MANUAL OPERATIVO DE LOS SUBPROYECTOS

Lima, mayo de 2005

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ÍNDICE

Introducción .......................................................................................................................................2

1. Definición de las entidades participantes ................................................................................2

2. Representación de la alianza estratégica .................................................................................3

3. Interlocutores de los Subproyectos.......................................................................................... 4

4. Plan Anual Operativo...............................................................................................................5

5. Cuenta financiera del Subproyecto..........................................................................................6

6. Duración del Subproyecto........................................................................................................6

7. Primer desembolso ...................................................................................................................7

8. Línea de base y línea de salida.................................................................................................7

9. Presentación del Subproyecto..................................................................................................7

10. Informes Técnico-Financieros .................................................................................................7

11. Visitas de seguimiento de INCAGRO ....................................................................................8

12. Talleres de Subproyectos .........................................................................................................9

13. Premiación ................................................................................................................................9

14. Siguientes desembolsos............................................................................................................9

15. Manejo de los recursos financieros..........................................................................................9

16. Tesorería..................................................................................................................................10

17. Adquisiciones .........................................................................................................................11

18. Sobre los bienes adquiridos....................................................................................................12

19. Aportes no monetarios ...........................................................................................................12

20. Interrupción de los Subproyectos ..........................................................................................12

21. Derechos de propiedad...........................................................................................................13

22. Cierre de los Subproyectos.....................................................................................................13

23. Evaluación de impacto ...........................................................................................................15

24. Sistema de Información Gerencial (SIGER).........................................................................15

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Introducción El Programa para promover la Innovación y Competitividad del Agro peruano - INCAGRO, es un proyecto del Ministerio de Agricultura; concebido para ser ejecutado en un período de doce años, desarrollándose en III Fases de 3, 4 y 5 años respectivamente. La Fase I se financió en el marco del Acuerdo de Préstamo N° 4519-PE y la Fase II ha sido aprobada, para lo cual se ha suscrito un nuevo Acuerdo de Préstamo con el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento – BIRF. En el marco de este nuevo acuerdo de Préstamo y con la aprobación del Programa en su Fase II por el Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), se ha procedido a aprobar un Manual Operativo que integra 13 Capítulos y cuatro Planes de Acción. De modo complementario, el Consejo Directivo de INCAGRO y contando con la no objeción del BIRF, aprobó el presente Manual Operativo de los Subproyectos. Este Manual señala las obligaciones y responsabilidades de las entidades integrantes de las Alianzas Estratégicas en la ejecución de los Subproyectos adjudicados. Contiene los lineamientos básicos para conducir sus procesos de planificación y gestión, ejecución, seguimiento y evaluación, y forma parte constitutiva de los Contratos de Adjudicación de Recursos. INCAGRO se relaciona con los Subproyectos adjudicados a través de su sistema Seguimiento y Evaluación. Este sistema está enfocado a la calidad de los procesos y los resultados, y a la generación de procedimientos e instrumentos eficientes y efectivos de control, acompañamiento, reconocimiento y difusión de las mejores prácticas. El sistema aplicado por INCAGRO a los Subproyectos es parte del subsistema del seguimiento y evaluación de los proyectos de inversión del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP). Este Manual recoge las partes pertinentes de los contenidos del Manual Operativo de INCAGRO y de las Bases de los Concursos para la adjudicación de recursos de los fondos concursables a los Subproyectos. Consta de veinticuatro (24) secciones que describen los aspectos técnicos, administrativos, económicos y financieros que deberán considerar los miembros de las Alianzas Estratégicas del Programa. El presente Manual Operativo podrá ser modificado de acuerdo a las exigencias y necesidades que resulten de la experiencia. Estas modificaciones se efectuarán por decisión del Consejo Directivo de INCAGRO, que se someterá a la no objeción del BIRF. 1. Definición de las entidades participantes Entidades Demandantes: Son todas aquellas organizaciones de productores formalmente constituidas que demandan Servicios de Extensión y/o Investigación Adaptativa, y que también se denominarán Clientes de los Servicios. Son entidades demandantes o clientes de los servicios: grupos de productores, comunidades campesinas, comunidades nativas, gremios de productores (por rubro, por región, por localidad), cooperativas de producción, cooperativas de servicios, asociaciones de productores, juntas de usuarios de riego (incluyendo sus distritos y comités), grupos solidarios, organizaciones de mujeres rurales, y otras organizaciones de productores que puedan surgir. Entidades Operadoras: Son aquellas entidades que prestan Servicios de Extensión y/o Investigación Adaptativa y/o Capacitación y/o Asistencia Técnica, y/o que demuestren en el Perú capacidad para desarrollar actividades de investigación agraria básica o aplicada. Estas incluyen:

Instituciones privadas: empresas de servicios agrarios; empresas agroindustriales que también presten servicios agrarios; organizaciones no gubernamentales; institutos agropecuarios; institutos superiores tecnológicos; universidades privadas con unidades de extensión (incluyendo sus centros de extensión,

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facultades e institutos especializados); laboratorios; estaciones experimentales dependientes de entidades privadas; asociaciones de profesionales; firmas consultoras; entre otras. Instituciones públicas: institutos nacionales y regionales de investigación y transferencia; estaciones experimentales dependientes de entidades públicas; organismos públicos descentralizados y no descentralizados con actividades en extensión; universidades del Estado (incluyendo sus facultades, institutos y centros de extensión y promoción); centros de desarrollo que manejan fondos públicos; entre otras. Organizaciones de productores: con experiencia y capacidad en la prestación de Servicios de Extensión y/o Investigación Adaptativa y/o Capacitación y/o Asistencia Técnica.

