Manual de Usuario - SIAPsiapmultibodegas.com.mx/data/ManualSIAPSucursales_v3.pdfLa empresa entonces...

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MMUULLTTIIBBOODDEEGGAASS –– SSIISSTTEEMMAA DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN PPAATTRRIIMMOONNIIAALL –– SSIIAAPP

Manual de Usuario

Multibodegas – Manual para sucursales

Versión: 1 Revisión: 3

Elaboró: Víctor Pacheco Ríos

Autorizó: Luis Eduardo Cruz Cedillo

Fecha: 1 enero, 2016

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CCOONNTTEENNIIDDOO

NOTAS PERSONALES ..........................................................................................5

Control de Cambios ...........................................................................................7

Visión............................................................................................................8

Antecedentes ...................................................................................................................... 8

Descripción General del Sistema ............................................................................................... 8

Modelo ambiental básico ........................................................................................................ 8

Ingresando al sistema SIAP ..................................................................................9

Acceso al sistema SIAP ........................................................................................................... 9

Generalidades de la interfaz de usuario .................................................................................... 10

La pantalla general de trabajo ..............................................................................................10

Generalidades del diálogo tabular de trabajo .............................................................................11

Generalidades de las pantallas de captura.................................................................................11

Los módulos del sistema para operación de Sucursales.............................................. 13

Configuración .................................................................................................................... 13

Cambio a la cuenta de usuario...............................................................................................13

Asignación de precios por tamaño/nivel ...................................................................................14

Inventario de bodegas en sucursal ..........................................................................................16

Ingresando una nueva bodega al inventario ............................................................................................................ 17

Modificar una bodega existente .......................................................................................................................... 19

Eliminar una bodega existente ........................................................................................................................... 20

Medios de publicidad por sucursal...........................................................................................22

Agregar un medio de publicidad de sucursal ........................................................................................................... 23

Editar un medio de publicidad de sucursal ............................................................................................................. 24

Eliminar un medio de publicidad de sucursal........................................................................................................... 26

Uso de otros catálogos para el proceso de contratos .....................................................................27

Clientes ........................................................................................................................... 28

Buscar un cliente específico .................................................................................................28

Registrar un nuevo cliente principal ........................................................................................29

Editar el registro de un cliente principal ...................................................................................31

Ingresar y modificar las identidades fiscales de un cliente principal...................................................32

Configurar razon social para la generación automática de intereses ...................................................32

Ingresar o modificar datos de contacto de un cliente principal.........................................................34

Eliminar el registro de un cliente principal ................................................................................35

Contratos ......................................................................................................................... 36

Relación de apartados ........................................................................................................36

Ingresar un nuevo apartado de bodega.................................................................................................................. 37

Pág. 3

Generar un contrato a partir del registro de un apartado............................................................................................ 40

Relación de contratos .........................................................................................................41

Crear un nuevo contrato base para minibodega ....................................................................................................... 42

Crear un nuevo contrato base para otros ingresos..................................................................................................... 45

Editar datos del contrato base ........................................................................................................................... 48

Generar un nuevo perído de contrato ................................................................................................................... 49

Aplicación manual de intereses a un contrato específico ............................................................................................ 51

Consulta y manejo del estado de cuenta de un contrato ............................................................................................. 52

Generar una penalización al contrato ................................................................................................................... 54

Intentar cierre de contrato ............................................................................................................................... 55

Reset total y reset sin desvincular ....................................................................................................................... 56

Renovación de contratos .....................................................................................................57

Pagos en mostrador ...........................................................................................................59

Identificación de depósitos ................................................................................................... 60

Ingresar una nueva identificación de depósito ............................................................................61

Identificando pago vinculado a contrato................................................................................................................ 63

Identificando pago no vinculado a contrato ............................................................................................................ 65

Asignar número de factura a una identificación de depósito. Método A. .......................................................................... 65

Asignar número de factura a una identificación de depósito. Método B............................................................................ 67

Desvincular una identificación de depósito realizada ................................................................................................. 69

Entrada de accesorios .......................................................................................................... 71

Realizar una nueva entrada de accesorio ..................................................................................71

Editar un ingreso de accesorio existente ...................................................................................72

Eliminar una entrada de accesorio existente ..............................................................................74

Facturación ...................................................................................................................... 75

Generar factura CFDI a partir de un depósito identificado ..............................................................75

Generar factura CFDI a partir de varios depósitos de un mismo cliente ...............................................76

Generar factura CFDI a revisión .............................................................................................77

Relación de facturas ..........................................................................................................79

Reportes .......................................................................................................................... 81

Reportes de sucursales........................................................................................................81

Aperturas y bajas por mes ................................................................................................................................ 81

Identificación de depósitos por mes ..................................................................................................................... 82

Estado de cuenta al cliente............................................................................................................................... 83

Control de contratos en mora ............................................................................................................................ 84

Cobranza sucursal .......................................................................................................................................... 85

Pago de garantías .......................................................................................................................................... 86

Pagos anticipados .......................................................................................................................................... 87

Reportes de control de ventas ...............................................................................................88

Reporte de control de rentas ............................................................................................................................. 88

Reporte de control de rentas nuevas .................................................................................................................... 89

Reporte de control de recuperaciones .................................................................................................................. 90

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Reporte de control de apartados ........................................................................................................................ 91

Reporte de rentabilidad de minibodegas ............................................................................................................... 92

Reporte de rentabilidad de otros ingresos.............................................................................................................. 93

Reporte de control de accesorios ........................................................................................................................ 94

Soporte técnico especializado ............................................................................ 95

Sistema de ayuda y soporte técnico ......................................................................................... 95

Ingresar al sistema de ayuda .................................................................................................95

Generar un nuevo ticket de soporte ........................................................................................96

Revisar el estatus de un ticket de soporte .................................................................................96

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NNOOTTAASS PPEERRSSOONNAALLEESS

Pág. 6

Pág. 7

CCOONNTTRROOLL DDEE CCAAMMBBIIOOSS

VVeerrssiióónn DDeessccrriippcciióónn oo CCaammbbiiooss

11..00 VVeerrssiióónn ffiinnaall ffuunncciioonnaall ddeell SSiisstteemmaa ddee IInnffoorrmmaacciióónn PPaattrriimmoonniiaall SSIIAAPP

11..11 SSee iinncclluuyyee eell mmóódduulloo ddee rreeppoorrtteess ddee vveennttaass

11..22 SSee iinncclluuyyee llaa ffuunncciioonnaalliiddaadd ddee ffaaccttuurraa eelleeccttrróónniiccaa CCFFDDII

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VVIISSIIÓÓNN

AANNTTEECCEEDDEENNTTEESS

En un inicio, Multibodegas basaba la sistematización de la planeación y control de sus procesos

administrativos mediante controles basados en hojas de Excel, esto hacía que el intercambio de

información entre las sucursales y el área contable/operativa/gerencia no fuera en tiempo real y daba pié a muchas equivocaciones.

La empresa entonces no tenía una plataforma única y confiable de supervisión y evaluación de su proceso productivo-administrativo.

Es por ello que Multibodegas inició la implementación del presente Sistema de Información Patrimonial (en lo sucesivo “SIAP”) que controle la operación a través de reglas de negocio

específicas y pueda proveer en tiempo real de los productos de información necesarios para su

revisión, control y supervisión.

DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEELL SSIISSTTEEMMAA

SIAP es el Sistema de Información Patrimonial de Multibodegas que permite integrar el control de

los procesos que se involucran en cada una de sus áreas:

1. Sucursales

2. Tesorería

3. Contabilidad

4. Operaciones

5. Reportes

Adicionalmente el sistema cuenta con los módulos de configuración requeridos donde se podrá

establecer la información operativa necesaria: Cuentas de usuario, porcentajes de IVA, catálogo de tamaños, etc.

MMOODDEELLOO AAMMBBIIEENNTTAALL BBÁÁSSIICCOO

Ambiente protegido

Acceso servidor en Internet

Base de datos

SQL

Registro, control y consulta de la

información de control patrimonial

SIAP

Control de acceso

por clave/

contraseña y

asignación de

privilegios (perfiles

de usuario)

Usuarios Multibodegas del sistema

Consulta

Consulta

Consulta

Reportes

En pantalla

Y en Excel

Registro, seguimiento y atención de

los tickets de soporte técnico para

el sistema

Sistema de Soporte

Proveedor de Soporte Técnico

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IINNGGRREESSAANNDDOO AALL SSIISSTTEEMMAA SSIIAAPP

AACCCCEESSOO AALL SSIISSTTEEMMAA SSIIAAPP

El sistema SIAP esta construído bajo una plataforma tipo web, de tal manera que se accede a él

a través de un navegador web (del mismo modo que se ingresa a una página web).

Por estandarización de la operación, es muy recomendable ingresar al sistema utilizando un navegador web que NO sea Internet Explorer (ya que este navegador tiene características que

pueden afectar la operación del sistema), por lo que se recomienda ampliamente utilizar el navegador web CHROME de Google.

Para ingresar al sistema, estando conectados a Internet, se debe utilizar la siguiente dirección:

http://siap.multibodegas.com.mx

El sistema puede ser accedido desde cualquier punto que tenga conexión a Internet

Al acceder al sistema a través de alguna de las direcciones indicadas, nos solicitará ingresar nuestra cuenta de acceso:

En esta pantalla debemos indicar los datos de acceso que nos haya indicado el administrador del

sistema, y que se conforman por una Clave de Usuario (visible y no sensible a mayúsculas) y un Password (contraseña no visible y que sí es sensible a mayúsculas, por lo que, por ejemplo,

vpr0105 sería un a contraseña diferente a VPR0105).

