Manual Del Curso

Módulo 2

Gestión de documentos - Básico Docente: Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas

Curso Básico de Archivos

Módulo 1 - Archivística 2

Escuela Nacional de Archiveros

Lea y estudie el texto de las unidades 1 a 4 que se estudiará del 20 al 26 de agosto.

Puede realizar técnicas de subrayado y resumen para facilitar el estudio del material.

Realice las actividades de aprendizaje del material de estudio.

Elabore el trabajo individual que está publicado en el aula virtual. La fecha de entrega es el 25 de setiembre.

Recuerde participar en la videoconferencia el día 23 de agosto a las 7:00 pm, a través del aula virtual.

Las consultas académicas, puede realizarlas al docente vía correo electrónico entre el 20 y 26 de agosto de 7:00 pm a 9:00 pm. El correo electrónico del docente es [email protected]

Las consultas sobre la metodología de educación a distancia o herramientas tecnológicas puede realizarlas a su tutor vía correo electrónico. El correo del tutor es [email protected]

Al finalizar el módulo, usted habrá alcanzado las siguientes competencias:

Definir al documento como producto de objetivos empresariales.

Asertividad en la construcción y argumentación documental.

Formulación e interpretación de los documentos como expresión y razón de las

estrategias empresariales.

Aprendizajes esperados:

Pasos a seguir para el estudio del módulo:

mailto:[email protected]


Educación a Distancia -2013 3


Presentación Introducción

Pag. 4

5 Unidad 1 El documento 7

1.1 Concepto

1.2 Elementos

1.2.1 Básicos

1.2.2 Diferenciadores

1.3 Características

Actividad de aprendizaje 1 8 Unidad 2 La construcción de datos

9

2.1 Datos de hecho y de demostración

2.2 Pasos para el análisis de los hechos

2.3 Hechos contradictorios y afirmaciones contrarias

2.4 Calidad de datos Actividad de aprendizaje 2 14 Unidad 3 El argumento y la interpretación

15

1.1 Definición

1.2 Concepciones de la interpretación

1.3 Tipos de interpretación

Actividad de aprendizaje 3 19 Unidad 4 La gestión documental

21

1.1 Sistema de gestión de documentos. Definición e importancia.

1.2 Aspectos básicos de la G.D.

Actividad de aprendizaje 4 27 Resumen del módulo 28 Direcciones web 29

Índice




El presente módulo desarrolla los elementos teóricos sobre la construcción del documento

como pieza elemental de la gestión organizacional. Se basa en enfoques críticos sobre su

concepto y utilidad a través del análisis de su composición a través de los datos, su

argumentación y la interpretación. Esta composición de encontrarse alineada con los

objetivos organizacionales propuestos en la etapa de planificación y su realización debe

comprenderse como parte de un proceso productivo, uno de cuyos alcances es, justamente,

la evidencia documental.

El archivo no debe convertirse en u órgano eficiente administrando documentación

deficiente; este paradigma debe desprenderse de la realidad organizacional y convertirse en

un círculo virtuoso de mejora continua. Para ello, debemos forjar una cultura de calidad y

para ello, el supuesto fundamental es el enfoque cliente-céntrico, en función que toda

actividad empresarial tiende a la satisfacción de necesidades de clientes internos y/o

externos.

Para un mejor estudio, se ha desglosado este módulo en unidades sistémicas que nos

ayudarán a comprender, de manera crítica e inteligente, la identidad que debe poseer cada

pieza documental para convertirse en evidencia de una gestión coherente y explícita de

sostenibilidad, por el eficiente uso de recursos tangibles e intangibles, en el marco de una

gestión del conocimiento y creación de sistemas inteligentes de trabajo, de acuerdo a los

actuales enfoques de competitividad.

La unidad 1 desarrolla el tema del documento con un enfoque ex ante, es decir no sólo como

elemento de recepción física en el circuito archivístico, sino como herramienta de gestión ex

post, a través del análisis de contenidos que permita forjar la memoria organizacional

coherente y sostenible en el contexto en que se desenvuelve.

La unidad 2 desarrolla el tema de la construcción de datos en un ambiente de inteligencia del

negocio, que permita conocer y reconocer el contenido y su objetivo.

Presentación




La unidad 3 explica cómo el argumento y la interpretación coherente y delimitada del

documento, deben ser guiados desde la creación de éste y en cada estación de trabajo

agregarle valor en función de una cultura de mejora continua en la cual debe estar insertada

la gestión documental.

Esperemos que este módulo incremente su conocimiento de los temas documentales y lo

introduzca por la senda de la investigación permanente en un clima heurístico, es decir, de

competencias para la toma de decisiones prácticas y efectivas dentro de su realidad

profesional.




¿Sólo archivar documentos?

