MANUAL DE VIÁTICOS Y DIETAS DEL CONSEJO DEL PODER … · 2020-02-07 · de viáticos nacionales y...

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REPÚBLICA DOMINICANA

CONSEJO DEL PODER JUDICIAL

MANUAL DE VIÁTICOS Y DIETAS DEL CONSEJO DEL PODER

JUDICIAL



_____________________________________________________________________________________________ Av. Enrique Jiménez Moya, Esq. Juan de Dios Ventura Simó, Centro de los Héroes de Constanza, Maimón y Estero Hondo, D. N. • Tel.: 809-533-3191 • Email: [email protected]

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ÍNDICE 1-Ámbito de aplicación 3 2. Propósito 3 3. Alcance del Manual 3 4. Prohibiciones 3 5. Responsable de la aplicación 4 6. Definición y Términos 4 7. Políticas Generales 6 8. Política de gestión de desembolsos 7

8.1 Viáticos 7 8.2 Viáticos por suplencia 8 8.3 Dieta 9

9. Documentos relacionados 10 9.1 Tabla No. 1: Tarifas y escalas de Viáticos en el interior del país 10 10.2 Tabla No. 2 de Tarifa de Dietas 11

10. Procedimientos 11 10.1 Procedimiento solicitud y entrega de viáticos nacionales 11 10.2 Procedimiento solicitud de autorización trabajo fuera de horario laboral 13 10.3 Procedimiento solicitud y entrega de dietas 14 10.4 Procedimiento reposición del fondo de viáticos nacionales 14




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1. Ámbito de aplicación El presente Manual constituye la guía para establecer los criterios y disposiciones que regirán la correcta aplicación y administración del Fondo de Viáticos Nacionales y Dietas del Consejo del Poder Judicial, a saber:

1. Viáticos Nacionales. 2. Gastos de Dieta, Alimentación y Transporte. 3. Gastos de Imprevistos.

2. Propósito Establecer y controlar el procedimiento a seguir para la solicitud, aprobación y atribución de viáticos nacionales y dietas en los casos de labores realizadas fuera del horario laborable, así como en los casos de participación de los servidores judiciales en eventos en el interior del país, siempre que hayan sido requeridos por la institución.

3. Alcance del Manual Desde que surge la necesidad de solicitar viáticos nacionales, dietas y transportes para jueces, funcionarios, servidores judiciales, personal de protección judicial, consultores y asesores, en el desarrollo de sus funciones, fuera de su jurisdicción o de su horario habitual de trabajo, hasta que se tramita la reposición del fondo. Excepciones: Este Manual no es aplicable al personal de las oficinas de Atención Permanente, adscritas a los jugados de la instrucción.

4. Prohibiciones Este fondo no podrá ser utilizado para el pago de los siguientes gastos:

1. Préstamos a empleados. 2. Compra de activo fijo. 3. Combustible y lubricantes no asociados a un viaje. 4. Compra de alimentos y bebidas. 5. Trabajo de mantenimiento y reparaciones de equipos. 6. Pago de factura realizada con tarjeta de crédito.




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5. Responsable de la aplicación La Dirección General de Administración y Carrera Judicial, a través de la Dirección Presupuestaria y Financiera y la Dirección Administrativa son los responsables de velar por el cumplimiento de la reglamentación que se establece en este Manual.

6. Definición y Términos Viáticos: dinero o provisión por concepto de gastos de alojamiento, alimentación y transporte, que se otorga a los jueces, funcionarios, servidores judiciales, personal de protección judicial, consultores y asesores que realizan viajes entre ciudades en el desempeño de sus funciones. Los valores recibidos por este concepto no deberán ser considerados como sueldos para ningún efecto legal.

Dieta: dinero o provisión que se otorga a los jueces, funcionarios, servidores judiciales, personal de protección judicial, consultores y asesores para cubrir gastos de alimentación mientras desempeñan un trabajo que le ha sido requerido fuera del horario habitual de labores.

Lugar habitual de trabajo: para todos los efectos del pago de dietas y viáticos se entenderá por lugar habitual de trabajo, la localidad en que se encuentra ubicada la sede donde el servidor judicial presta su servicio habitual para el cual ha sido designado.