Entidades Colaboradoras: es toda institución pública o privada, nacional o internacional que contribuya al desarrollo y ejecución de una propuesta de Servicios de Extensión y/o Investigación Adaptativa y/o Investigación Estratégica, aportando con conocimientos, tecnologías, recursos humanos, equipos e infraestructura a la investigación agraria, recursos físicos, monetarios y otros requerimientos que complementen la capacidad y disponibilidad de la Entidad Demandante y/u Operadora. Aliados: una Entidad Demandante de pequeños productores que a su vez sea la Entidad Ejecutora de un subproyecto, podrá contar con el apoyo de una persona o institución para la realización de varias gestiones, por ejemplo buscar a las instituciones que puedan ser visitadas mediante pasantías o visitas cortas, seleccionar a las personas que pueden ser contratadas para brindar servicios de capacitación y asistencia técnica, ayudar en la administración del dinero y en la elaboración de los informes de rendición de cuentas, etc. Alianzas Estratégicas: se trata de un acuerdo formal de cooperación entre una o más Entidades Demandantes de Servicios y/o una o más Entidades Operadoras de Servicios, y/o una o más Entidades Colaboradoras, con la finalidad de ejecutar un Subproyecto de Servicios de Extensión y/o de Investigación Adaptativa, o Investigación Estratégica, o Capacitación por Competencias. La entidad que asuma el liderazgo de la alianza se constituye en la Entidad Ejecutora. INCAGRO tiene especial interés en fomentar una mayor participación, poder de negociación y empoderamiento por parte de los productores, en calidad de demandantes de los servicios. Es por ello que propicia que la organización de productores sea la que asuma el liderazgo de la Alianza Estratégica. Contrato de Asociación en Participación: es el documento que describe los alcances del acuerdo de cooperación de los miembros de la Alianza Estratégica. Este Contrato deberá ser elaborado de conformidad con los artículos 438° y siguientes de la Ley General de Sociedades, y suscrito por todos los miembros de la Alianzas Estratégica (Entidades Demandantes, Entidades Operadoras y Entidades Colaboradoras). Este Contrato debería establecer los términos de transferencia final de los activos que pudieran ser adquiridos con los recursos del Subproyecto tanto aquellos aportados por INCAGRO como los que provengan de los recursos monetarios o donaciones de bienes de las entidades conformantes de la Alianza Estratégica. 2. Representación de la alianza estratégica Directorio de la Alianza: es el órgano ejecutivo de la Alianza Estratégica y estará conformado por los representantes de los miembros de la alianza (Entidades Demandantes, Entidades Operadoras y Entidades Colaboradoras). El Directorio será el órgano de decisión y administración superior y tendrá la máxima autoridad, correspondiéndole las decisiones de mayor importancia en la gestión del Subproyecto, guiándose por los compromisos asumidos por cada miembro de la Alianza Estratégica. La conformación del Directorio y los procedimientos para la toma de decisiones serán establecidos en el Contrato de Asociación en Participación. Como parte del seguimiento y evaluación de un Subproyecto, en el cual podrán participar tanto el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) como el Ministerio de Agricultura (MINAG) en aplicación del

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Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), la Unidad Descentralizada (UD) o en ausencia de ésta la Unidad de Políticas, Seguimiento y Evaluación (UPSE) constatará que el Directorio de la Alianza Estratégica se haya instalado, establecido su plan de trabajo y definido las responsabilidades de cada uno de sus miembros. La UPSE verificará en cada oportunidad, en la cual podrán participar tanto el MEF como el MINAG en aplicación del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), que el Directorio de la Alianza Estratégica mantenga un libro de actas en el cual se consignen las sesiones y acuerdos adoptados; específicamente aquellos donde se evidencien las siguientes atribuciones exclusivas de las Alianzas Estratégicas: (1) nombrar, remover y reemplazar al Coordinador General y al Responsable Técnico del Subproyecto; (2) nombrar, remover y reemplazar a las personas responsables de los movimientos de la cuenta financiera del Subproyecto; (3) aprobar los planes anuales operativos (PAO); (4) aprobar los informes técnico financieros (ITF); (5) autorizar solicitudes de cambio en las partidas presupuestales que representen más del 10% del presupuesto contenido en un plan anual operativo (PAO); (6) aprobar solicitudes de ampliación del plazo de ejecución del Subproyecto; y (7) aprobar el informe final de ejecución del Subproyecto. Entidad Ejecutora: es la Entidad legalmente responsable que suscribe el Contrato de Adjudicación de Recursos con INCAGRO. Es el primer e inmediato interlocutor con INCAGRO, el administrador de los fondos en cofinanciamiento y el primer garante del cumplimiento del Contrato de Adjudicación. Los actos de la Entidad Ejecutora comprometen a los miembros de la Alianza Estratégica a menos que los demás miembros señalen expresamente su inconformidad con alguna decisión. Representante Legal de la Entidad Ejecutora: es el funcionario de la Entidad Ejecutora que cuenta con los poderes debidamente constituidos para suscribir el Contrato de Adjudicación de Recursos y representar formalmente a la propia Entidad Ejecutora o a la Alianza Estratégica ante INCAGRO. Coordinador General del Subproyecto: es el funcionario de la Entidad Ejecutora nombrado por el Directorio de la Alianza Estratégica o por la propia Entidad Ejecutora en ausencia de Alianza, para conducir la ejecución del Subproyecto. Es el interlocutor permanente con INCAGRO y responsable de la buena marcha administrativa y técnica del Subproyecto. Responsable Técnico del Subproyecto: es el funcionario de la Entidad Ejecutora nombrado por el Directorio de la Alianza Estratégica o por la propia Entidad Ejecutora en ausencia de Alianza, para conducir la ejecución técnica del Subproyecto. El Responsable Técnico tendrá por función principal garantizar el éxito del Subproyecto en términos de la calidad técnica de los servicios prestados en el marco de éste. 3. Interlocutores de los Subproyectos La Entidad Ejecutora en representación de la Alianza Estratégica o en ausencia de ésta, dirigirá todas sus comunicaciones, consultas, informes y toda documentación referida al Subproyecto, a la Unidad Descentralizada (UD) de su ámbito y a falta de ésta, a la Unidad de Políticas, Seguimiento y Evaluación (UPSE). De acuerdo al Contrato de Adjudicación, la persona responsable de atender las solicitudes, mantener correspondencia con los Subproyectos y autorizar los nuevos desembolsos es el Jefe de la UPSE y por delegación, los Jefes de las Unidades Descentralizadas. Cualquier comunicación dirigida por otros canales será derivada para su atención por la UD y a falta de ésta por la UPSE. La Unidad de Administración (UD) efectuará revisiones especiales de naturaleza financiera en los Subproyectos las que serán coordinadas por la UPSE y anunciadas anticipadamente. En caso que la Entidad Ejecutora efectúe una solicitud por escrito de reasignación de recursos de un componente a otro, un aplazamiento para el aporte de alguna de las partes de la alianza estratégica,