En un ambiente globalizado, en medio del vertiginoso

crecimiento de las tecnologías de la información y las

comunicaciones, y del desarrollo cientifico de disiciplinas

como la nanotecnología y la informática, la archivística,

en nuestros escenarios regionales, se debate entre las

malas prácticas y la desgobernanza, producto de una

permanente inestabilidad funcional que genera una

grave falta de posicionamiento organizacional hasta el

punto que muchas organizaciones ni siquiera considerar dentro de sus estructuras, represetnadas en

los organizagramas, áreas de archivo. Menos se conocen aún, los procesos técnicos archivísticos.

En otros casos, organziaciones que inician la organziación archivíistica formal y realizan proyectos y

programas enfocados únicamente en la reseva y custodia documental, péro carentes de un adecuado

presupuesto conceptual y estratégico.

Hoy, las organizaciones deben más que gerencias, gestar sistemas de gestión documental sobre la

base de qué documentos crear al inicio de la cadena productiva y qué documentos esperar y

administrar en las distintas fases de custodia.

Para ello, en el contexto de la sociedad del conocimiento, es preciso construir fundamentados en la

coenctividad plan-evidencia, para ello, es imprescindible que cada área generadora elabore

documetnos de valor y que la gestión archivística sea parte de esa cadena, transfiriendo hacia la

organización información y conocimiento que pueda aplicarse a nuevos productos y/o servicios.

En la era del conocimiento, los archivos deben forjar una gestión coherente. No pueden ser

eficientes administradores de documentos producidos deficientemente. Fuente: El comercio

Introducción




UNIDAD 1

El documento

1.1 Concepto

La voz documento, que tiene su

correlativo en inglés record.

Tiene su etimología en el latín

documentum.

Derivado del verbo docere: enseñar,

instruir.

Según el Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos, se

entiende por documento:

“la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser

utilizada como prueba o para consulta”.

Tipos de documentos

1.2 Elementos

1.2.1 Elementos básicos

• El soporte

Que le confiere corporeidad física y puede ser desde una tablilla de barro hasta un

disco óptico.

• La información

Es decir, la noticia que transmite, el mensaje, la evidencia de alguna actividad o la

memoria de alguna gestión.

• El registro

Textual

Gráfico

Electrónico

• Impreso en soporte papel

• Composición gráfica, fotografía, planos micrograbación.

• CD, digital, mail.




Es decir, la fijación de la información en el soporte, ya sea mediante tinta, impulsos

electromagnéticos u otro cualquiera.

1.2.3. Elementos diferenciadores

• Carácter seriado

Los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series.

• Génesis

Se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y

reflejo de las tareas de su productor y no como algo ajeno a él.

• Exclusividad

La información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica

extensión e intensidad, es exclusiva.

• Interrelación

Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o

lo tienen muy poco; su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto – la

unidad archivística o expediente- y por las relaciones establecidas entre sí.

1.3 Características

1.3.1 Características

• Autenticidad

Un documento auténtico es aquel que puede probar que:

Es lo que pretende ser.

Ha sido creado o enviado por la persona que se presume y,

Ha sido creado o enviado en el tiempo presumido.

• Fiabilidad: sus contenidos

Pueden ser creídos como una representación exacta y completa de las transacciones,

actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad, así durante su desarrollo, como

en transacciones o acciones futuras. Son fidedignos.

• Integridad

Está completo e inalterado.

• Manejabilidad

Es accesible, puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.

Elabore un resumen de la presente unidad.

Actividad de aprendizaje 1




UNIDAD 2

La construcción de datos

Cuando nos referimos a la gestión de documentos, debemos hacer evidente la diferencia entre

gestión y administración. La administración expresa una situación de delegación de facultades para

gerenciar o controlar los recursos asignados o comprometidos por parte del propietarios de dichos

recursos. La gestión, compromete la concepción, captura, manejo y análisis de los recursos

comprometidos en alguna actividad; es más compleja sistémica y holística y por lo tanto más

completa y acorde con los actuales escenarios de gestión del conocimiento. En la gestión del

conocimiento, los documentos se encuadran dentro del concepto de capital estructural, hecho que

debe motivar a una construcción idónea, tanto por parte de los generadores, como de los

administradores de dichas evidencias documentales en los archivos.

Por tanto, debe ser interés de los archivistas, que la construcción de documentos en la organización

sea coherente con los intereses de la organización y responda al encargo de recursos invertidos de

los que se espera mayor valor. Agregar, en ese contexto, valor a los documentos, responderá a una

adecuada gestión del conocimiento, concebido y contenido en cada pieza documental, forjando de

esta manera, una organización basada en el conocimiento, es decir, un Sistema Basado en el

Conocimiento (SBC).

Recurramos a la disciplina del derecho para comprender aspectos importantes en la construcción de

documentos de valor.

