEMPSA

MADRID ● 2011

FEMPSA– Confidencial/Uso interno MANUAL DE USUARIO • 2

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FEMPSA C/ Gran Vía, 1, 1º A - Majadahonda - 28220 Madrid

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Manual de usuario

1. Resumen

En este manual se explica el modo de funcionamiento de la Aplicación de gestión de

FEMPSA desarrollada por Technology Group. Se empieza con la introducción de los

conceptos básicos que maneja la aplicación y la definición de la terminología asociada,

se continúa con las explicaciones elementales del uso de FileMaker como plataforma

de bases de datos y se termina con la descripción de los menús y funciones que se

pueden desarrollar dentro de la Aplicación.

El programa está completamente desarrollado en FileMaker Pro 11 y es compatible

con todas las plataformas donde está soportado FileMaker, incluyendo Windows y

Mac OS.

Pantalla de entrada al programa


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2. Conceptos y Terminología

Para poder comprender completamente el funcionamiento del programa es útil

introducir algunos conceptos previamente. Este es el objetivo de este módulo.

FEMPSA se dedica a la prestación de servicios socio sanitarios.

La aplicación incluye desde el seguimiento de los servicios de usuarios que se realizan

al el control de los auxiliares. Los módulos principales del programa son:

- Usuarios

- Auxiliares

- Agenda

- Administración

- Preferencias

3. Menú Principal, Preferencias y Acerca de…

3.1 Menú Principal

El menú principal es el punto de partida para realizar todas las operaciones del

programa. A continuación se explica cada uno de los botones.

Menú Principal de la Aplicación


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Además de las opciones anteriores en el menú principal están las opciones de Créditos

(Derechos) y de Preferencias.

En la pantalla de preferencias se definen los datos que son comunes a todo el programa

y sólo los usuarios con privilegios de acceso los podrán modificar, ya que se trata de

información muy sensible para el correcto funcionamiento del programa. Están los

datos propios de la empresa usuaria del programa. Estos datos aparecerán en todas las

pantallas, informes y documentos del programa, datos económicos (como los prefijos

y sufijos de las facturas), datos de claves globales al programa (único por empresa).

La pantalla de créditos nos muestra los datos de Technology Group, empresa que ha

desarrollado la aplicación.

3.2 Preferencias-Tipos de Servicios/Productos

Una vez definidos los datos comerciales y fiscales en la aplicación el primer paso sera

definir el tipo de servicios/productos que vamos a comercializar.

En preferencias dispone el botón “Tipos de Servicios”.


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Esta función le va a permitir definir el tipo de servicios que va a ofertar o comercializar.

Si quiere añadir un nuevo tipo de servicio use el botón” nuevo” y un nuevo campo se

abrirá

Digite en la celda gris un concepto (p.e. SAD Publico) y posteriormente arrastre un

color a la celda siguiente.

Estos conceptos aparecerán en la ficha usuario a la hora de ofertar (TARIFA) y a la

hora de asignar un servicio o producto a un usuario/cliente.

Salir de la aplicación con el botón “Menu”


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4. GESTION GENERAL.

En este apartado vamos a explicar la gestión de los distintos modulos del programa

(Usaurios/Auxiliares/Agenda/Administracion)

4.1 GESTION USUARIOS

Clickando en el botón usuarios del menú visualizamos en pantalla el siguiente listado de

clientes abiertos.

En la parte baja de la pantalla existen dos botones para ver la lista completa de clientes

(1 en pantalla ) y (1 en listado )

La ficha cliente/usuario se presenta en distintas pestañas.

Datos Personales/Datos Fiscales/Tarifas/Incidencias/Facturas/Presupuestos/ Servicios.


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4.1.1. Datos Personales.

Aquí podrá rellenar todos los datos personales de su cliente/prospecto.

Dispondra de dos datos de selección, que son “Tipo” y “Estado” a escoger entre los ya

existentes.

- Estado. Dispone de una lista prefijada (no modificable).

- Tipo. Dispone de una lista prefijada (modificable. Puede añadir tipos)

Podra crear los tipos de cliente a su elección. Para realizarlo bastara seleccionar

EDICION en la selección que le aparece


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Ahora puede añadir un nuevo tipo de cliente. Por ejemplo “Residencia”.