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modificaciones al Plan Anual Operativo o al Plan de Adquisiciones y que no sean atendidas en un plazo de 30 días calendario, se aplicará el silencio administrativo considerándose como consentida la solicitud. Del mismo modo, si un Subproyecto no respondiera en un plazo de 30 días calendario a un requerimiento escrito de INCAGRO, se presumirá que existe alguna irregularidad en la gestión del Subproyecto y se dispondrá de una misión de verificación y control con capacidad para intervenir e interrumpir la ejecución del Subproyecto, en la cual podrán participar representantes del MEF como del MINAG en aplicación del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP). 4. Plan Anual Operativo El Plan Anual Operativo (PAO) constituye el principal instrumento de gestión del Subproyecto. En el caso de los Subproyectos de Extensión e Investigación Adaptativa, el PAO corresponde al plan de servicios a los clientes para el período comprendido dentro de un año calendario, que asegure el cumplimiento del plan de negocios, mientras que en el caso de los Subproyectos de Investigación Estratégica constituye la parte correspondiente al plan experimental para el período comprendido dentro de un año calendario. El PAO es elaborado con referencia a un año calendario pudiendo iniciarse o concluir en cualquier mes del año de acuerdo a la fecha de inicio o fin de un Subproyecto. En ningún caso, un PAO referirá a más de doce meses ni a un período menor a un mes dentro del año calendario. Para Subproyectos con una duración menor a 12 meses, deberá elaborarse planes operativos por el período correspondiente. El PAO es organizado por dos o más períodos. Cada uno de estos períodos es determinado por la Alianza Estratégica y corresponde a un paso crítico. Un paso crítico, también conocido como hito, es una o varias metas concurrentes que evidencian el logro de un resultado intermedio que es una condición necesaria para la continuidad del Subproyecto. Los pasos críticos y los períodos correspondientes se establecen para el fin de un mes calendario dentro del año. Dentro de cada período, el PAO detalla las actividades y metas físicas por componente, los costos, los indicadores correspondientes. Asimismo, el PAO contiene un cronograma de desembolsos y un Plan Anual de Adquisiciones. INCAGRO proveerá un formato tipo por medios electrónicos o alternativamente con un formato impreso. Las labores de seguimiento de los Subproyectos efectuadas por las UDs y la UPSE, en las cuales podrán participar representantes del MEF como del MINAG, se harán con base en los planes anuales operativos. El PAO es presentado por la alianza estratégica y es aprobado por INCAGRO con Resolución Directoral. La UPSE podrá autorizar cambios en el PAO que no representen acumuladamente más del 10% del presupuesto. Solicitudes mayores demandarán una autorización expresa por Resolución Directoral. En ambos casos estos hechos serán comunicados al MEF y al MINAG. Los Planes Anuales Operativos deberán ser presentados y aprobados por INCAGRO en el mes de Enero de cada año o en el siguiente mes a la fecha de la firma del Contrato de Adjudicación de Recursos. No se atenderán desembolsos a Subproyectos que no hayan cumplido con presentar su PAO y que éste haya sido aprobado por Resolución Directoral. Para la elaboración del primer Plan Anual Operativo, los representantes de la Alianza Estratégica con el apoyo de INCAGRO, efectuarán un Taller de Iniciación. Este Taller podrá efectuarse paralela o inmediatamente después de la instalación del Directorio de la Alianza Estratégica. En este Taller se podrá ajustar los planes de negocios, de servicios y experimentales, asegurando que las recomendaciones del Panel de Evaluación Técnica (PET) entregadas a las entidades proponentes durante la negociación del Contrato de Adjudicación de Recursos sean atendidas de modo adecuado. Este Taller permitirá además asesorar a la alianza en la toma de la línea de base del Subproyecto.

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5. Cuenta financiera del Subproyecto La Entidad Ejecutora es legalmente responsable del Subproyecto y deberá acreditar al menos a dos personas para la administración de una cuenta financiera de carácter exclusivo del Subproyecto. La Entidad Ejecutora podrá incluir entre estas personas responsables de la gestión de la cuenta, a representantes de los Clientes o las Entidades Colaboradoras según sea el caso. Sin embargo, al menos una de las firmas autorizadas deberá ser un funcionario con poderes otorgados por la Entidad Ejecutora. Si INCAGRO no tiene objeción a la nómina de personas acreditadas para la administración de la cuenta financiera del Subproyecto, emitirá una Resolución Directoral autorizando la apertura de la cuenta, señalando en la resolución la entidad financiera en la que se abrirá y los nombres de las personas autorizadas a suscribir las órdenes de pago contra dicha cuenta. La cuenta financiera del Subproyecto será abierta en Nuevos Soles en cualquier entidad del sistema financiero supervisado por la Superintendencia de Banca y Seguros a sugerencia de la Entidad Ejecutora. Asimismo y de acuerdo al Contrato de Adjudicación, INCAGRO se reservará el derecho de visualizar en pantalla la información de la cuenta y bloquear temporalmente la citada cuenta en caso que detecte transacciones que no estén debidamente justificadas o no cuenten con el sustento correspondiente. La referida cuenta podrá ser corriente o de ahorros. En cualquiera de los casos, el movimiento de los fondos depositados en la cuenta deberá efectuarse por órdenes de pago sean éstas cheques, órdenes en talonarios o cartas. Los gastos de la cuenta y los impuestos a las operaciones financieras, si hubiese, serán por cuenta de la Entidad Ejecutora y no podrán ser cargados a los fondos en cofinanciamiento de INCAGRO. Los intereses que fueran abonados por la entidad financiera a la cuenta, deberán ser aplicados a los gastos del Subproyecto. En caso que la cuenta se cancele por falta de fondos, o sea conveniente cambiar de entidad financiera, o alguno o todos los autorizados a firmar las órdenes de pago, deban ser cambiados, la Entidad Ejecutora deberá solicitar a INCAGRO una nueva Resolución Directoral autoritativa. Todos los aportes monetarios efectuados por las Entidades Ejecutoras, Entidades Demandantes (Clientes) y Entidades Colaboradoras, deberán ser depositados en la cuenta financiera del Subproyecto antes de ser ejecutado el gasto. Sólo así podrán ser considerados aportes monetarios. 6. Duración del Subproyecto El plazo de duración de un Subproyecto es el que señale el Contrato de Adjudicación de Recursos. Dicho plazo comenzará a correr a partir de la fecha del primer desembolso de INCAGRO al Subproyecto. Excepcionalmente, el Comité Especial de Adjudicación podrá autorizar que la Alianza Estratégica pueda adelantar gastos reembolsables con cargo a los recursos adjudicados antes de que se efectúe el primer desembolso. El reconocimiento de estos gastos no modifica la fecha formal de inicio del subproyecto. De acuerdo al Contrato, el plazo de ejecución podrá extenderse hasta por tres meses adicionales a solicitud de la Entidad Ejecutora con acuerdo de los miembros de la Alianza Estratégica. Esta solicitud deberá ser presentada antes del vencimiento del plazo regular y debidamente sustentada, debiendo ser acompañada por un plan de ejecución para el período adicional. La UPSE evaluará la pertinencia de la solicitud y autorizará la extensión que deberá ser refrendada con una Adenda al Contrato de Adjudicación de Recursos. Cualquier extensión adicional sólo podrá ser autorizada por la Dirección Ejecutiva y de manera excepcional. Todos los gastos adicionales que irrogue la extensión del Subproyecto serán por cuenta de la Alianza Estratégica.

