MANUAL

Operador Logístico de

Aprovisionamiento.

MANUAL

Operador Logístico de

Aprovisionamiento.

Módulo:

Procesos de control de

proveedores y contratos .

UNIDAD I: PROCESO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

APRENDIZAJE ESPERADO

Aplicar conceptualmente todos los términos de empresa en un 60% de las actividades propuestas. HABILIDAD(ES) ESPECIFICA(AS) • Conocer el concepto de compras y su relevancia en la empresa • Conocer las etapas de un ciclo de compras • Diferenciar el ciclo de compras según el rubro empresarial • Conocer los indicadores influyentes en la decisión de compras

PROCESO DE COMPRA CONCEPTO DE COMPRAS Y SU CICLO

Realizar una compra requiere y precisa de una gamma de operaciones que, en definitiva, va a determinar su correcta o incorrecta realización, las cuales tienen una repercusión en mayor o menor grado en el resultado de la empresa, es por esto que la negociación de los términos y condicionantes de ésta sean un factor de cuidado en las empresas. Comprar es tan importante como saber vender y de ahí la necesidad de que en una compra, que al fin y al cabo es un negocio jurídico, un contrato de compraventa, requiere una gamma de condicionantes al objeto que el comprador, el adquiriente, reciba el producto que necesita, con las especificaciones requeridas, en el momento adecuado, en el lugar conveniente y en las condiciones pactadas y todos estos parámetros sólo pueden quedar perfectamente definidos y determinados si las negociaciones se han llevado en forma adecuada. La compra es una sub función de aprovisionamiento, entendiendo por tal el conjunto de operaciones que tiene por objeto dotar a la empresa de los stocks adecuados, en las cantidades requeridas y en el tiempo preciso, para que pueda desarrollar sus procesos de fabricación, comercialización o servicio, según el rubro de la empresa. Normalmente, el término compra, se utiliza inadecuadamente, ya que se limita a una sola actuación cuando, en realidad, forma parte de todo un conjunto de operaciones.

El módulo de “Aprovisionamiento”, es uno de los tantos módulos de auto aprendizaje, cuyo objetivo es entregar las herramientas y competencias necesarias para tu desarrollo profesional, en materias como la administración de materiales y mercaderías de una empresa. A través de este módulo, encontraras dos grandes unidades, las cuales son: el proceso de compras y la gestión de bodega, que a su vez están subdivididas en otras temáticas complementarias. Todas éstas cumplen el objetivo de darte a conocer el importante proceso del “Aprovisionamiento” de cualquier empresa, sin importar su rubro o actividad económica. Al finalizar este curso, deberás manejar el proceso de registro de entradas y salidas de existencias, utilizando programas informáticos. Además, aprenderás a gestionar con proveedores ofertas de productos, asegurando los niveles de stock’s necesarios para la comercialización de la empresa. A su vez,

debes aprender a realizar inventarios físicos, acordes con la normativa mercantil.

Aprovisionar una empresa es:

Prever sus necesidades Planificar aquellas necesidades en el tiempo y en el espacio. Adquirir productos necesarios para su normal funcionamiento. Asegurarse de recibir los productos en la cantidad y calidad solicitada. Pagar lo que se recibe, en los plazos y en la forma convenida. Almacenar y utilizar los productos adecuadamente.

Como puede observarse, la compra incluye toda una serie de actuaciones. Un análisis de la función de aprovisionamiento permitirá distinguir: 1. Operaciones previas a la compra:

• Previsión de las necesidades. • Determinación de las adquisiciones a realizar. • Determinación de las modalidades de aprovisionamiento.

2. La compra propiamente dicha, que como contrato que es, constituye un acto jurídico. 3. Operaciones posteriores a la compra:

• Recepción cualitativa y cuantitativa de los productos adquiridos. • Aceptación y conformidad de las facturas. • Reclamaciones, en su caso, por defectos, vicios ocultos o por no ajustarse a los

condicionamientos y especificaciones. • Reclamaciones por acerías en los transportes. • Recepción de documentos, como nota de debito o crédito, según sea el caso.

4. Operaciones paralelas a la compra: • Gestión de almacenes, denominada gestión de stocks. • Recuperación y enajenación de materiales que pudieran haber sido modificados, de

desperdicios y sobrantes, así como materiales en desuso. • Captación y consecución de nuevos proveedores, al objeto de disponer de un adecuado panel

de los mismos. Cuando la estructura y dimensiones de la empresa así lo exigen, todas las fases del conjunto de compras se agrupan en un servicio especializado que, normalmente, gira bajo la denominación de aprovisionamientos, acopios o simplemente, compras. Puede definirse la función de compras como el conjunto de las operaciones necesarias conducentes a procurar a las distintas unidades de la empresa, a partir de un mercado exterior y previa conformidad del gerente, empresario, en los plazos requeridos, en las cantidades precisas y en las mejores condiciones de mercados de calidad y de precio, los productos, bienes y servicios, necesarios para el cumplimiento de sus fines.

GESTIÓN DE COMPRA 1. Concepto de compras:

Las compras involucran una serie de pasos que comienzan con la localización de proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento del proceso (follow- up) con el proveedor escogido y la recepción del material para controlar y garantizar el aprovisionamiento dentro de las exigencias explicitadas. En algunos casos, El organismo de compras es el intermediario entre el sistema de producción de la empresa y la fuente abastecedora en el mercado. a) Funciones de compras El área de compras tiene por finalidad abastecer y satisfacer a la empresa sus necesidades de materiales, componentes y servicios, en las cantidades, calidades y fechas adecuadas. Para lograr dicho objetivo, el organismo encargado de las compras debe desarrollar y mantener fuentes de suministro adecuadas. Es por esto que el organismo de compras es considerado un sistema abierto, ya que mantiene relación directa con el medio externo, a través de los proveedores, y el medio interno, el o los departamentos de la empresa. Las compras pueden ser desarrolladas por un departamento único y especializado, o bien, por cada departamento en forma autónoma, pero sin importar este detalle, la función primordial que ésta desarrolla, es de apoyo al subsistema de producción de la empresa. b) Importancia de las compras

El organismo de compras, actualmente, es considerado un centro de ganancias y no simplemente un centro de costo, porque cuando es bien administrado, puede traer considerables economías y por consecuencia un aumento en el nivel de rentabilidad para la empresa. El departamento de compras no es importante tan sólo por asegurar el abastecimiento de una empresa, sino principalmente por traer beneficios adicionales, como economías y ganancias. c) Organización de compras Cada empresa estructura su organismo de compras de acuerdo con sus necesidades de materiales. La actividad de compras puede ser centralizada o descentralizada. La organización centralizada es aquella que concentra todas las adquisiciones, de la empresa, en un solo departamento, en cambio una empresa descentralizada, cada departamento organiza sus compras en forma autónoma. El sistema centralizado de compras es poco flexible y no siempre atiende a las necesidades locales, como cuando está disperso o independiente.

EMPRESA DEPTO.

COMPRAS

PROVEEDORES

El sistema descentralizado no permite las ventajas y descuentos de los proveedores, de falta de esquematización o sistematización de las compras, a diferencia del sistema centralizado. En cualquiera de las opciones mencionadas, el organismo de compras puede asumir la siguiente estructura organizacional:

CICLO DE COMPRAS

La actividad de compras es básicamente cíclica y repetitiva. Cíclica porque involucra un ciclo de etapas que necesariamente deben cumplirse, cada cual a su tiempo y una tras otra. Repetitiva porque el ciclo se pone en funcionamiento cada vez que surge la necesidad de adquirir determinado material. El ciclo de compras está constituido de 5 etapas principales, las cuales puede representarse en la siguiente figura:

Investigación de

Mercado

• Auxiliar de Compras

• Follow up

• Auxiliar de Compras

• Follow up

ETAPAS DEL CICLO DE COMPRAS

a) Análisis de órdenes de compras recibidas: Esta etapa comienza cuando se reciben las órdenes de compra emitidas por el departamento de producción, a partir de la programación de materiales. El análisis se realiza con el objetivo de conocer los requerimientos de materiales, las respectivas cantidades y épocas adecuadas para su recepción. b) Investigación y selección de proveedores: Esta etapa se puede dividir en dos: la investigación y la selección. La investigación de proveedores, requiere realizar una búsqueda de los posibles proveedores de las órdenes de compra. La selección, es un paso posterior a la búsqueda, y consiste en escoger de la totalidad de candidatos a proveedores, aquel que ofrezca las condiciones que se adecuen a los requerimientos establecidos en las órdenes de compra. La investigación de proveedores va a estar presente siempre y cuando sea una compra realizada por primera vez, ya que la compra reiterativa de un producto, no requiere la búsqueda de un proveedor. Esta etapa la documentación utilizada es la cotización, ya que permite conocer las condiciones de cada proveedor y así comprarlas permitiendo realizar la elección de uno de ellos. Ejemplo de cotización:

c) Negociación con el proveedor: Una vez escogido el proveedor, el organismo de compra debe acordar las condiciones más adecuadas de precio y de pago. Es en esta etapa en donde una empresa puede generar las economías y por ende las ganancias, al obtener un ahorro en los costos. La negociación sirve para definir cómo se hará la emisión del pedido de compra al proveedor. El pedido de compra tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las especificaciones estipuladas. d) Acompañamiento del pedido (Follow – up): Hecho el pedido de compra, el organismo de compras requiere asegurarse de que la entrega del material se realizará respetando las condiciones negociadas y estipuladas en la etapa anterior. Esta etapa representa una constante supervisión del pedido y de la calidad del proceso. e) Control de la recepción del material comprado: En esta última etapa del ciclo, se recepciona el material y se supervisa que corresponda a las características estipuladas en el requerimiento de compra. En esta fase se realiza una inspección de calidad en la recepción del material. En esta etapa se recepciona el material y se recepciona la factura y la guía de despacho. A continuación se presentan ejemplo de los documentos mencionados: COMPRAS SEGÚN SECTOR O RUBRO COMERCIAL La estructura y organización de las compras está relacionada directamente con el rubro o actividad comercial desarrollada. Las empresas industriales, las grandes tiendas y supermercados, las empresas de servicios organizan las compras de acuerdo con los diversos materiales que deben comprar, el proceso productivo, el mercado proveedor y otros factores.

1.1.1 Compras para empresas industriales: Estas empresas transforman la materia prima en algún producto comercializable. En este tipo de empresa existen aquéllas que transforman la materia prima en otro tipo de materia prima para el uso de la sociedad. Ejemplo de estas empresas: - Aserraderos - Mueblerías - Molineros Una empresa industrial necesariamente requiere materiales para la transformación de la materia prima, tales como combustibles, lubricantes, correas transmisoras, etc. Por lo tanto el abastecimiento o las compras influyen directamente en el proceso productivo de la empresa. Lo cual hace que éstas se centren o localicen en el departamento de producción, exigiendo un conocimiento acabado de los proveedores. La negociación con los proveedores, se realiza directamente con las empresas extractivas, que generalmente son un número, de empresas, mucho menor que las industriales. b) Compras para empresas comerciales: Las empresas comerciales son aquellas que se dedican a comercializar artículos o productos ya elaborados o industrializados para ser vendidos y distribuidos. Dentro de esta categoría se encuentran las mayoristas y minoristas. Ejemplo de estas empresas: - Supermercados - Multi-tiendas - Distribuidoras En estas empresas las compras constituyen una actividad central para la organización, ya que sin este proceso la empresa no puede desarrollar su actividad. El proceso de negociación se realiza en forma directa con las empresas industriales. c) Compras para empresas de servicios: Son empresas que ofrecen bienes que generalmente son intangibles, es decir se paga por un producto que no se ve pero que tiene un efecto que puede ser mesurable. La calidad de un servicio va a depender directamente de la evaluación que cada persona haga de él. Las compras, en este tipo de empresa, están limitadas a componentes del servicio prestado, por ejemplo los medicamentos en el servicio hospitalario. 1.2. I_DICADORES PARA LA TOMA DE DECISIONES Las compras o adquisiciones de productos, siempre estarán sujetas a cuánto pedir, esta pregunta se plantea en todas las empresas, sin importar el rubro. La respuesta a cuánto comprar está relacionada con la cantidad demandada de un bien, es decir el nivel de venta o salida de un producto, en un periodo dado.

1.2.1. Rotación de Inventarios (RI_V) Se define como el Costo de las ventas dividido por la media del inventario durante período.

COSTE DE LAS VENTAS ROTACIÓN DE INVENTARIO =

INVENTARIO MEDIO DEL PERÍODO Cuando el costo de las ventas no está disponible, se usan las ventas como sustitutas, pero es una definición menos apropiada, principalmente en los negocios con altos márgenes, ya que las ventas incluyen un margen de beneficio que no está incluido en los inventarios. A veces, se utiliza el inventario a final de año en vez de su media. En cualquier caso, cualquier definición que utilice, sea consecuente para que sus comparaciones sean significativas. RINV proporciona el número de veces que rota un inventario por período. Si, por ejemplo, nos encontramos con una empresa cuyo RINV = 4 y si los valores utilizados son anuales, significa que un artículo permanece en el inventario una media de 3 meses antes de ser vendido (12 meses dividido por 4 veces = 3 meses). Obviamente nos estamos refiriendo al Inventario de bienes terminados. Puede ser valioso computar en algunas empresas una Rotación de Inventario de Materias Primas y se definiría como las compras de Materias primas dividido por la media del inventario de Materias Primas del período e indicaría cuantas veces adquirimos nuestro inventario de materias primas durante el período.

Rotación del Inventario de Materias Primas. Materia Prima consumida/ Promedio de Inventarios de Materias Primas

Rotación del Inventario de Productos en Proceso.

Costo de Producción / Promedio del inventario de Producción en Proceso

Rotación del Inventario de Artículos Terminados. Costo de Ventas/ Promedio de Inventarios de Artículos Terminados.

No es necesario decir que esta razón depende enormemente del tipo de negocio en que nos encontremos y otra vez, más que el nivel de esta razón, lo crucial es evaluar su TENDENCIA. 1.2.2. INVENTARIO PROMEDIO

Consiste en prever el consumo de un determinado producto, calculado a partir de los promedios de consumo de productos de los periodos anteriores. Si la tendencia fuese de consumo creciente, el promedio futuro será menor. Si la tendencia fuese de un consumo decreciente, la media futura será mayor.

La ventaja de este método radica en la simplicidad del cálculo. Las desventajas del sistema, son que los promedios son influenciados por los valores extremos, esto quiere decir que el resultado del indicador se ve afectado en mayor proporción por los altos y bajos consumos de un determinado periodo, por lo tanto tendrán una ponderación o importancia mayor en el promedio. Además, los periodos más antiguos tienen el mismo peso que los actuales.

1.2.3. PERIODO MEDIO DE MADURACIÓN

El comportamiento del capital circulante lo vemos en los siguientes gráficos:

a) Empresa Industrial:

b) Empresa Comercial:

En resumen: El ciclo dinero- dinero puede expresarse así:

Cálculo del periodo medio de maduración y el capital circulante mínimo:

Consideramos el ciclo de maduración financiero corto, el de una empresa comercial: d1 : Días de cuentas a cobrar = 365 x saldo medio de clientes CL / ventas a crédito d2 : Días de inventario = 365 x saldo medio de inventario PT / coste de las ventas d3 : Días de cuentas a pagar = 365 x saldo medio de proveedores PR / compras a crédito

UNIDAD II: PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIONES

INTRODUCCIÓN

APRENDIZAJE ESPERADO Conocer y manejar procedimientos de reclamaciones, con la finalidad de hacerlos efectivos, cuando el incumplimiento de las solicitudes de servicios y productos no cumplan los requerimientos de la organización. HABILIDAD(ES) ESPECIFICA(AS)

• Conocer la importancia de una política formal de compra dentro de la organización. • Conocer los tipos de reclamaciones • Conocer los procesos legales de reclamaciones para distintas entidades relacionadas con la empresa, tales como, proveedor, transporte y el seguro

PROCEDIMIENTOS DE RECLAMOS

2.1. POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Las políticas de abastecimiento, hacen referencia a la modalidad que utiliza la empresa para realizar las compras necesarias en una empresa, considerando aspectos tales como, técnicas de compras, metodología utilizada, periodicidad, etc. Las políticas de compras pueden incluir aspectos como el porcentaje de negocios hecho con cualquier proveedor o con negocios minoritarios. Para realizar una compra se debe tener una guía; las políticas de compra son importantes, sobre todo por los continuos cambios de precios y la escasez de los materiales. Se puede comprar, según más convenga, de acuerdo con las siguientes políticas: Producir o comprar. Se debe decidir si lo que se compra se puede producir dentro de la misma empresa. Los proveedores suelen exigir precios demasiado altos; si se decide producir, bajan los costos, además de tener la oportunidad de vender el producto que se decidió producir. También se puede presentar el caso contrario: estar produciendo algún material cuya compra abarataría los costos. Para tomar la decisión de producir o comprar, se tienen que comparar constantemente los precios (sus variaciones) y la disponibilidad de los proveedores para entregar la compra. Por lo regular, las empresas dedicadas a la construcción no producen sus materiales, sino que los compran. Compras "a instancias" o compras ´"para más adelante". Si una empresa sigue una política de compras "a instancias" ordena pequeñas cantidades a intervalos frecuentes. Las compras "para más adelante" consisten en comprar cantidades mayores menos frecuentes. Para elegir la política correcta se deben considerar dos factores: el primero es el precio de mercado; si los precios en el mercado sufren fluctuaciones continuamente, la política de compras "a instancias" sería la más viable para evitar el riesgo de pérdida. Contrariamente a esto, si los precios son estables durante grandes periodos se optaría por las compras "para más adelante".

Esta unidad ha sido preparada para que conozcas y comprendas el significado de las políticas de compras que debe tener una empresa para su mejor organización y control. Además, conocerás los procedimientos de reclamos que debes seguir cuando tu pedido no ha estado conforme a la solicitud de compra. Te instamos a que realices un esfuerzo por entender y comprender lo que en esta unidad se te presenta,

considera que sólo tu esfuerzo es necesario para que logres a cabalidad el objetivo que posee esta unidad.

El segundo factor es el capital que se invierte en los inventarios. Tomando en cuenta este factor, la política aplicable sería la de compras a instancias, dado que se ahorraría espacio en el almacén, se reducirían los porcentajes de desperdicio o daños, los riesgos de robo y el capital que no se utiliza se podría destinar a otras áreas. Compras por contrato. Este tipo de adquisiciones se basa en un acuerdo con el vendedor en donde se establece que este va a proveer de materiales durante un período determinado, a cuya finalización el contrato puede o no renovarse. La ventaja de este acuerdo es la seguridad de que nunca va a faltar material y que se aprovecharán los precios bajos en el momento de la compra. Para efectuar este tipo de compras es necesario pagar una gran cantidad del pedido por adelantado. Beneficios de las Políticas de Compras El poseer una regla, definida y formalizada, dentro del departamento de compras, otorga los siguientes beneficios: 1. Uniformidad y control en el cumplimiento de las funciones de la empresa. 2. Delimita actividades, responsabilidad y funciones. 3. Aumenta la eficiencia de los empleados ya que indican lo que se debe hacer y como se deben hacer. 4. Entrega una estructura de la empresa con respecto al departamento de compras. 5. Ayuda a coordinar y evitar la duplicidad y las fuerzas de responsabilidad. 6. Son una base para el mejoramiento de sistemas que rige la organización. 7. Reduce costos al incrementar la eficiencia. 2.2. Reclamos En forma idónea los reclamos, que se realizan entre empresas proveedoras y compradoras, deben quedar estipulados por escrito con la finalidad de tener un respaldo, para evitar problemas futuros de mayores proporciones. A continuación se te presenta un tipo de carta de reclamación general: - Carta de Reclamación

La carta de reclamación se confecciona cuando la recepción de las mercancías o servicios contratados no están conformes y las diferencias observadas tienen la entidad suficiente como para exigir algún tipo de aclaración. La carta de reclamación debe estructurarse de la siguiente forma: • Un primer párrafo donde se resume el objeto de la carta. • Varios párrafos donde se relatan los hechos con detalle para aclarar la situación. • Un párrafo de cierre que se aprovecha para ponerse a disposición del receptor de la carta, por si necesita alguna aclaración de la situación presentada. • Motivos de la queja o reclamación. • Posibles soluciones a la situación creada. • Tratamiento y aplicación de soluciones La reclamación será en cuanto a embalajes, transporte, acondicionamiento, cantidad y calidad de los productos o las condiciones de la entrega, entre otras. La recepción de las quejas y reclamaciones a través del servicio post venta y su posterior tratamiento, es un instrumento útil para detectar determinadas deficiencias en la empresa. Antes continuar es útil aclarar algunos conceptos básicos:

• Queja: es la expresión del descontento por parte del cliente ante una situación contradictoria a lo que se deseaba conseguir en la compra de un producto/ servicio. Como consecuencia de la queja surge la reclamación del cliente. • Reclamación: a través de la que se solicita un cambio, devolución o indemnización para dar solución a la situación creada. La información que se recoge a través de una queja o reclamación es, normalmente sobre: • La calidad de los productos vendidos. • Las características del producto, si no coinciden con lo acordado en la compra. • El trato suministrado por los vendedores o técnicas de venta utilizadas. • Servicios que no cumplen con los ofrecidos Esta información debe ser analizada para tomar las medidas correctoras oportunas. Estas situaciones pueden afectar en gran medida a la cifra de ventas y a la imagen de la empresa. Las quejas o reclamaciones pueden tratarse a través de una atención directa o indirecta; en cualquiera de los dos casos, la empresa transmitirá al cliente su desagrado por el malestar producido Siempre se intentará que el cliente quede satisfecho con la solución adoptada. • Atención directa: es la que se realiza a través de entrevista personal o de conversación telefónica. La capacidad de analizar psicológicamente al cliente es una habilidad importante en la atención directa. Facilita, de alguna manera, las relaciones comerciales empresa cliente. Existen distintos tipos de clientes, cada uno de ellos debe ser atendido de acuerdo con sus características de comportamiento (los hay habladores, agresivos, tímidos, amorosos, etc.). Las pautas de actitud que se deben adoptar en el contacto directo con un cliente que transmite una queja o reclamación sobre un producto adquirido a la empresa son:

Mantener la calma

Escuchar con atención y no interrumpir al cliente. 2.2.1. Reclamos al Proveedor Cuando el Departamento de inspección y entrega determina que el material entrante no cumple con la Orden de Compra, se realizan actividades para dar a conocer el descontento y encontrar una pronta solución a la situación, para esto, inmediatamente avisa del rechazo a los departamentos que intervienen en la obtención, uso, control o disposición del material de que se trata. Sea cual sea la cantidad del pedido rechazado porque no se adapta a las especificaciones, el comprador debe:

1. Notificar el rechazo al vendedor en un tiempo razonable.

2. Poner las mercancías a disposición del vendedor.

3. Seguir las instrucciones razonables del vendedor con respecto a la devolución.

El comprador tiene derecho a que se le retribuya el dinero gastado en conexión con los artículos rechazados, así como los daños. La persona que rechaza la mercancía deberá elaborar una notificación de rechazo por cuadruplicado, en la cual se anotan el número de partes, la descripción, la fecha, la cantidad, el número de la orden de compras, las razones por las cuales se produjo el rechazo, y el nombre del inspector quien determino la acción. Una copia de la notificación de rechazo y una copia de la nota de recepción se colocan con las partes en un área destinada a las partes rechazadas. En la otra copia de la nota de recepción se anota que las partes se han rechazado y se envía a inventarios. Otra copia de la notificación de rechazo se envía a compras para su negociación con el proveedor.

Dos copias de la notificación de rechazo se envían a producción. Producción junto con compras, determinan si se tienen suficientes partes buenas en almacén para que el lote defectuoso pueda devolverse al proveedor y lo reponga. La finalidad de la inspección es asegurar al comprador que el proveedor le ha enviado los artículos que corresponden con la descripción de la Orden de Compra. La importancia de este dependerá de la importancia que se le atribuye a la calidad. Los aspectos que se deben tomar en cuenta son los siguientes: La inspección no sólo comprende materiales y partes compradas sino además, incluye productos en proceso y productos terminados. La inspección en cualquier etapa constituye un problema referente a saber: donde, cuando y cómo se debe inspeccionar. La inspección deberá ser tanto correctiva como preventiva. El verdadero objetivo es asegurarse de obtener los materiales y las partes del tipo deseado. 2.2.2. Reclamos al Transporte El transporte, es el medio de transferencia por el cual una empresa hace posible la recepción y entrega de un producto. Este factor cobra una real importancia, ya que se incluye como integrante de la calidad de un servicio, además forma parte de los parámetros de decisión de compra. Una empresa que adquiere productos desde el extranjero, debe tener un mayor cuidado en el servicio de transporte que pacta y por consecuencia tomar mayores provisiones con respecto a la decisión de contratación. El transporte puede estar incluido en el servicio de un proveedor, por lo que cualquier dilema en el estado de la mercadería, puede solucionarse en forma directa con él, pero en cambio si el servicio de transporte es contratado en forma separada, los problemas que surjan con el producto debido al servicio debe tratarse con la empresa transportista. En primera instancia, cualquier situación problemática con el servicio de transporte, ya sea por demoras, calidad de servicio, seguridad del producto en traslado, robos u otros motivos, deben negociarse con la empresa convenida y dejarse constancia de ello a través de un reclamo formal, los cuales deben estar sujetos a los procesos establecidos en el conducto regular de la empresa. Generalmente, las empresas de transportes exigen estampar las quejas en forma escrita, independiente del medio de comunicación que se utilice (Internet, personal, fax, etc.). En los reclamos se debe estipular, en forma clara, los motivos del mismo, adjuntar copias de facturas y otros datos que el usuario estime conveniente para dar claridad a su presentación. Las empresas, comúnmente, poseen un plazo de respuesta de entre 15 a 20 días posterior a la formalización de la queja. Si se sobrepasa este plazo posibilitan al usuario a desarrollar otras actividades para dar solución a su problema. Debes recordar que un reclamo formal considera estipular la queja en forma escrita, ya sea en un formulario de reclamo de la empresa o bien en una carta de reclamo creada por la empresa cliente, adjuntando documentos que lo avalen. Si el reclamo realizado a la empresa, no tuviese efecto alguno, existe una segunda instancia, que consiste en realizar una denuncia de la calidad del servicio y sus deficiencias al Ministerio de Transporte y Telecomunicaciones, o a través de sus Secretarias de Transportes, a nivel regional o utilizando su portal Web.

2.2.3. Reclamos a Compañías de Seguros

Un Seguro es un contrato, donde la compañía de seguros recibe primas (pagos) por parte del contratante (o asegurado), y en el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura y dentro de los límites pactados, la compañía se obliga a pagar al asegurado, un capital u otras prestaciones convenidas. Las empresas que realizan exportaciones o importaciones, utilizan comúnmente seguros para garantizar el traslado y recepción de las mercaderías, esto debido a que los bienes deben recorrer grandes distancias lo cual aumentan los riesgos del estado de ellas. Contratar una empresa de Seguros tiene la finalidad de disminuir las pérdidas por mermas o deterioros, traspasando parte o todos los riesgos que componen dicha a acción a compañías reaseguradoras nacionales y extranjeras. Las compañías de seguros GENERALES son las utilizadas por las empresas, en el ámbito comercial, para cubrir el riesgo de pérdida o deterioro en las cosas o el patrimonio. Los riesgos de crédito sólo pueden asegurarse en compañías de seguros generales que tengan por objeto exclusivo precisamente cubrir este tipo de riesgo, pudiendo, además, cubrir los de garantía y fidelidad. - Principales Derechos y Obligaciones del Contratante o Asegurado RECOMEMDACIONES SOBRE PRESENTACIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS RELATIVOS A SEGUROS

1. Si necesita información, tiene una consulta o reclamación relativa a su póliza de seguros, revise su cobertura e inmediatamente comuníquese con su corredor de seguros, compañía de seguros o liquidador de siniestros, según corresponda 2. Usted tiene derecho a recurrir y efectuar directamente sus consultas o reclamaciones relativas a su contrato de seguro, por escrito, ante las compañías de seguros, corredores de seguros o liquidadores. 3. Las compañías de seguros deben recibir, registrar y responder todas las presentaciones, consultas o reclamos que se les presenten directamente por el contratante, asegurado o beneficiarios o aquellos que la Superintendencia de Valores y Seguros les derive. El plazo máximo para emitir la respuesta es de 20 días hábiles contado desde su recepción. 4.Las presentaciones pueden ser efectuadas en la casa matriz y en todas las agencias, oficinas o sucursales de la compañía en que se atienda público, personalmente, por correo o fax, sin formalidades, en el horario normal de atención y sin restricción de días u horarios especiales

5. Tenga presente que en caso de persistir el desacuerdo con la compañía, es posible que la controversia o dificultad surgida en la aplicación de la póliza de seguro, deba ser resuelta por la vía judicial, de acuerdo a las condiciones de la póliza respectiva. 6. En todo caso, usted siempre podrá solicitar información, presentar sus dudas o consultas o reclamos relativos a su póliza de seguros, en las oficinas del Departamento de Atención al Asegurado de la Superintendencia de Valores y Seguros. Su presentación podrá ser efectuada utilizando el Formulario de Consulta o Reclamo el cual deberá ser firmado por usted y hacerse llegar a la Oficina de Partes del Servicio. 2.2.3.3. EL PROCESO DE RECLAMACIÓN

Toda presentación, consulta o reclamo que se formule por escrito por el contratante, asegurado o beneficiario de un contrato de seguro deberá ser contestado en igual forma por la entidad aseguradora reclamada, en un plazo que no podrá exceder de 20 días contados desde su recepción. En dicha respuesta la compañía deberá informar al interesado los derechos que le asisten en caso de disconformidad con la respuesta o con lo resuelto, o bien

deberá indicar las gestiones que corresponda realizar para dar por solucionado el motivo de la presentación. El interesado en caso de disconformidad respecto de lo informado por la compañía aseguradora, o bien cuando exista demora injustificada en su respuesta, podrá recurrir a la Superintendencia de Valores y Seguros, a través del Departamento de Atención al Asegurado. El incumplimiento de las obligaciones o deberes por el contratante o asegurado puede significar la ineficacia del seguro, su nulidad, resolución o terminación anticipada o la liberación del Asegurador de la obligación de indemnizar el siniestro.

UNIDAD III: PARÁMETROS DE DECISIÓN

INTRODUCCIÓN

APRENDIZAJE ESPERADO

Establecer y asegurar los niveles de stock Óptimo y mínimo de existencias necesarias para garantizar el control y la rentabilidad del aprovisionamiento y el mantenimiento del proceso productivo y comercial. HABILIDAD(ES) ESPECIFICA(AS) • Manejar conceptos básicos que están presentes en el proceso de aprovisionamiento. • Conocer y manejar los distintos costos presentes en el aprovisionamiento. • Conocer y manejar los distintos métodos existentes para determinar la cantidad de material Óptimo para el desarrollo del ejercicio de una empresa. • Conocer otras variables que son determinantes en el proceso de Aprovisionamiento 3.1. Definición de Necesidades de Aprovisionamiento Concepto de Aprovisionamiento En el área de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificación y del control de los materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la programación de las compras, del tráfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la máxima utilización y conservación de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicación continua de una serie de normas hasta la conservación, el mantenimiento, la recuperación y la correcta distribución y empleo de todos los artículos utilizados por la empresa.

El objetivo de esta unidad, es entregarte los conocimientos necesarios para establecer y asegurar los niveles de “stock” de existencias óptimo y mínimo necesarios para garantizar el control y rentabilidad del aprovisionamiento y el mantenimiento del proceso productivo y comercial. Para que te puedas familiarizar con los contenidos, se te presentan una serie de conceptos de relacionados con la unidad, los cuales formarán parte de tu lenguaje operacional, los que deberás comprender y dominar para tener un uso adecuado de ellos. Para lograr los objetivos de este módulo, te aconsejamos que leas atentamente los contenidos y

desarrolles con entusiasmo las actividades que hemos preparado para tu mayor aprendizaje.

3.1.1. Cantidad

Los principales determinantes sobre la cantidad de compra son: 1) el nivel de las ventas; 2) la longitud de la naturaleza técnica de los procesos de producción; y 3) la durabilidad en comparación con la caducidad del producto terminado. Por ejemplo, las compras de la industria del tabaco son grandes debido a los largos procesos de curado. Sin embargo, las compras en la producción de petróleo y gas son bajos, porque las materias primas y los bienes en proceso son pequeños en relación con las ventas. En la industria de enlatado, las compras promedio son grandes debido a la estacionalidad de la materia prima. Cabe destacar, que el tamaño de compras está directamente relacionado con el nivel de inventarios, ya que si el nivel de compras es grande entonces el nivel de inventario también lo será. Con respecto a la durabilidad y a los factores de estilo, se encuentran inventarios grandes (compras grandes) en las industrias de fierro y de metales preciosos porque la durabilidad es grande y el factor referente al estilo es pequeño. Los inventarios son pequeños en la industria de los pasteles debido a la caducidad del producto final, y en las imprentas porque los artículos se manufacturan sobre pedido. 3.1.2. Calidad La recepción y revisión cualitativa de las compras debe ser llevada por unidades independientes de los servicios de compras, con la finalidad de evitar que éstos se constituyan en juez y parte, pero teniendo en cuenta que los resultados del control de recepción cualitativa deben ser fundamentales en la toma de decisiones relativas a futuras compras. La calidad de los bienes en cuestión, va estar definida con anterioridad al pedido, en las especificaciones del producto, con el propósito de poseer una medida para el control de la recepción de los productos. Si un pedido no cumple con las especificaciones establecidas, se incurrirá en costos adicionales inútiles, tales como gastos de transporte, tiempo, paralización de la producción y malos ratos, entre otros. Es por esto que se aconseja que se realice un control y seguimiento cualitativo. Por lo anteriormente mencionado, es que la calidad juega un rol importante en la compra, ya que permite un ahorro de gastos innecesarios en caso de un incumplimiento de las especificaciones.

3.1.3. Fecha requerida Se refiere al cuándo los materiales o mercaderías deberán estar en la empresa para satisfacer las necesidades de ésta. Para tener una respuesta eficiente y eficaz, el departamento de compras debe saber con anticipación las necesidades y la urgencia del pedido. Por lo tanto, la fecha requerida juega un rol trascendental en la decisión de dónde comprar, debido a la respuesta de entrega de los proveedores de un determinado producto. Para evitar los problemas de abastecimiento, es necesario realizar una programación de los materiales y mercaderías, con la finalidad de anticipar el pedido y así no afectar el proceso productivo de la empresa. Para ello las empresas utilizan fichas de los materiales y mercaderías, considerando como dato importante la demora en la entrega de pedido de cada uno de los proveedores, con el fin de conciliar el tiempo y la cantidad en que debe estar un producto en la empresa y no afectar su funcionamiento. 3.1.4. Precio Estimado

Es un parámetro que posee la empresa y representa el precio promedio que debe tener el material o mercadería para que este pueda ser adquirido. El precio estimado no puede sobrepasar el precio que tendría el producto, si fuese elaborado por la misma empresa. En el cálculo del precio estimado se consideran todos los costos de fabricación, los cuales incluyen materias primas, mano de obra, costos indirectos, etc. El valor resultante es el precio estimado, el cual representa el tope máximo a pagar por el producto. Todos aquellos oferentes que sobrepasen este tope quedan fuera de las fronteras de posibilidades como proveedores, y aquellos que su precio sea inferior o igual al tope, conformaran las posibilidades de adquisición. 3.1.5. Medios de Transporte

Antes de hablar de los medios de transportes, es necesario aclarar conceptos como movimiento de materiales y transporte y distribución de productos. El movimiento de materiales, es generalmente un fenómeno interno de las empresas, que sucede como parte de su proceso productivo. Este proceso culmina cuando el producto terminado llega al depósito o bodega, en donde se almacenará hasta ser llevado hasta algún punto de venta. Desde este entonces, el traslado de los productos terminados se llama transporte externo del Producto terminado, por lo tanto se hablará de transporte y distribución cuando el producto terminado cuando éste salga desde la bodega hasta el cliente o instalaciones del comprador.