Estos datos de acceso están vinculados al perfil que el administrador del sistema haya generado

para nuestro uso, con los privilegios de acceso según el alcance operativo dado. Además es MUY IMPORTANTE resaltar que las cuentas de acceso deben considerarse personales e

intransferibles, ya que el sistema mantiene una bitácora de acciones de cada usuario, por lo que

cualquier operación efectuada es auditable.

Si los datos son proporcionados en forma incorrecta, el sistema muestra un mensaje de error

impidiendo el acceso:

En cambio, si los datos de acceso son correctos, podremos ingresar al sistema visualizando la interfaz general de usuario.

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GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS DDEE LLAA IINNTTEERRFFAAZZ DDEE UUSSUUAARRIIOO

LLAA PPAANNTTAALLLLAA GGEENNEERRAALL DDEE TTRRAABBAAJJOO

Al ingresar al sistema en forma correcta, estaremos sobre la pantalla general de trabajo, la cual contiene elementos generales, a saber:

AREA DE

TRABAJO

Menú de configuración

Menú de sucursales

Identificación del usuario

que ha ingresado Botón para salir y

abandonar la sesión

Fecha de operación del

sistema

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GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS DDEELL DDIIÁÁLLOOGGOO TTAABBUULLAARR DDEE TTRRAABBAAJJOO

El sistema muestra toda la información de trabajo a través de pantallas tabulares que contiene

los registros de información según el apartado sobre el cual se está trabajando. Esta pantalla

tabular también tiene elementos generales convenientes de identificar, a saber:

El Tabular con los registros de información mostrará, según el módulo donde se esté trabajando, opciones para trabajar con la información:

Nuevo: Este botón permite crear un nuevo registro de información. Por ejemplo, si estamos viendo la pantalla de contratos, este botón nos permitirá crear un nuevo contrato para un

determinado cliente.

Editar (ícono de lápiz): Nos permite modificar el registro de información respectivo.

Borrar (ícono de tache): Elimina el registro de información respectivo (sólo disponible en las

pantallas donde el usuario si puede eliminar información).

Encabezados de columna: Al hacer click en los encabezados de columna podemos ordenar

descendentemente el tabular con respecto a esa columna.

Links de trabajo para cada registro: Dependiendo del módulo donde se esté trabajando, el

tabular de registros puede tener columnas que son links para efectuar una operación específica

sobre el registro de información.

GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS DDEE LLAASS PPAANNTTAALLLLAASS DDEE CCAAPPTTUURRAA

En varios puntos del sistema será necesario capturar información. Para ello se tienen pantallas de captura que guardan cierto conportamiento uniforme durante el uso del sistema:

Título de módulo Filtros de búsqueda Links para avance y retroceso en

la paginación de registros

Tabular con los registros de

información según el módulo que se haya accesado

Encabezados

de columna del tabular

Links de trabajo para

cada registro de información

Botón para ingresar

nuevo registro

Botón para cerrar

tabular de trabajo

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Aunque obviamente los campos de captura difieren dependiendo del punto del sistema donde se

encuentre trabajando, el diálogo de captura se conforma generalmente de la misma forma, por lo que su manejo siempre es similar en todos los casos.

Título del módulo u

operación en proceso

Nombre de los campos

que se están capturando

Campos tipo lista

desplegable

Campos de captura

directa

Tooltip: texto

de breve de ayuda sobre la

explicación de un campo, al pasar el ratón

por el ícono Botón para aplicar la

captura o regresar sin guardar

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LLOOSS MMÓÓDDUULLOOSS DDEELL SSIISSTTEEMMAA PPAARRAA OOPPEERRAACCIIÓÓNN DDEE SSUUCCUURRSSAALLEESS

CCOONNFFIIGGUURRAACCIIÓÓNN

Este módulo permite realizar la configuración básica necesaria para poder operar el resto de los

módulos. Aunque no todos los submódulos son accesibles por usuarios de sucursales,

mencionaremos los necesarios para poder iniciar el trabajo como uno de ellas.

CCAAMMBBIIOO AA LLAA CCUUEENNTTAA DDEE UUSSUUAARRIIOO

Si deseamos cambiar la clave de usuario o bien el password de nuestros datos de acceso, es necesario ingresar a este módulo en Configuración > Usuario, como se indica a continuación:

Se presentará la siguiente pantalla de captura:

En esta pantala podemos actualizar directamente los datos de nuestra clave de usuario, en

NOMBRE ingresamos el nombre completo del usuario, en CLAVE ingresamos la palabra que

usaremos como clave de usuario, en PASSWORD ingresamos la palabra secreta para proteger el acceso de nuestra clave y el sistema nos pedirá que la confirmemos ingresándola nuevamente en

CONFIRME PASSWORD. Recuerde que como en todas las pantallas de captura, es necesario presionar GUARDAR REGISTRO para que los cambios queden aplicados.

Haga click aquí,

aparecerá la pantalla de

cambio de usuario

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AASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEE PPRREECCIIOOSS PPOORR TTAAMMAAÑÑOO//NNIIVVEELL

Es importante que, aunque el administrador del sistema define el catálogo de tamaños de

bodegas, el personal de la sucursal configure dentro del sistema su lista de precios base para

cada tamaño/nivel, ya que con base en esta información de precios el sistema posteriormente podrá integrar el reporte de rentabilidad para cada sucursal.

Para asignar la lista de precios base de la sucursal, haga click en Configuración > Precios por tamaño, tal como se indica a continuación:

Aparecerá la siguiente pantalla, donde se selecciona la sucursal deseada (pueden ser varias cuando el usuario de acceso es de gerencia, contabilidad u operación):

Al hacer click en el ícono de acción , entramos a la pantalla de la lista de precios actual por

tamaño/nivel de dicha sucursal, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Haga click aquí,

aparecerá la pantalla para

asignación precios por tamaño/nivel

de la sucursal

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En esta pantalla tenemos disponible la lista de precios base por tamaño/nivel, donde se nos

muestra el nivel donde se encuentra, el tamaño y el precio asignado (o 0 si no tiene precio asignado).

Simplemente, siga estos pasos para actualizar su lista de precios:

1. Seleccione de la sección de filtros el nivel que desea visualizar y asignar.

2. Pulse el botón BUSCAR para visualizar el nivel seleccionado.

3. Para cada Nivel/Tamaño, establezca el precio base asignado en el campo respectivo.

4. Repita el paso anterior para todos los tamaños.

5. Pulse el botón GUARDAR para aplicar los cambios de precio a este nivel.

6. Repita desde el paso 1 para actualizar todos los niveles necesarios.

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IINNVVEENNTTAARRIIOO DDEE BBOODDEEGGAASS EENN SSUUCCUURRSSAALL

El administrador general del sistema define los tamaños de bodegas disponibles que operarán en

la empresa que agrupa a la sucursal, pero es la sucursal la responsable de actualizar el

inventario de bodegas que tiene, a partir de ese catálogo de tamaños.

Para ingresar a la actualización del inventario de bodegas, haga click en Configuración >

Inventario, tal como se indica a continuación:

Aparecerá la siguiente pantalla, donde se selecciona la sucursal deseada (pueden ser varias

cuando el usuario de acceso es de gerencia, contabilidad u operación):

Al hacer click en el ícono de acción , entramos a la pantalla del inventario de bodegas actual

de dicha sucursal, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Haga click aquí,

aparecerá la pantalla para

asignación del inventario de

bodegas por sucursal

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En esta pantalla tenemos disponible el inventario actual de bodegas, donde se nos muestra el número de bodega asignado, el nivel donde se encuentra, el tamaño, el estatus (si actualmente

está ocupada o no) y los botones de acción (para editar los datos de una bodega actualmente

desocupada) y (para eliminar una bodega actualmente desocupada). Adicionalmente nos

aparece al final el botón NUEVO para ingresar una nueva bodega al inventario. Tenga presente que para modificar una bodega o eliminarla del inventario es estrictamente necesario que la

bodega se encuentre desocupada.

IInnggrreessaannddoo uunnaa nnuueevvaa bbooddeeggaa aall iinnvveennttaarriioo

Para añadir una nueva bodega al inventario, es necesario ingresar al inventario de la sucursal y pulsar el botón NUEVO, como se ilustra a continuación:

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Paso 1.

Paso 2.

Aparecerá la siguiente pantalla de captura:

Pág. 19

En esta pantalla, será necesario asignar el NUM.BODEGA (que es el número de control que le

damos a la bodega) y seleccionar de las listas el TAMAÑO y el NIVEL donde se encuentra.

Presione GUARDAR REGISTRO para que la nueva bodega se aplique al inventario.

MMooddiiffiiccaarr uunnaa bbooddeeggaa eexxiisstteennttee

Muchas veces es necesario modificar una bodega existente porque, por ejemplo, se van a crear

dos bodegas de 15m a partir de una bodega de 30m, por lo que la bodega actual de 30m debemos modificarla para cambiarla a 15m y luego agregar una nueva bodega por los otros 15m.

Estas modificaciones solo son posibles si la bodega no se encuentra ocupada. Para realizarla,

ingrese al inventario de bodegas de la sucursal y haga click en el ícono de la bodega que dese modificar, como se ilustra a continuación:

Paso 1.

Paso 2.

Pág. 20

Aparecerá la siguiente pantalla:

Como puede ver, es la misma pantalla de captura de una bodega nueva, pero con los datos prellenados según está actualemente registrada. Modifique el dato que sea necesario, ya sea del

NUM.BODEGA, TAMAÑO o NIVEL y haga click en GUARDAR REGISTRO para aplicar el cambio.

