Manual Operacion de Mailsat.doc

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Manual de UsuarioFecha: 19/04/2023

Manual de Usuario - Mailsat

Fecha Versión Descripción Autor19 de Septiembre del 2006

5.0.7 Mailsat Jenny Hermosilla.

Tabla de Contenido

Manual de Usuario - Mailsat....................................................................................................1Tabla de Contenido.................................................................................................................1Introducción............................................................................................................................2Tecnología...............................................................................................................................2MAILSAT..................................................................................................................................3Información de Contactos.....................................................................................................31Departamento de Soporte.....................................................................................................31Departamento de Ventas......................................................................................................31Departamento de Desarrollo.................................................................................................31

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Introducción

Mediante este sistema se puede realizar envío y recepción de archivos EDI entre las casillas del SAT.

Tecnología

El sistema se ejecuta en el sistema operativo Windows 98/ME/XP/2003, el acceso a la base de datos es vía Microsoft ® SQL Server 2000 ®, que es configurado al ser instalado, así como algunas variables importantes para la conexión y transmisión de información vía TCI.





MAILSAT

A. Descripción de Pantallas

A.1 Pantalla Principal

Figura 1.1

1. Menú principal que muestra todas las opciones del sistema.

Figura 1.2


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2. Barra de Herramientas.

Figura 1.3

3. Explorador de carpetas: muestra a modo de explorador las bandejas de entrada, salida y enviados.

4. Listado de mensajes que según la bandeja pueden ser de entrada, salida o enviados. Dependiendo de la bandeja, se podrá apreciar dentro del listado diferente información enmarcada en distintos campos. Así:

a. Si se encuentra en la bandeja de Entrada podrá observar los siguientes campos:

i. De; Persona o entidad que envía el mensaje.

ii. Asunto; Motivo del envío del mensaje.

iii. TipoIE; “I” si se trata de importación y “E” si se trata de exportación.

iv. Para; Persona o entidad que recibe el mensaje

v. Tamaño; Tamaño del mensaje, medido en Bytes.

vi. Fecha; Fecha en que se realizó el envío del mensaje.

vii. FileMsg; Archivo que se envió.

viii. idMensaje; Identificador del mensaje.

b. Si se encuentra en la bandeja de Salida o de Mensajes Enviados podrá observar los siguientes campos

i. Para; Persona o entidad que recibe el mensaje.

ii. Manifiesto; Número del manifiesto enviado.





iii. Nave; Matrícula de la nave de la que se refiere el manifiesto.

iv. Viaje; Código del viaje al que se refiere el manifiesto.

v. BLs; Cantidad de BLs de los cuales consta el manifiesto.

vi. IE; “I” si se trata de importación y “E” si se trata de exportación.

vii. Cnts; Cantidad de contenedores. Campo recientemente incorporado.

viii. TipoEnvío; Tipo de Envío realizado. Campo recientemente incorporado.

ix. Tamaño; Tamaño del mensaje, medido en Bytes.

x. TCI; Campo que se remarca cuando el mensaje llega a TCI.

xi. SUN; Campo que se remarca cuando el mensaje llega a SUNAT.

xii. MEP; Campo que se remarca cuando el mensaje entra a estado de Proceso.

xiii. RPT; Campo que se remarca cuando se recibe la Respuesta del mensaje.

xiv. Preparación; Fecha y hora en la que se envía el mensaje.

xv. F_Tci; Fecha en la que el mensaje llega a TCI.

xvi. F_Sunat; Fecha y hora en la que el mensaje llega a SUNAT.

xvii. F_Mep; Fecha y hora en la que se inicia el proceso del mensaje.

xviii. F_Proceso; Fecha y hora en la que recibe la respuesta del mensaje.

xix. IdMensaje; Identificador del mensaje.





xx. FileAdjunto; Archivo adjunto enviado.