Transporte significa el movimiento de alguna cosa de un lugar a otro, pero para efectos del curso, la denominación de transporte representará todos los medios a través de los cuales los productos terminados llegan a las manos del cliente o de la empresa distribuidora que los venderá al consumidor. Existen varias modalidades de transporte de carga: • Transporte carretero • Transporte ferroviario • Transporte fluvial y marítimo • Transporte aéreo • Transporte intermodal (o multimodal) A continuación, revisaremos, brevemente, cada una de las modalidades de transporte.

a) Transporte Carretero:

Es el transporte de carga que utiliza carreteras y caminos para el llevar el producto terminado. Es uno de los medios más flexibles, pues el camión puede entrar y salir del depósito de la empresa y llegar hasta el cliente directamente. Es lo que regularmente se denomina transporte directo puerta a puerta. No obstante, sus costos operacionales son elevados, pues cada camión tiene una cantidad limitada de carga y requiere un chofer y, muchas veces, un ayudante adicional. El transporte carretero está destinado a volúmenes menores o cargas con plazos de entrega relativamente cortos.

b) Transporte Ferroviario:

Es el transporte que utiliza la red ferroviaria existente en el país. La tracción puede ser eléctrica, a diesel o a vapor. Los vagones pueden tener varias estructuras o conformaciones para abrigar diferentes tipos de cargas sólidas, a granel o líquidas. El tren puede transportar varios vagones con lo cual reduce el costo y el flete es más barato. La velocidad del tren es relativamente homogénea, pues no hay en su recorrido cruces o semáforos, congestionamientos, etc. No obstante su recorrido es prefijado y limitado, por las instalaciones del líneas férreas, por lo que no tiene la flexibilidad de las carreteras. Hay que entregar y retirar la carga en la terminal ferroviaria, lo que provoca ciertas dificultades. El transporte ferroviario está destinado a las cargas de mayor volumen y gran peso, como por ejemplo el transporte de ácido sulfúrico o de láminas de cobre. Además, esta modalidad de transporte es ideal para aquellas compras cuyo plazo de entrega no es un factor preponderante.

c) Transporte Fluvial y Marítimo:

Es el transporte efectuado a través de navíos, barcos, barcazas, etc. La navegación puede ser fluvial o marítima. La primera sirve para el transporte nacional y de medio alcance, mientras que la segunda sirve para el transporte de cabotaje o para el transporte internacional. El transporte de cabotaje se realiza entre los puertos nacionales, mientras que el transporte internacional sirve para la importación y exportación. El transporte fluvial y marítimo sirve para cargas de gran volumen, de bajísimo costo unitario, cuyo factor tiempo es secundario. Es uno de los sistemas más baratos de transporte y de mucho uso para las transacciones internacionales.

d) Transporte aéreo: El transporte aéreo está destinado a pequeños volúmenes, de bajo peso, pero de alta complejidad y de precio elevado, donde el factor tiempo de entrega sea imperioso. Es el medio de transporte más caro, más rápido e indicado para las cargas nobles. Es indicado también para ciudades lejanas, donde el acceso carretero o ferroviario sea difícil.

e) Transporte Intermodal ( Multimodal)

Es el tipo de transporte que requiere tráfico mixto, ya que involucra varias modalidades de transporte. En el transporte intermodal parte del recorrido puede hacerse a través de un medio y otra parte mediante otro, como es el caso de la ciudad de Castro, en donde se debe utilizar un medio carretero y un medio fluvial (transbordador). Otro ejemplo para este medio es para la importación de petróleo, el cual se hace a través de navíos que descargan el producto en terminales petrolíferas ligadas a ductos, las cuales transfieren el producto a refinerías. De las refinerías, uno de los derivados del petróleo, la gasolina, es transferida a vagones-tanques, que la conducen a depósitos, donde queda almacenada. A partir de allí, la gasolina es transferida a camiones que la distribuyen entre los puestos de la región. 3.2. COSTOS DE APROVISIONAMIENTO Los costos de aprovisionamiento están relacionados con los costos que surgen de la administración de los materiales y mercaderías de una empresa. Incluyen costos, tales como el valor de adquisición de la mercadería, su recepción, almacenamiento y el transporte interno y externo de ésta.

A continuación, analizaremos algunos de estos costos. 3.2.1 PRECIO DE COMPRA En un mercado de libre competencia, en el cual existen muchos demandantes o compradores y muchos oferentes o proveedores (vendedores), los precios se forman por el libre juego de la oferta y la demanda, por lo que dónde comprar, está influenciado directamente por el precio del producto que posee un determinado oferente. Si el precio de un producto es más alto que el costo de elaboración, entonces el demandante no estará dispuesto a adquirir el producto en ese lugar, pero si el precio del producto es menor que el costo de elaboración, entonces el comprador externaliza este proceso y adquiere el producto a dicha entidad vendedora. Para las empresas que realizan transacciones con el exterior, internacionalmente, el precio del producto establecido, debe tener la indicación de inclusión o no de otros costos complementarios, tales como transportes, aduanas, seguro (FOB, CIF, etc.) La importancia del precio del producto, radica principalmente en la decisión de elaborar o comprar un bien, ya que el precio de compra de un producto es un dato relevante en establecimiento del precio de venta. Si el costo de la materia prima o mercadería es muy alto el precio del producto ofrecido también lo será, lo cual es importante al evaluar la competitividad de una empresa. 3.2.2. COSTO DE ADQUISICIÓN Son los costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden. Se obtienen al colocar una orden cuando los artículos son comprados o la producción establece los costos si dichos artículos son producidos dentro de la empresa. Los costos de adquisición incluyen los costos de administrar un departamento de compras, los gastos de personal, teléfonos, y de cartas, asociados con la colocación de órdenes, y los costos de preparar especificaciones. Los costos de adquisición también incluirán los costos relacionados con la recepción e inspección del material y los resultantes de pagar facturas. Es difícil trazar la línea divisoria entre costos variables y fijos de adquisición. Los costos básicos de administrar un departamento de pedidos, incluyendo el salario del agente de compras, y el costo de máquinas de escribir, escritorio y teléfonos, puede considerarse como fijo. A medida que aumenta el no. de órdenes puede ser necesario incrementar el espacio asignado al departamento de compras, para adquirir personal adicional, y así sucesivamente. En estas situaciones el costo se vuelve variable. Costos de adquisición Costo de colocar una orden o costo de corrida de producción. Costos de embarques y de manejo. Descuentos por cantidad tomados o perdidos.

3.2.3. COSTO DE MANTENIMIENTO

El costo de mantenimiento suele medirse como porcentaje del valor del inventario, los costos de mantenimiento son un tipo de costo variable. En la medida en que una empresa tenga inventarios de seguridad, los costos de mantenimiento relacionados con un monto fijo de inventarios de seguridad pueden considerarse como un costo fijo. Los costos de mantenimiento varían entre compañías, pero tienen probabilidades de estar en el rango del 20 al 25 % del valor del inventario. Los costos de almacenamiento y de seguros tienen probabilidades de variar con el tipo de producto, así como con el valor del producto. La obsolescencia, el encogimiento y el estropeo se verán especialmente inflados por el tipo de producto. Para los artículos estándar, tales costos pueden ser relativamente bajos; para artículos perecederos o productos con un elemento muy importante de estilo (como la ropa), pueden ser sustanciales. • Costos de mantenimiento. • Costos de almacenaje. • Seguros. • Impuestos sobre la propiedad. • Costo del capital comprometido • Depreciación y obsolescencia

3.2.4. COSTO DE TRANSPORTE Los tipos de transportación han tenido una influencia importante sobre la política de inventarios. Existen dos actividades básicas de inventarios: El control de tráfico incluye la selección del transporte, la documentación de los embarques, el estudio de los servicios y precio del transporte, seguimiento de los embarques, revisión y aprobación de los pagos por cargos de transporte y la evaluación del desempeño del transportista. El análisis de tráfico se encarga de establecer el costo total de transportación, incluyendo la carga y descarga, etc. La elección de cada modalidad de transporte depende de dos factores principales: a) La diferencia entre el precio de venta del producto en el centro de producción y el precio de venta en el local de consumo. Se trata de un factor conocido. b) El costo del transporte entre el centro de producción y el local de consumo. Se trata de un factor que necesita ser calculado y que depende de dos aspectos:

1. Características de la carga que será transportada: como peso, tamaño, valor unitario, tipo de maniobras, condiciones de seguridad, tipo de embalaje, distancia que será transportada, plazo de entrega, etc.

2. Características de las modalidades de transportes: condiciones de la infraestructura (caminos, vías férreas, hidrovías, puertos, aeropuertos, etc.), condiciones de operación, tiempo de viaje, costo y flete, mano de obra involucrada, etc.

En la elección de la modalidad de transporte pesan también cuatro factores adyacentes:

a) Tiempo: cada modalidad de transporte presenta una velocidad comercial diferente en función de sus propias características, lo cual muchas veces exige esperas en interconexiones, trasbordos en terminales, etc.

b) Financiero: Cada modalidad tiene su flete, los costos de maniobrabilidad y pérdidas de material. El factor financiero varía conforme el valor monetario de la mercadería.

c) Manipulación: Las operaciones de carga y descarga en los puntos de envío, trasbordo y recepción. El embalaje de la mercadería permite facilitar las maniobras, reducir pérdidas y abaratar los costos.

d) Rutas de viaje: Cada modalidad exige mayor o menor número de viajes para transportar una misma mercadería. La empresa puede adoptar el transporte ínter modal siempre que los costos de transportes puedan ser racionalizados. 3.3. CANTIDAD DE COMPRA

Medir o calcular las existencias significa establecer los niveles adecuados para el abastecimiento de la producción sin caer en los dos extremos: existencias excesivas o insuficientes. Las existencias excesivas provocan desperdicio de dinero y pérdidas financieras consecuencia de los costos más elevados, debido a recursos ociosos. Las existencias insuficientes, por otro lado, producen detenciones e interrupciones de la producción o de la empresa por inexistencia de materiales o mercaderías, lo que también provoca perjuicios a la empresa. Ambos extremos deben evitarse. El cálculo de los niveles de de existencias se fundamenta la previsión del consumo de materiales o mercaderías. La previsión del consumo, es una estimación de la cantidad que se requerirá de determinado material o mercadería, en un determinado periodo. Existen varios modelos que permiten determinar el nivel óptimo de existencia de materiales o mercaderías, reduciendo los costos relacionados con el pedido y mantenimiento de stock’s. A continuación analizaremos algunos de ellos. 3.3.1. CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO Modelo Cantidad Económica de pedido

El lote económico de compras consiste en adquirir la cantidad mínima de productos o materiales con el fin mantener un inventario preciso y no tener un sobre stock, lo cual genera un inventario más caro. Este modelo parte de una serie de supuestos fuertes, los cuales se van suavizando a medida que se avanza en la teoría, sin embargo sus aplicaciones y utilidad son importantes y los desarrollos posteriores que ha permitido, lo hacen un punto de referencia obligado en todos los campos donde se hable de inventarios. Los supuestos sobre los que este modelo se construye son:

1. La demanda se conoce con certidumbre y es constante. 2. Los costos relacionados con el modelo permanecen constantes. 3. La cantidad de pedido por orden es la misma. 4. El pedido se recibe en el momento que se ordena. 5. El inventario se restablece en el momento en que se agota. 6. El proveedor nos surte las cantidades solicitadas en un solo lote. 7. Se considera un horizonte infinito y continuo en el tiempo. El comportamiento de este modelo se aprecia fácilmente en la siguiente gráfica Para poder tomar una decisión sobre: la altura del triángulo (cantidad de pedido), el número de triángulos (números de pedidos en el periodo), la base del triángulo (tiempo entre pedidos) y conocer el valor asociado con estas decisiones es necesarios conocer los siguientes datos: • Demanda, normalmente se trabaja anual, aunque el modelo permite otros manejos, se calcula a partir de los presupuestos de la empresa. • Costo de pedido, este se genera cada vez que la compañía efectúa una compra, en su calculo debe involucrarse desde el tiempo que se toma para efectuar el pedido, hasta los gastos de transporte y recepción de la mercancía, sin olvidar incluir los gastos administrativos pertinentes al pago de la factura. • Costo de mantenimiento (conservación), este nos indica cuánto vale tener la unidad de inventario en bodega, debe tenerse en cuenta desde el costo del dinero, hasta los seguros en caso de tenerlos, el de la bodega y el del personal que maneja los inventarios, este costo se debe dar en la misma unidad de tiempo en que se estima la demanda. La parte compleja del modelo es precisamente la definición de los costos anteriores, si se calculan objetivamente el modelo da unos resultados válidos así no sean absolutamente exactos, el objetivo del modelo no es minimizar uno de estos costos, ya que su comportamiento es inverso y en caso de minimizar uno solo de ellos, el otro se dispara por lo que los costos asociados serán más altos, lo importante es minimizar la suma de los costos de pedir y de mantener , lo que se conoce con el nombre de costo asociado, en la siguiente gráfica observamos como dicho costo en los valores cercanos al mínimo, no cambia considerablemente, sin embargo si nos alejamos de este los costos pueden incrementarse

de forma importante, por lo que la idea consiste en pedir un valor muy cercano a la cantidad económica de pedido. La simbología que se va a utilizar es una de las tantas existentes, en caso de que se consulte a alguno de los autores citados o a otros es posible encontrar símbolos diferentes, esto no es problema lo importante es tener claros los elementos conceptuales. D: Demanda Co : Costo de pedido Cc : Costo de conservación o mantenimiento Q* : Cantidad económica de pedido N : Número de pedidos Tc : Tiempo entre pedidos CA: Costo asociado a la política de inventarios CT: Costo total, involucra valor de los artículos y el costo asociado. Calculando las primeras tres variables los demás valores quedan automáticamente dados, la demostración del porque se utilizan las formulas siguientes proviene del cálculo diferencial:

Ejemplo

Un impresor que en la actualidad está haciendo una compra mensual, estudio el comportamiento del papel libro de 70 gr. en los últimos doce meses, encontró que su demanda fue de: 10, 11, 10, 9, 10, 11, 9, 10.5, 10, 9, 9 y 11.5 toneladas por mes, estima el precio de compra se va a mantener en $2.300.000 por tonelada, su costo de pedido en $500.000 y por política carga un 15% del costo unitario al manejo de los inventarios mas $55.000 por concepto de bodegaje, calcular:

1. El modelo a manejar en estas condiciones.

2. Si el proveedor ofrece darnos un descuento del 10% por compras superiores a 30 toneladas y uno del 11% por compras de 60 toneladas, como cambiaría mi política.

3. Si adicional al descuento logramos obtener un plazo que hace que nuestro costo de

conservación se reduzca solamente al de bodegaje como cambiaría mi política.

Lo primero que debemos observar es el comportamiento de la demanda el cual vemos que es relativamente constante, por lo que podemos asumir que nuestro modelo se comporta de acuerdo a los parámetros de un modelo de cantidad económica de pedido con los siguientes datos de entrada: D = 120 toneladas año Co = $500.000 C = $2.300.000 tonelada Cc = $400.000 tonelada/año Por tanto

Como podemos observar en esta política de compra de inventarios, la empresa ahorra más de un 20% en el costo asociado a los inventarios que tendría si efectuase una compra mensual (CA = 12*500.000 + [12/2]*400.000 = $8.500.000), lo que sumado al ahorro que se lograría con los diferentes productos que maneja la compañía permitirá mejoras importantes en la rentabilidad al final del ejercicio. Con respecto a la pregunta 2: Alternativa 1:

Alternativa 2:

Por lo tanto se debe aceptar el descuento del 10%, ya que en caso de seleccionar la escala que brinda descuento del 11%, los sobre costos por manejo de inventarios son superiores a los beneficios que se obtendrían con un menor valor de la compra. La pregunta 3, hace gala de un aforismo, que en ocasiones es válido: "no importa el precio sino el plazo"; para nuestro caso al cambiar radicalmente el costo de conservación se debe recalcular todo el modelo con un costo de conservación de $55.000, lo que nos dará los siguientes resultados:

En esta fase de éste problema en particular vemos como con un reducción del costo de pedido, automáticamente, podemos pedir con un descuento del 10% dadas las condiciones de negociación planteadas, con lo que conseguiría ahorros por una cantidad superior a los treinta millones de pesos con respecto a los resultados obtenidos en el modelo clásico, si vemos la segunda escala de descuentos obtenemos:

En este caso se debe aceptar la segunda escala de descuentos. El manejo de los inventarios es sin lugar a dudas un elemento crítico, para el buen desarrollo de la empresa, si este no se efectúa correctamente la posibilidad de tener problemas de abastecimiento o mayores costos es muy alta, es por esto que permanentemente se deben estar revisando los normas para su manejo dentro de la compañía, siendo conscientes de que estamos en una realidad donde lo único constante es el cambio y que si no somos consecuentes con esta realidad la posibilidad de dejar de ser competitivo y salir del mercado es muy alta. Cuando evaluamos en forma correcta el número de existencias que en realidad se pueden tener en los inventarios, las personas responsables de esta área deben definir los márgenes en los cuales la capacidad de almacenamiento debe manejarse asegurándose que no ocurran acumulaciones excesivas de materiales, que no se hagan inversiones innecesarias, que no se permitan agotamientos de existencias y por supuesto el resguardo seguro de las mercancías.

3.3.2. OTROS MODELOS Modelo Justo a tiempo (Just in Time):

Con este modelo se trata de eliminar al máximo todos los costos en que se incurren cuando se posee materiales en stock. Esta modalidad de compras, se basa en realizar el pedido sólo cuando se requiere el material, con la finalidad de ahorrar los costos que generan los inventarios. Con este modelo existe una eliminación de las actividades innecesarias. Por ejemplo, la actividad de recepción y la actividad de inspección de entrada no son necesarias con el justo a tiempo. Si el personal de compras ha sido eficaz en la selección y desarrollo de los proveedores, los artículos comprados se pueden recibir sin un conteo formal, inspección y procedimientos de pruebas. Eliminación del inventario de planta. Casi no se necesita inventario de materias primas si los materiales que cumplen los estándares de calidad se entregan donde y cuando son necesarios. El inventario de materias primas sólo es necesario si hay motivo para creer que los suministros no son fiables. La reducción o eliminación del inventario permite que los problemas con otros aspectos del proceso productivo aparezcan y se corrijan. El inventario tiende a esconder los problemas. Eliminación del inventario en tránsito. Los departamentos de compras modernos consiguen una reducción del inventario en tránsito estimulando a los proveedores a situarse cerca de la planta y proporcionar un transporte rápido de las compras. Cuanto más corto sea el flujo de material y dinero en la "tubería" de los recursos, menos inventario se necesitará. Otra forma de reducir el inventario en tránsito es tener inventario en consignación. Bajo un acuerdo de consignación, el proveedor mantiene la propiedad del inventario. Otros acuerdos implican encontrar un proveedor que esté dispuesto a situar su almacén donde lo tiene normalmente el usuario. El proveedor factura en base a un recibo de recogida firmado por el usuario, o al número de unidades enviadas. Mejora de la calidad y la fiabilidad. Reducir el número de proveedores y aumentar los compromisos a largo plazo en los proveedores tiende a mejorar la calidad del proveedor y la fiabilidad. Los proveedores y los compradores deben tener un entendimiento y una confianza mutua. Para lograr entregas sólo cuando sean necesarias, y en las cantidades exactas, se requiere también una calidad perfecta, o cero defectos. 3.4.

Existen variables distintas a las antes mencionadas, que también cumplen un rol relevante en la decisión de compra, tales como, fecha de entrega, descuentos y bonificaciones y los plazos de pago, ya que permiten determinar, en un momento dado, dónde realizar la compra (a qué proveedor escoger), cuándo realizar la compra (de acuerdo a los plazos de entrega) y cuánto (considerando los descuentos y bonificaciones).

3.4.1. FECHA DE ENTREGA En el mundo empresarial, cobra real importancia el cumplimiento de los plazos, debido a que, normalmente, se efectúan para atender a las necesidades puntuales y concretas que el comprador tendrá debidamente programadas. Para disminuir el riesgo de un incumplimiento de la entrega de mercaderías, se aconseja negociar previamente los plazos de despacho y las penalidades en caso de incumplimiento. Al conocer los plazos de entrega de los distintos proveedores, que se poseen en cartera, es posible decidir a quién se realiza el pedido, atendiendo a la urgencia del abastecimiento. Es por lo anterior, que la fecha de entrega de la mercancía juega un rol relevante en la decisión de la compra y la elección del proveedor. Debes considerar que al conocer el tiempo de demora, de la entrega de la mercancía, es posible programar correctamente la fecha de los pedidos. Es necesario realizar un seguimiento de los pedidos, con el fin de evitar la dispersión del plazo de entrega distinto al prometido. 3.4.2. DESCUENTO Y BONIFICACIONES Descuentos Son disminuciones conseguidas por rebajas o negociaciones con el proveedor.

a) Descuentos comerciales: es un porcentaje a calcular sobre el importe de cada artículo o sobre la suma de los importes total su todos tiene el mismo tanto por ciento.

b) Descuentos por cantidad: se otorgan a los compradores que realizan una gran

cantidad de pedidos

c) Descuentos financieros: son los concedidos por abonar rápidamente el importe de la

compra, se aplicarán sobre la cantidad resultante después de haber restado los 2 descuentos anteriores. - Unidades bonificadas Se facturan y por consiguiente forma parte del bruto de la factura, pero el importe económico de estos artículos aumenta el descuento comercial. 3.4.3. PLAZOS DE PAGO

Los plazos de pago, son una herramienta utilizada por las empresas proveedoras para competir frente a sus rivales, otorgando facilidades de pago a sus clientes. Los clientes tendrán la posibilidad de emitir el desembolso por compras en un periodo posterior, lo cual le permite asegurar su solvencia en el momento del pago, y a su vez, permitirle una mayor organización de todas compras.

Al otorgar un plazo para emitir el pago de los materiales y mercaderías, la empresa demandante podrá adquirir los productos sin la necesidad de tener el circulante en forma inmediata, permitiéndole poseer un periodo limitado para reunir los fondos que le permitan dar cumplimiento a sus obligaciones financieras. Por lo antes mencionado, es que el plazo de pago se convierte en un parámetro de decisión importante al momento de realizar una compra, ya que se escogerá a aquel proveedor que le otorgue las facilidades que se ajusten más a su realidad económica.

UNIDAD IV: REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

INTRODUCCIÓN

APRENDIZAJE ESPERADO Manejar las entradas y salidas de existencias, utilizando un programa informático o archivos convencionales, aplicando las normas de organización y legislación vigente. HABILIDAD(ES) ESPECIFICA(AS)

• Conocer conceptos y propiedades de las distintas modalidades que existen en la actualidad para llevar un registro de las entradas y salidas de existencias. • Conocer y manejar los distintos criterios de valorización de existencias. • Realizar un registro de entradas y salidas de materiales utilizando todos los criterios de valorización de éstas. 4.1 ENTRADA Y SALIDA DE EXISTENCIAS Cuando hablamos de entradas y salidas de existencias, nos referimos al proceso de compra y venta o utilización de los distintos materiales que son requeridos en un proceso productivo, o en el cotidiano desempeño de una empresa, el cual está relacionado directamente con el giro del negocio. Las existencias, son los bienes tangibles de propiedad de la empresa y cuyo destino es su venta, transformación o incorporación al proceso productivo, es decir, pueden ser productos adquiridos para producir otros bienes, o para revenderlos. Por lo anterior, la acumulación de existencias en niveles adecuados es una necesidad para el funcionamiento normal del sistema productivo, lo cual implica llevar un control adecuado de los stocks de materiales y productos que posee una empresa en un momento determinado. En el control y manejo de existencias podemos encontrar distintas modalidades para registrar el movimiento de éstas en una empresa, las cuales son implementadas por cada organización según sea la relevancia que le otorguen.

En esta unidad estudiarás las diferentes modalidades, que se utilizan en la actualidad, para llevar acabo el control y administración de las existencias de una empresa. Es necesario que manejes muy bien los conceptos, técnicas y procesos que encierra la gestión de las existencias, ya que una inadecuada manipulación de éstas puede ocasionar graves problemas en el desarrollo normal del sistema productivo de una organización. Para lograr los objetivos antes expuestos, te aconsejamos leer bien los contenidos, realizar los ejercicios aquí planteados, en forma ordenada y sistemática; consultar con tu profesor todas las dudas que tengas. Luego, desarrolla la auto evaluación y comprueba cu•nto has aprendido

EJEMPLO: •Productos para la venta, ropa, libros, comida, etc. •Productos para transformación, la madera es un ejemplo de este tipo de existencia, ya que es utilizada en la producción de otros bienes, como es el caso de las hojas de cuadernos. •Incorporación a otro proceso productivo, generalmente para producir cualquier bien se requiere de maquinarias que permitan elaborar las materias primas que darán paso a un nuevo producto, por lo tanto éstas son productos fundamentales para la producción de un nuevo bien. Importancia de las existencias: •Las existencias garantizan el abastecimiento de materiales a la empresa, disminuyendo los riesgos de demora o atraso en el suministro de materiales. •Permiten disminuir los costos de producción a través de descuentos por compras en grandes cantidades. 4.1.1. TARJETAS BIN CARD Son un conjunto de documentos e informaciones que sirven para informar, analizar y controlar las existencias de materiales. Cuando estas tarjetas ocupan un archivo normal, su procesamiento es manual. Cada empresa define el tipo de documento de registro de existencias que sea más apropiado a sus necesidades y al grado de complejidad que pretendan. Esta última, se define a través de la cantidad de información que abarque. Este tipo de registro es utilizado en negocios donde la cantidad de artículos controlados no es muy grande. De acuerdo a la información que la ficha de existencia contenga, éstas se dividirán en cuatro distintos niveles: a) Nivel 1 Incluye información sobre entradas (material recibido), salidas (material entregado), y saldo en existencias (entradas menos salidas), como en la figura siguiente:

ENTRADAS SALIDAS SALDO

Este nivel es el más básico y simple, por lo que no es útil para el control de las existencias de una empresa que requiere de un exhaustivo manejo de los materiales, ya que no permite conocer claramente la necesidad real de artículos. En la práctica este tipo de ficha es común de encontrar principalmente en empresas pequeñas. b) Nivel 2 Incluye información sobre la cantidad de material encargado, recibido, entregado y el saldo en existencias. Permite conocer el volumen de material encargado y lo incluye en la programación de la producción. c) Nivel 3

Incluye información sobre la cantidad de material encargado, recibido, saldo a recibir reservado para operaciones específicas y el saldo en existencias. d) Nivel 4

Proporciona un sistema doble, que involucra la siguiente información: • Cantidad de material encargado • Cantidad de material recibido • Cantidad de material reservado • Saldo disponible • Salidas • Saldo en existencia La ficha con información en nivel 4, proporciona excelente ayuda a la Planeación y Control de la Producción y a la planeación de compras, pues permite conocer la cantidad de material encargado, recibido, reservado y disponible, además de las salidas y saldo en existencia (el cual no siempre está disponible) 4.1.2. REGISTRO COMPUTACIONAL Posee la misma finalidad que las Tarjetas Bin-card, sólo que en el procesamiento de los datos es utilizada una computadora, y debido a sus capacidades puede contener mayor cantidad de información, sin importar el número de artículos que se controle. Es posible tener acceso a la información en forma rápida y simultanea. Se utiliza en grandes empresas, debido a que es en éstas donde el manejo de información es más complejo y en mayor cantidad.

Actividades de Aprendizaje 1 Crea tarjetas Bin-Card, utilizando los cuatro niveles de información especificados anteriormente, dando ejemplos para qué tipo de empresas la aplicaría y porqué.

Normalmente, las fichas de existencias deben contener las siguientes informaciones sobre los materiales, indistintamente si se trata de bases de datos computacionales o manuales: 1. Identificación del artículo:

• Nombre del artículo • Número o código del artículo • Especificación o descripción del artículo • Unidad de medida (kilo, metro, litro, unidad) • Tipo de utilización (a qué se destina el artículo) 2. Control del artículo: • Existencia mínima • Demanda de consumo • Días de espera para llegada de su reposición • Proveedores del artículo • Porcentaje de pérdida o rechazo en la producción 3. Entradas de material en existencias:

• Recepción de materiales (cantidades) • Precio unitario • Valor monetario de cada lote (precio por cantidad) 4. Salidas de material de existencias: • Salidas de material en cantidades • Precio unitario de cada lote de salida • Valor monetario de cada lote 5. Saldo en existencias:

• Saldo en existencias (cantidad de existencias); • Saldo disponible (cantidad existente + cantidad encargada y no recibida); • Saldo de los encargos; • Saldo de las reservas. 6. Valor del saldo en existencias:

• Costo unitario de cada lote de entrada en la bodega; • Costo unitario medio; • Costo unitario de cada salida; • Valor monetario del saldo en existencia (unidades por costo unitario). 7. Rotación de existencias:

• Suma de las entradas; • Suma de las salidas; • Porcentaje de las entradas sobre las salidas.

4.2. Criterios de valorización de existencia

Anteriormente aprendiste que las existencias pueden registrarse manualmente o por computador, para así controlar la cantidad de materiales almacenados tanto en volumen físico como en valores financieros. Esta última se define como la estadística del valor financiero de los materiales, tomando como base el precio de costo o el precio de mercado. Sin embargo, a lo largo del ejercicio pueden producirse múltiples oscilaciones en el precio, de tal forma que la adopción de uno u otro criterio puede alterar levemente los resultados de la empresa. Los criterios de valorización más difundidos por la literatura, son: • LIFO • FIFO • PMP Antes de profundizar en cada uno de ellos, se presentará un ejemplo, que permita establecer la valorización de las existencias de acuerdo a cada uno de los sistemas antes indicados. La sociedad Thurkos S.A. ha efectuado los siguientes movimientos de materiales, en las fechas que se indican:

Fecha Movimiento Unidades Costo Unitario

30-Mar Inv. Inicial 100 $ 118

15-Abr Compras 200 $ 120

05-May Compras 300 $ 122

08-Jun Ventas 250

10-Jul Compras 450 $ 124

12-Ago Dev. Compras 20

15-Sep Ventas 700

18-Oct Dev. Venta 50

4.2.1 FIFO (PEPS)

Las siglas PEPS corresponden a la abreviatura de la frase: primero en entrar, primero en salir, la cual en inglés se denomina como FIFO: first in, first out. En este método, independientemente de lo que haya sucedido con el material desde el punto de vista físico, se considera que las unidades de diferentes partidas de compra van saliendo

Actividades de Aprendizaje 2 Desarrolla en grupo distintos tipos de tarjetas de existencias (manuales), variando el contenido de datos que ésta requiera.

de acuerdo a un estricto orden de entrada, es decir, primero salen las unidades de la partida más antigua. Agotadas éstas, se da la salida a la siguiente partida de compra, y así, sucesivamente. En consecuencia, puede darse el caso de que la existencia de un artículo esté constituida por unidades de diferentes precios, hecho que deberá reflejarse en la tarjeta de control correspondiente. Como podemos notar en la tarjeta de control, el día 08- Junio se realizó una venta de un total de 250 unidades, la cual está constituida por 100 unidades a $118 y 150 unidades a $120. Reflejando lo mencionado anteriormente.

DATOS FÍSICO VALORIZADO

FECHA DETALLE $P/U ENTRADA SALIDA SALDO ENTRADA SALIDA SALDO

30-03 Inv. Inic. 118 100 100 11800 11800

15-04 Compras 120 200 300 24000 35800

05-05 Compras 122 300 600 36600 72400

08-06 Ventas 250 350 29800 42600

10-07 Compras 124 450 800 55800 98400

12-08 Dev. Compras

20 780 2480 95920

15-09 Ventas 700 80 86000 9200

18-10 Dev. Vtas. 50 130 6200 15400

4.2.2 LIFO (UEPS)

Este método considera que las últimas unidades de materiales ingresadas deben ser las primeras en salir, por lo tanto, el orden en que salen los productos es inverso al que han ido apareciendo cronológicamente. El valor de las existencias se calcula al costo del último precio, el cual normalmente es el más elevado. Ello produce una supervaloración del precio del material. Al adoptarse este modelo, la tarjeta de existencia, a base del ejemplo anteriormente desarrollado, aparece con el siguiente movimiento:

DATOS FÍSICO VALORIZADO

FECHA DETALLE $P/U ENTRADA SALIDA SALDO ENTRADA SALIDA SALDO

30-03 Inv. Inic. 118 100 100 11800 11800

15-04 Compras 120 200 300 24000 35800

05-05 Compras 122 300 600 36600 72400

08-06 Ventas 250 350 30500 41900

10-07 Compras 124 450 800 55800 97700

12-08 Dev. Compras

20 780 2480 95920

15-09 Ventas 700 80 85780 9440

18-10 Dev. Vtas. 50 130 5960 15400

La ventaja de esta modalidad es que el valor de las existencias, generalmente, queda actualizado con relación al valor de la última entrada. Esto significa que el valor de las existencias se aproxime al de los precios del mercado. Al igual que el caso del FIFO, se producen diferencias de precios en algunos movimientos debido a la falta de materiales con una misma valoración, como lo podemos notar el día 15 de Septiembre. La ventaja de este método es la simplificación en los cálculos. 4.2.3. PMP (Precio Medio Ponderado)

P.M.P.= Saldos Valores/ Saldo Unidades Este es el método de valorización más utilizado. Cada vez que ocurre una nueva compra de un material del que aún quedan en existencia unidades adquiridas anteriormente, se procede a calcular un precio único a la existencia total, que es resultante de ponderar el valor y la cantidad. A continuación vemos como se compone la tarjeta de existencia para este método:

DATOS FÍSICO VALORIZADO

FECHA DETALLE $P/U ENTRADA SALIDA SALDO ENTRADA SALIDA SALDO

30-03 Inv. Inic. 118 100 100 11800 11800

15-04 Compras 120 200 300 24000 35800

05-05 Compras 122 300 600 36600 72400

08-06 Ventas 120,6 250 350 30150 42250

10-07 Compras 124 450 800 55800 98050

12-08 Dev. Compras

124 20 780 2480 95570

15-09 Ventas 122,5 700 80 85750 9820

18-10 Dev. Vtas. 122,7 50 130 6135 15955

Cabe destacar que existen otras modalidades de valorización de existencias, que no fueron tratadas en este módulo, debido a que son menos utilizadas en la práctica y sólo son una combinación de dos o más metodologías aquí planteadas. COMPARACIÓN DE LAS TRES MODALIDADES DE VALORIZACIÓN DE EXISTENCIAS A través de un ejemplo práctico, analizaremos las diferencias que existen entre las 3 metodologías de valorización de existencias de inventarios. Este método asigna a cada una de las unidades existentes en stock, un único valor, independientemente del valor al cual hubieran ingresado. Este valor se calcula como el promedio del costo de las unidades ingresadas. Ejemplo:

Consideremos el almacén de materias primas de una empresa industrial, donde al 30/11/03 hay 4000 unidades. Se sabe que las mismas fueron compradas en distintas partidas, a precios diferentes: Compra del 25/10/03 1500 u $100/u $150000 Compra del 25/11/03 2000 u $103/u $206000 Compra del 28/11/03 500 u $120/u $ 60000 Las 4000 u de existencias se compraron a $416000. El costo promedio por unidad resulta: $416000 / 4000 u = $104 / u

Supongamos que se retiran o venden 2000 u, el valor de las mismas será: 2000 u * $104 / u = $208000 El valor promedio sigue siendo $104 /u ya que el mismo sólo se modifica al ingresar una partida. Si se compraran 1200 u más a $125 /u el nuevo promedio sería: (2000 u * $104/u + 1200 u * $125 /u) /3200 u = $111,88 /u, y las existencias valorizadas resultarían 3200 u a $111,88/u = $358000 Este método valoriza la unidad a su precio de compra, identificando las partidas a las cuales pertenecen. Volviendo al ejemplo anterior: Compra del 25/10/03 1500 u $100/u $150000 Compra del 25/11/03 2000 u $103/u $206000 Compra del 28/11/03 500 u $120/u $ 60000

4000 u $416000

En cuanto al valor que debe asignarse a una unidad retirada, el método FIFO establece que las que salen primero lo hacen al valor de las más antiguas. Repitiendo los movimientos del ejemplo anterior tendremos: Salida de 2000 u del almacén: 1500 u $100/u = $150000 500 u $103/u = $ 51500 2000 u $201500 Si además se compraran 1200 u más a $125 /u las fichas de existencias indicarán: 1500 u $103/u = $154500 500 u $120/u = $ 60000 1200 u $125/u = $150000 3200 u $364500

Las existencias valorizadas (3200 u) alcanzarán a $364500 De la misma manera que en el método FIFO las unidades tienen el valor de la partida en la cual ingresaron. Es decir que también deberán identificarse en la ficha las unidades existentes con los distintos precios de compra. Volviendo al ejemplo anterior:

Compra del 25/10/03 1500 u $100/u $150000 Compra del 25/11/03 2000 u $103/u $206000 Compra del 28/11/03 500 u $120/u $ 60000

4000 u $416000

Para asignar el valor a las unidades que salen, el método LIFO indica que las unidades que primero salen lo hacen al valor de las últimas entradas. En este caso, los movimientos de este ejemplo serán: Salida de 2000 u del almacén: 1500 u $120/u = $ 60000 500 u $103/u = $154000 2000 u $214500 Luego de la compra de 1200 u a $125/u, las existencias serán; 1500 u $100/u = $150000 500 u $103/u = $ 51500 1200 u $125/u = $150000 3200 u $351500 La valorización de las existencias 3200 u a $351000 Según el método utilizado, se tendrá, distintos valores de los inventarios y distintos valores para las unidades retiradas: VALORES EN $ PROMEDIO LIFO FIFO

Salidas 206000 214500 201500 Stock 358000 351000 364500 El método LIFO permite tener el valor de las salidas actualizado, pero no así el valor del stock que permanece valorizado a costos más antiguos. En una economía inflacionaría, estos costos serán inferiores a los reales. En la inversa, el método FIFO permite tener un stock a valores más recientes, y por lo tanto superiores al del método LIFO. Las salidas, sin embargo resultan deprimidas, al recurrir a costos más lejanos.

Los métodos FIFO, LIFO y Promedio son los tradicionalmente utilizados; y de ellos el más difundido es el promedio, que es el de más simple cálculo. El método aceptado por el SII, para valorización de inventarios es el FIFO, lo cual no impide que se pueda utilizar otra modalidad, con una previa autorización de éste organismo.

