Manual de usuario para elaborar PAC SERCOP.doc

MANUAL DE USUARIO

INSTRUCTIVO PARA GESTIONAR EL MÓDULO FACILITADOR DE CONTRATACIÓN USHAYPLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (PAC)

ENERO 2015

Manual de Usuario: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL 1

ContenidoINSTRUCTIVO PAC..............................................................................................................3

1. Recomendaciones generales para el desarrollo del PAC.zip en el Módulo Facilitador de Contratación USHAY ..............................................................................32. Carga de partidas presupuestarias para entidades con esigef.............................33. Formato de partidas/cuentas contables para entidades sin esigef......................64. Desarrollo del PAC.zip en el Módulo Facilitador de Contratación USHAY para entidades con esigef y sin esigef usando utilitarios Generar y Subir PAC-Excel...........85. Tipo y formato de la información que se debe ingresar en el PAC –Excel.............9


INSTRUCTIVO PAC

1. Recomendaciones generales para el desarrollo del PAC.zip en el Módulo Facilitador de Contratación USHAY .

El sistema sólo aceptará el formato comprimido (.zip) generado por la he-rramienta “USHAY”, la herramienta “USHAY” la puede descargar accedien-do al siguiente enlace:

http://portal.compraspublicas.gob.ec/incop/modulos-del-ushay/

Antes de instalar el aplicativo confirme primero que tiene permisos de ad-ministrador en la computadora, de igual manera que no existan aplicacio-nes que usen el servidor HTTP Apache, o aplicativos con PHP.

Si anteriormente instaló la versión 1.0.1 del 02 de Octubre de 2014 del Módulo Facilitador de Contratación USHAY, desinstálelo y borre la carpeta c:\mfc

Previo a la instalación del Módulo Facilitador de Contratación USHAY se re-comienda hacerlo sobre Microsoft Windows 7, 8, o Linux UBUNTU, para los casos de los sistemas operativos Microsoft estos deben ser originales y li -cenciados.

Verifique que el navegador de internet este actualizado, el aplicativo corre únicamente sobre las últimas versiones de navegadores de internet como: Firefox 10.0 o superior; Internet Explorer 9 o superior; Safari 5.0 o supe-rior, Opera 18.0 o superior.

Si una vez instalado el aplicativo no aparece la pantalla de inicio, verificar que el firewall o antivirus del sistema no lo tengan bloqueado, pudo haber bloqueado el instalador o el servidor http Apache. También puede solucio-narlo al realizar una limpieza de chache y cookies de su navegar mediante la combinación de teclas: Shift+Control +Suprimir

2. Carga de partidas presupuestarias para entidades con esigef


http://portal.compraspublicas.gob.ec/incop/modulos-del-ushay/

Una Entidad con Esigef puede descargarse las partidas presupuestarias direc-tamente desde el Módulo Facilitador de Contratación USHAY usando la op-ción: Descargar automáticamente las partidas, e ingresando las credenciales válidas de un usuario que tengan los permisos para subir el PAC en el portal de contratación pública. Se debe tomar en cuenta que los datos de la institu-ción deben estar llenos en la sección: Información de la institución. Si la insti-tución es única sin sucursales debe ingresar el RUC (13 dígitos), Si es una su-cursal que forma parte de una entidad matriz debe ingresar: RUC (13 dígitos) de la entidad matriz y también el RUC sucursal (14 y 15 dígitos). El RUC o RUC sucursal son identificadores de las entidades para el portal de contrata-ción pública.

Nota: Si la entidad realiza una modificación de sus partidas presupuestarias y el Ministerio de Finanzas(Esigef) tiene actualizado sus bases de datos es-tos cambios se verán reflejados después de 24 horas en el Sistema Oficial de Contratación del Estado

Las Partidas también pueden cargarse mediante la utilización de la opción: Subir partidas desde un archivo Excel, para lo cual previamente las partidas deben ser descargadas desde el portal de contratación pública en su máqui-na y guardarlas obligatoriamente en formato Microsoft Office Libro de Excel 97-2003.