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7. Primer desembolso Una vez abierta la cuenta financiera, la Entidad Ejecutora en representación de la Alianza Estratégica, deberá solicitar el primer desembolso de los fondos en cofinanciamiento de INCAGRO. Este desembolso tendrá la condición de adelanto. La Entidad Ejecutora podrá solicitar hasta el cincuenta por ciento del presupuesto aprobado en el Plan Anual Operativo (PAO) aprobado en el Taller de Iniciación. Previamente, la Entidad Ejecutora deberá acreditar el depósito de la contrapartida monetaria comprometida por la Entidad Ejecutora en la proporción comprometida en el Contrato de Adjudicación de Recursos. Las aportaciones de las Entidades Demandantes (Clientes) y Entidades Colaboradoras podrán efectuarse en otros períodos siempre y cuando así haya sido establecido en el Cronograma de Desembolsos aprobado. Adicionalmente la Entidad Ejecutora en representación de la Alianza Estratégica, deberá afianzar el desembolso de INCAGRO hasta por el 5% del mismo. El afianzamiento se efectuará con una carta fianza o un cheque de gerencia bancario. Excepcionalmente, INCAGRO podrá autorizar otra modalidad de afianzamiento. 8. Línea de base y línea de salida Cada Subproyecto deberá establecer una Línea de Base y una Línea de Salida. La Línea de Base es un instrumento que se elabora en la fase inicial de ejecución de cada Subproyecto. Se emplearán técnicas de grupos focales con clientes o usuarios efectivos o potenciales de los servicios escogidos de manera aleatoria. Estos estudios tienen como propósito ajustar la información inicial presentada en el Subproyecto para que ésta pueda ser comparada con la misma información tomada al final de la ejecución de sus actividades. INCAGRO proporcionará un formato y una guía para su ejecución.

Con el mismo formato y procedimiento de la Línea de Base, se recogerá información para una Línea de Salida que tiene el propósito de contrastar la situación para los clientes y beneficiarios del Subproyecto al final del proceso, respecto a la situación inicial. El grupo de consulta inicial actúa como panel. El Estudio de Línea de Base debe ser ejecutado en el primer mes y el informe entregado en un plazo no mayor de tres meses del inicio del Subproyecto. El Estudio de Línea de Salida forma parte integrante del Informe Final de Ejecución del Subproyecto. 9. Presentación del Subproyecto Al iniciarse el Subproyecto deberá efectuarse una presentación a la opinión pública regional y/o local, de la naturaleza y alcances del Subproyecto a fin de llamar su atención para recibir aportes y establecer un sistema de vigilancia pública. Este evento será convocado por la Alianza Estratégica con el apoyo de INCAGRO. Al concluir el Subproyecto deberá efectuarse una nueva presentación pública para dar testimonio de los resultados alcanzados. Esta nueva presentación debe propiciar el intercambio de opiniones y lecciones. La convocatoria a este evento la efectuará la Alianza Estratégica con el apoyo de INCAGRO.

10. Informes Técnico-Financieros Los Informes Técnico Financieros (ITF) dan cuenta detallada del cumplimiento de los pasos críticos, las actividades y metas alcanzadas, los indicadores del plan de negocios, servicios y/o experimentales, y la ejecución del gasto, todos los cuales fueron ejecutados con arreglo al Plan Anual Operativo (PAO).