“RE_TA - ACTUAL LEY SOBRE IMPUESTO A LA - ART. 30”

“Valorización de existencias - Costo Directo de venta de mercaderías, materias primas y otros bienes del activo realizable - Deben utilizarse los costos directos más antiguos (sistema FIFO) - Facultad del contribuyente de utilizar el método denominado "costo promedio ponderado" - Método elegido debe mantenerse consistentemente a lo menos durante cinco ejercicios comerciales consecutivos “ Actividades de Aprendizaje 3

1. La empresa ABC desarrolló los siguientes movimientos de materias primas, las cuales permitirán abastecer el proceso productivo de la sección de ensamblaje para el año en curso.

2.

• Inventario inicial: 100 unidades a $80.60 c/u • Compra a Reyes y Salas Ltda. s/Factura 2815: 240 unidades a $84 c/u • Venta a C. Paz y Cía., Seg. Factura 717: 70 unidades a $ 112 c/u • Venta a P. Rojas Hnos., Seg. Factura 718: 120 unidades a $115 c/u • Compra a Reyes y Salas Ltda., Seg. Factura 2885: 250 unidades a $85.56 c/u • Venta a L. Mayorga y Cía. Ltda., Seg. Factura 719: 100 unidades a $120 c/u Calcula el costo de las mercaderías vendidas y el costo de las existencias finales, mediante la aplicación de los métodos que ya conoces.

3. Una empresa industrial se dedica a la fabricación y venta de productos, para dicha actividad el año pasado tuvo que realizar las siguientes entradas y salidas de existencias:

a) Compras Fecha Cantidad precio Unitario Importe Total

Febrero 100 500 50.000 Abril 300 520 156.000 Junio 500 550 275.000 Octubre 250 590 147.500 Diciembre 200 600 120.000

b) Ventas Fecha Cantidad

Mayo 200 Septiembre 650

850 Calcular el coste de las mercaderías vendidas y el coste mediante la aplicación de los siguientes métodos: • PMP • FIFO • LIFO

4. Consideremos el almacén de materias primas de una empresa comercial, donde al 30-09-04 hay 4000 unidades. Se sabe que las mismas fueron compradas a $105/u. Los movimientos posteriores fueron los siguientes:

Compra del 09-10-04 2500u $100/u Compra del 09-11-04 1000u $106/u Compra del 09-12-04 500u $ 80/u Realiza la valorización de existencia bajo la modalidad de PMP.

5. La empresa Krokus Ltda. en el mes de Junio del 2003, realiza las siguientes transacciones mercantiles.

02-junio Inventario Inicial 525 unidades a $17.500.- c/u 03-junio Se venden 312 unidades a Montes Ltda. según factura Nº1235 a $22.000.- 04-junio Se compran 750 unidades a Francis S.A. según factura Nº12875 a $19.250.-c/u 09-junio Se venden 490 unidades a Lopez Ltda. según factura Nº1236 a $22.000.- 17-junio Se venden 290 unidades a Krispis Ltda. según factura Nº1237 a $22.000.- 23-junio Se compran 112 unidades a Francis S.A. según factura Nº13645 a $19.350.-c/u 28-junio Se venden 212 unidades a Montes Ltda. según factura Nº1238 a $23.500.- Realiza la tarjeta de existencia y su valorización, bajo la modalidad FIFO y LIFO y compara los resultados.

UNIDAD V: GESTION DE BODEGA E INVENTARIOS

INTRODUCCIÓN

APRENDIZAJE ESPERADO Manejar y controlar la documentación utilizada en las operaciones de aprovisionamiento con el fin de realizar una buena gestión de bodega al interior de una empresa. HABILIDAD(ES) ESPECIFICA(AS)

• Conocer los conceptos y propiedades de los distintos tipos de existencias. • Clasificar las existencias bajo distintos métodos. • Conocer y manejar los distintos conceptos y técnicas básicas de bodega. 5.1. TIPOS DE EXISTENCIAS

Las existencias constituyen los suministros o productos que utiliza una empresa en el proceso producción de sus productos o servicios (Mercaderías, materias primas, materiales en proceso, materiales semi terminados, materiales terminados, productos terminados), los cuales no son utilizados en el proceso productivo o venta inmediatamente, pero que se deben poseer para satisfacer las necesidades futuras de material para la producción. La clasificación de las existencias es la siguiente: 5.1.1. Mercaderías:

Son todos los productos, que son típicos de una actividad comercial, cuya finalidad es ser comercializados o transados, sin sufrir ningún tipo de transformación, es decir, tal y como se compraron. Ejemplo de esto son las empresas que se dedican a la venta de productos que serán, luego de la venta, inmediatamente consumidos o utilizados por el comprador. Todos los supermercados, grandes tiendas o negocios pequeños poseen stock de mercaderías cuya finalidad es satisfacer una necesidad del consumidor frente a un determinado producto, sin que se produzca una falta de abastecimiento. Para evitar que ocurra, lo antes mencionado, se guarda en bodega determinada cantidad del mismo producto. Este proceso se denomina existencias de mercaderías.

En esta unidad conocerás los distintos tipos de existencias, más utilizadas en el proceso de producción de una empresa, para los distintos rubros existentes, con la finalidad de identificar claramente las diferencias y proceder a clasificarlas correctamente. Es necesario que manejes estos conceptos, debido a que en la gestión de bodega requiere una especificación de todos los materiales que utiliza o posee una organización como stock, permitiendo predecir o determinar las necesidades futuras de existencias para el funcionamiento normal de la producción. Para lograr lo que esta unidad se propone, deberás, como es de costumbre, desarrollar el pre test, el cual permitirá conocer cuánto es lo que sabes de gestión de bodega, y qué debes reforzar de tus conocimientos.Luego, desarrolla la auto evaluación y comprueba cu•nto has

aprendido

5.1.2. Materias Primas: Las existencias de materias primas constituyen los insumos y materiales básicos que ingresan al proceso productivo de la empresa. Son los insumos iniciales para la producción de los productos/ servicios de la empresa. Esto significa que la producción es totalmente dependiente de las entradas de materias primas para tener su secuencia y continuidad garantizadas. Generalmente, las materias primas se compran a los proveedores externos por el organismo de compras, y cuando son recibidas, se guardan en la bodega de la empresa. 5.1.3. Suministros:

La palabra suministro puede ser abordada de varias formas, ya sea en el área contable como en abastecimiento o aprovisionamiento. Para efectos de esta unidad, debe ser considerada como otro tipo de existencia, necesario tanto para el desarrollo de la producción como para el funcionamiento adecuado de las actividades de la organización. En consecuencia, suministro lo definiremos como todo servicio externo que la empresa requiere para su funcionamiento, pero que posee una participación indirecta en la producción. Sin estos, es imposible desarrollar el proceso de elaboración de los productos o un ejercicio normal de las actividades de la organización. Otra característica de estos bienes o productos es que resulta imposible su almacenamiento. Ejemplo: La electricidad, es un suministro que muchas empresas no pueden dejar de prescindir en el proceso de fabricación de sus productos. Otro ejemplo de este tipo de existencia es el agua, la telefonía, etc. 5.1.4. Productos en proceso, semi terminados y terminados a) Materiales en procesamiento: Las existencias de materiales en procesamiento están constituidas por materiales que estén siendo procesados a lo largo de las diversas secciones que componen el proceso productivo de la empresa. Son pues, los materiales en proceso de producción o en vías de procesamiento en cada una de las secciones productivas de la empresa. No están ni en la bodega, porque ya no son materias primas, salieron de la bodega y aún transitan por las etapas del proceso productivo de la empresa en alguna sección. Más adelante serán transformados en productos terminados.

Ejemplos de materias primas: Empresas textiles : Hilos

Tintas y pigmentos

Empresa Iansa (productora de azúcar) : Remolacha

Endulcorante

Preservantes

b) Materiales Semi Terminados: Las existencias de materiales semi terminados son los materiales parcialmente acabados, cuyo procesamiento esta en algún estado intermedio de acabado y que también se encuentran a lo largo de las diversas secciones que componen el proceso productivo. Difieren de los materiales en procesamiento por su estado más avanzado, pues se encuentran casi acabados, ya que sólo faltan algunas etapas del proceso productivo para transformarse en materiales acabados o en productos terminados. c) Materiales Acabados o Componentes: Las existencias de materiales acabados, llamados componentes son las piezas realizadas aisladas o componentes ya listos para ser anexados al producto. En realidad son, partes listas o montadas, que cuando se juntan constituyen el producto terminado. d) Existencias de productos terminados o mercaderías:

Las existencias de productos terminados son los productos ya listos y acabados, cuyo procesamiento fue completado. Son el estado final del proceso productivo y ya pasaron por todas las fases, como materias primas, materiales en procesamiento, materiales semi terminados, materiales terminados y productos terminados. Al conjunto de las cuatro clases de existencias de materiales se le da el nombre de existencias totales de materiales. Artículo de existencias es cualquier materia prima, material, componente, herramienta o producto terminado que haya en existencias en la empresa. Cuanto más complejo o diversificado sea el producto final, tanto mayor será la diversidad de artículos guardados y más complejo es el control que se debe realizar de éstas.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

Producto

Materia Prima

Suministro Materiales en proceso

Materiales semi terminados

Materiales acabados

Mercaderías

Fideos

Tornillos

Planchas de zinc

Acero

luz

Papel

Neumáticos

Maquinarias

Software

5.2. MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN DE EXISTENCIAS Los productos pueden ir en más de una categoría, ya que un producto puede ser utilizado directamente por el consumidor o puede servir para producir nuevos bienes. Las existencias pueden ser separadas o clasificadas de acuerdo a distintos criterios, puede ser de acuerdo a su grado de importancia en el proceso productivo o también por clase de productos. Cada empresa decide qué tipo de clasificación realizar de sus materiales, generalmente depende mucho del rubro en que se desempeñe. 5.2.1. CLASIFICACIÓN POR EXISTENCIAS Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistema de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc. Para facilitar la administración de materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos, a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización, y codificación de todos los materiales que componen la existencia de la empresa.

Catalogación significa el inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguno. La catalogación permite la presentación conjunta de todos los artículos proporcionando una idea general de la colección.

Simplificación significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad. Cundo existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación: la elección de sólo uno para su uso. La simplificación favorece la normalización. Especificación significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. cuando mayor es la especificación, se contara con más informaciones sobre el articulo y menos dudas con respecto a su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprará. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto. Etc. Normalización indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones, la palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace, que por ejemplo los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entren innecesariamente en existencias. Así, catalogación, simplificación, especificación, normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se pueden codificar los materiales.

Así, clasificar un material es agruparlo de acuerdo con sus dimensión, forma, peso, tipo características, utilización, etc. la clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización en la bodega. 5.2.2. El ABC Es la segunda herramienta administrativa que se utiliza para el control de existencias. La clasificación ABC, también denominada curva de Pareto, se basa en el principio de que la mayor parte de la inversión en materiales está concentrada en un pequeño número de artículos. La clasificación ABC divide las existencias de acuerdo con su cantidad o su valor monetario, en tres clases: Clase A:

Está constituida por pocos artículos (de 15 a 20% del total) que son responsables por la mayor parte (aproximadamente 80%) del valor monetario de las existencias. Son los artículos más importantes y que merecen una atención individualizada, por su enorme cantidad o valor monetario. El número de artículos de la clase A es pequeño, pero su peso en la inversión en existencias es enorme. Clase B: Está constituida por una cantidad mediana de artículos (35 a 40% del total) que representan aproximadamente 15% del valor de las existencias. Son los artículos intermedios, que tienen relativa importancia en el valor global de las existencias.

- Catalogación

- Simplificación

- Especialización

- Normalización

- Estandarización

Clasificación Codificación

Clase C: Está constituida por una enorme cantidad de artículos (40 a 50% del total) que representan un valor despreciable (5 a 10%) de las existencias. Son los artículos más numerosos y menos importantes, pues tienen poca relevancia en el valor global de las existencias. Con la clasificación ABC de los materiales, la mayor atención de la empresa se concentra en los pocos artículos de la clase A, cuyo valor monetario es enorme. (Llega a aproximadamente al 80% del valor global invertido en existencias). Los artículos de la clase B reciben una atención menor, mientras que los de la clase C pueden ser tratados por procedimientos semi automáticos, que no exijan mucho tiempo de decisión, pues su valor monetario es relativamente pequeño. La clasificación ABC se basa en el buen sentido y en la conveniencia de un adecuado control de existencias. En la práctica, se clasifica como máximo 20% de los artículos en la clase A, cerca de 30% en la clase B y el restante 50% en la clase C. Estos porcentajes pueden variar de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Lo importante es saber dónde concentrar más la atención en las existencias. Existen cuatro métodos de control de existencias, distintos a los ya expuestos: • Sistemas de dos cajones. • Sistemas de máximas y mínimas. • Sistema de las renovaciones periódicas. • Planeación de las necesidades de materiales.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

En duplas deberás realizarse una pequeña investigación sobre los otros sistemas de clasificación de existencias, realizando una comparación con los estudiados en clases. 5.3. OPERACIÓN ES BÁSICAS DE BODEGA Las necesidades de materiales no siempre son inmediatas y casi nunca son constantes. Cuando los materiales no son necesarios para el proceso productivo, deben ser almacenados. En el momento oportuno, cuando son necesarios, los materiales deben estar inmediatamente disponibles para la utilización en el proceso productivo. A través de este ítem se pretende conocer los procedimientos básicos de bodega, lo cual reviste una gran importancia, ya que constituye el almacenamiento de los materiales requeridos para que la empresa funcione.

5.3.1. Recepción y Revisión:

Es cuando el organismo de compras de una empresa recibe del proveedor el material solicitado en el pedido de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y realiza junto con el organismo de control de calidad, la inspección o revisión para comparar el material con las especificaciones determinadas en el pedido de compra. Es lo que se llama revisión de calidad en la recepción del material. Confirmadas la cantidad y calidad del material, el organismo de compras autoriza a la bodega recibir el material y encamina al organismo de tesorería o cuentas a pagar la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago. 5.3.2. Codificación:

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada articulo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usados son: código alfabético, numérico y alfanumérico. El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras cada una de las cuales identifica determinadas características y especificaciones. El sistema alfabético limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema Alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del articulo. AB - 286 . . ..... . . ..... . . ..... Código indicador Grupo Clase

El sistema numérico es el más utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado numero de artículos que abarca. Comúnmente se denomina sistema decimal, porque las informaciones básicas son proporcionadas por medio de varios conjuntos de dos números. La primera decena, es decir, el primer par de números, clasifica las principales clases de materiales:

01 Materias Primas 02 Materiales en procesamiento 03 Materiales semiacabados 04 Materiales acabados o componentes 05 Productos acabados 06 Materiales de oficina 07 Materiales de limpieza 08 Materiales inflamables 09 Combustibles, aceites y lubricantes 10 Materiales diversos.

La segunda decena clasifica los principales grupos de materiales en cada clase representada por la primera decena. Mientras la primera decena indica la clasificación general, la segunda decena indica los diversos grupos de materiales en cada clase. Considere la clase 06, materiales de oficina, con los siguientes grupos de materiales: 06 materiales de oficina

01 papel de apuntes 02 block de carta 03 papel tamaño carta 04 plumas 05 lápices 06 gomas 07 clips 08 sobres 09 otros materiales

La segunda decena representa la codificación individualizadora. Muchas veces es necesario contar con una tercera decena para definir mejor los diversos tipos de materiales. Considere, por ejemplo, la codificación individualizadora 04, plumas, que debe ser definida mejor:

06 - 04 -

01 marca Bic, color azul, punto fino 02 marca Bic, color rojo, punto fino 03 marca Bic, color negro, punto fino 04 marca Faber, color azul, punto fino etc.

La tercera decena representa la codificación definidora. Así: 00 00 00 0 .. .. .. . .. .. .. . .. .. .. .. .. .. dígito de control clasificación definidora (identificación) Clasificación individualizadora (grupo) Clasificación general (clase) El sistema decimal permite una enorme amplitud de variaciones, pues puede ser dividido en clases, grupos, subclase y subgrupos conforme las necesidades de cada empresa. La codificación debe sustituir el nombre del material en todos los documentos de la empresa, principalmente en las materias RM. 5.3.3. Almacenamiento y Custodia:

El almacenamiento de los materiales deberá encargarse de ubicar los materiales o existencias en un lugar apropiado, o en el lugar que le corresponde al producto de acuerdo a su clasificación, a fin de que se asegure su expedito despacho cada vez que sean requeridos para llevar a cabo el proceso productivo. Además, se deberá custodiar que no se produzcan filtraciones, deterioro de los materiales debido a condiciones insatisfactorias de conservación o por mal manejo interno de los mismos. El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la Administración de Materiales. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:

a) Carga Unitaria: Constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para permitir su manipulación. b) Cajas o cajones: Ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, etc., c) Estanterías: Destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Los materiales que se guarden en estanterías deben ser visibles y bien codificados. d) Columnas:

Se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, fletes, etc. e) Apilamientos:

Las cajas o plataformas son apiladas unas sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas. Reduce la necesidad de divisiones en las estanterías. f) Contenedores flexibles:

Técnica reciente de almacenamiento. Especie de saco hecho con tejido resistente y caucho. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de salidas a granel y de líquidos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas. Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociando el sistema de apilamiento de cajas o plataformas con la estantería, como es el caso de los estándares que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes. Ahora en el punto que guarda relación con la custodia o control de los productos o existencias almacenados, todo departamento que tenga bajo su responsabilidad el proceso de recepción y revisión, custodia y almacenamiento, debe poseer un sistema de control interno, y sin perjuicio de los registros que se habiliten en otros departamentos, como por ejemplo producción, se deben poseer unas tarjetas de registros o de casilleros, que se ubican físicamente en lugares próximos a aquellos en que se encuentran los materiales, y que sirven para registrar en ellas las entradas, salidas y saldo en unidades de cada artículo. Esta simple tarjeta, conjuntamente con otros registros, conforma un doble control, que facilita la búsqueda de diferencias, existentes en los distintos registros de los productos. 5.3.4. Entrega o Despacho Constituye el proceso de salida de existencias desde la bodega, con la finalidad de ser entregados a los clientes, internos o externos. Es decir, para ser entregados al consumidor directo, en el caso de existencias de productos terminados, o también para satisfacer las necesidades de materiales o materias primas de otras secciones de la empresa (cliente interno).

El proceso de despacho debe ser altamente controlado, ya que cualquier movimiento de materiales no debidamente registrado, puede acarrear problemas como la falta de un determinado producto, impidiendo el desempeño normal del ejercicio de la empresa. Es por esto, que al igual que los procesos antes estudiados, deben ser debidamente registrados, en una tarjeta especial de salidas o requisición de materiales, para el caso de solicitud de materiales de forma interna. 6. Inventario Físico. Se da el nombre de inventario de materiales a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con las existencias anotadas en los ficheros de existencias o en banco de datos sobre los materiales. Algunas empresas dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquello que hay en existencia en la empresa y para diferenciarlos de las existencias registradas en las FE. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa: en la bodega, en las secciones, en el depósito, etc. El inventario físico es importante por las siguientes razones: a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las

existencias físicas (cantidad real de existencias). b) Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas y las existencias contables,

en valores monetarios. c) Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efecto de

balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario físico se fundamentan en dos razones: a) El inventario cumple con las exigencias fiscales, pues debe ser trascrito en el libro de

inventario, conforme la legislación b) El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad la existencia

del material y la aproximación del consumo real.

A) Tipos de inventario. Existen dos tipos de inventarios: los inventarios generales y los inventarios rotativos. Los inventario generales son aquellos efectuados al final del ejercicio fiscal de la empresa, que abarcan la totalidad de los artículos de existencias de una sola vez. Por el volumen de conteos que se realizan demoran algún tiempo y exigen la paralización de cada área inventariada. No permite compensaciones o ajustes, ni el análisis de las causas de las diferencias entre las existencias de las FE y las existencias realmente contadas. Los inventarios rotativos son aquellos efectuados a través de un programa mensual, que involucran determinados artículos de material por mes. Con la menor cantidad de artículos, el inventario no exige la paralización del área inventariada y permite condiciones de análisis de las causas de las diferencias, así como mejor control. Los artículos de clase A se programan para ser inventariados tres veces por año, los de clase B dos veces al año y los de clase C sólo se inventarían una vez al año. Es obvia la superioridad de los inventarios rotativos sobre los inventarios generales. B) Planeación del inventario Para que pueda realizarse dentro del menor tiempo y de la mejor manera posible, el inventario debe ser bien planeado. La planeación del inventario debe incluir las siguientes etapas:

1. convocatoria de los equipos para inventariar: quienes hagan el inventario deben ser escogidos y agrupados en dos equipos: el equipo del primer conteo, o de reconocimiento, y el equipo del segundo conteo o de revisión. Cada equipo debe ser convocado con cierta anticipación, con todas las aclaraciones y suficiente motivación, para la buena realización del conteo.

2. Arreglo físico: Los artículos que serán inventariado deberán ser adecuadamente

arreglados, agrupando artículos iguales, identificándolos con las respectivas tarjetas, desobstaculizando los corredores para facilitar el movimiento, aislando los artículos que no serán inventariados de manera de facilitar los trabajos de conteo. El arreglo físico de los materiales que se van a inventariar permite un trabajo más rápido e inteligente del conteo.

3. Tarjeta del inventario: también se llama ficha de inventario y constituye el medio del

registro del conteo de cada artículo, la tarjeta de inventario puede ser impresa en diferentes colores para identificar los tipos de existencias y tener partes destacables hasta para tres conteos del mismo artículo. Cuando el control de existencia se hace por procesamiento de datos, las marcas identificadoras pueden ser preimpresas por la computadora, definiendo el código del artículo, la descripción del material, la localización y fecha del inventario. Sólo la cantidad deberá ser anotada por quienes realizan el inventario.

(Modelo de tarjeta de inventario)

Código: Descripción: Local: Cantidad:

Código: Descripción: Local: Cantidad:

2º Conteo

Visto Cotejado

Código: Descripción: Local: Cantidad:

1er. Conteo Visto Cotejado

4. Actualización de los registros de existencias: Los registros de entradas, salidas y

saldos de existencia deberán ser actualizados hasta la fecha del inventario. Todos los documentos emitidos un día antes de la fecha del conteo deberán ser timbrados con identificación “antes del inventario”, mientras documentos emitidos al día siguiente del inventario deberán ser timbrados con “después del inventario”. El saldo actualizado el la FE debe ser subrayado, indicando la cantidad disponible en la fecha del inventario para fines de compensación con el inventario físico y posible reajuste. El día del inventario no debe haber movimiento de materiales: las entradas de materiales (entregas de proveedores) y las salidas de materiales (RM) deberán suspenderse para evitar el riesgo de doble conteo de un mismo material.

5. Conteo de existencias: cada artículo de las exigencias que será inventariado deberá contarse obligatoriamente dos veces. El primer conteo lo hará el equipo reconocedor, que fijara la tarjeta de inventario de cada artículo, anotando el conteo en la respectiva zona destacada de la tarjeta, destacándolo y entregándola al jefe del equipo. El segundo conteo lo hará el equipo revisor, que anotará en la respectiva zona destacada de la tarjeta, destacándolo y entregándolo al jefe de equipo. El coordinador del inventario deberá verificar si el primer conteo esta de acuerdo con el segundo. Si es positivo, el inventario de este artículo estará correcto. Si hubiese diferencias, se deberá realizar un tercer conteo hecho por otro equipo. La manera identificadora deberá permanecer inamovible en el material como prueba de su conteo y será retirada sólo cuando se dé por terminado el inventario.

6. Compensaciones y ajustes: en los casos de diferencias, las secciones involucradas en

el control de existencias deberán justificar las variaciones ocurridas entre las existencias contables y las inventariadas, mediante un reporte de diferencias de inventario. La finalidad del reporte de diferencias del inventario es permitir un análisis de las diferencias ocurridas entre las existencias teóricas de las FE y las contabilizadas mediante el inventario. Generalmente, el reporte de las diferencias de inventario tiene la siguiente composición.

Código Descripción

Valor Unit.

Existencias FE

Existencias del inventario

Diferencias

Valor de la diferencia

Observ.

Coordinador de inventario

Cotejado por: Auditoria Interna

Aprobado por:

(Reporte de las diferencias de inventario)

Teniendo en consideración las enormes inversiones en materiales y mercaderías almacenadas, se toma vital un estudio cuidadoso del almacenamiento y de las técnicas y tipos de almacenamiento, como acabamos de verificar.

APROVISIONAMIENTO EJERCICIO DE CODIFICACION DE MATERIALES

ARTÍCULOS INFORMATICOS IMPRESORAS CANTIDAD VALOR UNITARIO EPSON EPL 5700 10 $29.990 OLIVETTI JP-450 7 $24.990 HP 6 $39.990 MOUSE CANTIDAD VALOR UNITARIO OLIVETTI 20 $1.990 GENIUS 30 $1490 NEC 40 $2450 CD ROM CANTIDAD VALOR UNITARIO TDK 50 $490 SONY 150 $590 HP 100 $690 ARTÍCULOS DE ASEO LIMPIAVIDRIO CANTIDAD VALOR UNITARIO VIRGINIA 40 $1.920 LIDER 70 $1.740 SHELL 60 $1.450 LUSTRA MUEBLES CANTIDAD VALOR UNITARIO VIRGINIA 30 $1.670 LIDER 73 $1.590 A CUENTA 47 $1.790 ARTÍCULOS DE OFICINA RESMA HOJA CANTIDAD VALOR UNITARIO CARTA 40 $2.990 OFICIO 60 $3.170 LAPICERA BIC CANTIDAD VALOR UNITARIO PASTA AZUL 70 $150 PASTA NEGRA 80 $150 PASTA ROJA 90 $150

SE PIDE. - CODIFICAR LOS PRODUCTOS - CALCULAR EL TOTAL (cantidad*valor unitario) - CALCULAR EL TOTAL GENERAL

Código del producto

Descripción Cantidad Valor unitario Total

Total General $

INTEGRANTES

UNIDAD V: GESTION DE BODEGA

INTRODUCCIÓN

APRENDIZAJE ESPERADO

Manejar y controlar la documentación utilizada en las operaciones de aprovisionamiento con el fin de realizar una buena gestión de bodega al interior de una empresa. HABILIDAD(ES) ESPECIFICA(AS) • Conocer los conceptos y propiedades de los distintos tipos de existencias. • Clasificar las existencias bajo distintos métodos. • Conocer y manejar los distintos conceptos y técnicas básicas de bodega. 5.1. TIPOS DE EXISTENCIAS

Las existencias constituyen los suministros o productos que utiliza una empresa en el proceso producción de sus productos o servicios (Mercaderías, materias primas, materiales en proceso, materiales semi terminados, materiales terminados, productos terminados), los cuales no son utilizados en el proceso productivo o venta inmediatamente, pero que se deben poseer para satisfacer las necesidades futuras de material para la producción. La clasificación de las existencias es la siguiente: 5.1.1. Mercaderías: Son todos los productos, que son típicos de una actividad comercial, cuya finalidad es ser comercializados o transados, sin sufrir ningún tipo de transformación, es decir, tal y como se compraron. Ejemplo de esto son las empresas que se dedican a la venta de productos que serán, luego de la venta, inmediatamente consumidos o utilizados por el comprador. Todos los supermercados, grandes tiendas o negocios pequeños poseen stock de mercaderías cuya finalidad es satisfacer una necesidad del consumidor frente a un determinado producto, sin que se produzca una falta de abastecimiento. Para evitar que ocurra, lo antes mencionado, se guarda en bodega determinada cantidad del mismo producto. Este proceso se denomina existencias de mercaderías.

En esta unidad conocerás los distintos tipos de existencias, más utilizadas en el proceso de producción de una empresa, para los distintos rubros existentes, con la finalidad de identificar claramente las diferencias y proceder a clasificarlas correctamente. Es necesario que manejes estos conceptos, debido a que en la gestión de bodega requiere una especificación de todos los materiales que utiliza o posee una organización como stock, permitiendo predecir o determinar las necesidades futuras de existencias para el funcionamiento normal de la producción. Para lograr lo que esta unidad se propone, deberás, como es de costumbre, desarrollar el pre test, el cual permitirá conocer cuánto es lo que sabes de gestión de bodega, y qué debes reforzar de tus conocimientos.Luego, desarrolla la auto evaluación y comprueba cu•nto has

aprendido

5.1.2. Materias Primas:

Las existencias de materias primas constituyen los insumos y materiales básicos que ingresan al proceso productivo de la empresa. Son los insumos iniciales para la producción de los productos/ servicios de la empresa. Esto significa que la producción es totalmente dependiente de las entradas de materias primas para tener su secuencia y continuidad garantizadas. Generalmente, las materias primas se compran a los proveedores externos por el organismo de compras, y cuando son recibidas, se guardan en la bodega de la empresa. 5.1.3. Suministros:

La palabra suministro puede ser abordada de varias formas, ya sea en el área contable como en abastecimiento o aprovisionamiento. Para efectos de esta unidad, debe ser considerada como otro tipo de existencia, necesario tanto para el desarrollo de la producción como para el funcionamiento adecuado de las actividades de la organización. En consecuencia, suministro lo definiremos como todo servicio externo que la empresa requiere para su funcionamiento, pero que posee una participación indirecta en la producción. Sin estos, es imposible desarrollar el proceso de elaboración de los productos o un ejercicio normal de las actividades de la organización. Otra característica de estos bienes o productos es que resulta imposible su almacenamiento. Ejemplo: La electricidad, es un suministro que muchas empresas no pueden dejar de prescindir en el proceso de fabricación de sus productos. Otro ejemplo de este tipo de existencia es el agua, la telefonía, etc.

Ejemplos de materias primas: Empresas textiles : Hilos

Tintas y pigmentos

Empresa Iansa (productora de azúcar) : Remolacha

Endulcorante

Preservantes

5.1.4. Productos en proceso, semi terminados y terminados

a) Materiales en procesamiento:

Las existencias de materiales en procesamiento están constituidas por materiales que estén siendo procesados a lo largo de las diversas secciones que componen el proceso productivo de la empresa. Son pues, los materiales en proceso de producción o en vías de procesamiento en cada una de las secciones productivas de la empresa. No están ni en la bodega, porque ya no son materias primas, salieron de la bodega y aún transitan por las etapas del proceso productivo de la empresa en alguna sección. Más adelante serán transformados en productos terminados.

b) Materiales Semi Terminados:

Las existencias de materiales semi terminados son los materiales parcialmente acabados, cuyo procesamiento esta en algún estado intermedio de acabado y que también se encuentran a lo largo de las diversas secciones que componen el proceso productivo. Difieren de los materiales en procesamiento por su estado más avanzado, pues se encuentran casi acabados, ya que sólo faltan algunas etapas del proceso productivo para transformarse en materiales acabados o en productos terminados.

c) Materiales Acabados o Componentes:

Las existencias de materiales acabados, llamados componentes son las piezas realizadas aisladas o componentes ya listos para ser anexados al producto. En realidad son, partes listas o montadas, que cuando se juntan constituyen el producto terminado.

d) Existencias de productos terminados o mercaderías:

Las existencias de productos terminados son los productos ya listos y acabados, cuyo procesamiento fue completado. Son el estado final del proceso productivo y ya pasaron por todas las fases, como materias primas, materiales en procesamiento, materiales semi terminados, materiales terminados y productos terminados. Al conjunto de las cuatro clases de existencias de materiales se le da el nombre de existencias totales de materiales. Artículo de existencias es cualquier materia prima, material, componente, herramienta o producto terminado que haya en existencias en la empresa. Cuanto más complejo o diversificado sea el producto final, tanto mayor será la diversidad de artículos guardados y más complejo es el control que se debe realizar de éstas.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

Producto

Materia Prima

Suministro Materiales en proceso

Materiales semi terminados

Materiales acabados

Mercaderías

Fideos

Tornillos

Planchas de zinc

Acero

luz

Papel

Neumáticos

Maquinarias

Software

5.2. MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN DE EXISTENCIAS Los productos pueden ir en más de una categoría, ya que un producto puede ser utilizado directamente por el consumidor o puede servir para producir nuevos bienes. Las existencias pueden ser separadas o clasificadas de acuerdo a distintos criterios, puede ser de acuerdo a su grado de importancia en el proceso productivo o también por clase de productos. Cada empresa decide qué tipo de clasificación realizar de sus materiales, generalmente depende mucho del rubro en que se desempeñe. 5.2.1. CLASIFICACIÓN POR EXISTENCIAS La clasificación por tipo de existencias, no es más que separar los distintos productos que posee o maneja una empresa y ordenarlos de acuerdo a su clase. Anteriormente vimos que existen distintos tipos de existencias, materias primas, productos terminados, suministros, etc. pues lo único que hace este método de clasificación es juntar a todos los artículos pertenecientes a una misma clase y separar los que no sean iguales. Es decir, si una empresa posee suministros y materias primas, productos terminados, la clasificación, será unir el total de artículos o productos terminados, separándolos de las materias primas y a su vez de los suministros. Lo anterior permite llevar un control de cada una de las existencias, sin dar paso a errores o diferencias de inventarios.

Implícitamente la clasificación por tipo de existencias posee cinco etapas, las cuales serán expuestas sin ahondar mucho en cada una de ellas. • Catalogación significa el inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguno. La catalogación permite la presentación conjunta de todos los artículos proporcionando una idea general de la colección • Simplificación significa que la reducción de la gran diversidad de articulas empleados en una misma finalidad. Cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación: la elección de sólo uno para su uso. • Especificación significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuanto mayor es la especificación, se contará con más informaciones sobre el artículo y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprará. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc. • Normalización indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. • Estandarización significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entren innecesariamente en existencias. Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización, etc., además de su tipo o clase. La clasificación debe realizarse de tal modo que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación en la bodega. 5.2.2. El ABC Es la segunda herramienta administrativa que se utiliza para el control de existencias. La clasificación ABC, también denominada curva de Pareto, se basa en el principio de que la mayor parte de la inversión en materiales está concentrada en un pequeño número de artículos. La clasificación ABC divide las existencias de acuerdo con su cantidad o su valor monetario, en tres clases:

Clase A:

Está constituida por pocos artículos (de 15 a 20% del total) que son responsables por la mayor parte (aproximadamente 80%) del valor monetario de las existencias. Son los artículos más importantes y que merecen una atención individualizada, por su enorme cantidad o valor monetario. El número de artículos de la clase A es pequeño, pero su peso en la inversión en existencias es enorme. Clase B:

Está constituida por una cantidad mediana de artículos (35 a 40% del total) que representan aproximadamente 15% del valor de las existencias. Son los artículos intermedios, que tienen relativa importancia en el valor global de las existencias. Clase C:

Está constituida por una enorme cantidad de artículos (40 a 50% del total) que representan un valor despreciable (5 a 10%) de las existencias. Son los artículos más numerosos y menos importantes, pues tienen poca relevancia en el valor global de las existencias. Con la clasificación ABC de los materiales, la mayor atención de la empresa se concentra en los pocos artículos de la clase A, cuyo valor monetario es enorme. (Llega a aproximadamente al 80% del valor global invertido en existencias). Los artículos de la clase B reciben una atención menor, mientras que los de la clase C pueden ser tratados por procedimientos semi automáticos, que no exijan mucho tiempo de decisión, pues su valor monetario es relativamente pequeño. La clasificación ABC se basa en el buen sentido y en la conveniencia de un adecuado control de existencias. En la práctica, se clasifica como máximo 20% de los artículos en la clase A, cerca de 30% en la clase B y el restante 50% en la clase C. Estos porcentajes pueden variar de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Lo importante es saber dónde concentrar más la atención en las existencias. Existen cuatro métodos de control de existencias, distintos a los ya expuestos: • Sistemas de dos cajones. • Sistemas de máximas y mínimas. • Sistema de las renovaciones periódicas. • Planeación de las necesidades de materiales.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

En duplas deberás realizarse una pequeña investigación sobre los otros sistemas de clasificación de existencias, realizando una comparación con los estudiados en clases. 5.3. OPERACIÓN ES BÁSICAS DE BODEGA

Las necesidades de materiales no siempre son inmediatas y casi nunca son constantes. Cuando los materiales no son necesarios para el proceso productivo, deben ser almacenados. En el momento oportuno, cuando son necesarios, los materiales deben estar inmediatamente disponibles para la utilización en el proceso productivo. A través de este ítem se pretende conocer los procedimientos básicos de bodega, lo cual reviste una gran importancia, ya que constituye el almacenamiento de los materiales requeridos para que la empresa funcione. 5.3.1. Recepción y Revisión:

Es cuando el organismo de compras de una empresa recibe del proveedor el material solicitado en el pedido de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y realiza junto con el organismo de control de calidad, la inspección o revisión para comparar el material con las especificaciones determinadas en el pedido de compra. Es lo que se llama revisión de calidad en la recepción del material. Confirmadas la cantidad y calidad del material, el organismo de compras autoriza a la bodega recibir el material y encamina al organismo de tesorería o cuentas a pagar la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago. 5.3.2. Codificación: Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc. Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos en base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias.

