MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA...

H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE XALAPA- EQUEZ., VER.

2011-2013

MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA CONTRALORÍA INTERNA

Presentación 1

Estructura Orgánica 2

Simbología 3

Descripción de procedimientos 6

Registro en el Padrón de Proveedores 7

Registro en el Padrón de Contratistas 16

Recepción de quejas y denuncias 27

Procedimiento Administrativo para el Fincamiento de Responsabilidades a los Servidores Públicos. 37

Recepción de quejas, denuncias o sugerencias presentadas mediante buzón 45

Auditoría (administrativa, financiera, de cumplimiento o legalidad) 52

Auditoría de Seguimiento (administrativa, financiera, de cumplimiento o legalidad)…… 64

Auditoría de Conclusión (administrativa, financiera, de cumplimiento o ………… legalidad). 69

Glosario de Términos 74

Firmas de Autorización 76

Aprobación 77

Directorio 78

Créditos 79

ÍNDICE

1

PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos es un instrumento de información en el que se señalan, en forma ordenada, las operaciones que deben seguirse para la ejecución de las funciones asignadas a la Contraloría Interna. Cumpliendo con el Plan de Desarrollo Municipal 2011-2013 y con base en el Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa, la Dirección de Recursos Humanos, en acuerdo con la Contraloría Interna, se dio a la tarea de elaborar este Manual de Procedimientos en el que se presenta una descripción lógica, metódica y detallada de los procedimientos a desarrollar en el área. El objetivo de este documento es contar con una herramienta que contenga un orden y una estandarización para el cumplimiento de las actividades laborales, así como detectar las desviaciones y omisiones que se comentan al desarrollar las mismas. Las modificaciones que surjan por causa de los cambios en la estructura orgánica o en las leyes competentes se deben incorporar al presente manual, con el fin de mantener una permanente actualización de este documento. Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en la Contraloría Interna. El titular del área es el responsable de verificar que lo señalado en este documento se aplique, con el objetivo de que las actividades laborales se realicen eficazmente.

2

ESTRUCTURA ORGÁNICA

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA C.P.A. Taurino Caamaño

Quitano C.P.A. Apolinar Solís

Domínguez Lic. Elizabeth Morales

García Abril de 2012

Enlace de la Contraloría Interna Contralor Interno Presidenta Municipal

Presidencia Municipal

Contraloría Interna

Subdirección Jurídica de Responsabilidad

Patrimonial y Quejas

Unidad de Auditoria

Unidad de Supervisión de Obra

Pública

3

SIMBOLOGÍA

Terminal:

Indica el inicio y el término del procedimiento.

Operación:

Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa:

Indica la respuesta a una pregunta (si o no).

Documento:

Representa cualquier tipo de documento que se genere,

salga o entre durante el procedimiento.

Multidocumento:

Representa a los documentos que se generen, salgan o

entren durante el procedimiento.

Archivo permanente:

Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal:

Indica que el documento se guarda de manera provisional.

Sistema informático:

Indica el uso o procesamiento de la información, a través de

un sistema o programa informático.

4

SIMBOLOGÍA

Disquete o Diskette:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a

través de una unidad magnética.

Disco compacto:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a

través de un CD.

Pasa el tiempo:

Representa una interrupción en el proceso

Aclaración:

Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una

actividad del procedimiento

Conector de actividad:

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama

de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector fuera de página:

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente,

en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o líneas de unión:

Conecta los símbolos señalando el orden que deben

realizarse las distintas operaciones.

5

SIMBOLOGÍA

Dirección de flujo de actividades simultáneas:

Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o

más actividades que se desarrollan en diferente dirección del

flujo.

Objeto:

Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la

descripción narrativa y que se quiera representar

gráficamente en el diagrama de flujo

Efectivo o cheque: Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.

6

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

7

PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:

CI/P01/12 Contraloría Interna Registro en el Padrón de Proveedores Integrar y actualizar el Padrón de Proveedores para garantizar las adquisiciones de bienes y prestación de servicios. Diaria

NORMAS El registro de proveedores se hará con fundamento en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz Llave en su artículo 22, el cual dice que las personas físicas y las personas morales deben presentar la siguiente documentación:

Para personas físicas: Formato de Solicitud de Proveedores proporcionada por la Contraloría

Interna en original y fotocopia firmado en original. Formato de Carta Compromiso, firmado en original. Copia fotostática de Acta de Nacimiento y original para cotejo. Copia fotostática de Identificación Oficial y original para cotejo. Copia fotostática de la Cédula de Identificación Fiscal que lo acredite como

contribuyente ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, y original para cotejo.

Copias fotostáticas de las últimas declaraciones de obligaciones fiscales ante la Federación, el Estado o el Municipio y originales para cotejo. (Declaración Anual del ejercicio fiscal anterior y los últimos tres pagos provisionales del ejercicio actual).

Dos fotografías tamaño infantil del propietario. Copia fotostática del comprobante fiscal que emite (Factura).

8

NORMAS Para personas morales: Formato de Solicitud de Proveedores proporcionada por la Contraloría Interna

en original y fotocopia firmada en original. Formato de Carta Compromiso, firmado en original. Copia fotostática del Acta Constitutiva de la Sociedad, debidamente inscrita en el

Registro Público de la Propiedad y original para cotejo. Copia fotostática de Identificación Oficial del representante legal de la empresa y

original para su cotejo. Copia fotostática de la Cédula de Identificación Fiscal que lo acredite como

contribuyente ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y original para su cotejo.

Copia fotostática del Poder General o Especial a favor del representante legal, otorgado ante la fe de Notario Público, debidamente inscrito en el Registro Público de la Propiedad para intervenir en los procedimientos a que la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, se refiere en nombre y representación del Poderdante y original para su cotejo.

Copias fotostáticas de las últimas declaraciones de obligaciones fiscales ante la Federación, el Estado y/o el Municipio, y original para su cotejo. (Declaración Anual del ejercicio fiscal anterior y los últimos tres pagos provisionales del ejercicio actual).

Dos fotografías tamaño infantil del representante legal de la empresa. Copia de comprobante fiscal que emite (Factura).

El formato de Solicitud de Proveedores solicitado por la Contraloría Interna se obtiene de la solicitud de empadronamiento a través de:

vía internet (digital)

en las oficinas de la Contraloría Interna (impresa)

9

NORMAS La Contraloría Interna sólo recibe y sella los documentos cuando se encuentra la documentación completa.

Las empresas que no proporcionen los documentos solicitados, por fuerza de causa mayor, en original para cotejo deben presentar copias certificadas ante notario público.

Las empresas que sean foráneas deben presentar un teléfono local y carta bajo protesta de decir verdad, donde especifique que cuenta con domicilio en la ciudad de Xalapa, Veracruz, para oír y recibir notificaciones proporcionando los datos del mismo y agregando copia del comprobante del domicilio que lo avale.

La Cédula de Empadronamiento se elabora en dos tantos originales: una para ser entregada al proveedor y otra para la Contraloría Interna; esta última la debe firmar el representante legal como acuse de recibido.

El registro en el padrón tiene vigencia del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año.

Los proveedores y prestadores de servicios dentro de los treinta días hábiles anteriores al vencimiento de su registro deben presentar su solicitud de revalidación.

La vigencia del registro de los interesados que solicitan su inscripción durante el transcurso del año, debe iniciar a partir de la fecha del alta en el padrón, y finalizar el 31 de diciembre del mismo año.

La falta de presentación de la solicitud para obtener un refrendo o la negativa de éste trae como consecuencia la cancelación del registro a su vencimiento, sin perjuicio del derecho del interesado de formular una nueva solicitud para obtenerlo.

10

NORMAS Las personas que deseen participar en licitaciones públicas, cuya solicitud de

Inscripción al padrón haya sido presentada dentro del plazo de 15 días hábiles anteriores a la publicación de la licitación y no se les haya resuelto sobre su inclusión en el mismo, puede participar en la licitación si presentan una declaración por escrito en la cual se especifique que su registro se encuentra en trámite y le anexan los documentos con los sellos de recibido que acrediten la fecha de presentación de la solicitud ante la Contraloría Interna.

La Contraloría interna está facultada para suspender el registro del proveedor y prestador de servicios, hasta por el término de doce meses cuando:

I. Incumpla con la entrega de los bienes o las obras, con la prestación de los servicios en las condiciones pactadas;

II. Se niegue a dar las facilidades necesarias para que la Dirección de Recursos Materiales, la Dirección General de Obras Públicas o la autoridad municipal competente, ejerzan sus funciones de verificación, inspección y vigilancia; y,

III.- Se niegue a sustituir las mercancías o prestar los servicios que no reúnan los requisitos estipulados en el periodo o contrato respectivos.