Muy importante: No realizar modificaciones al contenido del archivo Excel

Una vez que se encuentren con el formato indicado, pueden cargar las partidas presupuestarias con esigef a través del archivo en Excel 97-2003 en la herramienta”Ushay”, escoger la opción. Subir Partidas desde un archivo Excel, como se muestra en la siguiente figura.


Ejemplo del formato PLANTILLAS PARA SUBIR LA INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA con ESIGEF:

1.- Subir partidas desde un archivo Excel

Detalle de los campos partida presupuestaria

EJERCICIO ENTIDAD UNIDAD EJECUTORA UNIDAD DESCON-CENTRADA PROGRAMA SUBPROGRAMA PROYECTO ACTIVIDAD

Ingrese AÑO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO

OBRA GEOGRÁFICO RENGLÓN RENGLÓN AU-XILIAR FUENTE ORGANISMO CORRELATIVO CODIFICADO

CÓDIGO CÓDIGO ITEM PRESUPUESTARIO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGOMONTO POR PARTIDA


3. Formato de partidas/cuentas contables para entidades sin esigef

Para ingresar las Partidas/ Cuentas Contables a través de un archivo en formato Excel debe escoger la opción Subir partidas desde un archivo Excel en la herramienta “Ushay” como se indica en la siguiente imagen:

Muy importante: No realizar modificaciones al formato, ingresar el RUC y el Año en el lugar indicado, utilizar formato Texto, no cambiar o insertar columnas, la información se ingresa a partir de la fila 6.


Ejemplo del formato PLANTILLAS PARA SUBIR LA INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA sin ESIGEF:

AÑO CUENTA CONTABLE O PARTIDA DESCRIPCION

En este campo ingrese el año en el que se va a realizar la contratación. Ej: 2014

Ingrese el número de cuenta conta-ble o partida que requiere para ha-cer la contratación.

Ingrese información que describa la partida o cuenta contable


4. Desarrollo del PAC.zip en el Módulo Facilitador de Contratación USHAY para entidades con esigef y sin esigef usando utilitarios Generar y Subir PAC-Excel.

Para poder utilizar el utilitario Generar y Subir PAC-Excel tanto para para entidades con esigef y sin esigef, debe primero tener cargado las partidas prepuestarias o las cuentas contables en el Módulo de PAC del USHAY.

Una vez están cargadas las partidas o cuentas contables ir a la opción Ge-nerar Pac-Excel, para generar el archivo “pac_con_esigef” o “pac_sin_esi-gef”, guarde el archivo en su máquina y trabaje sobre el mismo.

Se recomienda no cambiar el nombre del archivo que automáticamente se obtiene con la opción Generar PAC - Excel con el nombre “pac_con_esigef” o “pac_sin_esigef”, según corresponda. Si desea poner otro nombre al ar-chivo, recuerde no poner espacios en blanco, puntos intermedios.

No modifique el RUC de la Entidad que se encuentra en la celda B3. Tenga cuidado que el RUC no se convierta a número exponencial, el formato de este campo debe ser del Tipo Texto.

No agregar más filas ni columnas en el encabezado del formato PAC en el caso de un formato con esigef el rango de no modificación es: fila 1 hasta fila 5 y desde la columna A hasta la columna AF, en el caso de un formato con sin esigef el rango de no modificación es: fila 1 hasta fila 5 y desde la columna A hasta la columna S

Comience a ingresar la información desde la fila 6, columna p en formato con esigef y desde la fila 6, columna c en un formato sin esigef.

No incluya fórmulas.

No modifique la posición de las columnas.

No coloque información entre filas (Ejemplo: Títulos entre fila y fila).

No agregue subtotales.

No deje filas, columnas o celdas en blanco.

No formatee las celdas agregando colores letras con subrayado entre otros.


