Manual: funcionamiento del SCGReporting V5 · Excel o htlm (página web), veamos un ejemplo: Pulse...

Manual: funcionamiento

del SCGReporting V5

SisConGes & Estrategia

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VERSIÓN 3.0

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mailto:[email protected]

Manual del SCGReporting para el usuario

©Sisconges & Estrategia www.sistemacontrolgestion.com 2

Índice

1. Funcionamiento del SCGReporting ......................................................................................3

1.1 Consulta de plantillas públicas .......................................................................................3

2.2 Mis Informes ..................................................................................................................7

2.3 E-mail reporting ........................................................................................................... 12

2.4 Mis documentos ........................................................................................................... 19

2.3 Ayuda ........................................................................................................................... 20




1. Funcionamiento del SCGReporting

1.1 Consulta de plantillas públicas

Una plantilla pública es aquella que crea el administrador o usuario que tenga permisos para ello

y que permite al resto de usuarios que tengan acceso a la consulta de los informes en formato

Excel o htlm (página web), veamos un ejemplo:

Pulse sobre el icono de la plantilla que quiere consultar, a continuación se le abrirá

una pantalla que le indicará que espere a que pueda abrir el Excel con los datos actualizados.




Una vez nos sale el siguiente mensaje puede abrir el Excel para consultarlo o adaptarlo a

sus necesidades y/o guardarlo en sus plantillas personales como veremos más adelante.

Abrir sólo para consultar datos

Si abrimos el archivo Excel o htlm se consulta y no se guarda sólo se cierra sin más. Puede

realizar todos los cambios en él para su consulta pero no se guardará.

Nota: los archivos Excel/htlm sólo se podrán consultar actualizados desde el sistema de

SCGReporting.

Pulse sobre abrir

o guardar




Apertura de archivos htlm

Nueva versión incluye ayudas

Ayuda en toda la aplicación

Esta opción permite a los usuarios sin Excel

consultar datos actualizados y enviar datos con

seguridad a terceros, no existen filtros ni es

interactivo este archivo sólo dispone de

pestañas de consulta. También se pueden

consultar con otros dispositivos móviles.




Ayuda para poner un archivo que explique un proceso de trabajo por

ejemplo:

Puede poner cualquier tipo de archivo

Para volver al menú principal:




Nueva opción abrir los ficheros online u offline:

Esta opción si la tiene asignada el usuario puede abrir los mismos archivos Excel pero en

formato htlm de página web

Esta opción permite al administrador crear archivos de Excel que se actualizan a una

determinada hora de la noche o cuando se programen tantas veces al día, así el usuario los

puede abrir ya actualizados, esta opción sólo está disponible si se programa previamente

sino por defecto los archivos de Excel se actualizan cuando se pulsa sobre el botón de abrir

plantilla.

La ventaja de los archivos offline es que para personas que consulten los datos por internet

el proceso es muy rápido o por ejemplo si el Excel tiene muchos datos tarda más en

actualizarse por tanto puede ser recomendable esta opción, siempre que no se necesiten

online los datos.

2.2 Mis Informes

La opción anterior hemos visto que permite consultar los informes en plantillas públicas mediante

formato Excel o página web.

Pero que sucede si necesitamos hacer un informe adaptado a nuestras necesidades y consultarlo

periódicamente, a partir de las plantillas anteriores, veamos el proceso:

Primero: Seleccionar la plantilla que queremos modificar desde los informes estándar creados,

por ejemplo




Abrimos el Excel y lo modificamos según nuestras necesidades:

Segundo: añadimos este Excel a nuestros informes, que es esta opción:

Guardamos de

forma provisional

el Excel

modificado

Guardamos de

forma provisional

este Excel en mis

documentos por

ejemplo.




Desde aquí pulsamos sobre Examinar y buscamos el lugar dónde hemos guardado el anterior

Excel:

Pulsamos sobre el archivo y después sobre Abrir

Y por último sobre el botón verde de la derecha para poner el archivo en nuestros informes.



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Y nos queda incorporado a nuestros informes,

Los informes que hay en esta opción se pueden consultar por los usuarios, y se actualizan siempre

con los datos iniciales según sea Excel o Htlm (formato web).