4.1.2. Tarifas.

Aquí podrá asignar tarifas a los servicios que va a dar a sus clientes.

Indique Tipo de Servicio (definido en Preferencias)

Defina el concepto (libre)

Defina Unidad – si desea alguna Unidad distinta de “Hora” o “Servicio” defínala

editando el campo. ( por defecto dispone de Hora y Servicio)

Defina el Precio Unitario.

Es IMPORTANTE y PREFERIBLE crear la tarifa antes de asignar un servicio a un

cliente. Esto permitirá que a la hora de asignar el servicio, las opciones de servicio le

aparecerá automáticamente. (Si no tiene definidas tarifas no podrá asignar Servicios)

El mismo proceso vale para el Auxiliar. Este debe ser creado antes de asignar un

servicio (el proceso se vera mas adelante).


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4.1.3. INCIDENCIAS

Puede consignar las Incidencias ligadas a este cliente con Fecha y descripcion de la

Incidencia.

4.1.4 FACTURAS

En esta pantalla puede ver las facturas de su cliente.

Una factura se creara directamente en esta pantalla.


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4.1.5. PRESUPUESTOS

Aquí podrá gestionar les presupuestos hechos a un cliente con su Estado actual (Puede

definir distintos Estados mediante la edición de la lista)

4.1.6. SERVICIOS.

Podra asignar a un cliente/usuario servicios/productos, que serán asignados a la agenda

general y la del propio auxiliar seleccionado.

Es importante haber definido antes la “Tarifa del servicio” y la “Auxiliar” o

proveedor.

Las reglas de asignación de un servicio son las siguientes:

- Asignacion solo si el ESTADO del usuario es “ALTA”

- Asignacion solo si el ESTADO del Auxiliar es “ALTA”.

Ambas reglas deben cumplirse para poder asignar un servicio. Si desea no obstante

asignar un servicio a un Usuario o Auxiliar no en alta (asignación previsional), cambie

su estado a Alta, asigne el servicio, y posteriormente cambie el Estado al que tenia.


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4.2. GESTION DE AUXILIARES.

Desde el menú Principal accedera a la gestion de la base de Auxiliares o distintos

Prestatarios de servicios.

La ficha de auxiliar se presenta con las siguientes pestañas.

Datos Personales/ Datos Fiscales / Tarifas / Notas de cargo / Servicios

4.2.1. Datos Personales.

Puede definir en las fichas, el “Estado” y “Tipo de contrato”


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Tenga en cuenta que la zona “Apellidos” se va a copiar en la zona “Referencia

Agenda”.

Esta Referencia (es modificable) aparecerá en la zona Auxiliar a la hora de la

asignación de los servicios al usuario.

4.2.2. TARIFAS

Si desea gestionar la información del precio de algún servicio especifico de esta

auxiliar lo puede hacer aquí.

4.2.3. NOTAS DE CARGO.

Aquí puede emitir un recibo para una auxiliar.


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4.2.4. SERVICIOS

Aquí se podrán visualizar los servicios asignados al auxiliar seleccionado.

Desde esta pantalla NO se pueden asignar o modificar Servicios.

Estas Modificaciones solamente se pueden hacer desde la ficha del usuario

correspondiente.

En cambio se pueden eliminar Servicios asignados a un cliente. Esta cancelación

eliminara el servicio de la ficha cliente.

Si desea modificar la asignación de un auxiliar a un servicio, hágalo desde la ficha

del cliente correspondiente.


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4.3. ASIGNACION DE UN SERVICIO.

Debe hacerlo como hemos dicho desde la ficha del Usuario.

Nuevo Servicio

Selección el Auxiliar

Servicio Asignado


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Visualizacion de la Ficha AUXILIAR

El servicio aparece en la ficha de la auxiliar correspondiente.

Y en la Agenda general.

4.4. GESTION AGENDA

Se puede acceder a la agenda tanto desde las pantallas de Usuarios, Auxiliares

(agendas particulares) o bien menú Principal (Vista de la agenda global de la empresa).

La agenda muestra la actividad de la empresa a lo largo de la semana.

Se puede usar criterios de selección por Fecha / Usuario / Auxiliar

Puede seleccionar la fecha

deseada en cada columna (dia)

Borrado lista


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Visualizamos la pantalla en zoom.

