Manual de Usuario Vigilado – Cargar Archivo Oficial – V 2.0

1. Objetivo

MANUAL DE USUARIO VIGILADO CARGAR ARCHIVO OFICIAL Versión. 2.0

Mediante este documento se pretenden describir las funcionalidades que tiene el módulo Cargar Archivo Oficial de Información para el perfil de usuario Vigilado.

2. Cargue Oficial de Archivos (Firmados Digitalmente)

Nota: Se harán validaciones de firmas digitales, debido a que esta funcionalidad está prevista para hacer las validaciones y cargue oficial de los Archivos (Planos (.txt), en word y pdf) en forma definitiva. La funcionalidad de Cargue Oficial almacenará los resultados en los servidores de la Superintendencia Nacional de Salud para que posteriormente puedan ser analizados por las áreas Misionales correspondientes.

Esta funcionalidad permite realizar el cargue definitivo de los archivos y cargarlos oficialmente por el usuario vigilado. Se encuentra ubicada en el Panel de Usuario Vigilado (Ilustración # 1) seleccionando la opción Cargar Archivo Oficial.

Ilustración 1- Panel de Usuario Vigiliado

2.1. Definición de parámetros para Cargar Archivo Oficial

A continuación (Ilustración # 2) se presenta la interfaz para el proceso de Cargue Oficial de archivos, la cual contiene los siguientes campos: Circular, Año y Período de corte.

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Ilustración 2- Parametrización del archivo

A continuación (Ilustración # 3) para seleccionar el periodo, al seleccionar el periodo de corte al que corresponde la información a reportar, tenga en cuenta que para cada Circular el Sistema RVCC, le desplegará los periodos establecidos y el número corresponde al código del periodo de corte, ejemplo (41 – Segundo Trimestre, 43 – Cuarto Trimestre)

Ilustración 3 – Seleccionar Periodo de Corte

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Para poder hacer una correcta parametrización se deben ejecutar los siguientes pasos: En primera instancia el usuario vigilado debe seleccionar la CIRCULAR, a la que corresponde la información que van a reportar, por ejemplo: (CIRCULAR ÚNICA, Carta Circular 001 2013 PLAN DE IMPLEMENTACION NIF). Debe seleccionar la Circular a la que están asociados los archivos. Nota: Solo podrá seleccionar entre las circulares a las que esté asociado (Ilustración # 3).

Ilustración 3- Selección de Circular

Una vez seleccionada la Circular, se cargarán los años habilitados para realizar el Cargue Oficial, se debe seleccionar el año. (Ilustración # 4). Nota: Solo podrá cargar oficialmente archivos para el período actual o inferiores, no para períodos de corte futuros.

Ilustración 4 Selección de

Año

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Por último se debe indicar el período de corte, según el año seleccionado previamente (Ilustración # 5).

Ilustración 5- Selección de Período

Si el usuario vigilado a realizado correctamente la parametrización de su validación, debe presionar el botón Siguiente ubicado en la parte inferior central de la interfaz (Ilustración # 6).

Ilustración 6- Enviar parametrización

Si el usuario vigilado está usando por primera vez la aplicación o está usando un

navegador web distinto al que trabaja normalmente, se le indicará un aviso de confirmación

para que acepte el uso de la herramienta (Ilustración # 8).

Nota: Es indispensable que se tenga instalado el plugin de Java (JRE) para el

correcto uso de la validación de archivos. En caso de no tenerlo instalado, se puede

descargar del siguiente enlace http://www.java.com/es/

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Si ya lo tiene instalado debe entonces confirmar su uso para poder continuar con el

proceso de validación. La versión de la Máquina Virtual de Java a usar debe ser la 1.6

. Confirme que su PC no tiene instaladas versiones anteriores de Java. Si aparece

una ventana de alerta con el mensaje “Desea impedir la ejecución de componentes

que son potencialmente no seguros (Ilustración 6a) seleccione la opción NO.

Ilustración 7- Confirmación uso de la máquina virtual de Java

2.2. Envío de los archivos al Proceso de Cargue Oficial

Una vez se ha parametrizado correctamente la validación, se carga la interfaz de envío de archivos (ver Ilustración # 9), donde el usuario vigilado procede a realizar la carga de los archivos.

Para evitar problemas o retrasos en la ejecución de esta actividad se deben tener en cuenta las siguientes acotaciones:

Los archivos que se suban a la aplicación deben estar en formato de texto.