EElliimmiinnaarr uunnaa bbooddeeggaa eexxiisstteennttee

También será frecuente que sea necesario eliminar registros de bodegas que ya no existen, por ejemplo, supongamos que tenemos dos bodegas de 15m, la 1-A y la 1-B, sin embargo estamos

modificando nuestra configuración de tal manera que de estas dos bodegas vamos a hacer una sola de 30m que quedará como 1-A, por lo que será necesario editar la bodega 1-A y eliminar la

bodega 1-B.

Para eliminar la bodega deseada, haga click en el ícono respectivo, como se ilustra a

continuación:

Pág. 21

Paso 1.

Paso 2.

Pág. 22

Aparecerá la siguiente pantalla para confirmar el movimiento:

Si confirma el borrado presionando el botón SI, BORRAR AHORA la bodega será eliminada del

inventario, de otro modo la eliminación será cancelada.

MMEEDDIIOOSS DDEE PPUUBBLLIICCIIDDAADD PPOORR SSUUCCUURRSSAALL

En el sistema es posible relacionar un contrato con su llegada a partir de algún medio de publicidad general, de los que el admnistrador del sistema tiene configurados para toda la

empresa que agrupa a la sucursal, sin embargo es posible que la sucursal mantenga un catálogo de medios de publicidad de segundo nivel que permite ser más específico al momento de asignar

el medio de contacto que se tuvo para un contrato, por ejemplo: Medio de publicidad Impreso

(es el medio general), Sección amarilla zonal (es el medio específico de la sucursal).

Para actualizar los medios de publicidad de la sucursal, ingresamos a Configuración > Medios de

publicidad por sucursal, como se ilustra a continuación:

Paso 1.

Haga click aquí

para ingresar al catálogo de medios

de publicidad por sucursal

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Paso 2.

Nos aparecerá la pantalla de selección de sucursal (pueden ser varias cuando el usuario de

acceso es de gerencia, contabilidad u operación). Al hacer click en el ícono de acción ,

entramos a la pantalla del catálogo de medios de publicidad actuales de dicha sucursal, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Esta pantalla muestra los medios actualmente registrados, indicando a qué medio de publicidad

global pertenece (MEDIO), el nombre específico del medio y los botones de acción (para

editar los datos de un medio en específico) y (para eliminar un medio específico). También al

final viene el botón NUEVO que nos permite agregar un medio de publicidad adicional.

AAggrreeggaarr uunn mmeeddiioo ddee ppuubblliicciiddaadd ddee ssuuccuurrssaall

Para agregar un medio de publicidad, ingrese a la actualización de medios de publicidad por

sucursal y pulse el botón NUEVO ubicado al final del diálogo, como se ilustra a continuación:

Paso 1.

Pág. 24

Paso 2.

Paso 3.

La siguiente pantalla de captura aparecerá:

En esta pantalla de captura deberá seleccionar el MEDIO GENERAL (que es catálogo de medios

de publicidad globales configurados a nivel de toda la empresa) y especificar el nombre del medio deseado en MEDIO ESPECIFICO. Pulse el botón GUARDAR REGISTRO para aplicar la

adición del nuevo medio o bien REGRESAR para cancelar la adición.

EEddiittaarr uunn mmeeddiioo ddee ppuubblliicciiddaadd ddee ssuuccuurrssaall

Para cambiar un medio de publicidad de sucursal, es necesario que ingrese a la actualización de medios de publicidad por sucursal y ubique el medio que desa cambiar en el tabular de registros.

Haga click en el ícono respectivo del medio para entrar a la pantalla de edición, como se ilustra a continuación:

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Paso 1.

Paso 2.

Paso 3.

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Como puede observar, aparece la misma pantalla de captura de cuando ingresa un nuevo medio, pero con los datos prellenados con la información del medio que desea actualizar. Actualice la

información del MEDIO GENERAL (del catálogo general especificado para toda la empresa) y asigne el nombre del MEDIO ESPECIFICO deseado. Pulse el botón GUARDAR REGISTRO para

aplicar los cambios o bien el botón REGRESAR para cancelar la edición.

EElliimmiinnaarr uunn mmeeddiioo ddee ppuubblliicciiddaadd ddee ssuuccuurrssaall

Es posible eliminar un medio de publicidad específico de sucursal si este ya no se está utilizando. Para ello, simplemente ingrese a la actualización de medios de publicidad por sucursal y ubique

el medio que desea eliminar. Pulse el ícono respectivo al medio como se ilustra a continuación:

Paso 1.

Paso 2.

Paso 3.

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Aparecerá la siguiente pantalla de confirmación de la eliminación:

Si pulsa el botón SI, BORRAR AHORA confirmará la eliminación del registro. De otro modo pulse NO, CANCELAR para evitar la eliminación.

UUSSOO DDEE OOTTRROOSS CCAATTÁÁLLOOGGOOSS PPAARRAA EELL PPRROOCCEESSOO DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS

Existen otra serie de catálogos que existen para ligar información al momento de realizar un

contrato. Sin embargo, como estos catálogos existen a nivel de la empresa que agrupa a las sucursales, su mantenimiento depende del administrador del sistema, por lo que no será alcance

de este manual verlo. Sin embargo, indicamos que catálogos son y cual es su alcance dentro del sistema:

Tamaños de bodegas

Es el catálogo de tamaños a partir del cual especificamos que tamaño tiene una bodega en el inventario de bodegas de la sucursal.

Accesorios Es el catálogo homologado de accesorios que pueden ser ingresados y vendidos en el

sistema.

Tipos de bienes Es el catálogo que especifíca los diferentes tipos de bienes que se almacenan en una

bodega, y que se especifica al momento de realizar un contrato, por ejemplo: Archivo muerto, menaje, etc.

Medios de promocion

Es el catálogo de medios de publicidad globales a partir de los cuales se pueden ligar los medios de publicidad específicos de la sucursal.

Tipos de contrato Tipos de contrato a manejar: Indeterminado, indefinido, etc.

Políticas de descuento

Define las políticas de descuendo aplicables al momento de generar un nuevo contrato, por ejemplo, 10% de descuento al contratar por un año, etc.

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CCLLIIEENNTTEESS

El módulo de clientes permite realizar el registro de los datos de un cliente dentro del sistema, paso inicial que debemos cubrir previo a la asignación de un contrato a dicho cliente.

Para ingresar al submódulo de clientes, haga click en Sucursal > Clientes, como se indica a continuación:

Aparecerá la pantalla de clientes registrados según se muestra en la siguiente figura:

BBUUSSCCAARR UUNN CCLLIIEENNTTEE EESSPPEECCÍÍFFIICCOO

Para localizar un cliente específico, ingrese al módulo de clientes como se indica a continuación:

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En la pantalla de la relación de clientes que aparece, realice la búsqueda mediante los campos de filtrado como se indica en la siguiente figura:

En el filtro NOMBRE puede localizar un cliente por su nombre completo o razón social (puede

especificar solo una fracción del nombre y el sistema localizará todos los registros que la contengan), también puede especificar una SUCURSAL (para el caso de usuarios de

gerencia/contabilidad/operaciones que si pueden ver todas las sucursales de un amisma empresa) o bien por su ESTATUS (si el cliente actualemente tien contrato vigente –Activo-, no

tiene contrato –Inactivo- o cualquiera –Todos-).

RREEGGIISSTTRRAARR UUNN NNUUEEVVOO CCLLIIEENNTTEE PPRRIINNCCIIPPAALL

Para registrar un nuevo cliente, ingrese al módulo de clientes y en la relación de clientes haga click en el botón NUEVO ubicado al final de la pantalla, como se ilustra a continuación:

Campos de filtrado

de clientes

Resultados de la

búsqueda

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Aparecerá la pantalla de captura para registro del nuevo cliente:

Como puede observar, esta pantalla tiene los datos mínimos para registrar al cliente principal

que será quien firma el contrato. Para cada cliente principal podremos posteriormente registrar

las identidades fiscales (que son todas las posibles razones sociales a las cuales se les factura) y los datos de contactos (directorio de personas que tienen que ver con el cliente).

En esta pantalla de captura indique:

Nombre (requerido): Es el nombre o nombres del cliente que firmará el contrato.

Apellidos (requerido): Son los apellidos del cliente

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Empresa: Es el nombre de la empresa del cliente. No necesariamente es la empresa a la que se facturará.

Tel. Casa: Es el número teléfonico de contacto en casa.

Tel. Oficina: Es el número telefónico de contacto en la oficina.

Tel. Movil: Es el número telefónico móvil (celular, radio).

Tel. Referencia: Es el número que el cliente deja para referencia.

Email: Es el correo electrónico de contacto.

Giro: Es la referencia de ocupación primaria del cliente.

Una vez que ha requisitazo los datos necesarios, pulse GUARDAR REGISTRO para aplicar la adición del cliente o bien REGRESAR para cancelar la adición.

EEDDIITTAARR EELL RREEGGIISSTTRROO DDEE UUNN CCLLIIEENNTTEE PPRRIINNCCIIPPAALL

Si deseamos modificar los datos de algunos de nuestros clientes principales registrados, es

necesario ingresar al submódulo de clientes. Ubique al cliente que desea modificar y pulse el

botón respectivo, como se indica a continuación:

Pág. 32

Aparecerá la pantalla de captura con los datos del cliente a editar:

Modifique la información en los campos de captura, siguiendo la misma definición de campos que

existe para Registrar un nuevo cliente principal. Pulse GUARDAR registro para aplicar la actualización o bien REGRESAR para salir sin modificar nada.