Para ingresar el PAC en la herramienta “Ushay” a través de un archivo en for-mato Excel debe escoger la opción Subir PAC - Excel como se indica en la si -guiente imagen

5. Tipo y formato de la información que se debe ingresar en el PAC –Excel.

A continuación se describe como se debe ingresar la información en el Forma-to PAC Excel para cada columna correspondiente a la sección del detalle del PAC:

CÓDIGO CPCRevise que la categoría del CPC sea a nivel 9, si es un código que no existe en el CPC tampoco lo va a aceptar. Recuerde que la categoría debe ir igual como se encuentra en el catálogo de CPC a nivel 9. Ejemplo 011200014

TIPO DE COMPRAEl Tipo de Compra que puede ingresar es: BIEN, OBRA, SERVICIO, CONSUL-


TORIA.

DETALLE DEL PRODUCTOHace referencia a una breve Descripción de la Contratación; no ingrese ca-racteres especiales como (“”,´´ , . : ; - ).

CANTIDAD ANUALEstá relacionado con el valor total del PAC para el año vigente.

UNIDADEn la columna UNIDAD puede ingresar solo los tipos de unidades que se especifican a continuación, tome en cuenta que no puede estar vacía la celda.

COSTO UNITARIO (Dólares)En la columna correspondiente al COSTO UNITARIO recuerde ingresar un valor de hasta 4 decimales. El separador decimal debe ser el punto (.) no la coma (,). Se observa que el costo no debe incluir el IVA.

CUATRIMESTRE 1, CUATRIMESTRE 2, CUATRIMESTRE 3Para indicar el cuatrimestre debe ingresar la letra S (MAYÚSCULA), la mis-ma que debe ser registrada en alguna de las celdas, , tome en cuenta que no pueden estar vacías las tres celdas.

TIPO DE PRODUCTOEl Tipo de Producto puede ser: NORMALIZADO Y NO NORMALIZADO.

CATÁLOGO ELECTRÓNICOPermite identificar si se adquisición se efectuará a través de la herramienta Catálogo Electrónico identifique esta elección colocando la palabra SI, caso contrario use la palabra NO.

PROCEDIMIENTO SUGERIDOLos procedimientos sugeridos pueden ser los detallados en la siguiente tabla Resumen:


FONDOS BIDSi la adquisición se realiza con fondos pertenecientes al BID poner la palabra SI, caso contrario NO.

o NÚMERO CÓDIGO DE OPERACIÓN DEL PRÉSTAMO BIDo NÚMERO CÓDIGO DE PROYECTO BID

TIPO DE RÉGIMENPara especificar el Tipo de Régimen al que pertenece la adquisición puede ingresar: COMUN, O ESPECIAL.

TIPO DE PRESUPUESTOPara especificar el Tipo de Presupuesto puede ingresar: PROYECTO DE INVERSION, O GASTO CORRIENTE.

CODIGO CPC A NIVEL 9 TIPO DE COMPRA DETALLE DEL PRODUCTO

Debe ingresar una categoría de pro-ducto del CPC de nivel 9.

Recuerde que esta categoría no debe estar separada por la coma (, o .)

Si no encontrará una categoría exac-ta, ingrese una categoría afín a lo que está contratando.

El tipo de compra es lo que va a con-tratar ya sea un “BIEN”, “SERVICIO”, “OBRA” o “CONSULTORIA”.

Recuerde ingresar el tipo de compra en “singular” no en plural.

El tipo de compra puede ir en letras mayúsculas o minúsculas.

No se deben incluir adquisiciones de Ínfima cuantía.

Descripción de la contratación que se va a realizar. Ej:

• Contratación del servicio de almuerzos para el personal. • Construcción de viviendas. • Remodelación de oficinas. • Cartuchos y Tonners para impresoras.

No ingrese comillas (“) en la descripción.

CANTIDAD ANUAL UNIDAD


Ingrese la cantidad de la contratación que va a realizar al año.

En esta celda puede ingresar números ya sea decimales o en-teros.

Ejm: En el año se va a adquirir 1550 resmas de papel, enton-ces ingreso la cantidad 1550 en la celda cantidad anual, como puede observar no se detalla el punto para separar los miles.