Cuando cumpla con lo que establezca el pedido y/o contrato en términos satisfactorios para el Ayuntamiento, la Contraloría Interna dispondrá lo conducente para que el registro del interesado vuelva a surtir todos sus efectos legales.

La Contraloría Interna debe cancelar el registro de algún proveedor o prestador de servicios cuando:

11

NORMAS

I.- La información proporcionada para la inscripción fuera falsa, o haya actuado con dolo o mala fe en alguna licitación para la adjudicación del pedido o contrato, en su celebración o en su cumplimiento;

II.- Incumpla en los términos con algún pedido o contrato por causas imputables a él, y perjudique con ellos los intereses del Ayuntamiento;

III.- Incurra en actos, prácticas u omisiones que lesionen el interés general o los de la economía municipal;

IV.- Se declare en quiebra;

V.- Haya aceptado o firmado pedidos o contratos que contravengan lo establecido por el presente reglamento, por causas que le sean imputables;

VI.- Se declare incapacitado legalmente para celebrar actos o contratos regulados por el presente ordenamiento; y

VII.- Deje de reunir los requisitos necesarios para estar inscrito en el padrón.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA C.P.A. Taurino

Caamaño Quitano C.P.A. Apolinar Solís

Domínguez C.P.A. Apolinar Solís

Domínguez Abril de 2012

Enlace de la Contraloría Interna Contralor Interno Contralor Interno

12

DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:

CI/P01/12 Registro en el Padrón de Proveedores Abril de 2012

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Contraloría Interna

1 2

2A

2B 3 4

Recibe del proveedor la Documentación requerida en fotocopia y original para cotejo. Coteja y verifica que la documentación esté completa y correcta. ¿Está completa y correcta la documentación? En caso de no estar completa y correcta la documentación: Informa de manera verbal al proveedor señalando en el formato de solicitud de proveedores la documentación faltante y/o las observaciones a que haga lugar. Devuelve al proveedor la Documentación presentada y la solicitud, fijando una nueva fecha de entrega. Pasa el tiempo. Conecta con la actividad número 1. En caso de estar completa y correcta la Documentación: Saca una fotocopia de la Solicitud y la sella como acuse de recibo, entregándola al proveedor como comprobante, por lo que la original se integra al expediente. Informa al proveedor la fecha en que el representante legal deberá pasar a la Contraloría Interna a firmar su Cédula de Empadronamiento, indicándole que deberá presentar el original de la identificación oficial. Pasa el tiempo.

13

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Contraloría Interna

5

6

7

8

9

10

11

Consulta el Padrón de Proveedores en el sistema informático y asigna el número de proveedor en la Cédula de Empadronamiento

Elabora en dos tantos la Cédula de Empadronamiento recabando las firmas del Contralor Interno y el Subdirector Jurídico de Responsabilidad Patrimonial y Quejas.

Recaba firma del representante legal en los dos tantos de la Cédula de Empadronamiento.

Entrega un tanto de la Cédula de Empadronamiento al representante legal y recaba en el otro tanto su firma de recibido, el cual conserva como acuse de recibo, mismo que archiva de manera cronológica permanente.

Accesa al Padrón de Proveedores en el sistema informático en el cual registra los datos correspondientes del proveedor para actualizarlo.

Integra la Documentación en un expediente del padrón de proveedores, archivándolo de manera cronológica permanente.

Envía semanalmente en forma electrónica a la Dirección de Recursos Materiales y a la Dirección de Egresos el Padrón de Proveedores actualizado.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

C.P.A. Taurino Caamaño Quitano C.P.A.

Apolinar Solís Domínguez

C.P.A. Apolinar Solís Domínguez Abril de 2012

Enlace de la Contraloría Interna Contralor

Interno Contralor Interno

14

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento: Registro en el Padrón de Proveedores

15

Padrón de Proveedores

Padrón de Proveedores

1

Envía

/Dirección de Recursos Materiales/

/Dirección de Egresos/

FIN


C.P.A. Taurino Caamaño Quitano C.P.A. Apolinar Solís Domínguez C.P.A. Apolinar Solís Domínguez Abril de 2012


FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento: Registro en el Padrón de Proveedores

16


CI/PO2/12 Contraloría Interna Registro en el Padrón de Contratistas Contar con un Padrón de Contratistas confiable para garantizar la contratación de Obra Publica Diaria

NORMAS El registro de Contratistas se hará para personas físicas y para personas morales

quienes deberán presentar la siguiente documentación:

Para personas físicas:

Formato de solicitud de Contratistas (proporcionada por la Contraloría

Interna) en original y fotocopia.

Formato de Carta Compromiso, firmado en original.

Dos fotografías tamaño infantil del propietario.

Copia fotostática de Acta de Nacimiento y original para cotejo.

Copia fotostática de Identificación Oficial original para cotejo.

Copia fotostática de la Cédula de Identificación Fiscal como Contribuyente

ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Copias fotostáticas cotejadas de las últimas declaraciones de obligaciones

fiscales ante la Federación, el Estado o el Municipio. (Declaración anual del

ejercicio fiscal anterior y las últimas tres pagos del ejercicio actual).

Copia fotostática del registro ante el IMSS, INFONAVIT, SIEM vigentes.

Currículum de la empresa.

Relación de obras de los dos años anteriores celebradas con la administración

pública o con particulares, contemplando los siguientes datos: fecha, número

de contrato, descripción, monto contratado y carátulas de contrato.

17

NORMAS

Currículum firmado de cada uno de los responsables técnicos (con firma

original en la copia del Currículum que se deja y anexando copia de la cédula

profesional).

Estados financieros recientes (Estado de Situación Financiera y Estado de

Resultados) (máximo de 60 anteriores a la solicitud, firmados por el solicitante

y por el contador público en original), anexando copia de la Cédula

Profesional del Contador que lo elaboró con firma en original.

Relación analítica de activos fijos firmada por el contador que lo elaboró (con

firma original en las copias que se dejan).

Relación de maquinaria y equipos disponibles, especificando cuáles son de su

propiedad, presentando copias de facturas. (En caso de no tener maquinaria,

anexar carta responsiva en la que se comprometen a rentarla, en caso de que

se le adjudique algún contrato).

Manifestación firmada de no haber incumplido en trabajos realizados en otros

ayuntamientos o dependencias de Gobierno y de no estar vetado temporal o

definitivamente.

Copia de comprobantes fiscal que emite (Factura)

Constancia de cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad

social, expedida por el IMSS para cada obra ejecutada durante el ejercicio o

especificar de cuantos ejercicios atrás.

Copia fotostática del registro vigente en el Padrón de Contratistas (una vez

que haya cumplido con todos los requisitos) y presentar recibo emitido por la

Dirección de Ingresos de la Tesorería Municipal.

Para personas morales:

Formato de Solicitud de Contratista (proporcionada por la Contraloría Interna)

en original y fotocopia.

18

NORMAS Formato de Carta Compromiso (proporcionada por la Contraloría Interna) en

original y fotocopia.

Copia fotostática cotejada del Acta Constitutiva de la Sociedad debidamente

inscrita en el Registro Público de la Propiedad.

Copia fotostática cotejada de Identificación Oficial.

Copia fotostática cotejada de la Cédula de Identificación Fiscal como

Contribuyente ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Copia fotostática cotejada del Poder General o Especial a favor del

representante legal, otorgado ante la fe de Notario Público, debidamente

inscrito en el Registro Público de la Propiedad para intervenir en los

procedimientos a que la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración

y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la

Llave, se refiere en nombre y representación del poderdante.

Copias fotostáticas cotejadas de las últimas declaraciones de obligaciones

fiscales ante la Federación, el Estado o el Municipio. (Declaración Anual del

ejercicio fiscal anterior y los últimos tres pagos del ejercicio actual).

Registro ante el IMSS, INFONAVIT, SIEM, vigentes.

Currículum de la empresa.

Relación de obras, de los 2 años anteriores, celebradas con la administración

pública o con particulares, contemplando los siguientes datos: fecha, número

de contrato, descripción, monto contratado y carátulas de contrato.

Currículum firmado por cada uno de los responsables técnicos (con firma original

en la copia del currículum que se deja y anexando copia de la cédula profesional).