IINNGGRREESSAARR YY MMOODDIIFFIICCAARR LLAASS IIDDEENNTTIIDDAADDEESS FFIISSCCAALLEESS DDEE UUNN CCLLIIEENNTTEE PPRRIINNCCIIPPAALL CCOONNFFIIGGUURRAARR RRAAZZOONN SSOOCCIIAALL PPAARRAA LLAA GGEENNEERRAACCIIÓÓNN AAUUTTOOMMÁÁTTIICCAA DDEE IINNTTEERREESSEESS

Como mencionamos con anterioridad, un cliente principal puede tener múltiples identidades fiscales, esto es, referencias de razones sociales a las cuales se les puede facturar. De este modo

sabremos en el sistema que diversos servicios pueden estar facturados a razones sociales diversas

pero pueden estar agrupados para un solo cliente principal.

Para ingresar una nueva identidad fiscal, ingrese al módulo de clientes, ubique al cliente

principal que desea modificar y pulse el segundo ícono relativo a las identidades fiscales, como se ilustra a continuación:

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Aparecerá la pantalla de identidades fiscales registradas:

Para ingresar una nueva identidad fiscal o bien modificar una identidad existente, debemos considerar los siguientes datos:

Tipo (requerido): Si es persona física o moral

Razon social: Nombre fiscal de la persona física o moral

RFC: Registro federal de contribuyentes

CURP

Días para revisión: Dato informativo sobre el número de días que toma esta instancia para

pagar una factura. La generación automática de intereses tomará este dato para generar en forma diferenciada los intereses a cada cliente según su razón social. Los intereses se

generarán a la fecha de corte del contrato más el número de días para revisión que

tenga configurado el cliente. Para clientes especiales que no se desea generar intereses automáticos, sugerimos configurar este dato con 6 meses (180 días), por ejemplo.

Identidades fiscales

registradas

Modificar una identidad

Eliminar una

identidad

Agregar una

nueva identidad fiscal

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Dirección, Colonia, Del. ó Municipio, CP, Estado y teléfono : Datos del domicilio fiscal (domicilio de facturación)

Dirección, Colonia, Del. ó Municipio, CP, Estado y teléfono: Datos del domicilio de

entrega

IINNGGRREESSAARR OO MMOODDIIFFIICCAARR DDAATTOOSS DDEE CCOONNTTAACCTTOO DDEE UUNN CCLLIIEENNTTEE PPRRIINNCCIIPPAALL

Como mencionamos con anterioridad, un cliente principal puede tener múltiples datos de

contacto. De este modo tendremos en el sistema un directorio con todos los posibles datos de

personas de contacto para en determinado momento poder ubicar al cliente.

Para ingresar un nuevo dato de contacto, ingrese al módulo de clientes, ubique al cliente

principal que desea modificar y pulse el primer ícono relativo a los datos de contactos, como se ilustra a continuación:

Aparecerá la pantalla de contactos registrados:

Pág. 35

Para ingresar un nuevo contacto o bien modificar un contacto existente, debemos considerar los siguientes datos:

Nombre (requerido): Nombre del contacto

Tipo (requerido): Indica si es contacto comercial o personal

Relación (requerido): Indica la relación con el cliente (hermano, proveedor, cliente, etc.)

Teléfono, email y dirección: Datos de contacto de la persona

EELLIIMMIINNAARR EELL RREEGGIISSTTRROO DDEE UUNN CCLLIIEENNTTEE PPRRIINNCCIIPPAALL

Es posible eliminar un registro de un cliente principal siempre y cuando no exista información de contratos (vigentes o cerrados) vinculados al mismo. Esto puede ocurrir si al momento de

registrar un cliente se hace con datos equivocados y nos interesa eliminar el registro.

Para eliminar el registro, ingrese al módulo de clientes, ubique al cliente que desea eliminar y

pulse el ícono respectivo, como se ilustra a continuación:

Ventana popup con

contactos del

cliente seleccionado

Contactos

registrados Modificar un

contacto

Eliminar un

contacto

Agregar un

nuevo contacto

Pág. 36

Aparecerá la pantalla de confirmación de la eliminación:

Si confirma la eliminaciónpulse SI, BORRAR AHORA, de otro modo pulse NO, CANCELAR para regresar sin eliminar nada.

CCOONNTTRRAATTOOSS

RREELLAACCIIÓÓNN DDEE AAPPAARRTTAADDOOSS

En este submódulo, la sucursal puede registrar el apartado de bodegas con el fin de poder

identificar adecuadamente el ingreso por el apartado y posteriormente generar un contrato a partir de un apartado.

Para ingresar al submódulo de Relación de apartados, haga click en Sucursal > Contratos > Relación de apartados, tal como se indica a continuación:

Pág. 37

Aparecerá la pantalla con la relación de los apartados actuales y la posibilidad de generar nuevos apartados.

IInnggrreessaarr uunn nnuueevvoo aappaarrttaaddoo ddee bbooddeeggaa

Para ingresar un nuevo apartado de bodega, es necesario que entre al submódulo de Relación de

Apartados y haga click en el botón NUEVO que aparece al final de la pantalla, como se ilustra a

continuación:

Pág. 38

Aparecerá la pantalla de captura de un nuevo apartado.

En esta pantalla, deberá especificar los siguientes datos:

Bodega (requerido): Indicar del inventario de bodegas disponibles cual es la que se está

apartando.

Cliente (requerido): Pulse el botón LOCALIZAR para abrir la pantalla la clientes principales y dar de alta o seleccionar al cliente al que se le hace el apartado, como se

observa en la siguiente figura:

Pág. 39

Identidad fiscal (requerido): Pulse el botón localizar para seleccionar la identidad fiscal del cliente al que se le aparta, una vez que ya seleccionó al cliente principal, como se

indica aquí:

Tipo de contrato (requerido): Especifique el tipo de contrato que sería aplicable al

apartado: Indeterminado, Pago anticipado o Pago garantizado.

Descuento: Seleccione si es que aplica un apolítica de descuento en virtud del tipo de pago.

Promoción: Especifique si aplica una promoción especial, ya sea un porcentaje de

descuento o bien el primer mes gratis.

Fecha de contratación (requerida): Indique la fecha de contrato.

Fecha de ocupación (requerida): Indique la fecha en que el interesado empezará a ocupar la bodega.

Fecha ajustada a inicio de mes (requerida): Especifique la fecha en que iniciará el corte

de mes de su contrato, por ejemplo, se puede tener una fecha de contratación del 25/3/2012 pero la fecha ajustada a inicio de mes (fecha de corte para rentas) se marca al

1/4/2012.

RESERVA a cuenta de depósito en garantía (requerida): Es la cantidad que la persona

esta dejando como reserva y será a cuenta del depósito en garantía una vez fincado el

contrato.

Ajuste del mes: Es la cantidad que aplicará como parcial de renta en virtud de los días

que se ocupó la bodega previo a la fecha de corte de rentas del contrato.

Renta mensual contrato: Es la renta que se tiene estipulada para la bodega deseada.

Renta real mensual: Es la renta que en realidad se pacta con el cliente y es la que

realmente estará pagando una vez se finque el contrato.

Renta anaqueles: Es la renta que se cobra en caso de que el cliente ocupe anaqueles para

su bodega.

Con estos datos especificados, pulse el botón GUARDAR APARTADO para ingresar el nuevo

registro de apartado (la bodega ya quedará como asignada) o bien REGRESAR para cancelar la

operación.

Click aquí para

seleccionar la identidad fiscal

deseada

Click aquí para

seleccionar al cliente deseado.

Pág. 40

GGeenneerraarr uunn ccoonnttrraattoo aa ppaarrttiirr ddeell rreeggiissttrroo ddee uunn aappaarrttaaddoo

Una vez que hemos registrado un apartado, lo siguiente será que, llegado el momento, convirtamos este apartado en un registro de contrato real. Para ello es necesario que se ingrese

al submódulo de Relación de apartados. Ubique el apartado que desea convertir en contrato y

pulse el ícono respectivo, como se indica a continuación:

Aparecerá la pantalla de captura para requerir el resto de información para aplicar el contrato:

Pág. 41

Como puede identificar, adicionalmente a los datos que previamente se ingresaron para dar de alta el apartado, el sistema nos pide unos datos adicionales para generar el contrato, que son:

No. Contrato (requerido): Es el número de folio del contrato que estamos asignando.

Referencia bancaria para depósitos: Es un dato opcional para indicar una referencia que permita vincular más fácilmente los datos de depósitos bancarios a este contrato (número

de cuenta o referencia con el que llega, banco de depósito, etc).

Apellidos y Nombres de contacto: Conforman el nombre completo de la persona que

queda como contacto directo del contrato (no necesariamente es quien firma el contrato).

Riesgo de morosidad: Seleccione de la lista desplegable el riesgo de morosidad calculado de acuerdo al análisis que haga sobre el cliente (con base en que está guardando,

antecedentes previos, etc.)

Tipo de bienes: Seleccione de la lista desplegable el tipo de bienes que se están

almacenando.

Por cual medio se enteró y medio específico de sucursal: Indique de las listas desplegables la referencia del medio global de publicidad y del medio específico de

publicidad que el cliente reporta como el medio con el que se enteró de la empresa.

Una vez que se han llenado los datos faltantes, pulse GENERAR CONTRATO. En ese momento el

sistema generará un registro de contrato nuevo, vinculando el pago que se había dejado como

reserva, aplicándolo al pago del depósito en garantía. En caso contrario pulse REGRESAR para no genera el contrato a partir del apartado.

RREELLAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS

En este submódulo de relación de contratos tendrá acceso a la lista de contratos que tiene

registrados, ya sea activos, cerrados o congelados, así como a la posibilidad de generar un nuevo contrato, establecer un nuevo período de contrato, generar intereses en forma manual a un

contrato y consultar el estado de cuenta.