2.1 Datos de hecho y de demostración

El análisis de los hechos de un caso nos obliga a descomponer las versiones recogidas en

unidades mínimas en lo que son por un lado:




Los datos de demostración siempre al menos pueden vincularse con un dato de hecho sea

para afirmarlo o sea para negarlo, ello implica la necesidad de construir documentos de

manera asertiva, con un lenguaje claro, preciso que permita comprender el escenario que se

pretende transmitir, permitiendo el logro de los objetivos de la organización, lo que supone

supeditar los conocimientos, habilidades y actitudes invirtiéndolos como recursos

empresariales. Ello permitirá contar con documentos inteligentes y adecuadamente

alineados con la planeación estratégica.

La incógnita.

Es importante comprender que en todo tipo de comunicación pueden existir distorsiones o

los denominados ruidos que afectan negativamente el logro del objetivo por el cual una

persona se comunica con otra. La diferencia cuando la comunicación se realiza por medio de

un soporte mediato como el papel, es que el receptor, sólo frente al documento, tratará de

interpretar de acuerdo a sus competencias, habilidades y actitudes, aquella realidad que se

intentó transmitir. El escenario antes mencionado, puede afectar en forma positiva o

Los datos de hecho

del tipo “Carlos entró a su oficina a las 5 de la tarde” y

Los datos de demostración

del tipo: Juana vio entrar a Carlos a las cinco a su oficina.

Un dato de demostración, por el contrario, es un elemento que corrobora la ocurrencia del dato de hecho de manera inmediata o de manera directa.

Se define entonces un dato de hecho a las unidades mínimas que describen, con sentido completo, una situación en coordenadas de tiempo y espacio.

Los datos de hecho registran la secuencia de hechos tal y como es afirmada por cada una de las partes y los datos de demostración corresponden a las fuentes obtenidas sobre esas alegaciones

http://www.guiadelacalidad.com/modelo-efqm/plan-estrategico




negativa los resultados esperados de acuerdo a la planificación estratégica; por lo tanto, es

imprescindible comprender la necesidad de construir documentos sencillos pero que

expresen con claridad, a través de su contenido, el objetivo que se busca. Entonces, de lo que

se trata, es reducir los niveles de incógnita con el fin que se reduzcan, a su vez, los riesgos de

una mala interpretación, distorsión del trámite consecuente y custodia de evidencias

documentales fallidas.

2.2 Pasos para el análisis de los hechos

1. Una primera aproximación a los hechos del caso, se debe descomponer las versiones de

las partes en datos de hecho.

2. Establecer las incógnitas correspondientes a los datos.

3. Conducir la actividad probatoria para despejar tales incógnitas.

4. Realizar la correspondencia entre datos de hecho y datos de demostración para

establecer las inferencias o conclusiones del caso.

La construcción de documentos requieren el concurso de hechos y demostraciones para que

el mensaje ´pretenda ser efectivo, positivamente o negativamente, con el fin de generar

conocimiento institucional que produzca capital estructural (reglamentos, procedimientos,

formatos, protocolos, códigos, etc.)

2.3 Hechos contradictorios

La incógnita es la interrogante que surge ante una discrepancia en las versiones de los involucrados sobre un concreto dato de hecho.

Una vez que ella sea resuelta entonces habremos obtenido un dato de demostración que permitirá afirmar o negar al menos una de las alternativas de hecho.

“No es un acto de interpretación sino de convicción, los hechos no se interpretan, se

prueban”.




Las versiones contrarias pueden ser ciertas a la vez, mientras que las contradictorias no.

Las versiones contradictorias se niegan recíprocamente; las contrarias revelan diferencias

cualitativas que pueden o no coexistir en el hecho concreto.

Es necesario tomar conciencia que los documentos se conformarán como la memoria de

una institución; por tanto debemos comprender que la creación de documentos -que son

esperados por los archivos dentro de una administración acreditada como eficiente-

debe corresponder a una concepción sistémica, es decir, que los recursos a utilizar con el

fin de agregar valor a la organización y convertirla en sostenible, pasa por un elemento o

factor de primer nivel: la competencia humana. Esta competencia será fundamental para

la competitividad organizacional. Entonces, comprendamos la necesidad de enfocarnos

en una gestión documental integral o sistémica y orientada a la generación de

conocimiento.

1.4 Calidad de datos inteligente

Sería difícil encontrar alguien que piense que la calidad de la información no es importante.

De hecho, los efectos de una calidad de datos deficiente son dolorosamente claros: las

empresas dependen de la información para tomar decisiones gerenciales estratégicas,

proveer servicio al cliente y desarrollar procesos y fechas límites. Si la información es

obsoleta, inconsistente, incoherente o simplemente equivocada, esto puede costar a la

Piense que es imprescindible construir sobre dos enfoques:

Una administración archivística eficiente

Sobre documentación eficiente

http://www.revistamemorias.com/articulos%2016/3.Aproximaci%F3n%20al%20concepto%20de%20competitividad%20organizacional.pdf




compañía, tiempo, clientes e ingresos. Adicionalmente, frecuentemente el poder demostrar

la calidad de datos es un requisito para cumplimiento de regulaciones.