En la parte inferior de la pantalla de la Agenda tiene los siguientes botones

El Informe de servicios le lleva al listado de los servicios que se presenta como sigue

en cuanto a criterios de selección.

Visualizacion de cada servicio.

Horas / Tipo Servicio / Auxiliar.

Usuario colocándose sobre la celda


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Dejando todos los campos vacios la primera vez para obtener el listado de todos los

servicios y llegamos a la siguiente pantalla.

Seleccionamos el criterio de presentación del informe, por ejemplo Usuario.

Si deseamos damos un nombre al informe (p.e. Listado de Usuarios)

Listado por Usuario

Listado por Auxiliar

Por Fecha

Si no asigna criterios

guarda en memoria el

ultimo usado


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El listado se presenta en pantalla separado por Usuario.

Si desamos imprimir el estado, basta clickar en el botón Imprimir

Estos datos por ejemplo nos permitiría tener la información para preparar la

facturación.

Dispone de:

- Usuario

- Servicios/productos realizados

- Unidades (El encabezado estándar de la unidad es “Hora”- no modificable).

- Precio Unitario


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4.5. FACTURACION

La facturación se hace desde la pantalla Ficha del Usuario (Pantalla Facturas)

Con el Listado de Servicios hemos procedido a compilar los datos necesarios para

realizar la factura al Usuario.

Hemos indicado por Linea de Factura, los Servicios, Precio Unitario, Unidades

Facturadas, Tipo de IVA.

A nivel de Factura podemos indicar:

- una fecha de cobro y vencimiento

- Cantidad Cobrada ( Pendiente calculado automáticamente)

- Forma de Pago y observaciones.

Nueva Factura

Nueva línea de

factura


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La factura ya esta hecha y podemos pasar a imprimirla (en pantalla y papel).

Tenga en cuenta que si los datos fiscales no son correctos no aparecerán en factura

(tipo NIF o CIF errados Existe un control en la ficha Usuario).


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4.5.1. Listado de facturas

Hemos hecho dos facturas (la segunda con NIF correcto) que aparecen en el listado de

facturas.

La exportación de datos desde cualquier informe o listado esta explicado en el punto

6.9.9.

4.6. PRESUPUESTOS

El mismo proceso se realiza para los presupuestos del cliente desde su Ficha.

4.7. NOTAS de CARGO.

El mismo proceso se realiza para las Notas a Auxiliares desde la ficha del Auxiliar.


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5. ADMINISTRACION

Esta función desde la pantalla de menú permite llegar a los listados de Facturas/Notas de

Cargo/Presupuesto

Estas pantallas son de consulta y no permitan ni modificar ni crear documentos.

Si desea modificar un documento clique sobre él y accedera al documento

correspondiente en la ficha del Usuario (Auxiliar en el caso de las Notas). Desde ahí

podrá modificarlo.


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6. Generalidades de la Aplicación

A continuación se citan algunas generalidades comunes a todas las pantallas y uso del

programa. Deberá mantener en mente estas consideraciones cuando trabaje con la

aplicación.

6.1 Ajuste de Pantalla, resolución mínima

El programa está diseñado para poder visualizarse en pantallas mínimas de 1024x768

píxels. Aún así es necesario configurar de un modo especial el FileMaker para que se

pueda utilizar todo el espacio útil de la pantalla. En caso de no hacerlo puede que

tenga que mover las barras de desplazamiento para ver toda la información de la

pantalla, botones, campos y otros. Si está en esta situación compruebe la configuración

de su FileMaker:

Ocultar la barra de herramientas estándar y de texto. Para ello debe acceder al menú

ver y desactivar ambas Barras de Herramientas. No se utilizan con el programa y al

quitarlas ganamos espacio.

En el caso de utilizar una resolución más alta no tendrá ningún problema de

visualización con o sin las barras de herramientas.


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6.2 Mensajes iniciales de apertura de archivos

La primera vez, en cada uno de los puestos, que se ponga en funcionamiento el

programa irán apareciendo unos diálogos informativos que le indican que se está

abriendo una sesión de trabajo y le solicitará un nombre de usuario.

6.3 Modos de funcionamiento: Visualizar, Buscar y Vista previa

Existen 3 modos en los que trabajará en la aplicación: Visualización, Buscar y Vista

Previa. Puede reconocer el modo en el que se encuentra echando un vistazo a la zona

inferior izquierda de su ventana. A continuación se describe cada modo.