Estados financieros recientes (Estado de Situación Financiera y Estado de

Resultados) (máximo de 60 días anteriores a la solicitud, firmados por el

solicitante y por el contador en original), anexando copia de cédula

19

NORMAS

profesional del contador público que lo elaboró con firma en original. Relación analítica de activos fijos firmada por el contador (con firma original

en las copias que se dejan). Relación de maquinaria y equipos disponibles, especificando cuáles son de su

propiedad, presentando copia de facturas (en caso de no tener maquinaria, anexar carta responsiva en la se comprometen a rentarla, en caso de que se le adjudique algún contrato)

Manifestación escrita y firmada, de no haber incumplido en trabajos realizados en otros Ayuntamientos o Dependencias de Gobierno y no estar vetado temporal o definitivamente.

Copia de Comprobante fiscal que emite (Factura) Constancia de cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad

social, expedida por el IMSS para cada obra ejecutada durante el ejercicio 2008 y 2009.

Registro vigente en el Padrón de Contratistas de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Realizar pago del registro al padrón de contratistas (una vez que haya cumplido con todos los requisitos) y presentar recibo emitido por la Dirección de Ingresos de la Tesorería Municipal.

El formato de Solicitud de contratistas solicitado por la contraloría interna se obtiene de la solicitud de empadronamiento a través de: Vía internet (digital ) La Contraloría Interna solo recibe y sella los documentos cuando se

encuentra la documentación completa.

20

NORMAS

Las empresas que no proporcionen los documentos solicitados en original

para cotejo deben presentar copias certificadas ante Notario Público.

La Contraloría Interna debe solicitar al Contratista que se de alta en el

Padrón, copia de recibo oficial emitido por la Dirección de Ingresos de la

Tesorería Municipal a efecto de verificar que se haya realizado el pago de

citado registro.

Las empresas foráneas deben presentar un teléfono local y carta bajo

protesta de decir verdad, donde especifique que cuenta con domicilio en la

ciudad de Xalapa, para oír y recibir notificaciones proporcionado los datos el

mismo y agregando copia del comprobante de domicilio que lo avale.

La cédula de empadronamiento se elaborará en 2 tantos originales: una para

ser entregada al contratista y otra para la Contraloría Interna; en esta última

firmará el representante legal de acuse de recibido.

El registro en el Padrón de Contratistas tendrá vigencia del 1 de enero al 31

de diciembre de cada año. Los contratistas dentro de los treinta días hábiles

anteriores al vencimiento de su registro presentarán su solicitud de

revalidación.

La vigencia del registro de inscripción iniciará a partir de la fecha de alta en el

padrón y finalizará el 3 de diciembre del mismo año.

La falta de presentación de la solicitud para obtener un refrendo o la

negativa de éste trae como consecuencia la cancelación del registro de

vencimiento, sin perjuicio del derecho del interesado de fórmula una nueva

solicitud para obtenerlo.

21

NORMAS

Las personas que deseen participar en la licitaciones públicas, cuya solicitud de inscripción al Padrón de contratistas sea presentada dentro del plazo de 15 días hábiles anteriores a la publicación de la licitación y no se le haya resuelto su inclusión en el mismo, pueden participar en la licitación si presentan una declaración por escrito en la cual especifiquen que su registro se encuentra en trámite y le anexen los documentos con los sellos de recibido que acrediten la fecha de presentación de la solicitud ante la Contraloría interna.

La Contraloría Interna está facultada para suspender el Registro de Contratistas, hasta por el término de doce meses cuando: I.- Incumpla con la entrega de los bienes o las obras, con la prestación de los servicios en la condiciones pactadas; II.- Se niegue a dar las facilidades necesarias para la Dirección de Recursos Materiales, la Dirección General de Obras Publicas o la Autoridad Municipal competente ejerzan sus funciones de verificación, inspección y vigilancia.

La contraloría Interna puede cancelar el registro de algún contratista cuando: I.- La información proporcionada para la inscripción fuera falsa, o haya actuado con dolo o mala fe en alguna licitación para la adjudicación del pedido o contrato, en su celebración o en su cumplimiento; II.- Incumpla en los términos con algún pedido o contrato por causas imputables a él y perjudique con ello a los interesados del Ayuntamiento. III.- Incurra en los actos, prácticas u omisiones que lesionen el interés general de la economía municipal. IV.- Se declare en quiebra.

22

NORMAS

V.- Haya aceptado o firmado pedidos o contratados que contravengan lo establecido por el por el presente reglamento, por causas que les sean imputables. VI.- Se declare incapacitado legalmente para celebrar actos o contratos regulados por el presenten ordenamiento. VII.- Deje de reunir los requisitos necesarios para estar inscrito en el Padrón de Contratistas.


Quitano C.P.A. Apolinar

Solís Domínguez C.P.A. Apolinar Solís

Domínguez Abril de 2012 Enlace de la Contraloría

Interna Contralor Interno Contralor Interno

23


CI/PO2/12 Registro Padrón de Contratistas Abril de 2012

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Contraloría

Interna

1 2

2A

2B

2C

3

Recibe del Contratista la Documentación requerida en dos tantos de fotocopia y original para cotejo. Coteja y verifica que la Documentación requerida en fotocopia esté completa y correcta de conformidad con la original. ¿Está completa y correcta la documentación Requerida? En caso de no estar completa y correcta la Documentación requerida: Informa de manera verbal al contratista la documentación faltante y las observaciones encontradas. Devuelve al contratista toda la Documentación presentada, para que integre el expediente denominado de manera requerida. Fija una nueva fecha de entrega y la informa al contratista. Pasa el tiempo Conecta con la actividad número 1 En caso de estar completa la documentación: Sella de acuse de recibido en la Solicitud de Contratistas las 2 copias.

24

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN


4 5 6 7 8 9

Accesa al sistema informático del Padrón de Contratistas, para realizar la orden de pago. Informa al Contratista que ya puede realizar el pago de la Cédula de Empadronamiento, en las oficinas de la Dirección de Ingresos de la Tesorería Municipal. Pasa el tiempo. Recibe del Contratista copia fotostática del Recibo Oficial de pago, emitido por la Dirección de Ingresos, el cual se anexa al expediente del Contratista. Informa al Contratista la fecha en que el propietario (Persona Física) o representante legal (persona Moral), deberá pasar a recoger y a firmar a la Contraloría Interna la Cédula de Empadronamiento. Pasa el tiempo. Elabora en dos tantos la Cédula de Empadronamiento. Recaba las firmas del Contralor y Subdirector Jurídico de Responsabilidad Patrimonial y Quejas en la Cédula de Empadronamiento. Pasa el tiempo

25


Quitano C.P.A. Apolinar Solís

Domínguez C.P.A. Apolinar Solís

Domínguez Abril de 2012 Enlace de la Contraloría

Interna Contralor Interno Contralor Interno

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Contraloría

Interna

10

11

12

13

Entrega un tanto de la Cédula Empadronamiento al Representante Legal y recaba su firma de recibido en el segundo tanto, lo conserva como acuse de recibo y lo archiva de manera cronológica permanente. Integra la documentación generada en el proceso de registro, formando dos expedientes. Envía de manera electrónica a la Dirección de Obras Públicas la actualización del Registro de Empadronamiento de Contratistas. Archiva de manera permanente un tanto de la Documentación generada en el proceso de registro. FIN DEL PROCEDIMIENTO

26


C.P.A. Taurino Caamaño Quitano C.P.A. Apolinar Solís Domínguez C.P.A. Apolinar Solís Domínguez Abril de 2012


FLUJOGRAMANombre del procedimiento: Registro en el Padrón de Contratistas

1

27


CI/SJRPQ/PO1/12 Subdirección Jurídica de Responsabilidad Patrimonial y Quejas Recepción de quejas y denuncias Atender de manera oportuna las quejas o denuncias que interpongan los ciudadanos con respecto a los hechos y omisiones de los servidores públicos. Diaria

NORMAS

Las quejas o denuncias pueden ser recibidas vía internet, buzón, teléfono o de manera personal en las instalaciones de la Subdirección Jurídica de Responsabilidad Patrimonial y Quejas.

Las quejas o denuncias anónimas se les da seguimiento únicamente cuando presenten elementos sustentables que justifiquen su correspondiente investigación. En caso de no proceder se archivan.

La información que resulta necesaria para la investigación de la queja o denuncia interpuesta, se solicita a las Dependencias de la Administración Municipal.

En el caso de que no exista respuesta al Oficio de Solicitud de Información, se emite un Oficio Recordatorio. Para el segundo recordatorio además se debe apercibir que en caso de incumplimiento se dá inicio el Procedimiento Administrativo para el Finamiento de Responsabilidades en contra del titular de la Dependencia omisa.

El Acuerdo de Archivo debe ser firmado por el Contralor Interno. Cuando se recibe una queja o denuncia vía Internet y sea competencia de la

Contraloría Interna se registra en el Sistema de Quejas y Denuncias para su investigación correspondiente, además se solicita la presencia del quejoso para que ratifique su queja o denuncia.