El tratar de desarrollar un programa muy elaborado para mantener y mejorar la calidad de

los datos, se puede sentir como cacería de fantasmas. En este artículo, presentaremos los

conceptos importantes esenciales para un programa de calidad de datos exitoso. También

haremos énfasis en un plan para iniciar un programa de calidad de datos a través de un

proyecto de la mano con una iniciativa de negocios específica.

¿Qué es calidad de datos?

El primer paso para crear un programa de calidad de datos exitoso es entender lo que

significa la calidad de datos en el contexto de una organización particular. De manera

general, la calidad de datos es “a la medida de las necesidades”: se puede confiar en ella y

está hecha para un propósito específico. Evaluar si el grupo de información cumple los

criterios de requerimiento al contestar varias preguntas: ¿cuál información se usa, quién la

usa, como la usan, cuándo la usan y por qué? Esto se hace más complejo conforme las

organizaciones empiezan a compartir información a través de líneas de negocios,

departamentos y otras entidades. Esto rápidamente se vuelve claro de que para medir la

calidad de datos eficientemente, se debe definir la entidad o el nivel de atributos.

La calidad de datos se puede medir en varias dimensiones, incluyendo exactitud,

confiabilidad, tiempo, relevancia, integridad y consistencia. Por supuesto que las

organizaciones tendrán diferentes prioridades. Sin embargo es importante reconocer que

existen vistas técnicas y de negocios de calidad de información y ambas son importantes. La

información que cumple con los estándares de calidad técnicos (tales como consistencia,

formato correcto, bien definido) pero que no se percibe por usuarios como confiable, exacta

o útil tendrá poco impacto en la organización. En resumen el asegurar la calidad de datos

requiere una conciencia que abarque los requerimientos técnicos y de negocios.

De evaluación a programación

En este punto del proceso, la organización debería entender al menos como luce el ambiente

de datos y conocer cuáles son los objetivos de negocio. El siguiente paso es crear un proceso

de calidad de datos que moverá a la organización del estado actual al estado deseado.




Lea el artículo de investigación “EL CONCEPTO DE CAPITAL INTELECTUAL Y SUS

DIMENSIONES” y desarrolle, en una carilla, un mapa conceptual.

Importante: Las evidencias documentales deben enfocarse como herramientas de conocimiento y de aseguranza de la calidad alineada con los objetivos estratégicos de la organización.





UNIDAD 3

El argumento y la interpretación

Argumentar un documento es parte de la ingeniería de un documento bien planeado, con

objetivos claros y alineados con el entorno institucional (Misión, visión, valores, objetivos

estratégicos, planes, metas, etc.), de lo contrario, se desperdiciarán recursos tangibles

(tiempo, dinero,) e intangibles (expectativas de los interesados, conocimiento, reputación) y,

cómo no, la propia misión y propósito del archivo en el actual contexto de la gestión del

conocimiento.

Un buen argumento hará propicia una interpretación veraz, pronta y coherente, facilitando la

toma de decisiones y, por supuesto, colaborando con os resultados económicamente

positivos para la organización. Más allá de ello, se establecerá o fortalecerá el capital

estructural (Estatutos, manuales, reglamentos, códigos, procedimientos) como factor de

incremento del capital intelectual de la organización.

La correcta argumentación e interpretación, favorecerá la creación de nuevo y mejor

conocimiento organizacional, el cual, según los postulados de Nonaka y Takeuchi (1999)

servirá para diseminarlo en la organización favoreciendo, su incorporación en nuevos

productos y servicios.

En tal sentido, los archivos se convierten por antonomasia, en el centro vital de convergencia

de documentación e información de toda la organización, vislumbrando a partir de esta

condición, un enfoque holístico por medio del cual realizar hacia la organización -luego de los

procesos técnicos archivísticos- transferencias de conocimiento y buenas prácticas.

A continuación, observemos de manera crítica, las siguientes definiciones que nos permitirán

crear documentos de valor y analizar, desde el punto de vista archivístico, la coherencia y

razonabilidad de los documentos que se pretende administrar.

Mientras estudia el material que se presenta a continuación, reflexione sobre cómo su organización o usted mismo, produce documentos que deberán constituirse en la

memoria de su gestión y de la empresa.

http://www.aedem-virtual.com/articulos/iedee/v13/132097.pdf





3.1 Definición

¿Qué es un argumento?

De acuerdo a la lógica se dice que es un conjunto estructurado de proposiciones de modo

que de unas (premisas) se sigue otras (conclusiones). Se entiende entonces como un

encadenamiento de proposiciones.

En conexión con este punto de vista se sostiene que en todo enunciado se advierte al menos

un enunciado que actúa como premisa y al menos otro que actúa como conclusión.