1) Materias primas 2) Materiales en proceso 3) Materiales semi terminados 4) Materiales terminados o componentes

5) Productos terminados

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usados son: código alfabético, numérico y alfanumérico. El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras cada una de las cuales identifica determinadas características y especificaciones. El sistema alfabético limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo. El sistema numérico es el más utilizado en empresas por su simplificación, facilidad de información e ilimitado número de artículos que abarca. Comúnmente se denomina sistema decimal, porque las informaciones básicas son proporcionadas por medio de varios conjuntos de dos números. La primera decena, es decir el primer par de números, clasifica las principales clases de materiales:

1) Materias primas 2) Materiales en proceso 3) Materiales semi terminados 4) Materiales terminados o componentes 5) Productos terminados

La segunda decena clasifica los principales grupos de materiales en cada clase representada por la primera decena. Mientras la primera decena indica la clasificación general, la segunda decena indica los diversos grupos de materiales en cada clase. La codificación debe sustituir el nombre del material en todos los documentos de la empresa. 5.3.3. Almacenamiento y Custodia: El almacenamiento de los materiales deberá encargarse de ubicar los materiales o existencias en un lugar apropiado, o en el lugar que le corresponde al producto de acuerdo a su clasificación, a fin de que se asegure su expedito despacho cada vez que sean requeridos para llevar a cabo el proceso productivo. Además, se deberá custodiar que no se produzcan

filtraciones, deterioro de los materiales debido a condiciones insatisfactorias de conservación o por mal manejo interno de los mismos. El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la Administración de Materiales. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son: a) Carga Unitaria:

Constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para permitir su manipulación. b) Cajas o cajones:

Ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, etc., c) Estanterías:

Destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Los materiales que se guarden en estanterías deben ser visibles y bien codificados. d) Columnas: Se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, fletes, etc. e) Apilamientos: Las cajas o plataformas son apiladas unas sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas. Reduce la necesidad de divisiones en las estanterías. f) Contenedores flexibles: Técnica reciente de almacenamiento. Especie de saco hecho con tejido resistente y caucho. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de salidas a granel y de líquidos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas. Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociando el sistema de apilamiento de cajas o plataformas con la estantería, como es el caso de los estándares que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes. Ahora en el punto que guarda relación con la custodia o control de los productos o existencias almacenados, todo departamento que tenga bajo su responsabilidad el proceso de recepción y revisión, custodia y almacenamiento, debe poseer un sistema de control interno, y sin perjuicio de los registros que se habiliten en otros departamentos, como por ejemplo producción, se deben poseer unas tarjetas de registros o de casilleros, que se ubican físicamente en lugares próximos a aquellos en que se encuentran los materiales, y que sirven para registrar en ellas las entradas, salidas y saldo en unidades de cada artículo.

Esta simple tarjeta, conjuntamente con otros registros, conforma un doble control, que facilita la búsqueda de diferencias, existentes en los distintos registros de los productos. 5.3.4. Entrega o Despacho

Constituye el proceso de salida de existencias desde la bodega, con la finalidad de ser entregados a los clientes, internos o externos. Es decir, para ser entregados al consumidor directo, en el caso de existencias de productos terminados, o también para satisfacer las necesidades de materiales o materias primas de otras secciones de la empresa (cliente interno). El proceso de despacho debe ser altamente controlado, ya que cualquier movimiento de materiales no debidamente registrado, puede acarrear problemas como la falta de un determinado producto, impidiendo el desempeño normal del ejercicio de la empresa. Es por esto, que al igual que los procesos antes estudiados, deben ser debidamente registrados, en una tarjeta especial de salidas o requisición de materiales, para el caso de solicitud de materiales de forma interna.

MANUAL

Operador Logístico de

Aprovisionamiento.

Módulo:

Matemática Básica

4 operaciones básicas en el conjunto de los números enteros.

SUMA

En esta operación los elementos reciben el nombre de sumandos y el resultado suma o adición. La suma o adición de números enteros se efectúa sólo si los signos de los números son iguales Ejemplos:

1. ¿Cuál es el resultado de 3 + 9? Solución En esta operación ambos sumandos tienen el mismo signo (+), por lo tanto, se suman sus valores absolutos y el signo del resultado es el mismo (+).

3 + 9 = 12

2. Realiza − 5 − 1 − 3.

Solución Los números tienen el mismo signo (−), por consiguiente, se suman sus valores absolutos y el signo del resultado es el mismo que el de los sumandos (−). − 5 − 1 − 3 = − 9 Para sumar números de dos o más dígitos, los sumandos se ordenan en forma vertical para hacer coincidir las respectivas clases y se realiza la operación, columna por columna y de derecha a izquierda.

Ejemplos

1. Efectúa la operación 325 + 63. Solución

Se acomodan de manera vertical y se realiza la operación:

325 + 63 ____ 388

Por tanto, el resultado de la operación es 388

2. El resultado de −1 533 − 2 980 − 537 es: Solución

Al hacer coincidir las clases y sumar se obtiene:

−1 533 − 2 980 - 537 ______ − 5 050

El resultado de la operación es − 5 050

Ejercicios: Efectúa las siguientes operaciones.

1) 364 + 93

2) 4 050 + 2 019 + 310

3) 11 207 + 5 874 + 453 + 96

4) 102 396 + 11 375 + 1 117 + 60

5) 1 123 005 + 2 475 727 + 704 973 + 53 200

6) − 242 − 563

7) −1 250 − 398

8) − 6 359 − 4 872 − 45

9) − 372 001 − 200 000 − 50 007 − 14 304

PROBLEMAS Y EJERCICIOS DE APLICACIÓN.

1. Una empresa cobra un porcentaje sobre los ingresos mensuales de 5

franquicias. La cantidad que paga cada una es: $45 400, $38 900, $72 300, $58

600 y $92 100, ¿qué cantidad recibió la empresa en un mes?

2. Una persona le adeuda a su tarjeta de crédito $6 000 y realiza con ella un pago

de $2 500, si el banco le cobra $500 de intereses y recargos, ¿cuál es el

nuevo saldo de la tarjeta?

3. Uriel se ha preparado durante toda su vida, invirtió 2 años en el nivel preescolar,

6 en primaria, 3 en secundaria, 3 en el bachillerato, 5 más en la licenciatura y,

finalmente, 3 años en un posgrado. ¿Durante cuántos años estudió Uriel?

4. Luis ganó $1 500 en febrero, $3 500 en marzo, $2 800 en abril, $2 200 en el

siguiente mes, ¿cuánto dinero ganó en total?

5. Carlos nació en 1978, a la edad de 26 años se graduó en la carrera de

ingeniería y 2 años después se casó. ¿En qué años se verificaron estos 2

sucesos?

6. Efraín nació en 1960, se casó a los 28 años, a los 3 años de matrimonio nació

su único hijo. Si Efraín falleció cuando su hijo tenía 14 años, ¿en qué año ocurrió

su fallecimiento?

7. Un automóvil realiza un viaje en tres etapas para ir de una ciudad a otra: en la

primera etapa recorre 210 kilómetros, en la segunda 180 y en la última 360;

¿qué distancia existe entre las ciudades?

8. Cierto famoso jugador de futbol nació en 1966, a los 17 años ganó el mundial

juvenil, a los 24 el mundial de primera fuerza, 4 años más tarde perdió una final

de campeonato mundial y 3 años después se retiró del futbol, ¿cuál fue el año

de su retiro?

9. En un día en la Antártica el termómetro marca una temperatura de 35°C bajo

cero y el pronóstico meteorológico indica que en las siguientes horas la

temperatura descenderá 18°C más, ¿cuál es la nueva temperatura que

registrará el termómetro?

10. Una empresa reporta en los últimos 4 meses las siguientes pérdidas: $330 000,

$225 000, $400 000 y $155 000, ¿a cuánto asciende el monto total de las

pérdidas?

RESTA

Es la operación inversa de la suma o adición. Los elementos de una resta son el minuendo (+), sustraendo (−) y la diferencia.

Cuando se restan 2 números enteros la diferencia lleva el signo del entero de mayor valor absoluto, como lo muestran los siguientes ejemplos: EJEMPLOS

1. Efectúa 9 − 7. Solución Se efectúa la operación y el resultado lleva el signo del número con mayor valor absoluto. 9 − 7 = 2 El resultado de la operación es 2

2. ¿Cuál es el resultado de 3 − 4?

Solución

Se realiza la operación 4 − 3 = 1, y al resultado se le antepone el signo negativo, debido a que el número de mayor valor absoluto es negativo, por tanto: 3 − 4 = −1

Si los números son de dos o más dígitos, entonces se acomodan de manera vertical para que coincidan las clases y se efectúan las operaciones, columna por columna, de derecha a izquierda: EJEMPLOS

1. Realiza: 289 − 47.

Solución Las cantidades se acomodan de manera vertical y el resultado lleva el mismo signo que 289, ya que es el número de mayor valor absoluto.

Por consiguiente: 289 − 47 = 242

2. A qué es igual − 425 + 379.

Solución Se efectúa la diferencia de 425 − 379 y al resultado se le antepone el signo negativo.

Por tanto, − 425 + 379 = − 46

3. El resultado de − 6 − 3 − 2 + 8 + 1 es:

Solución

Se suman las cantidades que tienen el mismo signo.

− 6 − 3 − 2 = −11 8 + 1 = 9

Entonces: − 6 − 3 − 2 + 8 + 1 = −11 + 9 Se realiza la resta y se obtiene el resultado final: − 6 − 3 − 2 + 8 + 1 = −11 + 9 = − 2 EJERCICIOS Realiza las siguientes operaciones:

a) − 2 + 6 16. 25 + 23 − 8 − 7 − 4 − 3

b) − 7 + 4 17. 14 + 15 + 18 − 7 − 3 − 20

c) − 9 + 11 18. 100 − 6 − 5 − 4 − 3 − 42 − 51

d) − 20 + 15 19. 47 − 12 + 7 − 9 − 1

e) 15 − 23 20. − 6 + 8 + 4 − 2 − 5 + 3 − 2 + 10

f) 49 − 35 21. − 3 + 6 − 2 + 4 − 7 + 10

g) − 8 + 8 22. 5 − 6 + 9 − 7 − 3 + 10 + 11

h) −14 + 25 23. −1 + 2 − 3 + 4 − 5 + 6 − 7 + 8 − 9

i) 105 − 143 24. 15 − 10 − 3 + 18 − 20 + 9 − 2

j) −1 024 + 958

PROBLEMAS Y EJERCICIOS DE APLICACIÓN

1. Al comprar un televisor de $2 809 a crédito, hay que dar un anticipo de $748 y el resto se paga a 6 meses, ¿cuánto resta para terminar de pagar el televisor?

2. En un colegio hay una población de 800 alumnos, de ellos 430 son varones,

¿cuántas mujeres hay en la escuela?

3. ¿Cuánto dinero le falta a Ernesto si su ahorro es de $12 000 para comprar un automóvil que cuesta $35 000?

4. Ángel al vender su casa en $250 000, obtiene una ganancia de $13 000,

¿cuánto le había costado su casa?

5. La suma de las edades de Laura y Carina es de 48 años, si Laura tiene 25 años, ¿cuál es la edad de Carina?

6. Si Fernanda tuviera 8 años menos tendría 35 y si Guillermo tuviera 10 años más

tendría 25, ¿cuánto más joven es Guillermo que Fernanda?

7. Una cuenta de ahorro tiene un saldo de $2 500, si se efectúa un retiro de $1 500 y se cobra una comisión de $7 por disposición ¿cuánto queda disponible en la cuenta?

8. Un rollo de tela tiene una longitud de 40 metros, el lunes se vendieron 3, el

martes 8, el miércoles 5 y el jueves 6, ¿cuántos metros de tela quedan para vender el resto de la semana?

9. Un atleta debe cubrir una distancia de 10 000 metros, si recorre 5 850, ¿qué distancia le falta recorrer?

10. Juan solicitó un préstamo de $20 000: el primer mes abonó $6 000, el segundo

$4 000, y en el tercero $5 500, ¿cuánto le falta pagar para cubrir su adeudo?

MULTIPLICACION

La multiplicación es la representación de la suma de una misma cantidad varias veces.

Una multiplicación se representa con los símbolos, “×” “⋅” o “( )”.

Ejemplo La multiplicación de 3 × 4 es lo mismo que: 3 × 4 = 4 + 4 + 4 = 12 o bien 4 × 3 = 3 + 3 + 3 + 3 = 12 Los elementos de una multiplicación reciben el nombre de factores y el resultado

producto o multiplicación. Así, en el ejemplo anterior, 3 y 4 son los factores y 12 es el

producto.

Para no realizar las sumas, se utilizan de forma mecánica las tablas de multiplicar.

Al multiplicar números de varios dígitos, éstos se colocan en vertical y se realiza el

procedimiento que muestran los ejemplos siguientes:

EJEMPLOS

1. ¿Cuál es el resultado de 358 × 6?

Solución Se acomodan los factores y 6 multiplica de derecha a izquierda a cada uno de los dígitos

del número 358

2. Efectúa 2 624 × 45.

Solución Se multiplica 5 por 2 624

Se multiplica 4 por 2 624 y el resultado 10 496 se coloca debajo del anterior (13 120) recorriendo el último dígito un lugar a la izquierda con respecto al primer producto

Las cantidades se suman para obtener el resultado de la multiplicación.

Por consiguiente, 2 624 × 45 = 118 080 Leyes de los signos 1. El producto de dos números con signos iguales da como resultado un número positivo. Ejemplo

(8)(5) = 40 ; (− 3)(− 7) = 21

Leyes de los signos 2. El producto de dos números con signos diferentes da como

resultado un número negativo. Ejemplo

(− 6)(4) = − 24 ; (9)(− 3) = − 27

En general, la aplicación simbólica de las leyes de los signos anteriores es:

(+)(+) = + (+)(−) = − (−)(−) = + (−)(+) = −

EJEMPLOS

1. Efectúa (− 3)(− 4)(− 6).

Solución Se realiza el producto de (− 3)(− 4) y el resultado, 12, se multiplica por − 6, entonces: (− 3)(− 4)(− 6) = (12)(− 6) = − 72 Finalmente, el resultado de la multiplicación es – 72

2. ¿Cuál es el resultado de (3)(− 5)(− 2)(4)?

Solución Se multiplican 3 por − 5 y − 2 por 4, los resultados se vuelven a multiplicar para obtener el resultado final de la operación. (3)(− 5)(− 2)(4) = (−15)(− 8) = 120 Por tanto, el producto es 120

EJERCICIOS

Desarrolla las siguientes multiplicaciones.

a) 3 × 567

b) 4 846 × 5

c) (− 5)(− 4)

d) 85 × 27

e) (32)(− 5)

f) (− 5)(− 3)(− 7)

g) 324 × 53

h) (− 14)(− 23)

i) (3)(− 2)(− 5)

j) 272 × 524

k) (− 324)(48)

PROBLEMAS Y EJERCICIOS DE APLICACIÓN

1. Cada tren del metro de la Ciudad de México tiene 9 vagones, cada uno con 8

puertas y cada una de dos hojas corredizas. Si se desea cambiar las hojas de los

120 trenes existentes en la ciudad, ¿cuántas hojas se van a cambiar?

2. En una caja hay 24 refrescos, ¿cuántos refrescos habrá en 9 cajas?

3. ¿Cuántos libros hay en 12 repisas, si cada una contiene 15 textos?

4. Juan tiene 3 docenas de canicas, Julio 5 docenas y Daniel tiene sólo 9 canicas,

¿cuántas canicas tienen en total los 3?

5. Se van a sembrar en un terreno 25 filas, cada una con 30 árboles, ¿cuántos

árboles se van a plantar en total?

6. Rafael tiene 8 piezas de tela de 12 metros cada una, pretende vender a $10 el

metro, ¿cuánto dinero puede obtener por la venta de todas las piezas?

7. ¿Cuántos minutos hay en una semana, si una semana tiene 7 días, cada día tiene

24 horas y cada hora 60 minutos?

8. En un vecindario hay 28 edificios, cada uno tiene 12 departamentos, ¿cuántos

departamentos hay en el vecindario?

9. Una caja de lapiceros contiene 20 paquetes, los que a su vez tienen 12 lapiceros

cada uno, si hay 25 cajas, ¿cuántos lapiceros se tienen en total?

10. Rodrigo percibe un sueldo quincenal de $2 700, ¿cuánto dinero recibe al cabo de

un año?

11. Un autobús tiene capacidad para 42 pasajeros y un conductor, si a un evento

asisten 3 grupos de 5 autobuses y cada uno se llena a su máxima capacidad,

¿cuántas personas en total asisten a dicho evento?

12. Una empresa de productos lácteos ocupa, para vender y distribuir leche, camiones

con una capacidad de carga de250 cajas, cada una de ellas contiene 12 litros y el

precio del litro es de $10, si un supermercado realiza un pedido de 4 cargas,

¿cuánto debe pagar por la compra del lácteo a la empresa?

DIVISION

EJERCICIOS

Calcula.

a) (+20) : (+2) =

b) (- 80) : (-10) =

c) (- 49) : (+7) =

d) (+64) : (- 8) =

e) (- 70) : (- 7) =

f) (+81) : (- 9) =

g) (+36): (- 2)=

h) (- 42): (- 3)=

i) (+50): (- 5)=

j) (- 96): (- 6)=

k) (+80): (- 5)=

l) (- 72): (- 3)=

PROBLEMAS Y EJERCICIOS DE APLICACIÓN

1. En el auditorio de una escuela se presenta una obra de teatro para maestros y

alumnos. Si en la escuela hay 28 maestros y 585 alumnos, y el auditorio sólo tiene

capacidad para 80 personas, ¿cuántas presentaciones se deben realizar para que

todo el alumnado y todos los profesores la presencien?

2. ¿Cuántas veces cabe el número 15 en 345?

3. Ciento ochenta y seis mil pesos es lo que ahorraron 62 alumnos del Tecnológico

de ingeniería para su graduación, si cada estudiante ahorró la misma cantidad,

¿cuánto dinero ahorró cada uno?

4. El producto de 2 números es 137 196, uno de ellos es 927, ¿cuál es el otro

número?

5. ¿Cuántas horas hay en 3 360 minutos, si se sabe que una hora tiene 60

minutos?

6. Se reparten 7 200 libros de matemáticas a 4 escuelas, si cada una de ellas tiene

600 alumnos, ¿cuántos libros le tocan a cada estudiante?

7. ¿En cuántas horas recorrerá 144 kilómetros un automóvil que viaja a 16

kilómetros por hora?

8. ¿Cuántos días necesitará Fabián para capturar en su computadora los datos de

un libro de matemáticas que contiene 224 páginas, si copia 4 páginas en una

hora y trabaja 8 horas por día?

NÚMEROS RACIONALES.

Fracción:

TIPOS DE FRACCIONES:

OPERACIONES DE NUMEROS RACIONALES.

1. Calcula las siguientes sumas y restas de números racionales.

1. Calcula las siguientes sumas de números racionales.

2. Calcula las siguientes restas de números racionales.

Calcula las siguientes multiplicaciones de números racionales.

Calcula las siguientes divisiones de números racionales.

EJERCICIOS DE APLICACION

1. Juan almaceno en un estante 1

2 kg de cemento,

3

4 kg de yeso y 1 kg de pasta

para muros, estos productos los colocó en una caja, ¿cuántos kilogramos pesa dicha caja?

2. Dos calles tienen las siguientes longitudes: 2 2

5 y 1

3

4 de kilómetro, ¿cuál es la

longitud total de ambas?

3. Una repisa de almacenamiento soporta 4 kilogramos, juan almacena una

herramienta eléctrica que pesa 2 1

4 kilogramos, pedro almacena

1

2 kilogramo de

clavos; y Daniel 5

8 de kilogramo de pernos. ¿Cuántos kilos pesó todo lo

almacenado?

4. A Joel le pidieron que realizara una tarea de física que consistía en contestar un

Cuestionario y resolver unos problemas. Se tardó 3

4 de hora en responder el

cuestionario y 2 1

2 para solucionar los problemas, ¿cuánto tiempo le tomó a Joel

terminar toda la tarea?

5. Tres cuerdas tienen las siguientes longitudes: 3 2

5 , 2

3

10 y 4

1

2 metros, cada una.

¿Cuál es la longitud de las 3 cuerdas juntas?

6. De una bolsa de 1 kilogramo de cemento se extrae una porción que equivale a 3

8

de kilogramo, ¿cuánto cemento queda en la bolsa?

7. Un depósito contiene agua hasta 3

4 partes de su capacidad, si se ocupa una

cantidad de agua equivalente a la mitad de la capacidad del depósito, ¿qué fracción de su máxima capacidad sobra?

8. Un depósito estaba lleno de agua. Primero, se sacaron 5

8 de su contenido y

después se sacó 1

6 del agua que quedó en el depósito. Calcula:

a) La fracción de contenido que quedó después de sacar Ios 5

8 del contenido.

b) La fracción de contenido que quedó después de sacar 1

6 del agua que

quedaba.

c) Los Iitros de agua que quedaron en el depósito, si el depósito contenía 120

litros de agua

9. En la estantería A hay 60 botellas de 3

4 de litro cada una y en la estantería B hay

120 botellas de 1

4 de litro cada una. Calcula:

a) Los litros que contienen las botellas de cada estantería.

b) El número de botellas de 1

5 de litro que se llenan con 75 litros

PROPORCION

Utilice el teorema fundamental para formar las siguientes proporciones.

Resuelva los siguientes ejercicios.

Magnitudes directamente proporcionales

Si al comparar dos magnitudes ocurre que el cuociente de las cantidades

correspondientes es constante, entonces se dice que esas dos magnitudes son

directamente proporcionales.

Ejercicio de aplicación 6

Cuando una cantidad aumenta, la otra aumenta, manteniendo el cuociente constante.

Magnitudes inversamente proporcionales

Si al comparar dos magnitudes ocurre que el producto de las cantidades

correspondientes es constante, entonces se dice que esas dos magnitudes son

inversamente proporcionales.

ejercicio de aplicación 8

Cuando una cantidad aumenta, la otra disminuye, manteniendo el producto constante.

Resumiendo: Si x e y son dos variables que se encuentran en

Proporcionalidad Directa, entonces se cumple que 𝑥

𝑦 = constante

Proporcionalidad Inversa, entonces se cumple que x ⋅ y = constante

EJERCICIOS DE APLICACIÓN.

1. En una planta distribuidora, la razón entre la cantidad de trabajadores de

hombres y de mujeres es 3 : 2. Si hay 24 hombres, ¿cuántos trabajadores hay

en total en la planta distribuidora?

2. En un turno de la empresa de aseo AXZG, la razón entre la cantidad de aseadores hombres y mujeres es 5 : 3. Si hay 25 hombres, ¿cuántas aseadoras hay en el turno?

3. Un gásfiter y su ayudante, reciben por la instalación de tres sanitarios $ 270.000, los que se reparten en la razón 7 : 2, ¿cuánto dinero recibirá cada uno?

4. Una cinta de 90cm se divide en dos trozos en la razón 2:3. ¿Cuánto mide cada trozo?

5. El sueldo mensual de un chofer y un peoneta, están en la razón 4 : 3 respectivamente. Si ambos sueldos suman $ 700.000, ¿cuál es el sueldo de cada uno?

6. Un saco pesa 45 kg.

a) ¿Cuánto pesan 2 sacos?, ¿y 3 sacos?. b) Un cargamento de maíz pesa 1125 kg ¿Cuántos sacos de 45 kg se podrán

llenar?

7. En 50 litros de agua de mar hay 1.300 gramos de sal. ¿Cuántos litros de agua de mar contendrán 5.200 gramos de sal?

8. Un depósito de agua se llena en 2,5 horas usando seis llaves de agua de igual

diámetro. ¿En cuánto tiempo se llenará, si se utiliza una única llave?, ¿dos llaves?, ¿tres?, ¿cuatro?.

PORCENTAJE

El término porcentaje tiene un significado eminentemente matemático y se emplea con

mucha frecuencia en todo tipo de operaciones cotidianas.

En el lenguaje corriente “porcentaje” equivale a “tanto por ciento”.

El símbolo matemático del porcentaje es %, de tal forma que se indica una cantidad

numérica, generalmente entre 0 y 100, y se le acompaña del símbolo correspondiente.

Ejemplo (5%, 10%, 13%...).

Hay distintas maneras de calcular un porcentaje, como representándolo de forma:

concreta, pictórica y simbólica.

EJEMPLO

En una mochila hay 5 cuadernos, 2 de matemática y 3 de lenguaje. ¿Qué porcentaje

representan los cuadernos de matemáticas?

Hay que tener en cuenta que porcentaje hace referencia a una parte de un total. Ese total concretamente se divide en 100 partes, de las cuales una o más de esas partes es el porcentaje en cuestión. En Matemática, el cálculo de porcentajes es una de las operaciones más sencillas y prácticas que podemos emplear en la vida cotidiana.

Calcula los siguiente porcentajes:

a) 6% de 300

b) 6. 3% de 50

c) 8% de 1 250 7. 35% de 4 500 12.

d) 35% de 715 8. 75% de 30

e) 3.5% de 150

f) 1

5 % de 385

EJERCICIOS DE APLICACION

1. Una empresa de transporte compró un camión en $35 000 000, el precio incluía

30% de descuento, ¿cuál era el costo sin descuento?

2. Un estanque con capacidad para 600 litros contiene tres cuartas partes de agua, si se le agregan 100 litros más, ¿qué porcentaje del estanque está lleno?

3. El cargador frontal de Mario está valuado en un 25% más que la de Alejandro, si la de Alejandro tiene un precio de $600 000, ¿cuánto costará la de Mario?

4. Luis recibe un ultimátum por parte de la empresa donde trabaja, de que si vuelve a tener un retraso el siguiente mes cobrará 15% menos de su sueldo mensual, el cual asciende a $12 000, no obstante Luis faltó, ¿cuánto cobrará el siguiente mes?

5. Un fraccionamiento está dividido en lotes, arriba y en la parte inferior de un

cerro. Un lote en la parte superior del cerro cuesta 15% menos que en la parte inferior, si el precio de este último es de $224 000, ¿cuál es el costo de un lote en la parte superior?

6. Un proveedor compra cajas con pernos en $60 US cada una y las vende con

una ganancia de 60% por caja, ¿cuánto ganará si compra 80 cajas?

7. Un contenedor de combustible con capacidad para 800 litros está lleno en sus dos quintas partes, si se agregan 80 litros más, ¿qué porcentaje del contenedor se encuentra lleno?

UNIDADES DE MEDIDA

Desde la antigüedad, el hombre ha buscado la forma de medir ciertas variables que se

encuentran en la vida cotidiana, tales como la distancia, masa, y tiempo. La palabra medir

se define como la “determinación de la longitud, extensión, volumen o capacidad de una

cosa por comparación con una unidad establecida que se toma como referencia,

generalmente mediante algún instrumento graduado con dicha unidad”.

Antes de que se determinaran las unidades generales a utilizar, las personas medían

con sus propias unidades establecidas (por ejemplo: la medida de un pie para medir

distancias), lo que trajo complicaciones, ya que, para encontrar la equivalencia, se tenían

que transformar las medidas de un sistema a otro.

El Sistema Internacional (SI por sus siglas), fue instaurado en el año 1960, a partir de la

Conferencia General de Pesos y Medidas, durante las cuales se reconocieron 6 unidades

físicas básicas, incluyéndose más tarde el mol.

Aquellas magnitudes físicas son las siguientes:

¿Cómo transformo de una unidad de medida a otra? Para transformar de una unidad de

medida a otra, dentro de una magnitud física, debo encontrar la equivalencia entre ambas

unidades de medida, para poder transformar.

1. UNIDADES DE LONGITUD:

EJERCICIOS

a. Convierte 2,5 km a metros

b. Convierte 450 centímetros a decámetro

c. Convierte 0,52 hectómetro a milímetro

d. Convierte 8 metros a decímetro

e. Convierte 19 milímetros a metro

2. UNIDADES DE SUPERFICIE

La unidad de superficie es el metro cuadrado, que es un cuadrado que tiene de lado un

metro lineal y se representa con m2

Equivalencias de superficie en el sistema métrico decimal

EJEMPLO:

1. Convierte 64.000 m2 a km2

2. Convierte 38 Dm2 a dm2

EJERCICIOS

Convierte:

a. 3 m2 a dm2

b. 16 m2 a cm2

c. 7 m2 a mm2

d. 8 km2 a m2

e. 19 Hm2 a m2

EJERCICIOS DE APLICACIÓN

1. Juan recorta, en una cartulina de 28 dm2 , una figura de 375 cm2 . ¿Cuántos cm2 de

cartulina le quedan? ¿Cuántos dm2 son?

2. Pedro ha comprado un piso de 0,9 dam2 por 387.450 ¿Cuánto cuesta el metro

cuadrado de ese piso?

3. En una parcela de 5 hm2 se va a construir un parque, con las siguientes zonas:

a) ¿Cuántos m2 habrá en total de jardines y césped?

b) ¿Cuántos m2 ocupará la zona de columpios y arenero más que la cancha de

baloncesto?

c) Los caminos de arena ocuparán el resto de la superficie de la parcela.

¿Cuántos hm2 ocuparán?

d) ¿A qué uso se destinará más área? ¿Y menos?

MANUAL

Operador Logístico de

Aprovisionamiento.

Módulo: Planificación del

Aprovisionamiento

• LOGÍSTICA

Es el conjunto de actividades relacionadas con el abastecimiento, transportación, almacenamiento y manejo de materias primas, productos terminados y/o servicios a lo largo de la cadena de suministro.

INTRODUCCIÓN

La cadena de suministro es la que controla todo el flujo de

trabajo en la gestión de los productos, desde su

almacenamiento, distribución, hasta el contacto final con

proveedores y clientes. La logística es por lo tanto un

componente más dentro de la cadena de suministros.

La logística es integral

Es la gestión mediante la cual una empresa adquiere los servicios necesarios de sus proveedores en consonancia y equilibrio con una inversión de recursos óptima. Es decir, la consecución de un aprovisionamiento requerido, reduciendo los gastos al máximo.

PLANIFICACIÓN DE APROVISIONAMIENTO

La logística interna son las acciones y las actividades que se llevan a cabo para ordenar y organizar los flujos de materiales y de información, con el objetivo de garantizar un correcto servicio al menor costo posible. En otras palabras, es el proceso que agrupa las actividades, tareas y procesos que tienen lugar de puertas para dentro de la empresa.

Además, la logística interna permite que exista coordinación entre los recursos que obtiene la empresa y la demanda de los clientes. Cuanto más eficiente sea esta logística, mayor será la ventaja competitiva de la organización.

Los operadores logísticos se encargan, además de controlar el stock, de recibir las existencias de los proveedores y de la distribución de los medios de producción de forma adecuada.

Aumentar el valor Aquí encontramos todos los procesos que suman valor. Por ejemplo, si al recepcionar la mercancía hemos de hacer procesos de picking, de consolidación o cualquier otro tipo de manipulación adicional. La gestión del stock en tiempo

Para la manipulación de materiales también tendremos que dotarnos de equipamiento. Una zona para llevarlos a cabo,

También forma parte de la Logística Interna la responsabilidad de dar correcta salida hacia el siguiente paso de la cadena de suministro. Por ejemplo, si entregamos la mercancía a un proveedor logístico hemos de asegurarnos de

buscar uno que pueda cumplir con nuestras necesidades, así como de dejar registrado dicho movimiento.

También hemos de conseguir que una vez la mercancía salga de nuestras manos no perdamos el control sobre ella. Para ello necesitaremos poder ver la trazabilidad de los envíos. Y, a ser posible, integrarla con nuestros propios sistemas.

TRANSPORTESINTERNOS Sin transporte no hay movimiento, y sin movimiento

no hay productos que lleguen a su destino. El transporte en la logística interna de la empresa es

un factor esencial ya que sin él no se podría realizar el desplazamiento de los productos ya fabricados y preparados para su posterior distribución, venta y

consumo.

La principal función de la logística interna es proveer a

todas las unidades operativas de la compañía los

suministros necesarios y a tiempo. Esta tarea necesita de

otras funciones que, juntas, cumplen con el objetivo de que

la empresa funcione correctamente.

Realizar el pedido y adquirir el material y las materias primas necesarios para la elaboración del producto, así como vigilar la demora en los procesos.

Los operarios ubican, conservan y manipulan las mercancías durante el tiempo en el que éstas permanecen en la empresa.

Embalar los productos, así como mantener los controles de calidad

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ten

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INVENTARIO

El control de los inventarios es clave para garantizar que el proceso de logística en su conjunto funcione correctamente. El coste de las

operaciones del control de inventarios es más elevado porque ocupa mayor espacio y además se necesita de la compra de equipos y de

instalaciones. Se controlan y valoran las existencias de mercancías en los almacenes en cada momento.

El inventario debe contemplar, sobre todo, los fallos. Es decir, todos aquellos inconvenientes que puedan aparecer en la empresa y que

necesiten soluciones a corto plazo. De esta manera, se debe tener un control riguroso de los posibles riesgos, como: accidentes laborales,

falta de materiales, materias primas, falta de transporte, etc.

Una vez analizado el problema e investigado las posibles soluciones, los empleados pueden acceder al inventario y al plan de contingencia

para resolver el problema rápidamente.

MATERIAS PRIMAS

La logística interna debe trabajar para que todas las materias primas se aprovechen y que no haya pérdidas importantes. Con ello se consigue

adecuar el coste de las materias primas y reducir los gastos de transporte y de almacenamiento.

Por otro lado, si se implantan sistemas de producción en el tiempo justo, las materias primas y los productos fabricados estarán siempre disponibles

en el momento en que se necesitan. De esta manera, se reducen los costos de inventario. También habría una mejor relación entre la empresa

y los proveedores de los materiales.

Valorar las mercancías utilizando el método más adecuado a

Controlar, ordenar y

organizar las mercancías.

Gestionar eficientemente

el almacén.

Determinar los materiales que se necesitan.

Definir los recursos humanos.

La empresa debe trabajar en la mejora continua de

todas las funciones de la logística interna, ya que, al

mejorar esas actividades, aumentan otros aspectos

como la eficiencia o la ventaja competitiva.

Transporte externo:

Aunque una parte importante del transporte de productos se lleve a cabo dentro de la misma empresa, la parte más importante es la que se ejecuta fuera de esta. De hecho, si se piensa en el transporte final, el que permitirá llevar el producto

hasta el cliente final o consumidor, este constituye una fase

fundamental del proceso, y es uno de los elementos más importantes

de la logística externa.

Almacenamiento:

Otra de las tareas de las que se suele ocupar la logística externa en una empresa es la del almacenamiento

del producto en stock. De esta forma, se dispondrá siempre del

producto necesario y en las cantidades adecuadas para hacer frente a la demanda existente en

cada caso.

MANUAL

Operador Logístico de Aprovisionamiento.

Módulo

Control de inventarios

Contenido

OBJETIVOS ....................................................................................................................... 3 INTRODUCCIÓN................................................................................................................ 4 EMPRESA .......................................................................................................................... 5 EL CONCEPTO DE EMPRESA ......................................................................................... 5 CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA SEGÚN SU ACTIVIDAD .......................................... 6

1.-EMPRESAS INDUSTRIALES ..................................................................................... 7 2.-EMPRESAS COMERCIALES ..................................................................................... 7 3.-EMPRESAS FINANCIERAS ....................................................................................... 8 4.-EMPRESAS DE SERVICIOS ..................................................................................... 8 5.-EMPRESAS EXTRACTIVAS ...................................................................................... 8

ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA .................................................................... 9 AREA DE COMERCIALIZACION ................................................................................... 9 AREA DE PRODUCCION ............................................................................................... 9 AREA DE FINANZAS ................................................................................................... 10 AREA DE PERSONAL .................................................................................................. 10

LOGISTICA ...................................................................................................................... 10 EL CONCEPTO DE LOGÍSTICA ...................................................................................... 11 LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA ................................................................................. 12 BODEGA .......................................................................................................................... 12 ADMINISTRACIÓN DE BODEGA .................................................................................... 13 PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS ..................................... 13

PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS ......................................................... 14 ALMACENAMIENTO .................................................................................................... 16 ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERÍAS ........................................................... 16 REGISTROS ................................................................................................................. 16 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES .................................... 17 ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES ......................................... 18 PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION ..................................................................... 23 DISTRIBUCIÓN DEL ALMACENAMIENTO .................................................................. 24 NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS ........................................................................ 26 EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS .............................................................. 28 FACTORES DE ANALISIS EN LA DETERMINACIÓN DE ESPACIO .......................... 30 TIPOS DE ALMACENES .............................................................................................. 35

Almacén de Materias Primas..................................................................................... 35 Almacén de productos terminados ............................................................................ 35 Almacén de materia auxiliar ...................................................................................... 35 Almacenes al aire libre .............................................................................................. 35 Almacenes Centro de Distribución ............................................................................ 35 Almacenes públicos .................................................................................................. 35 Almacenes de mercadería a granel ........................................................................... 35 Almacenes de temperatura controlada ...................................................................... 36

ROTACION DE PRODUCTOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTO ........................... 36 ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES NORMAS GENERALES ............... 37 ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD ..................................................... 39 PLANIFICACIÓN E INFORMACIÓN DE LA MERCANCÍA ........................................... 40

DESCARGA DE LA MERCANCÍA EN BODEGA .......................................................... 40 CONTROL DE CALIDAD DE LA MERCANCIA ARRIBADA ......................................... 41 ETIQUETADO Y COLOCACIÓN DE LA MERCANCÍA ................................................ 41

OBJETIVOS

OBJETIVOS GENERALES

• Proveer al estudiante de conocimientos sólidos sobre la forma de organizar y

administrar la logística en las organizaciones.

• Proporcionar las herramientas y los conocimientos que permitan abordar

sólidamente la problemática de la logística en la empresa.

• Comprender la realidad actual de la logística y obtener visión para abordar el

futuro.

• Analizar las diferentes interrelaciones entre los distintos sectores de la logística.