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Los ITF son preparados por el Equipo Técnico bajo la responsabilidad de la Entidad Ejecutora pero deberán ser aprobados por el Directorio de la Alianza Estratégica y refrendados por el Representante Legal, el Coordinador General y Responsable Técnico. INCAGRO proporcionará formatos electrónicos o impresos para la preparación y presentación de los ITF. Este informe sumario deberá ser acompañado de otros documentos, testimonios gráficos y otras evidencias del avance técnico. La parte financiera deberá ser respaldada con los originales y una copia de los comprobantes de pago y/o declaraciones juradas de gastos no documentados, los que deberán estar visados por la persona autorizada y sellados con una indicación de que han sido cargados al Subproyecto, el detalle de la orden de pago, la actividad y componente. Asimismo, deberá incluirse la conciliación bancaria y adjuntarse los estados de la cuenta exclusiva emitidos por la entidad financiera. Los originales serán devueltos a las Entidades Ejecutoras. Los estados de cuenta y los originales de los comprobantes de pago y declaraciones juradas, deberán ser mantenidos en los archivos de la Entidad Ejecutora hasta el cierre del Subproyecto y por un período adicional no menor a cinco años de acuerdo a las prácticas contables corrientes. Estos podrán ser requeridos en cualquier momento por INCAGRO y/o por las firmas auditoras de INCAGRO. El plazo máximo de entrega de los ITF es de 15 días con posterioridad al cumplimiento del paso crítico correspondiente. En caso de incumplirse de manera reiterada con este plazo, INCAGRO intervendrá el Subproyecto. La presentación y aprobación del ITF es condición necesaria para la autorización del siguiente desembolso. La aprobación estará a cargo de la UPSE y será comunicada a la Entidad Ejecutora incluyendo observaciones y recomendaciones. Estas observaciones y recomendaciones deberán ser atendidas en el siguiente ITF salvo que la UPSE exija su atención en un plazo menor. Los Informes Técnico Financieros deberán ser suscritos en cada hoja por el Coordinador General del Subproyecto y la Conciliación Bancaria y copias de los Estratos Bancarios, por los titulares de la cuenta de ser el caso. Deberá consignarse además, la fecha de aprobación del Informe por el Directorio de la Alianza Estratégica. 11. Visitas de seguimiento de INCAGRO Personal de la Unidad Descentralizada (UD), la Unidad de Políticas, Seguimiento y Evaluación (UPSE), la Unidad de Administración (UA) u otro personal debidamente autorizado por la Dirección Ejecutiva de INCAGRO, podrán efectuar visitas de seguimiento técnico y/ o financiero a los Subproyectos. Estas visitas podrán ser inopinadas o anunciadas. Es obligación de la Entidad Ejecutora responsable, proporcionar la información que le sea solicitada, facilitar la verificación de datos e informes, y el contacto con los demás miembros de la Alianza Estratégica. Los funcionarios de INCAGRO podrán establecer contacto directo con cualquier miembro de la Alianza Estratégica. Los funcionarios de INCAGRO responsables de las visitas, podrán requerir a los responsables de la Entidad Ejecutora que se encuentren presentes, la suscripción de un acta dejando constancia de cualquier observación o recomendación. Igualmente, la Entidad Ejecutora de considerarlo necesario, podrá solicitar que se elabore un acta incluyendo compromisos de cumplimiento obligatorio. Los funcionarios de INCAGRO podrán acompañarse de profesionales especializados a fin de verificar la ejecución de los planes de negocios, de servicios o experimentales.

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12. Talleres de Subproyectos La Entidad Ejecutora deberá convocar a los miembros de la Alianza Estratégica para realizar un taller de medio término con el propósito de efectuar una revisión a profundidad del plan de negocios, de servicios y de investigación. Estos talleres serán coordinados con el personal de las Unidades Descentralizadas (UD) y cuando la complejidad del tema lo amerite, INCAGRO financiará la participación de un experto. El taller debe concluir en una memoria conjunta con compromisos que pueden modificar aspectos importantes de la propuesta técnica aprobada, lo cual se verá reflejado en la correspondiente adenda al Contrato de Adjudicación de Recursos de los Fondos. Con el propósito de propiciar el aprendizaje conjunto, el intercambio de experiencias y la cooperación entre los Subproyectos, INCAGRO convocará a los Subproyectos a talleres en sus regiones (ámbitos de las UD) o fuera de ellos cuando se trate de temas especializados. INCAGRO apoyará la ejecución de estos talleres con la presencia de especialistas en los temas. La asistencia a estos talleres es obligatoria para los representantes de las Alianzas Estratégicas. 13. Premiación En su esfuerzo por reconocer las mejores prácticas, anualmente INCAGRO convocará a un concurso para la premiación de los mejores Subproyectos en diversas categorías. Los premios serán recursos monetarios que deberán ser empleados para complementar las acciones del Subproyecto. Las entidades premiadas suscribirán un contrato específico de adjudicación de estos fondos. Este concurso está abierto a proyectos de innovación y competitividad agraria financiados por otros fondos concursables, otras fuentes y/o por los propios ejecutores. Mientras que para estos proyectos la participación es voluntaria, para los Subproyectos de INCAGRO es obligatoria y de oficio. 14. Siguientes desembolsos Los segundos y siguientes desembolsos se efectuarán contra el cronograma respectivo aprobado en el PAO y una vez aprobado el ITF. Las Entidades Ejecutoras deberán acreditar ante la UPSE que los diversos miembros de la Alianza Estratégica han efectuado sus aportes monetarios con copia de las boletas de depósito, y/o comprometido los recursos cuando se trate de aportes no monetarios. Asimismo, deberán acreditar el afianzamiento de no menos del 5% del desembolso esperado por INCAGRO y con una vigencia no menor de tres meses posteriores al término del siguiente período. Durante toda la vida del Subproyecto, INCAGRO mantendrá adelantos de fondos en cofinanciamiento por montos equivalentes a no más del 50% del presupuesto aprobado para el año correspondiente de acuerdo al PAO. Los nuevos desembolsos se ajustarán a este requisito. Los fondos INCAGRO adjudicados y no empleados en la vida útil del Subproyecto deberán ser devueltos al momento de su cierre. 15. Manejo de los recursos financieros La Entidad Ejecutora deberá registrar en su contabilidad de manera distinguible, la ejecución del gasto sean recursos transferidos por INCAGRO como los aportes monetarios propios y de terceros, y presentar de acuerdo al cronograma de desembolsos incluido en el Plan Anual Operativo (PAO), los informes de avance de gastos y las cuentas que los respaldan. El manejo presupuestario, financiero-contable y administrativo de los Subproyectos debe sujetarse al cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato suscrito entre INCAGRO y la Entidad