En el caso de que requiero adquirir en el año 550.20 galones de gasolina entonces ya estoy poniendo el punto (.) para se-parar los decimales.

En este campo debe ingresar las UNIDADES DE MEDIDA que permite el sistema, las unidades de medida permitidas son las siguientes:

COSTO UNITARIO CUATRIMESTREEl costo unitario es el monto de la contratación que va a ha-cer en el año. Este monto puede ser ingresado en números enteros o decimales. Ejm: 125600, 8345.70. El costo unitario no debe incluir el IVA.

Recuerde para poner decimales debe ingresar el punto (.) no la coma. Para separar los miles no ingrese ni puntos ni comas póngalo seguido.

Para el cuatrimestre usted tiene 3 cabeceras puesto que en el año tenemos 3 cuatrimestres. En las celdas correspon-dientes deberá ingresar la letra S (mayúscula), con la cual indicará el cuatrimestre en el que se va a realizar la contra-tación.

Recuerde que por lo menos la letra S debe estar ingresada en al menos una celda del CUATRIMESTRE, no puede dejar en blanco las tres celdas, esto dependerá del cuatrimestre en el que se realizará la contratación.

CATÁLOGO DE ÍTEMS PARA PAC-EXCEL

A continuación el listado de ítems validos que maneja la herramienta “USHAY” para ser utilizado en el formato PAC-Excel :

No. TIPO COMPRA

1 BIEN

2 CONSULTORIA

3 OBRAS

4 SERVICIO

No. UNIDAD

1 KILOMETRO

2 UNIDAD

3 GALON

4 KILOGRAMO

5 METRO CUADRADO

6 LITRO

7 TONELADA

8 METRO CUBICO

9 PIES

10 BARRIL

11 CENTIMETRO CUADRADO

12 CENTIMETRO CUBICO


13 GRAMO

14 CENTIGRAMO

15 LIBRA

16 MILIMETRO

17 YARDA

18 PULGADA

19 MILIGRAMO

20 PAR

21 QUINTAL

22 METRO

23 CENTIMETRO

24 KILOMETRO CUADRADO

No. CUATRIMESTRE

1 S

No. TIPO DE PRODUCTO

1 NORMALIZADO

2 NO NORMALIZADO

No. CATALOGO ELECTRONICO

1 SI

2 NO

No. PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS REGIMEN COMUN

1 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA

2 MENOR CUANTIA

3 LICITACION

4 COTIZACION

5 CATALOGO ELECTRONICO

6 INFIMA CUANTIA

7 FERIAS INCLUSIVAS

8 LISTA CORTA

9 CONTRATACION DIRECTA

10 CONCURSO PUBLICO

11 CONTRATACION INTEGRAL POR PRECIO FIJO

No. PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS REGIMEN ESPECIAL

1 COMUNICACION SOCIAL CONTRATACION DIRECTA

2 COMUNICACION SOCIAL PROCESO DE SELECCION

3 CONTRATACIONES DE INSTITUCIONES FINANCIERAS Y SEGUROS DEL ESTADO

4 EMPRESAS PUBLICAS MERCANTILES Y SUBSIDIARIAS

5 SECTORES ESTRATEGICOS

6 OBRA ARTISTICA LITERARIA O CIENTIFICA

7 REPUESTOS O ACCESORIOS


8 BIENES Y SERVICIOS UNICOS

9 CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PUBLICAS O SUBSIDIARIAS

10 CONTRATACIONES CON EMPRESAS PUBLICAS INTERNACIONALES

11 ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO CONSULTAS PUNTUALES Y ESPECIFICAS

12 TRANSPORTE DE CORREO INTERNO O INTERNACIONAL

13 ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES

14 ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO

15 SEGUROS

No. FONDOS BID

1 SI

2 NO

No. TIPO REGIMEN

1 COMUN

2 ESPECIAL

No. TIPO DE PRESUPUESTO

1 PROYECTO DE INVERSION

2 GASTO CORRIENTE


Manual de usuario para elaborar PAC SERCOP.doc

Documents

Transcript of Manual de usuario para elaborar PAC SERCOP.doc