Además en lógica se espera que deba de existir al menos un argumento de implicancia o de

inferencia.

Sin embargo hay que distinguir lo que es un conjunto de proposiciones de lo que es un

argumento.

Por ejemplo:

“Conducir ebrio está penado por ley. El inculpado estuvo ebrio a la hora del accidente. El

inculpado tiene que pagar por el accidente” . Esto no es en sentido estricto un argumento sino

un grupo de oraciones.

Sin embargo:

…“puesto que conducir ebrio está penado por ley, y puesto que el inculpado se encontraba

ebrio cuando ocasionó el accidente; por tanto, el inculpado es responsable del accidente y

debe ser sancionado con la pena señalada por ley”

Esto si se constituye en un argumento




La Justificación de las Proposiciones Normativas.

Para que una argumentación sea constructiva y justificada, deberá considerar:

Consistencia: lo que se dice con lo que se debe decir o se está facultado a decir.

Coherencia Interna, correspondencia con los objetivos internos mediatos (de la

organización) e inmediatos (del área).

Coherencia Externa, de acuerdo a prácticas vigentes y dentro de un contexto de

responsabilidad social.

Universalidad, que se encuentre basado en principios legítimos y correctos.

Consecuencialismo, debe producir un efecto, de acuerdo con las expectativas y que

permita un flujo de valor agregado.

3.2 Concepciones de la interpretación

Puede definirse la interpretación como una actividad o el resultado de dicha actividad.

Sin embargo, es controvertida la definición de la argumentación como actividad pues para

algunos será una actividad objetiva y para otros subjetiva.

Es decir que mientras para uno se busca “descubrir” el significado para otros lo que se busca

es “decidir” el significado de un texto normativo.

Todo ello, exige la mayor asertividad y competencia en la construcción de documentos que

limiten la discrecionalidad a la hora de tomar decisiones. Ello, en base al fundamento

limitativo preparado en la planificación organizacional, en donde se fijan los límites de acción

que justifican la utilización de recursos escasos.

3.3 Tipos de interpretación

Interpretación Oficial: realizada por el órgano del Estado u oficial, en el ejercicio de sus

funciones. Por ejemplo una circular administrativa que se dirige a los funcionarios




Interpretación Doctrinaria: Realizada por los juristas, docentes, se entienden como

sugerencias o recomendaciones y versan sobre interpretaciones de textos normativos en

abstracto sin pensar en un caso específico

Interpretación Jurisprudencial: Es la que realiza un órgano jurisdiccional, busca

solucionar un caso concreto.

Tres concepciones de la Interpretación

Puede definirse la interpretación como una actividad o el resultado de dicha actividad. Sin

embargo, es controvertida la definición de la argumentación como actividad pues para

algunos será una actividad objetiva y para otros subjetiva. Es decir que mientras para uno se

busca “descubrir” el significado para otros lo que se busca es “decidir” el significado de un

texto normativo.

Concepción Objetivista o Cognoscitiva u optimista

Se busca descubrir el significado oculto de la norma o el mensaje, aquí el intérprete realiza

una tarea avalorativa y neutral (mecánica), es optimista porque se piensa que se puede

encontrar la respuesta.

Concepción Subjetivista (escéptica)

Ningún texto tiene un significado propio, interpretar es simplemente adjudicar un

significado, la adjudicación se encuentra influenciada por el entorno social o por los valores

del intérprete. No existe la interpretación correcta.

Interpretación intermedia

En los casos fáciles interpretar es descubrir el significado oculto y por lo tanto se da una

respuesta correcta, en cambio en los casos difíciles, interpretar es adjudicar un significado

aunque en este caso no sea considerado un acto racional y con una moderada

discrecionalidad. Esta tercera forma es la que desarrolla la Teoría del Argumentación.

Interpretación auténtica: La realiza el propio autor del documento.




Comprenda que la gestión documental, tal como hasta ahora la hemos desarrollado en el presente

curso, implica el logro de ciertos objetivos los cuales deben ser argumentados e interpretados de tal

manera que se logre el fin u objetivo trazado.

Aplicando lo estudiado en el curso y, bajo el enfoque de los diferentes involucrados en el caso que

a continuación se presenta, explique la importancia de la argumentación e interpretación y

determine el fin que se busca.

Santiago de Chile. La relación entre Chile y el Perú “es mucho más” que el juicio por el diferendo

sobre delimitación marítima que se ventila en el Corte Internacional de Justicia de La Haya, consideró

hoy el canciller del vecino país, Alfredo Moreno.

Según Moreno, el diferendo debe ser puesto “en su justa perspectiva” y el fallo debe ser esperado

con tranquilidad.

La decisión “está en mano de los jueces” y “ambos países están comprometidos a cumplir con ese

fallo y la relación con este país hermano es mucho más que este juicio”, enfatizó.