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Ejecutora, a una programación de gastos aprobada anualmente, a las normas contables usuales, así como a las normas contenidas en este Manual. El Plan Anual Operativo incluirá el presupuesto para el año respectivo desagregado en componentes, actividades y por fuentes de financiamiento, indicando los gastos monetarios y no monetarios. Asimismo, en el presupuesto se deberá señalar las fechas programadas para la preparación de los Informes Técnico Financieros cuya aprobación es requisito para el siguiente desembolso. Los recursos financieros que aporta INCAGRO tienen el carácter de recursos destinados. Sólo podrán ser utilizados para financiar actividades y acciones del Subproyecto materia del contrato suscrito entre INCAGRO y la Entidad Ejecutora, en concordancia con los propósitos del Subproyecto y su respectivo Plan Anual Operativo (PAO) aprobados por INCAGRO. Los recursos monetarios aportados por la Entidad Ejecutora, por las entidades colaboradoras como por las entidades demandantes de los servicios (clientes), tienen el mismo tratamiento de recursos destinados y no podrán ser empleados en usos distintos a los convenidos en el Contrato de Adjudicación de Recursos. Es responsabilidad de la Entidad Ejecutora asegurar la conformidad entre lo planificado y lo ejecutado. La Entidad Ejecutora deberá solicitar autorización por escrito y debidamente justificada, para efectuar modificaciones en las partidas de gasto previstas dentro de un Plan Anual Operativo (PAO). La UPSE autorizará por escrito dichas modificaciones cuando las considere pertinentes. Estas modificaciones serán incluidas en vía de regularización, en la Resolución Directoral que apruebe el siguiente PAO o cierre del Subproyecto. En caso de existir saldos sobrantes (recursos no utilizados) al finalizar la ejecución de un Plan Anual Operativo (PAO), éstos deberán ser reprogramados e incluidos en el siguiente Plan Anual Operativo para su aprobación. De haber saldos al final del período de duración del Contrato, éstos serán reembolsados a INCAGRO. 16. Tesorería La Entidad ejecutora hará solicitudes de fondos a INCAGRO de acuerdo al Cronograma de Desembolsos establecido en el Plan Anual Operativo. Los recursos financieros aportados por INCAGRO serán transferidos en cada oportunidad a la cuenta exclusiva que mantendrá la Entidad Ejecutora en una entidad financiera o a través de un cheque a nombre de la persona jurídica el que deberá ser depositado en la referida cuenta. Se evitará sobregiros en la cuenta con una adecuada planificación de la liquidez. La cuenta sólo se empleará para los débitos y créditos relacionados con el Subproyecto. Todos los pagos dentro del país se efectuarán en moneda nacional. Si por algún motivo excepcional, se requiere efectuar un pago en moneda extranjera, el comprobante de pago (factura, boleta, etc.) deberá ser expedido en moneda extranjera, indicando la tasa de cambio aplicada. Los pagos en moneda nacional de montos establecidos en moneda extranjera, se cancelarán al tipo de cambio de venta publicado en “El Peruano”, en la fecha que se cancela la operación. Los giros contra la cuenta financiera del Subproyecto deberán efectuarse con cheque, orden de pago o carta de retiro, y con una anticipación no mayor a 15 días respecto a la fecha de ejecución efectiva del o los gastos para los que se dispuso de los fondos. Cumplidos los 30 días calendario el anticipo deberá ser contabilizado con justificación o reintegrado en efectivo. La Entidad Ejecutora podrá mantener una Caja Chica con un saldo no mayor a media Unidad Impositiva Tributaria (UIT). El Coordinador General del Subproyecto deberá efectuar al menos un arqueo quincenal al responsable de la Caja Chica.

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17. Adquisiciones La adquisición de bienes y servicios u obras por parte de los Subproyectos se efectuarán de acuerdo al Plan Anual de Adquisiciones que forma parte del Plan Anual Operativo. El Plan de Adquisiciones indicará las compras y contrataciones que se prevé efectuar en el año incluyendo una descripción genérica, monto estimado a adjudicar y fechas aproximadas de las adquisiciones o contratación las que deben ser congruentes con las actividades programadas por el Subproyecto para ese año. Los cambios en el Plan Anual de Adquisiciones deberán ser adecuadamente justificados y autorizados por la UPSE. La Entidad Ejecutora deberá conformar un Comité de Adquisiciones con al menos dos miembros los que deberán solicitar cotizaciones con base en los términos de referencia y/o las especificaciones técnicas que le alcance el Coordinador Técnico y/o Representante Legal del Subproyecto. Para la contratación de consultores cuyo costo no supere el equivalente a US$ 5,000 en un mes, se deberá efectuar una comparación de propuestas de al menos tres (03) consultores. El procedimiento incluirá: (1) elaborar los términos de referencia (objetivos, metas, duración, alcances y productos); (2) verificar que se encuentre incluido en el Plan de Adquisiciones; (3) cursar Cartas de Invitación a consultores y obtener tres currículo vital u hojas de vida; (4) elaborar un reporte de evaluación de acuerdo al formato que será entregado por INCAGRO y seleccionar al Consultor a proponer para adjudicación del contrato con base en los criterios de evaluación indicados en la Carta de Invitación; y (5) preparar y suscribir el contrato. Para la adquisición de bienes y servicios (materiales, suministros, equipos menores hasta un máximo equivalente a US$ 5,000 por cada equipo, y renovación y/o mantenimiento de instalaciones hasta un monto máximo equivalente a US$ 5,000, se deberá seguir el siguiente procedimiento: (1) preparar el requerimiento definiendo las características y especificaciones técnicas, así como un monto de referencia del bien o servicio; (2) invitar a cotizar por lo menos a tres firmas de la zona y evaluar las propuestas mediante un cuadro comparativo; (3) los proveedores de Bienes/Servicios deberán ser seleccionados bajo las premisas de precio con la más baja cotización entre las cotizaciones consideradas; y (4) elaborar la orden de compra o de servicio, o contrato, según sea el caso. Las adquisiciones excepcionales por encima de estos límites o que no encuadren en lo dispuesto requerirán de la aprobación escrita de INCAGRO antes de realizarlas. Anualmente, INCAGRO contratará los servicios de un consultor especializado en adquisiciones que visitará una muestra de los Subproyectos a efectos de verificar el cumplimiento del Plan de Adquisiciones y de los procedimientos. Para este efecto, la Entidad Ejecutora deberá mantener archivos y controles referidos al proceso incluyendo: (1) términos de referencia; (2) cotización y/o invitación; (3) Cuadro Comparativo de Precios y en los casos de consultores, formatos de evaluación y Curriculum vitae de los nombres propuestos; (4) documentos referidos al proceso (contratos, órdenes de compra y/o servicio, facturas, etc.); y (5) actas del Comité de Adquisiciones. Cuando no puedan reunirse un número suficiente de cotizaciones, expresiones de interés o propuestas, el Comité de Adquisiciones deberá consignar en el Acta correspondiente las razones y la expresa autorización para proceder a la adquisición sin este requisito mínimo. La Entidad Ejecutora entregará a INCAGRO una tabla de viáticos propuesta para el Subproyecto la que deberá ser autorizada. Los sustentos de viáticos serán: (1) los informes de viajes o seminarios con fechas, destinos, objetivos, actividades, logros, etc. Aprobados por el Coordinador General del Subproyecto; (2) la Declaración Jurada suscrita por quien efectuó la actividad, autorizada por el Coordinador General y de acuerdo a la tabla de viáticos aprobada.