28

NORMAS

Cuando se reciba una queja o denuncia vía Internet y no sea competencia de la Contraloría Interna, se envía la contestación de su improcedencia por correo electrónico, orientando al ciudadano, sobre la autoridad a la que debe dirigir su queja o denuncia.


Quitano Lic. Silem García Peña C.P.A. Apolinar Solís Domínguez

Abril de 2012 Enlace de la Contraloría

Interna

Subdirector Jurídico de Responsabilidad Patrimonial y Quejas

Contralor Interno

29


CI/SJRPQ/PO1/12 Recepción de quejas y denuncias Abril de 2012

Área Actividad Descripción Subdirección Jurídica de Responsabilidad Patrimonial y Quejas

1

1A

1A.1

1A.2

2

Recibe la queja o denuncia en forma verbal o escrita.

¿La recepción de la queja o denuncia es en forma verbal o escrita?

En caso de ser verbalmente: Recibe y atiende al promovente y determina si la queja o denuncia es competencia de la Contraloría Interna. ¿Es competencia de la Contraloría Interna?

En caso de no ser competencia de la Contraloría Interna: Orienta al ciudadano indicándole el área o lugar al que debe acudir para presentar la queja o denuncia. Fin de la actividad.

En caso de ser competencia de la Contraloría Interna: Otorga Formato de Queja original, para que manifieste y entregue su queja o denuncia.

Conecta con la actividad número 2.

En caso de ser por escrito: Recibe del promovente la Queja o Denuncia original y registra la información en el Sistema de Quejas y Denuncias y determina si es competencia de la Contraloría Interna. ¿Es competencia de la Contraloría Interna?

30

Área Actividad Descripción Subdirección Jurídica de

Responsabilidad Patrimonial y

Quejas

2A

2A.1

2A.1.1

2A.1.2

2A.1.3

En caso de no ser competencia de la Contraloría Interna: Determina si compete a una dependencia estatal u organismo público descentralizado o a un particular ¿Es competencia de una entidad estatal, de un organismo público descentralizado o de un particular? En caso de ser competencia de una entidad estatal o de un organismo público descentralizado: Elabora Oficio de Remisión en original y tres copias, dirigido a la entidad estatal u organismo público descentralizado, en el que señala la competencia para conocer el asunto y recaba firma del Contralor Interno. Entrega el original del Oficio de Remisión al área competente, obtiene y anexa la fotocopia de la Queja o Denuncia y recaba sello o firma de recibo en la segunda y tercera copia del mismo. Distribuye las copias de la siguiente forma:

- 1ª. copia para el Contralor Interno. - 2ª. copia para el promovente. - 3ª. copia la archiva de manera numérica

definitiva en el Expediente de asuntos turnados.

Elabora Acuerdo de Archivo, integra el original de dicho documento al Expediente de asuntos turnados, el cual archiva de manera cronológica definitiva.

31


2A.2.1

2A.2.2 3

3A

Fin de la actividad. En caso de ser competencia de particulares: Elabora Oficio de Orientación en original y dos copias, dirigido al ciudadano en el que señala que se trata de un conflicto entre particulares que debe conocer una instancia distinta a la administrativa; recaba firma del Contralor Interno. Entrega el original del Oficio de Orientación al promovente y recaba sello o firma de recibo en las copias del mismo. Distribuye las copias de la siguiente forma:

- 1ª. copia para el Contralor Interno. - 2ª. copia la archiva de manera numérica

definitiva en el Expediente de Correspondencia Externa.

Fin de la actividad. En caso de ser competencia de la Contraloría Interna Verifica que la información de la Queja o Denuncia cuente con los elementos necesarios para su atención y la integra en un Expediente de Investigación de manera cronológica temporal. ¿Está completa la información? En caso de no estar completa la información: Elabora Oficio de Ratificación en original y copia dirigido al promovente a efecto de que aclare o aporte mayores elementos relativos a su queja, recaba firma del Contralor Interno.

32


3B

3C

3D

3D.1

3D.2

3D.2.1

Entrega el original del Oficio de Ratificación al promovente y recaba firma de recibo en la copia. Integra la copia del Oficio de Ratificación en el Expediente de Investigación de manera Cronológica permanente. Pasa el tiempo. Verifica si el promovente comparece ante la Subdirección Jurídica de la Contraloría Interna. ¿Comparece el promovente? En caso de que no comparezca el promovente: Elabora Acuerdo de Archivo, integra el original de dicho documento al Expediente de Investigación, el cual archiva de manera numérica definitiva. Fin de la actividad En caso de que comparezca el promovente: Recibe del promovente Documentación original complementaria, analiza su contenido para conocer de la aceptación de los hechos promovidos y la integra en el Expediente de Investigación. ¿Acepta o niega los hechos? En caso de negar los hechos: Elabora Acuerdo de Archivo, e integra el original de dicho documento al Expediente de Investigación, el cual archiva de manera cronológica definitiva.

33

Área Actividad Descripción

Subdirección Jurídica de

Responsabilidad Patrimonial y

Quejas

4

5

6

7

FIN DE LA ACTIVIDAD

En caso de aceptar los hechos:

Conecta con la actividad número 4

En caso de estar completa la información: Elabora el Oficio de Solicitud de Información en original y dos copias con la finalidad de allegarse de mayores elementos sobre la Queja interpuesta, y recaba firma del Contralor Interno.

Entrega el original del Oficio de solicitud de información a la Dependencia que corresponda, anexándole copia de la Queja o Denuncia y recaba sello de recibo en la copia de dicho oficio.

Integra la copia del Oficio de Solicitud de Información en el Expediente de Investigación y lo archiva de manera numérica temporal

Recibe respuesta de la Dependencia, se analiza la documentación que integra el Expediente de Investigación, y se determina la probable responsabilidad del servidor público.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el Procedimiento Administrativo para el Fincamiento de Responsabilidades a los Servidores Públicos.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZO FECHA C.P.A. Taurino Caamaño


Abril 2012 Enlace de la Contraloría

Interna

Subdirector Jurídico de Responsabilidad Patrimonial

y Quejas Contralor Interno

34

FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento: Recepción de Quejas y Denuncias

35

FUJOGRAMA


36


C.P.A. Taurino Caamaño Quitano Lic. Silem García Peña C.P.A. Apolinar Solís Domínguez Abril de 2012

Enlace de la Contraloría Interna

Subdirector Jurídico de Responsabilidad Patrimonial y

Quejas Contralor Interno

FUJOGRAMA


37


CI/SJRPQ/PO2/12 Subdirección Jurídica de Responsabilidad Patrimonial y Quejas Procedimiento Administrativo para el Fincamiento de Responsabilidades a los Servidores Públicos. Determinar la responsabilidad del servidor público, presunto responsable de cometer actos u omisiones en el ejercicio de sus funciones. Variable

NORMAS El citatorio debe señalar la hora, fecha y lugar en que el servidor público debe presentarse para la audiencia de ofrecimiento de pruebas y formulación de alegatos; así como el motivo de su comparecencia. Los puntos que debe contener toda resolución son:

Proemio: encabezado. Resultandos: resumen sucinto de las actuaciones practicadas. Considerandos: análisis del asunto, así como la valoración de pruebas. Puntos resolutivos: el resultado final del proceso administrativo

disciplinario.

Los tipos de pruebas que puede ofrecer el servidor público: En el Procedimiento administrativo se admiten toda clase de pruebas, excepto la confesional de las autoridades mediante la absolución de posiciones, las que no tengan relación con el asunto, las que resulten inútiles para la decisión del caso, así como las que sean contrarias a la moral o al derecho. Durante el Procedimiento Administrativo Disciplinario el servidor público involucrado tiene derecho de hacerse acompañar a las audiencias de ley por un defensor y/o representante legal.

Entre la fecha de citación y la audiencia de Ley, debe haber un lapso de tiempo no menor de 10 días ni mayor de 15 días hábiles. Las copias de los citatorios, pueden ser variables en su número, en razón de las autoridades a quien deba ponerse en conocimiento.

38

NORMAS El Acta de Audiencia debe ser firmada por el Contralor Interno y 3 testigos

estableciéndose que el servidor público no se presentó a la audiencia sin justificación alguna.

La Subdirección Jurídica de Responsabilidad Patrimonial y Quejas debe proporcionar a los servidores públicos presuntos responsables o a sus representantes legales, el Expediente correspondiente cuando estos los soliciten para consulta.




