MANUAL DEL CONTRATISTA · 2019-07-24 · Manual del Contratista: Programa “EEO External Contract...

MANUAL DEL CONTRATISTA

PROGRAMA “EEO CONTRACT COMPLIANCE”

OFICINA DE DERECHOS CIVILES

AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN GOBIERNO DE PUERTO RICO

REVISADO 2018

Manual del Contratista: Programa “EEO External Contract Compliance”

TABLA DE CONTENIDO

Introducción .......................................................................................................................

Regulaciones Federales Requeridas/ Form 1273 ........................................................... 1

Definiciones ................................................................................................................... 14

Special Provision EEO .................................................................................................. 17

Responsabilidades del Contratista ................................................................................ 19

Practicas Efectivas Para Lograr El Cumplimiento ......................................................... 21

Oficial de Enlace EEO ................................................................................................... 22

Responsabilidades del Coordinador(a) ......................................................................... 23

Evaluación de Cumplimiento ......................................................................................... 24

Penalidades .................................................................................................................. 26

Modelos de Formularios y Procedimientos ................................................................... 27


INTRODUCCIÓN

Este manual ha sido desarrollado para ser utilizado como un recurso de referencia

para los contratistas y subcontratistas, sobre el cumplimiento de los requerimientos

establecidos en las disposiciones contractuales de la Administración Federal de

Carreteras, (1273 FHWA). referente al Programa de Igualdad de Oportunidad en el

Empleo (“EEO Contract Compliance”). Este programa se establece en virtud del Título

23CFR (“Code”of Regulations”) Parte 230.

El propósito de este Programa es asegurar igualdad de oportunidad en el empleo en

los proyectos de construcción de carreteras, mediante la eliminación de prácticas y

condiciones de trabajo discriminatorias prohibidas por ley. Además, es parte importante

del Programa aumentar la participación de féminas en aquellas ocupaciones

directamente relacionadas a la construcción y en las que estas se les ha negado

generalmente ser parte de dicha fuerza laboral.

Como contratista que realiza trabajos en proyectos con ayuda federal, es responsable

de cumplir con los requerimientos de no discriminación e igualdad de oportunidad en el

empleo (IOE). Para ayudarle en este esfuerzo, se incluyen en este manual varios

ejemplos y formas.

Este manual puede ser revisado anualmente por cambios referentes al cumplimiento de

(IOE). En caso de que estos ocurran, se les proporcionarán los mismos. Preguntas

relacionadas sobre la información proporcionada en este manual deben dirigirse a la

oficina de Derechos Civiles.

Preparado Por Oficina de Derechos Civiles

Centro Gubernamental Roberto Sánchez Vilella Apartado 41269 San Juan, P.R. 00940-1269

TELEFONO (787) 721-8787 EXT. 1740


REGULACIONES FEDERALES REQUERIDAS

FHWA-1273 Required Contract Provisions Federal-Aid Construction Contracts

Executive Order 11246

23 CFR Part 230 - Subpart A Equal Employment Opportunity on Federal and Federal-

Aid Construction Contracts

23 CFR Part 230 - Subpart D Construction Contract Equal Opportunity Compliance

Procedures

41 CFR Part 60-4 Construction Contractors-Affirmative Action Requirements

FEDERAL HIGHWAY ADMINISTRATION (FHWA) FORM 1273 SUPPLEMENTAL SPECIFICATIONS

Required Contract Provisions Federal-Aid Construction Contracts

La forma 1273-FHWA, incluye directrices específicas sobre requisitos federales de

igualdad de oportunidad. Este documento también contiene orientación sobre muchos

otros temas relacionados a la construcción del proyecto y es monitoreado y requerido

por la FHWA y la ACT.

Los contratistas deben familiarizarse con este documento con el fin de garantizar el

cumplimiento de todas las normas federales mientras trabaja en proyectos de ayuda

federal.

Este documento deberá ser incorporado en cada contrato y subcontrato de

construcción bajo el Titulo 23.

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DEFINICIONES

❖ ACT- Autoridad de Carreteras y Transportación de Puerto Rico – “Puerto Rico Highway and Transportation Authority”.

❖ ACCION AFIRMATIVA - Las condiciones de Igualdad de Oportunidad en el Empleo (esfuerzos afirmativos) establecidos en los Documentos de Contratación otorgados mediante subasta de proyectos de construcción con asistencia federal conforme a las provisiones de la Administración Federal de Carreteras y el Secretario de Trabajo (Federal).