A.2 Pantalla de Mensajes

Figura 1.4

1. Menú principal que muestra todas las opciones del sistema.

2. Accesos directos a las funciones más importantes del menú principal.

3. Campo donde se muestra todo el contenido del archivo EDI.

4. Muestra el EDI de todos los BLs pertenecientes al registro seleccionado.

5. Muestra el EDI por BLs de acuerdo al registro seleccionado.


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B. Funcionamiento del Mailsalt

A.1 Envío de un mensaje:

Para el envío de un mensaje a través del Mailsat solo basta tener ejecutando el Administrador de Procesos IEA, debido a que este hace que el programa SAT (Programa de comunicaciones de TCI) se ejecute en el intervalo de tiempo y este a su vez verifica si hay mensajes EDI pendientes de envío.

Así, al enviar un mensaje ocurre lo siguiente:

El usuario genera su envío y este ejecuta al TCI Traductor EDI quien se encarga de traducir a formato EDI los archivos planos dejados y genera el mensaje en el formato que el SAT necesita para poder ser enviado y lo deja en la carpeta Mailbox, el mensaje antes de ser enviado es mostrado en la carpeta Bandeja de Salida se mostrara de la siguiente manera (Figura 1.5). Los 4 campos mostrados en la parte superior corresponde a mostrar si una confirmación de llegada, las cuales se marcarán a su llegada a cada ítem. Así, el campo TCI mostrará si ha llegado a la empresa TCI, el campo SUN cuando haya llegado a SUNAT, el campo MEP, si en Manifiesto se Encuentra en Proceso y por último el campo RPT el cual determinará si su mensaje ha obtenido respuesta.

Figura 1.5





Al ser enviado el mensaje por el SAT el programa administrador de Tareas lo ubica en la carpeta Mensajes Enviados y en una carpeta correspondiente al mes actual, la carpeta mensajes enviados se mostrará de la siguiente manera (Figura 1.6).

Al llegar a TCI, se marcará el campo TCI y se reubicará en la bandeja de Mensajes Enviados, dentro de una carpeta con el número de mes actual que es contenida por una carpeta del año actual, tal como se muestra en la Figura 1.6, como ayuda visual, el mensaje en este estado se verá de color azul.

Figura 1.6

Al llegar a SUNAT, se marcará el campo SUN, como ayuda visual, el mensaje se verá de color rojo oscuro (ver Figura 1.7).

Figura 1.7





Al llegar el mensaje a estar en Proceso el mensaje se verá de color azul claro (ver Figura 1.8) se marcará el campo MEP.

Figura 1.8

Al llegar a Recibir una respuesta de SUNAT, se marcará el campo RPT, como ayuda visual, el mensaje en este estado se verá de color verde.

Figura 1.9





Es en este último punto donde se habilita ver el archivo EDI enviado y la confirmación. Para verlos solo hace falta dar clic derecho sobre algún mensaje que tenga las cuatro marcas completas y seleccionar una de las opciones que se le mostrará, tal como se muestra en la figura 1.10.

Figura 1.10

Si elige la opción EDI Enviado se mostrará el archivo EDI enviado (Figura 1.11, Figura 1.12).

Figura 1.11





Tiene la opción de visualizar y seleccionar por BL

Figura 1.12





Si elige la opción Respuesta, aparecerá la Respuesta (Figura 1.13).

Figura 1.13





Si elige la opción Ver definitivo

Le enviará hacia la página Web donde se encuentra el manifiesto de ingreso seleccionado (Figura 1.14)

Figura 1.14





Si elige la opción la opción ver provisional

Le enviará hacia la página Web donde se encuentra el manifiesto de provisional seleccionado (Figura 1.15).

Figura 1.15





A.2 Recepción de un mensaje:

Para la recepción de un mensaje a través del Mailsat solo basta tener ejecutando el Administrador de Procesos IEA, debido a que este llama al programa de comunicaciones SAT y graba los mensajes recibidos a la base de datos.

Lo único que se realiza para este paso es la ubicación del mensaje recibido dentro de la bandeja de entrada y dentro de la carpeta del año actual y mes, como se muestra en la siguiente figura.

Figura 1.16

Opciones del Mailsalt

Para mayor detalle, desde la opción 1 hasta la opción 8 pertenecen al Menú Archivo.