Para ingresar al submódulo de Relación de contratos, haga click en el menú Sucursal > Contratos

> Relación de contratos, como se ilustra a continuación:

Pág. 42

Aparecerá la pantalla de relación de contratos que se muestra a continuación:

CCrreeaarr uunn nnuueevvoo ccoonnttrraattoo bbaassee ppaarraa mmiinniibbooddeeggaa

Cuando ingresamos un nuevo contrato, lo que hacemos es generar un nuevo contrato base que

tiene la especificación original de cómo estamos levantando el contrato para que con base en ello el sistema haga la corrida de pagos y arme la estructura de control de dicho contrato.

Para generar un nuevo contrato, es necesario que ingrese al submódulo de Relación de contratos y pulse el botón NUEVO al final de la pantalla, como se ilustra a continuación.

Filtros de busqueda de

contratos

Editar un contrato base

Editar un período de contrato

Editar la cuenta contable de un

contrato

Asignar intereses a contrato Ver estado de

cuenta

Crear un nuevo contrato base

Pág. 43

Aparecerá la pantalla de captura que se muestra continuación:

Capture los datos solicitados en el sistema de acuerdo a lo siguiente:


Bodega (requerido): Indicar del inventario de bodegas disponibles cual es la que se está asignando.

Cliente (requerido): Pulse el botón LOCALIZAR para abrir la pantalla la clientes

principales y dar de alta o seleccionar al cliente al que se le hace el apartado, como se observa en la siguiente figura:

Identidad fiscal (requerido): Pulse el botón localizar para seleccionar la identidad fiscal

del cliente al que se le aparta, una vez que ya seleccionó al cliente principal, como se

Click aquí para seleccionar al

cliente deseado.

Para una minibodega, selecciona de este catálogo la bodega

específica que se está

contratando

Pág. 44

indica aquí:



Descuento: Seleccione si es que aplica un apolítica de descuento en virtud del tipo de

pago.

Promoción: Especifique si aplica una promoción especial, ya sea un porcentaje de descuento o bien el primer mes gratis.



Fecha ajustada a inicio de mes (requerida): Especifique la fecha en que iniciará el corte de mes de su contrato, por ejemplo, se puede tener una fecha de contratación del

25/3/2012 pero la fecha ajustada a inicio de mes (fecha de corte para rentas) se marca al

1/4/2012.

Depósito en garantía (requerida): Es la cantidad que depósito en garantía una vez

fincado el contrato.







su bodega.





Click aquí para


deseada

Pág. 45



Tipo de bienes: Seleccione de la lista desplegable el tipo de bienes que se están almacenando.



Una vez que se han llenado los datos solicitados, pulse GUARDAR CONTRATO. En ese momento el sistema generará un registro de contrato nuevo, generando toda la estructura de control para

los pagos del mismo. En caso contrario pulse CANCELAR CONTRATO si quiere que el número de contrato ingresado quede como contrato cancelado o bien pulse REGRESAR para descartar la

captura y no generar ningún registro.

CCrreeaarr uunn nnuueevvoo ccoonnttrraattoo bbaassee ppaarraa oottrrooss iinnggrreessooss

Cuando ingresamos un nuevo contrato, lo que hacemos es generar un nuevo contrato base que tiene la especificación original de cómo estamos levantando el contrato para que con base en

ello el sistema haga la corrida de pagos y arme la estructura de control de dicho contrato.

Para generar un nuevo contrato para otros ingresos, seguimos el mismo procedimiento que el

contrato de una minibodega: es necesario que ingrese al submódulo de Relación de contratos y pulse el botón NUEVO al final de la pantalla, como se ilustra a continuación.

Aparecerá la pantalla de captura que se muestra continuación:

Pág. 46

Capture los datos solicitados en el sistema de acuerdo a lo siguiente:


Bodega (requerido): Indicar del inventario de bodegas disponibles, aquel “otro ingreso”

(nave, terreno, marina, etc.), el cual es la que se está asignando.

Cliente (requerido): Pulse el botón LOCALIZAR para abrir la pantalla la clientes

principales y dar de alta o seleccionar al cliente al que se le hace el apartado, como se

observa en la siguiente figura:

Identidad fiscal (requerido): Pulse el botón localizar para seleccionar la identidad fiscal del cliente al que se le aparta, una vez que ya seleccionó al cliente principal, como se

indica aquí:

Click aquí para

seleccionar al cliente deseado.

Para Otros ingresos, selecciona de este catálogo el tipo de ingreso que se está

contratando

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Descuento: Seleccione si es que aplica un apolítica de descuento en virtud del tipo de

pago.

Promoción: Especifique si aplica una promoción especial, ya sea un porcentaje de descuento o bien el primer mes gratis.



Fecha ajustada a inicio de mes (requerida): Especifique la fecha en que iniciará el corte de mes de su contrato, por ejemplo, se puede tener una fecha de contratación del

25/3/2012 pero la fecha ajustada a inicio de mes (fecha de corte para rentas) se marca al

1/4/2012.

Depósito en garantía (requerida): Es la cantidad que depósito en garantía una vez

fincado el contrato.







su bodega.





Click aquí para


deseada

Pág. 48



Tipo de bienes: Seleccione de la lista desplegable el tipo de bienes que se están almacenando.



Una vez que se han llenado los datos solicitados, pulse GUARDAR CONTRATO. En ese momento el sistema generará un registro de contrato nuevo, generando toda la estructura de control para

los pagos del mismo. En caso contrario pulse CANCELAR CONTRATO si quiere que el número de contrato ingresado quede como contrato cancelado o bien pulse REGRESAR para descartar la

captura y no generar ningún registro.

EEddiittaarr ddaattooss ddeell ccoonnttrraattoo bbaassee

A veces es necesario corregir los datos de un contrato base, por algun error en la captura o algo así. Esto es deseable que se haga cuando aún no se han idetificado pagos del contrato, porque al

hacerlo el sistema lo que regenera es la estructura de control de pagos y por ende destruye cualquier identificación de pagos que previamente se haya realizado.

Para editar un contrato base, ingrese al submódulo de Relación de contratos, ubique el contrato

deseado y pulse el ícono respectivo, como se ilustra a continuación:

Pág. 49

Aparecerá la pantalla de edición de datos, que tiene la misma estructura de información de un

contrato nuevo (ver Crear un nuevo contrato base), tal como se muestra a continuación:

Aquí puede modificar los datos del contrato, montos de depósito y rentas, fechas, etc. Pero es

MUY IMPORTANTE que recuerde, al momento de aplicar los cambios en el contrato el sistema regenerará toda la estructura de control del mismo por lo cual se destruirán los pagos

identificados que se hayan tenido y los períodos de contratos previamente generados no tendrán efecto. El contrato regresa a su estado inicial como cuando se dio de alta como nuevo la

primera vez.

GGeenneerraarr uunn nnuueevvoo ppeerrííddoo ddee ccoonnttrraattoo

A diferencia del apartado anterior donde editamos un contrato y lo regresamos a su estado original como si fuera recién creado, la mayoría de las veces lo que necesitaremos será crear un

nuevo período del contrato, que lo que nos permite es especificar un nuevo momento del contrato a partir del cual cambian las condiciones originalmente establecidas. Por ejemplo,

Pág. 50

imagine que tiene un contrato que inició el 5 de enero de 2009, con una fecha de corte del 10 de enero de 2009 y cobrando una renta de $3,000 pesos. Así transcurre la operación del contrato

hasta que llega el momento en enero de 2010 en que se tiene que incrementar la renta, por lo que a partir del 10 de enero de 2010 la renta que se debe cobrar es de $3,200 pesos. Así

transcurre un año más y en enero de 2011 se aplica otro incremento pero además el cliente

desea mover su fecha de corte al 15 de enero, por lo que se debe generar un nuevo período a partir del 15 de enero del 2011 donde se incluya un cargo por ajuste de fecha de $584 pesos y

además a partir de ese momento la renta sea por $3,500 pesos.

Este tipo de evolución del contrato se logra estableciendo Períodos de contrato, donde se

especifican las nuevas condiciones que tendrá el mismo y a partir de cuando son aplicables.

Es MUY IMPORTANTE considerar que para aplicar adecuadamente un período de contrato nuevo, no debe haber identificación de depósitos posterior a la fecha de inicio del nuevo período de

contrato, ya que en dicho caso el sistema no generará adecuadamente los nuevos montos de renta y se quedarán con el monto que previamente tenían.

Para generar un nuevo período de contrato es necesario ingresar al submódulo de Relación de contratos, como se indica a continuación:

Aparecerá la pantalla de contratos:

Observe que los

contratos que en esta columna tienen un signo

+, al pulsarlo el sistema mostrará el histórico de

períodos de contratos que tiene generados.

Haga click aquí para ver

el detalle de cómo esta conformado el período

de contrato respectivo

Genere un nuevo

período de contrato pulsando aquí.

Pág. 51

Para generar un nuevo período de contrato, pulse el ícono respectivo y aparecerá la pantalla de captura con los datos del período vigente:

Observe que puede editar casi todos los datos del contrato base menos la bodega (porque se

supone que siempre es la misma, ya que si se implica un cambio de bodega lo correcto es dar de

baja el contrato y dar de alta uno nuevo en la bodega diferente), ni los datos adicionales finales.