Localidad: para los fines de este manual, se entiende por localidad a la extensión territorial correspondiente a un distrito judicial o provincia.

Anticipo: suma de dinero otorgada de manera provisional a los jueces, funcionarios, servidores judiciales, personal de protección judicial, consultores y asesores para cubrir cualquier imprevisto en el transcurso del desplazamiento entre ciudades, los cuales deben ser liquidados después de cumplida la asignación.

Imprevisto: gasto incurrido por los jueces, funcionarios, servidores judiciales, personal de protección judicial, consultores y asesores en un evento no anticipado, el cual debe de ser liquidado.

Alojamiento: suma otorgada a los jueces, funcionarios, servidores judiciales, personal de protección judicial, consultores y asesores para cubrir los gastos de hospedaje en otra ciudad.




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Horario Laborable: se considera horario laborable, el período de tiempo comprendido de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 4:30 p.m. Para algunas posiciones este horario puede cambiar sin exceder las 40 horas semanales. Esto es equivalente a:

● 8 horas por días laborables. ● 40 horas semanales. ● 23.83 días laborables al mes. ● 190.64 horas al mes.

Horario no Laborable: se considera horario NO laborable, el período de tiempo posterior a las 4:30 p.m., o antes de las 7:30 a.m. (de lunes a viernes); así como los sábados, domingos y días feriados. Esto varía para algunas posiciones, respetando las 40 horas semanales. Transporte: este concepto puede ser cubierto de varias maneras:

1. Importe suministrado a los jueces, funcionarios, servidores judiciales, personal de protección judicial, consultores y asesores para cubrir gastos de traslado al interior del país en el desempeño de sus funciones.

2. Asignación de un vehículo, con o sin chofer de la institución. 3. Cobertura de los gastos por el uso de un vehículo particular. 4. Pago de transporte del servicio público, línea de transporte privado, taxis, etc.

Viaje Nacional: viaje que se lleva a cabo dentro del territorio nacional. Viajes internos: son los viajes con fines laborales en el desempeño de las funciones, conllevando ausentarse del lugar habitual de trabajo. Suplencias: corresponde al pago por traslado que se otorga a los jueces fijos y/o abogados en funciones de juez, que son designados mediante autos para cubrir labores en otras localidades distintas a las que pertenecen. Asesor(a): persona no empleada del Consejo del Poder Judicial, experta en el tema o materia a tratar, que compartirá sus conocimientos y experiencias en beneficio del Poder Judicial.




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Consultor(a): persona especialista que gestiona proyectos específicos del Poder Judicial, o que está asignada al servicio de programas de cooperación técnica de un organismo Nacional o Internacional.

7. Políticas Generales 1. Todo servidor judicial que labore en horario extraordinario y días feriados tendrá

derecho al pago de una dieta que abarque la comida y el transporte, siempre que los mismos no sean facilitados por la institución.

2. Todo servidor judicial que realice una labor que implique desplazamiento de su lugar habitual de trabajo podrá recibir los recursos económicos establecidos por concepto de viáticos para el desarrollo de sus actividades.

3. Todas las solicitudes de viáticos y dietas del Poder Judicial deberán ser autorizadas por el supervisor del área de trabajo y aprobadas por la Dirección General de Administración y Carrera Judicial en los casos de las labores jurisdiccionales y por la Dirección Administrativa, en los casos de labores administrativas.

4. La Dirección Presupuestaria y Financiera es la responsable de calcular y otorgar el monto del viático, velando por el cumplimiento de este reglamento.

5. El pago de los viáticos y dietas será realizado según las escalas establecidas en este manual.

6. Las solicitudes de viáticos deberán ser formuladas con cuatro (4) días laborables de anticipación, utilizando el formulario diseñado para tales fines, debidamente firmado por el encargado del área solicitante y el beneficiario.

7. En caso de viajes que involucren a más de una persona de un mismo departamento y que vayan al mismo destino, los viáticos podrán ser solicitados en un sólo formulario, designando una persona responsable para la recepción y liquidación de los valores.

8. Las dietas y viáticos tramitados con fecha posterior a la realización de la labor o viaje serán reconocidos siempre y cuando estén aprobadas por el supervisor inmediato.

9. Los montos a desembolsar por concepto de viáticos, dietas y horas extraordinarias están contenidos en la tabla 1, incluidas en este documento.