1. Abrir Mensaje

Se puede abrir un mensaje de distintas formas que se irán desarrollando en los siguientes puntos:

1.1. Dar doble clic sobre el mensaje que Vd. desee visualizar.

1.2. Seleccione el mensaje a visualizar y presione el botón abrir (Figura 1.17)





Figura 1.17

1.3. Seleccione el mensaje a visualizar, pulse Archivo, luego Abrir, tal como lo muestra la Figura 1.18.

Figura 1.18

Después de haber realizado cualquiera de los tres pasos antes mencionados se mostrará el mensaje de la siguiente manera:





Figura 1.19

2. Guardar Mensaje – Guardar Adjunto – Guardar Respuesta

Se puede guardar un mensaje o el mensaje adjunto de distintas formas que se irán desarrollando en los siguientes puntos:

2.1. Desde la pantalla principal, seleccione el mensaje y pulse el botón Guardar (Figura 1.20) – se guardará el mensaje.

Figura 1.20

2.2. Desde la pantalla principal, seleccione el mensaje y pulse el Menú Archivo, luego la opción Guardar Msg como… – se guardará el mensaje.

Figura 1.21

2.3. Desde la pantalla del mensaje, seleccione el botón Grabar (Figura 1.22) – se guardará el adjunto.

Figura 1.22





2.4. Desde la pantalla del mensaje, seleccione el Menú Archivo, luego la opción Almacenar y por último la opción Mensaje – se guardará el mensaje – tal como lo muestra la Figura 1.23.

Figura 1.23

2.5. Desde la pantalla del mensaje, seleccione el Menú Archivo, luego la opción Almacenar y por último la opción Archivo Adjunto – se guardará el adjunto – tal como lo muestra la Figura 1.24

Figura 1.24

A continuación se mostrará la pantalla Guardar Como, la cual variará ligeramente dependiendo si se trata de un mensaje o un archivo adjunto el que se está guardando. Así, para guardar un mensaje, se encontrará vacío el campo para ingresar el nombre con el que se grabará y tendrá predefinida la extensión .txt (Figura 1.25), en cambio para el caso de los adjuntos, ya se encontrará asignado un nombre y la extensión del archivo será .X, donde X será el nombre del Remitente (Figura 1.26).





Figura 1.25





Figura 1.26

3. Imprimir Mensaje

Se puede imprimir un mensaje de distintas formas que se irán desarrollando en los siguientes puntos:

3.1. Desde la pantalla principal, seleccione el mensaje y presione el botón Imprimir (Figura 1.27) le permitirá elegir la impresora (Paso 3.3).

Figura 1.27





3.2. Desde la pantalla principal, seleccione el mensaje y seleccione el menú Archivo, opción Imprimir… (Figura 1.28) le permitirá elegir la impresora (Paso 3.3).

Figura 1.28

3.3. Se mostrará una pantalla en la cual se cual Vd. podrá elegir las características de Impresión, presionando el botón Preferencias.

Figura 1.29





3.4. Desde la pantalla del mensaje, seleccione el botón Imprimir (Figura 1.30), el archivo imprimirá el adjunto en la impresora predeterminada.

Figura 1.30

4. Preparar Impresora

4.1. Seleccione el menú Archivo. Luego la opción Preparar Impresora, tal como se muestra a continuación:

Figura 1.31

4.2. En la siguiente imagen mostrada Vd. podrá configurar todo lo que a la impresión concierne desde la impresora, el tamaño del papel, orientación de la impresión y hasta las propiedades de la impresora configurada.





Figura 1.32

5. Configuración

5.1. Para cambiar la configuración basta con presionar las teclas <ctrl.> + <M> o presionar Configurar dentro del Menú Archivo de la pantalla principal, Figura 1.33.

Figura 1.33

5.2. Este programa tiene dos modos de funcionamiento, diseñado para distintas necesidades.





5.2.1. Si Vd. posee un amplio tráfico se le recomienda tener configurado este programa en Cíclico, el cual le permitirá dejar ejecutando el programa y este cada lapso determinado irá actualizando los mensajes recibidos y enviados, para lo cual se requerirá que el Administrador de Procesos se encuentre en modo automático.

