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Manual
Oficina Libre Acceso a la Información
de Procedimientos
Oficina de Libre Acceso a la Infomación
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INTRODUCCION
El presente documento es el Manual de Procedimientos de la Oficina de Acceso a la
Información, el cual fomenta el control interno, al contar con sus políticas y procedimientos
en forma escrita. Las funciones de este manual se encuentran comprendidas en el Manual
de Organización y Funciones de la institución. En este trabajo se describen únicamente los
procedimientos que lleva a cabo la OAI, así como los documentos y formatos que utilizan.
El Manual de Procedimientos es una herramienta necesaria para mantener informado al
personal de la Dirección General de Presupuesto a la vez que conforma uno de los
elementos principales del Sistema de Control Interno. Éste hace que las instrucciones sean
decisivas, minimiza las interpretaciones discrecionales, enlaza a cada una de las áreas en la
organización estableciendo buenas relaciones entre ellas, facilita el entrenamiento al
personal de nuevo ingreso y contribuye al logro de los objetivos institucionales.
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Tabla de Contenido
Objetivo del Manual de Procedimientos ...................................................................... 3
Metodología del Manual ............................................................................................. 4
Organigrama de la Oficina de Acceso a la Información ................................................ 5
Procedimiento: (Solicitud de Libre Acceso a la información) ......................................... 6
Formulario: (Solicitud de Información)………………………………………………..…11
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Objetivo del Manual
Describir en forma ágil, clara y sencilla, los procedimientos que se llevan a cabo en la
OAI señalando las personas que intervienen en la realización de estos, así como los
documentos o formatos que se utilizan y la distribución de los mismos.
Establecer los lineamientos que deberán observarse en la OAI, para cumplir con los
procedimientos ya establecidos
Precisar los procedimientos de la OAI para deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas a la Oficina y propiciar la
estandarización en el servicio, respecto de otras OAI.
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a los distintos procedimientos.
Ayudar a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos.
Asegurar la continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
Incrementar la coordinación en la realización del trabajo.
Posibilitar una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
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Metodología del Manual
La elaboración de este Manual, se realizó de acuerdo a las siguientes fases de trabajo:
Primera Fase: Levantamiento de la Información
- El objeto de esta fase fue: Obtener las informaciones referentes a los procesos de la OAI,
mediante entrevistas a los empleados en su sitio de trabajo, adquiriendo una descripción
detallada de las tareas que se realizan.
Segunda Fase: Análisis, Validación y Documentación
- En esta fase fue: Se analizaron las actividades que realizan los empleados, examinando
cada proceso y validándolos (posteriormente), con los supervisores correspondientes. Tercera Fase: Jornadas de Socialización
- Se realizaron jornadas de socialización de los documentos, procedimientos y diagramas
de flujo, y se ajustaron en función a las sugerencias presentadas en la socialización.
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ORGANIGRAMA
OFICINA DE ACCESO LA INFORMACION (OAI)
Director General
Responsable de Oficina
De Libre Acceso Información
Auxiliar Técnico de Oficina De Libre Acceso Información
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DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO Descripción del Procedimiento
Área: Oficina Libre Acceso a la Información (OAI) Página 1 de 5
Procedimiento:
Solicitud de Libre Acceso a la Información
Código: OAI-P001
1. GENERALIDADES
La Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI), de la Dirección General de Presupuesto (DIGEPRES), tiene como
responsabilidad dar a conocer a todos los usuarios las informaciones referentes a las actividades y operaciones que
realiza la institución. Estas informaciones pueden solicitadas por distintas vías (Presencial, Electrónica y Telefónica)
las cuales son recibidas y respondidas dentro del plazo que establece la ley No.200-04.
2. PROPÓSITO
Atender las solicitudes de informaciones que formulen los usuarios e instituciones a la Dirección General de
Presupuesto (DIGEPRES), así como responder de manera efectiva dentro de los plazos que establece la ley No. 200-
04.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica para las solicitudes que son recibidas en la oficina de libre acceso a la información de la
DIGEPRES. Inicia con la solicitud de información formulada por los usuarios y concluye con la entrega de dicha
información.
4. POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO
1. Las solicitudes de información serán realizadas a la Oficina de Acceso Información (OAI) por las siguientes
vías: correo electrónico, fax, telefónica y de manera personal completando el formulario creados para
estos fines.
2. Las informaciones solicitadas a la Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) podrán ser entregadas en
formato digital como en formato impreso.
3. En los casos de solicitudes de informaciones que por su naturaleza no podrán ser respondidas dentro del
plazo legal establecido por la ley (quince (15) días laborables), la oficina de libre acceso a la información
(OAI) tendrá diez (10) días para poder responder a la solicitud. Se deberá notificar mediante comunicación al
usuario las razones que justifica la extensión.
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4. Las solicitudes de informaciones que por alguna razón no estén disponibles, la Oficina de Libre Acceso a la
Información (OAI) deberá comunicar al usuario en forma escrita en un plazo no mayor a cinco (5) días
laborables. Este plazo se contabilizara desde el momento de la recepción de la solicitud.
5. La Encargada de la Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) deberá llevar un registro de las
informaciones que entrega a los usuarios para los fines de acuse de recibo.
6. La Encargada de la Oficina de Libre Acceso a la Información será responsable de informar al usuario por las
vías establecidas en este procedimiento, las tramitaciones de solicitudes que fueron enviadas a otras
instituciones por estar fuera de la competencia de la DIGEPRES.
7. Las áreas sustantivas de la DIGEPRES serán responsables de suministrar a la oficina de libre acceso a la
información (OAI) las informaciones que se encuentren en el Sistema Integrado de Gestión Financiera
(SIGEF), con el apoyo del Departamento de Tecnología.
8. Las distintas dependencias de la DIGEPRES tendrán un plazo de setenta y dos (72) horas para responder a las
solicitudes de informaciones realizadas por la Oficina de Acceso a la Información (OAI).
9. La Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) deberá dar respuesta a las solicitudes recibidas de los
usuarios dentro de un plazo de quince (15) días como lo establece la ley de libre acceso a la información (Ley
200-04).
10. La Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI), será responsable de tramitar dentro de un plazo no mayor
a tres (3) días laborables, las solicitudes de informaciones que estén fuera de la competencia de la
DIGEPRES. Este plazo se contabilizara desde el momento de la recepción de la solicitud.
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades
Usuarios(as) 1. Realiza las solicitudes de las informaciones relacionadas a
la DIGEPRES por las vías establecidas en este
procedimiento.
Responsable de Acceso a la Información 2. Recibe y analiza solicitudes de informaciones del usuario.
Si las informaciones están en la página web notifica al
usuario su disponibilidad, en caso de que las informaciones
no están disponible en la página web, se envía la solicitud
a la dirección general.
3. Remite la solicitud de información a la sección de archivo y
correspondencia para remisión a la Dirección General.
Sección de Archivo y Correspondencia 4. Recibe la solicitud y procede a remitir a la Dirección
General.
Director General
5. Recibe la solicitud de información y designa a un asesor
para los fines de gestionar la información.
Asesor 6. Coordina con la responsable de la oficina de acceso a la
información (RAI) la tramitación de la información.
Responsable de Acceso a la Información 7. Entrega al área correspondiente la solicitud de la
información, la cual debe ser respondida dentro de los
plazos establecidos en este procedimiento.
Director de Área Correspondiente 8. Recibe y analiza las informaciones requeridas por la
encargada de la oficina de libre acceso a la información.
Procede asignar la persona responsable de recopilar las
informaciones requeridas.
Responsable Departamental / Analista 9. Reciben requerimientos y proceden a recopilar
informaciones y remite al director del área para su
verificación.
Director de Área Correspondiente 10. Recibe y valida las informaciones y procede a entregar a la
encargada de la OAI la información requerida.
Responsable de acceso a la Información 11. Recibe las informaciones del director del área
correspondiente y procede a entregar las informaciones al
asesor designado por el director para su validación
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Asesor 12. Valida que las informaciones corresponden a la solicitud
realizada por el usuario y remite dichas informaciones al
director general.