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18. Sobre los bienes adquiridos La Entidad Ejecutora realizará un inventario de todos los bienes y equipos adquiridos con recursos del Subproyecto. Se elaborarán tarjetas de identificación individuales (kardex) de control así como un sistema de identificación (placas o calcomanías), haciendo además referencia al Subproyecto. La Entidad Ejecutora será responsable ante INCAGRO de asegurar que estos activos no se deterioren, se extravíen o sean sustraídos hasta el cierre formal del Subproyecto. Al término del Subproyecto y luego de emitida la Resolución Directoral correspondiente, los activos adquiridos con los recursos destinados deberán ser transferidos a los miembros de la Alianza Estratégica tomando como base el acuerdo establecido en el Contrato de Asociación en Participación o en su defecto, en la primera sesión de Directorio de la Alianza Estratégica. 19. Aportes no monetarios Los aportes no monetarios incluidos en el presupuesto de un Subproyecto deberán ser evidenciados por documentos que acrediten los servicios personales de profesionales, técnicos y personal de apoyo, servicios provenientes del uso de infraestructura de producción, equipamiento, laboratorios y bienes fungibles debidamente inventariados. Esta documentación deberá ser incluida en los Informes Técnico Financieros y ser suscrita por el Coordinador General del Subproyecto. INCAGRO podrá requerir a la entidad que emita algún documento sustentatorio, precisiones sobre la naturaleza y alcances del monto atribuido a efectos de valorizar adecuadamente el aporte no monetario. Las revisiones financieras de las UD, la UPSE y la Unidad de Administración (UD) de INCAGRO pondrán especial atención a la revisión de esta documentación y verificarán por diversos medios, que los servicios personales, de infraestructura, equipamiento y bienes fungibles, se hayan efectuado. 20. Interrupción de los Subproyectos INCAGRO resolverá el Contrato de Adjudicación de Recursos en los siguientes casos: (1) uso de los recursos destinados a fines distintos a aquellos considerados en el Contrato; (2) cuando un Subproyecto no haya presentado su Plan Anual Operativo (PAO) tres meses después del inicio del año calendario sin expresión de causa; (3) cuando un Subproyecto no haya presentado su Informe Técnico Financiero (ITF) por más de tres meses después de cumplido el paso crítico sin expresión de causa; (4) cuando un Subproyecto incumpla reiterada y flagrantemente con las recomendaciones efectuadas en las visitas de seguimiento y los reportes de aprobación de los ITF; (5) cuando uno o más miembros de la alianza estratégica no estén en condiciones de cumplir con los aportes comprometidos; (6) cuando se resuelva el Contrato de Asociación en Participación y/o el Directorio de la Alianza Estratégica no pueda reunirse; (7) cuando un Taller de medio término determine que es inviable alcanzar razonablemente los objetivos del Subproyecto. En caso de resolverse el Contrato por uso indebido de los fondos, la Entidad Ejecutora queda obligada a restituir a INCAGRO la totalidad del valor transferido de acuerdo a las normas aplicadas a débitos con el Tesoro Público, en un plazo de 30 días de recibida la notificación respectiva. La Entidad Ejecutora y los miembros de la Alianza Estratégica en la medida en que no acrediten haber cautelado el uso debido de los fondos, no podrán participar en nuevos concursos de INCAGRO, se informará sobre la resolución del Contrato en la página Web de INCAGRO y se dará cuenta del comportamiento irregular de las entidades involucradas a la APCI, el sector respectivo y otros fondos concursables. En caso de que el Contrato se resuelva por cualquiera de las otras causas, INCAGRO congelará la cuenta y efectuará una liquidación de los recursos desembolsados debiendo restituirse cualquier saldo no gastado. Por las causales 2, 3 y 4 de rescisión de contrato, la Entidad Ejecutora se obliga a devolver todos los activos

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que pudieran haber sido adquiridos con recursos del Subproyecto. En estos casos, las entidades conformantes de las alianzas estratégicas serán severamente observadas para cualquier concurso posterior. 21. Derechos de propiedad Tal como se señala en el Contrato de Adjudicación de Recursos, INCAGRO y la Entidad Ejecutora en representación de la Alianza Estratégica, convienen en respetar los dispositivos legales vigentes en el país, los acuerdos y convenios internacionales suscritos por el Perú, y los acuerdos específicos que se suscriban en los contratos de adjudicación referente a los derechos de propiedad intelectual sobre los bienes tecnológicos, conocimientos, métodos, técnicas, metodologías de servicios y cualquier otro producto que se genere durante y como resultado de la ejecución del Subproyecto. Los acuerdos específicos señalarán en todos los casos, los plazos y los mejores procedimientos para que parte o la totalidad de los conocimientos adquiridos, sean convertidos en bienes públicos de libre acceso. 22. Cierre de los Subproyectos La Unidad de Políticas, Seguimiento y Evaluación (UPSE) es la unidad responsable del cierre técnico y financiero de los Subproyectos y de emitir el informe final de conformidad de ejecución del Contrato de Adjudicación de Recursos suscritos con cada Entidad Ejecutora. Con la conformidad de la UPSE, la Dirección Ejecutiva emite la Resolución Directoral de cierre que da por concluido el vínculo contractual con las Entidades Ejecutoras. La UPSE cursará a la Entidad Ejecutora – con tres meses de anticipación al término del Contrato de Adjudicación de Recursos de Fondos de INCAGRO- una comunicación alertándola a preparar su Plan de Cierre Técnico y Financiero del Subproyecto en ejecución. A partir de la fecha de la comunicación, la Entidad Ejecutora, en representación de los miembros de la Alianza Estratégica, deberá preparar el Plan de Cierre Técnico y Financiero, el mismo que deberá contener lo siguiente:

• Ajustes al plan de actividades para asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en la Propuesta Técnica y el Plan Anual Operativo en ejecución.

• Identificación de actividades complementarias una vez que se concluya el Contrato y que aseguren la sostenibilidad de los logros alcanzados.

• Aplicación de saldos proyectados de las partidas cofinanciadas para procesos de evaluación, ejecución de talleres o publicaciones.