❖ CONTRATO (“CONTRACT”)- Acuerdo legal entre la ACT y el Contratista o la persona que actúa como presidente de la Compañía, en el cual éste es responsable de cumplir con las disposiciones establecidas del trabajo prescrito en los Documentos de Contratación.

❖ CONTRATISTA - Persona, Compañía, Corporación o cualquier otra Entidad Legal contratada por la ACT para realizar un trabajo prescrito en los Documentos de Contratación.

❖ COORDINADOR DEL PROGRAMA CUMPLIMIENTO DE CONTRATO A NIVEL EXTERNO (“CONTRACT COMPLIANCE COORDINATOR- EXTERNAL EEO”) - Empleado (a) de la Oficina de Derechos Civiles del DTOP-ACT con la responsabilidad de coordinar dicho programa en los proyectos de construcción con asistencia económica federal.

❖ CUMPLIMIENTO (“COMPLIANCE”) - Condición existente cuando el Contratista o la persona que actúa como presidente de la Compañía, ha satisfecho e implantado los requisitos del Programa establecidos en los documentos de Contratación.

❖ DOCUMENTOS DE CONTRATACIÓN - Todos los documentos que son parte integrante del Contrato.

❖ DTOP - Departamento de Transportación y Obras Públicas – “Department of Transportation and Public Works”.

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❖ EEO - “Equal Employment Opportunity” – Igualdad de Oportunidad en el Empleo.

❖ FHWA - “Federal Highway Administration” – Administración Federal de

Carreteras.

❖ FORMULARIO PR-1391 (“CONTRACTORS ANNUAL EEO REPORT”) – Todo Contratista Principal y Subcontratista que tenga proyectos de carretera con Ayuda Federal y donde el valor de cada contrato sea de $10,000.00 dólares o más, deberá cumplimentar el formulario FHWA-1391. La información deberá representar la fuerza laboral del proyecto en la última nómina del mes de julio.

❖ INCUMPLIMIENTO (“NONCOMPLIANCE”) - Condición existente cuando el

Contratista o la persona que actúa como presidente de la Compañía, no satisface los requisitos del Programa establecidos en los Documentos de Contratación.

❖ OFCCP – (DEPARTMENT OF LABOR) - “Office of Federal Contract Compliance Program” – Oficina Federal del Programa Cumplimiento de Contrato.

❖ OFICIAL DE ENLACE - La persona designada e informada por el Contratista Principal o la persona que actúa como presidente de la Compañía, con la autoridad y responsabilidad necesaria para administrar y promover activamente el programa de Igualdad de Oportunidad en el Empleo en el proyecto y establecer la coordinación requerida con el “Contract Compliance Coordinator – External EEO” de la ACT.

❖ OFICINA DE DERECHOS CIVILES - Oficina del DTOP-ACT con la responsabilidad de coordinar y supervisar Programas Federales de igualdad de oportunidades internos y en proyectos de construcción con asistencia económica federal.

❖ PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA (PAC) - Compromiso escrito y firmado por el contratista exponiendo las acciones adoptadas o propuestas para corregir y remediar cada deficiencia de los requerimientos de igualdad de oportunidad en el empleo según señalado.

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❖ PROGRAMA “EEO EXTERNAL CONTRACT COMPLIANCE” – Pretende asegurar que tanto los contratistas como los subcontratistas en proyectos de carreteras recipientes de fondos federales cumplan con los requisitos de igualdad de oportunidad en el empleo y acción afirmativa.

❖ SUBCONTRATISTA - Persona, Compañía, Corporación o Entidad Legal a

quien el Contratista o la persona que actúa como presidente de la Compañía, con el consentimiento escrito de la ACT, delega parte del trabajo de los Documentos de Contratación.