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8. Política de gestión de desembolsos

8.1 Viáticos

1. Los viáticos para los fines de este manual se componen de: desayuno, almuerzo, cena, hospedaje y transporte. El valor de los viáticos a ser otorgados deberá regirse por la escala establecida, atendiendo a la duración, lugar de destino y categoría del servidor judicial.

2. Los viáticos a los que se refiere este manual no serán liquidables, a excepción de los que son entregados como imprevistos o anticipos.

3. El reconocimiento de cada uno de los renglones o componentes de los viáticos se

regirá por el horario, que será el siguiente: ○ Desayuno: el servidor judicial tendrá derecho al desayuno si su salida se

efectúa antes de las 7:00 a.m. ○ Almuerzo: el servidor judicial tendrá derecho al almuerzo si permanece fuera

de su lugar habitual de trabajo en el horario comprendido entre 12:00 m. y 2.00 p.m.

○ Cena: l servidor judicial tendrá derecho a la cena si sale o permanece fuera de su lugar de trabajo desempeñando sus funciones después de las 7:00 p.m.

4. Los desplazamientos a lugares o dependencias que correspondan a la misma

localidad de la sede donde habitualmente se desempeñan las funciones, se consideran como una extensión de su lugar de trabajo, por lo cual no conllevan el otorgamiento de pago de viáticos.

5. En el caso de que por algún motivo no se realice el viaje y los recursos monetarios hayan sido entregados, el supervisor, debe notificar y devolver los recursos a Tesorería.

6. Junto con el monto que se establezca, el servidor judicial podrá recibir un valor adicional para cubrir imprevistos, que en caso de que se presenten, deberán justificarse una vez concluido el viaje. No serán conocidos imprevistos establecidos como prohibiciones en este documento.




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7. Los anticipos por concepto de imprevistos deberán ser liquidados a los (3) días o 72 horas laborables después de haber concluido la actividad que generó la solicitud. Una vez agotado el plazo establecido para la liquidación del valor desembolsado, la Dirección Financiera requerirá al beneficiario del anticipo el cumplimiento de esta disposición. En caso de no ser realizada la liquidación, la Dirección Financiera enviará a la Dirección de Gestión Humana dicho valor a los fines de que se realice el descuento por nómina. Adicionalmente serán aplicadas las sanciones siguientes:

a. No serán otorgados nuevos anticipos a favor del personal involucrado

en el incumplimiento y en caso de reincidencias. b. La aplicación de las sanciones establecidas indicadas anteriormente

no es limitativa a las disposiciones instituidas en el Código de Comportamiento Ético Judicial.

8. El valor a pagar por concepto de imprevistos podrá ir hasta RD$20,000.00 pesos, el supervisor será el responsable de aprobar el monto, de acuerdo a las variables; tiempo, distancia, naturaleza del viaje y desplazamiento del trabajo a realizar.

8.2 Viáticos por suplencia

9. En los casos de desplazamientos requeridos y autorizados a los jueces, fuera de la sede del distrito judicial en el que están designados, se les pagará una compensación por gasto de combustible. Dicha compensación se calculará de acuerdo a los kilómetros recorridos desde el lugar de su designación hasta el lugar de destino adoptando los siguientes tres parámetros:

A. Kilómetros del recorrido de punto de partida al punto de destino acorde a lo que indica la plataforma googlemap (URL: https://www.google.com/maps)

B. Precio oficial para el público de la gasolina regular del día del desplazamiento, según publicación en la página web del Ministerio de Industria y Comercio.

C. Parámetro estándar de 23 kilómetros por galón.

Ejemplo aplicado del cálculo para un desplazamiento autorizado desde Baní a Santiago el día 2 de septiembre de 2019.

A. Kilómetros recorridos = 196 km. B. Precio del galón de gasolina regular el 2 septiembre 2019= RD$201.30.

https://www.google.com/maps

https://www.micm.gob.do/direcciones/combustibles/avisos-semanales-de-precios/aviso-semanal-de-precios-de-combustibles




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C. Parámetro de 23 kilómetro por galón.