“Las relaciones con Perú son muy importantes. Son dos países vecinos, dos países que tienen mucho

en común. Tenemos un futuro en la minería, en la migración, en la inversión, en el comercio,

enorme”, precisó a TV Chile.

“SERÁ UN MOMENTO DIFÍCIL”

Alfredo Moreno también comentó que para la fase oral del proceso por el diferendo marítimo que

mantiene con Perú en la Corte Internacional de La Haya, se usará un “lenguaje jurídico” con “un tono

diferente al diplomático”, pero que ello no significará que las relaciones entre ambos países haya

cambiado.

“En los tribunales la manera es una cosa más abierta, más dura y ese lenguaje va a sorprender un

poco al principio, por eso hemos querido que la gente lo sepa, y que no es que la relación entre los





dos países haya cambiado, sino que esa es la manera en la cual se llevan las cosas en los tribunales”,

afirmó a la Cadena CNN Chile, según informó AFP.

Se espera que entre el 3 y el 14 de diciembre ambos países presenten sus argumentos orales ante La

Corte de La Haya.

“El próximo año tenemos que pensar en el fallo que naturalmente va a ser un momento más difícil

porque algún país va a perder algo o porque va a sentir que no ha sido plenamente recogida su

posición”, dijo Moreno.




UNIDAD 4 Gestión documental

Habiendo comprendido los aspectos previos referidos a la unidad documental, podemos, en una

visión de conjunto, propiciar la gestión efectiva de documentos producidos coherentemente de

acuerdo a los principios, objetivos y planes de la organización. Ello, además, permitirá llevar a

cabo una gestión archivística de valor promoviendo la transferencia de conocimientos y buenas

prácticas desde los archivos, convirtiéndolos en áreas verdaderamente estratégicas de la

organización.

4.1 Sistema de gestión de documentos. Definición e importancia

¿Qué es un Sistema de Gestión de Documentos?

Desde un punto de vista interesante y experto, la informática, un Sistema de Gestión de

Documentos o DMS (por sus siglas en inglés), es un conjunto de procesos utilizado para

archivar y rastrear documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel

escaneados. Por tanto, desde el punto de vista clásico de la actividad archivística, un SGD,

debe entenderse desde un sentido amplio; no sólo como un proceso que empieza con la

recepción del documento hasta su conservación definitivo en los archivos históricos. Debe

entenderse desde un enfoque de gestión de proyectos, es decir, desde la concepción del

documento como instrumento de realización y valor agregado de recursos que la

organización pone a disposición de la gerencia para el logro de los objetivos planeados.

La visión clásica que considera la GD sólo como la captura y administración de un inventario

documental, debe migrar a favor de una concepción más sistémica y de generación de

conocimiento organizacional para que, de esta manera, se promueva la sostenibilidad y

fortalezca la responsabilidad social de las organizaciones públicas y privadas de una sociedad

moderna en un ambiente globalizado en el que cada vez mayor número de interesados

ejercitan sus derechos e influencias.




4.2 Aspectos básicos de la GD

Hay varias cuestiones comunes vinculadas a la gestión de documentos, tanto si es un sistema

informal, ad-hoc, un método basado en papel, como si es formal, estructurado, elaborado

por computadora para muchas personas de muchas oficinas, lo importante, en rodo caso, es

que el sistema que se adopte, se haga con objetivos consentidos, de acuerdo a los recursos

de la organización y con visión colaborativa en los resultados económicos.

La mayoría de los métodos de gestión de documentos deben considerar los siguientes

aspectos básicos

Creación

¿Cómo se crean los documentos?

Esta pregunta se vuelve más importante cuando muchas personas necesitan colaborar, y

surge la logística del control de la versión y la autoría. Si los documentos son creados por

personas motivadas, que responden a un perfil organizativo y tiene pleno conocimiento de

los objetivos empresariales, entonces serán responsables de la generación de documentos de

valor en cada estación de trabajo en la que se tomarán decisiones operativas o estratégicas.

Esas decisiones intangibles (conocimiento) se evidenciarán en soportes (tangibles) que irán

estableciendo la memoria institucional. El enfoque antropológico que debe predominar es el

de creación de bienestar, por lo que la producción de documentos de valor permitirá mejores

condiciones de progreso en función a que se irán generando tecnologías eficientes que, ante

la escasez de recursos, permitirán incremento de capital de trabajo, ya no por vía de

inyección de capital, sino como resultado del ahorro de recursos.

Las decisiones buscan el avance y progreso, envista de lo cual los archivos deben custodiar

elementos de valor que permitan una evaluación histórica, ya no de retrasos, sino de una

dinámica social de mejora continua.