• Conocer la gestión de la logística considerada como área de suma importancia

habida cuenta que reúne la mayor cantidad de los costos en las empresas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Conocer lo que es un sistema de logística en la organización.

• Conocer las grandes actividades o funciones que comprende un sistema de

logística, su organización y ubicación en la estructura organizacional.

• Conocer la importancia de contar con una buena organización de compras y

procedimientos ágiles y eficientes que permitan adquirir bienes y servicios de

calidad a costos mínimos y en forma oportuna.

• Conocer las técnicas de organización y administración de almacenes.

• Conocer los sistemas que permiten almacenar materiales, productos en proceso y

terminados en cantidades que no afecten económicamente a la empresa, no

perjudiquen el ritmo de producción y permitan atender las necesidades de

mercado.

INTRODUCCIÓN

La actividad Logística es considerada hoy en día una labor importante en la empresa y

fuente de ventajas competitivas tanto para el logro de considerables ahorros en costos

como para la generación de mayores ingresos a través de un nivel de servicio adecuado

al cliente. La finalidad de una empresa, sus objetivos y las actividades que desarrolla

para alcanzarlos, están relacionados íntimamente con el funcionamiento de cada una de

las dependencias que conforman su organización, estas dependencias necesitan de

materiales para su funcionamiento por lo que, contar con los insumos necesarios

constituye una exigencia permanente que da lugar a que gran parte del capital de la

empresa sea destinado a la adquisición de materia primas, insumos, repuestos para

mantenimiento, útiles de oficina, bienes de capital para la producción, etc.,

comprometiendo su economía si dichas adquisiciones no son efectuadas

adecuadamente.

La compra de materiales, es una función de la administración logística , que consiste en

contar con los artículos en las cantidades requeridas , con la oportunidad debida y en el

lugar donde se necesiten, estos dos conceptos , cantidad y oportunidad, solo pueden ser

obtenidos mediante el control de las existencias facilitando su rotación adecuada y

logrando liberar capital de trabajo, teniendo en cuenta que la logística absorbe entre un

60% y un 80% de cada unidad monetaria que vende una empresa y que puede ser

esencial para su estrategia competitiva.

Esta área de la administración ha sido denominada con muchos nombres; distribución

física, administración de materiales, administración de la transportación, logística y ahora

administración de la cadena de suministros e incluye algunas de las siguientes

actividades: compras, almacenes, inventarios, transporte, distribución física, manejo de

materiales, embalaje, etc. Por ello se considera que la logística constituye una parte

importante a considerar en la estructura de funciones de cualquier organización,

especialmente en aquellas cuya dimensión y actividad conforman el movimiento y la

manipulación de volúmenes considerables de materias y productos.

EMPRESA

El término empresa proviene del italiano “impresa”, que a su vez proviene del

latín prehendere y significa tomar o alcanzar algo

EL CONCEPTO DE EMPRESA

EMPRESA, por definición, es toda actividad organizada encaminada a producir

bienes y/o servicios que apunten a la satisfacción de las necesidades del

hombre que, además, persigue una permanencia en el tiempo. Para ello es necesario

que cuente con recursos (humanos y materiales) ordenados y combinados de forma

tal que se cumpla con ese objetivo y adicionalmente constituya una actividad rentable.

Si damos un paso más respecto de lo que significa una EMPRESA, debemos aclarar

algunos conceptos que están en su definición:

Bienes & Servicios: Los bienes y servicios son todos los satisfactores que se elaboran

en el proceso de producción para cubrir necesidades humanas.

Productividad: es la relación que se establece entre los bienes y servicios producidos y

los factores utilizados en su obtención.

Productividad aparente del factor trabajo: es la relación que se establece entre el

valor total de lo producido y el número de trabajadores.

La división técnica del trabajo: los trabajadores se organizaron y se especializaron

cada uno en una función.

Determinantes de la producción: Formación, experiencia, habilidad del factor humano.

De manera muy general los recursos o factores productivos que se combinan para

cumplir con los objetivos de una empresa son:

Que estos Factores Productivos se combinen dependerá de dos elementos:

• De la naturaleza del producto o servicio y

• De la tecnología utilizada en el proceso productivo.

CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA SEGÚN SU ACTIVIDAD

La actividad de una empresa se refiere a su giro, es decir para lo que fue creada según

sus objetivos.

Al comenzar con una empresa, luego de formalizarla haciendo su iniciación de

actividades, el Servicio de Impuesto Internos clasifica al nuevo contribuyente de

acuerdo a su actividad comercial.

La clasificación de la actividad puede estar incorporada en alguno de los siguientes

grupos:

Son aquellas que se dedican a comercializar artículos o productos ya elaborados o

industrializados.

En este grupo pueden existir empresas que fabrican, arman o envasan, y

comercializan sus propios productos.

Entre este tipo de empresas encuentran las mayoristas y las minoristas.

Observa en siguiente cuadro y anota las empresas de tu zona que respondan a la

clasificación de la segunda columna.

1.-EMPRESAS INDUSTRIALES

Son aquellas empresas que trasforman la materia prima en algún producto

comercializable.

En este tipo de empresa existen aquéllas que transforman la materia prima en otro tipo

de materia prima.

2.-EMPRESAS COMERCIALES

Son aquellas que se dedican a comercializar artículos o productos ya elaborados o

industrializados.

En este grupo pueden existir empresas que fabrican, arman o envasan, y comercializan

sus propios productos.

Entre este tipo de empresas encuentran las mayoristas y las minoristas.

Observa en siguiente cuadro y anota las empresas de tu zona que respondan a la

clasificación de la segunda columna.

3.-EMPRESAS FINANCIERAS

Corresponden a grupo de empresas que trabajan con circulante, es decir con dinero, o

documentos valorados. Promueven el ahorro o el crédito.

4.-EMPRESAS DE SERVICIOS

Son empresas que ofrecen distintos tipos de servicios dirigidos a personas naturales o a

otro tipo de empresas Los servicios generalmente son intangibles, es decir se paga por

un producto que no

se ve pero produce un efecto.

Observa el siguiente cuadro:

5.-EMPRESAS EXTRACTIVAS

Este último grupo de empresas si bien tiene algo en común con alguna de las anteriores,

tienen características muy particulares debido a que se dedican a extraer recursos

naturales y someterlos a procesamiento o comercialización.

Observa el siguiente cuadro:

ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

Al interior de una empresa se realizan actividades las que, para cumplir en buena forma

con su objetivo, deben ser organizadas. Estas actividades las podemos sintetizar en

cuatro ÁREAS FUNCIONALES.

Cada área de una empresa tiene labores específicas que cumplir, las cuales podríamos

señalarlas de la siguiente forma:

AREA DE COMERCIALIZACION

• DETECTA las necesidades de los consumidores.

• DISEÑA el producto o servicio, y establece sus propiedades.

• ESTUDIA los potenciales mercados.

• DETERMINA el precio.

• ESTABLECE los medios de promoción y publicidad.

AREA DE PRODUCCION

DEFINE el producto o servicio, diseña sus características.

DEFINE los procesos que lo llevarán a cabo.

ESTUDIA métodos eficientes de trabajo.

SELECCIONA personal y materiales adecuados.

ABASTECE, almacena y mantiene inventarios.

DETERMINA costos del producto o servicio y controla la calidad.

AREA DE FINANZAS

ADQUIERE materias primas y compra de herramientas y maquinarias.

SOLVENTA gastos en remuneraciones.

CONTROLA la cartera interna y las cobranzas.

ORGANIZA un sistema eficiente de contabilidad.

MANEJA las relaciones financieras con bancos y otros organismos.

AREA DE PERSONAL

SELECCIONA y contrata personal.

DESARROLLA instancias de capacitación y adiestramiento.

FIJA nivel de remuneraciones y comisiones.

SUPERVISA el bienestar del personal.

EVALÚA el rendimiento del personal.

Es importante destacar que en la práctica existe una relación íntima entre cada una de

estas áreas funcionales, lo que permite asegurar que cualquier acción que se realice en

un área afectará directa o indirectamente a las otras áreas. Si a esto se agrega el hecho

de que, en una pequeña empresa, el empresario se encarga de desarrollar la mayoría (y

a veces todas) las actividades de cada área funcional, deberá entenderse con mayor

amplitud acerca de la necesidad de tener claro cada una de las tareas y de la relación

que existe entre ellas.

LOGISTICA

La logística, grosso modo, son todas las operaciones llevadas a cabo para hacer

posible que un producto llegue al consumidor desde el lugar donde se obtienen las

materias primas, pasando por el lugar de su producción. Procede del concepto militar

francés ‘logistique’, donde se empezó a utilizar para denominar el transporte, el

suministro y el alojamiento de las tropas. Actualmente se utiliza también en el ámbito

empresarial. Principalmente en los sectores de marketing y distribución.

El objetivo de la logística es poner a disposición del consumidor el producto deseado,

en la cantidad y momentos precisos, en el mejor punto de venta y que todo ello se

realice al menor coste posible.

La implementación de la logística en una organización no es igual para todas, ya que

esta dependerá del peso específico que la función adquiera en la misma, dando

como consecuencia directa de su complejidad, volumen, características técnicas y

costos. Ello es evidente cuando se analiza la importancia relativa de la función que la

logística tiene en las organizaciones según el sector industrial o de servicio en que se

desarrolla.

La logística es un ejemplo claro de esta ventaja, ya que cuenta con un resultado

eficiente al momento de ser incorporada a la gestión de una empresa. Cuando una

empresa realiza este procedimiento se dice que se encuentra en una etapa

avanzada, donde la incorporación de la logística como ya antes mencionado realiza

un trabajo eficiente en las funciones de la organización. Pasa por cada

departamento, donde organiza cada uno de ellos en busca de un solo objetivo, que

es la satisfacción del cliente.

EL CONCEPTO DE LOGÍSTICA

Hay quien define la logística como el arte de dirigir los materiales y productos desde

la adquisición de las materias primas en la fuente hasta el consumo por el usuario

final.

En esa linea, la administración o gestión de materiales se inicia cuando algunas

industrias asignan al gerente de compras la responsabilidad de controlar los

almacenes, especialmente los de mantenimiento y reparación de equipos fabriles e

incluyen entre sus funciones las correspondientes a las operaciones de recepción, e

inspección de los materiales.

En el Perú este suceso surge a partir de 1950 en algunas industrias transnacionales

norteamericanas, ellos, adoptan en su organización algunos conceptos utilizados

en su país de origen, lo que, posteriormente, sería utilizado en nuestras industrias

nacionales.

Es evidente el desarrollo vertiginoso experimentado por la logística desde aquella

época a la fecha. De ser considerada una actividad que había que realizar

inevitablemente, hoy es vista como una fuente generadora de ventajas

competitivas o de ahorros en costo.

Siendo entonces la logística, un proceso de gestión o administración de materiales,

la definición que adoptaremos en el presente fascículo será la siguiente:

“Proceso de planificar, llevar a cabo y controlar, de una manera eficiente, el

flujo de materias primas, inventarios en curso, productos terminados,

servicios e información relacionada, desde el punto de origen a punto de

consumo (incluyendo los movimientos internos y externos y las operaciones

de importación y exportación) con el fin de satisfacer las necesidades del

cliente.”

LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA

Si se considera la administración como una función directa que es inherente a todos

los niveles de una empresa, en relación con los materiales hay una necesidad de

administrarlos convenientemente para su mejor utilización y para lograr

aprovisionamientos razonables, entendiendo por esto la disposición permanente de

existencias a costos adecuados y con gastos generales en sana proporción a los

beneficios que se obtengan, es decir, dar seguridad de abastecimiento al mismo

tiempo que rentabilidad.

BODEGA

Una bodega puede ser un espacio que una empresa renta o paga por almacenar

mercancía, mobiliario, archivos, entre otros. Otra perspectiva para la bodega es un

espacio para guardar bienes que no intervienen en el proceso de logística de la

empresa. Ejemplo: Una bodega para guardar los productos de limpieza para el

mantenimiento del centro de producción.

Es un edificio para recibir, organizar, y distribuir mercancía. Los bienes pueden ser

trasladados de un almacén a una bodega o depósito para ser inspeccionados,

separados y despachados después de que se reciben las órdenes del consumidor.

Una de las ventajas que tiene este tipo de almacenamiento es el ahorro de costos

como servicios públicos o de seguridad.

En ocasiones, las empresas utilizan las bodegas para la reparación de equipos

defectuosos.

Una de las desventajas es el deterioro de los productos almacenados, cuando no se

tienen las infraestructuras adecuadas.

Entre los tipos de bodega que existen, las principales son:

Bodega general o de despacho: Se almacena mercancía por largo tiempo. Por lo

general están en el centro o en puntos centrales de una región determinada.

Bodega de rotación lenta: Se usa para almacenar productos de baja rotación o de

reserva, no urgentes como repuestos, equipo, herramientas, maquinaria, etc.

Bodegas de rotación rápida: Se almacenan productos de distribución diaria o

frecuente, como alimentos.

ADMINISTRACIÓN DE BODEGA

“Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la

conservación de

los materiales y productos, verificando el cumplimiento de estas disposiciones

al interior de las bodegas”.

La utilización del espacio disponible implica una constante improvisación y traslado

de los artículos a lugares más convenientes o sencillamente a otros lugares para

dejar su ubicación a nuevas recepciones.

PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS

Para realizar una gestión eficiente en la Administración de Bodegas se debe seguir

procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su

carácter

generalista, pudiendo existir otros específicos, según el tipo de material y

características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de

almacenamiento.

Estos procedimientos básicos son:

1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan

a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o guía

de despacho del proveedor, y rechazar productos que estén deteriorados o no

correspondan a la compra.

2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo según

corresponda, cualquier irregularidad en la recepción.

3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso.

4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de

seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que

pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan

el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones

eléctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas

lluvias o humedad al recinto, mermas, pérdidas, deterioros, peligros de

contaminación e

5. incendio, etc.

6. Despachar los bienes y materiales, según las cantidades y especificaciones

establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" u otro documento

interno.

7. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su

custodia.

PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

La recepción de mercancías es el proceso mediante el cual los productos que han

sido adquiridos a un proveedor, llegan al almacén para que sean clasificados,

controlados y colocados en él. Este es uno de los procesos clave en la gestión de

un almacén, ya que, si no se realiza de forma correcta, puede haber riesgo de

pérdidas o accidentes en los productos, que afecta de forma directa en la capacidad

de cumplir con los encargos de los clientes.

Para que la recepción de mercancías se lleve a cabo de una manera rápida y

eficaz, debe ser realizada por profesionales expertos y capacitados en esta

actividad, además de un sistema de gestión de almacenes fiable y automatizado.

La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega

de almacenamiento. El encargado de la recepción o de la bodega debe recibir las

materias primas, materiales, repuestos y mercaderías, adquiridas por la empresa.

Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un

representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos

correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los

especificados.

Cuando sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación del

solicitante de la compra.

Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de

Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la

nota de pedido del proveedor.

La recepción de mercancías no es solo dar entrada a los pedidos, sino que es un

proceso que requiere la implicación de diferentes tareas, relacionadas entre sí, para

que la gestión sea correcta y eficaz. A continuación, explicamos cada uno de los

procesos en la recepción de mercancías.

ALMACENAMIENTO

Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de

las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas más adelante.

No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, el encargado

de bodega es responsable de la protección, cantidad y seguridad de los productos.

ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERÍAS

Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes

de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con medio día de

anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.

Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisición, sean

controlados por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean

visados por Control de Existencias y él debe remitir la copia con su firma de

Entregado a Contraloría.

El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un

documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

REGISTROS

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el

ingreso, la distribución; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un

Registro y archivo físico, a lo menos, de:

Órdenes de Compra (copia).

Vales de requisición o entrega.

Plano de Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento.

Guías de Despacho de proveedor ó salida.

Guías de Ingreso

Registros computacionales.

Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos

de materiales

dentro de una Bodega.

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las

instalaciones de la empresa, sean estas materias primas, materiales, repuestos y

mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las siguientes

características y normas:

1. Que sean adquiridas por la empresa.

2. Que sean semi-elaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban

almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.

3. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa (o a otra sucursal), para recibir

algún tratamiento especial.

Por lo tanto, queda prohibido “guardar o almacenar” productos de proveedores o

clientes que no correspondan según las normas nombradas”, a menos que estén

autorizadas por algún funcionario superior que se hará responsable de este hecho.

Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la función de

adquisición deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta

copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artículos que van a recibir:

cantidad, código, calidad (especificaciones técnicas), proveedor y fecha de

recepción.

Previo a la recepción de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la Guía de

despacho del proveedor, que acompaña los artículos requeridos. Cada guía debe

corresponder a una Orden de Compra.

Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de

bodega procede a firmar las guías de despacho en original y copia entregando al

transportista el duplicado de la guía y archiva el original. En caso de ausencia de

guía, el encargado de bodega indicara su visto bueno en el reverso de la factura

original.

Algunas empresas emiten guías de recepción internas, que se adjuntan a las guias

de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa.

Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo

señalado en la orden de compra, deberá proceder, idealmente,

Recepcionando parcialmente la carga por cantidad inferior, declarando lo

faltante con una constancia escrita en la guiad.

Recepcionando parcialmente la carga declarando en la guía lo faltante o

dañado

Rechazando totalmente la carga haciendo devolución de la guía y materiales

al proveedor

Cabe recalcar que, es el encargado de recepción de la carga, la persona

responsable de evaluar y hacer un control de calidad y catastro de todo lo que llega

por parte del proveedor y, seria la primera linea, y tal vez la mas esencial, a la hora

de tener un buen control del stock y funcionamiento correcto de la bodega en

general.

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES

El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:

Aprovechamiento adecuado del espacio físico.

Mayor rapidez de operación,

Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.

Las normas que se deben tener siempre en cuenta son:

1° Para permitir que la recepción, y la

entrega de materiales sea fácil, rápida

y segura, se deberá disponer de un

área dotada con mesones a la entrada

de la bodega, que permita efectuar la

recepción y despacho de los

materiales.

2° En el almacenamiento se debe

disponer de estantes y casilleros

apropiados para los diferentes artículos

y contar con pasillos entre las

estanterías para un fácil manejo y

transporte de los materiales.

3° Disponer medios de protección

contra la contaminación, daños y

deterioros de los materiales producida

por organismos vivos, como hongos,

bacterias, roedores e insectos

Ilustración 1 - Tabla normas 1

CONTROL DE PLAGAS EN BODEGAS

Considerando el punto 3 de la tabla anterior En Chile, las plagas urbanas están en frágil

equilibrio. Así lo indica Juan Carlos Acuña, Presidente Nacional de la Asociación Chilena

de Control de Plagas, Achipla AG, quien sostiene que las instalaciones antiguas y

dedicadas a la manipulación de alimentos son las que, proporcionalmente, sufren más la

persistencia de plagas. “Esto, unido a las condiciones de deficiente mantención de

infraestructura y manejo de residuos, generan condiciones ideales para que sigan

presentes”, indica.

Particularmente, en el mercado de las bodegas, el ejecutivo explica que el control de

plagas depende directamente del rubro y la actividad que se desarrolle. Es así como los

relacionados con el almacenaje de productos no alimenticios, presentan condiciones muy

favorables para la instalación y persistencia de plagas urbanas, entre otras, de palomas,

que a su vez contribuyen al establecimiento de otras plagas.

Una situación distinta es la que se da en las bodegas destinadas al almacenaje de

alimentos, que muchas veces incluyen cámaras de frío y normalmente implementan

sistemas de gestión de calidad, incluyendo el Manejo Integrado de Plagas Urbanas,

como lo especifica el Reglamento 977.

NORMATIVA ACTUAL

En las bodegas, las plagas que se presentan con mayor

frecuencia son las de roedores, donde las tres especies más

importantes son las llamadas sinantrópicas o comensales y

corresponden al guarén (Rattusnorvegicus), rata negra

(Rattusrattus) y laucha (Mus musculus). Le siguen los

arácnidos, las blatellas (cucarachas rubias), las palomas y las

moscas, que se intensifican o aminoran dependiendo de la

época del año.

En Chile, la regulación del control de plagas está regulada

por el Reglamento 157 del Ministerio de Salud. Específicamente, Juan Carlos Acuña

indica que el Reglamento 977 es uno de los más exigidos por la autoridad en toda la

cadena alimentaria industrial. Esta normativa se relaciona directamente con el trabajo de

las bodegas logísticas, ya que establece las condiciones sanitarias a que deberá ceñirse

la producción, importación, elaboración, envase, almacenamiento, distribución y venta de

alimentos para uso humano, con el objeto de proteger la salud y nutrición de la población

y garantizar el suministro de productos sanos e inocuos.

De acuerdo al artículo 47 de este reglamento, deberá aplicarse un programa preventivo,

eficaz y continuo de lucha contra todo tipo de plagas; y los establecimientos y las zonas

circundantes también tendrán que ser inspeccionadas periódicamente para garantizar

que no exista infecciones producto de ellas.

PLAGAS BAJO CONTROL

Tal y como indica la normativa vigente, en caso de

que alguna plaga invada los establecimientos

deberán adoptarse medidas de erradicación.

Especifica que el tratamiento con agentes químicos,

físicos o biológicos solo deberá aplicarse de

acuerdo a la reglamentación vigente, por empresas

autorizadas por la autoridad sanitaria

correspondiente. Según el representante de Achipla,

la oferta de las empresas especialistas en control de plagas es amplia y variada, pero se

enfrenta a la necesidad de tener que adaptar sus procedimientos de control de plaga a

las características de cada bodega y a las exigencias de control particular de los clientes

finales.

A su juicio, muchas veces estas se alejan del buen criterio, dado el gran desconocimiento

en materia de manejo integrado de plagas urbanas. “En general, existen muy pocas

empresas en Chile que cuentan con sistemas de gestión de calidad y una visión moderna

del Manejo Integrado de Plagas Urbanas”, enfatiza.

Dentro de las más comprometidas con este objetivo están las bodegas que destinan

parte de sus dependencias a la industria alimentaria, mientras que las menos ligadas a

esta estrategia condicionan sus procedimientos a la presencia riesgosa de plagas en sus

instalaciones. Es decir, tienen una estrategia reactiva ante las infecciones en sus

dependencias.

Lo mismo ocurre con los sistemas de transporte y las empresas proveedoras

relacionadas con las bodegas logísticas. No siempre están suficientemente

sensibilizados con la importancia de mantener un Sistema de Manejo Integrado de

Plagas Urbanas con el objetivo de evitar la contaminación cruzada; algo que sí debiera

estar presente en camiones, packing y pallets.

4° Disponer medios contra daños y

deterioros de materiales con extintores de

incendios

5° Se deberán tomar especiales

precauciones en el almacenamiento y

manejo de los materiales con vigencia o

duración limitada y aquello que se alteran

por la acción de la luz, calor y humedad.

6° Queda estrictamente prohibido el

ingreso al interior de la bodega de

cualquier persona, sean o no funcionarios

de la empresa. El acceso solo será posible

con la autorización del jefe de bodega o

encargado de bodega.

7° Apilar sobre pallets, nunca directamente

sobre el sueño, evitar el daño a los

envases y la absorción de la humedad de

los pisos. En el suelo puede apilar

materiales a granel como arena, ripio,

botones, etc.

PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION

La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación

de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el

aprovechamiento total del espacio.

De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a

las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas.

Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artículos que se

van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con los

mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deberá

llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para

realizar un máximo aprovechamiento del espacio.

Es conveniente que el jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposición un Plano

de bodega y distribución, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar

la disposición general de los pasillos, las áreas de almacenamiento y sus límites, la

posición de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas,

etc.

La Carta de Distribución constituye un elemento eficaz para el Control del

almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar

visible o bien distribuirse como guía e información, entre los encargados de las

actividades de Bodega.

DISTRIBUCIÓN DEL ALMACENAMIENTO

Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya

que la construcción de una sola planta ofrece un mayor espacio útil por inversión, en

parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras y elevadores y porque hay

ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar

cargas en los pisos superiores.

En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metálicas, modulares, de

tipos estándares, que reducen considerablemente los costos de construcción. La

limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en las

industrias ya instaladas.

La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente,

una serie de información, relativa a los materiales que se almacenarán, a la

capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo

adecuado para función, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con:

Capacidad de la Bodega

Equipos empleados en la Bodega.

NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS

Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para

definir su ubicación en la Bodega, por lo que deben contener información relativa a

las siguientes características:

Naturaleza

Las condiciones del almacenamiento varían según esta característica del material,

exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, los materiales de

mayor valor deben almacenarse en lugares más seguros, en lo posible bajo llave,

protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos. Los materiales peligrosos

tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse

separados entre sí y de los otros materiales. Deben tomarse precauciones para

proteger a los materiales de la acción de algunos agentes atmosféricos como

humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartón.

Volumen, peso y forma

Los materiales se diferencian entre sí en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo

considerar las posibilidades extremas de cada una de estas características, al

planearse un almacenamiento racional.

Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos,

aquellos que ocupan un mayor volumen y además son pesados. Con aquellos bultos

que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que

resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de

almacenamiento, los que se detallan más adelante.

Actividad o movimiento de los artículos

Los materiales de uso frecuente producen continuos movimientos de entrada y salida

de bodegas, debiendo almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se les pueda

manejar rápida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en

almacenamiento, pueden ubicarse en lugares más apartados o donde por estructura

del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad.

3. Respecto de esta característica hay que distinguir dos aspectos.

Lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el

objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a

bultos.

Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a bultos estándares de

almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajonerías especiales. Si es

corriente este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en

la distribución general de las Bodegas.

4. Capacidad de las bodegas

En relación a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar:

Dimensiones de las superficies de almacenamiento.

Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura.

Ubicación de las puertas y ventanas.

Servicios de carga y descarga.

Distancias entre estantes, tanto para la conservación de las mercaderías, como

para su protección contra incendios.

EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS

La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de:

a) Estanterías,

b) Casilleros,

c) Pallets o tableros,

d) Cajoneras, etc.

La selección misma del equipo depende de la capacidad del área de

almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les

destine.

Una clasificación general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar,

se detalla a continuación:

a) Estantes

La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un máximo

aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de artículos

voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.

Los estantes pueden ser rígidos y desmontables, construidos en acero en madera.

Los tipos de estantes de uso más frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de

cajonería para el

almacenamiento de artículos de despacho irregular.

Uno de estos tipos son las estanterías de tablero que se utilizan especialmente en el

agrupamiento y el apilado de lotes pequeños. Por lo general son desmontables.

Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con

fondos y estantes ajustables para permitir su adaptación al alto de la carga.

Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad.

Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas

de diferentes tipos.

b) Tableros

Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidad

de carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También

son conocidos como “pallets”.

Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de

una combinación de ambos.

La utilización de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran número de bultos

y artículos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material

posible de ser manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de

la distribución de la Bodega implica un aprovechamiento racional y practico del

espacio. Las dificultades que se le presentan al encargado de las bodegas, aumentan

con la demanda de él, debiendo considerarse como objetivo primordial de la

Distribución de Bodegas, el máximo y mejor aprovechamiento del espacio disponible,

que permita un control efectivo, una protección adecuada y una atención expedita de

los materiales.

FACTORES DE ANALISIS EN LA DETERMINACIÓN DE ESPACIO

Los Factores que son necesario analizar para la determinación del espacio en una

bodega son los siguientes:

Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.

Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas,

dificultad de manejo, etc.

Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga.

Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.)

Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a

almacenar.

Situación con respecto a los equipos de manejo.

Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta.

Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de

consumo de los materiales).

Cargas admisibles de los pisos y su ubicación.

Altura de las Bodegas.

Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad,

deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.

En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribución

flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda de

espacio justifique.

Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales El manejo y

transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las mayores

posibilidades de:

Reducción de gastos.

Aumento de la eficiencia de las operaciones.

Disminución de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte.

Ahorro de mano de obra.

Disminución de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo.

Reducción de pérdidas por ausentismo.

Otros.

En atención a los múltiples y variados problemas que presenta la manipulación de los

materiales y que afectan a la eficiencia y economía de la bodega y al servicio que ésta

presta, es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como:

Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminándolos o combinándolos,

Mecanización máxima de los movimientos,

Recorrido mínimo de los materiales,

Empleo de equipos estándares, que han probado su eficacia,

Necesidad de montacargas, Grúas Horquillas, etc.

Capacidad de los aparatos de manipulación (unidades por hora que puedan

manejar),

Características del material a transportar:

o Cantidad de materiales,

o Frecuencia de movimientos,

o Largo de la ruta,

o Dirección de los desplazamientos,

Limitaciones:

o Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren),

o Ancho de pasillos,

o Clases de equipos aptos para mover los materiales,

o Conservación y reparación de los aparatos.

Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay

que manejar. Sin embargo, para facilitar la selección de ellos, se han dividido en

cuatro clases principales que son:

1. Transportadores, o correas,

2. Gruas horquillas,

3. Vehículos industriales (como puentes grúas, grúas de alta tonelaje, camiones

grúas).

4. Equipo colocador y transbordador.

Normas de apilamiento

Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el

almacenamiento y traslado de materiales, mercaderías y productos.

Apilamiento de caja

Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los

espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehículos de transporte.

En el apilamiento se pueden utilizar diferentes técnicas:

Tipos de pallets

Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran

TIPOS DE ALMACENES

Almacén de Materias Primas

Se caracterizan por el abastecimiento de materias primas para ser posteriormente

utilizadas en los procesos de producción.

Almacén de productos terminados

Son almacenes que están destinados al almacenamiento de existencias en su estado

final del proceso de producción.

Almacén de materia auxiliar

Son aquellos almacenes que sirven para el almacenamiento de componentes,

repuestos, materiales de aseo y limpieza, pinturas, etc. y que sus demandas pueden

ser analizadas de forma más dinámicas.

Almacenes al aire libre

Se caracterizan por no poseer una edificación y generalmente están delimitados por

cierros. Los productos que se pueden almacenar generalmente no tienen problemas

con las variaciones climatológicas.

Almacenes Centro de Distribución

Se caracterizan por sus grandes dimensiones y altas tecnologías a disposición del

flujo de mercaderías. Generalmente de ubican en sectores cercanos a las grandes

carreteras y tienen la capacidad de almacenar y distribuir a nivel nacional.

Almacenes públicos

Se caracterizan por almacenar existencias que generalmente serán utilizadas en

organismos gubernamentales a nivel nacional.

Almacenes de mercadería a granel

Se utilizan para el almacenamiento de grandes volúmenes de productos tales como:

granos, áridos, etc.

Almacenes de temperatura controlada

Hay almacenes que controlan el ambiente del almacenamiento. Tanto la temperatura

como la humedad pueden regularse. Los bienes perecederos, como frutas, verduras y

comidas congeladas,

así como productos químicos y medicamentos, requieren de este tipo de

almacenamiento.

Almacenes de sustancia peligrosas: Para este tipo de almacenamiento se requiere de

normas muy estrictas y especializadas, como así también los procedimientos para el

manejo de sustancias peligrosas.

ROTACION DE PRODUCTOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTO

La rotación de productos es una norma de gran importancia y tiene relación con la

entrega o salida de los materiales desde la bodega.

La rotación está en función de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de

productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento más próximo.

No deben mantenerse productos vencidos.

“El primero en entrar será el primero en salir”. Esta regla también se aplica a los

materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de

cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso

del tiempo. Todos los productos químicos presentan fecha de vencimiento y lote de

fabricación, pero su vida útil o su calidad se ve disminuida o deteriorada si están

expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol.

La rotación debe ser:

Planificada anticipadamente.

Realizada de manera de evitar la formación de saldos.

A tiempo, para evitar alcanzar el límite de conservación de algún producto.

Las mercaderías poseen etiquetas, timbres o códigos que indiquen su fecha de

elaboración.

Las mercaderías con una misma fecha están almacenadas en lotes independientes

de otras mercaderías con fechas diferentes.

La no observación de esta norma conduce a pérdidas innecesarias y perfectamente

evitables.

ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES NORMAS GENERALES

En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:

a. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisición, le

sean comunicadas en lo posible, con anticipación, a objeto de preparar el despacho

de ellas.

b. El encargado de Bodega no debe entregar ningún artículo sin algún documento

escrito o los formularios dispuestos por la Empresa.

c. Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega,

mediante un formulario, por ejemplo; “Pedido de Materiales”. Este formulario se

confeccionará en triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y

firmado por el funcionario autorizado.

d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y,

si están correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.

e. La solicitud se utilizará, además, para registrar el despacho de los artículos,

debiendo indicarse en ésta los materiales y las cantidades entregadas.

Los ejemplares de la solicitud deberán distribuirse de la siguiente forma:

· Copia 1: solicitante

· Copia 2: bodega despachadora

· Copia 3: envío al departamento de compras u otro solicitante

Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de

Bodega mantendrá el pedido en archivo pendiente y activará la reposición de su stock

(pedirá al departamento de Adquisición o Producción las cantidades para reponer su

stock).

En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras

para no dañar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplácelas.

Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y

despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores

administrativas de preparación de documentos, archivar documentos y poner al día los

stocks y formularios en general.

ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se

han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad:

1) Los productos riesgosos de contaminación, deben transportarse en envases seguros y

por ningún motivo junto a productos alimenticios.

2) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse únicamente equipos y

herramientas que no dañen los envases. No debe haber empleo de ganchos que

pudieran pinchar o rasgar los envases.

3) En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento haciendo

un cerco de aserrín, arena seca, caolín con un alcalinizante alrededor de la zona, para

luego recogerlo. Los químicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrín,

arena húmedos, caolín con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el aserrín, la

arena, caolín con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de profundidad, lejos

de cursos de aguas.

4) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabón y paños limpios o de papel para

ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.

5) Utilizar guantes de goma durante la manipulación de productos químicos.

6) No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

PLANIFICACIÓN E INFORMACIÓN DE LA MERCANCÍA

La planificación de las llegadas de mercancía a almacén es indispensable para que no

surjan problemas. Una correcta coordinación de la cadena de suministro es

determinante en el proceso de recepción de mercancías. Además, es vital que haya

una buena gestión de la información y que todos los trabajadores implicados en el

proceso sepan qué esperan y cuáles son las horas de llegada de los pedidos.

DESCARGA DE LA MERCANCÍA EN BODEGA

Tras planificar la mercancía, llega el momento de la descarga desde los camiones al

almacén y su desplazamiento hasta la zona de recepción o directamente hasta su

lugar de almacenaje en las estanterías. En esta zona del almacén es también

indispensable que los trabajadores cuenten con unos conocimientos sobre cómo

proceder en cada situación o problema que pueda surgir, así sabrán en todo momento

cómo operar y qué equipos deben usar.

CONTROL DE CALIDAD DE LA MERCANCIA ARRIBADA

Cuando llega la mercancía a almacén, se comienza con una primera verificación de

los albaranes, para ver si todos coinciden con lo que se había acordado con los

proveedores, en relación a la cantidad, al modelo y a las características. También se

debe comprobar que el embalaje está correcto y en perfecto estado.

En función a la mercancía que vaya a llegar, se realizarán unos controles de calidad

más en profundidad, como, por ejemplo:

Si llegan materias primas a almacén, la mayoría de las empresas tienen su propio

control de calidad para evaluarlas.

Los alimentos o ciertos medicamentos también necesitan condiciones especiales

en cuanto a la temperatura y la humedad que tiene que tener el ambiente para su

correcta conservación. Es primordial comprobar que no se haya roto la cadena de frío.

Con las mercancías peligrosas existen algunas normativas concretas para regular

el embalaje, además de los procedimientos de carga y descarga, ya que son

productos que la manipulación de los mismos tiene ciertos riesgos.

El tiempo que se requiere para realizar estos controles de calidad se denomina

“cuarentena”. La mayoría de los almacenes tienen una zona reservada exclusivamente

para realizar estos controles.

ETIQUETADO Y COLOCACIÓN DE LA MERCANCÍA

A lo largo de todo el proceso de recepción de mercancías es muy importante

registrar toda la información, para dejar constancia de la mercancía que ha llegado a

almacén. Esta información puede registrarse en los programas de sistema de gestión

destinados a ello, para que los datos estén informatizados en función a los parámetros

logísticos que utilice la empresa.

Tradicionalmente se utilizaban las hojas de recepción para registrar los datos de la

mercancía, como el número de pedido, el albarán, el resultado del control de calidad,

una descripción de la mercancía y las cantidades.

2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo según

corresponda, cualquier irregularidad en la recepción.

3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso.

4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de

seguridad, como, por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas

que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que

impidan el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas,

instalaciones eléctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el

ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, pérdidas, deterioros,

peligros de contaminación e incendio, etc.

5. Despachar los bienes y materiales, según las cantidades y especificaciones

establecidas

en el documento "solicitud de abastecimiento" ú otro documento interno.

6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su

custodia.

BIBLIGRAFÍA RECOMENDADA

Johnson, F., Leenders, R., Flynn, E. y Castro, A. (2012). Administración de

compras y abastecimientos. Ciudad de México: McGraw Hill.

Ferrin, A. (2010). Gestión de stocks en la logística de almacenes. Madrid:

Fundación Confemetal.

Roux, M. (2009). Manual de logística para la gestión de almacenes. Barcelona:

Gestión 2000.

http://www.inventario.us

http://marcodecualificacionestp.mineduc.cl/

Modulo:

Estrategias Comunicativas

INDICE

• Introducción a la temática

• Objetivo general y especifico del curso

• Concepto de comunicación

• La comunicación efectiva y eficaz

• Comunicación interna

• Concepto de oratoria

• Técnicas de oratoria

INTRODUCCIÓN

La comunicación efectiva es una herramienta para el manejo del conflicto en las

diferentes áreas de nuestra vida, por esto es importante estudiarla y entenderla. Ser

asertivos comunicacionalmente es un proceso difícil de entender y de aplicar.