Interna



39


CI/SJRPQ/PO2/12 Procedimiento Administrativo para el Fincamiento de Responsabilidades a los Servidores Públicos Abril de 2012


1 2 3 4

4A

Registra el asunto en el Libro de Procedimientos Administrativos, y asigna el número progresivo que corresponda, anota el nombre del servidor público presunto responsable y la dependencia a la cual pertenece. Elabora Citatorio al servidor público en original y tres copias para que asista a comparecer a la audiencia de ofrecimiento de pruebas y formulación de alegatos prevista en la normatividad de este procedimiento. Entrega por Instructivo de Notificación el original del Citatorio al servidor público presunto responsable. Distribuye las copias de la siguiente manera:

- 1ª. copia para el Contralor Interno. - 2ª. copia para la Dependencia a la cual

pertenece el Servidor Público presunto responsable.

- 3ª. copia la archiva junto con el original del Instructivo de Notificación al expediente respectivo de manera cronológica permanente.

- ¿Comparece el servidor público a la audiencia? En caso de que el servidor público no comparezca a la audiencia: Hace constar en la audiencia de ofrecimiento de

40


pruebas y formulación de alegatos, la no comparecencia del servidor público indiciado; hace efectivo el apercibimiento de haber precluído su derecho para ofrecer pruebas y formular alegatos.

FIN DE LA ACTIVIDAD

41


5

6

7

7A

7B

8

En caso de que el servidor público comparezca a la audiencia: Recibe al servidor público en los términos establecidos permitiendo que exponga sus argumentos y ofrezca pruebas y en su caso lo cuestiona con relación a los hechos imputados.

Elabora Acta de Audiencia en un tanto, la cual asienta toda la información sobre las respuestas obtenidas de los cuestionamientos, así como de los datos que señale, y recaba firma del compareciente, del Contralor Interno y dos testigos.

Analiza toda la información asentada en el Acta de Audiencia y verifica el ofrecimiento de pruebas y la integra al expediente respectivo.

¿Ofrece pruebas el servidor público?

En caso de no ofrecer pruebas:

Conecta con la actividad número 3

En caso de ofrecer pruebas: Emite un Acuerdo en dos tantos, respecto a la admisión y desahogo de las pruebas ofrecidas por el servidor público presunto responsable en la audiencia de ofrecimiento de pruebas y formulación de alegatos.

Entrega por Instructivo de Notificación un tanto del Acuerdo al servidor público presunto responsable, y un tanto se archiva en el Expediente respectivo, de manera cronológica permanente.

Determina la responsabilidad o absolución del servidor público con relación a los cargos imputados de acuerdo al marco jurídico de actuación.

42

Área Actividad Descripción Subdirección Jurídica de Responsabilidad Patrimonial y Quejas/Contraloría Interna

9

10

11

12

13

Elabora Resolución en dos tantos en el que se establece un resumen sucinto de las actuaciones practicadas, así como los considerandos que sustentan la absolución o responsabilidad de los cargos y puntos resolutivos; recaba firma del Contralor Interno. Elabora Acta de Notificación en original y tres copiasen la cual se hace constar que se le entrega un tanto de la Resolución. Recaba firma del servidor público Integra un tanto de la Resolución en el expediente correspondiente Entrega al servidor público original del Acta de Notificación y original de la Resolución. Distribuye las copias de la siguiente forma: 1ª. Copia para el Contralor Interno. 2ª. Copia para el Titular de la Dependencia a la cual pertenece el servidor Público. 3ª. Copia la archiva de manera numérica definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO




Interna

Subdirector Jurídico de Responsabilidad

Patrimonial y Quejas Contralor Interno

43

FLUJOGRAMA 1/2

Nombre del procedimiento: Procedimiento Administrativo para el finamiento de Responsabilidades a los Servidores Públicos

44






FLUJOGRAMA 2/2

Nombre del procedimiento: Procedimiento Administrativo para el finamiento de Responsabilidades a los Servidores Públicos

45


CI/SJRPQ/PO3/12 Subdirección Jurídica de Responsabilidad Patrimonial y Quejas Recepción de quejas, denuncias o sugerencias presentadas mediante buzón Atender de manera oportuna las quejas, denuncias o sugerencias que interpongan los ciudadanos con respecto a los hechos u omisiones de los servidores públicos, así como por la falta de prestación de un servicio público municipal. Diaria

NORMAS Los buzones para la recepción de quejas, denuncias o sugerencias se colocan

de manera estratégica en las oficinas de las dependencias adscritas a la Administración Municipal.

Los titulares de las dependencias en donde se instan los buzones, nombran a un responsable para la recepción de quejas.

Los formatos de queja se entregan al responsable nombrado por el titular de la dependencia. En ese momento, derivada de esta actividad, se debe levantar un Acta circunstanciada.

Las quejas, denuncias o sugerencias depositadas en los buzones deben ser recogidas por esta subdirección, de acuerdo con el calendario establecido. Acto seguido se debe levantar un Acta circunstanciada de la actividad, la cual debe ser firmada por el personal asignado de la Contraloría Interna y por el responsable de la dependencia, mismo que será nombrado por su titular.

Las quejas derivadas de la prestación de un servicio público municipal. presentadas mediante buzón, se turnan a las dependencias correspondientes, las cuales contarán con cinco días hábiles para dar respuesta.

Cuando la dependencia competente no de respuesta en el tiempo estipulado, la Subdirección Jurídica de Responsabilidad Patrimonial y Quejas debe emitir un Oficio reiterativo, el mismo que debe especificar que en caso de incumplimiento se da inicio al Procedimiento Administrativo para el Finamiento de Responsabilidades en contra del titular de la dependencia.

46

NORMAS La denuncia recibida en contra de un servidor público que sea competencia

de la Contraloría Interna se debe registrar en el Sistema de Denuncias para su investigación correspondiente, además se solicita la presencia del quejoso para que ratifique su denuncia.




Interna



47


CI/SJRPQ/PO3/11 Recepción de Quejas, Denuncias o Sugerencias presentadas mediante buzón. Abril de 2012


1 2 3 4 5

5A 6

Entrega al responsable de la dependencia, los Formatos de Quejas, Denuncias o Sugerencias foliados. Elabora un Acta Circunstanciada, para hacer constar la entrega de los formatos. Pasa el tiempo. Acude a la dependencia de acuerdo al calendario autorizado para recoger las Quejas, Denuncias o Sugerencias que se hayan depositado en el buzón. Elabora un Acta Circunstanciada, para hacer constar el acopio de las actas. Revisa y verifica si corresponde a una queja, denuncia o sugerencia. ¿Corresponde a una denuncia, queja o sugerencia? En caso de ser una denuncia en contra de un servidor público. Conecta con el Procedimiento de recepción de quejas y denuncias. Fin de la actividad En caso de ser una queja o sugerencia derivada de la prestación de un servicio público municipal. Elabora Oficio de Remisión de la Queja o Sugerencia dirigido a la Dependencia correspondiente en original y dos copias, en el que se le da el término de cinco días para otorgar respuesta, y recaba la firma del Contralor Interno.

48

Área Actividad Descripción Subdirección Jurídica de Responsabilidad Patrimonial y Quejas/Contraloría Interna

7 8 9

9A

9B

10

Obtiene y anexa copia de la Queja o Sugerencia al original del Oficio de Remisión de queja. Distribuye el Oficio de remisión de queja o sugerencia en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original y copia de la queja a la dependencia. Recaba sello o firma de la dependencia en las dos copias del Oficio. 1ª. Copia para el Contralor Interno. 2ª.copia la archiva de manera numérica definitiva en el expediente respectivo. Verifica, dentro del plazo establecido, si la dependencia emitió respuesta a la queja o sugerencia ¿Recibe respuesta de la dependencia en el plazo establecido? En caso de no recibir respuesta la dependencia en el plazo establecido: Elabora Oficio Reiterativo en original y dos copias dirigido a la dependencia que corresponda, recaba firma del Contralor Interno. Entrega el Oficio Reiterativo y las dos copias de la siguiente manera: Oficio original a la dependencia que corresponda y recaba sello o firma de recibo en las dos copias. 1ª. copia para el Contralor Interno. 2ª. copia la archiva de manera numérica definitiva en el expediente respectivo. Pasa el tiempo Verifica si la dependencia correspondiente otorga respuesta. ¿Otorga respuesta la dependencia?

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10A

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12

En caso de no recibir respuesta de la dependencia en el plazo establecido: Conecta con el Procedimiento de Recepción de quejas y denuncias.

FIN DE LA ACTIVIDAD.

En caso de recibir respuesta de la dependencia en el plazo establecido: Elabora Oficio de Respuesta en original y dos copias dirigido al ciudadano en el que le informa la respuesta de su queja o sugerencia, y recaba la firma del Contralor Interno.