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RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA

El contratista o la persona que actúa como presidente de la compañía, debe cumplir

con los requisitos que sobre el Programa de Igualdad de oportunidad en el Empleo

a nivel externo (“Contract Compliance”) le son aplicables según está establecido en

los Documentos de Contratación y/o realizar todos los esfuerzos afirmativos

necesarios para cumplir con los mismos. Así también, designará un Oficial de

Enlace con la delegación de autoridad necesaria para poder responsablemente

tomar decisiones en el proyecto relacionadas con este Programa y a su vez, puede

delegar en éste las siguientes responsabilidades:

➢ No se discriminará contra ningún empleado o aspirante a empleo por razón de raza, color, religión, género (incluyendo igual paga por igual trabajo) o identidad de género, estado de embarazo, orientación sexual real o percibida, origen nacional, edad, condición social, ideas políticas, estatus serológico, condición de veterano, por ser víctima o percibirse víctima de violencia doméstica, agresión sexual o impedimentos irrelevantes a los requisitos de una ocupación. Cubre todas las decisiones oficiales de la compañía, incluyendo (pero no están limitadas) reclutamiento, ascensos, descensos, traslados, terminación, adiestramiento, compensación, y beneficios marginales.

➢ La implantación y divulgación de las políticas administrativas de la Compañía sobre la Igualdad de Oportunidad en el Empleo y Hostigamiento Sexual en el Empleo. Las mismas establecen el compromiso del contratista o el que actúa como Presidente de la Compañía en representación de la Firma Constructora de proveer Igualdad de Oportunidad en el Empleo y la prohibición de Hostigamiento Sexual en el Empleo.

➢ Colocar en lugares visibles copias de las políticas administrativas y afiches que contengan los requisitos aplicables a estos proyectos sobre la No Discriminación en el Empleo y la Prohibición del Hostigamiento Sexual en el Empleo. (A color si es posible.)

➢ Hacer constar en las solicitudes de empleo, anuncios de oportunidades de empleo, afiches, y demás literatura de la compañía que es un Patrono que ofrece Igualdad de Oportunidad en el Empleo.

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➢ El Contratista o el que actúa como Presidente de la Compañía, no discriminará en la selección de subcontratistas, vendedores o suplidores elegibles a tenor con las disposiciones de este Programa.

➢ Se diseñará, anunciará e implementará un procedimiento o sistema que, aunque sencillo, oriente al empleado (a) sobre cómo y dónde podrá radicar querellas por alegados actos de Discrimen en el Empleo u Hostigamiento Sexual en el Empleo.

➢ El Contratista o el que actúa como Presidente de la Compañía, debe coordinar con las uniones de trabajadores (cuando existe un convenio colectivo) y las fuentes para empleo en torno a la responsabilidad de todos a integrarse en el esfuerzo colectivo que la acción afirmativa requiere. No se aceptará como excusa que no se ha podido cumplir con este requisito por la no cooperación de las uniones o de las fuentes de empleo.

➢ El Contratista o el que actúa como Presidente de la Compañía, someterá los informes, registros y/o información que le sean requeridos por el “Contract Compliance Coordinator-External EEO”.

➢ El Contratista o el que actúa como Presidente de la Compañía desarrollará e implantará un Plan de Acción Afirmativa en el cual se describirá las acciones afirmativas para proveer Igualdad de Oportunidad en el Empleo, la eliminación de prácticas discriminatorias en el empleo y la prohibición del Hostigamiento Sexual en el Empleo. Dicho Plan deberá medir/evaluar el progreso y efectividad de las metas establecidas.

➢ Deberá notificar a la Oficina de Derechos Civiles (coordinadora- “EEO

Contract Compliance”, sobre el estatus de queja o querella relacionada a discrimen u hostigamiento sexual por parte de sus empleados.

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Prácticas Efectivas Para Lograr El Cumplimiento

Los Contratistas y Subcontratistas deberán:

1) Mantener un ambiente de trabajo libre de acoso, intimidación y coerción en todos los sitios y en todas las instalaciones en las que se asignan los empleados del contratista.

2) Establecer y mantener las listas actualizadas de las fuentes de reclutamiento de mujeres; notificar por escrito a éstas cuando el contratista o sus sindicatos tienen oportunidades de empleo disponibles; y mantener un registro de las respuestas de las organizaciones.

3) Mantener archivos actualizados de los nombres, direcciones y números de teléfono de cada persona solicitante de una organización sindical, fuente de reclutamiento o de la comunidad y las medidas tomadas con respecto a cada individuo. Deberá llevar un registro de las acciones llevadas a cabo, junto con el motivo (s) por qué no se produjo el reclutamiento o la contratación.