Es un proceso directamente relacionado con la inteligencia emocional importante

y con la capacidad de adaptación que tengamos al medio o a una situación

específica.

A continuación, se describirá información sobre los diferentes conceptos que hacen parte

de una comunicación asertiva o efectiva, para entenderlos y ponerlos en práctica.

DESCRIPCIÓN DEL CURSO

El curso de realizará mediante la exposición de varias temáticas y ejercicios prácticos de

los cuales serescatan los principales aspectos que a continuación de relacionan:

AL TÉRMINO DEL CURSO, LOS PARTICIPANTES ESTARÁN EN CONDICIONES DE:

• Comprender los aspectos básicos de las herramientas comunicacionales.

• Conocer la importancia en la mantención de la buena comunicación.

• Conocer las diferencias entre comunicación y técnicas oratorias.

• Conocer conceptos tales como oratoria.

• Conocer los orígenes y la funcionalidad de la comunicación en las organizaciones.

• Identificar tipos diferentes de comunicación tanto interna como externa.

INTRODUCCIÓN A LA TEMÁTICA

Objetivo general y específico

del cursoConcepto de

comunicación

La comunicación efectiva y

eficazConcepto de oratoria

Técnicas de oratoria

CARACTERISTICAS DE LA COMUNICACIÓN

En la comunicación existe una serie de características que se pueden establecer en

cualquier relación yque es necesario tener en cuenta si se quiere lograr un proceso

adecuado de comunicación.

COMUNICACIÓN ORAL

¿Cómo hablar en

público?Objetivos

✓ Adquirir destreza en la redacción del texto para ser hablado en el marco de las

limitantes de tiempo yespacio que caracterizan la comunicación oral eficaz.

✓ Propiciar la adquisición de competencias comunicativas paralingüísticas que

integran el acto de laoratoria.

✓ Promover la puesta en práctica oral de las técnicas desarrolladas en lo personal,

profesional,institucional y laboral, según corresponda.

Técnica necesaria para quienes tienen el uso de la palabra a través de la voz como una de

sus principales

herramientas o elementos en el desempeño personal, laboral, profesional y/o social.

La oratoria, es una necesidad que surge como un elemento imprescindible a

incorporar por aquellos que tienen la responsabilidad de la transmisión de

información, conocimientos y saberes.

En la clase se desarrollarán temas relacionados: al discurso oral. Con la intención de

influir en elcomportamiento, actitudes y en la razón del público al que se dirigen.

SE TENDRÁN EN CUENTA LAS REGLAS BÁSICAS DE LA ORATORIA:

• tema (inventio)

• partes (dispositio)

• selección de las palabras (elocutio)

• emisión del discurso (actio).

En el recorrido de la clase se intentará que adquieran conocimientos técnicos básicos

para lograr una mejor performance en la exposición oral persuasiva a partir de la

práctica de diferentes competencias comunicativas.

Se desarrollarán otras técnicas relacionadas a las competencias paralingüísticas.

También veremos otros puntos:

• Miedo escénico

• La actitud persuasiva

• Detalles como la hora

• El día

• El ámbito

• Los soportes comunicacionales

• Las equivocaciones

• Las interrupciones

• Los cuestionamientos

• Los ruidos que pueden surgir en una exposición

CAPITULO 2.

COMUNICACIÓN EFICAZ

Qué entendemos por Comunicación

✓ Un proceso que se construye, en el hacer mismo, en el ejercicio.

✓ Es un camino, cada paso puede volverse a revisar.

✓ Proceso Inacabado

✓ dinámico y cambiante.

QUÉ ENTENDEMOS POR COMUNICACIÓN

✓ Es la acción y el efecto de comunicar, hacer que alguien partícipe de lo que uno

sabe, siente o quiere, a través de un código común entre las personas.

✓ Nos comunicamos para influir y afectar intencionalmente, lo cual implica la

emisión de un mensajepor parte de alguien y a su vez la recepción de ese mensaje

por parte de otro u otros.

✓ Cada situación de comunicación es distinta porque las relaciones son cambiantes.

✓ Va a depender de la cultura donde se desarrollen las relaciones humanas, como

también del tiempohistórico.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA COMUNICACIÓN INTERNA?

La comunicación permite al ser humano formar grupos, coordinar actividades dentro de

esos grupos, tener objetivos, dar a conocer costumbres, leyes y formas con el objeto de

formar una cultura y posteriormente compartirla con otros. Una buena comunicación

interna favorece el éxito en los sistemas de gestión de la calidad de las organizaciones.

Si la comunicación es pobre su éxito será nulo o precario. Su principal función es lade

contribuir a que los trabajadores desempeñen sus funciones de forma eficiente. En toda

organización se debe desarrollar un sistema de comunicación efectivo que permita

a todos y cada uno de sus miembros conocer y sentirse parte de la organización.

Deberán conocer también los objetivos de ésta para así orientar y motivar a sus miembros

para que trabajen de manera armónica.

CAPITULO 3.

COMUNICACIÓN

INTERNA:

Una buena comunicación interna favorece el éxito en los sistemas de gestión de la calidad

de las organizaciones. De modo que, si la comunicación es pobre su éxito será nulo o

precario. Su principal función es la de contribuir a que los trabajadores desempeñen sus

funciones de forma eficiente. En toda organización se debe desarrollar un sistema de

comunicación efectivo que permita a todos y cada uno de sus miembros conocer y

sentirse parte de la organización. Deberán conocer también los objetivos deésta para

así orientar y motivar a sus miembros para que trabajen de manera armónica. Para que

la comunicación sea eficaz, deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Ser significativa, oportuna y directa.

• Incluir mecanismos de retroalimentación y ciclos de revisión.

• Incorporar disposiciones para tratar los cambios que se producen en la

organización de formaproactiva.

• Deberá saber funcionar y operar tanto en modo vertical como horizontal.

• Tendrá que adaptarse a las necesidades variadas y distintas de sus destinatarios.

Cómo podemos comprobar, según la norma ISO 9001, dos aspectos importantes sobre

la comunicación son los siguientes:

1.- Los procesos de comunicación deben ser establecidos en la organización y deberán

incluir: Personal que va a llevar a cabo la comunicación. Información que va a ser

comunicada. Medios y método eficaz para poder lograrlo. Documentación y registros

necesarios para verificar que haya concurrido. Mejora continua.

2.- La comunicación es relativa a la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Los responsables para que la comunicación sea eficaz son los miembros de la alta

dirección. Ellos deben asegurarse de que los procesos de comunicación establecidos son

los apropiados según las características de la organización y que, teniendo en cuenta la

eficacia del sistema de gestión de la calidad, se lleva a cabo. Tienen la responsabilidad

de comunicar al personal sobre lo siguiente:

• Política y objetivos de calidad.

• Importancia de cumplir los requisitos de los clientes y los regulatorios.

• Promocionar la toma de conciencia sobre los requisitos de los clientes a

través de laorganización.

• Responsabilidades, conciencia de la relevancia e importancia del personal y de

cómo contribuyenal logro de los objetivos de la calidad.

• Mantener al personal informado en todo momento sobre los cambios que

puedan haber en losrequisitos. (Norma ISO 9001)

La siguiente información se ha podido consultar a través de la Guía de buenas prácticas de

comunicacióninterna COMIN.

VENTAJAS DE UNA BUENA COMUNICACIÓN INTERNA

1. Habrá una mayor participación en los procesos y acciones.

2. Se tendrá más información para la toma de decisiones.

3. Los miembros de la organización estarán formados e informados para mejorar el

trabajo yparticipación en la organización y serán más eficientes. Con ello, la organización

será en su conjunto más eficaz también.

4. Las entidades del entorno con las que tiene relación, se contagiará de esa forma

de trabajo. La transparencia de una organización evidencia la falta de transparencia de

otra.

5. Se conseguirá una mayor motivación y, en consecuencia, se darán más opiniones.

6. Se transmitirá el sentido de pertenencia a los demás, creando así cohesión

entre los miembrosdel equipo y en su entorno.

7. La organización se transformará en una entidad transparente en la que todos los

miembros quela forman y participan tendrán la información deseada a su alcance.

8. Se conseguirá una organización más ética.

INCONVENIENTES DE UNA FALTA DE COMUNICACIÓN INTERNA

1. Secretismo: Nadie informa, ya que la información es “poder”.

2. Apagafuegos: Se actúa sólo cuando ocurre un conflicto.

3. Exaltación o Crítica: Lo poco que se comunica es para favorecer o para criticar al interlocutor.

4. Técnica parapeto: No se enseña la realidad porque no es buena.

5. Rumorología: “radiopatio”.

6. Desmotivación: Los miembros de la organización no se involucran.

7. Conflictividad: La mala y errónea comunicación puede generar conflictos y malos entendidos.

8. Incoherencia: No hay relación en cuanto a lo que se dice y lo que después acaba haciéndose.

9. Autobombo: Informar sólo lo bueno y de forma exagerada.

TIPOS DE COMUNICACIÓN

INTERNACOMUNICACIÓN

FORMAL

• Descendente: Esta comunicación suele ser conocida por todos y resulta eficaz si

se transmite de forma concreta y de manera que se adecue el mensaje al destinatario.

• Proviene desde la dirección de la organización hacia el resto de los miembros de

ésta. Genera respeto y confianza si los destinatarios la perciben como próxima y

verdadera.

• Ascendente: Con este tipo de comunicación, los distintos públicos del movimiento

asociativo FEAPS (federaciones, asociaciones, familias, personas con discapacidad, etc.)

pueden participar de manera activa dentro de las organizaciones.

• Proviene de los miembros de la organización a la dirección de la misma. Esta

comunicación permite la mejora del conocimiento entre las personas, se fomenta la

aportación de ideas, sirve como retroalimentación y se conocen de manera directa los

posibles conflictos, necesidades o preferencias que pueden llevar a la mejora de la

gestión.

• Horizontal: Es la comunicación que se da y que fluye entre los miembros de la

organización que se encuentran en el mismo nivel. Los mensajes que se emiten crean

cohesión y coordinación, incrementan el espiritu de equipo y un buen ambiente de trabajo,

el cual favorece la participación

Transversal: Es la comunicación que fluye entre los miembros de la organización que no

desempeñan el mismo rol o función, departamento, entidad, etc. Es una comunicación fundamental

ya que enriquece los conocimientos e integra a distintos grupos de interés y a profesionales con

niveles distintos.

COMUNICACIÓN INFORMAL

Surge de la espontaneidad. Es personal y no está regulada. Se ha dado como un tipo de

comunicación muy necesaria para fomentar la integración a través de la socialización en

el grupo y la participación en él, contribuyendo así a una mayor identificación con la

organización y a una mayor cohesión interna. Es una comunicación poderosa y útil en la

vida de las organizaciones y que debe ser gestionada también en coordinación con la

formal para aprovechar las ventajas que tiene y neutralizar los posibles inconvenientes.

CAPITULO 4. ORATORIA

Oratoria: arte de hablar con elocuencia, facultad de persuadir y conmover por medio de

la palabra. Orador: persona que ejerce la oratoria, que habla en público para

persuadir a los oyentes o mover suánimo. ( Real Academia Española).

✓ La oratoria se sustenta en la capacidad disuasoria, de convencer a través de la

palabra.

✓ Muchos nacen con el don de la palabra.

✓ La oratoria es una técnica.

SIGNO DIFERENCIAL

✓ La palabra es el signo diferencial entre el animal y el hombre.

✓ El animal, grita; el hombre, articula la palabra.

✓ La palabra es instrumento y mediación.

✓ La palabra es el signo diferencial entre el animal y el hombre.

✓ El animal, grita; el hombre, articula la palabra.

✓ La palabra es instrumento y mediación.

ORADOR (ELOCUENCIA)

✓ Dominio del Tema

✓ Claridad de conceptos

✓ Memoria

✓ Imaginación y sensibilidad para contagiar ideas, pasiones y afectos

✓ Dicción clara, inflexiones de voz

✓ Desenvolvimiento corporal

✓ Naturalidad

Dominio de la palabra: No siempre convence más el que tiene más razón, sino el

que defiende mejor"su" razón.

Dominio de la palabra: No siempre convence más el que tiene más razón, sino el que

defiendemejor "su" razón.

USOS DEL DISCURSO: LAS PALABRAS DEL DISCURSO PUEDEN SERVIR PARA:

✓ Informar. Por ejemplo, puede que sólo queramos hablar de algunas cifras o

resultados de unareunión.

✓ Explicar: un nuevo procedimiento a seguir. Las charlas explicativas suelen proporcionar

información.

✓ Persuadir: las conferencias persuasivas suelen ser las más complejas. Lo ideal es

poner la informacióny la explicación al servicio de la persuasión.

✓ Al tener claro el propósito, la conferencia resulta más fácil de preparar y de dar.

TIPOS DE DISCURSOS:

✓ Técnico

✓ Religioso

✓ Académico

✓ Político

✓ Comercial

✓ Otros

EL PLAN DISCURSIVO

Postula un sondeo…

✓ Del auditorio

✓ De las circunstancias

✓ De la oportunidad

EL PLAN DISCURSIVO EXIGE…

✓ Un encadenamiento lógico de las ideas.

✓ Un descanso en las transiciones pasando de la gravedad a la sonrisa.

✓ Iniciar suavemente el declive hacia el la conclusión.

✓ El discurso es un elemento que necesita previa preparación y planificación de los temas

a exponer.

✓ Tiene en cuenta la Retórica, que es la teoría y práctica de la elocuencia, hablada o

escrita.

✓ La retórica hablada es la oratoria.

RETÓRICA

Se ocupa de la construcción y enunciación del discurso hablado:

• Inventio (de qué se va a hablar)

• Dispositio (desarrollo de las partes)

• Elocutio (elección de las palabras)

• Actio (emisión)

El objetivo es conmover a los oyentes e inducirlos a adoptar determinadas

posturas o conductas. Se apoya en la palabra pero se complementa con gestos,

puestas en escena, vestimenta, etc.

ENTONACIÓN

✓ Cada hablante tiene su propio tono.

✓ Las características de pronunciación varían según el estado de ánimo y los hábitos de

pronunciación.

PREPARACIÓN DEL DISCURSO

✓ Elegir el tema general

✓ Elegir un máximo de tres o cuatro subtemas

ORDENAMIENTO DEL DISCURSO

✓ ¿Cómo comienzo?

✓ ¿Cómo lo presento?

✓ ¿Cómo cierro?

✓ ¿Cómo lo resuelvo?

PARTES BÁSICAS DE LA EXPOSICIÓN Y SUS FUNCIONES:

✓ Introducción

INTRODUCCIÓN

La Introducción debe incluir:

✓ El saludo al auditorio.

✓ Un elemento para motivar la atención del público (reflexión, anécdota, pregunta,

afirmacióncategórica, etc.).

✓ Mencionar el tema que se va a tratar.

✓ Los objetivos de la exposición: informar o convencer / persuadir al auditorio.

✓ Señalar las partes de que consta la exposición y las ideas que se presentan en cada una

de ellas.

DESARROLLO

✓ Es la exposición y desarrollo del tema propuesto.

✓ Es el cuerpo de la exposición en el que se presentarán las ideas principales y las ideas

secundarias.

✓ El Desarrollo se debe enunciar: la idea principal, las ideas secundarias; y finalmente

se retoma la ideaprincipal para cerrar.

✓ Debe aportar argumentos o razones que justifiquen las afirmaciones.

✓ Hay que dejar bien claras las diferencias entre hechos, opiniones y sentimientos.

DESARROLLO

✓ Es necesario emplear frases que sirvan de nexo entre lo que ya se ha dicho y

lo que vendrá acontinuación.

✓ El Desarrollo es la parte más extensa de la exposición.

✓ Conviene conocer bien el tema para ajustarlo al tiempo de que se dispone.

✓ Evitar alejarse del hilo conductor de la exposición.

✓ No hay que extenderse en conocimientos que el auditorio ya posee.

CONCLUSIÓN

Es el discurso con el que se cierra la exposición.

✓ Es una síntesis de lo expuesto

LA CONCLUSIÓN QUE DEBE INCLUIR:

✓ Un resumen de la exposición.

✓ Una referencia a la idea que se ha utilizado como hilo conductor del discurso.

✓ La mención de las conclusiones del tema expuesto.

✓ La indicación de que la exposición está acabando.

✓ El agradecimiento al auditorio.

✓ La invitación a plantear preguntas.

DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO:

✓ Introducción: 10 - 15%

✓ Desarrollo: 70 – 80%

✓ Conclusiones y cierre: 10 – 15%

FORMAS DE DECIR UN DISCURSO: SIN LEER LO LEÍDO

Se redacta por escrito y el orador pronuncia

directamente su mensaje. Ventajas:

✓ Se remarcan palabras claves para darle énfasis.

✓ El orador se concentra en su lectura.

✓ No hay equivocación en lo que realmente se quiere decir.

LEÍDO DESVENTAJAS:

✓ El orador puede que tenga fallas de dicción.

✓ Que pierda la atención de su público, por no dirigir la mirada a este.

✓ Que si es tedioso el mensaje, se convierta en foco de desinterés y se haga más denso.

MEMORIZADO DESVENTAJAS:

✓ Inflexión de la voz (poca variedad).

✓ Falla de la memoria, olvido de una palabra y se rompe la secuencia de las oraciones.

✓ Caer en la recitación.

✓ Alguna intervención conlleva a reacciones inesperadas del emisor, al grado de perder

el hilo delmensaje.

IMPROVISADO

Explicar o exponer un hecho, pensamiento o idea cualquiera que conozcamos y

vestirlo con laspalabras de nuestro léxico habitual.

Ventajas:

✓ No tiene una estructura real (redacción, memorización).

✓ Se utiliza un lenguaje muy cotidiano.

✓ Se valorizan los conocimientos que se tienen y se transmiten.

Desventajas:

✓ Se puede caer en la redundancia.

✓ Exceso de muletillas y falta de vocabulario, incoherencia, ilógica entre una oración y otra.

OTROS PUNTOS A TENER EN CUENTA: COHERENCIA EN LA EXPOSICIÓN

✓ Omisión: eliminar lo irrelevante.

✓ Generalización: reemplaza varias proposiciones por una.

✓ Construcción: se refiere mencionar el hecho como un todo. Complejidad.

✓ Cohesión: oraciones conectadas.

✓ La referencia: relación con diferentes referentes.

✓ Reiteración léxica: antónimos, sinónimos, parónimos, etc.

✓ Repetición de palabras clave.

✓ Invocar a quien va dirigido el discurso.

✓ Armonía, habilidad y tacto, ingenio, ironía y chistes amables.

✓ Describir acciones y retratos.

✓ Mensaje claro.

✓ Convencido de lo que se dice.

✓ Ser uno mismo.

✓ Presentación personalizada.

✓ Conectarse con el público.

HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE APOYO

Una exposición oral puede mejorar si está acompañado por recursos didácticos de

apoyo, como fotocopias, transparencias, diapositivas, documentos sonoros o

audiovisuales, que ilustran el contenido y facilitan la comprensión destacando los

puntos más importantes y significativos.

✓ Máximo de 15 a 20 diapositivas (con ilustraciones, gráficos, cuadros sinópticos o

el esquema de laexposición).

✓ Tener ordenado y a punto los elementos de apoyo que tengan que ser proyectados,

especialmente sireproducen el esquema de la exposición.

HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE APOYO

✓ Las diapositivas deben contener textos breves, esquemas o gráficos sencillos.

✓ Las ilustraciones, los gráficos o los cuadros deben estar precedidos de un título.

✓ El texto contenido en estas proyecciones no debe ser leído al pie de la letra,

sino comentado osintetizado.

✓ El auditorio debe tener tiempo suficiente para leer en su totalidad los textos proyectados.

OTROS CONSEJOS PARA MEJORAR LA EXPOSICIÓN:

Dosificar el tiempo: La exposición tiene un tiempo límite que por lo general lo fija el

expositor. Serecomienda realizar ensayos de exposición, controlando el tiempo con la

ayuda de un cronómetro.

Mejorar la expresión oral: Se recomienda grabar los ensayos de exposición a fin de

corregir los erroresde la expresión oral.

Uso racional de las ayudas audiovisuales: Las ayudas deben ser claras y legibles

desde los lugares másalejados del auditorio.

Con el objeto de ser puntuales, mejorar la comprensión o aclarar algún contenido, se

pueden leeralgunas fichas o párrafos de un texto importante.

Es mejor si se argumenta con citas o ejemplos. La exageración de su uso puede

confundir las ideas y, lomás grave, entrar en contradicciones.

Dominar conceptos. Es necesario conocer y saber explicar aquellos conceptos

y definicionesrelacionados con su tema.

TÉCNICAS PARA LA COMUNICACIÓN ORAL

Independientemente del tipo de charla, hay tres técnicas que deberían emplearse

conjuntamentesiempre: verbales, visuales y vocales.

Técnicas verbales

La organización de la información la hará más comprensible y persuasiva. Para ello

se debe:

✓ Elaborar un mensaje claro.

✓ Convertir la presentación en algo relevante para el público.

✓ Analizar a los oyentes.

TÉCNICAS PARA LA COMUNICACIÓN ORAL

✓ Subrayar las ideas principales.

✓ Organizar la información.

✓ Disponer de un soporte visual para ilustrar la información verbal.

✓ Implicar al público.

✓ Mantener una sesión de preguntas y respuestas.

TÉCNICAS VISUALES

✓ Contacto visual con cada uno de los oyentes.

✓ Gestos que describan y refuercen las ideas.

✓ Expresiones faciales que comuniquen los sentimientos y actitudes.

TÉCNICAS VOCALES

✓ Elevar y bajar la voz

✓ Cambiar el ritmo

✓ Emplear pausas

El éxito como orador viene determinado por el modo en que se emplean estas

técnicas para llamar la atención del público.

COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL

✓ Conocer algunas herramientas de la comunicación verbal y no verbal, colaboran en

el ejercicio de lasrelaciones interpersonales.

IMAGEN

✓ Lo primero que los demás ven.

✓ Aceptación o Rechazo.

✓ Difícil de revertir la primera impresión.

SEGURIDAD PERSONAL

✓ Aceptación y autoestima de uno mismo.

✓ Inspira respeto.

✓ Persona sabe lo que quiere y lo que hace.

✓ Da confianza.

ELABORAR UNA IMAGEN CREÍBLE

✓ Conocerse

✓ Idea realista de uno mismo.

✓ Capacidades y defectos.

LENGUAJE CORPORAL

✓ Cuidado con el exceso de

confianza.Evitar:

✓ Manos en los bolsillos

✓ Desviar ojos en la conversación.

✓ No se debe fijar la vista.

✓ No brazos en jarra, risa irónica, señalar con el dedo, no hablar al oído.

✓ No apoyarse en las paredes.

✓ Voz moderada, no risotadas y gritos.

✓ Piernas juntas.

✓ No bostezar ni mirar reloj.

LA VOZ HABLAR:

✓ Fuerte (agresivo)

✓ Bajo (inseguridad)

✓ Alzar la voz al final (tensión)

✓ Tonos graves (elevan la imagen)

✓ Monótona (irritante)

✓ Alegre, chispeante (estimula oyente)

LA SONRISA/ LA RISA

✓ Distiende situaciones tensas.

✓ Depende el contexto.

LA MIRADA

✓ Fija e inamovible: amenaza.

✓ Cuando interrogamos: miramos a los ojos.

✓ Quien escucha: mira si acuerdan, sino desvían.

✓ Si desvía la mirada: no está seguro o quiere modificar lo que dice.

✓ Atención a la cara del que habla: franca y atenta.

LA POSTURA

Hombros:

Encorvados: cansancio,

depresión.Derechos:

dominante.

Adoptan postura similar:

sintonizan. Postura contraria o se

mueven: disienten

✓ Cabeza en alto.

✓ NO Mirar al piso.

✓ Paso firme. No correr/ arrastrar pies.

LAS MANOS

✓ Palmas arriba: veracidad, lealtad.

✓ Palmas hacia abajo: autoridad.

✓ Puño y dedos señalando: agresivo.

✓ Manos rozan nariz: duda, rechazo, mentira disimuladas.

✓ Mano a la boca: Mintiendo o inseguridad de lo que dice.

VESTIMENTA

✓ Pulcra.

✓ Cómoda.

✓ Adecuada al contexto.

LA FORMA DE DECIR

✓ Lo profundo da categoría y lo divertido llena.

✓ Lo ideal es ser siempre profundo y divertido.

✓ Equivocarse, tartamudear o confundirse da la sensación de una conversación

normal, siempre queuno no se vea nervioso o confundido.

✓ No leer y, en la medida de lo posible, evitar llevar notas en la mano.

✓ Evitar balancearse.

✓ Utilizar ejemplos muy gráficos.

✓ La afirmación, la repetición generan el contagio.

✓ La simple afirmación, limpia de razonamientos y de prueba, es uno de los más

seguros medios deinculcar las ideas.

HORA, SALA, ELEGIR BIEN LA HORA.

La sala o el ámbito debe ser cuidadosamente elegida

y decorada. Mirar por igual a todos los presentes.

Nunca tener la vista fija.

RITMO Y FRECUENCIA

✓ No hay que hablar rápido.

✓ Mantener la calma para no "dispararse", así se dispone de más tiempo para pensar.

✓ Darse cuenta de cuando el público está cansado y caminar al final, con lo más

importante de lo quenos queda en el tintero.

LA VOZ

✓ Tonos: Agudo, Medio y Grave.

✓ Intensidad: cantidad de aire que atraviesa las cuerdas vocales.

✓ Energía que determina la amplitud del sonido que podrá ser entonces:

✓ Suave, Media y Fuerte.

El objetivo es conmover a los oyentes e inducirlos a adoptar determinadas

posturas o conductas. Se apoya en la palabra pero se complementa con gestos,

puestas en escena, vestimenta, etc.

ENTONACIÓN

✓ Cada hablante tiene su propio tono.

✓ Las características de pronunciación varían según el estado de ánimo y los hábitos de

pronunciación.

PREPARACIÓN DEL DISCURSO

✓ Elegir el tema general

✓ Elegir un máximo de tres o cuatro subtemas

ORDENAMIENTO DEL DISCURSO

✓ ¿Cómo comienzo?

✓ ¿Cómo lo presento?

✓ ¿Cómo cierro?

✓ ¿Cómo lo resuelvo?

PARTES BÁSICAS DE LA EXPOSICIÓN Y SUS FUNCIONES:

✓ Introducción

✓ Desarrollo

✓ Conclusión

INTRODUCCIÓN

La Introducción debe incluir:

✓ El saludo al auditorio.

✓ Un elemento para motivar la atención del público (reflexión, anécdota, pregunta,

afirmacióncategórica, etc.).

✓ Mencionar el tema que se va a tratar.

✓ Los objetivos de la exposición: informar o convencer / persuadir al auditorio.

✓ Señalar las partes de que consta la exposición y las ideas que se presentan en cada una

de ellas.

DESARROLLO

✓ Es la exposición y desarrollo del tema propuesto.

✓ Es el cuerpo de la exposición en el que se presentarán las ideas principales y las ideas

secundarias.

✓ El Desarrollo se debe enunciar: la idea principal, las ideas secundarias; y finalmente

se retoma la ideaprincipal para cerrar.

✓ Debe aportar argumentos o razones que justifiquen las afirmaciones.

✓ Hay que dejar bien claras las diferencias entre hechos, opiniones y sentimientos.

DESARROLLO

✓ Es necesario emplear frases que sirvan de nexo entre lo que ya se ha dicho y

lo que vendrá acontinuación.

✓ El Desarrollo es la parte más extensa de la exposición.

✓ Conviene conocer bien el tema para ajustarlo al tiempo de que se dispone.

✓ Evitar alejarse del hilo conductor de la exposición.

✓ No hay que extenderse en conocimientos que el auditorio ya posee.

CONCLUSIÓN

Es el discurso con el que se cierra la exposición.

✓ Es una síntesis de lo expuesto

LA CONCLUSIÓN QUE DEBE INCLUIR:

✓ Un resumen de la exposición.

✓ Una referencia a la idea que se ha utilizado como hilo conductor del discurso.

✓ La mención de las conclusiones del tema expuesto.

✓ La indicación de que la exposición está acabando.

✓ El agradecimiento al auditorio.

✓ La invitación a plantear preguntas.

DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO:

✓ Introducción: 10 - 15%

✓ Desarrollo: 70 – 80%

✓ Conclusiones y cierre: 10 – 15%

FORMAS DE DECIR UN DISCURSO: SIN LEER LO LEÍDO

Se redacta por escrito y el orador pronuncia

directamente su mensaje. Ventajas:

✓ Se remarcan palabras claves para darle énfasis.

✓ El orador se concentra en su lectura.

✓ No hay equivocación en lo que realmente se quiere decir.

LEÍDO DESVENTAJAS:

✓ El orador puede que tenga fallas de dicción.

✓ Que pierda la atención de su público, por no dirigir la mirada a este.

✓ Que si es tedioso el mensaje, se convierta en foco de desinterés y se haga más denso.

MEMORIZADO DESVENTAJAS:

✓ Inflexión de la voz (poca variedad).

✓ Falla de la memoria, olvido de una palabra y se rompe la secuencia de las oraciones.

✓ Caer en la recitación.

✓ Alguna intervención conlleva a reacciones inesperadas del emisor, al grado de perder

el hilo delmensaje.

IMPROVISADO

Explicar o exponer un hecho, pensamiento o idea cualquiera que conozcamos y

vestirlo con laspalabras de nuestro léxico habitual.

Ventajas:

✓ No tiene una estructura real (redacción, memorización).

✓ Se utiliza un lenguaje muy cotidiano.

✓ Se valorizan los conocimientos que se tienen y se transmiten.

Desventajas:

✓ Se puede caer en la redundancia.

✓ Exceso de muletillas y falta de vocabulario, incoherencia, ilógica entre una oración y otra.

OTROS PUNTOS A TENER EN CUENTA: COHERENCIA EN LA EXPOSICIÓN

✓ Omisión: eliminar lo irrelevante.

✓ Generalización: reemplaza varias proposiciones por una.

✓ Construcción: se refiere mencionar el hecho como un todo. Complejidad.

✓ Cohesión: oraciones conectadas.

✓ La referencia: relación con diferentes referentes.

✓ Reiteración léxica: antónimos, sinónimos, parónimos, etc.

✓ Repetición de palabras clave.

✓ Invocar a quien va dirigido el discurso.

✓ Armonía, habilidad y tacto, ingenio, ironía y chistes amables.

✓ Describir acciones y retratos.

✓ Mensaje claro.

✓ Convencido de lo que se dice.

✓ Ser uno mismo.

✓ Presentación personalizada.

✓ Conectarse con el público.

HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE APOYO

Una exposición oral puede mejorar si está acompañado por recursos didácticos de

apoyo, como fotocopias, transparencias, diapositivas, documentos sonoros o

audiovisuales, que ilustran el contenido y facilitan la comprensión destacando los

puntos más importantes y significativos.

✓ Máximo de 15 a 20 diapositivas (con ilustraciones, gráficos, cuadros sinópticos o

el esquema de laexposición).

✓ Tener ordenado y a punto los elementos de apoyo que tengan que ser proyectados,

especialmente sireproducen el esquema de la exposición.

HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE APOYO

✓ Las diapositivas deben contener textos breves, esquemas o gráficos sencillos.

✓ Las ilustraciones, los gráficos o los cuadros deben estar precedidos de un título.

✓ El texto contenido en estas proyecciones no debe ser leído al pie de la letra,

sino comentado osintetizado.

✓ El auditorio debe tener tiempo suficiente para leer en su totalidad los textos proyectados.

OTROS CONSEJOS PARA MEJORAR LA EXPOSICIÓN:

Dosificar el tiempo: La exposición tiene un tiempo límite que por lo general lo fija el

expositor. Serecomienda realizar ensayos de exposición, controlando el tiempo con la

ayuda de un cronómetro.

Mejorar la expresión oral: Se recomienda grabar los ensayos de exposición a fin de

corregir los erroresde la expresión oral.

Uso racional de las ayudas audiovisuales: Las ayudas deben ser claras y legibles

desde los lugares másalejados del auditorio.

Con el objeto de ser puntuales, mejorar la comprensión o aclarar algún contenido, se

pueden leeralgunas fichas o párrafos de un texto importante.

Es mejor si se argumenta con citas o ejemplos. La exageración de su uso puede

confundir las ideas y, lomás grave, entrar en contradicciones.

Dominar conceptos. Es necesario conocer y saber explicar aquellos conceptos

y definicionesrelacionados con su tema.

TÉCNICAS PARA LA COMUNICACIÓN ORAL

Independientemente del tipo de charla, hay tres técnicas que deberían emplearse

conjuntamentesiempre: verbales, visuales y vocales.

Técnicas verbales

La organización de la información la hará más comprensible y persuasiva. Para ello

se debe:

✓ Elaborar un mensaje claro.

✓ Convertir la presentación en algo relevante para el público.

✓ Analizar a los oyentes.

TÉCNICAS PARA LA COMUNICACIÓN ORAL

✓ Subrayar las ideas principales.

✓ Organizar la información.

✓ Disponer de un soporte visual para ilustrar la información verbal.

✓ Implicar al público.

✓ Mantener una sesión de preguntas y respuestas.

TÉCNICAS VISUALES

✓ Contacto visual con cada uno de los oyentes.

✓ Gestos que describan y refuercen las ideas.

✓ Expresiones faciales que comuniquen los sentimientos y actitudes.

TÉCNICAS VOCALES

✓ Elevar y bajar la voz

✓ Cambiar el ritmo

✓ Emplear pausas

El éxito como orador viene determinado por el modo en que se emplean estas

técnicas para llamar la atención del público.

COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL

✓ Conocer algunas herramientas de la comunicación verbal y no verbal, colaboran en

el ejercicio de lasrelaciones interpersonales.

IMAGEN

✓ Lo primero que los demás ven.

✓ Aceptación o Rechazo.

✓ Difícil de revertir la primera impresión.

SEGURIDAD PERSONAL

✓ Aceptación y autoestima de uno mismo.

✓ Inspira respeto.

✓ Persona sabe lo que quiere y lo que hace.

✓ Da confianza.

ELABORAR UNA IMAGEN CREÍBLE

✓ Conocerse

✓ Idea realista de uno mismo.

✓ Capacidades y defectos.

LENGUAJE CORPORAL

✓ Cuidado con el exceso de

confianza.Evitar:

✓ Manos en los bolsillos

✓ Desviar ojos en la conversación.

✓ No se debe fijar la vista.

✓ No brazos en jarra, risa irónica, señalar con el dedo, no hablar al oído.

✓ No apoyarse en las paredes.

✓ Voz moderada, no risotadas y gritos.

✓ Piernas juntas.

✓ No bostezar ni mirar reloj.

LA VOZ HABLAR:

✓ Fuerte (agresivo)

✓ Bajo (inseguridad)

✓ Alzar la voz al final (tensión)

✓ Tonos graves (elevan la imagen)

✓ Monótona (irritante)

✓ Alegre, chispeante (estimula oyente)

LA SONRISA/ LA RISA

✓ Distiende situaciones tensas.

✓ Depende el contexto.

LA MIRADA

✓ Fija e inamovible: amenaza.

✓ Cuando interrogamos: miramos a los ojos.

✓ Quien escucha: mira si acuerdan, sino desvían.

✓ Si desvía la mirada: no está seguro o quiere modificar lo que dice.

✓ Atención a la cara del que habla: franca y atenta.

LA POSTURA

Hombros:

Encorvados: cansancio,

depresión.Derechos:

dominante.

Adoptan postura similar:

sintonizan. Postura contraria o se

mueven: disienten

✓ Cabeza en alto.

✓ NO Mirar al piso.

✓ Paso firme. No correr/ arrastrar pies.

LAS MANOS

✓ Palmas arriba: veracidad, lealtad.

✓ Palmas hacia abajo: autoridad.

✓ Puño y dedos señalando: agresivo.

✓ Manos rozan nariz: duda, rechazo, mentira disimuladas.

✓ Mano a la boca: Mintiendo o inseguridad de lo que dice.

VESTIMENTA

✓ Pulcra.

✓ Cómoda.

✓ Adecuada al contexto.

LA FORMA DE DECIR

✓ Lo profundo da categoría y lo divertido llena.

✓ Lo ideal es ser siempre profundo y divertido.

✓ Equivocarse, tartamudear o confundirse da la sensación de una conversación

normal, siempre queuno no se vea nervioso o confundido.

✓ No leer y, en la medida de lo posible, evitar llevar notas en la mano.

✓ Evitar balancearse.

✓ Utilizar ejemplos muy gráficos.

✓ La afirmación, la repetición generan el contagio.

✓ La simple afirmación, limpia de razonamientos y de prueba, es uno de los más

seguros medios deinculcar las ideas.

HORA, SALA, ELEGIR BIEN LA HORA.

La sala o el ámbito debe ser cuidadosamente elegida

y decorada. Mirar por igual a todos los presentes.

Nunca tener la vista fija.

RITMO Y FRECUENCIA

✓ No hay que hablar rápido.

✓ Mantener la calma para no "dispararse", así se dispone de más tiempo para pensar.

✓ Darse cuenta de cuando el público está cansado y caminar al final, con lo más

importante de lo quenos queda en el tintero.