Aquí lo importante es establecer adecuadamente la fecha de inicio del nuevo período de

contrato y en su caso el ajuste de fecha para mover la fecha de corte de pago de rentas, y establecer el nuevo precio de la renta mensual pactada. Con ello el sistema destruirá el

calendario de pagos posterior a la fecha de inicio de este nuevo período y generar uno nuevo igualmente a partir de esa fecha con los datos nuevos.

Pulse GUARDAR NUEVO PERIODO para aplicar el nuevo período de contrato o en su caso

REGRESAR para cancelar la creación del nuevo período.

AApplliiccaacciióónn mmaannuuaall ddee iinntteerreesseess aa uunn ccoonnttrraattoo eessppeeccííffiiccoo

Muchas veces es necesario aplicar una cantidad específica como pago de interés a un contrato a

manera de penalización por una falta en el pago oportuno de sus obligaciones. Para hacer esto,

es necesario que ingrese al submódulo de Relación de contratos, ubique el contrato que desea

penalizar y pulse el ícono respectivo, como se ilustra a continuación:

Pág. 52

Aparecerá la siguiente pantalla de generación de intereses a través de la cual podrá especificar

el interés deseado:

Para genera un nuevo interés, especifique la FECHA de aplicación (con la cual aparecerá en el

estado de cuenta), la REFERENCIA (que puede ser por intereses, accesorios u otros), el

CONCEPTO y el SALDO o cantidad a aplicar. Hecho esto pulse el botón AGREGAR para incluír este cargo al estado de cuenta del cliente.

CCoonnssuullttaa yy mmaanneejjoo ddeell eessttaaddoo ddee ccuueennttaa ddee uunn ccoonnttrraattoo

El sistema muestra el estado de cuenta de un contrato y a través de ello es fácil conocer si un contrato está al día o se encuentra en mora, así como validar la manera en que se han ido

aplicando los pagos de la identificación de depósitos que se realiza.

Pág. 53

Para ingresar al estado de cuenta de un contrato, es necesario que ingrese al submódulo

Relación de contratos, ubique el contrato deseado y pulse el ícono respectivo, como se ilustra

a continuación:

Aparecerá la pantalla del estado de cuenta que se especifica a continuación:

Busqueda de movimientos Botón para visualizar el detalle del

contrato

Movimientos localizados en

el período

Pág. 54

GGeenneerraarr uunnaa ppeennaalliizzaacciióónn aall ccoonnttrraattoo

Se puede generar una penalización al contrato aplicable al estado de cuenta y que se aplica por

algún inclumplimiento. Para ello, pulse el botón GENERAR PENALIZACION, como se ilustra a continuación:

Aparecerá la siguiente pantalla que permite especificar el monto a penalizar:

Pág. 55

Especifique la cantidad y pulse el botón PENALIZAR AHORA para aplicarlo al estado de cuenta, o

pulse REGRESAR para cancelar la penalización.

IInntteennttaarr cciieerrrree ddee ccoonnttrraattoo

Se puede intentar un cierre de contrato a una fecha específica. Le llamamos intento de cierre porque éste solo será procedente si a la fecha que establecemos como fecha de cierre no queda

ningún saldo pendiente, habiendo aplicado el depósito de garantía de ser necesario.

Para cerrar un contrato, haga click en el botón INTENTAR CIERRE en el estado de cuenta, como se ilustra a continuación:

Pág. 56

El sistema presentará la siguiente pantalla para requerir los datos del cierre:

Especifique la fecha a partir de la cual debe considerar el cierre del contrato e indique el motivo

del cierre. Pulse REQUERIR CIERRE AHORA para intentar el cierre del contrato o bien pulse

REGRESAR para cancelar la operación.

RReesseett ttoottaall yy rreesseett ssiinn ddeessvviinnccuullaarr

Si por algun motivo la información del contrato se ha corrompido, tal vez por una inadecuada

aplicación de los períodos de contrato o una mala aplicación de identificación de depósitos, existen en el sistema dos mecanismos para restablecer la información del contrato.

El RESET TOTAL permite desvincular toda la información de la identificación de pagos en el

contrato y regenerar la estructura de control de pagos de acuerdo al perído de contrato que se encuentre activo.

El RESET PARCIAL lo que hace es eliminar todos aquellos movimientos del estado de cuenta que aún no tienen registrado su pago y borrarlos para regenerarlos de acuerdo al período de contrato

que se encuentra activo (por lo que no hace una desvinculación de pagos identificados).

Para aplicar estas operaciones, ingrese al estado de cuenta tal como se indica a continuación:

Pág. 57

RREENNOOVVAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS

Este submódulo permite identificar fácilmente los contratos que están próximos a vencer en su

período activo, con el fin de que de una manera sencilla se pueda hacer el ajuste necesario al

Pág. 58

contrato (particularmente en cuanto a su nuevo precio de renta), para que se genere el nuevo período sobre el cual operará.

Para renovar un contrato, simplemente ingrese a la pantalla de renovaciones en Sucursal > contratos > Renovaciones tal como se ilustra a continuación:

Localice el contrato que desea renovar y pulse el ícono respectivo, el cual le mostrará la pantalla para asignar los datos del nuevo período activo para el contrato, como se muestra a

continuación:

Asigne los datos del nuevo período de pago, en la misma forma que como se explica en el apartado Generar un nuevo perído de contrato.

Pág. 59

PPAAGGOOSS EENN MMOOSSTTRRAADDOORR

El submódulo de Pagos en mostrador, permite recibir un pago directo el cual se aplica al estado

de cuenta vencido de un determinado contrato.

Para asignar un pago en mostrador, haga click en Sucursal > Contratos > Pagos en mostrador

como se ilustra a continuación, y localice el contrato al cual desea aplicar el pago en mostrador respectivo:

Una vez que ha ubicado el contrato al cual aplicará el pago en mostrador, haga click en el ícono

respectivo, con lo que aparecerá la pantalla que le permite ingresar al referencia del pago que está recibiendo, como se indica a continuación:

Pág. 60

Fecha: Es la fecha con la que se registra el movimiento de pago.

Referencia: Es un campo de captura libre que permite ingresar una referencia del pago.

Cantidad: Es la cantidad en pesos que se recibe a cuenta del ingreso generado.

Una vez que ha capturado estos datos, solamente pulse AGREGAR para aplicar el pago

respectivo.

IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE DDEEPPÓÓSSIITTOOSS

El procedimiento de identificación de depósitos consiste en el reconocimiento de pagos que efectúa el personal de la sucursal, a partir de los depósitos bancarios que registra la tesorería de

la empresa. A través de este reconocimiento de pagos es que el estado de cuenta de cada

cliente/contrato va registrando los pagos respectivos de cada una de las obligaciones contraídas en el contrato (Garantía, rentas, rentas de anaqueles, intereses, etc.).

Para aplicar una identificación de depósitos, haga click en el menú Sucursales > Identificación de depósitos, tal como se ilustra a continuación y seleccione la sucursal deseada (ya que pueden

aparecer varias si es que el usuario es de dirección, contabilidad u operaciones):

Pág. 61

Una vez que ha seleccionado la sucursal, deberá indicar la cuenta bancaria a partir de la cual desea identificar el depósito, como se ilustra a continuación:

Aparecerá la pantalla de depósitos para la cuenta bancaria seleccionada, como se ilustra a

continuación:

IINNGGRREESSAARR UUNNAA NNUUEEVVAA IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE DDEEPPÓÓSSIITTOO

Para ingresar una nueva identificación de un depósito, haga click en el ícono del depósito

bancario despecyivo, tal como se ilustra a continuación:

Filtros para

localización de depósitos bancarios

específicos

Registro de

depósito bancario

Indicador de

depósito no identificado por

completo

Indicador de

depósito identificado

completamente

Pág. 62

Una vez que ha seleccionado la sucursal, deberá indicar la cuenta bancaria a partir de la cual desea identificar el depósito:

Pág. 63

Aparecerá la pantalla para indicar la identificación respectiva del pago, como se ilustra a continuación:

IIddeennttiiffiiccaannddoo ppaaggoo vviinnccuullaaddoo aa ccoonnttrraattoo

En la pantalla de identifiación de depósito, ingrese los datos necesarios para ubicar el contrato

sobre el cual se identificará el pago: Bodega, Contrato o Cliente. Pulse el botón IDENTIFICAR para localizar los contratos coincidentes, tal como se indica a continuación:

Referencia de pagos

que ya han sido identificados en el

depósito

Localización de

contratos a aplicar

Identificación de

pagos no vinculados a un contrato

Pág. 64

Aparecerán los contratos coincidentes. Haga click en el ícono respectivo para iniciar la identificación, tal como se ilustra ahora:

Al hacer click sobre el contrato deseado en el ícono , aparecerá la pantalla que nos permite especificar la distribución del depósito:

Pág. 65

En esta pantalla puede indicar la cantidad que se identifica con cargo a alguno de los rubros del contrato (Garantía, rentas, rentas de anaqueles, intereses, accesorios, servicios, etc). Observe

que para identificar a cuenta de rubros que no son garantías o rentas del contrato, se debe primero especificar el rubro deseado y pulsar el botón AGREGAR, para que entonces aparezca y

se pueda identificar la cantidad necesaria.

Una vez que ha distribuido la identificación del depósito, pulse el ícono para que quede aplicada en el sistema.

IIddeennttiiffiiccaannddoo ppaaggoo nnoo vviinnccuullaaddoo aa ccoonnttrraattoo

En muchas ocasiones será necesario identificar un depósito (o parte de él) bajo un rubro que en realidad no está ligado a un contrato. Para ello será necesario que en la pantalla de

identificación de depósitos se ingresen los datos específicos del rubro que se desea identificar,

como se indica a continuación:

De este modo, la cantidad y concepto indicados quedarán aplicados a la identificación del

depósito respectivo.