4) Difundir las políticas administrativas a todos los empleados. Ej.: Manual del empleado, boletines, tablones de anuncios en los proyectos de construcción, etc.

5) Corroborar que está incluido el cintillo de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo en los contratos y órdenes de compra, solicitudes de empleo, sitios de la Internet, publicaciones internas, entre otros.

6) Asegurarse que todos los anuncios de reclutamiento deben tener la cláusula de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo.

7) Realizar adiestramientos anuales dirigidos a la gerencia y empleados y mantener evidencia (minutas) de las reuniones. Entre los temas se encuentran: Hostigamiento Sexual en el Empleo, Igualdad de Oportunidad en el Empleo y las Responsabilidades de los Gerentes con el Programa de Acción Afirmativa.

8) Garantizar que todas las instalaciones y actividades de la empresa no sean segregados, excepto los baños separados o de un solo usuario y vestidores para asegurar la privacidad entre ellos. 9) Abstenerse de pedir y exigir en una solicitud de empleo el estado civil, sexo, edad,

raza, religión, origen nacional e impedimento físico o mental de una persona.

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Oficial De Enlace EEO

Funciones y Recomendaciones:

➢ El Oficial de Enlace debe ser una persona designada por el Presidente de la Compañía que labore en las Oficinas Centrales de La Compañía (preferiblemente que tenga conocimiento en Recursos Humanos); este debe visitar los proyectos seguidamente para velar que el comportamiento y ambiente en que se desenvuelven los empleados sea uno libre de discrimen y/o hostigamiento sexual.

➢ El Oficial de Enlace debe velar porque no se discrimine contra ningún empleado o aspirante a empleo por razón de edad, raza, color, sexo, origen nacional o condición social, condición de veterano, persona con impedimento, ideas políticas o religiosas. Cubre todas las decisiones oficiales de la compañía incluyendo (pero no están limitadas) reclutamiento, ascensos, descensos, traslados, terminación, adiestramiento, compensación y beneficios marginales.

➢ El Oficial de Enlace debe implantar y divulgar las políticas administrativas de la Compañía sobre Igualdad de Oportunidad en el Empleo y Hostigamiento Sexual en el Empleo. Se recomienda que se hagan reuniones con los empleados para explicarles las Políticas de la Compañía y mantener un listado con las firmas de los empleados que asistieron a estas reuniones como evidencia de que se les explico las Políticas de Igualdad en el Empleo y/o Hostigamiento Sexual, se les puede entregar copia de estas políticas a los empleados y nuevos ingresos tomando en cuenta de que si algún empleado no sabe leer o escribir se le debe explicar verbalmente las mismas.

➢ Debe hacer constar en las solicitudes de empleo, anuncios de oportunidades de empleo, afiches y demás literatura de la Compañía, que la Compañía es un patrono que ofrece Igualdad de Oportunidad en el Empleo.

➢ Debe mantener un “Application Log” (Registro de Solicitudes de Empleo) y un “Termination Log” (Registro de Bajas) en el cual se mantenga un listado de las solicitudes de empleo que incluya el nombre de la persona, grupo, posición solicitada, fuente de reclutamiento y disposición y en el “Termination Log” se debe incluir el nombre, título del puesto, departamento, grupo, fecha de terminación, salario y la razón para la baja.

➢ Tiene la responsabilidad de investigar cualquier queja o querella de discrimen u hostigamiento sexual en la compañía.

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RESPONSABILIDADES DEL COORDINADOR(A)

El (La) Coordinador (a) del Programa Cumplimiento de Contrato a Nivel Externo

(“Contract Compliance Coordinator – External EEO”) de la Oficina de Derechos Civiles

de la Autoridad de Carreteras y Transportación, realiza una Evaluación de

Cumplimiento mediante la cual supervisa y evalúa las acciones del Contratista o el

que actúa como Presidente de la Compañía, para cumplir con los requisitos del

Programa “Contract Compliance”. Mediante visitas periódicas del (la) Coordinador (a) a

los proyectos, se evalúan los esfuerzos afirmativos del Contratista para cumplir con las

disposiciones del programa. Entre los deberes y responsabilidades del (la)

Coordinador (a) se encuentran:

➢ Velar que el Contratista cumpla con las disposiciones establecidas para el total cumplimiento del Programa.

➢ Asegurar que se adopten las medidas que faciliten la Igualdad de oportunidad en el Empleo en los proyectos de construcción.