LA VOZ

✓ Tonos: Agudo, Medio y Grave.

✓ Intensidad: cantidad de aire que atraviesa las cuerdas vocales.

✓ Energía que determina la amplitud del sonido que podrá ser entonces:

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RESPIRACIÓN DIAFRAGMÁTICA

✓ La respiración correcta se denomina diafragmática.

✓ Depositando el aire en el abdomen se logra que el músculo diafragma sea soporte y

catapulta del aireque hará vibrar sus cuerdas vocales.

MIEDO ESCÉNICO

El miedo escénico es una sensación normal al enfrentarse a un auditorio.

✓ El miedo escénico es un proceso de ansiedad cuando deben ponerse en pie para

hablar ante un grupode oyentes.

COMBATIR EL MIEDO ESCÉNICO

✓ La mejor forma de combatir el miedo es con una adecuada preparación.

✓ Ensayar con rigurosidad.

✓ Cuando se domina la presentación se reducen errores; esto genera confianza y

disminuye el nivel deansiedad.

PRESENTACIÓN DE OTRO ORADOR

✓ Sea breve: el público va a escuchar a otra persona.

✓ Relacione el tema con el público.

✓ Describa al conferenciante y su cualificación

✓ Comunique al público el nombre del orador y siéntese

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HOMENAJE PREMIOS

✓ Ser breve, no en exceso.

✓ Justo en los elogios.

✓ Mención de méritos.

✓ Presentación personalizada.

✓ Documentarse acerca de la persona que se va a presentar.

EN ESTO, ES IMPORTANTE CONSIDERAR:

10% LO QUE SE LEE

20% LO QUE SE ESCUCHA

30% LO QUE SE VE

50% LO QUE SE VE Y ESCUCHA

70% LO QUE SE DICE Y DISCUTE O INTERACTÚA

90 % LO QUE SE DICE Y SE HACE

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LA INCOMUNICACIÓN NO EXISTE. TODO COMUNICA, TODO. ALGUNAS

EXPRESIONES DE LACOMUNICACIÓN NO VERBAL

✓ Gestos

✓ Postura corporal

✓ Tacto

✓ Manera de vestir

✓ Expresión facial

✓ Proxémia

✓ Mirada

✓ Olfato

✓ Acústica

✓ Ritmo de voz

✓ Tono y volumen

Modulo:

Trabajo en Equipo

Principales temas a tratar

Págs.

Descripción del manual ................................................................................ 3 Unidad temática 1. ¿Qué es el trabajo en equipo? .................................... 4 - ¿Por qué el trabajo en equipo es importante? ............................................ 7 - Diferencia entre trabajo en equipo y trabajo grupal ..................................... 9 Unidad temática 2. Desarrollo de equipos ................................................ 12 - Desarrollo de personas y trabajo en equipo ..............................................18 - Colaboración y trabajo en equipo ..............................................................20 - Roles en el trabajo en equipo ....................................................................21 Unidad temática 3. Efectividad en el trabajo en equipo .......................... 23 - ¿Qué hace que un equipo sea efectivo? ...................................................25 - Liderazgo y trabajo en equipo ...................................................................34 - Equipos tradicionales versus equipos virtuosos ........................................37 Referencias bibliográficas .......................................................................... 43

Descripción del Manual

El presente Manual entrega un conjunto de contenidos declarativos, expuestos

demanerasimple y amena, que permiten mejorar las relaciones interpersonales,

como medio para conseguir los objetivos de aprendizaje formulados en el curso

de Trabajo enEquipo.

Del mismo modo, el material de esta obra busca cubrir la fase teórica de este

curso, cuyofin es familiarizar al estudiante en el uso de ciertas herramientas de

gestión para abordarlas temáticas de su profesión y mejorar su desempeño, en

el trabajo diario, tanto con profesionales del área disciplinar como de otras

disciplinas.

Desde el punto de vista del desarrollo de personas, trabajar en equipo, de

manera efectiva, supone conocer las fortalezas y debilidades del otro, apoyarse

mutuamente y trabajar alineados con los objetivos estratégicos para lograr las

metas del equipo. En estecontexto, se estima que el desarrollo de la capacidad

para trabajar colaborativamente esvital, tanto para el desempeño personal y

académico como para las futuras tareas propias de la actividad profesional del

egresado, puesto que leproporcionará los recursos necesarios para alcanzar

sus resultados con mayor efectividad.

Por tanto, esperamos que los temas aquí planteados, den respuesta al

desarrollo de las habilidades asociadas al trabajo en equipo, consignadas en el

perfil de egreso de todas las carreras del CFT.

Unidad Temática ❶ ¿Qué es el trabajo en equipo?

Hay varias formas de definir el trabajo en equipo. A mí me gusta la expresión francesa “esprit de corps” (espíritu de cuerpo). Esto significa sentido de unidad, de entusiasmo por intereses y responsabilidades comunes, como el que desarrollamos entre personas con las cuales estamos íntimamente asociadas para llevar a cabo una tarea, una empresa, una meta en común.

En este sentido, el trabajo en equipo promueve la confianza y el apoyo entre todos quienes forman parte de un equipo, que permite superar los obstáculos y lograr los objetivos. De hecho, las sinergias que se logran con el trabajo enequipo son esenciales para la gestión efectiva de los recursos humanos y materiales.

En el mundo actual, casi todo se lleva a cabo en equipos. Las grandes compañías a menudo conforman equipos de proyectos para expandirse. Las pequeñas compañías emplean los equipos para asegurar que sus servicios lleguen a sus clientes. Las organizaciones sin fines de lucro ponen a sus equipos a trabajar en conjunto para conseguir sus metas. Por su parte, en las instituciones educativas, los docentes organizan a sus estudiantes en grupos colaborativos para practicar alguna temática. Adicionalmente, estos agentes de cambio trabajan en equipo para implementar el currículo, con el fin de alcanzar los objetivos académicos.

Como vemos, hoy se reconoce la importancia del trabajo en equipo en nuestra sociedad. Sin embargo, la revisión de la literatura refleja un acuerdo marginal en relación con su aproximación conceptual. La variedad de definiciones puede deberse, en parte, a los diversos tipos de equipos. Según Cohen y Bailey (1997), los equipos tienen una variedad de propósitos (generación de un producto, aprendizaje, trabajo puntual, beneficios mutuos, reputación, etc.), formas (virtual, presencial, etc.), tamaño (grande, pequeño, mediano) y duración (ad hoc,de largo plazo, etc.).

Aunque los conceptos de grupo y equipo pueden emplearse indistintamente, no todos los grupos son un equipo. Por tanto, conviene que establezcamos una diferencia entre ambos. En este sentido, consideremos las siguientes definiciones de grupo y equipo:

De acuerdo a Martin y Henderson (2001, p. 93), “un grupo es un conjunto de personas que interactúan unos con otros porque se perciben a sí mismos con un propósito similar o intereses similares”. Un equipo es algo más complejo que un grupo (Weaver, 2008). Por otra parte, “un equipo es un grupo con un sentido de meta o tarea común, cuyo cumplimiento requiere la colaboración y la coordinaciónde sus miembros, quienes interactúan, de manera regular y frecuente unos con otros (Martin y Henderson, 2001). Payne (2005) agrega que el significado de los conceptos de equipo y trabajo en equipo es controversial, pero son parte integralde cualquier actividad de desarrollo de personas, en donde los participantes se encargan de darle sentido a lo que hacen, mientras que, al mismo tiempo, comprenden las diferencias que existen dentro de cada grupo.

Como es de advertir, los grupos y los equipos presentan diferencias de tamaño, composición y complejidad. Hay grupos y equipos pequeños, medianos y grandes. En cualquier caso, los miembros en un equipo necesitan tomar decisiones, tomar acciones y concordar soluciones, que posiblemente realizarían de otra forma, silo hicieran de manera individual (Paice, 2007). En cualquier caso, la sola presenciade personas en un equipo implica necesariamente un cambio importante en su comportamiento. Ahora bien, un grupo de personas se convierte en equipo cuando éstas trabajan de manera mancomunada, bajo la dirección y acompañamiento de un líder, y cuando todas colaboran y se coordinan hacia un fin común.

Por nuestra parte, creemos que un equipo es un enfoque laboral, en donde un colectivo de personas, que trabaja, en forma sistémica y colaborativa, hacia una meta común, logra resultados extraordinarios.

Entendiendo que puede haber otras aproximaciones conceptuales, por opción personal, me adscribo a la clásica teoría de sistemas, que permite establecer insumos del equipo, procesos del equipo y resultados del equipo, como describoa continuación:

a) Los insumos del equipo representan el conjunto de recursos del equipo

(composición del equipo, fundamentalmente conocimientos y habilidades, estructura del equipo, y diseño de tareas). Es importante señalar que los insumos puede pueden constituir elementos facilitadores o inhibidores de la efectividad de los equipos. Adicionalmente, los insumos incluyen las características de quienes conforman el equipo, las especificaciones de las tareas y el contexto en el cual éstas se realizan. En esta fase, para abordar la conformación del equipo, sugerimos las siguientes preguntas orientadoras:

• ¿Cuáles son las competencias profesionales de los miembros del equipo?

• ¿Cuál es su trayectoria en el núcleo del negocio/proyecto?

• ¿Cuáles son sus modelos mentales?

• ¿Cómo se ven frente al cambio?

• ¿Cómo está su inteligencia emocional?

b) Los procesos del equipo incluyen la interacción y coordinación que debe existir entre todos los miembros para realizar las diversas tareas y así alcanzar las metas y objetivos que se tracen. Es durante esta fase en donde los equipos se la juegan para lograr los resultados esperados. Por tanto, debido a su criticidad, sugerimos abordar esta etapa trabajando las siguientes preguntas orientadoras:

• ¿Cómo responden los miembros del equipo a la necesidad de colaborar?

• ¿Hasta qué punto y cómo se implican en las tareas?

• ¿Quién tiende a solicitar prórrogas?

• ¿Quién parece aprovecharse del trabajo de los demás?

• ¿Quién está comprometido?

• ¿Quién realiza lo estrictamente necesario?

• ¿Quién adopta un enfoque transformacional?

• ¿Quién adopta un enfoque transaccional?

c) Los resultados del equipo consisten en los productos que se generan a partir del trabajo conjunto, el compromiso y la colaboración. Para esta fase, proponemos responder las siguientes preguntas orientadoras:

• ¿Responden los productos a los estándares o requerimientos

delnegocio/proyecto?

• ¿Necesitan los productos ser intervenidos para afinar su calidad?

• ¿Se percibe en los productos dedicación y esmero?

• ¿Proyectan los productos el propósito del negocio/proyecto?

• ¿Contribuyen los productos efectivamente al negocio/ proyecto?

• ¿Se observa creatividad e innovación en los productos?

• ¿Quién responde activamente?

• ¿Qué productos apuntan al cambio?

Como vemos, la ventaja comparativa del trabajo en equipo es evidente y ésta reside en la posibilidad de combinar capacidades y talentos. En efecto, toda la evidencia señala que el trabajo en equipo es el atributo más importante que los recién egresados necesitan para tener éxito en su vida profesional. De hecho, hoy se asume que un profesional es competente si además de ciertos conocimientos técnicos, demuestra ciertos atributos personales y actitudes hacia el trabajo.

Tema 1.1 ¿Por qué el trabajo en equipo es importante?

El trabajo en equipo no significa que todos hagan la misma cosa o que todos sean capaces de hacer el trabajo del otro. Es esencialmente un medio para sinergizar el trabajo de todos, donde la suma es más que sus partes. Cuando es bien gestionado, el trabajo en equipo maximiza las fortalezas, aprovechando lo mejor de cada miembro del equipo. En otras palabras, las fortalezas individuales son complementadas con las fortalezas de los otros, o del equipo como unidad.

Como vemos, el trabajo en equipo es central en la vida profesional actual. Ahora, pasemos a responder la pregunta. El trabajo en equipo es importante porque:

1. Crea sinergia – donde la suma es más que las partes. 2. Constituye una forma más empoderada de trabajar, que permite eliminar las

limitaciones que podrían impedir a las personas realizar su trabajo más efectivamente.

3. Promueve la construcción de estructuras organizacionales más planas y máslivianas, con menos jerarquía.

4. Estimula la flexibilidad y la responsabilidad, especialmente la capacidad para responder al cambio.

5. Satisface a los clientes a quienes les gusta trabajar con buenos equipos. A veces, los clientes podrían ser parte del equipo.

6. Con un buen liderazgo, el trabajo en equipo es el mejor enfoque para lograrel éxito.

Adicionalmente, podríamos identificar las siguientes características del trabajoen equipo:

Mayor eficiencia en el trabajo: El trabajo en equipo permite que concluyamos nuestras tareas de manera mucho más rápida y eficiente que si abordamos los proyectos de forma individual. La cooperación conjunta reduce la carga de trabajo y nos permite compartir responsabilidades eideas. El trabajo en equipo también reduce la presión en los trabajadores, permitiéndoles cumplirmejor con los roles que se les han asignado. Por cierto, en la asignación de roles es preciso considerar la especialización o competencias de cada miembrodel equipo.

Mejores relaciones interpersonales: El trabajo en equipo es importante en una organización porque nos ofrece la oportunidad de establecer alianza con otros, lo que mejora nuestras relaciones con todos. Cuando pertenecemos a un equipo, a menudo nos sentimos satisfechos, felices y valorados cuando las tareas o proyectos han concluido exitosamente. Lo anterior es simplemente porque hemos tenido la oportunidad de contribuir al cumplimiento de las metas trazadas. Esto también nos lleva a respetar las capacidades del otro, con lo cual mejoran las relaciones humanas. De hecho, el trabajo en equipo incrementa la cohesión entre sus miembros, gracias a la confianza mutua quese ha construido entre ellos.

Mayor rendición de cuentas: El trabajo en equipo genera mayor rendición de cuentas, especialmente cuando trabajamos con un líder que es respetadoy valorado en la organización por su capacidad de trabajo, proactividad y creatividad. En estas circunstancias, no sería una buena idea disminuir el ritmode trabajo del equipo. Por el contrario, bajo este liderazgo, debemos demostrar que somos capaces de adaptarnos a nuevas situaciones y contextos laborales. Desde una mirada sinérgica, todos nos vemos beneficiados por una mayor productividad, lo que nos obliga a respetar los plazos fatales o adelantarnos a ellos. NUNCA serás bien evaluado si tiendes a solicitar prórrogas.

Oportunidades inmejorables para aprender: Cooperar en un proyecto es una oportunidad para que todos aprendan de los miembros más experimentados. Los equipos a menudo se construyen con miembros que difieren en términos de formación, especialización, experiencia, capacidadesy talentos. Trabajar con otros, hacia una meta común, es una gran oportunidadpara adquirir habilidades que, de otra forma, sería difícil desarrollar. A diferencia del enfoque individual, el trabajo en equipo nos permite probar nuestras ideas y desafiar constantemente a los otros a comprometerse y contribuir con soluciones creativas que tributen al éxito delequipo.

Colaboración verdadera: Colaborar es el acto cuando dos o más personas trabajan hacia una tarea específica. Esto supone trabajar juntos, codo a codo, hasta lograr la meta compartida. Cuando colaboramos con otros se danalgunos elementos de comunicación, coordinación y cooperación. Cuando las personas colaboran de manera genuina, pues están focalizadas en la creación, no en la información, estos elementos fluyen con naturalidad, Si alguien te invita a colaborar, debes considerar que esta persona está evaluando alguna competencia que posees y también ten en cuenta que ésta tiene muy claros sus objetivos y que maneja muy bien el enfoque de trabajo en equipo. Si no estás en condiciones de colaborar con aportes genuinos ycon el tiempo suficiente, es más honesto excusarse que verse obligado a hacerlo, ya que esta actitud es observable y hablará muy mal de ti.

Tema 1.2 Diferencia entre trabajo en equipo ytrabajo grupal

Todos los equipos son grupos de individuos, pero no todos los grupos son equipos. El estar en grupos es parte de nuestra vida diaria. Muchos de nosotros pertenecemos a numerosos grupos, por ejemplo, grupos familiares, grupos sociales, grupos deportivos, comités, etc. Tradicionalmente, los académicos solemos utilizar los términos grupo, trabajo grupal, interacción grupal,estructura grupal, etc. para referirnos a la dinámica de las personas trabajando juntas hacia una causa en común.

Como vemos, la palabra grupo tiene varios significados. Sin embargo, la principal característica de los grupos es que sus integrantes comparten ciertos intereses o características en común. Por ejemplo, los pasajeros en un vuelo comparten un mismo propósito “viajar”. Un grupo de estudiantes que se juntan a estudiar para una prueba comparten la idea de idea de “estudiar juntos para obtener mejores calificaciones”, y así sucesivamente.

A la inversa, un equipo es generalmente más específico. No nos referiríamos a un grupo de pasajeros como “equipo”, a menos que el avión se caiga en una isla desierta y los pasajeros necesiten trabajar juntos para sobrevivir. La distinción está en que un equipo trabajar hacia una meta o causa común. Un grupo de estudiantes puede estar en la misma clase, mientras que un equipo de estudiantespodría estar trabajando en un proyecto específico dentro de la clase.

Cuando hablamos de grupos y equipos, generalmente utilizamos ambos términos de manera indistinta, pero… recuerda, es posible formar un grupo sin ser equipo, pero no es posible un equipo sin un grupo. En otras palabras, dependiendo de su organización y asignación de roles, un grupo podría transformarse en equipo.

De hecho, una de las primeras cosas que debemos reconocer es la diferencia entre una persona, que trabaja como parte de un grupo y otra que trabaja como parte de un equipo. A continuación, comparto una tabla en donde veremos la diferenciaentre estas dos categorías. Luego de haber leído la tabla, te darás cuenta de qué significa trabajar verdaderamente bajo la modalidad de trabajoen equipo.

Todos los equipos son grupos de individuos, pero no todos los grupos son equipos. El estar en grupos es parte de nuestra vida diaria. Muchos de nosotros pertenecemos a numerosos grupos, por ejemplo, grupos familiares, grupos sociales, grupos deportivos, comités, etc. Tradicionalmente, los académicos solemos utilizar los términos grupo, trabajo grupal, interacción grupal,estructura grupal, etc. para referirnos a la dinámica de las personas trabajando juntas hacia una causa en común.

Características de los grupos

A partir de lo antes señalado, podemos identificar las siguientes característicasen los grupos:

Un grupo puede estar formado por cualquier número de personas.

Las personas en los grupos interactúan y se conectan o identifican con el otro, a menudo a horas y lugares determinados.

Los miembros de un grupo comparten creencias, principios y áreas de interés común, y puede reunirse para trabajar en tareas comunes.

Las personas en un grupo se definen a sí mismas como miembros de un grupo,en otras palabras, son conscientes que son parte de un grupo.

Características de los equipos

Según Douglas McGregor en su clásica obra de gestión El lado humano de la empresa los equipos presentan las siguientes características:

Los miembros de un equipo comparten una clara unidad de propósito.

Los miembros de un equipo son conscientes de sus fortalezas y debilidades.

Los equipos tienen metas de desempeño claras y exigentes.

La atmósfera de trabajo de los equipos tiende a ser informal, cómoda yrelajada. El trato entre los miembros de un equipo es informal y afectuoso.

En los equipos se promueve la discusión, con la participación virtualmente de

todos.

Los miembros de un equipo expresan libremente sus sentimientos, como también sus ideas. Muchas veces hay desacuerdos, pero estos son aceptados, pues aportan

aléxito del equipo.

La mayoría de las decisiones se toman en un punto en donde existe un acuerdo general. Cada individuo se distingue por sus capacidades y talentos, siendo respetados y valorados precisamente por estas características diferenciales. En los equipos es frecuente la crítica franca y constructiva. El tema

no esquien impone su punto de vista, sino quien contribuye con la mejor solución.

Tabla 1. Diferencia entre grupo y equipo

Grupos Equipo

s

Los miembros se agrupan en torno aintereses o atributos en común.

Los miembros se unen en torno a unobjetivo, meta, misión o visión en común.

Los miembros trabajan de manera independiente, y, a menudo, no trabajan hacia el mismo objetivo.

Los miembros trabajan de manera interdependiente y siempre trabajan hacia el logro de las metas personales y del equipo, comprendiendo que el

éxito sólo se logra con el apoyo mutuo.

Los miembros se focalizan principalmente en ellos mismos porque no se involucran en la planificación de los objetivos y metas del negocio (proyecto, unidad, departamento, etc.)

Los miembros comparten un sentido de pertenencia hacia su rol en el equipo, porque están comprometidos con los objetivos y metas comunes, y colaboran para su logro.

Los miembros realizan su trabajo, sin mayor compromiso y, rara vez, recogen las sugerencias que se les brinda.

Los miembros colaboran y aplican su talento y experiencia para contribuiral éxito de los objetivos del equipo.

Los miembros son muy cautelosos enlo que dicen y sienten temor de preguntar.

Los miembros hacen un esfuerzo consciente por ser honestos, respetuosos, y escuchar los puntos de vista de los demás, sin presentar temores de ningún tipo.

Los miembros no asimilan las orientaciones, protocolos o estándares que se establezcan para el trabajo.

Los miembros asimilan rápidamente todas las orientaciones, protocolos o estándares que se les entreguen para el éxito del trabajo, incluso muchos evangelizan en esa dirección.

Los miembros se resisten a modificar sus patrones de comportamiento y prefieren mantenerse en su zona de confort.

Los miembros se adaptan fácilmente al cambio, lo que les permite participar activamente en la toma de decisiones, comprendiendo que el líder podría tomar otra decisión si no se logra un rápido acuerdo ante una situación que requiere ser resuelta oportunamente.

Unidad Temática ❷

Desarrollo de equipos

“La mayor parte del aprendizaje ocurre en grupos. La colaboración es el almadel crecimiento”

Ken Robinson

Basándome en la evidencia internacional, y en lo que personalmente conozco y creo sobreel trabajo en equipo, a continuación presentoun modelo integral, que tiene comonúcleo los siguientes componentes:

• Toma de decisiones y planificación grupal

• Adaptabilidad y flexibilidadInteligencia emocional; y

• Comunicación.

Soy un convencido de que estas competencias nucleares son claves para un trabajo en equipo efectivo. En la base del modelo se encuentra la comunicación, que actúa como pegamento cultural del equipo. Veamos en qué consiste cada componente del modelo.

Toma de decisiones y planificación grupal

Este componente se define coma la habilidad del equipo para recoger e integrar información esencial para la buena marcha del negocio o proyecto. Esta capacidad se demuestra porque los miembros del equipo:

Identifican posibles problemas;

Recogen información clave;

Asumen un enfoque transdisciplinar;

Evalúan la información;

Comparten información;

Toman decisiones; y

Fijan metas o se alinean con ellas.

Adaptabilidad y flexibilidad

Este componente se define como el proceso mediante el cual el equipo es capaz de recoger información contextual para ajustar sus estrategias a la dinámica del negocio o proyecto. Esta capacidad se demuestra cuando los miembros delequipo:

Ofrecen ayuda desinteresada;

Re-organizan actividades o tareas;

Entregan y aceptan retroalimentación; y

Monitorean y ajustan su desempeño.

Inteligencia emocional

Este es una amplia área de desarrollo que permite comprender y manejar nuestras propias emociones y aquéllas de las personas con quienes nos relacionamos en el trabajo. Las personas con un alto grado de inteligenciaemocional saben lo que están sintiendo, y cómo estas emociones pueden afectara los otros miembros del equipo. Esta capacidad se demuestra cuando los miembros del equipo:

Comparten el trabajo;

Buscan mutuamente soluciones creativas;

Se abren a otros puntos de vista;

Reconocen sus fortalezas y debilidades;

Influyen positivamente en los demás; y

Lideran de manera transformadora.

Comunicación

Esta es la base que sustenta el trabajo en equipo e involucra el intercambio claroy preciso de información clave para la toma de decisiones. Esta capacidad se evidencia cuando los miembros del equipo:

Se comunican fluidamente con todos los miembros del equipo; Se reportan de manera regular para así mantener informado al líder y al equipo;

Entregan información oportuna, clara y precisa;

Escuchan de manera activa;

Formulan preguntas; y

Prestan atención a la comunicación no verbal.

Tabla 2. Modelo Integral de Trabajo en Equipo

ATRIBUT

OS

PERSON

ALES

COMPETEN CIAS

Toma de decisiones y planificación grupal

Adaptabilidad y flexibilidad

Inteligencia emocional

EXPERIENCIA

• Aplica su

experiencia

previapara

mejorar su

desempeño y

el del equipo.

• Comparte

información

pertinente

para el

desarrollo del

negocio/proyec

to.

• Actúa con

sentidode

propósito

frente a las

necesidades

del equipo.

• Colabora

motivado/a

por eléxito del

negocio/proyec

to.

• Se

compromete

con las

actividadesy

tareas del

negocio/proye

cto.

• Proporciona y

acepta

retroalimentaci

ón.

• Aplica sus

conocimiento

s y

experiencia a

nuevos

contextosy

situaciones.

• Piensa de

manera

transdisciplina

r para así potenciaral equipo.

• Acepta puntos

de vistas

divergentes.

• Contribuye

con nuevos

puntos de

vista.

• Reconoce las

fortalezas y

debilidades

propiasy de los

demás.

• Sabe

gestionar

disputas y

controversi

as.

• Se ocupa del

éxitoindividual

y

organizacional .

• Influye

positivamente

enlos

miembros del

equipo.

ACTITUDES

• Tiene una

actitud

positiva hacia

el trabajo

colaborativo.

• Identifica

un

problema

y propone

su

solución.

• Se adapta

con facilidad a

nuevos

contextos y

situaciones.

• Demuestra

capacidad

paraasumir

nuevos

desafíos.

• Asume el

cambio como

un impulsor de la mejora continua.

• Lidera para

generar

cambios

transformacion

ales

, en cualquier

nivelde la

organización.

COMUNICACIÓN

• Se comunica fluidamente con todos los miembros del equipo.

• Se reporta de manera regular para así mantener informado al líder y al equipo.

• Entrega información oportuna, clara y precisa.

• Escucha de manera activa.

• Formula preguntas.

• Presta atención a la comunicación no verbal. • Comparte ideas abiertamente.

Preguntas del coach para animar la reflexión

Desde una mirada macro y micro contextual, intenta responder las siguientes preguntas:

1. ¿Cuáles son los principales determinantes personales

yorganizacionales que afectan el trabajo en equipo?

2. ¿Qué atributos necesita tener una persona que desea integrarse

a un equipo?

3. ¿Tienes a aplicar tu experiencia previa al enfrentar nuevos

desafíos?

4. ¿Tienes dificultad en aceptar los puntos de vista divergentes?

5. ¿Qué consejo le darías a alguien a quien le cuesta adaptarse

anuevas situaciones o contextos?

6. ¿Eres de quienes identifican fácilmente un problema y proponen

su solución?

Tema 2.1 Desarrollo de personas y trabajo en equipo

El desarrollo de personas es crucial para el éxito de las organizaciones. Dado el actual escenario de cambios permanentes, es imperativo desarrollar el talento con foco en los objetivos organizacionales y en el crecimiento personal. Así, para que una organización implemente exitosamente su Plan Estratégico, necesitará capacitar a sus miembros en

áreas críticas que tributen a la fase de procesos del equipo, tales como, planificación, toma de decisiones, pensamiento sistémico y resolución de problemas, entre otras. Ahora bien, si la organización ha decidido enfocar su calidad hacia el “ajuste a los propósitos” deberá ofrecer instancias de reflexión para que sus miembros analicen y comprendan mejor los objetivos estratégicos que se ha trazado.

Sin lugar a dudas, los líderes y profesionales de una organización son el motor del éxito, por lo que su desarrollo profesional y crecimiento personal son críticos para el desempeño de la organización, pero, ¿cuántos se actualizan, como necesidad personal?, ¿cuántos lo hacen de forma obligada?, ¿cuántos prefieren trabajar independiente o interdependientemente? y, finalmente, ¿cuántos verdaderamente saben implementar lo aprendido en cursos de capacitación y generar cambios transformacionales en los diversos equipos? A nivel nacional, es evidente que el trabajo en equipo se hace cuesta arriba para algunas personas debido a que culturalmente, a diferencia de otros contextos, no somos un país en donde se promueva el colaboracionismo. A modo de ejemplo, la evidencia obtenida en cursos de perfeccionamiento docente muestra que son varios los docentes que tienen dificultades para conformar equipos, y algunos no logran cumplir satisfactoriamente con ciertos requerimientos académicos. La situación seagrava cuando deben trabajar con sus pares, en ambientes virtuales. Entonces, ¿será posible inculcar el trabajo en equipo si este estilo de trabajo no se cultiva en la práctica diaria?

Como sabemos, la única forma que tienen las organizaciones de concretar su misión es a través de la creación de equipos, ya que este enfoque de trabajo tiene varias ventajas:

Una gran variedad de temas complejos puede ser resueltos por un panel de

expertos;

Los problemas son expuestos a una mayor diversidad de conocimientostécnicos, habilidades y experiencias, y finalmente;

Este enfoque sube la moral y el sentido de pertenencia a través de la toma de decisiones participativas.

A pesar de ello, sin un cambio en los modelos mentales de quienes forman los equipos, no es posible generar una cultura del mejoramiento continuo. Claramente, el trabajo en equipo y las correspondientes acciones de desarrollo de sus miembros sólo son posibles con el compromiso de todos quienes participanen estos colectivos.

Un concepto básico en el desarrollo de equipos es su formación, pero, ¿será fácil crear una cultura del trabajo en equipo? A nuestro entender, es algo complejo, pues fomentar el trabajo en equipo equivale a crear una cultura de trabajo en donde prime el valor de la colaboración y respeto hacia las personas. Indudablemente, en un ambiente con un fuerte sentido de equipo, la gente entiende y cree que el pensamiento conjunto, la planificación, las decisiones y las acciones de mejoramiento son mejores cuando se hacen de forma colaborativa. En estos contextos, la gente tiende a reconocer, e incluso a asimilar, la creencia de que “el trabajo interdependiente es mucho mejor que el independiente”.

Por experiencia propia, en donde más se observa el trabajo en equipo es en China, país, en donde el progreso se basa en el colaboracionismo, el cual está arraigado fuertemente en su cultura. Sin embargo, en Chile resulta algo difícil encontrar lugares de trabajo que sean ejemplos de trabajo en equipo efectivo. Peor aún, enlos ambientes educativos, en donde he tenido la posibilidad desarrollarme como profesional, he visto que no son muchos quienes optan por un enfoque transformacional como práctica. Por el contrario, varios prefieren un enfoque mucho más autocrático e incluso transaccional. Entonces, e independientemente de lo que señala la teoría en relación con el desarrollo de equipos, ¿cómo podemoscrear una cultura de trabajo en donde todos estén alineados y dispuestos a colaborar? Veamos algunas estrategias básicas.

1. Etapa de formación

2. Etapa de conflicto

3. Etapa de regulación

4. Etapa de desempeño

Estrategias del coach para el desarrollo de equipos

Desde una perspectiva contextual, es posible identificar las siguientes estrategias básicas para el desarrollo de equipos:

1. Establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables,

relevantes, y realizables en un marco de tiempo definido1. 2. Recompensar el trabajo bien hecho, evidenciado en los

resultados y la contribución individual al grupo, a través de la compensación y reconocimiento.

3. Establecer un sistema regular de autoevaluación y evaluación del desempeño de todos los miembros del equipo.

4. Sostener reuniones de equipo para revisar el avance del proyecto, obtener datos generales y coordinar el trabajo, en general.

5. Mantener un sistema informático que permita el intercambiode puntos de vista sobre la marcha de ciertas acciones.

6. Proporcionar capacitación en aspectos críticos para el éxito del negocio o proyecto y así potenciar el gaste de energía en el proceso, y evitar el desperdicio individual.

7. Celebrar públicamente los éxitos del equipo para así favorecer el sentido de pertenencia.

Revisando la teoría, nos encontramos con cuatro fases del desarrollo del trabajo en equipo. Cabe señalar que cada una de las siguientes etapas dependerá esencialmente del factor individual. Basándome en la propuesta de Tuckman (1965), comparto las siguientes etapas del desarrollo de equipos de trabajo:

Tabla 3. Desarrollo de equipos

Etapa de desempeño

Esta etapa se caracteriza por la completa funcionalidad alcanzada por el equipo. La energía de los integrantes ya no se dirige a conocerse y

entenderse, sino a realizar la tarea que los ocupa. Esta

etapa incluye flexibilidad, capacidad de liderazgo,

respuesta oportuna y aspectos relacionados con la

toma de decisiones y resolución de problemas.

Etapa de regulación

Esta etapa se caracteriza por el establecimiento de las reglas del juego. Aquí comienza a surgir un enfoque

más metódico y sistemático de cómo realizar el

trabajo. Se clarifica el propósito del equipo; se valora

a quienes lo componen; se establecen objetivos; se

recoge información relevante; se consideran todas las

opciones; se prepara un plan detallado; y se revisa la

marcha del equipo para introducir mejoras. Esta etapa

de regulación se da por concluida cuando se solidifica

la estructura del equipo y se han establecido un

conjunto de expectativas sobre lo que se define como

el comportamiento correcto.

Etapa de conflicto

Esta etapa se distingue, precisamente, por los conflictos internos que en ella se dan. Los miembros

aceptan la existencia del grupo, pero se resisten a las

restricciones que les impone su individualidad.

También se pres entan conflictos para el líder del

equipo. En esta etapa hay mayor preocupación por los

valores, puntos de vista, y problemas de los demás y

termina cuando cada uno reconoce su rol.

Etapa de formación

Esta etapa se caracteriza por una gran incertidumbre; sobre el propósito, la estructura y el liderazgo del

grupo. Los miembros sondean el medio para

determinar qué conductas son las aceptables. En esta

etapa los miembros prestan poca atención a los valores

y puntos de vista de los demás y tampoco comprenden

cabalmente lo que se necesita hacer. Esta eta pa

concluye cuando los miembros comienzan a

considerarse parte del equipo.

Fuente: Elaboración propia basada en propuesta de Tuckman (1965).

Para los equipos permanentes la etapa de desempeño es la última de su desarrollo. En cambio, para los equipos temporales que tienen una tarea limitada, queda una fase de desintegración. En esta etapa el grupo se prepara para disolverse y su prioridad ya no es un desempeño superior, sino que la atención se dirige a las actividades de cierre y de nuevos r

Tema 2.2 Colaboración y trabajo en equipo

Convengamos en que la colaboración es la base del trabajo en equipo; constituyeel acto de trabajar efectivamente con otros para lograr un fin común. De allí quelos equipos necesitan ser construidos sobre la base de la confianza, que se genera a partir de ciertos valores de sus miembros, tales como, honestidad, apertura de mente, consistencia, y respeto hacia el otro. A continuación, propongouna breve descripción de cada concepto.

1. La honestidad significa que los miembros del equipo hablan con la verdad. No

sólo escuchan lo que desean oír. Se sienten cómodos discutiendo abiertamente los problemas, de manera que todos pueden contribuir a su solución y así vencer los obstáculos.

2. La apertura de mente significa que los miembros del equipo no sienten temor de decir lo que piensan. Entendiéndose que estos actúan constructivamente, tampoco temen a las repercusiones que sus comentarios pudieran originar, independientemente del fondo y forma de éstos. En este sentido, un miembro constructivo evita emitir juicios valorativos sobre los demás, siendo esteaspecto clave para la construcción de confianzas. Por otra parte, comparten información, pues confían en que nadie se mofará de sus ideas.

3. La consistencia significa que cada miembro del equipo trabaja e interactúa, de

manera consistente. Esto permite que todos sepan qué se espera de ellos. Consecuentemente, el camino hacia el éxito puede verse mermado si alguien actúa de manera inconsistente y desalineada con los objetivos trazados. Estose manifiesta cuando alguien no responde solicitudes, no asiste a reuniones de equipo, no se comunica, tergiversa la realidad, o simplemente emite juicios valorativos sobre los demás.

4. El respeto significa que los miembros del equipo se ven los unos a los otros como partes vitales del negocio o proyecto. Hablan y se comportan respetuosamente con cada uno. También prestan atención a las ideas de los demás, sin emitir ningún juicio valorativo. Muy por el contrario, ofrecen siempre crítica constructiva.

Tema 2.3 Roles en el trabajo en equipo

La complejidad de un equipo de fútbol es una analogía apropiada para definir la complejidad de los equipos en el mundo fuera del campo de juego. Así, un equipo que no tiene la correcta mezcla de personas, desempeñándose en losroles correctos, está condenado al fracaso. Tener a las personas más brillantes e idóneas no es suficiente. La composición del equipo debe tener la cantidad y mezcla perfecta de personas con sus roles, las que deben alinearse totalmente alobjetivoo propósito del equipo. Por tanto, la mejor estrategia para tener un equipo efectivo es identificar las fortalezas específicas de cada miembro yaprovecharlas al máximo.

¿Cómo se definen los roles en un equipo?

Hay varias formas de definir los roles en un equipo, sin embargo, como estrategia consideraré tres perspectivas decisivas. La primera se basa en la personalidad; la segunda se relaciona con la descripción de funciones; y la tercera toma en cuenta el estilo de pensamiento.

Al respecto, Heller (1998) identifica los siguientes roles:

El líder – recluta, apoya, comunica, moviliza al equipo hacia las metas. El crítico – encuentra las debilidades del equipo, ayuda a definir los temas, e identifica los obstáculos.

El implementador – aborda los problemas, anticipa formas de prevenir los retrasos.