Organización




¿Qué métodos serán utilizados para organizar o indexar los documentos y permitir su acceso

posterior? Se deben establecer sistemas de administración documental que permitan la

diseminación de la información en los niveles permitidos bajo el enfoque de generación de

conocimiento que inserte a éste en nuevos proceso, productos y servicios. De la misma

forma en que la institución debe conocer qué documentos crea, también debe conocer qué

documentos conserva, ya sea temporalmente o definitivamente.

Transferencia

La transferencia en un Sistema de Gestión Documental debe ser planificada con el fin que los

archivos sepan qué documentos se han creado en la organización y cuándo debe esperar su

recepción para, de acuerdo a su valoración, proceder a su eliminación o custodia definitiva.

No debe ser un suceso aislado, sino parte, ahora sí, de una administración planificada en la

que se considere la disposición compartida de la documentación pero sólo de acuerdo a

niveles especializados y debidamente autorizados. De esta manera se garantiza la creación de

valor y la custodia efectiva de las piezas documentales.

Archivo

¿Cómo pueden preservarse los documentos para su legibilidad en el futuro? ¿Qué

condiciones ambientales, de seguridad, ergonómicas debe considerarse para arquitectura un

sistema de archivo efectivo?

Estas interrogantes se dilucidarán si personal profesional, capacitado y actualizado,

administra los archivos, ya que ellos comprenden los conceptos académicos y operativos de

la custodia documental. La capacitación debe considerar la especialización documental y la

actualización debe considerar aspectos académicos transversales, que alienten nuevos

enfoques, mejores prácticas y casos de éxito, que mejoren permanentemente la

competitividad de los archivos a nivel institucional y social.

La movilidad social del profesional archivista será fundamental para su empleabilidad y

reputación profesional. En tal sentido, debe asistir frecuentemente a eventos académicos y

sociales con el fin de capturar experiencias exitosas o nuevos enfoques que se desarrollen y

beneficien de hecho hacia una mejor gestión. La gestión de riesgos inherentes a la actividad

archivística, la gestión de la calidad aplicada a la gestión documental, la vigilancia tecnológica




y el alineamiento estratégico deben conducir las actividades archivísticas y documentales

hacia niveles de profesionalización cada vez mayores, elevándose a niveles de docencia

empresarial.

Periodo de retención

Este aspecto fundamental es muy sensible en la administración documental, por lo que debe

ser llevado a la práctica desde una actitud conservadora y que implique conocimiento y

aprendizaje organizacional.

Para responder a la necesidad de determinar el tiempo de conservación de los documentos

producidos en la organización, debe primar el enfoque cliente-céntrico, es decir, velar por la

utilidad del documento en función de la utilidad para el cliente o interesado.

¿Cuánto tiempo deberían los documentos ser conservados?

La respuesta se encuentra en un instrumento denominado Cuadro de Retención (Ver figura

N°1) en donde se registren los tiempos de retención en cada estación o fase de archivo

(Gestión, intermedio o central, hasta su conservación permanente en el archivo histórico).

Para ello, se requiere previamente un estudio detenido de las características descritas de la

documentación de la organización, es decir su acertada valoración. Esta actividad se

evidencia en el denominado cuadro o Tabla de Valoración del inventario documental. En él se

establecen las características del documento, se grafica su importancia y determina el

periodo de custodia en cada fase de archivo, así como el procedimiento para su eliminación.

•El tiempo de retención previsto debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales

•Deben ser elaboradas en conjunto con el Comité de Evaluación documental –CED- de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente.

•Deberá difundirse a todas las dependencias de la institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, cumplimiento y actualización.




Seguridad

La gestión de riesgos efectiva implica conocer ¿Cómo serán protegidos los documentos?,

¿Quiénes son usurarios autorizados para acceder y en qué niveles?, ¿Cómo el personal no

autorizado será imposibilitado de ver, modificar o destruir los documentos?, ¿Cómo los

recursos serán destinados a proteger el patrimonio documental en escenarios de escasez de

recursos? La administración de riesgos documentales por parte de la actividad archivística

debe considerar el tramo desde la creación del documento hasta su proceso de conservación.

Asimismo se requiere responder ¿Cómo pueden los documentos ser recuperados en caso de

destrucción por incendios, inundaciones o desastres naturales?, ¿Cómo en caso de incidentes

o accidentes informáticos?, ¿Con qué protocolos se cuenta?

Por ello es que se afirma que el profesional archivista debe considerar aspectos académicos

transversales con el fin de ser un eficiente administrador y, en tema de gestión de riesgos,

promover medidas preventivas e, incluso, en materia de gestión del conocimiento, medidas

predictivas.

Figura N° 1. Formato de Tabla de Retención




Cabe mencionar que la fase de administración documental puede llevarse a cabo por la propia

empresa estableciendo la normatividad y procedimientos o delegar ésta función a través de la

tercerización (outsourcing) o administradores ajenos a la organización, estableciendo para ello

las garantías necesarias en función de las ventajas y desventajas (Ver figura N°2) para la

organización.

