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SUBSECRETARA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
Manual de Usuario para la elaboracin de
Toma Fsica de Bienes en el Sistema de
Bienes y Existencias.
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MANUAL DE USUARIO PARA LA ELABORACIN DE
TOMA FSICA DE BIENES EN EL SISTEMA DE
BIENES Y EXISTENCIAS
No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisin electrnica
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informacin, sin autorizacin escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
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MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
Repblica del Ecuador.
Edicin: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composicin y diagramacin: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuracin: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor: Ing. Gisela Guaa
Modificacin: Ing. Hugo Garca
Ing. Horacio Ayala
Revisado: Econ. Walter Medina
Aprobado: Eco. Magdalena Vicua
Creacin: 02/08/2013
Actualizacin: 23/01/2015
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Contenido
1 ANTECEDENTES ................................................................................................... 4
2 BASE LEGAL ......................................................................................................... 4
3 MBITO DE APLICACIN ..................................................................................... 5
4 PROCEDIMIENTO .................................................................................................. 5
4.1 Toma Fsica - Conciliacin ............................................................................... 5 4.1.1 Crear ............................................................................................................. 7 4.1.2 Modificar ........................................................................................................ 9 4.1.3 Generar Detalle ........................................................................................... 10 4.1.4 Detalle de Bienes ........................................................................................ 11 4.1.5 Marcar con Error ......................................................................................... 12 4.1.6 Conciliacin ................................................................................................. 13
4.1.6.1 Conciliacion Manual.............................................................................. 13 4.1.7 Procesar Novedades ................................................................................... 16
4.1.7.1 Ajuste .................................................................................................... 17 4.1.8 Imprimir ....................................................................................................... 18 4.1.9 Conciliacin a travs de archivo .................................................................. 20
4.2 Toma Fsica Conciliacin por tipo de bien ................................................... 25 4.2.1 Crear ........................................................................................................... 27 4.2.2 Modificar ...................................................................................................... 28 4.2.3 Generar Detalle ........................................................................................... 29 4.2.4 Detalle de Bienes ........................................................................................ 30 4.2.5 Marcar con error .......................................................................................... 30 4.2.6 Conciliacin a travs de archivo .................................................................. 31 4.2.7 Imprimir ....................................................................................................... 35
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MANUAL DE USUARIO PARA LA ELABORACIN DE
TOMA FSICA DE BIENES EN EL SISTEMA DE
BIENES Y EXISTENCIAS
1 ANTECEDENTES
Con la finalidad de que las Entidades que utilizan el Sistema de Bienes y Existencias
Mdulo de Bienes, puedan realizar su toma fsica, se procede a elaborar el instructivo que
servir de gua para los usuarios del sistema.
2 BASE LEGAL
La Subsecretara de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, ha elaborado el
presente instructivo, en concordancia con los artculos 74 (numeral 6), 152 y 158 del Cdigo
Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas y NTCG 3.2.5.1 Alcance, que sealan
respectivamente:
Art. 74.- Numeral 6: Dictar las normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores,
catlogos, glosarios y otros instrumentos de cumplimiento obligatorio por parte de las
entidades del sector pblico para el diseo, implantacin y funcionamiento del SINFIP y sus
componentes
Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las mximas autoridades de
cada entidad u organismo pblico, sern los responsables de velar por el debido
funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las
unidades financieras, de observar la normativa contable .
Artculo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas pblicas tiene la facultad
privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas tcnicas, manuales,
procedimientos, instructivos y ms disposiciones contables, que sern de cumplimiento
obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Pblico no Financiero.
Adems, en las Normas de Control interno para las entidades, organismos del sector pblico
y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de Recursos Pblicos, publicadas
mediante ACUERDO Nro. 039-CG del 14 de Diciembre del 2009 en su literal 406-10
Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin, se prescribe que:
La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar
constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin. Se efectuarn
constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una vez al
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ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que tiene a su
cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin.
3 MBITO DE APLICACIN
El presente instructivo est dirigido a las Entidades que deben operar el Mdulo Bienes del
Sistema de Bienes y Existencias de conformidad con el marco legal vigente.
4 PROCEDIMIENTO
De acuerdo al Reglamento general sustitutivo del manejo de bienes del Sector pblico la elaboracin de la toma fsica permite identificar los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
4.1 Toma Fsica - Conciliacin
Para iniciar con el proceso de la toma fsica, el usuario de la herramienta informtica debe
ingresar a la siguiente ruta de acceso:
BIENES TOMA FSICA TOMA FSICA Y CONCILIACIN
En la que debe seleccionar su Entidad. Para el ejemplo se ha utilizado la Entidad 130-9999-
0000 Ministerio De Finanzas - Planta Central.
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Una vez que ingresa a la ruta sealada, el sistema presenta una pantalla en blanco si todava
no se han creado registros; caso contrario, presenta los registros de las tomas fsicas
anteriormente creadas en el sistema:
En la parte superior derecha se encuentra la barra de herramientas con un conjunto de
botones con conos especficos los mismos que se utilizan para el proceso. A continuacin su
detalle:
Crear
Modificar
Generar Detalle
Detalle de Bienes
Marcar con Error
Conciliacin Manual
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Conciliacin a travs de Archivo
Procesar Novedades
Imprimir
Consultar todos los Registros
4.1.1 Crear
El usuario debe presionar el botn Crear y el sistema muestra una pantalla con
diferentes campos a llenar, como se indica a continuacin:
Campos
NO
obligatorios
Campo
obligatorio
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El primer campo que debe llenarse es, Descripcin: Se ingresa una breve
descripcin de la toma fsica que se realiza.
Cdigo del Bien: Mediante el filtro de seleccin presenta una lista de cdigos de los
bienes que han sido registrados, contabilizados y legalizados en el sistema de
Bienes y Existencias.
ID del Bien: Mediante el filtro de seleccin presenta una lista de bienes los cuales
estn identificados por 12 dgitos propios del catlogo de bienes Ej: 500100280002
Descripcin del Bien: Es la descripcin con la cual se realiz el ingreso del Bien.
Cuenta Contable: Se ingresa las cuentas contables dentro de un rango. Ej: 1410103
a 1410105
Marca: Se registra la marca del bien, ejemplo: CHEVROLET
Modelo: Se ingresa el modelo del bien, ejemplo: GRAND VITARA SZ
Serie: Se ingresa el nmero de serie del bien ejemplo: P6FS76
Estado del Bien: Mediante una lista de valor el usuario selecciona entre las
siguientes opciones: Bueno, Malo o Regular
Origen de Ingreso: Mediante una lista de valores el usuario selecciona si el bien fue
ingresado por: compra, donacin, comodato, dacin de pagos, elaboracin,
expropiacin, reposicin, traspaso a tiempo fijo.