➢ Identificar acciones y prácticas discriminatorias en el empleo. Asesorar, orientar e ilustrar al personal de la Compañía en torno a la forma y manera de cumplir con los requisitos de la acción afirmativa a tomarse.

➢ Aplicar los procedimientos administrativos provistos por la reglamentación federal y estatal para lograr el cumplimiento del Programa.

➢ Coordinar y/o informar a la Administración Federal de Carreteras, División de Puerto Rico, acciones que fuera menester tomar en caso de incumplimiento del Contratista o el que actúa como Presidente de la Compañía.

➢ Ayudar al Contratista a identificar y utilizar los recursos disponibles para que las uniones laborales, asociaciones de contratistas generales y cualquier otra organización cooperen para poder cumplir con los requisitos establecidos.

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EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO

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DETERMINACIÓN DE CUMPLIMIENTO

Se le notificará por escrito al Contratista la determinación de cumplimiento. Se indicarán las acciones correctivas para aquellas deficiencias encontradas concediendo 15 días calendario para someter el Plan de Accion Correctiva (PAC). De no cumplir con el PAC se determinará

que está en incumplimiento.

"ON-SITE REVIEW"

Se revisan los esfuerzos afirmativos del Contratista, mediante entrevistas a empleados, otros.

"DESK AUDIT"

Análisis de la documentacion solicitada al Contratista para realizar una determinación preliminar de cumplimiento.

NOTIFICACIÓN

Carta al Contratista Principal sobre el propósito del Programa y solicitud de información y documentación relacionado a políticas administrativas, plan de acción afirmativa, otros.

SELECCIÓN PARA REVISIÓN

En la Compañia del Contratista Principal y/o Proyecto de Construcción

SELECCIÓN DE CONTRATISTAS PARA REVISIÓN

Se utilizan los criterios de la Reglamentación Federal 23 CFR 230.(b)


EN CUMPLIMIENTO: No requiere acción adicional por el Contratista:

❖ Contratista ha proporcionado toda la documentación requerida por 23 CFR 230.

❖ Contratista ha proporcionado igualdad de oportunidad en el empleo en todas las acciones de personal y contratación. Se han implantado los requisitos de igualdad de oportunidades, o hay evidencia de que se ha hecho el esfuerzo de buena fe para lograr este fin.

EN CUMPLIMIENTO: Requiere Plan de Acción Correctiva (PAC):

❖ Las deficiencias procesales pueden corregirse dentro de 30 días calendario si existe la oportunidad de hacerlo. El contratista debe firmar y acatar los términos de un Plan de Acción Correctiva (PAC).

❖ Falta de documentación, que puede ser proporcionada dentro del plazo de 15 días calendario.

❖ Si la revisión de seguimiento de las acciones correctivas revela que el contratista (1) no ha corregido las deficiencias o (2) no ha demostrado un esfuerzo de buena fe para corregir las deficiencias, el (la) Coordinador(a) debe declarar al contratista en incumplimiento y emitir un aviso de mostrar causa “Show Cause Notice”.

EN INCUMPLIMIENTO: Requiere un Aviso de Mostar Causa (“Show Cause Notice”):

❖ El contratista no ha cumplido con todos los requisitos del contrato con ayuda Federal o no ha proporcionado igualdad de oportunidad en el empleo en sus contrataciones y otras acciones de personal.

❖ El contratista no ha cumplido con su compromiso de corregir las deficiencias

identificadas en el plan de acción correctiva y no puede demostrar los esfuerzos

de buena fe.

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PENALIDADES

El incumplimiento con los requisitos del programa “Contract Compliance”, por parte de

la Compañía, puede ocasionar que la Autoridad de Carreteras y Transportación tome

una o más de las siguientes medidas contempladas en la reglamentación federal:

❖ Cancelación, terminación o suspensión del contrato en su totalidad o en parte.

❖ Descalificar a la Compañía (temporal o permanentemente) de participar en subastas en proyectos de construcción con fondos federales.

❖ En los casos que sea necesario, referir la situación a la “Federal Highway

Administration” (FHWA) con todos los pormenores del mismo con la recomendación de que se aplique el procedimiento legal correspondiente.

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MODELOS DE FORMULARIOS Y POCEDIMIENTOS

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Formulario 1391-FHWA

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