- Modo Visualizar (o Modo Normal). Permite realizar las operaciones cotidianas de

la base de datos como editar, dar de alta, borrar y otras.

- Modo Buscar. En este modo el programa muestra los campos en blanco con el

propósito de que el usuario introduzca los criterios para efectuar una búsqueda o

filtrado de datos. En usuarios noveles con el FileMaker es típico que no

reconozcan bien el Modo Buscar y cometan un error tonto, sin consecuencias

graves, pero incómodo. El error consiste en confundir una ficha en blanco en

Modo Visualizar destinada a introducir los datos de un nuevo registro (contacto,

por ejemplo) con la Ficha en blanco del Modo Buscar. Así después de rellenar la

ficha en blanco y dar al botón continuar o Ok, el programa responde “Lo siento, no

existe ningún registro con esos datos. A continuación se seleccionarán todos los

registros” ante la cara de sorpresa del usuario que no comprende nada. Fruto de la

confusión se le ha ordenado al programa que busque por medio de los criterios

introducidos, que son por error los datos de un nuevo contacto. Lo incómodo del

caso es que esta introducción de datos hay que repetirla ya que no se puede volcar

una ficha de criterios de búsqueda sobre una ficha de un nuevo registro. Esperamos

que le suceda pocas veces. Como consejo confirme el modo en el que se encuentra

en cada momento antes de introducir datos dentro del programa.

- Modo Vista Previa. Este modo se utiliza para mostrar el aspecto y el número de

páginas que representará un determinado informe para impresora. El programa

hace una parada en el Modo de vista previa para todos los informes que genera.

Zona que indica el estado actual del FileMaker


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Esto permite al usuario comprobar en pantalla lo que va a obtener en impresora.

Por último puede decidir si quiere copia impresa o no.

6.4 Botones de navegación

Utilice siempre los botones, o controles, previstos para realizar la navegación por

todas las pantallas del programa y acceder a las funciones (como salir del programa,

por ejemplo).

Estos botones tienen asociadas las funciones adecuadas para mantener la consistencia

en la base de datos, lo que es fundamental para un buen funcionamiento. La única

excepción a esta regla es la posibilidad de imprimir cualquier ventana que aparezca en

su pantalla por medio del comando "Imprimir" habitual de todos los programas situado

en el menú "Archivo". Si pretende obtener una impresión de una pantalla que es una

lista, es decir que contiene varios registros, deberá asegurarse de que está seleccionada

la opción de Imprimir "registros visualizados" (no "Registro actual") dentro de las

opciones de impresión propias del FileMaker.

No obstante, todos los informes del programa se obtienen por medio de un botón

dentro de la ventana del mismo. Por eso no será necesario utilizar esta opción más que

en casos excepcionales y aislados.

6.5 Cambio de registro y filtrado

En la zona superior izquierda de la ventana del FileMaker existe una zona de control

de registros que permite conocer qué registros están actualmente filtrados y en cuál de

ellos estamos situados. Asimismo nos permite navegar entre el conjunto de registros.

Al aplicar unos criterios de búsqueda aquellos registros que cumplen quedan filtrados,

haciendo “desaparecer” a los otros. Si se desea desactivar el filtro se debe pulsar sobre

el comando Todos que vuelve a encontrar todos los registros. En esta misma zona se

puede comprobar cuantos registros existen en cada tabla (Centros, Cursos, Contactos,

etc...) y cuántos están filtrados (Hallados) en cada momento.

6.6 Ventanas modales

A medida que va pulsando en botones, o controles, se pueden ir abriendo ventanas

dejando las ventanas detrás. Estas ventanas que se quedan detrás no pueden pasar

delante hasta que no finalice la operación en la ventana que tiene delante.

Habitualmente para volver a la ventana anterior tiene que pulsar sobre el botón

“Continuar” o “OK”.

6.7 Modificación de datos en las ventanas

Para empezar a modificar valores de un campo deberá colocar el cursor dentro del

campo (con un clic dentro) que desee modificar. También se puede usar la tecla

tabulador para saltar de un campo a otro (incluso empezar en el primer campo a editar,


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es decir que no requiere pulsar con el ratón previamente). La tecla Intro se ha

reservado para indicar que se ha terminado con esta ventana y se vuelve a la anterior.