Se permiten extensiones en minúsculas o mayúsculas (txt ó TXT)

Los archivos que el usuario vigilado validará deben coincidir con el

estándar que se indica en la circular respectiva

Para un ejemplo práctico siguiendo el estándar, se hará el proceso de envío de un archivo tipo 131, que lo debe subir un usuario vigilado que pertenece a la entidad ENTIDADXX, cuyo nit es 12345678 con dv 9 y pertenece al período # 41 (Primer Trimestre) del año 2013

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El estándar indica que debe ser de la siguiente forma:

Nombre del archivo: NITENTIDADPPANNO131.TXT

Donde, cada uno de esos campos sería:

Campo Valor Descripción

NITENTIDAD 123456789 Nit de la entidad + DV

PP 41 Período de corte

ANNO 2013 Año al que pertenece

TIPOARCHIVO 131 Tipo del archivo a validar

Finalmente el nombre de ese archivo debe ser 123456789402010131.TXT

Para el correcto funcionamiento de la aplicación, el computador debe tener disponible conexión a internet al momento de subir y validar los archivos. Si se intentan subir o validar los archivos y no se posee esta conectividad, se presentará el siguiente error:

Ilustración 8- Mensaje de error por pérdida de conexión a internet

Para el correcto funcionamiento de la aplicación en el instante de subir

archivos, el computador debe tener disponible conectividad con el servicio de transferencia de archivos (FTP), pues sin ésta no se podrán llevar a cabo las respectivas validaciones. Póngase en contacto con su departamento de Servicio Técnico

Cuando el usuario vigilado haya tenido en cuenta las acotaciones anteriores, se continúa con el proceso de envío en la interfaz que se le provee (Ilustración # 9).

En dicha interfaz, el botón de Subir está inactivo, debido a que no se han seleccionado archivos para su respectiva validación.

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Ilustración 9- Interfaz para el envío de archivos

Primero se debe seleccionar el tipo de archivo a subir y se procede a dar clic en el

botón Examinar… , sino se selecciona algún tipo de archivo y se da clic en el botón Examinar… , la aplicación le informará al usuario que debe seleccionar el tipo de archivo a subir (Ilustración # 10).

Ilustración 10- Aviso de selección de archivo

El usuario vigilado deberá buscar el archivo respectivo, en su computador, para asociar a la aplicación (Ilustración # 11).

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Ilustración 11- Selección del archivo a validar

Al seleccionar el archivo correcto, éste debe pasar por una serie de validaciones para que se verifique que el archivo cumple con las condiciones mínimas para ser validado. De ser así, la interfaz deberá quedar como la ilustración # 12. Indicando el nombre del archivo, su tamaño, la ubicación de éste en el computador del usuario vigilado e informándole de la última vez que el archivo fue modificado. Además el botón de subir se debe activar para continuar con el proceso.

Ilustración 12- Información del archivo a validar

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Nota: En esta funcionalidad de Cargue Oficial, el usuario vigilado debe tener en cuenta de hacer un solo envío por periodo de corte, es decir subir todos los archivos de determinado periodo correspondiente al mismo tiempo.

2.3. Resultados del Cargue Oficial

Al subir el (los) archivo(s), se le indicará el resultado de la validación en una nueva página como lo muestra la Ilustración # 13. Este resultado se hará para cada uno de los archivos que se han subido para cumplir la validación, es decir por cada uno de los archivos se indicará su respectivo resultado individual y a su vez se indicará el estado general del envío.

Ilustración 13- Descripción Resultado Cargue Archivos

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Para este caso, se muestra la información concerniente a la validación del archivo que el usuario vigilado ha subido:

1. Archivo

Indica el nombre del archivo que se subió para ser validado.

2. Firma Sección en la que se indica si el archivo contiene la cantidad de firmas Digitales requeridas y si están vigentes.

3. Estructura

Sección en la que se indica si el contenido del archivo coincide con los estipulados por la respectiva circular.

3. Cálculos de Transferencia

Sección en la que se indica si la información del archivo cumple con la integridad referencial y validación de cruces.

5. Log Estado del envío Sección en la que se indica el resultado de la validación del envío.

A continuación se presentan las siguientes convenciones para el envío (es decir todos los archivos subidos):

Icono que indica si el envío pasó las verificaciones de Estructura y Cálculos (Integridad Referencial y Validación de Cruces).

Icono que indica si el envío pasó las verificaciones de Estructura e Integridad Referencial y no se pudo llevar a cabo la validación de cruces por falta de archivos.

Icono que indica si el envío no pasó las verificaciones de Estructura y Cálculos (Integridad Referencial y Validación de Cruces).

6. Detalle del Cargue de Archivos

En esta sección se muestran los resultados de la validación, mostrando en detalle

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si algún paso es erróneo indicando la causa del por qué no pasó la prueba de validación.

Para el caso de la Ilustración # 13, el detalle de la validación indica que el archivo no pasó, debido a que el código del departamento indicado en el archivo no posee el código del municipio con el que se relaciona en el archivo. Cuando se presenten errores de validación se puede descargar individualmente, es decir por cada uno de los archivos, los resultados de la validación. De igual manera se puede acceder a un archivo comprimido donde se agrupan todos los resultados. Si el usuario vigilado modifica el archivo, corrigiendo entonces los errores que se le han presentado durante la validación y vuelve a iniciar el proceso respectivo de validarlo, esta vez si no se presenta ninguna inconformidad el resultado de validación debe ser como la Ilustración # 14.

Ilustración 14- Resultado Cargue de Archivos

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