El diplomático – se focaliza en las relaciones externas al equipo, actúa como

enlace. El coordinador – mantiene el foco, hace cumplir las tareas, ejecuta la planificación y cautela el presupuesto. El innovador – aporta con ideas y perspectivas, identifica cursos de acción. El inspector – monitorea el progreso, descubre temas faltantes, realiza control de calidad.

Por su parte, Edward de Bono, autor de la clásica obra “Los Seis Sombreros para pensar”, define los roles de un equipo usando los colores de los sombreros para describir los roles del equipo basado en el estilo de pensamiento.

Sombrero blanco – objetivo, se focaliza en los hechos.

Sombrero amarillo – oportunidad, se focaliza en los aspectos positivos.

Sombrero negro – cuidado y precaución, se focaliza en los aspectos negativos.

Sombrero rojo – apasionado, se focaliza en los sentimientos.

Sombrero verde – fértil, se focaliza en la creatividad, innovación.

Sombrero azul – abstracto, organiza, se focaliza en la facilitación.

Como vemos, los roles en un equipo no necesariamente se centran en el conocimiento técnico de sus miembros, sino más bien en sus atributos personales. Por tanto, cuando se trata de definir roles, es importante considerar las tres perspectivas mencionadas más arriba, es decir, la personalidad, ladescripción de funciones y el estilo de pensamiento

Unidad Temática ❸

Efectividad en el trabajo en equipo

“Los logros de una organización son el resultado del esfuerzo combinado de cada individuo”.

Vince Lombardi

Debemos estar de acuerdo en que los equipos de alto rendimiento no se crean por generación espontánea; necesitan de un gestor o líder que los desarrolle y los nutra. La capacidad y visión del líder no garantizan el desarrollo de equipos efectivos. El desarrollo de equipos de alto rendimiento combina los esfuerzos de un líder visionario y de miembros motivados. Esa es la mezcla perfecta. Por otra parte, también se podrían necesitar facilitadores expertos en desarrollo de equipos. A continuación, comparto un listado de características que mejor describen a los equipos efectivos o de alto rendimiento:

El equipo tiene un foco común, incluyendo metas claras y comprensibles, planes de acción y formas de medir el éxito.

Cada miembro tiene roles y responsabilidades claramente definidas.

El equipo es capaz de lograr sus metas, realizando diversas actividades y tareas, de manera colaborativa y coordinada.

Cada miembro ha definido claramente lo que espera de los otros miembros.

El equipo utiliza complementariamente sus recursos – tanto internos como

externos.

Los miembros valoran las diferencias individuales, de manera saludable y productiva.

Cada miembro es capaz de dar, recibir y buscar retroalimentación necesaria. Los miembros del equipo saben cómo gestionar sus reuniones, de una manera productiva. Para construir un equipo efectivo, el líder necesita crear un ambiente organizacional en el cual los miembros del equipo puedan reflexionar sobre sus acciones y analizar las relaciones que tienen con los otros miembros.

Adicionalmente, el líder de un equipo debe estimular la resolución de problemasy conflictos, a través de la confrontación saludable y profesionales de ideas. También éste debe estar dispuesto y tener apertura de mente para negociar cambios, sin son necesarios. En síntesis, los líderes efectivos son como los “cheerleaders” de los equipos; es decir, estimulan y apoyan a los miembros para que se comprometan e involucren activamente en todas las actividades y tareas que deban realizarse para lograr las metas que se han trazado para el éxito del equipo.

Por otra parte, varios factores dentro de una organización influyen en la efectividad de los equipos, incluyendo su cultura organizacional, nivel de autonomía y mecanismos de retroalimentación. Pero, los factores que más impactan en el desempeño del equipo se relacionan directamente con su estructura y los procesos definidos.

Así, los factores estructurales incluyen tipo de equipo y habilidades técnicas y blandas de sus miembros. A su vez, los procesos incluyen las etapas de desarrollo del equipo, las normas de trabajo, los roles, y los procesos interpersonales, tales como el desarrollo de la confianza, la facilitación, la influencia, el liderazgo, la comunicación, y la resolución de problemas y conflictos.

Ahora bien, para evaluar la efectividad de su equipo, los líderes necesitanexaminarel desempeño, actitudes y resultados individuales de cada miembro. Estos aspectos podrían juzgarse mediante las siguientes preguntas sobre losmiembros:

¿Cumplen con los plazos?

¿Solicitan prórrogas?

¿Colaboran con propuestas y acciones de mejoramiento?

¿Generan nuevas ideas y contribuyen al cambio?

¿Muestran disposición al cambio?

¿Se mantienen en su zona de confort?

¿Son proactivos o esperan orientaciones?

¿Están comprometidos o responden estrictamente con lo necesario?

En las reuniones de coordinación, ¿opinan o se mantienen

calladosescuchando? En las reuniones de coordinación ¿intervienen con pasión y de manera constructiva? ¿Comprenden el sentido de la planificación?

Tema 2.1 ¿Qué hace que un equipo sea efectivo?

Tratando de responder a la pregunta “¿Cuáles son las características de los equipos efectivos?, Maxwell (2012) llega a la conclusión de que todos los equipos tienen características similares, como detallo a continuación:

Los miembros del equipo…

✓ se preocupan los unos de los otros; ✓ saben lo que es importante; ✓ se comunican entre sí; ✓ crecen juntos; ✓ hacen un ajuste al equipo; ✓ ponen sus derechos individuales por debajo de los

derechos del conjunto; ✓ saben que cumplen un rol especial; ✓ tienen buenos suplentes;

✓ saben exactamente en qué situación se encuentra el conjunto, y;

✓ están dispuestos a sacrificar mucho tiempo y energía para entrenarse y prepararse.

Adicionalmente, los equipos efectivos ser caracterizan por ciertos aspectos, que, desde una perspectiva pragmática, deben traducirse en obligaciones que cada miembro del equipo debe cumplir. Estos equipos:

Exhiben una meta clara. Es necesario evitar los enfoques paternalistas. Lasmetas del equipo deben clarificar las actividades que se espera de los miembros.

Definen una estructura claramente orientada a los resultados. El equipo debe operar de tal manera de producir los resultados esperados. Es mejor darleal

equipo la posibilidad de que busque su propia estructura.

Requieren miembros competentes. Los miembros deben ser capaces de resolver todo tipo de problemas que pudieran afectar el normal progreso del equipo.

Demandan un compromiso común. Esto no significa que todos deben estar de acuerdo en todo. Simplemente, significa que todos los miembros deben dirigir sus esfuerzos hacia una meta común. Por el contrario, si algún miembro decide correr con colores propios, entonces pondrá en dificultad al equipo y a su líder.

Desarrollan un clima colaborativo. Esto se logra generando confianza, actuando con respeto hacia los demás, y reconociendo que todos tienen fortalezas y debilidades.

Exigen altos estándares de desempeño. Normalmente, los líderes efectivos se encargan de que todos comprendan que el desempeño debe responder a la regulación que se haya establecido para el equipo que, según el contexto, puede ser prescriptiva o participativa.

Tienen roles equilibrados. Debe haber un buen equilibrio entre los conocimientos y habilidades de los miembros de un equipo. Por lo demás, todos deben reconocer cuánto vale o pesa cada uno para así trabajar más sinérgicamente.

Despliegan liderazgo. Los equipos necesitan de un líder que los guíe yoriente en la toma de decisiones. A medida que los miembros reconocen las necesidades del equipo, recogen las orientaciones y consejos de su líder, lograrán mayor autonomía.

En los equipos efectivos se identifican claramente diversos roles que asumen sus miembros. Al igual que en la definición de roles funcionales y responsabilidades que se describen para un determinado perfil, también es posible asumir ciertos roles al interior de los equipos. Sin embargo, los roles de un equipo a menudo se desarrollan durante el rodaje de este, y, muchas veces, podrían incluso pasar inadvertidos.

Por ejemplo, un miembro del equipo podría aportar con nuevas ideas, otro podría ser bueno en establecer contactos fuera del equipo, mientras otro podría recoger las ideas y traducirlas en acciones prácticas. Con el tiempo, puede darse el caso que alguien asuma más de un rol y que los demás esperen que ejerza dichosroles.

Precisamente, una de las fortalezas de los equipos efectivos está en la combinación de talentos y competencias técnicas. No obstante, los equipos con gente brillante individualmente podrían ser inefectivos si no existe un buen equilibrio de roles. En todo caso, no hay acuerdo entre los teóricos. Para efectosprácticos recogeremos parte del modelo de roles propuesto por Meredith Belbin. Sin embargo, lo usual es que cada persona asuma su rol según su personalidad.

Características de los equipos efectivos

A continuación, presento una clasificación ad hoc, y hago la invitación a reflexionaren los roles que a algunos nos ha tocado desempeñar:

Moderador: dirige, coordina, orienta, motiva y controla a los otros miembros; dependiendo de quién asuma este rol, puede ejercerlo de forma autocrática, consultiva, democrática, anárquica, orientadora, transformacional, etc.

Colaborador: secunda, complementa, apoya, contribuye, respalda la laborde todo el equipo, especialmente de quien asume el rol de moderador olíder.

Creativo: sugiere, innova, aporta con nuevas perspectivas y formas de hacer las cosas, de manera diferente.

Relacionista: cuida la armonía del equipo, apacigua los ánimos, cuando estos

se caldean; baja el perfil a los problemas y defiende las ideas del equipo.

Una vez formado el equipo, la siguiente pregunta sería: ¿Cómo logro que el equipo perdure? Maxwell (2012) sugiere que si tenemos la oportunidad de ser líderes en alguna organización, tenemos el poder para crear una cultura de liderazgopositiva, que anime el trabajo en equipo efectivo. Por cierto, se trata de un proceso que requiere altas cuotas de sacrificio personal, pues impregnar nuevos estilos de trabajo, supone cambiar las formas de pensar de las personas. Al respecto, este autor sugiere las siguientes estrategias:

El líder debe… ✓ conceder un alto valor a las personas; ✓ destinar tiempo y recursos para el desarrollo de las

personas; ✓ otorgarle un alto valor al liderazgo; ✓ buscar líderes potenciales; ✓ conocer y respetar a sus colaboradores; ✓ recompensar las iniciativas de liderazgo;

✓ proporcionar un ambiente propicio para que las personas consulten, compartan ideas y asuman riesgos;

✓ crecer junto con los demás; y ✓ atraer a su círculo íntimo a personas con un alto potencial.

Motivado por la lectura de Ubuntu del Lundin y Nelson (2010), y considerando todas las exigencias que el trabajo en equipo demanda al líder, quiero destacar dos aspectos relacionados con el reconocimiento que todos quienes trabajamosen equipo, debemos tener en cuenta.

Frente a su equipo, el líder debe, …

✓ primeramente, valorar a los demás simplemente por lo que son. Inspirándose

en eltrabajo en equipo de los africanos, estos autores afirman que este niveles la esencia delUbuntu, filosofía de trabajo que trata de la conexión entre la gente, la unidad de propósito, pero también de igualdad humana; y

✓ seguidamente, valorar a los demás por lo que logran. De hecho, esta clase de

reconocimientoes la que impulsa en buen desempeño en los equipos.

Preguntas del coach para animar la reflexión

Dado que el trabajo en equipo supone contar con una heterogeneidad de personas que contribuyan sistemáticamente al éxito del equipo, propongo reflexionar en torno a las siguientes preguntas.

Asumiendo que eres parte de un equipo:

¿Conoces las fortalezas y debilidades de cada miembro de tuequipo?

¿Cuán bien se están usando los talentos en tu equipo?

¿Falta algún rol en tu equipo?

¿Quién cumple más de un rol?

¿Necesitan reorganizarse para crear un mejor equilibrio enlos roles?

¿Qué opciones tienes para proponer cambios?

Si fueras capaz de cambiar algo, ¿en qué medida estaríassatisfecho/a? ¿Reconoces el valor de los demás simplemente por lo queson? ¿Valoras los logros del líder y de tus compañeros/as?

Algunas ideas sobre la planificación

La planificación es un factor crítico de éxito en los equipos de alto rendimiento. Sin embargo, no muchos comprenden el real alcance de esta poderosa herramientade gestión, asumiendo, desde una perspectiva reduccionista, que las acciones planificadas deben necesariamente llevarse a cabo tal y cual han sido programadas, olvidando que toda acción no solo debe responder a necesidades puntuales, sino que también a la contingencia contextual. Esto quiere decir que muchas veces es el contexto quien determinará la secuencia de las acciones, o dinámica de sus miembros, no las acciones per se.

Entonces, ¿qué es la planificación? Es como una hoja de ruta, que marca una secuencia de acciones diseñadas para lograr algún objetivo estratégicoespecífico. Si lo hacemos, de manera efectiva, podemos evitar el desperdicio de tiempo y reducir los esfuerzos para alcanzar alguna meta.

Como herramienta de gestión, la planificación siempre nos permitirá ver cuánto hemos progresado, qué ajustes necesitamos realizar, y cuánto nos falta para llegara nuestro destino. Veamos ahora como elaborar un plan de acción.

¿Cómo elaborar un plan de acción?

Cuando elaboramos un plan de acción para conseguir una meta o resultado en particular, podemos beneficiarnos haciendo lo siguiente:

Clarificar nuestra meta. Por ejemplo, ¿tenemos una clara visión de los resultados esperados?, ¿comprendemos que debemos ser flexibles?, ¿cómo podemos autoevaluar nuestros resultados?, ¿con qué dificultades nos encontramos para lograr los objetivos del equipo?

Elaborar una lista de acciones. Es necesario escribir una lista de acciones que podríamos necesitar llevar a cabo para lograr alguna meta. Al respecto,

¿contamos con una lista de acciones?, ¿podemos ajustar dichas acciones a la realidad del momento?, ¿podemos cambiar nuestras prioridades para así responder mejor a las necesidades contextuales?, ¿cómo juzgo los cambios, más positiva o negativamente?

Analizar, priorizar, y ajustar. Para ser efectivos en estos procesos, es necesario revisar la lista de acciones. Por ejemplo, ¿qué es absolutamente necesario hacer en estos momentos?, ¿qué podemos realizar en otro momento?, ¿qué acciones podemos eliminar del plan?, etc.

• Monitorear la ejecución del plan. Aquí debemos revisar, regularmente, el avance de las acciones planificadas. Para cada acción, ¿realizamos la acción planificada?, ¿lo hicimos en el mismo orden o necesitamos ajustarla a las necesidades del momento?, ¿descartamos alguna acción?, ¿la cambiamos por otra?, ¿hay alguna manera de simplificar el plan?

En definitiva, la planificación es crucial para satisfacer las necesidades delequipoy hacer más eficiente nuestro tiempo y otros recursos. Con una planificación ordenada, pero flexible, podemos advertir algunos puntos conflictivos que podrían surgir por la dinámica del trabajo, y estar mejor preparados para resolverlos. Es mucho fácil ajustar nuestro plan para evitar una crisis que tener que enfrentarla de manera inesperada.

Factores críticos de éxito en el trabajo en equipo

Las organizaciones abiertas al aprendizaje típicamente tienen éxito si son capaces de maximizar la capacidad colaborativa de sus miembros. Los miembros del equipo deben valorar a los otros miembros, su experticia y su compromiso. Además, deben compartir una meta común. Dentro de los factores de éxito al interior de los equipos efectivos, distinguimos la alineación de los miembros con la meta en común, la disposición a colaborar, y la atmósfera de apoyo mutuo.Por otra parte,los equipos exitosos normalmente giran en torno a la confianza y la cohesión que los conduce a elevar su productividad y a sostener los buenos resultados a partir de la dinámica del trabajo en equipo.

La evidencia internacional nos muestra que durante las últimas dos décadas, la metodología del trabajo en equipo se ha focalizado en 10 factores críticos de éxito (FCE): Cuando uno de estos FCE se observa descendido, es probable que el equipo experimente problemas disfuncionales. De los 10 FCE, existen seis factores que son el núcleo de la dinámica del equipo, como se indica a continuación:

gestor del equipo

metas SMART

resultados

liderazgo

compromiso con el liderazgo

Confianza mutua

colaboracionismo y resolución de problemas

compromiso individual

disciplina y rendición de cuentas

identificación y remoción de barreras

Veamos en qué consiste cada uno de estos

FCE:

Gestor del equipo: Los equipos normalmente se construyen por alguien que reconoce que la meta organizacional sólo se puede lograr a través de un grupo de individuos, que trabajan juntos y en forma alineada, para colaborar con el gestor o líder a alcanzar las metas y objetivos trazados. Es responsabilidad el gestor crear una carta de navegación para orientar al equipoy así cumplir efectivamente sus roles y funciones.

Núcleo de la

dinámica del

equipo

Metas SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic and Time- bound): Las metas que el gestor elabore deben ser específicas, mediables, logrables, realistas, y oportunas. El equipo debe ser capaz de sub-categorizar dichas metas, considerando sus roles y funciones. Sin metas SMART, el equipo podría fracasar.

Resultados: Para alcanzar ciertos resultados, los miembros del equipo necesitan comprender el alcance de los objetivos estratégicos y la visión del líder (que bien podría ser el gestor). Este aspecto es esencial para lograr los resultados proyectados.

Liderazgo: Cada equipo necesita de un líder que ayude a los miembros a focalizarse en la misión, visión y objetivos estratégicos del equipo. Esta persona debe estar comprometida con los resultados del equipo y animar a susmiembros a trabajar colaborativamente hacia ellos. Por otra parte, el líder delequipo debe lograr que los miembros construyan una plataforma de confianza mutua, colaboren los unos con los otros, discutan, y estén dispuestos a rendircuenta pública de sus acciones.

Compromiso con el liderazgo: Un equipo efectivo está activamente alineado con el estilo de liderazgo ejercido y abiertamente dispuesto acontribuir a concretar las acciones planificadas, que son parte de la estrategia para alcanzar las metas y objetivos que se han trazado.

Confianza mutua: El elemento más importante para el éxito de un equipo es el establecimiento de una plataforma de confianza mutua, que permita a todoslos miembros embarcarse en discusiones abiertas y tomar decisiones conjuntasque permitan elevar el desempeño individual y, por ende, el grupal. Laconstrucción de confianza supone tener apertura de mente, apertura al cambioy capacidad para comprender los comportamientos y creencias de los demás. De esta manera, se logra aprovechar los talentos individuales en beneficio detodo el equipo.

Colaboracionismo y resolución de problemas: El poder de la dinámica del trabajo en equipo emerge cuando los miembros se focalizan colectivamente en las metas, desafíos y problemas del equipo. El líder del equipo debe manejar cuidadosamente los procesos de reuniones de equipos de manera de maximizar el potencial del conocimiento y las habilidades colectivas.

Compromiso individual: El compromiso de cada uno de los miembros de un equipo es esencial para concretar el plan de acción del mismo. Una vez que los miembros han comprendido los objetivos estratégicos del equipo y superado ciertas barreras, deben buscar estrategias para apoyar y/o colaborar con los demás. Estas acciones incluyen: definir acciones individuales, y establecer procesos para interrelacionarse con cada uno delos miembros del equipo.

IMPORTANTE: Las metas del equipo no se lograrán hasta que todos sus miembros evidencien que están comprometidos con su misión, visión, metas, y objetivos estratégicos. Claramente, lo anterior supone una cierta disciplina por parte de cada uno de los miembros del equipo para cumplir con los compromisos programados. De allí que sea importante que todos implementen la práctica de dar cuenta pública de lo que están haciendo, de manera de mantener a todos debidamente informados.

Preguntas del coach para animar la reflexión

Dado que el trabajo en equipo requiere de un conjunto de exigencias que debes cumplir como miembro, te invito aresponder las siguientes preguntas:

1. El trabajo en equipo genera conflictos. Las personas tienen

diferentes ideas y normalmente querrán hacer las cosas a su manera, cuándo te confrontes a dicha situación, ¿qué harás para unificar las voces disidentes?

2. En los equipos de alto rendimiento, ¿qué harías si te

encuentras con alguien que está obstaculizando el éxito del equipo?

3. En los equipos, los roles y objetivos deben estar claramente

definidos. Cuando los roles se yuxtaponen y los objetivos no están muy claros, ¿qué harías para organizar los esfuerzos?

4. ¿Bastará con que haya una buena planificación para lograr los

objetivos estratégicos del equipo?

5. Supongamos que tienes una planificación a desarrollar,

¿cumplirás con ella, independientemente de la realidad que estés enfrentando?

6. ¿Cómo entiendes la necesidad de rendir cuenta pública?

Tema 2.2 Liderazgo y trabajo en equipo

En una organización, el liderazgo y el trabajo en equipo no pueden existir el uno sin el otro. Los equipos son organizaciones temporales con objetivos, recursos y plazos fatales. Esto se debe a que las metas y objetivos tácticos se logran a través de esfuerzos de equipo – y esto no es azaroso. Tanto para el liderazgo comopara el trabajo en equipo se necesita contar con habilidades blandas, las que deben ser ejercidas con prudencia y de forma equilibrada. Es precisamente este equilibrio el que garantiza el éxito de cada una de estas habilidades.

Un pobre liderazgo no podría sacar adelante a un equipo motivado; de igual forma,un liderazgo fuerte no puede lograr el éxito con un equipo incompetenteydesmotivado. El liderazgo organizacional corresponde a un conjunto de habilidades y comportamientos que permite a una persona ejercer influencia interpersonal en quienes conforman el equipo. De este modo, la visión y propósito del líder se logra dirigiendo y motivándolo para cumplir con las metas establecidas.

En otras palabras, el líder debe:

Influir en todos los miembros del equipo, empoderando a cada uno en sus respectivos roles y funciones; lograr que todos comprendan el alcance de las tareas a realizar para cumplir

con metas y objetivos planteados;

mostrar iniciativa para mejorar las cosas a su alrededor; cuando resuelve problemas, y cuando corrige procesos antiguos e instala otros nuevos; convencer a otros de la efectividad de las nuevas ideas, derribar los obstáculos en la fase de implementación de un proyecto, y superar la oposición a sus ideas; asignar responsabilidades y autoridad delegada para así concretar su visión; solicitar a todos los miembros del equipo a que reporten sobre el estado de avance de las tareas asignadas; liderar con el ejemplo para que todos al interior del equipo cumplan con sus responsabilidades y contribuyan al éxito de la tarea con sus opiniones y voces divergentes; y animar a todos los miembros del equipo a trabajar, de manera disciplinada y comprometida, desde un enfoque sistémico, y bajo ciertos estándares de desempeño.

Pasos para construir equipos efectivos

La primera regla para la construcción de equipos es muy obvia: para liderar al equipo, de manera efectiva, debes primero establecer tu liderazgo con cada miembro del equipo. Recuerda que los líderes más efectivos construyen sus relaciones sobre la base de la confianza y lealtad, no a partir del poder de sus cargos. Por tanto, …

1. Considera las ideas de cada colaborador como alternativas valiosas. Recuerda

que no hay ideas estúpidas;

2. Nunca emitas juicios valorativos del tipo “dices eso porque eres…”, perderás a

un excelente colaborador;

3. Presta atención a los sentimientos y emotividad de tus colaboradores. Debes

ser un ejemplo para los miembros de tu equipo, demostrando apertura a la sensibilidad, sentimientos y estados de ánimo de tus colaboradores;

4. Sé claro en comunicar tus ideas y mantener a tu equipo debidamente informado.

Recuerda que los grandes proyectos se construyen compartiendo información y animando el trabajo sinérgico;

5. Estimula la construcción de una plataforma de confianza y colaboración entre

todos los miembros de tu equipo. Recuerda que las relaciones que los miembros del equipo establezcan entre ellos son tan importantes como las que tú establezcas con ellos. A medida que el equipo vaya adquiriendo ciertaforma, presta atención a la manera en que cada miembro trabaja, cómo se comunican, quiénes siempre emergen con buenas ideas, quiénes son los más divergentes, quiénes son los más convergentes, cómo colaboran, quienes van siempre más allá, etc.;

6. Estimula a que los miembros de tu equipo compartan información. Debes

enfatizar la importancia de que ésta será siempre un factor crítico de éxito para alcanzar las metas y objetivos estratégicos del equipo;

7. Delega tareas de resolución de problemas. Deja que los miembros del equipo

se expresen libremente, que salgan con grandes ideas, y que generen soluciones creativas. La efectividad de los equipos no se logra asfixiando las buenas ideas;

8. Facilita la comunicación. Recuerda que la comunicación es el factor más importante para la construcción de equipos efectivos y de alto rendimiento. Facilitar la comunicación no significa sostener reuniones informativas, cada cierto tiempo. Por el contrario, significa dar el ejemplo, demostrando aperturade mente a las sugerencias, ideas y preocupaciones de los demás, haciendo preguntas, ofreciendo ayuda, y haciendo todo lo posible para evitar la confusión y la desinformación.

9. Establece valores y metas para el equipo, evaluando el desempeño delequipo.

Asegúrate de conversar con los miembros de tu equipo sobre el avance que están haciendo hacia las metas establecidas. Nunca los llames a rendir cuenta, pues la rendición de cuenta debe darse de manera natural en los miembros del equipo. Dirige el trabajo del equipo bajo ciertos estándares. Discute con tus colaborados en torno a las siguientes preguntas:

• ¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo?

• ¿Cómo puedo ayudarte a concretar esa idea?

• ¿Qué significa éxito para ti en este equipo?

• ¿Qué acciones debemos tomar para alinearnos mejor en torno a nuestros valores y objetivos estratégicos?

10. Asegúrate de tener una idea clara sobre cómo lograr tus objetivos. Recuerda:

no basta con que tengas claridad de propósito, necesitas compartirla. Esto supone establecer ciertos estándares de desempeño, fijar ciertos marcos de tiempo, y lograr que tus colaboradores comprendan sus roles y responsabilidades; y

11. Basa tus acciones en el consenso. Esto te exigirá definir un marco de actuación.

Como mínimo, deberás establecer objetivos claros, resolver problemas, tener un plan de acción y, por, sobre todo, escuchar a los demás. Mientras el consenso es un tema cultural, que toma su tiempo, pues exige procesos intensivos en evangelización, el método de tener las cosas claras anima a las personas a comprometerse y a mejorar su productividad. Conesta estrategia lograrás que tu equipo se comprometa con las diversas fases del trabajo y no realice sus tareas por el simple hecho de ejecutarlas. A la larga, el consenso se abrirá camino como resultado de este proceso deevangelización.

Tema 2.3 Equipos tradicionales versus equipos virtuosos

En plena época de cambios, parece ser que los equipos tradicionales no están satisfaciendo las necesidades de un ambiente en constante movimiento. Incluso si éstos han establecido claramente sus roles y responsabilidades, construido confianza entre sus miembros y definido sus objetivos en relación con su misión y visión. A pesar de lo anterior, la mirada convencional de sus miembros podría hacer fracasar cualquier proyecto ambicioso. Según investigadores del MIT, los equipos tradicionales miran mucho hacia adentro, focalizan su trabajo exclusivamente ensus metas y objetivos, y carecen de flexibilidad para concretarlos en perspectiva,es decir, en términos comparativos con la corriente principal ¿Cómo lo estamos haciendo en comparación con otros?, ¿Qué necesitamos hacer para volvernos competitivos?, ¿Cómo están nuestras estrategias de benchmarking?, etc.

Sin embargo, las actividades de los equipos tradicionales aún son importantes, pero sólo si se las combina con una mayor toma conciencia de las necesidades internas, de los factores externos, y de las fuentes de información, tanto internas como externas. Por otra parte, los equipos tradicionales son, en general,poco proactivos, aun conociendo los objetivos estratégicos establecidos, pues dependen esencialmente de las orientaciones de la alta dirección. Esta situación ralentiza innecesariamente los procesos productivos.

A la inversa, los equipos virtuosos están formados por personas auto-exigentes, con altas expectativas, y con una clara visión personal y del propio negocio. Esta situación se traduce en una alta productividad y en la auto-realización de sus miembros. Veamos una breve comparación:

Equipos tradicionales Equipos virtuosos

• Se construyen sobre la base de

las competencias técnicas de

sus miembros, y por su

experiencia en eltema.

• Los miembros encajan bien con

las necesidades del equipo, pero

… no danmás allá.

• Los miembros a veces

presentansituaciones de

ego individual.

• Los miembros exhiben bajos niveles analíticos, reflexivos, y propositivos.

• Se construyen principalmente

considerando las habilidades

blandas desus miembros. La

experiencia no es un tema, debido

básicamente a la capacidad auto

reguladora y metacognitiva de sus

miembros.

• Los miembros no exhiben

problemas deego individual, más

bien, construyen ego grupal, y, por

práctica, siempre dan más allá de

lo planificado.

• Los miembros exhiben altos niveles analíticos, reflexivos y propositivos,destacándose por su proactividad.

Fuente: Elaboración propia.

Si analizamos el cuadro comparativo anterior, podemos concluir que los equipos tradicionales se construyen con quien quiera que esté disponible, y cumpla con cierto perfil básico. Sin embargo, los equipos virtuosos, se construyen con personas talentosas, que no sólo comparten una meta en común, sino quecomprenden que potenciándose con los demás, terminarán fortaleciendo sus propias capacidades individuales.

Como podemos darnos cuenta, no es una tarea fácil construir equipos virtuosos. De hecho, estos equipos requieren de un liderazgo transformacional, que no sólo logre ensamblar bien los talentos, sino que demuestre capacidad para estimular el desasosiego intelectual y la creatividad de sus miembros. Claramente, en estos equipos, los miembros se energizan unos de otros con intensas conversaciones, por una simple razón: El diálogo apasionado es el impulsor per se del alto rendimiento, no el trabajo en sí.

¿Qué observamos a nivel país?

Estas ideas poco parecieran prender en Chile. Es más. En varias organizaciones se tiende a constreñir la expresividad de los miembros más talentosos, desaprovechándolos y animando su fuga. No siempre se entiende que los miembros virtuosos sueñan en grande, aspiran al cambio transformacional, y creen firmemente que los beneficiarios directos de su acción siempre quieren más, no menos. Los equipos virtuosos aprecian esta necesidad de quienes sirven yésta se transforma en la energía vital que los lleva a revisar sus actuaciones diarias y a mejorar como equipo.

En muchos contextos laborales faltan líderes virtuosos que sepan cómo alinear a sus colaboradores con el paradigma de la excelencia, que estimulen la creatividad,y que animen a todos a expresarse libremente, que es como logramos que los demás nos conozcan y aprecien. El espíritu de cuerpo, como dicen los franceses, parece tener más sentido en los equipos virtuosos que en los tradicionales.

Si las empresas nacionales declaran en su discurso adscribirse al paradigma de la calidad, resulta iluso pensar que la calidad brotará naturalmente por todos los poros de la organización, con el simple hecho de colgar una declaración de buenas intenciones en todas partes, o peor aún, con acciones coercitivas de alineación. Tal vez, la estrategia sea focalizarse primero en las personas y luego en los objetivos estratégicos. Parece ser que, sin este cambio paradigmático,difícilmente podemos aspirar a contar con equipos virtuosos, que nos permitan transitar realmente a una condición de pleno desarrollo.

Ambientes laborales virtuosos

Un ambiente virtuoso es aquel en donde nos sentimos felices; se nos reconocen nuestros talentos; nos sentimos apoyados; y en donde trabajamos con pasión, logrando autorrealizarnos, tanto personal como profesionalmente. Lo anterior supone un cambio cultural en los estilos de trabajo, donde prime la flexibilidad y la plena autonomía para crear. Esta iniciativa apunta a ayudar a las personas a lograr un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal, con los consiguientes beneficios para la salud física y mental.

Un ambiente laboral virtuoso debe ocuparse, en primer lugar, del bienestar físicoy mental de las personas, y en segundo lugar de los objetivos estratégicos de la organización. En él observamos que el foco se encuentra en las siguientes áreas:

En un ambiente laboral virtuoso, …

nos sentimos reconocidos por el trabajo que hacemos;

disfrutamos de un ambiente social que privilegia el respeto, promueve el sentidode pertenencia y propósito, y permite que utilicemos todos nuestros talentos; disfrutamos de un equilibrio apropiado entre las responsabilidades del trabajo y nuestra vida personal; nuestra salud física y mental está asegurada por un horario flexible, con un enfoque de trabajo por objetivos, con espacios disponibles para trabajar en forma cómoda, con aireación adecuada, y con áreas para el sano esparcimiento; tenemos acceso a oportunidades reales de desarrollo, tanto personal como profesional, que incluyen trabajo bajo un enfoque sistémico, prácticas de vida saludable, y diversas formas para llegar a ser productivos; tenemos la posibilidad de influir en el trabajo de otros para que, a su vez, también sean efectivos y desarrollen su talento; y tenemos amplias oportunidades para el crecimiento personal, intelectual y profesional.

¿Cómo crear ambientes laborales virtuosos?

Esencialmente, se requiere de políticas y prácticas organizacionales que pongan en el centro de la actividad a la persona por sobre los objetivos estratégicos.Esto supone un cambio paradigmático en las formas de concebir el trabajo, comofuente de felicidad, en todos los niveles de la organización. Pero, esencialmente, se necesita de un liderazgo transformacional, que implemente mejoras profundasen los esquemas de trabajo, en los espacios físicos, y en la forma en que todos los empleados y/o colaboradores se relacionan con el trabajo.

Mejorar las condiciones laborales es un desafío que muchas organizaciones han comprendido como la mejor forma de hacer felices a las personas y elevar la productividad. En épocas de cambio, el cuidado o atención por la persona es clave para el buen desempeño organizacional. Hoy se busca que las personas no sólo estén satisfechas con su trabajo, sino que se autorrealicen en él, que aprendan, que crezcan y que, en definitiva, sean mejores personas.

Formas de crear ambientes laborales virtuosos

A continuación, comparto algunos consejos prácticos que los tomadores de decisiones podrían considerar para mejorar el clima laboral y hacer del trabajoun lugar más saludable, tanto desde el punto higiénico como motivacional.

Compartir la visión del negocio: Ayudar a las personas a comprender sus funciones y roles al interior de los equipos y, finalmente a comprender el alcance de la visión organizacional. Lo anterior supone compartir informacióny hacer saber a las personas cómo pueden contribuir mejor hacia el logro delos objetivos estratégicos.

Tener un plan y comunicarlo: Un plan con metas y prioridades ayuda a las personas a tomar mejores decisiones. Los resultados medibles y la forma de monitorear el progreso ayudan a las personas a saber cómo alinearse y responder mejor a los requerimientos de la organización.

Involucrar a las personas: Crear oportunidades para conversar sobre el avance de la planificación, sobre cómo las personas se están sintiendo y sobre cómo colaborar para lograr el éxito. También supone invitar a las personas a compartir sus puntos de vista sobre cómo hacer mejor las cosas; crear espaciospara que todos compartan; retroalimentar constructivamente; y comunicar lospropósitosde manera abierta.

Potenciar el talento de las personas: Aprovechar las fortalezas y las habilidades naturales de los colaboradores es la mejor forma de hacerlos disfrutar de su trabajo; mejorar su satisfacción y auto-estima; incentivar el interés por aprender y, finalmente; optimizar los resultados de la organización.Esto también maximiza el potencial colectivo de los equipos.

Entregar herramientas: Simplificar los procesos y procedimientos cuando sea necesario para mejorar eficientemente el tiempo y los esfuerzos de las personas. También exige asegurar que los colaboradores dispongan de todas las herramientas necesarias para trabajar de manera efectiva, y manejan toda la información requerida para la toma de decisiones.

Ofrecer apoyo: Conectar a las personas con otros, que despliegan capacidad para ser mentores o coaches, haciéndolos trabajar juntos en algún proyecto. La idea es conectarlos con otras personas o recursos que puedan ayudarlos a crecer y resolver temas del ámbito profesional.

Ofrecer posibilidades de desarrollo: Ofrecer posibilidades para que las personas logren concretar sus metas profesionales personales, tales como, completar su formación de postgrado, asistir a algún curso de formacióncontinua, participar en algún congreso, e incluso tener tiempo para ir a algún gimnasio. Es clave apoyar a las personas a que continúen aprendiendo ydesarrollándose para que así vayan creciendo en otras áreas que les permita autorrealizarse. Este crecimiento les permitirá enfrentar mejor los desafíos diarios de su trabajo.

Expresar reconocimiento o aprecio: El “jefe” virtuoso debe buscar formas creativas de reconocer las contribuciones de sus colaboradores. Debe aprovechar cada oportunidad que se presenta para expresar su reconocimientoo aprecio hacia quien está contribuyendo al logro de los objetivos estratégicos de su organización. Se trata de una acción, que no toma mucho tiempo, pero que produce un impacto positivo inmediato.

Ser un buen modelo para seguir: Por regla general, nuestro ejemplo es el medio más poderoso para influir en los demás. Por tanto, debemos ser cuidados conlo que decimos y cómo lo decimos. Lo anterior supone erradicar la mala práctica de emitir juicios valorativos sobre los demás. Si se tiene un cargo, el poder se detenta marcando una diferencia en las relaciones interpersonales, no en la entrega de órdenes o instrucciones.

En síntesis, un empleado o colaborador feliz se puede transformar en una persona extremadamente productiva, que disfruta de su trabajo y que estádispuesta a involucrarse en todo lo que sea necesario para seguir contribuyendoal buen desempeño de los equipos y de la organización, en general. A la inversa, una persona desmotivada, o agotada física y mentalmente, podría experimentar bajas significativas en su desempeño e incluso pensar seriamente en abandonarsu trabajo.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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