CÁLCULO DEL MONTO A PAGAR = (196km / 23) x RD$201.30 = RD$1,715.42

10. Para efectos de pago de viáticos por suplencia, los jueces designados deberán tramitar la solicitud anexando al formulario correspondiente, el auto de designación, copia del folio de fijación de audiencia y/o casos conocidos y la certificación de desempeño y estará sometido a las siguientes limitaciones:

a. El valor de los viáticos para la suplencia será el de la categoría del juez suplente según la escala establecida.

b. En el caso de que la designación fuera menor de treinta (30) días, la documentación indicada deberá ser presentada dentro de los días siguientes de finalizada la designación. Si el periodo excediera el plazo, los jueces suplentes deberán solicitar los pagos en forma mensual hasta concluir la designación debiendo presentar la documentación respectiva para el pago correspondiente dentro de los diez (10) días posteriores de finalizado el mes.

c. No podrán corresponder reportes de labores que abarquen un periodo mayor a sesenta (60) días

d. No se reconocerá ningún otro pago de viáticos a los jueces que realizan suplencia que los contemplados en este manual.

8.3 Dieta

1. Los jueces, funcionarios, servidores judiciales, personal de protección judicial, consultores y asesores, que, por solicitud de la institución, realicen su trabajo en días no laborables o fuera del horario laborable, recibirán una dieta para cubrir sus gastos de alimentación, siempre que el mismo no sea facilitado por la institución. Ver tabla 2.




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2. Para el pago de la dieta por labores extraordinarias será obligatorio completar el formulario dispuesto para estos fines y anexar copia del registro electrónico del ponche de asistencia (entrada y/o salida), como constancia de la labor realizada.

Excepciones:

● En el caso de los choferes o de los servidores en los lugares en donde no se disponga de la herramienta del registro electrónico del ponche, el supervisor o la persona asignada será responsable de certificar la entrada o salida de ese servidor judicial.

3. La asignación de dietas no aplicará para servidores judiciales y administrativos con

categoría de encargado de División en adelante.

9. Documentos relacionados Estos documentos forman parte integral para la aplicación conforme a lo establecido en este manual, pero están sujetos a los cambios establecidos en el Poder Judicial.

9.1 Tabla núm. 1: Tarifas y escalas de Viáticos en el interior del país

TABLA núm. 1 VIÁTICOS EN EL INTERIOR DEL PAÍS

Categoría Poder Judicial Desayuno Almuerzo Cena Hotel

juez presidente SCJ y CPJ / Jueces de la SCJ y Consejeros del CPJ.

800.00

2,400.00

1,600.00

3,200.00

Jueces de cortes y equivalentes, directores generales y secretario del SCJ / CPJ. Jueces de primera instancia, directores y equivalentes. Jueces de paz, registradores de títulos funcionarios y supervisores medios y oficiales de escolta.1

550.00 1,250.00 1,000.00 2,900.00

Técnicos medios, personal especializado, personal de apoyo, militares y alistados.2

350.00

700.00 500.00 2,200.00

1Asistentes de directores generales y directores, encargados administrativos, encargados de secciones y unidades, subencargados de secciones, auditores, ingenieros, coordinadores, supervisores, abogados ayudantes, agrimensores, arquitectos, inspectores judiciales y administrativos, secretarias de tribunales, oficiales corte y afines (2do. Tte., 1er Tte., capitán, mayor, etc.).




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10.2 Tabla núm. 2 de Tarifa de Dietas

TABLA núm. 2 TARIFAS DE DIETAS

HORARIOS DÍAS DE LA SEMANA TARIFA

Desde las 6:30 p.m. en adelante. Días laborables. RD$400.00

De 8:00 a.m. a 1:00 p.m. Días no laborables y fines de semana. RD$600.00

De 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Días no laborables y fines de semana. RD$800.00

Desde 8:30 a.m. pasado de las 5:00 p.m.

Días no laborables y fines de semana. RD$900.00

10. Procedimientos

10.1 Procedimiento solicitud y entrega de viáticos nacionales

Responsable Descripción del Procedimiento

Beneficiario y/o interesado.

1- Realiza solicitud de viáticos nacionales y envía formulario a su supervisor inmediato para fines de aprobación.

Supervisor inmediato del beneficiario del viático.

2-Revisa la solicitud. A) Si aprueba tramita al encargado de logística, dependencia de la Dirección Administrativa. Paso 2. B) Si la rechaza, no se tramita la solicitud. FIN.