Distribuye el Oficio de respuesta en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original para el ciudadano y recaba su firma en las dos copias. 1ª. copia para el Contralor Interno. 2ª. copia la archiva de manera numérica definitiva en el expediente respectivo.



Caamaño Quitano Lic. Silem García Peña C.P.A. Apolinar Solís Domínguez

Abril de 2012 Enlace de la




50

FLUJOGRAMA 1/2

Nombre del procedimiento: Recepción de Quejas, denuncias o sugerencias presentadas mediante buzón

51






FLUJOGRAMA 2/2

Nombre del procedimiento: Recepción de Quejas, denuncias o sugerencias presentadas mediante buzón

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CI/UA/P01/2011 Unidad de Auditoría Auditoría (administrativa, financiera, de cumplimiento o legalidad) Determinar que el ejercicio de los recursos públicos municipales, la administración, ministración, manejo, custodia y aplicación de los recursos financieros, materiales y ejecución financiera de la obra pública por parte de las dependencias de la Administración Municipal y demás actividades atribuibles, se lleven acabo conforme a las disposiciones normativas que las regulan; contribuyendo así de manera eficiente a que la Contraloría Interna dé cabal cumplimiento a las obligaciones que le establece la Ley Orgánica del Municipio Libre y el Código Hacendario para el Municipio de Xalapa, así como sus respectivos reglamentos. Variable

NORMAS Se realiza el estudio y Evaluación del Control Interno mediante un cuestionario

que contiene preguntas relacionadas con la forma de realizar las actividades de

la dependencia.

Se elabora el Programa de Auditoría el cual contiene los puntos que se revisan

en el desarrollo de la auditoría.

La Cédula de Planeación contiene el número y tipo de revisión, área a revisar,

fecha de elaboración, antecedentes del área, objetivo, alcances, estrategia,

personal comisionado, nombre del auditor responsable, rúbricas e iniciales del

auditor responsable y demás auditores.

La Orden de Auditoría la expide el titular de la Contraloría Interna y debe

contemplar el nombre y número de revisión, señalando nombres de los

auditores que realizan la revisión y el período que abarca la misma.

El Acta de Inicio de Auditoría se elabora de conformidad con el formato

establecido, el día en que se inicia la revisión.

53

NORMAS El Acta de Inicio de Auditoría se elabora de conformidad con el formato

establecido, el día en que se inicia la revisión.

Los Papeles de Trabajo son registros que conserva el auditor sobre los

procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las

conclusiones pertinentes, los cuales se archivan en el expediente de la revisión

correspondiente.

Los Papeles de Trabajo deben consignar todos los datos referentes al análisis,

comprobación y conclusión sobre los hechos, transacciones o situaciones

específicas examinadas, así como sobre las desviaciones que se presenten

respecto de los criterios y normas establecidas o previsiones presupuestales,

hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la evidencia en que se

basan las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el

informe de auditoría.

Las Marcas de Auditoría son símbolos que indican en forma resumida un

procedimiento realizado en cada planilla del desarrollo de la auditoría. Estas

marcas deben ser claras y específicas, explicadas en cada uno de los papeles de

trabajo.

Elaboración del Informe de Auditoría, éste debe describir los antecedentes,

periodo, objetivo, alcance, desarrollo del trabajo, resultados obtenidos,

observaciones y recomendaciones.

El Acta de Cierre de Auditoría de la revisión se levanta concluido el periodo de

investigación, formalizando la terminación de la misma, debe hacer referencia a

los resultados notificados y al plazo en el que se lleva acabo la revisión de

seguimiento, se elabora en tres tantos originales con firmas autógrafas.

Las Cédulas de Observaciones forman parte del Informe de Revisión, en ellas se

plasman las observaciones detectadas. Contienen número de la revisión,

54

NORMAS número de la observación, descripción de la observación, fundamento legal

(cuando incumple la normatividad aplicable), recomendación correctiva o

preventiva según el caso, personal responsable de solventar la observación

indicando su cargo, espacio para fecha compromiso de solventación, en el caso

de observaciones relevantes o con presunto daño patrimonial se especificará el

monto sujeto a aclarar o reintegrar.

Las Observaciones se detallan en las Cédulas de Observaciones; éstas pueden

ser generales (de carácter administrativo) y relevantes (cuando existe presunto

daño patrimonial).

Las Acciones Correctivas se deben recomendar para subsanar operaciones mal

ejecutadas, plasmadas en las Cédulas de Observaciones.

Las Acciones Preventivas son aquellas que se deben recomendar para evitar

una situación irregular dentro de las actividades administrativas u operativas

que realiza la dependencia.

El Expediente de Auditoría se debe integrar desde la etapa de planeación de la

auditoría, al obtener información general sobre las características y atribuciones

de la dependencia auditada; durante el proceso de la auditoría se integran los

papeles de trabajo elaborados, así como toda la evidencia documental de

funciones observables. Dichos documentos deben ordenarse de manera

cronológica, de conformidad con el Programa de Auditoría.


C.P.A. Taurino Caamaño Quitano

C.P. Raúl Ramírez López

C.P.A. Apolinar Solís Domínguez

Abril 2012 Enlace de la Contraloría

Interna Jefe de la Unidad de

Auditoría Contralor

55

DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Clave:

Nombre del procedimiento:

Fecha de elaboración:

Fecha de autorización:

CI/UA/P01/2012

Auditoría (administrativa, financiera, de

cumplimiento o legalidad)

Abril 2012

Área Actividad Descripción Unidad de Auditoría

1 2 3 4

4A 5

Consulta el Programa Operativo Anual. Elabora la Orden de Auditoría en original y tres copias, dirigida al titular de la dependencia de que se trate, en donde se indica: el área o departamento en donde realizará la revisión, el periodo que ésta abarcará y el nombre de los auditores a participar. Entrega al Contralor dicha Orden para su revisión.Recibe y revisa, el Contralor, la Orden de Auditoría y de ser necesario, realiza alguna (s) modificaciones a la misma. ¿Realiza modificaciones a la Orden de Auditoría? En caso de realizar modificaciones a la Orden de Auditoría: Devuelve, el Contralor, la Orden de Auditoría al Jefe de la Unidad de Auditoría para que se realicen las modificaciones. Continúa con la actividad número 2. En caso de no realizar modificaciones a la Orden de Auditoría: Firma y entrega, el Contralor, la Orden de Auditoría al Jefe de la Unidad de Auditoría para su notificación.

56


Unidad de Auditoría

6 7 8 9

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13

14

Recibe, del Contralor, la Orden de Auditoría. Obtiene tres copias de la Orden de Auditoría. Distribuye la Orden de Auditoría y las copias de la siguiente manera: 1er copia.- Para Presidencia Municipal 2da copia.- Para el jefe del área o departamento donde se realiza la auditoría 3er copia.- Para la Contraloría Interna; la cual conserva como acuse de recibo y la archiva de manera cronológica en el Expediente de Revisión. Solicita de manera económica, al titular de la dependencia, designe dos testigos de asistencia, así como un encargado de atender la revisión, para que sus nombres sean asentados en el Acta de Inicio de Auditoría. Elabora Acta de inicio de Auditoría en tres tantos. Recaba la firma al margen y al calce en la referida acta de cada una de las personas participantes en el acto. Distribuye los tres tantos del Acta de Inicio de Auditoría de la siguiente manera: 1er tanto.- Para el Titular de la dependencia auditada 2do tanto.- Para el Jefe del Departamento donde se realiza la auditoría 3er tanto.- Para la Contraloría Interna; la cual conserva y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Revisión. Indica al Auditor responsable elabore los Papeles de Trabajo para dar inicio a la revisión. Elabora, el auditor, el Cuestionario de Control interno previamente establecido.

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20A

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Envía el Cuestionario de Control Interno al titulardel área auditada e instruye sobre la forma y el tiempo que se da para el llenado.

Pasa el tiempo Recoge, el auditor, el Cuestionario de Control Interno. Analiza, el auditor responsable, las respuestas del Cuestionario de Control Interno. Elabora, el auditor responsable, el Programa de Auditoría y la Cédula de Planeación en original. Entrega, el auditor responsable, al Jefe de la Unidad de Auditoría el Programa de Auditoría y la Cédula de Planeación para su revisión. Recibe y revisa el Programa de Auditoría y la Cédula de Planeación. ¿Realiza modificaciones al Programa de Auditoría y a la Cédula de Planeación? En caso de realizar modificaciones al Programa de Auditoría y a la Cédula de Planeación: Devuelve al Auditor responsable el Programa de Auditoría y/o a la Cédula de planeación, para su corrección. Continúa con la actividad 19. En caso de no realizar modificaciones al Programa de Auditoría y a la Cédula de Planeación: Aprueba el Programa de Auditoría y la Cédula de Planeación. Entrega al Auditor responsable de la auditoría el Programa de Auditoría y la Cédula de Planeación, para que con base en ellos efectúe la revisión. Recibe, el auditor responsable, el Programa de Auditoría y la Cédula de Planeación.