Esto es lo mismo que pulsar sobre el botón "OK" situado en todas las ventanas en las

que es oportuno. Si quiere ver la ficha con los datos introducidos, pero sin salir de la

ventana, el único sistema es hacer un clic sobre la ventana en un lugar en el que no

haya un campo o un control.

Los datos introducidos se vuelcan a los ficheros del servidor en el mismo momento en

que pulse sobre el botón continuar, OK o bien hace un clic en una zona en la que no

haya campo o botón. Estos datos pueden ser inmediatamente visualizados por un otro

usuario desde otro puesto, si bien puede producirse un pequeño retardo en el refresco

de la información de unos segundos.

6.8 Entrar y Salir de la aplicación

Para entrar debe dar doble clic sobre el icono de arranque, habitualmente situado en el

Escritorio o barra de tareas (en Windows). Si pierde por cualquier razón este

documento puede copiarlo de la máquina de cualquiera de sus compañeros (debería

funcionar sin problemas).

Para salir del programa debe utilizar el botón "Salir" previsto específicamente para

ello. Esta función cierra y guarda todos los cambios realizados, especialmente los más

recientes. Por ello es importante que salga mediante este control.

6.9 Botones comunes en la aplicación

En el interface del programa se repiten los mismos tipos de botones por todas las

pantallas. A continuación se explican los botones más comunes.

Para crear un nuevo registro

Para borrar un registro

Para buscar registros, filtrando los encontrados

Para quitar filtros, volviendo a tener todo los registros

Para ver los registros en

modo de lista

Para navegar por los registros, avanzando o

retrocediendo de uno en uno

Para obtener informes que están diseñados

para la impresión

Para volver a la pantalla desde

donde hemos venido


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6.9.1. Nuevo

Este botón permite crear un nuevo registro siempre y cuando se den las circunstancias

para ello. Hay tres tipos de botones con la función de crear un nuevo registro:

- Botón de Nuevo en la zona inferior de la ventana. Permite crear un nuevo registro

del tipo que se está mostrando en la ficha o listado correspondiente. Como el que

se muestra en la captura de pantalla precedente.

- Botón de Nuevo en una zona de registros relacionados o portal. Más adelante se

explica con detalle un portal, por ahora baste saber que muestra información de

registros de otra tabla o entidad relacionada con el registro actualmente en

visualización.

6.9.2. Borrar

Este botón borra el registro actual siempre y cuando se den las circunstancias

adecuadas para ello. Se recibe un mensaje explicando qué se va a borrar.

Botón B (Borrar) en registros de

portales


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Este mensaje se produce porque los borrados no tienen vuelta atrás. Por ello una vez

borrado no se puede recuperar. En caso de duda es mejor recabar la confirmación de

otras personas.

También existen distintos botones y controles para borrar:

- Botón de Borrar en la zona inferior de la ventana. Este botón dispara la función de

eliminar el registro actualmente en visualización.

6.9.3. Listado y Ficha

Un listado se presenta de la siguiente forma.

Para abrir una ficha o documento basta clicar sobre la línea correspondiente

6.9.4. Buscar

Cambia de modo el programa. Dentro del modo Buscar es posible introducir múltiples

criterios en cualquier campo. Para finalizar, es decir ejecutar la búsqueda, debe pulsar

la tecla Intro o el botón "OK". Si el resultado es más de un registro pasará

automáticamente a la forma de Lista. Si el resultado es sólo un registro pasará la vista

estilo "Ficha de datos". En el modo "Buscar" hay determinados controles de

navegación desactivados. Obviamente, en este modo debe finalizar la búsqueda en la

tabla actual. Si desea buscar en otras tablas debe finalizar el modo Buscar en la tabla

actual e ir a la tabla deseada para volver a entrar en el modo Buscar. Si no hay

registros que cumplan con los criterios introducidos se terminan seleccionando todos

los registros con un mensaje de aviso.

En todos los módulos del programa encontrará un botón para Buscar. Saber utilizar en

profundidad esta función le permitirá realizar cualquier tipo de filtro por complicado

que éste sea.