Departamento Logístico.

3-Recibe y evalúa la solicitud de desplazamiento que a la vez genera el viático correspondiente a la(s) persona(s) solicitante(s). 4-Procede a tramitar de forma consolidada, las solicitudes de viáticos y remite a la Dirección Presupuestal y Financiera.

2Todo el personal técnico medio, especializado y de apoyo, secretarias (os) y asistentes administrativos, paralegales, analistas, técnicos informáticos, oficinistas, auxiliares de tribunales, administrativos y estadísticos, revisores, choferes, electricistas, ebanistas, pintores, técnicos en refrigeración, plomero, reproductor, mensajero, personal de mayordomía, jardinero, ayudante de camión, de almacén, de taller, militares (raso, cabo, sargento y sargento mayor).




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Dirección Presupuestal y Financiera.

5-Recibirá, firmará y sellará el formulario de autorización de desembolso de viáticos, remitiéndose al custodio del fondo de viáticos.

Custodio del fondo de viáticos.

6-Verifica la solicitud.

7-Emite comprobante definitivo y lo somete a la firma del(a) solicitante, este comprobante con sus anexos.

● Nota: los comprobantes definitivos firmados deberán ser guardados hasta la próxima reposición, respetando la cronología de los mismos.

Beneficiario de los viáticos aprobados.

8-Verifica y firma el comprobante definitivo.


9- Procede a la entrega de viáticos al beneficiario autorizado.

Beneficiario de los viáticos aprobados.

10-Recibe el dinero.

¿Incluye imprevisto?

i. Sí, Al finalizar el viaje procede a la liquidación del mismo según lo establecido en el manual.

ii. No, no aplica liquidación.

FIN




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10.2 Procedimiento solicitud de autorización trabajo fuera de horario laboral

Responsable

Descripción del Procedimiento

Supervisor inmediato.

1. Evalúa la pertinencia de las labores adicionales de su personal a ser cubiertas fuera del horario ordinario de trabajo.

2. Decide y aprueba la labor fuera de horario, de su personal a cargo.

3. Procede al llenado del formulario autorizado a estos fines.

4. Verifica el reporte de ponche posterior al día laborado. Nota: En caso de no ser posible este medio de verificación, certifica dicha labor.

5. Procede a firmar el formulario autorizado y tramita el mismo a la Dirección Administrativa.

Dirección Administrativa.

6. Revisa la solicitud de pago de dieta a fines de cumplir con lo establecido en este manual.

○ Está de acuerdo? i. Sí. Firma y tramita al solicitante. Ir al

paso 7. ii. No, retorna a la persona solicitante. FIN


7. Recibe el formulario de pago de dieta aprobado y procede a retirar los fondos en la Dirección Presupuestal y Financiera.

FIN




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10.3 Procedimiento solicitud y entrega de dietas

Responsable



1-Entrega el formulario autorizado de pago de dieta al custodio del fondo de viáticos.


2-Recibe el formulario de autorización de pago de dieta y anexos, verifica que tenga todas las firmas autorizadas.

3-Procede a entregar los fondos al beneficiario.


4-Recibe fondos y firma comprobante definitivo.

Custodio del fondo de Viáticos.

5-Guarda comprobante con sus anexos hasta la próxima reposición, respetando la cronología de los mismos.

FIN

10.4 Procedimiento reposición del fondo de viáticos nacionales

Responsable



1. Inicia proceso de solicitud de reposición del fondo, cuando los comprobantes alcanzan el valor mínimo establecido.

2. Elabora relación de gastos del fondo y le anexa los comprobantes debidamente firmados y las facturas originales de soporte.

3. Somete la relación a la firma de la Dirección Presupuestaria y Financiera.

Dirección Presupuestaria y Financiera.

4. ¿Aprueba?

✓ No. Investiga y soluciona situación identificada con el custodio del fondo.

✓ Sí. Remite relación al encargado de elaboración de cheques.




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Encargado de elaboración de cheques.

5. Elabora Solicitud de Emisión de Cheque soportada por la relación de gastos del fondo y las facturas y comprobantes soporte.

6. Remite relación a la persona encargada de generar la autorización de pagos.

FIN

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