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36

Efectúa, el auditor responsable, la Auditoría. Pasa el tiempo

Documenta, el auditor responsable, el Programa de Auditoría ejecutado con los procedimientos. Envía al Jefe de la Unidad de Auditoría, la Documentación del Programa de Auditoría, para su revisión. Recibe y revisa el Programa de Auditoría. Aprueba el Programa de Auditoría ejecutado con los procedimientos al Auditor responsable, para que continúe con la auditoría. Envía, al auditor responsable, el Programa de Auditoría. Anota en las Cédulas de observaciones, el Auditor responsable, las irregularidades apreciadas en la auditoría, el fundamento legal transgredido, las áreas y servidores públicos responsables y las recomendaciones que se proponen para resolver la problemática y los plazos de solventación. Elabora en original el Informe de Auditoría. Entrega al jefe de la Unidad de Auditoría, el Informe de Auditoría. Recibe y revisa el Informe de Auditoría. ¿Realiza modificaciones al Informe de Auditoría? En caso de que realice modificaciones al Informe de Auditoría: Envía al Auditor responsable para que realice las modificaciones respectivas. Continúa con la actividad número 32. En caso de que no realice modificaciones al Informe de Auditoría: Aprueba y lo entrega al Contralor para su autorización. Recibe, el Contralor, el Informe de Auditoría.

59


Unidad de Auditoría

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43

44

Autoriza, el Contralor, el Informe de Auditoría. Envía al jefe de la Unidad de Auditoría el Informe de Auditoría. Recibe el Informe de Auditoría firmado por el Contralor y obtiene dos copias del documento. Elabora Oficio de Notificación dirigido al titular de la dependencia auditada. Recaba la firma del Contralor en el original del Oficio de Notificación y obtiene tres copias del mismo. Distribuye el Oficio de Notificación original y las copias del Informe de Auditoría, de la siguiente manera: Original.- Para el titular de la dependencia auditada 1a Copia.- Para la Presidencia Municipal 2a Copia.- Para el Jefe de la Unidad donde específicamente se realizó la auditoría 3a Copia.- Recaba acuse de recibido y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Revisión de la Unidad de Auditoría. Elabora Acta de cierre de Auditoría en tres tantos y obtiene la firma de las personas participantes. Distribuye los tres tantos del Acta de cierre de auditoría de la siguiente manera: 1er tanto.- Para el titular de la dependencia auditada 2do tanto.- Para el Jefe de la Unidad donde específicamente se realiza la auditoría 3er tanto.- La conserva como acuse de recibo y se Archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Revisión de la Unidad de Auditoría.

60


Unidad de

Auditoría.

45 Archiva de manera cronológica permanente los Papeles de Trabajo y el soporte documental de la revisión en el Expediente de Auditoría.



Caamaño Quitano C.P. Raúl Ramírez

López C.P.A. Apolinar Solís

Domínguez Abril de 2012


Jefe de la Unidad de Auditoría Contralor Interno

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FLUJOGRAMA

Nombre del procedimiento: Auditoría (administrativa, financiera, de cumplimiento o legalidad)

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FLUJOGRAMA

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FLUJOGRAMA


C.P.A. Taurino Caamaño Quitano C.P. Raúl Ramírez López C.P.A. Apolinar Solís Domínguez Abril de 2012

Enlace de la Contraloría Interna Jefe de la Unidad de Auditoría Contralor Interno

6

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PROCEDIMIENTO

Clave:

Área:

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

CI/UA/P02/12


Auditoría de Seguimiento (administrativa, financiera, de cumplimiento o legalidad). Vigilar que las dependencias auditadas solventen las inconsistencias en los términos y plazos acordados en el Informe de Revisión, cerciorando que las acciones adoptadas por las áreas coadyuven a la corrección y prevención de irregularidades, así como evitar su recurrencia.

Variable

NORMAS El papel de Trabajo del Seguimiento es el documento básico donde se

plasman las acciones que atienden cada una de las observaciones señaladas en el Informe de Revisión.

El Informe de Seguimiento muestra detalladamente la situación actual que guarda la auditoría en cada una de las observaciones. Este documento debe ir firmado por el Jefe de la Unidad de Auditoría y por el Contralor.

Las Cédulas de Seguimiento forman parte del Informe de Seguimiento, en ellas se señalan las actuaciones que la dependencia da a cada una de las observaciones, así como el replanteamiento de las mismas en caso de no haber sido solventadas.

La Solventación de las Observaciones se da cuando la dependencia auditada muestra evidencia de haber implantado las recomendaciones señaladas en el Informe de Revisión.

El Plazo de solventación de observaciones es el que se estipula en el Informe de Revisión.




C.P.A. Apolinar Solís Domínguez


Interna Jefe de la Unidad de

Auditoría Contralor Interno

65


Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:

CI/UA/P02/12 Auditoría de Seguimiento (administrativa, financiera, de cumplimiento o legalidad) Fecha de 2012


1 2 3 4 5 6 7

Recibe, mediante Oficio de la dependencia auditada, la Documentación que atiende las observaciones determinadas y notificadas mediante el Informe de Auditoría. Turna la Documentación al Jefe de la Unidad de Auditoría para que se analice en la Unidad de Auditoría. Recibe del Contralor, el jefe de la Unidad de Auditoria, la Documentación proporcionada por la dependencia auditada. Turna la Documentación al auditor responsable para que la analice. Recibe del Jefe de la Unidad de Auditoría, el auditor responsable, analiza y evalúa la Documentación. Pasa el tiempo Señala en las Cédulas de Seguimiento la actuación en cada una de las observaciones solventando o replanteándolas, según sea el caso. Elabora en un tanto el Informe de Seguimiento donde se indica detalladamente las actuaciones de

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Área Actividad Descripción Jefe de la Unidad de Auditoría

Contralor

Jefe de la Unidad de Auditoría

8 9

9A

10

11

la dependencia auditada y la situación que guarda cada una de las observaciones planteadas en el Informe de Revisión. Entrega al Jefe de la Unidad de Auditoría, el auditor responsable, el Informe de Seguimiento para su revisión. Recibe y revisa el Informe de Seguimiento a efecto de que éste sea presentado de manera correcta. ¿Está presentado de manera correcta el Informe de Seguimiento? En caso de no estar presentado correctamente el Informe de Seguimiento: Corrige y devuelve el Informe de Seguimiento al Auditor responsable para que realice las modificaciones con los comentarios correspondientes. Continúa con la actividad número 8. En caso de estar presentado correctamente el Informe de Seguimiento: Firma y entrega al Contralor el Informe de Seguimiento para su aprobación. Pasa el tiempo Recibe, revisa y firma el Informe de Seguimiento, mismo que turna al Jefe de la Unidad de Auditoría para que sea notificado.

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16

Recibe el Informe de Seguimiento, lo firma y obtiene tres copias. Elabora Oficio de Notificación en original, dirigido al titular de la dependencia auditada. Recaba la firma del Contralor en el Oficio de Notificación y obtiene tres copias. Envía al titular del área auditada el Informe de Seguimiento original a través del Oficio de Notificación.

Distribuye las copias del Informe de Seguimiento y del Oficio de Notificación de la siguiente manera:

1a Copia.- para el Presidencia (a) Municipal

2a Copia.- para el Jefe de la Unidad donde específicamente se realizó la auditoría

3a Copia.- para la Contraloría Interna; la cual conserva y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Auditoría.








Contralor Interno

68


C.P.A. Taurino Caamaño Quitano C.P. Raúl Ramírez López C.P.A. Apolinar Solís Domínguez Abril de 2012


FLUJOGRAMA 1

Nombre del procedimiento: Auditoría de seguimiento(Administrativa, financiera, de cumplimiento o legalidad)

//

69

PROCEDIMIENTO

Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:

CI/UA/P03/12 Contraloría Interna Auditoría de Conclusión (administrativa, financiera, de cumplimiento o legalidad). Constatar que las observaciones no solventadas en el Informe de Seguimiento o aquellas que fueron parcialmente solventadas hayan sido atendidas debidamente por la dependencia auditada en el plazo otorgado. Variable

NORMAS

El Informe de Conclusión contiene únicamente las observaciones que en el

Informe de Seguimiento no fueron solventadas.