Figura N° 2. Ventajas y desventajas de la tercerización de la administración documental.

Ventajas DesventajasReducción de costes: el espacio es caro. No te preocupes, nosotros ya hemos hecho la inversión en tu lugar.

Pérdida de control directo

Accesibilidad remota a la información por parte de las personas autorizadas a través de internet, teléfono o fax.

Mayores posibilidades de infidencia a otras organizaciones

Cadena de custodia garantizada en todo el proceso.

Riesgo de perder experticia.

Especialización Mayor conocimiento y experticia en tecnología

Riesgo económico por efecto alza de costos

Riesgo operativo por efecto de quiebra,siniestro o transferencia de la propiedad social

http://es.wikipedia.org/wiki/Subcontrataci%C3%B3n




Desarrolle las siguientes actividades que le servirán para el estudio de los temas aprendidos.

Identifique la situación del archivo de su institución

Realice una crítica constructiva respecto de la forma en que se administra el inventario

documental; revise si cuenta con instrumentos o tablas de valoración, retención,

calendario de transferencias.

En base a la observación anterior, analice los riesgos de la documentación en ese estado

de acuerdo a lo desarrollado en la presente unidad y proponga medidas que intenten

revertir dicha situación.

Por último, identifique el enfoque que utiliza la organización en donde labora de acuerdo a

la siguiente interrogante: ¿La gestión documental en la organización significa sólo la

aplicación de los procesos archivísticos que empiezan con la recepción del documento en

el archivo? ¿Existen condiciones para que las personas creen documentos considerando

una efectiva construcción que faciliten la argumentación propia e interpretación de los

involucrados en el proceso administrativo?





Unidad Ideas principales

1. El documento

El vocablo documentos viene del latín “docere” que significa enseñar,

instruir, por lo tanto los documentos debe estructurarse a evidencias

cuyas principales característica debe ser:

• Autenticidad

• Fiabilidad

• Integridad

• Manejabilidad

2. La construcción

de datos

Es imprescindible construir sobre dos enfoques: Una

administración archivística eficiente, sobre documentación

eficiente.

Es importante comprender que en todo tipo de comunicación

pueden existir distorsiones o los denominados ruidos que afectan

negativamente el logro del objetivo por el cual una persona se

comunica con otra, por ello, debemos ser muy asertivos al

momento de construir documentos, ya que de los datos

dependerá la correcta interpretación de los hechos que motivaron

la toma de decisión y utilización de recursos.

3. El argumento y

la interpretación

Un buen argumento hará propicia una interpretación veraz,

pronta y coherente, facilitando la toma de decisiones y, por

supuesto, colaborando con os resultados económicamente

positivos para la organización. Más allá de ello, se establecerá o

fortalecerá el capital estructural (Estatutos, manuales,

reglamentos, códigos, procedimientos) como factor de

incremento del capital intelectual de la organización.

4. La Gestión

Documental

(GD)

Un SGD, debe entenderse desde un sentido amplio; no sólo como

un proceso que empieza con la recepción del documento hasta su

conservación definitivo en los archivos históricos. Debe

entenderse desde un enfoque de gestión de proyectos, es decir,

Resumen del módulo




desde la concepción del documento como instrumento de

realización y valor agregado de recursos que la organización pone

a disposición de la gerencia para el logro de los objetivos

planeados.

Le sugerimos revisar las siguientes direcciones electrónicas:

Información sobre calidad de datos

www.ibm.com/developerworks/data/dmmag/

http://www.gbm.net/bt/bt48/tendencias/calidad_de_datos_inteligente.php

http://www.prensaescrita.com/adiario.php?codigo=AME&pagina=http://www.elcomercio.pe



Artículos de revista

Montenegro, W. & Alvarez, L. (2011). Aproximación al concepto de competitividad

organizacional. Revista Memoria, Vol. 9, N° 16, pp.39-51.

Sánchez, A., Medina, A. & Hormiga, E. (2007). .El concepto de capital intelectual y sus

dimensiones. Investigaciones Europeas de Dirección y Economía de la Empresa. Vol. 13, N° 2, pp.

97-111.

Libros:

Bustelo, C. (2009). La gestión de documentos y las evidencias en las organizaciones. Del plano

operativo a plano estratégico: una propuesta desde la normalización. Revista Española de

Documentación Científica, 32, octubre-diciembre.

Bustelo, C. (2011). Los grandes temas relacionados con la gestión de documentos: desafíos y

oportunidades. El profesional de la información, marzo-abril 2011, vol. 20, N°2, pp. 129-133.

Nonaka, I. & Takeuchi, H. (1999). La organización creadora de conocimiento. Oxford University

Press.

Direcciones web

Bibliografía

http://www.ibm.com/developerworks/data/dmmag/

http://www.gbm.net/bt/bt48/tendencias/calidad_de_datos_inteligente.php






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