AAssiiggnnaarr nnúúmmeerroo ddee ffaaccttuurraa aa uunnaa iiddeennttiiffiiccaacciióónn ddee ddeeppóóssiittoo.. MMééttooddoo AA..

Una vez que se han identificado pagos sobre un depósito específico, será necesario en muchos

casos asignar el número de factura que quedo aplicado a dicho pago, para ello haga click en

Sucursal > Identificación de depósitos e ingrese a la pantalla de identificación del depósito deseado, como se indica a continuación:

Pág. 66

Pág. 67

Aparecerá la pantalla para asignar el número de factura deseado, como se indica:

Asigne el número de factura y pulse el botón SI, FACTURAR AHORA para aplicarlo en el sistema

o bien NO, CANCELAR para cancelar el movimiento.

AAssiiggnnaarr nnúúmmeerroo ddee ffaaccttuurraa aa uunnaa iiddeennttiiffiiccaacciióónn ddee ddeeppóóssiittoo.. MMééttooddoo BB..

Existe otra forma más directa para asignar un número de factura a una identificación de pagos dada y se aplica a través del reporte de identificación de depósitos. Para realizarlo de esta

manera, haga click en el menú Reportes > Contratos > Identificación de depósitos por mes y especifique los filtros para obetener el reporte deseado, como se indica a continuación:

Selección de

aplicaciones que se incluirán en la

asignación del número de factura

Una vez seleccionados

las aplicaciones deseadas, haga click

aquí para asignar el número de factura

Pág. 68

En esta pantalla, en las columnas que muestran el número de factura (por todo un depósito o por

movimiento) se puede hacer click y nos aparecerá la pantalla para asignación del número de factura, como se indica a continuación:

Pág. 69

En esta pantalla cabe destacar que si se asigna un número de factura y se presiona ASIGNAR

NUMERO DE FACTURA, se aplicará al depósito o movimiento respectivo, sin embargo si ya se tiene un número de factura asignado y en esta pantalla se borra y se presiona ASIGNAR NUMERO

DE FACTURA, el folio de factura se cancelará y será desvinculado del depósito/movimiento.

DDeessvviinnccuullaarr uunnaa iiddeennttiiffiiccaacciióónn ddee ddeeppóóssiittoo rreeaalliizzaaddaa

Muchas veces será necesario eliminar una identificación de pagos porque se reconoció en forma incorrecta o algo similar. Para desvincular una identificación, será necesario que ingrese al menú

Sucursales > Identificación de depósitos y localice el depósito deseado a desvincular, como se ilustra a continuación:

Pág. 70

Ya simplemente pulse SI, DESVINCULAR AHORA para eliminar la identificación existente.

Selección de aplicaciones que se

desea desvincular

Una vez seleccionados las aplicaciones

deseadas, haga click aquí para

desvincularlas

Pág. 71

EENNTTRRAADDAA DDEE AACCCCEESSOORRIIOOSS

Como observamos en la identificación de depósitos, es posible identificar pagos de accesorios.

Con este hecho, el sistema es capaz de registrar la “salida” del accesorio que se vendió en la identificación de depósito y de esta manera llevará el control de todos los accesorios que salen

de la sucursal como ventas.

Sin embargo, es necesario hacer un registro específico de cómo van ingresando los accesorios a la sucursal, para su respectiva venta. En este módulo precisamente se permite registrar los

ingresos de accesorios al inventario de la sucursal y de este modo el sistema tiene completo el esquema de entradas-salidas de accesorios.

RREEAALLIIZZAARR UUNNAA NNUUEEVVAA EENNTTRRAADDAA DDEE AACCCCEESSOORRIIOO

Para ingresar un accesorio, simplemente haga click en Sucursales > Entrada de accesorios,

como se ilustra a continuación:

Enseguida seleccione la sucursal deseada (pueden aparecer varias si el usuarios es de dirección, contabilidad u operaciones):

Pág. 72

Aparecerá entonces la ventana que muestra las entradas que ha habido por accesorio, desde la cual se puede realizar un nuevo ingreso o editar o eliminar uno ya existente, como se indica:

Para ingresar una nueva entrada de accesorio, pulse el botón NUEVO, aparecerá el diálogo para

el ingreso, donde debe seleccionar el accesorio que está ingresando, la fecha de ingreso y la cantidad, como se indica:

EEDDIITTAARR UUNN IINNGGRREESSOO DDEE AACCCCEESSOORRIIOO EEXXIISSTTEENNTTEE

Enseguida seleccione la sucursal deseada (pueden aparecer varias si el usuarios es de dirección,

contabilidad u operaciones):

Pág. 73

Aparecerá entonces la ventana que muestra las entradas que ha habido por accesorio, desde la cual se puede realizar un nuevo ingreso o editar o eliminar uno ya existente, como se indica:

Para ingresar una nueva entrada de accesorio, pulse el ícono , aparecerá el diálogo de edición, donde debe seleccionar el accesorio que está ingresando, la fecha de ingreso y la

cantidad, como se indica:

Pág. 74

EELLIIMMIINNAARR UUNNAA EENNTTRRAADDAA DDEE AACCCCEESSOORRIIOO EEXXIISSTTEENNTTEE

Enseguida seleccione la sucursal deseada (pueden aparecer varias si el usuario es de dirección,

contabilidad u operaciones):

Aparecerá entonces la ventana que muestra las entradas que ha habido por accesorio, desde la

cual se puede realizar un nuevo ingreso o editar o eliminar uno ya existente, como se indica:

Para ingresar una nueva entrada de accesorio, pulse el ícono , aparecerá el diálogo de

confirmación de la eliminación como se indica:

Pág. 75

Simplemente haga click en SI, BORRAR AHORA para completar la eliminación o bien NO,

CANCELAR para evitar la eliminación.

FFAACCTTUURRAACCIIÓÓNN

Con las últimas adecuaciones al sistema SIAP, ahora es posible realizar las facturas electrónicas directamente en el sistema sin depender de ningún sistema tercero.

Este módulo de facturación es capaz de mantener un folio consecutivo de control interno por sucursal, que no es el folio oficial que asigna el SAT a la factura una vez que se ha timbrado

digitalmente (UUID), pues este último es una cadena hexadecimal no consecutiva. De este modo,

el sistema mantiene la relación de las facturas emitidas y además almacena localmente los archivos respectivos de cada CFDI (el archivo XML que es en sí la factura electrónica CFDI, y el

archivo PDF que es la representación para impresión de la misma).

Además, el módulo de facturación es capaz de hacer el envío automático de la factura

electrónica CFDI al cliente respectivo, vía correo electrónico, siempre y cuando se tenga registro de las direcciones electrónicas necesarias en el registro de identidades fiscales de cada cliente.

Veamos entonces el detalle de operación de esta nueva funcionalidad.

GGEENNEERRAARR FFAACCTTUURRAA CCFFDDII AA PPAARRTTIIRR DDEE UUNN DDEEPPÓÓSSIITTOO IIDDEENNTTIIFFIICCAADDOO

Es posible generar un CFDI a partir de la identificación de depósitos que se hace normalmente.

Para ello, seguimos el proceso de identificación de un depósito y una vez que hemos lo identificado adecuadamente, podemos proceder a generar la factura electrónica como se indica:

Pág. 76

Una vez que el sistema genera la factura, mostrará una pantalla de éxito de la operación y habrá

enviado entonces los archivos XML y PDF respectivos a las direcciones de correo electrónico

especificadas para la identidad fiscal del cliente a la cual facturamos.

GGEENNEERRAARR FFAACCTTUURRAA CCFFDDII AA PPAARRTTIIRR DDEE VVAARRIIOOSS DDEEPPÓÓSSIITTOOSS DDEE UUNN MMIISSMMOO CCLLIIEENNTTEE

Otro escenario posible es que necesitemos generar una factura CFDI a partir de varias identificaciones de depósitos de un mismo cliente. En este caso existe una pantalla específi ca

para generar el CFDI de este modo:

Marcamos las

identificaciones que deseamos incluir en

la factura y presionamos

Facturar

Seleccionamos el método de pago. En caso de

desconocerlo podemos seleccionar No Identificado

Seleccionamos la razón social a la que deseamos

facturar. También podemos seleccionar

facturar a RFC genérico. Aqui se muestra el correo electrónico a donde se

enviará la factura automáticamente (pueden ser varios

separados por ;)

Establecemos la fecha y

hora para la factura. Sólo podemos generar una factura pasada hasta por

72 horas.

En caso de requerirse ponemos la leyenda de

condiciones comerciales necesaria y el número de

cuenta de pago, si así lo requiere el cliente.

Verificamos los conceptos que se incluirán en la

factura y presionamos el

botón Facturar ahora.

Pág. 77

Al presionar Si, facturar ahora, el sistema generará la factura, la timbrará en línea con el proveedor de timbrado y la enviará vía correo electrónico (si es el caso) a las direcciones

establecidas para este cliente fiscal.

GGEENNEERRAARR FFAACCTTUURRAA CCFFDDII AA RREEVVIISSIIÓÓNN

Seleccionamos los

conceptos que deseamos facturar, que como observamos, pueden

provenir de identificaciones de pago diferentes en incluso de

contratos diferentes.

Pág. 78

El tercer posible escenario es que nos sea necesario genrar una factura electrónica por conceptos que aún no se han cobrado, precisamente para ingresar la factura a revisión con el cliente y

entonces éste pueda realizar el pago respectivo.