• Fechas y compromisos para la elaboración del estudio de Línea de Salida para la medición de efectos y primeros impactos (de acuerdo a la guía y formatos que proveerá INCAGRO).

• Fecha del Taller de cierre. • Fecha del evento de presentación pública de resultados. • Fecha de entrega del informe final de ejecución.

Para la elaboración del Plan de Cierre Técnico y Financiero, la Entidad Ejecutora y los miembros de la Alianza Estratégica contarán con la asesoría de la Unidad Descentralizada (UD) respectiva o en su defecto, de la UPSE. En el proceso de preparación del Plan de Cierre Técnico y Financiero, la UD respectiva o la UPSE en su defecto, efectuará una visita al Subproyecto efectuando un corte sobre la situación financiera de acuerdo a formatos que proveerá INCAGRO: Movimiento de Fondos y Recursos Financieros Ejecutados. Esta información será base para la proyección de los saldos finales y su eventual aplicación a otras actividades como parte del proceso de cierre.

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El Plan de Cierre Técnico y Financiero puede contemplar una extensión en la ejecución del Subproyecto hasta por un plazo adicional de acuerdo a la Cláusula correspondiente del Contrato de Adjudicación. La solicitud de prórroga deberá ser debidamente justificada y deberá considerar la culminación de actividades que fueron previstas en el último Plan Anual Operativo (PAO); para la aprobación de la citada solicitud, se deberá contar con un informe favorable de UPSE. El Plan de Cierre Técnico y Financiero será aprobado de manera expresa por la UPSE. Una vez aprobado, éste deberá ser acompañado estrechamente por la Unidad Descentralizada (UD) respectiva y el responsable del Subproyecto de la UPSE. Esto incluirá visitas durante el período de ejecución de dicho Plan. Los Subproyectos deberán efectuar talleres con las Entidades Demandantes (clientes) y otros participantes de la alianza para evaluar los resultados, recoger la información de Línea de Salida y la preparación de los respectivos informes técnicos y/o científicos de ejecución. La fecha de estos talleres deberá ser coordinada con INCAGRO, de acuerdo con una guía y formatos que serán entregados por INCAGRO. Los informes técnicos y/o científicos de ejecución deberán incluir los resultados de los estudios de Línea de Salida comparados con los estudios de Línea de Base, una evaluación ex post de la pertinencia del Subproyecto, sobre la calidad de su ejecución, lecciones aprendidas, recomendaciones a otros Subproyectos y a INCAGRO. Los resultados presentados deberán estar adecuadamente respaldados por información estadística, gráficos y diagramas, testimonios orales, fotografías, entre otros medios. El informe deberá ser aprobado por UPSE y será incluido en la Página Web de INCAGRO u otras publicaciones. En los Subproyectos de investigación estratégica deberá incluirse un artículo científico de calidad que pueda ser publicado por una revista de prestigio y de preferencia ser auditada por científicos. INCAGRO suscribirá un Acta de Cierre conjuntamente con los miembros de la Alianza Estratégica a fin de establecer compromisos de cooperación posteriores al Contrato de Adjudicación de Recursos de Fondos de INCAGRO, que permitan compartir experiencias, información y conocimientos que contribuyan al desarrollo de un sistema de ciencia, tecnología e innovación agrarias. El acto final consistirá en la aprobación de una Resolución Directoral de cierre del Subproyecto que incluirá lo siguiente:

• Aprobación del Informe Técnico y/o Científico de cierre por la UPSE. • La reversión de los saldos que no hubieran sido aplicados como parte del Plan de Cierre del

Subproyecto. • La transferencia de los bienes adquiridos por el Subproyecto a la Entidad Ejecutora o a los

miembros de la Alianza Estratégica, según los compromisos establecidos entre sus integrantes.

• La determinación de los derechos de propiedad sobre los conocimientos y progresos técnicos y científicos desarrollados durante la ejecución del Subproyecto.

• La devolución de garantías (Carta Fianza o Cheque de Gerencia) a cada Entidad Ejecutora. En el acto de cierre y con presencia de un representante de INCAGRO, se procederá a llenar formatos complementarios que reflejan la situación final de los recursos financieros, los compromisos de las partes y el destino de los bienes adquiridos, según el siguiente detalle: La Entidad Ejecutora en representación de la Alianza Estratégica, será la responsable de conducir el proceso de cierre del Subproyecto.

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23. Evaluación de impacto Durante la ejecución del Subproyecto o luego de su culminación, INCAGRO podrá incluir al Subproyecto como parte de una muestra para los estudios de impacto del Programa de Innovación y Competitividad del Agro. Las entidades que conformaron Alianzas Estratégicas deberán brindar las mayores facilidades en términos de información, atención y contactos a los evaluadores que sean acreditados por INCAGRO incluso más allá del cierre formal del Subproyecto. 24. Sistema de Información Gerencial (SIGER) INCAGRO ha desarrollado un sistema integrado de registro y administración de información denominado Sistema de Información Gerencial (SIGER). En este sistema se ingresa obligatoriamente toda información generada antes, durante y después de la ejecución de los Subproyectos. Este ingreso es efectuado tanto por INCAGRO como por las Entidades Ejecutoras en cumplimiento de la “Directiva General para la aplicación del SIGER”. Siendo que aquí se generan los Planes Anuales Operativos y su aprobación, las Rendiciones de Gastos, los informes técnico financieros (ITF) regulares y las solicitudes de desembolso con su aprobación correspondiente, con información generada tanto por las Unidades del Programa como por las Entidades Ejecutoras. Se trata pues de una herramienta para la planificación y presupuestación, para la gestión de la ejecución, como para el seguimiento y evaluación, siendo aplicable para INCAGRO y para las Entidades Ejecutoras. INCAGRO se encarga de capacitar al personal de las Entidades Ejecutoras responsables de los Subproyectos. Toda la información que generan las Entidades Ejecutoras la introducen a formatos electrónicos funcionales y amigables diseñados por INCAGRO para facilitar la administración por la Entidades Ejecutoras y los miembros de la Alianza Estratégica del Subproyecto. Esta información de los avances y resultados parciales en la ejecución de los Subproyectos estará a disposición de todos los Subproyectos y el público en general a través de la Página Web de INCAGRO promoviendo la transparencia en la gestión de los recursos públicos.■