Con este Informe se concluyen los seguimientos a las observaciones; en el

caso de que resultaran observaciones pendientes por solventar éstas deben

ser enviadas a la Subdirección de Responsabilidad Patrimonial y Quejas de

esta Contraloría Interna, a fin de que se inicie el Procedimiento

Administrativo de fincamiento de responsabilidad.







Contralor Interno

70


Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:

CI/UA/P03/12 Auditoría de Conclusión (administrativa, financiera, de cumplimiento o legalidad) Abril de 2012


Contraloría

Interna

1 2 3 4 5

6 7 8

Recibe, mediante Oficio de la dependencia auditada, la Documentación que atiende las observaciones determinadas y notificadas mediante el Informe de Revisión. Turna la Documentación original a la Unidad de Auditoría. Recibe del Contralor, el Jefe de la Unidad de Auditoria la Documentación original proporcionada por la dependencia auditada. Turna la Documentación original al Auditor responsable para que la analice. Recibe, analiza y evalúa, el auditor responsable, la documentación. Pasa el tiempo Elabora en un tanto el Informe de Conclusión, donde se indica detalladamente las actuaciones de la dependencia auditada y la situación que guarda cada una de las observaciones planteadas en el Informe de Revisión. Entrega al jefe de la Unidad de Auditoría el Informe de Conclusión para su revisión. Recibe y revisa, el Jefe de la Unidad de Auditoria, el Informe de Conclusión, a efecto de que éste sea presentado de manera correcta.

71



8A 9

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¿Está presentado de manera correcta el Informe de Conclusión? En caso de no estar presentado correctamente el Informe de Conclusión: Corrige y devuelve, el Jefe de la Unidad de Auditoría, el Informe de Conclusión al Auditor responsable para que realice las modificaciones con los comentarios correspondientes. Conecta con la actividad número 6. En caso de estar presentado correctamente el Informe de Conclusión: Firma y presenta, el Jefe de la Unidad de Auditoría el Informe de Conclusión al Contralor para su aprobación. Pasa el tiempo Recibe, revisa y firma el Informe de Conclusión. Entrega el Informe de Conclusión al jefe de Unidad para que sea notificado. Recibe, el Jefe de Unidad de Auditoría, el Informe de Conclusión, lo firma y obtiene tres copias. Elabora, el Jefe de la Unidad de Auditoría en original Oficio de Notificación dirigido al titular de la dependencia auditada. Recaba, el Jefe de la Unidad de Auditoría, la firma del Contralor en el Oficio de Notificación y obtiene tres copias. Envía, el Jefe de la Unidad de Auditoría, el Informe de Conclusión original a través del Oficio de Notificación original al titular de la dependencia auditada.

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Área Actividad Descripción Contraloría

Interna 16

16A

17

Distribuye, el Jefe de la Unidad de Auditoría, las copias del Informe de Conclusión y del Oficio de Notificación de la siguiente manera: 1a Copia.- Para el Presidente (a) Municipal 2a Copia.- Para el Jefe de la Unidad donde específicamente se realizó la auditoría 3a copia.- Para la Contraloría Interna; la cual conserva y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Auditoría. ¿La dependencia auditada solventó la totalidad de las observaciones? En caso de que la dependencia no haya solventado la totalidad de las observaciones: Elabora Oficio dirigido a la Subdirección de Responsabilidad Patrimonial y Quejas que señala el inicio del Procedimiento Administrativo; recaba la firma del Contralor en dicho Oficio. FIN DE LA ACTIVIDAD En caso de que la dependencia haya solventado la totalidad de las observaciones: Turna a la Subdirección de Responsabilidad Patrimonial y Quejas a través del Oficio, el Expediente de Auditoría, para que se inicie el Procedimiento Administrativo para el fincamiento de responsabilidades.








Contralor Interno

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C.P. Guadalupe Argüelles Arcadio C.P. Raúl Ramírez López C.P.A. Apolinar Solís Domínguez Abril de 2012


FLUJOGRAMA 1

Nombre del procedimiento: Auditoría de Conclusión (administrativa, financiera, de cumplimiento o legalidad).

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GLOSARIO DE TÉRMINOS Auditoría Pública.- La auditoría pública es una actividad independiente, de apoyo a la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; a los sistemas y procedimientos implantados; a la estructura orgánica en operación, y a los objetivos, planes, programas y metas alcanzados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados, así como la calidad y calidez con que prestan sus servicios a la ciudadanía. Entidades y dependencias: Son la Secretaría del Ayuntamiento, la Tesorería, la Contraloría, las Direcciones, Jefaturas de Área y Unidades Administrativas que integran el cuerpo administrativo y operativo del Ayuntamiento de Xalapa. Programa Anual de Trabajo.- Documento en el cual se planea de manera calendarizada la ejecución de las auditorías y seguimientos de recomendaciones preventivas y correctivas determinadas por la Unidad de Auditoría en las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal. Propuesta de Inversión.- Documento de planeación que incluye los datos básicos de obras y acciones programadas y aprobadas por el Cabildo o en el Consejo de Desarrollo Municipal. Responsable del Padrón.- Servidor público adscrito responsable del padrón de Proveedores y Prestadores de Servicios y del Padrón de Contratistas del Ayuntamiento de Xalapa. Servidor Público de Base.- Trabajador al servicio de la Administración Pública Municipal que no está comprendido en la definición anterior, o que se encuentre afiliado a alguna organización sindical reconocida formalmente por el Ayuntamiento de Xalapa, Veracruz. Servidores Públicos.- Las personas que desempeñan un empleo, largo o comisión de cualquier naturaleza en las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS Solventación.- Es la acción de aclarar, justificar, solucionar o, en su caso, reintegrar el monto de las observaciones notificadas estimables en dinero.

Trabajador de Confianza.- Trabajador al servicio de la administración pública municipal que realiza funciones de dirección, inspección, vigilancia, fiscalización, manejo de fondos o valores, auditoría, planeación, supervisión, control directo de adquisiciones, responsables de los almacenes e inventarios, investigación, investigación científica, asesoría o consultoría, o que por su empleo, cargo o comisión, adquiera dicha categoría.

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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró

LAE Maribel Durán Figueroa Jefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y

Desarrollo Administrativo

Revisó

Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos

Autorizó

CP. Apolinar Solís Domínguez Contralor Interno

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Aprobación Lic. Elizabeth Morales García

Presidenta Municipal de Xalapa

Rosa Luna Hernández Síndica

Jaime Cisneros González

Regidor Primero

Aníbal Pacheco López Regidor Segundo

Miguel Ángel Cabrera Gordillo

Regidor Tercero

Xavier Enrique Chávez Rosales Regidor Cuarto

Corintia Cruz Oregón

Regidora Quinta

Alberta Hernández Vilchis Regidora Sexta

Francisco Morales Sarmiento

Regidor Séptimo

Omar Guillermo Miranda Romero Regidor Octavo

José Alfredo Corona Lizárraga

Regidor Noveno

Mayra Teresita Cortés Rodríguez Regidora Décima

María Teresa Bernal Velázquez Regidora Décima Primera

Moisés Vázquez Cuevas

Regidor Décimo Segundo

Bolívar Mundo Arias Olguín Regidor Décimo Tercero

APROBACIÓN

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DIRECTORIO

Nombre: C.P. Apolinar Solís Domínguez Puesto: Contralor Interno Teléfono: 8 42 12 52 Ext. 3504 E- Mail.

Nombre: Lic. Silem García Peña Puesto: Subdirector de Responsabilidad Patrimonial y Quejas Teléfono: 8 42 12 52 Ext. E- Mail.

Nombre: CP. Raúl Ramírez López Puesto: Jefe de la Unidad de Auditoría Teléfono: 8 42 12 52 Ext. E- Mail.

Nombre: Arq. Alberto Dalay Martínez López Puesto: Jefe de la Unidad de Supervisión de Obra Pública Teléfono: 8 42 12 52 Ext. E- Mail.

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CRÉDITOS Lic. Elizabeth Morales García

Presidenta Municipal

CP. Apolinar Solís Domínguez Contralor Interno

Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos

LAE. Maribel Durán Figueroa Jefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y

Desarrollo Administrativo

CP. Guadalupe Arguelles Arcadio Enlace de la Contraloría Interna

Colaboradores C.P. Guadalupe Argüelles Arcadio

LAE. Alma Jenny Jiménez Abad LAE. Haydee Ramírez Hernández LAE. Javier de la Cruz Cruz LP. Karla Edith Velasco Vázquez TSC. Luis Enrique Aguirre Ochoa LAE. Susana Ortiz Vidal LAE. Violeta Gracia López González

MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA...

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