Para consultar un informe del usuario se debe de pulsar sobre este icono

y se abrirá la opción siguiente:

Pulse sobre Abrir para consultar sus datos.

Opciones de este menú:

Puede modificar el orden de los informes mediante estas dos opciones:

Puede eliminar un informe mediante esta opción:

Para modificar el contenido o formato de un informe realizado por el usuario hay dos situaciones:




11

La primera que se modifique el mismo archivo y con el mismo nombre, entonces debemos de

hacer el mismo proceso:

Tenemos este archivo de Excel, lo modificamos y no le cambiamos el nombre

Lo volvemos a subir a mis documentos:

Queda sustituido por el anterior Excel modificado y actualizado:

La segunda posibilidad es que se elimine el Excel actual y se cree otro con diferente nombre,

entonces, el proceso es similar al de crear un nuevo informe.




12

2.3 E-mail reporting

En el caso de que se disponga de esta opción el usuario puede crear a parte de sus informes

habituales de trabajo los informes para enviar por email a otros usuarios o a uno mismo como

control o recordatorio, así como sistema de alerta.

Veamos el proceso a continuación:

Primero crear el informe que se va a enviar por email, recuerde que estos informes son para crear

básicamente alertas y resúmenes, no se recomienda hacer excels con ficheros muy pesados.

El proceso para crear excels como informes es el mismo que en el apartado anterior.

Segundo: Para crear un envío de un email, pulsar sobre Nuevo

Enviar email




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Nombre Texto que identifica el email

Fecha inicio/fin Fechas de inicio y fin del email

Plantilla Seleccione la plantilla de mis informes email a enviar

Activo Si quiere que esté o no activo el email

Formato envío Si desea enviar el email en Excel, htlm o enzipado

Asunto del email Describa el asunto del email y usuario que lo envía

Cuerpo del email Especifique más datos explicando el motivo del envio

Diario Envío diario

Semanal Indique los días de la semana

Mensual Por meses, indique los días de envío

Cada Las horas a enviar los emails

Formas y plazos de envío:




14

Una vez rellenado los datos se debe de Pulsar sobre Guardar




15

Nos sale esta pantalla y debe de complementar los datos que faltan:

Indicar las horas de envío del email si aplica:

Pulse sobre el desplegable para ver las horas y añada la hora mediante:




16

A continuación, añada el email de los usuarios que quiere que reciban el email, pulsando sobre

los desplegables y el botón de Añadir

Por último pulsar sobre guardar para generar el proceso de envío de e mail de forma

definitiva.

En el caso de que quiera enviar a un usuario que no esté en la lista pude poner directaemnte el

email aquí y añadirlo:

Nos queda añadido el nuevo email a enviar, `pude modificarlos pulsando sobre




17

Nuevas opciones:

Se pueden crear diferentes carpetas para distribuir y organizar los emails en diferentes apartados.




18

Seleccionar

Plantillas por

menús

Introducir

texto de la

ayuda




19

2.4 Mis documentos

Esta opción permite guardar a los usuarios archivos de diferentes tipos, sólo para su exclusiva

consulta, pueden ser Excel, Word, pdf, powerpoint etcétera.

El proceso es igual que los casos anteriores

Mediante esta opción se selecciona el archivo a subir y se añade:

Estos archivos si los añade en Excel no se actualizan los datos y son sólo de consulta para el

propio usuario.




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2.3 Ayuda

Este apartado contiene la información del producto y las ayudas correspondientes, con manuales

y material complementario.

Apretando sobre los diferentes submenús puede ir a la ayuda que está alojada en nuestra web

Contiene los manuales de ayuda para el usuario y otra información adicional.




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Preguntas frecuentes sobre la aplicación.

Adicionalmente se adjunta una guía para aprender el conocimiento de las tablas dinámicas.

Incluye:

Pdf con instrucciones para realizar los casos prácticos,

Archivo Htlm con las soluciones.

Excel con los datos para poder realizar los casos prácticos.




22

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Web de Internet, está sujeta a cambios sin previo aviso. Salvo si se indica lo contrario, todos los

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