Acceso a ficha

Visualizacion en pantalla

de lista completa fichas

Si existe un prefiltro,

clicar todos y acceso

a todos las fichas


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Paso 1 Pulse el botón Buscar

Paso 2 Inserte los criterios para buscar y pulse

Continuar o Intro


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Dos criterios de búsqueda ( Madrid y tipo cliente ”empresa”)

El resultado. Lista con 2 clientes que corresponden a los criterios aplicados

En la inserción de criterios hay que tener en cuenta varios factores:

- El programa busca palabras en cualquier posición y no es sensible a acentos ni a

mayúsculas / minúsculas. Esto quiere decir que si desea buscar a Juan García

podría introducir en el campo correspondiente Juan, García, juan garcia, juan gar y

otras muchas posibilidades. El sistema de búsquedas de FileMaker es seudo-

documental en texto completo, pero no podrá encontrar a Juan García escribiendo

“arcía”.

- Existen símbolos especiales para insertar en los criterios de búsqueda que se

encuentran disponibles para el usuario en el menú Símbolo (cerca del botón

Continuar en la zona de la izquierda de la ventana). Los símbolos más frecuentes

son:

Símbolos de comparación: <, >, <>.

Para buscar un valor exacto: = valor. Si el valor es un texto deberá

introducirlo entre comillas (“”).

Para buscar cualquier valor (registros con un campo que tenga cualquier


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valor): *.

Símbolo de rango: … (tres puntos). Ejemplo buscar registros con un campo

de fecha en el mes de enero de 2006. El criterio a introducir sería:

1/1/2006…31/12/2006. Sirve para cualquier rango, ya sean fechas o valores

de texto o numéricos.

Para buscar un campo que esté vacío la forma más sencilla es introducir un

signo igual (=).

6.9.5. Todos

Este botón vuelve a seleccionar todos los registros existentes de la tabla en cuestión.

Es una forma de deshacer una búsqueda.

6.9.6. Botón de Informes

Otro de los botones comunes de la aplicación es el botón Informes. Este botón

proporciona el informe adecuado a la tabla que estamos visualizando en cada

momento. Realiza una parada en modo vista previa y, más tarde pregunta si se desea

copia impresa.

Si desea configurar la impresión vaya a Archivo y proceda normalmente como para

imprimir cualquier tipo de documento.


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6.9.7. Botón de Continuar

El botón de Continuar permite confirmar una pregunta, validar la entrada de datos,

cerrar la ventana presente y volver a la anterior, así como ejecutar una búsqueda.

Pulsar la tecla Intro tiene el mismo resultado que pulsar sobre el botón Continuar.

Pulsando el botón Continuar sucesivamente, independientemente del nivel de

profundidad en el que nos encontremos, acabará por finalizar la ejecución del

programa. Al final se recibe una pregunta de confirmación de si se desea salir del

programa o no, por si hemos dejado inadvertidamente el dedo pulsando la tecla de

Intro más tiempo del adecuado.

6.9.8. Listas de valores automáticas y listas manuales

A lo largo de las pantallas de la aplicación existen algunas listas que se despliegan

automáticamente al entrar en el campo correspondiente. Estas listas pertenecen a dos

tipos: automáticas y manuales.

Las automáticas se construyen en tiempo real, dinámicamente, con los datos que se

encuentran (actualmente) introducidos en los valores de ese mismo campo en otros

registros o bien a partir de los datos de otras tablas.

Las listas manuales se pueden, en algunos casos y depende de los privilegios que tenga

como usuario registrado, editar para modificar sus valores. De hecho existe un

comando, Editar, que permite obtener la ventana de edición. Comando que aparece

cuando está disponible como otra opción del menú o la lista. Cuando la edición es

manual se pueden insertar caracteres especiales como una línea en blanco para poder


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elegir el valor vacío ("") para un campo de texto. Incluso, se puede insertar un guión

para crear una línea divisoria en la lista que se muestra en modo de visualización.

Lista automática

Lista Manual


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6.9.9. Exportacion de datos

Para poder Exportar los datos de los listados pueden usar los siguientes

procedimientos.

Archivo -> Guardar registros como… Excel… Guarda un documento de Excel en el

lugar del disco que le indica el usuario con los campos de la pantalla actual y los

registros que tenga seleccionados en ese momento.

Archivo -> Exportar Más completo y complejo que el anterior que permite además de

Excel seleccionar otros tipos de archivos y elegir los campos de la base de datos que se

desean exportar


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