Figura 1.34

5.2.2. Si Vd. posee un trafico bajo se le recomienda tener configurado el programa en el modo manual, el cual solo realizará los envíos y recepciones cuando Vd. lo requiera. Vd. necesita marcar opción administrador de procesos y asignarle la ruta donde se halla éste y tenerlo configurado en modo Manual. Una vez configurado el sistema a este modo, la pantalla principal sufrirá una leve modificación, aparecerán dos nuevas opciones en la Barra de Herramientas Transferir (Figura 1.36) y Eliminar (Figura 1.37), con las cuales Vd. podrá realizar estas dos acciones pulsándolos.

Figura 1.35





Figura 1.36

Figura 1.37

5.2.3 Si se presiona el botón buscar

Figura 1.38

Se muestra la opción de búsqueda avanzada donde según el filtro que se coloque ya sea: para, manifiesto, nave, viaje, Cant.Bls, Tipo Manif, Cant Cnts, Estado Tci, Estado Sunat, estado en proceso, estado respuesta, fecha de preparación, fecha TCI, Fecha Sunat, Fecha MEP, Fecha RPTA ; esto para IMPORT o EXPORT; se mostrará la data. A continuación el detalle:





Filtro por “Para”:

Figura 1.39

Filtro por “Manifiesto”:

Figura 1.40

Filtro por “Nave”:

Figura 1.41

Filtro por “Viaje”:

Figura 1.42

Filtro por “Cant.Bls”:

Figura 1.43

Filtro por Estado TCI:

Figura 1.44

Filtro por Fecha “Sunat”:





Figura 1.45

Filtro por Fecha “MEP”:

Figura 1.46

Filtro por Fecha “RPTA”:

Figura 1.47

6. Salir

6.1. Presione el botón Salida (Figura 1.48) o la opción Salir del Menú Archivo (Figura 1.49).

Figura 1.48

Figura 1.49

6.2. De estar seguro de querer salir pulse Sí, sino pulse No en la pantalla que se muestra a continuación.





Figura 1.50

A continuación dos funcionalidades exclusivas del trabajo en modo manual:

7. Transferir

7.1. Pulse el botón mostrado en la figura (Figura 1.36).

7.2. Mailsat llamará a ejecución al Administrador de Procesos – que deberá estar ejecutándose en automático – es por ello la gran importancia que tiene la ruta del Administrador de Procesos.

7.3. La comunicación se realizará gracias a SAT, invocado por el administrador de procesos.

8. Eliminar

8.1. Seleccione el mensaje a eliminar y pulse el botón Eliminar (Figura 1.37).

8.2. De estar seguro de eliminar el mensaje pulse Sí en la siguiente pantalla (Figura 1.51), caso contrario, pulse No.

Figura 1.51





9. Menú Ver

Mostrará tres opciones las cuales se muestran en la figura 1.38 y se detalla en los puntos siguientes:

Figura 1.52

9.1. Barra de Herramientas: Oculta o muestra la Barra de Herramientas.

9.2. Barra de Estado: Oculta o muestra la barra de estado.

9.3. Actualizar Mensajes: Actualiza la bandeja que se encuentre seleccionada. Tiene como acceso rápido la opción de la Barra de Herramientas:

Figura 1.53

10. Menú Ayuda

Posee como única opción Acerca del correo (Figura 1.54), la cual al ser seleccionada le mostrará una pantalla (Figura 1.55) donde se detallarán la datos de la empresa que desarrolló el sistema así como del autor del mismo.





Figura 1.54

Figura 1.55





Información de Contactos

Los siguientes son información que relaciona a la Empresa TCI S.A.

Empresa – http://www.tci.net.pe – Teléfono: 421-3222, Fax 421-8950Soporte – [email protected] Ventas – [email protected]

Departamento de Soporte

Luis Rocha Arista – [email protected] Ricardo Castro Cavero – [email protected]

Departamento de Ventas

Gissela Garcia Garrath – [email protected]

Departamento de Desarrollo

Jenny Hermosilla Jara – [email protected]



mailto:[email protected]





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