Director General 13. Recibe y verifica las informaciones, firma comunicación
que estará anexa a la solicitud del usuario.
Responsable de Acceso a la Información 14. Remite comunicación al usuario
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documentos Código (cuando aplique)
Formulario de requerimiento de información OAI-F-001
7. DISTRIBUCIÓN
Deben poseer copia controlada de este procedimiento la Oficina de Acceso a la Información (OAI), todas áreas
sustantiva de DIGEPRES, Departamento de Administrativo, Departamento de Recursos Humanos y Departamento de
Planificación y Desarrollo.
8. DIAGRAMA DE FLUJO
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Inicio
Fin
Responsable Departamental / Analista
Reciben requerimientos y proceden a recopilar informaciones y remite al
director del área para su verificación
Director de Área Correspondiente
Recibe y analiza las informaciones requeridas por la encargada de la
oficina de libre acceso a la información. Procede asignar la
persona responsable de recopilar las informaciones requeridas.
Responsable de Acceso a la Información
Entrega al área correspondiente la solicitud de la información, la cual debe ser respondida dentro de los
plazos establecidos en este procedimiento.
Asesor
Coordina con la responsable de la oficina de acceso a la información
(RAI) la tramitación de la información
Sección de Archivo y Correspondencia
Recibe la solicitud y procede a remitir a la Dirección General.
Asesor
Valida que las informaciones corresponden a la solicitud realizada
por el usuario y remite dichas informaciones al director general.
Director General
Recibe y verifica las informaciones, firma comunicación que estará anexa a la solicitud del usuario
Director General
Recibe la solicitud de información y designa a un asesor para los fines de
gestionar la información.
Remite la solicitud de información a la sección de archivo y
correspondencia para remisión a la Dirección General.
Responsable de Acceso a la Información
Responsable de Acceso a la Información
Recibe y analiza solicitudes de informaciones del usuario.
Realiza las solicitudes de las informaciones relacionadas a la
DIGEPRES por las vías establecidas
UsuariosResponsable de acceso a la
Información
Recibe las informaciones del director del área correspondiente y
procede a entregar las informaciones al asesor designado por el director para su validación
Responsable de Acceso a la Información
Remite comunicación al usuario
Director de Área Correspondiente
Recibe y valida las informaciones y procede a entregar a la encargada de
la OAI la información requerida
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MINISTERIO DE HACIENDA Dirección General De Presupuesto
Area:
Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) Página 11 de 11
Documento: Formulario Solicitud de Libre Acceso a la Información Código:
OAI-F-001
Version: 01 1-Presente un Poder Legal cuando actúe en nombre y representación de otra Persona Física o de una Persona Jurídica
2-Pida el acuse de recibo de su solicitud de Información o la confirmación de recepción en caso de ser por vía electrónica
3- El Acceso Público a la información es gratuito en tanto no se requiera la reproducción de la información
I. Datos del Solicitante
Nombre de la Persona Física o Jurídica (*anexar poder otorgado para hacer la solicitud de información):
_________________________________________________________________________________________________
No. Cédula / Pasaporte / RNC: ____________________________________________________________________________
Dirección: ____________________________________________________________________________________________
Teléfono: ___________________________ Celular: ___________________________ Fax: ___________________________
Correo Electrónico: ____________________________________________________________________________________
II. Datos de Información Requerida
Descripción de la información (especifique si son fotografías, grabaciones, soportes magnéticos o digitales):
_______________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________
Motivación de la Solicitud: _______________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
Medio para recibir la información (seleccione):
PERSONAL PAGINAS INTERNET TELEFONO
CORREO ELECTRONICO CORREO ORDINARIO FACSÍMIL
Indicar dirección en caso de ser por correo: ___________________________________________________________________________________
III. Firmas
______________________________________ ____________________________ __________________________
Nombre del Solicitante Firma del Solicitante: Representante de la OAI
No. de Solicitud Día Mes Año
*Espacio Reservado para la Oficina de Acceso a la Información*
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