Como vemos, esto nos implica realizar una factura sobre conceptos que aún no se han cobrado y

por tanto aún no están en ninguna identificación de depósitos. El procedimiento es muy parecido

al que acabamos de ver en el punto anterior, solo que en vez de seleccionar movimientos identificados seleccionaremos movimientos aún no identificados. Para hacerlo sigamos estos

pasos:

Pág. 79

Al presionar Si, facturar ahora, el sistema generará la factura, la timbrará en línea con el proveedor de timbrado y la enviará vía correo electrónico (si es el caso) a las direcciones

establecidas para este cliente fiscal.

IMPORTANTE: Ahora bien, cuando ocurra la identificación del pago de los movimientos seleccionados dentro de una factura a revisión, el sistema automáticamente los ligará y los

marcará como facturados con el número de factura respectivo.

RREELLAACCIIÓÓNN DDEE FFAACCTTUURRAASS

Para consultar la relación de folios de factura asignados, haga click en Sucursal > Facturacion >

Relación de facturas, como se indica a continuación:

Seleccionamos los

conceptos que deseamos facturar, que como observamos, pueden ser

rentas futuras o bien conceptos en adeudo que

aún no han sido pagados.

Pág. 80

Seleccione la sucursal deseada (pueden aparecer varias si el usuario es de administración,

contabilidad u operaciones).

Aparecerá la lista de folios asignados así como su estatus actual (activo o cancelado), como se indica:

Visualización en pantalla de los

conceptos facturados.

Obtención del

archivo XML de la

factura CFDI.

Obtención del archivo PDF

(representación para impresión) de la factura

CFDI.

Obtención del archivo XML del comprobante de

cancelación del CFDI (si fué cancelado).

Botón para

cancelar la factura respectiva.

Pág. 81

RREEPPOORRTTEESS

Los reportes permiten consumir la información captada y controlada en el sistema de tal manera que el proceso de supervisión tenga los elementos necesarios para supcorrecta validación.

Existen varios grupos de reportes que ofrecen la consulta de información preparada y organizada para un determinado fin.

Todos los reportes se pueden consultar primeramente en pantalla y de allí se pueden exportar a Excel para una explotación más a fondo de la información.

RREEPPOORRTTEESS DDEE SSUUCCUURRSSAALLEESS

AAppeerrttuurraass yy bbaajjaass ppoorr mmeess

Este reporte obtiene la relación de contratos que fueron aperturados y dados de baja en un

período específico:

Pág. 82

IIddeennttiiffiiccaacciióónn ddee ddeeppóóssiittooss ppoorr mmeess

Este reporte obtiene la información de la identificación de depósitos para un período dado.

Puede mostrar solo la información a nivel de depósito o bien el detalle de identificación por cada uno.

Pág. 83

EEssttaaddoo ddee ccuueennttaa aall cclliieennttee

Este reporte muestra como se han aplicado los pagos de un cliente a sus diversos servicios, a

manera de estado de cuenta.

Pág. 84

CCoonnttrrooll ddee ccoonnttrraattooss eenn mmoorraa

Este reporte muestra, para una fecha de corte específica, los contratos que se encuentran con

mora en el pago de sus obligaciones.

Pág. 85

CCoobbrraannzzaa ssuuccuurrssaall

Este reporte especifica para una fecha de corte dada + 12 meses, como se han cobrado los

servicios para los diversos contratos.

Pág. 86

PPaaggoo ddee ggaarraannttííaass

Este reporte muestra la relación de garantías aplicadas a contratos para un período específicado,

así como su estatus de cobranza de las mismas.

Pág. 87

PPaaggooss aannttiicciippaaddooss

Este reporte muestra, para una fecha de corte dada, los contratos que cuentan con pagos anticipados a ese momento.

Pág. 88

RREEPPOORRTTEESS DDEE CCOONNTTRROOLL DDEE VVEENNTTAASS

RReeppoorrttee ddee ccoonnttrrooll ddee rreennttaass

Este reporte muestra para un período específico, el comportamiento que hubo en la sucursal en cuanto a rentas y recuperaciones y por ende, el estatus del inventario de bodegas de la sucursal

al final del período especificado.

Del mismo modo, muestra un tabular con los movimientos de alta/baja al inventario de bodegas

en ese mismo período.

Pág. 89

RReeppoorrttee ddee ccoonnttrrooll ddee rreennttaass nnuueevvaass

Este reporte genera un listado, para un período específico, de todas las rentas nuevas que hubo

en la sucursal.

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RReeppoorrttee ddee ccoonnttrrooll ddee rreeccuuppeerraacciioonneess

Este reporte genera un listado, para un período específico, de todas las recuperaciones que hubo

en la sucursal.

Pág. 91

RReeppoorrttee ddee ccoonnttrrooll ddee aappaarrttaaddooss

Este reporte genera un listado, para un período dado, de todos los registro de apartado que

aplicaron en la sucursal.

Pág. 92

RReeppoorrttee ddee rreennttaabbiilliiddaadd ddee mmiinniibbooddeeggaass

Este reporte genera el análisis estadístico de la rentabilidad esperada/obtenida en la sucursal a

una fecha de corte dada, considerando exclusivamente ingresos por minibodegas.

Pág. 93

RReeppoorrttee ddee rreennttaabbiilliiddaadd ddee oottrrooss iinnggrreessooss

Este reporte genera el análisis estadístico de la rentabilidad esperada/obtenida en la sucursal a

una fecha de corte dada, considerando exclusivamente “Otros ingresos”.

Pág. 94

RReeppoorrttee ddee ccoonnttrrooll ddee aacccceessoorriiooss

Este reporte genera un kárdex de las entradas/salidas de accesorios, así como su existencia

total, para un período de tiempo específico.

Pág. 95

SSOOPPOORRTTEE TTÉÉCCNNIICCOO EESSPPEECCIIAALLIIZZAADDOO

SSIISSTTEEMMAA DDEE AAYYUUDDAA YY SSOOPPOORRTTEE TTÉÉCCNNIICCOO

ControlCode habilita un sistema de ayuda que permitirá que las sucursales o cualquier usuario

del sistema SIAP pueda reportar una incidencia, la cual generará un ticket de atención foliado,

para su adecuada atención y seguimiento.

Mediante este esquema de soporte, ControlCode se compromete a proveer atención directa a los

tickets de Multibodegas, siguiendo el esquema que se explica a continuación:

1. Un usuario de multibodegas registra un ticket de soporte.

2. El sistema de ayuda notifica inmediatamente a ControlCode de la creación del ticket.

3. ControlCode analiza la situación expuesta en el ticket y en un máximo de 2 horas hace la

primer contestación al mismo indicando el tiempo requerido para la resolución de la

incidencia reportada.

4. ControlCode trabaja sobre la atención a la incidencia del ticket y se compromete a darle

solución en el tiempo establecido.

5. Una vez que la incidencia se ha atendido completamente, ControCode informa a través

del ticket sobre las actividades que se realizaron para atender y solucionar la incidencia, información que el sistema de ayuda notifica al usuario que generó el ticket en forma

inmediata.

6. El histórico de ticket queda registrado en el sistema de ayuda como una referencia de las actividades realizadas.

IINNGGRREESSAARR AALL SSIISSTTEEMMAA DDEE AAYYUUDDAA

El sistema de ayuda, al igual que el propio SIAP, opera en ambiente web para que sea accesible

desde cualquier punto con conexión a Internet.

Para acceder a él, simplemente ingrese a su navegador web y escriba la siguiente dirección:

http://soportesiap.controlcode.net

(También puede acceder a él dentro del SIAP, en el menú AYUDA > Ticket de soporte)

Aparecerá la siguiente pantalla:

Para crear un nuevo ticket,

haga click aquí.

Para revisar el estatus de un

ticket generado, ingrese su email

y el número de ticket deseado

aquí.

http://soportesiap.controlcode.net/

Pág. 96

GGEENNEERRAARR UUNN NNUUEEVVOO TTIICCKKEETT DDEE SSOOPPOORRTTEE

Haga click en el botón ABRIR NUEVO TICKET (OPEN NEW TICKET), indicado en la pantalla

anterior. Aparecerá la pantalla que le requiere la información del incidente a reportar.

Al enviar el ticket el sistema notificará inmediatamente al personal de soporte y éste dara una primera contestación con el tiempo compromiso de atención, de acuerdo al análisis de la

incidencia.

RREEVVIISSAARR EELL EESSTTAATTUUSS DDEE UUNN TTIICCKKEETT DDEE SSOOPPOORRTTEE

El registro de los tickets va quedando aplicado de forma histórica, de tal modo que es posible

consultar un ticket, ya sea que esté en proceso de atención o bien que ya haya sido resuelto (como una referencia de la actividad realizada).

Para revisar el estatus de un ticket, simplemente indique su correo y el número del ticket deseado, en la pantalla de entrada al sistema de ayuda. El sistema le presentará la información

completa del ticket indicado, como se muestra a continuación:

1. Indique sus datos

de identificación. A este email se le

notificará sobre los avances en el ticket.

2. Seleccione el tipo

de ayuda requerido, nombre el ticket y

especifique los detalles de la

incidencia que reporta.

3. Si lo desea, puede adjuntar algún

archivo que ilustre de mejor manera el

problema reportado (capturas de pantalla,

Word, Excel, etc).

Introduzca el código captcha por seguridad

4. Pulse aquí para generar y

notificar el ticket al personal de

soporte del sistema

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Estatus y fecha de creación del ticket Persona que generó

el ticket

Comentario original

del ticket

Comentarios de atención y

seguimiento del

ticket

Área para agregar información

adicional a un ticket

ya abierto

Manual de Usuario - SIAPsiapmultibodegas.com.mx/data/ManualSIAPSucursales_v3.pdfLa empresa entonces...

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